docberedningshandbok
download 
Report Transcription
beredningshandbok
HS:2013 HUMANIORA OCH SAMHÄLLSVETENSKAP beredningshandbok ansökningsomgång 2013 Innehåll Förord 1. Nyheter 2013 2 3 2. Utgångspunkter och regler för granskningsarbetet 4 3. Granskning och betygssättning av ansökningar inom ÄR-HS:s ordinarie beredningsgrupper 8 4. Hantering av ansökningar om infrastrukturbidrag 16 5. Översiktlig tidsplan för beredningsgruppens arbete 18 Bilagor 1. Beredningsgrupper inom humaniora och samhällsvetenskap, handläggare och fördelning av budget 2013 20 2. Principer för användande av externa granskare 23 3. Jävsregler för Vetenskapsrådet 24 4. Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi 2010–2012 30 5. Principer för etikbedömning vid Vetenskapsrådet 34 6. Allmänna riktlinjer från Vetenskapsrådets styrelse till kommittéer och ämnesråd inför beredningsarbetet 2013 35 7. Användarguide till VR-Review 37 8. Rutiner och policy för resor vid Vetenskapsrådet 1 41 Förord Jag vill här ta tillfället i akt att hälsa dig varmt välkommen som vetenskaplig granskare av forskningsansökningar till Vetenskapsrådet. Genom att acceptera uppdraget har du valt att ingå i det slitstarka peer-review-system som under en lång följd av år visat sig fungera väl för att bedöma den vetenskapliga potentialen i ansökningar om forskningsbidrag. Vi är mycket tacksamma för att du velat ta på dig uppdraget och göra en viktig insats i det ständigt fortgående arbetet med att se till att VR stöder forskning av högsta vetenskapliga kvalitet. Vi hoppas också att du ska få personligt utbyte av att delta i den intensiva process du har framför dig. Denna handbok är tänkt att fungera som ett verktyg för dig som är ledamot i någon av beredningsgrupperna i ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap. Handboken innehåller anvisningar och riktlinjer för hur beredningsprocessen inom humaniora och samhällsvetenskap går till. Även om riktlinjerna gäller specifikt för beredningsarbetet inom humaniora och samhällsvetenskap ska de alltid ses som komplement till de generella riktlinjer som fastslagits för hela Vetenskapsrådets beredningsarbete (vid behov, se bilagor). Vissa uppgifter kan komma att uppdateras under arbetets gång. Du kommer då att få kompletterande information från din beredningsgruppsordförande eller från respektive handläggare vid Vetenskapsrådet. Kerstin Sahlin Huvudsekreterare Ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap Vetenskapsrådet 2 1. Nyheter 2013 Nyheter i 2013 års beredning som direkt berör beredningsgruppernas arbete. Civila samhället Årets utlysning om projektbidrag inom HS innehåller en särskild satsning inom området Civila samhället. 3,5 miljoner utlyses under 2013 för denna särskilda satsning och ansökningarna bereds inom de ordinarie beredningsgrupperna. För att komma i fråga för inriktningen Civila samhället måste ansökan innehålla bilaga c3 med en beskrivning av projektets relevans för området och hur projektet bidrar till den vetenskapliga utvecklingen inom detta. Yttranden I år ska beredningsgruppernas yttranden utöver ett sammanfattande betyg och kommentarer även innehålla delbetyg för de olika bedömningskriterierna. Detta gäller för alla ansökningar. Dessutom måste yttrandena vara skrivna på svenska eller engelska. Ingen datapubliceringsplan Det finns i år inte längre något krav på att projekt där insamling av data utgör en stor del av projektet ska inkludera en datapubliceringsplan. Inget internationaliseringsbidrag I årets utlysning finns det inte längre någon möjlighet att söka särskilda medel för internationalisering. Dock kan kostnader förknippade med internationalisering ingå i den vanliga projektbudgeten. Inga externa yttranden till de sökande För de ansökningar som får externa utlåtanden kommer dessa utlåtanden arkiveras endast i de fall då de inhämtats för att en ämnesrådsledamot sökt bidrag. I övriga fall kommer de att gallras bort efter att beredningsgruppen har fått ta del av dem. Det betyder att de inte skickas till den sökande. Bedömningen i det externa utlåtandet vägs istället in i beredningsgruppens yttrande. 3 2. Utgångspunkter och regler för granskningsarbetet 2.1 Beredningsgruppens uppgifter Beredningsgruppernas uppgift är i första hand att ta fram ett beslutsunderlag för ämnesrådet (ÄRHS), genom att kvalitetsbedöma det vetenskapliga innehållet i ansökningar för forskningsfinansiering. Baserat på detta underlag fattar som regel ÄR-HS det slutgiltiga finansieringsbeslutet, inom tillgängliga budgetramar. För vissa ansökningar, t ex ansökningar om infrastrukturbidrag, fattas bidragsbeslutet av ett annat organ. För att fullgöra bedömningsuppdraget ska respektive beredningsgrupp: Göra en kvalitetsbedömning och betygssättning av varje ansökan som omfattar beredningsgruppens ansvarsområde Upprätta ett ”yttrande” för varje ansökan. Upprätta en lista över vilka projekt som bör finansieras inom den befintliga budgetramen, samt en prioriteringslista med reserver. Ge förslag till finansierat belopp för de projekt som gruppen prioriterar. Granska vetenskapliga slutrapporter för slutförda projekt. 2.2 Regler och principer Bedömning av vetenskaplig kvalitet I Vetenskapsrådets instruktion slås det i portalparagrafen fast att: "Vetenskapsrådet ska ge stöd till grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet inom samtliga vetenskapsområden". Den grundläggande principen för bedömning av den vetenskapliga kvaliteten är den sakkunniggranskning av ansökningar om forskningsbidrag som genomförs av de olika beredningsgrupperna inom respektive ämnesområde. Inom ÄR-HS sker sakkunniggranskningen inom nio olika beredningsgrupper och ett antal paneler (se bilaga 1 för mer information om beredningsgruppsindelningen inom HS). En annan viktig princip för bedömningen är att forskningsfinansiering ska fördelas i konkurrens. Konkurrensen ska gälla även mellan forskningsprojekt från olika ämnesområden. Det är därför viktigt att beredningsgrupperna i sin sakkunnigbedömning tillämpar samma kvalitetskriterier för alla projekt oavsett deras ämnestillhörighet eller personalsammansättning, (t.ex. utan hänsyn till om där ingår doktorander). Det betyder att sakkunnigbedömningen inom beredningsgrupperna ska göras utan ”kvotering” mellan de vetenskapliga discipliner som ingår i dem. Vidare ska varje granskning utgå från fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet nytänkande och originalitet, projektets vetenskapliga kvalitet, sökandes kompetens samt genomförbarhet - vilka är tänkta att återge en ansökans kvalitetsprofil (se vidare under avsnitt 3.2.). 4 Samråd och externa granskare Det är väsentligt att ingen sökande missgynnas av att hans eller hennes projekt ligger på gränsen mellan olika beredningsgrupper. Därför ska beredningsgruppen begära så kallat samråd med en annan beredningsgrupp eller annat ämnesråd om man anser att detta behövs för att ansökan ska kunna bedömas rättvist. Vid behov kan också en beredningsgrupp välja att begära sakkunnigutlåtande från extern granskare. Detta förekommer särskilt då (1) jävsförhållanden gör det svårt att bedöma ansökan inom beredningsgruppen, samt (2) om beredningsgruppen saknar specifik kompetens för att bedöma ansökningar inom något specialområde. Om en ledamot av ämnesråd eller styrelsen står bakom en ansökan ska alltid två externa granskare användas. (Se bilaga 2 för ytterligare riktlinjer gällande externa granskare). Jäv En process med sakkunniggranskning innebär att granskningen av ansökningar utförs av forskare som själva utgör en del av det kollektiv av forskare som ansöker om bidrag. Detta skapar en speciell risk för jäv (särskilt s.k. delikatessjäv). För att undvika jävssituationer i beredningsarbetet har Vetenskapsrådet satt upp strikta interna riktlinjer (se bilaga 3 för en utförlig beskrivning). Alla ledamöter är skyldiga att i förekommande fall anmäla jäv i förhållande till de ansökningar hon eller han ska granska. Vid eventuell oklarhet rådgörs med ordförande eller Vetenskapsrådets personal. Ytterst är det myndigheten som är ansvarig. I de fall där jäv föreligger utses annan granskare. Beredningsgruppsledamöterna (inklusive ordföranden) får inte själva stå bakom en ansökan som beredningsgruppen behandlar. I sådana fall måste beredningsgruppsledamoten eller ordföranden antingen avstå från årets beredningsarbete, eller så behandlas ansökan i en annan beredningsgrupp. Vid andra typer av jäv ska den som är jävig lämna lokalen när ärendet behandlas. Jäv antecknas i ett särskilt jävsprotokoll. Även fall där jäv prövas men inte anses föreligga ska protokollföras. Ämnesrådet beslutade 2009 om en hantering av s.k. skarpa jäv (dvs släktskapsjäv enligt förvaltningslagen). De ansökningar som berörs stannar i sökt beredningsgrupp. Gruppens ledamöter – exklusive den person som är jävig – gör en kvalitetsbedömning av ansökan, men prioriterar den inte. Anser ledamöterna att den håller hög kvalitet, t.ex. Stark ansökan med mindre svagheter (betyg 4, mycket bra) eller högre, går den till omfördelningspanelen, där den konkurrerar med övriga ansökningar i panelen. Och om omfördelningspanelen finner den värd att finansiera ska den komma beredningsgruppen tillgodo för efterföljande års ingångsvärden. Jämställdhet Vetenskapsrådet ska främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Mot den bakgrunden har Vetenskapsrådets styrelse beslutat om en jämställdhetsstrategi (se bilaga 4 för detaljer). Ett av de operationella målen i jämställdhetsstrategin är ”samma beviljandegrad för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen.” Mot bakgrund av detta mål ska en beredningsgrupp, innan den fastställer sitt förslag till bidragsfördelning, räkna ut beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken för kvinnor respektive män samt förhålla sig till och eventuellt kommentera utfallet. 5 Unga forskare Vetenskapsrådets styrelse har slagit fast att ämnesråd, råd och kommittéer, med bibehållande av höga kvalitetskrav, ska ge goda förutsättningar för forskare i början av sin karriär. Därför har ämnesrådet ett ansvar för att minst 1/3 av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd till anställningar och stipendier varje år fördelas till unga forskare, dvs. forskare med mindre än 8 års karriärålder. Inom HS ligger andelen unga som regel betydligt högre. Beredningsgrupperna bör dock notera antalet unga forskare bland de prioriterade projekten. Långsiktighet Ämnesrådet har i uppdrag att göra insatser för att öka långsiktigheten och förbättra förutsättningarna för forskning genom att stöd till forskare utvecklas mot genomsnittligt högre bidragsbelopp och mot genomsnittligt längre bidragsperioder. Beredningsgruppen ska mot den bakgrunden inte schablonmässigt föreslå treårsbidrag utan göra en rimlighetsbedömning baserad på sökt belopp och bidragsperiod. Utlämnande av handlingar Fram till det att ämnesrådet fattar sina bidragsbeslut, i oktober, är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Om någon begär att få ta del av en ansökan eller hur den har bedömts ska de hänvisas till respektive beredningsgrupps handläggare (se bilaga 1 för kontaktuppgifter). Omfördelning Årligen avsätter ÄR-HS en andel av sin totala budget att fördela i konkurrens mellan ansökningar från olika ämnesområden. Det innebär att projekt närmast under det preliminära budgetstrecket från varje beredningsgrupp går vidare till en omfördelningspanel. Antalet ansökningar som beredningsgruppen skickar vidare till omfördelningspanelen varierar beroende på gruppens storlek. Omfördelningspanelen granskar dessa ansökningar på nytt och upprättar sedan en egen prioriteringslista över dem, där ca hälften kommer att finansieras. Utfallet i omfördelningspanelen får konsekvenser för fördelning av beredningsgruppernas budget nästkommande år. 2.3. Ansökningar som ska bedömas av HS ordinarie beredningsgrupper i utlysningen 2013 Projektbidrag Projektbidrag söks av enskild forskare (projektledaren) och kan ges för att lösa en definierad forskningsuppgift under en bestämd period. Bidragstiden är längst fem år. Projektledaren ska vara disputerad. Merparten av de ansökningar beredningsgruppen har att bereda är projektbidrag. 2013 års utlysning av projektbidrag inom HS innehåller även en särskild satsning på forskning om Civila samhället. För att komma i fråga för inriktningen Civila samhället måste ansökan innehålla bilaga c3 med en beskrivning av projektets relevans för området och hur projektet bidrar till den 6 vetenskapliga utvecklingen inom detta. Ansökningarna konkurrerar i övrigt med övriga projektbidragsansökningar inom beredningsgrupps ansvarsområde. Planeringsbidrag, RFI Bidragsformen är avsedd att göra det möjligt för svenska forskare att i ett tidigt skede delta i planeringen inför ny nationell eller internationell forskningsinfrastruktur. Beslutas och finansieras av RFI. Stöd till stora databaser, RFI Bidrag till stora databaser avser att ge resurser till uppbyggnad och underhåll av forskningsdatabaser med syfte att göra dessa tillgängliga som en gemensam resurs för svensk forskning. En förutsättning för bidrag är att det tydligt framgår vilka vetenskapliga frågor som databasen kan bidra till att belysa. Beslutas och finansieras av RFI. Driftsbidrag, RFI Bidragsformen syftar till att ge forskare ökad tillgång till nationell och internationell infrastruktur genom att bidra till drift, underhåll och användarstöd för befintlig infrastruktur. Beslutas och finansieras av RFI. Dyrbar vetenskaplig utrustning, RFI Bidrag till dyrbar vetenskaplig utrustning (>2 miljoner kronor) är ett investeringsbidrag till forskningsinfrastruktur av nationellt intresse. Vetenskapsrådet har som mål att genom sin fördelning av medel till dyrbar vetenskaplig utrustning ge svenska forskare ökad tillgång till nationell och internationell infrastruktur för grundläggande och tillämpad forskning. Det förutsätts att det finns en nationell eller internationell användarbas bestående av flera forskargrupper. Beslutas och finansieras av RFI. Övriga bidragsformer Inom vissa beredningsgrupper kan det i årets beredning även förekomma enstaka ansökningar om forskningssamarbeten mellan svenska och kinesiska forskare, operativt stöd till polarforskning, projektbidrag - statistik i empiriska vetenskaper. För dessa ansökningar ska beredningsgrupperna som regel göra en bedömning av den vetenskapliga kvaliteten på samma sätt som för vanliga projektbidrag. Särskilda kriterier och hanteringsordningar kan dock komma att aktualiseras. Dessa bidrag beslutas och finansieras inte av ÄR-HS. 7 3. Granskning och betygssättning av ansökningar inom ÄR-HS:s ordinarie beredningsgrupper 3.1. Rollfördelning Beredningsgrupperna har utsetts av ämnesrådet. Ordförande, som även är ledamot i ämnesrådet, har en väsentlig roll som förmedlare av styrelsens och ämnesrådets intentioner för beredningen samt för återkoppling till ämnesrådet. Ordföranden och personal vid Vetenskapsrådet upprätthåller gemensamt ämnesrådets och Vetenskapsrådets policy i beredningsarbetet. Beredningsgruppen ska inom sig utse en vice ordförande som leder beredningsgruppsmötet då ordförande måste lämna möteslokalen vid jäv eller av andra skäl. Varje beredningsgrupp har en ansvarig handläggare samt ytterligare en person från Vetenskapsrådet vilkas uppgifter är att bistå ordförande i planeringen av mötet, ansvara för den administrativa hanteringen i beredningen samt förmedla sakkunskap om hanteringsordning, regler, praxis etc. Huvudsekreteraren har ett övergripande vetenskapligt ansvar för beredningsprocessen, besvarar frågor av principiell natur och hanterar inkomna klagomål efter beslut. Beredningsarbetet utförs i Vetenskapsrådets webbprogram VR-Review (användarguide finns som bilaga). Beredningsgruppsordföranden har större befogenheter i VR-Reviewsystemet än övriga granskare. Han eller hon är också ansvarig för att yttrandena överensstämmer med det som beredningsgruppen kommit överens om. 3.2. Bedömningskriterier och betygskala Baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet Granskningen i VR-review ska göras med utgångspunkt i fyra baskriterier för bedömning av vetenskaplig kvalitet, vilka specificeras i rutan nedan. Dessa fyra baskriterier är tänkta att återge en ansökans ”kvalitetsprofil”. Ett syfte med att särskilja flera bedömningskriterier är att påminna granskaren om att göra en allsidig bedömning. Kriterierna ska tjäna som bedömningsgrund för enskilda komponenter men det förutsätts inte att kvalitetsbegreppet uttöms genom dessa komponenter, inte heller att deras relativa vikt är densamma för alla ansökningar. Betyget kan alltså inte vara ett medelvärde eller en summering av delbedömningarna. Granskaren, och i förlängningen hela beredningsgruppen, måste i varje enskilt fall ta ställning till vilken kvalitet som en ansökan har i ett helhetsperspektiv. I normalfallet kan dock inte en starkt positiv bedömning av endast ett kriterium väga upp en ansökans övriga svagheter vid en sammanvägning. Grundtanken är just att förslaget ska återge ansökans kvalitetsprofil och ge vägledning till beredningsgruppen för slutomdömet och för författandet av kommentaren i yttrandet. Bedömningen ska vidare gälla den eller dem som ska utföra forskningen. Normalt ska den av de disputerade forskarna som utför det mesta forskningsarbetet också vara huvudsökande. Om så inte är fallet bör man som granskare ange det i kommentaren. Det som ska bedömas är varken ansökan som sådan eller forskaren som yrkesmänniska, utan den sannolika kvaliteten på den forskning som blir resultatet om projektet beviljas medel, vilket innebär att man måste väga in både projektidén och forskarens förmåga att genomföra den. Målet är inte eleganta ansökningar utan bra forskning. 8 BEDÖMNINGSKRITERIER Novelty and originality Nytänkande och originalitet Projektet ska ha en självständig forskningsuppgift som förväntas leda till ny och i bästa fall nydanande kunskap. Nytänkandet och originaliteten kan vara av olika slag, som att ge nya svar på grundläggande frågor, generera nya grundläggande frågor och nya riktlinjer för forskning eller göra en innovativ tillämpning av befintliga metoder/teknik på nya områden m.m. (Bedöms på en sjugradig skala.) Scientific quality of the proposed research Projektets vetenskapliga kvalitet Bedömningen gäller i vilken grad projektet är teoretiskt och metodisk välinformerat och stringent samt i vilken grad de förväntade resultaten har generell räckvidd. Projektet bör ha tydliga inslag av grundforskning och ligga nära eller vid forskningsfronten. (Bedöms på en sjugradig skala.) Merits of applicant(s) Sökandes1 kompetens Bedömningen gäller den sökandes, inklusive eventuella medverkandes, specifika kompetens för projektet. Hög kompetens är en förutsättning för att ett projekt som är bra beskrivet också kommer att kunna genomföras enligt planerna. Denna bedömning ska primärt gälla den eller de forskare som utför det huvudsakliga vetenskapliga arbetet inom projektet. (Bedöms på en sjugradig skala.) Feasibility Genomförbarhet Här görs en bedömning av övriga förutsättningar för projektets genomförbarhet, t.ex. ska metod, data och källor vara så beskrivna att förtroende inges om att forskningsuppgiften kan lösas, men kriterier kan också användas för bedömning av rimlighet i datas tillgänglighet, studiens design och tidsbestämning, institutionella och eller legala förutsättningar. (Bedöms på en tregradig skala.) Till dessa kriterier finns ytterligare en ruta, som ikryssas då granskare anser att det saknas information för bedömaren/gruppen att ta ställning till kvaliteten på något av kriterierna. Betygsskalan Den allsidiga bedömningen görs genom den för Vetenskapsrådet gemensamma betygsskalan. En sjugradig betygsskala ska användas för tre av de fyra bedömningskriterierna, samt användas som ett sammanfattande omdöme av ansökan. Det fjärde bedömningskriteriet (genomförbarhet) graderas på en tregradig skala. Skalstegens definitioner ges i rutan nedan. Betygen används inte som en mekanisk metod för medelsfördelning. Blanketterna har också fält där det är möjligt att skriva in en kommentar. Kommentaren kan ge en djupare information om bedömningen av ansökan än vad som framgår av betygssättningen. 1 Notera att detta kan avse en eller flera sökande 9 BETYGSSKALAN OUTSTANDING / Enastående Exceptionally strong application with neglible weaknesses/ Exceptionellt stark ansökan med försumbara svagheter 7 EXCELLENT / Utmärkt Very strong application with negligible weaknesses / Mycket stark ansökan med försumbara svagheter 6 VERY GOOD TO EXCELLENT / Mycket bra till utmärkt Very strong application with minor weaknesses / Mycket stark ansökan med mindre svagheter 5 VERY GOOD / Mycket bra Strong application with minor weaknesses / Stark ansökan med mindre svagheter 4 GOOD / Bra Some strengths, but also moderate weaknesses / Vissa styrkor men också vissa svagheter 3 WEAK/Svag A few strengths, but also at least one major weakness or several minor weaknesses / Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter 2 POOR/Dålig Very few strengths and numerous major weaknesses / Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter 1 Granskaren kan även välja “Insufficient/Otillräcklig” om det saknas information i ansökan för att bedöma dess kvalitet. Som komplement till denna skala finns också en tregradig skala för vissa villkor. Ett exempel på detta är kriteriet Genomförbarhet /Feasibility: Feasible/Genomförbart 3 Partly feasible/Delvis genomförbart 2 Not feasible/ Ej genomförbart 1 Även här kan granskaren markera ”Insufficient/Otillräcklig” när information saknas för att kunna bedöma kriteriet. 10 3.3. Granskningsprocessen Fördelning av ansökningar på beredningsgrupp och granskare När alla ansökningar kommit in till VR skapar kanslipersonalen sammanfattande listor över ansökningar till respektive beredningsgrupp. Listorna sänds till beredningsgruppernas ordförande. Hon eller han ansvarar sedan för att fördela ansökningarna på granskare inom beredningsgruppen, bedöma om någon/några av dem kräver samråd eller om de bör flyttas helt och hållet till en annan beredningsgrupp eller annat ämnesråd/kommitté. Ordföranden ska också avgöra om någon ansökan behöver extern granskning, då beredningsgruppen kan sakna kompetens för just den ansökan eller om jäv föreligger. Granskarna får tillgång till de ansökningar som de ska granska i granskningssystemet VR-review där de vid behov även kan beställa utskrifter (print on demand). Varje ansökan ska granskas av minst tre ledamöter, där en blir förslagsställare. Den som är förslagsställare i VR-Review får blanketten ”förslag till yttrande” och de övriga får blanketten ”minnesanteckning”. Detta innebär att det endast är förslagsställaren – vid sidan av ordföranden – som kan gå in och redigera texten i det som senare blir ansökans yttrande. Anmäla jäv Det är viktigt att alla ledamöter redan från början uppmärksammar alla jävsförhållanden (Vetenskapsrådets jävsregler återfinns i bilaga 3). Om man som granskare finner att man är jävig för en viss ansökan ska detta omgående meddelas till ordföranden och ansvarig handläggare så att ny granskare snabbt kan utses. Jävsförhållanden ska noteras i VR Review-systemet. När alla jäv har registrerats och ansökningar har fördelats på granskare, externa granskare och samråd påbörjas själva granskningen. Granskningsarbetet sker i två steg, där de ansökningar som bedöms som mest konkurrenskraftiga går vidare till en andra granskning. Granskning steg 1. Uppdraget som granskare i steg 1 utförs genom att man inför det första beredningsgruppsmötet fyller i blanketten ”förslag till yttrande” (för förslagsställaren) eller blanketten ”minnesanteckning” (för övriga granskare) för de ansökningar som man tilldelats i VR-review. Vid det första beredningsgruppsmötet är gruppens viktigaste uppdrag att, med utgångspunkt från granskarnas kommentarer och förslag till yttranden, identifiera ungefärligen den tredjedel av projektansökningarna som har störst chanser att beviljas finansiering, vilka sedan går vidare till steg två av granskningen. För de två tredjedelar av projektansökningarna som inte anses konkurrenskraftiga behöver ingen prioritetsordning upprättas, men ett yttrande som återspeglar beredningsgruppens samlade bedömning av varje enskild sådan ansökan ska upprättas vid denna tidpunkt. Detta yttrande ska, som alla yttranden, innehålla delbetyg, ett sammanfattande betyg samt skriftliga kommentarer (se avsnitt 3.4. nedan för riktlinjer gällande yttrandet). Beredningsgruppen ska också bedöma om det finns behov av granskning i annan beredningsgrupp, annat ämnesråd eller behov av extern granskare. Om beredningsgruppen anser att någon ansökan ska avföras av formella skäl bör även det noteras av ansvarig handläggare i samband med steg ett (se vidare under avsnitt 3.4. nedan) 11 I övrigt bör beredningsgruppen i sin bedömning vara särskilt uppmärksam på om ansökan är en tilläggsansökan till ett av Vetenskapsrådet redan beviljat bidrag, om projektledarens aktivitetsgrad i projektet är mindre än 20 procent (aktivitetsgrad ska framgå i sökt budget) samt om ansökan primärt avser att finansiera doktoranders avhandlingsarbete. Vetenskapsrådet kan finansiera lönemedel till doktorander under förutsättning att: Doktorandens insats utgör en integrerad del i den huvudsökandes forskningsprojekt, medan, omvänt, den huvudsökandes insats inte utgör en del i doktorandens avhandlingsprojekt. Medel inte söks för finansiering av doktoranders kursläsning och undervisningsaktiviteter. Doktorander kan inte under några omständigheter själva stå som sökande av forskningsmedel hos VR. De ansökningar som inte går vidare från steg 1 avslås inte formellt förrän ämnesrådet fattar sitt gemensamma finansieringsbeslut vid beslutsmötet i oktober. Alla ansökningar som av en eller annan anledning inte är färdiggranskade, till exempel för att eventuellt samråd inte hunnit genomföras, att ett administrativt misstag har begåtts, att en granskare blivit sjuk eller att gruppen anser att den behöver granskas ytterligare, måste gå vidare till steg 2. Granskning steg 2 De ansökningar som kvarstår efter steg 1 genomgår en ny granskning. I detta steg förväntas samtliga ledamöter läsa alla ansökningar, med undantag för dem där man är jävig. På samma sätt som i steg 1 fyller varje ledamot i blanketten ”förslag till yttrande” eller ”minnesanteckning” inför det andra beredningsgruppsmötet, som är i augusti/september. Vid detta möte är gruppens viktigaste uppdrag att enas om den prioriteringslista som ska ligga till grund för ämnesrådets beslut i oktober. Ofta är det klokt att prioritera cirka dubbelt så många ansökningar som, givet den preliminära budgeten, ser ut att kunna finansieras inom beredningsgruppens ämnesområde. Beredningsgruppen ska också ge förslag till finansiering för de prioriterade projekten. Beloppen måste vara desamma för samtliga år projektet föreslås få bidrag, annars fungerar inte omfördelningsprinciperna. Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt ska finansieras måste det framgå av yttrandet vilka delar av projektet som anses värda att finansiera så det kan anges som ett särskilt kontraktsvillkor (se avsnitt 3.4 nedan för ytterligare riktlinjer). Vidare ska gruppen upprätta ett yttrande för varje ansökan som gått vidare till steg 2. Detta yttrande ska i likhet med de yttranden som upprättades till de ansökningar som inte gick vidare från steg 1 innehålla delbetyg för varje bedömningskriterium, ett sammanfattande betyg och skriftliga kommentarer (se riktlinjer under avsnitt 3.4). Det är viktigt att alla förslag till yttranden finns inlagda i VR-Review före ämnesrådets beslutsmöte. Beredningsgruppen ska även notera vilka av de prioriterade ansökningarna som är aktuella för den särskilda satsningen på Civila samhället, dvs de ansökningar som innehåller bilaga c3, och nominera högst så många som ryms inom budgetramen 3,5 M kr av dessa för slutgiltig bedömning. Därutöver ska gruppen bedöma och upprätta yttranden till de övriga ansökningar gruppen fått i uppdrag att granska, till exempel samråd eller ansökningar om infrastrukturbidrag (se vidare avsnitt 4). 12 Vid något av de två beredningsgruppsmötena ska även inkomna slutrapporter för slutförda projekt granskas och eventuellt godkännas. Protokoll För varje beredningsgrupp sammanställs skyndsamt ett protokoll efter respektive grupps möte. Protokollet består av en gängse protokollsdel, samt bilagor enligt mall. Bilagan för vanliga projekt ska i steg 1 innehålla en sammanställning av vilka ansökningar som föreslås gå vidare och vilka som avstyrks för vidare bedömning. Betyg enligt den sjugradiga skalan ska anges för de ansökningar som föreslås få avslag efter kvalitetsbedömning. I steg 2 ska protokollet dessutom innehålla en prioritering (ranking) av de ansökningar som kan komma ifråga för finansiering, finansieringsförslag för respektive projekt, bilaga 2 – en sammanfattande bedömning av årets beredningsomgång – samt, som bilaga 3, ett så kallat jävsprotokoll som ska undertecknas av ordförande och ansvarig handläggare vid Vetenskapsrådet. Protokollen från beredningsgruppsmötena blir inte offentlig handling förrän ÄR-HS fattat sina finansieringsbeslut. Beslut I oktober fattar ämnesrådet finansieringsbeslut om de projektansökningar som bereds av ÄR-HS. Beslutet baseras på det underlag som beredningsgrupperna och omfördelningspanelen tar fram. Fram till det att ämnesrådet fattat sitt beslut är alla uppgifter om beredningens utfall konfidentiella. Eventuella skriftliga klagomål som kommer ledamöter eller ordförande tillhanda ska alltid skickas till registrator vid Vetenskapsrådet som sätter huvudsekreteraren som ansvarig handläggare för ärandet. I de fall ärendet rör arbetet i beredningsgruppen eller en ämnesspecifik fråga kontaktar normalt huvudsekreteraren beredningsgruppens ordförande och ber om synpunkter innan klagomålet besvaras. 3.4. Riktlinjer för utformning av yttranden, bedömning av projektkostnader samt formella skäl till att avföra en ansökan Yttranden För varje ansökan som bereds av beredningsgruppen ska ett för gruppen gemensamt yttrande utformas. Ordförande är ansvarig för att detta förs in på en yttrandeblankett i VR-review. Detta yttrande blir offentlig handling och sänds till den sökande efter att ÄR-HS fattat sitt finansieringsbeslut i oktober. För samtliga ansökningar ska yttrandet innehålla både betyg och skriftlig motivering för såväl baskriterier som det sammanvägda betyget. Delbetyg och sammanfattande betyg ska beredningsgruppen besluta om på beredningsgruppsmötet. Den skriftliga motiveringen, som måste vara väl genomarbetat och ge tydlig information om på vilka grunder betygsättningen är gjord, färdigställs i slutlig form efter mötet. Förslagsställaren ansvarar för att ta fram ett utkast till skriftlig motivering vilken sedan ska godkännas av ordföranden. Vid utformandet av denna skriftliga motivering ska följande aspekter beaktas: 13 Motiveringen ska återspegla beredningsgruppens gemensamma bedömning, som är resultatet av samtliga underlag inför, liksom av diskussionen och beslutet på, beredningsgruppsmötet. Den ska inte vara en enskild ledamots bedömning. Motiveringen bör fokusera på vad som är styrkor och svagheter i det föreslagna projektet, inte på att sammanfatta innehållet i ansökan. Motiveringen måste överensstämma med såväl delbetygen som det sammanfattande sifferbetyget. En projektansökan som får t ex betyg 4 (”stark ansökan med vissa svagheter”) ska också ha ett skriftligt omdöme som lyfter fram vad som gör projektet starkt och vilka svagheter gruppen ser. I den mån det finns ett externt yttrande/samrådsyttrande till ansökan ska beredningsgruppens skriftliga motivering förhålla sig till innehållet och bedömningen i detta yttrande. Yttrandet ska vara skrivet på svenska eller engelska (för RFI-ansökningar på engelska). Bedömning av projektkostnader Beredningsgrupperna kan rekommendera andra belopp än de som sökts (vilket de också vanligen gör). I själva bedömningen av projekten ska dock endast den vetenskapliga kvalitén bedömas. Den princip som ska styra beredningsgruppens bedömning av projektets budget är att det belopp som gruppen föreslår ska vara så stort att det bedöms räcka för att kunna genomföra det projekt som föreslås i ansökan. Olika nivåer för indirekta kostnader ska inte vägas in i den bedömningen. I bedömningen av projektens budgeterade kostnader bör beredningsgrupperna, samtidigt som de iakttar kraven på vetenskaplig kvalitet, ta hänsyn till följande omständigheter: Bör forskningsprojektet genomföras på annan, vanligtvis kortare tid än den som angetts i ansökan? Bör forskningsprojektet genomföras med ett annat, vanligen mindre antal forskare inblandade? Finns inslag i projektet som inte uppfyller kvalitetskraven och som därmed måste tas bort ur projektet? Om en beredningsgrupp rekommenderar att endast delar av ett projekt ska finansieras ska yttrandet över ansökan klargöra vilka delar av projektet som anses värda att finansiera, så det kan anges som ett särskilt kontraktsvillkor. Vetenskapsrådet lämnar bidrag till forskningsprojekt och förbinder sig inte att helfinansiera de forskare som tilldelas bidrag. Normalt finansierar ämnesrådet bara en del av varje forskares arbetstid. Praxis är att bevilja bidrag som motsvarar finansieringen av enskilda forskares arbetsinsats enligt följande: Forskare (utan universitetstjänst) Finansieras med högst 75 % av en heltidstjänst Lektorer Finansieras med högst 50 % av en heltidstjänst Professorer Finansieras med högst 50 % av en heltidstjänst Doktorander Finansieras med högst 100 % av en heltidstjänst under 3 år eller Doktorander Finansieras med högst 75 % av en heltidstjänst under 4 år 14 Att avföra ansökningar av formella skäl En ansökan kan avföras av formella skäl, vilket innebär att den avförs från vidare beredning utan att bli sakbedömd eller betygsatt. För att en ansökan ska avföras av formella skäl krävs ett myndighetsbeslut. Ett ämnesråd, eller en beredningsgrupp, ska därför inte själv besluta om att avföra en ansökan av formella skäl. Om en granskare under bedömningsarbetet identifierar anledningar till att en ansökan bör avföras av formella skäl har han eller hon dock ett ansvar att påtala detta för beredningsgruppens handläggare, som sedan övertar ansvaret för att hantera ärendet vidare. (Normalt räcker det att bedömaren framför det observerade skälet under beredningsgruppsmötet, en protokollsanteckning görs, så övertar VR-handläggaren sedan ansvaret för den vidare hanteringen. Dock ej i brådskande fall!) Om ansökan är ofullständig ska granskaren avgöra om ansökan ändå kan bedömas utan negativa konsekvenser för ansökans beviljningschanser. Om detta är möjligt granskas ansökan som vanligt och ofullständigheten kommenteras inte i yttrandet. Om det inte är möjligt ska bedömaren kontakta beredningsgruppens handläggare, som undersöker om ansökan ska avföras av formella skäl eller om det kan bli aktuellt att efterfråga en komplettering. 15 4. Hantering av ansökningar om infrastrukturbidrag Beredningsgrupperna kan även få ett fåtal ansökningar om infrastrukturbidrag. Det gäller ansökningar om (1) planeringsbidrag RFI, (2) stöd till stora databaser RFI, (3) dyrbar vetenskaplig utrustning, RFI samt (4) driftsbidrag, RFI. Ansökningarna granskas till att börja med av RFI:s beredningsgrupper, för att avgöra om de uppfyller kriterierna för nationell infrastruktur. Sedan träffas ordförandena för att diskutera sina förslag och komma överens om vilka ansökningar som ska gallras. De som inte alls uppfyller kriterierna avslås. De kvarvarande ansökningarna behandlas sedan i tre steg. I det första steget sker bedömningen i ämnesrådens eller kommittéernas beredningsgrupper samt vid behov av externa granskare. Skriftliga yttranden inklusive betyg från ämnesrådens beredningsgrupper ligger till grund för beredningen i RFI:s beredningsgrupper som utgör det andra steget. I det tredje steget upprättar en sammanvägningsgrupp med representanter från RFI:s beredningsgrupper (vanligen ordförandena) ett beslutsunderlag till RFI. Vid mötet i november beslutar RFI om vilka ansökningar som ska beviljas eller avslås. Ansvarsfördelningen mellan beredningsgrupperna vid ämnesråden och RFI är sådan att den vetenskapliga bedömningen främst görs av ämnesrådens beredningsgrupper medan RFI:s grupper svarar för värdering av den långsiktiga och övergripande strategiska betydelsen och av hur väl ansökan uppfyller RFI:s kriterier för forskningsinfrastruktur. Den RFI-beredningsgrupp som har huvudansvar för ansökan ansvarar för att ansökan får en fullgod bedömning, dvs begär vid behov in kompletterande yttranden från externa granskare. Steg 1 – bedömning i ämnesrådens beredningsgrupper Varje ansökan ska ges en vetenskaplig bedömning i minst en av ämnesrådens beredningsgrupper, eller om det inte är möjligt av minst två externa granskare. Dessa beredningsgruppers yttranden ska avges före beredningen i RFI:s beredningsgrupper. De skriftliga yttranden som ämnesrådens beredningsgrupper avger ska vara skrivna på engelska och innehålla betygsättning och skriftlig motivering av följande kriterier: a) Nytänkande och originalitet En bedömning av nytänkande och originalitet på både den forskning som är tänkt att stödjas av infrastrukturen och den infrastruktur som ansökan avser. Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3). b) Projektets vetenskapliga kvalitet En bedömning av den vetenskapliga kvaliteten på den forskning som är tänkt att stödjas av infrastrukturen. Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3). c) Sökandes kompetens En bedömning av sökandes kompetens. Här bör både kompetens för att konstruera och/eller driva en infrastruktur enligt vad som beskrivs i ansökan och akademiska forskningsmeriter vägas in. Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3). 16 d) Genomförbarhet En bedömning av genomförbarheten av den infrastruktur som föreslås i ansökan. Bedöms enligt den tregradiga betygsskala, där ”Genomförbart” är ”3”; ”Delvis genomförbart” är ”2” och ”Ej genomförbart” är ”1” (se avsnitt 3). e) Sammanfattande bedömning av ansökans vetenskapliga kvalitet Ett sammanfattande betyg som reflekterar en helhetsbedömning av betygen under a-d. Bedömningen ska motiveras under f). Bedöms enligt den sjugradiga betygsskalan (se avsnitt 3). f) Skriftlig motivering av det sammanfattande betyget En motivering till det sammanfattande betyget, e), där det tydligt framgår vilka överväganden som lett fram till betyget. Beredningsgruppens yttrande kommer att skickas till de sökande tillsammans med beslutet. g) Potentiella användare En bedömning av antalet kvalificerande användare som kan komma att nyttja infrastrukturen. Bedöms enligt tregradig betygsskala, där ”Bred nationell och/eller internationell användning” är ”3”; ” Viss nationell och/eller internationell användning” är ”2” och ” Främst lokal användning” är ”1”. h) Infrastrukturens relevans En bedömning av infrastrukturens relevans för den forskning som är tänkt att stödjas av infrastrukturen. Bedöms enligt tregradig betygsskala, där ”Mycket hög” är ”3”; ” Hög” är ”2” och ”Låg” är ”1”. 17 5. Översiktlig tidsplan för beredningsgruppens arbete Vår Tidsplan (vår) Händelse Inför sista ansökningsdag E-post till bg-ledamöter om att det är dags att logga in, Bg-ledamöter lägger in person- och kontouppgifter i VR Review 26 mars Sista ansökningsdag v 13-14 Registrering av projektansökningar v 13-14 Preliminär fördelning av ansökningar mellan beredningsgrupper, kortlista och faktablad sänds till bg-ordförande v 13-15 Ordförande, med stöd från VR-personal, fördelar ansökningar på granskare v 14-15 Bg-ledamöter registrerar jäv i VR Review v 14-15 Slutgiltig fördelning av ansökningar mellan beredningsgrupper Från v 14 Bg-ledamöter kan beställa utskrifter via Print-onDemand 27 maj Sista dag att flytta ansökningar mellan ämnesråd v 16–v 23 Granskningsperiod: Bg-ledamöter läser och betygsätter ansökningar En vecka före bg-möte Sista inregistrering: förslag till yttrande / minnesanteckning Ca tre dagar före bg-möte Sammanställning och utskick inför bg-möten 21 maj–14 juni Beredningsgruppsmöten XX juni Sista dag att efterfråga samråd från annat ämnesråd En vecka efter bg-möte Bg-protokoll upprättas för steg 1 30 juni Yttranden (steg 1) ska vara inregistrerade 18 Höst Tidsplan (höst) Händelse T o m v 25 Kontakt med eventuella externa granskare, eventuell förfrågan om samråd från annan HS beredningsgrupp v 23–v 33 Granskningsperiod En vecka för bg-möte Sista inregistrering av förslag till yttrande / minnesanteckning En vecka för bg-möte Sista inregistrering av extern granskares utlåtande Ca 3 dagar före bg-möte Sammanställning och utskick inför bg-möten 26 aug–13 sept Beredningsgruppsmöten 13 september Utskick till omfördelningspanelen 24 september Sista inregistrering av yttrande steg 2 27 september Yttranden till RFI 8 oktober Bg-protokoll för steg 2 färdigupprättade, listor kompletta från bg, priolistor inlagda på gemensam server 15 oktober Utskick inför ämnesrådsmöte v 42 Omfördelningspanelen har möte v 43 ÄR-HS v 45 Beslutsmeddelande sänds ut till sökande (undantag livets molekyl-ansökningar) 19 Bilagor 20 Bilaga 1. Beredningsgrupper inom humaniora och samhällsvetenskap, handläggare och fördelning av budget 2013 Beredningsgrupper Ordinarie beredningsgrupper inom humaniora och samhällsvetenskap 2013, inklusive kontaktuppgifter till personal vid Vetenskapsrådet: Beredningsgrupp HS-A Estetiska vetenskaper, inklusive litteraturvetenskap, teater-, musik-, film- och konstvetenskap, arkitekturhistoria Kontakt: Anette Eriksson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 133 Lucas Pettersson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 277 Beredningsgrupp HS-B Ekonomisk forskning, ekonomisk- och kulturgeografi, statistik och demografi Kontakt: Maja Tröen, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 266 Maria Thuveson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 193 Beredningsgrupp HS-C Sociologi, Antropologi, Etnologi, Socialt arbete, Kriminologi, Pedagogik Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 125 Ulrika Kaby, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 124 Beredningsgrupp HS-D Filosofi, rättsvetenskap Kontakt: Anette Eriksson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 133 John Tumpane, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 279 Beredningsgrupp HS-E Statsvetenskap, freds- och konfliktforskning, medie- och kommunikationsvetenskap, informationsvetenskap Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 125 Sara Monaco, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 308 Beredningsgrupp HS-F Psykologisk forskning Kontakt: Maja Tröen, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 266 Maria Thuveson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 193 21 Beredningsgrupp HS-I Historiska vetenskaper, arkeologi Kontakt: Anette Eriksson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 133 Jan Bolin, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 312 Beredningsgrupp HS-J Språkvetenskap Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 125 Rolf Hughes, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 109 Beredningsgrupp HS-K Religionsvetenskap, utomeuropeiska språk och kulturer, antikforskning Kontakt: Lise-Lotte Wallenius, [email protected], telefon: 08-546 44 125 Marianne Wikgren, e-post: [email protected], telefon 08-546 44 207 Omfördelningspanel Ämnesövergripande beredningsgrupp för bedömning av ansökningar Kontakt: Lucas Pettersson, e-post: [email protected], telefon: 08-546 44 277. Fördelning av budget mellan beredningsgrupperna 2013 Beredningsgrupp Andel HS-A 11,34% HS-B 12,05% HS-C 17,05% HS-D 9,63% HS-E 10,21% HS-F 12,92% HS-I 13,16% HS-J 6,84% HS-K 6,80% 22 Bilaga 2. Principer för användande av externa granskare Definitionen på en extern granskare är en person som utför granskning av ansökningar till stöd åt en beredningsgrupp (eller annan beredande entitet), men som inte själv är vald ledamot. En extern granskare kan vara ledamot av annan beredningsgrupp, eller i övrigt stå utanför Vetenskapsrådets beredningsorganisation. Det är ofta en fördel att anlita en utländsk expert som extern granskare. Externa granskare kostar, både i form av arvoden och av den arbetstid som läggs ned på att rekrytera och ledsaga dem i granskningsprocessen. Därför skall användande av externa granskare vara restriktivt. Utöver de externa granskare som är nödvändiga på grund av jävssituationer rekommenderas att maximalt en extern granskare anlitas per tio ansökningar i gruppen. Så långt det är möjligt ska de ombes granska flera ansökningar för att få ett underlag för jämförelse. Det innebär att en grupp med totalt 100 ansökningar inte bör anlita mer än tio externa granskare, utöver dem som krävs för särskilda jävsförhållanden. En extern granskare ska i huvudsak göra samma slags bedömning av ansökan som beredningsgruppen (och ge skriftliga kommentarer och betyg). Granskarens yttranden som inkommer till VR är en allmän handling, likställt med beredningsgruppens slutyttrande, och ska lämnas ut på begäran. I vissa fall kan man be en annan beredningsgrupp som helhet komma med ett rådgivande yttrande, och även det hanteras då som ett extern yttrande. Beredningsgruppen, eller dess ordförande, kan identifiera situationer när extern granskning behövs och föreslå vem som ska anlitas. I normalfallet kontaktar den beredningsgruppsansvarige på Vetenskapsrådet föreslagna externa granskare. Extern granskare ska inte ha egen ansökan i aktuell beredningsgrupp, och måste vara ojävig i förhållande till sökande som ska bedömas. Extern granskning är obligatorisk när ledamot av Vetenskapsrådets beslutsorgan (motsv) är sökande (minst två externa yttranden krävs inför beslut). Övriga fall där extern granskning förekommer är typiskt: Jävsituation inom beredningsgruppen – man vill styrka att även en helt oberoende granskning leder till ungefär samma resultat i bedömningen Ansökans vetenskapliga innehåll är sådant att beredningsgruppens samlade kompetens inte är tillräcklig för en fullvärdig bedömning Huvudprincipen är att beredningsgruppen är fullt ansvarig för slutbedömningen av en ansökan och förslaget till beslut. Eventuella externa granskare ersätter inte bortfall av granskare inom gruppen (minst tre). 23 Bilaga 3. Jävsregler för Vetenskapsrådet 2006-02-21 Dnr: 111-2006-623 Beslutade av Vetenskapsrådets styrelse 2001-04-03. Denna förkortade version fastställdes av GD 2006-02-21 på styrelsens uppdrag. 1. Vad är jäv? Bestämmelser om jäv finns i Förvaltningslagen (1986:223), som är en generell lag för alla myndigheter. Enligt de inledande orden i 11 § gäller jävsreglerna den som ska handlägga ett ärende. Begreppet handlägga täcker inte bara den som deltar vid den slutliga handläggningen av ärendet utan även den som bereder ärendet. Avgörande här är om personen i fråga har varit inblandad i ärendet på ett sådant sätt att han eller hon kan tänkas ha inverkat på utgången. Nedanstående typer av jäv finns uppräknade i Förvaltningslagen. Sakägar-, intresse- och släktskapsjäv Den som ska handlägga ett ärende är jävig Om saken angår personen själv, dennes make, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående. Om ärendets utgång kan medföra synnerlig nytta eller skada för personen själv eller någon närstående till denne. Ställföreträdarjäv Den som ska handlägga ett ärende är jävig Om personen eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår. Om personen eller någon närstående är ställföreträdare för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. Tvåinstansjäv Den som ska handlägga ett ärende är jävig Om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller underställning av en annan myndighets beslut, och personen hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken. 24 Om ärendet har väckts hos myndigheten på grund av tillsyn över en annan myndighet, och personen tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken. Ombuds- eller biträdesjäv Den som ska handlägga ett ärende är jävig Om personen fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken. Grannlagenhets- eller delikatessjäv Den som ska handlägga ett ärende är jävig Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till personens opartiskhet i ärendet. 1.1 Varför jävsregler? Jävsregler (liksom andra så kallade förvaltningsrättsliga regler för en myndighet) har följande funktioner. Styra hur arbetet vid myndigheten organiseras och bedrivs för att garantera en objektiv och opartisk hantering av ärenden. Skapa förtroende hos berörda och allmänhet för att ovanstående sker. 2. Jävsregler vid Vetenskapsrådet Ansvar för att jävsreglerna följs ligger dels på själva myndigheten, dels på enskilda handläggare, vilket är det uttryck som används i lagen. Såväl tjänstemän som ledamöter ingår i begreppet handläggare. Det gäller hela Vetenskapsrådets organisation det vill säga styrelse, ämnesråd, kommittéer, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer, sakkunniga och huvudsekreterare. Vetenskapsrådets verksamhet skiljer sig på flera sätt från verksamheten vid andra myndigheter. Bland det som skiljer sig mest är att majoriteten i beslutande organ är utsedda som representanter för det kollektiv av forskare som direkt berörs av besluten. Detta skapar en speciell risk för delikatessjäv (kallas även för grannlagenhetsjäv) vilket därför utvecklas närmare nedan. Generellt Den som är jävig får inte handlägga ärendet, dvs. han eller hon får inte vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne, ska självmant berätta det. 25 Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och ingen ersättare blivit tillsatt, ska Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om det inte går att utan honom eller henne besluta i frågan och någon annan inte kan tillkallas utan alltför lång fördröjning. Ett beslut i en jävsfråga får bara överklagas i samband med att myndighetsbeslutet i ärendet överklagas. Delikatessjäv Delikatessjäv täcker in alla de situationer då någon av övriga jävsgrunder inte kan användas. Regeln ska dock inte tillämpas rutinmässigt så fort någon annan jävsgrund inte är formellt tillämplig. Det måste till något mera påtagligt för att den ska tillämpas. Exempel på delikatessjäv inom Vetenskapsrådets verksamhet kan vara nära samarbete i professionell mening uppenbar vänskap eller ovänskap beroendeförhållande av ekonomisk art chefs-/medarbetarförhållande att någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och den tid det handlar om. Följande situationer kan innebära en särskilt påtaglig risk för jäv och/eller kan uppfattas som riskabla ur förtroendesynpunkt. När en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande. När en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett möjligt beroendeförhållande till en sökande. Ett exempel är om den sökande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne. När en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärare- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning, med en sökande. I vissa fall kan gemensamt författarskap av böcker eller artiklar utgöra en känslig situation. Avgörande är om det förekommit nära samarbete i professionell mening. Eftersom publiceringspraxis varierar stort mellan olika ämnesområden går det inte att fastställa gemensamma riktlinjer för hela Vetenskapsrådet. De handläggare som främst riskerar att hamna i jävsförhållanden är dem som själva är vetenskapligt verksamma, främst ledamöter i styrelse, ämnesråd, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer men även sakkunniga och huvudsekreterare. Ansökningar om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, kommittéer, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer får därför inte beredas i den grupp där ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör. För huvudsekreterare gäller särskilda regler vad gäller forskningsstöd. 26 2.1 Förebyggande av jävsituationer Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer. Listor över ansökningar bör på ett tidigt stadium skickas till handläggare inom relevanta ämnesråd, kommittéer, beredningsgrupper och prioriteringskommittéer med en anmodan att ledamöterna anmäler de ansökningar för vilka de är jäviga eller där de anser att fara för jäv föreligger. Ledamöterna bör uppmanas att uppmärksamma om det finns andra risker för jäv än de exempel som ges i detta dokument. När beredningsgrupper och prioriteringskommittéer utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågan uppmärksammas och jävsituationer undvikas. Detta kan till exempel ske genom att beredningsgrupper och prioriteringsgrupper utses först efter att ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp. Handläggare, där risk för jäv föreligger, ska inte utses till föredragande för en ansökan. Handläggare, där risk för jäv föreligger, ska inte vara med när en ansökan behandlas i beredningsgruppen eller prioriteringskommittén. Då en ansökan behandlas som en del i ett kollektiv, till exempel då ett ämnesråd samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en beredningsgrupp, är endast handläggare med jäv i lagens mening förhindrade att delta. Procedurregler vid jäv De ovanstående riktlinjerna kan inte alltid förhindra att jävsituationer kan uppstå. De vanligaste fallen är följande. En rådsledamot söker bidrag eller anställning. En ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna ledamöter i beredningsgrupper eller prioriteringskommitté som inte står i en särskild relation till den sökande. I dessa och andra fall då jäv kan föreligga ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två utomstående sakkunniga. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende behandlas. Den som är jävig ska lämna lokalen. Jäv ska antecknas i protokollet. Även fall där jäv prövats men inte ansetts föreligga ska protokollföras. Om mötet inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras. 2.2 Beslut som ej direkt gäller enskilda personer Ibland uppstår situationer som inte gäller någon speciell sökande men där en handläggare ändå kan ha ett personligt intresse. Det kan t ex gälla att inrätta särskilda 27 forskningsprogram, prioritera särskilda forskningsområden, ge bidrag i infrastrukturärenden, utforma riktade satsningar av olika slag och liknande. Den viktigaste garantin för opartiskhet i sådana fall är den kollegiala kontrollen och största möjliga öppenhet i dokumentationen av det underlag som legat till grund för beslutet. Det är därför av stor vikt att alla handläggare i sådana sammanhang strikt bemödar sig om opartiskhet och om att i största möjliga utsträckning dokumentera underlag för sina bedömningar samt att alla deltagare i ett beslut noga sätter sig in i omständigheterna även om de inte är föredragande eller specialister i ämnet. 3. Förtroendefrågor Förtroende hos berörda och allmänheten för att myndigheten sköter sin uppgift på ett opartiskt sätt bygger inte bara på att jävsreglerna iakttas utan även på andra principer som därvid samverkar med jävsreglerna. Två sådana principer gäller öppenhet och dokumentation. 3.1 Öppenhet Även öppenheten regleras i Förvaltningslagen: "En sökande, klagande eller annan part har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild". Detta stadgande går längre än den allmänna principen om handlingars offentlighet. Vetenskapsrådets handläggare bör också - när så är möjligt - visa motsvarande öppenhet även när det inte gäller myndighetsutövning mot någon enskild. 3.2 Dokumentation Vetenskapsrådet ska dokumentera det underlag som har funnits för olika beslut. Om ärendet rör myndighetsutövning mot någon enskild måste dokumentationen innehålla skälen till beslutet. Dock får skälen utelämnas om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart. Om skälen utelämnas bör myndigheten på begäran kunna lämna ut dem. Reglerna fungerar som ett skydd för den enskilde mot utlämnande av ofördelaktiga uppgifter till andra. Så länge detta intresse inte skadas bör de skäl redovisas som finns dokumenterade. Ordlista Handläggare: Alla som kan påverka ett ärendes utgång, både under förberedelserna (t ex forskningssekreterare) och vid beslutet (t ex rådsledamöter). Handläggning: Alla åtgärder som en myndighet vidtar från det att ett ärende inleds till dess det avslutas inkl själva beslutet och eventuell omprövning 28 Ärende: Uttrycket "Handläggning av ärende" i lagtext syftar normalt på myndighetens beslutande verksamhet. Myndighetsutövning mot enskild: Beslut fattade med stöd av lag eller förordning och som rör en enskilds rättigheter eller skyldigheter. Typexempel i VRs verksamhet är beslut i ärenden om bidrag till forskning och anställningsbeslut. Jäv: Med jäv menas en omständighet som rubbar förtroendet till en viss ledamots eller tjänstemans opartiskhet vid handläggningen av ett ärende. Sakägar- intresse- och släktskapsjäv: Här berörs enbart intressejäv. De andra två situationerna bedöms som tillräckligt tydliga. Intressejäv föreligger om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för den som handlägger ärendet. Här menas inte personens rättsliga intresse (jfr sakägarjäv) utan det faktiska intresset. Synnerlig nytta är inte att jämställa med särskild nytta utan det krävs något väsentligt mycket mer för att denna situation ska vara för handen. Det typiska fallet är att handläggaren äger aktier i ett bolag som är part i ett ärende. Storleken på aktieinnehavet och ärendets betydelse för bolaget är avgörande. Ställföreträdarjäv: Avser i detta sammanhang i första hand den som är firmatecknare i ett bolag, en förening eller någon annan juridisk person eller den som är förmyndare, god man eller förvaltare för annan fysisk person t ex underårig. Förutsättningarna är ungefär desamma som i punkten 1. Tvåinstansjäv: Den som ska handlägga ett ärende i högre instans har tagit sådan befattning med saken redan i lägre instans att hans eller hennes objektivitet kan sättas ifråga. Förutsätter att ärendet har väckts antingen genom överklagande eller på grund av tillsyn. Förutsätter också att den som ska handlägga ärendet i den högre instansen deltagit i den lägre instansens slutliga handläggning av ärendet i fråga. Omfattar normalt inte det fallet att någon hos en och samma myndighet deltar i olika skeden av ett ärendes handläggning. 29 Bilaga 4. Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi 2010–2012 Observera! Jämställdhetsstrategin för 2010-2012 gäller för 2013 års beredning och i övrigt tills en ny jämställdhetsstrategi beslutas Mål för Vetenskapsrådets jämställdhetsarbete Vetenskapsrådet ska, enligt instruktionen, främja jämställdheten inom sitt verksamhetsområde. Strategin för att utföra denna uppgift är att sträva efter jämställdhet i hela myndighetens verksamhet. Vetenskapsrådet ställer upp följande operationella mål. Vetenskapsrådet ska uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina beredningsgrupper, vidmakthålla att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag hos Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland de potentiellt sökande forskarna, ha samma beviljandegrad1 för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till stödformen.2 Styrelsen har ansvaret för att Vetenskapsrådets strategi genomförs. För att målen ska uppnås krävs insatser av hela myndigheten, inklusive ämnesråd, råd och kommittéer.3 Där inget annat anges, ansvarar generaldirektören för att jämställdhetsarbetet drivs framåt. Inledning Denna strategi avser Vetenskapsrådets verksamhet som forskningsfinansiär. Arbetet med att åstadkomma jämställdhet inom Vetenskapsrådet som myndighet behandlas i en särskild jämställdhetsplan. Vetenskapsrådets huvuduppgift är att fördela forskningsstöd till den forskning som har högst vetenskaplig kvalitet och som bäst främjar förnyelse. För att klara denna uppgift krävs att bedömningen av ansökningar sker på ett sakligt sätt. I en saklig bedömning ingår att den ska vara könsneutral; Vetenskapsrådet ska stödja de allra bästa forskarna oavsett om de är kvinnor eller män. Vetenskapsrådet utgår från att forskningskapacitet finns i samma utsträckning hos båda könen. Vetenskapsrådet har vidare som utgångspunkt att forskningen gagnas av att både kvinnor och män deltar och bidrar med sin kompetens och sina erfarenheter. 1 Med beviljandegrad för kvinnor respektive män menas andelen beviljade ansökningar av samtliga inkomna ansökningar från kvinnor respektive män. 2 Måluppfyllelsen måste självfallet bedömas med avseende på ett tillräckligt stort antal beslut. 3 Här avses ämnesrådet för humaniora och samhällsvetenskap, ämnesrådet för medicin och hälsa, ämnesrådet för naturvetenskap och teknikvetenskap, rådet för forskningens infrastrukturer, utbildningsvetenskapliga kommittén och kommittén för konstnärlig forskning och konstnärligt utvecklingsarbete. 30 Jämställdhet är också en rättvisefråga. Kvinnor och män ska ha samma möjligheter att forska och göra karriär som forskare. För att uppnå jämställdhet inom Vetenskapsrådets verksamhetsområde krävs långsiktigt och uthålligt arbete och kontinuerlig uppmärksamhet på att vunna framsteg i jämställdhetshänseende inte går förlorade. Myndigheten ska fortlöpande följa upp och analysera sin verksamhet ur ett jämställdhetsperspektiv samt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av resultaten. Vetenskapsrådet ska också informera om jämställdhetsarbetet. Därutöver ska Vetenskapsrådet ägna uppmärksamhet åt hur genusforskningens resultat kan bidra till att förbättra jämställdheten i myndighetens verksamhetsområde. Lagar, förordningar och regleringsbrev Jämställdhet mellan kvinnor och män tas upp i det juridiska regelverket, t.ex. i regeringsformen 1 kap. 2 §, diskrimineringslagen (2008:567), högskolelagen (1992:1434) och högskoleförordningen (1993:100). I Vetenskapsrådets instruktion (2009:975) 1 § 14 stadgas att Vetenskapsrådet ska främja jämställdhet mellan kvinnor och män inom sitt verksamhetsområde. Måluppfyllelsen ska redovisas i Vetenskapsrådets årsredovisningar i enlighet med de krav som fastställs av regeringen i regleringsbrev. Processer för att nå målen Vetenskapsrådet ska analysera sin verksamhet i ett jämställdhetsperspektiv och följa upp i vilken utsträckning målen har uppnåtts. Detta ska ske årligen i samband med presentationen för styrelsen av utfallet av årets allmänna utlysning och i samband med utarbetandet av årsredovisningen. Jämställdhetsfrågorna ska diskuteras i styrelsen och i övriga delar av organisationen och behövliga åtgärder ska vidtas. Vidare ska en mer övergripande jämställdhetsanalys göras vid slutet av styrelsens treåriga mandatperiod. När en ny styrelse tillträder ska den fatta beslut om en jämställdhetsstrategi för sin mandatperiod. I det följande beskrivs närmare hur de uppsatta operationella målen ska nås. 1 Jämn könsfördelning i Vetenskapsrådets beredningsgrupper ”Vetenskapsrådet ska uppnå och behålla en jämn könsfördelning i sina beredningsgrupper” (mål 1). I detta sammanhang anses jämn könsfördelning råda i en grupp när ingetdera könet utgör mindre än 40 % av ledamöterna. Innan beredningsgrupper tillsätts, ska könsfördelningen övervägas. Jämställdhetsarbetet ska vara långsiktigt. Det innebär bl.a. att inom vissa områden, där män är starkt underrepresenterade bland högskolans lärare och forskare, måste Vetenskapsrådet vara uppmärksamt på att inte överutnyttja de fåtaliga männen. I de fall där kvinnorna är det starkt underrepresenterade könet ska motsvarande hänsyn tas. Om den föreslagna sammansättningen av en beredningsgrupp ligger utanför intervallet 40 % - 60 % ska detta framgå av underlaget till berörd huvudsekreterares beslut. I underlaget ska det också finnas en motivering för avvikelsen, där det anges vilka 31 ansträngningar som gjorts för att få en jämn könsfördelning. Även när andra grupper tillsätts och när beslut fattas om Vetenskapsrådets representation i externa nationella och internationella organ ska jämställdhetsaspekten vägas in. 2 Kvinnors och mäns sökaktivitet ”Vetenskapsrådet ska bevaka att andelen kvinnor och män bland dem som söker bidrag hos Vetenskapsrådet motsvarar kvinnors och mäns andelar bland potentiellt sökande forskare” (mål 2). Såväl kvinnliga som manliga forskare ansöker för närvarande om forskningsstöd hos Vetenskapsrådet i en utsträckning som motsvarar deras andel av dem som kan anses vara potentiellt sökande forskare. Om detta förhållande skulle ändras framöver, kommer Vetenskapsrådet att aktivt arbeta för att få in fler ansökningar från det kön som är underrepresenterat bland de sökande. 3 Samma beviljandegrad för kvinnor och män ”Vetenskapsrådet ska ha samma beviljandegrad4 för kvinnor och män och samma genomsnittliga storlek på bidragsbeloppen till kvinnor och män med hänsyn tagen till forskningens karaktär och till bidragsformen”5 (mål 3). Innan Vetenskapsrådet beslutar att införa en ny bidragsform eller starta ett nytt program ska effekterna på jämställdheten analyseras och överväganden göras om några särskilda åtgärder är påkallade. Analysen ska gälla dels den totala nivån, dels vara uppdelad på bidragsform och ämnesområde. När det gäller stora och långsiktiga bidrag som söks av miljöer och inte av enskilda forskare ska jämställdheten som en kvalitetshöjande faktor betonas. Bedömningskriterier och beredningsformer ska övervägas i ett jämställdhetsperspektiv. Ledamöterna i ämnesråd, råd och kommittéer och i beredningsgrupper ska delges Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Även övriga sakkunniga ska delges strategin, som också ska finnas på engelska. Vetenskapsrådets beredningshandböcker ska innehålla skriftliga anvisningar för beredningsgrupperna, där följande uppmärksammas: att samtliga bedömningskriterier ska vara tydliga och explicita. När utlysningar sker, ska kriterierna redovisas på Vetenskapsrådets hemsida tillsammans med anvisningarna för de sökande, att endast de "forskningsaktiva" åren ska beaktas vid bedömningen av den vetenskapliga produktionens omfattning, vilket innebär att t.ex. tid för föräldraledighet, ledighet på grund av sjukdom eller andra liknande omständigheter ska räknas bort, att samma kvalitetsbedömning ska göras av meritvärdet oberoende av om en postdoktorsvistelse sker i Sverige eller utomlands. 4 5 Se not 1. Se not 2. 32 Handläggarna i Vetenskapsrådet ska inför varje ny beredningsomgång gå igenom ovanstående anvisningar med beredningsgrupperna. Innan en beredningsgrupp fastställer sitt förslag till bidragsfördelning ska beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken räknas ut för kvinnor respektive män. Huvudsekreterarna ska föredra beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett jämställdhetsperspektiv för respektive ämnesråd, råd och kommitté och kommentera eventuella skillnader i beviljandegrad och genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och män. Dessa föredragningar ska ske innan ämnesråd, råd och kommittéer fattar beslut. Till besluten ska bifogas respektive ämnesråds, råds och kommittés samlade bedömning av resultatet i förhållande till Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi. Bedömningarna ska inkludera ämnesrådets, rådets resp. kommitténs kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan, samt en plan/strategi för att komma till rätta med dem. Varje ämnesråds, råds och kommittés samlade skriftliga bedömning ska delges styrelsen. I samband med generaldirektörens och ämnesrådens, rådens, och kommittéernas presentation för styrelsen av utfallet av de årliga utlysningarna ska beviljandegraden för kvinnor respektive män anges för varje ämnesråd, råd och kommitté och varje bidragsform. Bidragens genomsnittliga storlek ska också redovisas uppdelat på kön. En sammanfattning av resultaten ska tas med i Vetenskapsrådets årsredovisning. Varje ämnesråds, råds och kommittés presentation för styrelsen ska inkludera kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan samt en plan för att komma till rätta med skillnaderna. 33 Bilaga 5. Principer för etikbedömning vid Vetenskapsrådet Forskningshuvudmannen¹ har ansvar för att den forskning som bedrivs uppfyller de villkor och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning. Den sökande (projektledaren) har ansvar för att nödvändiga godkännanden finns för den forskning som erhåller bidrag från Vetenskapsrådet. För forskning som innefattar djurförsök krävs godkännande från djurförsöksetisk nämnd, enligt djurskyddslagen (1988:534). För sådan forskning som avser människor och biologiskt material från människor och som faller under lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor krävs godkännande från prövning i en etikprövningsnämnd. För viss forskning kan ytterligare godkännanden vara nödvändiga, t.ex. för forskning om läkemedel, genmodifierade organismer eller joniserande strålning. Vetenskapsrådet förutsätter att nödvändiga tillstånd och godkännanden finns för den forskning som omfattas av ansökan till Vetenskapsrådet. Godkännanden och tillstånd ska EJ skickas till Vetenskapsrådet. För ansökningar som beviljas bidrag från Vetenskapsrådet ska projektledaren och företrädare för forskningshuvudmannen bekräfta att de tar ansvar för att nödvändiga godkännanden finns då de godkänner villkoren i bidragsbeslutet. Vetenskapsrådet förutsätter att forskning som bedrivs med stöd från Vetenskapsrådet följer god forskningssed. Den sökande ska i ansökan redovisa etiska frågor som forskningen i ansökan aktualiserar och redogöra för hur de behandlas i forskningsarbetet. ¹ Forskningshuvudman: en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person i vars verksamhet forskningen utförs. Universitet eller högskola är ofta forskningshuvudman för den forskning som bedrivs med stöd av Vetenskapsrådet. 34 Vetenskapsrådets styrelse protokoll nr. 3, 2013 Bilaga 3 Bilaga 6. Allmänna riktlinjer från Vetenskapsrådets styrelse till råd, kommittéer och ämnesråd inför beredningen 2013 Vid beredning av ansökningar och inför beslut om bidrag gäller följande allmänna riktlinjer för Vetenskapsrådets ämnesråd, råd och kommittéer (ÄRK). 10.1 Ansökningar som ligger mellan eller överlappar ämnesområden Varje ÄRK ska ta fullt ansvar för att varje ansökan får en adekvat behandling. Det gäller även ansökningar som ligger i gränsområdet mot ett annat ÄRK inom Vetenskapsrådet samt ansökningar i gränslandet mot annan forskningsfinansiär. Ansökningar där flera ÄRK kan vara berörda ska stämmas av så att berörda ÄRK har en gemensam ståndpunkt innan beslut tas om finansiering. 10.2 Forskare i början av karriären/forskarrekrytering Under bibehållande av höga kvalitetskrav ska ÄRK ge hög prioritet åt insatser som syftar till att ge goda förutsättningar för forskare i början av sin karriär. Därför ska för varje år minst 1/3 av det årliga beslutade totalbeloppet för projektstöd samt stöd till anställningar och stipendier (bidragsformer enligt bilaga 2 i Vetenskapsrådets årsredovisning) för varje ÄRK fördelas till unga forskare dvs. forskare med mindre än 8 års karriärålder. Totalbeloppet för dessa bidragsformer avser alla beslut under året oavsett medlens ursprung. Totalsumman per ÄRK ska också inkludera GD:s beslut om Internationell postdok (fördelningen per ÄRK ska i detta fall baseras på vilken panel som gör den vetenskapsliga granskningen av ansökan om bidrag). 10.3 Ökad långsiktighet ÄRK ska göra insatser för att öka långsiktigheten och förbättra förutsättningarna för forskning genom att stöd till forskare utvecklas mot genomsnittligt högre bidragsbelopp och mot genomsnittligt längre bidragsperioder. Insatserna ska genomföras så att detta inte resulterar i att förutsättningarna för unga forskare att få stöd försämras eller att jämställdhet mellan kvinnor och män äventyras. Huvudsekreterarna ska föredra förslag om bidragsbeslut så att de genomsnittliga bidragsbeloppen och den genomsnittliga längden av stödperioderna framgår innan beslut. Till ÄRK:s beslut ska bifogas skriftliga redogörelser för utvecklingen av dessa faktorer. Redogörelserna ska ingå i huvudsekreterarnas återrapportering till styrelsen. 10.4 Hantering av budget och indirekta kostnader Vetenskapsrådets bidrag till forskningsprojekt vid universitet och högskolor ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Vetenskapsrådet begär därför att uppgifter om den totala kostnaden för ett projekt, dvs. både direkta och indirekta kostnader. 35 Beredningsgruppernas primära uppgift är att bedöma ansökningars vetenskapliga kvalitet enligt de anvisningar som ges av ÄRK. Beredningsgrupperna ska inte väga in olika nivåer för indirekta kostnader i den vetenskapliga bedömningen. Beredningsgrupperna bör göra en rimlighetsbedömning av ansökans föreslagna budget i relation till projektets genomförande och kan då föreslå nedskärningar i projektets budget. 10.5 Hantering av open access för ansökan till Vetenskapsrådet Vetenskaplig publicering ska bedömas oberoende av publiceringsmetod. Samtliga sakkunnigbedömda konferens- och tidskriftspublikationer som emanerar från av Vetenskapsrådet helt eller delvis finansierad forskning ska publiceras som open access. Om publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition ske vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex månader (tolv månader efter särskilt medgivande). Sökande av projektstöd hos Vetenskapsrådet kan ansöka om täckning av eventuella merkostnader i samband med publicering genom open access enligt de villkor som anges ovan. 10.6 Intressekonflikter i berednings- och beslutsprocessen Vetenskapsrådets jävsregler, beslutade av Vetenskapsrådets styrelse 2001-04-03 och senare fastställda av GD 2006-02-21, ska följas under berednings- och beslutsprocessen. 10.7 Jämställdhet Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi ska beaktas. Innan en beredningsgrupp fastställer sitt förslag till bidragsfördelning ska beviljandegraden i förslaget och den genomsnittliga bidragsstorleken räknas ut för kvinnor respektive män. Innan ÄRK fattar beslut föredrar huvudsekreteraren beredningsgruppernas förslag om bidragsbeslut i ett jämställdhetsperspektiv och kommenterar eventuella skillnader i beviljandegrad och genomsnittligt bidragsbelopp mellan kvinnor och män. När ÄRK sedan presenterar utfallet inför styrelsen ska det ingå kommentarer till eventuella skillnader i de avseenden som nämns ovan samt en plan för att komma till rätta med skillnaderna. 10.8 Särskilda satsningar För särskilda medel där beslut delegerats till ÄRK åligger det respektive beslutsorgan att se till att dessa leder till satsningar på de avsedda områdena samt att rapportera utfallet till styrelsen efter beslut om fördelning. 10.9 Underlag för bedömning av ansökan Underlag för bedömning av ansökan i beredningsgrupp är den inlämnade ansökan, med de bilagor m.m. som har angivits i utlysningen. Rekommendationsbrev, stödjebrev eller liknande skrivelser som inkommit till Vetenskapsrådet är inte del av ansökan. De ska därför inte tillmätas något värde vid bedömning av ansökan. 36 Bilaga 7. Användarguide till VR-Review Uppdaterad mars 2013 (JB) Välkommen som deltagare i Vetenskapsrådets beredningsorganisation. Vad är VR-Review? VR-Review är ett webbaserat verktyg som innehåller dels en databas (elektroniskt arkiv), dels ett hanteringssystem för beredningsarbetet. I databasen lagras de ansökningar om forskningsbidrag som skickats in till Vetenskapsrådet. Ansökningarna lagras som PDF-filer och kan läsas med Adobe Acrobat Reader (www.adobe.se). VR-Review kommer du åt via Internet genom att öppna adressen: http://vrreview.vr.se eller följa länken på www.vr.se. En guide till hur du använder VR-Review hittar du i slutet av detta dokument. Vem gör vad i beredningsarbetet? Ansökningarna fördelas på beredningsgrupper efter det att de har skickats in till Vetenskapsrådets webbaserade ansökningssystem VR-Direct. Som deltagare i en beredningsgrupp läser du sedan via VR-Review de ansökningar som ska granskas. Annat material kan skickas ut beroende på vilket ämnesområde du arbetar inom. För dig som arbetar som extern granskare (ej ledamot av beredningsgruppen) fungerar VR-Review så att endast de ansökningar du har ombetts att granska syns på skärmen. Om du som ledamot av beredningsgruppen föredrar att läsa ansökningarna i pappersformat, kan du beställa dessa efter det att du har loggat in i VR-Review under menyvalet ”Mina uppgifter”. Alla granskare ska registrera sina omdömen (minnesanteckningar/förslag till yttrande/externa utlåtanden) i VR-Review. Förslagsställaren (tidigare år kallad föredragande) skriver i formuläret ”Förslag till yttrande”. Övriga granskare inom beredningsgruppen skriver i formuläret ”Minnesanteckningar” (tidigare år kallat utlåtande eller BG-lista). Extern granskare skriver i formuläret: ”Externt utlåtande”. Som en säkerhetsåtgärd rekommenderar vi att du även spar kopior av ditt arbete på din egen dator, t ex i ett ordbehandlingsprogram som MS Word. Inget material som återfinns i VR-Review ska spridas till obehöriga. Beredningsgruppen ska avge ett gemensamt yttrande över varje ansökan efter beredningsgruppsmötet. Gruppens yttrande samt utlåtanden från externa granskare är offentliga handlingar efter beslut, som vid förfrågan lämnas ut till den som begär det. Förslag till yttrande och minnesanteckningar betraktas som arbetsmaterial och är inte offentliga handlingar. När beredningsgruppen påbörjar sitt prioriteringsarbete sker detta i VR-Review. Slutligen registreras prioriteringar, yttranden och förslag till beslut. Dessa tjänar i sin tur som underlag när respektive ämnesråd/ kommitté ska fatta beslut om bidrag. 37 Hur arbetar du i VR-Review? A. Din dator För att arbetet ska gå så smidigt som möjligt behöver nedanstående tekniska krav vara uppfyllda. Kraven gäller oavsett vilken plattform eller vilket operativsystem du använder. Grundläggande krav: Din dator måste vara ansluten till Internet för att kunna använda VR-Review. Du måste ha en modern webbläsare samt tillåta att javascript körs. Du måste ha en mjukvara installerad som kan läsa PDF-filer (PDF-version 1.4 eller senare). Du måste tillåta att http://vrreview.vr.se använder så kallade Session Cookies. Vetenskapsrådet rekommenderar: Webbläsare för PC: Internet Explorer 8 och 9, Firefox 10-18 Webbläsare för MAC: Firefox 10-18, Safari 5-6. PDF-läsaren Acrobat Reader (version 7 eller senare). Att du är uppkopplad till internet med minst 128 Kbps ADSL-modem. Att du inte går genom en proxyserver när du använder VR-Review. Att du tillåter popupfönster för http:// vrreview.vr.se. Om du är osäker på hur du ska lösa ovanstående instruktioner ber vi dig att kontakta den datoransvarige på din institution/motsvarande. B. Menyval i VR-Review VR-Review är uppbyggt efter ett antal olika menyval vilka du hittar i vänstermarginalen. Observera att vilka menyer du ser är beroende av vilken behörighet du har tilldelats för din/a beredningsgrupp/er. Vissa av menyerna som beskrivs nedan kan därför saknas i ditt aktuella fall. Mina uppgifter Här fyller du i personliga uppgifter, kontouppgifter för arvode samt uppgifter för utskick och val av i vilken form du vill ha beredningsgruppens material tillsänt dig. Detta måste fyllas i innan du börjar granska ansökningar. Mina beredningsgrupper Här beskrivs de beredningsgrupper som du på ett eller annat sätt medverkar i. Du väljer beredningsgrupp genom att klicka på dess namn i menyn till vänster. Du finner då detaljerad information om beredningsgruppen, inklusive ledamöter och viktiga datum, samt kan se och läsa samtliga ansökningar som gruppen behandlar. Här finns också Anslagstavlan, där olika dokument kan läggas upp för att kommunicera till och/eller inom beredningsgruppen. 38 Administrera ansökningar Här fördelas ansökningarna inom en beredningsgrupp på granskare. Jäv Här ska du anmäla vilka av beredningsgruppens ansökningar du är jävig för under den period då systemet är öppet för jävsanmälningar. När denna period infaller för beredningsgruppen framgår under menyvalet ”Mina beredningsgrupper”. Mina ansökningar att granska Här finner du en lista över de ansökningar som du ska granska och lämna omdömen för. Om du är förslagsställare för en ansökan lämnar du också gruppens gemensamma yttrande efter mötet här. Prioritera ansökningar Här lämnas förslag till finansiering och görs andra prioriteringar. Avsnittet är i första hand avsett för Vetenskapsrådets administratörer. Alla beredningsgrupper Här finns Vetenskapsrådets samtliga beredningsgrupper inklusive deras tilldelade ansökningar för det aktuella året. Rapporter Här kan du som ledamot beställa rapporter över ansökningar och omdömen. Rapporterna skickas sedan till den e-post adress du har angivit. Inställningar Här kan du ändra ditt lösenord till VR-Review. Du kan även här välja att se ansökningar till Vetenskapsrådet från tidigare år. C. Så här gör du: Gå in på adressen http://vrreview.vr.se. Logga in med det användarnamn och lösenord som finns på första sidan i detta dokument. Börja gärna med att läsa vänstermenyns; Hjälp. 39 Klicka på Mina uppgifter, i vänstermenyn. Här fyller du i personliga uppgifter, kontouppgifter för eventuellt arvode samt uppgifter för ev. utskick av ansökningar. Klicka på Spara-knappen. Under menyvalet Inställningar, kan du göra olika slags inställningar, t.ex. ändra ditt lösenord. Klicka på Mina beredningsgrupper. Där finns en lista på de beredningsgrupper som du medverkar i. När du klickar på en beredningsgrupp, finner du en lista på de personer som ingår i beredningsgruppen, samt en anslagstavla där det finns gemensamma dokument för beredningsgruppen. På den högra delen av webbsidan ser du också de datum som berör beredningsarbetet. Observera att datumen kan vara olika för olika beredningsgrupper. Om du ingår i beredningsgruppen finner du också alla ansökningar i beredningsgruppen här. Klicka på Jäv. En lista över samtliga ansökningar som behandlas i beredningsgruppen visas. Här kan du i förekommande fall kryssa i vilka ansökningar du är jävig för. När du klickar på (>>) vid berörd ansökan finner du mer information om ansökan samt en PDF-ikon för själva ansökan och dess faktablad. I denna bild ska du anmäla eventuellt jäv genom att kryssa i en ruta och eventuellt lämna kommentarer till din anmälan om jäv. Under menyvalet Mina ansökningar att granska, finns en lista på de ansökningar för vilka du antingen är förslagsställare eller granskare. När du klickar på (symbolen: >>) vid berörd ansökan finner du mer information om ansökan samt en PDF-ikon som du kan klicka på för att läsa själva ansökan med tillhörande faktablad. Här finns även formuläret där du ska skriva in ditt omdöme om ansökan. Innan ett visst datum ska du: som förslagsställare fylla i formuläret Förslag till yttrande. som granskare fylla i formuläret Minnesanteckning. som extern granskare (ej ledamot av beredningsgruppen) fylla i formuläret Externt utlåtande. Tveka inte att höra av dig till kontaktpersonerna för beredningsgrupperna inom ditt ämnesområde (kontaktuppgifter finns på www.vr.se under respektive utlysning) om du har frågor som rör utförandet av granskningen eller hantering av ansökningar. Tack för att du är med och granskar ansökningar! 40 Bilaga 8. Rutiner och policy för resor vid Vetenskapsrådet Planera ditt resande för att göra det så tids- och kostnadseffektivt som möjligt! Avtalad resebyrå Respektive resenär beställer sin resa. Samtliga delar av tjänsteresan, t ex biljetter, hotellrum, hyrbil och övriga researrangemang bokas hos avtalad resebyrå, American Express Business Travel: American Express Business Travel Falun Tfn +46 243-21 30 50 Fax +46 243-21 30 60 E-post: [email protected] https://www.aexp.se Ange kund Vetenskapsrådet, kundnummer 1612002115. Din referenskod får du från din beredningsgrupps administrativa stöd, vilken också anges som referensperson vid beställning av resa. SJ Tel: +46 (0) 771-75 75 55, tonval 1 www.sj.se Ange kundnummer 937608. Din referenskod får du från din beredningsgrupps administratör, vilken också anges som referensperson vid beställning av resa. Färdmedel och färdsätt Färdsätt Du ansvarar själv för att välja det färdsätt som är mest lämpligt med hänsyn tagen till kostnad, tid, säkerhet och miljö. Flyg och tåg Flyg- och tågresor bör normalt ske i ekonomiklass eller motsvarande. Vid resor upp till 50 mil bokas resa med tåg i första hand om det är möjligt med hänsyn tagen till tidsaspekter. Kontakta resebyrån för konsultation i god tid före avresan. Egen bil Egen bil får användas om det är det billigaste färdsättet. Du får ersättning för antalet körda mil i tjänsten. Den skattefria milersättningen uppgår för närvarande till 1,85 kr per km. 41 Till och från flygplats Resor till och från flygplatserna utgör ofta en stor andel av resans pris. Det är framförallt taxiresorna som är dyra, men genom att planera sin resa till och från flygplatsen kan kostnaden sänkas väsentligt. I första hand ska flygbuss eller flygtåg användas. Flygtaxi får användas om du reser med tungt bagage. Taxiresor till och från flygplats ska alltid bokas in som ”delad” taxi för att sänka kostnaden. Hotell Övernattning i samband med beredningsgruppsmöten arrangeras av Vetenskapsrådet enligt med de uppgifter du lämnar vid förfrågan. Om du behöver ytterligare övernattning före eller efter beredningsgruppsmötet måste du informera oss om detta vid samma tillfälle. Reseräkning och utlägg Blankett för utlägg i samband med resor finns på Vetenskapsrådets hemsida: http://www.vr.se/forskningsfinansiering/blanketter och ska alltid användas för utlägg som ska ersättas av Vetenskapsrådet. Endast en resa ska redovisas per reseräkning. I reseräkningen, som måste vara undertecknad av resenären, tas alla uppgifter upp som behövs för att bestämma vilka ersättningar som enligt VRs reseavtal ska utbetalas. Kvitton i original samt eventuella tåg- eller flygbiljetter (e-ticket) ska bifogas för de utlägg som tas upp. Utländska belopp omräknas till aktuell valutakurs vid växlingstillfället. Skicka blanketten till din beredningsgrupps administrativa stöd. Reseräkning avseende viss månad bör ges in före utgången av närmaste följande månad. Rätten till ersättning enligt avtalet för viss månad är förfallen om reseräkning inte har getts in inom ett år efter utgången av den månaden. 42
