sammanslagning av tolv bibliotekssystem ti en och samma

SELMA
sammanslagning av tolv bibliotekssystem ti! en och samma kontoorganisation
Senast uppdaterad 2011-10-14
För den senaste versionen gå till:
https://docs.google.com/document/pub?id=1JLQqY0fGDFh2YGlCmLlqMBut8yz4EN7tVKlA
t4Mij6Y
SELMA
1
SELMA
Detta dokument har sammanställts utifrån det som bestäms av SELMA-styrgrupp samt av
SELMA-gruppen bestående av systemansvariga från deltagande bibliotek . Det är inte på detaljnivå, kompletterande information arbetas fram kontinuerligt och förs in här. Den senaste
versionen finns att läsa på:
https://docs.google.com/document/pub?id=1JLQqY0fGDFh2YGlCmLlqMBut8yz4EN7tVKlA
t4Mij6Y
Camilla Källgren
Länsbiblioteket
Syfte
Syftet med dokumentet är att identifiera de fall där biblioteken i SELMA har beslutat att ha
samma rutiner och regler. Dokumentet ska också vara en dokumentation över avgifter och
krav som biblioteken inte har samma idag. Det är inte en manual för BookIT:s användning,
utan kompletterar den handbok som finns inbyggd i systemet. Dokumentet fokuserar på rutiner som måste vara gemensamma för att brukarna skall få en effektiv och enhetlig service.
Ansvarsfördelning
Ansvar, befogenheter och åtaganden regleras i det driftavtal som är upprättat mellan
systemägaren, Region Värmland, Länsbiblioteket och deltagande kommuner i SELMA.
Styrgruppen, bestående av bibliotekschefer/ansvariga i deltagande kommuner, fattar beslut av
policykaraktär såsom låneregler, införande av nya gemensamma rutiner samt beslut om gemensamma investeringar. Varje kommun ansvarar för sin biblioteksverksamhet. Varje kommun ansvarar för att de sekretessregler som gäller för bibliotekslån är kända av personalen och följs.
Låntagarregister
Inledning
Låntagarregistret innehåller uppgifter om vilka medier låntagaren har lånat och reserverat
och om eventuella skulder.
Registret regleras av särskilda lagar.
SELMA
2
Registrering av ny låntagare
Vid registrering av ny låntagare krävs fotolegitimation för personer som är 16 år och äldre. En
giltig fotolegitimation gäller även för asylsökande.
För barn och ungdomar under 16 år krävs målsmans medgivande. Målsman fyller i blankett och
skriver under. Låntagarens fullständiga personnummer registreras med tolv siffror, adress, telefonnummer och/eller e-postadress läggs in. Uppdatering av adressuppgifter görs via SPAR för de
bibliotek som har avtal, övriga bibliotek uppdaterar manuellt.
Låntagare med skyddad identitet
Om en ny låntagare har skyddad identitet görs som följer:
1. Personen måste visa legitimation
2. I BookIT skrivs endast personnummer och eventuellt e-postadress in.
•
Förnamn = Personuppgift
•
Efternamn = Skyddad
•
Adress = åter avsändaren
3. Om personen vill ange mobilnummer (SMS) eller e-postadress får han/hon beskedet snabbare, men det är frivilligt.
Om en person med skyddad identitet behöver meddelas på något sätt till exempel reservationsmeddelande eller krav.
1. Lägg meddelandet i ett kuvert utan fönster och klistra igen.
2. På kuvertet sätter man en post-it med följande text:
”Var vänlig och skicka detta vidare till” och personnumret på personen i fråga.
3. Lägg kuvertet i ett nytt kuvert. Adressera det till:
Skatteverket
Skattekontoret Gävle
Förmedlingsuppdrag
801 73 GÄVLE
SELMA
3
Kostnader för lånekort
Det är kostnadsfritt att skaffa ett lånekort. Med ett lånekort på ett bibliotek ges låntagaren
möjlighet att utnyttja det på samtliga tolv SELMA-bibliotek. För borttappat kort tar de flesta bibliotek ut en avgift:
Årjäng 5 kr
Eda, Forshaga, Hammarö, Kil, Säffle 10 kr
Säffle 10 kr, barn 5 kr
Grums, Torsby 15 kr
Munkfors 20 kr
Filipstad
20 kr, barn 10 kr.
Arvika 25 kr, barn 0 kr
Karlstad 25 kr
Meddelande till låntagare
I meddelandefältet under Signal-fliken på en låntagare kan meddelanden till låntagaren skrivas in. Alla meddelanden ska vara försedda med signatur och bibliotek, datum kommer automatiskt. Meddelanden som skall endast gälla sakupplysningar till låntagaren som t ex "Glömt
paraplyet på bibliotekets namn". Klicka i kryssrutan extern så att låntagaren kan se meddelandet i OPAC.
Några bibliotek lägger in meddelanden av typen ”Räkning skickad 080808”, dessa meddelanden är endast för internt bruk.
Spärr av låntagare
Låntagare som har större skuld än 150 kr spärras. Hävning av spärr sker då skulder har betalats.
Vanliga övertidsavgifter som ger upphov till spärr kan betalas på vilket SELMA-bibliotek som
helst, oavsett var skulden uppstått. Ersättning för förkomna medier kan betalas över disk på
vilket SELMA-bibliotek som helst, men inte om lånet gått till räkning, då kan det endast betalas på utlånande bibliotek (se nedan).
SELMA
4
OBS! Viktigt att hålla på att röd signal = stopp för lån!
Spärr p g a för många lånade medier
Maxgräns för antal lånade medier per låntagare är 50 i Karlstad, detta maxantal gäller om man
lånar på någon av Karlstads enheter, oavsett varifrån mediet kommer.
För övriga bibliotek finns ingen gräns.
Spärr p g a borttappat kort
Om låntagaren meddelar borttappat kort så ska kortet spärras. Skriv alltid en orsak när en
spärr sätts.
Spärrat kort tas bort och låntagare får aldrig låna på ett spärrat kort.
Räkning
Räkning på icke återlämnade medier skickas av utlånande bibliotek, eftersom det är där räkningsunderlaget genereras, och ersättningen behålls av detta bibliotek, som också gallrar mediet och meddelar ägande bibliotek att detta är gjort.
Hantera avgifter
Att samtliga regler och avgifter ska vara gemensamma för SELMA är att eftersträva och styrgruppen kommer att arbeta för att nå målet. Dessförinnan finns det några regler och avgifter
som måste samordnas för att det ska vara möjligt i systemet.
Hantera utlån
För att man ska få låna måste man kunna visa lånekort. Om kunden är känd av personalen eller
om han/hon kan visa giltigt fotolegitimation kan man få låna utan lånekort.
Det finns ingen maxgräns för antal lån förutom Karlstad som har en gräns på 50 lån.
Om ett medie som är kvar hemma är försenat tillfrågas kunden om han/hon vill göra omlån. SELMA
5
Alla medier ska ingå i det fria flödet. Allt kan reserveras och alla kan låna - sedan görs undantag
på respektive bibliotek.
Den som lånar skall alltid kunna få ett lånekvitto. Omlån
Låntagaren kan göra omlån via webben, telefon eller i samband med ett besök på biblioteket.
Alla böcker och media kan lånas om överallt på SELMA-biblioteken.
Man får göra omlån upp till tre (3) gånger. Finns det en reservation på boken så kan låntagaren
inte göra omlån. Det enskilda biblioteket kan välja att inte tillåta omlån för vissa medier, t ex. snabblån, CDskivor och DVD. Gymnasieskolornas bestånd kan inte lånas om på folkbiblioteken eller via SELMA-opac utan
låntagarna hänvisas till respektive gymnasiebibliotek.
Hantera återlämning
Vid återlämning kontrollerar personalen att allt rätt material finns i CD-boxar, DVD-boxar och
liknande samt ser över mediet vid bokuppsättning.
Återlämningslogg sparas i 14 dagar på böcker och 28 dagar på övriga medier. Återlämning av medier tillhörande ett annat bibliotek
Medier kan återlämnas på alla SELMA-bibliotek. Gymnasiebibliotekens medier kan inte lämnas på folkbiblioteken, utan ska återlämna på respektive bibliotek. Medier tillhörande ett annat bibliotek som återlämnas ska av personalen återlämnas i BookIT-systemet innan det skickas med lådan.
Förseningsavgifter
Förseningsavgift uppstår automatiskt när ett medie lånas om eller återlämnas och är försenat.
Det är reglerna på den biblioteksenhet som mediet lånades ut på som är gällande.
SELMA
6
Hantera krav
Kravkörning görs för reserverade medier 1 dag efter förfallodatum, för vanliga 1:a krav 7 dagar
efter förfallodatum och för 2:a krav 14 dagar efter tidigare krav. Dessa regler är gemensamma
för alla SELMA-bibliotek, med undantag för att Karlstad kör 2:a krav 7 dagar efter tidigare
krav. Kravkörningarna görs på enhetsnivå.
Övrig kravhantering sköts på samma sätt som tidigare på de olika biblioteken.
Räkning på skadat eller förkommet material skickas av utlånande bibliotek. Skuld på icke återlämnat material kan betalas på alla folkbiblioteken i SELMA, men enbart om det inte gått till
räkning.
Hantera reservationer
Tills vidare har biblioteken separata reservationsköer/reservationsgrupper, upplagda kommunvis, även om kön i Expertsök ser ut att vara gemensam.
I BookIT kan personalen alltid välja vilket bibliotek man vill reservera från.
Reservation från annat SELMA-bibliotek görs alltid direkt till låntagaren.
För att så långt som möjligt undvika att flera enheter får plocklappar på samma reservation ska
personalen alltid göra reservationer från andra kommuners bibliotek genom att ändra ansvarande enhet, och inte använda s k Global reservation. Då undviker man också att reservationslånetiden slår igenom på flera enheter.
Om det bibliotek som lägger reservation inte har eget bestånd hamnar reservationen på de enheter som ligger i nästa reservationsgrupp. Reservationer på nya böcker m m som man tänkt
köpa bör inte läggas in förrän man har eget bestånd eller expektans, i annat fall hamnar reservationerna på de andra enheterna.
Exemplarreservation används framför allt för att reservera ett särskilt exemplar eller tidskriftsnummer. För att reservera flera nummer av en tidskriftsårgång måste man välja Exemplarreservation, Alla.
Alla SELMA-bibliotek tillåter reservation av medier på hylla och tar ut plocklappar/listor.
Skolbibliotek och andra specialbibliotek som ingår i kontoorganisationen behöver inte tillåta
reservationer och ta ut plocklappar/listor.
När personalen plockat reservation på plocklapp/lista återlämnas mediet direkt för att reservationen inte ska generera plocklappar/listor på flera enheter.
SELMA
7
Reserverade medier sätts i reservationshylla. Om det infångade mediet ska hämtas på annan
biblioteksenhet läggs det i lådan eller dylikt f v b angivet hämtställe.
När mediet är framme där återlämnas det igen och fångas då in till låntagaren som gjort reservationen, och låntagaren meddelas.
Det viktigaste är alltså:
•
Återlämna boken så fort som möjligt för att undvika att någon annan plockar samma bok.
•
Låna aldrig ut boken på låntagaren! Då försvinner reservationen när den kommer fram till
rätt hämtställe.
Om reserverad bok m m på plocklapp/plocklista inte hittas i hyllan ansvarar det bibliotek som
fått ut plocklappen för att reservationen skickas vidare till annat SELMA-bibliotek eller att
låntagaren meddelas. Det bibliotek som inte hittar boken m m kan ändra status på exemplaret
till ”Försvunnen”, och finns boken på annat SELMA-bibliotek lägger sig reservationen automatiskt där. Om boken m m inte finns inom SELMA meddelas hämtställe-biblioteket via e-post
eller genom att man lägger plocklapp med information om att boken är borta i lådan till
hämstställe-biblioteket. Eventuellt (ärrlån görs av hämtställe-biblioteket.
Alla icke-hittade reservationer på plocklistor/-lappar ska vara åtgärdade inom 2 dagar!
Ej avhämtade reserverade medier tas bort efter 8 dagar.
En gång i månaden görs en koll på ej infångade reservationer som inte är plockade. Detta görs
på enhetsnivå, d v s på varje enskilt bibliotek.
OBS! Alla medier måste återlämnas i BookIT för att det ska genereras plocklistor/-lappar, gäller även tidskriftsexemplar! Hantera fortbildning av personal
Respektive bibliotek ansvarar för att personalen har rätt kompetens för att arbeta i BookIT.
Varje bibliotek ansvarar för att systemansvarig har rätt utbildning och är väl insatt i BookIT.
Nyanställda får en basinformation angående BookIT-systemet och skolas in i systemets funktioner.
SELMA
8
Sekretess
Varje kommun ansvarar för att personal som har tillgång till låntagarregistret känner de sekretessregler som gäller för bibliotekslån. All personal ska ha skrivit under en överenskommelse
om tystnadsplikt. Det gäller även tillfälligt anställda, praktikanter, konsulter m fl som har tillgång till låntagarregistret. En gemensam blankett har tagits fram och ska användas i SELMA.
Blanketten sparas av ansvarig person på respektive bibliotek/verksamhet.
Driftssupport
Inledning
Det gemensamma biblioteksdatasystemet, SELMA, är ett BookIT-system. Systemet ligger på
en SUN-server som ägs av Region Värmland, Länsbiblioteket och OPAC:en ligger på en Windows-server som är inräknad i en kapitaltjänst hos Karlstads IT-avdelning.
Driftorganisationen är gemensam för samtliga bibliotek som deltar i SELMA.
Följande ansvarsfunktioner ingår i driftsorganisationen:
• Styrgrupp
• Systemadministratör
• Driftansvar, servrar
• Kommunövergripande systemansvar inklusive teknisk support
• Kommuninternt systemansvar inklusive teknisk support
För felanmälningar vänder man sig i första hand till systemsupporten.
Systemsupport
I SELMA finns en systemsupport, systemförvaltare, som i första hand tar emot felanmäningar
som sedan slussas vidare till tekniker, Axiell eller annan lämplig instans.
Kontakt:
Inger Sundström, [email protected], tel 054-540 23 81, 0730-29 85 79
Anette Carlsson, [email protected], tel 054-540 23 89, 0705-19 85 97
Susanne Lindén, [email protected], tel 054-540 23 87
SELMA
9
Driftsupport
För den kommuninterna kommunikationen vänder biblioteket sig i första hand till sin kontakt
på den egna kommunens IT-avdelning. Om felet inte ligger internt i kommunen kontaktas
systemförvaltaren.
Kontoorganisation
Inledning
Den nya kontoorganisationen döptes till v och andra bokstaven i enhetsbeteckningen är i de
flesta fall första bokstaven i kommunnamnet. I BookIT finns nivåerna kontoorganisation, v,
enhet, tre bokstäver, t ex vaa, och avdelningar med fyra bokstäver, t ex vaav.
Ingen nivå motsvaras alltså av två bokstäver.
Förkortningar
va vaa vab vaj vak vam van vas vat Arvika
Arvika Stadsbibliotek
Arvika Bokbuss/Pool
Arvika Järvenskolan
Arvika Kyrkebyskolan
Arvika Kommunala Musikskola
Arvika Näringslivscentrum
Arvika Solbergagymnasiet
Arvika Taserudsgymnasiet
vb vba vbt vbm Årjäng
Årjängs bibliotek
Töcksfors bibliotek
Nordiska travmuséet
vc vca vcb vcc Forshaga
Forshaga bibliotek
Deje
ForshagaAkademin
SELMA
10
vd vdb vdf vdh vds Kil
Kils bibliotek
Fagerås bibliotek
Högboda bibliotek
Kils skolor
ve vea veg veh vek ves Eda
Eda Åmotsfors bibliotek
Eda Gunnarsbyskolan
Eda huvudbibliotek
Eda Koppom
Eda skolor
vf vfa v)
vfc
vfd vfe
vff
vfl
vfn vfs
Filipstad
Filipstad Hb
Filipstad Brattfors skola
Filipstad Åsenskolan
Filipstad Strandvägsskolan
Filipstad Nordmarks skola
Filipstad Ferlinskolan
Filipstad Lesjöfors
Filipstad Nykroppa skola
Filipstad Spångbergsgymnasiet
vg
vga vgj
vgk vgl
vgo Grums
Grums bibliotek
Jättensten högstadiet
Skruvstad skola
Slottsbrons skola
Södra skolan
vh vha Hammarö
Hammarö
SELMA
11
vk vka vkb vkc vke vkg vkk vkm vkn vkr vks vkv vkx Karlstad
Karlstad Huvudbibliotek
Karlstad BK
Karlstad SBC
Karlstad Edsvalla
Karlstad Vålberg
Karlstad Kronoparken
Karlstad Molkom
Karlstad Våxnäs
Karlstad Skattkärr
Karlstad Skåre
Karlstad Väse
Karlstad Älvsbacka
vm vma Munkfors
Munkfors bibliotek
vs vsa
vsb Säffle
Säffle bibliotek
Säffle bokbuss
vt
vtf
vth vti
vtk vts
vtt vty SELMA
Torsby
Torsby Frykenskolan
Torsby Holmesskolan
Torsby Brobergsbiblioteket
Torsby Kvistbergsskolan
Torsby Stöllet bibliotek
Torsby bibliotek
Torsby Sysslebäck 12
SELMA-gruppen
SELMA-gruppen består av bibliotekens systemansvariga och träffas på regelbunden basis.
Sammankallande är SELMA:s systemförvaltare. Systemförvaltare
Karlstads stadsbibliotek säljer en halvtid systemförvaltare och det är Inger Sundström som av
Karlstad har fått det uppdraget.
Gruppen består av:
Arvika: Lena Börjesson
Eda: Marianne Kristensson / Lennart Jansson
Filipstad: Jan Fröding
Forshaga: Lena Sjöblom
Grums: Liselotte Eriksson
Hammarö: Agneta Staaf
Karlstad: Anette Carlsson
Kil: Lisbeth Råman Ekengren
Munkfors: Olle Engström
Säffle: Anna Olsrud
Torsby: Annastina Kapla
Årjäng: Lasse Johanson
SELMA
13