Lyckas som eventplanerare - Vill du bli professionell festfixare?

LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Lyckas som
eventplanerare
Modul 1: E-bok - Så planerar du ett lyckat event
Holger Wästlund
1
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Denna e-bok är utgiven av:
Tipsförlaget
e-post: [email protected]
telefon: 08 755 81 31
mobil: 070 594 36 20
Hemsidor: www.tips-om.se
www.jobba-event.se
© Författaren och Tipsförlaget
Författare: Holger Wästlund
ISBN: 978-91-960308-9-1
Mångfaldigande av innehållet i denna e-bok, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk form, är
enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av författaren
2
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Den här e-boken handlar om hur du planerar ett event och den checklista som finns i nästa
modul handlar om hur du genomför det. Här beskrivs hur du jobbar från ditt första möte med
kunden till att du skapar ditt team för att genomföra hela eventet. Du får praktiska tips om bl.
a. målsättning med eventet, målgrupp, tema och upplägg, dekoration, underhållning, mat och
dryck, trycksaker m.m.
E-boken är indelad i fyra avsnitt:
Avsnitt 1: Första mötet med kunden
Sid
7
Avsnitt 2: Ditt förslag till upplägg
10
Avsnitt 3: Över 100 förslag på teman
14
Avsnitt 4: Så skapar du ditt evenemangsteam
18
3
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Förord – I detta program finns över 600 tips
Grattis!
I och med att du börjat läsa den här e-boken som utgör en första modul i programmet
”Lyckas som eventplanerare” får du både underlag för att fixa lyckade events och du har
förhoppningsvis tagit ett första steg mot ett drömjobb – att jobba med events, möten och
upplevelser.
Du kanske alltid har varit den som engagerat dig och arrangerat fester? Var det du som
ordnade klassfesterna i skolan? Är det du som ser till att din släkt och dina vänner samlas
och att det sker under trevliga former? Är det dig man ringer till när det gäller att ordna någon
välgörenhetsaktivitet eller brukar du vara den som ordnar festerna på jobbet? Du kanske är
den erfarne festfixaren?
Bra! Då har du säkert den entusiasm och den kreativitet som är en förutsättning för att lyckas
inom denna bransch. För just kreativitet och entusiasm har alltid varit kännetecknen på de
som engagerar sig i fester och planerade möten mellan människor. Så har det varit i alla
tider.
Om du i dag vill satsa seriöst inom denna bransch så räcker det inte med att vara
entusiastisk och kreativ. Du bör ha en viss affärsmässighet och du bör vara orädd att kasta
dig in i nya och annorlunda utmaningar. Dessutom bör du vara beredd att ta ansvar för
planering och genomförande av evenemang där man har formulerat klara mål och
förväntningar, där tidsplanen är tuff och en budget skall hållas.
Bli inte avskräckt! Om du är villig att ta på dig ett sådant ansvar och jobba hårt så kommer du
att få ut mycket positivt från detta drömjobb. Det är ett jobb där du tjänar pengar samtidigt
som du har roligt. Du kommer att uppleva spänning, utmaningar och mycket tacksamhet från
nöjda deltagare. Det du kommer att jobba med kommer att variera hela tiden, från dag till
dag och branschen erbjuder stora möjligheter.
I den här boken kommer jag omväxlande att använda begrepp som festfixare, event,
eventanordnare, evenemang och möten. Många inom branschen menar att begreppet
”event” i första hand står för ett specialarrangemang som är en del i en intern eller extern
marknadsföring. Man kallar detta t.o.m. för event-marknadsföring. Det var inte ovanligt att
man i dessa sammanhang tidigare ansåg att ordet ”festfixare” var lite oseriöst.
Den bilden har ändrats. Gå in på hemsidan som presenterar en av Sveriges framgångsrika
festfixare, Micael Bindefeld. Hans bolag omsätter i dag ca 30 Mkr och affärsidén beskrivs så
här: ”Vi står för välregisserade samspel mellan PR och Event som genererar en omedelbar
effekt”. Vad arbetar denna festfixare med om inte just events! På Wikipedia kan man läsa att
”Ett event kan vara allt ifrån en personalfest till en förhandsvisning eller konsert”.
4
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Möjligheterna att jobba inom branschen är många.






Du kanske redan är duktig festfixare på sidan av ditt ordinarie jobb och vill bli mer
professionell
Du kan jobba heltid eller deltid med events som anställd i ett större företag
Du kanske vill jobba på ett eventföretag. Det finns många sorter som jag återkommer
till i denna bok
Du kanske vill jobba helt eller deltid som frilans
Du kanske vill engagera dig som leverantör till eventindustrin
Eller du kanske vill jobba professionellt med events som ren välgörenhet
Det finns fyra skäl varför jag arbetat fram detta program.
1. Eventbranschen i Sverige och internationellt ger jobb åt många. Mötesindustrin i
Sverige omsätter i dag ca 125 miljarder kronor och en stor del av denna omsättning
går till tiotusentals småföretagare. Ta en kongress till exempel. Under själva
genomförandet anställs värdinnor och värdar, ljus- och ljudtekniker, förare av bussar
och bilar, tolkar, guider, säkerhetsvakter, städpersonal etc. I samband med
kongressens sociala arrangemang kommer mat och dryck att serveras, gästerna
underhålls av musiker och artister. Och deltagarna får ibland presenter som kan vara
tillverkade av textilkonstnärer, glaskonstnärer och andra specialiserade tillverkare.
2. Branschen håller på att förändras. Fysiska möten kompletteras med eller ersätts av
virtuella möten, många tjänster som i dag tillsätts inom eventbranschen har aldrig
tidigare existerat, vi upplever en internationalisering och en specialisering och
nyttjandet av sociala nätverk öppnar nya möjligheter.
3. Många är intresserade av att hitta information om detta. Jag driver en sajt som heter
”Tips om drömjobb”, http://tips-om.se. Där presenterar jag ett 50-tal olika drömjobb
med avseende på marknad, vad som krävs av den som engagerar sig, hur man blir
anställd, hur man startar eget och lite om framtidsutsikterna. På sajten kan besökarna
beställa tipsbrev för att få mer information om det eller de drömjobb som de är särskilt
intresserade av och där man saknar information på annat håll. Genom detta kan jag
hela tiden avläsa vilka drömjobb som besökarna är mest intresserade av att få mer
information om. Här ser jag att intresset är stort för att bli professionell festfixare.
4. Det finns flera bra böcker som handlar om hur man ordnar en bra fest, event eller
möte. Se listan i den sista modulen av detta program. Men det finns varken någon
bok eller något program motsvarande detta hittills som handlar om hur man blir en
professionell festfixare och har det som sitt huvudsakliga jobb. Därför har jag arbetat
fram detta program.
Jag har ett stort intresse för denna bransch. Bakgrunden är följande:
1. Jag har som programledare, underhållare och artist varit engagerad på över 1000
olika fester, events och möten i och utanför Sverige. Jag har på det sättet upplevt
exempel från de allra bästa, perfekta och mest lyckade till de allra värsta och sämst
planerade.
2. Jag har också varit företagsledare för både små och större företag, privatägda,
börsnoterade och statligt ägda. I min företagsledarroll har jag lärt mig vad planering,
organisation, ledning, samordning och kontroll betyder. Jag har t.ex. ansvarat för ett
5
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
20-tal större bolagsstämmor som kanske är bland de viktigaste events som ett bolag
har.
3. Jag har bott i USA och jobbade då tillsammans med en framgångsrik eventbyrå i
Chicago.
Vi jobbade med events för privata
företag och stora
välgörenhetsorganisationer.
I det här programmet beskriver jag hur du kan engagera dig och jobba professionellt med
events, möten och upplevelser steg för steg. Hela programmet består av sju moduler:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
E-bok: Så planerar du ett lyckat event
15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
E-bok: Så fungerar eventbranschen
E-bok: Så blir du anställd inom eventbranschen
Arbetsbok: Frågorna som du antagligen får i anställningsintervjun
E-bok: Så startar du eget och jobbar med evenemang
Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån
Hela programmet innehåller mer än 600 tips. Tipsen är beprövade men självklart passar inte
alla tipsen alla deltagare i detta program. Välj, pröva dig fram och satsa målmedvetet på det
som passar dig bäst. Jag har försökt att presentera tillräckligt många praktiska och konkreta
tips för att du ska lyckas men självklart måste du ta ansvar för din egen utveckling.
Jag önskar dig lycka till!
Holger Wästlund
[email protected]
Hemsidor:
http://tips-om.se och http://jobba-event.se
6
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Avsnitt 1: Första mötet med kunden
Låt oss säga att du har blivit tillfrågad om att ansvara för ett företagsevent.
De du träffar har i allmänhet en massa idéer om hur de tänkt sig eventet. De har varit med
om något speciellt tidigare eller hört talas om ett fantastiskt event så de vet precis vad de vill
ha. Lyssna noga på alla dessa idéer men var tydlig med att framhålla att vid detta första
möte är det viktigt att ni definierar de tre viktigaste förutsättningarna för eventet:
1. Mål och syfte
2. Målgrupp
3. Datum
1. Mål och syfte
Jag har varit med om många diskussioner i tidiga skeden kring vad målet eller syftet är med
ett kommande event. I många fall uttrycker sig företagsledningen så att ”vi ska ha lite kul”,
”personalen eller kunderna förväntar sig detta” eller ”detta är ett event som vi brukar ha varje
år”. Jag brukar då vara rätt tuff mot företagsledningen och betona att ett event kostar pengar.
Om vi inte från början sätter upp ett tydligt mål så kan pengarna i värsta fall vara
bortkastade. Det är dessutom bra om målet är mätbart så att vi tydligt kan se hur vi lyckas.
Mer om detta i nästa modul ”Checklista: Så genomför du ett lyckat event”.
Jag ställer frågor som t.ex.


Varför ska ni ha ett event överhuvudtaget?
Vad vill ni åstadkomma med det?
Ofta börjar företagsledningen inte fundera på syftet förrän jag tar upp denna typ av frågor. Att
ha ett klart mål är en förutsättning, tycker jag, för att alla som blir iblandade ska kunna jobba
åt ett och samma håll.
Den värsta formen av event är när man med lite fest ska försöka gömma eller få personalen
att glömma bort något som man inte gillar. Jag har varit med om sådant också. Jag blev
engagerad av en organisation som jobbar mycket i Norrland. Högsta ledningen hade nyligen
beslutat att flytta huvudkontoret från en stad i Norrland till södra Sverige. Personalen ansåg
att det blev alldeles för långt till de som skulle besluta och dessutom visste man inte om de
personer som satt i södra Sverige var tillräckligt kompetenta för detta ledningsjobb.
Stämningen var på bottennivå och i den situationen beslöt man att genomföra ett event för
att få upp mungiporna bland personalen. Jag åtog mig uppdraget vilket jag senare ångrade.
7
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Här kommer några exempel på målsättningar för olika sorters företagsevents:
Möten:






Öka försäljningen med ett visst antal produkter, en viss volym eller med en viss
försäljningssumma
Ge information om företaget eller företagets tjänster
Skaffa x st nya kunder
Samla personalen på annat ställe än i de vanliga kontorslokalerna för en kick-off
Brainstorming, idéutbyte och hitta lösningar på ett definierat problem
Utbildning, kurs och träning
Välgörenhetsevent:





Samla in en viss summa pengar för något speciellt ändamål
Skapa uppmärksamhet i media
Sprida information hos allmänheten
Skaffa x st. nya sponsorer eller hålla kontakten med de man redan har
Engagera x st. personer som vill jobba frivilligt
2. Målgrupp:
Beskriv med överslagsmässiga siffror:




Antal deltagare
Åldrar
Vilken typ av deltagare
Handlar det om inbjudna gäster, är eventet öppet för allmänheten eller riktar det sig
till enbart anställda
3. Datum för eventet:
I allmänhet har beställaren en klar uppfattning redan vid första mötet om lämpliga datum för
att genomföra eventet. Alltför ofta, tyvärr, tar man till för kort förberedelsetid. Om du kan
påverka datumet för att genomföra eventet så försök att få tillräckligt med tid för att välja rätt
leverantörer och förhandla fram bra kvalitet till rimliga priser.
När datumet är fixerat är det bara att börja planera baklänges vilka stora viktiga åtgärder som
skall genomföras och vilka som är kritiska med avseende på den totala tiden. Är det att boka
en viss lokal, är det att engagera en viss artist eller talare eller är det att få fram det
nödvändiga informationsmaterialet? Det kan vara bra att redan vid första mötet med
uppdragsgivaren börja skissa på viktiga hållpunkter i tidsplanen.
8
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Ska du diskutera kostnader vid första mötet?
Många företagsledare ställer redan vid första mötet frågan hur du bedömer kostnaden för
hela eventet. Mitt absoluta råd är att du då säger att du vill återkomma med det. Om du i ett
tidigt stadium ger en kostnadsuppskattning så är risken stor att du kommer att vara bunden
till denna uppgift genom hela projektet. Ge ingen kostnad förrän du fått tillfälle att räkna på
det hela. Det ger dessutom ett seriösare intryck om du ber att få tänka igenom denna viktiga
punkt.
Om däremot företaget från början har satt en budget för eventet som inte får överskridas, då
är det viktigt att du får reda på den så tidigt som möjligt.
Jag kommer i nästa modul ”Checklista: Så genomför du ett lyckat event” gå igenom hur man
gör kostnadsberäkningar.
9
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Avsnitt 2: Ditt förslag till upplägg
Som framgår av den första modulen i detta program ”Här lär du dig det viktigaste om
branschen” så finns det många olika sorters events som du kan jobba med, t.ex. sociala
events, företagsevents, välgörenhetsevents osv. Det finns visserligen olikheter mellan dessa
men det är mycket som är gemensamt i planeringen av olika evenemang och det är vad
detta avsnitt handlar om.
Om du själv kommer från någon del av eventbranschen och har ambitionen att ansvara för
och hålla ihop ett helt event är det nödvändigt att du har en översiktlig uppfattning av alla
delar som ingår. Din beställare förväntar sig med största sannolikhet att du vid ett tidigt
planeringsmöte ska göra en presentation av hur du tänker dig att hela eventet ska läggas
upp.
Här kommer ett förslag till innehåll i en sådan presentation:










Syfte och målsättning med eventet
Målgrupp
Begränsningar
Ditt förslag till tema och upplägg
Speciell dekoration
Underhållning
Mat och dryck
Trycksaker m.m.
Kostnadskalkyl
Utvärdering
Jag kommenterar dessa punkter här:
Syfte och målsättning
När en beställare gör en investering i ett event vill han eller hon i allmänhet nå ett tydigt mål
med detta. Är det en fest för att fira ett bröllop, är det ett företag som vill skapa en bra
samarbetsanda eller ska man inviga en ny lokal? Det finns massor av olika anledningar. I
denna punkt bekräftar du i första hand det syfte och den målformulering som ni diskuterade
vid första mötet. Dessutom bör du redan i detta tidiga skede fundera på hur man kan mäta
hur man når detta resultat. Det kan formuleras ungefär så här:
Mål:
Mätmetoder:
Fira ett bröllop
Det var fullt hela tiden på dansgolvet
Tackkorten var
översvallande
Ett företag som
skall
ge information om
nya
produkter eller
tjänster
Be deltagarna lämna frågor och kommentarer på en
blankett
Ring upp några eller samtliga deltagare i efterhand och
diskutera
Gör en enkät bland deltagarna efter eventet via e-post
10
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Insamling av pengar för Insamlingsresultatet är direkt mätbart
ett speciellt
ändamål
Målgrupp:
Bekräfta den målgruppsbeskrivning som gavs vid första mötet och komplettera med uppgifter
om:




Finns det gäster med speciella önskemål?
Vad vet vi om gäster som inte tål viss mat?
Finns det gäster som är rörelsehindrade?
Finns det några speciella säkerhetsaspekter m.a.p. vissa gäster?
Begränsningar:



Är deltagarantalet begränsat?
Budgetbegränsningar
Är lokalen bara tillgänglig mellan vissa klockslag?
Ditt förslag till tema och upplägg:
Idéer om olika teman som du kan använda hittar du i nästa avsnitt. Försök hitta ett tema som
anknyter till företagets övergripande image och marknadsföring. När du valt ett, eller kanske
två alternativa förslag, kan du göra en säljande presentation med hjälp av



Power Point
En kortfattad rapport som du printar ut i ett fåtal ex
DVD med en fotopresentation
eller liknande
Dekoration:
Här gäller det att du har en idé om dekoration som förstärker eventets tema. Låt fantasin
flöda och lär dig hur man skapar största möjliga effekt för en begränsad budget. Jag har varit
med om events där tråkiga lokaler gjorts om till ett ökenlandskap genom att hela golvet fyllts
med sand. Vid ett annat tillfälle byggdes lokalen om så att den skulle likna ”Nalen” på 50talet. Vid ett tillfälle gjordes hela lokalen om till en jättestor nyhetsredaktion där gästerna fick
komma med idéer om nyheter osv.
11
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Underhållning:
Detta är en viktig del av eventet och det är ofta det som man pratar mycket om efteråt.
Försök att även välja underhållning med tanke på eventets tema. Detta har flera artister och
talare insett så numera är många flexibla och villiga att anpassa sin underhållning till ett visst
aktuellt tema. Man presenterar inte bara en standardshow utan man anpassar den i viss mån
efter varje enskild situation.
Mat och dryck:
Här finns verkligen ett utmärkt tillfälle att även anpassa valet av mat både till eventets tema
och till aktuell budget. Är det lämpligt med vikingamat, italiensk mat, fransk mat etc? Jag är
varje år inbjuden på en fest hos en bankman som har satt i system att välja matstandarden
efter den aktuella konjunkturen. I dåliga tider har han serverat enkel mat och i goda tider är
det betydligt mer påkostat.
Trycksaker m.m:
Tänk på att alla trycksaker bör reflektera eventets tema. Det gäller









Inbjudningar
Programblad
Pressrelease
Placeringskort
Menyer
Annan tryckt information
Kanske en speciell hemsida för eventet
Skyltar
Presenter till gästerna
Kostnadskalkyl:
Utgå från de checklistor som finns i denna bok och i andra källor. Komplettera dem där du
ser att du har andra behov. Beräkna antalet timmar som kommer att gå åt för dig och andra
som är engagerade och ta in preliminära anbud från olika leverantörer. Svårare än så är det
inte. Var noga med att du inte glömmer något. Det är inte kul att i efterhand säga att ”jag
glömde …” ”eller jag tänkte inte på att … skulle ingå”.
Min erfarenhet är att en osäker kostnadspost ofta är den som har att göra med att
beställaren ska bestämma sig och ge besked. Ett sätt att minska denna risk är att du anger
att i din kostnadskalkyl ingår x antal sammanträden med beställaren. Om det blir fler så ökar
kostnaden med y kronor per möte.
12
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Ta alltid till ett procentuellt påslag för ”oförutsett”. Det kan du visa helt öppet för beställaren.
Alla inser att det under planeringen av ett event kan komma upp oväntade krav och
önskemål. Om du anger detta öppet för beställaren i din kostnadskalkyl visar det att du är
professionell och vet vad du håller på med.
Erfarenhetsåterföring och utvärdering:
Som framgick av det som skrevs om målsättning och syfte tidigare så är det viktigt att man
formulerar ett tydligt mål för eventet som dessutom går att mäta. Metoderna att mäta är ofta:




Frågeformulär till deltagarna
Djupintervjuer av några deltagare
E-postmeddelande med frågor i efterhand till deltagarna
Uppföljning av kostnader mot budget
Informera beställaren redan i detta tidiga skede om hur du föreslår att resultatet skall mätas
när eventet är över.
13
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Avsnitt 3: Över 100 förslag på teman
När man träffar någon som varit med på ett event och ber att de med några få ord ska
berätta om det så är det första som man får höra är om eventet var uppbyggt kring ett tydligt
tema. Om temat genomförs konsekvent med inbjudan, dekor, mat, underhållning etc. så
kommer gästerna komma ihåg det under lång tid framåt. Med ett väl genomtänkt tema kan
du som eventplanerare dessutom spara mycket pengar. Om du inte har något tema så kan
det behövas större investeringar för dekor och underhållning för att eventet ska få någon
genomslagskraft jämfört med om du med relativt enkla medel kan få ett speciellt tema att
framstå tydligt.
Om du är kreativ som evenemangsplanerare och kan presentera ett eller eventuellt några
alternativa evenemangsteman för din uppdragsgivare så visar du att du jobbar professionellt.
När din beställare eller styrgruppen accepterat temaidén och beslutat att det är den idé vi
följer så blir det fortsatta jobbet enklare för dig. Du begränsar valet av underhållning, mat,
dekor etc.
För att du ska se att det finns många möjligheter ger jag här en lista på över 100 st olika
uppslag. Det är idéer från evenemang där jag själv varit ansvarig, där jag varit engagerad
som programledare eller idéer som jag bara hört talas om. Listan är lång men självklart finns
det många fler temaidéer som du kan satsa på. Listan är bara till för att visa exempel och för
att förhoppningsvis sätta igång en kreativ process.
1. Afrika
2. Ali Baba och sjörövarna
3. Alice i underlandet
4. Allt i rött, gult, grönt etc.
5. Amerika
6. Art Deco
7. Barnkalas för vuxna
8. Blomster
9. Bovar och banditer
10. Bröllop
11. Can-Can
12. Casino
13. Cirkus
14. Cirkus
15. Det glada 20-talet
16. Disco
17. Djungel
18. Djurens fest
19. Egypten
20. Examen
21. Fars dag
22. Filmstjärnor
23. Framtiden
24. Frankrike
25. Franska Rivieran
26. Fångarna på Fortet
14
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
27. Fängelse
28. Födelsedag
29. Födelsedagsfets
30. Golf
31. Golftävling
32. Grekland
33. Halloween
34. Halloween
35. Harry Potter
36. Hawaii
37. Historiskt
38. Hollywood
39. Hollywood
40. Indianer
41. Invigning av ny lokal eller ny bostad
42. Italien
43. James Bond
44. Japan
45. Jazz
46. Jorden Runt
47. Jubileum
48. Jul
49. Jul
50. Kina
51. Konstgalleri
52. Laga mat tillsammans med en professionell kock
53. Las Vegas
54. Latinamerika
55. Let’s Dance
56. Magisk afton
57. Marin
58. Medeltiden
59. Mexiko
60. Midsommar
61. Midvinterbal
62. Monte Carlo
63. Mors dag
64. Musik
65. Mystik
66. Nalen
67. New England
68. Nobelfest
69. Nyhetsstudio
70. Nyår
71. Någon sång- eller låttitel
72. Oktoberfest
73. Oktoberfest
74. Olympiad
15
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
75. Orientaliskt
76. Orientexpressen
77. Oscarsgala
78. Oscarsgalan
79. Pippi Långstrump
80. Pyjamas
81. Påsk
82. Rock and Roll
83. Rock and Roll
84. Romarna
85. Sagofigurer
86. Sagor
87. Seriefigurer
88. Sextiotalet
89. Sherlock Holmes
90. Sjörövare och pirater
91. Skattkammare
92. Skol- eller examensjubileum
93. Skolfest för länge sedan
94. Skottland
95. Skräck
96. Släktträff
97. Spanien
98. Sport
99. Star Wars
100.
Stjärnorna på Slottet
101.
Svenska Flaggans Dag
102.
Söderhavet
103.
Tarzan
104.
Tedans
105.
Tropikerna
106.
Trädgårdsfest inomhus
107.
TV eller filtema
108.
TV-kändisar
109.
Tyrolen
110.
Ungdomens källa
111.
Vikingar
112.
Vilda Västern
113.
Vinprovning
114.
Zigenare
115.
Ökenläger
Osv. osv.
Listan kan göras längre. Ett annorlunda tema stannar verkligen kvar i minnet. Ett av de allra
starkaste minnen jag har från något event över huvud taget är från ett event som jag var
inbjuden till i USA utanför Chicago. Temat var brand. Man hade inför eventet hyrt en brandbil
och med den åkte alla inbjudna herrar runt iklädda brandsoldatsdräkter till de inbjudna
16
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
damerna som kom utspringande från sina bostäder som om de överraskats av eldsvåda. En
del var klädda som om de hade stått i köket, andra kom i morgonrock osv. Det eventet
glömmer jag aldrig.
17
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
Avsnitt 4: Så skapar du ditt evenemangsteam
Om du har ambitionen att medverka i eller vara ansvarig för större evenemang så handlar
det mycket om att kunna samarbeta med flera olika partners. Det är som ett stort, ibland
komplicerat och svåröverskådligt projekt, där allt ska fungera under en kort tid. Det måste bli
lyckat. Man kan i allmänhet inte göra om ett event som inte blev bra.
Förutom din beställare och gästerna så kommer du att samarbeta med leverantörer och
personal
Leverantörer:
Du kommer troligtvis att förr eller senare engagera eller samarbeta med en eller flera
leverantörer som t.ex. de som framgår av nedanstående lista:
















Artist- och talarförmedlingar
Artister och musiker
Catering
DJ:s
Festvåningar, festlokaler eller partytält
Florister och blomsteruppsättningar
Fotografer och filmare
Ljud- och ljusanläggningar
Partytältuthyrare
Presentartiklar
Produktion och utskick av inbjudningar
Rekvisita och dekorationsprylar
Resebyråer
Talare
Transporter bil, buss etc.
Uthyrning av bord, stolar, porslin etc.
Vissa leverantörer är specialiserade och andra erbjuder tjänster inom flera av dessa
områden. Anlitar du en partytältuthyrare så kanske du även måste kontakta ett företag som
hyr ut bord, stolar porslin etc. och ett annat som hyr ut ljud- och ljusanläggningar. Hyr du
däremot en festvåning så har de i allmänhet full utrustning med bord, stolar, porslin etc. När
det gäller ljud- och ljusanläggningar kan du antingen behöva hyra en sådan anläggning eller
kanske festvåningen eller de artister som du engagerar kräver att de får använda sina egna
grejor. Allt detta bör du skaffa dig en god uppfattning om.
Du bör bygga upp ett personligt nätverk med leverantörer inom olika områden. Då är det
större chans att de ställer upp om du kommer i en nödsituation. De ljud- och ljusanläggningar
som du har hyrt kanske inte fungerar eller en artist kanske uteblir. Då gäller det att kunna
ringa någon som snabbt ställer upp för att rädda situationen.
De professionella evenemangsplanerarna som hållit på länge har skaffat sig sådana
kontakter och det tar tid. I början är du hänvisad till Internet och ”mun-mot-mun-metoden”. På
nätet kan du hitta det mesta och eftersom det händer så mycket nytt hela tiden inom denna
bransch så räcker det inte att skaffa sitt nätverk en gång för alla. Du måste hela tiden hänga
18
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event
med så att du vet hur branschen utvecklas och vad som gäller just för stunden. I råd 23 finns
några bra sajter med hundratals kontaktuppgifter till olika leverantörer.
När du kontaktar de olika leverantörerna så bör du ha några kontrollfrågor som du ställer,
t.ex:







Vad som ingår och icke ingår
Pris
När och hur betalning skall ske
Kommer leverantören besöka evenemangsplatsen innan själva eventdagen
Vad händer om du tvingas ställa in hela evenemanget
Vilka krav ligger på dig eller övriga organisationen
Namn och kontaktuppgifter till referenser (Ring alltid upp referenserna om du inte
sett eller upplevt den aktuella leverantören själv)
När det blir känt i din omgivning att du jobbar professionellt som festfixare eller jobbar med
events kommer du att bli kontaktad av flera leverantörer som vill erbjuda sina tjänster.
Eftersom det i alla events gäller att de som engagerade är väl medvetna om hur man ska
jobba tillsammans så lönar det sig att du försöker bygga upp ett team av nära
samarbetspartners som för det mesta jobbar ihop. Då förstår man varandra och vet hur
andra jobbar.
Det gäller att skapa en balans mellan ett professionellt förhållande och ett kompisförhållande.
Jag rekommenderar att du skriver avtal eller kontrakt med varje leverantör och för att göra
detta så enkelt som möjligt så bör du ha enkla kontraktsformulär lätt tillgängliga i din dator.
Jag tar som exempel att du anlitar en programledare, eftersom jag har egen erfarenhet av
detta.
Arrangören kan engagera programledaren, talaren eller artisten som fysisk person.
Alternativt kan arrangören anlita talarens firma om han eller hon har en sådan. I det första
fallet har arrangören arbetsgivaransvar och skall dra preliminärskatt och betala
arbetsgivaravgifter. Om arrangören anlitar talarens firma skall talaren förevisa
organisationsnummer och bevis på att företaget har F-skatt. Då sköter talaren själv
inbetalning av arbetsgivaravgifter.
När det gäller kontrakt med programledare, artister och talare finns flera standardkontrakt att
ladda ner gratis på Internet. Gå t.ex. in på http://mais.se eller http://www.underhallning.nu
Personal:
Förutom den typ av professionella leverantörer som listats ovan så kommer du behöva hjälp
av mer rutinmässig karaktär. Det kan t.ex. handla om:



Hantera inbjudningar
Göra i ordning presenter
Namnbrickor
19
LYCKAS SOM EVENTPLANERARE Modul 1: Så planerar du ett lyckat event










Informationsmaterial
Program
Iordningställande av lokalen
Förberedande av mat och dryck
Dukning
Bufféarrangemang
Blommor
Dekor
Städning och återställande av lokalen
etc. etc.
Mycket av detta kan framstå som detaljer och ett vanligt fel är att en festarrangör säger att
”det där ordnar sig på något sätt”. När det gäller event så är alla dessa små detaljer verkligen
viktiga. Hur många gånger har du inte hört kommentarer efter en fest eller ett event av typen:
”Jo, det var bra men man fick vänta väldigt länge på att få sina kläder i garderoben när man
skulle gå hem.” ”Det var lyckat men fodralen till namnlapparna räckte inte så det gick inte att
fästa namnlappen på kavajen.” Dessa små, små detaljer är så viktiga för att det hela ska
upplevas som lyckat.
Det är i allmänhet relativt lätt att få folk att hjälpa till med den här typen av jobb i samband
med events. Kontakta studerande, släkt och vänner, kolleger, pensionärer,
bemanningsföretag etc. Ta inte på dig att utföra alltför mycket av dessa rutinjobb själv.
Du har nu gått igenom modul 1 i detta program. Nu följer följande moduler:






15 checklistor: Så genomför du ett lyckat event
E-bok: Så fungerar eventbranschen
E-bok: Så blir du anställd inom eventbranschen
Arbetsbok: Frågorna som du antagligen får i anställningsintervjun
E-bok: Så startar du eget och jobbar med evenemang
Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån
Det är dags för dig att gå vidare till nästa modul ”15 checklistor: ”Så genomför du ett lyckat
event”.
Holger Wästlund
Hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se
20