Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Manual Prosedur
Pengajuan Kegiatan Mahasiswa
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014
Manual Prosedur
Pengajuan Kegiatan Mahasiswa
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
Revisi
:
1
Tanggal
:
9 Juni 2014
Diajukan oleh
:
Pembantu Rektor III
:
Ir. H.B. Ainur Rosyid, MS
NIP. 19550618 198103 1 002
Rektor
Disetujui oleh
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, M.S.
NIP. 19640709 199002 1 001
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
i
ii
Tujuan
1
Ruang lingkup
1
Pihak Orang Terkait
1
Uraian Prosedur
1
Lampiran
3
i
TUJUAN:
Manual Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan dibuat untuk
menjamin kelancaran dalam kegiatan unit kegiatan
kemahasiswaan yang ada di lingkungan Universitas
Brawijaya sesuai dengan prosedur dan aturan yang
berlaku.
RUANG LINGKUP
Manual prosedur kegiatan kemahasiswaan berlaku mulai
dari pengajuan proposal oleh mahasiswa, pencairan
dana hingga proses akhir. Manual prosedur ini berlaku
hanya untuk unit kegiatan kemahasiswaan yang berada
di bawah tanggung-jawab Biro Kemahasiswaan
Universitas Brawijaya.
PIHAK ORANG TERKAIT
1. Pimpinan Universitas.
2. Kabiro BAK (Biro Administrasi Kemahasiswaan)
Universitas Brawijaya.
3. Kabag BAK Universitas Brawijaya. (Penalaran,
Minat Bakat dan Kesejahteraan Mahasiswa).
4. Mahasiswa (EM, DPM, KONGGRES MAHASISWA
dan UKM).
URAIAN PROSEDUR:
A. Pengajuan Proposal
a. Semua kegiatan mahasiswa harus mendapat
ijin dari Rektor Universitas Brawijaya.
kegiatan
Mahasiswa
(Eksekutif
b. Panitia
Mahasiswa, Dewan Perwakilan Mahasiswa,
Konggres Mahasiswa dan Unit Kegiatan
Mahasiswa di lingkup UB) mempersiapkan
proposal dan surat pengantar proposal yang
1
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
ditujukan
kepada
Rektor
Universitas
Brawijaya maksimum 2 minggu sebelum
pelaksanaan.
Lembar
pengajuan
proposal
harus
sepengetahuan Presiden Eksekutif Mahasiswa
Universitas Brawijaya.
Rektor melakukan disposisi ke Pembantu
Rektor III untuk mendapatkan pertimbangan
atau pemrosesan lebih lanjut.
Jika kegiatan rutin PR3 mendisposisikan ke
kabiro untuk ditindaklanjuti. Selanjutnya ke
poin g.
Jika kegiatan tidak rutin maka PR3
mendisposisi ke staf ahli untuk dianalisis
kelayakannya antara lain dengan cara
dipresentasikan (jika dianggap perlu) dan
hasil studi kelayakan dilaporkan ke PR3.
Kabiro kemahasiswaan akan mendisposisi
proposal
sesuai
dengan
bidang
kemahasiswaan.
Bidang kemahasiswaan mempelajari jenis
kegiatan dan RAB.
Kabag di lingkungan biro kemahasiswaan
melakukan keputusan untuk didanai atau
tidak.
Kabag menentukan besaran angggaran.
Mahasiswa mengambil anggaran 70% ke
Bendahara tiap bidang) maksimum 3 hari.
B. Pengajuan
Laporan
Pertanggungjawaban
(LPJ)
a. Panitia pelaksana kegiatan mengajukan LPJ ke
EM untuk dilakukan verifikasi kesesuaian dengan
proposal dan ditandatangani oleh Presiden EM.
2
b. Laporan kegiatan (LPJ) maksimum 2 minggu
sudah diserahkan ke BAK untuk diverifikasi.
c. Laporan sudah diversifikasi jika sudah betul
ditandatangani Kabiro BAK dan digandakan
rangkap 2 dengan rincian asli sebagai arsip
Bendahara (PUMK), 1 copy arsip Kemahasiswaan
dan 1 copy arsip Unit pelaksana)
d. Ketua Panitia mengambil dana 30% ke
Bendahara.
LAMPIRAN
1. Program Kerja Tahunan Unit Aktivitas Mahasiswa
2. Proposal Kegiatan
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
3
BAGAN PENGAJUAN PROPOSAL
Mulai
Panitia Kegiatan
Eksekutif
Mahasiswa
Mengajukan
Proposal
Dokumen
Memverifikasi
kesesuaian program
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman
Dokumen
Pembantu Rektor III
Memeriksa dan
menyetujui
Persetujuan
Dokumen
Panitia Kegiatan
Menggandakan
Proposal
Dokumen
Bag. Kemahasiswaan
Mengumpulkan
proposal 1 buah
Daftar Rekaman
Dokumen
PUMK (Bendahara)
Memeriksa dan
mencairkan dana
Selesai
4
BAGAN PENGAJUAN LPJ
Mulai
Panitia
Mengajukan LPJ
BEM
Memverifikasi
kesesuaian program
Dokumen
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman
Dokumen
Kabiro BAK
Memeriksa dan
menyetujui
Persetujuan
Dokumen
Panitia
Menggandakan
LPJ
Dokumen
Bendahara
Mencairkan dana
30%
Selesai
5