docLäs mer om den nya organisationen här.
download 
Report Transcription
Läs mer om den nya organisationen här.
Utredning Kostorganisation 1 Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att fastställa utredningsdirektiv för översyn av kostorganisation. En utredning gällande kostorganisation har genomförts och syftet var att ta fram den mest effektiva kostorganisationen. Kostorganisationen ska erbjuda högre kvalitet och ökad effektivitet till en kostnad som inte är högre än idag. Idag är Skövde kommuns organisation för att laga och servera mat till förskolor, grundskolor, gymnasieskolor, äldreboenden och andra delar av de kommunala verksamheter som finns, inte integrerade eller samordnade med varandra. Det finns 49 tillagningskök, 15 mottagningskök samt 2 caféer. Antalet matportioner som lagas och serveras är ca 16 600 per dag då all verksamhet pågår. Totalt arbetar 170 personer i kostverksamheten. Grundprinciper som jobbas efter idag är att matgästen ska vara i fokus och att det ska finnas möjlighet till inflytande för matgästerna. I vilken grad man bereder råvaror skiljer sig mellan kostverksamheterna i de olika förvaltningarna. Personaldimensioneringen skiljer mellan de olika förvaltningarna och detta påverkar till viss del i vilken grad man kan bereda råvaror. Avgörande om det går att uppnå matlagning från grunden är kompetensnivån på de som arbetar i köket. Samtliga förvaltningar har en hög andel kockar anställa i sin verksamhet. Idag är kvalitetsnivån ojämn gällande ”mat lagad från grunden”. Kvalitetsnivån är också ojämn gällande antalet rätter som erbjuds. Detta gäller både mellan och inom förvaltningarna. Analys och slutsatser Utredningen visar att i en gemensam kostorganisation kan kökspersonalen användas mer effektivt gällande personalplanering och det höjer kvalitén på verksamheten. Största kostnaden i kostverksamhet är personalkostnaden, oftast står den för mer än 50 procent. Vid en kostorganisation skulle personalen kunna samordnas maximalt. Personalkostnaderna skulle kunna minskas vid en gemensam kostorganisation. • • • • • • Den effektivaste kostorganisationen är en organisation då det möjliggör samordning av personalen maximalt. Personalkostanden är den största delen av kostanden för maten. Det är viktigt att skapa en jämn kvalitetsnivå som ska gälla för Skövde kommuns kostverksamhet och skapa förutsättningar för att laga och servera en enhetlig miniminivå när det gäller antalet rätter. Genom att bestämma en tydlig inriktning politiskt gällande kök och kvalitetsnivå underlättas beslut och planering för köksombyggnationer. Det behöver finnas kontroll över kommunens investeringar och det är då fördelaktigt att det finns ett system där den samlade bedömningen av kök görs. För att kunna göra en samlad bedömning av kökens investeringsbehov underlättar det att det finns en person som är ansvarig för samtlig kostverksamhet. Det är viktigt att ta fram en helhetsbild av nuläget (t ex ekonomi och kvalitet) för att ha något att jämföra med t ex när det gäller att viss del av verksamhet läggs ut externt och/eller för att kunna följa mål som sätts upp. Förslag: Skolförvaltningens, omvårdnadsförvaltningens och utbildningsförvaltningens kostverksamheter organiseras i en gemensam kostorganisation med start den 1 jan 2014. Den organisatoriska placeringen blir under Tekniska förvaltningen 2 Innehållsförteckning 1 Syfte och uppdraget 5 1.1 Referenser 6 1.2 Genomförande 6 1.3 Metoder och verktyg 6 2 Nulägesbeskrivning 7 2.1 Organisation 8 2.2 Översikt gällande kök, tjänster och kostnader 8 2.3 Personal 8 2.3.1 Tillsvidareanställda kockar och måltidsbiträden 8 2.3.2 Deltids- och heltidstjänster 9 2.3.3 Pensionsavgångar 2013-2017 9 2.3.4 Uppehållsanställningar 10 2.3.5 Löner 10 2.3.6 Personalplanering och tillsättning av vakanser 10 2.4 Antalet portioner som lagas och serveras 11 2.4.1 Analys - förhållandet portioner och personal 11 2.5 Transporter 12 2.5.1 Transporter, kostnader 13 2.6 Mat 13 2.6.1 Matsedelsplanering, recept, livsmedelsupphandling och näringsriktiga måltider 13 2.6.1.1 Näringsriktiga skolmåltider enligt skolverket 14 2.6.2 Säker mat - Livsmedelshygien och egenkontrollprogram 15 2.6.3 Kvalitet och utbud 15 2.6.3.1 Enkätundersökningar 15 2.6.3.2 Matråd 15 2.6.3.3 Begreppet mat lagad från grunden 16 2.6.3.4 Analys - kvalitet och utbud 16 2.7 17 Inköp och upphandling 3 2.8 Lokalfrågor 18 2.8 Kostnadspåverkan för maten 19 2.8.1 Fördelning av kostnader 19 2.8.2 Analys - fördelning av kostnader i de olika förvaltningarna 20 2.8.3 Ekonomiska vinster 20 3 Privata aktörer 21 3.1 Tillvägagångssätt i Alingsåskommun 21 3.2 Införandeplan 22 4 Analys 23 4.1 Personal 23 4.2 Transporter 23 4.3 Kostnader för maten 24 4.4 Utbildning 24 4.5 Kommunikation 24 4.6 Organisation 25 4.7 Inköp och upphandling 25 4.8 Näringsriktiga måltider 25 4.9 Slutsatser 26 5 Kostorganisation 26 5.1 Positiva och negativa faktorer 26 5.2 Organisationsschema 28 5.3 Kommungemensam kostorganisation och organisatorisk placering 28 5.4 Införandeplan kommungemensam kostorganisation 29 5.5 System för att hantera ekonomi 29 B IL AG A 1 T J ÄNS T G ÖR ING S G R AD OC H ANT AL P E R S ONE R P E R K ÖK B IL AG A 2 S K OL F ÖR V AL T NING E NS E NK ÄT UNDE R S ÖK NING B IL AG A 3 OMV ÅR DNADS F ÖR V AL T NING E NS E NK ÄT UNDE R S ÖK NING B IL AG A 4 K R AV P R OF IL AV DE L NING S C HE F B IL AG A 5 V IS ION S K Ö V DE 2025 4 1. S yfte oc h uppdraget Denna utredning har ett uppdrag som innebär att kostorganisationen ska erbjuda högre kvalitet och ökad effektivitet till en kostnad som inte är högre än idag. Utredningen syftar till att ta fram den mest effektiva kostorganisationen. En idé är en ny förvaltningsövergripande organisation för de kostverksamheter som idag finns inom: • • • Skolförvaltningen Utbildningsförvaltningen Omvårdnadsförvaltningen Med kostverksamhet avses: • • • • • • planera och leda verksamheten inköp tillagning av mat distribution av mat servering disk och städ Effekt Den föreslagna kostorganisationen ska leda till: Kvalitet i verksamheten • • • • • Att god och näringsrik mat serveras i samtliga verksamheter. Att möjligheten för äldre att själv påverka vad måltiden består av ökar men även när och var maten intas. Att ge kunderna inflytande på matsedeln. Att generellt öka kvaliteten i kommunens mathållning. Att god service och gott bemötande gör att maten upplevs som positiv och ger nöjda matgäster. Kostnadseffektivitet • • • • • • Att genomförda investeringar tillvaratas på bästa sätt över förvaltningsgränserna. Att arbetsmiljön för de som arbetar i köken är bra, så att hög sjukfrånvaro förebyggs. Att minska behovet av framtida ytterligare investeringar i kök. Att den sammantagna kostnaden för kostorganisationen inte ökar i jämförelse med dagens organisation. Att inköp av råvaror och andra varor sker i enlighet med upphandlingsregler och ingångna avtal. Att synergier mellan olika verksamheter tillvaras. Övrigt • • Att öka valfriheten för kunderna Att öka möjligheten för privata aktörer att på entreprenad driva tillagningskök och utredningen ska belysa alternativ och konsekvenser. 5 • Att möjligheten till ökad sysselsättningsgrad hos anställd personal öka för att vara en attraktiv arbetsgivare. Utredning ska föreslå en kostorganisation som ger högre kvalitet och ökad effektivitet. Det behöver också tas fram ett underlag på vilka kök som är möjliga att drivas av någon extern utförare. Uppdraget ändrades efter första styrgruppsmötet. Enligt följande: Steg 1 – Utred hur organisationen ska se ut. Steg 2 - Behandling i nämnder och beslut. Steg 3 – Arbeta fram den mest effektiva organisationen gällande köken. Denna utredning görs inom beslutad organisation. 1.1 R eferens er Information har hämtats och refereras till i utredningen: Livsmedelsverket – Begreppet mat lagad från grunden - www.slv.se Skolverket – Näringsriktiga skolmåltider – www.skolverket.se Skolinspektionen – www.skolinspektionen.se Intern prisutredning Falköpingskommun 2008 Köksutredning 2006 och 2008, Skövde kommun 1.2 G enomförande Utredningen har genomförts från 20 augusti tom 20 december 2012. Arbetet har haft omfattningen 50 procent. Facklig samverkan har skett i CSG (central samverkansgrupp). Under januari 2013 sker redovisning av rapporten och därefter sker beslut i kommunstyrelse och kommunfullmäktige. 1.3 Metoder oc h verktyg Besök har skett i samtliga kök. En lista med bedömd standard gällande köken hade tagits fram av verksamhetsansvariga och denna gicks igenom vid köksbesöken. Samtal och information har inhämtats från chefer inom kostverksamhet, fastighetschef, upphandlingschef, upphandlare med ansvar för uppföljning av livsmedelsavtal, lönechef, förvaltningschefer inom skola, utbildning och omsorg samt förvaltningschef för konsult och serviceförvaltningen och Teknisk chef. Ekonomistöd har getts från Ksstab, Johan Dahlström, som in sin tur haft kontakt med ekonomer från omsorgsförvaltningen, skolförvaltningen och utbildningsförvaltningen. Studiebesök har genomförts på kostenheten i Alingsås kommun. Under utredningens gång har tre styrgruppsmöten hållits samt tre arbetsgruppsmöten där utredaren varit sammankallande. I styrgruppen har följande ingått: Katarina Jonsson KS och ksau 6 Leif Walterum KS och ksau Helena Dahlström KS och ksau Marie Ekman KS och ksau Ann-Katrin Jönsson Ordförande omvårdnadsnämnden Anders G Johansson Ordförande i skolnämnden Ulla-Britt Hagström Ordförande i utbildningsnämnden Isidor Escanellas T.f. förvaltningschef omvårdnadsförvaltningen Anna Sundström Förvaltningschef skolförvaltningen, Gustaf Olsson Förvaltningschef utbildningsförvaltningen Christina Josefsson Kommundirektör Tomas Fellbrandt Förvaltningschef Konsult och Serviceförvaltningen I Arbetsgruppen har följande ingått: Omvårdnadsförvaltningen Irene Karlsson Enhetschef kost Utbildningsförvaltningen Anders Ånborg, Christer Berg Restaurangchef Skolförvaltningen Lena Nolberger, Malin Månsson Områdeschef Helena Gustavsson Områdeschef och T.f. måltidschef Josefine Schön Kvalitetsutvecklare Konsult och Serviceförvaltningen Tomas Fellbrandt 2 2.1 Förvaltningschef Konsult och Service Nuläges bes krivning Organisation Mat och måltider är centrala i våra liv, som njutning, källa till glädje, mötesplats och kulturbärare. Matvanor har stor betydelse för hälsan och välbefinnandet, såväl för barn som för vuxna. En stor del av kommunens invånare ca en tredjedel (förskolans barn, skolans elever och boende inom omsorgen) äter måltiderna som Skövde kommun ansvarar för. Nöjdheten kring den offentliga maten i Skövde kommun är stor men det finns områden som går att förbättra. Idag är Skövde kommuns organisation för att laga och servera mat till förskolor, grundskolor, gymnasieskolor, äldreboenden och andra delar av de kommunala verksamheter som finns, inte integrerade eller samordnade med varandra. Ansvar och organisation följer nämndens ansvar. Det förekommer inte att tjänster inom kostorganisationerna säljs internt inom den kommunala 7 organisationen. Från och med februari 2013 kommer utbildningsförvaltningen sälja tjänster till omvårdnadsförvaltningen. Det finns 49 tillagningskök, 15 mottagningskök samt 2 caféer. Totalt arbetar 170 personer i kostverksamheten. 163 st arbetar i kök och 7 st arbetar som chef (6 st) eller stab (1 st). Antal tjänster per enhet redovisa i bilaga 1. Kostverksamheten kostnader är 101 409 tkr och nettokostnaderna är 68 961 tkr. 2.2 Översikt gällande kök, tjänster och kostnader Nämnd Antal kök Antal tjänster (antal personer) Budget Kostnader (tkr) Budget Nettokostnader (tkr) OVN 8 32,03 (40) 25 427 1 200 SKN 54 varav 39 tillagningskök 89,04 (97) 60 069 56 162 UTN 2 + 2 caféer 22,5 (26) 15 913 11 599 Summa 66 143,57 (163) 101 409 68 961 Tabell 1, antal kök, antal tjänster och personer samt kostnader utifrån budget 2012. 2.3 Personal I verksamheterna arbetar förutom ledningen kockar, måltidsbiträden samt caféföreståndare. I tabellen under rubriken måltidsbiträden redovisas också caféföreståndare. Antalet kockar är 113 st. (69 %) och antalet måltidsbiträden är 51 st. (31 %). 2.3.1 Tillsvidareanställda kockar och måltidsbiträden Förvaltning Kock Måltidsbiträde Omvårdnad 37 3 Skola 62 35 Utbildning 14 12 Totalt 113 50 Tabell 2. Fördelning kockar och måltidsbiträden. 8 2.3.2 Deltids- och heltidstjänster Totalt arbetar 41,1 procent deltid. Störst andel deltidstjänst har omvårdnadsförvaltningen med 72,5 procent. Förvaltning Deltid Heltid Totalt antal Deltid % Omvårdnad 29 11 40 72,5 Skola 29 68 97 29,9 Utbildning 9 17 26 34,6 Totalt 67 96 163 41,1 Tabell 3. Fördelning del- och heltidstjänster 2.3.3 Pensionsavgångar 2013-2017 Inom kommande fem år beräknas 18 st kökspersonal gå i pension. Förvaltning 2013 2014 2015 2016 2017 Omvårdnad 1 0 0 1 0 Skola 6 3 2 1 0 Utbildning 0 0 1 2 1 Totalt 7 3 3 4 1 Tabell 4. Antal pensionsavgångar 2013-2017 vid beräknad pensionsavgång 65 år. 9 2.3.4 Uppehållsanställningar Övervägande anställda på utbildningsförvaltningen har uppehållsanställning eftersom det passar gymnasieskolans verksamhet. När utbildningsförvaltningen startar matlagning till Ekedals äldreboende i februari 2013 kommer två stycken personal ändra sin anställningsform. Då blir det totalt 38 personer som har uppehållsanställningar. Förvaltning Antal Skola 14 Utbildning 26 Totalt 40 Tabell 5, Antalet uppehållsanställningar. 2.3.5 Löner Medellönen skiljer sig åt mellan de olika förvaltningarna. Omvårdnadsförvaltningens kökspersonal har den lägsta medellönen och utbildningsförvaltningen den högsta när det gäller kockar. Den högsta medellönen för måltidsbiträden har skolförvaltningen. Medelbaslöner, månadslön, kr Förvaltning Kockar Måltidsbiträden Omvårdnad 21 631 20 083 Skola 23 327 21 561 Utbildning 24 143 21 204 Tabell 6, medelbaslön. 2.3.6 Personalplanering och tillsättning av vakanser Idag finns olika sätt att arbeta med vakanser. Omvårdnadsförvaltningen ingår i kommunens vakansförmedling. Bokningarna sköts i Besched. Från början fanns tillsvidareanställda kockar för att täcka vakanser i köken men nu jobbar man enbart med timvikarier. De kockar som fanns har fått tillsvidareanställningar i köken och dessa tjänster har inte återbesatts utan istället ersatts med timvikarier. Det fungerar inte lika bra med timvikarier då de som är duktiga försvinner då de får tillsvidareanställningar. Då ska en ny timvikarie läras upp vilket är tidskrävande och är inte vikarien tillräckligt bra påverkar det kvalitén på arbetet som utförs i köken. Personaladministrationen innebär ett omfattande arbete inom omsorgen då det är verksamhet 365 dagar om året. 10 Skolförvaltningens måltidsservice har en egen personalpool bestående av tillsvidareanställd personal och timvikarier. En av områdescheferna ansvarar för tillsättning av vakanser och bokningarna sköts i Besched. Utbildningsförvaltningen använder sig av timvikarier när de behöver ersätta personal. Utbildningsförvaltningens kök samarbetar inte när det gäller tillsättning av vakanser. Systemet Besched används inte för att administrera bokningarna. 2.4 Antalet portioner som lagas och serveras Fördelning antal portioner, dagar verksamhet pågår Förvaltning Frukost Lunch Lunch hemvård Mellanmål Kvällsmat Kvällsmat hemvård Café Summa portioner Omvårdnad 305 715 275 970 438 18 Ja, servar träffpunkt 2721 Skola 1968 7391 0 2669 0 0 Nej 12028 Utbildning 0 1900 0 0 0 0 Ja 1900 Totalt 2273 10006 275 3639 438 18 16649 Tabell 7, Antalet portioner i de olika verksamheterna. 2.4.1 Analys förhållandet mellan portioner och personal I tabell 8 nedan redovisas förhållandet mellan portioner och personal inklusive chefer och stab av verksamheterna som helhet. Utbildningsförvaltningens personalsiffror inkluderar inte cafépersonalen. Den verksamheten skiljer sig från övrig och är svår att översätta till portioner. Uppgiften om personal per portion kan inte betraktas som en heltäckande redovisning då det är många faktorer som påverkar hur det är bemannat i ett kök och denna tabell visar endast ett snitt. Ingen hänsyn har tagits i redovisningen gällande vilken typ av portion (frukost (F), lunch (L), mellanmål (M), kvällsmat (K)) som lagas. En lunchportion tar mycket mer tid i anspråk att producera än t ex frukost och mellanmål. I lunchmåltiden på omsorgen ingår också efterrätt. Lunchen i grundskolan och gymnasieskolan innehåller ett rikligt salladsbord bestående av ca 8 olika sorters grönsaker/råkost. Förskolans lunch burkar innehålla tre sorters grönsaker/råkost. Grönsaker/råkost till omsorgens matgäster är oftast två sorter. Mellanmålen på omsorgen kräver mindre beredning, då det i det flesta fall är varor som skickas ut, än de på skolan. Verksamheterna skiljer sig också åt då det på grundskola och gymnasieskola inkluderar mathantering och servering i skolrestaurangerna. Förskolans matservering skiljer sig från skolans. I ett fåtal förskolor finns en matsal som förskolebarnen äter i och kökspersonalen dukar upp maten i serveringslinjen. I övriga fall dukar förskolans kökspersonal maten på vagnar som körs ut till avdelningen där barnen äter. Förskolans personal har ett stort ansvar vid måltiden. Omsorgens mathantering inkluderar endast servering på de enheter där det finns restauranger som kökspersonalen sköter. I övrigt skickas maten i vagnar som omsorgspersonalen hämtar. Det är sedan omsorgspersonalen som serverar maten och är med i måltidssituationen. Omsorgsförvaltningen hanterar också matportioner till hemvården vilket är ytterligare en typ av hantering som kräver mycket tid. 11 Personaltätheten skiljer sig åt mellan de olika förvaltningarna även i de fall när det är liknande verksamhet t ex skolans lunchportioner som har kvoten 0,53 och gymnasiets lunchportioner som har kvoten 0,7. Utbildningsförvaltningen erbjuder matgästen totalt fler maträtter att välja på än skolförvaltningen, generellt sett, och det kan bidra till skillnad i personaltäthet. Förskola, fritids och omvårdnad har samtliga kvoten 0,036. Förhållandet mellan portioner och personal inklusive chefer och stab Förvaltning Portioner per dag Portioner per månad Öppet Personal, dagar snitt/ antal månad tjänster Personal per portion kvot Verksamhet öppet dagar per år Omvårdnad 2 721 82 718 30,4 33,03 0,036 365 5 443 80 665 14,82 42,62 0,53 178 1 996 41 557 20,82 14,97 0,036 250 4 589 95 543 20,82 35,33 0,036 250 1 900 28 158 14,82 20,5 0,7 178 F, L, M, K Skola: skola L Skola: fritids ca 26 % F, M Skola: förskola F, L, M Utbildning L Tabell 8, Frukost (F), Lunch (L), Mellanmål (M), Kvällsmat (K). 2.5 Transporter Transporttjänster som omvårdnadsförvaltningen köper in sker med Taxi. Dessa transporter sker idag: • • • • • Från Bagaren till två grupplokaler hemtjänst en gång/dag Fram till Nya Ekedal är klart till Rosenhaga två gånger/dag Från Boken till hemtjänstlokal en gång/dag och till Kylarvägen 1 en gång/dag samt till dagvård LSS en gång/dag Från Hentorps ÄB kök till hemtjänstlokal en gång/dag Från Käpplunda Gärde till Ekedal två gånger/dag Utbildningsförvaltningens transporter sker från Kavelbro till enheterna Hasslum, Gullvingen och Blåvingen. Transporten köps internt och vaktmästarna på Kavelbro sköter transporterna. 12 Skolförvaltningen köper internt följande transporter: • • • • Från Ryd samt från Lundagården: transporterna sköts av Rydsskolans vaktmästare samt transportavdelningen Från Billingsdal: transporten sköts av Billingsdals vaktmästare Från Sventorp: transporten sköts av Sventorps vaktmästare. Från Timmersdala: transporten till Timmersdala förskola sköts av Timmersdalaskolans vaktmästare. Transporten till Lerdala sköts av Lerdalas vaktmästare. 2.5.1 Transporter, kostnader Transporter av mat köps för 1,39 miljoner per år. Transporten sker av både externa och interna utförare. I skolförvaltningens transporter som köps från Teknisk förvaltning ingår inte personalkostanden för den som kör fullt ut. Delvis är dessa kostnader förlagda under respektive skola. Omvårdnadsförvaltningen har störst kostnad för sina mattransporter och delvis beror detta på att vissa av deras transporter sker två gånger per dag och att de sker 365 dagar om året. Förvaltning Transportutförare Omvårdnad Extern 840 000 Ingår Skola Intern 448 000 Ingår delvis Utbildning Intern 102 000 Ingår Totalt Kostnad per år, kr Personalkostnad för transporten 1 390 000 Tabell 9, Transportkostnader 2012. 2.6 Mat 2.6.1 Matsedelsplanering, recept, livsmedelsupphandling och näringsriktiga måltider På omvårdnadsförvaltningen sköts recept och näringsberäkningar av enhetschefen, som är utbildad kostekonom. Recepten finns tillgängliga för personalen i köket som dokument i datorn. Grundmatsedeln är näringsberäknad men näringsberäkning sker inte kontinuerligt. Vissa rätter näringsberäknas i program som finns att tillgå via webben. Vid bedömning av vad som anses vara näringsriktigt utgår man från livsmedelsverkets råd. Många matgäster äter för lite och det är viktigt att jobba med maten på ett sådant sätt att matgästen kan lockas att äta. Alla som bor på ett särskilt boende vägs vid inflyttningen och sedan regelbundet för att undvika viktnedgång och sjuksköterska är ansvarig för detta. Energi och näringstät mat kan beställas från köket. Under ett år har kökspersonal tillsammans med vårdpersonal medverkat i ett kost och nutritionsprojekt där många olika utbildningar och föreläsningar har genomförts. Enhetschefen är ansvarig för livsmedelsupphandlingen. 13 Skolförvaltningens måltidsservice har delegation på att ansvara för att den mat som erbjuds är näringsriktig. På skolförvaltningen är en av områdescheferna, som är utbildad kostekonom, ansvarig för matsedelsplanering och näringsberäkningar i kostdataprogrammet Mashie. Recept och vissa delar i kostdataprogrammet sköts av en kock men områdeschefen följer upp och har huvudansvaret. Näringsberäkning sker kontinuerligt av grundmatsedel. Vid bedömning av vad som anses vara näringsriktigt utgår man från livsmedelsverkets råd. På skolan erbjuds elever ett utbud av rätter där det finns möjlighet. Rikliga salladsbord erbjuds på samtliga skolor. Rektor ska se till att förutsättningarna för skolmåltider är sådana att elever äter och det handlar om miljö och trivselfaktorer som har betydelse för att eleverna kommer till skolrestaurangen och äter. Viktiga aspekter är bland annat vuxennärvaro och tidpunkter för skolmåltider. I dessa frågor förs en dialog mellan skolan och måltidsservice. För livsmedelsupphandlingen ansvarar en av områdescheferna. På utbildningsförvaltningen läggs inte fokus på näringsberäkning utan där har man valt att arbeta med att erbjuda valmöjlighet för matgästen. Flertalet rätter erbjuds för att locka elever att gå och äta i skolrestaurangen. Det finns även valmöjligheter i form av mjölksort (lättmjölk och standardmjölk). Matsedelsplaneringen och recept sköts i första hand av kökscheferna. Restaurangchefen ansvarar för livsmedelsupphandlingen och just nu ansvarar även restaurangchefen för uppföljning av livsmedelsavtalet (se 2.7 inköp och upphandling). Se mer gällande utbud under 2.6.3.4, Analys kvalitet och utbud. 2.6.1.1 Näringsriktiga skolmåltider enligt skolverket Sedan 1997 har rätten till kostnadsfria måltider funnits i skollagen. 2010 kompletterades regleringen om rätten till kostnadsfria skolmåltider med ett krav på att måltiderna också ska vara näringsriktiga (skollagen: grundskolan 10 kap. 10 §, grundsärskolan 11 kap. 13 §, specialskolan 12 kap. 10 §). Kravet på att elever erbjuds näringsriktiga skolmåltider i den obligatoriska skolan gäller från och med 1 juli 2011. Skollagen preciserar inte begreppet ”näringsriktig” men regeringen har framhållit att de svenska näringsrekommendationerna bör vara en utgångspunkt vid bedömningen vad som är en näringsriktig måltid. En viktig utgångspunkt är att skolmåltiden är att betrakta som en del av utbildningen. Huvudmannens ansvar för systematiskt kvalitetsarbete i skollagen är också tillämpliga när det gäller näringsriktiga skolmåltider för eleverna. Skollagen ställer alltså krav på att det ska finnas ett systematiskt kvalitetsarbete och det ansvaret kan således inte delegeras till någon enskild anställd. Huvudmannen, kommunen har ett övergripande ansvar för att säkerställa att de skolmåltider som erbjuds är näringsriktiga. Ansvaret innebär att se till att det finns ett systematiskt kvalitetsarbete som omfattar planering, uppföljning och utveckling av skolmåltidernas näringsriktighet. Oavsett var ansvaret för skolmåltiderna ligger (nämnd) behöver det finnas ett system som säkerställer att ett samlat ansvar finns för rutiner och system som kan garantera näringsriktiga skolmåltider. 14 2.6.2 Säker mat: livsmedelshygien och egenkontrollprogram Kockar som anställs har utbildning där livsmedelhygien ingår men verksamheten som bedrivs kräver kontinuerlig kompetensutveckling av personalen som hanterar mat. Det ställs höga krav gällande säker mat när det gäller livsmedelshygien. Kökspersonalen på omsorgsförvaltningen har genomgått utbildning inom säker mat. Ibland har externutbildare köpts in och ibland håller enhetschefen och eller samordnaren i utbildningen själva. De brukar även ta upp dessa frågor på arbetsplatsträffar. Nyanställda och feriepraktikanter får en genomgång av enhetschef eller samordnaren. När det gäller omvårdnadspersonalen på avdelningsköken har enhetschefen hjälpt dem med frågor kring egenkontrollprogram. På skolförvaltningen ansvarar kvalitetsutvecklaren, som är utbildad livsmedelsinspektör, för frågor och utbildning inom livsmedelshygien och kökens egenkontrollprogram. Skolförvaltningen har jobbat mycket med dessa frågor och kökspersonalen är väl insatta i hur rutiner och arbetet kring detta ska fungera. Samtlig personal har genomgått internutbildning och vartannat år uppdateras personalen inom området och all nyanställd personal och vikarier får en genomgång. Utbildningsförvaltningen har köpt in utbildning gällande livsmedelshygien från extern utbildare. Utbildning sker vartannat år och fortlöpande vid behov. 2.6.3 Kvalitet och utbud 2.6.3.1 Enkätundersökningar Årligen genomför skolförvaltningens måltidsservice en enkätundersökning (se bilaga 2). Enkäten genomförs på samtliga skolor i kommunen och tar upp frågor om maten och måltidsmiljön. Det totala resultatet från 2012 visar att 57.7 procent tycker att maten är mycket bra eller bra, 68,9 procent tycker att trivseln är mycket bra eller bra och 77.9 procent tycker att bemötandet från kökspersonalen är mycket bra eller bra. Omvårdnadsförvaltningen har genomfört ett flertal enkätunderökningar och enkätundersökning ingår i kökens kvalitetssystem. Specifika frågor om vad matgästen tycker om maten har ställts (se bilaga 3). Svarsfrekvensen var 68 procent. Ca 80 procent tycker bra eller mycket bra om de rätter som serveras (kött, köttfärsrätter och fisk). Utbildningsförvaltningen har också genomfört enkätundersökningar men har ingen aktuell som gäller för senaste året. 2.6.3.2 Matråd I samtliga förvaltningar hålls matråd. I matråden deltar oftast chef för verksamhet (kost, omsorg, skola), elev/brukare, pedagog/omsorgspersonal och kökspersonal. Samverkan sker även på andra nivåer där viktiga frågor kring måltiderna diskuteras för att förutsättningarna för matgästerna ska bli så bra som möjligt. Vissa frågor är t ex inte lämpliga att diskutera när matgästen är med. På omvårdnadsförvaltningen har kostombud har utsetts på alla vårdavdelningar och ska vara en länk mellan matgäster och kök. 15 Grundprinciper som jobbas efter idag är att matgästen ska vara i fokus och att det ska finnas möjlighet till inflytande för matgästerna. Matgästen ska få känna att de kan vara med och påverka vad som serveras. 2.6.3.3 Begreppet ”mat lagad från grunden” i storkök Just nu pratar många om ”mat lagad från grunden”. Livsmedelsverket har tagit fram ett förslag till tolkning av vad begreppet innebär för storköken. Modellen ska fungera som stöd och hjälp i de diskussioner som pågår i många kommuner och landsting. Syftet är att skapa en gemensam referensram som kommuner och landsting kan använda sig av, till exempel när de tar fram policyer andra styrdokument för måltiderna i vården, skolan och omsorgen. Förhoppningen är att tolkningen ska göra det lättare för kommuner och landsting att bestämma ambitionsnivån då det gäller att laga mat från grunden, utifrån sina egna förutsättningar. Förutsättningarna för att laga mat från grunden varierar mycket mellan landets kök. Det är stora skillnader då det gäller kökslokalernas standard och vilken utrustning som finns. Detsamma gäller personalbemanning och kökspersonalens kompetens. Förslag till tolkning • • • Med mat ”lagad från grunden” menar vi mat som är lagad från råvaror. Med råvaror menar vi livsmedel som inte värmts upp eller tillagats i förväg. Till råvara räknas även livsmedel som har genomgått olika konserveringsmetoder och/eller mekanisk bearbetning i syfte att förlänga hållbarheten eller för att förbereda råvaran för användning i köken. Exempel på sådana råvaror är skalad potatis, hackad lök, strimlat kött, torkad pasta, frusna bär, inlagd gurka samt konserverade eller mjölksyrade grönsaker. 2.6.3.4 Analys kvalitet och utbud I vilken grad man bereder råvaror skiljer sig mellan kostverksamheterna i de olika förvaltningarna. Personaldimensioneringen (se analys 2.4.1) skiljer mellan de olika förvaltningarna och detta påverkar till viss del i vilken grad man kan bereda råvaror. Avgörande om det går att uppnå matlagning från grunden är kompetensnivån på de som arbetar i köket. Samtliga förvaltningar har en 16 hög andel kockar anställa i sin verksamhet (se personal 2.3). Ett stort arbete har lagts ner i rekryteringsprocessen för att få personal med rätt kompetens till köken. I verksamheterna finns tillagningskök och mottagningskök. Det finns 49 tillagningskök, 15 mottagningskök samt 2 caféer. I tillagningsköken lagas samtliga komponenter till måltiden. I mottagningsköken tillagas vissa komponenter till måltiden såsom t ex potatis, pasta, ris och grönsaker. Huvudkomponenten till måltiden lagas i tillagningsköket och transporteras till mottagningsköket. Idag är kvalitetsnivån ojämn gällande ”mat lagad från grunden” (se definition ovan 2.6.3.3). Kvalitetsnivån är också ojämn gällande antalet rätter som erbjuds. Detta gäller både mellan och inom förvaltningarna. Detta utbud (förutom dryck, salladsbuffé, bröd, bordsmargarin och tillbehör) förekommer idag: • • • • • huvudrätt huvudrätt och alternativ (två varmrätter) huvudrätt och soppa huvudrätt och alternativ samt soppa huvudrätt och flera alternativ och soppa Kökets utformning påverkar till viss del antalet rätter som kan erbjudas. Dimensioneringen av utrustning behöver vara tillräckligt stor. Det gäller att kapaciteten på utrustningen t ex gryta och ugn är tillräcklig. Oftast kan menyn planeras utifrån utrustningen på ett sådant sätt att flera rätter kan erbjudas. Främst handlar det om storleken på serveringsvagn/disk. Antalet brunnar (=där kantinen ställs för varmhållning) måste vara tillräckligt många för att kunna erbjuda alternativrätt. Soppa erbjuds idag på många av enheterna. Detta erbjuds på skolförvaltningen och utbildningsförvaltningen. I de flesta fall har man placerat en soppstation vid sidan om serveringslinjen. Omsorgens matgäster erbjuds två rätter att välja på till middag (lunch) och kvällsmat i det fall kökets kapacitet räcker till. Om matgästen vill ha alternativet istället för huvudrätten måste detta meddelas till köket via vårdpersonalen. Det är sällan någon beställer alternativet. Många matgäster på ett boende har en individuell matbeställning. Omsorgen har flertalet matgäster som behöver specialkoster vilket försvårar valmöjligheten. Ibland kan 50 procent av dagens portioner vara specialkoster och att erbjuda alternativ för de som har specialkost är en mycket krävande uppgift att lösa både när det gäller tid och varmhållning. 2.7 Inköp och upphandling 2010 fick konsult och serviceförvaltningen i uppdrag att samordna och förvalta livsmedelsavtalen och organisatoriskt lades uppgifterna på upphandlingsenheten. Då köksutredning genomfördes 2008 skedde 25 procent av livsmedelsinköpen utanför avtalet och livsmedelsinköpen uppgick till ca 34 miljoner kr. Volymen gällande portioner var då 15 180 st. Köksutredning (2008) pekade på att ökad uppföljning och styrning skulle ge lägre livsmedelskostnader och man bedömde att detta skulle generera en minskning av livsmedelskostnaderna med 5 procent på den inköpta volymen. 17 Inköpsstatistiken visar att de inköp av livsmedel Skövde kommun gjort de tre första kvartalen 2012 har kostat 25 228 618 kronor och 17,5% av inköpen sker utanför avtal. Volymen gällande portioner 2012 är 16649 portioner (se 2.4). Under 2011 köptes livsmedel för 34 526 885 kronor. Jämförelse mellan 2008 och 2011 visar alltså att Skövde kommun köper in livsmedel för samma summa pengar trots att livsmedelspriserna generellt har ökat under perioden (storhushållspris index) samt med en volym som inte minskat. 2011 skedde 18,5 % av inköpen utanför avtal och detta innebär att livsmedelsinköpen på avtal har ökat med 6,5 procent. Det totala inköpet för samtliga kommuner de tre första kvartalen 2012 var 62 553 405 kronor varav 19,5% av inköpen har skett utanför avtal. Skövde kommuns livsmedelsupphandling är gjord tillsammans med nio andra kommuner och gruppen utgörs av Essunga, Grästorp, Herrljunga, Hjo, Karlsborg, Tibro, Tidaholm, Töreboda och Vårgårda. Dessa 10 kommuner har ett gemensamt avtal som följs upp och förvaltas av Skövde kommun. Ansvaret ligger på upphandlingsenheten och sedan november 2012 sköts uppgiften (40 procent) av restaurangchefen för gymnasieskolorna. Tidigare delades arbetsuppgifterna (45 procent) av upphandlare på upphandlingsenheten och restaurangchefen. Det pågår ett ständigt arbete med att försöka hålla avtalet så förmånligt som möjligt för kommunerna. Tillsammans använder de ett verksamhetssystem som heter Basera. Basera används för att genomföra och utvärdera livsmedelsupphandlingen och dessutom görs uppföljningen av avtalet i systemet. I Basera går det få fram en mängd statistik och bland annat visar den statistiska prisutvecklingen med hänsyn till inköpt kvantitet (medelvärdet av jämförelsepriset) att de tio kommuner som avtalet omfattar har haft en gynnsam prisutveckling på inköpt volym med en sänkning av priserna på 0,28 procent. Alltså har priserna gått ned med 0,28 procent under perioden. Samma tidsperiod har samtliga kommuner (andra kommuner i landet) som använder Basera, haft en ökning på 1,62 procent. Pågående livsmedelsupphandling kommer innebära vissa förändringar. Frukt och grönt, färskt kött och chark samt färsk fisk har plockats bort från produktgrupper som tilldelas huvudgrossist. Detta kommer innebära att livsmedel kommer levereras från fler leverantörer än i dag. Dessutom kommer de nya avtalen innehålla vitesklausuler. Detta har lagt till på grund av att nuvarande grossist vid ett flertal tillfällen ersatt avtalade produkter utan kommunens vetskap och kontroll. Tillägget med vitesklausuler innebär en ökad möjlighet att påverka leverantören då den inte uppfyllt avtalet. 2.8 Lokalfrågor Idag diskuteras lokalfrågor i Lokalstyrgruppen. Beslut gällande köksombyggnationer tas i respektive nämnd. Med start från februari 2013 kommer maten till Ekedals äldreboende lagas i köket på Kavelbro. Prioriteringsdiskussionen och lösningen Kavelbro och Ekedal har kommit till av en tillfällighet då förvaltningscheferna på omvårdnad och utbildning diskuterat på ett möte. Det är viktigt att genomförda investeringar tillvaratas på bästa sätt över förvaltningsgränserna och synergier mellan olika verksamheter tillvaratas. Det finns önskemål att minska behovet av framtida investeringar i kök. 18 2.8 Kostnadspåverkan för maten 2.8.1 Fördelningen av kostnader Nedan figur visar fördelning av kostnader i procent - Personal 50-55 %, Livsmedel 30-35 %, Övrigt 10-20% - i en kostverksamhet där alla kostnader ingår. Uppgifter baseras på måltidspriser från tre kommuner som har måltidsverksamhet där alla kostnader ingår (Prisjämförelse, Falköping 2008). Den största kostnaden i en matportion är personalkostnaden och den minsta är övriga kostnader. Kostnadsfördelning Övrigt 10-20% Personal 50-55% Livsmedel 30-35% Figur 1. Schematisk bild över fördelningen av kostnaden (i procent) för en portion mat i verksamhet som uträknat portionspris där alla kostnader ingår. I kostnaden övrigt ingår kostnader för hyra (inklusive fast köksutrusning t ex kyl, frys, kokgryta, diskmaskin, vatten, el), transporter, arbetskläder, förbrukningsartiklar (papper, plast, tvätt- och rengöringsmedel), arbetsredskap, porslin och lös utrustning (t ex skärmaskin, mixer) datalicenser, avgifter (t ex till myndigheten för tillsyn och livsmedelskontroll), mm. Livsmedel omfattar kostnaden för livsmedel och personal omfattar kostnaden för personal. När kök byggs och byggs om ökar hyran för hyresgästen (skola, utbildning, omsorg). Kommunen gör en investering och denna skrivs av på ett visst antal år. Det uppstår en kapitalkostnadspåverkan och denna har oftast en avskrivningstid på 20 år samt räntekostnader. 19 2.8.2 Analys, fördelning av kostnader i de olika förvaltningarna I Skövde kommun finns inte alla kostnader med i kostverksamheternas budgetar. Kostnader för hyra av kök ligger på respektive enhet (omsorg, skola, förskola, gymnasiet) och finns inte separerade från övrig hyra. Uppgifter om hyra av kök finns inte framräknade. Kostnader för posten övrigt är inte separerade fullt ut i utbildningsförvaltningens och omvårdnadsförvaltningens budgetar. Då lös utrustning (t ex grönsakshack) köps in händer det att pengar tas från driftspengar. Dessa kostnader ligger delvis på posten för livsmedel. I skolförvaltningens budget har kostnader för övrigt separerats i budget. Störst andel av kostnad för personal har utbildningsförvaltningen och lägst har omvårdnadsförvaltningen. Då kostnaden för övrigt inte är separerad fullt ut är det svårt att göra exakta jämförelser. Som framgår i tabellen nedan är den största kostnaden i kostverksamhet personal. Förvaltning Personalkostnader Livsmedelskostnader Kostnader för övrigt Omvårdnad 61,1 36,5 2,4 Skola 62,2 32,2 5,6 Utbildning 64,4 32,8 2.8 Tabell 9, fördelning av kostnader i procent. Baseras på siffror från budget 2012. 2.8.3 Ekonomiska vinster I köksutredning 2008 gjordes bedömningen att i en gemensam organisation är rationaliseringar i produktionen möjlig genom en samlad utveckling av verksamheterna. En bedömning är gjord att potentialen är 3,5 procent av personalkostnaden vilket innebär en minskning av personalkostnaderna, utifrån 2012 års budget, med ca 2 miljoner. Minskade kostnader uppnås genom: Bättre resursutnyttjande Utjämning av resurser vid toppbelastningar Minskat vikarebehov Omfördelning av resurser vid framtida förändringar hos kunderna Produktionsutveckling Andra ekonomiska fördelar är att utbildningsinsatser inte behöver köpas in i lika stor utsträckning då det finns i den gemensamma staben. Ökad uppföljning av livsmedelsavtalet ger också minskade kostnader. 20 3 Privata aktörer För att få en bild av vilka ställningstaganden som är viktiga att göra i det fall att kommunen väljer att lägga ut delar av sin verksamhet externt genomfördes ett studiebesök i Alingsås kommun. 3.1 Tillvägagångssätt i Alingsås kommun Det fanns en politisk viljeinriktning i Alingsås för att lägga ut verksamheter på entreprenad och 2008 lades städet ut på entreprenad. Före beslut fattades om att lägga ut kostverksamheten på entreprenad genomfördes många utredningar. Bland annat belyste en utredning kyld mat och det systemet togs inte i bruk då det krävdes alltför stora ombyggnationer av mottagningsköken. Det tillagande köket krävde också stor ut- och ombyggnation vilket resulterade att det blev en för stor kostnad för att genomföra. Beslut togs till slut efter en omfattande utredning där man valde inriktningen varmmatsproduktion. Enhetlighet (erbjuda likvärdig kvalitet till matgästen) var en viktig punkt som togs med i upphandlingen samt att utöka kvalitén och införa två rätter till lunch och kväll för äldreomsorgen samt tre rätter (varav en vegetarisk) till lunch på skolan. Kravspecifikationen gjordes tillsammans med förvaltningarna. Förfrågningsunderlaget omfattade 45 sidor. Kostverksamheten lades ut på entreprenörskap 2010. Omfattningen var 12 tillagningskök, 18 mottagningskök, 38 serveringskök (förskola och skola) samt 37 avdelningskök (äldreomsorg). Hemtjänstmaten ingick inte utan den handlades upp separat. Några enheter (särskilt boende) omfattades inte utan drevs vidare av kommunen. Många krav var ställda i upphandlingen men det var priset som utvärderades. Politiken hade beslutat om total personalövergång. Fem godkända svar kom in och utifrån utvärderingen fick slutligen ett företag som heter ISS uppdraget att driva köken. Kommunen ansvarar för hyra av lokalerna där köken finns. Alla kök och matsalar är lokaliserade i kommunens förhyrda lokaler. När upphandlingen var gjord fick man göra investeringar för att klara matlagning och servering av antalet rätter som ställts krav på. Bland annat fick serveringslinjer bytas ut/utökas och fler ugnar fick sättas in. Gällande ekonomi är det svårt att visa i faktiska siffror att kostnaderna blev mindre vid övergång till privat aktör då man samtidigt ändrade kvalitén och ökade antalet rätter som erbjuds matgästen. Avtalet löper från 2010-2014 och innehåller möjlighet till förlängning i två år. Kommunens kostenhet består av en kostchef och två kostekonomer och deras uppdrag är att följa upp avtalet och säkerställa att maten uppfyller de krav som är ställda samt att arbeta med utvecklingsarbete av måltiderna. ISS gör matsedlarna och sedan går kostekonomen igenom näringsberäkningen och kontrollerar att den följer de krav som ställts. Kostenheten jobbar också med lokalfrågor i kommunens kök och genomgång av underhållsplaner samt stöd i frågor gällande livsmedelshygien och egenkontrollprogram. Kostenheten genomför även utbildning av förskolans personal i livsmedelshygien och egenkontroll samt specialkost. Sedan upphandlingen gjordes har antalet portioner ökat och därför byggs en skola om till tillagningskök. Den byggs med möjlighet för att leverera ut till mottagningskök i fall behovet skulle uppstå i framtiden. Just nu byggs förskolekök om med ytan för tillagningskök men inreds som mottagningskök. Ändras behovet i framtiden kan de sätta in mer utrustning och laga kompletta måltider på plats. Just nu jobbar även kostenheten med dessa utvecklingsområden: miljö, ekologi, näringsberäkningar fettkvalitet inom omsorgens mat och kostpolitiska program. De som jobbar på kostenheten upplever att den organisations struktur de har gör att de kommer snabbare framåt mot tidigare organisation. Kostenheten jobbar med kravet och ISS sköter driften. ISS har drivet och utvecklingen går snabbare än i förra organisationen. 21 Viktigt att tänka på vid en övergång till entreprenör är att ställa krav på ledningsstrukturen vid en upphandling. Det kan ta tid innan driften fungerar fullt ut. Det tog ca 1,5 år innan ISS tog över arbetsledningen helt och kostenheten fick gå in och stötta. Det kan ta tid för personalen att ställa om från att vara kommunanställd till privat anställd. Entreprenörstänkandet kan vara annorlunda. 3.2 Införandeplan privata aktörer I första hand är det lämpligt att lägga ut fristående enheter på entreprenad. De stora köken som levererar till mottagningskök bör inte läggas ut. Dessa kök är verksamheten beroende av så som organisationen av kök ser ut just nu och dessa kök används för att stötta upp vid ombyggnationer av kök. Köket på Kavelbro är uppbyggt för att praktiska delar i utbildningen från hotell- & livsmedelsprogrammet bedrivs i storkökets lokaler. Kökspersonalen har viss pedagogisk utbildning och elever deltar i matlagningen och lagar dagens lunch till skolrestaurangen. I och med att köket på Kavelbro är integrerat med Hotell och livsmedelsprogrammet finns speciella behov som gör att det köket är svårare att lägga ut externt. Processen i Skövde skulle kunna genomföras enligt nedan. Det är oerhört viktigt att förfrågningsunderlaget innehåller det kommunen efterfrågar. Steg 1 – Räkna fram ett portionspris för den kvalitet man efterfrågar. För att kunna jämföra kvalitet och pris behövs ett nuläge. Steg 2 – I samband med att genomgången av köken och prioriteringsordningen av ombyggnationerna görs bestäms vilka kök som är lämpliga att lägga ut på entreprenad. Steg 3 – Arbeta fram ett detaljerat förfrågningsunderlag i samverkan med köpande förvaltningar utifrån den kvalitet man efterfrågar och därefter upphandling. 22 4 Analys 4.1 Personal Antalet kockar är 113 st (69%) och antalet måltidsbiträden är 51 st (31%). Dagens dimensionering av bemanning bygger generellt sett på utbildade kockar med hög kompetens. I det fallet att en omorganisering av typen av kök sker med fler mottagningskök istället för tillagningskök innebär det att antalet kockar blir färre och antalet måltidsbiträden ökar. Detta innebär större krav för chefsledet. Generellt sett är dagens personalbemanning inte i överkant i genomsnitt men fördelningen skulle behöva ses över. Skillnader i personaldimensionering finns mellan förvaltningarna (se 2.4.1, Analys förhållandet mellan portioner och personal). I en gemensam kostorganisation kan kökspersonalen användas mer effektivt. Omsorgens verksamhet är öppen 365 dagar per år, skolverksamheten är öppen 178 dagar per år och förskole- & fritisverksamheten är öppen ca 250 dagar per år. Den anställde följer sin anställningsform men när skolan och förskolans verksamhet är stängd kan kökspersonalen jobba i de kök som är öppna under förutsättning att de inte har andra arbetsuppgifter som måste skötas. I skolförvaltningen används personalen i verksamheterna på de ställen som är öppna t ex jobbar skolans personal (om det inte finns fritidsverksamhet) på förskola på t ex lov eller studiedagar. Personalen flyttas om utifrån behovet i verksamheten. I framtiden skulle man kunna erbjuda fler personer anställningsform ”helår”. Istället för att timvikarier arbetar i omsorgens kök på sommarsemestern (när skolan är stängd) kan de som har ”helårs” anställning jobba. Detta höjer kvalitén på verksamheten då den egna personalen oftast har högre kompetens än en timvikarie. Med en gemensam personalpool skulle man kunna samordna arbetet med tillsättning av vakanser. Kvalitén ökar med en gemensam personalpool då timvikarier kan användas minimalt och istället satsar man på tillsvidareanställd utbildad personal som jobbar i köken. I en liten organisation är det svårt att ha tillsvidareanställd personal då behovet växlar och kanske inte fyller upp en hel tjänst. En samlad organisation möjliggör gemensam vikariepool. I arbetsgruppen har diskussioner kring bokningar av vakanser förts och följande har framkommit. Arbetsuppgiften med att boka vakanser bör inte läggas på en vakansförmedling Lämpligast är att en chef sköter uppgiften då det är chefen som är mest insatt i verksamheten. Det är den effektivaste lösningen. När antalet ersättare inte räcker till, vilket händer periodvis, kommer det finnas behov av att flytta personal och då gäller det att ha struktur och kunskaper och veta hur man kan flytta på ett sätt som gör att verksamheten flyter på så bra som möjligt. Med en gemensam organisation skulle fler kunna erbjudas heltidstjänster när tillfälle uppstår. Totalt arbetar 41,1 procent deltid och störst andel deltidstjänst har omvårdnadsförvaltningen med 72,5 procent. Genom att heltidstjänster skapas kan kommunen upplevas som en attraktivare arbetsgivare. 4.2 Transporter Idag samordnas transporterna inom förvaltningarna. Det saknas samordning av transporter mellan förvaltningarna och det borde kunna samordnas beroende på hur köken organiseras i framtiden. Matgästerna äter på olika tidpunkter och tiden för måltiderna kommer i en viss ordning. Matgästerna på skolan äter först, sedan matgästerna på förskolan och sist omsorgen. En viss del av mattiden är samtidigt och för att kunna göra en ordentlig bedömning av detta borde det utredas mer i samband med organiseringen av köken och stor hänsyn måste tas till kvalitet och varmhållningstider. 4.3 Kostnader för maten 23 Kostnaden för personal är den största i en kostverksamhet, oftast mer än 50 procent. Vid en samlad kostorganisation skulle personalen kunna samordnas maximalt. Det blir ingen maximal samordning när kostverksamheterna ligger i tre olika förvaltningar. Personalkostnaderna skulle kunna minskas vid en gemensam kostorganisation. I Skövde kommun finns inte alla kostnader med i kostverksamheternas budgetar. Till exempel ligger kostnader för hyra av kök på respektive enhet (skola, förskola, omsorg). Eftersom kostverksamheten idag tillhör de olika förvaltningarna de verkar inom har det inte funnits någon anledning att dela på den kostnaden. För att få en helhetsbild över kostverksamheternas kostnader behöver t ex hyran brytas ut och även andra kostnader som ligger på enheterna idag. Dessutom behöver kostnaderna delas upp i budgeten för att få kontroll över vad de olika delarna kostar. Kostnaden för övrigt är inte uppdelade fullt ut i omvårdnadsförvaltningens och utbildningsförvaltningens budgetar. För att kunna räkna ut ett portionspris för maten i Skövde kommun behöver kostnaderna brytas ut och läggas i egen budget. Gällande valmöjlighet inom omsorgen skulle systemet med två rätter kunna utvecklas. För att det ska fungera optimalt med två rätter inom omsorgen kan det vara en god idé att skapa ett beställningssystem. Det behöver finnas rutiner som innebär att vårdtagaren kan meddela vad denna vill äta till vårdpersonalen. Vårdpersonalen beställer sedan från köket via beställningssystemet. 4.4 Utbildning Den verksamhet som bedrivs kräver kontinuerlig kompetensutveckling av personalen som hanterar mat. Det ställs höga krav gällande säker mat både när det gäller livsmedelshygien och specialkoster. Utbildningsinsatser för denna typ av utbildning skulle kunna samordnas och skötas inom den organisation som skapas. I nuläget köps utbildning inom frågor gällande livsmedelshygien och egenkontroll in av privat företag. Dessutom har konsultuppdrag har köpts in av omsorgen gällande hur rutiner och hantering av varma matlådor skall fungera. I en ny gemensam organisation kan detta samordnas och skötas inom den kompetens som finns i Skövde kommun. I den framtida organisationen kan köket på Kavelbro användas som en utbildningsplats. Lokalerna erbjuder bra ytor både för teoretisk och praktisk utbildning. 4.5 Kommunikation Kommunikationsvägarna fungerar inte optimalt idag. De behöver bli tydligare och enklare. Upphandlingsenheten upplever svårigheter med dagens organisation då t ex kontakter måste tas och beslut måste förankras hos flera ansvariga personer. Fastighetsavdelningen upplever också svårigheter med dagens organisation. Det gäller bland annat investeringsberedningar och prioriteringsdiskussioner. Idag finns det ingen som gör den samlade bedömningen. Utifrån köksbesöken och diskussioner i arbetsgruppen har framkommit att det måste till ett bättre samarbete mellan köksverksamheterna och fastighetsägaren, tekniska förvaltningen, framför allt vad gäller underhållsfrågor. 24 Synpunkter som också kommit upp i arbetsgruppen gällande upphandlingsenheten är att det behövs bättre uppföljning av avtalet samt att ha en bättre dialog med våra leverantörer. 4.6 Organisation Den samlade bedömningen gällande organisering av köken utförs inte idag. En prioriteringsordning (i vilken ordning köken ska byggas om) har gjorts i samråd med fastighetsavdelningen. Investeringar gällande köken måste samordnas för att det ska bli så effektivt som möjligt. Det finns samordningsvinster att göra i köken. Exempelvis har köket på Kavelbro kapacitet att laga ca 1500 portioner. Idag lagas 600 portioner och från och med februari 2013 kommer också 80 portioner lagas till Ekedal. Det innebär att köket en kapacitet på 800 portioner som inte utnyttjas. Det är bra att ha en chef som gör den samlade bedömningen och det är bra att ha en som företräder frågan. T ex när det gäller investeringsberedningar och prioriteringsdiskussioner. I dagens organisation med kostverksamhet som inte är integrerade eller samordnade med varandra finns utvecklingsmöjligheter gällande översta chefsledet (avdelningschef) i organisationen. En samlad bedömning utifrån besök i kök och samtal med chefer inom kost och andra tjänstemän i kommunen är att tillagning av mat, distribution av mat, servering av mat och disk och städ fungerar. Det som saknas är någon med kostkompetens som håller ihop och leder kostverksamheten i översta chefsledet i organisationen. 4.7 Inköp och upphandling Livsmedelsavtal med flera leverantörer ställer större krav på uppföljning då det blir fler avtal som ska vårdas. Inom den nuvarande tiden för uppföljning har kommunen inte full vetskap och kontroll över att avtalet följs. Tiden som läggs för uppföljning av avtal behöver utökas och detta kommer innebära att man kan hålla ner priserna ytterligare och få en bättre kontroll över livsmedelsavtalen och i slutändan en bättre kvalitet. En gemensam organisation med ett samlat grepp ger möjligheter att arbeta mer strategiskt med utveckling av livsmedelsinköpen. Vid en samlad kostorganisation förenklas kommunikationen då det är en som företräder frågan i livsmedelsupphandling. 4.8 Näringsriktiga måltider I en ny organisation gäller det att se till att det finns system för hur överkoppling ska ske mellan kostorganisation och skolnämnd. Delar av ansvaret kommer alltid ligga på skolan oavsett var kostverksamheten organiseras. Det handlar bl a om ”ser rektor till att förutsättningarna för skolmåltider är sådana att elever äter”. Det gäller miljö och trivselfaktorer som har betydelse för att eleverna kommer till skolrestaurangen och äter. Bland annat handlar det om vuxennärvaro och tidpunkter för skolmåltider. Idag jobbar förvaltningarna olika med att kontroll av näringsriktigheten i måltiderna. Det finns inget gemensamt system för uträkning av näringsinnehåll. 4.9 Slutsatser 25 • • • • • • Den effektivaste kostorganisationen är en organisation då det möjliggör samordning av personalen maximalt. Personalkostanden är den största delen av kostanden för maten. Det är viktigt att skapa en jämn kvalitetsnivå som ska gälla för Skövde kommuns kostverksamhet och skapa förutsättningar för att laga och servera en enhetlig miniminivå när det gäller antalet rätter. Genom att bestämma en tydlig inriktning politiskt gällande kök och kvalitetsnivå underlättas beslut och planering för köksombyggnationer. Det behöver finnas kontroll över kommunens investeringar och det är då fördelaktigt att det finns ett system där den samlade bedömningen av kök görs. För att kunna göra en samlad bedömning av kökens investeringsbehov underlättar det att det finns en person som är ansvarig för samtlig kostverksamhet. Det är viktigt att ta fram en helhetsbild av nuläget (t ex ekonomi och kvalitet) för att ha något att jämföra med t ex när det gäller att viss del av verksamhet läggs ut externt och/eller för att kunna följa mål som sätts upp. 5 Kostorganisation 5.1 Positiva och negativa faktorer I arbetsgruppen har positiva och negativa faktorer vid en gemensam kostorganisation diskuterats och redovisas nedan. Positiva faktorer Negativa faktorer Styrkor Svagheter Samordna Styrkor personalen Högre kompetens genom att bredden på matlagning ökar Blandade verksamheter Lättare att prata med politiken Lättare att öka tjänstgöringsgraden genom fler arbetsplatser att välja på Toppstyrt Stor organisation, svår att styra, tungrodd och trög, från idé till genomförande Blandade verksamheter Personalpool, stort område att jobba inom Risk för att ”vi” och ”dem” känsla uppstår då mathanteringen inte tillhör samma förvaltningar som verksamheterna som ges service åt. 26 För och nackdelar med en gemensam organisation tas upp i köksutredning 2008 enligt följande: Fördelar: • • • • • Kommunen kan agera som en enhet utåt i frågor gällande köken, ex massmedia, vårdtagare, föräldrar, upphandlingar, rekryteringar mm. Bättre möjlighet att styra mot politiskt fastställda mål inom kommunen. En renodling och enhetlig utveckling av verksamheten. Samordningseffekter som ger minskade kostnader för personal, transporter och livsmedel. Ur personalsynpunkt ger det möjlighet till fler heltidstjänster, lättare rekrytering, anpassning av arbetstider, enklare vikarieförsörjning, kompetensutveckling, fler yrkesroller och karriärmöjligheter. Nackdelar: • • • Kan försvåra gränsdragningar i arbetsuppgifter mellan kökspersonal och personal inom förskola, skola, gymnasieskola eftersom de kommer tillhöra olika förvaltningar. Oro för toppstyrning bland personal. En del kök måste laga mat för flera kategorier med olika krav på innehåll, smak mm. 27 5.2 Organisationsschema Nedan föreslagna kostorganisation bygger på en verksamhet som ansvar och befogenheter delegeras långt ut i organisationen. För ansvarsområden och arbetsuppgifter för tjänsterna (se bilaga 4). Avdelningschef Kvalitetsutvecklare Enhetschef Enhetschef Enhetschef Kostekonom Controller Samordnare Livsmedelsavtal Enhetschef Enhetschef Figur 2. Organisationsschema. För ansvarsområden och arbetsuppgifter för de olika tjänsterna se bilaga 4. 5.3 Kommungemensam kostorganisation och organisatorisk placering Gällande organisatorisk placering i kommunen är det inte lämpligt att kostorganisationen ligger i någon av de förvaltningarna som de ger service åt. Två olika placeringar har diskuterats, Konsultoch serviceförvaltningen och Teknisk förvaltning. Konsult- och serviceförvaltningens verksamhet omfattar i första hand service i form av administrativt stöd och under kommunstyrelsen ska det ligga så få verksamheter som möjligt. Teknisk förvaltnings verksamhet omfattar utförarservice och säljer tjänster till olika förvaltningar i kommunen. Den nya gemensamma kostorganisationen föreslås ligga under Tekniska förvaltningen. I den kommungemensamma kostorganisationen behöver en avdelningschef tillsättas. Tillsättning av tjänsten görs av Tekniska förvaltningen och de förvaltningar som kostorganisationen ska utföra service åt; skolförvaltningen, omvårdnadsförvaltningen och omsorgsförvaltningen. Som stöd för rekryteringen föreslås sakkunnig inom rekrytering från personalavdelningen. Se bilaga 4 för kravspecifikation avdelningschef. 5.4 Införandeplan av kommungemensam kostorganisation 28 Steg 1 - Tillsättning av avdelningschef Steg 2 - Avdelningschef utreder och genomför planering för kommunens kök. Ett underlag för poliskt beslut gällande köken arbetas fram och beslut tas i Fullmäktige. Avdelningschefen arbetar med implementering av den nya gemensamma organisationen. Avdelningschefen får i uppdrag att sammanställa vilka kostnader som inte ligger på kostverksamheten idag (t ex hyra av kök). Arbete med att fastställa kvalitetskriterier påbörjas och görs tillsammans med representanter från omvårdnad, skol och utbildningsförvaltningen. Under tiden stannar kostverksamheterna kvar under respektive förvaltningar. Steg 3 – Den nya gemensamma organisationen föreslås träda i kraft 1 januari 2014. I den nya organisationen arbetar man fram ett förslag till ett kostpolitiskt program utifrån Skövdes vision 2025, se bilaga 5. 5.5 System för att hantera ekonomi mellan utförare och kund Det finns olika system för att hantera ekonomi mellan utförare och kund. Anslag Anslagsfinansierad med egen budget utifrån faktiskt barn/elevtal. Detta är ett system som kräver lite administration då man slipper beställningar och internräkningar som skickas fram och tillbaka inom kommunen och priser ska förhandlas etc. Kostorganisationen får vara med och ta del av besparingar/anpassningar som ska genomföras inom den förvaltning den tillhör. Egen resultatenhet En egen resultatenhet är uppbyggt som ett köp och säljsystem med nollbudget. Varje månad debiteras portioner till köpande förvaltningar. Detta system kräver mycket administration. Den föreslagna kostorganisationen är inte bemannad för detta system då uppdraget var att bygga en effektiv kostorganisation kommer inte köp och säljsystem föreslås. Avtal Varje år skrivs ett avtal mellan utförare och kund. I avtalet specificeras kvalitet- och kvantitetsnivå. Underlag lämnas från köpande förvaltning, omvårdnad, skola och utbildning, med en prognos för antal portioner. I avtalet regleras vad som gäller vid verksamhetsförändring t ex om en enhet läggs ner. Betalning sker med 12:e delar och kostnaden omfattar den totala kostnaden för maten inklusive hyra. Statistik förs av säljande förvaltning och stäms av årsvis. Portionspriset beslutas i nämnd. Avtal föreslås som system för att hantera ekonomi och kvalitet mellan utförare och kund. Detta system kan fungera bra i den föreslagna organisationen. Genom ett avtal kan kunden påverka kvalitetsnivån själv. Kunden kan t ex välja antalet rätter som ska serveras. 29 Bilaga 1 Tjänstgöringsgrad och antal personer per kök Kök Kökstyp/ Område Antal personer/ kök Tjänstgöringsgrad/person Totalt 7 7x100 7 Totat chefer och stab Omvårdnadsförvaltningen Bagaren restaurang T 6 Billingsdals ÄB T 3 Boken restaurang T 6 Hentrops ÄB Käpplunda gärde T T 4 6 Norrmalms ÄB T 4 Solgården ÄB T 4 Tomtegården ÄB Sörbacka/Rosenhaga Samordnare (istället för kök) Tjänst ej utlag i kök 0,97 Totalt omvårdnads förvaltningen Utbildningsförvaltningen Kavelbro GY Kavelbro café Kommunverkstaden T T 4 2 1 T Café M 9 2 0 Västerhöjd GY Västerhöjd café Totalt utbildningsförvaltningen T Café 13 2 4X75%, 1x90,20%, 1x81,42 1x100%, 1x81,08%, 1x84,24% 2x100%, 2x75%, 1x75,14%, 1x24,86 2x81,08%, 1x25,68%, 1x33,78% 4x100%, 2x75% 1x100%, 1x88,86%, 2x75% 1x100%, 1x79,05%, 2x75% 2x100%, 1x75%, 1x27,36% 1x90%, 1x65% 1x100% 40 Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 1) 26 4,72 2,65 4,5 2,42 5,5 3,38 3,29 3,02 1,55 1 32,03 9x100% 100%, 50%* 50%* 4x100%, 4x75%, 3x50%, 1x62,5, 1x87,5 100%, 50% 9 1,5 0,5 10 1,5 22,5 Skolförvaltningen Norra området Fjärilens Fsk Hästhoven Lerdala Fsk Myggdansens Fsk Ollonborrens Fsk Tidans förskola Tidans Fsk pionen Timmersdala Fsk Trollsländans Fsk Värings Fsk Fjärilskolan Frösve skola Lerdala skola Rydskolan Stöpenskolan Tidanskolan Timmersdala skola Värings skola T T T T T M M M/Paviljong T T M T/Paviljong M T T T T T Centrala området Billingstorp Fsk Ekebackens Fsk Ekängens Fsk Karstorps Fsk Lundagårdens Fsk Påfågels/Ugglan Fsk Rosenhaga Fsk Snäckans Fsk Solrosens Fsk Trädgårdstadens Fsk Trängens Fsk Uddagårdens Fsk Billingskolan Helena skolan Käpplunda skola Lundenskolan Norrmalmsskolan T T/Paviljong T/Paviljong T T T/Paviljong T M M T T/paviljong M T T T M M 1 1 1 1 1 se nedan se nedan 1 1 1 2 4 1 7 3 2 2 2 31 Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 1) 100% 100% 75% 100% 100% 87,50% 100% 87,50% 100%, 75% 100%, 100%, 100%, 75% 100% 5st 100%, 2 st 50% 100%, 100%, 75% 100%, 75% 100%, 100% 100%, 100% 1 100% 1 100% 1 100% 1 100% 3 100%, 100%, 100%* 2 100%, 50%* 1 100% 1 67,50% 1 87,50% 1 100% 2 100% och 50% 0 50%* 3 100%, 100%, 100%* 4 100%, 100%, 75%, 75% 4 100%, 100%, 100%, 100% 2 100%, 75% 2 100 %,100% 30 1 1 0,75 1 1 0 0 0,875 1 0,875 1,75 3,75 1 6 2,75 1,75 2 2 28,5 1 1 1 1 3 1,5 1 0,675 0,875 1 1,5 0,5 3 3,5 4 1,75 2 28,3 Östra/Södra området Backsippans FSk Claesborgs Fsk Ekens Fsk Gläntans Fsk Gullvivans FSk Hattstugans Fsk Igelkottens Fsk Skogens FSk Vasakullens Fsk Värsås Fsk Billingsdalsskolan Svärtagårdsskolan Våmb Heneskolan Vasaskolan Eriksdals skolan Sventorps skola Värsås skola Varola skola T T/ Paviljong T T/paviljong T T/Paviljong T T T M/ Tre olika hus T/ M/ T M T T T M M/Delvis Paviljong Skolförv. resurspool Totalt skolförvaltningen TOTALT: *Delar en tjänst Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 1) 1 1 2 2 1 2 1 1 1 75% 87% 100 % + 50 % 100 % + 75 % 75% 100 % + 75 % 100% 100% 75% 0,75 0,87* 1,5 1,75* 0,75 1,75 1 1 0,75 1 3 2 1 2 3 4 2 1 100% 3 x 100 % 2 x 100 % 100% 2 x 100 % 2 x 100 % + 75 % 3 x 100 % + 50 % 2 x 100 % 100% 1 3 2 1 2 2,75 3,5 2 1 1 32 4 97 75% 0,75 29,12 3 88.92 170 4x75% 150,57 Bilaga 2 Enkätfrågor Berätta vad du tycker! Kryssa i rutan under den figur som stämmer med vad du tycker. Maten Vad tycker du om maten? Mycket bra bra varken eller inte bra Måltidsmiljön Hur är trivseln i matsalen? Mycket bra bra varken eller inte bra Bemötandet Vad tycker du om kökspersonalens bemötande? Mycket bra Jag är… Elev bra Lärare varken eller inte bra Skola___________________ Tack för att du svarade! Lämna enkäten i lådan. / Måltidsservice Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 2) Bilaga 3 Omvårdnadsförvaltningens enkätundersökning Resultat av enkät. 350 skickades ut 238 svarade. Fråga 1. Vad tycker Du om kött- och köttfärsrätter som serveras? Dåliga 5 Varken bra eller dåliga 27 Bra 147 Mycket bra 59 Fråga 2. Vad tycker Du om de fiskrätter som serveras? Dåliga Varken bra eller dåliga 9 26 2 säger att de inte äter fisk Bra 141 Mycket bra 62 Fråga 3. Vad tycker Du om kryddningen av maten? Dåliga 24 Varken bra eller dåliga 39 Bra 132 Mycket bra 43 Lagom 202 För stor 17 Fråga 4. Vad tycker Du om portionsstorleken? Liten 6 Varken liten eller stor 13 Fråga 5. Är det någon maträtt som Du saknar på matsedeln? 198 svarar nej Mer ris, gravad lax, lax, pizza, mer grynkorv mer torsk, potatismos, bruna bönor med fläsk, stekt korv med mos, strömming, pytt i panna med ägg, leverstuvning, risrätter, brylépudding, revbensspjäll, kotletter, mer fisk mer pasta, mammas sillpudding, mera kålpudding, mer stekt fisk, palt med fläsk, mer kokt fisk, kåldolmar, blodpudding, kalvsylta och stekt potatis, mer omeletter, stekt spätta, böckling, bacon, mer olika kryddor, stekt potatis, mer köttbullar, lutfisk fler gånger, kycklingklubbor, rårakor, mer kött mindre potatis, rårakor, kokt kött med sås, surströmming, spagetti och köttfärssås, stekt fläsk, hamburgare och strips, mer makaroner och annan pasta, stekt salt sill, sillbullar med korintsås, stuvade makaroner, isterband, Janssons frestelse, ris, lasagne, laxpudding, mer husmanskost, mer utländska maträtter, grönsakspaj, tomatsoppa, kokt kött med sås, rökt makrill, fläskpannkaka, fiskbullar, havets wallenbergare, skomakarlåda, mer mellanmål, tjock grillad korv med mos Fråga 6.Är det någon maträtt som Du tycker kan tas bort från matsedeln? 207 svarar nej Kött, skinka, stekt fisk, kalkon, kål, kålrätter, rotmos, mer variation på maten, inga utländska rätter, kokt fisk, omelett, lutfisk, grynkorv, blodpudding, spagetti och köttfärssås, jag väljer bort det jag inte vill ha, alla stekar, fiskbullar, all kryddpeppar, gröt till kvällsmat, gryn och Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 3) mjölmat, inga stuvningar, alla soppor, ärtsoppa, lever, isterband, panerad fisk, kokt fisk, hallonkräm, mindre köttfärsrätter, all korv, stekt salt sill, leverbiff, kåldolmar, nötkött, pannbiff, all pasta, stekt strömming, all fisk, raggmunk, potatis, ingen seg prickig korv, ost, rimmad bog, kalvsylta, Fråga 7. Om det skulle finnas en alternativ maträtt vissa dagar. Tycker Du att det skulle vara bra? Nej svarar 51 Ja svarar 63 Vet ej 11 Det är inte nödvändigt 1 Resten har inte skrivit något Fråga 8. Är du nöjd med den kvällsmat som serveras? Alla har inte kvällsmat som svarat Ja svarar 67 Inte alltid svarar 7 Nej svarar 3 Kommentarer Ej gröt och välling till kvällsmat, mer bastant kvällsmat, mer risgrynsgröt, lättare kvällsmat, gärna mer olika sorters grötar, bort med kalvsylta, gärna mer kalvsylta med stekt potatis och rödbetor, gärna soppor, Janssons frestelse är gott, crepés, hamburgare med mos, pannkaka, tjock grillkorv, de goda smörgåsarna vi får är bra, smörgåstårtan är god Övriga kommentarer Borde finnas salt och peppar på borden, allkrydda Müssli borde finnas till frukost Borde finnas fina dukar på borden på Norrmalms äldreboende Varför får inte ljusen brinna på fredagskvällarna Det är roligt att dricka ur glas med fot på helger All mat är mycket god Lasagne och andra utländska rätter smakar bra Det är alltid jättegod mat som serveras. Trevligt! Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 3) Bilaga 4 Uppdrag och kravspecifikation för verksamhetschef Utgångspunkt för kravspecifikationen har varit utredningsuppdraget samt resultatet som utredningen visar. Viktiga delar som framkommit är: • Kvaliteten skall höjas till en kostnad som inte är högre än idag • Kunna utföra en samlad bedömning av köken • Det ska skapas effektiva tjänster och kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Detaljstyrning bör undvikas, organisationen bygger på kompetent kökspersonal. • Kunna leda och leda i förändring • Viss kunnighet inom verksamhetsområdet är viktig. Uppdrag: Uppdraget för verksamhetschefen är att utveckla och förbättra upplevelsen av mat och måltider i Skövde kommun. Uppdraget kräver en chef med goda ledaregenskaper och en chef som har förmåga att leda i förändring. Kvalifikationer: Utbildad kock, kostekonom eller annan lämplig utbildningsbakgrund. Du skall ha kunskaper om leveranssystem som säkrar god och säker matkvalitet. Du är kreativ och har förmågan att finna lösningar och se saker och ting i olika synvinklar. Du behöver kunna driva förändringsoch förbättringsarbete. Du tycker om att leda processer och ser förmågan att kunna skapa goda relationer som en viktig del av arbetet. Du har grundläggande kunskaper inom ekonomi. Du har B-körkort. Ansvarsområden och arbetsuppgifter i kostorganisation Avdelningschefen ansvarar för: • • • • • samverkan att nämndens beslut verkställs att matproduktionen sker enligt avtal och lagar utveckling av verksamhet: framtid och visioner ekonomi – drift, investering t ex kök, budget, uppföljning Kvalitetsutvecklaren ansvarar för: • • • • att egenkontrollprogrammen uppdateras t ex vid nya rutiner och behov underhållsfrågor, om- och nybyggnationer, investeringsprioriteringar. Kontakt med miljöförvaltning arbetsmiljöfrågor Kostekonomen ansvarar för: • • • • Samordning och administrativt stöd åt avdelningschef samt enhetschefer Kontakt med säljare och grossist Prisuträkningar, offerter Utveckling och uppdatering av webbsida Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 4) • • • • • Utveckling av rutiner t ex inom nutritionsfrågor Samordning och planering av insatser för kompetensutveckling (inspirationsskapande insatser) Utbildning (intern och extern) och utveckling av t ex specialkost och livsmedelshygien Marknadsföring Näringsberäkning Controller ansvarar för: • • Upphandling – Livsmedel och övrigt Uppföljning av avtal – Livsmedel för samtliga kommuner som ingår i avtalet Denna tjänst ska finansieras av samtliga kommuner som ingår i avtalet. Enhetschef ansvarar för: • • • • • • • • • • • • • • • • • • Samverkan – matråd Samverkan – med den som ges service åt (OVN, SKN, UTN) Samverkan – Fackförbund Introduktion av vikarier Bokning av vakanser Stöttar och coachar personalen i den dagliga verksamheten. Personalplanering Implementera rutiner och se till att de följs Uppföljning – arbetsmiljö, personalstatus, sjukskrivningstal mm Ekonomi Inköp – t ex lös utrustning Rekrytering av personal Medarbetarsamtal Lönesamtal Matsedelsplanering Recept Uppföljning – t ex kvalitet, kundnöjdhet Upphandling – Livsmedel och övrigt Måltidspersonalen ansvarar för: • • • • • • Matlagning Inköp av livsmedel och förbrukningsartiklar Matsedelsutveckling Tillhandahålla/servera beställda måltider med rätt kvalitet Disk och städ Ekonomi Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 4) Bilaga 5 Vision Skövde 2025 Vision Skövde 2025 är en vision för hur tillväxt ska skapas. Skövde är en av få kommuner i Skaraborg som växer. Det är viktigt för Skövde, och för Skaraborg, att Skövde fortsätter att utvecklas på ett positivt sätt. Enligt visionen ska Skövderegionen år 2025 vara ”känd i landet som en välkomnande och växande region där människor möts, verkar och mår bra”. Förslag: Väv in kostverksamheten i visionen genom ett kostpolitiskt program. Det kostpolitiska programmet ska fungera som ett styrdokument som fastställer grunden för hur kommunen ska jobba med mat och måltider. Beställning läggs på en högre nivå gällande vilken kvalitet som ska gälla. Politiken lägger riktningen (genom det kostpolitiska programmet) och organisationen jobbar efter det.. Detta skapar trovärdighet och en jämn kvalitet. Se exempel som följer efter varje prioriterat område. Regionen Vi ska förstärka vår roll som attraktiv centralort och agera draglok för hela Skövderegionen! Vi ska verka för att skapa en större, gemensam arbetsmarknadsregion. Därför ska infrastrukturen utvecklas så att vi enkelt kan röra oss inom Skövderegionen och till eller från andra orter eller centra som är viktiga för oss. Vi ska vara en aktiv och tydlig aktör i Västra Götaland. Attraktiva boendemiljöer Vi ska skapa attraktiva boendemiljöer som är anpassade till människors olika intressen och behov. Förutsättningarna för nybyggnation av bostäder ska utvecklas och vi ska stimulera intressenter att investera i Skövde. Exempel på hur man kan väva in kostverksamheten i visionen. Använd maten som medel för att locka människor att flytta till Skövde. Engagemanget kring mat och matfrågor ökar. Debatten och intresset för den offentliga maten är stort. Gymnasieskolorna använder sig av måltiderna i sin marknadsföring som ett plusvärde för att få eleven att välja just den skolan. Använd maten som medel för att nå god och jämlik hälsa för kommunens invånare. Servera god och näringsrik mat i samtliga verksamheter. Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 5) Kunskapsutveckling och arbete Vi ska arbeta för att det byggs upp erkända spetskompetenser som lockar nyetableringar till Skövderegionen. Våra skolor ska utvecklas mot nationell toppklass! Vi ska arbeta för utbildningsmöjligheter som svarar upp mot kraven från kunskapsintensiva företag och organisationer, för att skapa förutsättningar för ett varierat och blomstrande näringsliv. Natur och miljö Vi ska värna den vackra naturen i hela Skövderegionen. Närheten till naturen berikar och ska erbjuda möjlighet till rekreation och ett hälsosamt liv. Miljömedvetenheten ska öka och verka för att såväl individer som organisationer lever resurssnålt och ansvarsfullt, med kommande generationer i åtanke. Exempel på hur man kan väva in kostverksamheten i visionen. Skapa attraktiva arbetsplatser med god arbetsmiljö. Skapa en kostorganisation som lever resurssnålt och ansvarsfullt. Sätt upp mål t ex minska matsvinnet och öka andelen ekologiska livsmedel. Minska negativ miljöpåverkan t ex genom att minska transporterna. Tillsammans Tillsammans är vi starkare! Vi ska utveckla former för att mötas och samverka på alla nivåer så att alla invånare ska kunna känna delaktighet oavsett ålder, kön eller ursprung. Mångfald, tolerans och nyfikenhet ska prägla Skövderegionen. Ett rikt och varierat kulturliv ska bidra till ökad livskvalitet. Vårt varumärke Vi ska göra Skövdes varumärke starkt och tydligt. Marknadsföring och annan kommunikation förstärks och ska utgå från en genomtänkt varumärkesstrategi. Vi är alla stolta ambassadörer för vår stad och för Skövderegionen! Kärnvärden – KRAFT, MOD, GLÄDJE Exempel på hur man kan väva in kostverksamheten i visionen Arbeta för att ge förutsättningar för matglädje och lustfyllda måltider. Skapa god samverkan mellan berörda förvaltningar samt god samverkan mellan berörd personal inom förskola, skola och omsorg och barn, elever och vårdtagare. Ge gästerna inflytande på matsedeln. Skapa stolthet över maten och främja god service och ett gott bemötande som gör att maten upplevs som positiv och ger nöjda matgäster. Rapport; Ny måltidsorganisation i Skövde kommun 2013 (bilaga 5)
