Avställning och överlämnande av personakter inom

Avställning och överlämnande av personakter inom

Region- och Stadsarkivet Göteborg
Katarina Lennartsson, tel. 031-701 50 55
[email protected]
2011-11-09
Dnr 152/11 613
Avställning och överlämnande av
personakter inom socialtjänsten i
Göteborgs Stad
Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
Region- och Stadsarkivet Göteborg
Regionarkivet Vänersborg
Box 2154, 403 13 GÖTEBORG
Box 297, 462 23 VÄNERSBORG
Besök: Otterhällegatan 5
Tel: 031-701 50 00
Fax: 031-13 09 96
E-post: [email protected]
Besök: Niklasbergsvägen 14
Tel: 0521-27 84 00
Fax: 0521-27 84 03
E-post: [email protected]
Innehållsförteckning
AVSTÄLLNING OCH ÖVERLÄMNANDE AV PERSONAKTER INOM
SOCIALTJÄNSTEN ................................................................................................3
VARFÖR SKALL PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN AVSTÄLLAS OCH
ÖVERLÄMNAS TILL REGIONARKIVET? ................................................................ 3
FÅR SOCIALTJÄNSTEN TILLGÅNG TILL AKTERNA EFTER ÖVERLÄMNANDE TILL
REGIONARKIVET?............................................................................................... 4
GALLRINGSBESLUT OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN ................................... 4
ARKIVANSVARIG ................................................................................................ 5
AKTER SOM SAKNAS – I HYLLAN ELLER PÅ LISTAN ............................................. 5
AKTER SOM INTE ÄR AVSLUTADE UNDER 2006 .................................................. 5
AKTER FRÅN ENSKILD VERKSAMHET .................................................................. 5
FÖREBEREDA DOSSIÉER INFÖR LEVERANS .......................................................... 6
HANDLINGAR SOM FINNS DIGITALT .................................................................. 7
PACKA OCH MÄRKA FLYTTLÅDOR ..................................................................... 8
LEVERANS TILL REGIONARKIVET ....................................................................... 8
KONTAKTUPPGIFTER ......................................................................................... 8
CHECKLISTA VID PACKNING AV SOCIALAKTER .................................................. 9
HANDLINGAR I PERSONAKTER UPPRÄTTADE PÅ ANNAT ÄN PAPPER
(UNDANTAGET UPPGIFTER I WEBBSOTIS) ....................................................... 10
LITEN ARKIVORDLISTA..................................................................................... 14
2
Avställning och överlämnande av personakter
inom socialtjänsten
Varför skall personakter inom socialtjänsten avställas och
överlämnas till Regionarkivet?
Enligt socialtjänstlagen 12 kap 1 § skall socialtjänstens personakter – med vissa
undantag enligt SoL 12 kap 2 § - gallras fem år efter det att sista anteckningen
gjordes i akten. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att
gallringsskyldigheten inträdde.
I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen (7 kap 2 §) föreskrivs
ett totalbevarande av personakter inom socialtjänsten och av tillhörande
personregister i de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och
Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun (regionala urval) och i övriga
kommuner beträffande ett representativt urval av personer (individurval).
Individurvalet gäller alltså inte Göteborgs kommun – här skall alla personakter
bevaras oavsett födelsedatum!
Eftersom det regionala urvalet (Göteborgs kommun) och individurvalet undantas
från gallring endast för forskningens behov, inte för socialtjänstens behov, får de
(av integritetsskäl) inte vara tillgängliga för socialtjänsten. De undantagna
handlingarna ska därför överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de
annars skulle ha gallrats.
Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad skall därför årligen avställa de av
socialtjänstens personakter, där fem år gått sedan sista anteckning och överlämna
dessa till arkivmyndigheten (Regionarkivet).
Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på
sitt
sociala ursprung skall enligt 12 kap. 2 § SoL följande handlingar bevaras under
obegränsad tid:
1. utredning om faderskap eller föräldraskap enl 1 kap 9 § föräldrabalken
2. utredning om adoption
3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har
placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem,
i sådant boende som avses i 5 kap 7 § tredje stycket eller i ett annat enskilt
hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har
vårdnaden om barnet.
De akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl kan enligt Regionarkivets
leveransrutiner överlämnas till Regionarkivet när barnen akterna rör fyllt 25 år.
3
Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade
Motsvarande regler om bevarande (som för socialtjänstens personakter) finns
numera även för LSS-akter enligt lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade 21c och 21d §§ samt förordningen om stöd och service till
vissa funktionshindrade 12 §. (Som nämnts ovan är Göteborg en sådan kommun
där handlingar angående samtliga klienter undantas från gallring.)
Får socialtjänsten tillgång till akterna efter överlämnande
till Regionarkivet?
Akterna är undantagna från gallring och ska bevaras hos Regionarkivet för
forskningens behov. Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter, såväl som
mellan kommunala myndigheter och allmänheten, för uppgifter om enskilds
personliga förhållande (se offentlighets- och sekretesslagen 26 kap 1 §). Den
överlämnande myndigheten har därför endast tillgång till akterna om det enligt
offentlighets- och sekretesslagen står klart att uppgifterna kan röjas utan att den
enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men.
Gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan
Handlingar som är inkomna eller upprättade och förvarade på en myndighet är
allmänna handlingar. De allmänna handlingarna kan antingen vara offentliga
eller hemliga/sekretessbelagda eller innehålla både offentliga och sekretessbelagda
uppgifter.
Observera att inga allmänna handlingar får förstöras utan att man har ett
formellt gallringsbeslut! Dokumenthanteringsplanen styr bl.a. bevarande och
gallring. Av planen framgår vilka handlingar som får gallras (d v s
förstöras/raderas) och vilka som skall bevaras, t ex i socialtjänstens personakter.
Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad ska tillämpa bl.a. följande gemensamma
gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner:


Gemensam dokumenthanteringsplan för stadsdelsnämnder i Göteborgs stad,
(arkivnämndens beslut 2011-09-28, 38 §, dnr 134/11 73).
Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa
betydelse (servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §).
Gemensamt gallringsbeslut för handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse
och dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder finns på
Regionarkivets hemsida under ”För förvaltningar” i vänster menylist.
Länk till Regionarkivets hemsida: www.arkivnamnden.se
Länk till dokumenthanteringsplanen för SDN:
DHP sdn gbg (pdf-fil)
4
Länk till gallringsbeslut avs. handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse:
TU och PU §92 gallringsbeslut handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gbg (pdffil)
Arkivansvarig
Varje förvaltning skall ha en arkivansvarig. Om du har frågor om hur du ska
tolka dokumenthanteringsplanen, inte har tillgång till den eller om du har övriga
frågor om arkiv- och dokumenthantering på din arbetsplats bör du i första hand
kontakta arkivansvarig.
Informera arkivansvarig om du upptäcker handlingstyper som saknas i
dokumenthanteringsplanen för stadsdelsnämnderna. På så sätt kan planen
förbättras vid nästa revidering.
Akter som saknas – i hyllan eller på listan
De handlingar som överlämnas till Regionarkivet skall överensstämma med
dataregistret. Om den fysiska akten saknas, trots att den finns med på
plocklistan, skall detta markeras med en särskild förvaringskod i dataregistret.
(Går det att se i dataregistret att akten saknas behöver du inte sortera in lappar
om att akten saknas bland de fysiska akterna.). Gör även en notering på
plocklistan att den fysiska akten saknas.
När en del av akten saknas skall du fylla i uppgifter om vad som saknas på en
blankett (mall skickas ut tillsammans med övrig dokumentation från Logica) och
lägga överst i den fysiska dossién.
Om du hittar akter med sista anteckning gjord år 2006 eller tidigare och som av
någon anledning inte har funnits med på någon lista, registrera de ingående
ärendena i dataregistret och skriv in dem på listan. Skriv in det korrekta
öppnande- och avslutningsdatumet i dataregistret. Akter som tidigare saknats och
nu återfunnits skall registreras med en särskild förvaringskod (ej samma som för
saknade akter) – läs vidare om detta i Logicas informationshäfte ”RENSNING I
webbSOTIS…”.
Akter som inte är avslutade under 2006
Gamla akter, avslutade före år 2006, skall också skickas till Regionarkivet. Finns
dessa gamla akter med i dataregistret eller om du har kunnat skriva in dem där,
skall dessa sorteras ihop med akter avslutade 2006. Akter som inte finns med i
dataregistret, och som inte går att skriva in där, måste levereras separat och
sorterade i personnummerordning. Vi vill även att du bifogar en lista över de
akter som levereras separat. Avlidna personers akter, avslutade senare än 2006,
skall inte levereras än.
Akter från enskild verksamhet
Den 1 april 2008 trädde vissa ändringar i SoL och LSS i kraft – se SoL 7 kap 3 och
3 a §§ och socialtjänstförordningen 7 kap 2 § samt LSS 23 a och 23 b §§ och
5
förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 §. Dessa
ändringar innebär att handlingar som tillhör personakter i enskild verksamhet i
bland andra Göteborgs kommun skall överlämnas till den kommun som beslutat
om insatsen. Överlämnandet skall enligt huvudregeln ske två år efter senaste
anteckning.
När akter från enskild verksamhet kommer in till socialtjänstens arkiv skall dessa
sorteras in i respektive klients dossié. Akten från enskild verksamhet skall ligga i
dossién i ett eget aktomslag så att den inte blandas ihop med övriga handlingar i
dossién.
Förebereda dossiéer inför leverans
Arkivboxar, dossiéomslag och aktomslag
Personakterna skall inte levereras i hängmappar, utan i dossiéomslag. De papper
som utgör en personakt skall förvaras i dossiéomslag med flikar vid kortändorna
som håller handlingarna på plats och som går att ställa direkt på hyllan. Om du
hittar lösa papper som utgör en akt, måste du lägga dem i ett dossiéomslag och
skriva på personnummer
och namn med arkivbeständig penna (märkt Svenskt Arkiv). Finns redan
etiketter med namn och personnummer klistrade på dossiéomslagen, går det bra
att leverera dem så.
Tänk på att alltid ha handlingarna i ett aktomslag, som skyddar dem mot pappen
i dossiéomslaget.
Tjocka dossiéer läggs i arkivboxar. Arkivboxarna skall vara välfyllda, annars är
det bättre att använda dossiéomslag (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats
på våra hyllor). OBS! Två olika dossiéer får inte ligga i samma arkivbox! En
riktigt tjock dossié kan däremot vara uppdelad på flera arkivboxar eller
dossiéomslag. Personnumret skrivs i nederkanten på omslaget och på en av
kortsidorna på arkivboxen.
Gallring
Inga gallringsbara handlingar får överlämnas till Regionarkivet. Handläggaren
ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras
ur personakten vid arkivering. Övriga handlingar som enligt
dokumenthanteringsplanen får gallras skall plockas ur akterna före leverans och
därefter finnas kvar ute på förvaltningarna till dess att gallringsfristen har
uppnåtts. Detta gäller t.ex. viss ekonomisk redovisning i förmedlingsärenden. (Se
även rensning).
Rensning
Innan akterna överlämnas till Regionarkivet ska de även rensas från kladdar,
arbetsmaterial, dublettkopior, överexemplar, tomma blanketter, tillfälliga
6
noteringar och referensinformation som inte tillför sakuppgift till ärendet.
Dessutom ska metall och plast, såsom gem och plastfickor, tas bort eftersom det
annars kan förstöra papperet på längre sikt. (Det är dock inte nödvändigt att ta
bort häftklamrar!) Plastfickorna skall ersättas av aktomslag. Det skall vidare inte
finnas några post-it-lappar på handlingar, arkivboxar, dossié- eller aktomslag.
Finns information (som hör till personakten) på CD/DVD-skivor, USB-minnen
eller på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa plockas ur
ärendet och förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. Inför leveransen
skall databärarna (utom USB-minnen) läggas i smala arkivboxar. Dessa boxar
med databärare på annat medium än papper skall levereras separat. (Se nedan
under rubrik ”Handlingar som finns digitalt”).
Handlingar som finns digitalt
När information skapats i digital form är utgångspunkten att bevara i digital
form. I allmänhet behöver man därför inte skriva ut den information som finns i
sin fullständiga form i webbSOTIS eller Treserva. Detta gäller t ex även
journalbladen.
Trots att all överföring som medför informationsförluster för användaren ses
som gallring, kan analog arkivering genom utskrift av digitala handlingar på
papper ändå ibland vara motiverad t.ex. om den digitala långtidslagringen inte är
säkerställd.
Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. och som hör till ett ärende skall
därför i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt.
Är detta inte möjligt dvs. om informationen som hör till ärendet ändå bevaras
digitalt på exempelvis CD/DVD-skivor, USB-minnen eller på andra databärare
som inte består av papper, så skall dessa ska förvaras skilt från
pappershandlingarna i akten.
Obs! Finns informationen (som skall bevaras) på USB-minne skall informationen
antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-Rskivor. USB-minnen får aldrig överlämnas till Regionarkivet!
På varje box skall anges till vilket ärende/ärenden som informationen på
databärarna hör; registerledarens/registrerledarnas personnummer (om t.ex.
information som hör till flera ärenden bränts på samma CD-skiva), vilken SDN
den hör till, vilket år den levererats samt att arkivboxen innehåller t.ex. CDskivor och/eller DVD-skivor alternativt andra databärare annat än papper.
Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns
fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. Lägg ett
papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på
annat medium, hänvisa även till förteckningen.
7
Följ anvisningarna för ”Handlingar i personakter upprättade på annat än papper”
nedan.
Packa och märka flyttlådor
Använd vanliga flyttlådor (med hål för händerna), som ej behöver tejpas i botten
för att hålla. Dossiéerna packas i lådorna i personnummerordning från vänster
till höger – börja från vänster med dossiéerna angående de äldsta personerna.
Packa bara en rad i varje låda. Akter angående personer födda på 1800-talet
sorteras in före dem som är födda på 1900-talet. Lägg dossiéerna med ”ryggen”
nedåt.
Flyttlådorna skall numreras, märkas med stadsdelsnämndens namn samt
födelseår för de personer som har den första respektive sista dossién i lådan (skriv
inte ut hela personnummer). Skriv stort och tydligt på papper i minst A5format, vilka fästs på lådorna. Rör det sig om ”gamla” akter (som ej finns i SOTIS
och inte går att skriva in där) alternativt arkivboxar med CD-skivor etc. skall
även det anges när lådorna märks.
Leverans till Regionarkivet
Alla plocklistor skickas med leveransen till Regionarkivet. Du skall inte behålla en
kopia av listan. Socialtjänstlagens mening är att socialtjänsten inte skall veta att de
avställda akterna funnits.
Ordentliga reversal (kvitton), av vilka det framgår varifrån akterna kommer (dvs.
vilken SDN), vem som skickat dem (ansvarig för överlämnandet), flyttlådornas
nummer samt födelseår (ej personnummer) för de personer som har den första
respektive sista dossién i varje låda, skall medfölja leveransen till Regionarkivet.
Det är bra om du levererar akterna så snart som möjligt efter årsskiftet. Hör av
dig till Regionarkivet och boka tid för när leverans skall ske. Detta är mycket
viktigt så personal är på plats och kan ta emot leveransen!
Leveransen till Regionarkivet skall ske under betryggande former – flyttlådorna
får inte stå öppet eller obevakat så att obehöriga kan få tillgång till innehållet.
Se även ”Checklista vid packning av socialakter”.
Kontaktuppgifter
Frågor som rör packningen och den fysiska leveransen av personakterna besvaras
av Katarina Lennartsson, tfn 701 50 55,
E-post: [email protected]
Har Ni frågor som rör listan eller dataregistret kontakta Era resurspersoner (som
sedan gör anmälan till Servicecentrum på Intraservice).
8
Checklista vid packning av socialakter

Akterna ligger i dossiéomslag med en flik vid kortändan som håller
handlingarna på plats. Tjocka dossiéer läggs i arkivboxar. Arkivboxen
skall vara välfylld, annars är det bättre att använda dossiéomslag
(halvtomma arkivboxar tar för mycket plats). OBS! Två olika dossiéer får
inte ligga i samma arkivbox! En riktigt tjock dossié kan däremot vara
uppdelad på flera arkivboxar eller dossiéomslag.

Inga plastfickor eller gem. Använd aktomslag för att dela upp dossién i
olika akter och för att skydda handlingarna mot pappen i dossiéomslagen.
Inga post-it-lappar på handlingar, arkivboxar eller dossiéomslag.
Personnummer skrivs i nederkanten på omslaget och på en av kortsidorna
på arkivboxen (om sådan används).

Dossiéerna ligger i personnummerordning. Dossiéer angående personer
födda på 1800-talet sorteras in före dem födda på 1900-talet.

Lämpliga flyttlådor används.

I flyttlådan är dossiéerna är väl packade i en rad från vänster till höger.
(Det skall inte ligga fler akter ovanpå, då lådan kan bli för tung och/eller
rörig.) Lägg dossiéomslagen med ”ryggen” nedåt.

Information som lagrats på t.ex. USB, CD, DVD eller andra databärare
skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper. Är det inte möjligt (t.ex.
information på ljudband eller ljudfiler) skall databärarna som
informationen lagras på läggas i smala arkivboxar och märkas enligt
anvisningar i detta dokument. Arkivboxar skall levereras separat. (Obs!
USB-minnen får aldrig levereras.)

Flyttlådorna är märkta med stadsdelsnämndens namn samt födelseår (inte
hela personnummer) för de personer som har första respektive sista
dossién i lådan. Lådorna skall vara numrerade. Uppgifterna finns på ett
papper i minst A5-format, vilket fästs på lådan. Om leveransen inkluderar
”gamla” akter (som ej finns i SOTIS och inte går att skriva in där) eller
boxar med CD-skivor etc skall även det framgå av flyttlådornas märkning.

Leveransreversal och plocklista skickas med leveransen. Det skall också
bifogas en förteckning över de akter som levereras separat (d v s gamla
akter som missats i tidigare leveranser samt över eventuella arkivboxar
med CD-skivor etc).

Hör av er till Regionarkivet och boka tid för när (leveransen)
överlämnandet skall ske.
9

Leveransen skall ske under betryggande former så att obehöriga inte får
tillgång till handlingarna.
Handlingar i personakter upprättade på annat än papper
(undantaget uppgifter i webbSOTIS)
Enligt gallringsbeslut ”Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig
eller ringa betydelse” (Servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §) får exempelvis
följande handlingar som är av tillfällig betydelse gallras genom att innehållet har
överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts
av nya handlingar:

Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk
form, t.ex. e-post, raderas om handlingen har överförts till annat format eller
annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att
överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses
ringa, krävs att handlingen inte är autenticerad (äkthetsgaranterad) genom
elektronisk signatur eller motsvarande. Den får inte heller vara strukturerad
på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade.

Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i
röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende
sakuppgift, raderas under förutsättning att innehållet dokumenterats i en
tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet.
Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. skall i mesta möjliga mån skrivas ut
på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt (t.ex. pga. att den
digitala informationen är så strukturerad att betydande bearbetningsmöjligheter
därmed skulle gå förlorade, se ovan) skall nedanstående anvisningar för
handlingar i personakter upprättade på annat än papper följas:
CD/DVD-skivor, USB-minnen, videoband, kassetter, negativ, bilagor till akter i
form av föremål och andra databärare som inte består av papper, ska förvaras skilt
från pappershandlingarna i akten.
En anteckning om att handlingar (t.ex. uppgifter på CD-R eller DVD-R-skiva)
förvaras i särskild ordning införs i WebbSotis eller i Treserva och i akten. Obs!
USB-minnen får inte användas för lagring av uppgifter som skall bevaras. Finns
informationen (som skall bevaras) på USB skall dokumenten antingen skrivas ut
på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-R-skivor.
Frågan om det fysiska formatet (på vilket media filerna lagras) är naturligtvis
viktig, men av minst lika stor vikt är frågan om det logiska formatet (filformatet).
Om man t.ex. använder instabila eller ”okända” filformat spelar det mindre roll
om informationen lagras på godkänt lagringsmedia – informationen riskerar ändå
att gå förlorad.
10
1. Använd lagringsmedier och filformat som är etablerade och följer
internationella ISO-standarder
2. Sträva efter en enhetlig hantering inom hela myndigheten både vad gäller
lagringsmedia och filformat. Detta underlättar på sikt och möjliggör
framtida överföring till ny lagringsmedia.
3. Vid användandet av komprimerade filformat är det bra att använda ickeförstörande komprimering eller så låg komprimeringsgrad som möjligt.
4. Följ leverantörens rekommendationer gällande inspelning, förvaring, vård
och övrigt handhavande av lagringsmedia.
Digitalt lagrade dokument bör arkiveras i så stabila, standardmässiga och öppna
filformat som möjligt. Detta för att säkerställa en framtida konvertering till nästa
generation stabila, standardmässiga och öppna filformat.
Följande filformat betraktas i dagsläget som de bästa:
Typ
Kontorsdokument (t.ex. doc, xls)
E-postmeddelanden*
Bilder
Rörlig bild
Ljud
Filformat

PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005)

PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005)

TIFF (ISO 12639:2004)

JPEG 2000 (ISO/IEC 15444), ISO
10918-1

MPEG-4 (ISO/IEC 14496) eller
MPEG-2

MP3 = MPEG-1 audio layer 3
ISO/IEC 11172-3, ISO/IEC 13818-3
* I första hand rekommenderar ändå Regionarkivet att e-post med bilagor som
ska bevaras skrivs ut på papper, se Servicenämndens beslut, ovan.


Ge varje fil en unik beteckning
Ge varje databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras en unik
beteckning (löpnr/år)
Rekommendationer för hantering av CD- och DVD-skivor

Använd märkesskivor av god kvalitet
Kvaliteten på olika optiska skivor skiftar. Märkesskivor (t.ex. KODAK) brukar
hålla högre kvalitet än icke märkesskivor. Använd inte skivor där leverantören
är okänd.

Använd brännare av god kvalitet
Det är viktigt att själva brännaren är av god kvalitet. Följ alltid leverantörens
råd avseende inställningar, skivor m.m.

Bränn inte med för hög hastighet och i en vibrationsfri miljö
11
Hastigheten ska inte vara den maximala för vad brännaren klarar, det ger dålig
kvalitet. När uppgifterna brännts över till en CD- eller DVD-skiva skall
uppgifterna raderas från datorns hårddisk. Det möter inget hinder att bränna
filer som hör till flera ärenden som skall bevaras på samma skiva.

Märkning av skivan och fodralet
Båda sidorna är känsliga, men framförallt den sidan med tryck på. Skriv därför
försiktigt med CD-penna eller mjuk vattenfast penna med rund spets i mitten av
skivan. Märk både skivan och fodralet med förvaltning, ärende, löpnr, år och
ev. andra uppgifter som behövs för återsökning.

För en förteckning över CD-R och DVD-R (motsv.)
En förteckning tjänar som sökingång till skivorna. Förteckningen/liggaren över
skivorna bör finnas i anslutning till skivornas förvaring.
I förteckningen bör finnas uppgift om:
-
-
Förvaltning
Verksamhet
Enhet (motsv.)
Lagringsmedium
Skivans (motsv.) löpnr/år
Datum för bränning
Filformat
Vilket/vilka ärenden skivan innehåller (ange regledare, aktkod,
uppläggningsdatum, ärendekod samt datum för öppnande och avslut,
ärendebärarens personnummer)
Leveransdatum
Exempel:
Förvalt- Lagrings Löpnr/
ning/
-medium år
Verksamhet
SDN
CD-R
1/2011
Örgryte/
Socialtjänsten
Datum för FilÄrende/
Leveransbränning format Ärenden
datum
(om
CD/DVD)
2011-10-29 PDF-A Regled:xxxxxx2012-01-15
xxxx, I 030219,
Ärende 10 030219
Avslut 040217
Persnr: xxxxxxxxxx
12

Förvaring av CD/DVD-skivor
CD/DVD-skivor ska inte förvaras tillsammans med papper. Förvara i en säker
och dammfri miljö som är torr, sval och mörk, t.ex. i en godkänd arkivlokal
eller i ett låsbart och brandsäkert skåp. Temperaturen bör vara ca. 18°C och
den relativa luftfuktigheten om möjligt 30 %. Skivorna ska förvaras stående i
fodral av hårdplast eller andra förvaringsboxar. De bör inte staplas på
varandra i högar.
Överlämnade (leverans) av handlingar i personakter upprättade på annat än
papper
1. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det
finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet.
2. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler
handlingar i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen.
3. Informationsbärarna läggas i smala arkivboxar.
4. På varje arkivbox anges vilken SDN den kommer ifrån, registerledarens
personnummer, samt vilket år den levererats.
5. Dessa boxar skall levereras separat.
6. Bifoga ovan nämnda förteckning över de CD- eller DVD-skivor etc. som
överlämnas.
13
Liten arkivordlista
Akt = sammanhållna handlingar i ett och samma ärende (se även Dossié)
(I SOTIS terminologi kan samma akt innehålla flera ärenden om samma person)
Aktomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och
avskiljer handlingar* (se även Dossiéomslag)
Arkiv = bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets
verksamhet och som har arkiverats
Arkivansvarig = person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid en
myndighet (t.ex. stadsdelsnämnd)
Arkivbildare = varje förvaltning, bolag eller stiftelse genom vars verksamhet ett
arkiv uppstår
Arkivbildning = ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar
kontinuerligt
förs samman i planerad och strukturerad form
Arkivbox = förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box med flik, lock
eller annan tillslutsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar (tillverkad av
syrafri kartong)*
Arkivmyndighet = Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra
myndigheters arkivfunktion och arkivbildning
Arkivera = tillföra arkivet handlingar/uppgifter
Arkivläggning = Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan
ett
ärende avslutats
Avställa = rutin att plocka ut information ur det system där den finns och spara
den i ett sådant format att den kan läsas under en överskådlig framtid eller att ta ut
inaktuella pappershandlingar som redan givits en bestämd ordning, för att ge dem
en annan ordning för långtidsbevarande
Bevara = handlingen skall bevaras för all framtid
Dokumenthanteringsplan = styrinstrument för arkivbildning hos en
arkivbildare, innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring
Dossié = sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne under en längre
tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter (se även Akt)
Dossiéomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter
och avskiljer handlingar eller akter under en längre tidsrymd. Obs! De
dossiéomslag som stadsdelsförvaltningarna vanligen använder uppfyller inte
arkivkravet för förvaringsmedel för handlingar på papper – därför skall
inneliggande handlingar förvaras i ett aktomslag av papper som uppfyller kravet i
Svensk Standard
SS 62 81 07:2004, utgåva 2 (se även aktomslag)
Gallra = förstöra/radera allmänna handlingar/uppgifter (omöjligt att återskapa)
enligt ett i förväg fattat gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan (se även Rensa)
Gallringsbeslut = Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under
vilka
former det skall ske. I Göteborgs stad fattas gallringsbeslut vanligen i form av en
dokumenthanteringsplan
Gallringsfrist = Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring
14
Leveransreversal = följesedel vid leverans av arkivhandlingar
Leverera = att fysiskt överföra arkivhandlingar (hela eller delar av arkiv) till
centralarkiv eller arkivmyndighet (se även Överlämna)
Rensa = avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte
skall arkiveras (se även Gallra)
Sekretess = Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i
tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen
Överlämna = att formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera)
* På Regionarkivets hemsida www.arkivnamnden.goteborg finns listor över
arkivprodukter för myndigheter inom Göteborgs stad. På startsidan klicka på
länken ”För förvaltningar”, klicka sedan vidare på ”Handledningar”.
15