aloitusopas - Books by HansaWorld

ALOITUSOPAS
BOOKS BY HANSAWORLD -OHJELMALLA TYÖSKENTELY
Sisällysluettelo
ALOITUSOPAS.........................................................................................1
Yleistä...................................................................................................2
Books by HansaWorld -ohjelman asennus................................................2
Mac OS X............................................................................................2
Windows.............................................................................................2
Ohjelman käynnistäminen ensimmäistä kertaa............................................3
Uuden tietokannan luominen................................................................3
Tietokanta-avain..................................................................................5
Käyttöliittymä.........................................................................................7
Perusikkuna ...........................................................................................7
Henkilökohtainen työpöytä....................................................................7
Raportit ja lomakkeet...........................................................................8
Perustoiminnot......................................................................................10
Liikekumppanit..................................................................................10
Toimittajat.........................................................................................10
Yhteyshenkilöt...................................................................................11
Tuotteet............................................................................................11
Laskut..............................................................................................12
Hyvityslaskut.....................................................................................13
Suoritukset........................................................................................13
Osasuoritukset...................................................................................14
Poistot..............................................................................................14
Ostolaskut.........................................................................................14
Hyvityslaskut.....................................................................................15
Maksut..............................................................................................16
Kirjanpidon tositteet...........................................................................16
Varmuuskopiointi...................................................................................17
Varmuuskopiointirutiini .......................................................................18
Yleistä
Aloitusopas helpottaa työskentelyn aloittamista Books by HansaWordohjelmalla. Voit sopia vuosittaisen ylläpitosopimuksen paikallisen
HansaWorld -toimiston kanssa saadaksesi puhelintukea sekä oikeuden
päivittää aina uusimpaan versioon Books by HansaWorld -ohjelmasta.
Books by HansaWorld -ohjelman asennus
Asentaaksesi ohjelman seuraa käyttöjärjestelmäsi mukaisia ohjeita
(Windows tai Mac OS X). Huom: jos sinulla on ongelmia asennuksen kanssa
soita tukinumeroon: 0201 55 1621.
Mac OS X
Books by HansaWorld vaatii Mac OS X 10.5 tai myöhemmän
version.
1. Avaa CD ja raahaa Books -ikoni "Applications/Ohjelmat"
-kansioon.
2. Käynnistä ohjelma kaksoisklikkaamalla Books -ikonia.
Windows
Books by HansaWorld vaatii Windows 2000/2003/Vista/XP/Win7
1 Avaa
CD
ja
käynnistä
asennus
asennustiedostoa (bks-install.msi).
kaksoisklikkaamalla
2 Valitse sijainti koneellasi mihin haluat asentaa ohjelman:
oletussijainniksi ehdotetaan c-asemalla olevaa "Program files"
-nimistä kansiota.
3 Books -ohjelma asentuu valitsemaasi sijaintiin koneellasi ja
pikakuvake on luotu työpöydällesi sekä "Käynnistä"valikkoon.
4 Käynnistä ohjelma kaksoisklikkaamalla ikonia työpöydälläsi
tai "Käynnistä" -valikosta.
Ohjelman käynnistäminen ensimmäistä kertaa
Books -ohjelma on nyt käynnissä ja saat näkyville ikkunan, jossa
on neljä painiketta: "Tuo demo", "Tuo tekstivarmuuskopio",
"Yhdistä palvelimeen" ja "Luo uusi tietokanta".
Tuo demo
Valitse tämä painike, jos haluat nähdä miltä pienen
esimerkkiyrityksen toimenpiteet ohjelmassa näyttävät. Ethän käytä
Demo-yritystä oman yrityksesi pohjana.
Tuo tekstivarmuuskopio
Valitse tämä painike, jos sinulla on ollut käytössäsi FirstOffice ohjelma tai aikaisempi versio Books -ohjelmasta ja haluat tuoda
ohjelmaan tekstivarmuuskopion vanhasta tietokannastasi.
Yhdistä palvelimeen
Valitse tämä painike, jos haluat asentaa työasemaversion Booksista
ja yhdistää sen jo asennettuun Books -palvelimeen. Valitse palvelin
listalta, jos se sijaitsee lähiverkossasi tai anna palvelimen IP-osoite
ja portti jos haluat yhdistää palvelimeen internetin kautta.
Luo uusi tietokanta
Valitse tämä painike jos aloitat työskentelyn ensimmäistä kertaa
Books -ohjelmalla ja haluat aloittaa tyhjällä tietokannalla. Tämän
vaihtoehdon seuraavat vaiheet kuvataan seuraavassa kappaleessa.
Muiden valintojen toiminta on kuvattu dokumentissa
joka löytyy Booksin www-sivujen Tukiosiosta.
LueMinutBooks_6.1.pdf,
Uuden tietokannan luominen
Jos valitsit "Luo uusi tietokanta" aloittaaksesi tyhjällä tietokannalla,
seuraa alla olevia ohjeita:
1. Anna yrityksesi nimi ja paina Jatka -painiketta.
2. Luo itsellesi käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus ja nimi ovat
pakollisia tietoja. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia, mutta ne
olisi hyvä täyttää. Käyttäjätunnus on tunnus, minkä avulla
kirjaudut ohjelmaan. Jos asetat salasanan, muistathan ottaa
sen tarkasti ylös, salasana jää vain sinun tietoosi, emmekä
voi selvittää sitä jälkikäteen, jos unohdat sen. Tietojen
syöttämisen jälkeen paina Tallenna -painiketta.
3. Kirjaudu
sisään
ohjelmaan
käyttäjätunnuksellasi
ja
salasanallasi
mikäli
määrittelit
sellaisen
edellisessä
vaiheessa.
4. Books by HansaWorld -perusikkuna aukeaa ja olet valmis
aloittaaksesi työskentelyn ohjelmalla. Seuraavaksi sinun tulisi
tuoda ohjelmaan sisään perusasetukset.
Tuodaksesi perusasetukset sisään ohjelmaan tee näin:
1. Valitse Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Järjestelmä.
2. Valiste Rutiinit ja valitse avautuvasta ikkunasta Tuonnit.
3. Valitse Automaattinen.
4. Valitse perusasetukset -ikkuna avautuu. Tästä ikkunasta voit
valita yhtiömuotosi mukaiset perusasetukset:
OY:n perusasetukset
Toiminimen perusasetukset
Yhdistyksen perusasetukset
Asunto Oy:n perusasetukset
ABs Grundfil
Bostads Grundfil
Föreningens Grundfil
5. Muut
ikkunassa
näkyvät
tiedostot
vanhemmasta
versiosta päivittäneille
LueMinutBooks_6.1.pdf).
on
tarkoitettu
asiakkaille
(ks.
6. Tuodaksesi ohjelmaan sisään perusasetukset kaksoisklikkaa
haluamaasi yhtiömuotoa.
Seuraavaksi sinun tulisi määritellä tilikaudet:
1. Valitse perusikkunasta
ikkunasta Tilikaudet.
Asetukset
ja valitse avautuvasta
2. Edellisessä vaiheessa valitsemasi perusasetukset toivat
sisään oletustilikausiksi kalenterivuoden tilikaudet. Jos
tilikautesi on jokin muu kuin kalenterivuosi, poista rivit
asetuksesta valitsemalla koko rivi rivinumeron kohdalta,
jolloin koko rivi tulee valituksi ja paina tämän jälkeen
backspace -painiketta. Kirjaa asetukseen oikea tilikautesi ja
paina Tallenna -painiketta.
HUOM: Asetuksen tilikausia ei voi enää muuttaa sen jälkeen
kun olet kirjannut ensimmäiset tositteesi tai tehnyt esim.
laskuja. Tämän jälkeen voidaan ainoastaan lisätä uusia rivejä
tähän asetukseen.
Seuraavaksi sinun tulee tallentaa yrityksesi tiedot ohjelmaan:
1. Valiste perusikkunassa Asetukset ja valitse avautuvasta
ikkunasta Yritystiedot.
2. Anna yrityksesi osoitetiedot ja muut haluamasi tiedot. Ole
tarkkana tietojen syöttämisessä, sillä nämä tiedot tulostuvat
laskuille ja muille ohjelmasta syöttämillesi lomakkeille.
Yrityksen nimi, y-tunnus ja puhelinnumero ovat pakollisia
tietoja, koska niitä käytetään ohjelman rekisteröinnissä.
3. Tunnukset -välilehdellä oleva Pankki 1 -kentän tiedot olisi
hyvä kirjoittaa muotoon "Pankki 123456-789", eli pankkisi
nimi, yksi välillyönti ja tilinumero. Jos haluat ottaa käyttöön
tulevaisuudessa verkkolaskutuksen, ovat nämä tiedot
oikeassa muodossa jo valmiiksi.
4. Paina Tallenna -painiketta
Tietokanta-avain
Kun asennuksesi on valmis ja olet lisännyt yritystietosi, tarvitset
tietokanta-avaimen. Tietokanta-avain mahdollistaa sinun tulostaa
ohjelmasta.
1. Valitse perusikkunassa
ikkunasta Rekisteröinti.
Rutiinit
ja
valitse
avautuvasta
2. Klikkaa "Rekisteröi tämä tuote" -painiketta.
3. Kun "Valitse maa" -ikkuna avatuu, valitse Maa -kentässä
cmd+Enter (Mac OS X) tai ctrl+Enter (Windows)
näppäinkomento.
Valitse
maaksi
Suomi
avautuvasta
ikkunasta kaksoisklikkaamalla ja paina Jatka -painiketta.
4. Jos et ole aiemmin rekisteröinyt Books -tuotetta, jätä
seuraavassa ikkunassa kentät tyhjiksi ja paina Seuraava
-painiketta.
5. Yritystiedot -ikkuna avautuu sisältäen tiedot, jotka syötit
aiemmin Yritystiedot -asetukseen. Tarkasta, että tiedot ovat
oikein ja paina Jatka -painiketta. Tämä lähettää antamasi
tiedot
HansaWorld
Finlandin
tietokantaan.
Saat
asiakasnumeron, sopimusnumeron ja rekisteröintinumeron,
jotka
tulevat
-asetukseen.
näkyviin
Verkkopalvelut,
rekisteröinti
6. Lisenssiehdot -ikkuna avautuu. Lue lisenssiehdot ja paina
Hyväksyn -painiketta.
7. Kirjaa Booksin sarjanumero sille varattuun kenttään. Jos olet
ostanut ohjelman kaupasta, sarjanumero löytyy CDkotelosta. Jos olet ostanut ohjelman verkkokaupasta,
sarjanumero on lähetetty sinulle sähköpostilla. Paina Jatka
-paiketta annettuasi sarjanumeron.
8. Saat tietokanta-avaimen ja avaimen voimassaolopäivän.
Nämä näkyvät Konfiguraatio -asetuksessa.
Jos sinulla on ongelmia rekisteröinnissä,
tukinumeroon: 0201 55 1621.
ota
ystävällisesti
yhteyttä
Huomaathan, ettet yritä rekisteröintiä ennen kuin olet täyttänyt yritystiedot.
Käyttöliittymä
Perusikkuna
Henkilökohtainen työpöytä
Perusikkunan oikealla puolella näet Henkilökohtaisen työpöydän.
Henkilökohtainen
työpöytä
on
jokaiselle
käyttäjälle
henkilökohtainen.
Aktivoi ensin henkilökohtainen työpöytä:
1. Valitse Moduuli perusikkunassa ja valitse Järjestelmä.
2. Valitse Henkilöt -ikoni perusikkunassa.
3. Klikkaa kerran nimimerkkiä
henkilökohtaisen työpöydän.
kenelle
haluat
aktivoida
4. Valitse Toiminnot -valikko (Mac OS X: ratasvalikko, Windows:
Toiminnot -valikko) ja "Luo postilaatikko".
5. Sulje ja käynnistä ohjelma uudelleen.
• Voit lisätä navigointilinkkejä henkilökohtaiselle työpöydälle vetämällä ja
raahamalla. Navigointilinkit ovat pikalinkkejä raportteihin, rutiineihin ja
rekisterihin, joita käytät usein. Esimerksi, jos haluat lisätä pikalinkin raporttiin
avaa Raportit valitsemalla Raportit -ikoni perusikkunasta ja raahaa haluamasi
raportti avautuvasta ikkunasta työpöydälle. Aina kun haluat ajaa raportin voit
vain kaksoisklikata raporttia henkilökohtaisella työpöydällä ja voit ajaa
raportin haluamillasi ehdoilla. Voit luoda pikalinkkejä asetuksiin ja lomakkeisiin
samalla tavalla. Jos haluat luoda pikalinkin yksittäiseen tietueeseen, avaa
haluamasi rekisteri ja raahaa tietue henkilökohtaiselle työpöydälle Selaa
-ikkunan listalta. Voit myös raahata kokonaisia rekistereitä henkilökohtaiselle
työpöydälle, esim. Laskut -rekisterin.
• Halutessasi lisätä ohjelman ulkopuolisen tiedoston henkilökohtaiselle
työpöydälle, klikkaa + painiketta (Mac OS X) Henk.koht. työpöydän yläpuolella
tai klikkaa Toiminnot -valikkoa (Windows) ja valitse Liitä tiedosto.
Käyttöjärjärjestelmän standardi tiedoston etsintäikkuna avautuu ja voit etsiä
haluamasi tiedoston normaaliin tapaan. Halutessasi tallentaa tiedoston
uudelleen koneelleesi, valitse "Lataa tiedosto" Toiminnot -valikosta.
Halutessasi avata tiedoston suoraan Books -ohjelmasta katselua varten,
valitse "Avaa rekisteri" Toiminnot -valikosta.
• Halutessasi lisätä muistion valitse "Luo muistio" alasvetovalikosta. Lisää
muistioon halauamasi tiedot ja paina Tallenna -painiketta. Halutessasi lukea
muistion, avaa se kaksoisklikkaamalla.
• Halutessasi luoda kansion valitse "Luo kansio" alasvetovalikosta. Anna
kansiolle nimi ja paina Tallenna -painiketta. Avaa kansio kaksoisklikkaamalla
sitä. Nyt voit antaa kansiolle nimen valitsemalla Toiminnot -valikosta (Mac OS
X: ratasvalikko) "Nimeä kansio uudestaan". Voit myös luoda kansion kansion
sisälle valitsemalla "Uusi kansio". Tämän avulla voit luoda kokonaisen
kansiorakenteen henkilökohtaiselle työpöydällesi. Voit tuoda kansioihin
sisältöä raahamalla ja pudottamalla.
• Poistaaksesi sisältöä kansioista tai henkilökohtaiselta työpöydältä merkitse se
valituksi klikkaamalla sitä kerran ja valitsemalla miinus-merkki.
Raportit ja lomakkeet
Raportteihin ja lomakkeisiin pääset kun valitset ikonin Raportit
tai Lomakkeet perusikkunasta. Ikoneista sinulla on pääsy lukuisiin
raportteihin tai lomakkeisiin, jotka voit ajaa erilaisilla määritteillä.
Raportteja voit katsella joko esikatselussa näytöllä, tulostamalla ne
tulostimeen tai tiedostoon tai suoraan Exceliin. Lomakkeet voidaan
tulostaa joko näytölle tai tulostimeen.
Painikkeet: Uusi, Kopio, Kumoa ja Tallenna
Books by HansaWorldin yleiset painikkeet ovat näkyvissä
jokaisessa rekisteri-ikkunassa. Tallenna ja Kumoa -painikkeilla
hyväksyt tai peruutat rekistereissä tekemäsi muutokset. Uusi
-painikkeella saat luotua uuden, tyhjän rekisterin, ja Kopio
-painikkeella saat luotua kopion avoinna olevasta rekisteristä.
Esimerkiksi voit tehdä kopion olemassa olevasta laskusta etsimällä
haluamasi laskun, painamalla Kopio -painiketta ja lisäämällä tämän
jälkeen haluamasi muutokset laskulle ennen laskun tallennusta.
Voit käyttää tätä painiketta luodaksesi kopioita liikekumppaneista,
tuotteista, tileistä jne. Tämä painike säästää sinulle paljon aikaa.
Toiminnot/Ratasvalikko
Tämä valikko on yksi Books by HansaWorldin tehokkaimmista
työkaluista. Valikon sisältö vaihtuu aina sen mukaan mikä rekisteri
sinulla on auki. Jokainen aina kyseiseen rekisteriin liittyvä, usein
tarvittava toiminto löytyy tämän valikon alta. Esimerkiksi voit
hyväksyä laskuja ja muita tietueita suoraan Selaa-ikkunasta, jolloin
järjestelmä muodostaan kirjanpidon tositteen kyseisestä tietueesta
tai voit lisätä poistoja suorituksille tai kassa-alennuksia maksuille.
Aina kun olet uudessa rekisterissä tai tietueella, katso mitä
Toiminnot/ratasvalikon alta löytyy nopeuttaaksesi työntekoasi.
Tiedon syöttö sijoita -toiminnolla (paste special)
Voit käyttää cmd+Enter (Mac OS X) tai ctrl+Enter (Windows)
näppäinkomentoa saadaksesi esille listan rekistereiden kenttissä
kun
tarvitset
lisätä
tietoa
esim.
laskulle.
Valitsemalla
näppäinkomennon saat näkyville listan, mistä voit valita haluamasi
tiedot kyseiseen kenttään.
Käyttöliittymän muokkaus
Voit muuttaa käyttöliittymässä olevien ikkunoiden kokoa ja
sijaintia. Muuta ikkunan kokoa ja paikkaa, ja tämän jälkeen valitse
menuvalikosta Ikkuna ja Tallenna ikkunat. Aina kun avaat tämän
jälkeen kyseisen ikkunan, avatuu se samankokoisena ja samassa
paikassa kuin sen tallensit.
OK -valintaruudut
Jotkut ohjelman rekisterit vaativat lisätarkastuksen ennen kuin
niistä luodaan kirjanpidon tosite. OK -valintaruutu löytyy kaikista
tietueista, joista syntyy kirjanpidon tosite tai jotka vaativat
valtuutuksen. Tästä hyvinä esimerkkeinä toimiii Laskut ja
Ostolaskut.
Tietueita voi muokata niin kauan kun OK -valintaruudussa ei ole
valintaa. Kun OK -valintaruudussa on valinta ja tietue on
tallennettu, muodostuu tästä kirjanpidon tosite, eikä tietuetta ole
enää mahdollista muokata.
Perustoiminnot
Liikekumppanit
1. Luodaksesi
uuden
asiakkaan
avaa
perusikkunasta
Liikekumppanit -rekisteri, ja klikkaa Uusi -painiketta. Books
luo automaattisesti asiakasnumeron, jonka voit vaihtaa
halutessasi ennen kuin tallennat tietueen. Lisää asiakkaan
nimi, osoite- ja muut yhteystiedot. Huomaa myös, että
ikkunan
oikeassa
yläreunassa
olevassa
Asiakas
-valintaruudussa on valinta automaattisesti.
2. Asiakkaan alv-alueena on automaattisesti "Kotimaa". Jos
asiakas ei ole kotimaan asiakas, muuta valinta haluamaasi
kohtaan "Alv-alue" -valinnassa (tili -välilehti). Jos haluat
käyttää myynnin luottorajaa, lisää siihen varattuun kenttään
haluamasi luottoraja. Aseta sijoita -toiminnolla asiakkaan
maksuehto Myynnin maksuehto -kenttään (ehdot -välilehti).
3. Tallenna asiakaskortti painamalla Tallenna -painiketta.
Toimittajat
1. Luodaksesi
uuden
toimittajan
avaa
perusikkunasta
Liikekumppanit -rekisteri, ja klikkaa Uusi -painiketta. Lisää
toimittajan nimi, osoite- ja muut yhteystiedot. Huomaa
myös, että ikkunan oikeassa yläreunassa olevassa Asiakas
-valintaruudussa on valinta automaattisesti. Muuta tämä
valinta Toimittaja -valintaruutuun.
2. Aseta sijoita -toiminnon avulla kirjanpidon tili "Kustannustili"
-kenttään (tili -välilehti). Tämä tili tulee automaattisesti
kulutiliksi ostolaskulle aina kun kirjaat niitä kyseiseltä
toimittajalta.
3. Toimittajan alv-alueena on automaattisesti "Kotimaa". Jos
asiakas ei ole kotimaan asiakas, muuta valinta haluamaasi
kohtaan "Alv-alue" -valinnassa (tili -välilehti). Aseta sijoita
-toiminnolla toimittajan maksuehto ostojen maksuehto
-kenttään (ehdot -välilehti).
4. Tallenna toimittajakortti painamalla Tallenna -painiketta.
Yhteyshenkilöt
1. Tallentaaksesi asiakkaalla tai toimittajalla työskentelevän
yhteyshenkilön tiedot, avaa asiakas- tai toimittajakortti tai
luo uusi.
2. Valitse Toiminnot -valikosta "Luo yhteyshenkilö". Uusi
liikekumppanikortti aukeaa. Lisää yhteyshenkilön nimi ja
muut yhteystiedot, mikäli ne eroavat asiakkaan/toimittajan
tiedoista.
3. Varmista ettei Asiakas tai Toimittaja -valintaruuduissa ole
valintaa.
4. Tallenna
ja
sulje
yhteyshenkilökortti.
Kun
palaat
asiakas/toimittajakortille näet, että yhteyshenkilö näkyy sille
varatussa listassa ikkunan alaosassa.
Tuotteet
Tuotteet ovat tuotteita ja palveluita mitä myyt.
1. Lisätäksesi
uuden
tuotteet
valitse
Tuotteet
perusikkunassa ja klikkaa Uusi -painiketta.
-ikoni
2. Anna tuotteelle tuotenumero Nro -kenttään ja anna tuotteelle
nimi.
3. Anna tuotteelle normaali myyntihinta Hinta -kenttään.
4. Tallenna tuote valitsemalla Tallenna -painike.
Lisätietoja
tuote
www.hansamanuals.com
-tietueen
muista
kentistä
osoitteessa
Laskut
Laskut muodostavat tapahtumia asiakkaan tietoihin, sekä
muodostavat laskulomakkeita asiakkaille lähetettäväksi. Kun avaat
Laskut -rekisterin näet, että laskuilla on eri värikoodit (Huom. vain
Mac OS X -ominaisuus):
Ei väriä
Laskujen suoritukset eivät ole myöhässä
Punainen
Laskujen suoritukset myöhässä
Vihreä
Laskujen suoritukset vastaanotettu tai hyvitetty
Luodaksesi uuden laskun toimi seuraavalla tavalla:
1. Avaa Laskut -rekisteri ja paina Uusi -painiketta. Tämä luo
uuden laskutietueen. Books luo automaattisesti laskulle
numeron (voit halutessasi muuttaa laskunumeroa).
2. Laita hiiren kursori As.nro -kenttään, ja valitse pikakomento
cmd+Enter (Mac OS X) tai ctrl+Enter (Windows). Saat esille
listan, jossa on kaikki asiakkaasi. Etsi listalta haluamasi
asiakas, valitse se hiirellä ja paina Enter -painiketta tai
kaksoisklikkaa hiirellä. Painamalla tämän jälkeen Enter
-painiketta tulevat asiakaskortin taakse tallentamasi tiedot
laskulle, esim. maksuehto.
3. Lisää laskun matriisiriveille myymäsi tuotteet. Laita hiiren
kursori Tuote -sarakeen ensimmmäiselle riville, ja valitse
pikakomento cmd+Enter (Mac OS X) tai ctrl+Enter
(Windows). Saat esille listan, jossa on kaikki ohjelmaan
syöttämäsi
tuotteet.
Valitse
haluamasi
tuote
kaksoisklikkaamalla sitä listalla. Tuotteen mukana tulee
laskulle kaikki tuotetietueelle tallentamasi tiedot (esim. selite
ja hinta). Siirry Määrä -kenttään ja lisää myymäsi määrä.
Kun määrä on lisätty ja olet painanut Enter -painiketta laskee
Books automaattisesti Yhteensä, Maksettava ja Alv:n
laskulle. Lisätäksesi lisää tuotteita, toista kohdan 3
toimenpiteet.
4. Tässä vaiheessa voit vielä muuttaa laskulla olevia tietoja,
vaikka olisit jo painanut Tallenna -painiketta tallentaaksesi
laskun. Voit myös poistaa laskun valitsemalla Tietue >>
Poista näytön yläpuolella olevasta menuvalikosta. Kun olet
tyytyväinen laskun tietoihin, laita valinta laskun vasemmassa
alalaidassa olevaan OK -valintaruutuun. Kun tallennat laskun
tämän jälkeen, tallentuu lasku myyntireskontraan ja
kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. Et voi enää
muuttaa laskun tietoja etkä poistaa sitä.
5. Valitse "Tulostin" -ikoni laskun vasemmassa ylälaidassa, jos
haluat tulostaa laskun. Jos tulostat laskun ennen kuin olet
laittanut valinnan OK -valintaruutuun, tulostuu laskulle
"Koetulostus" -teksti. Jos tulostat laskun toiseen kertaan sen
jälkeen kun olet laittanut valinnan OK -valintaruutuun
tulostuu laskulle "Kopio" -teksti.
Hyvityslaskut
Hyvittääksesi laskun toimi seuraavalla tavalla:
1. Etsi lasku minkä haluat hyvittää. Laskulla täytyy olla valinta
OK -valintaruudussa. Valitse Toiminnot -valikosta "Luo
hyvityslasku".
2. Muodostuu
uusi
lasku,
jossa
on
maksuehtona
H
(=hyvityslasku). Laskun ensimmäiselle riville on myös
muodostunut uusi rivi "Hyvitys laskulle" ja hyvitettävän
laskun numero.
3. Tarkasta, että laskun tiedot ovat oikein. Kun tiedot ovat
mielestäsi oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja paina
Tallenna -painiketta. Hyvityslasku päivittää myyntireskontraa
ja luo kirjanpidon tositteen.
Suoritukset
Kun lasku on maksettu, kirjaa siitä suoritus ja täsmää se avoinna
oleviin laskuihin.
1. Avaa Suoritukset -rekisteri ja paina Uusi -painiketta.
2. Books antaa automaattisesti suoritukselle numeron sekä
asettaa tapahtumapäivämääräksi kuluvan päivän. Voit
muuttaa molempien kenttien tietoja.
3. Oletussuoritustapa
tulee
sille
varattuun
kenttään
automaattisesti. Tämä maksutapa määrää mille pankki- tai
käteistilille suoritus kirjataan. Jos haluat lisätä uusia
suoritustapoja, lisää ne "Suoritustavat" -asetukseen ennen
suorituksen kirjaamista. Kun lisäät uutta suoritustapaa,
muista lisätä pankki- tai käteistili sille varattuun "Tili"
-kenttään.
4. Laita hiiren kursori Laskunro -kenttään suorituksella. Laita
sijoita -toiminnolla tai lisää käsin laskun numero, mille haluat
kirjata suorituksen. Saat suoritukselle laskun tiedot ja
suoritettavan määrän.
5. Jos asiakas on maksanut usemman laskun samalla, lisää
jokainen lasku omalle rivilleen.
6. Kun
suorituksen
tiedot
ovat
oikein,
laita
valinta
OK
-valintaruutuun
ja
paina
Tallenna
-painiketta.
Myyntireskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu
automaattisesti.
Osasuoritukset
Joskus suoritettu summa ei täsmää avoinna olevan laskun
summaan. Luodaksesi osasuorituksen toista yllämainitut kohdat 14 tehdäksesi suorituksen. Avoinna olevan laskun koko summat
tulevat suoritukselle. Muuta asiakkaan oikeasti suorittama summa
"Vastaanotettu" -sarakkeeseen. Kun suorituksen tiedot ovat oikein,
laita valinta OK -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta.
Myyntireskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu
automaattisesti, niin että vain osa laskusta on suoritettu. Laskun
suorittamaton osa jää avoimeksi myyntireskontraasi, ja se voidaan
suorittaa milloin tahansa.
Poistot
Lisää laskun numero sille varattuun kenttää normaalisti ja muuta
asiakkaan
oikeasti
suorittama
summa
"Vastaanotettu"
-sarakkeeseen (jos haluat tehdä poiston koko laskun summalle,
laita kenttään nolla). Valitse hiirellä koko rivi, mille laskulle poisto
tehdään valitsemalla rivinumero (koko rivi aktivoituu). Valitse
tämän jälkeen Toiminnot -valikosta "Lisää poisto". Tämä lisää
uuden rivin laskulle, joka sisältää poiston määrän. Kun laitat
valinnan OK -valintaruutuun ja painat Tallenna -painiketta, luo
Books automaattisesti kirjanpidon tositteen, jossa poistot kirjataan
poistotilille,
joka
on
määritelty
asetuksessa
"Tiliöinti,
myyntilaskut".
Ostolaskut
Ostolaskut on hyvä kirjata Books -ohjelmaan, jotta varmistat
tietojen paikkansapitävyyden, etkä maksa liikaa toimittajillesi.
1. Valitse
Moduuli
Ostoreskontra.
ja
valitse
avautuvasta
ikkunasta
2. Avaa ostolaskut -rekisteri ja paina Uusi -painiketta.
3. Laita hiiri Toimittaja -kenttään ja valitse sijoita -toiminnolla
haluamasi toimittaja listalta. Toimittajakortille tallentamasi
tiedot tulevat automaattisesti ostolaskulle painettuasi Enter
-painiketta.
Tarkasta
Laskupvm
-kenttä,
ja
muuta
päivämäärä, jos se on jokin muu kuin kuluva päivä. Tarkasta
myös, että Maksuehto -kenttässä on maksuehto.
4. Lisää seuraavaksi ostolaskun summa Yhteensä -kenttään
(sisältäen alv:n).
5. Ostolaskutietueen matriisin ensimmäiselle riville tulee
automaattisesti tili, jonka olet tallentanut toimittajakortin
kustannustili -kenttään. Voit muuttaa tämän tilin toiseksi.
Voit myös lisätä muita rivejä ja tilejä laskulle. Lisää jokaiselle
tilille kirjattava summa Summa -kenttään (ilman alv:tä).
6. Tarkasta, että syöttämäsi tiedot ovat oikein. Lisää myös
toimittajan laskun numero sille varattuun kenttään
(Toim.lask.nro).
7. Kun ostolaskun tiedot ovat oikein, laita valinta OK
-valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Ostoreskontra
päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti.
Lisähuomautukset
●
Kun kirjaat arvonlisäverollisen ostolaskun täytyy summien
täsmätä ennen kuin voit tallentaa ostolaskun. Jotta summat
täsmäävät, täytyy jokaiselle riville syöttämiesi summien ja
arvonlisäverojen (Books laskee automaattisesti riville lisätyn
alv-koodin avulla) vastata summaa, jonka kirjasit Yhteensä
-kenttään ostolaskulle. Jos ostolasku ei täsmää, mutta kaikki
summat ovat oikein, voi vika olla pyöristysasetuksissa. Kun
lisäät rivejä ostolaskulle laskee Books automaattisesti alv:n
alv-koodin avulla ja näyttää alv:n sille varatussa kentässä
"Laskettu alv". Jos tämä vastaa alv:tä toimittajan laskulla,
pystyt luultavimmin tallentamaan laskun ongelmitta. Jos et
pysty tallentamaan laskua, voit lisätä alv:n käsin kenttään
"Alv" ostolaskun yläosassa - Books käyttää tätä summaa
"Laskettu Alv" -kentän summa sijaan.
●
Booksissa
on
pikakomento
ostolaskujen
kirjaamisen
nopeuttamiseksi. Laita ensin ostolaskun summa Yhteensä
-kenttään ja laita tämän jälkeen kursori Summa -kenttään
(vaikka tämä olisi ostolaskun ainoa rivi) ja paina tämän
jälkeen Enter -painiketta. Books laskee summat ja alv:t
automaattisesti sen mukaan, mitä syötit Yhteensä -kenttään.
Hyvityslaskut
Vastaanotettuasi hyvityslaskun etsi alkuperäinen ostolasku, avaa
se, ja valitse Toiminnot -valikosta "Hyvityslasku". Books luo uuden
ostolaskun,
jonka
maksuehto
on
automaattisesti
H
(=hyvityslasku). Tämä hyvittää koko laskun, mutta voit tehdä
muutoksia laskun summiin sen mukaan, millainen hyvityslaskun
tulee olla. Books lisää myös automaattisesti hyvitettävän laskun
numeron sille varattuun kenttään (Hyvitys laskulle). Kun
hyvityslaskun tiedot ovat oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja
paina Tallenna -painiketta. Ostoreskontra päivittyy ja kirjanpidon
tosite muodostuu automaattisesti.
Maksut
Booksissa
toimintoja.
on
monia
1. Avaa Maksut
-painiketta.
maksujen
-rekisteri
maksamisen
perusikkunasta
ja
helpottavia
paina
Uusi
2. Lisää maksupäivä Maks.pvä -kenttään sekä tapahtumapäivä
Tap.pvä -kenttään.
3. Lisää maksutapa. Tämä maksutapa määrittelee miltä pankkitai käteistililtä maksu kirjataan. Jos haluat lisätä uusia
maksutapoja, lisää ne "Maksutavat" -asetukseen
ennen
maksun kirjaamista. Kun lisäät uutta maksutapaa, muista
lisätä pankki- tai käteistili sille varattuun "Tili" -kenttään.
4. Laita kursori Laskunro -kenttään maksulla. Laita sijoita
-toiminnolla tai lisää käsin ostolaskun numero, mille haluat
kirjata maksun. Saat maksutietueelle ostolaskun tiedot ja
maksettavan
määrän.
Muuta
summaa
"Läh.summa"
-kentässä, jos haluat maksaa vain osan ostolaskusta.
5. Laita valinta Tilattu- ja OK -valintaruutuihin ja paina Tallenna
-painiketta. Ostoreskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite
muodostuu automaattisesti.
6. Paina "Tulosta" ikonia, jos haluat tulostaa maksun.
Kirjanpidon tositteet
Sinun tulisi kirjata jokainen kirjanpitoon vaikuttava tapahtuma
kirjanpitoosi (Booksissa kirjanpidon tosite).
Kirjanpidon tosite
muodostuu automaattisesti laskuista, ostolaskuista, suorituksista
ja maksuista kun laitat ko. tietuielle OK -valintaruutuun valinnan ja
painat Tallenna -painiketta. Jos sinun täytyy kirjata muunlaisia
tapatumia kirjanpitoon, esim. palkkoja ja muita kuluja, voit tehdä
ne suoraan kirjanpito -moduulin Tositteet -rekisteriin:
1. Valitse Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Kirjanpito.
2. Valitse Tositteet -rekisteri perusikkunasta ja paina Uusi
-painiketta.
3. Lisää tapahtumapäivä ja selite.
4. Lisää tili sijoita
matriisiriville.
-toiminnolla
tositteen
ensimmäiselle
5. Lisää summa joko Debet tai Kredit -sarakkeeseen.
6. Toista kohdat 4 ja 5 lisätäksesi tositteen muut rivit.
7. Kun olet tarkastanut, että tositteen tiedot ovat oikein, paina
Tallenna -painiketta. Huomaa, että voit tallentaa tositteen
ainoastaan jos se täsmää.
Lisähuomautukset
●
Voit antaa Booksin laskea tositteen summat niin, että tosite
täsmää. Laita kursori haluamallesi riville, niin että koko rivi
aktivoituu ja valitse Toiminnot -valikosta "Tasaa tosite".
Books lisää tarvittavan summan joko Debet tai Kredit
-sarakkeeseen. Huomaathan, että sinun täytyy ensin valita
tili.
●
Jos haluat kumota tositteen, jonka olet jo tallentanut, avaa
Tositteet -rekisteri ja valitse tosite, jonka haluat kumota.
Paina Kopio -painiketta, jolloin saat kopion tositteesta. Valitse
tämän jälkeen Toiminnot -valikosta "Vaihda Debet & Kredit",
jolloin kirjaukset muuttuvat vastakkaisiksi. Tallenna tosite
Tallenna
-painikkeella.
Jos
haluat
laittaa
tositteelle
viittauksen korjattuun tositteeseen, valitse ennen tositteen
tallennusta
Toiminnot
-valikosta
"Korjausmerkintä".
Tositteeelle tulee uusi rivi: "Korjaus tositteelle", jonka perään
voit kirjata korjatun tositteen numeron (täsmälleen kuten se
näkyy tositteet: selaa -ikkunassa, esim. LASK.2010002).
●
Jos haluat korjata vain yhtä riviä tositteella, esim. kirjausta
väärälle tilille tai väärän alv-koodin käyttöä, voit korjata sen
"muutosmerkintä" -toiminnolla. Valitse haluamasi tosite ja
avaa se. Valitse tämän jälkeen Toiminnot -valikosta
"Muutosmerkintä". Seuraavaksi valitse rivi rivinumeron
kohdalta, mitä haluat korjata niin, että koko rivi tulee
valituksi ja paina "backspace" -painiketta. Koko rivin päälle
tulee punainen viiva. Lopuksi lisää tositteelle korjaava rivi.
Huomaathan, että tositteelle tuli myös uusi rivi, missä on
nimimerkkisi, näin voit seurata kuka on tositetta korjannut.
Varmuuskopiointi
Suosittelemme
varmuuskopioinnin
suorittamista
jokaisen
työpäivän
jälkeen.
Suosittelemme,
että
suoritat
nämä
varmuuskopiointirutiinit joka päivä, ja tallennat varmuuskopiot
CD:lle tai jollekin muulle ulkoiselle medialle, jota talletat varmassa
paikassa. Jokapäiväinen varmuuskopiointi voi tuntua turhalta työltä
- mutta kuvittele, jos tietokoneesi menee rikki! Menetät kaikki
tekemäsi toimenpiteet, ellei ne ole sinulla tallessa jossain muualla.
Booksin varmuuskopiontirutiinit ovat nopeita ja tehokkaita. Tiedot
tallennetaan salattuun tiedostoon, jonka tiedostokoko on pieni.
Varmuuskopiointirutiini
1. Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Järjestelmä.
2. Valitse tämän jälkeen Rutiinit
avautuvasta ikkunasta Viennit.
3. Kaksoisklikkaa
tietokanta".
avautuvasta
perusikkunassa.
ikkunasta
Valitse
"Varmuuskopio,
4. Valikoima Varmuuskopio -ikkuna aukeaa. Voit jättää
vientiselite -kentän tyhjäksi. Paina Käynnistä -painiketta.
5. Käyttöjärjestelmäsi standarditallennusikkuna aukeaa. Anna
varmuuskopiollesi nimi (esim. vk01072010.txt) ja valitse
paikka koneellasi mihin haluat tiedoston tallennettavan.
Books -ohjelma tekee varmuuskopion koko tietokannastasi.
Huom. muistathan laittaa tarkenteen .txt tiedostonimen päätteeksi. Tämä
varmistaa, että tiedosto tallentuu oikeassa muodossa.
Voit myös asettaa Booksin tekemään varmuuskopion joka päivä
automaattisesti:
1. Valitse Asetukset perusikkunassa (järjestelmämoduulissa).
Valitse avautuvasta ikkunasta Ajastetut toiminnot.
2.
Kirjaa aika, milloin haluat varmuuskopioinnin aloitettavan
"Aloitusaika" -kenttään.
3. Määrittele sijainti mihin haluat varmuuskopion tallennettavan
"Tiedostopolku" -kenttään ja laita valinta Varm.kopio
-valintaruutuun.
4. Paina Tallenna -painiketta.
Jos Books -ohjelma ei ole auki ajankohtana, jolloin määrittelit
varmuuskopioinin aloitettavaksi, käynnistyy varmuuskopiointi kun seuraavan
kerran avaat Books -ohjelman.