Handledning för ICA AOB

Transcription

Handledning
för
ICA AOB
Flödet till To Go samt övriga ICA-butiker
© Expert Systems 2008
Expert Systems kundtjänst:
E-post: [email protected]
Tel: 08-446 34 00
Senast uppdaterat: 10-06-16
Exder ICA AOB
Sida 2 av 31
Innehållsförteckning
1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ICA AOB-LEVERANSFLÖDE
2. FLÖDEN
2.1
ICA AOB LEVERANSFLÖDE ......................................................................................................... 4
3. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING
3.1
AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING ICA AOB TO GO ......................................................................... 5
3.1.1
ICA To go - introduktion ........................................................................................................... 5
3.1.2
Orderflödet/processbeskrivning................................................................................................ 5
3.1.3
Artiklar ...................................................................................................................................... 5
3.1.4
SRS-låda .................................................................................................................................. 5
3.1.5
Adresser ................................................................................................................................... 6
3.1.6
Leveransplan ............................................................................................................................ 6
3.1.7
Order ........................................................................................................................................ 6
3.1.8
Delleverans ............................................................................................................................... 6
3.1.9
Avvikelser ................................................................................................................................. 6
3.1.10
Ersätta artiklar .......................................................................................................................... 7
3.1.11
Övrigt ........................................................................................................................................ 7
3.1.12
Leveransavisering .................................................................................................................... 7
3.1.13
Returer ...................................................................................................................................... 7
3.1.14
Samlingsfaktura ........................................................................................................................ 7
3.2
LEVERANTÖRSUPPSTART ............................................................................................................ 8
4. HANDLEDNING
4.1
ARTIKLAR ................................................................................................................................... 9
4.1.1
Uppdatera artiklar ..................................................................................................................... 9
4.1.1.1
Transportemballage (SRS-back) ............................................................................................ 10
4.1.2
Lista artiklar ............................................................................................................................ 10
4.1.3
Tänk på att.............................................................................................................................. 10
4.2
PARTNERS ............................................................................................................................... 10
4.2.1
Uppdatera partners ................................................................................................................ 10
4.2.2
Lista partners .......................................................................................................................... 11
4.2.3
Tänk på att.............................................................................................................................. 11
4.3
ADRESSER ............................................................................................................................... 11
4.3.1
Uppdatera adresser ................................................................................................................ 11
4.3.2
Lista adresser ......................................................................................................................... 13
4.3.3
Tänk på att.............................................................................................................................. 13
4.4
LEVERANSPLAN ........................................................................................................................ 13
4.4.1
Uppdatera leveransplan ......................................................................................................... 13
4.4.1.1
Kopiera leveransplan .............................................................................................................. 14
4.4.1.2
Skicka leveransplan ............................................................................................................... 14
4.4.1.3
Påminnelse om leveransplan ................................................................................................. 14
4.4.2
Tänk på att.............................................................................................................................. 14
4.5
ORDER ..................................................................................................................................... 14
4.5.1
Notifiering ............................................................................................................................... 14
4.5.2
Uppdatera order ..................................................................................................................... 15
4.5.2.1
Avvikelser ............................................................................................................................... 18
4.5.2.2
Manuell order.......................................................................................................................... 18
4.5.3
Lista order ............................................................................................................................... 18
4.5.4
Tänk på att.............................................................................................................................. 18
4.6
PLOCKLISTA ............................................................................................................................. 19
4.6.1
Plocklista ................................................................................................................................ 19
4.7
UTLEVERANS ............................................................................................................................ 19
4.7.1
Uppdatera utleverans ............................................................................................................. 19
4.7.2
Lista utleverans ...................................................................................................................... 22
4.7.3
Tänk på att.............................................................................................................................. 22
4.8
FAKTURA .................................................................................................................................. 23
4.8.1
Skapa samlingsfaktura ........................................................................................................... 23
4.8.2
Faktureringsersättning ............................................................................................................ 24
4.8.3
Lista Fakturor.......................................................................................................................... 24
4.8.4
Tänk på att.............................................................................................................................. 24
4.9
ÖVRIGT .................................................................................................................................... 24
4.9.1
Statuslistan ............................................................................................................................. 24
3
4
5
9
© Expert Systems 2009-2010
Tel: 08-46 34 00
1.
Exder ICA AOB
Sida 3 av 31
Användarhandledning för ICA AOB-Leveransflöde
I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera ICA:s AOB-leveransflöde.
Handledningen beskriver hur du handlar om du ska leverera endast till To Go-butier eller om du ska handla med de
övriga ICA-butikerna.
Tel: 08-46 34 00
2.
Exder ICA AOB
Sida 4 av 31
Flöden
På nästa sida visas schematiskt hur varje enskilt flöde fungerar. Detta kan dock variera ifrån hur just du kommer
att handla med din köpare. Din köpare ger dig information om hur du ska handla.
2.1
ICA AOB Leveransflöde
ICA har fem profiler (eller marknadsområden): Maxi, Kvantum, Supermarket, Nära och To go i fallande
storleksordning. Den femte profilen, To go, är ett kunderbjudande med små butiker i citylägen, inriktade på mat att
ta med (alltså stort utbud av färdigmat i form av smörgåsar, sallader osv.).
ICA har sitt system för automatbeställningar i alla butiker, AOB, Automatisk Order i Butik. Det används av de allra
flesta butiker och det blir basen för det nya logistik- och affärsflöde som nu är aktuellt.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 5 av 31
3.
Affärsprocessbeskrivning
3.1
Affärsprocessbeskrivning ICA AOB To Go
3.1.1
ICA To go - introduktion
Det färska sortimentet har så kort hållbarhet att ICA inte tar in det på lager. Därför har det fastställts att dessa
varor skall gå direkt från leverantör till butik. Lösningen stödjer flera leveranstillfällen samma dag av en och samma
artikel samt leverans sju dagar i veckan.
Butikerna ska ligger f.n. i Stockholm vilket innebär att producenterna måste finnas i Stockholm, eller dess närhet.
Ska konceptet expandera till Göteborg, Malmö etc. krävs lokal tillverkning på dessa orter.
3.1.2
Orderflödet/processbeskrivning
ICA ska upprätta ett prissättningsavtal med leverantörerna. Detta innebär att ICA sätter priset till butik, och att
leverantören skickar en samlingsfaktura till ICA Sverige AB. Butiken faktureras på ICA-fakturan.
1
2
3
4
6
7
5
1) Leverantör skickar leveransplan till ICA som läser in den i AOB.
2) Butiken lägger order genom AOB
3) Order förmedlas genom ICA till leverantör
4) Leverantör skickar leveransavisering som uppdaterar butikens saldo
5) Leverantör transporterar varor till butik
6) Leverantör skickar samlingsfaktura till ICA
7) ICA fakturerar butik enligt prissättningsavtal en gång i veckan
3.1.3
Artiklar
Viktigt är att leverantören använder rätt GTIN (som ICA är ”ägare” av då artiklarna är EMV-produkter). ICA
beställer på TU-GTIN och inte artikelnummer. Beställningsbar enhet är detaljistförpackning. De artiklar som ICA nu
introducerar i To go-flödet har uppsättningen 1 detaljistförpackning = 1 konsumentförpackning, men det kan
senare bli aktuellt med artiklar som har flera konsumentförpackningar per detaljistförpackning.
Viktigt är också att man har ett unikt GTIN för varje artikel, alltså inte bara ett och samma för exempelvis flera
smörgåssorter (detta i och med att det är viktigt med innehållsförteckning/recept/allergier osv.).
Leverantörernas artikelinformation kommer att skickas elektroniskt (som elektronisk ArtikelInformation, AI (fd
VCD)) eller eventuellt läggas in från en excelmall i ICA:s system.
3.1.4
SRS-låda
Låda från Svenska Retursystem används i detta flöde. SRS-lådan är inte en detaljistförpackning i den
bemärkelsen att den hör ihop med ett visst antal konsumentförpackningar utan skall endast ses som
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 6 av 31
”transportemballage”. Leverantören skall alltså kunna blanda olika sorters smörgåsar/sallader i en och samma
SRS-låda/Transportemballage.
Butiken köper SRS-lådan av producenten som en momsfri artikel för 40 kr. Ägandet övergår då till butiken och
lådan tas i retur av ICA-bilen.
SRS-lådan läggs upp som en egen separat artikel (ej pantartikel) med moms 0 % och pris 40 kr. SRS-lådan
redovisas i leveransaviseringen och i fakturan som en egen artikel. Artikelnumret för SRS-lådan måste vara
kopplat till partners artikelnummer (ICA). Artikeln måste ha GTIN.
3.1.5
Adresser
Butiksadresserna läses in automatiskt 2ggr per vecka från ICA. Om butiken ej är inläst kan den läggas upp
manuellt av leverantör.
3.1.6
Leveransplan
Innan leverans skickar leverantören en leveransplan (per butik) som specificerar när de kommer att leverera till
respektive ICA-butik samt när ICA senast måste beställa för leverans vid det leveranstillfället. Till exempel kan
beställning krävas senast kl.13.00 dag 1 för leverans kl.07.00 dag 2.
Leveransplan kan skickas varje dag, det är dock den senast skickade som gäller och den skriver över den
föregående. Leveransplanen kommer att skickas från Exder automatiskt varje Tisdag kl 22:00 för, som längst, de
kommande åtta veckornas leveranser. Det är dock möjligt att i Exder lägga in leveransplan för längre än åtta
veckor, men Exder levererar endast åtta veckor i taget till ICA.
Om leverantören ändrar leveransdatum som gör att meddelanden måste skickas tidigare än tisdagen i samma
vecka (dvs. om leveransplan skall träda i kraft före kommande onsdag) så skickas leveransplanen automatiskt
samma kväll till ICA för aktuell leverantör och butik. ICA tar emot direkt men behandlar den vid kl. 00.30. En
leveransplan träder alltså i kraft tidigast dagen efter inskickandet och gäller för högst åtta veckors leverans.
3.1.7
Order
Butiken använder antingen AOB för att skicka order eller så skapar leverantör order manuellt i Exder. Order
inkommer enligt tid som är fastslagen i leveransplan, t.ex. eftermiddagen dagen innan leverans för att leverantören
skall hinna förbereda med bland annat råvaror och personal. Det ska dock gå att få order samma dag som
leverans också.
I Exder kan leverantören ange minsta beställningskvantiteter och beställningsmultiplar per artikel. Leverantören
bör göra en överenskommelse med butiken gällande volymer som minst skall beställas, ökning och minskning på
order, etc. (I vilken utsträckning sådana individuella överenskommelser bör/skall göras vid en större roll-out bör
utvärderas i piloten för att undvika komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella
butiker/leverantörer.)
3.1.8
Delleverans
Leverantören får delleverera en och samma order så länge det rör sig om olika artiklar. D.v.s. en och samma
artikel/orderrad kan inte dellevereras då enbart sista levererade antal i sista leveransavisering registreras hos ICA.
Sista leveransaviseringen måste skickas före nästa ordertid, för att det skall bli korrekt ordersaldo hos ICA.
3.1.9
Avvikelser
Om en order inte kan levereras alls sätts ”0” i antal på rad i ordern. Exder skall utvecklas så att 0-leveransavisering
skickas direkt efter helt refuserad order, dvs om leverantören inte kan leverera något alls på ordern skickas
leveransavisering med 0 på alla rader direkt.
Leverantören får enligt överenskommelse med butiken öka och minska antal på order (så länge leveransavisering
är korrekt). (Dessa överenskommelsers förekomst i större roll-out bör utvärderas i piloten för att undvika
komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella butiker/leverantörer.)
Kompletterande order utanför AOB är OK (dvs. om butiken vill beställa fler artiklar än de som finns i
befintlig/skickad order). Nya manuellt tillagda ordrar skickas i leveransaviseringen utan referens till AOB-order (se
även första stycket under ”Order”).
Tel: 08-46 34 00
3.1.10
Exder ICA AOB
Sida 7 av 31
Ersätta artiklar
Leverantören får ersätta artiklar i order (ex byta ut skinksmörgås mot kycklingsmörgås) men då är det viktigt att
sätta ”0” på aktuell rad samt att skapa ny manuell order med aktuell artikel istället. Detta får ske efter
överenskommelse med butiken. (Dessa överenskommelsers förekomst i större roll-out bör utvärderas i piloten för
att undvika komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella butiker/leverantörer.)
3.1.11
Övrigt
Det skall inte vara några problem systemmässigt med att leverera flera ordrar samma dag till samma butik vid ett
och samma tillfälle (det första lämpligtvis), det är mer en verksamhetsfråga/överenskommelse med butik. Men
meningen med detta flöde är ju att man skall kunna leverera flera gånger samma dag till butik. Därför är det
olämpligt att ”slå ihop” leveranstillfällen.
3.1.12
Leveransavisering
Viktigt är att leveransavisering är helt korrekt med vad man faktiskt har levererat, dvs. att man sätter 0 om man inte
har levererat eller ökar/minskar antal om så är fallet. Leveransaviseringen uppdaterar också butikens saldo.
Vid registreringen av utleveranser skall leverantören lägga till en rad med transportemballage (SRS-låda) om
sådan använts, samt hur många som har levererats. Denna rad med kommer med i både leveransaviseringen och
i fakturan.
Följesedel ska skrivas ut och skickas med vid fysiska leveransen. På följesedeln ska även transportemballage
vara med.
Leveransaviseringen bör skickas i ett så tidigt läge som möjligt efter plockad order, då det inte skickas något
ordersvar i detta flöde.
Om antalet på en utleveransrad är negativt (ex returer) så skickas inte den raden med i leveransaviseringen. Om
leveransaviseringen inte innehåller några rader alls så kommer det inte att skickas en leveransavisering från
Exder.
3.1.13
Returer
Returer läggs till som nya rader i utleveransen men med negativt levererat antal. Returer skickas inte med i
leveransaviseringen utan endast i fakturan. Anges positivt antal ses det som ett tillägg och kommer då också med i
både leveransaviseringen och i fakturan.
3.1.14
Samlingsfaktura
I detta flöde skall samlingsfakturor skickas minst en gång i veckan men möjlighet finns att skicka faktura varje dag.
(Leverantör fakturerar senast torsdag dåkan ICA Centralt fakturera butik på lördag, faktureras fradg eller senare
kommer detta med på nästa veckas faktura från ICA till butik)
Leverantören skapar samlingsfaktura utifrån de utleveranser som är slutförda och fakturan summeras så att en
utleveransrad motsvarar en fakturarad. Transportemballage skickas sist i fakturan. Under varje fakturarad skickas
Köparadressen som hämtas från motsvarande utleverans. Fakturan skickas till ICA centralt med UNB
7301002000009 (alltså inte uppdelad per DE) och allt som leverantören sänder fredag tom torsdag blir alltså
fakturerat på lördagens faktura. Rader med radtotal 0.00 skickas inte i Fakturan. Fakturan skickas i affärsflödet
”PAFA”, vilket innebär att faktureringsersättning inte skickas, då priserna i To go är centralförhandlade. Fakturan
måste alltid innehålla en Fakturamottagaradress så därför är det i Exder kodat så att det ställs in automatiskt på
inkommande order.
Om det skulle vara något fel i faktura eller på en vara så tar butiken detta i första hand med leverantören.
Tel: 08-46 34 00
3.2
Exder ICA AOB
Sida 8 av 31
Leverantörsuppstart
I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att AOB flödet ska starta igång
så smidigt som möjligt krävs att ni som leverantör går igenom dessa moment och stämmer av punkterna.

Teckna avtal med ICA.

Teckna avtal med Expert Systems.

Få inloggning till Exder.

Stämma av vilket leverantörs-GLN som ska användas.

Stämma av alla artiklar med ICA samt lägga upp dessa i Exder.
Det är viktigt att ICA och leverantören tillsammans stämmer av vilka artiklar som ska användas. Även
viktigt att ni kontrollerar att leverantörens artikelnummer, GTIN och partners artikelnummer är korrekt
uppsatt och kopplat. Tänk även på att det kan finnas specialartiklar exempelvis transportemballage.
Kontrollera lämpligen även artiklarnas pris.

Stäm av vilka butiker och lagercentraler som ska användas. Kontrollera att dessa är upplagda i Exder.

Stäm av om etiketter ska användas.

Stäm av om följesedel skickas med godset. Ska Exders följesedel användas?

Stäm av vilka stopp och leveranstider som gäller. Meddela Expert Systems dessa stopptider så att vi kan
sätta upp dessa. Stopptider och leveranstider lägger leverantören in när denne skapar leveransplan i
Exder.

Kontrollera om över- eller underleveranser får göras av godset. Får en leverans restnoteras eller ska en ny
order läggas

Stäm av om leveransdatum får ändras.

Kontrollera om faktura ska skickas mer än 1ggr/vecka.

Boka utbildning hos Expert Systems (valfri)
Det är viktigt att leverantören vet vilka stopptider som gäller för denne, samt vilka butiker och
butiksadresser som ska användas.

Övriga frågor
Tel: 08-46 34 00
4.
Exder ICA AOB
Sida 9 av 31
Handledning
Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet.
4.1
Artiklar
Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder.
4.1.1
Uppdatera artiklar
Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar 
Uppdatera artiklar.
I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 564 och artikelbeskrivning Paprika och tomatsoppa.
De fält ni behöver fylla i för att handla i AOB flödet är följande:
Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer.
Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning.
Artikelnivå: Den nivån som artikeln avses, exempelvis bas eller mellannivån.
Enhet: Den enhet artikeln t.ex. faktureras i.
Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i.
Pris: Artikelns pris är exklusive moms.
Moms: Artikelns momskod anges här. Oftast momskod 12.
Standardartikelnummer: Beställningen görs ifrån ICA på GTIN.
Det finns även ytterliggare fält som kan vara användbara men ovanstående fält är de som är obligatoriska.
Tel: 08-46 34 00
4.1.1.1
Exder ICA AOB
Sida 10 av 31
Transportemballage (SRS-back)
Om ni använder transportemballage (SRS-back) behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis
som med vanliga artiklar att ni anger artikelnummer, beskrivning och moms (0 i momskod). Artikeln måste ha
GTIN.
4.1.2
Lista artiklar
Under Artiklar  Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett
urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.
4.1.3
Tänk på att
I AOB flödet gäller följande:

Att det är obligatoriskt att lägga upp ett unikt standardartikelnummer (GTIN) för varje artikel.

Avgiften för Transportemballage är 40 kr med momssatsen 0.

Beställningsbar enhet är detaljistförpackningen (mellannivån). I mellannivån ingår det oftast en basnivå
artikel.

AI krävs oftast att leverantören skickar in.

SRS-lådan fungerar endast som transportemballage och kan innehålla flera olika detaljistförpackningar.

Rabatter används ej
4.2
Partners
Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder.
4.2.1
Uppdatera partners
Under Partners  Uppdatera partners lägger ni upp ICA partnern.
Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 11 av 31
De fält ni behöver fylla i för att handla i grossistflödet är följande:
Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1.
Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund.
Partnernamn: Ange namnet på partnern.
Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror).
Adresser: Ni måste minst ange en köpareadress se bilden ovan för exempel.
Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK.
Rabatt: Används ej
Lägg till transportemballage på utleverans: Kryssa i rutan om ni använder transportemballage på den här
partnern.
Beräkna pris vid utleverans: Exder beräknar priset vid utleveransen. Normalt är att denna ruta inte ikryssad.
Priset beräknas utifrån utleveransdatumet som är satt på utleveransen.
Om ni emot ICA kommer att använda flera leverantörs UNB så måste dessa läggas upp under fliken EDI.
I exemplet ovan används två avsändande leverantörs UNB emot ICA.
4.2.2
Lista partners
För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners  Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners
ni har upplagda i Exder.
4.2.3
Tänk på att

Lokaliseringskoden för UNB och BY är 7301002000009.

Partnern ska vara inställd på ”En-leverans”
4.3
Adresser
4.3.1
Uppdatera adresser
Adresserna finns under menyn Partners  Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni
använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 12 av 31
Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 13 av 31
De fält som är viktigast att känna till är:
Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN).
Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens
adresser.
Adressen: Här anger ni den fysiska adressen.
Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens
nummer hos köparen.
Exder läser automatiskt in adresser som vi tillhandahåller av köparen eller så lägger ni upp dessa själva, detta
beroende på med vem ni handlar.
4.3.2
Lista adresser
För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners  Lista adresser. Här ser ni vilka adresser
som ni har upplagda i Exder.
4.3.3
Tänk på att

4.4
Adresser läses in automatiskt när nya adresser har tillkommit
Leveransplan
För att AOB flödet ska fungera behöver ni lägga upp en leveransplan. Den talar om vilka planerade leveranser
som finns från dagens datum och åtta veckor framåt.
4.4.1
Uppdatera leveransplan
För att skicka en leveransplan till ICA så registreras planerade leveranser i rutinen Försäljning  Uppdatera
leveransplan enligt nedan. Leveransplan måste skickas för att ICA ska kunna skicka elektronisk order.
För att lägga till en ny rad i leveransplanen klickar ni på knappen Ny rad. För varje planerad leverans anger ni den
tidpunkten för leverans av varor under Leveransdatum/Tid. Under Orderdatum/Tid anges den tidpunkt då order
måste vara lagd för att få leverans vid denna tidpunkt. Ange även vilken Leveransadress som avses genom att
mata in eller söka fram butikens GLN. Notera att enbart ICA-butiker kan anges. För er administration kan ni även
välja att gruppera leveranserna med hjälp av begreppet Rutt. Detta är dock inget som kommuniceras av systemet
externt.
När ni har leveranstider registrerade kan ni söka bland dem genom att göra urval på Rutt och Leveransdatum.
Ifall många leveranser matchar urvalet delas listan upp på flera sidor som ni kan bläddra mellan med hjälp av
sidnumren samt Första/Föregående/Nästa/Sista. Ni kan även välja att sortera listan på Leveransdatum/Tid (för
att få ett ”kör-schema”) eller på Leveransadress (för att se planerade leveranser per butik).
Tel: 08-46 34 00
4.4.1.1
Exder ICA AOB
Sida 14 av 31
Kopiera leveransplan
För att förenkla om samma tur körs upprepade tillfällen finns möjligheten att ”Skapa nya rader utifrån aktuella
rader”. Använd i så fall först urvalen för att hitta de leveranser ni vill kopiera till ny period. Klicka därefter på
”Skapa nya rader utifrån aktuella rader”. Därefter får ni ange startdatum för kopieringen Tryck OK för att se
resultatet av kopiering med detta startdatum. Tryck sedan Spara för att genomföra kopieringen.
4.4.1.2
Skicka leveransplan
Om det finns registrerade leveranser i Exder så skickas automatiskt en leveransplan från Exder till ICA varje tisdag
kväll. Leveransplanen innehåller alla planerade leveranser från dagens datum och åtta veckor framåt. Om ni gör
en förändring i leveransplanen som påverkar leveranser före onsdagen (inklusive beställningar som måste läggas
på tisdag för att levereras på onsdag), så kommer en uppdaterad leveransplan skickas till ICA samma kväll.
4.4.1.3
Påminnelse om leveransplan
Påminnelsemejl skickas på lördagar om det inte finns någon registrerad leveransplan i Exder för minst fyra veckor
så får användaren en påminnelse om att se över leveransplanen.
4.4.2
Tänk på att

Leveransplanen görs per butik.

Senaste skickade leveransplanen gäller.

Leveransplanen behandlas av ICA 00.30.

Leveransplanen skickas från Exder till ICA för högst åtta veckor framåt, dock kan längre leveransplan än
åtta veckor läggas in i Exder.

Leveransplan måste skickas för att flödet (order etc.) ska fungera.

Om leveransplanen ska skickas på annat UNB än ert förvalda UNB så behöver det sättas upp av Expert
Systems.
4.5
Order
Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. I exemplen nedan utgår vi från ett exempel där ni säljer till
ICA och butiken Handelsboden AB.
4.5.1
Notifiering
När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. E-mailet
kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp e-mailadresserna under Diverse  Företagsinställningar och fliken
EDI.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 15 av 31
I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett e-mail när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas
även får ett e-mail när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar
saknas i artikelregistret.
4.5.2
Uppdatera order
Vi börjar med att ta emot en beställning från ICA.
Välj menyn Försäljning  Uppdatera order för att ta emot era beställningar.
Klicka på sökknappen till höger om fältet som bilden ovan visar. Då får ni upp de ordrar som är nyinkomna men
inte slutförda.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 16 av 31
I söklistan ser vi att det har kommit in ett antal orders i Exder. Vi väljer order 300. I listan kan vi även se lite annan
information som vem beställningen är från och orderdatum.
Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner.
Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det
viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på
ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. Affärsflödet är ICA AOB.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 17 av 31
Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. I AOB flödet används köpareadressen
som är butikens adress.
Under fliken Textinformation kan en meddelandetext visas men denna funktion brukar inte används i AOB flödet.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 18 av 31
Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har
angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum. Ordern i exemplet ovan
har två orderrader med artikel 564 och 574. Av artikel 564 är det beställt 100 st och artikel 574 är det beställt 300
st av.
När ni vill acceptera er order klickar ni på
. Ni kan även välja att makulera en order här.
Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut.
4.5.2.1
Avvikelser
Avvikelser rapporteras på utleveransen.
4.5.2.2
Manuell order
I AOB flödet kan en manuell order registreras. Det görs på samma sätt som en automatisk order. Se till att
affärsflödet på den manuella ordern sätts till ICA AOB.
Om ni använder flera UNB till ICA så måste ni se till att avsändande UNB är korrekt.
Kundsordernummer anges inte utan sätts alltid till blankt. ICA vill inte ha någon referens till order. Ni måste ange
köparensadress till butikens GLN.
4.5.3
Lista order
Under Försäljning  Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel
och detaljerad lista.
4.5.4
Tänk på att

Ingen orderbekräftelse används i AOB.

Vid manuell order ska Kundsordernummer inte anges.

Order inkommer enligt leveransplanen.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB

Köpareadressen är butikens adress

Vid manuell order se till att avsändande UNB(leverantörens) är korrekt
4.6
Plocklista
4.6.1
Plocklista
Sida 19 av 31
För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning  Plocklista. Plocklistan skrivs ut
från er webbläsare och visas med en order per sida.
Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via
summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra
urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på
.
4.7
Utleverans
I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat.
4.7.1
Uppdatera utleverans
Gå till Försäljning  Uppdatera utleverans.
Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa
ny utleverans från order och klicka på
till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 20 av 31
En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det flera orders som är öppna. Vi
klickar på ordernummer 300 och låter Exder skapa en utleverans.
Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiskt med
varandra i Exder.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 21 av 31
Ordern hämtas och en utleverans skapas som i vårt exempel får nummer 374. Här talar ni om hur mycket ni har
levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum men ni bör inte göra det.
Ni kan även på utleveransen lägga på transportemballage eller en returartikel. Det gör ni genom att klicka på
knappen för ny rad
. Då kommer det att se ut enligt nedan:
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 22 av 31
Vi lägger på artikeln 564 som är en retur. Eftersom det är en retur sätter ni antalet till negativt (-5 st). Vi lägger
även på SRS-lådor (20 st).
När ni är klara med utleveransen klickar ni på
4.7.2
.
Lista utleverans
Under menyn Försäljning  Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och
detaljerad lista.
4.7.3
Tänk på att

En-leverans används, d.v.s. en leverantör kan inte delleverera.

Kan artikeln inte levereras sätter leverantören 0 på utleveransraden.

Leverantören får både öka och minska antalet på utleveransen.

Kompletterande order utanför AOB är OK.

Leverantören får ersätta en artikel med en annan artikel. 0 i antalet sätts på ersatt artikel. Sedan skapar
leverantören en ny order med den nya artikeln.

Leverantörsaviseringen uppdaterar butikens saldo.

Används Transportemballage (SRS-back) så ska den läggas till som ny rad i utleveransen.
Tel: 08-46 34 00

4.8
Exder ICA AOB
Sida 23 av 31
Returer av artiklar läggs till som ny rad i utleveransen med negativt antal. Anges positivt antal anses det
som ett tillägg och kommer med i både leveransaviseringen och fakturan.
Faktura
I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer.
4.8.1
Skapa samlingsfaktura
För att göra fakturan går ni till Försäljning  Fakturering  Skapa samlingsfakturor. AOB fakturan är en
samlingsfaktura rekommenderat görs varje dag.
Alla utleveranser som är slutförda och har affärsflödet AOB kommer att samlingsfaktureras.
I exemplet ovan har vi valt affärsflöde ICA AOB och ICA FAFA. Vi anger fakturadatum och begär att Exder ska
slutföra fakturorna direkt. Klickar sedan
.
Fakturan slutförs och skickas sedan till ICA.
Tel: 08-46 34 00
4.8.2
Exder ICA AOB
Sida 24 av 31
Faktureringsersättning
När faktura skickas till andra ICA-butiker än ”To Go” (dvs Maxi, Kvantum, Supermarket, Nära) används
faktureringsersättning. Inställningen görs under Uppdatera partners  Betalning.
4.8.3
Lista Fakturor
Under menyn Försäljning  Fakturering  Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor.
4.8.4
Tänk på att
I AOB-flödet gäller följande:

Samlingsfaktura rekommenderas att skicka varje dag, fakturor som skickas senast torsdag innan kl.18,
faktureras av ICA till butik lördag samma vecka.

Varje utleverans blir en fakturarad. Köparadressen skickas per fakturarad.

Fakturor till To Go-butik skickas i affärsflödet PAFA. Det innebär att faktureringsersättning inte skickas.

Fakturor till Övriga ICA-butiker skickas i affärsflödet FAFA. Det innebär att faktureringsersättning skickas.
4.9
Övrigt
4.9.1
Statuslistan
Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i
verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen
. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 25 av 31
I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny
utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er edihantering i Exder.
Om ni klickar på
får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 26 av 31
Internt
Information som gäller interna saker tex tester, olika krav eller framtida diskussioner
Affärsprocessbeskrivning
Introduktion
Två butiker kommer att bli piloter i detta och projektet skall starta omkring 1 mars (senast 17:e mars). Tre veckor
innan dess skall butiker och profil uppdateras i ICA:s system och två veckor innan öppnandet skall butikerna fyllas
med varor.
Leverantörer i ICA To go är Matfabriken i Sala AB (befintlig Exder-klient), Albert & Jack’s, Souperb (Sala och
Stockholm, levererar smörgåsar, sallader och kylda portionsrätter). Matfabriken kommer att producera alla
färskvaror (utom kanske soppan) i Stockholm, Palace Elite Hotel. Därför är det troligt att vi kan se dem som en
enda leverantör då de kommer att crossdocka soppan i Stockholm. Beirut Café (Vällingby, levererar meze) skall
vara med men under namnet Matital AB (befintlig Exder-klient).
Globala Köket AB skulle ha varit med men det har beslutats att sushi inte skall säljas just nu.
Uppstartsrutin
Ny leverantör i ICA To Go via Exder
I) Laguppställning
Nr
Vad
Vem
1
Utse tre samordnare eller kontaktpersoner: En hos leverantören, en
hos Expert Systems och en hos ICA. ICAs samordnare är
sammankallande.
ICA projektledare
2
Informera leverantören om vilka kostnader som tillkommer för detta
flöde.
ICA projekteledare
3
ICA behöver tillgång till följande resurser på Group IT: En AOB
förvaltning, en EDI och lite support från LS, EMS och MAS.
ICA testledare
4
ICA behöver dessutom kontakt med kategoriansvarig för att kunna
kolla och lägga in data om leverantörer och artiklar.
ICA testledare
II) Uppsättning i systemen
Nr
Vad
Vem
5
Det nya flödet behöver ett nytt ICA leverantörsnummer.
ICAs
inköpsansvarig/
kategorichef
6
Än så länge behövs även ett nytt GLN för leverantören. (Eventuellt
kan kravet komma att ändras efter systemutveckling i ICAs GLNprojekt.) GLN begärs från GS1.
Leverantören
7
Två artiklar behöver skapas. GTIN (globala artikelnummer) begärs
från GS1. Om det är Egna Märkesvaror får leverantören GTIN från
ICA. Annars använder leverantören sina egna GTIN. (Det kan vara
riktiga artiklar som läggs upp i produktion eller fejkade testartiklar)
ICAs
inköpsansvarig/
kategorichef
8
Om riktiga artiklar används: Skicka elektronisk artikelinformation till
ICA via EDI.
Leverantören
9
Testartiklarna behöver finnas i EMS verifikationsmiljö. Detta kan
göras genom en produktionskopia eller genom att skapa artiklarna
direkt i verifikationsmiljön. Ha helst en veckas framförhållning eller
ICA testledare
ICA instruerar Lev.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 27 av 31
mer.
10
Artiklarna ska läggas upp i leverantörens Exder.
Leverantör
Med Expert Systems
support
11
Om leverans ska ske i backar med blandat innehåll: Ett
transportemballage ska skapas som en artikel i leverantörens Exder.
Momsfri vara, pris 40 kr. Leverantören använder eget GTIN.
Meddela GTIN och leverantörens artikelnummer till ICA.
Leverantör med
support av Expert
Systems
12
Transportemballaget ska läggas upp i MAS som en momsfri vara
med pris 40 kr. TU-GTIN krävs. BU-GTIN ska inte läggas upp.
Artikeln behöver inte läggas upp i EMS eftersom artikeln endast
används vid fakturering. Jämför artikel 247409, 247410. Läggs upp
som vanlig artikel och ej samlingsartikel.
ICA testledare
13
Skapa leverantören i AOB verifikation och AOB produktion
ICA AOB
14
En ny ordergrupp ska skapas i AOB.
ICA testledare ber
Ordersupport
15
Lägg till artiklarna i AOB
ICA AOB
16
Uppsättningar i LS integrationsmiljö och testmiljö (Jouni kompletterar
med detaljer från Gunnar Söderberg)
ICA testledare med
hjälp av ICA EDI
III) Inför tester
Tester sker i Exder produktion och i ICAs verifikationsmiljöer/testmiljöer. ICAs test-GLN ska användas,
7301002999990
Nr
Vad
Vem
17
Boka resurser för tester
ICA testledare
18
Boka AOB verifikationsmiljö, avsätt minst två dagar
ICA testledare
19
Boka avstämningsmöten på telefon, t.ex. tre per dag
ICA testledare
20
Kommunicera vilka GLN som gäller för tester (ICA test och
leverantören/Expert Systems)
ICA testledare
21
Nödvändiga uppsättningar hos Posten och Strålfors
ICA EDI
22
Nödvändiga uppsättningar hos Tieto
Expert Systems
23
Meddelandetester för att se att kommunikationen är uppsatt
ICA EDI
24
Kolla att leverantör, ordergrupp och artiklar finns i AOB
verifikationsmiljö.
ICA AOB
25
Kolla att leverantören finns i LS integrationsmiljö.
ICA testledare
26
Kolla att tänkt ICA-butik finns i LS integrationsmiljö. Om inte, byt
butik eller lägg upp testbutiken i LS integrationsmiljö.
ICA testledare
27
Butiken ska skapas i Exder om den inte redan finns där.
Expert Systems
28
Kom överens om
 Hur leveransplanen ska se ut
 Antal testorder och innehåll för dessa
 Hur leveransaviseringarna ska se ut för varje order
 Antal fakturor och hur dessa ska se ut med kreditrader och
transportemballage
ICA testledare
Mall:
A. Skapa Leveransplan med verklighetstrogna tider och
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 28 av 31
datum. Skicka.
B. Standardorder -> Lägg på Transportemballage,
Leveransavisering
C. Standardorder -> leverantör minskar/ökar antal i en/flera
av artiklarna, nolla en artikel. Lägg till annan artikel. Lägg på
transportemballage.-> Leveransavisering.
D. Manuell order på en artikel -> Leveransavisera utan
Transportemballage
E. Skapa Samlingsfaktura -> Fakturera
IV) Tester
Tester sker i Exder produktion och i ICAs verifikationsmiljöer/testmiljöer
Nr
Vad
Vem
29
Leverantören skickar leveransplan till ICA (ICAs test-GLN)
Expert Systems
30
Kontrollera att meddelandet gått rätt väg och ser bra ut.
ICA EDI
31
EDI-gruppen mejlar meddelandena till AOB.
ICA EDI
32
Läs in leveransplanen i AOB. Om kö, rensa kön innan, annars kan
det ta halva dagen.
ICA AOB
33
Kontrollera leveransplanen i AOB.
ICA AOB
34
Lägg order i AOB.
ICA AOB
35
För över orderna till LS.
ICA AOB
36
Skicka orderna till leverantören.
ICA EDI
37
Kontroll att meddelandena kommit fram och ser bra ut.
Expert Systems
38
Skicka leveransaviseringar till ICA.
Expert Systems
39
Mottagning av leveransaviseringar och kontroll, skicka till AOB.
ICA EDI
40
Läs in leveransaviseringarna i AOB.
ICA AOB
41
Kontrollera att saldot uppdateras.
ICA AOB
42
Detta upprepas eventuellt igen med några olika order som aviseras
på olika sätt.
ICA testledare
43
Skapa och skicka samlingsfaktura till ICA.
Expert Systems
44
Mottagning och kontroll att den gått rätt väg.
ICA EDI
45
Granskning av syntax och innehåll i samlingsfaktura.
ICA EDI
46
Rättning och dokumentation
ICA testledare
V) Inför tester i produktion
Nr
Vad
Vem
47
Boka resurser och datum för tester, tre dagar (ta även med experter
på fafa-fakturor som kan vara stand-by) Boka telemöten.
ICA testledare
48
Utbilda leverantören och involvera denne i testerna
Expert Systems
49
Involvera alt. informera butiken
ICA testledare
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 29 av 31
50
Kontrollera alla uppsättningar i alla system och kontrollera att alla
GLN är rätt (byt från testGLN). Posten och TietoEnator
ICA testledare resp
Expert Systems
51
Kontrollera att butik, artiklar och leverantör är aktiva i systemen. ICA:
Artiklarna ska vara aktiva på MO, och beställningsbara i SOI
ICA testledare resp
Expert Systems
52
Kontrollera att leverantören finns i LS och att nödvändiga
uppsättningar i produktionsmiljön är på plats.
ICA testledare
53
Kontrollera att butikens AOB har lagt till leverantör, ordergrupp och
artiklar.
ICA AOB
54
Kom överens om
 Hur leveransplanen ska se ut
 När leveransplanen senast ska skickas. ICA läser in
leveransplaner varje dag kl 00.30 så den bör skickas senast
dagen innan test av orderläggning ska ske
 Om orderna ska vara automatiska eller manuella (välj som
det ska vara sedan vid Go-Live, valet påverkar när ordern
sänds iväg)
 Antal testorder och innehåll för dessa
ICA testledare och
Leverantör


Default: 3 order:
1. Order från ICA med alla (test)artiklar
2. Order från ICA med alla (test)artiklar
3. Teleorder med 1-2 artiklar
Hur leveransaviseringarna ska se ut för varje order
Default:
1. Leveransavisera enligt order, Lägg på
Transportemballage.
2. Leveransavisera med ändrat antal: lägg till antal på en
artikel, minska antal på en artikel, sätt noll i antal på en
artikel, lägg till en annan artikel än som finns i order,
lägg på Transportemballage.
3. Leveransavisera enligt teleorder, inget
Transportemballage.
Antal fakturor och hur dessa se ut med kreditrader och
transportemballage
Default:
1. Skapa samlingsfaktura för samtliga order.
55
Skapa ett samlingsartikelnummer i MAS för leverantören.
Artikelnumret används då ICA behöver göra korrigeringar i
fakturorna eller då butiken bytt ägare. Gäller både vid fafa och
prissättningsavtal. Jämför 213390, 213179.
ICA testledare
VI) Tester i produktion
Detta innebär att allt sker skarpt förutom att ingen fysisk leverans sker. ICAs prod-GLN används: 7301002000009
Nr
Vad
Vem
56
Skicka leveransplan
Expert Systems och
leverantör
57
Aktivera artiklar i AOB.
ICA AOB
58
Lägg in MPL för artiklarna i AOB.
ICA AOB
59
Aktivera orderkalender i AOB.
ICA AOB
60
Kolla att leveransplan kommit in
ICA EDI
61
Kolla att leveransplanen ser bra ut, att orderstopptider och
ICA AOB
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 30 av 31
leveransdatum och leveranstider stämmer.
62
Lägg order
ICA AOB
63
Kontrollera att ordern kommit in
Expert Systems och
leverantör
64
Kontrollera att ordern gått iväg från LS
ICA EDI
65
Skapa och skicka leveransavisering
Expert Systems och
leverantör
66
Kolla att leveransaviseringen kommit in och ser bra ut
ICA EDI och AOB
67
Skapa och skicka faktura
Expert Systems och
leverantör
68
Kolla att fakturan kommit in
ICA EDI
69
Kolla att fakturan ser bra ut (kräver nattkörning på ICA)
ICA testledare med
hjälp av Fafagruppen
70
Rättning och ev. nya tester
Berörda
71
Inaktivera orderkalendern (att åter aktiveras vid Go Live)
ICA AOB
72
Makulera fakturor
ICA testledare samt
leverantör
73
Återställ läget i systemen, t.ex. nolla saldon i AOB
ICA AOB, Expert
Systems
tillsammans med
leverantör
74
Dokumentera och kommunicera
ICA testledare
Leveransaviseringen
[CR: Hur skapar leverantören en retur, rent praktiskt? En kreditfaktura direkt eller en ”utleverans” i Exder på de
återtagna artiklarna? Så som det ofta görs tex i ESAP-flöden? Så att vi instruerar rätt. Om lev skall göra en negativ
utleverans men som inte skall skicka desadv på – skall den då skickas som en separat kreditfaktura alltså och inte
räknas med i en samlingsfaktura.]
[CR: Tidigare stod det att ingen desadv skulle skickas på returer]
I leveransaviseringen vill ICA att vi skickar DP som BY adressen
Ersätta artikel
MJ: Varför räcker det inte att lägga till en ny utleveransrad när man vill ersätta en artikel. Dvs varför ska
man skicka en ny manuell order.
Tel: 08-46 34 00
Exder ICA AOB
Sida 31 av 31
Tel: 08-46 34 00

Handledning för ICA AOB

Transcription

Similar documents

Information om Exder EPC

Stick- och tigersågning

Handledning Exder Business

Handledning (PDF)

Verktygsstandard Nitator AB (.pdf)