E-POST MAILER Anwenderhandbuch für Geschäftskunden

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E‑POST MAILER
Anwenderhandbuch für Geschäftskunden
Version 4.2
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
Version 4.2
Inhalt
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
1
1.1 Wofür nutze ich den E‑POST MAILER, wofür nicht?
3
1.2 Wie nutze ich dieses Handbuch?
4
2 Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
5
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt
7
3.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren
7
3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen?
8
3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
9
3.2 Briefe mit dem E‑POST MAILER senden
9
3.2.1 Typisches Anschreiben senden
10
3.2.2 Dokument mit Deckblatt senden
22
3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
25
3.2.4 Anhänge hinzufügen
25
3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden
27
3.2.6 Rechnungen senden
28
3.2.7 Serienbriefe senden
32
3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten
51
3.3 Post empfangen
56
4 Administrationsaufgaben im E‑POST Portal
60
4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen
60
4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen
65
5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
70
5.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen – mit QR®-Codes
70
5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen
72
5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
76
5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
78
5.3.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
81
5.3.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus?
83
5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
85
5.4.1 Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau – was tun?
5.5 E‑POST MAILER konfigurieren
87
88
5.5.1 Versandeinstellungen festlegen
88
5.5.2 Postfach konfigurieren
93
5.6 Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell ist
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77
95
6 Als Privatkunde Daten sichern in der E‑POST CLOUD
6.1 Rechnungen bezahlen
6.2 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD
7 Vorgehen bei Problemen
99
104
108
7.1 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
108
7.2 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?
110
7.3 Wie komme ich an die Log-Daten heran?
110
7.4 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?
111
7.5 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?
111
8 Anhang
114
8.1 Checkliste: Wie führe ich den E‑POST MAILER in meiner Organisation ein?
114
8.2 Kundenservice
115
Index
Version 4.2
96
116
1
Funktionen und Vorteile auf einen Blick
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
Der E‑POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben:
Briefe versenden und empfangen
E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen
Briefversand vorbereiten
▪
Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten
▪
▪
Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial
beschaffen und vorrätig halten
E‑POST MAILER Software kostenlos herunterladen
und per Mausklick installieren
▪
Dokumentvorlage erstellen
▪
Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur)
▪
Dokumentvorlage erstellen
1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E‑POST Adresse enthält
Anschreiben ...
Anschreiben ...
1. schreiben
1. schreiben
2. drucken
2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse
prüfen, Position eventuell anpassen
3. falzen
4. kuvertieren
5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die
Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder
Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben.
6. Brief frankieren
7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.
1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild, einen Produktflyer)
Dokument ...
1. Option mit Deckblatt anklicken
1. drucken
2. Empfängeradresse manuell eingeben
2. falzen
3. kuvertieren
4. adressieren:
▪
handschriftlich die Empfängeradresse auf den
Umschlag schreiben
– oder –
▪
ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und
drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen
und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen,
ob die Adresse gut lesbar ist.
5. Brief frankieren
6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.
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1
1
Briefe versenden und empfangen
E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen
2. Anhänge hinzufügen
Anhang ...
Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen
1. im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen
2. drucken
3. falzen
4. in den Umschlag legen
3. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden
1. Brief zur Postfiliale bringen
Einschreibenoption wählen
2. Einschreibenoption wählen
3. Einschreibengebühr bezahlen
4. Quittung abheften
4. Rechnung senden
1. Rechnung schreiben
2. Überweisungsträger beilegen
3. Kuvertieren
Grafischen Bezahl-Code für die Online-Bezahlung sowie vorausgefüllten Überweisungsträger automatisch
hinzufügen
5. Briefe und Belege organisieren und archivieren
▪
Versendete Dokumente auf PC speichern oder Dup- ▪
likate drucken und abheften
▪
Postausgangsbuch führen
▪
Porto-Belege abheften
Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b
auf PC speichern und/oder bei Bedarf im
Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder
herunterladen
▪
Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen
▪
E‑POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im
Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf
herunterladen
6. Briefe empfangen
1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen
2. Brief mit Eingangsstempel versehen
3. Brief verteilen
4. Briefe bearbeiten
5. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger auf
Papier oder online ausfüllen
1. Brief im persönlichen Portal-Postfach oder in einem
Gruppenpostfach bearbeiten
2. Eine Rechnung dank E‑POSTZAHLUNG per Mausklick begleichen
3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner im Portal-Postfach ziehen
6. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften
Tabelle 1-1 Wie Ihnen E‑POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E‑POSTBRIEF Versand
Das E‑POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu – entweder im
E‑POST System gedruckt und per Post oder elektronisch:
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2
1
Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E‑POST System
1.1 Wofür nutze ich den E‑POST MAILER, wofür nicht?
Wofür? Nutzen Sie als Geschäftskunde den Microsoft Windows-basierten E‑POST MAILER in Ihrem
Unternehmen oder Ihrer Organisation, wenn Sie folgende Grundfunktionen des E‑POST
Systems benötigen:
▪
Inlandsbriefe senden
▪
Briefe als Einschreiben senden
▪
Rechnungen senden, die der Empfänger bequem per Smartphone, per Mausklick im
E‑POST Portal oder mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger bezahlen kann
▪
QR-Codes erzeugen und einfügen, um dem Empfänger Online-Aktivitäten zu ermöglichen (z. B. Kontaktdaten ins Adressbuch importieren, Web-Seite aufrufen, Dokumente
herunterladen, per vorformulierter E‑Mail antworten)
▪
Benutzer oder Gruppenpostfächer mit E‑POST Portal-Adresse anlegen nach dem Schema [email protected] oder [email protected]
▪
Briefe elektronisch oder physisch versenden
▪
Serienbriefe senden
▪
Farbdruck
▪
Drucken nur auf einer Seite eines Blatts (Simplexdruck)
Wofür nicht? Wenn Sie weitere Funktionen für Ihren E‑POSTBRIEF Versand benötigen, wählen Sie die
E‑POSTBUSINESS BOX. Weitere Informationen finden Sie unter www.epost.de/businessbox.
Mit der E‑POSTBUSINESS BOX stehen Ihnen folgende Zusatzfunktionen zur Verfügung:
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▪
Massensendungen versenden, die Sie mit einem Drittsystem (Output ManagementSystem, z. B. ERP-System) generieren.
▪
physisch versendete E‑POSTBRIEFE doppelseitig drucken (Duplex-Druck)
▪
E‑POSTBRIEFE ins Ausland versenden
▪
einen Workflow definieren, bei dem Briefe vor dem Versenden von einem anderen Mitarbeiter freigegeben werden müssen
▪
mehrere E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen
▪
Briefe weiterleiten oder stornieren
▪
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier zentral pflegen
3
1
▪
Benutzer anlegen und verwalten, die kein E‑POST Portal-Postfach haben
▪
eine Benutzerverwaltung nutzen, um den Zugang zum E‑POSTBRIEF System zu organisieren
▪
zum Prüfen der Abrechnungen ein zentrales Versandjournal nutzen, um die Korrespondenz verschiedener Anwender zu protokollieren. Der E‑POST MAILER protokolliert nur
den Postausgang verschiedener Anwender an demjenigen Arbeitsplatzrechner, auf dem
er installiert ist.
TIPP
Hohes Briefaufkommen oder Bedarf für erweiterte Funktionen
Sie können die E‑POSTBUSINESS BOX (bei monatlich mehr als 1.000 Briefen) oder
E‑POSTBUSINESS PRO (bei monatlich mehr als 100.000 Briefen) nutzen, um erweiterte
Funktionen zu nutzen.
1.2 Wie nutze ich dieses Handbuch?
Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom
Installieren über das Versenden von E‑POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie
dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen,
▪
die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können
▪
die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen
▪
welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt
Eine Checkliste können Sie nutzen, um den E‑POST MAILER in Ihrer Organisation einzuführen: 8.1 Checkliste: Wie führe ich den E‑POST MAILER in meiner Organisation ein?
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4
2
Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
2 Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine
Präsentation) als E‑POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt.
Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen OfficeProgrammen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel.
Voraussetzung ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur
den Druckdialog unterstützen)
ü Internetverbindung
ü Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN
Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTAN
für eine Authentifizierung nötig.
Um sofort loszulegen, verwenden Sie die Adresse, die Sie im Registrierungsprozess erhalten haben. Typischerweise verwenden Sie jedoch die Adresse, die Sie im E‑POST
Portal für einzelne Mitarbeiter oder als offentliche E‑POST Adresse für Ihre Organisation
angelegt haben. Siehe auch 4. Administrationsaufgaben im E‑POST Portal
Vorgehen 1. Programm unter www.epost.de/mailer-download herunterladen und installieren.
2. E‑POST MAILER starten:
a. Dokument öffnen, das Sie als E‑POSTBRIEF versenden wollen.
b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen.
c. In der Druckerauswahl E‑POST MAILER wählen.
Ergebnis
Der E‑POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt.
3. Empfängeradresse erfassen:
▪
Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das
System die postalische Adresse automatisch.
Zeigt das System, dass die Adresse nicht korrekt im Adressfeld platziert ist? Dann
starten Sie das Korrekturwerkzeug und verschieben die Adresse mit der Maus.
▪
Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? – Fügen Sie ein Deckblatt
hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell.
4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen.
Besonderheiten:
▪
Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word
(.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei.
▪
Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder
Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab, die
der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.
▪
Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich.
5. Einen besonders wichtigen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden.
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5
2
Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
Sie wählen – wie vom Postschalter gewohnt – eine der www.deutschepost.de/de/e/
einschreiben.html.
HINWEIS
Einschreiben werden gedruckt
Wenn Sie Einschreiben mit dem E‑POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt
sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern).
Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie
ins E‑POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung
oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat.
6. E‑POSTBRIEF versenden:
a. Schaltfläche Zum Versand wählen.
b. Mit E‑POST Adresse und Passwort einloggen.
c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen.
7. Optional: Speichern Sie den versendeten E‑POSTBRIEF lokal als PDF-Datei.
Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E‑POSTBRIEFE, die Sie von
Ihrem PC aus versendet haben.
8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das
E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz.
Ergebnis
Sie finden versendete E‑POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner.
Nutzen Sie auch folgende Werkzeuge:
Version 4.2
▪
Fügen Sie einen oder mehrere QR-Codes ein, damit Ihr Empfänger mit seinem Smartphone sofort aktiv werden kann. Sie können ihn beispielsweise auf Ihre Web-Seite oder
zu einen Download-Link leiten, eine Antwort-E-Mail vorformulieren, Ihre Kontaktdaten bereitstellen oder einen Termin vorschlagen.Siehe 5.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen – mit QR®-Codes.
▪
Versenden Sie eine Rechnung oder einen Spendenaufruf. Der Empfänger scannt den
Brief und überweist online. Dafür erzeugen Sie einen grafischen Bezahlcode und GiroCode mit den nötigen Daten. Das geht bei einzelnen Briefen, aber auch bei Serienbriefen, in die Sie individuelle Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext einfügen. Siehe
3.2.6 Rechnungen senden.
▪
Um Ihre Anschreiben persönlicher zu gestalten, fügen Sie eine Bilddatei mit Ihrer handschriftlichen Signatur ein. Siehe 3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?.
6
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt
Erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E‑POSTBRIEF phyisch oder elektronisch zu versenden.
Installieren Sie E‑POST MAILER und E‑POST CLOUD auf Ihrem Windows-Rechner.
Voraussetzung ü Sie haben eine Verbindung zum Internet.
ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
ü Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme:
ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit)
Vorgehen 1. Laden Sie unter www.epost.de/mailer-download die Datei E‑POST_Setup.exe kostenlos
herunter.
2. Starten Sie das Installations-Programm.
Siehe auch 3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter.
4. Legen Sie fest, wo das E‑POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit
Weiter.
Ergebnis
Siehe auch 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen?
5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und
wählen Sie Jetzt installieren.
Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder
Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Geschäftskunden finden Sie unter
www.epost.de/geschaeftskunden/fuer_unternehmen/kleinere-unternehmen-undfreiberufler/preise.html.
▪
Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E‑POST registriert?
Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse.
Privatkunden-Adressen enden auf @epost.de, Geschäftskunden-Adressen enden
auf @<IhrFirmenname>.epost.de
▪
Sie haben noch gar keine E‑POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms.
Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten
E‑POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E‑POST CLOUD
speichern.
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7
3
TIPP
E‑POST CLOUD nutzen
Legen Sie zusätzlich zu Ihrem Geschäftskundenkonto auch ein Konto als Privatkunde
an. Auf diese Weise sichern Sie sich 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz. Siehe
auch 6.2 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD.
Hintergrund: Die E‑POST CLOUD steht zurzeit nur Privatkunden zur Verfügung.
Zusätzlicher Installationsaufwand fällt nicht an. Sie müssen sich nur als Privatkunde
einloggen. Siehe auch 6. Als Privatkunde Daten sichern in der E‑POST CLOUD.
6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist.
Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem
Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die E‑POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B.
unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter.
Ergebnis Der Druckertreiber E‑POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E‑POSTBRIEFE versenden.
HINWEIS
Manchmal wird der E‑POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung
zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im
Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen.
3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen?
Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 3.1-1 auf Seite 9):
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▪
Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien
▪
Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von
Dateinamen automatisiert
8
3
▪
Microsoft .NET Framework 4.0
Abbildung 3.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden
3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
Sie haben das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet.
Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung „Installation nicht erfolgreich“.
Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der
Deutschen Post AG herstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in
denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann SoftwareKomponenten nicht herunterladen.
Vorgehen
►
Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche NetzwerkVerbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 7.4 Welche FirewallEinstellungen muss ich vornehmen?
3.2 Briefe mit dem E‑POST MAILER senden
Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E‑POSTBRIEFE mit dem E‑POST
MAILER zu versenden.
Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.:
Version 4.2
▪
ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als
E‑POSTBRIEF versenden: 3.2.1 Typisches Anschreiben senden
▪
ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E‑POSTBRIEF versenden:
▪
mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: 3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
▪
einen E‑POSTBRIEF mit Anhängen versenden: 3.2.4 Anhänge hinzufügen
▪
9
3
▪
▪
▪
festlegen, dass ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn
der Empfänger eine E‑POST Adresse hat: 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden
starten
3.2.1 Typisches Anschreiben senden
Versenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm
erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Die Anwendung erkennt die
Empfänger-Adresse automatisch.
TIPP
Nutzen Sie die Musterbriefe, die wir Ihnen für zahlreiche Anwendungsfälle (Einladung,
Kündigungen, Mahnung usw.) bereitstellen. Sie finden die Musterbriefe unter Start > Programme > Deutsche Post AG oder über das Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols im Windows-Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des WindowsDesktops (Abbildung 3.2-1 auf Seite 10, Position 1, 2).
Im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen finden Sie darüber hinaus verschiedene LayoutVorschläge, mit denen Sie leicht Ihre eigene Dokumentvorlage für E‑POSTBRIEFE erstellen können. Siehe auch 5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen .
Abbildung 3.2-1 Musterbriefe verwenden
Vorgehen 1. Um den E‑POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen
Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E‑POST MAILER.
Ergebnis
Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das
System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den LayoutVorgaben des E‑POST Systems entspricht.
An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen
beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort
platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Version 4.2
10
3
2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht
(Abbildung 3.2-2 auf Seite 11, Position 1), dann wählen Sie Werkzeuge zur Korrektur
(Abbildung 3.2-2 auf Seite 11, Position 2).
Abbildung 3.2-2 Korrekturwerzeuge öffnen
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Adresse neu positionieren: Verschieben Sie die Empfänger- und AbsenderAdresse mit der Maus.
Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
Version 4.2
11
3
▪
Deckblatt hinzufügen: Versenden Sie den Brief ohne Anpassungen. Sie geben die
Adressdaten ein (Abbildung 3.2-3 auf Seite 12, Position 1), die das System auf ein
separates Deckblatt druckt (Abbildung 3.2-3 auf Seite 12, Position 2).
Siehe auch 3.2.2 Dokument mit Deckblatt senden
Abbildung 3.2-3 Adressdaten für Deckblatt eingeben
3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch
3.2.4 Anhänge hinzufügen.
4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreiben
gesendet werden soll. Siehe auch 3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden.
5. Optional: Wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in den E‑POST MAILER importiert haben, fügen Sie sie unter Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift ein (Abbildung
3.2-4 auf Seite 13, Position 1) und schieben Sie sie mit der Maus an die gewünschte
Position.
Sie haben noch keine Unterschriftsdatei? Dann folgen Sie den Hinweisen unter
3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?
Version 4.2
12
3
Abbildung 3.2-4 Unterschrift einfügen
6. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt
werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten
3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Version 4.2
13
3
Vorgehen
►
Beispiel
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen.
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort.
Korrekt ist z. B.:
Beispielstraße 5 12345 Musterstadt
►
Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird.
Beispiel
▪
Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile.
▪
Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort,
wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet.
Korrekt ist:
Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG 12345 Musterstadt
oder
Beispiel
Falsch wäre:
Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der
Hausnummer interpretieren.
TIPP
Adresse kürzen
Das Umbrechen des Firmennamens ist nicht möglich. Wenn eine
Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes:
Version 4.2
▪
Wählen Sie eine kleinere Schriftart.
▪
Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa „Gebr. Mustermann Dt.
Edelstahlwerke AG“
14
3
►
Beispiel
Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“
oder „DE“.
Falsch ist: D-12345 Musterstadt
Richtig ist: 12345 Musterstadt
ACHTUNG
Auslandsbriefe sind nicht möglich.
►
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien.
3.2.1.2 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?
Scannen oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift, und machen Sie den Hintergrund transparent. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt.
Dabei stellen Sie sicher, dass die Grafikdatei folgende Eigenschaften hat:
▪
Die Grafik hat die Originalgröße Ihrer Unterschrift, z. B. eine Breite von 7 cm.
▪
Die Auflösung ist mindestens 150 dpi. Wir empfehlen eine Auflösung von 300 dpi.
Wir zeigen an einem Beispiel, wie Sie das erreichen.
Voraussetzung ü Sie haben ein Bildbearbeitungs-Programm, mit dem Sie Bilder mit transparentem Hintergrund erzeugen können.
HINWEIS
Welche Programme sind geeignet?
Kostenlose Bildbearbeitungs-Programme für Microsoft Windows sind z. B. das einfache paint.net (nicht zu verwechseln mit Microsoft Paint) oder das weitverbreitete,
funktionsreiche Gimp.
Im folgenden Beispiel setzen wir voraus, dass Sie Gimp installiert haben. Sie können
eine virengeprüfte Installationsdatei z. B. unter www.chip.de herunterladen.
Vorgehen 1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier, und legen Sie es in Ihren Scanner.
Alternativ: Nehmen Sie Ihre Unterschrift mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera
auf.
2. Wählen Sie eine sehr hohe Auflösung (mindestens 600 dpi), und starten Sie das Scannen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns bei Text- und Fotoauflösung für 1200 dpi
(Abbildung 3.2-5 auf Seite 16).
Version 4.2
15
3
Abbildung 3.2-5 In den Scanner-Einstellungen hohe Auflösung wählen
3. Schneiden Sie die eingescannte Unterschrift auf die gewünschte Größe zu (Abbildung
3.2-6 auf Seite 16), und speichern Sie das Bild im Format .png.
Abbildung 3.2-6 Bild mit der Scanner-Software zuschneiden
Ergebnis
Trotz der hohen Auflösung hat die Bilddatei nur eine Größe von wenigen Kilobyte, in
unserem Beispiel 55 kB (Abbildung 3.2-7 auf Seite 16).
Abbildung 3.2-7 Dateigröße der zugeschnittenen Grafik
4. Öffnen Sie die Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm. In unserem Beispiel arbeiten wir mit Gimp.
5. Das wichtigste zuerst: Legen Sie die die Auflösung und die Größe der Grafik fest.
a. Wählen Sie Bild > Bild skalieren (Abbildung 3.2-8 auf Seite 17, Position 1).
Version 4.2
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3
Abbildung 3.2-8 Menüpunkt Bild > Bild skalieren
Ergebnis
Das Dialogfenster Bild skalieren öffnet sich.
b. Stellen Sie eine X- und Y-Auflösung von mindesten 150 Pixel pro Zoll (Listeneintrag
Pixel/in) ein (Abbildung 3.2-9 auf Seite 18, Position 1). In unserem Beispiel nehmen wir die empfohlenen 300 dpi.
c. Kalkulieren Sie die gewünschte Breite. Multiplizieren Sie dazu die gewünschte Größe mit 1,1.
Beispiel: Unsere Grafik soll etwa 7 Zentimeter breit sein. Um auf ungefähr diesen
Wert zu komen, geben wir im Feld Breite 7.7 cm ein, also 10 % mehr (Abbildung
3.2-9 auf Seite 18, Position 2). Das System ermittelt die entsprechende Höhe. Die
Nachkommastellen der Werte für Höhe und Breite ergeben sich aus Rundungsungenauigkeiten. Denn das Programm rechnet Pixel in Zentimeter um.
Hintergrund: Die Größe einer Grafik (Länge und Breite in mm) ist ein relativer Wert.
Sie leitet sich aus der Anzahl der Pixel und der Auflösung ab. Bei einer gegebenen
Auflösung kann ein und dieselbe Grafik deshalb in verschiedenen Programmen verschieden groß dargestellt werden. Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, mit Gimp die
Grafik erzeugen, müssen Sie ungefähr 10 % hinzufügen, damit sie im E‑POST
MAILER ungefähr die gewünschte Größe hat. Unsere Gimp-Beispielgrafik ist physikalisch 909 Pixel breit. Die Größe in Zentimetern gibt dagegen nur einen ungefähren
Anhaltspunkt. Bei anderen Grafikprogramen kann es anders sein.
d. Wählen Sie Skalieren (Abbildung 3.2-9 auf Seite 18, Position 3).
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3
Abbildung 3.2-9 Auflösung und Größe der Unterschriftsdatei festlegen
6. Machen Sie den Hintergrund transparent, damit die Unterschrift natürlich wirkt.
a. Wählen Sie Ebene > Transparenz > Alphakanal hinzufügen.
b. Wählen Sie im Werzeugkasten den Zauberstab (Abbildung 3.2-10 auf Seite 19,
Position 1), und klicken Sie auf die Fläche im Hintergrund Ihrer Unterschrift.
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3
Abbildung 3.2-10 Zauberstab in der Werkzeugkiste des Programms Gimp
c. Vergrößern Sie die Ansicht, und klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf verbliebene weiße Flächen. In unserem Beispiel in den Buchstaben „a“, sowie „s“ und „t“
(Abbildung 3.2-11 auf Seite 19, Position 1, 2, 3).
Abbildung 3.2-11 Alle transparenten Flächen markieren
d. Wählen Sie Bearbeiten > Löschen.
Ergebnis
Der Hintergrund wird kariert dargestellt. Das bedeutet, dass der Hintergrund jetzt
transparent ist (Abbildung 3.2-12 auf Seite 19).
Abbildung 3.2-12 Karierter Hintergrund steht für Transparenz
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3
7. Schneiden Sie unnötige Ränder ab. Damit vermeiden Sie z. B. dass Sie versehentlich
die Sperrflächen am linken Seitenrand mit einem unsichtbaren Teil der Grafik überlagern.
a. Wählen Sie im Werkzeugkasten Rechteckige Auswahl (Abbildung 3.2-13 auf Seite
20, Position 1).
b. Ziehen Sie einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschrift (Abbildung 3.2-13
auf Seite 20, Position 2).
c. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden.
d. Wählen Sie Datei > Erstellen > Aus Zwischenablage.
Abbildung 3.2-13 Ränder beschneiden
8. Exportieren Sie die Datei im Format .png.
Nur Bilder im Format .png können einen transparenten Hintergrund haben. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt.
a. Wählen Sie Datei > Exportieren als, geben Sie einen Dateinamen ein, und stellen
Sie sicher, dass das Format .png ist (Abbildung 3.2-14 auf Seite 20, Position 1).
Abbildung 3.2-14 PNG-Datei exportieren
Version 4.2
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3
b. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.2-14 auf Seite 20, Position 2).
Ergebnis
Das Dialogfenster Bild exportieren als PNG erscheint.
Abbildung 3.2-15 Exportoptionen festlegen
c. Stellen Sie sicher, dass folgende Kontrollkästchen markiert sind (Abbildung 3.2-15
auf Seite 21, Position 1a, 1b):
▪
Auflösung speichern
▪
Farbwerte aus transparenten Pixeln speichern
d. Wählen Sie ein niedriges (0) oder mittleres (in unserem Beispiel 4) Kompressionsniveau (Abbildung 3.2-15 auf Seite 21, Position 2).
Im Ausdruck ist die Wirkung des Kompressionniveau allerdings in der Regel minimal.
Es wirkt sich aber merklich auf die Dateigröße aus. In unserem Beispiel hat die Datei
bei Kompressionniveau 4 eine Größe von 67 kB. Bei Kompressionsniveau 0 dagegen
wäre die Datei mit 456 kB unötig groß.
e. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.2-15 auf Seite 21, Position 3).
Ergebnis
Die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift ist jetzt einsatzbereit.
9. Importieren Sie die Grafik-Datei in Ihren E‑POST MAILER:
a. Erstellen Sie ein Anschreiben und starten Sie die Anwendung.
b. Wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte Unterschrift.
c. Wählen Sie Datei auswählen, um die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift zu importieren.
Version 4.2
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3
d. Optional: Um die Datei mit einem Passwort zu sichern, wählen Sie Passwort vergeben.
Die Option ist sinnvoll, wenn mehrere Personen die Anwendung nutzen. Durch den
Passwortschutz verhindern Sie, dass jemand versehentlich eine falsche Unterschriftsdatei verwendet.
e. Wählen Sie Speichern.
Ergebnis
Sie sind wieder in der Briefvorschau.
f.
Um das Einfügen der Unterschrift zu testen, wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift.
Senden Sie Dokumente, die – anders als typische Anschreiben – keine Empfängeradressen
enthalten.
Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder
auch eingescannt):
▪
eine Grafik
▪
ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation
▪
eine Folie aus einer Präsentation
Oder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E‑POST MAILER kann sie
aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren,
das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben
(DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken).
Wenn der Empfänger keine E‑POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem
Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen.
HINWEIS
Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt.
Vorgehen 1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E‑POST MAILER.
Ergebnis
Die Anwendung startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt. Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt.
Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an.
Siehe auch 3.2.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheint
nicht in der Briefvorschau – wieso?
2. Wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort
mit Schritt 9.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse.
4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen):
▪
Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist.
▪
Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. „Dr.-F.-Lohmüller-Str.“ statt „Dr.Fritz-Lohmüller-Straße“).
▪
Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.)
Siehe auch 3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
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3
5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb
der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihre Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender.
6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreiben
gesendet werden soll. Siehe auch 3.2.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden.
7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch
3.2.4 Anhänge hinzufügen.
8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stellen Sie so sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der
Deutsche Post AG gedruckt werden können.
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3
ACHTUNG
Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazu
wandelt die Anwendung sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder Dateien
im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versenden in
der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden.
Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders auf die
12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung 3.2-16 auf Seite 24,
Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung 3.2-16 auf Seite 24, Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb weiß
überdeckt werden.
Abbildung 3.2-16 Anlagen in der Briefvorschau prüfen
9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt
werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten
Version 4.2
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3
3.2.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau – wieso?
Sie wollen ein Dokument als E‑POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken
den E‑POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau.
Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.B. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen.
Die Geschwindigkeit, mit welcher die Anwendung ein komplexes Dokument verarbeiten und
darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann in
manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig
sichtbar ist.
Vorgehen
►
Haben Sie etwas Geduld.
►
Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie
mit 300 dpi.
►
Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie
einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind
wirksam:
▪
Prozessor mit höherem Takt
▪
Schnellere Festplatte, am besten eine SSD
▪
In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind – was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist.
3.2.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig.
Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben:
▪
Adobe PDF
▪
Microsoft Word (.doc/.docx),
▪
Microsoft Excel (.xsl/.xslx),
▪
Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
▪
Text: .txt
Vorgehen 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
▪
Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E‑POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop
▪
Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit
E‑POST MAILER.
Ergebnis Die Anwendung startet so lange neu, bis Sie jedes Dokument als einzelnen E‑POSTBRIEF
versendet haben.
3.2.4 Anhänge hinzufügen
Fügen Sie Ihrem E‑POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu.
Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender
Formate hinzufügen:
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3
▪
Adobe PDF
▪
Microsoft Word (.doc/.docx),
▪
Microsoft Excel (.xsl/.xslx),
▪
Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
▪
Text: .txt
TIPP
Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen
Beispiel: Sie speichern Preislisten oder AGBs im Format PDF.
Ein Foto, das Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es
im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format .jpg) in eine Word-Datei
ein.
Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei
ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) und
legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
TIPP
Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden MicrosoftFormat oder als PDF-Datei.
Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E‑POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist an
das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der
Anlage erhöht.
ACHTUNG
Größenbegrenzung
▪
Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie
E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden.
▪
Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können maximal den Umfang eines Großbriefs
(maximal 94 Blätter) haben.
Voraussetzung ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge
im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die
E‑POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte
PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://
www.adobe.com/de/products/reader herunter.
Vorgehen 1. Wählen Sie Anhänge.
2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu.
Version 4.2
26
3
3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen Ihres
E‑POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres
E‑POST Postfachs erscheinen soll.
HINWEIS
Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System
im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema
E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.
3.2.4.1 Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als
E‑POSTBRIEF versenden – wieso?
Sie wollen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch
eine Fehlermeldung „This operation is not permitted“, und die Anwendung zeigt die Meldung
mit der Nummer 3011. Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken die Anwendung starten, aber
das Druckmenü ist nicht aktiv.
Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes
Drucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab,
die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.
HINWEIS
Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das
System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben.
Vorgehen
►
Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die
Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden.
3.2.4.2 Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau –
was tun?
Sie fügen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine
Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt.
Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.
Vorgehen
►
Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholen
Sie den Vorgang.
Senden Sie besonders wichtige Briefe per Einschreiben. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält.
Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E‑POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E‑POST MAILER
erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller
physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E‑POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen.
Vorgehen 1. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.
Siehe auch 3.2.1 Typisches Anschreiben senden
2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben
Version 4.2
27
3
▪
Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen
Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift.
▪
Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch
ein berechtiger Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen.
▪
Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf den
Empfang bestätigen.
▪
Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zugesandt.
Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtiger
Dokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. bei
einer Kündigung).
▪
Ergebnis
Einschreiben mit den Optionen Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung als Original zugesandt.
Vor dem Versand zeigt das System – neben den Versandoptionen wie Farbdruck oder
Deckblatt – die Art des Einschreibens und den Preis an.
Sie erhalten eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer
enthält. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post.
Senden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vorteil:
Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werden vermieden.
Version 4.2
28
3
HINWEIS
So macht ZahlungsPLUS Ihren Kunden das Zahlen bequem
Bei postalischen Rechnungen:
▪
Sie fügen die Rechnungsdaten als grafische Codes ein. Der Anwender scannt den BezahlCode oder GiroCode mit dem Smartphone, erhält so die korrekten Rechnungsdaten und überweist online. Siehe zur Funktionsweise aus Kundensicht z. B. www.girocode.de.
▪
Sie stellen zusätzlich einen vorausgefüllten Überweisungsträger mit allen Rechnungsdaten bereit.
Bei elektronischen Rechnungen: Der Empfänger bezahlt ohne Medienbruch per Mausklick im E‑POST Portal.
Ihre Vorteile:
▪
Indem Sie Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungsvorgang vorgeben, wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungseingang und Rechnung entgegen.
▪
Durch den höheren Komfort für die Empfänger Ihrer Rechnungen können sich die Zeiten bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen.
TIPP
Rechnungen als Serienbrief versenden
Sie wollen zahlreiche Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten auf einmal
versenden, indem Sie einen Serienbrief erstellen? Dann müssen Sie nur die Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in die einzelnen Briefe einbetten. Typischerweise fügen
Sie entsprechende Platzhalter in Ihre Dokumentvorlage für E‑POSTBRIEFE ein und füllen
die Platzhalter aus einer Datenbank.
Siehe auch 3.2.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?
ZahlungsPLUS unterstützt
▪
elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro
▪
postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags
Wie das Bezahlen von Rechnungen aus der Sicht Ihrer Kunden aussieht und wie Sie sie
beim Bezahlen Ihrer elektronischen Rechnungen unterstützen können, erfahren Sie unter
6.1 Rechnungen bezahlen.
Vorgehen 1. Erfassen Sie einmalig Ihre Bankverbindung. Dazu wählen Sie unter Einstellungen
> MAILER die Registerkarte SEPA (Abbildung 3.2-17 auf Seite 30, Position 1).
Version 4.2
29
3
Abbildung 3.2-17 Bankverbindung hinterlegen
2. Optional: Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPAÜberweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/Lotterie) eingestellt (Abbildung 3.2-17 auf
Seite 30, Position 2).
Beispiel: Sie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06) von umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/Lotterie, 08) unterscheiden.
HINWEIS
Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht.
Der Belegschlüssel erscheint rechts unten auf dem Überweisungsträger (Abbildung
3.2-19 auf Seite 31, Position 4).
3. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.
Siehe auch 3.2.1 Typisches Anschreiben senden
4. Markieren Sie unter Anhänge das Kontrollkästchen Überweisungsträger hinzufügen
Version 4.2
30
3
Abbildung 3.2-18 Eingabe der Rechnungsdaten aktivieren
5. Optional: Geben Sie die Rechnungsdaten Betrag und Verwendungszweck ein (Abbildung 3.2-19 auf Seite 31, Position 1).
Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer
lassen. Beispiel: Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Dann überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die
Zweckbestimmung der Spende festzulegen.
Abbildung 3.2-19 Rechnungsdaten eingeben
Version 4.2
31
3
Ergebnis
Das System generiert einen Anhang mit grafischem Bezahl-Code und GiroCode für die
Banking-Apps verschiedener Anbieter und zeigt sie in der Vorschau an (Abbildung
3.2-19 auf Seite 31, Position 2). Der Anhang enthält auch einen Überweisungsträgervordruck mit den Rechnungsdaten (Abbildung 3.2-19 auf Seite 31, Position 3), die Sie
eingegeben haben, sowie mit der Bankverbindung und dem Belegschlüssel, die Sie unter Einstellungen > MAILER > SEPA festgelegt haben.
Senden Sie Serienbriefe mit dem E‑POST MAILER so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker
gedruckt haben. Sie legen lediglich eine Steuerungsinformation fest, die es dem E‑POST
MAILER erlaubt, die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden.
Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt,
zum Beispiel die Datumszeile („Bonn, den“). Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein,
den Sie weiß formatieren, so dass er im gedruckten Brief nicht sichtbar ist. Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in der
folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.
HINWEIS
Dokumentvorlagen verwenden
Typischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage,
die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.)
enthält. Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle Ihrer
Tabellenkalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern. Die folgende Anleitung gilt deshalb auch für das Anpassen einer solchen Dokumentvorlage. Siehe auch
5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen .
HINWEIS
Sehr umfangreiche Serienbriefe senden
Eine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Sie
sehr umfangreiche Serienbriefe senden. In diesem Fall kann es nämlich vorkommen,
dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvorschau angezeigt werden kann (weil beispielsweise
der Arbeitsspeicher nicht ausreicht). Sie senden die Briefe dann ohne Sichtprüfung. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den Layout-Anforderungen
entsprechen und korrekt gedruckt werden.
Vorgehen 1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serienbrief.
2. Starten Sie den E‑POST MAILER.
Ergebnis
Version 4.2
Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt. Das System erkennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur als Blätter eines
einzigen Briefs (Abbildung 3.2-20 auf Seite 33, Position 1).
32
3
Abbildung 3.2-20 Anzahl der Blätter anzeigen
3. Klicken Sie auf das Symbol Briefumschlag ein-/ausblenden (Abbildung 3.2-21 auf Seite 33, Position 1).
Abbildung 3.2-21 Briefumschlag ein-/ausblenden
Ergebnis
Version 4.2
Der Brief wird ohne simulierten Briefumschlag angezeigt (Abbildung 3.2-22 auf Seite
34).
33
3
Abbildung 3.2-22 Brief anzeigen
4. Suchen Sie im oberen Drittel der ersten Seite des Briefs einen Ausdruck, der in jedem
Einzelbrief genau einmal vorkommt. Diesen Ausdruck werden Sie im späteren Schritt
5. als Steuerungsinformation für das Trennen der Briefe festlegen.
▪
Sie können z. B. einen Ausdruck wählen, der im Briefkopf (z. B. ein Slogan Ihrer Organisation) oder in der Datumszeile (z. B. „Bonn, den“, Abbildung 3.2-22 auf Seite
34, Position 1) vorkommt. Der Ausdruck darf allerdings in jedem Brief nur ein einziges Mal vorkommen. Wenn sich z. B. der Briefkopf auf jeder Seite wiederholt, wäre
das nicht der Fall.
▪
Alternativ: Wenn Sie keinen absolut eindeutigen Ausdruck finden, fügen Sie einen
eindeutigen Ausdruck (z. B. „[[NeuerBrief]]“ in doppelten eckigen Klammern) in das
obere Drittel jedes Einzelbriefs oder Ihrer Dokumentvorlage für Serienbriefe ein.
(Standardmäßig ist der Ausdruck <Seitenstart Serienbrief> hinterlegt.) Formatieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist.
Die Methode mit dem Weißtext empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie Rechnungen mit jeweils individuellem Rechnungsbetrag und/oder Verwendungszweck als
Serienbrief versenden. Siehe auch 3.2.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?
Version 4.2
34
3
ACHTUNG
Platzieren der Steuerungsinformation
Die Steuerungsinformation muss
▪
im oberen Drittel
▪ auf der ersten Seite
jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nicht
erkennen.
ACHTUNG
Layouten mit Hilfe von Textfeldern
Benutzen Sie z. B. in Microsoft Word Textfelder? Viele Anwender benutzen Textfelder, um Objekte wie das Adressfeld oder die Datumszeile auf der Seite zu platzieren. In diesem Fall müssen Sie in Ihrem Serienbrief oder Ihrer Dokumentvorlage sicherstellen, dass die Texte sich nicht mit der Steuerungsinformation überlappen. Da
Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext formatieren, könnte das leicht passieren.
Passiert das bei allen Einzelbriefen, dann trennt der E‑POST MAILER die Einzelbriefe
nicht. Passiert das jedoch nur bei einigen Einzelbriefen (wenn Sie keine Dokumentvorlage verwenden und Textfelder aus irgendwelchen Gründen verrutschen), dann
werden die Einzelbriefe falsch getrennt. Sie übersehen dabei möglicherweise, dass
die Anzahl der Einzelbriefe nicht stimmt. Einige Briefe werden dann an falsche Adressaten gesendet, während die korrekten Absender keinen Brief erhalten.
Abhilfe: Damit Briefe nicht falsch adressiert werden, verwenden Sie eine Dokumentvorlage zum Erstellen Ihrer Serienbriefe. Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des
Textfelds mit der Steuerungsinformation nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet (Abbildung 3.2-23 auf Seite 35). Siehe auch
5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen .
Abbildung 3.2-23 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe
5. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 3.2-22 auf Seite 34, Position 2).
6. Tun Sie unter MAILER auf der Registerkarte Serienbrief Folgendes:
a. Erfassen Sie im Eingabefeld Serienbrief-Indikator den Ausdruck, der den Anfang
des jeweils nächsten Briefs markieren soll, z. B. Bonn, den (Abbildung 3.2-24 auf
Seite 36, Position 1) oder den Ausdruck, den Sie als unsichtbaren Weißtext eingefügt haben (beispielsweise [[NeuerBrief]]).
b. Wählen Sie Speichern (Abbildung 3.2-24 auf Seite 36, Position 4).
Version 4.2
35
3
Abbildung 3.2-24 Serienbrief-Indikator festlegen
7. Schließen Sie den E‑POST MAILER, und starten Sie ihn neu.
Ergebnis
Der E‑POST MAILER meldet, dass er einen Serienbrief erkennt (Abbildung 3.2-25 auf
Seite 36).
Abbildung 3.2-25 Serienbrief erkannt
8. Wählen Sie Als Serienbrief öffnen (Abbildung 3.2-25 auf Seite 36, Position 1).
Ergebnis
Version 4.2
Das System zeigt die Anzahl der erkannten Einzelbriefe an (Abbildung 3.2-26 auf Seite
37, Position 1) und zeigt jeden Brief einzeln in der Briefvorschau an. Das Erzeugen
der Briefvorschau kann je nach Anzahl der Einzelbriefe einige Minuten dauern. Bei 500
typischen Briefen kann das beispielsweise 5 bis 15 Minuten dauern.
36
3
Folgende Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit:
▪
Wenn hochauflösende Grafiken in den Briefen enthalten sind, kann das den Prozess erheblich verlangsamen.
▪
Ein großer Arbeitsspeicher oder eine hohe Prozessorleistung beschleunigen den
Prozess.
Abbildung 3.2-26 Inhalt des Serienbriefs
9. Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird. Bei Bedarf können Sie unter Einstellungen > MAILER auf der Registerkarte Serienbrief folgende Einstellungen vornehmen:
a. Um in der Briefvorschau zu prüfen, ob das Layout der Briefe den Layout-Vorgaben
des E‑POST Systems entspricht, markieren Sie das Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen (Abbildung
TIPP
Nutzen Sie die Briefumschlagvorschau nur zum Testen
Nutzen Sie die Option nur, um zu testen, ob Serienbriefe, die Sie mit einer entsprechenden Dokumentvorlage erstellen, korrekt sind. Sobald Sie eine funktionierende Dokumentvorlage haben, schalten Sie die Option im Regelbetrieb aus.
Hintergrund: Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht
– abhängig von der Anzahl der im Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe – unnötig
Rechenleistung und kann das Generieren der Briefvorschau spürbar verzögern.
b. Um in der Briefvorschau zu prüfen, wie farbige Elemente im Schwarz-weiß-Druck
aussehen werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Serienbriefvorschau in
Graustufen (Abbildung 3.2-24 auf Seite 36, Position 3). Dies kann sinnvoll sein,
wenn Sie Ihren Serienbrief schwarz-weiß drucken wollen.
Version 4.2
37
3
ACHTUNG
Umrechnen in Graustufen kann lange dauern
Verzichten Sie im Regelbetrieb auf das Umrechnen von Farbe in Graustufen. Andernfalls könnte das Erstellen der Briefvorschau – abhängig von der Anzahl der im
Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe und der Größe und Auflösung der farbigen
Grafiken – zu viel Rechenleistung und damit Zeit in Anspruch nehmen.
Standardmäßig ist das Umrechnen in Graustufen bei Serienbriefen deshalb deaktiviert. Farbige Serienbriefe werden daher in der Briefvorschau standardmäßig in
Farbe dargestellt, obwohl die Standard-Druckeinstellung schwarz-weiß ist. Normale Briefe dagegen werden standardmäßig schwarz-weiß dargestellt, entsprechend
der Standard-Druckeinstellung.
10. Legen Sie die Versandoptionen für klassische oder elektronische Briefe fest, und wählen
Sie Zum Versand.
11. Loggen Sie sich ein.
Ergebnis
Die Anzahl der zu versendenden Briefe und die Versandoptionen werden angezeigt
Abbildung 3.2-27 Anzeige des Gesamtpreises
12. Um das Versenden des Serienbriefs zu starten, wählen Sie Kostenpflichtig versenden
(Abbildung 3.2-27 auf Seite 38, Position 1). Wenn elektronische Briefe enthalten sind,
geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten.
Ergebnis
Version 4.2
Eine Bestätigung über die versendeten Briefe wird angezeigt (Abbildung 3.2-28 auf Seite 39).
38
3
Abbildung 3.2-28 Versendete Serienbriefe archivieren
13. Optional: Archivieren Sie die versendeten Briefe als einzelne PDF-Dateien (Abbildung
14. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.2-28 auf Seite 39, Position 2).
Siehe auch 3.2.7.2 Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert nun? auf Seite
46
3.2.7.3 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert
nun? auf Seite 48
3.2.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?
Fügen Sie Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in Rechnungen ein, wenn Sie Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten senden.
Wenn Sie die Serienbrief-Funktion Ihrer Textverarbeitung nutzen wollen, um Rechnungen im
Massenversand zu versenden, dann fügen Sie Platzhalter (Seriendruckfelder) für
Rechnungsbetrag und Verwendungszweck als unsichtbaren Weißtext in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein.
Sie können Rechnungsdaten auf die gleiche Weise auch in Einzelbriefe einfügen. Der umgekehrte Fall ist aber typischer: Sie erstellen einen Serienbrief mit den individuellen Adressdaten, aber die Rechnungsdaten sind für alle Empfänger gleich (z. B. der für alle Mitglieder
eines Vereins identische jährliche Mitgliedsbeitrag). In diesem Fall müssen Sie die Platzhalter in Ihrer Dokumentvorlage nicht anpassen. Sie senden den Serienbrief einfach mit identischen Rechnungseinstellungen wie beschrieben unter 3.2.6 Rechnungen senden.
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten
Bereiten Sie das automatisierte Einfügen der Daten vor.
Version 4.2
39
3
Vorgehen
►
Fügen Sie der Datenquelle, aus der Ihre Serienbriefe die Adressdaten beziehen, Spalten (Datenfelder) mit folgenden Inhalten hinzu:
▪
für den Rechnungsbetrag, z. B. die Spalte Betrag.
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen
▪
Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.
Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.
Erlaubt ist dagegen „0,99“.
▪
▪
Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).
für den Verwendungszweck Zeile 1 z. B. die Spalte Verwendungszweck
HINWEIS
Welche und wie viele Zeichen sind möglich?
▪
Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben.
▪
Folgende Zeichen sind nach den „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016)“ der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPAÜberweisungen zulässig:
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E
F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
' : ? , - ( + . ) /
Leerzeichen
(Space)
Beispiel: Abo Kraut und Rueben 2017.
Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische
„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in Abo Kraut & Rüben 2016.
▪
für den Verwendungszweck Zeile 2 z. B. die Spalte Verwendungszweck2
▪
Optional: für einen individuellen Belegschlüssel z. B. die Spalte Belegschlüssel
HINWEIS
Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht. Der Belegschlüssel ist deshalb auch nicht in den QRCodes enthalten.
Ergebnis Ihre Datenquelle hat eine Tabellenstruktur wie in Abbildung 3.2-29 auf Seite 41.
Version 4.2
40
3
Abbildung 3.2-29 Beispiel: Tabellenstruktur einer Datenquelle mit Adress- und Rechnungsdaten
Rechnungsdaten in Dokument oder Dokumentvorlage
einfügen
Fügen Sie Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre Dokumentvorlage oder Anschreiben ein.
Vorgehen 1. Fügen Sie der Rechnung die folgenden Steuerzeichen in [[doppelten eckigen Klammern]] in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein:
HINWEIS
Steuerzeichen verwenden
▪
▪
Ist dasselbe Steuerzeichen mehrmals in einem Anscheiben, dann verwendet das
System den Ausdruck, der als erster vorkommt.
▪
Die Steuerzeichen dürfen keinen Zeilenumbruch enthalten.
Optional: Schalten Sie Funktion für bestimmte einzelne Anschreiben aus. Fügen Sie
in diesem Fall an erster Stelle den Ausdruck [[Rechnung:0]] ein. Das System ignoriert dann die folgenden Steuerzeichen in dem Anschreiben und verarbeitet es als
gewöhnlichen Brief.
Der Wert 1 schaltet das Erkennen von Zahlungsinformationen ein. und ist standardmäßig gesetzt, also auch dann, wenn der Ausdruck [[Rechnung:1]] gar nicht in einem Anschreiben vorkommt.
HINWEIS
Version 4.2
▪
Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster Steller der Rechnungsdaten stehen.
▪
Andere Werte als 1 oder 0 sind nicht möglich und zulässig.
41
3
▪
Optional: [[Betrag:<Variable/Wert für Rechnungsbetrag>]]: Der Name des
Platzhalters (Seriendruckfelds) entspricht dem Namen der Spalte (Datenfelds) in Ihrer Datenquelle für den Serienbrief.
Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also
leer lassen. Beispiel: Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf.
Dann überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen.
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen
▪
Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.
Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.
Erlaubt ist dagegen „0,99“.
▪
Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).
Beispiel in einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: [[Betrag:Rechnungsbetrag]]
▪
Optional: Verwendungszweck, Zeile 1: [[Verwendungszweck:<Variable/Wert für
Verwendungszweck>]]
Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also
leer lassen. Beispiel: Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf.
Dann überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen.
HINWEIS
Welche und wie viele Zeichen sind möglich?
▪
Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben.
▪
Folgende Zeichen sind nach den „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016)“ der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPAÜberweisungen zulässig:
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E
F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
' : ? , - ( + . ) /
Leerzeichen
(Space)
Beispiel: [[Verwendungszweck:Verwendungszweck]]
Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische
„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in [[Verwendungszweck:Abo Kraut & Rüben
2016]].
▪
Version 4.2
Optional: Analog zum Verwendungszweck, Zeile 1 können Sie eine Variable für einen
Verwendungszweck, Zeile 2 anlegen, z. B. nach folgendem Schema: [[Verwendungszweck2:<Variable für eine zweite Zeile für Verwendungszweck>]].
42
3
▪
Optional: Belegschlüssel: [[Belegschlüssel:<Variable/Wert für Belegschlüssel>]]
Beispiel in einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: [[Belegschlüssel:Belegschlüssel]]
Ergebnis
Im Beispiel einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief sieht die erste Seite aus wie in
Abbildung 3.2-30 auf Seite 43. Grau hinterlegt sind die Platzhalter für die Serienbriefdaten. Sie werden z. B. aus Ihrer Datenbank gefüllt. Der Ausdruck <Seitenstart Serienbrief> (in <spitzen Klammern> dient in diesem Beispiel als Steuerungsinformation
für das Trennen der Briefe. Dieser Ausdruck ist im E‑POST MAILER standardmäßig
hinterlegt, lasst sich aber ändern. Die Ausdrücke in [[eckigen Klammern]] enthalten die
Rechnungsinformationen.
Abbildung 3.2-30 Beispiel: Serienbrief-Dokumentvorlage mit Steuerungszeichen und Variablen für Rechnungsdaten
und variablen Belegschlüssel
Eine Rechnung mit Weißtext-Rechnungsdaten könnte aussehen wie in Abbildung
3.2-31 auf Seite 44. Um typische Fehlerursachen zu vermeiden, beachten Sie Folgendes:
Version 4.2
▪
Wenn verwendet: Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster Stelle der Rechnungsdaten stehen (Abbildung 3.2-31 auf Seite 44, Position 1).
▪
Ein individuell gesetzter Belegschlüssel muss zweistellig sein.
▪
Richtig ist: [[Belegschlüssel:06]]
▪
Falsch wäre: [[Belegschlüssel:6]]
43
3
Abbildung 3.2-31 Vermeiden typischer Fehler bei der Weißtext-Methode
2. Formatieren Sie die Rechnungsdaten genau wie die Steuerungsinformation für das
Trennen von Serienbriefen:
a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerzeichen (bei Serienbriefen) und Variablen/Werte
für Rechnungsdaten im oberen Drittel auf der jeweils ersten Seite einer Rechnung
positioniert sind.
b. Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie die
Schriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier).
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 3.2-32 auf Seite 44,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 3.2-32 auf Seite 44, Position 1).
Beispiel
Abbildung 3.2-32 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
Version 4.2
44
3
c. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
d. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 4 und 12 fest.
3. Starten Sie den E‑POST MAILER mit Ihrem Serienbrief.
Wenn mit den Rechnungsdaten etwas nicht stimmt, erscheint in der Briefvorschau eine
entsprechende Fehlermeldung. Brechen Sie das Versenden ab, korrigieren Sie den Fehler, generieren Sie den Serienbrief, und starten sie den E‑POST MAILER neu.
4. Optional: Legen Sie fest, dass Überweisungsträger ohne weitere Abfrage generiert
werden, wenn das System Rechnungsdaten erkennt.
ACHTUNG
Falsche Rechnungsdaten im unsichtbaren Weißtext
Dies ist nur eine Komfort-Funktion für Vielnutzer und Experten. Sie sparen ledigleich
eine Sicherheitsabfrage.
Empfehlung: Versenden Sie Rechnungen immer mit vorheriger Sicherheitsabfrage.
Vergewissern Sie sich vor dem Senden, dass im jeweiligen Serienbrief alle Rechnungsdaten aktuell, korrekt und überhaupt vorhanden sind.
a. Starten Sie den E‑POST MAILER und markieren Sie unter Einstellungen > SEPA > Automatische Erzeugung das Kontrollkästchen Überweisungsträger automatisch erzeugen, ...(Abbildung 3.2-33 auf Seite 46, Position 3).
Das System erzeugt künftig Überweisungsträger vollautomatisch, also ohne weitere
Abfrage, wenn es Rechnungsdaten findet.
b. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bankverbindungsdaten korrekt eingegeben haben
Ohne Bankverbindung generiert das System keine Überweisungsträger und QR®Codes mit Rechnungsdaten.
c. Optional: Wenn der Belegschlüssel auf physischen Überweisungsträgern ausgewertet werden soll, dann können Sie bei Bedarf den Standardwert ändern (Abbildung
HINWEIS
Änderungen in den Einstellungen wirken sich erst beim jeweils nächsten Dokument
aus, mit dem Sie den E‑POST MAILER starten.
Version 4.2
45
3
Abbildung 3.2-33 Automatisches Erzeugen von Überweisungsträgern aktivieren
3.2.7.2 Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert
nun?
Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei merken Sie beispielsweise,
dass Ihr Brief einen Tippfehler enthält, den Sie zumindest in den noch nicht versendeten
Briefen korrigieren möchten. Sie brechen den Versandprozess ab.
Der E‑POST MAILER versendet in diesem Fall noch den Brief, der gerade in der Verarbeitung ist. Der folgende Brief wird nicht mehr versendet.
Vorgehen 1. Um einen laufenden Versandprozess abzubrechen, wählen Sie im Dialogfenster, das
den Fortschritt des Versendens anzeigt, Abbrechen (Abbildung 3.2-34 auf Seite 47,
Position 1).
Version 4.2
46
3
Abbildung 3.2-34 Versenden eines Serienbriefs abbrechen
Ergebnis
Version 4.2
Eine Versandbestätigung für die bereits versendeten Briefe erscheint, in unserem Beispiel für die ersten 2 Briefe des Serienbriefs (Abbildung 3.2-35 auf Seite 48).
47
3
Abbildung 3.2-35 Versandbestätigung nach Abbruch durch den Anwender
2. Um zu prüfen, an welche Adressaten bereits Briefe versendet wurden, archivieren Sie
die versendeten Briefe. Wählen Sie Versendete Briefe speichern (Abbildung 3.2-35
3. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.2-35 auf Seite 48, Position 2) und beenden Sie den
E‑POST MAILER.
4. Korrigieren Sie Ihren Serienbrief, und versenden Sie ihn erneut an diejenigen Adressaten, die den Brief noch nicht erhalten haben (in unserem Beispiel die Adressaten der
Briefe 3 bis 6).
3.2.7.3 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?
Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei tritt ein Problem auf. Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Internetverbindung zum Server der Deutschen Post AG
unterbrochen wird.
Das Versenden kann auf geregelte oder auf ungeregelte Weise unterbrochen werden. In
jedem Fall können Sie das Versenden fortsetzen. Briefe können nicht verloren gehen.
Version 4.2
48
3
▪
Geregelt heißt: Es erscheint eine Fehlermeldung (Meldungsnummer 7004, Abbildung
3.2-36 auf Seite 49). Sie können das Versenden sofort fortsetzen.
Abbildung 3.2-36 Fehlermeldung 7004 bei einem geregelten Abbruch aufgrund eines technischen Fehlers
▪
Ungeregelt heißt: Es erscheint keine Fehlermeldung. Beispiel: Der Strom fällt aus.
Sie setzen das Versenden nach einem Neustart des E‑POST MAILER fort.
In beiden Fällen gilt: Gesendete und noch nicht versendete Briefe sind jederzeit im Zwischenspeicher des E‑POST MAILER gespeichert. Deshalb ist sichergestellt, dass Sie das
Versenden sofort oder später fortsetzen können.
Das Versenden bricht mit Fehlermeldung 7004 ab (geregelt)
Es erscheint die Fehlermeldung mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 3.2-36 auf Seite
49).
HINWEIS
Das Versenden kann auf geregelte Weise nur bei Problemen abbrechen, die z. B. mit dem
Netzwerk, der Serververfügbarkeit usw. zu tun haben, nicht jedoch aufgrund von Fehlern
im Serienbrief selbst. Ist ein (Serien-)Brief selbst fehlerhaft, lässt sich das Versenden gar
nicht erst starten.
Vorgehen 1. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 3.2-36 auf Seite 49, Position 2).
Ergebnis
▪
Wenn es sich um einen vorübergehenden Fehler handelt, der inzwischen behoben
ist (z. B. eine kurzzeitige Netzwerkunterbrechung), setzt der E‑POST MAILER das
Versenden mit dem nächsten Brief fort.
Sobald das Versenden abgeschlossen ist, zeigt eine Meldung an, welche Briefe wegen der Unterbrechung nicht versendet wurden (Abbildung 3.2-37 auf Seite 50).
Fahren Sie fort mit Schritt 3.
Version 4.2
49
3
▪
Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, erscheint die Fehlermeldung
mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 3.2-36 auf Seite 49) erneut.
Beispiel: Die Netzwerkverbindung ist für längere Zeit unterbrochen.
2. Nachdem Sie die Fehlermeldung mehrmals mit Ja bestätigt haben und jedesmal die
Fehlermeldung erneut erschienen ist, wählen Sie Nein (Abbildung 3.2-36 auf Seite 49,
Position 1).
Ergebnis
Eine Meldung zeigt an, welche Briefe nicht versendet wurden (Abbildung 3.2-37 auf
Abbildung 3.2-37 Serienbriefe: Optionen nach unterbrochenem Versenden
3. Wählen Sie Nicht versendete Briefe speichern (Abbildung 3.2-37 auf Seite 50, Position 2), und speichern Sie die nicht versendeten Briefe als PDF-Dateien in einem Verzeichnis auf Ihrem PC.
4. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.2-37 auf Seite 50, Position 3), und beenden Sie
den E‑POST MAILER.
5. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, beheben Sie das Problem. Die Ursachen können vielfältig sein. Sie können innerhalb oder außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen:
▪
Beispiel 1: In Meldung 7004 steht, dass der Server vorübergehend nicht erreichbar
ist. Sie tun nichts und warten, bis die Ursache eventuell behoben ist.
▪
Beispiel 2: Meldung 7004 nennt keine bestimmte Fehlerursache: Sie prüfen die
Netzwerkkabel. Oder Sie stellen fest, dass Ihre DSL-Verbindung unterbrochen wurde, und warten, bis sich die Verbindung von selbst wiederherstellt.
6. Um das Versenden fortzusetzen, öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die nicht versendeten Briefe gespeichert haben, und ziehen die markierten PDF-Dateien auf das
E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Desktop.
Version 4.2
50
3
Ergebnis
Der E‑POST MAILER startet erneut. Ist das Problem behoben, werden die Briefe wie
gewohnt versendet. Andernfalls erscheint wieder Meldung 7004 (Abbildung 3.2-36 auf
Seite 49).
7. Wenn Meldung 7004 erneut erscheint, wiederholen Sie die Schritte 5. bis 6. oder wenden sich an den Support.
Das Versenden bricht ohne Fehlermeldung ab (ungeregelt)
In diesem Fall setzen Sie das Versenden einfach bei einem Neustarten des E‑POST
MAILER fort.
Vorgehen 1. Starten Sie den E‑POST MAILER erneut, indem Sie einen beliebigen Druckauftrag starten.
Ergebnis
Sie werden aufgefordert, das Versenden an der Stelle fortzusetzen, wo der Prozess unterbrochen wurde (Abbildung 3.2-38 auf Seite 51).
Abbildung 3.2-38 Serienbriefe: Fortsetzen des Versendens nach einem ungeregelten Abbruch
2. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 3.2-38 auf Seite 51, Position 1).
Ergebnis
Der E‑POST MAILER versendet alle noch nicht versendeten Briefe wie gewohnt.
3.2.8 Versandoptionen festlegen und Senden starten
Legen Sie fest, ob ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob in
Farbe oder schwarz-weiß.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER sendet Ihren E‑POSTBRIEF standardmäßig elektronisch,
wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat – also auch dann, wenn Sie keine E‑POST
Adresse eingeben, sondern eine postalische Adresse. Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektronisch versendeten Kompakt- oder Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs. Bei Bedarf können Sie jedoch erzwingen, dass ein E‑POSTBRIEF physisch
versendet wird.
Version 4.2
51
3
Vorgehen 1. Legen Sie unter Versand die Versandoptionen fest.
▪
wenn möglich elektronisch zustellen: Das E‑POST System versendet Ihren Brief
standardmäßig elektronisch, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat. Wenn
Sie Ihren Brief in jedem Fall drucken und klassisch zustellen wollen, entfernen Sie
die Markierung.
▪
als Farbdruck oder schwarz-weiß: Standardmäßig werden Ihre Briefe kostengünstig schwarz-weiß gedruckt.
HINWEIS
Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch 3.2.8.1 Wo finde ich
aktuelle Preisinformationen?
2. Wählen Sie Zum Versand.
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint.
3. Erfassen Sie Ihre E‑POST Adresse und Ihr Passwort, und wählen Sie Einloggen.
Ergebnis
Briefzusatzleistungen und Versandoptionen sowie der Preis werden angezeigt.
Siehe auch Mein Login funktioniert nicht – Was kann ich tun?
4. Wählen Sie Kostenpflichtig versenden.
Ergebnis
Das Dialogfenster E‑POST Login erscheint. Sie erhalten eine HandyTAN auf Ihr Mobiltelefon.
5. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie Bestätigen.
Ergebnis
Ihr E‑POSTBRIEF wird versendet und der Versand bestätigt.
Siehe auch 3.2.8.5 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POST
MAILER?
6. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Zeigen Sie das Versandprotokoll an. Siehe auch 3.2.8.2 Welche Informationen finde
ich im Versandprotokoll?
▪
Um weitere Briefe zu versenden, wählen Sie Schließen. Eine HandyTAN für den
elektronischen Versand ist nur begrenzt gültig. Nach 15 Minuten Inaktivität müssen
Sie eine neue HandyTAN eingeben.
▪
Wenn Sie keine weiteren Briefe mehr senden wollen, wählen Sie Schließen und
ausloggen.
3.2.8.1 Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?
Aktuelle Preisinformationen finden Sie im E‑POST Portal. Wählen Sie https://www.epost.de/
geschaeftskunden/preise.html (oder unter www.epost.de > Für Unternehmen > Services > Preise).
3.2.8.2 Welche Informationen finde ich im Versandprotokoll?
Vollziehen Sie im Versandprotokoll nach, wann Sie auf dem PC welche E‑POSTBRIEFE versendet haben.
Version 4.2
52
3
Voraussetzung ü Sie haben sichergestellt, dass unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges das Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern markiert ist (Abbildung 5.5-5 auf Seite
92, Position 2).
ü Optional: Sie haben unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges die Aufbewahrungszeit Ihrer Versandprotokoll-Daten angepasst. Standardmäßig werden die Daten 30 Tage
gespeichert (Abbildung 5.5-5 auf Seite 92, Position 3).
Vorgehen
►
Wählen Sie oben rechts Versandprotokoll (Abbildung 3.2-39 auf Seite 53, Position 1).
Abbildung 3.2-39 Versandprotokoll aufrufen
Ergebnis
Ergebnis Das Versandprotokoll zeigt unter anderem folgende Informationen an:
▪
Dateiname: der Dateiname des E‑POSTBRIEF so wie Sie ihn unter Anhänge im Feld
Dateiname für das PDF-Dokument erfasst haben und wie er im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs gespeichert ist.
HINWEIS
Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System
im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema
E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.
Version 4.2
▪
Versandweg: die Art, wie Sie einen E‑POSTBRIEF versendet haben: elektronisch mit
E‑POST Adresse, klassisch mit postalischer Adresse, oder klassisch mit der Einstellung
„wenn möglich elektronisch“.
▪
Anzahl Blatt: Anzahl der Blätter einschließlich Deckblatt und Anhängen
53
3
▪
Status:
▪
versendet: Der Brief wurde erfolgreich ins E‑POST System eingeliefert.
▪
fehlerhaft: Der Brief wurde wegen eines technischen Fehlers nicht versendet. Wenn
Sie den E‑POST MAILER erneut starten, können Sie den Brief erneut versenden.
▪
Abbruch durch Benutzer: Der Anwender hat das Versenden abgebrochen, der
Brief wurde nicht versendet.
Weitere Information zum Vorgehen, wenn das Versenden eines (Serien-)briefs durch einen technischen Fehler abgebrochen wurde oder wenn Sie als Benutzer das Versenden
abgebrochen haben, finden Sie unter 3.2.7.3 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?.
▪
Login-Adresse: E‑POST Adresse, mit der sich ein Anwender am E‑POST System für
den Versand eingeloggt hat.
Das Versandprotokoll ist dem Windows-Benutzer eindeutig zugeordnet, nicht einer
E‑POST Adresse. Wenn sich also mehrere E‑POST Anwender ein und denselben
Windows-Benutzer teilen, dann zeigt das Versandprotokoll alle E‑POSTBRIEFE, welche
die verschiedenen E‑POST Anwender unter ihrer jeweiligen E‑POST Adresse versendet
haben.
▪
Vorgangs-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Briefs. Mit der Vorgangs-ID kann
der Kundenservice der Deutschen Post AG einen möglichen Fehler analysieren. Kopieren Sie sie auf Anfrage per Mausklick in den Zwischenspeicher, und senden Sie sie per
E-Mail.
3.2.8.3 Wo finde ich meine versendeten E‑POSTBRIEFE?
Alle versendeten E‑POSTBRIEFE finden Sie im E‑POST Portal im Ordner Gesendet.
HINWEIS
Um Ihre E‑POSTBRIEFE ohne Umweg übers E‑POST Portal immer griffbereit zu haben,
können Sie sie nach dem Versenden im Format PDF auf Ihrem PC archivieren.
Siehe auch 5.5.1.2 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definieren
Der E‑POST MAILER ist Teil des E‑POST Systems. So bietet er auch alle Vorteile des
E‑POST Portals. Beispielsweise:
▪
Ihre Eingangs- und Ausgangspost ist an einem zentralen Ort sicher gespeichert, übersichtlich geordnet und komfortabel zu durchsuchen. Sie können Verzeichnisse anlegen,
um z. B. Belege zu sortieren.
Siehe 3.3 Post empfangen
▪
Sie können Ihr persönliches Verschlüsselungszertifikat herunterladen und es E‑POST
Korrespondenzpartnern wie Krankenkassen oder Rechtsanwälten bereitstellen, die besonderen gesetzlichen Geheimhaltungspflichten unterliegen. Indem Sie VerschlüsselungsPLUS für Ihre Korrespondenz nutzen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Korrespondenz
vollständig digital erfolgen kann – ohne Medienbruch in Ihrem digitalen Büro.
3.2.8.4 Welches Papier wird verwendet, und wie sehen die Umschläge
aus?
Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.
Version 4.2
54
3
Brief-Produke E‑POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterscheiden:
▪
Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex
▪
Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex
▪
Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplex
Die Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.
Briefpapier ▪
Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards
(ISO 14001) zertifiziert sind.
▪
Das Papier ist 80g holzfrei, weiß.
▪
Farbige E‑POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt.
Umschläge Die Umschläge
▪
entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
▪
sind weiß
Die Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt:
▪
mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung 3.2-40 auf Seite 55)
▪
mit dem E‑POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung 3.2-41
auf Seite 56)
Abbildung 3.2-40 E‑POST Umschlag vorne
Version 4.2
55
3
Abbildung 3.2-41 E‑POST Umschlag hinten
3.2.8.5 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POST
MAILER?
Die Versanddauer hängt vom Versandweg ab:
▪
Ein elektronisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten innerhalb weniger Sekunden.
▪
Ein klassisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten bereits am nächsten Arbeitstag,
wenn Sie ihn vor 14 Uhr versenden.
3.3 Post empfangen
Empfangen Sie elektronische E‑POSTBRIEFE, Faxe oder andere Nachrichten, und bearbeiten Sie sie.
Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Post:
▪
auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, auf dem der E‑POST MAILER installiert ist: Doppelklicken
Sie auf das E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz, und loggen Sie sich mit Ihrer
E‑POST Adresse ein.
▪
direkt in Microsoft Outlook
▪
auf jedem beliebigen PC mit Internet-Zugang: Loggen Sie sich unter www.epost.de ins
E‑POST Portal ein.
Option 1: Postfach im E‑POST MAILER aufrufen
Auf Ihrem Arbeitsplatzrechner empfangen und verwalten Sie Ihre Post am einfachsten direkt
im E‑POST MAILER.
Vorgehen 1. Öffnen Sie das Postfach im E‑POST MAILER. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Version 4.2
Doppelklicken Sie auf das E‑POST MAILER Icon auf dem Arbeitsplatz, und loggen
Sie sich ein.
56
3
▪
Wählen Sie im Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols im WindowsBenachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops (Abbildung 3.3-1 auf Seite 57, Position 1) den Eintrag E‑POSTBRIEFE lesen (Abbildung
Abbildung 3.3-1 Postfach über das Windows-Benachrichtigungsfeld aufrufen
▪
Wenn Sie sich im Versand befinden: Wählen Sie Zum Empfang (Abbildung 3.3-2
Abbildung 3.3-2 Postfach aus dem Versand heraus aufrufen
2. Um eine Nachricht (z. B. einen E‑POSTBRIEF oder ein Fax) zu lesen, markieren Sie
sie.
ACHTUNG
Mobiles Arbeiten
Sie rufen unterwegs Briefe auf Ihrem Notebook ab? Dann konfigurieren Sie die Vorschau der Briefe im Postfach so, dass bei der Verbindung mit einem mobilen Netz
möglichst wenig Datenvolumen und Gebühren anfallen.
Siehe auch 5.5.2.3 Vorschau konfigurieren
Ergebnis
Die Nachricht wird in der Vorschau angezeigt.
Ausnahme: Ein elektronisches Einschreiben mit Empfangsbestätigung wird nicht angezeigt. Sie müssen das Einschreiben vorher angenommen haben. Das geht aus
Sicherheitsgründen nur mit einer zusätzlichen Authentifizierung. Sie müssen sich
Version 4.2
57
3
deshalb in Ihr E‑POST Portalpostfach mit HandyTAN einloggen, um das Einschreiben
anzunehmen. Erst dann können Sie es auch im Postfach des E‑POST MAILER anzeigen.
3. Bearbeiten Sie Ihre Post.
HINWEIS
Keine Suche im Nachrichtentext
Eine Textsuche ist z. B. im Betreff der Nachrichten oder nach Adressaten oder Nachrichtentyp möglich, nicht jedoch in den Inhalten der Nachrichten selbst.
HINWEIS
Kein direktes Antworten möglich
Aus Sicherheitsgründen lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht direkt beantworten, das
geht nur nach Login im E‑POST System. Nutzen Sie deshalb für Antwortschreiben die
gewohnte Versand-Funktionalität des E‑POST MAILER. Siehe auch 3.2 Briefe mit
dem E‑POST MAILER senden .
Ergebnis
Das Postfach im E‑POST MAILER wird automatisch mit Ihrem Postfach im E‑POST
Portal synchronisiert. Ausnahme: Schreiben aus den Portal-Ordnern Entwürfe und
Quarantäne zeigt der E‑POST MAILER nicht an.
Option 2: E‑POSTBRIEFE an beliebigen PCs bearbeiten
Sind Sie gerade nicht an Ihrem PC mit E‑POST MAILER, haben aber Internet-Zugang?
Dann rufen Sie unter www.epost.de Ihr Portal-Postfach auf. Hier laufen standardmäßig alle
eingehenden E‑POSTBRIEFE ein und werden zentral gespeichert.
Für jedes Mitarbeiter-Konto, das im Portal angelegt ist, gibt es ein Login. Ist ein Mitarbeiter
einem Konto als Beobachter oder Bearbeiter zugeordnet (z. B. einem Gruppenpostfach nach
dem Schema [email protected]), kann der Mitarbeiter aus seinem privaten Postfach in das Gruppenpostfach wechseln.
ACHTUNG
Keine Empfangsbenachrichtigungen
Mitarbeiter erhalten keine Benachrichtigung (z. B. per SMS), wenn ein E‑POSTBRIEF
eingetroffen ist.
Stellen Sie organisatorisch sicher, dass Mitarbeiter ihre Postfächer sowie die Gruppenpostfächer, denen sie zugeordnet sind, überwachen.
Siehe auch 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen
Voraussetzung ü Ihr Administrator hat Sie als Mitarbeiter mit einer E‑POST Adresse angelegt. Siehe auch
4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen.
Vorgehen 1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.
2. Wählen Sie Login als Geschäftskunde.
3. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.
Version 4.2
58
3
4. Wenn vorhanden: Wechseln Sie von Ihrem persönlichen Postfach ins Gruppenpostfach,
dem der Administrator Sie als Beobachter und/oder Bearbeiter zugeordnet hat (Abbildung 3.3-3 auf Seite 59, Position 1).
Siehe auch .4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen
Abbildung 3.3-3 Gruppenpostfach anzeigen
Option 3: E‑POSTBRIEFE im E‑Mail-Programm empfangen
Empfangen Sie elektronische E‑POSTBRIEFE direkt in Ihrer E‑Mail-Anwendung.
Voraussetzung Sie haben eine POP3-fähige E‑Mail-Anwendung (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird).
Vorgehen
Version 4.2
►
Wenden Sie sich an Ihren Vertriebsmitarbeiter der Deutschen Post AG.
59
4
Administrationsaufgaben im E‑POST Portal
4 Administrationsaufgaben im E‑POST Portal
Legen Sie E‑POST Adressen an, mit denen Mitarbeiter E‑POSTBRIEFE senden und empfangene E‑POSTBRIEFE in ihrem Portal-Postfach abrufen können.
Legen Sie außerdem ein Gruppenpostfach für Ihr Unternehmen an und veröffentlichen Sie
die E‑POST Adresse. Sie ermöglichen es Interessenten auf diese Weise, im öffentlichen
E‑POST Adressverzeichnis den Namen Ihrer Organisation zu finden.
4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen
Wenn Ihre Organisation im E‑POST System registriert ist, ist standardmäßig nur ein
Administrator-Konto vorhanden. Legen Sie damit Postfächer für individuelle Mitarbeiter oder
weitere Administratoren an.
Sie können nach demselben Schema auch Gruppenpostfächer anlegen (4.2 Empfehlung:
Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen).
Sie können als Geschäftskunde bis zu 50 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer
(nach dem Schema [email protected]) sowie drei Administratoren anlegen. Details finden Sie bei Ihrer Registrierung als E‑POST Kunde in den AGB.
Voraussetzung ü Ihr Unternehmen oder Organisation ist im E‑POST System registriert.
Vorgehen 1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf, wählen Sie Login als Geschäftskunde, und loggen Sie sich als Administrator ein.
2. Wählen Sie Administration, und erfassen Sie die HandyTAN, die Sie erhalten.
3. Wählen Sie in der Navigation Mitarbeiter (Abbildung 1, Position 1).
4. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter (Abbildung 4.1-1 auf Seite 60, Position 2).
Abbildung 4.1-1 Neuen Mitarbeiter anlegen
Ergebnis
Version 4.2
Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen.
60
4
Abbildung 4.1-2 Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters
5. Geben Sie die nötigen Daten ein (Abbildung 2, Position 2 bis 5), und sichern Sie Ihre
Eingaben.
6. Wählen Sie auf der rechten Seite bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung 4.1-3 auf Seite 62, Position 1).
Version 4.2
61
4
Abbildung 4.1-3 Mitarbeiterkonto anlegen
Ergebnis
Version 4.2
Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen erscheint.
62
4
Abbildung 4.1-4 Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen
7. Legen Sie den Namen der E‑POST Adresse fest (Abbildung 4.1-4 auf Seite 63, Position 1).
8. Legen Sie fest, ob die Adresse im öffentlichen Adressverzeichnis veröffentlicht werden
soll (Abbildung 4.1-4 auf Seite 63, Position 2).
TIPP
Um Wartungsaufwand zu vermeiden, empfehlen wir, nur E‑POST Adressen zu veröffentlichen, die keinen Änderungen unterworfen sind.
▪
Veröffentlichen Sie z. B. keine persönlichen Adressen von Mitarbeitern. Mitarbeiter
können aus dem Unternehmen ausscheiden.
▪
Veröffentlichen Sie ausschließlich nicht-personenbezogene Adressen, z. B. die Adresse eines Gruppenpostfachs wie info@<firmenname>.epost.de. Siehe auch
4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse
anlegen.
9. Wenn das Optionsfeld Nutzerkonto anlegen erscheint: Markieren Sie bei Nutzerkonto
anlegen das Optionsfeld ja (Abbildung 2, Position 3).
Ergebnis
Die Eingabemaske erweitert sich.
10. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters an (Abbildung 2, Position 4).
HINWEIS
Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E‑POSTBRIEFEN benötigt.
11. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung 2, Position 5).
Version 4.2
63
4
Das Anmeldepasswort muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪
mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
12. Legen Sie mit dem Kontrollkästchen bei Ident-Nachweis Einstellung fest, ob sich der
Mitarbeiter mit hohem Ident-Nachweis, das heißt mit HandyTAN, anmelden muss (Abbildung 2, Position 6).
HINWEIS
Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung
wieder deaktivieren.
13. Optional: Um eine Vertreterregelung einzurichten, legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, wer eine Zugriffsberechtigung auf das Konto haben soll (Abbildung 2, Position 7).
ACHTUNG
Briefgeheimnis
Auch elektronische Post unterliegt dem Briefgeheimnis.
Richten Sie eine Vertreterregelung nur in Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern
ein.
14. Bestätigen Sie mit Speichern (Abbildung 2, Position 8).
Ergebnis
Für den Mitarbeiter wird ein Nutzerkonto angelegt.
15. Teilen Sie dem Mitarbeiter seine E‑POST Adresse und das initiale Passwort mit, das Sie
festgelegt haben.
Ergebnis
Beim ersten Anmelden in seinem Portal-Postfach wird der Mitarbeiter aufgefordert, ein
neues Passwort zu erfassen.
Mitarbeiterdaten bearbeiten
Sie haben ein Mitarbeiter-Konto angelegt, können es aber nicht bearbeiten? Es kann sein,
dass Sie das Mitarbeiterkonto versehentlich zur Freigabe im öffentlichen Adressverzeichnis
eingerichtet haben. Es muss aber ein Nutzerkonto sein, damit Sie es bearbeiten können.
Beachten Sie die folgenden Hinweise.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen.
Wenn Sie Änderungen an einem Mitarbeiterkonto vornehmen, unterliegen diese denselben
Bedingungen wie beim Anlegen des Mitarbeiterkontos.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite im Hauptfenster bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Bearbeiten.
Version 4.2
64
4
Ergebnis
Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse bearbeiten öffnet sich (Abbildung 4.1-5 auf Seite 65).
HINWEIS
Konto muss Typ Nutzer haben
Mitarbeiter-Daten lassen sich nur bearbeiten, wenn das Konto beim Anlegen als
Nutzer-Konto (Kapitel 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen,
Schritt 9.) angelegt wurde. Die Eingabemaske zum Bearbeiten sieht bei einem Nutzerkonto aus wie in Abbildung 4.1-5 auf Seite 65.
Wenn Sie das Konto versehentlich nicht als Nutzer-Konto angelegt haben, dann löschen Sie es und legen es neu an.
Abbildung 4.1-5 Mitarbeiterkonto bearbeiten bei Kontotyp Nutzer
2. Nehmen Sie die Änderungen am Mitarbeiterkonto vor.
3. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis
Ihre Eingaben werden übernommen und der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich.
4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen
Ermöglichen Sie es Interessenten, Ihre Organisation im öffentlichen E‑POST Adressverzeichnis zu finden.Um die Adresse festzulegen, mit der sich Ihr Unternehmen im öffentlichen E‑POST Adressverzeichnis darstellt und zu finden ist, legen Sie auf der Seite Mitarbeiter anlegen ein gesondertes Postfach für einen fiktiven Mitarbeiter mit einer nichtpersonengebundenen E‑POST Adresse an (z. B. nach dem Schema [email protected]).
Vorgehen 1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf, wählen Sie Login als Geschäftskunde, und loggen Sie sich als Administrator ein.
Version 4.2
65
4
2. Wählen Sie Administration, und erfassen Sie die HandyTAN, die Sie erhalten.
3. Wählen Sie in der Navigation Mitarbeiter (Abbildung 1, Position 1).
4. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter (Abbildung 4.2-1 auf Seite 66, Position 2).
Abbildung 4.2-1 Neuen Mitarbeiter anlegen
Ergebnis
Version 4.2
Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen.
66
4
Abbildung 4.2-2 Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters
5. Weil das Gruppenpostfach wie ein Mitarbeiter angelegt wird, erfassen Sie beliebige Daten in den folgenden Pflicht-Feldern.
▪
Vorname: ein beliebiger Text, der etwa den Namen des Gruppenpostfachs beschreibt, z. B. Info
▪
Nachname: ein beliebiger Text, etwa der Name des Mitarbeiters, der für das Überwachen des Postfachs hauptsächlich zuständig sein soll, z. B. Mustermann
▪
Position: ein beliebiger Text, der etwa die Funktion des fiktiven „Mitarbeiters“ beschreibt, z. B. Gruppenpostfach Service
6. Wählen Sie Speichern.
7. Wählen Sie Mitarbeiterkonto anlegen.
Ergebnis
Version 4.2
Das Dialogfenster Mitarbeiterkonto/E‑POST Adresse anlegen erscheint.
67
4
Abbildung 4.2-3 Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen
8. Erfassen Sie folgenden Daten:
▪
Legen Sie im Feld E‑POST Adresse den local part der Adresse des Gruppenpostfachs fest, in unserem Beispiel info (Abbildung 1, Position 1).
▪
Markieren Sie unter Freigabe öffentliches Adressverzeichnis die Option ja. Damit
stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation unter der E‑POST Adresse Ihres Gruppenpostfachs im öffentlichen E‑POST Adressverzeichnis gefunden werden kann (Abbildung 3, Position 2).
▪
Markieren Sie bei Nutzerkonto anlegen das Optionsfeld ja (Abbildung 1, Position 3).
▪
Geben Sie die Mobilfunknummer eines Mitarbeiters an. (Abbildung 3, Position 4).
HINWEIS
Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten
Anmeldung und zum Versenden von E‑POSTBRIEFEN benötigt.
▪
Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung 3, Position 5). Es muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪ mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
▪
Legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, welche Mitarbeiter welche Art von
Zugriffsberechtigung auf das Konto haben sollen (Abbildung 3, Position 7).
9. Speichern Sie Ihre Eingaben (Abbildung 3, Position 8).
Version 4.2
68
4
Ergebnis Ein Mitarbeiter, der dem Gruppenpostfach zugeordnet ist, kann sich in sein Postfach einloggen und von dort ins Gruppenpostfach wechseln (Abbildung 4.2-4 auf Seite 69, Position 1).
Abbildung 4.2-4 Gruppenpostfach anzeigen
Version 4.2
69
5
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Erfahren Sie in Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie den E‑POST MAILER möglichst effizient und sicher nutzen.
5.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen – mit QR®-Codes
Ermöglichen Sie elektronische Folgeprozesse auch bei Empfängern, die Ihre
E‑POSTBRIEFE physisch empfangen. Z. B. das Importieren von Kontakdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender.Ermöglichen Sie elektronische Folgeprozesse bei Ihren
Empfängern, z. B. das Importieren von Kontakdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender.
Viele Ihrer Adressaten sind per Smartphone online, empfangen aber noch keine elektronischen E‑POSTBRIEFE. Mit Hilfe grafischer QR®-Codes in Ihren Briefen können Sie jedoch Online-Aktivitäten anstoßen. Indem die Adressaten QR®-Codes mit dem Smartphone
scannen, können sie z.B.
▪
Ihre Web-Seite aufrufen
▪
Dateien herunterladen, z. B. Ihre AGB, Preislisten, einen Flyer oder einen Katalog
Beispiel: Wenn Sie Ihren QR®- oder Bar-Code-Scanner auf den folgenden QR®-Code
(Abbildung 5.1-1 auf Seite 70) halten, können Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des E‑POST MAILER unter der Link-Adresse https://www.epost.de/assets/
downloads/AGB_E-POST.pdf herunterladen.
Abbildung 5.1-1 Beispiel: Download-Link-Adresse als QR®-Code
▪
über eine parametrisierte URL, die z.B. den Namen des Empfängers enthält, Ihre Einladung zum Sommerfest annehmen oder absagen.
Ihr Empfänger klickt auf eine Option auf der Web-Seite, und entsprechende Skripte auf
Ihrem Webserver schreiben einen Eintrag in Ihre Sommerfest-Teilnehmer-Datenbank.
▪
eine Antwort per vorformulierter E‑Mail senden
Wenn Sie Ihr Sommerfest nicht datenbankgestützt organisieren, geht es auch einfacher:
Verschicken Sie die Einladung als physischen Brief, aber erhalten Sie die Antwort per
E‑Mail.
▪
Ihre Kontaktinformationen ins Adressbuch importieren
▪ einen Termin, etwa wieder Ihr Sommerfest, in den Terminkalender importieren
Der Vorteil für Sie und Ihre Empfänger ist in jedem Fall: Sie können auch komplizierte technische Informationen ohne Fehler übertragen. Es ist kein fehlerträchtiges und zeitraubendes
Abtippen nötig.
Version 4.2
70
5
ACHTUNG
Wir haben keinen Einfluss auf die verwendeten Apps
Ob und wie zuverlässig die Informationen verarbeitet werden, hängt von den Apps ab, die
Ihre Adressaten auf ihren Smartphones verwenden. Wir testen die QR®-Code Funktion
mit den auf Android und iOS am weitesten verbreiteten QR®-Code-Lesern.
Der Standard für die Übermittlung von Kontaktdaten (vCard) ist in verschiedenen Anwendungen unterschiedlich umgesetzt. Wegen der weiten Verbreitung von Microsoft Outlook
haben wir dieses Programm als Referenz gewählt. Wenn ein Adressat ein anderes Adressbuch als das von Microsoft Outlook verwendet, kann es z. B. sein, dass eine geschäftliche
Telefonnummer nicht als solche erkannt wird, sondern beispielsweise als private.
Vorgehen 1. Erstellen Sie wie gewohnt einen Brief, den Sie in der Vorschau anzeigen.
2. Wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > QR-Code.
3. Wählen Sie unter Datentyp, welche Aktion Sie ermöglichen wollen:
▪
Web-Seite aufrufen oder Dateien herunterladen: URL
▪
Kontaktdaten importieren: Kontakt (vCard)
▪
Termin importieren: Termin
▪
Antwort-E-Mail senden: E‑Mail
4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Achten Sie beim Datentyp URL darauf, dass Sie die Adresse der Web-Seite nach dem
Schema http(s)://www.<firmenname>.de eingeben, also mit vorangestelltem http://
oder https:// .
Ob diese und andere Protokolle möglich sind, z. B.ftp:// oder ftps:// , hängt von Ihrem Webserver und von den Apps ab, die Ihre Empfänger verwenden.
Beispiel
Damit Ihr Empfänger Ihre AGB, einen Flyer oder einen Katalog auf seinem Smartphone
anzeigen kann, erfassen Sie eine URL nach dem Schema http://
www.musterfirma.de/katalog_2016.pdf
Ergebnis
Version 4.2
Der QR®-Code erscheint in der Vorschau (Abbildung 5.1-2 auf Seite 72).
71
5
Abbildung 5.1-2 QR®-Code in der Vorschau
Die Größe hängt ab von Menge der Daten. QR®-Codes für URLs können z. B. kleiner
sein als QR®-Codes für Kontaktdaten oder E‑Mails.
Die Anzahl der Zeichen hängt bei den QR®-Codes nicht nur von Ihren Eingaben in den
einzelnen Feldern ab. Sobald Sie ein Zeichen in ein neues Feld eingeben, codiert das
System auch die Metadaten für das Feld mit. Beispiel: 5 Zeichen im Feld PLZ erfordern
zusätzliche 16 Zeichen, insgesamt also 21 Zeichen.
5. Optional: Um den QR®-Code in anderen Briefen wiederzuverwenden, wählen Sie Speichern. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
6. Wählen Sie Einfügen.
Ergebnis
Der QR®-Code wird in Ihren Brief eingefügt und erscheint in der Briefvorschau.
7. Optional: Verschieben Sie den QR®-Code mit der Maus an die gewünchte Stelle.
Beachten Sie Sperrflächen im Adressbereich und die Freiflächen am linken unteren Seitenrand.
5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen
Stellen Sie mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem sicher, dass alle Textund Grafik-Elemente gemäß den Layout-Vorgaben Ihrer Organisation richtig platziert sind.
Sie erstellen zwei Dokumentvorlagen:
▪
für gewöhnliche Briefe
▪ für Einschreiben
Die beiden Typen unterscheiden sich geringfügig in den Abständen, die Sie im Adressfeld
einhalten müssen.
Version 4.2
72
5
TIPP
DTP-Programme
DTP-Programme (z. B. Adobe InDesign oder Scribus) lassen sich aus technischen Gründen nicht zum Erstellen von Anschreiben und damit auch nicht zum Erstellen vom Dokumentvorlagen benutzen.
Wenn Sie bereits eine digitale Vorlage besitzen, die mit einem DTP-Programm erstellt
wurde, oder wenn Sie im Umgang mit DTP-Programmen besser geübt sind, erstellen Sie
elektronisches Briefpapier (typischerweise für Grafikelemente und Briefkopf). Die Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem muss dann nur noch die Positionen z. B. für
das Adressfeld, Betreff oder Datum festlegen.
Siehe auch 5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
Siehe auch 5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Vorgehen 1. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein Dokument im Format DIN A4,
das Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, Datumszeile usw. enthält.
HINWEIS
Verwenden Sie einen der Layout-Vorschläge, die wir zusammen mit den Musterbriefen im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen bereitstellen. Sie finden Verzeichnis unter
Start > Programme > Deutsche Post AG > Musterbriefe oder über das Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols im Windows-Benachrichtigungsfeld (Systray) am
unteren Rand des Windows-Desktops (Abbildung 5.2-1 auf Seite 73, Position 1, 2).
Abbildung 5.2-1 Musterbriefe verwenden
2. Wenn Sie unsere Layout-Vorschläge verwenden: Passen Sie die Texte an. Geben Sie
z.B. Ihre Absenderadresse ein, oder fügen Sie Platzhalter für Serienbriefe in die Adresszeilen ein. Achten Sie darauf, die Zeilen im Adressfeld nicht zu verschieben. Damit stellen Sie sicher, dass der Adresstexte dort platziert sind, wo sich das Sichtfenster des
physischen Briefs befindet.
Version 4.2
73
5
Warum bieten wir die Layout-Vorschläge an? Damit Briefe automatisch verarbeitet
werden können, müssen die Texte im Adressfeld bestimmten Layout-Anforderungen genügen, s. 3.2.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Die LayoutVorschläge helfen Ihnen, diese Vorgaben leicht zu erfüllen.
TIPP
Nutzen Sie keine Textfelder.
In Microsoft Word sind Textfelder praktisch, um Text auf einer Seite zu platzieren. Dabei können jedoch andere Elemente verdeckt werden, die evtl. bestimmte Sperrflächen in einem E‑POSTBRIEF überschreiben, ohne dass es sichtbar ist. Der
E‑POST MAILER zeigt dann einen Fehler an, aber es ist schwer, die Ursache des
Fehlers zu finden.
Statt Textfelder zu benutzen, überschreiben Sie deshalb den Text in den Adresszeilen
unserer Gestaltungsmuster, ohne die Zeilen zu verscheiben (wie es z. B. durch Ändern der Schriftgröße passieren kann).
3. Wählen Sie Datei > Drucken, um den E‑POST MAILER zu starten.
Ergebnis
Der Entwurf wird in der Briefvorschau angezeigt. Fehler und Lösungsmöglichkeiten
zeigt das System im unteren Bereich an Abbildung 5.2-2 auf Seite 74, Position 2).
In unserem Beispiel ragt der Firmenname „Musterfirma“ in die rot umrandete Sperrfläche Abbildung 5.2-2 auf Seite 74, Position 1) für die sogenannte DV-Freimachung hinein. Den Brief könnten Sie deshalb nicht versenden.
Abbildung 5.2-2 Briefvorschau
Version 4.2
74
5
4. Beenden Sie den E‑POST MAILER, passen Sie Ihre Dokumentvorlage an, und starten
Sie den E‑POST MAILER erneut, um das Ergebnis zu prüfen.
In unserem Beispiel würden Sie das Textfeld mit der Empfängeradresse um einige Millimeter nach unten verschieben.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Text- oder Grafikelemente im schwarz umrandeten
Bereich am linken Seitenrand platziert haben Abbildung 5.2-2 auf Seite 74, Position 3).
Im Rechenzentrum werden hier Informationen aufgebracht, die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Deshalb wird dieser Bereich auf allen Seiten eines Briefs einschließlich Anhängen weiß überdeckt.
6. Wenn das System keine Fehler mehr anzeigt, speichern Sie die Dokumentvorlage im
Vorlagenverzeichnis Ihrer Office-Anwendung.
7. Um eine Dokumentvorlage für Einschreiben zu erstellen, wählen Sie unter Einschreiben Abbildung 5.2-2 auf Seite 74, Position 4) z. B. Einschreiben Einwurf und passen
die Musteradresse im Adressfeld an.
8. Um die Dokumentvorlage auch für das Versenden von Serienbriefen nutzen zu können,
definieren Sie eine Steuerungsinformation und fügen sie in Ihre Vorlage ein.
Die Steuerungsinformation ist ein beliebiger, aber eindeutiger Ausdruck (z. B. „<Seitenstart Serienbrief>“ in spitzen Klammern). Setzen Sie ihn in das obere Drittel der ersten
Seite Ihrer Dokumentvorlage ein. Formatieren Sie ihn mit der Schriftfarbe Weiß, damit
er unsichtbar ist. Anschließend legen Sie den Ausdruck unter Einstellungen > MAILER > Serienbrief als sogenannten „Serienbrief-Indikator“ fest. Detaillierte Informationen zum Vorgehen finden Sie unter 3.2.7 Serienbriefe senden.
ACHTUNG
Platzieren der Steuerungsinformation
Die Steuerungsinformation muss
▪
im oberen Drittel
▪ auf der ersten Seite
jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nicht
erkennen.
HINWEIS
Formatieren der Steuerungsinformation als unsichtbarer Weißtext in einem Textfeld
Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformation
nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet
(Abbildung 3.2-23 auf Seite 35). Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als
unsichtbaren Weißtext formatieren, kann das leicht passieren. Der E‑POST MAILER
kann die Einzelbriefe dann nicht trennen.
Abbildung 5.2-3 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe
Weiteres Vorgehen
Version 4.2
75
5
Weitere Informationen über die genaue Position der freizuhaltenden Flächen oder das Erstellen druckoptimierter Grafiken finden Sie unter 5.3 Adressfelder und Grafiken in
Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie sicher, dass die Gestaltungsmerkmale Ihrer
Geschäfts- oder Privatkorrespondenz optimal zur Geltung kommen. Außerdem erleichtern
Sie sich das physische Versenden von E‑POSTBRIEFEN.
Wenn Sie eine Dokumentvorlage verwenden, die mit den Layout-Vorgaben des E‑POST
Systems konform ist, vermeiden Sie beim physischen Versenden folgende Situationen:
▪
Wenn die Adressdaten nicht genau in den vorgesehenen Bereichen liegen, müssen Sie
ein (automatisch generiertes) Deckblatt einfügen, das nur die Adressdaten und ein
Standard-Betreff enthält. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs (Briefkopf, Logos usw.)
würde in diesem Fall vollständig durch ein leeres Blatt verdeckt werden. Siehe auch
3.2.2 Dokument mit Deckblatt senden .
▪
Wenn Text oder Grafiken (z. B. ein Logo oder Wasserzeichen) in freizuhaltende Flächen
am linken unteren Seitenrand hineinragen, dann überdeckt das System diese Stellen
weiß. In der Briefvorschau wird das angezeigt. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs
würde also teilweise verdeckt werden. Zur genauen Position dieser Sperrfläche siehe
Hintergrund: Ein klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layout-Vorgaben einhalten,
damit er im Rechenzentrum der Deutschen Post AG gedruckt und automatisch verarbeitet
werden kann.
Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie also sicher, dass die Adressdaten immer richtig platziert sind und dass Ihr Brief-Layout nicht vom E‑POST System beeinträchtigt wird. Um das
zu erreichen, müssen Sie Ihre existierende Dokumentvorlagen eventuell anpassen oder neu
erstellen.
Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten, abhängig z. B.
davon, ob Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen:
▪
Erstellen Sie eine Office-Datei, die alle nötigen Elemente enthält (Briefkopf, Logo, und
die Absenderadresse im Adressfeld usw.).
Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN
korrekt formatieren
Version 4.2
76
5
▪
Erstellen Sie eine kombinierte Dokumentvorlage aus
▪
einer Office-Datei, die z. B. nur die Position des Adressfelds, des Betreffs und des
Datums enthält
und
▪
einer qualitativ hochwertig (z. B. mit einem DTP-Programm) gestalteten PDF-Datei,
die z. B. alle grafischen Elemente (z. B. Logo, Briefkopf) enthält. Diese PDF-Datei
speichern Sie als elektronisches Briefpapier.
Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,
▪
wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und
trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale
Farbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben
wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK.
Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von
denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum
RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im
Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden.
Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch
das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren.
Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der
Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.
Immer wenn Sie einen Brief mit Ihrem Office-Programm erstellen, wird Ihr elektronisches Briefpapier in der Briefvorschau mit angezeigt und beim Versenden mitgegeben.
Siehe auch 5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den Vorgaben
der automatisierten Verarbeitung entsprechen, ins Rechenzentrum gelangen und verarbeitet
werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E‑POSTBRIEFE verschickt werden,
müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
Version 4.2
77
5
HINWEIS
Wenn Ihr E‑POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennoch
senden:
▪
Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die automatische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß überdeckt. Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird, und Sie
entscheiden, ob es für Sie akzeptabel ist.
▪
Sie können Ihren E‑POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden. Siehe auch 3.2.2
Dokument mit Deckblatt senden .
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- oder mehrseitigen
E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE verarbeiten
kann.
Sperrflächen mit Folgende Sperrflächen prüft das System.
und ohne Brief- ▪ auf allen Seiten: Sperrflächen am linken unteren Seitenrand (12 mm), sowie am oberen,
Zusatzleistungen
unteren und rechten Rand (jeweils 2 mm). Die Flächen werden in jedem Fall weiß überdeckt. Text- oder Bild-Elemente, die dort platziert sind, wären also nicht mehr sichtbar.
Es erscheint keine Fehlermeldung.
Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands.
Sie ist 12 mm breit und reicht 207 mm bis zum unteren Seitenrand.
▪
nur auf der ersten Seite: Feld für Freimachungsvermerke der Deutschen Post AG (Zwischenraum zwischen Absender- und Empfängeradresse) im Sichtfenster des Briefs. Das
System prüft, ob das Feld entweder leer ist oder weiß. Wenn Text- oder Grafikelemente
in das Feld hineinragen, kann das System den Brief nicht postalisch versenden. Es erscheint eine Fehlermeldung.
Die Höhe der Sperrfläche für DV-Freimachung hängt davon, ob Sie einen Brief mit oder
ohne Briefzusatzleistungen (BZL, z. B. Einschreiben Einwurf) versenden:
Version 4.2
▪
Ohne Briefzusatzleistungen: 13 mm (Abbildung 5.3-1 auf Seite 79)
▪
Mit Briefzusatzleistungen: 18 mm (Abbildung 5.3-2 auf Seite 80)
78
5
Abbildung 5.3-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen ohne Einschreibenleistungen
Version 4.2
79
5
Abbildung 5.3-2 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen mit Einschreibenleistungen
Version 4.2
80
5
HINWEIS
Was ist aus der Sicht des Systems ein Fehler, was nicht?
Wenn Sie in der Vorschau die Option Briefumschlag in Vorschau anzeigen wählen, sehen Sie, wo genau das Sichtfenster des Briefumschlags liegt. Nur in bestimmten Fällen
zwingt das System Sie, die Adresse anders zu platzieren.
Fehler, die das Versenden nicht verhindern:
▪
Die Adresse ist nach rechts oder nach unten verrutscht und teilweise unlesbar. Dennoch können Sie den Brief versenden.
Sie erkennen jedoch in der Vorschau, dass es empfehlenswert wäre, die Adresse zu
verschieben, den Text zu kürzen oder eine kleinere Schriftart zu wählen. Andernfalls
kann der Postbote den Brief möglicherweise nicht zustellen.
Fehler, die das Versenden verhindern:
▪
Die Adresse ist zu weit oben und würde das Feld für die sogenannte DVFreimachung überdecken.
▪
Die Adresse ist zu weit links, so dass das System keine 5-stellige Postleitzahl identifizieren kann.
5.3.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
Beispiel
►
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen.
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort.
Korrekt ist z. B.:
Beispielstraße 5 12345 Musterstadt
Version 4.2
81
5
►
Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird.
Beispiel
▪
Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile.
▪
Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort,
wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet.
Korrekt ist:
oder
Falsch wäre:
Beispiel
Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der
Hausnummer interpretieren.
TIPP
Adresse kürzen
Das Umbrechen des Firmennamens ist nicht möglich. Wenn eine
Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes:
►
Beispiel
▪
Wählen Sie eine kleinere Schriftart.
▪
Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa „Gebr. Mustermann Dt.
Edelstahlwerke AG“
Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“
oder „DE“.
Falsch ist: D-12345 Musterstadt
Richtig ist: 12345 Musterstadt
ACHTUNG
Auslandsbriefe sind nicht möglich.
Version 4.2
82
5
►
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien.
5.3.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus
Sperrflächen heraus?
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
►
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
►
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
►
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Ergebnis
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Transparente Grafiken vermeiden
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
►
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Version 4.2
83
5
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
Ergebnis
TIPP
Große Grafiken in kleinere teilen
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
►
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Überlappende Grafiken vermeiden
►
▪
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
▪
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
Stellen Sie sicher, dass „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView
Portable den Menüpunkt Image > Information.
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
Version 4.2
84
5
►
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
(z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen erstellen und die Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte
aus größeren Bildelementen als zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der
Umsetzung der PDF-Dateien für den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Grafiken beschneiden
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie nicht
die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
Erstellen Sie eine leere Seite im Format PDF, auf der Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und
andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens
oder Ihrer Organisation entspricht.
Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,
▪
wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt
werden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht,
müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa
Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen,
digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB.
Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht
alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN,
die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK
deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
Version 4.2
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die
Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.
85
5
TIPP
Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten?
Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihr
elektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digitale Druckvorlage zu senden.
ACHTUNG
Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen?
Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen:
▪
Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt.
▪
Die Druckqualität wäre unbefriedigend.
▪
Die PDF-Datei wäre sehr groß.
Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, können
Sie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen für
Ihre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischen
Texte enthalten sind. Siehe auch 5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren ).
2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
b. Starten Sie den E‑POST MAILER, um in der Vorschau zu prüfen, ob das elektronische Briefpapier Fehler enthält.
Siehe auch 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Ergebnis
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Um das Briefpapier ohne den simulierten Briefumschlag in der Briefvorschau zu prüfen, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen.
d. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Version 4.2
86
5
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
3. Fügen Sie das elektronische Briefpapier Ihrer Installation des E‑POST MAILER hinzu:
a. Wählen Sie Einstellungen.
b. Wählen Sie unter MAILER auf der Registerkarte Briefpapier die Schaltfläche Hinzufügen.
c. Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das am häufigsten verwendete) als Standard.
d. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
HINWEIS
Grafikelemente überdecken das Briefpapier
Wenn Ihr Dokument (z. B. eine Word- oder Powerpoint-Datei) Grafikelemente oder Textboxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt.
Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/
A-1b um. Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu.
Sie können das Briefpapier vor dem Versenden für jeden Brief individuell einstellen oder
einzelne Seiten vom Briefpapier ausnehmen.
Briefpapier verwenden
Vorgehen 1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie den E‑POST MAILER.
2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier.
3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier fest, für welche Seiten Ihres
Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Briefpapier nicht verwenden wollen. Dazu
trennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7). Definieren
Sie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11). Die Seitenzahlen
werden in der Briefvorschau oben links angezeigt.
5.4.1 Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau –
was tun?
Sie fügen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine
Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt.
Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.
Vorgehen
Version 4.2
►
Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholen
Sie den Vorgang.
87
5
5.5 E‑POST MAILER konfigurieren
Hinterlegen Sie Standardtexte, legen Sie fest, wo Sie E‑POSTBRIEFE standardmäßig auf
Ihrem PC speichern wollen, oder optimieren Sie den E‑POST MAILER für die Arbeit von unterwegs.
Wählen Sie den Link Einstellungen (Abbildung 5.5-1 auf Seite 88, Position 1).
Abbildung 5.5-1 Konfigurationseinstellungen öffnen
5.5.1 Versandeinstellungen festlegen
Konfigurieren Sie das Versenden von E‑POSTBRIEFEN.
5.5.1.1 Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen
Um das Versenden auf die Dauer zu vereinfachen, hinterlegen Sie Standardtexte für Betreff
und Anschreiben. Sie können diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.
Hintergrund: Wenn Sie einen Brief nicht an eine physische Postadresse, sondern elektronisch (also an eine E‑POST Adresse) senden, dann wird automatisch ein Anschreiben erzeugt. Typischerweise erfassen Sie dafür einen Text sowie ein Betreff (Abbildung 5.5-2 auf
Seite 89, Position 1). Ihr „eigentlicher“ Brief wird damit zum Anhang des E‑POSTBRIEFS
Version 4.2
88
5
Abbildung 5.5-2 Betreff-Zeile eines E‑POSTBRIEFS im E‑POST MAILER Postfach
Ein typischer Standard-Anschreibentext lautet z. B. „Bitte beachten Sie meinen Brief im Anhang.“
Achten Sie als Mitarbeiter darauf, organisationsweit einheitliche Formulierungen zu verwenden, die den Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen. Fragen Sie den fachlich Verantwortlichen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 5.5-1 auf Seite 88, Position 1).
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Ihre Standardtexte (Abbildung 5.5-3 auf
Version 4.2
89
5
Abbildung 5.5-3 Standardtexte erfassen
3. Erfassen Sie die folgende Daten:
▪
Anschrift Absender: Ihre Post-Anschrift so, wie sie auf dem Deckblatt eines klassisch versendeten Briefs im Adressfeld erscheinen soll. Siehe auch 3.2.2 Dokument mit Deckblatt senden .
▪
Betreff: Der Text erscheint
▪
Im Betreff eines elektronischen E‑POSTBRIEFS
▪
Im Eingangspostfach des Empfängers oder in Ihrem Gesendet-Ordner im
E‑POST MAILER Postfach (Abbildung 5.5-2 auf Seite 89, Position 1) oder im
E‑POST Portalpostfach.
Beispiel: „Ihr E‑POSTBRIEF von Max Mustermann“
▪
Anschreiben: Der Text erscheint als Standardtext im Anschreiben eines elektronisch versendeten E‑POSTBRIEFS.
Beispiel: „Bitte beachten Sie den angehängten Brief.“
Der Text erscheint nicht auf dem Deckblatt eines physisch versendeten
E‑POSTBRIEFS.
TIPP
Unterstützen Sie die Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen
Um Ihren Empfängern die Komfortfunktionen zum Online-Bezahlen von Rechnungen nahezulegen, geben Sie im Standard-Anschreibentext für elektronische
E‑POSTBRIEFE eine Kurzanleitung mit.
Nutzen Sie den Formulierungsvorschlag unter 6.1 Rechnungen bezahlen
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Version 4.2
90
5
5.5.1.2 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definieren
Speichern Sie beim Versenden eine Kopie Ihres E‑POSTBRIEFS im Format PDF. Ihre Briefe
sind dann immer leicht für Sie zugänglich, ohne dass Sie den E‑POST MAILER starten müssen. Das dafür voreingestellte Verzeichnis auf Ihrem Computer können Sie ändern.
HINWEIS
Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 5.5-4 auf Seite 91,
Position 1).
Ergebnis
Abbildung 5.5-4 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren
3. Legen Sie unter Standard-Speicherort für Kopien versendeter Anhänge das Verzeichnis für Ihr E‑POSTBRIEF Archiv fest.
5.5.1.3 Versandprotokoll konfigurieren
Legen Sie z. B. fest, wie lang das Versandprotokoll gespeichert werden soll, das der
E‑POST MAILER standardmäßig erstellt.
Version 4.2
91
5
HINWEIS
Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 5.5-5 auf Seite 92,
Position 1).
Abbildung 5.5-5 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren
3. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Um das standardmäßige Erstellen des Versandprotokolls zu unterdrücken, entfernen
Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern (Abbildung 5.5-5 auf Seite 92, Position 2).
▪
Passen Sie die Aufbewahrungsdauer der Versandprotokolldaten an (Abbildung 5.5-5
5.5.1.4 Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standardmäßig ausblenden
Wenn Sie den E‑POST MAILER starten, wird Ihr Brief in einer Briefvorschau angezeigt. Legen Sie fest, ob der Briefumschlag und die Sonderflächen standardmäßig ein- oder ausgeblendet sein sollen.
Auf das Einblenden des Briefsumschlags können Sie beispielsweise dann verzichten, wenn
Sie eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt haben. Um einen Brief zu prüfen, können
Sie die Briefvorschau mit Briefumschlag jedoch jederzeit aktivieren.
Version 4.2
92
5
Siehe 5.2.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Vorgehen 1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.
2. Wählen Sie unter MAILER die die Registerkarte Sonstiges.
3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau anzeigen.
5.5.1.5 Klassische Briefe standardmäßig in Farbe drucken
Sie senden vorwiegend klassische Briefe in Farbe? Dann speichern Sie das als Standardeinstellung.
HINWEIS
Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch 3.2.8.1 Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?
Vorgehen 1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Klassischer Versand vorrangig als Farbdruck.
5.5.2 Postfach konfigurieren
Konfigurieren Sie Ihr Postfach, in das Sie durch Doppelklicken auf den E‑POST MAILER gelangen. Das kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn Sie Ihre Post unterwegs auf Ihrem Notebook erledigen und das Datenvolumen über Ihre Verbindung zum mobilen Netz
begrenzen wollen.
5.5.2.1 Desktop-Benachrichtigung ausschalten
Legen Sie fest, ob eine Desktop-Benachrichtigung erscheinen soll, wenn ein neuer
E‑POSTBRIEF in Ihrem Posteingang eintrifft. Sie erhalten solche DesktopBenachrichtigungen standardmäßig.
Die Desktop-Benachrichtigungen erscheinen am unteren Bildschirmrand (Abbildung 5.5-6
auf Seite 93).
Abbildung 5.5-6 Desktop-Benachrichtigung
Version 4.2
93
5
Wenn die Desktop-Benachrichtigungen zu oft erscheinen, schalten Sie die Funktion aus. Alternativ können Sie die Intervalle für das Abrufen von Nachrichten vergrößern. Siehe auch
5.5.2.2 Aktualisierungsintervalle festlegen.
TIPP
SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren
Die Desktop-Benachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, während Sie am PC
arbeiten. Wenn Sie Ihren PC nicht täglich einschalten, denken Sie auch daran, im
E‑POST Portal die Empfangsbenachrichtigung per SMS zu aktivieren. Vermeiden Sie es
so, mögliche Fristen zu versäumen. Siehe auch SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.
2. Damit das System neue E‑POSTBRIEFE meldet, markieren Sie das Kontrollkästchen
System-Benachrichtigung einschalten.
5.5.2.2 Aktualisierungsintervalle festlegen
Legen Sie fest, wie häufig das System den Posteingang aktualisieren soll.
Beispiele:
▪
Wählen Sie ein längeres Intervall, wenn die Benachrichtigung, dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben, zu oft erscheint. Siehe auch 5.5.2.1 Desktop-Benachrichtigung ausschalten
▪
Legen Sie fest, dass gar keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie mobil arbeiten,
aber auf das Bearbeiten von Post verzichten wollen.
HINWEIS
Beim Aktualisieren werden nur Metadaten (Textdaten) übertragen (z. B. zu Struktur
und Inhalt der Ordnerstruktur, Absender und Betreff einzelner Nachrichten). Das Datenvolumen ist deshalb normalerweise gering (abhängig von der Menge der aktualisierten Nachrichten). Erst wenn Sie Anhänge in der Vorschau anzeigen, können beträchtliche Datenvolumina Ihre mobile Datenverbindung belasten und entsprechende
Gebühren verursachen.
Passen Sie die Vorschau von Anhängen an Ihre Bedürfnisse an, wenn Sie unterwegs
Ihre Post erledigen. Siehe auch 5.5.2.3 Vorschau konfigurieren.
2. Wählen Sie unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das Intervall.
Mit Aktualisieren können Sie den Posteingang jederzeit manuell auffrischen (Abbildung
Abbildung 5.5-7 Posteingang manuell auffrischen
Version 4.2
94
5
5.5.2.3 Vorschau konfigurieren
Wenn Sie unterwegs Ihre Post auf Ihrem Notebook erledigen, schränken Sie die Menge der
Daten ein, die über Ihre Verbindung zum mobilen Datennetz übertragen werden. Sie begrenzen das Datenvolumen und damit mögliche Gebühren.
2. Wählen Sie unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen eine Größenbegrenzung
fest.
5.6 Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell ist
Prüfen Sie bei Bedarf manuell, ob eine neue Version verfügbar ist.
Damit Ihre Daten optimal geschützt sind, prüft das Programm automatisch in regelmäßigen
Abständen, ob eine neue Version verfügbar ist, und fordert Sie bei Bedarf auf, das Aktualisieren zu starten.
Vorgehen
►
Wählen Sie im Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols (im sogenannten Systray
am unteren Rand des Windows-Desktops, Abbildung 5.6-1 auf Seite 95, Position 1)
den Menüpunkt Nach neuer Version suchen (Abbildung 5.6-1 auf Seite 95, Position 2).
Abbildung 5.6-1 E‑POST MAILERSymbol im Systray
Version 4.2
95
6
Als Privatkunde Daten sichern in der E‑POST CLOUD
6 Als Privatkunde Daten sichern in der E‑POST
CLOUD
Nutzen Sie den E‑POST MAILER auch als Privatkunde. Sie haben dann Zugriff auf 5 GB
kostenlosen Online-Speicherplatz in der E‑POST CLOUD.
Außerdem können Sie elektronische Rechnungen, die Sie in die E‑POST CLOUD hochladen, ohne Medienbruch komfortabel online begleichen: am PC oder mit dem Smartphone.
Weitere Informationen zum Online-Bezahlen von Rechnungen finden Sie unter 6.1 Rechnungen bezahlen
Das Programm legt ein E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC an. Speichern Sie darin
wichtige Dokumenten, z. B. Verträge oder Ausweiskopien. Die Dateien werden dann automatisch mit Ihrem Online-Speicher in der E‑POST CLOUD synchronisiert. Sie sind dann
auch auf allen PCs oder Smartphones verfügbar und synchron, auf denen Sie die den
E‑POST MAILER oder die E‑POST CLOUD App installiert haben.
Weitere Informationen zu Funktionsumfang und Funktionsweise finden Sie unter 6.2 Häufig
gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD.
E‑POST CLOUD Verzeichnis öffnen
Wenn Sie den E‑POST MAILER als Geschäftskunde nutzen, ist E‑POST CLOUD bereits auf
Ihrem Rechner installiert. Um es nutzen zu können, müssen Sie sich nur zusätzlich als Privatkunde einloggen oder registrieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Programme > Deutsche Post AG > E‑POST CLOUD.
2. Wenn Sie sich erstmals anmelden, wählen Sie E‑POST CLOUD einrichten.
3. Registrieren Sie sich als Privatkunde, oder loggen Sie sich mit Ihrer bereits bestehenden
privaten E‑POST Adresse ein.
HINWEIS
Zurzeit steht die E‑POST CLOUD nur Privatkunden zur Verfügung.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie bereits ein Konto als Privatkunde haben? Das erkennen Sie an Ihrer E‑POST Adresse. Sie ist bei Privatkunden nach dem Schema <Vorname>.<Nachname>.<Zähler>@epost.de aufgebaut (z. B. max.mustermann.
[email protected]).
4. Wählen Sie E‑POST CLOUD Ordner öffnen.
Ergebnis
Ihr E‑POST CLOUD ist im Windows Explorer geöffnet. Dateien, die Sie in dieses Verzeichnis legen, werden online gesichert und laufend synchronisiert, während sie eingeloggt sind.
Sie können das Verzeichnis bei Bedarf ändern. Siehe 6. Als Privatkunde Daten sichern
in der E‑POST CLOUD: E‑POST CLOUD konfigurieren.
Dateien synchronisieren
Loggen Sie sich an Ihrem PC in Ihre E‑POST CLOUD ein, um die Dateien in Ihrem lokalen
E‑POST CLOUD Verzeichnis zu synchronisieren.
Version 4.2
96
6
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 6-1 auf Seite 97,
Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.
Abbildung 6-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
2. Geben Sie Ihre E‑POST Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Empfehlung: Markieren Sie das Kontrollkästchen Login-Daten E‑POST speichern.
HINWEIS
Nur während Sie in der E‑POST CLOUD eingeloggt sind, können Ihre Dateien auf
dem PC automatisch synchronisiert werden.
4. Wählen Sie Einloggen.
Ergebnis
Die Dateien in Ihrem lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis werden synchronisiert.
5. Optional: Um festzustellen, dass die Dateien tatsächlich synchronisiert sind, öffnen Sie
Ihr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis unter Start > Programme > Deutsche Post
AG > E‑POST CLOUD.
Ergebnis
Synchronisierte Dokumente sind mit einem Haken grün markiert (Abbildung 6-2 auf Seite 97).
Abbildung 6-2 Synchronisiertes Dokument im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis
Ist das Synchronisieren noch nicht abgeschlossen, sind die betreffenden Dateien gelb
markiert (Abbildung 6-3 auf Seite 98).
Version 4.2
97
6
Abbildung 6-3 Laufende Synchronisierung eines Dokuments im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis
Ergebnis Das Synchronisieren klappt nicht? Sehen Sie nach unter 7.5 Wie behebe ich E‑POST
CLOUD Fehler?
E‑POST CLOUD konfigurieren
Ändern Sie bei Bedarf das E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC.
Voraussetzung Sie sind eingeloggt.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (6. Als Privatkunde Daten sichern in der E‑POST CLOUD: E‑POST CLOUD konfigurieren) den Menüpunkt Einstellungen.
Abbildung 6-4 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
2. Ändern Sie bei Bedarf das lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis.
HINWEIS
Speicherplatz und Dateigrößen
Die E‑POST CLOUD bietet Ihnen folgende Vorteile:
Version 4.2
▪
Sie haben insgesamt 5 GB Speicherkapazität in Ihrer Online-E‑POST CLOUD zur
Verfügung.
▪
Sie können Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 50 MB hochladen oder synchronisieren.
98
6
Ergebnis
Wenn das neue Verzeichnis bereits Dateien enthält, erscheint eine Meldung, dass die
darin enthaltenen Dateien synchronisiert werden. Sie haben damit Gelegenheit sicherzustellen, dass nicht versehentlich die falschen Dateien online gespeichert werden.
Sollte Ihnen das dennoch passieren – Ihre Privatsphäre ist stets geschützt.
3. Speichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Folgendes passiert:
a. Dateien, die online in der E‑POST CLOUD gespeichert sind, werden im ersten
Schritt in Ihr neues lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis heruntergeladen.
b. Enthält das neue lokale Verzeichnis ebenfalls Dateien, werden diese Dateien im
zweiten Schritt hochgeladen.
Die Dateien in der Online-E‑POST CLOUD sind synchronisiert mit Ihrem lokalen Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Beim erstmaligen Synchronisieren werden also keine Dateien gelöscht.
6.1 Rechnungen bezahlen
Erfahren Sie, was ein Privatkunde je nach Versandweg – elektronisch oder physisch – mit
einer Rechnung tut, die Sie mit ZahlungsPLUS versendet haben.
1. Rechnung identifizieren: Ein €-Symbol markiert Ihren E‑POSTBRIEF im Posteingang als
Rechnung (Abbildung 6.1-1 auf Seite 99, Position 1).
Abbildung 6.1-1 ZahlungsPLUS: Rechnung im Posteingang des Adressaten
2. Rechnung in die E‑POST Cloud hochladen (Abbildung 6.1-2 auf Seite 100, Position 1).
Version 4.2
99
6
Abbildung 6.1-2 ZahlungsPLUS: Rechnung zum Bezahlen in die Cloud hochladen
Die Rechnung ist mit der Schaltfläche Rechnung markiert (Abbildung 6.1-3 auf Seite
100, Position 1).
3. Per Mausklick auf die Schaltfläche Rechnung die vorausgefüllten Rechnungsdaten anzeigen (Abbildung 6.1-4 auf Seite 101).
Abbildung 6.1-3 ZahlungsPLUS: Zahlungsaufforderung
4. Rechnungsdaten prüfen und Weiter zur Zahlung wählen (Abbildung 6.1-4 auf Seite
101, Position 1).
Version 4.2
100
6
Abbildung 6.1-4 Rechnungsdaten prüfen
5. Zahlungsvorgang starten (Abbildung 6.1-5 auf Seite 101, Position 1).
Abbildung 6.1-5 Zahlung auslösen
.
Version 4.2
101
6
TIPP
Unterstützen Sie die Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen
Um Ihren Empfängern die Komfortfunktionen zum Online-Bezahlen von Rechnungen
nahezulegen, geben Sie im Standard-Anschreibentext für elektronische E‑POSTBRIEFE
eine Kurzanleitung mit.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
bitte beachten Sie die Rechnung im Anhang.
So begleichen Sie die Rechnung komfortabel online:
1. Rechnung in Cloud hochladen.
2. Unter "Mein Konto → E‑POSTZAHLUNG" die Nutzungsbedingungen
akzeptieren.
3. Unter "Mein Konto → E‑POST-Verschlagwortung" die Nutzungsbedingungen
akzeptieren.
Resultat: Das System erkennt Rechnungen automatisch. Rechnungen sind
mit einer gelben "Rechnung"-Schaltfläche markiert.
4. Zum Bezahlen auf die Schaltfläche klicken.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Standard-Anschreibens für elektronische
E‑POSTBRIEFE finden Sie unter 5.5.1.1 Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen.
Wie offene und bezahlte Rechnungen in der E‑POST CLOUD App auf dem Smartphone
aussehen, erfahren Sie unter 6.2 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD.
Physischer Bei gedruckten, physisch zugestellten Rechnungen druckt das E‑POST System einen QR®Versand Code zum Einscannen sowie einen vorausgefüllten Überweisungsträger und legt ihn der
Rechnung bei.
Für Empfänger, die elektronische Rechnungen nicht online bezahlen wollen, ist ebenfalls der
vorausgefüllte Überweisungsträger dem Anschreiben angehängt (Abbildung 6.1-6 auf Seite
103).
Version 4.2
102
6
Abbildung 6.1-6 Überweisungsträger und QR®-Code im elektronischen E‑POSTBRIEF
Der Zahlungsvordruck wird nur wie gewohnt unterschrieben und bei der Bank eingereicht
Version 4.2
103
6
Abbildung 6.1-7 Vorausgefüllten Überweisungsträger einreichen
6.2 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD
Wie funktioniert die E‑POST CLOUD?
Dateien, die Sie im E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem Windows-PC ablegen, werden
permanent automatisch synchronisiert, solange Sie eingeloggt sind.
Beispiel: Sie löschen eine Datei in Ihrem lokalen Verzeichnis – die Datei wird auch in der
Cloud gelöscht. Sie laden mit Ihrem Smartphone eine Datei hoch – beim nächsten Anschalten Ihres PCs und Einloggen in die E‑POST CLOUD wird die Datei in das lokale Verzeichnis heruntergeladen.
Beim erstmaligen Synchronisieren – wenn Sie das E‑POST CLOUD Verzeichnis neu anlegen oder ändern – werden keine Dateien gelöscht, sondern nur hinzugefügt.
Wie sicher sind meine Daten?
Ihre Daten werden während der Synchronisation verschlüsselt übertragen.
Auf den Servern der Deutschen Post AG ist Ihre Privatsphäre durch das deutsche Datenschutzrecht geschützt.
Die Daten auf dem Server der Deutschen Post AG sind durch Sicherungskopien vor Datenverlust geschützt. Dateien, die Sie löschen oder aus Ihrem E‑POST CLOUD Ordner
entfernen, werden jedoch – auch aus Gründen des Datenschutzes – sofort auf dem Server der Deutschen Post AG gelöscht. Wir können deshalb Dateien, die Sie gelöscht haben, nicht wiederherstellen.
Version 4.2
104
6
TIPP
Virenschutzprogramm aktuell halten
Wenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:
Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des
E‑POST Systems.
Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb
dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten
durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.
Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind.
Siehe auch www.epost.de/privatkunden/cloud.html
Wie viel Speicherplatz kann ich nutzen?
Ihr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis kann bis zu 5 GB groß sein. Ein Erweitern des
Speicherplatzes ist zurzeit noch nicht möglich.
Wie groß können einzelne Dateien sein, die ich hochlade oder synchronisiere?
Sie können einzelne Dateien bis zu einer Größe von jeweils 50 MB von Ihrem Smartphone hochladen oder mit Ihrem Rechner synchronisieren. Das Dateiformat spielt keine
Rolle.
TIPP
Speicherplatz sparen
Wählen Sie z. B. beim Einscannen von Verträgen eine möglichst niedrige Auflösung.
Eine sehr gute Grafik-Qualität erreichen Sie mit 150 bis 300 dpi.
Was kostet mich die E‑POST CLOUD?
Ihr Online-Speicherplatz ist kostenlos.
Wie kann ich die E‑POST CLOUD mit meinem Smartphone nutzen?
Mit der Smartphone App E‑POST CLOUD für Apple iOS (Abbildung 6.2-2 auf Seite 106)
und Google Android (Abbildung 6.2-3 auf Seite 106) können Sie Daten hochladen oder
mobil darauf zugreifen.
Rechnungen, die Sie in die E‑POST CLOUD hochladen, sind entsprechend markiert (Abbildung 6.2-1 auf Seite 106). Sie können sie ohne Medienbruch online begleichen.
Version 4.2
105
6
Abbildung 6.2-1 Offene und bezahlte Rechnungen in der E‑POST CLOUD
Abbildung 6.2-2 E‑POST CLOUD für Apple iOS im Apple App Store
Abbildung 6.2-3 E‑POST CLOUD für Google Android im Google Play Store
Zurzeit lassen sich Verzeichnisse auf Ihrem Smartphone nicht automatisch mit der
E‑POST CLOUD synchronisieren. Sie müssen Dateien manuell hochladen.
Kann ich meine Dateien mit anderen Nutzern teilen?
Zurzeit können Sie Dateien in der E‑POST CLOUD nicht für andere Nutzer freigeben, um
Dateien z. B. gemeinsam zu bearbeiten.
Version 4.2
106
6
Was kann beim Synchronisieren schiefgehen?
Ihre Daten sind sicher. Dateien werden nur gelöscht, wenn Sie auf Ihrem Smartphone
oder Rechner einen ausdrücklichen Löschbefehl geben.
Automatisches Synchronisieren bedeutet jedoch: Daten, die Sie in einem E‑POST
CLOUD Verzeichnis ändern, überschreiben gleichnamige Dateien in allen E‑POST
CLOUD Verzeichnissen, die Sie auf anderen Rechnern angelegt haben. Insofern müssen
Sie mit Sorgfalt vorgehen.
Das Synchronisieren kann unter bestimmten Umständen unterbrochen werden, oder es
kann zu Netzwerkproblemen kommen. Wie Sie im Fehlerfall vorgehen, erfahren Sie unter
Wie kann ich die Cloud-Prozesse stoppen?
Öffnen Sie das Kontextmenü des E‑POST CLOUD Symbols im WindowsBenachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops und wählen
Sie den Menüpunk Beenden.
Version 4.2
107
7
Vorgehen bei Problemen
7 Vorgehen bei Problemen
Lösungen für gelegentlich auftretende Probleme finden Sie generell als Unterkapitel zum jeweiligen Prozess-Schritt, in dem das Problem auftreten kann.
7.1 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, setzen Sie es zurück und geben ein neues ein.
Vorgehen 1. Wählen Sie http://www.epost.de.
2. Wählen Sie Einloggen.
3. Wählen Sie Zugangsdaten vergessen.
4. Geben Sie in der Sicht Passwort vergessen Ihre E‑POST Adresse ein, und wählen Sie
HandyTAN anfordern (Abbildung 7.1-1 auf Seite 108).
Abbildung 7.1-1 HandyTAN anfordern
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht HandyTAN eingeben (Abbildung 7.1-2 auf Seite 108).
Die HandyTAN erhalten Sie per SMS auf Ihrem Mobiltelefon.
Abbildung 7.1-2 HandyTAN eingeben
5. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie HandyTAN bestätigen (Abbildung 7.1-2
auf Seite 108).
Version 4.2
108
7
Ergebnis
Sie erhalten eine E‑Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts.
HINWEIS
Noch keine E‑Mail-Adresse hinterlegt?
Es kann vorkommen, dass das E‑POST System Ihre E‑Mail-Adresse noch nicht
kennt. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, Ihre E‑Mail-Adresse einzugeben.
6. Öffnen Sie die E‑Mail, und wählen Sie den Link Passwort zurücksetzen (Abbildung
7.1-3 auf Seite 109).
Abbildung 7.1-3 Passwort zurücksetzen
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Passwort zurücksetzen.
7. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, und bestätigen Sie mit Passwort zurücksetzen.
Ergebnis
Eine Meldung bestätigt, dass Ihr Passwort neu gesetzt wurde (Abbildung 7.1-4 auf Seite 110).
Gleichzeitig erhalten Sie eine E‑Mail, dass Ihr Passwort geändert wurde.
Version 4.2
109
7
Abbildung 7.1-4 Passwort neu gesetzt
8. Wählen Sie Zurück zum Login, und melden Sie sich mit Ihrem neuen Passwort an.
7.2 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?
Das Deinstallieren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Unter MS Windows 7 machen Sie
das z. B. wie folgt.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung.
2. Wählen Sie Programme.
3. Wählen Sie im Kontextmenü des Listeneintrags E‑POST den Eintrag Deinstallieren.
Ergebnis
Sie gelangen in das Dialogfenster E‑POST Deinstallation.
4. Wählen Sie E‑POST Deinstallation.
Siehe auch 3.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren
7.3 Wie komme ich an die Log-Daten heran?
Ich möchte dem Kundenservice bei einem Problem mit dem E‑POST MAILER die Log-Daten
senden. Wie komme ich da heran?
Vorgehen 1. Starten Sie den E‑POST MAILER.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Wählen Sie unter Info auf der Registerkarte System den Link Log-Daten in Zwischenspeicher übernehmen.
4. Fügen Sie die Log-Daten mit Strg+V z. B. in eine E‑Mail ein, um sie dem Kundenservice
zu senden.
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice
für Geschäftskunden.
Version 4.2
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
110
7
▪
E-Mail: [email protected]
7.4 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?
Der E‑POST MAILER kommuniziert mit dem Server der Deutschen Post AG per HTTPS
über den Standard-Port 443. In den meisten Organisationen und privaten Firewalls ist dieser
Standard-Port freigeschaltet. Wenn das System Verbindungsprobleme meldet, prüfen Sie
Ihre Firewall-Einstellungen.
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Port 443 freigeschaltet ist.
►
Stellen Sie sicher, dass folgende URLs (und Sub-URLs) nicht durch Ihre Firewall geblockt werden:
►
▪
https://login.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.23/30)
▪
https://mailbox.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.25/30)
▪
https://send.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.24/30)
▪
https://account.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.39/30)
▪
https://safe.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.26/30)
Stellen Sie sicher, dass das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe auf das Internet
zugreifen darf.
Beheben Sie die Ursachen möglicher Synchronisationsfehler oder Verbindungsprobleme.
Wenn ein Fehler auftritt, ist das E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
(Abbildung 7.5-1 auf Seite 111, Position 1) mit einem entsprechenden Symbol markiert.
Abbildung 7.5-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
Synchronisationsfehler beheben
bedeutet: Die Synchronisation einer oder mehrerer Dateien oder Ordner ist fehlgeschlagen.
Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führen
Sie dann den nächsten Schritt aus.
Version 4.2
111
7
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 7.5-1 auf Seite
111, Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.
2. Um herauszufinden, ob und welche einzelnen Dateien betroffen sind, wählen Sie den
Menüpunkt Synchronisationsverlauf.
3. Wenn die E‑POST CLOUD beim Synchronisieren ein Virus festgestellt hat, prüfen Sie
die befallene Datei mit einem Virenschutzprogramm und versuchen Sie, das Virus zu
entfernen.
TIPP
Virenschutzprogramm aktuell halten
Wenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:
Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des
E‑POST Systems.
Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb
dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten
durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.
Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind.
4. Prüfen Sie, wie groß die betroffenen Dateien in Ihrem lokalen Verzeichnis sind.
Dateien, die größer als 50 MB sind, lassen sich nicht synchronisieren.
a. Um die Größe einer Datei anzuzeigen, wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü der Datei den Menüpunkt Eigenschaften.
b. Verschieben Sie Dateien, die größer als 50 MB sind, in ein anderes Verzeichnis,
oder versuchen Sie, sie zu verkleinern.
Sie können beispielsweise versuchen, die Dateien zu komprimieren oder die Auflösung von Grafiken zu verringern.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr lokales Verzeichnis nicht größer als 5 GB ist.
Wenn das lokale Verzeichnis zu groß ist, kann es nicht vollständig synchronisiert werden.
Verbindungsfehler beheben
bedeutet: Zwischen Ihrem PC und der E‑POST CLOUD besteht keine Internetverbindung.
Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führen
Sie dann den nächsten Schritt aus.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung besteht.
a. Öffnen Sie beispielsweise Ihren Internet-Browser, und rufen Sie eine Webseite auf.
b. Prüfen Sie Ihr LAN-Kabel oder Ihre WLAN-Verbindung.
2. Öffnen Sie die E‑POST CLOUD im E‑POST Portal:
a. Loggen Sie sich unter https://portal.epost.de/ ein.
b. Wählen Sie Cloud (Abbildung 7.5-2 auf Seite 113, Position 3).
Version 4.2
112
7
Die synchronisierten Verzeichnisse werden angezeigt (Abbildung 7.5-2 auf Seite
113, Position 1).
Abbildung 7.5-2 E‑POST CLOUD im Portal öffnen
c. Markieren Sie eine Datei, und prüfen Sie, ob Sie sie herunterladen können (Abbildung 7.5-2 auf Seite 113, Position 2).
Alternativ: Versuchen Sie, mit Ihrer E‑POST CLOUD App per Smartphone auf die
E‑POST CLOUD zuzugreifen und eine Datei hoch- oder herunterzuladen.
Tun Sie Folgendes:
▪
Wenn Sie trotz funktionierender Internetverbindung nicht auf die E‑POST CLOUD
im Portal zugreifen können, fahren Sie fort mit Schritt 4.
▪
Wenn Sie Dateien herunterladen können, fahren Sie fort mit Schritt 3.
3. Starten Sie den Computer neu, und prüfen Sie die Verbindung.
4. Wenn das Problem weiterhin besteht, informieren Sie den 8.2 Kundenservice.
Version 4.2
113
8
Anhang
8 Anhang
8.1 Checkliste: Wie führe ich den E‑POST MAILER in meiner Organisation ein?
Bei der Einführung des E‑POST MAILER in Ihrer Organisation gehen Sie typischerweise
nach folgender Checkliste vor. Fett hervorgehoben sind typische Rollen, auf die die verschiedenen Aktivitäten je nach Größe und Organisationsgrad einer Organisation verteilt sein
können.
Vorgehen 1. Als gesetzlicher Vertreter der Organisation die Registrierung im E‑POST System
durchführen:
a. Formular unter portal.epost.de/company/registration online ausfüllen und drucken
b. In der Postfiliale Formular und Personalausweis vorzeigen
2. Als Netzwerk-Administrator die Netzwerkkommunikation sicherstellen: 7.4 Welche
Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?
3. Als Administrator den Prozess testen:
a. E‑POST Adressen für einen ersten Mitarbeiter anlegen: 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen
b. E‑POST MAILER auf dem Arbeitsplatzrechner des Mitarbeiters installieren:
c. Testbrief elektronisch an die E‑POST Adresse des Mitarbeiters senden: 3.2 Briefe
mit dem E‑POST MAILER senden
d. Testbrief im Portal-Postfach des Mitarbeiters abrufen: 3.3 Post empfangen
4. Als Administrator sicherstellen, dass alle E‑POSTBRIEFE den Layout-Vorgaben Ihrer
Organisation entsprechen:
a. Brief erstellen, der das Logo und alle anderen Elemente Ihres gewohnten Briedfpapiers enthält, und als Dokumentvorlage speichern.
▪
Im Kapitel 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren erfahren Sie alles Nötige über das Platzieren von text und Grafiken in einem Brief.
▪
Im Kapitel 5.2 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen findem Ihre
Marketingabteilung oder Ihr Grafik-Dienstleister grafisch anschaulich aufbereitete Tipps zum Erstellen von Dokumentvorlagen für normale Briefe und für Einschreiben.
b. Brief an die eigene postalische Adresse senden: 3.2.8 Versandoptionen festlegen
und Senden starten.
Ergebnis
Ihr E‑POSTBRIEF wird von der Deutschen Post AG gedruckt und physisch zugestellt.
c. Prüfen, ob die Qualität der Farbwiedergabe ausreichend ist und im Fall mangelnder
Farbtreue elektronisches Briefpapier erstellen. Die nötigen Experten-Informationen
finden Ihre Marketingabteilung oder Ihr Grafik-Dienstleister im Kapitel 5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
5. Als Administrator E‑POST MAILER in der gesamten Organisation ausrollen:
Version 4.2
114
8
Anhang
a. Mitarbeiter und Administratoren anlegen: 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen
b. Organisationseinheitliche Standardtexte formulieren, welche die Mitarbeiter jeweils in
ihrer lokalen Installation des E‑POST MAILER verwenden und eventuell individuell
anpassen sollen: 5.5.1.1 Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen
c. Einzelplatzinstallation vornehmen:
▪
den E‑POST MAILER auf dem Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter installieren –
manuell oder per Softwareverteilung: 3.1 E‑POST Programm herunterladen und
installieren
▪
die vom fachlichen Verantwortlichen erstellten Dokumentvorlagen im Vorlagenverzeichnis der Arbeitsplatzrechner ablegen
▪
wenn vorhanden: das elektronische Briefpapier in den einzelnen Installationen
des E‑POST MAILER hinterlegen: 5.4 Elektronisches Briefpapier einrichten
▪
den Mitarbeitern die vom fachlichen Verantwortlichen erstellten Standardtexte bereitstellen: 5.5.1.1 Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen
6. Als Administrator die Organisation im E‑POST System öffentlich bekanntmachen
(Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen):
a. E‑POST Unternehmensadresse nach dem Schema [email protected]
anlegen.
b. Mitarbeiter zuordnen, die entsprechend ihrer Autorisierung:
▪
das Postfach nur überwachen sollen
▪
das Postfach überwachen sollen und unter der Adresse E‑POSTBRIEFE versenden dürfen
c. E‑POST Unternehmensadresse im E‑POST Adressverzeichnis veröffentlichen: Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POST Unternehmensadresse anlegen
8.2 Kundenservice
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice für
Geschäftskunden.
Version 4.2
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
115
Index
.
Rechnungen ohne Sicherheitsbfrage senden
............................................................ 39
.NET Framework 4.0.......................................... 8
1
105 (Fehlernummer)
Fehler in Briefen identifizieren................... 77
A
Abfrage
............................................................ 39
Absenderadresse
Absenderadresse als Standardtext speichern................................................... 22
Adresse
Dokumente ohne Empfängeradresse versenden.................................................22
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
....................................................... 13,81
Postalische Adresse kürzen, damit sie passt
....................................................... 13,81
Adresse neu positionieren (Korrekturwerkzeug...
................................................................... 10
Adressfeld
Grafiken formatieren und positionieren......83
Als Standarddrucker festlegen........................... 7
Anhänge hinzufügen........................................ 25
Anlagen
Druckqualität von Anhängen......................25
Anschreiben
Fehler in Briefen identifizieren .................. 77
Anschreiben für elektronisch versendete Rechnungen
Standardtexte festlegen............................. 99
Apps
BezahlCode und GiroCode in Rechnung einfügen................................................... 28
Arbeitsspeicher
Performance optimieren.............................25
Auflösung
Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 15
Auflösung (Grafiken)........................................ 83
Ausländische Schriften (Fonts)
Elektronisches Briefpapier einrichten........ 85
Automatisierung
Version 4.2
B
Banking-Apps
Beschneidungs-Pfade aus DTP-Programmen
BezahlCode in Rechnung einfügen..................28
Bildbearbeitung
Blattzahl
Formate von E‑POSTBRIEFEN.................54
Briefe
Briefe trennen
Serienbrief senden.....................................32
Briefformate......................................................54
Briefpapier
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum........................................54
Briefpapier, elektronisches
Briefpapier einrichten................................. 85
Briefumschlag
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum........................................54
Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznormen............................................................ 54
Brief-Vorschau
Dokument erscheint nicht.......................... 25
C
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
CMYK
CMYK-Farbraum
D
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten..........39
116
Deckblatt hinzufügen (Korrekturwerkzeug....... 10
Digitale Unterschrift
DIN 5008
Layout-Fehler in Briefen identifizieren....... 77
DIN-Formate
Maximales Druckformat DIN-A4................ 22
Dokumentvorlage
Alternativ elektronisches Briefpapier einrichten....................................................... 85
Fehler in Dokumentvorlagen identifizieren 77
Musterbriefe herunterladen........................10
Rechnungsdaten in Dokument oder Dokumentvorlage einfügen..........................39
Druckqualität von Anhängen............................ 25
DTP- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
Duplex-Druck
Elektronisches Briefpapier für Rückseiten
einrichten.............................................85
E
Einbetten von Schriften (Fonts)........................85
Eindeutiger Ausdruck
Einscannen
Elektronisches Briefpapier
Briefpapier einrichten................................. 85
Elektronisch versendete Rechnungen
Standard-Anschreiben formulieren............ 99
Empfänger
ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers99
Empfängeradresse
Dokumente mit Deckblatt versenden......... 22
Dokumente ohne Empfängeradresse versenden.................................................22
Empfängeradresse formal korrekt erfassen 13,81
E‑POSTBRIEFE
E‑POST Logo
Excel-Tabelle
Expertenmodus
............................................................ 39
Version 4.2
F
Farbdruck
Phyische E‑POSTBRIEF standardmäßig farbig drucken..........................................93
Farbtreue
Fehler
....................................................... 13,81
Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen
identifizieren........................................ 77
Installation....................................................9
Korrekturwerkzeuge nutzen....................... 10
Versand eines Serienbriefs wird unterbrochen.....................................................48
Versenden eines Serienbriefs abbrechen.. 46
Fehlernummer
105 (Fehler in Briefen identifizieren).......... 77
Festplatte
Speicherbedarf für nötige Softwarepakete.. 8
Fonts
Fonts (Schriften)
Format
Maximales Druckformat DIN-A4................ 22
Formate
Anhänge hinzufügen.................................. 25
Formate von E‑POSTBRIEFEN....................... 54
FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
Verwendetes Umschlagpapier................... 54
G
Geschwindigkeit
Gestaltungsregeln
Gestaltungsvorlage
Ghostscript......................................................... 8
Ursachen von Verarbeitungsfehlern in Briefen identifizieren.................................. 77
Gimp
GiroCode in Rechnung einfügen...................... 28
GoGreen-Logo
Grafik
117
Grafiken formatieren und positionieren............ 83
Grafische Codes
Bezahlode und GiroCode in Rechnung einfügen................................................... 28
Großbrief.......................................................... 54
Größenbegrenzung von Anhängen.................. 25
Großkundenanschriften korrekt erfassen.... 13,81
H
Hardware
Höchstbetrag
Höchstbetrag bei Rechnungen.................. 28
I
InDesign und andere DTP- und Bildprogramme
Indikator
Serienbrief-Indikator festlegen................... 32
Installation.......................................................... 7
Installierte Softwarepakete...........................8
ISO 14001
Verwendetes Briefpapier............................54
K
Klassischer Versand vorrangig als Farbdruck.. 93
Kompaktbrief.................................................... 54
Korrekturwerkzeuge......................................... 10
Kürzen
....................................................... 13,81
L
Länderbezeichnung
....................................................... 13,81
Länderkennzeichen
....................................................... 13,81
Layout
Layout- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
Logo
Logos, mehrere
M
Marken (Logos), mehrere
Maximalbetrag
Höchstbetrag bei Rechnungen.................. 28
Maximales Druckformat DIN-A4.......................22
Microsoft Windows
Systemvoraussetzungen..............................7
mit Deckblatt für Adresse................................. 22
Mobile Banking
O
Ohne weitere Abfrage
............................................................ 39
Optimieren
P
Papierqualität beim Drucken im Rechenzentrum.
................................................................... 54
PDF
PDF-Viewwer
PEFC-Standard
Verwendetes Briefpapier............................54
Performance optimieren................................... 25
Photoshop und andere DTP- und Bildprogramme
Platzhalter
png-Datei
Portokosten
Postalische Adresse
....................................................... 13,81
PowerPoint-Präsentation
Prozessor
Q
QR®-Code®
Version 4.2
118
Qualität des Papiers beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 54
QuarkXpress und andere DTP- und Bildprogramme
Querformat
Sperrflächen am Seitenrand...................... 22
R
RAM
Rechnungen
BezahlCode und GiroCode einfügen......... 28
Höchstbetrag bei ZahlungsPlus................. 28
ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers99
Rechnungen, elektronische
Standard-Anschreiben formulieren............ 99
Rechnungsdaten
Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien
einfügen...............................................39
RGB-Farben
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten............................ 85
Rückseite
Elektronisches Briefpapier für Rückseiten
einrichten.............................................85
S
Scanner
Schriften (Fonts)
Seitenrand
Seitenstart Serienbrief
Seitenzahl
Serienbrief
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten... 39
Serienbrief-Indikator
Steuerungsinformation in Serienbrief einfügen...................................................... 32
Seriendruckfeld
Sicherheitsabfrage
............................................................ 39
Signatur
Skalieren
Version 4.2
Softwarepakete, installierte................................ 8
Sonderfarben konvertieren
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten............................ 85
Speicherbedarf für nötige Softwarepakete......... 8
Spendenaufruf senden..................................... 28
Sperrflächen
Sperrflächen am Seitenrand
Querformat senden.................................... 22
Standardbrief....................................................54
Standarddrucker festlegen
MAILER als Standarddrucker festlegen.......7
Standardeinstellungen
Phyische E‑POSTBRIEF standardmäßig farbig drucken..........................................93
Standardtext
Standard-Texte
Standard-Anschreiben für elektronische
Rechnungen formulieren..................... 99
Steuerungsinformation platzieren
Systemvoraussetzungen.................................... 7
T
Template
Textfelder
Transparent machen
Troubleshooting
....................................................... 13,81
Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen
identifizieren........................................ 77
Installation....................................................9
Typen von E‑POSTBRIEFEN...........................54
Ü
Überweisungen
U
Umfang
119
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 54
Umweltschutz
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum........................................54
Unterschrift einscannen und bearbeiten...........15
V
Versand eines Serienbriefs wird unterbrochen.48
Versandoptionen
Phyischen E‑POSTBRIEF standardmäßig
farbig drucken......................................93
Versenden eines Serienbriefs abbrechen........ 46
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 54
Voraussetzungen
Vorgaben der automatisierten Verarbeitung
Vorlage
Vorschau
Dokument erscheint nicht.......................... 25
Vorverarbeitungsfehler
W
Weißtext
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten... 39
Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien
einfügen...............................................39
Werkzeuge zur Korrektur................................. 10
Windows
Z
ZahlungsPlus
Höchstbetrag..............................................28
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Stand: 12/2016

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