Ohjeet joukkueille kirjanpitoa varten (pdf)

Ohjeet joukkueille kirjanpitoa varten (pdf)

OHJEET JOUKKUEILLE KIRJANPITOA VARTEN
Perussääntöjä
Jokainen Hatsinan joukkue on velvollinen huolehtimaan joukkueensa taloudesta, varoista ja kirjanpidosta
lakien ja asetusten mukaan.
Joukkueen kirjanpito toimitetaan seuran toimistolle kolme kertaa vuodessa. Kirjanpitokaudet ovat: 1.6 30.9, 1.10 – 31.1 ja 1.2 - 31.5. Kirjanpito toimitetaan rei`itettynä toimistolle jaksoa seuraavan kuun
kymmenenteen päivään mennessä. Määräaikoja on noudatettava! Seura voi tarvittaessa tarkistaa joukkueen
kirjanpidon kausien aikana tai pyytää kirjanpitoa tehtäväksi lyhyemmissä jaksoissa.
Jokaisella joukkueella on pankkitili Osuuspankissa. Tiliä saa käyttää ainoastaan joukkueen rahaliikenteen
hoitoon. Tilille saa käyttöoikeuden joukkueen taloudesta vastaava henkilö ja katseluoikeuden
joukkueenjohtaja. Taloudenhoitaja saa verkkopankkitunnuksen, jolla tiliotteiden tulostaminen ja tilikäyttö
on mahdollista. Seuralla on katselu- ja käyttöoikeus joukkueiden tileille.
Kaiken rahaliikenteen on kuljettava tilien kautta. Kaikki laskut tulee maksaa suoraan tililtä.
Käteisnostot eivät ole sallittuja!
Kaikki tiliotteen tapahtumat (myös +merkkiset) numeroidaan tiliöintiluokan mukaisesti tiliotteen oikeaan
reunaan. Tapahtumia ei tarvitse kuitenkaan kirjata järjestysnumeroin.
Tositemateriaalista on löydyttävä jokaista menoa koskeva selvitys, eli kaikista menoista tulee löytyä
ostokuitti tai lasku.
Ostokuiteista on käytävä ilmi, 1) mistä ostoksesta on kyse ja 2) miten se liittyy seuran toimintaan. Isompien
ostosten osalta tulee pyytää myyjältä merkintä kuittiin, ja pienten ostojen osalta voi tehdä selvityksen oston
perusteista. Esim. Apteekin kuittiin ”EA-varusteet”.
Turnausten osallistumismaksuista, joista ei ole saatu laskua, kirjanpitoon voidaan liittää turnauskutsu. Jos
kutsua ei ole paperilla niin sitten printti sähköpostilla tulleesta kutsusta tai printti turnauksen/seuran
nettisivuilta. Kutsun voi myös pyytää järjestävältä seuralta.
Tiliotteet tulostetaan kuukausittain ja järjestetään uusin päällimmäiseksi ja tositteet laitetaan vastaavaan
aikajärjestykseen kunkin tiliotteen alle. Valmiin lomakkeen allekirjoittaa joukkueenjohtaja, joka täten vastaa
antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Tämän jälkeen lomake, tiliotteet ja tositteet toimitetaan seuran
toimistolle tai postilaatikkoon rei`itettynä.
Kilometrikorvauksia ja päivärahoja maksettaessa on aina oltava matkalasku, josta käy ilmi päivämäärä,
matkan tarkoitus, matkareitti ja kilometrimäärä sekä päivärahojen kyseessä ollessa lähtö – ja paluuaika.
Myös muita kulukorvauksia maksattaessa kirjanpitoon on liitettävä tositteet, ja selvitys miten se liittyy
joukkueen toimintaan.
Mikäli asianmukaista tositetta tai muuta selvitystä menosta (=selvittämättömät käteisnostot, tositteettomat
suoritukset, tai täysin urheilutoimintaan liittymättömät ostot joista ei ole selvitystä) ei ole, voidaan menoerä
tulkita aiheettomaksi, ja sen seurauksena noston/maksun suorittanut henkilö jää velkaa ry:lle ko.summan.
Myös verottajalla on mahdollisuus tulkita maksu saajan veronalaiseksi tuloksi.
Tiliöintiluokat
Tiliotteeseen merkitään numerolla, mihin ryhmään se on kirjanpitopohjaan kirjattu eli tiliöity! Tämä
merkintä helpottaa taloudenhoitajan ja tilitarkastajan työtä, kun he joutuvat kaikki tiliotteet tarkastamaan.
Alla olevassa listassa on jokaiselle riville kuuluvia esimerkkituloja ja – menoja. Listaa on ainakin alussa
hyvä käyttää apuna kirjaamisessa. lista ei ole kaiken kattava, joten ongelmien ilmetessä voi ottaa yhteyttä
seuran rahastonhoitajaan.
Tulot:
3000 Kausimaksutulot: Pelaajien maksamat kausimaksut joukkueelle, jotka joukkueen pelaajat tai heidän
vanhempansa ovat suorittaneet (sisältää myös asustemaksut), joilla katetaan joukkueen toiminnan kulut.
3001 Pääsylipputulot: Otteluiden pääsylippu - ja kausikorttitulot.
3005 Muut varsinaisen toiminnan tulot: Varsinaisen toiminnan tulotilille kirjataan mm. turnausmaksut,
turnauspassit ja omavastuuosuudet. Esim. harjoitusturnauksen järjestäminen, josta peritään os.maksua tai
joukkueen harjoitusturnauksen omavastuuosuus.
3500 Jäsenmaksut (vain emoseura): Pelaajien, toimihenkilöiden ja rivijäsenten maksamat jäsenmaksut
seuran päätilille, joilla katetaan emoseuran toiminnan kulut.
3501 Sponsoritulot: Kaikki joukkueen pelipaita, seinä - ja lehtimainoksien tulot.
3502 Talkootulot: Kirjatkaa tähän kaikki talkootyö ja myyntitulot, jotka joukkueenne on saanut.
3503 Fanituotteet: Seuran fanituotteiden tulot.
3505 Muut varainhankinnan tulot: Joukkueiden varainhankinnan tulot mm. kanttiinit, arvat ja muut
myyntitulot.
3308 Saadut omavastuuosuudet virkistystoiminnasta (vain emoseura): Emoseuran järjestämien
virkistystapahtumien ja retkien tulot sekä omavastuu osuudet.
4000 Korkotulot: Osuuspankin tilin korkotulot.
Menot:
3100 Palkat, palkkiot ja niiden sivukulut (vain emoseura): Seuran työntekijöiden ja valmentajien
palkkakulut ja niiden sivukulut.
3300 Matkakulut: Kaikki kuljettaja- ja matkakustannukset (Linja-auto, henkilöauto ja matkalaskut).
3301 Huoltotarvikkeet, peliasut ja muut tarvikkeet: Tähän merkitään kaikki pelipaita, varuste, ea –
ostokset ja muut joukkueen tarvikkeet.
3302 Tuomarimaksut: Kaikki SSBL:n ja muiden sarjojen, sekä turnausten ja harjoituspelien
erotuomarimaksut.
3303 Siirrot, lisenssit ja vakuutukset: Tähän kirjataan joukkueen tililtä maksetut lisenssit, pelaajasiirrot
sekä vakuutukset.
3304 Tilavuokrat: Kaikki harjoitus – ja ottelutapahtumien salivuokrat.
3305 Valmennuskulut (vain edustusjoukkueet): Valmentajien sopimuksessa mainitut kulukorvaukset,
päivärahat ja puhelinkustannukset. Korvauksia maksettaessa tositteesta selvittävä päivämäärä, matkan
tarkoitus ja miten se liittyy valmennustoimintaan, matkareitti ja kilometrimäärä sekä päivärahojen kyseessä
ollessa lähtö- ja paluupaikka.
3306 Osallistumis- ja sarjamaksut: Kaikki SSBL:n ja muiden sarjojen, sekä turnausten
osallistumismaksut.
3307 Jäsenten virkistystoiminta (vain emoseura): Emoseuran järjestämien virkistystapahtumien ja retkien
menot (mm. kauden päättäjäiset).
3605 Muut varainhankinnan kulut: Varainhankinnan kulutilille kirjataan mm. myyntituotteiden kulut
(kanttiinit, arvat ja seuran kausijulkaisut)
3600 Maksetut jäsenmaksut (vain emoseura): Koskee vain päätililtä maksettavia SSBL ja Eslin maksuja.
(HUOM! ei koske päätilille maksettuja jäsenmaksuja)
3310 Muut varsinaisen toiminnan kulut: Kulut, joita ei voi ryhmitellä yllä oleviin ryhmiin mm.
painokulut, otteluruokailut, joukkueen virkistystapahtumat ja pankkipalvelut.
4100 Korkokulut: Osuuspankki tilin korkokulut.
Budjettipohjan täyttäminen (Excel-taulukko)
Budjettipohja on joukkueen ja seuran omaan käyttöön olevan talousarvion seurantalomake. Budjettipohjaan
merkitään ylös joukkueen nimi ja ajanjakso, joilta tilitys toimitetaan. Lisäksi merkitään joukkueen
tilinumero. Lomakkeeseen kysytään tilin alkusaldoa ko. tilijakson alussa ja loppusaldoa tilijakson lopussa.
Saldot helpottavat tietojen tarkistamista! Eli jakson lopussa aina tarkistetaan että alkusaldo + tulos =
loppusaldo!
Kysy taloudenhoitajalta jos on epäselvää – ÄLÄ ARVAA!