Assistentti 2020 -projektiraportin suomenkielinen - Haaga

Assistentti 2020 -projektiraportin
suomenkielinen kooste/yhteenveto
Koostettu HAAGA-HELIAn raportista
R&D-Reports 2/2013
Management Assistant 2020
Päivi Karjalainen
Assistentti 2020 -projekti
10.9.2013
SISÄLLYSLUETTELO
1 Assistentti 2020 -verkkoaivoriihi ..................................................................................................... 2
1.1
Tutkimusaineisto ..................................................................................................................... 2
1.2
Vastaajat ja vastausten määrät ............................................................................................... 3
2 Millaista on työ vuonna 2020? ......................................................................................................... 4
2.1
Tulevaisuuden työhön vaikuttavat trendit ja työn ominaispiirteitä .................................. 4
2.2
Työhön vaikuttavia trendejä .................................................................................................. 4
2.2.1
Elinikä pitenee – ihmiset ovat pitempään työelämässä .............................................. 4
2.2.2
Globalisaatio .................................................................................................................... 5
2.2.3
Teknologia ....................................................................................................................... 6
2.2.4
Sosiaalinen media ............................................................................................................ 6
2.3
Muutoksesta ............................................................................................................................. 6
2.3.1.1
Jatkuva muutos ................................................................................................................ 6
2.3.2
Hektistä työtä................................................................................................................... 7
2.3.3
Ennakointi ....................................................................................................................... 7
2.3.4
Oppiminen ja uusiutuminen .......................................................................................... 8
2.4
Yhdessä työskentely ................................................................................................................ 9
2.4.1
Ryhmässä työskentely ja tiimityöskentely .................................................................. 10
2.4.2
Verkostot ....................................................................................................................... 10
2.4.3
Ihmisen tekemä työ vs. älykkäät laitteet ..................................................................... 11
2.5
Tulevaisuuden assistentti ...................................................................................................... 11
2.5.1
Työn sisältö .................................................................................................................... 11
2.5.2
Itsensä johtaminen ........................................................................................................ 12
2.5.3
Organisointi ................................................................................................................... 13
2.5.4
Työn aika ja paikka ....................................................................................................... 13
3 Tulevaisuuden assistentin rooli ...................................................................................................... 16
3.1
Roolikuvausten luokittelu .................................................................................................... 16
3.2
Assistentti henkilönä ............................................................................................................. 16
3.3
Assistentti välittäjänä ............................................................................................................ 17
3.4
Assistentti yhteistyössä ......................................................................................................... 17
3.5
Assistentti organisaatiossa .................................................................................................... 17
3.6
Assistentti järjestäjänä ........................................................................................................... 18
4 Tulevaisuuden johdon assistentin osaamistarpeet ...................................................................... 19
4.1
Osaamistarpeiden luokittelu ................................................................................................ 19
4.2
Liiketoimintaosaaminen ....................................................................................................... 21
4.3
Organisaatio-osaaminen ....................................................................................................... 21
4.4
Viestintä- ja tiedonhallintaosaaminen ................................................................................. 22
4.5
Yhteistyö- ja vuorovaikutusosaaminen .............................................................................. 23
4.5.1
Verkosto- ja tiimityöskentely ....................................................................................... 23
4.5.2
Jämäkkyys ja hienotunteisuus ...................................................................................... 24
4.5.3
Kielitaito ja kulttuurituntemus .................................................................................... 25
4.5.4
Henkilökohtaiset osaamiset, ominaisuudet ja asenteet ............................................ 26
1
1 Assistentti 2020 -verkkoaivoriihi
1.1
Tutkimusaineisto
Assistentti 2020 -tutkimusaineisto kerättiin Internetin kautta verkkoaivoriihellä yhteistyössä
Fountain Park Oy:n kanssa. Tutkimus toteutettiin sekä suomeksi että englanniksi huhtilokakuun välisenä aikana 2012, ja osallistumiskutsuja lähetettiin muun muassa Aito HSO ry:n
jäsenille, European Management Assistants (EUMA) -verkostolle, Sihteeriyhdistykselle ja
HAAGA-HELIAn assistenttikoulutuksen partnerikouluille. Kutsun saajia pyydettiin myös
välittämään kutsua eteenpäin. Assistenttien lisäksi tutkimuksen kohderyhmiä olivat johtajat ja
esimiehet sekä henkilöstöpäälliköt ja assistenttiopiskelijat. Tutkimusta markkinoitiin myös
Sihteeri & Assistentti -messuilla ja EUMAn konferenssissa syyskuussa 2012.
Verkkoaivoriihi koostui viidestä osasta, joista ensimmäisessä selvitettiin vastaajan taustatietoja.
Sen jälkeen pyydettiin vastaamaan kolmeen kysymykseen:
1. Millainen on assistentin rooli tulevaisuudessa?
2. Mitä johdon assistentin pitää osata vuonna 2020?
3. Minkälaista on assistentin työ vuonna 2020?
Lisäksi vastaajia pyydettiin arvioimaan muiden satunnaisesti valittuja vastauksia (Huom. tätä ei
ole analysoitu tässä raportissa).
Vastaukset analysoitiin kysymyksittäin ja ne ryhmiteltiin aihepiireittäin, kuten luvuissa 2, 3 ja 4
on esitetty.
2
1.2
Vastaajat ja vastausten määrät
Taulukko 1. Tilastot (suomen- ja englanninkielinen verkkoaivoriihi eriteltyinä).
suomenkielinen
655
478
751
1055
Vastaajat/vastaukset kysymyksiin
Vastaajia
Tulevaisuuden assistentin rooli v. 2020?
Mitä pitää assistentin pitää osata v. 2020?
Minkälaista on assistentin työ v. 2020?
englanninkielinen
180
252
403
474
Vastaajien taustatiedot:

Vastaajan sukupuoli
o Naiset 94 %
o Miehet 6 %
 Vastaajan syntymävuoteen pohjautuva sosiaalinen sukupolvi
o
o
o
o
o
Ennen vuotta 1946 syntyneet 1 %
Suuret ikäluokat (syntyneet v. 1946–1964) 41 %
X-sukupolvi (syntyneet v. 1965–1976) 31 %
Y-sukupolvi (syntyneet v. 1977–1997) 27 %
Vuoden 1997 jälkeen syntyneet 1 %
 Vastaajan koulutustausta
o
o
o
o
o
o
Assistenttikoulutus, tradenomi, HSO, alempi korkeakoulututkinto 36 %
Assistenttikoulutus, ylempi korkeakoulututkinto 11 %
Kaupallinen koulutus 24 %
Humanistinen koulutus 8 %
Tekninen koulutus 6 %
Muu koulutus 15 %
 Tehtävä vastaamisajankohtana
o
o
o
o
o
Assistentti/sihteeri 65 %
Esimies, päällikkö, johtaja 12 %
Opiskelija 10 %
Kehitys-, HR-, koulutustehtävä 8 %
Muu 6 %
 Kokemus johtaja-assistentti työparityöskentelystä
o
o
Kyllä 80 %
Ei 20 %
 Taustaorganisaation toimiala
Yksityinen 56 %
Julkinen 20 %
Koulutus 16 %
o Järjestö tms. 8 %
o
o
o
3
yhteensä
835
730
1154
1529
2 Millaista on työ vuonna 2020?
Seuraavassa taulukossa 2 jaotellaan otsikon kysymykseen tulleet vastaukset aihepiireittäin.
2.1
Tulevaisuuden työhön vaikuttavat trendit ja työn ominaispiirteitä
Taulukko 2. Tulevaisuuden työ 2020.
Tulevaisuuden työ: luokittelut
(lukumäärä ja prosenttiosuus sitaateista)
Näkökulmat (koodausten lukumäärä)
Trendit (299; 25,2 %)
o
o
o
o
Useat sukupolvet yhtä aikaa
Globalisaatio
Teknologian kehittyminen
Sosiaalinen media
81
45
101
72
Muutoksesta (205; 17,3 %)
o
o
o
o
Jatkuva muutos
Ennakointi
Hektistä työtä
Oppiminen ja uudistuminen
105
14
50
36
Yhdessä työskentely (289; 24,3 %)
o
o
o
o
Ryhmässä ja tiimissä työskentely
Verkostot
Ryhmätyö
Ihmisen tekemä työ vs. älykkäät laitteet
116
21
26
127
Assistentti (392; 33,2 %)
o
o
o
o
Työn sisältö
Itsensä johtaminen
Organisointi
Työn aika ja paikka
110
45
49
187
Koodauksia yhteensä (1185; 100 %)
2.2
1185
Työhön vaikuttavia trendejä
2.2.1 Elinikä pitenee – ihmiset ovat pitempään työelämässä
Tulevaisuudessa organisaation työntekijät edustavat jopa viittä eri sukupolvea. Ikä vaikuttaa
esimerkiksi työskentelynopeuteen. Voidaan sanoa, että vanhemmat sukupolvet omaksuvat
hitaammin uutta tietoa ja nuoremmat käyttävät kätevästi tietotekniikkaa. Kuitenkin Assistentti
2020 -tutkimuksen vastaajat olivat yleisesti sitä mieltä, että kaikenlainen erilaisuus – myös eri
sukupolvien työskentely yhdessä – on hyvin positiivinen asia, ja se tuo pikemminkin uusia
mahdollisuuksia kuin rajoituksia.
Tulevaisuudessa ihmiset jäävät eläkkeelle entistä vanhempana. Kun noviisit ja seniorit kohtaavat
työssä, assistenttien apua voidaan tarvita esimerkiksi mentorin ja suhteiden rakentajan roolissa
laajemminkin organisaatiossa. Johtaja-assistentti-työpari voi hyötyä mahdollisesta ikäerosta eri
4
tavoin riippuen siitä, kumpi on vanhempi/nuorempi. Vanhempien sukupolvien kokemusta on
syytä kunnioittaa ja arvostaa. Vastaavasti nuoremmat tuovat uusia menetelmiä ja ideoita
organisaatioon samoin kuin innokkuutta ja “elämän nälkää”.
Luovuus on tärkeämpää kuin ikä, joka ei ole koskaan yhteistyön este. Työparin työn
laatutaso on suoraan verrannollinen keskinäiseen luottamukseen, mikä liittyy osapuolten
osaamiseen ja tasavertaisuuteen. Jos assistentti on vanhempi, hänen tehtävänsä on siirtää
ja hyödyntää hiljaista tietoa yhteisissä hankkeissa. Jos taas johtaja on vanhempi, hän saa
uusia näkemyksiä, ideoita, tarmoa ja jopa virkeyttä nuoremman kanssa työskentelystä.
Nuori assistentti voi myös hakea tukea vanhemmilta kollegoilta.
Omasta osaamisesta täytyy huolehtia kaiken ikäisenä. Sukupolvien välisiin eroihin
suhtautuminen on asennekysymys ja organisaatiokulttuurikysymys, ei ikäkysymys. Viestintätyylit
ja ajattelutavat voivat kuitenkin olla melko erilaiset kokemuksista ja tietotekniikkataitojen
erilaisuudesta johtuen.
Vanhempien ihmisten kanssa työskentely on kuin menisi uudestaan vuodeksi
opiskelemaan ja oppimaan sanontoja ja asioita, joita et ole koskaan aikaisemmin
kohdannut, mutta jotka tulevat olemaan tärkeitä työssäsi.
Jokainen ikäryhmä tuo omat hyötynsä työpaikalle mutta myös omat ongelmansa.
Tulevaisuudessa joustotyö ja kotoa työskentely tulevat käyttöön yhä enemmän. Nuorempien
työntekijöiden ajatellaan olevan vähemmän sitoutuneita organisaatioon: He vaihtavat työpaikkaa
ja rakentavat uraa aggressiivisemmin kuin vanhemmat sukupolvet.
2.2.2 Globalisaatio
Nykyisin on hyvin tavanomaista, että organisaatiot toimivat maailmanlaajuisesti, ja ihmiset
muuttavat työn perässä eri maihin. Kun tietoteknologia kehittyy ja markkinat avautuvat yhä
enemmän, aikavyöhykkeiden yli tapahtuvasta työskentelystä tulee arkipäivää. Työnteko ympäri
maailmaa tapahtuu sähköpostin, puhelimen, web-lähetysten, videoneuvotteluiden jne. kautta. Ei
ole itsestään selvää, että esimies istuu viereisessä huoneessa työpöytänsä ääressä. Hän voi tehdä
töitä esimerkiksi Japanissa tai matkustaa ympäri maailmaa.
Globalisaatio voi olla positiivista, koska se mahdollistaa ihmisten välisen viestinnän eri puolilta
maailmaa. Se voi olla myös negatiivinen tekijä, koska ihmiset eivät enää voi levätä tai olla
rauhassa mihinkään aikaan vuorokaudesta. Globalisaatio vaikuttaa myös paikallisiin työtapoihin.
Enää ei ole mahdollista ajatella, että näin me olemme aina tehneet.
5
2.2.3 Teknologia
Tietotekniikan ja erilaisten sovellusten kehittyminen mahdollistaa työn tehostamisen.
Tulevaisuudessa älykkäät laitteet ja robotit korvaavat osan ihmisten työstä. Uudet ratkaisut
tulevat helpottamaan ja parantamaan mahdollisuuksia kehittää prosesseja ja toimintatapoja,
esimerkkinä vaikkapa käännösohjelmien kehittyminen.
Tulevaisuudessa ei riitä, että tietää miten teknologiaa ja ohjelmia käytetään. Hyötyäkseen
sovelluksista todella täytyy ymmärtää niiden taustalla oleva logiikka. Erilaisten ohjelmien, backup-järjestelmien ja turvallisuusasioiden yhteensopivuus on tärkeää.
2.2.4 Sosiaalinen media
Tulevaisuuden yritys ilman kotisivuja on omituisuus, jota vältetään. Tulevaisuudessa netti on
kauppapaikka, tietoarkisto, aktiivisen tiedon varasto ja oppimisympäristö. Samoin näkyvyys
sosiaalisessa mediassa on tärkeää. Sosiaalisen median käyttäminen on myös vaativaa: Mikä
julkaistaan Internetissä, pysyy siellä – on syytä käyttää paljon tervettä järkeä, kun lähettää jotakin
sosiaaliseen mediaan.
Sosiaalinen media on merkittävä tapa tehostaa ajankäyttöä, kommunikoida helpommin ja uusilla
tavoilla. Sosiaalisen median käyttö lisääntyy koko ajan. Sitä ei voi jättää huomiotta nyt eikä
tulevaisuudessa. Vaikka jotkut sosiaaliset mediat voivat hävitä, tulee uusia. Toisaalta
kommunikointi sosiaalisessa mediassa/sosiaalisen median kautta vie paljon aikaa.
Koska viestintä on osa assistenttien työnkuvaa, heidän täytyy tottua työskentelemään sosiaalisen
median verkostoissa. Usein tulevaisuuden johdon assistentin rooliin kuuluu kommunikoinnin
hienosäätö eli sisällön ohjaaminen ja online-työkalujen valinta. Sosiaalisen median luonteeseen
kuuluu jatkuva muuttuminen, ja ajan tasalla pysyminen on tärkeää. Sisäisessä viestinnässä
sosiaalisen median ja intranetin merkitys kasvavat.
Yksi assistentin tai sihteerin keskeisiä tulevaisuuden kompetensseja on verkostotyöskentely –
myös asiakkaiden, toimittajien ja kumppaneiden tms. kanssa. Sosiaalista mediaa käytetään myös
(erityisesti kansainvälisissä) projekteissa.
2.3
Muutoksesta
2.3.1.1 Jatkuva muutos
Koska organisaatioiden toimintaympäristö muuttuu koko ajan, on niiden operatiivisen
toiminnan pakko mukautua ja sopeutua (markkina)tilanteeseen. Uudet asiakkaat, kilpailijat,
tuotteet, erilaiset kriisit, lainsäädännön ja asetusten päivittäminen jne. – kaikki vaikuttaa
kaikkeen ja tarkoittaa tarvetta muuttua. Erityisesti suuret organisaatiot ovat eläneet jo kauan
jatkuvan muutoksen tilassa, kun etsitään tehokkainta ja tuottavinta organisaatiomallia.
6
Assistentit ovat usein mukana suunnittelemassa ja eturivissä toteuttamassa muutoksia ja
perehdyttämässä muita asiaan.
Organisaatioissa eivät muutu ainoastaan toiminnot. Muutos koskettaa myös ihmisiä; johtajat ja
päälliköt saavat uusia vastuita, ihmisten täytyy oppia työskentelemään uusien työkavereiden
kanssa. Se voi olla rankkaa. Kaikki eivät pidä muutoksista, ja muutokset valitettavasti usein
tarkoittavat myös irtisanomisia.
Muutosta tarvitaan innovatiivisten, luovien ajatusten motivoimiseksi ja sytyttämiseksi.
Kuitenkin kaikki muutokset ovat haasteita. Jos ei pidä haasteista, voi olla vaikeaa pysyä mukana
työelämässä. Muutokseen kannattaakin suhtautua positiivisesti.
2.3.2 Hektistä työtä
Työympäristöt ovat usein levottomia: Tuskin edellinen organisaatiorakenne on ehditty opiskella,
kun jo seuraava tulee korvaamaan sen. Assistentin todellinen haaste on pysyä mukana rytmissä,
jota vauhdittaa myös kansainvälistyminen, uusi teknologia, monet kokoukset ja projektit samaan
aikaan, puhumattakaan toimeksiannoista, jotka täytyy tehdä heti.
Vaikka assistentit tuntevat ajoittain itsensä riittämättömiksi ja kokevat työnsä erittäin
haastavaksi ja kiireiseksi, he ovat samaan aikaan sitä mieltä, että työ palkitsee ja tuo paljon
oppimismahdollisuuksia. Muutosagentin roolissa assistentti auttaa toteuttamaan siirtymistä
uuteen käyttämällä hyväkseen organisointikykyään ja erityisesti sosiaalisia taitojaan.
Muutosta pidetään välttämättömänä kehitysprosessina hyvine ja huonoine puolineen. Jatkuvasti
muokattava organisaatio pysyy vireänä, mutta usein muutos myös rapauttaa aiemmin tehtyä
hyvää työtä ja osaamista. Esimerkiksi assistenttien roolin kaikkein tärkein aspekti – heidän
hallussaan oleva sosiaalinen suhdepääoma – muuttuu jatkuvasti. Näin erityisesti sen takia, että
työskentelytavat tulevat entistä virtuaalisemmiksi: Ihmiset käyvät satunnaisesti toimistossa ja
istuvat tuolloin missä tahansa avokonttorin tiloissa; omaa työpöytää ei enää ole.
Tyypillistä on, että johdon assistentit ovat nähneet ja kokeneet monia organisaatiomuutoksia ja
että heille on kertynyt käytännön tietoa selviytymiskeinoista. Assistentin täytyy sietää jatkuvaa
muutosta ja epävarmuutta. Kun uutta teknologiaa tulee työpaikoille, työn nopeus ja paine
päätöksentekoon kasvaa. Voi olla, että on vähemmän aikaa ajatella asioita läpikotaisin ja ottaa
kaikki näkökohdat huomioon. Lisäksi toimeksiannot tulevat useimmiten viime hetkellä.
Esimiehet/johtajat eivät usein ymmärrä, että myös työn tekeminen vaatii aikaa - ei riitä, että
esimies on tehnyt oman osansa ajoissa.
2.3.3 Ennakointi
Tulevaisuuden organisaatioiden ennustetaan toimivan vähemmän ylhäältä alas ja enemmän
alhaalta ylös periaatteen mukaan: hierarkia työpaikalla tulee muuttumaan. Tulevaisuuden
7
työympäristö tulee myös haavoittuvammaksi kuin tänään, esimerkiksi uusia toimialoja tulee lisää
ja pitkät työsuhteet tulevat harvinaisemmiksi.
Muutosvastarinta on luonnollista, mutta sen ylläpitämisessä, kasvattamisessa tai levittämisessä ei
ole mitään järkeä työyhteisössä. Assistentti toimii usein johdon työparina muutoksen
toteuttamisessa. Useimmiten assistentti keskittyy voimakkaasti viestintään. Koska ihmisillä on
erilaisia taustoja ja erilaisia osaamisvahvuuksia, assistentti voi toimia suodattimena ja tulkkina.
Assistentin pitäisi olla tapahtumien keskipisteessä ja jatkuvasti tietoinen siitä, mitä pinnan alla
tapahtuu. Kuitenkin assistenttien pitää olla varovaisia ja pysyä omassa roolissaan.
Assistentti on organisaation operatiivisten prosessien hallinnan mestari. Hän käyttää hiljaista
tietoa ja kehittää työmenetelmiä muuttuviin olosuhteisiin sopiviksi ja varmistaa, että työt tulevat
hoidetuksi, vaikka organisaatio muuttuu. Assistentti edustaa pysyvyyttä ja rauhoittaa ilmapiiriä
muutoksen keskellä.
Omassa työssään assistentin pitää kuitenkin olla valmis avustamaan (ehkä uusia) johtajia monilla
eri (ehkä uusilla) alueilla ja kohtaamaan nämä muutokset kuin ne olisivat usein toistuvia ja
tavallisia. Assistentin on yritettävä olla edellä aikaansa ja hänen on tunnistettava uudet trendit
kyetäkseen tukemaan ja tuomaan uusia ideoita johdolle. Sosiaalinen media auttaa tiedon
virtaamisessa ja tiedon jakamisessa, mikä on hyvin tärkeää assistentin näkökulmasta.
2.3.4 Oppiminen ja uusiutuminen
Perinteisesti IT-helpdeskin rooli on kuulunut assistentin työnkuvaan. Tulevaisuudessa tämä
rooli pienenee johtuen kahdesta megatrendistä:
1. Teknologia ja toimistotyökalut tulevat helpommiksi käyttää.
2. Uusi työpaikoille tuleva sukupolvi hallitsee ICT-sovellukset todennäköisesti paremmin
kuin assistentit, ja he ovat tottuneet ottamaan itse selvää asioista.
Näin assistenteille jää aikaa ja mahdollisuus kehittää ammatillista osaamistaan ja työnkuvaansa.
Tulevaisuudessa johto ja johdon assistentit ovat usein opiskelleet liiketalous- ja hallintotieteitä.
On myös hyvin tavallista, että ihmisillä on työuransa aikana kokemusta eri toimialoista.
Tulevaisuudessa assistenttien koulutustason täytyy todennäköisesti nousta, ja heillä pitää olla
laajempi kokemuspohja kuin aiemmin.
Mutta pelkkä kouluttautuminen ei riitä, vaan assistentin täytyy kyetä uudistumaan joka päivä.
Asenteen muutosta kohtaan täytyy olla positiivinen ja luottavainen; muutostilanteet ovat
erinomaisia mahdollisuuksia vaikuttaa työn sisältöön. Muutos on tilaisuus ja mahdollisuus, joka
helpottaa näkemään, mitä taitoja pitää korostaa omassa osaamisportfoliossa. Loppujen lopuksi
organisaatiorakenteilla ei ole merkitystä: vain osaaminen, oppiminen, pysyminen uskollisena
itselleen muutos- ja uudistumisprosesseissa sekä työn ilon säilyttäminen ovat tärkeitä.
Uudistumisen vastakohta on stagnaatio, taantuminen. Uudistuminen tarkoittaa myös vanhoista
velvoitteista luopumista, mikä ei aina ole helppoa.
8
2.4
Yhdessä työskentely
Työskentelytavat voidaan jakaa periaatteessa kolmeen erilaiseen tapaan: ryhmätyöskentely,
parityöskentely ja yksintyöskentely. Virtuaalityöllä on omat erikoislaatuiset ominaisuutensa, ja se
voidaan laskea neljänneksi työskentelytavaksi. Assistentit työskentelevät kaikilla neljällä tavalla.
Erilaisilla työskentelytavoilla on erilaisia ominaisuuksia, ja assistentti tietää ja ymmärtää, milloin
hänen täytyy ottaa mukaan muita ihmisiä ryhmätyöhön tai milloin on käytettävä jotain muuta
tapaa. Työnkuvaus ja työnantajan organisaatiorakenne määrittävät, kenen kanssa assistentti
työskentelee: kollegoiden, johdon ja/tai ulkoisten sidosryhmien kanssa. Työskentelytapa
valitaan sopivaksi tilanteen mukaan.
Assistentit tulisi valmentaa erottamaan kukin työskentelytyyli, koska ihmisten mieluisimmat
tavat oppia ja tehdä työtä todella vaihtelevat. Assistenttien tulee ymmärtää
tiiminmuodostamisen lainalaisuudet ja heidän tulee pystyä tekemään töitä muiden kanssa
sujuvasti (ilman konflikteja). Heidän pitää olla tietoisia erilaisista persoonallisuustyypeistä ja
kuinka työskennellä haluttuihin tuloksiin pääsemiseksi.
Tulevaisuudessa työn riippuvuus paikasta vähenee. Etätyömahdollisuuksia on enemmän, ja
virtuaalityö lisääntyy. Virtuaalityö vaatii sopimista, kuinka sitä sovelletaan. Virtuaalityötä tehdään
aina yhdessä jonkun tai joidenkin kanssa, mutta sen ei tarvitse tapahtua reaaliaikaisesti eli
samaan aikaan. Sen vuoksi virtuaalityö voi tuntua yksin työskentelyltä. Sähköpostia voidaan
pitää virtuaalityökaluna, ja se onkin yleisesti hyvin tehokas kommunikointitapa ja asioista
sopimisen väline, koska viestinnästä jää dokumentti.
Sen lisäksi, että virtuaalityö vähentää matkustustarvetta, se voi luoda myös yhteisöllisyyden
tunnetta globaaleissa yrityksissä. Virtuaalisen kulttuurin luominen on yksi merkittävä etu, jonka
uusi teknologia tietoliikenteen avulla mahdollistaa.
IT-sovellukset yleensä mahdollistavat yhteydenpidon ihmisten välillä ja kommunikoinnin
kollegoiden kanssa eri puolilla maapalloa. Toisaalta myös assistenttien matkustaminen yleistyy.
Itsenäinen asenne työtä kohtaan on tärkeätä, ja päätöksenteko siirtyy usein assistentille. Työn
jako esimiehen ja assistentin välillä selkiytyy; assistentti hoitaa enemmän asioita itsenäisesti.
Sihteeri/assistentti tietää monia asioita, mitä työpari ei välttämättä tiedä. Tärkein näkökulma
toimivassa työparityöskentelyssä on löytää yhteinen sävel ja yhteinen tavoite. Työn sisältö voi
vaihdella paljonkin, mikä riippuu osapuolten luonteista ja siitä, millaisiin työn tekemisen
tapoihin he ovat tottuneet. Erilaisuudet voivat aiheuttaa paljon väärinkäsityksiä, mutta jos
yhdessä tekeminen on tiivistä, vastakohdat yleensä täydentävät toisiaan.
Jos assistentti työskentelee pääasiassa itsenäisesti ja yksin, on kehitettävä toimiva
sijaisuusjärjestelmä. Koska aika on rahaa ja jokaisella johtajalla/esimiehellä on omat kiireiset
tilanteet, jotka pitää osata hoitaa, on äärimmäisen tärkeää, että lomien, koulutuspäivien jne.
aikana paikalla on joku, joka voi toimia assistentin sijaisena ja johon voi luottaa. Jotta sijaisen
työ sujuisi mahdollisimman hyvin, hänen täytyy tietää tarpeeksi meneillä olevista tilanteista ja
työtehtävistä.
9
2.4.1 Ryhmässä työskentely ja tiimityöskentely
Onko olemassa jokin ero ryhmässä työskentelyn ja tiimityöskentelyn välillä? Alla olevan sitaatin
perusteella on mahdollista tulkita, että tiimit ovat kiinteämpiä kokoonpanoja kuin ryhmät.
Sihteeri ei enää istu suljettujen ovien takana omassa huoneessaan, vaan on johtoryhmän
jäsen. Samaan aikaan on kuitenkin tarpeen kuulua myös muihin organisaation ryhmiin. Ei
ole suositeltavaa jättäytyä niiden ulkopuolella, koska se tekee omien tehtävien hoitamisen
monimutkaisemmaksi.
Tiimityö on kuitenkin termi, jota käytetään enemmän assistenttien työympäristöissä; toisaalta
“business on aina ryhmätyötä”. Myös termiä ”yhteistyö” käytetään yhdessä tekemisen
yhteydessä. Riippumatta siitä onko kyseessä tiimi tai ryhmä, on otettava huomioon
samankaltaisia asioita (ainakin assistentin näkökulmasta): Hyvät kommunikointitaidot, tunneäly
ja diplomaattisuus auttavat löytämään yhteyden ihmisten välillä ja tekemään yhteistyötä heidän
kanssaan. Tulevaisuudessa assistentin rooli on olla rajapinta asiakkaan ja organisaation välillä ja
tiimin fasilitaattori.
2.4.2 Verkostot
Assistentin työssä verkostoituminen on erittäin tärkeää, mikä vaatii sosiaalista toimeliaisuutta
monenlaisissa järjestelmissä: sisäisesti, ulkoisesti ja sidosryhmien, kollegoiden ja asiakkaiden
kanssa. Tärkein verkosto ovat kollegat, ja vaikka verkostotapaamiset tapahtuvat entistä
enemmän Internetissä, assistenttiverkostot toimivat usein muutenkin kuin virtuaalisesti.
Kannattaa pitää verkostot aktiivisena, koska esimerkiksi monet työpaikat täytetään
henkilökohtaisten suhteitten kautta.
Verkostot ovat hyödyllisiä erityisesti siksi, että eri ihmisillä on erilaisia kompetensseja ja
verkostojen avulla voidaan lisätä käytettävissä olevia resursseja. Esimerkiksi joitakin työtehtäviä
ei ehkä voida tehdä työyhteisössä, jolloin osaaja voidaan etsiä verkostosta ja sen avulla.
Tulevaisuudessa assistenttitiimien määrä tulee kasvamaan ainakin suurissa organisaatioissa.
Assistenttipoolit yleistyvät ja assistentit eivät enää tee työtä yksin. Assistenttien tulisi aina tehdä
yhteistyötä, jakaa tietämystään ja oppia toisiltaan – yhden henkilön kysymys kasvattaa usean
muun viisautta ja tietämystä. Assistenttitiimeissä voi olla erilaisia asiantuntijoita. Muita
assistenttipoolin hyötyjä ovat tiimityössä saavutettava tehokkuus, kollegiaalinen tuki ja jaettu
vastuu. Toimeksiannot ja työ jaetaan sisäisesti ryhmässä.
Vaikka henkilökohtaisten assistenttien tulevaisuudesta on ristiriitaisia mielipiteitä, näkemykset
assistenttipoolien tai -tiimien olemassaolosta tulevaisuuden organisaatioissa ovat yhteneväisiä:
(yrityksen sisäisiä ja ulkoisia) kollegaverkostoja tarvitaan nykyistä enemmän. Verkostot tukevat
ja hyödyntävät tiimityön positiivisia puolia. Lisäksi ne rikastuttavat ja laajentavat assistenttityön
sisältöä, esimerkiksi parhaiden käytäntöjen jakamisen kautta ja yhtenäistämällä sisäisiä
työskentelytapoja.
10
2.4.3 Ihmisen tekemä työ vs. älykkäät laitteet
Yleisesti ajatellaan, että älykkäät laitteet hoitavat osan tulevaisuuden rutiinityöstä. Mutta niin
pian kuin aletaan puhua ihmiseen liittyvistä asioista, esimerkiksi kollegoiden ongelmien
kuuntelemisesta tai yrityksen strategian määrittelemisestä tarvitaan ihmistä ja hänen ajatuksiaan
– myös tulevaisuudessa. Teknologia kuitenkin helpottaa meidän elämäämme, ja esimerkiksi
online-kokoukset voivat korvata matkustamisen.
Ihmiset ovat ”sosiaalisia eläimiä”, ja yhteisöllisyyttä arvostetaan entistä enemmän. Assistentit
ovat yhteisöjen avainhenkilöitä, joilla on paljon hiljaista tietoa: he tuntevat yrityksen, sen ihmiset
ja heidän työskentelytapansa. Työssä tarvitaan ihmisten välisiä suhteita ja heidän tunteitaan ja
tuntemuksiaan. Henkilökohtaisessa kontaktissa elekielen merkitys korostuu, ja voidaan reagoida
yllättäviinkin tilanteisiin. Sitä paitsi koneet eivät pysty tuottamaan spontaanisuutta, luovuutta,
joustavuutta tai rohkaisua, ja ihmistä tarvitaan aina sisällön tuottamiseen. Robotit ehkä osaavat
puhua, mutta ne eivät pysty erottamaan totuutta valheesta.
Ihmisiä tarvitaan suunnittelemaan ja ohjelmoimaan laitteet, joita myös täytyy valvoa ja ylläpitää.
Laitteiden älykkyys riippuu ohjelmoijan älykkyydestä. Laitekeskeisessä teknisessä maailmassa
inhimillisyyttä täytyy suojella. Ihmisiä täytyy kohdella humaanisti, ja huolimatta kaikesta
aikataulutuksesta ihmisiä ei voi ohjelmoida. Lisäksi liike-elämässä on tilanteita, missä intuitio on
ainoa tarpeeksi nopea tapa tehdä päätöksiä.
Älykkäät laitteet voivat kuitenkin helpottaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.
Käyttämällä viisaita työkaluja aikaa säästyy ja ehditään tekemään enemmän asioita. Uusi
teknologia voi helpottaa päivittäistä työtä, erityisesti kommunikaatiota. Vaikka sovellukset
mahdollistavat monenlaisen työn kehittämisen ja lisäävät tehokkuutta, jonkun täytyy opetella,
kuinka sovelluksia käytetään.1
Assistentin rooli alkaa siitä, mihin esimiehen loppuu. Rooli sisältää seuraamista, organisointia,
tulevaisuuden pohjustamista, organisaation ”tuntosarvena” olemista, viestintäketjun
optimointia… Kaikkea tätä ei voi tehdä koneella eikä assistentin kokemusta ja ihmisten välistä
kontaktia voi korvata mikään: johtajan ja assistentin suhteen täytyy perustua kommunikaatioon
ja ennen kaikkea luottamukseen.
2.5
Tulevaisuuden assistentti
2.5.1 Työn sisältö
Tulevaisuuden assistentti on toimitusjohtajan tai esimiehen henkinen sparraaja, joka on
tärkeässä roolissa toteuttaessaan organisaation strategiaa. Johdon assistentti nähdään henkilönä,
joka pystyy kokonaisvaltaisesti esittämään ja muotoilemaan kiinnostavia ideoita esimerkiksi
tiedon kulusta, suunnittelusta ja yrityksen logistiikasta.
1
Assistenttien kokemus on, että assistenttien apua tarvitaan kaikkein eniten juuri älykkäiden laitteiden käytössä.
11
Kun assistentin työnkuva muuttuu, muut tekevät itse enemmän niitä rutiineja, jotka voidaan
tehdä valmiiksi joko sisäisen tai ulkoisen online-palvelun kautta. Assistentit viimeistelevät osan
rutiineista myös tulevaisuudessa, koska yksi heidän erikoistumisalojaan voi olla prosessien
kehittäminen ja rutiinien automatisointi.
Johdon assistenttien työnkuvaukset ovat joustavia ja muuttuvat tilanteen mukaan. Assistenteille
on tärkeätä olla yhteydessä ihmisiin ja tietää, keihin he voivat ottaa yhteyttä missäkin asiassa.
Työtä tehdään paljon yhdessä työparina esimiehen kanssa ja verkostoissa. Tulevaisuudessa
johdon assistentit voivat edustaa johtoa ja/tai organisaatiota erilaisissa tilaisuuksissa, jotka
liittyvät liiketoimintaan tai organisaation uudelleenjärjestelyihin.
Tulevaisuudessa assistentin työ koostuu suuressa määrin tiimityötä korostavista projekteista.
Assistentti saattaa liikkua projektitiimistä toiseen tai assistentti voi olla se henkilö, joka edustaa
vakautta organisaatiossa. Hänellä voi olla myös omia projekteja.
Assistenttien määrä vähenee tulevaisuudessa, ja myös assistentit muodostavat tiimejä, joista on
hyötyä esimerkiksi tiedon jakamisessa kollegoiden kesken ja sijaisuuksien järjestämisessä.
Tulevaisuudessa yhden assistentin palveluja käyttää useampi ihminen kuin tänään. Samaan
aikaan assistenttien proaktiivisuus ja itsenäisyys kuitenkin lisääntyvät.
Organisaatiomuutokset luovat uusia uramahdollisuuksia assistenteille esimerkiksi asiantuntija- ja
esimiestehtäviin. Assistentti voi olla vastuussa talous- tai henkilöstöhallinnosta, viestinnästä tai
markkinoinnista, ja hän on mukana muutosten valmisteluissa ja muutosprosessien hallinnassa
johdon rinnalla. Assistentit seulovat, valitsevat, jalostavat ja jakavat tietoa johdolle.
Assistentit ovat vakuuttuneita siitä, että heidän työnsä kehittyy erikoistumisen suuntaan
tulevaisuudessa, ja monet erilaiset työn sisällöt ovat mahdollisia. Heillä voi olla valmentajan
rooli esimiehensä kanssa, tai he voivat edustaa häntä organisaatiossa ja muissa yhteyksissä
sidosryhmien kanssa; assistenteilla on paljon enemmän mahdollisuuksia uran rakentamiseen
kuin ennen.
2.5.2 Itsensä johtaminen
Tulevaisuuden assistentti ennakoi ja johtaa omaa työtään enemmän kuin ennen sen sijaan, että
ottaisi vastaan valmiiksi muotoiltuja toimeksiantoja johdolta. Työn hektisen luonteen vuoksi
kokeneet assistentit ovat oppineet taidon johtaa itseään ja keskittymään siihen, mitä he haluavat
oppia enemmän. Tietoisuus on ehdottoman tärkeätä. Kaikkein haastavin tehtävä on kyetä
valitsemaan lukuisista mahdollisuuksista. Keskeistä on se, että assistenttien täytyy uudistua eikä
tulevaisuutta pidä pelätä.
Tulevaisuudessa assistenteilla on enemmän aikaa tehtäviin, jotka vaativat keskittymistä, luovaa
ajattelua ja erikoisosaamista; tukitehtävien osuus vähenee. Kun assistentin rooli muuttuu
työyhteisössä, on tärkeää löytää oma persoonallinen tila ja omanarvontunto. Lähtökohta
kaikessa on, että assistenteilla on motivaatiota ja halua tehdä työtä niiden asioiden parissa, mitä
12
työ tuo tullessaan. On mahdollista myös itse vaikuttaa työn sisältöön. Työ pysy samana, vaan
muuttuu jatkuvasti, ja ihmiset etsivät enemmän merkitystä työstään. Tärkeintä on rakastaa omaa
työtään, mutta pitää myös yllä tasapaino uran ja henkilökohtaisen elämän välillä.
2.5.3 Organisointi
Organisointi liittyy tarkkuuteen, suunnittelutaitoon ja ajanhallintaan: täytyy osata tehdä asiat
oikein ensimmäisellä kerralla, säästää voimavaroja. Organisointi on keskeistä assistentin työssä,
koska muutoksia tapahtuu koko ajan. Jos organisointia ei tehdä systemaattisesti, on olemassa
suuri mahdollisuus, että muutoksia ei oteta huomioon riittävän laajasti. Oman aikataulunsa
suunnittelun lisäksi, assistentin on tärkeää olla mukana suunnittelemassa, miten työ jaetaan
tiimissä tai ryhmässä.
Keskeinen elementti organisoinnissa on myös priorisointi, joka voidaan määritellä myös sen
ymmärtämiseksi ”mikä on todella kiireistä” ja olennaista. Esimiehillä on paljon tapaamisia ja
kokouksia, joihin heidän pitää osallistua. Koska kaikkien osallistujien aikataulut täytyy ottaa
huomioon, tarvitaan usein assistenttien välisiä konsultaatioita myös sidosryhmien assistenttien
kanssa.
2.5.4 Työn aika ja paikka
Tulevaisuudessa monet liiketoiminnat globalisoituvat ja sen takia aikavyöhykkeet vaikuttavat
assistentin työhön ja rooliin organisaatiossa. Etätyöskentely yleistyy ja assistentit saattavat joutua
olemaan tavoitettavissa epäsosiaalisiin aikoihin. Joustavuus tulee olemaan olennainen osa
assistenttien roolia, mikä tarkoittaa sitä, että työ ja vapaa-aika eivät välttämättä ole erillisiä.
Etätyö
Etätyöhön liittyy ympäristönäkökulma, ja pehmeistä arvoista tulee tulevaisuuden kovia arvoja.
Etätyöskentely tarkoittaa vähemmän työhön liittyvää matkustamista, enemmän aikaa ja
toimistotilojen säästöä. Ympäristöasioiden huomioonottaminen tarkoittaa myös tehokkuutta,
koska matkustamiseen käytetään vähemmän aikaa, ja monelle työntekijöille etätyö tulee olemaan
arvostettu mahdollisuus, joka osaltaan myös helpottaa kotirutiinien hoitoa.
Perinteisesti toimisto on ollut sekä johtamisen että hallinnollisen työn keskus. Kehittyneen
teknologian ja kansainvälistymisen vaatiman matkustamisen lisääntymisen vuoksi johtajat ovat
olleet edelläkävijöitä etätyön käyttöönotossa. Assistenteille etätyömahdollisuutta ei tyypillisesti
kuitenkaan ole itsestään selvästi tarjottu. Tulevaisuudessa työn tekemisen paikkaan ja aikaan
liittyvät joustomahdollisuudet tulevat myös assistenteille mahdollisiksi esimerkiksi niin, että
assistentit alkavat myös matkustaa.
Assistentin pitää pysyä samassa rytmissä organisaation kanssa, vaikka järjestelmät
mahdollistavatkin työn tekemisen milloin ja missä tahansa. Assistenttien täytyy organisoida
työnsä niin, että se tulee tehdyksi tilanteen mukaan. Etätyö luo myös haasteita, jotka liittyvät
13
erityisesti tietoteknisiin taitoihin; on huolehdittava, että kaikilla asianosaisilla paikasta huolimatta
on mahdollisuus osallistua esimerkiksi videoneuvotteluun.
Organisaation näkökulmasta myös tietoturva ja luottamuksellisuusasiat on otettava huomioon.
Henkilöstön hyvinvointiin pitää kiinnittää huomiota, koska ei ole mitenkään epätavallista, että
kotona tehtävä työ voi tunkeutua liiaksi ihmisten henkilökohtaiseen elämään eivätkä he ole
kykeneviä itse kontrolloimaan ja erottamaan työaikaa ja vapaa-aikaa (vaikka itse luulevat
pystyvänsä).
Työn tekemisen paikalla on kuitenkin merkitys, ja johdon assistenttia tarvitaan toimistossa
huolimatta siitä, että saavutettavuus erilaisten viestintäkanavien kautta (puhelimitse,
sähköpostitse, pikaviestimillä jne.) on usein tärkeämpää kuin paikan päällä oleminen. Joitakin
sääntöjä ja sopimuksia todennäköisesti tarvitaan: työyhteisö tarvitsee myös kasvokkain
tapaamisia, vaikka fyysinen työpaikka menettääkin merkitystään. Organisaation pitää kysyä
itseltään, jos jokainen työskentelee missä tahansa ja milloin tahansa, onko ketään joka tietää
mitä on tapahtumassa?
Työn aika
Tulevaisuudessa työajalla on aivan eri merkitys kun tänään. Työaika ei ole välttämättä klo 8–16
tai 9–17, vaan paljon joustavampi. Monet assistentit ovat hyvin tunnollisia ja he voivat kokea,
että heidän oletetaan olevan aina käytettävissä yksinkertaisesti siksi, että se on mahdollista
tietotekniikan ansiosta.
Yksi mahdollisuus ennaltaehkäistä ongelmia on jakaa assistentin työaika jaksoihin. Toinen
mahdollisuus on sopia uudesta työajasta tarpeen mukaan aiemman kokemuksen perusteella, ja
pitäisikin olla mahdollista työskennellä joustavasti sisäisten asiakkaiden aikataulujen mukaan.
Pelisäännöt pitää sopia: milloin ja miten ollaan yhteydessä.
Työn ja henkilökohtaisen elämän välinen tasapaino
Työn merkitys elämänpolulla on muuttunut ja muuttuu edelleen. Työkeskeisyydestä tullaan
siirtymään muunlaisiin kokonaisuuksiin, missä työllä on erilainen rooli ja kokoluokka elämän eri
vaiheissa. Kun työskentelytavat muuttuvat ja innovaatioita arvostetaan entistä enemmän, myös
työnantajat tekevät aloitteita muuttaakseen asenteita työn ja vapaa-ajan väliseen tasapainoon.
Sanalla tasapaino on erilainen merkitys eri ihmisille. Joillekin se tarkoittaa sitä, kuinka aika
jaetaan työn ja vapaa-ajan välillä. Toisille tasapainon määrittävät tekijät ovat tulokset: tulosten
saavuttaminen töissä ja kunnollinen elämä muuten. Vapaa-aikaa pidetään rentoutumisen,
ystävien tapaamisen ja perheen kanssa vietettävänä aikana. Jotkut ihmiset analysoivat työn ja
vapaa-ajan suhdetta rahan kautta (esim. työssä käynti ja siitä saatava ansio mahdollistaa
tietynlaisen elämäntyylin).
14
Globalisaatio
Assistenteille globalisaatio tarkoittaa usein sitä, että työskentelyssä pitää ottaa huomioon eri
aikavyöhykkeet: heidän työparinsa saattaa olla toisella puolella maapalloa, he tekevät matka- ja
kokousjärjestelyjä, jotka toteutetaan missä tahansa, tai heidän pitäisi olla käytettävissä
normaalien toimistoaikojen ulkopuolella. Osa työstä yksinkertaisesti on sellaista, että sen voi
tehdä tehokkaasti vain yhdessä ja samaan aikaan.
Globaali työskentely vaati ylimääräisiä ponnisteluja, mutta helpottuu kokemuksen karttuessa.
Aikavyöhykkeet pitää ottaa aina huomioon kuten myös kesäaika ja aikavyöhykkeiden nimet. On
pystyttävä hyvin järjestelmällisesti määrittelemään aika, milloin kontakti otetaan.
Kun assistentti ja johtaja työskentelevät työparina eri maissa, heidän täytyy oppia käyttämään
hyväkseen teknologiaa monipuolisesti säästääkseen kustannuksia ja myös hyötyäkseen
aikaerosta. Säännöllinen parityöskentely eri aikavyöhykkeillä voi olla haastavaa, koska työpäivät
voivat venyä ja terveys kärsiä. Parempi ratkaisu voisi olla toinen assistentti työparina esimiehen
sijaan. Voisi myös miettiä innovatiivisia tapoja aikaeron kääntämiseksi eduksi.
15
3 Tulevaisuuden assistentin rooli
Taulukossa 3 esitetään Assistentti 2020 -verkkohaastattelun vastausten luokittelu kysymykseen
”Millainen on tulevaisuuden assistentin rooli organisaatiossa?”.
3.1
Roolikuvausten luokittelu
Taulukko 3. Roolikuvaukset luokiteltuna roolin mukaan.
Roolikuvaukset tyypeittäin
Koodattujen vastausten lukumäärä
Assistentti henkilönä (113; 14 %)
Assistentti välittäjänä (139; 17 %)
Assistentti yhteistyössä (278; 34 %)
Assistentti organisaatiossa (59; 7 %)
Assistentti järjestäjänä (227, 28 %)
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Hallinnon ammattilainen
Esimiehen edustaja ja työpari
Liiketoiminnan “pyörittäjä”
Luotettu johdon tukihenkilö
Arvostettu ammattilainen
Rajojen ylittäjä
Silta
Globaali toimija
Kansainvälisten suhteiden osaaja
13
18
22
25
35
12
36
70
21
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Myötävaikuttaminen
Yhteistyö
Verkostoituminen
Tiimityö
Solmupiste
Näkymätön voiteluaine tai liima
(Johto)ryhmän jäsen
Osa kokonaisuutta
Sopeutuja /sovitin
Mahdollistaja ja organisoija
Kiireen/kaaoksen hallitsija
25
80
33
104
36
9
13
37
53
125
49
816
Koodauksia yhteensä (816; 100 %)
3.2
Assistentti henkilönä
Assistentti voi olla esimiehensä edustaja monissa operatiivisissa asioissa, kun esimiehellä on
este. Hän on työpari, jolla on proaktiivinen rooli: hän varmistaa, että asiat sujuvat suunnitelmien
mukaan.
Assistentit ovat organisaation parhaita hallinnon asiantuntijoita, joilla on laaja näkemys
organisaatiosta. He ottavat vastuuta johdon projekteista ja liiketoiminnan käytäntöjen
rutiineista. Heidän työnsä keskiössä ovat organisaation tavoitteet ja asiakaspalvelu.
Assistentin stereotyyppi on tunnollinen ja ahkera taustavaikuttaja, joka tukee yrityksen
tavoitteita ja on ehdottoman luotettava.
16
3.3
Assistentti välittäjänä
Assistentit yhdistävät erilaisia tiimejä ja rakentavat siltoja ihmisten ja eri osastojen välille. He
linkittävät esimiehensä moniin sidosryhmiin ja asiantuntijoihin. Assistentti työskentelee
rajapintaroolissa ja näin helpottaa ihmisten työskentelyä yhdessä.
Assistentti on ammattimainen globaali toimija, joka on tottunut toimimaan yli maantieteellisten,
kulttuuristen ja aikavyöhykerajojen. Hän pitää yhteyttä etätyötä tekeviin työntekijöihin.
Assistentti toimii tulkkina tai yhdistäjänä myös eri sukupolvien välillä.
3.4
Assistentti yhteistyössä
Assistentit rakentavat verkostoja ja yhteistyötä tuntemalla ja yhdistämällä oikeat ihmiset toisiinsa
erityisesti projekteissa. Assistenttien työ tukee yhteisten tavoitteiden saavuttamista. He
edesauttavat ja motivoivat ihmisiä kehittämään uusia yhteisöllisiä työtapoja. Assistentit
vaikuttavat vahvasti taustalla siten, että päivittäiset rutiinit sujuvat jouhevasti. Tyypillisesti
assistentit työskentelevät itsenäisesti ja useamman kuin yhden johtajan kanssa.
Assistentit ovat oman organisaationsa keskiössä pitämällä yllä hyviä suhteita eri osastojen välillä
myös kansainvälisesti. Assistentti tekee aktiivisesti yhteistyötä esimiehensä ja eri toimintojen
kanssa tulevaisuudessa yhä useamman ihmisen kanssa. Hän on useiden verkostojen rajapinta ja
kiinteästi mukana projekteissa nopeuttaen asioiden etenemistä.
Koska assistentin vahvuuksia ovat täsmällisyys ja sosiaalisuus, hän tulee toimeen kaikkien
kanssa. Assistentti on siten kyvykäs toimimaan tarvittaessa keskipisteenä esimerkiksi
projekteissa. Assistentti on yhdistävä tekijä myös eri verkostoissa ja hän voi auttaa
tietoteknisissä asioissa. Assistenttikollegat tekevät yhteistyötä ratkaistessaan ongelmia yhdessä ja
rakentamalla ”palapelejä” osasista.
3.5
Assistentti organisaatiossa
Verkkohaastattelun vastaajat kuvaavat assistentin roolia organisaatiossa usein vertausten kautta
seuraavasti: Assistentti
o
o
o
o
o
on liima, joka yhdistää organisaatiota
on öljy, joka mahdollistaa organisaation sujuvan toiminnan ilman kitkaa
on mappi tai kansio
on myrskyn silmässä
on tavallisen arjen ammattilainen
17
o
o
o
o
o
o
o
o
o
pitää ja kerää kaikki langat yhteen
pitää kaikki pallot ilmassa yhtä aikaa
on joka paikan höylä
saa asiat sujumaan kuin kello, on toimiston kulmakivi
on kristallipallo, ajatusten lukija
on oikean tunnelman ja tempon orkestroija
on taustalla oleva koneisto
on toimiston hermokeskus
on tietämyksen suihkulähde
Assistentit toimivat saumattomasti yhteistyössä johdon, kollegoiden ja asiakkaiden kanssa siten,
että he saavat kaiken toimimaan sujuvasti hyvän tiedonkulun avulla. Tulevaisuuden assistentti
on osa monimutkaista organisaatiorakennetta ja työskentelee läheisesti ihmisten kanssa.
Tulevaisuuden assistentti on siirtymässä yksinäisestä, ahkerasti työtä tekevästä asemasta
enemmänkin tiimien ja johtoryhmien jäseneksi. Hän on yrityksen toiminnan ytimessä ylläpitäen
keskeisiä toimintoja. Hän on tasaveroinen ja arvostettu ryhmän jäsen.
3.6
Assistentti järjestäjänä
Assistentti sopeutuu esimiehen/työparin/tiimin työrytmiin ja työskentelee usein kiireisellä
aikataululla, mutta pystyy kuitenkin rauhoittamaan kiirettä selventäen asioita ja tasapainottaen
henkilökunnan suhteita. Assistentti pitää asiat järjestyksessä, ennakoi, välittää tietoa eteenpäin ja
delegoi tehtäviä esimiehensä puolesta eri tiimeihin.
Assistentti luovii vaikeuksien läpi ja ohjaa ihmisiä organisaatiosokkeloissa siten, että
kokonaiskuva ja asioiden suhteet toisiinsa säilyvät. Hän on tiedottaja, joka synkronoi ja
järjestelee asioita eri suuntiin.
Johdon assistentti helpottaa johtajan työtä yksinkertaistamalla sitä. Hän on aktiivisesti mukana
kaikessa sovittelemalla aikatauluja, viestimällä ja koordinoimalla. Lopputuloksena organisaatio
pystyy organisoitumaan itse, koska kaikki prosessit sujuvat jouhevasti ja fiksusti, ja työ voidaan
tehdä nopeammin ja helpommin.
18
4 Tulevaisuuden johdon assistentin osaamistarpeet
Assistentti 2020 -verkkohaastattelun kysymyksen ”Mitä tulevaisuuden assistentin tulee osata?”
vastaukset on luokittelu taulukkoon 4.
4.1
Osaamistarpeiden luokittelu
Taulukko 4. Osaamistarpeiden luokittelu ja sitaattien osuus kaikista vastauksista.
Koodausten lukumäärä
Osaamistarpeet
Liiketoimintaosaaminen (133; 12 %)
o
o
o
Toimintaympäristön ymmärtäminen
Pysyminen ajan tasalla
Liiketoimintalogiikan ymmärtäminen
67
21
45
Organisaatio-osaaminen (187; 17 %)
o
o
o
o
o
o
Muutosjohtaminen
Projektijohtaminen
Organisointi ja priorisointi
Ajanhallinta
Hallinto-osaaminen
Erikoistuminen
10
16
94
25
34
8
Viestintä- ja tiedonhallintaosaaminen
(259; 23 %)
o
o
Viestintätaidot (sis. sosiaalinen media)
Tiedonhallinta (sis. ICT-taidot)
86
173
Yhteistyö- ja vuorovaikutusosaaminen
(343; 30%)
o
o
o
o
o
o
o
Verkostojen rakentaminen ja ylläpito
Yhteistyö ja tiimityöskentely
Jämäkkyys
Hienotunteisuus ja luottamuksellisuus
Asiatuntemus
Vastuu ja tarkkuus
Kielitaito ja kulttuurituntemus
28
40
19
79
14
33
130
Monipuolisuus
Itsensä johtaminen
Joustavuus ja nopeus
Positiivisuus, tunneäly
Palveluasenne
Kehittämisasenne
65
37
45
16
20
19
o
o
Henkilökohtaiset osaamiset, ominaisuudet ja o
o
asenteet (202; 18 %)
o
o
Koodauksia yhteensä (1124; 100 %)
1124
Osaamistarpeiden syvällisemmässä analyysissä on tehty seuraava oletus: osaamistarve on
suhteellisesti sitä tärkeämpi, mitä enemmän siihen liittyviä sitaatteja on koodattu
tutkimusaineistosta. Esimerkiksi yllä olevassa taulukossa osaamistarpeen yhteistyö- ja
19
vuorovaikutusosaaminen (30 % sitaateista) voidaan olettaa olevan tärkein ryhmä assistenttien
osaamistarpeita.
Osaamistarpeiden luokittelun mukaan on tehty kolme muuta taulukkoa. Tuloksia tarkastellaan
myös suhteessa vastaajien taustatietoihin - ammattiin, ikäryhmään ja maantieteelliseen sijaintiin seuraavasti (tällä tarkastelulla voidaan tarkistaa, onko edellä olevien ryhmien välillä mielipideeroja).
Taulukko 5. Osaamistarpeiden tärkeys suhteessa ammattiin
Osaamistarve
Liiketoimintaosaaminen
Organisaatio-osaaminen
Viestintä- ja
tiedonhallintaosaaminen
Yhteistyö- ja
vuorovaikutusosaaminen
Henkilökohtaiset osaamiset,
ominaisuudet ja asenteet
Koodauksia yhteensä
Esimiehet
HR,kehittäjät
Assistentit Opiskelijat
Muut
Kaikki
11 %
17 %
17 %
17 %
12 %
17 %
7%
15 %
10 %
13 %
12 %
17 %
22 %
23 %
23 %
30 %
19 %
23 %
36 %
29 %
29 %
34 %
31 %
30 %
14 %
14 %
19 %
14 %
27 %
18 %
154
72
767
83
48
1124
1. Henkilöstöhallinnon, koulutuksen ja kehittäjien edustajat pitävät liiketoimintaosaamista
tärkeämpänä kuin assistentit, joille se taas on tärkeämpää kuin opiskelijoille.
2. Organisaatio-osaamista pitävät kaikki ammattiryhmät suunnilleen yhtä tärkeänä.
3. Opiskelijoiden mielestä viestintätaidot ja tiedonhallinta ovat tärkeämpiä osaamisalueita
verrattuna muihin vastaajiin.
4. Selkeästi tärkeimpänä tulevaisuuden assistentin osaamistarpeena pidetään kykyä
työskennellä erilaisten, eri kulttuureista ja eri kieliä puhuvien ihmisten kanssa. Esimiehet
pitävät yhteistyö- ja vuorovaikutusosaamista vieläkin tärkeämpänä kuin assistentit.
5. Assistenttien näkökulmasta henkilökohtaisiin ominaisuuksiin liittyvät osaamiset ja
asenteet ovat suhteellisesti tärkeämpiä kuin esimiesten, henkilöstöhallinnon ja
opiskelijoiden mielestä. Kuitenkin vastaajat ryhmässä (muut) näkevät henkilökohtaiset ja
asenneosaamiset kaikkein tärkeimpänä.
Seuraavassa taulukossa 6 on eritelty osaamistarpeet ikäluokkien mukaan. Nuorimmalla nykyisin
töissä olevalla Y-sukupolvella on erilainen näkemys verrattuna muihin ikäryhmiin liittyen
20
yhteistyö- ja vuorovaikutusosaamisen tärkeyteen sekä henkilökohtaisiin osaamisiin,
ominaisuuksiin ja asenteisiin.
Taulukko 6. Osaamistarpeiden tärkeys suhteessa ikään
Suuret
ikäluokat
Osaamistarve
Liiketoimintaosaaminen
Organisaatio-osaaminen
Viestintä- ja
tiedonhallintaosaaminen
Yhteistyö- ja
vuorovaikutusosaaminen
Henkilökohtaiset osaamiset,
ominaisuudet ja asenteet
Koodauksia yhteensä
4.2
X-sukupolvi
Y-sukupolvi
Kaikki
12 %
17 %
13 %
19 %
10 %
18 %
12 %
17 %
23 %
22 %
24 %
23 %
30 %
30 %
26 %
30 %
18 %
16 %
22 %
18 %
533
342
249
1124
Liiketoimintaosaaminen
Assistentin täytyy ymmärtää organisaation strategia ja toiminnot erityispiirteineen. Myös
toimintatavat liittyen historiaan, nykyhetkeen ja tulevaisuuteen on hyödyllistä tuntea.
Yleissivistys on ensiarvoisen tärkeää assistentin työssä.
Ennakointi on assistenttien avaintehtävä: he osaavat ajatella proaktiivisesti ja loogisesti. He ovat
aloitteellisia ja heillä on nopea käsityskyky. Toisaalta assistentit osaavat pysähtyä kuuntelemaan
aktiivisesti ja työskentelevät tavoitteellisesti.
Assistentti pyrkii olemaan aina askeleen edellä ja valmiina huomaamaan heikkoja signaaleja ja
muita viitteitä siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Assistentti ymmärtää toiminnan logiikan laajasti:
miten organisaation toiminta ja hallinto liittyvät toisiinsa.
4.3
Organisaatio-osaaminen
Johdon assistentti tarvitsee voimavaroja jatkuvaan muutokseen sopeutumiseksi. Lyhyen
aikavälin muutokset liittyvät aikatauluihin. Keskipitkällä aikavälillä muuttuvat toimintatavat,
organisaatiorakenteet, esimiehet jne. Tulevaisuudessa koko työ voi olla aivan erilaista.
Assistentti tuntee ja tietää ketkä ovat tärkeimpiä ja vaikutusvaltaisimpia organisaatiossa. Hän
osaa soveltaa organisaation omia käytäntöjä, sääntöjä ja ohjeita. Hän tuntee myös organisaation
toimintaan vaikuttava lainsäädännön, johon liittyvissä asioissa hänen tehtäviinsä voi kuulua
esimiehen neuvontaa.
21
Johdon assistentti on vastuussa projektipäällikkönä erikokoista (pienistä ja suurista) hankkeista.
Hän voi olla mukana millä tahansa organisaatiotasolla erityisprojekteissa, jotka vaikuttavat
hänen esimiehensä työhön. Assistentilla voi olla myös viestintä- ja raportointirooli projekteissa.
Assistentilta edellytetään kykyä tunnistaa oleelliset asiat laajoista ja moniulotteisista
kokonaisuuksista. Assistentin työssä konkreettiset asiat ja käytännöt korostuvat. Erilaiset
toimintatavat tulee tuntea, jotta voi ymmärtää oman työnsä sekä esimiehen tai tiimien työn.
Useat verkkohaastatteluun vastanneet uskovat, että tulevaisuuden johdon assistenttien pitäisi
sisällyttää omaan työhönsä jokin tai joitakin erikoistumisalueita ja valmistautua itsenäisempään
ja innovatiivisempaan työhön verrattuna perinteiseen assistenttityöhön. Esimerkkeinä
mahdollisista erikoistumisalueista mainitaan tietotekniikka, henkilöstöhallinto, taloushallinto,
viestintä, strategian toteuttaminen ja prosessien kehittäminen sekä kielitaidon laajentaminen
englannin kielen lisäksi.
Kuitenkin johdon assistentin työn ytimenä säilyy hallinnollinen ammattilaisuus: esimerkiksi
suuret ja monimutkaiset matkustus- ja kokousjärjestelyt vaativat paljon tietoa, kokemusta ja
yhteyksiä myös tulevaisuudessa. Johdon assistentti hallitsee koko prosessin alkaen tilaisuuden
pitopaikan valinnasta ja kutsuista aina jälkihoitoon asti. On monia asioita, joita palvelun
käyttäjät eivät edes huomaa ajatella eivätkä pysty hoitamaan kiireisissä aikatauluissa.
4.4
Viestintä- ja tiedonhallintaosaaminen
Viestintätaidot
Assistenteilla on usein sekä sisäisiin että ulkoisiin suhteisiin liittyvä rooli viestijänä (mahdollisesti
eri kielillä). He käyttävät työssään myös sosiaalisen median ympäristöjä. He hyödyntävät sekä
suullisen, kirjallisen että visuaalisen viestinnän taitojaan. Heidän toimeksiantajinaan ja/tai
kohdejoukkonaan vaihtelevat johtajat, päälliköt, kollegat ja koko henkilökunta sekä asiakkaat,
vierailijat, kouluryhmät jne. Viestintätilanteissa he tarvitsevat myös diplomaattisia taitoja.
Tulevaisuuden assistentti viestii globaalisti kaikkiin suuntiin sekä sisäisesti että ulkoisesti.
Viestinnässään assistentti osaa ottaa huomioon tilanteen ja käyttää selvää ja korrektia kieltä.
Assistentti loistaa viestintätaidoillaan: hän tietää milloin ja mitä kysyä, ja kuuntelee
tarkkaavaisesti. Hän toimii palveluhenkisesti ja palveluasenteella. Assistentti tarvitsee
monenlaisia taitoja viestintään liittyen: tietotekniikkataitoja, tunneälyä, empatiaa ja sosiaalisia
taitoja erityisesti käyttäessään esimerkiksi sosiaalista mediaa. Viestintätaidot ovat jatkossakin
ehdoton vaatimus assistentin ammatissa, jossa hän on yhä enemmän suodattimena johdon ja eri
sidosryhmien välissä.
Tietotekniikan käytössä assistentti voi toimia tiimin jäsenten opettajana ja auttajana. Lisäksi hän
osaa korjata sekä kirjallisen esityksen sisältöä että tyyliä ja parantaa visuaalisten esitysten
ulkonäköä – useilla kielillä. Assistentin omien tietotekniikkataitojen on siis oltava aina ajan
22
tasalla. Teknologia on assistentille tärkeä työkalu, mikä helpottaa ja tehostaa sekä omaa työtä
että kommunikointia organisaation kanssa.
Tiedonhallinta
Tulevaisuudessa vain ylimmällä johdolla on henkilökohtainen assistentti, joka on esimiehensä
korvat, silmät ja muisti – ja keskeisin toimiston tietopankki. Hän on aina valpas tiedonhallinnan
roolissaan. Assistentit etsivät, löytävät ja prosessoivat tietoa ja toimivat sen pohjalta. He
luokittelevat, tallentavat ja arkistoivat tietoa ja löytävät sen uudelleen, kun sitä tarvitaan.
Johdon assistentit ovat näkymättömiä käsiä, jotka pitävät organisaatiokaaviot ja
yritysesittelymateriaalit ajan tasalla. He seuraavat, mitä kilpailijat, kumppanit, asiakkaat ja muut
sidosryhmät tekevät. He tunnistavat ja keräävät relevanttia taustatietoa päätöksentekijöille.
Assistentit ovat koko ajan tietoisia siitä, että kaikki tieto täytyy tarkistaa. He myös tietävät, mitkä
tiedonlähteet ja kanavat ovat luotettavia. Johdon assistentti käyttää sosiaalista mediaa yrityksen
hyväksi, hän seuraa ja poimii trendejä, jotka liittyvät yrityksen toimialaan.
Tieto- ja kommunikaatioteknologian (ICT) kehittymisen myötä organisaation toimintatavat ovat
muuttuneet. Esimerkiksi etätyöskentely ja globaali, eri aikavyöhykkeillä työskenteleminen ovat
yleistyneet. Myös paperiton toimisto on alkanut toteutua. Monissa organisaatioissa tämä kehitys
tarkoittaa sitä, että assistentit yhä useammin lisäävät tehtävälistaansa termin ”intranetin
pääkäyttäjä”. Työnkuva laajenee kotisivujen, intranetin ja sosiaalisen median ylläpitoon.
Monissa organisaatioissa IT-ammattilaiset ovat intensiivisesti sidoksissa esimerkiksi tietoturvaasioihin ja järjestelmäkehitykseen. Lisäksi helpdesk-toiminnot on eriytetty käyttäjien läheltä
omiksi yksiköikseen (tai ulkoistettu). Käytännössä siis monet assistentit toimivat helpdeskinä,
neuvonantajina ja jopa käyttäjien kouluttajina. Tämä tilanne tulee kuitenkin muuttumaan, kun
vanhemmat sukupolvet jäävät eläkkeelle ja Y- ja Z-sukupolvet miehittävät työpaikat; nuoret
hallitsevat tietotekniikan jo valmiiksi.
4.5
Yhteistyö- ja vuorovaikutusosaaminen
Vuorovaikutustaidot korostuvat assistentin työssä, koska hänen tulee onnistua välittämään
oikein sekä virallisia että epävirallisia viestejä. Johdon assistentit ovat jatkuvasti puheyhteydessä
ihmisten kanssa ja heidän pitää osata kysyä mitä tahansa, ratkoa erimielisyyksiä ja vastaanottaa
palautetta ja ohjeita. Hänen tulee myös osata vastata esimiehensä puolesta – ei vain ottaa
soittopyyntöjä.
4.5.1
Verkosto- ja tiimityöskentely
Johdon assistentti rakentaa ja laajentaa omaa verkostoaan koko ajan. Verkostosuhteita
assistentti käyttää monella tavalla: saa ja jakaa tietoa, hankkii apua tai palveluita sekä ideoi ja
oppii muiden kanssa.
23
Assistentit verkostoituvat sisäisesti ja organisaation ulkopuolelle sidosryhmien kanssa, ja myös
muiden assistenttien kanssa vertaisverkostoissa. Verkostoitumisessa hyödynnetään sähköisiä
viestintäkanavia, sosiaalista mediaa (esim. LinkedIn) ja henkilökohtaista kasvokkain viestintää.
Tulevaisuudessa verkostoitumistaidot ovat vieläkin tärkeämpiä, koska organisaatiot muuttuvat
tasavertaisemmiksi, ei-hierarkkisemmiksi ja rakenteeltaan monimutkaisemmiksi eli
verkostomaisemmaksi.
Hyvällä assistentilla on paljon kontakteja: johdon assistentti tuntee ihmiset ja tietää, mikä heille
on tärkeää. Assistentit ovat vuorovaikutuksessa useamman kuin yhden tason johtajien,
päälliköiden ja esimiesten kanssa. Yhdistämällä oikeita ihmisiä assistentti lisää tuottavuuttaan
organisaatiolle ja koko työyhteisölle. Tulevaisuudessa vastuuta jaetaan entistä enemmän tiimin
kesken kuitenkin niin, että jokaisen henkilökohtainen panos on tärkeä. Organisaatiot etsivät
persoonallisuuksia.
Yhteistyö ja tiimityö tarkoittavat konseptien, ideoiden ja ehdotusten myymistä, neuvotteluja ja
toimeenpanoa mutta myös kyselemistä ja kuuntelemista. Yhteistyön kautta ihmiset sitoutuvat
projekteihin. Tulevaisuuden assistentin rooli tiimin jäsenenä tulee merkittävämmäksi, assistentti
voi olla esimerkiksi projektipäällikkö eli kantaa vastuuta tuloksista, tai hän voi tukea tiimityötä
parityöskentelyn tai johtoryhmän jäsenen roolin kautta.
4.5.2 Jämäkkyys ja hienotunteisuus
Johdon assistentti arvostaa osaamistaan ja ammattilaisuuttaan: hän on oman alansa asiantuntija
ja ylpeä siitä. Hän ymmärtää olevansa myös vallankäyttäjä. Assistentti on jämäkkä
päätöksentekijä, joka osaa ilmaista omat mielipiteensä ja haastaa kollegansa. Hän tarvitsee
itseluottamusta tehtävissään, mutta hänen on oltava myös tiimipelaaja ansaitakseen johdon ja
henkilökunnan kunnioituksen.
Johdon assistentti on portinvartija, joka osaa luovia erilaisissa tilanteissa päättäväisesti mutta
ystävällisesti. Assistentti on ehdottoman luotettava ja kohtelee kaikkia hienotunteisesti. Hän
pitää asiat omana tietonaan: hän ”näkee kaiken, kuulee kaiken – mutta ei sano mitään”. Hän
ymmärtää mikä hänen näkemänsä, kuulemansa tai lukemansa on luottamuksellista.
Usein assistentti on keskipiste monille ihmisille ja asioille organisaatiossa. Aina välillä assistentti
joutuu toimimaan työpaikkapsykologina, kuuntelemaan ihmisten huolia ja auttamaan heitä
sopimaan konflikteja kuitenkaan itse sekaantumatta asiaan ja riidan aiheeseen. Organisaation
”tapaamispisteenä” assistentin ansaitsee kaikkien esimiesten, työtovereiden ja ulkopuolisten
yhteistyökumppaneiden luottamuksen kohtaamalla heidät aidosti ja herkästi. Empaattisuus
antaa assistentille ainutlaatuisen mahdollisuuden työskennellä missä tahansa ympäristössä ja
miten erilaisissa olosuhteissa tahansa.
Assistentti työskentelee usein paineen alla nopeasti ja hermostumatta. Hänen täytyy oppia
ottamaan käyttöön ajanhallintatyökalut, koska aika on ikuinen haaste ja ongelma hänen
työssään. Ylimmän johdon parina työskennellessään työparin monenlaiset tavoitteet ja yletön
työmäärä vievät assistentin helposti samaan tilanteeseen. Välttääkseen tämän assistentin täytyy
olla valmistautunut toimimaan ja huolehtimaan itsestään, kun hän huomaa itsessään negatiivisia
24
fyysisiä tai psyykkisiä vaikutuksia. Assistentti voi joutua joustamaan työajoissaan, joten hänen on
tärkeää tietää myös omat rajoituksensa ja pitää huolta itsestään.
Vuonna 2020 työelämässä on samaan aikaa viisi eri sukupolvea, ja kansallisten kulttuurien
ymmärtämisen lisäksi sukupolvien erilaisuuden empaattinen käsittäminen on todella tärkeitä
taitoja: assistentti voi toimia siltana eri sukupolvien välillä. Johdon assistentin rooli ilmapiirin
luomisessa korostuu, koska johtoryhmässä voi olla eri-ikäisiä, eri sukupolvea edustavia jäseniä,
joilla on hyvin erilainen asenne työtä ja yleisesti elämää kohtaan.
4.5.3 Kielitaito ja kulttuurituntemus
Kaikista tulevaisuuden assistentin osaamistarpeista kirjallista ja suullista kielitaitoa pidetään
toiseksi tärkeimpänä kompetenssina johdon assistenteille. Kielitaitoon kuuluu myös oman
äidinkielen hallinta. Koska käytännössä jokaisessa tämän päivän organisaatiossa jo tänään on
globaaleja yhteyksiä ja organisaatiot itse ovat usein monikulttuurisia, pidetään englannin kielen
osaamista itsestään selvyytenä.
Riippuen assistentin sisäisistä ja ulkoisista asiakkaista yhden tai kahden vieraan lisäkielen
osaaminen on vahvuus. Erityisesti kiinan kieltä pidetään tärkeänä, koska Aasian taloudellinen
merkitys kasvaa tulevaisuudessa. Samoin maantieteellisesti läheiset kaupalliset markkinat
vaikuttavat tiettyjen kielten tarpeeseen. Kielitaitoa tarvitaan myös alihankinnan ja ulkoistettujen
palvelujen siirtyessä ulkomaille.
Vastaajat korostavat kielten tärkeyttä avaimena kulttuurien ominaispiirteiden ja erikoisuuksien
sekä tapojen ja liiketoimintaetiketin ymmärtämiseen. Monissa organisaatioissa johdon assistentit
ovat kulttuurineuvonantajia tai -valmentajia koko yritykselle ja erityisesti henkilöille, jotka
tapaavat kumppaneita, asiakkaita, kollegoita tai muiden sidosryhmien edustajia kansainvälisesti.
On huomattava myös, että eri liiketoiminta-alueilla voi olla ihan oma kulttuurinsa. Assistentin
tulee ymmärtää paikallisten kulttuurien lisäksi liiketoiminnan alakohtainen kulttuuri (omat tavat,
käytännöt, rajoitukset ja sovitut normit) voidakseen työskennellä sujuvasti organisaatiossa.
Assistentti lukee ja tulkitsee asioita pystyäkseen sopeuttamaan oman käytöksensä niiden
mukaan. Tärkeää on myös ottaa huomioon organisaation pukeutumistyyli.
Tulevaisuudessa toimimme monikulttuurisessa ympäristössä ja kielitaito on olennainen osa
jokapäiväistä työtä. Assistentti työskentelee globaalisti ja hänen tulee kyetä yhteistyöhön eri
kulttuureista tulevien ihmisten kanssa. Hän on myös kokonaisvaltaisesti kiinnostunut maailman
tapahtumista.
Globalisaatio vaatii päivittäin vahvaa englannin kielen taitoa lukuisissa organisaatioissa. Usein
kansainvälisissä yhteyksissä käytetään kuitenkin ‘bad English’ -kieltä. Mutta esimerkiksi
sopimuksissa, korkean tason neuvotteluissa ym. tarvitaan ihmisiä, jotka puhuvat ja kirjoittavat
englantia lähes natiivitasolla. Teknologiaan liittyvien innovaatioiden ennustetaan kehittyvän
tulevaisuudessa ja kattavan myös puhutun kielen kääntämisen kirjoitetun tekstin lisäksi.
25
4.5.4 Henkilökohtaiset osaamiset, ominaisuudet ja asenteet
Tulevaisuuden assistentti on oma-aloitteinen, vastuullinen ja täsmällinen. Hän on kärsivällinen
ja suorittaa aina tehtävät loppuun asti. Hänen oletetaan esimiehen toimeksiantojen lisäksi
tuovan erilaisia näkemyksiä esimiehensä tietoon. Hän on esimiehen kuuleva korva, empaattinen
henkilö, joka osaa lukea rivien välistä. Assistentti on paljon kosketuksissa luottamukselliseen
tietoon, jota hän ei voi jakaa kenenkään kanssa. Assistentti tunnistaa, mitä tehtäviä hän voi
tehdä auttaakseen työpariaan.
Tulevaisuuden assistentti on ulospäin suuntautunut persoona, joka tarkkailee, valmentaa ja
sparraa johtoa. Assistentti osallistuu päätöksentekoprosesseihin esimerkiksi tuomalla esiin
erilaisia vaihtoehtoja ja aiheeseen liittyviä yksityiskohtia ja varmistaa, että päätökset perustuvat
kokonaisvaltaiseen näkemykseen. Hän myös takaa sen, että julkaistava materiaali on
korkealaatuista.
Koska johdon assistentti on proaktiivinen, joustava, kokenut, ihmiskeskeinen ja
järjestelykykyinen, hän on johtajan todellinen liiketoimintakumppani – luotettava luottamuksen
arvoinen hyvä viestijä, priorisointikykyinen henkilö, joka tulee toimeen kaikenlaisten ihmisten
kanssa. Ja ennen kaikkea assistentti on huumorintajuinen.
Assistentin täytyy kyetä itse tekemään arvioita, seurata aikaansa sekä olla utelias ja avoin uusille
asioille. Assistentti on organisaationsa käyntikortti, maineen ja imagon rakentaja.
Assistentin tulee olla nopea oppimaan ja ajattelemaan, nopea löytämään ratkaisuja. Lisäksi hän
on henkilönä muuntautumiskykyinen, kehittyvä ja kasvava - ollakseen aina edellä aikaansa.
Assistenttien täytyy käsitellä monia asioita samanaikaisesti ja priorisoida. Assistentti
keskeytetään vähän väliä, ja yllättäviä tilanteita tulee usein.
Vuoden 2020 assistentti on vähemmän riippuvainen esimiehestään, työskentelee hänen oikeana
kätenään ja tiiminä muun organisaation kanssa. Assistentti vapauttaa johdon aikaa johtamiselle
ja sidosryhmätyöhön.
26