Manual de Procedimientos Dirección General de Administración mayo 2014

Transcription

Manual de
Procedimientos
Dirección General de Administración
mayo 2014
Manual de
Procedimientos
Dirección General de
Administración
Elaboró
Presentó
Validó
María Guadalupe Ruiz Durazo
Titular de la Unidad Administrativa
Titular de la Dependencia o Entidad
Secretaria de la Contraloría General
”Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-1133-2014 de fecha 28/05/2014”.
Contenido
I. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
- Listado de Procedimientos
Introducción
En el marco del Programa Sectorial de Mediano Plazo Sonora Saludable 2010-2015 es
grato concluir este Manual de Procedimientos que fue elaborado en equipo con la participación
del personal de toda la Dirección General, por lo que se pone a la entera disposición de
ustedes para su uso y aplicación.
Cabe mencionar que se llevó a cabo conforme a los lineamientos establecidos por la
Secretaría de la Contraloría General y se conforma por los siguientes apartados: Objetivo del
Manual, Red de Procesos, Lista Maestra, Procedimientos sustantivos de la unidad con
información en cada uno de ellos referente a Elaboración de Procedimientos, inventario del
registro del procedimiento, formatos e instructivos de llenado, diagrama de flujo y verificación
de la ejecución del procedimiento, por último, se aborda la bibliografía utilizada para la
elaboración del mismo.
Este documento se revisará y en su caso, se actualizará anualmente, toda vez que se
presente un cambio en la estructura orgánica, marco jurídico -administrativo, atribuciones, o
bien; en el contexto de la competencia funcional de las áreas que integran a la Unidad.
1
Objetivo del Manual
Documentar los procedimientos de la Dirección General de acuerdo al nuevo enfoque de
sistemas de la Secretaría de la Contraloría, integrando en forma ordenada, secuencial y
detallada, las operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y los formatos a
utilizar en el desarrollo de cada proceso, así como precisando responsabilidades operativas
para la ejecución, control y evaluación de las actividades de la unidad.
2
RED DE PROCESOS
Fecha de
Elaboración
21/10/2013
Secretaría de Salud Pública
Hojas
Hoja 1 de 5
Código de la Red
Dir.
Facultad
2.1
H
2.1
2.1
No.
Macro.
Responsable
Producto
Indicador
No.
Subproceso
Tipo
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
01
Pago de compromisos
a proveedores y
prestadores de
Servicios
Pago mediante
Cheque o Sistema
Bancario
Total de pagos
realizados/Total de
Facturas Recibidas para
su pago
"• Proveedores
de Bienes y/o
Prestadores de
Servicios
• Unidades
Responsables de
los Servicios de
Salud de Sonora
• Usuarios de los
Servicios de
Salud de
Sonora."
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
02
Elaboración de
Estados Financieros
Estados Financieros
Mensuales y un
Estado Financiero
Anual
Fecha de entrega de
Estados Financieros /
Fecha programada para
la entrega de Estados
Financieros
"• Junta de
Gobierno de los
Servicios de
Salud de Sonora
• H. Congreso
del Estado
• Secretaría de la
Contraloría
General
• Secretaría de
Hacienda
• Población en
general"
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
03
Control de Viáticos
Registro de Saldos
en la partida de
viáticos
Fecha de entrega de
productos de nómina
terminados/ Fecha
programada de entrega
de productos de nómina
Personal de
Base y de
Confianza de los
Servicios de
Salud de Sonora
3
No,
Procedimiento
09-DGA-RP/Rev.00
Productos
Indicadores
Cliente
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
04
Emisión y Elaboración
de Nómina de Personal
Federal
Nómina Quincenal
Nómina Quincenal
Elaborada/Nómina
Quincenal programada
Empleado
Federal
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
05
Suministro de Insumos
Suministro de
Insumos
Solicitudes de abasto de
las unidades/total de
unidades abastecidas
Unidades
Médicas y
Administrativas
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
06
Levantamiento de
Inventario Físico de
Insumos de Almacén
Inventario Físico
Total de inventario físico
actual/Total de inventario
registrado
Almacen y
Contabilidad
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
07
Recepción de
Transferencia Primaria
Documentación
Semi-activa
debidamente
requisitada para su
archivo
Documentación
semi-activa que cumplió
con
requisitos/Documentació
n semi-activa recibida
Unidades
Administrativas y
Médicas de los
Servicios de
Salud de Sonora
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
08
Préstamo de
Documentos y/o
Expedientes
Control de
Préstamos de
Documentos y/o
Expedientes
Documentos y/o
Expedientes recibidos en
el Departamento del
Sistema Integral de
Archivo/Vales de
Préstamo de
Documentos y/o
Expedientes expedidos
Unidades
Administrativas y
Médicas de los
Servicios de
Salud de Sonora
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
09
Tramite de Defunción
Hoja Única de
Servicio y Aviso de
Baja
Actas de Defunción
/Solicitudes de Bajas
Beneficiario(os)
4
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
10
Baja por incapacidad
total y permanente
Hoja Única de
Servicio y Aviso de
Baja
Oficio de Baja/Solicitud
del Empleado
Empleado
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
11
Tramite de Jubilación
y/o Pensión
Hoja Unica de
Servicio y Aviso de
Baja
del Empleado
Empleado
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
12
Tramite de Licencia sin
sueldo
Hoja de Tramite
Licencias
autorizadas/Licencias
solicitadas
Empleado
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
13
Tramite de Renuncia
Hoja de Tramite
del Empleado
Empleado
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
14
Otorgamiento de
Comisiones
interinstitucionales
Comisión
Trámite completo
(acuerdo del trabajador y
área de
adscripción)/Solicitudes
de Necesidad de
Servicios recibidas
Áreas solicitantes
y Empleados
2.1
H
6
22
Recursos
Humanos
De
Soporte
Director General
de
Administración
Nómina y
Movimientos
Laborales
Movimientos
laborales/persona
l total del
Organismo
Nómina
realizada/Nómina
Programada
15
Selección de Personal
Empleo
Vacantes
disponibles/perfiles de
aspirantes
Solicitante
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
16
Registro de Activo Fijo
Resguardo
Total de Resguardos de
Bienes Muebles
existentes en el
Departamento de Activo
Fijo/Total de Bienes
muebles de los
Servicios de Salud de
Sonora
Unidades
Administrativas y
Médicas de los
Servicios de
Salud de Sonora
5
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
17
Elaboración de Plan
Anual de Necesidades
Necesidades reales
del año
Porcentaje de claves a
licitarse
Unidades,
Almacén y
Departamento de
Adquisiciones
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
18
Anual de Adquisiciones
Plan Anual de
Adquisiciones
Adquisiciones
realizadas/Adquisiciones
programadas
Unidades
Medicas ,
Unidades
Administrativasy
Almacen
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
19
Anual de Distribución
Calendario de
Distribución
Porcentaje de Unidades
Surtidas
Unidades
Medicas,
Unidades
Administrativas
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
20
Adquisición por
Licitación de Bienes e
Insumos Médicos y
Administrativos
Calendario de
Distribución
Licitaciones
realizadas/Licitaciones
programadas
Unidades
Medicas,
Unidades
Administrativas y
Almacen
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
21
Adquisición Directa de
Bienes e Insumos
Médicos y
Administrativos
Bienes e Insumos
Médicos y
Administrativos
Adquisiciones
realizadas/Adquisiciones
programadas
Unidades
Médicas,
Unidades
Administrativas y
Almacén
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
22
Elaboración de
Convenios
Modificatorios
Convenios
Convenios
elaborados/Convenios
solicitados
Unidad de
Asuntos
Jurídicos,
Unidades
Administrativas y
Médicas
2.1
H
6
20
Ejercicio del
presupuesto
De
Soporte
Director General
de
Administración
Control
Presupuestal
Gasto sobre el
presupuesto/Pres
upuesto
programado
23
Redistribución de
insumos de lento y
nulo movimiento
Insumo de lento y
Nulo Movimiento
Total de claves nulas u
costos de las mismas
Unidades
Médicas
6
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
24
Baja de medicamento y
materiales caducos
Bajas
Total de claves y soporte
para dar de baja
Jurisdicciones
Sanitarias y
Unidades
Médicas
2.1
H
6
21
Adquisiciones,
Archivo, Obras
y servicios.
De
Soporte
Director General
de
Administración
Insumos,
infraestructura
y archivo de
concentración
de unidades
Admvas. y
Operativas del
Organismo
Insumos e
Infraestructura
adquiridos/Insum
os e
Infraestructura
solicitados
25
Administración del
Catálogo CABMS
Catálogo Actualizado
Altas de claves, bajas,
inhabilitaciones y
modificaciones en el
mismo
Unidades,
Almacén y
Departamento de
Adquisiciones
Catálogo de Macroprocesos
Catálogo de Facultades
Elaboró
1
Rectoría y Coordinación
A
RECTORÍA
2
Planeación
B
SERVICIOS DE SALUD
3
Capacitación e Investigación en Salud
C
REGULACIÓN SANITARIA Y DE SERVICIOS DE SALUD
4
Prestación de Servicios
D
COORDINACIÓN SECTORIAL
5
Supervisión, Evaluación y Control de
Servicios
E
ASISTENCIA SOCIAL Y PRIVADA
6
Administración de la Gestión Interna
F
CAPACITACIÓN, ENSEÑANZA E INVESTIGACIÓN EN SALUD
7
Apoyo Jurídico
G
APOYO JURÍDICO
H
PLANEACIÓN, ADMÓN. E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
7
Lic. Eduardo Antonio
Moreno
Durán/Director
General de
Administración
Revisó
Lic. Edmundo
Munguía
Varela/Coordinador
General de
Administración y
Finanzas
Validó
Secretaria de la
Contraloría General
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Pago de compromisos a proveedores y prestadores de Servicios
09-DGA-P01/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Contar con los elementos necesarios para la Programación calendarizada de los compromisos a cargo de la
Institución y el Organismo.
II.- ALCANCE
Proveedores de Bienes y/o servicios, unidades administrativas y hospitalarias de la Secretaría de Salud Pública y
Servicios de Salud de Sonora.
III.- DEFINICIONES
SSP: Secretaría de Salud Pública
SSS: Servicios de Salud de Sonora
UR: Unidad Responsable
OC: Orden de Compra
CFF: Código Fiscal de la Federación
OP: Orden de Pago
SIRF: Sistema Integral de Recursos Financieros
PC: Pedido de Contrato (licitación)
PD: Pedido Directo
SPEI: Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios
CLABE: Clave Bancaria Estandarizada
IV.- REFERENCIAS
•
•
•
•
•
Concentrado de Compromiso
Pedido Directo
Pedido de Contrato
Ordenes de Servicio
Entradas al Almacén
V.- POLITICAS
8
• La factura deberá cumplir con los requisitos fiscales y administrativos que establecen los Artículos 29 y 29-A
del CFF y de las Misceláneas que de cada ejercicio resultan.
• Si las facturas son de insumos deben de tener pedido original, sello de almacén y nota de entrada.
• Si las facturas son de activo fijo deben tener sello de inventario y pedido original o contrato.
• El pago a Proveedores y unidades administrativas y hospitalarias,
en la cuenta bancaria.
deberá realizarse únicamente si existe saldo
• Se deberá verificar la suficiencia presupuestal para la realización de la operación.
• PEDIDOS DIRECTOS
Si son mayores a $10,000.00 (diez mil pesos 00/100 MN) deben de tener anexo, 3 cotizaciones y solicitud del
área que solicita la compra
Si es ampliación a una licitación, que contenga hoja detallada o anexo de licitación
• PEDIDOS DE CONTRATO
Deben de venir el contrato de la licitación y fallo de la misma.
Las facturas por mantenimiento de vehículos deben tener, orden de pago debidamente requisitadas cuando la
compra es mayor a $2,500.00 + IVA
Cuando la orden de pago sea menor a $2,500.00 +IVA debe de traer orden de mantenimiento así como oficio del
área que solicito el servicio y la factura debidamente sellada por la unidad.
• LICITACION DE SERVICIOS
Vigilancia, Fotocopiado, licitación de desechos, deben de tener la factura, los sellos y la firma de las áreas
responsables.
Todos los trámites deben de contener la clave presupuestal y el recurso de pago .
• REGISTRO COMPLETO EN EL PADRON DE PROVEEDORES
Consiste como mínimo en la Cédula fiscal y estado de
convencional y la CLABE.
cuenta
bancario
que
muestre
cuenta
bancaria
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Clave de Formato/Instructivo
Nombre del Formato/Instructivo
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
Nombre
09-DGA-P01-A01/Rev.00
Diagrama de flujo Pago de compromisos a proveedores y
prestadores de Servicios
9
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NO
RESPONSABLE
Secretaria del Director
General de Administración
1.1. Recibe de la Dirección de Recursos
Materiales, memorándum con factura anexa,
sella memorándum de recibido, registra en
sistema y turna.
2.
2
2.1
REGISTRO
Recepción y trámite de pagos a proveedores
1
1.1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Jefe del Departamento de
Control Presupuestal
Sistema de Control de
Correspondencia
Recepción y análisis de la información
2.1. Recibe documentación (Memorándum
con factura anexa, pedidos directos, pedidos
de contratos, licitaciones, gasolina, y todo
trámite de pago que provenga de la Dirección
de Recursos Materiales.
“En los casos de pedidos de licitación
y pedidos directos”
Revisa la documentación contra lo registrado
en la mesa de control del SIRF. A esta etapa
del proceso se le denomina Fiscalización.
2.2
“Si encuentra discrepancias en la
documentación”
Gira oficio con las observaciones pertinentes
a la Dirección de Recursos Materiales, con
atención al Departamento de Adquisiciones
2.3
Oficio de Solicitud de
aclaración de diferencias
“Si se detectan insuficiencias presupuestales”
Solicita las adecuaciones presupuestales
necesarias a la Subdirección de
Programación y Presupuesto
2.4
Correo electrónico de
solicitud presupuestal
“En caso contrario a todo lo anterior”
Aplica el pedido, generándose ahí el
compromiso y asiento contable.
2.5
Compromiso en el SIRF
“En el caso de órdenes de Servicio y órdenes
de mantenimiento”
Revisa la documentación y factura y genera el
compromiso en el SIRF.
2.6
“Si encuentra discrepancias en la
documentación”
Gira oficio con las observaciones pertinentes
a la Dirección de Recursos Materiales con
atención al Departamento de Adquisiciones.
2.7
“Si se detectan insuficiencias presupuestales”
Solicita las adecuaciones presupuestales
necesarias a la Subdirección de
Programación y Presupuesto.
2.8
“En caso contrario a todo lo anterior”
Genera el Compromiso y pasa memorándum
con factura anexa al Departamento de
Tesorería para su trámite correspondiente.
2.9
Revisión de facturas y ejercicio del
compromiso
3
3.1
3.2
Tesorería
Recibe memorándum con factura anexa o a
proveedores locales o foráneos con factura
amparada y orden de compra.
Verifica que la factura cumpla con requisitos
fiscales y administrativos.
“Si no cumple con requisitos fiscales”
10
Informa a la Dirección de Recursos
Materiales mediante memorándum
previamente firmado por el Jefe de
Departamento de Tesorería.
3.3
Memorándum de
incumplimiento de requisitos
fiscales
“Si cumple con requisitos fiscales”
3.4
Integra expediente por proveedor, archiva y
custodia documentos recibidos
Expediente por proveedor
3.5
Elabora Programa de Pagos
SIRF
Elaboración de póliza-cheque
4
4.1
Tesorería
Recibe concentrado
“En el SIRF”
4.2
Encargada de Caja
Realiza captura de programación de pagos
con compromiso.
Captura las retenciones si éstas proceden
4.3
“En el SIRF”
Realiza la impresión de cheque de pagos
programados, que puede tener uno de los
dos siguientes productos:
4.4
Póliza contable y Cheque
“Para imprimir cheque”
Deja seleccionada la casilla “genera cheque”.
4.5
“Para realizar pago electrónico”
4.6
No selecciona la casilla “genera cheque”.
4.7
Genera archivo de texto conteniendo el
detalle de las operaciones previamente
designadas para pago por medio electrónico
(SPEI).
4.8
Realiza carga masiva de dichas operaciones
en línea con el sistema bancario (Ejemplo:
“Bancomer net cash”).
4.9
Genera reporte de carga, que contiene el
detalle de las operaciones.
5
Revisión y validación de pólizas-cheques
5.1
Jefe del Depto. de Tesorería
Bitácora del sistema bancario
Recibe póliza – cheque en original y copia,
revisa y turna para firma del Director General
de Administración y del Subsecretario y
Coordinador General de Administración y
Finanzas.
Recibe reporte de carga de operaciones para
SPEI y procede a su verificación:
5.2
“Operaciones aprobadas”
Firma póliza cheque o recibe firma
electrónica.
5.3
“Operaciones rechazadas”
No se ejecuta Pago
5.4
Autorización de Pagos
6
“Si el Pago es en cheque”
6.1
Director General de
Administración
Recibe póliza de cheque en original y copia,
firma y turna.
6.2
Subsecretario y
Coordinador General de
Administración y Finanzas
Recibe Póliza-Cheque en original y copia,
firma y turna al Departamento de Tesorería
(Pasa a la actividad No. 7).
11
Póliza Cheque o Sistema
Bancario
“Si el pago es electrónico”
6.3
Director General de
Administración,
Subsecretario y
Revisan en sistema bancario el detalle de
operaciones para la autorización o rechazo
correspondiente (Pasa a la actividad No. 7).
Sistema Bancario
Pago a Proveedor
7
“Si el pago es a través de cheque”
7.1
Encargada de Caja
Entrega cheque al proveedor, verificando su
identidad con la credencial de elector y
registra en el sistema la fecha de entrega y
beneficiario.
“En caso de ser foráneo o en pago de
servicios
como Energía Eléctrica”
Entrega a personal de mensajería para
depósito en cuenta y turna Póliza-cheque.
7.2
“Si el pago es a través del Sistema Bancario”
7.3
Tesorería
Revisión, análisis y custodia
8
8.1
Recibe validación del Director General de
Administración y Coordinador General de
Administración y Finanzas para su dispersión
electrónica.
Personal del Departamento
de Contabilidad
8.2
Recibe Pólizas y documentación
comprobatoria
Emite consecutivo de Pólizas-Cheque, ordena
y archiva.
Consecutivo de
Pólizas-Cheque
Fin del Procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró:
C.P. Luis Alberto Rogel
Pesqueira/Jefe del
Departamento de Tesorería
Revisó:
Aprobó:
C.P. Dagoberto Bernal
Nogales/Director de Recursos
Financieros
12
Lic. Eduardo Antonio Moreno
Durán/ Director General de
Administración
SIP-F02/REV.01
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Hoja 1 de 1
Pago de compromisos a proveedores y prestadores de Servicios
Fecha de elaboración:
28/05/2014 09:59:52a.m.
09-DGA-P01/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Sistema de Control de
Correspondencia
Secretaria de la DGA
3
1
Tipo
Resguardo
Tiempo
Electrónico
5 años
Análisis Presupuestal
Papel
5 años
Electrónico
5 años
4
Electrónico
5 años
5
Encargada de Recepción
de Facturas
Papel
1 año
1 año
Electrónico
1 año
8
Póliza contable y Cheque
Papel
10 años
9
Póliza contable
Papel
2 años
10
Papel
5 años
11
Bitácora del sistema
bancario
Póliza-Cheque
Encargada de Recepción
de Facturas
Pagaduría
Pagaduría
Contabilidad
Pagaduría
Encargada de Caja
Papel
7
Memorándum de
incumplimiento de
requisitos fiscales
Expediente por
proveedor
SIRF
Papel
1 año
12
Sistema Bancario
Electrónico
5 años
13
Consecutivo de
Pólizas-Cheque
Papel
1 año
2
6
Pagaduría
Jefe del Dpto. de
Contabilidad
* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
13
Disposición
final
Ubicación
Dirección General
de Administración
Departamento de
Análisis
Presupuestal
Departamento de
Análisis
Presupuestal
Departamento de
Análisis
Presupuestal
Dirección General
de Administración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Dirección General
de Administración
Departamento de
Pagaduría
Departamento de
Pagaduría
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Pagaduría
Dirección General
de Administración
Departamento de
Pagaduría
Dirección General
de Administración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de compromisos a proveedores y prestadores
de Servicios
Fecha de la verificación:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-DGA-P01/Rev.00
No.
Hoja 1 de 1
SI
1
Se revisó que la Factura cumpla con los requisitos fiscales y
administrativos?
2
Se informó al proveedor oportunamente en caso de que la
factura no cumpla con los requisitos requeridos para su trámite
de pago?
3
Se realizó el proceso de revisión y autorización de las facturas
que se van a pagar?
4
Se realizó la afectación presupuestal y el concentrado
correspondiente?
5
Se elaboró en tiempo y forma la Póliza-Cheque?
6
Se entrega según las políticas del procedimiento el cheque al
proveedor?
14
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Elaboración de Estados Financieros
09-DGA-P02/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Contar con los Estados Financieros de acuerdo a los principios básicos de contabilidad gubernamental
II.- ALCANCE
Todas las Unidades responsables y los órganos desconcentrados de la Secretaría de Salud Pública y Servicios
de Salud de Sonora.
III.- DEFINICIONES
OPD: Organismo Público Descentralizado
DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
SIC: Sistema Integral de Contabilidad
IV.- REFERENCIAS
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.
• Ley 269 que crea un organismo público descentralizado denominado Servicios de Salud de Sonora
• Ley de Presupuesto, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal
• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Federal
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información
•
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública
• Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora
• Reglamento de la Ley de Presupuesto
• Decreto del Presupuesto de Egresos para el ejercicio correspondiente
• Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal
en la Administración Pública Estatal para el Ejercicio correspondiente
• Sistema Estatal de Cuotas de Recuperación y Manual de normas y procedimientos para su operación
• Catálogo de Cuentas emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
• Manual de Organización de la Dirección General de Administración
V.- POLITICAS
• La elaboración de Estados
contabilidad gubernamental.
Financieros
deberá
llevarse
a
cabo
observando
los
principios
básicos
de
• La contabilidad Financiera deberá llevarse conforme a la normatividad que emita la Secretaría de la Contraloría
General, respecto a organismos públicos descentralizados.
• Todas las operaciones que se realicen deben ser registradas a través de pólizas, referencias con numeración
progresiva iniciada con el número 00001, posterior a la oficina y al mes que se esté tratando.
• El Departamento de Contabilidad entregará los Estados Financieros dentro de los primeros 15 días siguientes
al cierre del mes que corresponda a la Dirección General de Administración, a la Subsecretaría y Coordinación
General de Administración y Finanzas y al Secretario de Salud Pública y Presidente Ejecutivo de los Servicios de
Salud de Sonora.
N/A
15
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
Nombre
09-DGA-P02-A01/Rev.00
Diagrama de Flujo para el Procedimiento de Elaboración de
Estados Financieros
16
NO
RESPONSABLE
Director General de
Administración
Recibe oficio con documentación
comprobatoria anexa.
Elabora un concentrado de compromiso
presupuestal de las operaciones afectadas en
original en el Sistema SIRF (Original para
anexar a documentación y para póliza
contable y archivo), y turna.
2.2
Contabilidad
Elabora póliza contable en el Sistema SIRF
3.3
Envía al área de archivo, la póliza contable
con documentación comprobatoria
Póliza contable
SIRF
Integración de Auxiliares de Mayor
4
Contabilidad
Integra los Auxiliares de Mayor y los Estados
Financieros mensuales
Estados Financieros
Mensuales
Revisión y Validación de Estados Financieros
5
5.1
SIRF
Recibe concentrado con documentos que
amparan la comprobación
3.2
4.1
Concentrado de Aplicación
Presupuestal
Elaboración de Póliza Contable
3
3.1
Recibe de las Unidades Administrativas,
valida y certifica oficio en original anexo la
documentación que amparan la
comprobación del gasto, para su registro
contable y turna.
Elaboración de Concentrado de Aplicación
Presupuestal
2
2.1
REGISTRO
Certificación y registro de la documentación
comprobatoria del gasto
1
1.1
Director General de
Administración
Revisa y analiza las operaciones contables y
financieras del Organismo.
5.2
Valida los Estados financieros mediante firma
autógrafa
5.3
Turna para firma del Coordinador General.
Autorización y Presentación de Estados
Financieros
6
6.1
Subsecretario y
Recibe Estados Financieros, firma y turna
para autorización del Presidente Ejecutivo.
6.2
Secretario de Salud Pública
y Presidente Ejecutivo de
los SSS
Firma y remite a la Subsecretaría
Coordinación General de Administración y
Finanzas.
Trimestralmente
6.3
Contabilidad
Concentra los estados financieros de tres
meses para su integración a la carpeta de
Junta de Gobierno y turna para su firma.
6.4
Subsecretario y
Recibe los estados financieros trimestrales,
firma y turna.
6.5
Secretario de Salud Pública
y Presidente Ejecutivo de
los SSS
Recibe, firma e informa a la H. Junta de
Gobierno, los Estados Financieros, para su
autorización correspondiente.
17
Estados Financieros
Trimestrales
Autorizados
Elaboró:
C.P. Francisco Javier
Favela/Jefe del Departamento
de Contabilidad
Revisó:
Aprobó:
Financieros
18
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Elaboración de Estados Financieros
28/05/2014 10:01:38a.m.
09-DGA-P02/Rev.00
No.
1
2
3
4
Registro
Concentrado de
Aplicación Presupuestal
Póliza contable
Estados Financieros
Mensuales
Estados Financieros
Trimestrales Autorizados
Puesto Responsable*
Tipo
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Resguardo
Tiempo
Papel
1 año
Papel
1 año
Papel
5 año
Papel
5 años
19
Disposición
final
Ubicación
Dirección General
de Administración
Dirección General
de Administración
Dirección General
de Administración
Dirección General
de Administración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se certificó y registró correctamente la documentación
comprobatoria del gasto para realizar su registro contable?
2
Se elaboró el concentrado con aplicaciones contables?
3
Se elaboró la Póliza Contable en base al concentrado que
ampara la comprobación del gasto?
4
Se realizó la integración de Auxiliares de Mayor, así como la
conformación de los Estados Financieros?
5
Se efectuó la revisión y validación de los Estados Financieros?
6
Se autorizaron los Estados Financieros por parte del
Coordinador General de Administración y el Presidente
Ejecutivo de los Servicios de Salud de Sonora?
7
Se proporcionaron los estados financieros trimestrales para la
aprobación de Junta de Gobierno?
20
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
09-DGA-P03/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Garantizar el pago oportuno del personal comisionado, así como cumplir con la normatividad vigente en materia
de pago de viáticos.
II.- ALCANCE
Personal de Base y de Confianza de la Secretaría de Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora.
III.- DEFINICIONES
• SIRF: Sistema Integral de Recursos Financieros
• FUC: Formato único de Comisión
• Viáticos: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación y hospedaje de servidores
públicos de las dependencias y entidades en el desempeño de comisiones temporales.
• Pasajes: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte en comisiones oficiales temporales dentro
y fuera del país en lugares distintos de su lugar de adscripción por cualquiera de los medios usuales, de
dependencias y entidades derivado de la ejecución de programas o de la función pública de servidores públicos.
• Gasto de Camino: Asignación destinada para atender comisiones que puedan solventarse en un lapso menor a
24 horas, lo que supone que no utilizan los servicios de hospedaje asociados a una comisión por un periodo mayor
al mencionado.
IV.- REFERENCIAS
• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal
• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Federal
• Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal
• Decreto del Presupuesto de Egresos para el ejercicio Federal y Estatal (correspondiente)
• Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de Racionalidad, austeridad y Disciplina Presupuestal
en la Administración Pública Estatal para el ejercicio.
• Ley de Acceso de información Pública del Estado de Sonora .
•
• Manual de Organización de la Dirección General de Administración
• Lineamientos Normativos para la aplicación de las tarifas aprobadas para la afectación de las partidas de
viáticos y gastos de camino
V.- POLITICAS
21
• Las Unidades Administrativas de la Dependencia y Organismo serán las responsables de llevar a cabo el
trámite del llenado del “Formato Único de Comisión” o “Formato de Comisión y Solicitud de Pago de Viáticos” y
deberán entregarlo a la Dirección General de Administración con un mínimo de 7 días de anticipación a la fecha de
salida del personal comisionado con el objeto de que se elabore el cheque y se entregue con oportunidad al
servidor público que cumplirá con la comisión.
• Toda comisión que requiera pago de viáticos deberá contar invariablemente con la autorización del titular de la
unidad administrativa.
• Las comisiones serán autorizadas siempre y cuando el personal se encuentre en servicio activo.
• No se deberán autorizar viáticos al personal con carácter de estudiante.
• El número de servidores públicos que sean enviados a una misma comisión debe reducirse al mínimo
indispensable.
• Las comisiones deberán autorizarse solo en días hábiles y en casos excepcionales, previa justificación y
autorización.
• Los servidores públicos responsables de autorizar viáticos no deberán efectuar esta partida para cubrir
complemento de sueldos, ni autorizar el pago de viáticos y pasajes para sufragar gastos de personas o actividades
ajenas al servidor público.
• El monto de los viáticos incluye: hospedaje, alimentación, tintorería, lavandería, transporte
traslado de aeropuerto al hotel y viceversa), propinas y cualquier otro gasto similar o conexo a estos.
local
(incluye
• Al personal que sea comisionado por menos de 24 horas, se deberá aplicar la tarifa de gastos de camino.
• Para la comprobación de combustibles y casetas se deberá de cumplir con la cédula fiscal de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público impresa.
• El ejercicio de la partida de pasajes debe ser correlativo con la de viáticos, por lo que no se pueden conceder
pasajes nacionales e internacionales sin el correspondiente oficio de comisión que consigne el período efectivo de
la tarifa conferida.
• Para los viajes nacionales o internacionales de días que concluyan en un horario de 14 horas en adelante se
deberá cubrir los viáticos estipulados en comisiones menores de 24 horas en la localidad, la tarifa correspondiente
será de gastos de camino.
• Los servidores públicos que salgan de comisión nacional e internacional deberán de comprobar con el boleto
de transporte aéreo, terrestre o de peaje, debiendo reunir los requisitos fiscales vigentes y será objeto de
verificación el que la fecha del boleto de viaje coincida con la fecha o período de la comisión que motivó el traslado.
• Para el “Formato Único de Comisión” el apartado correspondiente a certificación de tránsito y permanencia
deberá contar con fecha y hora de llegada, fecha y hora de salida, lugar y sello y firma de la unidad
correspondiente.
• Concluida la comisión, se otorgará un plazo no mayor de cinco días hábiles
para llevar a cabo la
comprobación correspondiente, consistente en un informe de lo realizado en la comisión y comprobantes de
gastos.
• De acuerdo a lo dispuesto en el Acuerdo de fecha 16 de enero de 1998, suscrito por el C. Secretario de Salud
Pública y Presidente Ejecutivo de los Servicios de Salud de Sonora, se deberá cumplir con las siguientes
disposiciones:
- Que los oficios de comisión de más de 5 días y los viáticos internacionales sean autorizados por el
C.
Secretario de Salud Pública y Presidente Ejecutivo de los Servicios de Salud de Sonora.
- De conformidad con lo que establece el Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de Sonora para el
ejercicio fiscal correspondiente
- El pago de viáticos se regirá por las tarifas vigentes por la Secretaría de Hacienda Estatal; la cual podrá
determinar las modificaciones a estas tarifas, en función de los costos de hospedaje y alimentación.
- El pago de viáticos no podrá exceder de cinco días mensuales por persona comisionada, se exceptúa de esta
medida el personal que realiza funciones de supervisión de obras y contraloría.
• De conformidad con las disposiciones establecidas por el titular del poder ejecutivo en relación con la
22
racionalidad, austeridad y disciplina del gasto público,
cuando por la naturaleza de las funciones de la unidad
administrativa se rebasen los cinco días de viáticos establecidos por la normatividad correspondiente, deberá
justificarse ampliamente tal situación mediante documento de autorización del titular. Al término de cada comisión ,
la persona comisionada deberá presentar un informe de los temas tratados, los resultados obtenidos y el programa
de trabajo realizado, sustentándolo con la evidencia documental correspondiente.
• Todo documento de viatico tramitado para su pago ante esta Dirección General deberá contar con suficiencia
presupuestal, en las partidas correspondientes.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P03-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo de Control de Viáticos
23
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Registro de Compromiso en el SIRF
1
1.1
Encargada de Control de
viáticos
Recibe FUC, registra compromiso en SIRF y
turna
Compromiso en SIRF
“Si no cuenta con suficiencia presupuestal “
Remite a la unidad el FUC
1.2
“ Si cuenta con suficiencia presupuestal
Turna para su tramite
1.3
Validación de la solicitud comprometida
2
2.1
Jefe del Depto. de Control
Presupuestal
Turna al Departamento de tesorería para la
elaboración de póliza de cheque
2.2
Pago de Solicitud (FUC)
3
3.1
Verifica afectación presupuestal, valida y
turna para firma a la Dirección de Recursos
Financieros.
Jefe del Depto. de Tesorería
Instruye a la Sección de Caja para
elaboración de Póliza- Cheque
Elaboración, validación y autorización de
Póliza- Cheque
4
Elabora Póliza Cheque
Póliza- Cheque
4.2
Aplica en SIRF al ejercicio del presupuesto
SIRF
4.3
Elabora Concentrado de Aplicación
Presupuestal
Concentrado de Aplicación
Presupuestal
4.4
Turna al Jefe de Pagaduría Concentrado y
Cheques
4.1
Encargada de la sección de
Caja
4.5
Jefe del Departamento
Tesorería
Recibe concentrado y cheques, valida la
póliza de cheques y turna
4.6
Director General de
Administración
Recibe póliza de cheques, autoriza y turna
4.7
Subsecretario y
Recibe póliza de cheques, autoriza, firma
FUC y póliza de cheques y turna.
4.8
Director General de
Administración
Recibe FUC y póliza de cheques y turna
4.9
Tesorería
Recibe, revisa, registra y turna a Caja
Entrega de Cheque al Interesado
5
5.1
Caja
Turna Pólizas al Departamento de
Contabilidad
5.2
Revisión, validación y custodia de las Pólizas
y documentación original.
6
6.1
Revisa, entrega Cheque y recaba firma del
interesado
Contabilidad
Recibe Pólizas-cheque, valida aplicación
contable, archiva en consecutivo
24
Elaboró:
Lic. Alfonsina Romero
Romero/Jefe del Departamento
de Control Presupuestal
Revisó:
Aprobó:
Financieros
25
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
28/05/2014 10:01:46a.m.
09-DGA-P03/Rev.00
No.
Registro
1
SIRF
2
Póliza- Cheque
3
Concentrado de
Aplicación Presupuestal
Resguardo
Puesto Responsable*
Tipo
Encargada de Control de
viáticos
Caja
Caja
Electrónico
5 años
Papel
1 año
Papel
1 año
26
Tiempo
Disposición
final
Ubicación
Dirección General
de Administración
Dirección General
de Administración
Dirección General
de Administración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Viáticos
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se recibió FUC y registro compromiso en SIRF en tiempo y
forma?
2
Se verificó la afectación y realizó la validación
correspondiente?
3
Se elaboró la Póliza- Cheque por parte de la encargada de
caja?
4
Se realizó el proceso completo de autorización de la
Póliza-Cheque?
5
Se entregó el cheque a tiempo al Personal Comisionado?
27
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Emisión y Elaboración de Nómina de Personal Federal
09-DGA-P04/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Emitir la nómina del pago quincenal del personal Federal en tiempo y forma.
II.- ALCANCE
Personal Federal de Base, de Confianza y en algunos casos al personal Temporal de la Rama Médica .
III.- DEFINICIONES
RHF: Recursos Humanos en Formación.
SAGF: Sistema de Administración del Gobierno Federal
SICAPROM: Sistema de Carga de Productos de Nómina
FUMP: Formato Único de Movimientos de Personal
IV.- REFERENCIAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora
Manual de Organización de la Dirección General de Administración
Ley Federal de los trabajadores al Servicio del Estado
Ley del Servicio Civil
Condiciones generales de trabajo de la Secretaria de Salud y sus reglamentos
Ley del ISSSTE
Reglamento de Escalafón
Indicadores Laborales
Profesiograma
Acuerdo de Coordinación para la descentralización de los Servicios de Salud
Lineamientos para la entrega y comprobación de nómina
V.- POLITICAS
• Todas las Áreas involucradas en la Emisión de Nomina deberán apegarse al Calendario de Procesos del año
en curso.
• Se deberá enviar Analíticos a México para solicitar el recurso , el mismo día del Cierre de la quincena.
• Un día después del cierre de la quincena se enviara la plantilla de empleados.
• Se enviaran los documentos contables a Recursos Financieros al generar productos de nomina.
• Las nóminas de mandos medios y compensación se emitirán en la primer quincena de cada mes.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P04-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo de Emisión y Elaboración de Nomina del
Personal Federal
28
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Resguardo de Base de Datos
1
1.1
Responsable de Producción
de Nómina
Respalda base de datos de la nómina de la
quincena anterior
Archivos de Respaldo
Captura de datos
2
2.1
Encargado de Captura del
Departamento de
Relaciones Laborales
Recibe de las Unidades Administrativas
reporte de Incidencias tales como: Faltas,
Incapacidades Médicas, Estímulos Trimestral,
Estímulo de Asistencia Perfecta y Estímulo
Anual y captura en SAGF
2.2
Departamento de
Operaciones
Recibe de las Unidades Administrativas
Bajas, Licencias, Altas, Reingresos, Cambio
de Adscripción y Promociones que avale el
movimiento a capturar.
SAGF
2.3
En base a la Documentación soporte se
elabora el borrador del FUMP
FUMP
2.4
Captura en el SAGF estos Movimientos
SAGF
Nota: En caso de errores de captura se
corrigen en el SAGF en base al código de
rechazo del sistema.
Prevalidación de Captura
3
3.1
Encargada de Validación
Realiza Prevalidación en el SAGF
“Si existen inconsistencias
en la captura de los datos”
3.2
Regresa a la Actividad 2.4
3.3
Realiza otra Prevalidación
“Si no existen inconsistencias
en la captura de los datos”
Pasa al paso de Afectación (5)
3.4
Realización del Proceso de Afectación
4
4.1
Encargado del Proceso de
la Nómina
Realiza el proceso de Afectación en el SAGF
“Si hay errores”
4.2
Emite el reporte donde se detallan los
movimientos afectados y rechazados
4.3
Regresa los movimientos rechazados al paso
de corrección, se repite cuantas veces sea
necesario
Reporte de movimientos
afectados y rechazados
“Cuando se termina este proceso”
4.4
Realiza la afectación a la Base de datos de
empleados
4.5
Genera un borrador de los productos de
Nómina, para verificar si se imprimieron todos
los reportes de la nómina integrada (listado
de firmas, cheques y recibos)
Validación de Nómina
5
5.1
5.2
Encargada de Validación
Recibe del Encargado de proceso de Nómina,
el borrador de los productos de Nómina de la
quincena que se está procesando
Revisa los Resultados de las Nóminas
29
Borrador de Productos de
Nómina
Impresión de los productos de Nómina
6
6.1
la Nómina
Recibe Vo. Bo. de la encargada de validación
Procede a imprimir los productos de Nómina
6.2
Productos de Nómina
Nota: En caso de haber algún error en el
cálculo de algún empleado, se cancela su
cheque.
Cierre de Quincena
7
7.1
Sistematización del Pago
Recibe archivos de la Nómina y los procesa
por medio de SICAPROM
7.2
Genera reportes presupuestales, consulta
BP, consulta FONAC y Base de Datos en
SICAPROM
7.3
Envía reportes a la página de archivo digital
al Departamento de Integración de Nóminas,
para recibir recursos de la Federación
7.4
Envía al Jefe de Análisis Presupuestal
documentos contables vía Sistema de
Recursos Financieros.
7.5
Entrega Productos de Nómina al
Departamento de Pagos
Entrega de Productos de Nómina terminados
8
8.1
Reportes de Solicitud de
Recursos
Entrega al Jefe del Departamento de Pagos
los productos de nómina terminados
Recibe y organiza los Productos de Nómina
para realizar su dispersión, en todo el Estado
de Sonora.
8.2
Pagos
Nota: Para la entrega y comprobación de la
nómina consultar los lineamientos de entrega
y comprobación de nómina anexos
Elaboró:
Lic. Julio Cesar Figueroa
Terán/Jefe del Depto. de
Revisó:
Aprobó:
Lic. Inés María Coronel
Gándara/Directora de Recursos
Humanos
30
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Emisión y Elaboración de Nómina de Personal Federal
28/05/2014 10:02:45a.m.
09-DGA-P04/Rev.00
No.
Registro
1
Archivos de Respaldo
2
SAGF
3
FUMP
4
Reporte de movimientos
afectados y rechazados
Borrador de Productos
de Nómina
Productos de Nómina
(Listados de Firmas,
cheques, recibos de
nómina)
Reportes de Solicitud de
Recursos
5
6
7
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
Responsable de
Producción de Nómina
Departamento de
Departamento de
Operaciones
la Nómina
la Nómina
la Nómina
Electrónico
5 años
Electrónico
5 años
Papel
Disposición
final
Ubicación
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
1 año
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Papel
1 año
Papel
1 año
Papel
1 año
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Electrónico y/o
Papel
1 año
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
31
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Emisión y Elaboración de Nómina de Personal
Federal
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Antes de iniciar con el proceso de Nómina Quincenal se realizó
el respaldo de la quincena anterior?
2
Se realizó oportunamente la captura de movimientos y de
incidencias en el SAGF?
3
Se emitió a tiempo el borrador de la Nómina para realizar la
validación correspondiente?
4
Se enviaron a tiempo lo reportes para solicitar recursos a la
Federación?
5
Se entregaron al Jefe de Pagos todos los productos de
Nómina, para que este realice la dispersión de los mismos?
32
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
09-DGA-P05/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
27/05/2014
Abastecer de forma oportuna y eficiente los insumos necesarios a toda la estructura orgánica de la Secretaría de
Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora.
II.- ALCANCE
Toda la Estructura Orgánica de la Secretaría de Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora .
III.- DEFINICIONES
SAE: Sistema de Almacén Estatal
INSUMO: Todo tipo de mercancía o material que se necesita para la correcta operación de las unidades
administrativas, centros de salud y hospitales. Ejemplo: Papelería, medicamentos, material de laboratorio, material
de curación, etc.
DGA: Dirección General de Administración.
IV.- REFERENCIAS
• Ley de Adquisiciones Estatal.
•
en la Administración Pública Estatal para el Ejercicio correspondiente .
• Manual de Organización de la Dirección General de Administración .
• Cuadros Básicos y Catálogos del Sector Salud.
V.- POLITICAS
1.Las Unidades Administrativas deberán apegarse estrictamente al calendario de abastecimiento vigente para
solicitar los insumos.
2.El Departamento de Almacén y Abastecimiento deberá apegarse al calendario anual de abastecimiento para la
entrega y distribución de los insumos solicitados por las Unidades Administrativas .
3.Los insumos como medicamentos que cuentan con fecha de caducidad, deberán entregarse con un mínimo de
3 a 6 meses de vigencia en su caducidad ( dependiendo de su demanda)
4.Se podrán entregar medicamentos con caducidades menores a 3 meses previa autorización de la Unidad
receptora.
5.Deberán de quedar registradas en el SIRF todas las salidas de almacén.
6.Se considerarán dentro del Calendario Anual de Abastecimiento las fechas de los inventarios físicos .
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P05-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo para el suministro de insumos
33
NO
RESPONSABLE
Recepción y revisión inicial de solicitudes de
abastecimiento
1
1.1
Secretaria
Recibe y sella las solicitudes de
abastecimiento de todas las Unidades
Administrativas de la Dependencia y
Organismo, y turna
1.2
Jefe del Dpto. de Almacén
y Abastecimiento
Revisa solicitudes de abastecimiento y turna
Registro en el Libro de Solicitudes de
Abastecimiento
2
2.1
Encargado del Área de
Archivo
Encargado del Area
Operativa de Almacén y
Abastecimiento
Revisa solicitudes de abastecimiento y
compara contra el sistema SIRF
Turna solicitudes a los encargados de área
3.2
Localización de Insumos de Solicitud de
Abastecimiento
4
Suministros
Recibe solicitudes de abastecimiento
4.2
Localiza insumos
4.3
Recaba insumos detallados en la solicitud, y
surte
Registro de Solicitudes en SIRF
5
5.1
Libro de Registro de
Solicitudes de
Abastecimiento
Cotejo de solicitudes en el SAE
3
4.1
Recibe solicitudes para registrarlas en Libro
Asigna Folio a la solicitud de abastecimiento
y turna
2.2
3.1
REGISTRO
Encargado de Registro de
Salidas
Captura solicitudes de abastecimiento en el
sistema SIRF
Genera e imprime salida de almacén en
original y dos copias, y turna
5.2
Revisión y autorización de documentación
probatoria
6
6.1
Encargado de Verificación
Revisa a detalle el documento de salida de
almacén contra solicitudes de abastecimiento,
y turna
6.2
Jefe del Depto. de Almacén
y Abastecimiento
Recibe documentación, revisa, firma y turna
Entrega de Suministros a los encargados de
las Unidades Administrativas
7
7.1
Encargado del área
operativa de almacén
Archiva temporalmente la documentación por
Unidad Administrativa
7.2
Personal asignado para la
entrega de insumos (chofer
y ayudante)
Solicita al Encargado del área operativa de
almacén la solicitud de abastecimiento y el
documento de salida de almacén para poder
entregar el insumo
Recibe los insumos y firma de conformidad la
relación de folios de salida
7.3
7.4
Encargado de la Unidad
Administrativa solicitante
Recibe copia y entrega original firmado
7.5
Personal asignado para la
entrega de insumos (chofer
y ayudante
Recibe original y copia firmados y turna
34
SIRF
Archivo de Documentación probatoria de
entrega de insumos
8
8.1
Encargado de Archivo
Archiva original de la solicitud de
abastecimiento y copia del documento de
salida de almacén
Copia de Salida de Almacén
Fin del procedimiento
Elaboró:
C.P. Antonio Duarte
Mendoza/Jefe del
Departamento de Almacén y
Abastecimiento
Revisó:
Aprobó:
Lic. Alexander Van Der Toyos
López Moctezuma/Director de
Recursos Materiales
35
Duran/Director General de
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
27/05/2014 12:39:32p.m.
09-DGA-P05/Rev.00
No.
1
2
3
Registro
Libro de Registro de
Solicitudes de
Abastecimiento
SIRF
Copia de Salida de
Almacén
Puesto Responsable*
Tipo
Encargado del Área
de Archivo
Encargado de Registro
de Salidas
Encargado del Área
de Archivo
Resguardo
Tiempo
Disposición
final
Ubicación
Papel
1 año
Almacén General
Archivo de
Concentración
Electrónico
5 años
Almacén General
Papel
1 año
Almacén General
Depuración de
Sistema
Archivo de
Concentración
36
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suministro de Insumos
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se registran todas las solicitudes de abastecimiento en el libro
que corresponde?
2
Se revisan las solicitudes de abastecimiento contra las que se
encuentran registradas en el SAE?
3
El encargado del área de suministros, abastece la solicitud en
tiempo y forma?
4
Se generan en SAE y se imprimen todos los documentos de
salida de almacén?
5
Se revisa a detalle el documento de salida de almacén contra la
solicitud de abastecimiento?
6
Se realizó el envío del documento de salida de almacén a la
Dirección General de Administración?
7
Se archiva correctamente la documentación probatoria del
procedimiento?
37
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Levantamiento de Inventario Físico de Insumos de Almacén
09-DGA-P06/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
02/12/2013
Conocer la existencia física de Almacén para su comparación contra la existencia en sistema .
II.- ALCANCE
Todas las Unidades Administrativas de la Secretaría de Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora
III.- DEFINICIONES
ISAF: Instituto Superior de Auditoría y Fiscalización.
DGA: Dirección General de Administración.
IV.- REFERENCIAS
•
en la Administración Pública Estatal para el Ejercicio correspondiente .
• Manual de Organización de la Dirección General de Administración .
• Cuadros Básicos y Catálogos del Sector Salud.
V.- POLITICAS
1.Durante el año se llevará a cabo obligatoriamente un inventario como cierre de ejercicio y en caso de ser
posible otro a mitad de año y cuyas fechas serán establecidas por el Departamento de Almacén y Abastecimiento .
2.Durante el levantamiento del inventario correspondiente, se realizarán dos conteos físicos, cada uno con
diferente personal, en caso de diferencias entre ambos conteos, deberá realizarse un tercer conteo donde participe
una persona por cada uno de los dos equipos.
3.Los conteos físicos se deberán realizar de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, en forma de “Z”.
4.El personal operativo del Departamento de Almacén y Abastecimiento deberá tener debidamente acomodada y
etiquetada la mercancía en existencia, indicando clave, presentación y descripción.
5.El personal del área de cómputo del Departamento de Almacén y Abastecimiento, deberá tener actualizadas las
entradas y salidas de almacén.
6.Antes de llevar a cabo el inventario
sistema de almacén.
físico, se deberá contar con los últimos movimientos registrados en el
7.En los meses de junio y diciembre el personal del Departamento de Almacén y Abastecimiento, actualizará los
registros, reacomodará el almacén y etiquetará la mercancía de nuevo ingreso.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P06-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo para el Levantamiento de Inventario Físico
de Insumos de Almacén
38
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Establecimiento de fechas de inventario
1
1.1
Jefe del Dpto. de Almacén
y Abastecimiento
Definir las fechas en las que se llevarán a
cabo los inventarios físicos de almacén de
insumos.
2
Invitación a reunión previa al inventario físico
y a su participación en el mismo
2.1
Elabora oficio de invitación al Órgano de
Control Interno de los Servicios de Salud de
Sonora, ISAF y Despacho Externo para la
reunión previa al inventario y para su
participación en el mismo.
Oficio de invitación
Reunión previa al inventario físico
3
Recibe a personal del Órgano de Control
Interno de los Servicios de Salud de Sonora,
ISAF y Despacho Externo, les proporciona
una copia del procedimiento para el
levantamiento del inventario físico y les
explica el procedimiento.
3.1
“En caso de presentarse dudas”
3.2
Aclara las dudas
3.3
Lleva a cabo recorrido con el personal del
Órgano de Control Interno de los Servicios de
Salud de Sonora, ISAF y Despacho Externo
por las diferentes bodegas del Almacén
3.4
Atiende sugerencias.
Levantamiento de Inventario Físico
4
“Al inicio del Inventario Físico”
4.1
Encargado del Área
Administrativa
Entrega hojas de conteo y material de oficina
al personal que conforma los diferentes
equipos de trabajo.
4.2
Miembros de cada equipo
de trabajo para el inventario
físico
Recibe hojas de conteo y material de oficina y
firma de recibido las hojas de conteo.
Llevan a cabo el conteo de los insumos,
registrando en hojas de conteo.
4.3
“Una vez que se lleva a cabo el conteo de los
insumos”
Entregan las hojas de conteo.
4.4
4.5
Encargado del Área
Administrativa
Recibe hojas de conteo, recabando firma de
recibido.
4.6
Encargado del Área
Administrativa y Auxiliar
Administrativo
Cotejan hojas de conteo de los diferentes
equipos, determinando las diferencias.
“Una vez determinadas las diferencias”
4.7
Encargado del Área
Administrativa
Entrega las hojas de conteo con las
diferencias a un tercer equipo para su
recuento.
4.8
Tercer Equipo de trabajo de
inventario físico
Recibe hojas de conteo con las diferencias y
firma de recibido y procede al recuento.
“Una vez llevado a cabo el recuento”
4.9
Entrega hojas de recuento.
39
Hoja de conteo
4.10
Encargado del Área
Administrativa
Recibe hojas de recuento firmadas y las
turna.
4.11
Personal del área de
cómputo
Recibe hojas de conteo y captura en hoja de
excel.
Inventario Físico de Almacén
Nota: El archivo de Excel contiene clave del
artículo, descripción, presentación, existencia
en sistema y el conteo físico y diferencias.
“Una vez capturado”
Turna el archivo de excel.
4.12
4.13
y Abastecimiento
Recibe archivo de Excel.
4.14
y Abastecimiento y el
encargado del area
operativa de Almacén
Analizan la información y proceden a recabar
la documentación necesaria para la
aclaración de las diferencias resultantes.
“Una vez que se tienen las diferencias
definitivas”
4.15
y Abastecimiento
Entrega archivo de Excel al personal del área
de cómputo para el registro de los ajustes en
el sistema de almacén.
Realización de Acta de levantamiento de
inventario físico
5
5.1
y Abastecimiento y
encargado del área
administrativa
Realizan Acta correspondiente al
levantamiento del inventario físico.
5.2
Encargado del área
administrativa
Recaba firmas del personal participante y
entrega una copia a cada uno de los
participantes.
6
Envío de Acta a la Dirección General de
Administración
6.1
Elabora oficio a la Dirección General de
Administración para el envío del Acta.
6.2
Envía Acta y oficio, recabando acuse de
recibido en copia de oficio.
Acta de levantamiento de
Inventario Fisico
Oficio de envío de Acta
Fin del Procedimiento.
Elaboró:
C.P. Antonio Duarte
Mendoza/Jefe del
Abastecimiento
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
40
Durán/Director General de
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Levantamiento de Inventario Físico de Insumos de Almacén
02/12/2013 01:06:19p.m.
09-DGA-P06/Rev.00
No.
Registro
1
Oficio de Invitación
2
Hoja de Conteo
3
Inventario Físico de
Almacén
4
Acta de levantamiento de
Inventario Físico
5
Oficio de envío de Acta
Puesto Responsable*
Secretaria del Jefe del
Departamento de Almacén
y Abastecimiento
y Abastecimiento
y Abastecimiento
y Abastecimiento
y Abastecimiento
Tipo
Resguardo
Tiempo
Disposición
final
Ubicación
Papel
5 años
Almacén General
Archivo de
Concentración
Electrónico
5 años
Almacén General
Archivo de
Concentración
Papel
5 años
Almacén General
Archivo de
Concentración
Papel
5 años
Almacén General
Archivo de
Concentración
Papel
5 años
Almacén General
Archivo de
Concentración
41
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Inventario Físico de Insumos de
Almacén
No.
Hoja 1 de 1
SI
1
Se tienen actualizados los registros en el sistema de almacén?
2
Se tiene el adecuado acomodo y etiquetado de la mercancía?
3
Se realizó un segundo y tercer conteo?
4
Se analizaron las diferencias?
5
Se elaboró el Acta correspondiente?
42
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Recepción de Transferencia Primaria
09-DGA-P07/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Verificar que las cajas de archivo, al ser transferidas cumplan con los requisitos establecidos por el Archivo de
Concentración.
II.- ALCANCE
A toda la documentación semi-activa que es transferida al Archivo de Concentración. Este procedimiento abarca
desde que se solicita la entrada de la documentación semi-activa hasta su entrada al depósito.
III.- DEFINICIONES
Documentación Semi-activa: Documentos con valor archivístico pero de escasa consulta; expedientes cerrados
Transferencia Primaria: Envío de documentación semi-activa de las oficinas al Archivo de Concentración
Archivo de Concentración: Depósito donde se resguarda toda la documentación
semi -activa que envían las
Unidades Administrativas
IV.- REFERENCIAS
-Ley 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios
-Ley 140 de Bienes y Concesiones
-Ley 156 de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora
-Ley 167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos
-Lineamientos del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora
V.- POLITICAS
1. No se aceptarán transferencias que no cumplan con todos los requisitos establecidos en las políticas y
lineamientos para el ingreso documental de transferencias primarias al archivo de concentración.
2. Sólo se recibirán cajas de archivo especiales tipo: tamaño carta y de plástico.
3. Las cajas deberán contener solo documentación semi-activa.
4. Si las correcciones no se hacen y se entregan en tiempo establecido, la solicitud de transferencia Primaria se
cancela.
5. Cuando las áreas administrativas no cumplan con los requisitos, se cancelará la solicitud de transferencia
primaria.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
Nombre
09-DGA-P07-A01/Rev.00
Diagrama de flujo de recepción de transferencia primaria
43
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
1. Recepción de Solicitud de Transferencia
Primaria
1
1.1
Jefe del Departamento del
Sistema Integral de Archivo
Recibe solicitud de Transferencia Primaria,
vía electrónica acerca de los espacios
disponibles en depósito.
Verifica espacio en bodega y programa
recepción, comunicando telefónicamente y
vía electrónica a la unidad administrativa,
dando fecha de recepción.
1.2
Solicitud de transferencia
Primaria
(Vía electrónica, como acuse
de recibo)
“Posteriormente”
1.3
Personal Operativo del
Revisión de transferencia primaria
2
2.1
Recibe físicamente solicitud de transferencia
primaria, Inventario de Transferencia Primaria
y cajas con documentación.
Revisa que la cantidad de cajas que se están
recibiendo concuerde con lo especificado en
la solicitud.
“No concuerda”
Rechaza el trámite.
2.2
“Si concuerda”
Pone folio y firma de recibido provisional para
su revisión la solicitud de transferencia
primaria.
2.3
Verificación de Cajas
3
3.1
3.2
Recibe cajas para su verificación.
Verifica si el inventario general por expediente
de cada caja y la solicitud de transferencia
primaria, concuerdan con la documentación
que se está recibiendo en cantidad y orden.
“Concuerda”
3.3
Firma de conformidad el inventario general de
cada caja.
Inventario General de Cajas
3.4
Firma en forma definitiva la solicitud de
transferencia primaria y entrega copia de
recibido.
primaria
3.5
Da entrada a cajas
“No concuerda”
3.6
Informa al área solicitante las diferencias
encontradas y regresa los expedientes e
inventario general por expediente y cajas con
diferencias para su corrección.
“Una vez realizadas las correcciones por
la Unidad Administrativa”
3.7
Iniciar a partir de la actividad No.3.1.
44
Memorando informando
diferencias encontradas
Elaboró:
C. Carlos E. Kitazawa
T./Encargado del Depto del
Revisó:
Aprobó:
Financieros
45
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Recepción de Transferencia Primaria
28/05/2014 10:00:05a.m.
09-DGA-P07/Rev.00
No.
Resguardo
Disposición
final
Puesto Responsable*
Tipo
Primaria
(Vía electrónica, como
acuse de recibo)
Inventario General
de Cajas
Electrónico
12 años
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
Archivo de
Concentración
Electrónico y/o
Papel
12 años
Archivo de
Concentración
3
primaria
Papel
6 años
4
Memorando informando
diferencias encontradas
Papel
6 años
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
1
2
Registro
46
Tiempo
Ubicación
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Transferencia Primaria
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Que la cantidad de cajas existentes en el Departamento del
Sistema Integral de Archivo coincidan con el número de
inventarios de transferencia primaria recibidos?
2
Está firmado de conformidad el inventario general de cada
caja?
3
Se realizaron en tiempo y forma las correcciones en el rechazo
de transferencia
4
Se aceptaron transferencias que no cumplieron con todos los
requisitos establecidos en las políticas y lineamientos para el
ingreso documental de transferencias primarias al archivo de
concentración?
5
En la bodega del Departamento del Sistema Integral de
Archivo, solo hay cajas de archivo especiales tipo: tamaño
carta y de plástico con documentación semi-activa?
47
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Préstamo de Documentos y/o Expedientes
09-DGA-P08/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Controlar el préstamo de documentos y expedientes de las unidades administrativas de la SSP y SSS .
II.- ALCANCE
A todas las Unidades Administrativas de la SSP y SSS, desde que se recibe una solicitud de préstamo de
documentos y/o expedientes hasta la recuperación y acomodo correspondiente.
III.- DEFINICIONES
Archivo de Concentración: Depósito donde se resguarda toda la documentación
semi -activa que envían las
Unidades Administrativas
Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una entidad pública
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados
por mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad
Documento: Toda evidencia que contenga una información de cualquier fecha, forma y soporte material ,
producido o recibido por cualquier persona física o moral y por toda institución pública o privada en el ejercicio de
su actividad
IV.- REFERENCIAS
-ley 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios
-Ley 140 de Bienes y Concesiones
-Ley 156 de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora
-Ley 167 que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos
-Lineamientos del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora
-Procedimiento de Transferencia Primaria del Manual de Procedimientos
Administración
de
la
Dirección
General
de
V.- POLITICAS
1. Realizar con eficacia el préstamo de documentos y expedientes.
2. Las solicitudes de préstamo de documentación y/o expedientes solo podrán ser aprobadas, siempre y cuando
cumplan los siguientes criterios: Fecha de solicitud, unidad administrativa de donde se solicita, nombres y firmas
de las personas autorizadas para préstamos, nombre de la persona que recibe el préstamo, nombre de los
documento (s), expediente (s) y/ó legajos.
3. Los préstamos deberán ser autorizados por el Jefe del Departamento del Sistema Integral de Archivo y en su
ausencia, por el personal Operativo de este Departamento.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P08-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de flujo para el Préstamo de documentos y/o
expedientes
48
NO
RESPONSABLE
Recibe solicitud de préstamo de documentos
y/o expedientes.
1.2
Revisa el llenado de la solicitud de préstamo
de documentos de acuerdo a los criterios
establecidos para su llenado definido en el
apartado VI. Políticas.
1.3
Gira instrucciones al Personal Operativo del
Departamento para que localice los
expedientes o documentos solicitados.
Búsqueda de documentación
2
2.1
REGISTRO
Recepción de Solicitud
1
1.1
Departamento del Sistema
Integral de Archivo
Realiza la búsqueda de los documentos o
expedientes por número de caja en el
inventario.
Informa al Jefe de Archivo los resultados de la
búsqueda.
2.2
“Si no se localizaron documentos”
Informa al solicitante la no localización.
2.3
Memorándum informando la
no localización de
documentos y/o expedientes
“Si se localizaron los documentos”
2.4
Informa al Jefe del Departamento del Sistema
Integral de Archivo y se coloca(n) el(los)
documento(s) en estante de entrega.
2.5
Llena el formato de Vale de Préstamo de
Documentos y/o Expedientes y coloca con
documento(s) de entrega
Entrega de Documentación
3
3.1
o Personal Operativo
Entregan documento ó expedientes al
solicitante y recaba firma de recibido en el
formato de Vale de Préstamo de Documentos
y/o Expedientes.
3.2
Entrega una copia al solicitante, anexa los
documentos.
3.3
Archiva el vale respectivo
Vale de Préstamo de
Documentos y/o Expedientes
Elaboró:
C.Carlos Eduardo Kitazawa
T./Encargado del Depto del
Revisó:
Aprobó:
Financieros
49
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Préstamo de Documentos y/o Expedientes
28/05/2014 10:00:26a.m.
09-DGA-P08/Rev.00
No.
1
2
Registro
Memorándum
informando la no
localización de
documentos y/o
expedientes
Vale de Préstamo de
Documentos y/o
Expedientes
Resguardo
Disposición
final
Puesto Responsable*
Tipo
Papel
1 año
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
Archivo de
Concentración
Papel
1 año
Departamento del
Sistema Integral de
Archivo
Archivo de
Concentración
50
Tiempo
Ubicación
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo de Documentos y/o Expedientes
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Las solicitudes recibidas para préstamo de documentos y/o
expedientes se realizaron por personal autorizado?
2
Coincide el número de vale de préstamo de documentos y/o
expedientes con el número de solicitudes documentos y/o
expedientes existentes en el Departamento del Sistema
Integral de Archivo?
3
Las solicitudes de préstamo de documentación y/o expedientes
cumplen con los criterios establecidos en las políticas de este
Procedimiento?
51
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
09-DGA-P09/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Tramitar al beneficiario la baja definitiva de la relación laboral con los SSS de acuerdo a la normatividad en la
materia del Organismo.
II.- ALCANCE
Al personal federal, con plaza de base, confianza y plaza regularizada.
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
Plaza Regularizada: Personal de contrato que obtuvo una plaza regularizada con ciertos derechos
IV.- REFERENCIAS
Acta de Defunción Original
Hoja Única de Servicios
FUMP
Baja de Servicio Médico
V.- POLITICAS
1.Contar con un Acta de Defunción Original
2.Cotejar beneficiarios en el expediente de archivo general.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P09-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de “Trámite de Defunción
52
NO
RESPONSABLE
Encargada de movimientos
de personal
Recibe acta de defunción por el beneficiario,
para la captura correspondiente.
“ Una vez generada la baja en el sistema de
nómina”
FUMP
Pasa para validación.
1.2
VALIDACION DEL TRAMITE
2
2.1
REGISTRO
RECEPCION DE DEFUNCIÓN
1
1.1
Encargada de validación del
pago
Realiza movimiento de baja, pasa a su
validación correspondiente, en el sistema de
nómina.
Validar si hay algún cheque pendiente de
cancelar.
2.2
Cheque y/o comprobante de
depósito con sello de
cancelado, listado de firmas
con sello cancelado
“Si hay un cheque y/o depósito emitido”
Informar a la encargada de bancos para su
cancelación.
2.3
“Si no hay cheque y/o depósito emitido”
Pasa a actividad No. 3
2.4
ELABORACIÓN DE HOJA
UNICA DE SERVICIO
3
Solicita el beneficiario se elabore la Hoja
Única de Servicio verbalmente
Hoja Única de Servicio
3.2
Elabora la baja del servicio médico
3.3
Elabor oficio para envío de baja de servicios
médicos al Instituto
Oficio de envío de Baja de
Servicio Médico
3.1
Encargada de Jubilación y
pensiones
Elaboró:
Lic. Sandra Victoria Ramírez
Bon/Jefe del Departamento de
Revisó:
Aprobó:
Gándara/Directora de
Recursos Humanos
53
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
28/05/2014 10:02:54a.m.
09-DGA-P09/Rev.00
No.
Registro
1
FUMP
2
3
Cheque y/o comprobante
de depósito con sello de
cancelado, listado de
firmas con sello
4
5
Oficio de envío de Baja
de Servicio Médico
Puesto Responsable*
Pagos
Tipo
Resguardo
Tiempo
Electrónico
5 años
Electrónico y/o
Papel
5 años
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
Papel
5 años
54
5 años
5 años
Disposición
final
Ubicación
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramite de Defunción
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se elabora baja de defunción?
2
A petición del beneficiario, se solicitan los derechos del
trabajador?
3
Se le solicita documentación oficial al beneficiario?
4
Se realiza la baja al ISSSTE?
55
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Baja por incapacidad total y permanente
09-DGA-P10/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Tramitar al trabajador la baja definitiva de la relación laboral con los SSS de acuerdo con los lineamientos de
Medicina de Trabajo del Instituto.
II.- ALCANCE
Al personal federal, con plaza de base, confianza y plaza regularizada.
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
IV.- REFERENCIAS
Aprobación del Estado de invalidez (Dictamen aprobado)
Memorándum de baja laboral
Notificación de baja por incapacidad total y permanente
Formato Único de Movimiento de Personal
V.- POLITICAS
1.Recibir por el Comité de Medicina del Trabajo, el dictamen aprobado, la 3ª. Copia del dictamen para la
dependencia.
2.Elaborar memorándum indicando la baja laboral del trabajador según la fecha del dictamen aprobado por
Medicina del Trabajo.
3.Elaborar oficio dirigido al trabajador indicando la fecha de baja laboral.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P10-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de “Baja por incapacidad total y
permanente”
56
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Recepción de Baja Laboral
1
1.1
Encargada de Jubilaciones
y pensiones
Recibe la notificación de aprobación del
estado de invalidez, solicitando la baja laboral
del trabajador, de parte de la Subdelegación
de Prestaciones del ISSSTE en Sonora.
1.2
Revisa expediente del trabajador.
1.3
Elabora el oficio dirigido al Depto, de
Operaciones, solicitando la baja laboral,
anexando copia del oficio y dictamen
aprobado.
Oficio de envió de baja
Validación del Dictamen
2
2.1
Encargada de Captura
Recibe dictamen para la captura
correspondiente, ya generada la baja en el
sistema de nómina se pasa para validación.
FUMP
2.2
pago
Verifica movimiento de baja, pasa a su
validación correspondiente.
con sello cancelado.
Revisa sistema de nómina, para validar si hay
algún cheque pendiente de cancelar.
2.3
“Si hay un cheque y/o deposito emitido”
Informa a la encargada de bancos para su
cancelación.
2.4
Información Oficial al Trabajador de su Baja
Laboral
3
Elabora oficio dirigido al trabajador, y copia
para el centro de trabajo, notificando la baja
laboral y la quincena a aplicar.
Oficio de baja
3.2
Elabora Hoja Única de Servicios.
3.3
Elabora la baja del servicio médico
3.1
y pensiones
“Después de firmado el FUMP”
3.4
Auxiliar de Correspondencia
y Archivo de movimiento de
personal
Generan 5 copias para su certificación en
original, así como el último comprobante de
pago a la Unidad de Asuntos Jurídicos
Copias de baja
Fin de procedimiento.
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Humanos
57
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Baja por incapacidad total y permanente
28/05/2014 10:03:09a.m.
09-DGA-P10/Rev.00
No.
Registro
1
2
3
4
FUMP
5
firmas con sello
cancelado
Oficio de baja
6
Puesto Responsable*
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. Pago
Tipo
Resguardo
Tiempo
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Jefe del Depto. de
58
5 Años
Disposición
final
Ubicación
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Dirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Baja por incapacidad total y permanente
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se recibe dictamen médico aprobado por la Institución?
2
Se realiza la baja en el Sistema de Nómina?
3
Se le informa formalmente al Depto. de Pagos de la baja del
trabajador
4
Se realiza oficio para darse de baja ante el ISSSTE?
5
Se le informa formalmente al trabajador y al centro de trabajo
sobre la baja?
59
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Tramite de Jubilación y/o Pensión
09-DGA-P11/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Tramitar al trabajador su baja definitiva de la relación laboral con los SSS de acuerdo a los lineamientos que
marca el Instituto por años de servicio y por edad.
II.- ALCANCE
Al personal con plaza federal, base ,confianza y plaza regularizada
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
IV.- REFERENCIAS
Licencia pre jubilatoria al personal de base por periodo de 90 días
Renuncia por jubilación ó pensión al personal de base y confianza
Formato Único de Movimiento de Personal (certificado por la Unidad de Asuntos Jurídicos)
Baja de servicio medico
Hoja única de FOVISSSTE
Renuncia Personal del Trabajador
V.- POLITICAS
1.Para iniciar el trámite de jubilación es necesario someter a revisión la solicitud para confirmar que cumpla con
el tiempo que marca el Instituto.
2.El trabajador deberá realizar el trámite personalmente ante la Dirección de Recursos Humanos
3.Los documentos básicos a presentar para iniciar el trámite son: CURP, RFC, comprobante de domicilio y
talones de pago de su fecha de ingreso o a partir de 1980 al 31 de Diciembre de 1992.
4.Al recibir el oficio de aprobación de su licencia pre jubilatoria, el trabajador cuenta con 90 días para presentar la
documentación necesaria, para la elaboración de los trámites a seguir.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
Nombre
09-DGA-P11-A01/Rev.00
Diagrama de Flujo de “Trámite de Jubilación y/o pensión”
60
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Solicitud de Jubilación
1
1.1
y pensiones
Recibe del trabajador por escrito la solicitud
de permiso pre jubilatorio y la renuncia pos
fechado a 90 días en tres tantos con firmas
originales
1.2
Entrega un juego de la documentación
original a los Departamentos de Pagos y
Operaciones
1.3
Revisa expediente para saber si cumple con
el tiempo y edad establecida
“Si no cumple”
Notifica mediante oficio al trabajador dándole
a conocer las razones.
1.4
Oficio de notificación de no
aprobado
“ Si cumple”
1.5
Notifica la autorización de su permiso pre
jubilatorio
Oficio de notificación de
aprobado
1.6
Abre expediente del trabajador con la
documentación recibida.
Expediente del trabajador
Baja del Sistema de Nómina
2
2.1
de personal
Realiza baja en el sistema de nómina al
concluir los 90 días
2.2
Llena el formato único de movimiento de
personal
2.3
Captura movimiento de renuncia en sistema
de nómina
FUMP
Cancelación de Pagos
3
“Ya afectado dicho movimiento de baja”
3.1
pago
Pasa a su validación correspondiente.
Nota: Esto se hace en base al sistema de
nómina, para validar si hay algún cheque
pendiente de cancelar.
3.2
cancelación.
3.3
Relaciona los formatos generados en
quincena, para recopilación de las firmas del
FUMP.
LLENADO DE FORMATOS
4
4.1
4.2
Departamento de
Operaciones
Recibe la relación de formatos generados
Antefirma por Jefe del Departamento de
Operaciones y se turnan a firma del Director
de Recursos Humanos, Dirección de
Administración, así como Subsecretario y
Finanzas
“Después de firmado el FUMP”
61
con sello cancelado
Generan 5 copias para su certificación en
original, así como el último comprobante de
pago a la Unidad de Asuntos Jurídicos.
4.3
“ Ya firmados las 5 copias certificadas”
Entrega al trabajador para iniciar sus trámites
correspondientes.
4.4
Elaboración de Hoja Única de Servicios
5
“Después de haber verificado con el
encargado de pagos que no cuente con
ningún adeudo”
5.1
y pensiones
Elabora Hoja Única de Servicio.
Hoja única de servicio
Hoja única de FOVISSSTE
“Una vez que el trabajador empieza a cobrar
su pensión, entregando 5 originales al
trabajador
5.2
Inicia la elaboración de la Hoja única de
FOVISSSTE
5.3
Elabora Baja de Servicios Médicos
Baja de Servicios Médicos
5.4
Elabora oficio para envió de baja de servicios
médicos al Instituto
Oficio de envío de baja
“Al recibir el oficio con sello de recibido”
5.5
Verifica en la página electrónica del Instituto
el status del trabajador, para poder
informarle al trabajador que puede iniciar el
trámite de pensión.
5.6
Entrega al trabajador Hoja Única de Servicios,
Notificación de Baja de Servicio Médico, los
cuales el trabajador firma de recibido en el
Formato de Documentos Entregados.
Formato de Documentos
Entregados
Fin del procedimiento.
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Humanos
62
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Tramite de Jubilación y/o Pensión
28/05/2014 10:03:33a.m.
09-DGA-P11/Rev.00
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Registro
no aprobado
aprobado
Expediente del
trabajador
FUMP
firmas con sello
cancelado
Hoja única de servicio
Hoja única de
FOVISSSTE
Baja de Servicios
Médicos
Formato de Documentos
Entregados
Puesto Responsable*
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Tipo
Resguardo
Tiempo
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
5 Años
Electrónico y/o
Papel
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Papel
5 Años
Papel
5 Años
63
5 Años
5 Años
5 Años
Disposición
final
Ubicación
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramite de Jubilación y/o Pensión
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se recibe la petición del trabajador para su jubilación o
pensión?
2
Se checa expediente de acuerdo a la petición?
3
Se realiza oficio para informar formalmente al trabajador si
tiene derecho a lo solicitado?
64
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Tramite de Licencia sin sueldo
09-DGA-P12/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Tramitar la licencia sin sueldo del trabajador para la suspensión de sueldo y servicios prestados por el Instituto, y
los SSS, de acuerdo a la normatividad aplicable en la materia.
II.- ALCANCE
Al personal federal, con plaza de base.
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
IV.- REFERENCIAS
Solicitud del Interesado
Oficio de autorización de su centro de trabajo
FUMP
V.- POLITICAS
1.Contar con la solicitud personal del interesado con firma original.
2.Contar con el oficio de autorización del Centro de trabajo.
3.Contar con la autorización del Departamento de Relaciones Laborales, se debe de cotejar expediente de dicha
petición para ver si le toca los días que se solicitan por el trabajador.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P12-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de “Trámite de Licencia sin Sueldo”
65
NO
RESPONSABLE
de personal
Recibe solicitud original de la petición de la
licencia sin sueldo por el interesado y oficio
de autorización del centro de trabajo para la
captura correspondiente.
FUMP
Realiza en el sistema de nómina la licencia y
pasa para validación.
1.2
VALIDACION DE LICENCIA
2
2.1
REGISTRO
RECEPCIÓN DE SOLICITUD
1
1.1
pago
Revisa movimiento de licencia, pasa su
validación correspondiente, esto se hace en
base al sistema de nómina, para validar si
hay algún cheque pendiente de cancelar.
con sello cancelado
“Si hay un cheque y/o deposito emitido”
2.2
cancelación.
Elaboró:
Lic. María de los Ángeles
Sánchez Morales/Jefe del
Departamento de Operaciones
Revisó:
Aprobó:
Humanos
66
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Tramite de Licencia sin sueldo
28/05/2014 10:03:45a.m.
09-DGA-P12/Rev.00
No.
Registro
1
FUMP
2
firmas con sello
cancelado
Puesto Responsable*
Jefe del Depto. de
Tipo
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
67
Resguardo
Tiempo
5 años
5 años
Disposición
final
Ubicación
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramite de Licencia sin sueldo
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se realiza la petición por escrito por parte del trabajador?
2
Se realiza oficio de su centro de trabajo para informarle si tiene
derecho a la licencia sin sueldo?
68
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Tramite de Renuncia
09-DGA-P13/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Tramitar al trabajador la baja definitiva de la relación laboral con los SSS de acuerdo a la normatividad aplicable
en la materia.
II.- ALCANCE
Al personal federal, con plaza de base, contrato, confianza y plaza regularizada
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
Contrato: Nombramiento Temporal.
IV.- REFERENCIAS
Baja por renuncia
Baja por Termino de nombramiento y/o contrato
V.- POLITICAS
1.Contar con un documento de renuncia firmado por el trabajador en original en tres tantos.
2.Copia Credencial de Elector o cualquier otra identificación oficial.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P13-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de “Trámite de Renuncia”
69
NO
RESPONSABLE
Abogado Auxiliar de
Recibe la renuncia del trabajador por escrito,
para su trámite correspondiente.
1.2
Coteja las firmas y huella digital del
trabajador.
1.3
Envía a los Deptos. de Pagos, Operaciones y
Sistemas para tramitar suspensión del pago.
CAPTURA EN EL SISTEMA
2
2.1
REGISTRO
RECEPCION DE LA RENUNCIA
1
1.1
de personal
Recibe renuncia para la captura
correspondiente.
FUMP
“ Ya generada la baja en el sistema de
nómina”
Pasa para validación.
2.2
VALIDACION EN EL SISTEMA
3
3.1
pago
Realiza dicho movimiento de baja y pasa a su
validación correspondiente.
Esto se hace en base al sistema de nómina,
para validar si hay algún cheque pendiente de
cancelar.
con sello cancelado
cancelación.
3.2
ELABORACION DE FORMATOS
4
Elabora Hoja única de Servicios a petición del
interesado.
4.2
Elabora la baja del servicio médico.
4.3
Elabora oficio para envío de baja de servicios
médicos al Instituto.
4.1
Encargada de Jubilación y
pensiones
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Humanos
70
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Tramite de Renuncia
28/05/2014 10:03:59a.m.
09-DGA-P13/Rev.00
No.
Registro
1
FUMP
2
3
firmas con sello
cancelado
4
5
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
Jefe del Depto. de
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
5 años
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
5 años
71
5 años
5 años
5 años
Disposición
final
Ubicación
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramite de Renuncia
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se recibe la renuncia voluntaria por parte del trabajador?
2
Se le solicita identificación oficial al trabajador?
3
Se le informa a los departamentos correspondientes para el
trámite de baja?
72
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Otorgamiento de Comisiones interinstitucionales
09-DGA-P14/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Contar con un adecuado control de la ubicación del personal federal de base y regularizado
II.- ALCANCE
Al personal federal de base y regularizado.
III.- DEFINICIONES
SRH: Subdirección de Recursos Humanos
UA: Unidades Administrativas
IV.- REFERENCIAS
Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud 2006-2009.
V.- POLITICAS
1.Durante los periodos del 1ro. de enero al 30 de junio y del 1ro. de julio al 31 de diciembre, la SRH de los SSS
emitirá circular solicitando comisiones o en su caso renovación de las mismas a las unidades administrativas y
operativas que tengan a su cargo recursos humanos.
2.Las UA de los SSS que tengan adscripción de trabajadores federales de base y regularizados con personal
comisionado y/o por comisionar, o que continúe la necesidad del servicio (renovación de comisión) deberán dirigir
a la SRH de los SSS las solicitudes de comisión, en respuesta a circular que se emitirá por la propia Subdirección
en un término que no exceda los 7 días hábiles a partir de la recepción de dicha circular.
3.Las Unidades con Trabajadores comisionados formularán mediante oficio las necesidades del servicio dirigido
a la Unidad de Adscripción del trabajador.
4.El trabajador elaborará un oficio dirigido a la UA que acepta ser comisionado .
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
Nombre
09-DGA-P14-A01/Rev.00
Diagrama de Flujo de “Otorgamiento de Licencias y
comisiones, interinstitucionales”
73
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
ELABORACIÓN DE CIRCULAR PARA
SOLICITUD DE COMISIONES
1
“Al inicio de cada periodo de comisión”
1.1
Encargada de Licencias y
Comisiones de la SRH
Elabora circular, previo al inicio de los
periodos de comisión.
Circular para solicitud
de comisión y/o renovación.
NECESIDADES DEL SERVICIO
2
2.1
Encargado de Recursos
Humanos de las Unidades
de Comisión
Elabora oficio con las necesidades del
servicio dirigido a la UA del trabajador,
especificando el periodo a comisionar, en un
máximo de cinco días de recepción de la
circular.
Oficio de Necesidades del
Servicio
SOLICITUD EL TRABAJADOR
3
3.1
Trabajador a comisionar
Elabora oficio de aceptación de Comisión ó
Renovación dirigido a la UA, especificando el
periodo a comisionar.
Oficio de aceptación de
Comisión ó Renovación
SOLICITUD DE COMISIÓN
4
4.1
Encargado de Recursos
Humanos de las UA
Elabora oficio dirigido a la SRH solicitando la
comisión o renovación de la misma,
especificando periodo a comisionar,
anexando Oficio de necesidades del servicio,
asimismo Oficio de aceptación de comisión
del trabajador, en un máximo de siete días
hábiles de recepción de la circular.
RECEPCIÓN DE OFICIOS DE
SOLICITUDES
5
5.1
Recibe solicitudes de comisión o en su caso
de renovación de las mismas, en un periodo
máximo de siete días hábiles de recepción de
la circular.
Analiza el procedimiento con sus anexos
5.2
AUTORIZACION DE COMISIONES
6
“Al inicio de cada periodo de comisión, si está
correcto y completo el proceso”
6.1
Elabora el oficio de autorización.
Oficio de Autorización de
Comisión o Renovación
“Si esta incorrecto el proceso”
6.2
Elabora oficio regresando la documentación a
la UA del trabajador para que se hagan las
correcciones convenientes.
Fin del procedimiento.
74
Oficio de regreso de
documentación
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Humanos
75
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Otorgamiento de Comisiones interinstitucionales
28/05/2014 10:04:09a.m.
09-DGA-P14/Rev.00
No.
1
2
3
4
5
Registro
Circular para Solicitud
de Comisión y/o
Renovación
Oficio de Necesidades
del Servicio
Oficio de Aceptación de
Comisión y/o Renovación
Oficio de Autorización de
Comisión ó Renovación.
Puesto Responsable*
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Jefe del Depto. de
Subdirección de Recursos
Humanos
Jefe del Depto. de
Tipo
Resguardo
Tiempo
Disposición
final
Ubicación
Electrónico y/o
Papel
5 años
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Papel
5 años
Papel
5 años
Electrónico y/o
Papel
Electrónico y/o
Papel
5 años
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
76
5 años
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Otorgamiento de Comisiones interinstitucionales
No.
Hoja 1 de 1
SI
1
Se realiza la petición por escrito por parte del trabajador?
2
Se realiza oficio de la UA para avisarle al trabajador que si se
autorizó la comisión?
77
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
09-DGA-P15/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Optimizar la selección de personal que cubra
administrativas de los Servicios de Salud de Sonora
el
perfil
para
las
vacantes
en
las
diferentes
unidades
II.- ALCANCE
Personal de nuevo ingreso de los Servicios de Salud de Sonora
III.- DEFINICIONES
Instituto: ISSSTE
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
1.Apegarse al calendario de captura del FUMP para la definición de fechas de ingreso del personal a los SSS .
2.El Depto. de Operaciones calendariza los exámenes psicométricos según el orden de solicitudes recibidas, si el
solicitante es foráneo( se le da prioridad)
3.Respetar el calendario de captura de la quincena en proceso en el sistema.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P15-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de “Selección de Personal”
78
NO
RESPONSABLE
Recepción de Propuestas
1
1.1
Director General de
Administración
Recibe propuestas del personal de las
diferentes unidades aplicativas e instruye y
turna.
1.2
Director de Recursos
Humanos
Recibe, Registra, Clasifica propuestas y turna
1.3
Operaciones
Recibe las propuestas, las analiza, las
clasifica y turna
1.4
Informa al aspirante de nuevo ingreso la
fecha del examen psicométrico
1.5
Informa al aspirante de los documentos
necesarios que tiene que entregar para su
expediente personal
Aplicación de exámenes
2
2.1
REGISTRO
Operaciones
Aplica examen psicométrico y emite un
diagnóstico elaborando reporte de evaluación.
“ Si no cubre el perfil”
Comunica a la unidad administrativa
correspondiente que no podrá gestionarse
dicho movimiento y se turna el expediente a
la bolsa de trabajo
2.2
“ Si cubre el perfil”
2.3
Envía el reporte de evaluación al Jefe de
Operaciones
2.4
Recibe el reporte da evaluación psicométrico,
da visto bueno y turna, para elaboración y
captura del FUMP
Captura de Información
3
3.1
Recibe información de movimientos mediante
captura a través de personal del
Departamento de Operaciones y turna el
listado de movimientos en pre validación.
3.2
Operaciones
Recibe listado de movimientos pre validados
correctamente, así como movimientos
rechazados.
Analiza listado pre validado y solicita listado
aceptado en afectación
3.3
3.4
Reporte de Evaluación
Emite listado de movimientos aceptados en
afectación para ser incluidos en la nómina
ordinaria y turna
Listado de movimientos
Recibe listado de movimientos aceptados en
afectación , revisa y analiza su aceptación en
el sistema.
3.5
“SI PROCEDE”
Analiza el caso
3.6
Elaboración del FUMP
4
4.1
Operaciones
Elabora el FUMP en original y cuatro copias
(original para el Departamento de Pagos y
copias para minuta, oficio de presentación del
Departamento, expediente y plantilla y tarjeta
índice-status) para posteriormente turnar.
79
FUMP
4.2
Dirección de Recursos
Humanos
Recibe FUMP, firma y turna a firma del
Coordinador General de Administración y del
Director General de Administración
4.3
Subsecretario y
Administración y
Finanzas/Director General
de Administración
Recibe FUMP firma y turna previa instrucción
4.4
Humanos
Recibe FUMP y turna al Departamento de
Operaciones
4.5
Operaciones
Recibe FUMP autorizado con las firmas
respectivas y se entrega al área de archivo
para que se integre al expediente.
Elaboró:
María de los Ángeles Sánchez
Morales/Jefe del Departamento
de Operaciones
Revisó:
Aprobó:
Humanos
80
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
28/05/2014 10:04:20a.m.
09-DGA-P15/Rev.00
No.
Registro
1
Reporte de Evaluación
2
Listado de movimientos
3
FUMP
Puesto Responsable*
Tipo
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Operaciones
Resguardo
Tiempo
Papel
5 años
Papel
5 años
Papel
5 años
81
Disposición
final
Ubicación
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Subdirección de
Recursos Humanos
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
¿Se recibe propuestas del personal de las diferentes unidades
aplicativas e instruye y turna?
2
¿Se aplican examen psicométrico y emite un diagnóstico
elaborando reporte de evaluación?
3
¿Se elabora el FUMP en original y cuatro copias (original para
el Departamento de Pagos y copias para minuta, oficio de
presentación del Departamento, expediente y plantilla y tarjeta
índice-status) para posteriormente turnar a la Subdirección de
Recursos Humanos?
82
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
09-DGA-P16/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Contar con un instrumento de registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características
físicas y técnicas, su costo, localización y asignación al personal de la Secretaría de Salud Pública y de los
II.- ALCANCE
Todos los servidores públicos que laboren en la Secretaría de Salud Pública y los Servicios de Salud de Sonora ,
que tengan a su cargo mobiliario, equipo e instrumental.
III.- DEFINICIONES
83
Activos Fijos: Bienes tangibles que tienen por objeto el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la Entidad ,
independientemente de su forma de adquisición (compra, donación, construcción, elaboración, o cualquier otra) y
del uso que el mismo reciba, sea este para la operación administrativa, médica o la prestación de servicios al
público en general. El propósito de su adquisición es su uso y no su venta en el curso normal de sus operaciones ,
estos se dividen en bienes mayores y bienes menores.
Bienes Menores (No Capitalizables): Aquellos que por su descripción y características concuerdan con uno o
más de los puntos que identifican al gasto corriente, por lo que por la naturaleza de los mismos deberán ser
registrados como tal mediante partidas del Capítulo 2000.
Bienes Muebles Mayores (Capitalizables): Aquellos que por su descripción y características concuerdan con uno
o más de los puntos que identifican al Gasto de Capital, por lo que por la naturaleza de los mismos deberán ser
registrados como tal mediante partidas del Capítulo 5000.
Bienes Muebles: Bienes cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro
sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario, equipo de oficina, equipo médico y de laboratorio ,
maquinaria, automóviles, entre otros.
El valor de la adquisición, este se considera sumando el costo unitario más impuestos menos descuentos.
Naturaleza del bien sea de índole tal, que no se gaste o extinga en un número reducido de actos productivos ;
que el material básico de su manufactura no sea frágil (vidrio, porcelana, cristal, fibra de vidrio, plástico, etc) y que
no se encuentre considerado como instrumental quirúrgico y de laboratorio expuesto a roturas o melladuras que
ameriten sustituciones de urgencia.
Descripción de los bienes no capitalizables
Son aquellos que por sus características no son considerados como bienes de consumo y tampoco pueden ser
capitalizables, tomando en cuenta:
- El valor de adquisición.- Cuando esté, ya incluido el impuesto, y el descuento y el monto sea inferior al que
determine la DGA, a través de la Dirección de Recursos Materiales.
- La naturaleza del bien.- cuando por los materiales de lo que están hechos (plástico, vidrio, porcelana, fibra de
vidrio, etc) e independientemente de su valor, pueden destruirse o deteriorarse fácilmente, o sea, considerado
como instrumental quirúrgico o de laboratorio, expuesto a roturas o melladuras, por lo que ameritaría sustituciones
de urgencia.
Bienes Muebles e Inmuebles: - Conjunto de activos fijos propiedad de la Entidad. – Capítulo de la clasificación
por objeto del gasto presupuestario que agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de
bienes muebles e inmuebles requeridas en las actividades de la Entidad. Incluyen el mobiliario y equipo propio para
la administración, mobiliario y equipo médico, instrumental médico y de laboratorio, refacciones y accesorios
mayores,
herramientas
eléctricas,
neumáticas
y
maquinas-herramientas,
maquinaria,
equipo,
vehículos,
equipamiento de laboratorios, bienes inmuebles y adiciones, mantenimiento y conservación de inmuebles, etc.
Capítulo del Gasto: Elemento de la clasificación por objeto del gasto que constituye un conjunto homogéneo ,
claro y ordenado de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad. La unidad básica de registro que conforma un
capítulo presupuestario es la “Partida”, Un conjunto de partidas forman un “Concepto” y un grupo de conceptos
forman un “Capítulo”. Dentro del Clasificador el Capítulo 5000 es el correspondiente a Bienes Muebles e
Inmuebles.
Gasto Corriente: Conjunto de erogaciones destinadas a la adquisición de bienes, servicios y otros gastos
diversos que realizan las Entidades de la Administración Pública, para atender la operación de las Unidades
Administrativas o prestadoras de servicios, se identifican entre otros por los siguientes criterios:
1.- Se destinan a la adquisición de toda clase de bienes y servicios, que la Dirección de Recursos Materiales y la
Dirección General de Administración determinen.
2.- No forman parte de los activos físicos de la Entidad.
3.- Se utiliza para realizar actividades ordinarias productivas o de prestación de servicios de carácter regular y
permanente, así como para trabajos de conservación y mantenimiento menor.
4.- Con gasto corriente, la aportación al valor de los activos fijos existentes o la productividad de los bienes no
significativos y no incrementa en términos reales el patrimonio de la entidad ejecutora del gasto.
84
5.- Los bienes y servicios que se clasifican como gasto corriente, generalmente son difíciles de inventariar, sin
embargo para fines de racionalidad presupuestal, existen bienes que deben ser controlados en su asignación, por
lo que deben existir documentos o formularios que acrediten dicha asignación con el objeto de que los mismos
constituyan una responsabilidad para el área que los solicitó.
6.- Incluye también los gastos destinados a actividades de investigación y desarrollo.
7.- Así como las erogaciones necesarias cuyo objeto es crear, construir, conservar, mantener, instalar, reparar,
mejorar, adicionar o modificar los bienes propiedad de la Entidad considerados por este ordenamiento como
bienes menores no capitalizables, tales como materiales y suministros, refacciones, accesorios y herramientas
menores.
Gasto de Capital.- Son erogaciones de bienes, servicios y otros gastos diversos destinados a incrementar los
activos fijos de las Entidades de la Administración Pública . Se identifican entre otros, por los siguientes criterios:
1.- Se destina a realizar actividades que tienen por objeto crear, construir, conservar, mantener, instalar, reparar
o demoler bienes muebles e inmuebles.
2.- Representa mejoras, adiciones o modificaciones importantes a los bienes de capital fijo existente.
3.- Prolonga la vida útil de los activos fijos; aumenta sensiblemente su productividad, y modifica la naturaleza o el
volumen de los bienes y servicios que producen.
4.- Son gastos de capital las adquisiciones de materiales y suministros, cuando estos se utilizan en trabajos de
mantenimiento mayor de inmuebles.
5.- El gasto de capital incluye los costos directos vinculados con la adquisición y la instalación de los bienes
muebles e inmuebles que forman parte de los activos fijos, como son; derechos de aduana, impuestos indirectos ,
costos de transporte, de entrega y de instalación; los gastos previos a la exploración de terrenos para construcción ,
honorarios de arquitectura, proyectistas, ingenieros, y todos los costos jurídicos requeridos en las construcciones ,
cuando se trate de obra pública.
6.- Las erogaciones por concepto de bienes y servicios adquiridos con créditos externos, destinados a programas
y proyectos de inversión se clasifican como gastos de capital, considerando que su destino y fuente de
financiamiento son de inversión.
7.- El gasto de capital comprende también las erogaciones destinadas a cubrir la amortización de la deuda
derivada del otorgamiento de créditos y financiamientos de la Entidad.
DGPD: Dirección General de Planeación y Desarrollo
OCDA: Órgano de Control y Desarrollo Administrativo
IV.- REFERENCIAS
-Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora,
-Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora,
-Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la
Administración Pública Estatal,
-Ley de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora,
-Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora,
-Ley 269, que Crea los Servicios de Salud de Sonora,
-Ley de Salud para el Estado de Sonora,
-Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos de los Estados y los Municipios,
-Ley del Presupuesto de Egresos Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal,
-Ley General de Contabilidad Gubernamental,
-Ley de Bienes Nacionales,
-Código Civil para el Estado de Sonora,
-Código de Conducta de los Servidores Públicos de la Secretaría de Salud Pública,
-Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal,
-Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública,
-Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora,
-Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes
Muebles de la Administración Pública Estatal,
-Condiciones Generales de Trabajo,
-Políticas de Activos Fijos de Salud Pública y
-Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
85
V.- POLITICAS
1.- A los administradores de las diferentes Unidades de la Entidad (Hospitales, Jurisdicciones Sanitarias y de
Regulación Sanitaria, Subdirecciones, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de la Transfusión
Sanguínea, Consejos Estatales, Módulos, Centros de Salud, etc.), Directores de Área, Subdirectores, Jefes de
Departamento, Jefes de Área o Sección del nivel central, corresponde llevar a cabo el resguardo y control
patrimonial de su mobiliario y equipo, en coordinación con la Dirección de Recursos Materiales.
2.- La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de una necesidad
derivada del quehacer sustantivo de las Unidades.
3.- Los titulares de cada Unidad médica o administrativa, Directores Generales, Administradores, Director de
Área, Subdirector, Jefe de Jurisdicción, Director, Subdirector Médico, Subdirector Administrativo, Jefes de
Departamento, Jefes de Servicio y funcionarios de ese nivel) serán los responsables de verificar el uso adecuado
de los bienes muebles asignados al personal que labora en ésta, así como de sus necesidades de mantenimiento.
4.- Todos los bienes muebles propiedad de la Entidad, deberán ser controlados, mediante un resguardo que será
el documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.
5.- Los bienes muebles que no estén asignados a ningún servidor público, deberán ser custodiados por el Titular
de la Unidad (Administrador, Director, Subdirector, Jefe de Jurisdicción, Jefe de Departamento y responsables de
ese nivel) a la cual estén adscritos, quienes serán responsables de ellos.
6.- Los titulares de las Unidades (Directores Generales y de Área, Subdirectores, Jefe de Jurisdicción, Director
de Hospital, Centros de Salud y Administrador), deberán de designar en sus unidades, áreas debidamente
protegidas de acceso controlado, para que se concentren los bienes muebles inservibles, sujetos al proceso de
baja y destino final.
7.- Las Unidades Médicas que cuenten con activo fijo, que no les sea de utilidad y no cause baja, deberán de
boletinar el bien o los bienes a todas las Unidades a través de la Dirección de Recursos Materiales, para que se
efectúe la transferencia correspondiente.
8.- La Dirección de Recursos Materiales mantendrá actualizado el inventario global de bienes muebles de los
Servicios de Salud de Sonora, de acuerdo a los registros enviados por las diferentes Unidades, de los movimientos
que le reporten mensualmente las mismas y a la verificación física que realice en cada Unidad.
9.- Las administraciones de las diferentes Unidades de la Entidad, realizarán permanentemente el
emplacamiento o etiquetado de los bienes muebles capitalizables (grabar el número de inventario que será
elaborado y enviado por el Almacén de Activo Fijo), la elaboración de los resguardos respectivos y la actualización
de las firmas correspondientes, serán generados y enviados por el Almacén de Activo Fijo a las distintas Unidades .
10.- La Dirección de Recursos Materiales debe efectuar permanentemente supervisión a las diferentes unidades
de la Entidad, con el fin de verificar la situación en que se encuentra el activo fijo de las Unidades.
11.- La Dirección de Recursos Materiales, deberá solicitar mediante oficio a las diversas unidades administrativas
y médicas, identificar y enviar el reporte de los bienes susceptibles de dar de baja así como de la documentación
soporte para efectuar la baja para que la autorización de esta sea sometida ante la Junta de Gobierno, y una vez
autorizada sea descontada contablemente del activo fijo y enajenada mediante procedimiento establecido.
12.- En caso de accidente, robo o extravío, las Unidades deberán de levantar el acta ante el ministerio público
denunciando los hechos ante la autoridad correspondiente y dar parte a la compañía aseguradora obteniendo el
número de siniestro, notificando a la Dirección de Recursos Materiales, reportando el número de siniestro, y enviar
la documentación correspondiente, a la Unidad de Asuntos Jurídicos.
13.- Si después de 15 días naturales, el bien robado no aparece, se deben de realizar
correspondientes, para lo cual la unidad administrativa y/o médica deberá remitir a
Materiales, copias fotostáticas de las actas levantadas, expediente del bien y esta a
Dirección General de Administración para que proceda a realizar contablemente la baja
que se autorice su desincorporación por la Junta de Gobierno.
86
los trámites administrativos
la Dirección de Recursos
su vez lo reportará a la
correspondiente, toda vez
14.- Las bajas del parque vehicular por siniestros, extravío o robo deberán acompañarse del acta administrativa
circunstanciada respectiva, así como del acta levantada ante el ministerio público; y para la baja correspondiente
remitir el finiquito del seguro con la recuperación respectiva, (recibo de la caja general) a la Dirección de Recursos
Materiales, para que esta a su vez informe a la Dirección General de Administración y proceda a realizar
contablemente la baja del activo, toda vez que se autorice su desincorporación por la Junta de Gobierno.
15.- Los servidores públicos que utilicen vehículos propiedad de los Servicios de Salud, deberán revisar las
condiciones en que se encuentran y, en caso de que se detecte algún desperfecto, deberán notificarlo de
inmediato al titular de la Unidad. Así mismo, serán responsables de revisar los niveles de líquidos, lubricantes y
combustible del vehículo antes de operarlo. En caso de no hacerlo y de que el vehículo presente un daño por estas
causas, se harán acreedores a las sanciones a que haya lugar.
16.- Todas las multas de tránsito generadas por el mal uso de la unidad, por negligencia o impericia del
asignatario o conductor de la unidad, serán cubiertas por éste.
17.- Todas las donaciones de bienes muebles que realicen los Servicios de Salud de Sonora a otras Instituciones
deberán ser debidamente autorizadas por Junta de Gobierno y posteriormente, se deberá realizar la
desincorporación del patrimonio de la Entidad.
18.- Tratándose de vehículos de trabajo, los administradores de las unidades, serán corresponsables
conjuntamente con el usuario directo, de que se realicen oportunamente los servicios de mantenimiento de estos.
19.- Las administraciones de las diferentes unidades administrativas y /o médicas, deberán vigilar que los
vehículos de trabajo permanezcan en los estacionamientos o en las instalaciones destinadas para tal efecto ,
durante las horas y días inhábiles, salvo que por necesidades del mismo servicio ameriten que dichas Unidades
deban circular las 24 Horas.
20.- Los servidores públicos de las diferentes Unidades de la Entidad que conduzcan algún vehículo oficial ,
deberán contar con su licencia de conducir vigente; de no ser así, en caso de siniestro, el seguro no cubrirá ningún
daño, y se fincarán las responsabilidades a quien corresponda.
21.- Las administraciones de las diferentes Unidades de la Entidad serán las responsables de integrar un
expediente por cada uno de los vehículos asignados a las Unidades, cuyo contenido debe ser: copia fotostática de
la factura, original de la tarjeta de circulación, certificados de verificación vehicular, recibos de pagos del impuesto
sobre tenencia y uso de automóviles, póliza de seguro, ordenes de reparación y las facturas o notas
correspondientes resguardos del vehículo, copias de las requisiciones para baterías, llantas y bitácoras de gasolina
y kilometraje, el expediente quedara cerrado con la baja del vehículo.
22.- Todo movimiento trámite o gestión que se realice del parque vehicular, en las Unidades, tales como: cambio
de placas de circulación, adaptaciones mecánicas y cambios de motor se deben de notificar a la Dirección de
Recursos Materiales
23.- En caso de que las Unidades de la Entidad, desarrollen trabajos de hojalatería y pintura al parque vehicular ,
se debe de notificar a la Dirección de Recursos Materiales, auxiliándose con fotografías actualizadas de la
rehabilitación.
24.- Todo trámite relacionado con el parque vehicular, tales como pago de tenencias, placas, revistas,
verificaciones, etc. será responsabilidad de que se hagan en tiempo y forma por los administradores de las
unidades.
25.- En caso de que un servidor público se separe de su cargo y tenga bajo su resguardo parque vehicular y
otros activos, la unidad administrativa o médica debe de notificar del cambio a la Dirección de Recursos Materiales
para que se actualicen
los resguardos correspondientes.
26.- La Entidad no autoriza el pago de recargos, multas y pago de derechos por pérdidas de placas o de tarjeta
de circulación, en todo caso será responsabilidad de la administración de la unidad médica y administrativa.
27.- Las administraciones de las diferentes Unidades de la Entidad serán las encargadas de llevar un estricto
control de los movimientos internos temporales de activo fijo.
28.- Las administraciones de las diferentes Unidades de la Entidad deberán gestionar el alta de los bienes
87
muebles adquiridos por medios distintos a la compra, como son la donación y la fabricación interna, ante la
Dirección de Recursos Materiales y estos a su vez lo informaran a la Dirección General de Administración para su
registro contable correspondiente.
29.- Los bienes que se den de alta, invariablemente, deberán contener el valor de adquisición, en los resguardos.
30.- Los bienes muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las unidades a las que estén asignadas ,
mediante el "vale de salida de activo fijo" autorizado por el administrador, quien será el responsable de verificar que
dichos bienes sean devueltos en un plazo no mayor de 30 días naturales.
31.- Cuando los servidores públicos de las diferentes unidades médicas y administrativas, se deban separar de
su cargo por renuncia, cambio, licencia, jubilación, etc. deberán de entregar físicamente el activo fijo que tiene bajo
su resguardo, a su jefe inmediato, a la persona que este designe, o a la persona que recibe el puesto.
32.- En caso de entrega recepción de la unidad médicas y /o administrativas, se anexarán los resguardos internos
de activo fijo existentes, ya que son los vigentes, aunque tengan una fecha atrasada.
33.- Los servidores públicos de las unidades médicas y /o administrativas, podrán firmar tantos resguardos
internos de activo fijo como sean necesarios.
34.- Los administradores de las unidades médicas y /o administrativas, serán los responsables de efectuar la
actualización permanente del inventario de bienes muebles, por lo que dichos movimientos serán reportados
periódicamente a la Dirección de Recursos Materiales.
35.- Las transferencias
debidamente autorizados.
de
bienes
muebles
estarán
soportados
con
los
documentos
correspondientes
36.- A los servidores públicos de las diferentes unidades de la Entidad y principalmente aquellas áreas delicadas
o del área médica, deben de mantener un registro permanente y actualizado (libro diario) de los desperfectos y/o
necesidad de revisión de los activos fijos bajo su responsabilidad, así como también:
a) Permanecer en el servicio hasta hacer entrega de los expedientes, documentos, fondos, valores o bien cuya
administración o guarda estén a su cuidado, de acuerdo con las disposiciones aplicables y con sujeción, en su
caso, a los términos en que sea resuelta la remoción, separación o aceptación de su renuncia.
b) Responder del manejo apropiado de documentos, correspondencia, valores y efectivos que se le confíen con
motivo del desempeño de sus funciones.
c) Tratar con cuidado y conservar en buen estado los muebles, maquinaria y demás activos que se les
proporcionen para el desempeño de sus funciones, de tal manera que solo sufran el desgaste propio de su uso
normal.
d) Reportar a sus superiores inmediatos los desperfectos que sufran los artículos que formen su equipo de
trabajo y que se encuentren bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que observen en el servicio.
e) Emplear con la mayor economía los materiales que les fueron proporcionados para el desempeño de sus
funciones, tomando en cuenta la calidad de los mismos.
37.- La Dirección de Recursos Materiales deberá estructurar un catálogo de existencias con el costo unitario de
cada activo fijo mismo que se estará actualizando periódicamente y que también deberá contener desde que se
tenga referencia: fecha de la adquisición, descripción del activo fijo, clave de inventario, precio, etc. para que en el
momento en que se dé una donación, o fabricación interna, exista un valor histórico de algún bien similar y poder
asignarle un costo contable para su registro.
38.- Para el buen funcionamiento de estas políticas y procedimientos, es importante que la Dirección General de
Administración mantenga periódicamente actualizados los procedimientos sistematizados, e instrucciones a todas
las unidades administrativas y médicas sobre sus obligaciones y responsabilidades desde el inicio de cada
administración.
39.-Todos los bienes propiedad de los Servicios de Salud de Sonora, que se transfieran en comodato o en
calidad de préstamo a otras Instituciones, deberán estar autorizadas por el Presidente Ejecutivo de los Servicios de
Salud de Sonora.
BAJA DE ACTIVO FIJO:
40.- La Dirección de Recursos Materiales envía en enero a todas las Unidades Médicas y Administrativas la
calendarización autorizada de la sesión del año que iniciara para su programación de manera oportuna para dicha
reunión.
41.- El Tramite de baja se debe informar de manera oficial a más tardar 30 días hábiles antes de la siguiente
88
reunión de la H. Junta de Gobierno, para poder realizar el trámite correspondiente y tener la información oportuna
para dicha reunión.
42.- Para llevar a cabo el trámite de baja de activo fijo se debe contar con oficio de solicitud para el trámite de
baja ante la H. Junta de Gobierno, dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales, relación detallada de bienes
para tramite de baja (Numero Inv./folio, marca, modelo y serie), dictamen técnico previo, fotografías anexas, estos
formatos se anexan al procedimiento para su consulta.
43.- Por cuestión de espacios e higiene en las unidades médicas se requiere de la desincorporación a la
brevedad de los activos, por lo cual es necesario contar con el acta u oficio de autorización de la desincorporación
de los activos que se presentan ante la H. Junta de Gobierno para poder realizar a la brevedad esta
desincorporación.
44.- Para realizar la venta de activo fijo en mal estado se realizarán 5 propuestas de diferentes proveedores, de
los cuales se tomará el más accesible, en caso de no tener la cinco propuestas se tomarán en cuenta la o las que
se presenten, si no llegase a presentarse ninguna, se tomará la decisión de que cada Jurisdicción Sanitaria realice
la venta del activo fijo que la H. Junta de Gobierno autorice.
45.- Después de haberse realizado el proceso de baja de activo fijo, es necesario afectar en sistemas (Sistema
Integral de Recursos Materiales) la baja correspondiente e informar mediante oficio al Departamento de
Contabilidad la baja de dichos bienes muebles.
46.- De manera mensual se realiza una conciliación con el Departamento de Contabilidad y el Almacén de Activo
Fijo para mantener la igualdad de cifras y en cantidad de bienes.
47.- Para verificar que este procedimiento sea transparente se deberá anexar copia de invitación con sello y
fecha de recibido de las distintas recicladoras. Debido a la extensión territorial del Estado, se podrán elegir 2 o más
proveedores para la venta de bienes muebles de activo fijo, considerando norte, centro y sur.
48.- Las causas para que se lleve a cabo una baja del activo fijo son:
• Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio, es decir a culminado
su vida útil.
• Que se ha descompuesto y su reparación resulta incosteable, ya que el costo es mayor que la utilidad que
pueda aprovecharse del bien.
• Que son desechos y no es posible su aprovechamiento •
En caso de robo con violencia entregando como único
requisito el acta ante el ministerio público o denuncia.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P16-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo Registro y Control de Activo Fijo
89
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Requisición de insumos o bienes
1
1.1
Director General de
Administración
Recibe requisición en oficio o documento de
las unidades administrativas y/o médicas,
solicitando el insumo o bien requerido,
analiza, registra y turna previa instrucción.
1.2
Jefe del Depto. de
Presupuesto
Verifica disponibilidad presupuestal.
“ si no cuenta con disponibilidad”
Informa a la unidad administrativa y/o médica
sobre la situación y fecha en que tendrán
disponibilidad.
1.3
“si cuentan con disponibilidad”
Turna oficio o documento.
1.4
1.5
Materiales
Recibe oficio y/o documento y registra.
“Cuando es compra directa”
1.6
Jefe del Depto. de
Adquisiciones
Efectúa un costeo o cotización de los
artículos requeridos y elabora expedientes de
proveedores.
Expediente del proveedor
Proceso de Licitación
2
“Cuando es por proceso de licitación”
2.1
Jefe del Depto. de
Licitaciones
Recibe del Comité de Adquisiciones la
siguiente documentación por concepto de las
licitaciones públicas: acta de junta de
aclaración, bases de licitación,
requerimientos, ofertas individuales de los
proveedores adjudicados, relación de
proveedor adjudicado, copia del acta de fallo
final y cuadro de adjudicación.
“De acuerdo a la información recibida”
2.2
Jefe del Depto. de
Licitaciones
Elabora pedido oficial en original y copias, en
el que puntualiza el activo fijo requerido,
marca, costo, descripción física y técnica,
fecha de entrega.
2.3
Financieros
Recibe original del pedido oficial, firma y sella
de recibido. Les da Seguimiento a los
Pedidos, con el resto de la documentación y
se conecta a trámite de presupuestación del
gasto.
2.4
Contabilidad
Recibe copia del pedido oficial, anexa la copia
del mismo pedido y las entrega para realizar
trámite interno (Pasa a la actividad 2.5.) y
regresa copia del pedido oficial sellado a la
Dirección de Recursos Materiales (Pasa a la
actividad 3.1.).
2.5
Director de
Recursos Financieros
Recibe copia del pedido oficial y las entrega
para realizar trámite interno y envía copia al
proveedor.
3
Recepción Física de Activo Fijo
90
Pedido Oficial
3.1
Materiales
Registra oficio en sistema y turna para
seguimiento con anexos.
3.2
3.3
Recibe en la fecha indicada, pedido oficial,
fotocopias de la factura y el mobiliario y
equipo, obtiene su copia del pedido oficial
para verificar si corresponde el pedido a lo
solicitado, de acuerdo a muestra o catálogo,
cantidad y precio.
Jefe del Depto. de Activo
Fijo
Recibe Oficio con anexos, revisa y espera a
que el Proveedor entregue el producto.
“Una vez recibido el producto”
Coteja el bien que se recibe contra el pedido
y facturación.
3.4
“Cuando no cumple con estas condiciones”
Devuelve Factura y bien al proveedor
indicando los motivos por los cuales no se
recibe su pedido.
3.5
“Si cumple con las condiciones”
3.6
Encargado de Almacén de
Activo Fijo/Área de
Recepción
Indica al Proveedor donde estibe la
mercancía, revisa que todas las partidas que
aparecen en la factura, correspondan a las
que físicamente entran al almacén;
“Cuando el transportista termina de descargar
el mobiliario y equipo, Si no existe ninguna
diferencia”
Firma y sella de recibido en todos los tantos
de la factura y del pedido, entrega al
transportista la copia de factura con sello de
recibido y otra del pedido oficial, el resto de la
documentación y el número de oficio para
tramite de pago.
3.7
3.8
Encargado de Almacén de
Activo Fijo
Recibe del área la factura y pedido oficial,
además del activo fijo, revisa que
corresponda la descripción física del
mobiliario y equipo contra muestra o catálogo
menciona la factura, y
“Si no existe ninguna diferencia”
Almacena el mobiliario y equipo, firma y sella
de recibido en las copias de la factura y del
pedido, devuelve fotocopias de la factura y
del pedido oficial a la Dirección de Recursos
Materiales.
3.9
3.10
Director
de
Recursos
Materiales
Recibe la documentación mencionada, revisa
las firmas del Jefe de Almacén de Activo Fijo
y del área de recepción, firma de visto bueno
el reporte de entrada al almacén y lo devuelve
junto con factura amparada y orden de
compra y la turna a Dirección General de
Administración (Departamento de
Contabilidad).
3.11
Contabilidad
Recibe el oficio que contiene el reporte de
entrada al almacén, factura, y fotocopia del
pedido oficial, revisa que la documentación
este completa, firma y sella de recibido, en el
oficio.
Proceso de Resguardo
4
4.1
Cómputo /del Almacén de
Activo Fijo
Recibe la requisiciones de cada unidad
médica y/o administrativa,
91
“En caso de que no haya resguardatario
4.2
Cómputo /del Almacén de
Activo Fijo
El bien se asigna a nombre del encargado del
Almacén de Activo Fijo (SRM).
“Si ya conocen el nombre del resguardatario”
4.3
Asigna directamente y revisa la
documentación
4.4
Asigna el número de inventario
correspondiente Y captura la información de
la requisición al almacén general
“En caso de ser activos fijos donados o de
fabricación interna el Almacén de Activo Fijo”
Emite el resguardo de activo fijo y/o la factura
correspondientes y los envía junto con la
orden de salida a la unidad solicitante.
4.5
4.6
Encargado del Almacén de
Activo Fijo
Recibe del Área de Activo Fijo de cada
unidad, la requisición, y procede a
elaboración de resguardo correspondiente,
salida del bien y activo fijo, verifica que las
características y cantidades del mobiliario y
equipo, correspondan con lo que dice el
resguardo y la requisición al almacén, lo
acomodan en el camión y lo entrega a la
unidad correspondiente.
4.7
Verifica que las características y cantidades
del mobiliario y equipo, correspondan con lo
que dice el resguardo y la requisición al
almacén
4.8
Acomodan en el camión y lo entrega a la
unidad correspondiente.
4.9
Recibe de las unidades administrativas y/o
médicas documentación que defina costos y
procedencia, para poder asignarle un valor e
informar al Área de Contabilidad para su
registro contable correspondiente.
4.10
Materiales
Materiales
Recibe de la unidad médica o administrativa
el oficio de baja, la relación anexa, dictamen y
fotografías del bien mueble que se requiere
dar de baja.
Turna al Encargado de Activo Fijo oficio con
anexos para proceder al trámite.
5.2
5.3
Recibe de la unidad médica o administrativa
el oficio de baja con relación anexa, dictamen
y fotografías del bien mueble que se requiere
dar de baja.
Baja de Activo Fijo
5
5.1
Resguardo de Activo Fijo
Encargado del Almacén de
Activo Fijo
Analiza la solicitud de baja de Activo Fijo y
valida dicha información.
Elabora oficio para solicitar la autorización de
la baja del bien mueble a la H. Junta de
Gobierno dirigido a la DGPD con copia al
OCDA y turna a la Dirección de Recursos
Materiales para antefirma.
5.4
5.5
Materiales
Recibe oficio, antefirma y turna para firma.
5.6
Director General de
Administración
Recibe oficio, firma y envía para solicitar la
autorización ante la H. Junta de Gobierno de
los activos que se presenten para su trámite.
92
Oficio para solicitar
autorización de la baja
“Si no se autoriza la baja del bien mueble
por parte de la H. Junta de Gobierno”
5.7
Director General de
Administración
Informa a las unidades que enviaron activo
fijo para baja a través de la Dirección de
Recursos Materiales y Encargado de Almacén
de Activo Fijo sobre la no procedencia.
“Si se autoriza la baja del bien mueble
por parte de la H. Junta de Gobierno”
Recibe de la DGPD oficio de aprobación para
poder proceder con el trámite de baja de
activo fijo de los bienes, relacionados para el
trámite, turna oficio a la Dirección de
Recursos Materiales y Almacén de Activo Fijo
para llevar a cabo la desincorporación.
5.8
5.9
Activo Fijo
Realiza 5 invitaciones a recicladoras de la
localidad para la venta de los bienes, mismas
que son firmadas por el Director de recursos
Materiales, se da un plazo de 5 días hábiles
para que las recicladoras respondan a la
invitación que se les hace sobre la oferta del
bien mueble.
Invitación a recicladoras
“Si se tienen las 5 propuestas”
Pasa a la Act. 5.12.
5.10
“Si no se tienen las cinco propuestas”
Toma en consideración la ó las que hubiera
para dar finalizado el procedimiento de
desincorporación de bienes obsoletos y en
mal estado.
5.11
“Después de los 5 días hábiles”
5.12
Activo Fijo
5.13
Analiza las respuestas obtenidas en la
Dirección de Recursos Materiales y se elige a
la mejor oferta, para proceder a la venta.
Elabora oficio para solicitar al Departamento
de Contabilidad la afectación contable al
patrimonio de la entidad, anexando la relación
de bienes costeados para realizar el trámite
contable.
Oficio para solicitar
afectación contable
Elaboró:
CP. Felipe Jesús Palafox
Mendoza/Jefe del
Activo Fijo
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
93
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
28/05/2014 10:01:54a.m.
09-DGA-P16/Rev.00
No.
Registro
1
Expediente del
proveedor
2
Pedido Oficial
3
Resguardo de Activo Fijo
4
Resguardo Firmado.
5
Oficio para solicitar la
baja del activo
Oficio invitación a
recicladoras
6
Puesto Responsable*
Tipo
Jefe de Almacén de Activo
Fijo
e Inventarios
Fijo
e Inventarios
Fijo e Inventarios
Fijo e Inventarios
Fijo e Inventarios
Fijo e Inventarios
Resguardo
Tiempo
Disposición
final
Ubicación
Papel
10 Años
Almacén de
Activo Fijo
Archivo de
Concentración
Papel
10 Años
Almacén de
Activo Fijo
Archivo de
Concentración
Papel
10 Años
Papel
10 Años
Papel
10 Años
Papel
10 Años
Almacén de Activo
Fijo
Almacén de Activo
Fijo
Almacén de Activo
Fijo
Almacén de Activo
Fijo
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
94
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de Activo Fijo
Hoja 1 de 1
No.
SI
1
Se reciben las requisiciones de las unidades administrativas y/o
médicas solicitando los insumos requeridos?
2
Se realizan los expedientes por proveedor?
3
Se resguarda el activo fijo ?
95
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Elaboración de Plan Anual de Necesidades
09-DGA-P17/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Analizar, proyectar y definir necesidades de insumos de todas las Unidades que integran la Secretaría de Salud
Pública y Servicios de Salud de Sonora para el abastecimiento del siguiente ejercicio presupuestal.
II.- ALCANCE
Subsecretaría y Coordinación General de Administración y Finanzas, Dirección General de Administración ,
Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Abastecimiento ,
Administradores de Unidades Médicas y Administrativas y Jefes de Programa Estatales de los Servicios de Salud
de Sonora, así como unidades de la Secretaría de Salud Pública.
III.- DEFINICIONES
PAN: Plan Anual de Necesidades.
CABMS: Catálogo de Artículos, Bienes Muebles y Servicios.
SIRF: Sistema Integral de Recursos Financieros.
SIRM: Subsistema Integral de Recursos Materiales.
Unidades médicas y administrativas: Hospitales Generales, Servicio Estatal de Salud Mental, Laboratorio Estatal
de Salud Pública, Centro Estatal de la Transfusión Sanguínea y Jurisdicciones Sanitarias .
Jefes de Programas Estatales: Jefes de programas que tienen una coordinación de sus programas a nivel
estatal, ubicados éstos en las Direcciones Generales de Servicios de Salud a la Comunidad y Servicios de Salud a
la Persona.
IV.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionadas con Bienes
Muebles de la Administración Pública Estatal.
Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora.
Manual de Organización de la Dirección General de Administración .
Manual de Operación del Comité de Adquisiciones.
Manual de Operación del Comité de Insumos para la Salud.
Presupuesto de Egresos de la Federación.
Presupuesto de Egresos del Estado.
Clasificador por objeto del gasto.
Estructura programática.
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
96
1.- En la segunda quincena del mes de agosto se solicitará a las unidades administrativas y médicas su Plan
Anual de Necesidades; esta fecha podrá ser modificada por la Subsecretaría de Administración .
2.- Los administradores de las unidades administrativas y médicas elaborarán su Plan Anual de Necesidades en
coordinación con las áreas que conforman su estructura orgánica:
-Director o Jefe Jurisdiccional.
-Administrador.
-Responsable de Recursos Materiales o Adquisiciones .
-Responsable del Almacén.
-Jefes de programas de salud.
3.- Los administradores de las unidades administrativas y médicas elaborarán su Plan Anual de Necesidades en
coordinación con las áreas que conforman su estructura orgánica, debiendo realizar y obtener:
-Revisión de la información de los consumos de insumos en el ejercicio.
-Analizar el presupuesto anual autorizado del año anterior inmediato.
-Analizar las Compras directas hechas en insumos.
-Revisión y análisis de las existencias en el almacén de la unidad.
-Revisión y análisis de las caducidades de insumos.
-Integrar la relación de insumos de los diferentes grupos de suministro con sus respectivas cantidades
programadas para el año, una vez hecho previo análisis.
4.- Las unidades médicas y administrativas integrarán su Plan Anual de Necesidades registrando la información
en el SIRF, o bien, capturándola en el Formato 09-DGA-P17-F02/REV.00. Plan Anual de Necesidades para
enviarse al Departamento de Almacén y Abastecimiento.
5.- Los Jefes de las Jurisdicciones Sanitarias establecerán en su Jurisdicción una coordinación estrecha entre las
Coordinaciones de Administración y de Planeación y Desarrollo para la integración del Plan Anual de Necesidades
y anteproyecto de presupuesto.
6.- Las unidades administrativas y médicas entregarán el Plan Anual de Necesidades de acuerdo a la
normatividad establecida, en un tiempo que no exceda al día último del mes de septiembre, esta fecha podrá ser
modificada por la Subsecretaría de Administración.
7.- El Jefe del Departamento de Almacén y Abastecimiento deberá entregar el Plan Anual de Necesidades en un
tiempo que no exceda al día 1ro. de Noviembre de cada año al Departamento de Adquisiciones; esta fecha se
podrá extender en caso de que se modifique la entrega de Los Planes Anuales de las Unidades al Almacén Estatal .
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P17-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo para la Elaboración del Plan Anual de
Necesidades
97
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Planeación para la integración del Plan Anual
de Necesidades
1
1.1
Almacén y Abastecimiento
Recibe del Comité del Cuadro Básico de
Insumos para la Salud el cuadro básico de
Medicamentos e insumos.
1.2
Genera reporte de consumos del año en
curso por Grupo de Suministro de las
Unidades que dependen de Almacén Central.
Reporte de Consumos
1.3
Elabora oficio de solicitud de necesidades
para las Unidades médicas y administrativas
y Jefes de Programa estatales, al cual le
anexa el 09-DGA-P17-F01/REV.00. Plan
Anual de Necesidades y
09-DGA-P17-I01/REV.00. Instructivo para el
Plan Anual de Necesidades.
Necesidades
1.4
Recaba antefirma del Director de Recursos
Materiales y firma del Subsecretario de
Administración y envía.
1.5
Da seguimiento a las Unidades
administrativas y médicas, así como a los
jefes de programa estatales para que envíen
en tiempo y forma las necesidades
solicitadas.
“Una vez que las unidades administrativas y
médicas y encargados de Programa estatales
elaboran su Plan Anual de Necesidades
conforme a las políticas establecidas en este
procedimiento”
Análisis y ajustes de la información recibida
para la integración del Plan Anual de
Necesidades
2
2.1
Recibe necesidades por grupo de suministro
en el SIRF o Excel según sea el caso, las
concentra, analiza casos particulares de
artículos nuevos que no estén considerados
en el catálogo básico de medicamentos e
insumos.
“Una vez concentradas
las necesidades”
2.2
Compara con existencia actual y stocks de
seguridad.
2.3
Elabora escenarios de proyección para el
siguiente año y ajusta cantidades.
2.4
Costea proyección de necesidades de
aquellos artículos o productos de los que se
tenga precio de referencia, con el fin de tener
una referencia y más información para el
análisis.
Generación y envío del Plan Anual de
Necesidades
3
3.1
3.2
Escenarios de proyección
Prepara archivo con necesidades, ya
ajustado, autorizado y organizado por Grupo
de Suministro.
Emite Plan Anual de Necesidades.
98
Plan Anual de Necesidades
3.3
Envía por oficio y de manera electrónica el
Plan Anual de Necesidades al la Dirección de
Recursos Materiales quien lo turna al
Departamento de Adquisiciones.
Oficio para envío del Plan
Anual de Necesidades
Elaboró:
C.P. Francisco Antonio Duarte
Mendoza/Jefe del Depto de
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
99
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Elaboración de Plan Anual de Necesidades
28/05/2014 10:02:02a.m.
09-DGA-P17/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
1
Reporte de Consumos
Electrónico
5 años
2
Oficio de solicitud de
necesidades
Papel
5 años
3
Escenarios de
proyección
Electrónico y/o
Papel
5 años
4
Plan Anual de
Necesidades
Electrónico y/o
Papel
5 años
5
Oficio para envío del
Plan Anual de
Necesidades
Papel
5 años
100
Disposición
final
Ubicación
Departamento de
Almacén y
Abastecimiento
Departamento de
Almacén y
Abastecimiento
Departamento de
Almacén y
Abastecimiento
Departamento de
Almacén y
Abastecimiento
Departamento de
Almacén y
Abastecimiento
Depuración de
Sistema
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Plan Anual de Necesidades
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se solicitó a las unidades médicas y administrativas el Plan
Anual de Necesidades en el tiempo establecido?
2
¿Se recibió en el tiempo establecido la información solicitada
para la integración del Plan Anual de Necesidades?
3
¿Se entregó el Plan Anual de Necesidades en el tiempo
establecido al Departamento de Adquisiciones?
4
¿Se costeó la proyección de necesidades?
101
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Elaboración de Plan Anual de Adquisiciones
09-DGA-P18/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Mantener un equilibrio entre las necesidades de abastecimiento de las unidades y los recursos financieros
disponibles de éstas, respecto a las adquisiciones que se realizan, partiendo del Programa Anual de Necesidades.
II.- ALCANCE
Dirección General de Planeación y Desarrollo, Dirección General del Régimen de Protección en Salud, Dirección
de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones, Administradores de Unidades Médicas y Administrativas ,
Proveedores de bienes y Servicios de la Secretaría de Salud Pública y de los Servicios de Salud de Sonora.
III.- DEFINICIONES
PAA: Programa Anual de Adquisiciones.
CABMS: Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
DGPD: Dirección General de Planeación y Desarrollo.
IV.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes
Catálogo CABMS.
Procedimiento para la Elaboración del Programa Anual de Necesidades
V.- POLITICAS
1. El Programa Anual de Adquisiciones deberá estar integrado en el mes de diciembre, conforme a las
disposiciones aplicables en la materia.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P18-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo del Procedimiento Elaboración del
Programa Anual de Adquisiciones
102
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Análisis, costeo de la información recibida y
generación del importe total de las
adquisiciones para el año
1
1.1
Adquisiciones
Recibe del Departamento de Almacén y
Abastecimiento el Plan Anual de Necesidades
distribuido por unidad.
1.2
Recibe concentrado y lo costea.
1.3
Genera un aproximado del importe total de
las adquisiciones para el año.
Generación del Programa Anual de
Adquisiciones y Vo. Bo. del mismo
2
Genera el Programa Anual de Adquisiciones,
sometiéndolo a la consideración del
Subdirector de Recursos Materiales.
2.1
Programa Anual de
Adquisiciones
“Una vez que tiene el Vo. Bo.”
Elabora oficio para informar el costo total del
Programa Anual de Adquisiciones al Director
General de Administración y Coordinador
General de Administración.
2.2
Oficio informativo del
Programa Anual de
Adquisiciones
“Una vez aprobado”
Autorización del Programa Anual de
Adquisiciones por la Junta de Gobierno
3
3.1
Adquisiciones
Elabora oficio para enviar el Programa Anual
de Adquisiciones a la Dirección General de
Innovación y Desarrollo para aprobación de
Junta de Gobierno.
Programa Anual de
Adquisiciones a la DGID
“Una vez que tiene la antefirma del
Subdirector de Recursos Materiales y la firma
del Director General de Administración”
3.2
Envía oficio a la Dirección General de
Innovación y Desarrollo.
3.2
“Una vez que se aprueba por Junta de
Gobierno el Programa
Anual de Adquisiciones”
3.3
Director General de
Administración y Director de
Recursos Materiales
Reciben de la Dirección General de
Planeación y Desarrollo oficio notificando
Acuerdo mediante el cual fue aprobado el
Programa Anual de Adquisiciones y turnan.
3.4
Adquisiciones
Recibe oficio y aplica el Programa Anual de
Adquisiciones.
Elaboró:
Lic. Norma Dora Gálvez López/
Adquisiciones
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
103
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Elaboración de Plan Anual de Adquisiciones
28/05/2014 10:02:14a.m.
09-DGA-P18/Rev.00
No.
1
2
3
Registro
Programa Anual de
Adquisiciones
Oficio informativo del
Programa Anual de
Adquisiciones
Programa Anual de
Adquisiciones a la DGID
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
Adquisiciones
Adquisiciones
Electrónico y/o
Papel
Papel
5 años
Adquisiciones
Papel
5 años
104
5 años
Disposición
final
Ubicación
Departamento de
Adquisiciones
Departamento de
Adquisiciones
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Departamento de
Adquisiciones
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Plan Anual de Adquisiciones
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se recibió en el tiempo establecido el Programa Anual de
Necesidades?
2
¿Se integró el Programa Anual de Adquisiciones en el tiempo
establecido?
3
¿Se envió a la Dirección General de Innovación y Desarrollo el
Programa Anual de Adquisiciones para su aprobación en Junta
de Gobierno?
4
¿Se recibió de la Dirección General de Innovación y Desarrollo
oficio informando No. de Acuerdo a través del cual quedó
aprobado el Programa Anual de Adquisiciones?
105
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Elaboración de Plan Anual de Distribución
09-DGA-P19/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Programar las fechas de entrega de insumos, hacia las unidades de la Secretaría de Salud Pública y Servicios de
Salud de Sonora.
II.- ALCANCE
Dirección General de Administración, Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones ,
Departamento de Almacén y Abastecimiento, Administradores de Unidades Médicas y Administrativas y Almacenes
de los Servicios de Salud de Sonora, así como Administradores de las unidades de la Secretaría de Salud Pública .
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública.
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
El Departamento de Almacén y Abastecimiento:
1. Recibirá a más tardar en el mes de febrero del siguiente ejercicio presupuestal el Programa Anual de
Adquisiciones autorizado por parte del Departamento de Adquisiciones .
2. Definirá las fechas de entrega a los distintos almacenes de las unidades.
3. Publicará el calendario de entregas (lugares, fechas y ocasiones).
4. Usará como referencia la cantidad de entregas de los insumos según se establece en el contrato, así como en
el SIRF.
5. Deberá contar con los vehículos (Tonelada, Rabón o Torton) necesarios y en buen estado para la trasportación
de los insumos a las unidades en base al calendario definido.
6. Deberá tramitar con anticipación y de manera planeada los viáticos y gastos de camino para el personal
responsable de la entrega de insumos a las unidades.
7. Deberá tener asignada y comprometida a los responsables de las entregas de insumos a las unidades, así
como, el personal asignado en caso de que algún empleado no pueda viajar.
8. Se deberá coordinar con el Departamento de Adquisiciones para que la entrega de insumos por parte de los
proveedores al Almacén Estatal, coincida dentro de lo posible; con las fechas establecidas en el Programa Anual
de Distribución.
106
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P19-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo del Programa Anual de Distribución
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Análisis e integración de la información
1
1.1
1.2
Analiza fechas hábiles e inhábiles, días
festivos, para realizar la programación de
entrega a las unidades, así como los meses
que se llevarán a cabo los inventarios de
almacén
Programa las fechas según:
Fecha para llenado del formato de solicitud
de abastecimiento por parte de la unidad
Fecha de envió de la solicitud y recepción en
el Almacén Estatal
Fecha para el surtido de la solicitud
Fecha de entrega a las unidades
1.3
Integra el Programa Anual de Distribución
2
Autorización del Programa de Distribución
2.1
3
3.1
Programa Anual de
Distribución
Recaba firmas de autorización del Director de
Recursos Materiales, del Director General de
Administración,Subsecretario de
Administración y del Jefe del Departamento
de Almacén y Abastecimiento
Notificación del Plan Anual de Distribución
Envía mediante oficio el Programa Anual de
Distribución para su conocimiento a todas las
unidades administrativas y médicas de los
Servicios de Salud de Sonora, así como
unidades de la Secretaría de Salud Pública.
Oficio de envío del Programa
Anual de Distribución
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
107
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Elaboración de Plan Anual de Distribución
28/05/2014 10:02:24a.m.
09-DGA-P19/Rev.00
No.
1
2
Registro
Programa Anual de
Distribución
Oficio de envío del
Programa Anual de
Distribución
Puesto Responsable*
Almacén
Almacén
Tipo
Electrónico y/o
Papel
Papel
108
Resguardo
Tiempo
Ubicación
5 Años
Almacén Estatal
5 Años
Almacén Estatal
Disposición
final
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Plan Anual de Distribución
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se elaboró el formato de abastecimiento llenado por las
unidades?
2
¿Se envía a firma del Coordinador General de Administración ,
Director General de Administración, Subdirector de Recursos
Materiales, y del Jefe del Departamento de Almacén y
Abastecimiento el Programa Anual de Distribución?
3
¿Se envía vía oficio a las unidades para conocimiento el
Programa Anual de Distribución?
109
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Adquisición por Licitación de Bienes e Insumos Médicos y Administrativos
09-DGA-P20/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Eficientar el desempeño de las adquisiciones y lograr la eficacia en el mantenimiento del equilibrio entre las
necesidades de abastecimiento y los recursos financieros disponibles.
II.- ALCANCE
Dirección General de Administración, Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones ,
Departamento de Control Presupuestal, Dirección General de Planeación y Desarrollo, Subdirección de
Programación y Presupuesto, Departamentos de Programación y Presupuesto, Administradores de Unidades
Médicas y Administrativas y Proveedores de bienes y servicios de los Servicios de Salud de Sonora, así como
unidades de la Secretaría de Salud Pública.
III.- DEFINICIONES
SIRM: Subsistema Integral de Recursos Materiales
SEHE: Secretaría de Egresos de Hacienda del Estado
SECOG: Secretaría de la Contraloría General
IV.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación
de Servicios Relacionados con Bienes
Muebles de la
Administración Pública Estatal.
Clasificado por objeto del gasto.
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
1. Los Contratos de Adquisiciones se generarán a través del SIRM .
2. Las compras se realizarán de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Presupuesto de Egresos del
Estado y de la Federación del año en curso, y conforme a lo dispuesto en el Manual de Operación del Comité de
Adquisiciones.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P20-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo del Procedimiento Adquisición por
Licitación de Insumos Médicos y Administrativos
110
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
“Una vez que la Convocatoria es firmada”
Incorporación de anteproyecto de
Presupuesto al SIRF
1
“Durante el mes de diciembre”
1.1
Subdirector de
Programación y
Presupuesto y Jefe del
Departamento Presupuesto
Identificación del tipo de Licitación que se
realizará
2
2.1
Capturán en el SIRF el anteproyecto de
presupuesto.
Adquisiciones
Revisa el Programa Anual de Adquisiciones, o
bien, la Solicitud de Adquisición recibida de la
unidad médica o administrativa en base al
Programa Anual de Adquisiciones.
“Si el monto de la compra es de $310.000
pesos a $2,000,000 pesos”
Realiza Compra a través de Licitación
Simplificada (Pasa a actividad No. 2).
2.2
“Si el monto de la Compra es de
$2,000,000 pesos en adelante”
2.3
Lleva a cabo Compra por Licitación Pública
(Pasa a actividad No. 3).
3
Compra a través de Licitación Simplificada
3.1
Adquisiciones
Genera requisiciones desde el Plan Anual de
Adquisiciones por Grupo de Suministro, de
acuerdo a lo que se va a Licitar.
3.2
Consolida requisiciones y registra Licitación
en el SIRM.
3.3
Envía bases y convocatoria a revisión a la
Secretaría de la Contraloría General y
Subsecretaría de Egresos de Hacienda del
Estado y espera dictamen de las bases
enviadas a revisión.
3.4
Elabora oficio de invitaciones a los
proveedores para que participen en el Acto de
Licitación, anexa al oficio bases de licitación,
recaba antefirmas en oficio del Director de
Recursos Materiales y Director General de
Administración, así como firma del
Subsecretario y Coordinador General de
Administración y Finanzas.
Requisiciones por Grupo de
Suministro
Oficio de invitación a
Proveedores para Licitación
Simplificada
“Una vez antefirmado y
firmado el oficio de invitación”
3.5
Envía oficio de invitación para los actos de la
licitación a la Subsecretaría de Egresos de
Hacienda del Estado.
Oficio de invitación para
licitación a la Subsecretaría
de Egresos de Hacienda del
Estado
3.6
Lleva a cabo Acto de Aclaración de dudas,
generando un Acta Aclaratoria
Acta Aclaratoria
3.7
Lleva a cabo Acta de Apertura de propuestas
técnicas y económicas.
Acta de Apertura
3.8
Revisa propuestas técnicas y emite dictamen
técnico.
Dictamen Técnico
3.9
Registra propuestas económicas en SIRM y
genera Cuadro Comparativo.
Cuadro Comparativo
111
3.10
Emite fallo respectivo, emitiendo un Acta de
Fallo.
3.11
Adjudica partidas a Proveedores ganadores
en el SIRM.
3.12
Genera Pedidos de Contrato a partir de
Proveedores y partidas adjudicadas.
66-DGA-P20-F01/REV.00.
Pedido
3.13
Elabora calendario de Entregas de cada
Proveedor.
Calendario de Entregas
3.14
Genera Contratos desde el SIRM
3.15
Envía contratos a la Unidad de Asuntos
Jurídicos para su validación.
Acta de Fallo
66-DGA-P20-F02/REV.00.
Contrato
“Una vez validado y recibido”
Envía contrato al proveedor para su firma.
3.16
“Ya firmado y recibido
por parte del proveedor”
Envía para firma del Subsecretario y
Finanzas, Director General de Administración
y C. Secretario de Salud Pública y Presidente
Ejecutivo de los Servicios de Salud de
Sonora.
3.17
“Una vez firmado el contrato por las
autoridades y recibido”
3.18
Envía al almacén respectivo (Activo Fijo,
Insumos, Hospital General del Estado,
Hospital Infantil del Estado u Hospital
Oncológico del Estado de Sonora).
3.19
Da seguimiento a Entregas de Licitación
hasta que los Proveedores entregan
completamente lo adjudicado.
“En caso de incumplimientos”
Lleva a cabo Procedimiento
09-DGA-P22/REV.00 Convenios
Modificatorios.
3.20
Compra por Licitación Pública
4
4.1
Adquisiciones
Genera requisiciones desde el Plan Anual de
Adquisiciones por Grupo de Suministro, de
acuerdo a lo que se va a Licitar.
4.2
Consolida requisiciones y registra Licitación
en el SIRF.
4.3
Envía bases y convocatoria a revisión a la
Secretaría de la Contraloría General y
Subsecretaría de Egresos de Hacienda del
Estado y espera dictamen de las bases
enviadas a revisión.
4.4
Espera 5 días hábiles después de la fecha en
que se envían bases y convocatoria a
revisión, para estar en disposición de
publicar.
4.5
Elabora convocatoria y se recaban antefirmas
del Director de Recursos Materiales, Director
General de Administración y Subsecretario y
Finanzas.
4.6
Turna Convocatoria a firma del Secretario de
Salud Pública y Presidente Ejecutivo de los
112
Convocatoria
"Una vez que la Convocatoria es firmada"
4.7
Recibe y remite esta Convocatoria a la
Unidad de Enlace de Comunicación Social
para su publicación en el diario de mayor
circulación en el Estado.
Correo electrónico para
validación y publicación de
Licitación Pública
4.8
Publica Convocatoria y bases de licitación.
4.9
Genera reporte de Licitación registrada en
SIRM y posteriormente la captura en el
sistema de Compra Net.
Reporte de Licitación
4.10
Elabora y envía correo electrónico a la
Secretaría de la Contraloría General para
validación y esta a su vez lo envía a la
Secretaría de la Función Pública para su
publicación.
Correo Electrónico a SECOG
para validación
Nota: La SECOG Invita al Notario Público y
OCDA para que asistan a los Actos de la
Licitación.
4.11
Elabora oficio de invitación para los actos de
la licitación y envía a la Subsecretaria de
Egresos de Hacienda del Estado.
4.12
Lleva a cabo Acto de Aclaración de dudas.
4.13
Lleva a cabo Acta de Apertura de propuestas
técnicas y económicas.
Acta de Apertura
4.14
Revisa propuestas técnicas y emite dictamen
técnico.
Dictamen Técnico
4.15
Registra propuestas económicas en SIRM y
genera Cuadro Comparativo.
Cuadro Comparativo
4.16
Emite fallo respectivo, emitiendo un Acta de
Fallo.
4.17
Adjudica partidas a Proveedores ganadores
en el SIRM.
4.18
Genera Pedidos de Contrato a partir de
Proveedores y partidas adjudicadas.
Pedido
09-DGA-P20-F01/REV.00
4.19
Elabora calendario de Entregas de cada
Proveedor.
4.20
Elabora contratos y los envía a la Unidad de
Asuntos Jurídicos para su validación.
09-DGA-P20-F02/REV.00.
Contrato
“Una vez validados y recibidos”
4.21
Envía contratos a los proveedores para su
firma.
“Ya firmados y recibidos
por parte de los proveedores”
4.22
Envía para firma del Subsecretario y
Finanzas, Director General de Administración
y Secretario de Salud Pública y Presidente
Sonora.
“Una vez firmado por las
autoridades y recibidos”
4.23
Hospital Infantil del Estado, y Hospital
4.24
Da seguimiento a Entregas de Licitación
hasta que los Proveedores entregan
completamente lo adjudicado.
113
Oficio de invitación para Acto
de licitación
“En caso de incumplimientos”
4.25
Lleva a cabo Procedimiento
09-DGA-P22/REV.00 Convenios
Modificatorios.
Elaboró:
Jefa del Departamento de
Adquisiciones
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
114
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 2
Adquisición por Licitación de Bienes e Insumos Médicos y
Administrativos
28/05/2014 10:00:38a.m.
09-DGA-P20/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
Ubicación
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
1
Requisiciones por grupo
de suministro
Adquisiciones
Papel
10 años
2
Oficio de invitación a
Proveedores para
Licitación Simplificada
licitación a la SEHE
Adquisiciones
Papel
10 años
Adquisiciones
Papel
10 años
4
Acta Aclaratoria
Adquisiciones
Papel
10 años
5
Acta de Apertura
Adquisiciones
Papel
10 años
6
Dictamen Técnico
Adquisiciones
Papel
10 años
7
Cuadro Comparativo
Adquisiciones
Papel
10 años
8
Acta de fallo
Adquisiciones
Papel
10 años
9
66/DGA-P20-F01/REV.0
0 Pedido
Adquisiciones
Electrónico y/o
Papel
10 años
10
Adquisiciones
Papel
10 años
11
66-DGA-P20-F02/REV.0
0 Contrato
Adquisiciones
Electrónico y/o
Papel
10 años
12
Convocatoria
Adquisiciones
Papel
10 años
13
Correo electrónico para
validación y publicación
de Licitación Publica
Reporte de Licitación
Adquisiciones
Electrónico
10 años
Adquisiciones
Electrónico y/o
Papel
10 años
Correo electrónico a
SECOG para Validación
efe del Departamento de
Adquisiciones
Electrónico
10 años
3
14
15
115
Disposición
final
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
16
Acto de Licitación
Adquisiciones
Papel
116
10 años
Subdirección de
Recursos
Materiales
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición por Licitación de Bienes e Insumos
Médicos y Administrativos
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se solicitaron recursos con claves presupuestales a la
Dirección de Innovación y Desarrollo?
2
¿Se recibió solicitud de necesidades de las Unidades Médicas
y Administrativas a través del SIRM y formato
66-DGA-P19-F01/REV.00?
3
¿Se realizó oficio de invitación a Proveedores para Licitaciones
Simplificada?
4
¿Se realizó oficio invitación para Licitación Simplificada y
Publica a la Subsecretaría de Egresos de Hacienda del Estado
y al Órgano de Control y Desarrollo Administrativo?
5
¿Se solicitaron cotizaciones a un mínimo de 3 proveedores?
6
¿Se realizó cuadro comparativo de propuestas económicas?
7
¿Se envió correo electrónico a la Secretaría de la Contraloría
General para validación y publicación de Licitación Pública?
8
¿El Contrato se envió a la Unidad de Asuntos Jurídicos para su
validación?
117
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Adquisición Directa de Bienes e Insumos Médicos y Administrativos
09-DGA-P21/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Eficientar el desempeño de las adquisiciones y lograr la eficacia en el mantenimiento del equilibrio entre las
necesidades de abastecimiento y los recursos financieros disponibles.
II.- ALCANCE
Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones, Departamento de Control Presupuestal ,
Departamento de Almacén y Abastecimiento, Administradores de Unidades Médicas y Administrativas y
Proveedores de bienes y servicios de los Servicios de Salud de Sonora, así como unidades de la Secretaría de
Salud Pública.
III.- DEFINICIONES
SIRM: Subsistema Integral de Recursos Materiales
IV.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación
de Servicios Relacionados con Bienes
Muebles de la
Administración Pública Estatal.
Clasificado por objeto del gasto.
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
118
1.- Los documentos de Pedidos de Compra Directa se generarán a través del SIRM.
2.- Las compras directas en medicamento, material de curación, insumos para la salud y reactivos se llevarán a
cabo hasta un monto de 10 mil pesos, si son compras por los conceptos descritos mayores a 10 mil pesos, se
deberá solicitar folio a la Dirección de Recursos Materiales, mediante oficio.
3.- Para adquisiciones y servicios restantes, sin incluir el capítulo 5000, se efectuaran compras directas hasta 7
mil 500 pesos, si la cantidad excede a 7 mil 500 pesos se deberá solicitar folio de acuerdo a lo dispuesto en el
párrafo anterior.
4.- Las compras del capítulo 5000 sólo podrán efectuarse con folio, siempre y cuando no tengan que ser
compras licitadas.
5.- Para que la Dirección de Recursos Materiales pueda emitir el folio correspondiente, dicha compra a realizar
deberá de contar con suficiencia presupuestal, asimismo se deberá de justificar la compra.
6.- La fecha de emisión de los folios, deberá ser anterior o igual a la fecha de la factura, en ningún momento
podrá ser posterior a la compra.
7.- El folio tendrá vigencia dentro del año de emisión.
8.- Para los folios por concepto de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, sólo procede la emisión
del mismo, cuando en la ubicación del solicitante, no se cuente con talleres autorizados por los Servicios de Salud
de Sonora, así como Secretaría de Salud Pública.
9.- Es importante mencionar que en todo momento la Unidad verifique que en todas las compras directas que
realice, cuente con suficiencia presupuestal.
10.- La solicitud de compra se hará llegar a la Dirección de Recursos Materiales mediante el SIRM o formato
09-DGA-P21-F01/REV.00 de Solicitud de Compra con las especificaciones que se definen en el mismo, firmado
por el titular o administrador de las unidades administrativas o médicas, debiéndose enviar a través del SIRM al
Departamento de Adquisiciones.
11.- Todas las solicitudes de compra deberán especificar la clave presupuestal a la que se cargará dicha compra ,
debiendo consultar para su elaboración el clasificador por objeto del gasto, la disponibilidad presupuestal y el
catálogo CABMS, así mismo toda solicitud de compra deberá estar amparada por un Precompromiso
Presupuestal.
12.- Los Precompromisos Presupuestales serán generados por las unidades médicas y administrativas.
13.- Las compras se realizarán de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Presupuesto de Egresos del
Estado y de la Federación del año en curso, y conforme a lo dispuesto en el Manual de Operación del Comité de
Adquisiciones.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P21-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo del Procedimiento Adquisición Directa de
Insumos Médicos y Administrativos
119
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Revisión del Programa Anual de
Adquisiciones o Solicitud de Compra Directa
1
1.1
Adquisiciones
Revisa el Programa Anual de Adquisiciones, o
bien, la Solicitud de Adquisición recibida de la
unidad médica o administrativa generada en
base al Programa Anual de Adquisiciones o
necesidad extraordinaria justificada.
“Si el monto de la compra en medicamento,
material de curación, Insumos para la salud y
reactivos es hasta 10 mil pesos y las
adquisiciones y servicios restantes sin incluir
el capítulo 5000, hasta 7500 pesos”
Lleva a cabo Compra Directa (Pasa a la
Actividad No. 2)
1.2
“Si el monto de la compra en medicamento,
material de curación, insumos para la salud y
reactivos es mayor a 10 mil pesos o 7 mil 500
pesos”
Recibe de la Unidad Administrativa o médica
correspondiente solicitud de folio mediante
oficio.
1.3
“De acuerdo al monto y
urgencia de la compra”
Otorga folio
1.4
“O bien”
Realiza compra licitada (pasa al
procedimiento 09-DGA-P20/REV.00)
1.5
Realización de Compra Directa
2
2.1
Materiales
Recibe solicitud de necesidades de las
Unidades Médicas y Administrativas a través
del SIRM o formato 09-DGA-P21-F01/REV.00
y turna para su cotización.
Verifica que las solicitudes estén capturadas
en SIRM y cuenten con Precompromiso
Presupuestal.
2.2
“En caso de que no estén capturadas”
2.3
Captura solicitudes en el SIRM y solicita al
Departamento de Control Presupuestal la
captura del Precompromiso correspondiente.
2.4
Captura en SIRM solicitudes de cotización y
las imprime para su envío a Proveedores.
Solicitud de Cotización
“Una vez que recibe las cotizaciones”
2.5
Captura cotizaciones en SIRM e imprime
Cuadro Comparativo.
2.6
Presenta Cuadro Comparativo al Director de
Recursos Materiales para su autorización.
2.7
Materiales
Autoriza se elabore pedido.
2.8
Adquisiciones
Valida suficiencia Presupuestal de
Precompromiso(s).
“En caso de haber insuficiencia”
2.9
Solicita a la Unidad que adecúe su
Precompromiso.
120
Cuadro Comparativo
“Una vez que se cuenta
con la suficiencia debida”
2.10
Genera Pedido y lo imprime
2.11
Integra formato 09-DGA-P20-F01/REV.00 y
09-DGA-P21-F01/REV.00. Solicitud de
Compra Directa por parte de la unidad
médica o administrativa y mínimo 3
cotizaciones, firma Pedido y recaba firma del
Director de Recursos Materiales.
2.12
Elabora oficio para firma de Pedido por parte
del Director General de Administración,
recaba firma en oficio del Director de
Recursos Materiales, anexa soporte (formato
09-DGA-P20-F01/REV.00,
09-DGA-P21-F01/REV.00. Solicitud de
Compra Directa por parte de la unidad
médica o administrativa y mínimo 3
cotizaciones) y envía.
2.13
Director General de
Administración
Oficio para envío de Pedido a
firma del Director General de
Administración
Recibe documentación y turna.
Revisa documentación, afecta de
precompomiso a compromiso presupuestal,
sella de comprometido y pasa a firma pedido.
2.14
09-DGA-P20-F01/REV.00
Pedido
Compromiso Presupuestal en
SIRF
“Una vez firmado el pedido por el Director
General de Administración”
2.15
Director General de
Administración
Envía pedido con documentación firmada.
2.16
Director de
Recursos Materiales
Recibe mediante oficio Pedido firmado y
anexos, distribuyendo a los almacenes que
corresponda (Almacén de Activo Fijo y
Almacén de Insumos)
Nota: Compras del Capítulo 5000 se van al
Almacén Estatal de Activo Fijo y Compras del
Capítulo 2000 se van al Almacén Estatal de
Insumos.
2.17
Adquisiciones
2.18
Entrega a Proveedor Pedido para que éste
entregue en Almacén correspondiente los
artículos comprados.
Da seguimiento hasta que el Proveedor
entrega Pedido completo en Almacén.
Elaboró:
Adquisiciones
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
121
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Adquisición Directa de Bienes e Insumos Médicos y Administrativos
28/05/2014 10:00:51a.m.
09-DGA-P21/Rev.00
No.
Registro
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Ubicación
Subdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
ubdirección de
Recursos
Materiales
Subdirección de
Recursos
Materiales
Archivo de
Concentración
Departamento de
Control
Presupuestal
Archivo de
Concentración
1
Solicitud de Cotización
Adquisiciones
Papel
10 años
2
Cuadro Comparativo
Adquisiciones
Papel
10 años
3
66-DGA-P20-F01/REV.0
0 Pedido
Adquisiciones
Electrónico y/o
Papel
10 años
4
Oficio para envió de
Pedido a firma del
Director General de
Administración
Compromiso
Presupuestal en SIRF
Adquisiciones
Papel
10 años
Papel
10 años
5
122
Disposición
final
Tiempo
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición Directa de Bienes e Insumos Médicos y
Administrativos
No.
Hoja 1 de 1
1
Se llevaron a cabo las compras directas sólo en montos de 2
de 5,000 pesos (IVA incluido) a $310.000 pesos (antes de IVA)?
2
¿Se enviaron solicitudes de cotización a proveedores?
3
¿Se autorizó el cuadro comparativo por el Subdirector de
Recursos Materiales?
4
¿Se autorizó la elaboración de Pedido por el Subdirector de
Recursos Materiales?
5
¿Se especificó en las solicitudes de compra la clave
presupuestal a la que se cargará dicha compra?
6
¿Las solicitudes de compra estuvieron amparadas por un
Precompromiso Presupuestal?
123
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Elaboración de Convenios Modificatorios
09-DGA-P22/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Corregir los contratos realizados por licitación pública o cuando menos de 3
incumplimiento del proveedor, con respecto a la entrega del servicio o insumo.
proveedores, por motivo de
II.- ALCANCE
Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Adquisiciones, Proveedores de bienes y servicios de los
Servicios de Salud de Sonora, así como unidades de la Secretaría de Salud Pública.
III.- DEFINICIONES
DGA: Dirección General de Administración
IV.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes
V.- POLITICAS
1. Todas las modificaciones a los contratos de licitación se deberán hacer dentro del mismo ejercicio fiscal .
2. Las sanciones de incumplimiento se apegarán de acuerdo a la Ley de Adquisiciones,
Prestación de Servicios Relacionados con Bienes.
Arrendamiento y
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P22-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de Elaboración de Convenios
Modificatorios
124
NO
RESPONSABLE
Director de
Recursos Materiales
Recibe del proveedor oficio a través del cual
informa que no podrá cumplir con el contrato
pactado.
Análisis de las propuestas para seleccionar
un proveedor
2
2.1
REGISTRO
Recepción por parte del Proveedor de no
cumplimiento de contrato pactado
1
1.1
Adquisiciones
Analiza segundas propuestas en base a los
proveedores que participaron en la licitación.
“De acuerdo a precios y
características del producto”
2.2
Selecciona la segunda opción.
“Una vez tomada la decisión de quien es el
proveedor que se seleccionó para solicitarle
que surta el servicio o insumo”
2.3
Elabora oficio al proveedor seleccionado para
solicitarle el servicio e insumo, según las
características necesarias.
mercancía al proveedor
“Posteriormente”
2.4
Recibe del proveedor respuesta de manera
verbal sobre la realización de la entrega
solicitada.
“ Si su respuesta es afirmativa”
2.5
Pasa a la actividad 3.
“ Si su respuesta es negativa”
2.6
3
Analiza la siguiente propuesta de
proveedores que haya entrado a la licitación
en cuestión.
Elaboración del Convenio Modificatorio al
contrato
3.1
Elabora el Convenio Modificatorio, donde se
mencionan las cláusulas que se modificarán
en el contrato inicial de licitación.
3.2
Envía a la Unidad de Asuntos Jurídicos para
validación.
“Una vez validado y recibido”
3.3
Envía contrato al proveedor para su firma.
“Ya firmado y recibido
por parte del proveedor”
3.4
Envía a firma del Subsecretario y Coordinador
General de Administración y Finanzas,
Director General de Administración y C.
Secretario de Salud Pública y Presidente
Sonora.
“Una vez firmado el contrato por las
autoridades y recibido”
3.5
Hospital Infantil del Estado u Hospital
125
Convenio Modificatorio
Elaboró:
Adquisiciones
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
126
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Elaboración de Convenios Modificatorios
28/05/2014 10:02:35a.m.
09-DGA-P22/Rev.00
No.
1
2
Registro
mercancía al proveedor
Convenio Modificatorio
Puesto Responsable*
Tipo
Adquisiciones
Adquisiciones
Resguardo
Tiempo
Papel
5 años
Papel
5 años
127
Disposición
final
Ubicación
Departamento de
Adquisiciones
Departamento de
Adquisiciones
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Convenios Modificatorios
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se analizan los propuestas de proveedores que hayan
participado en la licitación?
2
¿Se envía por oficio la solicitud al proveedor para solicitarle
entrega de mercancía?
3
¿Se elaboró el convenio modificatorio con las cláusulas que
modificarán el contrato inicial de licitación?
4
¿Se envió a revisión de la Unidad de Asuntos Jurídicos?
128
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Redistribución de insumos de lento y nulo movimiento
09-DGA-P23/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
09/04/2014
Redistribuir el insumo por lento o nulo movimiento, para el mejor aprovechamiento del mismo
II.- ALCANCE
Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Almacén y Abastecimiento, Administradores de Unidades
Médicas y Administrativas y Almacenes de los Servicios de Salud de Sonora .
III.- DEFINICIONES
UNIDAD : Hospitales, Centros de Salud y Jurisdicciones Sanitarias
DGPLADES: Dirección General de Planeación y Desarrollo de la Secretaría de Salud del Gobierno Federal
IV.- REFERENCIAS
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
Las Condiciones que deberán presentar las Jurisdicciones o Unidades Médicas sobre insumos puestos a
disposición por tener nulo, lento movimiento o próximo a caducar son:
•
•
•
•
Buen estado físico en su presentación
Con sello o cinta de inviolabilidad
Fecha de caducidad con su margen no menor de 3 meses
Los insumos que requieran refrigeración deberán estar debidamente protegidos
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P23-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de Redistribución de Insumos de lento,
nulo movimiento y próximo a caducar
129
NO
RESPONSABLE
Envía a todas las unidades archivo
electrónico que contiene todos los
medicamentos e insumos que cuentan con
carta compromiso de canje.
Central, Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Detecta los insumos de escaso, nulo
movimiento y próximo a caducar tomando en
consideración los fondos fijos, su consumo
promedio y la inspección físico de los
inventarios.
2.2
Relaciona estos insumos describiendo su
clave, nombre genérico, presentación,
cantidad, lote, caducidad, precio unitario e
importe total que se pretende poner a
disposición así como la indicación de si
cuenta con carta compromiso de canje y el
proveedor correspondiente.
3
Notificación sobre insumos disponibles para
redistribución
3.1
3.2
Archivo Electrónico
Detección de Insumos de lento o nulo
movimiento
2
2.1
REGISTRO
Archivo Electrónico de cartas de canje
1
1.1
Jurisdiccional
o de Unidad Médica
Realiza oficio para poner a disposición los
insumos a Unidades Médicas y Jurisdicciones
Sanitarias de los Servicios de Salud de
Sonora.
Oficio informativo de insumos
para redistribución
Realiza oficio con copia al Almacén Estatal
para poner a disposición los insumos a
Unidades Médicas que se encuentren dentro
de la propia Jurisdicción y a Jurisdicciones
cercanas geográficamente.
Oficio informativo de insumos
para redistribución
“Si no se acepta el insumo”
3.3
3.4
Realiza oficio al Almacén Estatal para
informarles y ellos redistribuyan el insumo en
otra Jurisdicción Sanitaria o Unidad Médica
Oficio o correo electrónico
para boletinar insumos
Boletina mediante oficio o correo electrónico
al área de Abasto de Medicamentos de la
DGPLADES.
Oficio para redistribución de
insumos
“Si se acepta el insumo”
3.5
4
4.1
Central, Jurisdiccional
o de Unidad Médica
Realiza oficio de aceptación del insumo.
Oficio de aceptación del
insumo
Entrega del insumo
Deja constancia con nombre y firma de
recibido.
Nota: Las Jurisdicciones y Unidades Médicas
marcan copia al Departamento de Almacén y
Abastecimiento Central.
130
Relación del insumo
redistribuido
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
131
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Redistribución de insumos de lento y nulo movimiento
09/04/2014 12:52:29p.m.
09-DGA-P23/Rev.00
No.
1
2
Registro
Relación de cartas
compromiso de canje
Oficio informativo de
insumos para
redistribución
3
Oficio para redistribución
de insumos
4
Oficio o correo
electrónico para boletinar
insumos
5
Oficio de aceptación del
insumo
6
Relación del insumo
redistribuido
Puesto Responsable*
Tipo
o de Unidad Médica
o de Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Resguardo
Tiempo
Ubicación
Electrónico
18 meses
Almacén Estatal
Papel
2 años
Papel
2 años
Electrónico y/o
Papel
2 años
Papel
2 años
Papel
2 años
132
Disposición
final
Oficina de
Almacenes Central
Jurisdiccionales o
Unidad Médica
Oficina de
Almacenes Central
Jurisdiccionales o
Unidad Médica
Oficina de
Almacenes Central
Jurisdiccionales o
Unidad Médica
Oficina de
Almacenes Central
Jurisdiccionales o
Unidad Médica
Oficina de
Almacenes Central
Jurisdiccionales o
Unidad Médica
Depuración de
Sistema
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Redistribución de insumos de lento y nulo movimiento
No.
Hoja 1 de 1
1
¿Se relacionaron los insumos describiendo su clave, nombre
genérico, presentación, cantidad, lote y caducidad que se
pretende poner a disposición, lote y caducidad?
2
¿Se realizó oficio con copia al Almacén Estatal para poner a
disposición los insumos a otras Jurisdicciones o Unidades?
3
¿Se realizó oficio de aceptación del insumo por parte de la
Jurisdicción o Unidad Hospitalaria?
4
¿Se dejó constancia con nombre y firma de recibido marcando
copia al Almacén Estatal a la hora de entregar el insumo ?
133
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Baja de medicamento y materiales caducos
09-DGA-P24/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Llevar a cabo el retiro de los almacenes de aquellos medicamentos y materiales que cumplieron con su fecha de
caducidad.
II.- ALCANCE
Dirección de Recursos Materiales, Departamento de Almacén y Abastecimiento, Administradores de Unidades
Médicas y Administrativas y Almacenes de los Servicios de Salud de Sonora .
III.- DEFINICIONES
UNIDAD: Hospitales , Centros de Salud y Jurisdicciones Sanitarias
IV.- REFERENCIAS
Catálogo CABMS.
Baja de Medicamento y material caduco
V.- POLITICAS
1.La unidad deberá asegurarse de que los productos no cuenten con carta compromiso de canje.
2.Toda baja de medicamento caduco deberá estar aprobada por H. Junta de Gobierno de los Servicios de Salud
de Sonora.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P24-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de Baja de medicamento y materiales
caduco
134
NO
RESPONSABLE
REGISTRO
Identificación de medicamento caduco
1
1.1
una
Unidad Médica
Identifica los medicamentos y materiales que
cumplieron con sus fechas de caducidad y
que no cuentan con carta compromiso de
canje y realiza su separación en un área
específica.
1.2
Relaciona los medicamentos indicando clave
del producto, descripción, presentación,
cantidad, lote, fecha de caducidad, precio
unitario, importe total e indicando si los
mismos fueron boletinados con oportunidad a
otra unidad para lo cual se deberá especificar
número de oficio y fecha en que se llevó a
cabo el boletín.
Relación de medicamento
Caduco
1.3
Elabora oficio para enviar Relación de
medicamento a la Dirección General de
Planeación y Desarrollo a través de la
Dirección de Recursos Materiales, a fin de
que se someta a la aprobación de H. Junta de
Gobierno la baja.
Oficio para someter a la
aprobación de H. Junta de
Gobierno, medicamento
caduco
“Una vez aprobada su baja por
H. Junta de Gobierno”
Pasa a la Actividad No. 2
1.4
Notificación sobre la baja de medicamentos
2
2.1
Unidad Médica
Envía oficio para informar a la Dirección de
Servicios Generales con copia al Almacén
Estatal, a fin de gestionar con la empresa
encargada de realizar la recolección, el que
les proporcione los depósitos para el vaciado
de los productos.
depósitos
“ Una vez llevado a cabo el llenado
de los depósitos”
Envía oficio de invitación al Órgano de
Control Interno y a la Comisión Estatal contra
Riesgos Sanitarios a fin de que estén
presentes en el proceso de llenado de los
depósitos.
2.2
Oficio de invitación
Nota: Cuando se genera un oficio en el
Departamento de Almacén y Abastecimiento
Central, por ende sólo genera copia del oficio
para el Departamento de Servicios
Generales.
Envía oficio para informar a la Dirección de
Servicios Generales y Departamento de
Almacén y Abastecimiento, a fin de que se
gestione ante la empresa correspondiente la
recolección de los mismos.
2.3
Entrega del insumo a la Empresa o
encargada de Recolección.
3
3.1
3.2
Oficio Informativo sobre la
recolección de los insumos
Unidad Médica
Notifica vía oficio a la Dirección General de
Protección contra Riesgos Sanitarios y al
Órgano de Control Interno de la fecha en que
se llevará a cabo la recolección
Oficio para notificación de
fecha de recolección
Recaba constancia mediante fotografía de la
recolección
Fotografías
135
3.3
Elabora Acta de Baja firmada por cada una de
las personas que hayan intervenido en la
misma, anexando manifiesto, fotografías y
boletines que demuestren lo que realizó la
unidad para tratar de colocar en otra unidad
los productos o insumos
Acta de Baja
3.4
Registra la salida en tarjeta Kárdex o sistema
de almacén
Kárdex o Sistema
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
136
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Baja de medicamento y materiales caducos
28/05/2014 10:01:04a.m.
09-DGA-P24/Rev.00
No.
Registro
1
Relación de
medicamento
2
Oficio informativo de
insumos para
redistribución
3
depósitos
4
Oficio Informativo sobre
la recolección de los
insumos
5
Oficio para notificación
de fecha de recolección
6
Fotografías
7
Acta de Baja
8
Kárdex
Resguardo
Disposición
final
Puesto Responsable*
Tipo
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Unidad Médica
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
Papel
2 años
Almacén Central o
Jurisdiccional o de
Unidad Médica
Archivo de
Concentración
137
Tiempo
Ubicación
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Baja de medicamento y materiales caducos
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se verificaron las caducidades de los medicamentos?
2
¿Se envía oficio para informar a la Subdirección de Recursos
Materiales sobre la recolección de los productos?
3
La Subdirección de Recursos Materiales envió oficio a la
Dirección General de Planeación y Desarrollo para someter a la
aprobación de Junta de Gobierno la relación de medicamento
caduco?
4
¿Se notificó a la Dirección General de Protección contra
Riesgos Sanitarios la fecha en que se llevaría a cabo la
recolección?
5
¿Se elaboró Acta de Baja?
138
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01
Administración del Catálogo CABMS
09-DGA-P25/Rev.00
FECHA DE EMISIÓN:
28/05/2014
Mantener actualizado y vigente el Catalogo de Artículos, Bienes Muebles
aprovechamiento de los bienes y servicios de los Servicios de los Servicios de Salud.
y
Servicios,
para
el
mejor
II.- ALCANCE
Dirección General de Administración, Dirección General de Planeación y Desarrollo, Dirección de Recursos
Materiales, Departamento de Almacén y Abastecimiento, Administradores de Unidades Médicas y Administrativas y
Almacenes de los Servicios de Salud de Sonora.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
Catálogo CABMS.
V.- POLITICAS
1.- las claves que se soliciten se podrán activar en el momento que se presente la necesidad.
2.- Se pueden activar o desactivar las claves solicitadas.
3.- Se capacitara en el manejo del Catalogo a las Unidades que vayan a utilizar el Sistema de manera
independiente.
N/A
VII.- ANEXOS
Clave de Anexo
09-DGA-P25-A01/Rev.00
Nombre
Diagrama de Flujo de Administración del Catalogo CABMS
139
NO
RESPONSABLE
Encargado de la Oficina de
Enlace y Supervisión de
Almacenes
Realiza actualizaciones en el sistema las
descripciones cortas y largas de artículos.
1.2
Mantiene comunicación vía telefónica con la
Dirección General de Planeación y Desarrollo
y el Departamento de Adquisiciones para el
mantenimiento y actualización del objeto del
gasto de artículos
1.3
Define criterios en cuanto a unidades de
medida y conversiones de artículos
Encargado del
mantenimiento del Catalogo
CABMS
Elimina claves duplicadas.
2.2
Revisa y da mantenimiento a la agrupación
de artículos.
2.3
Mantiene comunicación vía telefónica con el
Departamento de Contabilidad para el
mantenimiento y actualización de Guías
contabilizadoras y nuevos lineamientos sobre
Contabilidad Gubernamental.
2.4
Da de alta artículos para compra directa o
licitación.
Alta de claves CABMS
Capacitación sobre de sistema de
Administración de las claves CABMS
3
3.1
Actualización de claves
CABMS
Actualización de las claves CABMS
2
2.1
REGISTRO
Revisión del catálogo CABMS
1
1.1
Encargado de la Oficina de
Enlace y Supervisión de
Almacenes
3.2
Brinda capacitaciones a las unidades
administrativas y medicas sobre la estructura,
objetivo, contenido del catálogo CABMS.
Brinda Soporte a los Almacenes del Estado
que se integran al SIRF en el módulo de
Almacén.
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Recursos Materiales
140
Administración
SIP-F02/REV.01
Hoja 1 de 1
Administración del Catálogo CABMS
28/05/2014 10:01:28a.m.
09-DGA-P25/Rev.00
No.
1
2
Registro
Actualización de claves
CABMS
Alta de claves CABMS
Puesto Responsable*
Tipo
Resguardo
Tiempo
Electrónico
5 años
Electrónico
5 años
141
Disposición
final
Ubicación
Oficina del Almacén
Estatal
Oficina del Almacén
Estatal
Depuración de
Sistema
Depuración de
Sistema
SIP-F03/REV.01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración del Catálogo CABMS
Hoja 1 de 1
No.
1
¿Se realizó comunicación vía telefónica con la Dirección
General de Innovación y Desarrollo y el Departamento de
Adquisiciones para el mantenimiento y actualización del objeto
del gasto de artículos?
2
¿Se realizaron actualizaciones en el sistema del catálogo
CAMBS de las descripciones cortas y largas de artículos?
3
¿Se revisan y mantienen agrupados los artículos?
4
¿Se brindan capacitaciones a las unidades administrativas y
medicas sobre la estructura, objetivo, contenido del catálogo
CABMS?
5
¿Se analizan las necesidades de las Unidades médicas y
administrativas para la definición de los Planes Anuales de
Adquisiciones?
142
SI
NO
NOTAS:
SIP-F04/REV.01

Manual de Procedimientos Dirección General de Administración mayo 2014

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