Referat til årsmøte Frampeik 2013

søndag, 20. oktober 2013
Referat til årsmøte Frampeik 2013
Sak 1-13: Godkjenning av innkalling. Valg av referent og ordstyrer.
Ingen motforestillinger til innkallingen blant de oppmøtte. Antall oppmøtte: 29 + styret.
Valg av referent og ordstyrer; Ordstyrer: Ellen Øen Carlsen, Referent: Frederik Emil Juul
Sak 2: Årsmelding
Dagrun Sagafos – Leder av Frampeik 2013 – fremla en oppsummering av styrets forberedelser til
arrangementet. Denne oppsummeringen finnes nedskrevet som «kommentarer fra leder» i
årsmeldingen.
Ellen Øen Carlsen tok videre over ordet som faglig ansvarlig, med sin rapport av de faglige
forberedelsene til Frampeik 2013.
Kommentar fra Sigurd Ziegler at det burde vært mulig å legge ved bilder til abstraktene som ble
sendt inn. Han lurte på hvorfor slike illustrasjoner telte som hundre ord i abstraktet. Frederik Emil
Juul svarte at det var plasshensyn, videreføring av retningslinjene fra fjorårets arrangement og
mulige ekstrakostnader ved fargebilder som var årsak til begrensningen.
Tor-Arne Hegvik mener poster-sesjoner som den på Frampeik 2013 kan ha en negativ effekt på
antallet som presenterer muntlig. Spesielt med tanke på at Frampeik er en god arena for å
presentere for første gang synes Hegvik fokuset bør være på dette. Andre oppmøtte syntes postersesjonen ga et godt lavterskeltilbud for å presentere poster for første gang. Ellen Ø. Carlsen
poengterer at antallet muntlige presentasjoner ikke var redusert i Frampeik 2013 sammenliknet med
Frampeik 2012.
Dagrun Sagafos la fram årsmeldingen fra sosial gruppe ettersom styremedlem Gry-Helen Enger
Syverstad ikke var tilstede på konferansen eller årsmøtet.
Årsmeldingen til nett/IKT ble fremlagt av IT-ansvarlig Frederik Emil Juul.
Det var et ønske fra de oppmøtte at det ved senere arrangementer ble sendt en
påmeldingsbeskreftelse tilbake til de påmeldte. Bekreftelser på påmelding manglet hos flere årets
deltakere og datasystemet ser ut til å ha sviktet på årets arrangement.
søndag, 20. oktober 2013
Økonomisk ansvarlig, Mani Sadredini, la fram den økonomiske årsmeldingen. Valg som ble gjort mtp
økonomien omfattet blant annet bestilling av eget bankkort, sponsorrekruttering, bestemmelse av
deltakeravgift og fakturering, gratisprogrammet profaktura.no ble benyttet.
Spørsmål fra salen om hvorfor ikke alle på sponsorsiden ble nevn under presentasjonen av
økonominen, spesielt med tanke på Astellas grunnetreklame i goodie-bagene. Sagafos poengterte at
det ikke kom økonomisk sponsing fra firmaet og at de derfor ikke stod på listen på lik linje med andre
bidragsytere som ikke ga økonomisk støtte, men bidrag av annen type (AKKS, OUS etc). Komiteen
som tok direkte kontakt med selskapet med spørsmål om innhold til posene ettersom andre
etterspurte bidragsytere ikke kunne stille med penner osv. Flere mente at de kunne klart seg uten
penner og post-it lapper i de tildelte goodie-bagene, spesielt når reklamatøren ikke bidro med
penger til arrangementet.
Sak 3: Regnskap
Regnskapet ble lagt fram av økonomiansvarlig Mani Sadredini.
Tony Elvegaard ønsket å få spesifisert honorarene til fredagens foredragsholdere. Sagafos opplyste at
Hans Olav Lahlum fikk 5000,- og Jo Røislien 10000,- for sine presentasjoner. Det virket som om det
var generell enighet om at dette var rimelige priser å forvente fra denne typen foredragsholdere.
En annen oppmøte kom med spørsmål til posten «lunsjpakke», og hva den dekket. Sadredini svarte
posten omfattet inntektene Frampeik fikk av Forskerlinjen Alumni ifbm at Frampeik bestilte og
ordnet med Alumnis lunch på lørdag og søndag. “Pakken” inkluderte baguetter, drikke, servietter etc
og ble avtalt ut fra hva Frampeik hadde budsjettert med av lunchutgifter til egne deltakere.
Sak 4: Valg av vertsby for Frampeik 2014
Det kom et innspill fra salen om å flytte neste års konferanse til Tromsø i 2014, for deretter å ha
konferansen Trondheim samtidig med UKA i 2015. Imidlertid ville det avveket fra rotasjonsrekkefølgen mellom byene slik den har vært til nå og det var ingen Tromsø-studenter tilstede ved
årsmøtet. Dermed kunne ingen svare om Tromsø var villige til å arrangere Frampeik 2014 og
innspillet ble ikke tatt til følge.
En annen oppmøtt lurte på om det var mulig å flytte arrangementet en uke tidligere eller senere.
Styret for Frampeik 2013 forklarte at det etter grundig overveielse var blitt besluttet å arrangere
Frampeik 2013 18.-20. oktober, men at neste års styre stod fritt til å velge en annen helg.
søndag, 20. oktober 2013
Avstemning om Trondheim skulle bli vertsby for Frampeik 2014 ble gjort ved håndsopprekning. Byen
ble enstemmig vedtatt som vert for arrangementet i 2014.
Sak 5: Eventuelt
Styret delte ut Champagnepris til de beste foredragsholdere i de ulike symposiene:
Lørdag, basic research and genetics: Matej Radunovic
Lørdag, neuroscience: Magnus W. Austefjord
Lørdag, epidemiologi: Anna Bjerkreim (Premien ble tatt imot av Tor-Arne Hegvik)
Søndag, epidemiologi: Sigurd Ziegler
Lørdag, clinical medicine: Tony Elvegaard
Søndag, clinical medicine: Hans Ragnar Skogli (Premien ble tatt imot av Tor-Arne Hegvik)
Søndag, cancer: Arne V. Pladsen
Ingen andre innmeldte saker eller innspill fra forsamlingen.
Noen avsluttende ord fra leder Dagrun Sagafos før møtet ble opphevet.
Sted og dato: _____________________
Underskriver 1:
Underskriver 2:
_____________________
________________________