XP - skolekonsulenterne.com

Betjeningsvejledning for flextidsregistrering
BUANCO SYSTEM A/S
A gerhatten 25 • 5220 O dense • T lf. 64 73 14 07 • S upport 72 17 07 24 • www.B U A N C O .dk • B U A N C O @ B U A N C O .dk
CARD8-system
Administration
Indholdsfortegnelse
Brugerne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Vejlednings hensigt. . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Generel betjening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Skærm billeder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Organisering af virksom heden. . . . . . . . . . 5
Person- og opgave definitioner. . . . . . . 5
Brugere. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Operatører. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
System operatører. . . . . . . . . . . . . . 5
Divisionsoperatører. . . . . . . . . . . . . 5
System supportere. . . . . . . . . . . . . . 6
IT-driftssupportere. . . . . . . . . . . . . . 6
Flextidsbrugere ved Card8 term inalerne
.. . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . 7
Flextidsbrugere ved PCer. . . . . . . . . . . 7
Flextidskonsulent(er). . . . . . . . . . . . . . . 7
System adm inistrator. . . . . . . . . . . . . . . 8
Funktionsbeskrivelse på generelt plan. . . . 9
Funktionsbeskrivelse - detaljeret. . . . . . .
Norm al arbejdstid. . . . . . . . . . . . . . . .
Overarbejdstid. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fravær.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sygdom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ferier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kursusdeltagelse. . . . . . . . . . . . . .
Brugerdefinerede fraværsårsager.
Forskudt fravær. . . . . . . . . . . . . . .
Opdeling i afdelinger. . . . . . . . . . . . . .
Opdeling i divisioner. . . . . . . . . . . . . .
11
11
12
12
13
14
15
15
16
18
18
Program start.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Login. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Funktioner i startbilledet. . . . . . . . . . . 20
Brugere af CARD8 tidsregistrering. . . . . . 22
Flexkonsulenter. . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
BUANCO SYSTEM A/S
Flexkonsulenter. . . . . . . . . . . . . . .
Menuer under tidsregistrering.
Tidsregistreringsgrupper. . .
Nr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beskrivelse. . . . . . . . . . . . . .
Opret ny.. . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ændre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
22
22
22
22
23
23
23
Overtid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Overtidsfordeling. . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Oprette bruger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Finde brugere. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Tilknytning af brugere. . . . . . . . . . . . . 29
Arbejdsplanlægning. . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Rette tidsregistreringer. . . . . . . . . . . . . . .
Rette enkelt brugers registreringer. . .
Genberegn. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Historik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Print resultat. . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ny m elding for flere brugere. . . . . . . .
Udsøgning af m eldinger. . . . . . . . . . .
31
32
32
33
33
33
35
37
Vise tidsregistreringer.. . . . . . . . . . . . . . . 38
Opsætning af visse fraværsårsager. . . . . 39
Brugerdefinerede fraværsårsager. . . . 39
Nulstilling af konti. . . . . . . . . . . . . . . . 40
Tastefunktioner på term inaler. . . . . . . . . 41
Adgang til Tidsregistrering. . . . . . . . . . . . 41
Flex-ikon adgang.. . . . . . . . . . . . . . . . 42
Selvregistrering.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
WWW.BUANCO.DK
2
CARD8-system
Flex-Ikon.. . . . . . . . . . .
Program start. . . . . .
Login. . . . . . . . . . . .
Indtast ny m elding. .
Administration
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
44
44
44
46
Behandling af fraværsårsag/m elding. . . .
Pauser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pausem elding. . . . . . . . . . . . . . . .
Tilstedeværelsesgrænse. . . . . . . .
Pauseberegningsoversigt.. . . . . . .
Rettelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Slet m elding.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
48
53
53
54
55
57
57
Udskrift. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Print resultat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Afslut flex-ikon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Brug af flexsaldoen som tim esaldo. . . . . 61
Fixtid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Norm tider på 0 på alle dage. . . . . . . . 62
Håndtering af afvigende situationer. . . . . 67
Manglende Kom-m elding. . . . . . . . . . 67
Manglende Gå-m elding. . . . . . . . . . . . 67
Kom -m elding én dag og Gå-m elding næste dag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Sygem elding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Feriem elding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Registreringstidspunkter.. . . . . . . . . . . . . 68
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
3
CARD8-system
Administration
Vejlednings hensigt
At orientere om CARD8 system ets tidsregistrerings m odul - herunder gennem gang af nogle
overvejelser som det kan være nødvendigt at gøre inden og under system ets opsætning og drift.
Indholdet er tilpasset PCoperatører, som skal adm inistrere flextidsdrift og opsætning.
I vejledningen redegøres der også for flex-ikonens virkem åder, da det er en naturlig forlængelse
af flextidsm odulet.
Alle øvrige funktioner i CARD8 system et m ed hensyn til dagsm odeller, sikkerhedsniveauer,
term inalopsætning m .m . frem går af de relevante beskrivelser om brugeradm inistration og
system drift inden for AdgangsKontrol, TyveriAlarm , NøgleBank, KantineSystem og ParkeringsSystem .
De grundlæggende funktioner vedr. brugere er beskrevet i vejledningen Administration af
brugere i CARD8 systemet, som dækker oprettelse og vedligehold af brugere sam t relaterede
m uligheder.
Efterfølgende forudsættes det, at læseren har det nødvendige kendskab til denne vejledning.
Generel betjening
Menuerne gennem gås i den rækkefølge, som en ny bruger i et nyt system bør benytte dem . Hvis
ikke andet er nævnt, forklarer m enuerne og tasterne sig selv.
Elem entært betjeningskendskab til W indows er en forudsætning for at forstå denne vejledning.
Når du har forvisset dig om , at de valgte punkter har korrekt indhold, skal m enuen afsluttes m ed
et tryk på OK eller Luk.
Hvis du ikke vil ændre på noget, afsluttes m ed Fortryd.
I nogle m enuer er der en Genopfrisk tast. Den sørger for, at du på din skærm kan se, hvor langt
andre brugere er kom m et m ed deres arbejde, siden du startede dit aktuelle m enu-vindue eller
funktion.
Knappen benyttes kun, hvis du arbejder i et IT-netværk m ed flere brugere.
Skærmbilleder
Alle eksem pler er vist i W indows95/98/NT. Hvis du har andre eller ældre versioner af C8W in
program m et og/eller W indows (f.eks. 3.11), vil skærm billederne frem træde lidt anderledes.
De m enuknapper, hvor teksten er nedtonet, er m enuer som du ikke har adgang til at bruge.
Det kan skyldes, at du ikke har ret til at benytte m enuen, eller at de ikke er understøttet af den
aktuelle program version.
Hvis flex-ikon operatørernes m uligheder bliver begrænset, forsvinder m enuknapperne til de
funktioner, som den enkelte ikke m å benytte.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
4
CARD8-system
Administration
Organisering af virksomheden
En m eget væsentlig forudsætning for et velfungerende tidsregistrerings system er forberedelserne om kring adm inistration og personale.
Person- og opgave definitioner
I CARD8 system et deles de personer, som er i berøring m ed system et, i 2 hovedgrupper:
Brugere
er dem som benytter system et til at give adgang, registrere tider, til/frakoble alarm er
sam t andre lignende opgaver.
Brugere kaldes også kortholdere, idet de har eller kunne have fået et ID-kort, som
giver dem ret til at benytte bygningen og dens faciliteter på netop den m åde de har
ret til.
Operatører er dem som benytter CARD8 system et fra en PC.
Operatørerne består af 6 grupper:
Konsulenter
er dem som dels hjælper og vejleder specielt nye brugere i virksom hedens regler herunder hvordan brugerne benytter CARD8 system et i hverdagen. Herudover
indfører de registreringer for brugere, som ikke selv kan eller m å lægge egne
oplysninger ind i system et, f.eks. ved fravær eller justering af registreringstider.
Ikonbrugere
Det er brugere som hovedsageligt benytter deres PC som udvidet CARD8 brugerplatform til egne registreringer f.eks. Flex-ikon bruger.
Ud over oplysninger af fælles interesse som f.eks. kollegers tilstedeværelse i bygningen kan Ikon brugere kun se og evt. ændre egne data.
System operatører
er dem som benytter CARD8 system et fra en PC og som i fællesskab indstiller
funktionerne, så system et justeres i takt m ed virksom hedens aktuelle m ålsætning.
System operatører er ofte teknik-, personale- og sikkerhedsafdelingers m edarbejdere, som fra deres respektive PCer sikrer, at virksom hedens aktuelle regler og
forordninger løbende lægges ind i CARD8 system et, efterhånden som de ændres.
System operatørerne, som adm inistrerer udvalgte brugere, er:
Divisionsoperatører
Når - specielt store virksom heder - opdeles i flere m eget selvstændige afdelinger
eller når flere virksom heder deler en stor bygning m ed et fælles adgangssystem ,
opstår behovet for divisionsoperatører.
Divisionsoperatørerne har begrænset adgang til at benytte system et. Således kan de
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
5
CARD8-system
Administration
kun se og redigere i “egne” brugeres m uligheder i system et.
System supportere
er alle andre og de kan selvfølgelig også være brugere og alm indelige operatører.
Selv om CARD8 system er er designet til at “passe sig selv”, er det nødvendigt at der
er personer involveret. Alt efter størrelse og om fang af, hvad system et skal udføre,
kan det være lige fra en person som lejlighedsvis “ser til system et” til en afdeling
m ed flere ansatte.
Udvalgte adm inistratorer står endvidere for den løbende afprøvning af system ets
funktionalitet og drift.
I CARD8 system et er der indbygget m ange funktioner som flere gange i sekundet
overvåger driften og hjælper m ed til at vise den aktuelle virkem åde sam t alarm erer
om driftsproblem er, sabotageforsøg og evt. kom m ende fejl.
Sam tlige oplysninger, som gives til og fås fra system ets enheder, lægges autom atisk
i tabeller, som system et anbringer i standardiserede databaser.
IT-driftssupportere
IT-drift - herunder netværksfunktionalitet og sikkerhedsbackup - udføres norm alt
sam m en m ed virksom hedens øvrige IT-sikkerhedsforanstaltninger af IT-afdelingen.
Da CARD8 system et arbejder m ed databaser - herunder ODBC - er sikkerhedsdisciplinen ordinær.
I CARD8 system et kan hver enkelt operatør have sit eget rettighedsm ønster til system ets
funktioner. Det er faktisk på denne m åde de forskellige operatørers m uligheder styres m ed stort
set et og sam m e program .
Denne struktur betyder, at det som hovedregel er nøjagtigt de sam m e skærm billeder (vinduer)
de enkelte involverede ser, hvorfor assistance fra operatørkolleger er m eget enkel selv om der er
forskel på operatørernes rettigheder.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
6
CARD8-system
Administration
Specielle organisatoriske forhold ved tidsregistrering
Flextidsbrugere ved Card8 terminalerne
Tidsregistreringen ved CARD8 term inalerne er enkel og effektiv og foregår ofte sam tidig m ed
adgangskontrollen ved dørene.
Brugerne skal kun have alm indelig viden om identifikation m ed m agnetkort som ved Dankortterm inaler e.l. sam t elem entært kendskab til CARD8 system ets tidsregistreringsm uligheder/krav.
Muligheder og derm ed betjeningen om fatter de oftest benyttede Flex-funktioner og sker m ed få
indtastninger og uden m ange overvejelser, så afgivelse af m eldinger ikke danner kø.
Betjeningsm åden er afhængig af indstillingen og kan derfor udledes af efterfølgende afsnit.
Alm indelig Kom og Gå m elding sam t udvalgte fraværsårsager registreres i en sim pel dialog m ed
term inalens kortlæser, taster og display.
Andre og krævende m eldinger sam t korrektioner foretages enten af Flexbrugeren selv på sin PC
m ed en BUANCO FLEX-ikon eller opgaverne overlades til en FLEX-konsulent, som bør være
en særligt betroet og engageret m edarbejder m ed kollegernes og ledelsens respekt.
Flextidsbrugere ved PCer (Flex-ikon programmet)
Skal have alm indelig operatør kendskab til W indows sam t kendskab til CARD8 system ets
tidsregistreringsm uligheder/krav. Flex-ikon program m et har selvadm inistration m ed ferie-,
sygdom s-, og lignende m eldinger sam t udprintningsm uligheder.
Virkem åden kan variere fra bruger til bruger.
Flextidskonsulent(er)
Skal have et godt kendskab til:
- virksom hedens flextidspolitik inden for flextidskonsulentens virkefelt.
- W indows helst i form af PC kørekort ell. tilsvarende.
- flextidsm enuerne og årsagen til deres eksistens.
- ID-kort- og term inalkontrol m enuerne i CARD8 system ets adgangskontrol-del.
Flextidskonsulenternes “ballast” og operationssikkerhed er m eget væsentlig for de kolleger, som
skal vejledes/adm inistreres.
Vigtigt:
Brugere af et hvilket som helst system skal kunne føle sig trygge og sikre i formålet med og
anvendelsen af systemet. På den måde bliver tidsforbruget og ærgrelserne i opstartsfasen og
den efterfølgende drift minimeret.
Brug flexkonsulenterne til at sikre det - på et tidligt tidspunkt i indføringsfasen !
Kendskab til de øvrige funktioner under adgangskontrol og alarm afsnittene, som om handler alle
CARD8 system ets funktioner f.eks. bygningsadgang og -sikkerhed, er kun nødvendig, hvis
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
7
CARD8-system
Administration
system et også benyttes til disse opgaver.
Systemadministrator
Skal have god indsigt i virksom hedens behov og alle CARD8 system ets elem enter - fra start til
slut !
Flextidskonsulenternes succes er baseret på systemadministratorens indsigt, sikkerhed og
drivkraft.
Den antydede opdeling af de enkeltes funktioner og viden er alene baseret på hidtidige erfaringer, m en den aktuelle situation kan let forårsage, at der skal disponeres anderledes. Især hos
store organisationer bør forholdene afdækkes nøje, så m ål og m idler afstem m es om hyggeligt.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
8
CARD8-system
Administration
Funktionsbeskrivelse på generelt plan
Med Buancos flextidssystem får m an en ukom pliceret registrering af arbejdstider sam t m ulighed
for at tilpasse tidsberegningsgrundlaget præcist til den enkeltes ansættelsesforhold.
Grundlaget for system et er flextidsprincippet, ifølge hvilket m an - inden for visse grænser - kan
lægge sine arbejdstim er, som m an vil. Der vil for hver dag være fastlagt en norm tid, som den
registrerede arbejdstid sam m enholdes m ed. På dage, hvor en bestem t bruger arbejder ud over
norm tiden, lægges den overskydende tid til vedkom m endes flexsaldo, m ens der på dage, hvor
arbejdstidens længde bliver m indre end norm tiden, trækkes fra flexsaldoen.
Figuren herunder illustrerer flextidsprincippet.
System et kan dog indstilles til blot at fungere m ed fixtid, hvor al arbejdstid og betalt fraværstid for
de aktuelle brugere opgøres og akkum uleres uden fradrag af norm tiden.
Under både flextid og fixtid vil system et kunne benytte de specificerede norm tider ved beregning
af fraværstid, f.eks. som det er vist m ed figuren ovenfor, hvor den anden arbejdsdag i uge 8
tænkes at indeholde en kursusregistrering og ikke andre registreringer.
På en sådan dag sam t på eventuelle følgende kursusdage vil system et sætte længden af
kursustiden til at være lig dagens norm tid.
Arbejde ud over flexgrænser udløser autom atisk overtidsberegning.
Som ovenfor antydet er en vigtig byggesten i flex- (og fix)tidssystem et anvendelsen af tidsregiBUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
9
CARD8-system
Administration
streringsgrupper. Ved opsætningen heraf specificerer virksom heden den ansattes/brugerens
forhold m .h.t. arbejdsaftale. Gevinsten ved at inddele brugerne i de op til 255 tidsregistreringsgrupper er, at opsætning af en gruppe brugere m ed ensartede arbejdsaftaler kan laves på én
gang.
I Buancos kom binerede adgangskontrol- og flextidssystem er skelnes der m ellem brugergrupper
og tidsregistreringsgrupper. Man kan tilknyttes en tidsregistreringsgruppe, når der er åbnet
m ulighed for dette ved den generelle oprettelse som bruger i system et.
Registreringerne af arbejdstider m .v. - i flextidssystem et kaldet meldinger - sker via enten en
CARD8 term inal eller en bruger-PC, der har FlexIkon program m et. Foruden de dagligdags indog udm eldinger kan m an bl.a. foretage m elding af fravær p.g.a. sygdom , ferie eller en speciel
“brugerdefineret” årsag. Ved tidsberegningen behandler system et de indgåede m eldinger i
henhold til opsætningen af tidsregistreringsgrupperne.
ET EKSEMPEL:
En overenskom st kan tillade, at lægebesøg foregår i arbejdstiden. Er dette afm ærket ved
opsætningen, vil arbejdsdagen ved m elding af besøg hos læge i løbet af en arbejdsdag blot blive
betragtet som fortsat frem im od en eventuel senere Gå-m elding, eller til Normal gå-tid nås.
Er det ikke afm ærket, at lægebesøg er arbejdstid, vil resultatet af m eldingen Læge derim od
være, at arbejdsdagen betragtes som afsluttet på det i m eldingen angivne tidspunkt.
Man kan spørge, om der i det sidstnævnte eksem pel overhovedet er nogen grund til, at brugeren
m elder, at han/hun går til læge. Der kan faktisk være nytte i at få en sådan m elding ind, idet der i
flextidssystem et føres en fraværsstatistik, hvor bl.a. lægebesøgene i det indeværende år tælles
op.
Når tidsberegning er foretaget, kan m an bede om at få perioderesultatet for en selvvalgt
periode at se. Heri er indeholdt m eldingerne, de deraf følgende bevægelser på flexsaldoen og
overtidskontoen, sam t fraværsstatistikken. Perioderesultatet kan vises først som udskrift på
skærm en, hvorefter m an kan vælge at få en printerudskrift.
Meldinger betragtes i dette flextidssystem som faktiske hændelser og kan som hovedregel ikke
slettes. Vil m an gerne se bort fra en m elding, kan den ignoreres (hvilket kan ophæves igen ved
at ignorere ignoreringen). Den eneste vej til sletning er forudgående fastfrysning af tidsregistreringerne. Fastfrysning sker “en bloc” bagud i tiden fra en angivet dato og har det selvstændige form ål at nedsætte pc’ens beregningstid. Virkningen af en fastfrysning er desuden, at der ikke
kan tilføres nye data til perioden før fastfrysningsdatoen, som derm ed betragtes som afsluttet.
Det vil dog fortsat være m uligt at udskrive perioderesultater fra tiden før fastfrysningsdatoen. Det
vil m an kun være udelukket fra, hvis tidsregistreringerne også slettes.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
10
CARD8-system
Administration
Funktionsbeskrivelse - detaljeret
Normal arbejdstid for tidsregistreringsgrupperne
Der kan ialt oprettes 255 tidsregistreringsgrupper m ed hvert sit sæt arbejdstidsbetingelser og
derm ed også overtidsbetingelser. Til hver tidsregistreringsgruppe kan der for hver ugedag
tilknyttes en arbejdsnormtid, et normeret start-, normeret slut-, tilladt start- og tilladt sluttidspunkt sam t angivelse af pauselængde.
Møder brugere før tilladt start, eller går de senere end tilladt slut, vil m eldingen blive frem rykket til
tilladt start-tid henholdsvis tilladt slut-tid. Beordret overarbejde får system et til at fravige denne
funktion.
I tilfælde hvor m edarbejderen ikke kan m elde på norm al vis p.g.a. udearbejde, benytter system et
henholdsvis Normal kom-tid og Normal gå-tid.
Hvis arbejdet startes ude, og der m eldes Ind fra udearbejde, vil arbejdsdagen autom atisk blive
registreret som påbegyndt ved Normal kom-tid.
På sam m e m åde hvis der m eldes Ud på udearbejde, og brugeren ikke kom m er tilbage sam m e
dag, vil arbejdsdagen blive registreret som afsluttet ved Normal gå-tid.
I disse tilfælde vil der ikke blive registreret m anglende Kom eller Gå. På tilsvarende m åde kan
system et lave autom atiske Kom- og Gå-m eldinger, hvis brugeren glem m er at m elde.
Fra en CARD8 term inal kan brugeren desuden m elde visse typer fravær forskudt, dvs. at
fraværet vil blive behandlet som begyndt den næstfølgende arbejdsdag ved Normal kom-tid. Den
aktuelle arbejdsdag behandles som afsluttet på m eldingstidspunktet.
For en tidsregistreringsgruppe kan m an angive spisepausen som en del af arbejdstiden eller
ikke. Endvidere angives, om brugeren skal m elde sin pause, og om pausen kan afkortes.
Hvis det angives, at hele pausen skal afholdes, vil brugeren ikke få noget ud af at arbejde i en
større eller m indre del af pausen.
Er det tværtim od angivet, at en betalt pause ikke absolut skal afholdes i sin fulde længde, vil
brugeren kunne afspadsere en større eller m indre del af pausen. Eksem pelvis kan brugeren
arbejde i 10 m inutter af sin pause og derefter uden negativ effekt på flexsaldoen afslutte sin
arbejdsdag 10 m inutter tidligere end ellers. Dog gælder dette ikke, hvis restpauseoptionen er
valgt til, da brugeren i så fald blot har fået en lettere m åde at registrere sin pause på - i tidsberegningen forudsættes nem lig at der sam let set er afholdt en pause af (m indst) den fulde,
specificerede længde.
Det kan desuden angives, hvor længe brugeren m indst skal være til stede på sit arbejde, for at
flextidssystem et udfører den specificerede pauseberegning.
Herudover har system et m inim um - og m aksim um saldo sam t m inim um - og m aksim um saldo ved
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
11
CARD8-system
Administration
m ånedsskift. Overskrides m aksim um saldoerne, nedrundes flextidssaldoen autom atisk til de
angivne grænser.
Overarbejdstid for tidsregistreringsgrupperne
I flexregistreringspakken kan der foretages overarbejdsdispositioner så som at indføre beordret
overarbejde sam t at fastsætte tidligste flexgrænse og seneste flexgrænse.
Arbejdstid inden for flexgrænserne betragtes som flextim er og bliver derfor tillagt eller fratrukket
flextidssaldoen i forholdet 1 : 1 afhængigt af, om brugeren har arbejdet over eller under sin
norm tid. Arbejdstid uden for disse tidsgrænser betragtes sam let set som overarbejde og
behandles herefter.
Overarbejde om regnes til norm tim er vha. 4 forskellige valgfrie tillægsprocentsatser, som hver er
tilknyttet sin overarbejdstype. For hver ugedag kan der angives, hvor m ange tim er og m inutter
den enkelte overarbejdstype m å bestå af, inden næste overarbejdstype og tilhørende tillægsprocent bliver benyttet til at beregne overarbejdstiden, og så frem deles indtil alle 4 grupper er
opbrugt.
Fravær
En m edarbejder kan være fraværende af flere forskellige årsager, f.eks. tjenstligt eller p.g.a.
sygdom eller ferie. For at få så realistiske udskrifter som m uligt kan m eldinger af fravær indlægges enten før eller efter hændelsen.
CARD8 flextidssystem et kan indstilles således at alle m eldinger, bortset fra kom m entarer og
korrektioner af saldi, kan foretages på CARD8 term inalen. Men valgfriheden kan også begrænses til et m indre antal af de m ulige m eldinger.
Meldinger, som foretages på CARD8 term inalen, benyttes i forbindelse m ed at m edarbejderen
kom m er eller går, idet de har virkning um iddelbart fra m eldingstidspunktet. Hvis m edarbejderen
vælger en tastekom bination som er indstillet til at virke m ed forskydelse, er der desuden en
virkning på den næstfølgende arbejdsdag.
Hvis m eldingen ikke er om fattet af de indstillede standard-m eldinger eller f.eks. først bliver givet
ved tilbagekom st til arbejdspladsen, skal m eldingen registreres ved at benytte flex-ikonen på
m edarbejderens egen arbejdsplads eller ved at lade en flexkonsulent foretage rettelsen på sin
arbejdsstation.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
12
CARD8-system
Administration
Øverst på næste side ses eksem pler på standard-m eddelelseskoder. Meldingsteksterne
frem kom m er i CARD8 term inalens display (til flexregistrering bør der kun benyttes CARD8
term inaler m ed display).
Tast
#:
0:
1:
2:
3:
4:
5:
6:
M elding
Gå
Kom
Se flexsaldo
Ind fra udearbejde
Ud til udearbejde
Sygdom
Ferie
Kursus
Tast(er)
7:
8:
9:
10:
11:
12:
13:
M elding
Rejse i DK
Tyskland
Polen
Kursus (forskudt)
Rejse i DK (forskudt)
Tyskland (forskudt)
Polen (forskudt)
Meddelelseskoderne 0 og # betyder altid henholdsvis Kom og Gå, m ens 1 giver visning af
flexsaldoen (for de brugere som m å se deres flexsaldo). Betydningen af talkoderne fra 2 og op til
99 vælges på CARD8 system ets m aster-PC, hvor m an frit kan bestem m e, hvilke af disse koder
der skal knyttes en funktion til.
I eksem plet vælger m edarbejderen en “brugerdefineret” fraværsårsag, når han/hun benytter
tasterne 7, 8 eller 9. Tastekom binationerne 11, 12 og 13 angiver de sam m e fraværsårsager,
m en m ed forskydelse til næste arbejdsdag.
Sygdom
Hvis der på en arbejdsdag kun er en sygem elding og ingen andre m eldinger, vil hele dagen blive
regnet som sygedag, og sygedagssaldoen forøges m ed 1.
Sygedages arbejdsnorm tid sættes til 0.
Fra at system et betragter en bruger som syg, og indtil der frem kom m er en Kom m elding, vil alle
m ellem liggende dage (hvis de har en norm tid) blive regnet som sygedage.
Hvis sygem eldingen sker i løbet af dagen, dvs. at der er både en Kom m elding og en sygem elding, vil den resterende tid, der går fra hvor sygem eldingen sker og indtil den norm erede
arbejdstid ville være nået, blive tillagt sygetim esaldoen.
Sygem eldingen fungerer sam tidig som ud-m elding, og hvis der oveni m eldes Gå senere den
sam m e dag, har det kun den effekt at eventuelle efterfølgende dage uden Kom-m eldinger ikke
autom atisk bliver regnet som sygedage.
Hvis der m eldes Gå på en dag m ed en sygem elding, vil system et advare om , at der m angler en
Kom-tid, og stadig holde norm tiden på nul som for andre sygedage. Er det virkelig en sygedag,
m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres.
Hvis den m anglende Kom-tid indføres, og den ligger efter sygem eldingstidspunktet, vil dagen
delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis sygem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
13
CARD8-system
Administration
eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden hensyntagen til det præcise tidspunkt for sygem eldingen, at den tid der er arbejdet m indre end norm tiden lægges til sygetim esaldoen.
OBS. Hvis arbejdstiden bliver så kort, at den er under den grænse der er specificeret for
arbejdsdage m ed sygem elding for den aktuelle tidsregistreringsgruppe, m edregnes hele dagen i
sygedagesaldoen. Flexsaldoen holdes uændret for dagen.
Sygedage og -tim er tælles sam m en i hvert deres register “sygdom i år til dato”.
1. januar nulstilles sygedagsregistrene.
Ferier
Hvis der på en arbejdsdag kun er en feriem elding og ingen andre m eldinger, vil hele dagen blive
regnet som feriedag, og feriedagssaldoen forøges m ed 1. Hvis den aktuelle tidsregistreringsgruppe arbejder m ed ferie beregnet i ferienorm tim er, øges feriesaldoen m ed norm tim erne for
den aktuelle dag. Feriedagens arbejdsnorm tid sættes i øvrigt til 0.
Fra at system et betragter en bruger som gået på ferie og indtil der frem kom m er en Komm elding, vil alle m ellem liggende dage (hvis de har en norm tid) blive regnet som feriedage.
Hvis feriem eldingen sker i løbet af dagen d.v.s. at der er både en Kom-m elding og en afsluttende
feriem elding, vil system et betragte brugeren som “gået på ferie”, d.v.s. håndtere feriem eldingen
som en Gå-m elding og en ferie-m elding og håndtere det derefter. Hvis den aktuelle brugers
tidsregistreringsgruppe arbejder m ed feriefraværsforskydelse, har feriem eldingen først effekt fra
og m ed den følgende dag. Arbejdes der ikke m ed feriefraværsforskydelse, har feriem eldingen
øjeblikkelig effekt, og det antal tim er der på denne dag evt. er arbejdet m indre end norm tiden
trækkes ud af flexsaldoregnskabet og lægges til ferietim esaldoen.
Hvis der m eldes Gå på en dag m ed en feriem elding, vil system et advare om , at der m angler en
Kom-tid og stadig holde flexsaldoen uændret som på andre feriedage. Er dagen virkelig en
feriedag, m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres.
Indføres den m anglende Kom-tid, vil dagen delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis
feriem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden
hensyntagen til det præcise tidspunkt for feriem eldingen, at den tid der evt. er arbejdet m indre
end norm tiden betragtes som ferie.
Feriedage og -tim er tælles sam m en i hvert deres register og vises sam let.
Feriedagsregistrene nulstilles - hvis ikke andet er valgt - ved ferieårets start den 2. m aj. Som
alternativer kan vælges 1. januar eller fortløbende sam m entælling uden nulstilling.
Kursusdeltagelse
Hvis der på en arbejdsdag kun er en Kursus-m elding og ingen andre m eldinger, vil hele dagen
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
14
CARD8-system
Administration
blive regnet som kursusdag, og kursusdagssaldoen forøges m ed 1. Kursusdagens arbejdsnorm tid sættes til 0.
Fra at system et betragter en bruger som startet på kursus og indtil der frem kom m er en Komm elding, vil alle m ellem liggende dage (hvis de har en norm tid) blive regnet som kursusdage.
Hvis en bruger er på kursus den første del af arbejdsdagen og arbejder resten af dagen, vil
denne rækkefølge af m eldinger være hensigtsm æssig:
Kursus (ved kursets start) - Kom (ved arbejdets start) - Gå (ved arbejdets afslutning)
Hvis en bruger om vendt begynder dagen m ed at arbejde og senere deltager i kursus, vil denne
m eldingsrækkefølge være brugbar:
Kom (ved arbejdets start) - Kursus (ved kursets start) - Gå (ved kursets slutning)
(Laves der ikke en Gå-m elding m ed kursets sluttidspunkt, betragter flexsystem et autom atisk
kursusdeltagelsen som afsluttet ved udløbet af dagens norm tid).
Med de ovenstående m eldingsrækkefølger vil kursustim etallet blive trukket fra kursusdagens
arbejdsnorm tid og lagt til kursustim esaldoen.
Kursusdage og -tim er tælles sam m en i hvert deres register “kursusdage/-tim er i år til dato”, som
nulstilles 1. januar.
Brugerdefinerede fraværsårsager
Ud over de fast definerede fraværsårsager/m eldinger som f.eks. Kursus kan der benyttes såkaldt
brugerdefinerede fraværsårsager/m eldinger i flextidssystem et. De oprettes m ed de ønskede
egenskaber af en system operatør, sådan at særlige behov i virksom heden kan tilgodeses.
De egenskaber som defineres er:
1. Et beskrivende navn efter eget valg
2. Revolverende/ikke-revolverende, dvs. endags/flerdags. Derm ed indstiller system operatøren om en enkelt m elding også kan have virkning på følgende arbejdsdage (indtil der
m eldes Kom) eller kun på den ene dag som angives i m eldingen.
3. Betalt/ikke-betalt. Derm ed bestem m es om fravær af den aktuelle art skal behandles som
en del af arbejdstiden eller ej.
4. Opsum m ering. Der vælges m ellem ingen opsum m ering, opsum m ering uden nulstilling af
registeret, sam t opsum m ering med nulstilling den 1. januar eller den 2. m aj.
Med hensyn til system ets beregning af fraværstid ligner brugerdefinerede m eldinger i øvrigt den
fast definerede m elding Kursus (se ovenfor). Dette kan dog i en vis udstrækning ændres gennem
opsætningen af den tidsregistreringsgruppe, som den aktuelle bruger er tilknyttet, se det
nedenstående.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
15
CARD8-system
Administration
Opretter m an en brugerdefineret fraværsårsag, der er revolverende, betalt sam t opsum m eret
m ed nulstilling 1. januar, har m an derm ed en fraværsm elding, der af flextidssystem et behandles
næsten som m eldingen Kursus . Dog er der én evt. to forskel(le) - forklaring følger.
Den ene forskel er, at sam m entællingen i registret for en brugerdefinerede fraværsårsag m ed
opsum m ering udelukkende sker i antal tim er og m inutter.
Den anden forskel er betinget af opsætningen af brugerens tidsregistreringsgruppe, hvor du kan
ændre på flextidssystem ets beregningsm åde m ht. brugerdefinerede fraværsårsager.
Hvis du i opsætningen af tidsregistreringsgruppen har valgt, at Normal kom-tid / Normal gå-tid
autom atisk skal benyttes som kom m e-/gå-tid i sam m enhæng m ed en brugerdefineret fraværsm elding, der er registreret først hhv. sidst på dagen, ændres flextidssystem ets beregningsm åde
nem lig:
Valgt opsætning i tidsregistreringsgruppen:
Beregningsm åden ændres
i situationer, hvor..:
Den ændrede beregningsm åde:
Benyt Normal kom-tid
som start-tidspunkt for
fravær
En brugerdefineret fraværsm elding findes som
den første af flere m eldinger på dagen
Fraværet beregnes til at vare fra
Normal kom-tid for dagen og til
m eldingens tidspunkt, hvor arbejdet anses for påbegyndt
Benyt Normal gå-tid som
slut-tidspunkt for fravær
En brugerdefineret fraværsm elding findes som
den sidste af flere m eldinger på dagen
Fraværet beregnes til at vare fra
m eldingens tidspunkt og til Normal
gå-tid for dagen
Om kring anvendelsesm uligheder for det netop nævnte skal blot frem hæves, at den første
opsætningsm ulighed tilgodeser et behov for at en bruger på m ødetidspunktet direkte fra CARD8
term inalen kan registrere et fravær siden norm al arbejdstids begyndelse.
De to opsætningsm uligheder kan anvendes uafhængigt af hinanden. Hvis ingen af dem
anvendes, beregnes fraværstiden i forbindelse m ed brugerdefinerede fraværsm eldinger på
sam m e m åde som ved den faste m elding Kursus.
Forskudt fravær
I CARD8 flextidssystem et kan der oprettes tastefunktioner, m ed hvilke en bruger kan registrere
fravær, der forventes at starte den næste arbejdsdag ved den tid hvor arbejdet norm alt starter.
Brugeren kan derm ed m elde et fravær forskudt.
En tastefunktion, som er indstillet til at virke m ed forskydelse, benyttes ved ud-m elding på
CARD8 term inalen ved arbejdsdagens afslutning.
Ved benyttelse af tastefunktionen indfører system et to m eldinger:
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
16
CARD8-system
Administration
1. En Gå-m elding um iddelbart på registreringstidspunktet sam t
2. En m elding ved næste arbejdsdags begyndelse (ved Normal kom-tid) om fravær m ed den
fraværsårsag, som er valgt for den aktuelle tastefunktion.
Til tastefunktionerne kan vælges såvel fast definerede som brugerdefinerede fraværsårsager.
System ets håndtering af den forskudte m elding (se punkt 2) følger helt de alm indelige principper
for håndtering af de forskellige fraværsårsager.
Den forskudte m elding behandles altså på sam m e m åde som en alm indelig m elding, der er
registreret på det tidspunkt, der er valgt som Normal kom-tid i den aktuelle brugers tidsregistreringsgruppe.
Dette tidspunkt har - ved visse typer fraværsm eldinger - indvirkning på beregningen af fravær,
som kun varer en del af arbejdsdagen. Se nærm ere herom i afsnittet Behandling af
fraværsårsag/melding.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
17
CARD8-system
Administration
Opdeling i afdelinger
Ved at tilknytte brugerne til en afdeling kan de f.eks. udskrives på tværs af deres tidregistreringsfællesskab.
Opdelingen i afdelinger har ingen indflydelse på m åden, hvorpå system et tidsm æssigt behandler
brugeren, der er alene tale om en sorteringsm æssig opdeling og kontrol.
Opdeling i divisioner
Hvis der i en enkelt bygning er flere virksom heder m ed fælles adgangsveje og derm ed m ere eller
m indre fælles registreringsterm inaler, tilknyttes virksom hedernes enkelte m edarbejdere til en
division. Dette sikrer m od at få blandet virksom hedernes m edarbejdere (brugere) sam m en i en
uoverskuelig pulje m ed deraf følgende problem er m ed at kunne aflæse uvedkom m endes
arbejdstider, adgangsforhold m .v.
Opdelingen sørger for, at de enkelte virksom heders flextidskonsulenter kun kan se oplysninger
for virksom hedens egne m edarbejdere.
Divisionering er en udvidelse af Flex-system et og skal derfor bestilles særskilt.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
18
CARD8-system
Administration
Programstart
Program m et startes vha. den
valgte ikon eller på anden m åde, som det er norm alt for dine
W indows brugerflader.
I tvivlstilfælde - se i din W indows håndbog eller spørg din
W indows instruktør.
Card8 program m et er alm indeligvis anbragt i folderen
Buanco sam m en m ed øvrige
program dele og hedder
C8win.exe eller C8win32.exe.
C8win32 starter m ed at vise
CARD8 W in32 billedet.
Login
Dit valgte eller udleverede operatørnavn og
password indtastes. Husk i Operatør feltet at
skifte linie m ed tabulator-tasten eller m usen.
Enter tasten (eller OK ) benyttes først, når begge felter er udfyldt korrekt.
Er det indtastede korrekt, frem kom m er
program start billede, hvor det øverste felt er
standardlinien for W indows vinduer m ed
versions- og system num m er. Undersøg at
disse er som aftalt eller som de plejer.
I forbindelse m ed visse system er er det ikke nødvendigt at foretage login, da CARD8 system et
accepterer en fælles login på PCen (Trusted logon).
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
19
CARD8-system
Administration
Benyttes en MS-Access database eller tilsvarende, bliver
databasen testet inden benyttelsen som vist.
Opstår der en fejlm eddelelse
her eller senere, skal m eddelelsen gives til den system ansvarlige.
Fejlen skyldes ofte, at basen er
“usynlig“ eller på anden m åde
utilgængelig, fordi en server er
ude af drift eller forbindelsen på
anden m åde afbrudt.
Feltet under standardlinien er
m enulinien, som ruller ned, når
du klikker på et m enufelt.
De enkelte m enupunkters funktioner frem går af de afsnit, som
har m enufeltnavnet.
Funktioner i startbilledet
Forneden i billedet er der nogle
“bjælker”, som er m inim erede
vinduer.
De er hovedsagelig beregnet til
at give eller skaffe sig oversigt
m ed, enkelte kan dog udføre
kom m andoer.
Når du klikker på dem , frem kom m er en hjælpefunktion f.
eks. en rullende log, en eller
flere bygningstegninger af etager eller hele bygningen - begge m ed indlagte døre og
alarm punkter o.s.v.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
20
CARD8-system
Administration
Mange hjælpefunktioner købes ekstra, hvorfor der kan være forskel fra anlæg til anlæg.
Med et standard anlæg følger fire status funktioner, som viser PC-kom m unikationsstatus,
enhedsstatus, rullelog sam t eventuelle ventende concentrator-opdateringer.
Disse benyttes under installation og som hjælpeværktøjer til hurtig afhjælpning af evt. driftsproblem er. Nærm ere herom i de tekniske beskrivelser.
Proceslinien og startbjælken i W indows98 vil norm alt ligge nederst på skærm en.
Her kan du se eventuelle andre program m er, som du i øjeblikket har aktive f.eks. dit tekstbehandlingsprogram , aftalekalender.
Det kan være en fordel at benytte autom atisk skjul af proceslinjen.
Højreklik på proceslinjen og vælg egenskaber, hvor Skjul
automatisk afklikkes på fanebladet Indstillinger for proceslinjen.
Godt tips til store anlæg m ed m ange brugere/døre/registreringssteder:
Inden du går i gang m ed det egentlige indkøringsarbejde bør du, for at undgå et unødvendigt
stort arbejde, undersøge m ulighederne m ed redigeringsfaciliteterne.
Prøv at se m ulighederne i netop din situation for, hvordan det kan lade sig gøre at udsøge og
ændre tilknytninger, udløbsdatoer m . m . for en udvalgt gruppe personer på én gang.
Vi anbefaler iøvrigt inden der planlægges alt for m eget at foretage en pilottest m ed nogle få
brugere.
På den m åde opstår der en god forståelse af m ulighederne og en fornem m else af, hvor der skal
sættes ind m ed ændringer i logistik eller system ets opsætning.
Sørg for i prøvekørslen at arbejde m ed gode m edarbejdere og en relativ sim pel driftsform og
acceptabelt få registrerings- og kontrolsteder. I løbet af testen stram m es der så op til de endelige
krav eller i nærheden heraf.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
21
CARD8-system
Administration
Brugere af CARD8 tidsregistrering
I CARD8 system ets tidsregistreringsdel er der to form er for system brugere.
Flexkonsulenter
som foretager det adm inistrative arbejde om kring brugerne af system et, udskrift af rapporter,
system ændringer m .m .
og
Brugerne
af tidsregistreringen, hvis arbejdstider skal registreres. Til det form ål kan de benytte enten en
CARD8 term inal eller en PC.
Flexkonsulenter
M enuer under tidsregistrering
Feltet under W indows standardlinie er CARD8 system ets m enulinie, som på norm al m åde ruller
ned, når du klikker på de enkelte m enupunkter m ed m usen.
Funktionerne af m enupunkterne frem går af afsnittene m ed sam m e navn som m enuen.
Tidsregistreringsgrupper
For at lette opdelingen af m edarbejderne findes der i CARD8 system et en gruppeopdeling af
m edarbejderne i tidsregistreringsgrupper.
Alle m edarbejdere, som har sam m e overenskom st eller som af andre årsager har
fuldstændig sam m e arbejdsforhold rent
tidsregistreringsm æssigt, anbringes i sam m e
gruppe.
Det har yderligere den fordel, at hvis der
kom m er en ny m edarbejder til, som skal
have sam m e arbejdstid som en eksisterende
m edarbejdergruppe, tilknyttes m edarbejderen ganske enkelt den aktuelle tidsregistreringsgruppe.
På sam m e m åde kan en m edarbejder let
flyttes fra en gruppe til en anden. Se under
m enuen Historik for Brugere.
Nr.
Viser det løbenum m er, som den pågældende tidsregistreringsgruppe har fået af
CARD8 system et.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
22
CARD8-system
Administration
Beskrivelse
Viser det navn, som flexkonsulenten har givet tidsregistreringsgruppen, da den blev oprettet.
Opret ny
Benyttes, hvis der skal oprettes en ny
tidsregistreringsgruppe.
I første om gang tildeles den et num m er og et
valgfrit navn.
Når den nye tidsregistreringsgruppe er oprettet, kan arbejdstiderne for gruppen indføres.
Æ ndre
På lignende m åde foretages ændringer af
de eksisterende grupper.
Når Æ ndre benyttes, vises et
oversigtsvindue m ed ikrafttrædelsesdatoerne for tidligere ændringer i gruppe opsætningen.
Her kan tidsregistreringsgruppens navn
også ændres ved at benytte Æ ndre navn.
Er der f.eks. sket en fejl i en tidligere
opsætning, vælges datoen for ændringen
og Æ ndre aktiveres, hvorefter de fornødne
ændringer kan foretages.
Ønskes en ændring slettet, vælges ændringsdatoen på listen og Slet aktiveres.
Alle ændringer af en tidsregistreringsgruppe indgår i gruppens egen historik, og ændringerne bliver derfor registreret m ed dato. Da datoen kan ligge før eller efter den
aktuelle dato, skal ændringsdatoen indføres.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
23
CARD8-system
Administration
Ved at benytte 12-tasten i feltet Opsætning gælder fra frem kom m er der en kalender, hvor ændringsdatoen kan vælges.
Med piltasterne øverst i henholdsvis venstre og højre side
flyttes kalenderen en hel m åned tilbage eller frem .
Når den ønskede dato er frem kom m et, klikkes på datoen, som
så indføres i feltet.
Ønskes datoen ikke ændret, klikkes på den frem hævede dato,
som frem kom , da 12-tasten blev aktiveret eller ESC tasten
benyttes. Efter valget vil kalenderen forsvinde igen.
Minimum saldo
og Maksimum
saldo er den
m inim ale og
m aksim ale flextidssaldo, som en
m edarbejder i
den aktuelle
tidsregistreringsgruppe m å have
henholdsvis totalt
og ved m ånedsafslutning.
Den norm erede
arbejdstid for
hver ugedag indføres under
Norm-tid, og der
afsluttes m ed
OK, hvis de valgte oplysninger
skal gem m es.
En betalt pause
skal inkluderes i den norm tid, som angives.
Hvis m an ikke ønsker at lægge sig fast på en bestem t norm eret arbejdstid, kan m an lade
norm tiden være nul på alle ugedage. Dette vil dog indebære begrænsninger på brugen af tidsregistreringssystem ets fraværsm eldinger, se beskrivelsen i slutningen af denne vejledning.
Hvis m an indfører norm tider som er større end nul, m en ikke ønsker disse norm tider fratrukket i
perioderesultatet for brugerne, sættes m arkering i feltet Fix-tid. Flexsaldoen kom m er derm ed til
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
24
CARD8-system
Administration
at fungere som en tim esaldo. De angivne norm tider vil blive benyttet ved system ets behandling
af eventuelle fraværsm eldinger.
Tidsregistreringsgruppens norm tider kan dog til enhver tid ændres for en udvalgt bruger på en
bestem t dato. Datoen og den korrigerede norm tid lægges ind ved at benytte m eldingen Norm
ændring.
Afkrydsningsfelterne anvendes i øvrigt efter behov.
I feltet Tilstedeværelsesgrænse for pauseberegning indføres den arbejdstid, som m indst skal
være opnået, for at der beregnes pause efter de valgte pausespecifikationer i skem aet.
Hvis en bruger i den aktuelle tidsregistreringsgruppe er på arbejde en del af dagen og sygem eldt
(via den fast definerede m elding Syg) den resterende del af dagen, behandles hele dagen som
en sygedag såfrem t arbejdstiden er under den grænse som er angivet i feltet Sygedagsgrænse.
Øvrige tidsangivelser indføres i de respektive felter. Funktionen af felterne er som angivet i
afsnittene Funktionsbeskrivelse på generelt plan og Funktionsbeskrivelse - detaljeret.
Hvis felterne Automatisk registrering ved mangl. kom/gå melding m arkeres, vil system et
indlægge henholdsvis en autom atisk Kom- og/eller en autom atisk Gå-m elding ved norm al kom og/eller gå-tid, hvis brugeren ikke selv har foretaget henholdsvis en Kom-og/eller Gå-registrering.
Hvis felterne Benyt som kom/gå tid ved fraværsmelding m arkeres, kan system et behandle en
delvis fraværsdag for en bruger i tidsregistreringsgruppen på anden m åde end ellers, hvis
fraværet er m eldt m ed en “brugerdefineret” fraværsm elding.
Findes fraværsm eldingen som den første m elding på dagen, vil fraværet blive betragtet som
startet ved Normal kom-tid, m ens arbejdet betragtes som påbegyndt på m eldingstidspunktet.
Hvis fraværsm eldingen findes som den sidste m elding på dagen, betragtes fraværet som
afsluttet ved Normal gå-tid.
Hvis hverken første eller sidste m elding på dagen er en brugerdefineret fraværsm elding, giver
m arkering af felterne Benyt som kom/gå tid ved fraværsmelding ingen ændring.
Se i øvrigt afsnittet om brugerdefinerede fraværsårsager i funktionsbeskrivelsen.
Vigtigt. Skal helt nye tidsregistreringsgrupper eller en dato for ikrafttræden af ændringer af en eksisterende tidsregistreringsgruppe
oprettes, skal der i begge tilfælde udfyldes et nyt skem a. For at spare
tid kan et vilkårligt af de eksisterende tidsregistreringsgruppe-skem aer kopieres og indsættes i et eksisterende eller nyt skem a.
Vil du kopiere til et nyt skem a, finder du det af de eksisterende skem aer frem , som m est ligner det du har brug for. Anbring pilen inde i
skem aet og klik m ed højre m usetast, så der kom m er en hjælpem enu
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
25
CARD8-system
Administration
frem . Vælg punktet Kopier alt. Det gør, at hele skem aet bliver kopieret til en speciel udklipsholder.
Opret eller gå til det skem a du vil oprette, benyt sam m e frem gangsm åde som før, m en benyt
punktet Sæt alt ind, hvorefter det kopierede skem aindhold kom m er frem i det nye skem as felter.
Ret felterne, som skal adskille sig fra det kopierede skem a, sam t datoen i datofeltet så den
stem m er m ed datoen, hvor skem aets indhold skal træde i kraft.
Når alt er som det skal være, klikkes på OK.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
26
CARD8-system
Administration
Overtid
Den overtid, som opstår hos de enkelte tidsregistreringsgruppers m edlem m er, bliver autom atisk
om regnet til norm tim er, dvs. alm indelig arbejdstid.
Om regningen sker m ed den tillægsprocent, som står over de enkelte overtidstyper A, B, C og D.
Felterne under overtidstyperne er det antal tim er, som den enkelte overtidstype skal dække.
Står der f.eks. 2.00 i kolonnen under A, og overtidstillægget er 50%, betyder det:
at hvis en bruger, som tilhører den aktuelle tidsregistreringsgruppe bliver beordret på
overarbejde eller arbejder ud over flextidsgrænserne, vil der for de første 2 overarbejdstim er
blive tillagt 50%.
Står der f.eks. 4.00 i kolonnen under B, og overtidstillægget er 100%, betyder det endvidere:
at hvis en bruger, som tilhører den aktuelle tidsregistreringsgruppe bliver beordret på
overarbejde eller arbejder ud over flextidsgrænserne, vil overarbejdstim erne fra 2 og op til 6
tim er blive tillagt 100%.
På sam m e m åde m ed C kolonnen.
Alle tim er, som falder uden for A, B og C, tilhører overtidstype D og får tillagt D tillægget.
Overtidsfordeling
Du kan på forhånd bestem m e, om overtim erne skal overføres til flex-kontoen eller overtidskontoen.
Klik på Overtidshåndtering i opsætningsvinduet. For hver af overtidsgrupperne A, B, C og D kan
du nu m ed skydeknapperne vælge, hvor
m eget overtid der skal overføres til henholdsvis flex-kontoen og overtidskontoen,
når der laves tidsberegning.
Stiller du skyderen ved 70% / 30% for
overtid B, vil 70% af overtiden blive overført til flexkontoen for at blive afspadseret
og resten overført til overtidskontoen, evt.
for senere at blive udbetalt.
Hvis f.eks. en bruger i den aktuelle tidsregistreringsgruppe har haft 3 tim ers overtid af type B, og tillægsprocenten for denne overtidstype er 100%, tilføres flextidskontoen 4 tim er og 12 m inutter, jf. udtrykket (3 tim er + (3 tim er * 100%)) * 70% .
Til overtidskontoen går 1.48 tim e.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
27
CARD8-system
Administration
Oprette bruger
Oprettelse af brugere sker som beskrevet i den selvstændige vejledning Administration af
brugere i CARD8 systemet. Sam m esteds er beskrevet, hvordan m an m ed tillægsm odulet
Brugerassociering kan give forskellige operatører adgang til at adm inistrere forskellige udsnit af
brugere, hvilket i praksis betyder, at bl.a. indholdet af det vindue, der er vist nedenfor, ikke vil
være ens for operatørerne.
En bruger tilm eldes tidsregistreringssystem et ved at afkrydse feltet Tidsregistrering blandt den
aktuelle brugers oplysninger i vinduet Bruger (vælges under Redigér brugere i m enuen Brugere).
Finde brugere
I tidsregistreringssystem et anvendes oversigter over brugerne i forskellig forbindelse, f.eks. hvor
en bruger skal tilknyttes en tidsregistreringsgruppe (se vinduet Historik for bruger nedenfor). Hvis
der er så m ange brugere i oversigtsbilledet, at de ikke let kan findes, kan du benytte de generelle
værktøjer til at forbedre overblikket og finde bestem te brugere: Gruppering, filtrering, sortering
sam t søgning vha. højrekliksm enuen. Værktøjerne kan anvendes hver for sig eller i kom bination.
Se evt. den m ere detaljerede beskrivelse af værktøjerne i vejledningen om brugeradm inistration.
Grupperingsværktøjet
bringes i anvendelse ved
et klik på knappen yderst
til venstre lige under vinduets titellinie. Derved
bliver et grupperingspanel synligt lige over kolonneoverskrifterne.
De to knapper til højre
for grupperingspanelknappen benyttes til henholdsvis at ekspandere
oversigten, så alle brugere vises, og at kollapse oversigten, så kun
gruppernes navne (f.eks.
afdelingsnavnene) vises.
Filtrering gøres tilgængelig ved at klikke på knappen m ed den tragtform ede figur. Derved frem kom m er trekantsfelter i
alle kolonnehoveder. Efter klik på en trekant kan du definere den ønskede filtrering.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
28
CARD8-system
Administration
Sortering betyder, at brugerdataene ordnes, sådan at en udvalgt kolonnes indhold er sorteret i
stigende eller aftagende alfabetisk rækkefølge. Sortering frem kaldes ved et klik i den aktuelle
kolonnes overskriftsfelt.
Endelig kan du søge ved at benytte højre m useknaps m enu, som kaldes frem m ed et højreklik
på et vilkårligt sted i brugeroversigtsbilledet. Funktionstasten F3 benyttes for at se, om det
indtastede søgekriterium opfyldes af andre brugere end den bruger, der først vises.
Tilknytning af brugere
Hver (associeret) bruger bliver vha. m enupunktet Historik for brugere tilknyttet en tidsregistreringsgruppe.
Når du har fundet den ønskede bruger i oversigtsbilledet ovenfor og brugerens linie er m arkeret,
klikkes på Vælg bruger. Alternativt kan du dobbeltklikke direkte på brugerlinien.
Derpå vises den aktuelle brugers tidsm æssige tilknytning (historik) til tidsregistreringsgrupperne.
En tilknytning gælder fra tilknytningsdagen til næste tidsregistreringsgruppes
tilknytningsdag.
Det betyder, at den yngste tilknytning vil
være aktuel fra sin tilknytningsdag og
ud i al frem tid eller til en ny lægges ind.
Der kan lægges tilknytninger ind så ofte
der er behov for det og hvornår det ønskes, dog ikke oftere end én om dagen.
Det skal tilføjes, at en bruger i CARD8
system ets forstand starter på sit arbejde den dag, hvor brugeren først har tilknytning til en tidsregistreringsgruppe.
Dersom denne dag har en (positiv)
norm -tid, vil m an nem lig se en negativ effekt på flexsaldoen, hvis brugeren endnu ikke er m ødt
på arbejde. Endvidere vil eventuelle m eldinger, der indsættes før denne dato, ikke kom m e m ed i
perioderesultatet, heller ikke selvom den udvalgte periode er tilstrækkeligt lang. Det afgørende er
altså startdagen for tilknytning til en tidsregistreringsgruppe.
Hvis ikke en af de eksisterende tidsregistreringsgrupper kan anvendes, skal en ny oprettes m ed
tilhørende inform ationer ved hjælp af m enuen Tidsregistreringsgrupper.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
29
CARD8-system
Administration
Skal der ændres m eget på tilknytningerne, og især hvis en bruger skal tilbage til sin oprindelige
tilknytning igen, anbefales arbejdsplanlægningsm enuen som er beskrevet i næste afsnit. Menuerne udfører det sam m e, m en arbejdsplanlægningsm enuen gør det på en væsentligt lettere
m åde, især hvis der er behov for en oversigt for alle brugere på en gang over en kort periode.
Skal en bruger tilknyttes en ny tidsregistreringsgruppe, benyttes Opret ny.
Herefter vælges datoen, hvor ændringen skal træde
i kraft sam t en tidsregistreringsgruppe fra oversigtsboksen (kom m er frem ved klik på piltasten i vinduet).
Arbejdsplanlægning
Hvis en bruger - f.eks. i forbindelse m ed overarbejde eller arbejdsbytte - i en eller flere dage skal
flyttes fra sin norm ale tidsregistreringsgruppe til en anden eller flere forskellige, benyttes
arbejdsplanlægningen.
Ligeledes er den god
til at skaffe overblik
over de grupper, som
er tildelt via Historik
for bruger.
Brugeren findes i kolonnen til venstre, og
dagen findes i øverste
række. Hvis brugeren
ikke er synlig, benyttes scrollbar’en i vinduets højre side. Hvis
dagen ikke er synlig,
benyttes Forrige uge
eller Næste uge.
Der klikkes på feltet,
som skal ændres.
Hvis flere brugere
eller flere dage skal
ændres til sam m e
tidsregistreringsgruppe på én gang, fortsættes m ed at klikke på de ønskede felter, som løbende frem hæves m ed en
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
30
CARD8-system
Administration
ram m e om feltet.
Dersom alle brugere skal tilknyttes den sam m e tidsregistreringsgruppe på en bestemt dato
(f.eks. fredagen efter Kr. him m elfartsdag), klikkes på kolonneoverskriften. Eventuelle brugere
uden tidsregistreringsgruppetilknytning bliver ikke om fattet heraf. Men disse brugere kan
inkluderes ved yderligere klik i de ikke frem hævede felter.
Fortryder m an sit valg af et eller flere felter, kan det ophæves via ekstra klik i feltet/felterne eller
på de(n) aktuelle dato(er) i kolonnehovederne. Alternativt kan m an sim pelthen vælge Fortryd og
derefter åbne vinduet Arbejdsplanlægning på ny.
Når de(t) ønskede felt(er) er valgt, dobbeltklikkes nederst i vinduet på den ønskede tidsregistreringsgruppe, og gruppen indsættes.
Hvis en bruger ikke har fået tildelt en tidsregistreringsgruppe, vil der være et kryds i feltet.
Brugeren kan um iddelbart tilknyttes en tidsregistreringsgruppe ved at vælge den dag, hvor
brugeren skal starte m ed tidsregistrering m ed sam m e m etode som beskrevet ovenfor.
Alle efterfølgende dage vil så blive m arkeret m ed den valgte tidsregistreringsgruppe - dog ikke
dage, hvor der i forvejen er indlagt en tidsregistreringsgruppe.
Bem ærk, at ændringer i Arbejdsplanlægning vil frem kom m e i Historik for bruger og om vendt.
Rette tidsregistreringer
Flexkonsulenterne kan - evt.
vha. redskaberne til søgning
og sortering - udvælge den
enkelte brugers tidsregistreringer, som om flexkonsulenten sad ved brugerens
PC-arbejdsplads (flex-ikon).
En flexkonsulent kan derudover indsætte m eldinger m ed
udrulning (gentagelse af en
m elding m ed faste m ellem rum ) sam t indsætte identiske
m eldinger for flere brugere.
Endelig kan der søges efter
bestem te typer tidsregistreringer hos udvalgte brugere i
en bestem t periode.
Rette enkelt brugers registreringer
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
31
CARD8-system
Administration
Brugeren udvælges ved at klikke på linien m ed brugeren og herefter benytte tasten Æ ndre eller
ved at dobbeltklikke på brugerlinien.
På nær Historik kan knapperne være de sam m e m ed en
flex-ikon (Se afsnittene om
dette em ne). Og dér fungerer
de på sam m e m åde.
Genberegn
Norm alt bliver flextidssaldoen
beregnet en gang i døgnet for
ikke at optage Master-PCen,
så den periodisk bliver m eget
langsom , og m åske endnu
m ere for at undgå unødvendig trafik på virksom hedens
LAN og servere.
Beregningen sker norm alt
uden for norm al arbejdstid
f.eks. kl. 17 for at få aktiviteterne til at ske, når der er
m indst behov for kapacitet, og der ikke er operatører ved term inalerne.
Hvis der er foretaget større
rettelser, som m an ønsker at
kunne se resultaterne af om gående, benyttes Genberegn.
Vis resultat
Inden f.eks. en udprintning
kan resultatet af den sidste
(gen)beregning vises på skærm en.
Norm alt vises den aktuelle
m åned. Ønskes andre m åneder vist, benyttes Forrige måned og Næste måned.
Bem ærk at resultatet af dags
dato ikke kan beregnes og
derm ed heller ikke vises, før
dagen er afsluttet - altså næste dag.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
32
CARD8-system
Administration
Historik
Tasten er en genvej til Historik for bruger. Se beskrivelsen af m enupunktet under Oprette bruger
tidligere.
Status
Benyttes til at vise nogle fundam entale inform ationer om flextidsbrugeren.
Print resultat
Ved at trykke på Print resultat foreslår system et selv
udprintning af perioden fra m ånedens start til dagen
før den aktuelle dag. Hvis denne periode er kortere
end 4 dage, foreslås dog i stedet den første dag i
den foregående m åned som startdato.
Ønsker du at se en anden periode end den der foreslås, vælges denne ved at trykke på 12-tasten for
henholdsvis periode start og slut dato. Når den ønskede dato er fundet, klikkes på datoen.
Med Udskriv går udskriften af resultatet direkte til
PCens printer. Denne printer skal understøtte W indows standarden.
Kom prim eret udskrift klikkes til, hvis der skal udprintes en oversigt over flere brugere. Udskriften sker
m ed færre inform ationer. Prøv at skrive en side ud !
Boksen Vis pause linier indeholder forskellige valgm uligheder m ht. visning af pauseberegningslinier i den ukom prim erede udskrift. Du kan vælge at få vist sam tlige pauselinier eller kun de linier,
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
33
CARD8-system
Administration
hvor pauseberegningen ændrer på flexsaldoen. Endvidere kan sam tlige pauselinier udelades
(hvilket er valgt som standardindstilling). Dette betyder ikke, at der ikke foretages nogen
pauseberegning, m en derim od blot at de m ellem regninger udgår, hvor pauseberegningen vises.
Du sparer altså en linie i udskriften for hver gang, der beregnes pause.
Ved at benytte Vis udskrift fås resultatet som et printeksem pel på PCskærm en, som det vil se ud
på printeren, der understøtter W indows standarden.
OBS. Tekster og indram ninger m ed orange farve er lagt ind som forklaring til perioderesultatets
indhold og findes IKKE på det originale udskriftsbillede. Sam m enlign evt. m ed det tilsvarende
udskriftsbillede fra flex-ikon på s. 58, som er uden indlagte forklaringer.
Øverst i eksem plet kom m er der tal frem , som viser hvor m ange udskriftssider, der er genereret,
sam t knapper til at styre visning og udskrift.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
34
CARD8-system
Administration
Udskriftsbilledet kan forstørres eller form indskes på skærm en ved tryk på henholdsvis venstre
eller højre m useknap.
De overtidstillægsprocenter, der vises som kolonneoverskrifter m ellem flexkonto og overtidskonto, er gældende for den tidsregistreringsgruppe, som brugeren er tilknyttet ved starten af den
valgte periode.
Eventuelle tider udskrevet m ed kursiveret skrift ligger enten før Tidligste kom-tid eller efter
Seneste gå-tid (Se vinduet Opsætning af tidsregistreringsgruppe), hvorfor der i tidsberegningen
er foretaget en afrunding.
Tider, som er udskrevet m ed fed tekst, stam m er fra kom-/gå-registreringer, som ikke er foretaget
på sam m e klokkeslæt og dag, som de skal gælde for. Hvornår registreringen er sket og hvem
der har foretaget den, kan ses under Rette tidsregistreringer eller under Vise tidsregistreringer.
Ønskes en udskrift af registreringerne, benyttes tasten Udskriv vindue.
Ønskes en udskrift af perioderesultatet, benyttes enten tasten Udskriv side (hvorefter et
sidenum m er vælges) eller tasten Udskriv, og PCens printer vil udskrive oversigten.
Ny melding for flere
brugere
Hvis en flexkonsulent skal
indsætte den sam m e m elding på sam m e dato og
tidspunkt for et større antal
brugere, kan det gøres på
én gang. Desuden kan
m eldingen indsættes m ed
gentagelse inden for en
bestem t periode.
I brugeroversigten m arkeres på en gang alle de
brugere, som m eldingen
skal gælde for. Dertil benyttes Shift-tasten (som
kan være m ærket m ed en
bred pil, der peger opad)
og/eller Ctrl-tasten på sam m e m åde som i W indowsprogram m et Stifinder.
For at m arkere en gruppe af brugere, som i brugeroversigten står opført i fortsættelse af
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
35
CARD8-system
Administration
hinanden, skal m an klikke på den første bruger og derefter holde Shift-tasten nede og klikke på
den sidste af brugerne. Dette benyttes også, hvis ALLE brugere ønskes udvalgt.
Hvis de aktuelle brugere står spredt ud i brugeroversigten, benyttes Ctrl-tasten, som holdes nede
m edens m an klikker på hver af brugerlinierne.
Desuden kan Ctrl-tasten benyttes til at undtage enkelte brugere fra gruppen af m arkerede, idet
m an i dette tilfælde klikker på de aktuelle m arkerede brugere, som ønskes undtaget, m ens Ctrltasten holdes nede.
Værktøjerne til gruppering, filtrering og sortering kan være en hjælp til at udvælge de relevante
brugere, f.eks. hvor alle brugere i en bestem t afdeling i virksom heden skal m arkeres.
Når m arkeringen af brugere er som ønsket, benyttes knappen Ny melding, og indholdet af m eldingen vælges i en boks, hvor der allerøverst er anført det antal brugere, som m eldingen vil
gælde for.
Meldingen kan indsættes på en enkelt dag eller
indsættes m ed gentagelse på faste ugedage inden
for en bestem t periode. Nul, én eller flere uger kan
overspringes efter hver uges indsættelse af m eldingen, hvilket svarer til gentagelse henholdsvist i
hver uge, i hver anden uge, eller sjældnere.
De(n) ønskede dato(er) vælges fra kalender ved at
benytte 12-tast, m ens m eldingstidspunkt og
m eldingstekst vælges på sædvanlig m åde.
Ved klik på OK indsættes m eldingen for de udvalgte brugere på en eller flere dage, som det er valgt.
Det m å anbefales at tilstræbe forsigtighed og overblik ved denne indsættelse af m eldinger, da m an
evt. kan kom m e til at oprette m eldinger, der faktisk
ikke burde have været oprettet, m ed deraf følgende risiko for fejl i tidsberegningen. Ignorering af
m eldingerne kan være tidkrævende ved et stort
antal brugere/gentagelser.
Udsøgning af meldinger
Hvis m an ønsker at finde ud af, hvornår et fravær
som kan konstateres ud fra perioderesultatets saldoer præcist er forekom m et, kan m an
undersøge det på en let m åde ved at benytte udsøgning af m eldinger.
En eller flere brugere udvælges som beskrevet i det forudgående afsnit, og knappen Udsøg
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
36
CARD8-system
Administration
meldinger aktiveres. I det vindue, som frem kom m er, vælges start- og slutdato for udsøgningsperioden, og der “vinges af” i feltet ud for den aktuelle fraværsm elding.
Ved klik på Søg vises for de aktuelle brugere de m eldinger, som opfylder søgekriterierne m ht.
dato og m eldingens type. Eventuelle ignorerede m eldinger (som der vil blive set bort fra i
tidsberegningen) vises også, m en m ed grå tekst.
Som det frem går af eksem plet, kan søgekriterierne godt om fatte flere typer m eldinger.
OBS. Hvis du dobbeltklikker på en udsøgt m elding, vises for den aktuelle bruger og for den
aktuelle uge vinduet Rette tidsregistreringer. I vinduet har du adgang til de sædvanlige funktioner. Det vil sige, at du - hvis de nødvendige operatørrettigheder haves - um iddelbart kan ignorere
den udsøgte m elding eller indtaste supplerende m eldinger, hvorpå du kan genberegne og se
resultatet af beregningen.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
37
CARD8-system
Administration
Vise tidsregistreringer
Virker på sam m e m åde som Rette tidsregistreringer bortset fra, at der ikke kan rettes i registreringerne, og de m enupunkter, som derfor er irrelevante, fungerer enten ikke eller er ikke vist.
Vise tidsregistreringer benyttes til at give personalet adgang til at se resultater, som de ikke m å
kunne rette i. Adgangen differentieres via opsætningen af operatørrettigheder (se m enuen
Opsætning).
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
38
CARD8-system
Administration
Opsætning af visse fraværsårsager
Brugerdefinerede fraværsårsager
Ud over de fast definerede m eldinger (Ferie og Syg m ed flere), som er til afbenyttelse i tilfælde af
en m edarbejders fravær fra arbejdet, kan der i flextidssystem et benyttes “brugerdefinerede”
fraværsårsager/m eldinger. De oprettes i vinduet vist nedenfor, hvor m an m arkerer en linie og
klikker på Æ ndre for at definere eller ændre egenskaberne for en fraværsårsag. Der er plads til
op til 16 forskellige brugerdefinerede fraværsårsager i flextidssystem et.
Ved klik på Deaktivér slettes en m arkeret fraværsårsag.
Hvis en fraværsårsag er revolverende, betragter flextidssystem et fravær af den aktuelle årsag
som fortsat indtil Kom-m elding eller anden m elding. I eksem plet kan der altså m eldes Tyskland
en enkelt gang m ed virkning på alle følgende arbejdsdage, indtil der afgives en ny m elding.
Meldingen PC-kørekort kan derim od kun have virkning på en enkelt dag.
Hvis egenskaben Opsummeret er valgt til for en bestem t fraværsårsag, vil om fanget af eventuelt
fravær af denne type blive vist nederst på m edarbejderens perioderesultat m ed angivelse af det
valgte beskrivende navn og sam let antal tim er/m inutter.
Vær opm ærksom på at opgørelserne af om fanget af fravær kan nulstilles forskelligt. Vælges
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
39
CARD8-system
Administration
Ingen nulstilling, vil opgørelsen kunne kom m e til at om fatte flere år. Vælges 1. januar eller 2. maj,
kom m er opgørelsen højst til at om fatte ét år.
At en fraværsårsag er betalt betyder at fravær af den aktuelle art indgår i arbejdstiden, dvs. at
fraværstiden tæller positivt i beregningen af flexsaldoen.
Nulstilling af konti
Som hovedregel kan egenskaberne for de “faste” fraværsårsager ikke ændres generelt. Men der
er en undtagelse. For fraværsårsagerne Ferie, Ferie-fridag og Omsorg kan nulstillingen af
fraværsopgørelsen nem lig varieres på sam m e m åde som for de brugerdefinerede fraværsårsager.
Man behøver dog ikke at foretage noget aktivt valg af nulstilling, da de tre konti som standard
nulstilles henholdsvis den 2. m aj, den 2. m aj og den 1. januar. Vil m an ændre på dette, skal m an
blot klikke ud for det ønskede sam t vælge OK i vinduet Nulstilling af konti.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
40
CARD8-system
Administration
Tastefunktioner på terminaler
På CARD8 term inalerne
ved dørene kan der foretages kom m e/gå registreringer.
0 er altid kom, # er gå.
De resterende m eldinger
kan knyttes til en bestem t
tast eller tastekom bination
m ed en valgfri tekst, som vil
frem kom m e i CARD8 displayet, når tasten/tasterne
berøres.
Hvis den valgte tekst ikke er
den rigtige, kan en anden
tekst um iddelbart vælges,
hvis det gøres, inden tiden
er udløbet.
(Bem ærk ved om valg: For
at vælge f.eks. koden “8"
tastes “08", når der bruges
2-cifrede tastefunktioner).
Tast 1 giver altid flexsaldovisning for de brugere der
har adgang til at se deres
flexsaldo, m en kan derudover indstilles til sam tidigt at give registrering af bestem t m elding.
Norm alt m å brugeren dog for at få vist sin flexsaldo, hhv. foretage en tidsregistrering ad to
om gange benytte tast 1, hhv. en passende anden tast/tastekom bination.
Adgang til Tidsregistrering
Adgangen til at benytte CARD8 system ets tidsregistrering via CARD8 term inalerne og via
PCerne (Flex-ikonprogram m et) betragtes af system et som to adskilte rettigheder.
For at kunne foretage m eldinger skal brugeren være oprettet under Brugere m ed tilhørende IDkort og om nødvendigt en 4-cifret pinkode sam t være tilknyttet en tidsregistreringsgruppe.
Mulighederne for at anvende ID-kort og koder frem går af adgangskontrolvejledningen.
Adgangstilknytningen giver en form for registrering; m en i m odsætning til flextidsregistreringen
koncentrerer registreringens udskrift sig m ere om , hvor brugeren var og hvad denne foretog sig,
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
41
CARD8-system
Administration
da registreringen blev foretaget, end brugerens forhold til arbejdsdagen.
Det kan specificeres, at kom- og/eller gå-m eldinger også skal føre til, at døren låses op, ifald
tidsregistreringsterm inalen er forbundet til en dør. Registrering af m eldinger i system ets database
kan i så fald forudsætte, at døren faktisk åbnes af brugeren. Denne funktion kan dog slås fra,
hvis den forekom m er upraktisk. Disse indstillinger sker i term inalopsætningsvinduet.
Hvis der skal ske begrænsninger i, hvem der m å foretage m eldinger på CARD8 term inalerne og
hvornår, kan anvendelsen af term inalerne begrænses ved at tilknytte brugeren til en adgangsgruppe, som har de nødvendige begrænsninger.
Se nærm ere i afsnittene vedr. brugere, dagsm odeller, kalender og term inaler i betjeningsvejledningen for adgangskontrol.
Flex-ikon adgang
For at give adgang til at benytte flex-ikonen
skal en
eksisterende
bruger tilknyttes
et password,
som skal benyttes hver gang
en flex-ikonbruger vil have adgang til program m et FlexIkon.
En ny flex-ikonbruger oprettes
ved at klikke på
Opret ny.
Så åbnes vinduet Opret FlexIkon opsætning, hvor du skal klikke på tasten Vælg bruger.
En liste m ed alle oprettede flextidsbrugere og tilhørende kort vises.
Den bruger der skal tildeles flex-ikon adgang udvælges m ed m arkering. Hvis der er så m ange
brugere, at de ikke let kan findes, benyttes søgefaciliteterne (dvs. gruppering, filtrering, sortering
sam t søgning efter kortnr., initialer m v.). Billedet afsluttes m ed OK.
Herefter skrives login navn og password for den nye bruger, som skal have lov til at benytte flexBUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
42
CARD8-system
Administration
ikon program m et.
Æ ndring i eksisterende flex-ikon brugers indstillinger sker ved, at en bestående bruger udvælges
ved at m arkere linien, som indeholder brugerens navn m .m ..
Klik på Æ ndre, og oplysningerne om brugeren vises, hvorefter login navn og password kan
ændres.
Password vises m ed stjerner, hvorfor et glem t password kun kan erstattes m ed et nyt - eller
accepteres.
De m enufelter, der skal gives adgang til at benytte, forsynes m ed flueben i check-felter.
Billedet afsluttes m ed OK, hvis de nye oplysninger skal accepteres - ellers benyttes Fortryd
tasten.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
43
CARD8-system
Administration
Selvregistrering
I CARD8 system et kan den enkelte bruger selv foretage sine daglige m eldinger to steder.
- enten ved en CARD8 terminal, som ofte er anbragt um iddelbart i forbindelse m ed indgangsdøren til arbejdspladsen.
- eller ved at foretage arbejdsregistrering på den enkelte brugers PC arbejdsplads eller
nærm este PC, hvor brugeren har adgang.
På PCen kan der også foretages korrektion af eksisterende m eldinger sam t udskrift af m eldinger, som vises på skærm en.
Til dette form ål benyttes et BUANCO Flex-Ikon program .
Flex-Ikon
Programstart
Program m et startes ved hjælp af kortlæser-ikonen eller på anden m åde, som det er norm alt for
W indows brugerflader.
I tvivlstilfælde - se din W indows håndbog eller spørg din W indows instruktør. Card8 program m et
hedder FlexIkon.exe og er alm indeligvis anbragt i folderen Buanco sam m en m ed en genvej
hertil.
Login
Dit valgte eller udleverede operatørnavn og password
indtastes. Husk at skifte linie i operatørfeltet m ed
tabulatortasten eller m usen og ikke Enter-tasten.
Er oplysningerne ikke korrekte, m elder program m et
tilbage, at login navnet ikke kan findes. Sandsynligvis fordi
navnet er forkert.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
44
CARD8-system
Administration
På sam m e m åde m ed password.
Hvis login oplysningerne derim od er korrekte, får brugeren adgang til flex-ikon billedet.
Her kan nye m eldinger foretages og eksisterende rettes. Alle m eldinger og rettelser gem m es
m ed oplysning om , hvornår de blev foretaget m .m .
I øverste venstre del af billedet vises nogle grundoplysninger om brugeren, som har logget sig
på. Disse oplysninger kan ikke ændres fra flex-ikonen.
Feltet Kortnr viser det ID-kortnum m er, som er gældende for brugeren nu.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
45
CARD8-system
Administration
I feltet Initialer står system ets forkortelse for brugeren.
Felterne Fornavn og Efternavn viser brugerens for- og efternavn.
I øverste højre hjørne er de aktuelle tidsinform ationer.
I m idten af billedet vises en tidsperiode på en uge, og herunder frem kom m er de m eldinger, som
er foretaget i denne periode.
Der kan foretages et ubegrænset antal m eldinger på den enkelte dag. Kan alle m eldingerne ikke
være på et billede, udvides billedet autom atisk.
Skal oplysningerne senere frem kaldes, rulles til det ønskede om råde m ed rullebjælken i vinduets
højre side.
Pilknapperne Forrige uge og Næste uge skifter en uge tilbage og frem i tiden.
Hvis der skal foretages en m elding her og nu dvs. m ed det aktuelle tidspunkt, benyttes
F2 tasten for m eldingen KOM
og
F3 tasten for m eldingen GÅ.
Indtast ny melding
Skal et andet tidspunkt registreres, benyttes Indtast ny melding, og et dertil svarende billede vises.
Øverst vises brugerens navn. Herunder
dagene i den aktuelle uge.
Er den viste ugedag ikke interessant, vælges den ugedag, som m eldingen skal vedrøre, ved at klikke på den.
Tidspunktet for m eldingen indtastes herefter (såfrem t m an ikke bare skal bruge det
gældende klokkeslæt).
Meldingens art vælges ved at benytte en
af teksterne på den liste, der “popper op”
fra feltet Melding ved klik på piltasten i
feltets højre side. På denne liste findes de
m eldinger, som den aktuelle flex-ikon bruger har fået adgang til at anvende under
benyttelse af flex-ikonen.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
46
CARD8-system
Administration
I CARD8 flextidssystem et findes p.t. følgende m eldinger/korrektioner:
Kom
Gå
Korrigering
Ferie
Syg
Kom m entar
Ind fra udearbejde
Ud på udearbejde
Læge
Tandlæge
Kursus
Orlov
Barns 1. sygedag
Beordret overarbejde
Rejse
Korrigering overtid A
Korrigering overtid B
Korrigering overtid C
Korrigering overtid D
Om sorg
Afspadsering
Pause
Ferie-fridag
Norm ændring
“Brugerdefineret fraværsårsag”
*
*
Der kan være oprettet op til 16 forskellige “brugerdefinerede fraværsårsager” i flextidssystem et.
Benyttes Korrigering, kan flextidssaldoen ændres ved at indtaste det aktuelle antal. Æ ndringen i
tim er og m inutter (evt. m ed fortegn) indtastes i feltet Korrektion.
OBS. Ved korrigering af saldoen for en overtidstype (A, B, C eller D) indtastes i korrektionsfeltet
den faktiske arbejdstid - altså uden overtidstillæg - i tim er og m inutter, evt. m ed fortegn.
Hvis Norm ændring benyttes, kan norm tiden for en bestem t dato ændres. Den korrigerede
norm tid i tim er og m inutter indtastes i feltet Korrektion.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
47
CARD8-system
Administration
Hvis m an vil knytte en kom m entar til m eldingen, indføres den i feltet Kommentarer.
Behandling af fraværsårsag/melding
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
Kommentar
Ferie
Flerdags
Dage, timer og
min.
eller
normtimer
Som udgangspunkt årligt den 2.
maj kl. 00:00.
Andre muligheder: Årligt den 1.
jan. kl. 00:00 eller
ingen nulstilling
(vælges under
menupunktet Nulstilling af konti )
I) Ved Kom - Ferie eller
Kom - Gå - Ferie :
a) Op til normtid eller
b) ved “Feriefraværsforskydelse” feriestart fra
førstkommende arbejdsdag
II) Ferie - Kom - Gå :
a) Op til normtid eller
b) ved “Feriefraværsforskydelse” intet feriefravær overhovedet
Reg.type og
forskydelse
vælges i tidsregistreringsgrupppen
Ferie-fridag
Endags
Dage, timer og
min.
eller
normtimer
Som udgangspunkt årligt den 2.
maj kl. 00:00.
Andre muligheder: Årligt den 1.
jan. kl. 00:00 eller
ingen nulstilling
(vælges under
menupunktet Nulstilling af konti )
Ved meldingsfølgerne
Kom - Feriefridag eller
Kom - Gå - Feriefridag
eller Feriefridag - Kom Gå :
a) Op til normtid eller
b) hvis “Feriefraværsforskydelse” er valgt
intet feriefridagsfravær
overhovedet
Reg.type (og
forskydelse)
vælges i tidsregistreringsgrupppen
Om sorg
Flerdags
Dage, timer og
min.
Som udgangspunkt årligt den 1.
jan. kl. 00:00.
Andre muligheder: Årligt den 2.
maj kl. 00:00 eller
ingen nulstilling
(vælges under
menupunktet Nulstilling af konti )
Ved Kom - Omsorg eller
Kom - Gå - Omsorg
eller
Omsorg - Kom - Gå :
Op til normtid
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
48
CARD8-system
Administration
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
Barns 1.
sygedag
Endags
Antal dage, hvor
meldingen Barns
1. sygedag er
benyttet
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
Op til normtid på samme måde som ved meldingen Omsorg
Orlov
Flerdags
Antal dage (Denne
saldo vises dog
kun når den er
større end 0)
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
Op til normtid på samme måde som ved meldingen Omsorg
Rejse
Flerdags
Ingen optælling
-
Beregning på samme
måde som ved meldingen Kursus
Kursus
Flerdags
Dage, timer og
min.
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
I) Kom - Kursus eller
Kom - Gå - Kursus :
Op til normtid
II) Kursus - Kom - Gå :
Tiden mellem Kursus og
Kom
III) Kom - Kursus - Gå
eller Kursus - Gå :
Tiden mellem Kursus og
Gå
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
Kommentar
49
CARD8-system
Administration
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
Kommentar
“Brugerdefineret fraværsårsag”
(B.f.)
Endags
eller
flerdags
Timer og min.
eller
ingen optælling
Årligt den 1. jan.
kl. 00:00 eller
årligt den 2. maj
kl. 00:00
eller
ingen nulstilling
Brugerdefinerede meldinger behandles som
den fast definerede melding Kursus (se denne)
- følgende undtagelser
kan dog være i kraft:
A. Hvis den første melding på dagen er en b.f.,
regnes fraværstiden fra
Normal kom-tid til B.f.,
hvorpå arbejdet anses
for begyndt.
B. Hvis den sidste melding på dagen er en b.f.,
regnes fraværstiden fra
B.f. til Normal gå-tid .
Fraværsårsagen kan
stadig virke flerdags/revolverende.
Fraværsårsagens navn m.v.
indstilles under
menupunktet
Brugerdefinerede fraværsårsager
Undtagelse A
og B sættes i
kraft i
tidsregistreringsgruppen
Bemærk desuden at en
brugerdefineret fraværsårsag ikke behøver at
give betalt fravær
“Forskudt
m elding”
(F.m .).
En eksisterende
fast eller
brugerdefineret fraværsårsag
m eldes forskudt på
term inal.
(Se
den
aktuelle fraværsårsag)
BUANCO SYSTEM A/S
(Se den aktuelle
fraværsårsag)
(Se den aktuelle
fraværsårsag)
Ved Kom - F.m. :
Fraværet af den aktuelle
årsag starter ved Normal kom-tid den næstfølgende arbejdsdag og
stopper ved Kom-melding (Endags/ikke-revolverende fraværsårsager
har dog ikke effekt ud
over den næstfølgende
arbejdsdag). Den aktuelle arbejdsdag betragtes samtidig som afsluttet med Gå.
WWW.BUANCO.DK
Fraværsårsag
og forskydelse
indstilles ved
oprettelse af
tastefunktion
på terminal
50
CARD8-system
Administration
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Afspadsering
Flerdags
Normtiden for dage, hvor der er meddelt afspadsering, modregnes løbende på overtidssaldoen eller på flexsaldoen. Ved meldingerne Kom - Afspadsering anses dagens
afspadseringstid for at vare op til normtiden.
Hvis feltet Afspadsering trækkes fra overtidskonto er markeret i den aktuelle tidsregistreringsgruppes opsætning, bliver afspadseringstiden trukket fra overtidskontoen, og
når den når nul, modregnes på flexsaldoen. Hvis feltet ikke er markeret, modregnes
udelukkende på flexsaldoen.
Meldingen Afspadsering benyttes kun, når en evt. overtidskonto skal “bruges op”.
Almindelige heldagsafspadseringer foretages ved simpelthen at undlade fremmøde
den aktuelle dag. Som følge heraf fratrækkes flexkontoen normtiden for dagen.
Altså der sker det samme som når der kun arbejdes i et færre antal timer end forventet.
Skal der i de situationer rapporteres afspadsering, så det er tydeligt at man ikke er på
arbejde den dag, meddeles det som en kommentar på den aktuelle dag.
Syg
Flerdags
Dage, timer og
min.
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
Ved meldingsfølgerne
Kom - Syg eller
Syg - Kom - Gå eller
Kom - Gå - Syg :
Op til normtid
Hvis arbejdstiden er under
den grænse,
der er valgt i
tidsregistreringsgruppen,
behandles hele
dagen som en
sygedag.
Planlagt ændring: En 12mdr.’s profil
Læge
Endags
Antal gange.
Eksempel: Ved
meldingsrækkefølgen Kom - Læge Kom - Læge på
den samme dag
optælles 2 gange
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
I) Kom - Læge :
Op til Normal gå-tid
II) Læge (og ikke andet
den aktuelle dag) :
Tiden (evt. med afrunding) mellem Læge og
Normal gå-tid
III) Kom - Gå - Læge :
Tiden mellem Læge og
Normal gå-tid
IV) Læge - Kom - Gå :
Tiden mellem Læge og
Kom
V) Kom - Læge - Gå :
Tiden mellem Læge og
Gå
Fraværstiden
lægges til flexsaldoen, hvis
lægebesøg kan
foregå i arbejdstiden
(vælges i
tidsregistreringsgruppen).
Ellers lægges
den ikke til.
BUANCO SYSTEM A/S
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
WWW.BUANCO.DK
Kommentar
51
CARD8-system
Administration
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
Kommentar
Tandlæge
Endags
Antal gange
(som ved meldingen Læge)
Årligt.
Den 1. jan kl.
00:00
Tidsberegning på samme måde som ved meldingen Læge
Fraværstiden
lægges til flexsaldoen, hvis
tandlægebesøg
kan foregå i arbejdstiden
(vælges i tidsregistreringsgruppen).
Ellers lægges
den ikke til.
Andre meldinger:
M elding
Kommentar
Kom
-
Tælles ikke op
-
Gå
-
Tælles ikke op
-
Ind fra udearbejde
Endags
Tælles ikke op
-
Ind fra udearbejde Gå : Udearbejdet anses
for at have varet fra
Normal kom-tid til Ind
fra udearbejde, hvorfra
arbejdsdagen fortsætter
frem til Gå-melding
Kom-melding
kan ikke fungere som start
på udearbejdet
Ud på udearbejde
Endags
Tælles ikke op
-
I) Kom Ud på udearbejde :
Udearbejdet anses for
at vare til Normal gå-tid.
II) Kom Ud på udearbejde - Gå :
Udearbejdet anses for
at vare til Gå-melding
Gå-melding
kan godt bruges som afslutning af udearbejdet
BUANCO SYSTEM A/S
Kom og Gå kædes
sammen selvom de er
meldt på hver sin dag,
blot der højst er 24 timer imellem meldingerne
WWW.BUANCO.DK
52
CARD8-system
Administration
Fraværsårsag
Endags/
flerdags
Registreringstype/
opsummeringstype
Register
nulstilling
Beregning af
dagens resttid/
fraværstid
Kommentar
Beordret
overarbejde
Endags
Tælles ikke op
(Men de normtimer, som beregnes på grundlag af
overtiden, går ind
på flexkonto og/eller overtidskonto,
se evt. afsnittene
om overtid)
-
Arbejdstid ud over
norm-tiden udløser
overtidsberegning.
Virkningen af
Tidligste komtid og Seneste
gå-tid ophæves, medmindre Beordret
overarbejde
indsættes efter
Kom - Gå
Bem ærk: At en m elding er flerdags betyder, at brugeren på alle hele dage m ellem det tidspunkt,
som er indeholdt i m eldingen, og indtil den første Kom-m elding derefter, af system et anses for at
være fraværende af pågældende årsag. I den fraværsstatistik, der vises som en del af perioderesultatet, m edregnes de fraværsdage, hvor norm -tiden er større end nul.
Betegnelserne flerdags og revolverende har sam m e betydning i CARD8 flextidssystem et.
Pauser
Pausemelding
Brugeren skal benytte m eldingen Pause, hvor Pause SKAL registreres er “vinget af”/afm ærket i
opsætningen af den aktuelle tidsregistreringsgruppe. Meldingen Pause fungerer som ud-m elding
og skal således følges op m ed m elding af Kom ved pausens afslutning.
Hvis ikke andet er nævnt, m å m eldingen Pause godt benyttes, selvom Pause SKAL registreres
ikke er valgt til i den aktuelle tidsregistreringsgruppe. Behandlingen af m eldingen frem går af
skem aet på næste side.
I opsætningsskem aet for tidsregistreringsgruppen findes også afm ærkningsfelterne Pause SKAL
afholdes (d.s.s. at pausen er tvungen) og Pause er betalt.
En betalt pause indgår i arbejdstiden og bør derm ed være iberegnet i den norm tid, der angives
for tidsregistreringsgruppen.
Norm tiden er den arbejdstid, der er aftalt m ed arbejdsgiver. Altså den tid som arbejdsgiver/arbejdstager norm alt vil forvente, at arbejdstager er til rådighed.
Hvis den specificerede længde af en betalt pause trækkes fra norm tiden, får m an den faktiske
norm tid, som er den tid der skal anvendes til arbejde. Altså den tid som arbejdsgiver/arbejdstager norm alt vil forvente, at arbejdstager bruger på virksom heden.
Norm tiden angives ekskl. pause, hvis pausen ikke er betalt. I dette tilfælde er norm tiden den tid
som det norm alt forventes, at arbejdstager bruger på virksom heden.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
53
CARD8-system
Administration
Tilstedeværelsesgrænse
Hvis den pauseberegning, som er valgt for tidsregistreringsgruppen, ikke skal udføres på en kort
arbejdsdag, som foruden en eventuel pausem elding blot indeholder Kom- og Gå-m elding,
indstilles dette vha. tilstedeværelsesgrænsen.
Et eksem pel: Hvis den aktuelle tidsregistreringsgruppe indeholder specifikation af en tvungen,
ubetalt pause på 30 m inutter, som ikke skal registreres, sam t en tilstedeværelsesgrænse på 4.00
tim er, vil der i tidsberegningen for den aktuelle bruger blive trukket en halv tim es pausetid fra
flexsaldoen på hver dag, hvor brugeren har været på arbejde i m indst 4 tim er.
Om kring fraværsdage gælder generelt, at der ikke beregnes pause for en dag, hvor der kun er
registreret en fraværsm elding.
Når en dag indeholder en Kom-m elding og en fraværsm elding i løbet af dagen, hvorefter dagens
resttid betragtes som fraværstid, udføres den specificerede pauseberegning ikke, hvis arbejdstiden indtil fraværsm eldingen er m indre end den aktuelle tilstedeværelsesgrænse.
Det gælder uanset, om dagens resttid beregnes som den resterende norm tid ved fraværsm eldingens tidspunkt, eller som tiden fra fraværsm eldingen og frem til Normal gå-tid. (Se oversigten
over de forskellige fraværsårsager).
Et eksem pel (i fortsættelse af eksem plet ovenfor): Hvis norm tiden på en delvis fraværsdag er
7.30 tim er, og de registrerede m eldinger på dagen er Kom kl. 8 og Omsorg kl. 10, beregnes
fraværets varighed på den aktuelle dag til 5.30 tim er (fraværet anses for at vare indtil norm tiden
er udfyldt). Der indregnes altså ingen pause. Indsættes om sorgsm eldingen derim od først kl. 13,
er tilstedeværelsesgrænsen opnået, og den registrerede arbejdstid korrigeres m ed fradrag af en
halv tim es ubetalt pause, og fraværstiden beregnes derm ed til 3 tim er.
Når en dag indeholder en Kom-m elding, en fraværsm elding sam t en afsluttende Gå-m elding, og
denne Gå-m elding i tidsberegningen kan benyttes som sluttidspunkt for fravær af den aktuelle
type, betragtes derim od hele tidsrum m et m ellem Kom-m elding og Gå-m elding som tilstedeværelsestid, hvad tilstedeværelsesgrænsen for pauseberegning angår.
Ligeså betragtes fraværstiden m ellem en fraværsm elding og en Gå-m elding, hvor Gå-m eldingen
i tidsberegningen kan benyttes som sluttidspunkt for fravær af den aktuelle type, som tilstedeværelsestid. Man kan m åske forestille sig denne m eldingskom bination anvendt, hvor fraværet er
nærm est er at betragte som en særlig type arbejde. Det vil sige, at forskellen på fraværsm eldingen og en Kom-m elding ikke er så stor. Bl.a. en brugerdefineret fraværsårsag kan benyttes på
den beskrevne m åde.
Det skal tilføjes, at udearbejdstid m eldt m ed Ud på udearbejde eller Ind fra udearbejde under alle
om stændigheder m edregnes i tilstedeværelsestiden. Melder brugeren f.eks. Kom kl. 8 sam t Ud
på udearbejde kl. 8.20, benytter system et ikke kun de første 20 m inutter, m en tillige den følgende
tid på udearbejde som grundlag for pauseberegningen. Hvis tilstedeværelsesgrænsen er
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
54
CARD8-system
Administration
indstillet til 4 tim er, vil der ske pauseberegning i overensstem m else m ed den valgte opsætning,
såfrem t udearbejdet fortsætter frem til kl. 12 eller længere.
OBS. Hvis brugeren registrerer pause på en dag, hvor tilstedeværelsesgrænsen ikke er opnået,
virker m eldingen Pause blot som en ud-m elding. Den særlige pauseberegning, som eventuelt er
valgt til i tidsregistreringsgruppens opsætning, udføres altså ikke for den aktuelle dag, hvis
tilstedeværelsesgrænsen ikke er opnået.
Hvis tilstedeværelsesgrænsen sættes til 0.00 tim er, behandles pausem eldinger i henhold til den
valgte pauseopsætning i øvrigt - uanset længden af arbejdstiden på den aktuelle dag. Hvis
pausen ifølge den valgte opsætning SKAL registreres, m en ikke bliver det, sker det heraf
følgende fradrag (se beregningsoversigten) i den første del af arbejdstiden. Dvs. at den
beregnede arbejdstid m ed pausekorrektion iberegnet vil være 0 på en m eget kort “arbejdsdag”
på f.eks. 20 m inutter, hvor arbejdstiden ikke overstiger den specificerede pauselængde.
Pauseberegningsoversigt
Skem aet på næste side giver en sam let oversigt over, hvordan den valgte pauseopsætning i
tidsregistreringsgruppen påvirker system ets beregning af brugerens flextid, når tilstedeværelsesgrænsens m indstekrav til arbejdstiden er opfyldt på den aktuelle dag.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
55
CARD8-system
Administration
Pausens art
Pausen må gerne blive
længere end aftalt, den
eventuelle ekstra pausetid
fratrækkes flexkontoen.
Hele
pausen
skal
afholdes
Pausen
er
betalt
del af
arbejdstiden
Pausen
kan
kortes
af
Ubetalt
pause
Pausen
kan
kortes
af
Nej
Ja
1.
P ausen anses ikk e for afholdt og den specificerede pauselæ ngde træ k k es fra flexsaldoen.
M etoden virker “m otiverende” på registreringsdisciplinen og pligten til at holde pausen.
Ingen pause registreres ved at taste P ause og
K om inden for sam m e m inut.
2.
A fkortning af pause: K un afholdt
pause læ gges til flexsaldoen. D vs.
ingen pause godtgørelse i den ik k e
afholdte del af pausen.
3.
P ausen udskrives: “Forventet pause afholdt i
XX m inutter”.
K an ikke “gøre noget” da pausen netop ikk e
skal registreres. Forudsæ tning: S pecificerede
pause er afholdt.
4.
S om 2.
E r m an på en dag begyndt at registrere pause skal alle pauser registreres.
5.
S om 1. B ortset fra at der ik k e er “pligt til at holde pausen”.
6.
O ption A : A fk ortning af pause. D vs.:
D en registrerede pause afholdes og
resten tillæ gges flexsaldoen og k an
derm ed afspadseres.
O ption B : R estpause udregnes og
registreres.
D vs.: D en registrerede pause afholdes og resten betragtes også som
afholdt pause (inden for den registrerede arbejdstid), idet den specificerede pause altid betragtes som
afholdt fuldt ud. (O ption B tilvæ lges i
tidsregistreringsgruppen).
7.
P ausen udskrives: “Forventet pause afholdt i
XX m inutter”.
Forudsæ tning: S pecificerede pause er afholdt.
8.
O ption A : S om 6A .
O ption B : S om 6B .
9.
S om 1.
10.
P rincipielt som 2. H vis pausen er
k ortere end specificeret, træ k k es
den resterende del fra flexk ontoen.
Skal
ikke
registreres
11.
S om 3. B ortset fra at den specificerede pauselæ ngde fratræ kkes flexsaldoen (da pausen ik k e
er betalt).
Forudsæ tning: S pecificerede pause er afholdt.
12.
S om 10.
Skal
registreres
13.
S om 5.
14.
P ausen behandles som andet fravæ r. D ens læ ngde kan varieres frit.
P ausens læ ngde udskrives.
Skal
ikke
registreres
15.
M edarbejderen anses ik k e for at have holdt
nogen pause. D er udsk rives intet desangående.
16.
S om 14. H vis en pause afholdes,
bør den registreres, da en eventuel
pauselæ ngde i tidsregistreringsgruppen ik k e bruges til noget.
Skal
registreres
Skal
ikke
registreres
Skal
registreres
Skal
ikke
registreres
Hele
pausen
skal
afholdes
Pause registreret af brugeren ?
Skal
registreres
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
56
CARD8-system
Administration
Rettelser
Skal en eksisterende m elding rettes, klikkes
der på den i flex-ikonens oversigtsbillede og
herefter benyttes Ignorér melding.
En ny m elding, som indeholder de korrekte
oplysninger, indtastes i stedet for den ignorerede.
Fortrydes en ignorering, frem hæves den
ignorerede linie, og der klikkes på Ignorér
melding igen.
Enhver m elding er m ærket m ed oplysning
om rapporteringstidspunkt, og hvem der
oprettede den.
Slet melding
Af hensyn til rapporteringens klarhed kan en
m elding ikke slettes. Benyt Ignorer tasten i
stedet.
Udskrift
Print resultat
Ved at trykke på Print resultat foreslår system et selv udprintning af perioden fra m ånedens start til dagen før den aktuelle dag. Hvis
denne periode er kortere end 4 dage, foreslås dog i stedet den første dag i den foregående m åned som startdato.
Ønsker du at se en anden periode end den
der foreslås, vælges denne ved at trykke på
12-tasten for henholdsvis periode start og
slut dato. Når den ønskede dato er fundet,
klikkes på datoen.
Boksen Vis pauselinier indeholder forskellige
valgm uligheder m ht. visning af pauseberegningslinier i udskriften. Du kan vælge at få
vist sam tlige linier eller kun de linier, hvor
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
57
CARD8-system
Administration
pauseberegningen ændrer på flexsaldoen.
Endelig kan sam tlige pauselinier udelades ved at vælge ingen (hvilket er valgt som udgangspunkt). Dette betyder, at der stadig foretages pauseberegning i overensstem m else m ed de
indstillinger, som er valgt for tidsregistreringsgruppen. Blot udgår de m ellem regninger, hvor
pauseberegningen vises. Du sparer altså udskriftsplads for hver gang, der beregnes pause.
Med Vis udskrift kom m er resultatet som et printeksem pel på PCskærm en, som det vil se ud på
printeren, som understøtter W indows standarden. Herudover kom m er der øverst i eksem plet tal
frem , som viser, hvor m ange udskriftssider der er genereret, sam t knapper til at styre visning og
udskrift.
Ved at benytte Udskriv går udskriften direkte til PCens printer.
Eventuelle tider, som er udskrevet m ed kursiveret skrift, er tider der enten ligger før Tidligste
kom-tid eller efter Seneste gå-tid (Se vinduet Opsætning af tidsregistreringsgruppe), hvorfor der i
tidsberegningen er foretaget en afrunding.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
58
CARD8-system
Administration
Tider, som er udskrevet m ed fed tekst, stam m er fra kom-/gå-registreringer, som ikke er foretaget
på sam m e klokkeslæt og dag, som de skal gælde for. Tidspunktet, hvor registreringen er sket og
hvem der har foretaget den, kan m an se ved at gå tilbage til flex-ikonens oversigtsbillede,
ligesom en flexkonsulent kan se disse oplysninger under Rette tidsregistreringer eller under Vise
tidsregistreringer.
Ønskes en udskrift af oversigtsbilledet eller resultatet af m eldingerne, benyttes Print resultat
tasterne, og PCens printer vil udskrive en oversigt.
På side 34 vises det tilsvarende udskriftsbillede for brugeren, sådan som en flexkonsulent vil se
det. Ovenpå det originale CARD8 billede er lagt tekster der forklarer yderligere om perioderesultatets indhold.
Den eneste forskel på de to viste periodeudskriftsbilleder er, udover de forklarende tekster og
figurer sam t udprintningsdatoerne, at sygedagssaldoen ikke findes i udskriftsbilledet fra flexikonen, hvilket skyldes at den aktuelle flex-ikon bruger ikke har fået tildelt adgang til at se sin
sygedagssaldo.
Status
Ønskes en kortfattet status for
brugeren, benyttes Status tasten.
Først vises stam oplysninger for
brugeren.
Sidst beregnet viser den dag, flextidssaldoen sidst blev beregnet.
Flex-saldo viser det antal tim er, du
har til gode eller skylder (m inus)
ifølge det sidst beregnede, altså
ved afslutningen af dagen før
beregningsdatoen.
Ferie afholdt viser antal feriedage,
som er afholdt. Starttidspunktet for
opgørelsen er ferieårets start (2.
m aj), m edm indre andet er valgt.
Hvis brugeren har adgang til at se
sin sygedagssaldo, viser feltet Sygdom den tid, som brugeren har
været fraværende år til dato pga.
sygdom .
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
59
CARD8-system
Administration
Ellers ses teksten Vises ikke.
Omsorg viser antal om sorgsdage. Udgangspunktet for opgørelsen er årets start, m edm indre
andet er valgt.
Ferie-fridage afholdt viser antal feriefridage, som er afholdt. Udgangspunktet for opgørelsen er
ferieårets start (2. m aj), m edm indre andet er valgt.
Statusoplysningerne i disse felter har system et udregnet på grundlag af de afgivne m eldinger og
de data, der er lagt ind i system et vedr. den aktuelle brugers tidsregistreringsgruppe.
Statusoplysningerne om feriedage, om sorgsdage og feriefridage kan desuden påvirkes, hvis der
ændres på nulstillingen af disse konti (valgm ulighederne er 1. jan. - 2. maj - Ingen).
Endelig viser Fastfrysningstidspunkt det tidspunkt, indtil hvilket der er foretaget fastfrysning (hvis
en sådan er foretaget). Der kan ikke indføres m eldinger m ed et tidspunkt, der ligger før fastfrysningstidspunktet.
Der henvises til flexkonsulenterne, hvis brugeren ønsker yderligere assistance.
Afslut flex-ikon
Når de ønskede m eldinger, ændringer eller udskrifter er foretaget, bør flex-ikon program m et
afsluttes m ed Luk tasten.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
60
CARD8-system
Administration
Brug af flexsaldoen som timesaldo
Hvis m an vil undgå, at der løbende fratrækkes norm tid ved opgørelsen af flexsaldoen, eller
m .a.o. vil bruge flexsaldoen som en tim esaldo, er der to m ulige frem gangsm åder.
Man kan afm ærke feltet Fix-tid i tidsregistreringsgruppens opsætningsskem a, eller m an kan
indstille norm tiderne for tidsregistreringsgruppen til nul tim er på sam tlige ugedage.
Af disse to frem gangsm åder er den første nok den m est anbefalelsesværdige, da den giver
m ulighed for en anvendelse af fraværsm eldingerne, som er parallel til anvendelsen i et alm indeligt Buanco flextidssystem .
Ved begge frem gangsm åder vil det være m uligt på et givet tidspunkt at fjerne akkum uleret tid fra
tim e-/flexsaldoen for et antal brugere. Det gøres m ed m eldingen Korrigering, der ligesom andre
m eldinger i system et kan indsættes m ed gentagelser inden for en bestem t periode.
Fixtid
Når en bruger er tilknyttet en tidsregistreringsgruppe, hvor feltet Fix-tid er valgt til, bliver de
specificerede norm tider ikke fratrukket ved opgørelsen af brugerens akkum ulerede tid. Men
norm tider som er større end nul anføres alligevel på periodeudskriften.
På tim e-/flexsaldoen optælles altså brugerens arbejdstid og betalte fraværstid. Hvis registreringen af fravær skal være enkel, forudsætter optælling af fraværstid på de aktuelle fraværsdage, at
der for tidsregistreringsgruppen er specificeret norm tider som er større end nul tim er på disse
dage.
Figuren nedenfor er indsat for illustrere et eksem pel på tidsberegning under fixtid.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
61
CARD8-system
Administration
Som figuren antyder, kan de specificerede norm tider blive benyttet til at beregne fraværstider. De
viste fraværstider vil være resultatet, hvis der for den aktuelle bruger foreligger en sygem elding
på den første arbejdsdag i uge 7 sam t en kursusm elding på den anden arbejdsdag i uge 8 og
ikke andre m eldinger på disse dage.
Bem ærk at en norm tid, som er lagt ind for en bestem t dag vha. m eldingen Norm ændring, kan
blive benyttet til beregning af fraværstid på nøjagtigt sam m e m åde som en norm tid, der er
specificeret i tidsregistreringsgruppen for den aktuelle ugedag.
Hvis arbejdstiden på visse dage kun m å lægges inden for et tidsrum svarende til norm tidens
længde, kan dette angives via specifikationerne af Tidligste kom-tid og Seneste gå-tid, se evt.
afsnittet om tidsregistreringsgrupper i denne betjeningsvejledning. I ovenstående figur er 4.-5.
arbejdsdag i begge uger eksem pler på resultatet af tidsberegningen m ed en sådan opsætning.
Det forudsættes her, at den aktuelle bruger senest er m ødt på arbejde ved Tidligste kom-tid og
tidligst er gået hjem ved Seneste gå-tid.
Man vil også få det viste resultat for 4.-5. arbejdsdag, hvis der i opsætningen er valgt autom atisk
indsættelse af Normal kom-tid og Normal gå-tid som henholdsvis ind- og ud-tid, og brugeren ikke
selv registrerer kom m e- eller gå-tid på disse dage.
Overtidsberegning kan ske på sædvanlig m åde.
Hvis det er valgt for tidsregistreringsgruppen, at afspadsering trækkes fra overtidskontoen, kan
akkum uleret overtid på overtidskontoen evt. bruges op ved at benytte m eldingen Afspadsering,
idet den aktuelle dags norm tid så fratrækkes. Under fixtid kan time-/flexsaldoen im idlertid ikke
blive berørt af benyttelse af m eldingen Afspadsering.
Normtider på 0 på alle dage
Beskrivelsen herunder dækker i et vist om fang også tidsregistrering i weekends og på andre
fridage i en alm indelig flextidsopsætning, hvor m an f.eks. kan have indstillet norm tiden på
søndage til 0.00 tim er.
Behandlingen af tidsregistreringer på en sådan fridag indeholder dog også forskelle i forhold til
beskrivelsen i dette afsnit. Bl.a. fordi fraværsregistreringer kan være “hvilende” indtil en dag m ed
en positiv norm tid. Et eksem pel: Hvis norm tiderne søndag og m andag er henholdsvis 0 og 7
tim er, og brugeren en søndag m elder Kom kl. 10 sam t Omsorg kl. 15, vil der på den aktuelle
søndag blive lagt 5 tim er til flexsaldoen, m en der vil ikke blive beregnet fraværstid. Den følgende
m andag betragtes derim od som en hel om sorgsdag, hvis ikke der m eldes noget på dagen.
Men for nu at vende tilbage til hvordan tidsregistrering kan foregå under flextidsopsætninger,
hvor norm tiden er 0.00 tim er på alle dage:
Registrering af betalt fravær fra arbejdet skal foretages på en anden og til tider m ere kom pliceret
m åde, når arbejdsdagene ikke er defineret ved en positiv norm tid. Som hovedregel bør m an
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
62
CARD8-system
Administration
oprette og benytte brugerdefinerede fraværsårsager frem for de fast definerede fraværsårsager.
Da ingen fraværsm elding kan være revolverende i praksis, hvis CARD8 tidsregistreringssystem et
fungerer m ed alle norm tider sat til nul tim er, kan m an lige så godt oprette de brugerdefinerede
fraværsårsager som ikke-revolverende. I vinduet nedenfor er vist en m ulig opsætning.
Opsum m eringerne af disse fraværsårsager vises på periodeudskriften i antal tim er og m inutter.
Den konkrete brug af fraværsm eldingerne beskrives herunder (se punkt 6).
Overtidsberegning kan styres på alm indelig vis. Det er påkrævet, at m an fastlægger enten (a)
bestem te tidsrum , hvor arbejde skal føre til overtidsberegning, eller (b) en bestem t arbejdsdagslængde, hvis overskridelse udløser overtidsberegning.
Et eksem pel på det førstnævnte kan være, at m an i feltet Sen flexgrænse i tidsregistreringsgruppens opsætningsskem a angiver, at alt arbejde efter kl. 20 er overarbejde.
Et eksem pel på det sidstnævnte kan være, at m an sætter tillægsprocenten for overtidstype A til
0% og vælger at denne (overtids)type skal om fatte de første 10 arbejdede tim er på en dag, sam t
vælger passende tillægsprocenter m .v. for overtidstyperne B til D. Derefter vil overtidsberegning
reelt udløses på en dag, hvor der både er arbejdet m ere end 10 tim er, og m eldingen Beordret
overarbejde er indsat.
Ved tidsregistreringen bør brugere og flexkonsulent i øvrigt gå ud fra det følgende:
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
63
CARD8-system
Administration
1)
Start og slut på arbejdstiden registreres m ed m eldingerne Kom og Gå. Et ikke-betalt
fravær i løbet af arbejdsdagen, som ikke skal opsum m eres sam let, kan som sædvanligt
registreres m ed Gå og Kom.
2)
Pauser registreres m ed m elding af Pause ved pausens begyndelse og Kom ved dens
afslutning. System et håndterer disse m eldinger i overensstem m else m ed den specificerede pauselængde og de valgte pauseoptioner (se afkrydsningsfelterne yderst til højre i
tidsregistreringsgruppens opsætningsskem a).
3)
Meldingerne Ind fra udearbejde og Ud på udearbejde kan anvendes i fuldt om fang, hvis
der er valgt henholdsvis Normal kom-tid og Normal gå-tid for tidsregistreringsgruppen.
Meldingen Ud på udearbejde kan dog efterfølges af m eldingen Gå (ved afslutningen af
udearbejdet), i hvilket tilfælde der ikke vil være brug for Normal gå-tid.
4)
Meldingerne Læge og Tandlæge kan anvendes i sædvanligt om fang. Hvis der ikke er valgt
en Normal gå-tid for tidsregistreringsgruppen, kan der dog kun beregnes fraværstid, hvis
Læge eller Tandlæge er indsat før Kom - Gå (eller før en enkeltstående Gå-m elding) eller
m ellem Kom og Gå.
5)
Meldingerne Kursus og Rejse kan anvendes i et begrænset om fang, nem lig enten før Kom
- Gå (eller før en enkeltstående Gå-m elding) eller m ellem Kom og Gå. Kursusfraværet vil
udelukkende blive opgjort i tim er og m inutter.
6)
Fravær pga. ferie, sygdom , orlov, barns 1. sygedag, om sorg, ferie-fridag eller andet kan m ed et vist besvær - registreres som sådant ved anvendelse af “brugerdefinerede fraværsårsager” (se nogle m ulige definitioner heraf i vinduet ovenfor).
Fraværet kan kun registreres for en dag ad gangen, og det skal som udgangspunkt
m eldes i kom bination m ed Kom- og Gå-m eldinger, sådan at system et kan udregne
fraværets faktiske varighed. Melder m an f.eks. Kom kl. 8 - Ferie (b.f.) kl. 11 - Gå kl.15 ,
beregnes et feriefravær på 4 tim er.
Indsætter m an i stedet feriem eldingen um iddelbart efter Kom-m eldingen kl. 8, får m an
hele dagen behandlet som ferie - udregnet i tim er. Men bem ærk at Kom-m eldingen i dette
tilfælde godt kan undværes, sådan at der m eldes følgende: Ferie (b.f.) kl. 8 - Gå kl.15. Her
forudsættes naturligvis at det er passende at sætte den aktuelle fraværsdags længde til 7
tim er, hvilket kan baseres på hvor længe den aktuelle bruger ville have arbejdet den
aktuelle dag, dersom vedkom m ende ikke var fraværende (længden af fraværsdagen
ændres ved at ændre m eldingstidspunkterne).
Det er dog også m uligt at styre det tidspunkt, som regnes for starttidspunktet for fraværet,
ved at vælge funktionen Benyt som kom/gå tid ved fraværsmelding til for tidsregistreringsgruppen. Derved indsættes en specificeret Normal kom-tid for tidsregistreringsgruppen for
den aktuelle dag som starttidspunkt for fraværet, der betragtes som afsluttet på m eldin-
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
64
CARD8-system
Administration
gens tidspunkt, hvorefter m edarbejderen anses for at have arbejdet frem til Gå-m elding.
System et anvender denne beregningsm åde, hver gang en brugerdefineret fraværsm elding
benyttes som den første m elding på en dag af en m edarbejder i den aktuelle tidsregistreringsgruppe.
I forbindelse m ed en tilvalgt pausehåndtering er der desværre den kom plikation, at der ved
afgivelse af Kom- og Gå-m eldinger også forventes afholdelse af pause i en eller anden
udstrækning.
Er der f.eks. tale om en ubetalt, tvungen 30 m in.’s pause, der SKAL registreres, m å m an
for at registrere en hel fraværsdag på det rette antal tim er “forlænge” dagens varighed
m ed den specificerede pauselængde på 30 m inutter: Kom kl. 7.30 - Pause kl. 7.30 - Ferie
(b.f.) kl. 8 - Gå kl. 15 . Derm ed beregner system et et feriefravær på 7 tim er, og flexsaldoen forøges m ed de sam m e 7 tim er.
Er der i stedet tale om en betalt pause, der godt kan - m en ikke SKAL - registreres og som
godt kan afkortes og afspadseres, bør m an derim od ikke registrere nogen pause ved en
hel fraværsdag og ejheller registrere nogen “kunstig” forlængelse af dagen.
Det er altså tilstrækkeligt at m elde f.eks. Ferie (b.f.) kl. 8 - Gå kl. 15. System et vil - hvis
m an har valgt at alle pauselinier skal vises - indføre kom m entaren Forventet pause afholdt
XX min. i perioderesultatet, m en det vil ikke påvirke selve resultatet af tidsberegningen.
Generelt m å m an altså tage højde for den aktuelle pausehåndtering.
Endelig kan en delvis fraværsdag, hvor fraværet ligger først på dagen, f.eks. registreres
således: Ferie (b.f.) kl. 8 - Kom kl. 10.45 - Gå kl. 16.30 (Her skal m an blot registrere pause
i overensstem m else m ed de valgte pauseoptioner).
7)
Anvend IKKE de fast definerede m eldinger Ferie, Syg, Orlov, Barns 1. sygedag, Omsorg,
Afspadsering eller Ferie-fridag, da disse m eldinger kun kan fungere, hvor en positiv
norm tid er defineret.
8)
Anvend IKKE forskydning af m eldinger via tastefunktion, da denne facilitet heller ikke
virker m ed norm tider på nul. Der indføres slet ingen tidsregistreringer i system et.
9)
Normal kom-tid og Normal gå-tid kan ikke indsættes autom atisk ved m anglende m eldinger
på en dag.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
65
CARD8-system
Administration
Nedenfor er vist et eksem pel på et perioderesultat, hvor norm tiderne på alle dage er sat til nul
tim er. Tekster og indram ninger m ed orange farve er indlagt til forklaring og findes IKKE på det
originale udskriftsbillede.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
66
CARD8-system
Administration
Håndtering af afvigende situationer
Hvorledes håndterer flexdelen i CARD8 system et registreringer, hvis håndtering ikke um iddelbart
frem går af rapporteringen fra term inaler og PC’er ?
M anglende Kom-melding
Når flextiden beregnes, vil kom m entaren Ind-tid mangler blive indsat for
dagen.
Hvis der senere bliver indsat en m elding m ed angivelse af den form odede
Kom-tid, vil system et m edregne oplysningen og vise/udprinte periodesedlen
m ed Kom-tiden anført m ed fed skrift.
M anglende Gå-melding
Når flextiden beregnes, vil kom m entaren Ud-tid mangler blive indsat for
dagen.
Hvis der senere bliver indsat en m elding m ed angivelse af den form odede Gåtid, vil system et m edregne oplysningen og vise/udprinte periodesedlen m ed
Gå-tiden anført m ed fed skrift.
Kom-melding én dag og Gå-melding næste dag
Hvis der er m ere end 24 tim er m ellem Kom-m elding og Gå-m elding, vil
system et behandle m eldingerne adskilt og således indsætte kom m entarer
vedrørende m anglende Ud-tid og Ind-tid.
Til venstre er
det forudsat,
at autom atisk indsættelse af Normal kom-tid
og Normal
gå-tid ved
m anglende
ind-/ud-m elding ikke er
valgt ved
opsætningen
af den aktuelle tidsregistreringsgruppe
Er der 24 tim er eller m indre m ellem m eldingerne, sam m enkædes de og
flexsaldoen udregnes m ed den dagsnorm , som gælder for Kom dagen.
(Hvor der er valgt en Tidligste kom-tid og/eller en Seneste gå-tid for tidsregistreringsgruppen, vil der ske afrunding såfrem t de aktuelle m eldinger ikke
overholder disse tidsgrænser).
Derim od vil en sygem elding, der ligger dagen efter en Kom-m elding, m en
m indre end 24 tim er efter denne, ikke blive kædet sam m en m ed Kom-m eldingen. Se i øvrigt nærm ere om sygem eldinger nedenfor.
Sygemelding på en dag, hvor der er foretaget kom- og gå-melding(er).
Hvis der på en arbejdsdag kun er en sygem elding og ingen andre m eldinger, vil hele dagen blive
regnet som sygedag, og sygedagssaldoen forøges m ed 1. Sygedages arbejdsnorm tid sættes til
0.
Fra at system et betragter en bruger som syg, og indtil der frem kom m er en Kom m elding, vil alle
m ellem liggende dage (hvis de har en norm tid) blive regnet som sygedage.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
67
CARD8-system
Administration
Hvis sygem eldingen sker i løbet af dagen d.v.s. at der både er en Kom-m elding og en sygem elding, vil den resterende tid, der går fra hvor sygem eldingen sker og indtil den norm erede
arbejdstid ville være nået, blive tillagt sygetim esaldoen. Hvis der på sygem eldingstidspunktet er
arbejdet ud over norm tiden, lægges den overskydende tid som sædvanlig til flexsaldoen.
Hvis der m eldes Gå på en dag m ed en sygem elding, vil system et advare om , at der m angler en
Kom-tid, og stadig holde norm tiden på nul som for andre sygedage. Er det virkelig en sygedag,
m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres.
En Gå-m elding, der ligger senere end en sygem elding på en og sam m e dag, har dog generelt
den effekt at eventuelle efterfølgende dage uden Kom-m eldinger ikke (autom atisk) bliver regnet
som sygedage.
Hvis den m anglende Kom-tid indføres, og den ligger efter sygem eldingstidspunktet, vil dagen
delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis sygem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen
eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden hensyntagen til det præcise tidspunkt for sygem eldingen, at den tid der er arbejdet m indre end norm tiden lægges til sygetim esaldoen.
Ligger sygem eldingen derim od tidsm æssigt m ellem Kom- og Gå-m eldingerne, betragtes
arbejdstiden som afsluttet på sygem eldingstidspunktet. Resten af norm tiden lægges til sygetim esaldoen.
Feriemelding på en dag, hvor der er foretaget Kom- og Gå-melding(er).
Hvis der for en arbejdsdag kun er en feriem elding og ingen andre m eldinger, vil hele dagen blive
regnet som feriedag, og feriedagssaldoen forøges m ed en. Feriedages arbejdsnorm tid sættes til
0.
Fra at system et betragter en bruger som gået på ferie og indtil der frem kom m er en Komm elding, vil alle m ellem liggende dage (hvis de har en norm tid) blive regnet som feriedage.
Hvis feriem eldingen sker i løbet af dagen d.v.s. at der er både en Kom-m elding og en feriem elding, vil system et betragte brugeren som “gået på ferie” dvs. håndtere hændelsen som en Gå m elding og en feriestart og håndtere det derefter.
Hvis der m eldes Gå på en dag m ed en feriem elding, vil system et advare om , at der m angler en
Kom-tid og stadig holde flexsaldoen uændret som på andre feriedage. Er dagen virkelig en
feriedag, m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres.
Indføres den m anglende Kom-tid, vil dagen delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis
feriem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden
hensyntagen til det præcise klokkeslæt for feriem eldingen, at den tid der er arbejdet m indre end
norm tiden betragtes som ferie.
Registreringstidspunkter
Registreringstidspunktet er ved anlæg hvor CARD8 term inalen:
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
68
CARD8-system
Administration
kun foretager tidsregistrering:
Det øjeblik hvor registreringsteksten Kom, Gå, .... osv. forsvinder og CARD8 displayet
viser Registreret eller Indfør kort.
både foretager tidsregistrering og adgangskontrol:
Det øjeblik døren lukkes.
BUANCO SYSTEM A/S
WWW.BUANCO.DK
69