DIPLOMSKO DELO - Univerza v Mariboru

UNIVERZA V MARIBORU
EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR
DIPLOMSKO DELO
UPORABA SODOBNIH METOD VODENJA V ELEKTRONSKEM POSLOVANJU
MODERN MANAGEMENT METHODS
Kandidatka: Irena Medič
Študentka izrednega študija
Številka indeksa: 81607484
Program: Visokošolski strokovni
Študijska smer: Management
Mentor: Prof. dr. Duško Uršič
Ljubljana, maj, 2008
ZAHVALA
Želim se zahvaliti gospodu Janezu Demšarju
(UniCredit Banka Slovenija d.d.) in prof. dr.
Dušku Uršiču za strokovno pomoč, ideje in
nasvete pri izdelavi diplomske naloge.
1
PREDGOVOR
UniCredit Banka Slovenija d.d. je del finančne skupine UniCredit Group. Skupina
spodbuja uvajanje vrednot, za katere pravijo, da jih skupaj z učinkovitim pristopom in
inovativnostjo ločijo od konkurence. Pogoj za dolgoročne poslovne odnose s sodelavci,
strankami, dobavitelji, vlagatelji in lokalnimi skupnostmi so vrednote kot so
enakopravnost, svoboda delovanja, preglednost, zaupanje, spoštovanje in vzajemnost. Te
vrednote skupaj tvorijo ugled celotne skupine UniCredit Group. Cilj banke je nadgrajevati
tradicionalne odnose v partnerske, ki jih vodita medsebojno zaupanje in dolgoročno
poslovno sodelovanje, saj se na tej ravni dosega višja raven zadovoljevanja potreb strank.
Samo na podlagi dolgoročnih odnosov se ustvarja v poslovnem odnosu več kot samo
dobiček. Gradi se trajna vrednost, zaupanje, kredibilnost in spoštovanje partnerjev. Te
vrednote in poslovni odnos so tudi osnova dela v oddelku elektronskega bančništva, ki je
del bančnih operacij. Bančne operacije sodijo v strukturo banke ter se delijo na 6
organizacijskih enot: Plačilni promet, informacijska tehnologija, kartično poslovanje,
tehnična služba in elektronsko bančništvo. Oddelek elektronskega bančništva z dobrim
delom in prijaznim odnosom do strank prispeva k ciljem banke, za katere se le ta zavzema.
Pomemben del teh procesov so vodje, ki s svojim zgledom in jasnim zavedanjem
zagotavljajo njihovo udejanjanje v praksi.
Vodje stremijo k uresničevanju poslanstva, vizije in vrednot ter z uporabo sodobnih metod
vodenja vodijo zaposlene k uresničevanju zastavljenih ciljev:
„Poslanstvo
Zavezani smo uporabi novih načinov poslovanja v bančništvu in zavzeto ustvarjamo
inovativne rešitve za naše stranke.
Vizija
Naša vizija izhaja iz potreb posameznikov. Želimo povečati možnosti za uresničitev
njihovih načrtov in želja.
Vrednote
Vrednote, ki se izražajo skozi naše delovanje, gradijo naš ugled v očeh vseh naših javnosti
(sodelavce, stranke, dobavitelje, vlagatelje in lokalne skupnosti v katerih delujemo). Naše
skupne vrednote so temeljni dejavniki preoblikovanja dobička v trajno vrednost in nas
skupaj z učinkovitim pristopom in inovativnostjo razlikujejo od naše konkurence.
Smo samozavestni in zaupanja vredni bančniki. Ustvarjanje dodane vrednosti je
najpomembnejši cilj vseh naših aktivnosti.“
Vir: (UniCredit Banka Slovenija d.d., 2007)
Ker smo člani skupine ene izmed vodilnih bančnih skupin v Evropi, se morajo določiti
vrednote in skupna pravila, ki usmerjajo naša dejanja ter nas razlikujejo od konkurence.
2
Naše vrednote so: enakopravnost, preglednost, spoštovanje, svoboda delovanja,
vzajemnost in zaupanje.
3
KAZALO
KAZALO.............................................................................................................................. 3
1 UVOD ................................................................................................................................ 4
1.1 Opredelitev področja in opis problema ....................................................................... 4
1.2 Namen, cilji in trditve.................................................................................................. 5
1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ............................................................................ 5
1.4 Metode raziskovanja.................................................................................................... 6
2 SODOBNO VODENJE .................................................................................................... 7
3 PREDNOSTI UPORABE SODOBNIH METOD VODENJA V ELEKTRONSKEM
POSLOVANJU .................................................................................................................... 8
4 ZBIRANJE INFORMACIJ IN IDENTIFICIRANJE POTREB ................................. 9
5 DOLOČANJE CILJEV ................................................................................................. 10
5.1 Določanje objektnih in namenskih ciljev .................................................................. 11
6 DOLOČANJE DELOVNIH AKTIVNOSTI IN NJIHOVEGA ČASA TRAJANJA13
6.1 Določanje posameznih delovnih aktivnosti............................................................... 13
6.2 Določanje časa trajanja aktivnosti ............................................................................. 13
7 DOLOČANJE NOSILCEV DELOVNIH AKTIVNOSTI.......................................... 15
7.1 Razpoložljivost in obremenitev virov........................................................................ 15
7.2 Produktivnost zaposlenih........................................................................................... 16
8 ORGANIZACIJA ZAPOSLENIH................................................................................ 17
9 KONTROLA IN OBVLADOVANJE TVEGANJ....................................................... 20
10 SWOT ANALIZA......................................................................................................... 22
10.1 Prednosti (Strengths) ............................................................................................... 22
10.2 Slabosti (Weaknesses) ............................................................................................. 22
10.3 Priložnosti (Opportunites) ....................................................................................... 23
10.4 Nevarnosti (Threats) ................................................................................................ 23
11 UPORABA PROGRAMSKIH ORODIJ KOT PRIPOMOČKOV ZA VODENJE
ORGANIZACIJSKE ENOTE.......................................................................................... 24
12 UPORABA SODOBNIH METOD VODENJA V ELEKTRONSKEM POSLOVANJU V
ORGANIZACIJSKI ENOTI ELEKTRONSKEGA BANČNIŠTVA.......................... 25
12.1 Management človeških virov .................................................................................. 25
12.2 Upravljanje delovnih procesov................................................................................ 30
13 SKLEP ........................................................................................................................... 33
14 POVZETEK .................................................................................................................. 34
15 ABSTRACT .................................................................................................................. 35
16 SEZNAM LITERATURE............................................................................................ 36
17 SEZNAM VIROV......................................................................................................... 38
4
1 UVOD
1.1 Opredelitev področja in opis problema
Področje diplomske naloge se dotika primera vodenja oddelka elektronskega bančništva v
UniCredit Banki Slovenija d.d., kjer sem trenutno zaposlena. Skupaj z vodjem oddelka sva
se odločila, da bi bilo za oddelek koristno preučiti metode sodobnega vodenja v
elektronskem poslovanju organizacijske enote, z možnostjo uporabe le teh v praksi.
V UniCredit Banki se postopoma uvaja projektni stil vodenja in s tem projektni
management. Organizacijska struktura, vezana na projektni management, je odvisna od
oblikovanja organizacijskih enot, ki izvajajo svoj del poslovnih procesov. Vsaka
organizacijska enota odgovarja za svoj del nalog ter ciljev organizacije. Za projektno
strukturo so pomembne tri stvari:
•
•
•
poslovni procesi,
odnosi med zaposlenimi in vodji organizacijskih enot,
odgovornosti zaposlenih.
Vsaka skupina ali član te skupine morajo poznati svoje naloge in roke za končanje le teh,
kar se kaže skozi delegiranje ter določanje rokov. Vsak mora vedeti katere so njegove
odgovornosti ter katere poslovne procese mora izvajati.
Lahko rečemo, da obstaja predpogoj, da se v oddelku uvedejo sodobne metode vodenja, ki
tudi delno izhajajo iz projektnih metod. Sodobne metode vodenja v elektronskem
poslovanju, vezane na oddelek elektronskega bančništva, bomo razdelili na naslednje
skupine:
•
•
•
•
•
•
•
zbiranje podatkov in identificiranje potreb,
določanje ciljev,
določanje delovnih aktivnosti in njihovih rokov,
določanje nosilcev delovnih aktivnosti,
organiziranje zaposlenih,
obvladovanje tveganj,
kontrola.
Upoštevali bomo možnost uporabe orodij kot je npr. Excel, Microsoft Project ter druga
programska orodja, ki so nam lahko v pomoč pri vodenju zaposlenih ter spremljanju
njihovega dela. Na ta način bi se zmanjšala tveganja, možnosti za napake ter zamude.
Mnogo nalog, katere se izvaja za potrebe razvoja elektronskega bančništva ali druge
potrebe, se trenutno ne izvajajo kot projekti.
Vodenje vpliva na obnašanje posameznika ali skupine na izvedbo določenih nalog. Dobro
vodenje se odraža v uspehu organizacijske enote, pri čemer se uporabljajo različne metode
vodenja kot so planiranje, organiziranje, usmerjanje ter nadzor nad delom. Tovrstno
5
vodenje organizacijske enote se izvaja za doseganje ciljev v rokih ter učinkovito izvedbo
nalog.
1.2 Namen, cilji in trditve
Namen diplomskega dela je koristna uporaba sodobnih metod vodenja v elektronskem
poslovanju pri običajnih aktivnostih organizacijske enote kot je elektronsko bančništvo.
Namen uporabe sodobnih metod vodenja pri vodenju je doseganje večje učinkovitosti
zaposlenih in zadovoljstva strank ter uspešno konkuriranje drugim bankam na tem
področju. Da bi banka ohranila ali povečala svoj delež na že nasičenem bančnem tržišču,
se mora hitro prilagajati dinamičnemu okolju in z učinkovitostjo dela zaposlenih dosegati
zastavljene cilje. V kolikor ima vodja dober pregled nad delovnimi aktivnostmi, ki jih
zaposleni opravljajo ter jim s svojimi nasveti pomaga pri izvajanju nalog, se slednje kaže v
uspehu in učinkovitosti ter tudi večji kvaliteti storitev. Cilji so povečati učinkovitost
organizacijske enote, izboljšati vodenje ter izboljšati rezultate. Uporabili bomo naslednje
metode: Določanje zaposlenih za izvedbo nalog, delovnih paketov, zbiranje in ugotavljanje
potreb, določanje časa trajanja posameznih nalog, določanje datumov kontrol, oceno
tveganj ter določanje ciljev. Kot pripomoček za vodenje bi uporabili program Excel. V
Excelu bomo sestavili tabelo s pomočjo katere bomo imeli večji pregled nad delom,
ugotavljali koliko dela je že opravljenega ter kateri cilji so doseženi. Preverili bomo tudi
možnost uporabe drugih programskih orodij kot je Microsoft Project in ostali...
1.3 Predpostavke in omejitve raziskave
Raziskovali bomo področje sodobnega vodenja v elektronskem poslovanju ter ugotavljali
katere metode je smiselno izkoristiti za vodenje organizacijske enote kot je oddelek
elektronskega bančništva v UniCredit Banki Slovenija d.d.. Predstavili bomo posamezne
metode, jih preučevali in ugotavljali kako jih koristno uporabiti pri vodenju. Kot
pripomoček za pregled nad delom in komuniciranje bi bil program Excel s tabelo, kateri se
bo nahajal na mreži. Tako bo lahko vsak izpolnil katere naloge je že opravil. Vodenje
vključuje določanje časa trajanja nalog zaposlenih ter nosilcev posameznih nalog,
določanje ciljev, oceno tveganj ter upoštevanje le tega pri oceni trajanja aktivnosti...
Struktura tabele bi bila prilagojena možni kasnejši uporabi v drugih programskih orodjih
(Microsoft Project...) Omejili se bomo le na nekatere sodobne metode vodenja, ki so po
mojem mnenju ključne za dobro vodenje oddelka.
Omejitve raziskovanja so:
•
•
Časovna omejitev, ki izhaja iz uporabe metod v praksi, saj ni dovolj časa, da bi
omenjene metode v celoti preizkusili v praksi ter posredovali rezultate.
Teoretična omejitev, ki izhaja iz teorij iz literature, saj nimamo izkušenj v praksi.
6
1.4 Metode raziskovanja
Za raziskovanje področja uporabe metod sodobnega vodenja bomo uporabili opisno
oziroma deskriptivno metodo. Gre za poslovno, mikroekonomsko raziskavo, ki temelji na
raziskovanju uporabe metod sodobnega vodenja pri vodenju oddelka elektronskega
bančništva. Pomagali si bomo z različnimi viri na internetu in literaturo v knjižnicah.
Uporabili bomo tudi metodo preučevanja problema glede uporabe metod in tehnik
sodobnega vodenja v organizacijski enoti. Določen del diplomske naloge bo opravljen s
pomočjo razgovorov z vodjem organizacijske enote, s pomočjo raznih internih virov in
virov iz predavanj.
Podatke za praktični del diplomske naloge bom torej zbirala preko svojega delovnega
mesta v elektronskem bančništvu (interna gradiva, seminarji, ...)
7
2 SODOBNO VODENJE
Vse večja konkurenčnost in zaostreni pogoji poslovanja zahtevajo hitro in učinkovito
izvajanje aktivnosti. Za učinkovitim izvajanjem nalog stoji dobro vodenje in uporaba
sodobnih metod vodenja. Sodobno vodenje vključuje management poslovnih procesov, ki
je nova oblika organiziranosti in delovanja. Upravljanje organizacije s sodobnimi
poslovnimi procesi vpliva na spremembe pri prenavljanju in informatizaciji poslovanja.
Metode sodobnega vodenja v elektronskem poslovanju so usmerjene v informatizirano
povezljivost poslovnih procesov. Vse to zajema analiziranje, izvedbo, integracijo,
upravljanje ter spremljanje in nadzor teh procesov. Združevanje naporov in delovanje
organizacije v smeri poslovne odličnosti je cilj sodobnega vodenja in managementa.
Organizacijska enota kot je elektronsko bančništvo je uspešnejša, če vodja pozna in
sistematično upravlja med seboj povezane procese. Vse odločitve v zvezi s tekočim
poslovanjem in načrtovanimi izboljšavami se morajo sprejemati na podlagi zanesljivih
podatkov. Zagovarja se uvedba izboljšav na področju inovativnosti in prenovi poslovnih
procesov, partnerstva, razvoja kadrov, upravljanja znanja, ustvarjalnosti in učenja.
Sodoben vodja je sodelovalen, demokratičen in omogoča zaposlenim, da najdejo v delu
izpolnitev. Delavci si želijo sprememb in želijo prispevati k uspehu organizacije. Vodja je
odgovoren za uspešno izvedbo nalog, omogoča komunikacijo med vsemi udeleženci,
rešuje probleme, vpliva na sodelovanje med zaposlenimi ter nadzira izvajanje nalog…V
oddelku je opaziti participativni način vodenja – posvetovanje z izbranimi sodelavci
(manager sprejema mišljenja sodelavcev, a odločitve sprejema sam). Vodja se posvetuje s
celotno skupino. Sam izbere skupino in v skupnem razgovoru spozna njihova mišljenja in
zamisli. Lahko se odloči, da jih bo ali ne bo upošteval. Za uspešne timske kolektive je
značilno pozitivno razmišljanje in vedenje, jasnost nalog, dobra organizacija dela in
planiranje ter medsebojno razumevanje. Pri doseganju poslovnih rezultatov se postavijo v
vlogo vodenja, upravljanja in izvajanja. Druge vodijo tako, da jim začrtajo smer, jih
spodbujajo in dajejo zgled. Upravljajo delovne procese in ljudi tako da organizirajo,
načrtujejo, usmerjajo in nadzirajo delo. Pogosto tudi opravljajo razna administrativna,
tehnična in strokovna opravila.
Sodobno vodenje se kaže skozi uporabo metod sodobnega vodenja v elektronskem
poslovanju. Čedalje bolj se uporabljajo projektno opredeljene metode dela, ki omogočajo
preverjanje in opredelitev vsebine poslovnih procesov. Za učinkovito vodenje velja, da se
zbirajo informacije, identificirajo potrebe, določajo cilji, oblikujejo delovni timi in
aktivnosti. S pomočjo jasno določenih ciljev se izvaja tudi kontrola nad doseženimi
rezultati. Merljivost omogočajo ravno rezultati in njihova analiza. Pri tem gre za
povezovanje ciljev s poslovnimi procesi, ki so časovno opredeljeni. Določajo se izvajalci
posameznih poslovnih procesov ter odgovornih oseb. Za zmanjšanje tveganja neuspešnosti
opravljenih nalog, se upoštevajo vse prejšnje faze oziroma metode vodenja, ki nas zbližajo
s cilji banke in tudi cilji celotne skupine UniCredit Group.
8
3 PREDNOSTI UPORABE SODOBNIH METOD VODENJA V ELEKTRONSKEM
POSLOVANJU
Namen uporabe sodobnih metod vodenja v elektronskem poslovanju pri vodenju oddelka
elektronskega bančništva je doseganje večje učinkovitosti zaposlenih, zadovoljstva strank
ter uspešno konkuriranje drugim bankam na tem področju. Da bi banka ohranila ali
povečala svoj delež na že nasičenem bančnem tržišču, se mora hitro prilagajati
dinamičnemu okolju z učinkovitim delom zaposlenih ter z zadovoljevanjem potreb
komitentov, dosegati zastavljene cilje. Poslovni rezultati se kažejo skozi zadovoljstvo
strank, opravljenimi storitvami ter v prisluženem dobičku. V kolikor ima vodja dober
pregled nad delovnimi aktivnostmi, ki jih zaposleni opravljajo ter jim s svojimi nasveti
pomaga pri izvajanju nalog, se slednje kaže v uspehu in učinkovitosti ter tudi večji kvaliteti
storitev. Za večjo učinkovitost se določijo cilji in delovne aktivnosti ter nosilci delovnih
aktivnosti. S tem se izboljša kakovost storitev elektronskega bančništva. Drugi namen
uporabe sodobnih metod je lažji nadzor nad delom zaposlenih in hitrejše pridobivanje
informacij o delu zaposlenih. Ena od koristi je maksimalna učinkovitost in zmanjšanje
napak pri izvajanju delovnih aktivnosti s pomočjo programov kot je Excel, Microsoft
Project in uporabe mreže za hitrejši pretok podatkov. Uporaba programskih orodij
pripomore k nadzoru procesov, ustrezni organizaciji in delegiranju nalog z ustreznim
razvrščanjem resursov. Managerji imajo tako s pomočjo programov in mreže večji nadzor
nad delom ter opravljenimi delovnimi aktivnostmi. Eden od glavnih dejavnikov za večjo
produktivnost in kreativnost je uporaba sodobnih metod vodenja. S pomočjo mreže in
podatkov o dokončanju nalog se ugotavlja količina opravljenega dela, ovire, težave... V
kolikor se opazi, da nekdo veliko časa porabi za določeno nalogo, se ga lahko premesti
oziroma se ga zadolži za drugo delo in tako se izkoristi nek maksimum, ki ga lahko
posameznik doseže. Vsak posameznik ima svoje dobre in slabe lastnosti. Naša naloga je,
da jih ugotovimo in mu omogočimo, da se izkoristijo pozitivne lastnosti.
Vsaka organizacija ima svoj dolgoročni načrt, ki je sestavljen iz posameznih ciljev, ki jih
izvajajo posamezne organizacijske enote. Z uporabo sodobnih metod v elektronskem
poslovanju se učinkoviteje dosega ne le cilje oddelka, vendar tudi cilje celotne
organizacije. Cilj vsake moderne organizacije v konkurenčnem finančnem okolju je
povečanje konkurenčnosti in tržnega deleža z boljšimi storitvami od konkurence. Z
uporabo sodobnih metod vodenja v oddelku elektronskega bančništva naj bi se pokazal
učinek v celoti, in sicer v dohitevanju konkurence ter večjemu deležu na trgu, kar je
dolgoročni cilj banke.
9
4 ZBIRANJE INFORMACIJ IN IDENTIFICIRANJE POTREB
Potrebe raziskujemo v različnih okoljih, v katerih jih zaznamo. Uspešnost oddelka je
odvisna od dobre izvedbe delovnih aktivnosti, ki nastanejo oziroma se določijo na podlagi
zaznanih potreb. V samem poslovnem okolju ugotavljamo nabavne ali prodajne potrebe, v
tehnološkem in razvojnem okolju se pojavijo potrebe po izboljšanju obstoječe tehnologije.
Z uresničevanjem omenjenih potreb želimo ustvarjati zadovoljstvo strank in vzpostavljati
dober in predvsem dolgoročen odnos s strankami, vendar pa smo omejeni z vidika vira
kapitala. Potrebe izhajajo tudi iz ciljev banke, katerim sledi oddelek elektronskega
bančništva. Pomembnejše potrebe se pojavijo v zunanjih virih kot so npr. komitenti banke
s katerimi imajo zaposleni stalen kontakt. Zaposleni s kontaktom s strankami in z
razumevanjem le teh, ugotavljajo kaj stranke potrebujejo. Informacije se tako pridobivajo
tudi s pomočjo razgovorov s sodelavci, ki z vsakodnevnim kontaktom s strankami
pridobivajo njihova mnenja ter zaznavajo njihove potrebe.
»Pri ugotavljanju in raziskovanju zadovoljstva morata sodelovati izvajalec in uporabnik, ki
se oba spoznata na konkretno storitveno problematiko.« (Devetak 2007, 376)
Devetak pravi (2007, 376), da se moramo temeljito pripraviti na raziskavo in postopek
ugotavljanja zadovoljstva uporabnikov, pri čemer so potrebne pravočasne opredelitve
posameznih nalog, zadolžitev oseb, terminski plan, zagotavljanje sredstev za izvedbo nalog
in drugo.
Informacije se lahko pridobivajo z branjem različnih virov, kot so razni časopisi in revije
ekonomsko-tehnične narave, s pomočjo katerih odkrivamo in spoznavamo nove potrebe na
področju elektronskega bančništva. V pomoč pri pridobivanju informacij so tudi pogovori
s strokovnjaki na določenem področju. Spoznavanje njihovih interesov in pogledov na
trende razvoja nam pomaga pri zaznavanju potreb. Drugi viri informacij so pogovori z
dobavitelji, ki sodelujejo z našo konkurenco. S svojim znanjem o produktih elektronskega
bančništva in izkušnjami nam lahko svetujejo. Vir zbiranja informacij so tudi razni
seminarji in predavanja, na katerih se lahko naučimo kaj novega.
Kakovost informacije je odvisna od analiziranja področja, načrtovanja in kontrole dela. Pri
analiziranju proučujemo kakovost poslovanja ter primerjamo rezultate. Pri načrtovanju se
na podlagi zaznanih potreb in pridobljenih informacij podrobneje določijo cilji aktivnosti.
Pri kontroli pa gre za presojanje pravilnosti poslovnih procesov na podlagi zbranih
informacij, kjer primerjamo načrtovano z uresničenim.
10
5 DOLOČANJE CILJEV
Cilji so osrednje vodilo, ki vodi k želenemu rezultatu, in so nam v pomoč pri kontroli
izvedbe nalog. Jasno določeni cilji omogočajo boljšo izvedbo in uspešnost izvedenih
delovnih aktivnosti. Cilj določimo preden začnemo izvajati naloge. Določitev le teh je
pomembno zaradi uspešnosti izvajanja nalog. V kolikor bodo naloge uspešno izvedene, se
bo kazala korist v zadovoljstvu bančnih komitentov in gradnji dobrega poslovnega odnosa
s poslovnimi partnerji.
Tako posamezniki kot kolektiv morajo vedeti kako delati. Potrebujejo usmeritev, ki jo
določi manager. Manager torej določi cilje ter opredeli namen dela zaposlenih. Dolgoročno
sporoča zaposlenim vizijo ter jih s tem motivira. Uspešen manager si zapisuje cilje, tako
kratkoročne kot dolgoročne, ter jih redno pregleduje. Zaposleni pa naj bi imeli ravno tako
možnost soodločanja o ciljih, če so le ti pozitivni za organizacijo. Pri določanju ciljev si
pomagamo z vizualizacijo cilja, s preverjanjem mnenja sodelavcev, osredotočenostjo na
določeno področje in prilagajanjem ciljev, v kolikor je to potrebno. K boljšemu
postavljanju ciljev prispevajo managerji in zaposleni z navajanjem čim več informacij,
različnim pogledom na določene cilje ter poistovetenjem. Pri določanju ciljev razdelimo
dolgoročen cilj na več kratkoročnih. Z doseganjem posameznih kratkoročnih ciljev, korak
za korakom pridemo do končnega cilja.
Primer:
Dolgoročen cilj: Izdelana html spletna stran za E-bank.
Kratkoročni cilji:
1. Dogovor s sodelavci glede vsebine strani.
2. Pripravljen osnutek strani.
3. Pregled in dopolnitev osnutka.
4. Izdelava html strani za E-bank.
Cilje morajo poznati zaposleni, ki izvajajo aktivnosti. Poznavanje tako končnega cilja ter
cilja celotne organizacije prispeva k uresničevanju ciljev ter vpliva na večjo motivacijo
posameznikov… Cilj postavimo tako, da lahko ob koncu nalog kontroliramo, ugotavljamo
in ovrednotimo neposredne ali posredne ekonomske učinke. V primeru elektronskega
bančništva gre bolj za neposredne ekonomske učinke, ki niso vidni v ekonomskem vidiku,
saj se kažejo bolj v pridobivanju in ohranjanju poslovnih odnosov s strankami,
učinkovitem opravljanju nalog in aktivnosti ter usposobljenosti zaposlenih v oddelku.
Ekonomski učinki so vklopi novih uporabnikov, podjetij, računov in drugih storitev s
katerimi se ustvarja ekonomska vrednost.
11
Česen pravi (2007, B-5), da so »Pametni« cilji:
- Podrobno in jasno opredeljeni,
- razumljivi,
- merljivi in števni,
- soglasno sprejeti kot potrebni in zaželeni,
- stvarni in uresničljivi ter časovno opredeljeni.
Cilji morajo biti smiselni, upravičeni, razumni in morajo ponujati nek izziv.
»Cilj projekta lahko označimo kot neki planiran rezultat, ki ga želimo doseči v nekem roku
pri izvajanju projekta ali na koncu.« (Hauc.Anton, str. 31-Projektni management).
Glede na zgoraj navedeno, lahko rečemo, da je cilj vsakršnih nalog in aktivnosti, ki niso
značilne projektne aktivnosti, določen planiran rezultat, ki se mora doseči v specifičnem
roku.
Cilji morajo biti merljivi. Vse cilje si zapišemo. Če želimo, da so le ti učinkoviti, določimo
časovni razpored doseganja posameznih ciljev. Pri času upoštevamo prioritete in jih tudi
urejamo po prioritetah. Z vsako aktivnostjo se doseže rezultat, logična povezanost
aktivnosti pa s pomočjo teh istih rezultatov omogoča izvedbo nekega cilja.
5.1 Določanje objektnih in namenskih ciljev
Objektni končni cilj pomeni tiste končne rezultate ali »storitve« s katerimi so zagotovljeni
vsi objekti za doseganje namenskega končnega cilja. Objektni cilji so povezani z objektom.
Gre za materializiran, oprijemljiv fizičen rezultat. Objekt je vse kar lahko opišemo in
obravnavamo. Lahko je aktivnost ali proces, proizvod ali storitev, organizacija, sistem ali
oseba. Vsak objekt ima svoj namen.
Namen poslovnih procesov se doseže z namenskimi cilji, ki omogočajo določitev objektnih
ciljev. Namenski končni cilj je tisti sklepni del, ki ga določa njegov naročnik. Zanj je
končni rezultat ali učinek, ki izhaja iz strategije oziroma drugih razvojnih potreb in
usmeritev. Namenski cilji so lahko ekonomski, socialni (povezovanje prebivalcev dveh
regij na obeh bregovih reke), ekološki (zmanjšanje onesnaženosti), politični (odnosi med
državama). Za naš oddelek pridejo v poštev ekonomski cilji (spodaj našteti).
Primeri namenskih in objektnih ciljev:
Namenski cilji:
-
Povečanje konkurenčnosti z novo storitvijo,
pridobiti na letni ravni 1000 novih uporabnikov (podjetij, poslovnih partnerjev),
zagotoviti 10-odstotno rast števila strank,
zagotoviti nov angleški klient v E-bank za povečanje števila uporabnikov E-banke,
12
-
nova funkcionalna spletna stran za elektronsko bančništvo,
uspešno opravljeni procesi potrebni za preimenovanje banke v oddelku
elektronskega bančništva.
Objektni cilji:
-
testirana kakovostna nova storitev,
strokovnost sodelavcev pri odnosu s strankami,
nova storitev,
nov angleški klient za E-bank,
sestavljena vsebina za spletno stran,
dokončani dokumenti z novo glavo in nogo banke,
nov logotip.
Vodja enote skupaj s timom sooblikuje posamezne cilje. Cilji se uskladijo z dolgoročnimi
cilji organizacije. Na podlagi skupno oblikovanih ciljev se tako uspešno določijo aktivnosti
za izvedbo ter roki za izvedbo. Tipiziranje ciljev je v pomoč tistim, ki cilje opredeljujejo,
da se opravijo čim bolj sistematično, kakovostno, razumljivo in pregledno. Cilji morajo biti
števni in merljivi, enostavni in razumljivi, zahtevni, vendar dosegljivi.
13
6 DOLOČANJE DELOVNIH AKTIVNOSTI IN NJIHOVEGA ČASA TRAJANJA
Določanje delovnih aktivnosti in njihovega obsega je povezano z vprašanjem, kaj vse
moramo opraviti, da dosežemo zastavljene oziroma zahtevane cilje. Za lažjo obvladljivost
poteka aktivnosti se oblikujejo faze. Faze so posledica logike sosledja, ki je potrebna, da
dosežemo končne cilje projekta. Vsaka faza je povezana z objektom (npr. angleški klient
E-bank). Potrjevanje rezultatov predhodne faze je pogoj za začetek naslednje. Za krajši čas
trajanja delovnih aktivnosti se določene faze lahko prekrivajo oziroma potekajo vzporedno.
6.1 Določanje posameznih delovnih aktivnosti
Ko manager uspešno določi posamezne cilje, je smiselno določiti katere aktivnosti so
potrebne za doseganje le teh. Uspeh izvedbe nalog je odvisen od dobre določitve nalog in
njihovega trajanja. Na podlagi zbranih informacij in razčlenjenih ciljev se določijo delovne
aktivnosti. Za dobro določanje časa trajanja aktivnosti, je potrebno dobro določiti
posamezne aktivnosti in jih razčleniti. Delegirane naloge morajo biti jasno in nedvoumno
opredeljene. Odgovoriti moramo na različna vprašanja kot so: »KAJ?« Odgovorimo kaj je
vsebina aktivnosti, kateri so cilji, zahteve in omejitve aktivnosti. Pri določanju aktivnosti
tudi odgovarjamo na vprašanje »KDAJ?«, ki pomeni dogovor o začetku, koncu in trajanju
aktivnosti. Na vprašanje »KOLIKO?« odgovarjamo kakšen je obseg dela.
6.2 Določanje časa trajanja aktivnosti
»Nesporno postaja čas čedalje pomembnejši element poslovne uspešnosti in pogoj za večjo
konkurenčnost.« (Hauc 2002, 31)
Iz tega sledi, da je določanje časa trajanja posameznih aktivnosti pomembno za
optimiziranje nalog. Več nalog opravimo, če jih opravimo v krajšem času. Določene
naloge v oddelku moramo izpolniti v določenem roku, saj so soodvisne z nalogami v
drugih oddelkih. Če v našem oddelku prihaja do zamud, prihaja do zamud generalno v
banki, kar vpliva na manjšo uspešnost izvedbe določenih aktivnosti.
Določanje rokov je proces s pomočjo katerega se ugotavlja koliko časa imamo na voljo za
doseganje ciljev, ki smo jih predhodno identificirali. S pomočjo planiranja trajanja
aktivnosti ugotavljamo realen čas trajanja posameznih nalog in maksimalni izkoristek časa.
Omogoča obvladovanje tveganj, upoštevanje nepričakovanih dogodkov in lažje
obvladovanje stresa. V današnjem času se kaže težnja po pridobitvi strateških prednosti in
čedalje večji konkurenčnosti.
Da bi čim bolje določili čas trajanja delovnih aktivnosti, jih moramo bolje spoznati kot je
že opisano v prejšnjem poglavju.
Čas trajanja poslovnih procesov se lahko določa progresivno, kar pomeni, da planiramo
projekt od njegovega začetka do konca. Rok usklajujemo s strateškimi in drugimi
14
zahtevami. Drugi način planiranja je retrogradno planiranje procesov, ko rok dokončanja
postavimo vnaprej.
Pri določanju časa trajanja posameznih aktivnosti se upoštevajo različni dejavniki kot so:
•
•
•
•
•
prioriteta nalog,
redni oddelčni sestanki,
dopusti in bolniške ključnih zaposlenih pri izvedbi nalog,
tehnične težave ali prekinitve,
zamuda s strani dobaviteljev…
Ti dejavniki lahko vplivajo na podvojitev ali potrojitev časa trajanja posameznih nalog.
V primeru prekratko določenega časa trajanja nalog, se uspešnost izvedbe zmanjša, saj je
potem velika možnost, da se naloge ne opravijo v roku. Poleg tega so zaposleni podvrženi
nepotrebnemu stresu, ki lahko tudi negativno vpliva na učinkovitost dela. Pri določanju
časa trajanja aktivnosti se lahko uporabi pripomočke kot je npr. Ganttov diagram:
TABELA 1: Obrazec za pripravo tramičnega (Ganttovega) diagrama
PROJEKT:
TERMINSKI NAČRT - GANTTOV DIAGRAM
Začetni datum:
Pripravil
Datum:
Terminska enota (TE) = dan, teden, mesec (ustrezno obkroži)
Številka in opis aktivnosti
1
2
3
4
5
6
7
8
Načrt.
Uresn.
Načrt.
Uresn.
Načrt.
Uresn.
Načrt.
Uresn.
Načrt.
Uresn.
Vir: Česen (2007, F-5)
Dobro obvladovanje časa pomeni, da smo učinkoviti in da so naše storitve kakovostne ter
dobro izvedene. Pri določanju časa trajanja aktivnosti upoštevamo sposobnosti in znanje
nosilcev aktivnosti.
15
7 DOLOČANJE NOSILCEV DELOVNIH AKTIVNOSTI
Pri določanju nosilcev delovnih aktivnosti se postavlja vprašanje »KDO BO IZVAJAL
NALOGE?«, torej gre za to, da ugotovimo, kdo bo opravil naloge za katere je najbolj
primeren. Odgovor dobimo z imenovanjem posameznikov, ki bodo izvajali naloge.
Nosilci aktivnosti morajo biti dobro informirani. Uspešnost in učinkovitost se kaže v dobri
informiranosti. V primeru napačnih informacij pride do različnih težav. Vsi udeleženci
prispevajo k uresničevanju ciljev. Pri tem morajo sodelovati pri odločanju, za katerega
potrebujejo kakovostne informacije. Določanje nosilcev delovnih aktivnosti je ravno tako
odvisno od organizacije in za katere funkcije je posamezen sodelavec usposobljen. Pri
določanju nosilcev aktivnosti in njihove vloge si lahko pomagamo z matriko odgovornosti.
TABELA 2: Temelji projektnega managementa
PROJEKT:
MATRIKA ODGOVORNOSTI
Legenda simbolov:
OPIS NALOGE ALI
FUNKCIJE
pripravil:
I= izvaja,odgovarja
Datum:
D= odloča,odobrava
S= sodeluje
O= obveščen
FIZIČNA ALI PRAVNA OSEBA OZ. ORGANIZACIJSKA ENOTA
Vir: Česen (A., stran A-7, 2007)
7.1 Razpoložljivost in obremenitev virov
Pri razpoložljivosti vira se upoštevajo enote oziroma količine vira, ki jih uporabimo za
potrebe izvedbe določene aktivnosti. Omejitve predstavljajo delovni čas, 40 delovnih ur v
tednu, prazniki, bolniške…
16
Idealna obremenitev dela nastopi, ko je vir idealno obremenjen (delavnik 8 ur):
SLIKA 1: Obremenitev vira
Ure/dan
intenzivnost
Imax
intenzivnost
8
Razpoložljivost vira
Qmax-Qo
Naloga B s prioriteto 3
Q= Qmax-Qo= 40-25= 15ur
Io
intenzivnost
5
Naloga A s prioriteto 1
Obremenitev vira z
nalogo
Qo= Io* to
Qo= 5* 5= 25 ur
t= čas
t= 5= čas
Vir: Česen (slika E-5 str. E-10) in Česen (slika E-6 str. E-11)
Prioriteta je prednostna oznaka in označuje nujnost izvedbe naloge v primerjavi z drugo
nalogo. Manager je odgovoren za določanje prioritet med nalogami. Glede na prioriteto
nalog določimo katere naloge mora izvajalec najprej izvesti. Razvidno je katere naloge
lahko sodelavec opravi v 8-urnem delavniku in katere ne more.
Izkoristek vira je razmerje med obremenitvijo vira in njegovo največjo razpoložljivostjo:
Qo___
µ =Qmax * 100
S to formulo izračunamo odstotek izkoristka dela zaposlenega.
7.2 Produktivnost zaposlenih
Pri izvajanju nalog se kažejo določene razlike med različnimi zaposlenimi. Enako nalogo
lahko opravijo različni ljudje, različno hitro, v različni kakovosti in ob neenaki porabi
virov. V skladu s produktivnostjo planiramo določene aktivnosti v smislu porabe časa in
virov. Paziti moramo na kakovost dela. Če se določene naloge naredijo hitro, še ne pomeni,
da so kakovostno narejene. Merilo za obseg dela so ure.
17
8 ORGANIZACIJA ZAPOSLENIH
»Organiziranje je sistematično urejanje posameznih sestavin in razmerij med njimi v
skladno delujočo in učinkovito celoto.« (Česen 2007, Stran A-1)
»Organizacijsko strukturo torej oblikujejo naloge, nosilci nalog in njihova medsebojna
razmerja« (Lipičnik 1999, 44)
Pri organiziranju je pomembno vzpostaviti medsebojne povezave med izvajalci ter
opredeliti obliko in pomembnost teh povezav, hkrati pa določiti odgovornosti in dolžnosti.
Gre za delitev dela v podjetju, določitvi odgovornosti in pristojnosti zaposlenih. Zaposlene
se organizira tako, da so čim bolj uspešni ter se kaže uspešnost tudi v izidih organizacijske
enote. Vzpostavijo se komunikacijske linije med timi po katerih potujejo informacije, ki so
potrebne za uresničevanje ciljev. Cilji vplivajo na organizacijsko strukturo, saj se na
njihovi podlagi določijo posamezne naloge, katere se razvrstijo glede na organizacijsko
zgradbo. Gre za vzpostavitev določenih odnosov med ljudmi, da se dosegajo planirani cilji.
Naloge so ciljno usmerjene. Nosilci posameznih nalog so praviloma najbolj usposobljeni
posamezniki. Delo posameznikov v skupnem delovnem procesu se usklajuje in povezuje.
Odnosi med ljudmi, način sodelovanja med njimi, usklajevanje akcij ter vse naloge in
odgovornosti posameznih članov tvorijo organizacijo neke enote. Naloga organizatorja je
določiti nosilce dejavnosti, dodeliti njihove obveznosti, privilegije in odgovornosti ter
določiti način njihovega medsebojnega sodelovanja (določanje in organizacija timov).
Trenutna organizacijska struktura banke je razdeljena na 7 organizacijskih enot:
Zakladništvo, upravljanje s tveganji, finance in tržna tveganja, bančne operacije,
poslovanje s podjetji, prodajna mreža in podpora prodaji. Oddelek elektronsko bančništvo
spada med bančne operacije, ki se delijo na 6 enot, in sicer na plačilni promet,
informacijska tehnologija, organizacija, tehnična služba, elektronsko bančništvo in
kartično poslovanje. V oddelku elektronskega bančništva je trenutno 12 zaposlenih, med
njimi 4 študentje. V oddelku je opaziti demokratično vzdušje vodenja. Komunikacija je
dvostranska in upoštevajo se predlogi zaposlenih… Oddelek predstavlja
mikroorganizacijsko strukturo. Za mikroorganizacijsko strukturo je značilna razporeditev
nalog po delovnih mestih ter njihovih medsebojnih razmerij znotraj organizacijske enote.
Kadrovska struktura je oblikovana glede kvalifikacijskih in izkustvenih značilnosti, ki je
povezana z urjenjem in izobraževanjem zaposlenih na delovnih mestih. Organiziranje je
odvisno od določenega projekta, usposobljenosti zaposlenih, vrednot in stališč. Gre za
razporeditev dejavnosti in nalog z določenimi formaliziranimi postopki in nadzorom.
18
Trenutna organizacijska struktura v oddelku je sestavljena iz treh delovnih skupin, ki
opravljajo delo z naslednjimi bančnimi programi: Online b@nka, E-bank in MultiCash.
Njihova dela se prekrivajo, saj lahko tisti, ki obvlada program MultiCash ravno tako
opravlja delo za E-bank in Online b@nko, saj se je najprej moral naučiti Online b@nko,
nato E-bank in šele za tem MultiCash. Gre za stopnjevanje znanja pri katerem se zaposleni
najprej naučijo Online b@nko, nato E-bank in na koncu MultiCash.
SLIKA 2: Grafični prikaz trenutne organizacijske strukture
Razvoj
Online b@nka
MultiCash
1
3
E-bank
2
Razvoj
Opombe:
• Online b@nka 4 študentje
• E-bank 3 zaposleni
• MultiCash 2 zaposlena
• Razvoj – za vsak program po 1 zaposlen
Razvoj
19
V oddelku se predlaga produktna organizacijska struktura, saj je organizacija zaposlenih
vezana na produkt, in sicer na že omenjene tri produkte (Online b@nka, E-bank,
MultiCash). Za tovrstno obliko organizacije je značilen čvrst komunikacijski kanal, vse
funkcije so pod enim vodjem, odziv je hiter, kaže se osredotočenost na stranke, odzivni čas
je kratek.
SLIKA 3: Produktna struktura organiziranosti
MANAGEMENT
Online b@nka
E-bank
MultiCash
Vsakega zaposlenega razvrstimo glede na njegovo področje dela. Splošna dela so tista
dela, ki so vsestranska, težko jih je opredeliti v posamezne skupine dela in za splošno delo
se šteje več različnih dejavnosti kot so nabava materiala, projekti vezani na izboljšanje
storitev, drugo delo... Dela se pogosto prepletajo. Tovrstna razdelitev dela nam pomaga pri
določanju nalog zaposlenih.
Splošna dela
Dokumentacija
Pomoč uporabnikom
Razvoj
Splošna dela
Dokumentacija
Pomoč uporabnikom
Razvoj
Splošna dela
Dokumentacija
Pomoč uporabnikom
Razvoj
Opomba: Najprej razdelimo organizacijsko enoto na tri produktne skupine, ki se nato
delijo na štiri delovna področja, katera so vezana na delo zaposlenih.
20
9 KONTROLA IN OBVLADOVANJE TVEGANJ
S pomočjo kontrole ugotavljamo obseg opravljenega dela. Na podlagi rezultatov se
odločamo in spodbujamo zaposlene k uresničevanju ciljev ter tako vplivamo na
produktivnost. Pri kontroli tudi odkrivamo težave, ki ovirajo doseganje ciljev, preverjamo
stopnje dokončanosti nalog in zbiramo podatke.
Pri nadzoru se torej osredotočimo na vire in kakovost poslovanja.
S kontrolo se ugotavlja stopnja končanja posameznih nalog.
»Če govorimo stopnji končanja naloge, lahko le-ta načelno zavzame tri statuse (stanja):
1. naloga se še ni začela – nezačeta;
2. naloga je v teku oz. v izvajanju – v teku;
3. naloga je že končana – končana.«
(Česen 2007, D-1)
Za uporabo v praksi bi dodali le še status opuščen, saj se za določen projekt ugotovi, da ga
ni potrebno izvajati zaradi različnih vzrokov. S pomočjo statusov naloge je razvidno kaj je
potrebno še opraviti, da se naloge začnejo izvajati oziroma končajo in če jih je sploh še
potrebno izvesti.
Izvirne podatke o delu izvemo neposredno od izvajalcev nalog. Poročanje rezultatov je
lahko dnevno, tedensko in mesečno. Razpolaganje s temi podatki nam omogoča sprotno
reševanje težav. Preverjamo ali se rezultati ujemajo z načrtovanimi. Pri preverjanju
načrtovanega z uresničenim ugotavljamo koliko časa še potrebujemo za izvedbo določenih
nalog.
V kolikor se rezultati ne ujemajo, prihaja do odmikov od plana, ki se kažejo v prestavljanju
rokov izvajanja nalog, slabši kakovosti… Vsak manager mora v primeru odmikov ustrezno
ukrepati. Oblike poročanja niso odločilne za uspešnost izvedbe nalog. Lahko so ustne ali
pisne, formalne ali neformalne, posamične ali skupinske. Važno je, da je sistem poročanja
vnaprej opredeljen in se ga redno izvaja. Poroča se o porabljenih virih, količini
opravljenega dela, koliko je še preostalo za opraviti, raznih težavah ali problemih…
Manager lahko kontrolo izvaja z organiziranjem sestankov. Pogostost sporočanja je tudi
odvisna od trajanja določenega delovnega procesa. Krajši kot je proces, bolj pogosta
morajo biti poročila. Redno poročanje pomeni poročanje ob dogovorjenih obdobjih ali
času, to je dnevno, tedensko ali mesečno. Ker se zadeve v elektronskem bančništvu hitro
spreminjajo in se posluje v hitrem dinamičnem okolju, je potreben hiter odzivni čas, zato
se organizirajo tedenski sestanki. Zaposlene vodja obvesti o rezultatih, ki jih pričakuje od
njih, se pogovori na sestankih o možnih ovirah, dodeljenih vlogah in odgovornostih,
ključnih ciljih, delovnih nalogah, ki imajo prednost pred ostalimi.
21
Za zunanje izvajalce ali dobavitelje se lahko organizirajo mesečni sestanki. Pri izvajanju
kontrole si pomagamo z informacijskim sistemom, in sicer uporabimo program Excel, ki je
na mreži in vanj vpisujemo podatke. Lahko pa se pošiljajo podatki oziroma poročila preko
elektronske pošte. Običajno se poroča o obsegu oziroma količini opravljenega dela.
Sporočajo se ključni problemi in predlogi za reševanje. Udeleženci poročanja so vsi
izvajalci nalog ali pa sodelujejo pri izvajanju nalog. Velik del odgovornosti za poročanje
imajo odgovorni za projekte.
Dejavniki, ki slabo vplivajo na uspešnost in kakovost dela in jih je potrebno upoštevati, so:
•
•
•
•
•
•
slab način poročanja, slaba priprava na poročanje,
slabo poznavanje pomena poročanja,
konflikti,
zavajajoči in prirejeni podatki, prikrivanje,
interesi posameznikov, ki lahko pravo stanje zameglijo,
neprimerna programska ali računalniška kontrola.
Tveganja obvladujemo z analizo morebitnih preprek. Vprašamo se, kakšne so nevarnosti,
če stvari ne bodo potekale po planu. Vodja se s pomočjo analize pripravi na neizogibne
spremembe. Stranke tako ne opazijo težav, katere se brez večjih pretresov odpravi.
Tveganje obvladujemo, ko se dvignemo nad težavami in obvladujemo okoliščine.
Pogovarjanje o načrtovanem na sestankih pogosto razkrije nepredvidene ovire.
Načrtovanje naključij je za naš uspeh bistvenega pomena. Dobra priprava na te okoliščine
in načrtovanje aktivnosti vpliva na zmanjšanje posledic, ki so lahko slaba izvedba nalog ali
slabša kakovost storitev.
22
10 SWOT ANALIZA
S pomočjo SWOT analize bomo raziskali prednosti in slabosti ter nevarnosti in priložnosti
iz okolja. Prednosti omogočajo doseganje ciljev, medtem ko slabosti ovirajo ter zadržujejo
doseganje ciljev. Priložnosti in nevarnosti izhajajo iz okolja. Okolje je sestavljeno iz več
področij: družbenoekonomsko področje, področje znanosti in tehnologije, področje
konkurence, družbenopolitično področje. Nas zanima predvsem področje tehnologije.
Uporaba sodobnih metod vodenja v elektronskem poslovanju se nanaša predvsem na
razvoj tehnologije in dobavitelje. Ugotavljali bomo torej prednosti in slabosti naših metod
vodenja. Te izhajajo iz notranjega okolja, medtem ko izhajajo priložnosti in nevarnosti iz
zunanjega okolja.
10.1 Prednosti (Strengths)
Prednosti uporabe sodobnih metod vodenja v elektronskem poslovanju so:
-
Doseganje večje učinkovitosti,
uspešno doseganje zastavljenih ciljev,
večji uspeh in kvaliteta storitev,
zmanjšanje števila napak,
ustrezen nadzor procesov,
dobra organizacija in delegiranje nalog,
večja produktivnost in kreativnost.
Večjo učinkovitost dosegamo s pomočjo sodobnih programskih orodij, ki zmanjšajo
možnosti napak in omogočajo nadzor nad procesi. Dober nadzor lahko zmanjša število
napak oziroma jih prepreči preden še preden pride do njih. S pomočjo programskih orodij
lahko tudi vodja bolje organizira zaposlene, saj ima boljši pregled nad delom. Z dobro
organizacijo se doseže večja produktivnost in kreativnost zaposlenih, ki lahko preko teh
orodij spremljajo svoje dosežke. V kolikor imamo pred očmi zastavljene cilje in vidimo
koliko dela je že opravljenega jih bolje in hitreje izpolnjujemo. Kvaliteta se sočasno s temi
procesi izboljšuje, ravno zaradi zmanjšanja števila napak.
10.2 Slabosti (Weaknesses)
Možne slabosti uporabe sodobnih metod vodenja v elektronskem poslovanju:
-
Slabše poznavanje programskih orodij,
planiranje in uvedba programskih orodij vzame veliko časa.
Možne slabosti so slabše poznavanje programskih orodij. Te slabosti preprečimo s
spoznavanjem le teh in z izobraževanjem. Uporabe programskih orodij je potrebno naučiti
vse zaposlene, ki bodo udeleženi pri uporabi tovrstnih orodij. Ker nam planiranje in
23
uvedba vzameta kar nekaj časa, zmanjša našo osredotočenost na druge delovne procese in
naloge. Iz dolgoročnega vidika nam bodo te metode prinesle več prednosti, kot slabosti.
10.3 Priložnosti (Opportunites)
Priložnosti, ki izhajajo iz okolja so:
-
Tehnološki razvoj programskih orodij,
uspešno konkuriranje drugim bankam na tem področju in zadovoljstvo strank,
velika paleta možnih programov,
obstoječe licence programov v banki,
možnost uporabe programa Excela,
možnost uporabe programa Microsoft Project.
Na spletu se lahko najde paleta različnih programskih orodij, ki so lahko v pomoč
manegerjem pri vodenju dela zaposlenih. Tehnologija se stalno razvija in ti programi
odkrivajo veliko možnosti uporabe. V banki imamo več obstoječih licenc, kar omogoča
uporabo Excela in programa Microsoft Project. Raziskati bo potrebno, kateri program je
najbolj primeren za oddelek. Ravno tako bomo raziskali prednosti drugih programov v
primerjavi z obstoječimi. Zadovoljstvo strank se kaže posredno preko procesov katere se
vodi skozi uporabo sodobnih metod vodenja. Zaradi večanja kakovosti in uspešno
opravljenih nalog zaposlenih se na ven pokaže zadovoljstvo strank. Število pritožb se
zmanjša.
10.4 Nevarnosti (Threats)
Možne nevarnosti iz okolja so:
-
Cena programskih orodij je lahko previsoka glede na naše želje,
uporaba orodij ni v skladu z našimi potrebami.
Cene programskih paketov so lahko previsoke glede na naše želje, zato moramo poiskati
najbolj optimalno rešitev, ki je v skladu z našim proračunom in učinki, ki jih želimo
doseči. Vprašanje je ali bomo dosegli toliko naštetih prednosti uporabe, kot bo nastalo
stroškov. Uporaba orodij se lahko izkaže v nasprotju z našimi želenimi cilji, zato moramo
poiskati najbolj primeren program, ki nam bo omogočil takšno elektronsko poslovanje kot
si ga želimo.
24
11 UPORABA PROGRAMSKIH ORODIJ KOT PRIPOMOČKOV ZA VODENJE
ORGANIZACIJSKE ENOTE
Uporaba metod sodobnega vodenja, obvladovanje sprememb ter hiter odziv vplivajo na
večjo učinkovitost zaposlenih in zadovoljstvo strank. Pri tem so nam v pomoč različna
programska orodja s katerimi vse hitreje prihajamo do pomembnih informacij in vplivamo
na dobro izvajanje aktivnosti. Le ta nam omogočajo hitrejšo komunikacijo, pregled nad
delom zaposlenih in lažje odločanje glede posameznih aktivnosti in dejavnosti. Pri tem gre
za zavestno povezovanje in usklajevanje človeških virov, povezav in odnosov med njimi,
zavoljo doseganja ciljev organizacijske enote. Manager organizira take sisteme
informiranja s katerimi se pridobijo in uporabijo vse potrebne informacije. Tak
organizacijski model omogoča podjetju doseganje optimalnih poslovnih rezultatov.
Osredotočili se bomo predvsem na uporabo Excela kot metodološko rešitev pri vodenju
zaposlenih. Aktivnosti so zasnovane z možnostjo kasnejše uporabe v Microsoft Projectu.
Trenutno je Excel najbolj primeren program uporabe pri tovrstnem vodenju, saj ga poznajo
vsi sodelavci.
Najprej se bomo osredotočili na upravljanje človeških virov s pomočjo programa Excel.
Oblikovala se bo tabela, ki bo vsebovala pomembne podatke: Statuse posameznih nalog,
zaposlene v posameznih delovnih skupinah, čas porabe delovnih ur za posamezen cilj,
mesečna poročila ur, obremenitev človeških virov glede na delavnik (8 ur dnevno), pregled
nad aktivnostmi, ki jih izvaja zaposleni. Določanje odgovornosti zaposlenih, katere naloge
izvajajo in o katerih nalogah so obveščeni.
S pomočjo Excela bomo predstavili planiranje delovnih procesov. Vpisuje se kdaj naj bi se
posamezna aktivnost začela in kdaj končala. Projekti bi bili tako organizirani, da bi se
lahko podatki uvozili v Microsoft Project, saj le ta omogoča več funkcij kot Excel npr.
prenaša naloge v Outlook in tako posamezni zaposleni lahko prejme opomnik, omogoča
različne preglede, v primeru sprememb pri planu omogoča, lažjo obdelavo in pregled
podatkov…
Na koncu se oblikuje še dodaten list z zgodovino, v katerega prenašamo vse opravljene
projekte. Zgodovina je pomembna, ker imamo tako vpogled na že opravljene projekte,
katere lahko preučujemo z analiziranjem in ocenjevanjem. Na podlagi že opravljenih
projektov lahko izhajajo tudi novi projekti.
25
12 UPORABA SODOBNIH METOD VODENJA V ELEKTRONSKEM POSLOVANJU V
ORGANIZACIJSKI ENOTI ELEKTRONSKEGA BANČNIŠTVA
Osredotočili se bomo torej na uporabo Excela kot orodja za pomoč pri vodenju. Preverili
bomo tudi možnost uvoza podatkov v Microsoft Project.
12.1 Management človeških virov
Ker je v današnjem času pomembno obvladovanje, vodenje in upravljanje človeških virov,
saj bistveno vpliva na kakovost in uspešnost poslovanja organizacijske enote, se
osredotočimo na uporabo sodobnih metod vodenja človeških virov. Pripravila sem tabelo v
Excelu, ki naj bi omogočala vodji dober pregled nad delom. Iz tabele je razvidno katere
aktivnosti se izvajajo, kdo jih izvaja, kakšen ima status posamezna aktivnost ter omogoča
poročanje o posameznih projektih: Npr. koliko časa vsak posameznik ali vsi skupaj
porabijo za izvršitev določenih nalog.
Namen tabele je ugotoviti zasedenost človeških virov in razporeditev odgovornosti glede
posameznih projektov, vloge pri odločanju, izvajanju, nadziranju ter usklajevanju
aktivnosti. Tovrstne informacije pridobivamo za boljše delegiranje nalog zaposlenim,
učinkovito razporejanje virov ter delitev dela z optimalno in učinkovito izkoriščenimi viri.
Končno verzijo tabele si lahko ogledamo na naslednji strani.
26
TABELA 3: Človeški viri
LEGENDA (status):
LEGENDA:
USTVARJEN
izvaja = IZV
NA ČAKANJU
odgovoren = ODG
ZAČASNO PREKINJEN
obveščen = OBV
h/dan
REDNO
DELO:
SUM
Irena
Medič
STATUS:
Sistem
5
7,8
V TEKU
IBI
V TEKU
E-BANK
DOKONČAN
MC
Irena
Medič
h/dan
2
7
E-bank
Ana
Novak
0,8
16
OBV
0
0
0
0
0
ODG
0
0
0
40
0
0
0
IZV
2
40
0
ODG
0
0
IZV
1
20
ODG
0
ODG
0
0
0
0
0
h/dan
por.
ure
NA ČAKANJU
PROJEKT
ZAČASNO
PREKINJEN
0
0
0
V TEKU
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
UKINJEN
E-bank
por.
ure
h/dan
plan.
ure
1
1
E-bank
2
0
PROJEKT
PROJEKT
PROJEKT
PROJEKT
PROJEKT
h/dan
Miha
Hočevar
4
2
plan.
ure
DOKONČAN
Jurij Oštir
Group web
solution
Direct debits
overview
PROJEKT
PROJEKT
IZV
V TEKU
h/dan
Ana
Novak
E-bank
PROJEKTI:
UKINJEN
Jurij Oštir
h/dan
plan.
ure
por.
ure
0
0
0
0
0
Miha
Hočevar
h/dan
plan.
ure
por.
ure
27
Cilj najpogosteje povezujemo s časom v katerem ga moramo doseči, zato moramo planirati
porabo časa za določene delovne procese. Končni cilj postavimo tako, da ga ob njegovi
izvedbi kontroliramo in ovrednotimo učinke. Na osnovi ciljev se torej določajo izvedbene
aktivnosti in planirajo rezultati. Od določitve ciljev je odvisna določitev aktivnosti,
izvajalcev aktivnosti, rokov izpolnitve ter organizacije. V tabelo vstavimo torej najprej
določen projekt, ki ga moramo doseči z delovnim procesom. V drugi stolpec pa vstavimo
status, ki predstavlja trenutno stanje projekta. Status projekta je pomemben kazalec v kateri
fazi se določen projekt nahaja. Manager tako lahko vidi kateri projekti potrebujejo več
pozornosti ali pomoči. Določili bomo 6 različnih statusov: v teku (projekt poteka brez
posebnih težav), na čakanju (nekaj ovira, da se projekt ne nadaljuje), začasno prekinjen
(razlogi za prekinitev so različni, vendar se po odpravi le teh projekt nadaljuje), dokončan
(končane so vse aktivnosti, lahko ga prestavimo v arhivo), ukinjen (projekta ni smiselno
nadaljevati zaradi različnih razlogov).
TABELA 4: Določanje statusa projekta
PROJEKTI:
Group web
solution
Direct debits
overview
PROJEKT
PROJEKT
STATUS:
V TEKU
V TEKU
DOKONČAN
NA ČAKANJU
PROJEKT
ZAČASNO
PREKINJEN
PROJEKT
PROJEKT
V TEKU
UKINJEN
Nadaljujemo z določanjem zaposlenih, ki bodo izvajali naloge oziroma delovne procese, z
namenom doseganja posameznih ciljev. Kot smo že pri organizaciji omenili, razvrstimo
zaposlene v tri delovne skupine glede na njihovo znanje in strokovno usposobljenost, in
sicer: Online b@nka, E-bank in MultiCash. Ker se včasih delo prepleta tudi z drugimi
sistemi, se oblikuje tabela tako, da posameznega zaposlenega uvrstimo npr. v sistem Ebanke, vendar je le ta tudi sposoben opravljati delo v zvezi z Online b@nko, ga uvrstimo v
določen projekt, kjer v stolpec »sistem« vpišemo za kateri sistem dela. Določen stolpec
predstavlja določen sistem (produkt) za katerega se izvajajo delovni procesi. Pri vsakemu
zaposlenemu se dopolni za kateri sistem je usposobljen. Zaposlene grupiramo glede na
posamezen sistem, tako da imamo zaposlene v npr. Online b@nki zavedene skupaj.
28
Primer organiziranosti glede na posamezen produkt oziroma sistem predstavlja spodnja
tabela.
TABELA 5: Organiziranje zaposlenih po sistemih
E-bank
PROJEKTI
Sistem
Group web solution
Irena
Medič
h/dan
0,8
IBI
plan.
ure
por.
ure
16
V prihodnosti lahko pričakujemo več zaposlenih, zato se kasneje upošteva možnost delitve
tabele v tri različne Excelove datoteke, tako da bi vsaka predstavljala svoj sistem.
V naslednjem koraku določimo odgovornosti posameznikov glede določenih posameznih
procesov. Razvrstimo jih na tri različne statuse:
•
•
•
odgovoren= ODG (zaposleni je zadolžen za izvedbo, vodenje in odločanje o nalogi)
izvaja= IZV (izvaja nalogo, odgovarja odgovornemu za izvedbo)
obveščen= OBV (zaposleni je obveščen o nalogi, saj se tiče njegovega prihodnjega
dela, čeprav naloge ne izvaja)
S pomočjo samodejnega filtra, ki ga program Excel omogoča, ugotavljamo katere naloge
izvajajo posamezni zaposleni, za katere naloge so zadolženi oziroma o katerih nalogah so
obveščeni. Klik na puščico v posamezni glavi stolpca, npr. pod Ireno Medič, kliknemo npr.
na IZV, kar pomeni, da nam bo filter omogočil pregled nalog katere izvaja Irena Medič.
TABELA 6: Pregled odgovornosti
E-bank
PROJEKTI
Sistem
Irena
Medič
Group web solution
E-BANK
IZV
Tabela je oblikovana tudi z namenom pridobivanja mesečnih poročil dela posameznikov.
V tabelo odgovorne osebe vpišejo porabo ur za posamezne zaposlene in za projekte, za
katere odgovarjajo. Tabela je oblikovana tako, da se lahko pridobiva podatke za različna
časovna obdobja. V kolikor nas zanima obremenjenost resursov, je bolj smiselno
vpisovanje podatkov krajšem časovnem obdobju, saj tako pridobimo bolj ažurne podatke.
Najboljša rešitev so mesečna poročila ur, saj s tem ne obremenjujemo zaposlenih z
vpisovanjem v tabelo. Tako imamo pred seboj mesečni pregled nad delom zaposlenih.
Tabela bi se nahajala na mreži, kjer bi zaposleni vpisovali porabljene ure.
29
S pomočjo filtra se na lažji način vpisuje naloge, ki jih zaposleni izvaja oziroma za katere
je odgovoren.
TABELA 7: Primer poročila ur
Glavni cilj
Sistem
Irena
plan. por.
h/dan
Medič
ure
ure
Group web solution
IBI
IZV
1
Planirane ure se vpisujejo z vidika določanja rokov, vidimo ali prihaja do odstopanj v zvezi
z našimi pričakovanji in načrti.
S pomočjo mesečnih poročil ugotavljamo dnevno porabo ur. Izračun po dnevih je zanimiv
iz vidika dobrega pregleda nad delom posameznih zaposlenih. Pri izračunu porabljenih ur
na dan si pomagamo z naslednjo formulo, katero vstavimo in kopiramo v excelu, v vse
potrebne vrstice:
H/dan (vpisuje odgovorni) * 20 (delovni dnevi v mesecu)= x (končni rezultat; skupno ure)
Te ure upoštevamo pri seštevanju ur z rednim delom. Za redno delo se šteje pomoč
uporabnikom, urejanje dokumentacije, obvezno delo, ki je pogosto rutinsko in navadno
pomembnejše od ostalih nalog. Ure rednega dela se ocenjujejo glede na pogovore z
zaposlenimi. Ugotavlja se koliko časa zaposleni porabi za delo kot so klici strank,
instalacije, pomoč uporabnikom.
TABELA 8: Seštevek ur/dan
h/dan
REDNO
DELO:
Irena
Medič
SUM
5,8
5
Vstavi se formule s pomočjo katerih se izračuna seštevek ur projektov z rednimi urami, kar
lahko vidimo pod SUM in je označeno z oranžno barvo. V rumeni celici so vpisane ure
rednega dela/dan. S pomočjo tovrstnih seštevkov ur ugotavljamo delovno storilnost
zaposlenega na dan in obremenjenost virov. Upoštevamo možen odmik zaradi napačne
ocene rednega dela… Če ima zaposleni v oranžnem polju več kot 8 ur, razmislimo ali
obstaja možnost, da delo prestavimo na zaposlenega, ki ni toliko obremenjen in je prav
tako sposoben opravljati te naloge. V primeru, da ima zaposleni na dan opravljenih manj
kot 8 ur, pomeni da ga moramo dodatno zaposliti in tako optimalno izkoristiti človeške
vire.
30
12.2 Upravljanje delovnih procesov
Delovni proces je sestavljen iz niza medsebojno povezanih aktivnosti, ki se izvajajo z
namenom, da bi dosegli niz skupnih ciljev. Aktivnosti pa so povezane z viri, brez katerih
ne moremo uresničiti cilje. Posamezen delovni proces je sestavljen iz začetka, zaključka ter
rezultatom, ki je lahko tudi povezan z drugimi procesi. Z upravljanjem delovnih procesov,
planiramo, kontroliramo in izvajamo procese. V elektronskem bančništvu upravljamo
delovne procese s pomočjo tabele v Excelu. Tabela je oblikovana v angleškem jeziku
zaradi možnosti kasnejšega uvažanja podatkov v Microsoft Project. V Microsoft Project
želimo uvažati poslovne procese za pregledovanje nalog v Ganttovem diagramu, enostavno
povezovanje nalog, hitrejši in lažji pregled obremenitve virov, lažje osveževanje
podatkov… Uvozimo posamezen projekt z določenimi nalogami. Excelova preglednica pa
služi za pregled nad vsemi projekti, ki se trenutno izvajajo. Preglednica naj bi se nahajala
na mreži.
Na začetku leta se določijo cilji, katere mora oddelek doseči do konca leta. Ker so cilji
tesno povezani z aktivnostmi, katere je potrebno izvesti, da se le ti dosežejo, vstavimo
projekte z aktivnostmi v excelovo tabelo. Kasneje se odločimo, da bomo izvažali v
Microsoft Project, ki je namenjen projektnemu vodenju. Na podlagi zbranih informacij in
razčlenjenih ciljev določimo delovne aktivnosti (tasks) ter jih poimenujemo. Zanima nas
kdo jih izvaja (resources) in kdo je odgovoren (asignment owner) za njih. Nato je potrebno
določiti čas trajanja posameznih aktivnosti: predviden začetek (start) in predviden konec
(finish). Prav tako moramo vedeti kdaj se dejansko začnejo aktivnosti izvajati (actual start)
in kdaj se končajo (actual finish), saj pride pogosto do odstopanja od plana. Pri posameznih
aktivnostih se določa prioriteta nalog (priority), s pomočjo katere zaposleni vedo katere
aktivnosti morajo najprej opraviti. Nekatere aktivnosti so odvisne od drugih predhodnih
aktivnosti, zato jim določimo predhodnike (predecessors). Med izvajanjem delovnih
procesov potekajo redni tedenski oddelčni sestanki ter drugi sestanki s pomočjo katerih se
opredelijo aktivnosti, poročajo rezultati, razpravlja se o rešitvah ali možnih problemih.
Različne dejavnike (problemi, dopusti, bolniške, tehnične težave, prekinitve…), ki vplivajo
na upočasnitev, se vnaša v posebno polje (Notes). Procent dokončanih nalog (Percent
complete) omogoča vodji, da vidi koliko dela je že opravljenega.
TABELA 9: Upravljanje delovnih procesov
31
Za projektni način dela ugotovimo, da je Microsoft Project najprimernejši za delo in
podporo projektnemu načinu dela, saj banka že ima licence za omenjeni program, vendar
trenutno niso v uporabi. Drugi argument, ki kaže uporabnost programa je spodnja spletna
stran, kjer je MS Project izbran kot drugi najprimernejši program za l.2008 glede možnosti,
ki jih ponuja: Lahka uporaba, namestitev, pomoč in podpora, projektni management,
management virov, sodelovanje...
SLIKA 4: Project Management Software Reviews 2008
@task
Microsoft Project
Daptiv
#4
Celoxis
#5
eStudio
#6
Copper
#7
Project KickStart
#8
Smooth Projects
#9
Milestones
#10
MinuteMan
#11
VIP Team To Do
List
Ratings
@task
Microsoft
Daptiv
Project
Celoxis
eStudio
Copper
Project Smooth
Milestones MinuteMan
KickStart Projects
Ease of Use
Feature Set
Ease of Installation
Help/Support
Project Management
Resource Management
Collaboration
Vir: (TopTenREVIEWS, 2008)
V prihodnosti se kaže možnost uporabe Microsoft Project web access kot najboljša
možnost rešitve elektronskega vodenja, saj omogoča delo s projekti na strežniku in sočasno
sodelovanje vseh zaposlenih pri dodajanju nalog in vpisovanju stopenj dokončanega
dela…
Spletni odjemalec Microsoft Project Web Access omogoča dostop do projektnih
informacij. Dostopanje poteka neposredno iz projektnega plana v Microsoft Project
aplikaciji ali pa preko spletne strani. Namenjen je tudi tistim zaposlenim na projektu, ki
nimajo Microsoft Project licence in tako s posebno Microsoft Project Server Client Access
32
licenco dostopajo do projektov, ki so shranjeni na Microsoft Project Serverju ter
osvežujejo časovne plane in vnašajo podatke, ki so pomembni za projekt. V tem primeru je
dovolj, da se obvladujejo osnovni principi sodelovanja pri izvedbi projekta, kot so
ažuriranje dela in nalog, poročanje, vpogled v lastne projektne podatke in pripenjanje
dokumentov. Z Microsoft Project web access se hitrost dostopanja do informacij o dejanski
izvedbi projekta poveča, odgovornost za izvedbo porazdeli in samokontrola dela izboljša.
S programom je mogoče spremljati aktivnosti (tasks) in vire (resources). Omogočeno je
poročanje (reporting) in spremljanje (tracking). V aplikaciji je mogoče preprosto uvažati in
izvažati podatke iz in v Excel preglednice ter izvažati aktivnosti iz Microsoft Outlook-a v
Microsoft Project. Do projektne spletne strani (Microsoft Project Web Access) se lahko
dostopa neposredno iz Microsoft Project Professional, kjer ima vodja pri roki vsa orodja, ki
jih potrebuje pri upravljanju projekta. Projektni vodja na primer s pomočjo pogleda »View
task changes submitted by resources« pregleda in odobri oziroma zavrne spremembe, ki so
jih dodali člani projektne skupine, preden osveži projektni načrt.
33
13 SKLEP
Vodenje se v UniCredit skupini odraža z vrednotami, katere se kažejo skozi delo
zaposlenih. Naše vrednote, enakopravnost, preglednost, spoštovanje, svoboda delovanja,
vzajemnost in zaupanje postanejo način dela, ki se kažejo v zadovoljstvu vseh zaposlenih
ter gradnji dolgoročnega poslovnega odnosa s strankami. Omenjene vrednote so tudi
povezane z uporabo sodobnih metod vodenja, katere vplivajo na delovanje vseh
udeležencev procesa. Osredotočili smo se predvsem na uporabo teh metod v oddelku
elektronskega bančništva. Vsak zaposleni mora vedeti, katere so njegove naloge, kakšne so
njegove odgovornosti in katere poslovne procese mora opravljati. Opredelili smo
posamezne skupine sodobnih metod vodenja, ki s pomočjo orodij za elektronsko
poslovanje, vplivajo na izvedbo projektov. Omejeni smo bili časovno in teoretično, saj
nismo imeli časa preizkusiti naših metod v praksi. Metode smo razdelili na več skupin.
Ugotovili smo, da se na začetku delovnega procesa najprej zbirajo informacije o
določenem problemu, ki ga moramo rešiti. Ko izvemo več informacij določimo cilje,
katere moramo doseči. Da bi dosegli posamezne cilje nato določimo aktivnosti ter roke za
hitro in učinkovito izvedbo nalog. Pri izvajanju aktivnosti pa naj bi bili zaposleni ustrezno
organizirani, glede na svoje sposobnosti, znanje ter odgovornosti pri izvedbi nalog.
Tveganje pri vsem tem manager obvladuje s pomočjo kontrole, z rednimi sestanki,
poročanjem zaposlenih... Tveganje se torej lažje obvladuje z zavedanjem, da le ta obstaja.
Sodobno vodenje je povezano z novimi idejami oziroma inovacijami, ki omogočajo
konkurenčnost organizacije. Da bi banka povečala svoj tržni delež na tržišču ter donosnost,
se mora hitro prilagajati dinamičnemu okolju ter povečevati konkurenčnost. Management
mora zato vzpodbujati hiter razvoj ter s projektnim pristopom reševati sodobne probleme.
Elektronsko poslovanje je področje pri katerem se lahko »porajajo« nove ideje. Uporaba
metod in programov oziroma orodij pri elektronskem poslovanju vpliva na uspešno
vodenje organizacijske enote oziroma na učinkovitost, ki je hkrati dejavnik
konkurenčnosti. Pri tem se išče zmožnost uresničevanja ter iskanja prednosti zaposlenih. Z
uporabo orodij kot je Excel in Microsoft Project smo pokazali, da si lahko pomagamo pri
odločitvah, nadzoru in optimiziranju človeških virov. Pokazali smo, da lahko pridobivamo
vnaprejšnje in povratne informacije. Na vnaprejšnje in povratne informacije pa nas
opozorijo zaposleni, ki vpisujejo podatke v program na mreži. S pomočjo SWOT analize
smo ugotavljali prednosti in slabosti ter priložnosti in nevarnosti glede uporabe sodobnih
metod vodenja v elektronskem poslovanju. Ugotovili smo, da je več prednosti in
priložnosti, katere je potrebno izkoristiti. Slabosti je možno odpraviti in nevarnostim se je
možno izogniti.
Za učinkovito izvedbo stoji dobro vodenje. Sodobno vodenje naj bi se kazalo skozi
uporabo sodobnih metod vodenja v elektronskem poslovanju s povečevanjem učinkovitosti
dela, kar je tudi cilj oddelka elektronskega bančništva. Oddelek je del banke in njenega
delovanja. Oddelek si prizadeva doseči cilje, ki so del ciljev celotne banke, to je
ustvarjanje dodane vrednosti. Lahko bi rekli, da želimo postati zaupanja vredni bančniki ter
s svojimi inovativnimi rešitvami vplivati ter oblikovati strankam njihov jutri!
34
14 POVZETEK
V nalogi smo opredelili sodobne metode vodenja v elektronskem poslovanju, katere so
vezane na izvajanje delovnih procesov v oddelku elektronskega bančništva v UniCredit
Banki. Najprej smo opredelili potencialne prednosti uporabe sodobnih metod. Nato smo
določili metode: Zbiranje informacij in identificiranje potreb, določanje ciljev, delovnih
aktivnosti, nosilcev delovnih aktivnosti, oblikovanje organizacijske strukture, kontrola in
nadzor dela. Izpostavili smo dva programska pripomočka, ki sta nam v pomoč pri
elektronskem poslovanju in uporabi sodobnih metod vodenja. Pred tem smo opravili
SWOT analizo s pomočjo katere, smo ugotavljali prednosti in slabosti ter nevarnosti in
priložnosti v okolju glede uporabe sodobnih metod in programskih orodij. V Excelu smo
obravnavali človeške vire ter delovne procese, katere smo želeli uvažati v Microsoft
Project. V prihodnosti se kaže Microsoft Project kot najprimernejši program za podporo
delu in projektnemu načinu dela. Ugotovitve izhajajo na podlagi spletne strani, kjer je
Microsoft Project izbran kot drugi najprimernejši program za projektno vodenje leta 2008.
Poleg tega ima banka že nekaj licenc, ki trenutno še niso v uporabi. Sodobno vodenje in
elektronsko poslovanje vplivata na učinkovitost, produktivnost in kakovost storitev ter
posredno vplivajo na zadovoljstvo strank, s čimer se vzpostavlja dolgoročen partnerski
odnos s strankami. Ti posredni učinki, ki se kažejo skozi uporabo sodobnih metod,
prinašajo dobiček banki.
Ključne besede: Sodobne metode vodenja v elektronskem poslovanju, identificiranje
potreb v okolju, namenski in objektni cilji ter dolgoročni in kratkoročni cilji, delovne
aktivnosti, nosilci delovnih aktivnosti, organizacijska struktura, kontrola in poročanje,
SWOT analiza, programska orodja, management človeških virov, Excel, upravljanje
delovnih procesov, Microsoft Project.
35
15 ABSTRACT
In this research we defined modern management methods of electronic sphere, which are
implemented in Electronic banking department in UniCredit Bank. First we defined
potential advantage by using modern management methods. Then we determined the
methods: Collecting information and identifying current needs of customers, defining
goals, work activities, work performers. We formed organization structure, defined control
and supervision. We exposed two programme instruments that can help with electronic
operations and with using modern management methods. Before that we made SWOT
analysis, with which we found out the strengths or weakness of the organization and
advantage or threats in the environment. In Excel we dealt with human resources and work
processes, which we wanted to import to Microsoft Project. In the nearest future we will
use Microsoft Project, because it is the most convenient programme for supporting project
based work activities. This comes as a result of comparison of Microsoft Project with other
project programmes published on a web site, where Microsoft Project is on the second
place of 2008 top project management programmes. Beside that the bank has also licences
that are currently not in use. Modern management and electronic operations affects on
efficiency, productivity and quality of services and all that influences on our clients and
establishes long term relationship with clients. This affects are shown through modern
management methods that are bringing profit to the bank.
Key words: Modern management methods in electronic sphere, identifying current needs
in the environment, purpose, objective goals and short term, long term goals, work
activities, work carriers, organization structure, control and reporting, SWOT analysis,
programme instruments, human resource management, Excel, management of work
process, Microsoft Project.
36
16 SEZNAM LITERATURE
1. Boyes, William. 2004. The new managerial economics. Boston: Houghton Mifflin
Company.
2. Charvat, Jason. 2003. Project Management Methodologies – Selecting, Implementing,
and Supporting Methodologies and Processes for Projects. New Jersey: John Wiley &
Sons, inc.
3. Česen, Andrej. 2007. Temelji projektnega managementa. Naklo: Project Management
Consulting.
4. Devetak, Gabrijel. 2007. Marketing management. Koper: Fakulteta za management.
5. Drucker, Peter. 2004. O managementu. Ljubljana: GV Založba.
6. Eve, Anthony. 2007. Development of project management systems. Industrial and
commercial training. VOL. 39 NO. 2: 85-90.
7. Ferjan, Marko. 2005. Management izobraževalnih procesov. Kranj: Moderna
organizacija.
8. Gido, Jack. 2003. Successful project management. Mason: Thomson/South-Western.
9. Hauc, Anton. 2002. Projektni management. Ljubljana: GV založba.
10. Johnson, Gerry and Scholes Kevan. 2006. Exploring corporate strategy. Harlow:
Prentice Hall.
11. Kermally, Sultan. 1997. Total management thinking. Oxford: Reed Educational and
professional Publishing Ltd.
12. Kralj, Janko. 2003. Management. Koper: Visoka šola za management.
13. Laszlo, George P. 1999. Project management: A quality management approach. The
TQM Magazine. Volume 11, Number 3: 157-160.
14. Lipičnik, Bogdan. 1999. Organizacija podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
15. Magness, John Michael.2006. Podjetnik kot pilot. Ljubljana: Narodna in univerzitetna
knjižnica.
16. Možina, Stane in Bohinc Rado, editors. 2002. Management: Nova znanja za uspeh.
Radovljica: Didakta.
17. Nemec-Pečjak, Marko (marec 2002, številka 3). Popolna podpora projektom. Moj
mikro strani (35-36).
37
18. Nemec, Viljem. 2005. Kako do uspešnega managementa. Ljubljana: Modrijan.
19. Schwalbe, Kathy. 2006. Introduction to project management. Boston: Thomson Course
Technology.
20. Štefan, Ivanko. 1999. Temelji organizacijskih proučevanj. Novo Mesto: Visoka šola za
upravljanje in poslovanje.
21. Uršič, Duško. 2002. Organizacija in management. Maribor: Ekonomsko-poslovna
fakulteta.
38
17 SEZNAM VIROV
1 Elektronski viri
1.1 Agencija poti d.o.o. 2008. [online].Dostopno na: [http://www.agencijapoti.si/si/clanki/6871/default.html]
1.2 Mind tools ltd. 2008. [online].Dostopno na: [http://www.mindtools.com/]
1.3 UniCredit Banka Slovenija d.d. 2008. [online]. Dostopno na:
[http://www.unicreditbank.si/]
1.4 TopTenREVIEWS. 2008. [online]. Dostopno na: [http://project-managementsoftware-review.toptenreviews.com/]
1.4 Business.com, Inc. 2008. [online]. Dostopno na: [http://www.business.com]
1.5 Guardian News and Media Limited. 2008. [online]. Dostopno na:
[http://www.theguardian.co.uk]
2 Interni viri iz banke
3 Viri iz predavanj