December 2012 - Beboerbladet NAB

Transcription

Micro
osoft Dyynamiccs C5 Version
V
2012
®
Løn
Copyrigh
ht © 20011 Miccrosoft.
C5 er et v
varemærke, deer tilhører Miccrosoft.
Produkteer og firmaer nævnt
n
i dette dokument
d
er v
varemærker, der
d tilhører de
eres respektivee ejere.
Indholdeet i dette doku
ument må på in
ngen måde geengives - helt eller
e
delvist hv
verken på trykk eller i anden
n form
uden foru
udgående tillaadelse fra Micrrosoft. Indholldet i dette dok
kument kan ændres
æ
uden vvarsel. Der tages
forbehold
d for tryk- og stavefejl.
s
Microsoft Developmen
nt Center Cope
enhagen, Fryd
denlunds Alléé 6, DK-2950 Vedbæk,
V
Danm
mark
Tlf.: +45 44567 8000, ww
ww.microsoft.ccom/danmark
k/dynamics/losninger/c5.m
mspx
Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse ...................................................................................................... 2 Indledning ................................................................................................................................................................. 6 1. Wizards............................................................................................................ 7 Wizarden ’Opsætning af lønmodulet’ ............................................................................................................ 7 2. Import af lønopsætning................................................................................. 9 Opgaver ....................................................................................................................................................................10 3. Import af stamdata ...................................................................................... 11 Opgaver ....................................................................................................................................................................13 4. Kontokoder .................................................................................................... 14 Oprettelse af kontokoder ..................................................................................................................................14 Brugen af kontokoder .........................................................................................................................................15 Opgaver ....................................................................................................................................................................16 5. Løngrupper .................................................................................................... 17 Hvad benyttes løngrupper til? .........................................................................................................................17 Oprettelse af løngrupper. ..................................................................................................................................17 Funktioner under Løngrupper .........................................................................................................................18 Opgaver ....................................................................................................................................................................19 6. Lønperioder ................................................................................................... 21 Opsætning lønperioder......................................................................................................................................21 Tilføj datointervaller på lønperioder .............................................................................................................22 Opgaver ....................................................................................................................................................................23 7. Kalendere ...................................................................................................... 24 Oprettelse og vedligeholdelse ........................................................................................................................24 Opgaver ....................................................................................................................................................................25 8. Lønkladder .................................................................................................... 26 Oprettelse af lønkladder ....................................................................................................................................26 Indtastning i lønkladder .....................................................................................................................................26 Menupunkter i lønkladderne ...........................................................................................................................27 Vedligeholdelse af lønkladder .........................................................................................................................28 Opgaver ....................................................................................................................................................................29 9. Lønparametre ............................................................................................... 30 Opgaver ....................................................................................................................................................................33 2
UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 VERSION 2012
Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale
10. Lønseddel ...................................................................................................... 34 Oprettelse og opsætning af nye lønsedler.................................................................................................34 Opgaver ....................................................................................................................................................................36 11. Finanskontering............................................................................................ 37 Finanskontering efter grupper ........................................................................................................................37 Manuel kontering .................................................................................................................................................37 Udskrivning af finanskontering .......................................................................................................................38 Opgaver ....................................................................................................................................................................39 12. Personale administration ............................................................................ 40 Oprettelse og vedligeholdelse af personaleinformation ......................................................................40 Opgaver ....................................................................................................................................................................41 13. Medarbejdere ................................................................................................ 42 Oprettelse af medarbejdere .............................................................................................................................42 Menupunkter i medarbejderkartoteket .......................................................................................................44 Opgaver ....................................................................................................................................................................47 14. Lønsimulering ............................................................................................... 51 Opgaver ....................................................................................................................................................................52 15. eIndkomst og eSkattekort ........................................................................... 53 Hvad er eIndkomst?.............................................................................................................................................53 eSkattekort ..............................................................................................................................................................54 16. Lønfordeling .................................................................................................. 56 Opsætning af lønfordeling ...............................................................................................................................56 17. Saldi ............................................................................................................... 57 Medarbejder saldi.................................................................................................................................................57 Manuel korrektion af medarbejder saldi .....................................................................................................57 Saldi på fanerne Årsopl. og Ferieopl. i Medarbejderkartoteket .........................................................58 Opgaver ....................................................................................................................................................................59 18. Lønarter ......................................................................................................... 60 Opsætning og vedligeholdelse af Lønarter ...............................................................................................60 Felter under lønopsætning ...............................................................................................................................61 Ændring af lønartsnumre ..................................................................................................................................61 Opgaver ....................................................................................................................................................................62 19. Tælleværker .................................................................................................. 63 Oprettelse og vedligeholdelse af tælleværker ..........................................................................................63 Beregninger på tælleværker .............................................................................................................................64 3
Ændring af tælleværk..........................................................................................................................................65 Opgaver ....................................................................................................................................................................66 20. Satser ............................................................................................................. 67 Vedligeholdelse og brug af satser .................................................................................................................67 Opgaver ....................................................................................................................................................................68 21. Lønberegning ................................................................................................ 69 Menupunkter under Lønberegning ...............................................................................................................70 Menupunkter efter lønberegning ..................................................................................................................71 Opgaver ....................................................................................................................................................................73 22. Sekvens-/gennemløbsnumre ....................................................................... 75 Oprettelse af Sekvens-/gennemløbsnumre ...............................................................................................75 Opgaver ....................................................................................................................................................................77 23. Afhængigheder ............................................................................................. 78 Afhængigheder......................................................................................................................................................78 24. Satskoder ....................................................................................................... 80 Oprettelse og vedligeholdelse af satskoder ..............................................................................................80 Typer ..........................................................................................................................................................................80 Ændring af nummeret på en satskode ........................................................................................................81 Opgaver ....................................................................................................................................................................82 25. Import, eksport, sammenligning samt opdatering af lønopsætning ..... 83 Eksport af lønopsætning ...................................................................................................................................83 Eksport af stamdata .............................................................................................................................................83 Import af lønopsætning .....................................................................................................................................83 Import stamdata ...................................................................................................................................................83 Sammenligning af lønopsætning ...................................................................................................................84 Opdatering af lønopsætning ...........................................................................................................................84 26. Opstartssaldi ................................................................................................. 85 Opstartssaldi ...........................................................................................................................................................85 Beregn tælleværk og Efterberegning ...........................................................................................................85 Opgaver ....................................................................................................................................................................87 27. Fratrædelse af funktionærer ....................................................................... 88 Lønsedlen Fratrædelse .......................................................................................................................................88 Beskatning af feriepenge ...................................................................................................................................89 Fratrædelsen ...........................................................................................................................................................90 Genansættelse .......................................................................................................................................................90 4
Opgaver ....................................................................................................................................................................91 28. Fratrædelse af timelønnede ........................................................................ 92 Fratrædelsen ...........................................................................................................................................................92 Beskatning af rest S/H- fritvalgskonto .........................................................................................................92 Opgaver ....................................................................................................................................................................93 29. Medarbejderliste ........................................................................................... 94 Opret ny medarbejderliste ................................................................................................................................94 Udskrivning af medarbejderlister ...................................................................................................................94 Opgaver ....................................................................................................................................................................95 30. Egne statistikker ........................................................................................... 96 Opret statistik .........................................................................................................................................................96 Udskrivning af statistikker .................................................................................................................................97 Opgaver ....................................................................................................................................................................98 31. DA/DS Statistik............................................................................................. 99 Opsætning af DA/DS statistik ..........................................................................................................................99 DA/DS statistik informationer på medarbejder ..................................................................................... 100 Udtræk af statistikker ....................................................................................................................................... 100 Opgaver ................................................................................................................................................................. 101 32. Appendix – Genvejstaster ..........................................................................102 Værktøjslinjen ..................................................................................................................................................... 102 Generelle genvejstaster ................................................................................................................................... 102 Navigation i C5 ................................................................................................................................................... 103 Vedligeholdelse af stamdata......................................................................................................................... 103 Søgning og filtrering af poster ..................................................................................................................... 103 Øvrige genvejstaster......................................................................................................................................... 104 5
Indledning
Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Løn. Kurset er berammet til 2 dage. Kursusmaterialet er
udarbejdet til version 2012.
Målgruppe
Kurset henvender sig til konsulenter der skal arbejde med opstart, rådgivning og vedligeholdelse af
modulet Microsoft Dynamics C5 Løn.
Forudsætninger
Der forudsættes et generelt kendskab til C5. Endvidere forudsættes et indgående kendskab til love og
regler på lønområdet, samt lønningsbogholderi i almindelighed.
Formål
På kurset gennemgås de grundlæggende funktioner og arbejdsgange i lønmodulet.
Formålet med kurset er at indøve rutiner i forbindelse med opstart af C5 Løn, samt at opnå kendskab
til lønopsætningen.
Deltagere skal:
Kende til opsætning af lønmodulet
Kunne foretage daglige rutiner i forbindelse med lønningsbogholderi, både når det gælder
funktionærer og timelønnede
Kende til sammenhængen i lønopsætningen.
Beskrivelse af materialet
Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det
skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens
gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus.
Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden.
Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af
opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig
til den datafil, der undervises i.
6
1. Wizards
Formål
Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes wizards kan anvendes ved opstart af lønmodulet i
Microsoft Dynamics C5.
Emner
I denne lektion behandles følgende emner:
Wizarden ’Opsætning af lønmodulet’
Wizards
En Wizard er en udvidet guide i C5, hvor målet er at hjælpe brugeren i gang med opsætningen af dele
af C5 inden ibrugtagning. Dette er naturligvis kun relevant, hvis du ikke allerede har foretaget
opsætningen af den aktuelle del af C5.
Men selv om du allerede har foretaget opsætningen af lønmodulet i C5, kan du alligevel afvikle
Wizarden ’Opsætning af lønmodulet’ for at se, om du har fået det hele med i opsætningen, og du har
mulighed for at rette de steder, det eventuelt er nødvendigt.
Når du aktiverer en Wizard, bliver du guidet gennem nogle punkter, ét skridt ad gangen. Det foregår
således, at der først kommer en kort forklaring, om det du skal gøre, og straks derefter får du
mulighed for at foretage netop den funktion, du lige har fået forklaring om – inden du går videre med
næste punkt.
Wizarden ’Opsætning af lønmodulet’
Til lønmodulet i Microsoft Dynamics C5 er der udviklet en wizard ved navn ’Opsætning af lønmodulet’.
Wizardens primære formål er at opnå en meget styret opstart af lønmodulet, og på den måde sikre, at
alle de nødvendige stamoplysninger er oprettet, inden brugeren skal i gang med at oprette
medarbejdere.
Wizarden kan som de øvrige wizards startes med ALT+W.
Wizarden ’Opsætning af lønmodulet’ er sammensat af nedenstående elementer:
Indlæs kommafil
Indlæsning af en kommafil med standard lønopsætningen, herunder lønarter, tælleværker, satskoder,
gennemløb, perioder, lønsedler, systemparametre, samt DA/DS koder og typer.
Indlæs stamdata
Indlæsning af en kommafil med stamdata, såsom kontokoder inkl. opsætning til Nets (tidligere PBS)
InformationsOverførsel, kommafilsformater til div. banker, opsætninger til DA/DS lønstatistik,
løngrupper inkl. Lønlinjer samt evt. lønfordeling.
Opret kontokoder
Tilføjelse af manglende kontokoder, ændring af eksisterende kontokoder, samt sletning af overflødige
kontokoder.
7
Opret løngrupper
Tilføjelse af manglende løngrupper, ændring af eksisterende løngrupper, samt sletning af overflødige
løngrupper.
Opret dato intervaller på perioder
Tilføjelse af datointervaller på diverse perioder, såsom Ferie(år), Kalender(år), måneder mv.
Opret datoer på kalender
Tilføjelse af datoer samt oplysninger om antal timer på kalendere.
Opret lønkladder
Navngivning af lønkladder til indtastning af de variable lønlinjer.
Angiv lønparametre
Opsætning af diverse parametre vedrørende lønmodulet, såsom antal bundlinjer på lønsedlen, kontrol
af medarbejderens lønkonto mv.
Tilretning af lønseddel med bundlinjer
Tilføjelse af bundlinjer – år til dato saldi, disp. dato til år saldi eller periode saldi - på de forskellige
lønsedler.
Opsæt finanskontering
Angivelse af kontering på både lønarter og/eller tælleværker, der vil blive anvendt ved udskrift af
bogføringslisten, samt bogføring i Finans.
8
2. Import af lønopsætning
Formål
Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes lønopsætningen kan importeres i Microsoft
Dynamics C5 fra en ekstern fil.
Emner
Import af kommafil med lønopsætning
Indholdet i kommafilen C5Pay.kom
Kommafilens betydning for lønopsætningen
Lønopsætningen
Lønopsætningen i C5 omfatter blandt andet følgende:
Lønarter
Tælleværker
Satskoder
Gennemløb
Lønsedler
Perioder
DA/DS koder og typer
Systemparametre
Import af lønopsætning
Med C5 følger en kommafil med navnet C5Pay.kom. Filen indeholder en standard opsætning af
ovennævnte punkter. Det anbefales derfor at indlæse denne fil, som det første ved ibrugtagning af
lønmodulet i C5.
Selve indlæsningen af lønopsætningen foregår via Løn/Tilpasning/Beregning/Import.
I forbindelse med indlæsning af kommafilen kan det forekomme at man promptes for, om der skal
tilføjes ikke-eksisterende lønarter, tælleværker mv. Er der tale om en opstart af lønmodulet, er det
vigtigt at denne prompt ikke komme, da der ellers ikke sker en indlæsning af DA/DS koder og typer,
lønsedler og systemparametre. Fremkommer prompten betyder det at der allerede er indlæst en
kommafil. Det vil også være gældende ved indlæsning af kommafil i forbindelse med opdatering af
lønsystemet, og der skal man markere at der ønskes tilføj til eksisterende opsætning.
9
Opgaver
Opgave 1: Indlæsning af lønopsætningen
For overhovedet at kunne benytte lønmodulet, skal kommafilen med lønopsætningen indlæses.
Vælg Løn/Tilpasning/Beregning/Import eller følg wizarden.
Udpeg filen C5Pay.kom
10
3. Import af stamdata
Formål
Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes stamdata kan importeres i Microsoft Dynamics C5 fra
en ekstern fil.
Emner
Import af kommafil med stamdata
Indholdet i kommafilen C5PaySt.kom – herunder løngrupper, kontokoder m.m.
Kommafilens betydning for opstart af lønmodulet
Stamdata
For at gøre opstarten af lønmodulet i Microsoft C5 nemmere, er der udarbejdet en kommafil med
stamdata, der leveres sammen med lønmodulet.
Filen med stamdata omfatter følgende:
Løngrupper inkl. lønlinjer
Kontokoder inkl. opsætning til InformationsOverførsel
DA/DS statistik opsætninger for både tidlønnede og fastlønnede
Kommafilsformater til diverse pengeinstitutter
Selvom man ikke ønsker at anvende en 100 % standard lønopsætning, er det alligevel en fordel at
indlæse de omfattende stamdata fra filen, for derefter at slette de løngrupper, kontokoder mv. der
ikke er relevante i forbindelse med den pågældende virksomhed, og tilføje evt. manglende
løngrupper, kontokoder mv.
Med en omfattende opsætning menes f.eks., at der er løngrupper til beskatning af feriepenge både
når virksomheden beholder feriepengene ’i huset’ og når feriepengene sendes til FerieKonto,
udbetaling af S/H-penge både med og uden check på medarbejderens saldo, pensionsaftaler med
Danica, PFA, Industriens Pension mv.
Ligeledes er der oprettet kontokoder til både overførsel af f.eks. løn, ATP og pensioner
(PensionDanmark, Danica, mv.), samt kommafilsformater til diverse banker.
Import af stamdata
Stamdataene indlæses via Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata. Efter aktivering af
menupunktet angives sti og filnavn.
Derefter skal der tages stilling til om importen skal omfatte Kontokoder inkl. Nets (tidligere PBS)
opsætning, opsætninger til DA/DS statistikker, kommafilsopsætninger til diverse pengeinstitutter samt
løngrupper inkl. Lønlinjer.
Der kan vælges imellem Medtages ikke hvor der ingen indlæsning sker af den aktuelle type
stamdata, Tilføj hvor ikke eksisterende værdier tilføjes samt Indsæt der anvendes første gang, der
indlæses en kommafil med stamdata.
Som tidligere skrevet skal der, efter indlæsning af filen med stamdata, foretages en vurdering af de
indlæste værdier. Når det gælder løngrupper og kontokoder, anbefales det at slette de løngrupper og
kontokoder, der ikke er relevante i forbindelse med den pågældende virksomhed, da f.eks. for mange
11
løngrupper blot vil skabe forvirring og evt. også tvivl om, hvilke løngrupper nye medarbejdere skal
knyttes til.
Efter at have slettet de overskydende løngrupper og kontokoder, skal der selvfølgelig ske en
tilpasning af de resterende løngrupper og kontokoder. På løngrupperne er der en opgave med at få
tilpasset lønlinjerne, dvs. indtastning af de nødvendige lønlinjer med korrekt sats og beløb.
På kontokoderne skal der ligeledes ske en tilføjelse af f.eks. overenskomstnummer, aftalenummer, en
tilpasning af f.eks. satserne, når der til kontokoden er knyttet en opsætning til Nets (tidligere PBS)) mv.
Sidst men ikke mindst skal de manglende løngrupper og kontokoder oprettes.
Som konsulent kan man med fordel have sin egen stamdatafil. Hvis man vælger at lave sin egen
stamdatafil, kan man også få lønfordeling med i filen.
12
Opgaver
Opgave 1: Indlæsning af stamdata
Kommafilen med stamdata skal indlæses.
Vælg Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata eller følg wizarden.
Udpeg filen C5PaySt.kom.
Skriv Indsæt ud for: Kontokoder, DA/DS statistik, opsætning af kommafil og løngrupper. Det er
ikke relevant at indlæste lønfordeling, da der ikke er en del af stamdata filen.
13
4. Kontokoder
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et kendskab til kontokoder og brugen heraf.
Emner
Sammenhængen mellem kontokoder og lønoverførsel
Nødvendig opsætning der ligger til grund for overførsel via InformationsOverførsel
Kontokoder
Sammen med lønmodulet leveres bl.a. en kommafil indeholdende stamdata. En del af disse stamdata
er en række kontokoder, og for nogle kontokoder en tilhørende opsætning til InformationsOverførsel.
Kontokoder anvendes i forbindelse med overførsel af f.eks. løn, pensionsbidrag og faglige
kontingenter, både når det gælder overførsel via diverse banksystemer, Nets (tidligere PBS),
Erhvervsgiro mv.
Kontokoderne holder blandt andet styr på hvilke informationer (bankkontonumre) der skal benyttes if.
overførsel af lønninger fra banken til medarbejderne osv.
Oprettelse af kontokoder
Kontokoder oprettes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Kontokoder. En kontokode består af
følgende oplysninger:
Kontokode
I feltet Kontokode angives den ønskede betegnelse for kontokoden, f.eks. ’Løn’, såfremt der er tale
om en kontokode, der ønskes anvendt i forbindelse med overførsel af lønnen.
Tekst
I feltet Tekst angives en sigende tekst til den pågældende kontokode, f.eks. ’Lønoverførsel’ såfremt
der er tale om kontokoden ’Løn’.
Sum
I feltet svares der Ja eller Nej til, om der ønskes foretaget en summeret overførsel af f.eks. bidraget til
en personaleforening.
Vær opmærksom på, at såfremt der svares Ja i feltet Sum, skal der ligeledes angives et kontonummer i
felterne Til og Konto.
Fra og Konto
I felterne angives fra hvilket registrerings- og kontonummer overførslen ønskes foretaget. Felterne
udfyldes kun, såfremt virksomheden har flere kontonumre, og f.eks. pensionen skal overføres fra en
speciel konto.
Til og Konto
I felterne angives registrerings- og kontonummer på kontoen, hvortil den summerede overførsel skal
foregå.
14
InformationsOverførsel og Pensionsservice
De følgende felter udfyldes udelukkende i forbindelse med InformationsOverførsel, PensionService
eller eFeriekort:
Nets (tidligere PBS) Modtager
I feltet angives betalingsmodtagerens Id-nummer hos Nets (tidligere PBS). Feltet skal udfyldes såfremt
der er tale om InformationsOverførsel, da menupunktet PBS Information ellers ikke kan aktiveres.
Afdeling
I feltet angives der et evt. afdelingsnummer, såfremt betalingsmodtageren ønsker en henvisning til en
bestemt afdeling.
Aftale
I feltet angives nummeret på en evt. aftale, som er indgået med betalingsmodtageren. Feltet benyttes
også til angivelse af FO kode til eFeriekort.
Overenskomst/MO
I feltet angives et evt. overenskomstnummer i de tilfælde, hvor betalingsmodtageren ønsker denne
oplysning. Feltet benyttes også til angivelse af MO kode til eFeriekort.
Termin
I feltet angives evt. en betalingsbetingelse. Betalingsbetingelsen oprettes og vedligeholdes under
Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelse. Hvis der er en betalingsbetingelse på kontokoden, vil
disponibel dato blive udfyldt med betalingsdato. Benytter man kommafils overførsel vil det blive
betalingsdato minus en, hvor i mod hvis man benytter Nets (tidligere PBS) er det betalingsdato der
kommer. Datoen kan overstyres.
Type
Feltet udfyldes med en typeangivelse i de tilfælde, hvor der er tale om InformationsOverførsel.
Selve opsætningen til InformationsOverførsel foregår ved at aktivere menupunktet PBS Information.
For yderligere oplysninger om skærmbilledet og opsætningen heraf henvises der til hjælpemanualen
der kan aktiveres med F1, eller den separate vejledning der er lavet til opsætning af
InformationsOverførsel.
Brugen af kontokoder
De indlæste/oprettede kontokoder vil blive vist på fanen Skat og konti på den enkelte medarbejder
under Løn/Kartotek, hvor medarbejderens registrerings- og kontonummer knyttes til den/de
relevante kontokoder.
15
Opgaver
Opgave 1: Oprydning i Kontokoder
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Kontokoder
Foretag en oprydning i de indlæste kontokoder, så der kun er følgende kontokoder tilbage:
- ATP
- Industriens Pension
- Løn
- PFA
16
5. Løngrupper
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i oprettelsen og brugen af løngrupper.
Emner
Oprettelse og anvendelsen af løngrupper
Hvad benyttes løngrupper til?
Løngrupperne defineres frit af brugeren, og løngrupper kan med stor fordel anvendes til håndtering af
de faste lønlinjer, såsom ATP, S/H opsparing, ferietillæg mv., der går igen på mange medarbejdere.
Løngrupper kan være en gruppering af lønarter/lønlinjer gældende for en række medarbejdere.
De aktuelle lønlinjer med relevante lønarter lægges på løngruppen og endeligt tilknyttes de relevante
medarbejdere til løngruppen.
Løngrupper er derfor, ikke nødvendigvis, et udtryk for en gruppering af medarbejdere.
Finanskontering
Udover funktionen hvor løngrupper anvendes til gruppering af medarbejdere eller gruppering af
lønlinjer gældende for en række medarbejdere, anvendes løngrupper også til finanskontering.
I det tilfælde knyttes medarbejderne ikke til løngrupperne. I stedet angives den relevante løngruppe i
stedet i medarbejderkartotekets under Løn/Kartotek på fanen Lønopl i feltet Finans.
Oprettelse af løngrupper.
Oprettelse og vedligeholdelse af løngrupper foregår under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper.
Når en løngruppe er oprettet, tilføjes de lønlinjer, som er relevante i forbindelse med den aktuelle
løngruppe og herefter knyttes medarbejderne til løngruppen.
Afdeling, bærer og formål
På den enkelte løngruppe kan der indtastes en afdelingskode i feltet Afdeling. Denne afdelingskode
overføres automatisk til nye lønlinjer, der angives på løngruppen.
Som oftest ønskes den enkelte medarbejders afdelingskode anvendt ved bogføring, hvorfor feltet er
blankt.
På løngruppen kan der indtastes en bærer i feltet Bærer. Denne kode overføres automatisk til nye
lønlinjer, der angives på løngruppen. Eftersom den enkelte medarbejders bærer ønskes anvendt ved
opdatering af lønkørslen, vil feltet Bærer på løngruppen meget ofte være blankt.
På løngruppen kan der indtastes et Formål. Denne kode overføres automatisk til nye lønlinjer, der
angives på løngruppen. Som oftest ønskes den enkelte medarbejders evt. formål anvendt, hvorfor
feltet på løngruppen vil være blankt.
Såfremt der er angivet dimensioner (afdeling, bærer og formål) på medarbejderen, men ikke på
lønlinjer eller løngruppens linjer, vil medarbejderens dimensioner blive anvendt ved opdatering.
Såfremt der er angivet dimensioner på lønlinjer eller løngruppens linjer, vil disse blive anvendt ved
opdatering (bogføring).
17
Spærret
Hvis der markeres i feltet at løngruppen skal være spærret, er det ikke muligt at komme ind på
Lønlinjer på den pågældende løngruppe, og evt. linjer på gruppen kan ikke rettes i.
Fra og til
Felterne Fra og Til bruges til at fortælle fra og til hvilken dato medarbejderen skal være tilknyttet den
pågældende løngruppe. Såfremt der ikke er behov for en startdato, kan feltet med fordel efterlades
blank.
Funktioner under Løngrupper
Filter
Ved hjælp af knappen Filter kan der filtreres, således at man til højre i skærmbilledet enten ser alle de
til løngruppen knyttede medarbejdere eller alle oprettede medarbejdere.
Indsæt
Menuen Indsæt anvendes til at knytte medarbejdere til løngruppen.
Vær opmærksom på, at det via Løn/Kartotek/Grupper ligeledes er muligt at se alle løngrupper, samt
at knytte den aktuelle medarbejder til disse.
Slet
Ved at aktivere menupunktet slet, vil løngruppen man står på, blive slettet.
Lønlinjer
Ved at aktivere menupunktet Lønlinjer, kan der tilføjes lønlinjer på den aktuelle løngruppe.
Dato-feltet anvendes til styring af, hvornår lønlinjen ønskes aktiveret. Efterlades feltet tomt, vil
lønlinjen indgå i den førstkommende lønkørsel, og vil blive medtaget hver gang, indtil der enten
angives en slutdato på lønlinjen eller lønlinjen slettes.
Vigtigt! Såfremt der er tale om en lønlinje, som kun skal indgå i en bestemt lønkørsel, skal den samme
dato angives i felterne Dato og Slutdato. Desuden skal der angives et interval på 1 dag i Pr.-felterne.
Eksempel på interval
Udbetales ferietillægget fortsat som ét samlet beløb sammen med f.eks. maj lønnen, kan der med
fordel oprettes en lønlinje med et interval på en løngruppe.
I Dato-feltet angives datoen 31/05-xx.
I Lønart-feltet angives lønart 5291, Udbetaling af ferietillæg.
I Pr.-felterne angives et interval på 12 måneder.
Samme funktion kan med fordel anvendes til periodiske opkrævninger, såsom kvartalsvis træk til
fagforeninger eller lignende.
18
Opgaver
Opgave 1: Oprettelse og tilpasning af løngrupper
Når kommafilen med stamdata er indlæst, er der oftest indlæst en lang række løngrupper, som ikke er
relevante i den aktuelle virksomhed. De løngrupper der ikke er relevante skal slettes og der skal tilføjet
evt. manglende løngrupper der skal benyttes af virksomheden.
Vi ved følgende om virksomheden:
Løngruppe
timelønnede
Løngruppe
funktionærer
Der skal beregnes ATP
ATP t
ATP f
Alle optjener feriepenge
Feriepenge
Feriepenge
De beskattede feriepenge forbliver i virksomheden
Ferieafr
Der skal beregnes feriedage på alle medarbejdere
Feriedg
Der skal beregnes og udbetales ferietillæg på funktionærer
Feriedg
Ferietillæg
Der er en frokostordning for alle medarbejdere
Frokost t
Frokost f
Der er en gavekasse for alle medarbejdere
Gave t
Gave f
Nettolønnen skal overføres til medarbejderens konto
Overførsel
Overførsel
De timelønnede har en aftale med Industriens Pension
PensIP
Funktionærer har en kapitalpensionsaftale med PFA
PensPFA
Alle medarbejdere er med i personaleforeningen
Person t
Person f
Alle medarbejdere opspare til fritvalgskonto
FritvKo
FritvKo
Desuden skal der være løngrupper til gruppering af både
timelønnede og funktionærer
Timeløn
Funktionær
Slet derfor de løngrupper, der ikke er relevante. Dvs. andre løngrupper end dem der er nævnt ovenfor.
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper
Slet grupper med Alt+F9
Tilføj løngruppen ’Kunstforening’.
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper
Tilføj grupper med F2
19
Opgave 2: Oprettelse og tilpasning af lønlinjer
Lønlinjerne på de blivende løngrupper skal nu tilpasses, og samtidig skal der oprettes lønlinjer på
løngrupperne vedr. kunstforening.
Løngruppe
Lønart
Sats
ATP f
ATP, medarbejder, Normaltimer
ATP t
ATP, medarbejder, Timer
Ferieafr
Afregning feriepenge
Feriedage
Opsparede feriedage Dage/mdr.
Ferietill
Beregnet ferietillæg.
Beløb
Udbetaling af ferietillæg
(udbetaling sker hvert år d. 30. juni).
Frokost f
Frokost
150
Frokost t
(beløbet er pr. måned)
Gave f
Gavekasse
Gave t
(beløbet er pr. måned)
Kunstforen
Kunstforening
Overførsel
Overført til konto
PensIP
Industriens pension, medarb.
4%
Industriens pension, arb.g.
8%
25
75
Fritvaf
FritvalgsKonto afregning
FritvKo
FritvalgsKonto
Opgave 3: Oprettelse af løngrupper til finanskontering
For at kunne anvende den udvidede kontering, skal der oprettes to ekstra løngrupper. Det drejer sig
om følgende løngrupper:
_FinAdm (Der anvendes i forbindelse med finanskontering for administrationen)
_FinSalg (Der anvendes i forbindelse med finanskontering for salgsafdelingen)
20
6. Lønperioder
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i:
Sammenhængen mellem lønperioder og lønterminer
Sammenhængen mellem lønperioder og lønopsætningen
Lønperiodernes betydning for medarbejdersaldi
Emner
Oprettelse og anvendelsen af lønperioder
Opsætning lønperioder
Lønperioderne indgår i standard lønopsætningen, hvorfor de forskellige lønperioder indlæses
sammen med lønopsætningen via Løn/Tilpasning/Beregning/Import.
De forskellige lønperioder er med andre ord navngivet på forhånd og bør ikke ændres, da disse
anvendes på diverse tælleværker i standard lønopsætningen.
Såfremt der er behov for oprettelse af f.eks. en 4-ugers periode, kan denne frit tilføjes.
Som standard leveres Microsoft Dynamics C5 Løn med følgende lønperioder:
Dag
Ferie
Fridage
Kalender
Kvartal
Måneder
Total
Uge
Uge2 (14-dage)
21
Datointervaller på lønperioder
Den egentlige opsætning i forbindelse med lønperioder består derfor kun i angivelse af datointervaller
på de pågældende lønperioder. Dette gøres via Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder, hvor der som
minimum skal angives datointervaller på følgende perioder:
Ferie
Fridage
Kalender
Total
Kvartal
Derudover angives der datointervaller på de lønperioder, der er relevante for den aktuelle virksomhed
- f.eks.:
Måneder
Uge2
Tilføj datointervaller på lønperioder
Datointervallerne tilføjes hurtigst ved at aktivere menupunktet Opret under
Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder, hvorefter der promptes for følgende felter:
Fra-dato
Angiv en startdato for perioden. Er der f.eks. tale om perioden Kalender, vil datoen
være 01/01-xx.
Til-dato
Angiv en slutdato for perioden. Det kan med fordel være en dato adskillige år frem
i tiden. Er der tale om perioden Kalender, vil datoen være 31/12-xx.
Periodelængde
Angiv længden på den enkelte periode – enten i dage eller måneder. I den
forbindelse skal der i første felt angives antal enheder og i andet felt enhedstypen,
dage eller måneder. Er der tale om perioden Kalender, sættes periodelængden til
12 måneder.
Periodelængde på lønperioder
I forbindelse med standard lønopsætningen skal periodelængden være følgende:
Dag
1 dag (oprettes kun ved behov)
Ferie
12 måneder
Fridage
12 måneder
Kalender
12 måneder
Kvartal
3 måneder
Måneder
1 måned (oprettes kun ved behov)
Total
f.eks. 250 måneder
Uge
7 dage (oprettes kun ved behov)
Uge2
14 dage (oprettes kun ved behov)
22
Opgaver
Opgave 1: Opret datointervaller på lønperioder
For at kunne håndtere både feriefridage og ferie, samt lønudbetaling for både 14-dags lønnede og
månedslønnede, skal der oprettes datointervaller på følgende lønperioder.
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder
Vælg menupunktet Opret
Benyt nedenstående fra-datoer og til-datoen 31/12 2015
Fra dato
Total periode for lønmodulet
1/1 2012
Kalenderåret
1/1 2012
Kvartalet
1/1 2012
Ferieåret
1/5 2011
Fridage
1/5 2011
Måneder
1/1 2012
Uge2 (14 dags perioder)
26/12 2011
23
7. Kalendere
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne:
Kalenderens betydning, når det gælder beregning af ATP efter normaltimer
Oprettelse og vedligeholdelse af kalendere
Emner
Oprettelse og vedligeholdelse af kalendere
Oprettelse og vedligeholdelse
Selve oprettelsen og vedligeholdelsen af kalendere foregår via Generelt/Kartotek/Kalender. Som
standard leveres systemet med følgende kalendere:
Standard
Administration
Produktion
Disse kan frit anvendes og hvis behovet opstår, kan der oprettes yderligere kalendere.
Det primære formål med kalenderne er at få beregnet medarbejderens normaltimer indenfor en given
lønperiode, idet det beregnede timetal anvendes til beregning af ATP for funktionærer.
Dette betyder også, at der skal oprettes kalendere, såfremt virksomheden beskæftiger funktionærer
på deltid, eftersom disse ikke nødvendigvis skal betale fuldt ATP-bidrag.
24
Opgaver
Opgave 1: Opret kalendere
For at kunne beregne ATP for funktionærer, der arbejder fuld tid og på deltid, skal følgende foretages:
Vælg Generelt/Kartotek/Kalender
Opbyg kalenderen med følgende antal timer for kalenderen Standard:
Mandag
7,4
Tirsdag
7,4
Onsdag
7,4
Torsdag
7,4
Fredag
7,4
Opret kalenderen Deltid, opbyg kalenderen med følgende antal timer:
Mandag
5
Tirsdag
5
Onsdag
5
Torsdag
5
Fredag
4
25
8. Lønkladder
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisterne:
Kendskab til navngivning og oprettelse af lønkladder
Kendskab til indtastning i lønkladder
Indblik i mulighederne for indtastning af variable lønlinjer på forskellige medarbejdere ét og
samme sted.
Emner
Oprettelse, navngivning og brug af lønkladder.
Oprettelse af lønkladder
Under Løn/Tilpasning/Kladder oprettes lønkladder med F2.
Lønkladderne der oprettes her, kan anvendes via Løn/Dagligt, hvorfra man på løngrupper eller på
den/de enkelte medarbejder indtaster lønlinjer.
NB! Hvis der er flere samtidige brugere i C5 der skal arbejde med lønkladder, bør hver bruger have sin
egen kladde.
I skærmbilledet der vises når Løn/Dagligt vælges, kan det ses hvilke kladder der er i brug og af hvem.
Indtastning i lønkladder
Når lønkladderne er oprettet, kan disse anvendes ved at vælge Løn/Dagligt, hvor der på løngrupper
og/eller den enkelte medarbejder kan indtastes lønlinjer. Disse lønlinjer vil blive ’bogført’ på
henholdsvis medarbejderens lønlinjer og/eller løngruppens lønlinjer. Lønlinjerne vil herefter danne
grundlag for den efterfølgende lønberegning.
Ved indtastning i en lønkladde er det muligt at angive Type M eller G. Det er således typeangivelsen,
som er afgørende for om lønlinjen bogføres på en medarbejder eller en løngruppe.
Vigtigt! Lønlinjer der indtastes på medarbejdere i en lønkladde og efterfølgende bogføres, opfattes
automatisk som engangslinjer, dvs. der står Ja i Slet-feltet. Det betyder også, at de automatisk slettes
efter opdatering af lønberegningen. Lønlinjer på løngrupper slettes derimod aldrig.
Afdeling, Bærer og Formål
I felterne Afdeling, Bærer og Formål bliver den aktuelle medarbejderes afdeling, bærer og formål
automatisk forslået. Indholdet kan til enhver tid ændres eller slettes. Er lønlinjen registreret på en
løngruppe, hvor der ikke er angivet noget i afdeling, bærer og formål, vil disse automatisk blive hentet
fra den enkelte medarbejder i forbindelse med lønkørslen.
Er der ikke angivet Afdeling, Bærer og Formål på medarbejderen eller løngruppen, kan der til enhver
tid angives en værdi i felterne på linjen, som videreføres når lønberegningen opdateres.
26
Finanskontering
På de enkelte lønlinjer kan der opsættes finanskontering i felterne Konto og Modkonto. Disse felter
kan benyttes til at overstyre den finanskontering der er sat op under Løn/Opsætning/Finans. Det kan
tænkes man benytter en lønart der normalt ikke benyttes, og derfor ikke har en finanskontering på. Så
kan man sætte kontering direkte på lønlinjen.
Integration til Projekt
Felterne Projekt, Varenummer, Art og Profaktor bruges i forbindelse med integration fra Løn til
Projekt.. Art bliver automatisk udfyldt med den art, der er opsat på det indtastede varenummer i
Lagerkartoteket. Feltet Profaktor udfyldes automatisk med den profaktor, der er opsat på
varenummeret eller angivet på lønarter under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser.
Ved bogføring af lønkladden overføres lønlinjerne til medarbejderen. Bruges integration til Projekt
overføres lønlinjerne også enten til en projektkladde eller direkte til selve projektet afhængig af
parameteropsætningen i Projektmodulet.
Menupunkter i lønkladderne
I lønkladderne findes følgende menupunkter/funktioner:
Check
Menuen aktiveres når der ønskes foretaget et check på, om lønlinjerne i lønkladden indeholder
eventuelle fejl.
Næste fejl
Menuen anvendes til at få flyttet markøren fra en fejl til den næste. Såfremt der i forbindelse med
check af lønkladden meldes om fejl, kan Næste fejl anvendes til at hoppe til den næste fejlbehæftede
lønlinje i lønkladden. Nederst i skærmbilledet oplyses fejlen på den aktuelle linje.
Udskriv
Menuen anvendes til at udskrive lønlinjerne i den pågældende lønkladde. Det kan vælges om notater,
kontering og dimensioner skal udskrives.
Bogfør
Menuen anvendes til at få fordelt de i lønkladden indtastede lønlinjer – på henholdsvis medarbejdere
og løngrupper. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at der ikke sker en specifik bogføring af
lønposterne i Finans.
Skift kladde
Menuen anvendes såfremt brugeren ønsker at skifte til en anden lønkladde.
Fravær
Menuen anvendes til at knytte en fraværstype til en registrering i lønkladden.
Tekster
Menuen anvendes til oprettelse og vedligeholdelse af faste posteringstekster. Vær opmærksom på, at
nummeret på eventuelle tekster skal have et nummer større end 99, da de første 99 numre er
reserveret til Microsoft.
Funktioner
27
Menupunktet åbner for yderlige funktoner i lønkladden. De vil blive beskrevet her:
Gem
Menuen bruge til at gemme en lønkladde, stående kladde, som kan hente ind igen og igen.
Hent
Under dette menu punkt hentes den før omtalte gemte kladde.
Slet
Menuen anvendes til at slette hele kladden, alternativ er at slette linje for linje med Alt F9.
Indsæt dato
Menuen anvendes til at ændre alle linjers dato i en arbejdsgang.
Efterberegn total
Denne funktion efter beregner totaler på den medarbejder, der er markeret i kladden. Derved
opdateres feltet Timer i kladden for akt. medarbejder øverst i lønkladden, med det samlede antal
timer indtastet i kladden for den valgte medarbejder
Kopiering
Menuen anvendes til at angive hvilke felter som automatisk skal kopieres ned på en ny lønlinje ved
hjælp af funktionen Pil ned.
Import
Menuen anvendes til import af lønlinjer til lønkladden, fra et eksternt program.
Eksport
Menuen anvendes til eksport af lønlinjerne i lønkladden til et eksternt program.
Indlæs ACF Ferieanmodning
De virksomheder der er underlagt ACF/eFeriekort kan her indlæse filen der er hentet på
www.eferiekort.dk vedr. feriedage medarbejderne har anmodet om at afholde.
Vedligeholdelse af lønkladder
Under Løn/Tilpasning/Kladder vedligeholdes også navnene på lønkladderne.
Lønkladde spærret?
Såfremt en lønkladde er spærret åbnes denne ved at vælge Løn/Tilpasning/Kladder. I feltet I fjernes
markeringen.
28
Opgaver
Opgave 1: Opret lønkladder
I virksomheden ønskes det at kunne indtaste lønlinjer for flere medarbejdere ét sted. Virksomheden
har to lønbogholdere. Den ene tager sig af de timelønnede og den anden af funktionærerne.
Opret derfor en kladde til timelønnede og en til funktionærer under Løn/Tilpasning/Kladder
29
9. Lønparametre
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisterne et kendskab til:
Lønparametre
Lønparametrernes indflydelse på lønmodulets virkemåde.
Emner
Opdatering af lønparametre
Lønparametre
Under Løn/Tilpasning/Parametre findes lønparametrerne. Disse definerer en række kriterier for,
hvorledes lønmodulet virker. Såsom antal bundlinjer på lønseddel, om der skal kontrolleres for
registrerings- og kontonummer på en bestemt kontokode, om det skal være muligt at opdatere,
udskrive og overføre en negativ løn osv.
Eksempel
Et eksempel på en lønberegning som ikke ønskes opdateret, kan være en medarbejder, der i en
lønperiode ingen indkomst har, men hvor der alligevel bliver beregnet ATP m.v.
I feltet Lønlinje med art mindre end defineres, at der skal være en løn-linjenummer mindre end eller
lig med 1999 for at lønberegningen bliver gennemført på den enkelte medarbejder. Lønarterne 1 –
1999 omfatter alle bruttolønarterne.
30
Antal bundlinjer på lønseddel
Antallet af bundlinjer er afgørende for, hvor mange linjer, nederst på lønsedlen, der automatisk er
reserveret til udskrift af år til dato saldi, periodesaldi og evt. tekster.
Check af medarbejderens bankkonto
Denne parameter hænger sammen med parameteren Kontokode, hvori det angives, hvilken
kontokode der ønskes kontrolleret for registrerings- og kontonummer.
Kontokode
Ved at angive kontokoden Løn, vil der blive foretaget en kontrol på, om der er sat registrerings- og
kontonummer på kontokoden løn på den enkelte medarbejder.
Check for adgang til medarbejder
I feltet angives det hvorvidt adgangschecket til den enkelte medarbejders lønoplysninger ønskes
aktiveret.
Parameteren hænger sammen med feltet Adgang på fanen Lønopl under Løn/Kartotek.
DA XML ferie
En markering her vil få alle lønkørsler til at slutte af med at danne en XML fil til DA vedr. optjening
/nedskrivning af ferie. Denne menupunkt skal kun aktiveres så frem man er underlagt indberetning til
ACF.
Satskode for trækprocent
Satskode 3001, Trækprocent anvendes til indtastning af trækprocent på den enkelte medarbejder. Ved
at angive satskoden her, vil en nyoprettet medarbejder automatisk få overført standard
trækprocenten, som angives via parameteren Standardtrækprocent.
Standardtrækprocent
Denne parameter hænger sammen med parameteren Satskode for trækprocent, og her angives
standard trækprocenten.
Beregning af dagsfradrag
Her angives, om der automatisk skal beregnes et reduceret dagsfradrag, hvis medarbejderen er ansat
midt i en lønperiode.
Lønart til beregning af fradrag
Parameteren sættes til lønart 3000, Fradrag, automat. dagsfradrag, idet denne lønart beregner antal
dagsfradrag, såfremt medarbejderen er ansat midt i en lønperiode.
Lønlinje med art mindre end
Her oplyses f.eks. lønart 1999, der automatisk medfører at der ikke vil blive beregnet løn på
medarbejderne, medmindre der er en lønlinje på medarbejderen med et nummer mindre end 1999.
(Lønart 1 – 1999 omfatter alle bruttolønarterne).
Værdi >=0
Negativ løn kan undgås ved at angive et tælleværk eller lønart, som ikke må være negativ. Ved f.eks.
at angive tælleværk 9119 (Beløb til udbetaling), kan en negativ løn ikke opdateres, for såfremt der
31
efter lønberegningen vises et negativt resultat på dette tælleværk, kan den pågældende lønberegning
ikke opdateres.
Opdatering af negativ løn
Det er dog muligt for lønmodulet at beregne og opdatere en negativ løn, såfremt
parameteropsætningen ikke forhindrer det. Den negative løn vil automatisk blive overført til en senere
lønberegning. Såfremt denne funktion ikke ønskes, skal gennemløb 902 deaktiveres. Det er netop
dette gennemløb, som sørger for at den negative løn modregnes i den næste lønberegning.
Log af rettelser i opsætning
Aktivering af denne log logger oplysninger om ændringer i lønopsætningen på lønarter, tælleværker,
satskoder og gennemløb samt systemparametrene. Er loggen aktiveret kan evt. ændringer samt dato
og navnet på brugeren, der har foretaget ændringerne ses ved at aktivere menupunktet Log
opsætning.
Som standard er loggen altid sat til Nej, da en log altid medfører øget forbrug af database.
Log af rettelser på medarbejder
Aktivering af denne log logger oplysninger om ændringer på fanerne Oversigt og Lønopl. under
Løn/Kartotek. Er loggen aktiveret kan evt. ændringer samt dato og navnet på brugeren, der har
foretaget ændringerne ses ved at aktivere menupunktet Log medarbejder.
Som standard er loggen altid sat til Nej, da en log altid medfører øget forbrug af database.
Kladde til projektposter
Her angives navnet på den lønkladde, der ønskes anvendt ved overførsel af evt. posteringer fra Projekt
til Løn, når projektkladden bogføres.
Parameteren har kun betydning, såfremt integrationen fra Projekt til Løn anvendes.
Såfremt feltet er blankt promptes der ved bogføring af projektkladden for et navn på en lønkladde,
hvortil evt. lønposteringer ønskes overført.
Autobogfør kladde
Ved at svare Nej til denne parameter overføres posteringerne fra Projekt til den lønkladde, der er valgt
i parameteren Kladde til projektposter.
Svares der Ja overføres posteringerne automatisk.
32
Opgaver
Opgave 1: Tilret parametre.
I forbindelse med fastsættelse af lønsystemets virkemåde, skal der angives en række parametre.
Vælg Løn/tilpasning/parametre og angiv følgende værdier:
Antal bundlinjer på lønseddel
7
Kontrol af medarbejders bankkonto
Ja
Kontokode
Løn
Satskode for trækprocent
3001
Standardtrækprocent
55
Beregning af dagsfradrag
Ja
Lønart til beregning af fradrag
3000
Lønlinje med art mindre end
1999
Værdi >=0
9119
Log af rettelser i opsætning
Nej
Log af rettelser på medarbejdere
Nej
Kladde til projektposter
Blank
Autobogfør kladde
Nej
33
10. Lønseddel
Formål
Tilføjelse af oplysninger og bundlinjer på lønsedler
Emner
Opsætning af lønsedler
Standard lønsedler
Under Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler oprettes og vedligeholdes lønsedlerne. Kommafilen
C5Pay.kom indeholder 5 forslag til opsætning af lønsedler. Der kan herudover oprettes lønsedler
efter behov og ønske.
Øverst i skærmbilledet vises navnet på den senest anvendte lønseddel.
I første blok angives hvilken type (Lønart, Tælleværk eller Tekst), samt hvilke oplysninger (Antal,
Sats, Beløb mv.) der ønskes udskrevet i hvilken kolonne på lønsedlen.
Derudover kan der angives om lønarter med samme nummer og sats skal summeres i feltet S. Er der
svaret Ja til summering af lønarter, vil f.eks. fire lønlinjer med samme lønart og sats, men med notater
på to af lønarterne blive udskrevet som tre lønlinjer – to lønlinjer med notater og en lønlinje uden
notat.
Yderligere kan der angives om linjen skal udskrives på trods af at værdien er nul i feltet N.
Ved tilføjelse af nye linjer på lønsedlen, vil disse blive udskrevet i den rækkefølge, de er påført
lønsedlen.
Oprettelse og opsætning af nye lønsedler
Oprettelse af ny lønseddel
Lønsedler kan oprettes ved at aktivere menupunktet Lønsedler og her taste F2.
Kopiering af opsætning fra eksisterende lønseddel til en ny lønseddel
For at oprette en ny lønseddel som en kopi af en anden, gøres følgende:
Skift til den nye lønseddel ved at vælge menupunktet Skift
Vælg menupunktet Kopier for kopiering af opsætningen
Vælg fra hvilken lønseddel opsætningen skal kopieres
Kopiering af bundlinjer
Lige som det er muligt at kopiere linjerne til en ny lønseddel, er det også muligt at kopiere bundlinjer
fra en lønseddel til en anden.
Skift til den nye lønseddel ved at vælge menupunktet Skift
Vælg menupunktet Kopier for kopiering af opsætningen
Vælg fra hvilken lønseddel bundlinjerne skal kopieres
34
Tekster
Under menupunkter tekster oversætter man lønsedlen linje for linje, til de sprogkoder man har behov
for. Når der så udskrives lønsedler og en medarbejder har sprog Engelsk, vil lønsedlen blive udskrevet
i det sprog. Husk også at oversætte bundlinjerne.
Bundlinjer
I den nederste del af skærmbilledet defineres opsætningen af lønsedlens bundlinjer. Dvs.
opsætningen af hvilke oplysninger der skal vises nederst på lønsedlen.
NB! En betingelse for at få udskrevet disse bundlinjer, er at der via Løn/Tilpasning/ Parametre er
angivet et tilsvarende antal linjer til bundlinjer ud for parameteren Antal bundlinjer på lønseddel.
Linjenr.
I feltet angives nummeret på den linje, hvor den aktuelle oplysning ønskes udskrevet.
Start
I feltet angives det fra hvilken position på linjen oplysningen ønskes udskrevet.
Slut
I feltet angives det til hvilken position på linjen oplysningen ønskes udskrevet.
Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt der både ønskes en tekst og en saldo – skrives
teksten fra venstre og saldoen fra højre.
SumType
I feltet vælges der mellem følgende sumtyper:
Periode
(Periode saldo – dvs. den i lønperioden beregnede værdi)
Sum – Disp. Dato
(År til dato saldi opgjort efter dispositionsdato)
Periode – formateret
(Periode saldo formateret – anvendes kun på lønsedlen Fratrædelse)
Sum – Opg. Dato
År til dato saldi opgjort efter opgørelsesdatoen.
Tælleværk
I feltet angives nummeret på tælleværket, der ønskes udskrevet en saldo på.
Beskrivelse
Feltet udfyldes automatisk med navnet på tælleværket angivet i feltet Tælleværk, men kan til enhver
tid overskrives med en anden tekst, der vil blive udskrevet på lønsedlen.
Oprettelse af lønsedler
Oprettelse af lønsedler foretages under Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler ved at vælge
menupunktet Lønsedler. På listen over eksisterende lønsedler tilføjet nye lønsedler med F2 og den
nye lønseddel navngives.
Herefter skiftes til den nye lønseddel ved at vælge menupunktet Skift.
Efterfølgende vælges menupunktet Kopier for at kopiere opsætningen fra en anden lønseddel, og
derved at tage udgangspunkt i denne i den nye lønseddel.
35
Opgaver
Opgave 1: Opsætning af bundlinjer på lønseddel
På lønsedlen ’Timelønnet’ under Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler skal der indsættes fem
oplysningslinjer som bundlinjer. De angivne oplysninger skal vises både som periode- og år til dato
saldi:
AM-bidragspligtig indkomst
(tælleværk 9813)
Kolonne 1
AM-fri indkomst
(tælleværk 9814)
Kolonne 1
AM-bidrag
(tælleværk 9816)
Kolonne 1
A-skat
(tælleværk 9815)
Kolonne 2
Beregnede feriedage
(tælleværk 5101)
Kolonne 2
Opgave 2: Kopiering af bundlinjer
De i opgave 1 oprettede bundlinjer kopieres til funktionær lønsedlen.
36
11. Finanskontering
Formål
Kontering af løn inkl. den udvidede kontering via løngrupper
Emner
Finanskontering if. løn
Finanskontering
Finanskonteringen opsættes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Finans. Hermed menes angivelse af
finanskontonumre på de lønarter og tælleværker hvis beløb ønskes bogført i Finans.
Der kan angives finanskontonumre på lønarter og tælleværker, hvor typen er Gem. På den enkelte
lønart eller tælleværk kan der angives op til to finanskontonumre – et finanskontonummer i Kontofeltet, der automatisk medfører en debetpostering, og et finanskontonummer i Modkonto-feltet, der
automatisk medfører en kreditpostering.
I feltet Nøgle kan der angives en evt. fordelingsnøgle, der ønskes anvendt i forbindelse med
bogføring af poster med den pågældende lønart i Finans. Læs mere herom i lektionen ’Lønfordeling’.
NB! Det er muligt at komprimere lønposteringerne i finansmodulet. Dette gøres ved hjælp af
parameteren Komprimer finans for lønbogf. Denne parameter findes under Generelt/Tilpasning/
Systemkonfiguration.
Når parameteren aktiveres vil lønposteringer hvor kontonummer og evt. angivne dimensioner er
identiske blive komprimeret til én postering i Finans.
Finanskontering efter grupper
På både lønarter og tælleværker er det endvidere muligt at angive en udvidet kontering. Dvs. at der
på f.eks. en lønart kan angives op til flere løngrupper, hvor konteringen kan variere fra løngruppe til
løngruppe.
Den udvidede kontering defineres under menupunktet Grupper under Løn/Tilpasning/Opsætning/
Finans.
Finanskontering på grupper kan være tidskrævende. Det er derfor muligt via menupunktet Kopier, at
kopiere løngrupperne og finanskonteringen fra en lønart eller et tælleværk til en anden lønart eller et
andet tælleværk. Dette letter opsætningen af den udvidede finanskontering væsentligt.
NB! For at få aktiveret den udvidede kontering, skal den aktuelle løngruppe angives i Finans-feltet på
den enkelte medarbejder under Løn/Kartotek.
Manuel kontering
Finanskontering kan også indtastes manuelt på den enkelte lønlinje i felterne Konto og Modkonto
under Løn/Daglig/Lønkladde eller Løn/Kartotek/Linjer.
Yderligere kan finanskonteringen opsættes på den enkelte løngruppe linje under Løn/Tilpasning/
Opsætning/Løngruppe/Lønlinjer eller under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser/lønlinjer.
Finanskontering der opsættes under lønlinjerne vil overstyre den generelle finanskontering opsat
under Løn/Tilpasning/Opsætning/Finans.
37
Udskrivning af finanskontering
Oversigt over kontering
En oversigt over finanskonteringen der anvendes i forbindelse med bogføring af lønberegningen for
en aktuel medarbejder, kan udskrives via Løn/Rapporter/Stamdata/Medarbejder kontering.
En oversigt med hele finanskonteringen kan udskrives via Løn/Rapporter/Stamdata/Finans. Denne
oversigt viser på hvilke finanskonti alle lønarter og tælleværker er konteret.
Bogføringslister
Efter at have angivet kontering på lønarter og tælleværker kan der i forbindelse med lønberegningen
via Løn/Periodisk/Lønberegning udskrives en bogføringsliste ved at aktivere Bogføringslistemenuen. Derudover sker der, ved opdatering af den pågældende lønberegning, automatisk en
bogføring af lønnen på diverse finanskonti.
Efter opdatering af lønberegningen kan bogføringslisten genudskrives under
Løn/Rapporter/Bogføringsliste.
38
Opgaver
Opgave 1: Opsætning af finanskontering
Der skal angives gruppekontering på tælleværk 1101, Bruttoløn.
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Finans
Anvend de oprettede finanskonteringsløngrupper og tilføj relevante finanskontonumre.
Opgave 2: Finanskontering
De resterende konteringer sættes op som fælles kontering.
A-skat tælleværk 9815
AM- bidrag tælleværk 9816
ATP skyldig tælleværk 9846
Firma omkostning til ATP lønart 8001
Pension skyldig tælleværk 9313 og 9371
Firma omkostning til pension lønart 8213 og 8411
Løn udbetalt tælleværk 9123
Feriepenge brutto tælleværk 5161
Skyldig feriepenge netto tælleværk 5174
Frokost lønart 4502
Gavekasse lønart 4501
Personaleforening lønart 4504
39
12. Personale administration
Formål
Formålet med denne lektion er, for kursisterne at opnå et kendskab til:
Opsætning af personaleadministration.
Emner
Personalekartotek
Håndtering af firma mobiltlf., nøgler m.m.
Personaleadministration
Personaleadministrationen i C5 anvendes primært til administration af personalegoder, såsom
firmanøgler, firmabiler, mobiltelefoner, brobizz’er mv.
Personalekartoteket kan f.eks. også anvendes til styring af kursusforløb for den enkelte medarbejder.
Oprettelse og vedligeholdelse af personaleinformation
Oprettelse og vedligeholdelse af personalegoderne foregår via Løn/Tilpasning/Opsætning/
Personale.
Personalekartoteket er tredelt. Det første skærmbillede anvendes til oprettelse af typen f.eks.
firmanøgler.
Det andet skærmbillede anvendes til at specificere de forskellige nøglenumre såfremt typen er nøgle.
Dette gøres i feltet Værdi.
Det tredje skærmbillede anvendes til at knytte den enkelte medarbejder til den enkelte enhed evt. for
en given periode. En medarbejder kan tilknyttes flere forskellige typer af personalegoder. Denne
tilknytning kan også foregå via Løn/Kartotek/Forespørgsel/Personale.
Udskrivning af personaleinformationer
Personaleinformationerne kan udskrives via Løn/Rapporter/Personale.
40
Opgaver
Opgave 1: Oprettelse af nøgler
Der skal oprettes nøgler med forskellige numre.
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Personale
Opret nøgler under Personale.
Opret nøglenumre med værdierne A-1, A-2, A-3 og A-4.
41
13. Medarbejdere
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne at:
Oprette og vedligeholde medarbejdere
Tilknytte medarbejdere til løngrupper og dertilhørende lønlinjer
Emner
Standard medarbejdere
Oprettelse af nye medarbejdere
Tilknytning af medarbejdere til løngrupper
Oprettelse af medarbejdere
Selve oprettelsen og vedligeholdelsen af medarbejdere, samt de lønspecifikke oplysninger, foregår
under Løn/Kartotek.
Medarbejderkartoteket består af flere faner med forskellige oplysninger om den pågældende
medarbejder. Derudover er der knyttet en række menupunkter til selve skærmbilledet, så oprettelsen
af en ny medarbejder, samt tilknytningen til de relevante støttekartoteker, kan foregå ét og samme
sted. De forskellige faner er beskrevet nedenfor.
Oversigt
Fanen omfatter en oversigt over de oprettede medarbejdere, herunder også de medarbejdere, der
ikke er oprettet som lønmedarbejdere. Det vil sige medarbejdere, der ikke er knyttet til lønmodulet,
men udelukkende er oprettet og anvendes f.eks. via Ordre, Indkøb, Projekt mv.
Medarbejdere som ikke er ansat i lønmodulet er markeret med gult. Disse medarbejdere kan filtreres
fra i oversigten ved hjælp af knappen Filter Til/Fra.
Fanen viser generelle oplysninger så som medarbejdernummer, navn, adresse, telefonnummer,
medarbejderens tilknytning til evt. afdeling, bærer og formål.
I feltet KrakNr vises et nummer til identifikation af den pågældende person hos Krak. Feltet er
udelukkende udfyldt, såfremt medarbejderen er oprettet eller opdateret ved hjælp af
Krakintegrationen i C5.
Felterne Sprog og Valutakode benyttes til lønsedlen, det vil sige at man kan vælge at en
medarbejder får sin lønseddel udskrevet i et andet sprog end dansk, samt evt. vise hvilket beløb der
ca. er overført til konto i en anden valuta end DKK.
Lønopl. (Lønoplysninger)
Fanen er grupperet i Stamoplysninger, Lønopsætning, Datoinformationer, Spærret og Notat.
Stamoplysninger omfatter oplysninger om medarbejderens CPR-nummer, medarbejderens køn som
styres af CPR-nummeret, Stillingsbetegnelse samt Standard-feltet der markeres såfremt der er tale
om en standard medarbejder. Dvs. en skabelon-medarbejder, der skal danne udgangspunkt for den
efterfølgende oprettelse af nye medarbejdere.
Fra Standard medarbejderen kopieres oplysninger såsom Kalender, Lønseddel, Finans, Termin,
Løngrupper, DA/DS statistik og Nets (tidligere PBS) information.
42
I feltet Adgang angives en evt. adgangsgruppe, der benyttes til adgangsbegrænsning, når det gælder
den enkelte medarbejders lønoplysninger. Ved angivelse af en adgangsgruppe i feltet, er det kun
brugere, som er tilknyttet denne adgangsgruppe, der kan forespørge på og administrere
medarbejderens lønoplysninger, foretage lønberegninger for medarbejderen m.v..
Lønopsætning omfatter oplysninger om medarbejderens kalender, løntermin, lønseddel, samt datoer
for senest opdaterede og næste lønberegning.
Feltet Overenskomst anvendes i forbindelse med InformationsOverførsel. Såfremt feltet
Overenskomst er udfyldt på medarbejderen, vil denne oplysning overstyre en evt. overenskomst
angivet på den enkelte kontokode ved generering af Nets (tidligere PBS) overførselsfil.
Feltet Feriekorttype anvendes i forbindelse med indberetning til ACF.
Derudover kan der i Finans-feltet angives en evt. løngruppe, der anvendes ved gruppekontering.
Datoinformation omfatter oplysninger om medarbejderens ansættelsesdato, fratrædelsesdato mv.
Såfremt medarbejderen har været ansat flere gange, kan historikken hentes frem ved at aktivere
menupunktet Forespørgsel/Ansættelser, hvor det ligeledes er muligt at ændre en evt. forkert
ansættelses- og fratrædelsesdato.
Spærret omfatter felterne Spærret og Spærret fra, der anvendes til spærring af en medarbejder,
såfremt denne f.eks. er langtidssyg eller på orlov. Spærret-feltet markeres automatisk, såfremt der er
tale om en standard medarbejder, hvorfor der ikke kan beregnes løn på disse. Samt ved fratrædelse af
en medarbejder.
Skat og konti
Fanen omfatter først og fremmest medarbejderens skatteoplysninger med mulighed for datostyring af
disse, samt oplysninger om medarbejderes konti, der er knyttet til diverse kontokoder.
Vær opmærksom på, at en medarbejder kan knyttes til en kontokode med opsætning til
InformationsOverførsel, ved at placere markøren på den relevante kontokode og efterfølgende
aktivere menupunktet Opsætning/PBS information.
Årsopl. (Årsoplysninger)
Fanen anvendes til at få et overblik, over op til tre års saldi, når det gælder oplysninger om f.eks. Askat, AM-bidrag, ATP-bidrag, AM-bidragspligtig indkomst mv.
For at få vist disse oplysninger, skal der foretages en opsætning under Løn/Tilpasning/
Systemparametre, hvor der udfor det enkelte systemnavn kan angives om oplysningen ønskes vist på
fanerne Årsopl. eller Ferieopl.
De forskellige årstal styres ved at aktivere menupunktet Sæt perioder.
Ferieopl. (Ferieoplysninger)
Fanen anvendes til at få et overblik over op til tre års feriesaldi. For yderligere oplysninger om
opsætning af feriesaldi henvises der til foregående afsnit om Årsoplysninger.
Felter
Fanen anvendes til angivelse af medarbejderens værdier, når det gælder diverse frie felter. De frie
felter oprettes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Felter.
43
Menupunkter i medarbejderkartoteket
Til medarbejderkartoteket er der knyttet følgende menupunkter:
Ansæt medarbejder
Menuen anvendes til opdatering af medarbejderens ansættelsesdato. Såfremt medarbejderen
opdateres med en forkert dato, kan denne ophæves ved at aktivere menupunktet Funktioner/Ophæv
ansættelse, eller ændres ved at aktivere menuen Forespørgsel/Ansættelser/Ansættelsesdato.
Linjer
Menuen anvendes til indtastning af de medarbejderspecifikke lønlinjer.
Grupper
Menuen anvendes til at knytte medarbejderen til de relevante løngrupper. Dette gøres ved at klikke
på Tilknyt/Fjern-feltet eller benyt F5, hvorved der promptes for en evt. start- og slutdato for
medlemskabet af løngruppen. Angives der ingen dato, vil medarbejderen være medlem af løngruppen
fra den førstkommende lønberegning og indtil der angives en slutdato eller ophævelse af
medlemskabet.
Sæt perioder
Menuen anvendes til at styre saldi på Årsopl.-fanen og Ferieopl.-fanen. Efter aktivering af menuen
promptes der for en dato indenfor det seneste kalenderår og ferieår, der ønskes vist. Derudover vises
de to foregående kalender- og ferieår.
Filter til/fra
Ved at vælge dette menupunktet skiftes der mellem på fanen Oversigt at vise alle medarbejdere eller
kun de medarbejdere der er tilknyttet lønmodulet.
Opsætning
Under Opsætning kan der aktiveres følgende menuer:
DA/DS statistik
Menuen anvendes til indtastning af den aktuelle medarbejders personoplysninger og
arbejdsstedskoder, i forbindelse med indberetninger til Dansk Arbejdsgiverforening og Danmarks
Statistik, samt produktionsenhedsnummer til eIndkomst.
PBS information
Menuen anvendes til at overføre opsætningen på en kontokode, der anvendes i forbindelse med
InformationsOverførsel til den aktuelle medarbejder. Vær opmærksom på, at menuen kun kan
aktiveres, såfremt markøren er placeret på den relevante kontokode på Skat og konti-fanen.
Satser
Menuen anvendes til indtastning af medarbejderspecifikke satser på diverse lønarter.
44
Funktioner
Under Funktioner kan der aktiveres følgende menuer:
Ophæv ansættelse
Menuen anvendes til ophævelse af ansættelsesdatoen. Vær opmærksom på, at ansættelsesdatoen
udelukkende kan ophæves, såfremt der ikke er opdateret en lønberegning på medarbejderen.
Fratrædelse
Menuen anvendes til opdatering af fratrædelsesdatoen på den aktuelle medarbejder. Via menuen kan
der ligeledes udskrives feriekort til både funktionærer og timelønnede, samt en indbetalingsoversigt
til FerieKonto ved fratrædelse af en funktionær. Det er også her man danner XML filen til ACF på
fratrådte funktionærer.
Slet medarbejder
Menuen anvendes til sletning af en lønmedarbejder, samt de dertil knyttede lønoplysninger.
Vær opmærksom på, at der udelukkende sker en sletning af lønoplysningerne, hvorfor medarbejderen
stadig vil kunne ses på Oversigt-fanen. Ønskes medarbejderen slettet herfra tastes ALT+F9.
Kopiering
Menuen anvendes til kopiering af en række lønoplysninger, såsom lønseddel, løntermin, løngrupper,
kalender og adgang mv. fra en medarbejder til den aktuelle medarbejder.
Simulering
Menuen anvendes til at foretage en prøveberegning, f.eks. for at se resultatet af de indtastede
lønlinjer, tilknytning til løngrupper mv.
Nulstil eSkattekort-løbenummer
Har man brug for at nulstille eSkattekortet-løbenummer, kan det foregå her. Dette kan skyldes
medarbejderen har fået et nyt eSkattekort med tilbagevirkende kraft.
Forespørgsel
Under Forespørgsel kan der aktiveres følgende menupunkter.
Ansættelser
Via denne menu kan historikken på den aktuelle medarbejder ses. Menuen anvendes ligeledes til
ændring af henholdsvis opdaterede ansættelses- og fratrædelsesdato.
Fravær
Menuen anvendes henholdsvis til at få et overblik over registreret fravær på den aktuelle medarbejder
og til registrering af nyt fravær. Der kan med fordel opsættes lønarter på fraværskoderne så dette felt
opdateres automatisk ved fravær.
Handlinger
Menuen anvendes til henholdsvis at få et overblik over registrerede handlinger på medarbejderen,
samt til registrering af nye handlinger.
Personale
Menuen anvendes til at se hvilke personalegoder virksomheden har stillet til medarbejderens
rådighed. Nye personalegoder kan tilknyttes fra dette menupunkt.
45
Journal
Menuen omfatter en specifikation af diverse lønkørsler på medarbejderen, hvoraf den senest
opdaterede lønkørsel automatisk vises.
Selve skærmbilledet består dels af oplysninger om den aktuelle medarbejder, nummer og navn, og
dels af oplysninger om datoer, dispositionsdato, opgørelsesdato mv., samt lønarter og tælleværker,
der indgik i den aktuelle lønberegning for medarbejderen.
Ved at placere markøren i dato-felterne til højre, kan der bladres mellem de opdaterede
lønberegninger ved hjælp af F7 og F8.
Fra lønjournalen er der mulighed for udskrift af selve journalen og en kopi af lønsedlen. Derudover
kan der udskrives bogføringslister for de opdaterede lønberegninger og en bogføringsliste slet for
den senest opdaterede lønberegning i forbindelse med sletning af lønberegningen. Bogføringslisten
slet viser hvordan finansposteringerne vil blive konteret i Finans ved en sletning af lønnen.
Menuen Sletning aktiverer selve sletningen af den senest opdaterede lønberegning, hvorved der
automatisk genereres tilbageførsels poster i Finans.
Journal oversigt
Menuen er en samlet oversigt over de lønkørsler der er kørt på medarbejderen, og man kan der fra
går videre til den enkelte journal.
Saldi
Menuen anvendes til at få et overblik over medarbejderens saldi på de forskellige tælleværker,
opdateret i forbindelse med diverse lønberegninger. I skærmbilledet kan der ligeledes inddateres
manuelle saldi, såsom opstartssaldi og korrektioner.
Services
Via Services/Gå til Krak kan der aktiveres følgende menupunkter.
Opret
Menupunktet anvendes i forbindelse med oprettelse af en ny medarbejder. Anvendelse af
menupunktet forudsætter registrering hos Krak.
Opdater
Menupunktet anvendes til opdatering af navne- og adresseoplysninger på en medarbejder.
Anvendelse af menupunktet forudsætter registrering hos Krak. Endvidere forudsættes det, at den
pågældende medarbejder er oprettet via Krak, så der i feltet KrakNr er angivet et ID-nummer, der
anvendes til identificering af medarbejderen hos Krak.
Krak Kort
Menupunktet anvendes i forbindelse med Krak Kort på den aktuelle medarbejder.
Krak Rute
Menupunktet anvendes i forbindelse med Kraks rutebeskrivelse på den aktuelle medarbejder.
Registrering
Menupunktet anvendes i forbindelse med virksomhedens registrering hos Krak Integration til Krak
giver mulighed for nemt og effektivt at sikre at lønkartoteket bliver opdateret med de rigtige adresser
og telefonoplysninger ved oprettelse af en ny medarbejder. Det er naturligvis også muligt at anvende
funktionen til vedligeholdelse af eksisterende data.
46
Opgaver
Opgave 1: Oprettelse af standard medarbejdere
For at lette arbejdet med oprettelsen af medarbejdere, skal følgende to standard medarbejdere
oprettes med de nedenstående oplysninger:
Standard funktionær:
Nummer:
Funk
Navn:
Standard funktionær
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Funktionær
Løntermin:
Måneder
Satskode 1100 Timefaktor 160,33
Foretag følgende opsætning:
Tilføj lønart 1101, Månedsløn 1 som en lønlinje på medarbejderen, uden beløb.
Knyt medarbejderen til følgende løngrupper:
ATP funktionærer
Opsparede feriedage
Beregning af feriepenge
Ferietillæg
Opspare til Fritvalgskonto
Frokost funktionærer
Funktionærer
Gavekasse funktionærer
Overført til konto
PFA Pension
Personaleforening funktionærer
47
Standard timelønnet:
Nummer:
Time
Navn:
Standard timelønnet
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Timelønnet
Løntermin:
Uge2
Foretag følgende opsætning:
Knyt medarbejderen til følgende løngrupper:
ATP timelønnede
Afregning feriepenge
Opsparede feriedage
Beregning af feriepenge
Opspare til Fritvalgskonto
Frokost timelønnede
Gavekasse timelønnede
Overført til konto
Industriens Pension
Personaleforening timelønnede
Timelønnede
Opgave 2: Oprettelse af medarbejdere
På baggrund af de oprettede standard medarbejdere oprettes følgende nye medarbejdere:
Medarbejdernr. 100
Nummer:
100
Navn:
Lotte Larsen
Adresse:
Bagsværd Hovedgade 99, 2880 Bagsværd
CPR-nr.:
120462-1914
Stilling:
Adm. direktør
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Funktionær
Finans:
_FinAdm
Løntermin:
Måneder
Ansat:
1. januar 2012
Trækprocent:
50
Dagsfradrag:
141
Periodefradrag: 4089
48
PFA.:
4555-0100157128
Løn:
4555-5247893212
Nøgle nr.:
A-1
Tilføj et beløb på kr. 45.000,- på lønlinjen med lønart 1101
Kontrollér at medarbejderen er tilknyttet relevante løngrupper
Kontrollér at der er den korrekte timefaktor på medarbejderen
Medarbejder nr. :200
Navn:
Peter Petersen
Adresse:
Gåsegangen 48, 2990 Nivå
CPR-nr.:
010160-0009
Stilling:
Salgskonsulent
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Funktionær
Finans:
_FinSalg
Løntermin:
Måneder
Ansat:
1. februar 2008
Trækprocent:
46
Dagsfradrag:
145
PFA.:
1245-1245886632
Løn:
4553-5688235741
Nøgle nr.:
A-2
Tilføj et beløb på kr. 35.000,- på lønlinjen med lønart 1101
Kontrollér at der er den korrekte timefaktor på medarbejderen
Medarbejder nr. 400
Navn:
Solvej Sommer
Adresse:
Bygaden 56, 2.th., 3500 Værløse
CPR-nr.:
260560-1130
Stilling:
Lagerforvalter
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Timelønnet
Løntermin:
14 dage
Ansat:
1. januar 2007
49
Trækprocent:
42
Dagsfradrag:
105
Løn:
1255-1255454511
Nøgle nr.:
A-3
Medarbejder nr. : 500
Navn:
Søren Vinter
Adresse:
Borgergangen 2, 2750 Ballerup
CPR-nr.:
191168-1419
Stilling:
Lagerassistent
Kalender:
Standard
Lønseddel:
Timelønnet
Løntermin:
14 dage
Ansat:
1. januar 2012
Trækprocent:
48
Dagsfradrag:
Periodefradrag:
Løn:
8755-55761234
Nøgle nr.:
A-4
50
14. Lønsimulering
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne:
Hvordan der foretages lønsimulering
Emner
Lønsimulering
Lønsimulering
Via Løn/Kartotek/Funktioner/Simulering og Løn/Kartotek/Linjer/Simulering, er der mulighed for
at simulere en lønseddel, hvilket svarer til en testkørsel. Det er ikke muligt at opdatere eller udskrive
en bogføringsliste herfra.
Når funktionen igangsættes, promptes der for løntermin, dispositions dato samt et antal respitdage.
Feltet udfyldes automatisk med datoen fra feltet Næste på Lønopl.-fanen. Endvidere skal der tages
stilling til, om der ønskes udskrevet en beregning, der svarer til en specifikation af selve
lønberegningen. Der kan frit vælges mellem følgende:
Nej
Der udskrives ingen rapport
Total
Der udskrives en samlet rapport med alle gennemløb
Pr. gennemløb
Der udskrives en rapport pr. gennemløb.
Rapporten kan være til stor hjælp, særligt i forbindelse med opsætning af nye lønarter og tælleværker,
da rapporten viser, hvilken værdi lønarterne og tælleværkerne har, når de beregnes.
Uanset om der udskrives en rapport eller ej, vil der altid kunne udskrives en lønseddel.
51
Opgaver
Opgave 1: Lønsimulering
For at kontrollere at alle lønlinjer og øvrige lønoplysninger kommer med på lønsedlen, køres der en
simulering for funktionærerne (medarbejder nr. 100 og 200).
Vælg Løn/Kartotek/Funktioner/Simulering eller Løn/Kartotek/Linjer/Simulering
Er alle oplysninger med?
Hvis nej, så kontrollér opsætningen af lønsedlen under Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler
samt medarbejderens lønlinjer og tilknytning til løngrupper.
52
15. eIndkomst og eSkattekort
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne om:
Indrapportering af oplysninger til eIndkomst
Brugen af eSkattekort
Emner
eIndkomst
Hvad er eIndkomst?
eIndkomst er et register, der stort set indeholder alle de oplysninger, der fremgår af de ansattes
lønsedler samt indkomstoplysninger vedrørende pension, sociale ydelser og lignende. Med andre ord
indeholder eIndkomst registeret alle de oplysninger der tidligere fremgik af de årlige oplysningssedler
(S74).
Pr. 1/1 2008 skal alle virksomheder i Danmark indsende informationer til eIndkomst.
Indrapportering til eIndkomst
Indrapporteringen til eIndkomst sker i form af en fil, der automatisk dannes i forbindelse med
opdatering af hver lønberegning.
Filen til eIndkomst kan dog også dannes manuelt under Løn/Rapporter/Formularer/Udlæsning til
eIndkomst.
Fra og til dato samt disponibel dato skal være udfyldt korrekt når filen til eIndkomst dannes manuelt,
da der ellers ikke bliver dannet en fil.
I feltet Filnavn indtastes ønsket filnavn samt placering.
Oplysningerne om virksomhedens SE- og CVR nr. skal være virksomhedens eget SE og CVR nummer
eller alternativt lønservicebureauets SE og CVR nummer hvis dette er aktuelt.
Herefter vælges ATP-type samt Indberetter type. Med indberetter type menes om virksomheden
selv indberetter eller om indberetningen kommer fra f.eks. et lønservicebureau.
I feltet Løntype vælges hvilken type lønkørsel der er tale om (Løn, Ovf. Ferie, Afr. Ferie eller
Fratrædelse).
53
Vælg knappen Fortsæt når ovenstående informationer er indtastet/valgt.
eSkattekort
eSkattekort betyder at medarbejdernes skattekort sendes elektronisk af SKAT til virksomheden, hvor
medarbejderen er ansat. Hvis medarbejderen får et nye skattekort, modtager virksomheden
automatisk besked om, at et nyt skattekort kan hentes elektronisk på www.skat.dk
Tilmelding til eSkattekort
For at kunne modtage en medarbejders skattekort elektronisk, skal virksomheden oplyse over for
SKAT, at medarbejderen er ansat. Dette kan gøres på følgende måder:
Via Tast-Selv-Service på SKAT’s hjemmeside (www.skat.dk).
Ved at danne filen bestil eSkattekort, når man har oprettet en ny medarbejder.
Bestilling af eSkattekort
Hvis virksomheden indsender en fil til eIndkomst indeholdende informationer på en ny medarbejder,
vil medarbejderen automatisk blive tilknyttet virksomheden hos SKAT. Alternativt kan der dannes en fil
til SKAT med forespørgsel om eSkattekort under Løn/Periodisk/Bestil eSkattekort. Det er også her
man kan danne en fil med fratrådte medarbejdere, og uploade til SKAT, så de får besked om
fratrædelsesdato, hvis man ikke har husket at sætte opsagt dato på inden sidste lønberegning.
Bikort
Bikort kan rekvireres således:
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Felter
Stå på feltet Bikort
Tryk på knappen Medarbejder for at få en oversigt over alle medarbejdere
Tilknyt de medarbejdere, der ønskes rekvireret bikort for, ved at sætte et kryds i værdi.
Hent eSkattekort fra SKAT
eSkattekorts-filen hentes fra SKATs hjemmeside på følgende måde:
Åbn en internetbrowser
Vælg adressen www.SKAT.dk, og vælg Tast selv under kolonnen Virksomhed
Vælg punktet Indberet/forespørg på eIndkomst …, og klik herefter på Skattekort –
forespørgsel eller Skattekort - download …
Hvis man vælger at hente nye ikke tidligere downloadede skattekort, så vil man kun få de nye
eSkattekort der er.
Følg herefter instruktionerne fra SKAT.
54
Indlæsning af eSkattekort i C5
Indlæsningen af eSkattekort foregår på følgende måde:
Vælg Løn/Periodisk/Indlæs eSkattekort
Når menupunktet aktiveres, angives det, om resultatet af indlæsningen
ønskes udskrevet til f.eks. Skærm eller Printer. Der godkendes, og efterfølgende promptes der
for følgende oplysninger:
Filnavn
I feltet angives filnavnet. Husk stiangivelse (f.eks. ’c:\’)
Indlæsningsår
I feltet er det ikke nødvendig at indtaste et årstal, da startdatoen kommer fra
gyldigheds dato som SKAT har stemplet i filen.
Gruppe
I feltet angives, hvilken løngruppe der ønskes indlæst skatteoplysninger for.
Eller man afgrænser på Periode.
Periode
I feltet kan angives, hvilken lønperiode der ønskes indlæst skatteoplysninger
for, hvis det er nemmere at afgrænse på periode frem for gruppe.
Medarbejderne skal være grupperet, såfremt der både er uge-, 14-dags- og
månedslønnede medarbejdere, da der i det næste felt angives, hvilket fradrag
der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller månedsfradrag). Er der både 14dags- og månedslønnede medarbejdere i virksomheden, foretages
indlæsningen af to gange.
Periodefradrag
I feltet angives, hvilket fradrag der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller
månedsfradrag).
Efter godkendelse af de indtastede oplysninger indlæses skatteoplysningerne, og der kvitteres
med en oversigt over resultatet af indlæsningen.
Bemærk! Skal der indlæses skattekort på både 14-dagslønnede og månedslønnede, gøres dette ved at
følge punkt 1 til 4 for hver gruppe af medarbejdere.
Nulstilling af eSkattekorts løbenummer
Når man modtager eSkattekort til medarbejderne, får disse et fortløbende løbenummer, man kan dog
komme i den situation at eSkattekorts løbenummer ønskes nulstillet. Er det kun en medarbejder har
man muligheden under Løn/Kartotek/Funktioner/Nulstil eSkattekort-løbenummer. Er det alle
medarbejdere der skal nulstilles er samme kørsel under Løn/Periodisk/Nulstil eSkattekortløbenummer.
55
16. Lønfordeling
Formål
Opsætning og brug af lønfordeling.
Emner
Lønfordeling
Lønfordeling
Lønfordeling har til formål at fordele og bogføre f.eks. feriepenge og kørselsgodtgørelse mv. i
henhold til eventuelle dimensioner angivet på beregningsgrundlaget (dvs. månedslønnen,
timelønninger, diverse tillæg mv.).
Er der ikke angivet en fordelingsnøgle, hentes oplysningerne om dimensioner fra den enkelte
medarbejder ved bogføring af lønnen.
NB! Finanskonteringen skal være på lønarter – ikke tælleværker hvis der skal opsættes lønfordeling.
Opsætning af lønfordeling
Lønfordeling opsættes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønfordeling.
Øverste blok
Skærmbilledet består af to blokke hvoraf den første anvendes til navngivning af selve
fordelingsnøglen. I feltet Nøgle oprettes fordelingsnøglen, en forklarende tekst angives i feltet
Beskrivelse. I feltet Type angives det hvorvidt fordelingen skal baseres på antallet i feltet Antal eller
beløbet i feltet Beløb på de lønarter, der udgør beregningsgrundlaget.
Nederste blok
I den nederste blok angives nummeret på de lønarter, der udgør beregningsgrundlaget på baggrund
af hvilke, der ønskes foretaget en fordeling.
Når Nøgle og beregningsgrundlag er opsat skal nøglen knyttes til selve Finanskonteringen. Dette
gøres under Løn/Tilpasning/Opsætning/Finans ved at udfylde feltet Nøgle på den relevante lønart.
Eksempel på lønfordeling
En medarbejder får 25.000 kr. i løn pr. måned med lønart 1101, og medarbejderen er tilknyttet
afdeling Jylland, Bærer Danmark og Formål Stole.
Oveni månedslønnen får medarbejderen løn for 10 timer a 160 kr., og medarbejderen er ved
timelønnen tilknyttet Afdeling Jylland, Bærer Danmark og Formål Borde.
Feriepenge udgør 3.325 kr. i alt.
Er der ingen lønfordeling opsat vil feriepengene blive bogført på finanskontoen i et beløb. Dette beløb
vil være på 3.325 kr. med Afdeling Jylland, Bærer Danmark og Formål Stole.
Er der derimod opsat lønfordeling vil feriepengene blive fordelt efter feriepengegrundlaget – dvs. to
posteringer på finanskontoen. Nemlig 3.125 kr. som har dimensionerne Jylland, Danmark og Stole
samt 200 kr. som har dimensionerne Jylland, Danmark og Borde.
56
17. Saldi
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne kendskab til:
Opsætning af saldi på fanerne Årsop. og Ferieopl.
Emner
Opsætning af saldi vedr. årsoplysning- og Ferieoplysningsfanebladene.
Medarbejder saldi
Under Løn/Kartotek/Forespørgsel/Saldi kan historiske poster og saldi hentes frem på en aktuel
medarbejder. Når menupunktet aktiveres, vises der et skærmbillede bestående af tre blokke.
Feltet Periode
Øverst angives datoen, for hvilken der ønskes vist historiske data. Den angivne dato er afgørende for,
hvilket ferie-/kalenderår, der vises saldi for.
Den midterste blok
I anden blok listes alle tælleværker. Ud for hvert tælleværk oplyses år til dato saldi i Saldo-feltet.
Felterne Manuel og Lønkørsel indeholder oplysninger om, hvordan saldoen er sammensat. I Manuelfeltet vises summen af beløb opdateret på det aktuelle tælleværk i forbindelse med manuelle
korrektioner. I Lønkørsel-feltet vises summen af beløb opdateret på det aktuelle tælleværk i
forbindelse med en eller flere lønkørsler.
Tips! Ved hjælp af menupunktet Filter kan der skiftes mellem at få vist alle tælleværker eller kun
tælleværker med en saldo.
Nederste blok
I tredje blok ses specifikationen af felterne Lønkørsel og Manuel nævnt ovenfor. Hvis summen af
manuelle poster er 1000,- kr. vil man altså her kunne se, med hvilken/hvilke datoer denne saldo er
opstået, og om de 1000 kr. er opdateret via en almindelig lønkørsel (feltet Lønkørsel), via andre
lønkørsler som f.eks. Afr. ferie (feltet Andre) eller indtastes som manuelle korrektioner (feltet Manuel).
Manuel korrektion af medarbejder saldi
I feltet Manuel i den nederste blok kan der foretages manuelle korrektioner af medarbejdersaldi. Ved
indtastning af en manuel postering, promptes der for en evt. afdeling, bærer og/eller formål, der
ønskes stemplet på posteringen. Endvidere er det muligt at tilføje et notat, så det også senere er
muligt at få en forklaring på den manuelle postering.
Vigtigt! En manuel rettelse medfører ingen postering i finansmodulet, men værdien der indtastes her,
vil blive tillagt summen i Manuel-feltet i blokken ovenfor. Desuden medfører en manuel korrektion,
en rettelse af værdien i Saldo-feltet i begge blokke.
57
Saldi på fanerne Årsopl. og Ferieopl. i Medarbejderkartoteket
Udover den ovenover beskrevne måde at kunne se saldi på, vil det altid være muligt for brugeren at se
et udvalgt antal saldi under Løn/Kartotek/Årsopl eller Ferieopl. Hvilke perioder der vises saldi for
her, styres ved hjælp af menupunktet Sæt perioder samme sted.
Opsætning
Selve opsætningen af hvilke tælleværker/oplysninger, der ønskes vist på de to faneblade, samt i
hvilken rækkefølge, foretages under Løn/Tilpasning/Systemparametre. Dette gøres ved, ud for det
enkelte systemnavn at udfylde følgende felter:
Medarbejder
I feltet vælges der, om saldoen på det aktuelle tælleværk skal vises på Årsopl.-fanen
eller Ferieopl.-fanen (eller slet ikke).
Linje
Her bestemmes i hvilken rækkefølge informationerne ønskes vist (såfremt der enten
er valgt fanen Årsopl. eller Ferieopl. i feltet Medarbejder)
Type
Her vælges Tælleværk. (Øvrige valgmuligheder kan ikke benyttes, såfremt
informationen ønskes vist på fanerne Årsopl. og/eller Ferieopl.)
Nummer
Her indtastes nummeret på tælleværket, hvorfra saldoen skal hentes
Navn
Feltet udfyldes automatisk med navnet på tælleværket indtastet i feltet Nummer.
58
Opgaver
Opgave 1: Kontrollér saldi på funktionærerne
Det skal nu kontrolleres, at der findes saldi på de to funktionærer. Dette gøres på følgende vis:
Vælg Løn/Kartotek/Forespørgsel/Saldi og menupunktet Filter eller
Løn/Kartotek og fanebladene Årsopl. og Ferieopl.
Opgave 2: Opsætning af saldi
Tilføj et par oplysninger på fanebladet Årsopl. Dette gøres på følgende vis:
Vælg Løn/Tilpasning/Systemparametre
Udfyld felterne Medarbejder, Lin, Type og Nummer ud for et par systemparametre, hvor der
ikke i forvejen er angivet noget.
Check at informationen nu kan ses på medarbejderne på fanen Årsopl. i Medarbejderkartoteket.
Opgave 3: Kontrollér saldi på de to timelønnede
Der skal nu kontrolleres saldi på de to timelønnede medarbejdere.
Vælg Løn/Kartotek/Forespørgsel/Saldi
Kontroller saldi efter lønkørslen for den 10. januar.
59
18. Lønarter
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et overblik over:
Hvor der oprettes og vedligeholdes lønarter
Regler i forbindelse med oprettelse af lønarter
Emner
Oprettelse af lønarter.
Opsætning og vedligeholdelse af Lønarter
Under Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning oprettes og vedligeholdes selve lønopsætningen, der
er sammensat af følgende elementer:
Lønarter
Tælleværker
Satskoder
Gennemløb
Standard lønopsætningen leveres som en kommafil, der indlæses via Løn/Tilpasning/Beregning/
Import.
Efter behov kan der oprettes yderligere lønarter, som er nødvendige i den enkelte virksomhed.
Lønarterne er grupperet med en sigende overskrift, hvorfor placeringen af de nye lønarter er
afgørende for, hvordan disse behandles. Det vil samtidig sige, at de nye lønarter automatisk indgår i
de samme beregninger, som de eksisterende lønarter.
Ændring af lønopsætning
Lønopsætningen kan frit ændres efter den aktuelle virksomheds behov. Det anbefales dog at
bibeholde så meget af standard lønopsætningen som muligt, eftersom det gør det lettere at opdatere
lønopsætningen fra en version til en anden, eller ved opdatering i forbindelse med nye regler.
Nummerering
Nummereringen af lønarter, tælleværker og satskoder er alfanumerisk og venstrestillet, og i standard
opsætningen er der maksimalt brugt fire cifre i nummereringen. Selve feltet er på i alt ti karakterer,
hvorfor der er rig mulighed for at tilføje nye lønarter, tælleværker og satskoder.
NB! For at undgå eventuelle konflikter, i forbindelse med lønopdateringer, anbefales det at de
lønarter, tælleværker og satskoder man selv opretter har minimum fem cifre.
Afhængigheder
Sammenhængen mellem lønarter og tælleværker kan kontrolleres ved at taste Ctrl+A
(Afhængigheder), når markøren er placeret på en lønart eller et tælleværk. For yderligere oplysninger
om afhængigheder, henvises der til lektionen Afhængigheder.
60
Felter under lønopsætning
Felterne A(ntal), S(ats) og B(eløb) anvendes til styring af, hvorvidt de pågældende felter er åbne for
indtastning når der indtastes lønlinjer med den aktuelle lønart. Hvis felterne ikke er markeret, vil disse
automatisk blive sprunget over i indtastningsrækkefølgen.
Automatiske lønarter
Lønarter kan også være oprettet som automatiske lønarter. Dette gøres ved at markere kolonnen
A(utomatisk oprettelse), og samtidig sørge for at nogle konkrete betingelser er opfyldt via en anden
lønart eller et tælleværk. I så fald skal der angives et gennemløbsnummer på lønarten, samt en
markering for automatisk oprettelse. Dette skyldes at der skal ske en beregning inden den
automatiske oprettelse af lønarten/lønlinjen kan finde sted.
Gennemløb
Gennemløbsnummeret ses i feltet Se og anvendes til styring af beregningsrækkefølgen. For eksempel
beregnes bruttoindkomsten i gennemløb 201 og A-skatten først i gennemløb 321, hvilket jo er ganske
logisk.
Type og Åben
Feltet Type i lønartsopsætningen anvendes til styring af, hvorvidt den pågældende lønlinje ønskes
gemt eller ej (Gem og Slet), så der efterfølgende kan genereres f.eks. statistikker og kopier af
lønsedler. De forskellige typer vises med forskellige farver på skærmbilledet.
Feltet Å(ben) anvendes til styring af, hvorvidt en lønlinje skal blive liggende på medarbejderen efter
opdatering af lønnen eller blot slettes, når lønnen opdateres.
Hjælpetekst og notat
Til en lang række lønarter er der knyttet en hjælpetekst og et notat, der med stor fordel kan anvendes
ved oprettelse af nye lønarter. Endvidere anbefales det ved ændring af eksisterende lønarter eller
oprettelse af nye lønarter at knytte en hjælpetekst og/eller et notat til de nye lønarter, da
teksten/notatet senere kan være en hjælp.
Ændring af lønartsnumre
Ved hjælp af menupunktet Ændre Art kan et aktuelt lønartsnummer ændres. Når nummeret ændres
på denne måde, medfører det automatisk en ændring af nummeret på den tilhørende information og
historik. Endvidere vil lønarts nummeret blive ændret, der hvor lønarten indgår i beregninger på
tælleværker og hvor lønarten er anvendt som lønlinjer.
61
Opgaver
Opgave 1: Kørselsgodtgørelse
Medarbejder nr. 100, Lotte Larsen, har de sidste 3 måneder kørt 20.100 km, som hun nu skal have
udbetalt kørselsgodtgørelse for.
Tilføj den relevante lønlinje på Lotte Larsen med de 20.100 km og foretag en lønberegning. Der skal
benyttes eksisterende lønarter.
Vælg Løn/Kartotek/Linjer
Undersøg hvordan beregningen foretages under Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning
62
19. Tælleværker
Formål
Hvor der oprettes og vedligeholdes tælleværker
Regler i forbindelse med oprettelse af tælleværker
Emner
Oprettelse af tælleværker.
Tælleværker
Det primære formål med tælleværkerne er at få beregnet en række subtotaler og totaler, der
anvendes i den videre beregning af lønnen. Et eksempel på en subtotal kan være Bruttoindkomst og
A-skattepligtig indkomst. Og på en total kan det være Beløb til udbetaling.
Tælleværker har endvidere en anden funktion; at generere akkumulerede saldi for en given periode,
f.eks. et kalenderår. Derved kan der f.eks. holdes styr på antal kørte kilometer pr. medarbejder, således
at satsen automatisk ændres, når der er kørt mere end 20.000 km.
Et andet eksempel kunne være ved overgangen til et nyt ferieår, at få leveret saldi for feriedage,
feriepenge og ferietillæg. Denne funktion styres ved at angive en periode på det enkelte tælleværk.
Tælleværker er også de saldi der sendes ind til eIndkomst.
NB! For alle tælleværkerne gælder det, at disse hver især kun kan indeholde én sum, der gemmes i
feltet beløb - uanset om akkumuleringen gælder antal eller beløb.
Oprettelse og vedligeholdelse af tælleværker
Under Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning på fanen Tælleværk kan der oprettes og
vedligeholdes tælleværker.
Tælleværker er et af de fire elementer, der udgør lønopsætningen, og indlæses derfor sammen med
den resterende del af lønopsætningen via Løn/Tilpasning/Beregning/Import. Dette betyder, at der
på forhånd er defineret en lang række beregninger, der kan tilpasses den enkelte virksomhed, ligesom
der kan oprettes flere tælleværker.
Ligesom lønarterne er tælleværkerne grupperet på en logisk måde og med en sigende overskrift, så
ved at kigge på disse, vil man i de fleste tilfælde kunne se, hvordan og hvor eventuelle nye
tælleværker skal oprettes.
Afhængigheder
For at få et overblik over sammenhængen mellem et aktuelt tælleværk og den øvrige del af systemet,
kan der på tælleværker, ved hjælp af Ctrl+A, Afhængigheder, aktiveres et skærmbillede, der giver et
overblik over, hvilke lønarter og tælleværker det aktuelle tælleværk benytter og benyttes af. For
yderligere oplysninger om Afhængigheder henvises der til lektionen Afhængigheder.
Gennemløb
Tælleværker har altid et gennemløbsnummer, der styrer, hvornår det pågældende tælleværk skal
beregnes. Gennemløbsnummeret på tælleværkerne og lønarterne er derfor afgørende for
beregningsrækkefølgen. For eksempel har Bruttoindkomst og Skattemæssige Fradrag et lavere
63
gennemløbsnummer end A-skattepligtig Indkomst, hvilket medfører, at de to førstnævnte tælleværker
er beregnet inden beregningen af A-skatten påbegyndes.
Type
Hvert tælleværk har en Type. Det kan for eksempel være typerne Gem og Slet, der er afgørende for,
hvorvidt tælleværkets værdi ønskes gemt i journalen, så det på et senere tidspunkt er muligt at
udskrive en lønjournal og en kopi af lønsedlen. Endvidere er der tre overskriftstyper (Overskrift 1, 2 og
3), der anvendes til styring af farveopsætningen på de enkelte overskriftslinjer og dermed gør det
mere overskueligt.
Hjælpetekst og notat
Til de fleste standard tælleværker er der knyttet en hjælpetekst og et notat, der med fordel kan
anvendes i forbindelse med oprettelse af nye tælleværker. Endvidere anbefales det ved ændring af
eksisterende tælleværker eller oprettelse af nye at knytte en hjælpetekst og/eller et notat til disse, da
teksten/notatet senere kan være en hjælp.
Beregninger på tælleværker
Skærmbilledet til tælleværker omfatter to blokke. Første blok omfatter informationer om tælleværkets
hoved og anden blok omfatter selve beregningsdelen.
For at få et indblik i opbygningen vil tælleværk 1811 herefter blive gennemgået:
Eksempel
Markøren placeres på tælleværk 1811, Mindsteløn, og følgende beregning udføres:
Linje 1
Beløbet der er indtastet på en lønlinje med lønart 5901, Mindsteløn, hentes og lægges i tælleværkets
sum som en positiv værdi.
Linje 2
Hvis summen af ovenstående beregningslinjer er <= 0 så nulstilles tælleværket og beregningen
stoppes. Er summen > 0, så fortsætter beregningen med at hente beløb på lønlinjer med lønarts
numre i intervallet 1101 til 1198 ind i tælleværkets sum. Disse beløb bliver trukket fra i summen. Det er
desuden en betingelse, at summen efter beregningen har en minimumsværdi på 0.
Linje 3, 4 og 5
Her sker nøjagtig samme beregning som i linje 2 bortset fra, at der er tale om et nyt interval af
lønarter.
Bliver slutsummen en positiv værdi, resulterer beregningen i, at den aktuelle medarbejder får udbetalt
værdien/forskelsbeløbet via lønart 1811, Mindsteløn, der dækker differencen mellem den optjente løn
og den aftalte mindsteløn.
Formel
På en række tælleværker er Formel-feltet på beregningslinjerne anvendt, f.eks. på tælleværk 9900. I
formellinjen kan der indtastes ren XAL kode. Feltet anvendes typisk til styring af de forskellige ferieår,
f.eks. ved fratrædelse af en funktionær, og vil derfor ikke skulle anvendes ved oprettelse af et
tælleværk til beregning af f.eks. en år til dato saldo.
64
Et eksempel på et tælleværk, hvor formellinjen i beregningsdelen er anvendt, kan være tælleværk
5154. I forbindelse med afvikling af ferie med feriepenge, kan feriepengene udbetales en måned før
medarbejderen afholder ferie.
På medarbejderen angives lønart 5154 - Afv. af ferie før 1/5, FP dage med antal dage. I forbindelse
med lønberegningen aktiveres tælleværk 5154, og ved hjælp af formellinjen køres der en kontrol på,
om opgørelsesdatoen for den pågældende lønberegning ligger forud for den 1. maj. Er dette tilfældet,
beregnes dagsbeløbet ud fra de afregnede feriepenge, tælleværk 5174, i forrige kalenderår. Afholdes
ferien efter 1. maj, beregnes dagsbeløbet på baggrund af de optjente feriepenge, tælleværk 5151.
Ændring af tælleværk
Ved hjælp af Ændre Tælleværk-menuen kan et aktuelt tælleværksnummer ændres. Når nummeret
ændres på denne måde, vil den tilhørende information og historik på tælleværket blive overført til det
nye tælleværks nummer. Desuden vil tælleværksnummeret blive ændret, der hvor det indgår i
beregninger på andre lønarter og tælleværker.
65
Opgaver
Opgave 1: Mindsteløn
Medarbejder nr. 200, Peter Petersen har en aftale om en mindsteløn for en måned på kr. 42.000,-.
Tilføj den relevante lønart på medarbejderen med et beløb på kr. 42.000,-
Opgave 2: Simulering
Peter Petersen har i lønperioden hjulpet til med lidt ekspeditionsarbejde, og skal derfor have betaling
for 3 timer.
Vælg Løn/Kartotek/Linjer
Tilføj lønart 1202 med en timesats på kr. 100,- på medarbejder Peter Petersen
Sidst men ikke mindst skal Peter Petersen have udbetalt provision på kr. 1.300,-.
Kør herefter en lønsimulering og se hvad der sker. Hvilken lønart udskrives og hvorfor?
66
20. Satser
Formål
Hvortil satser benyttes
I hvilke niveauer satser kan angives
Emner
Angivelse af satser på medarbejdere, løngrupper eller lønarter.
Satser
Satser fungerer sammen med antalsfeltet. Antal x Sats giver automatisk et Beløb til Beløb-feltet.
Derfor kan en sats enten være et beløb eller en procentsats.
Eksempel på to forskellige satser med henholdsvis beløb og procentsats, kunne være lønart 1201,
Timeløn 1, hvor satsen er timelønnen og lønart 2401, Arbejdsmarkedspension 1, hvor satsen er en
procentsats af den pensionsgivende løn.
Vedligeholdelse og brug af satser
Vedligeholdelse af satser
Satser vedligeholdes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser. Skærmbilledet er opdelt i to blokke.
Den første blok viser de oprettede lønarter, deres evt. satser, enhed og profaktor som bruges til
beregning af omkostninger til de sociale ydelser ved integration til Projektmodulet.
Anden del af skærmbilledet bruges til at oprette medarbejder og/eller gruppesatser.
Hierarki
Hierarkiet for satser er som følger:
Medarbejder sats
Løngruppens sats
Lønartens sats
Medarbejder-satsen har altså højeste prioritet og lønartens sats laveste prioritet.
Tilknytning af medarbejdere til lønarts satser
For at lette arbejdet med at tilknytte medarbejdere til de forskellige lønarts satser, benyttes
menupunktet Tilføj medarbejdere. Her udvælges de medarbejdere, der skal tilknyttes den
pågældende lønarts sats.
Efterfølgende aktiveres menupunktet Masseopdatering, og en opdatering/kopiering af udvalgte
felter som f.eks. sats eller lønart foretages.
Vigtigt! Hvis der både lægges en sats på medarbejderen og på gruppen, hvortil medarbejderen er
knyttet, og der registreres et antal timer på gruppen, vil gruppesatsen blive anvendt. Medarbejdersatsen træder først i kraft, når der registreres et antal timer på medarbejderen.
67
Opgaver
Opgave 1: Ændring af navne på lønarter
I stedet for at oprette nye lønarter til brug ved indtastning af medarbejdernes timer, når det gælder de
forskellige arbejdsopgaver, ændres navnet på de eksisterende lønarter i standard lønopsætningen.
Dette skal gøres på følgende måde for nedenstående lønarter:
Vælg Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning
Foretag ændring på følgende lønarter:
Lønart 1201, Timeløn 1 ændres til Lagerarbejde
Lønart 1202, Timeløn 2 ændres til Ekspeditionsarbejde
Lønart 1203, Timeløn 3 ændres til Truckkørsel
Opgave 2: Indtastning af satser
På lønarter kan der angives generelle satser på den enkelte lønart, som vil være den gældende sats,
medmindre andet angives enten på Gruppen og/eller medarbejderen.
På arbejdssedlerne er de timelønnedes arbejde inddelt i følgende arbejdstyper med
nedenstående lønarter og satser. Skal disse satser indtastes på lønarten, gruppen eller
medarbejderen?
Arbejdstype
Lønart
Sats
Hvor?
Lagerarbejde
1201
85,00
______________________________
Eksp.arbejde, lagerforvalter (nr. 400)
1202
120,00 ______________________________
Eksp.arbejde, lagerarbejder (nr. 500)
1202
95,00
______________________________
Truckkørsel
1203
98,00
______________________________
Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser og indtast satserne.
68
21. Lønberegning
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i:
Hvordan der foretages en lønberegning
Hvordan der udskrives bogføringslister, lønsedler og overførselslister
Hvordan lønnen konteres
Hvordan der foretages opsætning if. konto til konto overførsler
Emner
Lønberegning og udskrivning af diverse udskrifter i den forbindelse
Lønberegning
Under Løn/Periodisk/Lønberegning foregår den egentlige lønbehandling. Det vil sige lønberegning,
afregning af feriepenge, overførsel af ferieoplysninger (feriedage, -penge og -tillæg), samt
ferieopgørelse i forbindelse med fratrædelse af en funktionær.
I skærmbilledet udfyldes følgende felter:
Opgørelse
I feltet angives opgørelsesdatoen. Der gøres opmærksom på, at den angivne dato altid skal være den
sidste dato i lønperioden, da den er afgørende for beregningen af antal arbejdsdage,
ansættelsesdage, ansættelsesmåneder mv.
Disponibel
I feltet angives datoen for, hvornår lønnen, pensionen m.v. skal være til disposition. Den angivne dato
udskrives på lønsedlen, og vil automatisk blive foreslået ved aktivering af diverse menupunkter i
forbindelse med overførsel via f.eks. NETS (TIDLIGERE PBS), Erhvervsgiro mv.
Bogføring
I feltet angives datoen, der ønskes stemplet på finansposteringerne, der genereres ved opdatering af
lønberegningen.
Lønkørsel
I feltet vælges der mellem følgende lønkørsler:
Løn (Almindelig lønberegning)
Ovf. Ferie (Overførsel af ferieoplysningerne fra kalenderåret til efterfølgende ferieår)
Afr.Ferie (Beskatning af evt. sygeferiepenge/SH-penge ved årsafslutningen for timelønnede)
Fratrædelse (Opgørelse og beskatning af feriepenge ved fratrædelse af en funktionær)
Tælleværk
I feltet angives nummeret på det tælleværk, hvis værdi ønskes vist i kolonnen Tælleværk i nederste
blok på skærmbilledet. Det kunne f.eks. være tælleværk 9119, Beløb til udbetaling.
69
Lønseddel
Feltet udfyldes udelukkende, når der er tale om lønkørslerne Fratrædelse og Afr.ferie, idet der
forefindes specielle lønsedler til disse to kørsler.
Bemærkning
Bemærkninger på lønsedlen indtastes i dette notatfelt. Ved opdatering af lønnen spørges der om
bemærkningen skal slettes eller overføres til næste lønkørsel.
Menupunkter under Lønberegning
Efter at have udfyldt ovennævnte felter aktiveres følgende menupunkter:
Udvælgelse
For at kunne gennemføre en lønberegning, skal der først og fremmest foretages en udvælgelse af
medarbejderne.
Beregning
Efter aktivering af menupunktet foregår lønberegningen for de udvalgte medarbejdere. Den nederste
blok består af en lang række kolonner, så brugeren hele tiden kan følge med i, hvor langt
vedkommende er nået., idet de forskellige kolonner automatisk markeres, når der f.eks. er udskrevet
en bogføringsliste, genereret en fil til NETS (TIDLIGERE PBS) mv.
Der er tale om følgende kolonner:
Medarb.
I feltet vises nummeret, på de medarbejdere der er udvalgt.
Sidste
I feltet vises opgørelsesdatoen på den sidste lønkørsel, der er opdateret på den enkelte medarbejder.
L
Feltet er markeret, såfremt der er kørt en lønberegning.
B
Feltet er markeret, såfremt der er udskrevet en bogføringsliste.
O
Feltet er markeret, såfremt lønberegningen er opdateret.
Tekst
I feltet vises evt. meddelelser fra systemet til brugeren, f.eks. ved annullering af
lønberegningen på en medarbejder.
S
Feltet er markeret, såfremt der er udskrevet lønsedler.
L
Feltet er markeret, såfremt der er udskrevet en overførselsliste.
G
Feltet er markeret, såfremt der er genereret en overførselsfil til Erhvervsgiro.
P
Feltet er markeret, såfremt der er genereret en overførselsfil til NETS (TIDLIGERE PBS).
K
Feltet er markeret, såfremt der er genereret en overførselsfil til diverse
pengeinstitutter.
C
Feltet er markeret, såfremt der er udskrevet checks.
P
Feltet er markeret, såfremt der er udlæsning/udskrivning af Pensions Service.
Tælleværk
I feltet vises værdien af tælleværket anført i Tælleværk-feltet, i øverste blok.
Navn
I feltet visen navnet på den medarbejder, der er markeret.
70
Menupunkter efter lønberegning
Når lønberegningen er foretaget, kan følgende menupunkter aktiveres:
Annullering
Såfremt der skulle være en fejl på en eller flere medarbejderes lønsedler, kan lønberegningen
annulleres for disse.
Der gøres opmærksom på, at der kan foretages en annullering af lønberegningen, lige indtil næste
lønberegningen er opdateret.
Lønseddel
Menupunktet anvendes til udskrift af lønsedlerne.
Lønseddel pr. medarbejder
Menupunktet anvendes til fremsendelse af lønsedler via e-mail til den e-mail adresse der er tastede på
medarbejderen.
Lønseddel via eBoks
Menupunktet anvendes til fremsendelse af lønsedler via e-Boks, dette kræver aftale med Post
Danmark.
Lønoverførsel
Menupunktet giver adgang til følgende menupunkter:
Liste
Udskrift af overførselsliste
Erhversgiro
Generering af fil til Erhversgiro
PBS
Generering af fil til Nets (tidligere PBS)
Kommafil
Generering af fil til div. pengeinstitutter
Tekstfil
Generering af fil til Portal Bank
PensionService Generering af fil til PensionService
I forbindelse med lønoverførsel anvendes kontokoderne oprettet via Løn/Tilpasning/Opsætning/
Kontokoder, kombineret med det tælleværk, der indeholder beløbet, som ønskes overført, samt et
forslag til betalingsdato ud fra terminen der er sat på kontokoden.
Checks
Menupunktet anvendes til udskrift af checks til de medarbejdere, der skal have lønnen udbetalt på en
check.
Bogføringsliste
Menupunktet anvendes til udskrift af en bogføringsliste med en specifikation af de posteringer, der vil
blive bogført i Finans. Der gøres opmærksom på, at der først sker en bogføring i Finans, når
lønberegningen opdateres. Endvidere sker der ingen opdatering før bogføringslisten balancerer.
Gem
Menupunktet anvendes til at gemme den igangværende lønberegning, så denne senere kan hentes
frem, f.eks. hvis brugeren ikke kan nå at afslutte og opdatere lønberegningen på en og samme dag.
Filen hentes efterfølgende frem ved hjælp af menupunktet Hent.
71
Opdatering
Menupunktet aktiveres i forbindelse med opdateringen af lønberegningen, dvs. bogføring i Finans,
samt opdatering af poster i lønmodulet.
Journal
Menupunktet anvendes til at skaffe et overblik over beregningen for en bestemt medarbejder, hvilke
tælleværker og lønarter, der vil blive opdateret.
Rapport
Menupunktet anvendes til udskrift af en oversigt over beregningsforløbet i forbindelse med
lønberegningen.
Denne rapport kan med fordel bruges til kontrol af hvad der vil blive indsendt til eIndkomst, eFeriekort
mfl.
72
Opgaver
Opgave 1: Lønkørsel for de to funktionærer
Vælg Løn/Periodisk/Lønberegning
Foretag en lønkørsel på de to funktionærer med følgende datoer:
31. januar 2012
29. februar 2012
31. marts 2012
Udskriv lønsedler, bogføringsliste og lønoverførselsliste inden lønkørslerne opdateres.
Opgave 2: Indtast af lønlinjer via lønkladden
Den daglige indtastning af de variable lønlinjer foregår via lønkladderne. For at lette arbejdet med
indtastningen, kan der oprettes tekster, samt en kopieringsfunktion.
Vælg Løn/Dagligt og indtast nedenstående arbejdssedler i lønkladden for timelønnede:
Medarbejder nr. 400, Solvej Sommer
Dato
Lagerarbejde
Eksp. arbejde
Truckkørsel
Lønart 1201
Lønart 1202
Lønart 1203
4
2
0,5
02.01.12
7,5
1
03.01.12
8
29.12.11
04.01.12
1
05.01.12
06.01.12
8
6,5
1
1
6
Medarbejder nr. 500, Søren Vinter
Dato
Lagerarbejde
Eksp. arbejde
Truckkørsel
Lønart 1201
Lønart 1202
Lønart 1203
29.12.11
5,5
1
3
02.01.12
4
0,5
4
03.01.12
5
3
04.01.12
1
8
05.01.12
6
06.01.12
2
1,5
1
6
Når arbejdssedlerne er lagt ind, skal kladden checkes. Er der fejl, rettes disse, hvorefter kladden
checkes igen og bogføres.
73
Opgave 3: Lønkørsel for de to timelønnede
Vælg Løn/Periodisk/Lønberegning
Opdatér en lønkørsel for de 2 timelønnede pr. den 8. januar 2012, og husk at udskrive lønsedler
og bogføringslisten inden lønkørslen opdateres.
74
22. Sekvens-/gennemløbsnumre
Formål
Formålet med denne lektion er, at give deltagerne:
En forståelse for sekvens- og gennemløbsnumrenes betydning i lønopsætningen.
Emner
Oprettelse og brug af sekvens- og gennemløbsnumre
Oprettelse af Sekvens-/gennemløbsnumre
Under Løn/Tilpasning/Beregning/Gennemløb oprettes og vedligeholdes sekvens/
gennemløbsnumre.
Sekvens-/gennemløbsnumrene anvendes til at styre beregningsrækkefølgen, når det gælder
tælleværker og lønarter. En lønkørsel består med andre ord af en række sekvens-/gennemløb, der så
igen sørger for at aktivere lønarterne og tælleværkerne på det rette tidspunkt.
Brugen af sekvens-/gennemløbsnumre if. lønberegninger
I forbindelse med aktivering af lønberegningen under Løn/Periodisk/Lønberegning sker der
følgende én gang pr. medarbejder:
Perioder beregnes
Lønlinjer på medarbejderen læses (dvs. lønarter uden sekvens-/gennemløbsnummer)
Lønlinjer på grupperne læses (dvs. lønarter uden sekvens-/gennemløbsnummer)
Systemparametre beregnes
Herefter gennemføres nedenstående én gang for alle medarbejdere:
Beregning 101 (dvs. tælleværker med sekvens-/gennemløbsnummer 101 beregnes, hvorefter
lønarter med sekvens-/gennemløbsnumre 101 beregnes)
Beregning 102 (dvs. tælleværker med sekvens-/gennemløbsnummer 102 beregnes, hvorefter
lønarter med sekvens-/gennemløbsnumre 102 beregnes)
Beregning xxx (dvs. tælleværker med sekvens-/gennemløbsnummer xxx beregnes, hvorefter
lønarter med sekvens-/gennemløbsnummer xxx beregnes)
Optimering af gennemløbstiden
Der kan opbygges og anvendes et ubegrænset antal gennemløb, men beregningen optimeres ved at
have så få aktive sekvens-/gennemløbsnumre som muligt.
Under Løn/Tilpasning/Beregning/Gennemløb kan gennemløbstiden optimeres ved at:
Angive en gruppe på det enkelte sekvens-/gennemløbsnummer. For eksempel på sekvens/
gennemløb 154 (Ferietillæg afvikling), der udelukkende anvendes i forbindelse med funktionærer.
Grupperne, der anvendes, er løngrupper oprettet under Løn/Tilpasning/Løngrupper.
Angive lønarter i Fra- og Til-felterne. For eksempel på sekvens/gennemløb 101
(Kørselsgodtgørelse) der udelukkende skal aktiveres, hvis der på en medarbejder eller en
løngruppe er angivet en lønlinje med lønart 4101.
75
Vigtigt! I forbindelse med optimering af lønberegningen, vær da opmærksom på, at deaktiveres
sekvensen/gennemløbet på et tælleværk, der anvendes af et aktivt tælleværk, bliver slutresultatet
forkert.
76
Opgaver
Opgave 1: Bonusordning
Det går godt for virksomheden. Det er derfor blev besluttet, at der skal indføres en bonusordning.
Bonussen udbetales kun til de timelønnede medarbejdere, og afhænger helt af antal timer i
lønperioden.
Bonussen er på 4,- kr. pr. arbejdstime, og skal beregnes automatisk ud fra antal arbejdstimer i
perioden.
Opret de nødvendige lønarter, tælleværker, sekvens-/gennemløbsnumre og lønlinjer.
Kør herefter en lønberegning og foretag udskrift af lønseddel for medarbejder nr. 400, Solvej
Sommer.
Opgave 2: Lønregulering
Det er blevet besluttet, at timelønnen skal reguleres med 1,13 kr. med tilbagevirkende kraft i forrige
lønperiode.
Der skal derfor køres en regulering af lønnen for hver ’almindelig’ arbejdstime i forrige periode.
Foretag reguleringen i forbindelse med næste lønberegning på medarbejder nr. 400, Solvej
Sommer.
77
23. Afhængigheder
Formål
Et kendskab til funktionstasten Ctrl+A (afhængigheder)
Emner
Overblik over afhængigheder mellem lønarter og tælleværker.
Afhængigheder
Lønopsætningen er meget omfattende og det kan derfor være en stor opgave at danne sig et overblik
over sammenhængen i lønopsætningen.
Med funktionstasten Ctrl+A kan der hentes informationer om, hvilke lønarter og tælleværker den
aktuelle lønart eller det aktuelle tælleværk benytter eller benyttes af. Dermed skabes et overblik over
sammenhængen mellem lønarter og tælleværker.
Placér markøren på en lønart eller et tælleværk og tast Ctrl+A. Så vises nedenstående skærmbillede:
Øverst vises navnet på den lønart eller det tælleværk markøren var placeret på, da der blev tastet
Ctrl+A.
I den midterste blok vises en oversigt over, hvilke lønarter og tælleværker den valgte lønart eller det
valgte tælleværk benytter.
I den nederste blok vises en oversigt over, hvilke lønarter og tælleværker, den valgte lønart eller det
valgte tælleværk benyttes af.
78
For videre søgning kan markøren placeres på en lønart eller et tælleværk i den midterste eller
nederste blok, og der kan tastes Ctrl+A endnu engang. Herved vises der afhængigheder vedrørende
denne lønart/dette tælleværk. Det er på denne måde muligt at bevæge sig meget langt omkring i
lønopsætningen.
NB! Hvis en af linjerne i ovennævnte skærmbillede er rød, betyder dette, at der er fejl på den/det
pågældende lønart/tælleværk i forhold til lønarten/tælleværket, der tages udgangspunkt i. Fejlen
skyldes som oftest en forkert angivelse af gennemløbsnummeret.
79
24. Satskoder
Formål
En forståelse for satskodernes anvendelsesmuligheder.
Emner
Oprettelse og vedligeholdelse af satskoder
Oprettelse og vedligeholdelse af satskoder
Satskoder oprettes og vedligeholdes på fanen Satskoder under Løn/Tilpasning/Beregning/
Opsætning.
Satskoder anvendes blandt andet i forbindelse med trinvise beregninger og aktiveres enten via
lønarter eller en beregningslinje på et tælleværk.
ATP-bidraget er et eksempel på en trinvis beregning. På baggrund af nogle fastsatte kriterier, såsom
antal normaltimer eller arbejdstimer, beregnes bidragets størrelse, som opkræves i lønberegningen.
Typer
På de enkelte satskoder er der angivet én af følgende typer:
Min
Maks
Medarbejder
Sys
Tekst
Hook
XAL
Min og Maks
Er typen Min (minimum) eller Maks (maksimum), vedligeholdes kriterierne og værdierne i selve
satskodekartoteket i anden blok på skærmbilledet.
Medarbejder
Når typen er Medarbejder, er kriterierne individuelle pr. medarbejder, og værdien skal derfor
vedligeholdes på den enkelte medarbejder under Løn/Kartotek/skat og konti.
Sys (systemsatser)
Ved type Sys (system) er kriterierne globale og værdierne vedligeholdes under Løn/Tilpasning/
Systemsatser. Der er her tale om satser for AM-bidrag procent, Maksimum feriedage og grænse for
kørselsgodtgørelse.
Oprettelsen af nye systemsatser foregår altså under Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/
Satskoder, mens at vedligeholdelsen foregår under Løn/Tilpasning/Systemsatser vedligeholdes
systemsatserne.
80
Tekst
Typen Tekst gør det muligt at generere overskrifter, for at gøre det nemmere at holde styr på de
forskellige satskoder.
Hook
Satskoder med type Hook betinger, at der efterfølgende indtastes et valgfrit formelnavn i Formelfeltet. Når posten er opdateret, vil man herefter kunne taste Alt+H i Formel-feltet for derved at åbne
XAL editoren. Her kan der nu indtastes XAL kode, der aktiveres i forbindelse med anvendelse af den
pågældende satskode på en given lønart.
XAL
Satskoder af typen XAL anvendes i forbindelse med aktivering af en XAL-kørsel, f.eks. den norske
skatteberegning, der er baseret på en række skattetabeller.
Ændring af nummeret på en satskode
Via menupunktet Ændre satskode kan et aktuelt satskode-nummer ændres. Dette medfører
endvidere, at alle informationer og de tilhørende satsposter på satskode-nummeret vil blive overført
til det nye satskode nummer. Endvidere ændres nummeret også der, hvor satskoden indgår i
beregninger på tælleværker eller hvor den er relateret til en lønart.
81
Opgaver
Opgave 1: Overarbejde
Funktionærerne i virksomheden får betaling for deres overarbejdstimer. Betalingen udgør timelønnen
med 50% tillæg. Timelønnen beregnes som gagen divideret med normtiden på 160,33.
Medarbejder nr. 200, Peter Petersen har haft 5 overarbejdstimer med 50% tillæg.
Opret de nødvendige lønarter, tælleværker, sekvenser/gennemløb og satskoder
Kør en simulering på Peter Petersen
Opgave 2: Fri telefon og fri bil
Medarbejder nr. 100, Lotte Larsen har både fået fri bil og fri telefon. Bilens værdi er kr. 420.000,-.
Tilføj relevante oplysninger
Miljøtillægget på bilen er kr. 6.280,-
Kør en simulering på Lotte Larsen.
82
25. Import, eksport, sammenligning samt
opdatering af lønopsætning
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisten:
Et indtryk af, hvad der skal foretages med hensyn til lønmodulet, når der sker en opdatering af
lønopsætningen fra en version til en anden.
Emner
Import, eksport, sammenligning samt opdatering af lønopsætning
Import, eksport, sammenligning samt opdatering af lønopsætning
Til Løn/Tilpasning/Beregning er der en række funktioner, blandt andet punkterne Eksport, Import og
Sammenligning. Disse vil kort blive gennemgået nedenfor.
Eksport af lønopsætning
I forbindelse med oprettelse af et nyt selskab vil der ingen beregningsdata være i lønmodulet.
Med beregningsdata menes lønarter, tælleværker med beregningslinjerne, satskoder, perioder,
lønseddel opsætninger, samt diverse notater.
Ved at anvende eksport funktionen under Løn/Tilpasning/Beregning/Eksport kan et eksisterende
regnskabs beregningsdata udlæses til en kommafil. Der er desuden mulighed for at udlæse
finanskonteringen i samme omgang.
NB! Valgmuligheden vedrørende om finanskonteringen også ønskes udlæst vises først, når man har
angivet filens navn samt placering.
Eksport af stamdata
Eksporten udlæser kontokoder inkl. Nets (tidligere PBS) opsætning, DA/DS statistik opsætning,
kommafilsformater til div. Pengeinstitutter, samt løngrupper med de tilknyttede lønlinjer.
Import af lønopsætning
Efter at have eksporteret beregningsdataene fra det eksisterende selskab, kan disse indlæses i det
nyoprettede selskab på baggrund af den dannede kommafil. Dette gøres under Løn/Tilpasning/
Beregning/Import.
I forbindelse med ny-installation af C5 anvendes import funktionen også, idet der som standard
medfølger en kommafil indeholdende beregningsdelen, som indlæses i den tomme datafil.
Funktionen anvendes endvidere i forbindelse med opdatering af C5 til en nyere version, hvor nye
lønarter, tælleværker, satskoder og sekvensnr.-/gennemløb oprettet af Microsoft ønskes tilføjet.
Import stamdata
Import Stamdata giver muligheden for at importere de eksporterede stamdata.
83
Sammenligning af lønopsætning
Under Løn/Tilpasning/Beregning/Sammenligning kan et eksisterende beregningskartotek
sammenlignes med en kommafil med eksporterede beregningsdata.
I forbindelse med en opdatering af lønmodulet til en nyere version anvendes funktionen endvidere til
at køre en sammenligning af den aktuelle datafil medstandard lønberegningen.
Efterfølgende udskrives der automatisk en sammenligningsrapport, hvor det kan ses, hvilke lønarter,
tælleværker, satskoder og sekvenser/gennemløb der er oprettet af brugeren og hvilke der er oprettet
af Microsoft, og ikke findes i datafilen.
Endvidere viser rapporten, hvilke lønarter, tælleværker, satskoder og sekvenser/gennemløb, der er
foretaget ændringer på, i forhold til standard kommafilen, samt hvori ændringen består.
Opdatering af lønopsætning
Menupunktet Opdatering anvendes i forbindelse med automatisk opdatering af lønopsætningen, dvs.
lønarter, tælleværker, satskoder, gennemløb og perioder. Denne kørsel aktiveres under
Løn/Tilpasning/Beregning/Opdatering.
84
26. Opstartssaldi
Formål
Et overblik over hvilke opstartssaldi der kræves, samt hvordan disse indtastes i systemet.
Emner
Indtastning af opstartssaldi
Opstartssaldi
Saldi optræder flere steder i lønmodulet, blandt andet under Løn/Kartotek/Forespørgsel/Saldi og
under Løn/Periodisk/Saldi/Alle.
Saldi på en bestemt medarbejder
Menupunktet Saldi under Løn/Kartotek/Forespørgsel, går specifikt på den aktuelle medarbejder.
Det vil sige at de viste saldi er medarbejderens saldi, og evt. korrektioner vil påvirke medarbejderens
saldi. På skærmbilledet kan det ses, hvilke saldi der er indtastet/rettet manuelt og hvilke der kommer
fra lønkørsler.
Saldi for alle medarbejdere
Under Løn/Periodisk/Saldi/Alle er det også muligt at se og tilpasse saldi, blot med den forskel at det
kan foregå på tværs af medarbejderne. Endvidere viser skærmbilledet, hvor stor saldoen fra
lønkørslerne er, hvor stor en saldo, der skyldes manuelle indtastninger, samt om der er indtastet en
manuel korrektion på datoen svarende til datoen i Dato-feltet.
Ved indtastning af opstartssaldi, såsom feriedage, feriepenge og ferietillæg anbefales det at aktivere
menupunktet Kolonner under Løn/Periodisk/Medarbejderparametre. I skærmbilledet kan der
indtastes oplysninger på op til 21 tælleværker og/eller satskoder på samme tid.
Beregn tælleværk og Efterberegning
Under Løn/Periodisk/Saldi er der desuden to andre menupunkter, nemlig Beregn tælleværk og
Efterberegning.
Beregn tælleværk
Dette punkt anvendes til beregning af saldoen på et slut-tælleværk. Det vil sige et tælleværk, der ikke
benyttes af et andet tælleværk. Et eksempel på et sådant er tælleværk 9815, A-skat i alt. Dette
tælleværk anvendes udelukkende i forbindelse med eIndkomst, samt som bundlinje på lønsedlen.
Funktionen kan også anvendes hvis saldoen på et nyoprettet tælleværk skal beregnes.
For at kunne beregne et tælleværks værdi, er der følgende betingelser til tælleværket:
Der må ikke være angivet finanskontering på tælleværket
Der må ikke være angivet perioder på beregningslinjerne
Der må ikke være anvendt satskoder på beregningslinjerne
Det aktuelle tælleværk må ikke indgå i beregningslinjer på andre tælleværker eller være angivet
på en lønart.
85
Er disse betingelser ikke opfyldt, kvitteres der med en fejlliste.
Efterberegning
Efterberegning anvendes til efterberegning af saldi på samtlige medarbejdere – det kunne f.eks. være
i forbindelse med en ændring af perioder på tælleværkerne. Ved en efterberegning af saldi, slettes alle
saldi i lønmodulet, og der genereres nye saldi på baggrund af posteringerne, både de manuelle og
posteringerne fra diverse lønkørsler.
Der findes et KB dokument der beskriver hvilke tælleværker der skal have en værdi ved opstart først
på året, og hvis opstart efter 1. maj.
86
Opgaver
Opgave 1: Opstartssaldi
Medarbejder nr. 200, Peter Petersen, blev ansat den 1. februar 2008 og er dermed den eneste
medarbejder, der skal indtastes opstartssaldi på.
Der er tale om følgende saldi, der skal indtastes som manuelle posteringer på medarbejderen.
Feriedage
23 dage
Feriepenge
37.500,- kr.
Ferietillæg
3.000,- kr.
Vælg Løn/Kartotek/ Forespørgsel/Saldi, Løn/Periodisk/Saldi/Alle eller
Løn/Periodisk/Medarbejderparametre/Kolonner
Såfremt opstartssaldiene indtastes med datoen den 31/12 2011, skal lønkørslen Ovf.ferie, der
kopierer saldiene fra opsparingsåret til det nye ferieår, efterfølgende køres med opgørelsesdatoen
01/05-2012.
87
27. Fratrædelse af funktionærer
Formål
Et kendskab til de handlinger, som skal foretages i forbindelse med fratrædelse af en funktionær,
herunder beskatning af feriepengene, og evt. danne XML fil til ACF.
Emner
Fratrædelse og genansættelse af funktionærer
Fratrædelse af en funktionær
Ved fratrædelse af en funktionær skal der først og fremmest ske en beskatning af feriepengene, og
efterfølgende skal fratrædelsesdatoen opdateres på medarbejderen.
Før feriepengene beskattes skal der dog tages stilling til, om feriepengene skal overføres til FerieKonto
eller forblive i virksomheden.
FerieKonto
Hvis feriepengene skal overføres til FerieKonto ved fratrædelse af en funktionær, benyttes lønart 9004,
Indbetalt til FerieKonto. Denne lønart er som standard angivet som en lønlinje på løngruppen
’Overførsel’. Lønarten kan dog også indtastes som en lønlinje direkte på medarbejderen. Det er i den
forbindelse vigtigt, at der i Lønkørsel-feltet står ’Fratrædelse’.
Virksomheden
Såfremt de beskattede feriepenge skal forblive i virksomheden, benyttes i stedet lønart 9005,
Feriepenge til senere udbetaling. Husk at sætte FH kode på medarbejderen hvis virksomheden er
underlagt ACF.
Lønsedlen Fratrædelse
I forbindelse med beskatning af feriepengene på en fratrådt funktionær, udskrives lønsedlen
’Fratrædelse’. Lønsedlen omfatter relevante lønarter og tælleværker vedrørende selve beskatningen.
Lønsedlen skal også indeholde oplysninger om feriedage, feriepenge, A-skat, AM-bidrag mm.
specificeret pr. opsparingsår, hvorfor der skal indsættes bundlinjer med disse informationer.
Lønsedlen ’Fratrædelse’ vedligeholdes ligesom de øvrige lønsedler under Løn/Tilpasning/
Opsætning/Lønsedler.
Da der kan være feriepenge for tre år, anbefales det at bundlinjerne sættes op som følger:
88
Linjenr
Start
Slut
SumType
Tælleværk
1
1
23
Periode
1
26
40
Periode-Formatteret
9900
1
43
57
Periode-Formatteret
9910
1
60
74
Periode-Formatteret
9920
2
1
23
Periode
2
26
40
Periode
9904
2
43
57
Periode
9914
2
60
74
Periode
9924
3
1
23
Periode
3
26
40
Periode
9905
3
43
57
Periode
9915
3
60
74
Periode
9925
4
1
23
Periode
4
26
40
Periode
9907
4
43
57
Periode
9917
4
60
74
Periode
9927
5
1
23
Periode
5
26
40
Periode
9906
5
43
57
Periode
9916
5
60
74
Periode
9926
6
1
23
Periode
6
26
40
Periode
9908
6
43
57
Periode
9918
6
60
74
Periode
9928
Beskrivelse
Opsparingsår
Rest feriedage
Rest feriepenge
AM-bidrag
A-skat
Netto feriepenge
Beskatning af feriepenge
Såfremt den sidste almindelige lønkørsel er kørt på medarbejderen, foretages selve beskatningen af
feriepengene. Dette gøres under Løn/Periodisk/Lønberegning ligesom almindelige lønberegninger,
blot med den forskel, at der i Lønkørsel-feltet vælges ’Fratrædelse’ og i Lønseddel-feltet vælges
’Fratrædelse’.
Den aktuelle medarbejder vælges og lønberegningen igangsættes. Når beregningen er gennemført,
kan den specielle lønseddel, samt en bogføringsliste udskrives, hvorefter lønberegningen kan
opdateres. Der er nu foretaget en beskatning af feriepengene.
89
Fratrædelsen
Den egentlige fratrædelse foregår herefter under Løn/Kartotek/ Funktioner/Fratrædelse, ved at der
angives en fratrædelsesdato i Fratrædelse-feltet. Datoen opdateres herefter ved at aktivere
menupunktet Fratrædelse. I den forbindelse promptes for, om medarbejderen skal slettes fra
grupperne og om fratrædelsesdatoen ønskes tilføjet som Til-dato på diverse personoplysninger og
arbejdssteds registreringer i forbindelse med DA/DS statistikken.
Man bliver ligeledes promptet for hvilken løngruppe medarbejderen ønskes tilknyttet efter
fratrædelsen. Årsagen til dette er, at medarbejderen altid skal være knyttet til en gruppe, for at der
senere kan udskrives årsoplysningsinformationer, statistikker mv. for den pågældende medarbejder.
Indbetalingsoversigt eller feriekort
Efter opdatering af fratrædelsesdatoen kan der udskrives en indbetalingsoversigt til FerieKonto eller et
feriekort såfremt feriepengene forbliver i virksomheden. Dette gøres under Løn/Kartotek/
Funktioner/Fratrædelse ved enten at vælge menupunktet Indbetalingsoversigt, Feriekort
funktionærer eller XML fil til ACF.
Annullering af en fratrædelse
Skulle der fejlagtigt blive registreret fratrædelse på en forkert medarbejder, kan denne fratrædelse
ophæves ved at aktivere Annullering-knappen.
NB! Ved annullering af en fratrædelse skal til-datoen på diverse DA/DS-personoplysninger og
arbejdsstedskoder fjernes manuelt under Løn/Kartotek/Opsætning/DA/DS-statistik.
Genansættelse
I forbindelse med genansættelse af en medarbejder, gøres dette som ved første gangs ansættelse.
Menupunktet Ansæt Medarbejder aktiveres under Løn/Kartotek, og den nye ansættelsesdato
angives.
Forud for en genansættelse vil der på den pågældende medarbejder være anført en ansættelsesdato,
en evt. opsigelsesdato og en fratrædelsesdato. Efter indtastning og opdatering af den nye
ansættelsesdato overføres disse oplysninger til medarbejderens historik, og den nye ansættelsesdato
vises på skærmbilledet.
Oplysninger, om tidligere ansættelsesperioder, kan hentes frem ved at aktivere menupunktet
Ansættelser under Løn/Kartotek/Forespørgsel, der omfatter en oversigt over den pågældende
medarbejders ansættelsesperioder, samt en evt. tekst og et notat til hver af disse.
Desuden er det her muligt at ændre ansættelses- og fratrædelsesdatoerne.
90
Opgaver
Opgave 1: Fratrædelse af funktionær
Medarbejder nr. 200, Peter Petersen ønsker at fratræde pr. den 31. maj 2012, hvorfor der skal
registreres en fratrædelse af ham i lønsystemet.
Der skal dog først køres en lønberegning for medarbejderen med opgørelsesdatoen den 31. maj
2012.
De beskattede feriepenge sendes til FerieKonto. Kontrollér derfor at lønart 9004, Indbetalt til
FerieKonto er angivet som en lønlinje på en løngruppe under Løn/Tilpasning/
Opsætning/Løngrupper
Vælg Løn/Periodisk/Lønberegning og foretag en beskatning af feriepengene.
Vælg Løn/Kartotek/Funktioner/Fratrædelse og opdatér fratrædelsesdatoen på medarbejderen.
Udskriv en indberetningsoversigt til FerieKonto.
Opgave 2: Genansæt Peter Petersen
Peter Petersen fortryder imidlertid at han har sagt op, og vender derfor tilbage til vores virksomhed.
Den nye ansættelsesdato er den 1. september 2012.
Vælg Løn/Kartotek/Ansæt medarbejder
Vælg Løn/Kartotek/Forespørgsel/Ansættelser og bemærk den ændrede ansættelsesdato på
medarbejderen, og kontrollér at historikken er blevet opdateret.
91
28. Fratrædelse af timelønnede
Formål
Et kendskab til de handlinger, som skal foretages i forbindelse med fratrædelse af en timelønnet
medarbejder.
Emner
Fratrædelse og genansættelse af timelønnede
Fratrædelse af en timelønnet medarbejder
Ved fratrædelse af en timelønnet medarbejder skal der ikke beskattes feriepenge, idet disse er blevet
beskattet løbende.
På timelønnede medarbejder skal der derfor i forbindelse med fratrædelse blot opdateres en
fratrædelsesdato samt eventuelt udskrives et feriekort. Husk at ændre FH kode hvis man benytter
FH3.
Fratrædelsen
Fratrædelsesdatoen opdateres ved at vælge menupunktet Fratrædelse under Løn/Kartotek/
Funktioner, indtaste fratrædelsesdatoen i Fratrædelse-feltet og vælge menupunktet Fratrædelse.
Efter aktivering vises der en boks, hvor der kan tages stilling til om medarbejderen ønskes slettet fra
grupperne, samt om Til-datoen på personoplysninger og arbejdsstedskoder i forbindelse med DA/DS
statistikken ønskes opdateret med fratrædelsesdatoen.
NB! Der gøres her opmærksom på, at medarbejderen altid skal være knyttet til en gruppe, for at der
også senere kan udskrives årsoplysningsinformationer, statistikker mv. for den pågældende
medarbejder.
Annullering af en fratrædelse
Skulle der fejlagtigt blive registreret fratrædelse på en forkert medarbejder, kan denne fratrædelse
ophæves ved at aktivere Annullering-knappen.
NB! Ved annullering af en fratrædelse skal til-datoen på diverse DA/DS-personoplysninger og
arbejdsstedskoder fjernes manuelt under Løn/Kartotek/Opsætning/DA/DS-statistik.
Beskatning af rest S/H- fritvalgskonto
Beskatningen af f.eks. resterende S/H-penge - fritvalgskonto og manuelt inddaterede
sygeferiedagpenge sker samtidig med, at der foretages afregning for de øvrige ansatte timelønnede
medarbejdere ved årets slutning.
NB! For at der kan køres en feriepengeafregning, skal datoen i Fra Dato-feltet på medarbejderen,
ændres til sidste dag i ansættelsesperioden, da SKAT skal have oplysningerne løbende. Feltet
opdateres automatisk med fratrædelsesdatoen ved fratrædelse af en medarbejder.
Vær endvidere opmærksom på, at datoen i Fra dato-feltet udelukkende er afgørende for, om der
fortsat kan køres lønberegninger på fratrådte medarbejdere. Dette vil for eksempel være aktuelt i
tilfælde, hvor feriepengene forbliver i virksomheden og virksomheden selv forestår udbetalingen af
disse til de fratrådte medarbejdere.
92
Opgaver
Opgave 1: Timelønnet medarbejder fratræder
Der skal 0foretages en fratrædelse af en timelønnet medarbejder. Medarbejder nr. 500, Søren Vinter
har søgt nye udfordringer, hvorfor der skal registreres en fratrædelse af ham i lønsystemet.
Fratrædelsesdatoen er den 29. januar 2012.
Vælg Løn/Kartotek/Funktioner/Fratrædelse og opdatér fratrædelsesdatoen på Søren.
93
29. Medarbejderliste
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære kursisten:
Hvordan der kan udskrives lister over stamoplysninger ved hjælp af medarbejderlisten.
Emner
Oprettelse og udskrivning af medarbejderlister tilpasset virksomhedens behov.
Medarbejderliste
Under Løn/Rapporter/Stamdata/Medarbejderliste oprettes og udskrives lister over medarbejdernes
stamoplysninger.
Medarbejderlisten er opbygget efter de samme principper som lønstatistikken, og er baseret på
kartotekerne Employee (Medarbejder) og PayEmplTable (Medarbejder – Løn), hvorfor der frit kan
vælges mellem de forskellige felter i disse kartoteker. Det er med andre ord muligt at få udskrevet
f.eks. en telefonliste, en oversigt over ansættelses-/fratrædelsesdatoer, en adresseliste mv. uden at
skulle programmere sådanne lister.
Efter aktivering af menupunktet fremkommer der et skærmbillede til oprettelse, vedligeholdelse og
udskrift af medarbejderlisterne.
Opret ny medarbejderliste
For at definere en ny medarbejderliste skal denne først navngives. Dette gøres ved at vælge
menupunktet Opret.
Efterfølgende kan der angives oplysninger om papirformat, tegntæthed og linjeafstand.
Nederst defineres selve medarbejderlistens indhold. Som tidligere skrevet er medarbejderlisten
baseret på kartotekerne Employee (Medarbejder) og PayEmplTable (Medarbejder – Løn). I Tabel-feltet
kan der derfor frit vælges, om feltet skal hentes fra den ene eller den anden af disse to tabeller.
I Felt-feltet kan det aktuelle felt så vælges. Ved opdatering af linjen vil Længde-feltet automatisk blive
udfyldt med en længde svarende til feltets længde i databasen. Der kan med Alt+H dog frit foretages
en formatering af feltet – herunder ændring af kolonnens længde mv.
Gem
Efter at have oprettet en ny medarbejderliste, skal denne gemmes. Dette gøres ved at vælge
menupunktet Gem. Er der blot foretaget ændringer til en eksisterende opsætning, promptes der for,
om den oprindelige opsætning skal opdateres, eller om der er tale om en helt ny opsætning, der
ønskes gemt separat.
Udskrivning af medarbejderlister
Selve udskriften af rapporten foregår ved at vælge ét af menupunkterne Liste, Kommafil eller
Tekstfil.
94
Opgaver
Opgave 1: Telefonliste
Der er brug for en oversigt over de enkelte medarbejderes telefonnumre, både når det gælder arbejde
og privat.
Vælg Løn/Rapporter/Stamdata/Medarbejderliste og opret en telefonliste med følgende
oplysninger:
Medarbejderens nummer
Medarbejderens navn
Medarbejderens private telefonnummer
Medarbejderens lokalnummer
Udskriv telefonlisten til skærmen.
Opgave 2: Ansættelses-/fratrædelsesdatoer
For at få et overblik over den enkelte medarbejders ansættelses-/fratrædelsesdato, oprettes der en
Ansættelses-/fratrædelsesliste med følgende oplysninger:
Vælg Løn/Rapporter/Stamdata/Medarbejderliste
Medarbejderens nummer
Medarbejderens navn
Medarbejderens ansættelsesdato
Medarbejderens fratrædelsesdato
Udskriv telefonlisten til skærmen.
95
30. Egne statistikker
Formål
Et kendskab til mulighederne for oprettelse af egne statistikker, der frit kan defineres ud fra
virksomhedens behov.
Emner
Oprettelse og udskrivning af statistikker.
Opret statistik
Under Løn/Tilpasning/Statistik er det muligt at definere og redigere individuelle lønstatistikker.
For at oprette en ny statistik, skal statistikken først og fremmest navngives. Dette gøres ved at vælge
menupunktet Opret.
Efterfølgende kan der angives oplysninger om papirformat, tegntæthed og linjeafstand. Disse
oplysninger kan dog overstyres i forbindelse med udskrivning af statistikken.
Nederst defineres selve lønstatistikkens opsætning, hvor der blandt andet indtastes oplysninger som
kolonne nummer, kolonne type, nummer (feltet udfyldes udelukkende i forbindelse med kolonne
typerne, tælleværk og lønart ), samt kolonne overskrift.
Desuden skal det angives, om kolonnen skal udskrives, om det for eksempel skal være i 1.000 kroner
og hvor langt feltet skal være.
Er der tale om en beregning, skal det endvidere oplyses, hvordan og på baggrund af hvilke andre
kolonner, beregningen skal foretages.
NB! Kolonnetyperne er defineret på forhånd og der ikke kan tilføjes flere. En oversigt over
kolonnetyper kan ses ved at vælge Alt+H.
Menupunkter
Fra lønstatistikken kan menupunkterne Gem og Hent aktiveres.
Gem anvendes i forbindelse med opdatering af en ny statistik eller til opdatering af ændringer til en
eksisterende.
Hent anvendes til at hente en oversigt over statistikkerne. Oversigten viser, hvornår statistikken er
oprettet og af hvem, samt hvilket nummer og navn den pågældende statistik har. Ved ændring af en
eksisterende statistik skal menupunktet Gem efterfølgende aktiveres.
Når oversigten over statistikker vises ved at vælge knappen Hent, kan der her vælges menupunkterne
Eksport, Import og Slet.
Eksport og Import anvendes til henholdsvis at eksportere samtlige statistikker til en fil og til at
importere disse igen.
Slet anvendes i forbindelse med sletning af en statistik.
96
Udskrivning af statistikker
Under Løn/udskrifter/Statistik udskrives de definerede lønstatistikker.
Navnet på den sidst anvendte statistik vises i skærmbilledet, men ønskes en anden statistik udskrevet,
skiftes der til denne ved at vælge menupunktet Hent.
I udskrifts-skærmbilledet kan en del af opsætningen ændres. Det drejer sig fortrinsvis om felterne
med de generelle oplysninger om forside (skal der udskrives en forside med firmanavn og adresse),
skip 0 (skal medarbejdere uden saldi springes over), papirformat, tegntæthed og linjeafstand.
I Type vælger man hvilken dato type, der afgrænses på. Der kan vælges mellem Opgørelses dato,
Disponibel dato eller Bogførings dato.
Endvidere er kolonnerne U, Enhe(d) og L(ængde) åbne for redigering. Feltets længde ændres ved at
anvende Alt+H, der samtidig formaterer feltet.
Sidst men ikke mindst kan der angives en Fra og Til dato for statistikken.
Ønskes der foretaget yderligere ændringer af opsætningen kan dette kun ske under Løn/Tilpasning/
Statistik.
I forbindelse med selve udskriften har brugeren følgende muligheder:
Statistik
Kommafil
Tekstfil
Statistik-menuen omfatter udskrift til skærm, printer, m.v., hvorimod Kommafil genererer en
kommafil og Tekstfil genererer en tekstfil.
97
Opgaver
Opgave 1: Opsætning af statistik
Der skal nu oprettes en statistik indeholdende historiske oplysninger.
Vælg Løn/Tilpasning/Statistik og opret en statistik med følgende oplysninger:
Medarbejder nr.
Medarbejder navn
CPR-nummer
A-skat
AM-bidrag
ATP
Summering af de 3 tælleværker
Vælg Løn/Udskrifter/Statistik/Statistik og udskriv statistikken til skærmen for at kontrollere
indholdet.
98
31. DA/DS Statistik
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisten et indblik i:
Indtastning af personoplysninger på den enkelte medarbejder
Opsætning af statistik for både timelønnede og fastlønnede medarbejdere
Udlæsning af statistik.
Emner
DA/DS statistikker.
DA/DS statistik
DA/DS Statistik-menuen findes tre steder i lønmodulet:
Løn/Tilpasning
Løn/Kartotek/Opsætning
Løn/Periodisk
Opsætning af DA/DS statistik
Under Løn/Tilpasning/DA/DS Statistik ligger de forskellige oplysningstyper fordelt på
personoplysninger, lønoplysninger og arbejdssteder.
Person
Under Person oprettes og vedligeholdes personoplysninger, som f.eks. ansættelsesvilkår,
arbejdsfunktion, aflønningsform, aflønningsperiode, jobstatus m.v.
Med menupunktet Medarbejdere er det muligt at knytte de aktuelle medarbejdere til de forskellige
person individuelle oplysninger, således det ikke er nødvendigt at foretage vedligeholdelsen på hver
enkelt medarbejder i lønkartoteket.
Løn
Under Løn oprettelse og vedligeholdelse løn-individuelle oplysninger, såsom Ferieberettiget løn,
Særlig indkomst, Bidrag til pension og ATP, Genetillæg, Feriebetaling, mv.
Indlæsning
Menupunktet Indlæsning anvendes til opdatering af eksisterende DA/DS typer og koder.
Arbejdssteder
Menupunktet Arbejdssteder anvendes til oprettelse og vedligeholdelse af arbejdsstedskoder i
forbindelse med rapportering til Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening.
De forskellige arbejdssteder består af en kode fra DS og DA, samt arbejdsstedets adresse, der knyttes
til den enkelte medarbejder under Løn/Kartotek/Opsætning/DA/DS Statistik.
Arbejdssted skal altid oprettes, da Produktionsenhedsnummeret, på den eller de adresser
virksomheden har tilknyttet, bliver brugt på eIndkomst filen. Og derfor skal arbejdsstedet være sat på
de korrekte medarbejdere.
99
Fraværstyper
Menupunktet Fraværstyper anvendes til oprettelse og vedligeholdelse af de forskellige fraværstyper,
som anvendes i forbindelse med registrering af fravær på de forskellige medarbejdere, så der senere
kan foretages en indberetning af en fraværsstatistik.
De forskellige typer og koder til person- og lønoplysningerne er inkluderet i standard opsætningen i
lønmodulet, og disse kan selvfølgelig frit vedligeholdes. Koderne til arbejdssteder oprettes derimod
efter behov.
NB! For yderligere oplysninger, henvises der til informationsmateriale fra Dansk Arbejdsgiverforening
og Danmarks Statistik.
DA/DS statistik informationer på medarbejder
Under Løn/Kartotek/Opsætning/DA/DS statistik indtastes og vedligeholdes den enkelte
medarbejders personoplysninger og arbejdsstedskoder, der indberettes til Dansk
Arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik.
Udtræk af statistikker
Under Løn/Periodisk/DA/DS Statistik opsættes selve fraværsstatistikken og lønstatistikken, og
samtidig benyttes menupunktet til udtræk af statistikkerne til Dansk Arbejdsgiverforening og
Danmarks Statistik.
100
Opgaver
Opgave 1: Indtastning af personoplysninger
For at kunne foretage en indberetning til Dansk Arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik, skal der
indtastes nedenstående på medarbejder nr. 200, Peter Petersen.
Vælg Løn/Kartotek/ Opsætning/DA/DS Statistik og indtast følgende:
Ansættelse i virksomheden
Ikke tidsbegrænset
Ansættelsesvilkår
Funktionær
Arbejdsfunktion
Ledelse af salg i engros- og detailhandelsvirks.
Job-status
Medarbejder med særligt ansvar
Antal normaltimer pr. uge
37
Antal feriedage pr. år:
25
Særlig feriegodtgørelse (%)
1%
Aflønningsperiode
Månedsløn
Aflønningsform
Fast løn uden overtidsbetaling
Vælg Løn/Periodisk/DA/DS statistik og foretag et udtræk af statistikken.
Opgave 2: Inddatering af overtidstillæg
Medarbejder nr. 400, Solvej Sommer skal i den følgende lønperiode have sin sædvanlige timeløn for
periodens arbejdstimer, samt et overtidstillæg.
Indtast derfor følgende oplysninger på medarbejderen:
Timeløn 1: 80 timer
Overtidstillæg 1. og 2. time: 4 timer
Overtidstillæg 3. og 4. time: 2 timer
Højdetillæg: 15 timer à kr. 5,00
Højdetillæg findes ikke i standard lønopsætningen. Opret derfor lønarten.
Vælg Løn/Periodisk/Lønberegning og foretag en lønberegning og opdatér herefter denne.
Opgave 3: Tilpasning af DA/DS statistik opsætning
Eftersom lønarten omkring højdetillæg ikke indgår i standard opsætningen til DA/DS statistikken, skal
der foretages en tilpasning af statistik opsætningen til de timelønnede.
Vælg Løn/Periodisk/DA/DS statistik og foretag ændringen.
Vælg Løn/Periodisk/DA/DS statistik og dan en fil for medarbejder nr. 400, Solvej Sommer.
Kontrollér efterfølgende filens indhold.
101
32. Appendix – Genvejstaster
Formål
Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og
værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes.
Emner
I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5.
Værktøjslinjen
I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5.
Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at
benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til
hvilke genvejstaster i listen nedenfor.
Generelle genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F1
Åbn den interne hjælp
ALT+H
Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt
MELLEMRUMSTASTEN
Afmærk ja/nej felter
ALT+N
Åbn notatfelter
CTRL+ALT+F6
Redigér det aktuelle skærmbillede
CTRL+F9
Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede
SHIFT+F5
Kopier
ALT+I
Indsæt
ALT+F4
Afslut C5
ALT+W
Start Wizards
CTRL+T
Systemdato og tid
D
Indsætter dagsdato i dato-felter
ALT+C
Kopiér informationer fra feltet ovenfor – f.eks. i kassekladder
CTRL+ J
Overfør data til Excel
Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen
højre side)
i
102
Navigation i C5
Tast
Beskrivelse
Knap
CTRL+TAB
Næste faneblad (modul)
CTRL+SHIFT+TAB
Forrige faneblad (modul)
ALT+F8
Næste faneblad (kartoteker)
ALT+F7
Forrige faneblad (kartoteker)
F8
Næste post eller linje
F7
Forrige post eller linje
PgUp (page up)
Næste sides poster/linjer
PgDn (page down)
Forrige sides poster/linjer
CTRL+F8
Sidste post eller linje
CTRL+F7
Første post eller linje
SHIFT+F8
Hop til næste blok på skærmbilledet
SHIFT+F7
Hop til forrige blok på skærmbilledet
ENTER og TAB
Næste felt
SHIFT+TAB
Forrige felt
PIL venstre og højre
Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur
CTRL+ALT+F4
Hop til hovedkartotek
CTRL+F10
Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig
Vedligeholdelse af stamdata
Tast
Beskrivelse
Knap
F2
Opret ny post, linje eller afgrænsning
SHIFT+F2
Opret en ny post som kopi af den valgte
ALT+F9
Slet post, linje eller afgrænsning
F3
Godkend og luk aktuelt skærmbillede
CTRL+F2
Opdatér post eller linje
ALT+D eller DELETE
Slet indholdet i et felt
BACKSPACE
Slet tegn til venstre i et felt
ALT+U
Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold)
ALT+Q
Fortryd sidste handling og luk skærmbillede
ALT+C
Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje
Søgning og filtrering af poster
103
Tast
Beskrivelse
Knap
F4
Find post
SHIFT+F4
Filtrer poster
SHIFT+ALT+F4
Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne
ALT+F5
Fritekstsøgning i kartoteker
F2
Indsæt afgrænsningsfelt
ALT+F9
Slet afgrænsningsfelt
ALT+L
Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet
for et fra og et til afgrænsningsfelt)
Øvrige genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F5
Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster
CTRL+L
Lommeregner
CTRL+Q
Vis billede
CTRL+W
Sæt præsentationsvaluta
CTRL+U
Udskrifter - spoolfil
CTRL+N
Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor
104
NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under
Opsætning/Taster og værktøjslinje:
I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på
værktøjslinjen.
105

December 2012 - Beboerbladet NAB

Transcription

Similar documents

Systemadministrator - Microsoft Dynamics AX

Markedsvilkår skærper kravene til ERP

PDF

Hornbæk Skole Randers Kommune

Boligaftale for gilholm

M Networks A/S er i udvikling og søger derfor en

ReviSky datablad

hjemmeside larsrune - AD Lars Rune Nilsson

Erfaren bukkeoperatør til nathold søges!

Indberetningsliste: Hjemmevejledere mv