MIN POSTPORTAL

Transcription

MIN POSTPORTAL

VEJLEDNING
02.19 ASP/Cloud
INDHOLD
1. Sådan kommer du i gang ........................................................ 4
1.1 Sådan bruger du SKI 02.19 Web-form . ................................ 4
1.2 Sådan evaluerer du leverandørerne ...................................... 4
1.2.1 Delaftale I og II – direkte tildeling ..................................... 5
1.2.2 Delaftale III – direkte tildeling ............................................ 6
1.3 Sådan bruger du ski.dk ........................................................ 6
1.4 Anvendelse af leveringsaftalerne og leveringsaftalebilag . ..... 7
1.5 Sådan udfylder du leveringsaftalebilag ................................. 8
1.5.1 Udformning af leveringsaftalebilag ................................... 8
1.5.2 Bestillingsblanket ............................................................ 10
7. Sortiment og priser . ..............................................................
7.1 Delaftale I – ASP-service .....................................................
7.2 Delaftale II – Kommunal ASP-service ..................................
7.3 Delaftale III – Cloud . ..........................................................
7.4 Sortimentsopdatering . ......................................................
7.5 Prisopdatering ...................................................................
7.6 Uopsigelighedsrabat ..........................................................
7.7 Tilpasning af ASP-løsningen ...............................................
2. Generelt om rammeaftalen ...................................................
2.1 Rammeaftalens sammensætning .......................................
2.2 Beskrivelse af delaftalerne . .................................................
2.2.1 Delaftale I – ASP-services .................................................
2.2.2 Delaftale II – Kommunale ASP-services ............................
2.2.3 Delaftale III – Cloud-service .............................................
11
11
11
12
13
13
3. Sortimentstyper . ...................................................................
3.1 Kerneydelser ......................................................................
3.2 Funktionelle tillægsydelser .................................................
3.3 Øvrige ydelser ...................................................................
3.4 Serviceniveauer . ................................................................
14
14
14
14
14
9. Leveringsaftalerne – ”kontrakten” ........................................
9.1 Mediation og konfliktløsning .............................................
9.2 Leveringsaftalebilag 05 - Fællesbetingelser (Delaftale I
og II) .................................................................................
9.3 Exit – Sådan kommer du ud af kontrakten ..........................
9.4 Data og datasikkerhed .......................................................
9.4.1 Leverandørens brug af data ............................................
9.4.1 Opbevaring efter ophør ..................................................
9.4.2 Persondata .....................................................................
9.4.3 Revisorerklæring .............................................................
9.5 Andre særlige reguleringstemaer i rammeaftale 02.19 .......
9.6 Delaftale III – Cloud-services - standardbetingelser .............
4. Snitflader til andre SKI rammeaftaler ................................... 15
5. Beskrivelse af ydelserne ......................................................... 16
6. Sammenhængen mellem FORM & STORM ..........................
6.1 FORM ................................................................................
6.2 STORM ..............................................................................
6.3 FORM & STORM sammenhæng ........................................
17
17
17
17
Sammenhæng til vejledning om direkte tildeling
Vejledning om direkte tildeling beskriver, hvorledes SKI direkte tildeling
skal anvendes. Vejledningen kan hentes på www.ski.dk/publikationer
2
vejledning TIL ASP/Cloud
18
18
18
18
19
19
20
20
8. Leverandørerne på rammeaftalen ........................................ 20
Bilag 1. Ordliste med beskrivelse af begreber
brugt i vejledningen ..........................................................
Bilag 2. Serviceniveauer ...........................................................
Bilag 3. Leveringsaftalernes reguleringstemaer . .......................
Bilag 4: rammeaftalens bilagsstruktur ......................................
21
21
22
23
23
24
24
24
24
25
26
28
29
30
34
Baggrund for Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud
SKI’s Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud er skabt ud fra et ønske om at give kunderne et klart overblik
over, hvilke ASP- og Cloud-services offentlige kunder kan få tilbudt. Rammeaftalen danner rammen
for services, som leverer it-funktionalitet, der understøtter offentlige opgaver og ydelser. Derudover
er rammeaftalen med til at skabe en klar og gennemsigtig prisstruktur, så prisen for de enkelte ydelser
kan sammenlignes og er forudsigelig for kunden.
Generelt om denne vejledning
SKI’s Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud skal gøre det muligt for SKI’s kunder at indgå aftaler, der gælder
for Application Service Provider services (ASP-services) samt Cloud-applikationer og -services. Begge
dele er computer-services og funktionaliteter, som leverandøren stiller til rådighed ved levering over
internettet eller via dedikerede linjer.
Denne vejledning er udformet som et opslagsværk med følgende hovedområder:
• Praktisk anvendelse af rammeaftalen
• Rammeaftalens sammensætning
• Ydelserne på rammeaftalen
• Håndtering af leveringsaftalerne
SKI håber, at vejledningens indledende praktiske indføring kan være en hjælp til at bruge rammeaftalen.
For at bidrage til forståelse af rammeaftalens principper indeholder vejledningen også afsnit, der giver
indblik i, hvordan rammeaftalen er bygget op og et overblik over de valgte leverandørers ydelser.
Målgruppen for vejledningen
Denne vejledning henvender sig primært til personer, som ønsker dybere indføring i rammeaftalens
indhold og betingelserne for at bruge den til at købe ASP/Cloud ydelser.
Brug af denne vejledning forudsætter et vist teknisk kendskab til ASP/Cloud området.
Andre dokumenter og kilder
Vejledningen gengiver uddrag af det samlede udbudsmateriale, som leverandørne har afgivet deres
tilbud på baggrund af. Det fulde udbudsmateriale er tilgængeligt på www.netindkoeb.dk
Følgende dokumenter i udbudsmaterialet kan være relevante, hvis man ønsker indsigt i udbudsgrundlaget:
• Rammeaftalebilag 1 – Kravspecifikation
• Rammeaftalebilag 8 – Retningslinjer for Direkte tildeling
Som supplement til denne vejledning og rammeaftalen har SKI udarbejdet materiale, som findes
på www.ski.dk/aspcloud og på www.netindkoeb.dk
3
1. Sådan kommer du i gang
Denne vejledning er et værktøj til at få et grundigt indblik i Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud. Før du
begynder at anvende rammeaftalen, bør du tage stilling til følgende:
• Hvilket forretningsmæssigt behov skal den konkrete anskaffelse opfylde?
• Hvilket serviceniveau skal tilknyttes serviceydelsen?
• Er der behov for tillægsydelser?
• Er der behov for BPO (Business Process Outsourcing) eller mulighed for licensleje?
• Er betingelserne for direkte tildeling eller miniudbud opfyldt?
Dette kapitel er bygget op, så du trin for trin kan komme i gang med at bruge rammeaftalen.
Trin 1:
Trin 2:
Trin 3:
Trin 4:
Afsnit 1.1 beskriver, hvordan du via SKI’s 02.19 Web-form kan finde den ønskede
ASP-/Cloud-service, og hvilke leverandører der kan leveres denne service
Afsnit 1.2 beskriver, hvordan du finder de relevante informationer om leverandørernes
priser og sortiment
Afsnit 1.3 beskriver, hvordan du kan anvende ski.dk og netindkøb.dk
Afsnit 1.4 beskriver, hvordan leveringsaftalerne skal udfyldes på rammeaftalen. Afsnittet tager udgangspunkt i nogle eksempler.
1.1 Sådan bruger du SKI 02.19 Web-form
SKI har udarbejdet en Web-form, der på grundlag af FORM modellen giver et overblik over, hvilke
services leverandørerne tilbyder i et givent forretningsområde. Den er opdelt i fire trin, så du trin for
trin guides frem til præcis det serviceområde, som dækker dit ønske.
Hvis du f.eks. ønsker at finde en leverandør med ydelser inden for ”Indberetning af patientdato til
Cancerregister”, kan du via Web-form klikke dig ned gennem FORM hierarkiet og finde den ønskede
service. Først vælger du ”Sundhed”, dernæst ”Patientforhold og Patientdata” og til sidst området
”Patientdata”. Herefter kan du vælge ”Indberetning af patientdato til Cancerregister”, hvorefter
leverandørerne med ydelser inden for dette område præsenteres.
SKI 02.19 Web-form er lavet for at gøre det nemt og enkelt at finde den relevante serviceydelse. Den
er tilgængelig på www.netindkoeb.dk under rammeaftale 02.19.
1.2 Sådan evaluerer du leverandørerne
Når du har anvendt SKI 02.19 Web-form, skal du på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier evaluerere de enkelte leverandører, som kan levere den
ønskede service. Uanset om leveringsaftalen indgås ved en direkte tildeling eller i forbindelse med
afholdelse af et miniudbud skal du følge de retningslinjer, der fremgår af rammeaftalebilag 08 for
den pågældende delaftale. De underkriterier og delkriterier, der er anført i dette bilag, skal anvendes,
når du evaluerer tilbudsgiverne. Du må ikke tilføje nye underkriterier og delkriterier, men må kun
anvende de underkriterier og delkriterier, der er anført i rammeaftalebilag 08.
Tildeling foretages pr. service inden for hver delaftale.
4
1.2.1 Delaftale I og II – direkte tildeling
Bemærk: For at finde information om delaftale II skal de nedenfor angivne filnavne for delaftale I ændres. F.eks. ændres ”Delaftale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls” til ”Delaftale2_ASP_servicenavn_firmanavn.xls”.
Underkriterier
Delkriterier
Informationer nødvendige til evaluering
40% Pris
80% Servicepris
Vurdering af prisen sker på baggrund af leverandørens beregningsmodel, som fremgår af leverandørens prisbilag ”Delaftale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls”
– i bedømmelse af pris indgår
følgende delkriterier:
Servicen tilbydes pr. kundesegment pr. serviceniveau med angivelse af prismodel. Vurderingen
foregår tilsvarende pr. kundesegement pr. serviceniveau, dog således at der efterfølgende foretages en sammenfattende vurdering af prisen på tværs af de relevante kundesegmenter inden for
delaftalen for ASP-service.
20% Timepris
Leverandørernes timepriser for en given ydelse skal sammenlignes og derefter vurderes pr.
ressourcekategori. Ressourcekategori skal beregnes som et simpelt gennemsnit af hver af de
omfattede øvrige ydelsers timepriser. Læs mere i bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls”
35% Kvalitet- og
leveringssikkerhed
35% Produktudvikling
døren planlægger udviklingen af servicen. Leverandøren har vedlagt en produktudviklingsplan,
som er navngivet ”Delaftale1_Navnet på servicen_Produktudviklingsplan.pdf”
– i bedømmelse af kvalitet
og leveringssikkerhed indgår
I leverandørens bilag ”Delaftale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls” fremgår, hvorledes leveran-
15% Releaseplanlægning
Leverandøren angiver, hvor langt ud i fremtiden der er planlagt releases for servicen. Dette
angives i bilag ”Delaftale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls”
følgende delkriterier
10% Grøn it
I leverandørens bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls” er angivet, hvorledes leverandøren kan oplyse
PUE værdien for deres driftcenter. Endvidere hvorvidt leverandøren har handlingsplaner for
reducering af energiforbrug samt styring af energiforbruget i serverrummet.
30% Kvalitet
I leverandørens bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls” er angivet, hvorvidt leverandørens ASP-drift,
-udvikling og -vedligehold er omfattet af et kvalitetssystem.
10% Ansvar for 3. parts
15% Sortiment
Hvis leverandøren påtager sig ansvar for 3. parts software, er dette angivet. Se Bilag ”Delaf-
software
tale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls” for mere information.
20% Kerneydelse
Servicen består af en række kerneydelser. I bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls” har leverandøren
– i bedømmelse af sortiment
angivet, hvilke kerneydelser servicen består af. F.eks. kan et ESDH-system bestå af et CPR-
indgår følgende delkriterier
register, et CVR-register og et BBR-register. Disse er alle kerneydelser, som ESDH-systemet
består af.
20% Funktionel tillægsydelse
I bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls” findes leverandørens funktionelle tillægsydelser, som er knyttet til kerneydelsen i den ønskede service. Prisen kan findes ud fra det givne kundesegment og
ønskede serviceniveau. Prisen er angivet for både ASP og licensleje.
60% Øvrige tillægsydelser
I leverandørens bilag ”Delaftale1_Firmanavn.xls” er angivet leverandørens timepriser på øvrige
ydelser. Timepriserne er baseret på SKI ressourcekategorierne 1-7 og dækker følgende områder:
• Exit proces
• Uddannelse
• Etableringsprojekt
• Specialtilpasning
• Pilotafprøvning
• Rådgivning
• Support
10% Exit og integration
50% Exit
udtræde af servicen. Leverandøren har vedlagt en beskrivelse af exitplanen, som er navngivet
– i bedømmelse af exit og
”Delaftale1_Navnet på servicen_Exitplan.pdf”
integration indgår følgende
delkriterier
Leverandørens bilag ”Delaftale1_Navnet på servicen.xls” beskriver, hvorledes kunden kan
50% Integration
Vurderingen foretages på grundlag af, hvor stor en del af servicen der er tilgængelig via integrationskomponenter. Læs mere i bilag ”Delaftale1_ASP_servicenavn_firmanavn.xls”
5
1.2.2 Delaftale III – direkte tildeling
Underkriterier
Delkriterier
Informationer nødvendige til evaluering
50% Pris
80% Servicepris
Vurdering af prisen sker på baggrund af leverandørens beregningsmodel, som fremgår af leverandørens
prisbilag ”Delaftale3_Cloud_servicenavn_firmanavn.xls”
– i bedømmelse af pris indgår
20% Timepris
Leverandørernes timepriser for en given øvrig ydelse skal sammenlignes og derefter vurderes pr. ressourcekategori. Ressourcekategori skal beregnes som et simpelt gennemsnit af hver af de omfattede øvrige
ydelsers timepris
25% Kvalitet- og
leveringssikkerhed
35%
I leverandørens bilag ”Delaftale3_Cloud_servicenavn_firmanavn.xls” fremgår, hvorledes leverandøren
Produktudvikling
planlægger udviklingen af servicen. Leverandøren har vedlagt en produktudviklingsplan, som er navngivet
”Delaftale3_Navnet på servicen_Produktudviklingsplan.pdf”
– i bedømmelse af kvalitet
og leveringssikkerhed indgår
15%
Leverandøren angiver, hvor langt ud i fremtiden der er planlagt releases for servicen. Dette angives i bilag
Releaseplanlægning
”Delaftale3_Cloud_servicenavn_firmanavn.xls”
10% Grøn it
I leverandørens bilag ”Delaftale3_Firmanavn.xls” er angivet, hvorledes leverandøren kan oplyse PUE
værdien for deres driftcenter. Endvidere hvorvidt leverandøren har handlingsplaner for reducering af energiforbrug samt styring af energiforbruget i serverrummet
30% Kvalitet
I leverandørens bilag ”Delaftale3_Firmanavn.xls” er angivet, hvorvidt leverandørens ASP-drift, -udvikling og
-vedligehold er omfattet af et kvalitetssystem
15% Exit og integration
10% Ansvar for
Hvis leverandøren påtager sig ansvar for 3. parts software, er dette angivet. Se Bilag ”Delaftale3_Cloud_
3. parts software
servicenavn_firmanavn.xls” for mere information.
50% Exit
Leverandørens bilag ”Delaftale3_Cloud_servicenavn_firmanavn.xls” beskriver, hvorledes kunden kan
– i bedømmelse af exit og
udtræde af servicen. Leverandøren har vedlagt en beskrivelse af Exitplanen, som er navngivet ”Delaf-
integration indgår følgende
tale_1_Navnet på servicen_Exitplan.pdf”
delkriterier
50% Integration
Vurderingen foretages på grundlag af, hvor stor en del af servicen der er tilgængelig via integrationskompo-
10% Sortiment
20% Kerneydelse
Servicen består af en række kerneydelser. I bilag ”Delaftale3_Firmanavn.xls” har leverandøren angivet,
nenter. Find de relevante informationer i bilag ”Delaftale3_Cloud_servicenavn_firmanavn.xls”.
hvilke kerneydelser servicen består af. F.eks. kan et ESDH-system bestå af et CPR-register, et CVR-register
– i bedømmelse af sortiment
og et BBR-register. Disse er alle kerneydelser, som ESDH-systemet består af.
indgår følgende delkriterier
20% Funktionel
I Bilag ”Delaftale3_Firmanavn.xls” findes leverandørens funktionelle tillægsydelser, som er knyttet til kerne-
tillægsydelse
ydelsen i den ønskede service. Prisen kan findes ud fra det givne kundesegment og ønskede serviceniveau.
Prisen er angivet for både ASP og licensleje
60% Øvrige
I leverandørens bilag ”Delaftale3_Firmanavn.xls” er angivet leverandørens timepriser på øvrige ydelser.
tillægsydelser
Timepriserne er baseret på SKI ressourcekategorierne 1-7 og dækker følgende områder:
• Exit proces
• Uddannelse
• Etableringsprojekt
• Specialtilpasning
• Pilotafprøvning
• Rådgivning
• Support
SKI henviser i øvrigt til den særskilte vejledning om direkte tildeling, som supplerer beskrivelserne i
rammeaftalebilag 08. Vejledningen kan rekvireres fra SKI og findes i øvrigt på www.ski.dk/publikationer.
SKI har en tilsvarende vejledning om miniudbud under udarbejdelse.
1.3 Sådan bruger du ski.dk
SKI rammeaftalen udgør ikke i sig selv den endelige leveringsaftale. Den endelige leveringsaftale
udarbejdes og indgås mellem kunden og den SKI udvalgte leverandør. Afhængig af den ønskede
service og delaftale har SKI udarbejdet leveringsaftaler for 02.19. Læs mere om dette i Afsnit 1.4.
Leveringsaftalerne findes på www.ski.dk under Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud. –
6
Hermed følger en trin-for-trin vejledning til, hvordan du bruger www.ski.dk samt www.netindkøb.dk
og finder leverandørernes tilbud.
1. SKI har samlet leverandørernes tilbud og gjort det overskueligt at finde den ønskede ydelse.
På www.ski.dk/aspcloud kan du finde informationer om leverandørerne på Rammeaftale 02.19.
2. Ønsker du at finde leverandør-specifikke informationer herunder priser og sortiment kræver
dette adgang til SKI - Netindkøb – www.netindkoeb.dk Adgang til Netindkøb kræver login som
kan fås ved at kontakte SKI – 33 42 70 00.
3. I venstre navigationsmenu vælges Rammeaftale 02.19, hvorefter de udvalgte leverandører
fremgår på siden. Endvidere kan leveringsaftalerne hentes i Word-format så du og leverandøren i fællesskab kan udfylde disse. Husk at du som kunde har ansvaret for korrekt anvendelse
og udfyldelse af leveringsaftalen.
4. Menupunktet ”Bilag” indeholder informationer om leverandørens priser og sortiment. Det er
således her at du finder leverandørens SKI-godkendte sortiment.
1.4 Anvendelse af leveringsaftalerne og leveringsaftalebilag
SKI har udfærdiget følgende leveringsbetingelser til brug ved Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud:
Leveringsaftale
Delaftale I
ASP – Licensleje
(+LAB 00 – 08)
ASP – direkte tildeling
(+ LAB 00 – 09)
Direkte tildeling
Miniudbud
•
•
•
ASP – miniudbud
•
(+ LAB 00 – 10)
ASP – BPO – Miniudbud
•
(+ LAB 00 – 10)
Delaftale II
Kommunalt ASP – Licensleje
(+ LAB 00 – 08)
Kommunalt ASP – direkte tildeling
(+ LAB 00 – 09)
•
•
Kommunalt ASP – miniudbud
•
(+ LAB 00 – 10)
Kommunalt ASP – BPO - Miniudbud
•
(+ LAB 00 – 10)
Delaftale III
Standardbetingelser
•
•
Leveringsaftalernes indhold er behandlet i kapitel 9 sidst i denne vejledning, og en oversigt fremgår
af den matrix, der indgår som bilag 3.
Ved anskaffelser under Delaftale I og II skal der benyttes en af de fire leveringsaftaler, SKI har udformet
for den anvendte delaftale. Det er ikke nødvendigt at anvende den oprindelige elektroniske formular
med SKI-logo, men der må ikke ændres i selve den anvendte leveringsaftales formuleringer bortset
fra de få steder, hvor formularen forudsætter indføjelse af konkrete data, som f.eks. virksomhedsnavn
etc. Leveringsaftalen underskrives af parterne på samme måde som ethvert andet aftaledokument.
7
1.5 Sådan udfylder du leveringsaftalebilag
SKI har udfærdiget skabeloner til leveringsaftalebilag. Skabelonerne skal
betragtes og benyttes som en checkliste for forhold, som parterne bør
overveje ved indgåelse af leveringsaftalen.
Parterne må ikke tilføje nye leveringsaftalebilag, men de enkelte
leveringsaftalebilag kan fra sag til sag udformes anderledes end foreslået af SKI, dog under den væsentlige forudsætning at indholdet i et
leveringsaftalebilag ikke kan indebære en ændring af formuleringerne
i selve leveringsaftalen.
Det er de konkrete forhold, der afgør udformningen af leveringsaftalebilaget. Som ved enhver anden checkliste behøver parterne ikke berøre
alle de punkter, der er nævnt i skabelonerne fra SKI. Strukturen for et
leveringsaftalebilag er ens for alle leveringsaftalerne, og nedenfor har
SKI knyttet enkelte kommentarer til hvert af de 11 leveringsaftalebilag.
I tilfælde, hvor et eller flere leveringsaftalebilag ikke er relevante i den
konkrete leveringsaftale, kan man blot vedlægge en forside for det
pågældende leveringsaftalebilag med angivelse af informationen
”anvendes ikke”. Man kan dog aldrig udelade Leveringsaftalebilag
00 (definitioner), 03 (Leverancebeskrivelse), 05 (Fællesbetingelser for
kundens leverandører) samt 06 (Vederlag og incitamenter).
Der gælder særlige forhold, når man bruger SKI bestillingsblanket, jf.
beskrivelsen i afsnit 1.5.2.
1.5.1 Udformning af leveringsaftalebilag
Arbejdet med at udforme leveringsaftalebilag varetages i første omgang
af kunden. Inden leveringsaftalen underskrives, skal kundens arbejde
med leveringsaftalebilagene give leverandøren et så tydeligt billede
af kundens forventninger og behov, at man i tide kan identificere et
eventuelt behov for yderligere ressourcer fra kunden eller manglende
match til leverandørens ydelser. Det gælder både ved en direkte tildeling
og ved gennemførelse af miniudbud.
Naturligvis er der dele af leveringsaftalebilagene, som udfærdiges af
leverandøren. Da leverandørernes sortiment inden for Rammeaftale
8
02.19 hovedsagelig er standardiserede services, vil leverandørerne med
fordel kunne udfærdige standardbilag og standardformuleringer, der
genbruges for alle leverandørens kunder.
LAB 00 – Definitioner: De definitioner, som SKI har angivet i LAB 00,
kan ikke ændres af parterne, da dette ville indebære en ændring af selve
leveringsaftalen. Parterne kan dog jævnligt have behov for at angive
supplerende definitioner uden at ændre de definitioner, SKI har anført.
Det gøres mest hensigtsmæssigt ved at tilføje en supplerende matrix
i LAB 00 med angivelse af de supplerende definitioner. Man bør ikke
ændre i den eksisterende matrix med 02.19 definitioner.
Denne metode er en særlig fordel for personer, der kender til rammeaftalens eksisterende katalog af definitioner. De behøver kun læse
det nye supplerende katalog af definitioner. Definitionerne anføres
sædvanligvis i alfabetisk rækkefølge.
LAB 01 – Kundens organisation og samarbejde: Kunden skal i LAB
01 beskrive den del af sin egen organisation, der har betydning for
samarbejdet med leverandøren under leveringsaftalen. Der angives
ligeledes en beskrivelse af de brugere, som skal anvende de services,
som leverandøren stiller til rådighed i henhold til leveringsaftalen.
Eksempel 1:
En kommune skal have leveret et tidsregistreringssystem. Kommunen stiller
krav til involveringen af brugergrupper fra kommunens egen organisation.
Dette er nødvendigt for at sikre formidling af det konkrete behov til servicen
samt evt. justering eller videreudvikling. Kommunen beskriver ligeledes, hvilke
centrale personer som ønskes involveret i leverancen fra både leverandørens og
kommunens side. Kommunen stiller yderligere krav til, at leverandøren stiller
lokaler og arbejdspladser til rådighed for kommunens involverede brugere.
LAB 02 – Kundens it-miljø og leverandørens forudsætninger: LAB
02 beskriver de led i kundens eget it-miljø, der har betydning for leverandørens levering af de aftalte services. Det er kundens opgave at
give leverandøren så tydeligt et billede, at leverandøren kan konstatere
mulige problemer ved kundens brug af de pågældende services.
Hvis leverandøren har forudsætninger eller krav til kunden, som f.eks. eventuelle tekniske krav til
kundens it-miljø, skal disse angives i dette leveringsaftalebilag. Det er det eneste sted i leveringsaftalen,
hvor leverandøren kan angive sådanne krav og forudsætninger.
LAB 03 – Leverancebeskrivelse: Formålet med LAB 3 er at kunden beskriver kravet til leverancen og
leverandørens services. Dvs. at leverandøren laver en kravbesvarelse på baggrund af kundens kravspecifikation. Endvidere beskriver bilaget kundens krav til sikkerhed samt dataadgang og datahåndering.
Hvor der ikke afholdes miniudbud, kan der ikke foregå en forhandling mellem parterne. Der er således
begrænset mulighed for at ændre leverandørens service. Ved en direkte tildeling uden gennemførelse
af miniudbud vil de væsentlige led i dette leveringsaftalebilag derfor skulle hentes fra leverandørens
generelle produktbeskrivelse.
Eksempel 2:
En kommune ønsker et dokumenthåndteringssystem. For at give leverandøren et indblik i kundens forretning
vedlægger kommunen uddrag af sin business case. Dette giver leverandøren en forståelse for kommunens
prioritering. Kommunen beskriver kravspecifikationen og tydeliggør kravet til serviceniveau, herunder service
mål og servicerapportering. Kommunen ønsker ikke selv at varetage supporten. Derfor angiver kommunen
sine krav til omfanget af supporten. Adgang til data samt kontrol af sikkerhedsniveauet er vigtige elementer
for kommunen. Kommunen beskriver derfor sine krav til kontroladgang samt sikkerhedsrevision i bilaget.
LAB 04 – Licensbetingelser samt eventuel deponeringsaftale: I mange leveringsaftaler vil dette
leveringsaftalebilag udgå. Hvor der skal indgå licensbetingelser, er det leverandørens standard licensbetingelser, der vedlægges. Det er relativt sjældent at bruge deponeringsaftaler på ASP-området,
men sådanne aftaler kan i få situationer være essentielle for kunden.
Hvor deponering undtagelsesvis anvendes, vil det som regel foregå i henhold til en deponeringsaftale
udfærdiget ud fra den standardkontrakt, som anvendes i det valgte deponeringsorgan, f.eks. Dansk
Deponerings Institut. Det vil som regel være kunden, der betaler omkostningerne ved en deponeringsordning etableret specifikt for den enkelte leveringsaftale.
LAB 05 – Fællesbetingelser for kundens leverandører: Dette leveringsaftalebilag skal indgå i
samtlige 02.19 leveringsaftaler uden ændring eller tilpasning. Læs mere i kapitel 9.2.
LAB 06 – Vederlag og incitamenter: Den samlede økonomi under leveringsaftalen skal angives i
LAB 06. Det er priser for alle services, der skal leveres, timepriser til brug for afregning af timebaseret
indsats samt prisregulering og rabatter. Angivelserne skal dække ydelserne i leverancens tre mulige
faser: overtagelsesfasen, driftsfasen samt overdragelsesfasen. Ved direkte tildeling skal man anvende
de enhedspriser og øvrige priskomponenter, der fremgår af www.netindkoeb.dk.
9
LAB 07 – Ændringshåndtering: Her angives de regler for ændringshåndtering, som parterne vil
anvende. Beskrivelserne vil ofte være udfærdiget af leverandøren. Parterne skal være opmærksomme
på, at leveringsaftalens principper og regler vedrørende skalpering af kundens brug ikke kan fraviges.
LAB 08 – overtagelse: Indgåelse af leveringsaftale indebærer ofte initiering af et etableringsprojekt,
der lejlighedsvis kan være ganske omfattende. Etableringsaktiviteterne beskrives i dette leveringsaftalebilag. Det er således kundens krav til projektforløbet herunder tids- og aktivitetsplan for de
planlagte opgaver samt afprøvning.
Eksempel 3:
En region skal have leveret et lønsystem. Regionen fremsætter krav til projektorganisationen, så regionens
nøglepersoner involveres og bidrager i overtagelsesfasen. Nøglepersonerne angiver krav til tidsplanen og
fremsætter milepæle for projektet. Regionen ønsker løbende undervisning i det nye lønsystem, så nøgleperso
nerne effektivt og målrettet kan teste systemet inden lancering. Regionen angiver sine krav til leverandørens
undervisning af det nye system.
I forbindelse med afprøvning skal leverandøren have it-udstyr placeret hos kunden. Det beskrives
også i bilaget.
LAB 09 – overdragelse ved ophør: På et eller andet tidspunkt vil leveringsaftalen ophøre. Udover
de generelle principper for bistand ved ophør, som leveringsaftalen indeholder, kan det ofte være en
fordel at angive mere konkrete beskrivelser, der fastlægger leverandørens forpligtelser i forbindelse
med ophør.
I de mere simple tilfælde kan dette leveringsaftalebilag eventuelt udelades, men i ganske mange
tilfælde vil kunden være tjent med allerede ved leveringsaftalens indgåelse at have analyseret situationen ved ophør og kundens behov i forbindelse med migrering til en ny løsning.
LAB 10 – overdragelse af medarbejder: Dette leveringsaftalebilag benyttes i forbindelse med
leveringsaftaler, hvor leverandøren skal overtage personale fra kunden. Det kan kun foregå, hvor
kunden afvikler et miniudbud.
1.5.2 Bestillingsblanket
Mange gange vil der i forbindelse med delaftale I og II foreligge en relativt enkel situation, hvor der
ikke er behov for at bruge samtlige leveringsaftalebilag. Til sådanne mere enkle anskaffelser, hvor
der ikke afholdes miniudbud, har SKI udfærdiget en bestillingsblanket til Rammeaftale 02.19, hvor
alle de individuelle informationer angives i et enkelt dokument i stedet for 10 leveringsaftalebilag.
Dette er blot en mere simpel måde at udfærdige og indgå leveringsaftalen på. Bestillingsblanketten
udfyldes og underskrives af parterne, og parterne behøver ikke at tilpasse andre dokumenter. Efter
behov kan enkelte punkter i bestillingsblanketten dog uddybes i underbilag. Sådanne underbilag
kan f.eks. være leverandørens produktbeskrivelse, eller et modelbilag fra 02.19 kan benyttes til
udfærdigelse af et underbilag.
10
2. Generelt om rammeaftalen
Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud omfatter veldefinerede it-serviceområder, som dækker flere behov
inden for ASP/Cloud ydelsesområdet. Opgaverne med drift, forvaltning, vedligehold og support er
alle en del af den tilbudte service og leveres samlet.
Rammeaftalen giver klare retningslinjer for, hvordan man vælger sin ydelse og indkøber den – hvad
enten man ønsker at købe en ASP- eller Cloud-service.
Udover ASP og Cloud dækker rammeaftalen relaterede ydelser som består af konsulenttimer, Business
Proces Outsourcing (BPO) og licensleje.
2.1 Rammeaftalens sammensætning
Rammeaftalen er i første omgang indgået direkte mellem SKI og en række leverandører. Rammeaftalen
fastlægger således de juridiske betingelser, der skal gælde i forholdet mellem SKI og leverandøren.
Med rammeaftalen opnår leverandøren en adgang til at indgå leveringsaftaler med de enkelte kunder,
der er medlem hos SKI. For at sikre udbudsreglernes overholdelse fastlægger rammeaftalen stramme
regler for proceduren ved indgåelse af rammeaftaler, og den fastlægger endvidere de juridiske elementer i de konkrete leveringsaftaler, der indgås i henhold til rammeaftalen.
2.2 Beskrivelse af delaftalerne
Rammeaftale 02.19 består af tre delaftaler: ASP-services, kommunale ASP-services målrettet kundesegmentet ”kommuner og deres institutioner” samt Cloud services.
Delaftalerne inklusiv kort beskrivelse:
Forretningsområde
SKI’s kunde-segment
Delaftale I
Delaftale II
Delaftale II
ASP-services
Kommunale ASP-services
Cloud-services
Alle offentlige opgaver/tjenester
Næsten alle offentlige opgaver/tjenester. Eksklu-
Næsten alle offentlige opgaver/tjenester. Eksklu-
jf. FORM
derede offentlige tjenester fremgår af kravspeci-
derede offentlige tjenester fremgår af kravspeci-
fikationen KB01, ydelsesområder for Delaftale II
fikationen KB01, ydelsesområder for Delaftale III
– Kommunale ASP-services.
– Cloud-services.
Kommuner
Stat, region, halvoffentlige samt kommuner
Stat, region samt halvoffentlige.
Dog IKKE kommuner.
11
Opdelingen i Delaftale I og Delaftale II er foretaget på baggrund af en markedsunderøgelse, der
viste en tilsvarende opdeling i de services, der udbydes, samt en forskel i behov efter kundetype. De
væsentlige forskellige på Delaftale I og II er følgende.
1. Økonomi i forhold til lov-vedligehold
På Delaftale II er kravene til inkludering af lov-vedligehold af servicen skærpet i forhold til Delaftale I. Det betyder i praksis, at al lov-vedligehold er inkluderet i prisen for servicen fra starten
inklusiv lov-vedligehold af kundespecifikke tilpasninger.
2. Begrænsninger vedrørende priselementer
På Delaftale II er de mulige priselementer i leverandørernes prismodeller afgrænset til følgende
fem: udvikling, drift, lov-vedligehold, vedligehold og support. På Delaftale I har leverandørerne afgivet tilbud baseret på deres egne priselementer.
3. Begrænsninger vedrørende beregningsenheder
På Delaftale II er leverandørerne begrænset til en beregningsenhed per primær service eller
funktionel tillægsydelse. Denne beregningsenhed kan bruges til at udregne både et initialt
vederlag og et løbende vederlag. På Delaftale I har leverandørerne selv fastlagt antallet af
beregningsenheder i deres prismodeller.
4. Mulighed for uopsigelighed
På Delaftale II er to år den maksimale uopsigelighed, kunden kan forpligte sig til. På Delaftale I
er fire år den maksimale uopsigelighedsperiode, som kunden kan forpligte sig til.
5. Speciel mulighed for tidlig udtrædelse på delaftale II
Hvor enten KL eller KOMBIT A/S tager initiativ til at udvikle fælleskommunale systemer, som
har tilsvarende forretningsunderstøttelse som løsninger solgt under 02.19 Delaftale II, giver
aftalen kommunerne en særlig mulighed for tidligere udtræden af kontrakten.
2.2.1 Delaftale I – ASP-services
Rammeaftalens Delaftale I ASP-services giver mulighed for at købe ASP-services, hvor leverandøren
leverer en samlet it-service bestående af en specifik funktionalitet f.eks. lønsystem, driften af servicen
på leverandørens platform og vedligeholdelse af services. Derved kan man tilgå servicen uden selv
at hoste/eje denne.
Udover selve servicen kan man købe afviklingen af løsningen som hhv. BPO og licensleje. BPO er en
outsourcing af den samlede forretningsproces inkl. de manuelle aktiviteter, som fysisk løser opgaven.
Dette kan f.eks. være personer til håndtering af et lønsystem. Licensleje er en brugsret til programmel, som funktionelt tilbyder det samme som ASP-modellen, men hvor kunden selv drifter servicen.
Leveranceformer for Delaftale I & II – ASP-services er:
ASP
BPO
Licensleje
Leverandøren tilbyder en it-service
Leverandøren leverer forretnings-
Leverandøren vedligeholder og pro-
omfattende en funktionalitet, drift,
processer bestående af et givent
duktudvikler fortsat på løsningen og
vedligeholdelse mv.
forretningsområde, med proces og
kan levere en række tillægsydelser.
it-understøttelse. BPO tilbydes som
Kunden er selv ansvarlig for driften
en tillægsydelse dvs. som manuelle
af løsningen herunder kapacitet,
aktiviteter i kombination med ASP-
applikationsdrift og overvågning.
servicen.
Kan kun leveres i tillæg til en ASPservice
12
2.2.2 Delaftale II – Kommunale ASP-services
Rammeaftalens Delaftale II har samme opbygning som Delaftale I. Sortimentet på Delaftale II henvender sig alene til kunder på det kommunale område. Kommuner kan ikke anvende Delaftale I.
Delaftale II består af services, der ikke kan ændres eller udvikles i rammeaftalens løbetid eller udvikles
med yderligere funktionalitet.
Følgende FORM-områder er ikke en del af udbuddet på Delaftale II, og der kan derfor ikke indgås
leveranceaftaler på disse områder:
• 05.05.15. Valg og folkeafstemninger
• 05.25.10.10. Ægtefællebidrag
• 10.35.15. Arbejdsmarkedsrelatede ydelser
• 25.15. Bistandsordninger til svage borgere
• 25.25. Sociale kontantydelser
• 25.30. Sociale pensioner
• 30.20.05. Udbetaling af arbejdsmarkedsrelateret forsørgelse og sociale kontantydelser.
For Delaftale II gælder samme leveranceformer som for Delaftale I; altså ASP, BPO og licensleje.
2.2.3 Delaftale III – Cloud-service
Rammeaftalens Delaftale III – Cloud-service omfatter en it-service, som stilles tilrådighed for kunden
som understøttelse for en eller flere forretningsprocesser. It-servicen omfatter hosting, vedligehold
og forvaltning af funktionaliteten. Cloud-services er rettet mod brede generiske produkter for at
opnå stordriftsfordele. Dette tilsigter, at servicen kan anvendes af flere kunder på samme løsning.
Denne forretningsmodel er cost-effektiv og dermed også en prismæssig attraktiv løsning. Måden
for erhvervelse og afregning er ens for alle kunder på samme løsning. Dette bidrager til, at administrationen af både løsning og afregning holdes enkel.
Forretningsmodellen giver mindre fleksibilitet i servicen, da kunden ikke kan ændre på produktet
eller servicen.
Leveringsaftalen udgøres af ”Standardbetingelser for Cloud”, som gælder for enhver ydelse på
Delaftale III, og som suppleres af leverandørens egne standardleveringsbetingelser angivet i det
oprindelige tilbud til SKI. Læs mere om leveringsaftalen i kapitel 9.
Følgende FORM-områder er ikke en del af udbuddet på Delaftale III, og der kan derfor ikke indgås
leveranceaftaler på disse områder:
• 05.05.15. Valg og folkeafstemninger
• 05.25.10.10. Ægtefællebidrag
• 10.35.15. Arbejdsmarkedsrelatede ydelser
• 25.15. Bistandsordninger til svage borgere
• 25.25. Sociale kontantydelser
• 25.30. Sociale pensioner
• 30.20.05. Udbetaling af arbejdsmarkedsrelateret forsørgelse og sociale kontantydelser.
Cloud-services anvender ikke ydelsesområder. De pågældende services er ikke omfattet af FORMmodellen.
13
3. Sortimentstyper
Sortimentet på Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud består af services. En
service består af en forretningsmæssig funktionalitet f.eks. lønsystem
understøttet af en teknisk funktionalitet, hvor leverandøren har ansvaret
for drift, forvaltning og vedligeholdelse. En service kan tilknyttes serviceniveauer, som sikrer, at definerede servicemål overholdes, og den aftalte
effektivitet og kvalitet leveres. Læs mere om serviceniveauerne i bilag 1.
Sortimentet er opdelt i typer af ydelser, som er fælles for hhv. ASPservices og Cloud-services:
• Kerneydelser, som er centrale funktionelle moduler leveret som
services.
• Funktionelle tillægsydelser, der er yderligere valgfri funktionalitet,
som leverandøren kan tilbyde som services.
• Øvrige ydelser, som er ydelser knyttet til servicen der tilbydes, f.eks.
uddannelse og support.
• Serviceniveauer, der er den effektivitet og kvalitet, som servicen
tilbydes med.
Serviceniveau 3
Serviceniveau 2
Serviceniveau 1
Kerneydelser
Primær service
f.eks. være en HR-funktionalitet, som udgør en kerneydelse for den
enkelte service.
3.2 Funktionelle tillægsydelser
Med udgangspunkt i servicen kan der tilkøbes yderligere funktionalitet i
form af funktionelle tillægsydelser. Dette kan f.eks. være automatisering
af en PBS-opkobling. En sådan ydelse skal være en naturlig udvidelse
af den forretningsmæssige eller tekniske funktionalitet, som servicen
består af. Der er således krav om, at den funktionelle tillægsydelse
skal hostes og vedligeholdes på samme niveau som for den primære
service jf. Figur 2.
3.3 Øvrige ydelser
I tilknytning til den enkelte service kan der tilkøbes yderligere ydelser
bestående af f.eks. speciel tilpasning eller exit-proces. Disse ydelser udgør
ikke en selvstændig funktionalitet, men betragtes som et supplement
til en enkelt service. F.eks. knytter exit-processen sig til leverandøren
og skal forstås således, at leverandøren jf. exit-planen har omkostninger i forbindelse med kundens exit – f.eks. nedtagning og assistance i
forbindelse med migrering. Det afregnes pr. time.
3.4 Serviceniveauer
Funktionelle
tillægsydelser
Øvrige ydelser
Rammeaftale 02.19 indeholder for alle tre delaftaler seks definerede
serviceniveauer, som kan tilknyttes den enkelte service. Servicemålene
sikrer kvalitet og effektivitet for den tilbudte service. Beskrivelserne af det
enkelte servicemål angiver bl.a., hvordan måling gennemføres i praksis,
og hvordan måledata omsættes til måleresultat, dvs. beregningen af
den KPI (Key Performance Indicator), som knytter sig til servicemålet.
I visse tilfælde fremgår det af rammeaftalen og leverandørens produktbeskrivelse, at manglende overholdelse af en konkret service sanktioneres med bod. Hvor dette ikke er tilfældet, kan der i forbindelse med
afholdelse af miniudbud knyttes en bod til manglende overholdelse af
de servicemål, der er kritiske for kunden.
Supplerende services
Rapportering af servicemål-opfyldelse sker til kunden på grundlag af en
aftalt rapporteringsfrekvens, kommunikationsmåde og rapporteringsform.
Figur 2
3.1 Kerneydelser
En service kan bestå af en eller flere kerneydelser. Kerneydelser er den
centrale og bærende funktionalitet, som en service består af. Det kan
14
De yderligere beskrivelser af serviceniveauerne, herunder servicemål
findes i bilag 1.
4. Snitflader til andre SKI rammeaftaler
Rammeaftale 02.19 udgør et centralt omdrejningspunkt i SKI’s pallette
af koordinerede it-rammeaftaler. SKI’s it-rammeaftaler dækker alt fra
it-konsulentydelser til drift af serverkapacitet. Rammeaftale 02.19 kan
anvendes i sammenhæng med de øvrige rammeaftaler, men det er ikke
muligt at foretage en samlet anskaffelse på tværs af flere rammeaftaler.
Der skal foretages direkte tildeling eller miniudbud på hver enkelt rammeaftale. Tilsvarende kan der ikke foretages en samlet anskaffelse på
tværs af to delaftaler.
Rammeaftale 02.19 har direkte snitflader til følgende af SKI’s itrammeaftaler:
• 02.22 It-drift - Kapacitet: Køb af driftskapacitet til afvikling af produktionsmiljø herunder drift af arbejdspladser
• 02.23 It-drift – Forvaltning: Køb af applikationsdrift samt overvågning af applikationen.
02.22 Klientdrift
02.18 / 02.23 Applikation
udvikling/Drift
02.23 Middle-ware
02.22 Kapacitet
02.19
Delaftale
3
CLOUD
02.19
Delaftale
1&2
ASP
ASP
Licensleje
Ved licensleje har leverandøren stadig ansvar for vedligehold og produktudvikling, men kunden er ansvarlig for driften af løsningen, herunder
kapacitet, applikationsdrift og overvågning. Dette er illustreret i Figur
3, hvor ASP Licensleje udgør en selvstændig del, og hvor selve driften
af servicen sker på kundens eget miljø.
Det er således muligt at få afviklet den ønskede ASP-service på 02.19
kombineret med rammeaftale 02.22, hvor kapacitet til servicen kan driftes
jf. Figur 3. Rammeaftale 02.22 kan med andre ord levere kapaciteten
til ASP-servicen på rammeaftale 02.19. Udvikling og vedligeholdelse
sker på rammeaftale 02.19, og den efterfølgende overvågning og applikationsdriften sker på rammeaftale 02.23.
For at sikre en klar synergi mellem SKI’s it-rammeaftaler er samme opdeling
i ressourcekategorier anvendt som på rammeaftalerne 02.22, 02.23 og
02.18. Dette gør det lettere at finde præcis den kategori af ressourcer,
som du har behov for. Samme synergi gælder i forhold til regulering i
leveringsaftalerne, hvor samarbejdet mellem kundens leverandører er
reguleret i LAB 05. Læs mere i kapitel 9.2 Leveringsaftalebilag 05 - Fællesbetingelser (Delaftale I og II)
Kundens
eget
driftsmiljø
02.23 / 02.23 Infrastruktur
Figur 3
Levering af en service på rammeaftale 02.19 sker ud fra leveranceformerne ASP, licensleje eller BPO. Ved leveringsformen ASP er leverandøren
ansvarlig for driften af løsningen inklusive kapacitet og applikationsdrift.
15
5. Beskrivelse af ydelserne
Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud dækker over ydelser, der består af en service, som leveres til kunden
til den samme prissætning ud fra nogle servicemål for den enkelte service.
På trods af overordnede fælles principper for at tilbyde ASP- og Cloud-services er ydelserne forskellige på en række områder.
ASP-services: Her er fokus på at levere ydelser til en eller flere specifikke forretningsområder inden
for kundernes kerneforretning. Servicen er ofte ikke designet til “en-til-mange” anvendelse, men
målrettet i forhold til “løsning-til-kunde”. Services kan afvikles som en selvstændig applikationen for
hver kunde, der kan være specielt tilpasset den enkelte kunde.
Cloud-services: Her er der tale om applikationer, der typisk stiller en eller anden form for forretningsfunktionalitet til rådighed til en bred mængde kunder.
Nedenstående tabel beskriver væsentlige forskelle på de to forretningsmodeller inden for en række
emner.
Emne
Forretningsmodel
Forretningsdomæne
Karakteristika
ASP
Cloud
Kundens adgang til servicen kan være
Cloud-services er baseret på, at mange
en egen instans af applikationen evt. for
kunder anvender samme service og på
dele af den. Drift og vedligehold sker hos
samme betingelser. Cloud applikationen
leverandøren eller tredjepart, hvor kunden
afvikles hos leverandøren eller dennes
selv drifter dele af servicen.
tredjepart og tilgås via internettet.
ASP-services er koncentreret om kundens
Cloud-services anvendes ofte i en bred
kerneforretninger. Der er stor speciali-
sammenhæng eller som supplement til
sering og typisk et betydeligt behov for
løsninger inden for kundens kernefor-
specialtilpasning i forhold til kundens
retning og dækker dermed ofte på tværs
forretningsområde.
af forretningsområder. Servicen kan ikke
tilpasses den enkelte kundes forretning.
Forståelse for kun-
Leverandøren har stor forståelse for kun-
dens forretning
dens forretningsprocesser og kan rådgive
for kundens forretningsprocesser. Cloud-
herom. Leverandøren yder support af
services har ingen eller en meget begræn-
teknisk og forretningsmæssig karakter.
set individuel support, og rapportering er
Leverandøren har begrænset forståelse
baseret på standardiserede rapporter.
Servicedistribution
Servicen leveres via dedikerede netværkslinjer eller krypteret internet.
16
Servicen leveres via internettet.
6. Sammenhængen mellem FORM & STORM
SKI har i udbuddet af rammeaftale 02.19 valgt at benytte modellerne
FORM (den Fælles Offentlige Reference Model) og STORM (Service og
Teknologi Offentlig Reference Model) som grundlag for at beskrive de
forretningsområder, som leverandørernes løsninger og services dækker.
Læs mere om FORM og STORM på www.modernisering.dk.
6.1 FORM
I forbindelse med rammeaftale 02.19 har SKI anvendt en SKI-modificeret
FORM-model til gruppering af ydelsesområderne af offentlige tjenester. Leverandørernes services er grupperet i et hierarki bestående af
serviceområder, hovedområder, opgaveområder og tjenester. Disse er
nærmere beskrevet nedenfor:
SERVICEOMRÅDER
1. niveau i SKI FORM udgør større forvaltningsområder med fælles
formål og kompetencekrav, f.eks. social service og omsorg.
HOVEDOMRÅDER
2. niveau i SKI FORM udgør en underopdeling af serviceområder
under det samme emne, f.eks. er sociale kontantydelser et
hovedområde under serviceområdet Social service og omsorg
OPGAVEOMRÅDER
3. niveau i SKI FORM består af delmængder af den offentlige sektor,
som producerer et afgrænset sæt af tjenester. F.eks. er børneydelser
et opgaveområde under hovedområdet Social kontantydelser som
er et hovedområde under serviceområde Social service og omsorg.
TJENESTER
4. niveau i SKI FORM er sidste niveau og repræsenterer alle de
serviceydelser, der produceres af den offentlige sektor til borgere,
virksomheder og intern brug. En tjeneste er typisk afgrænset ved en
udførende handling vedrørende en bestemt opgave, f.eks. tildeling af
børnebidrag, som er en tjeneste under opgaveområdet børneydelser.
Figur 4
FORM modellen danner grundlag for SKI 02.19 Web FORM, som findes
på www.netindkoeb.dk. Formålet med dette værktøj er at hjælpe dig
med at finde frem til de leverandører, som kan levere en service inden
for et givent tjeneste-område f.eks. børnebidrag. Ovenstående model
viser opbygningen af FORM modellen, og hvordan SKI 02.19 Web
FORM er opbygget.
6.2 STORM
STORM kan bruges som en kategorisering af den ønskede løsnings
funktionalitet. STORM giver herudover som enkeltstående model
mulighed for at beskrive og sammenligne offentlige it-services i forhold
til specifikke komponenter inden for henholdsvis informations-, integrations- og teknologiarkitektur. Detaljeret viden om opbygningen kan
blandt andet medvirke til at skabe overblik over produkternes indhold.
6.3 FORM & STORM sammenhæng
I den enkelte myndighed – eller for et helt forvaltningsområde – kan
referencemodellerne være nyttige redskaber til at kortlægge og styre
opgaver, processer og it-systemer. FORM kan fx benyttes til at kategorisere opgaver og arbejdsgange med henblik på at kortlægge flaskehalse
eller muligheder for optimering af effektiviteten. STORM kan tilsvarende
benyttes som ramme for beskrivelsen af en portefølje af applikationer
eller af en samlet infrastruktur.
FORM og STORM modellen er et centralt værktøj, når du skal danne
dig et overblik over de services, som leverandørerne har budt ind med
på SKI rammeaftalen 02.19. Ved at lade FORM og STORM udgøre det
begrebsmæssige grundlag for henholdsvis service og dens it-understøttelse kan services sammenlignes på tværs. Yderligere skabes der et
sammenhængende overblik over, hvilke it-services der understøtter
service- og opgaveområder i den offentlige sektor, og dermed etableres
der et overblik over den samlede digitalisering.
Eksempel 4:
En kommune ønsker en service til at styre personalets ferie og fridage,
herunder feriepenge med FORM nummer 10.35.15.60.UD. Denne service
skal have en teknologisk understøttelse i form af muligheden for at kom
munikere mellem to systemer. Altså skal servicen kunne kommunikere med
en anden systemløsning. Via FORM & STORM modellen kan kunden finde
det ønskede forretningsområde med FORM nummer 10.35.15.60.UD og
den ønskede teknologiunderstøttelse opstillet i STORM modellen. Herefter
kan leverandørens service, herunder servicens kerneydelser og funktionelle
tillægsydelser findes.
17
7. Sortiment og priser
7.1 Delaftale I – ASP-service
7.2 Delaftale II – Kommunal ASP-service
Prisen for en ASP-service er angivet på baggrund af følgende parametre:
På Delaftale II er prisen for en kommunal ASP-service angivet på baggrund af følgende parametre:
• Kundesegment f.eks. halvoffentlig
• Serviceniveau f.eks. guld+
• Priselementer f.eks. brugerrettighed til en service eller support
til servicen
• Beregningsenheder og forbrugselementer, som benyttes i beregningen af prisen for priselementerne, f.eks. antal ansatte og
engangsvederlag
• Eventuelle funktionelle tillægsydelser og øvrige ydelser.
Priselementerne og de beregningsenheder, som indgår heri, giver
gennemsigtighed i prissætningen af servicen, i og med at det tydeligt
fremgår, hvilke priselementer en service består af, og hvordan disse
prismæssigt afregnes. Hertil kommer de funktionelle tillægsydelser samt
øvrige ydelser, som kan tilkøbes i forlængelse af den enkelte service.
• Serviceniveau f.eks. sølv
• Priselementer baseret på f.eks. udvikling eller drift
• Beregningsenheder har en klar afhængighed til den kommunale
ASP-service f.eks. antal superbrugere til drift af servicen
• Eventuelle funktionelle tillægsydelser og øvrige ydelser.
Priselementerne og de beregningsenheder, som indgår heri, giver
gennemsigtighed i prissætningen af servicen, da det tydeligt fremgår,
hvilke priselementer en service består af, og hvordan disse prismæssigt
afregnes. Hertil kommer de funktionelle tillægsydelser, som kan tilkøbes
i forlængelse af den enkelte service.
7.3 Delaftale III – Cloud
Prisen for Cloud-service er angivet på baggrund af følgende parametre:
Eksempel 5:
En halvoffentlig institution med 35 ansatte ønsker prisen på et personale
administrationssystem tilpasset kundens specifikke størrelse inklusiv mulighed
for pensionsberegning. Kunden ønsker brugsrettighed til servicen, support
samt uddannelse. Endvidere ønsker kunden serviceniveauet guld. Med
udgangspunkt i leverandørernes tilbud kan prisen beregnes på baggrund af
kundens krav. F.eks. afregnes prisen for servicen med guld-serviceniveau for
hver af de 35 ansatte. Prisen for support er et engangsvederlag, og uddan
nelse afregnes pr. ansat. Muligheden for pensionsberegning er en funktionel
tillægsydelse, som kunden skal betale pr. ansat.
Kapitel 7.4 giver et indblik i, hvordan priser og sortiment kan opdateres/
udvides for at sikre fleksibiliteten i aftalen.
18
• Serviceniveauet som Cloud-servicen tilbydes til f.eks. guld
• Prismodellen for den tilbudte Cloud-service
Prismodellen for en Cloud-service defineres af leverandøren. Den
afhænger af det tilbudte serviceniveau. Disse informationer kan findes
på Netindkøb – www.netindkoeb.dk.
Eksempel 6:
En region ønsker et online dokumenthåndteringssystem til regionens 6.500
brugere. Serviceniveauet skal være sølv. Leverandørerne har angivet deres
priser i forhold til antallet af brugere. På baggrund af leverandørernes tilbud
kan prisen beregnes og sammenlignes baseret på antal tilmeldte brugere af
servicen, fratrukket rabatten.
7.4 Sortimentsopdatering
Rammeaftale 02.19 giver som udgangspunkt ikke leverandøren mulighed for at supplere eller opdatere sortimentet med nye services eller andre ydelser.
Hvis en leverandør ønsker at opdatere en service, skal det ske med baggrund i den produktudviklingsplan for den pågældende service, der indgik i leverandørens tilbud til SKI . En service kan altså
ikke ændres, uden at det er beskrevet i produktudviklingsplanen. Produktudviklingsplanerne er
tilgængelige på www.netindkoeb.dk.
Leverandøren har leveringspligt på sine ydelser og services, så længe de tilbydes af leverandøren i
Danmark. Leverandøren skal altså levere ydelsen, hvis den indgår I sortimentet. Selv i tilfælde hvor
en ydelse eller service måtte udgå af leverandørens sortiment, har leverandøren pligt til at opfylde
de indgåede leveringsaftaler under rammeaftale 02.19.
Der er endvidere fastsat den regel for rammeaftalen, at en sortimentsopdatering ikke må forøge
prisen på en service eller ydelse.
7.5 Prisopdatering
Rammeaftalen fastsætter stramme regler for leverandørens adgang til at regulere priser. Prisregulering
foretaget efter reglerne i rammeaftalen gælder for efterfølgende leverancer under rammeaftalen,
når reguleringen er meddelt og godkendt af SKI. Som udgangspunkt kan prisen for en service eller ydelse reguleres én gang årligt for rammeaftalen. For de allerede indgåede leveringsaftaler kan
prisen kun reguleres, hvor denne mulighed fremgår af leveringsaftalen. Ved anvendelse af forskellige
prismodeller for forskellige kundesegmenter kan prisregulering reguleres individuelt.
Ønsker leverandøren at ændre priserne i nedadgående retning, kan dette ske kontinuerligt i hele
kontraktperioden. Rammeaftalen sætter også regler for leverandørens afholdelse af priskampagner,
hvor prisfaldet ikke skal være permanent.
Priseregulering gælder udelukkende for leverandørens services og ikke for leverandørens timepriser.
19
7.6 Uopsigelighedsrabat
Det er muligt at tilkøbe en uopsigelighedsrabat. Denne rabat er en procentsats, som fratrækkes
vederlaget for ASP-servicen. Procentsatsen afhænger af uopsigelighedsrabatperioden, som kan være
2-4 år på Delaftale I og III og 2 år på Delaftale II.
Eksempel 7:
En kommune ønsker at købe en service til at håndtere børnetilskud. Kommunen kan opnå en uopsigelig
hedsrabat ved at binde sig til ydelsen i 2 år.
7.7 Tilpasning af ASP-løsningen
Som en del af leverandørens øvrige ydelser tilbydes muligheden for specialtilpasning af løsningen,
som ligger udover den nødvendig konfiguration og tilpasning. Det er således ikke muligt at skabe en
afhængighed mellem kerneydelsen og tilpasning. Med andre ord skal de to ydelser være uafhængige,
så kerneydelsen kan købes uden et medførende krav om specialtilpasning.
Formålet med tillægsydelsen og de krav, der er knyttet til den, er at give et større spillerum for
individuel tilpasning af løsninger, hvis kunden har dette behov. Men specialtilpasning af løsningen
må ikke have en fordyrende effekt på kerneydelsen og de ydelseselementer, som er knyttet hertil.
I leverandørens tilbud, som findes på www.netindkoeb.dk, findes yderligere specifikationer af, hvorvidt
den enkelte leverandør tilbyder specialtilpasninger til ASP-ydelsen.
8. Leverandørerne på rammeaftalen
Leverandørerne og deres ydelser kan findes på www.ski.dk samt i SKI 02.19 Web-form, som er
tilgængelig på www.netindkoeb.dk.
20
9. Leveringsaftalerne – ”kontrakten”
Delaftale I og II: I Delaftale I og II skal parterne anvende en af de otte leveringsaftaler, som SKI har
udformet. SKI har således udarbejdet de juridiske betingelser, der skal gælde for leverancer inden for
disse delaftaler. For alle otte leveringsaftaler gælder, at leverandørens salgs- og leveringsbetingelser
ikke finder anvendelse.
Med hensyn til fastlæggelse af kundens brugsret gælder dog den undtagelse, at leverandørens
eventuelle licensbetingelser kan medtages som et bilag til leveringsaftalen. Leveringsaftalen har
forrang for licensbetingelserne, så angivelse af licensbetingelserne kan ikke indebære en svækkelse
eller ændring af den regulering, leveringsaftalen angiver.
Delaftale III: Ved Delaftale III har SKI ikke udformet en leveringsaftale. Her benyttes i stedet leverandørens eget kontraktmateriale og standardbetingelser. For at give kunden et minimum af
juridisk sikkerhed har SKI dog identificeret de væsentligste temaer og formuleret mindstekrav til
leverandørens betingelser. Disse mindstekrav kan ikke fraviges af parterne, og de har forrang for
leverandørens egne formuleringer.
På Delaftale III gælder således de standardbetingelser, som SKI har formuleret, med de tilføjelser og
præciseringer, der måtte følge af leverandørens egne dokumenter.
9.1 Mediation og konfliktløsning
Mediation: Desværre opstår der lejlighedsvis konflikter i forbindelse med levering og brug af
it-baserede services. Alle nyere SKI rammeaftaler indeholder muligheden for indledende brug af
mediation, før parterne kan skride til retssag eller voldgift. Det gælder også for Rammeaftale 02.19.
Mediation er på ingen måde en ustruktureret og tilfældig affære. Den ledes på samme måde som en
retssag af en uafhængig dommer, som i disse tilfælde er en uafhængig mediator, der har en speciel
uddannelse som mediator. I Danmark er der efterhånden ganske mange uddannede mediatorer.
Foreningen Danske IT-advokater har uddannet ca. 30 it-mediatorer.
Konfliktløsning ved brug af mediation har mange fordele. Bl.a. sker det ofte, at parterne kan fortsætte
eller genoptage samarbejdet efter en mediation, da relationen og den gensidige respekt ofte kan
genoprettes. Ved retssager og voldgift er dette sjældent tilfældet.
Retssager: Kan et forlig ikke opnås ved mediation, skal en eventuel retssag føres ved de almindelige
domstole og efter dansk ret. Rammeaftale 02.19 indeholder ikke voldgiftsklausuler, da voldgift ofte
er omkostningstungt, og de almindelige domstole giver sikkerhed for juridisk rigtige afgørelser.
21
9.2 Leveringsaftalebilag 05 - Fællesbetingelser (Delaftale I og II)
Alle brugere af it har mere end blot én leverandør, da ingen enkelt
leverandør kan dække hele kundens behov for it-relaterede anskaffelser
og serviceydelser. For at reducere problemerne ved leverandørernes
indbyrdes afhængighed af hinanden, har SKI udviklet LAB 05, der indgår
i alle de nyere SKI rammeaftaler på it-området. Ved alle rammeaftalerne
har LAB 05 indgået i det oprindelige SKI udbudsmateriale, og det skal
altid indgå i leveringsaftalen uden ændringer. LAB 05 er aldrig blevet
ændret i forhold til det oprindelige SKI udbudsmateriale.
Baseret på systematikken i ITIL (Information Technology Infrastructure
Library) kortlægger LAB 05 i første omgang grænsesnit mellem de
forskellige roller, der indgår i de samlede it-leverancer til kunden. Af
mere juridisk interesse angiver kapitel 5 i LAB 05 regler for håndtering
af konflikter indbyrdes mellem kundens forskellige leverandører.
Da LAB 05 indgår i samtlige SKI rammeaftaler på it-området udgør det
et fundament for kundernes håndtering af flerleverandørsituationen, og
det giver kunderne betydelige fordele. LAB 05 giver samtidig leverandørerne færre problemer, da det skaber grundlag for en generel højnelse
af god skik i leverandørernes indbyrdes samarbejde. Leverandørerne
har således en mindre risiko for uventede problemer som følge af
grænseflader til kundens øvrige leverandører.
Uden en regulering som angivet i LAB 05 er der ikke faste procedurer
for, hvordan konflikter indbyrdes mellem kundens leverandører håndteres. Det kan i mange situationer føre til betydelige forsinkelser. LAB
05 indeholder to væsentlige procedurebeskrivelser for håndtering af
konflikter indbyrdes mellem kundens SKI-leverandører (i) eskalationsprocedure for konfliktens håndtering, (Ia) bindende mediationsaftale
mellem SKI leverandører.
LAB 05 har størst effekt, når de berørte leverandører alle foretager levering
i henhold til en SKI rammeaftale. Men selv i tilfælde hvor en eller flere
af kundens leverandører ikke leverer i henhold til en SKI rammeaftale,
indeholder LAB forpligtelser for leverandøren, der kan reducere kundens
problemer ved grænseflader mellem flere forskellige leverandører.
Eksempel 8:
En kommune anvender SKI rammeaftale 02.22, 02.18, 02.15 og 02.06 til
indkøb af it-ydelser jf. Figur 5. Kunden oplever et problem i forhold til udviklin
gen af en systemløsning, som er indkøbt via rammeaftale 02.18. Problemet
skyldes, at 02.22 It-drift - kapacitet ikke er tilpasset det nye system, hvilket
resulterer i lange svartider. Her giver LAB 05 kunden sikkerhed for, at der er faste
aftalte procedurer for håndteringen af denne konflikt mellem leverandørerne.
02.19 ASP/Cloud
02.22 It-drift - kapacitet
02.06 Standardsoftware
KUNDEN
02.18 Systemudvikling
02.15 It-konsulentydelser
Figur 5
22
9.3 Exit – Sådan kommer du ud af kontrakten
I forbindelse med afgivelse af tilbud til SKI har leverandørerne leveret en exitplan til SKI, der beskriver
forhold i forbindelse med ophør af en leveringsaftale. Den enkelte leverandørs exitplan er gengivet
på www.netindkoeb.dk. Inden leveringsaftalen indgås, bør kunden gøre sig bekendt med leverandørens exitplan.
Mens leveringsaftalen løber, gælder det krav, at leverandøren skal opretholde sine services på en sådan
måde, at kunden inden for den aftalte åbningstid (dog ikke i eventuelle aftalte servicevinduer) har
elektronisk adgang til at læse, hente og opdatere kundens data hos leverandøren. Kunden har således
løbende adgang til data, men leveringsaftalen regulerer alligevel udlevering af data ved kundens exit.
I tillæg til leverandørens exitplan indeholder leveringsaftalerne en række bestemmelser om forhold
og forpligtelser i forbindelse med ophør, herunder pligt til udlevering og sletning af data samt pligt
til at yde ophørsassistance.
Leveringsaftalen fastlægger herunder, at leverandøren ingen tilbageholdsret har i kundens data og
andet i leverandørens besiddelse, der tilhører kunden. Udlevering skal således ske uanset ophør,
også selvom kunden måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang
af en sådan misligholdelse.
Kunden bør selv analysere, hvorledes kundens stilling vil være ved ophør og bør i den forbindelse
overveje at angive beskrivelser og krav i leveringsaftalebilag 03 og 09, der relaterer sig til situationen
ved ophør. I forbindelse med en direkte tildeling kan parterne ikke forhandle sådanne forhold, så
leverandørens produktbeskrivelse og exitplan vil være afgørende for udfyldning af de pågældende
leveringsaftalebilag.
Det bør bemærkes, at kunden bør sætte sig ind i, hvorvidt ydelsen har en tilknyttet exit-cost eller ej.
Hvis ydelsen ikke har en exit-cost, anbefaler SKI, at kunden medtager denne exit-cost i beregningen
af udgiften til ydelsen.
9.4 Data og datasikkerhed
Ved brug af ASP-services vil leverandøren som regel både opbevare og behandle data for kunden.
En stor del af de data leverandøren indsamler, opbevarer og på anden vis behandler for kunden, vil
være persondata. Leveringsaftalerne i rammeaftale 02.19 indeholder derfor en detaljeret regulering,
der skal sikre kunden en rimelig og forsvarlig retsstilling.
Men uanset reguleringen i leveringsaftalerne skal kunden i hver konkret sag sikre sig, at kravspecifikationen i LAB 03 (leverancebeskrivelsen) indeholder de krav, der er fornødne til kundens egen
overholdelse af forpligtelserne i persondatalovgivningen.
23
Kundens ejerskab og adgang til data: Leveringsaftalerne i rammeaftale 02.19 indeholder en række centrale regler, der sikrer kunden ret
til egne data:
• Kunden beholder alle rettigheder til de data, der på kundens vegne
måtte blive leveret til, opbevaret af eller behandlet af leverandøren
på leveringsaftalens betingelser.
• Leverandøren skal administrere sine ydelser og opretholde leverandørens service på en sådan måde, at kunden inden for den
aftalte åbningstid (dog ikke i eventuelle aftalte servicevinduer)
har elektronisk adgang til at læse, hente og opdatere sine data
hos leverandøren.
• I forbindelse med brug af kundens data har kunden ret til at etablere
integration til sine øvrige it-systemer via de grænseflader, der er
anført i leveringsaftalebilag 03, samt til at lade tredjemandsløsninger og services integrere med leverandørens service via disse
grænseflader.
• Leverandøren skal på anfordring udlevere alt, der tilhører kunden
og er i leverandørens besiddelse. Leverandøren har ingen tilbageholdsret i kundens data og andet i leverandørens besiddelse, der
tilhører kunden.
Disse grundlæggende regler sikrer kunden mod indsigelser og økonomiske krav fra leverandøren, når kunden skal anvende sine data i
anden sammenhæng.
9.4.1 Leverandørens brug af data
I visse ASP-services indgår det som et centralt led, at data fra mange
kunder bearbejdes og præsenteres i en fælles database. Ved sådanne
services er det et vigtigt element, at leverandøren får ret til at bruge
kundens data. I sådanne tilfælde vil det ofte være vigtigt for leverandøren, at han ikke har pligt til at slette data ved leveringsaftalens ophør,
ligesom han ofte vil ønske fortsat ret til at bruge de data, der er indsamlet
inden ophør. Leveringsaftalerne i rammeaftale 02.19 forudsætter, at
leverandørens eventuelle ret til at bruge kundens data er beskrevet i
LAB 03 (leverancebeskrivelsen). Det er i begge parters interesse, at dette
bliver en klar og entydig beskrivelse. Sådan ret til brug for leverandøren
vil kun undtagelsesvis kunne omfatte persondata.
9.4.1 Opbevaring efter ophør
Udgangspunktet i leveringsaftalerne er, at leverandøren skal slette
kundens data, når leveringsaftalen ophører: ”Hvor andet ikke er konkret
aftalt med kunden, skal leverandøren i forbindelse med leveringsaftalens
ophør, så hurtigt dette er praktisk muligt efter udlevering til kunden,
efterfølgende slette enhver kopi af kundens data, herunder sletning fra
alle bagvedliggende databaser.” Der er dog en række situationer, hvor
kunden har interesse i, at leverandøren opbevarer data efter leveringsaf-
24
talens ophør. Det gælder for mange typer af data, at kunden har pligt til
at opbevare historiske data i en vis periode, og det kan forekomme, at
sådan opbevaring mere hensigtsmæssigt foretages hos leverandøren.
For eksempel når det er leverandørens system, der skal benyttes, hvis en
beregning senere skal kontrolleres på begæring fra rigsrevisionen, som
følge af sagers genoptagelse ved klager, politimæssige undersøgelser eller
ved andre undersøgelser. Kunden bør ved leveringsaftalens indgåelse
være opmærksom på, om sådant behov for efterfølgende opbevaring
kan blive relevant og sikre sig, at krav herom indgår i LAB 03.
9.4.2 Persondata
Lovgivningen om persondata stiller betydelige krav i forbindelse med
opbevaring og anden behandling af persondata. Ofte vil det være
evident, om anvendelse af en konkret service indebærer behandling af
persondata hos leverandøren, men det er ikke altid tilfældet. Kunden
bør derfor sørge for, at LAB 03 tydeligt angiver, om kunden skal benytte
leverandørens service til behandling af persondata. Hvor kunden har
sørget for dette, stiller leveringsaftalens standardformuleringer de basale krav til leverandørens håndtering af persondata. Leveringsaftalens
standardformulering overholder således Datatilsynets basale krav til
indholdet af en databehandlingsaftale. Kunden skal dog fortsat sikre
sig, at LAB 03 indeholder en tydelig beskrivelse af kundens behov og
krav, herunder behov og krav der skyldes kundens forpligtelser i forhold
til persondata.
Kryptering, digital signering, kodeord og autorisationer: I forbindelse med transmission af persondata over internettet kan sikkerhedsbekendtgørelsen og praksis fra Datatilsynet indebære særlige krav til
brug af kryptering, digital signatur, brug af kodeord samt procedurer
ved tildeling af autorisationer. Kunden bør selv være opmærksom på
sådanne forhold og sikre sig, at LAB 03 indeholder de fornødne krav
til leverandørens service.
9.4.3 Revisorerklæring
Selv om rammeaftale 02.19 er udformet under hensyntagen til persondatalovgivningen, kan en leveringsaftale aldrig fritage kunden
for ansvaret som dataejer i forhold til persondata, der behandles på
kundens vegne af leverandøren. Lovgivningens princip er, at kunden
skal kontrollere leverandørens overholdelse af de aftalte sikkerhedskrav.
I praksis er det urealistisk, at samtlige leverandørens kunder indfinder
sig hos leverandøren og foretager omfattende kontrol. Det er derfor
praksis, at leverandørens egne eksterne it-revisor foretager kontrol og
udfærdiger en årlig revisorerklæring om leverandørens overholdelse af
krav til it-sikkerhed. Denne erklæring udleveres til kundernes it-revisor,
der benytter erklæringen i sin egen it-revision hos kunden.
Det er afgørende, at kunden får kravet om udlevering af revisorerklæring angivet i LAB 03, samt at
det nøje angives, hvilken type erklæring leverandøren skal udlevere. Indeholder LAB 03 ikke denne
beskrivelse, kan kunden let få ekstraudgifter til opfyldelse af kravene fra egen it-revisor. Inden leveringsaftalens indgåelse skal kunden hos egen it-revisor sikre sig, at de i LAB 03 beskrevne krav svarer
til forventninger og behov hos kundens it-revisor.
9.5 Andre særlige reguleringstemaer i rammeaftale 02.19
Generelt: Leveringsaftalerne berører en række temaer, der ofte overses, og dette afsnit fremhæver
de væsentligste af sådanne temaer. Afsnittet vedrører kun de otte leveringsaftaler på Delaftale I og
II. Som Bilag 2 til denne vejledning er angivet en matrix, som for hvert enkelt reguleringstema viser
præcis, hvor i de enkelte leveringsaftaler det pågældende tema er reguleret.
For standardbetingelserne på Delaftale III henvises til vejledningens kapitel 9.7.
Á conto betaling: Indenfor rammeaftalens område anvendes i et vist omfang á conto betaling. For
at reducere risiko for udbudsretlige og bevillingsmæssige problemer ved den praktiske administration
af á conto betaling angiver leveringsaftalerne relativt udførlige bestemmelser om håndtering af á
conto betalinger.
Arkiveringspligt: Arkiveringsloven forpligter en række myndigheder til at aflevere bevaringsværdige
data til Statens Arkiver. Ved brug af ASP-baserede ydelser kan opbevaringen af data hos leverandøren
samt den løbende udvikling i leverandørens ASP-løsning give praktiske problemer og merudgifter,
når kunden skal overholde sine forpligtelser efter arkiveringsloven. Leveringsaftalerne indeholder
derfor rammerne for regulering af arkiveringspligten, så kunden ikke får uforudsete merudgifter til
at overholde denne forpligtelse. Leveringsaftalerne angiver ikke den fulde forpligtelse. Kunden skal
derfor i forbindelse med afholdelse af miniudbud eller indgåelse af leveringsaftale ved direkte tildeling
selv sikre sig, at forpligtelserne er beskrevet i Leveringsaftalebilag 03.
BPO-ydelser: Ved levering af BPO-ydelser varetager leverandøren andet end blot at stille en it-ydelse
til rådighed. Leverandøren overtager f.eks. nogle administrative opgaver med manuel indsamling og
indtastning af data, eller leverandøren kan besvare spørgsmål direkte fra borgere. Når leverandøren
således overtager dele af kundens forvaltningsmæssige opgaver, forudsætter dette en række supplerende reguleringstemaer i leveringsaftalen. Der skal således angives forhold omkring overholdelse
af forvaltningsloven, håndtering af anmodninger om aktindsigt, håndtering af klager fra borgere og
regler om inhabilitet. Disse forhold er særskilt håndteret i de to leveringsaftaler til brug for BPO-ydelser.
Brugergrupper: Det er karakteristisk for ASP-ydelser, at leverandøren opretholder og løbende videreudvikler en service, der i alle væsentlige forhold er ens for samtlige kunder. Det er i fælles interesse
for kunderne og leverandøren, at leverandørens løbende videreudvikling svarer til den løbende
videreudvikling i kundernes forretningsmæssige og it-mæssige behov.
For bedre at sikre en hensigtsmæssig udnyttelse af leverandørens indsats til vedligeholdelse og videreudvikling oprettes ofte brugergrupper, hvor brugernes ønsker kan formidles til leverandøren. Visse
brugergrupper får endda ret til at disponere over dele af de konsulenttimer, leverandøren har afsat til
vedligeholdelse og videreudvikling. Hvor der er knyttet brugergrupper til en eller flere af de services,
leveringsaftalen dækker, skal den konkrete model fremgå af beskrivelserne i Leveringsaftalebilag 01
og Leveringsaftalebilag 03.
25
Brugsret – kunden – ret til udlicitering af forretningsprocesser:
Leveringsaftalen giver kunden ret til brug af en service. Som udgangspunkt efter dansk ret omfatter denne ret udelukkende kunden og ikke
kundens eksterne leverandører. Som led i samfundets og den konkrete
kundes udvikling kan der dog blive truffet beslutning om udlicitering af
opgaver, hvilket ofte kan indebære, at andre end kunden selv får behov
for at bruge den pågældende service leveret under leveringsaftalen.
Leveringsaftalerne indeholder derfor bestemmelser, der sikrer fortsat
ret til brug af de leverede services efter en eventuel udlicitering.
Fakturakontrol: Selv om begge parter har interesse i, at leverandørens
fakturaer er både let forståelige og veldokumenterede, sker det desværre
ofte, at kunden har behov for yderligere dokumentation eller specifikation. Det er desværre ikke alle leverandører, der er villige til at give
kunden de fornødne oplysninger. Leveringsaftalernes bestemmelser
om adgang til audit indeholder derfor en eksplicit ret for kunden til
at foretage fakturakontrol og anmode om supplerende oplysninger.
Fortrolighed – oplysning om priser: For at opnå en effektiv konkurrence har kunderne i den offentlige sektor behov for et gennemsigtigt
marked, hvor leverandørernes priser er lette at gennemskue. Priserne
på rammeaftalen er tilgængelige for alle SKI’s medlemmer, mens priser
tilbudt i de enkelte miniudbud kun er tilgængelige for den enkelte kunde.
For at give grundlag for fri erfaringsudveksling mellem SKI-kunder sikrer
leveringsaftalerne derfor kunderne ret til at videregive oplysninger om
priser angivet ved et miniudbud.
Genberegning: Når kunden foretager beregninger, kan klager fra
borgere, henvendelser fra Rigsrevisionen eller andre former for undersøgelser indebære et behov for efterfølgende kontrol af foretagne
beregninger, og lejlighedsvis skal enkelte beregninger foretages på ny
selv efter flere år. Når beregningerne foretages ved hjælp af en ASPservice, der løbende tilpasses de forretningsmæssige og teknologiske
ændringer, kan ændringer i systemet indebære, at genberegning ikke er
mulig. Når leveringsaftalen er ophørt, har kunden som udgangspunkt
ikke mulighed for at bruge den pågældende service, hvilket ligeledes
kan hindre udførelse af genberegning. Leveringsaftalerne danner
rammerne for kundens adgang til køb af ydelser vedrørende adgang
til genberegning, men kunden må for den enkelte leveringsaftale selv
vurdere, om der er behov for adgang til genberegning. Ydelsen skal i
så fald beskrives i Leveringsaftalebilag 03.
Grænseflader: Leveringsaftalernes udgangspunkt er, at leverandøren
ikke har adgang til at ændre de grænseflader, der er beskrevet i Leveringsaftalebilag 03. Kunden skal derfor sikre sig, at grænsefladerne rent
faktisk bliver angivet i Leveringsaftalebilag 03. Kunden skal endvidere
være opmærksom på, i hvilket omfang leverandørens beskrivelser i Leveringsaftalebilag 03 sikrer leverandøren en ret til ændring af grænseflader.
26
Levering efter ophør: Normalt kan der ikke blive tale om levering af
ydelser, efter at en aftale er ophørt. Ved ASP-ydelser, hvor kundens data
løbende lagres hos leverandøren, og leverandørens system benyttes
til behandling af kundens data, kan der i visse situationer være behov
for ydelser fra leverandøren, selvom leveringsaftalen er ophørt. Selvom
leverandøren ikke modtager nye data til behandling, kan kunden have
behov for opbevaring af historiske data hos leverandøren samt behov for
at kunne tilgå, læse og behandle sådanne data. Hvis disse ydelser efter
ophør ikke er beskrevet i selve leveringsaftalen, kan det erfaringsmæssigt blive dyrt for kunden efterfølgende at erhverve sådanne ydelser.
Leveringsaftalerne lægger rammen for beskrivelse af sådanne ydelser,
men det er kunden selv, der efter behov skal sikre sig, at ydelserne er
angivet i Leveringsaftalebilag 03.
Sikkerhedsgodkendelse: Visse kunder som f.eks. Politiet, Forsvaret
og Udenrigsministeriet har særlige regler om sikkerhedsgodkendelse
af leverandøren og dennes personale. Leveringsaftalerne rummer
derfor mulighed for krav om sikkerhedsgodkendelse. Hvor kunden har
sådanne særlige behov, skal dette angives i Leveringsaftalebilag 03, så
leverandøren er opmærksom på kravene, inden leveringsaftalen indgås.
Skalering: Leveringsaftalerne indeholder en række bestemmelser, der
sikrer kunden adgang til forøgelse og reduktion i de services, kunden
aftager under leveringsaftalen. Den konkrete regulering fremgår af de
enkelte leveringsaftaler.
9.6 Delaftale III – Cloud-services - standardbetingelser
På delaftale III kan leveringsaftale kun indgås ved en direkte tildeling
uden afholdelse af miniudbud. I forbindelse med en direkte tildeling er
der således ikke mulighed for at genåbne konkurrencen ved miniudbud,
og der kan ikke foregå forhandling mellem parterne. Leveringsaftalen
skal således indgås på grundlag af leverandørens produktbeskrivelse.
SKI har ikke udfærdiget en leveringsaftale til Delaftale III. Leveringsaftalen er i stedet udfærdiget af leverandøren i overensstemmelse med de
betingelser, der fremgår af leverandørens oprindelige tilbud til SKI, som
kan findes på www.netindkoeb.dk, jf. vejledningens kapitel 1.2. Leverandørerne har dog ikke frit kunnet fastsætte de juridiske betingelser, da
SKI har stillet basale mindstekrav til reguleringen på de områder, som
SKI anser for centrale ved anskaffelse af Cloud-services. De betingelser,
som SKI har fastsat, har på alle punkter forrang forud for leverandørens
egne betingelser. De centrale elementer gennemgås nedenfor.
Servicemål (§2): Betingelserne stiller ingen selvstændige servicemål,
og ved en direkte tildeling er der ikke mulighed for udformning af
kundespecifikke servicemål. Parterne kan kun aftale servicemål, der
indgår i leverandørens produktbeskrivelse.
Funktionalitet (§2): Cloud-services udvikles gerne løbende af leverandøren, hvilket både kan
indebære fordele og udfordringer. For at sikre kunden, indeholder betingelserne det grundlæggende princip, at ”Så længe aftalen løber, må Leverandøren ikke uden forudgående godkendelse fra
Kunden foretage væsentlig indskrænkning i den funktionalitet, der stilles til rådighed for Kunden.”
Udlicitering (§3): Betingelserne sikrer kunden fortsat brug af leverandørens service i forbindelse
med eventuel udlicitering af forretningsprocesser. Får kundens nye leverandør behov for den pågældende service i forbindelse med fortsat udførelse af kundens forretningsprocesser, udstrækkes
kundens brugsret til den pågældende leverandørs levering af ydelser til kunden.
Immaterielle rettigheder (§3): Betingelserne fastslår, at parterne hver især opnår de immaterielle
rettigheder til det, de hver især udvikler. Kunden skal således være opmærksom på, at leverandøren
får de immaterielle rettigheder til alt det, som leverandøren udarbejder for kunden.
Data (§4): Standardbetingelserne indeholder samme basale krav i forbindelse med data som
formuleringerne i de leveringsaftaler, SKI har udfærdiget for Delaftale I og II. Kunden bør alligevel
undersøge angivelserne i leverandørens produktbeskrivelse vedrørende håndtering af kundens data.
Persondata (§5): Leverandøren kan ikke på forhånd vide, om kunden vil benytte leverandørens
service i forbindelse med persondata. Hvis kunden skal benytte leverandørens service til behandling
af persondata, skal kunden sikre sig, at dette fremgår af leveringsaftalen. Det skal ligeledes fremgå
af leveringsaftalen, såfremt der skal leveres en årlig revisorerklæring til kunden. Det bør fremgå
af leverandørens egne produktbeskrivelser, om leverandørens service indebærer levering af årlig
revisorerklæring.
Inden kunden indgår aftale om en Cloud-service, hvor persondata ønskes behandlet, bør kunden
orientere sig om nyeste praksis hos Datatilsynet. Det kan for nuværende anbefales at læse Datatilsynets
udtalelse i forbindelse med Odense Kommunes anmeldelse af ”Google Apps - online kontorpakke
med kalender og dokumenthåndtering” – 25.06.2010 - Journalnummer: 2010-52-0138.
27
BILAG 1. ORDLISTE MED BESKRIVELSE AF
BEGREBER BRUGT I VEJLEDNINGEN
Vejledningen anvender følgende terminologier:
Rammeaftalen eller bare ”aftalen” er SKI Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud, som regulerer forholdet
mellem SKI og leverandøren.
Leveringsaftalen er det aftalegrundlag, som regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren.
RAB er forkortelse for Rammeaftalebilag.
LAB er forkortelse for leveringsaftalebilag.
ASP er forkortelse for Application Service Provider og udgør rammeaftalens Delaftale I og II.
Cloud udgør rammeaftalens Delaftale III.
BPO er forkortelse for Business Process Outsourcing og består af processer og it-understøttelse for
at levere en egentlig forretningsproces.
FORM er forkortelse af Fælles Offentlig Reference Model. Det er et analyse- og struktureringsredskab, som skaber overblik, og en fælles referencemodel på tværs af den offentlige sektor samlet i et
opgavekatalog. SKI anvender FORM til at angive, hvilken funktionel dækning en given ASP-service
har. Med andre ord, hvilke offentlige forretningsområder understøttes af den pågældende service.
For uddybning se vejledningens kapitel 6.1 FORM. Du kan læse yderligere om FORM og STORM
på www.modernisering.dk
STORM er forkortelse for Service- og Teknologireferencemodellen. SKI anvender STORM sammen
med FORM for at angive en servicekapacitet, en it-platform, en it-komponent eller it-applikation
som understøtter et eller flere forretningsområder i FORM. For uddybning se vejledningens kapitel
6.2 STORM.
Funktionel tillægsydelse er yderligere funktionalitet, der kan tilkøbes som en naturlig udvidelse af
forretningsmæssig eller teknisk funktionalitet knyttet til den enkelte service. En funktionel tillægsydelse
kan f.eks. være uddannelse, som derved er en udvidelse af den forretningsmæssige funktionalitet
for den pågældende serviceydelse.
Serviceniveau består af seks forskellige serviceniveauer, som kunden kan vælge til den ønskede
serviceydelse.
28
BILAG 2. SERVICENIVEAUER
Platin+
Anvendelsesområde
Sølv
Bronze
Platin serviceniveau vælges
Platin
Guld serviceniveau vælges typisk
Guld+
Guld
Sølv serviceniveau vælges typisk
Bronze serviceniveau vælges ty-
typisk til forretningsessen-
til forretningskritiske systemer,
til forretningssystemer, hvor
pisk til systemer, hvor manglende
tielle systemer, hvor manglende
hvor manglende opfyldelse af
manglende opfyldelse af ser-
opfyldelse af servicemål, især
opfyldelse af servicemål, især
servicemål, især nedetid, svarti-
vicemål, især nedetid, svartider
nedetid, svartider og manglende
nedetid, svartid og mang-
der og manglende dataintegritet
og manglende dataintegritet
dataintegritet kan være uheldig
lende dataintegritet påvirker det
kan påvirke det daglige arbejde i
kan være uheldig og til gene for
og til gene for brugerne, men
daglige arbejde i kritisk grad, og
væsentlig grad, og hvor der kan
brugerne med den konsekvens,
hvor produktionen i de påvirkede
hvor der kan være væsentlige
være økonomisk tab forbundet
at produktiviteten falder uden
afdelinger ikke påvirkes markant
økonomiske tab og/eller men-
med kortere nedetider.
dog noget direkte økonomisk tab
ved kortere nedetider, og hvor
til følge.
der ikke er noget direkte økono-
Analyse- og ledelsesinformati-
Systemer til undervisning, test,
onssystemer, informationspor-
demo, udvikling
neskelige tab forbundet med selv
miske tab.
korte nedetider.
Eksempel
Elforsyningsystemer, hospitals-
Pensionssystem
systemer.
taler.
Åbningstider
Alle dage, 0-24
Drifttid
Alle dage, 0-24
Alle dage, 0-24
Alle arbejds-
Alle dage, 0-24
dage, 8-17
Driftseffektivitet
99,9%
99,8%
Alle arbejds-
Alle dage, 0-24
Alle dage, 8-17
Alle arbejdsdage, 8-17
Alle arbejdsdage, 8-17
Minimum 99,0%.
Minimum 98,0%.
dage, 8-17
99,8
99,5%
For yderligere information henvises til Rammeaftalens UB01.1.4 Kravspecifikation.
29
BILAG 3. LEVERINGSAFTALERNES REGULERINGSTEMAER
Licensleje
Delaftale I
ASP - miniudbud
BPO - miniudbud
Mulighed for brug af SKI bestillingsblanket
Ja
Ja
Nej
Nej
Á conto betaling
§ 16.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
* Max. 80%
* Max. 80%
* Max 80%
* Max. 80%
§ 9.2
§ 9.2
§ 10.2
Aktindsigt
§ 8.5
Arkivering – Statens arkiver
Audit – kundens ret
§ 13.1
§ 15.1
§ 15.1
§ 16.1
Audit – Leverandørens ret
§ 13.2
§ 15.2
§ 15.2
§ 16.2
Betalingsplan
§ 16.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
Bevillingsmæssigt forbehold
§ 28
§ 28
§ 28
§ 29
Bod - forsinkelse
§ 17.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
§ 20.2 + LAB 06
Bod – servicemål
§ 17 + LAB 03 og LAB 06
§ 19 + LAB 03 og LAB 06
§ 19 + LAB 03 og LAB 06
§ 20 + LAB 03 og LAB 06
Brugergrupper
§ 10.3 + LAB 03
§ 12.3 + LAB 01
§ 12.3 + LAB 01
§ 13.3 + LAB 01
Brugsret – Kundens
§ 8.1 + LAB 03 og LAB 04
§ 10 + LAB 03 og LAB 04
§ 10 + LAB 03 og LAB 04
§ 11 + LAB 03 og LAB 04
*Brug hos andre myndig-
heder
heder
heder
heder
*ret til udlicitering af
forretnings-processer
Data
§8
§8
§9
Data - Kundens adgang til
§ 8.2
§ 8.2
§ 10.2
Data – leverandørens ret til brug
§ 8.1 + LAB 03
§ 8.1 + LAB 03
§ 9.1 + LAB 03
Data – reetablering
§ 21.3
§ 21.3
§ 22.3
Datakommunikation
Kundens ansvar (§3.1.4)
LAB 04
LAB 04
LAB 04
LAB 04
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
Erstatning
§ 24
§ 24
§ 24
§ 25
Fakturakontrol
§ 13.5
§ 15.5
§ 15.5
§ 16.5
Fakturering
§ 16
§ 18
§ 18
§ 19
Force Majeure
§ 25
§ 25
§ 25
§ 26
Forrang
§ 31.2
§ 33.2
§ 33.2
§ 34.2
Fortrolighed
§ 26
§ 26
§ 26
§ 27
*ret til at oplyse priser
Deponering af kildekode
Digital signering
Forvaltningsloven
§8
Garantier
§ 14
§ 16
§ 16
§ 17
Genberegning
§ 23.1
§ 9.1 + 31.4 + LAB 03
§ 9.1 + 31.4 + LAB 03
§ 10.1 + 32.4 + LAB 03
Grænseflader
Begrænsning i leverandø-
rens ret til ændring (§7.1.3) rens ret til ændring (§8.3.3) rens ret til ændring (§8.3.3) rens ret til ændring (§9.3.3)
Incitamenter
§ 15.7 + LAB 06
§ 17.7 + LAB 06
§ 18.7 + LAB 06
Inhabilitet
Integration
IPR
§ 9.3
§ 7 + LAB 03
§ 8.3 + LAB 03
§ 8.3 + LAB 03
§ 9.3 + LAB 03
- Kundens ret
- Kundens ret
- Kundens ret
- Kundens ret
- Dataformater
- Dataformater
- Dataformater
- Dataformater
- Grænseflader
- Grænseflader
- Grænseflader
- Grænseflader
§ 8.2
§ 10.2
§ 10.2
§ 11.2
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 20
§ 20
§ 21
Klagehåndtering
§ 9.4
Kryptering
Kundens forhold
30
§ 18
Licensleje
Delaftale II (kommunal ASP)
ASP - miniudbud
Delaftale III (Cloud)
Standardbetingelser Cloud
BPO - miniudbud
Ja
Ja
Nej
Nej
§ 16.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
Nej
* Max 80%
* Max 80%
* Max 80%
* Max 80%
§ 9.2
§ 9.2
§ 10.2
§ 13.1
§ 15.1
§ 15.1
§ 16.1
§ 13.2
§ 15.2
§ 15.2
§ 16.2
§ 16.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 18.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
§ 28
§ 28
§ 28
§ 29
§ 17.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
§ 19.2 + LAB 06
§ 20.2 + LAB 06
§ 17 + LAB 03 og LAB 06
§ 19 + LAB 03 og LAB 06
§ 19 + LAB 03 og LAB 06
§ 20 + LAB 03 og LAB 06
§ 10.3 + LAB 03
§ 12.3 + LAB 01
§ 12.3 + LAB 01
§ 13.3 + LAB 01
§ 8.1 + LAB 03 og LAB 04
§ 10 + LAB 03 og LAB 04
§ 10 + LAB 03 og LAB 04
§ 11 + LAB 03 og LAB 04
§3
*ret til udlicitering af forretnings-processer
heder
heder
heder
heder
§8
§8
§9
§ 8.2
§ 8.2
§ 10.2
§ 8.1 + LAB 03
§ 8.1 + LAB 03
§ 9.1 + LAB 03
§ 21.3
§ 21.3
§ 22.3
§ 8.5
Kunden bevarer alle rettigheder (§4)
Sletning ved ophør §4
LAB 04
LAB 04
LAB 04
LAB 04
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 24
§ 24
§ 24
§ 25
§ 13.5
§ 15.5
§ 15.5
§ 16.5
§ 16
§ 18
§ 18
§ 19
§ 25
§ 25
§ 25
§ 26
§ 31.2
§ 33.2
§ 33.2
§ 34.2
§ 26
§ 26
§ 26
§ 27
§4
§8
§ 1 + 11
§8
§ 14
§ 16
§ 16
§ 17
§ 23.1
§ 9.1 + 31.4 + LAB 03
§ 9.1 + 31.4 + LAB 03
§ 10.1 + 32.4 + LAB 03
rens ret til ændring (§7.1.3) rens ret til ændring (§8.3.3) rens ret til ændring (§8.3.3) rens ret til ændring (§9.3.3)
§ 15.7 + LAB 06
§ 17.7 + LAB 06
§ 18.7 + LAB 06
§ 9.3
§ 7 + LAB 03
§ 8.3 + LAB 03
§ 8.3 + LAB 03
§ 9.3 + LAB 03
- Kundens ret
- Kundens ret
- Kundens ret
- Kundens ret
- Dataformater
- Dataformater
- Dataformater
- Dataformater
- Grænseflader
- Grænseflader
- Grænseflader
- Grænseflader
§ 8.2
§ 10.2
§ 10.2
§ 11.2
§3
§ 9.4
§ 18
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 7.2 + LAB 03
§ 20
§ 20
§ 21
31
Licensleje
Delaftale I
ASP - miniudbud
Kundens forretningsprocesser
BPO - miniudbud
§ 6.2 + LAB 03
Kundens it-miljø
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
Kundens ydelser
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§6 + LAB 02
§6 + LAB 02
Lovmæssig vedligehold
§ 14.4
§ 16.5
§ 16.5
§ 17.5
Lovvalg
Dansk ret
Dansk ret
Dansk ret
Dansk ret
Mangler
§ 19
§ 21
§ 21
§ 22
Mediation
§ 32.4
§ 34.4
§ 34.4
§ 35.4
Modregningsret
§ 16.4
§ 18.4
§ 18.4
§ 19.4
Ny funktionalitet
§ 10
§ 12
§ 12
§ 13
§ 8.5
§ 8.5
§ 9.5
Offshore ressourcer
Ophævelse
§ 20 + 21
§ 22 + 23
§ 22 + 23
§ 23 + 24
Ophør – bistand
§ 22
§ 30
§ 30
§ 31
Ophør – efterfølgende levering
§ 23
§ 9 + § 31
§ 9 + § 31
§ 10 + § 32
Genberegning,
Genberegning,
opbevaring af kopi
Opbevaring af data
§ 12.3.2 + § 29.4-29.5
§ 14.3.2 + § 29.4 – 29.5
§ 14.3.2 + § 29.4 – 29.5
§ 15.3.2
Opsigelse
§ 30.4 – 30.6
Opsigelse – særlig ret
Overdragelse af Leveringsaftale
§ 27
§ 27
§ 27
§ 28
Overholde lovgivning
§ 14.4
§ 14.5
§ 16.5
§ 17.5
Overtagelse af personale
§ 4.4 + LAB 10
§ 4.4 + LAB 10
Overtagelse af udstyr, licenser, etc.
§ 4.5 + LAB 08
§ 4.5 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
Overtagelsesprojekt
§ 4 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 8.4
§ 8.4
§ 9.4
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
Samarbejdsorganisation
§ 9-11 + LAB 03
§ 11-13 + LAB 03
§ 11-13 + LAB 03
§ 12-14 + LAB 03
Servicemål
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
Persondata
Rapportering af servicemål
Revisorerklæring
Servicevinduer
Sikkerhedsgodkendelse
§ 7.3 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
Sikkerhedskrav
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
Skalering af ydelser
§ 8.1.3, 9.1.4, 12.3 + LAB 03, § 10.1.3, 10.1.4, 14.3 + LAB
§ 10.1.3, 10.1.4, 14.3 + LAB
§ 11.1.3, 11.1.4, 15.3 + LAB
LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
§ 30.2
§ 32.2
§ 32.2
§ 33.2
Tilbageholdsret
§ 30.2
§ 30.2
§ 31.2
Udstyr - udlån
§ 3.2 + LAB 03
§ 3.3 + LAB 03
§ 3.3 + LAB 03
Standardbetingelser – leverandørens
Udtræden – særlig ret i kommunale sektor
32
Uopsigelighed
§ 29.4
§ 29.4
§ 29.4
§ 30.4
Varighed
§ 29
§ 29
§ 29
§ 30
Vederlag – engangs
§ 15.2-15,4
§ 17.2 – 17.4
§ 17.2 – 17.4
§ 18.2 – 18.4
Vederlag – regulering
§ 15.5 og 15.6 + LAB 06
§ 17.5 og 17.6 + LAB 06
§ 17.5 og 17.6 + LAB 06
§ 18.5 og 18.6 + LAB 06
Ændringshåndtering
§ 12 + LAB 07
§ 14 + LAB 07
§ 14 + LAB 07
§ 15 + LAB 07
Licensleje
Delaftale II (kommunal ASP)
ASP - miniudbud
Delaftale III (Cloud)
Standardbetingelser Cloud
BPO - miniudbud
§ 6.2 + LAB 03
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§ 6 + LAB 02
§6 + LAB 02
§6 + LAB 02
§ 14.4.1-14.4.2
§ 16.5.1-16.5.2
§ 16.5.1-16.5.2
§ 17.5.1-17.5.2
Pligt uden ekstra vederlag
Dansk ret
Dansk ret
Dansk ret
Dansk ret
Dansk ret
§ 19
§ 21
§ 21
§ 22
§7
§ 32.4
§ 34.4
§ 34.4
§ 35.4
§ 12
§ 16.4
§ 18.4
§ 18.4
§ 19.4
§ 10
§ 12
§ 12
§ 13
§ 8.5
§ 8.5
§ 9.5
§ 20 + 21
§ 22 + 23
§ 22 + 23
§ 23 + 24
§ 22
§ 30
§ 30
§ 31
§ 23
§ 9 + § 31
§ 9 + § 31
§ 10 + § 32
Genberegning,
Genberegning,
Genberegning,
Genberegning,
opbevaring af kopi
Opbevaring af data
Opbevaring af data
Opbevaring af data
§ 12.3.2
§ 14.3.2
§ 14.3.2
§ 15.3.2
+ § 29.4-29.5
+ § 29.4 – 29.6
§ 29.4 – 29.6
§ 30.4 – 30.6
§ 29.6
§ 29.6
§ 30.6
§ 27
§ 27
§ 27
§ 28
§ 14.4
§ 14.5
§ 16.5
§ 17.5
§5
Ydelsen skal være lovlig i Danmark og skal
udformes således, at Kunden kan overholde
gældende ret (§2)
§ 4.4 + LAB 10
§ 4.4 + LAB 10
§ 4.5 + LAB 08
§ 4.5 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 4 + LAB 08
§ 8.4
§ 8.4
§ 9.4
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 5.3 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
§ 7.3.1 + LAB 03
§ 9-11 + LAB 03
§ 11-13 + LAB 03
§ 11-13 + LAB 03
§ 12-14 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
§ 5.2 + LAB 03
§ 7.3 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
§ 7.4 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§ 7 + LAB 03
§5
§ 6 – aftales konkret
Skal overholde produktbeskrivelsen
Leverandøren skal overholde aftalen og give
adgang til dokumentation for overholdelsen (§2)
+ § 5 vedrørende persondata
§ 8.1.3, 9.1.4, 12.3 + LAB 03, § 10.1.3, 10.1.4, 14.3 + LAB
§ 10.1.3, 10.1.4, 14.3 + LAB
§ 11.1.3, 11.1.4, 15.3 + LAB
LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
03, LAB 06, LAB 07
§ 30.2
§ 32.2
§ 32.2
§ 33.2
§ 11
§ 30.2
§ 30.2
§ 31.2
Leverandøren kan ikke udøve tilbageholdsret
§ 3.2 + LAB 03
§ 3.3 + LAB 03
§ 3.3 + LAB 03
(§4)
§ 29.6
§ 29.6
§ 30.6
§ 29.4.1
§ 29.4.1
§ 29.4.1
§ 30.4.1
* max 2 år
* max 2 år
* max 2 år
§ 29
§ 29
§ 29
§ 30
§ 15.2-15,4
§ 17.2 – 17.4
§ 17.2 – 17.4
§ 18.2 – 18.4
§ 15.5 og 15.6 + LAB 06
§ 17.5 og 17.6 + LAB 06
§ 17.5 og 17.6 + LAB 06
§ 18.5 og 18.6 + LAB 06
§ 12 + LAB 07
§ 14 + LAB 07
§ 14 + LAB 07
§ 15 + LAB 07
max 4 år (§ 10)
33
BILAG 4: RAMMEAFTALENS
BILAGSSTRUKTUR
Alle SKI rammeaftaler benytter samme bilagsstruktur med samlet op
til 15 stk. rammeaftalebilag. Rammeaftalen anvender følgende 13
rammeaftalebilag (RAB):
RAB 00 – Definitioner: Dette RAB 00 angiver de i rammeaftalen anvendte
definerede begreber. Med ganske få undtagelser er definitionerne
identiske med definitionerne i det LAB 00, der indgår som en del af RAB
13. De få forskelle skyldes nødvendig tilpasning som følge af forskellen
mellem begrebernes anvendelse i henholdsvis en rammeaftale og en
leveringsaftale.
RAB 01 – Kravspecifikation: RAB 01 indeholder kravspecifikationen fra
det oprindelige SKI rammeaftaleudbud. Denne kravspecifikation angiver
basale krav, der skal overholdes af leverandøren ved enhver leverance
foretaget af leverandøren. Leverandøren skal således indrette hele sit
sortiment af services således, at alle leverandørens services overholder
denne kravspecifikation. RAB 01 er ens for alle leverandører på rammeaftalen. Alle RAB kan findes på www.netindkoeb.dk
RAB 02 – Kunder på RA: Angivelsen i dette RAB 02 er udtømmende.
Det er kun juridiske personer angivet i RAB 02, der kan foretage indkøb
under Rammeaftale 02.19. RAB 02 er ens for alle leverandører på 02.19.
RAB 03 – Leverandørens sortiment: Leverandørens tilbud til SKI fremgår
af RAB 12. Dette RAB 03 angiver pr. delaftale hvilke dele af leverandørens
samlede tilbudte sortiment, der er accepteret af SKI til salg på hver af
de tre delaftaler, der indgår i Rammeaftale 02.19. RAB 03 er udformet
individuelt afhængigt af udfaldet for den af SKI foretagne evaluering
af leverandørens tilbud.
RAB 04 – Leverandørens rapportering til SKI: Dette RAB 04 angiver
leverandørens forpligtelser til at foretage rapportering til SKI. RAB 04
er ens for alle leverandører på 02.19.
RAB 05 - Regler og procedurer vedrørende opdatering af sortiment og
priser: Under Rammeaftale 02.19 kan leverandøren kun sælge services
indenfor et konkret afgrænset sortiment, der er beskrevet i leverandørens oprindelige tilbud til SKI. Udbudspligten er afløftet ved det af SKI
afholdte rammeaftaleudbud. Afløftningen forudsætter, at den af SKI
foretagne konkurrenceudsættelse har været afgørende. Derfor kan
leverandøren ikke frit tilføje nye services efter eget skøn. Udbudsreglerne
34
sætter stramme grænser for, hvorledes der i rammeaftalens løbetid kan
foretages ændringer i leverandørens sortiment og priser gældende for
02.19. Da leverandørens produkter, teknologien og lovgivningen ikke er
statisk, er det naturligvis nødvendigt at etablere rammer for, hvorledes
tilpasning kan ske under overholdelse af udbudsreglerne. De konkrete
regler for, hvorledes tilpasning kan foretages, er angivet i dette RAB 05.
RAB 05 er ens for alle leverandører på 02.19.
RAB 06 – Spørgsmål og svar: Ved det af SKI afholdte udbud er udbudsmaterialet blevet uddybet, forklaret og fortolket ved en række spørgsmål
og svar. Indholdet af de afgivne svar gælder som en bindende fortolkning
af rammeaftalen. De pågældende spørgsmål og svar indgår i RAB 06.
RAB 06 er ens for alle leverandører på 02.19. SKI har generelt opdateret
alle dokumenter i henhold til de spørgsmål og svar, som beskriver en
nødvendig rettelse.
RAB 07: Udgår. Der er ikke mulighed for SKI koordineringskøb på
Rammeaftale 02.19.
RAB 08 – Retningslinjer for tildeling af leveringsaftale: RAB 08 angiver
de retningslinjer kunden skal følge i forbindelse med indgåelse af
leveringsaftale. Det er afgørende for overholdelse af udbudsreglerne,
at kunden nøje følger de instrukser, der er angivet i RAB 08. Reglerne
heri kan ikke forstås isoleret set, men de skal suppleres af alle de gældende udbudsretlige regler. Særligt i forhold til foretagelse af en direkte
tildeling henvises til den af SKI udfærdigede generelle vejledning for
direkte tildeling, som findes på www.ski.dk. RAB 08 er ens for alle leverandører på 02.19.
RAB 09 – Implementeringsplan: RAB 09 angiver, hvorledes SKI vil sikre
implementering af rammeaftalen. RAB 09 er ens for alle leverandører
på 02.19.
RAB 10: Udgår – det er ikke muligt for leverandørerne at byde ind
med forhandlere.
RAB 11 - Retningslinjer for sammensætning af konsortier: Dette RAB
11 angiver regler for leverandørens etablering af konsortier. RAB 11 er
ens for alle leverandører på 02.19.
RAB 12 – Leverandørens tilbud: RAB 12 gengiver leverandørens tilbud
til SKI. Hovedparten af leverandørens tilbud er på www.netindkoeb.dk
tilgængeligt for de i RAB 02 anførte kunder, jf. vejledningens kapitel 1.2.
RAB 13 – Leveringsaftaler: Det er et grundlæggende krav i udbudsreglerne, at selve rammeaftalen fastlægger de centrale juridiske betingelser
i forholdet mellem leverandøren og den enkelte kunde, jf. kapitel 9.
SKI har derfor udfærdiget betingelser, der finder anvendelse i forholdet
direkte mellem leverandøren og den enkelte kunde ved levering under
rammeaftalen. Betingelserne indgår i RAB 13.
RAB 14 – adfærdskodeks: I de fleste nyere SKI rammeaftaler indgår
et kodeks med mindstekrav for leverandørens adfærd i forbindelse
med indgåelse af leveringsaftale. Dette kodeks indgår i RAB 14. I adfærdskodeks for Rammeaftale 02.19 indgår f.eks. følgende elementer
i leverandørens vejledningspligt:
Økonomiske forpligtelser for kunden: ”Leverandørens repræsentant
skal i hver sag sikre sig, at Leveringsaftalen med tilhørende Leveringsaftalebilag på en tydelig og let forståelig måde beskriver de Ydelser, der
stilles til rådighed for eller leveres til Kunden under Leveringsaftalen samt
de økonomiske forpligtelser, Kunden påtager sig ved Leveringsaftalen.”
”Før indgåelse af Leveringsaftaler skal Leverandørens repræsentant sikre
sig, at Kunden forstår de økonomiske konsekvenser af Leveringsaftalen.”
Unødvendige specialtilpasninger: ”Hvis Kunden bestiller specialtilpasninger, som Leverandørens repræsentant indser eller bør kunne indse
er unødvendige til at dække Kundens behov, f.eks. hvor et generisk
element i Leverandørens løsning løser Kundens behov uden behov for
specialtilpasning til Kunden, eller hvis etablering af den ønskede funktionalitet allerede er under udvikling hos Leverandøren til levering som
et nyt generisk element i Leverandørens løsning, skal Leverandørens
repræsentant gøre Kunden opmærksom på dette.”
Nødvendige tilkøb: ”Leverandørens repræsentant skal gøre Kunden
opmærksom på, hvis der er elementer i Kundens naturlige brug eller
i den oplyste påtænkte brug, der vil kræve supplerende køb af yderligere brugsrettigheder, f.eks. hvis der er oplyst en påtænkt adgang for
borgere til at læse eller indtaste data via Internettet, og adgang til en
sådan brug ikke er indeholdt i Leveringsaftalen.”
Offshore: ”Hvis Leverandørens opfyldelse af Leveringsaftalen vil
indebære offshore opbevaring eller behandling af Kundens data, skal
Leverandørens repræsentant gøre Kunden tydeligt opmærksom på
dette inden Leveringsaftalens indgåelse.”
Anmeldelse til Datatilsyn: ”Hvis Leverandøren er eller bør være bekendt med, at Leveringsaftalens indgåelse eller opfyldelse forudsætter
anmeldelse til eller godkendelse fra offentlige myndigheder, herunder
Datatilsynet, skal Leverandørens repræsentant gøre Kunden opmærksom
på dette, inden Leveringsaftalens indgåelse.”
35
Vi værner om miljøet og bruger kun Svanemærket papir
Kontakt ved eventuelle spørgsmål omkring 02.19 ASP/Cloud eller denne vejledning:
SKI A/S
Kundeansvarlig
Lars Grelck, [email protected], tlf. 33 42 70 40, mobil 23 43 55 75
Leverandøransvarlig
Jørgen-Ib Hansen, [email protected], tlf. 33 42 70 40, mobil 24 48 15 77
Konsulentfirmaet Zohnesen & Klint samt advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted har bistået SKI
i forbindelse med udformning af denne vejledning.
Mikael Klint, tlf: 40 85 45 33, [email protected]
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S
Zeppelinerhallen · Islands Brygge 55 · DK-2300 København S
Tlf. + 45 33 42 70 00 · Fax + 45 33 93 41 44 · [email protected] · www.ski.dk
07.03.2011
Nicolai Dragsted, advokat mobil 24 46 62 25, [email protected]

MIN POSTPORTAL

Transcription

Similar documents

Praktik som Webudvikler

Mit liv begyndte, da de tog mit ben

1 Sundhedsordning for medarbejdere i Tønder Kommune

biblioteksudviklingen 1 - Hvad skal vi med biblioteker?

it-problemer koster 3 ugers arbejdstid årligt for hver

Se Michaels fulde CV her - Copenhagen Summer University