docPaperista bittiin – kokemuksia uuden
download 
Report Transcription
Paperista bittiin – kokemuksia uuden
Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Esipuhe Hanna Willner...................................................................................................4 Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner...................................................................................................7 Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner..................................................17 Digital Campus – oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa Anu Sipilä ja Kitte Marttinen..........................................................................39 Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen...........................................................59 Innopark Programmes Oy, Visamäentie 33, 13100 Hämeenlinna, [email protected] Taitto: Mainostoimisto Precis Oy Paino: Kopijyvä Oy ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF) Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 4 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Siren Arkkitehdit Oy ESIPUHE Aika VIDICO-hankkeen parissa on vierähtänyt kuin siivillä. Loppusyksystä 2009 pidetyn yhteisen aloitustilaisuuden jälkeen on tapahtunut todella paljon. Paljon on mahtunut erilaisia ihmisiä ja asioita VIDICO-hankkeessa matkan varrelle. Aikaa on käytetty jonkin verran hankebyrokratiaan: siihen, että on kilpailutettu, raportoitu ja täytelty erilaisia pakollisia, mutta merkityksettömiltä tuntuvia lippulappuja. Eniten aikaa on käytetty onneksi juuri siihen mihin pitikin: osaamisen näkyväksi tekemiseen, digitalisoimiseen ja jakamiseen sekä ennen kaikkea toimintakulttuurin muutoksen käynnistämiseen niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla. Hankkeessa on saatu aikaan aidosti hyviä tuloksia. Pääosin asiat VIDICO-hankkeessa ovat sujuneet mallikelpoisesti. Mutta myönnetään, että aina kaikki ei ole mennyt ”ihan niin kuin Strömsöössä”.Tehdyt suunnitelmat ovat menneet välillä uusiksi, kun pilottiprojekteissa on todettu, että tehdyt kokeilut eivät ole syystä tai toisesta toimineet. Järjestelmien kehittämisen kanssa on tullut aikatauluongelmia ja tietotekniikan kanssa kun pelataan, niin ainahan laitteet eivät toimi niin kuin pitäisi ja silloin kuin pitäisi. Ja kilpailuttaminenkin on aiheuttanut välillä harmaita hiuksia. Mutta kaikesta on selvitty, mokista ja ongelmista on otettu opiksi. Välillä on vuodatettu verta, hikeä ja kyyneleitä maksatushakemuspapereihin, ihan kirjaimellisestikin. Mutta myös naurua on matkan varrella riittänyt. Projektikoordinaattorina olen oppinut, että työnkuvaani kuuluu ihan kaikki, mitä kukaan muu hankkeessa ei tee – kolmemetrisen pehmolohikäärmeen kantamisesta sovittelijan roolin kautta aina kahden järjestelmän arkkitehtuurin yhteensovittamisen aprikointiin. Kahta samanlaista päivää ei ole ollut, ja hyvä niin.Tämä on ollut opettavainen matka niin minulle kuin varmasti myös kaikille muille VIDICOlaisille. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Me VIDICOlaiset emme ole ainoa taho aikaan saatujen tulosten takana. VIDICO-hanke on saanut eri tahoilta paljon tukea työssään tehdä osaamista näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICOhankkeen toimijat haluavat ensinnäkin kiittää rahoittajia; EAKR- ja valtion rahoitusta hankkeelle myöntänyttä Päijät-Hämeen liittoa tuesta ja hyvästä yhteistyöstä hankkeen aikana. Kiitämme myös kuntarahoitusta hankkeelle myöntäneitä tahoja Hämeenlinnan kaupunkia, Kehittämiskeskus Oy Hämettä, Porvoon kaupunkia ja Helsingin kaupunkia saamastamme tuesta hankkeen toteuttamiselle. Olemme kiitollisia hankkeen ohjausryhmälle saamistamme kannustavista sanoista ja vinkeistä. Haluamme kiittää kaikkia yhteistyökumppaneitamme hyvästä yhteistyöstä sekä yhteisen vision jakamisesta. VIDICO-hanketta alusta asti luotsanneena projektikoordinaattorina haluan erityisen lämpimästi kiittää yhteisen matkan kulkemisesta teitä kaikki VIDICOlaisia, joiden kanssa minulla on ollut ilo ja kunnia työskennellä tämän hankkeen aikana. Haluan osoittaa kiitokseni avusta ja tuesta myös Päijät-Hämeen liittoon Petri Veijalaiselle ja Eila Ilkolle, joiden ohjauksessa VIDICO-hanketta on viety eteenpäin. Haluan lopuksi vielä kiittää kaikkia hankkeen kohderyhmään kuuluvia toimijoita, jotka ovat lähteneet ennakkoluulottomasti viemään osaamista paperista bittiin kanssamme. Hämeenlinnassa 27.2.2013 Hanna Willner, projektikoordinaattori VIDICO-hanke, Innopark Programmes Oy 5 Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner Innopark Programmes Oy 8 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo VIDICO-hanke lyhyesti............................................................................................................................... 9 Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan...................................................................................................... 10 Hämeenlinnan kaupungille uusia sähköisiä palveluita............................................................................. 10 HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen...................................................................................................... 11 Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi Luovaa Tulevaisuustila –konseptia............................................... 11 Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön...................................................................................... 12 Mikä on innovaatioareena?.................................................................................................................. 12 Hiljaisen tiedon innovaatioareena Verkatehtaalla 12.11.2010............................................................. 12 Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä 13.5.2011 Porvoon Campuksella................................ 12 Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena Hämeenlinnan raatihuoneella 23.5.2011.......................... 13 Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena Postimuseossa 13.12.2011......................................... 13 Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista.............................................................................. 14 VIDICO muutosagenttina......................................................................................................................... 15 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta VIDICO-hanke lyhyesti VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke(TL5), jonka yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Hankkeen hallinnoija on Innopark Programmes Oy. VIDICO-hanketta toteutettiin Etelä Suomen EAKR-alueella vuosina 2009–2013. Tavoitteena VIDICO-hankkeessa oli tehostaa toimintoja tekemällä osaamista näkyväksi digitaa- lisilla sisällöillä. VIDICO-osahankkeissa luodaan konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön eri alueilla. Projektin vaikutusten toivotaan pitkällä tähtäimellä näkyvän toimintojen merkittävänä tehostumisena ja digitalisoinnin tuomien kustannussäästöjen kautta. VIDICOn avulla on Innoparkissa tarjottu pk-yrityksille uusia eväitä toimintojen kehittämiseen ja liiketoiminnan kasvuun sekä ratkottu Hämeenlinnan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita. Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksikön käyttöön on kehitetty sähköinen palvelualus- 9 10 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ta tehostamaan projektimuotoista opiskelua ja Tulevaisuuden tutkimuskeskus on testannut fyysiseen tilaan liitettyjen digitaalisten elementtien hyödyntämistä tulevaisuuden tutkimuksessa sekä tehnyt työelämän osaamistarpeiden ennakointia. Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan Innopark on kehittänyt VIDICO-hankkeen kautta hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämistä 15:ssa eteläsuomalaisessa pk-yrityksessä, joissa on pilotoitu yrityslähtöisten tarpeiden mukaan niin yhteisöllisen osaamisen kerryttämistä, wikien käyttöönottoa, videoperehdytysjärjestelmää kuin osaamisen siirtämistä mobiililaitteiden avullakin. VIDICO-pilottien ja osaamisen näkyväksi tekemisen avulla on yrityksissä saatu aikaan mm. toimintojen tehostumista, laadun paranemista, parempaa tiedonkulkua, selkeämpiä prosesseja, työvoiman tehokkaampaa hyödyntämistä sekä ajokilometrien vähenemistä. Pk-yrityksiltä saadun palautteen perusteella he ovat hyötyneet piloteista usein jopa ennakoitua enemmän. Monesti osaamisen digitalisointipilotin kautta yritys on lähtenyt uudelleen arvioimaan muitakin prosessejaan ja tehostamaan toimintaansa laajemminkin. Pk-yrityksissä toteutetut pilottiratkaisut eivät ole vaatineet kalliita investointeja, vaan lähinnä kyse on ollut uusien toimintatapojen käyttöönotosta, edullisten sovellusten yhteensovittamisesta sekä tiedonkulun optimoinnista yrityksessä. TL Sippolan Trendikodin työmaapalaverissa Obaid Ahmadyar (vas.), työmaamestari Pekka Linnanmäki ja Juho Kokkoniemi (oik.) (Kuva TL Sippola) Hämeenlinnan kaupungille uusia sähköisiä palveluita Innopark on pilotoinut Hämeenlinnan kaupungille uutta kuntalaisvaikuttamisen kanavaa, joka mahdollistaa avoimemman vuorovaikutuksen kaupungin Copyright: Hämeenlinnan kaupunki VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Opettaja Josi Sierra Espanjasta ja professori Kirsti Lonka Helsingin työn touhussa käytössä Porvoo Campuksella (Kuva: Kitte Marttinen) ja kuntalaisen välillä. Sähköisen palautekanavan kautta kuntalaisella on mahdollisuus antaa palautetta sekä myös seurata palautteensa käsittelyn etenemistä. Palautetta käytetään hyväksi Hämeenlinnan kaupungin asiakaslähtöisyyden kehittämisessä ja tulevien palveluiden suunnittelussa. Lisäksi VIDICOssa on ratkottu Hämeenlinnan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita esiselvitysten kautta ja pilotoimalla rakennusvalvonnan prosessien uudistamista sähköisen käyttöarkiston ja prosessimallinnusten avulla. Sähköisten palvelujen kehitystyö jatkuu hankkeen päättymisen jälkeenkin ja kehitystyön tueksi on luotu Sähköisten palvelujen kehittämisen käsikirja. opetusta tiivistäen yritysten ja opiskelijoiden yhteistyötä sekä parantaen toimijoiden välistä kommunikaatiota. Kehitettävän LeaP (Learning and Projects) - järjestelmän käyttöönotto Porvoossa on alkanut. LeaP-alusta mahdollistaa entistä tiiviimmän yhteistyön yritysten kanssa. Lisäksi projektimuotoinen oppiminen antaa opiskelijoille kosketuksen yritysmaailman oikeisiin ongelmanratkaisutilanteisiin jo opiskeluaikana. LeaPin avulla opiskelijoiden osaaminen on digitaalisten sisältöjen avulla saatu monipuolisemmin esille. HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen Tulevaisuuden tutkimuskeskuksessa on toteutettu osana VIDICO-hanketta Luova TulevaisuusTila -osahanke professori Sirkka Heinosen johdolla. Luova tulevaisuustila –konseptin ideana on luoda fyysinen tila, joka tukee käyttäjien luovuusajattelua ja toisaalta samanaikaisesti myös tulevaisuusajattelua. Luova Tulevaisuustila -pilotteja on toteutettu Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen toimesta HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikössä toteutetaan VIDICO-hankkeen Digital Campus –osaprojektia. Hankkeen aikana valmistuneen uuden Porvoo Campuksen käyttöön on luotu HAAGA-HELIAssa sähköistä palvelualustaa, jonka tavoitteena on tukea projektimuotoista Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi Luovaa Tulevaisuustila –konseptia 11 12 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Helsingin kaupungin Lasipalatsin kirjastossa syksyllä 2009 sekä Hämeenlinnassa Teknologiakeskus Innoparkin ja Hämeen ammattikorkeakoulun tiloissa keväällä 2011. Rakennetuissa pilottitiloissa on järjestetty erityisiä tulevaisuusklinikka-sessioita, joiden avulla on pyritty analysoimaan ja kehittämään testattavaa konseptia. Osahankkeessa ennakoitiin myös tulevaisuuden osaamistarpeita. Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön Mikä on innovaatioareena? Innovaatioareena on yksi tapa saattaa eri alojen toimijoita yhteiseen tilaisuuteen miettimään ja kehittämään jotakin ennalta sovittua tuotetta, toimintamallia tai palvelua. Innovaatiotilaisuuden järjestäminen edellyttää osallistujien viemistä pois omista arkiympäristöistään, ajattelun ja ideoiden herättelyä sekä erilaisten kohderyhmien yhteen saattamista. Innovaatioareenassa on yksinkertaisimmillaan kyse juuri tästä. Luodaan puitteet, joissa eri tahot voivat yhdessä pohtia ja kehittää heille tärkeitä asioita, luoda uudenlaisia palvelukonsepteja tai edistää uusien tuotteiden ja asiakaskuntien kohtaamista. VIDICO-hankkeessa järjestettiin yhteensä 4 innovaatioareenatapahtumaa, joiden avulla on tuotettu lisäarvoa osallistujille ja kerätty arvokasta aineistoa hankkeen puitteissa tehtävää kehittämistyötä varten. Hiljaisen tiedon innovaatioareena Verkatehtaalla VIDICO-hankkeen ensimmäisen innovaatioareenan teemana oli hiljainen tieto. Hiljaisen tiedon innovaatioareena järjestettiin Hämeenlinnassa Verkatehtaalla 12.11.2010 klo 12.00-16.00. VIDICO-hankkeen hiljainen tieto yrityksissä -osaprojektin järjestämä tilaisuus oli kohdistettu erityisesti pk-yrityksille ja alueen muille toimijoille. Päivän teemoina olivat mm. hiljainen tieto, mentorointi, sosiaalinen media sekä pk-yritysten edulliset digisivellukset. Iltapäivän aikana kuultiin asiantuntijapuheenvuoroja, verkostoiduttiin sekä käytiin ryhmissä keskusteluja päivän teemoista. Tapahtumassa järjestettiin työpajat neljästä eri aiheesta ja niistä jokainen mukaan tuleva saattoi valita itseään kaksi eniten kiinnostavaa aihetta. Aiheina työpajoissa olivat hiljainen tieto, verkkoviestintä, digityökalut ja mentorointi. Päivän lopuksi vedettiin yhteen työpajojen tulokset sekä mietittiin jatkotoimenpiteitä. Hiljaisen tiedon innovaatioareenan avulla onnistuttiin lisäämään osallistujien ymmärrystä hiljaisesta tiedosta, sen mallintamisesta sekä erilaisista käytössä olevista sähköisistä työkaluista, joilla osaaminen voidaan tehdä näkyväksi digitaalisia sisältöjä hyödyntäen. Lisäksi innovaatioareenan kautta hanketoimijat saivat kehittämistyössä tarvittavaa tietoa pk-yritysten hiljaiseen tietoon liittyvistä haasteista. Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä Porvoon Campuksella VIDICO-hankkeen toinen innovaatioareena järjestettiin uudella Porvoon Campuksella perjantaina VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareenatapahtumassa Hämeenlinnan Raatihuoneella työstettiin hämeenlinnalaista vaikuttamisen mallia nyt ja tulevaisuudessa.(kuva:VIDICO-hanke) 13.5.2011.Tilaisuuteen oli kokoontunut joukko alueen keskeisiä yhteistyötahoja pohtimaan Länsirannan toimijoiden keskinäisiä viestintätarpeita sekä kuluttajaviestintää (digital street visibility). Tilaisuudessa työstettiin kahdessa eri ryhmässä omista teemoista mindmeisterin avulla ajatuksia ja ideoita eteenpäin työstettäviksi.Aktiivista osallistumista ja iloista puheensorinaa täynnä ollut tilaisuus sai hyvää palautetta sekä loi verkostoja ja synnytti uusia ideoita, joiden pohjalta Luovan Länsirannan viestintää oli hyvä lähteä viemään yhdessä eteenpäin. Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena Hämeenlinnan raatihuoneella VIDICOn kolmas innovaatioareena järjestettiin Hämeenlinnan Raatihuoneella maanantaina 23.5.2011 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämistä toteuttavan osahankkeen teemoilla. Hämeenlinnan raatihuoneella pohdittiin hämeenlinnalaisten omaa mallia vaikuttamiseen VIDICO-hankkeen organisoimassa Innovaa- tioareenassa. Miten ihmiset haluavat vaikuttaa ja osallistua? Mitä kanavia halutaan käyttää vaikuttamiseen? Miten kuntalaisten ääni kuuluu myös poliittisessa vaikuttamisessa? Miten kuntalaisten ääni saadaan kuulumaan jo asioiden valmisteluvaiheessa päätösten kommentoinnin sijaan? Tapahtumassa nähtiin aktiivista osallistumista, rohkeaa mielipiteiden esittämistä, positiivista henkeä ja valmiutta kyseenalaistaa rutinoituneita ajatus- ja toimintamalleja. Innovaatioareenasta kerättyä aineistoa hyödynnettiin hankkeessa kehiteltäessä Hämeenlinnan kaupungin asukaspalautejärjestelmää sekä strategista asukaskyselyä. Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena Postimuseossa VIDICOn neljäs innovaatioareena järjestettiin tiistaina 13.12.2011 Postimuseossa, Helsingin pääpostin tiloissa. Luova Tulevaisuustila -osahankkeen innovaatioareenan teemana oli ”Co-creative and Innovative Futures Design – How to do it?”. 13 14 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Postimuseon neuvottelutilassa järjestetyssä tilaisuudessa kuultiin ensin professori Sirkka Heinosen ja projektitutkija Juho Ruotsalaisen puheenvuoro ja katseltiin Työn ja vertaistuotannon tulevaisuusikkuna.Tämän jälkeen kuultiin Finpron Elina Hiltusen ja VATTin Osmo Kuusen kommenttipuheenvuorot tulevaisuuden innovaatioiden löytämisestä sekä niiden vaikutuksesta toimintatapojen muuttumiseen. Tapahtumassa pohdittiin myös sitä, mitä on hyvä digikulttuuuri ja miten digitaalisten keinojen ja sosiaalisen median avulla voidaan edistää yhteisluovaa tulevaisuuksien innovointia.Tulevaisuusvisailussa hyvin pärjänneet saivat kotiin viemisiksi mukaansa Tulevaisuusluotsin diplomin. Tapahtumassa kerättyä aineistoa hyödynnettiin osana muita lähdeaineistoja.Tilaisuudessa käyneille jäi käteen saadun diplomin ohella uusia ajatuksia toimintakulttuurin muutoksesta sekä yhteisöllisyydestä. Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista VIDICO-hankkeessa Innopark Programmes Oy Hämeenlinnasta, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö ja Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus yhdistivät voimansa ja pureutuivat osaamisen näkyväksi tekemiseen ja tietämyksen digitalisointiin EAKR-rahoituksen tuella. Ylimaakunnallista yhteistyötä hankkeessa on tehty mm. innovaatioareena-tapahtumien kautta, joissa yhteisen asian ääreen kokoontuivat kohderyhmien edustajat, yhteistyökumppanit sekä tietysti VIDICO-hankkeen toimijat. Innovaatioareenoissa työstettiin Hiljaisen tiedon teemaa Hämeenlinnassa syksyllä 2010, Luovan länsirannan digitaalista lähiviestintää Porvoossa ja kuntalaisvaikuttamista Hämeenlinnassa keväällä 2011 sekä yhdessä luotavaa tulevaisuutta Helsingissä joulukuussa 2011. Hankkeen loppuseminaari järjestettiin Helsingin Finlandia-talolla 10.4.2013. VIDICO-hankkeen eri toimijoilla ja osahankkeilla on ollut hyvin erilainen tulokulma yhteiseen teemaamme – osaamisen näkyväksi tekemiseen, mikä on rikastuttanut toimintaa. Osahankkeissa on hyödynnetty osatoteuttajalta toiselle siirrettyä osaamista esimerkiksi käyttämällä Innoparkin pk-yrityspiloteissa opittuja tulevaisuuden tutkimuksen metodeja. Toisena esimerkkinä ylimaakunnallisesta yhteistyöstä ja osaamisen VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta siirtämisestä toimijalta toiselle on Luova Tulevaisuustila –osahankkeen Hämeenlinnassa Teknologiakeskus Innoparkin tiloissa järjestetty pilotti talvella 2011. VIDICO muutosagenttina Hankkeen aikana on tapahtunut selvää yleistä toimintakulttuurin muutosta, osaamista siirretään yhä enemmän paperista bittiin. Nyt hankkeen päättyessä, kun ajattelee aikaa taaksepäin hankkeen alkuun, on vaikea uskoa sitä, kuinka paljon muutosta on tapahtunut vain muutaman vuoden aikana. VIDICO on ollut muutosagenttina mukana toteuttamassa toimintakulttuurin muutosta ja osaamisen näkyväksi tekemistä eri tyyppisissä organisaatioissa; kuntaorganisaatiossa, oppilaitoksessa ja pk-yrityksissä. VIDICOhanke on ollut mukana käynnistämässä monia osaamisen näkyväksi tekemiseen, jakamiseen ja kartuttamiseen tähtääviä kehitysprosesseja. Organisaatiosta riippumatta on ollut havaittavissa, että tiedon jakamisen ja jalostumisen merkitys ja mahdollisuudet on niissä ymmärretty. Aika aloittaa toimintatapojen muutos, tiedon siirtäminen paperilta bittiin, muissakin organisaatioissa olisi viimeistään nyt. Osaamisen siirtäminen paperista bittiin mahdollistaa tiedon aiempaa nopeamman ja helpomman jakamisen.Toimintakulttuurin muutos vaikuttaa myös toimintaprosesseihin. Uusien toimintatapojen käyttöönotto vaatii vanhojen toimintamallien kyseenalaistamista sekä uudelleen arvioimista, jotta muutos aidosti kehittää ja tehostaa organisaation toimintaa. VIDICO-hanke on pystynyt auttamaan toimintakulttuurien muutoksessa ja on aikaansaatu konkreettisia tuloksia uusien toimintatapojen vaikutuksesta. Ja kun osaamisen näkyväksi tekemisen ja digitalisoinnin merkitys korostunee entisestään tulevaisuudessa, niin hankkeen tuloksille on jatkossakin varmasti kysyntää. Kaikki VIDICO-hankkeen tuloksena syntyneet aineistot sekä julkaisut löytyvät hankkeen nettisivuilta osoitteesta www.vidico.fi. 15 Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien kehittämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner Innopark Programmes Oy 18 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan...................................19 1 VIDICO-hanke kehittämistyön mahdollistajana....................................................................................19 2 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit...................................................19 2.1 Tavoitteena paremmat palvelut hämeenlinnalaisille..................................................................19 2.2 Osallistava kuntalaisuus – asukaspalautejärjestelmä...................................................................20 2.3 Suun terveydenhuollon ajanvarausjärjestelmän uudistus...........................................................20 2.4 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen.........................................21 2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli...................................................................22 3 Hiljainen tieto pk-yrityksissä................................................................................................................23 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon.........................................................................................................23 3.2 HIljaisen tiedon tallennus...........................................................................................................24 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus.........................................................................................................25 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit..................................................................................................26 Wiki osaamisen hallinnan apuna: Case Opiferum......................................................................26 Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi: Case Mansikkapuisto................................27 Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy................................................27 Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: Case Elekno............................................................27 Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu................................................28 WIKI-oppimisalustana: Haabio Oy..............................................................................................28 Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan pyöräverstas.......................................28 Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon välineenä: Case Peltosirkun tila............................29 Osaamisen ja prosessien mallintaminen: Case Skapat................................................................29 Videot perehdytyksessä: Case Kamux........................................................................................30 Sosiaalinen media toiminnan tukena: Case Kaipaus...................................................................30 Toimintaympäristön dokumentointi: Case Ellibs........................................................................30 Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: Case TL Sippola.........................................................31 Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan syvyyttä: Case Codelma.........................................32 Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat....................................................................................32 3.5Valmennusohjelma.....................................................................................................................32 4. Oivalluksia matkan varrelta..................................................................................................................33 4.1 Kokemuksia ja havaintoja Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisessä.......33 Osallistava asukaspalautejärjestelmä..........................................................................................33 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen...........................................33 4.2 Kokemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon yrityspiloteista.........................................................34 Multimedian keinoin tehokkaampaan perehdytykseen.............................................................34 Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä..............................................................................34 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Copyright: Hämeenlinnan kaupunki Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan 1. V idico-hanke kehittämistyön mahdollistajana Innoparkissa vastattiin VIDICO-hankkeen koordinoinnista koko hankkeen ajan vuosina 2009–2013 sekä toteutettiin VIDICO-hanketta kahden osakokonaisuuden voimin. Ensimmäinen osakokonaisuus perehtyi Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämiseen ja toinen hiljaiseen tietoon yrityksissä. Seuraavaksi esitellään hankkeessa tehdyt toimenpiteet sekä kerrotaan tuloksista. 2. H ämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit 2.1 T avoitteena paremmat palvelut hämeenlinnalaisille Innopark Programmes Oy toimi Hämeenlinnan kaupungin kumppanina palveluprosessien sähköistämisprojektissa. Osakokonaisuuden tavoitteiden taustalla oli vuonna 2009 toteutettu kuntaliitos, jossa Hämeenlinnan kaupunkiin liitettiin Hauho, Kalvola, Lammi, Renko ja Tuulos. Kuntauudistuksen myötä tuli voimakas tarve kehittää ja tehostaa palveluprosesseja. Julkisten palveluiden sähköistämisen kautta pyrittiin vastaamaan tavoitteeseen tuottaa palvelut uudistuneessa kunnassa entistä innovatiivisemmin, asiakaslähtöisemmin ja tehokkaammin. Erilaiset rakennemuutokset luovat tilanteita, joissa organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintatapoja. Uusien digitaalisten menetelmien ja työkalujen avulla voidaan saavuttaa merkittävää hyötyä ja tehostumista organisaatioiden toimintatavoissa ja prosesseista sekä tuoda ratkaisuja ongelmiin. VIDICO -hankkeen aluksi toteutettiin nykytilaanalyysi, jonka avulla pyrittiin tunnistamaan ominaisuuksiltaan, kyvykkyydeltään ja halukkuudeltaan sopivimmat kaupunginorganisaatiot palveluprosessien sähköistämisen kohteeksi. Analyysin perusteella valittiin kolme hankkeessa toteutettavaa pilottikohdetta. 19 20 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Seuraavissa kappaleissa on kerrottu tarkemmin ensimmäisen kokonaisuuden toimenpiteistä pilottikohteissa. Pilotteina toteutettiin osallistavaa kuntalaisuutta edistävä asukaspalautejärjestelmä, hammashoidon ajanvarausjärjestelmän tehostaminen sekä Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen.Toteutettujen pilottien pohjalta luotiin myös sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli ja käsikirja. 2.2 O sallistava kuntalaisuus – asukaspalautejärjestelmä Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen ovat olennainen osa kaupunkien toimintaa. Selkeiden vaikuttamiskanavien puuttuminen vaikeuttaa kunnallisen demokratian toteutumista ja demokratia jää osittain toteutumatta. VIDICO -hankkeen alkuvaiheessa todettiin, että Hämeenlinnan kaupungilla ei ollut asukkaille selkeää sähköistä vaikuttamiskanavaa. Kuntalaisvaikuttamisen kanavat nousivat kehittämisalueeksi kaikilla kaupungin toimialoilla. VIDICO -hankkeeseen otettiin siis mukaan pilotti, jonka tarkoituksena oli saada eri toimialueisiin kohdistuva asiakaspalaute dokumentoitua ja seurattua palautteen antamista aina palautteen aiheuttamien toimenpiteiden toteuttamiseen saakka. Pilotin tarkoituksena oli testata asiakaspalauteprosessin sähköistämistä ja siihen liittyvää järjestelmää strategisella asukaskyselyllä ja avoimella asukaspalautejärjestelmällä. Pilotin aluksi hankkeessa toteutettiin määrittely siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmältä toivotaan. Järjestelmälle asetettiin reunaehtoja joita palveluntarjoajan tulisi pystyä tarjoamaan. Reunaehdot jaoteltiin toiminnallisiin vaatimuksiin ja teknisiin vaatimuksiin. Strategisen asukaskyselyjärjestelmän toteutus saatiin valmiiksi pilottivaiheeseen elokuussa 2011. Asukaspalautejärjestelmä oli avoimena koko syksyn 2011 ajan, ja ensimmäinen asukaspalautekierros johon kutsuttiin osallistujia, järjestettiin vuoden 2011 loppupuolella. Kierrosta varten lähetettiin kutsu 9000 satunnaisesti valitulle kaupunkilaiselle. Asukaspalautejärjestelmä toteutettiin linkitettynä paikkatietojärjestelmään, joka jo valmiiksi oli käytössä Hämeenlinnan kaupungilla. Järjestelmän kautta asukas voi antaa palautetta kaupungin palveluista, toiminnasta ja päätöksenteosta tai esittää kehittämisideoita. Palautteen voi myös sijoittaa suoraan kaupungin kartalle koskemaan tiettyä aluetta. Asukaspalautejärjestelmä mahdollistaa sen, että palaute kulkee yhtä nopeasti etäisyydestä riippumatta aina Hämeenlinnan reuna-alueilta, esim. Lammilta, keskustaan kuin keskustassa talosta toiseen. Käytännössä järjestelmään pääsee Hämeenlinnan kaupungin sivuilla olevan linkin kautta (http:// kartta.hameenlinna.fi/eFeedback). Jätetty palaute ohjataan asiasta vastuussa olevalle henkilölle ja palautteen antaja voi halutessaan seurata palautteen etenemistä. Lisäksi palautteen antaja voi valita haluaako, että häneen ollaan yhteydessä palautteeseen liittyen, ja miten häneen ollaan yhteydessä. Syksyn aikana saadut kokemukset palautejärjestelmästä olivat hyviä. Palautteen määrä oli lisääntynyt aikaisempiin vuosiin verrattuna ja palautteen käsittely oli parantunut selkeästi. Kuntalaisen kannalta katsottuna järjestelmä tarjoaa ajasta ja paikasta riippumattoman palautteenantomahdollisuuden. Järjestelmä luo edellytykset tasavertaiselle kuntademokratialle: kuntakeskuksessa ja haja-asutusalueella olevien kuntalaisten mahdollisuus palautteen antamiselle helpottuu. Palautteen seurattavuus paranee sekä kuntalaiselle että kaupungin henkilökunnalle ja se lisää mahdollisuuksia suoralle vuorovaikutukselle kuntalaisen ja kaupungin virkamiesten sekä työntekijöiden välillä. 2.3 Suun terveydenhuollon ajanvarausjärjestelmän uudistus Hämeenlinnan suun terveydenhuollon pilotissa tavoitteeksi nousi toimialan saamien puhelinkontaktien määrän vähentäminen jonkin sähköisen ajanvarausjärjestelmän avulla. Ajanvaraustoimisto oli ylityöllistetty ja puheluiden määrä ylitti selkeästi vastaamiskapasiteetin. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Suunterveydenhuollon organisaation toiveena oli hallita ajanvarausprosessia muuten kuin puheluin. Tähän tarpeeseen tutkittiin mahdollisuutta hoitaa ajanvarauksia ja varattujen aikojen peruutuksia tekstiviestien kautta. Mahdollisen yhteistyökumppanin selvittelyissä tuli vastaan yritys, jonka massatekstiviestiratkaisu olisi vastannut Hämeenlinnan kaupungin tarpeita. Projektin aikana kävi kuitenkin ilmeiseksi että mahdollisen yhteistyökumppanin tarjoama ratkaisu ja Hämeenlinnan kaupungin käyttämä potilastietojärjestelmä eivät olleet integroitavissa keskenään mm. potilastietojen käsittelyn vuoksi. Projektin fokusta päädyttiin muuttamaan niin, että tutkittiin yhden ratkaisun sijaan toimijoiden kenttä ja muut tarpeeseen vastaavat ratkaisut. Sähköisen ajanvaraustoimiston tarpeet määriteltiin yhdessä asiakasorganisaation kanssa esiselvitystä varten. Esiselvityksenä toteutettiin laajempi benchmarking -tutkimus, jonka avulla selvitettiin millaisia ratkaisuja on tarjolla sähköiseen ajanvaraustoimistoon ja vertailtiin millaisia kokemuksia on todettu muissa kunnissa, joissa sähköinen järjestelmä on jo käytössä. Vertailukunniksi valittiin Tampere, Helsinki, Oulu ja Espoo. Sähköisen ajanvarauksen esiselvitystyö valmistui huhtikuussa 2011. Selvityksen tuloksena todettiin, että sähköisen ajanvarausjärjestelmän toteuttaminen pelkästään suunterveydenhuollon alalle voi olla liian kannattamatonta. Lisäksi sähköisen ajanvarauksen todettiin olevan huomattavan sidoksissa potilastietojärjestelmään ja sen toteutuksen liittyvän myös laskutukseen. Näin ollen järjestelmää tulisi lähteä kehittämään yhteistyössä Hämeenlinnan terveyskeskuksen sekä potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa. Sähköisen ajanvarauksen uudistusta päätettiin lähteä toteuttamaan koko terveydenhuollon yhteisenä ja tämä kehitysprojekti rajattiin VIDICO -hankkeen ulkopuolelle. 2.4 H ämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen Rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistämisprosessi aloitettiin esiselvitystyöllä, jonka Copyright Hämeenlinnan kaupunki tavoitteena oli selvittää miten rakennusvalvonta voitaisiin hoitaa sähköisesti ja minkälaisia ratkaisuja muissa kunnissa ja kaupungeissa on jo toteutettu. Vertailututkimus ymmärryksen lisäämiseksi ja parhaiden käytäntöjen löytämiseksi rakennusluvanhakuprosesseista tehtiin Espoon, Jyväskylän, Lahden,Turun, Oulun ja Hämeenlinnan välillä. Selvityksen avulla pystyttiin kartoittamaan, missä kaupungeissa on tehty Hämeenlinnan rakennusvalvonnan sähköistämisen kanssa samantyyppisiä projekteja, joiden pohjalta hanketta voitaisiin lähteä toteuttamaan. Selvityksen myötä todettiin, että kolmessa kaupungissa on toteutettu järjestelmän sähköistämisiä, joista voidaan ottaa mallia: Espoo, Lahti ja Jyväskylä. Jyväskylän rakennusvalvonnan digitointiprojektiin käytiin tutustumassa myös paikan päällä. Jyväskylän kaupungin rakennusvalvonnassa oli päädytty digitoimaan kaikki lupapaperit ja kuvat. Hämeenlinnassa todettiin, että ainakin tässä vaiheessa riittää pääpiirustuksien digitointi ja mahdollisesti myöhemmin muiden lupapapereiden ja kuvien organisointi resurssien salliessa. 21 22 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Skannaustyö aloitettiin tuoreimmista kuvista ja kokonaisuudessaan suurin osa skannatuista kuvista oli vuosilta 2009–2012. Skannaustyön eteneminen oli hidasta skannausmateriaalin esityön vuoksi. Kaikki kuvat tuli järjestellä uudestaan ja erotella skannattavat piirustukset muista kuvista. Lisäksi kuvat tuli järjestellä ja nimetä niin, että itse skannaustyö tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti.Arkistoa digitoidessa käytettiin Arkistolaitoksen määrittelemiä standardeja asiakirjojen koosta ja tarkkuudesta. Projektin aikana päädyttiin kokoamaan ohjeistus rakennusvalvonnan työntekijöille arkistointia ja digitointia koskien. Ohjeistuksen avulla on tavoitteena saada arkisto pysymään sellaisessa kunnossa, jossa skannauksen jatkaminen on mahdollista mahdollisimman tehokkaasti. Digitointityön vielä jatkuessa päästiin toteuttamaan testiympäristö, joka testaa arkistojärjestelmän ja tuotantoympäristön toimivuutta yhteen.Testiympäristön avulla luodaan mahdollisimman toimiva toimintamalli sähköisen arkistoinnin ja uusien työtapojen käyttöönoton järkevöittämiseksi. Rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistämisessä tehty kehitystyö on toteutettu silmällä pitäen tavoitetta, että sähköinen asiointi saadaan käynnistymään mahdollisimman pian. Hämeenlinnan kaupunki tulee jatkamaan palvelun sähköistämistä vielä hankkeen päättymisen jälkeen. Tavoitteena on, että Hämeenlinnan kaupungin rakennuslupien hakuprosessi olisi kokonaan sähköistä vuoden 2013 loppuun mennessä. 2.5 S ähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli Hämeenlinnan kaupunki tarvitsi toimintamallin sähköisten palvelujen kehittämiseen.Toimintamallin kehittämistyön toteutti Tieto Oyj.Työ piti sisällään toimintamallin luomisen, kuvaamisen ja dokumentoinnin. Mallia kehitettiin työpajatyöskentelyllä kolmen VIDICO -hankkeessa toteutetun sähköistämispilotin parissa työskennelleiden ihmisten kanssa. Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli ja mallin sisältöä esittelevä käsikirja valmistuivat joulukuussa 2012 ja ne julkaistiin huhtikuussa 2013. Käsikirjassa esitelty toimintamalli kuvaa ja ohjeistaa strukturoidun ja suunnitelmallisen toimintatavan kehittää asiakaslähtöisiä sähköisiä palveluita. Käsikirja toimii ohjeena Hämeenlinnan kaupungin johdolle, esimiehille, asiantuntijoille ja palvelujen tuottajille, jotka rahoittavat, ideoivat sekä tuottavat sähköisiä palveluita. Se on soveltuvin osin tarkoitettu myös muiden kaupunkien hyödynnettäväksi. Käsikirja avaa mallissa käytettyjä käsitteistöjä, jotka liittyvät sähköiseen palveluun ja sähköiseen asiointipalveluun. Käsikirjassa otetaan esille lainsäädäntö ja tavoitteet, jotka on asetettu julkisille sähköisille palveluille. Malli kuvaa myös sähköisten palveluiden kehittämistä aina suunnittelu- ja hankintavaiheesta prosessin loppumetreille asti. Malli esittelee sähköisten palveluiden suunnitelmallisen kehittämisen sekä sen miten voidaan muodostaa strategiset linjaukset kehittämiselle.Toimintamallin käsikirjassa tuodaan myös esiin eri innovointimenetelmiä ja näkökulmia, joita kehittämisessä voidaan hyödyntää. Lisäksi käsikirjaa voi käyttää apuna nykytilan arvioinnissa ja tavoitteiden asettelussa sähköisten palveluiden kehittäjille. Sähköisillä palveluilla tavoitellaan hyötyjä sekä palvelun tarjoavalle organisaatiolle, että palvelun käyttäjille.Toimintamalli pyrkii antamaan myös ideoita siihen miten sähköisten palvelujen hyötyjä voidaan arvioida eri näkökulmista katsottuna. Kirja esittelee mallissa kuvattuja näkökulmia, joita ovat mm. taloudellinen hyöty, asiakkaiden saamat hyödyt, toiminnan ja prosessien tehostumisen hyödyt sekä osaamisen ja henkilöstön näkökulmasta saavutettavat hyödyt. Malli ja käsikirja antavat työkaluja palvelun suunnitteluun mm. asiakaslähtöisyyden ja palvelumuotoilun keinoin. Palvelun saavutettavuuden ja käytettävyyden periaatteita on myös avattu. Käsikirjassa on kuvattu menetelmiä palvelun konseptointiin, prototypointiin ja laatukriteeristöön ja periaatteita, sekä sitä kuinka ne helpottavat käyttöönottoa. Palvelun sisällön suunnitteluun, löydettävyyteen ja tuottamiseen on käsikirjassa myös hyväksi koet- VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta tuja keinoja.Toiminnallisten ja teknisten vaatimusten kuvaamiseen on annettu esimerkkejä, kuinka ne voidaan toteuttaa. 3. Hiljainen tieto pk-yrityksissä Sähköisten palveluiden käyttöönoton onnistumiseen on mallissa esitelty lukuisia keinoja, aina toimintaympäristön ja toimintatapamuutosten valmistelusta, viestintään ja markkinointiin. Käsikirjassa ohjeistetaan myös muutoksen johtamista helpottavia menetelmiä, sekä palvelun hallintaan ja kehittämiseen liittyviä vinkkejä. Hiljaisen tiedon jakaminen on Innopark Programmes Oy:n osahankkeen toisen toimenpidekokonaisuuden teemana. Kokonaisuudessa pyritään hahmottamaan sitä miten pk-yritysten sisäistä hiljaista tietoa voidaan jakaa koko yrityksen tietoisuuteen. Monen pk-yrityksen työtekijöillä on runsaasti sellaista yrityksen toimintaan ja yrityksen asiantuntemukseen liittyvää tietoa, joka on opittu nimenomaan ei-sanallisesti, monien yritysten ja erehdysten kautta ja jonka sanallinen selittäminen ei ole aina yksinkertaista. Käsikirjasta löytyvät myös muutossuunnitelmapohja, sekä mallipohjia käsikirjan menetelmien hyödyntämiseen käytännössä. Mikäli käsikirjan lukija jää vielä kaipaamaan lisätietoja, kirjan sähköisessä versiossa on julkaistu aihekohtaisesti valtava määrä linkkejä, sekä lukuisia vinkkejä siihen mistä löytyy lisätietoa jokaisesta käsitellystä aiheesta. 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon Amerikkalaista Michael Polanyitä pidetään yleisesti hiljaisen tiedon käsitteen keksijänä. Hänen ajatuksiinsa perustuu hiljaiseen tietoon liitettävä ajatus siitä, että ihminen tietää enemmän kuin 23 24 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta pystyy kertomaan. Hiljainen tieto on kiinteästi sidottu ihmisten henkilökohtaisiin kokemuksiin, osaamiseen, uskomuksiin ja näkökulmiin. Henkilökohtaisen tiedon tutkimukseen liittyy useimmiten haasteita, eikä ihmisen itse ole helppoa sitä tuoda esille tai jakaa. Hankkeessa kokonaisuuden hahmottamisessa ja hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä hyödynnettiin professori Ikujiro Nonakan ja Hirotaka Takeuchi SECI mallia, joka koostuu neljästä vaiheesta; sosialisaatiosta, ulkoistamisesta, yhdistelystä ja sisäistämisestä. Mallin ensimmäisessä vaiheessa (sosiaalisaatio) tieto on vielä hiljaisessa muodossa. Sosiaalisaatiossa hiljainen tieto pyritään ryhmässä jakamaan muille ryhmän jäsenille suoralla sosiaalisella vuorovaikutuksella. Käytännössä ajateltuna tässä vaiheessa eri pilottikohteissa järjestettiin erilaisia työpajoja joiden kautta hiljaista tietoa pyrittiin tunnistamaan ja kartoittamaan. Mallin toinen vaihe, eli ulkoistamisvaiheessa sosisaalisaatiovaiheessa tunnistettu ja kartoitettu hiljainen tieto pyritään saattamaan ulkoiseen, tallennettuun muotoon. Eli pyritään luomaan erilaisia malleja ja jaettuja käsityksiä. Hankkeen pilottikohteissa ulkoiseen muotoon saattaminen pyrittiin tekemään erilaisten digitaalisten menetelmien avulla, eli pyrittiin käyttämään digitaalisia sovelluksia, joiden avulla työyhteisön hiljainen tieto voidaan jakaa koko työyhteisön tietoisuuteen. Yhdistämisvaiheessa ulkoistettu tieto pyritään yhdistämään jo ihmisen opittuihin kaavoihin. Tavoitteena on siis, että eri lähteiden sisällöt ja näkökulmat kohtaavat. Osittain ollaan jo sisäistämisvaiheessa eli osin sisäistetään uusia asioita ja osin vielä yhdistellään uusia asioita omiin jo opittuihin sisältöihin.Tässä vaiheessa siis uusi teoria tai uusi digitaalinen menetelmä esitellään yrityksen työntekijöille. Sisäistämisvaiheessa tieto on olemassa ulkoisessa muodossa, josta se saatetaan opiskellen osaksi oppijan omaa tietopohjaa.Tavoitteena on, että lopuksi uudet käsitteet ja käytännöt sulautuvat ihmisten toimintaan ja muuntuvat takaisin hiljaiseksi tiedoksi. Mallin mukaan, tästä hiljaisen tiedon oppimisen ja tunnistamisen mallista tulisi tulla kiertävä kehä ja hiljaisen tiedon jakamisesta ja omaksumisesta tulisi jatkuva prosessi. Käytännössä ajateltuna kerran kierrettyään työntekijät ovat oppineet jo uutta hiljaista tietoa, joka on jälleen opetettava koko työyhteisölle. Mallin avulla hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen tulee osaksi työyhteisön työskentelytapoja. Seuraavissa kappaleissa käsitellään tarkemmin, miten SECI-mallia on sovellettu käytännössä Innoparkin hiljaisen tiedon toimenpidekokonaisuudessa ja millaiset digitaaliset menetelmät on todettu tehokkaimmiksi tavoiksi tunnistaa ja jakaa hiljaista tietoa pilottiyrityksissä. 3.2 Hiljaisen tiedon tallennus VIDICO-hankkeessa erityisesti SECI-mallin sosiaalistaminen on ollut keskeinen kehitysvaihe monissa pk-yrityksissä. Hankkeen aikana on pohdittu paljon sitä, miten organisaatioiden ihmiset saadaan sosiaalistamaan omaa osaamistaan. Sosiaalisen median yhteisöissä jaetaan herkemmin uskomuksia ja omia kokemuksia kuin virallisemmissa yhteyksissä. Kuitenkin kynnys kirjoittaa on monelle vielä korkeampi kuin puhuminen vaikka kahvipöydässä. Myös videolla esiintyminen on jännittävä kokemus. Yhteisöllisen tiedon tuottamiseen on monia teknisiä ratkaisuja. Monille kokeneille kirjoittajille wikit ovat helposti omaksuttava keino tuottaa yhteisöllistä tekstiä. Pikaviestimet ovat vähemmän kirjoittaneillekin helppo tekstiviestin omainen tapa tuottaa tekstimuodossa olevaa sisältöä. Kumpikaan tekninen ratkaisu ei kuitenkaan poista motivointiongelmaa, miksi joku tuottaisi juuri tähän wikiin tai mikroblogialustalle sisältöä. Motivointiin tarvitaan usein inhimillinen tekijä. Tämä voi olla esimerkiksi yhteisön muut jäsenet. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Jäsenissä on usein vahvoja ja aktiivisia sisällöntuottajia, jotka saavat yhteisön eläväksi ja sisällön kiinnostavaksi. Joissakin yhteisöissä on tehtävään palkattu yhteisömanageri.Yhteisö ei synny ilman aikaa ja vaivaa. Jos halutaan hyvä yhteisö, miksei työstä maksettaisi palkkaa? yhteisössä tuodaan näkyväksi yrityksen toiminta ja tuotekehitykseen saadaan uutta potkua. Myös asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen on tulossa osaksi yritysten prosesseja.Verkottuneessa toimintamallissa tämä voidaan toteuttaa joustavasti ja helposti. Tässä toimenpidekokonaisuudessa etsittiin vastausta kysymykseen, miten hiljaista tietoa (tacit knowledge) voidaan tallentaa ja mallintaa. Toimenpidekokonaisuuden tavoitteena oli käytännössä toteutettavien pilottien kautta mallintaa asiantuntemusta ja erityisesti hiljaista tietoa sekä kehittää yritysten osaamista ja osaamispääoman hallintaa hyödyntäen sosiaalisen median keinoja. Toimenpidekokonaisuuden tuloksena saatiin hyviä käytäntöjä verkottuneesta toimintamallista yrityksissä.Tuloksena saatiin myös kokemusperäistä tietoa verkkoyhteisöjen toiminnassa pilottiyrityksissä. Hiljaisen tiedon keräämiseen käytettiin erilaisia digitaalisia ratkaisuja.Yksilötasolla kerättiin yksityiskohtaista henkilökohtaista tietämystä ja ryhmätasolla tallennettiin tietämystä ”tietämyspankkiin”, joka on kaikkien työyhteisön jäsenten hyödynnettävissä.Tallennettu, näkyväksi tehty, osaaminen ja hiljainen tieto jaetaan organisaation jäsenten kesken ja hyödynnetään jokapäiväisessä toiminnassa. Parhaita käytäntöjä dokumentoimalla ja jakamalla osaamisen taso organisaatiossa nousee. Osaamisen ja hiljaisen tiedon dokumentoinnin ja jakamisen tukeminen lisäävät työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota sekä luovat yhteisöllistä ilmapiiriä. Hiljaisen tiedon ja osaamisen tallenteet toimivat myös osaamisen johtamisen työkaluna. Mallinnettua osaamista ja tietämystä voidaan hyödyntää mm. osaamisen kehittämisessä, tehtäväkuvien selkeyttämisessä, perehdyttämisessä, urasuunnittelussa, osaamistarpeiden arvioinnissa, kehityskeskustelujen apuvälineenä, osaamisen ja tietämyksen jakamisen sekä rekrytoinnin apuvälineenä. Sosiaalisen median työkalut ja toimintatavat tarjoavat uudenlaisen verkottuneen toimintamallin yritysten käyttöön.Verkkoyhteisöissä tapahtuva työskentely lisää tehokkuutta ja vähentää palavereiden pitämistä ja sähköpostiliikennettä.Verkko- Tuloksia hyödynnetään uusien ammattitaitovaatimusten määrittelyssä digitalisoituneissa työyhteisöissä, uudenlaisen työkulttuurin läpiajossa ja lanseerauksessa toimialoista riippumattomasti sekä uudenlaisen työssäoppimisen mallin määrittelyssä. 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus Pilottiyritysten valinta ja sitouttaminen aloitettiin talvella 2009 ja viimeiset pilottiprojektit päättyivät keväällä 2013. Pilottiyrityksiksi valikoitui hankkeen aikana erikokoisia eteläsuomalaisia pk-yrityksiä. Näille yrityksille yhteinen nimittäjä oli uudistumis- ja kehittymishalukkuus sekä kiinnostus hyödyntää uusia digitaalisia menetelmiä. Yrityksissä nähtiin tarve tehostaa toimintoja sekä ottaa käyttöön uusia toimintatapoja. Pilottien toteuttaminen aloitettiin laatimalla yrityskohtaiset pilottisuunnitelmat, joissa määriteltiin pilotin tavoitteet ja sovittiin toteutettavista toimenpiteistä. Pilotteja lähdettiin toteuttamaan suunnitelmien mukaisesti. Piloteissa annettiin perehdytystä valittuihin työvälineisiin ja uusiin teknologioihin sekä dokumentoitiin ja mallinnettiin yrityksissä liikkuvaa hiljaista tietoa sekä tiedonkulun prosesseja. Mobiileja työkaluja, yhteisöllisiä työkaluja ja sosiaalista mediaa hyödynnettiin piloteissa mahdollisuuksien mukaan. Pilottiyrityksiltä kerättiin tehdyistä kehittämistoimenpiteistä havaintoja ja palautteita pilotin aikana sekä sen jälkeen. 25 26 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Toimenpiteet toteutettiin hyödyntäen kuvan, äänen ja videon käyttöä osaamisen kehittämisessä ja tallentamisessa.Tietoa tallennettiin käyttäen mahdollisuuksien mukaan mobiileja menetelmiä mm. älypuhelimia ja tablet-laitteita. Useassa pilotissa perehdyttiin verkostomaisen wikityökalun testaamiseen yhteisöllisen sisällöntuottamisen ja ideoinnin alustana sekä laadun parantamiseen. Suurimmassa osassa pilotteja työstettiin myös yritysten sisäisten sosiaalisen median toimintaympäristöjen rakentamista ja hyödynnettiin sosiaalista mediaa, kuten pikaviestimiä ja mikroblogeja osaamisen kehittämisessä ja yhteisen tietovarannon rakentamisessa. Tuotetut tietovarannot toimivat yrityksissä strategisen suunnittelun lähtökohtana. Lisäksi piloteissa mukana olleissa yrityksissä tuotettiin käyttöön malleja, toimintaohjeita ja dokumentoitiin hyviä käytäntöjä yritysten ja organisaatioiden verkkoyhteisöjen toiminnasta. Hankkeen aikana toteutettiin yhteensä 15 kappaletta tarvelähtöisiä pk-yrityspilotteja. Piloteissa hyödynnettiin erilaisia ratkaisuja osaamisen hallintaan ja tiedon digitalisointiin. Pilotit toteutettiin sellaisilla ratkaisuilla, jotka sopivat pk-yritysten tarpeisiin sekä sisällöltään että kustannustasoltaan. Pilotissa saatuja kokemuksia voidaan hyödyntää mm. organisaatioissa, jotka toimivat projektiluontoisesti ja mobiilisti. Pilottiprojekteissa tyypillistä on se, että niitä ei voi toistaa identtisinä, vaan muuttuvat tekijät vaativat työntekijöiltä hiljaista tietoa parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen johtavasta toimintamallista. 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit Monen organisaation työtekijöillä on runsaasti sellaista toimintaan ja asiantuntemukseen liittyvää osaamista ja tietoa, joka on opittu monien työtuntien aikana ja jonka sanoiksi pukeminen ei ole kovin helppoa. Näissä pilottiyrityksissä tätä haastetta ratkottiin erilaisin menetelmin. Pilottiyritykset ja projektit on kuvattu tässä lyhyesti kertoen mitä haasteita erityisesti ratkottiin hiljaisen tiedon osalta ja minkälaisilla työkaluilla haasteisiin pyrittiin vastaamaan. Jokainen yritys on ainutlaatuinen ja siksi jokaiselle yritykselle pyrittiin räätälöimään pilottiprojekti juuri tarpeita vastaavaksi. Wiki osaamisen hallinnan apuna: Case Opiferum Opiferum on hämeenlinnalainen vuonna 2003 perustettu verkkopalveluihin erikoistunut ohjelmointitalo. Opiferumissa tehdään web-pohjaisia ratkaisuja sekä koodausta, ja tarjotaan web-hotellipalvelua. Tavoitteena Opiferumin pilotissa oli saada piloteissa projektikohtaista tietämystä tallennettua yrityksen tietovarannoksi.Tietovaranto toimisi myös työntekijöiden tukena työn teolle. Opiferumin pilotti toteutettiin MediaWikillä. Pilotissa testattiin kokouskäytäntöjä ja projektimuistioiden työstämistä wiki -sovellusten avulla. Pilotissa haettiin tiedon levittämisen nopeutumista työyhteisössä. Tiedon nopea leviäminen paransi työntekijöiden mahdollisuuksia hahmottaa oman työnsä kannalta tärkeitä asioita ja auttoi myös yrityksen johtoa päätöksentekoprosessissa. Pyrkimyksenä oli oppiva työympäristö, joka tukee oppimista ja motivoi siihen. Työyhteisö, joka tuntee omat osaamisalueensa ja kykenee pitämään yllä jatkuvaa, uutta osaamista synnyttävää oppimista. Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia.Tietoa pyrittiin tallentamaan laadukkaammin mm. asiakkaista, yhteistyökumppaneista, kilpailijoista, mielenkiintoisista uusista tekniikoista tai palveluista.Tällä parannettiin palvelun laatua sekä pyrittiin löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin, mitä tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava, VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta jotta palvelu tuotettaisiin entistä laadukkaammin. Todettiin, että on tärkeää olla kiinnostunut myös omasta toiminnasta ja kerätä siitä jatkuvasti palautetta samalla sitä myös analysoiden. Pilotin yhtenä tavoitteena oli saada yrityksen sisällä syntyviä ideoita paremmin esille. Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi: Case Mansikkapuisto Mansikkapuisto Oy on moniammatillinen ja kokenut lastensuojelun erityisosaaja Hämeenlinnassa.Yrityksen arvoina ovat lapsi- ja nuorikeskeisyys, aito välittäminen, sitoutuminen ja vastuu, ammatillisuus ja yhteisöllisyys. Vuonna 1996 perustetun yrityksen pääpalveluja ovat lastensuojelun ennaltaehkäisevät avopalvelut, laitoshoidon ydinpalvelut sekä jälkihuollon palvelut. Asiakkuutta käsitellään Mansikkapuistossa moniulotteisesti; palvelujen asiakkaina nähdään kuntien tilaajat, palvelujen käyttäjät ja heidän perheensä. Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy Condens Heat Recovery Oy toimii energia- ja ympäristöaloilla ja sen tuotteet ovat kaasun lämmön talteenotto- ja puhdistuslaitteet sekä niihin liittyvät vedenkäsittelylaitteet. Toimipisteitä yrityksellä on Hämeenlinnassa ja Porissa. Condensin pilotissa siirrettiin tietämystä digitaalisesti äänen välityksellä eri toimipisteiden välillä. Pilotissa on käytetty IP-pohjaisia konferenssipuheluita ja dokumenttien jakamista kahden toimipisteen välillä. Hämeenlinnan ja Porin toimipisteiden välillä haettiin asiantuntijoiden avulla parannettua ratkaisua. Lähtökohtana oli aluksi videoneuvottelu, joka vaihtui suunnitteluvaiheen jälkeen konferenssipuheluihin ja tiedostojen jakamiseen. Skaalautuvuus myös ulkomaisiin kontakteihin katsottiin eduksi vientiponnisteluja tehtäessä. Mansikkapuiston pilotissa henkilöstön osaamista tehtiin näkyväksi selainkäyttöisellä wikillä, jonka käyttöliittymä pyörii yrityksessä kosketusnäytön kautta. Kosketusnäytöllä pyrittiin madaltamaan käyttökynnystä. Hoiva-alalla on havaittavissa vastustusta tietotekniikan ja hoitotyön ulkopuolelle jäävien toimenpiteiden tekemiseen. Pilotissa kiinnitettiin erityistä huomiota näiden raja-aitojen murtamiseen hiljaisen tiedon tallentamiseksi. Condens Heat Recoveryn pilottia jatkettiin dokumenttien hallinnan kehittämisellä. Prosessien tarkastelun ja toimintamallien hiomisen seurauksena yrityksessä työskentelevien tietämys on tallentunut paremmin digitaaliseen muotoon ja on nyt helpommin löydettävissä kuin aikaisemmin. Pilotissa saatiin tuloksia mm. wikin hyödyntämisestä yhteisökasvatuksessa, joka on ammatillista huippuosaamisaluetta Mansikkapuistossa. Mansikkapuiston pilotissa käynnistettiin toinen osa, jossa pyritään kehittämään verkkopalvelua, jossa osaaminen tuodaan paremmin näkyväksi. Verkkopalvelua lähestytään käyttäjälähtöisesti ja sinne pyritään tuottamaan entistä parempaa digitaalista sisältöä. Pilotissa pyrittiin nostamaan myös henkilöstön valmiuksia välittää osaamista digitaalisilla sisällöillä. Elekno Oy on Piispanristissä toimiva elektroniikan sopimustoimittaja, jonka liiketoiminnan tärkein tehtävä on tarjota asiakkailleen luotettavia, toimitusvarmoja ja kokonaisvaltaisia elektroniikka-alan palvelukokonaisuuksia. Palvelukokonaisuudet sisältävät suunnittelun ja tuotekehityksen, valmistuksen ja varaosahuollon kokonaisuudessaan. Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: Case Elekno Eleknon pilotissa lähdettiin tekemään erittäin perinpohjaista määritelmää wikiratkaisun han- 27 28 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta kintaan. Pilotissa konsultoitiin wiki-sovelluksen hankintaa ja käyttöönottoa nopeasti kasvavassa organisaatiossa, jossa tarvitaan tehokkaita keinoja tietämyksen levittämiseen uusille työntekijöille. Wiki otettiin käyttöön Eleknossa ja sillä on saavutettu merkittäviä tuloksia osaamisen tallentamisessa. Eleknon laatupäällikkö Janne Mäkilä sanoi ”Wikistä on ollut järjettömän paljon hyötyä.”Tämä kuvastaa hyvin sitä, että projektin alussa ei vielä nähty kaikkia saavutettavia hyötyjä, joita saadaan pitkään pilotin päätyttyäkin. Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu IT-palvelu on tietotekniikan asiantuntijayritys, joka tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisen ratkaisun sekä laitteistoja, että ohjelmistoja. IT-Palvelun tilat sijaitsevat Hämeenlinnassa, mutta toiminta-alue on laajalti eteläisessä Suomessa.Viisi vakituista työntekijää ovatkin harvoin saman kahvipöydän ääressä. Hiljaisen tiedon tallentaminen mobiililaitteella kiehtoi ajatuksena IT-Palvelussa pilotista vastannutta Heikki Iso-Pietilää, joka oli käynyt VIDICOn hiljaisen tiedon innovaatioareena-tapahtumassa ja seurannut naapuriyrityksen pilotointia. IT-Palvelun oma pilotti käynnistettiin helmikuussa 2011 ja työntekijät lähtivät innokkaasti mukaan kokeiluun. IT-Palvelun kanssa testattiin erilaisia äänimuistiinpanoja tietämyksen tallentamisessa. Apuna hiljaisen tiedon tallentamisessa oli konsultti, joka asiantuntemukseen kuului perehtyneisyys hiljaisen tiedon tunnistamiseen ja tallentamiseen. VIDICOn avulla IT-Palvelu on saanut tukea uusien toimintamallien löytämiseen. Hankkeessa mukana olleet ovat päässeet keskustelemaan ja lähestymään osaamisen tallentamista uusista näkökulmista. Erilaisten teknisten toimintojen testaaminen on ollut IT-Palvelun työntekijöille luontaista ja palkitsevaa toimintaa.Yhteistyö Koulutuskeskus Tavastilan on tuonut mobiilitallentamisesta päättötyön tietojenkäsittelyn opiskelijalle. Pilotin aikana mietittiin teknisten ratkaisujen lisäksi mm. työyhteisöasioita, tietoturvaa ja henkilötietolakia. Pilotissa testattiin kännyköillä tapahtuvaa äänitallenteiden tekoa ja hallinta.Tällaisia tallenteita voivat olla mm. äänimuistiot, puhelut sekä nettipohjaiset neuvottelut. Vaadittava tekniikka ja käytännöt eivät kuitenkaan olleet vielä käytännössä mahdollista toteuttaa. Heikki Iso-Pietilä IT-Palvelu: ”Puheluiden tallennuksen hyödyntäminen pilotissa olisi tarvinnut vielä yhteistyökumppania. Konkreettinen toteutus jäi vielä uupumaan.” Wiki-oppimisalustana: Case Haabio Oy Haabio on hattulalainen vuonna 2009 perustettu yhtiö. Haabio tarjoaa mm GLP, GCP, GMP ja ISO13485 konsultaatiota ja koulutusta bioalan yrityksille. VIDICOn Haabio -pilotti testasi wikialustan soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä vuoden ajan alkaen maaliskuusta 2010. Wikissä pyrittiin oppimisympäristöön, joka tukee ja motivoi oppimista, sekä lisää yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon siirtymistä. Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia sekä pyrittiin joukkoälyttämään ja näin syventämään oppimiskokemusta. Haabion toteuttama koulutustoiminta on ollut suunniteltua vähäisempää pienentyneen kysynnän takia.Toteutuneissa koulutuksissa wikialustaa on käytetty. Haabiossa pohditaan, miten wikialustaa voisi hyödyntää jatkossa muussakin toiminnassa kuin tietopankkina ja oppimisalustana. Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan Pyöräverstas Linnan Pyöräverstas Oy aloitti toiminnan Hämeenlinnassa marraskuussa 2010. Pyöräverstas on yhdistetty myymälä ja kahvila, sekä tarjoaa mm. pyörien vuokraus- ja huoltopalveluita. Linnan Pyöräverstas myy uusia ja käytettyjä pyöriä, mopoja ja VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta varaosia. Palveluihin kuuluvat pyörien huollot ja korjaukset, noutopalvelu, talvisäilytys- ja huoltopaketit, talvirenkaiden vaihdot ja pyörien vuokraus. Linnan pyöräverstaan pilotissa haettiin hiljaisen tiedon ratkaisuja asiakastietojen hallintaan, perehdyttämisen tueksi sekä laadun parantamiseksi sähköisillä työkaluilla. Pilotointi aloitettiin prosessien kuvauksilla, joista johdettiin pilotin teemat: oman työn ohjaus, ajankäytön seuranta, työn suunnittelu, asiakashistoria ja asiakastiedot. Asiakastiedon käsittelyn sujuvuus, flow, nousi merkittäväksi tekijäksi kuvattaessa yrityksessä siirtyvää tietämystä. Linnan pyöräverstaan pilotissa oli tarkoitus tallentaa oppimisympäristöön tietoa tuotteista, asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja mielenkiintoisista uusista kokemuksista, palveluista ja muista uusista ideoista.Tämän tarkoituksena oli auttaa yritystä parantamaan palvelun laatua sekä löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin myös, mitä hiljaista tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu tuotettaisiin asiakkaalle entistä laadukkaammin. Oppimisympäristön avulla liiketoimintaansa aloitellut yritys on pystynyt lähes toimintansa alusta asti dokumentoimaan organisaationsa osaamista sekä jakamaan tietoa hallituin ja strukturoiduin menetelmin. Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon välineenä: Case Peltosirkun tila Peltosirkku on marjatila, joka on 2008 perustettu Hattulaan. Peltosirkun marjatilalla on monipuolista toimintaa. Siellä viljellään mm. eri marjalajikkeita ja hyödynnetään tunneliviljelyä. Peltosirkun pilotti edisti digitaalisten työkalujen käyttöä yritysten osaamisen hallinnassa ja osaamisen siirtämisessä. Projekti mallinsi mobiililaitteiden ja sosiaalisen median keinojen avulla yksilöiden ja ryhmän asiantuntemusta, parhaita käytäntöjä ja hiljaista tietoa. Pilotin tuotoksena tehtiin tunneliviljelywiki. Peltosirkun pilotti testasi wikialustan soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä. Wikissä pyritään viljelytiedon tallentamiseen, motivoimaan tiedon tuottamiseen sekä lisäämään yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon siirtymistä. Pilotin tarkoituksena oli kehittää tunneliviljelyn dokumentointia ja osallistaa tunneliviljelystä kiinnostuneita, aina ammattiviljelijöistä harrastajiin, syventämään tietämystään aiheesta. Pilotti päätettiin kesällä 2012. Pilotista tehtiin päätelmä, että suomalaiset viljelijät eivät ole vielä valmiita jakamaan osaamistaan avoimessa wikissä. Yrittäjä aikoo kuitenkin jatkaa wikikirjoittamista ja suunnittelee wikistä tulevaisuudessa käyttäjätunnusten takana olevaa palvelua.TunneliWikiin oli haasteellista saada kirjoittajia, joten jatkotoimiksi yrittäjän kanssa pohdittiin wikin muuttamista suljetuksi.Tämä siksi, että kirjoittajat uskaltaisivat kertoa helpommin kokemuksiaan ja voisivat arvostaa wikiä enemmän, kun se ei ole kaikille avoin. Osaamisen ja prosessien mallintaminen: Case Skapat Skapat Energia on monipuolinen energia-alan asiantuntija, joka on puolueeton ja luotettava sähkönhankinnan sekä energiatehokkuuden ammattilainen. Skapat Energian asiakkaat ovat teollisuuden, yritysten ja julkisen sektorilla. Skapat toimii asiakkaidensa kumppanina sähkömarkkinoilla sekä asiakkaiden energian säästökonsultoinnissa. Vuodesta 1998 alalla toiminut Skapat Energia on suurin suomalainen sähkönhankinnan asiantuntijayritys. Skapat Energian palveluita on mahdollista hyödyntää Suomen ja Ruotsin lisäksi myös Norjassa ja Tanskassa. Pilotin tavoitteena oli Skapatin prosessien kuvaaminen vuokaavioon huomioiden digitaalisen sovelluksen hankintaa varten tehtävät määrittelyt. Pilotissa tehtiin osaamisen kartoittamista ja 29 30 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta prosessien järkevöittämistä sekä tarkasteltiin, mitä tehdään eri kohdassa prosessia ja mitä toimintoja voi yhdistää. Keskeisiä tavoitteita olivat prosessien tehostaminen, riskien minimoiminen ja toiminnan laadun parantaminen. Skapatissa tehtiin pilotin puitteissa tiedon tarpeen määrittely: mitä tietoa tarvitaan missäkin vaiheessa ja missä tieto on tehokkainta tuottaa. Samalla tutkittiin joukkoälyttämisen ja sosiaalisen median keinojen hyödyntämismahdollisuuksia prosessien näkökulmasta. Skapatille prosessien ja osaamisen kuvaamisen kautta saadun tiedon perusteella tuotettiin näkemyksiä uusien tuotteiden kehittelyyn ja tuotteistamisen suunnitteluun sekä kehitettiin koulutus- ja perehdytysmateriaalia huomioiden uudet tuotteet, tulevat kasvutavoitteet ja ikärakennemuutokset. Videot perehdytyksessä: Case Kamux Kamux on vuonna 2000 perustettu hämeenlinnalainen yritys, joka myy autoja sekä siihen liittyviä rahoitus- ja vakuutuspalveluita. Kamuxin toiminta perustuu pieniin kustannuksiin ja nopeaan varaston vaihtumiseen sekä innostuneeseen ja motivoituneeseen henkilökuntaan. VIDICO – pilotin tavoitteena oli kehittää Kamuxin uusien työtekijöiden nopeaa perehdyttämistä. Pilotissa tallennettiin digitaaliseen muotoon videoille hiljaista tietoa, joka aikaisemmin on ollut hajanaisena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa, sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä.Videoiden käsittelyyn ja jakamiseen luotiin virtuaalinen työtila, joka mahdollistaa tietämyksen siirtämisen videoiden avulla. Samalla rakennettiin arkisto, josta työntekijä voi käydä tarvittaessa katsomassa videoita ja antaa niiden pohjalta uusia ideoita toiminnan kehittämiseen. Järjestelmän tarkoituksena oli tehostaa Kamuxin toimintaa, kun perehdytys- ja ohjeistusmateriaali saadaan samaan paikkaan ja työntekijöiden kommentoitavaksi. Helppokäyttöisen ja kevyen ohjelmiston avulla videoita voidaan muutamassa viikossa tuottaa satoja. Videoiden tuotantotyökalut otettiin käyttöön Innoparkissa pidetyssä lähikoulutuksessa, jossa kaikki yrityksessä tärkeäksi koetut toiminnot saatiin dokumentoitua. Kamuxin eri toimipisteiden myyjät saivat aikaan vilkkaan keskustelun perehdytysvideoita työstäessä.Yleisesti todettiin, että hiljaista tietoa välittyi jo ensimmäisiä videoita tehdessä runsaasti. Eri toimipisteissä havaitut hyvät käytännöt nousivat esiin, kun pohdittiin miten osaamista kannattaisi välittää ytimekkäästi. Yhteistyö yrityksen kanssa toimi hyvin ja hiljaisen tiedon siirtämiselle oli selkeä tarve voimakkaasti kasvavassa yrityksessä, ja toimintatapoja hiottiin vastaamaan Kamuxin tarpeita. Sosiaalinen media toiminnan tukena: Case Kaipaus Kaipaus on vuonna 2006 perustettu yritys, joka suunnittelee ja myy tuoksukoruja. Kaipaustuoksukorujen Nanofrago®-tuoksuydin pohjautuu innovaatioon, jossa tuoksu imeytetään korun keraamiseen sydämeen, mistä se haihtuu ympäristöön molekyyli kerrallaan. Yrityksen haasteena oli työntekijöiden ja jälleenmyyjien sijoittuminen erimantereille. Lisäksi asiakkaita haluttiin osallistaa aikaisempaa enemmän ja syventää asiakaskokemusta yrityksessä. Tähän tarkoitukseen Kaipaukselle suunniteltiin uudenlaista verkkoratkaisua, joka hyödyntää laaja-alaisesti sosiaalisen median keinoja yrityksen toiminnassa. Pilotin käynnistyksessä oli mukana eri toimijoista koostunut tiimi, jonka työskentelyssä otettiin käyttöön sosiaalisen median keinot. Yammer-työkalu osoittautui kaipauslaisille uudeksi ja toimivaksi ratkaisuksi. Kaipauksen suunnittelija työskentelee toiselta mantereelta käsin ja hänet saatiin aikaeroista ja etäisyydestä huolimatta hyvin osaksi tiimiä käyttöön otettujen uusien digitaalisten työkalujen ansiosta. Toimintaympäristön dokumentointi: Case Ellibs Ellibs Oy on e-kirjojen myyntiin, markkinointiin ja teknologiaan erikoistunut yritys. Ellibs tarjoaa myös automatisoituja elektroniseen julkaisuun VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Kuva: TL Sippola sekä aineistojen hallintaan liittyviä palveluja. Yhteystyökumppaneita ovat lukuisat tietokirjojen julkaisijat sekä kirjastot ja yritykset kansainvälisesti. Ellibsin pilotissa tavoitteena oli tehdä kartoitus siitä, mihin suuntaan tietojärjestelmiä ollaan viemässä tulevaisuudessa; mitä sovellusta käytetään mihinkin ja miten tietoa levitettäisiin ja luotaisiin parhaiten sekä missä tieto olisi parhaassa ja helppokäyttöisimmässä paikassa. Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia.Tämä auttoi toiminnan mallintamisessa ja parantamaan laatua sekä mahdollisesti löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotissa käytettiin hyödyksi aiemmin toteutettuja ratkaisuja sekä päivitettiin tietämykseen liittyviä prosesseja sekä toimintatapoja. Pilotin tavoitteena oli aktivoida tiedon liikkumista sovelluksissa ja samalla vähentää sähköposteissa olevan tietoa. Pilotissa parannettiin tiedon jakamista organisaation sisällä. Ellibsissä on ollut aiemmin käytössä lukuisia tietojärjestelmiä, joita käytetään hyvin hajanaisesti. VIDICO -pilotin avulla yhtenäistettiin järjestelmien käyttöä, jotta tiedon leviäminen tehostuisi. Lisäksi kehitettiin asiakkaisiin liittyvän tiedon, kuten heikkojen signaalien ja liidien tallentamista ja hyödyntämistä. Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: Case TL Sippola TL Sippola on rakennusliike Hämeenlinnan seudulla. Rakennusliike tekee talot valmiiksi tai sovittuun vaiheeseen passiivi- tai matalaenergiaratkaisuna.Yritys on perustettu vuonna 2003 ja sen kotipaikka on Hattula. Pilotin tavoitteena oli saattaa yrityksen työmaat mobiiliaikaan toteuttamalla yrityksessä oppilastyönä tehdyn asentajan käsikirjan käyttöönotto työmailla tablettilaitteiden avulla.Tarkoituksena oli testata asentajan käsikirjan lukemista, sisällön tuottamista ja sisällön hyödyntämistä työmaaolosuhteissa. 31 32 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Pilotissa haettiin kokemuksia siitä, voidaanko osaamista siirtää mobiilityökalun avulla paremmin työntekijöiden välillä.Tarkoituksena oli vähentää sähläämistä ja helpottaa hyvien käytäntöjen välittymistä työyhteisössä.TL-Sippolalla otettiin käyttöön kesäkuussa 2012 tablettilaitteet, jonka kautta sisäistä wikiä luetaan ja sinne tuotetaan sisältöä. Pilotin tuotokset todettiin niin hyviksi, että ne ovat jääneet yritykseen pysyviksi käytännöiksi. Linnan Vartijat ovat toimineet turvallisuuden ja viihtyvyyden varmistamiseksi sekä rikosten ennaltaehkäisemiseksi. Linna Vartijat toimivat Hämeenlinnan, Hyvinkään, Riihimäen ja Forssan seuduilla. Hälytyskeskus sijaitsee Hämeenlinnassa ja palvelee asiakkaita ympäri vuorokauden. Osa palveluista on tarjolla valtakunnallisesti. Piiri-, paikallis-, myymälä- ja muita vartiointitehtäviä yrityksessä hoitaa noin 80 vartijaa. Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan syvyyttä: Case Codelma Pilotin ideana oli hyödyntää BookIT järjestelmää Linnan Vartijoiden toiminnassa. Sovellukselle löytyi kaksi toimintoa, joita pilotoitiin. Ensimmäisellä toiminnolla kevennetään päivystäjän työtaakkaa automatisoimalla kysely työtekijöiden turvallisuuden tarkistamisesta. Liikkuvat työntekijät vastaavat kyselyihin matkapuhelimellaan. Päivystäjän ei tarvinnut pilotin aikana soittaa työtekijöille vaan järjestelmä teki kyselyn päivystäjän puolesta. Päivystäjä näki tietokoneeltaan ajantasaisen tiedon, ketkä työntekijät ovat vastanneet kyselyihin. Myös vastauksen sisällöt olivat päivystäjän nähtävissä ja arkistoituvat järjestelmään.Toisella toiminnolla haettiin mobiilisti osaajia kun tarvetta sijaiselle ilmeni. Codelma Oy tuottaa asiakaskohtaisia laitteistolähtöisiä ohjelmistoratkaisuja puolustusväline- ja työkonevalmistajille sekä muihin vaativiin ympäristöihin. Codelman menestys perustuu vahvan ohjelmisto-osaamisen lisäksi puolustusvälinesektorin toimialaosaamiseen. Codelman pilotissa tehostettiin projektien hallintaa ja projekteihin liittyvän tiedon käsittelyä. Projekteihin liittyy paljon sekä näkyvää että hiljaista tietoa, jonka käsittelyn tehostaminen kehittää yrityksen kilpailukykyä ja auttaa poikkeustilanteista selviämistä. Pilotissa haettiin Codelman tarpeisiin parhaiten soveltuva projektinhallintajärjestelmä sekä tuodaan se käyttöön. Järjestelmään liittyvät tarpeet ja vaihtoehdot käytiin läpi koko henkilöstön ja lähimpien yhteistyökumppanien kanssa. Tällä pyrittiin varmistamaan sopivimman järjestelmän valinta sekä tuettiin järjestelmän käyttöönottoa ja toimintatapojen muutosta. Pilotissa otettiin uusi järjestelmä käyttöön pilottiyrityksen sisäisessä käytössä sekä asiakasprojektissa. Kati Mansikkaniemi, Codelma Oy: ”Työkalun täytyy olla moderni ja helppokäyttöinen asiakkaan näkökulmasta ja siitä pitää saada näkemys kuinka projekti etenee.” Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat Linnan Vartijat Oy on yksi Suomen suurimpia yksityisiä vartiointiliikkeitä. 40 vuoden ajan Pilotin lopussa ohjelman toimittaja ei ollut ehtinyt tehdä toivottuja muutoksia sovellukseen. Lopputuloksena oli, ettei sovellus sopinut sellaisenaan Linnan Vartijoiden käyttöön. Sovellukseen tehtävien muutosten avulla se olisi ollut paremmin hyödynnettävissä ja tarvittavien muutosten vuoksi sovellus jäi pois yrityksen käytöstä. 3.5 valmennusohjelma VIDICOn Hiljaisen tiedon -valmennusohjelma toteutettiin 26.4.–14.6.2012 ja siihen ilmoittautui 28 henkilöä 16 eri organisaatiosta.Valmennusohjelmassa valmennuskertoja oli viisi, joista kaksi toteutettiin lähiopetuksena ja kolme etäopetuksena verkon kautta siten, että oppimisalustana toimi Moodle ja etävalmennus toteutettiin WebEx ohjelmalla.Valmennusohjelmassa oli ensimmäisenä kertana lähikerta, jolloin tutustuttiin valmennusohjelmassa käytettäviin työkaluihin sekä perehdyttiin videotallentamiseen ja videon erityispiirteisiin ver- VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta rattuna muihin medioihin ja kuultiin pk-yrityksen kokemuksia videoperehdytyspilotista. Toinen valmennuskerta toteutettiin etäopetuksena ja käsitteli asiakaspalvelua. Valmennuksessa käytiin läpi erilaisia menetelmiä viestiä yrityksen osaamista ulospäin digitaalisien menetelmien avulla. Valmennuskerralla kuultiin myös pk-yritysten pilottikokemuksia. Kolmannella etävalmennuskerralla käsiteltiin yrityksen sisäisten viestien ja osaamisen siirtoa. Neljännellä, myös etävalmennuksena toteutetulla kerralla, aiheena olivat prosessit ja osaamisen hallinta sekä käytiin läpi pk-yritysesimerkin avulla tarvetta miettiä prosessit uudelleen digitalisoimishankkeen yhteydessä. Viimeinen kerta oli lähiopetuksena toteutettu testauslaboratorio, jossa osallistujat pääsivät testailemaan erityyppisiä ratkaisuja tiedon tallentamiseen ja jakamiseen. Valmennuskerroilla jaettiin hyvin omia kokemuksia ja pohdittiin aiheeseen liittyviä kokemuksia sekä sitä miten eri ratkaisut vaikuttavat osaamisen ja tiedon välittymiseen. Kaiken kaikkiaan valmennusohjelmassa käytettiin käytännönläheisiä keinoja, joilla tunnistetaan ja tallennetaan yrityksen osaamispääomaa digitaaliseen muotoon. Osaamispääoman hoitaminen ja kehittäminen ovat tärkeitä, kun halutaan turvata yrityksen kilpailukyky kiihtyvillä markkinoilla. Osaamisen johtamisella pk-yritys kehittyy oppivaksi organisaatioksi. Valmennusohjelman tavoitteena oli lisätä työntekijöiden taitoja johtaa yrityksen osaamisen kehittämistä ja hyödyntää siinä digitaalisia menetelmiä. Valmennukseen osallistuvat olivat sitä mieltä, että yrityksen osaaminen on saatavissa näkyväksi digitaalisten menetelmien ja työkalujen avulla 4. Oivalluksia matkan varrelta 4.1 Kokemuksia ja havaintoja Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisessä Osallistava asukaspalautejärjestelmä Asukaspalautteesta toivottiin helppokäyttöistä. Asukkaan ei tarvitse tuntea kaupungin organisaatiorakennetta, saadakseen palautteen menemään oikealle henkilölle. Asukas voi halutessaan linkittää palautteen karttaan ja tehdä sen myös julkiseksi. Asukkaan antaman palautteen ohjautuminen oikealle henkilölle vaati kaupunginorganisaatiossa paljon suunnittelua ja palautteen ohjautumista on ylläpidettävä muuttuvissa tilanteissa. Palautteen ohjautumisen ylläpitäminen on helppoa ja palautteet saadaan aiempaa nopeammin ja tehokkaammin käsiteltyä. Läpinäkyvässä palautejärjestelmässä palautteen antaja voi valita näkyykö palaute kaikille netin käyttäjille. Kaupungin näkymässä palautteiden käsittely on rakennettu niin, että palautteita voi käsitellä useampi henkilö ja niitä voi ohjata organisaation sisällä. Palautteen antaja saa halutessaan viestin palautteen etenemisestä ja käsittelystä. Tarvittaessa palautteen antajaan voidaan olla yhteydessä, jotta palautteen kohteena oleva asia saadaan mahdollisimman hyvin hoidettua. Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa haettiin ratkaisua kasvavaan arkistoon ja niukkoihin resursseihin. Nyt tehty työ ja panostukset järjestelmän ja toimintatapojen kehittämiseen tulevat kantamaan hedelmää pitkällä aikavälillä, työn kaikki hyödyt eivät näy välittömästi. Nyt pitää ennakoida ja nähdä tulevat säästöt ja parannukset. Arkiston vaatima tila tulee pienenemään, arkistosta tiedon hakeminen ja palauttaminen ovat huomattavasti 33 34 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta nopeampaa. Asiakkaat säästyvät matkustamiselta ja palvelua on mahdollista käyttää ajasta ja paikasta riippumattomasti. Rakennusvalvonnassa on käytössä tuotantojärjestelmä ja arkistointijärjestelmä. Saadakseen arkistolaitokselta luvan sähköiseen arkistoimiseen on järjestelmän oltava Arkistolaitoksen hyväksymä tai auditoima. Myös sähköisen allekirjoituksen arkistoiminen on vielä keskeneräinen asia muuallakin kuin Hämeenlinnassa. Arkiston, sovellusten ja toimintatapojen valmisteleminen sähköisten standardien ja uusien toimintamallien mukaiseksi etenee vaiheittain ja Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa otetaan askeleita päämäärätietoisesti kohti sähköistä toimintaympäristöä. 4.2 K okemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon yrityspiloteista Multimedian keinoin tehokkaampaan perehdytykseen Piloteista saatujen kokemuksen perusteella uusien työntekijöiden perehdytyksen digitalisoiminen videomuotoon mahdollistaa hallittua kasvua ja on suositeltavaa erityisesti tilanteissa joissa kasvuun liittyy runsaasti rekrytointeja. Myös sosiaalisen median linkittäminen perehdytysprosessiin avaa uusia ovia työssäoppimiseen ja sen arviointiin sekä seurantaan. Perehdytysmateriaaleissa voidaan hyödyntää myös multimediaa ja nettiä ja tätä kautta madaltaa kynnystä oppimiseen ja tehostaa uuden työntekijän perehdytystä. Videoperehdytyksen tavoitteena voi olla tuottaa organisaation toiminnasta sellaista tietoa digitaaliseen muotoon, joka aikaisemmin on ollut hajanaisena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa, sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä. Videoiden avulla voidaan myös parantaa yrityksen viestintää ja tätä kautta mahdollistaa esimerkiksi viestin saamisen rikkaampana eri toimipaikkoihin samanaikaisesti. Työntekijöiden perehdytyksen ja viestinnän sähköistäminen tehostavat toimintaa, kun perehdytys- ja ohjeistusmateriaali saadaan samaan paikkaan ja työntekijöiden kommentoitavaksi. Havaituista virheistä tai paremmista toimintatavoista voi kommentoida suoraan materiaalin yhteyteen. Narratiivisessa muodossa tuotettu oppimateriaali jää myös paremmin mieleen, kun onnistumiset ja epäonnistumiset tulee kerrottua tarinana oppimateriaalissa.Tarinan tulisi aina voida korvata luettu teoria tai luennointi. Perehdyttämisen sähköistäminen avaa ovet myös sille, että oppiminen ei ole enää sidottua aikaan tai paikkaan. Eri aistien ja tunnetilojen hyödyntäminen tehostuu, kun oppimista lähestytään kokonaisvaltaisesti ja monimuotoisesti. Edut verrattuna vanhanaikaisiin perehdytyskansioihin paperimateriaaleineen ovat havaittavissa yrityksessä kuin yrityksessä. Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä Digitaaliset sisällöt antavat yrityksille osaamisen jakamiseen keinoja, joita aikaisemmin ei ole ollut käytettävissä.Tiedon ja osaamisen jakaminen ovat hyvin keskeisessä roolissa palveluiden ja tuotteiden käyttökokemuksen kehittämisessä. Organisaatioissa vanhentuvia intranettejä on alettu vaihtamaan sosiaalisen median työkaluihin myös sisäisessä toiminnassa. On huomattu, että www-pohjaiset intranetit ovat usein yksisuuntaisia tiedotuskanavia, joissa muutamat henkilöt lisäävät tietoa ja muut käyvät lukemassa. Uusissa työkaluissa jokainen työyhteisön jäsen on tasavertainen tiedontuottaja. Tietotyöläiset tuottavat yhdessä tietoa joukkoälyttämällä tai osallistamalla. Yksi joukkoälyttämisen työkalu on wiki, jota testattiin useammassa VIDICO-pilotissa. Wikejä käytettiin mm. uuden tiedon tuottamiseen, olemassa olevan tiedon parempaan järjestelyyn ja viestintään. Eri wiki-alustoihin on myös saa- VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta tavissa paljon erilaisia liitännäisiä. Lisäksi wikin käyttöoikeusasetuksissa on eroja eri alustojen välillä. Wikien vertailua tehtiin useammassa pilotissa miettimällä ehdottomia vaatimuksia ja vähemmän kriittisiä ”mitä olisi kiva olla” ominaisuuksia ja sitten testaamalla käytännössä muutamia lupaavimpia wikialustoja. Wikimäinen työskentelytapa osoittautui monesti erittäin tehokkaaksi tavaksi käsitellä työssä tarvittavaa tietoa jos kyseessä oli projekti tai tuotekehitystyyppinen työ. Erilaiset mikroblogit, pikaviestimet ja etäkonferenssijärjestelmät helpottivat sähköpostiähkyä. Tietoa oli helpompi saada työkaverilta tai asiakkaalta.Työkalut ovat myös erittäin kustannustehokkaita. Matkustamisen tarve väheni ja tästä tuli suoraan työajan ja matkakustannuksien säästöä. Monen hiljaisen tiedon toimenpidekokonaisuuden pilotin yhteisenä tavoitteena on ollut löytää tehokkaat yhteneväiset käytännöt organisaation sisäiseen toimintaan ja näin vähentää turhaa työtä. Usean pilotin tavoitteissa korostui myös projektien tehokkaampi hallinta ja tiedon tallentuminen. Yhtenä keskeisenä keinona on siirtää kommunikointi sähköpostista verkkotyökaluihin, joissa tieto tallentuu tehokkaammin ja jäsentyneemmin. Tiedon tallennuttua digitaaliseen muotoon, ihmisten perehdyttäminen helpottuu ja yrityksen riskien hallinta on paremmalla pohjalla. Poikkeustilanteista, kuten esimerkiksi sairaustapauksista on helpompi selvitä, kun tieto ihmisten osaamisesta on helpommin löydettävissä ja hyödynnettävissä. Samoin esimerkiksi työntekijöiden siirtyessä eläkkeelle, osaamista on voitu jo etukäteen siirtää sähköiseen muotoon ja näin ennakoida mahdollisen tiedon katoaminen yrityksen sisältä. Yhteiset, dokumentoidut käytännöt tiedon tuottamisessa ja tallentamisessa helpottavat tiedon hyödyntämistä. Organisaatiossa kannattaa miettiä, mitä tietoa yrityksessä liikkuu ja mihin se kan- nattaa tallentaa. Organisaatioiden välillä liikkuva tieto voidaan tallentaa sosiaalisen median keinoin helposti saataville.Tietoturvaa edellyttävän materiaalin kanssa on hyvä tehdä arviointeja, mihin materiaalia on järkevää ja turvallista tallentaa. Asiakkaiden osallistaminen sitouttaa asiakasta ja luo syvempiä asiakassuhteita. Useassa pilotissa kuvattiin prosesseja sekä niiden sähköistämistä. Pilottiyritysten prosessien tarkastelussa tuotiin esiin kohdat, joissa sähköistämisen hyödyt nousivat esille. Prosessien sähköistäminen tarkoittaa useimmiten myös prosessien muuttumista. Vanhan toimintamallin mukaan toteutetussa sähköistämissä menetetään yleensä osa sähköistämisellä saavutettavissa olevista hyödyistä. Nopeasti kehittyvissä organisaatioissa on tehty joskus ratkaisuja, jotka eivät ole kokonaisuuden kannalta tehokkaita ja järkeviä. VIDICOn kautta organisaatioissa tunnistettiin näitä epäkohtia sekä tehostettiin ja sähköistettiin prosesseja. Osaamisen ja toimintojen mallintamisella luotiin pohja, jonka perusteella on hyvä lähteä tehostamaan toimintaa sekä suunnitella muita uudistustoimia. Rationaalisen suunnittelun tilalle yrityksissä on nousemassa kommunikatiivinen suunnittelu. Kommunikatiivisessa suunnittelussa tietoa luodaan vuorovaikutteisessa prosessissa. Yhteisymmärrykseen pääseminen ja yhdessä suunnitteleminen sitouttavat vahvasti lopputulokseen. Samalla uusi tapa luo tarpeen uudenlaiselle johtamiselle. Sosiaalisen median yhteisöissä ja työpaikoilla onkin syntynyt uusi ammattinimike community manager eli yhteisövastaava. Yhteisövastaavan tehtävänä on uuteen vietteleminen, toimintavaihtoehtojen lisääminen, hyötyjen tarjoaminen toimijoille uutuuksien sisäistämiseksi. Olisiko yhteisömanagerin palkkaaminen pk-yrityksissäkin kenties tulevaisuudessa kannattavaa? Pilottityöskentelyn aikana asetettiin kysymyksiä, joihin pyrittiin löytämään ratkaisut; Miten 35 36 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta tehdään yrityksen prosessien kriittinen tarkasteleminen? Kuinka tarkastelun tuloksia käytetään yrityksen liiketoiminnan kehityksen välineenä? Mitä liiketoimintaprosesseilla kuvataan ja miten? Miten hyödyntää liiketoimintaprosessit järjestelmien ja muiden toiminnan työkalujen vaatimusten määrittäjänä? Onnistunutta ohjelmistohankintaa edeltää prosessien ja osaamisen kuvaaminen. Hankittavan itratkaisun tulee tukea yrityksen toimintaa; on siis ymmärrettävä mitä yritys tekee, ja kyettävä kertomaan se myös ohjelmistotoimittajalle. Haasteena on se, miten määritellä kattavasti vaatimukset hankittavalle ohjelmistolle? Prosessien kuvaaminen ja prosessien kriittinen tarkastelu on ratkaisu klassiseen ongelmaan: liiketoiminnan tarpeet ja teknologioiden määrä ja yhteensopimattomuus. Menestyksekkään sosiaalisen median työkalujen käyttöä edeltää useimmiten paljon työtä. Sosiaalisen median käytön suunnittelussa kannattaa huomioida viestintästrategia. Osalle pilottiyrityksistä tehtiin viestintästrategia tai tiedon tallentamisstrategia. Nämä pilotit, jossa strategiatyöhön panostettiin alussa, etenivät reippaammin. Samoin lopputulokset olivat selkeämpiä ja motivaatio viestimiseen ja tietämyksen tallentamiseen oli selkeästi parempaa. Viestintästrategia muodostuu määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista. Sosiaalisen median tavoitteena voivat olla esim. uudet tulkinnat tutuista asioista, olemassa olevan tiedon jäsentäminen, pääsy tiedon lähteille, omaa toimintaa tukevan tiedon saaminen, merkitysten ja tulkintojen luominen yhdessä muiden kanssa, oppia sekä kilpailijoiden että yhteistyökumppaneiden aivoituksista. Näin on mahdollista päästä strategisiin tavoitteisiin, joita voivat olla esim. edelläkävijyys, kasvu, laadulliset tai kehitystyötä vauhdittavat tekijät. Sosiaalisen median tavoitteen saavuttamiseksi kannatta laatia sosiaalisen median strategia, josta selviää konkreettiset toimet kuinka tavoitteet saavutetaan nykytilanteesta.Tämä voi olla taulukko työkaluista, ajankohdista ja teemoista tai yhden työkalun käyttösuunnitelma esim. bloggaussuunnitelma mindmapissa. Netistä pitää haarukoida yhteisöjä, jotka liittyvät omaan toimintaan. Näissä yhteisöissä aktiivisesti toimiminen yleensä palkitaan. Kun yhteisöihin antaa, niin niistä myös saa paljon.Yhteisöissä toimiminen myös helpottaa organisaation löydettävyyttä ja näin organisaatio saa nettinäkyvyyttä. Viestinnässä tärkeää on muistaa kohderyhmä. Jokaiselle käytetylle sosiaalisen median työkalulle kannattaa miettiä sidosryhmä, kenelle, mitä ja miten viestitään. Mitä organisaation kotisivut viestivät ja ovatko sosiaalisen median väylät samassa linjassa kotisivujen viestin kanssa? Tavoitetilan määrittely ja sen testaus tutuilla yhteistyökumppaneilla on todettu hyväksi menetelmäksi.Yhteistyökumppanilta kannattaa kysyä: Onko viesti selkeästi ymmärrettävissä? Lyhyellä ns. hissipuheella kiteytetään viesti. Viesti kannattaa myös visualisoida ja käyttää visualisointia sähköisessä mediassa hyödyksi. Videot ja animaatiot lisäävät viestin huomioarvoa sosiaalisessa mediassa. Selkeä viesti lisää luotettavuutta. Luotettavien kumppaneiden kanssa myös mieluusti tehdään yhteistyötä. Tarina vetoaa myös sosiaalisessa mediassa. Kannattaa miettiä, kuinka omasta organisaatiosta saisi kerrottua tarinoita. Nämä tarinat tuovat usein hyvää nettinäkyvyyttä. Pilottiorganisaatioiden kanssa mietittiin omaa osaamista, miten sen saisi tarinaksi ja kerrottua osaamisesta myös digitaalisin menetelmin. Sosiaaliseen median oppii käyttämällä, kyselemällä ja seurailemalla. Organisaatiossa on hyvä miettiä sitä, paljonko sosiaaliseen mediaan on mahdollista laittaa työntekijöiden työpanosta ja mitä tällä panostuksella halutaan saavuttaa. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Lähteet: Polanyi, Michael ([1966] 1983):The Tacit Dimesion. Garden City, New York: Doubleday & Company. Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka (1995):The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press Nuutinen, Olli. Kansalaisyhteiskunnan tutkimusportaali. Jyväskylän yliopisto. Viitattu 10.3.2013. http://kans.jyu.fi/sanasto/sanat-kansio/ hiljainen-tieto VIDICO-hanke Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistäjänä 2009-2011, VIDICOhankeaineisto, Piia Liikka 37 Digital Campus – oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa Anu Sipilä ja Kitte Marttinen HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu 40 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo 1. Johdanto.............................................................................................................................................. 41 1.1. Oppimisen muuttuvat tarpeet .................................................................................................. 42 1.2. Uusia verkostoja Porvoon Länsirannalla .................................................................................. 43 2. Leap – Learning and Projects ............................................................................................................. 44 2.1. Projektit oppimisympäristönä .................................................................................................. 44 2.2. LeaP -verkkopalvelun kehittämisprosessi ................................................................................. 45 2.3 LeaP ´in keskeiset toiminnot .................................................................................................... 46 Uuden projektin käynnistäminen ............................................................................................. 46 Projektityöskentely LeaP -työtilassa .......................................................................................... 47 Tekijät ja projektit verkottuvat ................................................................................................ 49 Tulosten jakaminen ja hyödyntäminen...................................................................................... 49 2.4. Mitä LeaP on opiskelijalle?......................................................................................................... 49 2.5 Mitä LeaP on yhteistyökumppanille?......................................................................................... 51 2.6 Leap opettajan ja tutkijan näkökulmasta .................................................................................. 52 Kehittämisprosessissa opittua................................................................................................... 53 3. Oppimisen ja työelämän yhteinen tulevaisuus ................................................................................... 54 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 1. Johdanto Työmarkkinoiden voimakas muutos on ajankohtainen aihe, josta käydään tällä hetkellä vilkasta keskustelua (kts.Työ- ja elinkeinoministeriö 2012; Myrskylä 2012). Samaan keskusteluun kytkeytyvät tiiviisti kysymykset koulutussektorin kyvystä sopeutua muutokseen ja tuottaa osaajia työmarkkinoiden nopeasti muuttuviin tarpeisiin. Esimerkkinä muutoksesta osa-aikaiset ja kausiluontoiset työsuhteet lisääntyvät ja ovat jo kiinteä osa työelämän arkea. Moni perinteinen ammatti katoaa ja tilalle syntyy kokonaan uusia toimenkuvia, joiden osaamisvaatimukset ovat uusia ja vaikeasti määriteltäviä. Muutos herättää epävarmuutta koulutuskentällä ja uravalintojaan pohtivien nuorten keskuudessa.Työllistyvätkö nuoret yhä kovenevilla työmarkkinoilla? Millainen oikeastaan on se työelämä ja tulevaisuus, johon nuoria tulisi valmentaa oppilaitoksissa? Myös yrityskentällä eletään muutosten aikaa. Yritykset elävät uudella vuosituhannella tilanteessa, jossa niiden tulisi kyetä tuottamaan ainutlaatuisia, jatkuvasti kehittyviä palveluja ja tuotteita asiakkaille voidakseen kehittää toimintaansa ja pärjätäkseen kilpailussa.Yhteiskunnan elinkeinorakenteen muuttuessa yhä palveluvaltaisemmaksi asiakkaiden ja loppukäyttäjien tarpeiden syvällinen tuntemus korostuu yrityksissä. Käyttäjälähtöisessä kehittämisessä asiakkaat tai loppukäyttäjät otetaan aktiivisesti mukaan tuote- ja palvelukehitykseen tuottamaan yrityksille tuotekehitystä palvelevia ideoita ja ratkaisuja. Uudet, käyttäjälähtöiset toimintatavat edellyttävät yrityksiltä uudenlaista, osallistavaa innovaatio-osaamista. Monialaisissa verkostoissa tapahtuva yhteiskehittely ja erilaisen osaamisen yhdistäminen mahdollistavat yrityksissä yhteisen oppimisen ja luovat samalla edellytykset uusille innovaatioille. (Alasoini 2010, 17–19, 25.) Ammattikorkeakoulut ovat viime vuosina olleet aktiivisesti mukana käyttäjälähtöisen innovaatiotoiminnan ja käyttäjälähtöisten menetelmien kehittämisessä ja luoneet samalla runsaasti uusia käytänteitä yritysten ja oppilaitosten väliselle yhteistyölle (Tuomi 2012, 11). HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikössä ryhdyttiin 2000 – luvulla etsimään ja kokeilemaan aktiivisesti ja ennakkoluulottomasti uusia lähestymistapoja oppimiseen, jotta opiskelijat ja työelämä kohtaisivat toisensa entistä paremmin. HAAGA-HELIAn uuden kampuksen kehitystyö Porvoossa käynnistyi pyrkimyksestä lähentää oppimista ja työelämää ja mahdollistaa uutta luova yhteiskehittely. Pedagogisten uudistusten tueksi työelämäyhteistyön kehittämiseen tartuttiin VIDICOn Digital Campus -osahankkeessa oppimisteknologian näkökulmasta; millaisia digitaalisia välineitä ja toimintatapoja oppilaitos tarvitsisi voidakseen yhdistää osaamistaan työelämän kanssa, jakaa tietoa tehokkaammin ja edistää verkottumista alueella? Miten yhteiskehittelyn ja yhdessä oppimisen mahdollisuuksia voitaisiin edistää sähköisissä yhteistyöverkostoissa? Hankkeen tavoitteena oli edistää luovuutta, oppimista ja innovatiivisuutta digitaalista palvelukonseptia hyödyntäen. (Vidico – hanke 2013.) Konkreettisena tuloksena hankkeessa vahvistettiin ammattikorkeakoulun ja sen sidosryhmien välisiä toimintaprosesseja ja kehitettiin työelämää, opiskelijoita ja oppilaitoksen henkilökuntaa yhdistävä verkkopalvelu, LeaP (Learning and Projects). Seuraavissa kappaleissa kuvataan tarkemmin LeaP - palvelujärjestelmän kehittämiseen johtanutta muutosprosessia sekä kerrotaan itse palvelusta ja sen toiminta-ajatuksesta. Nyt kun tie on tehty, päästään itse tekemiseen! (Enroth-Niemi 2013) 41 42 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 1.1. Oppimisen muuttuvat tarpeet VIDICOn Digital Campus – osahankkeen ensimmäinen hankesuunnitelmaversio kirjoitettiin HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikössä syksyllä 2008. Osahankkeen tavoitteet kytkeytyivät tiiviisti uuteen Porvoo Campukseen, jonka suunnittelu oli samaan aikaan hyvässä vauhdissa. Kampuksen toimintaidean kehittämisestä vastasi Campus Concept - työryhmä, jossa oli mukana korkeakoulujen henkilökunnan lisäksi Porvoon kaupungin, alueen elinkeinoelämän ja luovan toimialan edustajia. (Enroth-Niemi 2013.) Uusi Porvoo Campus otettiin käyttöön vuoden 2011 alussa. Samalle kampukselle sijoittuvat myös Laurea ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Porvoon kaupungin sivistystoimi. Kuva 1. Opiskelijoita uudella Porvoo Campuksella. Uudet tilat haluttiin suunnitella alusta lähtien tukemaan ja ilmentämään uudenlaista lähestymistapaa oppimiseen ja työelämän kehittämiseen – avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja mahdollisuuksia kohtaamiseen. Uutta työ – ja oppimisympäristöä suunniteltaessa arvioitiin samalla vanhoja toimintatapoja ja ryhdyttiin pohtimaan oppimisnäkemystä, joka tuottaisi osaamista parhaalla mahdollisella tavalla työelämän tarpeisiin. Uudistumisen tarve oli noussut vahvana esille monelta taholta koulutuskentässä ja ympäröivässä yhteiskunnassa, ja se kannusti etsimään vaihtoehtoisia toimintatapoja ammattikorkeakoulun keskeisen tehtävän toteuttamiseksi. Muutospaineet nousivat pintaan myös organisaation sisältä; koettiin, että parempaa tulosta saadaan aikaan vain yhteistyötä kehittämällä. (Enroth-Niemi 2013.) VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Uuden opetussuunnitelman kehittämiseksi tehtiin mittavia taustaselvityksiä. Niiden pohjalta osaamistarpeisiin vaikuttaviksi tulevaisuuden megatrendeiksi hahmotettiin muun muassa yksilön kyky toimia muuttuvissa ja moniaineksisissa verkostoissa sekä taito jäsentää kasvavaa ja globaalia informaatiotulvaa. Oppiminen hahmottui tässä kontekstissa opiskelijan, opettajan ja työelämäkumppanien yhteiseksi toiminnaksi, jossa myös oppimiselle asetetut tavoitteet määritellään yhdessä. Uuden opetussuunnitelman pohjaksi valikoitui koko HAAGA-HELIAn pedagogista näkemystä edustava tutkiva ja kehittävä oppiminen. (Hakkarainen ym. 1999). Opiskelussa päätettiin uuden suunnitelman myötä siirtyä perinteisestä luokkaopetuksesta yhä tiiviimmin elinkeinoelämän kanssa yhdessä toteutettaviin projekteihin ja kehittämistehtäviin (Enroth-Niemi 2013; Ritalahti 2009, 141, 144–145.) 1.2. Uusia verkostoja Porvoon Länsirannalla Kampusprojektin ollessa vireillä käynnistyi myös kampusalueen viereen sijoittuvan Porvoon vanhan Taidetehtaan ja sitä ympäröivän alueen kehittäminen Porvoon kaupungin toimesta. Kampuksen ja Taidetehtaan samanaikainen kehittäminen tarjosi innostavat puitteet luovan ja monialaisen yhteistyöverkoston rakentamiselle ja uudenlaisten yhteistyömallien kehittämiselle. Uudistunut kulttuuri- ja tapahtumatoiminnan keskus ja asukkaita ja matkailijoita palveleva yrityskeskittymä avattiin Porvoon Länsirannalle keväällä 2012. Porvoo Campus työelämän kehittäjänä ja uusien osaajien tuottajana,Taidetehdas luovan alan keskuksena ja ympäristöön kehittyvät muut palvelut muodostavat nyt yhdessä alueelle monipuolisen oppimista, liiketoimintaa, vapaa-aikaa ja asumista yhdistävän palvelukokonaisuuden (Ritalahti 2009, 141–142). Alueella on omaleimaista, vanhan kulttuuriperinnön ja uusien palvelukokonaisuuksien yhdessä muodostamaa vetovoimaa. Kampuksen suunnittelun edetessä ammattikorkeakoulussa käytiin keskustelua uudistuvista käytännöistä myös teknologian ja digitaalisten ratkaisujen osalta. Uudet tilat ja toimintatavat ja lisääntyvä sidosryhmäyhteistyö edellyttivät korkeakoululta uusia ja ajanmukaisia työvälineitä oppimisen ja työelämäyhteistyön projektimaisten työtapojen hallitsemiseksi ja johtamiseksi. Näihin tarpeisiin samaan muutosprosessiin kytkeytynyt VIDICO –hanke vastasi hyvin. (Enroth-Niemi 2013.) Digital Campus – osahanke käynnistyi syksyllä 2009 noin puolitoista vuotta ennen uusiin oppimistiloihin siirtymistä. Porvoo Campus edustaa innovatiivista lähestymistapaa monimuotoiseen oppimiseen – Porvoo Campus on uusi, luova käsite oppimiselle, liiketoiminnalle ja kulttuurille. Lisäksi se on käsite, joka yhdistää fyysisten tilojen modernin suunnittelun sekä uuden oppimisteknologian. (Marttinen ym. 2012). Uudella Porvoo Campuksella opintonsa aloittavilla opiskelijoilla on tässä toimintaympäristössä uusien tilojen, välineiden, menetelmien ja ympäröivän yritysverkoston ansiosta innostavat puitteet osaamisensa kehittämiseen. Digital Campus –hankkeessa kehitetty LeaP –verkkopalvelun tarkoitus on tarjota tulevaisuudessa luovia rajanylityksiä mahdollistava, yhteistoiminnallinen työskentelyalusta Porvoon Campuksen ja sen sidosryhmien yhteisille projekteille. 43 44 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 2. Leap – Learning and Projects 2.1. Projektit oppimisympäristönä Työelämän muuttuessa myös työssä vaadittavat tiedot ja taidot muuttavat muotoaan. Ammatillisen osaamisen saavuttamiseksi ja ylläpitämiseksi tarvitaan yhä enemmän taitoja, joiden tuella nopeasti uudistuvan tiedon omaksuminen ja jäsentäminen, verkostoissa työskentely ja elinikäinen oppiminen mahdollistuvat. Porvoo Campuksella syksyllä 2010 käyttöön otetussa uudessa opetussuunnitelmassa oppimista on lähestytty perinteisten kurssien ja oppiaineiden sijaan määrittelemällä se keskeinen työelämässä tarvittava osaaminen, jota opiskelun aikana tavoitellaan. Projektiosaaminen, tutkimus- ja kehittämisosaaminen, valmennusosaaminen, arkiluovuus ja innovaatio-osaaminen ovat opetussuunnitelmassa näitä yhteisiä meta- taitoja. Kaikki kuusi koulutusohjelmaa kattavalla opetussuunnitelmalla pyritään mahdollistamaan innovatiivinen, luova ja monialainen yhteistyö oppilaitoksen ja elinkeinoelämän välillä ja luomaan olosuhteet, joilla tuetaan opiskelijan itseohjautuvuutta ja vastuuta omasta oppimisesta. (Ritalahti 2009, 146–147; HAAGA-HELIA 2011, 3.) Opetussuunnitelman tavoitteisiin pääsemiseksi opiskelu Campuksella tapahtuu pääasiassa erilaisissa projekteissa aitojen, motivoivien ja sopivasti haastavien työtehtävien kautta. Vastuu omasta oppimisesta ja aidot toimeksiannot kasvattavat opiskelijan motivaatiota, kykyä sietää epävarmuutta ja toimia luovasti ennakoimattomissakin tilanteissa.Teoria ja käytäntö kytkeytyvät projekteissa työskennellessä luontevasti toisiinsa. Kunkin lukukauden punaisena lankana kulkee jokin teema, jonka opettajat yhdessä suunnittelevat Kuvio 1. Matkailun koulutusohjelman opetussuunnitelma Porvoo Campuksella VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ja johon projektit ja muut oppimiskokonaisuudet kytkeytyvät.Toimeksianto projektiin voi tulla sekä ulkopuolisista yrityksistä ja organisaatioista että oppilaitoksen sisältä. Opiskelijat, opettajat ja toimeksiantajat osallistuvat yhdessä sisältöjen ja tavoitteiden määrittelyyn tutkivan ja kehittävän oppimisen menetelmin; tietoa rakennetaan yhteisillä foorumeilla ratkaisemalla aitoja, työelämästä nousevia ongelmia ja kehittämishaasteita (Hakkarainen ym. 1999, 202–204; Ritalahti 2009, 147–148; Räihä 2011, 3). Uuden opetussuunnitelman mukaan oppiminen tapahtuu lukemalla kirjallisuutta, osallistumalla luentoihin, seminaareihin ja erilaisiin työpajoihin, etsimällä ratkaisumalleja itsenäisesti sekä työskentelemällä yhteisillä oppimisfoorumeilla (HAAGAHELIA 2011, 3).Toimeksiantajat osallistuvat oppimisprosessiin kussakin projektissa erikseen sovitulla tavalla, ja kulkevat rinnalla parhaimmillaan myös kanssaoppijan ja valmentajan rooleissa. Opettajan rooli on toimia projektioppimisympäristössä lähinnä ohjaajana ja valmentajana, ei tiedon jakajana. Samaan aikaan, kun opettajat etsivät uutta rooliaan, he joutuvat kohtaamaan sen tosiasian, että traditionaalisten opetusmenetelmien tulee muuttua. Arjessa tarvitaan ennen kaikkea uusia vuorovaikutustapoja.Tästä syystä teknologiasta on tullut uuden ja tehokkaan yhteistyön sekä aktiivisen oppimisen edistäjä. (Marttinen ym. 2012). 2.2. LeaP -verkkopalvelun kehittämisprosessi Tutkiva ja kehittävä oppimisnäkemys ja projektimainen työskentely haastavat opettelemaan uudenlaisia työskentelytapoja ja kehittämään välineitä, jotka tukevat uutta toimintatapaa. Käytössä olevat oppimisalustat ja perinteinen sähköpostikulttuuri eivät parhaalla mahdollisella tavalla tue verkostomaista työskentelymallia, jossa tietoa rakennetaan yhdessä ja pyritään jakamaan usean, myös oppilaitoksen ulkopuolisen toimijan kesken. Näitä työskentelyyn liittyviä haasteita ryhdyttiin ratkomaan Digital Campus – hankkeessa. Kehittä- mistyön tuloksena syntyi LeaP - opiskelijoita, opettajia ja sidosryhmiä palveleva sähköinen oppimisja verkottumisalusta. LeaP´in tehtävä määriteltiin kehittämistyön alussa seuraavalla tavalla: LeaP on väline oppilaitoksessa tapahtuvan projektimuotoisen oppimistoiminnan koordinointiin, oppimisprojektien toteutukseen, kumppanuuksien hallintaan ja toiminnan ja osaamisen näkyväksi tekemiseen. Idea LeaP ´in kehittämisestä lähti liikkeelle HAAGA-HELIAn ja sen keskeisten sidosryhmien yhteisissä työpajoissa Digital Campus –hankkeessa kesällä 2010. Käydyissä keskusteluissa keskeisiksi haasteiksi arvioitiin toimijoiden välisten yhteisten projektien ja yhteistyöprosessien sujuvuus sekä keskinäisen viestinnän kehittäminen. Nämä haasteet oli tunnistettu myös ammattikorkeakoulun omassa toiminnassa ja ne nähtiin keskeisinä kehittämiskohteina uuteen, projektimaiseen oppimistoimintaan siirryttäessä. Työpajoissa tultiin johtopäätökseen, että haasteisiin tarttuminen edellyttää yhteiskehittelyä tukevan ja keskinäistä tiedonvälitystä kanavoivan työskentelyalustan kehittämistä. Suunnittelua jatkettiin syksyllä 2010 toteuttamalla palvelujärjestelmän tarvemäärittely HAAGAHELIAn ja Laurean Porvoon yksikön opettajista ja opiskelijoista koostuvan ryhmän tuella. Laurea ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö osallistui kehittämisprosessiin muutoinkin tiiviisti keskeisen yhteistyökumppanin ja toisen kampukselle sijoittuvan korkeakoulun roolissa.Tarvemäärittelystä edettiin konsulttien johdolla talven aikana yksityiskohtaisempaan vaatimusmäärittelytyöhön, jonka päätteeksi järjestettiin sidosryhmiä yhteen kokoava katselmointitilaisuus. Katselmoinnin pohjalta järjestelmän vaatimuksia vielä tarkennettiin. Määrittelytyön valmistuttua järjestelmän kehittämispalvelut kilpailutettiin ja elokuussa 2011 tehdyn hankintapäätöksen mukaisesti palvelun toimittajaksi valittiin tietotyön tuottavuuden parantamiseen erikoistunut Sulava Oy. 45 46 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Järjestelmän varsinainen kehittämistyö käynnistettiin syyskuussa 2011 Sulava Oy:n johdolla. Sulavan esittämän tarjouksen mukaisesti alustan pohjaksi valikoitui Microsoftin SharePoint 2010, jolle palvelua ryhdyttiin räätälöimään. Prosessi eteni aiemmin määriteltyjen vaatimusten tarkennuksilla oppilaitoksen henkilökunnan yhteisissä työpajoissa. Syksyn aikana työstettiin myös järjestelmän käyttöehtoja, käynnistettiin visuaalisen ilmeen suunnittelu ja päätettiin palvelun nimestä. ”LeaP”, Learning and Projects, valittiin kuvaamaan paitsi uutta oppimistapaa, myös ilmentämään oppijan heittäytymistä toisinaan omalle epämukavuusalueelle, uuteen ja tuntemattomaan, jotta oppimista voi tapahtua. Kevään 2012 aikana kehittämistyössä edettiin testaamisen myötä ensimmäisiin projektikokeiluihin uudessa oppimisympäristössä. Digital Campus hankkeen nyt päättyessä, keväällä 2013, LeaP´issa työskentelee jo kokonaisia opiskelijaryhmiä erilaisten projektien parissa. Projekteissa on mukana myös ensimmäisiä yhteistyökumppaneita, vaikka palvelua ei tämän julkaisun kirjoittamishetkellä ole vielä virallisesti julkaistu. 2.3 LeaP ´in keskeiset toiminnot LeaP - palvelun toimintaideassa keskeistä on opiskelijoiden ja työelämäkumppanien kohtaamisen mahdollistaminen ja toiminnan läpinäkyväksi tekeminen; se avoimuus, jota uudenlainen oppiminen ja yhteistyö työelämän kanssa edellyttävät. Tavoitteena on avata ja luoda uusia yhteistyömahdollisuuksia molemmille osapuolille. Opiskelijat tarvitsevat työelämäkontakteja ja aitoja projekteja osaamisensa kehittämiseksi, ja työnantajat tarvitsevat tekijöitä moninaisille kehittämishankkeilleen sekä uutta näkökulmaa arkisen työnsä kehittämiseen. Ammattikorkeakoulun näkökulmasta toiminnan läpinäkyvyyden lisääntyminen antaa mahdollisuuden kirkastaa profiilia ja tuoda palvelut lähemmäs alueen yrittäjiä ja muita yhteistyökumppaneita. ”Projekti” –käsite tarkoittaa palvelussa mitä tahansa toimintaa, jonka tarpeisiin uusi työtila perustetaan. Suuri osa toiminnasta liittyy erilaisiin oppimisprojekteihin, joita opiskelijat useimmiten ryhmissä toteuttavat. ”Projekti” voi kuitenkin olla myös yhden hengen oppimistehtävä tai opinnäytetyö, jolloin työtilaa käytetään henkilökohtaisena oppimisalustana.Työtila voidaan avata myös organisaation sisäisten työryhmien käyttöön välineeksi, jonka kautta jaetaan muistiot ja pöytäkirjat, ja johon tallentuu yhteinen keskustelu ajankohtaisista aiheista (Forsblom 2013.). Palveluun on mahdollista avata myös kokonaan avoimia projekteja, jolloin projektityötila voi toimia tapahtuman tai palvelun markkinointikanavana ulospäin. Työtilan käyttötavan määrää siis lopulta käyttäjä; palvelu itsessään taipuu moneen tarpeeseen. Uuden projektin käynnistäminen Uusi projekti voi LeaP´issa käynnistyä usealla eri tavalla.Yritykset voivat lähestyä oppilaitosta yhteistyöideoin jättämällä palveluun toimeksiannon tai yhteydenottopyynnön, josta käy ilmi projektin tai kehittämistehtävän keskeinen tavoite lyhyesti kuvattuna.Yhteydenotot julkaistaan palvelun etusivulla avoimina projekteina, joihin voi hakea. Opettajat tarkentavat toimeksiantojen sisältöä tarvittaessa ottamalla yhteyttä yrityksiin, ja jäsentävät ideoita pienempiin tai suurempiin projektikokonaisuuksiin.Toimeksianto voidaan toteuttaa myös opinnäytetyönä, tai se voi tarjota mahdollisuuksia työharjoitteluun. Projekteihin jätetyt hakemukset käsitellään asianomaisten opettajien toimesta ja osallistujat valitaan yhdessä neuvotellen.Tavoitteena on löytää sopivat tekijät toimeksiannon näkökulmasta varmistaen samalla, että opiskelijat saavat meneillään oleviin opintokokonaisuuksiinsa sopivaa tehtävää. Projektien roolituksella on mahdollista tarjota opiskelijoille erilaisia haasteita; ensimmäisen vuoden opiskelija saattaa työskennellä isossa yhteisprojektissa työntekijänä asiakaspalvelutehtävissä, kun taas kolmannen vuoden opiskelija voi hakea samaan projektiin johtotehtäviin. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Opiskelijat ja opettajat voivat myös itse käynnistää järjestelmässä uusia projekteja yksittäisistä opinnäytetöistä laajoihin lukukausiprojekteihin saakka. Uutta projektia käynnistettäessä projekti nimetään ja sen tavoitteet kuvataan lyhyesti avauslomakkeelle. Projektille määritellään käynnistysvaiheessa kieli (suomi, ruotsi tai englanti), jolla työskentely-ympäristö tämän jälkeen toimii. Avauslomakkeen määrityksin järjestelmään aukeaa projektille oma työtila, johon projektin toiminta käynnistyttyään keskittyy. Projektin metatietoja (toteutusaika, menetelmät, osallistujat, yhteistyökumppanit, toimiala, jne.) voidaan täydentää ja korjata myöhemmin tarpeen mukaan. Uusi projekti saa järjestelmässä oman verkkoosoitteen, jonka kautta työtilaan on mahdollista päästä kaikkialla missä verkkoyhteys on käytettävissä. Omat projektit listautuvat kunkin käyttäjän henkilökohtaiseen profiiliin, joka avautuu käyttäjälle palvelun etusivulla. Projekteja on mahdollista suodattaa eri hakukriteerein metatietoja hyödyntäen. Projektit näkyvät myös muille palvelun käyttäjille yhteisessä pääsivulle avautuvassa projektilistassa, josta on mahdollista nähdä projektin nimi ja lyhyt kuvaus sen sisällöstä. Itse työtilat ja niiden sisältö dokumentteineen ja keskusteluineen ovat avoimia vain niihin erikseen liitetyille käyttäjille. Projektityöskentely LeaP -työtilassa Oma työtila tarjoaa projektissa mukana oleville osallistujille välineen hallita ja johtaa projektin toimintaa. Alusta tarjoaa runsaasti erilaisia toimintoja ja harjaantunut käyttäjä voi ”tuunata” työtilan omia tarpeitaan vastaavaksi.Tarpeettomat toiminnot on vastaavasti mahdollista poistaa projektikohtaisesti toiminnan selkiyttämiseksi. Lähtökohtaisesti kaikissa työtiloissa on erilaisia dokumenttikirjastoja, tila projektissa meneillään oleville keskeisille tehtäville, keskustelualue, ilmoitustaulu ja kalenteri. Kuvio 1. Ote kirjautuneelle käyttäjälle avautuvalta henkilökohtaiselta etusivulta LeaP ´issa 47 48 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Dokumenttien hallintatyökalut ovat alustalla monipuolisia ja nämä ominaisuudet ovat ensimmäisten testikuukausien aikana tuoneet nopeaa ja konkreettista hyötyä projektityöskentelylle. Työtilaan on mahdollista liittää erilaisia tiedostoja tekstiasiakirjojen, kuvien, videoiden tai minkä tahansa muiden dokumenttityyppien muodossa. Kun tiedosto on kerran tallennettu projektin työtilaan, sitä voidaan vapaasti käsitellä ja muokata samassa tilassa ilman, että uusia versioita tarvitsee siirtää ja tallentaa väliaikaisesti omalle koneelle tai nimetä uudelleen. Automaattinen versionhallinta pitää huolen siitä, että dokumentin aiemmat versiot ovat tallessa ja löydettävissä. Dokumentteja voi myös muokata usean tekijän kesken samanaikaisesti, mikä poistaa tarpeen lähetellä eri versioita sähköpostilla tekijältä toiselle tietojen päivittämiseksi. Muokkauksen alla oleva alue dokumentista lukkiutuu, jolloin muut näkevät osion olevan työn alla ja päällekkäisten päivitysten mahdollisuus poistuu. Opiskelija voi myös halutessaan lähettää työtilasta opettajan sähköpostiin keskeneräiseen dokumenttiin kytkeytyvän linkin, josta opettaja pääsee suoraan työtilaan ja kyseiseen asiakirjaan antamaan palautetta.Tallennuksen jälkeen dokumentti palautteineen on jälleen työtilassa luettavissa – ei liitteenä täyttämässä sähköpostia. Projektille voidaan määritellä työtilassa erilaisia tehtäviä, jotka voidaan tarvittaessa kohdentaa myös tietylle osallistujalle. Tehtävien kuvaaminen helpottaa projektin johtamista ja toteutuksen etenemisen seurantaa. ”…meillä se on toiminut mahtavasti. Meillä on työtilassa projektisuunnitelma, checklista, ja muutamia muita (dokumentteja); ehkä viisi sellaista tiedostoa, jotka on kaikille yhteisiä. Me ei aina edes tarvita muistioita, kun ne tiedot päivittyvät sinne, ja kaikki käy ne lukemassa. Se on niin operatiivista se meidän touhu nyt esim. Porvoo Worksiin (tapahtumaprojekti) liittyen. Käytännöt kyllä muuttuvat. Että minkä takia me oikeastaan tehtäisiin niitä muistioita kun niitä ei tarvita..””..Ja sekin kun kaikilla on samat käyttöoikeudet. Ei tarvita erillistä projektipäällikköä. Meillä on järjestelmässä vaan tehtäviä, ja heti kun yksi tehtävä on suoritettu niin siirrytään seuraavaan. Meillä on todella matala organisaatio.” (Birkle 2013) Tehtäville voidaan määritellä aikatauluja ja riippuvuussuhteita, ja niitä voidaan myös arvioida sekä opettajan että muiden osallistujien toimesta. Arvioinnit ovat henkilökohtaisia ja näkyvät vain Kuvio 2. Porvoo Campuksen koko henkilöstölle räätälöity yhteinen työskentelyalusta LeaP ´issa VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta arvion saajalle itselleen.Työtilasta löytyy myös muille oppimisalustoille tyypillinen drop-box -ominaisuus, paikka, johon opiskelija voi palauttaa annettuja tehtäviä ilman, että ne näkyvät muille käyttäjille. Työtilassa olevalla keskustelufoorumilla projektin osallistujat voivat avata uusia viestiketjuja, ja hyödyntää alustaa paitsi ajankohtaisten uutisten jakamiseen myös yhteissuunnitteluun ja ideointiin.Työtilasta on mahdollista lähettää sähköpostia tai kokouskutsuja keskitetysti kaikille projektin osallistujille, tai, hakuvaiheessa olevan projektin ollessa kyseessä, kaikille projektiin hakeneille. Projektin luonne määrittelee pitkälti työtilan käyttötavan.Toiminnan tavoitteena voi olla ideointi tai yhteiskehittely yhteisen teeman äärellä, toimeksianto uuden palvelun tuottamisesta, tapahtumaprojekti aikatauluineen, tehtävineen ja rooleineen, tiedon jakaminen valitulle ryhmälle tai vain yksikertaisesti tarve arkistoida tuotettua aineistoa tulevaa käyttöä varten. Tekijät ja projektit verkottuvat Järjestelmän verkostomainen rakenne tekee palvelusta monikäyttöisen.Toteutetut projektit linkittyvät palvelussa niihin osallistuneisiin yhteistyökumppaneihin, opiskelijoihin ja opettajiin, jolloin on mahdollista seurata millaisissa projekteissa kukin on ollut mukana.Yhteistyökumppanit antavat erikseen luvan tietojensa näkymisestä. Projektien ja tekijöiden välille rakentuvat yhteydet ovat avuksi muun muassa silloin, kun etsitään yhteistyötahoja uusiin hankkeisiin. Projektiarkistosta nähdään, millaisessa toiminnassa kukin on ollut aiemmin mukana.Yrittäjän näkökulmasta oppilaitoksen kanssa toteutetut hankkeet voivat toimia markkinointikeinona; oppilaitosyhteistyö kertoo yrityksen kehittämishalusta ja rakentaa yrityksestä positiivista kuvaa nuorille, tuleville työntekijöille. Palvelun avulla tehtyä yhteistyötä on mahdollista esitellä yhteistyökumppaneille. Sama verkostomaisuus palvelee organisaation sisäistä tiedonkulkua, jossa on aiemmin ollut haasteita. Kun projekteja on yhtaikaa meneillään kymmeniä, on vaikeaa tietää tehdäänkö talossa toisaalla jo samoja asioita, joita omassa koulutusohjelmassa suunnitellaan. LeaP ´ista opettajat näkevät toisillaan meneillään olevat projektit, ja jokaisella on siten ajantasainen tieto siitä, mitä talossa tapahtuu ja keneltä voi pyytää lisätietoja meneillään olevista hankkeista. Tulosten jakaminen ja hyödyntäminen Projekteissa syntyy toiminnan tuloksena vuosittain merkittävä määrä erilaisia tuotoksia; raportteja, tutkimuksia, selvityksiä, portfolioita, videoita jne. Näiden tuotosten hautautuminen opiskelijoiden ja opettajien omien sähköisten kansioiden uumeniin on harmillisen tavallista, jollei kyseessä ole lähtökohtaisestikin julkinen ja yleisölle näkyvä tuote. LeaP tarjoaa kanavan, jonka kautta voidaan tehdä näkyväksi kaikkea sitä tekemistä, kehittämistä ja osaamista, joka projekteissa syntyy. Sekä palvelun sisäisellä, käyttäjien omassa profiilissa avautuvalla etusivulla että palvelun pääsivulla esitellään ajankohtaisia uutisia ja tapahtumia, ja jaetaan tietoa kaikesta siitä, mitä projekteissa ja yhteistyöverkostoissa tapahtuu. Projektihistorian ja dokumenttikirjastojen kertyminen yhteen paikkaan helpottaa tiedon jakamista merkittävästi. Aktiiviseen tiedottamisen kulttuuriin siirtyminen vaatii myös toimintatapojen muutosta. Pelkkä väline ei muuta arkea myöskään muiden yhteistyön käytänteiden osalta, jollei omaa toimintakulttuuria olla valmiita tarkastelemaan ja kehittämään kriittisellä otteella muutoksia tavoiteltaessa. LeaP´ in kehittämisen rinnalla Porvoo Campuksella on tästä syystä kiinnitetty erityistä huomiota toimintatapojen kehittämiseen, ja välineen ja toiminnan kehittämisen prosessit ovat edenneet Digital Campus – hankkeessa rinta rinnan. Käyttöön otetut, uudet oppimisen menetelmät ja välineet ja niiden sovittaminen arkeen vaativat pitkänjänteisyyttä, paljon rohkeita kokeiluja ja aikaa. 2.4. Mitä LeaP on opiskelijalle? Opiskelijan näkökulmasta LeaP on väline, joka tuo työelämän lähemmäs opiskelun arkea konkreettis- 49 50 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ten työelämäprojektien muodossa. LeaP´issa opiskelija voi hakeutua erilaisiin opintoja edistäviin projekteihin, ja toisaalta hallita ja ohjata oppimistaan ja työskentelyään projekteissa. ”Me ollaan käytetty sitä mm. niin, että kun on tehty markkinointitutkimuksia eri yrityksille niin se on kätevä, kun sitä pystyy moni ihminen muokkaamaan yhtaikaa. Ei tarvi olla edes paikan päällä, pystyt vaikka kotona tekemään hommia ja toinen tekee koulussa…ettei tule sitä, että pitää lopuksi kasata 50 eri tiedostoa..” (Levo 2013.) ”…Meillä oli opinnäytetyöprojekti, tapahtuman järjestäminen” ”… Nopeuttaa asioita ja yksinkertaistaa oppimisien näkökulmasta. Toimintoja olisi kyllä todella paljon, jos niitä vain haluaa hyödyntää.” (Kuortti & Kuronen 2013.) LeaP on kanava, jonka kautta opiskelija voi jo opintojensa aikana verkottua elinkeinoelämän kanssa ja edistää siten työllistymismahdollisuuksiaan.Tähän hyötyyn kytkeytyy tiiviisti palvelun Kuva 2.Yhteiskehittelyä Porvoo Campuksella. profiili-ominaisuus. Jokaisella käyttäjällä on LeaP – palvelussa henkilökohtainen profiili, joka on muokattavissa SharePointin tarjoamien ominaisuuksien mukaan. Lisäksi omaan profiiliin liittyy vielä kehitysvaiheessa oleva ”kompetenssisalkku” - ominaisuus, jonka kautta opiskelijan on mahdollista seurata osaamisensa kehittymistä. Kompetenssisalkun ideana on, että Campuksen opetussuunnitelman mukaiset opintokokonaisuudet näkyvät opiskelijan profiilissa opintopisteillä täyttyvinä moduuleina. Esimerkiksi projekti, jossa opiskelija toimii viestintätehtävissä täyttää kompetenssisalkussa viestintäosaamisen moduulia suoritettujen pisteiden verran.Toiminto auttaa opiskelijaa opintojensa suunnittelussa, kun ”puuttuva osaaminen” on moduuleittain selkeästi esillä. Profiiliin on lisäksi mahdollista liittää niitä tuotoksia, joita kyseiseen moduuliin liittyvissä projekteissa on tehty, ja jotka kertovat tarkemmin millaista osaamista opiskelijalle on kertynyt. Parhaimmillaan kompetenssisalkku -ajattelu tukee opiskelijaa työelämään siirtymisessä. Opintojen aikana tehdyt projektit ja niissä syntyneet tuo- VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta tokset muodostavat pohjan osaamista kuvaavalle portfoliolle, jota opiskelija voi esitellä potentiaaliselle työnantajalle.Tiivis työelämäyhteistyö jo opintojen aikana, ja sen osoittaminen omaa projektiprofiilia hyödyntämällä antaa opiskelijalle uusia työkaluja työllistymistä helpottamaan. Tutkivaa ja kehittävää oppimista ja uutta opetussuunnitelmaa on toteutettu Campuksella vasta vähän aikaa. Ensimmäiset opiskelijat, jotka ovat opiskelleet alusta lähtien uuden opetussuunnitelman mukaisesti alkavat pian valmistua. Nopeimmin valmistuneilta ja erityisesti heidän työnantajiltaan on saatu kuitenkin jo hyvää palautetta; ammattikorkeakoulussa hankitut valmiudet ja osaaminen näyttävät vastaavan hyvin työnantajien tarpeisiin (Birkle 2013). Onnistumisesta kertoo myös seuraava esimerkki: ”Kollegalta tuli hyvä esimerkki. (Ulkomaalainen) opiskelija…tuli sanomaan, että se ei tykännyt tästä koulutouhusta alkuun, että hänen mielestään tässä ei ollu päätä eikä häntää tässä touhussa. Että kauhee kaaos, ja kukaan ei tiedä mistään mitään…Ja sitten se meni työharjoitteluun ja ajatteli – mä oon nähny tämän!. Et mä ymmärrän mistä tässä on kysymys! Että sen sijaan, että se oli siinä kohdin saanu hirvittävän angstin että ”mä en tiedä mitään”, niin se totesi, että tää on tätä samaa, että mä osaan luovia tässä tilanteessa!. Tällaset tuo lohtua siihen, et kun puhutaan metakompetensseista et mitä se oikee osaaminen on… ”(Räihä 2013) Kampuksella opiskelevan ulkomaalaisen opiskelijan arjessa uudet toimintatavat ovat näkyneet muutoinkin erityisen positiivisesti. Uudet oppimismenetelmät ovat johtaneet osaltaan siihen, että useat ulkomaalaiset opiskelijat ovat saaneet vakituisia työpaikkoja jo opintojensa aikana. Työllistyminen on ollut heille aiemmin vaikeaa heikon kielitaidon vuoksi. Uusi opetussuunnitelma näyttää kuitenkin antavan opiskelijoille juuri sitä osaamista ja niitä valmiuksia, joita työnantajat odottavat. (Enroth-Niemi 2013.) LeaP ´in tehtävänä on edistää tämän suuntaista kehitystä; avata opiskelijoille yhä useampia ovia työelämään ja tehdä näkyväksi sitä monimuotoista ja –alaista osaamista ja potentiaalia, joka opiskelijoissa piilee. 2.5 Mitä LeaP on yhteistyökumppanille? Asiakas- ja käyttäjälähtöisyyden lisääntyminen yritysten kehittämistyössä ja lisääntyvä tarve vuorovaikutukselle erilaisissa verkostoissa asettaa monille, erityisesti pienille yrityksille uusia työskentelymenetelmiin ja – välineisiin liittyviä vaatimuksia. Yksi LeaP ´in kehittämisen keskeinen tavoite oli nostaa vuorovaikutuksen laatua yritysten ja oppilaitoksen välillä yhteistyön prosesseja yhdenmukaistamalla ja keskinäistä viestintää parantamalla. Yhteistyön tekemisen haasteet oppilaitoksen kanssa saattoivat aiemmin näkyä yrittäjille vaikeutena löytää oikeaa kontaktihenkilöä kulloiseenkin tarpeeseen, vastausten viipymisenä tai epätietoisuutena siitä, mitä palveluja ammattikorkeakoulu oikeastaan tarjoaa yrityksille. Yhteisissä projekteissa ongelmia esiintyi erityisesti tiedonkulussa; toimeksiantaja ei aina tiennyt, missä vaiheessa annettu toimeksianto oli menossa ja kuka projektista tai viestinnästä oli vastuussa. Vastaavasti toimeksiannon parissa työskentelevät opiskelijat saattoivat kokea, ettei heillä ollut annetusta tehtävästä riittävästi tietoa eikä tarpeellista vuorovaikutusta toimeksiantajan kanssa, jotta vastaan tulleet epäselvyydet olisi voitu ajoissa selvittää. Yhteistyön laadun kehittyminen onkin selkein yhteistyökumppanien, ja samalla ammattikorkeakoulun saama hyöty uudesta työkalusta. LeaP helpottaa jatkossa yhteydenottoa oppilaitokseen tarjoamalla yrityksille ja muille yhteistyökumppaneille selkeän kontaktipisteen, jonka kautta toimeksiantoja voi tarjota ja josta on mahdollista löytää nuoria ja innokkaita tekijöitä uusille hankkeille. Nimetyt yhteyshenkilöt ovat selkeästi esillä projektikuvauksissa. Toimeksiantajat pääsevät käyttäjiksi itse palveluun ja sitä kautta sisään projektiensa työtiloihin, jolloin heillä on mahdollisuus seurata ajantasaisesti toimeksiannon etenemistä, ja halutessaan osallistua myös 51 52 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta itse kehittämistyöhön – ja oppia uutta opiskelijoiden mukana.Yhteinen foorumi tarjoaa yrittäjälle myös paikan markkinoida itseään ja tutustua ja solmia kontakteja tuleviin osaajiin. mistä. Ja se ohjauskin vaatii kyllä enemmän aikaa kuin se että pitää jonkun luennon... Se on koko ajan sitä räätälöintiä ja tilanteisiin reagoimista.”(Birkle 2013) Projektien ollessa koottuna yhteen paikkaan myös niiden hallinnointi voi tapahtua keskitetysti.Tämä selkiyttää toimintaprosesseja oppilaitoksen sisällä ja näkyy yhteistyökumppaneille sujuvana ja laadukkaana yhteistyönä. Opettajat näkevät järjestelmästä mitä projekteja kulloinkin on tarjolla, eivätkä toimeksiannot enää jää yksittäisten henkilöiden henkilökohtaisten kontaktien varaan. Myös päällekkäisyyksien riski vähenee. Projektiyhteistyötä ei ehdoteta ensimmäiseksi yrittäjälle, jolla on jo ennestään useita projekteja meneillään, tai yhteistyökumppanille, jonka kanssa toinen ryhmä on tehnyt samankaltaisen projektin jo aiemmin. Projektihistorian kertyminen keskitetysti yhteen paikkaan mahdollistaa myös kehittymisen; yhteisistä tuotoksista jää jaettu dokumentaatio, josta voidaan helposti jatkaa syvemmälle aiheeseen seuraavassa projektissa – myös jonkun muun, kuin alkuperäisten tekijöiden toimesta. ”Opettajan ”autopilottia” ei saa päälle enää.” (Räihä 2013) Yhteisten projektien kautta palvelu tuo tulevaisuudessa mukana oleville yrityksille näkyvyyttä alueellisella ja jopa kansainvälisellä tasolla projekteista riippuen.Toimintakonsepti avaa myös runsaasti uusia mahdollisuuksia yrityksen kehittämiselle ja verkottumiselle alueen muiden organisaatioiden kanssa. 2.6 Leap opettajan ja tutkijan näkökulmasta Ohjaus- ja valmennustyö yhteisissä projekteissa tarjoaa opettajille mahdollisuuden luoda uusia verkostoja ja ylläpitää ja kehittää omaa osaamistaan. Projektityöskentely kuitenkin myös muuttaa opettajan työnkuvaa, ja tuo siihen runsaasti uusia ulottuvuuksia. Tekemiseen tarvitaan siksi toisenlaisia välineitä kuin ennen. ”Hallinnointi vie paljon aikaa, kaikki se mikä ei liity opetukseen ja oppimiseen. Ja sitten ihan toimenkuvan näkökulmasta, työ on enemmän oppimisen ohjausta eikä sitä tyrkyttä- Oppimisprojekteissa opettaja ei enää lähtökohtaisesti johda toimintaa, ainakaan yksin. Johtamisvastuuta on jakamassa joukko opiskelijoita, mahdollisesti muita opettajia ja myös yhteistyökumppaneita, mikä tarkoittaa ennen kaikkea runsasta vuorovaikutusta ja paljon irrallisia lankoja solmittavaksi ennen tavoitteisiin pääsemistä. Tehtyä työtä on kuitenkin entiseen tapaan kyettävä arvioimaan ja ohjaamaan oppimistavoitteiden saavuttamiseksi. LeaP kokoaa toiminnan ja vuorovaikutuksen yhteen paikkaan ja auttaa opettajaa pysymään ajan tasalla projektin etenemisestä. Yhteiset dokumentit ja tehtävät keskitetään yhteiseen projektityötilaan kaikkien nähtäväksi. Kun tekeminen on näkyvää, ohjausta on mahdollista antaa silloin kun tilanne sitä vaatii. Oman käyttäjäprofiilin etusivulta opettajalle avautuvat kaikki meneillään olevat projektit, jolloin oman työn kokonaisuus pysyy hahmotettavana. Projektityötiloista voi tarvittaessa tilata sähköpostiin hälytyksiä, jotka kertovat toiminnasta tietyllä foorumilla. Lähtökohtaisesti sähköpostin määrä kuitenkin vähenee merkittävästi; palautettavien tehtävien ja dokumenttien viimeisimmät versiot löytyvät työskentelyalustalta, jossa niitä voi kommentoida, sen sijaan, että keskeneräinen raportti kuljeksii usean eri version muodossa sähköpostitse arvioitavana. Edellisessä kappaleessa kuvattu yhteistyön prosessien yhdenmukaistuminen selkiyttää vastuita opettajan työssä ja helpottaa samalla viestintää suhteessa yrityskumppaneihin ja kollegoihin. LeaP ´in pohjaton tietopankki – ominaisuus auttaa työn kehittämisessä; omien tuotosten lisäksi nähtävissä on myös runsaasti muissa projekteissa syntynyttä aineistoa, josta on mahdollista ammentaa ideoita ja tutkimusaihioita uusiin hankkeisiin. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Tutkimusnäkökulmasta LeaP tarjoaa oppilaitokselle runsaudensarven. Palveluun kertyvän aineiston pohjalta voidaan tutkia omaa toimintaa niin määrällisesti kuin laadullisestikin: kuinka monta projektia vuositasolla toteutetaan, moniko projekteista on kansainvälinen, kuinka paljon hankkeissa on vuoden aikana ollut osallistujia, kuinka monessa projektissa on mukana yrityskumppaneita, mihin toimialoihin tehdyt projektit liittyvät, millaisia menetelmiä projekteissa on käytetty? Päättyneiden projektien ja raporttien säilyminen projektiarkistossa mahdollistaa palaamisen vanhojen aineistojen ääreen pitkienkin aikojen kuluttua ja tuo perspektiiviä omaan tekemiseen. Kehittämisprosessissa opittua Toimintatapojen ja työkalujen samanaikainen kehittäminen on ollut Digital Campus – hankkeessa hedelmällisen itsetutkiskelun paikka oppilaitoksen henkilökunnalle, ja myös yhteistoiminnallinen ponnistus itsessään.Arkikäytänteitä on ollut pakko tutkia ja arvioida, jotta toimintatavat ja toisaalta palveleva työkalu saadaan keskustelemaan keskenään joustavasti ja tuottamaan yhdessä organisaatiolle lisäarvoa.Tärkeää on ollut pitää mielessä, että järjestelmät palvelevat käyttäjää ja tekevät yksinään vain niitä asioita, joita niiltä pyydetään – ihmiset antavat edelleen toiminnalle merkityksen ja sielun. Uusi oppimisteknologia ja digitalisoituva maailma palvelevat parhaimmillaan ihmisen luovuutta ja luontaista oppimisen halua ja tarjoavat moninaiset välineet osaamisen nostamiseksi uudelle tasolle. Sähköiset verkostot mahdollistavat innovaatioiden ja oivallusten jakamisen ja kehittymisen pidemmälle, kuin mihin yksittäinen ihminen kykenee. Digitaalisten työvälineiden käyttö kasvaa työelämässä nopeasti ja vaatimus välineiden hallitsemisesta vyöryy esiin kaikkialta. Niin yritysten kuin opettajien ja opiskelijoidenkin tulisi hallita ja omaksua uusia mentelmiä, joilla tulevaisuudessa tehdään työtä (Enroth-Niemi 2013). Tulevaisuuden oppimisen haasteina ovat kuitenkin sukupolvien väliset erot digitaalisten oppimisvälineiden ja uuden teknologian käytön hallinnassa. Monet opettajat Porvoo Campuksella toteavatkin, että he tarvitsevat vielä lisäkoulutusta oppimisteknologian aktiivista ja monipuolista käyttöä varten. (Marttinen ym. 2012). Mielessä on hyvä pitää myös vaihtoehtoisen tulevaisuuden mahdollisuus, jos inhimillinen kehittyminen ja oppiminen välineellistetään tarkoitusta miettimättä: ”…samaan aikaan, kun otetaan käyttöön uutta teknologiaa pitää miettiä, että miksi sulla on mitään kanavaa, jos sulla ei ole mitään sanottavaa.” (Räihä 2013) 53 54 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 3. O ppimisen ja työelämän yhteinen tulevaisuus teistyön edistämiseksi on tehty ja voidaan tehdä (Enroth-Niemi 2013). Porvoo Campus on aloittanut nyt, vuoden 2013 alussa, kolmannen toimintavuotensa uusissa tiloissa. Samaan aikaan ammattikorkeakoulukenttä on suuressa muutoksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriön johtama vireillä oleva uudistus pyrkii vahvistamaan ammattikorkeakoulujen edellytyksiä vastata joustavammin työelämän muuttuviin ja moninaisiin kehittämistarpeisiin. Myös rahoitus- ja säädösohjausta muutetaan. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2013.) Muutokset tarkoittavat monille ammattikorkeakouluille omien toimintaedellytysten ja menetelmien kriittistä tarkastelua. Alueellisen vaikuttavuuden arviointi nousee tässä keskustelussa merkittävään rooliin. Ammattikorkeakoulujen on kyettävä tekemään näkyväksi sidosryhmilleen tuomansa lisäarvo, mikä tekee arvokkaaksi kaikki ne toimet, joita alueellisen yh- Tulevaisuuden työhön liittyen Sitra toteaa helmikuussa 2013 verkkosivuillaan seuraavaa: Kuva 3. Uusia näköaloja oppimiseen. ” Uusi työ on purskeista, yrittäjämäistä ja monimuotoista.. Työelämässä ei enää edetä suoraviivaisesti koulusta työn kautta eläkkeelle. Uusi työ on polveilevaa ja reittiä saatetaan vaihtaa montakin kertaa. Siksi tarvitaan yrittäjämäistä asennetta ja uskallusta ottaa myös riskejä.” (Sitra 2013) Nuorten työllistymisestä kannetaan Suomessa tällä hetkellä erityistä huolta. Keskustelua käydään myös nuorten työelämätaidoista. Suomen Yrittäjien Pk- yrityksille suuntaaman yritysbarometrin mukaan nuorten työllistymisen suurimaksi esteeksi nousevat puutteet osaamisessa, erityisesti VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta yleisissä työelämävalmiuksissa ja ammatillisessa osaamisessa (Suomen Yrittäjät 2012). Tulokset kertovat selkeästä tarpeesta lisätä ja kehittää oppilaitosten ja elinkeinoelämän yhteistyötä, jotta opiskelun aikana voitaisiin kehittää nuorten tarvitsemia valmiuksia luovia Sitran kuvailemassa tulevaisuuden monimuotoisessa työkulttuurissa. Lähteet: ”Uskon siihen, että työelämä tulee aina vaan tärkeämmäksi ammattikorkeakoulussa. Uskon myös, että työelämä joutuu tulevaisuudessa ottamaan enemmän vastuuta – (osaamisen) tarpeet ja tavoitteet ovat siellä.” (Enroth-Niemi 2013.) Birkle, M. 2013. Lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. HAAGA-HELIAn Porvoon yksikön ja Sulava Oy:n yhdessä kehittämä LeaP – verkkopalvelu on uusi yhteistyön, viestinnän ja verkottumisen väline oppilaitokselle ja sen sidosryhmille. Digitaalisen oppimisalustan avulla Porvoo Campuksen opiskelijat tulevat jatkossa näkyvämmin ja konkreettisemmin alueensa voimavaraksi, ja hallitsevat työelämään siirtyessään aidosti elinkeinoelämän ja sen kilpailukyvyn kehittämiseen tarvittavaa osaamista.Tulevaisuudessa palvelua voivat toivottavasti hyödyntää myös muut koulutusalan toimijat ja elinkeinoelämä omien toimintatapojensa kehittämisessä. Paljon kehittämistyötä on edelleen edessä myös Porvoo Campuksella. Kuluneiden vuosien aikana tapahtuneet muutokset ovat vaatineet pitkäjänteistä työtä ja uudet toimintatavat työelämäprojektien toteutuksessa hakevat edelleen muotoaan. LeaP on työväline, jonka tarkoitus on palvella uuttaa toimintatapaa, ei ohjata tai määritellä sitä. Uusia käyttökokemuksia kertyy joka päivä, ja kehittämistyö jatkuu käytännön kokeilujen kautta, toimintatapojen kehittymisen rinnalla, oppilaitoksen ja yhteistyökumppanien arjesta esiin nousevia tarpeita kuunnellen. Alasoini,T. 2010. Uusi tapa oppia ja tuottaa innovaatioita: osallistava innovaatiotoiminta.Työpoliittinen aikakauskirja 3/2010. Luettu 7.3.2013. Luettavissa: http://www.tem.fi/files/27869/Alasoini.pdf Enroth-Niemi, L-M. 2013.Yksikön johtaja, HAAGAHELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. Forsblom, Mona. 2013.Taloushallinnon assistentti, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. HAAGA-HELIA. 2011. Matkailun koulutusohjelman opetussuunnitelma. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö. Hakkarainen, K., Lonka, K. & Lipponen, L. 1999. Tutkiva oppiminen. Älykkään toiminnan rajat ja niiden ylittäminen. WSOY, Porvoo. Kuortti, L. & Kuronen, K. 2013. Opiskelija, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. Levo, H. 2013. Opiskelija, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. 55 56 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Marttinen, K., Patala,T., Ketonen, E., Ruusunen, R., Lonka, K. 2012. Students’ and Teachers’ perceptions of an innovative blended learning environment – Case Porvoo Campus. Research paper presented at EDEN Conference in Porto, Portugal in June 2013. Miettinen, R.,Toikka, K.,Tuunainen, J., Lehenkari, J. & Freeman, S. 2006. Sosiaalinen pääoma ja luottamus innovaatioverkostoissa. Tutkimusraportteja 9.Toiminnan teorian ja kehittävän työn tutkimuksen yksikkö, Helsingin yliopisto. Luettu 4.3.2013. Luettavissa: http://www.edu.helsinki.fi/activity/ publications/files/320/Miettinen_et_al_2006.pdf Myrskylä, P. 2012. Alueellisten työmarkkinoiden muutos.Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja. Työ ja yrittäjyys. 1/2012.Työ- ja elinkeinoministeriö. Luettu 7.3.2013. Luettavissa: http://www.tem. fi/files/31991/1_2012_netti.pdf Räihä, K. 2011. What is Campus Markets and how is it going to help implementing the new curriculum at HAAGA- HELIA Porvoo Campus? Research paper presented at icEIC , Conference on Education, Informatics and Cybernetics in Orlando, USA in December 2011. Räihä, K. 2013. Lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus. Sitra. 2013. Uusi työ. Uusi työ on purskeista, yrittäjämäistä ja monimuotoista. On selvää että työ on murroksessa. Mutta miten muuttuu Suomi? Luettu 4.2.2013. Luettavissa: http://www.sitra.fi/uusi-tyo Suomen yrittäjät. 2012. Nuorten puutteelliset työelämätaidot puhuttavat. Luettu 4.3.2013. Luettavissa: http://www.yrittajat.fi/fi-FI/suomenyrittajat/tiedotustoiminta/uutiskirje/nuortenpuutteelliset-tyoelamataidot-puhuttavat/ Opetus- ja kulttuuriministeriö 2013. Ammattikorkeakouluja uudistetaan. Luettu 3.2.2013. Luettavissa: http://www.minedu.fi/OPM/Koulutus/ ammattikorkeakoulutus/ammattikorkeakoulu_ uudistus/?lang=fi Työ- ja elinkeinoministeriö (2012). Väliraportti työvoimatrendeistä: Määräaikaiset työsuhteet vakiintuneet, itsensä työllistäjät uusi trendi. Tiedotteet 2012. Luettu 7.3.2013. Luettavissa: http://www.tem.fi/index.phtml?109336_ m=106601&s=5236 Ritalahti, J. 2009. Opettaja työelämäyhteistyössä. Teoksessa Toyhtäri-Nyrhinen, A. (toim.). Suunnannäyttäjä – Uusia avauksia ammttikorkeakouluopettajien työhön. HAAGA-HELIAn kehittämisraportteja 4/2009. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu. Tuomi, L. 2012. Living labit – ammattikorkeakoulut käyttäjälähtöisyyden edistäjinä.Teoksessa Lassila, S. &Rantanen,T. (toim.). 2012. Käyttäjälähtöisyyttä oppimassa – SYMBIO Living Lab – hankkeen kokemuksia käyttäjälähtöisestä tapahtumatuotannosta. HAAGA-HELIA Kehittämisraportteja 1/2012. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu. VIDICO –hanke. 2013. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu: Digital Campus. Luettu 30.1.2013. Luettavissa: http://vidico-hanke.blogspot.fi/p/ vidico-hankekuvaus.html VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 57 Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun yliopisto 60 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo Mikä on Luova tulevaisuustila?................................................................................................................. 61 Luovan tulevaisuustilan edelläkävijäkokeilut....................................................................................... 64 Luova tulevaisuustila vastaa työn ja yhteiskunnan muutokseen.......................................................... 67 Tietoyhteiskunnasta merkitysyhteiskuntaan....................................................................................... 68 Ammattilaisista amatööreihin.............................................................................................................. 70 Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantti............................................................................................70 Ubiikki oppiminen ja sivistys uutena osaamiskulttuurina................................................................... 72 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Mikä on Luova tulevaisuustila? Luova tulevaisuustila = fyysisen, virtuaalisen ja digitaalisen tilan yhdistävä sosiaalinen hybriditila luovuuden ja tulevaisuusajattelun sekä ennakointiosaamisen vahvistamiseksi. Innovaatioita syntyy siellä, missä luovuuden ilmaisemiselle ja kehittämiselle on aikaa ja tilaa sekä suotuisa, vapaa ympäristö. Erityisesti tarvitaan tiloja, joissa ihmiset voivat kohdata toisensa ja vaihtaa ajatuksia. Erilaistuakseen ja uudistuakseen innovatiivisuuden ja luovuuden kautta organisaatiot ja yritykset – niin työpaikat kuin koulut – tarvitsevat uudenlaisia työvälineitä, työskentelytapoja ja konsepteja. VIDICO:n Luova tulevaisuustila –osahankkeessa suunniteltiin ja pilotoitiin tulevaisuuden työtila, joka antaa välineitä syvään organisaatiomuutokseen. Luovassa tulevaisuustilassa työntekijät voivat kehittää organisaation yhteisöluovuutta, tulevaisuustietoisuutta, ennakointikykyä ja innovatiivisuutta. Samalla sen avulla voidaan parantaa työmotivaatiota luomalla uudenlaista työ- ja oppimisympäristöä. Siinä uudenlainen, tuottavasta vapaa-ajasta ammentava työkulttuuri yhdistetään stimuloivien virikkeiden ideakiihdyttämöön (idea powerhouse) ja luovuudelle tilaa antavaan hitaan elämän (slow life) elementteihin. Luova tulevaisuustila (LTT) on konkreettinen työympäristö – joko erillinen työskentelytila tai rajattu osa isompaa tilaa organisaation sisällä. Luova tulevaisuustila suunnitellaan yrityskohtaisesti räätälöiden siten, että tila kannustaa epämuodolliseen vuorovaikutukseen. Vuorovaikutus toteutuu fyysisesti yhdessä tulevaisuuksia luodaten, digitaalisia ja virtuaalisia elementtejä hyödyntäen. Sisustuksessa kiinnitetään huomiota toisaalta ajatuksia stimuloivaan ja provosoivaan kokeellisuuteen, toisaalta rauhoittaviin, rentouttaviin elementteihin – sekä näiden yhdistelmiin. Esimerkiksi vihreä väri on yhtä aikaa rauhoittava ja luovaa ajattelua stimuloiva.Tilaa voidaan käyttää uudenlaisena työ- ja kokoustilana ja siellä voidaan järjestää erilaisia ennakointisessioita, joissa luodataan valitun Kuva 1. Luovan tulevaisuustilan rakennuselementteinä ja tulevaisuusideoinnissa käytettiin taideteoksia. 61 62 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta aihepiirin tai yksittäisen asian tulevaisuuksia.Tilan ”tarkoitus” on, että siellä voi tehdä ”jokapäiväisiä” töitä toisin ajatellen, tulevaisuuden näkökulmasta, vapautuen rutiineista, yksin tai ryhmässä – tai sitten kokeilla jotain aivan uutta. Vaikka tilassa voidaan järjestää erillisiä ennakointitilaisuuksia, tarkoituksena on, että uutta etsivä tulevaisuusajattelu nivoutuu kaikkeen työhön. Luovan tulevaisuustilan pilottikohteissa (ks. seuraava alaluku) tilaelementteinä käytettiin tulevaisuusjulisteita, tulevaisuuskirjahyllyä, taideteoksia, tulevaisuuslinkkejä, ennakointimetodilipastoa, digikehyksessä esitettyjä tulevaisuusaforismeja, koululaisten tulevaisuuspiirustuksia, sekä digiseinää. Ennakointisessioissa hyödynnettiin useita ennakointimenetelmiä, erityisesti visuaalisuutta hyödyntäviä metodeja. Digitaalista Tulevaisuusikkunaa käytettiin heikkojen signaalien (=merkki orastavasta, mahdollisesti vahvistuvasta ilmiöstä) Kuva 2. Luovan tulevaisuustilan konsepti. visualisointiin. Sarjakuvalakanoita käytettiin heikkojen signaalien ja mustien joutsenten (=yllättävä ja epätodennäköinen tapahtuma, jolla on radikaaleja vaikutuksia) ideoinnin apuna. Heikkoja signaaleja ja mustia joutsenia esitettiin myös kuvakortteina. Muina metodeina käytettiin tulevaisuudentutkimuksesta tuttua toimintaympäristön analyysia: tunnistettiin ja analysoitiin jatkuvuuksia – trendejä ja megatrendejä – sekä epäjatkuvuuksia – heikkoja signaaleja ja mustia joutsenia sekä pohdittiin niiden vaikutuksia. Ennakoinnin perustyökaluina käytettiin mindmap –tyyppistä tulevaisuuspyörää sekä PESTEC-taulukkoa, jonka avulla voidaan systemaattisesti tarkastella jonkin ilmiön poliittisia (P), taloudellisia (E), sosiaalisia (S), teknologisia (T), ympäristöllisiä (E) ja sosiokulttuurisia (C) ulottuvuuksia. Lisäksi sovellettiin Edward de Bonon kehittämää, luovuuden ja tulevaisuusajattelun yhdistävää kuuden hatun ja kolmen tuolin tekniikoita. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Kuva 3. Teknologiakeskus Innoparkissa sarjakuvalakanoihin tutustuttiin keskustellen ja tulevaisuuden siemeniä etsien. Luovan tulevaisuustilan kantavana ajatuksena on yhdistää luova ajattelu tulevaisuusajatteluun. Projektin aikana saatuja keskeisiä oivalluksia on ollut se, että luovuus, tulevaisuusajattelu, työ ja tilat kytkeytyvät liki elimellisesti toisiinsa. Luovuuden voi määritellä niin, että se on sellaista yksilön ja ryhmien toimintaa, joka totunnaisesta irrottautuen ja tekemiseen paneutuen yhdistää jo olevaa uudella, omaperäisellä tavalla sekä löytää asioiden välisiä yllättäviä ja epätavanomaisia yhteyksiä niin, että syntyy jotain uutta. Juuri samoja ominaisuuksia tarvitaan tulevaisuuksien ennakoinnissa. Työ puolestaan on lähtökohtaisesti uutta luovaa toimintaa, joka nostaa esiin ja valjastaa inhimillisiä kykyjämme ja suuntaa ne uuden luomiseen. Tulevaisuusajatteluun kuuluu periaate, että tulevaisuus ei tapahdu itsestään, vaan se luodaan – työllä.Tilat taasen luovat kaikelle toiminnallemme ympäristön, ohjaavat toimintaa ja ruokkivat – tai ovat ruokkimatta – luovuutta. Kuva 4. Luovassa tulevaisuustilassa työskentely rakentuu eri näkökulmia yhteen kokoavalle tulevaisuusdialogille. 63 64 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Kuva 5. Ryhmätyöskentelyä Kohtaamispaikassa ja Teknologiakeskus Innoparkissa. Luovan tulevaisuustilan edelläkävijäkokeilut Luovan tulevaisuustilan konsepti voidaan räätälöidä erilaisten organisaatioiden tarpeisiin – esimerkiksi yrityksiin, julkisorganisaatioihin, kouluihin, kirjastoihin, sairaaloihin, matkakeskuksiin, kaupunginsaleihin ja hallintoelimiin.Tässä hankkeessa Luovan tulevaisuustilan konseptia testattiin ja pilotoitiin Helsingin kaupunginkirjaston Kohtaamispaikassa Lasipalatsissa,Teknologiakeskus Innoparkissa Hämeenlinnassa sekä Hämeenlinnan AMK:n kirjastossa. Ensimmäinen pilotti toteutettiin Helsingin kaupunginkirjaston Kohtaamispaikkaan vuonna 2009.Tavoitteena oli testata ja kehittää Luovan tulevaisuustilan konseptia sekä tuoda kirjastojen tilojen kehittämiseen uusia ideoita, kokeilla ideoita käytännössä sekä luodata kirjastojen mahdollisia tulevaisuuksia. Kohtaamispaikassa pidetyissä ennakointisessioissa hahmottuneen ensimmäisen skenaarioon mukaan kirjasto on tulevaisuudessa yhä useampien ja mo- Kuva 6.Visionaarisia hahmotuksia tulevaisuuden kirjastosta. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ninaisempien kohtaamisten näyttämö. Kirjaston tilojen, teknologioiden, toimintojen, tuotteiden ja palvelujen tulee mahdollistaa kohtaamiset. Sekä tarkoituksenhakuiset että satunnaiset kohtaamiset ovat yhtä tärkeitä kirjaston käyttöpotentiaalin toteutumisessa. Kirjastossa kohtaavat toisensa kirjaston käyttäjät ja kirjaston henkilökunta, sekä kirjaston käyttäjät keskenään. Kirjastossa kohtaavat toisensa myös ihmiset ja tilat – niin fyysiset, digitaaliset kuin virtuaalisetkin tilat. Ihminen kohtaa toisen ihmisen, ihminen kohtaa tilan, ihminen kohtaa teknologian ja ihminen kohtaa sisällöt. Tässä kohtaamisten kokonaisuudessa fyysisten tilojen suunnittelu, toteutus ja muunneltavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Toisessa hahmottuneessa skenaariossa kirjasto on vastapaino nyky-yhteiskunnan kiireen läpi- tunkemalle elämäntavalle. Nykyajan hektisessä elämänrytmissä ihminen kaipaa mahdollisuutta hidastaa, rauhoittua, rentoutua ja pysähtyä paikalleen ajassa ja tilassa. Kirjasto on hitauden keidas kiireen keskellä. Siellä ei juosta eivätkä puhelimet pirise. Kirjasto tarjoaa tilat ja välineet, joilla ihminen voi nipistää kiireisestä arjesta hiukan aikaa itselleen ja syventyä rauhassa itseään kiinnostaviin sisältöihin. Luovan tulevaisuustilan toinen pilottikokeilu rakennettiin Hämeenlinnaan vuonna 2010: Teknologiakeskus Innoparkiin ja HAMK:n kirjastoon. Innoparkin tila rakennettiin slow-tilaksi ja HAMK:n kirjaston tila stimulus-tilaksi. Hämeenlinnan piloteissa ennakoitiin edelleen kirjastojen tulevaisuuksia, sekä eri tavoin työn ja teknologiakeskusten tulevaisuuksia. Kuva 7. Sisäänkäynti luovaan tulevaisuustilaan tai tulevaisuuden kirjastoon? 65 66 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Kuva 8. HAMK:n kirjastossa tunnusteltiin merkitysosaamisen ulottuvuuksia vuonna 2020. Sekä teknologiakeskusten että kirjastojen tulevaisuus hahmottui pilvi-metaforan varaan. Metafora juontuu viime vuosina yleistyneistä pilvipalveluista, joissa tietokoneiden tallennus- ja laskentatoimintoja siirretään palvelinkoneiden muodostamaan ”pilveen”. Pilvipalvelut paitsi helpottavat työskentelyä, mahdollistavat uudenlaisia organisaatiomalleja – pilvipalveluiden avulla organisaation verkottuminen ja esimerkiksi etätyöskentely helpottuvat merkittävästi. ”Pilviorganisaatioiden” varaan rakennetussa yhteiskunnassa informaation jakaminen ja kommunikaatio ovat yhä tärkeämpiä. Kirjastoilla on tällaisessa tilanteessa luonteva rooli toisaalta tilojen tarjoajana, toisaalta merkityksellisen tiedon kerääjänä ja välittäjänä. Teknologiakeskukset voivat puolestaan soveltaa pilviajattelua radikaalin avoimien ja joustavien organisaatiorakenteiden luomisessa, jolloin teknologiakeskusten toiminta rakentuu yhä vahvemmin työntekijöiden oma-aloitteisuudesta ja itseorganisoitumisesta sekä toisaalta yhä tiheämmästä ja avoimemmasta verkottumisesta teknologiakeskusten ulkopuolisten toimijoiden kanssa.Teknologiakeskukset voivat tulevaisuudessa tarjota monenlaisia yhdistelmiä julkisen ja yksityisen tilan, fyysisen, digitaalisen ja virtuaalisen toiminnan sekä ihmisen, luonnon ja teknologian yhteen kietoutumisesta.Tila on palvelua, joka mahdollistaa yritysten ja yksilöiden mielekkään toiminnan. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Luova tulevaisuustila vastaa työn ja yhteiskunnan muutokseen Talouden ja yhteiskunnan muutos muuttaa työtä, työssä vaadittavia taitoja sekä työympäristöjä. Vanhoista hyviksi havaituista toiminta- ja ajattelutavoista on kuitenkin vaikea päästä eroon. Suomessa lamanjälkeinen nousu maailman johtavaksi tietoyhteiskunnaksi loi itsetyytyväisyyden harhaluuloja siitä, että kaikki on tehty oikein ja että muutoksesta on näin vain haittaa. 2000-luvun alusta lähtien Suomen tietoyhteiskuntasijoitus on kuitenkin jatkuvasti pudonnut ja nyt Suomi on kaukana kärjestä.Tämän hetken tilannetta ja murroskohtaa ilmentää yhtäällä Nokian alho ja toisaalla Rovion ja Sulakkeen kaltaisten yhtiöiden nopea nousu. Jää nähtäväksi, kuinka hyvin Suomi sopeutuu Nokian jälkeiseen aikaan. Kuva 9. Harvinaisia yllätyksellisiä tapahtumia voi ideoida mustien joutsenten lakanaan. Vaikka sana ”innovaatio” onkin jo tietoyhteiskunnan loppuun kaluama iskusana, tulevaisuuden työelämässä luovuus on yhä keskeisempi tuotannontekijä.Tulevaisuudessa luovuus sulautuu kaikkeen ympäristöömme – tiloihin, joissa elämme ja työskentelemme. Samalla tilojen tulisi olla paitsi innostavia ja työhyvinvointia tukevia, myös täyttää ekologisen kestävyyden vaatimukset. Koska Luova tulevaisuustila –hanke keskittyi luoviin, tulevaisuussuuntautuneisiin tiloihin, ekologiset näkökohdat eivät olleet primäärisiä. Hankkeen kuluessa vahvistui kuitenkin näkemys, että ekologiset reunaehdot tulee ottaa itsestään selvänä lähtökohtana kaikessa organisaatioiden uudistustyössä. Suomalaisessa rakentamisessa sekä työ- ja asuinympäristöjen suunnittelussa tulisikin etsiä innovaatioita, jotka yhdistävät tilojen luovuuden ja hyvinvoinnin edistämisen ympäristön kantokykyyn ja talouden kestävyyteen. Luova tulevaisuustila –hankkeessa uuteen tilanteeseen tartuttiin kehittämällä tilakonsepti, joka toisi tulevaisuuden työelämää tähän päivään. Luova tulevaisuustila suunniteltiin edistämään luovuutta, ennakointiajattelua ja uudenlaista työkulttuuria. Luovan tulevaisuustilan pilottikohteiden ennakointisessioissa uudenlaista työkult- 67 68 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta tuuria toteutettiin käytännössä sekä hahmoteltiin tulevaisuuden työelämän keskeisiä ominaisuuksia. Ennakointisessioiden tulosten ja kirjallisuustutkimuksen pohjalta laadittiin teoreettinen esitys niin tulevaisuuden työelämän kuin myös koko yhteiskunnan keskeisistä piirteistä. Luova tulevaisuustila –hankkeen keskeinen väite on, että suoraviivaiseen tehokkuuteen pyrkivästä, teknologia- ja insinöörivetoisesta tietoyhteiskunnasta siirrytään kokonaisvaltaiseen luovuuteen pyrkivään, kulttuurivetoiseen merkitysyhteiskuntaan. Tämä ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti, vaan ainoastaan mikäli uskalletaan irrottautua vanhakantaisista käytänteistä ja luodaan mahdollisuudet uudenlaiseen työympäristöön ja mielenmaailmaan. Tietoyhteiskunnasta merkitysyhteiskuntaan Merkitysyhteiskunnassa siirrytään tavaroiden ja tiedon käsittelystä, tuotannosta ja kuluttamisesta kulttuuristen merkitysten käsittelyyn, tuotantoon ja kuluttamiseen. Kulttuurialat kasvattavat osuuttaan taloudellisesta tuotannosta, mutta ihmiset myös tuottavat omaehtoisesti itse erilaisia merkityssisältöjä ja jakavat ne vapaasti internetissä muiden käytettäväksi.Toisaalta merkityshaku ei koske pelkästään kulttuurituotteita, vaan kaikkea ihmisten toimintaa kulutuksesta työhön ja poliittiseen toimintaan ajaa ihmisten pyrkimys merkityksellisiin kokemuksiin. Merkitysyhteiskunnassa innovaatiotkin nousevat nimenomaan mielekkäästä ja merkityksellisestä työstä. Kuva 10. Digitaalisessa kulttuurissa fyysinen ja virtuaalinen sulautuvat. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Merkitysyhteiskunnassa ihmisten elämäntapavalinnat, identiteetin rakentaminen, yksilöllisesti merkitykselliset kokemukset, yksilöllisyyden ja yhteisöllisyyden yhdistävä uusyhteisöllisyys sekä erityisesti ruohonjuuritasolta nouseva toimiva toimivat niin talouden kuin yhteiskunnan vetureina ja muotoilevat ajan henkeä. Internet, sosiaalinen media, mobiiliteknologiat, pilvipalvelut ja sovelluspalvelut – kaiken kaikkiaan ubiikki, kaikkialla läsnä oleva ja mutkattomasti käytettävä, hyvin eriytynyttä sisältöä tarjoava internet – ovat ajan keskeisiä teknologioita, joita hyödynnetään yhä enemmän työssä siinä missä vapaa-ajallakin. Kun internet on yhä vahvemmin läsnä kaikissa toiminnoissa, sen arvot ja toimintatavat leviävät vastaavasti kaikkialle. Ehkä keskeisin internetin vaikutus on jo tietoyhteiskunnassa vahvaksi trendiksi noussut verkottuminen, jossa päätösvalta siirtyy yksilöille ja heidän yhteenliittymilleen ja jossa eri sektorien, toimijoiden ja elämänalueiden väliset rajat murtuvat – nyt, ubiikin internetin vaikutuksesta verkottuminen syvenee ja etenee edelleen. Digitalisaatio on mitä luultavimmin kaikilla yhteiskunnan alueilla tulevaisuuden tärkein trendi – pidemmällä aikavälillä kaiken kattava kulttuuristeknologinen megatrendi. Digitalisaatio vapauttaa fyysisistä rajoitteista niin vuorovaikutusta kuin tuotantoa ja kulutusta. Digitalisaatioon sisältyy vahva luova potentiaali. Potentiaali ei kuitenkaan aktualisoidu itsestään. Digitalisaatio vaatii omat toimintatapansa, arvonsa, periaatteensa ja ideansa – digitaalisen kulttuurin. Digikulttuuria voi kehittää, vaalia ja hyödyntää sille soveltuvissa ympäristöissä, joista Luova tulevaisuustila on yksi esimerkki. Pidettyjen ennakointisessioiden mukaan hyvän digikulttuurin ominaisuuksia ovat keskustelevuus, ihmislähtöisyys, sisältörikkaus ja mukaan ottavuus, alojen ja elämänalueiden sekoittuminen, yksilöiden omaehtoinen toiminta, rohkeus, ennakkoluulottomuus sekä moniarvoisuus. Suomi aikoo profiloitua digitaalisten palvelujen edelläkävijämaana. Sen onnistuminen riippuu teknologiakehityksen ohella hyvän digikulttuurin viljelyn onnistumisesta. Kuva 11. Hyvä digikulttuuri edellyttää palveluilta luotettavuutta – pelkkä saatavuus ei riitä. 69 70 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Ammattilaisista amatööreihin Uudessa yhteiskuntamuodossa työn ja vapaa-ajan maailmat sulautuvat toisiinsa sekä eri toimialat keskenään. Kuten jo nyt vapaa-ajaltaan, ihmiset haluavat tulevaisuudessa myös työltä innostavia ja inspiroivia kokemuksia sekä runsaita ja rikkaita ihmissuhteita. Jos työnantajat onnistuvat tukemaan näitä haluja ja tavoitteita, työelämästä tulee paitsi yhä mielekkäämpää, myös aivan uudella tavalla luovaa.Yhdellä tapaa työn muutos voi merkitä paluuta palkkatyötä edeltäneeseen aikaan. Palkkatyö on ennen kaikkea välinearvoista toimintaa – työ perinteisen organisaation ja johdon alaisuudessa ei voi olla täysin omaehtoista.Työ sinänsä taas on yleistä inhimillistä kykyä luoda; se käsittää kaiken ihmisten luovan, tuottavan ja valmistavan toiminnan. Kun puhutaan työstä sinänsä, myös työn ja vapaaajan välinen raja muuttuu merkityksettömäksi. Vertaistuotannon hengessä myös asiakkaita ja kuluttajia otetaan mukaan tuotantoon.Toisaalta, erityisesti erilaisten digitaalisten valmistusmenetelmien kuten 3D-printterien avulla, entiset ”asiakkaat” ja ”kuluttajat” alkavat itse tuottaa tavaroita ja palveluita.Tällaisessa prosumeristisessa (producer + consumer) taloudessa yritysten on elintärkeää verkottua erityisesti pientoimijoiden kanssa – innovaatiot nousevat uusista, innokkaista pienyrityksistä ja niiden yhteenliittymistä.Yritykset voivat ottaa ”amatöörituottajilta” mallia myös oman yrityskulttuurinsa kehittämisessä tuomalla vapaa-aikaan liitettyjä ominaisuuksia työelämään. Maailmalla leviää jo nyt Googlen malli, jossa työntekijät voivat käyttää yhden työpäivän viikossa omiin projekteihinsa – tällä ajalla ovat syntyneet kaikki keskeiset Googlen innovaatiota gmailista google+:aan ja Googlen itseään ajavasta autosta Google Glasses -projektiin. Tulevaisuuden työelämä onkin entistä syvemmin ja syvällisemmin verkottunutta. Internetin myötä vuorovaikutuksesta muodostuu uusi iskusana vanhan tietoyhteiskunnan iskusanojen, tehokkuuden ja innovatiivisuuden tilalle.Tehokkuus ja luovuus eivät tietenkään katoa, ne vain ymmärretään uudella tapaa.Tehokkuutta ei ole enää ”virtaviivaistaminen” ja ”rationalisoiminen”, vaan koko inhimillisten ominaisuuksien kirjon hyödyntäminen sekä uusien vuorovaikutuksen muotojen soveltaminen. Luovuus ei piile yksilöissä ja organisaatioissa, vaan mahdollisimman runsaiden informaatiovirtojen ja yhteyksien verkostoissa; luovuus ei tähtää ensisijaisesti toimintatapojen ja teknologioiden kehittämiseen, vaan sisältöjen ja palveluiden tuottamiseen. Luovuutta myös vaalitaan yhä enemmän itseisarvona eikä välineenä tavoitteiden saavuttamiseen. Tulevaisuudessa työ on omaehtoista – työ löytyy yhä useammin siitä mitä ihminen itse on ja mitä haluaakin tehdä – mielekkään työn markkinoiden löytymistä helpottaa digitaaliset palvelut ja sosiaalinen media. Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantti Tulevaisuudessa työntekijöiden keskeisiä osaamistarpeita ovat substanssiosaamisen lisäksi monenlaiset yleiset osaamistarpeet, joihin ei ole tähän asti kiinnitetty tarpeeksi huomiota. Erityisen keskeiseksi nousevat merkitys- ja vuorovaikutusosaaminen. Näiden tukemiseen tulevaisuuden organisaatioilta vaaditaan uutta ajattelua ja ennakkoluulottomia kokeiluja. Esimerkiksi työntekijöiden itseorganisoitumisen tukeminen ja heidän välisten yhteyksien lisääminen – myös ja erityisesti yhteyksien kehittäminen asiakkaisiin ja muiden yritysten työntekijöihin – sosiaalisilla teknologioilla sekä ”vapaaseen”, omaehtoiseen toimintaan kannustaminen ovat tehokkaita keinoja kehittää yrityksen ja organisaation merkitys- ja vuorovaikutusosaamista.Yhteistyöosaaminen puolestaan tarkoittaa kykyä olemassa olevan yhteistyön jatkuvaan rikastamiseen ja uudenlaisten kumppanuuksien hakemiseen. Systeemiosaaminen tarkoittaa asioiden kokonaisvaltaisen hahmottamisen ja keskinäisten kytkentöjen tunnistamisen kykyä. Ympäristosaaminen kattaa tietoisuuden oman ja muiden toiminnan aiheuttamasta ekologisesta jalanjäljestä ja tavoittelun sen pienentämiseksi. Teknologiaosaaminen tarkoittaa teknologian mahdollisuuksien hyödyntämistä niin arjen toimintojen ja yritysten tehokkuuden parantamiseksi. Merkitys- ja vuorovaikutusosaamisen lisäksi myös aika- ja ennakointiosaaminen nousee tulevai- VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta suuden työelämässä.Tähän on ainakin kolme syytä.Yhä kiivastahtisempi muutos vaatii ajan hallintaa ja ennakoinnin taitoja. Alhaalta ylös – toimintatapojen leviäminen antaa kansalaisille ja työntekijöille uusia mahdollisuuksia vaikuttaa tulevaisuuteensa ja lisää näin ihmisten tulevaisuussuuntautuneisuutta. Kolmanneksi ennakointiajattelu ja tulevaisuussuuntautuneisuus kytkeytyvät suoraan luovuuteen. Molemmat vaativat mielikuvitusta ja uusien mahdollisuuksien hahmottamista. Ajattelu ei voi olla ennakoivaa olematta luovaa; luova ajattelu edellyttää aina tulevaisuuden näkemistä nykyhetkestä poikkeavaksi. Aikaosaamiseen kuuluu ennakointiosaamisen lisäksi toisin ajattelun taito. Siihen puolestaan kytkeytyy innovaatio-osaaminen – vainu uusien keksintöjen, tuotteiden, palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseksi. Globaalissa maailmassa innovaatiot ovat jo pitkään olleet keskeinen kilpailuetua antava tekijä. Viime vuosina sekä kansakuntien että yritysten kilpailukyvyn kytkennät innovatiivisuuteen ovat entisestään korostuneet. Suomi kansantaloutena menestyy vahvistamalla toimijoiden, yritysten ja instituutioiden innovatiivisuutta ja ennakointiosaamista. Innovatiivisuuden käsitteeseen tarvitaan kuitenkin uutta, tuoretta sisältöä. Luova tulevaisuustila –hankkeen johtopäätösten mukaan innovaatioita tukee parhaiten työntekijöiden oman, sisäisen luovuuden salliminen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi jo mainittua amatööri-innostuksen tuomista työpaikalle. Tulevaisuudessa yritysten tärkeintä pääomaa ovat henkinen ja sosiaalinen pääoma: kokonaisvaltainen työntekijöiden tietojen, taitojen, tunteiden ja arvojen tukeminen, kehittäminen ja valjastaminen. Henkinen ja sosiaalinen pääoma tukevat myös yrityksen uudistumiskykyä niin, että sen toimintakyky säilyy ja paranee. Lisäksi organisaatiot voivat kehittää työntekijöidensä luovuutta ja ennakointiajattelua erityisesti edistämällä tulevaisuustietoisuutta.Tulevaisuustietoisuus auttaa suuntaamaan jatkuvasti ja aktiivisesti tulevaisuuteen, olemaan tietoinen lukuisista vaihtoehtoisista tulevaisuuksista sekä omista vaikutusmahdollisuuksistaan niihin.Tulevaisuustietoi- Kuva 12. Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantissa on monta särmää. 71 72 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta suus auttaa kuvittelemaan oivaltavasti nykytilasta poikkeavia tulevaisuuden tiloja ja mahdollisuuksia. Tulevaisuustietoisuus on vapaata, radikaalistikin uutta luovaa ajattelua.Tämän hetken kiinnikkeistä ja totuuksista irtautuessaan se on kuitenkin myös hyvin vaativa ajattelun malli ja tietoisuuden muoto. Se edellyttää hyvää kokonaisuuksien ja yhteyksien hahmottamisen kykyä. Ennen kaikkea tulevaisuustietoisuus vaatii eettistä tietoisuutta ja maailmasta välittämistä – ihanteita, joita kohden pyrkiä ja jotka antavat tulevaan suuntaavalle toiminnalle mielen. Organisaatiot voivat hyödyntää tulevaisuustietoisuutta tulevaisuusstrategian laatimisessa.Tulevaisuusstrategia on tavanomaista strategiaa pidemmälle tulevaisuuteen luotaava strategia, jonka laadinnassa hyödynnetään ennakointimetodeja, kehitetään ääreisnäköä ja toisin ajattelua.Tulevaisuusstrategian tavoitteena on hahmottaa kokonaisvaltaisesti toimintaympäristön muutosta ja ilmiöiden keskinäisiä kytkentöjä, sekä analysoida näistä aiheutuvia muutoksia muutamasta vuodesta jopa esimerkiksi kahdenkymmenen vuoden päähän. Tulevaisuusstrategia kytketään perinteiseen strategiatyöhön lisäämällä siihen ennakoinnin osuutta ja pidempi aikatähtäin keskipitkän ohella. Kaikilla yrityksillä voisi oilla oma systemaattisesti ennakointia hyödyntäen laadittu tulevaisuusstrategia. Eettisesti ja ekologisesti kestävän merkitysyhteiskunnan työelämän ihanne on tasapainotila, jossa luonnonvaroja kuluttavasta, aineellisesta ja ”merkityksettömästä” tuotannosta siirrytään luontoa säästävään, aineettomaan ja merkityskylläiseen, henkistä ja kulttuurista hyvinvointia ruokkivaan tuotantoon, jossa työ vahvistaa työntekijän minuutta, identiteettiä ja elämän merkityksellisyyttä, tuote palvelee kuluttajaa samassa tarkoituksessa ja jossa sekä tuotanto että kulutus ovat ekologisesti kestäviä. Niinpä merkitysyhteiskunta enteilee uutta ”suurta kertomusta” kuolleiden tilalle: toisaalta ihmisen ja Maapallon, toisaalta ihmisen ja työn/ tuotannon/talouden tasapainoa.Tulevaisuus on toivon valtakuntaa.Tulevaisuus tehdään nykyhetken päätöksillä ja valinnoilla. Jokainen pienikin teko vaikuttaa tulevaisuuteen. Ihmisten, yritysten ja kansakuntien vastuu itsestään, toisista ja ympäristöstä on edellytys paremman huomisen luomiseksi. Ubiikki oppiminen ja sivistys uutena osaamiskulttuurina Luova tulevaisuustila on ennen kaikkea oppimisympäristö. Oppimisympäristöjen, koulutuksen ja kasvatuksen tulisi tukea sellaista oppimista, joka tuottaa paitsi osaamista, myös yleistä inhimillistä kasvua. Parhaimmillaan ne tunnistavat lahjakkuuksia ja mahdollistavat luovuuden ja älyn liiton matkalla osaamiskulttuurin huipulle: sivistykseen. Tulevaisuuden oppimisparadigmana voi olla ubiikki oppiminen (ubique = latinaksi kaikkialla) – vrt. ”elinikäinen oppiminen” – jossa oppiminen ei ole rajattu tiettyyn aikaan ja paikkaan ja määrättyihin sisältöihin, vaan tapahtuu kaikkialla – kotona, koulussa, työpaikalla, eri mediaympäristöissä jne. Kun työelämässä voi hyödyntää yhä suurempaa osaa inhimillisten potentiaalien kirjoista, myös oppimisen sisällöt monipuolistuvat liki rajattomasti ja tähän muutokseen perinteiset koulutusinstituutiot eivät luonnollisesti kykene muuttumatta vastaamaan. Tulevaisuudessa ihmiset oppivat yhä enemmän itse, heitä itseään kiinnostavia asioita, yhdessä vertaisten kanssa. Samalla työntekijöiden tuottavuus kasvaa, kun he sisäistävät tauotta uutta tietoa, jota voi mahdollisesti hyödyntää myös työelämässä. Yhä monipuolisemmalle osaamiselle rakentuvan merkitysyhteiskunnan tavoiteltavana huippuna tulisi olla yhteiskunta ja työelämä, jotka ovat viisauden ja sivistyksen läpäisemiä – ne vastaavat kokonaisen ihmisen kaipuuseen.Tulevaisuuden työelämän on otettava hokemansa todesta ja irtauduttava sektoriajattelusta.Vain luopumalla totunnaisista, rajaavista käsitteistä ja ymmärtämällä työntekijät ensi sijassa ihmisinä – aktiivisina, sisäisesti motivoituneina ja syvästi sosiaalisina – voivat yritykset ja organisaatiot saavuttaa todellisen innovatiivisuuden. LÄHTEET Heinonen, Sirkka, Ruotsalainen, Juho ja Kurki, Sofi (2012). Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi.Tutu e-julkaisuja 4/2012. http://www.utu.fi/fi/yksikot/ffrc/julkaisut/e-tutu/ Documents/eTutu_2012-4.pdf VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 73 VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) A31003 VIDICO-hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke, jonka yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Hankkeen hallinnoijana toimii Innopark Programmes Oy. VIDICO-hanke toteutetaan vuosina 2009–2013. ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF) www.vidico.fi
