docHåndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
download 
Report Transcription
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Innhold 1.Innledning................................................................................................ 3 2.Korpsstyret............................................................................................... 3 1.Hvilke oppgaver har styret?.........................................................................3 2.Hva gjør styrelederen i FSM?....................................................................... 4 2.1.Oppgaver......................................................................................... 4 3.Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår................................. 5 3.Økonomistyring - rutiner............................................................................... 6 1.Hvorfor er budsjett og regnskap viktig?..........................................................6 2.Regnskap............................................................................................... 6 2.1.Hvem er interessert i regnskapet?............................................................7 2.2.Kontantprinsippet............................................................................... 7 2.3.10 tips for å bygge opp et godt regnskap:..................................................7 3.Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning)...................................... 8 3.1.Overholde budsjettet........................................................................... 8 3.2.Budsjettet som arbeidsdokument............................................................8 3.3.10 tips for et godt budsjett:..................................................................8 4.Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan?.............................................................9 5.Mer detaljer........................................................................................... 9 5.1.Fakturaer:........................................................................................ 9 5.2.Innbetalinger fra medlemmer:................................................................ 9 5.3.Utlegg:...........................................................................................10 5.4.Arrangementer:................................................................................ 10 5.5.Lodd, julekalendere og kakebokser:.......................................................10 5.6.Korpsturer, seminarer:........................................................................ 10 5.7.Utbetalinger:................................................................................... 10 5.8.Kontoplan:...................................................................................... 10 4.Styremøter.............................................................................................. 15 1.Tidspunkt............................................................................................. 15 2.Innkalling............................................................................................. 15 3.Møte................................................................................................... 15 4.Fast agenda.......................................................................................... 15 5.Årsmøtet ............................................................................................... 15 1.10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet............................ 16 Sist oppdatert februar 2012 Side 2 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 6.Andre faste oppgaver for styret..................................................................... 17 1.Søknads- og rapporteringsfrister – årshjul...................................................... 17 2.Hvordan skaffe penger til korpskassa?...........................................................18 3.Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt.......................................18 3.1.Hel- og halvårsplaner......................................................................... 18 3.2.Langtidsstrategi................................................................................ 18 7.Rekruttering............................................................................................ 18 1.Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere?............................................... 18 8.Instrukser for styret, korpsleder og komiteer .................................................... 19 1.Instruks for arrangementskomiteen..............................................................19 2.Instruks for IT- og portalutvikling................................................................20 3.Instruks for korpsledere............................................................................20 4.Instruks for material- og noteforvalter.......................................................... 21 5.Instruks for reisekomiteen.........................................................................21 6.Instruks for uniformskomiteen.................................................................... 22 7.Instruks for valgkomiteen ........................................................................ 22 8.Instruks for loppe- og dugnadskomiteen: ......................................................24 9.Instruks for ansvarlig for medaljer og stjerner:...............................................25 9.Vedtekter pr. februar 2011........................................................................... 25 1.Formål................................................................................................ 25 2.Organisasjon......................................................................................... 25 3.Medlemskap.......................................................................................... 25 4.Utmelding............................................................................................ 25 5.Kontingent........................................................................................... 25 6.Plikter.................................................................................................26 7.Øvelser................................................................................................26 8.Ansvar................................................................................................. 26 9.Styre, korpsledere og korpsrepresentanter.....................................................26 9.1.Styret............................................................................................ 27 9.2.Korpsledere..................................................................................... 27 9.3. Korpsrepresentanter..........................................................................27 10.Revisjon............................................................................................. 27 11.Valgkomite.......................................................................................... 28 12.Komiteer............................................................................................ 28 13.Årsmøtet............................................................................................ 28 Sist oppdatert februar 2012 Side 3 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 14.Dirigent/instruktører............................................................................. 29 15.Rapportplikt........................................................................................ 29 16.Oppløsning.......................................................................................... 29 17.Vedtektsendringer................................................................................. 29 18.Statutter............................................................................................ 29 19.Årsmøtevedtak..................................................................................... 30 10.Vedlikehold av instrumenter .......................................................................30 1.Messinginstrumenter............................................................................... 30 2.Trombone............................................................................................. 30 3.Fløyte................................................................................................. 30 4.Klarinett.............................................................................................. 30 5.Saksofon.............................................................................................. 31 6.Trommer.............................................................................................. 31 11.Dugnader og arrangementer ....................................................................... 31 1.Loppemarked........................................................................................ 31 2.Kakelotteri........................................................................................... 31 3.Salg av Adventskalendere..........................................................................31 4.17. mai ............................................................................................... 31 5.Stjernedryss..........................................................................................32 6.Sommer- og juleavslutning........................................................................ 32 7.Spilleoppdrag........................................................................................ 33 Sist oppdatert februar 2012 Side 4 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 1. Innledning I denne håndboken har vi forsøkt å samle rutiner og gi informasjon om hva du bør vite når du har verv i Furuset skoles musikkorps. For de fleste er dette kanskje første gangen de har et verv av denne typen, og da er det mye nytt å tenke på og sette seg inn i. Denne håndboken skal være til hjelp, og svare på de fleste spørsmålene du skulle ha om det å drive et korps. Håndboken du har foran deg er utarbeidet av korpsets styre, og er laget i samsvar med FSMs vedtekter og vedtatte instrukser. Dette er et levende dokument, og den sist daterte utgaven er gjeldende. Rutiner og maler er ment som veiledende, og skal brukes som et verktøy for utføring av oppgaver. Disse vil forhåpentligvis også føre til at nye representanter lettere skal finne frem til sine ansvarsområder. Men – rutinene i denne håndboken skal ikke ligge til hinder for delegering eller omfordeling av oppgaver. Husk – det er alltid lov å bruke sunn fornuft og fantasi! 2. Korpsstyret Et korps er som en liten bedrift. Det må ha klare mål for hva som skal oppnås, det må drives på en økonomisk ansvarlig måte, og det må ta godt vare på alle som er en del av bedriften, både store og små. I et korps vil alltid musikken stå i sentrum, men for å lage musikk må styret sørge for at det musikalske blir fulgt opp på en god måte gjennom dirigenten, sørge for at musikantene har gode instruktører, sørge for at økonomien er i orden og sørge for at de som er med i korpset trives. 1. Hvilke oppgaver har styret? - Arbeidsgiveransvar (dersom FSM har ansatte) - Planlegging av korpsets drift (aktiviteter, musikalsk, rekruttering etc.) - Lede korpsets virksomhet (Arrangementer, møter, sosiale samlinger, etc.) - Ha ansvar for organisasjonens økonomi - Ta vare på alle viktige dokumenter (Post, søknader, referater, etc. må tas vare på for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort og gjennomført tidligere) - Gi informasjon til medlemmene - Skrive referat fra styremøtene (Medlemmene kan se hva korpset jobber med og styret kan huske hva de har bestemt.) Styret i FSM består av x personer: Sist oppdatert februar 2012 Side 5 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps - Leder - Sekretær - Økonomiansvarlig - Styremedlem - Musikant I tillegg er det opprettet følgende komiteer/funksjoner med egen instruks: - Valgkomite - - Arrangementskomite - Loppe- og dugnadskomite - Note- og materialforvalter Uniformskomite Når det er behov kan årsmøtet/styret i tillegg oppnevne ulike komiteer som har ansvar for enkeltoppgaver – turkomité, rekrutteringskomité, musikkutvalg etc. Alle komiteer/funksjoner har en instruks for arbeidet sitt. Disse er beskrevet senere i denne håndboken. Hensikten med komiteer/funksjoner er at styret skal avlastes i enkelte prosjekter eller arbeidsoppgaver. Det er viktig med tett og god kommunikasjon mellom komiteene og styret. Styremedlemmene kan med fordel knyttes til ulike komiteer/utvalg, og gjerne fungere som leder for disse. 2. Hva gjør styrelederen i FSM? De aller fleste som overtar som styreleder i et korps, er helt nye i jobben. Da er det ikke alltid så lett å vite hva man faktisk har ansvar for å gjøre. Kort sagt kan styreleders ansvar defineres til å påse at alle arbeidsoppgaver som skal gjøres blir gjort og organisert på enklest mulig måte. Lederen skal ha oversikt over, og lede, korpsets totale drift. 2.1. Oppgaver - Ansvar for innkalling til styremøter og forberedelse av saker - Ansvar for at korpsets dirigent/instruktør(er) innkalles til styremøter - Lede styremøter - Sørge for gjennomføring av effektive møter - Tilrettelegge for gode arbeidsrutiner for de øvrige tillitsvalgte, delegere oppgaver - Engasjere tillitsvalgte i skolekorps og påse at de blir deltakere i prosessene - Sørge for god kommunikasjon med og mellom medlemmene og omgivelsene Sist oppdatert februar 2012 Side 6 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps - Initiere og lede arbeidet med målsetting og planer i samarbeid med korpsets dirigent/instruktør(er). - Sørge for iverksetting og bruk av vedtatte planer - Sørge for jevnlig evaluering og eventuell justering av korpsets aktivitet, mål og planverk - Sørge for involvering av korpsets dirigent/instruktør(er) i evalueringsog justeringsprosesser - Sørge for god økonomistyring - Oversikt over aktuelle tilskuddsordninger og at søknader/rapporter leveres i rett tid. En leder skal selvfølgelig ikke gjøre alle disse oppgavene selv, men fordele arbeidsoppgaver til øvrige tillitsvalgte og andre som også bør ha klart definerte oppgaver. Men ansvaret for korpsets drift og aktivitet ligger alene hos styrets leder, det må det aldri være tvil om. 3. Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår Innhente politiattester - - Korpsledere - Dirigenter - Instruktører Andre som har ansvar for barn og unge i korps Elektronisk signatur - Sørge for at sittende leder har oppdatert sin elektroniske signatur hos NMF. - FSM skal kun ha en elektronisk signatur som er opprettet av styreleder. Misbruk vil medføre bortfall av støtte fra NMF. - Elektronisk signatur brukes ved søknad til NMFs støtteordninger, oppdatere medlemsdatabasen, års rapportering og tilgang til hjelpemidler på NMFs medlemsportal. Kontingent - Sørge for at korpset betaler inn rett kontingent til NMF. Årsrapport - Årsrapporten er en bekreftelse på at medlemmer og styre i korpset er som registrert i portalen. - Rapporten fylles ut i medlemsportalen før årsslutt, 31. desember. Sist oppdatert februar 2012 Side 7 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps - Årsrapporten danner grunnlaget for rapporteringen til offentlige myndigheter. Viktig at dette gjøres da det er disse tallene som danner grunnlaget for støtte fra offentlige myndigheter. - Innsendt årsrapport er også en bekreftelse på at korpset har tatt stilling til politiattest, og gjort eventuelle nødvendige tiltak. - Denne årsrapporten må ikke forveksles med korpsets årsmelding som skrives til intern bruk. Frivillighetsregisteret - Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. - Alle foreninger, stiftelser og lokale lag som driver frivillig virksomhet skal registreres i Frivillighetsregisteret for å få momsrefusjon og for å ta del i Grasrotandelen. - Registreringsskjemaet i Frivillighetsregisteret er samordnet registermelding og lastes ned via (www.altinn.no) Felt 17-21 i Samordnet registermelding gjelder registrering i Frivillighetsregisteret. Meldingen må underskrives for å bli godkjent. Tono - Tono betaler vederlag til komponistene når musikk framføres, og ordningen er blant annet med på å sikre at komponister som skriver musikk for korps, får mulighet til å fortsette med dette. - Avtalen med Tono er inngått for å forenkle rutinene ved fremføring av musikk. I stedet for at korpsene betaler inn for hver fremføring, betaler de en avgift gjennom medlemskontingenten til NMF som dekker all fremføring. - Våre medlemskorps er forpliktet til å sende inn oversikt over framført musikk direkte til TONO for alle konserter de selv arrangerer. De kan enten fylle ut et standard rapportskjema, eller sende konsertprogrammet. Kopinor - Musikkorps som er medlemmer av NMF har etter avtale med Kopinor anledning til å kopiere noter innenfor visse rammer. Avtalen omfatter kopiering av opphavrettslig beskyttet materiale som finner sted i vår virksomhet og innbefatter alle medlemmer av NMF, både korps og administrasjon. - Avtalen gir rett til kopiering, innenfor visse rammer. Kopiering skal ikke erstatte kjøp av materiale som det ellers ville være naturlig å anskaffe. For korpsene betyr dette kopiering av supplement- og arbeidskopier. - Medlemskontingenten i NMF er med på å dekke deler av Kopinor avtalen. Sist oppdatert februar 2012 Side 8 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 3. Økonomistyring - rutiner 1. Hvorfor er budsjett og regnskap viktig? Vi har jobbet hardt for å gjennomføre et arrangement. Dagen er kommet, og arrangementet går som planlagt, og vi er fornøyd med gjennomføringen. Dagen etter ringer imidlertid kassereren og forteller at arrangementet har gått i underskudd. Vi kan ikke tro hva vi hører, med så mye tid og krefter vi har lagt ned er det da ikke mulig å ha tapt penger? For å få en oversikt over hvor mye vi kommer til å bruke å tjene på aktiviteten vår, er det nødvendig å sette opp et budsjett. Oversikt over det vi forventer i inntekt og utgift gjør arbeidet enklere. Budsjett og regnskap er mest av alt vårt verktøy for å styre korpset vårt på best mulig måte. En skiløper trenger støttespillere underveis som opplyser om hvor fort hun går i forhold til konkurrentene, slik at hun kan finne ut om hun skal gå fortere. På samme måte trenger et korps først å utforme et mål og en plan – det er budsjettet – og senere bruke regnskapet for å finne ut om noe bør justeres underveis. Når året er omme og årsregnskapet er klart – da har man kommet i mål og kan se hva resultatet ble. Så brukes erfaringene fra årsregnskapet som et verktøy og en pekepinn når vi lager neste års budsjett. 2. Regnskap Regnskapet er en oversikt over hva korpset har brukt pengene sine på. Der budsjettet viser hvor mye vi tror vi kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye vi faktisk har brukt. Regnskapet skal sørge for at vi har oversikt og kontroll over økonomien til korpset. En hovedregel er at all økonomisk aktivitet skal føres i regnskapet. Det er flere grunner til at regnskap må føres. Den mest opplagte for mange er fordi skattemyndighetene krever det. Men for små organisasjoner er det like viktig å føre regnskap fordi man har nytte av det: det gjør det enklere å styre korpset og ta avgjørelser fordi man vet hvordan økonomien er, og det gjør det enklere å ha tillit til hverandre fordi man vet at det ikke er mulig å misbruke korpsets økonomisk dersom det føres regnskap. Målet er å unngå korrupsjon eller underslag, eller mistanke om dette. Skulle noe slikt skje, vil det gode ryktet til organisasjonen bli svekket. Derfor er det lurt å lage etiske retningslinjer som bestemmer at enkeltpersoner aldri skal kunne bruke sin stilling eller verv til å oppnå økonomiske fordeler, at man aldri skal gi gale opplysninger om den økonomiske situasjonen og aldri holde tilbake informasjon om hva pengene brukes til. 2.1. Hvem er interessert i regnskapet? Først og fremst er det korpsets medlemmer/foreldre som er interessert i å se at pengene faktisk brukes på korpsets formål. I det daglige er det styret som har behov for å vite noe om økonomien. Kasserer har som regel en fast post på hvert styremøte der den økonomiske situasjonen fremlegges, gjerne i form av to rapporten: en balanserapport og en resultatrapport. Balanserapporten er vanligvis ganske kort, og viser korpsets eiendeler (bankinnskudd, kontanter og eventuelt utestående fordringer) og egenkapital/gjeld. Resultatrapporten viser hva pengene er bruk til (se kontoplanen), og hvor de er kommet fra. På årsmøtet vil medlemmene kunne si sin mening om de synes styret bruker pengene på en god eller dårlig måte, og hvis det siste alternativet er tilfelle, må Sist oppdatert februar 2012 Side 9 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps regnskapet føres på nytt og tas opp til ny vurdering. Medlemmene kan også bestemme at ikke samme personer skal ha ansvaret for økonomien igjen. Offentlige myndigheter, banker og låneinstitusjoner vil også vite om vi har kontroll på økonomien hvis vi skal søke om støtte eller lån. Kort sagt: Alle som har behov for å vite hvordan det går med korpset er helt avhengig av å se at regnskapet er ført på riktig måte. Det finnes mange måter å føre et regnskap på. For en liten organisasjon er det best å føre regnskapet etter kontantprinsippet. 2.2. Kontantprinsippet Kontaktprinsipp betyr at inntektene blir ført i regnskapet når pengene kommer inn. Dersom vi for eksempel sender ut en faktura om medlemskontingent, føres inntektene når pengene betales inn på konto, ikke når brevet sendes ut. Noen organisasjoner velger å ha to konti: en aktivitetskonto og en driftskonto. Slik unngår man at for eksempel oppsamlede midler går til å betale for leie av møtelokale, når det egentlig skulle gått til et formål som korpset jobber for. Hvis noen har lagt ut for noe, kan dette forslaget til refusjonsbilag benyttes. Skjemaet leveres til kasserer sammen med kvitteringer. 2.3. • • • • • • • • • 10 tips for å bygge opp et godt regnskap: Bruk god tid. Før regnskapet så nøyaktig som mulig. Det skal vise hva vi har brukt hver eneste krone på. • Detaljer. Alle føringer i regnskapet må ha en dato som fortelle når pengene ble brukt og en beskrivelse av hva pengene er brukt på. Før beløpet, hvilken type kostnad eller inntekt det er, og hvor pengene er nå. Opplæring Ta regnskap og økonomistyring på alvor. Vær tålmodig i opplæringsfasen, og fokuser heller på hvor mye man lærer enn hvor mye tid det tar å lære seg det. Ta et kurs hvis du er usikker. Budsjett. Grupper inntektene og utgiftene på samme måte som i regnskapet, for å kunne sammenligne og finne forskjeller. Oppfølging. Lag gode rutiner for regnskapsføring, og før regnskap underveis gjennom hele året. Kanskje kan man ha en fast dag annen hver uke der man bruker noen minutter på regnskapet? Struktur. Unngå snarveier og “billige” løsninger. Hastverksarbeid vil skinne gjennom når man presenterer regnskapet mot slutten av året. Slapp av! Regnskapet vil aldri bli helt likt budsjettet, men skal gi en pekepinn på om vi har gått i pluss eller minus. Samle på alt. Ta vare på alle kvitteringer/bilag/kontoutskrifter/fakturaer! Rapporter. Gå gjennom regnskapet på hvert styremøte, slik at styret alltid er informert. Fordel ansvaret. Sist oppdatert februar 2012 Side 10 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Sørg for at det er flere som har ansvaret for regnskapet. 3. Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning) Budsjettet sier noe om hvordan korpset skal bruke pengene den har og får. Budsjettet blir vedtatt på årsmøtet. Da skal det være en demokratisk avgjørelse bak hvordan korpsets penger skal brukes. På årsmøtet vedtas budsjettet for et visst tidsrom, normalt for et kalenderår. Hvis inntektene og/eller utgiftene blir annerledes enn det årsmøtet har bestemt, kan styret foreslå å endre det. Endringene må legges frem og begrunnes for neste årsmøte. Et budsjett viser hvordan inntekter finansierer kostnader, i tillegg til å fungere som en ramme for hvilke aktiviteter korpset har råd til å gjennomføre. 3.1. Overholde budsjettet Budsjettet er et styringsdokument, altså et dokument vi planlegger aktivitetene våre på bakgrunn av. Eksempel på en aktivitetsplan finner du her. Men hvordan bruke budsjettet i praksis? En viktig tommelfingerregel er at det som ikke står nevnt i budsjettet, skal det heller ikke brukes penger på. Det høres enkelt ut, men det er faktisk ikke så enkelt. Korpset må ha penger til å gjennomføre alt som står i budsjettet. Det viktigste er naturligvis at budsjettet er realistisk. Det vil si at det er sannsynlig at de kostnadene og inntektene som står der kan gjennomføres. Et vanlig spørsmål i en budsjettdebatt er “hva koster det?”, det kan det være vanskelig å svare på. En god ide er å lage en beregning over hva vi forventer ting koster. Å beregne kostnader betyr at vi tenker oss hva alt vi trenger kommer til å koste. 3.2. Budsjettet som arbeidsdokument Det er styret som er ansvarlig for den økonomiske driften av korpset. Derfor er det viktig at styret har et bevisst forhold til budsjettet og hvor mye som er brukt av det. Styret trenger ikke diskutere budsjettet på hvert styremøte, men minst fire ganger i året – altså en gang i hvert kvartal – bør budsjettet være en sak på styremøtet. Da forklarer kasserer hvordan korpset ligger an i forhold til de målene som er satt i budsjettet. Kanskje må budsjettet endres? Det er vanlig at styret en til to ganger i året endrer budsjettet. Det vil si at styret justerer de faktiske kostnadene og inntektene, for eksempel dersom det er brukt for mye penger på noe, slik at det må spares inn på andre poster. Kanskje har korpset fått mer inntekter enn forventet? I så fall kan man gjennomføre flere aktiviteter, og noen av de aktivitetene som man ikke hadde råd til i det opprinnelige budsjettet vil kunne gjennomføres like vel. For å unngå at det planlegges en aktivitet korpset ikke har penger til å gjennomføre på et bestemt tidspunkt, kan man sette opp et såkalt likviditetsbudsjett. Det lages ved at man setter datoer for alt som skal gjøres i budsjettet, og ut fra det kan det settes opp en oversikt for hver måned over hvor mye penger man skal ha i slutten av hver måned. Her er et eksempel på hvordan et enkelt likviditetsbudsjett kan settes opp. 3.3. • 10 tips for et godt budsjett: Diskusjon. Sist oppdatert februar 2012 Side 11 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps • • • • • • • • • Før man lager et budsjett, bør man diskutere hvilke aktiviteter som skal prioriteres. Slik kan det komme gode forslag til aktiviteter allerede før budsjettforslaget settes opp. Hva skal man satse på? Enighet. Budsjettet vedtas av årsmøtet. Alle medlemmer skal kunne komme med innspill og forslag til endringer, slik at alle kjenner at de kan stille seg bak de økonomiske rammene det neste året. Sammenheng. Det er en sammenheng mellom det man vil gjøre og pengene som skal komme inn. Dersom kostnadene og inntektene ikke er sannsynlige, har ikke heller budsjettet noen funksjon. Styring. Budsjettet er et styringsdokument som skal brukes i løpet av hele året, og må bygges opp slik at styret har mulighet til å omdisponere midlene underveis. Gjør det enkelt. Budsjettet skal være oversiktlig, men ikke for detaljert. Man må ha nok detaljer til at man ser hvordan pengene skal brukes, men ikke så mange detaljer at det blir uoversiktlig. Realisme. Budsjettet må være realistisk slik at man ikke beregner mer inntekter enn det er sannsynlig at man kan skaffe gjennom for eksempel søknader om støtte eller medlemskontingenter. Utgiftene bør bare være større enn inntektene hvis an har egenkapital som kan har bestemt at skal brukes. Dersom korpset mottar støtte fra det offentlige, er det sannsynlig at støtte man ikke bruker opp må betales tilbake. Føre var. Det kan være lurt å legge inn en såkalt “buffer”. Bufferen er penger man har i bakhånd i tilfelle uforutsette utgifter. Inkludere. Dersom man skal søke om støtte fra kommunen eller andre, må man passe på å inkludere et budsjett i søknaden. I dette budsjettet er det viktig at den støtten man søker om er regnet inn, slik at man viser hva støtten skal brukes på. Research. Snakk med andre som har vært aktive i korpslivet en stund og som kjenner til hva forskjellige ting ender opp med å koste. Inspirasjon. Lær mer om å lage budsjett på kurs, kontakt gjerne Frivillighet Norge, som har kurs i bl.a. økonomistyring. 4. Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan? Revisjon er kontroll av regnskapet. Alle regnskaper bør gjennomgås og kontrolleres av en annen person enn den som har ført det, slik at både den som godkjenner regnskapet og den som har ført det, kan skrive under på at det er i orden. Men, det er bare årsregnskapet til korpset som er “regnskapspliktige” som må revideres. Korpset velger en internrevisor. Det kan være noen i styret eller et vanlig medlem som har et ekstra ansvar for å kontrollere regnskapet. Oppgavene til en internrevisor er ikke å skygge de økonomiansvarlige for å finne feil eller mangler, Sist oppdatert februar 2012 Side 12 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps men å være med å passe på at regnskapet følger vedtak i korpset og de lover og regler som gjelder for korpset. Slik har styret en sikkerhet for at arbeidet som legges ned er godt nok. 5. Mer detaljer 5.1. Fakturaer: Alle fakturaer skal godkjennes av innkjøper/bestiller før den utbetales. Skal også signeres av leder. 5.2. Innbetalinger fra medlemmer: Alle innbetalinger av turer, medlemsavgifter m.m. fra medlemmer skal settes inn på konto i sin helhet. Dette for å kunne finne tilbake til innbetaling. Skal ikke brukes til å dekke utlegg m.m. 5.3. Utlegg: Ved behov for kontanter til utlegg for turer og arrangementer, overføres dette til konto etter forespørsel. Gjøres opp innen 1 uke etter at aktivitet er avsluttet. Evt. restbeløp overføres til korpsets konto og bilag leveres kasserer. Ved flere billag, lag gjerne en oppstilling. 5.4. Arrangementer: Ansvarlig for arrangementet har ansvar for at kasserer får kassen for oppgjør. Kasserer overfører penger til korpsets konto. Alle utlegg skal signeres og merkes med bilagsnummer, bruk eget oppgjørsskjema. Se vedlegg. Ved større utlegg bør disse utbetales fra konto. Alle utlegg skal godkjennes av ansvarlig for arrangementet før oppgjør tas fra kasse. 5.5. Lodd, julekalendere og kakebokser: Kasserer skal ha oppdatert liste så snart alle har fått det de skal selge. Dette for å føre kontroll på at alle innbetaler. 5.6. Korpsturer, seminarer: Kasserer skal ha oppdatert liste for hvem av korpsmedlemmene som er påmeldt. Dette for å ha kontroll på at alle innbetaler egenandeler. Viktig at evt. avmeldinger blir meldt til kasserer. 5.7. Utbetalinger: Ingen utbetalinger skal foretas uten at vi har en faktura, oppstilling e.l. som er godkjent. Alle utlegg og fakturaer må tydelig merkes med riktig arrangement/kostnad, i og med at kasserer trenger denne informasjonen mht. hvor inntekten/utgiften skal føres i regnskapet. 5.8. Kontoplan: UT/INN Sist oppdatert februar 2012 BESKRIVELSE Side 13 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Inntekter Medlemskontingent Årsavgift for å være medlem i korpset Uniformsgebyr Ved utdeling av uniform første gang påfaller et gebyr Frivillighetsmidler Frivillighetsmidler mottatt fra bydelen Støtte fra NMF VO midler fra NMF Instrumentfond NMF Tildeling av instrumentsfondsmidler fra NMF MVA kompensasjon NMF MVA kompensasjon fra NMF Grasrotandel Mottatte tippemidler fra Grasrotandelen Loppemarked Inntekter på loppemarked Kretsstevne Inntekter på kretsstevner 17. mai Inntekter på 17. mai Kakelotteri Inntekter på kakelotterier Spilleinntekter oppdrag Inntekter på korpsets oppdrag Bingo Inntekter på bingodrift Adventskalendere Inntekter på salg av adventskalendere Egenbetalinger ved korpstur Innbetaling på egenandel ved korpstur Dugnadsbanken Inntekter fra dugnader Annen driftsrelatert inntekt Andre innekter som ikke dekkes av ovennevnte konti Renteinntekter Renteinntekter fra bank Kostnader Dirigent Kostnader til dirigent, herunder også arbeidsgiveravgift og feriepenger Instruksjon Kostnader til instruktører, herunder også arbeidsgiveravgift og feriepenger Uniformskostnader Utgifter til uniformer, korpsgensere og andre påkledningseffekter Annonser Kostnader til annonser i avis, internett Medaljekjøp Kostnader til medaljer, kretsstevner og stjernedryss Instrumenter Kostnader på innkjøp av instrumenter Reparasjon instrumenter Kostnader til reparasjon og vedlikehold av instrukenter og effekter Seminarer kostnader Kostnader til seminarer, herunder også kostnader til instruktører knyttet til seminaret Korpstur Kostnader til korpstur Konserter Kostnader ifbm. arrangering av konserter Sist oppdatert februar 2012 Side 14 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Noter Kostnader til noter og opplæringsbøker Kontingent NMF Kontingent for å være medlem i NMF Loppemarked Kostnader av arrangering av loppemarked Kretsstevne Kostnader til kretsstevne 17. mai Kostnader til arrangering av 17. mai Adventskalendere Kostnader til innkjøp av adventskalendere Kontorrekvisita Kostnader til kontorrekvisita som brevark, kopieringspapir, lisens regnskapsprogram Møter/kurs Utgifter til møter og kurs Porto Utgifter til porto Gaver Utgifter til gaver til medlemmer og andre jubilanter, eks. konfirmanter Forsikring NMF Forsikringskostnad til NMF for medlemmer og instrumenter Bankgebyr Bankgebyr Andre kostnader Andre kostnader som ikke dekkes av ovennevnte konti 4. Styremøter 1. Tidspunkt Det settets opp en møteplan hvor det avtales tidspunkt for styremøter i løpet av styreåret. I tillegg kan styreleder ta initiativ til styremøter etter behov. Øvrige styremedlemmer innkalles uten nærmere avtale. Det blir avholdt styremøter ca. hver måned. 2. Innkalling Møtekalenderen er å regne som styremøteinnkalling. Styreleder sender ut saksliste i forkant av styremøtet. Det blir ikke sendt ut spesiell styremøteinnkalling annet enn ekstra styremøter, styreleder finner behov for. Ved første styremøte etter årsmøtet kan avtroppende og nyvalgte styremedlemmer stille ved behov. 3. Møte Møte ledes av styreleder. Det bør legges vekt på at møtene skal være effektive og løsningsorienterte. Kasserer presenterer tallmateriell og kommenterer eventuelle avvik fra budsjett. Styrets sekretær utarbeider møtereferat og distribuerer dette pr. e-post. 4. Fast agenda • • • • • • • Gjennomgang og godkjennelse av referat fra forrige styremøte Medlemsbevegelser Økonomi Kommende arrangementer Gjennomførte aktiviteter Drift Eventuelt Sist oppdatert februar 2012 Side 15 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps • Oppfølging av tidligere saker 5. Årsmøtet Årsmøtet er det høyeste organet i et korps. Det betyr at det er det stedet medlemmene i korpset kan være med og bestemme hvordan korpset skal jobbe, og med hva. Vedtak gjort av årsmøtet kan ikke endres av styret. Bestemmelsene kan endres av et nytt årsmøte. • Årsmøtevedtektene og korpsets vedtekter er styrende for korpsets arbeid frem til neste årsmøte. • Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar i korpset, og bør gjennomføres på en strukturert og god måte. For å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene, serveres litt lett mat og drikke på årsmøtet. 1. 10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet 1. Planlegging Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt. 2. Forbered sakene Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for korpset, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert. 3. Innkalling Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer. 4. Valgkomite Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed. 5. Ledelse Velg en person som skal styre møtet. 6. Orden Vær godt forberedt og pass på at man har ekstra kopier av sakspapirene og en kopimaskin i nærheten. 7. Forslag Sist oppdatert februar 2012 Side 16 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps La alle som vil, komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet, så man vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet. 8. Vedtekter Se på vedtektene for å være sikre på at man følger spillereglene. 9. Hygge Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke, og ha gjerne en sosial kveld etter møtet. 10. Takk Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet. 6. Andre faste oppgaver for styret 1. Søknads- og rapporteringsfrister – årshjul Hva Frist Hvem Drømmekonsert 15. mars NMF Søknad om frivillighetsmidler fra bydelen Bydel Alna Frifond (kategori B) 1. april NMF Instrumentfond 1. april NMF Rapportering Frivillighetsregisteret AltInn Drømmekonsert 15. juni NMF Rapportering Voksenopplæringsmidler 15. juni NMF Innsending av søknad om momskompensasjon 15. juni NMF Søknadsskjema O. Kristoffersen Bingo (Furuset Bingo) 1. november O.K. Bingo Drømmekonsert 15. september NMF Rapportering Voksenopplæringsmidler 15. desember NMF Drømmekonsert 15. desember NMF Rapportering bydel Bydel Alna Rapportering instrumentfond NMF Innlevering av årsrapport gjennom medlemsportal Sist oppdatert februar 2012 Side 17 31. desember NMF Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 2. Hvordan skaffe penger til korpskassa? FSM er et foreldredrevet korps. Det vil si at korpset får hoveddelen av sine inntekter gjennom dugnadsarbeid, og annet frivillig arbeid der alle foreldrene deltar. På en rekke dugnader som loppemarked, kakelotteri og loddsalg, er også musikantene med. Gjennom et år får korpset inn penger gjennom følgende dugnadsaktiviteter: Loppemarked (1-2 ganger pr år) - Salg av julekalendere eller musikklodd Kakelotterier Det er også fritt frem for foreldre å komme med innspill til styret om hvordan vi kan skaffe inntekter til korpset. 3. Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt 3.1. Hel- og halvårsplaner Styret utarbeider, i samarbeid med dirigentene og korpslederne, både en plan for hele korpsåret og det nærmeste halvåret. Denne skal inneholde dato for aktiviteter, beskrivelse av aktivitet, retningslinjer for antrekk og ansvarlig for aktiviteten. 3.2. Langtidsstrategi Styret skal sammen med dirigentene utarbeide en langtidsstrategi for korpset. Denne skal inneholde mål om rekruttering, utvikling av korpset, samarbeid med eksterne, samarbeid med skolen etc. 7. Rekruttering 1. Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere? For at korpset skal kunne opprettholde et jevnt medlemstall, er det nødvendig med årlig rekruttering av nye medlemmer. Det vil være ulike behov fra år til år. Musikalsk leder (dirigent) må derfor sette opp en oversikt over ønsket besetning og ledige instrumenter før rekrutteringsprogrammet planlegges. Tidspunk t Aktivitet Ansvar Mars Oversikt besetningsønske og ledige instrumenter Dirigent April Avtale tidspunkt for konserter med skoler Korpsleder Bestemme hvilke musikanter som skal delta på rekrutteringskonsertene Dirigent Sist oppdatert februar 2012 Side 18 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Oppdatere/kopiere opp brosjyrer med informasjon om FSM Mai/juni Infomøte for nye aspiranter med foreldre Styreleder Presentere instrumenter/dirigenter Innmelding Dirigent Korpsleder Juni/juli Velkomstbrev/e-post og plassbekreftelse Styreleder August Gjøre klar instrumenter, notestativ og korpsgenser Instrumentforvalt er Velkomstbrosjyre Korpsleder Innmelding NMF Styreleder Avtale time med instruktør/kulturskole Korpsleder Septembe Foreldremøte aspiranter og valg av r aspirantkorpsleder Styreleder God kommunikasjon mellom styret, dirigent og korpsledere på den ene siden, og foreldrene på den andre, er svært viktig for at korpset skal fungere på best mulig måte. Styret gjennomfører infomøte med foreldrene til nye aspiranter før opptak, og foreldremøte rett etter oppstart av skoleåret. Styret gjennomfører to foreldremøter for samtlige foreldre – et om høsten og et om våren. Korpsets nettside (www.fsm-korps.no) skal til en hver tid være oppdatert, og skal presenteres for foreldre og musikanter som den viktigste kilden til informasjon. All informasjon som deles ut på øvelsene skal også ligge ute på nettsiden. Et godt samarbeid med skolen, og den enkelte lærer, er viktig for korpset. Gjennom dialog med korpset vil skolens lærere gi elevene informasjon om korpset, og hvilke muligheter barna har til å lære å spille et instrument. Korpset skal være synlig i nærmiljøet, og ha et godt samarbeid med andre lokale aktører som velforeninger, borettslag og andre lag og foreninger. Når korpset har konsert eller jubileum, eller gjennomfører andre aktiviteter som er av bredere interesse, skal styret søke å formidle dette gjennom tett kontakt med lokal media. 8. Instrukser for styret, korpsleder og komiteer Instruksene er vedtatt på årsmøtet i februar 2012. Sist oppdatert februar 2012 Side 19 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 1. Instruks for arrangementskomiteen 1. Arrangementskomiteen er underlagt korpsstyret. 2. Planlegge, samt stå for innkjøp, servering, opprydding og eventuelle gevinster under tilstelninger der FSM står som ansvarlig. For eksempel: - 17. mai - loppemarked - kakelotteri - huskonserter - åpent hus/rekruttering - jule- og sommeravslutninger 3. Sørge for å skaffe nødvendig hjelp fra andre korpsforeldre ved arrangementer i korpsregi. 4. Holde nødvendig orden i, og oversikt over rekvisita og materiell som brukes ved arrangementene. 5. Rapportere forbruk til økonomiansvarlig, også for videre planlegging. 6. Returnere ubrukte varer (som for eksempel mineralvann) til butikk dersom det er inngått avtale om dette. 7. Skaffe seg godkjenning til innkjøp fra økonomiansvarlig, og levere kvitteringer iht. innkjøp til økonomiansvarlig i rimelig tid innen arrangementet er gjennomført. Arrangementskomiteen bør til enhver tid ha minst et medlem som også fungerer som korpsleder. Dette vil sikre planlegging og gjennomføring av arrangementer for korpset. Hvis dette ikke lar seg gjøre, er det komiteens ansvar å sørge for at det er tett kontakt opp mot korpsledere, og sammen med disse bestemme hvem som gjør hva ved arrangementer ved oppstarten av hvert semester. 2. Instruks for IT- og portalutvikling 1. Ansvarlig for IT- og portalutvikling er underlagt korpsstyret. 2. Sørge for at korpset sin hjemmeside er funksjonell. 3. Sørge for at korpset sin hjemmeside er oppdatert med den informasjon som styret ønsker skal være tilgjengelig. 4. Ajourhold av medlemssidene på hjemmesiden. 3. Instruks for korpsledere 1. Korpslederne er underlagt korpsstyret. 2. Korpslederne skal være til stede på øvelser, seminarer, opptredener og stevner. De skal bistå dirigent og musikanter. Se eget skriv om oppgaver på øvelsene. 3. Korpslederne skal ha oversikt over, og kontakt med medlemmene. De er kontaktperson(er) for musikantene og deres foreldre. Sist oppdatert februar 2012 Side 20 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 4. Korpslederne skal sørge for oppmerksomhet på korpsmedlemmers bursdager. 5. De skal ha oversikt over instruksjon og kontakt med instruktørene, i samarbeid med dirigenten. Tilrettelegging for musikantene. 6. Ajourføre oppmøtelister for samspill og instruksjon. 7. Ajourføre oversikt for utdeling av notebøker og instrumentrekvisita. 8. Sette opp styre-/korpsledervaktliste for instruksjonskveld på skolen. (Nå mandager). 9. Korpslederne utarbeider forslag til halvårsplan i samarbeid med dirigenten. 10. Lage utfyllende informasjonsskriv til musikantene før de ulike aktivitetene 11. Sørge for at uniformskomiteen og materialforvalter får beskjed når noen slutter, sikre at alt utstyr blir levert tilbake i samarbeid med disse to komiteene. 12. Ved behov for innkjøp/reparasjon av instrumenter og noter, ha kontakt med materialforvalter. 13. Korpslederne skal ha kontakt med Arrangementskomiteen ved arrangementer hvor de har en rolle. 14. Ha oversikt over å sørge for at musikantene får årsstjerner og medaljer. Dette gjøres i samarbeid med den ansvarlige for medaljer og stjerner. 4. Instruks for material- og noteforvalter Material- og noteforvalter er underlagt korpsstyret. Materialer: 1. Sørge for at kartoteket over korpsets instrumenter til enhver tid er oppdatert med hvilke instrumenter som er utlånt til hvem, hvilke instrumenter som er innlevert og på lager. 2. Sørge for at instrumentene fungerer etter sin hensikt, dvs. sørge for at instrumentene blir reparert og vedlikeholdt dersom de trenger det. For reparasjon som medfører en større kostnad, konsulteres styret. 3. Sørge for, sammen med styret, at korpsets instrumentforsikring er gyldig og ajourført etter kassasjoner, og etter innkjøp av instrumenter og annet utstyr som er med i forsikringen. 4. I dialog med korpsledere sørge for innkjøp av musikantenes forbruksartikler og holde et rimelig lager av det samme. For disse innkjøp trenger man ikke godkjennelse av styret. 5. I dialog med korpsledere og styret, foreta innkjøp av nødvendige instrumenter. Noter: 1. Sørge for at notearkivet til enhver tid er oppdatert og oversiktlig med alle stemmer. 2. I samarbeid med korpsledere og styret sørge for nødvendig innkjøp. Sist oppdatert februar 2012 Side 21 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 5. Instruks for reisekomiteen 1. Reisekomiteen er underlagt korpsstyret. 2. Innenfor et budsjett gitt av styret, finne alternative forslag til korpsturer å legge disse frem for styret for valg av korpstur. 3. Når valg av korpstur er foretatt, er det reisekomiteen sin oppgave å foreta den videre planleggingen av korpsturen. 4. Reisekomiteen trekker på de andre tillitsvalgte og foreldre i korpset ved behov. 6. Instruks for uniformskomiteen 1. Uniformskomiteen er underlagt korpsstyret. 2. Komiteen skal til enhver tid holde uniformskartoteket oppdatert. 3. Ved utlevering av uniform, skal komiteen også levere ut uniformsreglement. 4. Ha oversikt over behov for innkjøp av nye uniformer, og underrette styret om dette. 5. Ved alle innkjøp og påkostninger av uniformer skal komiteen konferere med styret. 6. Giro for innbetaling av uniformsgebyr utleveres med uniformen. Kopi av giro leveres kasserer som følger opp innbetaling. 7. Påse kvittering av foresatte/musikant ved all utlevering av uniform/effekter. Kvittering gis ved innlevering. 8. Påse at uniformene tilbakeleveres renset, og i korrekt stand. Eventuelle reparasjoner skal være utført. 9. Gi styret beskjed om mangelfull innlevering av uniform/effekter. 10. Uniformskomiteen skal være tilgjengelig på øvelse for bytte og inn- og utlevering av uniformer osv. Tidspunkt for dette skal settes på halvårsplanen. 7. Instruks for valgkomiteen 1. Valgkomiteen er ansvarlig direkte overfor årsmøtet. 2. Valgkomiteen skal i god tid før årsmøtet innstille valgbare kandidater til tillitsverv. Valgkomiteens innstilling skal foreligge skriftlig til årsmøtet. De som velges må være 15 år når de tiltrer, ha gyldig medlemskap og ha sagt seg villige til å motta verv. Valgkomiteen bør påse at det blir et naturlig skifte av tillitsvalgte. Det er viktig å ta hensyn til at det blir kontinuitet i korpsets arbeid. 3. Slutter et korpsmedlem i løpet av korpsåret, blir de foreldre som har påtatt seg vervet sittende ut korpsåret. Er ikke vedkommende på valg, må valgkomiteen finne et nytt medlem til vervet innen korpsårets start. 4. Det skal innstilles valgbare kandidater til følgende tillitsverv i FSM: Korpsstyret: Sist oppdatert februar 2012 Side 22 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps - styreleder (velges for 2 år) - 2 evt. 3 styremedlemmer (velges for 2 år), styret konstituerer seg selv med kasserer og sekretær - 1 varamedlem (velges for 2 år) Korpsledere: - 2 korpsledere (velges for 2 år) Uniformskomiteen (velges for 2 år): - 1 medlem (et styremedlem kan evt. inneha denne funksjonen) Arrangementskomiteen (velges for 2 år): - 3-4 medlemmer Loppekomiteen (velges for 2 år): - 4-5 medlemmer Ansvar for IT og portalutvikling (velges for 2 år): - 1 medlem Ansvar for medaljer og stjerner (velges for 2 år): - 1 medlem (et styremedlem kan evt. inneha denne funksjonen) Note og materialforvalter (velges for 2 år) - 1 medlem Revisorer (velges for 1 år) For å finne ut hvem som er på valg og ikke, legges godkjent valg fra sist årsmøte til grunn. Vedtatt på årsmøtet i 28. februar 2012. 8. Instruks for loppe- og dugnadskomiteen: Loppekomiteen er underlagt korpsstyret. Loppekomiteens hovedoppgave er å arrangere loppemarked 1-2 ganger i året, avhengig av behov. I tillegg kan skal de foreslå og organisere andre egnede dugnader med inntekter for korpset. Antall loppemarkeder bestemmes av styret. Evt. andre dugnader må legges frem for styret for avklaring om gjennomføring. Loppemarked: 1. Avtale tidspunkt for loppemarkedet med korpsets styre. Dette må gjøres i forbindelse med utarbeidelse av halvårsplan. Senest januar for vårloppemarked og august for høst- loppemarked. Loppemarkedene holden vanligvis i mai/ juni og oktober. 2. Bestille skolen til loppemarkedet. 3. Sørge for å finne egnet loppelager i nærområdet. Sist oppdatert februar 2012 Side 23 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 4. Sende informasjon til musikanter og deres foresatte. Bør sendes ut senest 9- 10 uker før loppemarkedet. (Mal er utarbeidet). 5. Lage loppehentingslapper og distribusjonslister som distribueres sammen med info nevnt over. (Maler er utarbeidet). 6. Utarbeide kjørelister/vaktlister for loppehentinger/-mottak (mal er utarbeidet) som distribueres ca.2 uker før loppehenting/-mottak starter. Loppehenting/-mottak starter ca. 5 uker før hvert loppemarked. 7. Sette inn annonser om loppehenting/ -levering i Akers Avis Groruddalen (tlf. 22918820) og på nett ”www.loppemarked.info. Må stå de ukene loppehenting/mottak pågår. 8. Bestille komprimatorbil (forslag hos Tomwil) ca. 5 uker før loppemarkedet (tlf. 22906760). 9. Utarbeide arbeidslister for loppemarkedet som distribueres senest 2 uker før loppemarkedet. 10. Sette inn annonser for loppemarkedet i Akers Avis Groruddalen uken før, samt legg ut annonse på www.loppemarked.info og andre relevante nettsteder i god tid før loppemarkedet. Annonsering flere steder vurderes. (Mal annonser er utarbeidet). 11. Informere kasserer om å ordne med veksel og arrangementskomiteen om kjøkkeninnkjøp. 12. Skaffe nødvendig rekvisitter: prislapper(hvite/røde), merketusjer, plastposer, søppelsekker etc. 13. Arrangere loppemarkedet. - Sørge for tilstrekkelig transport fra loppelager til skolen - Være tidlig ute med bord, klesstativ, beskyttelse av gulv etc. - Merke rom med avdelinger - Få i gang alle avdelinger med organiseringen - Sette ut bukker og banner - Pass på at alle avdelinger er tilstrekkelig bemannet 9. Instruks for ansvarlig for medaljer og stjerner: 1. Ansvarlig for medaljer og stjerner er under lagt korpsstyret. 2. Ha oversikt over hvem som skal ha utdelt medaljer og stjerner hvert år. 3. Sørge for at både medaljer og stjerner foreligger i god tid før de skal utdeles. Sist oppdatert februar 2012 Side 24 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 9. Vedtekter pr. februar 2011 1. Formål Formålet med korpset er å vekke og stimulere medlemmenes interesse for musikk, og ved denne form for fritidsbeskjeftigelse søke å fremme et godt kameratskap blant medlemmene. Det legges vekt på å danne et dyktig korps som med verdighet kan representere sin skole. 2. Organisasjon Korpset er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund og er underlagt disses vedtekter og bestemmelser. 3. Medlemskap Som medlemmer av korpset opptas fortrinnsvis elver f.o.m. 3 klasse ved Furuset skole. 4. Utmelding Ved utmelding av korpset skal dette skje skriftlig. Ved utmelding før oppnådd aldersgrense skal utmelding ha foresattes underskrift. 5. Kontingent Medlemskontingent og uniformsgebyr fastsettes hvert år av årsmøtet. Familier med flere barn, betaler full kontingent for ett barn og halv kontingent for de neste barna. Kontingenten gjelder fra 1. januar, og betales i to deler innen 1. april og 1. september. Uniformsgebyr betales ved utlevering av uniform. Medlemmer med restanse kan utelukkes fra korpset etter styrevedtak. 6. Plikter Ved opptak i korpset skal musikantens foresatte skrive under en erklæring som forplikter til: • At musikanten er ansvarlig for utlånt instrument, noter og uniformseffekter • Å sørge for at musikanten øver regelmessig • At musikanten møter til fastsatt tid til øvelser, arrangementer og lignende • Å erstatte skader som ved skjødesløs behandling påføres de utlånte korpseiendeler • At uniformen ved tilbakelevering er i renset og presset stand • Å delta på dugnader, kakelotterier, loddsalg, loppemarkeder og andre initiativ fra korpsets styre for å sikre at korpset har nødvendige midler til den daglige driften 7. Øvelser Øvelsestiden fastsettes av styret. Musikantene plikter å møte presis til øvelsene. Fravær skal meldes dirigent eller instruktør før øvelsen starter. Sist oppdatert februar 2012 Side 25 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps Under øvelser og arrangementer har dirigenten, korpsledere og instruktører rett og plikt til å forlange ro og orden av musikantene. Musikantene som i samme skoleår har vært fraværende 3 ganger uten grunn, og musikanter som ikke viser tilbørlig respekt overfor dirigenten, instruktører og korpsledere, kan styret utelukke fra korpset. Styret avgjør videre medlemskap. Musikanter som gjentatte ganger uteblir fra instruksjon og samspill uten gyldig grunn, blir avkrevd gebyr. 8. Ansvar Korpsets musikanter kan ikke stå tilsluttet noe annet musikkorps og må ikke opptre offentlig sammen med andre korps, verken enkeltvis eller samlet, uten styrets samtykke. 9. Styre, korpsledere og korpsrepresentanter 9.1. Styret Korpset ledes av et styre med styreleder, og minst 2 styremedlemmer. Årsmøtet velger styreleder, styremedlemmer og eventuelle vararepresentanter til styret. Styret konstituerer seg selv med sekretær og kasserer. Styreleder og styremedlemmer velges for to år av gangen. Gjenvalg kan finne sted. Ved eventuell stemmelikhet under votering i styret er styrelederens stemme avgjørende. Korpsledere og korpsrepresentant innkalles til styremøter ved behov med talerett. Styret skal arrangere minst ett foreldremøte pr. år. 9.2. Korpsledere Korpsledere velges for to år av gangen. Gjenvalg kan finne sted. Korpslederne er underlagt instruks for korpsledere. 9.3. Korpsrepresentanter Blant korpsets medlemmer velges det hvert år i januar en representant for evt. deltagelse på korpsets styremøter i henhold til bestemmelsene under punkt 9.9.1. 10. Revisjon Årsmøtet velger 1 revisor for et år. Gjenvalg kan finne sted. Revisor skal legge frem undertegnet revisjonsberetning, som blir å behandle på årsmøtet sammen med korpsets regnskap. Revisor har rett til å få seg forelagt regnskapene når han/hun måtte ønske det. Korpsets eiendeler skal kontrolleres minst en gang i året. Sist oppdatert februar 2012 Side 26 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 11. Valgkomite Styret velger valgkomite med minst 2 medlemmer for to år av gangen. Gjenvalg kan finne sted. 12. Komiteer Årsmøtet velger arrangementskomite, korpsledere, uniformskomite, loppe- og dugnadskomite, note- og materialforvalter, ansvarlig for IT og portalutvikling og ansvarlig for medaljer og stjerner. 13. Årsmøtet Årsmøtet er korpsets høyeste myndighet. Årsmøtet holdes i februar/mars måned. Innkalling til årsmøtet skal skje med minst 14 dagers varsel. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet skal sendes styret skriftlig innen 15. januar. Sakslisten skal kunngjøres sammen med innkallingen. Årsmøtet behandler: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Årsberetning Regnskap og balanse med revisors beretning Budsjett Kontingentspørsmål Vedtektsendringer Instruksendringer Innkomne forslag Valg Medlemmer som har fylt 15 år, innkalles til årsmøtet og gis stemmerett. Bare de fremmøtte på årsmøtet kan avgi stemme. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles etter vedtak i styret eller når minst en tredjedel av medlemmene krever det. 14. Dirigent/instruktører Styret ansetter dirigent og eventuelle instruktører etter behov. 15. Rapportplikt Styret sendes etter hvert årsmøte melding til kretsen om styrets sammensetning, dirigent, øvelsesdager og tid samt årsberetning og revidert regnskap. 16. Oppløsning Oppløses korpset, skal instrumenter og andre eiendeler oppbevares på Furuset skole inntil nytt korps dannes ved skolen. 17. Vedtektsendringer Forslag til eventuelle endringer av disse vedtekter sendes styret innen 15. januar. Forslag skal være sendt medlemmene 14 dager før årsmøtet. Sist oppdatert februar 2012 Side 27 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 18. Statutter Korpsets plakett, 5-årsmedalje og årsstjerner. • • • • • Korpsets plakett utføres i sølv med inngravert navn på vedkommende som får utmerkelsen. Plaketten tildeles musikanter ved oppnådd aldersgrense, 18 år, uten hensyn til medlemsskapets varighet forut. 5-årsmedalje tildeles musikantene samme år som den femte årsstjernen. Den første årsstjernen tildeles musikantene i kalenderåret etter det året vedkommende ble opptatt som medlem. Ved eventuell avbrudd av medlemsskapet regnes deler av et år som helt år. Utdeling av plakett, 5-års medalje og årsstjerner skal foretas hvert år ved en egnet anledning. 19. Årsmøtevedtak Det kreves to tredjedelers flertall av de fremmøtte på årsmøtet for at vedtak skal være gyldige. 10. Vedlikehold av instrumenter Et instrument som blir regelmessig vedlikeholdt har lengre levetid. I tillegg til at det er mye kjekkere for musikanten å spille på. Her følger enkle tips for vedlikehold. Messinginstrumenter som kornett, trompet, althorn, valthorn, baryton, eufonium og tuba er relativt like når det kommer til vedlikehold, og omtales derfor sammen. Vi anbefaler at musikanten får veiledning av en instruktør eller korpsets egne ansvarlige for vedlikehold av instrumentene første gangen instrumentet skal rengjøres. Er det større reparasjoner enn jevnlig vedlikehold, anbefales det å levere instrumentet inn til fagfolk. Ansvar for det daglige vedlikeholdet av instrumentet ligger på musikanten. 1. Messinginstrumenter For å bevare instrumentet ditt, er det viktig at instrumentet minst en gang i halvåret får seg en skikkelig vask. Bøyler må tørkes av og smøres hver 2. uke og ventiler må tørkes og smørers hver uke. Munnstykket børstes innvendig samtidig som du smører ventiler eller bøyler. Ved vask, bruk lunka vann og litt grønnsåpe. Start med å demontere instrumentet. Vær veldig forsiktig med ventilene, det skal lite til før de blir skadet. Aller helst bør du legge ventilene i en liten vaskebolle for seg selv. Ikke demontere selve ventilen. Under ventilene er det ett bunnlokk som du skrur av. Ta disse og trekk en myk klut av bomull gjennom ventilene. Bruk en lang flexikost å dra denne gjennom alle bøylene og rørene på instrumentet. Disse kostene fås kjøpt hos instrumentforhandlere og leveres i ulike størrelser. Tør av ventiler, og ta på ventilolje. Når du setter ventilene inn i ventilhuset er det viktig at de settes inn i riktig rekkefølge. Det står nummer på alle ventilene; 1, 2 eller 3. Det er også et like spor inne i selve ventilhuset. Denne skal passe med styreknasten på selve ventilen. Setter du ventilene feil får du ikke lyd, eller en litt rar lyd. På bøylene bruker du bøylefett eller vaselin. Ønsker du å bevare instrumentet ditt fint og blankt, er det lurt å tørke av det hver gang etter at du har spilt. Sist oppdatert februar 2012 Side 28 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps 2. Trombone For å bevare instrumentet ditt, er det viktig at instrumentet minst en gang i halvåret får seg en skikkelig vask. Bøyler må tørkes av og smøres hver 2. uke, og sliden må tøres og smøres hver uke. Munnstykket børstes innvendig samtidig som du smører ventiler eller bøyler. Ved vask, bruk lunka vann og litt grønnsåpe. Start med å demontere instrumentet. Vær veldig forsiktig med innersliden, det skal lite til før den blir skadet. Legg sliden forsiktig ned. Bruk en lang flexikost og dra denne gjennom alle bøylene og rørene. Tør av innersliden, og sett på smøring. Når du setter innersliden inn i sliden er det viktig at du er veldig forsiktig så du ikke kommer bort i noe. På bøylene buker du bøylefett eller vaselin. Ønsker du å bevare instrumentet ditt fint og blankt, er det lurt å tørke av det hver gang etter at du har spilt. 3. Fløyte • • • • • Vær forsiktig når du setter fløyta sammen. Vri delene på plass, og hold aldri på klaffene. Legg alltid fløyta fra deg på et trygt sted, med klaffene opp. Når du er ferdig med å øve, puss nøye innvendig. Bruk pussepinne og fille som ikke loer. Pussepinnen skal være laget av tre. Pakk fløyta ned i etuiet. Ønsker du at fløyta skal være blank og fin, kan du fukte en klut i vann og pusse forsiktig. Vær nøye med at du ikke kommer bort i putene. Etter på tørker du med en tørr klut. Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen, hold klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten. 4. Klarinett • • • • • Vær forsiktig når du setter klarinetten sammen. Vri delene på plass, og prøv å unngå å trykke på klaffene. Legg alltid klarinetten fra deg på et trygt sted, med klaffene opp. Det er også lurt å ha et eget stativ til klarinetten. Når du er ferdig med å øve, puss instrumentet innvendig. Til det finnes det egne pussefiller, spesiallaget for klarinett. Tørk munnstykket spesielt nøye innvendig. Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen og hold klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten. 5. Saksofon • • Vær forsiktig når du setter på munnstykket. Hold minst mulig på klaffene når du gjør dette. Legg alltid saksofonen fra deg på et trygt sted. Det beste er å ha et eget stativ. Sist oppdatert februar 2012 Side 29 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps • • Når du der ferdig med å øve, er det viktig å tørke instrumentet innvendig. Til dette finnes det utstyr som er spesiallaget for saksofon. Tørk munnstykket nøye innvendig. Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen og hold klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten. 6. Trommer Sør for å tørke støv av instrumentet og holde dem rene. Pass på at skruer og muttere sitter fast slik at de ikke forsvinner, f.eks. under transport. Ha stemmeskruer tilgjengelig for å stramme skinn når det er behov for det. La gjerne slagverkinstruktøren gjøre denne jobben. 11. Dugnader og arrangementer 1. Loppemarked Se punkt 8.8. 2. Kakelotteri • Avtale tid for salg av lodd på nærbutikken • Sende ut informasjon om baking • Lage vaktliste for de som skal selge • Vekslepenger 3. Salg av Adventskalendere • Bestille kalendere gjennom NMF (september) • Fordele kalendere og infobrev på alle familier (oktober) • Vurdere fellessalg av kalendere med julespilling (november) 4. 17. mai • • En representant fra styret eller korpsleder deltar i 17. mai komite sammen med representanter fra skolen og FAU. NB! Bestilling av buss hvis spilling i byen. Korpset må ha sin egen. I forkant må det gjøres innkjøp, se vedlagte innkjøpsliste. Før innkjøpene gjøres må det sjekkes hva vi har på lager. NB! Det må også kjøpes inn til frokost for korpset. • I forkant må det også lages arbeidsliste for hvem som skal gjøre hva 17. mai, samt kakebaking. Se vedlagte mal. • Foreldre møter på skolekjøkkenet 16. mai for å forberede 17. mai frokosten. Sist oppdatert februar 2012 Side 30 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps • Flaggheising på Furuset skole kl. 08:00. Deretter frokost for musikanter og medhjelpere. • FSM har ansvaret for arrangementet på skolen (bortsett fra taler og leker). Se vedlagte arbeidsliste. • Korpset spiller i barnetoget i byen. • Korpset spiller i borgertoget på Furuset. • Foreldre rydder etter arrangement. 5. Stjernedryss En gang i året arrangeres stjernedryss på en tirsdag kveld. Da deles det ut stjerner til de som har spilt i korpset. En ny stjerne for hvert år. Det deles også ut medaljer for de som skal ha dette. Ansvarlig for medaljer og stjerner har ansvaret for innkjøp og utdeling av disse. Korpset holder en liten konsert. Arrangementskomite må: • Sørge for at foreldre har med kaker • Innkjøp av kaffe og drikke til barna • Ordne bord • Rydde etter arrangementet 6. Sommer- og juleavslutning Siste korpsøvelse før sommerferien i juni og før juleferien i desember, holder korpset en liten konsert for foreldre og søsken. Arrangementskomiteen må: • Sørge for at foreldre har med kaker • Innkjøp av kaffe og drikke til barna • Ordne bord • Rydde etter arrangementet Instruktørene inviteres også til å delta. Styret ordner med blomster til dirigenter og instruktører. 7. Spilleoppdrag • • Sykehjem: Hovedkorpset spiller på Furuset sykehjem en tirsdag rett før eller etter første søndag i advent. Trommeinstrumenter må fraktes til sykehjemmet. Styret sørger for innkjøp av julekalendere til alle i korpset (inkl. aspiranter), som deles ut etter spillingen. Julegran: Styret sender forespørsel til borettslag i området om de ønsker korpsspilling 1. søndag i advent. Honorar kr. 2-3.000,-. • Bydelsarrangement: • Skolespilling: Korpset spiller på FN-dag, Dignityday, sommeravslutning, adventsmarkering i kirka i skoletiden, tenning av kastanjetre Sist oppdatert februar 2012 Side 31 Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps • Juleoppdrag: Annet hvert år spiller korpset i kirka på julaften eller på adventskonsert. Trommeinstrumenter må fraktes til kirka. • Kretsstevne: Korpset deltar på kretsstevne i juni. Styret har ansvaret for påmelding. Styret må også ordne med transport av musikanter og instrumenter. Sist oppdatert februar 2012 Side 32
