protocolo de limpieza de áreas para la conservación de

PROTOCOLO DE LIMPIEZA DE ÁREAS PARA
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
INSTITUCIONALES
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y RECURSOS FÍSICOS
04 de mayo de 2015
Elaboró:
Auxiliar Administrativo
Revisó:
Directora de Planeación
Aprobó:
Subdirector
de
Gestión
Documental y Recursos Físicos
PROTOCOLO DE LIMPIEZA
DE ÁREAS PARA LA
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
INSTITUCIONALES
Código: 13-PC-01
Versión:01
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Vigente desde:
04-05-2015
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para la limpieza de áreas y unidades destinadas a la
conservación y almacenamiento de documentos de la Personería de Bogotá, D.C.,
como son oficinas, depósitos, archivadores, estantes, cajas y carpetas.
2. ALCANCE
El protocolo está dirigido al personal de servicios generales designado para el
mantenimiento locativo en áreas de trabajo y espacios que ocupen los archivos de
gestión y el Archivo Central, y demás áreas que se establezcan y cuyo fin sea
conservar documentación y publicaciones.
3. REGISTROS
Control de aseo de áreas de archivo y documentación
Solicitud de saneamiento ambiental al Archivo de Bogotá, D.C.
Solicitudes de adquisición de elementos para la realización de actividades
de limpieza y para la protección personal de quienes las realizan.
Informes de recomendaciones relacionadas con mantenimiento y aseo de
áreas destinadas a conservación de documentos.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Acuerdo 049 de 2000, del Archivo General de la Nación.
- Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo (en
línea)
disponible
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3255#
- Guía de manipulación de documentos para los archivos de la secretaría distrital
de
integración
social
(en
línea)
disponible
en:
http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.4_proc_adminis_
gestion_bienes_servicios/3.%20DOC_ManipulacionDocumentos.pdf
- Protocolo de limpieza para espacios de archivos (en línea) disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Proceso20/2215100-OT012.pdf
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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA LIMPIEZA DE ARCHIVOS
Las personas que deben llevar a cabo las rutinas de limpieza deben contar con la
dotación de elementos de seguridad laboral como batas, gorros, guantes,
tapabocas o mascaras desechables.
Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica y exceso
de polvo, es requisito además, el uso de guantes de nitrilo desechables, gafas
plásticas y máscara con filtro para material particulado.
Se deben adoptar prácticas cotidianas como el empleo de jabón desinfectante
líquido en cara y manos, o la restricción del consumo de alimentos en áreas de
conservación de documentos o donde se realicen procedimientos técnicos
archivísticos. Igualmente debe limitarse el uso de las batas, a la realización de las
actividades de manipulación de documentos.
6. LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
El retiro del polvo y la limpieza superficial de los documentos y las unidades de
almacenamiento, se debe realizar en seco y sin provocar abrasión, para lo cual
puede emplearse aspiradora con filtro de agua. El cepillo, de cerdas suaves, se
debe usar desplazándolo en un mismo sentido. Luego se puede completar la tarea
con bayetillas blancas secas.
7. LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITOS
Es necesario realizar limpieza en seco a las uniones de techos y paredes y en los
rincones de las paredes, cubriendo toda la zona, con aspiradora que tenga filtro de
agua con una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de Timsen. De igual forma se
deben aspirar los marcos de ventanas y claraboyas, las rendijas o cualquier tipo
de elemento que permita la entrada de polvo.
Si es posible, es necesario realizar limpieza también con aspiradora, de la parte
superior de la estantería. De lo contrario puede utilizarse aspersor con la misma
mezcla utilizada para la aspiradora, para lo cual previamente se tendrá que
remover el material particulado y polvo con un trapo seco.
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8. LIMPIEZA SUPERFICIAL DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Y
MOBILIARIO
Los documentos textuales por lo general están encuadernados o se encuentran en
carpeta y cajas. Se debe realizar limpieza de la unidad contenedora o unidad
general y no del interior del documento, para lo cual se debe seguir el
procedimiento descrito:
a) Para este fin debe disponerse de una mesa de madera o metálica ubicada
en un lugar que no altere o dificulte el desarrollo de otras actividades
laborales. No es recomendable colocar la documentación a intervenir en el
piso.
b) Se procederá a la limpieza de las primeras estanterías, con una mezcla de
agua y alcohol isopropílico industrial para terminar en la parte final del
depósito, siempre siguiendo el número consecutivo con que cuenten estas
unidades generales. Lo anterior para facilitar la identificación de las
unidades que han sido objeto de limpieza, y las que faltan por limpiar, en
caso de que se interrumpa la actividad.
c) Se deben disponer el total de las cajas o legajos de una bandeja en la mesa
de limpieza, y al incorporarlas a la bandeja del estante respectivo, se debe
tener cuidado de mantener la secuencia y el orden original de dichas cajas
o legajos.
d) Se deben limpiar con aspiradora provista de cepillo redondo de cerda larga,
cada una de las unidades de conservación (cajas). Nunca aplicar ninguna
clase de producto de limpieza tal como detergente o desinfectante, y mucho
menos repasar la limpieza con trapo humedecido.
Nota: Se debe utilizar aspiradora con filtro de agua, con una mezcla de 80% de
agua limpia y 20% de alcohol isopropílico industrial.
e) A la vez debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades que están
siendo limpiadas. El procedimiento es el siguiente:
 Preparar en un aspersor una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de
Timsen.
 Limpiar en zig-zag, cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de
algodón o bayetilla ligeramente húmeda con la mezcla mencionada.
 Repasar con tela de bayetilla seca la misma zona.
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 Dejar secar completamente la bandeja antes de colocar las unidades
limpias
f) Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrán en
su lugar siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se
proseguirá con la siguiente bandeja.
9. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA ARCHIVO CENTRAL Y
HOJAS DE VIDA Y OTRAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTOS




Batas de manga larga
Guantes de látex, vinilo o nitrilo
Tapabocas o respiradores con filtro
Gafas de seguridad
10. ELEMENTOS DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN




Alcohol isopropílico
Bayetillas
Aspiradora cepillo redondo cerda suave
Aspersor. Este puede corresponder a un frasco plástico con atomizador,
como el de la imagen.
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11. FRECUENCIA Y CICLOS DE LIMPIEZA DE LOS ARCHIVOS
La limpieza de los estantes del deposito del Archivo Central y unidades de
conservación se debe realizar al menos una vez al mes. La limpieza de los
archivos de gestión debe realizarse al menos una vez a la semana.
El saneamiento ambiental deberá solicitarse al Archivo de Bogotá una vez al año.
12 PUNTOS DE CONTROL
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION
DEL RIESGO
1
2
Daño en un
documento por
falta de cuidado
en la limpieza del
mismo
3
Riesgo de
contaminación
para el personal
de Archivo
MÉTODO DE
CONTROL
FRECUENCIA
RESPONSABLE
REGISTRO
Capacitación al
personal que
ejerce labores de
archivo y limpieza
permanentemente
Subdirección de
Recursos Fiscos y
Gestión
Documental Y
dirección de
Talento Humano
Acta asistencia a
eventos y/o
capacitación
Uso de
elementos de
aseo adecuados
en cada caso
Siempre
Subdirección de
Recursos Fiscos y
Gestión
Documental
Vigilar que el
personal atienda
las instrucciones
de este protocolo
de
forma
correcta, y cuente
con
los
implementos de
protección
personal y de
aseo
de
las
características
descritas.
permanentemente
Subdirección de
Recursos Fiscos y
Gestión
Documental Y
dirección de
Talento Humano