Sisällysluettelo PDF -tiedostona

Salli Kankaanpää | Aino Piehl
TEKSTINTEKIJÄN
KÄSIKIRJA
Opas työssä kirjoittaville
Sisällysluettelo
Sisällysluettelo
kirjan koosteet ja luetelmat
13
Alkusanat
15
JOHDANTo
17
Kirjoittamisympäristön muutoksia
Asiateksti, asiatyyli, asioimisteksti
Maailman muutokset eivät ole mullistaneet kirjoittamista
Kirjan sisällöstä ja etenemisestä
Mitä kirjassa ei käsitellä? Erot aiempaan Tekstintekijän käsikirjaan
Lopuksi
17
20
21
22
24
25
26
Kirjoittaminen
TEKSTIN TEKO PROSESSINA 29
Kirjoittamisessa on monta vaihetta Valmistautuminen Suunnittelu
Tiedon keruu
Sisällön valinta
Käsittelyjärjestyksen suunnittelu
Kirjoittaminen
Muokkaaminen
Palautteen hakeminen
Viimeistely
Tekstin tekeminen ryhmässä Sopikaa menettelystä
Sopikaa tavoitteesta Sopikaa tyylistä ja sävystä
Keskustelkaa tekstin ulkoasusta
Aivoriihi mielikuvakartasta tai asialistasta
Kirjoittaako sihteeri vai tehdäänkö tilkkutäkkiteksti
Kokoontukaa muokkaamaan ensimmäistä luonnosta
Yhteistyö käy sähköisin apuvälinein
Hankkikaa palautetta
Viimeistely on yhden tehtävä
Kieliasussakin on yhtenäistettävää
Tekstin pituuden suunnittelu ja (oman) tekstin lyhentäminen
Miten teksti pysyy oikean pituisena?
Miten lyhentää liian pitkää tekstiä?
Lyhentämisluku esimerkkinä tekstin lyhentämisestä
29
30
31
32
33
36
38
39
40
42
43
43
43
43
44
44
44
44
45
45
45
46
46
47
48
51
5
Sisällysluettelo
Tekstin suunnittelu
TEKSTIN TAVOITE
57
Miksi tekstin tavoitteen ajatteleminen on tärkeää?
Millaisia tavoitteita teksteillä on?
Mihin tavoite vaikuttaa?
Miten tavoitteen voi ottaa huomioon?
Tieto esiin tiedottavassa tekstissä
Lukijaan vaikutetaan perusteluilla ja tekstin sävyllä
Lukijalle tieto, mitä tehdä ja miksi
57
KENELLE KIRJOITAN?
67
Tunne lukijasi – mitä lukijasta pitää tietää?
Kiinnostuksen kohteet
Lukijan tiedot
Tarpeet ja odotukset
Asenteet ja uskomukset
Kielimuotojen tuntemus ja lukutottumukset
Lukemiseen käytettävissä oleva aika
Kirjoitatko yhdelle vai monelle?
Monta erilaista lukijaa – monta eri tekstiä?
Esimerkki eri lukijakunnille suunnatuista teksteistä
Samalla tekstillä monta erilaista lukijaa
Ethän kirjoita haamuille?
69
69
69
70
70
70
71
TEKSTIN SISÄLLÖN VALINTA
79
Miten arvioida tietomäärää?
Liian vähän tietoa
Varo, ettei tekstiisi synny aukkoja
Käytä sanoja ymmärrettävästi
Liikaa tietoa Karsi turhat tiedot
Jaa asioita eri teksteihin Yksi teksti vai monta tekstiä samalle vastaanottajalle
Eri tekstit erilaisille vastaanottajille
Käytä liitteitä ja taulukoita
80
57
59
59
60
62
63
72
73
74
76
77
81
82
82
85
85
86
86
88
88
Tekstin rakenne
TEKSTIN JÄSENNYS JA ESITTÄMISJÄRJESTYS 91
Asiat järjestykseen
Erilainen teksti – erilainen järjestys
Järjestä asiat lukijan mukaan
Aikajärjestys
Aikajärjestys selostuksessa
Aikajärjestys ohjeessa
6
91
92
93
94
95
99
Sisällysluettelo
Aihepiirijärjestys
Mikä aihepiiri ensin? Yleisestä yksityiseen
Mihin aihepiirijärjestys sopii?
Ongelmanratkaisujärjestys
Kärkikolmiomalli Mikä on tärkein asia?
Vastakohtajärjestys
Motivointijärjestys
Mielipidetekstin jäsennys
Assosiaatiojärjestys
Hypertekstin rakenteita
Paikallisia jäsentelyratkaisuja
Kysymys-vastausmalli
Väite-kommenttimalli
Kappalejako
Kappaleesta toiseen – näkökohdasta toiseen
Lyhyet vai pitkät kappaleet?
Merkitse kappaleraja selvästi Miten rakennan kappaleen?
Kuinka itsenäisiä kappaleet ovat?
101
103
103
107
ALOITUS JA LOPETUS
147
Alku on tärkein
Tekstiin johdattelevia aloituksia
Mene suoraan asiaan
Tiivistä tekstin sisältö
Anna lukemisohjeita
Rajaa aihe (kerro, mistä teksti kertoo, mistä ei)
Määrittele ongelma, jota tekstissä käsitellään
Määrittele lyhyesti pääkäsite
Liitä teksti muihin teksteihin
Liitä teksti maailmaan
Taustatiedon esittely
Tosiasia-aloitus (fakta-alku)
Luettele tosiasioita, jotka osoittavat aiheen tärkeyden
Kerro itsestäsi
Kiinnostusta herättäviä alkuja
Käänny suoraan lukijan puoleen Retorinen kysymys
Liioitteleva, kärjistävä väite tai kysymys
Vastakohta-asettelu tai vertailu
Suora lainaus eli sitaatti
Esimerkkitapaus
Konkreettisia tapausesimerkkejä
Kuvaus
147
110
114
118
121
123
125
126
128
132
133
135
136
136
140
141
141
143
148
148
149
149
150
150
151
152
153
153
155
156
156
157
157
158
159
159
159
161
161
161
7
Sisällysluettelo
Lyhyt alkulause on paras
Aloitus ja muut tekstin osat
Alun voi kirjoittaa viimeiseksi
Tarvitaanko lopetusta?
162
Otsikointi
167
Pääotsikko kertoo asian
Väliotsikot jäsentävät tekstiä
Väliotsikot lukijan apuna
Väliotsikot houkuttelevat lukemaan eteenpäin
Linkkiotsikot johtavat verkkosivuston muille sivuille
Millainen otsikko on paras – otsikkotyyppejä
Nimeävä otsikko on nimilappu
Aiheen kertovat lauseotsikot
Tiivistävä otsikko säästää lukemasta kaikkea
Houkutteleeko otsikkosi lukemaan?
Kysyvä otsikko
Käske tai kehota
Kärjistykset
Kohti dynaamisuutta
Sanaleikit
Soinnut ja rytmit
Havainnollinen otsikko saa aikaan mielikuvan
Mikä on otsikon sopiva pituus?
Otsikko ja muut tekstin osat Otsikko ja tunnistetiedot
Otsikko ja sähköpostin aihekenttä
Otsikko ja viitekohta
Otsikko ja puhuttelu
Otsikko ja teksti
167
163
164
164
168
169
170
171
171
172
173
174
175
176
178
179
179
179
180
180
181
182
182
182
183
183
184
Tekstin ymmärrettävyys ja sävy
TEKSTIN YHTENÄISYYS
189
Asia ja mitä siitä sanotaan: teema ja reema
Ovatko teemat lukijalle tuttuja? Teema ja sanajärjestys Miten viitata tekstissä mainittuihin asioihin? Miten lauseet ja virkkeet liittyvät toisiinsa? Kerro, miten teksti rakentuu
190
190
194
LAUSE- JA VIRKERAKENTEEN SELKEYS
203
Millainen on selkeä lause ja selkeä virke? Mutkikkaat lauseet ja virkkeet selkeämmiksi Kaksitulkintaiset lauserakenteet Pitkät etumääritteet
Pitkät ja mutkikkaat virkkeet
8
203
196
198
202
207
207
211
212
Sisällysluettelo
HAVAINNOLLInen kielenkäyttö
216
Käytä konkreettista kieltä
Abstraktin kielen tuntomerkkejä
Kuka käsitettä tarvitsee? Havainnollistuskeinoja
Konkreettinen selitys abstraktin ilmauksen rinnalla
Konkreettiset esimerkit
Suorat lainaukset
Kielikuvien voima ja vaarat
Erilaiset kielikuvat
Millainen on hyvä kielikuva?
Mistä otan kielikuvan?
Kärjistys ja liioittelu
Substantiivityylistä verbityyliin
Miten muokata substantiivityylistä tekstiä?
Miten havainnollistan erilaisia tekstejä?
Miten havainnollistan suunnittelun kieltä?
Miten havainnollistan tilastokieltä?
Miten havainnollistan asiakastekstejä?
216
219
221
TEKSTIN SÄVY JA KOHTELIAISUUS
243
Näkökulma
Kuka toimii tekstissä ja kuinka aktiivisena toiminta esitetään? Mitkä asiat kirjoittaja ilmaisee varmoina? Otetaanko myös lukijaan vaikuttavat asiat tekstissä huomioon? Millaisia ilmauksia tekstissä käytetään ihmisryhmistä ja asioista? Kohteliaisuus vuorovaikutteisissa teksteissä
Alku- ja lopputervehdykset
Kohteliaisuusilmaukset
Vastaanottajaan ja kirjoittajaan viittaaminen
Kehotukset ja ohjeet
244
244
248
249
249
222
223
223
225
226
226
228
231
232
233
233
237
237
239
241
252
252
252
253
254
Erilaiset tekstit
TEKSTILAJIT
261
Asiakaskirje
Kirjeen tarkoitus Kirjeen jäsentely
Puhuttelu ja alkutervehdys
Lopputervehdys
Sävy
Me vai Yritys Oy tai Tarkastusvirasto
Lisätiedot
Vastaanottajalle ikävät ja vaikeat asiat
Kirjoittajalle ikävät asiat
262
263
263
263
264
264
267
268
269
272
9
Sisällysluettelo
Tiedotteet
Lehdistötiedote
Asiakastiedote
Sisäiset tiedotteet
Sähköpostiviestit
Sähköpostissakin tilanne ratkaisee tyylin
Sähköpostissa ulkonäkö on tärkeä
Käytä aihekenttää
Käytä kappalejakoa ja tarpeen mukaan väliotsikoita
Korosta tärkeitä kohtia kaikille käytössä olevin keinoin
Älä käytä viesteissä erikoismerkkejä
Tärkeät viestit tehdään sähköpostiinkin huolellisesti
Sähköposti ei ole omiaan pitkiin eikä muotoiltuihin viesteihin
Ota kirjoittaessasi huomioon, miten viestiin vastataan
Osoita sanasi jokaiselle viestisi saajalle henkilökohtaisesti
Kutsu
Houkutteleva kutsu
Tilaisuus määrää kutsun sävyn
Kokouskutsut
Ohjeet
Ota mukaan ohjeeseen kaikki tarpeelliset asiat, mutta älä turhia
Esitä ohje tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä
Sopeuta ohjeet lukijakuntaan
Esitysohjelmien kalvot Kalvon pitää auttaa yleisöä
Kalvolla on hyvä olla otsikko
Kalvolla ei saa olla liikaa asiaa
Kalvolla pitää olla jonkinlainen kokonaisuus
Kalvon lauseita ei saa lyhentää käsittämättömiksi
Kalvolla pitää olla ymmärrettävä luetelma
Kaikkea ei tarvitse esittää kalvoilla
Kalvolle se, mikä pitää esittää täsmällisesti
Etäopiskeluun tai tiedottamiseen tarkoitetut esitykset
Muistio, raportti ja selvitys
Tavoite selväksi
Muistion ja raportin pitää olla hyviä tekstejä
Yhteys- ja jakelutiedot kiinnostavat lukijoita
Tiivistelmä
Erilaisia tiivistelmiä eri tarkoituksiin
Tiivistelmän paikka
Tiivistelmä on lyhyt
Tiivistelmän pitää olla hyvä teksti
Pöytäkirja ja kokousmuistio
Pöytäkirjanpitäjän avuksi
Pöytäkirjan jäsennys
Otsikointi, ryhmittely ja numerointi parantavat luettavuutta
10
273
274
280
284
287
287
288
288
289
289
289
290
290
290
291
291
294
294
294
295
296
296
299
300
301
301
301
302
302
302
303
303
304
304
305
305
305
306
306
307
308
308
309
309
310
312
Sisällysluettelo
Aikamuotojen käyttö
Pöytäkirjan välttämättömät tiedot ja niiden esittäminen
Pöytäkirjan ote
313
314
317
Lausunto
Lausunnon kanta selvästi esiin tekstissä
Perustelut ovat vaikuttamisen keino
Älä unohda tiivistelmää
Otsikot parantavat lausuntoakin
Lausunnossa voi olla myös liitteitä
Lausuntopyyntö
Päätös
Päätöksen rakenne
Perustelut
Käytä syy-yhteyksien ilmaisemiseen selviä kielen keinoja perusteluosassa
Otsikoiden avulla löytää hakemansa
Muutoksenhaku ja lisätiedot kiinnostavat
Päätöksestä ilmoittaminen
Sävy
Pitkien päätöstekstien kirjoittajan avuksi
319
319
320
321
322
322
TEKSTIMALLit
334
Mitä hyötyä malleista on?
Malli helpottaa toistuvien tekstien kirjoittamista
Organisaatio hyötyy yhtenäisistä malleista
Malli auttaa myös lukijaa
Onko tekstejä ilman mallia?
Kaavat kangistavat – mistä apu?
Riko kaavaa tilanteen mukaan
Huolehdi tekstin yhtenäisyydestä
Onko mallisi oikeasta tekstilajista?
Mallia täytyy voida muuttaa
Tee itse omat tekstimallisi ja muokkaa niitä tarpeen mukaan
Mallin suunnittelu ja kirjoittaminen
Testaa ja ota käyttöön
Eri tason malleja: jäsentelystä asetteluun
334
335
335
336
336
Kirjoittajan tarkistuslista
351
Kirjallisuusluettelo 357
Hakemisto 363
323
324
324
327
328
330
330
331
331
332
337
337
338
340
340
341
341
342
344
11
Kirjan koosteet ja luetelmat
kirjan koosteet ja
luetelmat
Johdannossa
Tekstintekijän käsikirjan käyttö ja sisältö 17
Kirjoittajalle ja organisaatiolle tärkeitä asioita
22
Luvussa Tekstin teko prosessina
Kirjoitusprosessin vaiheet 29
Kysymyslista sisällön valinnan avuksi 33
Mielikuvakartta (kuvio) 34
Merkityssuhdekaavio 35
Palautteen antamisen avuksi 41
Kirjoitusprosessi pähkinänkuoressa 42
Näin saat tekstin pysymään toivotussa
pituudessa 47
Lyhentäjän muistilista 51
Luvussa Tekstin tavoite
Tekstin vaikutukset 57
Näin otat tavoitteen huomioon tekstissä 66
Luvussa Kenelle kirjoitan?
Mihin lukija vaikuttaa 68
Mitä lukijasta kannattaa ottaa huomioon? 72
Muista lukija koko ajan 78
Luvussa Tekstin sisällön valinta
Sopiva määrä asiaa sopivasti esitettynä 79
Kysymyslista sisällön valinnan avuksi 80
Tietomäärän arviointi 81
Karsi turhat tiedot 85
Luvussa Tekstin jäsennys ja esittämisjärjestys
Jäsentelyratkaisuja 93
Aikajärjestys 94
Aihepiirijärjestys 101
Minkä mukaan asioita voi luokitella? 102–103
Miten aihepiiristä toiseen edetään? 107
Ongelmanratkaisujärjestys 110
Tutkimusraportin jäsentely 111
Kärkikolmiomalli 114
Mikä on tärkein asia? 118–119
Kärkikolmiojärjestyksen etenemistapoja 120
Vastakohtajärjestys 121
Motivointijärjestys 123
Mielipidetekstin jäsennys 125
Assosiaatiojärjestys 126
Hypertekstin rakennemalleja 128
Kappaleet tekstin osina 146
Luvussa Aloitus ja lopetus
Aloitus 147
Alku kertoo, mistä on kysymys 148
Kirjoittajaa auttavia aloitusluonnoksia 164
Lopetus 166
Luvussa Otsikointi
Näin laadit otsikon 167
Pääotsikko 168
Väliotsikko 168
Otsikkotyyppejä 171
Hyvä otsikko 171
Houkutteleva otsikko 176
Otsikoijan tarkistuslista 186
Luvussa Tekstin yhtenäisyys
Selkeä juoni 189
Mistä asia on lukijalle tuttu? 194
Millä tavoin tekstissä mainittuun asiaan voi
viitata? 198
Kytkentäilmauksia 200–201
Luvussa Lause- ja virkerakenteen selkeys
Mikä on lause? 203
Mikä on virke? 203
Lauseitten ja virkkeitten pituus erilaisissa
teksteissä (taulukko) 205
Lauseenvastike vai sivulause? 210–211
Vaihtoehtoja pitkälle tai kaksitulkintaiselle
etumääritteelle 212
Miten saan lauseistani selkeitä? 215
Miten saan virkkeistäni selkeitä? 215
13
Kirjan koosteet ja luetelmat
Luvussa Havainnollinen kielenkäyttö
Konkreettisen kielen tuntomerkkejä 218
Abstraktin kielen tuntomerkkejä 219
Havainnollistuskeinoja 222
Esimerkkejä aiheista, joiden esittämisessä
kuvista tai kuvioista on apua 222
Typografisia havainnollistuskeinoja 222–223
Tavallisia suhdeverbejä 235
Konjunktioita, joilla suhdeverbit voi korvata 235
Verbityylin edut verrattuna substantiivityyliin
237
Luvussa Tekstin sävy ja kohteliaisuus
Sävyyn vaikuttavia asioita, joissa näkökulma
ilmenee 244
Asiallinen nimitysten käyttö 251
Vuorovaikutteisten tekstien
kohteliaisuuskeinoja 252
Etäisen ja läheisen kohteliaisuuden muotoja 255
Tarkista tekstisi sävy ja kohteliaisuus 257
Luvussa Tekstilajit
Käsiteltävät tekstilajit 261
Kun teet vastauskirjettä valitukseen 272
Tiedotteen kirjoittajan kysymyslista 273
Pöytäkirjan ja kokousmuistion välttämättömät
tiedot 314
Virallisen kokouksen pöytäkirjan välttämättömät
tiedot 315
Pöytäkirjan otteen kohdat 317
Lausuntotyypit 319
Lausuntopyynnön sisältö 323
Mikä päätöksessä kiinnostaa lukijaa? 324
Perinteinen päätöksen rakenne 324
Miksi päätös pitää perustella? 327
Luvussa Tekstimallit
Kirjoittamiseen liittyviä malleja 335
Tekstimallin hyödyt ja haitat 337
Miten mallin haittoja voi vähentää? 337
Toimiva organisaatiokohtainen tekstimalli 341
Asiakirjastandardin SFS 2487 mukainen asettelu
348–350
Luvussa Kirjoittajan tarkistuslista
Kysymyksiä tekstistäsi 352–356
14