Livre Blanc

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Blanc
© ReadSoft from Perceptive Software
Janvier 2015
OBJECTIF FACTURES ELECTRONIQUES
Comprendre pour mieux gérer la transition "P2E*"
* "Paper to Electronic"= du papier au numérique
Objectif Factures Electroniques
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Sommaire
Introduction
Facture électronique : les pouvoirs publics donnent le ton
1. Le cadre légal en 2014
1.1 Pourquoi le cadre légal évolue
1.2 Le nouveau contexte réglementaire
1.3 Qu'est ce qu'une piste d'audit fiable?
2. Le paysage de la facturation
2.1 Les différents formats de factures et leur acceptation fiscale
3. Comment traiter ces différents formats?
4. Les enjeux pour l'entreprise
5. Les points d'impact d'un projet e-facture
6. Les gains selon le niveau de dématérialisation
7. Des bénéfices pour les deux parties
8. Le défi de l'onboarding des fournisseurs
9. Le choix d'une solution: gérer la cohabitation
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Objectif Factures Electroniques
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Facture électronique:
Les pouvoirs publics donnent le ton
Avec le choc de simplification voulu par l’Etat, le recours à la facture électronique va devenir la
norme à l’horizon 2020 pour les marchés et contrats publics (voir encadré).
En décidant de rendre progressivement obligatoire l’utilisation de
telles factures entre son administration et ses fournisseurs, la
France rejoint un vaste mouvement initialisé depuis longtemps
déjà en Europe du nord - Suède, Norvège, Finlande et Pays-Bas en
tête - où la maturité des technologies et la législation ont boosté
l’e-facture.
Serait-ce enfin, en France, le déclencheur d’une généralisation
massive de la facturation électronique ? Avec l’évolution favorable
du cadre légal depuis deux ans, on peut l’espérer. Même si le
challenge à venir est encore de taille : le volume de factures
fiscales dématérialisées est en effet estimé à 15 % du total
échangé dans le secteur interentreprises (B2B).
De son côté, avec près de 4 millions de factures reçues chaque
année de la part de ses fournisseurs privés, l’Etat indique que
seules 6 000 factures lui ont été adressées sous forme
dématérialisées entre janvier et mai 20131.
D’un côté comme de l’autre, on mesure la marge de progression !
Ordonnance du 26 juin 2014 relative
au développement de la facture
électronique
L’ordonnance 2014-697 prévoit la
généralisation des factures sous
forme électronique dans les relations
entre les personnes publiques (Etat,
collectivités territoriales et
établissements publics) et leurs
fournisseurs. L’obligation pour les
fournisseurs de dématérialiser les 95
millions de factures annuelles, via
une solution technique mise à la
disposition de tous ces acteurs,
entrera progressivement en vigueur
entre le 1er janvier 2017 et le 1er
janvier 2020. L’obligation pour les
personnes publiques de recevoir les
factures électroniques s’appliquera
dès le 1er janvier 2017.
Néanmoins, montrant la voie, l’Etat a décidé d’avancer et fixé un
calendrier de migration. Au cœur de son dispositif : le portail
Chorus facture. Ce point d’entrée unique, exploité par l’Etat, est
ouvert à tous les fournisseurs pour déposer, transmettre et suivre leurs factures dématérialisées.
Trois possibilités leur sont données d’adresser en ligne leurs documents : en EDI (flux XML), par
dépôt de pdf - avec ou sans signature électronique-, ou par saisie manuelle.
L’Agence de l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a également mis en place une solution de
numérisation qui permet de traiter les factures envoyées sous forme papier par les fournisseurs.
1 Source: Dossier de presse Projet de loi d'habilitation: simplification de la vie des entreprises / www.economie.gouv.fr
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C’est donc une solution souple que dessine l’Etat pour automatiser le traitement de ses factures
entrantes : un portail qui permet aux vendeurs de transmettre leurs factures sous le format souhaité,
voire de les saisir directement, sans que l’acheteur n’ait à se soucier de leur intégration dans son
système comptable. Avec une contrainte toutefois dans ce cas précis : le caractère obligatoire de la
migration.
Dans les échanges interentreprises (B2B), à l’exception de quelques secteurs, l’approche est moins
coercitive. La réussite d’un projet de facture électronique - outre la performance des outils - va donc
résider dans la capacité à enrôler les fournisseurs : l’onboarding, autrement dit leur adhésion à
l’envoi de factures électroniques.
Cela implique, en creux, que l’acheteur soit capable d’accompagner ce mouvement, le temps
nécessaire pour aller vers une dématérialisation fiscale totale. Et donc de gérer la mixité en intégrant
dans son dispositif une cohabitation avec des factures papier ou des factures pdf ou xml
potentiellement envoyées hors portail dans un premier temps afin d'accélérer la transition vers
l'électronique et d'optimiser le ROI malgré les difficultés d'enrôlement des fournisseurs.
Dans ce document, nous vous proposons de vous aider à appréhender ce marché de la facturation
électronique, dont la règlementation a récemment changé, et à passer en revue ce qu’il faut savoir
avant de démarrer son projet d’ e-factures entrantes, tous flux confondus.
A la clé d’un tel projet : une économie de près de 50 % des coûts liés à leur traitement et une
meilleure maîtrise de la chaîne de facturation.
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1. Le cadre légal en 2014
1.1 Pourquoi le cadre légal évolue
Plus rapide à traiter et moins coûteuse que son homologue papier, la facture électronique gagne peu
à peu du terrain. Non seulement elle devient légale partout en Europe, atteignant le même niveau de
reconnaissance que la facture papier, mais ce mode de facturation est désormais fortement
encouragé par les pouvoirs publics. A commencer par l’Union européenne qui souhaite la voir
devenir « le principal mode de facturation en Europe d'ici à 2020 ».
Dans le viseur de l’UE : le vaste potentiel d’économies
La Commission estime en effet que les coûts de
traitement pourraient être réduits de 40 milliards
d'euros par an si la facturation électronique était
généralisée à l’ensemble des pays membres. Soit
autant de charges en moins pour les entreprises.
UN POTENTIEL D'ECONOMIE DE 40
MILLIARDS D'EUROS PAR AN SI LA
FACTURATION ELECTRONIQUE
ETAIT GENERALISEE AUX PAYS DE
l'UE
Second avantage : la lutte contre la fraude fiscale.
Les Etats voient avec la facture électronique le moyen de lutter plus efficacement contre une fraude
dont le montant est gigantesque. Selon un rapport parlementaire sur la lutte contre les paradis
fiscaux, remis fin octobre 2013 à l’Assemblée nationale, le groupe d’expert mandaté a ainsi estimé la
perte à 193 milliards d’euros pour la seule fraude à la TVA (soit 1,5% du PIB européen).
Pour les pouvoirs publics, encourager la mise en œuvre de tels systèmes électroniques permettrait
d’obtenir une traçabilité maximale des échanges commerciaux et de s’assurer de la réalité de la TVA
déductible.
Cet encouragement passe notamment par la loi.
1.2 Le nouveau contexte réglementaire
En France, la réglementation en matière de facture électronique connait une réelle accélération
depuis deux ans, avec la transposition en droit français, le 1er janvier 2013, de la directive
européenne relative au système commun de TVA en ce qui concerne les règles de facturation
(directive adoptée en juillet 2010 par la Commission).
Ces nouvelles règles stipulent une égalité de traitement entre les factures électroniques et les
factures papier auprès de l’administration fiscale, moyennant quelques obligations.
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Le format de transmission devient libre si la facture est traçable (piste d’audit)
Désormais, selon le Code Général des Impôts (CGI), les assujettis à la TVA peuvent émettre ou
recevoir des factures électroniques, en recourant à n’importe quel dispositif technique, à la condition
que « des contrôles documentés et permanents soient mis en place et permettent d’établir une piste
d’audit fiable entre la facture reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le
fondement ».
En clair, l’administration fiscale s’assouplit et reconnait la facture pdf non signée, reçue par email,
comme juridiquement valable, sous réserve des conditions énoncées. Elle a ainsi ouvert une
troisième voie, en complément des dispositifs de transmission électronique existants qu’elle
reconnait déjà: EDI ou signature électronique par certificat qualifié.
1.3 Qu'est ce qu'une piste d'audit fiable?
Aux termes du Bulletin Officiel des Finances Publiques, ce sont « les informations produites par
l’entreprise ou par des tiers qui permettent de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité
du processus de facturation, depuis son origine (bons de commande, bons de livraisons, extraits de
compte...), et de relier les différents documents de ce processus ».
Le dispositif de piste d’audit doit faire la preuve de l'authenticité de l’origine de la facture (par
l'identification de l'émetteur), de l'intégrité de son contenu (non modifiable) et de sa lisibilité.
C’est à l’entreprise qu’il appartient de formaliser son propre dispositif de contrôle interne établissant
la piste d’audit et d’en rendre compte en cas de contrôle fiscal. Les contrôles internes à mettre en
œuvre dépendent de différents paramètres : taille de
l’entreprise, nature de son activité, systèmes d'informations,
L'ENTREPRISE DOIT
volumétrie des factures reçues.
FORMALISER SON PROPRE
DISPOSITIF DE PISTE D'AUDIT ET
Lors d’un contrôle, les agents pourront être amenés à vérifier
POUVOIR EN RENDRE COMPTE
l’ensemble des informations, documents, traitements
EN CAS DE CONTROLE FISCAL
informatiques ou système d’information constitutifs des
contrôles mis en place, ainsi que la documentation décrivant
leurs modalités de réalisation. Faute de satisfaire les exigences du CGI, l’entreprise court le risque de
voir ses factures contestées ou requalifiées par l’administration et s’expose à des sanctions de non
déductibilité de la TVA et à d’éventuelles pénalités.
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Qui doit établir une piste d'audit fiable?
Ce que dit le Code Général des Impôts
Les dispositions relatives aux contrôles mis en place par l'assujetti et établissant une piste d'audit
fiable s'appliquent à l'ensemble des factures quelle que soit leur forme, papier ou électronique. Afin
de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures, ces contrôles
doivent notamment être mis en place :
• par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures papier ;
• par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques transmises par tout autre
procédé technique que ceux prévus aux 2° et 3° du VII de l'article 289 du CGI (par exemple : envoi des
factures en pièce jointe de courriel ou mise à disposition par le biais d'un réseau sécurisé...) ;
• par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques au moyen d'une
signature électronique (ou cachet serveur) ne remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F
de l'annexe III au CGI ou non conforme au RGS de niveau deux ou trois étoiles de la directive
1999/93/CE du 13 décembre 1999 ;
• par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de
l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce
système prévues au CGI (absence de fichier des partenaires et de liste récapitulative) ;
 par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de
l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce
système prévues au CGI et assorties d'une signature électronique (ou d'un cachet serveur) ne
remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F de l'annexe III au CGI ou au référentiel général
de sécurité (RGS) de niveau deux ou trois étoiles.
Seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique (ou cachet serveur) "qualifiée" ou
admise par l'administration comme équivalente à une signature "qualifiée" ou à l'EDI respectant
toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI [..], ne sont pas tenus de mettre en
place des contrôles établissant une piste d'audit fiable.
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2. Le paysage de la facturation
2.1 Les différents formats de factures et leur
acceptation fiscale
1er mode d'échange
LA FACTURE PAPIER, FORMAT ENCORE ULTRA MAJORITAIRE
Le recours à la facture papier est encore largement
majoritaire en Europe. Format universel jusqu’à un passé
relativement récent (l'EDI n’est apparu que dans les
années 90), elle fait de la résistance pour diverses raisons :
simplicité d’utilisation, forte culture papier dans
l’entreprise, habitudes ancrées, méconnaissance de la
dématérialisation fiscale, crainte du changement, etc.
IL Y AURAIT 75% DE FACTURES
PAPIER EN CIRCULATION EN
EUROPE SUR LE SEGMENT B2B
et B2G SUR UN VOLUME EMIS DE
17 MILLIARDS.
Source Etude Billentis Mai 2014
Ce que dit la loi : Du point de vue fiscal, la nouvelle réglementation n’a rien changé. Si facture papier
il y a, l’original doit être conservé par le récepteur. Dans le cas d’une dématérialisation non fiscale,
dite de gestion*, où les données de facturation sont transmises par voie électronique parallèlement à
la facture papier, la règle est la même : la facture papier reste l’original facture.
*On ne parle de dématérialisation fiscale que lorsque la version papier est totalement supprimée du
processus : la facture est émise et reçue sous une forme électronique.
2ème mode d'échange
LA FACTURE PDF SIMPLE : JURIDIQUEMENT VALABLE S'IL Y A PISTE D'AUDIT
FIABLE
Plébiscitée dans les petites et moyennes entreprises, la facture pdf séduit par sa simplicité : il suffit
en effet pour l’émetteur de générer un pdf à partir d’un fichier word ou excel ou de son outil de
facturation et de l’envoyer par e-mail.
Ce que dit la loi : la facture pdf simple peut tenir lieu de facture d'origine, sous réserve que son
destinataire ait marqué son acceptation préalable à sa transmission et que sa forme ait été
conservée. A l’instar de la facture papier, le CGI demande d’apporter la preuve de contrôles
documentés et permanents permettant d’établir des pistes d’audits fiables.
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Note : Selon l’étude Markess, Référentiel de pratiques 2014-2016 parue en Novembre 2014, « un
décideur sur deux reconnaît que cette règlementation a ou aura un impact sur les pratiques de
facturation électronique de son organisation. [Elle] présente selon eux une opportunité pour passer à
la facturation électronique (au sens fiscal) et la possibilité de diversifier leurs pratiques dans ce
domaine et de proposer une nouvelle alternative à des partenaires commerciaux encore réticents à
franchir le pas ».
3ème mode d'échange
LA FACTURE PDF SIGNEE : LE CERTIFICAT QUALIFIE VAUT PISTE D'AUDIT
FIABLE
La facture pdf signée désigne une facture transmise par voie électronique et sécurisée au moyen
d’une signature électronique.
Ce que dit la loi : Aux termes des dispositions règlementaires entrées en vigueur en avril 2013, la
signature doit être garantie de façon incontestable par un certificat dit « qualifié » (niveau 2 ou 3
étoiles). Auquel cas, cette signature numérique fait office de piste d’audit fiable. Les factures - et les
signatures - doivent être conservées dans leur format d’origine.
4ème mode d'échange
LA FACTURE EDI : UN ECHANGE NORME, CONCERTE ENTRE CLIENT ET
FOURNISSEUR
La facture EDI est constituée par un message structuré selon une norme convenue au préalable entre
les parties (de type EDIFACT), permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité
automatiquement. Les grands donneurs d’ordre sont les plus importants consommateurs de ces flux
reconnus par l’administration fiscale depuis 1991.
Ce que dit la loi : la nouvelle réglementation n’a pas introduit de changement pour les factures EDI.
Les contraintes restent les mêmes : entre autres exigences, le message EDI doit comporter des
données et mentions obligatoires, faire l’objet d’une liste récapitulative, être associé à un fichier des
partenaires, permettre une restitution « en clair ». L’exemplaire original de la facture doit être
identique chez les deux parties. En cas de contrôle, la comparaison des exemplaires prouvera le
caractère original de la facture.
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QUID DU FORMAT XML?
De prime abord et à court terme, le pdf peut se révéler une solution simple, dans laquelle l'image de la facture
remplace le papier, avec un minimum d'impacts en termes culturels et de conduite du changement. Qui ne sait
pas générer un pdf ? Il apparait toutefois dommage d'exporter les données de son système de gestion sous un
format pdf, qui nécessitera une lecture automatique, pour reconvertir une image en données.
Sous cet angle, la sortie directe d'un fichier XML apparait comme une solution d'avenir plus efficace, bien que
non idéale, car il faudra convertir le fichier XML en image pour que la facture soit lisible.
Tout serait parfait et simple s'il n'existait qu'un format XML qui serait une norme de fait, tel que le pdf peut
l'être pour l'image. Mais il existe une multitude de format XML qui rend plus complexe l'intégration de divers
formats dans un ERP qui attend un format précis !
CE QU'IL FAUT RETENIR
Trois procédés de dématérialisation sont autorisés depuis le 1er janvier 2013 :
 La piste d’audit fiable (pdf simple, échange de données informatisées ne
respectant pas les spécifications prévues au CGI et factures papier
dématérialisées ou non)
 La signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié
 L’échange de données informatisé respectant les spécifications prévues au CGI
Il va de soi que ces trois approches peuvent être menées conjointement.
Dans tous les cas, pour qu’une facture électronique soit reconnue fiscalement, il faut
garantir :
 L’authenticité de l’origine de la pièce
 L’intégrité du contenu
 La lisibilité de la pièce
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3. Comment traiter ces différents
formats?
LA FACTURE PAPIER
Lorsqu’elle est traitée manuellement - saisie dans le système comptable -, la facture papier est
coûteuse (entre 15 et 20 euros), chronophage et sujette à erreur. Faute de pouvoir la supprimer
totalement, en l’état actuel de maturité du marché, les entreprises ont recours à la dématérialisation
simple.
Les technologies sollicitées : numérisation, reconnaissance de caractères, rapprochement contrôle
facture, workflows d'imputation et d’approbation, comptabilisation et archivage numérique des
images facture, validation des campagnes de paiement.
Les données extraites automatiquement de la facture, ainsi que son image, suivent un workflow
d'imputation et validation (cas des factures de frais généraux), ou sont rapprochées des commandes
et des réceptions dans l'ERP, puis suivent un workflow de validation des anomalies avant
comptabilisation dans l'ERP / système de gestion.
+
Les avantages du traitement automatique
Le papier ne circule plus dans l’entreprise. La facture, une fois numérisée, peut être archivée sous sa
forme papier dans un lieu décentralisé, moins coûteux.
(Note : les factures sont le plus souvent archivées par entité juridique/date/lot pour établir un lien
entre la facture électronique et la facture papier).
La mise en place d'une solution de numérisation est rapide : de l'ordre de quelques heures, dans le
cas d'une solution SaaS standardisée, à plusieurs mois, dans le cas d'une solution On Premise
intégrée à l'ERP et adaptée à l'organisation spécifique du client.
100% des factures fournisseurs peuvent être dématérialisées et automatisées ; la mise en place
d'une telle solution ne nécessitant pas d'onboarding des fournisseurs. Autre avantage : elle est
gratuite et transparente pour les fournisseurs.
-
Les inconvénients
Des traitements manuels subsistent (réception, tri, numérisation, vidéocodage, archivage papier),
limitant le potentiel d'économies. La facture papier doit malgré tout être conservée (stockage
physique) et l’acheteur doit désormais gérer sa piste d’audit fiable pour toutes les factures papier
(dématérialisées ou non) pour prouver la véracité de l’opération économique liée à la facture.
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LA FACTURE PDF
Simplement considérée comme un fichier image, la facture pdf doit être ressaisie manuellement - ou
automatiquement, via une solution de dématérialisation -, dans le système de comptabilité
fournisseurs, à l’instar d’une facture papier.
Dans le cadre d’une automatisation des traitements via une solution de dématérialisation, le pdf est
intégré dans le processus au même titre que les factures papier entrantes numérisées. Par contre,
elles n'ont pas besoin d'être réceptionnées, triées manuellement puis numérisées. Ce qui permet de
réduire le coût de traitement par rapport à des factures papier numérisées.
La lecture automatique du pdf nécessite également moins - voire aucun - vidéocodage du fait de la
qualité d'image, non dégradée par une impression et une numérisation. Le reste du processus rapprochement contrôle facture, imputation, validation, comptabilisation et archivage électronique est le même que pour les factures papier.
Les technologies sollicitées : reconnaissance de caractères, rapprochement contrôle facture,
workflows d'imputation et d’approbation, comptabilisation et archivage numérique des images
facture, validation des campagnes de paiement.
+
Les avantages du traitement automatique
Ils sont identiques à ceux de la facture papier numérisée, avec un atout supplémentaire : envoyée
directement par email ou réceptionnée sur un portail, la facture pdf est prise en charge plus
rapidement (il n’y a plus d’enveloppe à ouvrir, de papiers à désagrafer, de duplicata à séparer et à
jeter, de papier à numériser, à trier, à vidéocoder, à archiver). Ce temps gagné permet de réduire
encore les délais et coûts de paiement. L'archivage papier n'est plus nécessaire et les coûts associés
(processus d'archivage, temps de recherche du document original et ré-archivage, coûts de stockage)
disparaissent. Enfin, le format pdf offre une alternative simple, compréhensible, efficace et moins
coûteuse que l’EDI. La conduite du changement est également facilitée par ce format connu, utilisé
et accepté par tous.
-
Les inconvénients
Dans le cas du pdf simple, le destinataire de la facture doit gérer sa piste d’audit comme pour le
papier. Dans le cas du pdf signé, le certificat doit être généré par un prestataire de services
satisfaisant aux conditions de fiabilité requises (conforme au Référentiel Général de Sécurité de
l'Etat, niveau 2 ou 3 étoiles). Cette signature représente un coût. Enfin, le retour sur investissement,
plus élevé que dans le scénario précédent, n’est pas encore optimal.
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LA FACTURE EDI
Dans le cas de la facturation EDI, les données de facturation communiquées par le fournisseur sont
reçues et directement intégrées dans la comptabilité du client, dès lors que son système prend en
charge le traitement EDI.
+
Les avantages du traitement automatique
L’EDI offre un format rapide et sécurisé et apporte une qualité et une exhaustivité des données de
rapprochement. Les coûts de traitement sont réduits au maximum. Pour l’EDI conforme au CGI, les
garanties d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité sont réputées remplies : il n’y a donc pas besoin de
gérer les pistes d’audit.
-
Les inconvénients
Tous les partenaires commerciaux ne sont pas à même d'envoyer des flux EDI. Ces factures posent en
effet des contraintes réglementaires (voir plus haut). Par ailleurs, du fait de la technologie de liaison
point à point, un projet EDI exige une étroite collaboration en amont entre client et fournisseur sur
les aspects techniques. Cela suppose que les deux parties soient disponibles en même temps pour la
mise en œuvre. En conséquence, l'EDI, non adapté à l'immense marché des PME et TPE, reste limité.
LA SAISIE SUR PORTAIL
A l’instar du projet Chorus, mis en œuvre par l’Etat, des solutions de portails de réception de factures
se sont fait jour pour faciliter le passage à la facturation électronique. Souples, ces portails
permettent :




la saisie en ligne de factures,
le dépôt de factures au format PDF signées au moyen d’une signature électronique,
le dépôt de factures au format PDF non signées,
l’échange EDI/XML
Avec un portail centralisé (une affiliation suffit pour y accéder), les fournisseurs peuvent envoyer
leurs factures au format de leur choix. Celles-ci sont converties, au format choisi par le destinataire.
Les factures contenant des erreurs, telles que des champs manquants, sont automatiquement
renvoyées à l'expéditeur pour correction. Les factures sans erreur sont routées, soit pour intégration
dans l’ERP du destinataire, soit vers une solution de lecture automatique dans le cas de facture PDF
nécessitant une phase d’acquisition des données facture.
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+
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Les avantages du portail
L'intérêt majeur d'un portail fournisseur est de remplacer des flux multiples de factures, de différents
fournisseurs vers différents clients (many to many) par des flux one to one où un fournisseur enverra
toutes ses factures, destinées à différents clients, sous un seul format, sur un seul portail. Charge au
portail de convertir les factures au format attendu par le client. Le fournisseur n'a donc qu'un seul
client : le Portail. De la même manière, un client donné ne recevra ses factures que d'un seul
fournisseur : le Portail.
-
Les inconvénients
La mise à disposition d'un portail implique des coûts pour le destinataire et pour son fournisseur.
Même si le coût pour le fournisseur est inférieur à celui d'un affranchissement et d'un envoi de
courrier, il faut l’en convaincre.
De même, l'enrôlement (ou onboarding) des fournisseurs nécessite une démarche de la part du
client pour appeler et convaincre ses partenaires de changer leurs habitudes. Ce processus
d’adhésion peut être sous traité, mais il représente un coût. Et force est de constater que les taux
d’onboarding réels des fournisseurs sur les portails - en moyenne de 30 % sur une période de 5 ans,
tous acteurs confondus - sont encore faibles. Ce qui impacte fortement le ROI attendu. Ce taux
devrait néanmoins s’améliorer avec la nouvelle réglementation.
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4. Les enjeux pour l'entreprise
Preuve des échanges commerciaux, document légal en cas de litige, élément
essentiel du régime de la TVA, la facture est un document clé de la vie de
l’entreprise. Passer à la facture électronique doit permettre à celle-ci d’en optimiser et d’en sécuriser
la chaîne de traitement de bout en bout. Christine Foret, Sollan Consulting, identifie 5 enjeux, à la
fois internes et externes:
AMELIORER LA QUALITE DES DONNEES COMPTABLES
Les données comptables seront fiabilisées par l’élimination des risques de perte de document et par
la réduction des risques d’erreur ou de fraude (contrôle amont).
AUGMENTER LA TRACABILITE ET L'AUDITABILITE DES PROCESSUS
En instaurant un suivi tout au long de la chaîne (via notamment un workflow et une meilleure
supervision), le processus va gagner en visibilité (le statut de la facture est en permanence connu) et
toute restitution ultérieure pour le contrôle interne et en cas de contrôle fiscal sera facilitée.
OPTIMISER LES PROCESSUS DE TRAITEMENT
Objectifs : raccourcir les délais de paiement, améliorer le traitement des litiges, mieux partager
l’information, automatiser des dispositifs de contrôles et d’alertes (vérification des mentions légales
obligatoires, de la CSF, des montants, des tiers), faciliter les recherches d’informations,…
REDUIRE LES COÛTS ADMINISTRATIFS
Objectifs : supprimer du processus les tâches sans valeur ajoutée (manipulation du papier, circulation
physique des documents, saisie, relance téléphonique fournisseur et valideurs internes, stockage
physique, affranchissement…)
CREER DE LA VALEUR ET SE DIFFERENCIER
Passer à la facture électronique permet de réduire les coûts de traitement (jusqu’à 50 %) tout en se
mettant en phase avec le processus de modernisation de la vie économique.
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5. Les points d'impact d'un projet
e-facture
Transversal, le projet de dématérialisation fiscale impacte l’entreprise à plusieurs niveaux :
Un projet d’e-facture a aussi un
impact sur l’écosystème de
l’entreprise. Il contribue à
améliorer les relations avec les
fournisseurs, valorise un SI
moderne (entreprise digitale)
et permet de diffuser une
image positive.
Partie prenante, la Direction
financière va s’intéresser aux
coûts du service actuel, à ceux du
projet, aux gains du service
dématérialisé, au délai de retour
sur investissement (ROI).
Ecosystème
Financier
Organisation
Métiers
Technique
Maître d’œuvre du
projet, la Direction
technique est concernée
par le mode
d’exploitation du système
(internalisé, tiers de
confiance, cloud), par les
évolutions nécessaires du
SI (intégration au
système comptable,
solution d’archivage…),
par les questions de
sécurité et, le cas
échéant, par le besoin en
compétences ad hoc.
Juridique
Directive
européenne, EDI,
archivage légal, piste
d’audit, signature
électronique, liasse
contractuelle… La
connaissance des
textes applicables et
leur impact sur les
processus place le
juridique au cœur du
projet.
Les métiers (achats,
comptabilité, magasin…)
sont directement impactés.
Le projet touche à
l’évolution des
compétences, à
l’harmonisation des
pratiques et des procédures.
Il doit s’accompagner d’une
communication claire et
d’un dispositif de conduite
du changement.
Schéma: SOLLAN CONSULTING
Du fait de sa transversalité, ce projet aura de meilleures chances de succès s'il est soutenu par la
Direction Générale.
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6. Les gains selon le niveau de
dématérialisation
L’industrialisation du traitement facture consiste à éliminer au maximum les tâches manuelles et à
tendre vers une chaîne Straight Through Processing (STP), autrement dit un flux électronique de bout
en bout (depuis la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation et son archivage), fluide, sans
intervention humaine.
A mesure que ce taux de STP s’élève, le coût de traitement diminue.
De quel coût parle-t-on ? Les études convergent sur un coût de traitement à 14 euros par facture
entrante lorsque celle-ci est gérée dans un processus tout papier (et à environ 9 euros pour
l’émetteur).
Si la facture est numérisée à réception et traitée ensuite électroniquement, son coût de traitement
chute alors d’environ 25 %*.
Lorsqu’elle s’intègre dans un processus électronique, son coût diminue de moitié.
Mode de traitement
Gains/Postes
Exemple de coût de
traitement d'une facture
Processus "papier"
14 €
≈ -25%
Processus SCAN/LAD
Workflow validation
Saisie
Contrôles - Validation
Gestion des litiges
Processus "électronique"
Acquisition, validation,
Intégration
Ouverture/tri
Saisie
Contrôles /validation
Gestion des litiges
Archivage
10.2€
≈ -27%
7.2€
*Source: SOLLAN CONSULTING
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Objectif Factures Electroniques
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7. Des bénéfices pour les deux parties
Outre les gains financiers - motif premier invoqué par les entreprises pour mettre en
œuvre une solution d’ e-facture, (par 73 % des répondants selon la dernière étude
Markess) - ce passage à l’ère digitale génère des bénéfices pour les deux parties :
POUR L'ACHETEUR
DES PROCESSUS RATIONALISES, UNE ORGANISATION OPTIMISEE
Avec des processus plus rationnels, les dysfonctionnements et les gaspillages sont supprimés.
L’entreprise profite du projet pour pour accompagner l'évolution de son organisation : mutualisation
en CSP, centralisation des services comptables ou pour l'optimiser, tout outil étant par nature
structurant.
UNE GESTION EFFICIENTE DES RESSOURCES INTERNES
L’entreprise est en mesure de produire plus et de gérer les variations d'activité, à iso-effectif, et peut
réaffecter des postes à des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus valorisantes pour les
collaborateurs : les comptables, à l’analyse des comptes ; les collaborateurs du service achat, au
référencement, au suivi qualité, à la négociation fournisseur...
UNE MEILLEURE PERFORMANCE FINANCIERE
La Direction financière dispose d’une meilleure visibilité sur la dette fournisseur. La TVA est
récupérable plus rapidement, grâce à une prise en compte immédiate des factures fournisseurs. Les
clôtures de comptes sont plus fiables et plus rapides. Les risques de paiement en double ou de
pénalités de retard sont considérablement réduits.
UNE RELATION ACHETEUR/FOURNISSEUR DE QUALITE
L’e-facture introduit un rapport gagnant-gagnant entre les deux parties :
les fournisseurs bénéficient d’un traitement plus rapide de leurs factures et d’une gestion plus efficace des
éventuels litiges. Ils reçoivent leurs règlements dans des délais mieux respectés.
La relation acheteur/fournisseur gagne ainsi en qualité. Dans le même temps, le donneur d’ordres dispose
de données fiables qui lui permettent d’exercer un contrôle plus fin de l'activité fournisseur et des
dépenses engagées : il se donne ainsi des outils pour renégocier des contrats ou obtenir des avantages.
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Objectif Factures Electroniques
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POUR LE VENDEUR
UN COUT DE RECOUVREMENT DIMINUE
Grâce aux informations mises à disposition par l’acheteur, via un portail d’information, le vendeur
connait à tout instant le statut de ses factures (réception, acceptation, mise en paiement). Il réduit
ainsi son coût de recouvrement.
UNE AMELIORATION DE SON BFR
Avec des factures émises et acheminées plus vite et des délais de paiements mieux respectés, le
partenaire vendeur peut gagner plusieurs jours de trésorerie.
UN ATOUT CONCURRENTIEL DANS LES APPELS D'OFFRES
Dans une situation fortement concurrentielle, la capacité du fournisseur à proposer la facture
électronique peut être un élément différentiant déterminant. Ce peut être aussi une condition sine
qua non pour prétendre à un marché.
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8. Le défi de l'onboarding des
fournisseurs
Dans un projet e-facture, la cible est de tendre vers le 100 % électronique. C’est en effet dans ce cas
de figure que la capture des gains liés à la dématérialisation sera la plus massive. L’objectif n’est
envisageable qu’avec l’accord de l’ensemble de ses partenaires. Encore faut-il les convaincre de
l’intérêt de transmettre leurs factures sous forme de fichiers et non plus sous format papier.
Le défi peut se révéler de taille, a fortiori lorsque la base fournisseurs est importante. Certains grands
comptes peuvent avoir à gérer plusieurs dizaines de milliers de fournisseurs actifs. Les faire basculer
vers l’e-facture en mode big bang est impossible. Si, dans certains cas, les acheteurs peuvent se faire
pressants auprès de leurs grands fournisseurs pour qu’ils passent à la dématérialisation fiscale,
d’autres contreparties peuvent refuser, souvent pour
des raisons techniques ou par méconnaissance des
TOUT PROJET D'E-FACTURATION
nouvelles possibilités fiscales.
DOIT INTEGRER UN PROCESSUS
DE RECRUTEMENT PROGRESSIF
DES FOURNISSEURS.
Tout projet d’e-facturation doit donc intégrer un
processus de recrutement adapté à la demande du
client. Charge à l’acheteur, durant cette étape de
transition, de travailler avec un partenaire capable
d'atteindre les objectifs fixés de part une offre adaptée pour convaincre un à un ses fournisseurs et
faciliter leur adhésion à un système électronique.
QUELQUES BONNES PRATIQUES
Informer de la réglementation fiscale en vigueur et sensibiliser aux atouts des échanges
électroniques.
Mettre en place une campagne d’information ciblée (en y associant le service achat), qui explique les
bénéfices de l’e-facture.
Rappeler à ses partenaires l’état de l’art réglementaire, notamment l’acceptation, désormais, de la
facture pdf simple assortie d’une piste d’audit fiable.
Souligner qu’avec la nouvelle loi, le format électronique ne pose pas plus de contrainte que la facture
papier. Laquelle demande désormais, elle aussi, de gérer une piste d’audit fiable. A contrainte
équivalente, pourquoi ne pas passer au pdf simple ou au format xml ? Le fournisseur ayant tout à
gagner à quitter un mode papier qui lui coûte cher.
Si la solution passe par la mise en œuvre d’un portail, faciliter les modalités d'adhésion en proposant
un outil de souscription fournisseur simple.
Intégrer dans son dispositif d’onboarding une solution de reporting (gestion des indicateurs clés de
performance) qui permet de suivre l'onboarding et le ROI.
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Objectif Factures Electroniques
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9. Le choix d'une solution: gérer la
cohabitation
A terme, la meilleure solution sera sans doute le portail.
Dans l’intervalle, l’acheteur doit pouvoir continuer à gérer facilement une palette de modes
d’échange avec ses contreparties et notamment :
 Le fournisseur qui, pour des raisons culturelles, ne voit pas l’intérêt immédiat de passer à la
facture électronique et veut rester sur un format papier.
 Celui qui accepte de passer au format pdf simple (un premier pas vers le tout électronique) mais
qui souhaite adresser sa facture par mail, sans passer par un portail, a fortiori lorsque celui-ci
représente un coût.
 Celui qui est séduit par l’idée de portail mais reste freiné par le manque d’interopérabilité actuelle
des solutions. Pour se développer, le marché des fournisseurs de portails requiert en effet que ces
derniers soient interopérables (l’ensemble des acteurs doivent encore s’accorder sur un format de
fichier d’échange). Lorsque l’interopérabilité sera totale, un fournisseur pourra alors passer par une
seule et unique plate-forme, même si certains de ses clients font le choix d'autres plates-formes.
Pour dématérialiser 100 % de ses factures entrantes, il faut pouvoir gérer cette pluralité de flux.
Traiter les factures, mais pas seulement
Enfin, dans un projet d’e-facturation, l’entreprise doit considérer le projet dans sa globalité : la
facture faisant partie d’un processus complet, Purchase-to-Pay et Order-to-cash. Processus au
travers desquels, il faudra aussi savoir gérer d’autres documents comme les demandes d’achat, les
bons de commande, les paiements, etc.
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Objectif Factures Electroniques
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A PROPOS DE READSOFT:
ReadSoft est un des éditeurs leader sur le marché des applications pour l'automatisation des
processus métiers et la dématérialisation des documents de l’entreprise. Sa gamme
complète de solutions logicielles permet d’automatiser le traitement de tout type de
documents (factures papier et électroniques, bons de commande, demande d’achat, bons
de livraison, formulaires, …). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration
avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Talentia, Qualiac,
M3, …) ainsi que par leur grande fiabilité.
Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft
garantit à ses clients non seulement d’intégrer la performance des solutions les plus utilisées
dans le monde mais également de bénéficier du service de proximité et du savoir-faire de
partenaires experts en déploiement de projets de dématérialisation.
Société suédoise créée en 1991, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15 ans.
ReadSoft a rejoint la division Software du groupe Lexmark en septembre 2014 et devient
ReadSoft from Perceptive Software, offrant ainsi à ses clients une offre encore plus étendue
pour le traitement des documents dans l’entreprise.
www.readsoft.fr
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