Procedimiento viaticos. AF-FIN-DO(022)

SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
1. Objetivo
Establecer las normas y procedimientos que deben cumplir las Direcciones, áreas en lo concerniente a la solicitud, trámite y legalización de
los viáticos permanentes, accidentales, subsidio de bienestar, gastos de representación, apoyos económicos y anticipos para gastos de viaje; en
que incurre el personal en el desarrollo de las actividades propias de la Institución.
2. Alcance
El procedimiento es de obligatorio cumplimiento por todo el personal de la Institución, en los casos que realicen viajes, con recursos propios o
de terceros para cumplir con el giro ordinario de sus actividades.
3. Políticas, normas y lineamientos
a. Las cuantías para viáticos permanentes, accidentales, gastos de representación, anticipo para gastos de viaje, apoyos económicos y
subsidio de bienestar serán los aprobados por la Junta Directiva Nacional.
b. No se puede realizar las legalizaciones que reportan compras de materiales, activos fijos, bienes o servicios distintos a los establecidos
en el presente documento.
c. En todos los casos el empleado debe entregar como parte de la legalización el original o fotocopia del pasabordo o del tiquete
intermunicipal, al departamento de contabilidad dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al regreso del viaje.
d. El formato de solicitud de recursos completamente diligenciado debe radicarse en el departamento de Gestión Humana para trámite
respectivo con mínimo tres (3) días hábiles de anticipación al viaje.
e. Toda solicitud de viáticos permanentes, accidentales, gastos de representación, apoyos económicos, subsidio de bienestar o anticipo
para gastos, debe contar con autorización previa del Directores General o Nacional
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
f.
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
Los gastos de representación, anticipos para gastos de viaje y el porcentaje de transporte de viáticos permanentes, deben ser legalizados
dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al regreso del viaje.
g. Se descontarán por nómina los valores no legalizados en los plazos establecidos.
h. Si el empleado no viaja debe devolver inmediatamente el dinero, dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles siguientes de la
cancelación del viaje.
i.
Como medida preventiva se suspenderán nuevos giros en los casos que el empleado tenga legalizaciones pendientes por estos conceptos
j.
Los informes de Misión deben ser presentados al Director correspondiente
4. Glosario

VIÁTICOS PERMANENTES: Es la suma de dinero que el empleador reconoce al trabajador para compensar los gastos, en que éste
incurre, por el desplazamiento temporal del lugar donde trabaja para soportar el de alojamiento, alimentación y trasporte. Siendo el
veinticinco por ciento (25%) del valor entregado y destinado para el transporte, el que deberá legalizarse en la forma estipulada en este
procedimiento.

VIÁTICOS ACCIDENTALES: Es la suma de dinero que el empleador reconoce al trabajador para compensar los gastos, en que éste
incurre, por el desplazamiento temporal del lugar donde trabaja para soportar el alojamiento, alimentación y trasporte, que sólo se dan con
motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. Siendo el veinticinco por ciento (25%) del valor entregado y
destinado para el transporte, el que deberá legalizarse en la forma estipulada en este procedimiento.

GASTOS DE REPRESENTACION: Son aquellos valores que se le entregan al personal para que en virtud de sus funciones pueda
desarrollar labores actividades de representación de la SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA COLOMBIANA. dichos valores
no constituyen salario, toda vez que no es reconocida al trabajador para su beneficio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones.

APOYO ECONOMICO: Es el reconocimiento económico que se le otorga al personal de la Cruz Roja Colombiana que viaje en misión,
al cual se le suministre el transporte, alojamiento y alimentación por parte del evento en el que participen. Este reconocimiento se otorga
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
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Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
como un beneficio extralegal por mera liberalidad por parte de la Cruz Roja Colombiana por lo que en efecto no es constitutivo de
salario.

SUBSIDIO DE BIENESTAR: Lo constituye la suma de dinero que se le entrega al personal que se desplaza en misión designada por la
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, cuando la ida y regreso se realicen el mismo día.

ANTICIPO PARA GASTOS DE VIAJES: Es el reconocimiento al personal que en ejercicio de sus funciones requiera efectuar un viaje a
para ejecutar actividades relacionadas con los proyectos o programas establecidos. y los cuales deben ser legalizados en su totalidad.
5. Responsables
Gestión Humana: Seguimiento al personal que sale de misión, liquidar valores de retención, verificar y en los casos que se requiera registrar
en el sistema los movimientos que son parte del Ingreso Base de Cotización -IBC- para el pago de los aportes en el Sistema de Seguridad
Social .
Contabilidad: Verificar la disponibilidad presupuestal, realizar revisión de la información, verificar si hay valores sin legalizar e informar,
registrar causaciones y legalizaciones.
Tesorería: Preparar y realizar los pagos correspondientes.
Personal: Diligenciar la solicitud, reportar su salida para seguimiento de misión en CITEL de Socorro Nacional, solicitar los soportes en los
casos requeridos, Realizar las legalizaciones correspondientes de acuerdo con el procedimiento.
Director: Aprobar los anticipos para gastos de viaje, viáticos, apoyo económico, o subsidio de bienestar y gastos de representación cuando
corresponda; Aprobar las legalizaciones en los casos requeridos por este procedimiento.
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
6. Descripción del procedimiento
Apoyos económicos y Subsidio de bienestar
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
DOCUMENTO
Diligenciar el formato AF-FIN-FO(007)
Solicitante
Se debe Aprobar en el formato por parte del
ordenador del gasto, en caso de que sea este
quien realiza el viaje debe contar con la
autorización de la Dirección Ejecutiva
Nacional.
Si el viaje es de carácter internacional debe
contar con la autorización de la Dirección
Ejecutiva Nacional o Presidencia
Entregar en Gestión humana el formato
diligenciado
Validar la información y registrar
Entrega del formato a Contabilidad
Se
debe
registrar
la
aprobación
presupuestal.
Causación
Giro
Si es viaje internacional debe entregar
Informe de Misión a la Dirección de
Cooperación.
Director General o Nacional
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
1. Registra Formato
2. Aprueba
Si, Internacional
3. Carta aprobación
Presidencia, DEN
Si, Nacional
4. Entrega a Gestión
Humana
5. Valida la
información y
registra
6. Entrega formato a
contabilidad
7. Aprobación
presupuestal
8. Causación
No
9. Giro
Nacionales
Internacionales
10. Informe de
Misión (viajes
internacionales)
FIn
Dirección Ejecutiva Nacional o Carta o Autorización
Presidencia
Solicitante
Gestión Humana
Gestión Humana
Presupuesto Contabilidad
Contabilidad
Tesorería
Solicitante
Formato de anticipo
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Sistema de Información
Sistema de Información
Informe de misión
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
Gastos de representación y anticipo para gastos
ACTIVIDAD
1. Registra Formato
2. Aprueba
Si, Nacional
Si, Internacional
3. Carta aprobación
Presidencia, DEN
4. Entrega a Gestión
Humana
5. Valida la
información y
registra
6. Entrega formato a
contabilidad
7. Aprobación
presupuestal
8. Causación
9. Giro
Internacionales
No
Nacionales
10. Informe de
Misión (viajes
internacionales)
Prepara legalización
No
Aprueba
legalización
Si
Registra el gasto
FIn
DESCRIPCION
RESPONSABLE
DOCUMENTO
Registrar el Formato AF-FIN-FO(007)
Solicitante
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Se debe Aprobar en el formato por parte
del ordenador del gasto, en caso de que
sea este quien realiza el viaje debe contar
con la autorización de la Dirección
Ejecutiva Nacional.
Si el viaje es de carácter internacional
debe contar con la autorización la
Dirección
Ejecutiva
Nacional
o
Presidencia
Entregar en Gestión humana el formato
diligenciado
Validar
la información, registrar y
entregar el formato a Contabilidad
Se debe registrar la aprobación
presupuestal.
Causación de la cuenta por pagar
Giro
Recibe reembolsos
Director General o Nacional
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Dirección Ejecutiva Nacional Carta o Autorización
o Presidencia
Solicitante
Gestión Humana
Formato de anticipo
Presupuesto Contabilidad
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Sistema de Información
Sistema de Información
Sistema de Información –
Comprobante de Ingreso
Formato de Legalización
AF-FIN-FO(008)
Formato de Legalización
AF-FIN-FO(008)
Sistema de Información
Contabilidad
Tesorería
Tesorería
Prepara legalización del 100% del valor Solicitante
entregado.
Aprueba legalización
Director General o Nacional
Registra el gasto
Contabilidad
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
Viáticos Permanentes y Viáticos accidentales,
ACTIVIDAD
1. Registra Formato
2. Aprueba
Si, Nacional
Si, Internacional
3. Carta aprobación
Presidencia, DEN
4. Entrega a Gestión
Humana
5. Valida la
información y
registra
6. Entrega formato a
contabilidad
7. Aprobación
presupuestal
8. Causación
9. Giro
Internacionales
No
Nacionales
10. Informe de
Misión (viajes
internacionales)
Prepara legalización
No
Aprueba
legalización
Si
Registra el gasto
FIn
DESCRIPCION
RESPONSABLE
DOCUMENTO
Registrar el Formato de anticipo AFFIN-FO(007). Certifique en espacio de
observaciones que no tenga anticipos
pendientes por legalizar
Se debe Aprobar en el formato por parte
del Director correspondiente, en caso de
que sea este quien realiza el viaje debe
contar con la autorización de la
Dirección Ejecutiva Nacional.
Si el viaje es de carácter internacional
debe contar con la autorización la
Dirección Ejecutiva Nacional o
Presidencia
Entregar en Gestión humana el formato
diligenciado
Validar la información, registrar
Se debe registrar la aprobación
presupuestal.
Causación de la cuenta por pagar
Giro
Recibe reembolsos
Solicitante
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Director General o Nacional
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Dirección Ejecutiva Nacional Carta o Autorización
o Presidencia
Solicitante
Gestión Humana
Presupuesto Contabilidad
Contabilidad
Tesorería
Tesorería
Prepara
legalización
del
25% Solicitante
correspondiente del valor entregado por
concepto de gastos de transporte
Aprueba legalización
Director General o Nacional
Registra el gasto
Contabilidad
Formato de anticipo
Formato de anticipo AFFIN-FO(007)
Sistema de Información
Sistema de Información
Sistema de Información –
Comprobante de Ingreso
Formato de legalización
Formato de legalización
Sistema de Información
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Procedimiento para viáticos, gastos de
representación, apoyos económicos, subsidio de
bienestar y anticipo para gastos
Código: AF-FIN-DO(022)
Versión: 1
Revisó: Coordinación de Planeación
Aprobó: Dirección Ejecutiva Nacional
Gastos
A continuación se describen algunas observaciones sobre la pertinencia de los gastos

Alimentación: Está prohibido reportar gastos por consumo de licor.

Transporte: En el caso de viáticos permanentes, el concepto de transporte no deben exceder el 25% del monto consignado y deben ser
legalizados.

7. Anexos
Formato solicitud viáticos, gastos de representación, apoyos económicos, subsidio de bienestar y anticipo para gastos.
Formato Legalización viáticos, gastos de representación y anticipo para gastos.
Instructivo de liquidación de Impuestos.