Vejledning i brug af GIAS fra kirkegårdssystemet

Vejledning i brug af GIAS fra kirkegårdssystemet

Indledning
For at komme i gang med GIAS modulet i programmet skal kirkegården være knyttet sammen med
provstiet, således at de varer, der er valgt fra provstiet, vises på kirkegården.
Kontakt Skovbo Data support med dit tildelte GIAS nummer.
Adgang til systemet
Adgang til GIAS gennem Skovbo kirkegårdssystem. Du skal altså ikke logge ind andre steder end i
kirkegårdssystemet og herefter finde det gravsted du vil lave en GIAS aftale på.
Forberedelse
For at kunne bruge GIAS systemet, skal de varer provstiet, har valgt at stille til rådighed for de enkelte
kirker sammenknyttes med varerne i dit varekartotek. Dette bevirker at du faktisk bruger dit eget
varekartotek, når du laver en GIAS aftale. Det betyder at dine varetekster er dem der bliver vist både på
tilbuddet og i den endelige aftale.
Som nedenstående illustration viser, vælges varerne i det udvalg af varer, som netop dit provsti har valgt at
bruge i forbindelse med GIAS og som du har sammenknyttet.
Vær opmærksom på opdelingen af varer i ydelsesgrupper. F.eks. omfatter ydelsesgruppe
100 (Pleje og vedligehold) GIAS ydelser til almindelige aftaler (ydelsesnumre 1101-1183
200 (Udvidet pleje og vedligehold) GIAS ydelser til almindelige aftaler (ydelsesnumre 1201-1233
400 (Servitut- belagte anlæg) GIAS ydelser til brug ved obligatoriske legater (ydelsesnumre 1500-4999)
osv.
Kolonnen Kommentar kan bruges til ekstra individualisering af varen ved overførsel til GIAS tilbud/aftale.
Sammenknyt kun de varer, der er behov for i forbindelse med legat aftalerne.
20.02.2015 – Side 1
Vælg menupunkt
Tilknytning til GIAS
ydelser
I skærmbilledet
vises alle varerne
på den aktuelle
kirkegård.
De varer som skal
bruges i
forbindelse med
GIAS skal manuelt
parres med
kirkegårdens
varer.
Tryk på de tre
prikker for liste
over GIAS
varer.
GIAS vareliste
20.02.2015 – Side 2
Oprettelse af GIAS aftale
Gå ind i kirkegård – Gravstedskartotek, så nedenstående skærmbillede vises:
Vælg Fanebladet GIAS
Tryk på knappen
Opret.
Efter valg af GIAS aftaler, vises nedenstående billede, hvor aftalen kan oprettes i. Skærmbilledet er opdelt i
7 faner, som udfyldes fra venstre mod højre.
20.02.2015 – Side 3
Generelt
Aftaletype
Angiv om der er tale om en ny aftale, en fornyelse eller en forlængelse.
En fornyelse laves ved udløb af en aftale. En forlængelse laves i forbindelse med en ny nedsættelse.
Der skal – ved fornyelser og forlængelser – indsættes udløbsdatoen for den tidligere aftale.
Fornyelsen/forlængelsen vil så starte dagen efter.
Information retur til kirkegården
Hvis kirkegården ønsker sms eller e-mail besked, når tilbuddet er betalt, udfyldes SMS eller E-mail.
Nr:
Internt nummer, som kan benyttes indtil GIAS Nr. bliver udfyldt. SKAL IKKE RØRES
GIAS Nr.:
Når aftalen udskrives, oprettes automatisk et Gias Nr. fra dit GIAS center. KAN IKKE RØRES
Aftaletype:
Vælg aftaletype, som kan være ny, forlængelse eller fornyelse.
En fornyelse laves ved udløb af en aftale. En forlængelse laves i forbindelse med en ny nedsættelse.
Tidl. aftale
Tast udløbsdatoen for den tidligere aftale, der skal fornyes eller forlænges.
SMS:
Angiv telefonnummer på den telefon/person der skal modtage besked om betaling.
Kan pt. ikke hentes automatisk
E-mail:
Angiv eller vælg den E-mail på den telefon/person der skal modtage besked om betaling.
Kontaktinformation:
Her skal anmelderen af GIAS aftalen stå. Er der lavet en kontakt kan denne vælges på den sorte pil.
OBS. Husk telefonnummer
20.02.2015 – Side 4
Indehaver
Vælges fra de Debitor-fanen på det aktuelle gravsted og kan ikke ændres.
Betaler
Som udgangspunkt er indehaver også betaler. Hvis dette ikke er tilfældet skal fluebenet i feltet Betaler er
identisk med indehaver fjernes.
Ved at angive betalers CPR-nr. eller CVR-nr. udfyldes navn og adresse automatisk. Der kan ikke udfyldes
med et ugyldigt CPR-nummer.
Har du ikke CPR-nr. eller CVR-nr. skal du sætte flueben i 'Intet CPR-nr. eller CVR-nr.'. Navn og
adresseoplysningerne skal så indtastes.
20.02.2015 – Side 5
Afdøde
Angives ved en ny aftale. Ved fornyelser og forlængelser er det senest nedsatte. Kommer til at stå på
aftalen. Bruges til at sikre identifikation af gravsted og aftale.
Ved at angive CPR-nr. udfyldes billedet automatisk. Der kan ikke udfyldes med et ugyldigt CPR-nummer.
Har du ikke CPR-nummeret sættes flueben i 'Intet CPR-nr.' og navnet indtastes.
Der kan vælges afdød fra gravstedet med den lille pil efter CPR-nummer.
20.02.2015 – Side 6
Gravsted
Gravsted
Gravstedsbetegnelsen skrives ind – som den bruges på kirkegården (eksempelvis afdeling, række og
nummer, fx C-3-5). Bruges til at identificere gravstedet.
Antal pladser
Antal plader hentes fra gravstedet og må ikke være 0. Står der 0 i feltet, skal du lukke og ikke gemme
aftalen og herefter sætte Antal gravpladser på gravstedsbilledet. Til sidst oprettes en ny aftale.
Type
Hver vælges mellem et kistegravsted, et urnegravsted. Har betydning for hvilke ydelser, der kan vælges.
Ved en urnebegravelse i et kistegravsted vælges typen 'Kiste'.
Obligatoriske ydelser
Hvis der til gravstedet er knyttet obligatoriske ydelser skal der sættes flueben i feltet 'Obligatoriske ydelser'.
Har betydning for valg af ydelser og for betalingsfristen.
Gravstedets udløbsdato
Den dato hvortil gravstedet er erhvervet. Skal angives. Bruges som forslag til vedligeholdelsesaftalens tildato.
OBS! OBS! OBS!
De varer der er mulighed for at vælge mellem i næste fane, er styret af Type (Kiste/urne) og om det er
obligatoriske ydelser.
20.02.2015 – Side 7
Ydelser
Ydelser til en GIAS aftale laves på samme måde som en enkeltstående faktura i kirkegårdssystemet.
Sæt cursoren i feltet Nr, dette får de trre prikker til at vise sig i feltet, som der så trykkes på. Herefter
fremkommer Gias varelisten.
Vælg herefter en vare.
Bemærk at udvalget af varer hænger sammen med de varer man har sammenknyttet i skærmbilledet
Tilknytning til GIAS (se under punktet forberedelse i denne vejledning).
Endvidere er det vigtigt om der er sat hak i obligatoriske ydelser i fanebladet Gravsted.
Fra-dato
For en ny aftale er fra-datoen sat til den 1. i måneden efter betalingsfristens udløb. For en fornyelse eller
forlængelse er Fra-datoen altid dagen efter udløbet af den tidligere aftale. SKAL NORMALT IKKE RØRES
Aftalens til-dato
For en ny aftale og for en forlængelse foreslås gravstedets udløbsdato som Til-datoen.
For en fornyelse foreslås en dato svarende til 5 års løbetid som Til-dato.
Til-datoen kan aldrig ligge efter gravstedets udløbsdato.
Løbetiden beregnes og vises i hele år og måneder.
20.02.2015 – Side 8
Kontrollér aftale
Kontrollér og udskriv en aftale
'Kladde' giver mulighed for at se og kontrollere en aftale inden den gøres færdig. Vælg Udskriv. Hvis der
mangler noget får du besked, og det skal rettes inden aftalen kan udskrives.
Godkend aftale låser aftalen, så den ikke længere kan ændres, men er derimod klar til udskrivning til
kunden.
Brug Udskriv når aftalen er klar til at blive udleveret til køber. Udskriften indeholder nu
betalingsinformation til køber.
Udskriv vises som en PDF fil på skærmen og kan udskrives på en printer eller vedhæftes en e-mail, så den
kan sendes til køber.
20.02.2015 – Side 9
Spørgsmål/svar
Skal jeg skifte egne varenumre i Skovbo Kirkegårdssystemet ud med GIAS ydelsesnumrene?
NEJ - Det anbefales dog af hensyn til nemmere at kunne se koblingen til provstiets varer.
Hvad nu hvis jeg mangler en eller flere GIAS varer?
Se om du har valgt kiste/urne rigtigt eller om der er hak i feltet obligatorisk i fanen gravsted.
Ret henvendelse til Provstiet, der kan åbne/lukke for varer i.f.m. GIAS ydelser.
Kan jeg udskrive ydelser takstblade fra Skovbo Kirkegårdssystem?
Nej - p.t. kan man kun udskrive takstblade fra GIAS.DK
Kan jeg lave fremtidige legater, der starter om 5 år?
Nej - det vil altid være fra den første i max. 2 måneder frem; medmindre der er tale om forlængelse i
forbindelse med ny begravelse.
Kan jeg lave et legat med kortere løbetid end gravstedets udløbsdato?
Programmet vil som standard foreslå gravstedets udløbsdato. Men dette kan rettes til en tidligere dato, når
blot der ikke er tale om obligatoriske aftaler, der skal gælde til gravstedets udløb.
Skal jeg lave 2 tilbud, hvis jeg vil have ikke-obligatoriske ydelser med på et tilbud vedr. obligatorisk legat?
Ja, det er det, da mulighederne for valg af varer varierer i forhold til om gravstedet er obligatorisk eller ikke.
Hvad gør jeg med gamle legater fra før 1/9 2012 med hensyn til betalingen? Hvis et tilbud fra f.eks. 2011
først bliver betalt nu? det er jo 2011 priser?
Kontakt Provstiet vedr. ”gamle” tilbud for at finde ud af, om priserne måske kan ændres. Måske skal der
laves et nyt tilbud i GIAS.
OBS: Hvis et tilbud betales EFTER betalingsfristens udløb er det op til GIAS Centret at vurdere, om
indbetalingen skal accepteres eller om pengene skal returneres til indbetaler.
Kan jeg slette et oprettet tilbud i Skovbo Kirkegårdssystemet? Sker det automatisk, hvis jeg sletter
tilsvarende tilbud i GIAS.DK?
Man kan slette et GIAS tilbud i Skovbo Kirkegårdssystemet ved at finde tilbuddet frem og klikke på knappen
’Slet’ eller Shift+F6. Det slettes også i GIAS centeret.
Jeg har modtaget et ønske om reservation af gravsted, hvordan laver jeg legatet?
Der laves et almindeligt ’Nyt’ legat for den periode, som reservationen skal gælde. 5, 10 år el.lign.
Kan jeg indtaste flere telefonnumre og emailadresser, som så modtager besked om betaling?
Nej - ikke på nuværende tidspunkt.
Bliver priserne i Skovbo Kirkegårdssystemet automatisk rettet på de varer, der bliver tilknyttet til GIAS
ydelser?
Nej – Der er dog en mulighed for at hentes GIAS priserne ind i varekartoteket i funktion Prisopdatering
under menupunktet GIAS i hovedmenuen.
Hvorfor kan jeg ikke se de GIAS aftaler i Skovbo, som jeg har oprettet på GIAS.DK?
Man kan ikke se aftaler, der er oprettet på GIAS.DK i Skovbo kirkegårdssystemet i dag. Man kan derimod
godt se GIAS aftaler lavet i Skovbo kirkegårdssystemet på GIAS.DK
20.02.2015 – Side 10