M-Files 10

M-Files® 10
Sisältö
1 Tekijänoikeudet............................................................................................8
2 Johdatus M-Filesiin.....................................................................................9
3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto......................................................10
3.1
3.2
3.3
3.4
Järjestelmävaatimukset.....................................................................................................10
Automatisoitu asennus ja jakelu........................................................................................11
Asennuksen läpivienti........................................................................................................11
Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti..............................................................................16
Uusi dokumenttivarasto....................................................................................................17
Uusi käyttäjätili..................................................................................................................19
Uusi käyttäjä.....................................................................................................................20
3.5 Dokumenttivaraston käyttöönotto......................................................................................21
Dokumenttivarastoyhteydet..............................................................................................22
3.6 Dokumenttivaraston selaus...............................................................................................25
3.7 M-Files-päivityksen asentaminen......................................................................................26
4 M-Filesin päivittäinen käyttö.....................................................................30
4.1 M-Filesin termisanasto......................................................................................................33
4.2 Dokumentin luonti..............................................................................................................36
4.3 Tallentaminen M-Filesiin....................................................................................................38
4.4 Dokumentin palauttaminen muokkauksesta......................................................................39
4.5 Dokumentin poistaminen...................................................................................................40
4.6 Muiden kohteiden luonti.....................................................................................................40
4.7 Näkymien käyttö ...............................................................................................................41
4.8 Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen....................................................................42
4.9 Vanhojen tiedostojen siirtäminen M-Filesiin......................................................................43
4.10 Versiohistoria...................................................................................................................45
4.11 WWW-käyttö....................................................................................................................45
4.12 Mobiilikäyttö.....................................................................................................................47
4.13 M-Files Cloud Vault.........................................................................................................48
4.14 Toiminnot Officessa ja AutoCADissa...............................................................................49
5 Perustoimintojen tarkempi esittely..........................................................50
5.1 Selaa M-Filesia (Näytä-valikko).........................................................................................50
Puhdista näkymä, Piilota näkymä, Näytä näkymä, Palauta näkymiä näkyviin.................55
Tallenna yhteisiksi näyttöasetuksiksi................................................................................57
Palauta näyttöasetukset oletuksiksi..................................................................................57
Vaihda salasana...............................................................................................................58
Raporttien sitominen näkymään ja sijainti........................................................................58
5.2 Uusi-valikko.......................................................................................................................58
Uusi dokumentti................................................................................................................58
Uusi kohde........................................................................................................................70
Uusi dokumenttitiedosto...................................................................................................70
Uusi dokumenttikokoelma.................................................................................................71
ii
M-Files® 10
Sisältö
Uusi näkymä.....................................................................................................................73
Uusi offline-suodatin.........................................................................................................84
Uusi perinteinen kansio....................................................................................................84
Muunna dokumentiksi.......................................................................................................85
Tuo tiedostoja ja kansioita.................................................................................................85
5.3 Toiminnot-valikko...............................................................................................................86
Tee kopio..........................................................................................................................87
Varaa muokattavaksi.........................................................................................................87
Varaa yhteismuokkaukseen..............................................................................................87
Palauta muokkauksesta....................................................................................................89
Palauta muokkauksesta kommentoiden...........................................................................89
Peru muokkaus.................................................................................................................89
Ominaisuudet...................................................................................................................90
Offline-tilan merkintä ........................................................................................................90
Historia.............................................................................................................................90
Suhteet.............................................................................................................................93
Kokoelman jäsenet...........................................................................................................95
Alikohteet..........................................................................................................................96
Kommentit.........................................................................................................................96
Työnkulku..........................................................................................................................96
Tehtävänanto....................................................................................................................97
Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)...............................................................................100
Arkistointi........................................................................................................................101
Kumoa poisto..................................................................................................................102
Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi........................................................................102
Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi......................................................................103
Korvaa tiedostolla...........................................................................................................103
Luo pikakuvake tai lähetä kopio......................................................................................104
Jakaminen, sähköposti ja PDF.......................................................................................106
Siirry offline-tilaan...........................................................................................................108
Siirry online-tilaan...........................................................................................................109
Kirjaudu ulos...................................................................................................................109
5.4 Asetukset-valikko.............................................................................................................109
M-Files-palvelimen hallinta.............................................................................................110
Ilmoitusasetukset............................................................................................................110
Päivitä ulkoiset kohteet...................................................................................................112
Sijaiset............................................................................................................................112
Sovellukset.....................................................................................................................113
Vaihda kieli......................................................................................................................114
Tyhjennä paikallinen välimuisti........................................................................................114
5.5 Hakutoiminnot.................................................................................................................114
Pikahaku.........................................................................................................................116
Laajennettu haku............................................................................................................117
Laajennetut hakuehdot...................................................................................................120
Hakutulosten ryhmittely ja tarkennus..............................................................................129
iii
5.6 M-Files-asiakasohjelmiston asetukset.............................................................................129
Dokumenttivarastoyhteydet............................................................................................129
Asetukset........................................................................................................................131
5.7 Näytä tilatietoja................................................................................................................140
Tiedostojen siirto............................................................................................................141
Dokumenttivarastoyhteydet............................................................................................141
5.8 Automaattiset päivitykset.................................................................................................142
5.9 Vaihda kieli......................................................................................................................143
5.10 Vie näkymien tai hakujen tulokset CSV-muotoon..........................................................144
6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa.......................145
6.1 Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa ..........................................................145
M-Files-ominaisuudet.....................................................................................................148
Lisää M-Files-ominaisuus...............................................................................................148
6.2 Toiminnot Outlookissa.....................................................................................................150
Tallennusmuodot.............................................................................................................151
Hyödynnä Outlookin sääntöjä ........................................................................................152
Viestien tallennus M-Files-kansioihin..............................................................................153
Yhdistä viestit asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin..............................................................155
M-Files-kategoriamerkintä .............................................................................................158
6.3 Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä ..............................................................158
7 M-Files-palvelimen hallinta.....................................................................160
7.1 M-Files-palvelimet...........................................................................................................163
Uusi yhteys M-Files-palvelimeen....................................................................................164
7.2 Palvelin............................................................................................................................165
Katkaise yhteys, Yhdistä ................................................................................................165
Lisenssinhallinta.............................................................................................................166
Ilmoitukset......................................................................................................................168
WWW-käytön asetukset..................................................................................................171
Varmuuskopioi päätietokanta, Palauta päätietokanta.....................................................180
7.3 Dokumenttivarastot..........................................................................................................180
Uusi dokumenttivarasto..................................................................................................180
Liitä dokumenttivarasto...................................................................................................186
Palauta dokumenttivarasto.............................................................................................187
7.4 Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11
-vaatimustenmukaisuus).................................................................................................188
7.5 Yhteistoiminta eri varastojen välillä..................................................................................189
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen............................................................................190
Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä.............................................194
7.6 Välimuistireplikavarastot..................................................................................................195
7.7 Käyttäjätilit.......................................................................................................................199
Uusi käyttäjätili................................................................................................................199
Tuo käyttäjätilejä.............................................................................................................201
Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät..................................................................................202
7.8 Sovellukset......................................................................................................................203
7.9 Ajoitetut työt.....................................................................................................................204
iv
M-Files® 10
Sisältö
Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö ......................................................................................204
8 Yksittäinen dokumenttivarasto...............................................................207
8.1 Uusi dokumenttivarasto, Liitä dokumenttivarasto, Ominaisuudet....................................207
8.2 Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään.........................................................................................207
8.3 Toiminnot.........................................................................................................................208
Varmuuskopioi................................................................................................................208
Kopioi dokumenttivarasto................................................................................................208
Arkistoi vanhoja versioita................................................................................................209
Irrota...............................................................................................................................211
Tuhoa..............................................................................................................................211
Ota pois käytöstä, Ota käyttöön .....................................................................................211
Päivitä ............................................................................................................................211
8.4 Ylläpito.............................................................................................................................212
8.5 Kielet ja käännökset........................................................................................................212
Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen.............................................................214
Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi.............................................................................215
Kääntäminen Excelissä .................................................................................................217
Käännösten tuonti M-Filesiin..........................................................................................218
Ohjelmiston ja varaston kielen valinta.............................................................................219
M-Files-ohjelmiston kieliversiot.......................................................................................220
8.6 Tapahtumakäsittelijät.......................................................................................................221
Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät......................................................................224
8.7 Käyttäjät...........................................................................................................................229
Uusi käyttäjä...................................................................................................................229
Suojausasetukset...........................................................................................................232
Tuo käyttäjiä ...................................................................................................................232
8.8 Käyttäjäryhmät................................................................................................................232
Uusi käyttäjäryhmä ........................................................................................................233
Suojausasetukset...........................................................................................................233
Tuo käyttäjäryhmiä .........................................................................................................234
8.9 Metatiedot........................................................................................................................235
8.10 Kohdetyypit....................................................................................................................236
Uusi kohdetyyppi............................................................................................................236
Lisäasetukset..................................................................................................................238
Suojausasetukset...........................................................................................................239
Yhteys ulkoiseen tietokantaan........................................................................................239
8.11 Arvolistat........................................................................................................................243
Uusi arvolista..................................................................................................................243
Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot)................................................................................244
Automaattiset suojausasetukset.....................................................................................247
Lisäasetukset..................................................................................................................249
Suojausasetukset...........................................................................................................251
Yhteys ulkoiseen tietokantaan........................................................................................251
8.12 Ominaisuusmäärittelyt...................................................................................................251
Uusi ominaisuusmäärittely..............................................................................................252
v
Automaattiset arvot.........................................................................................................255
Tarkistus.........................................................................................................................265
Suojausasetukset...........................................................................................................266
8.13 Luokat............................................................................................................................267
Uusi luokka.....................................................................................................................269
Suojaus ja automaattiset suojausasetukset....................................................................270
8.14 Luokkaryhmät ...............................................................................................................271
8.15 Työnkulut........................................................................................................................272
Uusi työnkulku................................................................................................................273
Yksittäinen tila ja sen lisäasetukset................................................................................274
Ehdot..............................................................................................................................284
Toiminnot........................................................................................................................285
Automaattinen tilasiirtymä..............................................................................................292
8.16 Nimetyt käyttöoikeusluettelot.........................................................................................294
Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo...................................................................................294
Suojausasetukset...........................................................................................................295
8.17 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot...........................................................................296
Metatiedot.......................................................................................................................299
Hakukelpoinen PDF........................................................................................................304
8.18 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit...........................................................................306
8.19 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Sähköpostit.......................................................................307
8.20 Tapahtumakirjanpito......................................................................................................312
8.21 Raportointi ja tietojen vienti...........................................................................................314
Metatietojen vienti ja tietojoukon asetukset....................................................................314
Raportin käyttöidentiteetti...............................................................................................319
Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot.......................................................................320
Raportit ja niiden ominaisuudet asiakasohjelmiston puolella.........................................321
8.22 Sisällön replikointi ja arkistointi......................................................................................322
Vie sisältöä.....................................................................................................................324
Tuo sisältöä.....................................................................................................................329
Ajoitetut vienti- ja tuontityöt.............................................................................................335
9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset...................................................336
10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä ................................................342
10.1 Yhteydenotto tukeen......................................................................................................342
10.2 Usein kysytyt kysymykset..............................................................................................343
Laitteistovaatimukset ja -suositukset..............................................................................343
Suosituksia varmuuskopioinnista....................................................................................343
Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa?........................................................................344
Miten automaattiset päivitykset toimivat?.......................................................................344
Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon?................................................................344
Miksi en voi muokata varattua dokumenttia?..................................................................344
Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut?............................................................345
Miten luon dokumentin, joka näkyy vain itselleni?..........................................................345
Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?.................................................................345
vi
M-Files® 10
Sisältö
Miksi tallentaessani uutta dokumenttia Wordilla syntyi himmeämmällä kuvakkeella
näkyvä tiedosto M-Files-asemalle?..........................................................................345
Miten lisään uuden arvon arvolistaan?...........................................................................346
Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain?.................................346
Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon?......................................................346
Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää?..........................................................346
Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti?........................................................................347
Miten asiakaskoneen nimi vaihdetaan oikein M-Filesin kannalta?.................................347
Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?.........................................................................347
10.3 Pikatoiminnot.................................................................................................................348
vii
1 Tekijänoikeudet
1 Tekijänoikeudet
M-Files Oy
Puhelin: (03) 3138 7500
Internet: http://www.m-files.fi
Tekijänoikeudet © M-Files Oy. Kaikki oikeudet pidätetään.
Kaikki kirjassa esiintyvät tuote- ja toiminimet ja logot ovat niiden omistajien tavaramerkkejä
tai rekisteröityjä tavaramerkkejä.
1 Tekijänoikeudet
8
M-Files® 10
2 Johdatus M-Filesiin
Onnittelut hyvästä valinnasta hankkia M-Files®-dokumenttienhallintaohjelmisto.
M-Files® ECM-ohjelmiston avulla säilytät, järjestät ja käytät dokumentteja ja tietoa helposti
ja tehokkaasti. Vallankumouksellinen lähestymistapamme järjestää tietoa perustuu sen
sisältöön ja käyttöyhteyksiin, ei tiedon tallennussijaintiin. Perinteisen kansiopohjaisen
mallin sijaan löydät kaiken tarvitsemasi tiedon välittömästi helppojen hakutoimintojen ja
dynaamisten näkymien avulla.Yksinkertaista, dynaamista ja joustavaa. M-Files on paras
valinta aina suuren sisältömäärän hallinnasta vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen.
Tarvitsemasi tiedot ovat käytettävissäsi missä vain: M-Files voidaan ottaa käyttöön
paikallisena tai pilvipohjaisena palveluna, tai vaihtoehtoisesti näiden kahden
hybridiratkaisuna.
M-Files-ohjelmistosi koostuu seuraavista ohjelmisto-osista:
• Asennusohjelma: Tällä ohjelmisto-osalla asennat itsellesi M-Filesin.
• Selaa M-Filesia: Peruskäyttäjän eniten käyttämä, päivittäiseen Windows-työskentelyyn
sujuvasti limittyvä ohjelmisto-osa, jossa dokumentit näkyvät erilaisissa näkymissä.
• M-Files-asiakasohjelmiston asetukset: Tällä ohjelmisto-osalla otat yhteyden
M-Files-palvelimella oleviin dokumenttivarastoihin. Voit myös muokata muita paikallisia
asetuksia, kuten esimerkiksi vaihtaa M-Files-aseman levykirjainta.
• M-Files-palvelin: Tämä ohjelmisto-osa vastaa tiedon ja dokumenttien keskitetystä
tallentamisesta ja jakamisesta.
• M-Files-palvelimen hallinta: Tämä on organisaation tietojärjestelmistä vastaavan henkilön
työkalu, jolla säädellään M-Files-palvelimen asetuksia, hallitaan dokumenttivarastoa ja
muokataan dokumenttivaraston rakennetta.
• Näytä tilatietoja: Tällä ohjelmisto-osalla voit seurata tilatietoja tiedostojen siirrosta. Tämä
on hyödyllinen työkalu, jos käytät M-Filesia hitaalla verkkoyhteydellä ja haluat seurata
tietojen siirtoa.
• Web Access: M-Filesia on normaalin Windows-käyttöliittymän (Selaa M-Filesia) lisäksi
mahdollista käyttää myös www-selaimen avulla.
• Automaattiset päivitykset: Automaattiset päivitykset huolehtivat ohjelmistosi
ajantasaisuudesta.
M-Filesissa on lisäksi ActiveX/COM API sekä M-Files Web Service API, joka mahdollistaa
M-Filesin ohjelmallisen käytön REST-tyyppisessä käyttöliittymässä. M-Files API
dokumentointeineen asentuu M-Filesin mukana. M-Files Web Service API:n käyttöön
liittyvät ohjeet ovat osoitteessa www.m-files.com/mfws.
Kiitos, että valitsit M-Filesin. Tervetuloa tehokkuuden uudelle aikakaudelle.
9
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto
Tämä luku sisältää seuraavat osiot:
• Automatisoitu asennus ja jakelu (usealle koneelle samanaikaisesti)
• Asennuksen läpivienti M-Filesin asennusohjelmalla (yhdelle koneelle)
• Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti M-Files-palvelimen hallinnalla
• Dokumenttivaraston käyttöönotto M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla
• Dokumenttivaraston selaus Selaa M-Filesilla
Jos tietokoneellesi on jo asennettu M-Files-ohjelmisto, voit siirtyä lukuun M-Filesin
päivittäinen käyttö (sivu 30).
3.1 Järjestelmävaatimukset
M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisen että 64-bittisen Windows-käyttöjärjestelmän
kanssa. 32-bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille.
M-Files-ohjelmiston voi asentaa tietokoneisiin, joissa on käyttöjärjestelmänä jokin
seuraavista:
• Windows 8.
• Windows 7.
• Windows Vista
• Windows XP Service Pack 3 tai uudempi.
• Windows Server 2012
• Windows Server 2008 R2
• Windows Server 2008
• Windows Server 2003 Service Pack 2 tai uudempi (vain M-Files-palvelin)
Huom. M-Files-asiakasohjelmiston versio 10 toimii vain Windows-versioissa 7, 8 ja Vista.
Käyttöjärjestelmä voi olla työasema- tai palvelinversio. M-Files-asiakasohjelmiston
asennukseen tulee varata noin 200 megatavua tilaa asennuskohteesta.
M-Files-palvelimeen asennukseen tulee varata noin 1 gigatavun verran tilaa
asennuskohteesta. Dokumenttivaraston vaatima tila riippuu tallennettavien dokumenttien
ja muiden kohteiden määrästä sekä koosta.
Macin ja Linuxin käyttäjät pääsevät M-Filesiin selainpohjaisen käyttöliittymän kautta.
Lisätietoja saat teknisten tietojen online-lomakkeesta osoitteessa
http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/m-filestechnicaldatasheet.pdf.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
10
M-Files® 10
3.2 Automatisoitu asennus ja jakelu
M-Files voidaan jakaa ja asentaa keskitetysti usealle koneelle automaattisesti. Tästä on
hyötyä erityisesti isoissa organisaatioissa.
Lisätietoja M-Filesin jakamisesta Active Directoryn ryhmäkäytäntöjen avulla saat teknisestä
tuestamme ([email protected]). Katso lisää kohdasta Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?
(sivu 347)
3.3 Asennuksen läpivienti
Sammuta tietokoneesi muut ohjelmat ennen asennusta. Kaksoisnapsauta
M-Files-asennuksen kuvaketta, jolloin M-Filesin asennusohjelmisto toivottaa sinut
tervetulleeksi. Napsauta Seuraava.
Kuva 1: Ohjatun asennuksen ikkunoissa kerrotaan asennuksen edistymisestä.
11
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 2: Tutustu ohjelmiston käyttöoikeussopimukseen. Jos hyväksyt käyttöoikeussopimuksen ehdot, voit jatkaa asennusta valitsemalla
Seuraava. Jos haluat palata asennuksen edelliseen kohtaan, valitse Edellinen. Jos haluat keskeyttää asennuksen, valitse Peruuta.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
12
M-Files® 10
Kuva 3: Tässä valintaikkunassa voit määritellä, mitä ohjelmisto-osia (ohjelmistokomponentteja) haluat asentaa.
Oleellista on, haluatko asentaa M-Filesin koekäyttöön vai tehdä normaaliasennuksen.
Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, tarvitsee sinun asentaa vain M-Files-asiakasohjelmisto
koneellesi. Tällöin esimerkiksi organisaatiosi lähiverkkoon on asennettu M-Files-palvelin,
ja M-Filesin ylläpitäjällä on asennettuna M-Files-palvelintyökalut (M-Files-palvelimen
hallinta).
Asennuksessa koekäyttöön asennetaan kaikki ohjelmisto-osat sekä lisäksi
Esimerkkidokumenttivarasto, jonka käyttöön voit tutustua heti asennuksen jälkeen. Voit
jatkaa tutustumista Ohjatun esittelyn avulla, jonka löydät kohdasta
Käynnistä/Ohjelmat/M-Files/Dokumentaatio.
Normaalissa asennuksessa voit valita, mitä ohjelmisto-osia haluat asentaa. Oleellista on,
oletko asentamassa peruskäyttäjän tarvitsemaa M-Files-asiakasohjelmistoa vai
järjestelmänvalvojan tarvitsemia osia. Normaaliasennuksen jälkeen koneellasi ei ole
Esimerkkidokumenttivarastoa (ellet ole sitä aikaisemmin saanut koekäyttöasennuksesta),
vaan pääset ottamaan yhteyden palvelimesi dokumenttivarastoon
M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla. Jatka asennusta valitsemalla Seuraava.
13
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 4: Asennusohjelma valitsee oletusasetuksena ohjelmistolle paikaksi C:\Program Files\M-Files. Jos haluat vaihtaa paikkaa, valitse
Selaa ja määrittele sen jälkeen uusi paikka.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
14
M-Files® 10
Kuva 5: Voit palata muuttamaan asetuksia vielä tässä vaiheessa. Kun valitset Seuraava vielä yhden kerran, varsinainen asennus lähtee
käyntiin.
15
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 6: Onnistuneen asennuksen jälkeen valitse Valmis. Nyt ohjelma on asennettu.
Nyt M-Files-ohjelmisto on asennettu tietokoneellesi. Seuraavaksi tässä luvussa käymme
läpi vain normaalista asennuksesta seuraavat tilanteet, koska koekäytön asennuksen
jälkeen voit jatkaa tutustumista ohjelmavalikosta löytyvän Ohjatun esittelyn avulla.
3.4 Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti
Jos olet M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjä, voit siirtyä suoraan kohtaan
Dokumenttivaraston käyttöönotto (sivu 21).
Seuraavassa käydään läpi dokumenttivaraston ja sen käyttäjän luonti M-Files-palvelimen
hallinnalla. Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonnista kerrotaan tarkemmin luvussa
M-Files-palvelimen hallinta (sivu 160), tässä yleisemmin.
Voit myös tuoda käyttäjätilejä toimialueelta M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo
käyttäjätilejä (sivu 201).
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
16
M-Files® 10
Kuva 7: M-Files-palvelimien alta löytyvät palvelimen hallinnan kaikki tasot.
Uusi dokumenttivarasto
Voit luoda uuden dokumenttivaraston valitsemalla Dokumenttivarastot-kohteen aktiiviseksi
ja valitsemalla Toiminta-valikosta Uusi dokumenttivarasto -toiminnon.
17
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 8: Dokumenttivaraston tiedot. Jos olet huomannut vaikkapa Esimerkkidokumenttivaraston rakenteen olevan hyvä, voit luoda
kokonaan uuden dokumenttivaraston kopioimalla dokumenttivaraston ilman sisältöä, katso kohta Kopioi dokumenttivarasto (sivu 208) .
Uutta dokumenttivarastoa luodessasi sinun tarvitsee antaa dokumenttivarastolle nimi ja
valita dokumenttivaraston tiedostokansio palvelimella.Tiedostokansioon tallentuu fyysisesti
kaikki dokumenttivaraston tieto. Valitse myös sisällön mukaan hauissa käytettävä kieli.
Kielen valinta vaikuttaa esimerkiksi sanojen taivutusmuotojen käsittelyyn hauissa. Jos
dokumenttivarastossa on sisältöä usealla kielellä, valitse hauissa pääasiallisesti käytetty
kieli.
Dokumenttivarasto ilmestyy M-Files-palvelimen hallinnan puurakenteeseen
Dokumenttivarastot-kansion alle. Katso lisätietoja luvusta Dokumenttivarastot (sivu 180).
Yksittäisen varaston kuvake voidaan vaihtaa valitsemalla Tuo... ja valitsemalla kuvake
luettelosta.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
18
M-Files® 10
Kuva 9: Vaihda kuvake -ikkuna
Uusi käyttäjätili
Uuden käyttäjätilin luot valitsemalla Käyttäjätilit-kohteen aktiiviseksi ja valitsemalla
Toiminto-valikosta Uusi käyttäjätili -toiminnon. Dokumenttivarastolla on käyttäjiä, joiden
pitää aluksi tunnistautua M-Files-palvelimelle. Siksi ennen käyttäjien luontia
dokumenttivarastoon on luotava käyttäjätilit M-Files-palvelimelle. Näitä käyttäjätilejä
liitetään dokumenttivarastoihin käyttäjiksi. Dokumenttivarastoihin voidaan valikoida eri
käyttäjät käyttäjätileistä, ja sama palvelimen käyttäjätili voi liittyä useaan
dokumenttivarastoon.
19
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 10: Käyttäjätilin ominaisuudet.
Anna tässä käyttäjänimi ja tunnistustapa salasanoineen. Valitse käyttäjätilin lisenssityyppi
ostamasi lisenssin perusteella. Jos koekäytät M-Filesia, sinun ei tarvitse määritellä
käyttäjätilille lisenssiä, vaan voit valita lisenssityypiksi Ei lisenssiä.
Katso lisää tunnistuksesta ja palvelintason rooleista kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199).
Lisenssihallintaa on käsitelty tarkemmin kohdassa Lisenssinhallinta (sivu 166).
Voit myös tuoda toimialuekohtaisia käyttäjätilejä M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo
käyttäjätilejä (sivu 201).
Uusi käyttäjä
Uuden käyttäjän luot valitsemalla Käyttäjät-kuvakkeen aktiiviseksi ja valitsemalla
Toiminto-valikosta Uusi käyttäjä -toiminnon.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
20
M-Files® 10
Kuva 11: Käyttäjän ominaisuudet.
Tässä kohdassa valitaan dokumenttivaraston käyttäjät käyttäjätileistä ja määritellään
käyttöoikeudet dokumenttivarastoon. Katso lisää kohdasta Käyttäjät (sivu 229).
Voit myös tuoda käyttäjiä toimialueelta M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo käyttäjiä
(sivu 232).
3.5 Dokumenttivaraston käyttöönotto
Ennen kuin ryhdyt ottamaan dokumenttivarastoa käyttöön, varmista organisaatiosi
M-Filesin ylläpitäjältä, että lähiverkkoosi on asennettu M-Files-palvelin ja
dokumenttivarasto. Valitse seuraavaksi M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla
dokumenttivarasto, johon haluat ottaa yhteyden ja jota haluat käsitellä. Yleensä
organisaatioissa dokumenttivarastoja on käytössä vain yksi, mutta joissain tapauksissa
niitä voi olla useampiakin. Käynnistä M-Files-asiakasohjelmiston asetukset.
21
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Dokumenttivarastoyhteydet
Käynnistä M-Files-asiakasohjelmiston asetukset Dokumenttivarastoyhteyksien
käyttämiseksi.
Kuva 12: M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunassa näkyy lisätyt dokumenttivarastoyhteydet. Dokumenttivarastoyhteys pitää aina
näkyä ja sen pitää toimia, jotta voit käyttää esimerkiksi Selaa M-Filesia -toimintoa. Ikkunan sarakkeissa on tietoja
dokumenttivarastoyhteyksistä.
Ikkuna on oletusarvoisesti Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdellä. Napsauta
Lisää-painiketta, jonka jälkeen pääset täyttämään dokumenttivarastoyhteyden tietoja.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
22
M-Files® 10
Kuva 13: Dokumenttivarastoyhteyden tiedot. Nopeutat päivittäistä M-Filesin käyttöä valitsemalla automaattisen sisäänkirjautumisen
Windowsin käynnistyessä.
Kun haluat luoda verkkoyhteyden dokumenttivarastoon, joudut ensin määrittelemään
muutamia kenttiä yhteyteen liittyen.
Nimi
Anna ensin nimi dokumenttivarastoyhteydelle. Nimi voi olla mikä vain, mutta sen kannattaa
kuvata dokumenttivarastoa. Nimi näkyy M:\-asemalla kansiona, joka sisältää
dokumenttivaraston sisällön.
Palvelin / Nimi
Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna
ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee.
Palvelin / Porttinumero
Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti,
johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä.
Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266.
23
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Palvelin / Protokolla
Määrittele, mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita jokoTCP/IP, SPX tai Local
Procedure Call (LPC) -protokollan Muodostettaessa yhteys eri koneella olevaan
dokumenttivarastoon käytetään yleensä TCP/IP-protokollaa
Palvelin / Kokeile yhteyttä
Voit kokeilla, saatko yhteyden palvelimeen.
Tunnistus
Määrittele, miten dokumenttivarasto tunnistaa käyttäjän. Voit valita tunnistustavaksi joko
tämänhetkisen Windows-käyttäjän, tietyn Windows-käyttäjän tai M-Files-käyttäjän.
Tunnistuksessa tunnistaudutaan aina M-Files-palvelimelle, kun ollaan kirjautumassa
esimerkiksi dokumenttivarastoon. M-Files-palvelin osaa tarkistaa kaikki M-Files-käyttäjien
tunnukset ja salasanat. Tällaisessa tapauksessa on kyseessä M-Files-tunnistus.
Windows-tunnistuksen ollessa kyseessä M-Files-palvelin tarkistuttaa salasanat toimialueen
palvelimella.
Windows-tunnistuksella dokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin
kirjaudutaan paikalliselle tietokoneelle tai organisaation toimialueelle. Jos organisaatiolla
on käytössä toimialue, on sen tunnusten käyttäminen nopein ja helpoin tunnistustapa.
Tällöin ei tarvita uusia salasanoja eikä tunnuksia, mikä on varsin käyttäjäystävällinen tapa
toimia.
Eri tunnistustapojen välisiä eroja:
Tämänhetkinen
Windows-käyttäjä
Tietty
Windows-käyttäjä
M-Files-käyttäjä
Kun olet kirjautunut paikalliselle tietokoneelle, voidaan samoilla tiedoilla kirjautua myös
M-Files-palvelimelle. Tällöin tunnistustapana on Tämänhetkinen Windows-käyttäjä.
Tietyltä Windows-käyttäjältä kysytään aina erikseen tunnus, toimialue ja salasana, eli
silloin käyttäjä ei välttämättä kirjaudu M-Files-palvelimelle samoilla tiedoilla, kuin hän
kirjautui paikalliselle tietokoneelle.
M-Filesin omalla tunnistuksella pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Jos organisaatiolla
ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää, kannattaa
dokumenttivarastossa käyttää M-Files-tunnistusta.
Varasto
Kun palvelimella on useita dokumenttivarastoja, voit tässä kohdassa määritellä, mihin
dokumenttivarastoon yhteys muodostetaan.
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
24
M-Files® 10
Automaattinen sisäänkirjautuminen Windowsin käynnistyessä
Voit määritellä yhteyden dokumenttivarastoon muodostettavaksi heti, kun Windows
käynnistyy. Tämä toiminto kannattaa olla päällä, jos käytät dokumenttivarastoa päivittäin.
Katso lisää kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199).
Näkyy kaikille käyttäjille tällä tietokoneella
Windows-käyttöjärjestelmässä voi olla useita käyttäjiä, joilla jokaisella on omat
käyttäjäkohtaiset asetukset. M-Filesin dokumenttivarastoja voidaan määritellä näytettäväksi
käyttäjäkohtaisesti. Jos haluat, että dokumenttivarasto näkyy tämän tietokoneen kaikille
käyttäjille, jotka käyttöjärjestelmään on määritelty, laita rasti tähän kohtaan.
Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon
Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden
dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että palvelin on vastannut
yhteyskokeiluun.
3.6 Dokumenttivaraston selaus
Tässä vaiheessa käyttöönottoa on pitänyt tapahtua seuraavaa:
• M-Files-palvelin.
• Organisaatiosi M-Filesin järjestelmänvalvoja on luonut dokumenttivaraston,
käyttäjätunnukset ja käyttäjät.
• M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla on otettu dokumenttivarasto käyttöön
tietokoneellesi.
Sinun pitäisi nyt pystyä aloittamaan M-Files-varastosi käyttö.
25
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Kuva 14: Pääset selaamaan M-Filesia työpöydällesi ilmestyneestä kuvakkeesta, Windowsin Käynnistä-valikon kautta tai virtuaalisen
M:\-aseman kautta.
Kuva 15: Kirjaudu sisään ja voit aloittaa M-Filesin selaamisen.
3.7 M-Files-päivityksen asentaminen
Tietokoneella olevaa vanhempaa M-Files-versiota ei tule poistaa ennen uuden version
asentamista. M-Filesin asennusohjelma on suunniteltu toimimaan siten, että se tunnistaa
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
26
M-Files® 10
automaattisesti koneella olevan vanhemman M-Files-version ja ehdottaa sen päivittämistä.
Asennusohjelma asentaa uuden version ja siirtää M-Filesin asetukset ja muut paikalliset
tiedot vanhasta versiosta uuteen versioon. Lopuksi asennusohjelma poistaa vanhan
version asennuksen.
Suorita seuraavat toimenpiteet päivittääksesi M-Files uudempaan versioon:
1. Käynnistä uuden M-Files-version asennusohjelma.
2. Hyväksy asennusohjelman ehdottama "Yksinkertainen päivitys" -vaihtoehto.
Käytettäessä "Yksinkertainen päivitys" -vaihtoehtoa asennusohjelma valitsee
automaattisesti asennettaviksi samat ohjelmisto-osat, jotka koneelle oli vanhemmastakin
M-Files-versiosta asennettu. Asennusohjelma asentaa uuden version ja siirtää M-Filesin
asetukset ja muut paikalliset tiedot vanhasta versiosta uuteen versioon. Lopuksi
asennusohjelma poistaa vanhan version asennuksen.
Huomioi lisäksi nämä ehdot:
• M-Files-asiakasohjelmisto on yhteensopiva yhtä versiota vanhemman M-Files-palvelimen
kanssa.
• M-Files-asiakasohjelmisto ei toimi kahta versiota vanhemman M-Files-palvelimen kanssa.
• M-Files-palvelimen versio ei voi olla uudempi kuin M-Files-asiakasohjelmiston versio.
• M-Files-asiakasohjelmiston versio 9 on yhteensopiva M-Files-palvelimen version 10
kanssa.
• Replikapalvelimen version tulee olla samalla tasolla pääpalvelimen version kanssa.
3.7 Suositeltu päivitysten asentamisjärjestys
M-Files-järjestelmän päivittäminen uudempaan versioon on suositeltavaa suorittaa
seuraavassa järjestyksessä:
1. Päivitetään kaikki työasemat eli M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset.
2. Päivitetään palvelin ja mahdolliset replikapalvelimet.
Edellä kuvattua asennusjärjestystä kannattaa noudattaa, koska uudemmat
M-Files-asiakasohjelmiston versiot ovat yhteensopivia vanhempien M-Files-palvelimen
versioiden kanssa. M-Filesin käyttöä voidaan siis jatkaa normaaliin tapaan sen jälkeen,
kun M-Files-asiakasohjelmisto on päivitetty uudempaan versioon, vaikka palvelimella
onkin edelleen vanhempi M-Files-versio. Kun M-Files-palvelin on päivitetty uudempaan
versioon, dokumenttivarastojen käyttäminen vanhemmilla M-Files-asiakasohjelmiston
versioilla ei enää onnistu. Tästä syystä on suositeltavaa päivittää ensin kaikki
M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset ja vasta sen jälkeen M-Files-palvelin.
Merkittävä osa uuden M-Files-version uusista ominaisuuksista on käytettävissä vasta
sitten, kun sekä M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset että M-Files-palvelin on päivitetty
uuteen versioon.
27
M-Files® 10
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
Esimerkiksi: Organisaatio on siirtymässä M-Files 9.0 -versiosta M-Files 10.0 -versioon.
Järjestelmän päivittäminen suoritetaan siten, että yhden viikon aikana järjestelmänvalvojat
huolehtivat siitä, että M-Files-asiakasohjelmisto päivitetään kaikkien käyttäjien tietokoneilla
uuteen versioon. Tämän viikon aikana siis osa käyttäjistä käyttää jo uutta versiota ja osa
edelleen vanhempaa versiota. Kun kaikki M-Files-asiakasohjelmistot on päivitetty,
järjestelmänvalvoja asentaa päivityksen vielä M-Files-palvelimelle. Tämän jälkeen kaikki
uuden version uudet ominaisuudet ovat käytettävissä.
3.7 Varautuminen vikatilanteisiin
Ennen päivityksen asentamista M-Files-palvelimelle järjestelmänvalvojan tulee varmistaa,
että dokumenttivarastoista on saatavilla riittävän tuoreet varmuuskopiot.Varmuuskopioista
voi olla hyötyä, mikäli palvelimen päivityksessä kohdataan jokin odottamaton vikatilanne.
Vikatilanteen sattuessa ota heti yhteys M-Filesin tekniseen tukeen. Älä yritä korjata vikaa
itse, koska vikatilanteen korjaaminen on yleensä paljon helpompaa, kun mitään
ylimääräisiä toimenpiteitä ei ole tehty.
Huoltopäivitykset (Service Releases)
Huoltopäivityksillä tarkoitetaan M-Files-ohjelmiston pienempiä päivityksiä, joiden
versionumeroiden kaksi ensimmäistä osaa ovat pysyneet muuttumattomina. Esimerkiksi
versiot 6.0.2325.10 ja 6.0.2325.16 ovat M-Files 6.0 -version huoltopäivityksiä.
Huoltopäivitykset eivät yleensä sisällä mitään uusia ominaisuuksia. Huoltopäivityksiä
julkaistaan, jos ohjelmistossa on havaittuja korjaamista vaativia vikoja tai jos
yhteensopivuus muiden ohjelmistojen uudempien versioiden kanssa edellyttää muutoksia
M-Filesiin.
Huoltopäivitykset, kuten 6.0.2325.10 ja 6.0.2325.16, ovat keskenään yhteensopivia, joten
ei ole merkitystä, asennetaanko huoltopäivitys ensin työasemille ja vasta sitten palvelimelle
vai päinvastoin.
Varsinaisten M-Files-päivitysten asentaminen, esim. päivitys 9.0-versiosta 10.0-versioon,
sen sijaan kannattaa tehdä aiemmin kuvatussa järjestyksessä eli ensin päivitetään
työasemat ja vasta sitten palvelin.
3.7 Automaattiset päivitykset
M-Filesissa on ohjelmakomponentti, joka päivittää ohjelmiston automaattisesti. Lisätietoja
automaattisista päivityksistä saat kohdasta Automaattiset päivitykset (sivu 142).
3.7 Automaattiset suojausasetukset
Jos haluat käyttää laajennettuja metatietoihin perustuvia automaattisia suojausasetuksia,
tulee nämä asetukset ottaa manuaalisesti käyttöön varastokohtaisesti, kun olet
päivittämässä varastoa aiemmista versioista 8.0-versioon tai uudempaan. Löydät tämän
toiminnon varaston ominaisuuksien lisäasetuksista. Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa
3 Ohjelmiston asennus ja
käyttöönotto
28
M-Files® 10
määritellyt arvoille automaattisia suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa
käyttöönoton aktivoinnin jälkeen, että suojausasetukset toimivat edelleen halutulla tavalla.
29
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Tämä luku on lyhyt ja tiivis opastus siitä, kuinka M-Filesin käyttö limittyy jokapäiväiseen
Windows-työskentelyyn. Tutustu lukemisen ohessa, miten asiat tapahtuvat tietokoneellasi.
Jos haluat tässä luvussa esitellyistä toiminnoista tarkempia tietoja, voit tutustua niihin
luvussa Perustoimintojen tarkempi esittely (sivu 50). Lisäksi M-Filesia voi käyttää
www-selaimen kautta. Luvun lopussa on esittely tästä selaimella käytettävästä
käyttöliittymästä. M-Filesin www-käyttö on hyvin samanlaista kuin M-Filesin käyttö
resurssienhallinnassa.
M-Filesilla voit tehdä samoja päivittäisiä tehtäviä muutamalla eri tavalla. Tässä luvussa
esitellään M-Filesin päivittäistä käyttöä M-Filesin valikoiden toimintojen kautta. Samoja
toimintoja löytyy esimerkiksi pikavalikosta (hiiren oikeanpuoleinen nappi) tietyissä
paikoissa.
Kuva 16: Tällainen on tyypillinen tilanne, kun M-Files on otettu organisaatiossa käyttöön. M-Files-palvelin ja organisaation työasemat
ovat yhteydessä keskenään. Esimerkiksi kannettavan tietokoneen käyttäjä voi käyttää M-Filesia vaikka työmatkalla tai muussa etäkäytössä.
Hän pääsee käsiksi juuri samoihin dokumentteihin kuin työpaikallaan.
4 M-Files-asiakasohjelmiston käyttö
M-Files-ohjelmiston eri osat löytyvät muiden ohjelmistojen tapaan
Windows-käyttöjärjestelmän Käynnistä-valikosta. Voit käynnistää päivittäisessä käytössä
eniten tarvitsemasi Selaa M-Filesia -ohjelmisto-osan myös tilanilmaisinalueelta.
Seuraavan hakemistotasojen esittelyn avulla on helppo tutustua omalle tietokoneellesi
asennettuun M-Filesiin. M-Files-asema, jolle oletusarvoisesti asennuksen yhteydessä on
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
30
M-Files® 10
määritelty kirjain M, näkyy asennuksen jälkeen muiden kiintolevyasemien tapaan Oma
tietokone -kansiossa (katso alla oleva kuva).
Kuva 17: M-Files-asema ja varastot Windowsin resurssienhallinnassa.
Yllä olevassa kuvassa on dokumenttivarastoyhteyden kuvake. Jos haluat kirjautua
asiakasohjelmistossa dokumenttivarastoon sisään eri käyttäjänä kuin normaalisti, valitse
dokumenttivaraston pikavalikosta toiminto Kirjaudu sisään käyttäjänä.
Kuva 18: M-Filesin sisäänkirjautumisen valintaikkuna.
Jos et ole kirjautunut sisään Windows-kirjautumisen yhteydessä, järjestelmä kehottaa
antamaan kirjautumistunnukset varastoa avattaessa.
31
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
4 Selaa M-Filesia -käyttöliittymä
Kuva 19: M-Filesin aloitusnäkymä.
Selaa M-Filesia -ohjelmistokomponentin käyttöliittymä koostu neljästä alueesta:
tehtäväalue, listausnäkymä, oikea sivupaneeli ja hakutoiminnot.
Tehtäväalue on käyttöliittymän vasemmassa reunassa. Oletusarvoisesti tehtäväalueella
on valintoja uusien kohteiden luomiseen (Uusi) ja usein käytettyihin näkymiin siirtymiseen
(Siirry kohteeseen). Tällaisia ovat esimerkiksi Suosikit ja Äskettäin käyttämäni.
Listausnäkymässä näytetään mm. näkymiä ja kohteita. Alue on toiminnallisuudeltaan
hyvin samankaltainen kuin Windowsin Resurssienhallinta. M-Filesin listausnäkymässä
voit kuitenkin esimerkiksi näyttää ja piilottaa tarpeen mukaan monitiedostoisen dokumentin
sisällön.
Huom. Joidenkin kohteiden, tiedostojen, näkymien tai virtuaalikansioiden nimi saattaa
näkyä käyttäjälle harmaana. Tämä tarkoittaa, että niiden täydellinen polku on liian pitkä
Windowsille (yli 259 merkkiä). Tällöin polkua on lyhennettävä, jotta sisältö toimisi oikealla
tavalla.
Kun aloitusnäkymässä ei ole valittuna mitään, oikeasta sivupaneelista voi luoda uuden
kohteen tai valita jonkin Tutustu M-Filesiin -osion linkeistä. Kun kohde on valittuna, oikea
sivupaneeli näyttää oletusarvoisesti kohteen metatiedot tai esikatselun. Sivupaneelia
voidaan myös muokata käyttäjän tarpeiden mukaisesti.
Hakutoiminnot on sijoitettu käyttöliittymän yläosaan. Lisätietoja haun toiminnallisuudesta
löydät kappaleesta Hakutoiminnot (sivu 114).
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
32
M-Files® 10
Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa näkyy varastoon sisään kirjautuneen käyttäjän nimi.
Tämän alueen napsauttaminen avaa valikon, jonka avulla käyttäjä voi kirjautua ulos
varastosta, käyttää M-Filesia offline-tilassa, tai muuttaa ilmoituksiin, kieliin tai sijaiskäyttäjiin
liittyviä asetuksia.
Kuva 20: Tämä on yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, jossa metatiedot ovat näkymän alaosassa ja esikatselu näkymän oikeassa
reunassa.
M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää voidaan mukauttaa erilaisiin tarpeisiin sopivaksi.
Käyttäjät voivat esimerkiksi muuttaa metatietokortin paikkaa käyttöliittymässä.
4.1 M-Filesin termisanasto
Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä.
M-Files-ohjelmisto
Tiedosto ja dokumentti (ja niiden erot)
33
M-Files-dokumenttienhallintaohjelmisto koostuu
seuraavista ohjelmisto-osista: Selaa M-Filesia,
M-Files-palvelimen hallinta, M-Files-asiakasohjelmiston
asetukset, Näytä tilatietoja ja M-Files-palvelin. Lisäksi
M-Filesia voi käyttää www-selaimen tai mobiililaitteen
kautta.
Tiedosto on esimerkiksi Word-tekstinkäsittelyohjelmalla
tehty muistio, joka on tallennettu C:\-asemalle.
Tiedostosta tulee dokumentti vasta, kun siihen liitetään
metatietoja. Kun M-Files otetaan käyttöön ja vanhoja
tiedostoja ryhdytään siirtämään M-Filesiin, silloin
tiedostoille lisätään metatietoja ja niistä tulee
dokumentteja.
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
M-Filesiin voi tallentaa myös muita kohteita, kuten
esimerkiksi asiakkaita ja projekteja.
Monitiedostoinen dokumentti
Monitiedostoinen dokumentti on M-Filesin erityinen
dokumenttityyppi, joka voi sisältää useita tiedostoja.
Tiedostoilla on vain yhdet metatiedot.
Tavanomaisia käyttötapoja ovat sähköisen dokumentin
yhdistäminen sen allekirjoitettuun ja skannattuun
vastineeseen tai sähköpostiin ja kaikkiin sen liitteisiin
tai tapaukset, joissa tiedostoja on yhdistettävä toisiinsa
ja käsiteltävä yhtenä yksikkönä.
Väliaikainen paikallinen tiedosto
Esimerkiksi Microsoft Word luo väliaikaisia tiedostoja
työskentelyn aikana. Niistä käytetään nimitystä
väliaikaiset paikalliset tiedostot. Jotkut ohjelmistot eivät
osaa itse poistaa näitä väliaikaisia tiedostoja, ja silloin
ne jäävät näkyviin väliaikaisina paikallisina tiedostoina
M-Filesiin. Koska väliaikaisiin paikallisiin tiedostoihin
ei liity metatietoja, ne eivät tallennu palvelimelle.
Näitä väliaikaisia paikallisia tiedostoja voidaan
muuntaa dokumenteiksi, katso kohta Muunna
dokumentiksi (sivu 85), ja poistaa, katso kohta
Tyhjennä paikallinen välimuisti (sivu 114).
Metatiedot
Metatieto on dokumenttiin liittyvää ominaisuustietoa,
kuten esimerkiksi sopimuksen osapuolet tai kirjeen
vastaanottaja. Metatietojen avulla dokumentteja
voidaan esimerkiksi hakea ja organisoida.
Dokumentin / kohteen suojaus
Jokaiseen dokumenttiin voidaan suojauksella
määritellä, mitkä oikeudet käyttäjällä tai
käyttäjäryhmällä siihen on. Oikeudet voidaan erikseen
joko sallia tai kieltää. Tietyllä käyttäjällä voi olla
sallittuja tai kiellettyjäoikeuksia kahdella eri tavalla:
käyttäjälle on määritelty oikeudet suoraan tai käyttäjä
kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, jolle on määritelty
oikeudet. Mikäli käyttäjälle ei ole määritelty oikeuksia
mihinkään, ei hän voi myöskään nähdä dokumenttia
tai tehdä sille mitään. Jos taas tietyt oikeudet on
sallittu, voi käyttäjä tehdä näiden määrittelemiä
toimenpiteitä.
Varasto
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Dokumenttivarasto on keskitetty dokumenttien ja
muiden kohteiden tallennuspaikka. Fyysisesti se
sijaitsee M-Files-palvelinta suorittavalla
palvelinkoneella. Fyysisestä sijainnista riippumatta
kaikki käyttäjät näkevät dokumenttivaraston paikallisen
tietokoneensa hakemistona M-Files-asemalla.
Dokumenttivaraston käyttäminen on siis samanlaista
kuin paikallisen kiintolevyaseman käyttö.
34
M-Files® 10
Näkymä
Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut
kohteet on listattu niiden sisältämän metatiedon
mukaan.
Näennäinen kansio
Näkymien sisältämät kohteet voidaan jakaa
näennäisiin kansioihin (ominaisuuskansioihin).
Näennäiset kansiot ovat keino jaotella näkymään
kuuluvat kohteet omiin kategorioihinsa.
Perinteinen kansio
Asiakas
Kohdetyyppi
Kohde
Voit luoda M-Filesiin myös perinteisiä kansioita.
Perinteisissä kansioissa ei ole näkymien tuomia
lisäominaisuuksia ja ne käyttäytyvät kuten esimerkiksi
C:\-aseman kansiot. Perinteisiä kansioita voidaan
käyttää hyväksi myös tuotaessa tiedostoja M-Filesiin.
Asiakaskone on M-Filesin peruskäyttäjän tietokone
ohjelmistoineen. Peruskäyttäjän toimiin kuuluu
esimerkiksi dokumenttien luontia ja dokumenttivaraston
selaamista.
M-Filesiin voi määritellä erilaisia kohdetyyppejä, joiden
perusteella dokumenttivarastoon voi luoda erilaisia
kohteita. Dokumentti on yksi tällainen kohdetyyppi, ja
se löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Tämän
lisäksi M-Filesin ylläpitäjä voi luoda
dokumenttivarastoon muita kohdetyyppejä, kuten
asiakas, yhteyshenkilö ja projekti. Näin M-Filesilla
voidaan hallita esimerkiksi yrityksen asiakas- ja
projektirekisterit.
Kohde-nimitystä käytetään eri kohdetyyppien
ilmentymistä eli kohdetyypeistä luoduista yksittäisistä
kohteista. Kohde on esimerkiksi yksittäinen
yhteyshenkilö dokumenttivarastossa.
Lähes kaikki toiminnot ovat samanlaisia dokumenteille
ja muille kohteille. Tässä käsikirjassa toiminnot on
usein kuvattu tehtyinä dokumenteille, mutta samat
toiminnot ovat käytettävissä myös esimerkiksi
dokumenttikokoelmille ja muille kohteille. Yksittäinen
dokumentti voidaan siis myös mieltää kohteena.
Dokumenttikokoelma
Dokumenttikokoelma koostuu erillisistä dokumenteista,
jotka sijaitsevat dokumenttivarastossa. Jokaisella
kokoelman dokumentilla on omat metatietonsa. Lisäksi
dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista
riippumattomat metatiedot (vrt. monitiedostoinen
dokumentti).
Jokainen kokoelman dokumentti on löydettävissä
edelleen erillisenä dokumenttina, mutta myös
dokumenttikokoelman kautta.
Suhteet
35
Kohteiden välille voi myös määritellä suhteita.
Suhteiden avulla voidaan linkittää esimerkiksi kaksi
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
dokumenttia liittymään toisiinsa. Suhteiden avulla on
helppo seurata kaikkia asiaan liittyviä dokumentteja.
Pohja
Voit käyttää uuden kohteen pohjana toista kohdetta.
Kun valitset listasta halutun pohjan, metatietokortti
mukautuu pohjana käytettävän kohteen määrittelyihin.
Voit muuttaa ja täydentää metatietoja haluamallasi
tavalla.
Määrittele kohde pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus
On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä.
Työnkulku
Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan
mallintaa kohteen elinkaarta reaalimaailman prosessia
vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka
kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä
työvaiheita. M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä
organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti.
Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta
Työnkulut (sivu 272).
Palvelin
M-Files-palvelinsovellusta suoritetaan palvelinkoneella.
Asiakaskoneilta otetaan yhteyttä palvelinkoneelle ja
haetaan tietoja niin, että dokumenttivaraston sisältöä
voidaan näyttää asiakaskoneilla. Palvelinkone on
dokumenttivaraston varsinainen sijaintipaikka.
4.2 Dokumentin luonti
Kun M-Files on käytössäsi, voit luoda dokumentteja kuten tähänkin asti eri ohjelmistojen
kautta.
Voit myös luoda dokumentin M-Files-valikon Uusi dokumentti -toiminnolla. Uuden
dokumentin luontitoiminto auttaa valitsemaan oikean pohjan ja luokan uudelle dokumentille.
Pohjia voidaan hakea kirjoittamalla hakusana. Haku palauttaa kaikki hakuehtoja vastaavat
pohjat ja tiedostomuodot ja korostaa tulokset.
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
36
M-Files® 10
Kuva 21: Uuden dokumentin luontitoiminto
Valittaessa Kaikki näkyviin tulee kaikki pohjat ja tiedostomuodot, jotka ovat määritettyinä
ko. varastolle. Äskettäin käytetyt -vaihtoehto näyttää kaikki pohjat, joita olet äskettäin
käyttänyt. Äskettäin käytetyt pohjat näkyvät oletusarvoisesti myös silloin, kun avaat
pohjanvalintaohjelman. Tyhjä-vaihtoehto näyttää kaikki tiedostomuodot, jotka voidaan
valita uudelle dokumentille.
Näiden valmiiksi määriteltyjen vaihtoehtojen jälkeen näytetään luokkalista, jota voidaan
myös käyttää pohjan valinnassa. Luokan valinnalla näytetään pohjat, jotka ovat
käytettävissä kyseiselle luokalle.
Kun olet valinnut pohjan tai tyhjän dokumentin, uuden dokumentin metatietokortti avautuu
ja voit aloittaa ominaisuuksien muokkaamisen.
37
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Kuva 22: Uuden dokumentin metatietokortti
Valittaessa Luo dokumentti tallennetaan ja kohde lisätään varastoon. Valittaessa Avaa
muokattavaksi dokumentti on varattuna muokattavaksi sinulle, kunnes palautat sen
muokkauksesta manuaalisesti. Jos olet valinnut Palauta välittömästi, dokumentti on
muiden käytettävissä heti. Valittaessa Peruuta kaikki muutokset hylätään ja valintaikkuna
suljetaan.
Luodessasi dokumentin jonkin sovelluksen kautta täytät metatietokortin vasta, kun tallennat
dokumenttia dokumenttivarastoon M-Files-asemalle.
Vinkki: Metatietokorttia täyttäessäsi voit määritellä dokumentille käyttöoikeudet
Suojaus-kohdassa. Näin voit esimerkiksi valita, kenelle kaikille dokumentti on näkyvissä,
katsottavissa tai muokattavissa. Ctrl+N on pikatoiminto uuden dokumentin luomiselle.
4.3 Tallentaminen M-Filesiin
Käyttäessäsi M-Filesia et enää tallenna dokumentteja yhteen tiettyyn kansioon vaan
M-Files-asemalle, joka löytyy kiintolevyaseman tapaan tietokoneeltasi. Dokumenttivaraston
lisäksi muita paikkoja ei tarvitse määritellä, sillä M-Files sijoittaa dokumentit
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
38
M-Files® 10
metatietokortissa määrittelemiesi metatietojen mukaan oikeisiin näkymiin. Voit tallentaa
dokumentit suoraan käyttämistäsi ohjelmistoista M-Filesiin. Tallennuksen uusi osoite on
siis dokumenttivarasto.
Kuva 23: Dokumentit tallennetaan dokumenttivarastoon.
Vinkki: Pikalinkki M-Filesiin löytyy myös tallennusikkunan vasemmasta reunasta.
4.4 Dokumentin palauttaminen muokkauksesta
Vaikka olet tallentanut ja sulkenut dokumentin, pysyy se sinulla muokattavana kunnes
palautat sen muokkauksesta. Valitse luomasi dokumentti, napsauta se aktiiviseksi ja
palauta dokumentti muokkauksesta Palauta muokkauksesta -toiminnolla. Näin muut
pääsevät muokkaamaan dokumenttia.
Vinkki: Voit palauttaa kaikki varaamasi dokumentit muokkauksesta kerralla Minulla
muokattavana -näkymästä. Ctrl+I on pikatoiminto muokkauksesta palauttamiselle.
39
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
4.5 Dokumentin poistaminen
Jos haluat poistaa dokumentin, napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse
Poista pikavalikosta. Dokumentti ei katoa pysyvästi, vaan se poistetaan ja se löytyy yhä
tarkennetulla haulla (katso Poistettu kohdassa Tila (sivu 120)). Näin tapahtuu, jos sinulla
on käyttöoikeudet poistettuihin dokumentteihin. Järjestelmänvalvojan oikeuksista Täysillä
oikeuksilla ja Näkee kaikki kohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sisältää poistetut kohteet)
-oikeuksilla voit käyttää näkymää, jossa näkyvät kaikki poistetut dokumentit. Kts. kohta
Uusi näkymä (sivu 73) Katso myös kohta Kumoa poisto (sivu 102).
Vinkki: Jos haluat poistaa dokumentin pysyvästi, napsauta poistettua dokumenttia hiiren
oikealla painikkeella ja valitse Tuhoa. Kun olet poistamassa dokumenttia voit myös merkitä
Tuhoa lopullisesti -valintaruudun.
4.6 Muiden kohteiden luonti
Dokumenttien lisäksi voit luoda M-Filesiin myös muita kohteita, kuten asiakkaita ja
projekteja. Kohteista kysytään ominaisuustiedot dokumenttikortin tapaisesti. Myös
poistaminen, muokkaus ja muut toiminnot menevät samaan tapaan kuin dokumenteilla.
Näin voit hallita M-Filesin avulla esimerkiksi asiakasrekisteriä tallentamalla ja
muokkaamalla asiakas-kohteita dokumenttivarastossa.
Kun alat luoda jotain muuta kohdetta kuin uutta dokumenttia, metatietokortti ponnahtaa
esiin metatietojen antamista varten.
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
40
M-Files® 10
Kuva 24: Uuden asiakkaan metatietokortti
Kun olet antanut arvot pakollisiin kenttiin (merkitty tähtimerkillä), kohde voidaan tallentaa
valitsemalla Luo. Valittaessa Peruuta äskettäin luotu kohde poistetaan.
Palauta välittömästi -vaihtoehto on valittuna oletusarvoisesti, jotta uusi kohde tallennetaan
säilytyspaikkaan heti sen jälkeen, kun Luo on valittu. Voit jättää kohteen itsellesi
muokattavaksi varatuksi, jos suunnittelet lisääväsi siihen metatietoja ennen tietojen
tallentamista varastoon.
Kohdetyypit määritellään M-Files-palvelimen hallinta -ohjelmisto-osalla. Katso lisätietoja
luvusta Kohdetyypit (sivu 236).
4.7 Näkymien käyttö
M-Filesin päivittäinen käyttö on suurimmaksi osaksi Selaa M-Filesia -ohjelmisto-osan
käyttöä. Selaa M-Filesia -toiminnolla pääasiassa selataan näkymiä, joihin dokumentit ja
muut kohteet on ryhmitelty halutulla tavalla, kuten esimerkiksi projekteittain tai asiakkaittain
kohteiden sisältämän metatiedon mukaan. Esimerkiksi kaikki dokumentit, joille on
määritelty metatieto Projekti, voidaan ryhmitellä projekteittain. Tällöin samaan projektiin
41
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
liitetyt dokumentit ja muut kohteet näytetään ko. projektin näennäisessä kansiossa. Katso
näkymien ja ryhmittelytasojen määrittelystä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73) .
4.8 Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen
Dokumentteja ja muita kohteita voi löytää näkymiä selaamatta M-Filesin hakutoiminnoilla.
Tämä on käytännöllistä esimerkiksi silloin, kun muistat dokumentista tai kohteesta vain
jonkin tietyn yksittäisen asian, kuten vaikkapa luontipäivämäärän tai dokumentin luoneen
käyttäjän.
4.8 Pikahaku
Pikahaulla (M-Filesin toiminta-alueen yläosassa) voi määritellä hakukriteeriksi sanoja,
jotka liittyvät kohteeseen.
4.8 Laajennettu haku
Laajennetulla haulla voit määritellä lisää hakuehtoja liittyen kohteen tilaan ja
ominaisuuksiin. Jos esimerkiksi haluat näkyviin tietyn käyttäjän muokattavaksi varaamat
dokumentit kuukauden ajalta, on tämä etsintä käytännöllisempää tehdä laajennetulla
haulla kuin luomalla uusi näkymä.
Vinkki: Mitä enemmän käytät hakukriteereitä laajennetussa haussa, sitä tarkemmin löydät
juuri haluamasi dokumentin tai muun kohteen.
4.8 Relevantein tulos ensimmäiseksi
Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo hakutuloksia annettaessa:
• Koska dokumentti tai muu kohde on luotu?
• Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu?
• Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty?
Näiden tietojen perusteella käyttäjälle annetaan relevanttia tietoa yrityksen uusimmista
ja yleisemmin käytetyistä dokumenteista tai muista kohteista. Mikäli dokumentti on
luotu monta vuotta sitten eikä sitä ole päivitetty vähään aikaan, ei ko. dokumentti ole
luultavimmin käyttäjän kannalta enää kovin relevantti, ja tästä syystä se ei ole
ensimmäisten hakutulosten joukossa.
Edellä mainittujen dokumentin käsittelyyn liittyvien tietojen lisäksi hakusanan esiintyminen
metatiedoissa ja/tai tiedoston sisällössä vaikuttaa hakutulosten järjestykseen.
Hakutuloksen sijaintiin vaikuttaa, jos hakusana esiintyy:
1. Dokumentin tai muun kohteen nimessä tai otsikossa
2. Dokumentin tai muun kohteen muissa metatiedoissa kuin nimessä tai otsikossa
3. Tiedoston sisällössä
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
42
M-Files® 10
Erityistä painoarvoa on juuri nimellä, koska usein dokumentti tai kohde on nimetty niin,
että itse nimessä on oleellista tietoa sisällöstä. M-Files jättää myös huomiotta tiettyjä
metatietoja, jotka heikentävät hakutuloksen osuvuutta. Tiedostojen sisällöstä haettaessa
vaikuttaa mm. tiedoston pituus, jolloin saman sanan osumamäärä lyhyessä dokumentissa
saa enemmän painoarvoa kuin pitkässä dokumentissa. Hakutulosten järjestys määräytyy
kuitenkin aina enemmän metatiedoista kuin tiedoston sisällöstä.
Huom. Edellä oleviin hakutuloksiin vaikuttaa tietenkin se, onko hakuehtona haku
metatiedoista, tiedostojen sisällöstä vai molemmista.
Hakutulosten määrityksiä voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa.
Katso lisätietoja kohdasta Hakutoiminnot (sivu 114).
4.9 Vanhojen tiedostojen siirtäminen M-Filesiin
Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin on erittäin helppoa. Siirtäminen onnistuu "raahaamalla
ja pudottamalla” tai kopioimalla tiedostoja tai kansioita M-Filesin dokumenttivarastoon.
Yksittäisen tiedoston tapauksessa M-Files pyytää metatietokorttia täytettäväksi, jonka
myötä tiedostosta tulee dokumentti. Kuten tässä käsikirjassa edellä on mainittu, yksi
tärkeimmistä asioista M-Filesin käytössä on hahmottaa tiedoston ja dokumentin ero.
M-Files-dokumentti koostuu nollasta tai useammasta dokumenttitiedostosta sekä
metatiedoista.
Jos siirrät kerralla esimerkiksi kansion alikansioineen tai useita tiedostoja, M-Files voi
halutessasi säilyttää vanhan kansiorakenteen. Jos haluat säilyttää kansiorakenteen,
M-Files luo dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita, joihin siirrettävä sisältö sijoitetaan.
Voit täyttää dokumenttien ominaisuustiedot siirron yhteydessä tai jälkeenpäin. Katso
lisätietoja luvusta Tuo tiedostoja ja kansioita (sivu 85).
Voit myös käyttää vanhoja tiedostoja suoraan niiden alkuperäisestä sijainnistaan. Tällöin
M-Filesin tuomat lisäominaisuudet (kuten versionhallinta) ovat käytettävissä myös vanhoille
tiedostoille, vaikka niitä voidaan edelleen käyttää myös M-Filesin ulkopuolelta. Voit
tarvittaessa täydentää dokumenttien metatietoja käytön edetessä. Katso lisätietoja luvusta
Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296).
Myös erilaisten tietokantojen käyttäminen ja siirtäminen M-Filesiin on mahdollista.
Esimerkiksi asiakasrekisterin tiedot voidaan liittää osaksi M-Filesin metatietorakennetta.
Tällöin tietoja ei tarvitse kopioida paikasta toiseen. Katso lisää eri mahdollisuuksista
kohdista Kohdetyypit (sivu 236) ja Arvolistat (sivu 243).
Kun lisäät M-Filesiin tuoduille dokumenteille metatietoja, nämä dokumentit näkyvät sekä
perinteisissä kansioissa että M-Filesin dynaamisissa näkymissä.
43
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Kuva 25: Tiedosto ja dokumentti.
Vinkki: Jos siirrät useita yksittäisiä tiedostoja, joihin liittyy samaa metatietoa, kuten
esimerkiksi sama asiakas, muista metatietokorttia täyttäessäsi varmistaa, että
ensimmäisellä kerralla määrittelemäsi metatiedot tulevat oletusarvoisesti seuraaviinkin
tiedostoihin. Tämän varmistat valitsemalla Käytä näitä arvoja oletuksina seuraaville
dokumenteille -kohdan.
Kuva 26: Uusi dokumentti -ikkuna monen tiedoston siirrossa.
Vinkki: Ohita tämä -painikkeella voit jättää jonkin tiedoston siirtämättä. Tämä on
hyödyllinen toiminto, jos olet siirtämässä suurta joukkoa tiedostoja ja huomaat, että
joukkoon on tullut sellainen tiedosto, jota et haluakaan siirtää.
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
44
M-Files® 10
4.10 Versiohistoria
Aina kun varaat dokumentin tai kohteen käyttöösi, siitä muodostuu uusi versio. Vaikka
tallentaisit tekemäsi muutokset, sulkisit kohteen ja palauttaisit sen muokkauksesta, voit
palata aikaisempaan, sisällöltään muuttumattomaan versioon, kohteen versiohistorian
kautta. Tämä tapahtuu korostamalla kohde ja valitsemalla Historia M-Files-valikosta.
Versiohistoria säilyy siis kaikista kohteista.
Vinkki: Voit palauttaa dokumentin aikaisemman version uusimmaksi Palauta takaisin
-toiminnolla. Versioita voit leimata kätevästiLisää leima tähän versioon -toiminnolla.
4.11 WWW-käyttö
M-Filesia voi käyttää myös www-selaimen avulla. Tällöin tietokoneella ei tarvitse olla
asennettuna M-Filesin asiakasohjelmistoa, vaan yhteys dokumenttivarastoon
muodostetaan selaimen avulla. Näin M-Filesia voi tarvittaessa käyttää miltä tahansa
selainyhteyden mahdollistavalta tietokoneelta. M-Filesin www-käyttöliittymän osoitteen
saat järjestelmänvalvojaltasi.
M-Filesin www-käyttöliittymään kirjaudutaan ensin sisään. Jos sinulla on pääsy useisiin
varastoihin, näkyviin tulee varaston valintaikkuna. Jos sinulla on pääsy vain yhteen
varastoon, yhteys muodostetaan automaattisesti.
M-Filesin WWW-käyttö mahdollistaa kaikkien M-Filesin perustoimintojen käytön. Lisäksi
voit käyttää eSigning-toimintoa työnkulun tilasiirtymille (katso Sähköinen allekirjoitus (sivu
276)).
45
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Kuva 27: M-Filesin WWW-käytön kirjautumissivu.
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
46
M-Files® 10
Kuva 28: M-Filesin www-käyttö.
Katso lisätietoja WWW-käytön asetuksista ja dokumenttien julkaisusta verkossa M-Filesin
avulla luvustaWWW-käytön asetukset (sivu 171).
4.12 Mobiilikäyttö
4.12 Toiminnot mobiililaitteessa
M-Filesiin tallennettuja dokumentteja ja muita kohteita voidaan käyttää myös
mobiililaitteella. Voit valita käytettävän varaston ja käyttää seuraavia toimintoja: hakea
kohteita ja lukea dokumenttien sisältöä sekä muokata metatietoja. Lisäksi voit käyttää
eSigning-toimintoa työnkulun tilasiirtymille (katso Sähköinen allekirjoitus (sivu 276)).
47
M-Files® 10
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
Kuva 29: Mobiilikäytön kirjautumisikkuna ja varastokohtaiset toiminnot Apple iOS:lle.
Huom. Mobiilikäyttöliittymän kieli määräytyy laiteasetusten mukaisesti.
4.12 WWW-käytön salliminen
Jotta voit lukea M-Filesiin tallennettuja dokumentteja ja tietoja mobiililaitteella, www-käytön
(M-Files Web Access) on oltava määriteltynä ja sallittuna. Lisätietoja www-käytön
asetuksista saat kohdasta WWW-käytön asetukset (sivu 171). Tämän jälkeen voit lukea
M-Filesiin tallennettuja tietoja matkapuhelimella käyttämällä M-Filesin www-käytön
URL-osoitetta (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisäämällä osoitteen perään "/m".
Kokonaisuudessaan osoite on siis muotoa "http://www.julkaisut.yritys.com/m".
4.13 M-Files Cloud Vault
M-Files Cloud Vault on isäntäpalvelimella toimiva M-Files-versio. Tuote on tarkoitettu
yrityksille tehostamaan tärkeiden liiketoimintadokumenttien järjestelyä ja hallintaa ilman,
että sitä varten on hankittava oma palvelin ja ylläpidettävä sitä.
4 M-Filesin päivittäinen käyttö
48
M-Files® 10
4.13 Cloud Vault -palvelunhallintaportaali
Uuden M-Files Cloud Vault -palvelunhallintaportaalin avulla loppukäyttäjän
järjestelmänvalvojat voivat hallita palveluitaan verkossa.
Cloud Vault -palvelunhallintaportaali mahdollistaa seuraavat toiminnot:
• Uusien lisenssien lisääminen
• Uusien käyttäjätilien lisääminen
• Käyttäjän tietojen ja lisenssityyppien muuttaminen
• M-Files-asennusohjelmien lataaminen
Lisätietoja Cloud Vault -palvelusta saat kohdasta
http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/M-Files_DMS_Cloud_Vault_Getting_Started_Guide.pdf
ja http://www.m-files.com/cloudvault.
4.14 Toiminnot Officessa ja AutoCADissa
M-Filesiin tallennettuja dokumentteja voidaan muokata eri ohjelmistoissa samaan tapaan
kuin muita tiedostoja. Lisäksi M-Files tarjoaa erilaisia omia toimintojaan käytettäväksi
Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa.
M-Filesin hyödyntäminen Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoja käytettäessä on
helppoa:
• Dokumentit voidaan suoraan avata M-Filesista ja tallentaa M-Filesiin.
• M-Filesin oma toimintovalikko nopeuttaa ja helpottaa M-Filesin toimintojen käyttöä.
• Dokumentin metatietoja voidaan suoraan muokata Microsoft Office- ja
AutoCAD-ohjelmistoissa.
• M-Filesiin tallennettuja dokumentin metatietoja voidaan sisällyttää osaksi dokumentin
sisältöä.
• Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin.
• Sähköpostiviestien tallennus voidaan myös automatisoida, jolloin viestit voidaan tallentaa
automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen.
• Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti.
Edellä mainittujen M-Files-toimintojen käytöstä voit katsoa lisää luvusta M-Files-toiminnot
Microsoft Officessa ja AutoCADissa (sivu 145).
49
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Tässä luvussa käydään järjestyksessä läpi kaikki toiminnot, joita voit käyttää M-Filesin
selauksessa M-Filesin valikoista. Käymme läpi myös M-Files-asiakasohjelmiston asetukset
ja Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osien kaikki toiminnot. M-Filesin toimintoja löydät myös
tehtäväalueelta sekä pikavalikosta. Voit siis itse valita sinulle sopivimman työtavan. Luvun
lopuksi käsitellään myös automaattisia ohjelmistopäivityksiä.
5.1 Selaa M-Filesia (Näytä-valikko)
Suurin osa M-Filesin toiminnoista löytyy M-Files-valikoista. Muun muassa seuraavat
toiminnot saat näkyviin painamalla näppäimistön Alt-näppäintä:
• Uusi -valikon avulla voit luoda uusia kohteita dokumenttivarastoon.
• Toiminnot -valikko sisältää kohteisiin liittyviä toimintoja.
• Asetukset -valikosta pääset muokkaamaan M-Filesin asetuksia.
Muut käyttöliittymässä olevat valikot toimivat samalla periaatteella kuin yleensäkin
Windows-ympäristössä.
Kuva 30: Yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, kun kohde on valittuna ja esikatselu on käytössä.
Käyttöliittymän yläosasta löydät hakutoiminnot. Keskellä olevassa listausikkunassa voit
selata dokumentteja ja muita kohteita.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
50
M-Files® 10
5.1 Näkymien ryhmittely päätasolla
Päätason näkymät on ryhmitelty omiin, yhteisiin ja muihin näkymiin. Lisäksi perinteiset
kansiot ovat omassa ryhmässään. Näin käyttäjän on helpompi erottaa nämä eri tyyppiset
näkymät toisistaan ja navigointi omiin näkymiin on nopeaa. Peruskäyttäjällä ei myöskään
usein ole oikeutta muokata yhteisiä näkymiä, joten yhteisten näkymien ryhmittely
omakseen selkeyttää myös eroa yhteisten ja omien näkymien välillä.
Listausnäkymän alaosassa on mahdollista näyttää myös ennalta määritettyjä näkymiä,
kuten Suosikit, Minulla tehtävänä tai Äskettäin käyttämäni.
5.1 Suhteessa olevat kohteet listattuna suoraan pääkohteen alapuolella
Kohteeseen suhteessa olevia kohteita on helppo selata suoraan näkymästä tai
hakutuloksesta nuolipainikkeita käyttämällä. M-Files näyttää kaikki kohteeseen liittyvät
kohteet pääkohteen alapuolella. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä
dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä.
5.1 Informatiiviset ryhmittelyotsikot
Suhteessa olevat kohteet on ryhmitelty automaattisesti kohdetyypeittäin tai
ominaisuusmäärittelyn mukaan. Näin löydät helposti ja nopeasti haluamasi dokumentin
tai muun kohteen. Jos esimerkiksi etsit projektiin liittyviä yhteyshenkilöitä, löydät ne
helposti Yhteyshenkilöt-ryhmittelyotsikon alta.
5.1 Tehtäväalue
Käyttöliittymän vasemmasta reunasta (tehtäväalueelta) löydät edellä mainittujen lisäksi
myös muita pikatoimintoja:
Uusi- otsikon alta löydät pikalinkit uusien kohteiden luomiselle kohdetyypeittäin.
Näytä ja muokkaa -otsikon alle voit lisätä näkyviin uusia pikatoimintoja
Komennot-toiminnolla. Komennot-toiminnon saat esille hiiren oikealla napilla.
Siirry kohteeseen -otsikon alle voit myös itse lisätä uusia pikakuvakkeita. Pikakuvakkeen
saat lisättyä valitsemaasi kohteeseen, kansioon tai näkymään napsauttamalla kohteen
päällä hiiren oikealla napilla (pikavalikosta) ja valitsemalla toiminnon Lisää pikakuvake
tehtäväalueelle. Voit nimetä uudelleen, poistaa ja järjestää pikakuvakkeita tehtäväalueella
hiiren oikealla napilla. Äskettäin käyttämäni -pikalinkki avaa näkymän käyttäjän viimeksi
avaamiin tai muokkaamiin dokumentteihin ja muihin kohteisiin
Voit myös määrittää yhteisiä tehtäväalueen asetuksia, jolloin sinulla tulee olla vähintään
Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.Voit myös poistaa samalla hetkellä
käyttäjien mukautetut tehtäväalueen asetukset, jolloin yhteiset asetukset tulevat välittömästi
voimaan. Muuten yhteiset asetukset tulevat voimaan, kun käyttäjä palauttaa yhteiset
oletusasetukset. Käyttäjä voi myös palauttaa M-Files-ohjelmiston oletusasetukset.
Nuolitoiminnot: nuolia napsauttamalla voit avata ja sulkea ko. otsikon alla olevat pikalinkit.
51
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
5.1 Suosikit
Omien näkymien ja tehtäväalueen pikakuvakkeiden lisäksi voit lisätä dokumentteja ja
muita kohteita suosikkeihin. Suosikit ovat käyttäjäkohtaisia.
Voit lisätä ja poistaa kohteita omiin suosikkeihin seuraavilla toiminnoilla
(Toiminnot-valikko/pikavalikko):
• Lisää suosikkeihin
• Poista suosikeista
Huom! Et pysty poistamaan suosikkeja Poista-toiminnolla.
Pääset kätevästi suosikkeihin käyttämällä tehtäväalueella olevaa pikalinkkiä.
5.1 Työnkulun tilan vaihdon pikatoiminnot
Tehtäväalueen pikalinkkien avulla voit suoraan muuttaa työnkulun tilaa. Siirrä tilaan
-otsikon alla on suoraan valittavissa työnkulut eri tilat. Voit suoraan tilaa napsauttamalla
siirtää kohteen valitsemaasi tilaan. Voit tässä vaiheessa vielä lisätä kommentin
tilanvaihdolle halutessasi.
Huom! Siirrä tilaan -otsikko ja työnkulun eri tilat ovat näkyvissä tehtäväalueella vain, jos
kohteeseen on liitetty työnkulku, jonka tilamuutoksiin käyttäjällä on oikeudet.
Voit myös vaihtaa tilaa ominaisuusalueen työnkulun tai tilan linkkiä napsauttamalla.
5.1 Metatietokortti
Metatietokortti on oletusarvoisesti käyttöliittymän oikeassa reunassa. Metatietokortin
kokoa voidaan säätää käyttäjien tarpeiden ja mieltymysten mukaan.
Kuva 31: Metatietokortti käyttöliittymän oikeassa reunassa.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
52
M-Files® 10
Kohteen otsikon alla olevassa valintanauhassa on neljä ikonia: lippu, tähti, ratas ja nuolen
kärki. Lippuikonilla voidaan merkitä kohde seuratuksi tai lopettaa kohteen seuraaminen.
Kun kohden on merkitty seuratuksi, käyttäjä saa ilmoituksen sähköpostiin, kun kohteeseen
tehdään muutoksia. Tähti-ikonia napsauttamalla kohde lisätään käyttäjän
Suosikit-näkymään. Ratas-ikoni avaa valikon, jonka avulla metatietokortin sijaintia voidaan
muuttaa, tai avata metatietokortti uudessa ikkunassa. Nuolen päätä napsauttamalla
metatietokortin otsikkoalue voidaan kutistaa tai laajentaa.
Kuva 32: Metatietokortin valintanauha.
Työskenneltäessä esimerkiksi näkymissä, joiden listauksissa näkyy useita sarakkeita,
tai pienellä näytöllä, metatietokortti kannattaa näyttää alaosassa.Voit siirtää metatietokortin
alaosaan avaamalla pikavalikon listausnäkymässä ja valitsemalla Näyttötila > Näytä
metatiedot alapaneelissa. Vaihtoehtoisesti tämä voidaan tehdä myös napsauttamalla
metatietokortin ratas-ikonia ja valitsemalla Vaihda metatietokortin sijaintia, tai avaamalla
Metatiedot-välilehden kontekstivalikko. Oikean sivupaneelin voi myös piilottaa kokonaan
napsauttamalla ylimmän välilehden yläpuolella olevaa nuolen kärkeä.
"Seuraa tätä kohdetta" -toiminto
53
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Seuraa tätä kohdetta/dokumenttia -toiminnon ollessa päällä käyttäjälle lähetetään
sähköpostiviesti silloin, kun dokumenttivarastossa tapahtuu kohdetta tai dokumenttia
koskevia muutoksia.
Tällaisia muutoksia ovat:
• Seuratun kohteen tai dokumentin metatiedot tai tiedoston sisältö muuttuu.
• Seurattu kohde tai dokumentti poistetaan tai tuhotaan.
• Seurattuun kohteeseen tai dokumenttiin viittaavan muun kohteen metatietoja tai
tiedostosisältöä muutetaan (esimerkiksi seurattuun projektiin liittyvää dokumenttia
muutetaan).
• Seurattuun kohteeseen tai dokumenttiin viittaava kohde luodaan, poistetaan tai tuhotaan.
Huom. Kohdetta tai dokumenttia muuttanut käyttäjä ei saa ilmoitusta.
Kommentit-näkymä
Kommentit-näkymään päästään valitsemalla Kommentit-kuvake metatietokortista.
Näkymässä esitetään kaikki tiedostoon liittyvät kommentit aikajärjestyksessä, ja siinä
voidaan lisätä uusia kommentteja.
Kun kommenttinäkymässä valitaan Ominaisuudet-kuvake, päästään takaisin
ominaisuuksen näkymään.
5.1 Esikatselu
Voit aktivoida esikatselun avaamalla pikavalikon listausnäkymässä ja valitsemalla
Näyttötila > Näytä oikea sivupaneeli ja sen jälkeen Esikatselu-välilehti oikeanpuoleisesta
paneelista.
Voit käyttää metatietokorttia myös erillisessä ikkunassa napsauttamalla metatietokortin
ratas-ikonia ja valitsemalla Avaa metatietokortti ikkunassa. Ominaisuuden ansiosta voit
katsella ja muokata useita metatietokortteja rinnakkain ja myös tarkastella dokumentin
metatietoja ja esikatseluikkunaa vierekkäin.
Kun metatietokortti on irrotettu oletussijainnistaan, sitä voidaan käyttää tavanomaisen
ikkunan tavoin käyttöliittymässä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
54
M-Files® 10
Kuva 33: Metatietokortti irrotettuna dokumentin esikatselussa
Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumenttien sisältöjä helposti. Voit esikatsella
esimerkiksi Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- ja AutoCAD-tiedostoja. Esikatselu on
mahdollista, mikäli koneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto.
Esimerkiksi Office-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Microsoft Office 2007 tai uudempi,
ja vastaavasti PDF-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Adobe Reader 8 tai uudempi.
Siirtäessäsi tiedostoja M-Filesiin esikatselu helpottaa metatietojen täyttämistä.
Puhdista näkymä, Piilota näkymä, Näytä näkymä, Palauta näkymiä
näkyviin
Nämä näkymiin liittyvät toiminnot löydät Näytä-valikosta. Puhdista näkymä on
toiminnallisuus, jonka dokumenttivarastoon kirjautunut käyttäjä voi tehdä mille tahansa
näkymälle. Tämän toiminnallisuuden avulla poistetaan väliaikaiset paikalliset tiedostot,
joista kysytään varmistus, ja kaikki tyhjäksi jääneet kansiot poistetaan automaattisesti.
Esimerkkidokumenttivaraston joitakin näkymiä ei voi poistaa, mutta ne voi piilottaa
näkyvistä. Peruskäyttäjä ei voi poistaa sellaisia näkymiä, jotka on luotu M-Files-palvelimen
hallinnassa. Käytä silloin Piilota näkymä -toimintoa. Jos taas haluat piilotetun näkymän
näkyviin, käytä Näytä näkymä -toimintoa. Useita näkymiä voit palauttaa kerralla näkyviin
Palauta näkymiä näkyviin -toiminnolla.
55
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 34: Palauta näkymiä näkyviin -toiminnolla voit kerralla palauttaa näkyviin kaikki piilotetut näkymät.
Kuva 35: Windows-käyttöjärjestelmän asetuksista voit säätää, näkyvätkö piilotetut tiedostot ja kansiot. Valitse kohta Näytä piilotetut
tiedostot ja kansiot.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
56
M-Files® 10
Vinkki: Järjestelmänvalvojan täysillä oikeuksilla, oikeuksilla nähdä kaikki kohteet tai
oikeuksilla nähdä poistetut kohteet voit luoda näkymän, jossa näkyvät poistetut dokumentit.
Luot näkymän kuten minkä tahansa näkymän, mutta määrittelet vain suodatinasetuksissa
Tila -välilehdellä Poistettu-kohtaan Kyllä.
Kuva 36: Poistettu-näkymään määritellään Poistettu-kohtaan Kyllä.
Tallenna yhteisiksi näyttöasetuksiksi
M-Files tarjoaa toiminnon näyttöasetusten tallentamiseen yhteisiksi näyttöasetuksiksi.
Tämä toiminto vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet dokumenttivarastoon. Toiminnon
käyttö tallentaa kyseiset näyttöasetukset käyttäjille samanlaisiksi näkymäkohtaisesti. Voit
valita koskeeko toiminto kaikkia käyttäjiä vai vain sellaisia käyttäjiä, jotka eivät ole vielä
muokanneet omia näyttöasetuksiaan.
Toiminnon avulla voit määritellä esimerkiksi tiettyjä sarakkeita näkymään kaikille käyttäjille.
Palauta näyttöasetukset oletuksiksi
Voit palauttaa muokkaamasi näyttöasetukset järjestelmänvalvojan asettamiin oletusarvoihin
tämän toiminnon avulla.Vaihtoehtoisesti voit palauttaa näyttöasetukset M-Files-ohjelmiston
oletusarvoihin.
57
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Vaihda salasana
Jos käytät M-Files-tunnistusta, löytyy valikosta toiminto Vaihda salasana, jonka avulla
voit vaihtaa käyttämäsi salasanan palvelimelle.
Kuva 37: M-Files-salasanan voit vaihtaa tässä valintaikkunassa.
Raporttien sitominen näkymään ja sijainti
Voit sitoa raportin näkymään, esimerkiksi näkymään Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset
myyjittäin. Näytä-valikon Raportit-toiminnolla voit sitoa raportin näkymään ja valita sille
sijainnin. Mikäli haluat, että tämä asetus tulee kaikille käyttäjille voimaan, muista valita
näkymän asetuksissa valinta "Yhteinen kaikille käyttäjille". Näkymän määrittely yhteiseksi
vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä.
Katso lisätietoja raporteista kohdasta Raportointi ja tietojen vienti (sivu 314).
5.2 Uusi-valikko
Tässä kohdassa käydään läpi Uusi-valikon toiminnot.
Uusi dokumentti
Uusi dokumentti -toiminto on yksi tapa luoda uusia dokumentteja M-Filesissa. M-Filesissa
dokumentti on siis kaksiosainen kokonaisuus, joka koostuu nollasta tai useammasta
tiedostosta sekä metatiedoista. Yksittäinen Word-tiedosto ei vielä ole dokumentti, mutta
kun tuolle tiedostolle annetaan metatietoja, eli määritellään esimerkiksi luokka ja annetaan
ominaisuuksia, syntyy kokonaisuus eli dokumentti. Dokumentin luokan valinnan myötä
dokumentti saa automaattisesti joitakin ominaisuuksia, jotka M-Files-palvelimen hallinnassa
on määritelty kuuluvaksi kyseiseen luokkaan.
Katso lisää uuden dokumentin luomisesta kohdasta Dokumentin luonti (sivu 36).
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
58
M-Files® 10
Luokka
Luokka-kentän avulla luokitellaan dokumentti tai kohde kuuluvaksi johonkin tiettyyn
ennaltamääriteltyyn luokkaan. Tämä vaikuttaa lähinnä siihen, mitä metatietoja
dokumentista tai kohteesta määritellään. Lue lisää luokista kohdasta Luokat (sivu 267).
Käytä pohjaa
Voit käyttää uuden dokumentin pohjana ennaltamääriteltyä dokumenttipohjaa. Kun valitset
pohjan uuden dokumentin luontiohjelmassa, metatietokortti täytetään pohjan sisältämillä
tiedoilla. Voit myös muuttaa ja täydentää metatietoja. Uuden dokumentin sisällöksi tulee
pohjan sisältö.
Hyödyllisiä pohjia ovat esimerkiksi Tarjouspohja, Tilauspohja ja PowerPoint-esityspohja.
Dokumentti tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja
ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia, mutta voit määrittää pohjan
vaikuttamaan useisiin luokkiin lisäämällä Muut luokat -ominaisuuden.
Huom. Kun haluat tallentaa dokumentin M-Filesissa käytettäväksi dokumenttipohjaksi,
tallenna dokumentti Office-dokumentiksi tiedostomuotoon doc(x), ppt(x), xls(x) jne. Älä
käytä Office-sovellusten tarjoamia mallitiedostomuotoja (esim. Word Template *.dotx).
Katso lisää kohdasta Uusi luokka (sivu 269) sekä pohjadokumenttien käytöstä Automaattiset
arvot (sivu 255).
Monitiedostoinen dokumentti, Yksitiedostoinen dokumentti
Voit luoda monitiedostoisia ja yksitiedostoisia dokumentteja. Monitiedostoinen dokumentti
sisältää yleensä useita dokumenttitiedostoja eli nämä tiedostot muodostavat yhdessä
metatietojen kanssa yhden monitiedostoisen dokumentin. Kaksoisnapsauttaessasi
monitiedostoista dokumenttia näet, mitä se sisältää.
Monitiedostoinen dokumentti on siis kiinteä kokonaisuus, joka sisältää useita
dokumenttitiedostoja. Esimerkiksi tarjous ja sen liite kannattaa sisällyttää samaan
monitiedostoiseen dokumenttiin.
Voit myöhemmin muuntaa yksitiedostoisen dokumentin monitiedostoiseksi dokumentiksi
ja päinvastoin. Katso lisätietoja luvusta Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi (sivu
102).
59
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 38: Monitiedostoinen dokumentti ja yksitiedostoiset Word-dokumentit.
Tiedostopääte
Uuden dokumentin tiedostopääte määräytyy uuden dokumentin luontiohjelmassa valitun
pohjan perusteella (katso Dokumentin luonti (sivu 36)).
Vinkki: Jos haluat nähdä kaikki saatavilla olevat tiedostopäätteet ja luoda tyhjän
dokumentin, valitse luokka Tyhjä luontiohjelmassa.
Ominaisuudet
Voit muokata metatietoja suoraan muokkaamalla ominaisuusarvoja metatietokortissa.
Sen lisäksi, että voit suoraan muokata ominaisuusarvoja, voit lisätä tai poistaa
ominaisuuksia, muuttaa työnkulkuun liittyviä tietoja ja muokata valittujen kohtien
suojausasetuksia.
Ominaisuuden napsauttaminen metatietokortissa aktivoi oranssin valintanauhan osoittaman
muokkaustilan, joka näyttää Tallenna- ja Hylkää-vaihtoehdot sivun alaosassa.
Tallenna-painikkeen painaminen tallentaa muutokset, luo kohteesta uuden version ja
palauttaa metatietokortin tarkastelutilaan. Hylkää-painikkeella metatietokortti palautetaan
tarkastelutilaan tallentamatta muutoksia.
M-Files antaa Luotu- ja Lisääjä-kentille automaattisesti arvot tietokoneen kirjautumis- ja
aikatiedoista. M-Files osaa täyttää myös muita kenttiä automaattisesti riippuen siitä, mihin
kohtaan M-Filesissa tallennat dokumentin. Nimi tai otsikko -ominaisuus on pakollinen
täytettävä, koska otsikko muodostaa listauksissa näkyvän nimen. Ominaisuuden vieressä
oleva merkki * kertoo, että ominaisuudelle on annettava arvo.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
60
M-Files® 10
Työkalurivi näytetään niiden ominaisuuksien osalta, joilla voi olla lisätoimintoja. Näkyviin
tulee ainoastaan toiminnot, jotka ovat käytettävissä valitussa ominaisuudessa.
Voit myös käyttää kuvakkeita + ja -, joiden avulla voit lisätä ja poistaa monivalinta-tyyppisen
ominaisuuden kenttiä. Näin voit linkittää dokumentin useisiin ominaisuuksiin, kuten
projekteihin. Päivitä-kuvakkeella voidaan päivittää arvolistaan perustuvan ominaisuuden
arvot. Lisäksi ominaisuudelle voidaan luoda lisää arvoja valitsemalla Lisää arvo -kuvake.
Muokkaa-kuvakkeella voidaan avata ikkuna valitun arvon muokkausta varten.
Kuva 39: Työkalurivin viisi toimintoa: Lisää kenttä, Poista kenttä, Päivitä, Lisää arvo ja Muokkaa.
Voit helposti lisätä metatietokenttiä metatietokorttiin napsauttamalla Lisää ominaisuus
-leimaa. Jos haluat luoda uusia ominaisuuksia, siirry M-Files-palvelimen hallintaan:
Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251).
Suojausasetukset
Voit nopeasti valita dokumentin suojausasetukset alasvetovalikosta Suojaus-ikkunassa.
Näitä valmiita käyttöoikeuksia voit määritellä M-Files-palvelimen hallinnalla, katso kohta
Nimetyt käyttöoikeusluettelot (sivu 294). Käyttöoikeusluetteloon on koottu eri käyttäjäryhmiä
tai käyttäjiä sekä määritelty näille käyttöoikeudet.
61
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 40: Näytä Suojaus-ikkuna napsauttamalla Suojaus-kohtaa.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
62
M-Files® 10
Kuva 41: Suojaus-valintaikkunasta voit määritellä suojausasetuksia, jos toiminto on sinulle sallittu.
Suojaus-valintaikkuna
Pääset Suojaus-ikkunaan napsauttamalla metatietokortin Suojaus-kohtaa.
Kun haluat muokata käyttöoikeuksia, napsauta ensin pois päältä Käytä nimettyä
käyttöoikeusluetteloa. Lisää-painikkeesta saat näkyviin kaikki M-Filesiin rekisteröidyt
käyttäjät, käyttäjäryhmät ja pseudokäyttäjät, joille voit yksilöllisesti muokata käyttöoikeuksia.
Poista-painikkeella voit vastaavasti poistaa käyttäjiä, käyttäjäryhmiä ja pseudokäyttäjiä
käyttöoikeusluettelosta. Jos haluat muokata käyttäjien listaa, siirry M-Files-palvelimen
hallintaan kohtaan Käyttäjät (sivu 229) tai Käyttäjäryhmät (sivu 232).
Tutustu myös pseudokäyttäjien määrittelyyn kohdassa Pseudokäyttäjät (sivu 65).
Eritasoiset käyttöoikeudet
Valittavana on Kaikki, Suojauksen muuttaminen, Poisto, Muokkaus ja Luku. Salli-valinnalla
sallit oikeuden ja Estä-valinnalla estät sen.
63
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Lukuoikeudella käyttäjä voi avata dokumentin tiedostoja ja tarkastella sen ominaisuuksia.
Varaaminen muokkaukseen on kielletty, eli dokumenttiin ei voi tehdä mitään muutoksia.
Mikäli käyttäjällä ei ole lukuoikeutta dokumenttiin, ei hän näe sitä myöskään näkymissä
tai hakutuloksissa.
Muokkausoikeudella käyttäjä voi vapaasti muokata dokumenttia. Näihin suojausasetuksiin
kuuluu automaattisesti lukuoikeus ja muokkausoikeus. Muokkausoikeus ei sisällä
poisto-oikeuksia.
Poisto-oikeudella käyttäjä voi poistaa dokumentin, mutta ei tuhota sitä, ellei hänellä ole
tuhoamisoikeutta. Poisto-oikeuteen ei sisälly muita oikeuksia.
Suojauksen muutosoikeudella määritellään, saako käyttäjä muuttaa oikeuksia kyseiselle
dokumentille. Tämä oikeus ei sisällä mitään muuta oikeutta, ja sitä voidaan käyttää
riippumatta muista oikeuksista. Huom! Jos käyttäjällä on tämä oikeus, voi hän asettaa
itselleen minkä tahansa muun oikeuden.
Jos jokin oikeus on kielletty, menee se aina sallimisen edelle. Muistisääntönä kannattaa
siis pitää, että kielto menee aina sallimisen edelle. Tämä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:
Käyttäjä A kuuluu käyttäjäryhmään B.Käyttäjäryhmälle B on sallittu kirjoitusoikeudet
dokumenttiin C. Käyttäjälle A taas on kielletty kirjoitusoikeudet dokumenttiin C. Vaikka
käyttäjällä A on oikeudet käyttäjäryhmän B kautta dokumenttiin C, ei hän kuitenkaan voi
käyttää kirjoitusoikeuttaan, sillä se on erikseen kielletty käyttäjältä A.
Valitut suojausasetukset
Dokumentilla tai kohteella itsellään voi olla omat suojausasetuksensa ja lisäksi kohteella
voi olla erilaisia automaattisia suojausasetuksia ominaisuuksien kautta. Näiden kaikkien
tulee siis sallia tietty oikeus, jotta se tulee voimaan.
Kohteen Suojaus-välilehdellä käyttäjä voi katsoa, mitkä kaikki suojausasetukset vaikuttavat
kohteen lopullisiin suojausasetuksiin. Jotta tietty oikeus sallitaan tietylle käyttäjälle, kuten
kohteen luku- tai muokkausoikeus, tulee kaikkien suojausasetusten samanaikaisesti sallia
se.
Katso lisätietoja suojausasetusten keskinäisestä rajaavuudesta ja voimassa olevista
suojausasetuksista kohdasta Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat
oikeudet (sivu 67).
Lähde
Lähde-sarake ilmaisee lähteen, josta kohde on saanut kyseisen suojausasetuksen.
Esimerkissä kohteella on projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset (Projektin
nimi [Projekti]) sekä kohteen omat suojausasetukset (Tämä kohde). Nämä molemmat
rajaavat kohteen lopullisia oikeuksia.
Kuvaus
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
64
M-Files® 10
Kuvaus-sarakkeessa on suojausasetusta kuvaava teksti. Huom! Mikäli olet luonut arvo-,
arvolista- tai kohdetyyppikohtaisen automaattisen suojausasetuksen ja nimennyt sen,
nimi näkyy tässä sarakkeessa.
Aktiivinen
Mikäli arvon, arvolistan tai kohdetyypin automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä
käyttäjille on sallittu mahdollisuus ohittaa automaattiset suojausasetukset, voi käyttäjä
ottaa kyseisen arvon kautta tulevat automaattiset asetukset pois käytöstä ottamalla ruksin
pois päältä ko. suojausasetuksen kohdalla. Tällöin ko. suojausasetus ei enää ole aktiivinen
eikä siten vaikuta kohteen lopullisiin suojausasetuksiin.
Tiedot
Suojaus-valintaikkunaan pääset joko ...-kuvakkeen tai Tiedot-kuvakkeen kautta. Lisääja Poista-painikkeillä voit lisätä ja poistaa käyttäjiä.
Voimassa olevat oikeudet
Katso lisätietoja suojausasetusten keskinäisestä rajaavuudesta ja voimassa olevista
suojausasetuksista kohdasta Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat
oikeudet (sivu 67).
Pseudokäyttäjät
Voit määrittää metatietojen mukaan määräytyviä käyttäjiä ominaisuuksien kautta.
Näistä käyttäjistä käytetään myös nimitystä pseudokäyttäjät.
Voit määritellä pseudokäyttäjiä niin kohteelle suoraan kuin myös hyödyntää näitä
automaattisia pseudokäyttäjiä automaattisten suojausasetusten ja nimettyjen
käyttöoikeusluetteloiden yhteydessä. Vastaavia ominaisuuksien kautta määriteltäviä
pseudokäyttäjiä voidaan hyödyntää myös työnkuluissa, kun määritellään suorittajia
tehtävänannoille, halutaan lähettää ilmoitus käyttäjille tai määritellään tilojen
suojausasetuksia.
Voit määritellä pseudokäyttäjiä ainostaan sellaisten ominaisuuksien kautta, jotka
pohjautuvat Käyttäjät- tai Käyttäjäryhmät-arvolistaan.
Voit esimerkiksi määrittää, että tietyn projektin projektipäälliköllä on aina oikeudet
kohteeseen, mikäli ko. projekti valitaan kohteen metatietoihin. Tällöin projektipäällikkötieto
tulee projektin mukana automaattisesti kohteelle asti, ja ko. käyttäjälle annetaan
automaattisten suojausasetusten mukaiset projektipäällikköoikeudet kohteelle. Jos
projektipäällikkö vaihtuu, voidaan projektipäällikkötieto vaihtaa helposti projektille ja näin
samalla tieto välittyy dokumenteille tai muille kohteille niin, että niille ei tarvitse erikseen
yksitellen käydä päivittämässä projektipäällikkötietoa.
Voit tehdä myös useampitasoisia ominaisuuksien kautta tulevia käyttäjämäärityksiä.
Esimerkiksi voit hakea vastuumyyjätiedon projektin ja asiakkaan kautta.Tällöin asiakkaalle
on määritelty vastuumyyjä ja asiakas on taas vastaavasti liitetty tiettyyn projektiin. Tällöin
65
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
vastuumyyjätieto on aina ajan tasalla, kun se on liitetty asiakkaaseen, ei jokaiseen
yksittäiseen dokumenttiin erikseen. Voit määritellä tällaisille pseudokäyttäjille oikeuksia
kohdekohtaisesti tai hyödyntää näitä automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä.
Kuva 42: Valitse "käyttäjä metatiedoista", kun haluat määrittää pseudokäyttäjiä. Löydät tämän valintaikkunan Lisää-painikkeen takaa.
Tässä on valittuna projektin kautta haettava projektipäällikkötieto.
Voit määrittää automaattisia suojausasetuksia sekä hyödyntää pseudokäyttäjämäärityksiä
esimerkiksi työsopimusluokalle, jolloin mm. työntekijän esimies saa automaattisesti tietyt
oikeudet. Tässä esimerkissä esimies löytyy työntekijätiedon mukaan automaattisesti ja
hänelle on annettu tietyt oikeudet sen mukaan. Jos työntekijän esimies muuttuu, saa uusi
esimies automaattisesti ko. työntekijän esimiehelle kuuluvat oikeudet.
Tässä esimerkissä työntekijä on aito kohdetyyppi, joten käyttäjätietoa varten tarvitaan
erillinen ominaisuus, joka pohjautuu Käyttäjät-arvolistaan.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
66
M-Files® 10
Kuva 43: Voit hyödyntää pseudokäyttäjämäärityksiä automaattisissa suojausasetuksissa.
Katso lisätietoja automaattisista suojausasetuksista kohdasta Automaattiset
suojausasetukset (sivu 247).
Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat oikeudet
Kuten uuden dokumentin suojauksessa mainittiin, kohteella voi olla erilaisia kohteen omia
suojausasetuksia sekä ominaisuuksien kautta tulleita automaattisia suojausasetuksia.
Onkin tärkeää huomioida, että kaikki nämä suojausasetukset rajaavat kohteiden
käyttöä, kun laajennetut automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön. Jotta
tietty käyttöoikeus sallitaan tietylle käyttäjälle, kuten kohteen luku- tai muokkausoikeus,
tulee kaikkien asetusten samanaikaisesti sallia se. Kaikkien aktiivisten suojausasetusten
tulee siis myöntää tietty käyttöoikeus, jotta se tulee voimaan.
Esimerkki 1: automaattinen suojausasetus kohteille minkä tahansa projektin kautta
Vaikka itse kohteelle on määritelty oikeudet niin, että kaikilla käyttäjillä on tähän
dokumenttiin kaikki oikeudet, rajaa projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset
67
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
dokumentin käyttöä niin, että ainoastaan projektipäälliköillä on kaikki oikeudet ja muilla
vain luku -oikeudet.
Kuva 44: Esimerkki 1: Projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset rajaavat kohteen omia ("Tämä kohde") suojausasetuksia.
Esimerkki 2: suojausasetusten keskinäinen rajaavuus
Käyttäjä on määritellyt kohteelle oikeudet niin, että kaikilla käyttäjillä on siihen kaikki
oikeudet. Luokan kautta kohteelle on astuneet voimaan suojausasetukset, joiden mukaan
johdolla on kaikki oikeudet ja kaikilla muilla vain luku -oikeus.
Turvallisuusluokitusominaisuuden kautta kohteelle on lisäksi tullut voimaan
suojausasetukset, joiden mukaan johdolla on kaikki oikeudet ja HR-osastolla
muokkausoikeus. Koska kaikkien asetusten tulee sallia tietty oikeus, rajaavat edellä
mainitut asetukset toisiaan niin, että lopulliseen leikkauspisteeseen jää voimaan seuraavat
oikeudet: johdolla kaikki oikeudet, HR-osastolla vain luku -oikeus ja muilla ei oikeuksia
ollenkaan.
Lopullinen rajaavuus määräytyy aina tiukimpien asetusten mukaan eli kaikkien asetusten
tulee samanaikaisesti sallia oikeudet, jotta ne ovat voimassa.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
68
M-Files® 10
Voimassa olevat (efektiiviset) oikeudet käyttäjittäin tai oikeuksittain
Suojaus-ikkunasta näet helposti voimassa olevat suojausasetukset käyttäjittäin tai
oikeuksittain.
Kuva 45: Tässä esimerkissä käyttäjä on valinnut nähtäväksi kaikki käyttäjät ja heidän oikeudet.
Miten dokumentin tai muun kohteen lopullisia oikeuksia voi muuttaa
Koska kaikki suojausasetukset vaikuttavat kohteiden käyttöön rajaavasti, muutoksia
lopullisiin oikeuksiin voidaan tehdä eri tavoin. Asiakasohjelmiston puolella voit muuttaa
oikeuksia seuraavin tavoin:
Voit muuttaa kohteen omia suojausasetuksia Suojaus-ikkunassa. Jos kohteelle on annettu
suojausasetukset ominaisuuksien kautta, Tiedot-painike näkyy
Suojausasetukset-välilehdellä. Painikkeella voidaan muuttaa kohteen omia
suojausasetuksia (aktivoi ensin Tämä kohde).
Jos automaattisten suojausasetusten aktivoinnin poistaminen on sallittu, voit ottaa
automaattiset suojausasetukset pois päältä ominaisuuksittain.
69
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Voit muuttaa kohteen ominaisuuksia, joiden kautta on tullut automaattisia suojausasetuksia
(jos se on sallittu).
Mikäli et pysty muuttamaan kohteen omia suojausasetuksia tai kohteen ominaisuuksia
ja niiden kautta tulleita automaattisia suojausasetuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan
oikeusmuutosten osalta.
Avaa muokattavaksi
Jos kohta Avaa muokattavaksi on valittuna, M-Files avaa metatietokortin hyväksymisen
jälkeen dokumentin muokattavaksi sopivaan sovellukseen. Uusia dokumentteja luotaessa
tämä ominaisuus on oletusarvoisesti päällä.
Palauta muokkauksesta heti
Jos et halua varata dokumenttia heti dokumenttikortin täyttämisen jälkeen käyttöösi,
valitse Palauta muokkauksesta heti. M-Files jättää oletusarvoisesti valitsematta tämän
kohdan, jolloin dokumentti on varattu käyttöösi.
Uusi kohde
M-Filesiin voit luoda dokumenttien lisäksi myös muita ylläpitäjän määrittelemiä kohteita.
Valitse Uusi-valikosta haluttu kohdetyyppi (esimerkiksi Asiakas). Lisätietoja muun kohteen
kuin dokumentin luomisesta saat kohdasta Muiden kohteiden luonti (sivu 40).
Uusi dokumenttitiedosto
Lisää tiedosto -toiminnolla luodaan uusia dokumenttitiedostoja monitiedostoiseen
dokumenttiin. Kannattaa kuitenkin huomata, että M-Filesin monitiedostoinen dokumentti
ei ole samanlainen asia kuin kansio Windowsissa. Monitiedostoinen dokumentti on yksi
dokumentti, jossa on nolla dokumenttitiedostoa tai useampia dokumenttitiedostoja sekä
yhdet yhteiset metatiedot. Dokumenttitiedosto on kiinteä osa monitiedostoista dokumenttia.
Esimerkiksi paperilta skannattu sopimus voi olla käsitteellisesti yksi monitiedostoinen
dokumentti ja sopimuksen sivut sen dokumenttitiedostoja.
Huom. Voit lisätä olemassa olevan tiedoston monitiedostoiseen dokumenttiin Tuo
tiedosto... -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti voi vetää ja pudottaa tiedoston monitiedostoisen
dokumentin päälle.
Varaa muokattavaksi se monitiedostoinen dokumentti, johon haluat uuden
dokumenttitiedoston kuuluvan, ja valitse sitten uudelle dokumenttitiedostolle tunniste.
Siinä tapauksessa uuden tiedoston metatietoja ei tarvitse täyttää, koska dokumenttitiedosto
on osa kokonaisuutta.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
70
M-Files® 10
Kuva 46: Lisää tiedosto -toiminto
Uusi dokumenttikokoelma
Dokumenttikokoelma on kokoelma toisiinsa yhteydessä olevia dokumentteja. Ero
monitiedostoiseen dokumenttiin on siinä, että dokumenttikokoelman jokainen jäsen on
itsenäinen dokumentti, jolla on omat metatiedot. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat
jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot. Monitiedostoisessa dokumentissa sen
sijaan kaikki dokumenttitiedostot jakavat dokumentin ominaisuustiedot.
Voit luoda dokumenttikokoelman M-Filesiin Uusi dokumenttikokoelma -toiminnolla. Valitse
ensin luokka ja täytä dokumenttikokoelman yhteiset metatiedot. Tämän jälkeen voit liittää
dokumenttikokoelmaan jäseniä Jäsenet-toiminnon avulla.
Esimerkki dokumenttikokoelmasta:Yritys valmistelee uuden tuotteen myyntilupahakemusta
viranomaisille. Myyntilupahakemus koostuu seuraavista erillisistä dokumenteista:
saatekirje, yleiskuvaus tuotteesta, tuotteen tekninen spesifikaatio, lausunto
turvallisuusviranomaiselta ja yrityksen tilinpäätös. Myyntilupahakemus kannattaa laatia
dokumenttikokoelmana, koska sen jäsendokumentteja halutaan hyödyntää myös muissa
vastaavissa dokumenttikokoelmissa sekä itsenäisinä dokumentteina.
71
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 47: Kokoelman jäsenet -valintaikkunassa voit muokata dokumenttikokoelman sisältöä.
Lisää, Muokkaa, Poista
Voit lisätä, muokata ja poistaa kokoelman jäsenyyksiä valintaikkunan alalaidasta löytyvien
painikkeiden avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata
ja pudottaa kohteita kokoelman jäseniksi listausnäkymästä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
72
M-Files® 10
Uusin versio, Tietty versio
Kuva 48: Kohteen versiot.
Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä
dokumenttia. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai
nykyiseen versioon. Jälkimmäisessä tapauksessa dokumentin jatkomuokkaus ei vaikuta
dokumenttikokoelmassa olevaan dokumenttiin.
Uusi näkymä
M-Filesissa dokumentteja ja muita kohteita voidaan luokitella eri näkymiin niiden sisältämän
metatiedon avulla. Näkymien luonti perustuu pitkälti niiden metatietojen määrittelyyn,
joiden avulla dokumentteja haetaan ja luokitellaan. Näkymien avulla voit tallentaa useasti
käyttämiäsi hakuja ja määritellä ryhmittelytasoja. Katso hakumäärittelyistä kohdasta
Hakutoiminnot (sivu 114).
Näkymä määritellään kaksiosaisesti.
1. Määritä suodatin, jotta näkymään tulee vain haluamasi kohteet. Suodattimen määrittely
on kuin haun tekemistä.
2. Määritä kohteiden kansiorakenne. Tämä on käytännöllistä, kun kohteita on paljon ja
löydetyt kohteet halutaan ryhmitelläeri tasoille erilaisten ominaisuuksien mukaan.
73
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 49: Määrittele näkymä -ikkunassa Suodatin-kohdassa näkyvät ne ehdot, joiden perusteella M-Files muodostaa näkymän.
Yllä olevan kuvan esimerkissä dokumenttien täytyy olla varattuja käyttäjälle AnttiN,
dokumentit eivät saa olla poistettuja, ja niiden on oltava Piirustus- tai Malli-tyyppisiä.
Näyttöhierarkiaan ei ole lisätty tässä ikkunassa yhtään ominaisuutta, eli kriteerit täyttävät
dokumentit näytetään kaikki samassa kansiossa.
Nimi
Määrittele ensin näkymälle nimi. Nimen kannattaa kuvailla tämän näkymän sisältöä
mahdollisimman hyvin, koska silloin voi päätellä jo näkymän nimestä, millaisia kohteita
se sisältää.
Yhteinen kaikille käyttäjille
Normaalisti näkymät luodaan vain omaan käyttöön. Voit määritellä näkymän myös
yhteiseksi, jolloin se näkyy halutulle käyttäjäryhmälle. Näkymän määrittely yhteiseksi
vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä.
Kannattaa miettiä tarkasti, mitä näkymiä kaikki M-Filesin käyttäjät tarvitsevat. Esimerkiksi
Projekteittain-näkymä on usein tarpeellinen. Asiakasohjelmiston käyttäjät voivat piilottaa
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
74
M-Files® 10
tarpeettomia näkymiä omalla tietokoneellaan ja ylläpitäjä voi määritellä sopivat
suojausasetukset näkymille rajoittaen niiden näkyvyyttä. Näkymiä voidaan koota myös
joukoiksi (näkymänipuiksi), josta esimerkiksi myyntiosaston käyttämät näkymät löytyvät
kätevästi.
Määrittele suodatin
Kun määrittelet näkymälle suodatinta, määrittelet ne ehdot, joiden mukaan kohteet listataan
näkymään. Voit määritellä näkymälle kriteerejä Tila, Ominaisuudet, Tiedostot ja Suojaus
-välilehdillä.
Kuva 50: Tila-välilehdeltä voi määritellä esimerkiksi, täytyykö näytettävien kohteiden olla varattuja muokattavaksi.
Tila, Ominaisuudet, Tiedostot, Suojaus
Näiden välilehtien käytössä on kyse hakuehtojen määrittelyistä, joita käydään läpi
laajennetun haun luvussa, katso kohta Suodatinasetukset (sivu 120).
Näytä dokumentit ja muut kohteet
Oletusasetuksena on, että näkymä näyttää dokumentteja ja kohteita suodatinasetusten
ja kansiorakenteen mukaisesti. Tämä valinta voidaan ottaa pois päältä, jos esimerkiksi
näkymän alle halutaan luoda uusia näkymiä. Huomaa, että kun näkymän sisään luodaan
uutta näkymää, myös ylemmän näkymän ehdot ovat voimassa samaan aikaan. Eli ns.
alinäkymään saat ainoastaan tulokseksi kohteet, jotka täyttävät myös ylemmät ehdot.
75
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Etsi kaikista versioista
Jos toiminto Etsi kaikista versioista ei ole päällä, näkymässä näytetään vain ne kohteet,
joiden uusimmat versiot täyttävät annetut ehdot.
Toiminnon ollessa päällä suodatinhaku koskee dokumenttien kaikkia versioita. Vain uusin,
ehdot täyttävä dokumenttiversio näytetään. Esimerkiksi jos käyttäjä TiinaS on muokannut
dokumentin versioita 1 ja 2 ja AnttiN on päivittänyt dokumentin versioon 3, hakukriteerillä
Muokkaaja = TiinaS saadaan haun tuloksiin näkyviin dokumentin versio 2.
Näytä viimeisin versio
Valinnan Näytä viimeisin versio ollessa päällä listauksessa näytetään kohteiden uusin
versio, eikä hakuehtoihin vastannutta vanhempaa versiota.
Näkymän lisäasetukset
Voit luoda alinäkymän tietyn näkymän näennäiseen kansioon, esimerkiksi Projekteittain
> Esimerkkiprojekti > Äskettäin muokatut (katso Näkymän luonti kansion sisälle (sivu
83)).
Kun luot uuden näkymän näennäiseen kansioon, voit valita, näytetäänkö tämä näkymä
myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä.
Huom. Mikäli samalla tasolla on näkymiä ja kansioita, kansioiden sisälle luotuja näkymiä
ei luoda samalla tasolla olevien näkymien sisälle. Tämä valinta koskee ainoastaan samalla
tasolla olevia kansioita.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
76
M-Files® 10
Kuva 51: Mikäli haluat tämän näkymän näkyvän myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä, valitse asetus "Kaikissa tämän
tason kansioissa".
Edellä olevassa esimerkissä uusi näkymä olisi näkyvissä kaikissa näkymän Asiakkaittain
ja luokittain alla olevissa näennäisissä kansioissa.
Näkymän indeksointi
Näkymän indeksoinnilla voidaan nopeuttaa tiettyjen tärkeimpien näkymien toimintaa
suuressa dokumenttivarastossa, jos näkymän suodatinehdot rajaavat kohdejoukkoa
riittävästi. Näkymän indeksointi on suositeltavaa ainoastaan, jos näkymä ei sisällä paljoa
kohteita (esim. 10 000 kohdetta varastossa, jossa on yhteensä 1 000 000 kohdetta) ja
jos kyseessä on käyttäjien päivittäin käyttämä näkymä, joka toimii hitaasti.
Näkymien indeksointia on syytä käyttää säästeliäästi ja vain niihin näkymiin, joissa siitä
on merkittävää hyötyä, koska jokainen indeksoitu näkymä varastossa hidastaa
dokumenttien ja muiden kohteiden luonti- ja muokkausoperaatioita hieman.
Näkymäkohtaisen indeksoinnin voi aktivoida käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien
hallintaoikeus.
77
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Ryhmittelytasot
Lisää...-painikkeella voit aloittaa uuden ryhmittelytason lisäämisen näkymään.
Kuva 52: Määrittele ryhmittelytaso -ikkuna
Ominaisuus
Kun luot uutta, dokumentteja tai muita kohteita sisältävää näkymää, voit käyttää valmiita
ominaisuuksia ryhmittelemään dokumentteja. Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän,
jossa näkyvät kansioina kaikki asiakkaat, valitse ominaisuus Asiakas alasvetovalikosta.
Voit muokata tätä listaa M-Files-palvelimen hallinnassa. Lisätietoja aiheesta saat kohdasta
Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251).
Valinnat
Arvolistaan perustuville ominaisuuksille voit Valinnat-kohdassa määritellä, näytetäänkö
tietyn arvon mukaisessa kansiossa myös sellaiset dokumentit, joissa on valittuna jokin
ko. arvon ali- tai pääarvoista. Katso lisää sisäisesti hierarkkisista arvolistoista kohdasta
Arvolistat (sivu 243).
Käsittely
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
78
M-Files® 10
Käsittely-toiminnolla voit määrätä päiväys- ja aikaleima-tyyppisille ominaisuuksille
käsittelyn, jonka mukaan aikaleima ryhmitellään esimerkiksi kuukausiksi tai vuosiksi.
Muille tietotyypeille on mahdollista määritellä alkukirjaimien tai alkukirjainryhmien mukaan
ryhmittely.
Tason määritys
Jos poistat valinnan Näytä tyhjät kansiot, ryhmittelytasolla ei näytetä sellaisia kansioita,
joiden sisältö on tyhjä.
Jos haluat näyttää ryhmittelytasolla kohteet, joilla tämän ominaisuuden arvo on tyhjä,
valitse tämä vaihtoehto. Sen jälkeen voit määrittää, näytetäänkö kohteet listana tällä
tasolla tai erillisessä kansiossa.
Epäsuorat näkymät
Näkymiä voidaan luoda myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien
avulla. Tällöin itse kohteella ei tarvitse olla kaikkia ryhmittelytasolle määriteltyjä
ominaisuuksia, jotta se tulisi suodatetuksi haluttuun näkymään. Määritellyt ominaisuudet
voivat tällöin olla kohteeseen suhteessa olevien muiden kohteiden ominaisuuksia (esim.
projektin tai asiakkaan ominaisuuksia).
Esimerkiksi näkymä dokumenteista Maittain, Asiakkaittain ja Projekteittain voidaan luoda
epäsuoruutta käyttäen, vaikka dokumentilla itsellään ei näitä kaikkia ominaisuuksia olisi
määriteltynä. Tällöin riittää, että dokumentti on liitetty projektiin, projekti on liitetty
asiakkaaseen ja asiakkaalle on määritelty maatieto.
Voit määritellä näitä epäsuoria näkymiä helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa
näkyviä pluspainikkeita ja valitsemalla sen jälkeen suhteessa olevan kohteen
ominaisuuden, jonka mukaan haluat muodostaa ja ryhmitellä näkymän sisäisen rakenteen.
Esimerkkitapauksessa ylimmäistä ryhmittelytasoa määriteltäessä ominaisuuslistalta on
valittu ensin Projekti, sen jälkeen projektin ominaisuus Asiakas ja sen jälkeen vielä
projektiasiakkaan ominaisuus Maa, jolloin ominaisuudeksi on muodostunut pisteellinen
muoto Projekti.Asiakas.Maa. Tällä tavoin dokumentti on liitetty maatietoon asti, ja näin
voidaan muodostaa epäsuora näkymä maittain.Tämän jälkeen näkymän sisäinen rakenne
on esimerkkitapauksessa määritelty jakautuvaksi asiakkaittain ja viimeisellä tasolla
projekteittain (ks. kuva).
79
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 53: Epäsuoran näkymän luonti on helppoa ja käyttäjäystävällistä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
80
M-Files® 10
Kuva 54: Voit määritellä epäsuoria näkymiä helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa näkyviä pluspainikkeita, jolloin ominaisuudeksi
muodostuu pisteellinen muoto.
Lisäasetukset
Suodatin
Kun määrittelet tasolle suodatinta, määrittelet ne ehdot, joiden mukaan kansiot sisällytetään
ko. ryhmittelytasolle. Katso ehtojen määrittelystä kohdasta Suodatinasetukset (sivu 120).
Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä (ks.
lisätietoja kohdasta Laajennettu haku (sivu 117)).
Käyttäjäkohtainen kansiovalinta näkymässä
Näkymän ryhmittelytason lisäasetuksissa voit määritellä, näytetäänkö käyttäjälle kaikki
ko. tason näennäiset kansiot vai voiko käyttäjä valita ne kansiot, joita hän haluaa käyttää.
Kansiovalintaa kannattaa käyttää silloin, kun näkymä tai näennäinen kansio sisältää
paljon alikansioita (yli 500). Kansiovalinnan avulla käyttäjä voi helposti valita suoraan ne
kansiot, joihin hän haluaa tehdä muutoksia. Kansiovalinnan käyttäminen on huomattavasti
81
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
nopeampaa kuin esimerkiksi alkukirjaimittain ryhmittely, kun kohteita on paljon (yli 10
000).
Jos näkymä on esimerkiksi määritelty Asiakkaittain tai Projekteittain ja yrityksellä on
tuhansia asiakkaita tai projekteja käytössä, helpottaa käyttäjäkohtainen kansiovalinta
käyttäjien päivittäistä työskentelyä usein käyttämissään asiakas- tai projektikansioissa.
Tällöin käyttäjä valitsee Valitse kansio -toiminnolla ainoastaan ne kansiot, joita hän haluaa
käyttää.
Jos alikansioiden listauksen noutaminen on hidasta, voit kokeilla jokaista algoritmia
määrittääksesi, mikä on nopein tälle hakutyypille.
Kansiorajausta voidaan käyttää, jos ryhmittelytaso määritellään arvolistaa käyttävän
ominaisuuden mukaan. Huom. asetus on ryhmittelytasokohtainen.
Yhteisiin näkymiin kansiorajauksen voi tehdä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten
näkymien hallintaoikeus.
Kuva 55: Kansiovalintarajauksen voit aktivoida ryhmittelytason lisäasetuksissa.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
82
M-Files® 10
Ryhmittelyperuste ja Lisää ryhmittelytaso
Ryhmittelytasoja voit myös lisätä Ryhmittelyperuste- tai Lisää ryhmittelytaso -toiminnon
avulla. Voit esimerkiksi jakaa Kaikki dokumentit -näkymän kohteet alkukirjainten mukaan
tai vaikkapa projektit asiakkaittain. Voit poistaa ja lisätä uusia tasoja tarpeen mukaan.
Ryhmittelyperuste- tai Lisää ryhmittelytaso -toiminnon saat näkyviin Näytä-valikosta tai
hiiren oikealla napilla.
Suojaus
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän näkymän. Tämä välilehti on näkyvissä
vain yhteisiä näkymiä määriteltäessä.
Näkymän luonti kansion sisälle
Myös näennäisten kansioiden sisälle voidaan luoda uusia näkymiä. Avaa näennäinen
kansio, jonka sisään haluat luoda uuden näkymän. Valitse toiminto Uusi näkymä ja
määrittele asetukset. Voit esimerkiksi luoda Tarjous-kansion sisään Tällä viikolla
umpeutuvat tarjoukset -näkymän.
Huom. Luotaessa uutta näkymää kansion sisään myös ylemmät näkymä- ja kansioehdot
ovat voimassa samaan aikaan, eli uuteen näkymään saat ainoastaan tulokseksi kohteet,
jotka täyttävät myös ylemmät ehdot.
Kansion mukauttaminen näkymäksi
Kansioita voidaan myös mukauttaa näkymiksi. Mukautuksen jälkeen voit muokata tämän
näkymäksi muuttuneen kansion näyttöasetuksia sekä luoda ryhmittelytasoja samaan
tapaan kuin muillekin näkymille.Tällöin esimerkiksi Muistio-näkymässä, joka on mukautettu
Muistio-kansiosta, voidaan ryhmitellä dokumentit vielä kokoustyypin mukaisesti.
Koska näkymiä voidaan luoda kansioiden sisälle ja kansioita voidaan mukauttaa näkymiksi,
voi näkymiä ja kansioita olla rinnakkain käytettävissä listausalueella. Näkymien sisällä
voi siis olla sekä kansioita että näkymiä; vastaavasti kansioiden sisällä voi olla näkymiä
ja kansioita.
Näkymäksi mukautetun kansion voi muuttaa takaisin kansioksi Poista-toiminnolla, jonka
saat esiin hiiren oikeaa napsauttamalla tai valitsemalla näkymän ominaisuuksista toiminnon
Poista mukautus.
83
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 56: Valitse näennäisen kansion ominaisuuksista Mukauta-välilehti ja mukauta kansio näkymäksi. Määritä näkymälle haluamasi
asetukset.
Uusi offline-suodatin
Voit määritellä offline-näkymän alle suodattimia, jotka huolehtivat siitä että kaikki tärkeät
kohteet ovat saatavilla myös verkkoyhteydettömässä tilassa.
Esimerkki: Voit määritellä kaikki tietyn projektin dokumentit aina saataville myös
verkkoyhteydettömään tilaan. Myös kaikki uudet projektiin liittyvät dokumentit päivittyvät
suodattimen avulla saataville offline-tilaan.
Voit poistaa offline-suodattimen valitsemalla suodattimen pikavalikosta toiminnon Poista.
Uusi perinteinen kansio
Voit luoda uuden perinteisen kansion valitsemalla Uusi perinteinen kansio
dokumenttivaraston ensimmäisen tason pikavalikosta tai olemassa olevasta perinteisestä
kansiosta. Lisätietoja perinteisistä kansioista saat kohdista M-Filesin termisanasto (sivu
33) ja Tuo tiedostoja ja kansioita (sivu 85).
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
84
M-Files® 10
Muunna dokumentiksi
Jos M-Filesiin tuodaan dokumentteja jollain poikkeuksellisella tavalla, esimerkiksi
komentokehotteen kautta, M-Files näyttää nuo ns. väliaikaiset paikalliset tiedostot
himmennetyllä kuvakkeella. Jos haluat muuttaa tällaisen väliaikaisen paikallisen tiedoston
M-Filesin dokumentiksi, valitse väliaikainen paikallinen tiedosto ja toiminto Muunna
dokumentiksi.
Tuo tiedostoja ja kansioita
Tuo tiedostoja ja kansioita -toiminnolla voidaan helposti tuoda M-Filesiin suurikin määrä
tiedostoja. Toiminto (Uusi > Tuo tiedostoja ja kansioita... valikkorivillä) avaa
valintaikkunan, jossa määritellään tuotavat tiedostot ja kansiot ja niiden käsittely.
Huom. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja suoraan M-Files-asiakasohjelmistoon. Kun
tiedosto(t) on pudotettu asiakasohjelmistoon, M-Files käyttäytyy siten kuin olisit luomassa
uutta kohdetta tai uusia kohteita (katso Dokumentin luonti (sivu 36)).
Kuva 57: Tuo tiedostoja ja kansioita -ikkuna
85
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Lähde
Valitse lähde, josta tiedostot tai kansiot tuodaan M-Filesiin.
Sisällytä alikansiot
Jos haluat sisällyttää operaatioon myös valitun lähteen alikansiot sisältöineen, aktivoi
Sisällytä alikansiot.
Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta
Jos haluat siirtää tiedostot M-Filesiin säilyttämättä vanhaa kansiorakennetta, valitse
toiminto Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta.Tällöin tuodut dokumentit näkyvät normaalisti
M-Filesin näkymäkansioissa metatietojensa mukaisesti.
Säilytä vanha kansiorakenne
Valitsemalla toiminnon Säilytä vanha kansiorakenne voit ylläpitää vanhaa kansiorakennetta
myös M-Filesissa. Valitse haluttu perinteinen kansio, johon tiedostot ja kansiot tuodaan.
Voit luoda uuden perinteisen kansion painikkeella Uusi kansio. M-Files säilyttää siirrettyjen
tiedostojen ja kansioiden hakemistorakenteen. Voit selata rakennetta menemällä siihen
perinteiseen kansioon, johon teit tuontioperaation. Tuodut dokumentit näkyvät sekä
perinteisissä kansioissa että metatietojensa perusteella myös M-Filesin näkymäkansioissa.
Kysy metatietoja
Jos haluat antaa tuonnin aikana metatiedot dokumenteista, valitse toiminto Kysy
metatietoja. Jos esimerkiksi siirrät muistioita M-Filesiin, voit määritellä metatietokorttiin
luokaksi Muistio ja valita toiminnon OK kaikkiin. Tällöin kaikki tuodut dokumentit
määritellään kuuluvaksi luokkaan Muistio.
Jos jätät tämän ruksin valitsematta, tuodut tiedostot kuuluvat luokkaan Luokittelematon
dokumentti. Tällä tavalla voit lisätä dokumentin metatietoja myöhemmin.
Suojausasetukset
Valitse suojausasetukset tuotaville tiedostoille ja kansioille. Suojaus-kohta on näkyvissä
vain, jos dokumenteille ei muuten määritellä ominaisuuksia. Muutoin suojausasetukset
kysytään metatietokorttia täytettäessä.
5.3 Toiminnot-valikko
Tässä kohdassa käydään läpi Toiminnot-valikon sisältöä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
86
M-Files® 10
Tee kopio
Voit tehdä kopion dokumenttivarastossa olevasta kohteesta Tee kopio... -toiminnolla.
Kohteesta luodaan toiminnon avulla kokonaan uusi kohde käyttäen lähteen metatietoja
ja sisältöä. Versiohistoria ei kopioidu uuteen kohteeseen.
Varaa muokattavaksi
Kohteen varaaminen muokattavaksion M-Filesin toiminto, jolla estetään saman kohteen
yhtäaikainen muokkaaminen. Muut käyttäjät voivat kuitenkin tarkastella muokattavaksi
varattua kohdetta (vain luku).
Esimerkiksi dokumentti tulee varattua muokattavaksi samalla, kun avaat sen. Silloin saat
seuraavanlaisen ilmoituksen:
Kuva 58: Kun avaat dokumentin, voit varata sen muokattavaksi tai avata sen vain luku -tilassa.
Kun varaat dokumentin muokattavaksi, dokumentin kuvakkeeseen ilmestyy pieni väkänen
sen merkiksi, että dokumentti on varattu muokattavaksi sinulle. Punakeltainen merkki
tarkoittaa, että dokumentti on varattu jollekin toiselle käyttöön, jolloin voit avata dokumentin
ainoastaan vain luku -muodossa.
Kuva 59: Kuvakkeet ilmaisevat, että toinen kohde on varattu muokattavaksi jollekulle muulle ja toinen sinulle.
Toiminnot ilman muokkausvarausta
Voit lisätä ja poistaa tiedostoja monitiedostoisesta dokumentista ilman, että se tulee varata
muokattavaksi. Voit myös nimetä tiedostoja uudelleen ja korvata tiedostoja ilman
muokkaukseen varausta.
Varaa yhteismuokkaukseen
M-Files tarjoaa myös yhteismuokkausmahdollisuuden, jolloin useampi eri käyttäjä voi
muokata samaa dokumenttia yhtäaikaisesti. Yhteismuokkaukseen voi osallistua myös
87
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
henkilö, jolla ei ole M-Files-tiliä. Tällainen yhteismuokkaus on mahdollista Microsoft
SkyDrive -palvelussa.
Muuttamalla rekisteriasetuksia yhteismuokkaus voidaan tehdä myös SharePointissa.
Siinä tapauksessa jakaminen tapahtuu SharePointissa eikä SkyDrivessa.
Yhteismuokkaukseen varaaminen ja yhteismuokkauksesta palautus M-Filesiin
Kun haluat jakaa tiedoston muokattavaksi SkyDriveen, käytä toimintoa Varaa
yhteismuokattavaksi. Mikäli haluat jakaa monitiedostoisessa dokumentissa olevan
tiedoston yhteismuokkaukselle, käytä toimintoa Aloita yhteismuokkaus. Jos olet jo varannut
yksitiedostoisen dokumentin muokattavaksi, voit aloittaa yhteismuokkauksen myös tässä
tilassa Aloita yhteismuokkaus -toiminnolla.
Kun tiedosto on siirretty SkyDrive-palveluun yhteismuokkausta varten, se on useiden
henkilöiden käytettävissä.
M-Files antaa tästä seuraavan ilmoituksen:
Kuva 60: Yhteismuokkauksessa ei pystytä yksilöimään yksittäisiä käyttäjiä ja käyttäjäkohtaisia oikeuksia.
M-Files ohjaa sinut antamaan Windows Live ID -tunnuksesi. Kun siirryt SkyDrive-palveluun,
sinulta kysytään varmennuskysymyksiä. Voit jatkaa näistä valitsemalla Kyllä. Saat
ilmoituksen, kun tiedosto on valmis jaettavaksi SkyDrive-palvelussa ja voit lähettää
SkyDrive-linkin muille käyttäjille. Huomaa, että kaikki linkin saaneet voivat tarkastella ja
muokata tiedostoa.
Kun valitset Lähetä linkki -toiminnon, M-Files luo automaattisesti sähköpostiin viestin,
joka sisältää tiedoston nimen sekä linkin tiedostoon SkyDrivessa.
Kun tarvittavat muutokset on tehty tai et halua muuten enää pitää tiedostoa varattuna
yhteismuokkaustilassa, palauta se yhteismuokkauksesta, jotta muut M-Files-käyttäjät
voivat varata sen muokattavaksi M-Filesiin tai SkyDriveen.
Saman M-Files-käyttäjän on varattava dokumentti yhteismuokkaukseen ja palautettava
se yhteismuokkauksesta. Muut M-Files-käyttäjät eivät voi palauttaa dokumenttia
yhteismuokkauksesta.Tämä M-Files-käyttäjä vastaa dokumenttiin tehdyistä muutoksista:
yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset kirjataan M-Files-käyttäjälle, joka varasi
dokumentin yhteismuokkaukseen ja palautti dokumentin uuden version M-Filesiin.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
88
M-Files® 10
Voit hylätä yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset Peru muokkaus -toiminnolla
muokkauksesta palautuksen yhteydessä.
Kun dokumentti on palautettu muokkauksesta M-Filesissa, ei se ole enää saatavilla
SkyDrivessa. Jos haluat uudestaan jakaa tiedoston yhteismuokkaukseen, varaa tiedosto
yhteismuokkaukseen ja lähetä uusi linkki tiedostoon SkyDrivessa.
Muokkaus yhteismuokkaustilassa
Kun olet saanut linkin yhteysmuokkaustilassa olevaan tiedostoon, voit normaalisti muokata
sitä esimerkiksi Wordissa tai PowerPointissa.
Yhteismuokkaustilassa voidaan muokata lähinnä Office-tiedostoja Microsoft Office 2010
-versiossa (tai uudemmassa) tai Office Web Appseja käyttäen. Useampi kuin yksi käyttäjä
voi esimerkiksi muokata samaa Word-asiakirjaa yhtäaikaisesti käyttäen Microsoft Officea.
Saman PowerPoint-esityksen yhtäaikainen muokkaaminen onnistuu Microsoft Office
PowerPoint 2010 -sovelluksella (tai uudemmalla).
M-Filesin toiminnot (esim. metatietojen lisääminen sisältöön) eivät ole käytössä
SkyDrivessa muokattaessa.
Myös M-Filesin käyttäjät voivat osallistua yhteismuokkaukseen SkyDrive-linkin avulla tai
M-Filesista suoraan. Kun kohde on varattu yhteismuokkaukseen M-Filesissa, myös muut
M-Files-käyttäjät voivat muokata sitä yhteismuokkaustilassa SkyDrivessa tai avata
viimeisimmän version lukutilassa.
Palauta muokkauksesta
Kun olet muokannut ja tallentanut dokumentin etkä enää käytä sitä, muutokset kannattaa
tallentaa palvelimelle Palauta muokkauksesta -toiminnolla. Tämän jälkeen muut käyttäjät
voivat varata dokumentin itselleen muokattavaksi. Helpoin tapa nähdä kaikki itselle
muokattavaksi varatut dokumentit on katsoa ne Minulla muokattavana -näkymästä, joka
löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta.
Palauta muokkauksesta kommentoiden
Voit kätevästi kommentoida tekemiäsi muutoksia muokkauksesta palautuksen yhteydessä.
Palauta muokkauksesta kommentoiden -toiminto avaa teksti-ikkunan, johon voit kirjoittaa
vapaamuotoisesti tietoa tekemistäsi muutoksista. Kommentit näkyvät kohteen
metatietokortin Kommentit-näkymässä.
Peru muokkaus
Peru muokkaus -toiminnolla voit poistaa dokumentin tai muun kohteen
muokkausvarauksen tallentamatta muutoksia palvelimelle. Silloin menetät kaikki ne
muutokset, joita olet tehnyt dokumenttiin muokkausvarauksen aikana. Toiminto on
89
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
käytännöllinen silloin, kun olet varannut dokumentin muokattavaksi, tehnyt siihen muutoksia
ja tallentanut dokumentin, mutta et haluakaan muutoksia voimaan. Haluat siis palauttaa
dokumentin muokkausvarausta edeltäneeseen tilaan.
Dokumentti poistetaan kokonaan Peru muokkaus -toimintoa käytettäessä, jos dokumenttia
ei ole koskaan palautettu muokkauksesta.
Ominaisuudet
Tällä toiminnolla avataan kohteen metatietokortti erilliseen ikkunaan.
Offline-tilan merkintä
Tässä kohdassa käsitellään kohteiden offline-tilan merkitsemiseen liittyviä toimintoja.
Toimintojen avulla voit merkitä kohteita saataville myös offline-tilaan. Katso lisätietoja
myös kohdasta Uusi offline-suodatin (sivu 84).
Merkitse saataville offline-tilassa
Merkitse saataville offline-tilassa -toiminnon avulla voit määritellä, mitkä dokumentit ja
muut kohteet ovat käytettävissä myös silloin, kun palvelimeen ei voida muodostaa
verkkoyhteyttä. Merkitsemäsi dokumentit näkyvät Offline-näkymässä.
Voit valita offline-tilaan saataville yksittäisiä kohteita, joukon kohteita tai kokonaisia näkymiä
tai näennäisiä kansioita. Jos merkitset näkymän tai näennäisen kansion saataville
offline-tilassa, M-Files luo uuden offline-suodattimen kyseistä näkymää vastaten. Tällöin
kaikki suodattimen mukaiset uudet kohteet tulevat automaattisesti saataville myös
offline-tilassa suodatinmäärityksen mukaisesti.Voit myös muuttaa luotua offline-suodatinta.
Katso lisää offline-suodattimista kohdasta Uusi offline-suodatin (sivu 84).
Voit siirtyä offline- ja online-tilojen välillä toimintojen Siirry online-tilaan ja Siirry
offline-tilaan avulla. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Siirry offline-tilaan (sivu
108) ja Siirry online-tilaan (sivu 109).
Poista offline-tilan merkintä
Voit poistaa kohteen offline-merkinnän toiminnon Poista offline-merkintä avulla. Katso
myös kohta Merkitse saataville offline-tilassa (sivu 90).
Historia
M-Filesin yksi merkittävä etu on dokumenttien aikaisempien versioiden säilyminen. Voit
palata kohteen historiassa taaksepäin varausten ja varauksesta palauttamisten mukaan.
Kun luot dokumentin ja palautat sen muokkauksesta, palvelimelle tallennetaan
ensimmäinen versio dokumentista. Kun myöhemmin varaat ja avaat saman dokumentin,
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
90
M-Files® 10
teet siihen muutoksia, tallennat ja palautat muokkauksesta, tallentuu dokumentin toinen
versio palvelimelle. Voit myöhemmin palata kumpaan versioon tahansa.
Kuva 61: Historia-ikkuna
Lisää leima tähän versioon
Voit antaa dokumentin versiolle leiman, joka näkyy mm. Versioleima-sarakkeessa
Historia-ikkunassa. Lisää leima tähän versioon -toiminnolla voit määritellä dokumentin
versioleiman valitsemalla arvon alasvetovalikosta. Voit myös lisätä uuden versioleiman
listaan nuolipainikkeen Lisää uusi arvo listaan -toiminnolla. Oletusarvoisesti millekään
versiolle ei ole annettu leimaa.
Kuva 62: Lisää leima tähän versioon -valintaikkuna
91
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Poista tämä versioleima kohteen muista versioista
Jos haluat, että valittu leima poistetaan muista versioista, valitse toiminto Poista tämä
versioleima kohteen muista versioista. Tämä on käytännöllistä, kun haluat, että vain yksi
versio sopimuksesta on leimattu hyväksytyksi.
Muokkaa version tietoja
Muokkaa version tietoja -toiminnon avulla voit lisätä yhden tai useamman versioleiman
dokumenttiversioon tai lisätä vapaamuotoisen kommentin, joka näkyy dokumentin
historiatiedoissa. Nämä kommentit näkyvät myös kohteen metatietokortin
kommenttinäkymässä sekä Kommentit-toiminnon kommenttihistoriassa (katso Kommentit
(sivu 96)).
Kuva 63: Voit lisätä vapaamuotoisen kommentin versioon.
Palauta takaisin
Kohteiden eri versiot on listattu oletusarvoisesti vanhimmasta uusimpaan luontiajan
mukaan. Voit palauttaa dokumenttien vanhoja versioita Palauta takaisin -toiminnolla.
Toiminto luo dokumentista uuden version, jossa on vanhan version sisältö, ja säilyttää
välissä olevat versiot. Tämä on käytännöllinen toiminto silloin, kun olet tehnyt ja tallentanut
dokumenttiin muutoksia, joita et haluakaan voimaan. Voit käyttää Palauta takaisin
-toimintoa vain, kun dokumentti ei ole varattuna muokattavaksi.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
92
M-Files® 10
Kuva 64: M-Files vahvistaa version takaisinpalautuksen.
Suhteet
Voit määrittää suhteita kohteiden välille toisiinsa yhteydessä olevien dokumenttien
linkittämiseksi. Esimerkiksi tarjousdokumenttiin voi liittyä tuotteen hinnasto ja yrityksen
esite. Jokaista kohdetta voidaan päivittää erikseen ja niiden versiohistoria on itsenäinen.
Kohteista ei myöskään tarvitse ottaa turhia kopioita.
Kuva 65: Dokumenttivaraston kohteiden välille voi muodostaa suhteita.
Lisäksi suhteiden avulla voit muodostaa metatietoyhteyksiä kohteiden välille aivan kuten
metatietokortissakin. Voit esimerkiksi liittää kohteeseen tietyn asiakkaan. Tällöin asiakas
tulee näkyville myös kohteen metatietoihin. Samoin Suhteet-ikkunassa näkyvät myös
dokumenttikortin kautta syötetyt suhteet.
93
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Voit luoda ja muokata kohteiden välisiä suhteita M-Filesin Suhteet -toiminnolla.
Valintaikkunassa on kolme erilaista näkymää, joiden avulla voit tarkastella suhteita (suhteet
tästä kohteesta, suhteet tähän kohteeseen, kaikki suhteet).
Vinkki: Voit käyttää suhteessa olevan kohteen ominaisuuksia hyödyksi, kun luot epäsuoria
näkymiä ja hakuja tai kun määrittelet suodatinasetuksia (katso Epäsuorat haut kohdissa
Laajennettu haku (sivu 117) ja Suodatinasetukset (sivu 120)).
Lisää suhde, Muokkaa suhdetta, Poista suhde
Voit lisätä, muokata ja poistaa suhteita valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden
avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa
kohteita valintaikkunaan toisesta ikkunasta.
Uusin versio, Tietty versio
Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä
kohdetta. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen
versioon.
Selaa suhteita
Kohteet ovat usein suhteessa toisiin kohteisiin. Esimerkiksi dokumentti on usein liitetty
projektiin tai asiakkaaseen. Suhteet määritellään kohdekohtaisesti. Katso lisätietoja luvusta
Suhteet (sivu 93).
Näitä kohteeseen suhteessa olevia kohteita voit selata Selaa suhteita -toiminnolla, jos
M-Files-palvelimen hallinnassa on määritelty kohdetyyppien välisiä suhteita (oletuksena
pois päältä). Katso lisätietoja luvusta Uusi kohdetyyppi (sivu 236).
Suhteessa olevat kohteet näytetään aina listausnäkymässä (hakutulos tai näkymä)
riippumatta siitä, onko M-Files-palvelimen hallinnassa määritelty em. kohdetyyppien
välisiä suhteita. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja
yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä. Voit myös siirtyä suhteita käyttäen kohteesta
toiseen. Voit esimerkiksi siirtyä dokumentista suhteessa olevaan projektiin ja projektista
asiakkaaseen ja asiakkaasta yhteyshenkilöön jne.
Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä
Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä,
jotka sijaitsevat eri varastoissa. Tällöin kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde
luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen
kohteeseen luodaan linkki.
Voit luoda suhteen raahaamalla kohteen varastosta toiseen tai Suhteet-toimintoa
käyttämällä samaan tapaan kuin lisäisit suhteen samassa varastossa olevan kohteen
kanssa.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
94
M-Files® 10
Suhteiden lisäksi voit myös korvata tiedoston toisessa varastossa sijaitsevalla tiedostolla
samaan tapaan kuin saman varaston sisällä korvattaessa.
Pikakuvakkeet
Suhteessa oleva kohde, joka sijaitsee toisessa varastossa, näkyy pikakuvakkeena
kohdevarastossa. Kun kaksoisnapsautat tällaista kohdetta, M-Files näyttää kohteen
alkuperäisessä varastossa samaan tapaan kuin M-Files-pikakuvakkeita käytettäessä.
Kohdevarastossa näet suhteessa olevan kohteen (pikakuvake) perusominaisuudet ja
alkuperäisen varaston tiedot, mutta varsinaiset muutokset ja kohteen avaus tapahtuu
alkuperäisessä varastossa. Sinulla tulee olla oikeudet alkuperäiseen varastoon ja
alkuperäiseen kohteeseen, jos haluat nähdä ja muokata ko. suhteessa olevaa kohdetta
alkuperäisessä varastossa.
Voit nimetä uudelleen pikakuvakkeen kohdevarastossa halutessasi; tämä muutos ei
vaikuta lähdevarastossa olevan alkuperäisen kohteen nimeen eikä aiheuta ristiriitoja
varastojen välille.
Pikakuvakkaiden suojausasetukset
Pikakuvakkeella on omat suojausasetuksensa. Oletuksena käytetään kohdevaraston
kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille.
Synkronoinnin kautta syntyneet pikakuvakkeet
Kun eri varastojen välillä synkronoidaan dataa, esim. arkistointia tai julkaisua varten,
syntyy myös tällöin tietyissä tapauksissa vastaavia pikakuvakkeita tuotavien kohteiden
metatietojen kautta. Esimerkiksi, jos kohdevarastoon tuodaan dokumentti, joka on
suhteessa tiettyyn projektiin, mutta ko. projektia ei tuoda kohdevarastoon, luo M-Files
projektille pikakuvakkeen kohdevarastoon. Tällöin pikakuvake on siis linkki toisessa
varastossa olevaan kohteeseen. Vaatimuksena kuitenkin on se, että tässä tapauksessa
"Projekti"-ominaisuusmäärittely pystytään yhdistämään lähde- ja kohdevaraston välillä.
Eli aina ensin metatietomäärittelyiden itsessään tulee olla yhdistettävissä, jotta niihin
liittyviä kohteita ja arvoja voidaan näyttää tai tuoda pikakuvakkeiksi.
Vaatimukset
M-Files luo automaattisesti suhteen kohteille, joiden kohdetyyppi on sisäänrakennettu
(Dokumentti tai Dokumenttikokoelma). Mikäli kohteen kohdetyyppi on käyttäjän luoma
(Asiakas, Projekti jne.) tulee tarkistaa, että kohdetyyppien metatietomäärittelyt saadaan
täsmäämään varastojen välillä.
Kokoelman jäsenet
Kokoelman jäsenet -toiminto näyttää valintaikkunan, jonka avulla voit tarkastella ja muokata
dokumenttikokoelman jäseniä. Katso lisää dokumenttikokoelmasta ja sen muokkaamisesta
kohdasta Uusi dokumenttikokoelma (sivu 71).
95
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Alikohteet
Kohteilla voi olla myös alikohteita. Esimerkiksi asiakas-kohteen alikohde voi olla
yhteyshenkilö. Järjestelmänvalvoja voi määritellä kohdetyyppejä ja niiden välisiä suhteita
M-Files-palvelimen hallinnassa.
Pikatoiminnolla Ctrl+Jnäet kohteeseen liittyvät alikohteet ja voit tarvittaessa myös muokata
ja poistaa niitä. Toiminnon avulla voit esimerkiksi lisätä asiakkaalle uuden yhteyshenkilön
suoraan etsimällä halutun asiakkaan dokumenttivarastosta ja luomalla Alikohteet-toiminnon
avulla uuden yhteyshenkilön.
Kommentit
Dokumenttivaraston kohteisiin voi liittää vapaamuotoisia kommentteja
Kommentit-toiminnolla. Tallennetut kommentit tallennetaan ja näytetään
kommenttihistoriassa.
Kommentit-toimintoon päästään napsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja
valitsemalla Kommentit pikavalikosta.
Katso myös kohta Palauta muokkauksesta kommentoiden (sivu 89).
Työnkulku
Jokaisella dokumentilla on elinkaari, jonka aikana sitä käsitellään ja muokataan. Elinkaaren
aikana työpanoksen antaja saattaa vaihtua ja erilaisista päätöksistä vastaavat eri henkilöt.
Jokaisen prosessiin osallistuvan henkilön on kuitenkin tärkeää tietää omat vastuualueensa
ja työn vaihe.
Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa dokumentin elinkaarta
reaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat
dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. Esimerkki työnkulusta: Ostolaskujen
sähköinen hyväksymiskierto.
M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti.
Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulut (sivu 272).
Muuta tilaa
Työnkulun ja tilan muuttaminen tapahtuu Muuta tilaa -toiminnon avulla. Jos kohteelle on
määritelty työnkulku, voit muuttaa tilaa myös suoraan pikavalikosta löytyvillä tilan nimeä
kuvaavilla toiminnoilla. Tilaa osoittavan toiminnon vieressä oleva väkänen osoittaa
työnkulun tämänhetkisen tilan.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
96
M-Files® 10
Kuva 66: Voit kommentoida työnkulun etenemistä tilaa vaihtaessasi.
Työnkulku
Valitse kohteelle työnkulku.
Tila
Valitse kohteen uusi tila.
Kommentti
Voit kommentoida työnkulun etenemistä. Kommentteja voidaan tarkastella metatietokortista
tai Kommentit-toiminnolla.
Sähköinen allekirjoitus
Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tulee sinun antaa tunnistetietosi
(käyttäjätunnus ja salasana) sekä kirjautua sisään, jotta voit tehdä tilasiirtymän. Kohde
tulee olla palautettuna muokkauksesta, jotta tilaa voidaan vaihtaa. Tilan muutos
allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan kohde kerrallaan. Ainoastaan
Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat
sähköisen allekirjoituksen. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä",
vaan se vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään. Katso
lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus (sivu 276).
Tehtävänanto
Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään oikealle henkilölle.
Tehtävänannon avulla voit esimerkiksi pyytää työtoveria tarkastamaan tarjouksen ennen
sen lähettämistä asiakkaalle.
97
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla riippumattomia. Katso lisää
työnkulkuihin määriteltävistä automaattisista tehtävänannoista kohdasta Työnkulut (sivu
272).
Kun haluat antaa uuden tehtävän suoritettavaksi, luo uusi Tehtävänanto-kohde. Koska
tehtävänannot ovat kohteita, voit määrittää saman tehtävänannon usealle eri kohteelle.
Voit vastakohtaisesti lisätä useita eri kohteita samalle tehtävänannolle. Voit esimerkiksi
laittaa useita työvedoksia tarkistettavaksi toiselle henkilölle samalla tehtävänannolla.
Koska tehtävänannot ovat erillisiä kohteita, niillä on oma versiohistoria ja omat
suojausasetukset. Tästä johtuen dokumentilla ja siinä olevalla tehtävänannolla voi olla
erilliset suojausasetukset. Sen vuoksi vain käyttäjä, jolla on dokumentin lukuoikeudet,
voi merkitä tehtävänannon suoritetuksi. Käyttäjällä ei tarvitse olla muokkausoikeutta
dokumenttiin. Käyttäjät, joilla on ainoastaan vain luku -lisenssi käytössä M-Filesiin, voivat
myös kuitata tehtävänantoja suoritetuiksi.
Tehtävänanto voidaan luoda kolmella tavalla.
• Luo tehtävänanto ja lisää siihen kohteita vetämällä ja pudottamalla tai käyttämällä Lisää
tiedosto -toimintoa pikavalikosta.
• Korosta yksi tai useampi dokumentti ja valitse Tehtävänanto-kohta Uusi-valikosta.
• Luo tehtävänanto lisäämättä kohdetta siihen ja määritä koko tehtävä tehtävänannon
kuvauskentässä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
98
M-Files® 10
Kuva 67: Voit määrittää tehtävänantoon liittyviä käyttäjiä ja muita metatietoja tehtävänannon metatietokortissa.
Tehtävänannon kuvaus
Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle
sähköposti-ilmoituksessa.
Tehtävän suorittajat
Määrittele ne käyttäjät, joille haluat tehtävän antaa. Voit lisätä käyttäjiä napsauttamalla
pluspainiketta (+) työkalurivillä. Aina kun tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien
tehtävänannon suorittajien merkitä tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto
muuttuu suoritetuksi.
Määräpäivä
Valitse halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti
muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on
lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka
järjestelmänvalvoja voi poistaa.
99
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja
tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät kohteet, joiden määräpäivä on lähellä.
Katso lisää näkymistä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73).
Seuraaja
Seuraaja-alueella voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta,
kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon suorittava henkilö määritellään
tehtävän seuraajaksi automaattisesti. Voit muuttaa tai lisätä seuraajia napsauttamalla
pluspainiketta (+) työkalurivillä.
Suoritetuksi merkitsemisen kuvake
Voit merkitä tehtävänannon suoritetuksi napsauttamalla Tehtävän suorittajat -kentän
vieressä olevaa huutomerkkiä.
Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)
Lisää tai korvaa skannerilta
M-Filesiin voidaan lisätä skannattavia paperidokumentteja joko käyttämällä ulkoisia
yhteyksiä (verkkoskannausta) tai paikallista skanneria. Katso lisää verkkoskannauksesta
kohdasta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit (sivu 306) .
Paikallista skannausta käytettäessä skannerin tulee olla kytkettynä suoraan siihen
tietokoneeseen, jolla skannattavan tiedoston lisäys tehdään M-Filesiin. Skannaustoiminnot
ovat Toiminnot-valikossa.
Huom. Skanneri-integraatio M-Files-asiakasohjelmiston puolella käyttää
TWAIN-teknologiaa ja WIA-teknologiaa. Skannaus voidaan tehdä skannereilla, joille on
saatavilla joko TWAIN-ajuri tai WIA-ajuri.
Lisää dokumentteja skannerilta
Voit lisätä uusia dokumentteja skannerilta. Tällöin M-Files luo uuden dokumentin
skannattavasta tiedostosta. Skannauksen jälkeen M-Files kysyy, haluatko päättää
skannaustyön vai lisätä sivuja tai toisen dokumentin.
Lisää tiedostoja skannerilta
Jos haluat lisätä tiedostoja monitiedostoiseen dokumenttiin, napsauta monitiedostoista
dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää tiedosto > Lisää tiedosto skannerilta
pikavalikosta. M-Files lisää uuden tiedoston skannatusta tiedostosta monitiedostoiseen
dokumenttiin.
Huom. Monitiedostoisella dokumentilla on vain yhdet metatiedot. Monitiedostoiseen
dokumenttiin kuuluvilla erillisillä tiedostoilla ei ole erillisiä metatietoja.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
100
M-Files® 10
Korvaa skannerilta tulevalla tiedostolla
Voit myös korvata yksittäisen tiedoston skannerilta tulevalla tiedostolla. Tällä toiminnolla
voidaan korvata yksitiedostoinen dokumentti tai monitiedostoisen dokumentin osana
olevat tiedostot.
Skannaus ja tekstintunnistus
Mikäli käytössäsi on M-Files OCR -moduuli, M-Files ehdottaa skannauksen lopussa, että
tiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi tekemällä sille tekstintunnistus. Voit
aktivoida tekstintunnistuksen tai ohittaa sen. Voit myös määrittää lisäasetuksia
tekstintunnistukselle.
Mikäli raahaat hiirellä kuvatiedostomuodossa olevan tiedoston M-Filesiin, ehdottaa M-Files
myös silloin tekstintunnista, jos käytössäsi on M-Files OCR -moduuli. Katso lisätietoja
luvusta Hakukelpoinen PDF (sivu 304) .
Huom. Mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu
M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa
alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.
Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi
Mikäli käytössäsi on M-Files OCR -moduuli, voit muuntaa kuvatiedostomuodossa
tallennetun tiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi.Tällöin tiedostolle tehdään tekstintunnistus,
jolloin sisällön mukaan haku on mahdollista. Muunnoksen jälkeen löydät esimerkiksi
sopimusdokumentin käyttämällä hauissa sopimusosapuolten nimiä tai muuta sopimuksessa
esiintyvää tekstiä.
Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG
ja GIF. Huomaa, että et siis voi tehdä tekstintunnista tiedostolle, joka on jo tallennettu
PDF-muodossa M-Filesiin. Katso lisätietoja kohdasta Hakukelpoinen PDF (sivu 304).
Huom. mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu
M-Filesiin, tallennetaan tiedosto ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa
alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.
Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin, joka voidaan ottaa
käyttöön lisenssikoodin avulla.
Arkistointi
Dokumentteja voi arkistoida, kun niitä ei enää aktiivisesti tarvita dokumenttivarastossa.
Järjestelmänvalvoja voi arkistoida esimerkiksi kaikki käyttäjien arkistoitavaksi merkityt
dokumentit erilliseen arkistotiedostoon, josta ne voidaan myös palauttaa takaisin aktiiviseen
käyttöön.
101
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Merkitse arkistoitavaksi
Merkitse arkistoitavaksi -toiminnon avulla voit määritellä dokumentteja arkistoitavaksi.
Arkistointi, joka suoritetaan M-Files-palvelimen hallinnalla, siirtää merkityt dokumentit
dokumenttivarastosta erilliseen arkistotiedostoon. Katso lisätietoja luvusta Sisällön
replikointi ja arkistointi (sivu 322).
Poista arkistointimerkintä
Voit poistaa dokumentin arkistointimäärityksen Poista arkistointimerkintä -toiminnolla.
Katso myös kohta Merkitse arkistoitavaksi (sivu 102).
Kumoa poisto
Poistetut kohteet voidaan palauttaa tällä toiminnolla. Hae ensin poistetut kohteet joko
Poistetut-näkymän avulla tai Laajennetulla haulla ja valitse sitten toiminto Kumoa poisto
kohdan pikavalikosta.
Poistetut kohteet saat näkyviin vain, jos sinulla on täydet oikeudet dokumenttivarastoon,
oikeus nähdä kaikki kohteet tai oikeus nähdä poistetut kohteet.
Kuva 68: Valitse pikavalikosta Kumoa poisto -toiminto sen kohteen osalta, jonka poiston haluat kumota.
Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi
Monitiedostoisen dokumentin voit muuntaa tavalliseksi yksitiedostoiseksi dokumentiksi,
jos se sisältää yhden dokumenttitiedoston.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
102
M-Files® 10
Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi
Yksitiedostoisen dokumentin voit muuntaa monitiedostoiseksi dokumentiksi toiminnolla
Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi.
Kuva 69: Monitiedostoisen dokumentin rakenne.
Korvaa tiedostolla
Korvaa tiedostolla -toiminnolla voit valita jonkin toisen dokumentin tai tiedoston, jonka
sisältö (eli tiedostotieto) korvaa aiemmin valitun dokumenttitiedoston sisällön. Korvatusta
dokumenttitiedostosta on silti tallessa ensimmäinen versio, sillä kun dokumentti varattiin
muokattavaksi, M-Files teki siitä uuden version. Metatiedot pysyvät ennallaan, eli toiminto
koskee vain tiedostotietoa. Voit tarkastella versioita Historia-toiminnolla (katso Historia
(sivu 90)).
103
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 70: Korvaa tiedostolla -toiminto kohteen kontekstivalikossa.
Luo pikakuvake tai lähetä kopio
M-Filesin käyttäjillä voi olla erilaisia nimiä dokumenttivarastoyhteyksillä ja näkymät voivat
erota käyttäjäkohtaisesti. M-Files tarjoaa toiminnon, jonka avulla voit muodostaa
pikakuvakkeen dokumenttiin. Pikakuvakkeen toiminta on riippumaton edellä mainituista
tekijöistä. Tällaisten linkkien käyttöä kannattaa suosia esimerkiksi sähköposteissa, joissa
viitataan organisaation dokumentteihin.
Valitse Luo tai muodosta pikakuvake -toiminto kohteen pikavalikosta.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
104
M-Files® 10
Kuva 71: Luo tai muodosta pikakuvake -toiminto.
Kuva 72: Luo tai muodosta pikakuvake -ikkunassa voit määritellä, missä muodossa haluat luoda pikakuvakkeen.
Luo tai lähetä pikakuvake
Luo Windowsin pikakuvake- ja Luo M-Filesin pikakuvake -toiminnolla voit luoda uusia
pikakuvakkeita työpöydälle.
105
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Lähetä M-Files-pikakuvake sähköpostitse -toiminnolla M-Files luo ja avaa automaattisesti
uuden sähköpostiviestin pikakuvakkeineen. Lähetä linkki sähköpostitse -toiminto kohdassa
Jakaminen, sähköposti ja PDF luo samaan tapaan uuden sähköpostiviestin
pikakuvakkeineen.
Kopioi M-Filesin URL-osoite leikepöydälle -toiminnolla näet valitun dokumentin linkkipolun.
Jokaisella dokumentilla on oma linkkipolku. Kun käytät tätä valintaa, varmistat, että linkki
säilyy käyttökelpoisena, vaikka dokumentti nimettäisiin uudelleen. Tätä toimintoa voit
käyttää HTML-muotoisissa sähköpostiviesteissä.
Myös syöttämällä linkkipolun Windowsin Suorita-toimintoon voit avata dokumentin suoraan
M-Filesissa.
Lisäasetuksissa voit määritellä, haluatko pikakuvakkeen osoittamaan aina uusimpaan
dokumenttiversioon (Uusin versio) vai versioon (Tämä versio), joka on valittuna.
Lähetä M-Files-pikakuvake sähköpostitse
Voit liittää tai raahata dokumentteja M-Filesista sähköpostiin samaan tapaan kuin muitakin
tiedostoja voidaan liittää. Voit myös käyttää toimintoa Lähetä M-Files-pikakuvake
sähköpostitse. Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on
valmiiksi liitteenä kopio tiedostosta.
WWW-linkit
Myös www-linkkejä voidaan käyttää jakamaan M-Filesissa olevia dokumentteja. M-Filesista
voidaan muodostaa julkaisujärjestelmä, jonka avulla dokumentit voidaan jakaa
sidosryhmille. Katso lisää www-käytöstä ja sen mahdollisuuksista kohdasta WWW-käytön
asetukset (sivu 171).
Jakaminen, sähköposti ja PDF
Jaa SkyDriven kautta
Voit jakaa yksittäisiä tiedostoja SkyDriveen luettavaksi ja muokattavaksi. Tällöin
lukijalla/muokkaajalla ei tarvitse olla käyttäjätiliä M-Filesiin eikä myöskään Windows Live
ID -tunnusta.
Jakamista kannattaa käyttää liitetiedostojen lähettämisen tai linkin kautta julkaisemisen
sijasta.
Jaa tiedosto käyttämällä toimintoja: Jaa SkyDriven kautta tai Jaa SkyDriven kautta PDF:nä.
Voit siis jakaa tiedoston esim. alkuperäisessä Word-tiedostomuodossa tai muuntaa
tiedoston PDF-muotoon julkaisemisen yhteydessä.
Voit ilmaista, haluatko lähettää linkin tiedostoon täyspitkässä vai lyhennetyssä muodossa.
Lyhennetty muoto on miellyttävämpi käyttää, mutta luottamuksellisten tiedostojen kanssa
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
106
M-Files® 10
kannattaa käyttää täyspitkää muotoa. Kaikki, joilla on pääsy linkkiin, voivat lukea ja
muokata tiedostoa. Voit myös kopioida linkin valintaikkunasta muuhun käyttöön.
Huom. Jos tiedostoon tehdään muutoksia M-Filesissa, jaettu tiedosto ei päivity
automaattisesti SkyDrivessa. Jos haluat M-Filesissa tehtyjen muutosten näkyvän
SkyDrive-versiossa, voit jakaa tiedoston uudelleen ja lähettää uuden linkin vastaanottajille.
Tiedoston alun perin jakanut käyttäjä voi hallita jakamiaan tiedostoja oman SkyDrive-tilinsä
kautta (https://skydrive.live.com). Voit esimerkiksi poistaa aiemmin jakamiasi tiedostoja
SkyDrivesta, jos niiden ei enää ole tarpeen olla muiden saatavilla.
Jos haluat jakaa esim. esitteitä ja hinnastoja siten, että jaetut versiot päivittyvät
automaattisesti, kannattaa tällaiseen julkaisuun käyttää yhteistoimintaa eri varastojen
välillä.
Lähetä linkki sähköpostitse
Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on valmiiksi liitteenä
kopio tiedostosta. Käyttäessään M-Files-linkkiä vastaanottajalla on oltava M-Files-varaston
ja -tiedoston käyttöoikeus.
Lähetä kopio tai PDF:nä sähköpostitse
Voit lähettää tiedoston suoraan PDF-muodossa, jolloin tiedosto muutetaan ennen lähetystä
PDF-muotoon. Kun PDF on valmis, M-Files luo uuden sähköpostiviestin PDF-tiedoston
kera. Voit myös lähettää tiedoston alkuperäisessä muodossaan: valitse tällöin Lähetä
kopio sähköpostitse. Molemmissa tapauksissa tiedosto liitetään sähköpostin liitetiedostoksi
ilman linkitystä M-Filesiin.
Tallenna PDF:ksi
Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-muotoon M-Filesin toimintoja käyttämällä. Tällöin
tiedostoa ei tarvitse erikseen avata, vaan voit tehdä tallennuksen M-Filesissa käyttämällä
toimintoa Tallenna PDF:ksi.
Mikäli olet tallentamassa yksitiedostoisesta dokumentista PDF:ää, M-Files luo uuden
PDF-muodossa olevan dokumentin ja metatietokortin.
Mikäli tallennat monitiedostoisessa dokumentissa olevasta tiedostosta PDF:n, tarjoaa
M-Files oletuksena tallennusta samaan monitiedostoiseen dokumenttiin.
107
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 73: Jakaminen, sähköposti ja PDF-toiminto ovat pikavalikossa.
Muunna PDF:ksi
Voit myös muuntaa tiedoston PDF:ksi. Tällöin alkuperäinen tiedosto (esim.
Word-muodossa oleva doc-tiedosto) korvataan vastaavalla PDF-tiedostolla.
Voit käyttää toimintoa Muunna PDF:ksi (lisää erillisen tiedoston), kun haluat pitää
alkuperäisen version ja tehdä siitä PDF-tiedoston. Jos yksitiedostoinen dokumentti
muunnetaan tällä toiminnolla, M-Files muuntaa sen monitiedostoiseksi dokumentiksi
PDF-muuntamisen yhteydessä.
Siirry offline-tilaan
M-Filesia voi käyttää myös verkkoyhteydettömässä tilassa. Voit siirtyä käyttämään
M-Filesia verkkoyhteydettömässä tilassa toiminnolla Siirry offline-tilaan. Tällöin käytössäsi
on Offline-näkymä, jossa näkyvät kaikki offline-tilassakin saataville merkityt dokumentit
ja muut kohteet. Tässä näkymässä näkyvät dokumentit ja kohteet ovat käytettävissä siis
myös silloin, kun verkkoyhteyttä M-Files-palvelimeen ei ole saatavilla. Komento Siirry
offline-tilaan valmistelee M-Filesin käytettäväksi myös verkkoyhteydettömässä tilassa.
Samat valmistelutoimenpiteet tehdään normaalin uloskirjautumisen ja Windowsin
sammutuksen yhteydessä.
Esimerkki offline-tilan käytöstä: Myyntimies on lähdössä toimistolta pitämään esittelyä
asiakkaalle. Hän merkitsee esittelyssä tarvittavan PowerPoint-esityksen saataville
offline-tilassa. Asiakkaan luota ei ole pääsyä myyntimiehen toimiston verkkoon, mutta
tarvittava PowerPoint-dokumentti on saatavilla M-Filesin kautta Offline-näkymästä.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
108
M-Files® 10
Voit määritellä haluamasi dokumentit ja muut kohteet saataville offline-tilassa komennolla
Merkitse saataville offline-tilassa. Katso lisätietoja luvusta Merkitse saataville offline-tilassa
(sivu 90). Myös kokoelmien jäsenet, suhteiden kohteet ja alikohteet ovat automaattisesti
saatavilla offline-tilassa, mikäli niitä liittyy offline-tilaan saataville merkittyihin kohteisiin.
Offline-tilassa on myös mahdollista luoda uusia kohteita, sekä muokata offline-tilassa
saatavilla olevia kohteita.
Siirry online-tilaan
Voit siirtyä offline-tilasta takaisin verkkoyhteydelliseen tilaan komennolla Siirry online-tilaan.
Online-tilassa M-Files palauttaa muutkin näkymät näkyviin, ja voit taas selailla
dokumenttivarastoa normaalisti.Voit myös esimerkiksi palauttaa Offline-näkymässä olevia
dokumentteja muokkauksesta, jolloin muutokset tallentuvat palvelimelle.
Online-tilaan siirtyessään M-Files huomaa, mikäli offline-tilassa tehtyjä muutoksia ei voida
suoraan palauttaa palvelimelle. Esimerkiksi joku voi olla muokannut dokumenttia
palvelimella sillä aikaa, kun olet muokannut samaa dokumenttia offline-tilassa. Jos uusin
palvelimelle palautettu versio vastaa sitä versiota, mistä muokkaus offline-tilassa on
alkanut, voidaan offline-tilassa muokattu versio tallentaa dokumentin uudeksi versioksi.
Tällöin siis mitään muutoksia ei ole offline-tilan aikana kyseiselle kohteelle tehty. Jos taas
offline-tilan aikana palvelimelle on muodostunut uusia versioita kohteesta, M-Files ilmoittaa
tästä ja käyttäjä voi valita seuraavista toimenpiteistä haluamansa:
• Tallenna offline-tilassa muokattu versio uutena dokumenttina (tämä valinta säilyttää
palvelimella olevan dokumentin muuttumattomana)
• Hylkää tehdyt muutokset (tämä valinta hyväksyy palvelimella olevan uuden version ja
hylkää offline-tilan aikana tehdyt muutokset)
• Peruuta online-tilaan siirtyminen
Jos dokumentin varaa online-tilassa muokattavaksi, epäselviä tilanteita offline-tilan aikana
muokkaamisen suhteen ei synny. Käyttäjä voi normaalisti muokata dokumenttia offline-tilan
ajan ja muut käyttäjät näkevät dokumentin olevan varattu kyseiselle käyttäjälle. Siirryttyään
takaisin online-tilaan käyttäjä voi taas palauttaa kohteen muokkauksesta.
Kirjaudu ulos
Voit kirjautua ulos dokumenttivarastosta Kirjaudu ulos -toiminnolla.
5.4 Asetukset-valikko
Tässä kohdassa käydään läpi Asetukset-valikon sisältämiä toimintoja.
109
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
M-Files-palvelimen hallinta
Voit käynnistää tästä M-Files-palvelimen hallintaohjelman. Katso lisää kohdasta
M-Files-palvelimen hallinta (sivu 160).
Ilmoitusasetukset
Voit asettaa M-Filesin ilmoittamaan sähköpostitse kohteisiin tehdyistä muutoksista ja
muista tapahtumista. Tämä on käytännöllistä, jos haluat esim. tiedon tietyn dokumentin
muokkaamisesta. Ominaisuuden käyttäminen vaatii tapahtumakirjanpidon ja ilmoitusten
käyttöönottamista M-Files-palvelimella. Katso lisää palvelimen asetuksista kohdasta
Ilmoitukset (sivu 168).
Kuva 74: M-Files voi ilmoittaa kohteiden muutoksista sähköpostitse.
Ilmoitussäännöt
Avaa Uusi ilmoitussääntö -ikkuna napsauttamalla Lisää...-painiketta Ilmoitusten asetukset
-ikkunassa.
Anna ilmoitussäännölle nimi ja määrittele suodatin. Suodatin määrää kohdejoukon, jota
ilmoitussääntö koskee. Katso lisää suodattimista kohdasta Määrittele suodatin (sivu 75).
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
110
M-Files® 10
Valitse sitten tapahtumat, joista haluat ilmoituksen sähköpostitse.
Kuva 75: Uusi ilmoitussääntö -ikkuna.
Viestin lähetys: Ilmoitusviestit poissa käytöstä
Saat ilmoitusviestit pois käytöstä tämän valinnan avulla.
Viestin lähetys: Erillinen viesti jokaisesta tapahtumasta
Valitse kohta Erillinen ilmoitusviesti jokaisesta tapahtumasta, jos haluat erillisen viestin
jokaisesta säännön toteuttaneesta tapahtumasta.
Viestin lähetys: Koosteviesti kerran päivässä
Voit myös valita koosteviestin, jolloin tapahtumista lähetetään koostettu viesti kerran
päivässä. Järjestelmänvalvoja määrittelee koosteviestin lähetysajan M-Files-palvelimen
hallinnassa. Katso lisätietoja luvusta Ilmoitukset (sivu 168).
111
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Yksityinen sääntö. Koskee ainoastaan tämänhetkistä käyttäjää.
Valitse Yksityinen sääntö, mikäli haluat ilmoituksen tapahtumasta vain itsellesi.
Yhteinen sääntö. Koskee ainoastaan erikseen määriteltyjä vastaanottajia.
Valitse Yhteinen sääntö, mikäli haluat, että ilmoitus tapahtumasta lähtee määrittelemillesi
vastaanottajille yhteisesti. Oikeudet määritellä ilmoitussääntö yhteiseksi annetaan
käyttäjälle M-Files-palvelimen hallinnassa. Katso lisätietoja luvusta Uusi käyttäjä (sivu
20).
Vastaanottajat
Määrittele käyttäjät tai käyttäjäryhmät, joille ilmoituksia lähetetään tämän säännön
perusteella.
Jätä pois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset
Valitse kohta Jätä pois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset,
mikäli et halua ilmoituksia itse aiheuttamistasi tapahtumista, kuten siitä, että olet itse
muokannut jotain kohdetta.
Päivitä ulkoiset kohteet
M-Files voi olla yhteydessä myös ulkoisiin tietokantoihin. Näin voidaan muodostaa
kaksisuuntainen yhteys M-Filesin ja esimerkiksi asiakasrekisterin välillä. Asiakastietoja
voidaan käsitellä M-Filesista ja asiakasrekisterin omasta käyttöliittymästä käsin. Muutokset
saadaan päivittymään molempiin suuntiin automaattisesti.
Päivitä ulkoiset kohteet -toiminnon avulla voit varmistaa, että ulkoisten kohteiden tiedot
ovat ajan tasalla M-Filesissa.
Sijaiset
Voit määrittää itsellesi sijaisia poissaolojen ajaksi. Määrittelemilläsi sijaisilla on oikeudet
suorittaa sinulle annettuja tehtäviä.
Koska tehtävänannon ja dokumentin suojausasetukset voivat olla erilaiset, voi
tehtävänannon suorittaa myös käyttäjä, jolla on ainoastaan lukuoikeus varsinaiseen
dokumenttiin. Katso lisää tehtävänannoista kohdasta Tehtävänanto (sivu 97).
Mikäli tehtävänanto luodaan sinä aikana, kun sijainen on määriteltynä, saa myös sijainen
ilmoituksen tehtävänannosta. Mikäli sijainen on määritelty sen jälkeen, kun tehtävänanto
on luotu, sijainen ei saa erillistä ilmoitusta tehtävänannosta. Käyttämällä tehtäväalueelta
löytyvää Minulla tehtävänä -pikatoimintoa sijainen kuitenkin löytää kaikki suorittamattomat
tehtävänannot.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
112
M-Files® 10
Kuva 76: Sijaisia voit määritellä Sijaiset-toiminnolla, joka löytyy Asetukset-valikosta.
Sovellukset
M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää on mahdollisuus mukauttaa, jolloin voidaan
esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön HTML-pohjaisia metatietokortteja tai muuttaa
käyttöliittymän taustakuvaa sekä mukauttaa näytettävien toimintojen määrää.
Sovellusten asentamisesta löydät lisätietoja kohdasta Sovellukset (sivu 203).
Sovellusten käyttäminen
Kun sovellus on asennettu varastokohtaisesti, on se käytettävissä
M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjille. Kun kirjaudut seuraavan kerran sisään ko.
varastoon, ilmoittaa M-Files sinulle uudesta sovellusta.
Jos kyseessä on valinnainen sovellus, voit valita, haluatko sallia sovelluksen käytön.
Mikäli kyseessä on pakollinen sovellus, et pysty kirjautumaan ja käyttämään varastoa
ennen sovelluksen hyväksymistä.
Voit myös ottaa sovelluksia käyttöön M-Files-asiakasohjelmiston Sovellukset-toiminnon
kautta. Voit ottaa käyttöön sekä varastokohtaisia että asiakaskonekohtaisia sovelluksia.
Nämä sovellusvalinnat ovat tietokonekohtaisia.
Tietokonekohtaiset asetukset
Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön.
Oletusasetuksena on, että käyttäjä on sallinut tietokonekohtaisesti M-Filesin käyttää
sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä,
ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaiset sovellukset ole käytössä.
113
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Vaihda kieli
Voit vaihtaa sekä sekä ohjelmiston kielen että varaston kielen. Katso lisätietoja kohdasta
Ohjelmiston ja varaston kielen valinta (sivu 219).
Tyhjennä paikallinen välimuisti
Dokumenttivaraston voi puhdistaa väliaikaisista paikallisista tiedostoista Tyhjennä
paikallinen välimuisti -toiminnolla. Toiminnon myötä myös kaikki paikallisessa välimuistissa
olevat tiedot tyhjennetään. Tällaisia paikalliseen välimuistiin tallennettavia tietoja ovat
mm. dokumenttilistaukset ja ominaisuusarvot. Katso myös kohta Muunna dokumentiksi
(sivu 85) ja taulukko Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä (sivu 33). Poistu toiminnosta
valitsemalla Lopeta.
Kuva 77: Tyhjennä paikallinen välimuisti -ikkunassa näkyvät väliaikaiset paikalliset tiedostot.
5.5 Hakutoiminnot
Hakutoiminnoilla voit tehdä sekä pikahakuja että laajennettuja hakuja.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
114
M-Files® 10
5.5 Yleiset hakuehdot
Etsi kaikki kohteet: Käyttämällä tätä oletusasetusta M-Files hakee kaikki kohteet
hakusanojen perusteella (ellei laajennetussa haussa ole määritelty tarkennettuja
hakuehtoja).
Esimääritellyt hakuehdot
Esimääritellyt hakuehdot nopeuttavat hakua. Voit hakea tietyn kohdetyypin (esimerkiksi
pelkät dokumentit) tai muokkausajankohdan mukaan kohteita:
• Etsi vain: kohdetyypeittäin
• Etsi vain: muokkauspäivämäärän mukaan (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden
aikana)
• Etsi vain: käyttämäni (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden aikana).
5.5 Muut hakutoiminnot
Valitsemalla kohdan Etsi tästä kansiosta voit tarkentaa tulosjoukkoa. Tässä tilassa haku
käyttää kansioon edellisen haun ehtoja. Tällöin haku saadaan myös kohdistumaan
esimerkiksi edellisen pikahaun tuloksena löytyneisiin kohteisiin.
Voit tyhjentää kaikki hakukriteerit käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevalla Tyhjennä
kaikki -painikkeella.
5.5 Hakutulokset
Hakutulosten listausjärjestys perustuu ensisijaisesti käyttöön Päätarkoitus on korostaa
asioita, jotka ovat tärkeitä käyttäjän kannalta. Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo
hakutuloksia annettaessa:
1. Koska dokumentti tai muu kohde on luotu?
2. Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu?
3. Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty?
Katso lisätietoja kohdasta Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen (sivu 42).
5.5 Hakusanojen korostus
Kun teet M-Filesissa haun, M-Files korostaa käyttämäsi hakusanat keltaisella
hakutuloslistauksessa ja metatietokortissa. Myös esikatselua käytettäessä M-Files korostaa
hakusanat keltaisella tiedoston sisällössä yleisiä tiedostomuotoja käytettäessä (Word,
Excel, PowerPoint ja Outlook).
115
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 78: Hakutulokset listataan käytön perusteella. M-Files korostaa hakusanat keltaisella.
Pikahaku
Pikahaku on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita dokumenttivarastosta.
Pikahaulla etsitään kohteita niiden metatiedoissa tai tiedostojen sisällössä esiintyvien
sanojen perusteella. Voit määritellä, että tehdäänkö haku metatiedoista, tiedostojen
sisällöstä vai molemmista. Oletusasetuksena on haku metatiedoista ja tiedostojen
sisällöstä. Jos vaihdat asetusta, M-Files käyttää jatkossa määrittelemääsi asetusta
hakuihin.
Kirjoita hakukenttään jokin hakusana kohteeseen liittyen, esimerkiksi otsikko, muokkaajan
käyttäjätili tai dokumenttiin liittyvä asiakas, ja napsauta nuolipainiketta. Hakusanan ei
tarvitse olla kokonainen sana, sillä voit katkaista sanan lisäämällä sen loppuun tähden
(esim. tarjou*). Esimerkiksi kun etsit sanalla määritte* tietoja
Esimerkkidokumenttivarastosta, löydät muun muassa Tekninen määrittely -dokumentin,
jonka nimi sisältää haetun sanan.
Jos haluat tehdä sanan tarkan taivutusmuodon mukaisen haun, poista laajennetuista
hakuehdoista valinta Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa (sivu 120) . Tämä
vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna.Tällöin saat esim. auto-sanahaulla vain ne tulokset,
joissa sana "auto" esiintyy juuri tässä muodossa: haun tuloksiin ei tule muodot autot,
auton, autossa jne.
Haetut sanat ja fraasit tallentuvat alasvetovalikkoon, jonka avulla voit helposti toistaa
hakuja uudelleen.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
116
M-Files® 10
Kuva 79: Pikahakuun tarvitsee syöttää vain etsittävä sana.
Laajennettu haku
Laajennetulla haulla voit määritellä tarkempia hakukriteereitä etsimällesi dokumentille
tai muulle kohteelle. Mitä enemmän täytät hakukriteereitä laajennetussa haussa, sitä
tarkemmin löydät juuri haluamasi. Näin estät esimerkiksi liian laajat hakutulokset.
Laajennettu pikahaku
Voit tarkentaa pikahakua hakutyyppien avulla.
Laajennetun pikahaun hakutyypit
Kaikki sanat
Mikä tahansa sanoista
Boolen haku
Tässä hakutyypissä kaikkien määriteltyjen sanojen
tulee löytyä kohteesta.
Kohde tulee haun tuloksiin, jos siinä on yksikin
annetuista sanoista.
Haun avulla voit tehdä tarkempia hakulausekkeita ja
käyttää erilaisia operaattoreita
Voit käyttää hauissa erilaisia merkintöjä löytääksesi tarkasti tietyt kriteerit täyttäviä
dokumentteja ja kohteita. Alla olevassa taulukossa on esitelty osa M-Filesin tarjoamista
laajoista hakuominaisuuksista.
Operaattori
Lainausmerkit: "fraasi"
117
Kuvaus
Lainausmerkeissä annettujen sanojen tulee esiintyä
kohteessa peräkkäin.
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Esimerkki hausta: "toiminnallinen
määrittely"
JA (vain Boole-haussa)
JA -operaattori yhdistää kaksi erillistä hakutermiä.
Molempien hakutermien tulee löytyä.
Esimerkki hausta: toiminnallinen
JA
määrittely
TAI (vain Boole-haussa)
TAI -operaattori hakee kaikki dokumentit, jotka
sisältävät vähintään toisen annetuista hakutermeistä.
Esimerkki hausta: pöytäkirja
TAI
asialista
( ) (vain Boole-haussa)
Sulkumerkkien avulla voit ryhmitellä hakutermejä.
Esimerkki hausta: (pöytäkirja
TAI
asialista) JA markkinointi*
Haun tuloksena ovat kohteet, joista löytyy joko sana
pöytäkirja tai asialista ja näiden lisäksi myös
markkinointi-alkuinen sana.
Laajennettu haku
Laajennetussa haussa voit valita esimerkiksi projektimäärittelyn ominaisuuslistasta.
Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään dokumenttikortissa.
Näiden ominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin
ominaisuutena voi olla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan
sairaalan lisärakennus. Jos teet näillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi
kaikki ne dokumentit, joille on määritelty Projekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan
sairaalan lisärakennus. Voit myös määritellä haun koskemaan vain tiettyä kohdetyyppiä,
esimerkiksi asiakkaita tai yhteyshenkilöitä.
Kuva 80: Laajennetut hakuominaisuudet.
Hakuehtojen alisteisuus
Voit helposti määrittää hakuehtoja hyödyntämällä hakuehtojen alisteisuutta, jolloin listoissa
näkyvät vaihtoehdot suodatetaan muiden listavalintojen perusteella. Esimerkiksi, jos olet
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
118
M-Files® 10
valinnut hakuehdoksi tietyn työnkulun, tilavaihtoehdot suodatetaan sen jälkeen niin, että
vain valitsemaasi työnkulkuun liittyvät tilat ovat näkyvissä ja valittavissa.Vastaava suodatus
tehdään automaattisesti myös muillekin toisistaan riippuvaisille arvolistoille. Esimerkiksi
yhteyshenkilöt suodatetaan asiakkaan mukaan, mikäli näillä arvolistoilla on hierarkkinen
suhde.
Alisteiset hakuehdot ovat käytettävissä operaattorin "on" kanssa. Laajennetuissa
hakuehdoissa voidaan lisäksi käyttää operaattoria "yksi joukosta".
Epäsuorat haut
Voit määrittää hakuehtoja myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla,
jolloin kohteella itsellään ei tarvitse olla kyseistä ominaisuutta. Hakuehtoon valittu
ominaisuus on tässä tapauksessa suhteessa olevan kohteen ominaisuus.
Epäsuoraa hakua käyttämällä voit esimerkiksi hakea tiettyyn maahaan liittyvät sopimukset,
vaikka itse sopimukseen ei olisi määritelty Maa-ominaisuutta, jos se kuitenkin löytyy
sopimukseen liittyvän asiakkaan kautta. Tällöin hakuehdoksi määritellään yhdistelmä
"Asiakas.Maa".Voit määritellä näitä epäsuoria hakuominaisuuksia napsauttamalla listassa
näkyvää pluspainiketta, jolloin voit valita suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jota
haluat käyttää hakuehtona. Esimerkkitapauksessa listalta on ensi valittu Asiakas ja sen
jälkeen asiakkaan Maa-ominaisuus, jonka jälkeen hakukenttään on tullut hakuehdoksi
pisteellinen muoto "Asiakas.Maa".
Laajennettuja hakuehtoja käyttämällä voit luoda kolmitasoisia epäsuoria hakuehtoja.
Kuva 81: Epäsuorat hakuehdot.
119
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Vinkki: Vastaavasti voit määrittää epäsuoria näkymiä suhteessa olevien kohteiden
ominaisuuksia käyttämällä. Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten
ominaisuuksia määritellessä.
Laajennetut hakuehdot
Etsi kaikista versioista
Valinnan Etsi kaikista versioista ollessa päällä haku kohdistuu dokumenttien ja muiden
kohteiden kaikkiin versioihin. Jos valinta ei ole päällä, haku kohdistuu vain uusimpiin
versioihin. Katso myös näkymiin liittyvä kohta Etsi kaikista versioista (sivu 76).
Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa
Jos haluat tehdä sanan tarkan taivutusmuodon mukaisen haun, niin poista Laajennetuista
hakuehdoissa oletuksena oleva Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa. Tällöin
saat esim. auto-sanahaulla vain ne tulokset, joissa sana auto esiintyy juuri tässä
muodossa: haun tuloksiin ei tule autot, auton, autossa jne.
Näytä viimeisin versio
Jos valinta Etsi kaikista versioista on päällä, haku voi palauttaa myös kohteiden
vanhempia versioita tuloksena. Valinnan Näytä viimeisin versio ollessa päällä haun
tuloksissa näytetään kuitenkin tällaistenkin kohteiden uusin versio eikä hakuehtoja
vastannutta vanhempaa versiota.
Suodatinasetukset
Tila
Kohteen tilaan liittyvät hakukriteerit määritellään tällä välilehdellä.
Kohdetyyppi
Määrittele kohdetyyppi, jonka kohteita haetaan. Jos määrittely ei ole käytössä, haku
koskee kaikkia kohteita.
Kohteen ID
Jokaisella kohteella on oma yksilöllinen tunnus, ID, jonka M-Files-palvelin luo
automaattisesti jokaiselle uudelle kohteelle juoksevan numeroinnin mukaan.
ID-hakukriteerillä löydät kohteet tehokkaasti ID-lukujen mukaan. Voit tarkentaa ID:n
mukaan hakua operaattoreiden avulla. Katso lisätietoja luvusta Ominaisuudet (sivu 122).
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
120
M-Files® 10
Varattu muokattavaksi
Jos määrittelet hakukriteeriksi, että dokumentti on varattu muokattavaksi, saat
hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, jotka on varattu muokattavaksi, kun valitset
alasvetovalikosta kyllä. Tämä on käytännöllinen hakukriteeri, jos esimerkiksi haluat nähdä
kerralla kaikki ne dokumenttivaraston dokumentit, jotka on varattu muokattavaksi kenelle
käyttäjälle tahansa.
Varattu muokattavaksi käyttäjälle
Voit myös etsiä muokattavaksi varattuja dokumentteja dokumenttivaraston käyttäjien
mukaan. Jos esimerkiksi haluat etsiä Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit,
jotka on varattu muokattavaksi käyttäjälle AnttiN,valitse operaattoriksi =ja käyttäjälistasta
AnttiN. Päinvastoin voit valita !=, jolloin näet kaikki ne muokattavaksi varatut dokumentit,
joita ei ole varannut AnttiN. Minulla muokattavana -näkymässä näkyvät kaikki ne
dokumentit, jotka dokumenttivarastoon kirjautuneella käyttäjällä on muokattavana.
Varattu muokattavaksi aikavälillä
Kun dokumentti varataan muokattavaksi, se pysyy varattuna, kunnes se palautetaan
muokkauksesta. Siksi voit hakea myös dokumentteja, jotka on varattu aikaisemmin, mutta
joita ei ole palautettu muokkauksesta. Jos esimerkiksi haluat hakea kaikki dokumentit,
jotka on varattu aikavälillä 16.2.–17.2.2013, valitse aloituspäivämääräksi 16.2.2013 ja
lopetuspäivämääräksi 17.2.2013.
Kohteen liput
Yhteistoiminta eri varastojen välillä on tuonut M-Filesiin erityisiä kohteita, joilla käsitellään
tietoja eri varastojen välillä. Näitä ovat ns. ristiriidat ja pikakuvakkeet. Ristiriidat ovat eri
varastojen välisten versioiden aiheuttamia ristiriitoja. Pikakuvakkeet ovat viittauksia
kohteisiin, jotka sijaitsevat eri varastossa.
Suodatinta käytettäessä nämä erityiset kohteet voidaan määritellä mukaan hakuun tai
jättää haun ulkopuolelle.
Poistettu
Jos määrittelet hakukriteeriksi, että dokumentti on poistettu, näet kaikki poistetut
dokumentit. Kuten tässä käsikirjassa edellä on mainittu, M-Filesissa poistetutkin dokumentit
ovat tallessa. Tämän haun käyttämiseen tarvitset käyttöoikeudet, joilla voit nähdä
poistettuja dokumentteja.
121
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Ominaisuudet
Ominaisuus, Operaattori, Arvo, Valinnat
Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään dokumenttikortissa.
Näiden ominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin
ominaisuutena voi olla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan
sairaalan lisärakennus. Jos teet näillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi
kaikki ne dokumentit, joille on määritelty Projekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan
sairaalan lisärakennus.
Ominaisuus voi olla kohteen ominaisuus tai Arvo listasta -valinta. Arvo listasta -valinnat
koskevat kaikkia ominaisuusmäärittelyjä, joissa on käytetty valittua arvolistaa. Esimerkiksi
M-Filesin koekäyttöasennuksen mukana asentuvassa esimerkkidokumenttivarastossa
ominaisuusmäärittelyt Tilaaja ja Toimittaja käyttävät samaa arvolistaa Asiakkaat. Tällöin
Arvo listasta Asiakkaat -tyyppinen hakuehto löytää sellaiset dokumentit, joissa ominaisuus
tilaaja tai toimittaja vastaa haettua arvoa. Jos taas hakuehtona on pelkästään ominaisuus
Tilaaja, M-Files etsii kyseistä arvoa vain dokumenttien Tilaaja-ominaisuudesta.
Kuva 82: Lisähakuehdot-ikkunan Ominaisuudet-välilehti.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
122
M-Files® 10
Operaattori-kentällä voit määrittää muitakin kriteereitä kuin yhtäsuuruuden. Katso lisää
alla olevasta taulukosta.
Operaattorit Ominaisuudet-välilehdellä.
=
Yhtäsuuri
!=
Erisuuri
>
Suurempi kuin
Tämä operaattori on käytännöllinen, jos valittavana
on jokin numeroita sisältävä arvo. Löydät helposti
kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin määrittelemäsi
raja-arvo. Esimerkiksi, jos dokumenttivarastossasi on
Osasto-ominaisuuden tietotyyppi numeroina,
hakukriteerillä > 10 löydät ne dokumentit, joiden
Osasto-ominaisuuden arvo on suurempi kuin 10.
>=
Suurempi tai yhtä suuri kuin
<
Pienempi kuin
<=
Pienempi tai yhtä suuri kuin
Yksi joukosta
Voit valita hakua varten joitakin ominaisuuden arvoja,
eli esimerkiksi vain joitakin projekteja, mutta ei kaikkia.
Tällöin saat hakutulokseksi vain ne dokumentit, joiden
Projekti-ominaisuudella on yksi niistä arvoista, jotka
valitsit Yksi joukosta -operaattorin avulla. Esimerkiksi
Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin
Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaan sairaalan
lisärakennus.
Ei yksi joukosta
Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
Sisältää
Kun haluat hakea dokumentteja kirjainyhdistelmien,
esim. sanan, mukaan, voit käyttää
Sisältää-operaattoria. Jos esimerkiksi haluat etsiä
Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit,
joiden Projekti-ominaisuuden arvossa esiintyy
kirjainyhdistelmä maa, saat hakutulokseksi muun
muassa Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin, jonka
Projekti-ominaisuutena on ”Pirkanmaan sairaalan
lisärakennus”. Pirkanmaan-sanassa on hakukriteeriksi
määritelty kirjainyhdistelmä maa.
Ei sisällä
Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
123
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Alkaa
Ei ala
Vastaa jokerimerkkijonoa
Alkaa-toiminto toimii lähes samalla tavalla kuin
Sisältää-toiminto. Tässä sanan tulee alkaa annetulla
arvolla.
Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
Vastaa jokerimerkkijonoa -toimintoa voit käyttää
jokerimerkkien ? ja * avulla. ?-merkin tilalle voidaan
kuvitella mikä tahansa yksittäinen merkki ja *-merkin
tilalle mitä tahansa merkkejä kuinka monta vain. Jos
esimerkiksi haluat etsiä dokumentteja, joiden
Suunnitteluala-ominaisuuden arvo alkaa joillakin
neljällä yksittäisellä merkillä jota seuraa merkkijono
suunnittelu ja sen jälkeen mitä tahansa merkkejä
kuinka paljon vain, määrittelet hakukriteeriksi
????suunnitt*. Tulosjoukon dokumenttien
Suunnittelualaominaisuuden arvona voisi tällöin olla
esimerkiksi Aluesuunnittelu tai LVI-suunnittelu.
Ei vastaa jokerimerkkijonoa
Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
On tyhjä
Joskus dokumentin ominaisuuksilla ei ole mitään
arvoa. Näin tapahtuu, jos metatietokorttia täytettäessä
kyseiselle ominaisuudelle ei määritellä mitään arvoa,
esimerkiksi Projekti-ominaisuudelle ei ole syötetty
mitään arvoa. On tyhjä -operaattorissa on kyse tämän
puuttumisen hyödyntämisestä haussa.Voit esimerkiksi
kätevästi hakea kaikki ne dokumentit, joiden
Projekti-ominaisuudelle ei ole määritelty arvoa.
Ei ole tyhjä
Päinvastainen hakutoiminto edelliselle
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
124
M-Files® 10
Kuva 83: Voit tehdä useita yksittäisiä valintoja Arvo-kentässä napsauttamalla hiirtä Ctrl-näppäin pohjassa.
125
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 84: "Vastaa jokerimerkkijonoa" on monikäyttöinen operaattori.
Haettaessa Projekteista Vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorilla (*kehittämi???)
Esimerkkidokumenttivaraston tulosjoukon yhtenä dokumenttina on
Järjestelmätestausraportti.doc-dokumentti, jonka Projekti-ominaisuudella on arvo
Varastonhallintaohjelman kehittäminen. Ominaisuusarvon alku on siis mikä tahansa
merkkijono, jota seuraa merkkijono kehittämi, jonka jälkeen on kolme mitä tahansa
merkkiä.
Mikäli hakuehdoksi määritellään hierarkkiseen arvolistaan perustuva ominaisuusmäärittely,
voidaan myös valita sisällytetäänkö määritellyn arvon ali- ja pääarvoja mukaan hakuun.
Jos asetat hakuehdoksi aikaleimaan perustuvan ominaisuusmäärittelyn, voit määritellä
tälle myös käsittelyn Valinnat-sarakkeesta. Voit esimerkiksi hakea kaikki dokumentit,
jotka on luotu lähiaikoina. Aseta hakukriteeriksi Luotu < 7 ja valitse vaihtoehto
PäiviäKulunut(). Haun tuloksena näytetään kaikki viikon aikana luodut dokumentit.
Tutustu myös hakuehtojen alisteisuuteen sekä epäsuoriin hakuihin kohdassa
Laajennettu haku (sivu 117). Epäsuoruuttaa voit hyödyntää aina, kun määrittelet
ominaisuuksia suodatinasetuksissa.
Tiedostot
Kuten aikaisemmin on jo käynyt selville, M-Filesissa dokumentti koostuu metatiedoista
ja nollasta tai useammasta tiedostosta. Tällä tarkennetun haun välilehdellä määritellään
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
126
M-Files® 10
hakukriteerejä, jotka kohdistuvat vain dokumenttitiedostoihin, ei siis metatietoihin, joita
määriteltiin Ominaisuudet ja Tila -välilehdillä.
Kuva 85: Tiedostot-välilehdellä voit määritellä dokumenttitiedostojen hakukriteereitä.
Tiedoston nimi
Jos muistat tiedoston nimen tai osia siitä, on Tiedostonimi tehokas hakukriteeri. Jos
muistat nimen tarkasti, valitse yhtäsuuruus-merkki ja kirjoita seuraavaan kenttään tiedoston
nimi. Jos et muista nimeä tarkasti, voit käyttää muita operaattori-määrityksiä kuin
yhtäsuuruus-merkkiä, katso lisää kohdasta Ominaisuudet (sivu 122).
Tiedoston koko (kt)
Jos haluat valikoida hakutulokseksi tiedostot niiden koon mukaan, voit määritellä tässä
kohdassa ala- ja ylärajan tiedoston koolle.
Tiedosto luotu, Tiedosto muuttunut
Tiedostojen aikaleimojen eli luontipäivämäärän ja muutospäivämäärän perusteella voidaan
myös tehdä hakuja. Päivämäärien käyttö hakukriteerinä toimii samalla periaatteella joka
paikassa. Katso päivämäärien käytöstä hakukriteerinä kohdasta Tila (sivu 120).
127
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Linkitetty ulkoiseen sijaintiin
Voit käyttää hakukriteerinä myös tiedostojen linkitystä ulkoiseen sijaintiin. Voit kohdentaa
haun tiettyyn ulkoiseen sijaintiin linkitettyihin tiedostoihin tai yleisesti kaikkiin M-Filesin
ulkopuolella oleviin linkitettyihin tiedostoihin. Katso lisää tiedostojen linkityksestä kohdasta
Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296).
Suojausasetukset
Jokaisella kohteella on suojausasetukset, jotka sille määritellään dokumenttikortin
kohdassa suojaus. Kohteita voidaan hakea myös näiden asetusten mukaisesti. Voit
esimerkiksi muodostaa haun, jossa listataan sellaiset kohteet jotka ovat näkyvillä vain
yrityksen johtoryhmälle. Näin voit myös tarvittaessa muuttaa tarvittavien kohteiden
oikeusasetuksia.
Kuva 86: Voit hakea myös tiettyjen suojauasetusten mukaisia kohteita.
Vie hakuehdot
Vie hakuehdot -toiminnon avulla voit tallentaa hakuehdot. Tämä hakuihin liittyvä toiminto
löytyy Tiedosto-valikosta.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
128
M-Files® 10
Hakutulosten ryhmittely ja tarkennus
M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin. Tämän ansiosta löydät
helposti ja nopeasti etsimäsi kohteen, etsitpä sitten esimerkiksi dokumenttia tai projektia.
Mikäli kohdetyyppiotsikon kohdalla on numeron lisäksi +-merkki, hakutuloksia on enemmän
kuin hakutuloksessa näytetään (esim. Dokumentit (50+)). Näytä lisää tuloksia -toiminnolla
saat lisää hakutuloksia näkyviin.
Kuva 87: M-Files ryhmittelee haun tulokset kohdetyypin mukaan.
Kokeile uusia hakuja
M-Files opastaa käyttäjää monenlaisilla pikaohjeilla halutun hakutuloksen löytämiseksi.
M-Files ehdottaa esimerkiksi kokeilemaan toisella hakusanalla tai laajentamaan hakua
*-merkillä.
5.6 M-Files-asiakasohjelmiston asetukset
M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla luodaan verkkoyhteys asiakaskoneelta
palvelinkoneen dokumenttivarastoon. Näin M-Filesin dokumenttivarasto saadaan käyttöön
asiakaskoneelle. Asiakaskoneen M-Filesin muita asetuksia voidaan myös muokata tällä
toiminnolla.
Dokumenttivarastoyhteydet
M-Files-asiakasohjelmiston asetusten Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdeltä nähdään
asiakkaan verkkoyhteydet dokumenttivarastoihin. Yleensä yhteyksiä on vain yhteen
dokumenttivarastoon, mutta niitä voi olla enemmänkin.
129
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 88: M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunan Dokumenttivarastoyhteydet-välilehti.
Lisää
Kun luot verkkoyhteyden dokumenttivarastoon, joudut ensin määrittelemään yhteyden
ominaisuudet. Katso dokumenttivarastoyhteyksistä lisää kohdasta
Dokumenttivarastoyhteydet (sivu 22).
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
130
M-Files® 10
Kuva 89: Yhteyden muodostaminen dokumenttivarastoon.
Poista
Jos haluat poistaa jonkin yhteyden, valitse yhteys ja napsauta Poista.
Muokkaus
Muokkaa-painikkeesta pääset muokkaamaan dokumenttivarastoyhteyden ominaisuuksia.
Painikkeesta avautuu sama Dokumenttivarastoyhteyden tiedot -ikkuna kuin
Lisää-painikkeesta. Kun olet tehnyt muutokset, kannattaa varmistaa, toimiiko yhteys
dokumenttivarastoon edelleen. Tämä onnistuu parhaiten Kokeile yhteyttä
dokumenttivarastoon -painikkeesta.
Asetukset
Tällä välilehdellä voit määritellä M-Files-asiakasohjelmiston asetuksia.
131
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 90: M-Files-asiakasohjelmiston asetusten Asetukset-välilehti.
Käyttäjäkohtaiset asetukset
Valintaikkunat ja kehotteet
Voit määrittää, että käyttäjältä pyydetään aina kommentteja palauta muokkauksesta
-toiminnon yhteydessä. Mikäli tiedoston sulkemiselle on määritetty asetus Palauta
välittömästi, kommentteja ei kysytä.
Oletusasetuksena on, että käyttäjälle näytetään aina varoitus käyttäjän kirjautuessa ulos,
mikäli käyttäjällä on kohteita varattuna muokattavaksi. Samoin em. valintaikkunoille on
oletusasetuksena, että valintaikkuna suljetaan aikakatkaisulla.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
132
M-Files® 10
Kuva 91: Käyttäjäkohtaiset asetukset ovat Windows-käyttäjäkohtaisia asetuksia kyseisellä työasemalla.
Tiedostopäätteen mukainen käyttäytyminen tiedostoa avattaessa
Voit määrittää tiedostopäätekohtaisesti, avataanko ko. tiedostomuotoa oleva tiedosto
aina tilaan Varaa muokattavaksi vai tilaan Avaa vain luettavaksi. Voit myös valita
tiedostopäätekohtaisesti, että ohjelmisto kysyy joka kerta tiedostoa avattaessa, mihin
tilaan käyttäjä haluaa tiedoston avata.
133
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 92: Tiedostopäätekohtainen käyttäytyminen tiedostoa avattaessa.
Käyttäytyminen tiedostoa suljettaessa
Voit määrittää, mitä tiedostolle tehdään sulkemisen yhteydessä. Tämä määritys koskee
kaikkia tiedostomuotoja. Oletusasetuksena on, että käyttäjältä kysytään, mitä hän haluaa
tehdä tiedostolle sulkemisen yhteydessä. Mikäli käyttäjä ei muuta oletuskäyttäytymistä
(Älä palauta muokkauksesta), suljetaan valintaikkuna automaattisesti määräajan kuluttua
ja dokumentti jää käyttäjälle muokattavaksi.
Tietokonekohtaiset asema- ja välimuistiasetukset
M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunan Asetukset-välilehdellä voit vaihtaa
esimerkiksi virtuaalisen kiintolevyaseman levykirjainta.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
134
M-Files® 10
Kuva 93: M-Files-asiakasohjelmiston asema- ja välimuistiasetukset
Asema
Valitse, mitä levykirjainta M-Files-asemana haluat käytettävän. Oletusarvoisesti asema
on M:\.
Paikallinen välimuisti
M-Filesia käytettäessä dokumentit haetaan palvelimelta tietokoneen paikalliselle
kiintolevylle. Paikallinen välimuisti nopeuttaa M-Filesin käyttöä huomattavasti hitailla
verkkoyhteyksillä.
Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä keskusmuistissa
Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen keskusmuistia.
Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä levyllä
Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen levytilaa.
135
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Tuhoa paikalliset tiedostot
Kuva 94: Paikalliset dokumenttivarasto-käyttäjä-yhdistelmät ovat listattuna Tuhoa paikalliset tiedostot -ikkunaan.
M-Files tallentaa paikallisesti tietokoneen välimuistiin tietoja dokumenteista. Tiedot ovat
tallessa palvelimella, mutta välimuisti nopeuttaa M-Filesin käyttöä. Paikalliset tiedostot
vievät tilaa tietokoneen kiintolevyasemalta. Siksi joskus voi olla tarpeellista tuhota
paikallisia tiedostoja. Tällä toiminnolla voit tuhota paikallisen välimuistin tietoja
dokumenteista käyttäjittäin ja dokumenttivarastoittain.
Muut tietokonekohtaiset asetukset
Valintaikkunat ja kehotteet, Suojaus
Oletusasetukset ovat:
• Näytä varoitus, jos M-Files-asiakasohjelmisto on yhteydessä vanhempaan
M-Files-palvelimeen.
• Salli M-Filesin käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
136
M-Files® 10
Kuva 95: Muut-välilehdelle on koottuna erilaisia tietokonekohtaisia asetuksia.
Tallennus M-Filesiin
Voit mukauttaa sovelluskohtaisia sääntöjä tiedostojen tallentamiselle M-Filesiin.
Sovelluskohtaisia sääntöjä voidaan käyttää, kun esimerkiksi väliaikaisia tai muita
ei-toivottuja tiedostoja ei haluta tallentaa dokumenttivarastoon. Sääntöjen avulla voidaan
myös mahdollistaa toimivuus sovelluksissa, joissa käytetään erikoisia tallennusmenetelmiä.
Säännöillä voidaan taata esimerkiksi metatietokortin näyttäminen uusille tiedostoille, jos
automaattinen tunnistus ei toimi.
Lisää uusi käyttäytyminen valitsemalla Lisää...
137
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 96: Lisää ja muokkaa prosessikohtaisia tallennuskäyttäytymisiä.
Tallennus M-Filesiin: Yleiset
Yleisissä asetuksissa voit poistaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennustoiminnot
standardeista tiedoston valintaikkunoista .
Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka hyväksytään aina tai joita
ei hyväksytä koskaan M-Filesiin tallennettavaksi. Käyttämällä tähtimerkkiä (*) voidaan
määritellä, että prosessikohtainen asetus on voimassa kaikille tiedostomuodoille.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
138
M-Files® 10
Kuva 97: Yleiset prosessikohtaiset asetukset.
Tallennus M-Filesiin: Lisäasetukset
Lisäasetuksissa voit ottaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennus ja ota käyttöön
käyttäjäkohtainen palauta muokkauksesta -käyttäytyminen pois päältä.
Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka palautetaan välittömästi
muokkauksesta, kun kyseisen tiedostopäätteen mukainen uusi tiedosto on tallennettu ja
metatietokortti on täytetty.
139
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 98: Prosessikohtaiset lisäasetukset.
Offline-tila
Oletusasetus on, että dokumentit pidetään valmistautuneena offline-tilaan. Jos kyseessä
on työasema, jota ei koskaan käytetä offline-tilassa, ei dokumentteja ole tarvetta pitää
valmistautuneena offline-tilaan. Valinta voidaan poistaa myös, jos offline-tilaa käytetään
harvoin tai se tuntuu aiheuttavan ylimääräistä kuormitusta koneelle.
Varastoyhteyksien ja asetusten vienti
Dokumenttivarastoyhteydet ja asetukset voidaan viedä Windows-rekisteritiedostoksi.
Jaa ja ota käyttöön viety rekisteritiedosto muille tietokoneille, jonka jälkeen voit käyttää
yhteisiä M-Files-asetustietoja useilla tietokoneilla.
5.7 Näytä tilatietoja
M-Filesissa dokumentit ovat M-Files-palvelimella tallessa, ja ne siirtyvät tarvittaessa
M-Files-käyttäjien tietokoneiden välimuistiin, jotta M-Filesin käyttö olisi mahdollisimman
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
140
M-Files® 10
nopeaa. Voit seurata tiedostojen siirtoa palvelimelta omalle koneelle. Näytä tilatietoja
-ohjelmisto-osalla saat selville, kuinka kauan dokumentin lataaminen vie aikaa. Tilatietojen
näyttäminen on erityisen käytännöllinen työkalu, jos käytät M-Filesia hitailla
verkkoyhteyksillä. Tavallisessa lähiverkkokäytössä dokumentit liikkuvat yleensä niin
nopeasti, että tilatietoja ei ehdi juuri katsella.
Tiedostojen siirto
Tila-sarakkeessa näkyy, onko tiedosto siirretty vai siirtymässä. Tila ilmoitetaan
prosentteina. Pysäytä-painikkeesta voit pysäyttää dokumentin siirron. Tällöin myös
tiedoston avaaminen peruuntuu.
Kuva 99: Joki-kuva on siirtynyt kokonaan tietokoneen välimuistiin.
Asetukset
Asetukset...-painikkeella pääset M-Files-asiakasohjelmiston asetuksiin. Katso lisätietoja
luvusta Asetukset (sivu 131).
Dokumenttivarastoyhteydet
Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdeltä näet, mitä dokumenttivarastoyhteyksiä sinulla
on käytettävissä ja onko dokumenttivarasto online-tilassa.
141
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 100: Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osan Dokumenttivarastoyhteydet-välilehti.
Siirry online-tilaan, Siirry offline-tilaan
Voit siirtyä offline- ja online-tilan välillä näiden toimintojen avulla. Painikkeen toiminto
vaihtelee kyseisen tilan mukaan. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Siirry
offline-tilaan (sivu 108) ja Siirry online-tilaan (sivu 109).
Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään
Jos olet kirjautunut sisään johonkin dokumenttivarastoon, Kirjaudu ulos -toiminnolla
kirjaudut ulos ja lopetat Selaa M-Filesia -toiminnon käyttämisen. Painikkeen toiminto
vaihtelee kyseisen tilan mukaan.
5.8 Automaattiset päivitykset
M-Filesin mukana asentuu aina päivitystarvetta tarkkaileva ohjelmisto. Mikäli uudempi
ohjelmistoversio on saatavilla, se ladataan koneellesi valmiiksi ja voit asentaa päivityksen.
Näin automaattisten päivitysten avulla ohjelmistosi pysyy aina ajan tasalla.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
142
M-Files® 10
Kuva 101: Ohjelmisto on ajan tasalla.
Voit myös estää automaattisen päivitystarpeen tarkkailun poistamalla valinnan kohdasta
Tarkista päivitystarve automaattisesti. Tällöin voit tarkistaa itse päivitystarpeen painamalla
Tarkista nyt -nappia automaattisten päivitysten Asennus-välilehdellä.
Katso lisätietoja M-Files-päivityksen asentamisesta kohdasta M-Files-päivityksen
asentaminen (sivu 26).
5.9 Vaihda kieli
Voit vaihtaa ohjelmiston kieltä käyttämällä Vaihda kieli -toimintoa. Kielen vaihto vaikuttaa
vain ohjelmiston kieleen. Muuttaaksesi kaikkien ohjelmisto-osien kielen (kuten
dokumentaation) sinun pitää asentaa haluttu kieliversio suorittamalla M-Filesin
asennusohjelma. Voit säilyttää kaikki asetukset ennallaan, vaikka asentaisitkin M-Filesin
uudestaan. Nykyinen asennus tulee poistaa siten, että paikallisia tietoja ei poisteta. Tämän
jälkeen asennetaan sama versio uudelleen halutulla kielellä.
143
M-Files® 10
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
Kuva 102: Valitse kieli alasvetovalikosta.
Voit myös vaihtaa varaston kielen, mikäli käyttämäsi dokumenttivaraston metatietorakenne
on käännetty eri kielille. Katso lisätietoja luvusta Ohjelmiston ja varaston kielen valinta
(sivu 219).
5.10 Vie näkymien tai hakujen tulokset CSV-muotoon
Vie-toiminnon avulla voit tallentaa näkymien tai hakujen tuloksia CSV-muotoon. Käytä
tätä komentoa viedäksesi ominaisuuksia (metatiedot) ja valinnaisesti myös kohteiden
tiedostoja M-Filesista. Tämä toiminto löytyy Tiedosto-valikosta sekä listausnäkymän
pikavalikosta.
5 Perustoimintojen tarkempi esittely
144
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja
AutoCADissa
M-Filesiin tallennettuja dokumentteja voidaan muokata eri ohjelmistoissa samaan tapaan
kuin muita tiedostoja. Lisäksi M-Files tarjoaa erilaisia omia toimintojaan käytettäväksi
Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa. Näistä M-Files-toiminnoista kerrotaan tässä
luvussa tarkemmin.
M-Filesin hyödyntäminen Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoja käytettäessä on
helppoa:
• Dokumentit voidaan suoraan avata M-Filesista ja tallentaa M-Filesiin.
• M-Filesin oma toimintovalikko nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä.
• Dokumentin metatietoja voidaan suoraan muokata Microsoft Office- ja
AutoCAD-ohjelmistoissa.
• M-Filesiin tallennettuja dokumentin metatietoja voidaan sisällyttää osaksi dokumentin
sisältöä.
• Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin.
• Sähköpostiviestien tallennus voidaan myös automatisoida, jolloin viestit voidaan tallentaa
automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen.
• Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti.
6.1 Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa
Dokumenttien käsittely on helppoa Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa olevien
M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto- tai Office-pudotusvalikon tai
M-Filesin oman valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen
ohjelmistoversioista.
145
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
Kuva 103: Tiedosto- tai Office-pudotusvalikon kautta löydät toiminnot dokumentin avaamiseen M-Filesista ja tallentamiseen M-Filesiin.
Kuva 104: M-Files-valikon kautta voit hyödyntää kaikkia M-Files-toimintoja.
Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Microsoft Wordin ja Excelin versioista
2003, 2007, 2010 ja 2013. Vastaavat M-Files-toiminnot löytyvät PowerPointin versioista
2003, 2007, 2010 ja 2013.
Huom. Lisää ominaisuus -toiminto on saatavilla PowerPointissa ainoastaan versioissa
2007, 2010 ja 2013.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
146
M-Files® 10
6.1 Avaa M-Filesista
Voit avata dokumentin luettavaksi tai muokattavaksi suoraan dokumenttivarastosta. Jos
käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, valitse Avaa M-Filesista -toiminnon kautta
haluamasi dokumenttivarasto. Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai
Office-pudotusvalikosta.
6.1 Tallenna M-Filesiin
Tallenna-toiminnon kautta tallennat kätevimmin muokkaamasi asiakirjan tai luomasi uuden
asiakirjan M-Filesiin. Tallennettaessa suoraan M-Filesiin tarjoaa ohjelma dokumenttikortin
täytettäväksi samaan tapaan kuin uutta dokumenttia luodessa M-Files-asiakasohjelmiston
kautta. Katso lisätietoja luvusta Uusi dokumentti (sivu 58). Jos käytössäsi on useita
dokumenttivarastoja, valitse Tallenna -toiminnon kautta haluamasi dokumenttivarasto.
Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai Office-pudotusvalikosta.
6.1 Selaa M-Filesia
Voit avata M-Filesin käyttöliittymän samanaikaisesti. Jos avoinna oleva tiedosto on
M-Filesissä, Selaa M-Filesia -toiminto näyttää ko. tiedoston M-Filesissa, jolloin muiden
M-Files -toimintojen suorittaminen tiedostolle on helpompaa (esim. kopion ottaminen tai
linkin lähettäminen sähköpostitse).
6.1 Varaa muokattavaksi
Varaa muokattavaksi -toiminnon avulla voit varata muokattavaksi dokumentin, joka on
ensin avattu vain luku -tilaan. Tätä toimintoa käyttämällä saat dokumentin vain luku -tilasta
muokattavaan tilaan.
Huom. Jos Varaa muokattavaksi -toiminto tehdään vain luku -tilassa olevalle dokumentille,
johon on jo tehty muutoksia, menetetään tehdyt muutokset.
6.1 Peru muokkaus
Peru muokkaus -toiminto sulkee nykyisen dokumentin ja peruu sen muokkausvarauksen
tallentamatta muutoksia. Jos Peru muokkaus -toiminto tehdään muokatulle dokumentille,
menetetään kaikki Varaa muokattavaksi -toiminnon jälkeen tehdyt muutokset.
Huom. Peru muokkaus -toimintoa ei voi tehdä monitiedostoisen dokumentin yksittäiselle
tiedostolle. Tällöin myöskään ko. toiminto ei ole valittavissa M-Files-valikosta.
6.1 Vertaa
Vertaa -toiminnolla voit verrata nykyisen dokumentin sisältöä haluamaasi saman
dokumentin vanhempaan versioon. Vertaa-toiminto avaa dokumentin historianäkymän,
ja tätä kautta voit valita vanhemman version, johon haluat verrata nykyistä versiota. Tällä
tavoin saat tuotettua myös vertailun tuloksen, jossa muutokset ovat näkyvillä.
147
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
6.1 Lisää ominaisuus
Katso lisätietoja luvusta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148).
6.1 Ominaisuudet
Katso lisätietoja luvusta M-Files-ominaisuudet (sivu 148).
M-Files-ominaisuudet
M-Filesissa dokumentille määritellyt ominaisuudet saat näkyville myös Word-, Excel-, ja
Powerpoint-ohjelmistojen puolella Ominaisuudet-toiminnon kautta. Tämän toiminnon
löydät Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa (sivu 145).
Ominaisuudet-toiminnolla avautuva metatietokortti on sama kuin M-Filesissa avautuva
metatietokortti.
Voit muokata ja tallentaa dokumentin ominaisuuksia samaan tapaan kuin M-Filesissa.
Katso lisää kohdasta Ominaisuudet (sivu 60).
Lisää M-Files-ominaisuus
Voit sisällyttää M-Filesiin tallennettuja dokumentin ominaisuuksia (metatietoja) osaksi
dokumentin tekstisisältöä Lisää ominaisuus -toiminnolla.
Voit määritellä Word- , Excel ja PowerPoint-dokumentteihin tekstikenttiä tai soluja, joihin
valitut M-Files-ominaisuudet täyttyvät automaattisesti. Voit esimerkiksi valita asiakkaan
nimen ja osoitetiedot dokumentin ominaisuuksista ja lisätä ne tarjouskirjeen sisältöön
vastaanottajan yhteystiedoiksi. Voit samaan tapaan lisätä muita M-Files-ominaisuuksia:
esim. voit valita tarjousdokumentin nimen tarjouskirjeen otsikoksi tai lisätä tuotteen tiedot
osaksi tarjouskirjettä.
Voit myös lisätä sähköisen allekirjoituksen Office-dokumenttiin Lisää ominaisuus
-toiminnolla. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus (sivu 276).
Voit myös muokata dokumentin metatietoja dokumenttia käsitellessä Wordissa, Excelissä
tai PowerPointissa Ominaisuudet-toiminnolla. Katso lisätietoja luvusta
M-Files-ominaisuudet (sivu 148).
Huom. Lisää ominaisuus -toiminto on saatavilla PowerPointissa ainoastaan versioissa
2007, 2010 ja 2013.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
148
M-Files® 10
Kuva 105: Voit valita haluamasi M-Files-ominaisuudet dokumentit sisältöön Lisää ominaisuus -toiminnolla.
Kuva 106: Lisää ominaisuus -toiminto täyttää automaattisesti dokumentinsisältöön valitsemasi dokumentin ominaisuudet.
149
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
Lisää ominaisuus -toiminnon hyödyntäminen pohjien käytössä
Lisää ominaisuus -toiminnolla voidaan kätevästi luoda erilaisia dokumenttipohjia. Tällöin
pohjaan määritellään tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut ominaisuudet täyttyvät
automaattisesti uutta dokumenttia luotaessa. Esim. Tarjouspohjan sisältöön voidaan
määritellä kentät ominaisuuksille Asiakas, Yhteyshenkilö, Osoite ja Maa. Kun tällä pohjalla
luodaan uusi tarjouskirje, täyttyvät em. tekstikentät automaattisesti metatietoihin määritellyn
asiakkaan tietojen mukaisesti. Tällöin osoitetietoja ei tarvitse erikseen käydä kopioimassa
asiakastiedoista.
Mikäli dokumentti halutaan määritellä pohjaksi, tehdään määrittely M-Filesissa dokumentin
metatiedoissa Käytä pohjaa (sivu 59). Oikeudet määritellä dokumentteja pohjiksi annetaan
M-Files-palvelimen hallinnassa Suojausasetukset (sivu 266).
Pohjaan määritellyt tekstikentät tai solut voivat jäädä myös tyhjiksi dokumenttipohjissa,
mikäli ko. ominaisuudelle ei ole määritetty arvoa (Nykyinen arvo on tyhjä). Kun käyttäjä
luo uuden dokumentin dokumenttipohjaa käyttäen, täyttyvät nämä tekstikentät tai solut
automaattisesti ominaisuuksien nykyisten arvojen mukaisesti.
Word-dokumenttiin sisällytetty M-Files-ominaisuus näkyy hiirellä napsauttaessa harmaana
tekstikenttänä. Vastaavasti M-Files-ominaisuus näkyy Excel-dokumentissa solun kaavana
ja PowerPointissa tekstialueena.
Metatietojen automaattinen sisällyttäminen dokumenttiin ei sinänsä vaadi kuitenkaan On
pohja -määrittelyä dokumentilta.
6.2 Toiminnot Outlookissa
M-Files tarjoaa useita ominaisuuksia sekä monipuolisia etuja sähköpostiviestien
päivittäiseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen asiakkuuksissa.Voit esimerkiksi automatisoida
viestien tallentamisen M-Filesiin hyödyntämällä Outlookin sääntöjä sekä M-Filesin
ominaisuuksia. Laaja integraatio Outlookin kanssa tarjoaa mm. seuraavat toiminnallisuudet:
• Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin.
• Sähköpostiviestit voidaan tallentaa myös automaattisesti metatietoineen Outlookin
sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen.
• Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti.
• M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee viestit, jotka on tallennettu M-Filesiin.
• Samaan viestiin liittyvät viestit liitetään toisiinsa M-Filesissa. Tällöin viestiketju on helposti
saatavilla ja luettavissa M-Filesissa.
• Näytä M-Filesissa -toiminnolla saat avattua tallennetun viestin M-Filesin käyttöliittymästä.
• Kun sähköpostiviesti tallennetaan M-Filesiin Outlookissa, tulee dokumentin päiväykseksi
automaattisesti sama kuin sähköpostiviestin päiväys on ollut riippumatta siitä, koska
M-Filesiin tallennus tehdään.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
150
M-Files® 10
Tallennusmuodot
Voit helposti tallentaa sähköpostiviestit liitetiedostoineen Outlookista suoraan M-Filesiin.
Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Microsoft Outlookin versioista 2003,
2007, 2010 ja 2013.
Outlook tarjoaa Tallenna M-Filesiin -toiminnolla seuraavat tallennusvaihtoehdot:
Kuva 107: Sähköpostiviestit voidaan tallentaa eri muodoissa M-Filesiin.
Outlook-viesti (*.msg)
Sähköpostiviesti tallennetaan mahdollisine liitteineen msg-tiedostomuodossa M-Filesiin.
Tallennettu tiedosto avautuu liitteineen Outlookiin.
Outlook-viesti; erilliset liitteet (*.msg; *.*)
Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus
tallennetaan msg-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennettu
msg-tiedosto avautuu Outlookiin. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen
mukaisiin sovelluksiin.
Vain teksti; ei liitteitä (*.txt)
Sähköpostiviesti tallennetaan tekstitiedostomuodossa. Tallennettu tiedosto avautuu esim.
Notepadiin. Liitteitä ei tallenneta.
151
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
Vain teksti; erilliset liitteet (*.txt; *.*)
Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus
tallennetaan tekstitiedostomuodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut
tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.
MHTML-dokumentti; ei liitteitä (*.mht)
Sähköpostiviesti tallennetaan mht-tiedostomuodossa M-Filesiin. Tallennettu tiedosto
avautuu mht-tiedostojen lukemiseen tarkoitettuun ohjelmaan, kuten esimerkiksi Internet
Explorer -selaimeen.
MHTML-dokumentti; erilliset liitteet (*.mht; *.*)
Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin sisältö
tallennetaan mht-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot
avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.
Tallenna liitteet M-Filesiin
Voit tallentaa myös pelkät liitteet Tallenna liitteet M-Filesiin -toiminnolla. Liitteet tallennetaan
omissa tiedostomuodoissaan. Useita liitetiedostoja sisältävän viestin tiedostot tallennetaan
monitiedostoisena dokumenttina. Yhden liitetiedoston sisältävän viestin tiedosto
tallennetaan yksitiedostoisena dokumenttina. Tallennetut tiedostot avautuvat ko.
tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin.
Hyödynnä Outlookin sääntöjä
Outlookin sääntöjä käyttämällä voit helposti automatisoida tiettyjen viestien tallentamisen
M-Filesiin, esim. viestin lähettäjän tai otsikon mukaan. Esimerkiksi: Voit määrittää kaikki
lähetetyt tarjoukset tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossa on sana tarjous.
Löydät Outlookin säännöt Työkalut-valikosta (valitse Säännöt ja hälytykset). Säännöt
ovat käyttäjäkohtaisia.
Huom. Yleensä paras käytäntö on siirtää viestin kopio M-Filesiin, jolloin varsinainen viesti
säilyy alkuperäisessä kansiossa, kuten Saapuneet- tai Lähteneet-kansiossa.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
152
M-Files® 10
Kuva 108: Outlookin säännöillä voit automatisoida haluttujen viestien tallennuksen M-Filesiin.
Jos käyttäjä saa viestin, joka olisi säännön mukaan tallentumassa M-Filesiin (Outlook
suljettuna), M-Files ehdottaa Outlookia avattaessa "Tallenna odottavat viestit nyt ".
Viestien tallennus M-Files-kansioihin
Tallenna M-Filesiin -toiminnon lisäksi voit tallentaa viestit M-Filesiin käyttämällä
M-Files-kansioita. Tämä tarjoaa useita lisätoimintoja viestien tallennukseen:
• Voit tallentaa viestit helposti ja nopeasti vetämällä ne Outlookissa oleviin
M-Files-kansioihin.
• M-Files-kansiot ovat automaattisesti käytössäsi Outlookissa, jos koneellesi on asennettu
M-Files (7.0 tai uudempi). Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat
niitä M-Files-varastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden.
• Viestit kopioidaan aina niiden alkuperäisestä sijaintikansiosta Outlookissa:
M-Files-kansioon siirto ei poista viestejä niiden alkuperäisestä Outlook-kansiosta.
• Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-kansioittain.
153
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
Edellä esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007, 2010 ja
2013.
Automaattisesti täyttyvät metatiedot
Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja (ominaisuuksia), jotka lisätään
sähköpostiviesteille aina M-Filesiin tallennettaessa. Määrittely tehdään
M-Files-kansiokohtaisesti, jolloin kyseiselle kansiolle määritellään tietyt ominaisuudet,
jotka lisätään sähköpostiviesteille aina tallennettaessa ko. M-Files-kansioon.
Huom. Tallennus tulee tehdä vetämällä viesti M-Files-kansioon, jotta tätä ominaisuutta
voidaan käyttää.
Seuraavassa esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007,
2010 ja 2013.
Määrittele M-Files-ominaisuudet -toiminnon löydät Outlookista napsauttamalla hiiren
oikeaa M-Files-kansion päällä.
Kuva 109: Ominaisuudet-ikkuna automaattisesti täyttyville metatiedoille.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
154
M-Files® 10
Kansiokohtaisia M-Files-ominaisuuksia käyttämällä voit esimerkiksi liittää tiettyyn projektiin
liittyvät viestit automaattisesti ko. projektiin. Jos esimerkiksi määrittelet kansiolle
ominaisuuden Projekti ja sille kiinteän arvon Taloprojekti Taivas, liitetään kansioon
tallennettavat viestit aina automaattisesti projektiin Taloprojekti Taivas. Tai jos haluat
tallentaa kaikki työpaikkahakemukset luokkaan Työpaikkahakemukset, valitse kansion
ominaisuudeksi Luokka ja sille arvo Työpaikkahakemukset.
Voit myös määritellä varsinaisesta sähköpostiviestistä luettavia ominaisuuksia
M-Files-kansiolle.
Voit lisäksi määritellä, että näytetäänkö metatietokorttia M-Files-kansioon tallennettaessa
vai ei. Metatietokortti on hyvä näyttää, jos haluat tarkistaa tai muuttaa automaattisesti
täyttyviä metatietoja tallennusvaiheessa tai jos et ole määritellyt kansiokohtaisia
ominaisuuksia.
M-Files-alikansiot
Voit luoda automaattisesti käytössä olevien päätason M-Files-kansioiden alle
M-Files-alikansioita. Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä
M-Files-varastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden. Jos käytät ainoastaan
yhtä M-Files-varastoa (esim. Yritys), sinulla on vain yksi automaattisesti käytössä oleva
M-Files-kansio (Yritys) päätasolla, jonka alle voit luoda alikansioita.
Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-alikansioille samaan tapaan
kuin päätason kansioille. Alikansioon tallennettavat viestit tallentuvat pääkansion
mukaiseen M-Files-varastoon.
Huom. Jos luot kansion suoraan päätasolle, luot normaalin Outlook-kansion, jolle et voi
määrittää M-Files-ominaisuuksia.
Määrittele yhteisiä M-Files-kansioita
Voit myös määritellä, että luomasi M-Files-alikansio on kaikille yhteinen, jolloin kansio
näkyy kaikkien käyttäjien Outlookissa.Yhteisen M-Files-alikansion voi luoda ja määritellä
käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kun käyttäjä vetää viestin
tällaiseen yhteiseen kansioon, saa viesti ne automaattiset metatiedot (ominaisuudet),
jotka yhteiseen kansioon on määritelty.
Yhdistä viestit asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin
M-Files-palvelimen hallinnassa M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä, että viestin lähettäjäja vastaanottajatietojen mukaan viesti liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin
yhteyshenkilöihin ja/tai asiakkaisiin. Tällöin esim. lähettäjältä [email protected] tullut
viesti voidaan liittää automaattisesti yhteyshenkilöön Matti Paija ja asiakkaaseen ESTT
Oy.
155
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
Kun käyttäjä on tallentamassa sähköpostiviestiä Outlookissa M-Filesiin, M-Files hakee
vastaavuutta viestissä olevien sähköpostiosoitteiden ja M-Files-palvelimen hallinnassa
määriteltyjen ominaisuuksien välillä. Vastaavuuden ja ylläpitäjän tekemien määritysten
mukaan M-Files liittää viestin automaattisesti asiakkaisiin ja/tai yhteyshenkilöihin, kun
viesti tallennetaan Outlookissa M-Files-kansioon.
Tämä automatisointi tehdään varastokohtaisesti (varastokohtainen M-Files-kansio
Outlookissa), jolloin se on voimassa myös kaikissa kyseisen M-Files-kansion alikansioissa.
Huom. Yhdistäminen voidaan tehdä vain, jos viesti tallennetaan Microsoft Outlookin
versiossa 2007, 2010 tai 2013.
Huom. Viesti on tallennettava Outlookissa Tallenna M-Filesiin -toimintoa käyttämällä tai
vetämällä viesti M-Files-kansioon Outlookissa. Mikäli vedät viestin suoraan M-Filesin
käyttöliittymään, yhdistämistä asiakkaaseen tai yhteyshenkilöön ei tehdä.
Sähköpostiohjelman integraatioasetukset
M-Files-palvelimen hallinnassa voit varastokohtaisesti määritellä, millaisia yhteyshenkilötai asiakastietoja sähköpostiviesteihin liitetään. M-Files hakee vastaavuutta
yhteyshenkilöiden ja asiakkaiden mukaan.
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
156
M-Files® 10
Kuva 110: M-Filesin sähköpostiohjelman integraatioasetukset -ikkuna.
Yhteyshenkilöt
M-Files hakee täydellistä vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa: M-Files
liittää viestin yhteyshenkilöön Matti Paija, jos Matti Paijan ominaisuuksista löytyy täysin
sama sähköpostisoite kuin viestissä on ([email protected]).
Asiakkaat
Mikäli sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa on lisäksi määritelty asiakastiedot, niin
1. M-Files hakee lisäksi vastaavuutta yhteyshenkilön kautta asiakkaaseen
(Asiakas-kohdetyypin tulee olla Yhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää
viestin asiakkaaseen ESTT OY, jos Matti Paija on asiakkaan ESTT Oy:n yhteyshenkilö.
2. Lisäksi M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan Internet-toimialueiden
ja asiakkaan ominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy
sähköpostiosoitteen toimialueen [email protected] tai [email protected]
perusteella, jos toimialue estt.fi löytyy asiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei tässä
tapauksessa liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäli yhteyshenkilötiedoilla ei löydetä
täydellistä vastaavuutta.
157
M-Files® 10
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
M-Files-kategoriamerkintä
Outlookin viestilistauksessa näkyvä M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee, että olet jo
tallentanut viestin M-Filesiin.
Mikäli joku toinen käyttäjä (esim. viestin toinen vastaanottaja) on jo tallentanut saman
viestin M-Filesiin, M-Files varmistaa, haluatko tallentaa saman viestin uudelleen. Vaikka
et tallentaisi viestiä uudelleen, ilmestyy M-Files-kategoriamerkintä myös sinun Outlookiisi
ko. viestin kohdalle.
Päivitä M-Files-tila -toiminnolla (viestin pikavalikossa) voit saada helposti näkyviin kaikki
M-Files-kategoriamerkinnät. Tällöin myös viestit, jotka joku käyttäjä muu on tallentanut
jo M-Filesiin, saavat M-Files-kategoriamerkinnän Outlookiin.
6.3 Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä
CAD-piirustusten käsittely on helppoa AutoCADissa ja AutoCAD LT:ssä olevien
M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto-pudotusvalikon tai M-Filesin
oman valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen AutoCAD- tai
AutoCAD LT -ohjelmistoversioista.
Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Autodesk AutoCAD- ja AutoCAD LT
-ohjelmistojen versioista 2007–2013. Toiminnot löytyvät myös näihin AutoCAD-versioihin
perustuvista toimialakohtaisista tuotteista, joita ovat mm. AutoCAD Architecture, AutoCAD
Civil 3D, AutoCAD Map 3D ja AutoCAD MEP.
6.3 M-Files-toiminnot
• Avaa M-Filesista
• Tallenna M-Filesiin
• Varaa muokattavaksi
• Palauta muokkauksesta
• Peru muokkaus
Näistä toiminnoista voit katsoa lisätietoja kohdasta Toiminnot Wordissa, Excelissä ja
PowerPointissa (sivu 145)
6.3 Ominaisuudet
Tästä toiminnosta voit katsoa lisätietoja kohdasta M-Files-ominaisuudet (sivu 148)
6 M-Files-toiminnot Microsoft
Officessa ja AutoCADissa
158
M-Files® 10
6.3 Lisää kenttä
Lisää kenttä -toiminnolla voidaan AutoCADin peruskenttien lisäksi lisätä piirustukseen
M-Filesin metatietoja. M-Filesin metatietoihin perustuvat kentät löytyvät AutoCADin
Field-valintaikkunassa M-Files-nimisestä kenttäkategoriasta (Field category).
Katso lisätietoja kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148).
159
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
7 M-Files-palvelimen hallinta
Tässä luvussa käsitellään M-Files-palvelimen hallinta -toimintoa tarkastelemalla
sovelluksen puurakennetta ja Toiminta-valikkoa.
Tällä työkalulla siis hallitaan M-Files-palvelinta ja siihen liittyviä asioita. Sovelluksella
voidaan määritellä usean dokumenttivaraston asetuksia, jotka esitetään puurakenteena.
M-Files-palvelin on M-Files-järjestelmän selkäranka. Se tallentaa kaikki kohteet (esimerkiksi
dokumentit, työntekijät ja asiakkaat), valvoo käyttäjäoikeuksia, pitää kirjaa kohteiden
muutoksista (versiohistoria) ja antaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden määrittää
yhteyksiä myös toisiin järjestelmiin (esimerkiksi asiakasrekisteri). Käytännössä
M-Files-palvelin siis tallentaa ja valvoo kaikkea M-Files-järjestelmään liittyvää tietoa.
M-Files-palvelin, kuten myös M-Filesin asiakasohjelmisto, on teknisesti katsoen palvelu.
Tämä tarkoittaa sitä, että M-Files-palvelin käynnistyy automaattisesti palvelintietokoneen
käynnistyessä. M-Files-palvelinohjelmistoa suoritetaan, vaikka kukaan käyttäjä ei olisikaan
kirjautuneena M-Files-palvelinta suorittavalle tietokoneelle.
Kuva 111: M-Files-palvelimien alta löytyvät palvelimen hallinnan kaikki tasot, joita tässä luvussa käsitellään.
7 M-Files-palvelimen hallinta
160
M-Files® 10
7 Termit M-Files-palvelimen hallinnassa
Varasto
Dokumenttivarastoa hallitaan M-Files-palvelimen
hallinnalla. Esimerkiksi dokumenttivaraston käyttäjiä
lisätään, kohteiden metatietojen rakenteita muutetaan
ja kaikille käyttäjille näkyviä näkymiä muokataan täällä.
Katso myös taulukko Termit M-Filesin päivittäisessä
käytössä (sivu 33).
Käyttäjätili
M-Files-palvelimen käyttäjätili, jolla kirjaudutaan
M-Files-palvelimelle ja jonka pohjalta
dokumenttivarastoon voidaan liittää uusi käyttäjä.
Käyttäjä
M-Filesin käyttäjä, joka voi palvelintasolla olla joko
tavallinen käyttäjä tai järjestelmänvalvoja. Käyttäjät
voidaan liittää haluttuihin dokumenttivarastoihin, ja
käyttäjän oikeudet dokumenttivaraston hallintaan
riippuvat käyttäjälle annetuista dokumenttivarastotason
rooleista. Rooleilla määritellään
dokumenttivarastotasolla lähinnä käyttäjän oikeudet
hallinnoida dokumenttivarastoa. Perusoikeudet
tavalliselle käyttäjälle annetaan myös roolien kautta.
Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin
käyttäjiin. Ulkoisiksi käyttäjiksi voidaan määritellä
esimerkiksi asiakkaita. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää
vain niitä dokumentteja ja kohteita, joihin heille on
erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen
käyttäjä ei näe mitään dokumentteja.
Järjestelmänvalvoja
Järjestelmänvalvoja on käyttäjä, jolle on annettu
järjestelmänvalvojan rooli. Järjestelmänvalvoja saa
automaattisesti jokaiseen dokumenttivarastoon kaikki
oikeudet, eli käytännössä hän voi tehdä kaikkia
mahdollisia toimintoja M-Filesissa. Järjestelmänvalvoja
voi lisätä mille tahansa toiselle käyttäjälle
järjestelmänvalvojan roolin. Järjestelmänvalvoja ei voi
kuitenkaan kirjautua dokumenttivarastoon, mikäli häntä
ei ole lisätty kyseiseen dokumenttivarastoon
käyttäjäksi.
Käyttäjäryhmä
M-Files-palvelimelle voidaan luoda käyttäjäryhmiä,
joihin voidaan liittää yksittäisiä käyttäjiä. Jokainen
käyttäjä kuuluu automaattisesti Kaikki sisäiset ja
ulkoiset käyttäjät -käyttäjäryhmään. Sisäiset käyttäjät
kuuluvat lisäksi automaattisesti käyttäjäryhmään Kaikki
161
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
sisäiset käyttäjät. Käyttäjäryhmiä määritellään
dokumenttivarastotasolla. Käyttäjäryhmien avulla
voidaan kohteen suojauksessa määritellä valikoidusti,
ketkä voivat kohdetta käyttää.
Rooli
Roolien kautta käyttäjille voidaan antaa lähinnä
M-Files-palvelimen hallintaan tarkoitettuja oikeuksia.
Roolien kautta saadut oikeudet menevät aina
dokumenttien ja muiden kohteiden oikeuksien edelle.
Jos käyttäjällä on kaikki oikeudet dokumenttivarastoon,
hänellä on pääsy mihin tahansa dokumenttiin, vaikka
dokumentissa olisi juuri kohdekohtaisten oikeuksien
kautta kielletty tämän käyttäjän pääsy dokumenttiin.
Arvolista
Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja,
esimerkiksi kaikki asiakkaiden nimet. Samaa arvolistaa
voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa.
Ominaisuusmäärittely
Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia,
joita liitetään dokumenttiluokkiin.
Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden
nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, joka
määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen
liittyen).
Työnkulku
Työnkulku määrittää organisaation tavan hallita jokin
tietty prosessi. Työnkuluksi voidaan määritellä
esimerkiksi laskujen kierrätys. Työnkulkuun liittyy
erilaisia tiloja ja määritelmiä työn suorittajista,
suojauksesta ja tilasiirtymistä.
Kohdetyyppi
M-Filesin avulla voidaan hallita dokumenttien lisäksi
myös muita kohteita, esimerkiksi asiakkaita ja
projekteja. Näitä erilaisia tietokokonaisuusmäärittelyjä
kutsutaan kohdetyypeiksi. Myös dokumentti on yksi
kohdetyyppi.
Metatiedot
M-Files-palvelimen hallinnassa voidaan muuttaa
metatietojen (esim. arvolistat, ominaisuusmäärittelyt,
dokumenttiluokat ja dokumenttiluokkaryhmät)
rakenteita ja luoda uusia metatietoja, kun taas
päivittäisessä M-Filesin käytössä näille metatiedoille
vain annetaan arvoja. Vertaa taulukkoon Termit
M-Filesin päivittäisessä käytössä (sivu 33).
7 M-Files-palvelimen hallinta
162
M-Files® 10
7 Yhteydet ulkoisiin tietokantoihin
M-Files tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja kuljettamiseen myös ulkoisista
tietolähteistä. Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE
DB- tai ODBC-yhteyksiä.Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen.
Vain luku -tyyppisessä yhteydessä M-Files lukee tietoja ulkoisesta tietokannasta,
esimerkiksi asiakastietokannasta, mutta uusien tietojen syöttäminen M-Filesin kautta ei
ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös M-Filesissa tehdyt muutokset ja lisäykset
tallentuvat ulkoiseen tietokantaan.
Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on M-Filesin yhteistoiminta ulkoisen
asiakastietokannan kanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa.
Tietokanta koostuu tauluista, joihin tiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden
tarjousdokumentin M-Filesissa, on luontevaa liittää siihen asiakastieto jo olemassa olevasta
tietokannasta. M-Files voidaan järjestää hakemaan asiakastiedot ulkoisesta tietokannasta.
Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi dokumenttikortissa uutta
dokumenttia luotaessa.
Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista.
Tämän toiminnallisuuden avulla M-Filesin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska
kaikki olemassa olevat tiedostot voidaan saavuttaa myös M-Filesista käsin ilman erillistä
mittavaa siirtoprosessia. Samalla M-Filesin kautta tiedostoja käytettäessä niihin on myös
luontevaa alkaa liittämään metatietoja. Myös esimerkiksi versiohistoria muotoutuu
M-Filesiin, yhtäaikaiset muokkaukset vältetään ja varmuuskopiointi on helppoa M-Filesin
ajoitettujen töiden ansiosta. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa M-Filesin
hakuominaisuuksien paremman hyödyntämisen.
7 Sähköpostiviestien tallennus ja hallinta
M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä
hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan
dokumenttivarastoon, ilman käyttäjien erillisiä toimenpiteitä.
Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen
voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti
dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Käyttötarkoitus voi
liittyä esimerkiksi tilausten keskitettyyn ja hallittuun käsittelyyn tai esimerkiksi lähetettävien
tarjousten tallentamiseen. Näin tärkeät tiedot saadaan hallittua M-Filesin avulla ilman
vaaraa tietojen hautautumisesta ja unohtumisesta sähköpostilaatikoihin.
Voit lukea näistä ja monista muista mahdollisuuksista lisää kohdasta Toiminnot Outlookissa
(sivu 150).
7.1 M-Files-palvelimet
Toiminto-valikosta pääset aloittamaan uuden palvelimen rekisteröinnin.
163
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Uusi yhteys M-Files-palvelimeen
Uusi yhteys M-Files-palvelimeen -toiminnolla otetaan yhteys M-Files-palvelimeen.
Yhteyden ottaminen palvelimeen on tällä toiminnolla paljolti samanlaista kuin
dokumenttivarastoyhteyden muodostaminen. Katso lisätietoja luvusta
Dokumenttivarastoyhteydet (sivu 22).
Kuva 112: Palvelimen rekisteröintitiedot.
Alias
Anna ensin nimi palvelinyhteydelle.
Yhteys: Palvelimen nimi
Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna
ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee.
7 M-Files-palvelimen hallinta
164
M-Files® 10
Yhteys: Porttinumero
Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti,
johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä.
Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266.
Yhteys: Protokolla
Määrittele mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita jokoTCP/IP, SPX tai Local
Procedure Call (LPC) -protokollan
Yhteys: Kokeile yhteyttä
Voit kokeilla yhteyden toimivuutta palvelimeen Kokeile yhteyttä -painikkeella.
Tunnistus
Määrittele, miten M-Files-palvelin tunnistaa käyttäjän. Voit valita tunnistustavaksi joko
tämänhetkisen Windows-käyttäjän, tietyn Windows-käyttäjän tai M-Files-käyttäjän.
7.2 Palvelin
Tässä kohdassa käydään läpi M-Files-palvelimen tietoja M-Files-palvelimen hallintaan
liittyen.
Verkkolevyjä käytettäessä on suositeltavaa käyttää UNC-muotoisia polkuja, koska
verkkolevyihin yhdistetyt levykirjaimet eivät välttämättä näy M-Files-palvelimelle, koska
levykirjainmääritykset ovat Windowsissa usein käyttäjäkohtaisia. Myös esimerkiksi
arvolistassa käytettävä ulkoinen tietokanta voi sijaita verkkolevyllä. Katso myös kohta
Arvolistat (sivu 243).
Huomaa, että M-Files-palvelin toimii oletusarvoisesti verkossa käyttäen
M-Files-palvelinohjelmistoa suorittavan tietokoneen identiteettiä
(TOIMIALUE\TIETOKONE$). Esimerkiksi varmuuskopiointi verkkolevylle on siis
mahdollista, kunhan palvelinkonetta edustavalla TOIMIALUE\TIETOKONE$-nimisellä
Windows-käyttäjällä on kirjoitusoikeus kyseiselle verkkolevylle. Tietyissä toiminnoissa on
mahdollista syöttää tunnukset, joita toiminto käyttää suorituksen aikana.
Katkaise yhteys, Yhdistä
Katkaise yhteys -toiminnolla voit katkaista verkkoyhteyden palvelimeen. Yhteyden voit
myöhemmin yhdistää uudelleen, jolloin ei tarvitse määritellä uudestaan palvelimen
rekisteröintitietoja.
165
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Lisenssinhallinta
Lisenssinhallinta-asetuksiin päästään napsauttamalla palvelinta hiiren oikealla painikkeella
ja valitsemalla Lisenssinhallinta. Katso lisää lisensseistä ja niiden määrittelemisestä
käyttäjätunnuksille kohdasta Lisenssityyppi.
Kuva 113: M-Filesin lisenssienhallintaikkuna.
Lisenssin tilanne
Lisenssin tilanne näytetään tässä kohdassa. Käyttäjät saavat ilmoituksen ennen lisenssin
vanhentumista.
Sarjanumero
Tästä näet M-Filesin sarjanumerosi.
7 M-Files-palvelimen hallinta
166
M-Files® 10
Lisenssin omistaja
Kohdasta näet lisenssin ostajan nimen. Tämän kohdan avulla voit varmistaa, että käytössä
oleva lisenssi on rekisteröity organisaatiollesi
Lisenssi umpeutuu
Lisenssin umpeutumisajankohta. Yleensä lisenssi ei umpeudu koskaan.
Päivityssopimus umpeutuu
Päivityssopimuksen umpeutumisajankohta. Päivityssopimuksen voimassaoloaikana
sinulla on oikeus saada kaikki uudet M-Files-versiot käyttöösi veloituksetta.
Nimetyn käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä
Asennettujen lisenssien määrä näkyy lisenssityyppikohtaisesti. Alla näytetään myös
käytössä olevien lisenssien määrä. Nimetyn käyttäjän lisenssit ovat käyttäjätilikohtaisia.
Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi.
Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä
Käytössä olevien yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä lasketaan sisäänkirjautumisista.
Lisenssi on käytössä, kun tätä lisenssityyppiä käyttävällä tunnuksella on kirjauduttu sisään
M-Filesiin. Lisenssi vapautuu, kun käyttäjä Kirjaudu ulos (sivu 109) M-Filesista. Katso lisää
lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi.
Vain luku -lisenssien määrä / Käytössä
Vain luku -lisenssi oikeuttaa käyttäjän vain lukuoperaatioihin. Tällaista lisenssiä käyttävällä
käyttäjätunnuksella ei voida luoda dokumentteja dokumenttivarastoon, eikä myöskään
muokata dokumentteja. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi.
Lisämoduulit
Tästä näet käytössäsi olevat lisämoduulit, esim. OCR-moduuli.
Tietokoneen ID
M-Files-palvelinkoneen ID (tunniste), jonka perusteella joidenkin M-Filesin lisämoduulien,
kuten OCR-moduulin, lisenssikoodi sidotaan tiettyyn palvelinkoneeseen. Tilatessasi
lisämoduuleita asiakaspalvelumme tarvitsee tämän ID:n uuden lisenssin toimittamista
varten.
Päivitä
Päivitä-painikkeella päivitetään tiedot käytössä olevista lisensseistä.
167
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Asenna lisenssi
Kun koekäyttöaika on kulunut umpeen, tarvitset lisenssin käyttääksesi M-Filesia. Asenna
lisenssi käyttämällä toimintoa Asenna lisenssi. Syötä saamasi sarjanumero ja
lisenssikoodi ja paina OK.
Kuva 114: Lisenssi asennetaan syöttämällä sarjanumero ja lisenssikoodi.
Ilmoitukset
Ilmoitusten lähettämisen asetukset määritetään palvelimen ominaisuustiedoissa. Kun
ilmoitukset ovat käytössä, M-Filesin käyttäjät saavat tilaamansa Ilmoitukset (sivu 168)
kohteiden muutoksista sähköpostitse.
7 M-Files-palvelimen hallinta
168
M-Files® 10
Kuva 115: Ilmoitukset on otettu käyttöön M-Files-palvelimella.
Ota ilmoitukset käyttöön
Ota ilmoitukset käyttöön valitsemalla ruksi tähän kohtaan. Tämän jälkeen voit määritellä
tarkemmat tiedot ilmoituksista.
SMTP-palvelin
Määritä sähköpostin lähetyksessä käytettävä SMTP-palvelin, esimerkiksi
smtp.gmail.com. Kysy organisaatiossasi käytettävää sähköpostipalvelimen nimeä
verkon ylläpitäjältä.
Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS)
Merkitse tämä valintaruutu, jos haluat salata yhteytesi SSL/TLS-salauksella.
SMTP-palvelimen portti
Syötä SMTP-palvelimen portti. Yleensä oletusarvoa ei tarvitse muuttaa.
169
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Yleisimmin käytettyjä portteja ovat 25, 465 ja 587. Oletusportteja ovat 587 (SSL-salauksen
kanssa) ja 25 (ilman SSL-salausta).
Lähettäjän sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite, joka merkitään ilmoitusviestien lähettäjäksi, esimerkiksi
[email protected]. Osoitetta ei oikeasti tarvitse olla olemassa.
Lähettäjän nimi
Sähköpostiviestin lähettäjän nimi. Nimi merkitään ilmoitusviestin lähettäjäksi. Esimerkiksi:
M-Files.
Koosteviestin aika
M-Filesin käyttäjä voi tilata ilmoitusviestit erillisinä viesteinä tai koosteena. Valitse aika,
jolloin päivittäinen koosteviesti lähetetään. Katso lisätietoja luvusta Ilmoitusasetukset
(sivu 110).
Ilmoituksissa käytettäviä viestipohjia voidaan myös mukauttaa. M-Files-palvelimen
asennushakemistosta löytyvässä tiedostossa notifications_template.txt on pohjia erilaisille
viestityypeille. Viesteissä voidaan käyttää paikkamerkkejä. Jos haluat esimerkiksi lisätä
kohteen tunnisteen viestitekstiin, lisää viestitekstiin määritys %OBJID%.
Paikkamerkkien kuvaukset:
Paikkamerkki
Kuvaus
TIMESTAMP
Tapahtuman aika.
CAUSEDBY
Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän nimi.
CAUSEDBYACCOUNT
Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän käyttäjätilin nimi.
OBJTYPE
Kohteen tyyppi.
OBJID
Kohteen ID.
OBJVER
Kohteen versio.
OBJTITLE
Kohteen nimi tai otsikko.
FILENAME
Tiedoston nimi.
ROLLEDBACKTOVERSION
Versio, johon kohde palautettiin.
MFILESURL
M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisen kohteen
viimeisimmän version.
MFILESURLTOVERSION
M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisen kohteen
määritetyn version.
7 M-Files-palvelimen hallinta
170
M-Files® 10
Paikkamerkki
Kuvaus
PROPERTY_<id>
Kohteen määritetyn ominaisuuden arvo. (Vaihda
paikkamerkin määrityksen <id> tilalle
ominaisuusmäärityksen tunnus.) .
OLDPROPERTY_<id>
Kohteen määritetyn ominaisuuden vanha arvo. (Vaihda
paikkamerkin määrityksen <id> tilalle
ominaisuusmäärityksen tunnus.)
NOTIFICATIONRULENAME
Tapahtuman aiheuttaneet ilmoitussäännöt.
VAULTNAME
Dokumenttivaraston nimi.
VAULTGUID
Varaston yksilöllinen tunnus (GUID).
Ilmoitussääntökohtainen viesti
Voit luoda ja muokata ilmoitussääntökohtaisia viestejä. Näin voit määrittää viestien sisältöä
liittyen jokaiseen ilmoitussääntöön.
1. Lisää uusi ilmoitussääntö M-Files-asiakasohjelmistossa. Hyväksymällä sen ja avaamalla
uudelleen Ilmoitusasetukset-valintaikkunan löydät M-Filesin uudelle ilmoitussäännölle
luoman ID:n.
2. Luo uusi kansio M-Files-palvelimen asennushakemistoon uutta ilmoitussääntökohtaista
viestiä varten: Löydät aiemmin luodut viestikansiot hakemistosta
Server\Data\Notifications. Mikäli käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, voit tarkistaa
dokumenttivaraston ID:n M-Files-palvelimen hallinnasta avaamalla dokumenttivaraston
ominaisuudet. Luo uusi kansio valitsemaasi dokumenttivarastoon ja nimeä se lisäämäsi
ilmoitussäännön ID:n mukaisesti. Polku kansioon voi olla esimerkiksi muotoa:
C:\Program
Files\M-Files\6.0.2236.0\Server\Data\Notifications\{967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5}\103.
Tässä esimerkissä "967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5" on kyseisen
dokumenttivaraston ID. Ja kansion nimeksi on valittu "103", koska se on uuden
ilmoitussäännön ID.
3. Luo ko. kansioon määrittelemäsi notifications_template.txt.
WWW-käytön asetukset
Tämän toiminnon avulla voit hallita M-Filesin www-käyttöä. WWW-käyttö mahdollistaa
pääsyn dokumenttivarastoon www-selaimen avulla. M-Filesia on siis mahdollista käyttää
tarvittaessa miltä tahansa selainyhteyden mahdollistavalta tietokoneelta.
M-Filesin www-sivusto sijaitsee samalla tietokoneella, missä M-Files-palvelinta suoritetaan.
Normaalissa käyttöönotossa M-Filesin www-käyttö asetetaan kuuntelemaan
HTTP-protokollaa TCP-portissa 80. Käyttöönotolle on myös muita mahdollisuuksia.
Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta.
171
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
M-Filesin www-käyttö on toteutettu käyttäen tavanomaisia menetelmiä, kuten HTML,
DHTML, JavaScript ja CSS. Näin M-Filesia voidaan käyttää eri selaimilla, kuten esimerkiksi
Microsoft Internet Explorerilla, Mozilla Firefoxilla, Operalla ja Safarilla.
M-Filesin www-käyttö hyödyntää Microsoftin IIS-palvelinohjelmistoa ja .NET-kehyksen
versiota 4.0 (tai uudempaa). Nämä ohjelmistot tulee olla asennettuna M-Files-palvelinta
suorittavassa tietokoneessa, jotta www-käyttö voidaan ottaa käyttöön.
Kuva 116: WWW-käytön asetukset
Muokkaa olemassa olevaa WWW-sivustoa
Valinta Muokkaa olemassa olevaa www-sivustoa asettaa M-Filesin www-käytön
tapahtumaan IIS-ohjelmistoon määritellyn www-sivuston kautta.Valitse alasvetovalikosta
haluttu www-sivusto, joka asetetaan M-Filesin www-käytön sivustoksi.
Luo uusi WWW-sivusto
Luo uusi www-sivusto -valinnan avulla voit määritellä M-Filesin www-käytön uudeksi
www-sivustoksi IIS-ohjelmistossa. Samalla määrittelet myös www-sivuston nimen ja
www-sivustossa käytettävän portin.
7 M-Files-palvelimen hallinta
172
M-Files® 10
Luo uusi näennäiskansio
Luo uusi näennäiskansio -valinta luo uuden näennäiskansion valitun www-sivuston
alaisuuteen IIS-ohjelmistossa. Tämän valinnan myötä M-Filesin www-käyttö määritellään
omaksi näennäiskansiokseen. Määrittele samalla myös näennäiskansion nimi.
Mobiilikäyttö
Kun olet määrittänyt www-käytön asetukset, voit käyttää M-Filesia myös matkapuhelimella.
Voit lukea M-Filesiin tallennettuja tietoja matkapuhelimella käyttämällä M-Filesin
www-käytön URLia (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisäämällä osoitteen perään
"/m" (esim. http://www.julkaisut.yritys.com/m). Katso lisätietoja matkapuhelintoimintojen
osalta kohdasta Mobiilikäyttö (sivu 47).
WWW-käytön julkaisuasetukset varastoille
Kun dokumentteja julkaistaan Internetissä esimerkiksi sidosryhmille tai asiakkaille,
käyttäjille ei välttämättä ole tarpeellista tarjota kaikkia M-Filesin laajoja ominaisuuksia
käyttöön. Esimerkiksi, jos käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeudet, ei muokkaukseen liittyviä
toimintoja ole tarvetta näyttää ollenkaan. Käyttäjille voidaan julkaisuasetusten avulla
tarjota juuri sopivat ja riittävät toiminnallisuudet, ja helpottaa ja yksinkertaistaa julkaistujen
tietojen lukemista ja käsittelyä.
Huom. Voit käyttää toimintoa Muodosta hyperlinkki, joka löytyy tehtäväalueelta, kun
haluat lähettää linkin dokumenttiin www-käyttöliittymästä.
Julkaisuasetusten määrittelysivusto (sivusto- ja varastokohtaiset asetukset)
Voit määritellä erilaisia sivusto- ja varastokohtaisia julkaisuasetuksia erillisellä
määrittelysivustolla. Aiemmin vastaavat määritykset on mahdollista ollut tehdä
rekisteriasetuksia muuttamalla.
Kirjaudu määrittelysivulle käyttäen yrityksesi käyttämän M-Filesin www-käytön URLia
(esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisää osoitteen perään "/configuration.aspx".
Kokonaisuudessaan osoite on siis muotoa
"http://www.julkaisut.yritys.com/configuration.aspx". Mikäli olet jo kirjautuneena M-Filesin
www-käytön puolelle selaimessa, ei M-Files pyydä sinua uudelleen kirjautumaan.
Huom. Sinulla on oltava järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta pääset muokkaamaan
julkaisuasetuksia.
Sivustokohtaiset asetukset
Sivustokohtaisissa asetuksissa voit tehdä määrityksiä, jotka koskevat itse
määrittelysivustoa sekä kaikkia ko. sivuston varastoja.
173
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kuva 117: Julkaisuasetusten määrittelysivusto.
Rajoita pääsyä määrittelysivuille / Sallittu IP-alue
Voit rajata, miltä IP-alueelta määrittelysivustolle on pääsy. Pääsy määrittelysivustolle on
yleensä sallittu ainoastaan yrityksen sisältä.
Huom. Tämä ei koske normaalia WWW-käyttöä vaan ainoastaan pääsyä tälle
määrittelysivustolle.
Näyttöasetukset
Sivun otsikko
Voit vapaasti nimetä tarjoamasi www-sivuston otsikon. Oletuksena sivun otsikkona on
"M-Files Web Access".
Kieli
Automaattinen: Oletusasetuksena M-Files käyttää automaattista kielivalintaa. Tällöin
M-Filesin WWW-käytön kielenä käytetään käyttäjän selainasetusten mukaista kieltä.
Tällöin kieliversio määräytyy käyttäjäkohtaisesti, ja käyttäjä voi automaattisesti käyttää
itselleen tuttua kieliversiota M-Filesista.
Huom. Mikäli selainasetusten mukainen kieli on jokin muu kuin M-Filesin tukema
kieliversio, käytetään M-Files-palvelimelle asennettua kieliversiota.
7 M-Files-palvelimen hallinta
174
M-Files® 10
Tietty kieli: Voit määrittää www-käyttöliittymän kieleksi jonkin tietyn kielen. Esimerkiksi
jos yrityksenne ohjeissa viitataan englanninkielisiin toimintoihin tai käyttäjät ovat erikielisiä,
voit määrittää www-käytön kieleksi englannin. Valittavanasi on kaikki M-Filesin tukemat
kieliversiot.
Windows SSO
Kun Windows-tunnistus on käytössä, WWW-käyttö käyttää automaattisesti käyttäjän
Windows-tunnuksia sisäänkirjautumisessa.WWW-käytön järjestelmänvalvoja voi määrittää
SSO-asetuksen sellaiseksi, että kirjautumistunnuksia ei enää vaadita käyttäjien
navigoidessa M-Filesin WWW-käyttöön.
Automaattinen tunnistus on oletusarvoisesti poissa käytöstä, mutta se voidaan ottaa
käyttöön asettamalla SSO-arvoksi Käytä automaattisesti. SSO:n käyttämisen valinta
voidaan näyttää myös kirjautumissivulla valitsemalla Näytä sisäänkirjautumissivulla.
Pakota kirjautuminen M-Files-käyttäjänä
Mikäli haluat, että käyttäjille ei näytetä Windows-kirjautumisvaihtoehtoa, valitse tämä.
Tällöin käyttäjän ei tarvitse miettiä, kumpaa kirjautumista tulisi käyttää, vaan M-Files ohjaa
kirjautumaan M-Files-käyttäjänä. Tietoturvasyistä voi olla hyvä joissakin tilanteissa poistaa
Windows-kirjautuminen käytöstä.
Huom. Tämä ei estä kirjautumista määrittelysivustolle Windows-tunnuksilla.
Automaattinen kirjautuminen
Valitse automaattinen kirjautuminen, jos haluat, että käyttäjien ei tarvitse antaa tunnuksia
www-käyttöä varten. Huomaa, että tällöin kuka tahansa käyttäjä pääsee niihin sivuston
varastoihin, joihin kyseiselle tunnukselle on annettu käyttöoikeudet. Anna lisäksi
tunnistustiedot automaattista kirjautumista varten.
Tunnistus (käyttäjänimi, salasana ja toimialue)
Mikäli haluat, että M-Files tarjoaa oletuksena tietyt tunnukset, jolloin käyttäjä voi käyttää
näitä oletustunnuksia, tallenna tunnistustietoihin oletustunnukset. Käyttäjä voi kuitenkin
käyttää myös muita tunnuksia, jotka saattavat sallia laajemman www-pohjaisen käytön.
Huom. Jos automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, M-Files käyttää näitä
tunnistustietoja automaattiseen sisäänkirjautumiseen.
Mikäli et määrittele tunnistukseen mitään käyttäjätunnuksia, tulee käyttäjän tietää ja antaa
hänelle annetut tunnukset kirjautumissivulla.
Varasto
Lisäksi voit määrittää varaston, jolle käyttäjä ohjataan. Jos automaattinen kirjautuminen
on valittuna ja sivustokohtainen varasto määriteltynä, ohjataan käyttäjät suoraan valittuun
175
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
varastonäkymään. Mikäli varastoa ei ole määriteltynä, näkee käyttäjät kaikki ne varastot,
joihin ko. tunnuksella on pääsy.
Varastokohtaiset perusasetukset
Voit varastokohtaisesti määrittää esimerkiksi:
1. onko varasto käytössä www-käytön puolella
2. varastokohtaisen oletusnäkymän
3. varaston käyttöliittymän asettelun.
Salli pääsy tähän varastoon
Valitse, otetaanko varasto käyttöön www-käytön puolelle.
Huom! Käyttäjällä on aina oltava oikeudet varastoon, jotta hän voi käyttää varastoa.
Oletusnäkymä
Voit määrittää, mikä näkymä avataan oletuksena. Muussa tapauksessa aloitusnäkymä
avataan oletuksena.
Asettelu
• Oletus
• Ei Java-sovelmaa
• Ei Java-sovelmaa eikä tehtäväaluetta
• Ei Java-sovelmaa eikä tehtäväaluetta, mutta Siirry kohteeseen -pikakuvakkeet
• Ei navigointialuetta, ei Java-sovelmaa, ei tehtäväaluetta
• Ainoastaan listaus- ja ominaisuusalue
• Ainoastaan listausalue
Jos valitset "Ei Java-sovelmaa" -asetuksen, niin käyttäjät eivät voi suoraan avata
dokumentteja sovelluksiin, vaan ne tulee ensin ladata. Muista aina hyväksyä muuttamasi
asetukset OK-painikkeella.
Jos näytät ainoastaan listaus- ja ominaisuusalueen tai ainoastaan listausalueen, huomaa,
että käyttäjät eivät voi tehdä hakuja. Tällöin on tärkeä määrittää oletusnäkymä tähän
käyttöön sopivaksi.
Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella
Voit lisäksi estää navigoinnin oletusnäkymän ulkopuolella valitsemalla Estä navigointi
oletusnäkymän ulkopuolella. Tällöin edes jäljityspolkua käyttämällä ei pysty tekemään
navigointia.
Oletushakuehdot ja -asetukset
Varastokohtaisissa perusasetuksissa voit myös valita, säilytetäänkö käyttäjien viimeisimmät
valinnat hakuehtojen ja -asetusten osalta vai haluatko ottaa käyttöön jonkin tietyn ehdon
7 M-Files-palvelimen hallinta
176
M-Files® 10
ja asetuksen. Käytössäsi on vastaavat valinnat kuin M-Files-asiakasohjelmistossa on
valittavissa.
Navigointi varaston sisällä
Voit näyttää tai piilottaa ylävalikon (Uusi, Toiminnot ja Asetukset) tai/ja jäljityspolun.
Vinkki: M-Filesin www-käyttöliittymä voidaan asettaa näyttämään "Ainoastaan listausalue",
jolloin kohteiden metatiedot sekä hakutoiminnot eivät näy käyttäjille. Tällöin käyttäjillä on
vain oikeus selata ja muokata listauksessa näkyviä kohteita heille annettujen
käyttöoikeuksien mukaisesti.
Varaston käyttöasetukset
• Tallenna sarakeasetukset
Mikäli useampi käyttäjä käyttää samaa käyttäjätunnusta (esim. automaattisen kirjautumisen
yhteydessä) on suositeltua estää sarakeasetusten tallentaminen.
• Työnkulun pikakuvakkeet ominaisuusalueella
• Varaa muokattavaksi -valintaikkuna
Mikäli www-käyttäjille on annettu vain luku -oikeudet, jolloin heillä ei ole oikeutta muokata
kohteita, ei heille kannata näyttää Varaa muokattavaksi -valintaikkunaa.
• Piilotetut ominaisuudet
Ulkoisilta käyttäjiltä on saatettu piilottaa joitakin ominaisuuksia. Tällöin ominaisuusalueella
tai metatietokortissa näkyy ominaisuuden kohdalla tieto "(piilotettu)". Myös nämä
(piilotettu)-tiedot kannattaa piilottaa.
• Dokumenttikortti
• Pikavalikko (löytyy hiiren oikeaa napsauttamalla)
• Laajennettu haku
Tehtäväalueella näytettävät pikakuvakkeet
Lisäksi voit määrittää, mitä pikalinkkejä näytetään tehtäväalueella, mikäli sitä ei ole
piilotettu varastokohtaisissa perusasetuksissa.
Dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin avulla
M-Filesin avulla voit jakaa dokumentteja sidosryhmille suorien www-linkkien avulla.Tämän
ominaisuuden ansiosta yritys voi esimerkiksi laittaa www-sivuilleen suoraan linkin
M-Filesissa olevaan hinnastoon. Linkki voidaan asettaa osoittamaan aina dokumentin
uusimpaan versioon, jolloin kuluttajat saavat aina ajantasaista tietoa. Linkki toimii kuten
tavallinen www-linkki (URL).
177
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Käyttöönotto
Normaalikäytössä M-Filesin www-käyttö varmistaa aina käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Julkaisutoiminnassa on kuitenkin monesti tarve antaa käyttäjien nähdä halutut dokumentit
ilman käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. M-Filesin voi asettaa käyttämään
tiettyä esimääriteltyä käyttäjätiliä, ja tälle tilille voidaan sallia esimerkiksi lukuoikeus
tiettyihin dokumentteihin.
Luo julkaisutoiminnassa tarvittava käyttäjätili ja käyttäjä dokumenttivarastoon:
1.
2.
3.
4.
5.
Luo palvelimelle käyttäjätili, jota käytetään julkaisutoiminnassa.
Valitse käyttäjän tunnistustavaksi M-Files-tunnistus ja aseta salasana ja muut tiedot.
Aseta käyttäjä haluttuun dokumenttivarastoon käyttäjäksi.
Määritä käyttäjä ulkoiseksi käyttäjäksi dokumenttivarastossa.
Anna käyttäjälle lukuoikeus julkaistaviin dokumentteihin.
Varmista, että M-Filesin www-käyttö on asetettu oikein. Katso lisää www-käytöstä ja sen
mahdollisuuksista kohdasta WWW-käytön asetukset (sivu 171). Jotta julkaisutoimintaa
voidaan käyttää ilman sisäänkirjautumista, pitää M-Files asettaa tilaan, jossa
sisäänkirjautuminen www-käytön kautta tapahtuu automaattisesti. Näin käyttäjän ei tarvitse
syöttää tunnusta ja salasanaa katsoakseen julkaistua dokumenttia. Käyttöoikeuden
takaamiseksi vaaditaan rajoittamaton vain luku -käytön lisenssi. Alla ohjeet automaattisen
sisäänkirjautumisen mahdollistamiseksi.
Luo M-Files-palvelinkoneella alla kuvattu rekisteriavain, jossa <versio> viittaa M-Filesin
versionumeroon (esimerkiksi 9.0.3074.0) ja <sivuston tunniste> on IIS:n antama
yksikäsitteinen tunniste (ID) M-Filesin www-käytön sivustolle. Jos sivustoja on vain yksi,
sivuston tunniste on tavallisesti 1. Jos M-Filesin www-käytön sivustoa suoritetaan sivuston
virtuaalihakemistossa, sivuston tunnisteen jälkeen lisätään kaksoispiste ja
virtuaalihakemiston nimi. Esimerkiksi jos sovellus on määritelty koneen ainoan sivuston
alla olevaan virtuaalihakemistoon MFWA, tällöin sivuston tunniste on 1:MFWA. Windows
2003 -version IIS-palvelinohjelmisto näyttää tunnisteen (ID) yhtenä sarakkeena.
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<versio>\Server\MFWA\Sites\<sivuston
tunniste>\
Esimerkki rekisteriavaimesta:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\7.0.1234.0\Server\MFWA\Sites\1\
Määrittele avaimen alle arvot, joita automaattinen sisäänkirjautuminen käyttää. Alla on
lueteltu mahdolliset arvot.
Automaattisen sisäänkirjatumisen rekisteriarvot
Arvo
Tyyppi
Kuvaus
Toimialue
REG_SZ
Tällä arvolla voidaan määritellä
toimialue, mikäli käytössä on
Windows-tunnistus.
7 M-Files-palvelimen hallinta
178
M-Files® 10
Arvo
Tyyppi
Kuvaus
Salasana
REG_SZ
Tunnuksen salasana.
UserName
REG_SZ
Käyttäjätili, esimerkiksi "julkaisu".
Varasto
REG_SZ
Dokumenttivaraston tunniste. Arvo
voi olla esimerkiksi
{A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}.
Näet arvon dokumenttivaraston
ominaisuuksista M-Files-palvelimen
hallinnassa.
WindowsUser
REG_DWORD
Kertoo käytettävän tunnistuksen.
M-Files-tunnistuksessa arvo on 0,
ja Windows-tunnistuksessa arvo on
1.
Käyttö
Kun automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, voit muodostaa www-linkkejä
dokumenttien tiedostoihin suoraan esimerkiksi yrityksen sivustolta. Avaussivu on nimeltään
openfile.aspx. Tälle sivulle voi antaa seuraavassa taulukossa olevia parametreja.
Dokumentin avauksen parametrit www-käytössä
Parametri
Kuvaus
docid
Dokumentin ID, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä
on pakollinen arvo.
docver
Dokumentin versio, johon avattava tiedosto kuuluu.
Tämä ei ole pakollinen parametri. Mikäli tätä
parametria ei anneta, linkki osoittaa aina dokumentin
uusimpaan versioon.
fileid
Sen tiedoston ID, joka halutaan avata. Tämä ei ole
pakollinen, mikäli dokumentti johon tämä tiedosto
kuuluu, on yksitiedostoinen dokumentti.
filever
Tiedoston versio.
objtype
Kohteen kohdetyypin ID, johon avattava tiedosto
kuuluu. Tämä ei ole pakollinen parametri. Mikäli tätä
parametria ei anneta, linkki osoittaa aina
Dokumentti-kohdetyypin tiedostoihin.
179
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Parametri
Kuvaus
showopendialog
Tämän parametrin avulla voidaan määritellä, näyttääkö
www-selain käyttäjälle avausikkunan vai ei. Jos arvo
on 0, valintaikkunaa ei näytetä.
Voit siis määritellä sivuille linkin, jossa viitataan suoraan dokumenttiin. Alla on esimerkkejä
tällaisista www-linkeistä. Esimerkeissä <palvelin> viittaa käytetyn palvelimen
www-osoitteeseen.
http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71
http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&docver=7
http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&docver=7&fileid=71
http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&showopendialog=0
Lisäksi voit käyttää Jaa SkyDriven kautta -linkkejä yksittäisten dokumenttien
versiokohtaiseen julkaisuun.
Varmuuskopioi päätietokanta, Palauta päätietokanta
M-Filesin päätietokanta sisältää palvelimen käyttäjätunnukset ja ajoitetut työt. Jos tulee
esimerkiksi laiterikko, varmuuskopiosta voidaan palauttaa päätietokanta eli
käyttäjätunnukset ja palvelintasoiset asetukset kuten varmuuskopiotöiden ajoitukset.
7.3 Dokumenttivarastot
Tässä kohdassa käsitellään M-Files-palvelimella sijaitsevia dokumenttivarastoja ja niiden
hallintaa.
Uusi dokumenttivarasto
Voit aloittaa uuden dokumenttivaraston luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella
Dokumenttivarastot puunäkymässä ja valitsemalla Uusi dokumenttivarasto...
7 M-Files-palvelimen hallinta
180
M-Files® 10
Kuva 118: Uuden dokumenttivaraston luonti-ikkuna
Nimi
Uutta dokumenttivarastoa luotaessa dokumenttivarastolle on annettava nimi. M-Files luo
tämän jälkeen automaattisesti dokumenttivarastolle ID:n eli tunnisteen. ID:n voit vaihtaa
Muuta-toiminnolla jälkikäteen.
Kielen valinta
Valitse myös sisällön mukaan hauissa käytettävä kieli. Kielen valinta vaikuttaa esimerkiksi
sanojen taivutusmuotojen käsittelyyn hauissa. Jos dokumenttivarastossa on sisältöä
usealla kielellä, valitse hauissa pääasiallisesti käytetty kieli.
Voit määrittää ensisijaisen kielen lisäksi toissijaisen kielen, mikäli ensisijaiselle kielelle
on kielianalysaattorituki. Kielianalysaattorituki kattaa epäsäännöllisiin taivutusmuotoihin
liittyviä hakuparannukset sekä sanojen pilkkomisen osiin yhdyssanojen osalta. Valitse
ensisijaiseksi kieleksi käytetyin kieli ja lisäksi halutessasi toissijaiseksi kieleksi vähemmän
käytetty kieli. Käytännössä näiden kielten järjestyksellä ei ole suurta merkitystä
hakutuloksiin.
Huom. Kielen tai kielten valinnat vain lisäävät hakutulosten löytyvyyttä. Vaikka tiettyä
kieltä ei olisi lisätty, saat kuitenkin tuloksia sisällön mukaan haussa käyttämällä ko. kielen
sanoja. Kielen valinta vaikuttaa lähinnä juuri sellaisissa tapauksissa, kun haetaan
esimerkiksi sanan eri taivutusmuodoilla.
Katso myös huomautukset kohdasta Palvelin (sivu 165).
181
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kuvake
Voit vaihtaa uuden varaston kuvakkeen, jotta sopivan varaston valinta tapahtuu helpommin,
mikäli ympäristössä on käytössä useita varastoja. Kuvakkeen valintaikkuna avataan
napsauttamalla Tuo.... Voit palata oletuskuvakkeeseen napsauttamalla Käytä oletusta.
Lisäasetukset
Tietokantamoottorin määrittely
Dokumenttivaraston lisäasetuksissa sinun tulee määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft
SQL Serveriä dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen.
Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana
M-Files-palvelin-palvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään
erillisasennuksia. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä
valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa tai ellet osaa vielä tässä vaiheessa arvioida
valinnan vaikutusta. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä
Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. Siirtyminen Microsoft
SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista.
Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori.
Microsoft SQL Serverin käyttö on suositeltavaa suurten dokumenttivarastojen kanssa,
mutta se edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin
hallinnan.
Huom. Dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata
suoraan esimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla.Vain M-Files-palvelin-palvelu
saa muokata tietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan
loogisen eheyden ja saattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon
häviämiseen. Dokumenttivaraston rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan
M-Files-asiakasohjelmiston, M-Files-palvelimen hallinta -työkalun ja M-Files APIn kautta.
7 M-Files-palvelimen hallinta
182
M-Files® 10
Kuva 119: Valitse tietokantamoottori, jota käytät dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen.
Käytä Firebirdiä
Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Valitse
tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server
-vaihtoehtoa.
Tässä kohdassa määritettävään varaston kansioon palvelimella tallentuvat fyysisesti
kaikki dokumenttivaraston tiedot. Oletusarvoisesti tiedostot tallennetaan saman kansion
alle kuin metatiedotkin. Voit määritellä tiedostotyyppisen tiedon sijaitsemaan kuitenkin
eri paikkaan kuin metatiedot Lisäasetuksista löytyvän Erillinen sijainti tiedostodatalle
-valinnan avulla. Näin voit määritellä tiedostojen sijainniksi vaikkapa ison verkkolevyn tai
tiedostopalvelimen tarjoaman tallennuspaikan. Suositus on, että metatiedot ja tiedostot
sijaitsevat samassa paikassa.
183
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kuva 120: Metatietojen ja tiedostodatan sijainnit Firebirdiä käytettäessä.
Käytä Microsoft SQL Serveriä
Firebirdin lisäksi tietokantajärjestelmänä voidaan käyttää Microsoft SQL Serveriä (2005,
2008, 2008 R2 tai 2012). M-Files tukee kaikkia versioita, kuten Express Editionia, Standard
Editionia ja Enterprise Editionia.
SQL Serveriä käytettäessä tietokantapalvelimen muistia voidaan käyttää tehokkaammin
ja myös suurten tietovarastojen varmuuskopiointi tehostuu. Esimerkiksi ongelma- tai
virhetilanteissa voidaan viiveettä siirtyä käyttämään peilattua tietokantapalvelinta.
Suosittelemmekin Microsoft SQL Serveriä käytettäväksi suurien dokumenttivarastojen
kanssa, jotka sisältävät satojatuhansia tai tätä suurempia määriä dokumentteja tai muita
kohteita. Isojen dokumenttivarastojen kanssa Microsoft SQL Serverillä saavutetaan
parempi kokonaissuorituskyky kuin Firebirdillä. Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin
käyttö kuitenkin edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL
Serverin hallinnan.
Huom. Microsoft SQL Server -lisenssit eivät sisälly M-Filesin lisensseihin, eli ne on
hankittava erikseen.
Microsoft SQL Server voi sijaita samalla koneella kuin M-Files-palvelin, tai se voi olla
sijoitettuna eri palvelimelle. Mikäli SQL Server sijaitsee eri palvelimelle, tulee
M-Files-palvelimen ja SQL Serverin välillä olla nopea verkkoyhteys. Ohjeita SQL Serverin
tehokkaan toiminnan varmistamiseksi löytyy Microsoft SQL Server -tuotteen
dokumentaatiosta.Yleensä kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että SQL Server -koneella
on paljon muistia. Luonnollisesti myös prosessorien määrä ja nopeus sekä kiintolevyjen
nopeus vaikuttavat tehokkuuteen merkittävästi.
7 M-Files-palvelimen hallinta
184
M-Files® 10
Kuva 121: M-Files tarjoaa tietokannan nimeksi dokumenttivarastolle annettua nimeä.
Kun dokumenttivaraston tietokantamoottorina käytetään Microsoft SQL Serveriä,
M-Files-palvelin varastoi dokumenttivaraston tiedot kyseiseen tietokantaan. Tietokannan
ulkopuolelle jäävät tietyt toissijaiset tiedot, joita ei tarvitse varmuuskopioida, kuten hakuja
nopeuttavat hakuindeksit ja tietyt väliaikaiset tiedostot.
Tiedostodatan sijainti
Tiedostodata voidaan tallentaa Microsoft SQL Serverin tietokantaan tai muuhun sijaintiin,
esimerkiksi verkkolevylle. Voit valita:
• Tallenna tiedostodata varaston tietokantaan.
• Tallenna tiedostodata tiedostojärjestelmäkansioon. Tällä vaihtoehdolla voit määrittää
vapaasti sijainnin, esim. tallentaa tiedostot verkkolevylle tai muuhun sijaintiin. Voit myös
suojata tiedostodatan määrittämällä tilin tiedostodatan käsittelyä varten.
Varmuuskopiointi
Järjestelmänvalvoja vastaa dokumenttivaraston tietokannan varmuuskopioinnista ja
varmuuskopioinnin ajastamisesta. Varmuuskopiointi suoritetaan käyttäen SQL Serverin
omia hallintatyökaluja tai kolmansien osapuolten tarjoamia varmuuskopiointiratkaisuja.
Varmuuskopiota palautettaessa järjestelmänvalvoja ensin palauttaa dokumenttivaraston
tietokannan SQL Serveriin valitsemallaan menetelmällä, ja sen jälkeen dokumenttivarasto
liitetään uudelleen M-Filesiin Liitä dokumenttivarasto -toiminnolla.
185
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Siirrä Microsoft SQL Serverille
Voit helposti siirtyä käyttämään Firebirdin sijasta Microsoft SQL Serveriä
dokumenttivaraston tietokantamoottorina. Siirrä Microsoft SQL Serverille -toiminnon löydät
Toiminta-valikosta. Voit ainoastaan siirtää Firebirdiä käyttäviä dokumenttivarastoja
käyttämään Microsoft SQL Serveriä. Siirtoa Microsoft SQL Serveriltä Firebirdille ei tueta.
Jäljitysketjun ominaisuudet
M-Files tukee sähköisten tiedostojen ja allekirjoitusten hallintaa FDA 21 CFR Part 11
-vaatimusten mukaisesti. Sähköinen allekirjoitus vaatii eSigning and Compliance -moduulin
(aiemmin FDA 21 CFR Part 11 -moduuli), joka on saatavana lisämaksusta. eSigning and
Compliance -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen
allekirjoituksen. Jotta voit ottaa eSigning and Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee
olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna.
Tämän lisäksi jäljitysketjun varastokohtaiset ominaisuudet on aktivoitava. Avaa
Ominaisuudet-ikkuna siitä varastosta, jolle haluat aktivoida nämä ominaisuudet, ja ota
Lisäasetukset-välilehdellä käyttöön Jäljitysketjun ominaisuudet: eSigning and Compliance
. Sähköiset allekirjoitukset toimivat automaattisesti lisenssikoodin asennuksen myötä
ilman varastokohtaista aktivointia. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus ja
vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus) (sivu 188).
Suojausasetusten ominaisuudet
Jotta voit käyttää laajennettuja automaattisia suojausasetuksia sen jälkeen, kun olet
päivittänyt dokumenttivaraston 7.0-versiosta tätä uudempaan versioon, tulee laajennetut
metatieto-ohjatut suojausasetukset ottaa manuaalisesti käyttöön. 8.0-versiossa (tai
uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut automaattiset suojausasetukset ovat
oletuksena käytössä, jolloin tätä aktivointia ei tarvitse erikseen tehdä.
Huom. Et voi perua tätä toimintoa.
Huom. Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa määritellyt arvoille automaattisia
suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa, että suojausasetukset toimivat
edelleen halutulla tavalla.
Tutustu automaattisiin suojausasetuksiin kohdassa Automaattiset suojausasetukset (sivu
247). Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppitai luokkakohtaisesti. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden
kautta, tulee sinun lisäksi sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Katso
lisätietoja kohdasta Uusi ominaisuusmäärittely (sivu 252).
Liitä dokumenttivarasto
Dokumenttivarasto on saatettu irrottaa (katso kohta Yksittäinen dokumenttivarasto (sivu
207)) M-Files-palvelimelta, jolloin kaikki dokumenttivaraston tiedot säilyvät tallessa valitussa
7 M-Files-palvelimen hallinta
186
M-Files® 10
tiedostokansiossa kiintolevyasemalla, mutta dokumenttivarasto ei ole rekisteröitynä
palvelimella. Jos dokumenttivarasto halutaan ottaa uudelleen käyttöön, voidaan se liittää
takaisin M-Files-palvelimelle tällä toiminnolla.
Jos esimerkiksi tilanpuutteen vuoksi haluat siirtää dokumenttivaraston C: -asemalta E:
-asemalle, se onnistuu Irrota- ja Liitä-toiminnoilla. Katso lisätietoja dokumenttivaraston
alkuperäisestä identiteetistä kohdasta Palauta dokumenttivarasto (sivu 187) .
Kuva 122: Useimmissa tapauksissa on suositeltavampaa käyttää oletusasetusta Liitä käyttämällä alkuperäistä identiteettiä.
Palauta dokumenttivarasto
Dokumenttivarastosta otetun täyden varmuuskopion ja muutosvarmuuskopion (katso
Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö (sivu 204)) voi palauttaa Palauta dokumenttivarasto
-toiminnolla.
Määrittele ensin lähde (varmuuskopiotiedostot palvelimella), josta varmuuskopio (ja
halutessasi myös muutosvarmuuskopio) palautetaan. Voit määritellä myös, palautetaanko
dokumenttivarasto uutena (jolloin M-Files luo dokumenttivarastolle uuden identiteetin)
vai käyttäen dokumenttivaraston alkuperäistä identiteettiä. Identiteetti vaikuttaa siten,
että dokumenttivarastoyhteydet otetaan palvelimelle dokumenttivaraston identiteetin
mukaan (palvelimella dokumenttivaraston nimeä voidaan muuttaa ja
dokumenttivarastoyhteyden nimihän voi olla peruskäyttäjällä asiakasohjelmistossa mikä
tahansa).
187
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Vaikka dokumenttivarasto olisi esimerkiksi tuhottu, voit palauttaa sen, mikäli varmuuskopio
on otettu. Katso lisää varmuuskopioinnista kohdasta Ajoitetut työt (sivu 204).
Kuva 123: Varmuuskopiot palautetaan tarvittaessa Palauta varmuuskopio -toiminnolla.
7.4 Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA
21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus)
M-Filesin avulla yritykset voivat hallita dokumenttejaan sekä prosessejaan laadukkaasti
ja tehokkaasti. M-Filesin toimintojen avulla voidaan noudattaa erilaisia määräyksiä, hyviä
tuotantotapoja, yleisiä toimintamenettelyitä sekä standardien mukaista dokumentointia.
Lisäksi M-Filesin avulla voidaan hallita ja seurata päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä
yleisiä dokumentteja.
M-Files vastaa myös erikoistarpeisiin, jotka koskevat tallenteita sekä erilaisten määräysten
ja standardien noudattamista. M-Files tukee esimerkiksi seuraavia standardeja ja
ohjeistuksia: ISO 9000 -sarja, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA ja
Sarbanes-Oxley. M-Filesin avulla voidaan toteuttaa myös TLL-4-yhteensopivia
7 M-Files-palvelimen hallinta
188
M-Files® 10
tietojärjestelmiä (TLL 4 on valtionhallinnossa ja Puolustusvoimissa käytössä oleva
tietoturvaluokitus).
M-Files tarjoaa tuen sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallinnalle, joilla
täytetään FDA 21 CFR Part 11 -vaatimukset. Tähän sisältyy niin dokumenteille tehtyjen
toimenpiteiden yksityiskohtaisen jäljitysketjun ylläpito, yksittäisten toimenpiteiden suojattu
seuraaminen kuin myös käyttäjätunnuksella varmennettavat sähköiset allekirjoitukset.
Aktivointi
eSigning and Compliance -moduuli sisältää edellä mainitut tapahtumakirjanpidon
laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. sSigning and Compliance -moduuli on
lisämaksullinen osio.
Jotta voit ottaa eSigning and Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee olla käytön
mahdollistava lisenssikoodi asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna
tai päivitä lisenssikoodi M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta
Lisenssinhallinta (sivu 166)). Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet tulee aktivoida
varastokohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Lisäasetukset (sivu 182). Sähköiset
allekirjoitukset toimivat automaattisesti lisenssikoodin asennuksen myötä ilman
varastokohtaista aktivointia.
Lisätietoja
Lisätietoja eSigning and Compliance -laajennuksista sekä sähköisistä allekirjoituksista
saat kohdista Tapahtumakirjanpito (sivu 312) ja Sähköinen allekirjoitus (sivu 276).
M-Filesin avulla voidaan noudattaa myös muita standardeja, laatujärjestelmiä,
vaatimustenmukaisuustarpeita, ohjeistuksia sekä eri alojen omia käytäntöjä ja prosesseja.
Lokimerkinnät, kirjausketjut, versiohistoria sekä sähköiset allekirjoitukset ovat osa M-Filesin
tarjoamia toiminnallisuuksia. Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka M-Files voi tukea
liiketoimintaasi noudattamalla soveltuvia standardeja ja määräyksiä, ota meihin yhteyttä
osoitteessa [email protected].
7.5 Yhteistoiminta eri varastojen välillä
M-Files mahdollistaa monentasoisen yhteistoiminnan eri dokumenttivarastojen välillä.
Yhteistoiminnan avulla voit esimerkiksi:
• replikoida dataa eri toimipisteiden välillä, mikä mahdollistaa työskentelyn eri toimipisteiden
välillä aina, vaikka verkkoyhteydet olisivat hitaita tai katkeaisivat
• arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon
• varmuuskopioida dataa omalle palvelimelle asennetusta varastosta pilvipalvelussa
olevaan varastoon, jolloin käyttäjät voivat ottaa yhteyden välittömästi pilvipalveluun,
mikäli omalle palvelimelle asennetun varaston kanssa on ongelmia
• keskittää dataa useista M-Files-varastoista yhteen varastoon
189
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
• käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin, jolloin eri varastojen sisällöt,
metatietorakenteet ja suojausasetukset voidaan mukauttaa eri toimintoihin tai
liiketoimintayksiköille sopiviksi
• julkaista tietyt dokumentit erilliseen varastoon sidosryhmiä varten
• luoda suhteita eri varastoissa olevien kohteiden välille, jolloin kohteet voivat sijaita eri
varastoissa yrityksen toimintojen mukaisesti.
Yhteistoiminnan avulla voit siis jakaa dokumentteja ja muita kohteita tehokkaasti eri
varastojen välillä. Voit esimerkiksi määrittää tietyt dokumentit jaettaviksi yrityksen
varastosta julkaisuvarastoon. Näin voit helposti tarjota aina ajan tasalla olevat hinnastot,
tuotekuvaukset, esitteet ja muut tiedot asiakkaille tai yhteistyökumppaneille erillisessä
julkaisuvarastossa ilman manuaalista kopiointia tai tietojen vanhentumista.
Huom. Jos M-Files on asennettu usealle palvelimelle, lisäpalvelimilla on oltava
M-Files-lisäpalvelinlisenssi asennettuna. Esimerkiksi, jos haluat replikoida tietoa eri
palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, lisäpalvelimilla on oltava tämä lisenssi
asennettuna.
7.5 Yhteistoiminnan vaatimat asetukset
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen
Jotta voit yhdistää ja synkronoida metatietoja varastojen välillä, metatietomäärittelyiden
on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä
Metatietojen yhdistämisen lisäksi kohteet ja arvot tulee päivittää eli synkronoida tietyin
aikavälein, jotta eri varastoissa sijaitseva data olisi ajan tasalla. Eri varastojen välinen
datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Tällöin lähdevarastosta
viedään dataa, joka sitten vastaavasti tuodaan toiseen varastoon.
Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla tämä sisällön synkronointi voidaan tehdä
esimerkiksi 15 minuutin välein. Näin kohdevarastossa on aina ajan tasalla olevaa dataa.
Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322).
Synkronointi voi olla myös kahdensuuntaista eri varastojen välillä tai synkronointi voidaan
tehdä usean eri varaston välille. Vientityötä määriteltäessä voit käyttää suodatinta, mikäli
haluat viedä ja julkaista ainoastaan tietyt dokumentit tai muut kohteet kohdevarastoon.
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen
Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä,
tulee metatietomäärittelyiden myös olla yhdistettävissä varastojen välillä.
Metatietomäärittelyiden välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen
käyttötarkoituksesta. Tietyt metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti. Osa
7 M-Files-palvelimen hallinta
190
M-Files® 10
yhdistetään automaattisesti varaston rakenteen mukaisesti, mutta joidenkin osalta
metatietomäärittelyiden yhdistäminen on tehtävä manuaalisesti aliaksia käyttäen.
Varaston käyttötarkoitus vaikuttaa metatietorakenteen luontiin ja yhdistämiseen
Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen
käyttötarkoituksesta. Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin,
varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takia ennen mahdollisen kohdevaraston luontia
kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja paras tapa luoda haluttu
kohdevarasto.
Mikäli yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan
varaston välillä, tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vientija tuontityöt varastojen välille.
Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi)
Mikäli halutaan, että varastot ovat täydellisiä vastineita toisiinsa nähden niin metatietojen
kuin sisällön osalta, ensin kannattaa luoda kohdevarasto varmuuskopioinnin tai varaston
kopioinnin kautta, jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tällöin varsinkin
metatietomäärittelyt saadaan automaattisesti täsmäämään niin nimien kuin ID:eiden
osalta eikä erillistä aliasten määrittelyä tarvitse tehdä metatietomäärittely kerrallaan.
Huom. Varaston luonnin jälkeen luodut metatietomäärittelyt tulee kuitenkin manuaalisesti
yhdistää eri varastojen välillä aliaksia käyttäen.
Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri
käyttöön tarkoitetut varastot)
Mikäli haluat, että metatiedot täsmäävät suurimmaksi osaksi eri varastojen välillä,
kannattaa harkita, luodaanko kohdevaraston metatietorakenne metatietorakenteen viennin
kautta (katso Vie rakenne (sivu 328)), jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt.
Tämän jälkeen kohdevarastossa on hyvä tarkistaa, että metatietorakenne vastaa
kohdevaraston käyttöä.
Huom. Varaston luonnin jälkeen luodut metatiedot on kuitenkin manuaalisesti yhdistettävä
eri varastojen välillä aliaksia käyttäen.
Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu
varastosta toiseen)
Mikäli vain tietyt kohteet ja tietyt metatiedot halutaan julkaista ns. julkaisuvarastoon,
kannattaa yleensä julkaisuvaraston metatietorakenne luoda erillään lähdevaraston
metatietorakenteesta.
Tällöin kaikille muille kuin sisäänrakennetuille metatietomäärittelyille on määriteltävä
aliakset, jotta metatiedot voidaan yhdistää synkronoinnin yhteydessä.
191
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Metatietojen yhdistäminen
M-Files yhdistää metatietoja oletusarvoisesti seuraavilla tavoilla (merkitysjärjestyksessä):
• Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta
siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään.
Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat esimerkiksi Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi
muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa jotakin näistä;
esimerkiksi dokumentin luojaa ei välttämättä haluta näyttää julkaisuvarastossa. Näitä
sisäänrakennettuja metatietoja voidaan muokata julkaisukäyttöön sopivaksi
rekisteriasetuksissa ja oikeusasetuksilla.
• Kaikilla arvoilla on GUID-tunniste (globally unique identifier). Mikäli varastojen välillä
GUID-tunnisteet täsmäävät, metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti.
• Mikäli varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden
yhdistäminen. Alias on määritettävä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen
kyseiselle metatietomäärittelylle. Lisätietoja saat kohdasta Aliakset varastojen välisten
metatietojen yhdistämiselle.
• Mikäli sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen
yhdistäminen automaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa.
Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia
nimiä. Huomaa myös, että mikäli metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa,
ID:t eivät tällöin ole samat ja yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen.
• Voit myös käyttää tuodun metatietomäärittelyn nimeä sen aliaksena, jos muita
aliaksia ei ole käytettävissä. Siinä tapauksessa sinun on määritettävä alias ainoastaan
kohdevarastoon käyttämällä lähdevaraston metatietomäärittelyn nimeä. Lisätietoja saat
lukemalla Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla
kohdasta Tuo sisältöä (sivu 329).
• Mikäli edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan,
voidaan tämä määritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn
nimen, esim. Puhelinnumero, on oltava sama eri varastoissa. Oletusasetuksia
käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämään metatietoja. Huomaa, että yhdistämisessä
nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä.
Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle
Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt
yhdistetään automaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen
tehdä aliaksia käyttäen.
Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun
tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan
yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka
ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa
tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa. Ts. alias on yhteinen tunniste samalle
metatietomäärittelylle eri varastojen välillä.
7 M-Files-palvelimen hallinta
192
M-Files® 10
Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena
eri varastojen välille.
Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja
arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.
Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt
yhdistämistä varten. Käy läpi: kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, luokat ja
luokkaryhmät, työnkulut ja työnkulut tilat, käyttäjäryhmät sekä nimetyt käyttöoikeusluettelot.
Löydät näiden metatietomäärittelyiden ominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa
voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle.
Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka
varastokohtainen ID on 1001. Semanttisesti vastaava ominaisuusmäärittely on myös
kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on 1005 (nimi voi olla sama Puhelinnumero
tai eri, esim. Puhelin tai Phone number) oletuskielellä. Mikäli nämä halutaan yhdistää,
tulee molempiin varastoihin määrittää ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinen alias. Alias
voi olla mikä tahansa, esim. Puhelinnumero tai dc.PhoneNumber, kunhan se on
molemmissa varastoissa sama.
Alias ei näy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmiston puolella, eli käyttäjät näkevät
varastokohtaisen ominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin.
Huom. Jos kohdevarastosta löytyy useita metatietomäärittelyitä samalla aliaksella,
yhdistäminen ohitetaan näiden osalta eikä tietoja tuoda kohdevarastoon.
Käyttäjätilit
Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja
tai täysin eri käyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Mikäli haluat antaa tietyille käyttäjille
oikeudet molempiin varastoihin ja/tai metatiedot halutaan synkronoida Käyttäjät-arvolistan
osalta, luo käyttäjille samannimiset käyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis
automaattisesti synkronoida varastojen välillä.
Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa
Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä,
jotka sijaitsevat eri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan
viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen
luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypit pitää olla yhdistettävissä, mutta
kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koska kohteita ei siirretä
varastosta toiseen. Katso lisätietoja kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden
välillä (sivu 94).
193
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä
Tässä luvussa on kerrottu lisätietoja kohteiden ja niiden arvojen synkronointiin liittyen.
Nämä asiat on hyvä käydä läpi ennen varsinaisen synkronoinnin määrittämistä.
Varsinainen synkronointi toteutetaan sisällön replikointi -toimintoja käyttäen. Katso
lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322).
Kohteet
Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat
metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja arvojen
synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön
replikoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322).
Huom. Ainoastaan arvot, joille on sisäänrakennettu kohdetyyppi, synkronoidaan
automaattisesti. Muiden kohdetyyppien osalta tulee joko aliaksen tai "ID+nimi"-yhdistelmän
täsmätä, jotta ko. kohdetyyppiä olevat kohteet tuodaan kohdevarastoon tuontityön
yhteydessä. Tarkista siis, että nämä määrittelyt ovat kunnossa. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Valittujen kohteiden julkaisu varastosta toiseen
Mikäli haluat julkaista vain tietyt kohteet varastosta toiseen, voit tehdä sen käyttämällä
hakusuodatinta sisällön vientityötä määriteltäessä. Tarkista lisäksi, että julkaistavien
kohteiden kohdetyypit voidaan yhdistää joko automaattisesti tai aliasten avulla.
Ristiriidat ja niiden selvittäminen
Kun kohteita muokataan samaan aikaan eri varastoissa, saattaa tämä aiheuttaa
ristiriitatilanteita, kun tietoja ollaan synkronoimassa esimerkiksi lähdevarastosta A
kohdevarastoon B. Ristiriidan havaitessaan M-Files luo kohteesta ns. ristiriitakohteen,
joka voidaan selvittää lähde- tai kohdevaraston version hyväksi.
Löydät tällaiset ristiriitakohteet suhteiden kautta: jos kohteella on ristiriitoja, löydät nämä
Ristiriidat-ryhmittelyotsikon alta. Lisäksi löydät kaikki ristiriitakohteet Ristiriidat-näkymää
käyttäen (oletuksena piilotettu).
Selvitä ristiriidat joko pitämällä kohdevaraston muutokset ( Pidä nämä muutokset ) tai
hylkäämällä ne (Hylkää nämä muutokset). Jälkimmäisellä vaihtoehdolla lähdevaraston
versio tulee käyttöön. Ristiriitaa selvitettäessä sinulla tulee olla muokkausoikeus
varsinaiseen kohteeseen sekä ko. ristiriitakohteeseen samassa varastossa.
Mikäli synkronointi (sisällön replikointi) on kahdensuuntainen, selvitä ristiriita molemmissa
varastoissa, jotta ristiriitatilanne saadaan päättymään.
Metatietojen arvot
Arvolistojen arvot
7 M-Files-palvelimen hallinta
194
M-Files® 10
Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat
metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja niiden arvojen
synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön
replikoinnin avulla.
Huomaa kuitenkin, että jos arvoa ei ole olemassa kohdevarastossa tai sitä ei pystytä
luomaan normaalina arvolistan arvona tuontityön yhteydessä (esim. sisäänrakennetut,
kuten luokat, työnkulut ja käyttäjät), silloin arvon nimi näkyy metatiedoissa muodossa
"Arvon nimi XYZ(poistettu)". Eli jos arvoa ei löydy tuonnin jälkeen kohdevaraston
metatietorakenteesta, se näkyy "Arvon nimi XYZ (poistettu)" -arvona.
Huom. Tuotavien arvojen oletussuojausasetuksena käytetään kohdevaraston arvolistoittain
asetettua oletussuojausta uusille arvoille. Tästä seuraa, että arvon nimi saattaa olla
näkyvissä riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi dokumentin
luojan nimi näkyy julkaistun dokumentin metatiedoissa "Luonut: Käyttäjä XYZ (poistettu)"
-arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen,
mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa.
Suhteessa olevat kohteet
Kohteen metatiedot sisältävät tietoa suhteessa olevista toisista kohteista. Esimerkiksi
dokumentti voi olla suhteessa projektiin tai asiakkaaseen.
Kun kohteita viedään toiseen varastoon, ei niihin suhteessa olevia kohteita välttämättä
kuitenkaan haluta viedä kohdevarastoon. Esimerkiksi kohdevarastoon voidaan viedä
dokumentteja, mutta ei projekteja tai asiakkaita (esimerkiksi julkaisukäytössä julkaistaan
hinnastot ja esitteet, mutta ei asiakastietoja).Tällöin suhteessa oleva kohde näkyy kuitenkin
kohteen metatiedoissa pikakuvakkeena (tai harvemmissa tapauksissa "Arvon nimi
XYZ(poistettu)" -arvona). Tällöin kohde viittaa lähdevarastoon eikä sitä ole tuotu aitona
kohteena kohdevarastoon. Lisätietoja saat kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien
kohteiden välillä (sivu 94).
Huom. Suhteessa olevan kohteen oletussuojausasetuksena käytetään tuonnin yhteydessä
kohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. Tästä seuraa,
että suhteessa olevan kohteen nimi saattaa olla näkyvissä tuodun/julkaistun kohteen
metatiedoissa riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi asiakkaan
tai projektin nimi saattaa näkyä julkaistun dokumentin metatiedoissa pikakuvakkeena tai
"Arvon nimi XYZ (poistettu)" -arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja
metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa
varastossa.
7.6 Välimuistireplikavarastot
Dokumenttivarastoja voidaan replikoida pääpalvelimelta maantieteellisesti eri paikassa
sijaitseville replikapalvelimille. Kohteiden haku replikapalvelimelta nopeuttaa useasti
käytettävien dokumenttien avaamista, koska haku pääpalvelimelta voi olla hidasta johtuen
tietoliikenneyhteyksistä. Replikapalvelimen käyttö siis nopeuttaa toistuvasti käytettävien
195
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
dokumenttien hakua maantieteellisesti eri paikoissa sijaitsevien toimipisteiden
asiakaskoneilla.
Välimuistireplikavarastot tarvitsevat yhteyden pääpalvelimelle, kun taas täysreplikointia
voidaan käyttää, vaikka yhteys pääpalvelimelle katkeaisi. Katso lisätietoja täysreplikoinnin
toteuttamisesta kohdasta Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 189).
Dokumenttivarasto replikoidaan pääpalvelimelta replikapalvelimelle (ns. välipalvelimelle).
Replikapalvelimella sijaitsevasta dokumenttivarastosta käytetään nimitystä
välimuistireplikavarasto.
M-Files-asiakasohjelmiston asetuksissa dokumenttivarastoyhteys muodostetaan
välimuistireplikavarastoon samaan tapaan kuin muihin dokumenttivarastoihin.
M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjä näkee ainoastaan välimuistireplikavaraston nimen.
Eli käyttäjä ei tiedä, onko varasto replikoitu vai ei.
7.6 Tarvittavat oikeudet replikoinnille
M-Files-ohjelmiston asennusta varten tulee olla järjestelmänvalvojan oikeudet
replikapalvelinkoneelle. Nämä oikeudet tarvitaan, jotta M-Files-ohjelmisto saadaan
asennettua replikapalvelimelle. Lisäksi järjestelmänvalvojan oikeuksia tarvitaan siinä
vaiheessa, kun välimuistireplikavarastoa määritetään. Lisäksi välimuistireplikavaraston
määritystä varten tulee olla tavallisen käyttäjän käyttäjätunnus, jolla on tavalliset oikeudet
pääpalvelimella sijaitsevaan dokumenttivarastoon.
Huom. Vaatimus järjestelmänvalvojan oikeuksista koskee siis kuitenkin vain oikeuksia
replikapalvelimelle. Pääpalvelimelle ei replikoinnin määrittämisen yhteydessä tarvita
missään vaiheessa järjestelmänvalvojan oikeuksia.
Lisätietoja saat kohdastaPalvelintason roolit / Järjestelmänvalvoja.
7 M-Files-palvelimen hallinta
196
M-Files® 10
Kuva 124: Välimuistireplikavaraston ominaisuuksissa määritellään replikoitavan dokumenttivaraston tiedot.
7.6 Palvelimen nimi
Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna
ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee.
7.6 Porttinumero
Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti,
johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä.
Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266.
7.6 Protokolla
Määrittele, mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita joko TCP/IP-, SPX- tai
HTTPS-protokollan.
197
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
7.6 Testiyhteys palvelimelle
Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden
dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että palvelin on vastannut
yhteyskokeiluun.
7.6 Lähdevarasto
Määrittele, mikä dokumenttivarasto palvelimelta replikoidaan.
7.6 Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon
Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden
dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että dokumenttivarasto on
vastannut yhteyskokeiluun.
7.6 Nimi
Välimuistireplikavaraston nimi on automaattisesti sama kuin lähdevaraston.
7.6 Päivitä
Päivitä-toiminnolla voit päivittää välimuistireplikavaraston nimen, kun lähdevaraston nimi
on muuttunut.
7.6 Yksilöllinen ID
Yksilöllinen ID on varastotunniste välimuistireplikavarastolle. Välimuistireplikavaraston
ID on automaattisesti sama kuin lähdedokumenttivaraston yksilöllinen tunniste.
M-Files-palvelin erottelee dokumenttivarastot tunnisteiden perusteella, jolloin se esimerkiksi
osaa estää sen, että samaa varastoa ei voida replikoida kahteen kertaan samalle
palvelimelle.
7.6 Välimuistin sijainti palvelimella
Määrittele, mihin hakemistoon dokumenttivarasto replikoidaan palvelimelle.
7.6 Määritä käyttäjätili
Valitse käyttäjätili, jota käytetään yhteyden muodostamiseen välimuistin
sijaintihakemistoon. M-Files-palvelin käyttää tämän käyttäjätilin identiteettiä, kun se
tallentaa tiedostoja välimuistin sijaintihakemistoon tai avaa tiedostoja sieltä. Käyttäjätili
pitää olla määriteltynä silloin, kun sijaintihakemisto sijaitsee esimerkiksi verkkolevyllä,
joka vaatii todentamisen (autentikoinnin) yhteyden muodostamiseksi.
7 M-Files-palvelimen hallinta
198
M-Files® 10
7.6 Välimuistitiedostodatan sijainti
Välimuistitiedostodatan sijainti ilmaisee replikoitujen tiedostojen tarkan sijainnin välimuistin
sijaintihakemiston alla.
7.7 Käyttäjätilit
Dokumenttivarastolla on käyttäjiä, joiden pitää aluksi tunnistautua M-Files-palvelimelle.
Siksi ennen käyttäjien luontia on luotava käyttäjätilit M-Files-palvelimelle. Näitä käyttäjätilejä
liitetään dokumenttivarastoihin käyttäjiksi. Dokumenttivarastoihin voidaan valita eri käyttäjät
käyttäjätileistä.
Uusi käyttäjätili
Voit aloittaa uuden käyttäjätilin luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella
Käyttäjätilit puunäkymässä ja valitsemalla Uusi käyttäjätili...
Kuva 125: Uuden käyttäjätilin luonti-ikkuna.
199
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Windows-tunnistus
M-Files-palvelimen tunnistuksessa voidaan käyttää Windows-tunnistusta, jolloin
dokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin kirjaudutaan Windowsiin tai
organisaation toimialueelle. Toimialueen tunnusten käyttäminen on nopein ja helpoin
tunnistustapa. Tällöin ei tarvita uusia salasanoja eikä tunnuksia, mikä on varsin
käyttäjäystävällinen tapa toimia. Katso lisää taulukosta Dokumenttivarastoyhteydet (sivu
22).
M-Files-tunnistus
M-Filesin omalla tunnistuksella pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Jos organisaatiolla
ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää, dokumenttivarastossa
kannattaa käyttää M-Files-tunnistusta.
Henkilötiedot
Syötä käyttäjätilillesi sähköpostiosoite ja koko nimi. Näitä tietoja käytetään ilmoituksissa.
Katso lisää ilmoituksista kohdasta Ilmoitukset (sivu 168). Jos käytössä on
Windows-tunnistus, voit hakea henkilötiedot toimialueelta valitsemalla toiminnon Päivitä
tiedot toimialueelta.
Lisenssityyppi
Valitse käyttäjätilille lisenssityyppi. Alla on lueteltu erilaiset lisenssityypit. Lisensseistä
saat lisätietoa kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166).
Nimetyn käyttäjän lisenssi
Nimetyn käyttäjän lisenssi osoitetaan tietylle käyttäjätilille. Tällä käyttäjätilillä voidaan
lisenssin puolesta aina käyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä.
Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi
Yksi yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi varataan, kun tätä lisenssityyppiä käyttävällä
käyttäjätilillä kirjaudutaan sisään M-Filesiin. Kun käyttäjä kirjautuu ulos M-Filesista,
kyseinen lisenssi vapautuu muiden tätä lisenssityyppiä käyttävien käyttäjätilien
käytettäväksi.
Vain luku -lisenssi
Vain luku -lisenssit osoitetaan tietyille käyttäjätileille. Tällaisella käyttäjätilillä voidaan
lisenssin puolesta aina käyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä. Lisenssi on
rajoitettu, joten kaikki M-Filesin toiminnot eivät ole käytössä tätä lisenssityyppiä käyttävillä
käyttäjätileillä. Käytännössä tällaisen lisenssin käyttö estää dokumenttien luomisen ja
muokkaamisen M-Filesissa, mutta lukuoikeudet säilyvät.
Ulkoisen yhteyden lisenssi
7 M-Files-palvelimen hallinta
200
M-Files® 10
Ulkoisen yhteyden lisenssien avulla kolmannen osapuolen järjestelmät voivat lukea
M-Files-tietokantaa anonyymisti. Tätä lisenssityyppiä tarvitaan esim. silloin, kun
M-Files-dataa julkaistaan ohjelmallisesti intranet- tai extranet-ympäristössä
rajoittamattomalle käyttäjämäärälle.
Käyttäjätili on poissa käytöstä
Tällä toiminnolla voit kätevästi määritellä, voiko käyttäjä kirjautua palvelimelle vai ei.
Toimintoa kannattaa käyttää, jos tiliä ei haluta kokonaan poistaa, vaan sulkea se
toistaiseksi pois käytöstä.
Palvelintason roolit: Järjestelmänvalvoja
Tämä rooli oikeuttaa käyttäjän tekemään kaikkia mahdollisia muutoksia palvelintasolla.
Näitä ovat esimerkiksi muutokset palvelimen käyttäjätunnuksiin ja dokumenttivarastojen
luonti sekä poisto. Järjestelmänvalvoja voi siis tehdä myös dokumenttivarastolle mitä
vain.
Tuo käyttäjätilejä
Voit avata Tuo käyttäjätilejä -valintaikkunan napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella
Käyttäjätilit puunäkymässä ja valitsemalla Tuo käyttäjätilejä...
201
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kuva 126: Käyttäjätilien tuonti toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin.
Valitse tuotavat käyttäjät toimialueen, organisaatioyksikön sekä käyttäjäryhmän perusteella.
Lisätietoja käyttäjäryhmien tuomisesta saat kohdasta Tuo käyttäjäryhmiä (sivu 234).
Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Lisätietoja lisensseistä saat kohdista
Lisenssityyppi ja Uusi käyttäjätili (sivu 199).
Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät
Voit palvelinkohtaisesti katsoa kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät ja heidän
lisenssityyppinsä napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Käyttäjätilit puunäkymässä
ja valitsemalla Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät.
Voit tarvittaessa pakottaa uloskirjautumisen tietyille käyttäjille, mikä mahdollistaa
esimerkiksi muiden käyttäjien kirjautumisen sisään käytettäessä yhtäaikaisen käyttäjän
lisenssejä.
Toiminnot vaativat järjestelmänvalvojan oikeudet.
7 M-Files-palvelimen hallinta
202
M-Files® 10
7.8 Sovellukset
Voit mukauttaa M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää ja toimintoja niin, että saat
yrityksesi tehokkuuden kannalta tärkeät toiminnot etusijalle: Voit esimerkiksi luoda ja
ottaa käyttöön HTML-pohjaisen metatietokortin ja muokata sen noudattamaan yrityksenne
visuaalista ilmettä. Voit myös vähentää käyttäjille näytettävien toimintojen määrää
M-Files-asiakasohjelmiston puolella.
Huom. Sovellusten luominen vaatii ohjelmointiosaamista, HTML-kielen ja JavaScriptin
tuntemusta. Ohjelmointiin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä
veloitetaan erikseen. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen
kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi).
Lisää dokumentaatiota, integraation ohjekirja ja näytesovelluksia on sivulla
http://www.m-files.com/UI_Extensibility_Framework.
Huom. M-Files Web Access ei ole mukautettavissa.
7.8 Sovellusten asentaminen
Sovellukset asennetaan aina varastokohtaisesti. Löydät Sovellukset napsauttamalla
varaston päällä hiiren oikealla painikkeella.
Kuva 127: Sovellukset asennetaan zip-paketteina.
Voit myös asentaa sovelluksen suoraan M-Files-asiakasohjelmiston kautta (Asetukset
> Sovellukset). Kysy lisätietoja teknisestä tuesta: [email protected].
203
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
7.8 Sovellusten käyttäminen
Kun sovellus on asennettu M-Files-palvelimen hallinnassa varastokohtaisesti, on se
käytettävissä M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjille. Kun käyttäjä seuraavan kerran
kirjautuu sisään ko. varastoon, ilmoittaa M-Files käyttäjälle uudesta sovellusta.
• Jos kyseessä on valinnainen sovellus, voi käyttäjä valita, haluaako hän sallia sovelluksen
käytön.
• Mikäli kyseessä on pakollinen sovellus, käyttäjä ei pysty kirjautumaan ja käyttämään
varastoa ennen sovelluksen hyväksymistä. Järjestelmänvalvoja voi tehdä myös
esihyväksynnän käyttäjien puolesta rekisteriavaimen avulla.
Käyttäjä voi myös ottaa sovelluksia käyttöön M-Files-asiakasohjelmiston
Sovellukset-toiminnon kautta. Käyttäjä voi ottaa käyttöön sekä varastokohtaisia että
asiakaskonekohtaisia sovelluksia. Nämä sovellusvalinnat ovat tietokonekohtaisia.
Tietokonekohtaiset asetukset
Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön.
Oletusasetuksena on, että käyttäjä on sallinut tietokonekohtaisesti M-Filesin käyttää
sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä,
ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaiset sovellukset ole käytössä.
7.9 Ajoitetut työt
Ajoitetuilla töillä teet varmuuskopioinnista automaattisen toiminnon. Varmuuskopiot
tallentuvat kiintolevyasemalle tai verkkolevylle, josta ne voi siirtää esimerkiksi
nauha-asemalle. Varmuuskopioita voi tarpeen tullen palauttaa M-Files-palvelimen
hallinnassa (katso Palauta dokumenttivarasto (sivu 187).
Töissä on lisäksi listattuna muita ajoitetusti suoritettavia toimintoja, kuten esimerkiksi
tietokannan optimointi. Tietokannan optimointi mm. huoltaa tietokannan hakuindeksit,
mikä varmistaa sen, että dokumenttivaraston käyttö pysyy nopeana tietomäärän
muutoksista riippumatta.
Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö
Dokumenttivarastoista voidaan ottaa kahdentyyppisiä varmuuskopioita: täysiä
varmuuskopioita ja muutosvarmuuskopioita. Päätietokannasta voi ottaa vain täysiä
varmuuskopioita. Täydet varmuuskopiot kannattaa ajastaa toistumaan harvemmin ja
muutosvarmuuskopiot useammin. Sopiva varmuuskopiorytmi voisi olla esimerkiksi siten,
että täysi varmuuskopio otetaan kerran viikossa ja muutosvarmuuskopio päivittäin. Näin
levytilaa säästyy. Muista myös asettaa varmuuskopioinnit erikseen sekä
dokumenttivarastolle että päätietokannalle.
7 M-Files-palvelimen hallinta
204
M-Files® 10
Kuva 128: Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät.
205
M-Files® 10
7 M-Files-palvelimen hallinta
Kuva 129: Ajoitetun varmuuskopiotyön ominaisuudet -ikkunassa määritellään varmuuskopioinnin yksityiskohtia.
Täysi varmuuskopio on kaikista kattavin kopio, mitä M-Filesilla saa. Se sisältää esimerkiksi
kaikkien dokumenttien kaikki historiatiedot. Muutosvarmuuskopiota ei voi ottaa, jos ei ole
ensin ottanut täyttä varmuuskopiota.
Muutosvarmuuskopio sisältää kaikki muuttuneet tiedot edellisen täyden varmuuskopion
jälkeen. Palauttaessa tällaista muutosvarmuuskopiota tarvitset täyden varmuuskopion ja
viimeisimmän muutosvarmuuskopion tiedostot.
Katso myös kohta Palvelin (sivu 165).
7 M-Files-palvelimen hallinta
206
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tässä luvussa käsitellään kaikkia M-Files-palvelimen hallinnassa yksittäiselle
dokumenttivarastolle käytettävissä olevia toimintoja ja asetuksia.
Kuva 130: Dokumenttivarastolle käytettävissä olevia asetuksia.
8.1 Uusi dokumenttivarasto, Liitä dokumenttivarasto,
Ominaisuudet
Lisätietoja dokumenttivarastojen luomisesta ja liittämisestä sekä dokumenttivaraston
ominaisuuksista saat kohdasta Dokumenttivarastot (sivu 180).
8.2 Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään
Tällä toiminnolla voit kirjautua ulos dokumenttivarastosta palvelintasolla. Jos olet kirjautunut
dokumenttivarastosta ulos, tämä toiminto vaihtaa nimekseen Kirjaudu sisään, jolla voit
kirjautua dokumenttivarastoon sisään palvelintasolla.
207
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.3 Toiminnot
Tässä luvussa selitetään Toiminnot-valikon varastotoiminnot.
Varmuuskopioi
Dokumenttivaraston varmuuskopiointi voidaan tehdä tällä toiminnolla myös ilman
ajastusta. Voit myös lisätä tätä kautta työn ajoitettuihin töihin. Lisätietoja
varmuuskopioinnista saat kohdasta Ajoitetut työt (sivu 204).
Kopioi dokumenttivarasto
Kopioidessasi dokumenttivaraston alkuperäisestä dokumenttivarastosta tulee kopio
näkyviin sekä M-Filesiin että tietokoneen kiintolevyasemalle samaan tapaan kuin uuden
dokumenttivaraston luonnissa (katso Dokumenttivarastot (sivu 180)). Dokumenttivarastosta
voit kopioida myös vain osia, joita voit valita Kopioitavat tiedot -kohdassa. Jos esimerkiksi
haluat kopioida uuteen dokumenttivarastoon vanhan dokumenttivaraston hyvän rakenteen
ilman varsinaista sisältöä, voit tehdä sen kätevästi painamalla Vain rakenne -painiketta.
Voit hyödyntää tällä tavalla esimerkiksi M-Filesin asennuksessa mukana tullutta
Esimerkkidokumenttivarastoa.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
208
M-Files® 10
Kuva 131: Kopioi dokumenttivarasto -ikkuna.
Arkistoi vanhoja versioita
Toiminnon Arkistoi vanhoja versioita avulla voit siirtää arkistotiedostoon dokumenttien
vanhoja versioita. Tällöin valitut dokumenttiversiot siirtyvät dokumenttivarastosta
arkistotiedostoon.
209
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 132: Arkistoi vanhoja versioita -ikkuna.
Mikäli lähdeasetuksena on valittuna Arkistoitavaksi merkityt dokumentit, voit valita
versioarkistoinnin käsittelemät dokumentit toiminnolla Merkitse arkistoitavaksi, katso
kohta Merkitse arkistoitavaksi (sivu 102). Tällöin siis toiminto koskee vain arkistoitavaksi
merkittyjen dokumenttien määriteltyjä versioita. Voit rajoittaa arkistoinnin koskemaan vain
tietyt ehdot täyttäviä dokumenttiversioita.
Arkistoidut dokumentit voidaan palauttaa takaisin dokumenttivarastoon toiminnolla Tuo
sisältö kohdassa Sisällön replikointi ja arkistointi.
Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi, että
et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota tai uudempaa
käyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevan
arkistotiedoston, käytä palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai
vanhempi.Tämän jälkeen voit päivittää varaston ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva
9.0-version ja uudempien versioiden kanssa.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
210
M-Files® 10
Irrota
Voit irrottaa dokumenttivaraston palvelinyhteydestä, jolloin tieto ei tuhoudu vaan jää
talteen tietokoneen kiintolevyasemalle. Irrota ja Liitä dokumenttivarasto ovat toimintoina
toistensa vastakohtia. Dokumenttivarasto, joka on irrotettu, voidaan liittää takaisin
M-Files-palvelimelle kiintolevyasemalta. Lisätietoja dokumenttivaraston liittämisestä saat
kohdasta Liitä dokumenttivarasto (sivu 186).
Tuhoa
Tuhoa-toiminnolla dokumenttivarastosta tuhotaan kaikki tieto peruuttamattomasti.
Tuhoa-toiminto ei tietenkään koske varmuuskopioita, jotka ovat kiintolevyasemalla. Sieltä
dokumenttivarasto voidaan palauttaa, jos varmuuskopio on otettu.
Ota pois käytöstä, Ota käyttöön
Kun otat dokumenttivaraston pois käytöstä, M-Files sulkee varaston. Se myös sulkee
käyttäjillä mahdollisesti olevat avoimet istunnot. Käytöstä pois otettuun
dokumenttivarastoon ei voi kirjautua, ennen kuin samasta paikasta löytyvällä Ota käyttöön
-toiminnolla otat dokumenttivaraston uudelleen käyttöön.
Päivitä
Jos dokumenttivaraston tietokannan sisäinen rakenne muuttuu, mitä tapahtuu yleensä
ohjelmistoversion päivityksen yhteydessä, dokumenttivarasto täytyy päivittää.
Dokumenttivarasto tarvitsee päivittämistä silloin, kun M-Filesin asennuksen yhteydessä
olet valinnut, ettet päivitä dokumenttivarastoa, mutta myöhemmin haluatkin sen päivittää.
Kuva 133: Dokumenttivaraston päivittämisen varmistaminen on ratkaistava ennen päivitystä.
211
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.4 Ylläpito
Ylläpito-alavalikossa on toimintoja tietokannan sisäisen rakenteen eheyden tarkistamiseksi
ja optimoimiseksi. Voit myös muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun indeksin.
Tietokannan rakenteen eheyttäminen ja optimointi takaa nopean toiminnan myös isoilla
dokumenttimäärillä. Samoin voit myös muodostaa dokumenttitiedostojen esikatselukuvat
uudelleen.
8.5 Kielet ja käännökset
8.5 Ohjelmiston kielen vaihtaminen
M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää usealla eri kielellä. Kielen vaihto on helppoa, ja kieli
voidaan vaihtaa käytön aikana. Eri kielet löytyvät Vaihda kieli -toiminnolla napsauttamalla
M-Filesin kuvaketta tilailmaisinalueella ja valitsemalla Asetukset > Vaihda kieli.
M-Files-ohjelmisto tarjoaa automaattisesti nämä kielivaihtoehdot. Tällöin esimerkiksi
käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi englannin, näkee seuraavat valinnat
englanniksi: "Check Out", "Check In"ja "Workflow". Käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston
kieleksi vastaavasti suomen, näkee nämä valinnat suomeksi: "Varaa muokattavaksi",
"Palauta muokkauksesta" ja "Työnkulku".
Mikäli ohjelmistosta halutaan uusia kieliversioita, joita ei vielä ole tarjolla, tulee tästä
käännöstyöstä sopia erikseen M-Filesin kanssa.
8.5 Varaston metatietorakenteen kääntäminen
Dokumenttivaraston metatietorakenne voidaan kääntää usealle eri kielelle.
Dokumenttivaraston metatietorakenteella tarkoitetaan mm. dokumenttivarastoon
määritettyjä kohdetyyppejä, luokkia, ominaisuusmäärittelyitä, arvolistoja ja työnkulkuja.
Esimerkiksi dokumenttiluokkien nimet, kuten "Tarjous", "Tilaus" ja "Sopimus", voidaan
kääntää halutuille kielille.
Yritys voi itse hoitaa kokonaisuudessaan metatietorakenteen kääntämisen tai
käännättämisen. Käännösmateriaalin käsittely on helppoa: järjestelmänvalvoja voi viedä
ja tuoda käännösmateriaalia dokumenttivarastoon XML-tiedostomuodossa. Varsinaisen
käännöksen voi tehdä joku muu henkilö yrityksessä, tai materiaali voidaan käännättää
ammattikääntäjällä tai käännöstoimistossa. Varsinainen käännöstyö ei siis ole sidoksissa
M-Files-palvelimen hallintaan tai sen käyttöoikeuksiin.
Metatietorakenteen kääntämisestä on erityistä etua silloin, kun yrityksellä on esimerkiksi
toimintoja kahdessa tai useammassa maassa. Tällöin jokainen käyttäjä voi lisätä
dokumentteja ja muita kohteita käyttämällä oman äidinkielen mukaista metatietorakennetta.
Lisäksi metatietorakenteen monikielisyydestä on hyötyä, jos yrityksessä on käytössä
useampia yrityskieliä muusta kuin maantieteellisestä syystä.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
212
M-Files® 10
8.5 Ohjelmistolla ja metatietorakenteella eri kieli
M-Filesin varsinaisten toimintojen lisäksi myös dokumenttivarastokohtaiset metatiedot
ovat valittavissa ja muokattavissa käyttäjän valitsemalla kielellä silloin, kun myös
metatietorakenne on käännetty. Mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty eri kielille,
esimerkiksi suomesta englanniksi, käyttäjän on usein vaikea hahmottaa, miksi välillä jokin
tieto näkyy suomeksi ja välillä englanniksi. Ainoastaan käyttäjät, joilla on
järjestelmänvalvojan oikeudet, voivat nähdä ja muokata varsinaista metatietorakenteen
sisältöä.
Esimerkiksi luokka "Proposal", kohdetyyppi "Customer" sekä ominaisuusmäärittely
"Document date" kuuluvat osaksi metatietorakennetta. Mikäli käyttäjä on valinnut
ohjelmiston kieleksi suomen, mutta varsinaista metatietorakennetta ei ole käännetty
suomeksi, näkee käyttäjä nämä valinnat ainoastaan englanniksi, koska ne on
metatietorakenteeseen lisätty ja nimetty englanniksi.
Tällöin esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa osa metatietokortin tiedoista näkyy
suomeksi ("Käytä pohjaa", "Suojausasetukset" ja "Avaa muokattavaksi") ja osa englanniksi
("Proposal", "Customer" ja "Project"). Tämä johtuu siis siitä, että esimerkiksi teksti
"Suojausasetukset" on osa M-Files-ohjelmistoa, joka on käännetty suomeksi, mutta
metatietorakenteeseen kuuluvaa "Proposal"-käsitettä ei ole käännetty suomeksi.
213
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 134: Esimerkiksi metatietokortti voi sisältää käsitteitä suomeksi ja englanniksi, mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty käyttäjän
valitsemalle ohjelmiston kielelle.Tässä esimerkkitapauksessa ohjelmiston kieleksi on valittu suomi, mutta metatietorakenne on ainoastaan
englanniksi.
Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen
Metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen, ja varastolla voi olla monikielinen
metatietorakenne. Esimerkiksi seuraavat metatietorakenteen käsitteet voidaan kääntää
usealle eri kielelle:
• luokkien ja luokkaryhmien nimet
• kohdetyyppien nimet
• arvolistojen nimet ja arvot (esim. kokoustyypit)
• ominaisuusmäärittelyiden nimet
• käyttäjäryhmien ja nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden nimet
• työnkulkujen ja niiden tilojen nimet
• näkymien nimet.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
214
M-Files® 10
Huom. Varsinaisten dokumenttien tai muiden kohteiden nimet eivät ole käännettävissä.
Arvolistojen oletusasetuksena on, että arvolistan sisältöä ei käännetä. Mikäli haluat, että
arvolistan sisältö, eli arvot, käännetään myös, aktivoi Arvolistan ominaisuudet -kohdan
Lisäasetukset-välilehdellä oleva toiminto Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää.
kielet ja käännökset
Kielet ja käännökset löydät M-Files-palvelimen hallinnasta: aktivoi dokumenttivarasto,
jonka metatietorakenteen haluat kääntää. Kielet ja käännökset -toiminnon löydät
Toiminta-valikosta tai napsauttamalla varastoa hiiren oikealla painikkeella.
Lisää -toiminnolla voit helposti lisätä, muokata ja poistaa käännettäviä kieliä. Voit
halutessasi määrittää koodin käännöskielelle (valinnaista).
Varsinainen käännöstyö voidaan tehdä Excelillä, Wordilla tai ammattilaisen
käännösohjelmalla, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkkitapauksessa olemme
käyttäneet Exceliä, jossa käännöstyön tekeminen on helppoa ja selkeää.
Kuva 135: Oletuskieli on se kieli, jota järjestelmänvalvoja käyttää ja jolla dokumenttivaraston metatietorakenne on alun perin luotu.
Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi
Vie-toiminnolla voit määrittää, mille kielelle käännös tehdään ja missä muodossa
käännettävän materiaalin halutaan olevan:
215
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 136: Kun käytät Exceliä kääntämiseen, valitse sekä lähdekieli että kohdekieli vietäväksi. Tiedostomuodoksi valitse yksinkertainen
XML.
Kielet
Valitse lähdekieli ja kohdekieli. Huomaa, että voit kääntää metatietorakenteen vain yksi
kieli kerrallaan. Tässä esimerkkitapauksessa käännös tehdään Excelillä, jolloin sekä
lähdekieli että kohdekieli viedään käännösmateriaaliin. Tällöin lähdekielen merkkijonot,
eli käännettävät sanat, ovat omassa sarakkeessaan ja vastaavasti kohdekielen käännökset
lisätään omaan sarakkeeseensa.
Voit myös halutessasi viedä pelkän lähdekielen. Mikäli käytät käännöstoimistoa tai erillistä
käännösohjelmistoa kääntämiseen, selvitä missä muodossa käännösmateriaali tulee olla.
Merkkijonot
Kun aloitat kääntämisen ensimmäistä kertaa, valitse vietäväksi kaikki merkkijonot.
Merkkijono tarkoittaa yhtä käsitettä, nimettyä määritettä metatietorakenteessa, eli
käytännössä sanaa tai sanoja, jotka käännetään. Jokaisella kielellä on omat merkkijononsa,
eli oma sanastonsa metatietorakennetta varten.
Myöhemmin voit halutessasi kääntää pelkästään uudet tai muuttuneet merkkijonot.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
216
M-Files® 10
Tiedostomuoto
Valittavat tiedostomuodot ovat yksinkertainen XML ja XLIFF. Valitse yksinkertainen XML,
jos haluat kääntää merkkijonot Microsoft Wordissa tai Excelissä. Valitse XLIFF, jos aiot
käyttää ammattilaisen käännöstyökalua, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkissä
käännös tehdään Excelissä. Sen vuoksi tiedostomuotona on oltava yksinkertainen XML.
Tallenna XML-tiedosto haluamallasi nimellä ja aloita kääntäminen Excelissä tai toimita
tiedosto käännettäväksi.
Kääntäminen Excelissä
Metatietorakenne on helppo kääntää kohdekielelle Excelissä. Avaa yksinkertainen
XML-tiedosto Excelissä: valitse oletusasetukset Avaa XML-taulukkona (As an XML table)
ja Excel luo rakenteen XML-lähdedatan mukaisesti (Excel will create a schema based
on the XML source data.) ja aloita kääntäminen.
Identifier on kyseisen käsitteen, käännettävän sanan, tunniste. Esimerkiksi
PropertyDef-alkuinen tunniste kertoo, että kyseessä on ominaisuusmäärittelyn nimi.
ObjectType on vastaavasti kohdetyypin nimi ja UserGroup on käyttäjäryhmän nimi. M-Files
luo automaattisesti nämä tunnisteet. Kääntäjän ei varsinaisesti tarvitse näistä tunnisteista
välittää, mutta hän voi hyödyntää tunnistetietoa sopivaa käännöstä valitessaan.
Source- sarakkeesta löytyy kaikki käännettävät käsitteet. Target-sarake on tyhjä. Kääntäjä
kirjoittaa käännökset tähän sarakkeeseen.
217
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 137: Tässä esimerkissä käännöstä on aloitettu tekemään englannista suomeksi.Target-sarakkeeseen on lisätty jokaista lähdekielen
merkkijonoa vastaava suomennos. Käännetty merkkijono on merkitty käännetyksi vaihtamalla 0:n tilalle 1.
Käännösten tuonti M-Filesiin
Kun käännös tehdään Excelissä, merkkijono voidaan merkitä käännetyksi vaihtamalla
Translated-sarakkeen solun arvoksi 1. Arvo 0 ilmaisee, että merkkijonoa ei ole käännetty;
arvo 1 ilmaisee, että merkkijono on käännetty.
Arvolla ei kuitenkaan ole merkitystä silloin, kun tuotaessa käännöstä takaisin M-Filesiin
valitaan vaihtoehto Tuo kaikki merkkijonot.
Jos haluat tuoda ainoastaan käännetyiksi merkityt merkkijonot, valitse Tuo ainoastaan
merkkijonot, jotka on merkitty käännetyiksi. Tällöin M-Filesiin tuodaan ainoastaan ne
merkkijonot, joilla on Translated-sarakkeessa arvo 1. Esimerkiksi silloin, kun lähdekieleen
on tullut muutama uusi käsite myöhemmässä vaiheessa, tällä valinnalla voidaan tuoda
pelkästään uusien käsitteiden käännökset M-Filesiin.
Mikäli lähdekieleen tehdään muutoksia, niin tämä versiotieto löytyy
source-version-sarakkeesta: kun lähdekielen merkkijonoon on tehty muutoksia, nousee
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
218
M-Files® 10
ko. merkkijonon solun arvo aina yhdellä. Tällöin kohdekielen käännös tulee tarkistaa ja
muuttaa lähdekielen muutosta vastaavaksi.
Lisäksi mikäli translated-sarakkeeseen on muutettu käännettyjen merkkijonojen kohdalle
aiemmin arvoksi 1, palautuvat nämä arvoon 0, mikäli ko. merkkijonoihin tehdään muutoksia
lähdekielen osalta. Tämän takia on hyvä ohjeistaa kääntäjä merkitsemään käännetyt ja
hyväksytyt käännökset käännetyiksi, jolloin arvo 1 kertoo, että kohdekielen käännökset
ovat ajan tasalla.
Kun käännös halutaan tuoda takaisin M-Filesiin Excelistä, tallennetaan käännetty
XML-tiedosto Excelissä valitsemalla tallennusmuoto XML Data. Tämän jälkeen tiedosto
tuodaan M-Filesiin Tuo-toiminnolla. Tiedoston nimi voi olla tuontivaiheessa eri kuin
vientivaiheessa.
Kuva 138: Käännösten tuonti M-Filesiin on helppoa. Valitse oikea kohdekieli, mikäli käytössä on useita eri kieliä.
Tuonnin jälkeen M-Files kysyy, haluatko muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun
indeksin metatietojen osalta. Muokattuja käännöksiä ei käytetä hauissa, ennen kuin haun
indeksi on muodostettu uudelleen. Tämä voi kestää minuutteja tai jopa useita tunteja
riippuen dokumenttivarastossa olevien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä.
Ohjelmiston ja varaston kielen valinta
M-Files-asiakasohjelmiston puolella käyttäjä voi vaihtaa sekä ohjelmiston kielen että
varaston kielen. Ohjelmiston kielivalinta on integroitu ohjelmistoon. Varaston kieli tarkoittaa
metatietorakenteen kieltä, koska metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen.
Tämä kielivalikoima sisältää kaikki ne kielet, joille kyseinen dokumenttivarasto on
käännetty.
219
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 139: Vaihda kieli -toiminto löytyy Asetukset-valikosta.
Järjestelmänvalvoja voi myös määrittää jokaiselle käyttäjälle käyttäjäkohtaisen varaston
oletuskielen , joka voi olla mikä tahansa varaston kielistä. Tällöin käyttäjän ei tarvitse
erikseen vaihtaa varaston kieltä asiakasohjelmiston puolella. Muussa tapauksessa
käyttäjillä on varaston lähdekieli oletuskielenä. Käyttäjäkohtainen varaston kieli määritellään
Käyttäjän ominaisuuksissa.
Mikäli ohjelmiston asennuskieliversio, ohjelmiston kieli sekä varaston kieli on
valittu samaksi, näkyy käyttäjälle kaikki M-Filesin toiminnot, kyseisen
dokumenttivaraston metatietorakenne sekä ohjelmiston koko dokumentaatio ko.
kielen mukaisesti.
Huom. Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, tämä uusi arvo (käsite) lisätään
alkuperäiseen metatietorakenteeseen eli lähdekielen sisältöön riippumatta siitä, mikä
käyttäjän varaston kieli on. Esimerkiksi käyttäjä, jolla on suomen kieli valittuna varaston
kieleksi, voi lisätä uuden arvon " LVI-piirustus " arvolistaan " Drawing Types/Piirustustyypit
". Jos lähdekielenä on ollut englanti, näkyy tämä uusi suomenkielinen arvo " LVI-piirustus
" englanninkielisten arvojen seassa: " Architectural, LVI-piirustus, Mechanical, Services
" jne. Ko. arvon nimi voidaan vaihtaa Arvolistan ominaisuuksissa lähdekielen mukaiseksi,
jonka jälkeen se voidaan kääntää takaisin suomeksi. Yhteisten näkymien nimeäminen
tapahtuu samalla tavalla käyttäjän lisäämän tekstin mukaisesti riippumatta lähdekielestä.
Huom. Mikäli metatietorakenne on käännetty usealle eri kielelle, käyttäjän valitsema
ohjelmiston tai varaston kieli ei vaikuta hakutuloksiin. Esimerkiksi, jos käyttäjä on valinnut
kieleksi suomen ja lisännyt dokumentin luokkaan "Hinnasto", tulee kyseinen dokumentti
hakutuloksiin mukaan, kun käytetään hakumäärittelyä " Price List". Tällöin kuitenkin
käsitteiden " Price List " ja "Hinnasto " tulee olla toistensa käännöksiä, eli saman käsitteen
eri käännösversioita.
M-Files-ohjelmiston kieliversiot
M-Filesin kieliversiot ovat tällä hetkellä:
• suomi
• englanti
• ruotsi
• venäjä
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
220
M-Files® 10
• ranska
• saksa
• espanja
• kiina (Traditional/Taiwan)
• kiina (Simplified/PRC)
• japani
• unkari
• italia
• portugali (Brasilia)
• puola
• hollanti
• turkki
• kreikka
• kroatia
• sloveeni
• vietnam
• tshekki
• bulgaria
• arabia (betaversio)
• heprea (betaversio).
Voit vaihtaa ohjelmiston ja dokumenttivaraston (metatietorakenteen) kieltä ajonaikaisesti.
Vaikka koneelle olisi asennettu esimerkiksi suomenkielinen versio M-Filesista, se voidaan
tarpeen tullen nopeasti muuttaa englanninkieliseksi asentamatta ohjelmistoa uudelleen.
Yhteiskäyttöisillä koneilla tämä on merkittävä etu. Katso lisätietoja kohdasta Ohjelmiston
ja varaston kielen valinta (sivu 219).
WWW-käyttoliittymän kieli riippuu järjestelmänvalvojan määrittelemästä kielivalinnasta
www-sivustolle tai käyttäjän selainasetuksista. Mobiilikäyttöliittymän kieli määräytyy
puhelinasetusten mukaisesti. Katso lisätietoja kohdasta WWW-käytön julkaisuasetukset
varastoille (sivu 173).
8.6 Tapahtumakäsittelijät
Tapahtumakäsittelijöiden avulla voit määrittää erilaisia toimintoja, jotka suoritetaan
kohteiden muokkauksen yhteydessä. Toiminnot määritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä
ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä.
Tapahtumakäsittelijöitä voit luoda ja muokata M-Files-palvelimen hallinnassa: Aktivoi
dokumenttivarasto, jolle haluat määrittää tapahtumakäsittelijöitä. Tämän jälkeen löydät
tapahtumakäsittelijät Toiminta-valikosta tai napsauttamalla varastoa hiiren oikealla
painikkeella. Voit lisätä samalle tapahtumakäsittelijälle useita eri toimintoja nimeämällä
ne erikseen.
221
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.6 Erilaisia esimerkkejä tapahtumakäsittelijöiden hyödyntämisestä
• Voidaan määrittää, että kun kohteen ominaisuuksia (metatietoja) muutetaan, myös
kohteen suojausasetukset muuttuvat automaattisesti.
• Kun lisäät uuden projektin, lisää siihen tiettyjä perusdokumentteja ennalta määritetyn
projektimallin kautta.
• Tallenna tietyt Word-tiedostot aina PDF-muodossa, jotta kun Word-tiedosto palautetaan
muokkauksesta, tiedostosta tehdään palvelimella automaattisesti myös PDF-muodossa
oleva versio.
• Valokuvaan liittyvät tiedot, kuten päivämäärä ja kuvan koko, voidaan automaattisesti
lisätä valokuvadokumentin metatietoihin.
• Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, voidaan tapahtumakäsittelijän avulla
tarkistaa, että lisättävä arvo on syötetty oikein.
• Sisäänkirjautumiset M-Filesiin voidaan estää työajan ulkopuolella, esimerkiksi yöllä ja
viikonloppuisin.
• Tiettyjen tiedostojen lataamista voidaan seurata, suurien tiedostomäärien lataaminen
voidaan estää tai epäilyttävistä lataamisista voidaan lähettää hälytys
järjestelmänvalvojalle.
Huom. Tapahtumakäsittelijöiden luominen vaatii ohjelmointiosaamista ja on tarkoitettu
vain edistyneille järjestelmänvalvojille. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan
VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä
ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon.
M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä /
Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja
VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]
kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä
veloitetaan erikseen.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
222
M-Files® 10
Kuva 140: Lisää ensin tapahtumakäsittelijä ja muokkaa sen jälkeen koodia, johon tapahtumakäsittelijää käytetään.
Esimerkki
Tapahtumakäsittelijän avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi uutta kohdetta luotaessa, onko
varastossa jo valmiiksi tämän niminen kohde. Jos on, saa käyttäjä virheilmoituksen.
Tällöin VBScript-koodi on muotoa (huom. alla oleva esimerkki on ainoastaan englanniksi):
' The ID of the title property.
Dim titleProperty
titleProperty = MFBuiltInPropertyDefNameOrTitle
' Find the title property of the current object.
Dim currentTitleProp
currentTitleProp = PropertyValues.SearchForProperty(titleProperty)
' Get the title of the object.
Dim currentTitle
currentTitle = currentTitleProp.Value
' Search for objects on the basis of title.
Dim titleSearch
223
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Set titleSearch = CreateObject("MFilesAPI.SearchCondition")
Dim titleExpression
Set titleExpression = CreateObject("MFilesAPI.Expression")
titleExpression.SetTypedValueExpression MFDatatypeText, -1,
MFParentChildBehaviorNone, Nothing
Dim titleTypedValue
Set titleTypedValue = CreateObject("MFilesAPI.TypedValue")
titleTypedValue.SetValue MFDatatypeText, currentTitle
titleSearch.Set titleExpression, MFConditionTypeEqual,
titleTypedValue
Dim SearchResults
Set SearchResults =
Vault.ObjectSearchOperations.SearchForObjectsByCondition(titleSearch,
false)
' If an existing object with the same title was found, raise an
error.
If SearchResults.Count > 1 Then
Err.Raise MFScriptCancel, _
"The document vault already contains an object with the same
title."
End if
Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät
Alta löydät käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät muuttujineen sekä selityksineen.
Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336).
Dokumenttivaraston tapahtumakäsittelijät
BeforeSetProperties / AfterSetProperties
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID,
ObjVer ja PropertyValues
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivarastoon tallennetun kohteen
ominaisuusarvot asetetaan uudelleen.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
224
M-Files® 10
BeforeCreateNewObjectFinalize / AfterCreateNewObjectFinalize
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID,
ObjVer ja PropertyValues
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun uusi kohde luodaan dokumenttivarastoon.
AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on voitu jo
palauttaa muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi enää muokata
tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana.
BeforeCancelCreateObject / AfterCancelCreateObject
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivarastosta poistetaan sellainen kohde,
jota ei ole kertaakaan palautettu muokkauksesta. Suoritus tapahtuu esimerkiksi silloin,
kun käyttäjä suorittaa tällaiselle kohteelle "Peru muokkauksesta" -toiminnon tai poistaa
kohteen dokumenttivarastosta.
BeforeCheckInChanges / AfterCheckInChanges
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä palauttaa kohteen muokkauksesta.
Tapahtumakäsittelijöitä ei suoriteta, jos kohdetta ei ole muutettu; tässä tapauksessa
BeforeCancelCheckOut- ja AfterCancelCheckOut-tapahtumakäsittelijät suoritetaan.
AfterCheckInChanges-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana kohteeseen ei enää voi
tehdä muutoksia, koska kohde on palautettu muokkauksesta.
BeforeCheckOut / AfterCheckOut
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun jokin dokumenttivaraston kohde varataan
muokattavaksi. BeforeCheckOut-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana kohdetta ei
ole vielä varattu muokattavaksi, joten kohteeseen ei tällöin voi tehdä muutoksia.
BeforeCancelCheckOut / AfterCancelCheckOut
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
225
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Suoritus:
Tapahtumäkäsittelijät suoritetaan, kun muokattavaksi varattuun kohteeseen tehdyt
muutokset perutaan esimerkiksi "Peru muokkaus" -toiminnolla. Tapahtumakäsittelijät
suoritetaan myös, jos kohde palautetaan muokkauksesta ilman, että kohteeseen on tehty
mitään muutoksia. AfterCancelCheckOut-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana
kohteeseen ei enää voi tehdä muutoksia, koska kohde ei ole enää varattu muokattavaksi.
BeforeDeleteObject / AfterDeleteObject
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohde merkitään poistetuksi.
BeforeDestroyObject / AfterDestroyObject
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohde tuhotaan dokumenttivarastosta.
BeforeDestroyObjectVersion / AfterDestroyObjectVersion
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja
ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohteen yksittäinen versio tuhotaan
dokumenttivarastosta.
BeforeSetObjectPermissions / AfterSetObjectPermissions
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID,
ObjVer ja ObjectAccessControlList
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohteen suojausasetukset muuttuvat.
BeforeFileUpload
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja
FileTransferSessionID
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä aloittaa tiedoston siirron
M-Files-palvelimelle.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
226
M-Files® 10
AfterFileUpload
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault,
FileTransferSessionID ja FileVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun tiedostonsiirto palvelimelle on valmistunut.
BeforeFileDownload / AfterFileDownload
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault,
FileTransferSessionID ja FileVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä lataa tiedoston M-Files-palvelimelta
asiakaskoneen paikalliseen välimuistiin. Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla voidaan
tarvittaessa estää joidenkin tiedostojen siirto käyttäjien koneille.
BeforeCreateNewValueListItem / AfterCreateNewValueListItem
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja ValueListItem.
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivaraston johonkin arvolistaan lisätään
uusia arvoja. Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, että
kaikki arvolistaan syötettävät arvot ovat halutulla tavalla määrämuotoisia.
BeforeLoginToVault
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoginAccount
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijä suoritetaan juuri ennen kuin käyttäjä kirjataan sisään
dokumenttivarastoon. Tässä vaiheessa käyttäjä on jo tunnistettu M-Files-palvelinta vasten,
joten tapahtumakäsittelijää ei esimerkiksi suoriteta, jos kirjautumista yrittävällä käyttäjällä
ei ole käyttäjätiliä palvelimella.
AfterLoginToVault
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja LoginAccount
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun käyttäjä on kirjautunut onnistuneesti sisään
dokumenttivarastoon.
BeforeLogoutFromVault
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID jaVault
Suoritus:
227
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tapahtumakäsittelijä suoritetaan juuri ennen kuin käyttäjä kirjataan ulos
dokumenttivarastosta. Uloskirjautumista ei voi keskeyttää tämän tapahtumakäsittelijän
aikana. Asiakasohjelmisto ei myöskään reagoi tästä tapahtumakäsittelijästä peräisin
oleviin virheilmoituksiin.
AfterLogoutFromVault
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoggedOutUserID
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun käyttäjä on kirjattu ulos dokumenttivarastosta.
Uloskirjautumista ei voi keskeyttää tämän tapahtumakäsittelijän aikana. Asiakasohjelmisto
ei myöskään reagoi tästä tapahtumakäsittelijästä peräisin oleviin virheilmoituksiin.
Replikointi: AfterCheckInChanges
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault, RestoredVersions ja ObjVer
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan olemassa olevalle kohteelle
uusia versioita tai ristiriita ratkaistaan kahden kohteen välillä lähdevaraston version
hyväksi. AfterCheckInChanges-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on jo palautettu
muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi enää muokata
tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana.
Replikointi: AfterCreateNewObjectFinalize
Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoggedOutUserID
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan uusi kohde
dokumenttivarastoon. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa
kohde on jo palautettu muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi
enää muokata tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana.
Palvelimen tapahtumakäsittelijät
BeforeRunScheduledJob / AfterRunScheduledJob
Muuttujat: MFScriptCancel, CurrentUserID, ScheduledJob ja ScheduledJobOutputInfo
Suoritus:
Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun jokin palvelimen ajastetuista töistä suoritetaan.
Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla on mahdollista esimerkiksi valvoa automaattisesti
ajastettujen töiden suoritusta.Virhetilanteessa tapahtumakäsittelijä voi esimerkiksi lähettää
ylläpitäjälle automaattisesti sähköpostiviestin, jolloin ongelmatilanteeseen voidaan helposti
puuttua.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
228
M-Files® 10
8.7 Käyttäjät
Käyttäjät-kohdassa dokumenttivarastoon liitetään käyttäjät, eli annetaan käyttäjälle nimi
ja määritellään käyttöoikeudet dokumenttivarastoon. Jokaisella käyttäjällä täytyy olla tätä
ennen palvelimen käyttäjätili, katso lisää kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199).
Kun käyttäjätili on luotu, M-Files antaa yksilöllisen tunnisteen käyttäjälle ja lisää uuden
käyttäjän dokumenttivarastoon.
Uusi käyttäjä
Käyttäjän ominaisuudet -ikkunassa voit määrittää dokumenttivaraston uuden käyttäjän
ominaisuudet. Ominaisuuksien mukaan määräytyvät käyttäjien oikeudet dokumentteihin
ja itse dokumenttivarastoon.
Kuva 141: Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna.
229
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Käyttäjätili, Koko nimi
Käyttäjätileihin luotu käyttäjätili on valittavissa alasvetovalikosta, ja Koko nimi -kenttään
voit määritellä käyttäjän koko nimen. Kts. kohta Uusi käyttäjätili (sivu 199)
Käyttäjätili on poissa käytöstä
Kun käyttäjätili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa. Tällöin
sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, mutta käyttäjän tiedot säilyvät
tallessa. Tällä toiminnolla käyttäjä saadaan helposti takaisin tarvittaessa. Esimerkiksi
loman ajaksi työntekijän käyttäjätili voidaan haluta tietoturvasyistä poistaa käytöstä.
Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita
Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muita kohteita, mutta voi
esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet.
Käyttäjä ei voi luoda tai muokata perinteisiä kansioita
Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita eikä muokata olemassa
olevia perinteisiä kansioita.
Ulkoinen käyttäjä
Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjä voidaan määritellä
ulkoiseksi käyttäjäksi valitsemalla kohta ulkoinen käyttäjä. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää
vain niitä dokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti
ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjä voisi olla esimerkiksi
asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaan yrityksen dokumenttivarastossa olevia
kyseiseen asiakkaaseen liittyviä dokumentteja.
Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja. Dokumentit, jotka
halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tulee erikseen määritellä dokumenttikohtaisten
suojausasetusten kautta.
Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus
Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikki dokumenttivaraston
hallintaoikeudet, jotka esitellään yksitellen seuraavissa kohdissa.
Näkee kaikki kohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sisältää poistetut kohteet)
Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta, tämän oikeuden haltija
näkee ja voi lukea kaikkia kohteita - myös poistetuksi merkittyjä kohteita.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
230
M-Files® 10
Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston
Oikeus nahdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä dokumentteja sekä muita kohteita.
Kohteiden tuhoaminen
Oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti.
Pakotettu muokkauksen peruminen
Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen. Jos käyttäjä
on esimerkiksi unohtanut palauttaa muokkauksesta dokumentin, jota muiden pitäisi
päästä muokkaamaan, voidaan tällä oikeudella ottaa tuo varattu dokumentti käyttöön.
Tällöin muokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennu
palvelimelle.
Kaikkien kohteiden suojausasetusten muuttaminen
Oikeus muuttaa minkä tahansa dokumentin tai kohteen suojausta. Voit muokata kohteen
käyttöoikeuksia eli esimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin.
Tämän oikeuden saanut käyttäjä voi käsitellä dokumentteja, joihin hänellä ei dokumentin
suojausmääritysten mukaan olisi oikeutta.
Metatietojen rakenteen muuttaminen
Oikeus muuttaa dokumenttivarastossa olevan metatiedon rakennetta.Voit vaikkapa lisätä
uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluat muuttaa
Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyy täyttää myös
Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tällä oikeudella. Tämän oikeuden
puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästä yksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä
Selaa M-Filesia -käyttöliittymän dokumenttikortissa.
Käyttäjätilien hallinta
Oikeus hallita dokumenttivaraston käyttäjätunnuksia. Tällä oikeudella voit esimerkiksi
lisätä tai poistaa käyttäjiä dokumenttivarastosta.
Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus
Oikeus hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä ja ilmoitussääntöjä. Tällä oikeudella
voit esimerkiksi luoda näkymän, joka näkyy kaikille käyttäjille dokumenttivarastossa. Voit
myös määrittää yhteisiä ilmoitussääntöjä.Yhteiset näkymät ja ilmoitukset luodaan M-Filesin
asiakasohjelmistolla.
231
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Suojausasetukset
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän käyttäjän.
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseisen käyttäjä. Käyttäjä
voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille.
Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen
dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät.
Tuo käyttäjiä
Voit tuoda käyttäjiä M-Filesiin Tuo käyttäjiä -toiminnolla. Valitse käyttäjäryhmä ja tuotavat
käyttäjät. Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Katso lisää kohdasta Tuo
käyttäjätilejä (sivu 201).
Lisensseistä saat lisätietoa kohdasta Lisenssityyppi.
8.8 Käyttäjäryhmät
Tässä kohdassa voit luoda, muokata ja poistaa käyttäjäryhmiä. Erilaisten käyttäjäryhmien
luonnilla nopeutat dokumentille annettavien käyttöoikeuksien määrittelyä. Voit yhdistellä
yksittäisistä käyttäjistä käyttäjäryhmiä, joilla on tietynlainen yhdistävä tekijä esimerkiksi
työtehtävien (johto, tuotekehitys...) mukaan.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
232
M-Files® 10
Uusi käyttäjäryhmä
Kuva 142: Anna käyttäjäryhmälle nimi ja lisää siihen haluamasi käyttäjät.
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Suojausasetukset
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän käyttäjäryhmän.
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseinen käyttäjäryhmä.
Käyttäjäryhmä voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille.
Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen
dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät.
233
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tuo käyttäjäryhmiä
Voit tuoda käyttäjäryhmiä M-Filesiin Tuo käyttäjäryhmiä -toiminnolla. Voit tuoda
käyttäjäryhmiä toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin. Tämä helpottaa ja nopeuttaa
käyttäjäryhmien tuontia M-Filesin käyttäjiksi. M-Files päivittää halutessasi uudet ja
poistuneet käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät M-Filesiin.
Käyttäjäryhmien tuonti toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin
Valitse tuotava käyttäjäryhmä toimialueen ja organisaatioyksikön perusteella.
Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Katso lisätietoja luvusta Tuo käyttäjätilejä
(sivu 201). Lisätietoja lisensseistä saat kohdista Lisenssityyppi ja Uusi käyttäjätili (sivu
199).
Voit määrittää M-Filesin tarkistamaan ryhmän uudet ja poistetut jäsenet 15 minuutin
välein. Muuten päivitys tehdään haluttaessa Päivitä nyt -toiminnolla.
Kuva 143: Voit tuoda käyttäjäryhmiä toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
234
M-Files® 10
Muuttuneen toimialuekohtaisen käyttäjäryhmän tuonti
Toimialueen käyttäjäryhmän tuonti M-Files-käyttäjäryhmäksi voidaan myös poistaa tai
vaihtaa tapahtumaan toisesta käyttäjäryhmästä.
Jos esimerkiksi toimialueen käyttäjäryhmä vaihtuu (esim. nimi muuttuu tai ryhmissä
tehdään muutoksia), voidaan aiemmin määritelty M-Files-käyttäjäryhmä yhdistää uuden
toimialueen käyttäjäryhmän kanssa. Tällöin M-Files-käyttäjäryhmän identiteetti säilyy
samana toimialueen ryhmässä tapahtuneista muutoksista huolimatta, eikä käyttäjäryhmään
viittaavien dokumenttien suojausasetuksia tarvitse muuttaa.
Valitse Käyttäjäryhmän jäsenet tuodaan toimialueelta ja Määritä. Vaihda sen jälkeen
tuotavan käyttäjäryhmän tiedot.
Kuva 144: Määritä-toiminnolla voit vaihtaa tuotavan käyttäjäryhmän tiedot.
8.9 Metatiedot
Kun M-Filesin peruskäytössä annat dokumentille tai muulle kohteelle metatietoja
metatietokorttia täyttäessäsi, voit tehdä sen joissain tapauksissa valmiiksi määritellyistä
235
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
vaihtoehdoista. Näitä vaihtoehtoja voit muokata M-Files-palvelimen hallinnan tässä
kohdassa. Metatietoja ovat esimerkiksi erilaiset kohdetyypit, arvolistat,
ominaisuusmäärittelyt ja luokat. Luokkaryhmiin on ryhmitelty eri luokkia. Dokumenttien
ja kohteiden metatietoja hyödynnetään M-Filesissa lähes kaikkialla, esimerkiksi näkymissä
ja hakutoiminnoissa, eli niiden tarkoitukseen kannattaa perehtyä huolella.
Dokumenttivaraston metatietomäärityksiä voit tarkastella myös hierarkkisen näkymän
kautta.
8.10 Kohdetyypit
Tallennettavat kohteet määritellään M-Filesissa kohdetyyppeinä. Tällaisia valmiita
kohdetyyppejä ovat myös dokumentti ja dokumenttikokoelma. Organisaation tarpeista
riippuen voit lisäksi määritellä dokumenttivarastoon esimerkiksi kohdetyypit asiakas tai
yhteyshenkilö. Tällöin näitä kohteita voidaan hallita M-Filesin kautta ja muutoshistoria
tallentuu myös näiden kohteiden osalta. Versioitumisen lisäksi M-Files tarjoaa kaikille
kohteille lajittelun dynaamisissa näkymissä, suojan yhtäaikaista muokkausta vastaan,
helppokäyttöiset suojausominaisuudet ja erittäin monipuoliset hakuominaisuudet.
Dokumenttien osalta M-Files tarjoaa käyttäjän täytettäväksi ja muokattavaksi
dokumenttikortin, johon dokumentin ominaisuustiedot täytetään. Samalla tavalla täytetään
myös esimerkiksi Asiakas-kohdetyyppiä olevan kohteen tiedot.
Muut kohdetyypit eroavat dokumenteista siten, että niihin ei liity tiedostoja.
Uusi kohdetyyppi
Uusia kohdetyyppejä luodaan M-Files-palvelimen hallinnan avulla. Valitse kohta
Kohdetyypit ja valitse valikosta toiminto Uusi kohdetyyppi.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
236
M-Files® 10
Kuva 145: Voit luoda dokumenttivarastoon uusia kohdetyyppejä.
Nimi (yksikkö)
Anna kohdetyypille nimi (esim. Asiakas).
Nimi (monikko)
Anna nimi arvolistalle, joka listaa kaikki tämän objektityypin kohteet. Arvolistan nimi on
yleensä monikkomuoto objektityypin nimestä (esim. Asiakkaat).
Kuvake
Valitse tai tuo haluamasi kohdetyyppiä kuvaava kuvake.
Käyttäjät voivat luoda tämän tyyppisiä kohteita
Määrittele, voivatko käyttäjät luoda uusia tämän tyyppisiä kohteita
M-Files-asiakasohjelmiston kautta.
237
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tämän tyyppiset kohteet voivat sisältää tiedostoja
Voit määritellä myös tiedostojen liittämisen haluamiesi kohdetyyppien ominaisuudeksi.
Jotkin kohdetyypit, kuten dokumenttikokoelma, eivät sisällä tiedostoja vaan koostuvat
muista kohteista.
Kohdetyypit, joita käyttäjät voivat selata tämän kohdetyypin kohteille
Kohteet ovat usein suhteessa toisiin kohteisiin. Esim. dokumenttiin on usein liitetty projekti
ja asiakas. Näitä kohteeseen suhteessa olevia kohteita voit selata Selaa suhteita
-toiminnoilla M-Files-asiakasohjelmiston puolella.
Kohdetyypit, joita käyttäjät voivat selata tämän kohdetyypin kohteille -toiminnolla voit
määritellä kohteet, jotka ovat käytettävissä valitulla kohdetyypillä. Esimerkiksi jos
kohdetyyppi Projektit on valittu käytettäväksi Asiakas-kohdetyypillä, valitsemalla asiakas
M-Files-asiakasohjelmistossa ja käyttämällä Selaa suhteita -toimintoa nähdään listaus
kaikista kyseiseen asiakkaaseen liitetyistä projekteista.
Huom. Oletusasetuksessa näitä kohdetyyppejä ei ole määritelty, koska suhteessa olevia
kohteita on helppo selata suoraan listausnäkymässä. Tätä asetusta kannattaa käyttää
siis ainoastaan erikoistapauksissa.
Huom. Tämä asetus ei vaikuta listausnäkymässä (hakutulos tai näkymä) näytettäviin
suhteessa oleviin kohteisiin, jotka on ryhmitelty pääkohteen alapuolelle kohdetyypeittäin.
Oletussuojausasetukset uusille kohteille
Voit määritellä uusille kohteille oletussuojausasetuksen kohdetyyppikohtaisesti. Kun luot
tähän kohdetyyppiin kuuluvan kohteen, saa uusi kohde nämä oletussuojausasetukset.
Lisäasetukset
Kohdetyypin hierarkia
Kohdetyypeillä voi olla hierakkisia suhteita. Esimerkiksi suhde asiakkaan ja asiakkaan
yhteyshenkilön välillä voidaan määritellä siten, että Asiakas-kohdetyypin alityypiksi
määritellään Yhteyshenkilö-kohdetyyppi. Asiakas-kohdetyypin arvolistan sisältöä
tarkasteltaessa nähdään tällöin myös yhteyshenkilöt suodatettuna asiakkaan mukaan.
Voit myös määritellä esimerkiksi ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö, jolloin
yhteyshenkilön valinta suodattuu Tilaaja-kenttään valitun asiakkaan mukaisesti.
Voit lisätä ja poistaa alityyppejä painikkeilla Lisää ja Poista. Voit myös määritellä
muokattavana olevan kohdetyypin jonkin muun kohdetyypin alityypiksi.
Katso lisää kohdasta Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot) (sivu 244).
Huom. Kohdetyypille ei voi määritellä sisäistä hierarkiaa.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
238
M-Files® 10
Oletus automaattisille suojausasetuksille
Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen
lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset
suojausasetukset.
Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai
luokkakohtaisesti. Voit määrittää kohdetyyppikohtaisesti automaattiset suojausasetukset
samaan tapaan kuin arvokohtaisesti.
Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin
asetuksiin nähden. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247).
Aliakset
Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun
tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan
yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka
ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa
tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa, eli alias on yhteinen tunniste samalle
metatietomäärittelylle eri varastojen välillä.
Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena
eri varastojen välille.
Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja
arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.
Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Suojausasetukset
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä kohdetyyppi ja kuka
saa luoda kohdetyyppiin kuuluvia kohteita.
Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. kohdetyypin nimeä, kohdetyyppi ei näy
valintana M-Files-asiakasohjelmiston puolella (esim. luotaessa uutta kohdetta tai
hakukriteerinä). Vaikka kohdetyypin nimi olisi piilotettu, näkee käyttäjä silti kaikki tämän
kohdetyypin kohteet esim. näkymissä tai haun tuloksena.
Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä kohdetyypin nimeä, ei hän myöskään voi luoda
kohteita tähän kohdetyyppiin. Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä kohdetyypin
nimi, mutta ei silti oikeutta luoda kohteita.
Yhteys ulkoiseen tietokantaan
Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehdellä voit määrittää kohdetyypin, joka käyttää
yhteyttä ulkoiseen tietokantaan.
239
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 146: Uusi kohdetyyppi -valintaikkunan Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti.
Käytä yhteyttä ulkoiseen tietokantaan tuodaksesi ja muokataksesi kohteita, jotka ovat
ulkoisessa tietokannassa
Ottaa toiminnon käyttöön. Voit määritellä M-Filesin ottamaan yhteyden esimerkiksi
organisaation asiakastietokantaan.
OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta)
M-Files-palvelin käyttää yhteysmääritystä muodostaakseen OLE DB -yhteyden ulkoiseen
tietokantaan. Yhteysmäärityksen syntaksi riippuu OLE DB -tarjoajasta, jota käytetään
yhteydessä ulkoiseen tietokantaan. Jos tietovarastoon saadaan yhteys vain ODBC:n
avulla, niin tällöin tietovarastoa pitää käyttää OLE DB:n ja ODBC:n kautta. Tarkka
yhteysmääritys riippuu käytetystä tietokannasta.
Huomaa, että teknisistä syistä johtuen M-Files-palvelimen hallinnassa näytetään ne OLE
DB -tarjoajat, jotka ovat saatavilla sillä tietokoneella, jossa M-Files-palvelimen hallinta
-työkalua suoritetaan. M-Files-palvelin voi kuitenkin sijaita eri tietokoneella. Varmista,
että valittu OLE DB -yhteysmääritys toimii juuri M-Files-palvelimelta.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
240
M-Files® 10
Huom. JET-ajuri on usein 32-bittinen ja toimii M-Files-palvelinta ajettaessa 32-bittisessä
tilassa.
Suosituksia sopivista tarjoajista
Tietokanta
Tarjoaja
MS SQL Server
Microsoft OLE DB Provider for SQL Server.
Access
Microsoft JET OLE DB Provider.
Excel
Microsoft JET OLE DB Provider. Lisäksi tulee
määritellä Extended Properties -kohdalle arvoksi "Excel
8.0;".
Excel-taulukkoon tulee määritellä data-alue Määritä
nimi -toiminnolla. Tällainen nimetty data-alue Excelissä
vastaa tietokannan taulua. Taulun sarakkeiden niminä
käytetään data-alueen ensimmäisen rivin arvoja.
MySQL
Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MySQL
Connector/ODBC).
• Muodosta uusi järjestelmätietolähde
valvontatyökaluista löytyvän Tietolähteet (ODBC)
-työkalun avulla.
• Valitse ODBC-ajuriksi MySQL Connector/ODBC.
• Määrittele tietolähde.
• Laita ajurin ominaisuuksista päälle kohta Disable
Transactions.
Valitse yhteysmäärityksessä tarjoajaksi Microsoft OLE
DB Provider for ODBC Drivers ja tietolähteeksi
määrittelemäsi järjestelmätietolähde.
Yhteysmäärityksen alkuperäinen luettelo jätetään
tyhjäksi. Tietokanta määritellään siis vain ajurin
määrittelyssä.
MySQL:n kanssa voi myös käyttää MySql.OLEDB
Provider -nimistä tarjoajaa
SELECT-tietokantalause
M-Files-palvelin käyttää SELECT-tietokantalausetta hakeakseen tietueita ulkoisesta
tietokannasta.
Esimerkkejä SELECT-tietokantalauseesta:
SELECT AsiakasNumero, AsiakasNimi FROM Asiakkaat
241
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
SELECT ID, Nimi + ' ' + Osasto FROM Yhtiot
SELECT ID, Nimi, AsiakasID FROM Yhteyshenkilot
SELECT * FROM Asiakas
Päivitä sarakkeet
Hakee SELECT-tietokantalauseen määrittelemät tiedot Sarakkeet-kohtaan.
Sarakkeet
Sarakkeet-kohdassa näkyvät vastaavuudet ulkoisesta tietokannasta haettujen sarakkeiden
ja dokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyjen välillä. Voit muokata lähdesarakkeiden
ja kohdeominaisuuksien vastaavuuksia. Kohdetyypillä tulee aina olla vastaavuudet
yksilölliseen tunnisteeseen (ID) ja nimeen. Alityypeillä tulee myös löytyä sarakeyhteys
omistajakohteeseen. Jos kenttä on päivitettävissä UPDATE-tietokantalauseella ulkoisessa
tietokannassa, voit määritellä Päivitä-kohtaan merkinnän tästä. Lisää-kohdalla määritellään
ne kentät, joita voidaan lisätä INSERT INTO -tietokantalauseella ulkoiseen tietokantaan.
UPDATE-tietokantalause
Kun käyttäjä muokkaa kohdetta M-Filesissa M-Files-palvelin käyttää
UPDATE-tietokantalausetta muokatakseen vastaavaa tietuetta ulkoisessa tietokannassa.
Merkitse kysymysmerkillä (?) kaikkien päivitettävien sarakkeiden arvot.
Esimerkkejä UPDATE-tietokantalauseesta:
UPDATE Asiakkaat SET AsiakasNimi = ? WHERE AsiakasID = ?
UPDATE Yhteyshenkilo SET Nimi = ?, AsiakasID = ? WHERE
YhteyshenkiloID = ?
INSERT INTO -tietokantalause
Käyttäjän luodessa uutta kohdetta M-Filesiin M-Files-palvelin käyttää INSERT INTO
-tietokantalausetta lisätäkseen vastaavan uuden tietueen ulkoiseen tietokantaan. Käytä
kysymysmerkkiä (?) osoittamaan jokaisen sarakkeen arvoa.
Esimerkkejä INSERT INTO -tietokantalauseista:
INSERT INTO Asiakkaat( AsiakkaanNimi ) VALUES( ? )
INSERT INTO Yhteyshenkilot( Nimi, AsiakkaanID ) VALUES( ?, ? )
Huom. M-Filesiin syötettävässä INSERT INTO -lauseessa ei määritellä arvoa
ID-sarakkeelle. Tietokannan tulee toimia siten, että se tuottaa uudelle tietueelle ID-arvon
automaattisesti. Esim. SQL Server -tietokannassa tämä onnistuu määrittelemällä ID-sarake
identity-tyyppiseksi ja Access-tietokannassa käyttämällä AutoNumber-tyyppistä
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
242
M-Files® 10
ID-saraketta. Excelin kanssa INSERT INTO -lausetta ei voi käyttää, koska uuden ID-arvon
tuottaminen ei Excelillä onnistu.
DELETE-tietokantalause
Kun käyttäjä poistaa kohteen M-Filesista, M-Files-palvelin käyttää
DELETE-tietokantalausetta poistaakseen vastaavan tietueen ulkoisesta tietokannasta.
Merkitse kysymysmerkillä (?) poistettavan kohteen ID.
Esimerkkejä DELETE-tietokantalauseesta:
DELETE FROM Asiakkaat WHERE AsiakasID = ?
DELETE FROM Yhteyshenkilot WHERE YhteyshenkiloID = ?
Ei käytössä
Ulkoinen yhteys voidaan tilapäisesti poistaa käytöstä merkitsemällä Ei käytössä
-valintaruutu.
8.11 Arvolistat
Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaupunkien nimilistan. Samaa
arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa.
Seuraava esimerkki selkeyttää arvolistan merkitystä:
1. Kirjaudu sisään Esimerkkidokumenttivarastoon.
2. Luo uusi dokumentti, joka kuuluu Tarjous-luokkaan.
3. Metatietokorttia täyttäessäsi valitset vaihtoehdon Toimittaja-ominaisuudelle, joka saa
tietonsa Asiakkaat-arvolistasta. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää myös useissa
ominaisuusmäärittelyissä (esim. Tilaaja).
Arvolista on eräänlainen tietotyyppi (tietotyypeistä kerrotaan myöhemmin lisää).
Arvolistojen luominen ja käyttö nopeuttaa huomattavasti metatietojen antamista
dokumentille. Monissa tapauksissa on järkevämpää valita arvo listasta kuin kirjoittaa sitä
joka kerta erikseen. Toisaalta kaikkia arvoja ei ole järkevää valita listasta. Tällainen arvo
on esimerkiksi kohteen otsikko.
Uusi arvolista
Arvolistan tyyppi voi olla joko sisäinen tai ulkoinen. Sisäisen arvolistan sisältö on
tallennettuna dokumenttivaraston tietokantaan, eli sitä käytetään vain dokumenttivaraston
sisällä. Sen sijaan ulkoinen arvolista voi esimerkiksi päivittyä jonkin ulkoisen tietokannan
mukaan. Tällöin joudut määrittelemään, miten palvelin hakee arvolistan sisällön toisesta
tietokannasta. Esimerkiksi erillisellä tietokantapalvelimella sijaitsevan työntekijätietokannan
243
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
voi yhdistää M-Filesin arvolistoihin määrittelemällä yhteyden tietokantaan. Katso myös
kohta Palvelin (sivu 165).
Kuva 147: Uuden arvolistan luonti-ikkuna.
Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän arvolistaan
Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit antaa käyttäjille mahdollisuuden lisätä arvoja
arvolistaan metatietokorttia täyttäessään. Tällöin käyttäjä voi esimerkiksi dokumenttia
lisätessään lisätä myös mahdollisesti puuttuvan tiedon järjestelmän tietoihin.
Oletussuojausasetukset uusille arvoille
Suojausasetuksissa voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä oletuksena arvolistan
uudet arvot.
Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot)
Arvolistan sisällössä voit luoda uusia arvoja sekä sisäisesti hierarkkisille arvoille uusia
aliarvoja. Voit myös määritellä arvolistojen arvojen välisiä hierarkiasuhteita. Lisätietoja
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
244
M-Files® 10
saat kohdasta Lisäasetukset (sivu 249). Lisäksi voit määritellä arvokohtaisen
suojausasetuksen sekä oletussuojausasetukset arvoa käyttävälle kohteelle.
Arvolistan arvojen kuvakkeet
Sen lisäksi, että voit lisätä kohdetyypeille kuvakkeita, voit myös lisätä, muuttaa ja poistaa
kuvakkeita arvolistan arvoille. Näin voit tehdä M-Filesin käyttöliittymästä entistä
havainnollisemman.
Esimerkiksi työnkulun tiloille ja kokoustyypeille voidaan määrittää omat kuvakkeensa.
Koska työnkulun tilan vaihto voidaan tehdä suoraan tehtäväalueen tai metatietokortin
pikatoimintoja käyttämällä, kuvakkeilla voidaan erottaa tilat toisistaan myös visuaalisesti.
Kuva 148: Arvolistan sisältö, jossa Asiakkaat-arvolistan alilistana on Yhteyshenkilöt-arvolista.
245
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 149: Sisäisesti hierarkkisen arvolistan sisältö. Arvoille voit luoda aliarvoja Lisää aliarvo -toiminnolla.
Suojausasetukset
Suojausasetuksissa voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän arvolistan arvon.
Tällöin voit esimerkiksi sallia arvolistan arvon näkymisen vain tietylle kohderyhmälle.
Automaattiset suojausasetukset
Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen
lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset
suojausasetukset.
Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai
luokkakohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247).
8.0-versiota vanhemmat versiot: Oletussuojaus-välilehdellä voit määrittää
oletussuojausasetukset kohteelle, jonka ominaisuuksiin tämä arvo kuuluu. Täten voidaan
toteuttaa esimerkiksi projektin valinnan mukaan määräytyvä suojausasetus.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
246
M-Files® 10
Automaattiset suojausasetukset
Automaattiset suojausasetukset ovat kohdassa Yleinen > Sisältö... > Suojausasetukset...
> Automaattiset suojausasetukset. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset
arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti.
Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen
lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset
suojausasetukset.
Kuva 150: Tässä esimerkissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön. Kaikille käyttäjille on sallittu lukuoikeudet ja
projektipäälliköille on määritelty erilliset oikeudet.
Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon
Aktivoi toiminto Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon, kun haluat
ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset.
Käytä arvon omia suojausasetuksia
247
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Voit myös käyttää liitettävän arvon tai kohteen, esimerkiksi projektin, omia
suojausasetuksia automaattisina suojausasetuksia.
Tällöin esimerkiksi taloprojektisuunnitelma saisi automaattisesti siihen liitettävän projektin
suojausasetukset. Esimerkiksi projektille Taloprojekti Taivas voisi olla määriteltynä omat
suojausasetukset niin, että vain projektipäälliköllä ja projektiryhmällä on oikeudet tähän
projektiin. Kun ko. projekti liitettäisiin taloprojektisuunnitelmaan, saisi
taloprojektisuunnitelma vastaavat oikeudet. Tällöin siis projektille ei määritellä erillisiä
automaattisia suojausasetuksia, vaan automaattiset suojausasetukset ovat samat kuin
projektin omat suojausasetukset.
Huom. Mikäli liitettävällä arvolla tai kohteella on itsellään automaattisia suojausasetuksia
ominaisuuksien kautta, nämä automaattiset suojausasetukset eivät periydy varsinaiselle
kohteelle asti.
Nimi
Nimeä määrittelemäsi automaattiset suojausasetukset mahdollisimman kuvaavasti, koska
tämä tieto näkyy asiakasohjelmiston puolella.
Määrittele suojausasetukset
Tämän jälkeen voit määrittää automaattiset suojausasetukset, jotka otetaan aina käyttöön
automaattisesti kohteelle silloin, kun automaattisia suojausasetuksia käyttävä arvo, kohde
tai luokka lisätään kohteen metatietoihin.
Katso lisätietoja käyttöoikeuksista kohdasta Uusi dokumentti (sivu 58). Tutustu myös
pseudokäyttäjien määrittelyyn kohdassa Pseudokäyttäjät (sivu 65).
Huom. Mikäli et salli mitään oikeuksia, tällaisen arvon tai kohteen käyttö rajaa kaikki
oikeudet lopulliseen kohteeseen.
Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta
Lisäksi voit määrittää, sallitaanko käyttäjien poistaa tämän arvon kautta tulevien
automaattisten suojausasetusten rajoitusten aktivointi, jolloin käyttäjät voivat halutessaan
poistaa ennalta määritetyt automaattiset suojausasetukset.
Hyväksy sen jälkeen määritetyt automaattiset suojausasetukset.
Kun olet lisännyt jollekin arvolle, kohteelle, luokalle, arvolistalle tai kohdetyypille
automaattisia suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä
automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi
ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön. Katso
lisätietoja kohdasta Uusi ominaisuusmäärittely (sivu 252).
Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle,
jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset.
Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin
asetuksiin nähden.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
248
M-Files® 10
Huom. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia sen jälkeen, kun olet päivittänyt
dokumenttivaraston 7.0-versiosta tätä uudempaan versioon, laajennetut metatieto-ohjatut
suojausasetukset on otettava manuaalisesti käyttöön varastokohtaisesti. 8.0-versiossa
(tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut automaattiset suojausasetukset ovat
oletuksena käytössä, jolloin tätä aktivointia ei tarvitse erikseen tehdä. Katso lisätietoja
kohdasta Lisäasetukset (sivu 182).
Lisäasetukset
Arvolistan hierarkia
Arvolistoilla voi olla hierarkkisia suhteita kahdella tapaa:
Sisäisesti hierarkkinen arvolista
Arvolista voi olla sisäisesti hierarkkinen, jolloin lista voi sisältää pää- ja aliarvoja. Pääarvo
kokoaa alleen siihen liittyvät aliarvot. Tämän avulla voidaan luoda esimerkiksi arvolista,
joka kattaa jaotellusti piirustustyypit. Pääarvona voi olla esimerkiksi pohjapiirustus ja sen
aliarvoina eri mittakaavoissa esitettävät pohjapiirustukset.
On tärkeää, että sisäisesti hierarkkisen arvolistan kaikki arvot ilmentävät keskinäisestä
hierarkiastaan huolimatta samaa käsitettä (esim. pääarvo Pohjapiirustus ja sen aliarvot
Pohjapiirustus 1:100 ja Pohjapiirustus 1:50). Jos pääarvot ja aliarvot kuvaavatkin eri
käsitteitä, esimerkiksi maat ja niiden kaupungit, sinun tulee laatia kaksi erillistä arvolistaa,
Maat ja Kaupungit, ja määritellä hierarkiasuhde näiden arvolistojen välille.
Hierarkkinen arvolista voidaan luoda valitsemalla Sama lista (määrittelee sisäisesti
hierarkkisen arvolistan) kohdassa Tämä arvolista on seuraavan arvolistan alilista. Tämän
ansiosta voit luoda arvolistan arvoille aliarvoja. Katso lisätietoja luvusta Arvolistan sisältö
(yksittäiset arvot) (sivu 244).
Arvolistojen välinen hierarkiasuhde
Asiakkaat ja niiden yhteyshenkilöt tulee määritellä taasen kahtena erillisenä arvolistana,
joiden välillä on hierarkiasuhde. Tällöin Asiakkaat-arvolistan arvo (yrityksen nimi) toimii
omistaja-arvona Yhteyshenkilöt-arvolistan arvoille. Asiakkaat-arvolista on tällöin
pääarvolista, ja Yhteyshenkilöt-arvolista on alilista.
Hierarkiasuhde on syytä lisäksi aina määritellä myös näitä arvolistoja käyttävien
ominaisuusmäärittelyiden välillä (suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely).
Katso lisätietoja luvusta Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251).
249
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 151: Lisäasetuksissa voit määritellä erilaisia hierarkiasuhteita.
Oletus automaattisille suojausasetuksille
Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai
luokkakohtaisesti. Voit määrittää arvolistakohtaisesti automaattiset suojausasetukset
samaan tapaan kuin arvokohtaisesti.
Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen
lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset
suojausasetukset.
Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin
asetuksiin nähden. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247).
Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää
Aktivoi arvolistakohtaisesti sisällöt, jotka voidaan kääntää eri kielille. Katso lisätietoja
kohdasta Kielet ja käännökset (sivu 212).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
250
M-Files® 10
Aliakset
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. arvolistalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Suojausasetukset
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä arvolista ja kuka saa
lisätä tähän arvolistaan kuuluvia arvoja.
Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. arvolistaa, niin arvolista ei näy valintana
M-Filesissa (esim. hakukriteerinä).
Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä arvolistaa, hän ei myöskään voi lisätä arvoja siihen.
Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä arvolista, mutta ei silti oikeutta lisätä arvoja.
Yhteys ulkoiseen tietokantaan
Määritellään samalla tavalla kuin ulkoiset kohdetyypit. Kts. kohta Yhteys ulkoiseen
tietokantaan (sivu 239)
8.12 Ominaisuusmäärittelyt
Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään luokkiin.
Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava)
ja tietotyyppi, joka määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen).
251
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 152: Ominaisuusmäärittelylle annetaan nimi ja tiedot sen mahdollisesta sisällöstä.
Erilaisten ominaisuuksien yhdistelmistä voidaan muodostaa luokkia, katso kohta Luokat
(sivu 267). Esimerkiksi Työsopimus on luokka, johon on liitetty ominaisuudet Otsikko,
Dokumentin päiväys, Työntekijä, Avainsanat ja Kuvaus.
Ominaisuusmäärittelyillä määritellään, millaisia metatietoja dokumentista pitää kertoa
metatietokorttiin. Dokumenttiluokkaan liitetyt ominaisuudet näkyvät metatietokortissa.
Uusi ominaisuusmäärittely
Uudessa ominaisuusmäärittelyssä pitää ominaisuuden nimeämisen jälkeen määritellä
tietotyyppi. Esimerkiksi jos luot Dokumentin päiväys -nimisen ominaisuuden, sille on
loogista määritellä tietotyypiksi Päiväys.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
252
M-Files® 10
Kuva 153: Uusi ominaisuusmäärittely -ikkuna.
Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit
Teksti
Mikä vain kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko.
Teksti (monirivinen)
Mikä vain kirjoitettu teksti. Teksti voi jatkua useammalle
riville.
Valitse listasta
Voit valita yhden arvon arvolistan vaihtoehdoista.
Valitse listasta (monivalinta)
Voit valita useita arvoja arvolistan vaihtoehdoista.
Päiväys
Voit valita päivämäärän. M-Files ehdottaa
oletusarvoisesti meneillään olevaa päiväystä.
Aika
Voit valita kellonajan.
Numero (kokonaisluku)
Voit kirjoittaa halutun kokonaisluvun.
Numero (reaaliluku)
Voit kirjoittaa halutun reaaliluvun.
253
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Totuusarvo (kyllä/ei)
Voit määrittää totuusarvon kyllä tai ei halutulle
muuttujalle.
Tietotyyppi kuvastaa, minkälaisesta ominaisuudesta on kyse. Jos esimerkiksi luot uuden
ominaisuuden nimeltä Luottamuksellinen ja annat sille tietotyypiksi Totuusarvo (kyllä/ei),
täyttäessäsi metatietokortin Luottamuksellinen-kohtaa sinun pitää valita joko kyllä tai ei.
Näin tapahtuu vain, jos Luottamuksellinen-ominaisuus on liitetty siihen dokumenttiluokkaan
(esimerkiksi Raportti, Muistio, Pöytäkirja), johon luomasi dokumentti kuuluu.
Kun olet luonut tämän ominaisuuden, voit luoda uuden näkymän, johon on listattu
dokumentit sen mukaan, ovatko ne luottamuksellisia vai eivät. Dokumentit saat määriteltyä
näkymähierarkian avulla Kyllä- ja Ei-ominaisuuskansioihin.
Arvolistat ovat tehokkaasti hyödynnettävissä ominaisuusmäärittelyissä. Esimerkiksi
Asiakkaat-arvolistaa hyödynnetään lukuisissa Esimerkkidokumenttivaraston
ominaisuusmäärittelyissä. Kun määritellään vaikkapa Laatijaorganisaatiota, haetaan
vaihtoehdot arvolistasta Asiakkaat, johon on helppo lisätä uusia arvoja (asiakkaita). Näin
samoja yritysten nimiä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan, vaan sen sijaan hyödynnetään jo
olemassa olevaa listaa. Listavalinnat vähentävät syötevirheitä ja tehostavat toimintaa.
Esisuodatus ominaisuuksille
Voit määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin
voidaan rajata listaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää
nopeammin etsimänsä kohteen, esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan
metatietokorttiin.
Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa:
• asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin
• asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin
• asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin
• projektit sisäisiin ja ulkoisiin
• projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin.
Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle.Vastaavasti
esimerkiksi projektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle.
Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa
Suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely kannattaa määritellä suodattuvaksi
siihen liittyvän pääarvolistaa käyttävän ominaisuusmäärittelyn mukaisesti. Kyseessä on
tällöin ns. dynaaminen suodatus sen mukaan, mitä käyttäjä valitsee metatietokortissa.
Esimerkiksi: Ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö täytetään dokumenttikorttiin.
Oikean tilaajan valitseminen suodattaa tällöin Tilaajan yhteyshenkilö -arvolistaan
ainoastaan tämän tilaajan yhteyshenkilöt. Tilaaja-ominaisuusarvo voi käyttää pohjanaan
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
254
M-Files® 10
Asiakkaat-arvolistaa ja Tilaajan yhteyshenkilö voi käyttää pohjanaan
Yhteyshenkilö-arvolistaa. Yhteyshenkilöt-arvolista suodattuu asiakkaiden mukaisesti.
Lisäksi Tilaajan yhteyshenkilö -ominaisuus on määritelty suodattumaan
Tilaaja-ominaisuuden mukaisesti. Katso lisää arvolistojen ja kohdetyyppien välisistä
hierarkiasuhteista kohdista Arvolistat (sivu 243) ja Kohdetyypit (sivu 236).
Voit myös valita automaattisen suodatuksen, jolloin M-Files etsii parhaimman mahdollisen
suodatusvalinnan metatietokortissa kyseisen ominaisuuden suodattamiseen. Tällöin
esimerkiksi arvolistojen kaksisuuntainen suodatus postinumeroiden ja kaupunkien välillä
toimii käyttäjäystävällisesti: voit valita metatietokortissa ensin postinumeron, jolloin M-Files
valitsee automaattisesti sopivan kaupungin listasta. Jos valitset ensin kaupungin, M-Files
suodattaa valittavissa olevat postinumerot automaattisesti kaupungin mukaan.
Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen
Voit määrittää, onko ominaisuusmäärittelyssä käytettävä arvolista kasvava vai laskeva.
Salli tämän ominaisuuden käyttäminen tietyn kohdetyypin kanssa
Tarvittaessa voit myös rajoittaa ominaisuuden käytön vain tiettyyn kohdetyyppiin.
Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta
Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun
sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Luokka-ominaisuusmäärittelylle
automaattiset suojausasetukset on oletuksena käytössä, joten sille niitä ei erikseen tarvitse
sallia.
Kun olet lisännyt jollekin arvolle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia
suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset
suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi
ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön.
Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle,
jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset.
Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. ominaisuusmäärittelylle aliaksen. Katso
lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Automaattiset arvot
Ominaisuudelle voidaan määrittää myös automaattinen arvo. Tällöin esim. laskuille
voidaan määrittää yrityksen käytännön mukaisesti juokseva numerointi. Automaattinen
arvo voi olla myös tekstiä sisältävä, jolloin se koostetaan muista ominaisuuksista:
esimerkiksi jos tarjouksen otsikoiden halutaan olevan aina samaa muotoa (kuten
255
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Luokka/Tuote/Asiakas), ne voidaan määritellä aina muodostuvaksi automaattisesti näiden
ominaisuuksien mukaan (Tarjous/Mach20A/ESTT Oy).
Automaattisia arvoja käyttämällä dokumenttien ja muiden kohteiden metatiedot ovat
entistä enemmän hyödynnettävissä tietoa tallennettaessa ja etsittäessä. Automaattisten
arvojen käyttäminen lisäksi yhtenäistää dokumenttien ja muiden kohteiden nimeämistä
sekä vähentää tiedon uudelleensyöttämistä.
Ominaisuuden automaattisia arvoja voidaan hyödyntää erityisesti kohteen nimeämisessä
(katso lisää kohdasta Uusi luokka (sivu 269)) sekä metatietojen automaattisessa
sisällyttämisessä dokumenttiin (katso lisää kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148)).
Automaattinen numero ja arvo
Ominaisuudelle voidaan laskea automaattinen numero tai arvo. Automaattinen numero
lasketaan kerran, ja se pysyy muuttumattomana. Automaattista numerointia voidaan
hyödyntää esimerkiksi yrityksen erilaisissa sisäisissä käytännöissä ja kirjauksissa.
Automaattinen arvo voi myös koostua muista ominaisuuksista, jotka tavallisesti kytkevät
toisiinsa vähintään kaksi ominaisuutta. Tällöin esim. dokumentin nimeksi (automaattiseksi
arvoksi) voidaan määritellä Luokka (Asiakas), joka antaa arvoksi esim. Tarjous (ESTT
Oy). Automaattinen arvo muuttuu, kun kohdetta muokataan. Jos automaattinen arvo
luodaan käyttämällä luokkaa ja asiakkaan nimeä (Tarjous (Asiakas A)), automaattinen
arvo muuttuu, kun toinen asiakas valitaan (Tarjous (Asiakas B)).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
256
M-Files® 10
Kuva 154: Tälle ominaisuudelle on määritelty juokseva numerointi, joka kasvaa aina yhdellä (Lisäys: 1). Viimeksi käytetyksi arvoksi on
määritelty 1000. Näin ollen tätä ominaisuutta käyttävälle kohteelle annetaan seuraavaksi juokseva numero 1001. Laskujärjestysarvoksi
on määritelty 10.
Juokseva numerointi
Antaa arvoksi juoksevan numeron. Voit määritellä lisäksi, millä arvolla juokseva numerointi
kasvaa (Lisäys). Oletuksena on yksi (1).
Mukautettu automaattinen numerointi (VBScript)
Antaa arvoksi automaattisen numeron, joka voi sisältää kirjaimia ja/tai numeroita.
Mukautetun automaattisen numeron muodostaminen määritellään yksityiskohtaisemmin
M-Files APIa ja VBScripitin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä. Katso lisätietoja luvusta
VBScript-koodin muokkaus (sivu 260).
257
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Ominaisuuksien liittäminen yhteen
Liittää yhteen valitut ominaisuudet (esim. Tarjous/Laite/Asiakas). Kun määrittelet arvoa,
voit kirjoittaa valittujen ominaisuuksien väliin mitä tahansa merkkejä tai tekstiä. Esim.
Tarjous: Asiakas (Projekti) tai Tarjous, Asiakas, Projekti.
Saatavana olevien paikkamerkkien lista voidaan avata määritettäessä ominaisuuden
automaattista arvoa. Lisää paikkamerkki… -painikkeella avataan
ominaisuusmäärittelyiden ja muiden käytettävissä olevien paikkamerkkien lista.
Kuva 155: Voit käyttää paikkamerkkejä lisäämällä niihin %-merkin molemmin puolin. Näin muodostat automaattisen arvon yhdistämällä
muita ominaisuuksia.
Paikkamerkki
Kuvaus
OBJID
Dokumentin tai muun kohteen tunnus.
OBJVER
Dokumentin tai muun kohteen versio.
OBJTYPE_<id>
Kaikkien niiden ominaisuuksien arvot, jotka voivat
viitata määritettyyn kohdetyyppiin. (Vaihda
paikkamerkin määrityksen <id> tilalle kohdetyypin
tunnus.)
PROPERTY_<id>
Kohteen määritetyn ominaisuuden arvo. (Vaihda
paikkamerkin määrityksen <id> tilalle
ominaisuusmäärityksen tunnus.)
Epäsuorat paikkamerkit
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
258
M-Files® 10
Epäsuoria paikkamerkkejä ovat epäsuoraan kohteeseen liittyvät metatiedot. Jos esimerkiksi
asiakas-kohteeseen liittyy sopimus, asiakkaan maa on dokumentin epäsuoraa metatietoa.
Jos määritetään asiakkaan maa epäsuorana paikkamerkkinä, käytetään syntaksia
%PROPERTY_1079.PROPERTY_1088%, jossa 1079 on ominaisuusmäärittelyn tunnus
asiakkaalle ja 1090 ominaisuusmäärittelyn tunnus maalle.
Laskettu arvo (VBScript)
Automaattisen arvon muodostaminen voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files
APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä. Tällöin ominaisuudelle määritellään
laskettu arvo. Lasketun arvon määrittelystä kerrotaan tarkemmin kohdassa VBScript-koodin
muokkaus (sivu 260).
Viimeksi käytetty arvo
Ilmoittaa arvon, josta juoksevan numeron/arvon laskeminen aloitetaan. Oletuksena on
nolla (0). Voit myös muuttaa arvon, esim. jos juokseva numerointi halutaan aloittaa
3000:sta
Laskujärjestys
Laskujärjestys ilmaisee automaattisen arvon laskujärjestyksen (järjestys pienimmästä
suurimpaan). Tällä on merkitystä silloin, kun käytetään useita automaattisia arvoja ja
näiden yhdistelmiä muodostamaan uusia automaattisia arvoja.
Laskujärjestyksellä on merkitystä esimerkiksi silloin, jos kohteen nimeksi halutaan
ominaisuuden automaattinen arvo, joka muodostuu kahdesta muusta automaattisesta
arvosta. Tällöin lasketaan ensin näille kahdelle oma automaattinen arvonsa ja tämän
jälkeen vasta viimeisenä yhteisarvo.
Itse arvoilla ei ole muuta merkitystä kuin että laskujärjestys on pienimmästä suurimpaan.
Laskujärjestysarvot eri ominaisuuksille voivat olla esim. 10, 12, 17 ja 20. Tällöin
ensimmäisenä lasketaan arvo ominaisuudelle, jonka laskujärjestys on 10. Sen jälkeen
lasketaan arvo ominaisuudelle, jonka laskujärjestys on 12 jne.
Laske uudelleen
Laske uudelleen -toiminto näkyy tehtäväalueella toimintona (myös hiiren oikealla napilla
pikavalikossa), kun valittuna on ominaisuus, jolle on määriteltynä automaattinen arvo.
Laske uudelleen tyhjät arvot
Laskee automaattisen arvon ominaisuuksille, joilla sitä ei vielä ole laskettu. Tämä on
oletuksena automaattisia arvoja laskettaessa. Asetusten muutokset koskevat ainoastaan
uusia arvoja. Jos esimerkiksi muokkaat kohtaa Viimeksi käytetty arvo, vain uudet kohteet
saavat uuden arvon. Vanhat arvot säilyvät entisellään; toisin sanoen kertaalleen annetut
arvot säilyvät.
259
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Laske uudelleen kaikki arvot
Laskee kaikille ominaisuuksille uuden automaattisen arvon. Laske uudelleen kaikki arvot
-toiminto muuttaa siis myös aiempia automaattisia arvoja. Jos on esimerkiksi käytetty
juoksevaa numerointia ja Viimeksi käytettyä arvoa muutetaan, tämä toiminto muuttaa
kaikkien kohteiden juoksevan numeroinnin uuden asetuksen mukaisesti.
Pohjadokumentin nimeäminen ilman automaattista arvoa
Pohjaksi määritellyt dokumentit toimivat eri tavoin ominaisuuksien automaattisia arvoja
käytettäessä: Pohjadokumentin metatiedossa kaikki ominaisuusmääritellyt toimivat ilman
automaattisen arvon laskemista. Pohjille siis automaattiset ominaisuusmäärittelyt toimivat
kuin ne eivät olisi automaattisia: niille voidaan syöttää normaalin tapaan arvo eikä palvelin
laske ominaisuudelle automaattista arvoa.
Esimerkiksi Tarjous-luokan kohteiden nimenä voi olla ominaisuuden automaattinen arvo,
esim. Tarjous <nro> - <asiakkaan nimi> Tarjous-luokan pohjille halutaan silti antaa pohjan
nimi, koska automaattiseen ominaisuuteen perustuva nimi on mielekäs vain varsinaisille
tarjouksille, ei pohjille. Tällöin pohjalle voidaan antaa nimeksi esim. Tarjouspohja, ja
kuitenkin pohjasta luodut varsinaiset tarjousdokumentit saavat ominaisuuden automaattisen
arvon perusteella muodostuvan nimen Tarjous 35 - ESTT Oy.
Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Käytä pohjaa (sivu 59) ja Uusi luokka (sivu
269).
VBScript-koodin muokkaus
Mukautetun automaattisen numeron ja lasketun arvon muodostaminen voidaan
määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia
käyttämällä. Seuraavassa on kerrottu lisäohjeita VBScriptin käytöstä automaattisten
arvojen yhteydessä.
Huom. Kohteille voidaan luoda automaattisia ominaisuuksia myös niin, että kaikki
laskettavat ominaisuudet eivät ole kohteen omia ominaisuuksia, vaan ne voivat olla
kohteeseen suhteessa olevan toisen kohteen ominaisuuksia. Esimerkiksi jos projektiin
on liitetty ominaisuus Asiakas, mutta dokumenttiin ei, voidaan dokumentille antaa
automaattinen nimi perustuen dokumentin ja/tai projektin ominaisuuksiin. Tällöin
dokumentin automaattinen nimi voi olla esimerkiksi muotoa "Talosuunnitelma Tähti /
ESTT Oy".
Muokkaa VBScript-koodia
VBScript-koodi kirjoitetaan Muokkaa VBScript-koodia -ikkunassa. Syötetty VBScript-koodi
suoritetaan aina, kun ominaisuuden arvo tarvitsee laskea uudelleen, eli käytännössä
aina, kun kohteen jotain ominaisuutta muokataan. VBScript-koodin tehtävänä on
muodostaa haluttu arvo ja asettaa se lopuksi Output-nimiseen muuttujaan. Tämä arvo
tallentuu ominaisuuden arvoksi kohteen metatietoihin.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
260
M-Files® 10
Yksinkertaisimmillaan automaattisen arvon muodostava VBScript-koodi voisi olla
esimerkiksi seuraava:
Output = "Automaattinen arvo"
Yleensä automaattinen arvo halutaan muodostaa kohteen muiden ominaisuuksien
perusteella, esimerkiksi yhdistelemällä ominaisuuksia. VBScript-koodissa voidaankin
hyödyntää saman tai jonkin muun kohteen ominaisuuksien arvoja ja perustietoja
seuraavien käytettävissä olevien VBScript-koodin muuttujien avulla:
CurrentUserID
Muuttujan nimi : CurrentUserID
Muuttujan tietotyyppi : Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus :
CurrentUserID-niminen muuttuja sisältää sen käyttäjän ID:n, jonka tekemän toiminnon
seurauksena komentosarjaa suoritetaan.
DisplayID
Muuttujan nimi: DisplayID
Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
DisplayID-niminen muuttuja sisältää kohteen yksikäsitteisen tunnisteen (ID:n). Tämä ID
näkyy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmistossa ominaisuusalueella, kun kohde on valittuna
listauksessa. DisplayID voi sisältää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Usein DisplayID
on sama kuin kohteen ns. sisäinen ID, jonka arvo on saatavilla ObjVer-muuttujan kautta.
Kohteen sisäinen ID on kuitenkin aina numero. DisplayID eroaa kohteen sisäisestä ID:stä
yleensä silloin, kun kohde on tuotu ulkoisesta tietokannasta.
MFScriptCancel
Muuttujan nimi : MFScriptCancel
Muuttujan tietotyyppi : Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus :
MFScriptCancel-niminen muuttuja sisältää virhekoodin, jonka avulla komentosarjat voivat
näyttää käyttäjille selkeitä virheilmoituksia. Tavallisesti M-Files saattaa lisätä
virheilmoituksiin tarkennuksia, jotka MFScriptCancel-muuttujan sisältämän virhekoodin
avulla voidaan estää.
Esimerkiksi: Err.Raise MFScriptCancel, "This is the error message
shown to the user."
ObjVer
261
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Muuttujan nimi: ObjVer
Muuttujan tietotyyppi: ObjVer (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ObjVer-niminen muuttuja sisältää kohdeversion täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen,
joka koostuu kohdetyypin ID:stä, kohteen sisäisestä ID:stä ja kohteen versionumerosta.
PropertyValues
Muuttujan nimi: PropertyValues
Muuttujan tietotyyppi: PropertyValues (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
PropertyValues-niminen muuttuja on kokoelma, joka sisältää kohdeversion kaikki
tämänhetkiset ominaisuusarvot (esim. Nimi, Projekti, Asiakas). Kukin ominaisuusarvo on
PropertyValues-kokoelmassa PropertyValue-tyyppisenä muuttujana.
Tietyn ominaisuusarvon voi etsiä kokoelmasta käyttäen kokoelman
SearchForProperty-metodia. Tarkemmat tiedot löydät M-Files APIn dokumentaatiosta.
PropertyDef
Muuttujan nimi: PropertyDef
Muuttujan tietotyyppi: PropertyDef (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
PropertyDef-niminen muuttuja sisältää laskettavana olevan ominaisuusmäärittelyn tiedot,
kuten ominaisuusmäärittelyn ID:n, nimen ja tietotyypin.
LastUsed
Muuttujan nimi: LastUsed
Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
LastUsed-niminen muuttuja on saatavilla vain, jos laskettavana on mukautettu
automaattinen numerointi -tyyppinen automaattinen numero. Automaattisen numeroinnin
arvo määräytyy yleensä edellisen laskennan mukaan. Esim. tavallisessa juoksevassa
numeroinnissa automaattinen arvo kasvaa joka kerta yhdellä. Mukautettua automaattista
numerointia muodostettaessa edellisen laskentakerran tulos on VBScript-koodin
käytettävissä LastUsed-muuttujan kautta.
Esimerkiksi yksinkertainen joka kerta yhdellä kasvava automaattinen numerointi voitaisiin
toteuttaa seuraavalla VBScript-koodilla:
Output = LastUsed + 1
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
262
M-Files® 10
Output
Muuttujan nimi: Output
Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
VBScript-koodin suorituksen alussa Output-muuttuja sisältää laskettavan ominaisuusarvon
tämänhetkisen arvon (ei kuitenkaan automaattisessa numeroinnissa).
VBScript-koodin päätarkoituksena on yleensä muodostaa uusi haluttu arvo ja asettaa se
Output-muuttujan uudeksi arvoksi, jolloin se tallentuu kohteen metatietoihin. Mikäli
VBScript-koodi ei aseta Output-muuttujan arvoa, laskettavan ominaisuuden arvo kohteen
metatiedoissa ei muutu.
Output-muuttujan arvon voi yksinkertaisissa tapauksissa asettaa suoralla sijoituslauseella,
esimerkiksi seuraavasti:
Output = 123
Mikäli laskettavan ominaisuuden tietotyyppi on esimerkiksi Valitse listasta, on suositeltavaa
asettaa Output-muuttujan arvo käyttämällä sen SetValue-metodia (ks. M-Files API)
esimerkiksi seuraavasti:
Output.SetValue MFDatatypeLookup, 101
Varasto
Muuttujan nimi : Varasto
Muuttujan tietotyyppi : Varasto (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus :
Vault-niminen muuttuja edustaa dokumenttivarastoa, jonka puitteissa komentosarjaa
ollaan suorittamassa. Muuttujan kautta komentosarja pystyy käsittelemään
dokumenttivaraston sisältöä samalla tavalla kuin on mahdollista M-Files API -rajapinnan
avulla. Virhetilanteessa kaikki Vault-olion kautta dokumenttivarastolle tehdyt muutokset
perutaan.
Vault-olion käyttöön komentosarjoissa liittyy myös joitakin rajoituksia. Komentosarjat eivät
pysty Vault-olion kautta muuttamaan sen objektin tilaa, jolle komentosarjaa ollaan
suorittamassa.Tilan muuttamiseksi lasketaan kohteen varaaminen muokattavaksi, kohteen
palauttaminen muokkauksesta, muokkausvarauksen peruminen sekä kohteen poistaminen
ja tuhoaminen. Lisäksi kaikki komentosarjassa muokattavaksi varatut muut kohteet pitää
saman komentosarjansuorituksen aikana myös palauttaa muokkauksesta.
VaultSharedVariables
Muuttujan nimi : VaultSharedVariables
Muuttujan tietotyyppi : NamedValues (ks. M-Files API)
263
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Muuttujan käyttötarkoitus :
VaultSharedVariables-niminen muuttuja on kokoelma nimettyjä arvoja, jotka tallennetaan
dokumenttivaraston tietokantaan. Muuttujan avulla komentosarjat voivat tallentaa omia
arvojaan tietokantaan siten, että ne ovat kaikkien muidenkin komentosarjojen käytettävissä.
Sallittuja tietotyyppejä nimetyille arvoille ovat kokonaislukumuuttujat, totuusarvot ja
merkkijonot.
Seuraava esimerkki tallentaa arvon 123 nimetyksi arvoksi ja asettaa sen jälkeen
numeroperustaisen lasketun arvon arvoksi.
VaultSharedVariables( "Message" ) = 123
Output = VaultSharedVariables( "Message" )
Esimerkkikoodi
Seuraavassa on esimerkkikoodi, joka muodostaa ominaisuusmäärittelylle "Tarjouksen
otsikko"automaattisen arvon hyödyntämällä kohdeversion metatiedoissa olevia tietoja
tarjousnumerosta ja asiakkaasta. Tarjousnumero-ominaisuusmäärittelyn ID on tässä
esimerkissä 1156 ja Asiakas-ominaisuusmäärittelyn ID 1288. Esimerkiksi dokumentille,
jonka tarjousnumero on 5577 ja asiakas ESTT-yhtiöt, alla oleva koodi muodostaa
tarjouksen otsikoksi tekstin "Tarjous #5577 / ESTT-yhtiöt".
Option Explicit
' Hae tarjousnumero.
Dim szNumber
szNumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156
).TypedValue.DisplayValue
' Hae asiakas.
Dim szCustomer
szCustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288
).TypedValue.DisplayValue
' Muodosta tarjouksen otsikko.
Dim szName
szName = "Tarjous #" & szNumber & " / " & szCustomer
' Aseta lopputulos.
Output = szName
M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä /
Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja
automaattisten arvojen muodostamisesta VBScript-koodilla saat osoitteesta [email protected].
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
264
M-Files® 10
M-Files API:n kanssa työskentelyyn ja VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä neuvonta
ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
Tarkistus
Tarkistus-välilehdellä voit määritellä ehdot, jotka ominaisuuden arvojen tulee täyttää. Voit
tarkistaa esimerkiksi, että ominaisuuden arvo sisältää tietyn määrän verran merkkejä.
Tällä tavoin voidaan tarkistaa, että asiakkaan puhelinnumero tai laskunumero lisätään
kohteelle oikein. Lisäksi voidaan esimerkiksi tarkistaa, voidaanko arvo hyväksyä muut
ominaisuudet huomioon ottaen tai että arvo ei saa olla tyhjä.
Tarkistus määritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa
käyttämällä. Ehdoissa käytettävät muuttujat ovat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel,
CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyDefja PropertyValue. Katso lisätietoja
muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336).
Esimerkkikoodi
Alla olevan koodin avulla tarkistetaan, että annetun ominaisuuden arvo sisältää 10 merkkiä:
Option Explicit
value = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText
If Len(value) <> 10 Then
Err.Raise MFScriptCancel, "Syöttämäsi arvon pitää olla 10 merkkiä
pitkä"
End If
Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö
entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai
M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen
jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain
englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta
[email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu
teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
265
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 156: Voit määritellä tarkistuksen ominaisuuden arvoille Tarkistus-välilehdellä.
Suojausasetukset
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän ominaisuuden ja muokata tämän
ominaisuuden arvoa.
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä ominaisuus ja kuka
saa muokata ominaisuutta kohteiden metatiedoissa.
Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. ominaisuutta, ominaisuus ei näy valintana
M-Filesissa (esim. hakukriteerinä tai dokumenttikortissa Lisää ominaisuuksia -valinnassa).
Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ominaisuutta, ei hän myöskään voi muokata sitä.
Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä ominaisuus, mutta ei kuitenkaan oikeutta
muokata sitä. Muokkausoikeus tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että käyttäjä pystyy
muokkaamaan ominaisuutta kohteiden metatiedoissa kaikilla tavoilla: muokkaamaan
ominaisuuden arvoa, lisäämään ominaisuuden tai poistamaan ominaisuuden.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
266
M-Files® 10
8.13 Luokat
Luokka on kohteen tyyppi, johon on yhdistelty erilaisia ominaisuuksia, joita käsiteltiin
kohdassa Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251).
Esimerkkidokumenttivarastossa Työsopimus-luokkaan on liitetty seuraavat ominaisuudet:
• Otsikko
• Dokumentin päiväys
• Työtehtävä
• Työntekijä
• Avainsanat
• Kuvaus.
Kuva 157: Dokumenttiluokan ominaisuudet -ikkunassa voit valita ominaisuudet, jotka ovat pakollisia täyttää. Valitse Vaadittu-sarakkeessa
haluttu ominaisuus.
M-Files-palvelimen hallinnassa voidaan luoda uusia luokkia ja määritellä ne ominaisuudet,
jotka kuuluvat kuhunkin luokkaan. M-Filesin peruskäyttäjä antaa arvot ominaisuuksille
267
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
uutta kohdetta luodessaan. Luokan valinnan myötä metatietokorttiin tulevat täytettäväksi
ne kentät, jotka järjestelmänvalvoja on määritellyt kuuluvaksi tähän luokkaan.
Kuva 158: Luokka valitaan ensin uuden kohteen metatietokortissa.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
268
M-Files® 10
Uusi luokka
Kuva 159: Dokumenttiluokan ominaisuudet -ikkunassa voit valita ominaisuudet, jotka ovat pakollisia täyttää.Valitse Vaadittu-sarakkeeseen
halutut pakolliset ominaisuudet ko. luokalle.
Yllä olevan kuvan esimerkissä ollaan luomassa uutta luokkaa dokumenttivaraston
metatietoihin. Suurin osa ominaisuuksista tässä dokumenttiluokassa valitaan arvolistoista,
mutta Otsikko-, Avainsanat- ja Kuvaus-ominaisuuksien tietotyyppi on tekstiä, eli arvoksi
voi kirjoittaa mitä vain. Lisää...-painikkeella voit lisätä uuden ominaisuuden
dokumenttiluokkaan.
Aseta nimeksi
Mikä tahansa luokan ominaisuus voidaan määrittää kohteen nimeksi, eli ominaisuus
valitaan luokan nimiominaisuudeksi. Tällöin kohteen nimeä ei tarvitse erikseen kirjoittaa,
vaan tietty ominaisuus voidaan aina määrittää ko. luokkaan kuuluvaksi kohteen nimeksi,
"otsikoksi". Tämä määrittely yhdenmukaistaa kohteiden nimeämistä luokan sisällä.
269
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää hyvin ominaisuuksien automaattisten arvojen
yhteydessä (katso lisää kohdasta Automaattiset arvot (sivu 255)). Tällöin ominaisuuden
automaattinen arvo voi samalla olla tarjousdokumentin nimi ("Tarjous/ESTT Oy").
Huom. Pohjadokumenttien nimeäminen toimii ilman automaattista arvoa.
Päivitä nimet-toiminnolla voidaan myös muuttaa kaikkien jo olemassa olevien luokkaan
kuuluvien kohteiden nimi uuden asetuksen mukaiseksi.
Oletustyönkulku uusille kohteille
Voit määritellä oletuksena käytettävän työnkulun tähän luokkaan kuuluville uusille kohteille.
Esimerkiksi kaikki laskut voidaan määritellä käymään läpi työnkulku laskujen kierrätys.
Pakota tämä työnkulku uusille kohteille
Mikäli tietty työnkulku pakotetaan ko. luokkaan kuuluville uusille kohteille, ei tätä työnkulkua
voida poistaa tai vaihtaa. Esimerkiksi Ostolasku-luokkaan luotavalle uudelle dokumentille
voidaan määrittää pakolliseksi työnkuluksi aina Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku.
Pohjat
Voit määritellä pohjia käytettäväksi tämän luokan uusien kohteiden pohjana. Dokumentti
tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla
sille arvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia. Voit määritellä pohjan kuuluvaksi
useampaan luokkaan määrittelemällä pohjana käytettävälle kohteelle useita luokkia Muut
luokat -ominaisuuden avulla.
Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Suojaus ja automaattiset suojausasetukset
Suojausasetukset
Suojaus-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokan.
Automaattiset suojausasetukset
Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai
luokkakohtaisesti.Voit määrittää luokkakohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan
tapaan kuin arvokohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset
(sivu 247).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
270
M-Files® 10
Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen
lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset
suojausasetukset.
8.0-versiota vanhemmat versiot: Oletussuojaus kohteille -välilehdellä voit määritellä
oletuksena käytettävät suojausasetukset, jotka asetetaan uutta kyseisen luokan kohdetta
luotaessa.
8.14 Luokkaryhmät
Luokkaryhmiin voit ryhmitellä erilaisia luokkia. Tämä auttaa luokan valitsemisessa
luodessasi uutta kohdetta dokumenttivarastoon. Voit luoda uuden luokkaryhmän
napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Dokumentti-leimaa kohdassa
Dokumenttivarastot > (Varasto) > Metatietorakenne (hierarkkinen näkymä) ja valitsemalla
Uusi luokkaryhmä...
8.14 Uusi luokkaryhmä
Alla olevassa kuvassa on ominaisuusikkuna luokkaryhmän Kokoukset luomiseksi.
Jäsenet-kentässä listataan tähän ryhmään kuuluvat luokat.
Metatietokorttia täytettäessä luokat näkyvät järjestyksessä valikossa. Voit kätevästi
muuttaa listan järjestystä numeroinnilla.
271
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 160: Luokkaryhmän ominaisuudet -ikkuna ja Uusi dokumentti -ikkuna, josta nähdään eri luokkaryhmät.
8.14 Suojausasetukset
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokkaryhmän.
8.15 Työnkulut
M-Files sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation tapaa hallita ja toteuttaa tarvittavat työt.
Työn määrittely ja seuraaminen on kätevä tehdä siellä missä työhön liittyvät dokumentitkin
sijaitsevat. Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida laajasti yrityksen
rutiineja ja suorittaa tehtävänannot oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Käyttäjät saavat
ilmoitukset sähköpostitse tarvitsemistaan työhön liittyvistä asioista, ja esimiehet voivat
seurata työn edistymistä ja hyväksyä suoritettuja asioita.
Työnkulkuja voidaan käyttää esimerkiksi ostolaskujen kierrättämiseen. Tällöin työnkulun
tilat voisivat olla esimerkiksi seuraavat:
• Odottaa hyväksymistä
• Hyväksytty
• Hylätty
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
272
M-Files® 10
• Maksettu
Tilojen välille voidaan muodostaa erilaisia määritelmiä siitä, ketkä saavat siirtää kohteen
tilasta toiseen ja keiden vastuulla on hoitaa seuraava työtehtävä työnkulkuun liittyen.
Esimerkiksi laskut voisi hyväksyä maksettavaksi vain johtoryhmään kuuluva henkilö.
Kun lasku on merkitty Hyväksytty-tilaan, ilmoitetaan työnkulun määrittelyn mukaan
automaattisesti rahaliikenteestä vastaavalle osastolle uudesta maksettavasta laskusta.
Kun maksu on suoritettu, lasku siirretään Maksettu-tilaan.
Uusi työnkulku
Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja. Voit aloittaa
uuden työnkulun luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Työnkulut
puunäkymässä ja valitsemalla Uusi työnkulku...
Kuva 161: Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja.
Nimi
Anna työnkululle nimi. Nimi näkyy valintana Selaa M-Filesia -käyttöliittymässä.
273
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuvaus
Työnkulun vapaamuotoinen kuvaus.
Tilat
Tilojen järjestystä listassa voi muuttaa valintaikkunan oikealta reunalta löytyvillä
nuolipainikkeilla. Voit luoda, muokata ja poistaa tiloja painikkeilla Lisää, Muokkaa ja
Poista.
Salli käyttää tätä työnkulkua seuraavan luokan kanssa
Voit sallia, että tätä työnkulkua voidaan käyttää kaikkien luokkien kanssa tai voit sallia
tämän työnkulun käytön vain jollekin luokalle. Esimerkiksi voit määrittää, että ainoastaan
Ostolasku-luokkaan kuuluville dokumenteille voidaan valita Ostolaskujen hyväksyntä
-työnkulku. Tällöin kyseinen työnkulku ei ole valittavissa muihin luokkiin kuuluville
dokumenteille.
Suojausasetukset
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä työnkulku. Jos tätä
oikeutta ei ole, eivät myöskään työnkulun eri tilat ole näkyvissä.
Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää työnkululle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Yksittäinen tila ja sen lisäasetukset
Työnkulku koostuu erilaisista tiloista, jotka ovat määritelmiä työn suorittajista, suojauksesta
ja tilasiirtymistä.
Nimi
Tilan nimi. Käyttäjät ja ylläpitäjät voivat nimen avulla tunnistaa tilan. Tilan nimi näkyy
käyttäjille Selaa M-Filesia -käyttöliittymässä.
Kuvaus
Tilan tarkempi kuvaus.
Lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. tilalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
274
M-Files® 10
Tilasiirtymän suojausasetukset
Voit siirtyä tilasiirtymän suojausasetuksiin lisäämällä ja valitsemalla tilan, napsauttamalla
Muokkaa...-painiketta ja valitsemalla Tilasiirtymän suojausasetukset -välilehden.
Valitse, mitkä tilasiirtymät sallitaan ja määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle
tilasiirtymäkohtaisesti.
Valitse tilasiirtymä, jolle haluat määritellä suojausasetukset.
Suojausasetukset
Määrittele, ketkä käyttäjät saavat tehdä tilasiirtymän.
Kuva 162: Määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle tilasiirtymäkohtaisesti.
Käyttäjä metatiedoista
Voit hyödyntää pseudokäyttäjiä myös tilasiirtymissö. Voit esimerkiksi määrittää, että
laskun voi hyväksyä vain laskuun liitetyn projektin projektipäällikkö. Voit siis määrittää
käyttäjiä kohteen metatietojen kautta. Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole
275
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään dynaamisesti kohteen
metatietojen perusteella.
Käyttäjä tilasiirtymästä
Voit valita käyttäjät myös aiempien tilasiirtymien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää,
että asiakirjan saa siirtää tilasta "Hyväksytty" tilaan "Hyväksyntä peruttu" vain se käyttäjä,
joka alun perin siirsi kyseisen asiakirjan "Hyväksytty"-tilaan. Tällöin tilasiirtymän
suorittamisoikeus ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään
dynaamisesti sillä perusteella, kuka on siirtänyt kohteen määrityksessä mainittuun tilaan.
Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle
Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle ovat oletuksena päällä
8.0-versiossa ja sitä vanhemmissa versioissa luoduille työnkuluille ja niiden tiloille. Kun
luot uuden työnkulun tilan 9.0-versiossa (tai uudemmassa), nämä asetukset eivät ole
päällä. Uusia työnkulkuja ja niiden tiloja määrittäessä kannattaa tilasiirtymän
oikeudet määritellä ainoastaan tilasiirtymän suojausasetuksissa . Myös aiemmin
luotujen työnkulkujen osalta suositellaan siirtymään käyttämään pelkästään tilasiirtymän
suojausasetuksia työnkuluissa.
Käyttäjällä tulee olla muokkausoikeus kohteeseen
Aiemmin käyttäjillä on tullut olla muokkausoikeus itse kohteeseen. 9.0-versiossa (ja sitä
uudemmissa) tilasiirtymiä voidaan tehdä myös pelkillä lukuoikeuksilla. Mikäli haluat sallia
tämän myös aiemmin luotujen tilojen tilasiirtymien osalta, ota asetus pois päältä. Jotta
tilasiirtymä esimerkiksi tilasta A tilaan B olisi mahdollinen käyttäjälle, jolla ei ole
muokkausoikeutta kohteeseen, tulee tämä asetus ottaa pois päältä sekä tilan A että B
asetuksista.
Tarkista tilakohtaiset suojausasetukset
Tarkista myös aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilasiirtyminen osalta, onko tätä määritystä
enää tarvetta käyttää vai voidaanko tilasiirtymän oikeudet määrittää pelkästään tilasiirtymän
suojausasetuksia käyttäen. Poista asetus, mikäli et enää halua käyttää tätä asetusta
aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilojen osalta.
Sähköinen allekirjoitus
eSigning and Compliance -moduulin tarjoama sähköinen allekirjoitus laajentaa M-Filesin
monipuolisia työnkulkuja: tilasiirtymä voidaan varmentaa käyttäjätunnistuksella. Tällä
toiminnallisuudella voidaan helposti varmentaa esimerkiksi dokumenttien hyväksyntä.
sSigning and Compliance -moduuli on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää
tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Katso lisätietoja
kohdasta Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11
-vaatimustenmukaisuus) (sivu 188).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
276
M-Files® 10
Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymille
Valitse työnkulun tila, jonka tilasiirtymälle haluat lisätä sähköisen allekirjoituksen ja paina
Muokkaa...painiketta. Valitse Tilasiirtymän suojausasetukset -välilehti. Valitse haluamasi
tilasiirtymä ja paina Suojausasetukset ja allekirjoitus -painiketta.
Valitse Sähköinen allekirjoitus -välilehti ja määrittele allekirjoitus.
Ota sähköinen allekirjoitus käyttöön ko. tilasiirtymälle valitsemalla Vaadi sähköinen
allekirjoitus tälle tilasiirtymälle.
• Allekirjoituksen syy: Valitse lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle, esim.
Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Syy näytetään allekirjoittamisen
yhteydessä käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä
allekirjoituksella.
• Allekirjoituksen merkitys (manifestaatio): Voit muokata ja lisätä tähän haluamasi
tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Tämä teksti (paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla)
näytetään käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä allekirjoituksella.
Tämän tekstin avulla allekirjoittajan tulee ymmärtää, mitä hän on hyväksymässä
allekirjoituksellaan.
• Lisätiedot (ei näytetä allekirjoituksen yhteydessä): Voit muokata ja lisätä tähän
haluamasi tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla.
Huom. Nämä määritykset näkyvät myös allekirjoituskohteen ominaisuuksissa tai
allekirjoitusominaisuuden sisältönä.
277
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 163: Määrittele sähköinen allekirjoitus ja valitse, luodaanko siitä erillinen allekirjoituskohde vai lisätäänkö allekirjoituksen sisältö
ominaisuudeksi kohteelle, jota allekirjoitus koskee.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
278
M-Files® 10
Kuva 164: Kun määrittelet allekirjoituksen syyn ja merkityksen, huomaa, että ne näytetään allekirjoittajalle allekirjoittamisen yhteydessä.
Allekirjoittaja hyväksyy tilasiirtymän näiden tietojen perusteella antamalla käyttäjätietonsa.
Luo erillinen allekirjoituskohde
Valitse tämä, mikäli haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde
on tällöin automaattisesti suhteessa kohteeseen, jota tilamuutos koskee.
Tunniste
Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun
hyväksyminen. Kun allekirjoituskohde luodaan, on tunniste yksi kohteen metatiedoista.
Tunniste-ominaisuutta voit käyttää hyödyksi esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen
komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinen allekirjoitus.
Allekirjoituskohteen metatietomääritykset
Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, uudelle kohdetyypille
ja tarvittaville ominaisuusmäärittelyille on luotava aliakset. Aliaksia käytetään kohteiden
luomiseen allekirjoittamisen yhteydessä. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä
määritykset valmiina käytössäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset,
jotta voit ottaa käyttöön erilliset allekirjoituskohteet.
Kohdetyyppi
Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi "Allekirjoitus"-kohdetyypiksi. Määrittele
kohdetyypin aliakseksi lisäasetuksissa:
279
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
M-Files.QMS.Signature.ObjectType
Luo pakolliset ominaisuusmäärittelyt allekirjoituskohdetta varten:
Kun olet luonut uuden kohdetyypin, luo M-Files automaattisesti vastaavan
ominaisuusmäärittelyn. Valitse ominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely
(esimerkiksi "Allekirjoitus") ja lisää aliakseksi:
M-Files.QMS.Signatures
Luo uusi ominaisuusmäärittely tunnisteelle tietotyypillä Teksti. Anna ominaisuusmäärittelyn
nimeksi esimerkiksi Tunniste. Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn
Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi:
M-Files.QMS.Signature.Identifier
Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen syylle tietotyypillä Teksti. Anna
ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoituksen syy. Lisää tämän
ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi:
M-Files.QMS.Signature.Reason
Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen merkitykselle tietotyypillä Teksti
(monirivinen). Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoituksen merkitys.
Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi:
M-Files.QMS.Signature.Meaning
Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen allekirjoittajalle tietotyypillä Valitse listasta
Käyttäjät. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoittaja. Lisää tämän
ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi:
M-Files.QMS.Signature.Signer
Voit nimetä edellä mainitut pakolliset ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä
kannattaa käyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät
allekirjoituskohteen metatiedoissa.
Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle.
Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä
Valitse listasta (monivalinta) ja lisätä aliakseksi:
M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo.
Suojausasetukset
Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi ja
ominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti
luomaan eikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla
allekirjoitettu kohde sidotaan allekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Mikäli käytät
M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi.
Erillinen allekirjoituskohde
Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen
kohde, luodaan kohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
280
M-Files® 10
Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta
sekä aikaleimasta.
Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten
mukaisesti.
Suoritetut, tyhjät ja mitätöidyt allekirjoituskohteet ja niiden hyödyntäminen
Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä
allekirjoitukset odottavat vielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset on jo tehty. Voit
hyödyntää näitä tyhjiä, suoritettuja ja mitätöityjä allekirjoituskohteita luomalla
allekirjoituskohdetyypille eri luokkia.
Kun nämä aliakset on määritetty Allekirjoitus-kohdetyypin luokille, M-Files käyttää niitä
sähköisen allekirjoittamisen eri vaiheissa:
M-Files.QMS.Signature.Class.Empty
M-Files.QMS.Signature.Class.Executed
M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated
281
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 165: Allekirjoituskohteen metatiedoista löydät tiedon siitä, kuka on tehnyt allekirjoituksen ja koska, ja mitä allekirjoitus koskee sekä
muita tietoja allekirjoituksesta.
Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle
Valitse ominaisuus: Valitse, mihin ominaisuuteen määrittelemäsi allekirjoitus liitetään.
Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältö näytetään kohteen metatiedoissa ko.
ominaisuuden arvona. Oletusominaisuutena M-Files tarjoaa ominaisuusmäärittelyä
"Allekirjoituksen sisältö". Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen
syystä, merkityksestä ja lisätiedoista.
Huom. Jos käytät ko. työnkulun kaikkien tilasiirtymien allekirjoituksen ominaisuutena
samaa ominaisuutta, esim. oletusominaisuutta Allekirjoituksen sisältö, silloin näet kohteen
viimeisimmän version metatiedoista ainoastaan viimeisimmän allekirjoituksen sisällön
(manifestaation). Muut allekirjoitukset sisältöineen (manifestaatioineen) löydät kohteen
versiohistorian kautta.
Voit luoda myös erillisen oman ominaisuusmäärittelyn jokaiselle ko. työnkulun tilasiirtymän
allekirjoitukselle. Tällöin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista kaikki luodut
ominaisuudet allekirjoitussisältöineen (manifestaatioineen).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
282
M-Files® 10
Huom. Jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin,
että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät
pääse muokkaamaan sitä.
Allekirjoitusominaisuuden sisällyttäminen Office-dokumenttiin (Word, Excel ja PowerPoint)
Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö voidaan lisätä Office-dokumenttiin samaan tapaan
kuin muutkin M-Files-ominaisuudet voidaan lisätä.
Kun käyttäjä valitsee lisättävän ominaisuuden listalta, näkyy hänelle ominaisuuden nimi,
esim. sisäänrakennetun ominaisuuden nimi "Allekirjoituksen sisältö". Tämän takia
ominaisuuden nimi kannattaa määrittää mahdollisimman yksiselitteisesti.
Kun ominaisuus on valittu, M-Files lisää automaattisesti tekstisisällön dokumenttiin. Tämä
kannattaa myös huomioida allekirjoituksen syytä ja merkitystä määriteltäessä.
Kuva 166: Allekirjoituksen sisältö (manifestaatio) voidaan lisätä Office-dokumentteihin "Lisää ominaisuus" -toiminnolla.
Huom. Mikäli allekirjoitus on sisällytetty Office-dokumenttiin ja tilasiirtymä halutaan
peruuttaa, peruminen on tehtävä manuaalisesti poistamalla ominaisuuden arvo
(allekirjoituksen sisältö) tai ominaisuus itsessään, jotta peruminen tulee voimaan
dokumenttiin asti. Useimmissa tapauksissa tällaisen tilasiirtymän palauttaminen edelliseen
tilaan tai alkuperäiseen tilaan vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet.
283
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Sähköinen allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä
Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tämä vaaditaan automaattisesti
aina käyttäjältä ko. tilan muutosta tehtäessä. Kohde tulee olla palautettuna muokkauksesta,
jotta tilaa voidaan vaihtaa, ja tilan muutos allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan
kohde kerrallaan . Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan
muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Käyttäjä lisää sähköisen
allekirjoituksen tilasiirtymälle kirjoittamalla tunnistetietonsa ja kirjautumalla sen
jälkeen sisään. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä", vaan se
vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään.
Ehdot
Ehdot-välilehdellä voidaan määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja tilasiirtymille. Esimerkiksi
dokumentille voidaan määritellä tietyt ominaisuudet tai niiden arvot ennen kuin se voidaan
siirtää tähän tilaan. Ehdoilla voidaan myös määritellä, että esimerkiksi projektiin liittyvien
perusdokumenttien (esim. määrittelydokumentti, ohjeet käyttöönotolle ja projektiaikataulu)
on oltava tietyllä tasolla, ennen kuin seuraavaan tilaan voidaan siirtyä.
Ehtoja voidaan määritellä laajemmin ja yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä
ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Laajennetuissa ehdoissa käytettävissä olevat
muuttujat ovat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID,
ObjVer, PropertyValues ja StateID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja
niiden käyttötarkoitukset (sivu 336).
Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö
entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai
M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen
jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain
englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta
[email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu
teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
Esiehdot
Tilan esiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi
siirtyä tähän tilaan.
Voidaan esimerkiksi määrittää, että ominaisuus Hyväksyjän nimi pitää olla täytettynä,
jotta dokumentti voidaan siirtää tilaan Hyväksytty.
Jälkiehdot
Tilan jälkiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi
siirtyä pois tästä tilasta.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
284
M-Files® 10
Voidaan esimerkiksi määrittää, että ostolaskun Kustannuspaikka pitää olla täytettynä,
jotta dokumentti voidaan siirtää pois tilasta Odottaa kustannuspaikan määrittämistä.
Kuva 167: Ehdot-välilehdellä voit määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja.
Toiminnot
Toiminnot-välilehdellä valitut toiminnot suoritetaan, kun kohde siirtyy tiettyyn tilaan.
285
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 168: Tilan ominaisuuksien Toiminnot-välilehti.
Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi
Voit asettaa tilasiirtymän yhteydessä tapahtumaan uuden suojausasetuksen, kohteen
poistamisen ja merkitsemisen arkistoitavaksi. Useita toimintoja voi olla valittuna
Toiminnot-välilehdellä samanaikaisesti.
Älä käytä automaattisia suojausasetuksia
Voit määrittää kohteen automaattiset suojausasetukset poistettavaksi käytöstä tilasiirtymän
tuloksena.
Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle
Merkitse tämä valintaruutu, kun haluat tilasiirtymän kautta luodun uuden kohdeversion
ohittavan tulevien versioiden suojausasetukset.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
286
M-Files® 10
Anna tehtäväksi käyttäjälle
Tehtävänannot ovat tärkeä osa työnkulkuja. Näiden avulla tieto ja vastuu työn
suorittamisesta siirretään automaattisesti oikealle henkilölle tilasiirtymän yhteydessä.
M-Files tarjoaa kahdentyyppisiä tehtävänantoja käytettäväksi työnkulkujen yhteydessä.
Anna tehtäväksi käyttäjälle -valinnalla voit luoda tehtävänannon, josta ei synny erillistä
kohdetta. Tällä valinnalla luotu tehtävänanto muuttuu suoritetuksi, kun yksi suorittajista
muuttaa dokumentin tilaa työnkulussa (yleensä siirtämällä kohteen seuraavaan tilaan).
Kohteen ominaisuuksista voit nähdä tehtävänannon suorittajat, jos kohde on tilassa,
johon liittyy tehtävänanto.
Tehtävänannon suorittaja voi tehdä tilan siirron tehtäväalueen, metatietokortin tai Selaa
M-Filesia-toiminnon pikavalikon toiminnoilla.
Luo erillinen tehtävänanto (lisäasetukset)
Voit luoda myös erillisiä tehtävänantoja, jolloin tehtävänannosta syntyy oma kohteensa.
Tällaisen tehtävänannon saat luotua Luo erillinen tehtävänanto -valinnalla. Erillinen
tehtävänanto eroaa ns. sulautetusta tehtävänannosta myös siten, että kaikkien
tehtävänannon suorittajien tulee merkitä tehtävänanto suoritetuksi, jotta tehtävänanto
muuttuu suoritetuksi.
Jos lisäksi halutaan, että työnkulun tila muuttuu, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu,
tulee automaattisen tilasiirtymän ehdoissa aktivoida ehto "Muuta tilaa, kun erillinen
tehtävänanto on merkitty suoritetuksi".
287
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 169: Määrittele suoritettava tehtävä Tehtävänanto-valintaikkunassa.
Lisää, Poista
Määritä tehtävän vastuuhenkilöt käyttämällä Anna tehtäväksi käyttäjälle- ja Luo erillinen
tehtävänanto (lisäasetukset) -toimintojen Lisää- ja Poista-painikkeita. Valitse henkilö tai
henkilöt, joille haluat tehtävän antaa.
Käyttäjä metatiedoista (ns. pseudokäyttäjät)
Käyttäjät voidaan määritellä myös kohteen, johon työnkulku on liitetty, metatietojen
mukaan. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa
Hyväksyjäksi, voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi.
Näin tehtävänanto ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se on automatisoitu
ja liitetty varsinaiseen kohteen ominaisuuteen (esim. Hyväksyjä, Luonut tai Viimeksi
muokannut).
Voit määritellä tällaisia automaattisia käyttäjiä valinnallaKäyttäjä, joka on määritelty
ominaisuudessa 'X'. X edustaa sitä ominaisuutta, jonka arvoa käytetään käyttäjän arvona,
kun tilasiirtymä astuu voimaan.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
288
M-Files® 10
Tätä automaattista käyttäjävalintaa voidaan käyttää työnkuluissa, kun määritellään
suorittajia tehtävänannoille, halutaan lähettää ilmoitus käyttäjille tai kun määritellään
tilojen suojausasetuksia.
Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät (sivu 65).
Käyttäjä tilasiirtymästä
Voit myös määrittää, että kun kohde siirtyy tähän tilaan, lähtee siitä automaattisesti
tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle, joka on aiemmin muuttanut jotakin tilaa. Esimerkiksi
käyttäjä X on siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää". Tämän jälkeen toinen
käyttäjä, jonka tehtävänä on hyväksyä tai hylätä dokumentti, muuttaa tilaksi "Hylätty".
Tällöin voidaan lähettää automaattinen tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle X, joka oli
alunperin siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää", eli käytännössä palauttaa
dokumentti takaisin kyseiselle käyttäjälle. Käyttämällä valintaa "Käyttäjä, joka on siirtänyt
kohteen tilaan 'xyz'" voidaan varmistaa, että tehtävänanto tai ilmoitus lähtee automaattisesti
oikealle käyttäjälle.
Kuva 170: Valitse ns. automaattinen käyttäjä, mikäli haluat lähettää automaattisen tehtävänannon tai ilmoituksen käyttäjälle, joka on
tehnyt jonkin aiemmista tilasiirtymistä. Voit valita useita automaattisia käyttäjiä.
Seuranta
Seuranta-osioon (Toiminnot > Luo erillinen tehtävänanto (lisäasetukset) > Seuranta)
voit määritellä ne henkilöt, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävänanto
merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antaja määritellään tehtävän seuraajaksi
automaattisesti.
289
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Jos tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitä
tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi.
Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet,
jolloin suorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista.
Tehtävänannon kuvaus
Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle
sähköposti-ilmoituksessa. Kuvaukseen voit liittää myös M-Filesin tukemia viestipohjista.
Lue lisää viestipohjista ja paikkamerkeistä kohdasta Ilmoitukset (sivu 168).
Määräpäivä
Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti
muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on
lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka
järjestelmänvalvoja voi halutessa poistaa.
Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja
tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät tehtävänannot, joiden määräpäivä on
lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73).
Lähetä ilmoitus
Ilmoituksen lähettämisessä määrittele ensin halutut käyttäjät ja käyttäjäryhmät
vastaanottajiksi. Tämän jälkeen kirjoita viestin otsikko ja viesti. Voit määrittää käyttäjän
myös metatiedoista tai tilasiirtymistä.
Aseta ominaisuudet
Voit asettaa kohteelle erilaisia ominaisuuksia ja niiden arvoja, kun kohteen tilaa muutetaan.
Voit esimerkiksi määrittää piirustukselle versioleiman "Julkaistu", kun piirustus siirtyy
tilaan "Hyväksytty".
Kuva 171: Riippuen ominaisuuden tyypistä, voit valita arvon listasta tai kirjoittaa sen tekstinä. Käytettäessä automaattisia ominaisuuksia
arvo lasketaan automaattisesti.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
290
M-Files® 10
Muunna PDF:ksi
Kohteen tiedostot voidaan muuttaa automaattisesti PDF-muotoon palvelimella, kun
kohteen tilaa muutetaan. Palvelimella tapahtuva PDF-muotoon muuntaminen toimii mm.
Word-, Excel-, PowerPoint-, Outlook- ja Visio-tiedostoille sekä RTF- ja
OpenOffice-tiedostoille.
PDF-muotoon muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää Word- ja Excel-asiakirjoissa
mahdollisesti olevat M-Files-ominaisuuskentät käyttäen kohteen sen hetkisiä metatietoja.
Muunnosasetukset
Kun aktivoit Toiminnot-välilehdellä asetuksen Muunna PDF-muotoon, M-Files muuntaa
yksitiedostoisen tai monitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon automaattisesti,
kun kohteen tilaa muutetaan. Voit määritellä lisäasetuksia muunnokselle:
Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle
Mikäli haluat säilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon, valitse PDF-tiedoston tallennus
alkuperäisen tiedoston rinnalle. Tällöin alkuperäistä tiedostoa ei korvata PDF-tiedostolla.
PDF luodaan samannimisenä kuin alkuperäinen tiedosto on.
Mikäli tämä toiminto koskee yksitiedostoista dokumenttia, muuttaa M-Files sen
monitiedostoiseksi PDF:n luonnin yhteydessä.
Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot
Mikäli monitiedostoisessa dokumentissa on jo olemassa samannimisiä PDF-tiedostoja,
valitse tämä, mikäli haluat, että olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan
tämän toiminnon kautta syntyvillä versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja
monitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa
virheestä, eikä PDF:ää luoda.
Muunna PDF/A-1b-muotoon
Valitse PDF/A-1b-muotoon tallennus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun
pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset.
PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten
PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin
PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt
vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon
muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen
esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen.
Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoja ei tueta
Valitse tämä, mikäli haluat, että tilasiirtymä estetään, jos PDF-muunnoksen aikana
kohdataan tiedostoja, joita ei tiedostomuodostaan johtuen voida muuntaa PDF-muotoon
(esim. ZIP-tiedostoja). Tällöin käyttäjälle näytetään virheilmoitus, ja koko tilasiirtymä estyy.
291
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Suorita komentosarja
Toimintoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä
ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää juoksevan
numeroinnin eri julkaisuversioille tai lähetyspäivämäärän lisäyksen dokumentille, kun se
siirtyy tilaan "Lähetetty".
Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables,
MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues ja StateID.
Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336).
Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö
entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai
M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen
jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain
englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta
[email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu
teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
Automaattinen tilasiirtymä
Voit määritellä automaattisen tilasiirtymän tästä tilasta toiseen, kun määritetyt ehdot on
täytetty. Tila voidaan määritellä vaihtumaan esimerkiksi silloin, kun kaikki valitut käyttäjät
ovat merkinneet tehtävän suoritetuksi.
Automaattinen tilasiirtymä tapahtuu suojausasetuksista riippumatta, koska palvelin suorittaa
kyseisen tilasiirtymän. Tietyn tilasiirtymän suoritus voidaan siis suojausasetuksilla estää
kaikilta käyttäjiltä, mutta lisäksi määritellä, että kyseinen tilasiirtymä tapahtuu
automaattisena tilasiirtymänä, kun kaikki käyttäjät ovat merkinneet tehtävänannon
suoritetuksi.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
292
M-Files® 10
Kuva 172: Automaattisten tilasiirtymien avulla voidaan automatisoida työnkulun vaiheita.
Vaihda tilaa, kun kohde täyttää seuraavat ehdot
Voit määritellä, että automaattinen tilasiirtymä tapahtuu, kun kohde täyttää tietyt ehdot.
Voit esimerkiksi määritellä, että kohde siirtyy seuraavaan tilaan, kun sille asetetaan tietty
ominaisuus tai tietty ominaisuuden arvo. Esimerkiksi viestien käsittelyyn liittyvässä
työnkulussa voitaisiin määritellä, että kun dokumentille täytetään Lähetetty-kenttään
päivämäärä, dokumentti siirtyy sen jälkeen automaattisesti työnkulun tilaan Lähetetty.
Jos halutaan, että työnkulun tila muuttuu, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu, tulee
automaattisen tilasiirtymän ehdoissa aktivoida ehto "Muuta tilaa, kun erillinen tehtävänanto
on merkitty suoritetuksi".
Katso lisätietoja suodatinasetuksista kohdasta Suodatinasetukset (sivu 120) .
Vaihda tilaa, kun seuraava komentosarja sallii sen
Automaattisen tilasiirtymän ehtoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia,
VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää
samalla kertaa useita ominaisuuksiin ja ominaisuuksien arvoihin liittyviä tilasiirtymiä.
293
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables,
MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID,
NextStateID ja AllowStateTransition. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja
niiden käyttötarkoitukset (sivu 336) .
Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö
entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai
M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen
jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain
englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta
[email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu
teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
8.16 Nimetyt käyttöoikeusluettelot
Tässä kohdassa käydään läpi nimetyt käyttöoikeusluettelot M-Files-palvelimen hallintaan
liittyen. Nimetyillä käyttöoikeusluetteloilla helpotat ja nopeutat M-Filesin jokapäiväistä
käyttöä.
Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo
Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkunassa määritellään, ketkä kuuluvat
käyttöoikeusluetteloon sekä heille annettavat käyttöoikeudet.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
294
M-Files® 10
Kuva 173: Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo -ikkuna.
Metatietokorttia täytettäessä voit Suojaus-kohdassa määritellä kohteelle erilaisia
käyttöoikeuksia eri käyttäjien mukaan, katso lisää kohdasta Uusi dokumentti (sivu 58).
M-Files-palvelimen hallinnalla voit luoda näitä käyttöoikeusluetteloita, jotka tulevat
valittaviksi peruskäyttäjille. Voit määritellä myös pseudokäyttäjiä, katso lisätietoja kohdasta
Pseudokäyttäjät (sivu 65).
Lisäasetukset-välilehdellä voidaan määrittää alias nimetylle käyttöoikeusluettelolle. Katso
lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Suojausasetukset
Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän nimetyn käyttöoikeusluettelon.
Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseinen nimetty
käyttöoikeusluettelo. Nimetty käyttöoikeusluettelo voidaan tällä tavoin tehdä
näkymättömäksi tietyille käyttäjille.
Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen
dokumenttivarastoon, näkevät aina kaiken.
295
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.17 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot
Käyttämällä yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voit merkittävästi nopeuttaa M-Filesin
käyttöönottoa. Toiminnon avulla voit esimerkiksi linkittää olemassa olevan verkkolevyn
M-Filesiin, jolloin tiedostoja voidaan muokata M-Filesissa ja M-Filesin ulkopuolella
verkkolevyn kautta.
Voit myös tuoda tiedostoja ulkoisesta lähteestä.Tuomisen yhteydessä tiedostot kopioidaan
M-Filesiin. Tällöin M-Filesiin tuotujen tiedostojen muuttaminen ei vaikuta alkuperäisiin
tiedostoihin.
Yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voi käyttää hyväksi myös esimerkiksi luotaessa yhteyttä
M-Filesin ja skannerin välille. Voit asettaa M-Files-palvelimen hakemaan uusia tiedostoja
lähdekansiosta, johon skannatut dokumentit tallentuvat. Lisätietoja: Yhteydet ulkoisiin
lähteisiin: Skannerit (sivu 306).
8.17 Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen
Luo uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen toiminnolla Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen.
Esiin tulee alla oleva valintaikkuna.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
296
M-Files® 10
Kuva 174: Yhteysominaisuuksien määrittäminen.
8.17 Kuvaus
Anna nimi yhteydelle.
8.17 Lähde: Polku palvelimelta
Valitse tiedostojen sijainti M-Filesin ulkopuolella. Polku tulee määritellä
M-Files-palvelinkoneen näkökulmasta.
8.17 Lähde: Sisällytä alikansiot
Sisällytä alikansiot -toiminnolla voit yhdistää koko kansiopuun M-Filesiin.
8.17 Lähde: Määritä käyttäjätili
Määritä käyttäjätili, jota M-Files käyttää ulkoisen sijainnin tiedostojen käsittelemiseen.
Oletusarvona M-Files käyttää palvelinkoneen identiteettiä (Local System).
297
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.17 Lähde: Suodattimet
Määrittele käsiteltävät tiedostot. Voit esimerkiksi jättää kaikki tmp-loppuiset tiedostot
käsittelemättä lisäämällä suodattimen *.tmp pois jätettäviin tiedostoihin.
8.17 Toiminta: Linkitä tiedostot
Linkitä tiedostot -toimintatilassa M-Files käyttää alkuperäisiä tiedostoja.Tiedostoja voidaan
muokata M-Filesissa ja M-Filesin ulkopuolella. M-Filesissa tehdyt muutokset näkyvät
myös M-Filesin ulkopuolisille käyttäjille, ja M-Filesin ulkopuolella tehdyt muutokset näkyvät
myös M-Filesissa. M-Files säilyttää linkitettyjen dokumenttien versiohistorian siten, että
ainakin kaikki M-Filesilla muokatut dokumenttiversiot ovat tallessa, vaikka tiedostoa
muokattaisiin myös M-Filesin ulkopuolelta.
Linkitys on hyödyllinen esimerkiksi M-Filesin käyttöönottovaiheessa, kun kaikille käyttäjille
ei välttämättä ole vielä hankittu M-Files-lisenssiä.
8.17 Toiminta: Tuo tiedostoja
Tuo tiedostoja -toimintatilassa tiedostot kopioidaan M-Filesiin. Dokumenttien
muokkaaminen M-Filesissa ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin.
8.17 Poista lähdetiedosto tuonnin jälkeen
Lähdetiedosto poistetaan M-Filesiin siirron jälkeen, mikäli tämä ominaisuus on valittuna.
Tämä valinta on hyödyllinen esimerkiksi noudettaessa skannattuja tiedostoja M-Filesiin.
8.17 Säilytä kansiorakenne
Säilyttää tuodun kansiorakenteen perinteisten kansioden avulla M-Filesissa.
8.17 Kohdekansio
Kohdekansio on M-Filesin perinteinen kansio, johon linkitetyt tai tuodut tiedostot tulevat
näkyviin.
8.17 Päivitä uudet ja poistuneet tiedostot väliajoin
Kohdan ollessa valittuna M-Files tarkistaa lähdekansiota määritellyin välein ja päivittää
uudet ja poistuneet tiedostot ja kansiot M-Filesiin. Näin lähdekansioon tehdyt muutokset
näkyvät myös M-Filesissa.
8.17 Päivitä nyt
Päivitä nyt -toiminto aloittaa lähdekansion päivityksen heti.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
298
M-Files® 10
8.17 Ei käytössä
Merkitsemällä Ei käytössä -valintaruudun voit poistaa yhteyden käytöstä.
8.17 Lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. tiedostolähteelle aliaksen. Katso lisätietoja
luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Metatiedot
Kuva 175: Metatiedot-välilehdellä voit määrittää ulkoisen sijainnin kautta luotujen dokumenttien ominaisuudet.
Ominaisuudet
Määrittele Ominaisuudet-kohtaan metatiedot, jotka lisätään uusille dokumenteille
automaattisesti. Voit lisätä, muokata ja poistaa ominaisuuksia. Ominaisuudelle voi
määritellä kiinteän arvon tai M-Files voi lukea sen esimerkiksi skannerin tuottamasta
299
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
XML-tiedostosta tai OCR-arvolähteestä. Katso lisätietoja OCR-arvolähteen määrittelystä
kohdasta Käytä OCR-arvolähdettä (sivu 301).
Kuva 176: Määrittele ominaisuuden arvo, joka lisätään automaattisesti ulkoisesta lähteestä tuotaville tiedostoille.
Suojausasetukset
Määrittele uuden dokumentin suojausasetukset. "Tämänhetkinen käyttäjä" -arvon merkitys
riippuu dokumentin "Luonut"-ominaisuuden arvosta. Voit määritellä arvon haluamaksesi
Ominaisuudet-kohdassa.
XML-tiedosto
M-Files osaa lukea arvoja XML-tiedostosta. XML-tiedoston nimen tulee olla sama kuin
tuotavan tiedoston nimi. Jos haluat, että M-Files hakee ominaisuuksien arvoja
XML-tiedostosta, valitse toiminto Lue arvoja XML-tiedostosta. Tarvittaessa M-Files voi
poistaa XML-tiedoston käytön jälkeen.
Tuetut tiedostomuodot:
• tavallinen XML-tiedostomuoto
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
300
M-Files® 10
• HP Digital Sending Software (DSS) -ohjelmiston tuottama XML-tiedostomuoto
HP DSS -ohjelmiston tapauksessa voit määritellä skannerilla syötettäväksi esimerkiksi
arvon Asiakas. Jos haluat M-Filesin käyttävän syötettyä tietoa hyväksi, määrittele
ominaisuuden arvo luettavaksi HP DSS -ohjelmiston tuottamasta XML-tiedostosta ja anna
luettavan arvon nimeksi Asiakas. Tavallisen XML-tiedoston tapauksessa määrittele
luettava XML-tiedoston kohta XPath-lausekkeella. XPath on W3C-standardisyntaksi
XML-dokumentin kohtien määrittelyyn.
Käytä OCR-arvolähdettä
Ulkoisesta lähteestä tuotaville tiedostoille voit myös määrittää automaattisesti lisättävän
ominaisuuden, joka käyttää OCR-arvolähdettä. OCR-arvolähde on sivulle määriteltävä
alue. Tekstintunnistuksen avulla siitä saadaan valitulle ominaisuudelle arvo. Määrittele
ominaisuus -välilehdellä voit tällöin valita toiminnon Käytä OCR-arvolähdettä. Katso lisää
erilaisten ominaisuuksien määrittelystä kohdasta Metatiedot (sivu 299) .
OCR-arvolähteen käyttö on mahdollista ainoastaan ulkoista lähdettä käyttämällä.
OCR-arvolähdettä ei voida määritellä M-Files-asiakasohjelmiston puolella.
Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön
lisenssikoodin avulla. OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhan
lisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Lisenssinhallinta (sivu 166). OCR:n käyttöön
ottamiseksi sinun on ladattava ja asennettava lisätiedostoja M-Files-palvelimelle (lisätietoja
saat ottamalla yhteyttä M-Files-tukeen tai -asiakaspalveluun). Tämän jälkeen OCR:ään
liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files-palvelimen hallinnassa sekä
M-Files-asiakasohjelmiston puolella.
M-Files käyttää I.R.I.S.:n tarjoamaa OCR-moottoria. M-Files OCR sisältää myös
viivakooditunnistuksen. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä
myyntiimme osoitteessa [email protected].
Alueen tyyppi
Voit valita, haluatko tehdä tunnistuksen viivakoodille vai tekstille.
Alueen sijainti
Voit määrittää alueen, josta tunnistetaan tietyt merkit määrittelemäsi ominaisuuden arvoksi.
Merkit voivat olla mitä tahansa kirjaimia, numeroita tai välimerkkejä. Esimerkiksi paperilla
näkyvä laskun numero voidaan lisätä Laskun numero -ominaisuuden arvoksi skannattavalle
dokumentille. Tällä tavoin voidaan automatisoida esimerkiksi määrämuotoisten
lomakkeiden skannaus ja tallennus M-Filesiin aina oikeilla metatiedoilla.
Useimmissa tapauksissa skannaus kannattaa tehdä lasilevyltä syöttönä (asettelu käsin)
ennemmin kuin arkinsyöttölaitteesta, jotta määritelty alue osuu oikeaan kohtaan paperia
skannausvaiheessa.
301
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Joissakin tapauksissa tekstintunnistus ei kuitenkaan aina anna oikeaa tulosta: esimerkiksi
fonttityypistä tai fontin koosta johtuen numero 1 voidaan tulkita I-kirjaimeksi. Mikäli halutaan
varmistaa, että merkit lisätään oikein dokumentin metatietoihin, voidaan ominaisuuksien
arvojen tarkistus tehdä tapahtumakäsittelijöiden ja VBScriptin avulla. Tällöin VBScriptin
avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi, että kaikki lisätyt merkit ovat numeroita. Katso
lisätietoja kohdasta Tapahtumakäsittelijät (sivu 221) .
Viivakooditunnistus
M-Filesin viivakoodituki tunnistaa suurimman osan 1D-viivakoodeista sekä lisäksi
kahdentyyppisiä 2D-viivakoodeja: PDF417 ja QR Code.
Mikäli sivulla on ainoastaan yksi viivakoodi, joka halutaan tunnistaa, voit määritellä alueeksi
vaikka koko sivun. Mikäli sivulla on useampia viivakoodeja, rajaa alue sisältämään
ainoastaan haluamasi viivakoodi.Viivakooditunnistukselle kannattaa määritellä varsinaista
viivakoodia suurempi alue, mikäli kyseessä on QR-tyyppinen 2D-viivakoodi.
Mikäli määritellyllä alueella on useampia viivakoodeja, luetaan nämä kaikki ominaisuuden
arvoksi.
Jos käytät OCR-tuettua lisenssikoodia, joka on toimitettu ennen versiota 9.0, pyydä
M-Files-asiakaspalvelusta uusi lisenssikoodi, jos haluat käyttää viivakooditunnistusta.
Ohjeet tekstintunnistukselle (OCR)
Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä sekä kyrillisiä merkistöjä, mutta
käytettävien kielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua. Esimerkiksi
epäselvässä rajatapauksessa tunnistuksen tulos voidaan tällöin ratkaista kieleen liittyvän
sanaston perusteella (esim. ä-kirjaimen tunnistus suomen kielessä). Toissijaisten kielten
lista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen
kanssa.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
302
M-Files® 10
Kuva 177: Määrittele alue, josta tunnistetaan merkit määrittelemäsi ominaisuuden arvoksi.
303
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 178: Alueen sijainti määrittelee kaksi alueen kulmaa (vasen-ylä ja oikea-ala) suhteessa koordinaatiston lähtöpisteeseen, joka on
sivun vasemmassa yläkulmassa. Tässä esimerkissä arvot ovat: vasen 144 mm, ylä 59 mm, oikea 170 mm ja ala 68 mm.
Huom. OCR-arvolähdettä voidaan käyttää ilmankin, että Hakukelpoinen PDF-välilehdellä
on valittuna toiminto Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja
sisällön mukaan.
Hakukelpoinen PDF
Mikäli haluat, että skannerilta tuotaville tiedostoille tehdään M-Filesissa automaattinen
tekstintunnistus, aktivoi valinta Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan
tehdä hakuja sisällön mukaan . Silloin M-Files muuntaa tuotavan kuvatiedoston
hakukelpoiseksi PDF:ksi. Tämä mahdollistaa sen, että skannattavan tiedoston sisällön
mukaan voidaan tehdä hakuja. Muunnoksen jälkeen löydät tällaisen PDF-muotoa olevan
sopimusdokumentin esimerkiksi käyttämällä hauissa sopimusosapuolten nimiä tai muuta
sopimuksessa olevaa tekstiä.
Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG
ja GIF.
Huom. Hakukelpoiseksi PDF:ksi muuntaminen ei vaikuta siihen, miltä skannattu asiakirja
näyttää sitä katseltaessa. Käyttäjät näkevät edelleen alkuperäisen skannatun kuvan.
M-Files tallentaa automaattisen tekstintunnistuksen tulokset PDF-tiedostoon
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
304
M-Files® 10
näkymättömänä tekstinä, jonka avulla tiedosto voidaan löytää hauilla. Mahdolliset
epätarkkuudet tekstintunnistuksen tuloksissa eivät siis vaikuta mitenkään siihen, miltä
näin käsitelty skannattu asiakirja näyttää, kun sitä katsellaan kuvaruudulla tai kun se
tulostetaan.
Muunna PDF/A-1b-muotoon
Valitse tämä asetus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen
säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset.
PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten
PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin
PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt
vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon
muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen
esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen.
Kuva 179: Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä, mutta kielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua.Toissijaisten
kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa.
305
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Myös M-Files-asiakasohjelmiston puolella voidaan tehdä tekstintunnistus. Katso lisätietoja
luvusta Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi (sivu 101). Mikäli tekstintunnistusta halutaan
käyttää ainoastaan M-Files-palvelimen hallinnan kautta ulkoisia lähteitä käyttämällä,
voidaan tämä rajaus tehdä rekisteriasetuksia muuttamalla. Rekisteriasetuksilla voidaan
tehdä myös muita rajauksia. Lisätietoja rekisteriasetuksista saat teknisestä tuesta:
[email protected].
Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön
lisenssikoodin avulla. M-Files OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa
vanhan lisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Lisenssinhallinta (sivu 166). Tämän
jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files-palvelimen hallinnassa
sekä M-Files-asiakasohjelmiston puolella.
M-Files käyttää I.R.I.S.:n tarjoamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR
-moduulin, ota yhteyttä myyntiimme: [email protected].
8.18 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit
Skanneriyhteyden myötä dokumenttivarastoon saadaan helposti tallennettua myös
paperimuotoiset dokumentit. M-Filesin hakuominaisuudet saadaan näin koskemaan myös
skannattuja paperimuotoisia dokumentteja.
Ulkoisia lähteitä käytettäessä M-Files ei kommunikoi suoraan skannereiden kanssa, vaan
ulkoisen yhteyden avulla M-Files lukee skannerin tuottaman tiedoston esimerkiksi
skannerin omalta verkkolevyltä.Yhteys määritellään M-Files-palvelimen hallinnan kohdassa
Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296).
Tällaisia yhteyksiä voidaan muodostaa esimerkiksi Hewlett-Packardin MFP-sarjan laitteilla
käyttäen HP Digital Sending Sofwarea (DSS). Tällöin laite on suoraan kytkettynä
lähiverkkoon ja käyttäjät skannaavat paperimuotoiset dokumentit käyttäen laitetta.
Laitteen kosketusnäytöltä on myös mahdollista syöttää metatietoja. Skannattu tiedosto
ja syötetyt metatiedot lähetetään DSS-ohjelmistolle, joka tekee tiedostolle
tekstintunnistuksen (OCR). Skannattu kuva ja tunnistettu teksti yhdistetään yhdeksi
PDF-tiedostoksi. PDF-tiedosto ja XML-muotoinen metatietotiedosto tallennetaan kansioon,
jota M-Files valvoo ulkoisen sijaintimäärittelyn avulla. Huomattuaan uusia tiedostoja
M-Files siirtää tiedostot dokumenteiksi metatietoineen dokumenttivarastoon.
Huom. Tekstintunnistus voidaan tehdä myös M-Files OCR -moduulin avulla. Katso
lisätietoja luvusta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296).
Huom. Voit myös skannata käyttämällä paikallista skanneria, joka on liitetty suoraan
tietokoneeseesi. Katso lisätietoja luvusta Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) (sivu 100).
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
306
M-Files® 10
8.19 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Sähköpostit
M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä
hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan
dokumenttivarastoon, ilman käyttäjien erillisiä toimenpiteitä.
Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen
voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti
dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Käyttötarkoitus voi
liittyä esimerkiksi tilausten keskitettyyn ja hallittuun käsittelyyn tai esimerkiksi lähetettävien
tarjousten tallentamiseen. Näin tärkeät tiedot saadaan hallittua M-Filesin avulla ilman
vaaraa tietojen hautautumisesta sähköpostilaatikoihin.
Organisaatio voi myös haluta tallentaa tärkeät lähetetyt sähköpostit M-Filesiin. Tällaisia
tärkeitä sähköposteja ovat esimerkiksi tarjoukset ja tilausvahvistukset. Organisaatiossa
voidaan luoda uusi sähköpostitili arkisto, johon M-Files yhdistetään. M-Files tuo kyseisestä
laatikosta kaikki sähköpostit dokumenttivarastoon ja poistaa sitten sähköpostipalvelimelta
viestit. Kun tärkeä viesti lähetetään, voidaan se arkistoida M-Filesiin lähettämällä viesti
myös arkisto-laatikkoon käyttäen kopio- tai piilokopio-kenttiä. Roskapostin välttämiseksi
voidaan sähköpostitili hyväksyä vastaanottamaan sähköpostia vain sisäisiltä käyttäjiltä.
307
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 180: Sähköpostipalvelimen yhteysmääritykset.
8.19 Kuvaus
Anna nimi yhteydelle.
8.19 Lähde: Palvelimen tyyppi
Valitse yhteystapa sähköpostipalvelimeen.
8.19 Lähde: Sähköpostipalvelin
Anna sähköpostipalvelimen verkko-osoite (IP-osoite tai verkkonimi, esimerkiksi
mail01.omayritys.fi)
Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS)
Valitse tämä valintaruutu suojataksesi yhteytesi SSL/TLS-suojauksella.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
308
M-Files® 10
8.19 Lähde: Kansio (vain IMAP-yhteyksissä)
Valitse kansio, josta sähköposteja luetaan järjestelmään.
8.19 Lähde: Porttinumero
Syötä porttinumero, jossa kyseinen palvelin kuuntelee yhteydenottopyyntöjä.
8.19 Lähde: Käyttäjänimi
Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan
sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella. Käyttäjä on muotoa
käyttäjä@toimialue (esimerkiksi [email protected]).
8.19 Lähde: Salasana
Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan
sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella.
8.19 Toiminta: Sisällytä liitetiedostot
Sisällytä liitetiedostot -toimintatilassa sähköpostien mukana tulevat liitetiedostot
sisällytetään viestien mukana M-Filesiin.
8.19 Toiminta: Tuo vain liitetiedostoja sisältävät viestit
Tämän toiminnon ollessa valittuna dokumenttivarastoon siirretään vain sellaiset viestit,
joissa on liitetiedostoja. Pelkät yksittäiset viestit ilman liitetiedostoja pysyvät
koskemattomina sähköpostipalvelimella.
8.19 Toiminta / Poista viestit palvelimelta tuonnin jälkeen
Toiminnon avulla voit poistaa viestit sähköpostipalvelimelta automaattisesti niiden siirryttyä
M-Filesiin. Näin voidaan esimerkiksi säästää levytilaa ja selkiyttää vastuujakoa
sähköpostiliikenteessä.
8.19 Toiminta: Poista liitteet palvelimelta tuonnin jälkeen (vain IMAP-yhteyksissä)
Viestien mukana olevat liitteet voidaan poistaa sähköpostipalvelimelta IMAP-yhteyden
ollessa käytössä. Tämän toiminnon avulla voidaan esimerkiksi kaikki sähköpostin liitteenä
tulleet tiedostot siirtää suoraan dokumenttivarastoon, eivätkä ne enää kuormita
sähköpostipalvelinta.
309
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.19 Toiminta: Tallenna Outlook-viestimuodossa (*.msg)
Tämän toiminnon ollessa valittuna viestit tallennetaan M-Filesiin Microsoft Outlook
-sovelluksen MSG-tiedostomuodossa.Viestin mahdolliset liitteet tallentuvat MSG-tiedoston
sisään, ja viesti näkyy M-Filesissa aina yksitiedostoisena dokumenttina.
8.19 Toiminta: Erottele liitteet viestistä
Tämän toiminnon ollessa valittuna viestin liitteet tallennetaan erilleen viestin varsinaisesta
sisältöosasta. Viesti ilman liitteitä tallennetaan MSG-tiedostoksi, ja mahdolliset liitteet
tallennetaan MSG-tiedoston rinnalle alkuperäisissä tiedostomuodoissaan. Jos viesti
sisältää liitteitä, viesti liitteineen näkyy M-Filesissa monitiedostoisena dokumenttina.
8.19 Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot
Kohdan ollessa valittuna M-Files tarkistaa uudet tiedot sähköpostipalvelimelta määritellyin
välein ja päivittää ne M-Filesiin
8.19 Päivitä nyt
Päivitä nyt -toiminto aloittaa päivityksen heti.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
310
M-Files® 10
Kuva 181: Metatiedot-välilehdellä voit määrittää ulkoisen sijainnin kautta tuotujen viestien ominaisuudet.
8.19 Ominaisuudet
Määrittele Ominaisuudet-kohtaan metatiedot, jotka lisätään uusiin sähköpostiviesteistä
luotuihin dokumentteihin automaattisesti. Voit lisätä, muokata ja poistaa ominaisuuksia.
Ominaisuudelle voi määritellä kiinteän arvon tai M-Files voi lukea sen esimerkiksi
sähköpostin otsikkokentästä.
8.19 Suojausasetukset
Määrittele uuden dokumentin suojausasetukset. Tämänhetkinen käyttäjä -arvon merkitys
riippuu dokumentin Luonut-ominaisuuden arvosta. Voit määritellä arvon haluamaksesi
Ominaisuudet-kohdassa.
8.19 Lisäasetukset
Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. yhteydelle aliaksen. Katso lisätietoja luvusta
Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
311
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
8.20 Tapahtumakirjanpito
Tapahtumakirjanpitoon kirjautuvat dokumenttivaraston tapahtumat, kuten esimerkiksi
uusien kohteiden luonnit ja käyttäjien sisäänkirjautumiset.
Tapahtumakirjanpito otetaan käyttöön valitsemalla tehtäväalueelta toiminto Ota
tapahtumakirjanpito käyttöön. Voit katsella ja järjestää tapahtumia haluamaasi
järjestykseen.
Tapahtumakirjanpito on edellytys ilmoitusten toimimiselle. Katso lisää ilmoituksista
kohdasta Ilmoitukset (sivu 168).
Näytetään tapahtumat X–XXXX
Voit selata tapahtumia sivu kerrallaan nuolikuvakkeita käyttäen.Yhdellä sivulla näytetään
maksimissaan 10 000 tapahtumaa.
Määrittele suodatin
Voit määritellä kohdetyypin tai kohteen ID:n mukaan tapahtumat, jotka näytetään listalla.
Vie
Voit viedä ja arkistoida kaikki tai valitut tapahtumat XML-tiedostomuodossa.
Poista tapahtumat X–XXXX
Sen lisäksi, että voit poistaa kaikki tapahtumat, voit valita poistettavaksi ko. sivulla listattuna
olevat tapahtumat (ei koske suodatettuja listoja).
8.20 Yksittäisen tapahtuman yksityiskohtaiset tiedot
Tapahtuman tiedot antaa yksityiskohtaista tietoa tallennetuista muutoksista.
Huom. Jotta voit tutkia yksittäisen tapahtuman tietoja tarkemmin, sinulla tulee olla eSigning
and Compliance -moduuli käytössä.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
312
M-Files® 10
Kuva 182: Tapahtuman tiedot -ikkuna.
8.20 Tapahtuminen määrä ja tapahtumatyypit
Mikäli eSigning and Compliance -moduuli on käytössä, tallentaa tapahtumakirjanpito
kaikki tapahtumat ilman rajoituksia (palvelintilan se salliessa). Muussa tapauksessa
M-Files-palvelin poistaa vanhimpia tapahtumia automaattisesti, mikäli tapahtumien määrä
ylittää 10 000. Raja-arvoa voidaan muuttaa rekisteriasetuksella (kysy lisää M-Filesin
teknisestä tuesta).
M-Files tarjoaa monipuolisen tapahtumakirjanpidon, mutta eSigning and Compliance
-moduulin mukana tulee lisäksi lukuisia uusia tapahtumatyyppejä, jotka sisältyvät
kirjanpitoon. Listan eSigning and Compliance -moduulin tarjoamista lisätapahtumatyypeistä
saat teknisestä tuesta: [email protected].
8.20 FDA 21 CFR Part 11 -yhteensopivuusmoduuli
eSigning and Compliance -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä
sähköisen allekirjoituksen. Moduuli on lisämaksullinen osio. Jotta voit ottaa eSigning and
Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi
313
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi
M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166)).
Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet tulee aktivoida varastokohtaisesti. Katso lisätietoja
kohdasta Lisäasetukset (sivu 182).
8.21 Raportointi ja tietojen vienti
Tiedon tallentaminen ja turvaaminen on tärkeää, mutta sen lisäksi tallennettu tieto tulee
olla hyödynnettävissä analysoitavaksi. Sen lisäksi, että M-Filesiin voidaan tallentaa
monenlaisia tietoja, tietojen avulla voidaan luoda erilaisia raportteja. Raporttien avulla
saadaan koottua tietoa esimerkiksi myyntiprosesseista, toteutuneista projekteista,
tarjouskannan koosta, tilausten määristä, koulutusosallistumisista tai vaikka
henkilökohtaisista myynneistä asiakkaittain.Visuaalisten raporttien avulla tiedon analysointi
on helppoa ja nopeaa. Käytännössä raportteja voidaan luoda mihin tahansa metatietoihin
perustuen.
8.21 Lisenssikoodin päivittäminen raportointia varten
Raportointimoduuli on M-Filesin maksullinen lisätuote. Se voidaan ottaa käyttöön mukana
toimitettavan lisenssikoodin avulla. Raportointimoduuli mahdollistaa tietojen viennin
M-Filesista raporttien luontia varten sekä raporttien näyttämisen M-Filesin käyttöliittymässä.
Jotta voit ottaa raportointimoduulin käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava
lisenssikoodi asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä
lisenssikoodi M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta Lisenssinhallinta
(sivu 166)).
Jos haluat lisätietoja, kuinka M-Files voi tukea liiketoimintaasi M-Files-raporttien avulla,
ota yhteyttä sähköpostiosoitteessa [email protected].
8.21 Raportti-kohdetyyppi ja -luokka
Jotta raportteja voidaan näyttää, on M-Filesissa sisäänrakennettuna uusi kohdetyyppi ja
luokka raporteille. Raportti-kohdetyyppi on oletuksena piilotettu käyttäjiltä. Anna
raportti-kohdetyypille tarvittavat oikeudet, jotta varsinaisia raportteja voidaan luoda
asiakasohjelmiston puolella.
Metatietojen vienti ja tietojoukon asetukset
M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin
tietokantoihin (SQL Server). Järjestelmänvalvoja voi määritellä tiedot, jotka viedään
manuaalisesti tai ajastetusti M-Filesista raportointikäyttöön tai muuhun käyttöön. M-Filesin
raportointitietopalvelut asentuvat samalla, kun asennat M-Files-palvelimen.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
314
M-Files® 10
Voit varastokohtaisesti määritellä M-Files-palvelimen hallinnassa, mitä tietoja haluat viedä
raportointikäyttöön. Voit viedä tietoja myös muuhun käyttöön. Valitse Tietojen vienti ja
raportointi ja luo uusi tietojoukko, jonka haluat viedä.
Tietojoukon yleiset asetukset
Nimi
Anna tietojoukkoa kuvaava nimi.
Vietävät tiedot
Määrittele, mitä kohteita ja ominaisuuksia haluat viedä ulkoiseen tietokantaan.
Esimerkiksi voit viedä erilaisia asiakas-, projekti- ja tapahtumatietoja, joilla voit luoda
raportteja. Näiden tietojen perusteella voit luoda erilaisia raportteja, kuten myynti
kuukausittain, tarjouskannan koko tai vaikka avoimet projektit asiakkaittain.
OLE DB -yhteysmääritys
Katso lisätietoja kohdasta Yhteys ulkoiseen tietokantaan (sivu 239).
Ei käytössä
Tietojoukko voidaan poistaa käytöstä merkitsemällä Ei käytössä -valintaruutu.
315
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 183: Tässä esimerkissä viedään tilausdokumentit ja asiakkaat ja näihin liittyviä ominaisuuksia, joita halutaan käyttää raportissa.
Esim. näiden tietojen perusteella voidaan luoda myyntiraportteja asiakkaittain ja maittain.
Tietojoukon lisäasetukset
Käyttäjän identiteetti
Valitse käyttäjä, jonka identiteettiä haluat käyttää tietojen lukemiseen M-Filesista
raportointipalveluihin. Käyttäjäksi kannattaa valita ns. peruskäyttäjä, jolla ei ole
laajennettuja oikeuksia. Mikäli käytät esimerkiksi omaa käyttäjäidentiteettiäsi, jolla on
järjestelmänvalvojan rooli, voi asiakasohjelmiston puolella näytettäviin raportteihin päätyä
sellaista tietoa, mitä ei haluta näyttää kaikille käyttäjille.
Ajastus
Käytä ajastusta, mikäli haluat, että raportteihin vietävät tiedot päivitetään tietyn väliajoin.
Tietojen vienti suositellaan ajastettavaksi kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessa
tapahtuvaksi. Raportit päivitetään samalla. Mikäli et valitse ajastusta, ei tietoja päivitetä
sen jälkeen, kun olet ne kerran vienyt.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
316
M-Files® 10
Lisäksi voit luoda raportointipalveluissa erillisen päivityslinkin, jolla käyttäjä voi päivittää
raportin asiakasohjelmiston puolella aina halutessaan ajan tasalle. Lisätietoja saat
M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected].
Kuva 184: Määrittele lisäasetuksissa identiteetti, jolla tietoja luetaan M-Filesista raportointipalveluun, sekä ajastus tietojen päivittämiselle.
Ominaisuuden historia ja vanhat arvot
Voit määrittää ominaisuuskohtaisesti, haluatko viedä myös ominaisuuden muutoshistorian
tai vanhat arvot. Jos haluat viedä myös ominaisuuden muutoshistorian tai vanhat arvot,
valitse ensin ominaisuus, jonka historiatiedot haluat viedä. Ominaisuuden
historiatietovalintoihin pääset Muokkaa...-toiminnon kautta. Valitse tämän jälkeen Historia
ja vanhat arvot -välilehti.
Vie tämän ominaisuuden muutoshistoria
Muutoshistoria lisää tiedon ominaisuuden jokaisesta arvon muutoksesta tietojoukkoon.
Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: "Mikä oli elokuussa saatujen
kauppojen kokonaisarvo?". Tällöin raportti tulkitsee muutosta Ei-tilasta Kyllä-tilaan elokuun
aikana.
317
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Vie tämän ominaisuuden vanhat arvot käyttäen näytteenottoa
Näytteenotto lisää otantahistorian ominaisuuden arvoista tietojoukkoon.Tämä mahdollistaa
vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: "Mikä oli avointen laskujen kokonaisarvo
elokuun lopussa?". Tällöin raportin luontitoiminto laskee avointen laskujen (Ei maksettu
-tilassa) kokonaisarvon tiettynä hetkenä.
Ota näyte: Voit määritellä, otetaanko näytteenotto päivän, viikon, kuukauden vai vuoden
lopussa. Tällöin näyte otetaan ko. vuorokauden viimeisenä ajanhetkenä ennen
vuorokauden vaihtumista.
Lisäksi voit määritellä kuinka pitkältä ajalta haluat vielä muutoshistorian tai näytteenoton.
Jos näytteenottoväli on tiheä (esim. päivittäin), kannattaa historian pituutta rajoittaa, jolla
vältetään tarpeettoman suureksi paisuva tietokanta ja nopeutetaan vientitoimintoa.
Historian pituus
Voit viedä koko historian, historiatiedot tietyltä kiinteämittaiselta aikaväliltä tai alkaen
tietystä päivämäärästä lähtien.
Kuva 185: Voit valita, haluatko viedä ominaisuuden mukana muutoshistorian tai vanhat arvot.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
318
M-Files® 10
Raportin käyttöidentiteetti
Raportin käyttöidentiteetti tarkoittaa sitä identiteettiä, millä raportteja haetaan ja luetaan
raportointipalveluista M-Files-asiakasohjelmistoon. Löydät tämän toiminnon
tehtäväalueelta, kun olet valinnut Raportointi ja tietojen vienti -toiminnot.
Windows-käyttäjän identiteetti
Raportteihin on pääsy käyttäjän Windows-käyttäjätilin kautta.Tämä on suositeltu vaihtoehto
Windows-toimialueympäristössä.
Tietty identiteetti
Tässä määritelty identiteetti voi olla paikallinen Windows-käyttäjätili, toimialueen käyttäjätili
tai joku muu käyttäjätili, jonka raportointipalvelu tunnistaa.
Määrittele tähän käyttöön varattu raportointikäyttäjätili rajoitetuilla käyttöoikeuksilla
raportointipalveluiden puolella.
Kuva 186: Määrittele, mitä identiteettiä käytät raporttien lukemiseen raportointipalveluista M-Filesiin.
319
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot
M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin
tietokantoihin.Varsinaiset raportit luodaan käyttämällä Microsoftin SQL Server Reporting
Servicesin infrastruktuuria, joka tulee ottaa käyttöön ja konfiguroida oikein.
Kun raportit on luotu ja niitä halutaan käyttää M-Filesissa, ottaa SQL Server
-raportointipalvelut yhteyden tietokantaan, johon M-Filesin tiedot on viety, ja muodostaa
raportin, kun M-Files-asiakasohjelmisto sen pyytää.
Microsoftin SQL Server Reporting Servicesin infrastruktuuri voidaan asentaa käyttämällä
SQL Server -asennuspakettia (SQL Server 2008 tai SQL Server 2008 R2).
Lisäksi raportointiin voidaan käyttää SQL Server Express -versioita. Valitse tällöin SQL
Server 2008 R2 Express with Advanced Services -asennuspaketti. Voit ladata sen
Microsoftin www-sivuilta osoitteessa http://www.microsoft.com/express/Database.
Lisätietoja saat osoitteessa http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms159106.aspx (SQL
Server Books Online).
Raporttien suunnitteluun tarvitset lisäksi Business Intelligence Development Studion
tai yksinkertaisemman Report Builderin. Raporttien suunnittelijalla tulee olla kokemusta
ja osaamista raporttien luonnista. Ota yhteyttä konsultointipalveluihimme, niin autamme
sinua raporttien suunnittelussa ([email protected]).
Lisätietoja Microsoftin raportointipalveluiden asentamisesta saat Microsoftin www-sivuilta
sekä M-Filesin teknisestä tuesta ([email protected]).
Huom. Raporttien suunnitteluun ja luontiin sekä kolmannen osapuolen ohjelmistojen
käyttöön liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
320
M-Files® 10
Kuva 187: M-Files tarjoaa pikalinkit SQL Server -raportointipalveluihin, mikäli palvelut on asennettuna. Linkki raportin käyttöidentiteetin
määrittelyyn löytyy myös tehtäväalueelta.
Raportit ja niiden ominaisuudet asiakasohjelmiston puolella
Kun raportti on luotu, voidaan se hakea M-Files-asiakasohjelmistoon käyttäjien käyttöön.
Jotta raportteja voidaan näyttää M-Filesissa, tulee .NET Framework 3.5 Service Pack 1
tai .NET Framework 4.0 olla asennettuna. Client Profile -versio käy myös. Tarvittaessa
M-Files ehdottaa asennusta, jos käyttäjällä on mahdollisuus suorittaa asennus.
Luo raportille uusi raportti-kohde asiakasohjelmiston puolella (huom. sinulla tulee olla
oikeudet luoda Raportti-kohdetyyppiin kuuluvia kohteita). Määrittele raportin ominaisuudet:
Raportin nimi
Anna raportille mahdollisimman kuvaava nimi.
Raportin URL
Tähän tulee antaa raportin URL, jolla raportti haetaan raportointipalveluista M-Filesiin.
URL on muotoa http://palvelimennimi/instanssi?/raportin_polku. Saman URL-osoitteen
avulla voidaan hakea raportti selaimeen. Huomaa, että osoite ei kuitenkaan jää selaimen
321
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
osoitekenttään raportin avaamisen jälkeen. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta:
[email protected].
Raportin sitominen näkymään
Voit sitoa raportin näkymään, esimerkiksi näkymään Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset
myyjittäin. Näytä-valikon Raportit-toiminnolla voit sitoa raportin näkymään ja valita sille
sijainnin. Mikäli haluat, että tämä asetus tulee kaikille käyttäjille voimaan, muista valita
näkymän asetuksissa valinta "Yhteinen kaikille käyttäjille". Näkymän määrittely yhteiseksi
vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä.
Raportti-kohteen liittäminen muihin kohteisiin
Voit liittää raportti-kohteen muihin kohteisiin, esimerkiksi asiakkaaseen.
Raportointipalveluissa määriteltyjen asetusten mukaan voit näyttää raporttitiedot
asiakkaittain valitsemalla asiakkaan listalta. Tällöin M-Files näyttää ainoastaan ko.
asiakkaan tiedot raportissa, esim. myynnin kuukausittain. Kun valitset toisen asiakkaan,
raportti päivittyy ko. asiakkaan tietojen mukaan. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä
tuesta: [email protected].
Raportin ajantasaisuus ja päivittäminen
Käyttäjälle näytettävän raportin tiedot perustuvat niihin tietoihin, jotka on viimeksi viety
ajastuksella tai manuaalisesti M-Filesista raportointipalveluun. Mikäli raportointipalveluissa
on luotu erillinen päivityslinkki ko. raporttia varten, voi käyttäjä päivittää raportin ajan
tasalle aina halutessaan asiakasohjelmiston puolella. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä
tuesta: [email protected].
Vie-toiminto
Voit viedä raportin sellaisenaan eri tiedostoihin (esim. PDF-, Word- ja XML-muotoihin).
Huom. Raportti viedään staattisessa muodossa, jolloin sitä ei pääse muokkaamaan
muissa sovelluksissa.
8.22 Sisällön replikointi ja arkistointi
Sisällön replikointi ja arkistointi -toiminnallisuudet mahdollistavat kohteiden synkronoinnin
varastojen välillä, jolloin eri varastojen tiedot ovat ajan tasalla toisiinsa nähden.
Sisällön replikoinnin ja arkistoinnin avulla voidaan esimerkiksi:
• replikoida dataa eri toimipisteiden välillä
• arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon
• arkistoida dataa pitkäaikaista säilytystä varten standardien mukaisesti XML- tai
PDF/A-muotoon
• kerätä dataa useista M-Files-varastoista yhteen keskitettyyn varastoon
• käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin
• julkaista tietyt dokumentit sidosryhmiä varten
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
322
M-Files® 10
• varmuuskopioida
• palauttaa järjestelmä virhetilanteesta luotettavasti.
Maailmanlaajuiset yritykset voivat esimerkiksi replikoida dataa etäpalvelimille, jolloin
tietoihin taataan nopea pääsy, vaikka verkkoyhteydet pääpalvelimelle olisivat hitaita tai
katkeaisivat. Tämän lisäksi voidaan esimerkiksi julkaista dokumentteja kumppaneiden,
asiakkaiden ja alihankkijoiden käyttöön erilliseen julkaisuvarastoon, joka voi olla
pilvipalvelussa tai omalle palvelimelle asennettuna. Näin kaikki dokumentit ja muut kohteet
ovat aina ajan tasalla ja eri käyttäjien saatavilla helposti!
Sisällön replikointiin ja arkistointiin liittyvät toiminnallisuudet löydät M-Files-palvelimen
hallinnasta. Replikointi ja arkistointi toteutetaan sisällön vienti- ja tuontitöiden avulla.
Jos haluat kattavamman kuvauksen replikoinnista ja arkistoinnista, katso M-Filesin
replikoinnin ja arkistoinnin käsikirja.
Huom. Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen
välillä, metatietomäärittelyiden on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso
lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190).
Kuva 188: Määrittele replikoinnissa käytettävät vienti- ja tuontityöt varastoittain.
Huomaa, että mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, tulee lisäpalvelimille olla
asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi ( M-Files Additional Server License). Esimerkiksi,
323
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, tulee lisäpalvelimilla
olla tämä lisenssi asennettuna.
Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi, että
et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota käyttävään
varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevan arkistotiedoston, käytä
palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen
voit päivittää ko. varaston 9.0-versioon ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva
9.0-version ja uudempien versioiden kanssa.
Vie sisältöä
Kun haluat viedä kohteita ja niiden metatietoja lähdevarastosta, määrittele vientityö
lähdevarastossa. Vientiä voidaan käyttää sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin, useiden
varastojen väliseen tietojen synkronointiin tai levytilan vapauttamiseen palvelimella.
Valitse varasto, jota haluat käyttää metatietorakenteen replikoinnissa. Aloita sitten vienti
valitsemalla Sisällön replikonti ja arkistointi > Vie sisältöä…
Huom. Muihin kohteisiin viittaavien kohteiden vienti saattaa aiheuttaa ristiriidan. Mikäli
ristiriitaa ei voida automaattisesti korjata, joitakin valittuja kohteita ei välttämättä sisällytetä
vientipakettiin.Tuonnin yhteenvetoraportti kannattaa käydä tarkkaan läpi ennen replikoinnin
suorittamista.
Vienti-ikkunassa on kolme välilehteä: Paketin sijainti, Kohteet ja tiedostot ja Rakenne.
Paketin sijainti (vienti)
Valitse sijainti sisältöpaketille. M-Files nimeää tiedostot automaattisesti varaston ID:n ja
aikaleiman mukaan, jolloin löydät haluamasi sisältöpaketin jälkikäteen helposti.
Valitse käyttäjätili, jolla on oikeudet määrittelemääsi tallennuspaikkaan.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
324
M-Files® 10
Kuva 189: Vie sisältöä -ikkunan Paketin sijainti -välilehti
Vie kohteita ja tiedostoja
Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön
vientiasetuksia.
325
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 190: Vie sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti
Vie olemassa olevat kohteet
Käytä hakusuodatinta
Voit määrittää suodatinta käyttäen, mitkä olemassa olevia kohteet haluat viedä. Voit
esimerkiksi viedä tietyt kohteet kohdetyypin tai ominaisuuden perusteella. Varsinkin
julkaistaessa ainoastaan tiettyjä dokumentteja sidosryhmille, kuten esitteitä tai
lehdistötiedotteita, hakusuodatinta käyttäen voit tehdä julkaisun esimerkiksi tietyn luokan
ja ominaisuuden täyttyessä.
Jos aiemmin viety kohde ei enää ole osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi
kohdevarastossa
Jos haluat poistaa kohdevarastosta aiemmin sinne tuomiasi kohteita, valitse tämä asetus.
Kun asetus on käytössä, nämä kohteet poistetaan kohdevarastosta samalla, kun sisältöä
tuodaan. Tämä asetus on valittava aina, kun kohdevarastosta halutaan poistaa kohteita,
jotka eivät enää täytä lähdevarastosta viemisen kriteereitä.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
326
M-Files® 10
Esimerkki: hinnasto ei ole enää voimassa etkä halua enää tarjota sitä kumppaneillesi
kumppanivarastossasi. Sinun on määritettävä hinnasto siten, ettei se täytä viennin
kriteereitä ja sen jälkeen käytettävä asetusta siten, että hinnasto poistetaan
kohdevarastosta. Tätä asetusta käyttämällä kaikki kohteet, jotka eivät enää kuulu
vientijoukkoon, poistetaan kohdevarastosta.
Huomaa, että asetus koskee vain ajastettua vientiä ja tuontia ja että asetus on
työkohtainen.
Huomaa, että jos olet aktivoinut asetuksen Älä tuo kohteiden tuhoamisia tuotaessa tätä
sisältöä kohdevarastoon, tämä vientiasetus korvataan.
Sisällytä viimeisimmät versiot ainoastaan
Voit valita arkistoitavaksi ainoastaan viimeisimmät versiot valituista kohteista. Tällöin
valittujen kohteiden vanhempia versioita ei arkistoida.
Tallenna tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa
Voit valita, haluatko tallentaa tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa arkistoinnin yhteydessä.
PDF/A-1b-muoto on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen
19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen.
PDF/A-1b-tallennus voidaan tehdä Office-tiedostoille sekä standardeille PDF-tiedostoille.
PDF/A-1b-muodossa olevia tiedostoja ei tuoda tuonnin yhteydessä. PDF/A-1b-tallennus
hidastaa vientiä jonkin verran.
Poista arkistointimerkintä
Mikäli olet valinnut vietäväksi kohteet, joille on määritelty ominaisuus Merkitty
arkistoitavaksi, voit määrittää näille ko. ominaisuuden poiston viennin jälkeen. Tällöin
viennin jälkeen näitä kohteita ei enää ole merkitty arkistoitavaksi.
Tuhoa viedyt kohteet viennin jälkeen
Voit määrittää, haluatko tuhota viedyt kohteet viennin jälkeen. Mikäli olet valinnut vietäväksi
ainoastaan viimeisimmät versiot, et voi valita tätä asetusta.
Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista
Olemassa olevien kohteiden sijaan voit valita, että viet tietoja ainoastaan tuhotuista
kohteista ja tuhotuista kohdeversioista. Tämä toiminto on tarkoitettu lähinnä varaston
siivoamiseen tuhottujen kohteiden osalta.
Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset
Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset. Oletuksena
M-Files tarjoaa ajankohtaa, jolloin vienti on viimeksi tehty (tai kun on viimeksi tuotu vietyjä
kohteita lähdevarastoon edellistä vientiä vanhemmalla aikaleimalla.
327
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Esikatselu
Esikatselu-painikkeella voidaan katsoa viennin piiriin kuuluvien kohteiden määrä.
Vie rakenne
Vie rakenne -välilehdellä voit valita metatietorakenteesta vietävät osat.
Kuva 191: Vie sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti.
Vie rakenne
Voit valita varastosta vietävät metatietorakenteen elementit. Voit myös valita kaikki
elementit aktivoimalla Kaikki elementit.
Merkitsemällä Vie valittujen arvolistojen sisältö -valintaruudun kaikki arvolistan sisältö
viedään.
Huom. Kaikki poistetut arvot myös replikoidaan. Tällöin kohdevaraston arvot voidaan
poistaa metatietorakenteen tuonnilla. Arvot eivät poistu kokonaan, vaan ne ainoastaan
merkitään poistetuiksi. Tämän ansiosta kaikkia poistettuja arvoja voidaan hakea tai ottaa
uudelleen käyttöön lähde- tai kohdevarastossa M-Files-palvelimen hallinnan avulla.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
328
M-Files® 10
Huom. Sisäänrakennetut elementit luodaan aina M-Filesissa oletusarvoisesti, ja ne
sisältävät esimerkiksi ominaisuusmäärittelyt Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut
ja Avainsanat. Näiden lisäksi järjestelmänvalvojat voivat luoda uusia käyttäjän määrittämiä
elementtejä.
Valitsemalla OK luodaan vientipaketti valituista metatiedoista Paketin sijainti -välilehdellä
määritettyyn paikkaan.
Tuo sisältöä
Luotuasi vientipaketin voit tuoda sen sisällön valitsemaasi varastoon.
Tuo sisältö -toimintoa käytetään erityisesti silloin, kun tietoja halutaan tuoda toiseen
varastoon esimerkiksi replikointia, julkaisua, arkistointia tai varmuuskopiointia varten.
Tällöin kohteet ja niiden metatiedot tuodaan ja synkronoidaan kohdevarastoon. Tuonti
tehdään aina niin, että M-Files tuo ainoastaan uudet tai muuttuneet versiot kohdevaraston
sen hetkisiin versioihin nähden.
Tuonti-ikkunaan päästään kohdasta Sisällön replikointi ja arkistointi > Tuo sisältöä…
Tuonti-ikkuna on jaettu samoihin kolmeen välilehteen kuin vienti-ikkuna: Paketin sijainti,
Kohteet ja tiedostot ja Rakenne.
Huom. Jos sinulla on arkistoituja dokumentteja versiossa 8.0 tai sitä vanhemmassa
versiossa, et voi palauttaa arkistoitua tiedostoa mfa-tiedostomuodossa version 9.0
varastoon. Jos haluat palauttaa arkistoidun tiedoston mfa-tiedostomuodossa, palauta
tiedosto asennettuna olevan version 8.0 tai sitä vanhemman version varastoon. Sen
jälkeen voit päivittää varaston versioon 9.0 ja arkistoida sisältöä.
Paketin sijainti (tuonti)
Paketin sijainti -välilehdellä on asetuksia kohteet ja tiedostot sisältävälle paketille sekä
tuotaville tiedostoille ja/tai metatietorakenteelle. Katso vastaavat asetukset kohdasta Vie
sisältöä (sivu 324), kun olet tuomassa sisältöpaketin valitsemaasi varastoon. Sijainnin
tulee olla sama kuin mihin sisältöpaketti on viety lähdevarastosta, eli M-Filesin tulee löytää
viedyt tiedot, jotta tuonti voidaan tehdä. Sijainti voi myös olla eri, mutta tällöin sijaintien
välillä pitää olla toteutettuna erillinen datan siirto sijainnista toiseen.
Huom. Viety paketti voi sisältää eri merkintätiedostoja. M-Files tuo ainoastaan
sisältöpaketteja, joissa on Ready-merkintätiedosto mutta ei Imported-merkintätiedostoa
kohdevarastolle.
Voit myös tuoda useita paketteja samalla kertaa merkitsemällä Tuo useita sisältöpaketteja
-valintaruudun. Näin voit valita kansion yksittäisen tiedoston sijasta.
Sisältöpaketti voidaan myös automaattisesti poistaa tuonnin jälkeen merkitsemällä
valintaruutu "Poista sisältöpaketti tuonnin jälkeen".
329
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 192: Tuo sisältöä -ikkunan Paketin sijainti -välilehti
Tuo kohteet ja tiedostot
Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön
tuontiasetuksia.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
330
M-Files® 10
Kuva 193: Tuo sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti
Asetukset
Tuo kohteiden muokkausvaraustilat
Mikäli kohde on varattu muokattavaksi toisessa varastossa, josta olet tekemästä tuontia,
voit tuoda muokkausvarauksen myös kohdevarastoon. Tällöin kohde varataan
muokattavaksi myös kohdevarastossa, jolloin muut käyttäjät eivät sitä pääse
muokkaamaan. Tämä vähentää mahdollisten ristiriitojen syntymistä, joita samanaikaiset
muokkaukset eri varastoissa saattavat aiheuttaa.
Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla
Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt
yhdistetään automaattisesti, muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen on
tehtävä aliaksia käyttäen. Lähdevarastossa ei kuitenkaan ole välttämättä tehty tarvittavia
aliasten määrittelyitä. Tällöin tietojen vientiä voidaan helpottaa käyttämällä tätä asetusta.
Kun tämä asetus on valittuna, alias tulee määritellä ainoastaan kohdevarastossa
lähdevaraston nimen mukaiseksi eikä lähdevarastossa tarvitse erikseen määrittää aliaksia.
Haluat esimerkiksi tuoda Projekti-kohdetyyppiä olevat kohteet, mutta et ole määritellyt
Projekti-kohdetyypille aliasta lähdevarastossa. Valitsemalla tämän asetuksen sekä
lisäämällä kohdevarastossa vastaavalle projektikohdetyypille lähdevaraston nimeä
vastaavan aliaksen (tässä tapauksessa alias on "Projekti") saat tarvittavat määritykset
kuntoon tuonnin osalta.
331
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Huomaa, että sinun tulee käyttää kohdevaraston metatietomääritysten aliaksina
lähdevaraston oletuskielen mukaisia nimiä, jotta metatietomäärittelyiden yhdistäminen
voidaan tehdä.
Huomaa, että tämä asetus toimii ainoastaan silloin, kun ko. metatietomäärityksellä
(kohdetyyppi, ominaisuusmäärittely, arvolista tai muu vastaava) ei ole mitään aliasta
määriteltynä lähdevarastossa.
Palauta viennin aikaleimat, jotta tuodut muutokset voidaan viedä eteenpäin
Jos haluat viedä kohteita ja niiden muutoksia yhdestä varastosta toiseen, esimerkiksi
A-varastosta B-varastoon ja siitä eteenpäin esim. C-varastoon, ota tämä asetus käyttöön
B-varastoon tuonnin yhteydessä. Tällöin vastaavat kohteet ja niiden muutokset voidaan
taas viedä B-varastosta eteenpäin C-varastoon uusina tietoina aikaleimojen palautuksen
ansiosta.
Tarkista, että sinulla on tässä tapauksessa B-varastoon viennin yhteydessä aktivoitu
valinta Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista.
Älä tuo kohteiden tuhoamisia
Valitse tämä asetus, mikäli:
• Et halua tuhota kohteita kohdevarastosta, jotka olet tuhonnut lähdevarastossa.
Esimerkiksi, jos käytät kohdevarastoa tuhottujen kohteiden arkistointiin, valitse tämä
asetus.
• Et halua tuhota kohteita, jotka eivät enää ole osa vientijoukkoa. Huomaa siis, että mikäli
olet valinnut viennin yhteydessä asetuksen "Jos aiemmin viety kohde ei ole enää osa
vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa", näitä kohteita ei tuhota
kohdevarastossa tämän tuontiasetuksen ollessa valittuna.
Tuo rakenne
Rakenne-välilehdellä voit poistaa käytöstä ulkoiset tietokantayhteydet kohdetyyppeihin,
arvolistoihin ja käyttäjäryhmiin sekä aktiivisena olevien tapahtumakäsittelijöiden
replikoinnin.
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
332
M-Files® 10
Kuva 194: Tuo sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti.
Valittaessa OK luodaan raportti, josta nähdään kaikki kohdevarastorakenteeseen tehdyt
muutokset.
Suojaukset
Suojausasetukset-välilehdellä voit muuttaa tuotavan sisällön suojausasetuksia.
333
M-Files® 10
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
Kuva 195: Sisällön tuonnin Suojaukset-välilehti.
Tuotavien kohteiden suojausasetukset
Tämä valinta määrittää, mitä suojausasetuksia tuotaville kohteille käytetään.
Suojausasetukset voidaan valita tuotavaksi suoraan tuontipaketista, tai vaihtoehtoisesti
voidaan käyttää kohdetyyppien oletusasetuksia tai määrittää tuotavalle sisällölle omat
suojausasetukset. Jos esimerkiksi tuodaan kohteita yrityksen sisäisestä varastosta
julkaisuvarastoon, suojausasetukset on yleensä määritettävä uudelleen.
Automaattiset suojausasetukset
Näiden valintojen avulla voit muuttaa tuotavan sisällön automaattisten suojausasetusten
ominaisuuksia.
Aktivoi uusien tai muuttuneiden suojausasetusten määritykset
Jos sisältöpaketti sisältää uusia tai muuttuneita automaattisten suojausasetusten
määrityksiä, sisällön tuonti tämä valintaruutu valittuna aktivoi kohdevarastossa kaikki
kyseisten määritysten mukaiset automaattiset suojausasetukset. Vaikka tämä valintaruutu
ei olisi valittuna, kyseiset määritykset tuodaan kohdevarastoon. Niitä ei tällöin vain
aktivoida.
Ohita tuotavien kohteiden automaattisten suojausasetusten määritykset
Kun tämä valintaruutu on valittuna, tuontipaketissa olevien kohteiden automaattisten
suojausasetusten määrityksiä ei tuoda kohdevarastoon. Näin voidaan säilyttää
8 Yksittäinen dokumenttivarasto
334
M-Files® 10
kohdevaraston kohteiden määritykset automaattisille suojausasetuksille ohittamalla
tuontipaketin kohteiden mahdollisesti aiheuttamat muutokset kyseisiin määrityksiin.
Tuonnin yhteenvetoraportti
Ennen kohdevarastoon tehtävien muutosten hyväksymistä M-Files esittää yksityiskohtaisen
koosteen tuotavasta sisältöpaketista. On erittäin suositeltavaa, että sisällön tuonnin
tulokset selittävä yhteenvetoraportti tarkastetaan huolellisesti.
On hyvin tärkeää varmistaa, että rakenne-elementtien kopioita ei luoda tahattomasti ja
että kaikki kohdevaraston metatietorakenteen muutokset ovat odotetun kaltaisia. Siinä
tapauksessa, että ilmenee virheellisiä kohdennuksia, prosessi on peruutettava ja lähdetai kohdevaraston elementtien nimiä tai aliaksia on muutettava sen mukaisesti.
Huom. Tuodut metatietorakenteen elementit korvaavat niiden olemassa olevat vastineet
kohdevarastossa. Ei ole suositeltavaa määrittää samanlaisia kohdetyyppirakenteita
päävarastoon ja replikavarastoon, jos varastoilla on erilaiset yhteydet määritettyihin
ulkoisiin tietokantoihin.
Ajoitetut vienti- ja tuontityöt
Jotta eri varastot voidaan pitää ajan tasalla toisiinsa nähden ja yhteistoiminnassa, tulee
varastoille määritellä ajoitetut vienti- ja tuontityöt. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla
synkronoidaan kohteet ja niiden metatiedot eri varastojen välillä. Ajoitettu vientityö voidaan
määritellä myös muuta käyttöä varten.
Ajoitettu vienti
Määrittele ajoitettu vientityö lähdevarastossa, josta haluat ajastetusti tallentaa vietävän
sisällön. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen viennin yhteydessä. Katso
lisätietoja kohdasta Vie sisältö. Vietävä data voidaan tuoda toiseen varastoon julkaisua,
replikointia, arkistointia tai varmuuskopiointia varten.
Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät.
Ajoitettu tuonti
Kun haluat tuoda sisällön toiseen varastoon synkronointia tai muuta käyttöä varten,
määrittele kohdevarastoon ajoitettu tuonti. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin
yksittäisen tuonnin yhteydessä. Katso lisätietoja kohdasta Tuo sisältö.
Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät.
Huom. Eri varastojen välistä yhteistoimintaa varten tulee sisällön viennin ja tuonnin lisäksi
pystyä yhdistämään metatietomäärittelyt, jotta synkronointi voidaan tehdä arkistoinnin
avulla. Katso lisätietoja luvusta Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 189).
335
M-Files® 10
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset
VBScript-koodi kirjoitetaan Muokkaa VBScript-koodia -ikkunassa. Seuraavia muuttujia
voidaan käyttää VBScript-koodissa:
AllowStateTransition
Muuttujan nimi: AllowStateTransition
Muuttujan tietotyyppi: Boolen haku (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
AllowStateTransition-nimisen muuttujan avulla automaattisen tilasiirtymän komentosarjaa
suoritettaessa voidaan automaattinen tilasiirtymä joko sallia tai estää. Jos muuttujan
totuusarvo komentosarjan päättyessä on "tosi", kohde siirretään muuttujan NextStateID
määräämään kohdetilaan.
CurrentUserID
Muuttujan nimi: CurrentUserID
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
CurrentUserID-niminen muuttuja sisältää sen käyttäjän ID:n, jonka tekemän toiminnon
seurauksena komentosarjaa suoritetaan.
DisplayID
Muuttujan nimi:DisplayID
Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
DisplayID-niminen muuttuja sisältää kohteen yksikäsitteisen tunnisteen (ID:n). Tämä ID
näkyy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmistossa ominaisuusalueella, kun kohde on valittuna
listauksessa. DisplayID voi sisältää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Usein DisplayID
on sama kuin kohteen ns. sisäinen ID, jonka arvo on saatavilla ObjVer-muuttujan kautta.
Kohteen sisäinen ID on kuitenkin aina numero. DisplayID eroaa kohteen sisäisestä ID:stä
yleensä silloin, kun kohde on tuotu ulkoisesta tietokannasta.
FileTransferSessionID
Muuttujan nimi: FileTransferSessionID
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
336
M-Files® 10
FileTransferSessionID-niminen muuttuja sisältää käyttäjäkohtaisen tiedonsiirtotunnisteen.
Tiedonsiirtotunniste muodostetaan, kun tiedonsiirtoa ollaan käynnistämässä palvelimella
ja samassa yhteydessä tämä sama tiedonsiirtotunniste annetaan BeforeFileUpload- ja
BeforeFileDownload-tapahtumakäsittelijöille. Myöhemmin, kun tiedonsiirto on päättynyt,
annetaan samainen tiedonsiirtotunniste AfterFileUpload- ja
AfterFileDownload-tapahtumakäsittelijöille.Tiedonsiirtotunnisteen avulla on siis mahdollista
liittää yhteen Before-tyyppiset tapahtumakäsittelijät After-tyyppisiin tapahtumakäsittelijöihin.
FileVer
Muuttujan nimi: FileVer
Muuttujan tietotyyppi: FileVer (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
FileVer-niminen muuttuja sisältää kohdetiedoston täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen,
joka koostuu tiedoston ID:stä ja tiedoston versionumerosta.
LoggedOutUserID
Muuttujan nimi: LoggedOutUserID
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
LoggedOutUserID-niminen muuttuja sisältää uloskirjautumisen jälkeen uloskirjautuneen
käyttäjän ID:n.
LoginAccount
Muuttujan nimi: LoginAccount
Muuttujan tietotyyppi: LoginAccount (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
LoginAccount-niminen muuttuja sisältää kirjautumistilanteessa käyttäjän käyttäjätilin
tiedot.
MFScriptCancel
Muuttujan nimi: MFScriptCancel
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
MFScriptCancel-niminen muuttuja sisältää virhekoodin, jonka avulla komentosarjat voivat
näyttää käyttäjille selkeitä virheilmoituksia. Tavallisesti M-Files saattaa lisätä
virheilmoituksiin tarkennuksia, jotka MFScriptCancel-muuttujan sisältämän virhekoodin
avulla voidaan estää.
337
M-Files® 10
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
Esimerkiksi: Err.Raise MFScriptCancel, "This is the error message
shown to the user."
NextStateID
Muuttujan nimi: NextStateID
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
NextStateID-niminen muuttuja sisältää automaattista tilasiirtymää suoritettaessa sen tilan
tunnisteen, johon automaattinen tilasiirtymä suoritetaan. Muuttamalla tämän muuttujan
arvoa voidaan automaattisen tilasiirtymän komentosarjassa määrittää seuraava tila.
Oletuksena kohdetila on sama kuin käyttöliittymässä asetettu Seuraava Tila.
ObjectAccessControlList
Muuttujan nimi: ObjectAccessControlList
Muuttujan tietotyyppi: AccessControlList (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ObjectAccessControlList-niminen muuttuja sisältää tarkasteltavana olevan kohteen
nykyiset suojausasetukset.
ObjVer
Muuttujan nimi: ObjVer
Muuttujan tietotyyppi: ObjVer (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ObjVer-niminen muuttuja sisältää kohdeversion täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen,
joka koostuu kohdetyypin ID:stä, kohteen sisäisestä ID:stä ja kohteen versionumerosta.
PropertyDef
Muuttujan nimi: PropertyDef
Muuttujan tietotyyppi: PropertyDef (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
PropertyDef-niminen muuttuja sisältää laskettavana olevan ominaisuusmäärittelyn tiedot,
kuten ominaisuusmäärittelyn ID:n, nimen ja tietotyypin.
PropertyValue
Muuttujan nimi: PropertyValue
Muuttujan tietotyyppi: PropertyValue (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
338
M-Files® 10
PropertyValue-niminen muuttuja sisältää tarkasteltavana olevan ominaisuusarvon.
Varmistettaessa ominaisuusarvon oikeellisuutta voidaan virheellisestä ominaisuusarvosta
ilmoittaa käyttäjälle oheisen esimerkin mukaisesti: Err.Raise MFScriptCancel,
"The value you entered is not valid."
PropertyValues
Muuttujan nimi:PropertyValues
Muuttujan tietotyyppi:PropertyValues (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
PropertyValues-niminen muuttuja on kokoelma, joka sisältää kohdeversion kaikki
tämänhetkiset ominaisuusarvot (esim. Nimi, Projekti, Asiakas). Kukin ominaisuusarvo on
PropertyValues-kokoelmassa PropertyValue-tyyppisenä muuttujana.
Tietyn ominaisuusarvon voi etsiä kokoelmasta käyttäen kokoelman
SearchForProperty-metodia. Tarkemmat tiedot löydät M-Files APIn dokumentaatiosta.
RestoredVersions
Muuttujan nimi: RestoredVersions
Muuttujan tietotyyppi: IDs (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
RestoredVersions-niminen muuttuja sisältää viedyn kohteen kohdeversiot, jotka tuotiin
sisältöpaketista.
ScheduledJob
Muuttujan nimi: ScheduledJob
Muuttujan tietotyyppi: ScheduledJob (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ScheduledJob-niminen muuttuja sisältää suorituksessa olevan ajastetun työn kuvauksen.
ScheduledJobOutputInfo
Muuttujan nimi: ScheduledJobOutputInfo
Muuttujan tietotyyppi: ScheduledJobOutputInfo (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ScheduledJobOutputInfo-niminen muuttuja sisältää ajastetun työn suorittamisen jälkeen
tietoa ajastetun työn lopputuloksesta.
StateID
Muuttujan nimi: StateID
339
M-Files® 10
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
StateID-niminen muuttuja sisältää työnkulun tilan tunnisteen, jonka avulla työnkulkuihin
liittyvissä komentosarjoissa voidaan yksikäsitteisesti tunnistaa käsiteltävä tila.
ValueListItem
Muuttujan nimi: ValueListItem
Muuttujan tietotyyppi: ValueListItem (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
ValueListItem-niminen muuttuja sisältää arvolistan arvon, jota tapahtumakäsittelijässä
ollaan käsittelemässä.
Varasto
Muuttujan nimi: Varasto
Muuttujan tietotyyppi: Varasto (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
Vault-niminen muuttuja edustaa dokumenttivarastoa, jonka puitteissa komentosarjaa
ollaan suorittamassa. Muuttujan kautta komentosarja pystyy käsittelemään
dokumenttivaraston sisältöä samalla tavalla kuin on mahdollista M-Files API -rajapinnan
avulla. Virhetilanteessa kaikki Vault-olion kautta dokumenttivarastolle tehdyt muutokset
perutaan.
Vault-olion käyttöön komentosarjoissa liittyy myös joitakin rajoituksia. Komentosarjat eivät
pysty Vault-olion kautta muuttamaan sen objektin tilaa, jolle komentosarjaa ollaan
suorittamassa.Tilan muuttamiseksi lasketaan kohteen varaaminen muokattavaksi, kohteen
palauttaminen muokkauksesta, muokkausvarauksen peruminen sekä kohteen poistaminen
ja tuhoaminen. Lisäksi kaikki komentosarjassa muokattavaksi varatut muut kohteet pitää
saman komentosarjansuorituksen aikana myös palauttaa muokkauksesta.
VaultSharedVariables
Muuttujan nimi: VaultSharedVariables
Muuttujan tietotyyppi: NamedValues (ks. M-Files API)
Muuttujan käyttötarkoitus:
VaultSharedVariables-niminen muuttuja on kokoelma nimettyjä arvoja, jotka tallennetaan
dokumenttivaraston tietokantaan. Muuttujan avulla komentosarjat voivat tallentaa omia
arvojaan tietokantaan siten, että ne ovat kaikkien muidenkin komentosarjojen käytettävissä.
Sallittuja tietotyyppejä nimetyille arvoille ovat kokonaislukumuuttujat, totuusarvot ja
merkkijonot.
9 Muuttujat ja niiden
käyttötarkoitukset
340
M-Files® 10
Seuraava esimerkki tallentaa arvon 123 nimetyksi arvoksi ja asettaa sen jälkeen
numeroperustaisen lasketun arvon arvoksi.
VaultSharedVariables( "Message" ) = 123
Output = VaultSharedVariables( "Message" )
Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö
entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai
M-Files APIn dokumentaatioon.
M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä /
Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi).
Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected].
VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen
piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen.
341
M-Files® 10
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä
Tähän lukuun on koottu muutamia yleisimpiä ohjeita ja kysymyksiä, jotka liittyvät M-Filesin
käyttöön. Pikanäppäinten käyttäminen tekee M-Filesin käytöstä entistä nopeampaa.
Samoin pikavalikosta (hiiren oikean puoleinen nappi) löytyy usein käytettäviä toimintoja.
10.1 Yhteydenotto tukeen
Jos ongelmaan ei löydy ratkaisua tästä dokumentista, voit ottaa yhteyttä M-Filesin
tekniseen tukeen sähköpostiosoitteessa [email protected] .
Ongelman sanallisen kuvauksen lisäksi kannattaa ilmoittaa mahdollisimman kattavasti
seuraavia tietoja tukiprosessin nopeuttamiseksi:
• Windows-versio ja järjestelmän tyyppi (64-bittinen vai 32-bittinen).
• M-Files-versionumero (esim. 9.0.3372.6).
• Ongelmaan liittyvien käyttäjien määrä.
• Ongelman/toimintahäiriön ilmenemistiheys ja toistuvuus.
• Ongelman/toimintahäiriön toistumista edellyttävät vaiheet.
• Sovellustason virheilmoitukset Windows-tapahtumienvalvonnassa.
• Tapahtumienvalvontaan päästään kohdasta Ohjauspaneeli > Valvontatyökalut >
Tapahtumienvalvonta.
• Ilmoita M-Files-palvelimen ja M-Files-asiakasohjelmiston virheilmoitukset erikseen.
• Ilmoita asennetun virustorjuntaohjelmiston nimi ja versionumero.
• Mahdollisen M-Files-virheilmoitusikkunan sisältö (esim. näyttökuva virhepinosta Tiedot
>> -painikkeella).
• Jos tiedostoa ei saada auki M-Filesissa, voidaanko se vetää työpöydälle ja avata
paikallisasemalla?
Office-tuotteet
• Microsoft Office -versio.
• Ohjelma (Word, Excel, Outlook tms.), joka aiheuttaa ongelman/toimintahäiriön.
Varaston tila
• Onko varasto Firebird- vai Microsoft SQL -pohjainen?
• Ovatko tiedoston tiedot tietokannassa vai onko ne tallennettu erilliseen paikkaan?
• Onko varasto optimoitu äskettäin?
• Optimointi asettaa varaston offline-tilaan.
• Onko varasto tarkistettu ja korjattu äskettäin?
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
342
M-Files® 10
• Jos M-Files Administratoria käytetään varaston tarkistukseen ja korjaukseen, ilmoittaako
se virheistä?
• Onko varasto indeksoitu äskettäin?
• Sisältyykö M-Filesin asennukseen integrointeja tai muita lisätuotteita (Dynamics,
SharePoint, Salesforce jne.)?
• Anna täydet versiotiedot kaikista integroinneista ja lisätuotteista.
Huom. Kaikki näyttökuvat tilanteesta ja asetuksista ovat hyödyksi.
10.2 Usein kysytyt kysymykset
Tässä luvussa käsitellään M-Filesin käyttöön liittyviä yleisimpiä kysymyksiä.
Laitteistovaatimukset ja -suositukset
Katso tekniset tiedot kohdista Järjestelmävaatimukset (sivu 10) ja
http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/m-filestechnicaldatasheet.pdf.
Alle 40 käyttäjän järjestelmässä M-Files-palvelinta voidaan suorittaa sellaisessa
tietokoneessa, joka täyttää Windows-käyttöjärjestelmän laitevaatimukset. Yhtäaikaisten
käyttäjien määrän kasvaessa laitteistovaatimukset kasvavat. Tilantarve riippuu
tallennettujen dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä. Versiohistoria ei kuitenkaan
tarvitse levytilaa lineaarisessa suhteessa, koska M-Files-palvelin tallentaa tiedot
muutoksista eri versioiden välillä.
M-Files-palvelin ja sen dokumenttivarastot voidaan myös helposti siirtää toiselle
palvelimelle laitevaatimusten kasvaessa.
Suosituksia varmuuskopioinnista
M-Files-palvelin tallentaa tärkeitä tietoja, joten varmuuskopioinnin järjestäminen hyvin on
erittäin tärkeätä. Jokainen palvelimella oleva dokumenttivarasto ja päätietokanta tulee
varmuuskopioida säännöllisin väliajoin. Varmuuskopiointi on helppo järjestää
M-Files-palvelimen hallinnassa Ajoitetut työt (sivu 204). Suosittelemme järjestämään
M-Filesin varmuuskopioinnin tapahtumaan joka yö.
Jokainen varmuuskopiotyö tuottaa tiedostoja, jotka tulee siirtää hyvään talteen.
Esimerkiksi: Organisaatiossa on erillinen levypalvelin. M-Files-palvelimella suoritetaan
joka yö päätietokannan ja dokumenttivaraston varmuuskopiointi ajoitettujen töiden avulla.
Työt on määritelty siten, että ne tuottavat kumpikin yhden tiedoston ja korvaavat aina
aikaisemmat. Varmuuskopiotiedostot on määritelty siirtymään levypalvelimelle talteen,
josta ne vielä siirretään nauha-asemalle. Ongelmatilanteen, esimerkiksi laiterikon,
sattuessa voidaan varmuuskopioiden avulla palauttaa M-Files toimintakuntoon nopeasti.
343
M-Files® 10
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa?
Voit tutustua M-Filesin versiokohtaisiin uusiin ominaisuuksiin tarkemmin M-Filesin
www-sivustolla osoitteessa http://www.m-files.com/latest-ecm-features.
Miten automaattiset päivitykset toimivat?
M-Files sisältää toiminnallisuuden, jonka avulla se pystyy tarkkailemaan päivitystarvetta.
Kun uusi M-Files-versio julkaistaan, M-Filesin asennus huomaa sen automaattisten
päivitysten tarkastuksen yhteydessä. Tällöin päivitys ladataan käyttäjän tietokoneelle ja
asennus voidaan suorittaa käyttäjän niin halutessa.
Automaattiset päivitykset ovat erittäin kätevä tapa pitää ohjelmisto ajan tasalla. Monet
järjestelmänvalvojat kuitenkin haluat estää tämän, koska isoissa organisaatioissa on
helpompaa hoitaa päivitykset keskitetysti. Siksi automaattiset päivitykset voi myös ottaa
pois käytöstä.
Automaattiset päivitykset hakevat tiedot uusista päivityksistä päivityspalvelimelta käyttäen
HTTP-protokollaa TCP-portissa 80. Tämän ansiosta yleensä ei tarvita mitään muutoksia
palomuureihin.
Katso myös Automaattiset päivitykset (sivu 142).
Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon?
Ongelma voi johtua joko tunnistuksesta tai verkkoyhteydestä.
Verkkoyhteysongelmissa virheilmoitus yleensä kertoo, mistä ongelmassa on kyse.
Tunnistuksessa voi olla muutama syy, joiden pitäisi selvitä seuraavilla tarkistuksilla.
1. Tarkista, että M-Files-palvelimen hallinnassa on sinulle käytössä oleva käyttäjätili
(katso kohta Käyttäjätilit (sivu 199)) ja että käyttäjätilille on dokumenttivarastoon luotu
käyttäjä (katso kohta Käyttäjät (sivu 229)).
2. Varmista, että salasanasi on oikein.
3. Tarkista, että käytät sellaista tunnistusta (Windows/M-Files), jollainen sinun
käyttäjätilillesi on määritetty. Näet oman tunnistuksesi käyttäjätunnuksissa
Tunnistus-sarakkeessa.
Jos ongelma ei ratkea, ota yhteyttä M-Filesin järjestelmänvalvojaan.
Miksi en voi muokata varattua dokumenttia?
Et voi muokata dokumenttia, koska dokumentin on varannut muokattavaksi joku toinen,
eikä hän ole palauttanut dokumenttia muokkauksesta. Näin estetään useiden erilaisten
kopioiden syntyminen M-Filesissa. Järjestelmänvalvojan oikeuksilla dokumentti voidaan
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
344
M-Files® 10
pakottaa palautumaan muokkauksesta, mutta silloin menetetään muutokset, jotka
dokumenttiin on tehty varauksen aikana.
Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut?
Voit hakea dokumentteja perustuen tiettyihin määrittelyihin Laajennettu haku -toiminnon
laajennettuja hakuehtoja käyttämällä.
1.
2.
3.
4.
Avaa Laajennettu haku -alue ja valitse Laajennetut hakuehdot...
Avaa Ominaisuudet-välilehti.
Napsauta Lisää hakuehto -painiketta.
Määritä kohdetyypiksi dokumentti, käyttäjäksi oma tunnuksesi ja operaattoriksi
yhtäsuuruusmerkki (=).
5. Suorita haku napsauttamalla ensin OK ja sitten Hae-painiketta.
Huom. Voit myös luoda näkymän, jossa näkyvät vain ne dokumentit, jotka olet luonut.
Katso kohdat Ominaisuudet (sivu 122) ja Uusi näkymä (sivu 73).
Miten luon dokumentin, joka näkyy vain itselleni?
Metatietokorttia täyttäessäsi valitse Suojaus-kohdasta vaihtoehto Vain minulle.
Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?
Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, voit lisätä ominaisuuksia täyttäessäsi metatietokorttia.
Voit valita metatietokortissa Lisää ominaisuus -leiman lisätäksesi kohteelle uuden
ominaisuuden. Huomaa, että tämä ominaisuus lisätään vain tälle tietylle kohteelle eikä
luokan kaikille kohteille.
Jos haluat lisätä ominaisuuden luokan kaikille dokumenteille, siirry M-Files-palvelimen
hallinnassa kohtaan Luokat, napsauta hiiren oikealla painikkeella luokkaa ja valitse
Ominaisuudet pikavalikosta. Voit lisätä oletusominaisuuksia luokalle Lisää...-painikkeella.
Jos haluttua ominaisuutta ei ole listassa, sinun on luotava uusi ominaisuusmäärittely
(katso Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251)).
Miksi tallentaessani uutta dokumenttia Wordilla syntyi himmeämmällä
kuvakkeella näkyvä tiedosto M-Files-asemalle?
Tiedostosta on tullut väliaikainen paikallinen tiedosto dokumenttivarastoon. Voit muuntaa
väliaikaisen paikallisen tiedoston dokumentiksi, katso kohta Muunna dokumentiksi (sivu
85).
345
M-Files® 10
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
Miten lisään uuden arvon arvolistaan?
Voit lisätä arvoja arvolistaan täyttäessäsi dokumenttikorttia työkalurivin Lisää arvo
-painikkeella. Näin voit tehdä vain, jos arvolistan ominaisuuksiin on määritelty, että
peruskäyttäjät voivat lisätä uusia arvoja tähän listaan.
Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja, mene M-Files-palvelimen hallinnassa
Arvolistat-tasolle, napsauta hiiren oikealla painikkeella haluamaasi arvoa ja valitse
pikavalikosta Ominaisuudet. Napsauta Sisältö... -painiketta ja lisää uusi arvo
napsauttamalla Uusi arvo -painiketta. Jos sinulla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia,
varmista järjestelmänvalvojalta, että Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän listaan
-valintaruutu on merkittynä arvolistan ominaisuuksissa.
Jos arvolista perustuu kohdetyyppiin, tapahtuu arvolistan muokkaus kohdetyypin kautta.
Siinä tapauksessa uusi kohdetyyppi luodaan Selaa M-Filesia -liittymässä.
Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain?
1. Siirry dokumenttivarastossa aloitusnäkymään.
2. Valitse Uusi näkymä pikavalikosta. Nyt sinulla pitäisi olla auki Määrittele näkymä
-ikkuna.
3. Napsauta Lisää...-painiketta ja valitse Asiakas ominaisuuden alasvetovalikosta.
4. Napsauta OK.
5. Määritä nimi uudelle näkymällesi.
6. Napsauta OK.
Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon?
1. Mene M-Files-palvelimen hallinnassa Käyttäjät-tasolle.
2. Valitse Uusi käyttäjä -toiminto tehtäväalueelta. Nyt sinulla pitäisi olla auki Käyttäjän
ominaisuudet -ikkuna.
3. Käyttäjätili-alasvetovalikossa näkyvät kaikki ne käyttäjätilit, joita ei ole liitetty
dokumenttivarastoon. Jos haluat luoda aivan uuden käyttäjätilin, katso kohta Käyttäjätilit
(sivu 199).
4. Napsauta OK.
5. Määrittele oikeudet uudelle käyttäjälle ja napsauta Hyväksy ja sen jälkeen vielä OK.
Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää?
Minulla muokattavana -näkymä on jokaisella M-Files-käyttäjällä, eikä sitä voi tuhota. Sen
sijaan näkymä on voitu piilottaa.
Saat piilotetut näkymät esille seuraavasti:
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
346
M-Files® 10
1. Valitse näkymien ikkunassa pikavalikosta toiminto Palauta näkymiä näkyviin.
2. Valitse piilotettu näkymä listasta ja valitse Näytä.
Huom. Näkymiä piilotetaan valitsemalla näkymä ja valitsemalla Näytä-valikosta toiminto
Piilota näkymä.
Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti?
Voit käyttää M-Filesia ohjelmallisesti sen tarjoaman ohjelmointirajapinnan (M-Files API)
avulla. Sen avulla voit esimerkiksi muodostaa raportteja dokumenttivaraston sisällöstä
tai integroida M-Filesin muuhun ohjelmistoosi. Ohjelmointirajapinnan tarkemman
dokumentaation löydät M-Filesin Dokumentaatio-valikosta (Käynnistä > Ohjelmat >
M-Files > Dokumentaatio).
M-Files API on COM- / ActiveX-komponentti, joka tarjoaa ohjelmointirajapinnan
M-Files-palvelimeen.
Miten asiakaskoneen nimi vaihdetaan oikein M-Filesin kannalta?
Jos dokumentteja on varattuna muokattavaksi kyseiselle tietokoneelle, kun sen nimi
vaihdetaan, muokatut tiedot saatetaan menettää. Tämä johtuu siitä, että
muokkausvaraukset ovat käyttäjä- ja tietokonekohtaisia. Tietokone tunnistetaan sen
nimen perusteella. Koneen nimen vaihdon jälkeen M-Files pitää muokkausvarauksia
toisen tietokoneen varauksina eikä päästä käyttäjää käsiksi muokattuihin tietoihin.
Palauta kaikki kyseiselle asiakaskoneelle muokattavaksi varatut dokumentit ja kohteet
muokkauksesta ennen tietokoneen nimen muuttamista.
Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?
Voit etsiä apua tämän käsikirjan lisäksi myös M-Filesin aloitusoppaasta tai kysyä
organisaatiosi M-Filesin ylläpitäjältä.
Tekninen tuki
Muista, että M-Filesin päivityssopimukseen kuuluu tekninen tuki (katso myös Yhteydenotto
tukeen (sivu 342))
Teknisen tuen sähköposti: [email protected] , puh. +358 3 3138 7500.
Huomaa, että käyttöneuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin.
Lisätietoja
Katso lisätietoja osoitteesta http://www.m-files.fi.
347
M-Files® 10
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
10.3 Pikatoiminnot
Pikahaku
Ctrl+F
Kts. kohta Pikahaku (sivu 116)
Uusi dokumentti
Ctrl+N
Kts. kohta Uusi dokumentti (sivu 58)
Varaa muokattavaksi
Ctrl+O
Kts. kohta Varaa muokattavaksi
(sivu 87)
Palauta muokkauksesta
Ctrl+I
Kts. kohta Palauta muokkauksesta
(sivu 89)
Palauta muokkauksesta
kommentoiden
Ctrl+Shift+I
Kts. kohta Palauta muokkauksesta
kommentoiden (sivu 89)
Näytä suhteet
Ctrl+L
Kts. kohta Suhteet (sivu 93)
Kokoelman jäsenet
Ctrl+Shift+L
Kts. kohta Kokoelman jäsenet (sivu
95)
Kommentit
Ctrl+M
Kts. kohta Kommentit (sivu 96)
Alikohteet
Ctrl+J
Kts. kohta Alikohteet (sivu 96)
Näytä historia
Ctrl+H
Kts. kohta Historia (sivu 90)
10 Ohjeita, kysymyksiä ja
pikanäppäimiä
348
Hakemisto
A
H
aliakset 190
arkistointi 322
arvolistan arvojen kuvakkeet 244
arvolistan sisältö 244
automaattinen arvo 255
automaattiset suojausasetukset 182, 247
automatisoitu asennus 11
hakuehtojen alisteisuus 117
hakukelpoinen PDF 100, 101, 304
hakukriteeri 40
hakusana 114
hakutoiminnot 114
hakutulosten ryhmittely 129
hallintaoikeudet 229
B
I
Boolen haku 251
Business Intelligence 314
ID 120
ilmoitukset 110, 168
INSERT INTO -tietokantalause 243
IP-osoite 22, 164
C
CFR 188
cloud vault 48
D
dokumenttikokoelma 33
dokumenttikortti 43
dokumenttitiedosto 43
dokumenttivarasto 16, 30, 38, 180
dokumenttivarastoyhteys 22
dokumenttivälimuisti 131
E
efektiiviset oikeudet 67
epäsuora haku 117
epäsuora näkymä 78
eSigning and Compliance 188
esikatselu 50
esimerkkidokumenttivarasto 11
F
FDA 21 CFR Part 11 182, 188
Firebird 182
J
jokerimerkki 122
järjestelmänvalvoja 73
K
keskusmuistin käyttö 131
kielet ja käännökset 212
kielivalinnat 219
Kohdetyyppi 236
kohteen historia 90
komentokehote 85
koosteviesti 110
käyttäjä 16
Käyttäjäkohtaiset asetukset 132
käyttäjäryhmä 58
käyttäjät metatiedoista 65
käyttäjätili 229
käyttöoikeudet 16
käyttöoikeusluettelo 58, 294
L
laajennettu haku 117
Hakemisto
linkkipolku 104
lisätiedot 342
lukuoikeus 58
luokat 267
lähetä sähköpostitse 104
lähiverkko 22
M
M-Files URL 104
M-Files-kansiot Outlookissa 153
M-Files-kategoriamerkintä Outlookissa 158
M-Files-palvelin 25
M-Files-tunnistus 22
M-Files-valikko 145
M-Filesin raportointipalvelut 314
matkapuhelinkäyttö 47
metatiedot 43, 60, 126
metatieto-ohjatut suojausasetukset 182
Metatietorakenteen monikielisyys 212
Microsoft SQL Server 182
Mobile Access 47
monitiedostoinen dokumentti 33
mukautus 113, 203
muokkausoikeus 58
P
paikalliset tiedostot 131
paikkamerkki 168
palauttaa muokkauksesta 229
palvelintason roolit 16
PDF 106
perintä 267
pikahaku 42
poistetut dokumentit 40, 120
protokolla 164
pseudokäyttäjät 65
päivittäminen 26
päiväys 251
R
raportin käyttöidentiteetti 319
raportin URL 321
Raportit 314
replikointi 189, 190, 194, 195, 322, 324, 325,
329, 335
ristiriitakohteet 194
ryhmittelyotsikot 50
ryhmittelytaso 78
N
S
numero (kokonaisluku) 251
numero (reaaliluku) 251
näkymien ryhmittely 50
näkymähierarkia 251
näkymän indeksointi 76
SELECT-tietokantalause 243
sijaiset 112
skannaus 100, 101
SkyDrive 106
sovellukset 113, 203
suodatinasetukset 120
suojausasetukset 120, 128
suojausasetusten rajaavuus 67
suosikit 50
sähköinen allekirjoitus 96, 276
Sähköpostiohjelman integraatioasetukset 155
O
OCR-arvolähde 301
OCR-moduuli 301
ohjelmiston kieli 114, 219
oikeuksien muutosoikeus 58
OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) 243
ominaisuudet 60
ominaisuusalue 50
ominaisuusmäärittely 251
operaattori 122
Outlook 150
Outlookin säännöt 152
350
T
Tapahtumakäsittelijät 221
tehtäväalue 50
Tehtävänanto 97
tekstintunnistus 100, 101, 304
tiedostojen siirtäminen M-Filesiin 43
tiedostotunniste 58
M-Files® 10
Hakemisto
tietojoukko 314
Tietokonekohtaiset asetukset 134
tietotyyppi 122
toimialue 22
toiminnot 208
tuki 342
tunnistus 16
tuo kieliä 218
työkalurivi 60
työnkulun tehtävänanto 285
täysi varmuuskopio 204
verkkonimi 22, 164
versiohistoria 45
vie kieliä 215
vinkki 36, 39, 40, 42, 43, 45, 73
väliaikaiset paikalliset tiedostot 73
välimuisti 131, 140
W
Web Access 171
Windows-versiot 10
www-julkaisun määrittelysivusto 173
U
ulkoinen arvolista 243
uusi tiedosto 58
uusi versio 45
V
varaston kieli 114, 219
varmuuskopio 204
Y
yhteinen sääntö 110
Yhteistoiminta eri varastojen välillä 94
yhteistoiminta varastojen välillä 189
yhteys ulkoiseen sijaintiin 296
yhtäaikainen muokkaaminen 87
yksilöllinen tunnus 120
yksittäinen dokumenttivarasto 208
351