Beredskapsplan for Hurum kommune 2014

Transcription

Beredskapsplan for
Hurum kommune 2014
Kriseledelsen
Sorg og
Interne og
krisegruppa
eksterne
ressurser
Sekreteriat
Publikums-
for logg og
tjeneste
journalføring
Presse og
informasjons
senter
VEDTATT: 06.09.2011
Pårørende
senter/EVS
Forord ............................................................................................................................................................. 5
Revisjoner, oppfølging og ajourhold ........................................................................................................ 6
Utarbeidelse av planen 2011 – arbeidsgruppe ..................................................................................... 7
1.
Generell del ........................................................................................................................................... 8
1.1.
Risiko og sårbarhetsanalyse .......................................................................................................... 8
1.2.
Krisehåndtering – ansvar og organisering .................................................................................. 8
1.3.
2.
2.1.
1.2.1.
Ansvar ................................................................................................................................. 8
1.2.2.
Organisering....................................................................................................................... 9
Kompetanseheving ........................................................................................................................ 9
1.3.1.
Generell beredskapskompetanse ................................................................................. 9
1.3.2.
Kompetanse i krisehåndtering...................................................................................... 10
Operativ del ........................................................................................................................................ 11
Plan for etablering av kriseledelse i Hurum kommune ........................................................... 11
2.1.1.
Målsetting ......................................................................................................................... 11
2.1.2.
Etblering av Hurum kommunes kriseledelse .............................................................. 12
2.1.3.
Når skal kriseledelsen etableres ................................................................................... 12
2.1.4.
Hurum kommunes kriseledelse ..................................................................................... 12
2.1.5.
Lokalisering av kriseledelsen ......................................................................................... 13
2.1.6.
Kriseledelsens oppgaver................................................................................................ 13
2.1.7.
Rutiner for varsling fra virksomhetene til kriseledelsen ............................................. 14
2.1.8.
Ekstern kommunikasjon .................................................................................................. 14
2.2.
Varslingsliste .................................................................................................................................... 14
2.3.
Ressursoversikt ................................................................................................................................ 15
2.4.
Plan for evakuering og varsling av befolkningen ................................................................... 15
2.5.
2.4.1.
Iverksetting av evakuering ............................................................................................ 15
2.4.2.
Evakueringssenter ........................................................................................................... 15
2.4.3.
Alternative evakueringsplasser – Innkvartering over tid .......................................... 15
Plan for krisekommunikasjon ....................................................................................................... 16
2.5.1.
Informasjonsansvar ......................................................................................................... 16
Side 2
2.6.
2.5.2.
Informasjonsgruppas oppgaver mot media ............................................................. 16
2.5.3.
Svartjeneste for publikum og pårørende / Pårørendesenter ................................. 17
2.5.4.
Sikring og skjerming av kriseledelsen ........................................................................... 17
Atomberedskapsplan ................................................................................................................... 19
2.6.1.
2.7.
3.
Kommunens rolle ved tiltak iverksatt av Kriseutvalget for atomberedskap ........ 19
Fagplaner ....................................................................................................................................... 20
Tiltakskort, varslingslister og skjemaer ............................................................................................. 24
3.1.
Tiltakskort til plan for kriseledelse i Hurum kommune .............................................................. 24
3.2.
Varslingsplaner ............................................................................................................................... 24
3.3.
Skjema ............................................................................................................................................. 25
3.4.
Vedlegg .......................................................................................................................................... 25
Tiltakskort varsling – praktisk veiledning .......................................................................... 26
Tiltakskort – utløsning av plan/varsling - oversikt ........................................................... 29
Tiltakskort – etablering av kriseledelse ............................................................................ 30
Tiltakskort – etablering av sekretariat for logg og journalføring ................................. 33
Tiltakskort–etablering av informasjonstjeneste .............................................................. 36
Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste ................................................................ 38
Tiltakskort – etablering av presse og ............................................................................... 40
Informasjonssenter .............................................................................................................. 40
Tiltakskort – etablering av pårørendesenter .................................................................. 43
Tiltakskort – Sorg/krisegruppa i Hurum ............................................................................. 45
Tiltakskort – etablering av evakueringssenter ................................................................ 47
EVS ......................................................................................................................................... 47
Tiltakskort – evakuering alternativ lokalisering ............................................................... 49
Tiltakskort – utstyrskasser for pårørendesenter og EVS ................................................ 50
Tiltakskort – Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering – råd og
anbefalinger ........................................................................................................................ 51
Tiltakskort – Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner ................. 54
Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon ................................................................ 55
Side 3
Varslingsplan – personell evakueringssenter ................................................................. 58
Varslingsplan – offentlige instanser .................................................................................. 59
Varslingsplan – ressurser ..................................................................................................... 60
Varslingsplan – øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan ... 63
Skjemaer - Loggføringsskjema .......................................................................................... 72
Skjemaer – hendelses-/loggblankett .............................................................................. 73
Skjemaer - situasjonsrapport ............................................................................................. 75
Skjemaer - pressemelding ................................................................................................. 76
Skjemaer – Budskapsplattform ......................................................................................... 78
Skjemaer – Medie rigg ....................................................................................................... 79
Side 4
FORORD
Plan for kriseledelse er en beredskapsplan for Hurum kommune som er utarbeidet i henhold til
de retningslinjer som er gitt i utkast til forskrift for kommunal beredskap.
Planen er delt opp i en generell del og en operativ del.
Generell del fastlegger hovedprinsippet for beredskapsarbeidet i Hurum kommune. Det gis en
overordnet fremstilling av hvilke krav og forventninger som stilles til kommunens
samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid. Deretter gis det en beskrivelse av kommunens
organisering og ansvarfordeling innen beredskapsarbeidet. Avslutningsvis gis det en
oppsummering av utfordringen for beredskapsarbeidet basert på utført ROS analyse for
Hurum kommune.
Operativ del er kriseledelsens arbeidsverktøy og består av følgende elementer:








Plan for etablering av kriseledelse - Denne gir opplysninger om hem som utgjør
kommunens kriseledelse, ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt
til å bestemme at kriseledelsen skal samles.
Varslingsliste – Liste over aktører som har en rolle i kommunens kriseledelse. Alle som
står på lista skal informeres om deres rolle i krisehåndteringen.
Ressursoversikt – Opplysninger om hvilke ressurser kommunen har til rådighet og
ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved en krise. Det bør etableres
forhåndsavtaler med relevante aktører om bistand ved krise.
Evakueringsplan – Forhåndsdefinerte evakueringssteder og rutiner for etablering av
evakueringssenter.
Plan for befolkningsvarsling og krisekommunikasjon – Kommunikasjon med og varsling
av befolkning, media og egne ansatte i en krisesituasjon
Atomberedskapsplan – Rutiner for beredskap ved atomuhell
Fagplaner – Oversikt over alle kommunens fagplaner innenfor beredskap og
samfunnssikkerhet.
Tiltakskort/varslingslister – Gir oversikt over fremgangsmåte ved iverksettelse av
forskjellige tiltak ved en krisesituasjon. Alle ovennevnte punkter kan ha områder der
hvor det bare henvises til et tiltakskort/varslingsliste.
Beredskapsplanen vedtas og revideres av kommunens kriseledelse.
Side 5
REVISJONER, OPPFØLGING OG AJOURHOLD
Oppfølgingen av planene skal sikre at de ikke foreldes. Det skilles mellom et mer jevnlig
ajourhold og en total gjennomgang av planenes grunnleggende forutsetninger og
prinsipper.
Ansvaret for jevnlig/enkelt ajourhold har rådmannen ved beredskapsansvarlig.
Gjennomgang av grunnleggende elementer i planverket skal forelegges kommunestyret. Det
skal påses at korrigeringer formidles til alle som oppbevarer eksemplar av planen. Kommunen
ved kriseledelsen skal gjennomføre jevnlige øvelser, enten i egenregi eller i regi av
Fylkesmannen. Etter øvelser skal planverket gjennomgås. Rådmannen har ansvar for at
kriseledelsen gjennomfører kurs og øvelser. Alle beredskapsplanene gjennomgås innen 1.
mars hvert år.
Ajourføringen skal omfatte:





Ressursoversikter.
Varslingslister.
Andre person-, adresse- og telefonoversikter.
Endrede ansvarsforhold.
Opplysninger om evaluering og korrigering av planene i orbindelse med
øvelser/faktiske kriser siden siste ajourhold (se avsnitt nedenfor).
Ajourhold etter kriser og øvelser.
Når en plan prøves ut under øvelser eller faktiske kriser, skal det i ettertid innen 8 uker
utarbeides en skriftlig evaluering av planverket. Denne skal fokusere på om de planlagte
forberedelsene er tilstrekkelige og hensiktsmessige. Planene korrigeres for feil og avvik.
Logg for revideringer og ajourhold (Rødt – revisjon igangsatt, ikke ferdigstilt)
Dato
Handling
2011
Plan utarbeidet og vedtatt av Kriseledelsen
2012 – 16. Feb. Revidert – V05 Øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan
2012 – 1. Mar. Nytt tiltakskort T14 - Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner
2013 - 1.Mars Revidert
2013 - 19. nov Plan revidert og vedtatt av Kriseledelsen
2014 – 1.mars
Revidert
2014 – 27. aug Revidert – kriseledelsen og beredskapsansvarlig
Side 6
UTARBEIDELSE AV PLANEN 2011 – ARBEIDSGRUPPE
Gudmund Notøy
Rådmann, Hurum kommune
Anne Grete Ivås
Fagleder informasjon/ web, Hurum kommune
Steinar Berg
Lensmannsførstebetjent, Røyken og Hurum lensmannskontor
Jarle Haugsrud
Overingeniør, Hurum brannvesen
Ivar Hovden
Kommunelege I, Hurum kommune
Kari Bakke Smith Virksomhetsleder, Hurum kommune
Side 7
1. GENERELL DEL
Kommunen har et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. Den politiske
og administrative ledelse er ansvarlig for at kommunen er i stand til å håndtere kriser, og for at
det foreligger en plan for hvordan kommunen skal kunne opprettholde sin virksomhet i en
krisesituasjon. Håndtering av et økt informasjonsbehov internt i kommunen, og i forhold til
media og publikum, vil være en viktig del av kriseplanen.
Rask og effektiv handling under en katastrofe, krise- eller krigssituasjon forutsetter at
ansvarsforhold med bruk og fordeling av disponible ressurser er avklart på forhånd.
Beredskapsplanen skal fange opp både akutt inntrufne hendelser og hendelser som bygges
opp over tid. Det er likevel med grunnlag i erfaringer, mulig å gi grove anslag for
sannsynligheten for at ulike hendelser inntreffer, og anslå omfang og behov for krisehjelp.
I alle krisesituasjoner er det likevel viktig å merke seg at det er den aktuelle akutte situasjon og
ikke beredskapsplanen, som danner grunnlaget for den faktiske og styring, ledelse,
organisering og ressursbruk.
Dersom det er mulig, skal all øvrig kommunal virksomhet og lokalsamfunnet ellers fungere på
en normal, uavhengig og uberørt måte i forhold til krisesituasjonen.
1.1. RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE
Alvorlige ulykker, katastrofer og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke
er godt nok forberedt på å takle slike situasjoner. Risiko- og sårbarhetsanalyser vil hjelpe
kommunen med å kartlegge hvilke hendelser som bør forebygges og hvilke hendelser som
det bør være beredskapsplaner i forhold til. Kommunen vil minst en gang i året vurdere hvilke
risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) som trenger å oppdateres.
1.2. KRISEHÅNDTERING – ANSVAR OG ORGANISERING
1.2.1. ANSVAR





Den som har ansvaret for en tjeneste i en normalsituasjon skal i utgangpunktet også
ha ansvar for beredskapsplanlegging og ledelse i en krisesituasjon.
Ved større ulykker og/eller katastrofer vil det likevel være aktuelt å etablere en
kommunal kriseledelse.
Politiet har ansvar for å iverksette og organisere redningsinnsats og forestå
samordningen ved redningsaksjoner når menneskers liv eller helse er truet. (Politiloven
§ 27.)
Dersom brannvesenet er tilstede før politiet, er det lederen av brannvesenet som
forestår skadestedsledelsen inntil politiet kommer. (Brannloven § 12.)
Ved svært store ulykker eller katastrofer kan den overordnede ledelsen bli tillagt
”Redningstjenesten for Norge” eller fylkesmannen/Justisdepartementet.
Dersom kommunens ledelse i en aktuell situasjon er i tvil om hva som er kommunens oppgave
og ansvar, må den ta kontakt med politiet eller fylkesmannen for å avklare dette.
Side 8
1.2.2. ORGANISERING
Når det oppstår en uønsket hendelse av et slikt omfang at det ordinære tjenesteapparatet
ikke makter å håndtere situasjonen, skal kriseledelse etableres. Ordføreren eller rådmannen eller den som opptrer på vegne av en av disse - kan bestemme at kriseledelse skal etableres.
Organisasjonskart for kriseledelsen og kriseadministrasjon:
Kriseledelsen
Sorg og
krisegruppa
Interne og
eksterne
ressurser
Sekretariat for
logg og
journalføring
Presse og
informasjonssenter
Publikumstjeneste
Pårørende
senter/EVS
Publikumstjeneste og presse og informasjonssenter inngår i kommunens informasjonstjeneste
ved en krise.
1.3. KOMPETANSEHEVING
1.3.1. GENERELL BEREDSKAPSKOMPETANSE
For å heve kommunens generelle kompetanse innenfor beredskapsområdet gjennomføres
følgende årlige tiltak:
1. Deltaking på kurs i Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap.
Utdanningssenteret har som mål å formidle kompetanse om samfunnssikkerhet og beredskap
til sivilt og militært personell på sentralt, regional og lokalt nivå og har en rekke kurs som er av
betydning for kommunens beredskapsarbeid. Kommunen skal hver år nøye vurdere aktuelle
Side 9
kurstilbud fra utdanningssenteret og melde på deltakere til de kurstilbudene som vurderes
som mest relevant.
2. Deltaking på kurs og konferanser om beredskap
Kommunen skal nøye vurdere aktuelle tilbud/invitasjon til kurs/konferanser som omhandler
beredskap og delta med beredskapskoordinator og/eller de fagpersoner/ledere som kurset
er mest relevant for.
3. Gjennomgang av planverk
Hele kommunens planverk skal revideres slik som forutsatt i de aktuelle planene og i
kriseledelsesplanen. Dette skal være et prioritert arbeidsområde og de revisjonsansvarlige skal
hvert år avgi rapport til rådmannen.
4. Beredskapssamtale
Beredskapsansvarlig (kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester) skal gjennomføre en
samtale/orientering om beredskap ved alle nyansettelser i stillinger som har funksjoner/ansvar
innenfor beredskapsområdet.
Det samme gjelder for ansatte som får beredskapsansvar som nytt arbeids-/ansvarsområde. I
samtalen skal det gis en generell orientering om beredskapsarbeidet og aktuelt lov-/planverk
og spesiell orientering/samtale om det ansvarsområdet vedkommende arbeidstaker har når
det gjelder beredskap.
5. Beredskap i rådmannens ledergruppe
Minst en gang pr. år skal beredskap være et tema i rådmannens ledergruppe hvor det
orienteres og drøftes beredskapsarbeid generelt, status i planverk og beredskapsmessige
utfordringer. Beredskap skal ellers settes på dagsorden i ledergruppa når situasjonen etter
rådmannens vurdering tilsier dette.
1.3.2. KOMPETANSE I KRISEHÅNDTERING
For å heve kommunens kompetanse i krisehåndtering skal det regelmessig gjennomføres en
eller annen form for øvelse. Ca. halvparten av øvelsene bør være ”fullskalaøvelser”. Øvelsene
bør planlegges i forhold til kommunestyreperiodene. Øvelser skal planlegges og avvikles i
samarbeid med fylkesmannens beredskapsavdeling.
Side 10
2. OPERATIV DEL
Operativ del er kriseledelsens verktøy for håndtering av kriser i Hurum kommune.
Fullmakter
Ordfører/rådmann eller de som fungerer i disses stillinger, er gitt fullmakt til å iverksette denne
planen eller deler av denne. Samme personer er delegert myndighet til å iverksette de
nødvendige tiltak for å avhjelpe en oppstått akutt krise:
1. Kommunestyret har gitt kriseledelsen fullmakt til å gjøre økonomiske disposisjoner,
begrenset oppad til kr. 2. 000.000,-, til det formål å bringe krisesituasjonen til opphør.
2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever.
3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å
omdirigere ressurser til redningstjeneste med mer.
4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid.
5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever.
Rammebeløpet ovenfor kan overskride ved påtrengende behov, og bevilgende folkevalgt
organ ikke kan sammenholdes.
Formannskapet holdes løpende orientert om krisens utvikling og om kriseledelsens
disposisjoner, gjennom daglig orientering. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående
fullmakt skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. Kriseledelsen
oppløser seg selv når hendelsen kan håndteres av kommunens ordinære organisasjon.
Ordfører avgir rapport til kommunestyret snarest etter krisens opphør.
2.1. PLAN FOR ETABLERING AV KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE
2.1.1. MÅLSETTING
Kriseledelsen i Hurum kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise
oppstår. Ledelse og innsats skal skje på lavest mulig nivå. Nødvendige tiltak skal normalt
gjennomføres i utøvende enheter.
Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg
til en krise, skal kriseledelsen ha to arbeidsmål:
1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne
eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og
innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har
politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med
ressursstøtte fra kommunen.
Side 11
2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud,
og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen.
Til sammen: Sikre, redde, evakuere, informere, normalisere og evaluere.
2.1.2. ETABLERING AV HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE
Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til
å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn.
2.1.3. NÅR SKAL KRISELEDELSEN ETABLERES
Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art:
1. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og
skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring
2. Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov
for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse
3. Når politiet anmoder kommunen om å etablere kriseledelse.
4. Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader
eller ødeleggelser
5. Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold
Kriseledelsens rolle er å være et koordinerende organ. Som et utgangspunkt skal krisen ledes
fra den virksomhet den oppstår i, men kriseledelsen vil være aktivt støttende og behjelpelig
med bl. a. å koordinere kommunens øvrige ressurser.
2.1.4. HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE
Ordfører
Hurum kommune
Varaordfører
Hurum kommune
Rådmann
Hurum kommune
Assisterende rådmann
Hurum kommune
Økonomisjef
Hurum kommune
Personalsjef
Hurum kommune
Kommunalsjef IKT og kvalitet
Hurum kommune
Kommunalsjef oppvekst og utdanning
Hurum kommune
Kommunalsjef helse og sosial
Hurum kommune
Kommunalsjef næring og kultur
Hurum kommune
Kommunalsjef plan og bygg
Hurum kommune
Side 12
Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester
Hurum kommune
Kommunelege I
Hurum kommune
Kommunikasjonssjef
Hurum kommune
Beredskapskoordinator
Hurum kommune
Støtte/ rådgivere for kriseledelsen
Brannsjef
Hurum brann og redning
Lensmann
Røyken og Hurum lensmannskontor
Leder for sorg og krisegruppe
Hurum kommune
Overingeniør Hurum brannvesen
Hurum kommune
Avhengig av situasjon kan også andre ledere/faginstanser trekkes inn som deltakere i
kriseledelsen. Eksempelvis: E-verk, Sivilforsvaret, HV, Mattilsynet, Prest, Røde Kors hjelpekorps,
m.fl. Se V03 Varslingsplan – offentlige instanser
2.1.5. LOKALISERING AV KRISELEDELSEN
Dersom kriseledelsen må etableres skal dette skje på rådhuset i Sætre – formannskapssalen.
Det vil til dette rommet bli knyttet opp nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode
dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og
annet nødvendig materiell
2.1.6. KRISELEDELSENS OPPGAVER
1. Innhente opplysninger om situasjonen og skaffe seg oversikt ved å kontakte:
- evt. berørte virksomheter i kommunen
- politiet,
- AMK,
- andre involverte
2. Vurdere opplysningene og se hvem hendelsen har konsekvenser for.
3. Ta beslutninger om iverksettelse av tiltak for å hindre/begrense omfanget av skader
på personer og materielle verdier.
4. Lede, koordinere og prioritere kommunens innsats og bruk av kommunens ressurser.
Se T03 Tiltakskort – etablering av kriseledelse, V01 Varslingsplan – kriseledelsen/administrasjon og V02 Varslingsplan – personell evakueringssenter
5. Holde løpende kontakt med LRS og skadestedsledelse.
6. Etter anmodning bistå politiet med f.eks. informasjon til publikum, drift av
pårørendesenter og opprettelse av evakueringssenter
7. Loggføring i CIM og situasjonsrapportering
8. Gi rapport om situasjonen i kommunen til Fylkesmannen og andre ikke-kommunale
instanser
Side 13
9. Holde løpende kontakt med ikke-kommunale instanser som er involvert i hendelsen.
10. Informere kommunens innbyggere, øvrige ansatte og media på en formålstjenlig
måte.
11. Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige
organisasjoner, som f. eks Røde Kors.
Kriseledelsen må trekke grenser mellom egne oppgaver og de oppgavene
som er tillagt skadestedsledelsen.
2.1.7. RUTINER FOR VARSLING FRA VIRKSOMHETENE TI L KRISELEDELSEN
Krav til varsling av hendelse:
1. Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse
umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen.
2. Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak.
Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt.
3. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er
mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling.
4. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling.
2.1.8. EKSTERN KOMMUNIKASJON
Rutiner for ekstern kommunikasjon ved en oppstått krise er beskrevet i '' 2.5 Plan for
krisekommunikasjon''
2.2. VARSLINGSLISTE
Det er utarbeidet egne varslingslister for kriseledelsen og de ressurser som kommunen vil
benytte ved en krise. Varsling ved kriser skal skje i henhold til de retningslinjer som er gitt i
tiltakskort for varsling. Se T01 Tiltakskort varsling – praktisk veiledning
Ved truende kriser, eks. flom eller mulig atomulykker, vil statlige myndigheter stå i kontakt med
kommunen/kriseledelse om iverksettelse av tiltak.
Side 14
2.3. RESSURSOVERSIKT
Kriseledelsen kan trekke inn de ressurser - interne/eksterne - de mener er nødvendig i henhold
til de rammer som er gitt kriseledelsen gjennom Ordfører/Rådmann eller de som virker i deres
sted. Se V04 Varslingsplan – ressurser.
2.4. PLAN FOR EVAKUERING OG VARSLING AV BEFOLKNINGEN
2.4.1. IVERKSETTING AV EVAKUERING
Politiet avgjør om det skal opprettes evakueringssenter og gir beskjed til kriseledelsen om at
dette skal opprettes. Innkalling av personell til evakueringssentret gjøres iht. egen varslingsliste.
Leder av evakueringssenteret innkaller personell til å bistå med forpleining, psykososial
oppfølging, medisinsk vurdering/behandling etc. Se T10 Tiltakskort – etablering av
evakueringssenter EVS.
2.4.2. EVAKUERINGSSENTER
Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen:






Flerbrukshallen på Holtebrekk
Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte menighetshus
Solvang
Sætrehallen
Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av
hendelsens omfang. I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70%
bortfall av forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på
Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus.
2.4.3. ALTERNATIVE EVAKUERI NGSPLASSER – INNKVARTERING OVER TID
I tilfeller der evakueringssituasjonen strekker seg over flere dager må alternativ innkvartering
iverksettes. Berørte som ikke har anledning til selv å finne seg et alternativt innkvarteringssted
vil bli innkvartert på en av overnattingsbedriftene i kommunen:



Quality Spa og Resort Homsbu – tlf 32 79 70 00
Holmsbu Bad – tlf 32 79 21 00
Bikuben pensjonat – 901 54 615
Kriseledelsen har ansvar for at det foreligger forhåndsavtale med aktuelle overnattingsbedrifter.
Side 15
2.5. PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON
2.5.1. INFORMASJONSANSVAR
Ordfører/rådmann har det overordnede ansvaret for kommunal informasjon, også i krisetider.
Det praktiske ansvaret delegeres til kommunens kommunalsjef ikt og kvalitet
Operativt ansvar:
1. Generelle uttalelser til presse: Ordfører eller utpekt medlem av kriseledelsen
2. Pressehåndtering / gjennomføring av pressekonferanse: kommunalsjef ikt og kvalitet
3. Internett/kriseweb : kommunalsjef ikt og kvalitet
Hvor skal informasjonskontoret etableres?
Sted: Rådhuset, Sætre – møterom Isdammen . Telefon: 32 79 71 00 / 400 05 515
Leder: kommunalsjef ikt og kvalitet
Utstyr: PC med internettilgang / telefon / faks / mobiltelefon / maler for
pressemelding /kriseweb
Det er bare ordfører/rådmann og skadestedsleder som uten videre har fullmakt til å uttale
seg til media. Når det er hensiktsmessig, kan ordfører/rådmann gi andre i kriseledelsen slik
fullmakt. Der politi og/eller brannvesen er involvert, skal informasjonen fra kommunen
samordnes med disse før den gis til mediene.
Ved større kriser der informasjonsbehovet er stort etableres ''organisasjon for
publikumstjeneste'', ''presse og informasjonstjeneste'' og '' pårørendesenter'' helt eller delvis, jfr
tiltakskort: T06 Etablering av publikumstjeneste, T07 Etablering av presse og
informasjonssenter og T08 Etablering av pårørendesenter
Kommunalsjef ikt og kvalitet skal:



gi informasjonsfaglige råd til kriseledelsen
lede informasjonsgruppen og være hovedansvarlig for pressetjenesten
Se tiltakskort – T13 Krisekommunikasjon, målstrategi mediehåndtering – råd og
anbefalinger
2.5.2. INFORMASJONSGRUPPAS OPPGAVER MOT MEDIA
Dersom rådmannen oppnevner informasjonsgruppen er dennes oppgave å
tilrettelegge/forberede for pressekonferanser, skrive pressemeldinger og oppdatere kriseweb
samt formidle informasjon fra kriseledelsen.
Informasjonsgruppens medlem (kommunalsjef ikt og kvalitet) fra kriseledelsen har som særskilt
ansvar å holde de som betjener sentralbordet/ekspedisjonen oppdatert til enhver tid.
Informasjon til/gjennom media:
1. Etablere og holde løpende kontakt med aviser, radio, TV
Legge ut oppdatert informasjon på kommunens hjemmeside ev. Kriseweb.
Hovedansvaret ligger hos kommunalsjef ikt og kvalitet, som om nødvendig delegerer
ansvaret til en annen i redaksjonsgruppa.
Side 16
2. Formidle viktig informasjon om krisen gjennom media, særlig lokalradio/-TV fra
kriseledelsen og lokalaviser, både muntlig og skriftlig (pressemeldinger).
3. Svare på henvendelser fra media via egne telefonnummer, forbeholdt dette.
4. Arrangere briefinger/pressekonferanser der ordfører/rådmann, skadestedsleder osv.
deltar.
5. Følge kontinuerlig med på radio/TV hva som sies om krisen og lese gjennom alt som
skrives i avisene. Gjøre opptak av innslag og ta vare på utklipp som er relevante og
som kan benyttes til en senere evaluering.
Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg:
1.
2.
3.
4.
Gode råd ved mediekontakt - tiltakskort
Budskapsplattform mal
Pressemelding mal
Medierigg
2.5.3. SVARTJENESTE FOR PUBLIKUM OG PÅRØRENDE /
PÅRØRENDESENTER
Informasjonsenheten og servicetorget i rådhuset og IT-ansvarlig har ansvar for å etablere en
svartjeneste, jfr. T06 Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste, for publikum/pårørende i
kriser der pårørende/berørte:
1.
2.
3.
4.
får oppdatert informasjon fra kriseledelsen
blir henvist til rette vedkommende i kriseledelsen hvis dette er nødvendig
kan bli henvist til sted hvor de kan vente på nærmere informasjon
blir henvist til pårørendesenteret hvis dette er etablert
Ved behov for å samle berørte/pårørende i et pårørendesenter kan helsetunene benyttes.
For øvrig vurderes det i hvert enkelt tilfelle hva som er best lokalisering, jfr. T08 Tiltakskort –
etablering av pårørendesenter
Personell for pårørendesenter er gitt i varslingsplan V01. Leder av pårørendesenter koordinerer
med leder av evakueringssenter når det er behov for å opprette begge funksjonene. Leder
av pårørendesenter må i hvert enkelt tilfelle i samråd med kriseledelsen vurdere hvor store
ressurser som må involveres, jfr. V01 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon og V03
Varslingsplan – offentlige instanser.
2.5.4. SIKRING OG SKJERMING AV KRISELEDELSEN
Det er viktig at kriseledelsen får arbeide avskjermet og uten unødvendig og ukontrollerte
henvendelser. Følgende rutiner skal følges etter at kriseledelsen er trådt sammen:
Forsterkning av sentralbord:
Kriseledelsen må ha en egen rutine for forsterkning av sentralbord. Dersom
sentralbordet, til tross for forsterkning, ikke har kapasitet til å håndtere publikum eller
media som møter personlig, må det lages plakater med informasjon om hvor media
og publikum skal henvende seg ev. legges ut info. på kommunens webside,
www.hurum.kommune.no og Facebook og Twitter.
Kriseweb skal vurderes iverksatt.
Side 17
Siling av innkommende telefoner/meldinger fra publikum:
1. Informasjon fra sentralbord til publikum skal være kort, konsis og i tråd med føringer
fra kriseledelsen
2. Hovedmålet er at kun nødvendige samtaler skal settes over til kriseledelsen, og
kun etter at kriseledelsen har godkjent samtalen. Hva som er nødvendig er en
skjønnsmessig vurdering. Kriterier:
 liv og helse (settes evt. direkte over til nødsentralen 113)
 miljø/ forurensning
 større økonomiske verdier
 samfunnsviktige funksjoner
3. Ved hendelser som fyller kriteriene settes telefonen/meldingen direkte over til den i
kriseledelsen som har ansvaret for arbeidsfeltet. Ved tvil om arbeidsfelt skal
sentralbord forhøre seg med rådmann. Er rette vedkommende opptatt, noteres
henvendelsen på meldingsskjema som gis til loggfører. Loggfører gir melding
videre.
4. Gjelder det informasjon om personer involvert i ulykke settes samtalen over til
pårørendesenter, sykehus eller andre som har ansvar for forpleining eller
behandling av skadede.
5. Ved stor pågang om informasjon må det utarbeides et kortfattet informasjonsskriv
som angir hva som kan formidles til publikum som trenger informasjon.
Kommunalsjef ikt og kvalitet er ansvarlig for å vurdere behov for et slikt skriv, og for
utarbeiding av skrivet. Resepsjonen har også et ansvar for å melde behov til
Kommunalsjef ikt og kvalitet.
6. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan også henvendelser som ikke dekker
kriteriene rettes videre til kriseledelsen.
Publikum som møter personlig:
1. Utgangspunkt er at samme informasjon gis til dem som møter personlig og til dem
som ringer
2. Publikum henvendes til sentralbordet/ekspedisjonen hvis det ikke er opprettet eget
pårørendesenter. Informeres hver time av kommunalsjef ikt og kvalitet og eller
informasjonsansvarlig, eller oftere hvis god kapasitet. Hvis det holdes
pressekonferanser, blir publikum orientert etter pressekonferansene.
3. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan henvendelsen rettes videre til rette
vedkommende i kriseledelsen.
Siling av innkommende telefoner/meldinger fra media:
Henvendelser fra media rettes til kommunalsjef ikt og kvalitet.
Håndtering av media som møter ved sentralbord:
Sentralbord er ansvarlig for å lede vedkommende til pressesenter eller til den som
vedkommende har avtale med.
Side 18
2.6. ATOMBEREDSKAPSPLAN
Det er ikke utarbeidet noen særskilt plan for atomberedskap i Hurum kommune da
kommunen på dette området skal rette seg etter føringer som blir gitt fra nasjonale
myndigheter, i denne sammenheng Fylkesmannen. Ytterligere kan øvrige deler av
kommunens beredskapsplan måtte iverksettes som en del av den generelle
atomberedskapen.
I forhold til atomberedskap skal kommunen forholde seg til to ulike hendelsesforløp. Dette er
hendelser av nasjonal karakter og hendelser lokalt.

I forhold til situasjoner på nasjonalt plan skal kommunen forholde seg til de
retningslinjer som blir gitt av overordnet myndighet formidlet gjennom Fylkesmannen.
Tiltak iverksettes på grunnlag av de føringer som her blir gitt.

Ved lokale hendelser skal Statens Strålevernet varsles direkte uten opphold ved lokale
hendelser, før man varsler fylkesmannen. Kommunen skal deretter rette seg etter de
føringer som blir gitt fra disse instansene.
Statens strålevern vakttelefon: 67 16 26 00
2.6.1. KOMMUNENS ROLLE VED TILTAK IVERKSATT AV KRISEUTVALGET
FOR ATOMBEREDSKAP
Kommunens viktigste oppgaver ved en atomhendelse, vil, som ved andre hendelser, være å
ta seg av sine innbyggere og å bidra til en raskest mulig normalisering av situasjonen.
Kommunen må planlegge handlinger og være forberedt på å kunne gjennomføre eller bistå
andre etater i gjennomføringen av en rekke forskjellige oppgaver. Det er dessuten ønskelig at
kommunene har oversikt over hvilke bistandsressurser (utstyr og kompetanse) som er
tilgjengelig innenfor egen kommune.
I de tilfeller Kriseutvalget for atomberedskap trer sammen, vil melding om iverksetting av
tiltakene komme fra Kriseutvalget, via Fylkesmannen til kommunen. Parallelt vil alle tiltak som
besluttes iverksatt av Kriseutvalget alltid bli formidlet i forvaltningskanal, fra Kriseutvalgets
medlemsinstitusjoner til deres ytre etater. Kommunen skal videreformidle informasjon fra
Kriseutvalget til egen befolkning. Om nødvendig skal informasjonen tilpasses lokale forhold.
Kommunen rapporterer tilbake til regionalt nivå. Kriseutvalgets ni tiltak er hentet fra fullmakter
i akuttfasen (jf. kgl.res. Av 17.2.2006) Disse tiltakene danner utgangspunktet for kommunens
planlegging og dette utdypes nedenfor.
1. Pålegge sikring av områder som er sterkt forurenset, for eksempel begrensning av
tilgang og trafikk eller sikring og fjerning av radioaktive fragmenter. Tiltaket iverksettes
med hjemmel i Politiloven. Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av
tiltaket. Dette kan bestå av oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport,
innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon.
2. Pålegge akutt evakuering av lokalsamfunn i tilfeller hvor utslippskilden, for eksempel
lokal reaktor, havarert fartøy med reaktor eller fragmenter fra satellitt, utgjør en
direkte trussel mot liv og helse lokalt. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Politiloven.
Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av
oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport av evakuerte, innkvartering,
Side 19
forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon. Kommunen må kunne planlegge
eventuelle lokale tilpasninger ved evakuering.
3. Pålegge kortsiktige tiltak/restriksjoner i produksjon av næringsmidler, for eksempel å
holde husdyr inne eller å utsette innhøsting. Tiltaket iverksettes med hjemmel i
Matloven. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) og må
forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket.
Dette kan bestå i å bistå i forhold til informasjon til produsenter og distributører, tiltak
for å skaffe fôr til husdyr og transport, se til husdyr (eks. ved fraflyttede gårdsbruk).
4. Pålegge/gi råd om rensing av forurensede personer. Tiltaket iverksettes evt. med
hjemmel i Politiloven, men kan også gis som råd. Kommunen må kunne bistå og
tilrettelegge for at Sivilforsvaret, evt. Forsvaret kan gjennomføre rensing av
enkeltpersoner eller grupper av befolkningen. Dette kan bestå av bl.a. å stille
rensemuligheter til disposisjon (dusjanlegg), forsvarlig håndtering og deponering av
radioaktivt forurensede artikler/materiale (spesialavfall), transport, innkvartering,
forpleining, avsperring, kunngjøring, informasjon.
5. Gi råd om opphold innendørs for publikum. Kommunen må forberede seg på å kunne
stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a.
kunngjøring, informasjon, drift av skoler, daginstitusjoner, barnehager, helse- og
pleieinstitusjoner og tiltak for at lokalsamfunnet skal fungere i en forurensningssituasjon.
6. Gi råd om opphold i tilfluktsrom (som for evakuering). Dette tiltaket vil først og fremst
være et tiltak som kan bli iverksatt ved sikkerhetspolitisk krise/krig. Tiltaket innebærer
klargjøring og drift av tilfluktsrom for publikum. Om nødvendig skal kommunen, i
samarbeid med politiet, Sivilforsvaret og Forsvaret, tilpasse rådene og anbefalingene
til lokale forhold
7. Gi råd om bruk av jodtabletter. Kommunen (kommunehelsetjenesten) har ansvaret for
å ha en plan for distribusjon og utdeling av jodtabletter til aktuelle grupper i
befolkningen. De aktuelle kommunene får informasjon om dette. Hvilke kommuner
dette gjelder vil kontinuerlig bli vurdert ut fra en løpende trusselvurdering.
8. Gi kostholdsråd, for eksempel råd om å avstå fra konsum av visse kontaminerte
næringsmidler. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) for
gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon til
produsenter og distributører, kontrolltiltak og rapportering.
9. Gi råd om andre dosereduserende tiltak. Kommunen må forberede seg på å kunne
stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av en rekke
forhold som er nødvendige å gjennomføre for å sikre liv, helse og økonomiske verdier.
2.7. FAGPLANER
På bakgrunn av overordnede føringer og egne risikovurderinger er det utarbeidet fagplaner
for beredskap innenfor flere områder. Dette gjelder både overordnede planer, samt planer
innenfor de enkelte fagområdene.
Side 20
Planer for helse og sosialområdet:
Nr Planen omhandler:
Vedtatt
1.
Plan for helse- og sosialmessig
beredskap
2004
2.
Smittevernplan
1997
3.
4.
Revidert
Merknader
Ansvar
Kommunelege I
2010
Kommunelege I
Rådgivningsgruppe for mennesker i
krise.
2011
Virksomhetsleder
Barn, ungdom og
voksen
Planer for brannvarsling og
evakuering av Filtvet og Klokkarstua
helsetun.
2011
Virksomhetsledere
Planer for brann og beredskap
Vedtatt
1.
Brannordningen for Hurum
kommune
1998
2.
Internkontroll Hurum Brannvesen
2004
Varslingsplan for Hurum
brannvesen.
2009
Brannsjefen og
Vestviken 110
Beredskapsplan for skogbrann
for Røyken og Hurum.
1997
Brannsjefen
3.
4.
Revidert Merknader Ansvar
Brannsjefen
2010
Brannsjefen
Planer for kommunalteknisk virksomhet og forsyningssikkerhet
Vedtatt Revidert Merknader
1.
Beredskapsplan for Hurum E-verk 2012
2.
Plan for strømrasjonering i Hurum 2012
kommune
Side 21
Ansvar
Hurum E-verk
Under
utarbeidelse
Hurum E-verk
3.
Beredskapsplan for
Bjørvannsdammen
4.
Internkontroll vann
5.
6.
2005
Hurum Drift
1997
2006
Hurum Drift
Internkontroll avløp
1997
2006
Hurum Drift
Internkontroll renovasjon
1998
?
Hurum Drift/RFD
Planer for vern mot akutt forurensning
Vedtatt Revidert
Merknader
Ansvar
1.
Interkommunal plan for
Drammensregionen
1997
Brannsjefen/IUA
2.
Interkommunal plan for Indre
Oslofjord
1996
Brannsjefen
3.
Sikkerhetsrapport - Halvorshavn
4.
Sikkerhetsrapport - Chemring
Nobel AS
5.
Sikkerhetsrapport – Dynea AS
6.
Beredskapsplan for Sødra Cell
Tofte
Ikke oversendt YX olje AS
2008
Revideres årlig Chemring Nobel AS
Ikke oversendt Dynea AS
2011
Side 22
Revideres årlig Sødra Cell Tofte AS
Øvrige planer og dokumenter innenfor samfunnssikkerhet og beredskap.
Vedtatt Revidert Merknader
Ansvar
1
Beredskapsplan for skolene i
Hurum for bruk ved ulykker, vold, 2006
dødsfall, kriser og brann
Virksomhetsledere
2.
ROS analyse for Hurum
kommune
2010
Kriseledelsen
3.
Krisehåndteringsplan for
barnehagene
2011
2011
Side 23
Virksomhetsledere
3. TILTAKSKORT, VARSLINGSLISTER OG SKJEMAER
Tiltakskort utarbeides kontinuerlig basert på aktuelle scenario/hendelser som kan oppstå og
medfører at kriseledelse må iverksettes. Vedleggene oppdateres fortløpende, og er ikke
underlagt godkjenningsprosedyren for hoveddokumentet.
Navn og telefonnummer i tiltakskortene/varslingslistene tilhørende enkeltpersoner er unntatt
offentlighet.
3.1. TILTAKSKORT TIL PLAN FOR KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE
T01
Tiltakskort varsling – praktisk veiledning
T02
Tiltakskort – utløsning av plan/varsling - oversikt
T03
Tiltakskort – etablering av kriseledelse
T04
Tiltakskort – etablering av sekretariat for logg og journalføring
T05
Tiltakskort–etablering av informasjonstjeneste
T06
Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste
T07
Tiltakskort – etablering av presse og informasjonssenter
T08
Tiltakskort – etablering av pårørendesenter
T09
Tiltakskort – Sorg/krisegruppa i Hurum
T10
Tiltakskort – etablering av evakueringssenter EVS
T11
Tiltakskort – evakuering alternativ lokalisering
T12
Tiltakskort – utstyrskasser for pårørendesenter og EVS
T13
Tiltakskort – Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering – råd og anbefalinger
T14
Tiltakskort – Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner
3.2. VARSLINGSPLANER
V01
Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon
V02
Varslingsplan – personell evakueringssenter
V03
Varslingsplan – offentlige instanser
V04
Varslingsplan – ressurser
V05
Varslingsplan – øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan
Side 24
3.3. SKJEMA
S01
Skjemaer - Loggføringsskjema
Dette er papirutgaven, hvis det er praktisk mulig skal loggfører benytte seg av
loggføringsprogrammet CIM på www.dsb-cim.no for loggføring.
S02
Skjemaer – hendelses-/loggblankett
S03
Skjemaer - situasjonsrapport
S04
Skjemaer - pressemelding
S05
Skjemaer – Budskapsplattform
S06
Skjemaer – Medie rigg
3.4. VEDLEGG
Tiltakskort, varslingslister og skjemaer under punktene 3.1, 3.2 og 3.3.
Side 25
TILTAKSKORT VARSLING – PRAKTISK VEILEDNING
T01
Utarbeidet av: Jarle Haugsrud
Revidert av:
Godkjent av: Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mottak av melding:
Dersom du mottar en melding om ulykke eller krise, skriv ned meldinga, spør etter:



Hvem ringer?
Hva har skjedd? - omfang - skader
Hvor har det skjedd, og når skjedde
det?



Hvem er på stedet? – brann, politi, helse?
AMK/politi varslet?
Hva er behovet for hjelp/antall skadde
Telefonnummer til den som har ansvaret.
Varsling
I alle krisesituasjoner hvor det er livstruende skade eller sykdom, ring direkte til AMK 113. Øvrig
varsling skjer til politiet 112 eller brann 110
Dersom hjelpen kan vente litt, eller du trenger råd og veiledning, ring lokalt
legekontor/legevakt 815 68 251, politiet 02800 eller brannvesenet 04110
Politi: 112
Politivakta 02800
Brann 110
Publikumstelefon brann 04110
Krav til varsling av hendelse




Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse
umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen for informasjon
og veiledning. Se V01 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon
Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak.
Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt.
Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er
mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling.
Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling.
Kommunens kriseledelse
Kontaktpunkt kommunens kriseledelse:
Sentralbordet: 32 79 71 00 (dagtid hverdager)
Kveld/natt/helg: Jfr liste V01 eller kontakt politiet 112 / 02800
Side 26
Medlemmer av kriseledelsen
Navn
Stilling
Tlf. arbeid
Tlf. privat
Tlf. mobil
Monica Vee Bratlie
Ordfører
32797100
32790575
97042560
Gunn-Torill Homme Mathisen
Varaordfører
32278366
32796502
91749885
Georg N. Smedhus
Rådmann
Egil Ramstad
Assisterende rådmann
Eivind Lien
Økonomisjef
982 20 110
Anne Britt Stinessen
Personalsjef
913 00 548
Tone Mjøs
Kommunalsjef IKT og
kvalitet
400 05 515
Helga Tharaldsen
Kommunalsjef
oppvekst og utdanning
901 34 678
Øydis Jahren
Kommunalsjef helse og
sosial
908 89 496
Jan Erik Lindøe
Kommunalsjef næring
og kultur
911 02 429
Vidar Rolfsrud
Kommunalsjef plan og
bygg
Ulf Erik Knudsen
Kommunalsjef utvikling,
tekniske tjenester
Ivar Hovden,
Kommunelege I
32797100
91377661
91377661
Asgeir Knudsen
Kommunikasjonssjef
32797100
40646081
40646081
Anne Grete Ivås
Beredskapskoordinator
32797118
98423603
90411852
970 63 808
32797100
32797100
32793146
99234826
90086965
99234826
930 63 627
Støtte/ rådgivere for kriseledelsen
905 83 581
Henrik Trømborg
Brannsjef
Reidar Foss
Lensmann
31296600
99212043
99212043
Hilde Evensen Vedeler
Leder
krise/sorggruppe
32278080
32794200
91522474
Side 27
Jarle Haugsrud
Overingeniør Hurum
brannvesen
32 27 82 26
45229139
45229139
Informasjon
Informasjon utad og i organisasjonen ivaretas av virksomhetsleder. Dersom kriseledelsen har
ansvaret for krisen, har den også det overordnede informasjonsansvaret.
Sorg og krisegruppa
Kontaktpunkt for å organisere kommunens helsefagressurser for bistand til psykososial støtte
for rammede og pårørende er legevakt, politi, brannvesen og kommunens kriseledel
Side 28
TILTAKSKORT – UTLØSNING AV PLAN/VARSLING OVERSIKT
T02
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Informasjonsgang ved varsling om ulykker og kriser
Operative
ressurser
Publikum
Andre instanser
Politi 112
AMK 113
Kommunal
virksomhet
Brann 110
Sorg og
krisegruppe
Trippelvarsling
Fylkesmannen
Annen off..
myndighet
Egne
ressurser
Kommunens kriseledelse
Eksterne
ressurser
Side 29
TILTAKSKORT – ETABLERING AV KRISELEDELSE
T03
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt:
Kriseledelsen tiltrer når det har oppstått kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner der
ordinær kapasitet ikke strekker til. Kriseledelsen skal være et overordnet koordinerende organ
for kommunens ressurser i en krisesituasjon.
Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg
til en krise, skal kriseledelsen tiltre og ha to arbeidsmål:
1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne
eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og
innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har
politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med
ressursstøtte fra kommunen.
2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud,
og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen.
Innkalling
Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til
å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn.
Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art:
1.
2.
3.
4.
5.
Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og
skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring
Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov
for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse
Når politiet anmoder kommunen om bistand
Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader
eller ødeleggelser
Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold
Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov
Kriseledelsen etableres i Formansskapssalen og møterom Isdammen. Annen lokalisering
vurderes ut i fra krisens omfang og sted.
Side 30
Utstyr
Lokalene vil bli tilknyttet nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir
strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig
materiell
Overordnede oppgaver
Kriseledelsens sentrale oppgaver er:
1. Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen
2. Ta beslutning om iverksetting av tiltak for å hindre skader på personer og materielle
verdier
3. Prioritere ressurser fra kommunens side
4. Holde kontakt med skadestedsledelse, eventuelt LRS (lokal redningssentral)
5. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen
6. Rapportere om situasjonen i kommunen til fylkesmannen
Når kriseledelsen etableres bør følgende varsles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Brannvesen
Fylkesmannens beredskapsavdeling
Legevaktsentral
Lokale frivillige organisasjoner
Politi/lensmann
Aktuelle nabokommuner
Sjekkliste for kriseledelsen
Etablering og strakstiltak
1. Innhent informasjon/få best mulig oversikt over situasjonen.
2. Etabler kontakt med politiet. Avklar bl.a. med skadestedsleder om det er behov for
kommunens utstyr/materiell og transport. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid
politiet som ”eier” ulykken.
3. Avgjør om, hvilken type og hvor mange av eget personell som skal innkalles.
Kriseledelsen innkaller selv underliggende organer som evt. etableres ihht. egne
tiltakskort. Dersom det blir behov for ytterligere personell i enhetene, gis respektive
enhetsleder beskjed om å foreta innkalling.
4. Avklar om annen faglig kompetanse skal informeres. Vurder fortløpende om
situasjonen er så alvorlig at det er aktuelt å informere/kontakte fylkesmannen.
5. Etabler en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er.
Bruk aktuelle ROS-analyser og tiltakskort.
6. Dersom situasjonen er så alvorlig at kriseledelsens underliggende organer er etablert,
start loggføring, inn- og utgående, ihht. eget tiltakskort så tidlig som mulig.
7. GIS – kartfest ulykke av div. art for å identifisere/visualisere hendelsesstedet og vurdere
konsekvenser av ulykken.
8. Vurder og iverksett strakstiltak for å hindre ytterligere skade
9. Avhengig av situasjonen: Vurder og iverksett informasjonstiltak internt i kommunen,
eksternt til pårørende og eventuelt til media.
10. Avhengig av situasjonen: Etabler kontakt med nabokommunene, informere om
Side 31
situasjonen og forespør om ressurser dersom det er aktuelt.
Drift og langsiktige tiltak
1. Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra, må det avklares hvem som skal
rekvirere før kommunen selv eventuelt foretar rekvirering.
2. Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på
personer, miljø og materielle verdier.
3. Oppretthold kontakten med skadestedsledelsen i politiet, evt. LRS.
4. Vurder å sende eget personell til hendelsesstedet for å bli oppdatert om situasjonen.
5. Holde kontakt og oversikt over kommunens utplasserte personell og materiell. Husk
skifte av personell ved langvarig innsats og evt. debrifing etter psykiske belastninger.
6. Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell
7. Avklar om det er nødvendig med personellressurser/andre ressurser fra frivillige
organisasjoner
8. Vurder framtidig behov ut fra valg som blir tatt, konsekvenser for organisasjonen og
hvem som skal overta sentrale funksjoner/lederansvar for daglig drift.
Side 32
TILTAKSKORT – ETABLERING AV SEKRETARIAT FOR
LOGG OG JOURNALFØRING
T04
Revidert av: Asgeir Knudsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt:
Sekretariat for logg og journalføring etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal
skal sørge for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendelsene under pågående krise.
Innkalling
Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i
varslingsplanen.
Sekretariat for logg- og journalføring etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller
kommunalsjef for kvalitet og ikt.
Når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten herunder, publikumstjenesten,
etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner
kan det bli behov for døgndrift.
Telefon- og telefaksnummer til loggførerne er identisk med telefonnummer til kriseledelsen.
Faglige råd
Vurder om loggførerne skal plasseres sammen med kriseledelsen eller om de skal sitte i et rom
ved siden av. Det vil være fordeler og ulemper med begge løsninger. For å få tilfredsstillende
drift bør det være 2 personer på vakt.
Utstyr:
Loggførere/kriseledelsen skal ha følgende utstyr:
 Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no
 Perm med skilleark inn/ut meldinger.
 Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres
meldingene/tilsvarende)
 Kopimaskin og kopistempel
 2 telefoner og tilgang til telefaks
 Posthylle for inn- og utmeldinger.
 Tavle for registrerte telefonnummer
 Tavle for registrerte informasjonsbehov
Side 33
Oppgaver
Logg og journalføring etableres etter følgende prinsipp:
Hovedlogg- og
journal i
kriseledelsen
Telefon- og
sakslogg
Presse- og
infosenter
Telefon- og
sakslogg
Publikumstjenesten
Telefon- og
sakslogg
Pårørendesenter
Viktige registreringer sendes videre
(begge veier) på meldingsblankett.
Den som mottar/utsteder meldingen
må påse at informasjonen kommer
videre med riktig prioritet.
Registrering av informasjon/blanketter:
De fleste henvendelser under og etter en krise/katastrofe bør registreres. Omfanget av
registreringene vil variere avhengig av viktighet. Registeringer skal skje i kriseledelsesverktøyet
CIM på www.dsb-cim.no
Registreringene kan føres på følgende måter:
1. Telefon- og sakslogg (hovedlogg CIM i kriseledelsen og lokale logger ved behov)
2. Meldingsblankett (Elektronisk eller manuellt med registrering av meldingen til CIM)
3. Journalføres i kommunens ordinære arkiv (med kopi i hovedlogg CIM)
Alle registreringer skal systematisk hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige
informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er
bedre med en registrering for mye enn en for lite. Logg og journalføring bør etableres raskt slik
at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe.
Loggførerne og/ eller kriseledelsen skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet:
1.
2.
3.
4.
Motta alle skriftlige og muntlige henvendelser til/fra kriseledelsen
Både loggførerne og kriseledelse må og skal registrer hendelser i CIM logg.
Påføre løpenummer
Vurdere (sammen med kriseledelsen) hvem som skal ha inn/utmeldinger og ta
nødvendige kopier
5. Sørge for at alle meldinger blir overbrakt innenfor gitt prioritet
Side 34
6. Vurdere om innkomne henvendelser også skal journalføres og oppbevares i
kommunens arkiv
7. Ved leilighet ringe de andre stedene som fører logg for å kontrollere at alle meldinger
kommer inn til kriseledelsen.
8. Etablere meldingstjeneste fysisk dersom dette er påkrevet
9. Trykke opp og fordele nødvendig antall blanketter
10. Gi godkjent informasjon.
11. Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam,
sted for pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
12. Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til
kriseledelsen.
13. Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov.
14. Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet.
15. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter.
Sjekkliste for sekretariat for logg og journalføring
1. Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM etableres www.dsb-cim.no
2. Ha nok meldingblanketter og mulighet for å trykke opp flere ved behov
3. Ha skjema for manuell loggføring hvis tilgangen til CIM bortfaller
1. Sette opp vaktlister for lengre innsatser.
2. Det bør til enhver tid være 2 stk som står for loggføringen
Internkontroll/Opplæring
Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at:


alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes
skriftlig til rådmann.
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester skal påse at:

alle i sekretariatet får tilfredsstillende opplæring og gjenomfører kurs i CIM
Side 35
TILTAKSKORT–ETABLERING AV INFORMASJONSTJENESTE
T05
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt:
Informasjonstjenesten etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal bistå i
informasjonsarbeidet internt og eksternt i forbindelse med en krise.
Innkalling
Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i
varslingsplanen.
Informasjonstjenesten etableres normalt samtidig med kriseledelsen. Informasjonstjenesten
består i utgangspunktet bare av informasjonsansvarlig. Ytterligere styrking skjer ved at presseog informasjonssenter, publikumstjeneste og pårørendesenter etableres ved behov.
Kommunalsjef ikt og kvalitet etablerer seg sammen med kriseledelsen, men kan benytte sitt
eget kontor etter behov og skal bruke følgende telefonnummer og adresser:
Telefon 32 79 71 00 / 400 05 515
E-postadresse: [email protected]
Kommunalsjef ikt og kvalitet opptrer på vegne av kriseledelsen.
Kommunalsjef ikt og kvalitet i samarbeid med oppnevnte ledere har fullmakt til å bestemme
hvem som skal betjene de ulike funksjonene og hvem som skal utpekes som varamenn.
Når informasjonstjenesten er etablert, er det ordfører, rådmann og Kommunalsjef ikt og
kvalitet eller den de bemyndiger som har anledning til å uttale seg på kommunens vegne.
Kommunalsjef ikt og kvalitet, stedfortreder og øvrig personell som inngår i kriseledelsens
informasjonsarbeid er oppført med navn, adresser og telefonnummer i varslingslista.
Oppgaver
Kommunalsjef ikt og kvalitet har følgende primæroppgaver:
1. Lede og drifte kommunens informasjonstjeneste
2. Gi informasjonsråd til kriseledelsen
3. Etter avtale med ordfører/rådmann forestå informasjonsoppgaver som:
Side 36
o
o
o
o
o
Innhente informasjon til kriseledelsen
Orientere om situasjonen for kriseledelsen
Intern informasjon til alle ansatte
Eksterne informasjonsoppgaver
Skrive pressemeldinger
Det er utarbeidet egne tiltakskort for:




Logg og journalføring
Publikumstjenesten
Presse- og informasjonssenter
Pårørendesenter/EVS
Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg:



Meldingsblankett - skjema
Gode råd ved mediakontakt - tiltakskort
Pressemelding - skjema
Sjekkliste for informasjonstjenesten
1. Det må raskt avklares hvem som er kommunens hovedtalsperson utad (ordfører,
rådmann eller andre – avhengig av krisens art)
2. Informere sentralbord om hvem henvendelser rettes til
3. I samråd med øvrig kriseledelse avklare informasjonsbehov til media og berørte av
krisen, samt på hvilken måte denne skal gis.
4. Kommunens første informasjon om krisen må komme raskt og vise prioriteringer. Det
bør om mulig gis henvisning til når neste informasjon vil bli gitt.
5. For å unngå usikkerhet og tvilstilfeller skal all informasjon kriseledelsen beslutter å gi ut
foreligge skriftlig.
6. Følge opp og holde kriseledelsen informert om situasjonen i sentralbordet og
pågangen fra media og andre.
7. Påse at det også gis nødvendig informasjon internt i organisasjonen.
1. Sette opp vaktlister for lengre instanser
2. Ved stor pågang kan fylkesmannen kontaktes for bistand i informasjonsarbeidet
(infopool)
Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at



alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring
skriftlig til rådmann
tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner eller ved endringer.
Side 37
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PUBLIKUMSTJENESTE
T06
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt:
Publikumstjenesten etableres når pågangen utenfra blir for stor til å håndteres av
sentralbordet og informasjonstjenesten alene.
Innkalling
Kriseledelsen vurderer behovet for å etablere en publikumstjeneste utover kommunens
ordinære drift. Når forholdene gjør det hensiktsmessig kan publikumstjenesten etableres delvis
for evt. senere opptrapping. I spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Innkalling
skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i
varslingsplanen.
Publikumstjenesten etableres på kommunens servicetorg og bruker følgende nummer og
adresser:
Telefon 32 79 71 00 / 32797122 i tillegg vårt eget nødnummer
Leder av publikumstjenesten forholder seg til nærmeste foresatte som er kommunalsjef ikt og
kvalitet.
Utstyr
Telefon
PC med internettilgang
Meldingsblanketter
Loggføringsskjema
Oppgaver
Publikumstjenesten skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet:
1. Imøtekomme henvendelser fra publikum på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte.
3. Ta i mot meldinger, notere disse på egen meldingsblankett S01 og deretter å bringe
meldingen til logg og journalfører.
Side 38
4. Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring)
5. Føre oversikt over andre aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester,
kriseteam, pårørendesenter, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
kriseledelsen.
7. Henvise pårørende til pårørendesenter.
8. Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov.
Sjekkliste for publikumstjenesten
1. ommunalsjef ikt og kvalitet har ansvaret for at publikumstjenesten til enhver tid er
oppdatert mht hvilken informasjon som er godkjent av kriseledelsen. Denne
informasjonen skal foreligge skriftlig.
2. Avhengig av krisens omfang vil pågangen til publikumstelefonen være stor. Behov for
ytterligere ressurser meldes kriseledelsen v/kommunalsjef ikt og kvalitet fortløpende.
1. Sette opp vaktlister for lengre instanser
2. Det bør til enhver tid være 2 personer på vakt i publikumstjenesten



alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring
Side 39
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PRESSE OG
INFORMASJONSSENTER
T07
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt
Etablere et organ som kan bistå kriseledelsen i informasjonsarbeidet i forbindelse med en krise
Innkalling
Kriseledelsen iverksetter innkalling av personell til presse og informasjonstjenesten i henhold til
varslingskort.
Det er kommunalsjef ikt og kvalitet som i alle sammenhenger er ansvarlig for opprettelse og
drift av presseog informasjonssenter.
Når situasjonen er uoversiktlig kan presseog informasjonstjenesten, herunder
publikumstjenesten, etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved
spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift.
Kommunenes informasjonsenhet etablerer seg i rådhuset, Sætre – «Isdammen», og er tildelt
følgende nummer og adresser:
Telefon: 32797100
Mobil: 400 05 515
Pressesenter etableres i Storsalen / evt «Holmen», avhengig av omfang av hendelsen og
behov..
Faglige råd
Vurderinger ved valg av sted for presseog informasjonssenter:
1. Stedet bør innfri tidligere nevnte rammefaktorer i den grad dette er riktig for din
kommune.
2. Bruk gjerne et sted som har mange av de tekniske løsningene i daglig drift.
3. Koordiner med politi og andre aktører som kan bli involvert
4. Velg et stedet som ligger sentralt og har rimelig avstand fra/til det aktuelle
skadestedet.
5. Om nødvendig planlegg med 2 alternative P&I – senter dersom kommunen har store
geografiske avstander mellom potensielle skadesteder.
Side 40
6. P&I- senteret bør ikke ligge på samme sted som :
o pårørende oppholder seg
o evakuerte, skadde eller døde
o kriseledelsen
o Helsetun, sykehjem, skole eller annet sted hvor kobling med media kan få en
uheldig virkning.
Presse- og informasjonssenteret skal inneholde følgende:
1. Lokaler som kan romme 20 (50) personer
2. Sanitær- og bespisningsforhold ved eller i umiddelbar nærhet
3. 2 telefoner
4. 1 Telefaks
5. Pc- m/ e-post og Internett – Bærbar PC knyttes til ''Hotspot'' i kommunale bygg.
6. Veggtavle med tusj og ''flipp over''
7. Prosjektor
8. Lademuligheter for kamera, mobiltelefoner og tilsvarende
Oppgaver
Leder av Presse- og informasjonssenteret skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet
:
1. Etablere og drifte presseog informasjonssenteret
2. Legge forholdene vel til rette for media slik at de får gode arbeidsforhold, tilgang til
telefon, telefaks, internett, lademuligheter, kopieringsmuligheter, pressemeldinger og
annen informasjon som kommunen eller andre aktører har frigitt ifm krisen.
3. Være behjelpelig med å skrive pressemeldinger, sende pressemeldinger og produsere
stoff til hjemmesidene. Alt forannevnt informasjonsstoff skal godkjennes av
ordfører/rådmann før utsendelse.
4. Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring)
6. Ta i mot henvendelser/forespørsler fra media i pressesenteret og viderebringe dette til
kommunalsjef ikt og kvalitet.
7. Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam,
sted for pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv.
kriseledelsen.
9. Notere registrerte informasjonsbehov på egen tavle
Pressekonferanser:
1. Klargjøre lokaler og legge forholdene til rette for pressekonferanser.
2. Akkreditere media og føre liste over representanter som har vært innom
pressesenteret, og de som deltar på pressekonferansen
3. Pressekonferanser må koordineres med politi eventuelt andre aktører som har ansvar i
krisen.
4. Pressekonferansen ledes normalt av politiet eller kommunen. Kommunalsjef ikt og
kvalitet skal lede pressekonferanser som kommunen har ansvaret for.
Side 41
Kommunikasjonsmiddel:
E-post er et raskt kommunikasjonsmiddel som når samtidig ut til alle, informasjon kan
etterspores og kommunikasjonssvikt/misforståelser unngås. I en krisesituasjon skal derfor e-post
brukes som hovedkommunikasjonsmiddel.
Sjekkliste for etablering presse og informasjonstjeneste
1. Kontroller teknisk utstyr i god tid før pressekonferanse
1. Pressekonferansene legges opp etter følgende mal:
 Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier
etter forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter.
 Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen
2. Det legges opp strategi for:
 Hvilke informasjon som skal komme frem?
 Hvilke problemer som bør unngås/ man ikke skal kommentere?
 Hvem som skal lede konferansen?
 Ansvarsdeling under konferansen
 Når neste konferanse eller informasjon kommer
 alle i presseog informasjonssenteret får tilfredsstillende opplæring
 alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes
 tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 42
TILTAKSKORT – ETABLERING AV PÅRØRENDESENTER
T08
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt
Samle pårørende ved en krisehendelse for å enklere kunne yte nødvendig informasjon, gi
støtte og eventuell krisepsykiatrisk oppfølging.
Valg av pårørendesenter bør også vurderes ut i fra:
1. Beliggenhet
2. Parkeringsmuligheter
3. Muligheter til skjerming fra omverdenen.
I tilfeller der det er etablert EVS vil pårørendesenter etableres som en egen skjermet del av
EVS. Annen løsning kan velges hvis dette synes mest hensiktsmessig ut i fra en
situasjonsvurdering.
Innkalling
Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar kan ta initiativ til etablering
av pårørendesenter og innkalling av nødvendig personell. Kriseledelsen iverksetter innkalling
av personell til pårørendesenter i henhold til varslingskort.
Leder for Kommunens rehabiliteringstjeneste er ansvarlig for opprettelse og drift av
pårørendesenter, jfr Varslingsplan V02. Opprettelse skjer i samarbeid med leder EVS
Sorg og krisegruppa innkalles etter behov
Ved større ulykker og krisesituasjoner:
 Etablere pårørendesenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer,
avhengig av hvor hendelsen har funnet sted.
Ved mindre ulykker/kriser:
 Filtvet / Klokkarstua helsetun
 Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og
hendelsens art.
Pårørendesenter bør ha følgende utstyr tilgjengelig:
 Telefoner med bekjentgjorte nummer
 Pc med tilgang til e-post og internett
 TV og videospiller
 Flipp over
 Lokaler som kan romme 50-100 personer (Kan om nødvendig bruke Dagsenteret,
Filtvet helsetun)
 Sanitær- og bespisningsforhold
 Rom hvor man kan være alene
 Rom til prest og eventuelt kriseteam
Overnattingsbedrifter:
Side 43
Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk
av deres kapasitet ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager
etableres pårørendesenter på et av kommunens overnattingsbedrifter.
Oppgaver
Pårørendetjenesten skal etter rettledning fra egen leder og/eller kriseledelsen
1. Etablere og drifte samlingssted for pårørende i henhold til tiltakskort.
2. Legge forholdene til rette for de pårørende slik at de kan samles, få støtte,
menneskelig omsorg og godkjent informasjon.
3. Skjerme pårørende og umyndige personer fra pressen.
4. Etablere loggbok for ut- og innpassering med navn og telefonnummer for kontakt
med pårørende.
5. Telefonvakt for å imøtekomme henvendelser fra publikum/pårørende på en korrekt,
effektiv og hensynsfull måte. Publikumstjenesten vil videreformidle kontakt fra
pårørende til pårørendesenteret.
6. Ta i mot meldinger/henvendelser og registrere informasjonsbehov og notere disse på
egen meldingsblankett og i egen logg. Ved behov bringe meldingene til logg og
journalfører i kriseledelsen.
7. Viderebringe henvendelser som de ikke kan svare på til riktig etat eller til kriseledelsen.
8. Gjøre ''Sorg og krisegruppa'' tilgjengelig dersom denne er kalt inn.
9. Enkel forpleining eller utvidet forpleining i samarbeid med kriseledelsen og frivillige
organisasjoner.
10. Ordne forlegning etter avtale med kriseledelsen.
11. Selv sette opp vaktliser og foreslå bemanning overfor kriseledelsen.
Sjekkliste for etablering av pårørendesenter
1. Iverksette registrering av alle pårørende som tar kontakt med pårørendesenteret,
enten gjennom personlig oppmøte eller annen kontakt.
2. Det er utarbeidet skjemaer for registrering. Disse inneholder blandt annet følgende
punkter:
 Navn, adresse, tlf.nr og fødselsdato
 Tid for innregistrering
 Navn på pårørende som er direkte berørt av krisen
 Spesielle behov – informasjon, psykososial oppfølging, samtale med prest etc.
 Tid for utregistrering
3. Sørge for skjerming av pårørende
4. Sørg for enkel bevertning – kaffe, te, tørstedrikke, frukt etc
1. Sørge for innkvartering av pårørende som har behov for dette
2. Innkalling av ytterligere ressurser ved behov.
Sorg og krisegruppa
Leder for pårørendesenter tar kontakt mot Sorg og krisegruppa for bistand ved behov.
Leder pårørendesenter skal påse at



alle i pårørendesenteret får tilfredsstillende opplæring
Side 44
TILTAKSKORT – SORG/KRISEGRUPPA I HURUM
T09
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt:
Gi personer i kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner nødvendig psykososial støtte og
hjelp. Dette gjelder i akutt oppståtte situasjoner der ordinær kapasitet i tjenesten ikke strekker
til.
Innkalling
Sorg/krisegruppa er å betrakte som en del av Hurum kommunes beredskap. Medlemmene
av gruppa har ikke vaktordning, men innkalles ved behov. Ledende utrykningspersonell
og/eller medlemmer av kriseledelsen må bedømme behovet for innkalling av gruppa.
Navn og telefonnummer til medlemmene av Sorg og krisegruppa fremgår av varslingsplan
V01
Navn og mobilnummer skal ikke leveres ut til publikum. Den som mottar meldingen ringer selv
opp en eller flere medlemmer av gruppa. Sorg/krisegruppa tar selv initiativ til å supplere med
ytterligere ressurser ved behov. Eventulle representanter fra forskjellige trossamfunner
kontaktes ved behov. Sorg/krisegruppa skal ha oversikt over ulike trossamfunn og
kontaktpersoner.
Ved opprettelse av pårørendesenter eller EVS lokaliseres Sorg/krisegruppa på samme sted,
hvis ikke særlige forhold tilsier noe annet.
Oppgaver
1.
2.
3.
4.
Skaffe oversikt over hvem som trenger hjelp.
Skaffe oversikt over hjelpebehov.
Gi råd/veiledning/oppfølging til involverte personer i en krise/ulykke
Formidle kontakt med relevant hjelpeinstans
Rammer for sorg/krisegruppa
1. Et overordnet prinsipp for kriseteamet er å involvere færrest mulig hjelpepersoner.
Hensikten er å gi de utsatte kontinuitet og ro.
2. Helsesøster leder sorg/krisegruppa og ivaretar kontinuitet i ledelsesfunksjonen så lenge
behovet er til stede.
3. En gir hjelp av kort varighet. Det vurderes hvilken oppfølging som skal gis, og hvem
som bør gi den.
Side 45
Informasjon
Ekstern informasjon skal kun skje gjennom kriseledelsen eller i samråd med kriseledelsen.
Leder for Sorg og krisegruppa skal påse at



alle i Sorg og krisegruppa får tilfredsstillende opplæring
Side 46
TILTAKSKORT – ETABLERING AV EVAKUERINGSSENTER
EVS
T10
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt
Evakueringssenter etableres ved følgende scenarier:
1. Evakuering fra et skadested – uskadde personer som har vært implisert i selve ulykken
2. Evakuere fra faresonen rundt et hendelses-/ulykkessted – evakuering pga faren for
eskalering eller ettervirkning av ulykken
3. Utflytting fra store områder pga av ulykkens omfang, f.eks gassutslipp, flom,
ras/rasfare, skogbrann, radioaktivitet, bombetrussler etc
Beslutning om opprettelse
Følgende kan fatte beslutning om opprettelse av EVS
1. Politiet v/ Politisjefen eller dens stedfortreder
2. Brannvesenet ved Brannsjefen eller dens stedfortreder
3. Kommunens kriseledelse
Kommunens kriseledelse skal varsles når det blir fattet besluttning om opprettelse av EVS.
Ansvar
Leder for Hurum eiendomsselskap KF er ansvarlig for opprettelse og drift av EVS, jfr
Varslingsplan V02. Etablering skjer i samarbeid med leder for pårørendesenter.
Gjennomføring og oppgaver
Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen:







Hovenga samfunnshus
Folkestadhallen
Tofte Samfunnshus
Solvang
Sætre Skole
Flerbrukshallen på Holtebrekk – reserveløsning
Sætrehallen - reserveløsning
Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av
hendelsens omfang.
Tilgang til evakueringssenter:
 Personellressurser varsles Se V02Varslingsplan – personell evakueringssenter
Side 47

Nøkler til evakueringssenter oppbevares hos Hurum Eiendom KF
Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk
av deres kapasitet ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager
etableres evakueringssenter på et av kommunens overnattingsbedrifter.
Funksjon
Ledelse
Ledelse og koordinering av alle aktivitetene i EVS, jfr varslingsplan for EVS
Vakthold
Alt vakthold ift. mottak i EVS ivaretas av logistikk/bygg, jfr varslingsplan for
EVS
Registrering
Ansvarlig for all inn- og utregistrering av evakuerte. Kontorfaglig støtte etableres
i eget registreringsenhet. Sivilforsvaret kan evt. anmodes om støtte til registrering.
1. Innregistrering: Det etableres et venterom som benyttes av evakuerte før
registering. Alle som er ferdig registrert vil bli merket på hensiktsmessig
måte. Barn som er alene skal ha en egen oppfølging av representant fra
barnevernet.
2. Utregistrering: Utregistrering skjer fortløpende etterhvert som de evakuert.
Barn skal ikke utregistreres uten at det er dokumetert at de er overlatt til
pårørende eller andre som har en nær relasjon til barnet.
Forvaltning
Forpleinning
mat/drikke
Informasjon
Informasjon til media, pårørende og til de evakuerte om den eksterne situasjonen
ivaretas av politiet, evt av informasjonsansvarlig i samråd med politiet.
Sanitet Sorg og
krisegruppa
Egen sanitetsenhet for behandling av organiseres ved etablering av EVS. Eget
konsultasjonsrom for lege gjøres tilgjengelig. Samtalerom for grupper av
evakuerte etableres ved behov. Varsling av nødvendig personell iverksettes og
igangsettes av kriseledelsen ved kommuneoverlegen, jfr varslingskort. Dette
innbefatter bl.a. Sorg og krisegruppa, leger og nødvendig sykepleierressurser.
1. Medisinsk personell i Sorg og krisegruppa skal ivareta behovet for
medisinsk personell. Ytterligere personellressurser/kompetanse innkalles
etter behov.
2. Ved ekskalering av situasjon vil kriseledelsen/kommuneoverlegen be om
økte mannskaper med den bakgrunn som er nødvendig. Dette iverksettes
av ledelsen ved EVS
Leder for EVS skal påse at
 alle i EVS får tilfredsstillende opplæring
 alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes
 tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner.
Side 48
TILTAKSKORT – EVAKUERING ALTERNATIV
LOKALISERING
T11
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
Mål/hensikt
Evakuering medfører å forflytte personer fra et sted pga ulykke eller fare til et egnet
samlingssted
Gi en oversikt over alternative evakueringsmuligheter som kan benyttes, avhengig av
ulykken/krisens omfang. Vurderes ut i fra antall personer som er berørt og hendelsens innhold.
Valg av evakueringssted bør også vurderes ut i fra:
1. Beliggenhet
2. Parkeringsmuligheter
3. Muligheter til skjerming fra omverdenen.
Ansvar
Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar
Hvordan
Ved større ulykker og krisesituasjoner:
 Etablere evakueringsenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer,
avhengig av hvor hendelsen har funnet sted.
Ved mindre ulykker/kriser:
 Filtvet helsetun
 Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og
hendelsens art.
Kommunen har inngått avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for
bruk av deres kapasitet ved en krise. Dette er spesielt aktuelt ved de typer hendelser der de
evakuerte må evakueres utover 24 timer.
Gjennomføring
Tilgang til evakueringssenter:

Nøkler til evakueringssenter oppbevares i nøkkelsafer utenfor hvert bygg.
Brannvesenet har nøkler/koder til hver enkelt safe og alarmanlegg.
Side 49
TILTAKSKORT – UTSTYRSKASSER FOR
PÅRØRENDESENTER OG EVS
T12
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
31.08.11
Mål/hensikt
Nødvendig utstyr for oppstart og drift av pårørendesenter/EVS skal være forhåndspakket i
kasser, lagret på rådhuset i Sætre og Filtvet helsetun, for raskt å kunne iverksette oppstart av
nødvendige funksjoner ved en hendelse.
Ansvar
Leder for pårørendesenter og EVS er ansvarlig for at kassene er komplette.
Nødvendig utstyr
Forhåndsklargjorte beredskapskasser med utstyr
for EVS og pårørendesenter. Disse er lagret på
rådhuset i Sætre og Elbo med henholdsvis 500
registreringsnummer i hver kasse. Hvis det er
behov for mer enn 500 registreringer kan de to
kassene supplere hverandre da de har
forskjellige farger på reg.numrene, henholdsvis
hvit og blå.
Refleksvester – ligger i beredskapskassene
 1 stk Leder EVS
 2 stk Lege
 4 stk Sykepleier
 1 stk Prest
Plakater som skal settes opp etter behov:
 Registrering inn
 Venterom
 Kommandosentral
 Oversiktskart
 Informasjon
 Informasjon – flipover m/ark
 Matservering
 Bagasje/oppbevaring
 Lekehjørne
 Sosialtjeneste
 Sanitet
 Registering ut
 Samtalerom
 Stellerom
Kontorrekvisita – ligger i beredskapskassene
 40 kulepenner
 12 blyanter
 1 blyantspisser
 2 linjaler
 2 viskelær
 2 taperuller
 1 saks
 2 ruller hyssing
 2 blå sprittusjer
 1 røde sprittusjer
 1 svarte sprittusjer
Sperrebånd – ligger i beredskapskassene
Side 50
TILTAKSKORT – KRISEKOMMUNIKASJON, MÅLSTRATEGI MEDIEHÅNDTERING – RÅD OG
ANBEFALINGER
T13
Utarbeidet av:
Revidert av:
Godkjent av:
Jarle Haugsrud
Asgeir Knudsen
Kriseledelsen
Dato:
Dato:
Dato:
11.02.11
11.09.13
Mål/hensikt
Gi en veiledning til hvordan man skal forhold seg til media og de spørsmål og
intervjusituasjoner man kan komme opp i. Rådene er generelle og ikke spesielt knyttet opp i
mot en krisesituasjon.
Hvordan
Før du løfter av røret!
Noen viktige definisjoner:
Krisekommunikasjon er en virksomhets kommunikasjon med egne ansatte, mediene,
publikum og samarbeidspartnere i alvorlige situasjoner og kriser.
Krisekommunikasjon handler om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig
effektiv måte under et stort tidspress.
Målet med krisekommunikasjon er både å gi viktig informasjon ut, men også å bidra til
arbeidsro slik at selve krisen kan løses best mulig.
Viktig strategisk valg:
Kommunisere mest mulig direkte med viktige målgrupper, inkludert mediene
for å unngå at de bruker andre kilder som kan gi et feil bilde av situasjonen eller bidra til
motstridende budskap
Målsettingen med krisekommunikasjonen:
Hovedmål:
Kommunikasjonen skal bidra til å forhindre skader på mennesker, miljø og materiell, samt
skader på virksomhetens omdømme
• Befolkningen må få nødvendig informasjon slik at de kan verne seg selv, sine nærmeste og
sin eiendom på en best mulig måte
• Informasjon til berørte, pårørende og befolkningen skal prioriteres, for å redusere frykt og uro
så mye som mulig
• Det skal informeres raskt, aktivt og regelmessig, koordinert av kommunalsjef ikt og kvalitet for
å sikre at målgrupper og befolkningen får korrekt og relevant informasjon og for å unngå
rykter
• Det skal legges vekt på å kommunisere raskt og tydelig slik at tilliten til virksomheten
Side 51
opprettholdes
• Legge forholdene godt til rette for tett kontakt med mediene under krisen
• Vær aktiv overfor mediene slik at virksomheten oppfattes som en relevant informasjonskilde
Hva sier du?
Det viktigste er å redde liv og helse, deretter miljø og materielle verdier!
I kommunikasjonen med omgivelsene er det lett å gi uttrykk for uheldige miljømessige
konsekvenser og tap av materielle verdier/markedsandeler!
men i kommunikasjonen er det meget viktig – og riktig – at omsorg for berørte
kommer først
uansett!
Husk de fire M’er –
• Mennesker
• Miljø/omgivelser
• Materielle verdier
• Marked/økonomi
i den rekkefølgen!
Du løfter av røret:
1. Noter journalistens navn og hvilket media vedkommende representerer.
2. Avklar hva spørsmålene dreier seg om.
3. Spør om journalisten har snakket med andre i virksomheten om saken.
4. Presiser hva du selv har kompetanse på.
5. Gjør avtale om gjennomlesning/godkjenning av artikkel/intervju hvis dine opplysninger
skal brukes som direkte eller indirekte sitat.
6. Svar aldri ”på direkten”, særlig ikke i radio eller TV.
''Ikke «mitt bord'':
1. Henvis journalisten til den som kan gi svar.
2. Hvis du ikke vet hvem, gir du beskjed om at du skal finne det ut for journalisten.
3. Følg opp saken slik at journalisten kommer i «trygge hender».
''Usikker på svaret'':
1. Si at du må undersøke saken og ringe tilbake.
2. Spør journalisten om hvilke frister han/hun arbeider under.
3. Tilby å maile journalisten et skriftlig svar på spørsmålene innen en frist dere blir enige
om.
''For komplisert'':
1. Be om å få spørsmålene skriftlig, gjerne pr telefaks.
2. Tilby skriftlig informasjon eller et møte for å utdype emnet.
''Utålmodig eller arrogant'':
1. Svar alltid høflig og behersk deg selv. La ikke situasjonen eller journalisten stresse deg.
2. Presiser at du gjerne vil at spørsmålene skal besvares på en samvittighetsfull måte.
Side 52
''Du skal på TV'':
Skal du intervjues på TV? Her er noen stikkord som kan være nyttig å ta med seg:
1. Gjør forhåndsavtale. Hvilke spørsmål? Muligheter for nytt opptak?
2. Velg et opptakssted som du er fortrolig med. Gå gjerne ut av kontoret.
3. Finn ut det viktigste du vil ha sagt, og sørg for å si det på en kortest mulig måte! Husk
at 20 sekunder er mye på TV.
4. Forbered deg sammen med noen
5. Kom ikke med lange resonnementer. Seerne husker som oftest bare de korte
budskap.
6. Se på intervjueren, ikke inn i kamera. Hold blikkontakt.
7. Si bare det du kan dokumentere, ikke spekuler om årsak og ansvar.
8. Unngå fremmedord, faguttrykk og tall. Bruk heller eksempler.
Grunnleggende regler for risikokommunikasjon
1. Akseptere og involvere publikum som legitime aktører (mottaker av informasjon)
2. Å planlegge og evaluere alle informasjonsmessige tiltak godt
3. Lytt til publikums spesifikke bekymringer (før, under og etter krisen)
4. Vær åpen og ærlig
5. Koordinere og samarbeide med pålitelige og troverdige partnere
6. Å møte medias informasjonsmessige behov
7. Å kommunisere budskapet klart, tydelig og med medfølelse
Side 53
TILTAKSKORT – LETEAKSJONER MV, TILRETTELEGGING
FOR FRIVILLIGE ORGANISASJONER
T14
Revidert av:
Dato:
Dato:
Dato:
28.02.12
Mål/hensikt:
Tilrettelegge for at det ved forskjellige aksjoner i Hurum, hvor frivillige organisasjoner er
delaktige, stilles egnede lokaler til disposisjon for opprettelse av aksjonshovedkvarter/KO.
Varsling
I de tilfeller hvor frivillige organisasjoner har behov for å etablere egne KO i forbindelse med
en aksjon, skal dette skje på Klokkarstua eller Filtvet helsetun.
Etablering skal skje gjennom kriseledelsen. Alternativt kan Politi eller organisasjonen, på sent
kveld eller natt, selv ta kontakt med det aktuelle helsetunet på tlf, jfr varslingsplan V05 - D og
E.
KO opprettes i egnet rom på hvert sted. Dette vurderes av personell på stedet i samarbeid
med organisasjonen.
Det skal tilrettelegges for nett-tilgang til kommunens trådløse nett /''hotspot''. Brukernavn og
passord til hotspot er gjort kjent for de det gjelder
Side 54

Beredskapsplan for Hurum kommune 2014

Transcription

Similar documents

Innhold aksjonsledermappe

Oppdragsskjema for bilgodtgjørelse.pdf

Beredskapsplan for alvorlige kriser

Overordnet plan for kommunal kriseledelse Sørum kommune

fullstendig organisasjonskart i pdf

o v e R S i k t S k a l e n D e R 2 0 1 5

Dagbladet Magasinet - Traumatisk stress og PTSD

Beredsskapsplan AHO (2013) - Arkitektur

0-10 år og mosjoniste

Planprogram - Statens vegvesen

HELT PÅ HØYDEN GØY PÅ LANDET DE BESTE STRENDENE

1. TELEFON, ADRESSELISTER OG E-POST