Båtunionens Administrativa System

B AS R E L E AS E 2 . 0 (D E C E M B E R 2 0 1 0 )
Båtunionens Administrativa System
BAS
N Y H E T E R F Ö R I T -I N TR E S S E R AD E B ÅT L I VS F U N K TI O N ÄR E R
BAS rel. 2.0 Översikt
I korthet
BAS i ny release, 2.0
Driftsätts 6 december
” Om ”E-Matrikel” är
markerad kommer en
medlem i klubben att
kunna se klubbens
medlemmar i BAS-K”
Tyvärr hinner vi inte göra handböckerna färdiga till releasen som
planerat. För att inte tvingas skjuta ytterligare på releasen gör vi
istället denna översikt över de viktigaste förbättringarna i BAS 2.0.
Handböckerna kommer inom kort!
Övergripande
Förändringar i ”Min sida”
Klubben (ansvarig administratör) har nu möjlighet att ange om
en medlem (utan särskild behörighet i sitt användarkonto) ska se
uppgifter om övriga medlemmar eller inte. Detta anges med en
”bockruta” ”E-Matrikel” i BAS-M, ”Klubbdata”, se bild till vänster
och även i tabellen sidan 8.
Om ”E-Matrikel” är markerad kommer en medlem i klubben att
kunna se klubbens medlemmar i BAS-K (inte i BAS-M). Man ser då
kompletta uppgifter om sig själv (personuppgifter, avgifter,
båt(ar) och eventuella schemaaktiviteter. Gällande övriga
medlemmar ser man endast personuppgifter (exklusive
personnummer).
Om ”E-Matrikel” inte är markerad kommer en medlem i klubben
endast till ”Min sida” där de egna uppgifterna finns. Min sida har
kompletterats med en direktingång till scheman så att
medlemmen ändå kan anmäla sig till schemaaktiviteter utan att
gå via BAS-K.
Glömt lösenord (i inloggningsdialogen) genererar nytt lösenord
som sänds till den användare som anger den e-postadress som
finns angiven i användarkortet kopplat till korrekt angivet
användarnamn. Observera att det alltså måste finnas en epostadress registrerad sedan tidigare i BAS-M, och att det är den
registrerade adressen som måste anges, och det är till den
adressen som det nya lösenordet sänds. Den registrerade epostadressen måste dessutom vara unik för användaren (det
funkar inte om alla i en familj finns registrerade med t ex
[email protected])
Det här är en funktion som funnits ett tag men som inte verkar
vara särskilt känd, därför kommenterar vi den åter.
SIDA 2
NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER
BAS-K, schema över förändringar
Meny
Medlemmar /
Sök medlem
Rutin
Medlemsinfo
Medlemsinfo
Medlemsinfo
Medlemsinfo
Avgifter
Avgifter
Avgifter
Medlemmar /
Matrikel
Båtförvaring
Excelfil
Bryggor
Vinterområden
Båtförvaring
Bryggplatser
Vinterplatser
Utlåning
Kö
Beskrivning
”Tidning” (BAS-M) synligt även i
BAS-K
Möjlighet att definiera 10 st
klubbunika medlemsfält (definieras
under ”Grunddata /
klubbinställning”). Dessa fält är
alfanumeriska, överförs till
”medlemsmatrikeln”
Visade, ej redigerbara fält från
BAS-M är blåfärgade för bättre
läsbarhet
Visning av födelsedatum (BAS-M)
är kompletterad till personnummer
om detta angivits i BAS-M.
Visar separat avsnitt med aktuella
depositioner
Visar betalningsdatum
Musklick på ”Avi nr” ger utskrift av
aktuell avi
Komplettering med klubbunika
medlemsfält.
”Sorteringsordning” kan anges. Se
förklaring under ”Ekonomi””Avgifter”
”Sorteringsordning” kan anges. Se
förklaring under ”Ekonomi””Avgifter”
”Prisformel” har kompletterats med
fler formler
”Prisformel” har kompletterats med
fler formler
Deposition och/eller avgift kan
knytas till utlånad artikel. Hämtas
från ”Ekonomi”-”Avgifter”
Möjlighet att definiera 10 st
klubbunika medlemsfält (definieras
under ”Grunddata””klubbinställning”). Dessa fält är
alfanumeriska, överförs till
”Deltagarlista”-”Excelfil”
NYHETSBREV FÖR PERSONAL
Ekonomi
SIDA 3
Avgifter
Avgifter
Avgifter
Avgifter
Ekonomi
Aviseringar /
Avisering
Aviseringar /
Avisering
Avisering / Urval
Avgift kan hanteras ”endast som
text” vilket medför att den kan
kopplas till medlem / förvaring / kö
/ sektion med valfri periodicitet (för
att t ex skrivas ut en gång eller vid
flera aviseringar
Sorteringsordning vid utskrift (gäller
såväl ”förhandsgranska”, ”skapa
pdf” som ”E-post-avisering”).
Utskriftsordningen omfattar även
vad som anges under
”Båtförvaring” och används för att
styra aviernas utseende. Avgift
som saknar ”sorteringsordning”
kommer vid utskriften sist.
Avgift som definierats med ”Pris” =
1 och ”Periodicitet” = ST kan vid
kopplingen ändras avseende
”Antal” till ”Totalbelopp” varvid
valfritt positivt eller negativt
belopp kan anges.
Benämning på använd avgift kan
ändras. Redan aviserad avgift
behåller då gällande benämning i
reskontra och andra tabeller
medan den nya benämningen
påförs tillkommande poster
”Välj avitext:”: Här anges den text
som skall finnas i avi-huvudet.
Texten definieras under
”Grunddata / Avitexter”
E-postavisering sänder ger ingen
standardtext till Epostmeddelandet. Vid varje
avisering måste önskad text anges
under ”E-postmeddelande”
”Urval” har lagts i egen flik som
omfattar möjlighet att inkludera
och/eller exkludera flera urval i
kombination
SIDA 4
NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER
Ekonomi
Aviseringar
Aviseringar
Aviseringar
Aviseringar
Knappen ”Granska resultat” ger
möjlighet att vid aktuellt
aviseringstillfälle
markera/avmarkera det urval
avier som skall sändas som E-post
(kan t ex användas om man
tillfälligt vill använda avierna som
adressblad vid klubbutskick eller
om man inte vill sända ut en avi
gällande avtalad
betalningsjustering)
Knappen ”skapa pdf” skapar en
pdf-fil omfattande aktuell
avisering. Denna fil (som visas
under ”tillhörande pdf:er”) kan
antingen skrivas ut m hj a
webläsarens inbyggda pdf”plugin” eller lagras på lokal disk
och senare skrivas ut med PCns
pdf-applikation. I båda fallen skall
utskriften ske med ”Sidskala” =
”Ingen”, utan ikryssad ”Autorotera
och centrera” eller ”Välj
papperskälla efter PDF-sidstorlek”,
varvid utskriften kommer att
anpassas till förtryckta bank- och
plusgiroblanketter på vilken som
helst bläck- eller laserskrivare
Knappen ”bokföringsorder”
tilldelas ett löpnummer som anges
på BF-ordern och som ger bra
kontroll över att en obruten serie
BF bokas i klubbens
ekonomisystem
”Sänd E-post” genererar separat
pdf-fil innehållande avi som sänds
med E-post till de som i gällande
avisering markerats som Epostmottagare. Epostmeddelandets text utgörs av
den text som definierats vid
skapande av aviseringen. I Epostmeddelandets rubriktext
anges mottagarens namn (för att
meddelandet lättare skall kunna
passera eventuella spam-filter)
NYHETSBREV FÖR PERSONAL
Ekonomi
SIDA 5
Påminnelser
Detta avsnitt är
inte färdigt och
ändringar har
gjorts i rutinerna!
Ekonomi
Rapport/
bokförda
inbetalningar
Reskontra
Denna rutin är helt ombyggd. En
påminnelse är numera ett
”kontoutdrag” där samtliga
förfallna avier enligt selekteringen
ingår. Man kan valfritt påföra en
eller flera avgifter på påminnelsen
som då skapar en ny avi i
reskontran.
Påminnelser kan skapas för ett
urval inkluderade / exkluderade
medlemmar i kombination med
min / max-gränser för inkluderade
poster. Påminnelseavier kan l likhet
med normala avier återutskrivas
från reskontran
En bokföringsorder genererad fr o
m Version 2.0 numreras och
återfinns som kopia av det
genererade originalet
Reskontran har tillförts
funktionalitet: Under ”sökkriterier”
kan ”krediterat datum”-intervall
anges och bokföringsorder kan tas
ut för detta intervall (tidigare
måste bokföringsorder genereras
för varje enstaka kreditavi).
Angivet värde i ”datum” och
”löpnummer” under ”sökkriterier”
kopieras till varje post som betalas
tills annat datum anges. Samtliga
avier (debet-, kredit- och
påminnelseavier) som generas fr o
m Version 2.0 återfinns som pdf-fil
kopplad till respektive
reskontrapost. Denna antar den
design som angivits då den
skapades (BG , PG eller
Standardavi). Avier som sänts som
bilaga till mail utmärks med ett
kuvert bredvid aviposten.
Delbetalningsrutinen har
förbättrats och mix av
delbetalningar / krediteringar får
förekomma. Delbetalningar
avräknas via separat
avräkningskonto som anges under
”klubbinställningar”
SIDA 6
NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER
Grunddata
Avitexter
Grunddata
Extra
medlemsfält
Grunddata
Extra köfält
Här definieras och lagras avitexter.
Valfri definierad text kopplas till
önskad avisering. Den definierade
avitexten kan omfatta logotype
(bild), avsändardata som adresser
och registreringsnummer samt
generella texter.
Bilder och inskrivna texter av
varierande typsnitt och storlek
visas på de avier de kopplas till om
dom vid inskrivningen ryms i rutan
utan att scroller visas! Kontrollera
utseendet i en skapad avi innan
du använder den i produktionen.
Textrutan kan förvanskas och
”klippas” i avin!
Här definieras maximalt 10 st valfria
fält som blir synliga i
medlemskortet och förs över till
medlemsmatrikeln (excel). Fälten
är scrollbara och alfanumeriska
vilket medför möjlighet att
registera texter, värden och datum
som blir sök- och sorteringsbara i
medlemsmatrikeln.
Här definieras maximalt 10 st valfria
fält som blir synliga i köernas
medlemsfönster och förs över till
excellista som skapas från
deltarlistan. Fälten är scrollbara
och alfanumeriska vilket medför
möjlighet att registera texter,
värden och datum som blir sökoch sorteringsbara i
medlemsmatrikeln. Härigenom
finns möjlighet att t ex skapa
sökordningar som alternativ till den
datumordning som är standard i
köhanteringen.
Tänk på att köfälten är
gemensamma för alla köer!
NYHETSBREV FÖR PERSONAL
Grunddata
SIDA 7
Klubbinställningar Här har tillkommit ett
avräkningskonto för
delbetalningar. Ange ett
kontonummer här som återfinns i
ekonomisystemet för att skapa
avstämningsmöjlighet mellan vad
som ligger på avräkning i BAS- och
ekonomisystemet. Om man inte
önskar avstämningsmöjlighet kan
kontonummer som är identiskt
med det medlemsfordringskonto
som angivits under
”Grunddata/Fordringskonton”.
Anledningen till avräkningskontot
är att BAS-systemet behöver detta
internt för att hantera och korrekt
avräkna delbetalningar.
SIDA 8
NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER
BAS-M, schema över förändringar
Meny
BAS-M
Rutin
Klubbdata
BAS-M
Kommunkod
EJ KLART!
BAS-M
Filer
EJ KLART!
Beskrivning
E-matrikel kan aktiveras. Denna
funktion ger samtliga medlemmar
med login-ID men utan
behörighet, åtkomst till BAS-K och
ser där medlemskortet på samtliga
medlemmar. Detta är ”maskat” så
att textfält och födelsedata /
personnummer inte syns mer än
på kortet kopplat till den
inloggande personen som även
ser egna båtar och avgifter. Från
avgiftskortet kan utskrift ske av de
avier som skapats fr o m Version
2.0.
Här anges gällande kommunkod
där båtklubben finns. Används av
SBU och förbunden för
statistikändamål.
Skapa konton har försetts med en
varning om att rutinen vid
skapande av konton också
omedelbart sänder dessa till
medlemmar med gällande epostadress. Lista över senast
skapade konton sparas för
återutskrift.