Standards SCI Gestion des Subventions

FORMATION des PARTENAIRES
STANDARDS SCI
GESTION DES SUBVENTIONS
Ouagadougou, 06/05/2015
Save the Children
Qu’est-ce que la gestion des dons et subventions?
La fonction de gestion des dons et subventions (AM – Award Management) assure le
soutien et la surveillance opérationnels tout au long du cycle d’un don/d’une subvention
(du stade de l’opportunité à celui de la clôture).
L’AM couvre toutes les contributions que reçoit SCI pour pouvoir mettre en œuvre ses
programmes humanitaires et de développement au service des enfants, y compris les
subventions, les contrats, les fonds non affectés des membres et les dons en nature.
Les équipes chargées de l’AM travaillent avec d’autres membres du personnel pour
soutenir efficacement la qualité des programmes, la conformité avec les exigences des
donateurs et la redevabilité envers toutes les parties prenantes.
Tous les dons/subventions sont gérés par l’intermédiaire du Système de gestion des dons
et subventions (AMS – Award Management System).
L’AM relie et coordonne les rôles et les processus durant la planification, l’obtention et la
gestion d’un don/d’une subvention et elle joue un rôle de premier plan pour veiller à ce
que les dons et subventions soient bien gérés et à ce que les exigences des donateurs
sur le plan de la conformité soient satisfaites.
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. Le Système de gestion des dons et subventions (AMS)
Le Système de gestion des dons et subventions (AMS) de Save the Children est utilisé par
les membres et par SCI pour:
* partager des informations sur les opportunités, les dons et subventions, les
partenariats et les donateurs. gérer les approbations conjointes des opportunités, des
notes conceptuelles, des propositions, des accords et des modifications.
* soutenir les activités relatives à la gestion des dons et subventions, comme
l’élaboration et l’examen des propositions, la présentation de rapports aux donateurs,
la conformité aux exigences des donateurs et la clôture.
* gérer la validation juridique des partenaires et l’approbation des accords de
partenariat.
* conserver et diffuser les documents relatifs aux dons et subventions, aux
partenaires, aux donateurs et aux projets.
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Norme 5. Toutes les informations relatives aux subventions, y compris les conditions
de conformité exigées par les bailleurs de fonds, sont diffusées au
personnel/partenaires concernés dès l'allocation puis au moins une fois par an
pour veiller à ce que tout le personnel concerné connaisse et comprenne les exigences
du bailleur et les responsabilités qui leur incombent pour les satisfaire.
5.1 Par « personnel concerné », on entend tous ceux qui participeront à la mise en
oeuvre de la subvention, tels que les programmes, partenaires, service financier,
logistique, RH, sécurité, conseillers techniques, bureaux de terrain, etc.
5.2 Les informations et l'appui concernant les conditions de conformité exigées par
les bailleurs sont disponibles auprès du membre, du bureau régional ou sur OneNet
5.3 Les besoins de renforcement des capacités pour assurer la conformité avec les
exigences du bailleur sont débattus avec le membre et le responsable régional de la
gestion des subventions avant le début du contrat et un plan dans ce sens est
approuvé
5.4 Pour s'assurer de la compréhension et de la prise de conscience du personnel, la
conformité avec les conditions exigées par le bailleur est vérifiée à intervalles
réguliers (au moins une fois par trimestre) pour les subventions à haut risque
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Norme 6. Une évaluation des risques associés à la subvention est réalisée
pour toutes les opportunités de plus de 250.000 dollars et
elle permet d'éclairer la décision, l'élaboration de la proposition
et sa planification de façon à ce que les risques soient atténués correctement.
6.1 C'est l'outil d'évaluation des risques associés à une subvention de
SCI qui est utilisé sauf si un bailleur exige une évaluation des risques
selon un format précis
6.2 Adaptation humanitaire : Durant la première phase d'une situation
d'urgence à évolution rapide, la même évaluation des risques pour
l'intervention peut être utilisée pour éclairer toutes les subventions, les
risques supplémentaires étant dûment signalés et les mesures
d'atténuation dûment notées, en fonction des besoins. Cette évaluation
devrait être passée en revue à intervalles réguliers (au moins une fois
par trimestre) afin de garantir qu'elle reste d'actualité
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Norme 7. Tous les accords de subvention et de partenariat sont rentrés sur l'AMS
selon le système de délégation de SCI.
Les agréments de subvention interviennent avant la soumission
aux bailleurs et les agréments d'accords de partenariat, avant la signature.
Toutes les subventions sont aussi approuvées par le membre à toutes les étapes de la procédure.
7.1 Les personnes chargées de l'approbation à tous les niveaux de SCI
confirment, avec le soutien de leur équipe, qu'elles ont procédé à un
examen approprié et sont confiantes que SCI devrait accepter la
subvention et peut en respecter les conditions
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Norme 8. Les comptes rendus de subvention sont soumis en temps voulu et font l'objet
d'un examen approprié par SCI et par le membre afin de confirmer :
- la cohérence entre le rapport financier et le rapport explicatif
- l'exactitude des rapports financiers, y compris la vérification de l'admissibilité des coûts
- que le format et le contenu sont conformes aux exigences du bailleur
- que le rapport explicatif est rédigé en tenant compte de la proposition/des objectifs convenus.
8.1 Les dates de soumission de rapport sont suivies et diffusées à tout
le personnel concerné chaque mois pour veiller à ce que les rapports
soient préparés en prévoyant suffisamment de temps pour garantir la
rédaction de rapports de qualité (y compris les niveaux appropriés de
révision)
8.2 Les rapports financiers sont produits à partir du système financier
et peuvent être parfaitement réconciliés avec les données du système
financier
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Norme 9. Tous les processus d'élaboration de proposition sont planifiés et ont un personnel dédié
issu de SCI et des membres qui dispose des compétences techniques et financières requises,
suffisamment au fait des conditions imposées par les bailleurs pour s'assurer :
- qu'ils sont techniquement solides ; qu'il existe un cadre logique approprié et que les objectifs sont
réalistes
- que tous les coûts thématiques et non thématiques appropriés pour le programme sont inclus
dans le budget à hauteur du niveau maximum admissible par le bailleur
- que la proposition est conforme aux conditions imposées par le bailleur en termes de format et de
contenu.
9.1 Les propositions budgétaires sont éclairées par le budget directeur
du bureau pays et les services compétents devraient être impliqués
dans l’estimation des coûts (ex: RH, Log, Programme…)
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SCI – NOS VALEURS
RESPONSABILITÉ
INTÉGRITÉ
CREATIVITÉ
AMBITION
COLLABORATION
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LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI
• Nous construisons des partenariats: Collaborer avec des enfants, des organisations
de société civile, des communautés, des gouvernements et le secteur privé pour
partager des connaissances, influencer les autres et développer des capacités pour
veiller à ce que les droits des enfants soient respectés. (La Théorie du changement
[Theory of Change] de Save the Children)
• Travailler en partenariat est crucial pour la Théorie du changement de Save the
Children et pour inspirer des avancées dans la manière dont le monde traite les
enfants et d'apporter des changements immédiats et durables à leurs vies. Les
programmes dans de nombreux cadres passent de la mise en place de projets
traditionnels à des interventions plus complexes qui peuvent impliquer plusieurs
intervenants, par exemple différentes formes de groupes communautaires, plus
d'une ONG ou le gouvernement à différentes échelles. C'est particulièrement vrai des
programmes qui ont intégré davantage de plaidoyers ou qui ont donné plus
d'importance à la voix et à la responsabilité.
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LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI
• Nous travaillons avec des partenaires car nous vivons dans un monde
interdépendant et nous pouvons mieux atteindre nos objectifs pour les enfants et
gagner ainsi notre légitimité en interagissant et collaborant avec des agences qui
représentent diverses circonscriptions et qui ont les compétences, les connaissances
et les ressources qui viennent compléter ce que nous pouvons faire seul. La réussite
des partenariats augmente l'impact et la durabilité de notre travail.
Nous
reconnaissons que la qualité d'un partenariat est essentiellement déterminée par les
choix fait et les relations établies à l'échelle du programme d'un pays.
• L'avènement de Save the Children International nous donne l'occasion de définir une
vision partagée de partenariat pour l'organisation qui répond aux attentes de
l'ensemble de l'organisation et de ses partenaires et donne un cadre pour que SCI
puisse construire et maintenir des partenariats efficaces à travers nos programmes
dans les pays.
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LES PRINCIPES DU PARTENARIAT SCI
• Relations motivées par la VALEUR et la RESPONSABILISATION, impliquant des
valeurs alignées, un respect réciproque et la reconnaissance des contributions et du
potentiel respectifs.
• TRANSPARENCE et RESPONSABILITÉ, ce qui implique que l'ouverture et
l'honnêteté dans les relations professionnelles sont une condition préalable à la
confiance. Ce n'est qu'en travaillant avec transparence et en partageant les
informations qu'un partenariat sera responsable pour ses intervenants.
• BÉNÉFICE RÉCIPROQUE signifie que ceux qui souhaitent contribuer au partenariat
doivent également en tirer de la valeur ajoutée en plus d'entraîner des changements
pour les enfants. De cette façon seulement, le partenariat pourra assurer un
engagement permanent des partenaires et être durable.
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NORME 58.
La constitution de partenariat se déroule conformément aux
Principes de partenariat de SCI et comprend une évaluation
des partenaires potentiels, des méthodes de sélection
transparentes et des documents contractuels appropriés.
58.1 Sauf indication contraire stipulée par un bailleur de fonds, ce sont les
modèles d'accord de partenariat de SCI qui sont utilisés pour tous les
partenariats, en les adaptant au contexte local s'il y a lieu
58.2 Adaptation humanitaire : En cas de situation d'urgence à évolution
soudaine, ce sont les procédures d'engagement de partenariat en situation
d'urgence qui sont adoptées
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NORME 59.
Le personnel du programme et des services financiers rend visite aux
partenaires sur le terrain en fonction d'un calendrier préalablement convenu,
mais au moins une fois par an. Les visites sont documentées et les conclusions
et recommandations sont communiquées au partenaire.
59.1 Le personnel du programme veille à ce que des systèmes MEAL
efficaces et un renforcement des capacités approprié soient en place pour
garantir l'exécution des plans MEAL Si des visites physiques se révèlent
impossibles en raison de contraintes sécuritaires, il convient d'adopter des
mécanismes de suivi à distance
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NORME 60.
Les activités et les dépenses du partenaire doivent être surveillées
en fonction d'un calendrier de notification des données convenu à
l'avance et la teneur des rapports du partenaire est vérifiée par
rapport aux données d'exécution du programme et à la
documentation d'origine.
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NORME 61.
Des réunions entre SCI et chaque partenaire ont lieu au moins une
fois par an afin de procéder à un examen mutuel et de partager les
impressions et les acquis sur les réalisations et les façons de
travailler.
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