EASY INVOICE: Der Rechnungs- eingang als
Transcription
EASY INVOICE: Der Rechnungs- eingang als
REFERENZBERICHT EASY INVOICE: Der Rechnungseingang als Wettbewerbsvorteil Die Infiana Group (vormals Huhtamaki Films) implementiert Rechnungsmanagement der EASY SOFTWARE AG Wenn man einmal wieder das Gefühl seine Vorzüge gleichermaßen: mehr hat die langsamste Kasse im Super- Profit durch geringere Skontoverluste, markt erwischt zu haben, ist der rich- mehr Effizienz, mehr Sicherheit, mehr tige Zeitpunkt, um über das Leben vor Transparenz. der Erfindung von Scanner und Barcode nachzudenken. So manche War- Zu den Unternehmen, die dieses Poten- tezeit relativiert sich, sobald man sich zial nutzen, gehört die Infiana Germany fragt: Wie lang müsste ich anstehen, GmbH & Co. KG. Vor einigen Jahren KUNDE wenn die Kassiererin jeden Artikel von bereits führte die auf die Produkti- Infiana Germany GmbH & Co. KG Hand, Ziffer für Ziffer, Preis für Preis, on hochwertiger Verpackungs- und Zweibrückenstraße 15-25 in eine altehrwürdige Registrierkasse Schutzfolien spezialisierte Gruppe das 91301 Forchheim tippen müsste? Enterprise Resource Planning-System www.infiana.com Oracle Financials ein. Mit Hilfe der So selbstverständlich sich die heuti- ERP-Lösung organisierte die Infiana BRANCHE ge Lösung im Einzelhandel durchge- Group den rechnungsbezogenen Prüf- Verpackungsindustrie setzt hat, so leicht kann sie auch der und Freigabeprozess. „Zur Zeit der Unternehmensverwaltung helfen, sich Einführung war dies eine Erleichte- LÖSUNG profitabel und effizient aufzustellen. rung. Doch nach heutigen Maßstäben EASY INVOICE Etwa mit der Einführung eines elekt- bietet die Lösung erhebliches Verbes- ronischen Rechnungswesens. Immer serungspotenzial in der Rechnungs- mehr Firmen setzen auf seine Möglich- bearbeitung, insbesondere in puncto keiten. Mittelstand, Großunternehmen Effizienz“, erklärt Finance Manager und internationale Konzerne erkennen Christian Wallon. REFERENZBERICHT EASY INVOICE Automatisierter Workflow: Schnell schließlich auf die Suche nach einer und effizient Software-Lösung, die die Rechnungs- Früher fand die Rechnungsverarbei- prüfung, Freigabe und Archivierung au- Bei der Infiana Group Germany sorgt tung in mühevoller Kleinarbeit statt. Von tomatisieren und Mitarbeiter entlasten EASY INVOICE für eine schnellere und der Eingabe von Kopf- und Positions- sollte. Optimale Zusammenarbeit mit sicherere Rechnungsverarbeitung. daten über den Abgleich der Summen Orcale Financials, mehr Effizienz und mit den Angeboten im ERP-System bis optimierte Prozesse standen ebenso im hin zur Umsatzsteuer-Prüfung. Sofern Lastenheft wie ein modularer, skalier- die Ware noch nicht eingegangen war, barer Aufbau - denn zu einem späteren musste der Sachverhalt zudem mit dem Zeitpunkt sollten zusätzlich Frachtrech- Einkauf geklärt werden. Schließlich die nungen sowie elektronische Rechnun- Archivierung im Papierarchiv: Für zwei gen verarbeitet werden können. Jahre stapelten sich die Vorgänge im Rechnungswesen, dann wanderten sie Im Wettbewerbsvergleich entschied sich für weitere acht Jahre in die Registratur. die Infiana Group für die EASY SOFTWARE AG. Nicht nur, weil die EASY Lösung al- „Alles in allem war die Rechnungskon- len Anforderungen gerecht wurde. „Ein trolle und Durchbuchung ein ermüden- solches Projekt ist mehr als ein reines des ‚Klein-Klein’ - und damit ineffektiv, IT-Projekt. Kollegen aus dem Rechnungs- intransparent und anfällig für Fehler. wesen, dem Einkauf, der Logistik und der Fehler, die aus Gründen der Betriebs- IT sind beteiligt. Da muss neben der Fach- und Rechtssicherheit unbedingt ausge- kompetenz auch die Chemie stimmen. schlossen werden mussten“, so Wallon. Beim Projektteam der EASY war uns von Um dies zu gewährleisten, wurden alle vornherein klar, dass das kein Problem Buchungen und Kontierungen am Fol- darstellen würde“, erklärt Wallon. getag nochmals von Hand überprüft. Anfang 2010 ging das Projekt an den Wichtigste Anforderung: Start: Der Neuaufstellung der Server- Automatisierung Landschaft folgten umfassende Stamm- Im Jahr 2009 begab sich die Infiana Group datenüberprüfungen, um dem neuen REFERENZBERICHT System nur bereinigte Datensätze in setzt - einsehbar. Gleichzeitig sind sie hoher Qualität übergeben zu können. revisionskonform archiviert, was eine Im dritten Schritt entwickelte die EASY Papierablage überflüssig macht. SOFTWARE AG einen Workflow-Entwurf, der gemeinsam mit der Infiana Group EASY INVOICE liest die Inhalte aus der immer weiter auf die Bedürfnisse des Rechnung aus und prüft sie: So erkennt Kunden angepasst wurde. Der Grund: EASY INVOICE beispielsweise die zu- Gerade im Workflow lässt EASY INVOICE gehörige Bestellung und abweichende umfassende Individualisierungen zu, Stückzahlen-, Einzel- oder Gesamtprei- von der automatischen Kreditorerken- se. nung anhand der Kontonummer über Rechnungsnummern oder ein falsches Berechtigungen zur Rechnungsfreiga- Rechnungsdatum werden ebenso iden- be bis hin zu Eskalationsregeln, wenn tifiziert. Zudem übernimmt das System „Unsere Rechnungsbearbeitung ist ein Fehler in einer Rechnung gefunden die Prüfung der Rechnung nach §14 dank EASY schneller denn je.“ wird. Nach Abschluss der Workflow-De- Umsatzsteuergesetz. Christian Wallon, Finance Manager Rechnungsdubletten, fehlerhafte finition ging es an die Anbindung von EASY INVOICE an Oracle Financials. Ist mit der Rechnung alles in Ord- Sie wurde mit Hilfe einer von der Infi- nung, übergibt EASY INVOICE einen ana Group auf Basis von IBM Cognos entsprechenden Buchungssatz an das entwickelten realisiert. ERP-System und kann dort umgehend Schließlich standen umfangreiche Tests prozessiert werden, um Skontofristen an, bevor das System im vereinbarten einzuhalten. Schnittstelle Zeitrahmen in den Produktivbetrieb überführt wurde. Aktuell verarbeitet EASY INVOICE für die Infiana Group im Jahr rund 22.000 Schlank und schnell: EASY INVOICE Rechnungen. Ein Zugriff auf das Rech- im Betrieb nungsarchiv ist jederzeit direkt aus Heute werden eingehende Papierrech- Oracle Finance möglich. Auch bei der nungen einem automatischen Workflow Weiterentwicklung des Systems lief al- übergeben. Ab diesem Zeitpunkt sind les nach Plan: So prüft und archiviert sie im System hinterlegt und jederzeit - EASY INVOICE seit 2012 zusätzlich die entsprechenden Rechte vorausge- Frachtrechnungen und Frachtbriefe. REFERENZBERICHT Die Vorteile n n n n n Außerdem hat das Unternehmen mitt- haben wir große Verbesserungen bei lerweile seine Lieferanten sukzessive den Durchlaufzeiten, der Transparenz auf E-Mail-Rechnung umgestellt. Denn und der Fehlerquote erzielt. Wir verfü- EASY INVOICE erfasst alle seit einer vorgenommenen Erweiterung gen auch ohne Papierarchiv über eine Eingangsrechnungen und extrahiert des Systems kann EASY INVOICE nun revisionssichere Ablage. Die Effizienz sämtliche relevante Daten ein per E-Mail eingegangene Rech- im Rechnungswesen und in den betei- EASY INVOICE stellt das Cockpit nungs-PDF auf die gleiche Art und Wei- ligten Abteilungen ist enorm gestiegen. für alle Rechnungsvorgänge dar se bearbeiten, prüfen und archivieren Und schließlich hat die weitgehen- EASY INVOICE steuert alle wie eine Papierrechnung. So läuft alles de Abschaffung manueller Tätigkei- Freigabeprozesse noch schneller und reibungsloser. ten g emeinsam mit klaren Prozessen die EASY INVOICE garantiert die Mitarbeitermotivation spürbar revisionssichere Ablage „Wir sind sehr zufrieden. Im Einfüh- verbessert. Unsere Rechnungsbearbei- EASY INVOICE fungiert als rungsprojekt und in der Weiterentwick- tung ist damit schneller und leistungs- Konnektor zu Oracle Finance auf lung hat alles funktioniert“, so das Fazit fähiger denn je. EASY INVOICE hat sich Basis von IBM Cognos von Christian Wallon. „Mit EASY INVOICE schnell amortisiert.“ EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D-45468 Mülheim an der Ruhr Telefon: +49 208 45016-0 E-Mail:[email protected] Internet:www.easy.de