Lathund för ordermatchning 140131 ver2.pdf

 Ordermatchning
Ordermatchning av faktura behöver göras när fakturan avviker från order. Det finns olika tillfällen och varianter på när ordermatchning måste göras. Feltyp Fel hanteras genom Ej leveranskvitterad order Leveranskvittera Avvikande kvantitet inom gränser Acceptera avvikelse Bocka för de artiklar som finns på faktura Kontrollera avgift mot avtal. Kontera och attestera avgift vid behov Skannad faktura Tillkommande avgifter Fel förebyggs genom Leveranskvittera alltid order (verklig leverans) Leveranskvittera alltid order (verklig leverans) Ejleveranskvitteradorder
Den vanligaste orsaken till att ordermatchning måste göras är att ordern inte blivit leveranskvitterad. När en faktura inkommer till Winst avvaktar den leveranskvittens i 7 dagar innan fakturan får status Ordermatchning krävs. Påminnelse skickas till beställaren 5 dagar efter fakturans ankomst. På en e‐faktura visas med röda markeringar i kolumnen Mottaget att leveranskvittens saknas. Följande felmeddelande visas: På en skannad faktura blir bilden blank : För att hantera en sådan faktura klar ska du göra leveranskvittens av ordern. Det finns två sätt att leveranskvittera denna faktura. Alternativ 1: Klicka på länken Kvittera levererat antal i nästa sida, se bild. Alternativ 2: Klicka i fliken ”Inköp” och välj ”Leveranskvittens”. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. Leveranskvittera Din order genom att: 

Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen ”Ny kvittens”. Alla ordernummer inleds med AA. 
Fyll i följesedelsnumret och ankomstdatum. 
Kvittera det antal produkter som har kommit. Om du gjort beställning i t ex. kilo ska exakt vikt som levererats kvitteras. Ex. om du beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln. 
OBS! Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet. Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då skall nettobelopp (exkl. moms) användas. OrderbekräftelseochLeveransavisering
När det gäller order till Martin & Servera ska först en orderbekräftelse hanteras OM den innehåller förändringar. Därefter ska ordern leveranskvitteras genom Leveransaviseringen. Denna finns i Leveranskvittens under fliken Leveransavisering: Klicka på knappen Kvittera. När detta gjorts uppdateras antal och vikter med verklig leverans. Avvikelseikvantitetinomuppsattagränser
Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. I och med att leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten och konteringen skickas fakturan för attest. Den attesterade konteringen av kvantitet stämmer inte överens med leveranskvitterad kvantitet och fakturans kvantitet. Dessa fakturor får följande felmeddelande: I övrigt är fakturan och ordern helt överensstämmande. För att hantera dessa fakturor ska du som beställare trycka på Acceptera fakturan. Fakturan skickas då till attestant som också trycker på Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar. Avvikelseikvantitetutanföruppsattagränser
När det finns en avvikelse mellan leveranskvitterad kvantitet och fakturerad kvantitet måste avvikelsen hanteras. Följande felmeddelande finns på fakturan: Avvikelsen visas också med röd markering runt de avvikande fälten. De vanligaste avvikelserna beror på att leveranskvittens inte gjorts på verkligt levererad kvantitet enligt följesedel. För att hantera denna faktura ska du som beställare Acceptera avvikelsen, fakturan skickas då till attestant som också ska Acceptera fakturan. Skannadfaktura
Winst kan inte läsa raderna på en skannad faktura vilket gör att en sådan faktura alltid behöver ordermatchas. Följande felmeddelande visas: På fakturan visas orderraderna och du måste bocka för de artiklar som levererats och finns på fakturan. Detta görs i kolumnen Tillhör fakturan. Belopp att matcha ska nu bli 0 SEK och grönt. Tillkommandeavgifter
I vissa fall lägger leverantören på en avgift t ex. frakt på fakturan. Denna avgift måste kontrolleras mot avtal att den är riktigt. Därefter ska denna avgift konteras och attesteras. Följande felmeddelande visas: Klicka på fliken Kontering. Lägg till en rad och kontera kostnaden. På vissa avtal konteras dessa avgifter automatiskt enligt övrig kontering. Efter kontroll och eventuell kontering ska fakturan Accepteras, fakturan skickas då till attestant som också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar. Kommandeförändringar
Efter ny release den 8 mars kommer vissa förändringar i ordermatchningen ske. Detta dokument gäller tillsvidare.