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FICHA DE DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES DEL CARGO
UNIDAD ORGANICA (PT)
CARGO
PROFESIONAL TECNICO DE
PROYECTO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(A)
Versión: 01
Vigencia: 2014
Pág. 1
Código
de
cargo:
TA
Código
de
emplead
o: CT-TA
Numero
en
cargo:
01
1. FUNCION BÁSICA
Contribuir con la gestión institucional mediante labores de asistencia administrativa en
el área de desempeño.
2. RELACIONES DEL CARGO
2.1. Relaciones Internas
2.1.1. Relación de Dependencia:
Depende de la Coordinadora de Desarrollo Putumayo
2.1.2. Relación de Autoridad:
no aplica
2.1.3. Relación de coordinación:
ni aplica
2.2. Relaciones Externas
ninguna
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO
3.1. De representación en la asistencia administrativa del Proyecto en las diferentes reuniones convocadas y dele
director del proyecto en Colombia.
4. FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Recopilar, administrar documentos, en medios físicos y digitales.
• Mantener actualizada la agenda y programación de reuniones
• Atender personal y telefónicamente a usuarios y público en general
• Llevar, organizar y actualizar la base de datos, préstamo y utilización de la información
relacionada.
• Responsable del manejo y legalización de los gastos de caja menor
• Relacionar, controlar y enviar expedientes, informes y documentos a otras dependencias de la organización.
• Abrir carpetas de expedientes de los diferentes trámites relacionados con personal y
propios de la oficina.
• Apoyar la gestión administrativa de compras, logística y demás aspectos relacionados
con la operación de la oficina
• Realizar diversos trámites derivados de la gestión administrativa.
• Apoyo en la coordinación y ejecución de procesos administrativos,
• Contribuir con el desarrollo, supervisión, coordinación y control de actividades de oficina.
• Cualquier otra función que se le asigne en relación al desempeño de su cargo.
5. REQUISITOS MÍNIMOS
5.1Educación
• Ser profesional o técnico en contabilidad y/o administración, u otra materia pertinente.
• Excelente conocimiento práctico de los conceptos técnicos administrativos y contables.
• Dominio en el manejo del Sistema Operativo Windows y Office (Word, Excel, Access y
Power Point), correo electrónico e internet.
5.2Experiencia
• Experiencia no menor a 2 años como auxiliar y/o asistente administrativo en organizaciones asociativas y/o cooperativas productivas, preferiblemente.
• De preferencia, experiencia con cooperativas, asociaciones u otras empresas asociativas
5.3 Capacidades, habilidades y actitudes
• Capacidad de comunicación (oral y escrita) y coordinación con instituciones
públicas y privadas
• Poseer iniciativa, capacidad y disposición para trabajar en equipos
Multidisciplinarios.
• Excelentes relaciones interpersonales.
• Compromiso con la misión y visión de la organización.
5.4 Ubicación
(Villagarzón ó Mocoa), con desplazamientos hasta los lugares donde se encuentran las
organizaciones seleccionadas. Los gastos de desplazamiento,
Alojamiento y viáticos (según políticas institucionales) serán cubiertos por la organización directamente (previa presentación de piezas justificativas) y no deberán formar
parte de la propuesta salarial.
6. Salario : Salario mínimo colombiano
La hoja de vida deberá ser enviada al correo: [email protected]
Asunto: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A)
Formato: Libre elección del aspirante
CIERRE DE CONVOCATORIA : 08 de junio de 2015