MANUAL DEL EXPOSITOR VI Expo Obsequio 2014
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MANUAL DEL EXPOSITOR VI Expo Obsequio 2014
MANUAL DEL EXPOSITOR VI Expo Obsequio 2014 23, 24 y 25 de Octubre DIRECTORIO DE CONTACTOS EXPO OBSEQUIO Rosalinda Valladares Martínez [email protected] Karina Gonzalez Herrán [email protected] Isaías Salcido promoció[email protected] Mónica Pérez Moreno [email protected] Beatriz Padilla [email protected] TELEFONO DE ATENCION: (33) 15 95 27 07 En caso de celebrar y firmar cualquier contrato como expositor de Expo Obsequio o renueve o modifique un previamente celebrado; o que de cualquier manera instale su local dentro de un evento de Expo Obsequio o venda, comercialice o intente de cualquier manera realizar negocios como vendedor dentro del evento, implica la aceptación tácita absoluta del contenido del presente documento y la completa adherencia a cada uno de los puntos aquí establecidos en el Manual del Expositor. Atentamente Comité Organizador de Expo Obsequio MANUAL DEL EXPOSITOR VI EXPO OBSEQUIO 2014 INDICE 1) Información General de Expo Guadalajara Acceso a Expo Guadalajara Andenes de carga y descarga de materiales Andenes: Croquis de acceso Servicios Adicionales Expo Guadalajara 2) Montaje, fechas y horarios 3) Evento, fechas y horarios 4) Desmontaje, fechas y horarios 5) Limpieza 6) Seguridad y vigilancia 7) Medidas preventivas 8) Stands: Tipos y medidas Stands Áreas libres Stands Institucionales Modificaciones especiales 9) Indicaciones de Venta 10) Servicios de Primeros Auxilios 1) Información General y Acceso a Expo Guadalajara Acceso a Expo Guadalajara Dirección de Recinto: Avenida Mariano Otero 1499, Colonia Verde Valle, Guadalajara, Jalisco, México. C.P. 44550 Para conocer las rutas para llegar a Expo Guadalajara puede ingresar a la siguiente dirección: http://www.expo-guadalajara.com/como_llegar Expo Guadalajara cuenta con los siguientes servicios al visitante Cajero ATM Servicios bancarios Agencias de viajes Andenes de carga y descarga de materiales 1. Los andenes están disponibles sólo durante los días de montaje y desmontaje. 2. Tome en cuenta las tarifas para uso de andenes que Expo Guadalajara le informara en el momento de su arribo al montaje. 3. Para ingresar a los andenes, la entrada es por la caseta de acceso que se encuentra sobre la Av. Faro, en la caseta indica que va al montaje de VI EXPO OBSEQUIO 2014. La puerta de acceso a montaje es la número 5 según el croquis. 4. El expositor es responsable de sus materiales de montaje en el centro de exposiciones. 5. Tome en cuenta que tiene un tiempo establecido para poder descargar los materiales e ingresarlos al stand, esto por indicaciones en el recinto, el cual lo informaran a su arribo. 6. Una vez terminada la descarga de sus materiales tiene que retirar su vehículo del área de andenes y llevarlo al estacionamiento cubierto ubicado en el acceso que se encuentra por Av. Las Rosas. El costo del estacionamiento es exclusivo de Expo Guadalajara, puede pasar al módulo de servicios para que se informe de las tarifas especiales. Acceso a montaje : Puerta 5 5” Andenes: Croquis de acceso Salon “D” VI Expo Obsequio 2014 Caseta de Seguridad: Calle Faro Servicios Adicionales Expo Guadalajara Expo Guadalajara brinda servicios adicionales los cuales usted puede contratar previo al evento o durante el montaje del evento, en el Modulo de Servicios de Expo Guadalajara. INTERNET MOBILIARIO BASICO ILUMINACION ESPECIAL ELECTRICIDAD EXTRA COLGANTEO TELEFONO ESTACIONAMIENTO Para consultar los servicios y tarifas puede descargar el archivo que se encuentra en la siguiente dirección: http://www.expo-guadalajara.com/adicionales Así mismo en esta dirección puede descargar los formatos para la solicitud de algunos de sus servicios. 2) Montaje, fechas y horarios El montaje inicia el día 22 de octubre de 2014 a partir de las 8:00 a 20:00 hrs. del mismo día. El día 23 de octubre inicia la exposición a las 10:00 a.m, solo se permitirá el acceso con gafete a Expositores y personal de apoyo de 8:00 a 9:00 hrs, solo para ultimar detalles de montaje, se tendrán que retirar todo material de empaque, así como escaleras y herramientas que obstruyan pasillos y áreas comunes a las 9:00 a.m, en caso de no hacerlo el comité organizador podrá retirar dichos materiales sin responsabilidad alguna. La apertura del evento será a las 10:00 a.m, todos los stand tendrán que estar abiertos y con su personal. El Comité Organizador de VI Expo Obsequio 2014, les informa que los stands deben permanecer abiertos durante los tres días de la exposición en el horario establecido de: 10:00 a 20:00 hrs. Si durante este horario se detecta un stand cerrado y sin su personal, el comité levanta una sanción al Expositor por no cumplir el siguiente Manual del Expositor. Consideraciones para antes de iniciar Sólo podrá iniciar su montaje el expositor que NO tenga adeudos con el comité organizador. Por su propia seguridad, NO TRAIGA A NIÑOS MENORES DE 15 AÑOS NI BEBES EN BRAZOS AL MONTAJE. RECOMENDAMOS AL EXPOSITOR NO TRAER LAP-TOPS DURANTE EL MONTAJE. Por reglamento de Protección Civil, todos los stands que colindan con las puertas de emergencia ó hidrantes contra incendio deberán llevar pared completa en la parte lateral de dicha colindancia. El evento permitirá LA ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCÍA SIEMPRE Y CUANDO SE LLEVE DE FORMA ORDENADA Y SIN ALTERAR EL ORDEN EN PASILLOS Y AREA DE DESCARGA. Con base a la Ley Anti-tabaco, SE PROHIBE FUMAR EN EL INTERIOR de Expo Guadalajara. Utilice el tiempo autorizado de andenes SOLO para la descarga de materiales de su vehículo, la zona de andenes es donde se podrá realizar maniobras de carga y descarga. Queda estrictamente PROHIBIDO EL ACARREO DE MATERIALES A TRAVÉS DEL VESTÍBULO PRINCIPAL de Expo Guadalajara. El comité organizador no es responsable de la recepción de los materiales y/o mercancías de ningún expositor. Envié su información de logística en las fechas que el Comité Organizar de indique, ya que durante el evento no se generaran gafetes ni se rotularan stands. Restricciones de decoración 1. No rebasar los límites del área contratada. 2. No clavar, pintar, perforar, engrapar ni taladrar paredes y/o perfiles de aluminio y/o alfombra de los locales, ni utilizar ningún adhesivo distinto a la cinta “Masking tape”. El importe de cualquier daño deberá ser cubierto por el expositor. 3. No exceder la capacidad del contacto eléctrico a 110 volts. 4. El expositor podrá hacer uso de las paredes de su local únicamente por el interior del área contratada. 5. Si el expositor requiere de algún colgante lo tiene que solicitar y contratar el módulo de servicios de Expo Guadalajara. 3. Evento, fechas y horarios 1. Inicio Jueves 23, viernes 24 y sábado 25 de octubre de 2014. 2. El horario durante los tres días es de 10:00 a 20:00 hrs. 4. Desmontaje, fechas y horarios 1. 2. 3. 4. Inicia el Desmontaje el 25 de Octubre de las 20:00 a 22:00 hrs. Cada expositor es responsable de la carga de sus materiales en el desmontaje. Ingrese su vehículo al andén (Vea croquis de ingreso a andenes). Queda prohibido dejar materiales, el expositor tiene que desalojar el stand y entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido. Nota: Ningún Expositor sin excepción puede desmontar antes de las 20:00 hrs. Por motivos de seguridad para el visitante como para los mismos expositores, el stand que comience con movimientos de montaje antes de la hora establecida en este Manuel del Expositor, tendrá una sanción por parte del Comité Organizador. EVITE SOLICITAR AL COMITÉ ORGANIZADOR LA AUTORIZACION DEL DESMONTAJE ANTES DEL HORARIO ESTABLECIDO YA QUE ESTA NO PODRA SER ATENDIDA. 5. Limpieza 1. El Comité organizador realiza únicamente la limpieza general en áreas comunes y pasillos. La limpieza interior de los stands corre por cuenta de los expositores, en caso de requerir la limpieza de su stand, lo puede contratar en el módulo de servicios de Expo Guadalajara (ver tarifas de servicios adicionales). 2. El expositor deberá depositar la basura de su stand en los botes distribuidos dentro de la exposición. 3. El personal de limpieza general tiene estrictamente prohibido entrar a los locales y recibir propinas. 6. Seguridad y vigilancia La eliminación de situaciones que ponen en riesgo la integridad física de las personas, así como de sus bienes dentro de Expo Guadalajara es una meta que en todo momento se debe perseguir y depende en gran parte de tomas en cuenta lo siguiente: 1. El expositor se compromete a cumplir con todas las normas oficiales de seguridad establecidas por las autoridades correspondientes para prevenir riesgos en todo momento, así como las recomendaciones del organizador. 2. El organizador NO es responsable por robo, pérdida, inundación, vandalismo ó cualquier otro daño o accidente que pudiera ocurrir a los bienes introducidos por los expositores al centro de exposiciones, debido a que no puede tener conocimiento ni control sobre cada una de las pertenencias de todos ellos, ni cuenta con un seguro que cubra dichas eventualidades, por lo que EN NINGUN CASO EL EXPOSITOR RECIBIRÁ COMPENSACIÓN, REEMBOLSO O PAGO ALGUNO POR PARTE DEL COMITÉ ORGANIZADOR. La vigilancia del evento es preventiva y las funciones principales de los guardias son: 1. Controlar la entrada de expositores, compradores y personal operativo, supervisado que se porte gafete en todo momento. 2. Mantener el orden y cordialidad del evento. 3. No permitir la entrada ni la salida de mercancía durante los horarios del evento por parte del expositor. 4. Bajo ninguna circunstancia permitir la entrada a personas en estado de ebriedad o bajo influencias de estupefacientes. 5. Durante el montaje y desmontaje los guardias de control de acceso No revisaran el contenido de las cajas de expositores, a menos que existiera alguna causa de fuerza mayor, recuerde que el expositor y su personal son responsables de sus materiales. 7. Medidas preventivas CONTRATE UN SEGURO que cubra riesgos y robos sobre sus muestras y equipos. TENGA BIEN DEFINIDO LOS HORARIOS Y FECHAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE, tomando en cuenta que hay control sobre la entrada y salida de materiales, muestrarios y equipos. NO OBSTRUYA PASILLOS, ÁREAS COMUNES, PUERTAS DE EMERGENCIA, EXTINTORES NI HIDRANTES CONTRA INCENDIO CON NINGUN OBJETO DECORATIVO O MUEBLE: Use exclusivamente el área dentro del stand sin rebasar los límites. CUBRA SU LOCAL CON UNA MANTA O MALLA PLASTICA (Masking tape) una vez concluido el montaje y al cierre de cada día de evento, ya que la seguridad contratada dará por entendido que una vez cerrado el stand nadie tendrá que estar adentro o abriendo el stand, una vez concluido los horarios de la exposición. NO DEJE OBJETOS FACILES DE SUSTRAER CERCA DE LOS PASILLOS DE CIRCULACIÓN. NO PRESTE SUS GAFETES DE EXPOSITOR A OTRAS PERSONAS. Una vez que reciba sus gafetes de expositor en su local, pórtelo siempre para poder entrar a la exposición. NO ABANDONE SU STAND MIENTRAS REALIZA EL MONTAJE Y/O DESMONTAJE: La circulación por los pasillos es muy intensa en esos momentos, no venga solo, traiga a un colaborador que le ayude a vigilar sus pertenencias. NO PIERDA DE VISTA SUS PERTENENCIAS, sobre todo objetos pequeños y costosos. CONSIDERE UN ESPACIO DE RESGUARDO dentro de su stand destinado a guardar con llave objetos de valor como bolsas de mano, portafolios, muestras computadoras portátiles, celulares, etc. PREVEA LA PRESENCIA DE ALGUNA PERSONA RESPONSABLE Y DE CONFIANZA DENTRO DE SU STAND EN TODO MOMENTO DURANTE LA EXPOSICIÓN, vigilando sus pertenencias. SEA PUNTUAL. Por las mañanas contemple llegar a la exposición media hora antes de abrir las puertas a los compradores y visitantes y por las noches retírese una vez que ha disminuido sustancialmente la circulación por los pasillos, sin olvidar cerrar su stand con una malla, manta o cinta. NO TRAIGA EQUIPOS QUE NO RESULTEN ESTRICTAMENTE INDISPENSABLES. 8) Stands: Tipos y medidas Medidas de Stands Nombre Stand#1 Stand #2 Stand #3 Cabecera #1 Cabecera #2 Stands Áreas libres Medidas 2x2= 4mts2 2 x 3 = 6 mts² 3 x 3 = 9 mts² 4 x 3 = 12 mts² 6 x 3 = 18 mts² Son espacios de exhibición que no se requieren mamparas, rotulo solo incluye únicamente un contacto eléctrico doble de 500 watts a 127 volts por cada 12 m2 contratados. Las empresas interesadas en esos espacios deben enviar su solicitud junto con el proyecto de construcción y decoración del local para su aprobación. Stands Institucionales Paredes divisorias de 2.50 de alto color blanco, con estructura a base de postes de aluminio. Modificaciones especiales 1. Se quitarán las paredes divisorias entre dos o más locales contratados por el mismo expositor. 2. No se podrán retirar las paredes de colindancia con otro expositor. 3. Solicite por escrito las modificaciones que requiera con anticipación. 4. Ningún expositor está autorizado para efectuar modificaciones en las paredes del stand. 5. Ningún elemento de sujeción como tornillos, ganchos, clavos, grapas, etc., podrá instalarse en los paneles divisorios, en trabes, techos y paredes ni en cualquier otro elemento que forme parte estructural de los stands o del salón de expositores. 9) Indicaciones de Venta Expo Obsequio es una exposición especializada para compradores mayoristas. No está restringido que el expositor pueda vender en el momento productos al comprador mayorista, esto lo decide cada expositor, según sus intereses. Expo Obsequio es una exposición sin restricción para su visita, sin embargo debe cumplirse el registro de ingreso, así como es importante señalar que toda su publicidad y convocatoria va dirigida a la compra de mayoreo únicamente. 10) Servicio de Primeros Auxilios Expo Guadalajara cuenta con un módulo de Atención para Primeros Auxilios que está a nuestro servicio en caso de ser necesario , así como Expo Obsequio cuenta con una ambulancia y paramédico el cual se encuentra en la parte de los andenes para poder actuar de forma inmediata en caso de ser necesario. ATENTAMENTE COMITÉ ORGANIZADOR VI EXPO OBSEQUIO 2014