Confy Telefonmöten

Confy Telefonmöten
Confy Telefonmöten
Lathund för Confy Telefonmöten
Ordförande som ringer in gör på följande sätt:
1. Ring telefonnumret till Confy Telefonmöten
2. Ange din rumskod och avsluta med #
3. Ange din ordförandekod och avsluta med #
Konferensrummet är nu öppet för inringande deltagare
Deltagare som ringer in gör på följande sätt:
1. Slår telefonnumret till Confy Telefonmöten
2. Anger rumskod och avslutar med #
Om konferensrummet inte är öppet, hamnar deltagaren i vänteläge. När ordföranden öppnar
konferensrummet ansluts deltagaren automatiskt till konferensen.
Uppringda möten i ditt standardrum
Genom att använda webbstödet kan du enkelt övervaka dina möten.
1. Gå till www.confy.se och logga in med användarnamn samt lösenord
2. Välj Starta/boka möte i menyn
3. Under Ordförande väljer du Standardrum
4. Välj Ordförande eller skapa nytt ordförandenummer
5. Under Mötesbokning har du möjlighet att tidsboka ditt möte, välja talsvarsmeny samt
skicka inbjudan via SMS/e-post
6. Om du vill att ditt uppringda möte ska starta direkt, bockar du ur rutan för Tidsboka
möte
7. Under Mötesinställningar kan du välja kostnadsställe samt aktivering av namnpresentation
8. Välj Deltagare eller skapa ny deltagare
9. Tryck på Starta-knappen eller välj att Boka mötet
Confy ringer först upp ordföranden. Ordföranden bekräftar att mötet skall öppnas genom att
trycka 1. Tjänsten ringer då upp alla nummer på deltagarlistan. Observera att deltagarna inte
rings upp förrän ordförande bekräftar mötet genom att trycka 1. För att avboka mötet trycker
ordförande 2 och ingen av deltagarna kommer då att ringas upp. Deltagare kan också ringa in
till ett uppringt möte genom att ringa telefonnumret till Confy och ange rumskoden för mötet.
TIPS! Du kan när som helst under ett pågående telefonmöte trycka 0# för att få direkt support i
ditt möte.
Confy Telefonmöten
Tips och råd inför ett telefonmöte
Interna möten utgör mer än 25% av vår arbetstid. Det är därför viktigt att våra möten, oavsett
om de är fysiska eller på distans, är så effektiva som möjligt.
För dig som ordförande
• Meddela agendan till deltagarna i god tid innan mötets start.
• Tydliggör syftet med mötet och vad du förväntar dig av dina deltagare. Är det ett rent
informationsmöte eller ett diskussionsmöte?
• Skicka inbjudan i god tid och ange tydligt vilken typ av möte ni ska ha (telefonmöte, webbmöte eller både och).
• Instruera deltagarna hur de ska ansluta till ditt möte (telefonnummer och rumskod).
• Kontrollera att deltagarna har DTMF (tonval) aktiverat. Vissa företagsväxlar har analoga
linjer och deltagare kan därför ha svårt att ansluta till telefonmötet. Tonval aktiveras oftast
genom att man trycker # eller 9 på telefonen. Kontrollera med receptionen eller telefoniansvarig vad som gäller för respektive växel.
• Starta och avsluta telefonmötet på utsatt tid.
Tips och råd under ett telefonmöte
För att ditt telefonmöte ska bli så bra och effektivt som möjligt vill vi be dig tänka på följande.
För dig som ordförande
• Ha koll på ditt pågående telefonmöte genom att logga in i webbstödet och klicka på
länken “Mötesrum”. Här kan du se vilka deltagare som är med i mötet, ringa upp nya
deltagare m.m.
• Du kan sätta samtliga deltagare i lyssnarläge under telefonmötets gång genom att trycka
71# på din telefon. När deltagarna vill prata trycker de på 7# på sin telefon och sätter sig
själv i lyssnarläge igen genom att trycka 7#.
• Eliminera störningar när deltagarna ansluter till telefonmötet genom att sätta samtliga
deltagare i lyssnarläge innan de ringer in till telefonmötet. Genom att öppna mötet en
stund innan och trycka 71# på din telefon ansluter samtliga deltagare i lyssnarläge.
• Aktivera funktionen namnpresentation så får du en bra överblick över deltagarna när de
ansluter till ditt möte.
För dig som deltagare
• Eliminera bakgrundsljud från omgivning genom att sätta dig själv i lyssnarläge. Tryck 7 #
på din telefon för att aktivera detta. För ett prata trycker du sedan på 7# på din telefon
igen.
• Presentera dig med namn innan du pratar. På så sätt blir det tydligt vem som har ordet i
telefonmötet.
• Om du av någon anledning trillar ur telefonmötet, ring då in igen och sätt dig själv i
lyssnarläge.
Confy Telefonmöten
Ordförandemeny
Ordförande har tillgång till följande kommandon under pågående
telefonmöte:
Ring upp Confy Telefonmöten support
Ring upp ny deltagare (1# telefonnumret #)
Ring upp grupp av deltagare (2# gruppnumret #)
Starta/stoppa inspelning
Koppla ner senast anslutna deltagaren
Lyssna på namnen på alla anslutna deltagare (spelas upp för ordförande)
Lyssna på namnen på alla anslutna deltagare (spelas upp för deltagare)
Pendla mellan lyssnarläge och talläge
Tysta alla deltagare
Talläge för alla deltagare
Lås/lås upp tystläge
Lås/lås upp mötesrummet
Avsluta mötet
Lyssna på ordförandemenyn
Support och information
Kontakta kundtjänst om du behöver support eller önskar mer information om telefonmötestjänsten.
Confy Telefonmöten Support:
Tel: +46 (0)774 10 10 49
E-mail: [email protected]