Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja
Transcription
Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja
Til n se in uk tar ai ka su st Kä ud uk se si ki en n rj T ar ja a ka st uk nm nö än 12 20 in tu is Sä tu as an mio op uo ro st Eu rk ta in Til FI |2 Yleiskatsaus TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA YLEISKATSAUS TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO OSA 1 – YLEISTÄ OSA 2 – TILIEN LUOTETTAVUUS OSA 3 – SÄÄDÖSTEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN TERMIT JA LYHENTEET Lisätietoja aiheesta: Yhteystiedot Euroopan tilintarkastustuomioistuin – CEAD-jaosto Tarkastuksen metodologia ja tuki Sähköposti: AMS ECA-CONTACT/Eca tai [email protected] Käsikirjaa saa kopioida ja jakaa pyytämättä lupaa tilintarkastustuomioistuimelta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Yleiskatsaus |3 Sisällysluettelo TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO 9 Käsikirjan tarkoitus ja kohdeala 10 Tilintarkastustuomioistuimen tarkastusmetodologian rakenne 10 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirjan rakenne 11 OSA 1 – YLEISTÄ 13 Osio 1 – Puitteet 1.1 Varmennustoimeksiannon määritelmä 1.2 Käsikirjan soveltamisala 1.3 Mitä tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava? 1.4 Annettavat tarkastuskertomukset ja lausunnot 1.5 Tilintarkastustuomioistuimen lakisääteinen oikeus saada tietoja 1.6 Tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia koskevat tilintarkastustuomioistuimen ammatilliset velvoitteet 1.7 Tilintarkastustuomioistuimen toimittamien tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten lajit ja tavoitteet 1.8 Tarkastuskannanotot 1.9 Yleiskatsaus tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen prosessiin 1.10 Tarkastustyön dokumentointi 1.10.1 Tarkastusdokumentaation oikea-aikainen laatiminen 1.10.2 Suoritettujen tarkastustoimenpiteiden ja hankitun tarkastusevidenssin dokumentoiminen 1.10.3 Tarkastuskansioiden kokoaminen 1.10.4 Tarkastusdokumentaatioon tehtävät muutokset 1.11 Laadunvalvonta 1.11.1 Laadunvalvonnan määritelmä 1.11.2 Laadunvalvontajärjestelmän osa-alueet Osio 2 – Suunnittelu 15 15 16 16 17 18 18 19 21 23 23 23 24 24 24 24 25 26 2.1 Yleiskatsaus suunnitteluun 2.1.1 Tarkastustoiminnan suunnittelu tarkastustehtävän lähtökohtana 2.1.2 Mitä tarkastuksen suunnittelulla tarkoitetaan 2.1.3 Suunnittelun merkitys ja luonne 2.1.4 Suunnittelun vaiheet 2.2 Olennaisuuden määrittäminen 14 2.2.1 Johdanto ja määritelmä 2.2.2 Huomio tietojen käyttäjiin 2.2.3 Miksi olennaisuus määritetään 2.2.4 Milloin olennaisuus on otettava huomioon 2.2.5 Määrälliset ja laadulliset näkökohdat 27 27 29 29 30 30 30 30 31 31 32 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |4 Sisällysluettelo 2.2.6 Olennaisuuden dokumentointi 33 2.3 Riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä muodostetun käsityksen avulla, tilintarkastustuomioistuimen varmuuteen perustuva malli mukaan lukien 33 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 50 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 56 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen 76 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointimenettelyt 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä 2.3.3 Toimintariskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.4 Organisaation sisäinen valvonta 2.3.5 Käsityksen muodostaminen organisaation sisäisestä valvonnasta 2.3.6 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.7 Havaitsemisriskin määrittäminen 2.3.8 Varmuuteen perustuva malli 2.3.9 Dokumentaatio 2.4.1 Mitä tarkastusevidenssi on? 2.4.2 Tarkastusevidenssin riittävyys 2.4.3 Tarkastusevidenssin relevanssi 2.4.4 Tarkastusevidenssin luotettavuus 2.4.5 Tarkastusevidenssin vahvistus tai vahvistuksen hankkiminen useista lähteistä 2.4.6 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.7 Tarkastusevidenssin tyypit 2.4.8 Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi 2.4.9 Mahdollisuus hankkia evidenssiä 2.4.10 Tarkastusevidenssin luottamuksellisuus 2.4.11 Tarkastusevidenssin dokumentointi 2.5.1 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelussa huomioon otettavia näkökohtia 2.5.2 Tarkastustoimenpiteen sisältö 2.5.3 Kuinka tarkastustoimenpiteet suunnitellaan 2.5.4 Kontrolleja koskevien testien suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus 2.5.5 Aineistotarkastustoimenpiteiden suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus 2.5.6 Otanta ja muut testaukseen poimittavien yksiköiden valintaan käytettävät keinot 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio 2.6.2 Tarkastusohjelma 2.6.3 Tarkastuksen suunnitteluvaiheessa tehtyjen päätösten muuttaminen tarkastuksen aikana 2.6.4 Dokumentaatio Osio 3 – Toteutus 3.1 Toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen 3.2.1. Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi 3.2.2 Kontrollien testaaminen 3.2.3 Aineistotarkastustoimenpiteiden suorittaminen – yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.2.4 Testeissä saatujen tulosten dokumentointi 34 37 38 39 42 44 46 46 49 50 51 51 52 52 53 53 54 55 55 55 56 58 58 63 68 69 76 77 78 78 79 80 81 81 82 84 86 3.3 Tarkastustoimenpiteiden tulosten arvioiminen 87 3.4 Analyyttiset toimenpiteet 94 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 99 3.3.1 Virheiden luonne ja syyt – yleistä 3.3.2 Otantatulosten projisoiminen ja arvioiminen – yleistä 3.3.3 Kontrollien testaus – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen 3.3.4. Yksityiskohtaiset aineistotarkastustoimenpiteet – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen 3.4.1 Analyyttisten toimenpiteiden määritelmä 3.4.2 Analyyttisten toimenpiteiden käyttö 3.4.3 Milloin analyyttisiä toimenpiteitä suoritetaan 3.4.4 Analyyttiset toimenpiteet aineistotarkastustoimenpiteinä toteutusvaiheessa 3.4.5 Analyyttiset toimenpiteet yhteenvedossa tarkastuksen lopussa 3.5.1 Johdanto 3.5.2 Toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.3 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.5.4 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 3.6.1 Johdanto 3.6.2 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.3 Sisäisen tarkastuksen toiminnon arvioiminen 87 88 89 91 94 95 97 97 98 99 100 100 100 101 101 102 106 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |5 Sisällysluettelo 3.6.4 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen 109 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 110 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen 114 3.7.1 Lähipiiri 111 Osio 4 – Raportointi 115 4.1 Yleiskatsaus – raportointi 116 4.1.1 Johdanto 4.1.2 Tarkastuskertomusten tyypit 4.1.3 Hyvän tarkastuskertomuksen ominaisuudet 4.1.4 Tilintarkastustuomioistuimen kertomusten käyttäjät 4.1.5 Kolmansien osapuolten nimien mainitseminen tilintarkastustuomioistuimen kertomuksissa 116 116 118 119 120 4.2 Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma – lausunnon laatiminen 121 4.3 Vakiomuotoinen lausunto 130 4.4 Mukautettu lausunto 132 4.2.1 Lakiin perustuvat vaatimukset ja tarkastuslausuman laajuus 4.2.2 Tarkastuslausuman sanamuoto ja sisältö 4.2.3 Lisä- ja muu informaatio 121 122 128 4.3.1 Milloin on asianmukaista antaa vakiomuotoinen lausunto? 4.3.2 Tilien luotettavuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto 4.3.3 Tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto 130 130 131 4.4.1 Mukautetun lausunnon määritelmä ja antamisperusteet 4.4.2 Mukautetun lausunnon kolmea eri tyyppiä koskeva kuvaus 4.4.3 Syyt, joiden vuoksi ei ole pystytty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, ja tästä aiheutuvat seuraukset 4.4.4 Laajalle ulottuvien vaikutusten määritelmä 4.4.5 Mukautetun lausunnon perustelukappale 4.4.6 Mukautetun lausunnon perustelukappaleen sanamuoto 4.4.7 Muun kuin vakiomuotoisen lausunnon antamisesta johtuvat muutokset tarkastajan velvollisuutta koskevaan kuvaukseen 4.4.8 Kommunikointi hallintoelinten kanssa 4.4.9 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyvää lausuntoa on mukautettu 4.4.10 Ei osittaisia lausuntoja 132 133 134 136 136 137 139 140 140 140 4.5 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 141 4.6 Epäiltyjen petosten yhteydessä huomioon otettavia seikkoja 143 4.5.1 Tiettyä seikkaa painottava kappale 4.5.2 Tarkastuskertomukseen sisältyvät muita seikkoja koskevat kappaleet 4.5.3 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyy tiettyä seikkaa painottava kappale 141 142 142 Liite I – Toimintariskin riskitekijät 145 Liite II – Sisäisen valvonnan osa-alueita koskevat tarkemmat tiedot 147 Liite III – Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma varainhoitovuodelta 2010 148 Liite IV – tilintarkastustuomioistuimen DAS-tarkastuslausuntojen mukauttaminen sen perusteella, kuinka laajalle virheet ulottuvat 151 OSA 2 – TILIEN LUOTETTAVUUS Osio 1 – Puitteet 1.1 Tarkastettavat tilit 1.2 Luotettavuuden määritelmä 1.3 Sovellettava tilinpäätösnormisto 1.4 Ammatin harjoittaminen 1.5 Luotettavuutta koskevan tarkastuksen yleinen tavoite 1.6 luotettavuutta koskevat tarkastuksen kannanotot 1.6.1 Tarkastettavat tilinpäätöksen osat Osio 2 – Suunnittelu 2.1 Suunnittelu – Yleiskatsaus 159 160 160 161 161 162 162 164 166 2.1.1 Tarkastajan lähestymistavan perusta luotettavuutta koskevassa tarkastuksessa 2.2 Olennaisuuden määrittely 158 167 167 168 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |6 Sisällysluettelo 2.2.1 Olennaisuuden tasot 2.2.2 Luotettavuuteen liittyvä määrällinen ja laadullinen olennaisuus 2.2.3 Tilien olennaiset erät 168 168 169 2.3. riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä (sisäinen valvonta mukaan luettuna) muodostetun käsityksen avulla 169 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 180 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 182 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen 188 2.3.1 Tarkastusriski 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaation toiminnasta toimintariskin tunnistamista ja arviointia varten 2.3.3 Organisaation sisäinen valvonta 2.3.4 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.5 Esimerkkejä virheellisyyden riskeistä 2.4.1 Tilinpäätöksen, tarkastusevidenssin ja tarkastuskertomuksen välinen suhde 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä 2.5.1 Arvioidun olennaisen virheellisyyden riskin ottaminen huomioon tarkastustoimenpiteitä määritettäessä 2.5.2 Kontrollien testauksen suunnittelu 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteinä käytettävien analyyttisten toimenpiteiden suunnittelu 2.5.4 Yksittäisten tapahtumien tarkastamisen suunnittelu 2.5.5 Otanta 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio Osio 3 – Toteutus 3.1 Toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen – kontrollien testaus ja yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.2.1 Kontrollien testaus 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 169 173 175 178 178 180 181 181 182 183 183 183 184 188 189 190 190 190 190 3.3 Tarkastustoimenpiteiden tulosten arvioiminen 190 3.4 Analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden suorittaminen 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 195 197 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 199 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 200 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen 208 3.3.1 Virheellisyyksien ja niiden mahdollisten syiden määrittäminen 3.3.2 Virheellisyystyypit 3.3.3 Virheellisyyksien vaikutus tarkastuksen lähestymistapaan 3.3.4 Virheellisyyksistä raportointi ja virheellisyyksien korjaaminen 3.3.5 Korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen arvioiminen 3.3.6 Tilinpäätöksen arviointi kokonaisuutena 3.5.1 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.2 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.5.3 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen 3.7.1 Kirjanpidolliset arviot 3.7.2 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat 3.7.3 Ulkopuoliset vahvistukset 3.7.4 Lähipiiri Osio 4 – Raportointi 4.1 Raportointi – yleiskatsaus 4.2 Tarkastuslausuma – lausunnon laatiminen 4.2.1 Johdanto 4.2.2 Luotettavuutta koskevan tarkastuslausuman sisältö 4.2.3 Lausuntotyypit 4.2.4 Tilinpäätöstä koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat 4.2.5 Organisaation noudattamiin tilinpäätöksen laatimisperiaatteisiin liittyvät laadulliset näkökohdat 4.2.6 Sovellettavan tilinpäätösnormiston kuvaus 4.2.7 Oikean kuvan antaminen 4.2.8 Esimerkit 4.2.9 Lisä- ja muu informaatio 191 191 192 193 193 195 197 198 198 199 199 200 200 202 205 208 209 210 210 210 211 211 211 212 212 213 213 213 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |7 Sisällysluettelo 4.3 Mukautetut lausunnot 214 4.4 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 217 4.5 Vertailutiedot 217 4.3.1 Olennaisten virheellisyyksien luonne 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus 4.3.3 Hajanaisen lausunnon antamista koskeva kielto 4.3.4 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu 4.4.1 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen luonne 4.4.2 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen muoto ja sijainti 4.5.1 Johdanto 4.5.2 Tarkastustoimenpiteet 4.5.3 Tarkastusta koskeva raportointi 214 215 216 217 217 217 218 218 219 Liite I – Tilintarkastustuomioistuimen toimittamat luotettavuutta koskevat tarkastukset 221 Liite II – Esimerkki tilinpäätöksen luotettavuutta koskevasta vahvistuskirjeestä (varainhoitovuoden 2010 alustava tilinpäätös) 222 OSA 3 – SÄÄDÖSTEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Osio 1 – Puitteet 1.1 Säännönmukaisuuden tarkastuksen määritelmä ja tavoitteet 1.2 Tilintarkastustuomioistuimelle säännönmukaisuuden tarkastamisesta asetetut lakisääteiset vaatimukset 1.3 Kansainvälisten tarkastusstandardien (ISA-standardien) soveltUVUUS säännönmukaisuuden tarkastuksiin 1.4 Säännönmukaisuuden tarkastusten päämäärät ja tavoitteet 1.5 Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastukset 1.5.1 Tilien perustana olevien toimien määritelmä 1.5.2. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden käsite 1.5.3 Kaksinkertainen oikeusperusta ja talousarviositoumus 1.5.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan tarkastuksen yleiset ja erityiset tavoitteet Osio 2 – Suunnittelu 225 226 227 227 228 229 229 230 233 234 236 237 2.1 suunnittelu – yleiskatsaus 2.1.1 Euroopan unionin menojen luonne ja sen vaikutus tarkastukseen 2.1.2 Tarkastajan lähestymistavan perusta säännönmukaisuutta koskevassa tarkastuksessa 2.1.3 Säännönmukaisuuden tarkastuksessa sovellettavat kriteerit 2.1.4 Säännönmukaisuuden tarkastusta koskevan toimeksiannon ehdot 238 238 238 239 239 2.2 Olennaisuuden määrittäminen 240 2.3 Riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä muodostetun käsityksen avulla 243 2.2.1 Olennaisuus säädösten ja määräysten noudattamisen yhteydessä 2.2.2 Määrällinen olennaisuus 2.2.3 Laadullinen olennaisuus 2.2.4 Järjestelmäpuutteiden olennaisuus 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointitoimenpiteet, jotka koskevat olennaista säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistä 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatioon sovellettavista säädöksistä ja määräyksistä toimintariskin tunnistamista ja arviointia silmällä pitäen 2.3.3 Säädösten ja määräysten noudattamista koskeva organisaation sisäinen valvonta 240 240 241 241 243 244 246 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 249 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 251 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen 254 2.4.1 Johdanto 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä 2.5.1 Seikkoja, jotka on otettava huomioon suunniteltaessa säännönmukaisuuteen liittyviä tarkastustoimenpiteitä 2.5.2 Kontrollien testaus 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteet 2.5.4 Otanta 249 250 250 251 251 252 254 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |8 Sisällysluettelo Osio 3 – toteutus 3.1 toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen – Kontrollien testaus ja yksittäisten tapahtumien tarkastus 3.2.1 Kontrollien testaus 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 255 256 256 256 256 3.3 Tarkastusten toteutus – Kontrollien testausten ja yksittäisten tapahtumien tarkastusten tulosten arviointi – Sovellettavien säädösten ja määräysten noudattaminen 256 3.4 Analyyttiset toimenpiteet 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 259 260 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 262 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 264 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen 265 3.3.1 Kontrollien testauksessa saatujen tulosten arvioiminen 3.3.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa saatujen tulosten arvioiminen 3.5.1 Johdanto 3.5.2 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.3 Tiettyjä kannanottoja koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen 3.7.1 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat 3.7.2 Lähipiiri Osio 4 – Raportointi 4.1 raportointi – yleiskatsaus 4.2 Tarkastuslausuma – Lausunnon laatiminen 4.2.1 Johdanto 4.2.2 Vaatimukset 4.2.3 Lausuntotyypit 4.2.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat 4.2.5 Organisaation noudattamiin säännönmukaisuuskäytäntöihin liittyvät laadulliset näkökohdat 4.2.6 Sovellettava oikeus- ja sääntelynormisto 4.2.7 Esimerkit 257 257 260 260 262 262 263 263 264 265 266 267 267 268 268 268 268 269 269 270 4.3 Mukautetut lausunnot 270 4.4 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 4.5 Tarkastuslausumaa tukeva informaatio 4.6 Tarkastuslausumaan liittyvät erityisarviot 4.7 Säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyvät erityiskertomukset 273 273 273 274 4.3.1 Säädösten ja määräysten noudattamatta jättäminen 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus 4.3.3 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu 4.7.1 Johdanto 4.7.2 Tarkastuksiin liittyvien erityiskertomusten muoto ja sisältö Liite I – Arvio valvontajärjestelmien toiminnasta TERMIT JA LYHENTEET 270 271 272 274 275 277 290 Termisanasto 290 Lyhenteet 299 Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Sisällysluettelo |9 Johdanto [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA Sisällysluettelo Johdanto 1 – Yleistä 2 – Tilien luotettavuus 3 – Säädösten ja määräysten noudattaminen Sanasto ja lyhenteet JOHDANTO SISÄLLYS Käsikirjan tarkoitus ja kohdeala Tilintarkastustuomioistuimen tarkastusmetodologian rakenne Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirjan rakenne Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Johdanto | 10 Johdanto [Takaisin sisällysluetteloon] KÄSIKIRJAN TARKOITUS JA KOHDEALA Tarkoitus Käsikirja auttaa tilintarkastustuomioistuimen tarkastajia korkealaatuisten tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten toimittamisessa. Käsikirjassa määritellään periaatteet, joihin tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten lähestymistapa perustuu. Lisäksi siinä esitetään tarkastuksissa sovellettavat toimenpiteet. Tarkoituksena on auttaa tarkastajia toimittamaan tilintarkastukset ja säännönmukaisuuden tarkastukset taloudellisella, tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla. Tätä silmällä pitäen käsikirjassa painotetaan • riskiperusteista lähestymistapaa, jossa tarkastustyö kohdistuu tarkastajan riskialttiina pitämille aloille; tarkoituksena on asianmukaisen johtopäätöksen tekeminen; riskiarviota tarkistetaan sitä mukaa, kun tarkastuksessa saadaan lisää tietoa • ammattistandardeihin perustuvan asianmukaisen harkinnan käyttöä. TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSMETODOLOGIAN RAKENNE Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirjassa esitetään periaatteet, jotka sisältyvät kansainvälisen tilintarkastajaliiton ISA-standardit ISSAI-standardit (International Federation of Accountants, IFAC) laatimiin kansainvälisiin tarkastusstandardeihin 1 ) (ISA-standardit sekä ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (International Organisation of Supreme Audit tilintarkastuksen INTOSAI) Institutions, ja säännönmukaisuuden standardeihin, tarkastuksen erityisesti suuntaviivoihin 2 (ISSAI-standardit ), jotka ovat tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten kannalta relevantteja. Lisäksi käsikirjassa opastetaan, kuinka näitä periaatteita on noudatettava tilintarkastustuomioistuimen DAS-tarkastusten sekä muiden tilin- ja säännönmukaisuuden tarkastusten yhteydessä. Käsikirjan tueksi tarkistuslistoja, on ohjeita saatavilla ja käytännön yksityiskohtaisia opastusta, esimerkiksi menetelmäohjeita. Lisäksi tarkastajilla on apuna tilintarkastustuomioistuimen sähköinen tarkastuksen tukijärjestelmä. 1 2 Otteet teoksesta Handbook of International Quality Control Auditing, Review, Other Assurance, and Related Services Pronouncements of the International Auditing and Assurance Standards Board. Teoksen on julkaissut Kansainvälinen tilintarkastajaliitto (IFAC) huhtikuussa 2010. ISSAI-standardit: ylimpien tarkastuselinten kansainväliset standardit (International Standards of Supreme Audit Institutions). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Johdanto | 11 Johdanto [Takaisin sisällysluetteloon] Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja ei sisällä edellä mainittuja standardeja kokonaisuudessaan, vaan siinä viitataan standardien olennaisimpiin osiin, joihin tarkastajan/lukijan on tarvittaessa perehdyttävä kokonaisuudessaan. Myös tilintarkastustuomioistuimen 3 tarkastusperiaatteissa ja standardeissa (CAPS) esitetään joukko tärkeitä periaatteita, joita on sovellettava kaikissa tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksissa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirjaa on näin ollen luettava rinnakkain tilintarkastustuomioistuimen tarkastusperiaatteiden ja standardien kanssa. Tilintarkastustuomioistuimen todetaan seuraavaa: tarkastusperiaatteissa ”Euroopan perustamissopimuksessa ja ja standardeissa tilintarkastustuomioistuin varainhoitoasetuksessa hoitaa vahvistettuihin velvollisuuksiinsa liittyviä tehtäviä ja toimittaa tarkastuksensa noudattaen tilintarkastajien kansainvälisen järjestön (IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (INTOSAI) kansainvälisiä tarkastusstandardeja ja ammattietiikkaa koskevaa säännöstöä Euroopan unionin toimintaympäristöön soveltuvin osin. Tarkastajien on toimittava tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskäsikirjojen ja kaikkien tilintarkastustuomioistuimessa sovellettavien tarkastus- toimenpiteiden mukaisesti.” Termillä ’tarkastaja’ viitataan henkilöön, jolla on hallinnassaan tarkastusprosessin yhteydessä tarvittavat eri osaamisalueet. TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJAN RAKENNE Kolme osaa Käsikirja jakautuu kolmeen erilliseen osaan, joissa käsitellään seuraavia aiheita: – tilintarkastustuomioistuimen kaikkiin tilintarkastuksiin ja säännönmukaisuuden tarkastuksiin sovellettavat periaatteet ja toimenpiteet – tilien luotettavuuden tarkastuksissa sovellettavat periaatteet ja toimenpiteet – säädösten ja määräysten noudattamista koskevissa säännönmukaisuuden tarkastuksissa sovellettavat periaatteet ja toimenpiteet. jotka jakautuvat neljään osioon 3 Kukin osa sisältää neljä osiota, jotka puolestaan jakautuvat lukuihin. Päätöksen N:o 26-2010 (Decision No 26-2010 laying down the rules for implementing the rules of procedures of the Court of Auditors) 76 artiklassa määrätään, että ”tilintarkastustuomioistuin hyväksyy soveltamansa tarkastusperiaatteet ja standardit sekä niihin liittyvät yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat tarkastusten suunnittelua, toteutusta ja julkistamista.” Lisäksi 40 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaan ”…johtajat ja yksikönpäälliköt varmistavat, että tarkastustehtävät toteutetaan tilintarkastustuomioistuimen tarkastusperiaatteiden ja -standardien mukaisesti”. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Johdanto | 12 Johdanto [Takaisin sisällysluetteloon] Osiossa 1 esitetään puitteet Euroopan unionin toimintaympäristössä suoritettavia tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia varten. Osiossa 2 esitetään kuvaus tarkastuksen suunnittelusta, joka muodostaa perustan tehokkaalle ja vaikuttavalle tarkastukselle. Osiossa käsitellään muun muassa tunnistamista olennaisuuden organisaatiosta määrittämistä, muodostetun keskeisten käsityksen riskialojen avulla sekä tarkoituksenmukaisten testien suunnittelua. Osiossa 3 yksilöidään toteutusvaiheessa käytettävät menetelmät, joilla hankitaan tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä; tavoitteena on tehdä johtopäätös tarkastustavoitteen (tavoitteiden) osalta. Osiossa 4 kuvaillaan laadittavat kertomukset ja ne eri lausuntotyypit, joita voidaan antaa raportoitaessa tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastuksista ja säännönmukaisuuden tarkastuksista. Käsikirjassa käytetään muotoa ”on tehtävä” ilmaisemaan pakollisia toimia. Käsikirjan käyttäjiä kehotetaan perehtymään ensin käsikirjan yleisen osan lukuihin etsiessään ohjeita haluamalleen tarkastustyön osa-alueelle. Käyttäjä voi hankkia lisätietoja luotettavuutta tai säännönmukaisuutta koskevista tarkastuksista perehtymällä kyseisiin lukuihin luotettavuutta ja säännönmukaisuutta koskevissa käsikirjan osissa. Kääntäjän huomautus: Osa käsikirjassa käytetyistä keskeisistä termeistä eroaa vastaavasta suomenkielisestä ISA-terminologiasta, jota on muutoin pyritty noudattamaan käsikirjassa. Tällaisia termejä ovat esimerkiksi tilintarkastaja/tarkastaja, väärinkäytös/petos ja yhteisö/organisaatio. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Johdanto | 13 Yleistä – Sisällysluettelo [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA Sisällysluettelo Johdanto 1 – Yleistä 2 – Tilien luotettavuus 3 – Säädösten ja määräysten noudattaminen Sanasto ja lyhenteet OSA 1 – YLEISTÄ SISÄLLYS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite I – Toimintariskin riskitekijät Liite II – Sisäisen valvonnan osa-alueita koskevat tarkemmat tiedot Liite III – Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma varainhoitovuodelta 2010 Liite IV – tilintarkastustuomioistuimen DAS-tarkastuslausuntojen mukauttaminen sen perusteella, kuinka laajalle virheet ulottuvat Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Sisällysluettelo | 14 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA 1. YLEISTÄ Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSA 1 – YLEISTÄ OSIO 1 – PUITTEET SISÄLLYS 1.1 Varmennustoimeksiannon määritelmä 1.2 Käsikirjan soveltamisala 1.3 Mitä tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava? 1.4 Annettavat tarkastuskertomukset ja lausunnot 1.5 Tilintarkastustuomioistuimen lakisääteinen oikeus saada tietoja 1.6 Tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia koskevat tilintarkastustuomioistuimen ammatilliset velvoitteet 1.7 Tilintarkastustuomioistuimen toimittamien tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten lajit ja tavoitteet 1.8 Tarkastuskannanotot 1.9 Yleiskatsaus tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen prosessiin 1.10 Tarkastustyön dokumentointi 1.11 Laadunvalvonta Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 15 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.1 VARMENNUSTOIMEKSIANNON MÄÄRITELMÄ Tilintarkastustuomioistuin suorittaa toimeksiantonsa siten, että sen tavoitteena on esittää johtopäätös (johtopäätöksiä) ja antaa tarvittaessa tietyn aiheen osalta lausunto tilien luotettavuudesta tai sovellettavien säädösten ja määräysten noudattamisesta. Tilintarkastustuomioistuimen toimeksiantoja kutsutaan varmennustoimeksiannoiksi, sillä niiden tarkoituksena on lisätä aiottujen käyttäjien luottamusta – eli varmuutta – kyseessä olevan aiheen osalta soveltamalla kohteeseen objektiivisia kriteereitä. Varmennustoimeksianto voi olla Kohtuullinen varmuus • kohtuullisen varmuuden antava toimeksianto (tarkastus): tarkastajan on alennettava riski hyväksyttävän alhaiselle tasolle, jotta hän saa kohtuullisen varmuuden; ilmastavalle tämä muodostaa johtopäätökselle perustan positiivisessa (johtopäätöksille) ja muodossa suoritettujen tarkastustoimenpiteiden pohjalta tarvittaessa laaditulle lausunnolle (esim. Rajoitettu varmuus ”tilit on esitetty oikein/tilejä ei ole esitetty oikein...”) • rajoitetun varmuuden antava toimeksianto (läpikäynti): tarkastaja suorittaa rajallisempia toimenpiteitä kuin varsinaisen tarkastuksen tekeminen edellyttäisi ja saa näin ollen rajoitetun tai vain kohtalaisen varmuuden negatiivisessa muodossa ilmaistavan johtopäätöksensä perustaksi (”tietoomme ei ole tullut seikkoja, joiden perusteella ilmenisi, että...”). Tässä käsikirjassa käsitellään kohtuullisen varmuuden antavia toimeksiantoja, joista tilintarkastustuomioistuimen työ nykyisellään koostuu. Mahdollisten rajoitetun varmuuden antavien toimeksiantojen yhteydessä sovellettaisiin kevyempiä menettelyjä, joista on kuvaus IFACin kansainvälisissä yleisluonteista tarkastusta koskevissa standardeissa ja asianomaisissa ISSAIsuuntaviivoissa. 1.2 KÄSIKIRJAN SOVELTAMISALA Käsikirjan tekstissä talousarvioon Kaikki vuotuiset tarkastukset ja viitataan useimmiten Euroopan koska komissioon, unionin ne muodostavat tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten Käsikirjan puitteita sovelletaan kuitenkin vuosittain toimittamiin tilintarkastuksiin muodostamia tilintarkastustuomioistuimen pääasiallisen yleiseen kohdealueen. kaikkiin ja säännönmukaisuuden tarkastuksiin – myös siinä tapauksessa, että ne koskevat Euroopan kehitysrahastoja (EKR) tai unionin perustamia virastoja ja laitoksia ja valitut tarkastukset – sekä muihin tilintarkastuksiin tai säännönmukaisuuden tarkastuksiin, jotka tilintarkastustuomioistuin valitsee toteutettavakseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 16 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.3 MITÄ TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN ON TARKASTETTAVA? Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklassa sekä EKR:a ja EU:n virastoja koskevissa asetuksissa vahvistetaan tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia koskevat tilintarkastustuomioistuimen oikeudelliset velvoitteet sekä määritetään tilintarkastustuomioistuimen toimeksiantojen ehdot. Esimerkiksi SEUT:ssa määrätään seuraavaa: i) Tilien luotettavuutta koskevat tilintarkastukset (tilintarkastukset) Tilien tarkastaminen Tilintarkastustuomioistuin ”tarkastaa unionin kaikkia tuloja ja menoja koskevat tilit... myös kaikkien unionin perustamien elinten tai laitosten tuloja ja menoja koskevat tilit, jollei niiden perustamisasiakirjassa (asianomaisen elimen perustamista koskevat säännökset) toisin määrätä”. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastaminen ii) Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevat tarkastukset (säännönmukaisuuden tarkastukset) Tilintarkastustuomioistuin ”tarkastaa tulojen ja menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden. Se ilmoittaa tällöin kaikista epäkohdista. Tulot tarkastetaan unionin tuloiksi todettujen ja unionille suoritettujen määrien pohjalta. Menot tarkastetaan maksusitoumusten ja suoritettujen maksujen pohjalta”. iii) Muut tarkastukset Erityisiä kysymyksiä koskevat huomautukset Tilintarkastustuomioistuin ”voi myös milloin tahansa, varsinkin erityiskertomuksin, esittää huomautuksia erityisistä kysymyksistä...”. Tämän perusteella tilintarkastustuomioistuin voi toimittaa valittuja tilintarkastuksia ja säännönmukaisuuden tarkastuksia kohdissa i) ja ii) vaadittujen tarkastusten lisäksi. 1.4 ANNETTAVAT TARKASTUSKERTOMUKSET JA LAUSUNNOT SEUT:n 287 artiklassa määrätään seuraavaa: ”[...] Tilintarkastustuomioistuin Tarkastuslausuma (DAS) antaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle [...] lausuman tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta…. Lausumaa voidaan täydentää unionin jokaista keskeistä toiminta-alaa koskevilla erityisarvioilla”. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 17 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Samassa artiklassa määrätään lisäksi, että ”kunkin varainhoitovuoden päätyttyä tilintarkastustuomioistuin laatii vuosikertomuksen.” Nykyisin on Vuosikertomus 4 käytäntönä, että tarkastuslausuma sisältyy yleisen talousarvion toteuttamista koskevaan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomukseen, joka käsittää myös erityisarviot kustakin keskeisestä toimintalohkoryhmästä. Kuten sovellettavissa asetuksissa vaaditaan, myös EKR:jen osalta annetaan vastaavanlainen DAS-tyyppinen lausuma ja vuosikertomus. Lisäksi EU:n erillisvirastoja, laitoksia ja muita vastaavia elimiä koskevista tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksista laaditaan tarkastuskertomukset. Näihin EKR:t, EU:n virastot, laitokset ja muut vastaavat elimet kertomuksiin tilintarkastustuomioistuin sisältyy voi DAS-tyyppinen toimittaa lausuma, vastuuvapauden jotta myöntämisestä vastaaville viranomaisille kertomukset, jotka ovat vertailukelpoisia vuositasolla. Lisäksi se pystyy näin paremmin yhdenmukaistamaan tarkastuksiin soveltamaansa lähestymistapaa. Julkaistavia tarkastuskertomustyyppejä käsitellään luvussa 4.1.2 ja käsikirjan yleisen osan taulukossa 14. 1.5 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN LAKISÄÄTEINEN OIKEUS SAADA TIETOJA SEUT:n (287 artikla) mukaisesti tilintarkastustuomioistuimella on oikeus toimittaa tarkastus ”paikalla unionin toimielimissä, unionin puolesta sen tuloja Lopulliseen edunsaajaan ulottuva tarkastus tai menoja hoitavissa elimissä tai laitoksissa ja jäsenvaltioissa, mukaan lukien talousarviosta tuloja saavien luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden toimitilat.” Tilintarkastustuomioistuimella on näin ollen mahdollisuus toimittaa tarkastus lopullisen edunsaajan tasolle saakka. Euroopan unionin henkilöstön on noudatettava ehdotonta vaitiolovelvollisuutta sellaisten asioiden ja tietojen osalta, jotka se on saanut tietoonsa tehtäviään Vaitiolovelvollisuus hoitaessaan tai niiden 5 yhteydessä . Tilintarkastustuomioistuimen laajat oikeudet saada tietoja lisäävät vaitiolovelvollisuuden tärkeyttä erityisesti siksi, että tilintarkastustuomioistuimen henkilöstön käsittelemät tiedot ovat usein arkaluontoisia. 4 5 Käytetään yleensä lyhennettä DAS (ranskankielinen termi ”déclaration d’assurance”). Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavan henkilöstösäännöt, 17–19 artikla; Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavat palvelussuhteen ehdot, 11 artikla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 18 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.6 TILINTARKASTUKSIA JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSIA KOSKEVAT TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN AMMATILLISET VELVOITTEET Tilintarkastustuomioistuin toimittaa tarkastuksensa noudattaen tilintarkastajien kansainvälisen järjestön (IFAC) ja ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (INTOSAI) kansainvälisiä tarkastusstandardeja ja ammattietiikkaa ISA- ja INTOSAI-standardit koskevaa säännöstöä Euroopan unionin toimintaympäristöön soveltuvin osin. ISA- ja INTOSAI-standardit ovat relevantteja tilien luotettavuutta koskevissa tarkastuksissa ja vastaavasti säädösten ja määräysten noudattamista koskevissa säännönmukaisuuden tarkastuksissa. 1.7 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TOIMITTAMIEN TILINTARKASTUSTEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUSTEN LAJIT JA TAVOITTEET Tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten tarkoituksena on, että tilintarkastustuomioistuin tekee johtopäätöksen tiettyjen tarkastustavoitteiden osalta ja antaa tarvittaessa tarkastuslausunnon. Edellä yksilöityjen lakiin perustuvien vaatimusten nojalla tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastukset ja säännönmukaisuuden tarkastukset käsittävät tavallisesti seuraaviin aihealueisiin kohdistuvat tarkastukset: • Tilien luotettavuus, joka käsittää tilinpäätöksen sekä talousarvion toteuttamista i) Tilien luotettavuus tarkastuksen koskevan (selvitykset). selvityksen kokonaistavoitteena on määrittää, Luotettavuuden onko organisaation taloudellinen asema sekä sen toimien tulokset ja rahavirrat esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein asianomaisen tilinpäätösnormiston mukaisesti. • Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus. Säännönmukaisuuden tarkastuksen kokonaistavoitteena on määrittää, ii) Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus ovatko tapahtumat kaikilta olennaisilta osin säädösten ja määräysten mukaiset (esimerkiksi SEUT, varainhoitoasetus, soveltamissäännöt, tietyt erityiset asetukset, rahoituspäätökset ja sopimusmääräykset). • Valitut aiheet, jotka on valittu tarkastukseen siksi, että niitä tiettynä ajankohtana pidetään ensisijaisen tärkeinä. Näiden tarkastusten tavoitteet iii) Valitut säännönmukaisuuden tarkastukset riippuvat aiemmissa tarkastustehtävän tarkastuksissa sääntöjenvastaisia toimia luonteesta on havaittu (tutkitaan suuri esimerkiksi, määrä miksi laittomia tai tai miten tietty valvontajärjestelmä toimii komission ja jäsenvaltion tasolla). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 19 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Tilintarkastuksissa ja säännönmukaisuuden tarkastuksissa testataan sisäisen valvonnan järjestelmien vaikuttavuutta. Kyse voi olla järjestelmistä, jotka koskevat i) tilien luotettavuutta tai ii) laittomien ja sääntöjenvastaisten tulojen ja menojen estämistä tai havaitsemista ja korjaamista. 1.8 TARKASTUSKANNANOTOT Edellä mainittujen tarkastustavoitteita. tarkastustavoitteiden Erityiset tueksi tarkastustavoitteet esitetään voidaan erityisiä myös ajatella tarkastuskohteen toimivan johdon esittämiksi kannanotoiksi tai ilmoituksiksi. Tällaiset kannanotot voivat olla eksplisiittisiä (tarkastuskohteen toimiva johto esimerkiksi ilmoittaa, että tilinpäätös on laadittu IPSAS-standardien pohjalta) tai Kannanottojen määritelmä implisiittisiä (tarkastuskohteen toimiva johto antaa ymmärtää, että tapahtumat, joihin liittyen maksut on suoritettu, ovat relevanttien sääntöjen mukaan tukikelpoisia). Tarkastaja arvioi kannanottojen pohjalta, minkä tyyppisiä virheellisyyksiä mahdollisesti tai säädösten saattaa ja esiintyä. määräysten noudattamattajättämisiä Luotettavuudesta, laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan järjestelmistä voidaan esittää seuraavanlaisia kannanottoja: Luotettavuus tarkastettavan kauden aikana Luotettavuus a) Kannanotot, jotka koskevat tarkastuksen kohteena olevan kauden aikana toteutuneita erilajisia tapahtumia: Tapahtuminen – kirjatut tapahtumat ovat toteutuneet ja kuuluvat organisaatiolle. Täydellisyys – kaikki tapahtumat, jotka olisi pitänyt kirjata, on kirjattu. Oikeellisuus – kirjattuihin tapahtumiin liittyvät määrät ja muut tiedot on kirjattu asianmukaisesti. Katko – tapahtumat on kirjattu oikealle tilikaudelle. Luokittelu – tapahtumat on kirjattu oikeille tileille. Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus – riittävät talousarviomäärärahat ovat 6 olemassa . 6 Laittoman tai sääntöjenvastaisen tapahtuman ei ilmoiteta vaikuttavan tilien luotettavuuteen, jos se on viety kirjanpitoon oikein. Sääntöjenvastaisuuksien aiheuttamat taloudelliset vaikutukset tai sääntöjenvastaisuusriskit on kuitenkin esitettävä asianmukaisesti. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 20 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] b) Kannanotot, jotka koskevat tilien saldoja tilikauden lopussa. tilikauden lopussa Olemassaolo – varat, velat ja oma pääoma ovat olemassa. Oikeudet ja velvoitteet – organisaatio hallitsee varoja tai sillä on määräysvalta niitä koskeviin oikeuksiin, ja velat ovat organisaation velvoitteita. Täydellisyys – kaikki varat, velat ja oma pääoma, jotka olisi pitänyt kirjata, on kirjattu. Arvostaminen ja kohdistaminen – varat, velat ja oma pääoma esitetään tilinpäätöksessä asianmukaisina määrinä ja arvostamisesta tai kohdistamisesta johtuvat oikaisut on kirjattu asianmukaisesti. c) Esittämistapaa ja tilinpäätöksessä esitettäviä tietoja koskevat esittämistapa kannanotot Tapahtuminen sekä oikeudet ja velvoitteet – tilinpäätöksessä esitetyt tapahtumat ja muut seikat ovat toteutuneet ja kuuluvat organisaatiolle. Täydellisyys – kaikki tiedot, jotka tilinpäätöksessä olisi pitänyt esittää, on esitetty. Luokittelu ja ymmärrettävyys – taloudellinen informaatio on esitetty ja kuvattu asianmukaisesti ja tilinpäätöksessä esitettävät tiedot on ilmaistu selkeästi. Oikeellisuus ja arvostus – taloudellinen ja muu informaatio on esitetty oikein ja asianmukaisina määrinä. Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Tosiasiallisuus ja arvostaminen – tilien perustana oleva toimet ovat olemassa ja ne on arvostettu oikein. Tilien perustana olevien toimien tukikelpoisuus – tukikelpoisuuskriteerit täyttyvät eri tapahtumien kohdalla. Muiden määräyksiin perustuvien vaatimusten noudattaminen – muut (kuin tukikelpoisuuteen liittyvät) kriteerit täyttyvät. Laskelmien oikeellisuus – kaikki laskelmat on suoritettu oikein. Kirjanpidon täydellisyys ja oikeellisuus – kaikki tapahtumat käsitellään kirjanpidossa, tapahtumia ei käsitellä useammin kuin kerran ja ne kirjataan oikealle tilikaudelle ja oikeaan arvoon. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 21 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 1: Tilintarkastusten ja säännönmukaisuuden tarkastusten lajit ja tavoitteet Tilintarkastukset Säännönmukaisuuden tarkastukset Tilinpäätöksen luotettavuus Aihe Tilien perustana olevien Säädösten ja määräysten toimien laillisuus ja noudattaminen valitun sääntöjenmukaisuus tarkastusaiheen osalta Sisäisen valvonnan järjestelmien vaikuttavuus7 Tehtävätyyppi Toistuvat tarkastustehtävät: näiden tarkastusten Valittu tarkastustehtävä: tarkastusohjelma pysyy tavallisesti muuttumattomana tarkastusohjelma riippuu vuodesta vuoteen tarkastuksen tavoitteesta Toistuva tai valittu tarkastustehtävä Tehtävän sisältö Tarkastetaan tilit; Käydään läpi menettelyt ja taloudellinen aineisto; määritetään, antavatko ne tavoitteena on selvittää, noudatetaanko lainsäädäntöön oikean ja riittävän kuvan perustuvia säädöksiä, määräyksiä, sääntöjä ja menettelyjä; testataan tilien perustana olevien toimien tosiasiallisuus ja laillisuus. Testataan järjestelmät; tavoitteena määrittää, saavutetaanko päämäärä niiden avulla vaikuttavasti (luotettavuus ja sääntöjenmukaisuus) Kannanotot Tapahtuminen; täydellisyys; Tapahtuminen; Riippuu tarkastuksen oikeellisuus; katko; täydellisyys; oikeellisuus; tavoitteesta (tavoitteista) luokittelu; laillisuus ja katko; olemassaolo; sääntöjenmukaisuus; oikeudet ja velvoitteet; olemassaolo; oikeudet ja arvostus; tukikelpoisuus. velvoitteet; arvostaminen ja kohdistaminen. Erotetaan toisistaan tilikauden aikaiset tapahtumat, tilikauden lopun tapahtumat ja esittäminen Järjestelmien asianmukainen rakenne, ylläpito ja jatkuva tehokas toiminta Huomattava osa tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen resursseissa talousarvioon DAS-tarkastustyö käsittää suurimman osan tilintarkastuksista ja säännönmukaisuuden tarkastuksista osoitetaan tilintarkastustuomioistuimessa kohdistuviin luotettavuuden sekä EU:n yleiseen laillisuuden ja säännönmukaisuuden tarkastuksiin (tunnetaan SEUT:in mukaan nimellä DAS-tarkastukset ja -tarkastuslausuma). Loput näistä resursseista osoitetaan Euroopan kehitysrahastoja, EU:n erillisvirastoja, laitoksia ja vastaavia elimiä koskeviin laillisuuden/sääntöjenmukaisuuden luotettavuuden tarkastuksiin sekä ja valittuihin tarkastuksiin. 1.9 YLEISKATSAUS TILINTARKASTUKSEN JA 7 Sisäisen valvonnan järjestelmien tehokkuus – järjestelmä on asianmukaisesti suunniteltu ja ylläpidetty ja se toimi tehokaasti ja jatkuvasti koko kyseessä olevan ajan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 22 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN PROSESSIIN Tilintarkastustuomioistuimen tilintarkastukset ja säännönmukaisuuden tarkastukset muodostuvat eri lähteistä peräisin olevien tietojen keräämis-, päivittämis- ja analysointiprosessista, jonka pohjalta tehdään päätöksiä ja johtopäätöksiä sekä annetaan tarvittaessa vakaaseen ammatilliseen harkintaan perustuva tarkastuslausunto. Vaikka suunnittelu-, toteutus- ja raportointivaiheet esitetään peräkkäin tässä käsikirjassa, koko prosessi on Harkintaan perustuva päätöksentekoprosessi iteratiivinen, kuten jäljempänä olevasta kaaviosta ilmenee. Näin ollen tarkastaja saattaa suorittaa joitakin menettelyjä samanaikaisesti tai – missä prosessin vaiheessa tahansa – palata taaksepäin ja ottaa edellisen työvaiheen uudelleen käsiteltäväksi uusien tietojen valossa. Kaavio 1: Tarkastusprosessin vaiheet SUUNNITTELU Arvioi olennaiset riskit muodostamalla käsitys tarkastusympäristöstä – kerää ja analysoi tietoja Suunnittele tarkastustoimenpiteet TOTEUTUS Suorita tarkastustoimenpiteet – kontollien testaaminen, analyyttiset ja muut ineistotarkastustoimenpiteet Arvioi tulokset odotuksiin nähden – tarkista tarvittaessa lähestymistapaa RAPORTOINTI Tee tarkastuksen johtopäätökset ja/tai laadi tarkastuslausunto Laadi tarkastuskertomus Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 23 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.10 TARKASTUSTYÖN DOKUMENTOINTI ISSAI 1230 [ISA 230] 1.10.1 Tarkastusdokumentaation oikeaaikainen laatiminen 1.10.2 Suoritettujen tarkastustoimenpiteiden ja hankitun tarkastusevidenssin dokumentoiminen 1.10.3 Tarkastuskansioiden kokoaminen 1.10.4 Tarkastusdokumentaatioon tehtävät muutokset Tilintarkastajan tavoitteena on saada tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tietoa, johon tilintarkastuskertomus perustuu, sekä evidenssiä, joka osoittaa, että tilintarkastus on suunniteltu ja suoritettu ISA-standardien sekä sovellettavien säädöksiin ja määräyksiin perustuvien vaatimusten mukaisesti. 1.10.1 Tarkastusdokumentaation oikea-aikainen laatiminen Tarkastajan on laadittava tarkastusdokumentaatio oikea-aikaisesti. 1.10.2 Suoritettujen tarkastustoimenpiteiden ja hankitun tarkastusevidenssin dokumentoiminen Tarkastajan on laadittava tarkastusdokumentaatio niin, että kokenut tarkastaja, joka ei ole aikaisemmin ollut tekemisissä kyseisen tarkastuksen kanssa, pystyy saamaan käsityksen seuraavista asioista: suoritettujen tarkastustoimenpiteiden luonne, tarkastustoimenpiteiden tulokset ajoitus ja ja laajuus; hankittu suoritettujen tarkastusevidenssi; tarkastuksen aikana esiin tulleet merkittävät seikat; tehdyt johtopäätökset sekä näitä johtopäätöksiä muodostettaessa tehdyt merkittävät ammatilliseen harkintaan perustuvat ratkaisut. Tarkastajalla on oltava i) tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tietoa, johon tarkastuksen johtopäätökset ja soveltuvissa tapauksissa tarkastuslausunto perustuvat, sekä ii) evidenssiä siitä, että tarkastus on toimitettu kansainvälisten tarkastusstandardien ja sovellettavien säädöksiin Evidenssi, joka on oikea-aikaista, sähköisessä tai muussa muodossa ja määräyksiin perustuvien vaatimusten mukaisesti. Tarkastuksen suunnittelu, toteutus ja raportointi on dokumentoitava oikea-aikaisesti tilintarkastustuomioistuimen sähköiseen tarkastuksen tukijärjestelmään, joka sisältää vakiomuotoiset tarkastusohjelmat ja työpaperit; soveltuvissa tapauksissa kyseiset tiedot dokumentoidaan paperimuodossa olevina asiakirjoina. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 24 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.10.3 Tarkastuskansioiden kokoaminen Tarkastajan on saatava lopullisen (työn alla olevan) tarkastuskansion kokoamistyö päätökseen nopeasti tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen. Tiedot pysyvissä tai väliaikaisissa kansioissa Tulevien tarkastusten kannalta pitkällä aikavälillä hyödylliset tiedot on säilytettävä käynnissä pysyvässä olevaa kansiossa, tarkastusta joka koskevat päivitetään säännöllisesti; on säilytettävä joutuu suorittamaan tiedot väliaikaisessa kansiossa. 1.10.4 Tarkastusdokumentaatioon tehtävät muutokset Jos tarkastaja kokonaan poikkeuksellisissa uusia tai aiempia olosuhteissa täydentäviä tarkastustoimenpiteitä tai tekemään uusia johtopäätöksiä tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen, hänen on dokumentoitava seuraavat tiedot: vallitsevat olosuhteet; aiempia täydentävät tarkastusevidenssi ja uudet tehdyt tarkastustoimenpiteet; johtopäätökset; tieto siitä, hankittu milloin tarkastusdokumentaatioon on tehty tästä johtuvat muutokset, kuka on tehnyt ne ja (soveltuvissa tapauksissa) kuka on käynyt ne läpi. 1.11 LAADUNVALVONTA ISQC1 ISSAI 40 ISSAI 1220 [ISA 220] Tilintarkastustuomioistuimen tavoitteena on luoda ja ylläpitää laadunvalvontajärjestelmä, jonka avulla se saa kohtuullisen varmuuden siitä, että 1.11.1 Laadunvalvonnan määritelmä 1.11.2 Laadunvalvontajärjestelmän osaalueet a) tilintarkastustuomioistuin ja sen henkilöstö noudattavat ammatillisia standardeja sekä sovellettavia säädöksiin ja määräyksiin perustuvia vaatimuksia; ja (b) tilintarkastustuomioistuimen antamat kertomukset ovat olosuhteisiin nähden asianmukaisia. 1.11.1 Laadunvalvonnan määritelmä Laadunvalvonta muodostuu kaikista tarkastusprosessin aikana suoritetuista toimenpiteistä ja menettelyistä, joilla pyritään takamaan tarkastustyön ja sen pohjalta laaditun kertomuksen laatu. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 25 Yleistä – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.11.2 Laadunvalvontajärjestelmän osa-alueet Tilintarkastustuomioistuin ylläpitää luomaansa laadunvalvontajärjestelmää, joka käsittää kutakin seuraavaa osa-aluetta koskevat toimintaperiaatteet ja menettelytavat: a) Laatua koskevat johdon velvoitteet tilintarkastustuomioistuimessa. b) Relevantit eettiset vaatimukset. c) Toimeksiannon hyväksyminen ja jatkaminen. d) Henkilöresurssit. e) Toimeksiannon suorittaminen (laadunvalvonta). f) Seuranta (laadunvarmennus). Tilintarkastustuomioistuin dokumentoi toimintaperiaatteensa menettelytapansa ja toimittaa ne henkilöstönsä tietoon. ja Laadunvalvontajärjestelmän ylläpito edellyttää jatkuvaa seurantaa ja sitoutumista toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 1 | 26 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA 1. YLEISTÄ Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSA 1 – YLEISTÄ OSIO 2 – SUUNNITTELU SISÄLLYS 2.1 Yleiskatsaus suunnitteluun 2.2 Olennaisuuden määrittäminen 2.3 Riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä muodostetun käsityksen avulla, tilintarkastustuomioistuimen varmuuteen perustuva malli mukaan lukien 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 27 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.1 YLEISKATSAUS SUUNNITTELUUN ISSAI 1300 [ISA 300] Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella tilintarkastus siten, että se tulee suoritetuksi tehokkaasti. 2.1.1 Tarkastustoiminnan suunnittelu tarkastustehtävän lähtökohtana 2.1.2 Mitä tarkastuksen suunnittelulla tarkoitetaan 2.1.3 Suunnittelun merkitys ja luonne 2.1.4 Suunnittelun vaiheet 2.1.1 Tarkastustoiminnan suunnittelu tarkastustehtävän lähtökohtana Vuotuinen työohjelma Tilintarkastustuomioistuimen vuotuisessa työohjelmassa yksilöidään tarkastustehtävät, jotka on suoritettava tiettynä vuonna tilintarkastuksen, säännönmukaisuuden tarkastuksen ja tuloksellisuuden tarkastuksen alalla. Lisäksi vuotuisessa osoitettavat resurssit työohjelmassa ja ajankohta, määritetään jolloin kyseisiin kukin tehtäviin tarkastustehtävä suunnitelman mukaan saadaan päätökseen. Yksittäiset tarkastustehtävät suoritetaan vuotuisen työohjelman mukaan, ja ne alkavat tehtävän suunnittelusta. Suunnittelu on lähtökohtana tarkastustyölle, jonka tavoitteena on tehdä johtopäätös tarkastuksen tavoitteen (tavoitteiden) osalta ja tarvittaessa laatia tarkastuslausunto, kuten seuraavasta kaaviosta ilmenee. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 28 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 2: Tarkastuksen kulku Vastuuvapausviranomainen tai valvontaelin Ohjelman laatiminen Päätä tarkastustehtävät, jaa resurssit tarkastuksiin Tilintarkastustuomioistuimen strategia Raportointi Tee tuloksista yhteenveto ja hanki niille vahvistus, laadi lausunto, laadi kertomus Tilintarkastustuomioistuimen vuotuinen työohjelma Alustavat huomautukset Tarkastuskertomus ja Mahdollisten tarkastustehtävien joukko Kuulemismenettely tarkastuskohteen kanssa Tarkastusjaostojen vuotuiset työohjelmat Suunnittelu Päätä, mitä tarkastustoimenpiteitä suoritetaan, kuka ne suunnittelee ja miksi, sekä missä, miten ja milloin ne suoritetaan Esiselvitys Tarkastuksen suunnittelumuistio Tarkastuslausunto Totetutus Valmistele, toimita ja analysoi tiedot, kerää ja arvioi evidenssi Tarkastusvaiheet Tarkastusohjelma Työpaperit Seurantakirje Huomautukset Raportti alustavista tarkastushavainnoista Tarkastuskohde Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 29 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.1.2 Mitä tarkastuksen suunnittelulla tarkoitetaan Tarkastuksen suunnittelu käsittää tietojen keräämisen ja arvioinnin sekä Virheellisten johtopäätösten riskin vähentäminen tarkastuksen laajuutta, lähestymistapaa, ajoitusta ja resursseja koskevan päätöksenteon. Tavoitteena on suorittaa tarkastustyö siten, että tarkastuksen tavoitetta (tavoitteita) koskevan virheellisen johtopäätöksen tai (soveltuvissa tapauksissa) lausunnon riski alenee hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Tarkastuksen suunnittelun tuotoksena syntyy 1) tarkastuksen suunnittelumuistio, jossa sidotaan resurssit ja esitetään tarkastuksen Suunnittelun tuotoksena syntyy muistio ja ohjelma kokonaisstrategia, 2) tarkastusohjelmia, joissa annetaan suoritettavan tarkastustyön luonnetta, ajoitusta ja laajuutta koskevat ohjeet. Tarkastustyötä ei pidä aloittaa ennen kuin CEAD-jaosto on hyväksynyt tarkastuksen suunnittelumuistion. 2.1.3 Suunnittelun merkitys ja luonne Perusta laadukkaalle tarkastukselle Hyvän suunnittelun avulla voidaan varmistaa, että tarkastustyö kohdennetaan riskien mukaan ja mahdolliset ongelmat yksilöidään ja ratkaistaan ajoissa; lisäksi hyvä suunnittelu edistää tarkastuksen organisointia ja asianmukaista hallinnointia niin, että tarkastus voidaan suorittaa taloudellisesti, tehokkaasti ja vaikuttavasti. Prosessi on iteratiivinen Suunnittelun luonne ja laajuus vaihtelee tarkastusaiheen laajuuden ja monimutkaisuuden mukaan. Lisäksi suunnitteluun vaikuttaa tarkastajan aiempi kokemus tarkastuskohteesta. Vaikka tarkastuksen suunnittelu painottuu suunnitteluvaiheeseen, se ei rajoitu pelkästään siihen vaan on pikemminkin jatkuva ja iteratiivinen prosessi; suunnittelu jatkuu koko tarkastuksen ajan ja muotoutuu uuden tilanteen mukaan, jos esimerkiksi tarkastuskohteen toiminnoissa tai järjestelmissä esiintyy odottamattomia muutoksia tai tarkastuksen toteutusvaiheessa ilmenee odottamattomia tuloksia. ja se edellyttää harkintaa ja skeptisyyttä On tärkeää tiedostaa, että tilintarkastuksessa ja säännönmukaisuuden tarkastuksessa ei ole kyse sarjasta mekaanisesti suoritettavia vaiheita. Erityisen tärkeää on, että niin tarkastuksen suunnitteluvaiheessa kuin toteutus- ja raportointivaiheessakin käytetään ammatillista harkintaa ja osoitetaan skeptisyyttä. Tarkastajan on myös otettava huomioon tietämys, joka on saatu alaan liittyvistä relevanteista tuloksellisuuden tarkastuksista. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 30 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.1.4 Suunnittelun vaiheet Tarkastajan on suunniteltava, kuinka hän a) Olennaisuuden määrittäminen määrittää olennaisuuden sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta b) Olennaisten riskien tunnistaminen ja arviointi tunnistaa ja arvioi olennaiset organisaatiosta riskit ja sen toimintaympäristöstä (sisäinen valvonta mukaan luettuna) muodostetun käsityksen avulla Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu c) Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen d) suunnittelee tarkastustoimenpiteet tunnistettuihin riskeihin vastaavan tarkastustyön luonteen, ajoituksen ja laajuuden osalta laatii tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman. Nämä osa-alueet käydään yksitellen läpi tämän osion seuraavissa luvuissa. 2.2 OLENNAISUUDEN MÄÄRITTÄMINEN ISSAI 1320 [ISA 320] ISSAI 1450 [ISA 450] Tilintarkastajan soveltaa tavoitteena olennaisuuden asianmukaisesti 2.2.1 Johdanto ja määritelmä 2.2.2 Huomio tietojen käyttäjiin 2.2.3 Miksi olennaisuus määritetään 2.2.4 Milloin olennaisuus on otettava huomioon 2.2.5 Määrälliset ja laadulliset näkökohdat 2.2.6 Olennaisuuden dokumentointi on käsitettä tilintarkastusta suunnitellessaan ja suorittaessaan. 2.2.1 Johdanto ja määritelmä Olennaisuus on yksi tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen peruskäsitteistä. Sen avulla määritetään, minkä tasoinen poikkeama tarkastajan käsityksen mukaan todennäköisesti vaikuttaa taloudellisen informaation (esim. tilinpäätöstietojen) käyttäjiin. Asia tai asiajoukko voi olla olennainen arvonsa, luonteensa (luontaisten ominaisuuksiensa) tai poikkeaman esiintymisyhteyden perusteella. 2.2.2 Huomio tietojen käyttäjiin Mieti, mikä on tärkeää käyttäjille Asia tai asiajoukko eriä on olennainen, jos olisi todennäköistä, että poikkeaman vuoksi tietojen käyttäjät tekisivät toisenlaisia päätöksiä. Olennaisuus on näin ollen arvioitava sen pohjalta, mitä tarkastaja tietää käyttäjien odotuksista. toimittamaan tietoja Jos käyttäjät siitä, mikä eivät toimita heille tai on eivät pysty olennaista, Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 31 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] tilintarkastustuomioistuimen toimintaympäristössä määrittää mahdollisimman olennaisuuden toimiva tarkastaja varhaisessa vaiheessa tarkastuksen suunnittelua. Käyttäjiä on monenlaisia Kun olennaisuutta määritellään, EU:n toimintaympäristössä huomioon otettavia tietojenkäyttäjiä ovat pääasiassa parlamentti ja neuvosto (erityisesti vastuuvapausmenettelyä silmällä pitäen). Lisäksi on otettava Ammatillinen harkinta huomioon komissio ja muut EU:n toimielimet, jäsenvaltioiden viranomaiset, tiedotusvälineet ja suuri yleisö. Tietojen käyttäjiä on monenlaisia, ja näin ollen tarkastaja määrittää olennaisuuden ammatillista harkintaansa käyttäen. 2.2.3 Miksi olennaisuus määritetään Tarkastuksessa suoritettavien testien laajuuden määrittäminen ja tulosten arviointi helpottuu Kun olennaisuusrajat asetetaan, tarkastajan on helpompi suunnitella tarkastus siten, poikkeamat. että testien Lisäksi avulla tällöin tilintarkastustuomioistuimen varmasti havaitaan voidaan resursseja olennaiset varmistaa, käytetään että taloudellisesti, tehokkaasti ja vaikuttavasti. Jos tarkastuksessa sovelletaan tiukempaa (alhaisempaa) olennaisuusrajaa, sen yhteydessä on suoritettava enemmän testejä; tarkastajan on kuitenkin vältettävä ”liikatarkastusta” aloilla, joilla laajamittainen tarkastustyö ei ole aiheellista. 2.2.4 Milloin olennaisuus on otettava huomioon Tarkastajan on otettava olennaisuus huomioon Suunnitteluvaihe • suunnitteluvaiheessa, jotta hän voi helpommin arvioida olennaisia riskejä ja määrittää tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden Toteutusvaihe • toteutusvaiheessa arvioidessaan uutta tietoa, jonka perusteella saatetaan joutua tarkistamaan suunniteltuja toimenpiteitä, ja arvioidessaan poikkeamien vaikutusta Raportointivaihe • raportointivaiheessa tehdessään lopullisia johtopäätöksiä (soveltuvissa tapauksissa) laatiessaan tarkastuslausunnon. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 ja | 32 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.2.5 Määrälliset ja laadulliset näkökohdat Tarkastajan on mietittävä olennaisuutta sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta. Määrällinen olennaisuus ilmaistaan numeerisesti i) Määrällinen olennaisuus määritetään asettamalla tietty lukuarvo eli olennaisuusraja. Olennaisuusraja on merkittävä tekijä sekä yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa käytettävien otoskokojen laskennassa että saatujen tarkastustulosten tulkinnassa. Lukuarvo saadaan määrittämällä sopivasta perustasta prosenttiosuus; molemmat arvot ilmentävät tarkastajan käsityksen mukaan indikaattoreita, joita tietojen käyttäjät todennäköisesti pitävät tärkeinä. 0,5–2 prosenttia • Tilintarkastustuomioistuimessa olennaisuusraja on 0,5–2 prosenttia. Olennaisuusrajan valinta on harkinnanvarainen asia, mutta yleensä sovelletaan 2 prosentin olennaisuusrajaa. Käyttäjien odotusten perusteella (ks. kohta 2.2.2) voidaan soveltaa erilaista olennaisuusrajaa. Olennaisuusrajan lisäksi on mahdollista asettaa absoluuttisena määränä ilmaistu yläraja. menoista tai tuloista tai taseesta • Perustana on tavallisesti menojen kokonaismäärä (eli käytetyt maksusitoumusmäärärahat maksusitoumusten tarkastuksessa ja käytetyt maksumäärärahat maksujen tarkastuksessa) tai tulojen kokonaismäärä laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksissa taikka taseeseen merkitty määrä luotettavuuden tarkastuksissa. ja olennaisuusraja tarkistetaan Tilintarkastustuomioistuimen toistuvat (vuotuiset) tilintarkastukset ja säännönmukaisuuden tarkastukset suunnitellaan yleensä ennen kuin tilinpäätös on saatavilla. Tästä syystä asetetaan alustava olennaisuusraja, joka perustuu todellisten tietojen sijaan talousarvioon. Kun menoista ja tuloista saadaan käyttöön todelliset tiedot, tarkastajan on tarkistettava olennaisuusraja ja määritettävä, onko se edelleen tarkoituksenmukainen. Laadullinen olennaisuus ii) Tarkastajan on aina arvioitava myös laadullinen olennaisuus. Vaikka tietyn tyyppiset virheellisyydet tai sääntöjenvastaisuudet olisivat määrällisesti katsottuna epäolennaisia, niillä voi olla olennainen vaikutus taloudellisiin raportteihin tai ne olisi ilmaistava kyseisissä raporteissa. Laadullinen olennaisuus käsittää tapauksia, jotka voivat olla sellaisenaan olennaisia • sellaisenaan olennaisia: tällä viitataan luontaisiin ominaisuuksiin ja tapauksiin, joissa voi olla kyse erityisistä tiedonantovelvollisuuksista tai huomattavasta poliittisesti merkittävästä näkökohdasta tai huomattavasta yleisestä edusta; se käsittää tapaukset, joissa epäillään vakavia hallinnon epäkohtia, petosta, laittomuutta tai sääntöjenvastaisuutta taikka tahallista virheellisten tai väärien tietojen tai tulosten esittämistä Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 33 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • asiayhteydessään olennaisia: tällä tarkoitetaan seikkoja, jotka ovat asiayhteydessään olennaisia olennaisia esiintymisyhteydessään ja näin muuttavat käyttäjien saamaa vaikutelmaa. Tämä käsittää tapaukset, joissa vähäisellä virheellä voi olla merkittävä vaikutus: meno esim. voidaan luokitella virheellisesti tuloksi, jolloin tosiasiallinen alijäämä raportoidaan tilinpäätöksessä ylijäämänä. Esimerkkinä voidaan mainita tapaus, jossa sääntöjenvastaisuuksiin liittyvien virheiden kokonaisarvo jää olennaisuusrajan alle, mutta tarkastaja tietää, että talousarvion valvontakomitea sääntöjenvastaisuuksiin. sääntöjenvastaisuudet Näin on on osoittanut ollen tarkastaja aiheellista mainita erityistä katsoo, kiinnostusta että havaitut tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa. Tapauksista, jotka ovat sellaisenaan tai asiayhteydessään olennaisia, on tiedotettava; tarkastuslausunnossa vain ne kuitenkin otetaan tilintarkastustuomioistuimen huomioon päättämissä poikkeustapauksissa. 2.2.6 Olennaisuuden dokumentointi Tarkastajan on dokumentoitava olennaisuustasot ja niihin tarkastuksen aikana tehdyt muutokset. 2.3 RISKIEN TUNNISTAMINEN JA ARVIOIMINEN ORGANISAATIOSTA JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖSTÄ MUODOSTETUN KÄSITYKSEN AVULLA, TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN VARMUUTEEN PERUSTUVA MALLI MUKAAN LUKIEN ISSAI 1315 [ISA 315] 8 Tilintarkastajan tavoitteena on sellaiseen tarkastettavaan yhteisöön liittyvien riskien tunnistaminen ja arvioiminen, joka ei saavuta 8 tavoitteitaan , ja näin saada perusta tilintarkastustoimenpiteiden suunnittelulle ja toteuttamiselle. Tällaiset riskit tunnistetaan ja arvioidaan yhteisöstä sekä sen toimintaympäristöstä ja sisäisestä valvonnasta muodostetun käsityksen avulla. 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointimenettelyt 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä 2.3.3 Toimintariskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.4 Organisaation sisäinen valvonta 2.3.5 Käsityksen muodostaminen organisaation sisäisestä valvonnasta 2.3.6 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.7 Havaitsemisriskin määrittäminen 2.3.8 Varmuuteen perustuva malli 2.3.9 Dokumentaatio Relevantit tavoitteet saattavat tarkastustyypistä riippuen koskea tilien luotettavuutta, säädösten ja määräysten noudattamista tai järjestelmien asianmukaista toimintaa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 34 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointimenettelyt Varmuuden ja tarkastusriskin määritelmä Ei ole käytännöllistä eikä kustannustehokasta, että tarkastajat keräävät evidenssiä saadakseen ehdottoman (100-prosenttisen) varmuuden – luottamustason – siitä, että kaikki olennaiset poikkeamat havaitaan. Tarkastajat pyrkivät sen sijaan varmistamaan, että heidän johtopäätöksensä ja lausuntonsa sisältävät kohtuullisen varmuuden, joka on saatu tarkastustyön kautta. Tarkastusriski on tarkastusvarmuuden vastakohta. Sillä tarkoitetaan virheellisen johtopäätöksen riskiä, jonka tarkastaja on valmis hyväksymään. Tarkastusriski yleensä 5 prosenttia kohtuullisen varmuuden yhteydessä Tarkastusriskiä ei käytännössä voida kokonaan välttää. Tilintarkastustuomioistuin on määrittänyt osana toimintaperiaatteitaan, että tarkastusriski on tavallisesti 5 prosenttia tarkastuksissa, joissa saadaan kohtuullinen varmuus. Näin ollen varmuuden aste (DA) on 100 – tarkastusriski (AR) = 95 %. Tarkastusriskin osatekijät Tarkastusriskin osatekijät ovat • toimintariski, joka liittyy organisaation luonteeseen • kontrolliriski, joka kohdistuu organisaation kontrolleihin, sekä • havaitsemisriski eli riski siitä, että tarkastaja ei havaitse poikkeamia. Riskien arviointi perustuu harkintaan tarkan mittauksen sijaan. Tarkastaja arvioi kunkin riskiosatekijän tason ammatillisen harkintansa perusteella jäljempänä kuvattujen menettelyjen avulla. Tarkastusriskiä kuvaava malli Jäljempänä esitetty tarkastusriskiä kuvaava malli auttaa tarkastajaa määrittämään, kuinka laajamittaista tarkastustyön on oltava, jotta tarkastaja saa johtopäätöksilleen halutun varmuuden. Tarkastusriski (AR) = toimintariski (IR) x kontrolliriski (CR) x havaitsemisriski (DR) Tasapainossa oleva yhtälö Yhtälön on oltava aina tasapainossa. Mitä suuremmaksi tarkastaja arvioi toimintariskin ja/tai kontrolliriskin, sitä pienempi on oltava havaitsemisriskin. Tämä vaatii enemmän aineistolähtöistä tarkastustyötä (suurempia otoskokoja). Vastaavasti mitä pienemmäksi toimintariski ja kontrolliriski yhdessä arvioidaan, sitä suurempi on havaitsemisriski. Tämä puolestaan edellyttää vähemmän järjestelmien kontrolleja, aineistolähtöistä tarkastusta. sillä On testattava suunnitteluvaiheen järjestelmätarkastukset tarkastustyötä edesauttavat enemmän oletukset myös on ja enemmän järjestelmiä ja varmistettava, ja yleisen varmuuden saavuttamista. Petosriski on sekä toimintariskin että kontrolliriskin osa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 35 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Tarkastusriski on otettava huomioon • tarkastuksen (myös tarkastustoimenpiteiden) suunnitteluvaiheessa • tarkastustoimenpiteitä toteutettaessa sekä • arvioitaessa suoritettujen testien tuloksia. Riskien tunnistamis- ja arviointitoimenpiteet Tarkastajan on suoritettava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa riskienarviointitoimenpiteet erilaisten tietolähteiden pohjalta (ks. taulukko 2). Näin tarkastaja voi tunnistaa ja arvioida riskin siitä, että organisaatio ei mahdollisesti saavuta luotettavuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä tavoitteitaan. Lisäksi tarkastustoimenpiteiden suunnittelu helpottuu. käsittävät myös organisaation riskienarviointiprosessin Tietolähteenä voidaan käyttää myös organisaation omaa riskienarviointiprosessia. Esimerkiksi Euroopan komissiossa vuotuinen hallintosuunnitelma sisältää asianomaisen pääosaston tunnistamat kriittiset riskit ja vuotuisissa toimintakertomuksissa esitetään katsaus havaittuihin vakaviin riskeihin ja siihen, miten ne vaikuttavat pääosaston tavoitteiden saavuttamiseen. Tarkastajan on kuitenkin noudatettava ammatillista skeptisyyttä, sillä tarkastuskohteen yksilöimät riskit eivät välttämättä ole riskejä, joilla on merkitystä tarkastuksen kannalta, ja kyseiset tiedot saattavat olla vääristyneitä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 36 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 2: Riskienarviointitoimenpiteet Riskienarviointitoimenpiteet Tietolähde Taloudellisiin tietoihin ja muihin tietoihin sisältyvien yhteyksien ja näiden tietojen välisten yhteyksien analysointi tutkimalla vakuuttavilta tuntuvia yhteyksiä, mukaan lukien trendit ja suhdeluvut. Esimerkkejä ovat tosiasiallisten tietojen vertaaminen talousarvioon, lisenssitulojen vertaaminen lisenssien määrään ja tuontitullien vertaaminen toteutunutta tuontimäärää koskeviin tietoihin. Taloudelliset ja muut tiedot, tarkoituksena saada yleisiä alustavia viitteitä epätavallisista tai odottamattomista yhteyksistä. Käynnit, joilla perehdytään organisaation tiloihin ja laitteisiin. Sisäiset asiakirjat – vuotuinen hallintosuunnitelma, rekisterit, käsikirjat Yksityiskohtaisella tarkastuksella tarkoitetaan rekistereiden tai asiakirjojen tutkimista tai omaisuuserän fyysistä tutkimista (rekisterit ja asiakirjat voivat olla sisäisiä tai ulkoisia, paperilla, sähköisenä tai muulla tietovälineellä). Muut tiedot – tarkastuskohteen talousarvio, vuotuinen toimintakertomus Ulkoinen informaatio – talouslehdet; sääntelyelinten julkaisut ja talousalan julkaisut Tilintarkastustuomioistuimen, komission sisäisen tarkastuksen osaston, sisäisen tarkastuksen yksikköjen, ylimpien tarkastuselinten tai komission petostentorjuntayksikön (OLAF) aiempien tarkastusten havainnot. Havainnointi sisältää toisten suorittaman prosessin tai menettelyn seuraamista. Havainnointi tuottaa tietoa prosessin tai menettelyn suorittamisesta, mutta se rajoittuu havainnointihetkeen. Organisaation toimintojen havainnointi. Tiedustelut sisältävät tiedon hankkimista asiaan perehtyneiltä organisaatiossa toimivilta tai sen ulkopuolisilta henkilöiltä. Hallintoelimet, toimiva johto ja muut organisaatiossa toimivat. Mainittujen riskienarviointitoimenpiteiden avulla pyritään muodostamaan käsitys seuraavista osa-alueista, joita käsitellään tarkemmin jäljempänä: • organisaatio ja sen toimintaympäristö; tarkoituksena on yksilöidä tarkastuksen kohteena olevaan alueeseen liittyvät toimintariskit, mukaan lukien lähipiiriin ja petokseen liittyvät riskit • sisäisen valvonnan järjestelyt kaikilla relevanteilla tasoilla (komissio, jäsenvaltio, välittäjätaso, edunsaaja); tarkoituksena on helpottaa 9 kontrolliriskien tunnistamista . 9 Tämä kontrolliriskin alustava arviointi on erotettava sisäisen valvonnan perusteellisesta arvioinnista, jota edellytetään, jos tarkastuksen kokonaislähestymistavan osana testataan kontrolleja. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 37 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä Käsityksen muodostaminen organisaation toiminnasta Tarkastaja muodostaa käsityksen organisaatiosta saadakseen viitekehyksen, jonka puitteissa hän suunnittelee ja toteuttaa tarkastuksen ja käyttää asianmukaista ammatillista harkintaa. tarkoituksena johtopäätöksen tekeminen tarkastustavoitteiden osalta Tarkastajan on muodostettava käsitys organisaatiosta ja sen toiminnoista keskittyen niihin tekijöihin, jotka mahdollistavat johtopäätöksen tekemisen tarkastustavoitteiden osalta. Yleensä hänen on muodostettava käsitys seuraavista osatekijöistä: • Lainsäädäntö – toiminnan oikeusperusta ja varainhoitoasetuksen, soveltamissääntöjen sekä muiden sääntöjen ja määräysten relevantit osat. • Toiminnan / tarkastettavan organisaation yleinen organisaatio ja hallinto, mukaan lukien toimintarakenne, resurssit ja hallintojärjestelmät. • Organisaation toimintaprosessit – asianomainen toimintapolitiikka, tavoitteet ja strategiat, ohjelmien/hankkeiden toteutuspaikat sekä niiden tyyppi/volyymi/arvo. • Sellaiset organisaation tavoitteisiin ja strategioihin liittyvät organisaation toiminnan yhteydessä ilmenevät riskit, jotka saattavat aiheuttaa olennaisia poikkeamia. Tähän sisältyy käsityksen muodostaminen organisaation lähipiirisuhteista ja -tapahtumista (esim. hankitaan toimivalta johdolta lähipiiriin kuuluvien osapuolten nimet sekä tiedot lähipiirisuhteiden luonteesta sekä kaikista tapahtumista, joihin on ryhdytty lähipiiriin kuuluvien osapuolten kanssa kyseessä olevan kauden aikana). • Tulosluvut – tuloslukujen (esim. tulosmittarit, varianssianalyysi) avulla tarkastaja pystyy arvioimaan, voivatko paineet tulostavoitteiden saavuttamiseen johtaa toimivan johdon toimenpiteisiin, jotka lisäävät olennaisen virheellisyyden tai sääntöjenvastaisuuden riskiä. Käsityksen muodostaminen hallintotavasta Talousarvion 317 artikla), yleisestä mutta toteuttamisesta vastaa varainhoitoasetuksessa 10 komissio säädetään (SEUT:n kolmesta erilaisesta talousarvion hallinnointitavasta. Talousarvion toteuttamiseen liittyvien roolien ja vastuiden jakautuminen vaihtelee eri hallinnointitapojen välillä. Tämä on otettava asianmukaisesti huomioon tarkastuksen suunnittelu-, toteutus- ja raportointivaiheessa. 10 Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus (neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, annettu 25 päivänä kesäkuuta 2002), 53 artikla, sekä sen soveltamissäännöt (komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002, annettu 23 päivänä joulukuuta 2002). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 38 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • Keskitetty hallinto: Keskitettyä hallintoa käytetään pääasiassa ulkoisten toimien, sisäisten politiikkojen ja hallintomenojen alalla. Hallinnointi on joko suoraa (komission pääosastojen vastuulla) tai epäsuoraa (komissio antaa talousarvion toteuttamisen unionin virastojen sekä julkisen tai yksityisen sektorin elinten vastuulle esimerkiksi sisäisten politiikkojen alalla). • Jaettu tai hajautettu hallinto: Jaetussa hallinnossa toteuttamistehtävät siirretään jäsenvaltioiden vastuulle; tätä tapaa sovelletaan pääasiassa maatalouteen ja rakennetoimiin liittyviin menoihin sekä tuloihin. Hajautetussa hallinnossa toteuttamistehtävät siirretään edunsaajamaille, kuten esimerkiksi unionin ulkopuolelle suunnatun tuen tapauksessa. • Yhteishallinto kansainvälisten järjestöjen kanssa: toteuttamistehtävät siirretään kansainvälisille järjestöille, yleensä ulkoisten toimien alalla. Käsityksen muodostaminen sovellettavista asetuksista Kussakin toiminnassa (komission kussakin toimintalohkossa) sovelletaan erityisiä asetuksia, joissa säädetään kyseistä toiminnanalaa koskevista erityisvaatimuksista (esimerkiksi EU:n toiminnan mahdollisesta monivuotisuudesta). Tarkastajan on muodostettava suunnitteluvaiheessa käsitys näistä asetuksista. 2.3.3 Toimintariskin tunnistaminen ja arviointi Toimintariskin määritelmä Toimintariski on toimintojen, toimien ja hallintorakenteiden luonteeseen kytkeytyvä riski siitä, että esiintyy poikkeamia, joiden seurauksena organisaatio ei saavuta luotettavuutta ja laillisuutta/sääntöjenmukaisuutta koskevia tavoitteitaan, jos näitä poikkeamia ei ehkäistä tai havaita ja korjata. Tarkastaja arvioi toimintariskin organisaation toiminnasta muodostamansa käsityksen perusteella. Tarkastajan on tehtävä alustava arvio toimintariskistä kokonaistasolla (eli koko toimintalohkon/organisaation tasolla) tunnistaakseen ne tarkastuksen kannalta olennaiset riskialat, jotka on erityisesti otettava huomioon Suuri vai pieni riski tarkastustoimenpiteiden suunnittelussa ja toteuttamisessa. Tarkastaja voi arvioida toimintariskin suureksi tai pieneksi. Niillä aloilla, joilla toimintariski on suuri, on varmistuttava, että kontrolliriski hallitaan riittävän hyvin. Tarkastajan on määritettävä, mitkä tunnistetuista toimintariskeistä on hänen Merkittävät riskit arvionsa mukaan aiheellista ottaa erityisesti huomioon tarkastuksessa (merkittävät riskit). Tarkastajan on näiden riskien osalta muodostettava käsitys relevanteista sisäisistä kontrolleista. Merkittäviin riskeihin kohdistuvien asianmukaisten kontrollien puuttuminen voi viitata siihen, että organisaation sisäisessä valvonnassa on olennainen puute. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 39 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Merkittävän riskin alueet voivat käsittää tapahtumia, • jotka ovat monimutkaisia, epätavanomaisia, ei-rutiininomaisia tai tavanomaisen toiminnan ulkopuolella (vähemmän todennäköisesti kontrollien kohteena) tai joissa on mukana kolmansia osapuolia • joiden arvostaminen on erittäin subjektiivista (ja edellyttää arviointia ja oletuksia tai tarkastuskohteen toimivan johdon suorittamaa harkintaa) • joihin liittyy petoksen mahdollisuus. Liitteessä I luetellaan toimintariskin osatekijät. 2.3.4 Organisaation sisäinen valvonta 11 i) Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäinen valvonta on organisaation toimivan johdon ja henkilöstön toteuttama prosessikokonaisuus (eli sarja toimia, jotka kattavat kaikki organisaation toiminnot). Kansainvälisissä standardeissa käytetään termiä ”sisäinen valvonta”, EU:n toimintaympäristössä käytetään termiä ”valvontajärjestelmät”. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on käsitellä riskejä ja antaa kohtuullinen varmuus siitä, että organisaatio saavuttaa tehtäväänsä toteuttaessaan seuraavat yleistavoitteet: • huolehtii tilivelvollisuuteen liittyvistä velvoitteista • noudattaa sovellettavia säädöksiä ja määräyksiä • pitää huolta resursseista, jotta niitä ei häviä, käytetä väärin tai vahingoiteta • panee täytäntöön asiamukaiset, eettiset, taloudelliset, tehokkaat ja vaikuttavat toimenpiteet. ii) Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäisen valvonnan järjestelmät, mukaan lukien tietotekniset järjestelmät, voidaan jakaa viiteen toisiinsa liittyvään valvonnan osa-alueeseen seuraavasti: 11 Määritelmä sama kuin INTOSAI-ohjeissa julkisen sektorin sisäisen valvonnan standardeissa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 40 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 3: Sisäisen valvonnan osa-alueet VALVONNAN OSA- TARKOITUS ALUE Valvontaympäristö Vahvistaa organisaatiorakenne sekä perustana olevat organisaation säännöt ja arvot. Näin luodaan asianmukainen viitekehys, jonka avulla varmistetaan käyttöön asetettujen resurssien hyvä hallinnointi. Riskienarviointi Tunnistaa ja analysoida organisaation tavoitteiden saavuttamista haittaavat sisäiset ja ulkoiset riskit. Komissiossa kaikilla toimilla on oltava tavoitteet, joiden tulee olla erikseen määritettyjä, mitattavia, saavutettavissa olevia, relevantteja ja oikea-aikaisia eli SMART-periaatteiden mukaisia; lisäksi keskeisiin toimintoihin on sovellettava riskianalyysia ja riskienhallintaa. Kontrollitoiminnot Määrittää toimintaperiaatteet ja menettelyt, jotka organisaatio panee täytäntöön varmistaakseen, että tunnistettuja riskejä hallitaan asianmukaisesti. Niihin sisältyy moninaisia toisistaan suuresti eroavia toimia kuten luvat, tarkistukset, toiminnan tuloksellisuuden arviointi, tiedon käsittely, fyysiset kontrollit ja tehtävien eriyttäminen. Kontrollitoimintoihin kuuluvat myös lähipiirisuhteita ja -tapahtumia koskevat kontrollit. Tiedot ja viestintä Varmistaa asianomainen perusta tilinpäätösraportointia ja säännönmukaisuutta koskevien tavoitteiden saavuttamiseksi. Siihen kuuluvat kirjanpitojärjestelmä; tapahtumien alkuun saattamista, kirjaamista, käsittelyä ja raportointia koskevat menettelyt ja aineisto sekä tapahtumiin liittyvien varojen, velkojen ja oman pääoman seurattavuuden turvaamista koskevat menettelyt ja aineisto. Seuranta Varmistaa, että toimintaa seurataan jatkuvasti. Tämä käsittää sisäisen tarkastuksen ja arvioinnin sekä sisäisen valvonnan vuosittaisen arvioinnin. Tarkastajan on muodostettava käsitys näistä valvonnan osa-alueista. Sisäisten kontrollien rajoitteet Tarkastajan on kontrolleja arvioidessaan ja testatessaan pohdittava tarkasti sisäisten testaamisen ainoastaan kontrollien luontaisia kustannustehokkuutta. kohtuullisen rajoitteita Sisäiset varmuuden siitä, sekä kontrollit että kontrollien voivat antaa valvontatavoitteet saavutetaan. Lisäksi tarkastusevidenssiä ei voida hankkia ainoastaan sisäisten kontrollien avulla, sillä seuraavat luontaiset rajoitteet voivat heikentää niiden vaikuttavuutta: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 41 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 3: Esimerkkejä sisäisen valvonnan vaikuttavuutta heikentävistä tekijöistä Ei-rutiininomaiset tapahtumat IT-järjestelmien puutteet Asiakirjat allekirjoitetaan ilman varmistusta Toimiva johto sivuuttaa kontrolleja Avainhenkilöstön vaihdokset Sisäisen valvonnan vaikuttavuus Muutokset tapahtumien käsittelyssä Vilpillinen yhteistyö Tarkastaja pyrkii kontrollien testaamisen avulla saamaan positiivista evidenssiä keskeisten kontrollien olemassaolosta sekä niiden jatkuvasta, johdonmukaisesta ja tehokkaasta toiminnasta (keskeisiä kontrolleja ovat kontrollit, joiden tarkoituksena on estää tai havaita ja korjata olennainen poikkeama). Saatu evidenssi on kuitenkin vakuuttavuudeltaan useammin heikkoa tai negatiivista (esim. vaaditun allekirjoituksen puuttuminen) kuin vakuuttavaa ja positiivista (esim. kontrolli on tosiasiassa suoritettu). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 42 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.5 Käsityksen muodostaminen organisaation sisäisestä valvonnasta Tarkastajan tavoitteet muodostettaessa käsitystä sisäisestä valvonnasta Sisäistä valvontaa koskevan käsityksen muodostamiseen ja sisäistä valvontaa koskevan alustavan arvioinnin tekemiseen liittyvät tarkastajan tavoitteet on määritettävä heti alkuvaiheessa. Tavoitteet voivat olla esimerkiksi seuraavat: • Auttaa suunnittelemaan tarkastustoimenpiteiden luonne, ajoitus ja laajuus. Tarkastaja saattaa pystyä rajoittamaan yksittäisten tapahtumien tarkastamisen määrää, jos todetaan, että keskeiset kontrollit on suunniteltu asianmukaisesti ja ne ovat toimineet jatkuvasti ja tehokkaasti koko tarkastuksen kattaman kauden. Tällaisessa järjestelmään perustuvassa lähestymistavassa tarkastajan tavoitteena on saada osa vaadittavasta luottamuksesta organisaation sisäisen valvonnan kautta. Hän voi näin alentaa yksittäisten tapahtumien tarkastamisen avulla hankittavaa luottamustasoa. • Muodostaa käsitys siitä, missä määrin sisäisen valvonnan järjestelmiin tehdään parannuksia vuosittain. Tällä tavalla voidaan antaa palautetta tarkastuskohteen toimivalle johdolle ja vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle (esim. johtopäätökset, joiden sisäisen kautta valvonnan vaikuttavuutta koskevat tilintarkastustuomioistuin suorittaa tehtäväänsä eli edistää osaltaan EU:n varainhoidon parantamista). • Tehdä johtopäätöksiä sisäisen valvonnan järjestelmän vaikuttavuudesta, kun se on tarkastuksen erityisenä tavoitteena (esim. tietyt valitut tarkastustehtävät tai sisäisen valvonnan vaikuttavuutta koskeva lisäraportointi DAS-tarkastustyön yhteydessä). Riippumatta siitä, mikä on tarkastajan tavoite sisäisten kontrollien yksilöinnissä ja arvioinnissa, suunnitteluvaiheessa tarkastaja Arvioi kontrollien toimintarakenne ja selvitä, ovatko sisäiset kontrollit käytössä i) arvioi tarkastuksen kannalta relevanttien sisäisten kontrollien toimintarakenteen miettien, pystyykö kontrolli yksin tai yhdessä muiden kontrollien kanssa tehokkaasti estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan poikkeamat. ii) määrittää, ovatko kontrollit käytössä (ovatko ne olemassa ja käyttääkö organisaatio niitä). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 43 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Läpikulkutesti Tarkastaja tutkii kontrollin toimintarakennetta määrittäessään, onko kontrollin täytäntöönpanoa tutkittava. Hän suorittaa pienestä (enintään kolmen tapahtuman) tapahtumajoukosta läpikulkutestejä (walk through -testejä) ymmärtääkseen on Tarkastajan syytä ja varmistaakseen huomata, että kontrollin käsityksen toiminnan. muodostaminen organisaation kontrolleista ei ole kontrollien toiminnan tehokkuuden testaamista; kyseinen testaaminen suoritetaan toteutusvaiheessa. Keskity relevantteihin keskeisiin kontrolleihin Tarkastajan on otettava huomioon ainoastaan ne kontrollit, jotka ovat relevantteja tarkastustavoitteen kannalta. On tarkastajan ammatillisessa harkinnassa, onko jokin kontrolli relevantti yksinään tai yhdessä muiden kontrollien kanssa. Lisäksi tarkastajan on mietittävä, mitä kontrolleja pidetään keskeisinä. Testattavaksi valitaan sellainen vähimmäismäärä keskeisiä kontrolleja, joka on ehdottomasti tarpeellinen kaikkien relevanttien riskien kattamiseksi. Relevantteihin tekijöihin voivat kuulua esimerkiksi • olennaisuus • kontrolliin liittyvän riskin merkittävyys • organisaation koko • organisaation toiminnan luonne, mukaan lukien organisaatiorakenne ja omistukseen liittyvät piirteet • organisaation toiminnan moninaisuus ja monimutkaisuus • säädöksiin ja määräyksiin perustuvat vaatimukset • olosuhteet ja sovellettava sisäisen valvonnan osa-alue • organisaation sisäiseen valvontaan kuuluvien järjestelmien luonne ja monimutkaisuus, mukaan lukien palveluorganisaatioiden käyttö • se, estääkö tai havaitseeko ja korjaako tietty kontrolli – joko yksin tai yhdessä muiden kontrollien kanssa – olennaisen virheellisyyden, ja miten se sen tekee. Ylhäältä alas -lähestymistapa Jotta tarkastus saadaan suoritettua taloudellisesti, tehokkaasti ja vaikuttavasti, tarkastuksen lähestymistavan on oltava sellainen, että siinä pyritään luottamaan kontrolleihin korkeimmalla mahdollisella tasolla, jolla kontrollia pidetään tarkastuksen kannalta tehokkaana (”ylhäältä alas -lähestymistapa”). EU:n toimintaympäristössä kontrolleja on useilla eri tasoilla: • Komission suorittamat kontrollit: Komission toteuttama seuranta ja valvontakontrollit kohdistuvat todennäköisesti tietoihin, joiden aggregointiaste on korkea ja jotka eivät ole erityisen yksityiskohtaisia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 44 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Komission toteuttamassa seurannassa ja valvontakontrolleissa painopiste on poikkeamien raportoinnissa. • Jäsenvaltioiden suorittamat kontrollit: Nämä kontrollit suoritetaan yksityiskohtaisemmalla tasolla ja niihin voi kuulua talousarvion seurantaa, varianssianalyysiä ja etenemisen seurantaa. • Maksajaviraston, tarkastusviranomaisen hallintoviranomaisen, suorittamat todentamisviranomaisen kontrollit: Valvonta ja perustuu yksityiskohtaisiin toimenpiteisiin, jotka koskevat yksittäisiä tapahtumia tai pieniä tapahtumaryhmiä, mukaan lukien tiedonkäsittelyyn kohdistuvat kontrollit. Manuaaliset tai automatisoidut kontrollit Se, käytetäänkö sisäisessä valvonnassa manuaalisia vai automatisoituja toimintoja, vaikuttaa myös siihen, kuinka tapahtumat saatetaan alkuun ja kuinka ne kirjataan, käsitellään ja raportoidaan. Muodostaakseen käsityksen sisäisestä valvonnasta tarkastajan on arvioitava, onko organisaatio luomalla tehokkaita kontrolleja vastannut riittävässä määrin riskeihin, jotka aiheutuvat tietotekniikan käytöstä (virheellinen käsittely, luvaton pääsy tietoihin ja luvattomat muutokset, mahdollinen tiedon häviäminen) tai manuaalisista järjestelmistä (kontrollit saatetaan kiertää tai sivuuttaa, yksinkertaisia virheitä ja erehdyksiä voi tapahtua). 2.3.6 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi Kontrolliriskin määritelmä Kontrolliriski on riski siitä, että sisäisen valvonnan avulla ei pystytä estämään olennaisia poikkeamia tai havaitsemaan ja korjaamaan niitä oikea-aikaisesti. Tarkastaja arvioi kontrolliriskin organisaation sisäisestä valvonnasta muodostamansa käsityksen perusteella. Jos kontrolliriskin voidaan olettaa olevan suuri, tarkastajan on saavutettava tarvittava varmuus lähinnä yksittäisten tapahtumien tarkastamisella, sillä sisäisiin kontrolleihin ei ole mahdollista luottaa. Tarkastajan on kontrolliriskin alustavan arvioinnin yhteydessä tarkasteltava sisäisen valvonnan viittä osa-aluetta (lisätietoja liitteessä II). Tarkastaja kuitenkin arvioi ensisijaisesti sitä, estetäänkö tai havaitaanko ja korjataanko tietyn yksittäisen kontrollin avulla poikkeamat ja miten tämä tapahtuu, sen Kompensoivat kontrollit sijaan, että hän luokittelisi kontrollin tietyn kokonaisuuden osaksi. Jos oletettua kontrollia ei ole olemassa, tarkastajan on selvitettävä, onko käytössä mahdollisesti kompensoivia kontrolleja, joiden vaikutus on sama. Tarkastaja voi arvioida kontrolliriskin pieneksi, keskinkertaiseksi tai suureksi, kuten seuraavasta taulukosta ilmenee: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 45 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 4: Sisäisten kontrollien ja niihin liittyvän kontrolliriskin arviointi Sisäisen valvonnan tila Kontrolliriski Kuvaus Tilanteissa, joissa on käytettävissä tietoja äskettäin tehdyistä saman osa-alueen tarkastuksista ja Erinomainen Pieni tiedot osoittavat, että sisäinen valvonta on toimintarakenteeltaan ja täytäntöönpanoltaan erinomaista. Sisäinen valvonta näyttää olevan käytössä ja Hyvä Keskinkertainen asianmukaisesti suunniteltu, ja se todennäköisesti toimii tehokkaasti ja jatkuvasti koko tarkastuksen kattaman kauden. Sisäinen valvonta puuttuu, se on huonosti Heikko Suuri suunniteltua tai sen täytäntöönpano osoittautuu puutteelliseksi. Sen lisäksi, että tarkastaja arvioi kontrolliriskin kaikkien merkittävien riskien osalta, hänen on myös arvioitava organisaation niihin riskeihin kohdistuvat kontrollit, Tietojärjestelmä joiden kohdalla ei tarkastajan käsityksen mukaan ole (käytännössä) mahdollista alentaa riskiä hyväksyttävälle tasolle pelkästään aineistotarkastustoimenpiteiden avulla. Tämä koskee esimerkiksi tapauksia, joissa organisaation tietojärjestelmä sallii pitkälle automatisoidun käsittelyn siten, että manuaalista väliintuloa tapahtuu mahdollisimman vähän; ainoastaan kontrollien arviointi ja testaaminen, jonka kohteena on tietojen oikeellisuus ja täydellisyys, tuottaa tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Kontrolliriskiä koskevan kokonaisarvion ei tule olla parempi kuin valvontaympäristöä koskevan arvion, sillä huono valvontaympäristö voi vaikuttaa heikentävästi jopa erinomaisiin valvontamenettelyihin. Kontrollien testaus Tarkastajan on suunniteltava ja suoritettava kontrolleja koskevia testejä, kun a) tarkastajan arvio olennaisen virheellisyyden riskeistä kannanottotasolla perustuu oletukseen siitä, että kontrollit toimivat tehokkaasti (ts. tarkastaja aikoo luottaa kontrollien toiminnan tehokkuuteen päättäessään aineistotarkastustoimenpiteiden luonteesta, ajoituksesta ja laajuudesta) b) pelkillä aineistotarkastustoimenpiteillä ei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä kannanottotasolla. Tarkastaja voi relevantteja korkean tason keskeisiä kontrolleja koskevan Järjestelmärakennetta koskevan Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 46 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] johtopäätöksen tekeminen arvionsa perusteella tässä vaiheessa tehdä yleiset johtopäätökset järjestelmärakenteesta. Jos tarkastaja arvioi, että sisäinen valvonta on suunniteltu toimintarakenteeltaan asianmukaiseksi, ja jos tarkastaja olettaa, että sisäinen valvonta on toiminut jatkuvasti ja tehokkaasti koko tarkastuksen kattaman kauden, ja jos hän aikoo luottaa sisäiseen valvontaan, hänen on suunniteltava kontrolleja koskevat testit (ks. luku 2.5) ja suoritettava ne saadakseen vahvistuksen kontrollien toiminnasta (ks. luku 3.2) Tarkastajan ei tarvitse testata huonosti suunniteltuja kontrolleja, sillä hän ei voi luottaa niihin. 2.3.7 Havaitsemisriskin määrittäminen Havaitsemisriski on tarkastajan hallinnassa oleva riski siitä, että tarkastaja ei havaitse poikkeamaa, jota organisaation sisäiset kontrollit eivät ole Havaitsemisriskin taso auttaa määrittämään tarkastustoimenpiteet korjanneet. Havaitsemisriskin määrittäminen perustuu hyväksyttävissä olevan tarkastusriskin tasoon sekä organisaation toimintariskiä ja kontrolliriskejä koskevaan arvioon. Näiden pohjalta tarkastaja määrittää, millaisia tarkastustoimenpiteiden on oltava luonteeltaan, ajoitukseltaan ja laajuudeltaan, jotta voidaan saavuttaa tarkastajan hyväksyttävissä oleva havaitsemisriskin taso. Esimerkiksi: • jos vaatimuksena on pienempi tarkastusriski, havaitsemisriskiä voidaan pienentää suorittamalla enemmän aineistotarkastustoimenpiteitä, sillä tällöin on todennäköisempää, että tarkastaja havaitsee olennaiset virheellisyydet tai sääntöjenvastaisuudet • jos tarkastaja aikoo luottaa sisäiseen valvontaan, hänen on suoritettava kontrolleja koskevia testejä. Jos valvonta ei toimi tarkoitetulla tavalla (ja kontrolliriski näin suurenee), havaitsemisriskiä on pienennettävä lisäämällä aineistotarkastustoimenpiteiden määrää. 2.3.8 Varmuuteen perustuva malli Tilintarkastustuomioistuimen mallissa vahvistetaan pääasialliselta soveltamassa luottamustaso, DAS-tarkastustyössä varmuuteen jota perustuvassa edellytetään käytettävältä kahdelta lähteeltä eli 12 valvontajärjestelmiltä ja yksittäisten tapahtumien tarkastamiselta . 12 Tilintarkastustuomioistuimessa käytössä oleva varmuuteen perustuva malli perustuu tarkastusriskimalliin, jossa otetaan asianmukaisesti huomioon tilintarkastustuomioistuimen tarkastusympäristön ominaispiirteet. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 47 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Tilintarkastustuomioistuin voi käyttää tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksissa myös muuta tarkastusevidenssiä, joka on peräisin kahdesta seuraavasta lähteestä: • Vuotuiset toimintakertomukset ja pääjohtajien lausumat, jotka ovat toimivan johdon kirjallisia vahvistusilmoituksia. toimintaympäristössä säännönmukaisuus tarkastaja vuosittaiset analysoi on EU:n tärkeää, joten vahvistusilmoitukset, jotka pääjohtajat esittävät vastuualueeseensa kuuluvien tapahtumien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvää vastuuvapausmenettelyä varten; tämä on tärkeää erityisesti niillä aloilla, joilla tarkastajalla ei ole käytössään suoraa evidenssiä. • Muiden tarkastajien työ. Tällä tarkoitetaan muiden tarkastajien, (esimerkiksi jäsenvaltion jäsenvaltioiden ylimmän tarkastuselimen todentamisviranomaisten) toimittamia tai ulkoisia tarkastuksia. Varmuuteen perustuvan mallin soveltamisessa on lähtökohtana toimintariskin arviointi (suuri vai ei) ja valvontajärjestelmien alustava arviointi (heikko, hyvä tai erinomainen). Tarkoituksena on arvioida, mille luottamustasolle näiden tekijöiden pohjalta päästään. Saatujen tulosten perusteella määritetään, minkä verran yksittäisten tapahtumien tarkastamista on suoritettava tavoitteeksi asetetulle luottamustasolle pääsemiseksi. Tarkastuksessa suoritettavilla testeillä täytyy yleensä saavuttaa 95 Riskien kokonaisarviointi prosentin luottamustaso. Suunniteltujen testien luonne ja laajuus riippuvat siis siitä, minkälaiseksi tarkastaja arvioi sekä toimintariskin että kontrolliriskin (tätä kutsutaan riskien kokonaisarvioinniksi). Seuraavassa taulukossa esitetään tarkastusriskiä kuvaavan mallin osatekijät ja vastaavat eri tyyppiset testit, jotka tarkastuksessa on suoritettava. Eri riskeille osoitetut arvot Arvioidulle toimintariskille ja arvioidulle kontrolliriskille osoitetaan niitä kuvaavat arvot (toimintariski: ei suuri = 0,6 ja suuri = 1,0; kontrolliriski: pieni = 0,15, keskinkertainen = 0,25 ja suuri = 1,0). Kun tilintarkastustuomioistuimen tarkastusriskiksi asetetaan 5 prosenttia ja tarkastaja arvioi toimintariskin ja kontrolliriskin, havaintoriski lasketaan käyttäen tarkastusriskiyhtälöä: havaitsemisriski = tarkastusriski / (toimintariski x kontrolliriski). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 48 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 5: Varmuuteen perustuva malli Arvioitu Sisäisen Riskien kokonais- Suoritettava Yksittäisten Otoksen toimintariski valvonnan arvioinnista saatu yksittäisten tapahtumien vähimmäiskoko järjestelmien varmuus tapahtumien tarkastusten tarkastaminen perusteella saatavan arviointi luottamuksen vähimmäisaste (%) Erinomainen Suuri Vähimmäismäärä 45 30 Tavanomainen 67 55 Kohdennettu 92 125 Tavanomainen 67 55 Tavanomainen 80 80 Kohdennettu 95 150 valvontavarmuus Hyvä Ei suuri Keskimääräinen valvontavarmuus Heikko tai kontrolleja ei Vähäinen valvontavarmuus ole testattu Erinomainen Suuri valvontavarmuus Hyvä Suuri Keskimääräinen valvontavarmuus Heikko tai kontrolleja ei Vähäinen valvontavarmuus ole testattu Esimerkki: parhaassa tapauksessa (toimintariski IR = 0,6 ja kontrolliriski CR = 0,15), jossa tarkastusriski on 0,05, havaintoriski on 0,55 (0,05 / 0,6 x 0,15). Yksittäisten tapahtumien tarkastamisesta saatava luottamustaso on lähtökohtaisesti 45 prosenttia (1 – 0,55). 1) Tarkastajan tehtävänä on määrittää, riittävätkö valvontajärjestelmien yleisarvioinnin ja yksittäisten tapahtumien tarkastamisen osana tehty työ ja siinä saadut tulokset takaamaan, että tarkastuksessa päästään vaaditulle luottamustasolle. Taulukkoa on käytettävä ohjeellisesti. Jos tarkastajalla on vaikeuksia suorittaa tarvittava tarkastustyö kokonaisuudessaan ja saavuttaa 95 prosentin luottamustaso, hänen on joko hankittava lisää tarkastusevidenssiä muilla keinoin (esimerkiksi käyttäen komission osastojen, jäsenvaltioiden ja/tai muiden tarkastajien suorittamien järjestelmäarviointien ja yksittäisten tapahtumien tarkastusten tuloksia) tai rajoitettava tarkastuksen johtopäätösten laajuutta. 2) Taulukko perustuu olettamukseen, että otokset on poimittu satunnaisotannalla. Kaksivaiheista otantamenetelmää käytettäessä otoskokoa on suurennettava 20 prosenttia lisääntyneen otantariskin kompensoimiseksi (otantariskissä on kyse siitä, että kaikki tapahtumat eivät tule samalla todennäköisyydellä poimituksi otannan toisessa vaiheessa). 3) Otoskoot pyöristetään lähimpään viiden kerrannaiseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 49 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Määritelmät: Yksittäisten tapahtumien tarkastamisen vähimmäismäärä: Suoritetaan kontrolleja koskevia testejä sekä vähäinen määrä yksittäisten tapahtumien tarkastuksia. Yksittäisten tapahtumien tarkastuksia on aina suoritettava jonkin verran seuraavista syistä: i) on olemassa riski vilpillisestä yhteistyöstä tai siitä, että toimiva johto sivuuttaa kontrolleja jne., ii) ISA/ISSAI-standardien mukaan kaikki keskeiset tilit on testattava. On syytä korostaa, että silloin kun tarkastaja aikoo saada luottamuksen kontrollien avulla, kyseiset kontrollit on testattava. Tavanomainen yksittäisten tapahtumien tarkastaminen: Suoritetaan kontrolleja koskevia testejä sekä suhteellisen suuri määrä yksittäisten tapahtumien tarkastuksia, sillä suurin osa vaaditusta luottamustasosta saadaan yksittäisten tapahtumien tarkastamisesta. Kohdennettu yksittäisten tapahtumien tarkastaminen: Vaadittu luottamustaso saadaan suurelta osin yksittäisten tapahtumien tarkastusten avulla. Osa kontrolleja koskevista testeistä saatetaan suorittaa siksi, että tarkoituksena on antaa organisaation toimivalle johdolle palautetta valvonnan puutteista. Luottamusaste: Todennäköisyys, että perusjoukossa oleva virhe esiintyy tietyin välein (luottamusväli). Varmuuden aste: Varmuuden aste = 100 – tarkastusriski, kun tilintarkastustuomioistuin on määrittänyt tarkastusriskiksi 5 prosenttia. Jos varmuus saadaan ainoastaan yksittäisten tapahtumien tarkastamisen perusteella, luottamustasoksi on asetettava 95 prosenttia. Tällöin luottamusaste on sama kuin varmuuden aste. 2.3.9 Dokumentaatio Tarkastajan on dokumentoitava ne keskeiset tekijät, joiden perusteella hän muodostaa käsityksen organisaation toimintaympäristöstä, sisäisistä kontrolleista ja arvioiduista riskeistä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 50 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4 TARKASTUSEVIDENSSIN RIITTÄVYYDEN, RELEVANTTIUDEN JA LUOTETTAVUUDEN ARVIOINTI Tilintarkastajan tavoitteena suunnitella ISSAI 1500 [ISA 500] ja 2.4.1 Mitä tarkastusevidenssi on? 2.4.2 Tarkastusevidenssin riittävyys 2.4.3 Tarkastusevidenssin relevanssi 2.4.4 Tarkastusevidenssin luotettavuus 2.4.5 Tarkastusevidenssin vahvistus tai vahvistuksen hankkiminen useista lähteistä 2.4.6 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.7 Tarkastusevidenssin tyypit 2.4.8 Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi 2.4.9 Mahdollisuus hankkia evidenssiä 2.4.10 Tarkastusevidenssin luottamuksellisuus 2.4.11 Tarkastusevidenssin dokumentointi on suorittaa tilintarkastustoimenpiteitä siten, että hänen on mahdollista hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tilintarkastusevidenssiä. 2.4.1 Mitä tarkastusevidenssi on? Johtopäätösten tekemiseen tarvittavat tiedot Tarkastusevidenssillä tarkoitetaan kaikkea tietoa, jota tarkastaja käyttää johtopäätösten tekemiseen ja tarvittaessa tarkastuslausunnon antamiseen. Tarkastajat eivät yleensä tarkasta kaikkea saatavilla olevaa tietoa. Se olisi epätarkoituksenmukaista, liian kallista ja turhaa, sillä johtopäätökset ja lausunnot voivat tavallisesti perustua otantaan ja muihin tarkastetukseen poimittavien yksikköjen valinnassa käytettäviin keinoihin. Lisäksi saatavilla oleva tarkastusevidenssi on yleensä ennemminkin vakuuttavaa (johdattaa tarkastajan tiettyyn suuntaan) kuin ehdotonta (antaa varman vastauksen) Käytä ammatillista harkintaa ja skeptisyyttä on Tarkastus suunniteltava ja suoritettava siten, että hankittu tarkastusevidenssi tukee johtopäätöksiä ja tarvittaessa tarkastuslausuntoa ja on näin ollen riittävää, relevanttia ja luotettavaa. Riittävyys, relevanttius ja luotettavuus ovat tarkastusevidenssiin, toisiinsa liittyviä joka aineistotarkastustoimenpiteiden ominaisuuksia, saadaan kontrollien perusteella. Kun ja ne viittaavat testaamisen tarkastaja ja arvioi tarkastusevidenssiä näiden ominaisuuksien osalta, hän käyttää ammatillista harkintaa ja noudattaa ammatillista skeptisyyttä. Mitä suuremmaksi tarkastaja arvioi riskin, sitä riittävämpi, luotettavampi ja relevantimpi tarkastusevidenssi hänen on hankittava aineistotarkastustoimenpiteiden 13 perusteella . 13 Ks. varmuuteen perustuva malli, luku 2.3.8. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 51 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 4: Tarkastusriskin osatekijöiden ja tarvitun tarkastusevidenssin välinen suhde Suuri Tarvitaan enemmän evidenssiä Toiminta- tai kontrolliriski Tarvitaan vähemmän evidenssiä Pieni Havaitsemisriski Suuri Havaitsemisriskin sekä yhdistetyn toiminta- ja kontrolliriskin välillä on käänteinen suhde. Jos toiminta- ja kontrolliriskit ovat suuret, hyväksyttävien havaitsemisriskitasojen on oltava alhaiset, jotta tarkastusriski alenee hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Toisaalta, jos toiminta- ja kontrolliriskit ovat pienet, tarkastaja voi hyväksyä suuremman havaitsemisriskin ja siitä huolimatta alentaa tarkastusriskin hyväksyttävän alhaiselle tasolle. 2.4.2 Tarkastusevidenssin riittävyys Riittävyys viittaa tarkastusevidenssin määrään – tarkastajien on kerättävä tarpeeksi evidenssiä, jonka perusteella he voivat näyttää toteen tarkastustavoitteisiin liittyvät johtopäätöksensä. Riittävyys määräytyy riskin ja laadun perusteella Ei ole olemassa kaavaa, jolla ilmaistaisiin absoluuttisesti, kuinka suurta määrää evidenssiä pidetään riittävänä. Tarvittava määrä kuitenkin määräytyy tarkastusevidenssiin liittyvän riskitason ja evidenssin laadun mukaan – mitä parempi laatu, sitä vähemmän evidenssiä vaaditaan. 2.4.3 Tarkastusevidenssin relevanssi Auttaa tekemään johtopäätöksen tavoitteen osalta Relevanssissa on kysymys siitä, että evidenssillä on looginen yhteys tarkastustoimenpiteen tarkoitukseen tai että evidenssillä on merkitystä toimenpiteen tarkoituksen kannalta. Jotta evidenssi olisi relevanttia, sen avulla on pystyttävä vastaamaan yksittäiseen tarkastustavoitteeseen tai kannanottoon. Ollakseen relevanttia evidenssin on myös koskettava tarkastuksen kattamaa kautta – evidenssin on kokonaisuutena oltava edustava tarkastuksen kattaman koko kauden kannalta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 52 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4.4 Tarkastusevidenssin luotettavuus Luotettavuus riippuu evidenssin lähteestä ja tyypistä Evidenssi on luotettavaa, jos se täyttää tarvittavat uskottavuuden vaatimukset. Tarkastusevidenssin luotettavuus riippuu evidenssin lähteestä (tarkastettavan organisaation sisäinen vai ulkoinen lähde) ja evidenssin tyypistä (fyysistä, dokumentoidussa muodossa olevaa, suullista vai analyyttistä evidenssiä). Lisäksi evidenssin luotettavuus riippuu hankintahetkellä vallinneista olosuhteista. Mahdollisia poikkeuksia lukuun ottamatta jäljempänä mainituista yleisperiaatteista ilmenee, että tarkastusevidenssi on luotettavampaa seuraavissa tapauksissa: • se on saatu riippumattomista lähteistä organisaation ulkopuolelta (esim. kolmannelta osapuolelta saatu vahvistus) sen sijaan, että se olisi tuotettu organisaatiossa sisäisesti • sisäisesti tuotettuun evidenssiin kohdistetaan tehokkaita kontrolleja • evidenssi on tarkastajan itsensä hankkimaa (esim. kontrollin soveltamista koskeva havainnointi) sen sijaan että se olisi epäsuorasti hankittua (esim. kontrollin soveltamista koskeva tiedustelut) Yleiset periaatteet • se on dokumentoidussa muodossa, paperilla, sähköisenä tai muulla tietovälineellä, sen sijaan että se olisi annettu suullisesti • se on saatu alkuperäisistä asiakirjoista valokopioiden tai faksien sijaan. 2.4.5 Tarkastusevidenssin vahvistus tai vahvistuksen hankkiminen useista lähteistä Tarkastusevidenssi on vakuuttavampaa ja tuottaa korkeamman luottamustason, jos eri lähteistä hankittu tai luoteeltaan toisistaan eroava Suurempi varmuus todentava aineisto on keskenään johdonmukaista. Tätä kutsutaan vahvistukseksi tai vahvistuksen hankkimiseksi useista lähteistä. Lisäksi evidenssin hankkiminen tarkastusevidenssin eri lähteistä hankkiminen voi tai keskenään osoittaa, että erilaisen yksittäinen tarkastusevidenssin osa ei ole luotettava. Toisaalta, jos yhdestä lähteestä hankittu tarkastusevidenssi on ristiriidassa toisesta lähteestä hankitun tarkastusevidenssin kanssa, tarkastajan on määritettävä, mitä lisätarkastustoimenpiteitä tarvitaan ristiriitaisuuden selvittämiseksi siten, että kyseessä olevaa tietoa voidaan käyttää tarkastusevidenssinä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 53 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4.6 Tarkastusevidenssin lähteet Tarkastusevidenssiä voidaan hankkia organisaation sisältä tai ulkoa, tai tarkastaja voi tuottaa sen itse. Tarkastusevidenssiä kerättäessä on hyödynnettävä useita eri lähteitä evidenssin vahvistamiseksi. Taulukko 6: Tarkastusevidenssin lähteet Lähde Esimerkki evidenssistä Evidenssin laatu Tarkastuksessa huomioon otettavia seikkoja Sisäinen Tarkastettavan organisaation tietokantojen, asiakirjojen ja muun aineiston avulla tuotettu tieto Heikoin, tarkoitushakuisuuden mahdollisuuden vuoksi Tietojen oikeellisuus ja täydellisyys on arvioitava Ulkoinen Vahvistukset (pankeilta jne.) Korkea Kolmannen osapuolen riippumattomuus Korkea Perustana olevat tiedot on saatettu tuottaa sisäisesti Muiden tarkastajien/asiantuntijoiden työ Tarkastaja Analyysit, laskelmat, tiedustelut, yksityiskohtainen tarkastus ja havainnointi 2.4.7 Tarkastusevidenssin tyypit Tarkastusevidenssi voi olla fyysistä, dokumentoidussa muodossa olevaa, suullista tai analyyttistä. Tarkastusevidenssin hankkimiseen käytettävät tarkastustoimenpiteet ja huomioon otettavat näkökohdat esitetään seuraavassa taulukossa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 54 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 7: Tarkastusevidenssin tyypit Tarkastustoimenpiteet evidenssin hankkimiseksi Huomioon otettavia näkökohtia FYYSINEN Henkilöihin, omaisuuseriin tai tilanteisiin kohdistuva suora yksityiskohtainen tarkastus tai havainnointi paikalla. Yleensä vakuuttavinta evidenssiä. Tarkastajan on kuitenkin oltava tietoinen siitä, että hänen läsnäolonsa saattaa vääristää tosiasioita. DOKUMENTOIDUSSA MUODOSSA OLEVA Kirjanpitoaineiston, käsikirjojen ja toimivan johdon vahvistusilmoitusten läpikäynti. Kaikkea hyödyllistä tietoa ei kenties aina dokumentoida, joten muitakin lähestymistapoja on aiheellista hyödyntää. SUULLINEN Tiedustelut tarkastuskohteen henkilöstöltä tai kolmansilta tahoilta taikka niiden haastatteleminen, dokumentoituna tai vahvistettuna jos mahdollista. Tarkastaja voi vain erittäin harvoin pitää haastatteluista saatuja tietoja sellaisenaan luotettavina. (Tarkastajan itsensä hankkima tarkastusevidenssi on luotettavampaa kuin epäsuorasti tai päättelemällä hankittu evidenssi; dokumentoidussa muodossa oleva tarkastusevidenssi on luotettavampaa kuin suullinen evidenssi.) ANALYYTTINEN Päättelyn, uudelleen luokittelun, laskelmien ja vertailun avulla tapahtuva analysointi. Analyyttinen evidenssi hankitaan arvioimalla fyysistä, dokumentoidussa muodossa olevaa tai suullista evidenssiä ammattitaitoon kuuluvaa harkintaa käyttäen. 2.4.8 Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi Tarkastustoimenpiteitä tai niiden yhdistelmää voidaan käyttää suunnitteluvaiheessa riskienarviointitoimenpiteinä tai toteutusvaiheessa kontrollien testauksena tai aineistotarkastustoimenpiteinä riippuen siitä, millaisessa yhteydessä tarkastaja niitä soveltaa. Eri toimenpiteiden yhdistelmä Evidenssiä yhdistelmä hankitaan tarkastuksen kontrolleja aineistotarkastustoimenpiteitä toteutusvaiheessa koskevia ja testejä, analyyttisiä suorittamalla yksityiskohtaisia toimenpiteitä sekä hyödyntämällä muista lähteistä saatavia tietoja, joita ovat esimerkiksi toimivan johdon vahvistusilmoitukset ja muiden suorittama työ. Vaikka tarkastaja saa jonkin verran tarkastusevidenssiä aineistoa testaamalla (esim. laskelmin ja analyysein), hän ei voi käyttää tarkastuksen johtopäätösten perustana pelkästään tätä evidenssiä. On suoritettava myös muita toimenpiteitä, joita ovat esimerkiksi yksityiskohtainen tarkastus, havainnointi, tiedustelut ja vahvistukset. suunnittelu- ja toteutusvaiheessa Tarkastajan on arvioitava, mikä menetelmä on riittävän luotettava evidenssin hankkimiseksi. Hänen on lisäksi löydettävä tasapaino evidenssin luotettavuuden ja evidenssin hankintakulujen välille. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 55 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4.9 Mahdollisuus hankkia evidenssiä 14 SEUT:issa määrätään seuraavaa: ”Muiden unionin toimielinten, unionin puolesta sen tuloja tai menoja hoitavien elinten tai laitosten, talousarviosta Oikeusperusta tuloja saavien luonnollisten tai oikeushenkilöiden ja jäsenvaltioiden tilintarkastuselinten tai, jollei viimeksi mainituilla ole riittävää toimivaltaa, jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten tai laitosten on annettava tilintarkastustuomioistuimelle sen pyynnöstä kaikki asiakirjat ja tiedot, jotka ovat tarpeen sen tehtävän suorittamiseksi.” Tilintarkastustuomioistuimella on toimivalta määrittää, mitä asiakirjoja tai tietoja se katsoo tässä yhteydessä tarvitsevansa. Tämä lakiin perustuva vaatimus tarkoittaa, että vaadittuja asiakirjoja tai tietoja voidaan kieltäytyä luovuttamasta tarkastuksia varten vain hyvin harvoissa tapauksissa. 2.4.10 Tarkastusevidenssin luottamuksellisuus Luottamuksellisiin asiakirjoihin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Jos toimivan johdon esittämät asiakirjat luokitellaan luottamuksellisiksi, tarkastajan tai hänen soveltuvalla hierarkiatasolla olevan esimiehensä on keskusteltava tarkastettavan organisaation vastuuhenkilöiden kanssa, kuinka luottamuksellisia tietoja voidaan parhaiten käyttää. Havaittuihin tai epäiltyihin petostapauksiin liittyviä tietoja ja dokumentaatiota on käsiteltävä erityisen varovasti. 2.4.11 Tarkastusevidenssin dokumentointi Tarkastajien on dokumentoitava tarkastusevidenssi riittävällä tavalla työpapereihin tilintarkastustuomioistuimen sähköiseen tarkastuksen tukijärjestelmään sekä tarvittaessa paperimuodossa oleviin asiakirjoihin. Kyseinen aineisto sisältää suoritetun työn, havainnot ja johtopäätökset sekä merkittävimpien päätösten perusteet. Tarkastajan ei tarvitse dokumentoida tietoja, joilla ei ole merkitystä suoritetun työn tai tehtyjen johtopäätösten kannalta. 14 Euroopan unionin toiminnasta tehty sopimus, 287 artiklan 3 kohta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 56 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU Tilintarkastajan hankkia tarpeellinen tarkoitukseen ISSAI 1330 [ISA 330] tavoitteena on määrä soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä arvioiduista riskeistä suunnittelemalla ja toteuttamalla asianmukaiset toimenpiteet 2.5.1 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelussa huomioon otettavia näkökohtia 2.5.2 Tarkastustoimenpiteen sisältö 2.5.3 Kuinka tarkastustoimenpiteet suunnitellaan 2.5.4 Kontrolleja koskevien testien suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus 2.5.5 Aineistotarkastustoimenpiteiden suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus 2.5.6 Otanta ja muut testaukseen poimittavien yksiköiden valintaan käytettävät keinot kyseisiin riskeihin vastaamiseksi. 2.5.1 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelussa huomioon otettavia näkökohtia Olennaisuus ja riski Tarkastustoimenpiteiden mahdollisimman tavoitteena kustannustehokkaalla on saada tavalla, tarvittava ja ne varmuus suunnitellaan tarkastajan hankkiman tiedon perusteella. Niissä on lisäksi otettava huomioon sellaisia tärkeitä näkökohtia kuin olennaisuus ja riski, kuten seuraavasta kaaviosta ilmenee: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 57 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 5: Tarkastusprosessi yksityiskohtaisesti esitettynä Käsityksen muodostaminen tarkastuskohteen toiminnoista ja lakiin perustuvista vaatimuksista Olennaisuus Asianomaiset kannanotot Sisäisen valvonnan alustava arviointi, keskeiset kontrollit mukaan luettuna Käytössä olevat keskeiset kontrollit Riskienarviointi Aineistotarkastustoimenpiteet Tarkastuksen lähestymistapa Luottamus sisäisiin kontrolleihin Olennaisuus Hanki evidenssi Luottamustaso Luonne Suunnittele tarkastustoimenpiteet Ajoitus Laajuus Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen Kontrollien testaaminen Tarkastuksen johtopäätökset Tulosten arviointi Kannanottotaso Miksi tarkastustoimenpiteitä tarvitaan? Suorita tarkastustoimenpiteet Kokonaistaso Tarkastaja suunnittelee tarkastustoimenpiteet arvioidun riskin pohjalta tarkoituksenaan i) suorittaa oikea-aikaisesti tarkoituksenmukainen testi, joka kattaa oikean ajanjakson ii) hankkia riittävä, relevantti ja luotettava tarkastusevidenssi iii) saavuttaa tarkoituksenmukainen luottamustaso tarkastuksen johtopäätösten tueksi. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 58 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.2 Tarkastustoimenpiteen sisältö Tarkastustoimenpiteeseen on kuuluttava seuraavat osa-alueet: 1. tarkastustoimenpiteen ja/tai testin (testien) tarkastustavoite (-tavoitteet) 2. toimenpiteeltä odotettu tuotos 3. huomioon otettava kannanotto, sääntö, asetus tai säännös 4. arvioitu riski 5. asianomainen keskeinen kontrolli tai keskeiset kontrollit 6. tarkastusvaihe(et): hankittava evidenssi, suoritettava työ, valittu toimenpidetyyppi (esimerkiksi tiedustelut, uudelleen suorittaminen), hankittavat asiakirjat, haastateltava henkilöstö jne. 7. testin tavoitteen (tavoitteiden) osalta tehtävä johtopäätös, tai johtopäätöksen ollessa negatiivinen mahdolliset lisätestit taikka vaikutus tarkastuksen lähestymistapaan sekä asiaan liittyvät tarkastustoimenpiteet. 2.5.3 Kuinka tarkastustoimenpiteet suunnitellaan Tarkastustoimenpiteitä suunnitellessaan tarkastajan on määritettävä: Tarkastuksen lähestymistapa ja varmuus i) Mitä evidenssiä tarvitaan (tarkastuksen lähestymistapa) ii) Tarkastustoimenpiteiden avulla hankittava varmuuden taso iii) Kuinka ja missä tarvittava evidenssi hankitaan (tarkastustoimenpiteiden Tarkastustoimenpiteiden luonne, ajoitus ja laajuus luonne) iv) Milloin tarvittava evidenssi hankitaan (tarkastustoimenpiteiden ajoitus) v) Kuinka Kustannustehokkaat menettelyt paljon testaamista evidenssin hankkiminen vaatii (tarkastustoimenpiteiden laajuus) vi) Kuinka suunnitellaan taloudellisia, tehokkaita ja vaikuttavia tarkastustoimenpiteitä Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 59 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] i) Tarkastuksen lähestymistapa Tarkastuksen lähestymistapa voi olla • luottamukseen lähestymistapa: alustavassa perustuva tai järjestelmään perustuva suoritetaan kontrolleja koskevia testejä, jos arvioinnissa on ilmennyt, että kontrollit ovat erinomaisia tai hyviä; lisävahvistuksen saamiseksi suoritetaan aineistotarkastustoimenpiteitä, tai • aineistolähtöinen suoritetaan lähestymistapa: tarkastustoimenpiteitä silloin, kun alustavassa aineistoarvioinnissa ilmenee, että kontrollit ovat heikkoja tai kun testit osoittavat, että kontrollit eivät ole toimineet jatkuvasti ja tehokkaasti tarkastettavalla kaudella, tai kun kontrolleja ei (resurssien, asiantuntemuksen jne. puutteesta johtuen) testata (vaikka ne olisikin arvioitu hyviksi tai erinomaisiksi). Olennaisuus sekä toimintariskiä koskeva tarkastajan arvio ja sisäisiä kontrolleja koskeva tarkastajan alustava arvio muodostavat perustan tarkoituksenmukaiselle tarkastuksen lähestymistavalle. Arvioimalla sekä toimintariskin (suuri vai ei) että sisäisen valvonnan (erinomainen, hyvä vai heikko), tarkastaja voi määrittää, minkä luonteisia ja kuinka laajoja tarkastustoimenpiteitä hänen on suunniteltava ja toteutettava (ks. myös varmuuteen perustuva malli, luku 2.3.8). Käytännössä tilintarkastustuomioistuin tukeutuu pääasiassa tapahtumien suoraan testaamiseen. Suorita aina joitakin aineistotarkastustoimenpiteitä Tarkastajan on valitusta tarkastuksen lähestymistavasta riippumatta suunniteltava ja suoritettava Aineistotarkastustoimenpiteitä on aina aineistotarkastustoimenpiteitä. suoritettava jossakin määrin huolimatta siitä, kuinka tiukoiksi kontrollit havaitaan. Näin voidaan torjua muun muassa vilpillisen yhteistyön riskiä tai riskiä siitä, että toimiva johto sivuuttaa kontrolleja. Prosessi voidaan esittää seuraavasti: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 60 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 6: Tarkastuksen lähestymistapa – huomioon otettavia näkökohtia Muodosta alustava käsitys sisäisestä valvonnasta Valitse tarkastuksen lähestymistapa tiettyä yksittäistä kannanottoa varten Aineistolähtöinen lähestymistapa Luottamiseen perustuva lähestymistapa Muodosta käsitys sisäisestä valvonnasta suunnitellaksesi ensisijaisesti aineistolähtöisen lähestymistavan Muodosta käsitys sisäisestä valvonnasta suunnitellaksesi ensisijaisesti luottamiseen perustuvan lähestymistavan Dokumentoi sisäisestä valvonnasta muodostettu käsitys Dokumentoi sisäisestä valvonnasta muodostettu käsitys Aseta kontrolliriski suurimmilleen (Vähäinen luottamus sisäiseen valvontaan) Suunnittele ja suorita kontrolleja koskevat testit (Kaavio 9, vaiheet 2–3) Uudelleenarvioi kontrolliriski kontrolleja koskevien testien perusteella Tukeeko saavutettu kontrolliriskin taso suunniteltua kontrolliriskin tasoa? Ei Kyllä Tarkista suunniteltua aineistotarkastustoimenpiteiden tasoa Dokumentoi kontrolliriskin taso Suorita aineistotarkastustoimenpiteet ii) Tarkastustoimenpiteiden avulla saatava varmuuden taso Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksiin kuuluvien testien tuloksena tavallisesti vaadittava 95 prosentin varmuus voidaan saada pääasiassa kontrolleista tai lähes kokonaan tai kokonaan aineistotarkastustoimenpiteistä riippuen siitä, millaiseksi tarkastaja on arvioinut toimintariskin ja kontrolliriskin (ks. varmuuteen perustuva malli luvussa 2.3.8). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 61 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] iii) Tarkastustoimenpiteiden luonne Tarkastustoimenpiteiden luonteella viitataan • toimenpiteiden kontrollien tarkoitukseen: testaaminen tai aineistotarkastustoimenpiteet (mukaan lukien yksittäisten tapahtumien tarkastaminen ja analyyttiset toimenpiteet) • toimenpiteiden tyyppiin: esim. analyyttiset toimenpiteet, yksityiskohtainen tarkastus, havainnointi, tiedustelut (mukaan lukien vahvistukset), laskelmat ja uudelleensuorittaminen. Tarkastaja valitsee tarkastustoimenpiteen, jolla parhaiten alennetaan arvioitu tarkastusriski hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Tarkastajan on toimenpiteitä valitessaan käytettävä ammatillista harkintaa ottamalla huomioon testin tavoitteet (eli tarkastuksen kattamat kannanotot – ks. luku 1.8), perusjoukon luonne, arvioitu riski ja se, missä määrin sisäisiin kontrolleihin luotetaan. iv) Tarkastustoimenpiteiden ajoitus Ajoitus viittaa ajankohtaan, jona tarkastustoimenpiteet toteutetaan, tai tarkastusevidenssin kattamaan Tarkastustoimenpiteiden ajoitusta ajanjaksoon tai suunnitellessaan ajankohtaan. tarkastaja ottaa huomioon myös seuraavat seikat: käytössä olevat relevantit sisäiset kontrollit milloin relevantit tiedot ovat saatavilla riskin luonne (esim. katko) ne ajankohdat, jolloin riski on suurempi (esim. toiminnan huippujaksot, avainhenkilöstön poissaolo tai vaihtuminen, järjestelmien päivitys). Tarkastaja voi suorittaa aineistotarkastustoimenpiteitä kontrollien tiettynä testaamista ajankohtana tai tai ajanjaksona (tilikauden aikana) tai kauden lopussa. Tietyt tarkastustoimenpiteet voidaan suorittaa vasta tilikauden lopussa tai se jälkeen, esim. tilinpäätöksen täsmäyttäminen kirjanpitoaineistoon luotettavuutta koskevan tarkastuksen yhteydessä. Mitä suurempi riski on, sitä vaikuttavampi toimintatapa on suorittaa aineistotarkastustoimenpiteitä lähempänä tilikauden loppua tai kauden lopussa kuin aiempana ajankohtana. Tarkastustoimenpiteiden suorittaminen ennen tilikauden loppua saattaa auttaa tarkastajaa tunnistamaan merkittäviä seikkoja tarkastuksen alkuvaiheessa ja näin ratkaisemaan ne toimivan johdon avustuksella tai kehittämään tarkastukseen tehokkaan lähestymistavan, jolla vastataan tällaisiin seikkoihin. Jos tarkastaja aineistotarkastustoimenpiteitä ennen testaa kontrolleja tilikauden loppua, tai suorittaa hänen on hankittava lisäevidenssiä tilikauden jäljellä olevalta osalta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 62 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] v) Tarkastustoimenpiteiden laajuus Tarkastaja päättää tarkastustoimenpiteen laajuudesta eli testattavasta määrästä, seuraavin perustein: • olennaisuustaso ja arvioitu riski • varmuuden aste jonka tarkastaja suunnittelee hankkivansa • tarkastustoimenpiteeseen parhaiten soveltuva otantamenetelmä • tietokoneavusteisten tarkastusmenetelmien käyttäminen, joka saattaa mahdollistaa sähköisten tapahtumien ja tilitiedostojen laajemman tarkastamisen. Yleensä tarkastustoimenpiteitä laajennetaan sitä mukaa kuin olennaisen virheellisyyden riski tai säädösten ja määräysten noudattamattajättämisen riski kasvaa. Varmuuteen perustuvassa mallissa (ks. luku 2.3.8) esitetään otoksen vähimmäiskoko, kun olennaisuusraja on 2 prosenttia ja varmuus 95 prosenttia. vi) Tehokkaiden tarkastustoimenpiteiden suunnittelu Tarkastaja varmistaa, että riskienarvioinnin, sisäisen valvonnan arvioinnin sekä tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden välillä on selvä yhteys. Tarkastustoimenpiteiden on perustuttava tarkastuksen lähestymistapaan, ja näin ollen niiden on oltava johdonmukaiset lähestymistapaan nähden. Tarkastustoimenpiteet heijastavat yhtäältä aineistotarkastustoimenpiteiden laajuutta ja toisaalta tarkastajan päätöstä siitä, aikooko hän luottaa sisäisiin kontrolleihin. Tarkastajan on suunniteltava toisensa poissulkevia ja yhteiskattavia tarkastusvaiheita ja tarkastustoimenpiteitä. Tarkastustoimenpiteeseen sisältyvien tarkastusvaiheiden on oltava toisensa poissulkevia; tämä tarkoittaa, että tavoitteiden on oltava keskenään erilaisia eivätkä ne saa olla päällekkäisiä. Samaan aikaan kaikkien tarkastettavaan alueeseen liittyvien relevanttien tavoitteiden on oltava yhdessä kattavia siten, että tarvittavan evidenssin kerääminen on mahdollista ja tarkastus kattaa asianomaisen kannanoton. Tavoitteet ovat tässä mielessä yhteiskattavia. Tarkastustoimenpiteiden on lisäksi oltava täsmällisesti määritettyjä. Tarkastaja voi tehokkuuden maksimoimiseksi sovittaa yhteen samanlaisia tarkastustoimenpiteitä. Niiden tarkastustoimenpiteiden yhteydessä, joihin kuuluu otantaa, tarkastaja voi tehdä samasta otoksesta useita testejä, muun muassa kontrolleja koskevia testejä: tarkastaja voi esimerkiksi testata määrän ja testata kyseistä alaa/tiliä koskevat kontrollit (testaus moneen tarkoitukseen). Kaikkien tarkastustoimenpiteitä suorittavien tarkastajien on ymmärrettävä, kuinka kukin yksittäinen osa-alue nivoutuu tarkastuksen koko lähestymistapaan ja edistää osaltaan yleisen varmuuden saamista tarkastuksessa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 63 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.4 Kontrolleja koskevien testien suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus Jos tarkastaja luottaa kontrolleihin Jos tarkoituksena on luottaa kontrolleihin aineistotarkastustoimenpiteiden laajuuden vähentämiseksi, kontrollien testaamisen tarkoituksena on arvioida, ovatko keskeiset kontrollit tai relevantit kompensoivat kontrollit toimineet tehokkaasti ja jatkuvasti tarkastuksen kattamalla kaudella. Tarkastaja kontrolliriskin muodostaa ja käsityksen vastaa tarkastustoimenpiteet. siihen Tarkastajan sisäisestä määrittämällä on lisäksi valvonnasta, arvioi tarkoituksenmukaiset testattava kyseiset 15 kontrollit . 15 EU:n toimintaympäristössä sisäinen valvonta käsittää myös jäsenvaltioiden valvontajärjestelmät ’vastuun siirrosta aiheutuvan riskin’ kattamiseksi. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 64 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 7: Kontrollien testaus Muodosta käsitys valvontarakenteesta 1. Käsityksen muodostaminen Dokumentoi muodostettu käsitys Arvioi konrolliriski alustavasti 2. Alustava arviointi ja vastaaminen kontrolliriskiin – Valvontaympäristö – Tietojärjestelmä – Tapahtumat ja aineistot – Tarkistuslista – Kyselylomake – Kaavio – Selostus – Yksilöi relevantit kontrollit – Arvioi puutteet Aseta kontrolliriskin taso Tarkastustoimenpiteet: – luonne – ajoitus – laajuus Vastaaminen kontrolliriskiin Laadi tarkastuksen suunnittelu uistio ja tarkastusohjelma 3. Kontrollien testaamiseen perustuva lopullinen arviointi Testaa kontrolllit Arvioi evindenssin riittävyys ja uudelleenarvioi kontrolliriski Jatka tarkastuksen toteuttamista Vähentyy tai ei muutosta – Tarkastuksen suunnittelumuistio – tarkastusohjelma Luonne: – tiedustelut – havainnointi – yksityiskohtainen tarkastus – uudelleensuorittaminen Ajoitus Laajuus Lisääntyy Vähentyykö vai lisääntyykö riski? Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 65 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Jos tarkastaja ei luota kontrolleihin Vaikka tarkastaja päättäisi suunnitteluvaiheessa olla luottamatta kontrolleihin (tarkastuksen tavoite), hänen on silti tarkastettava keskeisten kontrollien toimintarakenne. Näin tarkastaja voi yksilöidä heikkoudet ja raportoida niistä sekä ehdottaa parannussuosituksia. i) Kontrollien testauksen luonne Kontrollin luonne vaikuttaa siihen, minkä tyyppinen tarkastustoimenpide vaaditaan tarkastusevidenssin hankkimiseksi siitä, toimiko kontrolli tehokkaasti relevantteina ajankohtina tarkastuksen kohteena olevalla kaudella. Kontrolleja on kahdentasoisia: korkean tason kontrollit, joita ovat esimerkiksi valvovat kontrollit, sekä alemman tason kontrollit, joita ovat esimerkiksi hyväksyntäkontrollit, toimintakontrollit ja fyysiset kontrollit. Kontrollit voivat olla manuaalisia, puoliautomatisoituja tai täysin automatisoituja. Tarkastuksissa luotetaan mahdollisimman korkean tason kontrolleihin. Kontrollien testaaminen voidaan jakaa kolmeen päätyyppiin, kuten seuraavasta taulukosta ilmenee. Taulukko 8: Kontrollien testaamisen tyypit Kontrollien testaamisen päätyypit Keskeiset kontrollit ovat osa tapahtumien käsittelyä. Ne ovat usein manuaalisia tai puoliautomatisoituja ja niihin saattaa sisältyä Järjestelmän käsittelemiin tapahtumiin kohdistuvien keskeisten kontrollien testaaminen evidenssi valitun tapahtuman hyväksymisestä evidenssi toisen toimihenkilön suorittamasta tarkistuksesta (esim. laskelman oikeellisuuden tarkistus) evidenssi tarkistuksesta, jolla on varmistettu, että talousarvion sääntöjä jne. noudatetaan. Automatisoitujen sovelluskontrollien testaaminen Toimivan johdon kontrollien ja valvovien kontrollien testaaminen Sovelluskontrollit ovat sisäänrakennettu osa tarkastettavan organisaation järjestelmiä ja niiden kohteena ovat yksittäiset tapahtumat tai samanlaisista tapahtumista koostuvat erät. Tarkastajalla on oltava hyvä tarkastuskohteen tietotekniikkaympäristön tuntemus. Keskeiset sovelluskontrollit testataan, sillä ne ovat avainasemassa keskeisten raporttien tuottamisessa ja sähköisen tiedon suojaamisessa ja niillä on merkittävä vaikutus tilinpäätösten kannalta. Tarkastaja voi hankkia lisää tarkastusevidenssiä testaamalla säännöllisesti suoritettavia valvovia kontrolleja, jotka kohdistuvat sisäisen valvonnan järjestelmän tuottamiin tuloksiin. Nämä havaitsemista koskevat kontrollit suoritetaan tapahtumien käsittelyn jälkeen ja toimiva johto saa niiden avulla varmuuden siitä, että tietty tapahtumaryhmä tai -luokka on käsitelty kokonaisuudessaan, oikein ja sääntöjä noudattaen. Esimerkkejä tällaisista kontrolleista ovat ylemmän johdon suorittamat ylimmän tason tarkastukset sisäisten täsmäytysten/ulkoisten tietojen kanssa suoritettujen täsmäytysten tarkistaminen hallintotietojärjestelmien tarkistaminen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 66 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] ii) Kontrollien testauksen ajoitus Kontrollien testaamisen ajoitus riippuu tarkastajan tavoitteesta ja määrää ajanjakson, jolta kyseisiin kontrolleihin luotetaan. Testauksen ajoitus viittaa sekä testauksen kattamaan ajanjaksoon (tiettynä ajankohtana tai kokonaisen jakson ajan) että ajankohtaan, jona tarkastaja suorittaa testin (tilikauden aikana tai kauden lopussa) tai ei suorita testiä (tarkastaja luottaa aiempiin tarkastuksiin). Kun on kyse merkittävistä riskeistä, tarkastajan on testattava kontrollit tarkastuksen kohteena olevalta tilikaudelta. Jos tarkastuksen kohteena olevalla kaudella on käytetty huomattavasti toisistaan poikkeavia kontrolleja eri ajankohtina, kutakin niistä on arvioitava erikseen. Taulukko 9: Kontrollien testaamisen ajoitus Kontrollien testaaminen tiettynä ajankohtana Hankittava evidenssi tarkastaja kerää tarkastusevidenssiä ainoastaan siitä, että kontrollit toimivat tehokkaasti kyseisenä ajankohtana koko kauden ajalta tarkastaja kerää tarkastusevidenssiä siitä, että kyseinen kontrolli on toiminut tehokkaasti relevantteina ajankohtina tilikauden aikana kaikkien sisäisessä valvonnassa tapahtuneiden merkittävien muutosten (esim. tietotekniikassa tai prosesseissa tapahtuneiden muutosten) luonteesta ja laajuudesta on hankittava lisää tarkastusevidenssiä tilikauden jäljellä olevalta osalta aiemmissa tarkastuksissa tarkastajan on tiedustelujen sekä havainnoinnin tai yksityiskohtaisen tarkastuksen avulla hankittava tarkastusevidenssiä siitä, onko kyseisissä kontrolleissa tapahtunut muutoksia aiemman tarkastuksen jälkeen aiemmissa tarkastuksissa – tilitarkastaja ei saa luottaa aiemmissa tarkastuksissa hankittuun evidenssiin sellaisten merkittäviin riskeihin kontrollien tapauksessa, jotka alentavat merkittävää riskiä: kyseiset kontrollit on testattava kohdistuvat kontrollit tarkastuksen kohteena olevalta tilikaudelta aiemmassa tarkastuksessa, kontrollien toiminnan tehokkuus on testattava nykyisessä tarkastuksessa; muutokset jos kontrollit ovat muuttuneet voivat tarkoittaa sitä, että kontrolliin luottamiselle ei enää ole perustetta viimeisen testauksen jälkeen aiemmassa tarkastuksessa, tarkastajan on testattava kyseisten kontrollien toiminnan tehokkuus vähintään joka jos kontrollit eivät ole kolmannessa tarkastuksessa; hänen on kuitenkin vältettävä tilannetta, jossa kaikki muuttuneet viimeisen kontrollit testataan yhdellä tarkastuksen kohteena olevalla kaudella ja jätetään testaamatta testauksen jälkeen muilla Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 67 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] iii) Kontrollien testauksen laajuus Tarkastaja suunnittelee kontrollien testauksen siten, että testauksen avulla saadaan tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tarkastusevidenssiä siitä, että kontrollit toimivat tehokkaasti koko sen ajanjakson, jolla kyseisiin kontrolleihin luotetaan. Mitä enemmän tarkastaja luottaa riskienarvioinnissaan kontrollien toiminnan tehokkuuteen, sitä laajemmin hän testaa kontrolleja. Tarkastaja voi ottaa huomioon seuraavat tekijät määrittäessään kontrollien testauksen laajuutta: • kuinka usein kontrolli suoritetaan organisaatiossa tilikauden aikana • kuinka pitkä on ajanjakso, jolta tarkastaja luottaa kontrolliin tarkastuksen kohteena olevalla kaudella • kuinka relevanttia ja luotettavaa kontrollin tehokkuutta koskeva tarkastusevidenssi on • missä määrin tarkastusevidenssiä saadaan testaamalla kyseiseen kannanottoon liittyviä muita kontrolleja • missä määrin tarkastaja suunnittelee luottavansa kontrolliin (vähentäen aineistotarkastustoimenpiteitä) • kuinka suuri on oletettu poikkeama kontrollista; poikkeaman lisäys johtaa kontrollien testauksen lisäämiseen: jos poikkeaman odotetaan olevan liian suuri, kontrollien testaaminen ei ehkä ole vaikuttava toimintapa. Silloin kun tarkastaja päättää laajentaa tarkastustoimenpidettä, tietotekniselle käsittelylle ominaisen johdonmukaisuuden vuoksi ei ehkä ole välttämätöntä laajentaa automatisoitujen kontrollien testausta. Kun tarkastaja on todennut, että automatisoitu kontrolli toimii tarkoitetulla tavalla, hän harkitsee seuraavaksi testejä, joilla selvitetään, toimiiko kontrolli edelleen tehokkaasti. Tarkastajan on kontrolleja arvioidessaan ja testatessaan pohdittava tarkkaan sisäisten kontrollien luontaisia rajoitteita (ks. luku 2.3.3) sekä kontrollien testaamisen kustannustehokkuutta. Vaikuttavuudeltaan heikko Suunnittele kontrollien testaus siten, että sen avulla saadaan positiivista evidenssiä tai negatiivinen evidenssi on yleinen kontrollien testaamisessa esiintyvä ongelma. On kuitenkin mahdollista suunnitella kontrollien testaus siten, että testien avulla saadaan positiivista evidenssiä siitä, että kontrolli toimii odotetulla tavalla; esimerkkeinä voidaan mainita luettelo keskeisten kontrollien tuloksena hylätyistä tapahtumista sekä selvitys asianomaisten tapahtumien korjaamisesta tai uudelleenkäsittelystä taikka pankkitositteiden säännöllinen täsmäyttäminen kirjanpitotietoihin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 68 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.5 Aineistotarkastustoimenpiteiden suunnittelu – luonne, ajoitus ja laajuus Tarkastaja suunnittelee aineistotarkastustoimenpiteet siten, että niissä otetaan huomioon asianomainen riskienarviointi (esim. olennaisen virheellisyyden riski tai säädösten ja määräysten noudattamattajättämisen riski). Se, kuinka korkea varmuuden taso aineistotarkastustoimenpiteillä on saatava, riippuu yhtäältä riskejä koskevasta arviosta ja toisaalta siitä, missä määrin sisäisiin kontrolleihin luotetaan. Tarkastajan on kuitenkin suunniteltava ja suoritettava jokaisen olennaisen otoksen yksikön osalta aineistotarkastustoimenpiteitä riippumatta siitä, millaiseksi riski on arvioitu tai missä määrin sisäisiin kontrolleihin luotetaan. Tämä johtuu siitä, että riskienarviointi on harkintaan perustuvaa toimintaa eikä tarkastaja ole välttämättä tunnistanut kaikkia riskejä, ja lisäksi sisäisiin kontrolleihin liittyy luontaisia rajoitteita, kuten aiemmin on mainittu. Jos tarkastaja on todennut, että kannanottotasolla arvioitu riski on merkittävä riski, hänen on suoritettava erityisesti kyseiseen riskiin vastaavia aineistotarkastustoimenpiteitä. Kun merkittävään riskiin vastataan yksinomaan aineistotarkastustoimenpiteillä, näihin toimenpiteisiin on kuuluttava yksittäisten tapahtumien tarkastamista. i) Aineistotarkastustoimenpiteiden luonne Aineistotarkastustoimenpiteet voidaan jakaa kahteen ryhmään: analyyttiset aineistotarkastustoimenpiteet ja yksittäisten tapahtumien tarkastaminen. Analyyttiset aineistotarkastustoimenpiteet soveltuvat yleensä paremmin silloin, kun tapahtumia on lukumääräisesti paljon ja ne käyttäytyvät ajan kuluessa ennustettavissa olevalla tavalla. Yksittäisten tapahtumien tarkastukset ovat yleensä tarkoituksenmukaisempia silloin, kun hankitaan tarkastusevidenssiä tiettyjen kannanottojen (muun muassa olemassaoloa, tukikelpoisuutta ja arvostamista koskevien kannanottojen) osalta. Tarkastaja voi hankittavasta tarkastusevidenssistä riippuen suorittaa yksittäisten tapahtumien tarkastuksia yhdessä analyyttisten toimenpiteiden kanssa. Analyyttisiä aineistotarkastustoimenpiteitä käsitellään luvussa 3.4. ii) Aineistotarkastustoimenpiteiden ajoitus Aineistotarkastustoimenpiteitä voidaan suorittaa joko tilikauden aikana tai kauden lopussa. Suorittaessaan aineistotarkastustoimenpiteitä tilikauden aikana tarkastajan on suoritettava asianmukaisia aineistotarkastustoimenpiteitä, jotka kohdistetaan jäljellä olevaan kauteen ja joilla pienennetään riskiä siitä, että tilikauden lopussa esiintyviä poikkeamia ei havaita. Näihin toimenpiteisiin voidaan yhdistää kontrollien testaus, jos tarkastaja ei pidä sitä tarpeettomana. Jos poikkeamia havaitaan tilikauden ajalta, tarkastajan on muutettava riskiarvioita ja vastaavasti myös jäljellä olevan kauden kattavien aineistotarkastustoimenpiteiden luonnetta, Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 69 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] ajoitusta tai laajuutta. iii) Aineistotarkastustoimenpiteiden laajuus Aineistotarkastustoimenpiteiden laajuudella tarkoitetaan otoksen luonteen ja koon valitsemista siten, että kaikki merkittävät riskit otetaan huomioon kaikkien relevanttien tapahtumien tarkastuskannanottojen laajuus tarkastamisen osalta. määritetään Yksittäisten tarkastuksen lähestymistapaa muodostettaessa (ks. luku 2.5.3 i)). Olennaisuustasosta sekä toimintariskin ja kontrolliriskin aineistotarkastustoimenpiteet kokonaisarvioinnista suoritetaan joko riippuen vähimmäismääräisinä, tavanomaisina tai kohdennettuina (enimmäkseen luotetaan pelkästään yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen). Jos tarkastaja on päättänyt olla luottamatta sisäisiin kontrolleihin, hän ei voi aineistotarkastustoimenpiteitä toteuttaessaan olettaa, että kyseessä olevaan erään liittyvät kontrollit toimivat tehokkaasti tai että tiedot ovat luotettavia. Silloin kun sisäiset on testaamattomia, tarkastajan luotettavuus mukautettava ja kontrollit ovat tarkastettava vastaavasti epäluotettavia käsiteltyjen yksittäisten tai tietojen tapahtumien tarkastamisen laajuutta. 2.5.6 Otanta ja muut testaukseen poimittavien yksiköiden valintaan käytettävät keinot Tarkastajalla on kolme keskeistä menetelmää päättää, mitkä yksiköt testata: i) kaikkien yksiköiden valitseminen (100-prosenttinen tutkiminen), ii) tiettyjen yksiköiden valitseminen ja iii) otanta. Menetelmän valinta perustuu tarkastajan ammatilliseen harkintaan sekä riskienarviointiin, olennaisuuteen, tarkastuksen tehokkuuteen ja kuluihin. Tarkastajan on kuitenkin valittava menetelmä, jolla saavutetaan tarkastustoimenpiteen päämäärä tehokkaasti. Mainitut kolme menetelmää kuvaillaan seuraavassa. i) Kaikkien yksiköiden valitseminen Kaikkien yksiköiden valitseminen on sopiva menetelmä silloin, kun yksiköitä on vähän ja ne ovat arvoltaan suuria, kun riski on suuri tai kun tietokoneavusteiset tarkastustekniikat mahdollistavat kaikkien yksiköiden tehokkaan testaamisen. Se on yleisempää yksittäisten tapahtumien tarkastamisen yhteydessä (yksittäisten tapahtumien tarkastukset) kuin kontrolleja testattaessa. ii) Tiettyjen yksiköiden valitseminen Tarkastaja valitsee perusjoukosta tietyt yksiköt niiden erityisten ominaisuuksien vuoksi. Ne ovat yleensä arvoltaan suuria tai hyvin riskialttiita iii) Otanta yksiköitä (suhteellisen suuret tai pienet määrät, arvoltaan negatiiviset yksiköt jne.) tai yksiköitä, jotka edustavat suurta osaa tarkastettavasta alueesta. Toimintatapa on hyödyllinen kontrollien testaamisessa ja yksittäisten tapahtumien tarkastamisessa, ja se auttaa myös muodostamaan käsityksen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 70 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] organisaatiosta tai vahvistamaan tarkastajan arvion riskeistä. Se on tehokas keino kerätä tarkastusevidenssiä, mutta siinä ei ole kyse otannasta ja tuloksia ei voida ekstrapoloida koko perusjoukkoon. Sillä voi kuitenkin olla oma tehtävänsä sovellettaessa sellaista tarkastuksen lähestymistapaa, jonka avulla saadaan kohtuullinen varmuus ilman otantaa. ISSAI 1530 [ISA 530] Kun tilintarkastaja käyttää otantaa tilintarkastuksessa, hänen tavoitteenaan on suunnitella ja valita otos, suorittaa tilintarkastustoimenpiteitä otoksen yksikköjen osalta sekä arvioida otokseen perustuvat tulokset siten, että tilintarkastaja saa asianmukaisen perustan johtopäätösten tekemiselle perusjoukosta, josta otos on poimittu. Johdanto Otannassa sovelletaan tarkastustoimenpiteitä ainoastaan osaan perusjoukkoon sisältyvistä yksiköistä siten, että kaikilla perusjoukkoon Mahdollisuus tulla valituksi kuuluvilla yksiköillä (”otantayksiköillä”) on mahdollisuus tulla valituksi. Jotta tarkastaja pystyy tekemään johtopäätöksiä perusjoukon tietyistä määritellyistä Edustava ja vinoutumaton ominaispiirteitä (esim. tukikelpoisuus, arvostaminen) testaamatta koko perusjoukkoa, poimitun otoksen on oltava vinoutumaton ja edustava perusjoukkoon nähden. on Tarkastajan Ota huomioon tarkastustoimenpiteen tavoitteet otosta suunnitellessaan otettava huomioon tarkastustoimenpiteen tavoitteet ja perusjoukon ominaispiirteet. Kontrollien testaamisen ja yksittäisten tapahtumien tarkastamisen tavoitteet eroavat toisistaan, ja näin ollen otannassa saatetaan tarvita erilaisia lähestymistapoja. Tilastollinen vai ei-tilastollinen lähestymistapa Otos voi olla tilastollinen (eli perustua satunnaisvalintaan ja todennäköisyysteorian käyttämiseen tulosten arvioimisessa) tai se voi olla ei-tilastollinen. Päätös siitä, käytetäänkö otannassa tilastollista vai eitilastollista lähestymistapaa, perustuu tarkastajan harkintaan. Ainoastaan tilastollisten otosten tulokset voidaan projisoida perusjoukkoon. Ei-tilastollisen otannan tuloksia voidaan käyttää ainoastaan viitteellisinä, mutta niitä ei voida ekstrapoloida perusjoukkoon. Näin ollen DAStarkastustyön yhteydessä käytetään vain tilastollista otantaa. Varmuuteen perustuvassa mallissa (ks. luku 2.3.8) esitetään otoksen vähimmäiskoko, kun olennaisuusraja on 2 prosenttia ja luottamustaso 95 prosenttia. Perustana on olettamus, että otokset on poimittu satunnaisotannalla. Kyseisiä otoskokoja saattaa kuitenkin olla tarpeellista muuttaa sen mukaan, mikä on olennaisuustaso ja vaadittu luottamustaso Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 71 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] kussakin tapauksessa. Otoskoon on oltava sellainen, että tarkastaja pystyy asianmukaisella otantariskin tasolla 16 tekemään seuraavat johtopäätökset: • kontrollien testaamisen kokonaisuutena yhteydessä tarkasteltuna poikkeamien suurempi kuin osuus hyväksyttävissä ei ole oleva poikkeamien osuus (tarkastajan hyväksymä poikkeamien osuus) (ks. myös käsikirjan yleisen osan luku 3.3.2, taulukko 12) • yksityiskohtaisten aineistotarkastustoimenpiteiden yhteydessä poikkeaman rahamääräinen arvo ei ylitä sitä arvoa, jonka tarkastaja on valmis hyväksymään. Tarkastaja suorittaa tarkastustoimenpiteitä, jotka ovat tarkoituksenmukaisia kuhunkin valittuun yksikköön liittyvään tarkastustavoitteeseen nähden. Jos tarkastustoimenpide ei ole sovellettavissa valittuun yksikköön, toimenpide kohdistetaan korvaavaan yksikköön. Otoksen määrittely Kun tarkastaja on tarkastustoimenpiteet, määrittänyt joiden tarkastustavoitteet avulla tavoitteet sekä todennäköisimmin saavutetaan, hänen on a) määriteltävä, mikä katsotaan virheeksi b) määriteltävä perusjoukko, josta yksiköt valitaan c) selvitettävä perusjoukon luonne d) valmisteltava perusjoukko e) ositettava otos tarvittaessa f) määritettävä otoskoko g) valittava otantamenetelmä. a) Määrittele poikkeamat (virheet) Tarkastaja laatii tilintarkastuksen tai säännönmukaisuuden tarkastuksen tyypistä riippuen kriteerit sille, mikä muodostaa virheen (ks. tilintarkastustuomioistuimen hyväksymät määritelmät luotettavuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevien osien luvussa 2.5). Tarkastajan on tämän jälkeen arvioitava oletettu virhetaso (kontrolleja testattaessa) ja oletettu virheiden arvo (yksityiskohtaisissa aineistotarkastustoimenpiteissä). Jos oletettu virhetaso on niin korkea, että se ei ole hyväksyttävissä, kontrollien testaamista ei tule suorittaa. Jos oletettu virheiden arvo on suuri, saattaa olla tarkoituksenmukaista suurentaa otoskokoa yksityiskohtaisissa aineistotarkastustoimenpiteissä. 16 Otantariski on riski siitä, että tarkastajan otoksen pohjalta tekemät johtopäätökset saattavat olla erilaiset kuin johtopäätökset, jotka olisi tehty, jos koko perusjoukko olisi testattu. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 72 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] b) Määrittele otoksen perusjoukko Perusjoukko on koko se tietojoukko, josta otos valitaan ja josta tarkastaja haluaa tehdä johtopäätöksiä. Perusjoukon yksiköt on määriteltävä, esim. tapahtuma, tilin saldo tai rahayksikkö. Perusjoukon on oltava asianmukainen, täydellinen ja oikeellinen kyseessä oleviin tarkastustavoitteisiin nähden. Tarkastaja saattaa joutua hankkimaan lisäevidenssiä, jonka avulla hän voi varmistua täydellisyydestä ja oikeellisuudesta. Otanta ei tuota evidenssiä täydellisyydestä. Siksi tarkastustyötä, jolla pyritään vahvistamaan kyseinen kannanotto, on aina täydennettävä analyyttisellä tarkastuksella ja/tai evidenssillä siitä, kuinka kontrollit toimivat kattavuuden osalta. Jos kyse on tietojärjestelmistä, voidaan harkita tietokoneavusteisen tarkastuksen asiantuntijoiden käyttöä (ota yhteys CEAD-jaostoon). c) Selvitä perusjoukon luonne Jotta tarkastaja voi valita tarkoituksenmukaisen otantamenetelmän ja optimaalisen otoskoon, on hänen hankittava perusjoukosta mahdollisimman paljon tietoa. Tarkastajat tutkivat seuraavia seikkoja: kuinka paljon esiintyy perusjoukon yksiköihin liittyvää vaihtelua, mitä perusjoukon virheistä tiedetään (virheiden luonne, esiintyvyys ja jakautuminen perusjoukossa), tiettyjen toimintakaavojen olemassaolo (esim. enemmän virheitä vuoden lopussa, jolloin pyritään aktiivisemmin käyttämään sidotut määrärahat) sekä yksiköiden sijainti (esim. useissa jäsenvaltioissa). d) Valmistele perusjoukko Perusjoukko jaetaan otantayksiköihin (esim. toimintalohkoryhmiin DAS-työn yhteydessä). Otantayksiköt voidaan myös ryhmitellä samanlaisten ominaisuuksien mukaan alajoukkoihin siten, että on mahdollista muodostaa tehokas ja vaikuttava otos ja saavuttaa tarkastuksen tavoitteet; tätä sanotaan ositukseksi (ks. seuraavassa). e) Ositus Osituksessa i) perusjoukko jaetaan alajoukkoihin tai osajoukkoihin ennalta määriteltyjen ja dokumentoitujen tarkastuskriteereiden (esim. rahallinen arvo, saamisten ikä) mukaan siten, että otantayksikkö voi kulua vain yhteen alajoukkoon, ja ii) sovelletaan tarkastustoimenpiteitä kunkin alajoukon yksiköistä poimittuun otokseen (esim. ositus arvon mukaan: testataan kaikki arvoltaan suuret yksiköt ja edustava otos arvoltaan pienistä yksiköistä); tarkastuksessa kiinnitetään vähemmän huomiota ennakkomaksuihin ja keskitytään sen sijaan väli- ja loppumaksuihin, jotka ovat riskialttiimpia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 73 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] f) Määritä otoskoko Kun otetaan huomioon riskien kokonaisarviointi ja vaadittu luottamustaso, otoksen vähimmäiskoko on määritettävä tilintarkastustuomioistuimen mallin pohjalta (ks. luku 2.3.8). On ilmeistä, että mitä suurempi otos on, sitä suurempi on sen tarkkuus ja todennäköisyys siitä, että otos on edustava perusjoukkoon nähden; tällöin otantariski on alhaisempi. Koottaessa edustavaa otosta yksittäisten tapahtumien tarkastamista varten saatetaan luottamustasoa laskea, jos mainittu menettely korvataan käyttämällä muita aineistotarkastustoimenpiteitä (esimerkiksi luonteeltaan olennaisten tai arvoltaan suurten yksiköiden testaus, analyyttiset toimenpiteet tai kolmannelta osapuolelta saatava vahvistus). Varmuuteen perustuvaa mallia (ks. luku 2.3.8) käytetään myös rahamääräisiin yksikköihin perustuvassa otannassa (MUS). Tässä mallissa esitetään otosten vähimmäiskoot, jotka vastaavat edellä mainittua hyväksyttävää virhetasoa ja luottamustasoa. Jotta tilastollinen otos olisi pätevä, siinä on oltava vähintään 30 yksikköä jokaisesta perus- tai alajoukosta, jonka osalta on johtopäätös aiotaan tehdä (jos perusjoukossa tai alajoukossa on alle 30 yksikköä, tarkastetaan koko perusjoukko tai alajoukko). Tarkastajat voivat pyytää CEAD-jaostolta apua otoskokojen laskennassa. Otosten valintaan soveltuvat välineet (Microsoft Excel ja ACL) ovat käytössä tilintarkastustuomioistuimessa. Excel-välinettä käytetään tarkastusyksiköissä laajemmin, ja siinä on MUS-toiminto. CEAD-jaosto voi auttaa niitä tarkastusyksiköitä, joiden on suoritettava MUS-otanta erityisistä perusjoukoista. g) Valitse otantamenetelmä Valitun otantamenetelmän on oltava sopiva perusjoukon ominaispiirteisiin nähden. Seuraavassa kaaviossa esitetään prosessi, jonka avulla valitaan sopivin otantamenetelmä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 74 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 8: Kuinka sopiva otantamenetelmä määritetään Onko tulokset extrapoloitava? Kyllä Ei Tilastollinen otanta Ei-tilastollinen otanta Onko perusjoukko heterogeeninen tapahtumien / määrän suuruuden osalta? Kyllä Ei Kyllä Yksinkertainen satunnaisotanta tai MUS-otanta Onko perusjoukkoon liittyvissä tarkastusriskeissä merkittäviä eroja? Ositettu MUS-otanta Ei MUS-otanta Harkinnanvarainen otanta Otantamenetelmien kuvaus MUS-otanta (monetary unit sampling) on tilastollinen otantamenetelmä, jossa jokaisella eurolla on yhtäläinen mahdollisuus tulla valituksi. Kun MUSotanta suoritetaan käytännössä, lähtökohtana on satunnaisesti valittu alkupiste, jonka jälkeen tarkastettavat menot poimitaan tietyin otantavälein (ASI). MUS-otanta on eräs PPS-otannan muoto (PPS: probability proportional to size, sisältymistodennäköisyys suhteessa otosyksikön kokoon). Suuremmissa tapahtumissa maksetaan suurempia määriä euroja, ja ne käsittävän suuremman osuuden mahdollisista osumista eli ”hit euroista”. Ne tulevat näin ollen suuremmalla todennäköisyydellä testatuksi otoksessa. Keskimääräinen otantaväli määritetään jakamalla koko perusjoukko suunnitellulla tarkastettavien tapahtumien määrällä n. Näin saadun keskimääräisen otantavälin avulla valitaan määrä n euroja, jotka ovat jakautuneet tasaisesti perusjoukossa. (keskimääräinen otantaväli = koko budjetti/suunniteltu otoskoko n). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 75 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Perusjoukko jaetaan näin euromäärältään saman kokoisiin ”siivuihin”, ja kunkin siivun osalta valitaan yksi euro, joka määrittää testattavan yksikön. Näitä MUS-otannalla valittuja n euroja kutsutaan nimellä ”hit euro” (osuma). Tapahtumia, joihin ne kuuluvat, kutsutaan poimituiksi tapahtumiksi (hit transactions), ja yhdessä ne muodostavat tarkastettavan otoksen. Tarkastetun yksittäisen hit transaction -tapahtuman virhetaso ilmaistaan prosentteina ja sitä kutsutaan nimellä t (tainting t). Kun kaikkien tapahtumien tarkastus on saatu päätökseen ja kaikki yksittäiset virhetasot ovat tiedossa, koko perusjoukon osalta arvioitu tulos eli todennäköisin virhetaso (MLE) on laskettava seuraavasti: Todennäköisin virhetaso = 1/n * t:n yhteismäärä ( %) tai Todennäköisin virhetaso = t:n yhteismäärä * keskimääräinen otantaväli ASI (euroina) Tätä otantamenetelmää käytetään DAS-tarkastuksen yhteydessä. Ositetussa MUS-otannassa perusjoukko jaetaan useisiin alaryhmiin (osajoukkoihin). Osajoukko on määritettävä ennalta perusjoukossa ilmenevien erilaisten ominaispiirteiden (esim. riskin) mukaan. Tarkastajan on näitä ominaispiirteitä määrittäessään käytettävä ammattitaitoon kuuluvaa harkintaa ja hyödynnettävä muun muassa tietoja, jotka hänellä on tarkastettavasta perusjoukosta. Kussakin osajoukossa valitaan joukko yksiköitä MUS-otannalla. Valittavien yksiköiden lukumäärä voi olla jokaisessa osajoukossa erilainen. Yksinkertaisessa satunnaisotannassa valitaan yksiköitä koko perusjoukosta siten, että kullakin yksiköllä on yhtäläinen mahdollisuus tulla valituksi. Testattavaksi saadaan näin useita pieniä määriä, ja lisäksi keskihajonta on suurta tai otoskoot suurempia. Tätä menetelmää voidaan soveltaa niihin perusjoukkoihin, joissa eri yksiköihin liittyy samantasoinen tarkastusriski. Se ei näin ollen ole useinkaan yhtä tehokas kuin MUS-otanta. Harkinnanvaraisessa otannassa (esim. riskiperusteinen otanta) tarkastaja käyttää harkintaansa valitessaan yksiköt perusjoukosta ennalta määritettyjen ja dokumentoitujen kriteerien mukaan. Harkinnanvaraista tai riskiperusteista otantaa ei voida käyttää, jos otannan tavoitteena on tulosten ekstrapolointi. Se ei siten ole relevantti menetelmä DAStarkastustyön kannalta. Raportoidessaan tuloksista tarkastajan on varmistettava, että lukijat eivät saa väärää käsitystä ja ajattele, että tulokset ovat edustavia perusjoukkoon nähden. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 76 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Monivaiheinen otanta: Yksi monivaiheisen otannan muoto on klusteriotanta. Tätä otantaa käytetään yleensä silloin, kun tapahtumia käsitellään tai aineistoa säilytetään useissa eri paikoissa, niin että on mahdotonta poimia otosta koko perusjoukon laajuudelta. Käsittely- ja säilytyspaikkoja on useimmissa tapauksissa niin monta, ettei niissä kaikissa voida käydä. Tarkastaja määrittää siksi ensin niiden paikkojen määrän, joihin tehdään tarkastuskäynti. Sen jälkeen määritetään kyseisissä paikoissa testattavien yksiköiden lukumäärä. Tätä menetelmää voidaan soveltaa yhdessä kaikkien otantamenetelmien kanssa. 2.6 TARKASTUKSEN SUUNNITTELUMUISTION JA TARKASTUSOHJELMAN LAATIMINEN ISSAI 1300 [ISA 300] 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio 2.6.2 Tarkastusohjelma 2.6.3 Tarkastuksen suunnitteluvaiheessa tehtyjen päätösten muuttaminen tarkastuksen aikana 2.6.4 Dokumentaatio Tilintarkastajan tavoitteena on • laatia tilintarkastuksen kokonaisstrategia (tilintarkastustuomioistuimessa tarkastuksen suunnittelumuistio) sekä • laatia tilintarkastussuunnitelma (tilintarkastustuomioistuimessa tarkastusohjelma) alentaakseen tilintarkastusriskin hyväksyttävän alhaiselle tasolle. 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio Tarkastuksen laajuuden, suunnittelumuistiossa ajoituksen ja tarkastaja suuntaamisen laatii tarkastuksen kattavan tarkastuksen kokonaisstrategian, joka ohjaa yksityiskohtaisemman tarkastusohjelman laatimista. Tarkastuksen suunnittelumuistiossa on oltava seuraavat osiot: johdanto tarkastettava alue • lyhyt johdanto • tarkastettavan alueen kuvaus, soveltuvissa tapauksissa myös tarkastusta koskevan sääntelynormiston kuvaus (tarkastuksen kattamat tilit, tarkastuksen kattamat meno- tai tuloalat, asianomaiset rahamäärät, hallinto- ja maksujärjestelmät sekä oikeusperusta); kuvaus tarkastukseen mahdollisesti vaikuttavista viimeaikaisista merkittävistä muutoksista ja kehityksestä tarkastustavoitteet • tarkastuksen tavoitteet (tilien luotettavuus ja keskeiset käsiteltävät kannanotot; säännönmukaisuuden tarkastusten yhteydessä tavoitteet riippuvat siitä, minkä tyyppinen tarkastus aiotaan toimittaa) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 77 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • tarkastuksen laajuus (tarkastuksen kattamat tilikaudet ja paikat, joihin tarkastuksen laajuus tehdään tarkastuskäynti; sama koskee säännönmukaisuuden tarkastuksia, mutta säännönmukaisuuden tarkastuksessa tarkastuksen laajuus viittaa lisäksi testattaviin valvontajärjestelmiin ja tarkastettavaan otokseen) olennaisuus • olennaisuuden määrittäminen • riskien alustava arviointi (esim. muutokset kirjanpitojärjestelmissä tai riskit tarkastuksen lähestymistapa sisäisen valvonnan järjestelmissä ja toimintariskin ja kontrolliriskin arviointi) • tarkastuksen lähestymistapa, mukaan lukien tarkastustoimenpiteet, jotka aiotaan suorittaa tarvittavan tarkastusevidenssin hankkimiseksi; tässä yhteydessä määritetään, missä määrin tarkastaja suunnittelee luottavansa ja valvontajärjestelmiin missä määrin suoritetaan aineistotarkastustoimenpiteitä organisointi • tarkastustyön organisointi: resurssit (myös muiden tarkastajien ja asiantuntijoiden tarkastuksen työn hyödyntäminen), raportointitavoitteet), (mukaan aikataulu talousarvio ja lukien dokumentointi tilintarkastustuomioistuimen sähköiseen tarkastuksen tukijärjestelmään sekä laadunvalvonta Tarkastustyötä edeltävä hyväksyntä • laadunvalvonta tarkastustyön ohjauksen, valvonnan ja läpikäynnin osalta. DAS-tarkastuksissa on jaoston hyväksyttävä tarkastuksen suunnittelumuistio ja CEAD-jaoston on vahvistettava se; muissa kuin DAStarkastuksissa jaoston on vahvistettava tarkastuksen suunnittelumuistio ennen tarkastuksen aloittamista. 2.6.2 Tarkastusohjelma Tarkastusohjelma eli tarkastussuunnitelma on sarja tarkastustiimille Suunniteltujen tarkastustoimenpiteiden luonne, ajoitus ja laajuus osoitettuja ohjeita, joissa ilmoitetaan toteutettavien tarkastustoimenpiteiden, luonne, ajoitus määritetään ja myös laajuus yksityiskohtaisesti. tarkastustavoitteet sekä Tarkastusohjelmassa ilmoitetaan otoskoot ja valintaperusta. Siinä on lisäksi esitettävä tehdyn tarkastustyön tulokset ja niiden perusteella tehdyt johtopäätökset. Tilintarkastustuomioistuimen sähköisen kirjastossa vakiomuotoiset luotettavuutta on saatavilla koskevia tarkastuksia tarkastuksen varten. tukijärjestelmän tarkastusohjelmat tilien Tarkastusyksiköt voivat mukauttaa tarkastusohjelmia tarpeidensa mukaan (myös EU:n virastojen osalta). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 78 Yleistä – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastusten yhteydessä tarkastusyksiköt laativat vakiomuotoiset tarkastusohjelmat siten, että niissä otetaan huomioon kyseisen alan (esim. toimintalohkon) ominaispiirteet. Tarkastusohjelmat asetetaan saataville tilintarkastustuomioistuimen sähköisen tarkastuksen tukijärjestelmän kirjastoon. Tämän jälkeen DASkoordinoinnista vastaava yksikkö hyväksyy tarkastusohjelmat. Myös mahdolliset muutokset on toimitettava kyseisen yksikön hyväksyttäväksi. 2.6.3 Tarkastuksen suunnitteluvaiheessa tehtyjen päätösten muuttaminen tarkastuksen aikana Muuta suunnitelmaa tarvittaessa Tarkastuksen suunnittelumuistiota ja tarkastusohjelmaa on tarkastuksen aikana tarvittaessa ajantasaistettava ja muutettava. Syynä voivat olla odottamattomat tapahtumat, tarkastusevidenssi. olosuhteiden Muutokset voivat muutokset vaikuttaa tai hankittu suunniteltujen tarkastustoimenpiteiden luonteeseen, laajuuteen ja ajoitukseen. Muutoksille on saatava jaoston hyväksyntä. 2.6.4 Dokumentaatio Dokumentoi suunnittelu ja muutokset Tarkastuksen suunnittelumuistio ja tarkastusohjelma on dokumentoitava tilintarkastustuomioistuimen sähköiseen tarkastuksen tukijärjestelmään. Tukijärjestelmään dokumentoidaan myös tarkastuksen aikana tehdyt merkittävät muutokset ja niiden syyt. Tarkastusohjelman dokumentointi toimii myös tarkastustoimenpiteiden asianmukaista suunnittelua ja toteuttamista koskevana dokumentaationa, joka voidaan käydä läpi ja hyväksyä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 2 | 79 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA 1. YLEISTÄ Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSA 1 – YLEISTÄ OSIO 3 – TOTEUTUS SISÄLLYS 3.1 Toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen 3.3 Tarkastustoimenpiteiden tulosten arvioiminen 3.4 Analyyttiset toimenpiteet 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 80 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.1 TOTEUTUS – YLEISKATSAUS Tarkastuksen toteutusvaihe tarkoittaa sitä, että tarkastustoimenpiteet suoritetaan suunnitellulla tavalla ja että niitä muutetaan tarvittaessa tarkastuksen aikana; toteutusvaiheessa arvioidaan myös tarkastustulokset. (Ks. kaavion 9 tummennetut osat). Kaavio 9: Toteutusvaihetta koskeva yleiskatsaus Suoritettava vaihe Suoritettava työ Suunnittele tarkastustoimenpiteet Määritä kontrolleja koskevien testien ja aineistotarkstustoimenpiteiden luonne, ajoitus ja laajuus Valitse testattavat yksiköt Valitse kaikki yksiköt ja erityisyksiköt otantaan Määrittele virheet sekä perusjoukko ja otoskoko Suorita tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin keräämiseksi Analysoi otoksen tulokset Tee johtopäätös tarkastustoimenpiteiden tuloksista Kerää tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tarkastusevidenssiä yhdistämällä eri tarkastustoimenpiteitä (yksityiskohtainen tarkastus, havainointi, tiedustelut, vahvistusten hankkiminen, uudelleenlaskenta, uudelleen suorittaminen ja analyyttiset toimenpiteet) – kontrollien testaamisessa – aineistotarkastustoimenpiteissä – yksittäisten tapahtumien tarkastuksissa Määrittele virhetyyppi, määrittele virheen syy ja vaikutus, hankevirheet Tee johtopäätökset Hanki tarkastuhkohteelta vahvistus tuloksille Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 81 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.2 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN TOTEUTTAMINEN ISSAI 1500 [ISA 500] ISSAI 1530 [ISA 530] 3.2.1. Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi 3.2.2 Kontrollien testaaminen 3.2.3 Aineistotarkastustoimenpiteiden suorittaminen – yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.2.4 Testeissä saatujen tulosten dokumentointi Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella ja suorittaa tilintarkastustoimenpiteitä siten, että hänen on mahdollista hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä voidakseen tehdä kohtuullisia johtopäätöksiä lausuntonsa perustaksi. Tilintarkastajan tulee kohdistaa tarkoitukseen nähden asianmukaiset tilintarkastustoimenpiteet jokaiseen valittuun yksikköön. Suorita testit oikein Tarkastajan on pidettävä mielessä, että testit, joita ei suoriteta tarkastuksen toteutusvaiheessa oikein, eivät tuota vaadittua tarkastusevidenssiä. 3.2.1. Tarkastustoimenpiteet tarkastusevidenssin hankkimiseksi Yhdistelmä kontrollien testaamista ja aineistotarkastustoimenpiteitä Evidenssiä voidaan hankkia tarkastuksen toteutusvaiheessa suorittamalla yhdistelmä kontrolleja asianomaisten koskevia sisäisten testejä kontrollien aineistotarkastustoimenpiteitä ja (joita ennen arviointi), analyyttisiä on suoritettu yksityiskohtaisia toimenpiteitä sekä hyödyntämällä muista lähteistä (esim. kirjalliset vahvistusilmoitukset ja muiden suorittama työ) saatuja tietoja. Tarkastaja saa jonkin verran tarkastusevidenssiä aineistoa testaamalla, esimerkiksi analyysein ja laskelmin (eli suorittamalla laskelmia uudelleen tai tarkistamalla oikeellisuuden erilaisin laskelmin). Tarkastuksen johtopäätösten perustana ei kuitenkaan voida käyttää pelkästään kyseistä evidenssiä, vaan tarvitaan myös muita toimenpiteitä (esim. yksityiskohtainen tarkastus, havainnointi, tiedustelut ja vahvistukset). Tasapaino evidenssin luotettavuuden ja evidenssin hankintakulujen välillä Kyseisiä tarkastustoimenpiteitä tai eri tarkastustoimenpiteiden yhdistelmiä voidaan käyttää kontrollien aineistotarkastustoimenpiteissä. Tarkastajan testaamisessa on arvioitava, tai mikä menetelmä on riittävän luotettava tarkastusevidenssin hankkimiseksi. Hänen on lisäksi löydettävä tasapaino evidenssin luotettavuuden ja evidenssin hankintakulujen välille. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 82 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.2.2 Kontrollien testaaminen Tarkastaja suorittaa kontrolleja koskevia testejä vahvistaakseen oikeaksi keskeisistä kontrolleista tekemänsä alustavan arvion, johon hän aikoo Arvioi, toimivatko keskeiset kontrollit tehokkaasti ja jatkuvasti luottaa. Kontrollien testaamisen tavoitteena on arvioida, ovatko kyseiset keskeiset kontrollit toimineet tehokkaasti ja jatkuvasti tarkastuksen kattamalla kaudella. Jos kontrolleja koskevat testit vahvistavat, että kontrollit ovat toimineet jatkuvasti ja tehokkaasti koko tarkastuksen kattaman kauden, kontrolleihin voidaan luottaa; näin ollen voidaan suorittaa vähimmäismäärä yksittäisten tapahtumien tarkastuksia. Jos havaitaan, että kontrollit eivät ole toimineet jatkuvasti ja tehokkaasti koko tarkastuksen kattaman kauden ajan, tarkastajan on arvioitava tarkastuksen lähestymistapa uudelleen ja lisättävä yksittäisten tapahtumien tarkastamisen määrää. Keskeisten kontrollien testaamisessa käytettäviä menetelmiä ovat yleensä havainnointi, tiedustelut, yksityiskohtainen tarkastus ja laskelmat tai näiden menetelmien yhdistelmä. Seuraavassa taulukossa esitetään, kuinka keskeisten kontrollien toiminnan tehokkuus testataan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 83 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 10: Kuinka keskeisten kontrollien toiminnan tehokkuutta testataan Hanki evidenssiä seuraavilta alueilta… Kontrollien laatu ja tietojen syöttö Niiden tapahtumien täydellisyys ja luotettavuus, jotka kontrollien on määrä kattaa Kuinka kontrolleja sovellettiin ja kuinka johdonmukaisia ne olivat relevantteina ajankohtina tarkastuskohteena olevan aikana ...suorittamalla seuraavat testit: Sovelluskontrollien testaaminen • Perustuu sovelluskontrollien kartoittamiseen; määrittele keskeiset prosessit, kantatiedostot, liitännät muihin moduuleihin ja järjestelmiin, yhteys kirjanpitoaineistoon ja toimivan johdon raportteihin. Kunkin osatekijän osalta on määritettävä valvontatavoitteet (täydellisyys, oikeellisuus, validius, rajoitettu pääsy), jotka koskevat yksittäisiä riskejä (pääsy, syöttö, hylkääminen, käsittely). • Kyseisiä valvontatavoitteita varten suunnitellut keskeiset kontrollit on testattava tiedustelujen, havainnoinnin, yksityiskohtaisen tarkastuksen ja osittain myös uudelleensuorittamisen avulla. Kannanottojen testaaminen • Yksilöi keskeiset kontrollit, joilla varmistetaan tapahtumien täydellisyys ja luotettavuus; varmista tarvittaessa uudelleensuorittamisen avulla, että kontrollit ovat tehokkaita. Kontrollien läpikäyntitestit • Ymmärrä/dokumentoi tapahtumavirta sekä kontrollin toimintaperiaatteet ja menettelyt. • Hanki vahvistus prosessin, kontrolleihin käytettyjen tietojen ja kontrollien käytössäoloajan osalta. • Haastattele kontrollin suorittavia henkilöitä ja kysy heiltä, minkä tyyppisiä tietoja he etsivät, kuinka he havaitsevat virheet ja poikkeamat ja miten he käsittelevät niitä. Yksittäisten yksiköiden testaaminen • Jos tarkastaja ei pysty hankkimaan tarpeeksi tarkastusevidenssiä läpikäyntitestien avulla, hän voi käyttää otantamenettelyjä yksittäisten yksiköiden testaamiseen. • Tällöin otos poimitaan joko pelkästään kontrolleja varten (testaus yhteen tarkoitukseen) tai se on sama kuin yksittäisiä tapahtumia tarkastettaessa (testaus moneen tarkoitukseen). Havaittujen virheiden korjaaminen • Korjaavien Kontrollien soveltamista koskeva evidenssi ja dokumentaatio Kontrolleja koskevan evidenssin läpikäynti • Valitun tapahtuman hyväksyntää koskeva evidenssi (tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoitus, ennakkotarkastusyksikkö jne.). • Evidenssi toisen toimihenkilön suorittamasta (esim. laskelman oikeellisuutta koskevasta) tarkistuksesta. • Evidenssi tarkistuksesta, jolla varmistetaan, että talousarvion sääntöjä sekä laillisuutta/sääntöjenmukaisuutta ja dokumentointi koskevia vaatimuksia on noudatettu. Toimivan johdon kontrollien ja valvovien kontrollien herkkyys Toimivan johdon kontrollien ja valvovien kontrollien testaaminen • Varmista, että toimivan johdon kontrollit ja valvovat kontrollit ovat toimineet säännöllisesti ja johdonmukaisesti koko tarkastuksen kattaman kauden. • Tarkista, että toimiva johto on analysoinut kontrollien tulokset ja toteuttanut korjaavat toimenpiteet. tiedustelut toimenpiteiden läpikäynti ja niiden seurantaa koskevat Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 84 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.2.3 Aineistotarkastustoimenpiteiden suorittaminen – yksittäisten tapahtumien tarkastaminen Aineistotarkastustoimenpiteet suunniteltiin suunnitteluvaiheessa siten, että arvio riskeistä otettiin huomioon; aineistotarkastustoimenpiteiden avulla hankitaan tarkastusevidenssiä, jonka avulla voidaan havaita olennaiset virheellisyydet tai tapaukset, joissa on jätetty noudattamatta säädöksiä ja määräyksiä kannanottotasolla. Arvioidusta riskistä riippumatta ja riippumatta siitä, missä määrin kontrolleihin luotetaan, tarkastajan on suunniteltava ja suoritettava jokaiseen olennaiseen alaan (tapahtumien laji, tilin saldo ja tilinpäätöksessä esitettävä tieto) kohdistuvia aineistotarkastustoimenpiteitä (yksittäisten tapahtumien tarkastuksia). Aineistotarkastustoimenpiteiden tyypit Aineistotarkastustoimenpiteissä tarkastetaan rahamääriä, ja toimenpiteitä on kahdentyyppisiä: • yksittäisten tapahtumien tarkastukset – sovelletaan testaustoimenpiteitä yksittäisiin valittuihin yksiköihin • analyyttiset aineistotarkastustoimenpiteet. Tässä luvussa käsitellään ainoastaan yksittäisten tapahtumien tarkastamista. Analyyttisiä aineistotarkastustoimenpiteitä käsitellään luvussa 3.4. Yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen voi tyypillisesti kuulua: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 85 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 11: Aineistotarkastustoimenpiteet Laskelma Luotettavuuden tarkastus Säännönmukaisuuden tarkastus Tarkistetaan tilien ja budjettiraporttien aritmeettinen oikeellisuus Hakemuksiin, avustuksiin jne. liittyvien laskelmien uudelleensuorittaminen Tarkastetaan soveltuvissa tapauksissa, että konsernin sisäiset tapahtumat on konsolidoitu ja eliminoitu oikein Taseen ulkopuolisten sitoumusten aritmeettinen tarkistaminen Analysointi (lukuun Tilien ja/tai saldojen analysointi ja täsmäyttäminen ottamatta Yksittäisissä tileissä tapahtuneiden merkittävien tapahtumien analyyttistä analysointi arviointia) Uudelleensuorittaminen Yksityiskohtainen tarkastus Sisäisten ja muiden tarkastajien työssä tehtyjen havaintojen analysointi Oikeusperustan, oikeudellisten ja talousarviositoumusten, tukikelpoisuuden, hankintamenettelyjen analysointi Jo (yksityiskohtaisesti) tarkastettujen tapahtumien uudelleensuorittaminen Kirjanpitosääntöihin tehtyjen muutosten tarkastaminen Aineellinen omaisuus Sitoumuksia, maksuja ja tiettyjä tase-eriä koskevat yksittäisten tapahtumien tarkastukset. Sopimukset Maksujen toteuttamista koskeva tarkastus: tarkastetaan, että valitut tapahtumat on kirjattu oikein tileihin ja että vastaavat maksut on suoritettu nimetylle edunsaajalle oikeamääräisinä ja säädetyin menettelyin Sisäisen tarkastuksen osaston ja budjettipääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön tilien luotettavuudesta antamien kertomusten seuranta Maksattamatta olevista sitoumuksista laadittujen raporttien tarkastaminen Varmistetaan, että tarkastuksen kohteena olevan vuoden avaava tase vastaa edeltävän varainhoitovuoden päätöstasetta Hakemukset Ennakko- ja jälkitarkastusten kertomukset Tarkastuskertomukset (sisäiset ja ulkoiset) Seurantakertomukset Todentavat asiakirjat, esim. laskut, julkisia hankintoja koskevat asiakirjat, kustannus-hyötyanalyysi, eläin- ja lannoiterekisterit, ortokuvat, edunsaajia ja viljelylohkoja koskevat rekisterit Tarkistetaan, että päätöstase ja tuloslaskelma ovat yhdenmukaiset koetaseen kanssa Tarkistetaan, että segmenttiraportointi on johdonmukaista tuloslaskelmaan nähden Tarkastetaan yksityiskohtaisesti, että ennakkorahoitus ja laskut/menoilmoitukset, joita ei ole maksettu vuoden lopussa, sekä asianomaiset saadut takaukset on kirjattu ja arvostettu oikein Katkotoimenpiteiden (erityisesti siirtovelkojen) tarkastus Tiedustelut ja vahvistukset Havainnointi Tarkastuskohteen toimivalle johdolle ja henkilöstölle osoitetut tiedustelut Tarkastuskohteen toimivalle johdolle ja henkilöstölle osoitetut tiedustelut Pankkisaldoja koskevat vahvistukset Pankkisaldoja koskevat vahvistukset Saamisia koskevat vahvistukset Saamisia koskevat vahvistukset Paikalla toimitetut tarkastukset Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 86 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Tarkastajan on toimitettava suunnitteluvaiheessa yksittäisten suunnitellulla tapahtumien tavalla, jos hän tarkastuksia ei kontrollien testaamisessa saatujen tulosten arvioinnin seurauksena joudu arvioimaan uudelleen yksittäisten tapahtumien tarkastusten luonnetta, ajoitusta ja/tai laajuutta. Tarkastaja saattaa tehdä seuraavat havainnot yksittäisiä tapahtumia tarkastaessaan: Vaihtoehtoiset tilanteet • Valittu yksikkö ei sovellu kyseessä olevaan tarkastustoimenpiteeseen: tässä tapauksessa tarkastustoimenpide voidaan kohdistaa korvaavaan yksikköön. Esimerkiksi maksujen hyväksymistä koskevaa evidenssiä testatessa voi tulla valituksi mitätöity sekki. Jos tarkastaja toteaa, että kyseessä ei ole virhe vaan sekki on asianmukaisesti mitätöity, hän tarkastaa sopivan korvaavan yksikön. • Tarkastaja ei pysty kohdistamaan suunniteltuja tarkastustoimenpiteitä valittuun yksikköön esimerkiksi siitä syystä, että kyseistä yksikköä koskeva dokumentaatio on kadonnut. Jos kyseiseen yksikköön ei voida kohdistaa sopivia vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä, tarkastaja tavallisesti toteaa kyseisen yksikön virheeksi. Tarkastaja myös arvioi, onko syillä, joiden vuoksi asianmukaisia tarkastustoimenpiteitä ei voida soveltaa, vaikutusta arvioituun toimintariskiin tai kontrolliriskiin tai siihen, missä määrin toimivan johdon vahvistusilmoituksiin voidaan luottaa. 3.2.4 Testeissä saatujen tulosten dokumentointi Testien tulokset on kirjattava oikein, ja havaituista poikkeavuuksista ja avoimeksi jääneistä kysymyksistä on keskusteltava tarkastuskohteen kanssa; eriävät mielipiteet on ratkaistava ennen kuin tehdään johtopäätöksiä yksittäisten tapahtumien tarkastusten osalta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 87 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.3 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN TULOSTEN ARVIOIMINEN ISSAI 1450 [ISA 450] ISSAI 1530 3.3.1 Virheiden luonne ja syyt – yleistä 3.3.2 Otantatulosten projisoiminen ja arvioiminen – yleistä 3.3.3 Kontrollien testaus – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen 3.3.4. Yksityiskohtaiset aineistotarkastustoimenpiteet – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen Kun tilintarkastaja käyttää otantaa tilintarkastuksessa, hänen tavoitteenaan on hankkia kohtuullinen perusta johtopäätösten tekemiselle perusjoukosta, josta otos on valittu. [ISA 530] 3.3.1 Virheiden luonne ja syyt – yleistä Kun kontrolleja testataan, virheenä pidetään poikkeamista kontrolleista, ja Ota huomioon vaikutus tarkastustoimenpiteen tavoitteeseen virheiden kokonaismäärä ilmaistaan poikkeamien osuutena tai poikkeamien Toteutettaessa esiintyvyytenä. yksityiskohtaisia aineistotarkastustoimenpiteitä virheenä pidetään rahamäärän virheellisyyttä tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistä rahamäärän osalta, ja virhe ilmaistaan projisoituna virhetasona. Tarkastajan on aina selvitettävä tunnistettujen virheiden luonne ja syyt sekä arvioitava niiden mahdollinen vaikutus tarkastustoimenpiteen tavoitteeseen ja tarkastuksen muihin osa-alueisiin. Analysoidessaan virheitä, jotka on havaittu kontrollien testaamisen tai Virheiden tyyppi ja syyt yksityiskohtaisten aineistotarkastustoimenpiteiden tuloksena, tarkastaja voi todeta seuraavia virheiden syitä ja tyyppejä: • Joillakin virheillä on yhteinen piirre: tapahtuman tyyppi, sijainti tai – yhteinen piirre ajankohta. Tällaisissa olosuhteissa tarkastaja voi päättää yksilöidä kaikki ne perusjoukon erät, joilla on tämä yhteinen piirre, ja laajentaa tarkastustoimenpiteitä kyseisessä osajoukossa. • Virheellisyys tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapaus – poikkeuksellinen virheellisyys tai poikkeama voi erittäin harvoissa olosuhteissa olla poikkeuksellinen (eli se ei todistettavasti edusta perusjoukossa olevia virheellisyyksiä tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapauksia). Jotta virheellisyyttä tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapausta voidaan pitää poikkeuksellisena, tarkastajan on hankittava korkealla tasolla oleva varmuus siitä, ettei tällainen virhe tai säädösten ja määräysten noudattamattajättäminen edusta perusjoukkoa. Tarkastajan hankkii tämän varmuuden suorittamalla lisää tarkastustoimenpiteitä hankkiakseen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 88 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä siitä, ettei kyseinen virhe vaikuta perusjoukon muuhun osaan. • – virheiden syyt Virheet voivat johtua siitä, että toimiva johto sivuuttaa kontrolleja, ja siinä tapauksessa tarkastajan on kyseenalaistettava sisäisistä kontrolleista tekemänsä alustava arvio. Virhe voi aiheutua seuraavista syistä, jotka voivat esiintyä yksittäin tai erilaisina yhdistelminä: o tahaton virhe o tahallinen virhe o sovellettavien säännösten monimutkaisuudesta johtuva virhe o säännösten väärää soveltamista riittämättömyydestä johtuva virhe o valvontajärjestelmien puutteellisesta suunnittelusta johtuva virhe o käytössä olevien järjestelyjen tai menettelyjen noudattamatta jättämisestä johtuva virhe o valvontajärjestelmiin sisältyvien puutteellisuudesta johtuva virhe. koskevien keskeisten tietojen kontrollien Virheiden syiden ottaminen huomioon voi helpottaa selkeiden ja kustannustehokkaiden suositusten esittämistä tarkastuskertomuksessa. 3.3.2 Otantatulosten projisoiminen ja arvioiminen – yleistä Kun tarkastuksen testit on suoritettu, tarkastajan on käytävä läpi kaikki tunnistetut virheet ja pohdittava, onko hänen mahdollista tehdä tarkastusevidenssin perusteella perusjoukosta asianmukainen johtopäätös jokaisen testin osalta. Tarkastajan on arvioitava erikseen virheellisyyksien, säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapausten ja kontrolleista poikkeamisten osalta, ovatko ne olennaisia yksittäin tai yhdessä. Kolme mahdollista skenaariota Tilintarkastuksen testien ja niiden tulkinnan tuloksena saatuun poikkeamien osuuteen tai projisoituun virhetasoon voidaan soveltaa kolmea skenaariota. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 89 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 12: Tarkastuksen testien ja niiden tulkinnan tuloksena olevat mahdolliset skenaariot Poikkeamien osuus (kontrollien testaaminen) taikka projisoitu virhetaso + tunnetut virheet (yksittäisten tapahtumien tarkastus) Tulkinta Pienempi kuin tarkastajan asettama olennaisuusraja – kontrolleihin voidaan luottaa Vähän pienempi kuin olennaisuusraja – tarkastaja tutkii otantatulosten vakuuttavuutta muiden tarkastustoimenpiteiden valossa ja saattaa hankkia lisää tarkastusevidenssiä Suurempi kuin tarkastajan asettama olennaisuusraja – kontrollien toimintaa ei arvioida tehokkaaksi – kannanottojen katsotaan toteutuneen – kannanotot eivät ole toteutuneet, joten on olemassa olennaisen virheellisyyden tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riski Jos otantatulosten arviointi osoittaa, että perusjoukon asianomaista piirrettä koskevaa arviointia on tarkistettava, tarkastaja voi • pyytää toimivaa johtoa tutkimaan tunnistettuja virheitä ja selvittämään muiden virheiden mahdollisuutta sekä tekemään mahdolliset tarvittavat oikaisut ja/tai • muuttaa lisätarkastustoimenpiteiden luonnetta, ajoitusta ja laajuutta. Esimerkiksi kontrolleja testattaessa tarkastaja voi kasvattaa otoskokoa, testata jonkin toisen kontrollin tai muuttaa aineistotarkastustoimenpiteitä. 3.3.3 Kontrollien testaus – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen Virheiden luonne ja syyt Kontrollien toiminnan vaikuttavuuden käsitteessä otetaan huomioon se, että organisaation tavassa soveltaa kontrolleja saattaa ilmetä virheitä. Virheenä pidetään poikkeamista kontrolleista, ja virheiden kokonaismäärä ilmaistaan poikkeamien osuutena. Kun tarkastaja tutkii tunnistettuja virheitä, hänen on määritettävä, onko kontrollien testauksella saatu riittävä perusta, jota voidaan käyttää tarkastusevidenssinä, tai onko kontrolleja testattava lisää, vai onko mahdollisen virheellisyyksien tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riskin vuoksi suoritettava aineistotarkastustoimenpiteitä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 90 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Virhetason projisointi Kontrolleja testattaessa virhetasoa ei ole tarpeen erityisesti projisoida, koska virheiden osuus otoksessa on samalla koko perusjoukon projisoitu virhetaso. Kontrollien testauksessa saatujen tulosten arvioiminen Tarkastajan on arvioitava kontrollien testauksen tulokset jokaisen yksittäisen keskeisen kontrollin tasolla, jotta hän voi laatia yleisarvion kontrollien vaikuttavuudesta. Kontrollien testauksessa saatujen tulosten arvioiminen edellyttää suurta määrää ammattitaitoon perustuvaa harkintaa, koska tulokset vaikuttavat tarkastuksen lähestymistapaan. Kontrolleja testattaessa odottamattoman suuri virheiden osuus otoksessa voi johtaa arvioidun olennaisen virheellisyyden tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riskin kasvamiseen, paitsi jos saadaan lisää alkuperäisen arvion oikeaksi osoittavaa tarkastusevidenssiä. Tarkastajan on lisäksi arvioitava, onko toimiva johto havainnut virheet ja poikkeamat ja miten johto on puuttunut niihin ja millaisiin korjaaviin toimenpiteisiin se on ryhtynyt. Kontrollien arvioimisen tulos voi vaikuttaa kolmella eri tavalla: Mahdolliset vaikutukset • Kontrollit toimivat tarkastuksen kohteena olevalla kaudella tehokkaasti, johdonmukaisesti ja jatkuvasti, joten tarkastaja voi luottaa kontrolleihin ja voi edelleen soveltaa suunniteltua tarkastuksen lähestymistapaa ja luottaa kontrolleihin suunnitelman mukaisesti. • Kontrollin vaikuttavuudessa ja jatkuvuudessa havaitaan heikkouksia, mutta järjestelmää kokonaisuudessaan ei pidetä epäluotettavana. Tässä tapauksessa tarkastaja voi luottaa kontrolleihin ainoastaan osittain. Sisäisiä kontrolleja koskeva alkuperäinen arvio ja kontrolliriski on arvioitava uudelleen. • Kontrollit ovat epäluotettavia eli ne eivät ole toimineet odotetulla tavalla ja/tai ne eivät ole tarkastuksen kohteena olevalla kaudella toimineet jatkuvasti ja/tai niitä ei voitu testata. Tällaisissa tapauksissa ei voida soveltaa järjestelmään perustuvaa lähestymistapaa ja varmuus on saatava aineistotarkastustoimenpitein. Sisäisiä kontrolleja koskeva alustava arvio ja kontrollisriski on tarvittaessa arvioitava uudelleen. Valvontajärjestelmien suorituskykyä koskevalle arviolle on saatava vahvistus tarkastamalla yksittäisiä tapahtumia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 91 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.3.4. Yksityiskohtaiset aineistotarkastustoimenpiteet – virheiden luonne ja syyt sekä tulosten projisoiminen ja arvioiminen Virheiden analysointi ja luokittelu Jotta tarkastustulokset voidaan projisoida tai ekstrapoloida, yksittäisten tapahtumien tarkastuksella havaitut virheet on kirjattava asianmukaisesti etenkin, jos testattava otos on tilastollinen. Tarkastajan on ymmärrettävä havaittujen virheiden luonne ja syyt niin, että hän voi vastata seuraaviin kysymyksiin: • Mikä on virheen syy? Miten virhe aiheutui? • Onko kyse poikkeuksellisesta virheellisyydestä tai poikkeamasta vai onko virhe voinut systemaattisesti vaikuttaa samankaltaisiin tai samana ajankohtana käsiteltyihin tapahtumiin? Tarkastajan on tämän jälkeen luokiteltava virhe analysoimalla, onko se • virhe, joka on ilmaistavissa kvantitatiivisesti: onko sillä suora ja mitattavissa oleva Kvantitatiivisesti taloudellinen ilmaistavissa vaikutus olevan virheen testattavaan erään. prosenttiosuus ja rahamääräinen arvo lasketaan suhteessa tapahtuman kirjattuun arvoon kyseisellä tasolla. • virhe, joka ei ole ilmaistavissa kvantitatiivisesti: virhe ei liity tarkastettavaan erään suoraan taikka sen vaikutusta ei voida mitata, jolloin koko kyseinen erä otetaan huomioon määritettäessä, kuinka vakava virhe on. • olennainen virhe: onko se edellä kuvatun perusteella arvoltaan (olennaisuusraja ylittyy), luonteeltaan tai esiintymisyhteydeltään olennainen. Tämän jälkeen tarkastaja määrittää, onko virhe vakava (kvantitatiivisesti ilmaistavissa oleva virhe: yhtä suuri tai suurempi kuin kaksi prosenttia; virhe, jota ei voida ilmaista kvantitatiivisesti: koskee vähintään kymmentä prosenttia tarkastettavasta erästä) vai rajallinen (kvantitatiivisesti ilmaistavissa oleva virhe: 0,5–2 prosenttia; virhe, jota ei voida ilmaista kvantitatiivisesti: koskee 2,5–10:tä prosenttia tarkastettavasta erästä). • poikkeuksellinen virheellisyys tai poikkeama vai systemaattinen virhe. Tunnetut virheet • Virheet, jotka on havaittu lisätarkastustyön yhteydessä eikä edustavien otosten perusteella, ovat tunnettuja virheitä. Nämä virheet otetaan huomioon ainoastaan, jos ne koskevat tarkastuksen kattamia tapahtumia (tarkastettavaa joukkoa). Niitä ei projisoida koko perusjoukkoon, mutta ne otetaan huomioon absoluuttisten arvojen perusteella. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 92 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Rahamääräisten virheiden projisointi Yksittäisten tapahtumien projisoitava kaikki perusjoukkoon ja tarkastuksen otoksessa otettava yhteydessä havaitut huomioon tarkastajan rahamääräiset projisoidun virheen on virheet vaikutus tarkastuksen asianomaisen tavoitteen ja tarkastuksen muiden osa-alueiden kannalta. Jos otos ei ole tilastollinen, tarkastajan on tehtävä harkintaan perustuva ratkaisu perusjoukkoa koskevasta todennäköisestä virheellisyydestä tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisestä. Tarkastaja projisoi kokonaisvirheen perusjoukkoon muodostaakseen laajemman näkemyksen virheiden suuruusluokasta ja verratakseen tätä parasta arviota koskevaa indikaattoria tilintarkastustuomioistuimen asettamaan olennaisuusrajaan (hyväksyttävissä oleva virhetaso). Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa (testataan valittuja yksittäisiä tapahtumia) hyväksyttävissä olevalla virheellä tarkoitetaan hyväksyttävissä olevaa virheellisyyttä tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistä, ja se on määrältään pienempi kuin tarkastajan tietyn tapahtumalajin tai tarkastettavien tilien saldojen osalta soveltama olennaisuusraja. Jos virheellisyyttä tai säännönmukaisuudesta poikkeamista pidetään poikkeuksellisena virheellisyytenä tai poikkeamana, sen ei katsota olevan edustava perusjoukon virheellisyyksien tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisten näkökulmasta. Siksi se voidaan jättää projisoinnin ulkopuolelle. Jos virheellisyyttä ei korjata, sen vaikutus pitää kuitenkin ottaa huomioon muiden kuin poikkeuksellisten virheellisyyksien ja säännönmukaisuudesta poikkeamisten projisoinnin lisäksi. Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa saatujen tulosten arvioiminen Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa saatujen tulosten arvioiminen edellyttää ammatillista harkintaa, sillä tarkastajan on ymmärrettävä virheiden luonne ja syyt ja otettava huomioon virheellisyyksien ja säännönmukaisuudesta poikkeamisten kvantitatiiviset tekijät, joita on käsitelty edellä, ja laadulliset tekijät, jotta hän voi tehdä johtopäätöksen siitä, onko testattu perusjoukko esitetty oikein. Yksityiskohtaisilla aineistotarkastustoimenpiteillä saatujen tulosten projisoimista ja arvioimista voidaan kuvata seuraavasti (on pidettävä mielessä, että projisoinnissa on kyse vaihteluvälistä, ei luvusta): Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 93 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 10: Yksityiskohtaisilla aineistotarkastustoimenpiteillä saatujen kokonaistulosten arvioiminen UEL EUROA Sallittu otantavirhe Suurin hyväksyttävissä oleva virhetaso (olennaisuusraja) UEL Sallittu otantavirhe UEL Sallittu otantavirhe Projisointi MLE MLE Projisointi Projisointi KE Tunnettu virhe KE Tilanne I UEL – Ylempi virheraja MLE KE Tunnettu virhe Tunnettu virhe Tilanne II MLE – Todennäköisin virhetaso Tilanne III KE – Tunnettu virhe Johtopäätökset: Tilanne I: Ylempi virheraja ja todennäköisin virhetaso jäävät alle olennaisuusrajan. Tulos on selkeä. Tilanne II: Ylempi virheraja ylittää olennaisuusrajan, mutta todennäköisin virhetaso jää alle olennaisuusrajan. Tällaisen tuloksen saadessaan tarkastajan on harkittava – onko tarkastettavaa organisaatiota pyydettävä tutkimaan poikkeamia – onko tehtävä lisää testejä – onko lisävarmuuden tarkastustoimenpiteitä. saamiseksi käytettävä vaihtoehtoisia Tilanne III: Todennäköisin virhetaso ylittää olennaisuusrajan. Koska alempi virheraja jää alle olennaisuusrajan, tarkastajan on harkittava – onko tarkastettavaa organisaatiota pyydettävä tutkimaan poikkeamia – onko tehtävä lisää testejä – onko lisävarmuuden tarkastustoimenpiteitä. saamiseksi käytettävä vaihtoehtoisia Alempi virheraja voi olla pienempi tai suurempi kuin tunnettujen virheiden yhteismäärä. Siksi sitä ei ole merkitty kaavioon. Tilanne IV (ei kaaviossa): Alempi virheraja ja todennäköisin virhetaso ylittävät olennaisuusrajan. Näin selkeä tulos ei edellytä lisäarvioita. Käytännössä tilintarkastustuomioistuin joutuu aikarajoitteiden vuoksi tavallisesti käyttämään lisävarmuuden saamiseksi näistä vaihtoehdoista kolmatta – vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 94 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.4 ANALYYTTISET TOIMENPITEET ISSAI 1520 [ISA 520] 3.4.1 Analyyttisten toimenpiteiden määritelmä 3.4.2 Analyyttisten toimenpiteiden käyttö 3.4.3 Milloin analyyttisiä toimenpiteitä suoritetaan 3.4.4 Analyyttiset toimenpiteet aineistotarkastustoimenpiteinä toteutusvaiheessa 3.4.5 Analyyttiset toimenpiteet yhteenvedossa tarkastuksen lopussa Tilintarkastajan tavoitteena on tarvittaessa suorittaa analyyttisiä toimenpiteitä, joista on apua riskin arvioimisessa, tarkastusevidenssin hankkimisessa ja yleisen johtopäätöksen tekemisessä. 3.4.1 Analyyttisten toimenpiteiden määritelmä Analyyttiset toimenpiteet ovat tarkastustoimenpiteitä, jotka helpottavat tarkastuksen toimittamista vaikuttavammin. Analyyttisillä taloudellisemmin, toimenpiteillä tehokkaammin tarkoitetaan ja vakuuttavilta tuntuvien yhteyksien tutkimista sellaisten taloudellisten ja muiden kuin taloudellisten tietojen välillä, jotka koskevat joko samaa ajanjaksoa ja organisaatiota ja/tai eri ajanjaksoja toimenpiteitä, joita sovelletaan ja organisaatioita. tavallisemmin Analyyttisiä luotettavuuden kuin säännönmukaisuuden tarkastuksissa, voidaan käyttää, kun Analysointi ja ennustaminen • analysoidaan yhteyksien keskinäistä yhdenmukaisuutta ja yhdenmukaisuutta tarkastajan organisaatiota ja sen toimintaa koskeviin tietoihin nähden • asetetaan oletusarvoja, joita voidaan verrata tosiasiallisiin arvoihin. Analyyttisiin toimenpiteisiin sisältyy myös sellaisten tunnistettujen vaihteluiden ja yhteyksien tutkiminen, jotka ovat ristiriidassa muuhun informaatioon nähden tai jotka poikkeavat oletetuista määristä merkittävästi. vahvassa valvontaympäristössä Tarkastajan on pidettävä mielessä, että analyyttiset toimenpiteet ovat luotettavampia vahvassa valvontaympäristössä, jossa sisäiset kontrollit ovat vaikuttavia ja ulkoiset tiedot laadukkaita. Analyyttiset toimenpiteet edellyttävät kuitenkin kattavaa ja ajantasaista taloudellista ja muuta informaatiota, jollaista ei aina ole käytettävissä huomattavilla EU:n toimintaaloilla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 95 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Analyyttisiä toimenpiteitä suoritettaessa voidaan käyttää useita erilaisia menetelmiä. Nämä menetelmät vaihtelevat yksinkertaisista vertailuista monimutkaisiin analyyseihin, joissa käytetään kehittyneitä tilastollisia menetelmiä, joissa voidaan tarvita sopivia tietokonesovelluksia. Tarkastaja valitsee menetelmän ammatillista harkintaansa käyttäen. Yleensä analyyttiset toimenpiteet varoittavat, että jokin näyttäisi olevan vialla, sen sijaan, että niiden avulla saataisiin positiivista vakuuttavaa evidenssiä siitä, mikä (mahdollisesti) on vialla; siksi ne eivät tavallisesti yksinään riitä antamaan tarpeellista määrää relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä. 3.4.2 Analyyttisten toimenpiteiden käyttö Analyyttisiä toimenpiteitä käytettäessä hankitaan informaatiota eri lähteistä, jotta on mahdollista määrittää, mitä voidaan odottaa; verrataan tosiasiallista tilannetta odotettuun tilanteeseen; tutkitaan havaittujen erojen syitä; ja arvioidaan tulokset. Prosessia voidaan kuvata seuraavasti: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 96 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 11: Analyyttinen arviointi Määritellään tarkastuksen tavoite, johon analyyttisiä toimenpiteitä sovelletaan Yksilöidään sovellettavien analyyttisten toimenpiteiden tyyppi Määritetään, onko asianmukaista soveltaa analyyttisiä toimenpiteitä Tarkastetaan tietojen luotettavuus Edeltävän varainhoitovuoden tilinpäätös sekä tapahtumat Arvioidaan, mitä on odotettavissa Yhteenlaskemattomat taloudelliset ja muut kuin taloudelliset tiedot Määritetään hyväksyttävissä oleva ero Organisaation toimintaympäristöä koskeva informaatio Verrataan oletuksena ollutta arvoa kirjattuun määrään Onko ero suurempi kuin hyväksyttävissä oleva ero? Kyllä Tutkitaan eroa. Tarkastellaan ominaispiirteitä, kehityssuuntia, suhteita ja mahdollisia syitä. Tehdään tiedusteluja toimivalle johdolle ja hankitaan vahvistavaa tarkastusevidenssiä. Ei Toteutetaan muita tarkastustoimenpiteitä tai ehdotetaan tarkastuksen mukauttamista Ei Ovatko selitykset ja vahvistava tarkastusevidenssi riittäviä? Kyllä Dokumentoidaan tulokset Hyväksytään määrä Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 97 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.4.3 Milloin analyyttisiä toimenpiteitä suoritetaan Analyyttisiä toimenpiteitä on suoritettava seuraavissa tarkastuksen vaiheissa: Taulukko 13: Analyyttisten toimenpiteiden suorittaminen tarkastuksen eri vaiheissa Tarkastuksen Perusteet analyyttisten toimenpiteiden käytölle vaihe Käytetään Suunnittelu jotta riskienarviointitoimenpiteinä, voidaan tunnistaa mahdolliset riskialttiit alat ja paremmin suunnitella lisää tarkastustoimenpiteitä (ks. luku 2.3.1). Käytetään aineistotarkastustoimenpiteinä, kun ne voivat olla tehokkaampia kuin yksittäisten tapahtumien tarkastus Toteutus ja voivat antaa vahvistusta havainnoille. Käytetään osana yhteenvetoa tarkastuksen lopussa, jotta voidaan paremmin arvioida, onko ulkoinen informaatio yhdenmukaista tarkastushavaintojen kanssa. 3.4.4 Analyyttiset toimenpiteet aineistotarkastustoimenpiteinä toteutusvaiheessa Yksittäisten tapahtumien tarkastamisen lisäksi tarkastaja voi suorittaa analyyttisia aineistotarkastustoimenpiteitä osana aineistotarkastustoimenpiteitä, jotta riski saadaan alennettua hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden avulla asetetaan oletusarvoja sen odotuksen perusteella, että tietojen välillä on yhteyksiä ja nämä yhteydet säilyvät muuttumattomina, ellei ole tiedossa päinvastaiseen viittaavia olosuhteita. Analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden kohdalla väärän johtopäätöksen riski voi Laadunvalvonta on välttämätöntä kuitenkin olla suurempi kuin yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa, sillä analyyttisissä aineistotarkastustoimenpiteissä tarkastajan ammatillisella harkinnalla on suurempi paino. Sen vuoksi laadunvalvonta on välttämätöntä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 98 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Tällaista ennustavaa testaamista on käytettävä ainoastaan sellaisten tuloja menovirtojen kohdalla, joiden ennustettavuus on sinänsä suuri ja joista Tarvitaan luotettavaa tietoa on jo saatavilla luotettavia tietoja niin, että ennusteita voidaan laatia (esimerkiksi korkojen maksaminen/periminen lainanotto- ja lainanantotoimien yhteydessä tai palkkojen ja korvausten maksaminen henkilöstölle). Pelkästään analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden avulla ei tavallisesti ole mahdollista saada tarpeellista määrää relevanttia ja Käyttö osana yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen perustuvaa strategiaa luotettavaa aineistotarkastukseen perustuvaa tarkastusevidenssiä, mutta ennustavaa testaamista voidaan joskus suorittaa keskeisten tilien saldojen ja tapahtumavirtojen kohdalla osana yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen perustuvaa yleisstrategiaa. Jos esimerkiksi 60 prosenttia tapahtumista on yksityiskohtaisesti, (arvoltaan) kun taas suuria, loppuihin ne saatetaan 40 prosenttiin tarkastaa tapahtumista (arvoltaan pienet tapahtumat) käytetään ennustavaa testaamista. Tai, jos pieni osuus tapahtumien yhteisarvosta on prosessoitu maantieteellisessä toimipaikassa, jonne ei ole mahdollista tai tehokasta tehdä tarkastuskäyntiä, kyseisen toimipaikan osalta voidaan suorittaa ennustavaa testaamista. Esimerkkejä ennustettujen arvojen käytöstä suhteessa tosiasiallisiin arvoihin: tutkitaan aiemmilla kausilla tapahtuneita tilisaldon muutoksia ja laaditaan sen • perusteella ennuste meneillään olevaa kautta varten (esimerkiksi lainan takaisinmaksu säännöllisesti x vuoden ajan) • tehdään laskelmia, jotta voidaan ennustaa tietty arvo (esimerkiksi käyttämällä maatiloja koskevia tietoja viljelijäkohtaisten hehtaaritukien ennustamiseen). 3.4.5 Analyyttiset toimenpiteet yhteenvedossa tarkastuksen lopussa Tarkastajan on suoritettava analyyttisiä toimenpiteitä tarkastuksen lopussa tai loppuvaiheessa laatiessaan yleistä johtopäätöstä. Analyyttisten Johtopäätösten vahvistaminen toimenpiteiden tuloksista tehtyjen johtopäätösten on tarkoitus antaa vahvistusta johtopäätöksille, jotka on tehty yksittäisiin osiin kohdistuvan tarkastuksen aikana, ja auttaa laatimaan yleinen johtopäätös sekä tarvittaessa lausunto. Yhteenvetovaiheessa voidaan käyttää samoja analyyttisiä toimenpiteitä kuin suunnitteluvaiheessa, joten niitä voidaan verrata toisiinsa. Yhteenvedosta voi käydä ilmi, että lisää evidenssiä tarvitaan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 99 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.5 KIRJALLISET VAHVISTUSILMOITUKSET 3.5.1 Johdanto 3.5.2 Toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.3 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.5.4 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1580 [ISA 580] a) hankkia kirjalliset vahvistusilmoitukset siitä, että toimiva johto tai soveltuvissa tapauksissa hallintoelimet katsovat täyttäneensä velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot, sekä b) saada tukea muulle tilinpäätöksen tai yksittäisten tilinpäätöskannanottojen kannalta relevantille tarkastusevidenssille. Lisäksi tavoitteena on c) reagoida asianmukaisesti kirjallisiin vahvistusilmoituksiin tai siihen, että niitä ei ole saatu. 3.5.1 Johdanto Toimiva johto ja organisaation muu henkilöstö antaa tarkastuksen kuluessa monia lausuntoja tai vahvistusilmoituksia oma-aloitteisesti tai vastauksena erityisiin tiedusteluihin, mutta seuraavat vahvistusilmoitukset ovat tarkastajan kannalta erityisen kiinnostavia: Toimivan johdon velvollisuudet i) Toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan ii) Tiettyjä kannanottoja koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset, jotka on Tiettyjä asioita koskevat kannanotot saatu toimivalta johdolta, hallintoelimiin kuuluvilta tai henkilöstön jäseniltä, joilla on erityistietämystä. Tällaiset vahvistusilmoitukset eivät poista tarkastajan velvollisuutta hankkia Silti vaaditaan tarvittava määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarvittavaa määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastuksen johtopäätöstä ja tarvittaessa tarkastuslausuntoa varten. Tarkastajan on hankittava vahvistavaa evidenssiä organisaation sisältä ja ulkopuolelta sekä arvioitava, vaikuttavatko kirjalliset vahvistusilmoitukset kohtuullisilta ja yhdenmukaisilta muun hankitun tarkastusevidenssin, kuten muiden vahvistusilmoitusten, kanssa. Tarkastusevidenssinä käytettävät vahvistusilmoitukset on vahvistettava kirjallisesti ja allekirjoitettava. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 100 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.5.2 Toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan Toimiva johto esittää velvollisuuksistaan vahvistusilmoituksia, joista saadaan tarvittavaa tarkastusevidenssiä näitä velvollisuuksia koskevien oletusten validiteetista. Tarkastus toimitetaan näiden oletusten pohjalta. Tarkastajan on hankittava tarkastusevidenssiä siitä, että toimiva johto i) ilmoittaa hyväksyvänsä tilinpäätöksen oikein esittämistä (luotettavuuden Tilinpäätöksen esittäminen oikein / säännönmukaisuus tarkastus) tai säädösten ja määräysten noudattamista (säännönmukaisuuden tarkastus) koskevan vastuunsa ii) ilmoittaa hyväksyvänsä vastuunsa olennaisten virheellisyyksien ja säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapausten ehkäisemiseen Sisäinen valvonta tai havaitsemiseen ja korjaamiseen tarkoitetun sisäisen valvonnan suunnittelusta, käyttöönotosta ja ylläpidosta sekä ilmoittaa, pitääkö se sisäistä valvontaa riittävänä tätä tarkoitusta varten Kaikki relevantti informaatio on käytettävissä iii) katsoo, että kaikki tarkastuksen kannalta relevantti informaatio on tarkastajan käytettävissä. Esimerkkejä tällaisista asiakirjoista ovat i) Euroopan unionin tilinpäätöstä koskeva vahvistusilmoitus, pääjohtajan laatima jonka vuotuinen tilinpitäjä allekirjoittaa; toimintakertomus ja ii) jokaisen lausuma sekä iii) komission yhteenvetokertomus. 3.5.3 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset Erityisiä kirjallisia vahvistusilmoituksia saatetaan tarvita vahvistamaan muuta evidenssiä etenkin, jos kyseessä ovat harkintaan, aikomukseen tai Vahvistuksen saaminen muulle evidenssille täydellisyyteen tarvitaanko liittyvät erityisten näkökohdat. on Tarkastajan kannanottojen osalta määritettävä, erityisiä kirjallisia vahvistusilmoituksia. 3.5.4 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen Mikä on vaikutus, jos Jos kirjallinen vahvistusilmoitus on ristiriidassa muun evidenssin kanssa, tarkastajan on määritettävä ristiriitaisuuden syyt. Jos tarkastaja ei – kirjallinen vahvistusilmoitus on ristiriidassa muun evidenssin kanssa edelleenkään ole vakuuttunut, hänen on uudelleen harkittava mahdollisesti saamiensa muiden kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuutta ja ryhdyttävä asianmukaisiin toimiin (esimerkiksi tarkistettava riskienarviointia ja tarkastustoimenpiteitä). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 101 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] – ilmenee johdon rehellisyyteen kohdistuvia epäilyksiä Mikäli tarkastaja epäilee toimivan johdon sitoutumista pätevyyteen, kommunikointiin sekä rehellisyyden ja eettisten arvojen noudattamisen valvontaan tai huolellisuuteen, hänen on arvioitava tämän vaikutus kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuteen. – kirjallisia vahvistusilmoituksia ei saada Kun osapuolet eivät anna yleisiä vahvistusilmoituksia toimivan johdon velvollisuuksista tai pyydettyjä erityisiä vahvistusilmoituksia, tarkastajan on määritettävä, mistä tämä johtuu, keskusteltava toimivan johdon kanssa, harkittava uudelleen asianosaisten rehellisyyttä koskevaa arviota sekä ryhdyttävä asianmukaisiin toimiin, kuten määritettävä tilanteen vaikutukset tarkastuskertomukseen. – kirjallinen vahvistusilmoitus on epäluotettava Jos tarkastaja katsoo, että toimivan johdon velvollisuuksia koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset eivät ole luotettavia, hänen on harkittava, miten tämä vaikuttaa tarkastuskertomukseen. Lausunnon antamatta jättäminen Tarkastaja ei anna lausuntoa tilinpäätöksestä, jos a) tarkastaja tekee johtopäätöksen, että toimivan johdon rehellisyydestä on riittävästi epäilyjä niin, että kirjalliset vahvistusilmoitukset eivät ole luotettavia b) toimiva johto ei esitä kirjallisia vahvistusilmoituksia. 3.6 MUIDEN TEKEMÄN TYÖN HYÖDYNTÄMINEN ISSAI 1600 [ISA 600] ISSAI 1610 [ISA 610] ISSAI 1620 [ISA 620] 3.6.1 Johdanto 3.6.2 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.3 Sisäisen tarkastuksen toiminnon arvioiminen 3.6.4 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen Sisäisten tarkastajien tekemän työn käyttäminen Tilintarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen 3.6.1 Johdanto Tarkastaja voi käyttää muiden tarkastajien, sisäisen tarkastuksen (esimerkiksi sisäisen tarkastuksen osasto ja sisäisen tarkastuksen yksiköt) tai erityisasiantuntijan tekemää työtä tarkastuksen suunnittelu- ja toteutusvaiheessa seuraavin tavoin: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 102 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Suunnittelu i) muiden tarkastajien kertomuksista voidaan suunnitteluvaiheessa saada informaatiota, joka kiinnittää tarkastajan huomion valvontajärjestelmien mahdollisiin heikkouksiin tai tarkastettavalla alueella aiemmin ilmenneisiin vakaviin virheisiin. Tarkastajan on harkittava tällaisten osapuolten riippumattomuutta, objektiivisuutta ja pätevyyttä; vastaavatko muiden tarkastajien tavoitteet ja menetelmät nyt suoritettavan tarkastuksen vaatimuksia ja perustuvatko heidän johtopäätöksensä tarpeelliseen määrää tarkoitukseen soveltuvaa evidenssiä. Toteutus ii) muiden tarkastajien työstä voidaan toteutusvaiheessa saada osa tarkastustavoitteiden saavuttamisen kannalta tarpeelliseksi katsotusta – tarkastusevidenssi tarkastusevidenssistä ja näin vähentää tilintarkastustuomioistuimen työtä. Jos tarkastaja aikoo hyödyntää muiden tarkastajien tekemää työtä, ensisijaisena periaatteena on, että tarkastajan on varmistettava, että muiden tekemän työn perusteella saadaan tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja kustannustehokasta evidenssiä tarkastusta varten. iii) muiden tarkastajien kertomukset voivat myös auttaa tarkastajaa – vahvistuksen saaminen havainnoille saamaan vahvistuksen kyseenalaistamaan johtopäätöksiään, ne. hänen havainnoilleen Jos tai tarkastaja on tutkittava johtopäätöksilleen epäilee taikka havaintojaan toteamansa tai eroavaisuus, varmistuttava hankkimastaan tarkastusevidenssistä, harkittava uudelleen tarkastusevidenssiä koskevan analyysinsä ja tulkintansa perusteita sekä dokumentoitava jäljelle jäävät erot selkeästi. Muiden tarkastajien työn käyttöä koskevat keskeiset päätökset ja johtopäätökset on dokumentoitava tarkastuksen työpapereihin. Seuraavassa käsitellään erikseen kutakin kolmea osapuolta – muita tarkastajia, sisäisiä tarkastajia ja erityisasiantuntijoita. 3.6.2 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen ISSAI 1600 [ISA 600] Jos tilintarkastaja hyödyntää muiden tarkastajien tekemää työtä, hänen tavoitteenaan on määrittää, miten muiden tekemä työ vaikuttaa tarkastukseen. Muiden tarkastajien määritelmä Tavallisesti muilla tarkastajilla tarkoitetaan julkisia tai yksityisiä toimijoita, joiden edellytetään antavan ammatillisen harkintansa perusteella lausunnon järjestelmistä, tapahtumista ja/tai tileistä. Tilintarkastustuomioistuin luokittelee nämä tarkastajat kahteen ryhmään: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 103 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] i) muut tarkastajat, joiden on EU:n lainsäädännön (säännösten tai sopimusvelvoitteiden) nojalla annettava tarkastuslausuma. Nämä kuuluvat kiinteänä osana sisäisen valvonnan järjestelmiin, mikä on otettava huomioon niitä tarkastettaessa. Jos asianomaisia tarkastuksia ei ole suoritettu tai asianomaisten muiden tarkastajien työssä ilmenee puutteellisuuksia, kyse on sisäisen valvonnan järjestelmän heikkoudesta, joka on mainittava 17 kertomuksessa . Sisäisen valvonnan järjestelmiin kuuluvia muita tarkastajia ovat • todentamisviranomaiset jäsenvaltioissa • maksajavirastojen sisäisen tarkastuksen yksiköt jäsenvaltioissa • tarkastusviranomaiset jäsenvaltioissa • komission jälkitarkastusyksiköt • virastojen jälkitarkastusyksiköt • jälkitarkastusyksiköt unionin ulkopuolisissa maissa ja kansainvälisissä järjestöissä • jälkitarkastusta koskevan toimeksiannon saaneet ulkoiset tarkastajat. (Tavallisesti yksityisen sektorin tarkastajan organisaation toimeksiannosta toimittamista) muista tarkastuksista muodostuvan järjestelmän arvioiminen perustuu • organisaation strategia-asiakirjoihin ja vuotuisiin tarkastusohjelmiin • organisaation muiden tarkastajien osalta soveltamaan valintamenettelyyn, toimeksiantoon, tarkastuskertomuksen esittämiseen ja organisaation toteuttamiin jatkotoimiin • toimitettujen tarkastusten laatuun. Arvioinnin tueksi käydään läpi tarkastuskertomuksista koostuva otos, joka poimitaan satunnaisesti niin, että se on mahdollisimman edustava. ii) muut tarkastajat, joiden ei ole annettava lausuntoa EU:n lainsäädännön nojalla. Näihin kuuluvat ylimmät tarkastuselimet, jotka SEUT:n 287 artiklan 3 kohdan mukaan toimivat jäsenvaltioissa yhdessä tilintarkastustuomioistuimen kanssa. Tähän ryhmään kuuluvat myös i) kansallisten viranomaisten tarkastusosastot (varoja käsittelevien viranomaisten sisäisen tarkastuksen osastot ja valtiovarainministeriöiden tarkastusosastot) sekä ii) lakiin perustuvan toimeksiannon mukaisesti (’lakisääteiset tarkastajat’) tai sopimussuhteisesti (’tarkastajat’) työskentelevät yksityisen sektorin tarkastajat. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksissa heidän työnsä voidaan ottaa huomioon vahvistavana tarkastusevidenssinä silloin, kun se on relevanttia ja soveltuvaa. Siinä tapauksessa tarkastajan on tarkastustoimenpitein määritettävä, missä määrin muiden tarkastajien työhän voidaan luottaa. Tarkastajan on määritettävä, miten muiden tarkastajien tekemän työ vaikuttaa tarkastukseen: hän voi esimerkiksi yksilöidä tarkastuskäyntien kohteiden osalta, onko muiden tarkastajien kertomuksissa hänen tarkastustavoitteisiinsa liittyviä havaintoja. Jos on, tarkastaja voi pyytää kyseiseltä elimeltä lisätietoja. 17 Osa ylimmistä tarkastuselimistä voi toimittaa tarkastuksia, jotka kuuluvat osana sisäisen valvonnan järjestelmään (muun muassa Yhdistyneen kuningaskunnan ylin tarkastuselin NAO yhteisen maatalouspolitiikan todentamisviranomaisen roolissa). Näissä tapauksissa NAO kuuluu luokkaan i). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 104 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Kaksi skenaariota Mahdollisia skenaarioita on kaksi, ja niiden toteutuminen riippuu siitä, ovatko muut tarkastajat EU:n lainsäädännön nojalla velvoitettuja antamaan lausunnon. Kummassakin skenaariossa tarkastustoimenpiteissä keskitytään käymään muiden tarkastajien johtopäätökset ja tarkastuslausunnot läpi seuraavilta osin: • keskeisten säännönmukaisuuden kontrollien rakenne, käyttöönotto ja toiminta ja/tai • säädösten ja määräysten noudattaminen eli tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus. Tarkastustoimenpiteisiin voi kuulua käytettyjen työmenetelmien arviointi, asiakirjojen tutkiminen ja tulosten relevanssin arvioiminen. Näin arvioidaan, voidaanko tuloksia pitää luotettavana tarkastusevidenssinä ja missä määrin niitä voidaan hyödyntää laadittaessa tarkastuksen johtopäätöksiä. Seuraavia periaatteita sovelletaan riippumatta siitä, kumpaan ryhmään muiden tarkastajien tekemä työ kuuluu: Muiden tarkastajien työn hyödyntäminen Kun tarkastaja käyttää muiden tarkastajien tekemää työtä, hänen on • harkittava, kuinka riippumattomia ja objektiivisia muut tarkastajat ovat • otettava huomioon muiden tarkastajien ammatillinen nimenomaan asianomaisen tarkastuksen kannalta pätevyys • otettava huomioon muiden tarkastajien työn laajuus • määritettävä, onko kustannustehokasta • toteutettava muiden toimenpiteitä tarkastajien saadakseen työn käyttäminen tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä siitä, että muiden tarkastajien työ soveltuu tilintarkastustuomioistuimen tarkoituksiin asianomaisessa tarkastuksessa (saattaa edellyttää mahdollisuutta tutkia muiden tarkastajien työpaperit) ja • pohdittava muiden tarkastajien työn tuloksia analysoidessaan ja tulkitessaan näiden tekemiä merkittäviä havaintoja. Jos havainnot ovat lausunnon kannalta merkittäviä, tilintarkastustuomioistuimen tarkastajan on keskusteltava niistä asianomaisten muiden tarkastajien kanssa ja harkittava, onko hänen itsensä tarpeen toimittaa lisätestejä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 105 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Muiden tarkastajien työn hyödyntämiseen liittyvät rajoitukset a) Muilla tarkastajilla, jotka eivät ole osa sisäisen tarkastuksen järjestelmiä, on omat toimeksiantonsa, ja he voivat käytännössä toimia lähes täysin vapaasti EU:n toimielimiin nähden. Koska heidän työnsä EU:n varainhoidon yhteydessä saattaa olla kertaluontoista, yhteistyö voi joskus olla vaikeaa. Siksi voi osoittautua hankalaksi suorittaa arviointi, jota heidän työnsä käyttäminen tarkastusevidenssinä edellyttää. Tämä ongelma onkin ratkaistava tarkastuksen suunnitteluvaiheessa, jotta muiden tarkastajien työn käyttämisen osoittautuessa mahdottomaksi voidaan suunnitella vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä ja siten varmistaa, että luotettavaa tarkastusevidenssiä saadaan tarpeellinen määrä. b) Kun tilintarkastustuomioistuimen tarkastaja harkitsee jonkin jäsenvaltion ylimmän tarkastuselimen työn hyödyntämistä, hänen on pidettävä mielessä, että Euroopan tilintarkastustuomioistuimen oikeudet saada tietoja ovat monissa tapauksissa laajemmat kuin ylimpien tarkastuselinten oikeudet. On siis mahdollista, että ylimmällä tarkastuselimellä ei ole toimivaltaa tehdä kyseistä tarkastusta täysimääräisesti. Kun hyödynnetään ylimmän tarkastuselimen tekemää työtä tai toimitetaan yhteinen tai koordinoitu tarkastus, tilintarkastustuomioistuimen tarkastajan on noudatettava ylimpien tarkastuselinten kanssa tehtävää yhteistyötä koskevia periaatteita ja/tai menettelyjä, jotka on vahvistettu pääjohtajien yhteyskomiteassa ja/tai tilintarkastustuomioistuimen ja ylimpien tarkastuselinten yhdyshenkilöiden kokouksissa. c) Hyödyntäessään yksityisellä sektorilla toimivan ulkoisen tarkastajan työtä tilintarkastustuomioistuimen tarkastajan on pohdittava tarkasti sitä, että ulkoinen tarkastaja saattaa tulkita relevantteja tarkastusstandardeja tiukasti ja katsoa olevansa huolellisuusvelvollinen ainoastaan tarkastuskertomuksen vastaanottajalle. Tiettyjen EMOTR:n ohjausosaston ohjelmien, joihin liittyy investointimenoja, edunsaajia saatetaan vaatia esittämään tarkastuskertomuksia, joissa todennetaan ilmoitettujen määrien vastaavan aiheutuneita menoja. Jos näiden tarkastajien kertomukset on osoitettu EU:n ohjelman lopulliselle edunsaajalle eikä niinkään maksajavirastolle, tilintarkastustuomioistuimen tarkastaja määrittää, kuinka luotettavaa tarkastusevidenssiä kertomukset ovat. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 106 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.6.3 Sisäisen tarkastuksen toiminnon arvioiminen ISSAI 1610 [ISA 610] Ulkoisen tilintarkastajan tavoitteena on muodostaa käsitys sisäisen tarkastuksen toiminnosta ja määrittää, onko sen toiminta relevanttia tarkastuksen suunnittelun ja toimittamisen kannalta ja miten se siinä tapauksessa vaikuttaa ulkoisen tilintarkastajan tarkastustoimenpiteisiin. Käsityksen muodostaminen sisäisen tarkastuksen toiminnosta Kun ulkoinen tarkastaja muodostaa käsitystä sisäisestä valvonnasta, hänen on muodostettava käsitys sisäisen tarkastuksen toiminnosta, mm. sen asemasta organisaatiossa ja sen toiminta-alasta. Kun tarkastaja harkitsee sisäisen tarkastuksen – esimerkiksi sisäisen tarkastuksen osaston (tai komission sisäisen tarkastuksen yksiköiden) – Sisäisen tarkastuksen tekemän työn käyttämistä koskeva suunnittelu tekemän työn käyttämistä, hänen on arvioitava seuraavat näkökohdat ottaen huomioon olennaisuus ja riskit sekä tarkastusevidenssin subjektiivisuus: • sisäisen osaaminen tarkastuksen henkilöstön objektiivisuus ja ammatillinen • suoritetaanko sisäinen tarkastus ammatillista huolellisuutta noudattaen • toimivan johdon sisäiselle tarkastukselle mahdollisesti asettamien rajoitusten vaikutus. Kun ulkoinen tarkastaja hyödyntää sisäisen tarkastuksen tekemää työtä, hänen on suoritettava toimenpiteitä arvioidakseen työn soveltuvuutta ja Sisäisen tarkastuksen tekemän työn käyttäminen otettava huomioon työn laajuus ja se, onko sisäisen tarkastuksen toiminnon laatima arvio edelleen asianmukainen. Ulkoinen tarkastaja arvioi etenkin seuraavat näkökohdat: • työn tehneen henkilöstön taidot ja erityisasiantuntemus • onko työtä valvottu ja onko se ja käyty läpi ja dokumentoitu • onko saatu tarpeellinen tarkastusevidenssiä määrä relevanttia ja luotettavaa • ovatko tehdyt johtopäätökset asianmukaisia ja ovatko kertomukset yhdenmukaisia tehdyn työn kanssa • onko sisäisen tarkastuksen yksilöimät poikkeamat tai epätavalliset seikat selvitetty asianmukaisesti. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 107 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] tilintarkastuksen yhteydessä Sisäisen tarkastuksen yksiköt Tarkastajan on: • otettava suunnitteluvaiheessa yhteyttä asianomaiseen sisäisen tarkastuksen yksikköön (esimerkiksi Euroopan unionin tilinpäätöksen osalta budjettipääosaston sisäisen tarkastuksen yksikköön) määrittääkseen, aikooko sisäinen tarkastus kohdistaa erityisiä testejä tileihin tai onko se jo tehnyt niitä; näin vältetään tarkastustyön päällekkäisyyttä ja lisätään tarkastuksen tehokkuutta • toteutettava komission sisäisen tarkastuksen yksiköiden laatimiin kertomuksiin liittyvää seurantaa tilien luotettavuuden osalta (esimerkiksi tilien täsmäyttäminen ja selvittäminen) voidakseen arvioida mahdollisia havaitsematta jääneitä riskejä ja toteutettuja (toteutettavia) korjaavia toimia. Sisäisen tarkastuksen osasto Tarkastajan on: • hankittava ja tutkittava sisäisen tarkastuksen osaston vuotuinen työsuunnitelma ja arvioitava sen perusteella, voidaanko joidenkin osaston toimittamien tarkastusten tulokset ottaa huomioon ja siten välttää päällekkäisyyksiä • käytävä soveltuvissa tapauksissa läpi sisäisen tarkastuksen osaston laatimat kertomukset tiettyjen tileihin liittyvien näkökohtien osalta ja tutkittava, miltä osin tarkastuskohde on toteuttanut tarvittavat toimenpiteet noudattaakseen suosituksia. • selvitettävä, onko sisäisen tarkastuksen osasto aikonut osoittaa resursseja yhteistyöhön tilintarkastustuomioistuimen kanssa tilinpäätöstä koskevan tarkastustyön toteuttamisen yhteydessä; jos siihen on osoitettu resursseja, tarkastaja valvoo sisäisen tarkastuksen osaston työtä, jotta voidaan varmistaa, että se on hänen työnsä kannalta soveltuvaa, ja validoi tarkastustulokset. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 108 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Varainhoitoasetuksessa riippumattomia edellytetään, 18 lausuntoja . toimenkuvauksessa Lisäksi vaaditaan, että että sisäinen tarkastaja antaa sisäisen Euroopan tarkastuksen osaston komission sisäinen tarkastaja antaa vuosittain kokonaislausunnon valvonnan tilanteesta komissiossa. Sisäisen ensimmäisen tarkastuksen kokonaislausuntonsa osasto antoi komission vuonna 2011 varainhoidosta. Kokonaislausunto perustuu sisäisen tarkastuksen osaston ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden kolmen vuoden aikana tekemään työhön, ja siinä on otettu huomioon tilintarkastustuomioistuimen kertomukset. säännönmukaisuuden tarkastuksen yhteydessä Tarkastajan on varainhoitovuoden päätyttyä arvioitava sisäisen tarkastuksen yksiköiden työ niiltä osin kuin se vaikuttaa pääosaston pääjohtajan varainhoitovuodesta antamaan lausumaan (ks. kirjallisia vahvistusilmoituksia koskeva osio 3.5). Lisäksi säännönmukaisuuden tarkastuksessa voidaan keskittyä sisäisen tarkastuksen osaston ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden rooliin osana tarkastuskohteen sisäisen valvonnan järjestelmää. Tällöin tavoitteena on analysoida, miten näiden järjestelmien kyky hallita säännönmukaisuuteen kohdistuvia riskejä on kehittynyt aiempiin vuosiin nähden. Sisäisen tarkastuksen osastoa ja sisäisen tarkastuksen yksiköitä tutkittaessa voidaan keskittyä siihen, miten ne ovat suunnitelleet ja toteuttaneet työohjelmansa tekemänsä riskienarvioinnin ja asettamiensa painopisteiden pohjalta. 18 Varainhoitoasetuksen 86 artiklassa säädetään seuraavaa: ”Sisäinen tarkastaja neuvoo toimielintään ... esittää riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antaa suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja edistääkseen toimielimen varojen taloudellista käyttöä.” Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 109 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.6.4 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1620 [ISA 620] i) ratkaista, hyödynnetäänkö tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan työtä ii) jos erityisasiantuntijan tarkastuksen tarkoituksiin. Miksi tarkastaja käyttää erityisasiantuntijoita työtä hyödynnetään, ratkaista, soveltuuko se Tarkastajan käyttämien erityisasiantuntijoiden ansiosta tarkastustiimi saa käyttöönsä tarkastustavoitteiden saavuttamiseen tarvittavan teknisen osaamisen ja tekniset taidot. Erityisasiantuntijoiden valintaan ja sopimusten tekemismenettelyyn sovelletaan tavanomaisia sääntöjä, jotka sääntelevät unionin varojen Erityisasiantuntijoiden valintaan ja käyttöön sovellettavat edellytykset asianmukaista käyttöä ja moitteetonta varainhoitoa, ja tarvittavien varojen on myös oltava käytettävissä. Tuki tarkastukselle, laatu ja kehittäminen osaston johtaja toimii kyseisen budjettikohdan tulojen ja menojen hyväksyjänä, ja tarkastusyksiköiden on oltava yhteydessä tähän osastoon heti, kun erityisasiantuntijan tarve havaitaan. Jos tarvitaan teknistä erityisasiantuntemusta, jollaista tarkastustiimissä tai Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntämistä koskeva suunnittelu tilintarkastustuomioistuimessa ei ole tarjolla, tarkastajan on ratkaistava, onko syytä käyttää erityisasiantuntijaa, sekä • arvioitava, onko erityisasiantuntijalla tarkastuksen yhteydessä tarvittava kyvykkyys ja pätevyys ja onko hän objektiivinen (ja ettei hänellä ole tarkastukseen liittyviä eturistiriitoja) • ymmärrettävä erityisasiantuntijan osaamisalaa riittävästi niin, että hän voi määrittää suoritettavan työn luonteen, laajuuden ja tavoitteet sekä arvioida työn asianmukaisuutta • sovittava kirjallisesti työn luonteesta, laajuudesta ja tavoitteista, erityisasiantuntijan ja tarkastajan rooleista sekä osapuolten välisestä kommunikaatiosta (kertomukset mukaan lukien). On syytä painottaa, että hankintoja koskevia sääntöjä on noudatettava. Erityisasiantuntijan työn asianmukaisuuden arvioiminen Tarkastajan on arvioitava, onko erityisasiantuntijan tekemä työ asianmukaista tarkastuksen näkökulmasta, ja otettava huomioon muun muassa • erityisasiantuntijan havaintojen relevanssi ja kohtuullisuus ja niiden yhdenmukaisuus muun tarkastusevidenssin kanssa Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 110 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] • oletusten ja menetelmien relevanssi ja kohtuullisuus sekä lähdetietojen täydellisyys, relevanssi ja oikeellisuus niiltä osin kuin se on merkityksellistä sen kannalta, miten tarkastaja hyödyntää erityisasiantuntijan työtä. Jos tarkastaja ei pidä erityisasiantuntijan tekemää työtä asianmukaisena, hänen on sovittava lisätyöstä tai suoritettava muita soveltuvia tarkastustoimenpiteitä. Viittaukset tarkastajan käyttämään erityisasiantuntijaan tarkastuskertomuksessa Tarkastustehtävän, jossa on hyödynnetty erityisasiantuntijaa, tuloksena laadittu kertomus on tilintarkastustuomioistuimen omaisuutta. Erityisasiantuntijan rooliin kuuluu tavallisesti avustaa tarkastustiimiä, jonka vastuulla on tarkastuslausunnon tilintarkastustuomioistuimelle. (”puhtaan”) laatiminen Kun tarkastaja tarkastuslausunnon, erityisasiantuntijan työhön. Jos ei hänen viittaaminen ja sen antaa ole esittäminen vakiomuotoisen syytä tarkastajan viitata käyttämän erityisasiantuntijan tekemään työhön on kuitenkin relevanttia tarkastajan lausuntoon tehdyn mukautuksen ymmärtämiseksi, tarkastajan lausunnossa on mainittava, ettei viittaus vähennä tarkastajan vastuuta lausunnosta. Salassapitovelvollisuus Tilintarkastustuomioistuimen salassapitovelvollisuus. palkkaamia erityisasiantuntijoita Erityisasiantuntijoiden kanssa sitoo työskentelevien tarkastajien on perehdyttävä näihin vaatimuksiin (joista on määrätty henkilöstösäännöissä ja tilintarkastustuomioistuimen päätöksissä) ja oltava valmiita informoimaan erityisasiantuntijoita niistä. Lisäksi CEAD-jaoston Aosaston tehtäviin kuuluu varmistaa, että soveltuvat salassapitovelvollisuutta koskevat lausekkeet sisällytetään systemaattisesti erityisasiantuntijoiden toimeksiantosopimuksiin. 3.7 MUUT TARKASTUSTOIMENPITEET 3.7.1 Lähipiiri Tässä luvussa käsitellään lähipiiritietoja koskevia vaatimuksia, jotka ovat relevantteja niin tilintarkastuksessa kuin säännönmukaisuuden tarkastuksessa. Luotettavuutta ja säännönmukaisuutta koskevissa osissa käsitellään tilinpäätöspäivän jälkeisiä tapahtumia tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen muodostamissa erilaisissa toimintaympäristöissä. Luotettavuutta koskevassa osassa käsitellään myös kirjanpidollisia arvioita ja ulkopuolisia vahvistuksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 111 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] 3.7.1 Lähipiiri ISSAI 1550 [ISA 550] Tilintarkastajan tavoitteena on toteuttaa tarkastustoimenpiteitä, joilla saadaan riittävä määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä siitä, onko toimiva johto tunnistanut lähipiirin ja esittänyt sitä koskevat tiedot tilinpäätöksessä, sekä olennaisten lähipiiritapahtumien vaikutuksista. Lähipiiritietoja koskevat vaatimukset tilinpäätösnormistossa EU:n kirjanpitosääntö Euroopan unioni (EU) valvoo varainkäyttöä ja raportoi siitä ja vaatii niin ollen tilivelvollisuutta ja avoimuutta edistääkseen, että tilinpäätöksessä esitetään i) tiedot lähipiiriin kuuluvien osapuolten olemassaolosta aina, kun yhdellä organisaatiolla on määräysvaltaa toiseen riippumatta siitä, onko lähipiiritapahtumia ilmennyt, ja ii) tietyissä olosuhteissa tiedot EU:n ja sen 19 lähipiirin välisistä tapahtumista . Tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin kuuluvat muiden kuin toisistaan riippumattomien osapuolten välisten toimien kohdalla • lähipiirisuhteiden luonne • toteutuneiden tapahtumien tyyppi • tapahtumien kuvaus: tapahtuman laji, volyymi, ehdot ja arvo. Esimerkkejä tilanteista, joissa lähipiiritapahtumia koskevia tietoja voi olla syytä esittää: • kiinteän tai muun omaisuuden osto, siirto tai myynti • leasing-järjestelyt • tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvät siirrot • lisenssisopimukset • rahoittaminen (muun muassa lainat, pääomasijoitukset, avustukset) • takaukset ja vakuudet. Euroopan unioni sisällyttää tilinpäätökseensä lähipiiriä koskevan liitetiedon, jossa käsitellään Euroopan komission toimivan johdon avainhenkilöstön palkkoja ja taloudellisia etuuksia. Määritelmät Lähipiiriin kuuluva osapuoli – osapuoli kuuluu organisaation lähipiiriin, jos seuraavat suhteen sisältöön – ei ainoastaan oikeudelliseen muotoon – liittyvät kriteerit täyttyvät: 19 Euroopan unionin kirjanpitosääntö nro 15. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 112 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] a) osapuoli joko välittömästi taikka yhden tai useamman välikäden kautta • voi käyttää määräysvaltaansa kyseiseen organisaatioon tai organisaatio voi käyttää määräysvaltaansa siihen tai osapuoli on saman määräysvallan alaisena kuin kyseinen organisaatio. Määräysvallaksi katsotaan oikeus määrätä organisaation toiminnan ja talouden periaatteista hyödyn saamiseksi sen toiminnasta. (Esimerkiksi EU:n määräysvallassa olevat virastot ja elimet.) • käyttää huomattavaa vaikutusvaltaa organisaatiossa tekemällä taloutta ja toimintaa koskevia päätöksiä. Osapuolella on siis oikeus osallistua organisaation talouden ja toiminnan periaatteita koskevaan päätöksentekoon, mutta sillä ei ole kyseisiä periaatteita koskevaa määräysvaltaa. b) osapuoli on organisaation osakas – organisaatiolla on merkittävää vaikutusvaltaa osapuoleen, mutta organisaatiolla ei ole osapuoleen määräysvaltaa eikä osapuoli ole organisaation yhteisyritys. Lähipiiritapahtumilla tarkoitetaan voimavarojen tai velvoitteiden siirtoa lähipiiriin kuuluvien osapuolten kesken riippumatta siitä, tapahtuuko se hintaa vastaan. Lähipiiritapahtumia eivät ole tapahtumat sellaisen toisen organisaation kanssa, joka kuuluu lähipiiriin ainoastaan sen vuoksi, että se on taloudellisesti riippuvainen tilinpäätöksen esittävästä organisaatiosta tai viranomaisesta, jonka osa tämä on. Monet lähipiiritapahtumat ovat osa tavanomaista toimintaa, eikä niihin sisälly suurempaa riskiä kuin tapahtumiin lähipiiriin kuulumattomien osapuolten kanssa. Toimivan johdon velvollisuudet Toimivan johdon vastuulla on tunnistaa ja ilmoittaa lähipiiriin kuuluvat osapuolet ja tapahtumat tällaisten osapuolten kanssa sekä toteuttaa sisäistä valvontaa, jolla varmistetaan, että tietojärjestelmä tunnistaa kyseiset tapahtumat ja että tapahtumat ilmoitetaan asianmukaisesti. Tarkastajan velvollisuudet Tarkastaja on velvollinen suorittamaan tarkastustoimenpiteitä tunnistaakseen olennaisen virheellisyyden tai säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riskit, jotka johtuvat siitä, että organisaatio ei käsittele lähipiirisuhteita ja -tapahtumia taikka lähipiirisaamisia tai -velkoja kirjanpidossa asianmukaisesti, sekä arvioidakseen näitä riskejä ja vastatakseen niihin. Tarkastajan on tarpeellista olla tietoinen lähipiiriin kuuluvista osapuolista ja lähipiiritapahtumista seuraavista syistä: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 113 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] • ne täytyy mahdollisesti esittää tilinpäätöksessä • lähipiiriin kuulumattomilta kolmansilta osapuolilta saatu evidenssi on yleensä luotettavampaa • lähipiirisuhteet voivat altistaa organisaation riskeille, jollaisia siihen ei muutoin kohdistuisi • lähipiitapahtumien motiivina saattaa olla mahdollisen petoksen kaltaisia syitä. Tarkastusta toimitettaessa huomioon otettavia seikkoja Vastauksena arvioituihin riskeihin tarkastaja panee täytäntöön soveltuvat tarkastustoimenpiteet käsitelläkseen kolmansiin osapuoliin ja kolmansien osapuolten kanssa toteutettuihin tapahtumiin liittyvät riskit. Jos tarkastuksen kuluessa havaitaan tavanomaiseen toimintaan kuulumattomia merkittäviä tapahtumia, tarkastajan on muodostettava käsitys siitä, onko niissä mukana kolmansia osapuolia, ja hankittava evidenssiä siitä, onko kyseiset tapahtumat hyväksytty. Esimerkkejä tällaisista tapahtumista ovat tapahtumat • joissa noudatetaan epätavallisia ehtoja tai joiden toteuttamiseen ei ole ilmeistä loogista taloudellista syytä • joissa sisältö ei vastaa muotoa • joita käsitellään epätavallisella tavalla tai joita ei kirjata • jotka tiettyjen asiakkaiden tai suoritteentoimittajien kohdalla ovat volyymiltään tai arvoltaan suuria. Lisäksi tarkastajan on pysyttävä tarkkaavaisena sellaisen informaation varalta, joka viittaa sellaisten mahdollisten lähipiiriin kuuluvien osapuolten ja lähipiiritapahtumien olemassaoloon, joita toimiva johto ei ole tunnistanut. Tarkastajan on tätä varten käytävä läpi pankeilta saadut vahvistukset ja juridiset vahvistukset sekä hallintoelinten kokousten pöytäkirjat. Tällaisissa tapauksissa tarkastaja pyytää toimivaa johtoa tunnistamaan juuri yksilöityjen lähipiiriin kuuluvien osapuolten kanssa toteutetut tapahtumat sekä tiedustelee, miksi kontrollit eivät ole tunnistaneet niitä tai ilmoittaneet niistä, ja toimittaa lisää tarkastustoimenpiteitä. Lähipiirisuhteita ja -tapahtumia koskevien tietojen esittäminen tilinpäätöksessä EU:n tilinpäätösnormisto edellyttää, että tilinpäätöksessä on esitettävä tiedot lähipiiriin kuuluvien osapuolten olemassaolosta aina, kun yhdellä organisaatiolla on määräysvaltaa toiseen. Tämän vuoksi tarkastajan on hankittava tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä siitä, onko tunnistetut lähipiiritapahtumat kirjattu ja esitetty asianmukaisesti. Tarkastajan on myös pohdittava, voivatko lähipiirisuhteet ja -tapahtumat johtaa siihen, ettei tilinpäätöstä ole esitetty oikein tai että tapahtuma on harhaanjohtava. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 114 Yleistä – Toteuttaminen [Takaisin sisällysluetteloon] Kirjalliset vahvistusilmoitukset Tarkastajan on saatava toimivalta johdolta kirjallinen vahvistusilmoitus siitä, että • se on antanut tarkastajalle tiedot lähipiiriin kuuluvista osapuolista sekä kaikista tiedossaan olevista lähipiirisuhteista ja -tapahtumista • se on käsitellyt tällaiset suhteet ja tapahtumat asianmukaisesti kirjanpidossa ja esittänyt niistä asianmukaiset tiedot. Jos tarkastaja ei voi hankkia tarpeellista määrää relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä lähipiiriin kuuluvista osapuolista ja lähipiiritapahtumista tai jos hän toteaa, että niitä ei ole esitetty tilinpäätöksessä riittävällä tavalla, hänen on mukautettava tarkastuslausuntoaan vastaavasti. 3.8 TARKASTUSHAVAINTOJEN HYVÄKSYTTÄMINEN Tilintarkastajan tavoitteena on a) kommunikoida hallintoelinten kanssa selkeästi tilintarkastajan velvollisuuksista tilintarkastuksessa sekä antaa hallintoelimille yleiskatsaus tilintarkastuksen suunnitellusta laajuudesta ja ajoituksesta ISSAI 1260 [ISA 260] b) saada hallintoelimiltä tilintarkastuksen kannalta relevanttia tietoa c) saattaa oikea-aikaisesti hallintoelinten tietoon tilintarkastuksessa tehdyt huomiot, jotka ovat merkittäviä ja relevantteja ajatellen hallintoelinten velvollisuutta valvoa taloudellisen raportoinnin prosessia, sekä d) edistää tilintarkastajan ja hallintoelinten välistä tehokasta kaksisuuntaista kommunikointia. Tarkastajan on tiedotettava merkittävistä havainnoista, toimivalle kuten sisäisen johdolle oikea-aikaisesti valvonnan olennaisista heikkouksista. Alustavia tarkastushavaintoja koskeva kirje Tarkastushavainnot tarkastushavaintoja tarkastushavaintoja esitetään koskevan koskevan tarkastuskohteelle kirjeen kirjeen alustavia muodossa. tarkoituksena on Alustavia hyväksyttää tarkastuskohteella tosiseikat, joita käytetään lopullisen kertomuksen lähtökohtana. Tosiseikkojen asianmukainen hyväksyttäminen muodostaa kertomukselle vakaan perustan ja lyhentää siten aikaa, joka tarvitaan lopullisesta kertomuksesta sopimiseen tarkastuskohteen kanssa. Alustavia tarkastushavaintoja tarkastuskohteelle koskeva tilintarkastustuomioistuimen kirje on vakioituja lähetettävä määräaikoja noudattaen tarkastuskäynnin päätyttyä. Tarkastuskohteen täytyy vastata alustavia tarkastushavaintoja koskevaan kirjeeseen. Tarkastajan on analysoitava perustellusti vastaus ja huolehdittava siitä, että tarkastuskohteen esiin tuomat näkökohdat otetaan huomioon lopullista kertomusta laadittaessa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 3 | 115 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA 1. YLEISTÄ Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSA 1 – YLEISTÄ OSIO 4 – RAPORTOINTI SISÄLLYS 4.1 Yleiskatsaus – raportointi 4.2 Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma – lausunnon laatiminen 4.3 Vakiomuotoinen lausunto 4.4 Mukautettu lausunto 4.5 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 4.6 Epäiltyjen petosten yhteydessä huomioon otettavia seikkoja Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 116 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.1 YLEISKATSAUS – RAPORTOINTI 4.1.1 Johdanto 4.1.2 Tarkastuskertomusten tyypit 4.1.3 Hyvän tarkastuskertomuksen ominaisuudet 4.1.4 Tilintarkastustuomioistuimen kertomusten käyttäjät 4.1.5 Kolmansien osapuolten nimien mainitseminen tilintarkastustuomioistuimen kertomuksissa 4.1.1 Johdanto Tarkastuskertomukset ovat Tarkastuskertomusten Tulosten ilmoittaminen etutahoille tilintarkastustuomioistuimen tarkoituksena päätuote. on raportoida tilintarkastustuomioistuimen työn tuloksista vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle, tarkastuskohteelle ja suurelle yleisölle. Julkaisemalla kertomuksia tilintarkastustuomioistuin myötävaikuttaa Euroopan unionin varainhoidon parantamiseen ja auttaa vastuuvapauden myöntävää viranomaista käyttämään sille kuuluvaa valtaa valvoa talousarvion toteuttamista. vaikuttavalla tavalla Hyvän kertomuksen edellytyksenä on vaikuttava kommunikaatio. Toisin sanoen kertomuksessa esitetään selkeästi ja puolueettomasti tarkastuksen tavoitteisiin pohjautuvat keskeiset havainnot ja johtopäätökset. Näin lukijalle selviää, mitä, miksi ja miten jotakin on tehty. Hyvässä kertomuksessa myös esitetään käyttökelpoisia suosituksia. Asianmukaisesti suunniteltu ja toteutettu tarkastus on hyvän kertomuksen perusta. Raportointiprosessi Raportointivaihe alkaa alustavien huomautusten laatimisella ja päättyy kertomuksen julkaisemiseen. Raportointiin kuuluvat seuraavat vaiheet: alustavien huomautusten luonnostelu ja hyväksyminen tarkastusjaostossa ja tilintarkastustuomioistuimessa, kanssa, lopullisen kuulemismenettely tarkastuskohteen kertomuksen tilintarkastustuomioistuimessa, kertomuksen hyväksyminen kääntäminen, esittely vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle ja julkaiseminen virallisessa lehdessä. 4.1.2 Tarkastuskertomusten tyypit Tilintarkastustuomioistuin antaa säännönmukaisuuden tarkastukseen vuosikertomuksia, kolmentyyppisiä erityisvuosikertomuksia tilintarkastukseen ja perustuvia kertomuksia: ja tarkastuksiin valittuihin perustuvia kertomuksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 117 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Vuosikertomus • Tilintarkastustuomioistuimen on SEUT:n ja varainhoitoasetuksen nojalla annettava vuosikertomus kunkin varainhoitovuoden päätyttyä. Lisäksi tilintarkastustuomioistuimen on annettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle kultakin varainhoitovuodelta lausuma Euroopan unionin tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta (sääntöjenmukaisuudesta). Varainhoitoasetuksessa 20 säädetään, että konsolidoitu tilinpäätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä yhdessä DAS-tarkastuslausuman kanssa. Tarkastuslausumaa voidaan täydentää unionin jokaista keskeistä toimintaalaa koskevilla erityisarvioilla. Nykykäytäntö on, että tarkastuslausuma ja siihen liittyvä aineisto sisällytetään vuosikertomukseen. Kyseinen aineisto koostuu tarkastuslausumaa tukevasta informaatiosta, erityisarvioista sekä komission sisäisen valvonnan järjestelmää koskevista johtopäätöksistä. Myös EKR:sta on annettava vuosikertomus ja tarkastuslausuma. Erityisvuosikertomukset • Tilintarkastustuomioistuin laatii erityisvuosikertomukset EU:n elimiin, laitoksiin ja erillisvirastoihin tilintarkastusten SEUTissa ja edellytetään, ja säännönmukaisuuden asianomaisia että kohdistamiensa organisaatioita tilintarkastustuomioistuin toistuvien vuotuisten tarkastusten perusteella. koskevissa säädöksissä tarkastaa niiden tilien luotettavuuden sekä tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden (sääntöjenmukaisuuden). Erityiskertomukset • Tilintarkastustuomioistuin voi myös milloin tahansa, varsinkin erityiskertomuksin, esittää huomautuksia erityisistä kysymyksistä, jotka tilintarkastustuomioistuin on valinnut niiden merkittävyyden perusteella. Erityiskertomuksia käsitellään säännönmukaisuutta koskevassa käsikirjan osassa. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto näistä kolmesta kertomustyypistä: 20 Varainhoitoasetuksen 129 artiklan 4 kohta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 118 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 14: Tilintarkastustuomioistuimen julkaisemat kertomustyypit Vuosikertomukset Erityisvuosikertomukset Erityiskertomukset** Muiden EU:n elinten, laitosten ja erillisvirastojen tilinpäätökset ja niiden perustana olevat toimet Yksittäiset hallinnointia koskevat aiheet tai talousarvioalat Perusta SEUTissa tilintarkastustuomioistuimelle asetettu velvoite SEUTissa tai EU:n elimiä, laitoksia ja erillisvirastoja koskevissa säädöksissä tilintarkastustuomioistuimelle asetettu velvoite SEUTissa tilintarkastustuomioistuimelle annettu oikeus; tilintarkastustuomioistuimen päätöksen perusteella Julkaisutiheys Vuotuinen Vuotuinen Tilintarkastustuomioistuin päättää Lausunto Tarkastuslausuma Tarkastuslausuma* Ei vakioitu Luotettavuus Luotettavuus - Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Säännönmukaisuus - - Tuloksellisuuden tarkastus Aihe Lausunnon kattavuus Euroopan unionin lopullinen tilinpäätös ja tilien perustana olevat toimet Euroopan kehitysrahastojen tilinpäätökset ja niiden perustana olevat toimet *Ei koske Euroopan keskuspankkia. **Erityiskertomuksissa voidaan käsitellä niin säännönmukaisuuden tarkastusten kuin tuloksellisuuden tarkastusten tuloksia. Säännönmukaisuuteen liittyviä erityiskertomuksia käsitellään säännönmukaisuutta koskevassa käsikirjan osassa. 4.1.3 Hyvän tarkastuskertomuksen ominaisuudet Tilintarkastustuomioistuimen tuottamien tarkastuskertomusten on täytettävä seuraavat vaatimukset: Ominaisuus Toimintatapa objektiivinen verrataan toteutunutta tulosta objektiivisiin kriteereihin kattava sisältää raportoitavaan aiheeseen liittyvät relevantit näkökohdat selkeä laaditaan yksiselitteinen teksti, jonka rakenne ja otsikot ovat selkeät vakuuttava esitetään väittämät vakuuttavasti havainnollistavien esimerkkien kera relevantti varmistetaan, että sisältö hyödyllistä ja oikea-aikaista oikeellinen varmistetaan uskottavuuden takaamista ajatellen, että havainnot on kuvattu oikeellisesti rakentava ollaan tasapuolisia tiivis laaditaan lyhyitä ja yksinkertaisia virkkeitä ja kappaleita. on kertomuksen käyttäjän kannalta Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 119 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.1.4 Tilintarkastustuomioistuimen kertomusten käyttäjät Kaavio 12: Tilintarkastustuomioistuimen kertomusten käyttäjät Virastojen budjettikomiteoiden jäsenet Euroopan parlamentin jäsenet Muiden EU:n elinten hallintoneuvostojen/ johtokuntien jäsenet Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Jäsenvaltioiden valtiovarainministerit neuvoston jäsenen roolissa Vastuuvapauden myöntävä viranomainen elimenä Tarkastetun elimen johtaja Jäsenvaltion viranomaisen johto Tarkastuskohde Euroopan komission jäsenet Euroopan unionin kansalainen veronmaksajana Tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomukset ja erityisvuosikertomukset Pääjohtaja valtuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä Suuri yleisö Akateemiseen maailman edustajat Muut aiheesta kiinnostuneet lukijat Viraston johtaja tai pääjohtaja Tiedotusvälineet Tilinpitäjä Tarkastetun elimen henkilöstö Tilintarkastustuomioistuin kollegiona tai jaostot Tilintarkastustuomioistuin Tilintarkastustuomioistuimen jäsenet Vastaava tarkastaja Tarkastajat Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 120 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.1.5 Kolmansien osapuolten nimien mainitseminen tilintarkastustuomioistuimen kertomuksissa 21 Kolmansien osapuolten nimien mainitsemisen osalta Ismeri-tapauksen tuomion mukaan tilintarkastustuomioistuin voi mainita kertomuksissaan nimeltä henkilöitä, jotka eivät lähtökohtaisesti kuulu sen valvontavaltaan, mutta ainoastaan seuraavin edellytyksin: Kolmansien osapuolten nimien mainitsemisen kolme edellytystä • on olemassa erityiset olosuhteet, jotka saattavat liittyä tosiseikkojen vakavuuteen tai ulkopuolisten etuja vahingoittavaan ristiriitaan • nimeltä mainitseminen on tarpeen ja oikeassa suhteessa kertomuksen julkaisemisella tavoiteltuun päämäärään nähden ja • näiden henkilöiden osalta noudatetaan kontradiktorista periaatetta eli heidän on voitava ennen kyseisten kertomusten lopullista hyväksymistä esittää huomautuksensa niistä kohdista, joissa heidät on nimenomaisesti mainittu. Huolellisuusvelvollisuus Näin ollen on olennaisen tärkeätä, että tosiseikkojen todentamisessa ja niiden tulkitsemisessa noudatetaan suurta huolellisuutta silloin, kun kolmannen osapuolen nimi on joko suoraan mainittu tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa tai jos lukija voi helposti tunnistaa kolmannen osapuolen. Tarkastajan on myös varmistuttava siitä, että kolmannelle osapuolelle annetaan mahdollisuus esittää huomautuksensa ennen kertomuksen lopullista hyväksymistä. 21 Asia C-315/99 P Ismeri Europa Srl vastaan Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin, Oikeustapauskokoelma 2001 sivu I05281. Asia koskee tilintarkastustuomioistuimen MED-ohjelmista antamassa erityiskertomuksessa nro 1/96 esitettyä Ismeriin kohdistuvaa arvostelua. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 121 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.2 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSLAUSUMA – LAUSUNNON LAATIMINEN 4.2.1 Lakiin perustuvat vaatimukset ja tarkastuslausuman laajuus 4.2.2 Tarkastuslausuman sanamuoto ja sisältö 4.2.3 Lisä- ja muu informaatio Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1700 [ISA 700] ISSAI 1720 [ISA 720] laatia hankitusta tilintarkastusevidenssistä tekemiensä johtopäätösten arvioinnin perusteella lausunto tilinpäätöksestä ja tilien perustana olevista toimista sekä esittää tämä lausunto selkeästi kirjallisessa raportissa, jossa kuvataan lausunnon perusteet. 4.2.1 Lakiin perustuvat vaatimukset ja tarkastuslausuman laajuus 22 SEUT:n mukaisesti tarkastuslausuma on annettava tilien luotettavuutta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja asianmukaisuutta (sääntöjenmukaisuutta) koskevien tarkastusten yhteydessä EU:n yleisen talousarvion, EKR:n sekä EU:n erillisvirastojen, laitosten ja muiden vastaavien elinten osalta. Tarkastuslausuma on aina julkaistava Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Tarkastuslausuma tilinpäätöksen sisältää tilintarkastustuomioistuimen luotettavuudesta ja tilien perustana lausunnon olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Termi ’tarkastuslausuma’ (DAS) Tilintarkastustuomioistuimen lausunto vastaa kansainvälisissä tarkastusstandardeissa käytettyä termiä ’riippumattoman tarkastajan kertomus’. Tarkastuslausuma on kuitenkin laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan näkökulman lisäämisen vuoksi sisällöltään laajempi kuin ISA-standardeissa määritelty käsite. Tarkastuslausuman päätavoitteena on informoida vastuuvapauden myöntävää viranomaista siitä, – luotettavuudesta • onko tarkastuskohteen taloudellinen asema sekä toimet ja rahavirrat esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein ja onko tilinpäätös laadittu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti – laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta 22 • ovatko tilinpäätöksen perustana olevat toimet sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia. Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 1 kohta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 122 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Euroopan unionin yleisen talousarvion tapauksessa tarkastuslausumaan sisältyvä lausunto laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta pohjautuu erityisarvioon kustakin keskeisestä toimintalohkoryhmästä. EU:n eri toimintalohkoryhmät koostuvat toimintalohkoista. 4.2.2 Tarkastuslausuman sanamuoto ja sisältö Koska tarkastuslausuma saatetaan (ja DAS-lausuman kohdalla täytyy) julkaista Itsenäinen asiakirja yhdessä tarkastuskohteen tilinpäätöksen kanssa ilman vuosikertomuksen tai erityisvuosikertomuksen muita osia, tarkastajan on jäsenneltävä tarkastuslausuma siten, että se voidaan lukea itsenäisenä asiakirjana. Tarkastuslausumassa on esitettävä ainoastaan tarkastusstandardeissa edellytetyt Esitetään tarkastusstandardeissa edellytetty informaatio seikat. Informaatio, tarkastusstandardeissa sisällytettävä (kuten kertomuksen jota ei selittävä muihin nimenomaisesti aineisto osiin ja edellytetä kommentit) (esimerkiksi on johdantoon, tarkastuslausumaa tukevan informaation joukkoon tai erityisarvioihin). Tarkastuslausuman on käsitettävä ainoastaan riippumattoman tarkastajan kertomukseen soveltuvia seikkoja. Tarkastuslausuman on koostuttava seuraavassa eritellyistä osista: i) Otsikko On käytettävä virallista otsikkoa ”Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma Euroopan parlamentille ja neuvostolle – riippumattoman tarkastajan kertomus” ii) Tarkastuskohde (tarkastuskohteet) Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuma on osoitettava kohteelle tarkastuksen ja sen oikeusperustan edellyttämällä tavalla. Tilintarkastustuomioistuimen kertomusten vastaanottajia ovat useimmiten Euroopan parlamentti ja neuvosto. Tiettyjen EU:n elinten, laitosten ja erillisvirastojen tapauksessa vastaanottajiin voi kuulua myös muita valvontaelimiä. iii) Johdantokappale Tarkastuslausuman johdantokappaleen tarkoituksena on tuoda esiin tarkastuksen aihe, ja siinä on etenkin • yksilöitävä organisaatio, jonka tilinpäätös ja tilien perustana olevat toimet on tarkastettu • mainittava, että tilinpäätös ja tilien perustana olevat toimet on tarkastettu • yksilöitävä, mitkä tilinpäätöksen osat ja minkä tyyppiset tilien perustana olevat toimet on tarkastettu Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 123 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] • tilien luotettavuuden tarkastuksen tapauksessa viitattava merkittäviä tilinpäätöksen laatimisperiaatteita koskevaan yhteenvetoon ja muuhun selittävään tietoon • ilmoitettava, miltä päivältä tai ajanjaksolta tilinpäätös ja tilien perustana olevat toimet ovat. Johdantokappaleessa on ilmoitettava oikeusperusta, johon tarkastamista ja tulosten raportoimista koskeva tilintarkastustuomioistuimen velvollisuus pohjautuu. Euroopan unionin tilinpäätöksen ja tilien perustana olevien toimien tapauksessa 23 määritelty SEUTissa tilintarkastustuomioistuimen velvollisuudet on ja varainhoitoasetuksessa. Tiettyjen EU:n elinten, laitosten ja erillisvirastojen kohdalla relevantteja saattavat olla muut oikeusperustat, kuten kyseisen organisaation perustamisasetus tai sen varainhoitoasetus. iv) Toimivan johdon vastuun määritteleminen Lausuman tämä osuus on otsikoitava ”Toimivan johdon velvollisuus”. Osaan on sisällytettävä viittaus toimivan johdon vastuuta koskevaan oikeusperustaan. Euroopan unionin tilinpäätöksen ja sen perustana olevien toimien tapauksessa oikeusperustan muodostavat SEUT (310 ja 325 artikla) ja varainhoitoasetus. Tiettyjen EU:n elinten, laitosten ja erillisvirastojen kohdalla relevantteja saattavat olla muut oikeusperustat. Luotettavuuden tarkastuksissa tähän osaan on sisällytettävä myös määritelmä tarkastuskohteeseen sovellettavasta tilinpäätösnormistosta. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksissa tähän osaan on sisällytettävä myös määritelmä tarkastuskohteeseen sovellettavasta oikeus- ja sääntelynormistosta. Tilien luotettavuus ja tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus ovat kumpikin toimivan johdon vastuualueita, jotka on kuvattava tämän otsikon alla. v) Tarkastajan vastuun määritteleminen Lausuman tämä osuus on otsikoitava ”Tarkastajan velvollisuus”. Lainsäädännössä asetetut tilintarkastustuomioistuimen tarkastusvelvollisuudet on kuvattu tämän käsikirjan luvussa 1. Myös tilintarkastustuomioistuimen raportointivelvoitteet pohjautuvat näihin oikeusperustoihin. • Tilinpäätöksen luotettavuudesta annettavaan lausuntoon liittyvä tilintarkastustuomioistuimen velvollisuus Tarkastuslausumassa on kuvattava tilien luotettavuuden tarkastusta seuraavasti: 23 Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 1 kohta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 124 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 1. tarkastuksessa suoritetaan tarkastusevidenssiä toimenpiteitä, tilinpäätökseen joiden sisältyvistä avulla luvuista hankitaan ja siinä esitettävistä muista tiedoista 2. toimenpiteiden valinta perustuu tarkastajan harkintaan ja arvioon siitä, kuinka suuri on riski siitä, että tilinpäätökseen sisältyy petoksesta tai virheestä johtuvia olennaisia virheellisyyksiä. Näitä riskejä arvioidessaan tarkastaja arvioi sisäistä valvontaa, joka on organisaatiossa relevanttia tilinpäätöksen laatimisen suunnittelemaan ja esittämisen olosuhteisiin kannalta, pystyäkseen nähden asianmukaiset sovellettujen tilinpäätöksen tarkastustoimenpiteet ja 3. tarkastukseen kuuluu laatimisperiaatteiden myös asianmukaisuuden, toimivan johdon tekemien kirjanpidollisten arvioiden kohtuullisuuden sekä tilinpäätöksen yleisen esittämistavan arvioiminen. • Tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjen- mukaisuudesta annettavaan lausuntoon liittyvä tilintarkastustuomioistuimen vastuu Tarkastuslausumassa on kuvattava tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastusta seuraavasti: 1. tarkastuksessa suoritetaan toimenpiteitä, joiden avulla hankitaan tarkastusevidenssiä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta 2. toimenpiteiden valinta perustuu tarkastajan harkintaan ja arvioon siitä, kuinka suuri on riski, että tilien perustana olevat toimet petoksesta tai virheestä johtuen olennaisesti poikkeavat sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston vaatimuksista. Näitä riskejä arvioidessaan tarkastaja arvioi sisäistä valvontaa ja valvontajärjestelmiä, joiden avulla on tarkoitus varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus; tämän pohjalta suunnitellaan tilanteeseen sopivat tarkastustoimenpiteet. Tarkastuslausumassa katsoo saaneensa on ilmoitettava, että tilintarkastustuomioistuin tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä lausuntonsa perustaksi. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 125 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Tilintarkastustuomioistuimen vastuuta koskevan kuvauksen on sisällettävä viittaus kansainvälisiin tarkastusstandardeihin ja/tai INTOSAIn kansainvälisiin tarkastusstandardeihin ja ammattietiikkaa koskevaan säännöstöön. ISA 200 -standardin mukaan tarkastaja ei saa todeta noudattaneensa ISA-standardeja, ellei hän ole noudattanut kaikkia kyseisen tarkastuksen kannalta relevantteja ISA-standardeja. ISSAI 1200 -standardin mukaan julkisella sektorilla ISA-standardien noudattaminen tarkoittaa, että tarkastuksessa on noudatettu kaikkia relevantteja ISAstandardeja kaikilta osin ja, silloin kun se on relevanttia, INTOSAIn ISAstandardien osalta antamissa soveltamisohjeissa olevaa lisäohjeistusta. vi) Tilintarkastustuomioistuimen lausunnot Tarkastuslausuman on sisällettävä lausunnot tilien luotettavuudesta ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. • Lausuma tilien luotettavuudesta Luotettavuus Tarkastuslausuman on sisällettävä osa, jonka otsikkona on ”Lausuma tilien luotettavuudesta”. • Lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Tarkastuslausuman on sisällettävä osa, jonka otsikkona on ”Lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta”. Tilintarkastustuomioistuimen lausunto on konsolidoitu ja pohjautuu tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta laadituissa erityisarvioissa esitettyyn johtopäätökseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 126 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 13: Tarkastuksen johtopäätösten ja tarkastuslausunnon laatiminen Vuotuisten toimintakertomusten ja lausumien analyysi Muiden tarkastajien työn tutkiminen Valvontajärjestelmien arviointi Yksittäisten tapahtumien tarkastus Ammatillinen harkinta ja olennaisuus · Järjestelmiä koskevan tarkastustyön tulosten laadullinen arviointi · Yksittäisten tapahtumien tarkastuksissa saatujen tulosten määrällinen arviointi · Tarkastustulosten johdonmukaisuuden analysoiminen Tarkastuksen Tarkastuksen johtopäätökset – erityisarviot johtopäätökset – erityisarviot Tarkastuksen johtopäätökset – erityisarviot Tarkastuslausunto – DAS-tarkastuslausuma vii) Muut seikat Tilintarkastustuomioistuimelta voidaan edellyttää – tai se voi itse pitää tarpeellisena – että se tuo esiin muita seikkoja, jotka antavat lisävalaistusta tilintarkastustuomioistuimen velvollisuuksiin tilinpäätöksen tarkastamisen tai tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastamisen taikka tarkastuslausuman osalta. Näitä näkökohtia on käsiteltävä lausunto-osien jälkeisen otsakkeen ”Muita seikkoja” jotka koskevat yhteydessä. Tilintarkastustuomioistuimen petoksia ja raportointivelvollisuuksia, sääntöjenvastaisuuksia, omaisuuden suojaamista ja varainhoidon moitteettomuutta, voidaan kuvata tässä osassa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 127 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] vii) Tarkastuslausuman päivämäärä Tarkastuslausuma on päivättävä aikaisintaan sille päivälle, jona tilintarkastustuomioistuin on hankkinut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa evidenssiä tilinpäätöksen luotettavuutta ja tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausuntonsa perustaksi. SEUTissa asetetaan EU:n tilinpäätöksen osalta tilintarkastus- tuomioistuimelle määräaika, joka nykyisin on 15. marraskuuta ja jolloin tarkastuslausuman sisältävän vuosikertomuksen täytyy olla saatavilla. viii) Nimi ja allekirjoitus Tilintarkastustuomioistuimen presidentin on allekirjoitettava tarkastuslausuma tilintarkastustuomioistuimen puolesta. ix) Tilintarkastustuomioistuimen osoite Tarkastuslausumassa on mainittava Euroopan tilintarkastustuomioistuimen virallinen osoite. Huom. Tarkastuslausuntoa laadittaessa on aina käytettävä tässä käsikirjassa esitettyjä lausuntomalleja. Lausuntotyypit Tässä osiossa kuvataan eri vaihtoehtoja, joita tarkastaja voi soveltaa laatiessaan tarkastuslausuntoa tilinpäätöksestä. Seuraavassa kaaviossa esitetään keskeiset tarkastuslausuntotyypit: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 128 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 14: Lausuntotyypit Virheiden vaikutus Tarkastuslausunnon tyyppi Vakiomuotoinen Epäolennainen Laajuutta koskeva rajoitus: – asiakkaan vaatimus – olosuhteista johtuva Olennainen Olennainen ja laajalle ulottuva Vakiomuotoinen lausunto, jossa tiettyä seikkaa painottava kappale Oikeus- ja sääntelynormistoa ei ole noudatettu Laajuutta koskevasta rajoituksesta johtuva varauma Oikeus- ja sääntelynormiston noudattamatta jättämisestä johtuva varauma Lausunnon antamatta jättäminen Kielteinen lausunto 4.2.3 Lisä- ja muu informaatio Tarkastajan voi olla tarpeen kommentoida lisä- ja muuta informaatiota, jota ei edellytetä sovellettavassa tilinpäätösnormistossa, mutta jota tarkastettava organisaatio on päättänyt esittää tilinpäätöksen yhteydessä. • Lisäinformaatiossa selostetaan lähemmin tilinpäätöksen tiettyjä eriä ja se esitetään tavallisesti erillisissä taulukoissa tai ylimääräisissä liitetiedoissa. Tarkastajan lausunnon on katettava lisäinformaatio, jota ei Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 129 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Lisäinformaatio luonteensa tai esittämistapansa vuoksi ole mahdollista selkeästi erottaa tarkastetusta tilinpäätöksestä ja jonka siten katsotaan kuuluvan kiinteänä osana tilinpäätökseen. Esimerkkinä lisäinformaatiosta mainittakoon tilinpäätöksen liitetieto 6, joka koskee havaittuihin sääntöjenvastaisuuksiin perustuvia rahoituksellisia korjauksia ja takaisinperintää. • Jos lisäinformaatio ei kuitenkaan kuulu kiinteänä osana tilinpäätökseen eikä tarkastajan ole tarkoitus kattaa sitä lausunnossaan, tarkastajan on arvioitava, onko se selkeästi erotettu tarkastetusta tilinpäätöksestä. Muu informaatio • Muu informaatio on taloudellista ja muuta kuin taloudellista informaatiota, joka esitetään tarkastetun tilinpäätöksen sisältävässä asiakirjassa (esimerkiksi keskeiset tapahtumat ja oleelliset näkökohdat). Tarkastajan on luettava lisäinformaatio, jota ei tarkasteta, sekä muu informaatio Luetaan ristiriitaisuuksien tunnistamiseksi tunnistaakseen olennaiset ristiriitaisuudet tarkastettuun tilinpäätökseen nähden sekä havaitakseen asiavirheet, jotka voivat heikentää tilinpäätöksen uskottavuutta. Jos tarkastaja lisä- tai muuta informaatiota lukiessaan tunnistaa olennaisen ristiriitaisuuden, hänen tulee ratkaista, onko tarkastettua tilinpäätöstä tai Jos tilinpäätöstä on muutettava muuta informaatiota tarpeellista muuttaa. Jos tarkastettua tilinpäätöstä on tarpeen muuttaa ja kyseinen organisaatio kieltäytyy tekemästä muutosta, tarkastajan on annettava tilinpäätöksestä joko varauman sisältävä tai kielteinen lausunto. Jos muuta informaatiota on tarpeen muuttaa ja kyseinen organisaatio kieltäytyy tekemästä muutosta, tarkastajan on joko sisällytettävä tarkastuslausumaan muuta seikkaa koskeva kappale, jossa olennainen ristiriitaisuus kuvataan, tai ryhdyttävä muihin asianmukaisiin toimiin. Asiavirhe Jos tarkastajan tietoon tulee lisä- tai muussa informaatiossa oleva asiavirhe, hänen on keskusteltava siitä organisaation toimivan johdon kanssa. Jos tarkastaja toteaa, että lisä- tai muussa informaatiossa on asiavirhe, jota toimiva johto kieltäytyy korjaamasta, tarkastajan on harkittava, onko asiasta syytä raportoida vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 130 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.3 VAKIOMUOTOINEN LAUSUNTO 4.3.1 Milloin on asianmukaista antaa vakiomuotoinen lausunto? 4.3.2 Tilien luotettavuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto 4.3.3 Tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto 4.3.1 Milloin on asianmukaista antaa vakiomuotoinen lausunto? Euroopan toimielinten, elinten, laitosten ja erillisvirastojen soveltamassa tilinpäätösnormistossa on kyse oikean ja riittävän kuvan antamiseen Oikean ja riittävän kuvan antamiseen perustuva normisto perustuvasta normistosta (varainhoitoasetuksen 123 artikla). Oikean ja riittävän kuvan antamiseen perustuvalla normistolla tarkoitetaan tilinpäätösnormistoa, jossa edellytetään sovellettavan tilinpäätösnormiston erityisten vaatimusten noudattamista ja jossa myönnetään, että tilinpäätöksen esittämiseksi oikein toimivan johdon saattaa olla tarpeellista i) esittää tilinpäätöksessä myös muita tietoja kuin ne, joita normiston mukaan nimenomaisesti vaaditaan, ja ii) hyvin harvinaisissa tapauksissa poiketa jostakin normiston vaatimuksesta. Tarkastajan on esitettävä vakiomuotoinen lausunto tilien luotettavuudesta silloin, kun hän toteaa, että tilinpäätös on kaikilta olennaisilta osiltaan Vakiomuotoinen lausunto laadittu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti. Tämän lausunnon laatimista varten tarkastajan on tehtävä johtopäätös siitä, onko hän saanut kohtuullisen varmuuden siitä, onko tilinpäätöksessä kokonaisuutena olennaisia virheellisyyksiä, jotka johtuvat petoksesta tai virheestä. 4.3.2 Tilien luotettavuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto Kun tilintarkastustuomioistuin antaa vakiomuotoisen lausunnon tilinpäätöksestä, joka on laadittu ja esitetty oikean ja riittävän kuvan antamiseen perustuvan normiston mukaisesti, tilintarkastustuomioistuimen lausunnossa on käytettävä seuraavaa virkettä: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 131 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että [tarkastuskohteen] [tilinpäätös] antaa kaikilta olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot [tarkastuskohteen] taloudellisesta asemasta [päiväys] sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta [sovellettavan tilinpäätösnormiston] mukaisesti.” Euroopan unionin tilinpäätösnormisto tilinpäätöksen koostuu tapauksessa varainhoitoasetuksen sovellettava säännöksistä sekä komission tilinpitäjän vahvistamista kirjanpitosäännöistä, jotka pohjautuvat julkisen sektorin kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin (IPSAS). 4.3.3 Tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta annettavan vakiomuotoisen lausunnon sanamuoto Tarkastajan on annettava vakiomuotoinen lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta, kun hän toteaa, Vakiomuotoinen lausunto että kyseiset toimet ovat kaikilta olennaisilta osiltaan niihin sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaiset. Kun tilintarkastustuomioistuin antaa vakiomuotoisen lausunnon tilien perustana olevien toimien kyseisiin tarkastuskohteen laillisuudesta toimiin ja sääntöjenmukaisuudesta sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston perusteella, tilintarkastustuomioistuimen lausunnossa on käytettävä seuraavaa virkettä: ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että [tarkastuskohteen] [ajanjaksolta] [annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet] ovat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset.” Liitteessä III on esitetty esimerkki tilien luotettavuutta ja tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevasta vakiomuotoisesta tarkastuslausumasta Euroopan unionin tilinpäätöksen ja erillisvirastojen tilinpäätösten osalta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 132 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.4 MUKAUTETTU LAUSUNTO Tilintarkastajan tavoitteena on esittää selkeästi asianmukaisella tavalla mukautettu lausunto tilinpäätöksestä ja tilien perustana olevista toimista, mikä on tarpeellista silloin, kun a) tilintarkastaja toteaa, että tilinpäätöksessä on olennainen virheellisyys tai että tilien perustana olevat toimet eivät kaikilta olennaisilta osiltaan ole sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia, tai ISSAI 1705 [ISA 705] b) hän ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä todetakseen, ettei tilinpäätöksessä ole olennaista virheellisyyttä tai että tilien perustana olevat toimet kaikilta olennaisilta osiltaan ovat sovellettavan oikeusja sääntelynormiston mukaisia. 4.4.1 Mukautetun lausunnon määritelmä ja antamisperusteet 4.4.2 Mukautetun lausunnon kolmea eri tyyppiä koskeva kuvaus 4.4.3 Syyt, joiden vuoksi ei ole pystytty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, ja tästä aiheutuvat seuraukset 4.4.4 Laajalle ulottuvien vaikutusten määritelmä 4.4.5 Mukautetun lausunnon perustelukappale 4.4.6 Mukautetun lausunnon perustelukappaleen sanamuoto 4.4.7 Muun kuin vakiomuotoisen lausunnon antamisesta johtuvat muutokset tarkastajan velvollisuutta koskevaan kuvaukseen 4.4.8 Kommunikointi hallintoelinten kanssa 4.4.9 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyvää lausuntoa on mukautettu 4.4.10 Ei osittaisia lausuntoja 4.4.1 Mukautetun lausunnon määritelmä ja antamisperusteet Tarkastajan velvollisuus on antaa asianmukainen tarkastuslausuma. Joissakin tapauksissa tarkastajan on aiheellista antaa mukautettu lausunto. Syynä on se, että tarkastaja i) toteaa, että tilinpäätöksessä on olennainen virheellisyys tai että tilien perustana olevat toimet eivät kaikilta olennaisilta osiltaan ole sovellettavien normien mukaisia, taikka ii) ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Mukautetun lausunnon kolme tyyppiä Mukautettuja lausuntoja on kolmea tyyppiä: varauman sisältävä lausunto, kielteinen lausunto ja lausunnon antamatta jättäminen. Päätös siitä, minkä tyyppinen mukautettu lausunto on asianmukainen, riippuu a) mukauttamiseen johtaneen seikan luonteesta b) siitä, kuinka laajalle ulottuvia kyseisen seikan vaikutukset tai mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin tarkastajan harkinnan mukaan ovat. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 133 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.4.2 Mukautetun lausunnon kolmea eri tyyppiä koskeva kuvaus Varauman sisältävä lausunto Tarkastajan on annettava varauman sisältävä lausunto silloin, kun a) hän hankittuaan tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä toteaa, että virheellisyydet tai tapaukset, joissa ei ole noudatettu säädöksiä tai määräyksiä, ovat yksin tai yhdessä tilinpäätöksen tai tilien perustana olevien toimien kannalta olennaisia mutta eivät laajalle ulottuvia. b) hän ei pysty hankkimaan lausuntonsa perustaksi tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä ja evidenssin puuttumisen mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin ovat olennaisia mutta eivät laajalle ulottuvia. Kielteinen lausunto Tarkastajan on annettava kielteinen lausunto, kun hän hankittuaan tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä toteaa, että virheellisyydet tai tapaukset, joissa ei ole noudatettu säädöksiä tai määräyksiä, ovat yksin olennaisia tai yhdessä laajalle ulottuvia tilinpäätöksen tai tilien perustana olevien toimien kannalta. Lausunnon antamatta jättäminen Tarkastajan on jätettävä lausunto antamatta tilinpäätöksestä silloin, kun hän ei pysty hankkimaan lausuntonsa perustaksi tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, ja evidenssin puuttumisen mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin ovat sekä olennaisia että laajalle ulottuvia. Tarkastaja voi erittäin harvinaisissa, useita epävarmuustekijöitä sisältävissä tapauksissa todeta, että vaikka hän on hankkinut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä jokaisesta yksittäisestä epävarmuustekijästä, tilinpäätöksestä ei ole mahdollista laatia lausuntoa, ja tällöin hänen on jätettävä lausunto antamatta. Näistä lausuntotyypeistä voidaan esittää seuraavanlainen yhteenveto: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 134 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 15: Erityyppiset mukautetut lausunnot Tarkastajan harkintaan perustuva ratkaisu tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin kohdistuvien (mahdollisten) vaikutusten Mukauttamiseen johtavan seikan laajuudesta luonne Olennainen mutta ei laajalle Olennainen ja ulottuva laajalle ulottuva Varauman sisältävä lausunto Kielteinen lausunto Tilinpäätös on olennaisesti virheellinen tai tilien perustana olevat toimet eivät ole kaikilta olennaisilta osiltaan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia Ei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa Jätetään lausunto Varauman sisältävä lausunto tarkastusevidenssiä lausunnon antamatta perustaksi 4.4.3 Syyt, joiden vuoksi ei ole pystytty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, ja tästä aiheutuvat seuraukset Evidenssin puuttumisen syyt Mm. seuraavat tekijät saattavat johtaa siihen, ettei tarkastaja pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä (käytetään myös nimitystä tarkastuksen laajuutta koskeva rajoitus): a) olosuhteet, jotka eivät ole organisaation määräysvallassa b) tarkastajan työn luonteeseen tai ajoitukseen liittyvät olosuhteet c) toimivan johdon asettamat rajoitukset. Se, ettei tiettyä tarkastuksen toimenpidettä laajuutta pystytä koskevaa suorittamaan, rajoitusta, jos ei muodosta tarkastaja pystyy vaihtoehtoisia toimenpiteitä suorittamalla hankkimaan tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Toimivan johdon asettamilla rajoituksilla voi olla muita vaikutuksia tarkastukseen, esimerkiksi tarkastajan arvioon petosriskeistä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 135 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Laillinen oikeus saada informaatio käyttöönsä SEUTissa (287 artikla) ja varainhoitoasetuksessa (140 ja 142 artikla) annetaan tilintarkastustuomioistuimelle oikeus saada käyttöönsä kaikki asiakirjat ja tiedot, joita se tarvitsee suorittaessaan tehtäväänsä. Tämän oikeusperustan nojalla tilintarkastustuomioistuimella on toimivaltuudet pyytää ja saada käyttöönsä tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä ilman, että tarkastuskohteen toimiva johto voi juurikaan asettaa sille rajoituksia. Niissä harvinaisissa tapauksissa, joissa tarkastajan tietoon tulee toimeksiannon aikana, että toimiva johto on rajoittanut tarkastuksen laajuutta niin, että tarkastaja katsoo tämän todennäköisesti johtavan siihen, että hänen on tarpeen antaa varauman sisältävä lausunto tai jättää lausunto antamatta, hänen on pyydettävä toimivaa johtoa poistamaan kyseinen rajoitus. Toteutettavat toimenpiteet Jos toimiva johto vastaa kieltävästi tarkastajan pyyntöön poistaa tarkastuksen laajuutta koskeva rajoitus, tarkastajan on raportoitava kyseisestä seikasta hallintoelimille. Jos toimivan johdon asettamaa tarkastuksen laajuutta koskevaa rajoitusta ei poisteta, tarkastajan on ratkaistava, onko mahdollista suorittaa vaihtoehtoisia toimenpiteitä, jotta vakiomuotoisen lausunnon antamisen perustaksi saataisiin hankittua tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Vaikutukset Jos tarkastaja ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, hänen on määritettävä tämän vaikutukset seuraavasti: a) jos laajuutta koskevan rajoituksen mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin ovat olennaisia mutta eivät laajalle ulottuvia, tarkastajan on annettava varauman sisältävä lausunto b) jos laajuutta koskevan rajoituksen mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin ovat sekä olennaisia että laajalle ulottuvia siten, ettei varauman sisältävä lausunto tuo riittävällä tavalla esiin tilanteen vakavuutta, tarkastajan on jätettävä lausunto antamatta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 136 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.4.4 Laajalle ulottuvien vaikutusten määritelmä Laajalle ulottuvien vaikutusten määritelmä Kun tarkastaja havaitsee, että virhetaso on olennainen, tai kun hän ei taseen, tulojen tai menojen merkittävän osan kohdalla voi hankkia tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, tarkastajan on määritettävä, miten tämä vaikuttaa tarkastuslausuntoon. Tätä varten tarkastajan on määritettävä, ulottuvatko tarkastusevidenssin puuttumisen tai virheiden vaikutukset laajalle. Tätä tehdessään tarkastaja soveltaa ISSAI 1705 -standardissa olevaa ohjeistusta (ja ulottaa tilintarkastustuomioistuimen laajemman tehtävän mukaisesti ohjeistuksen koskemaan laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä). Jos virheet ovat olennaisia ja laajalle ulottuvia, tarkastaja antaa kielteisen lausunnon; jos virheet ovat olennaisia mutta eivät laajalle ulottuvia, tarkastaja antaa varauman sisältävän lausunnon (”lukuun ottamatta”). Laajalle ulottuvina pidetään vaikutuksia, jotka tarkastajan harkinnan perusteella eivät rajoitu tilinpäätöksen tiettyihin osiin, tileihin tai eriin (eli niitä ilmenee tarkastetuissa tileissä tai tapahtumissa laajalti), taikka jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne edustavat tai voisivat edustaa huomattavaa osuutta tilinpäätöksestä, tai kyseiset tiedot ovat perustavanlaatuisia käyttäjien tilinpäätöksestä saaman käsityksen kannalta. Tilintarkastustuomioistuin antaa tarkastuslausuntoja tileihin kirjattujen tapahtumien osalta ainoastaan kokonaistasolla, ei erityisarvioiden tasolla. Myös sitä, ovatko virheet laajalle ulottuvia, arvioidaan kokonaislausunnon 24 tasolla . Laajalle ulottumista käsitellään tarkemmin liitteessä IV. 4.4.5 Mukautetun lausunnon perustelukappale Erillinen otsikko mukautetun lausunnon perustelukappaleelle, joka sijoitetaan ennen lausuntokappaletta Kun tarkastaja mukauttaa tilinpäätöstä tai tilien perustana olevia toimia koskevan lausuntonsa, hänen on sisällytettävä tarkastuskertomukseen kappale, jossa kuvataan mukauttamisen aiheuttanutta seikkaa. Mukautetun lausunnon ensisijaisena syynä on, että tarkastuksen aikana on havaittu selkeästi yksilöityjä virheitä. Tarkastajan on sijoitettava tämä kappale tarkastuskertomuksessa välittömästi ennen lausuntokappaletta, ja sen otsikkona on käytettävä ”Varauman sisältävän lausunnon perustelut”, ”Kielteisen lausunnon perustelut” tai ”Perustelut lausunnon antamatta jättämiselle”. 24 Kysymys siitä, onko virhetaso standardeissa käytetyssä merkityksessä laajalle ulottuva toimintalohkoryhmän sisällä, ei siis tule esiin, eikä vuosikertomuksen yksittäisten lukujen johtopäätöksissä näin ollen mainita laajalle ulottuvia vaikutuksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 137 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Jos mahdollista, vaikutukset on ilmoitettava määrällisesti Jos tilinpäätöksessä on olennainen virheellisyys tai tilien perustana olevissa toimissa on virhe, joka koskee tilinpäätöksen yksittäisiä rahamääriä, on tarkastajan sisällytettävä mukautetun lausunnon perustelukappaleeseen kuvaus virheellisyydestä ja virheellisyyden tai virheen rahamääräinen vaikutus, paitsi jos tämä ei ole käytännössä mahdollista. Jos määrällisiä vaikutuksia ei ole käytännössä mahdollista määrittää, tarkastajan on todettava tämä mukautetun lausunnon perustelukappaleessa. Tietojen esittäminen tilinpäätöksessä Jos tilinpäätöksessä on sanallisia tietoja koskeva olennainen virheellisyys, on tarkastajan sisällytettävä mukautetun lausunnon perustelukappaleeseen selitys siitä, miten kyseiset tiedot ovat virheellisiä. Tiedon esittämättä jättäminen Jos tilinpäätöksessä tai tilien perustana olevissa toimissa on olennainen virheellisyys, joka liittyy esitettäväksi vaaditun tiedon esittämättä jättämiseen, tarkastajan on keskusteltava tiedon esittämättä jättämisestä hallintoelinten kanssa, kuvattava mukautetun lausunnon perustelukappaleessa, minkä luonteista pois jätetty tieto on, ja ellei säädös tai määräys tätä estä, esitettävä pois jätetyt tiedot, edellyttäen että tämä on käytännössä mahdollista ja että tarkastaja on hankkinut pois jätetyistä tiedoista tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä ei ole tarpeellista määrää Jos mukauttaminen johtuu siitä, ettei ole pystytty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, tarkastajan on sisällytettävä mukautetun lausunnon perustelukappaleeseen tähän johtaneet syyt. Mukauttamista edellyttävien muiden seikkojen kuvaus Vaikka tarkastaja olisi antanut tilinpäätöksestä tai tilien perustana olevista toimista kielteisen lausunnon tai jättänyt lausunnon antamatta, hänen on kuvattava mukautetun lausunnon perustelukappaleessa syyt kaikkiin muihin seikkoihin, jotka olisivat edellyttäneet lausunnon mukauttamista, sekä niiden vaikutukset. 4.4.6 Mukautetun lausunnon perustelukappaleen sanamuoto Kun tarkastaja mukauttaa lausuntonsa, hänen on käytettävä lausuntokappaleen otsikoita ”Varauman sisältävä lausunto”, ”Kielteinen lausunto” tai ”Lausunnon antamatta jättäminen”. Varauman sisältävän lausunnon antaminen Kun tarkastaja antaa varauman sisältävän lausunnon, hänen on käytettävä seuraavaa sanamuotoa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 138 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] • Varauman sisältävä lausunto tilinpäätöksen luotettavuudesta ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että varauman sisältävän lausunnon perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) vaikutuksia lukuun ottamatta [tarkastuskohteen] taloudellinen asema [päiväys] sekä toimien tulokset ja rahavirrat päättyneeltä varainhoitovuodelta on esitetty tilinpäätöksessä kaikilta olennaisilta osiltaan oikein [sovellettavan tilinpäätösnormiston] mukaisesti.” • Varauman sisältävä lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että varauman sisältävän lausunnon perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) vaikutuksia lukuun ottamatta [tarkastuskohteen] [ajanjaksolta] [annetun tilinpäätöksen perustana olevat toimet] ovat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset.” Kun mukauttaminen johtuu siitä, ettei ole pystytty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, tarkastajan on käytettävä mukautetussa lausunnossa asianmukaista ilmausta ”… seikan (tai seikkojen) mahdollisia vaikutuksia lukuun ottamatta...”. Kielteisen lausunnon antaminen Kun tarkastaja antaa kielteisen lausunnon, hänen on käytettävä seuraavaa sanamuotoa: • Kielteinen lausunto tilinpäätöksen luotettavuudesta ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo kielteisen lausunnon perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) merkittävyyden perusteella, että [tilinpäätöksessä] ei ole esitetty [tarkastuskohteen] taloudellista asemaa [päiväys] eikä toimien tuloksia ja rahavirtoja päättyneeltä varainhoitovuodelta kaikilta olennaisilta osiltaan oikein [sovellettavan tilinpäätösnormiston] mukaisesti.” • Kielteinen lausuma tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta ”Tilintarkastustuomioistuin katsoo [tilien perustana olevien toimien] laillisuudesta ja asianmukaisuudesta annetun kielteisen lausunnon perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) merkittävyyden perusteella, että [ajanjakson] [tilien perustana olevien toimien] virhetaso on olennainen.” Lausunnon jättäminen antamatta Kun tarkastaja jättää lausunnon antamatta sen vuoksi, ettei hän ole pystynyt hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, hänen on muotoiltava lausuntokappale seuraavasti: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 139 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] • Lausunnon antamatta jättäminen tilinpäätöksen luotettavuudesta: ”Lausunnon antamatta jättämisen perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) merkittävyydestä johtuen emme ole pystyneet hankkimaan tarkastuslausunnon tarkoitukseen perustaksi soveltuvaa tarpeellista määrää tarkastusevidenssiä, eikä tilintarkastustuomioistuin niin ollen anna lausuntoa tilinpäätöksestä.” • Lausunnon jättäminen antamatta tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta ”Lausunnon antamatta jättämisen perusteluissa kuvatun seikan (kuvattujen seikkojen) merkittävyydestä johtuen emme ole pystyneet hankkimaan tarkastuslausunnon tarkoitukseen perustaksi soveltuvaa tarpeellista määrää tarkastusevidenssiä, eikä tilintarkastustuomioistuin niin ollen anna lausuntoa tilien perustana olevista toimista.” 4.4.7 Muun kuin vakiomuotoisen lausunnon antamisesta johtuvat muutokset tarkastajan velvollisuutta koskevaan kuvaukseen Varauman sisältävän tai kielteisen lausunnon tapauksessa Kun tarkastaja antaa varauman sisältävän lausunnon tai kielteisen lausunnon, hänen on muutettava tarkastajan velvollisuutta koskevaa kuvausta niin, että siinä mainitaan, että hän on käsityksensä mukaan hankkinut mukautetun lausuntonsa perustaksi tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä. Lausunnon antamatta jättämisen tapauksessa Kun tarkastaja jättää lausunnon antamatta sen vuoksi, ettei hän ole pystynyt hankkimaan tarkastusevidenssiä, tarpeellista hänen määrää on tarkoitukseen muutettava soveltuvaa tarkastuslausuman johdantokappaletta siten, että siinä mainitaan tarkastajan toimeksiantona olevan tilinpäätöksen tai tilien perustana olevien toimien tarkastaminen. Tarkastajan on myös muutettava tarkastajan velvollisuuksien ja tarkastuksen laajuuden kuvausta siten, että niissä mainitaan vain seuraavat seikat: ”Meidän velvollisuutenamme tarkastusstandardien mukaisesti on antaa suoritettavan kansainvälisten tilintarkastuksen perusteella lausunto tilinpäätöksestä (tai tilien perustana olevista toimista). Lausunnon antamatta jättämisen perusteluissa kuvatusta seikasta (kuvatuista seikoista) johtuen emme kuitenkaan ole pystyneet hankkimaan tarkastuslausunnon perustaksi tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä.” Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 140 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.4.8 Kommunikointi hallintoelinten kanssa Kun on odotettavissa, että tarkastaja mukauttaa tarkastuslausumaan sisältyvän lausuntonsa, hänen on kommunikoitava hallintoelinten kanssa odotettavissa olevaan mukauttamiseen johtavista olosuhteista ja mukautetun lausunnon ehdotetusta sanamuodosta. Kommunikoiminen odotettavissa hallintoelinten olevaan kanssa mukauttamiseen tarkastajan johtavista lausunnon olosuhteista ja mukautetun lausunnon ehdotetusta sanamuodosta mahdollistaa sen, että • tarkastaja ilmoittaa hallintoelimille lausunnon aiotusta mukauttamisesta (tai mukauttamisista) sekä mukauttamiseen (tai mukauttamisiin) johtaneista syistä tai olosuhteista • tarkastaja pyrkii pääsemään hallintoelinten kanssa yksimielisyyteen odotettavissa olevaan mukauttamiseen (tai mukauttamisiin) johtavia seikkoja koskevista tosiasioista tai vahvistamaan seikat, joista hänellä on erimielisyyttä toimivan johdon kanssa • hallintoelimet saavat soveltuvissa tapauksissa tilaisuuden antaa tarkastajalle lisätietoja ja -selvityksiä odotettavissa olevan mukauttamisen (tai olevien mukauttamisten) aiheuttavasta seikasta (tai aiheuttavista seikoista). 4.4.9 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyvää lausuntoa on mukautettu Liitteessä III on käytännön esimerkki kielteisestä lausunnosta. 4.4.10 Ei osittaisia lausuntoja Lausunnossa käsitellään tilejä tai tapahtumia kokonaistasolla Lausunto tilinpäätöksen luotettavuudesta on annettava tarkastuskohteen tilinpäätöksen muodostamasta kokonaisuudesta ja lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta on annettava tarkastuskohteen muodostamasta tilien kokonaisuudesta. perustana Tästä olevien luonnollisesti toimien seuraa, että lausuntoa ei anneta osasta tilinpäätöstä eikä osasta tilien perustana olevia toimia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 141 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Jos tarkastaja antaa tilinpäätöksestä tai tilien perustana olevista toimista kokonaisuutena kielteisen lausunnon tai jättää lausunnon antamatta, tarkastuskertomus ei saa myöskään sisältää saman sovellettavan tilinpäätösnormiston tai oikeus- ja sääntelynormiston osalta vakiomuotoista Ei osittaisia lausuntoja lausuntoa yhdestä tai useammasta tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin sisältyvästä yksittäisestä osasta, tilistä tai erästä taikka tapahtumasta (”osittainen lausunto”). EU:n talousarvion osalta tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta tarkastuslausuma) annettavassa esitetään kuitenkin lausunnossa erilliset (DAS- johtopäätökset toimintalohkoryhmittäin, koska budjettivallan käyttäjälle voidaan näin antaa Tarkastuslausumassa esitetään kuitenkin laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden osalta erilliset johtopäätökset tai lausunnot toimintalohkoryhmittäin päätöksentekoa varten käyttökelpoisempaa tietoa ja koska kyseisten johtopäätösten tai lausuntojen tueksi on tehty tarpeellinen määrä tarkastustyötä kunkin toimintalohkoryhmän osalta. Tämä toimintatapa on 25 SEUTin mukainen, sillä SEUTissa annetaan tilintarkastustuomioistuimelle 26 mahdollisuus laatia erityisarvioita. Lisäksi ISSAI 4200 -standardi antaa tilintarkastustuomioistuimelle mahdollisuuden sovellettuun raportointiin. 4.5 TIETTYJÄ SEIKKOJA PAINOTTAVAT KAPPALEET JA MUITA SEIKKOJA KOSKEVAT KAPPALEET ISSAI 1706 [ISA 706] Tilintarkastajan tavoitteena on sisällyttää tilintarkastuskertomukseen selkeä lisäkommunikaatio, jos hän katsoo tarpeelliseksi kiinnittää käyttäjien huomiota tilinpäätöksessä esitettyyn seikkaan tai tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvään seikkaan taikka johonkin muuhun kysymykseen, joka voi olla relevantti käyttäjien tilinpäätöksestä tai tilien perustana olevista toimista saaman käsityksen taikka tilintarkastuksen kannalta. 4.5.1 Tiettyä seikkaa painottava kappale 4.5.2 Tarkastuskertomukseen sisältyvät muita seikkoja koskevat kappaleet 4.5.3 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyy tiettyä seikkaa painottava kappale 4.5.1 Tiettyä seikkaa painottava kappale Vain harvinaisissa tapauksissa Tarkastaja saattaa harvinaisissa tapauksissa kiinnittää tiettyä seikkaa painottavan kappaleen avulla käyttäjien huomiota seikkaan, joka niin tärkeä, että se on perustavanlaatuinen käyttäjien tileistä saaman käsityksen 25 26 Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklan 1 kohta. Ks. tilinpäätöstarkastuksen yhteydessä toteutettavia säännönmukaisuuden tarkastuksia käsittelevä ISSAI 4200, kappale 146 ja liite 7. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 142 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] kannalta. Tällaisessa kappaleessa on viitattava vain tilinpäätöksessä esitettyyn Evidenssin hankkiminen siitä, että seikka ei ole virheellinen tai sääntöjenvastainen informaatioon, ei tarkastuskertomuksen sisältämään informaatioon. Tarkastaja on käytettävä tiettyä seikkaa painottavaa kappaletta ainoastaan silloin, kun hän on hankkinut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä siitä, ettei kyseinen seikka ole tilinpäätöksessä olennaisesti virheellinen tai että seikka on sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukainen kaikilta olennaisilta osiltaan. Perustuu tarkastajan harkintaan Tiettyä seikkaa painottavan kappaleen sisällyttäminen perustuu tarkastajan harkintaan, eikä se ole vaihtoehto mukautetulle lausunnolle. Kun Kappaleen sanamuoto ja sijainti tarkastaja sisällyttää tarkastuskertomukseen tiettyä seikkaa painottavan kappaleen, hänen on a) sijoitettava se tarkastuskertomuksessa välittömästi lausuntokappaleen jälkeen b) käytettävä sen otsikkona ”Tietyn seikan painottaminen” c) sisällytettävä kappaleeseen selkeä viittaus seikkaan, jota halutaan painottaa d) mainittava, ettei tarkastajan lausuntoa ole mukautettu kyseisen seikan osalta. 4.5.2 Tarkastuskertomukseen sisältyvät muita seikkoja koskevat kappaleet Jos tarkastaja katsoo tarpeelliseksi raportoida jostakin muusta kuin tilinpäätöksessä esitetystä tai tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvästä seikasta, hänen on tehtävä tämä muita seikkoja koskevassa kappaleessa. Otsikko ”Muut seikat” sijoitetaan lausuntokappaleen ja mahdollisen tiettyä seikkaa painottavan kappaleen jälkeen. Kun on odotettavissa, että tarkastaja sisällyttää tarkastuskertomukseen tiettyä seikkaa painottavan kappaleen tai muuta seikkaa koskevan kappaleen, hänen on keskusteltava hallintoelinten kanssa tästä sekä kappaleen ehdotetusta sanamuodosta. 4.5.3 Esimerkkejä tarkastuslausumista, joihin sisältyy tiettyä seikkaa painottava kappale Liitteessä III on käytännön esimerkki tiettyä seikkaa painottavasta kappaleesta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 143 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.6 EPÄILTYJEN PETOSTEN YHTEYDESSÄ HUOMIOON OTETTAVIA SEIKKOJA Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1240 [ISA 240] a) tunnistaa petoksesta johtuvan tilinpäätöksessä ja arvioida niitä olennaisen virheellisyyden riskit b) hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä petoksesta johtuvan olennaisen virheellisyyden arvioiduista riskeistä suunnittelemalla ja toteuttamalla tarkoitukseen soveltuvia toimenpiteitä riskeihin vastaamiseksi ja c) vastata tilintarkastuksen asianmukaisella tavalla. aikana havaittuun tai epäiltyyn petokseen Petoksen luonteen ja tarkastuksen luontaisten rajoitteiden vuoksi ei voida kokonaan välttää riskiä siitä, että voi tapahtua petoksia, joita ei tarkastuksessa havaita. Petokseen voi sisältyä toimia, joiden tarkoituksena on salata petoksen olemassaolo. Epärehelliseen yhteistoimintaan on voinut osallistua toimivaa johtoa, työntekijöitä tai kolmansia osapuolia, tai asiakirjoja on saatettu väärentää. Ei esimerkiksi ole realistista olettaa, että tarkastaja tunnistaa avustus- ja etuushakemusten tueksi esitetyt väärennetyt asiakirjat, paitsi jos väärennökset ovat ilmeisiä. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastajalla ei ole tutkintavaltuuksia, ja ainoastaan tuomioistuin voi päättää, onko tietyn tapahtuman kohdalla tapahtunut petos. Tarkastaja ei tee oikeudellisia päätelmiä siitä, onko petos tapahtunut, mutta hänen velvollisuutensa on arvioida, noudattavatko kyseiset tapahtumat relevantteja normeja. Vilpilliset tapahtumat ovat ominaisluonteeltaan relevanttien määräysten vastaisia. Tarkastaja voi myös todeta, että tapahtumat, joiden kohdalla epäillään petosta, joskaan sitä ei ole näytetty toteen, eivät ole normien mukaisia. Petos johtaa tavallisesti siihen, että tarkastuskertomuksessa säännönmukaisuudesta annetaan varauman sisältävä lausunto. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 144 Yleistä – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Jos tarkastuksen aikana herää epäilys vilpillisestä teosta, tarkastaja ilmoittaa siitä toimivan johdon asianmukaisille tasoille ja soveltuvissa tapauksissa hallintoelimille, paitsi jos nämä ovat mahdollisesti syyllistyneet petokseen. Tarkastajan on myös raportoitava epäilyksestä esimiehelleen asianmukaisia jatkotoimia ja vastausta ajatellen. Epäilyksestä raportoidaan CEAD-jaostolle, joka ilmoittaa siitä komission petostentorjuntayksikölle OLAFille. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Osio 4 | 145 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE I – TOIMINTARISKIN RISKITEKIJÄT Jäljempänä luetellut riskitekijät eivät koske kaikentyyppisiä tarkastuksia. Tarkastajan on aina otettava huomioon petoksiin ja sääntöjenvastaisuuksiin liittyvät toimintariskit. Petosten ja sääntöjenvastaisuuksien kannalta relevantit riskitekijät esitetään seuraavassa kursivoituina. 1. - Toimiin/ohjelmiin liittyvät toimintariskin riskitekijät ohjelmien monimutkaisuus - jo olemassa olevan ohjelman rahoitukseen tai tukikelpoisuussääntöihin liittyvä muutos - monimutkaiset, epätavalliset tai arvoltaan suuret tapahtumat - toimet, joissa käsitellään suuria määriä käteistä tai arvokkaita ja houkuttelevia tavaroita – kavallus tai varkaus - toimet, joita perinteisesti pidetään erityisen alttiina petoksille tai lahjonnalle (kuten julkiset hankkeet ja tekniset sopimukset sekä sopimukset, jotka koskevat elintarvikeavun toimittamista EU:n pitkäaikaisesta varastoinnista) - kiireelliset operaatiot (kuten hätäapu) tai operaatiot, joihin ei kaikilta osin sovelleta tavanomaisia kontrolleja - aiempi evidenssi suuresta määrästä tahallisia säännönvastaisuuksia - tukikelpoisuuskriteerit eivät ole yhdenmukaisia tavoitteiden kanssa (liian laaja-alaisia, liian rajoittavia, eivät relevantteja) - toimen hallinnointi siten, että omaisuuserien arvostaminen tai saatujen tavaroiden ja palvelujen kustannusten määrittäminen on vaikeaa (esimerkiksi sopimusten yhteydessä hintojen mukauttamiskaava) - EU:n ja jäsenvaltioiden asettamat painopisteet eroavat merkittävästi toisistaan - täydentävyys puuttuu: käytetään EU:n varoja jäsenvaltioiden julkisten varojen sijasta - toimet ovat vakuutuskelvottomia ja/tai niihin kohdistuu esimerkiksi poliittisesta, taloudellisesta taikka rahoitukseen tai ympäristöön liittyvästä epävakaudesta aiheutuva riski - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on tuotu esiin tiettyjä näkökohtia 2. Toiminnan rakenteeseen liittyvät toimintariskin riskitekijät - organisaatio on maantieteellisesti hajautunut tai se toimii alueilla, joilla yhteydenpito on vaikeaa - epäselvä vastuualueiden jakautuminen komission ja jäsenvaltioiden kesken - toimissa tai hankkeissa on lukuisia osallistujia (koordinointiongelmat, hallinto- ja viestintärakenteiden heikkous) - toimiin sisältyy rajat ylittäviä operaatioita (valuuttakurssiriskit, kielelliset, poliittiset ym. ongelmat) ja/tai lukuisia hallintotasoja - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on otettu esiin tiettyjä näkökohtia 3. Edunsaajiin liittyvät toimintariskin riskitekijät - toimet, joissa edunsaajien toimintaa on vaikea tarkastaa tai joissa näennäinen edunsaaja ei ole lopullinen edunsaaja - edunsaajat ovat erittäin riippuvaisia EU:n varoista - toimintaan liittyy useita alihankinnan tasoja, mikä vaikeuttaa tukikelpoisten edunsaajien yksilöimistä - aiempi evidenssi suuresta määrästä tahallisia säännönvastaisuuksia - toiminnan edunsaajat/osallistujat harjoittavat poliittista/hallinnollista painostusta - edunsaajien kirjanpitojärjestelmät ja/tai tilinpäätöksen laatimisperiaatteet eivät ole yhteensopivia EU:n Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 146 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] järjestelmien kanssa (esimerkiksi tutkimusalalla) - organisaatiot, hallintotahot tai edunsaajat joutuvat hoitamaan tehtäviä, joita ne eivät halua - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on otettu esiin tiettyjä näkökohtia 4. Taloudellisiin tai teknisiin näkökohtiin liittyvät toimintariskin riskitekijät - epätavalliset kehityssuuntaukset tai suhdeluvut - aineettomat tai vaikeasti arvioitavat tulokset - käynnistymässä tai päättymässä olevat toimet tai toimet, joihin liittyy nopeita teknologian muutoksia - edunsaajat tai toiminnanalat, joilla epäonnistumisaste on suuri (esimerkiksi uudet teknologiat) - epävarmat hankintalähteet ja panosten hinnanvaihtelu (mm. raaka-aineet) - liiallinen riippuvuus yhdestä suoritteentoimittajasta (laitetoimittajalla on ylläpitoa koskeva yksinoikeussopimus, se on laitteen osien, materiaalien ja sovellusten ainoa toimittaja jne.) - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on otettu esiin tiettyjä näkökohtia 5. Tarkastettavaan organisaatioon liittyvät toimintariskin riskitekijät - usein palkkoihin, työoloihin ja sosiaalisiin kysymyksiin liittyviä konflikteja - arkaluontoisia kysymyksiä käsittelevällä osastolla/alalla työskentelevä henkilöstö ei vaihdu / ei vaihda tehtäviä ja/tai ei pidä lomiaan (esimerkiksi rahoitus-, kirjanpito- tai valvontaosasto) - toimet, joista tarkastettavalla organisaatiolla on vähän tai ei lainkaan kokemusta - toimet, jotka ovat erittäin riippuvaisia pienestä joukosta avainhenkilöstöä - henkilöstön nopea vaihtuvuus etenkin rahoitus-, kirjanpito- tai valvontaosastolla - riittämätön henkilöstö, henkilöstö/johto ei riittävän koulutettua, riittävän kokenutta tai riittävän motivoitunutta - työmäärässä ja informaatiovirroissa on huippuja ja aallonpohjia - käytetään vanhentuneita tietoteknisiä järjestelmiä - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on otettu esiin tiettyjä näkökohtia 6. Tarkastettavan organisaation johdon toimintaperiaatteisiin ja käytäntöihin liittyvät toimintariskin riskitekijät - tavoitteet on määritelty epäselvästi tai ne ovat epärealistiset - johtamis-, ohjaus- ja valvontatoiminnot soveltuvat huonosti organisaation toimintaan - hallintotietojärjestelmä ja/tai kustannuslaskentajärjestelmä puuttuu - epäselvä vastuualueiden jakautuminen osastojen sisällä ja kesken - johto painostaa voimakkaasti saavuttamaan epärealistisia tuloksia, tavoitteita ja määräaikoja sekä korkean määrärahojen käyttöasteen vuoden lopussa - lyhyen aikavälin budjettipaineet (esimerkiksi tarpeellisen huollon viivästyminen johtaa myöhemmin suurempiin kuluihin) - esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen kertomuksissa, Euroopan parlamentin kertomuksissa tai tiedotusvälineissä on otettu esiin tiettyjä näkökohtia Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 147 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE II – SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEITA KOSKEVAT TARKEMMAT TIEDOT Osa-alue Valvontaympäristö Osa-alueen jäsentely Valvontaympäristö on ominaisluonteeltaan laajalle ulottuva, minkä vuoksi tarkastajan täytyy pohtia, muodostavatko seuraavat tekijät soveltuvan perustan muille sisäisen valvonnan osatekijöille vai päinvastoin heikentävät niiden vaikuttavuutta: kommunikointi / rehellisyyden ja eettisten arvojen toteuttaminen • sitoutuminen pätevyyteen • hallintoelinten osallistuminen • toimivan johdon ajattelu- ja toimintatapa • organisaatiorakenne • valtuuksien ja vastuiden osoittaminen • henkilöstöpolitiikka ja siihen liittyvät menettelytavat. Riskienarviointinsa perustaksi tarkastaja selvittää, miten toimiva johto hallitsee organisaation toiminnan yhteydessä ilmenevää riskiä ja etenkin, miten toimiva johto • Organisaation riskienarviointiprosessi tunnistaa tilinpäätösraportoinnin ja säännönmukaisuuden kannalta relevantit riskit • arvioi riskin merkittävyyden • arvioi riskin toteutumisen todennäköisyyden • tekee päätökset riskienhallintatoimista. Koska tarkastajalla on hallussaan organisaation kaikki rekisterit ja tapahtumat, on hyvin tärkeää, että hän perehtyy seuraaviin tekijöihin: • Tietojärjestelmät ja viestintä keskeiset tapahtumalajit tapahtumien alkuun saattamisessa, kirjaamisessa ja käsittelyssä sekä niistä raportoitaessa käytetyt menettelyt • kirjanpito • taloudellisen raportoinnin prosessi • poikkeuksellisen suurten tai epätavallisten tapahtumien käsittely • hylättyjen tapahtumien uudelleenkäsittely. Tarkastaja keskittyy siihen, miten yksittäisillä valvontatoiminnoilla tai useilla valvontatoiminnoilla yhdessä vähennetään riskiä, ja korostaa erityisesti seuraavia tekijöitä: • • Valvontatoiminnot Kontrollien seuranta • valtuutukset • tulosten tarkastelu • tietojenkäsittely • fyysiset kontrollit • työtehtävien eriyttäminen. Kun tarkastaja arvioi, miten hyvin organisaatio seuraa kontrolleja ja toteuttaa tarvittavat korjaustoimenpiteet, hän muodostaa käsityksen siitä, kuinka vaikuttava organisaation sisäinen valvonta on. Muun muassa seuraavat näkökohdat on otettava huomioon: • • • • Perehtymiskeino Tiedustelut Havainnointi Asiakirjojen yksityiskohtainen tarkastus (esimerkiksi menettelytapaohjeet) Organisaation riskienarviointiprosessien ja esimerkiksi vuotuisen hallintosuunnitelman ja vuotuisen toimintakertomuksen kaltaisten asiakirjojen läpikäynti Tiedustellaan, miten tapahtumat saatetaan alkuun ja käsitellään Läpikulkutesti ”walk-through” Yksityiskohtainen tarkastus Tiedustelut Havainnointi Seurantatietojen lähteitä koskeva yksityiskohtainen tarkastus Tiedustelut johtamis- ja ohjaustoiminnot sisäinen tarkastus kolmansilta osapuolilta saadut tiedot (esimerkiksi valitukset) arvioinnit. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 148 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE III – TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSLAUSUMA VARAINHOITOVUODELTA 2010 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSLAUSUMA EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE – RIIPPUMATTOMAN TARKASTAJAN KERTOMUS I. Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklan nojalla tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut: 27 a) Euroopan unionin tilinpäätöksen, joka sisältää konsolidoidun tilinpäätöksen ja konsolidoidun 28 selvityksen talousarvion toteuttamisesta 31. joulukuuta 2010 päättyneeltä varainhoitovuodelta b) tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden. Johdon vastuu II. SEUT:n 310–325 artiklan ja varainhoitoasetuksen mukaisesti johdon vastuulla on laatia Euroopan unionin tilinpäätös ja varmistaa tilinpäätöstietojen riittävyys ja tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus: a) Euroopan unionin tilinpäätöksen osalta johdon vastuulla on sisäisen valvonnan suunnittelu, täytäntöönpano ja ylläpito. Kyseisen sisäisen valvonnan tarkoituksena on valvoa tilinpäätöksen laadintaa ja tilinpäätöstietojen riittävyyttä ja varmistaa, että tilinpäätöksessä ei esiinny petoksista tai virheistä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja, sekä valita ja panna täytäntöön asianmukaiset 29 tilinpäätösperiaatteet, jotka perustuvat komission tilinpitäjän hyväksymiin kirjanpitosääntöihin, ja tehdä vallitsevassa tilanteessa asianmukaisia kirjanpidollisia arvioita. Varainhoitoasetuksen 129 artiklan mukaisesti komissio hyväksyy Euroopan unionin tilinpäätöksen sen jälkeen, kun komission tilinpitäjä on konsolidoinut sen muiden toimielinten ja elinten esittämien tietojen perusteella ja laatinut konsolidoituun tilinpäätökseen liitettävän ilmoituksen, jossa tilinpitäjä muun muassa ilmoittaa saaneensa kohtuullisen varmuuden siitä, että tilinpäätös antaa olennaisilta osiltaan oikean ja riittävän kuvan Euroopan unionin taloudellisesta asemasta. b) Tapa, jolla johto hoitaa tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja asianmukaisuuteen liittyvää vastuutaan, riippuu talousarvion toteuttamistavasta, josta on säädetty varainhoitoasetuksessa. Toteuttamistehtävissä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatetta, mikä edellyttää vaikuttavan ja tehokkaan sisäisen valvonnan suunnittelua, täytäntöönpanoa ja ylläpitoa, riittävää valvontaa ja tarkoituksenmukaisia toimenpiteitä, joiden avulla estetään sääntöjenvastaisuudet ja petokset, ja tarvittaessa oikeudellisia toimia, joiden avulla peritään takaisin aiheettomasti maksetut tai käytetyt varat. Sovelletusta toteuttamistavasta riippumatta komissio on viime kädessä vastuussa Euroopan unionin tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta (SEUT:n 317 artikla). 27 28 29 Konsolidoitu tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, laskelman nettovarallisuuden muutoksista ja yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista sekä muut liitetiedot (segmenttiraportointi mukaan luettuna). Konsolidoitu selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää konsolidoidun selvityksen talousarvion toteuttamisesta, yhteenvedon budjettiperiaatteista ja muut liitetiedot. Komission tilinpitäjän soveltamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai niiden puuttuessa kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRS-tilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards). Konsolidoitu tilinpäätös varainhoitovuodelta 2010 laadittiin varainhoitoasetuksen mukaisesti komission tilinpitäjän soveltamien kirjanpitosääntöjen perusteella (kuten on tehty varainhoitovuodesta 2005 lähtien). Kyseisillä kirjanpitosäännöillä suoriteperusteisia kirjanpidon periaatteita on mukautettu Euroopan unionin toimintaympäristöön sopiviksi. Konsolidoitu selvitys talousarvion toteuttamisesta laaditaan yhä pääasiallisesti kassatapahtumien perusteella. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 149 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Tilintarkastajan vastuu III. Tilintarkastustuomioistuimen on annettava tarkastuksensa perusteella Euroopan parlamentille ja neuvostolle lausuma tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) kansainvälisten tilinpäätösstandardien (International Standards on Auditing, IAS) ja eettisten ohjeiden sekä ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (INTOSAI) ylimpien tarkastuselinten kansainvälisten tarkastusstandardien (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI) mukaisesti. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin suunnittelee ja toimittaa tarkastuksen siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko Euroopan unionin tilinpäätöksessä olennaisia virheitä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja asianmukaiset. IV. Tarkastuksen osana toteutettiin menettelyjä, joiden tarkoituksena oli saada todentavaa aineistoa konsolidoituun tilinpäätökseen sisältyvistä määristä ja tilinpäätöstiedoista ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tarkastajan tehtävänä on valita sovellettavat menettelyt sekä arvioida kuinka suuri on riski, että konsolidoituun tilinpäätökseen sisältyy petoksesta tai virheistä johtuvia olennaisesti virheellisiä tietoja tai että tilien perustana olevien toimien kohdalla on jätetty olennaisella tavalla noudattamatta Euroopan unionin lainsäädäntökehyksen vaatimuksia. Kyseisissä riskienarvioinneissa tarkastaja arvioi konsolidoidun tilinpäätöksen laatimiseen ja tilinpäätöstietojen riittävyyteen liittyvää sisäistä valvontaa sekä valvontajärjestelmiä, joiden avulla on tarkoitus varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus. Tämän pohjalta suunnitellaan tilanteeseen sopivat tarkastusmenettelyt. Tarkastuksen yhteydessä arvioidaan myös sovellettujen tilinpäätösperiaatteiden ja kirjanpidollisten arvioiden asianmukaisuutta sekä konsolidoidun tilinpäätöksen ja vuotuisten toimintakertomusten yleistä esittämistapaa. V. Tulojen alalla tilintarkastustuomioistuimen tarkastus, joka koskee arvonlisäveroon (alv) ja bruttokansantuloon (BKTL) perustuvia omia varoja, alkaa makroekonomisista aggregaateista, jotka komissio saa jäsenvaltioilta. Tämän jälkeen tilintarkastustuomioistuin arvioi komission järjestelmät, joiden avulla näitä tietoja käsitellään kunnes ne sisällytetään lopullisiin tileihin ja jäsenvaltioiden maksuosuudet on saatu. Perinteisten omien varojen osalta tilintarkastustuomioistuin tutkii tulliviranomaisten tilit ja analysoi tullivalvonnan alaisen maksuvirran siihen saakka, kunnes asianomaiset määrät on kirjattu lopullisiin tileihin ja komissio on vastaanottanut ne. VI. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että saatu todentava aineisto on riittävä ja sopiva tarkastuslausuman perustaksi. Tilien luotettavuus Lausuma tilien luotettavuudesta VII. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että Euroopan unionin tilinpäätös antaa olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot unionin taloudellisesta asemasta 31. päivältä joulukuuta 2010 sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta varainhoitoasetuksen ja komission tilinpitäjän soveltamien kirjanpitosääntöjen mukaisesti. Tilien luotettavuuteen liittyvä lisätietokappale VIII. Asettamatta kyseenalaiseksi kohdassa VII esittämäänsä kantaa tilintarkastustuomioistuin panee merkille, että komissio on muuttanut tilinpäätösperiaatteita, joita se soveltaa sellaiseen rahoitusjärjestelyjä koskevia välineitä toteuttavien rahastojen perustamiseksi tai rahastoihin maksettavien osuuksien maksamiseksi suoritettuun ennakkorahoitukseen, jota ei vielä ole käytetty lainojen, takausten tai pääomasijoitusten muodossa. Muutoksen vuoksi komission oli esitettävä uudestaan Euroopan unionin varainhoitovuoden 2009 tilinpäätös, jonka osalta tilintarkastustuomioistuin antoi huomautuksia Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 150 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 30 sisältämättömän lausuman (ks. Euroopan unionin varainhoitovuoden 2010 tilinpäätöksen liitetiedot 2.5, 2.9, 2.10 ja 3.4, joissa mukautukset on kuvattu). Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus Tulot Lausuma tilien perustana olevien tulojen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta IX. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että 31. päivänä joulukuuta 2010 päättyneen varainhoitovuoden osalta tarkastetut tilien perustana olevat tulot ovat olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. Sitoumukset Lausuma tilien perustana olevien sitoumusten laillisuudesta ja asianmukaisuudesta X. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että 31. päivänä joulukuuta 2010 päättyneen varainhoitovuoden osalta tarkastetut tilien perustana olevat sitoumukset ovat olennaisilta osiltaan lailliset ja asianmukaiset. Maksut Perusteet kielteiselle lausumalle tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta XI. Tilintarkastustuomioistuin toteaa, että valvontajärjestelmillä kyettiin varmistamaan tilien perustana olevien maksujen laillisuus ja asianmukaisuus kaiken kaikkiaan osittain vaikuttavasti. Maatalouden ja luonnonvarojen toimintalohkoryhmän sekä koheesiopolitiikan, energian ja liikenteen toimintalohkoryhmän virhetaso oli olennainen. Tilintarkastustuomioistuimen arvion mukaan tilien perustana oleviin maksuihin liittyvä todennäköisin virhetaso on 3,7 prosenttia. Kielteinen lausuma tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta XII. Tilintarkastustuomioistuin katsoo tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta annetun kielteisen lausuman perusteita koskevassa kohdassa kuvattujen tekijöiden merkittävyyden perusteella, että 31. joulukuuta 2010 päättyneen varainhoitovuoden tilien perustana olevien maksujen virhetaso on olennainen. 8. syyskuuta 2011 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA presidentti Euroopan tilintarkastustuomioistuin 12, rue Alcide De Gasperi, Luxembourg, LUXEMBOURG 30 Ks. EUVL C 303, 9.11.2010, s. 10-12. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 151 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE IV – TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN DASTARKASTUSLAUSUNTOJEN MUKAUTTAMINEN SEN PERUSTEELLA, KUINKA LAAJALLE VIRHEET ULOTTUVAT Kohdat Tausta 1–8 Laajalle ulottumisen käsitettä käytetään vain tarkastuslausuntojen yhteydessä 9–11 Laajalle ulottumisen määritelmä 12–14 Ensimmäinen vaihe määritettäessä laajalle ulottumista: huomio termiin ”rajoittuminen” 15–17 Toinen vaihe määritettäessä laajalle ulottumista: huomio termiin ”huomattava” 18–21 Ensimmäisen ja toisen vaiheen yhdistäminen: laajalle ulottumisen mielekkään määrittämisen edellytykset 22–25 Olennaisuuden ja laajalle ulottumisen suhde 26–28 Liite 1: Taulukko: Laajalle ulottumisen vaikutus annettavan lausunnon tyyppiin Liite 2: Taulukko 1: Varainhoitovuoden 2010 DAS-tarkastuksen tulokset – Varainhoitovuoden 2010 vuosikertomuksessa käytetty jako toimintalohkoryhmiin Taulukko 2: Varainhoitovuoden 2010 DAS-tarkastuksen tulokset – Varainhoitovuoden 2011 vuosikertomuksessa käytettäväksi tarkoitettu toimintalohkoryhmäjako Taulukko 3: Hypoteettiset tulokset – Varainhoitovuoden 2011 vuosikertomuksessa käytettäväksi tarkoitettu toimintalohkoryhmäjako TAUSTATIETOJA 1. Tilintarkastustuomioistuimen vastuulla on antaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 287 artiklan mukaisesti lausuman tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta (eli sääntöjenmukaisuudesta). Tätä lausumaa kutsutaan DAS-lausumaksi. Lausumaa voidaan täydentää unionin jokaista keskeistä toiminta-alaa koskevilla erityisarvioilla. 2. Tilintarkastustuomioistuin toimittaa DAS-tarkastuksensa ylimpien tarkastuselinten kansainvälisten tarkastusstandardien (International Standards of Supreme Audit Institutions, ISSAI) mukaisesti. Ensimmäinen ISSAI-standardikokonaisuus vahvistettiin INTOSAIn kongressissa Etelä-Afrikassa vuoden 2010 lopussa. Sitä sovelletaan tilinpäätösten tarkastuksissa, jotka koskevat 15. joulukuuta 2009 tai sen jälkeen alkaneita tilikausia. 3. ISSAI-standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin suunnittelee ja toimittaa DAS-tarkastuksen 31 siten, että sen avulla saadaan kohtuullinen varmuus siitä, onko EU:n tilinpäätöksessä (EU:n tilit) olennaisia virheitä ja ovatko tilien perustana olevat toimet lailliset ja sääntöjenmukaiset. Kohtuullinen varmuus tarkoittaa korkeaa varmuustasoa. Se saavutetaan, kun tilintarkastustuomioistuin on hankkinut tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä alentaakseen tarkastusriskin (ts. riskin, että tilintarkastustuomioistuin esittää DAS-tarkastuksensa perusteella epäasianmukaisen lausunnon) hyväksyttävän 32 alhaiselle tasolle . 31 32 EU:n tilinpäätös sisältää konsolidoidun tilinpäätöksen ja konsolidoidun selvityksen talousarvion toteuttamisesta. Konsolidoituun tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, rahavirtalaskelma, laskelma nettovarallisuuden muutoksista ja yhteenveto keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista sekä muut liitetiedot (segmenttiraportointi mukaan luettuna). Konsolidoitu selvitys talousarvion toteuttamisesta sisältää myös yhteenvedon budjettiperiaatteista ja muut liitetiedot. Ks. ISSAI 1200 ”Riippumattoman tilintarkastajan yleiset tavoitteet ja tilintarkastuksen suorittaminen ISA-standardien mukaisesti”, kappale 5, sekä säännönmukaisuuden tarkastuksen suuntaviivoja ja tilinpäätöstarkastuksen yhteydessä toteutettavia säännönmukaisuuden tarkastuksia käsittelevä ISSAI 4200, kappale 87. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 152 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 4. ISSAI 1705 ”Riippumattoman tilintarkastajan tilintarkastuskertomukseen sisältyvän lausunnon mukauttaminen” sekä säännönmukaisuuden tarkastuksen suuntaviivoja ja tilinpäätöstarkastuksen yhteydessä toteutettavia säännönmukaisuuden tarkastuksia käsittelevä ISSAI 4200 liittyvät tilintarkastustuomioistuimen 33 velvollisuuteen tehdä asianmukaisia päätöksiä sen laatiessa tarkastuslausumaa olosuhteissa, joissa se toteaa lausunnon mukauttamisen tarpeelliseksi. Mukautettua lausuntoa on kolmea eri tyyppiä: varauman sisältävä lausunto, kielteinen lausunto tai lausunnon antamatta jättäminen. 5. Päätös siitä, minkä tyyppinen mukautettu lausunto on asianmukainen, riippuu a) mukauttamiseen johtavan seikan luonteesta, toisin sanoen siitä, onko EU:n tilinpäätös olennaisesti virheellinen tai tilien perustana olevien toimien virhetaso olennainen, taikka jos kyse on siitä, ettei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, voiko tilinpäätös olla olennaisesti virheellinen tai voiko tilien perustana olevien toimien virhetaso olla olennainen b) siitä, kuinka laajalle ulottuvia kyseisen seikan vaikutukset tai mahdolliset vaikutukset tilinpäätökseen tai tilien perustana oleviin toimiin ovat tarkastajan harkinnan mukaan (tarkemmin liitteessä 1). 6. DAS-tarkastus kattaa erilaisia aihealueita, minkä vuoksi tilintarkastustuomioistuin laatii tarkastuslausuman yhteydessä neljä eri tarkastuslausuntoa. DAS-tarkastuksen ensimmäisestä aihealueesta (tilien luotettavuus) annetaan yksi tarkastuslausunto. DAS-tarkastuksen toisesta aihealueesta (tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus) annetaan kolme erillistä tarkastuslausuntoa: yksi lausunto tuloista, yksi sitoumuksista ja yksi maksuista. 7. Tilintarkastustuomioistuin on antanut vakiomuotoisen lausunnon tuloista ja sitoumuksista ensimmäisestä DAS-lausumasta – varainhoitovuodesta 1994 – lähtien ja EU:n tilien luotettavuudesta varainhoitovuodesta 2007 lähtien. Tilintarkastustuomioistuin ei myöskään milloinkaan ole ollut tilanteessa, jossa se ei olisi pystynyt hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastuslausuntonsa perustaksi. Ainoa seikka, jonka vuoksi tilintarkastustuomioistuin on mukauttanut yhtä lausunnoistaan neljän viimeisen vuoden aikana, on ollut maksujen olennainen virhetaso. 8. Seuraavassa analyysissä, joka koskee laajalle ulottumisen käsitteen mahdollisia soveltamistapoja, 34 keskitytään tästä syystä EU:n tilien perustana olevien maksujen laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen . Analyysissä otetaan huomioon DAS 2010 -tarkastuksen tulokset. Tilintarkastustuomioistuin arvioi silloin laajalle ulottumista ensimmäisen kerran ja katsoi, että maksuista oli annettava kielteinen tarkastuslausunto. Laajalle ulottumisen käsitettä käytetään vain tarkastuslausuntojen yhteydessä 9. Tilintarkastustuomioistuimen DAS-lähestymistapa pohjautuu varmuuteen perustuvaan malliin, joka on suunniteltu siten, että tilintarkastustuomioistuin saa sen avulla kohtuullisen varmuuden (eli saavuttaa 95 prosentin luottamustason) siitä, ovatko EU:n tilien perustana olevat maksut kokonaisuutena tarkasteltuna kaikilta olennaisilta osiltaan laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden osalta virheettömiä. Käsitettä sovelletaan aluksi eri toimintalohkoryhmiin, ja sen avulla voidaan tehdä asianmukaiset johtopäätökset erityisarvioita varten. Eri toimintalohkoryhmiä koskevat johtopäätökset koostetaan toisessa vaiheessa yleiseksi 35 tarkastuslausunnoksi . 10. ISSAI-standardeissa ei ole ohjeita erilaisten johtopäätösten laatimisesta, mutta tarkastuslausuntojen 36 mukaisesti mukauttamista koskevat vaatimukset ovat hyvin tiukat. ISSAI-standardien 1705 ja 4200 tilintarkastustuomioistuin, hankittuaan tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä siitä, onko maksujen virhetaso olennainen, antaa a) varauman sisältävä lausunnon EU:n tilien perustana olevien maksujen osalta todettuaan, että säännönmukaisuudesta on poikettu olennaisessa määrin, mutta poikkeaminen ei ole laajalle ulottuvaa b) kielteisen lausunnon EU:n tilien perustana olevien maksujen osalta todettuaan, että säännönmukaisuudesta on poikettu olennaisessa määrin, ja poikkeaminen on laajalle ulottuvaa. 11. Laajalle ulottumisen käsitettä ei pidä käyttää erityisarvioihin sisältyvissä tarkastuksen johtopäätöksissä. Kuten jäljempänä kuvataan, laajalle ulottumisen käsitteen käyttämistä tarkastuslausunnon yhteydessä helpottaa kuitenkin se, että tilintarkastustuomioistuin käyttää soveltuvaa lähestymistapaa, jolla se pystyy saavuttamaan johtopäätöksiä tehdessään korkean varmuustason kunkin toimintalohkoryhmän osalta. 33 34 35 36 Ks. ISSAI 1700 ”Tilinpäätöstä koskevan lausunnon laatiminen ja kertomuksen antaminen” sekä ISSAI 4200, evidenssin arvioimista ja johtopäätösten laatimista käsittelevä osa 8 ja raportointia käsittelevä osa 9. Tässä yhteydessä ei käsitellä aiheita, jotka liittyvät tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuntoihin tilien luotettavuudesta, tuloista ja sitoumuksista tai siihen, ettei tarkastaja ole pystynyt hankkimaan riittävää määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä (mikä olisi johtanut lausunnon antamatta jättämiseen). Tämä lähestymistapa perustuu ISSAI-standardeihin (ks. esimerkiksi ISSAI 1200, kappale 5). Ks. ISSAI 1705 -standardiin liittyvän sovellusohjeen kappale P5. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 153 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Laajalle ulottumisen määritelmä 12. Laajalle ulottuminen on termi, jota tilintarkastustuomioistuimen säännönmukaisuuden tarkastuksissa käytetään kuvattaessa olennaisen virhetason vaikutuksia EU:n tilien perustana olevien maksujen muodostamaan perusjoukkoon. EU:n tilien perustana olevien maksujen yli kahden prosentin todennäköisimmän 37 virhetason laajalle ulottuvat vaikutukset voidaan luokitella kolmeen luokkaan. ISSAI 1705-standardin mukaan laajalle ulottuvia ovat vaikutukset, jotka tilintarkastustuomioistuimen harkinnan perusteella a) eivät rajoitu EU:n tilien tiettyihin osiin, tileihin tai eriin b) jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne edustavat tai voisivat edustaa huomattavaa osuutta EU:n tilien perustana olevista maksuista c) jos kyseessä ovat tilinpäätöksessä esitettävät tiedot, ne ovat perustavanlaatuisia käyttäjien EU:n tileistä 38 saaman käsityksen kannalta . 39 13. ISSAI-standardeissa itsessään, arviointimenettelyn aikana saatujen kommenttien analyyseissä , tarkastusmenetelmiä käsittelevässä kirjallisuudessa tai muissa asiakirjoissa ei anneta täsmällisiä ohjeita – esimerkiksi määrällisiä raja-arvoja – siitä, miten laajalle ulottumisen määritelmässä esiintyvät avaintermit ”rajoittuminen” ja ”huomattava” olisi tulkittava. ”Huomattavuuden” osalta kansainvälisen tilintarkastajaliiton (IFAC) yhteydessä toimiva International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) katsoi, että viime kädessä tarkastaja päättää ammatillisen harkintansa perusteella, mitä kyseisissä olosuhteissa tarkoitetaan 40 huomattavalla osuudella tilinpäätöksestä . IAASB ei ole esittänyt samankaltaista näkemystä ”rajoittumisesta”, mutta lienee loogista suhtautua siihen vastaavalla tavalla. 14. ISSAI-standardeissa ammatillinen harkinta määritellään seuraavasti: relevantin koulutuksen, tietämyksen ja kokemuksen soveltaminen tilintarkastusta ja kirjanpitoa koskevien standardien ja eettisten ohjeiden puitteissa, kun tehdään asiantuntemukseen perustuvia päätöksiä asianmukaisesta toimintatavasta kyseisen 41 tilintarkastustoimeksiannon olosuhteissa . Seuraavassa pyritään tämän ohjeistuksen perusteella kehittämään mahdollista lähestymistapaa, jota voitaisiin soveltaa käsitteiden ”rajoittuminen” ja ”huomattava” osalta tilintarkastustuomioistuimen toimintaympäristössä niissä säännönmukaisuuden tarkastuksissa, joita tilintarkastustuomioistuin kohdistaa EU:n tilien perustana oleviin maksuihin, ja ottaen huomioon DAS 2010- ja DAS 2011 -lausumaa varten tarkastettujen toimintalohkoryhmien rakenne ja taloudellinen merkitys sekä 42 tosiasialliset ja hypoteettiset tarkastustulokset . Lisäksi perehdytään siihen, kuinka muut ylimmät tarkastuselimet soveltavat laajalle ulottumisen käsitettä omassa toimintaympäristössään. Ensimmäinen vaihe määritettäessä laajalle ulottumista: huomio termiin ”rajoittuminen” 15. Tilintarkastustuomioistuimen maksuista antaman tarkastuslausunnon yhteydessä olennaisen virhetason katsotaan olevan laajalle ulottuva, jos se ei rajoitu EU:n tilien perustana olevien maksujen muodostaman koko perusjoukon tiettyihin osiin, tileihin tai aloihin. DAS-tarkastuslausuman yhteydessä soveltamansa lähestymistavan avulla tilintarkastustuomioistuin yleensä saa kohtuullisen varmuuden (eli saavuttaa 95 prosentin luottamustason), jonka se tarvitsee laskeakseen todennäköisimmän virhetason nimenomaan eri toimintalohkoryhmien osalta. Mm. eri jäsenvaltioiden, kolmansien maiden, komission pääosastojen, valvontajärjestelmien ja budjettikohtien osalta tehty tarkastustyö ei tavallisesti riitä saavuttamaan tarkkuutta, jota 37 38 39 40 41 42 Ks. ISSAI 1705, kappale 5. ISSAI 4200 -standardiin ei sisälly täsmällistä määritelmää. Siinä kuitenkin sovelletaan samanlaista lähestymistapaa määritettäessä, miten tarkastuslausuntoa mukautetaan (ks. kappaleet 169 ja 170), ja viitataan ISSAI 1705 -standardissa annettuun ohjeistukseen (ks. kappale 175). Koska tämä kolmas ryhmä ei ole relevantti maksujen laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta annetun tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausunnon kannalta, sitä ei käsitellä tässä asiakirjassa (ks. myös kappaleet 7 ja 8). Ks. esimerkiksi IFACin kaksi asiakirjaa: ”Basis for Conclusions: ISA 705 (Revised and Redrafted), Modifications to the Opinion in the Independent Auditor’s Report” (kappaleet 4-10), tai ”Basis for Conclusions: Close-off Documents – ISA 705 (Revised), Modifications to the Opinion in the Independent Auditor’s Report, and ISA 706 (Revised), Emphasis of Matter Paragraphs and Other Matter(s) Paragraphs in the Independent Auditor´s Report” (kohdat 17-24). Asiakirjat on laatinut IAASB:n henkilöstö. IFACin asiakirjat: ”Basis for Conclusions: Close-off Documents – ISA 705 (Revised), Modifications to the Opinion in the Independent Auditor’s Report, ISA 706 (Revised), Emphasis of Matter Paragraphs and Other Matter(s) Paragraphs in the Independent Auditor´s Report” (kohta 20). Katso ISSAI 1200 ”Riippumattoman tilintarkastajan yleiset tavoitteet ja tilintarkastuksen suorittaminen ISA-standardien mukaisesti”, kappale 13 k). Taulukon 2 hypoteettinen tilanne kuvastaa uuden toimintalohkoryhmärakenteen, jota aiotaan käyttää varainhoitovuotta 2011 koskevassa vuosikertomuksessa, todennäköisimpiä virhetasoja tapahtumiin kohdistetun DAS 2010 -tarkastuksen tulosten perusteella ja saavutetusta luottamustasosta riippumatta. Taulukossa 3 esitettyjen neljän hypoteettisen tilanteen tarkoituksena on vain kuvastaa DAS-tarkastusten mahdollisia tuloksia (samoin varainhoitovuotta 2011 koskevan vuosikertomuksen rakennetta käyttäen). Aiempia tarkastustuloksia ei ole otettu huomioon. Taulukossa ei ole otettu huomioon tilien perustana olevien toimien määritelmätarkistuksen vaikutuksia eikä julkisiin hankintoihin sovellettavaa yhdenmukaistettua lähestymistapaa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 154 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 43 virhetason arvioiminen niiden kohdalta edellyttäisi . Tämän vuoksi on tavallisesti pidettävä toimintalohkoryhmiä perusyksiköinä, joiden perusteella määritetään, onko olennainen virhetaso ”rajoittunut”. 16. Siksi ensimmäisessä vaiheessa on tutkittava, kuinka monessa toimintalohkoryhmistä virhetaso on olennainen. Kuten liitteen 2 taulukosta 1 käy ilmi, DAS 2010 -tarkastuksessa osuus oli kaksi viidestä (40 prosenttia). Jos varainhoitovuodeksi 2011 suunniteltua toimintalohkoryhmien uutta rakennetta olisi sovellettu jo varainhoitovuoteen 2010 (ks. liitteen 2 taulukko 2), osuus olisi ollut kaksi seitsemästä (29 prosenttia). 17. On epäselvää, mistä laajuudesta alkaen vaikutuksia olisi tarkkaan ottaen pidettävä laajalle ulottuvina. Tämä johtuu osaltaan siitä, että yksikään ylin tarkastuselin ei toistaiseksi ole julkaissut asiakirjoja tai antanut tarkastuslausuntoja, joissa kuvattaisiin, miten käsitettä on sovellettu. Jotta tilintarkastustuomioistuimen ammatillinen harkinta tältä osin olisi merkityksellistä, sen yhteydessä on otettava huomioon myös se, kuinka suuri on niiden toimintalohkoryhmien osuus koko taloudellisesta volyymistä, joiden virhetaso on / ei ole olennainen. Tätä käsitellään jäljempänä. Toinen vaihe määritettäessä laajalle ulottumista: huomio termiin ”huomattava” 18. Tilintarkastustuomioistuimen maksuista antaman tarkastuslausunnon yhteydessä olennaisen virhetason katsotaan olevan laajalle ulottuva myös, jos se vaikuttaa huomattavaan osuuteen EU:n tilien perustana olevien maksujen muodostamasta koko perusjoukosta. Edellä kuvattujen seikkojen ansiosta tilintarkastustuomioistuin yleensä saa kohtuullisen varmuuden (eli saavuttaa 95 prosentin luottamustason), jonka se tarvitsee laskeakseen todennäköisimmän virhetason nimenomaan eri toimintalohkoryhmien osalta. Tämän vuoksi on tavallisesti myös pidettävä toimintalohkoryhmiä perusyksiköinä, joiden perusteella määritetään, onko virhetaso olennainen huomattavassa osuudessa EU:n tilien perustana olevia maksuja. 19. Laajalle ulottumisen määrittämiseen kuuluvassa toisessa vaiheessa lasketaan näin ollen niiden toimintalohkoryhmien, joiden virhetaso on olennainen, osuus koko taloudellisesta volyymistä verrattuna EU:n tilien perustana olevien maksujen muodostamaan koko perusjoukkoon. Liitteen 2 taulukosta 1 käy ilmi, että DAS 2010 -tarkastuksessa havaittiin niiden toimintalohkoryhmien, joiden todennäköisin virhetaso oli suurempi kuin kaksi prosenttia, osuuden vastaavan 80:aa prosenttia maksujen koko summasta. Jos varainhoitovuodeksi 2011 suunniteltua toimintalohkoryhmien rakennetta olisi sovellettu jo varainhoitovuoteen 2010 (ks. liitteen 2 44 taulukko 2), osuus olisi laskenut 38 prosenttiin . 20. On epäselvää, mistä laajuudesta alkaen vaikutuksia olisi tarkkaan ottaen pidettävä laajalle ulottuvina. Tämä johtuu osaltaan siitä, että yksikään ylin tarkastuselin ei toistaiseksi ole julkaissut asiakirjoja tai antanut lausuntoja, joissa kuvattaisiin, miten käsitettä on käytetty. Tuntuu kuitenkin siltä, että 38 prosenttia on melko 45 suuri osuus perusjoukosta . Tästä syystä tilintarkastustuomioistuimen saattaa olla kyseisessä tilanteessa vaikea katsoa, että virhetaso on olennainen ”ei-huomattavassa” osuudessa EU:n tilien perustana olevista maksuista ja että varauman sisältävä lausunto olisi siis asianmukainen (”...lukuun ottamatta... tilien perustana olevien maksujen virhetaso ei ole olennainen”). 21. Koska ISSAI-standardeissa ei käsitellä täsmällisten raja-arvojen asettamista laajalle ulottumisen osalta, tilintarkastustuomioistuimen ammatillisen harkinnan eri soveltamistilanteiden vaikutuksia kuvataan jäljempänä tarkastustuloksista laadittujen hypoteettisten esimerkkien avulla (ks. myös liitteen 2 taulukossa 3 esitettyjä tilanteita). Esimerkeissä lähtöoletuksena on, että ”huomattavan osuuden” ja ”ei-huomattavan osuuden” välinen ”harmaa alue” voisi olla 20–30 prosenttia EU:n tilien perustana olevien maksujen yhteisarvosta. a) Jos suurimman tai toiseksi suurimman toimintalohkoryhmän virhetaso olisi olennainen, vaikutuksia pidettäisiin aina laajalle ulottuvina, mikäli tilintarkastustuomioistuin katsoisi, että 27 prosenttia on huomattava osuus kaikkien maksujen muodostamasta perusjoukosta. b) Jos tilintarkastustuomioistuin katsoo, että virhetasoltaan olennaisten toimintalohkoryhmien osuus ei saa olla suurempi kuin 26 prosenttia koko perusjoukosta, kyse ei olisi laajalle ulottumisesta, jos kolmen suurimman toimintalohkoryhmän todennäköisin virhetaso olisi pienempi kuin kaksi prosenttia. Jos hyväksytty enimmäisosuus olisi 20 prosenttia, tähän tarvittaisiin kolme suurinta toimintalohkoryhmää sekä yksi muu toimintalohkoryhmä (ei kuitenkaan pienin). 43 44 45 Tilintarkastustuomioistuimen DAS 2010 -tarkastuksessa saadut yhdennettyä hallinto- ja valvontajärjestelmää koskevat tulokset muodostivat poikkeuksen. Ylempi virheraja oli 1,8 prosenttia, joten tilintarkastustuomioistuin sai 99,3 prosentin varmuuden siitä, että osa-alueen virhetaso ei ollut olennainen. Tämä johtuu siitä, että maataloutta ja Euroopan sosiaalirahastoa koskevien uusien toimintalohkoryhmien todennäköisin virhetaso on pienempi kuin kaksi prosenttia, toisin kuin niiden toimintalohkoryhmien, joihin kyseiset osa-alueet sisältyivät aiemmin. Ainoat havaitut määrälliset tiedot koskivat Yhdysvaltain ylintä tarkastuselintä. Se totesi muun muassa kertomuksessaan GA-10637T ”Centres for Medicare and Medicaid Services – Pervasive Internal Control Weaknesses hindered Effective Control Management”, että lokakuussa 2009 julkaistussa raportissa tuotiin esiin laajalle ulottuvia sisäisen valvonnan puutteellisuuksia, jotka liittyivät sopimusten tekemiseen ja sopimuspuolille suoritettuihin maksuihin. Ylin tarkastuselin katsoi saaneensa tarkastustyönsä perusteella 95 prosentin varmuuden siitä, että vähintään 37,2 prosenttia sopimusmenettelyistä ei läpäissyt kolmea tai useampaa testiä (ks. sivu 6, alaviite 18). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 155 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Ensimmäisen ja toisen vaiheen yhdistäminen: laajalle ulottumisen mielekkään määrittämisen edellytykset 22. On itsestään selvää, että laajalle ulottumisen määrittäminen kaksivaiheisesti yhden ainoan edustavan DASotoksen (joka koostuu pienimmästä mahdollisesta määrästä tapahtumia) perusteella ei vastaisi ISSAIstandardien vaatimuksia. Tällaisella lähestymistavalla saataisiin kyllä tavallisesti kohtuullinen varmuus EU:n tilien perustana olevien maksujen todennäköisimmän virhetason arvioimista varten. Sen avulla ei kuitenkaan tavallisesti saataisi tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa evidenssiä, jonka pohjalta voitaisiin arvioida a) rajoittuuko olennainen virhetaso EU:n tilien tiettyihin osiin, tileihin tai eriin b) jos rajoittuu, muodostaako ongelma-alueiden taloudellinen kokonaisvolyymi huomattavan osuuden koko perusjoukosta. 23. Edellä olevan tekstiosion esimerkit osoittavat lisäksi, että suuremmilla toimintalohkoryhmillä on suhteeton merkitys määritettäessä laajalle ulottumista. Eri toimintalohkoryhmien taloudellisten volyymien epätasapaino voisi ääritapauksissa johtaa jopa siihen, että laajalle ulottumista koskevan määrittämisen ensimmäisen ja toisen vaiheen yhdistetyistä tuloksista tulee merkityksettömiä. 24. Laajalle ulottumista koskevan selkeän ja johdonmukaisen määrittämisen näkökulmasta uuden toimintalohkoryhmäjaon käyttöönottoa on pidettävä myönteisenä, sillä toimintalohkoryhmien taloudellisten volyymien väliset epätasapainot ovat pienentyneet. Lisäksi tilintarkastustuomioistuin voi hankkia enemmän tarkastusevidenssiä, mikä mahdollistaa ongelma-alueiden erottamisen alueista, joilla virheriskiä hallitaan asianmukaisesti. 25. Liian joustamaton mekaaninen lähestymistapa määritettäessä laajalle ulottumista seuraavien tekijöiden perusteella ei olisi asianmukainen: a) virhetasoltaan olennaisten toimintalohkoryhmien tietty lukumäärä suhteutettuna toimintalohkoryhmien kokonaismäärään b) virhetasoltaan olennaisten toimintalohkoryhmien osuutta koko taloudellisesta volyymistä kuvaavan tietty prosenttimäärä suhteutettuna EU:n tilien perustana olevien maksujen muodostamaan koko perusjoukkoon. Sen sijaan on käytettävä suurta ammatillista harkintaa ja otettava siinä yhteydessä huomioon toimintalohkoryhmien 46 47 rakenne ja kaikki saadut tarkastustulokset . Erityistä huomiota on kiinnitettävä niiden toimintalohkoryhmien taloudelliseen volyymiin, joiden virhetaso on / ei ole olennainen. Olennaisuuden ja laajalle ulottumisen suhde 26. ISA 705 -standardi on kiinteä osa ISSAI 1705 -standardia. ISA 705 -standardin arviointivaiheessa IAASB ei asettunut tukemaan eräiden osallistujien näkemystä, jonka mukaan olennaisuuden käsite pitäisi sisällyttää laajalle ulottumisesta laadittuun määritelmään. ED-ISA 705 -standardin vaatimuksia käsitellessään IAASB oli aiemmin pohtinut, pitäisikö sana ’olennainen’ sisällyttää ’laajalle ulottumisen’ käsitteeseen. IAASB katsoi kuitenkin, että ilmausta ”olennaisia ja laajalle ulottuvia” käytetään todellisuudessa usein, ja sen merkitys on 48 ymmärrettävä. 27. Tarkastuslausuntojen mukauttamista koskevien uusien ISSAI-standardien perustana olevat menetelmät edellyttävät siis sekä virhetason (ylittyykö olennaisuusraja) että virheiden jakauman (jotta ulottuminen laajalle otetaan huomioon) riippumatonta analyysiä. Laajalle ulottuminen on kuitenkin määritettävä ainoastaan niissä tapauksissa, joissa virhetaso on havaittu olennaiseksi. 28. Näiden kahden näkökohdan arvioiminen yhdessä ei vastaisi ISSAI 1705- ja 4200 -standardien vaatimuksia (esimerkiksi jos todennäköisin virhetaso kytkettäisiin sellaiseen virhetasoltaan olennaisten toimintalohkoryhmien lukumäärään tai koko perusjoukosta laskettuun osuuteen, jonka katsottaisiin merkitsevän, etteivät vaikutukset ulotu laajalle). 46 47 48 Huomioon on otettava esimerkiksi eri hallinnointitavat ja valvontajärjestelmät. Esimerkiksi valvontajärjestelmien vaikuttavuus sekä virhetasoltaan olennaisten maksujen tyyppi. IFACin asiakirja: ”Basis for Conclusions: ISA 705 (Revised and Redrafted), Modifications to the Opinion in the Independent Auditor´s report” (kappale 9). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 156 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE 1 Laajalle ulottumisen vaikutus annettavan lausunnon tyyppiin Tilintarkastustuomioistuimen arvio (mahdollisista) vaikutuksista EU:n Mukauttamiseen johtavan seikan luonne tilinpäätökseen tai EU:n tilien perustana oleviin tapahtumiin Olennainen mutta ei laajalle ulottuva Olennainen ja laajalle ulottuva EU:n tilinpäätös on olennaisesti virheellinen tai EU:n tilien perustana olevien tapahtumien Varauman sisältävä lausunto Kielteinen lausunto Varauman sisältävä lausunto Jätetään lausunto antamatta virhetaso on olennainen Ei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä Lähde: ISSAI 1705 -standardin kappaleessa A1 oleva taulukko on mukautettu vastaamaan tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausuman kohteita, jotka on määritelty SEUT:n 287 artiklassa. . Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 157 Yleistä – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE 2 Taulukko 1: DAS 2010 -tarkastuksen tulokset varainhoitovuoden 2010 vuosikertomuksessa käytettyjen toimintalohkoryhmien mukaisesti Maksut vuonna 2010 % maksujen yhteisarvosta Virhetaso olennainen Maatalous ja luonnonvarat 56 841,00 47% x Koheesiopolitiikka, energia ja liikenne 40 630,00 33% x Unionin ulkopuolelle suunnattu tuki sekä kehitysyhteistyö ja laajentumisasiat 6 543,00 5% Tutkimus ja muut sisäiset politiikat 8 953,00 7% Hallintomenot ja muut menot Yhteensä 9 264,00 8% 122 231,00 100% 2/5 (40%) Kriteeri termin ”rajoittuminen” käytölle: virhetaso on olennainen x:ssä y:stä toimintalohkoryhmästä 80% Kriteeri termin ”huomattava” käytölle: virhetaso on olennainen toimintalohkoryhmissä, joiden osuus maksujen yhteisarvosta on z % Taulukko 2: DAS 2010 -tarkastuksen tulokset varainhoitovuoden 2011 vuosikertomuksessa käytettäväksi suunniteltujen toimintalohkoryhmien mukaisesti(1) Maatalous Maksut vuonna 2010 % maksujen yhteisarvosta 43 990,00 36% Virhetaso olennainen Maaseudun kehittäminen, ympäristöasiat, meri- ja kalastusasiat sekä terveys- ja kuluttaja-asiat 12 851,00 11% x Euroopan aluekehitysrahasto, energia ja liikenne 33 554,00 27% x Euroopan sosiaalirahasto 7 076,00 6% Unionin ulkopuolelle suunnattu tuki sekä kehitysyhteistyö ja laajentumisasiat 6 543,00 5% Tutkimus ja muut sisäiset politiikat 8 953,00 7% Hallintomenot ja muut menot 9 264,00 8% 122 231,00 100% Yhteensä (1) Tapahtumiin kohdistetun DAS 2010 -tarkastuksen tulosten ekstrapolointi varainhoitovuoden 2011 vuosikertomuksessa käytettäväksi suunnitellun uuden rakenteen mukaisesti ei anna mahdollisuutta hankkia riittävää määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä niin, että kyettäisiin määrittämään kohtuullisella varmuudella, onko maatalouden ja Euroopan sosiaalirahaston toimintalohkoryhmien virhetaso olennainen. Tässä oleva hypoteettinen tilanne perustuu todennäköisimpiin virhetasoihin saavutetusta luottamustasosta riippumatta. 2/7 (29%) Kriteeri termin ”rajoittuminen” käytölle: virhetaso on olennainen x:ssä y:stä toimintalohkoryhmästä 38% Kriteeri termin ”huomattava” käytölle: virhetaso on olennainen toimintalohkoryhmissä, joiden osuus maksujen yhteisarvosta on z % Taulukko 3: Hypoteettiset tulokset varainhoitovuoden 2011 vuosikertomuksessa käytettäväksi suunniteltujen toimintalohkoryhmien mukaisesti Maksut vuonna 2010 % maksujen yhteisarvosta Virhetaso olennainen x Maatalous 43 990,00 36% Maaseudun kehittäminen, ympäristöasiat, meri- ja kalastusasiat sekä terveys- ja kuluttaja-asiat 12 851,00 11% Virhetaso olennainen Virhetaso olennainen Virhetaso olennainen Euroopan aluekehitysrahasto, energia ja liikenne 33 554,00 27% Euroopan sosiaalirahasto 7 076,00 6% x Unionin ulkopuolelle suunnattu tuki sekä kehitysyhteistyö ja laajentumisasiat 6 543,00 5% x x Tutkimus ja muut sisäiset politiikat 8 953,00 7% x x Hallintomenot ja muut menot 9 264,00 8% x x 122 231,00 100% Yhteensä Kriteeri termin ”rajoittuminen” käytölle: virhetaso on olennainen x:ssä y:stä toimintalohkoryhmästä Kriteeri termin ”huomattava” käytölle: virhetaso on olennainen toimintalohkoryhmissä, joiden osuus maksujen yhteisarvosta on z % x 1/7 (14%) 1/7 (14%) 4/7 (57%) 3/7 (43%) 36% 27% 26% 20% Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 1 – Liitteet | 158 Luotettavuus – Sisällysluettelo [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA Sisällysluettelo Johdanto 1 – Yleistä 2 – Tilien luotettavuus 3 – Säädösten ja määräysten noudattaminen Sanasto ja lyhenteet OSA 2 – TILIEN LUOTETTAVUUS SISÄLLYS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite I – Tilintarkastustuomioistuimen toimittamat luotettavuutta koskevat tarkastukset Liite II – Esimerkki tilinpäätöksen luotettavuutta koskevasta vahvistuskirjeestä (varainhoitovuoden 2010 alustava tilinpäätös) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Sisällysluettelo | 159 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 2. LUOTETTAVUUS 2. LUOTETTAVUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSIO 1 – PUITTEET SISÄLLYS 1.1 Tarkastettavat tilit 1.2 Luotettavuuden määritelmä 1.3 Sovellettava tilinpäätösnormisto 1.4 Ammatin harjoittaminen 1.5 Luotettavuutta koskevan tarkastuksen yleinen tavoite 1.6 luotettavuutta koskevat tarkastuksen kannanotot Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 1 | 160 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] ISSAI 1200 [ISA 200] Tilintarkastusta suoritettaessa tavoitteena on, että tilintarkastajan on mahdollista antaa lausunto siitä, onko tilinpäätös kaikilta olennaisilta osiltaan laadittu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti. Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia kohtuullinen varmuus siitä, onko tilinpäätöksessä kokonaisuutena väärinkäytöksestä tai virheestä johtuvaa olennaista virheellisyyttä, ja antaa havaintojensa mukaisesti kertomus tileistä. 1.1 TARKASTETTAVAT TILIT Tilien osat SEUT:ssa (287 artikla) vaaditaan, että tilien luotettavuus on tarkastettava ja luotettavuudesta on annettava lausuma (tarkastuslausuma). Tilit käsittävät tilinpäätöksen ja talousarvion toteuttamista koskevan selvityksen (selvitykset) kyseessä olevalta varainhoitovuodelta. Tarkastuksen kohteena ovat Euroopan unioni (EU) ja sen toimielimet, Euroopan kehitysrahastot (EKR:t), erillisvirastot, yhteisyritykset, Eurooppa-koulut sekä kaikki muut relevantit unionin perustamat elimet, jollei niiden perustamisasiakirjassa toisin määrätä. Luettelo toimitettavista tarkastuksista, vaadittava tarkastuskertomuksen muoto sekä tarkastusten oikeusperusta esitetään liitteessä I. Suoriteperuste Varainhoitoasetuksen mukaisesti tilinpäätös laaditaan noudattaen suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteita, jotka on mukautettu Euroopan unionin toimintaympäristöön sopiviksi. Talousarvion toteuttamista koskevat selvitykset perustuvat sen sijaan ensisijaisesti kassaperusteiseen kirjanpitoon. 1.2 LUOTETTAVUUDEN MÄÄRITELMÄ Ei olennaista virheellisyyttä tai vinoutumaa Luotettavuuden edellytyksenä on, että tileissä ei ole olennaista virheellisyyttä tai vinoutumaa ja että käyttäjät voivat luottaa siihen, että tilit antavat todenmukaisen kuvan siitä mitä niiden ilmoitetaan kuvaavan taikka mitä niiden voidaan kohtuudella olettaa kuvaavan. Todenmukainen esittäminen tarkoittaa, että tapahtumat • esitetään niin, että kuvataan niiden tosiasiallista sisältöä eikä pelkästään oikeudellista muotoa • ovat neutraaleja tai vinoutumattomia Todenmukainen esittäminen • esitetään varovaisuuden periaatetta noudattaen siten, että varallisuutta tai tuloja ei ilmoiteta liian suurina eikä velkoja tai menoja liian pieninä • ovat täydellisiä kaikilta olennaisilta osiltaan • ovat vertailukelpoisia eri aikoina ja eri organisaatioiden välillä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 1 | 161 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Tietyltä varainhoitovuodelta annettavassa tilinpäätöksessä on esitettävä täydellinen ja oikea kuva rahavirroista ja varainhoitovuoden taloudellisesta tuloksesta; varat ja velat on kirjattava varainhoitovuoden lopussa asianmukaisesti ja siten, että taloudellisesta tilanteesta saadaan todenmukainen kuva; lisäksi tilinpäätöksen liitetiedoissa on esitettävä kaikki relevantit tiedot. 1.3 SOVELLETTAVA TILINPÄÄTÖSNORMISTO 49 EU:n toimielinten ja tahojen soveltamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai niiden puuttuessa kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRS-tilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards). 1.4 AMMATIN HARJOITTAMINEN Tarkastajan on Ammattietiikka • noudatettava relevantteja eettisiä vaatimuksia tilintarkastustuomioistuimen tarkastusperiaatteiden ja standardien mukaisesti Ammatillinen skeptisyys • suunniteltava ja suoritettava tarkastus noudattaen ammatillista skeptisyyttä ja tiedostaen, että tilit voivat olla olennaisesti virheellisiä Kohtuullinen varmuus • hankittava tarpeellinen tarkastusevidenssiä kohtuullisen määrä tarkoitukseen varmuuden saamiseksi soveltuvaa tarkastuksen johtopäätöksiä ja tarkastuslausuntoa varten. 49 Kirjanpitosääntöjä sovelletaan niihin toimielimiin ja tahoihin, jotka kuuluvat konsolidoinnin piiriin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 162 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.5 LUOTETTAVUUTTA KOSKEVAN TARKASTUKSEN YLEINEN TAVOITE Esittää kaikilta olennaisilta osiltaan oikein Luotettavuuden osalta tarkastuksen yleistavoitteena on määritellä, onko taloudellinen asema sekä tulokset ja rahavirrat mainittuna päivänä päättyneeltä varainhoitovuodelta esitetty sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti kaikilta olennaisilta osiltaan oikein. Esimerkiksi Euroopan unionin tilinpäätöksen tapauksessa tilinpäätösnormisto sisältää varainhoitoasetuksen säännökset sekä komission tilinpitäjän laatimat 50 kirjanpitosäännöt (saatavilla budjettipääosaston verkkosivuilla) , jotka perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai niiden puuttuessa kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRS-tilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards). Kirjanpitosäännöt saavat poiketa IPSAS-standardien vaatimuksista ainoastaan tapauksissa, joissa se on välttämätöntä, jotta Euroopan unionin toiminnasta voidaan antaa oikea ja riittävä kuva. 1.6 LUOTETTAVUUTTA KOSKEVAT TARKASTUKSEN KANNANOTOT 1.6 luotettavuutta koskevat tarkastuksen kannanotot Toteamalla tilinpäätöksen luotettavaksi toimiva johto ottaa implisiittisesti tai eksplisiittisesti kantaa tilinpäätöksen eri osiin. Tarkastusta suunnitellessaan tarkastaja pyrkii varmistamaan, että tarkastusta varten kerätään tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä, jonka avulla voidaan päätellä, missä määrin kannanotot pitävät paikkansa. Tarkastajan on tehtävä johtopäätökset erityisesti seuraavista tavoitteista (eli kannanotoista): Kauden tapahtumat a) Kannanotot, jotka koskevat tarkastuksen kohteena olevan kauden aikana toteutuneita erilajisia tapahtumia: 50 Budgweb: http://intracomm.cec.eu-admin.net/budg/index_en.html. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 163 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Tapahtuminen – kirjatut tapahtumat ovat toteutuneet ja kuuluvat organisaatiolle. Täydellisyys – kaikki tapahtumat, jotka olisi pitänyt kirjata, on kirjattu. Oikeellisuus – kirjattuihin tapahtumiin liittyvät määrät ja muut tiedot on kirjattu asianmukaisesti. Katko – tapahtumat on kirjattu oikealle tilikaudelle. Luokittelu – tapahtumat on kirjattu oikeille tileille. 51 Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus – talousarviomäärärahat ovat olemassa . Tapahtumat tilikauden lopussa b) Kannanotot, jotka koskevat tilien saldoja tilikauden lopussa Olemassaolo – varat, velat ja oma pääoma ovat olemassa. Oikeudet ja velvoitteet – organisaatio hallitsee varoja tai sillä on määräysvalta niitä koskeviin oikeuksiin, ja velat ovat organisaation velvoitteita. Täydellisyys – kaikki varat, velat ja oma pääoma, jotka olisi pitänyt kirjata, on kirjattu. Arvostaminen ja kohdistaminen – varat, velat ja oma pääoma esitetään tilinpäätöksessä asianmukaisina määrinä ja arvostamisesta tai kohdistamisesta johtuvat oikaisut on kirjattu asianmukaisesti. Esittämistapa ja tilinpäätöksessä esitettävät tiedot c) Esittämistapaa ja tilinpäätöksessä esitettäviä tietoja koskevat kannanotot Tapahtuminen sekä oikeudet ja velvoitteet – tilinpäätöksessä esitetyt tapahtumat ja muut seikat ovat toteutuneet ja kuuluvat organisaatiolle. Täydellisyys – kaikki tiedot, jotka tilinpäätöksessä olisi pitänyt esittää, on esitetty. Luokittelu ja ymmärrettävyys – taloudellinen informaatio on esitetty ja kuvattu asianmukaisesti, ja tilinpäätöksessä esitettävät tiedot on ilmaistu selkeästi. Oikeellisuus ja arvostus – taloudellinen ja muu informaatio on esitetty oikein ja asianmukaisina määrinä. 51 Laittoman tai sääntöjenvastaisen tapahtuman ei ilmoiteta vaikuttavan tilien luotettavuuteen, jos se on viety kirjanpitoon oikein. Sääntöjenvastaisuuksien taloudelliset vaikutukset tai sääntöjenvastaisuusriskit on kuitenkin esitettävä asianmukaisesti. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 164 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.6.1 Tarkastettavat tilinpäätöksen osat Tarkastettavat tilinpäätöksen osat ovat seuraavat: i) Tuloslaskelma Tuloslaskelmaa koskevien tarkastustoimenpiteiden tarkoituksena on tarkistaa, että tulot ja menot ovat toteutuneet ja ne on kirjattu oikein ja täydellisinä. Lisäksi tarkistetaan, että tulot ja menot on kirjattu oikein oikealle varainhoitovuodelle ja että niiden esittämistapa on oikea. ii) Tase Tasetta koskevien tarkastustoimenpiteiden avulla on voitava tarkistaa seuraavat tilinpäätöserät ja kannanotot (esimerkkejä): a) jäsenvaltioiden rahoitusosuudet (täydellisyys ja arvostaminen) b) saamiset (olemassaolo, oikeudet ja velvoitteet, täydellisyys ja arvostaminen) c) ennakkorahoitus (olemassaolo, oikeudet ja velvoitteet, täydellisyys ja arvostaminen) d) rahavarat (olemassaolo, oikeudet ja velvoitteet, täydellisyys ja arvostaminen) e) rahastojen varat ja varannot (täydellisyys ja arvostaminen) f) maksamattomat laskut (täydellisyys ja arvostaminen) g) siirtovelat – maksamattomia laskuja koskeva varaus (oikeudet ja velvoitteet, täydellisyys ja arvostaminen) h) käyttöomaisuus (olemassaolo, oikeudet ja velvoitteet, täydellisyys ja arvostaminen). iii) Rahavirtalaskelma Rahavirtalaskelmaa koskevien tarkastustoimenpiteiden tarkoituksena on määrittää, onko varainhoitovuoden kassatapahtumat esitetty laskelmassa oikein (maksut, tuotot, aiheutuneet kulut sekä kassatilanne). iv) Tilinpäätöksen liitetiedot Tilinpäätöksen liitetietoja koskevien tarkastustoimenpiteiden tarkoituksena on tarkistaa esittämistapaa ja esitettäviä tietoja koskevat kannanotot; kaikkia merkittäviä tilinpäätöksen osia koskevat kommentit on esitettävä asianmukaisesti liitetiedoissa, mukaan luettuna taseen ulkopuoliset erät, kuten takaukset. v) Laskelma nettovarallisuuden muutoksista Nettovarallisuuden muutoksia koskevien tarkastustoimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa, että nettovarallisuuden muutokset on kirjattu ja raportoitu oikein. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 165 Luotettavuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] vi) Talousarvion toteuttamista koskevat selvitykset Talousarvion toteuttamista koskeviin selvityksiin kohdistettavien tarkastustoimenpiteiden yhteydessä on varmistettava, että a) konsolidoituja varoja koskevat muutokset vastaavat taseessa esitettyjä varanto-, rahastoja pääomamuutoksia b) taloudellisten (esimerkiksi sitoumusten, rahoitusväline- yksittäisten tai oikeudellisten toimintalohkokohtaisten) sitoumusten ja määrät dokumentoitu on maksujen asianmukaisesti c) taloudelliset tiedot ovat luotettavia d) asianomaisten liitetietojen esittämistapa ja esitettävät tiedot ovat oikeita. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 166 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 2. LUOTETTAVUUS 2. LUOTETTAVUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSIO 2 – SUUNNITTELU SISÄLLYS 2.1 Suunnittelu – Yleiskatsaus 2.2 Olennaisuuden määrittely 2.3. riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä (sisäinen valvonta mukaan luettuna) muodostetun käsityksen avulla 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 167 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.1 SUUNNITTELU – YLEISKATSAUS ISSAI 1300 [ISA 300] 2.1.1 Tarkastajan lähestymistavan perusta luotettavuutta koskevassa tarkastuksessa Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella tilintarkastus siten, että se tulee suoritetuksi tehokkaasti. 2.1.1 Tarkastajan lähestymistavan perusta luotettavuutta koskevassa tarkastuksessa Tarkastajan tavoitteena on toteuttaa seuraavat vaiheet tilien luotettavuutta koskevassa tarkastuksessa, jotta hän voi tehdä johtopäätöksen edellä mainituista yleisistä ja erityisistä tarkastustavoitteista: • Olennaisen virheellisyyden riskien tunnistaminen ja arvioiminen tarkastuskohteesta ja sen toimintaympäristöstä muodostetun käsityksen avulla. Tarkastajan täytyy saada laaja käsitys, jonka avulla on mahdollista yksilöidä ne tapahtumalajit tai tiliryhmät, joihin organisaation toimet voivat vaikuttaa merkittävällä tavalla. Tarkastajan on myös määritettävä niihin kannanottoihin liittyvä toimintariskin taso, jotka aiheuttavat kaikkein todennäköisimmin tileihin liittyvän olennaisen virheellisyyden. • Alustava arvio kontrolliriskistä Tarkastaja muodostaa käsityksen sisäisestä valvonnasta, mukaan lukien kirjanpitojärjestelmät, tilinpäätöksen laatimisprosessi sekä menettelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että tilit ovat tilinpäätösnormiston mukaisia. Näin tarkastajan on mahdollista tunnistaa ne relevantit kontrollit, jotka parhaiten kohdentuvat kannanottoihin, jotka aiheuttavat kaikkein todennäköisimmin olennaisen virheellisyyden. Lisäksi tarkastaja pystyy näin laatimaan alustavan arvion tilien luotettavuuteen liittyvästä kontrolliriskistä. • Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu Tarkastaja suunnittelee toteutettavien tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden ja arvioi, tuleeko kysymykseen kontrollien testaus yhdistettynä aineistotarkastustoimenpiteisiin vai onko aiheellista keskittyä ainoastaan aineistotarkastustoimenpiteisiin. Tarkoituksena on alentaa olennaista virheellisyyttä koskeva tarkastusriski hyväksyttävän alhaiselle tasolle. • Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen mukaisesti. voidaan Toimenpiteitä suunnitteluvaiheessa tarvittaessa muuttaa määritetyn tarkastuksessa toteutettujen testien tulosten perusteella. • Raportointi luotettavuudesta Tilintarkastustuomioistuin laatii tilien luotettavuudesta erillisen ja eksplisiittisen lausunnon. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 168 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.2 OLENNAISUUDEN MÄÄRITTELY ISSAI 1320 [ISA 320] 2.2.1 Olennaisuuden tasot 2.2.2 Luotettavuuteen liittyvä määrällinen ja laadullinen olennaisuus 2.2.3 Tilien olennaiset erät Tilintarkastajan tavoitteena on määrittää ja arvioida tarkastuksen edetessä uudelleen asianmukainen olennaisuuden taso tai tasot, joiden avulla tilintarkastaja voi suunnitella ja suorittaa tarkastuksen. 2.2.1 Olennaisuuden tasot Tilinpäätöksen taso Tarkastusta suunnitellessaan tarkastaja arvioi, mikä muodostaisi tileihin liittyvän olennaisen virheellisyyden. Tarkastaja arvioi olennaisuutta sekä koko tilinpäätöksen tasolla että tapahtumien lajien, tilien saldojen ja tilinpäätöksessä esitettävien tietojen osalta. Hän voi soveltaa erilaisia Tapahtumien lajit, tilien saldot ja tilinpäätöksessä esitettävät tiedot olennaisuuden tasoja arvioitavista tileihin liittyvistä näkökohdista riippuen. Tarkastaja pystyy tekemään olennaisuutta koskevan arviointinsa avulla päätöksen esimerkiksi tutkittavista eristä, otantamenetelmän käytöstä ja analyyttisten toimenpiteiden käytöstä aineistotarkastustoimenpiteinä. 2.2.2 Luotettavuuteen liittyvä määrällinen ja laadullinen olennaisuus Tarkastajan on arvioitava, missä vaiheessa tarkastuksessa havaittujen korjaamattomien virheellisyyksien kokonaisarvo on sellainen, että tarkastaja katsoo tilien olevan epäluotettavat. Jos esimerkiksi tilinpäätöksen Määrällinen kokonaisvirhettä koskeva arvio on niin korkea, että käyttäjät pitäisivät sen tietäessään tilejä epäluotettavina, virhetason on katsottava olevan määrällisesti olennainen. Tarkastajan on myös otettava huomioon, että suhteellisen pieniä määriä koskevilla virheellisyyksillä voi olla yhteisvaikutus tileihin. Tietyntyyppiset virheellisyydet eivät sinällään ole määrällisesti olennaisia, mutta ne saattavat olla olennaisia laadullisesti esimerkiksi luonteensa tai esiintymisyhteytensä perusteella. Tämä tarkoittaa, että virheellisyydet ovat luonteensa tai esiintymisyhteytensä perusteella niin merkittäviä, että ne Laadullinen vaikuttavat laadittavana olevaan tarkastuslausuntoon. Virheellisyyden voi muodostaa esimerkiksi se, että tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden puutteellinen tai epäasianmukainen kuvaus on tilinpäätöksen käyttäjän kannalta harhaanjohtavaa. Virheellisyytenä voidaan pitää myös sitä, että tietty organisaatio on jätetty pois tilinpäätökseen konsolidoitujen organisaatioiden luettelosta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 169 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.2.3 Tilien olennaiset erät Unionin toimielimet, erillisvirastot, toimeenpanovirastot, laitokset ja vastaavat elimet ottivat suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöön vuonna 2005. Tämän myötä taseeseen tuli joitakin uusia eriä. Nykyisin varat ja velat voidaan merkitä taseeseen riippumatta siitä, onko kassaan tai kassasta suoritettu maksua. Komission on esimerkiksi kirjattava velka sopimuspuolelle, joka on saanut työn päätöksen vuoden loppuun mennessä, vaikka laskua ei ole vielä saatu. Uudet erät (ennakkorahoitus, maksettavat laskut sekä siirtovelkojen katko) ovat merkittäviä tekijöitä, sillä ne ovat usein rahamääräisesti katsottuna olennaisia. 2.3. RISKIEN TUNNISTAMINEN JA ARVIOIMINEN ORGANISAATIOSTA JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖSTÄ (SISÄINEN VALVONTA MUKAAN LUETTUNA) MUODOSTETUN KÄSITYKSEN AVULLA ISSAI 1315 [ISA 315] 2.3.1 Tarkastusriski 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaation toiminnasta toimintariskin tunnistamista ja arviointia varten 2.3.3 Organisaation sisäinen valvonta 2.3.4 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi 2.3.5 Esimerkkejä virheellisyyden riskeistä Tilintarkastajan tavoitteena on väärinkäytöksestä tai virheestä johtuvan olennaisen virheellisyyden riskien tunnistaminen ja arvioiminen tilinpäätöstasolla ja kannanottotasolla sen käsityksen avulla, jonka hän muodostaa yhteisöstä ja sen toimintaympäristöstä sekä sen sisäisestä valvonnasta, ja näin saada perusta arvioituihin olennaisen virheellisyyden riskeihin vastaavien toimenpiteiden suunnittelulle ja toteuttamiselle. 2.3.1 Tarkastusriski Tarkastusriskin määritelmä Luotettavuutta koskeva tarkastusriski on riski siitä, että tilintarkastustuomioistuin esittää epäasianmukaisen tarkastuslausunnon, kun tilit ovat olennaisesti virheellisiä. Tarkastusriski koostuu seuraavista tekijöistä: • olennaisen virheellisyyden riski – riski siitä, että tilit ovat olennaisesti virheellisiä ennen tarkastusta; riski koostuu kahdesta osatekijästä eli toimintariskistä ja kontrolliriskistä Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 170 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • riski siitä, että tarkastaja ei havaitse olennaista virheellisyyttä (havaitsemisriski). Tilanne voidaan esittää seuraavasti: Kaavio 1: Tarkastusriskin osatekijät Organisaation toiminnan yhteydessä ilmenevien riskien arviointi Virheistä tai petoksista johtuvia olennaisia virheellisyyksiä koskevan riskin arviointi Tarkastusriski = Toimintariski X Kontrolliriski X Havaitsemisriski Tarkastuskohteeseen liittyvä riski Olennaisen virheellisyyden riskin arviointi Tarkastajan on tunnistettava olennaisen virheellisyyden riskit ja arvioitava niitä tilinpäätöstasolla sekä kannanottotasolla tapahtumien lajien, tilien saldojen ja tilinpäätöksessä esitettävien tietojen osalta. Tätä tarkoitusta varten tarkastajan on • tunnistettava riskejä sekä näihin riskeihin liittyviä relevantteja kontrolleja koko sen prosessin ajan, jossa hän muodostaa käsitystä organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä, sekä arvioitava tilinpäätökseen sisältyviä tapahtumien lajeja ja tilien saldoja sekä tilinpäätöksessä esitettäviä tietoja • suhteutettava tunnistetut riskit siihen, mikä voi mennä vikaan kannanottotasolla • arvioitava, ovatko riskit niin suuria, että niistä voisi aiheutua tilinpäätökseen olennainen virheellisyys • arvioitava todennäköisyyttä, että riskeistä voisi aiheutua olennainen virheellisyys • määritettävä, mitkä tunnistetuista riskeistä edellyttävät hänen arvionsa mukaan erityistä huomioon ottamista tarkastuksessa (niin kutsutut merkittävät riskit). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 171 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Merkittävät riskit Olennaista virheellisyyttä koskevat riskit saattavat olla suurempia seuraavissa yhteyksissä: i) merkittävät muut kuin rutiininomaiset tapahtumat, jotka syntyvät esimerkiksi seuraavanlaisista seikoista: • toimivan johdon tavallista suurempi puuttuminen kirjanpitokäsittelystä päättämiseen • tavallista suurempi manuaalinen väliintulo tiedon keruuseen ja käsittelyyn • monimutkaiset laskelmat tai laskentaperiaatteet • ei-rutiininomaisten tapahtumien luonne, jonka vuoksi organisaation voi olla vaikeaa ottaa käyttöön riskeihin kohdistuvia tehokkaita kontrolleja. ii) kirjanpidollisten arvioiden tekemistä edellyttävät merkittävät harkinnanvaraiset seikat, jotka aiheutuvat esimerkiksi seuraavista asioista: • kirjanpidollisia arvostusmenetelmät arvioita tai voivat olla tuottojen alttiita kirjaamista erilaisille koskevat tulkinnoille (esim. siirtovelat) • tarvittava harkinta voi olla subjektiivista tai monimutkaista taikka edellyttää oletuksia tulevien tapahtumien vaikutuksista (esim. varaukset). Olosuhteet ja tapahtumat, jotka voivat viitata olennaisen virheellisyyden riskeihin Seuraavassa on joitakin esimerkkejä olosuhteista ja tapahtumista, jotka voivat viitata olennaisen virheellisyyden riskien esiintymiseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 172 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 1: Esimerkkejä olosuhteista ja tapahtumista, jotka voivat viitata olennaisen virheellisyyden riskiin Ala Organisaation rakenne Tapahtumat Kirjanpito Henkilöstö Tietotekniikka Entisen tai nykyiset ongelmat Esimerkit • Organisaatiossa tapahtuneet muutokset, kuten uudelleenjärjestelyt tai epätavalliset tapahtumat • Monimutkaiset liittoutumat tai yhteisyritysjärjestelyt • Merkittävät lähipiiritapahtumat • Merkittävä määrä epäsystemaattisia tai muita kuin rutiininomaisia tapahtumia tilikauden lopussa • Uusien kirjanpitosääntöjen tai laskentanormien soveltaminen (esim. suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönotto) • Laskentatoimen tuottamat lukuarvot, joihin liittyy monimutkaisia prosesseja • Tapahtumat, joihin liittyy merkittävää mittausepävarmuutta, mukaan lukien kirjanpidolliset arviot • Puute henkilöstöstä, jolla on tarvittavat laskentatoimen ja taloudellisen raportoinnin taidot • Muutokset avainhenkilöstössä, mukaan lukien avainasemassa olevien johtajien irtisanoutumiset, henkilöstön vaihtuminen • Muutokset tietotekniikkaympäristössä • Uusien merkittävien taloudelliseen raportointiin liittyvien tietojärjestelmien käyttöönotto (esim. ABAC) • Tietotekniikkajärjestelmien välisen tiedonsiirron puutteelliset kontrollit • Aiemmat virheellisyydet tai merkittävät oikaisut tilikauden lopussa • Sisäisen valvonnan puutteellisuudet, etenkin puutteellisuudet, joita toimiva johto ei ole korjannut • Valvontaelinten tai viranomaisten organisaatiolle osoittamat tiedustelut • Kesken olevat oikeudenkäynnit ja ehdolliset velat Riskienarviointitoimenpiteet Tarkastajan on toteutettava riskienarviointitoimenpiteitä tiedustelut, yksityiskohtaiset tarkastukset) saadakseen käsityksen toimintariskin kontrolliriskin tasosta ja (analyysit, vaadittavan asianomaisessa organisaatiossa. Tarkastuskohteen omien riskienarviointitoimenpiteiden avulla voidaan saada paljon hyödyllistä tietoa. Esimerkiksi jokainen komission pääosasto on nimittänyt kirjanpitoyhteyshenkilön, joka vastaa kirjanpitoriskin tunnistamisesta ja arvioinnista. Tarkastajan on kaikissa tapauksissa noudatettava ammatillista skeptisyyttä tarkastuskohteen suorittamiin riskienarviointeihin nähden. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 173 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaation toiminnasta toimintariskin tunnistamista ja arviointia varten Se, kuinka laaja-alaista työtä tarkastaja joutuu tekemään muodostaakseen riittävän käsityksen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä, riippuu Tausta toimien ja niihin liittyvien kirjanpitoprosessien asianomaista organisaatiota kokemuksesta sekä koskevasta aiempien monimutkaisuudesta, tarkastajan tarkastusten jälkeen aiemmasta mahdollisesti tapahtuneiden muutosten määrästä. Tarkastettava organisaatio on kaikissa tapauksissa vastuussa tilien luotettavuudesta ja oikeellisesta esittämisestä tilinpäätöksessä. Esimerkiksi komission tapauksessa tilinpitäjä vastaa suoraan tilinpäätöksestä, ja valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät (pääjohtajat) vastaavat siitä välillisesti. Muiden EU:n toimielinten tapauksessa vastuussa on tilinpitäjä. Painopistealat Käsityksen muodostaminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä kattaa seuraavat osa-alueet: • organisaation luonne, mukaan lukien toteutettujen tapahtumien tyypit, tilinpäätös ja tileihin sisältyvät budjettikohdat, sekä kirjanpitoprosessiin osallistuviin sovellettava vastuuketju • organisaation tavoitteet ja strategiat sekä niihin liittyvät toiminnan yhteydessä ilmenevät riskit, joista voi aiheutua olennaisia virheellisyyksiä tilinpäätökseen • tilinpäätöksen laatimisen perustana oleva tilinpäätösnormisto (ks. luku 1.3), määräykset joka käsittää sekä sovellettavat kirjanpitosäännöt varainhoitoasetuksen ja sen ja SEUT:n soveltamissäännöt; tilinpäätösnormisto ja muut säännökset sisältävät myös ne määräykset, jotka on annettu tarkastettavan organisaation perustamista ja toimintaa koskevassa lainsäädännössä; käsitystä muodostettaessa kiinnitetään huomiota myös tilinpäätöksen esittämiseen, esimerkiksi olennaisten seikkojen esittämisen, käytetyn terminologian, erien luokittelun sekä ilmoitettujen määrien laskemisperustan osalta • tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valinta ja soveltaminen organisaatiossa – tarkastaja arvioi, ovatko periaatteet toimintaan soveltuvia ja yhdenmukaisia sovellettavan tilinpäätösnormiston kanssa; käsityksen muodostaminen kattaa merkittäviin ja epätavallisiin tapahtumiin sovellettavat kirjanpitomenetelmät, kirjanpidollisten arvioiden laadinnan, tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden muutokset tai sellaiset kansainvälisten tilinpäätösstandardien muutokset, jotka saattavat vaikuttaa organisaatioon; käsitystä muodostettaessa arvioidaan myös, näyttääkö organisaation johto Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 174 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] noudattavan aggressiivisia vai varovaisia tilinpäätöksen laatimisperiaatteita • kuinka organisaatio mittaa ja arvioi taloudellista tulostaan; soveltaako se tulosmittareita (esim. talousarvion toteuttamista), varianssianalyysiä vai muita menetelmiä; sovelletut toimenpiteet saattavat osoittaa tarkastajalle tileihin liittyviä virheellisyyksiä koskevan riskin. Tilinpäätös Tilinpäätös kattaa • tilinpäätösasiakirjat, jotka koostuvat • taseesta tai taseista • tuloslaskelmasta, johon sisältyy segmenttiraportointi • rahavirtalaskelmasta • nettovarallisuuden muutoksia koskevasta laskelmasta • tilinpäätöksen liitetiedoista • selvityksen (selvitykset) talousarvion toteuttamisesta • talousarvion toteutumalaskelma (kooste Euroopan unionin yleistä talousarviota koskevista selvityksistä) • liitetiedot. Esimerkkejä tilien olennaisista eristä: Ennakkorahoitus Ennakkorahoitus: Ennakkorahoituksen tarkoituksena on antaa edunsaajalle pääomaa. Ennakkorahoitusta käytetään laajalti unionin eri toiminta-aloilla tehtävien sopimusten yhteydessä. Tietylle hankkeelle maksettu ennakkorahoitus on unionin omaisuutta siihen asti, kunnes rahoitus tarkastetaan ja hyväksytään edunsaajan toimitettua asianmukaiset tositteet varojen käytöstä. Ennakkorahoituksen nettoarvo ilmoitetaan taseessa varoina siihen asti kunnes se on tarkastettu ja hyväksytty. Maksamattomat laskut Maksamattomat laskut: Unionin kirjanpitoympäristössä termiä ”laskut” käytetään yleisenä ilmauksena kuvaamaan esimerkiksi hankkeiden edunsaajilta saatuja kuluilmoituksia, jäsenvaltioilta tulleita menoilmoituksia, kauppalaskuja tai yhteisrahoitettuihin hankkeisiin liittyviä tarkastettuja menoilmoituksia. Laskujen vastaanotto, niiden tukikelpoisuuden analysointi ja maksaminen kuuluvat olennaisina piirteinä unionin tukitoimenpiteisiin. Laskut ilmoitetaan ”lyhytaikaisina velkoina” taseen vastattavaa-puolella, jos niitä ei ole maksettu vuoden loppuun mennessä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 175 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Siirtovelat Suoriteperusteisen Siirtovelat: kirjapidon yhteydessä unioni kirjaa varainhoitovuoden lopussa sellaiset hankkeen sopimuspuolille velkaa oltavat määrät, jotka koskevat vuoden lopussa suoritettua töiden osaa, josta ei ole vielä saatu laskua. Tähän viitataan yleisesti katkona. Siirtovelkojen katko varainhoitovuoden lopussa on monimutkainen prosessi, sillä se perustuu pitkälti arviointiin. Seuraavat tekijät lisäävät virheellisyyden riskiä: unionin rahoittamien hankkeiden valtava lukumäärä, kyseessä olevat rahamäärät, hankkeiden elinkaarimallien laaja kirjo, sovellettavat kirjanpitojärjestelmät, sopimusten erilaisuus, kustakin hankkeesta saatavilla olevien tietojen luonne ja luotettavuus sekä DAS-tarkastuslausuman ja EKR:jen tapauksessa eri pääosastojen soveltamat toimintamallit. (Tarkat tiedot kunkin pääosaston soveltamista katkomenetelmistä ovat saatavilla tilien luotettavuudesta ja toimivan johdon antamista vahvistusilmoituksista vastaavasta yksiköstä (ARR)). Toimintariskin tunnistaminen ja arviointi Tarkastajan on tehtävä alustava arvio toimintariskistä yleisellä tasolla (eli koko toiminnan/organisaation kannalta olennaiset tasolla) riskialueet, tunnistaakseen jotka on tarkastuksen otettava huomioon tarkastustoimenpiteiden suunnittelussa ja toteuttamisessa. Tarkastaja voi arvioida toimintariskin suureksi tai pieneksi. Toimintariski voi liittyä esimerkiksi merkittäviin kirjanpito- tai tietotekniikkamuutoksiin, sovellettavien kirjanpitosääntöjen ja -prosessien monimutkaisuuteen sekä kyseessä olevien elinten ja/tai osastojen lukumäärään. Lisäksi toimintariski voi koskea keskeisiä aloja, kuten ennakkorahoitusta, laskuja/menoilmoituksia sekä katkoa. Merkittävät riskit Tarkastajan on määritettävä, edellyttävät hänen arvionsa mitkä mukaan tunnistetuista erityistä toimintariskeistä huomioon ottamista tarkastuksessa (merkittävät riskit). Tarkastajan on muodostettava käsitys näihin riskeihin liittyvistä sisäisistä kontrolleista. 2.3.3 Organisaation sisäinen valvonta Luotettavuutta koskeva sisäinen valvonta Luotettavuutta koskevan sisäisen valvonnan tarkoituksena on puuttua riskeihin ja tarjota kohtuullinen varmuus siitä, että organisaatio saavuttaa tilien luotettavuutta koskevat tavoitteensa. Osa kontrolleista kattaa kirjanpitoprosessit koko vuodelta (esim. kirjanpidon läpikäyntitoiminnot ja kirjanpitoa koskevan riskianalyysin kehittäminen komissiossa). Muut kontrollit liittyvät nimenomaisesti tilinpäätöksen laatimisprosessiin vuoden lopussa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 176 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Relevantit kontrollit Tilien luotettavuutta koskevan tarkastuksen kannalta relevantit kontrollit liittyvät organisaation tavoitteeseen laatia ulkoisiin tarkoituksiin tilinpäätös, joka on esitetty sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti kaikilta olennaisilta osiltaan oikein, sekä tileille mahdollisesti olennaisia virheellisyyksiä aiheuttavan riskin hallintaan. On tarkastajan ammatillisessa harkinnassa, onko jokin kontrolli yksin tai yhdessä muiden kanssa relevantti tässä yhteydessä. Harkintaa käyttäessään tarkastaja arvioi olennaisuutta, organisaation toiminnan luonnetta, organisaation toimien moninaisuutta ja monimutkaisuutta sekä sisäisen valvonnan järjestelmien luonnetta ja monimutkaisuutta. Kirjanpidon valvontaympäristöä arvioitaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota kontrolleihin, joilla on välitön vaikutus tilejä koskeviin kannanottoihin. Arvioitavat valvontajärjestelmät: Luotettavuuden kannalta arvioitavilla keskeisillä valvontajärjestelmillä tarkoitetaan tilinpitäjän ja tarvittaessa pääosastojen itse toteuttamia kontrolleja, tarkistuksia sekä toimenpiteitä, jotka eritellään seuraavassa: – yleiset • toimenpiteet, jotka tarkastuskohde toteuttaa esittääkseen tilinpäätöksen sovellettavien kirjanpitosääntöjen ja standardien sekä raportoinnille asetettujen määräaikojen mukaisesti • tarkastuskohteen suorittama omien kirjanpitoprosessiensa yksilöinti (kirjanpitoa koskevan riskianalyysin edellytys) • tarkastuskohteen validointiprosessi riskianalyysiinsä soveltama perustamis- ja • keskeiset kirjanpitomenettelyt ja käsikirjat, jotka ohjaavat yksittäisten taloudellisten tietojen kirjaamista ja laatua läpi vuoden • lopullisia saldoja koskevien kontrollien soveltaminen • tarpeiden mukaiseksi räätälöidyn tarkastuskäsikirjan käyttö • arvostusmenetelmät ja kontrollit, jotka on nimenomaisesti kehitetty merkittäviä tiliryhmiä varten (esim. siirtovelkojen tai varausten katkoa koskevat arviot) – organisointi • tilinpäätöksessä esitettävien lukujen validointiin liittyvä vastuuketju (esim. tulojen ja menojen hyväksyjä, kirjanpitoyhteyshenkilö ja viime kädessä tilinpitäjä) • kirjanpitotoiminnon organisointi (henkilöstö, koulutus ja vastuualuejako) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 177 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] – tilinpäätöksen laatimisprosessi • vuoden lopussa tilinpäätöksen laatimisprosessin yhteydessä suoritettavat kontrollit, joiden tarkoituksena on varmistaa ja tarkistaa kirjanpitoaineiston laatu (esim. täydellisyyden ja arvostamisen varmistaminen) • siirtovelkoihin sovelletun katkomenetelmän tarkoituksenmukaisuus, asianmukaisuus ja yhdenmukaisuus • katkomenetelmän kohteena olleiden talousarviotietojen ja järjestelmiin sisältyvien tietojen täsmäyttäminen keskenään • tilinpäätöksen laatimisprosessiin kohdistuvat sisäiset kontrollit • merkittävien kirjanpidollisten arvioiden ja tilinpäätöksessä esitettävien tietojen laatimisprosessi • toimenpiteet, joilla selvitetään, onko tilinpäätöksen laatimisprosessia koskevat ohjeet saatu ajoissa ja sovelletaanko niitä asianmukaisesti • menettelyiden soveltaminen oikein ja oikea-aikaisesti sekä määräaikoja noudattaen – tietotekniikka • kirjanpidon tietotekniikkajärjestelmät ja niiden yhteentoimivuus (esim. ABAC ja SAP) • paikallisten järjestelmien (esim. pääosastojen, toimielinten tai erillisvirastojen paikalliset järjestelmät) sisältämien tietojen ja keskuskirjanpitojärjestelmien (esim. ABAC/SAP) sisältämien tietojen yhdenmukaisuus sekä paikallisten järjestelmien validointi – tarkistukset • organisaation (esim. pääosastot ja erillisvirastot) suorittamat kirjanpidon tarkistukset • kirjanpitojärjestelmään syötettyjen tietojen laatu sekä se, missä määrin syötettyihin tietoihin on kohdistettu tarkistuksia • pääosaston kirjanpitoa koskevaan riskianalyysiin perustuva kirjanpidon läpikäynti • missä määrin tilinpitäjä on tarkistanut tulojen ja menojen hyväksyjältä tilinpäätöksen laatimista varten saadun taloudellisen informaation laadun • pääjohtajan pääosastonsa tileihin kohdistama lopullinen validointi Tässä yhteydessä luotettavuutta koskeva tilinpäätökseen laadinnan perustaan kohdistuva tarkastustyö käsittää kuvausten saattamisen ajan tasalle ja merkittäviin kirjanpitoprosesseihin ja -järjestelmiin liittyvien menettelyiden sekä kirjanpitosääntöjen soveltamisen arvioinnin (katkoa koskevat säännöt mukaan lukien). Komissiossa toteutettavan tarkastustyön yhteydessä tähän sisältyy myös keskuskirjanpitojärjestelmän (ABAC) sekä lukuisien paikallisten kirjanpitojärjestelmien toiminnan tarkastaminen. Tarvittaessa on myös tutkittava, että tileillä esitettävien vielä kirjaamattomien tietojen keräämisja tarkistamismenettelyt ja varmistettava, että tiedot esitetään kokonaisuudessaan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 178 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.4 Kontrolliriskin tunnistaminen ja arviointi Tarkastajan on laadittava alustava arvio kontrolliriskistä prosesseittain (menot/laskut, ennakkorahoitus jne.). Tarkastaja arvioi kontrolliriskin pieneksi, keskinkertaiseksi tai suureksi voidakseen määrittää toteutettavien tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden. Komission pääosastot laativat omat kirjanpitoa koskevat riskianalyysinsä kunkin prosessin ja tarkastuksen kannanoton osalta. Tämä tukee huomattavalla tavalla tarkastajan työtä, mutta hänen on kuitenkin noudatettava ammatillista skeptisyyttä arvioidessaan tarkastuskohteen suorittamaa riskianalyysiä. 2.3.5 Esimerkkejä virheellisyyden riskeistä Virheellisyyden riskejä voi ilmetä kannanottotasolla seuraavien pääasiallisten tase-erien tapauksessa: Olemassaolo: ennakkorahoitus saatetaan merkitä taseeseen virheellisesti (menoerän sijasta) omaisuuseräksi, jos sopimuksessa ei ole määräystä ennakkomaksuista tai jos osa ennakkorahoituksesta olisi pitänyt tarkastaa ja hyväksyä aiheutuneiden menojen perusteella; tämän seurauksena unionin saamiset ilmoitetaan liian suurina. Ennakkorahoitus: Täydellisyys: taseeseen merkitty ennakkorahoituksen määrä on vajaa, ennakkomaksut on kirjattu virheellisesti menoiksi eikä ennakkomaksuiksi. jos jotkin Arvostaminen: ennakkorahoitus saatetaan merkitä taseeseen virheellisesti arvostamalla se sopimusmääräyksistä poikkeavalla tavalla; ennakkorahoituksen nettomäärä saatetaan arvostaa virheellisesti, jos aiheutuneet menot tai siirtovelkojen määrä on kirjattu virheellisesti. Esittäminen: taseessa saattaa olla virheellinen jako pitkäaikaisen ja lyhytaikaisen ennakkorahoituksen välillä, tai ennakkorahoitusta koskevat siirtovelat on saatettu esittää virheellisesti taseen vastattavaa-puolella. Oikeudet ja velvoitteet: velka saattaa olla väärin kirjattu, jos kirjattu määrä ei vastaa i) laskun nimellisarvoa tai ii) tosiasiallista velkaa kolmannelle osapuolelle. Maksettavat laskut: Täydellisyys: laskuihin liittyvien velkojen rahamääräinen arvo saattaa olla esitetty vajaana, jos pääosastolla tai erillisvirastolla ei esimerkiksi ole asianmukaista järjestelmää, jonka avulla varmistettaisiin vuoden lopussa, että operatiiviset yksiköt ovat kirjanneet kirjanpitojärjestelmään kaikki saadut fyysiset laskut. Arvostaminen: laskuihin liittyvien velkojen virheelliset määrät johtuvat siitä, että tukikelpoiset määrät on laskettu väärin tai että kirjanpitoon on kirjattu menoilmoituksessa ilmoitettu määrä kokonaisuudessaan eikä ainoastaan yhteisrahoitusjärjestelyyn liittyvää unionin osuutta. Esittäminen: virheellinen esittämistapa taseessa saattaa johtua siitä, että lasku on luokiteltu virheellisesti tiliryhmään ”muut velkojat” eikä tiliryhmään ”lyhytaikaiset velat”. Olemassaolo: siirtovelat voidaan laskea, jos hanke on jo saatettu päätökseen tai siinä ei koskaan aiheutunut tosiasiallisia menoja. Siirtovelat: Täydellisyys: siirtovelkojen kokonaismäärä on esitetty vajaana, jos laskennan perustana ei ole käytetty sopimusten koko perusjoukkoa. Arvostaminen: sovellettu menetelmä tai sen yhteydessä käytettävien parametrien määritelmä ei välttämättä ole olennainen; esimerkkeinä voidaan mainita pro rata temporis -menetelmän soveltamisen määrittäminen ja määrärahojen vapauttamisasteen arviointi. Itse parametrit on saatettu laskea virheellisesti: esimerkiksi sopimuksen alkamis- ja/tai päättymispäivät saattavat olla virheelliset tai määrärahojen vapauttamisaste on laskettu väärin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 179 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Esittäminen: siirtovelkojen esittämistapa tilinpäätöksessä saattaa olla epäselvä, sillä osuus, joka kattaa hankkeen olemassaolevan ennakkorahoituksen, esitetään negatiivisena määränä taseen vastaavaa-puolella (ennakkorahoitukseen liittyvänä vähennyksenä), kun taas tavanomaiset siirtovelat esitetään vastattavaa-puolella (velkoina). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 180 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4 TARKASTUSEVIDENSSIN RIITTÄVYYDEN, RELEVANTTIUDEN JA LUOTETTAVUUDEN ARVIOINTI ISSAI 1500 [ISA 500] 2.4.1 Tilinpäätöksen, tarkastusevidenssin ja tarkastuskertomuksen välinen suhde 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella ja suorittaa toimenpiteitä relevantin ja luotettavan tilintarkastusevidenssin hankkimiseksi. 2.4.1 Tilinpäätöksen, tarkastusevidenssin ja tarkastuskertomuksen välinen suhde Tarkastustoimenpiteiden avulla saatu tarkastusevidenssi muodostaa perustan tarkastajan johtopäätöksille ja lausunnolle tilien luotettavuudesta seuraavalla tavalla: Kaavio 2: Tilinpäätöksen, tarkastusevidenssin ja tarkastuskertomuksen välinen suhde Tilinpäätös Tarkastuskertomus Tilinpäätöksen osia koskevat kannanotot Tarkastustoimenpiteet Evidenssi tilinpäätöksen oikeellisuudesta Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 181 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet Luotettavuutta koskeva tarkastusevidenssi voi olla peräisin seuraavista lähteistä: • organisaation sisältä: tilit sekä organisaation tietokannoista ja asiakirjoista peräisin oleva tieto • organisaation ulkopuolelta: esimerkiksi kolmannen osapuolen antamat vahvistukset tai tarkastajan käyttämien erityisasiantuntijoiden kertomukset • tarkastajan tuottama: esimerkiksi tilinpäätöksen tai yksittäisten tilien (esim. saamiset, ennakkorahoitus tai ehdolliset varat) analyyttinen arviointi. 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä Luotettavuuteen liittyvän tarkastusevidenssin hankintaan käytetään esimerkiksi seuraavia tarkastustoimenpiteitä: – tilien aritmeettinen tarkastaminen Laskelma – konsolidoinnin oikeellisuuden tarkistaminen soveltuvissa tapauksissa – taseessa ja liitetiedoissa esitettyjen lukujen vertaaminen käytössä olevien tietotekniikkajärjestelmien ja/tai todentavan aineiston sisältämiin tietoihin, joita on käytetty tileillä esitettyjen lukujen perustana – lukujen hyväksyminen esim. koetaseen ja pääkirjan osalta – tilien johdonmukaisuuden analyyttinen arviointi Analyysi – organisaation suorittamien täsmäytysten analysointi (esim. pankkitilien täsmäytykset) – kirjanpitosääntöjen ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden analysointi – arvostusmenetelmien analysointi – talousarvion toteuttamisen analysointi Yksityiskohtainen tarkastus Vahvistukset – asiakirjat ja muu aineisto – aineelliset hyödykkeet – pankkitilien saldoja, saamisia ja velkojia koskevat vahvistukset – kolmansilta osapuolilta saatavat vahvistukset (esim. asianajajalta saatu vahvistus oikeuskäsittelyssä olevista tapauksista, jotka on mahdollisesti esitettävä ehdollisina erinä) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 182 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU ISSAI 1330 [ISA 330] 2.5.1 Arvioidun olennaisen virheellisyyden riskin ottaminen huomioon tarkastustoimenpiteitä määritettäessä 2.5.2 Kontrollien testauksen suunnittelu 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteinä käytettävien analyyttisten toimenpiteiden suunnittelu 2.5.4 Yksittäisten tapahtumien tarkastamisen suunnittelu 2.5.5 Otanta Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä arvioiduista olennaisen virheellisyyden riskeistä suunnittelemalla ja toteuttamalla asianmukaiset toimenpiteet kyseisiin riskeihin vastaamiseksi. 2.5.1 Arvioidun olennaisen virheellisyyden riskin ottaminen huomioon tarkastustoimenpiteitä määritettäessä Kun olennaisen virheellisyyden riski on tunnistettu luvussa 2.3 kuvatulla Riski tarkastustoimenpiteiden perustana tavalla, tunnistettua riskiä tarkastustoimenpiteet, joiden virheellisyyttä koskevan käytetään katsotaan tarkastusriskin perustana olevan määritettäessä tarpeen alentamiseksi olennaista hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Saadakseen tarpeellisen tarkastusevidenssiä määrän luotettavuutta tarkoitukseen koskevien soveltuvaa kannanottojen toteen näyttämistä silmällä pitäen, tarkastajan on suoritettava kontrolleja koskevia testejä (jos valvontajärjestelmiin aineistotarkastustoimenpiteitä. voidaan luottaa) Aineistotarkastustoimenpiteiden sekä laajuus riippuu siitä, kuinka vaikuttavaksi tarkastaja arvioi järjestelmien rakenteen, sekä siitä, missä määrin asianomaisten kontrollien testaaminen tukee riskin arvioimista keskinkertaiseksi tai alhaiseksi. Kontrolliriskin alustavasta arviosta riippuen tarkastaja saattaa päättää suorittaa kontrolleja koskevia testejä seuraavista syistä: • Jos kontrolliriski on alustavan arvion mukaan pieni tai keskinkertainen, tarkastajan on testattava kontrollit saadakseen vahvistuksen tälle arviolle, jos hän aikoo luottaa asianomaisiin kontrolleihin. • Jos kontrolliriski on alustavan arvion mukaan suuri, tarkastajan ei pidä luottaa järjestelmiin mutta hän voi testata kontrollit saadakseen tukea toimivalle johdolle tai vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle raportoitaviin järjestelmäpuutteita koskeviin havaintoihin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 183 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.2 Kontrollien testauksen suunnittelu Tilien luotettavuutta tarkastettaessa suoritetaan yleensä seuraavat kontrollien testaukset: • kirjanpidon valvontaympäristö (mukaan lukien riskianalyysi, läpikäyntitoiminto ja kirjanpidon käsikirja) • tietojen kirjaamiseen käytettävien järjestelmien analysointi (esim. ABAC sekä paikalliset kirjaamisjärjestelmät, ennakkorahoitus ja takaukset) • keskeisten talousarvio- ja kirjanpitomenettelyiden toiminta • tilinpäätöksen laatimisprosessi etenkin katkojen, laskujen, ennakkorahoituksen, takausten, maksattamatta olevien sitoumusten, sitoumusten, maksujen ja taseen ulkopuolisten erien osalta • täsmäytykset • tarkastukset, joita pääosastot kohdistavat lopullisille edunsaajille suoritettuja maksuja tukeviin tilinpäätöstiedostoihin • komission sisäisen tarkastuksen osaston ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden laatimien kertomusten läpikäynti. 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteinä käytettävien analyyttisten toimenpiteiden suunnittelu Analyyttisten toimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi tarkistetaan analyyttisesti tilien yhdenmukaisuus ja kohtuullisuus aiempiin vuosiin ja talousarvioihin verrattuna. 2.5.4 Yksittäisten tapahtumien tarkastamisen suunnittelu Yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen voi kuulua • avaavan taseen vertaaminen edeltävän varainhoitovuoden päätöstaseeseen • tilien aritmeettinen tarkastaminen • tilien konsolidoinnin oikeellisuuden ja talousarvion toteuttamisen oikeellisuuden tarkistaminen soveltuvissa tapauksissa (esim. konsernin sisäisten tapahtumien eliminointi, konsolidointikirjaukset ja aritmeettinen oikeellisuus) • päätöstaseen ja tuloslaskelman yhdenmukaisuuden tarkistaminen koetaseeseen nähden (taseen ulkopuoliset sitoumukset mukaan lukien) • talousarviototeutuman ja tuloslaskelman välisen täsmäytyksen tarkastaminen • tilinpäätöksen hyväksyminen tai sen täsmäyttäminen tilinpäätöksen perustana olevan kirjanpitoaineiston kanssa • tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä tehtyjen olennaisten pääkirjanpitovientien ja muiden oikaisujen tutkiminen • fyysinen tutkiminen • sen tarkistaminen, että tarkastukseen valitut tapahtumat on kirjattu tileihin oikein • yksittäisten tapahtumien tarkastukset, jotka kohdistuvat sitoumuksiin, maksuihin ja tiettyihin tase-eriin, mukaan lukien esimerkiksi siirtovelat, rahat ja pankkisaamiset, saamiset, menoennakot, katkot, ennakkorahoitus, takaukset, pankeilta saadut vahvistukset ja saamisia koskevat vahvistukset • taseen ulkopuolisten sitoumusten tarkistaminen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 184 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.5 Otanta Tarkastaja saattaa joutua validoimaan tilin, joka kuuluu tilinpäätökseen (esim. tase tai tuloslaskelma) tai talousarvion toteuttamista koskeviin selvityksiin sisältyviin talousarviotileihin. Otantamenetelmä on parhaiten soveltuva tarkastustekniikka tapauksissa, joissa kyseiset tilit käsittävät suuren määrän kirjauksia tai yksittäisiä saldoja (esim. ennakkorahoitus ja siihen liittyvät takaukset sekä maksettavat laskut). Luotettavuutta yksikköihin koskevissa perustuvaa tarkastuksissa otantaa (MUS). käytetään rahamääräisiin Rahamääräisiin yksikköihin perustuvan otannan koko määritetään seuraavien tekijöiden perusteella: • riskien kokonaisarviointi: suuri, keskinkertainen tai pieni (suurempi riski = suurempi otos) • hyväksyttävissä oleva virhe (esim. 2 prosenttia EU:n konsolidoidun taseen osalta) • luottamustaso (esim. 95 prosenttia EU:n konsolidoidun taseen osalta). Kun tarkastaja on määrittänyt tarkastustavoitteet (kattavuus, tosiasiallisuus, oikeudet ja velvoitteet, mittaaminen ja arvostaminen sekä esittäminen), jotka otokseen kohdistettavien yksittäisten tapahtumien tarkastusten avulla on määrä saavuttaa, hänen on toteutettava seuraavat vaiheet: 1) On määritettävä, mikä katsotaan virheeksi Tarkastaja laatii kriteerit siitä, mikä muodostaa virheen tilien luotettavuuden tarkastusta varten poimitussa otoksessa; kriteerit ovat riippuvaisia tarkastuskohteena olevaan tase-erään sovellettavan tarkastustavoitteen tyypistä. Keskeisiin tase-eriin voi liittyä esimerkiksi seuraavanlaisia virheellisyyksiä: Esimerkkejä ennakkorahoitukseen mahdollisesti liittyvistä virheellisyyksistä (tarkastuksen kannanottojen mukaan eriteltyinä): • Olemassaolo o ennakkorahoituksena esitettyä määrää ei ole koskaan maksettu edunsaajalle (perustana olevan tapahtuman puuttuminen) o edunsaaja on jo esittänyt kaikki tarvittavat ennakkorahoitusta koskevat tositteet, mutta komissio ei tarkastanut ja hyväksynyt sitä tileillään • Täydellisyys o ennakkomaksu on merkitty virheellisesti menoeränä (tuloslaskelmaan) eikä ennakkorahoituksena (taseeseen) • Arvostus liian pienenä tai suurena o tileille kirjattu määrä poikkeaa edunsaajalle tosiasiallisesti maksetun ennakkorahoituksen määrästä o ennakkorahoitusta vastaava siirtovelkojen määrä on laskettu Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 185 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • virheellisesti, minkä seurauksena ennakkorahoituksen nettomäärä on virheellinen o tarkastamista ja hyväksymistä ei ole suoritettu o edunsaajalle jo aiheutuneiden kulujen korvaamiseen liittyvä määrä on kirjattu menoina tuloslaskelmaan; määriä ei saa kirjata ennakkorahoituksena, sillä tällöin omaisuuserät ilmoitettaisiin liian suurina Esittäminen o ennakkorahoituksen kokonaismäärä on oikea, mutta se on jaettu virheellisesti pitkäaikaisen ennakkorahoituksen (pitkäaikaiset varat taseessa) ja lyhytaikaisen ennakkorahoituksen (lyhytaikaiset varat taseessa) kesken. Termin kriteerinä on yleensä se, että hankkeen ensimmäisten X kuukausien aikana aiheutuvien kulujen kattamiseen myönnettävä ennakkorahoitus on lyhytaikaista ja asianomaisen ajanjakson jälkeen aiheutuneille kuluille myönnettävä ennakkorahoitus pitkäaikaista. Esimerkkejä velkoihin mahdollisesti liittyvistä virheellisyyksistä (tarkastuksen kannanottojen mukaan eriteltyinä): • Olemassaolo o rahamäärä on esitetty, mutta tavaroita tai palveluita ei ole saatu (perustana olevan tapahtuman puuttuminen) • Täydellisyys o vuoden lopussa jotkin laskut/maksut saattavat jäädä kirjaamatta kirjanpitojärjestelmään, koska tarkastuskohteella ei ole niiden keräämiseen asianmukaisia menettelyitä ja kontrolleja • Arvostus liian pienenä tai suurena o tileille kirjattu määrä ei vastaa saatua laskua ennen tukikelpoisuuden analysointia (vaihe 1) eikä sen jälkeen (vaihe 2) o tileille kirjattu määrä ei vastaa tosiasiallista velkaa (esim. tapauksessa, jossa edunsaajan ilmoittama määrä on sitoumuksen kohteena olevaa määrää suurempi, laskuna kirjattavan velan määrä ei saa ylittää sitoumuksen kohteena olevaa määrää, tai tapauksessa, jossa unioni hyväksyy yhteisrahoitettuihin hankkeisiin liittyvän laskun määrän virheellisesti kokonaisuudessaan, velan määrä ei saa ylittää yhteisrahoitusosuutta) • Esittäminen o lasku on saatettu kirjata virheellisesti tilille, josta raportoidaan taseessa muualla kuin ”velat”-otsakkeen alla Esimerkkejä siirtovelkoihin mahdollisesti liittyvistä virheellisyyksistä (tarkastuksen kannanottojen mukaan eriteltyinä): • • Oikeudet ja velvoitteet o siirtovelkoja saatetaan kirjata virheellisesti sellaiseen hankkeeseen liittyen, jonka osalta ei ole odotettavissa lisää kuluja, koska loppumaksu on jo suoritettu tai koska hanke on jo saatettu päätökseen Täydellisyys o sopimusta tai sitoumusta ei ole otettu huomioon kokonaislaskelmassa Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 186 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • • Arvostaminen, joka usein tapahtuu arvioinnissa käytetyn virheellisen parametrin pohjalta o määrärahojen vapauttamisasteen keskimäärä on arvioitu virheellisesti o kulutuksen keskimäärä on arvioitu virheellisesti o jo hyväksytyt ja/tai maksetut laskut on jätetty ottamatta huomioon o ennakkorahoitusta ei ole otettu huomioon o sopimuksen toteuttamisajankohtia ei ole saatettu ajan tasalle (lisäysten ja muutosten jälkeen) o sopimuksen kattamaa määrää ei ole saatettu ajan tasalle (lisäysten ja muutosten jälkeen) Esittäminen o sitoumuksen osalta laskettu siirtovelkojen kokonaismäärä on saatettu jakaa virheellisesti ”ennakkorahoitusta koskevien siirtovelkojen”, jotka on kirjattu taseen vastaavaa-puolelle (vähennyksenä ennakkomaksuista), ja taseen vastattavaapuolelle (velkoina) kirjattujen ”siirtovelkojen” kesken Esimerkkejä takauksiin mahdollisesti liittyvistä virheellisyyksistä (tarkastuksen kannanottojen mukaan eriteltyinä): • • • • Olemassaolo o takaus on saatettu säilyttää tileillä, vaikka se on jo vapautettu o takauksen määrä on saatettu kirjata tileille, vaikka rahoituslaitoksen toimittama takausasiakirja puuttuu Täydellisyys o tarkastuskohteella ei ole asianmukaista järjestelmää, jonka avulla se voisi kirjata annetut tai saadut takaukset oikeaaikaisesti kirjanpitojärjestelmään, minkä seurauksena takausten määrä varainhoitovuoden lopussa on ilmoitettu vajaana Arvostus liian pienenä tai suurena o tileille kirjattu määrä on suurempi kuin takauksen arvo, koska joitakin osittaisia vapautuksia ei ole kirjattu tileille o tileille kirjattu määrä on pienempi kuin tosiasiallisesti saatujen takausten määrä esim. tapauksessa, jossa edunsaaja antaa lisätakauksen ennakkorahoitusta varten sen jälkeen kun ennakkorahoituksen määrää on lisätty sopimusmääräyksissä, tai kun annetaan suoritusta koskeva lisätakuu sen jälkeen kun sopimuksen kattama määrä on kasvanut muutoksen myötä Esittäminen o takaukset on saatettu kirjata virheellisesti ”annetuiksi” eikä ”saaduiksi” (takaukset esitetään tilinpäätöksen liitetiedoissa ”ehdollisina varoina”, kun kyseessä ovat saadut takaukset, ja ”ehdollisina velkoina”, kun kyse on annetuista takauksista). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 187 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2) On määritettävä perusjoukko, josta testattavat yksiköt poimitaan Testattaviin perusjoukkoihin kuuluvat esimerkiksi seuraavat tilit tai tiliryhmät: 1. tilinpäätöksestä: esimerkiksi ennakkorahoitus, siirtovelkojen katko, maksettavat laskut ja takaukset 2. talousarvion toteuttamista koskevista selvityksistä: esimerkiksi määrärahat, sitoumukset, maksut, takaisinperinnät ja maksattamatta olevat sitoumukset. Perusjoukko on koko se tietojoukko, josta otos valitaan ja josta tarkastaja haluaa tehdä johtopäätöksiä; kyseessä voi olla esim. takaisinperintätoimia, vapautettuja määrärahoja, ennakkomaksuja tai mitä tahansa tilinpäätöksen otsaketta koskeva perusjoukko. Mikä tahansa taseen otsake (esim. ”lyhytaikainen ennakkorahoitus”) tai ylipäätänsä tilinpäätöksen otsake käsittää yleensä useita pääkirjan tilejä. Esimerkiksi taseen otsake ”lyhytaikainen ennakkorahoitus” käsittää yli 20 pääkirjan tiliä. Näin ollen perusjoukko, josta otos poimitaan, muodostuu usein lukuisista tileistä. Perusjoukko voi koostua niiden yksittäisten lopullisten rahamäärien kokonaismäärästä, jotka muodostavat asianomaisten tilien saldon vuoden lopussa 31/12/N (esim. yksittäisten sopimuskohtaisten ennakkomaksujen loppusaldo), tai tietyistä tapahtumista (esim. vuoden aikana suoritettuihin yksittäisiin ennakkomaksuihin liittyvät veloitus- tai maksutapahtumat). 3) On selvitettävä otannan perustana olevan perusjoukon luonne Tarkastajan on saatava mahdollisimman paljon tietoa perusjoukosta, jotta hän voi varmistua sen soveltuvuudesta otantaan. Hänen on esimerkiksi varmistettava, että • kaikki poimittavat yksiköt kuuluvat tarkastuskohteena olevalle varainhoitovuodelle • tileillä ei ole poikkeuksellista määrää, joka olisi poistettava; esimerkkinä voidaan mainita yksittäiset erät, jotka ylittävät olennaisuusrajan ja jotka on testattava otoksen ulkopuolella • kaikki yksiköt kuuluvat tarkastuskohteena olevalle organisaatiolle. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 188 Luotettavuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.6 TARKASTUKSEN SUUNNITTELUMUISTION JA TARKASTUSOHJELMAN LAATIMINEN ISSAI 1300 [ISA 300] Tilintarkastajan tavoitteena on laatia tarkastuksen suunnittelumuistio ja tarkastusohjelma tilintarkastusriskin alentamiseksi hyväksyttävän alhaiselle tasolle. 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio 2.6.1 Tarkastuksen suunnittelumuistio Tarkastuksen suunnittelumuistion sisällöstä annetaan ohjeita käsikirjan yleisen osan luvussa 2.6. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 2 | 189 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 2. LUOTETTAVUUS 2. LUOTETTAVUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSIO 3 – TOTEUTUS SISÄLLYS 3.1 Toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen – kontrollien testaus ja yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.3 Tarkastustoimenpiteiden tulosten arvioiminen 3.4 Analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden suorittaminen 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 190 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] 3.1 TOTEUTUS – YLEISKATSAUS Tarkastusten toteutuksesta annetaan ohjeita käsikirjan yleisen osan luvussa 3.1. 3.2 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN TOTEUTTAMINEN – KONTROLLIEN TESTAUS JA YKSITTÄISTEN TAPAHTUMIEN TARKASTAMINEN ISSAI 1530 [ISA 530] Tilintarkastajan tavoitteena on kohdistaa tarkastustavoitteeseen nähden asianmukaiset tilintarkastustoimenpiteet jokaiseen valittuun yksikköön. 3.2.1 Kontrollien testaus 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.2.1 Kontrollien testaus Kontrolleja testatessaan tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.2.2 esitettyjä vaatimuksia. 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen Yksittäisiä tapahtumia tarkastaessaan tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.2.3 esitettyjä vaatimuksia. 3.3 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN TULOSTEN ARVIOIMINEN ISSAI 1450 [ISA 450] ISSAI 1530 [ISA 530] Tilintarkastajan tavoitteena on arvioida otokseen perustuvia tuloksia siten, että hän saa asianmukaisen perustan johtopäätösten tekemiselle perusjoukosta. 3.3.1 Virheellisyyksien ja niiden mahdollisten syiden määrittäminen 3.3.2 Virheellisyystyypit 3.3.3 Virheellisyyksien vaikutus tarkastuksen lähestymistapaan 3.3.4 Virheellisyyksistä raportointi ja virheellisyyksien korjaaminen 3.3.5 Korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen arvioiminen 3.3.6 Tilinpäätöksen arviointi kokonaisuutena Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 191 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.3.1 Virheellisyyksien ja niiden mahdollisten syiden määrittäminen Määritelmä Virheellisyys tarkoittaa eroa, joka esiintyy yhtäältä tilinpäätöksessä esitetyn erän rahamäärän, luokittelun, esittämistavan tai erän osalta esitetyn tiedon ja toisaalta kyseisen erän osalta tilinpäätösnormiston mukaisesti edellytettävän rahamäärän, luokittelun, esittämistavan tai esitettävän tiedon välillä. Kun tarkastaja antaa lausunnon siitä, onko tilinpäätös esitetty kaikilta olennaisilta osiltaan oikein, virheellisyyksiä arvioitaessa otetaan huomioon myös ne rahamääriin, luokitteluihin, esittämistapaan tai esitettäviin tietoihin tehtävät muutokset, jotka tarkastajan käsityksen mukaan ovat tarpeellisia, jotta tilinpäätös olisi esitetty kaikilta olennaisilta osiltaan oikein. Virhe tai petos Virheellisyydet voivat olla virheitä tai petoksia. Termillä ”virhe” viitataan tahattomaan virheellisyyteen tilinpäätöksessä. Termillä ”petos” tarkoitetaan yhden tai useamman toimivaan johtoon, hallintoelimiin tai henkilöstöön kuuluvan henkilön taikka kolmannen osapuolen tahallista tekoa, johon sisältyy vilpillinen menettely epäoikeutetun tai laittoman edun hankkimiseksi. Kahdentyyppiset tahalliset virheellisyydet ovat relevantteja tarkastajalle: vilpillisestä taloudellisesta raportoinnista johtuvat virheellisyydet sekä varojen väärinkäytöstä johtuvat virheellisyydet. Virheellisyyksiä voi aiheutua Virheellisyyksien lähde a) virheestä sen tiedon keräämisessä tai käsittelyssä, johon perustuen tilinpäätös laaditaan b) luvun tai tiedon pois jäämisestä c) virheellisestä kirjanpidollisesta arviosta, joka johtuu tosiasioiden huomaamatta jäämisestä tai niiden selvästi virheellisestä tulkinnasta d) kirjanpidollisia arvioita koskevista toimivan johdon harkintaan perustuvista ratkaisuista, joiden tarkastaja ei katso olevan kohtuullisia, tai sellaisten tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valinnasta ja soveltamisesta, jotka tarkastajan näkemyksen mukaan eivät ole asianmukaisia. 3.3.2 Virheellisyystyypit Tarkastajan on koottava tarkastuksen aikana todetut virheellisyydet lukuun ottamatta niitä, jotka ovat selvästi vähäpätöisiä. Tarkastajan on hyödyllistä erottaa toisistaan seuraavat virheellisyydet, koska tästä voi olla apua hänen arvioidessaan tarkastuksen aikana koottujen virheellisyyksien vaikutusta sekä raportoidessaan virheellisyyksistä toimivalle johdolle: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 192 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon tosiasioihin perustuvat virheellisyydet: virheellisyydet, joista ei ole mitään epäilystä harkintaan liittyvät virheellisyydet: erot, jotka johtuvat kirjanpidollisia arvioita koskevista toimivan johdon harkintaan perustuvista ratkaisuista, joiden tarkastaja katsoo olevan kohtuuttomia, tai sellaisten tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valinnasta tai soveltamisesta, jotka tarkastajan näkemyksen mukaan eivät ole asianmukaisia projisoidut virheellisyydet: tarkastajan paras arvio perusjoukkoihin sisältyvistä virheellisyyksistä, mukaan lukien tarkastuksessa käytetyssä otoksessa havaittujen virheellisyyksien projisointi koko niihin perusjoukkoihin, joista otokset oli valittu. 3.3.3 Virheellisyyksien vaikutus tarkastuksen lähestymistapaan Tarkastajan on arvioitava, onko tarkastuksen suunnittelumuistiota ja tarkastusohjelmaa tarkistettava, jos todettujen virheellisyyksien luonne ja esiintymisolosuhteet viittaavat siihen, että voi olla muitakin virheellisyyksiä, jotka tarkastuksen aikana koottuihin virheellisyyksiin yhdistettyinä voisivat olla olennaisia. Tarkastaja ei voi suoraan olettaa, että virheellisyys on yksittäinen erillinen tapahtuma. Evidenssiä siitä, että muitakin virheellisyyksiä saattaa esiintyä, on esimerkiksi silloin, kun tarkastaja toteaa virheellisyyden aiheutuneen sisäisen valvonnan pettämisestä tai organisaation laajasti soveltamista epäasianmukaisista oletuksista tai arvostusmenetelmistä. Tarkastajan on myös arvioitava, onko tarkastuksen suunnittelumuistiota ja tarkastusohjelmaa tarkistettava, jos tarkastuksen aikana koottujen virheellisyyksien yhteenlaskettu määrä lähestyy olennaisuustasoa tai tasoja. Tällaisessa tilanteessa riski siitä, että mahdolliset havaitsemattomat virheellisyydet yhdistettyinä tarkastuksen aikana koottuihin virheellisyyksiin voisivat ylittää olennaisuuden rajan, saattaa olla korkeammalla kuin hyväksyttävän alhaisella tasolla. Havaitsemattomia virheellisyyksiä voisi esiintyä sekä otantariskin että otannasta johtumattoman riskin takia. Toimiva johto voi joutua tutkimaan kokonaisen tapahtumalajin, tilin saldon tai tilinpäätöksessä esitettävän tiedon, jotta niissä olevat virheellisyydet kyetään tunnistamaan ja korjaamaan. Kun toimiva johto on tutkinut jonkin tapahtumalajin, tilin saldon tai tilinpäätöksessä esitettävän tiedon ja korjannut havaitut virheellisyydet, tarkastaja suorittaa lisää tarkastustoimenpiteitä virheellisyyksien määrän uudelleenarvioimiseksi. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 193 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.3.4 Virheellisyyksistä raportointi ja virheellisyyksien korjaaminen Tarkastajan on raportoitava oikea-aikaisesti kaikista tarkastuksen aikana kootuista virheellisyyksistä toimivalle johdolle asianmukaisella tasolla, ja pyydettävä toimivaa johtoa korjaamaan nämä virheellisyydet. Virheellisyyksien oikea-aikainen raportointi toimivalle johdolle asianmukaisella tasolla on tärkeää, koska näin toimiva johto pystyy arvioimaan, ovatko kyseiset seikat virheellisyyksiä, ja ilmoittamaan tarkastajalle, jos se on eri mieltä, sekä ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin. Yleensä toimivan johdon asianmukainen taso on se taso, jolla vastataan virheellisyyksien arvioimisesta ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhtymisestä ja jolla on siihen valtuudet. Jos toimiva johto kieltäytyy korjaamasta joitakin tarkastajan raportoimista virheellisyyksistä tai mitään niistä, tarkastaja muodostaa käsityksen syistä, joiden vuoksi toimiva johto ei tee korjauksia, ja hän ottaa tämän käsityksen huomioon arvioidessaan, onko tilinpäätöksessä kokonaisuutena olennaista virheellisyyttä. 3.3.5 Korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen arvioiminen Ennen korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen arvioimista tarkastajan on arvioitava uudelleen tarkastuksen suunnittelussa ja toteutuksessa sovellettu olennaisuustaso tai sovelletut olennaisuustasot varmistuakseen siitä, onko taso edelleen asianmukainen / ovatko tasot edelleen asianmukaisia. Tarkastajan on arvioitava, ovatko korjaamattomat virheet yksin tai yhdessä olennaisia. Arviointia suorittaessaan tarkastaja ottaa huomioon virheellisyyksien suuruuden ja luonteen toisaalta suhteessa tiettyihin tapahtumalajeihin, tilien saldoihin tai tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin ja toisaalta suhteessa tilinpäätökseen kokonaisuutena; lisäksi tarkastaja ottaa huomioon virheiden esiintymisolosuhteet. Ennen korjaamattomien virheellisyyksien kokonaisvaikutuksen arviointia tarkastaja tutkii kutakin virheellisyyttä erikseen seuraavilta osin: Olennaisuus a) on arvioitava, mikä on kyseisen virheellisyyden vaikutus relevantteihin tapahtumien lajeihin, tilien saldoihin tai tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin; tällöin arvioidaan myös se, onko kyseiselle tapahtumien lajille, tilin saldolle tai tilinpäätöksessä esitettävälle tiedolle mahdollisesti määritetty olennaisuustaso ylittynyt Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 194 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon Kumoava vaikutus b) on arvioitava, onko virheellisyydet asianmukaista vähentää toisistaan; jos yksittäinen virheellisyys todetaan harkinnan perusteella olennaiseksi, on epätodennäköistä, että toiset virheellisyydet voisivat kumota sen Luokittelu c) on arvioitava, miten luokittelua koskevat virheellisyydet vaikuttavat tilinpäätökseen; on myös määritettävä, onko luokittelua koskeva virheellisyys olennainen ja edellyttääkö se ammatillista harkintaa ja laadullisten tekijöiden arviointia; esimerkkinä voidaan mainita luokittelua koskevan virheellisyyden vaikutus i) yksittäisiin eriin tai välisummiin, tai ii) keskeisiin tunnuslukuihin. Erityisesti huomioon otettavat seikat Joidenkin virheellisyyksien kohdalla olosuhteet saattavat olla sellaiset, että tarkastaja arvioi virheellisyydet olennaisiksi joko yksin tai yhdessä muiden tarkastuksen aikana koottujen virheellisyyksien kanssa tarkasteltuina, vaikka ne olisivat alle tilinpäätökselle kokonaisuutena määritetyn olennaisuustason (tai alle tietylle tapahtumalajille, tilin saldolle tai esitettävälle tilinpäätöksessä tiedolle mahdollisesti määritetyn olennaisuustason). Esimerkkejä erityisesti huomioon otettavista seikoista Arviointiin mahdollisesti vaikuttaviin olosuhteisiin lukeutuu esimerkiksi se, missä määrin virheellisyys • vaikuttaa määräyksiin perustuvien vaatimusten noudattamiseen • liittyy tilinpäätöksen laatimisperiaatteen virheelliseen valintaan tai soveltamiseen, jolla on epäolennainen vaikutus tarkastuksen kohteena olevan tilikauden tilinpäätökseen mutta jolla todennäköisesti on olennainen vaikutus tulevien tilikausien tilinpäätöksiin • vaikuttaa tilinpäätöksessä esitettävään segmentti-informaatioon • on merkittävä, kun otetaan huomioon tarkastajan käsitys tiedossa olevasta aiemmasta raportoinnista tilinpäätöksen käyttäjille • koskee eriä, joissa on osallisena lähipiiriin kuuluvia osapuolia • koskee sellaisen informaation poisjättämistä, jota sovellettava tilinpäätösnormisto ei edellytä mutta joka tarkastajan harkinnan mukaan on tärkeää siihen nähden, minkälaisen käsityksen tilinpäätöksen käyttäjät muodostavat organisaation taloudellisesta asemasta, taloudellisesta tuloksesta tai rahavirroista. Jos tarkastaja uskoo, että virheellisyys johtuu tai saattaa johtua petoksesta, hänen on otettava vaikutukset huomioon suhteessa tarkastukseen liittyviin muihin näkökohtiin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 195 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.3.6 Tilinpäätöksen arviointi kokonaisuutena Tarkastajan on arvioitava, onko tilinpäätöksessä kokonaisuutena olennaista virheellisyyttä. Arviointia suorittaessaan tarkastajan on otettava huomioon sekä korjaamattomien virheellisyyksien arvioinnista saadut tulokset että organisaation tilinpäätösmenettelyjen laadulliset tekijät. Laadulliset tekijät Arvioidessaan organisaation tilinpäätösmenettelyjen laadullisia tekijöitä tarkastaja ottaa huomioon, että toimiva johto tekee useita harkintaan perustuvia esitettävistä arvioitava ratkaisuja muista tilinpäätökseen tiedoista. tarkkaavaisesti, sisältyvistä Tarkastuksen ilmeneekö luvuista aikana toimivan ja siinä tarkastajan johdon on harkintaan perustuvissa ratkaisuissa mahdollista tarkoitushakuista suhtautumista. Tarkastaja voi todeta, että puolueettomuuden puuttumisen kumuloitunut vaikutus yhdessä korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen kanssa johtaa siihen, että tilinpäätös kokonaisuutena on olennaisesti virheellinen. Seuraavassa luettelossa annetaan esimerkkejä seikoista, jotka viittaavat puolueettomuuden puuttumiseen ja jotka tarkastaja ottaa huomioon arvioidessaan, onko tilinpäätös kokonaisuutena olennaisesti virheellinen: • toimivan johdon tietoon tarkastuksen aikana saatettujen virheellisyyksien valikoiva korjaaminen • toimivan johdon mahdollinen tarkoitushakuinen suhtautuminen kirjanpidollisia arvioita tehtäessä. Jos tarkastaja varmistuu siitä, että tilinpäätös on kokonaisuudessaan olennaisesti virheellinen, tai hän ei pysty tekemään asiasta johtopäätöstä, tarkastajan on arvioitava tämän vaikutuksia tarkastuskertomukseen. 3.4 ANALYYTTISTEN AINEISTOTARKASTUSTOIMENPITEIDEN SUORITTAMINEN ISSAI 1520 [ISA 520] Tilintarkastajan tavoitteena on tarvittaessa suorittaa analyyttisiä toimenpiteitä, joista on apua riskin arvioimisessa, tilintarkastusevidenssin hankkimisessa ja yleisen johtopäätöksen tekemisessä. Tilien luotettavuutta koskeva tarkastusevidenssi saadaan hankittua parhaiten yksittäisten tapahtumien tarkastusten ja tarvittaessa myös analyyttisten aineistotarkastustoimenpiteiden avulla. Analyyttisiä aineistotarkastustoimenpiteitä käytetään lähinnä seuraavissa analyyttisissä tarkastuksissa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 196 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon • keskeisten kirjanpitotietojen johdonmukaisuuden ja kohtuullisuuden tarkastus • taseen ulkopuolisia sitoumuksia koskevien tilien tarkistaminen • tuloslaskelman ja segmenttiraportoinnin tarkastaminen • pienten pankkitilisaldojen tarkastaminen (ennakoiden yhteydessä avatut tilit) • niin kutsutut ”pienet” tilit. Analyyttisiä aineistotarkastustoimenpiteitä suoritetaan käsikirjan yleisen osan luvussa 3.4 kuvatulla tavalla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 197 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.5 KIRJALLISET VAHVISTUSILMOITUKSET Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1580 [ISA 580] a) hankkia kirjalliset vahvistusilmoitukset, joiden avulla hän saa vahvistuksen siitä, että toimiva johto tai soveltuvissa tapauksissa hallintoelimet katsovat täyttäneensä velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot 3.5.1 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.2 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.5.3 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen b) saada tukea muulle tilinpäätöksen tai yksittäisten tilinpäätöskannanottojen kannalta relevantille tarkastusevidenssille. Lisäksi tavoitteena on c) reagoida asianmukaisesti kirjallisiin vahvistusilmoituksiin tai siihen, että niitä ei ole saatu. 3.5.1 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan Tarkastajien on hankittava tarkastusevidenssiä siitä, että toimiva johto Oikean kuvan antaminen i) ymmärtää vastaavansa siitä, että tilinpäätös esitetään oikein sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti huolehtimalla esimerkiksi siitä, että • tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valinta ja soveltaminen on asianmukaista • kaikki tapahtumat on kirjattu • seuraavat seikat, jos ne ovat relevantteja, on sisällytetty tilinpäätökseen, arvostettu tai esitetty tilinpäätösnormiston mukaisesti: • suunnitelmat tai aikomukset, jotka saattavat vaikuttaa varojen ja velkojen kirjanpitoarvoon tai luokitteluun • velat (sekä todelliset että ehdolliset) • omaisuuseriä koskeva omistusoikeus tai määräysvalta, panttioikeudet tai rasitteet sekä velkojen vakuudeksi annetut omaisuuserät • sopimusten kohdat, jotka voivat vaikuttaa tilinpäätökseen, mukaan lukien niiden noudattamatta jättäminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 198 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon • Sisäinen valvonta tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat ii) hyväksyy ja ymmärtää vastuunsa tilinpäätökseen liittyvien olennaisten virheellisyyksien ehkäisemiseen tarkoitetun sisäisen valvonnan suunnittelusta, käyttöönotosta ja ylläpidosta sekä ilmoittaa, pitääkö se sisäistä valvontaa riittävänä tätä tarkoitusta varten. Käytettävissä oleva tieto iii) katsoo, että kaikki tarkastuksen kannalta relevantit aineistot, asiakirjat ja toimivan johdon tiedossa olevat poikkeukselliset tekijät sekä muu informaatio ovat tarkastajan käytettävissä. Esimerkiksi Euroopan unionin lopullisen tilinpäätöksen tapauksessa edellä mainittuihin vastuualueisiin liittyvä vahvistusilmoitus sisältyy komission tilinpitäjän annetaan allekirjoittamaan esimerkki vahvistusilmoituskirjeeseen. vakiomuotoisesta tilinpäätöksen Liitteessä II luotettavuutta koskevasta vahvistusilmoituksesta. 3.5.2 Olennaisia asioita käsittelevät erityiset kirjalliset vahvistusilmoitukset Tarkastajan on hankittava muista lähteistä hankitun tarkastusevidenssin vahvistukseksi kirjalliset vahvistusilmoitukset asioista, jotka ovat olennaisia yksin tai yhdessä. Esimerkiksi Euroopan unionin lopullisen tilinpäätöksen tarkastuksessa haetaan komission budjettipääosaston ja sisäisen tarkastuksen osaston pääjohtajien vuotuisista toimintakertomuksista ja lausumista evidenssiä tilien luotettavuutta koskevista, kirjanpitoon ja sisäiseen valvontaan liittyvistä kysymyksistä (esimerkiksi kirjanpitojärjestelmään tehdyt muutokset, toimitetut tarkastukset, jne.). 3.5.3 Kirjallisten vahvistusilmoitusten luotettavuuden arvioiminen Tarkastajan on: • arvioitava, vaikuttavatko kirjalliset vahvistusilmoitukset kohtuullisilta ja ovatko ne yhdenmukaisia muiden vahvistusilmoitusten kanssa • tutkittava, voidaanko vahvistusilmoitusten laadinnasta vastaavan henkilön tai henkilöiden (esim. tilinpitäjä) olettaa olevan hyvin perillä yksittäisistä kysymyksistä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 199 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.6 MUIDEN TEKEMÄN TYÖN HYÖDYNTÄMINEN 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen Muiden tekemää työtä hyödynnettäessä on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.6 esitettyjä periaatteita. 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen ISSAI 1600 [ISA 600] Jos tilintarkastaja hyödyntää muiden tarkastajien tekemää työtä, hänen tavoitteenaan on määrittää, miten muiden tekemä työ vaikuttaa tarkastukseen. Joissakin tapauksissa muiden tarkastajien tekemää työtä hyödynnetään tarkastettaessa tilien luotettavuutta. Muiden tarkastajien työtä hyödyntäessään tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.6.2 esitettyjä vaatimuksia. 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen ISSAI 1610 [ISA 610] Ulkoisen tilintarkastajan tavoitteena on muodostaa käsitys sisäisen tarkastuksen toiminnosta ja määrittää, onko sen toiminta relevanttia tilintarkastuksen suunnittelun ja toimittamisen kannalta ja miten se siinä tapauksessa vaikuttaa ulkoisen tilintarkastajan toimittamiin menettelyihin. Tarkastaja tutkii, missä määrin hän voi luottaa sisäisen tarkastuksen toiminnon suorittamaan tarkastuksen yksikön tai työhön (esim. komission jonkin pääosaston sisäisen sisäisen tarkastuksen osaston suorittama työ). Sisäisen tarkastuksen toiminnon työtä hyödyntäessään tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.6.3 esitettyjä vaatimuksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 200 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen ISSAI 1620 [ISA 620] Tilintarkastajan tavoitteena on i) ratkaista, hyödynnetäänkö tilintarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan työtä ii) jos erityisasiantuntijan työtä tilintarkastuksen tarkoituksiin. hyödynnetään, ratkaista, soveltuuko se Erityisasiantuntijoita voidaan käyttää, jotta tarkastustiimi saisi käyttöönsä tarkastustavoitteiden saavuttamiseen tarvittavan teknisen osaamisen ja tekniset taidot, joita ei muutoin olisi saatavilla. Tarkastustiimi saattaa käyttää asiantuntijaa perusteellisen analyysin suorittamiseen tietyillä aloilla; esimerkkeinä voidaan mainita työsuhde-etuudet, kuten eläkkeet sekä sairausvakuutusmaksut. Tällaisissa tapauksissa on noudatettava kaikkia erityisasiantuntijoiden työn hyödyntämistä koskevia vaatimuksia, jotka on esitetty käsikirjan yleisessä osassa (luku 3.6.4). 3.7 MUUT TARKASTUSTOIMENPITEET Tässä osiossa käsitellään tiettyjä muita tarkastustoimenpiteitä, joita tarkastajan on suoritettava toteutusvaiheessa. Tällaisia tarkastustoimenpiteitä ovat esimerkiksi seuraavat: 3.7.1 Kirjanpidolliset arviot 3.7.2 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat 3.7.3 Ulkopuoliset vahvistukset 3.7.4 Lähipiiri 3.7.1 Kirjanpidolliset arviot ISSAI 1540 [ISA 540] Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tilintarkastusevidenssiä siitä, ovatko tilinpäätöksessä esitettävät kirjanpidolliset arviot ja niitä koskevat tiedot sovellettava tilinpäätösnormisto huomioon ottaen kohtuullisia. Määritelmä ”Kirjanpidollinen arvio” on jonkin tekijän arvo, joka on tarkan mittauskeinon puuttuessa jouduttu arvioimaan. Merkittäviin arvioihin kuuluvat muun muassa eläkkeisiin liittyviin velvoitteisiin varattavat määrät, siirtovelat, varaukset, ehdolliset velat sekä tuloennusteet (takaisinperinnät). Toimiva johto vastaa tilinpäätökseen sisältyvien kirjanpidollisten arvioiden tekemisestä. Arviot voivat olla yksinkertaisia (esim. vuokramenojen arviointi) tai monisyisiä (esim. hitaasti kiertävää tai ylijäämäistä vaihtoomaisuutta koskevan varauksen arviointi). Arviot tehdään usein olosuhteissa, joissa tapahtumien toteutumasta vallitsee epävarmuus, ja ne Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 201 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon edellyttävät toimivalta johdolta harkintaa. Tämän seurauksena saattaa ilmetä olennaisen virheellisyyden riski, jonka tarkastaja saattaa määritellä merkittäväksi riskiksi, johon on kiinnitettävä erityistä huomiota tarkastuksen yhteydessä. Kirjanpidollisten arvioiden tarkastukseen sovellettava lähestymistapa Tarkastajan on suunniteltava ja suoritettava tarkastustoimenpiteet siten, että hänen on mahdollista hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä siitä, ovatko organisaation kirjanpidolliset arviot kohtuullisia vallitsevat olosuhteet huomioon ottaen ja onko ne (silloin kun niitä tarvitaan) esitetty asianmukaisesti. Tällaista tarkastusevidenssiä on usein vaikea hankkia ja se on lisäksi vähemmän vakuuttavaa kuin muilta aloilta saatu evidenssi; tarkastajan on näin ollen käytettävä harkintaa arvioidessaan, onko tarkastusevidenssiä hankittu tarpeellinen määrä ja onko se tarkoitukseen soveltuvaa. Kirjanpidollisten arvioiden ottaminen huomioon suunnitteluvaiheessa Riskienarviointitoimenpiteitä suorittaessaan tarkastajan on muodostettava käsitys kirjanpidollisia arvioita koskevista vaatimuksista sekä siitä, kuinka toimiva johto tunnistaa arvioita edellyttävät tapahtumat; tarkastajan on muodostettava käsitys myös prosessista, jonka avulla toimiva johto on tehnyt arvioinnit ja käynyt läpi edeltävän vuoden kirjanpidollisten arvioiden tuloksen. Tunnistaessaan ja arvioidessaan olennaisen virheellisyyden riskejä tarkastajan on määritettävä arvioihin liittyvän epävarmuuden aste ja mahdollinen tarkoitushakuisuus ja arvioitava näin, liittyykö niihin merkittäviä riskejä. Kirjanpidollisia arvioita koskevat tarkastustoimenpiteet Tarkastajan on: • arvioitava, onko kirjanpidollisia arvioita määritettäessä käytettyjä menetelmiä sovellettu johdonmukaisesti • arvioitava, edellyttääkö tarkastus erityisasiantuntijan käyttöä • testattava relevanttien kontrollien toiminnan tehokkuus • määritettävä toimivan johdon laatiman arvion testaukseen sovellettava vaihteluväli. Merkittäviä riskejä aiheuttavien arvioiden tapauksessa tarkastajan on lisäksi tutkittava toimivan johdon huomioon ottamia vaihtoehtoisia oletuksia ja arvioitava, ovatko asianomaiset oletukset kohtuullisia; tarvittaessa on myös arvioitava, onko toimivalla johdolla aikomus toimia tietyllä tavalla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 202 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon Jos toimiva johto ei tarkastajan käsityksen mukaan ole riittävästi ottanut huomioon epävarmuutta, joka liittyy merkittäviä riskejä aiheuttaviin arvioihin, tarkastajan on määritettävä vaihteluväli arvion kohtuullisuuden arvioimista varten. Tarkastajan on vahvistusilmoitukset hankittava toimivalta kirjanpidollisia arvioita johdolta tehtäessä kirjalliset käytettyjen merkittävien oletusten kohtuullisuudesta. Kirjanpidollisten arvioiden ja esitettyjen tietojen arvioiminen Tarkastajan on arvioitava, ovatko kirjanpidolliset arviot ja niitä koskevat tiedot kohtuullisia vai virheellisiä. 3.7.2 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat ISSAI 1560 [ISA 560] Tilintarkastajan tavoitteena on a) hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tilintarkastusevidenssiä siitä, näkyvätkö tilinpäätökseen olennaisesti vaikuttavat tilinpäätöspäivän ja tarkastuskertomuksen antamispäivän välillä toteutuvat tapahtumat asianmukaisesti tilinpäätöksessä b) reagoida asianmukaisesti tilinpäätökseen olennaisesti vaikuttaviin tosiasioihin, jotka tulevat tilintarkastajan tietoon tilintarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen. Tarkastuksen päättymisen jälkeisten tapahtumien määrittäminen Tarkastuksen päättymisen jälkeisiä tapahtumia ovat – sekä suotuisat että epäsuotuisat – tapahtumat, jotka a) toteutuvat tilinpäätöspäivän ja tarkastuskertomuksen antamispäivän välisenä aikana b) havaitaan tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen mutta ennen tilinpäätöksen julkistamista c) havaitaan tilinpäätöksen julkistamisen jälkeen. Mihin tahansa mainituista luokista kuuluvat tapahtumat saattavat sisältää evidenssiä tilinpäätöspäivänä vallinneista olosuhteista (jos tapahtumat ovat olennaisia, tileihin on tehtävä vastaavat muutokset) tai ilmentää kyseisen ajankohdan jälkeen ilmaantuneita olosuhteita (jos tapahtumat ovat olennaisia, ne on esitettävä tileillä). Toimet, joihin tarkastajan on ryhdyttävä, ovat riippuvaisia siitä, mikä edellä esitetyistä ajanjaksoista on kyseessä.; Ensimmäisessä tapauksessa tarkastajan on toteutettava asianomaisten tapahtumien tunnistamiseen liittyviä tarkastustoimenpiteitä, mutta kahdessa jälkimmäisessä tapauksessa tarkastajan on ryhdyttävä toimiin vain, jos hän saa tietoonsa tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat. Seuraavassa kuvataan kutakin vaihtoehtoa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 203 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon Tapahtumat, jotka toteutuvat tilinpäätöspäivän ja tarkastuskertomuksen antamispäivän välisenä aikana Tarkastajan on suoritettava tarkastustoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on hankkia tarpeellinen tarkastusevidenssiä määrä siitä, että tarkoitukseen kaikki soveltuvaa tilinpäätöspäivän ja tarkastuskertomuksen antamispäivän välillä toteutuvat tapahtumat, jotka voivat edellyttää tilinpäätöksen oikaisemista tai lisätietojen esittämistä, on tunnistettu. Tarkastajan ei kuitenkaan odoteta kohdistavan jatkuvia tarkastuksia kaikkiin tapahtumiin, jos tarkastustoimenpiteiden avulla on jo kyetty tekemään asianmukaiset johtopäätökset. Tarkastustoimenpiteet on toteutettava mahdollisimman lähellä tarkastuskertomuksen antamispäivää, ja niiden yhteydessä on otettava huomioon tarkastajan suorittama riskienarviointi. Tarkastustoimenpiteet ovat riippuvaisia siitä, kuinka kauan edellisestä tarkastuskäynnistä on kulunut, mutta niihin sisältyvät yleensä seuraavat osa-alueet: • niiden toimivan johdon menettelyiden tarkastaminen, joiden avulla pyritään tunnistamaan tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat • tilinpäätöspäivän jälkeen pidettyjen hallintoelinten kokousten pöytäkirjojen lukeminen • organisaation viimeisimpien osavuositilinpäätösten, budjettien, käytettävissä rahavirtaennusteiden olevien ja muiden vastaavien johdon raporttien lukeminen • tiedustelujen osoittaminen toimivalle johdolle siitä, onko tarkastuksen päättymisen jälkeen toteutunut tapahtumia, jotka saattaisivat vaikuttaa tilinpäätökseen. Kun tarkastaja tunnistaa tilinpäätökseen olennaisesti vaikuttavia tapahtumia, hänen on arvioitava, onko nämä tapahtumat käsitelty asianmukaisesti kirjanpidossa ja onko niistä annettu riittävästi tietoja tilinpäätöksessä. Seikat, jotka tulevat tarkastajan tietoon tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen mutta ennen tilinpäätöksen julkistamispäivää Tarkastaja ei ole velvollinen suorittamaan tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen tarkastustoimenpiteitä tai tekemään tilinpäätökseen liittyviä tiedusteluja sellaisten seikkojen osalta, jotka tulevat tarkastajan tietoon tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen mutta ennen tilinpäätöksen julkistamispäivää. Toimiva johto on velvollinen ilmoittamaan tarkastajalle sellaisista tarkastuskertomuksen antamispäivän ja tilinpäätöksen julkistamispäivän välillä ilmenevistä seikoista, jotka voivat vaikuttaa tilinpäätökseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 204 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon Jos tarkastaja saa tarkastuskertomuksen antamispäivän jälkeen mutta ennen tilinpäätöksen julkistamista tietoonsa seikan, joka saattaa vaikuttaa olennaisesti tilinpäätökseen, hänen on keskusteltava asiasta toimivan johdon kanssa ja arvioitava, onko tilinpäätökseen tehtävä muutos, sekä määritettävä, muuttaako toimiva johto tilinpäätöstä. Kun toimiva johto muuttaa tilinpäätöstä, tarkastaja suorittaa tarvittavat tarkastustoimenpiteet ja laatii uuden tarkastuskertomuksen muutetusta tilinpäätöksestä. Uusi tarkastuskertomus päivätään aikaisintaan muutetun tilinpäätöksen hyväksymispäivälle, ja mainitut tarkastustoimenpiteet ulotetaan uuden tarkastuskertomuksen antamispäivään saakka. Jos toimiva johto ei muuta tilinpäätöstä vaikka tarkastaja katsoo, että muuttaminen on tarpeen, eikä tarkastuskertomusta ole vielä toimitettu organisaatiolle, tarkastajan on annettava varauman sisältävä lausunto tai kielteinen lausunto. Jos tarkastuskertomus on jo toimitettu organisaatiolle, tarkastaja kehottaa toimivaa johtoa tai tarpeen mukaan hallintoelimiä jättämään tilinpäätöksen julkaisematta ja sitä koskevan tarkastuskertomuksen toimittamatta kolmansille osapuolille. Jos tilinpäätös kuitenkin julkaistaan, tarkastajan on ryhdyttävä tilintarkastustuomioistuimen oikeudellista yksikköä konsultoituaan toimenpiteisiin estääkseen sen, että tarkastuskertomukseen luotetaan. Tilinpäätöksen julkistamisen jälkeen havaitut seikat Julkisella sektorilla tilinpäätöksiin ei voida tehdä tarkistuksia niiden julkistamisen jälkeen eikä tarkastuskertomusta voida antaa uudelleen. Näin ollen tarkastajalla ei ole velvollisuutta suorittaa mitään kyseessä olevaa tilinpäätöstä koskevia tiedusteluja sen jälkeen kun tilinpäätös on julkistettu. Jos tarkastaja kuitenkin saa tilinpäätöksen julkistamisen jälkeen tietoonsa seikan, joka oli olemassa tarkastuskertomuksen antamispäivänä ja joka olisi saattanut saada tarkastajan muuttamaan tarkastuskertomustaan, jos hän olisi tuolloin tiennyt kyseisen seikan, hänen on arvioitava, olisiko kyseinen asia saatettava etutahojen tietoon esim. vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle toimitettavan kertomuksen avulla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 205 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon 3.7.3 Ulkopuoliset vahvistukset ISSAI 1505 [ISA 505] Käyttäessään ulkopuolisia vahvistuksia koskevia toimenpiteitä vastauksena arvioituun olennaisen virheellisyyden riskiin tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella ja suorittaa niitä relevantin ja luotettavan tilintarkastusevidenssin hankkimiseksi. Määritelmä Mitä suuremmaksi tarkastaja arvioi olennaisen virheellisyyden riskin, sitä luotettavampaa ja relevantimpaa tarkastusevidenssiä tarkastaja hakee aineistotarkastustoimenpiteiden avulla; toimenpiteet saattavat sisältää ulkopuolisia vahvistuksia. Ulkopuolisia vahvistuksia käytettäessä arvioidaan tarkastusevidenssiä, jota saadaan suoraan kolmannelta osapuolelta tulevan vahvistuksen muodossa vastauksena tarkastajan tietystä asiasta pyytämiin tietoihin. Tällaisen tarkastusevidenssin avulla voidaan yhdessä muiden tarkastustoimenpiteiden avulla saadun tarkastusevidenssin kanssa tukea arvioidun riskin pienentämistä hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Esimerkit Ulkopuolisia vahvistuksia käytetään usein vahvistuksen saamiseksi seuraavilla aloilla: • pankkitilien saldot, lainat, takaukset ja muut pankkitiedot • ennakoiden yhteydessä avatut tilit (esim. edustustot) • rahoituksen välittäjien hallussa vuoden lopussa olevat määrät • saamisten tai velkojen saldot. Tällaiset vahvistukset saattavat antaa tarkastusevidenssiä joidenkin kannanottojen osalta, mutta ne voivat olla merkityksettömiä muiden kannanottojen tapauksessa. Tarkastajan on arvioitava vahvistuksen tavoitetta eli testauksen kohteena olevaa kannanottoa tai kannanottoja. Kun tarkastaja on päättänyt, käyttääkö hän positiivista vai negatiivista ulkopuolista vahvistusta koskevaa pyyntöä, hänen on sovellettava asianmukaisia vahvistuksiin tarkastustoimenpiteitä liittyviä toimenpiteitä, i) suorittaessaan ii) tutkiessaan ulkopuolisiin tuloksia sekä iii) arvioidessaan tarkastusevidenssiä. Positiivista tai negatiivista ulkopuolista vahvistusta koskevat pyynnöt Tarkastaja voi käyttää positiivista tai negatiivista vahvistusta koskevaa pyyntöä taikka niiden yhdistelmää. Positiivista ulkopuolista vahvistusta koskevassa pyynnössä vahvistuksen antavaa osapuolta pyydetään vastaamaan tarkastajalle kaikissa tapauksissa; positiivista vahvistusta koskevaan pyyntöön saatava vastaus antaa yleensä luotettavaa tarkastusevidenssiä. Negatiivista ulkopuolista vahvistusta koskevassa Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 206 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon pyynnössä vahvistuksen antavaa osapuolta pyydetään vastaamaan ainoastaan, mikäli hän on eri mieltä annetuista tiedoista; negatiivista vahvistusta koskevan pyynnön avulla saadaan vähemmän luotettavaa tarkastusevidenssiä kuin positiivista vahvistusta koskevan pyynnön avulla, mutta sitä voidaan kuitenkin käyttää tapauksissa, joissa arvioitu riski ja oletettu virhe ovat alhaisella tasolla, kyseessä on suuri määrä pieniä saldoja ja tarkastaja uskoo vahvistuksen antavien osapuolten vastaavan pyyntöön. Ulkopuolisiin vahvistuksiin liittyvien menettelyjen toteuttaminen a) Tarkastaja valvoo ulkopuolisia vahvistuksia koskevia pyyntöjä ja niihin saatavia vastauksia Tarkastajan on • määritettävä tiedot, vahvistuspyynnöt, jotka joille haetaan vahvistusta, on räätälöity niiden ja laadittava kohteena olevien kannanottojen mukaisiksi • valittava kolmas osapuoli – tarkastaja varmistaa tarvittaessa, että vahvistusta koskeva pyyntö ohjataan henkilölle, jolla on tiedot ja valtuudet asianomaisten tietojen antamiseen; lisäksi tarkastaja arvioi, saattavatko jotkin osapuolet antaa vahvistusta koskevaan pyyntöön vastauksen, joka ei ole objektiivinen • muotoiltava vahvistusta koskevat pyynnöt; vahvistusta koskevaa pyyntöä muotoillessaan tarkastaja ottaa huomioon tekijät, jotka todennäköisesti vaikuttavat vahvistusten luotettavuuteen: pyynnön muoto, vahvistuksen kohteena olevien tietojen luonne sekä se, minkä tyyppisiin tietoihin vastauksen antavat osapuolet pystyvät antamaan vahvistuksen välittömästi (esim. yksittäiset tapahtumat kokonaisten tilien saldojen sijasta) • kommunikoitava kolmannen osapuolen kanssa eli lähetettävä vahvistusta koskevat pyynnöt ja varmistettava, että pyynnöt on osoitettu oikeille henkilöille ja niissä ilmoitetaan, että kaikki vastaukset on lähetettävä suoraan tarkastajalle; tavoitteena on minimoida vahvistusta koskevien pyyntöjen tai niihin annettujen vastausten sieppaamisen tai muuttamisen mahdollisuus ja lisätä näin saatavan tarkastusevidenssin luotettavuutta • arvioitava saatua evidenssiä ottamalla huomioon vastaukset, vastaamatta jättämiset ja poikkeamat. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 207 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon b) Tarkastajan vastaus tapauksessa, jossa toimiva johto ei salli tarkastajan lähettää vahvistusta koskevaa pyyntöä Vahvistusta koskevaan pyyntöön sisältyy yleensä toimivan johdon vastaajalle antama lupa toimittaa asianomaiset tiedot tarkastajalle. Kun tarkastaja hakee vahvistusta tietyille saldoille tai tiedoille, ja toimiva johto pyytää häntä olemaan toimimatta niin, tarkastajan on arvioitava tällaisen kieltäytymisen kohtuullisuutta; tarkastajan on myös arvioitava tilanteen vaikutusta hänen suorittamaansa riskienarviointiin sekä tarkastustoimenpiteiden luonnetta, ajoitusta ja laajuutta; tarkastajan on sovellettava vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä saadakseen tarpeellisen määrän relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä. Jos tarkastajan mielestä on kohtuutonta, että toimiva johto ei salli hänen lähettää vahvistusta koskevaa pyyntöä, tai jos tarkastaja ei pysty hankkimaan tarkastusevidenssiä vaihtoehtoisilla tarkastustoimenpiteillä, hänen on ilmoitettava tästä hallintoelimille ja arvioitava tilanteen mahdollista vaikutusta tarkastuksen johtopäätöksiin ja tarkastuslausuntoon. Tulosten tutkiminen a) Saatujen vastausten luotettavuus Tarkastajan on arvioitava tarkastustoimenpiteitä, vastauksen joiden avulla aitoutta varmistetaan, ja suoritettava että saatujen ulkopuolisten vahvistusten luotettavuudesta ei jää mitään epäselvyyttä. Jos tarkastaja toteaa, ettei vastaus ole luotettava, hänen on arvioitava tilanteen vaikutukset riskienarviointiin sekä tarkastustoimenpiteiden luonteeseen, ajoitukseen ja laajuuteen. b) Positiivista vahvistusta koskevaan pyyntöön ei saada vastausta Jos positiivista ulkopuolista vahvistusta koskevaan pyyntöön ei saada vastausta, on tarkastajan suoritettava vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä hankkiakseen tarkastusevidenssiä asianomaisia kannanottoja varten. Mikäli tarkastaja katsoo, että positiivinen vahvistus on tarpeen, jotta saataisiin tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä, eikä hän saa sitä, tarkastajan on määritettävä tilanteen vaikutukset tarkastukseen. c) Poikkeamat Tarkastajan on tutkittava poikkeamat ratkaistakseen, antavatko ne viitteitä virheellisyyksistä. Jos poikkeama antaa viitteitä organisaation aineistoihin liittyvistä virheellisyyksistä tai sääntöjenvastaisuuksista, tarkastaja määrittää tilanteen syyt sekä arvioi, onko sillä olennaista vaikutusta; lisäksi tarkastaja arvioi uudelleen tarvittavien tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 208 Luotettavuus – Toteutus [Takaisin sisällysluetteloon Tarkastusevidenssin arviointi Tarkastajan on arvioitava, saadaanko ulkopuolista vahvistusta koskevan prosessin tuloksena yhdessä muiden toteutettujen tarkastustoimenpiteiden tulosten kanssa tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä tarkastuskohteena olevasta kannanotosta, vai onko tarpeen toteuttaa lisää tarkastustoimenpiteitä. 3.7.4 Lähipiiri Lähipiiriä ja lähipiirisuhteita sekä -tapahtumia koskevat tarkastusvaatimukset on esitetty käsikirjan yleisen osan luvussa 3.7. 3.8 TARKASTUSHAVAINTOJEN HYVÄKSYTTÄMINEN ISSAI 1260 [ISA 260] ISSAI 1265 [ISA 265] Tilintarkastajan tavoitteena on saattaa oikea-aikaisesti hallintoelinten tietoon tilintarkastuksessa tehdyt huomiot, jotka ovat relevantteja ajatellen hallintoelinten velvollisuutta kommunikoida asianmukaisella tavalla toimivalle johdolle tai hallintoelimille tilintarkastuksen aikana toteamistaan sisäisen valvonnan puutteellisuuksista, jotka hänen ammatillisen harkintansa perusteella ovat riittävän tärkeitä saatettavaksi kyseisten tahojen tietoon. Tarkastushavainnot on hyväksytettävä käsikirjan yleisen osan luvussa 3.8 kuvatun alustavia tarkastushavaintoja koskevan kirjeenvaihdon avulla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 3 | 209 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 2. LUOTETTAVUUS 2. LUOTETTAVUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liitteet OSIO 4 – RAPORTOINTI SISÄLLYS 4.1 Raportointi – yleiskatsaus 4.2 Tarkastuslausuma – lausunnon laatiminen 4.3 Mukautetut lausunnot 4.4 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 4.5 Vertailutiedot Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 210 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.1 RAPORTOINTI – YLEISKATSAUS Tarkastuslausuma Kaikkien toistuvien luotettavuutta koskevien tarkastusten tulokset on raportoitava tarkastuslausumassa. Tarkastuslausuma on näin ollen annettava Euroopan unionin ja EKR:jen tilinpäätöstä koskevien tarkastusten yhteydessä sekä EU:n erillisvirastojen, elinten ja laitosten tilinpäätösten tarkastusten yhteydessä. Lausunto tilinpäätöksen luotettavuudesta Tarkastuslausuma sisältää lausunnon tarkastuskohteen tilinpäätöksen luotettavuudesta. Tarkastuslausuma muodostaa jokaisen vuosikertomuksen ja erityisvuosikertomuksen ydinosan, joka voidaan julkaista myös itsenäisenä asiakirjana yhdessä tarkastuskohteen tilinpäätöksen kanssa. Tarkastuslausuman sekä vuosikertomuksen ja erityisvuosikertomuksen rakennetta ja sisältöä kuvataan tarkemmin käsikirjan yleisen osan osiossa 4. 4.2 TARKASTUSLAUSUMA – LAUSUNNON LAATIMINEN Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1700 [ISA 700] ISSAI 1720 [ISA 720] a) laatia hankitusta tilintarkastusevidenssistä tekemiensä johtopäätösten arvioinnin perusteella lausunto tilinpäätöksen luotettavuudesta ja tilien perustana olevista toimista b) esittää tämä lausunto selkeästi kirjallisessa raportissa, jossa kuvataan lausunnon perusteet. 4.2.1 Johdanto 4.2.2 Luotettavuutta koskevan tarkastuslausuman sisältö 4.2.3 Lausuntotyypit 4.2.4 Tilinpäätöstä koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat 4.2.5 Organisaation noudattamiin tilinpäätöksen laatimisperiaatteisiin liittyvät laadulliset näkökohdat 4.2.6 Sovellettavan tilinpäätösnormiston kuvaus 4.2.7 Oikean kuvan antaminen 4.2.8 Esimerkit 4.2.9 Lisä- ja muu informaatio 4.2.1 Johdanto Tilien luotettavuutta koskevien tarkastusten pääasiallinen tuotos on tarkastuslausuma. Tilien luotettavuus ja tilien perustana olevien toimien laillisuus ja Luotettavuuden ja laillisuuden/sääntöjenmukaisuuden välisen suhteen arviointi sääntöjenmukaisuus ovat kuitenkin kaksi toisiinsa sidoksissa olevaa tavoitetta (ks. sääntöjenmukaisuutta koskeva käsikirjan osa, luku 1.5.2). Tarkastajan on otettava mainittujen kahden tavoitteen välinen suhde huomioon tarkastuksesta raportoidessaan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 211 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.2.2 Luotettavuutta koskevan tarkastuslausuman sisältö Tarkastuslausuman sisältöä koskevat keskeiset ohjeet annetaan käsikirjan ensimmäisen osan osiossa 4. 4.2.3 Lausuntotyypit Lausuntotyypit kuvataan käsikirjan ensimmäisen osan osiossa 4. 4.2.4 Tilinpäätöstä koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat Tehdessään johtopäätöstä siitä, onko tarkastuksessa saatu kohtuullinen varmuus siitä, onko tilinpäätöksessä kaiken kaikkiaan olennaista virheellisyyttä, tarkastajan on kiinnitettävä huomiota seuraaviin tekijöihin: a) onko tarkastuksessa hankittu tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä b) ovatko korjaamattomat virheellisyydet yksin tai yhdessä olennaisia c) onko tilinpäätös kaikilta olennaisilta osiltaan laadittu ja esitetty sovellettavan arviointiin tilinpäätösnormiston kuuluu tilinpäätösmenettelyjen mahdollisesta vaatimusten mukaisesti. harkintaa, joka koskee laadullisia puolia, mukaan tarkoitushakuisesta suhtautumisesta Tähän organisaation lukien viitteet toimivan johdon tekemissä harkinnanvaraisissa ratkaisuissa. Tarkastajan on erityisesti arvioitava, onko sovellettavan tilinpäätösnormiston vaatimukset huomioon ottaen niin, että • valitut ja sovelletut merkittävät tilinpäätöksen laatimisperiaatteet on esitetty tilinpäätöksessä asianmukaisesti, samoin kuin toimivan johdon merkittävät tulkinnat säädöksiin ja määräyksiin perustuvista vaatimuksista • valitut ja sovelletut tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ovat sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisia ja asianmukaisia • toimivan johdon tekemät kirjanpidolliset arviot ovat kohtuullisia • tilinpäätöksessä esitetty informaatio on relevanttia, luotettavaa, vertailukelpoista ja ymmärrettävää • tilinpäätös sisältää riittävästi tietoja, jotta sen aiottujen käyttäjien on mahdollista saada käsitys olennaisten tapahtumien vaikutuksesta tilinpäätöksen sisältämään informaatioon (tällä tarkoitetaan organisaation taloudellista asemaa, taloudellista tulosta ja rahavirtoja) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 212 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] • tilinpäätöksessä käytetty terminologia on asianmukaista (tilien otsikot mukaan lukien) d) tilinpäätös on esitetty oikein, ja esimerkiksi seuraavat tekijät on otettu huomioon: • tilinpäätöksen yleinen esittämistapa, rakenne ja sisältö • se, kuvastaako tilinpäätös, liitetiedot mukaan luettuina, sen perustana olevia tapahtumia siten, että tilinpäätös on esitetty oikein. e) viitataanko sovellettavaan tilinpäätösnormistoon tilinpäätöksessä asianmukaisella tavalla tai kuvataanko sitä siinä asianmukaisesti. 4.2.5 Organisaation noudattamiin tilinpäätöksen laatimisperiaatteisiin liittyvät laadulliset näkökohdat Toimiva johto tekee useita harkintaan perustuvia ratkaisuja tilinpäätökseen sisältyvistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista. Tarkastajan arvioidessa organisaation tilinpäätösmenettelyjen laadullisia puolia hänen tietoonsa voi tulla mahdollista tarkoitushakuista suhtautumista toimivan johdon harkintaan perustuvissa ratkaisuissa. Tarkastaja voi todeta, että puolueettomuuden puuttumisen kumuloitunut vaikutus yhdessä korjaamattomien virheellisyyksien vaikutuksen kanssa johtaa siihen, että tilinpäätös kokonaisuutena on olennaisesti virheellinen. Seuraavassa luettelossa annetaan esimerkkejä seikoista, jotka viittaavat puolueettomuuden puuttumiseen ja jotka saattavat vaikuttaa tarkastajan arvioon siitä, onko tilinpäätös kokonaisuutena olennaisesti virheellinen: • toimivan johdon tietoon tarkastuksen aikana saatettujen virheellisyyksien valikoiva korjaaminen • toimivan johdon mahdollinen tarkoitushakuinen suhtautuminen kirjanpidollisia arvioita tehtäessä. 4.2.6 Sovellettavan tilinpäätösnormiston kuvaus Toimiva johto vastaa siitä, että tilinpäätös laaditaan ja esitetään sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti sekä siitä, että tilinpäätösnormistoa kuvataan tilinpäätöksessä asianmukaisesti. Tämä kuvaus on tärkeä, koska se kertoo tilinpäätöksen käyttäjille, mihin normistoon tilinpäätös perustuu. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 213 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Kuvaus, jossa todetaan tilinpäätöksen olevan laadittu ja esitetty tietyn sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti, on asianmukainen vain, jos tilinpäätös täyttää kaikki kyseisen normiston vaatimukset, jotka ovat voimassa tilinpäätöksen kattamalla tilikaudella. EU:n toimielinten, erillisvirastojen ja vastaavien elinten tapauksessa sovellettava tilinpäätösnormisto muodostuu komission tilinpitäjän laatimista ja hyväksymistä kirjanpitosäännöistä, kuten varainhoitoasetuksessa 52 edellytetään. Varainhoitoasetuksen mukaan tilinpitäjä käyttää asianomaisia sääntöjä vahvistaessaan ohjeenaan kansainvälisesti hyväksyttyjä julkisen sektorin tilinpäätösstandardeja, joista hän voi poiketa unionin toimintojen erityispiirteiden niin vaatiessa Sovellettavaa tilinpäätösnormistoa koskeva kuvaus, joka sisältää epätäsmällisiä ehdollisia tai rajoittavia sanamuotoja (esimerkiksi ”tilinpäätös on pääosin kirjanpitosääntöjen mukainen”) ei ole asianmukainen kuvaus kyseisestä normistosta, koska se voi johtaa tilinpäätöksen käyttäjiä harhaan. 4.2.7 Oikean kuvan antaminen Saattaa olla tapauksia, joissa tilinpäätös ei anna oikeaa kuvaa, vaikka se olisi laadittu ja esitetty oikean kuvan antamiseen ohjaavan normiston mukaisesti. Tällaisessa tapauksessa toimiva johto on velvollinen sisällyttämään tilinpäätökseen muita tietoja niiden tietojen lisäksi, joita normistossa nimenomaisesti vaaditaan, tai äärimmäisen harvinaisissa tapauksissa poikkeamaan normistoon sisältyvästä vaatimuksesta. 4.2.8 Esimerkit Käsikirjan yleisen osan liitteessä III esitetään esimerkkinä tilien luotettavuutta koskeva tarkastuslausuma varainhoitovuodelta 2010. 4.2.9 Lisä- ja muu informaatio Aihetta käsitellään käsikirjan yleisen osan luvussa 4.2.3. 52 Varainhoitoasetus, 133 artikla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 214 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.3 MUKAUTETUT LAUSUNNOT Tilintarkastajan tavoitteena on esittää selkeästi asianmukainen mukautettu lausunto tilinpäätöksestä ja tilien perustana olevista toimista, mikä on tarpeellista silloin, kun ISSAI 1705 [ISA 705] a) tilintarkastajan tekemän johtopäätöksen mukaan tilinpäätöksessä on olennainen virheellisyys 4.3.1 Olennaisten virheellisyyksien luonne 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus 4.3.3 Hajanaisen lausunnon antamista koskeva kielto 4.3.4 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu b) hän ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä sen toteamiseksi, ettei tilinpäätöksessä ole olennaista virheellisyyttä. 4.3.1 Olennaisten virheellisyyksien luonne Tilinpäätöksen olennaisessa virheellisyydessä voi olla kysymys seuraavista seikoista: a) Valittujen tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden asianmukaisuus, eli periaatteet i) eivät ole yhdenmukaisia sovellettavan tilinpäätösnormiston kanssa, ii) eivät ole asianmukaisia kyseisissä olosuhteissa tai iii) johtavat tilinpäätökseen, joka ei kuvasta sen perustana olevia tapahtumia tavalla, joka johtaa oikean kuvan antamiseen. Tilinpäätösnormistot sisältävät usein vaatimuksia, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden muutosten kirjanpitokäsittelyä ja niistä tilinpäätöksessä esitettäviä tietoja. Silloin kun organisaatio on muuttanut valitsemiaan merkittäviä tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, tilinpäätökseen voi tulla olennainen virheellisyys, jos organisaatio ei ole noudattanut näitä vaatimuksia. b) Valittujen tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden soveltaminen, eli i) epäjohdonmukainen soveltaminen tai ii) tahattomat soveltamiseen liittyvät virheellisyydet. c) Tilinpäätöksessä esitettävien tietojen asianmukaisuus tai riittävyys, eli i) kaikkia vaadittavia tietoja ei ole esitetty, ii) tilinpäätöksen esitettyjä tietoja ei ole esitetty sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti tai iii) tilinpäätös ei sisällä tietoja, jotka ovat tarpeellisia oikean kuvan antamiseksi. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 215 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus Tilinpäätös on olennaisesti virheellinen Tarkastaja voi todeta, että virheellisyydet, jotka ovat yksin tai yhdessä tilinpäätöksen kannalta olennaisia, ovat laajalle ulottuvia, jos i) virheellisyydet eivät rajoitu tilinpäätöksen tiettyihin osatekijöihin, tileihin tai eriin tai, jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne edustavat tai voisivat edustaa huomattavaa osuutta tilinpäätöksestä, tai ii) jos virheellisyydet vaikuttavat käyttäjien tilinpäätöksestä saaman käsityksen kannalta olennaisen tärkeisiin tietoihin. Ei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä Tarkastaja voi katsoa, että se, että yhdestä tai useammasta tilinpäätökseen liittyvästä asiasta ei pystytä hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä, on sekä olennaista että laajalle ulottuvaa, jos tarkastusevidenssin puuttumisen mahdolliset vaikutukset eivät rajoitu tilinpäätöksen tiettyihin osatekijöihin, tileihin tai eriin tai, jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne voisivat edustaa huomattavaa osuutta tilinpäätöksestä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 216 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 3: Yksityiskohtainen kuvaus luotettavuutta koskevan lausunnon laatimisesta Onko saatu tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä? Ei Onko tarkastuksen laajuutta koskevan rajoituksen mahdollinen vaikutus olennainen ja laajalle ulottuva? Ei Varauman sisältävä lausunto - rajoituksen mukaan Kyllä Kyllä Onko tilinpäätös laadittu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti? Lausunnon antamatta jättäminen Ei Onko sovellettavasta tilinpäätösnormistosta poikkeaminen tarpeen, jotta voidaan antaa oikea ja riittävä kuva? Ei Kyllä Kyllä Onko tilinpäätöksessä olennaisia virheitä? Kyllä Onko poikkeaminen esitetty asianmukaisesti? Onko tilinpäätökseen kohdistuva vaikutus olennainen ja laajalle ulottuva? Kyllä Ei Ei Ei Antaako tilinpäätös kaikilta olennaisilta osiltaan oikean ja riittävän kuvan? Ei Varauman sisältävä lausunto - erimielisyys huomioon ottaen Kyllä Kielteinen lausunto Kyllä Vakiomuotoinen lausunto 4.3.3 Hajanaisen lausunnon antamista koskeva kielto Hajanaista lausuntoa kuvataan yksityiskohtaisesti käsikirjan yleisen osan luvussa 4.4.10. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 217 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.3.4 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu Mukautetun lausunnon perustelukappale Mukautettua lausuntoa kuvataan yksityiskohtaisesti käsikirjan yleisen osan luvussa 4.4. 4.4 TIETTYJÄ SEIKKOJA PAINOTTAVAT KAPPALEET JA MUITA SEIKKOJA KOSKEVAT KAPPALEET ISSAI 1706 [ISA 706] Tilintarkastajan tavoitteena on sisällyttää tilintarkastuskertomukseen selkeä lisäkommunikaatio, jos hän katsoo tarpeelliseksi kiinnittää käyttäjien huomiota tilinpäätöksessä esitettyyn seikkaan tai johonkin muuhun kysymykseen, joka voi hänen käsityksensä mukaan olla relevantti tilinpäätöksen tai tilintarkastuksen kannalta. 4.4.1 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen luonne 4.4.2 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen muoto ja sijainti 4.4.1 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen luonne Tarkastaja saattaa katsoa tarpeelliseksi tai välttämättömäksi korostaa tarkastuslausumassa, että tilinpäätöksessä esitetty seikka on niin tärkeä, että se on perustavanlaatuinen käyttäjien tilinpäätöksestä saaman käsityksen kannalta. 4.4.2 Tiettyjä seikkoja painottavan kappaleen muoto ja sijainti Aihetta käsitellään tarkemmin käsikirjan yleisen osan luvussa 4.5.1. 4.5 VERTAILUTIEDOT ISSAI 1710 [ISA 710] Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä siitä, onko tilinpäätökseen sisältyvät vertailutiedot kaikilta olennaisilta osiltaan esitetty sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti. 4.5.1 Johdanto 4.5.2 Tarkastustoimenpiteet 4.5.3 Tarkastusta koskeva raportointi Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 218 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.5.1 Johdanto Vertailutiedoilla tarkoitetaan tilinpäätökseen sisältyviä yhtä tai useampaa aikaisempaa tilikautta koskevia lukuja ja muita tietoja. Vertailutiedot antavat tilinpäätöksen käyttäjille tarvittavaa tietoa organisaatioon tietyn ajanjakson kuluessa vaikuttavista kehityssuuntauksista ja muutoksista. EU:n toimintaympäristössä vertailutiedoilla tarkoitetaan vertailulukuja, joissa edellisen tilikauden luvut ja muut tiedot sisältyvät kiinteänä osana Vertailuluvut tarkastuksen kohteena olevan tilikauden tilinpäätökseen ja ne on tarkoitettu luettaviksi yksinomaan tarkastuksen kohteena olevaa tilikautta koskevien lukujen ja muiden tietojen (joista käytetään nimitystä ”tarkastuksen kohteena olevan tilikauden yhteydessä. luvut”) Se, kuinka yksityiskohtaisella tasolla vertailuluvut ja muut tiedot esitetään, määräytyy pääasiassa sen mukaan, kuinka relevanttia tämä on tarkastuksen kohteena olevan tilikauden lukujen kannalta. 4.5.2 Tarkastustoimenpiteet on Tarkastajan ratkaistava, onko vertailuluvut esitetty oikein tilinpäätöksessä ja onko tällaiset tiedot luokiteltu asianmukaisesti. Tätä tarkoitusta varten tarkastajan on arvioitava, Tietojen jatkuvuus a) täsmäävätkö vertailutiedot edellisellä tilikaudella esitettyjen lukujen ja muiden tietojen kanssa tai onko niitä oikaistu silloin, kun tämä on asianmukaista ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet b) ovatko vertailutiedoissa noudatetut tilinpäätöksen laatimisperiaatteet yhdenmukaiset tarkastuksen kohteena olevalla tilikaudella noudatettujen laatimisperiaatteiden kanssa, tai jos tilinpäätöksen laatimisperiaatteissa on tapahtunut muutoksia, onko nämä muutokset käsitelty asianmukaisesti kirjanpidossa, onko ne esitetty asianmukaisesti ja onko niistä annettu riittävästi tietoja. Jos tarkastajan tietoon tulee mahdollisesti olennainen virheellisyys tarkastettavana olevan tilikauden vertailutiedoissa, hänen on suoritettava aiemmin toteutettujen tarkastustoimenpiteitä, hankkiakseen tarkastustoimenpiteiden joita tarpeellisen kyseisissä määrän lisäksi olosuhteissa tarkoitukseen sellaisia tarvitaan, soveltuvaa tarkastusevidenssiä sen ratkaisemiseksi, onko vertailutiedoissa olennaista virheellisyyttä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 219 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.5.3 Tarkastusta koskeva raportointi Vertailuluvut on yksilöitävä erikseen tarkastuslausumassa ainoastaan seuraavissa tapauksissa: i) Jos aiemmin annetussa edellistä tilikautta koskevassa tarkastuslausumassa on ollut mukautettu lausunto eikä lausunnon aiheuttanutta seikkaa ole ratkaistu: a) Jos seikan vaikutukset tai mahdolliset vaikutukset tarkastettavana olevan tilikauden lukuihin ovat olennaisia ja edellyttävät tarkastuksen kohteena olevan tilikauden lukuja koskevan tarkastajan lausunnon mukauttamista, tarkastajan on viitattava sekä tarkastuksen kohteena olevan tilikauden lukuihin että vertailulukuihin kuvauksessa, joka koskee mukautetun lausunnon perustelukappaleen mukauttamiseen johtanutta seikkaa. Esimerkki varauman sisältävän lausunnon perustelukappaleesta: ”Kuten tilinpäätöksen liitetiedossa X todetaan, tilinpäätöksessä ei ole tehty poistoja, mikä ei käsityksemme mukaan ole sovellettavien standardien mukainen menettelytapa. Tämä perustuu toimivan johdon edellisen tilikauden alussa tekemään päätökseen, ja sen vuoksi olemme antaneet kyseisen vuoden tilinpäätöksestä varauman sisältävän lausunnon. Jos vuosittain olisi kirjattu tasapoistoja 5 % rakennuksesta ja 20 % laitteista, tilikauden taloudelliseen tulokseen kohdistuvan vaikutuksen pitäisi olla xxx vuonna 20X1 ja xxx vuonna 20X0, aineellisten käyttöomaisuushyödykkeiden kirjanpitoarvoa pitäisi pienentää kertyneiden poistojen määrällä xxx vuonna 20X1 ja xxx vuonna 20X0, ja nettovarallisuuden määrää pitäisi vähentää xxx vuonna 20X1 ja xxx vuonna 20X0.” b) Jos seikan vaikutukset tai mahdolliset vaikutukset eivät ole relevantteja tai olennaisia tarkastuksen kohteena olevan tilikauden lukujen kannalta, tarkastajan on kuitenkin mukautettava tarkastuslausumassa annettavaa lausuntoa tarkastuksen kohteena olevan tilikauden tilinpäätöksestä, koska kyseinen seikka vaikuttaa tai voi vaikuttaa vertailulukuihin. Esimerkki varauman sisältävän lausunnon perustelukappaleesta: ”Emme pystyneet havainnoimaan fyysistä inventointia 1.1.20X0 alkaneen edeltävän tilikauden alussa emmekä pystyneet varmistumaan vaihto-omaisuusmääristä vaihtoehtoisilla tavoilla. Koska vaihto-omaisuuden alkusaldo vaikuttaa toiminnan tulokseen, emme ole pystyneet selvittämään, nettovarallisuuden tarkastuskertomusta olisiko alkusaldoon 31.12.20X0 vuoden 20X0 tarpeellista päättyvältä toiminnan tehdä tilikaudelta tulokseen oikaisuja. laaditusta ja kertyneen Tarkastajamme tilinpäätöksestä mukautettiin tätä vastaavasti.” Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 220 Luotettavuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Silloin kun aiemmin annetussa edellistä tilikautta koskevassa tarkastuslausumassa on ollut varauman sisältävä lausunto, kun lausunto on jätetty antamatta tai se on ollut kielteinen, ja mukautetun lausunnon aiheuttanut seikka on ratkaistu ja käsitelty asianmukaisesti tilinpäätöksessä tilinpäätösnormiston mukaisesti, aiempaan mukautukseen ei tarvitse viitata tarkastuksen kohteena olevalta tilikaudelta annettavassa tarkastuslausumassa. ii) Jos tarkastaja saa tietoonsa olennaisen virheellisyyden, joka vaikuttaa edellisen tilikauden tilinpäätökseen, josta on jo annettu vakiomuotoisen lausunnon sisältävä tarkastuslausuma, tarkastajan on noudatettava tilinpäätöspäivän jälkeisten tapahtumien käsittelystä annettuja ohjeita. Jos edellisen tilikauden tilinpäätöstä ei ole muutettu ja esitetty uudelleen, eikä vertailulukuja ole oikaistu asianmukaisesti tai tilinpäätöksessä ei ole esitetty asianmukaisia tietoja, tarkastajan on esitettävä tarkastettavana olevan tilikauden tilinpäätöstä koskevassa tarkastuslausumassa varauman sisältävä lausunto tai kielteinen lausunto, joka on mukautettu tilinpäätökseen sisältyvien vertailulukujen osalta. Silloin kun edellisen tilikauden tilinpäätöstä, joka on virheellinen, ei ole muutettu eikä uutta tarkastuslausumaa ole annettu, mutta vertailuluvut on oikaistu asianmukaisesti tai tarkastettavana olevan tilikauden tilinpäätöksessä on esitetty asianmukaiset tiedot, tarkastuslausumaan voidaan sisällyttää tiettyä seikkaa painottava kappale, jossa kuvataan olosuhteita ja relevanteissa tapauksissa viitataan tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin, joissa kyseisestä seikasta annetaan täydellinen kuvaus. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Osio 4 | 221 Luotettavuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE I – TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TOIMITTAMAT LUOTETTAVUUTTA KOSKEVAT TARKASTUKSET Kullakin organisaatiolla on oma lainsäädäntökehys ja kirjanpitosäännökset, jotka määrittävät tilinpäätöksen muodon ja sisällön. Euroopan unionin eri tyyppisiin elimiin sovelletaan seuraavanlaisia tilinpäätösraportointia koskevia vaatimuksia: Tarkastus- Tarkastuksen laajuus kertomuksen muoto Konsolidoitu tilinpäätös ja selvitykset yleisen talousarvion toteuttamisesta, joissa esitetään yhdistettyinä toimielinten ja elinten tilinpäätösten tiedot Tarkastuksen oikeusperusta Tarkastuslausuman Euroopan unionin toiminnasta lausunto + lausuman tehdyn sopimuksen 287 artikla perustana olevat huomautukset (varainhoitoasetus, 121 artikla) Euroopan kehitysrahastojen tilinpäätös ja Tarkastuslausuman 287 artikla (vastaavasti) ja selvitys rahoituksen toteutumisesta lausunto + lausuman EKR:n varainhoitoasetus (EKR:n varainhoitoasetus, 96 artikla) perustana olevat huomautukset Eurooppa-koulujen tilit Tilejä koskeva Koulujen varainhoitoasetuksen kertomus 78 artikla Erillisvirastojen, laitosten ja muiden Tarkastuslausuman Kuhunkin erillisvirastoon ja elinten tilit tyyppinen lausunto hajautettuun elimeen sovellettavat neuvoston asetukset Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Liitteet | 222 Luotettavuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE II Esimerkki tilinpäätöksen luotettavuutta koskevasta vahvistuskirjeestä (varainhoitovuoden 2010 alustava tilinpäätös) (Organisaation kirjelomake) Euroopan tilintarkastustuomioistuimen presidentille Asia: Vahvistuskirje: varainhoitovuoden 2010 alustava tilinpäätös Tämä vahvistuskirje on annettu liittyen suorittamaanne tarkastukseen, jonka kohteena on ”Euroopan unionin alustava tilinpäätös”. Tilinpäätös sisältää ”konsolidoidun tilinpäätöksen” ja ”konsolidoidut talousarvion toteuttamista koskevat selvitykset” 31. joulukuuta 2010 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Tarkastuksen tarkoituksena oli lausunnon antaminen siitä, antaako Euroopan unionin konsolidoitu tilinpäätös olennaisilta osiltaan oikeat ja riittävät tiedot Euroopan unionin taloudellisesta asemasta 31. päivältä joulukuuta 2010 sekä toimien tuloksista ja rahavirroista päättyneeltä varainhoitovuodelta. Konsolidoitu tilinpäätös varainhoitovuodelta 2010 laadittiin neuvoston 25 päivänä kesäkuuta 2002 antaman varainhoitoasetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 17 päivänä joulukuuta 2007 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 1525/2007, mukaisesti soveltamieni kirjanpitosääntöjen perusteella. Kyseisissä kirjanpitosäännöissä suoriteperusteisia kirjanpidon periaatteita on mukautettu Euroopan unionin toimintaympäristöön sopiviksi. ”Konsolidoidut selvitykset talousarvion toteuttamisesta” laaditaan yhä pääasiallisesti kassatapahtumien perusteella. Määrittelemäni kirjanpitojärjestelmät sekä tarvittaessa sellaiset tulojen ja menojen hyväksyjien määrittelemät järjestelmät joiden tarkoituksena on tuottaa ja perustella kirjanpitotietoja, on hyväksytty varainhoitoasetuksen 61 artiklan mukaisesti. Komission valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät ovat antaneet kaikki tiedot, jotka tarvitaan laadittaessa tilinpäätöstä, joka antaa oikean ja riittävän kuvan Euroopan unionin varoista ja veloista sekä talousarvion toteuttamisesta. Tietoja ovat antaneet varainhoitoasetuksen 128 artiklan mukaisesti myös varainhoitoasetuksen 185 artiklassa tarkoitettujen toimielinten ja elinten tilinpitäjät, jotka takaavat tietojen luotettavuuden. Vahvistan (parhaan tietoni ja käsitykseni mukaisesti ja tehtyäni tarpeelliseksi katsomiani selvityksiä asianmukaisten tietojen hankkimiseksi) seuraavaa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Liitteet | 223 Luotettavuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Tilinpäätös 1. Edellä tarkoitettu Euroopan unionin alustava tilinpäätös 31. joulukuuta 2010 päättyneeltä varainhoitovuodelta on annettu 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 17 päivänä joulukuuta 2007 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 1525/2007, sen soveltamissääntöjen sekä vastuullani olevien kirjanpitosääntöjen ja menetelmien mukaisesti. 2. Seuraavia varaumia lukuun ottamatta …….. tietooni ei ole saatettu muita varaumia edellyttäviä asioita. 3. Merkittävät oletukset, joita olemme käyttäneet kirjanpidollisia arvioita tehdessämme, käypiin arvoihin arvostettavia eriä koskevat arviot mukaan luettuina, ovat kohtuullisia. 4. Lähipiirisuhteet ja -tapahtumat on käsitelty kirjanpidossa asianmukaisesti ja esitetty kirjanpitosääntöjen vaatimusten mukaisesti. 5. Kaikkien sellaisten tilinpäätöspäivän jälkeisten tapahtumien, jotka kirjanpitosääntöjen mukaan edellyttävät tilinpäätöksen oikaisemista tai lisätietojen esittämistä, mukaiset oikaisut on tehty tai vaadittavat tiedot esitetty. (Ainoastaan lopullisen vahvistuskirjeen osalta:) 6. Tilintarkastustuomioistuimen 15. kesäkuuta ilmoittamien korjaamattomien virheellisyyksien vaikutukset ovat sekä erikseen että yhdessä epäolennaisia koko tilinpäätöksen kannalta. Vahvistuskirjeeseen on liitetty luettelo tarkastajien tarkastuksen aikana kokoamista virheellisyyksistä, joita ei ole korjattu. 7. Ei ole olemassa suunnitelmia tai aikomuksia, jotka saattavat olennaisesti muuttaa tilinpäätöksessä ilmoitettavien varojen ja velkojen kirjanpitoarvoa tai luokittelua. Sellaisten saamisten, joita ei mahdollisesti saada perittyä takaisin, kirjanpitoarvo on tarvittaessa korjattu. 8. Euroopan komissiolla ja muilla konsolidoitavilla elimillä on hyväksyttävä omaisuuseriä koskeva omistusoikeus, eikä omaisuuseriin kohdistu panttioikeuksia tai rasitteita. Tilinpitäjät ovat antaneet muiden konsolidoitavien elinten omaisuuseriä koskevat kirjanpitotiedot varainhoitoasetuksen ensimmäisen osan VII osaston mukaisesti. 9. Kaikki velat, sekä todelliset että ehdolliset, on kirjattu tai esitetty asianmukaisesti, ja kaikki kolmansille osapuolille annetut takaukset on esitetty tilinpäätöksen liitetiedoissa. 10. Kaikki Euroopan komissiolta ja muilta konsolidoitavilta elimiltä perittävät saamiset on merkitty tileille varauksina tai tarvittaessa ehdollisina velkoina. 11. Käteis- tai sijoitustiliemme kanssa ei ole tehty virallisia tai epävirallisia tasausjärjestelyjä. Luottojärjestelyjä ei ole tehty. Annetut tiedot Annettujen tietojen ja jäljempänä kohdissa 12–18 esitettävien seikkojen osalta korostan, että olen antanut teille asianomaiset tiedot komission tilien osalta. EU:n tilinpäätökseen sisältyvien konsolidoitavien elinten tilinpitäjillä on velvollisuus toimia samoin asianomaisten elinten tilien osalta. 12. Olen antanut teille Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Liitteet | 224 Luotettavuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] • pääsyn kaikkeen informaatioon, jonka tiedän olevan relevanttia tilinpäätöksen laatimisen kannalta, kuten asiakirjoihin ja muuhun aineistoon sekä muihin seikkoihin • muun tiedon, jota olette pyytäneet tarkastusta varten • rajoittamattoman mahdollisuuden kommunikoida niiden organisaatiossa toimivien henkilöiden kanssa, joilta olette katsoneet tarpeelliseksi hankkia tarkastusevidenssiä. 13. Kaikki tapahtumat on kirjattu kirjanpitoon ja sisältyvät tilinpäätökseen. 14. Olen antanut teille tulokset riskienarvioinnistamme, joka koskee sitä, että tilinpäätös saattaa olla petoksen seurauksena olennaisesti virheellinen. Olen luottanut tilintarkastustuomioistuimelle toimitettuihin, muiden konsolidoitavien elinten tilinpitäjien antamiin tietoihin asianomaisten organisaatioiden tapauksessa suoritettujen riskienarviointien osalta [huomioon otettavat poikkeukset]. 15. Olen antanut teille kaiken tiedon organisaation tilinpäätökseen vaikuttavista väitetyistä tai epäillyistä petoksista, joista olen saanut tiedon asiaankuuluvilta yksiköiltä. 16. Olen antanut teille tiedot organisaation lähipiiriin kuuluvista tahoista sekä kaikista tiedossani olevista lähipiirisuhteista ja -tapahtumista EU:n kirjanpitosäännön nro 15 mukaisesti. 17. Olen kertonut teille kaikista tiedossani olevista säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisistä tai epäillyistä noudattamatta jättämisistä, joiden vaikutukset olisi otettava huomioon tilinpäätöstä laadittaessa. 18. Edellä esitetyn lisäksi vakuutan, että • tilinpäätöksessä esitetään asianmukaisesti, että toimet, jotka ovat tulevien tilien tarkastus- ja hyväksymismenettelyjen tai päättämismenettelyiden kohteena, ovat luonteeltaan alustavia. • kaikki ”todennäköiset” saamiset, jotka eivät kuitenkaan ole vielä lopullisia, on esitetty asianmukaisesti ja mahdollisuuksien mukaan arvioitu määrällisesti tilinpäätöksen liitetiedoissa • tileillä selvitetään takaisinperintätoimien heterogeeninen luonne (esim. rahoitusoikaisut, tilien tarkastamis- ja hyväksymispäätökset tai päätökset unionin tukitoimenpiteiden korvaamisesta ohjelmien päättämisen, tarkastusten tai muiden tukikelpoisuustarkastusten perusteella) • tileillä on esitetty kaikki tulojen ja menojen hyväksyjien komissiolle antamat perintämääräykset, joiden perusteella komissiolle on palautettava lopulliselta edunsaajalta, kolmannelta maalta tai jäsenvaltiolta perittäviä määriä; tulojen ja menojen hyväksyjät eivät ole ilmoittaneet minulle perintämääräysten laadintaan liittyvistä viivästyksistä tai muista ongelmista • tiedot Euroopan komission tai jäsenvaltioiden takaisin perimistä määristä ja tekemistä rahoitusoikaisuista, jotka perustuvat EU:n toimittamissa tarkastuksissa havaittuihin virheisiin tai sääntöjenvastaisuuksiin, on esitetty tilinpäätöksen liitetiedossa nro 6. EUROOPAN KOMISSION TILINPITÄJÄ (Päiväys) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 2 – Liitteet | 225 Säännönmukaisuus – Sisällysluettelo [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA Sisällysluettelo Johdanto 1 – Yleistä 2 – Tilien luotettavuus 3 – Säädösten ja määräysten noudattaminen Sanasto ja lyhenteet OSA 3 – SÄÄDÖSTEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SISÄLLYS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – toteutus Osio 4 – Raportointi Liite I – Arvio valvontajärjestelmien toiminnasta Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Sisällysluettelo | 226 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite OSIO 1 – PUITTEET SISÄLLYS 1.1 Säännönmukaisuuden tarkastuksen määritelmä ja tavoitteet 1.2 Tilintarkastustuomioistuimelle säännönmukaisuuden tarkastamisesta asetetut lakisääteiset vaatimukset 1.3 Kansainvälisten tarkastusstandardien (ISA-standardien) soveltUVUUS säännönmukaisuuden tarkastuksiin 1.4 Säännönmukaisuuden tarkastusten päämäärät ja tavoitteet 1.5 Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastukset Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 227 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.1 SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN MÄÄRITELMÄ JA TAVOITTEET Säännönmukaisuuden tarkastuksen määritelmä Säännönmukaisuuden tarkastuksessa arvioidaan, ovatko toiminnot, rahoitustoimet ja taloudelliset tiedot velvoittavien normien mukaisia. Velvoittavat normit voivat olla budjettisäännöksiä tai päätöksiä taikka muita relevantteja säädöksiä, määräyksiä ja sopimuksia tai erityissääntöjä. ISSAI 1250 [ISA 250] Tilintarkastajan tavoitteena tarkastusta toimittaessaan: on tilinpäätösten luotettavuuden a) hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä niiden säädösten ja määräysten noudattamisesta, joiden yleisesti tiedetään välittömästi vaikuttavan tilinpäätökseen sisältyvien lukujen ja siinä esitettävien tietojen määrittämiseen b) suorittaa tiettyjä tilintarkastustoimenpiteitä, jotka auttavat häntä tunnistamaan tapauksia, joissa ei ole noudatettu muita tilinpäätökseen mahdollisesti olennaisesti vaikuttavia säädöksiä ja määräyksiä c) toimia asianmukaisella tavalla säädösten ja määräysten todellisen tai epäillyn noudattamatta jättämisen suhteen tilintarkastusta suoritettaessa. ISSAI 4200 Tilintarkastajan tavoitteena on tilinpäätösten tarkastamiseen liittyvää sääntöjenmukaisuuden tarkastusta toimittaessaan: a) saada kohtuullinen varmuus siitä, ovatko tilinpäätöksissä mainitut toiminnot, rahoitustoimet ja taloudelliset tiedot kaikilta olennaisilta osiltaan niitä velvoittavien normien mukaisia b) raportoida havainnoista ja tuomioista lainsäädäntöelimille tai muille elimille. Tilintarkastajan tavoitteena tarkastuksia toimittaessaan: ISSAI 4100 on erillisiä tarvittaessa säännönmukaisuuden a) saada kohtuullinen varmuus siitä, onko tietystä aiheesta kerätty tieto kaikilta olennaisilta osiltaan tiettyjen kriteerien mukaista b) raportoida havainnoista ja tuomioista lainsäädäntöelimille tai muille elimille. tarvittaessa 1.2 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTAMISESTA ASETETUT LAKISÄÄTEISET VAATIMUKSET Tilintarkastustuomioistuimella on valtuudet toimittaa kahdenlaisia säännönmukaisuuden tarkastuksia: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 228 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] i) Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastukset SEUT-sopimuksen 287 artiklan mukaisesti tilintarkastustuomioistuin antaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle tarkastuslausuman unionin sekä kaikkien unionin perustamien elinten tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta (sääntöjenmukaisuudesta), jollei niiden perustamisasiakirjassa toisin määrätä. Edellä mainitun 287 artiklan 287 artikla mukaan tilintarkastustuomioistuimen tarkastettava tulojen ja menojen (sääntöjenmukaisuus). on tässä laillisuus Tämä tilintarkastustuomioistuimen yhteydessä ja asianmukaisuus on toimittaman myös pääasiallinen säännönmukaisuuden tarkastuksen tyyppi. Tarkastustulokset esitetään vuosikertomuksessa (EU:n talousarvio ja Euroopan kehitysrahastot) tai erityisvuosikertomuksissa (erillisvirastot, laitokset ja muut elimet). ii) Muut säännönmukaisuuden tarkastukset Samassa artiklassa todetaan, että ”tilintarkastustuomioistuin voi myös milloin tahansa, varsinkin erityiskertomuksin, esittää huomautuksia erityisistä kysymyksistä”. Tilintarkastustuomioistuin voi täten toimittaa säännönmukaisuuden tarkastuksia tärkeinä pitämistään hallinnointia koskevista aiheista tai talousarvioaloista, kuten hankintamenettelyistä tai rahoitusjärjestelyistä. 1.3 KANSAINVÄLISTEN TARKASTUSSTANDARDIEN (ISASTANDARDIEN) SOVELTUVUUS SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSIIN ISA-standardien vaatimukset ovat suurelta osin relevantteja säännönmukaisuuden tarkastuksen eri vaiheissa, ja niitä on täten käytetty soveltuvin osin tähän säännönmukaisuutta koskevaan käsikirjan osaan sisältyvään materiaaliin. Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksiin sovelletaan toimittamiin myös säännönmukaisuuden säännönmukaisuuden tarkastuksia koskevia ISSAI 4000 -standardeja. Tilintarkastustuomioistuin säännönmukaisuuden kuitenkin katsoo, tarkastuksesta, jonka että kun perusteella se se raportoi antaa lausunnon Euroopan unionin (EU) yleisen talousarvion tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta, hajanaisia lausuntoja koskevaa ISA-kieltoa ei voida soveltaa, koska vastuuvapauden Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 229 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] myöntävä viranomainen saa päätöksentekoon käyttökelpoisempaa tietoa lausunnoista, jotka annetaan toimintalohkoryhmä- tai klusterikohtaisesti. 1.4 SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUSTEN PÄÄMÄÄRÄT JA TAVOITTEET Säännönmukaisuuden tarkastuksen päämääränä on raportoida vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle ja muille etutahoille, ovatko toiminnot, rahoitustoimet ja taloudelliset tiedot kaikilta olennaisilta osiltaan niitä velvoittavien normien (eli oikeus- ja sääntelynormiston) mukaisia. Oikeus- ja sääntelynormisto käsittää perussopimukset, asetukset, direktiivit, päätökset, talousarviot, sopimukset ja muut välineet, joihin sisältyy tapahtumien hallinnointia ja talousarvion toteuttamista koskevia sääntöjä. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastusten tavoitteet Tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastusten tavoitteena on varmistaa kaikilta olennaisilta osiltaan, että • tapahtuma on SEUT-sopimuksen, varainhoitoasetuksen, tiettyjen asetusten, soveltamissääntöjen tai kyseisissä asetuksissa vaadittujen toimielimen sisäisten sääntöjen mukainen • tapahtuma on tukikelpoinen kaksinkertaisen oikeusperustan mukaisesti (ks. jäljempänä oleva kohta 1.5) • budjettikohta, josta tapahtuma on maksatettu, on hyväksytty • tapahtuma on tosiasiallisesti toteutunut ja se on kirjattu asianmukaisesti. Valittujen säännönmukaisuuden tarkastusten tavoitteet Valittujen säännönmukaisuuden tarkastusten tavoitteet vaihtelevat aiheesta riippuen. 1.5 LAILLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKASTUKSET 1.5.1 Tilien perustana olevien toimien määritelmä 1.5.2. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden käsite 1.5.3 Kaksinkertainen oikeusperusta ja talousarviositoumus 1.5.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan tarkastuksen yleiset ja erityiset tavoitteet Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 230 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.5.1 Tilien perustana olevien toimien määritelmä53 Tavoite Tilintarkastustuomioistuimen on annettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle tarkastuslausuma tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Tilintarkastustuomioistuin määrittelee tilien perustana olevat toimet siten, että se voi antaa niiden laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta validin ja pätevän arvion. Tilien perustana olevat toimet menojen/kulujen osalta Tilien perustana olevat toimet ovat varainsiirtoja unionin talousarviosta EU:n varojen lopullisille edunsaajille ja tulosiirtoja jäsenvaltioilta unionin talousarvioon. Siirrot saattavat käydä läpi menosyklin eri vaiheita (talousarvioja oikeudellinen sitoumus, validointi, hyväksyntä ja maksaminen), ja niistä tehdään useita kirjauksia komission talousarviotileihin tai tilinpäätökseen. Komission talousarviotileissä menojen maksusykli esitetään kassaperusteisesti. Varainsiirrosta aiheutuu yleensä useita maksuja, jotka eroavat toisistaan muotonsa Ennakkorahoitusmaksujen edunsaajalle pääomaa; ja tavoitteidensa (ennakkomaksujen) ennakkomaksu perusteella. tarkoituksena suoritetaan sen on jälkeen antaa kun toimivaltuuksien siirtoa koskeva sopimus, sopimus tai avustussopimus on tehty tai avustuspäätös on vastaanotettu. Välimaksut suoritetaan vastineeksi toiminnan osittaisesta täytäntöönpanosta. Loppumaksuilla on tarkoitus maksaa loput erääntyneestä määrästä sen jälkeen kun toiminnot on toteutettu kokonaan. Komission tilinpäätös vastaa taloudellisia realiteetteja suoriteperusteisen kirjanpitoperiaatteen mukaisesti. Kirjaukset tehdään kirjanpitoon tapahtumahetkellä eikä varojen tosiasiallisella maksu- tai perintähetkellä. Maksut voidaan kirjata ennakkomaksuiksi tai muiksi varoiksi taseeseen tai kuluiksi tuloslaskelmaan. Tilintarkastustuomioistuin voi tehdä tapahtuman laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta validin ja pätevän arvion sen jälkeen, kun tapahtuma on käynyt läpi koko siirtosyklin (sitoumus, validointi, hyväksyntä ja maksu) ja tapahtuman perustana olevista taloudellisista realiteeteista on tarpeeksi näyttöä eli on saatu vahvistus lopullisen edunsaajan tasolla toteutuneesta menosta. 53 [CEAD-jaoston 5.huhtikuuta 2011 hyväksymä väliaikainen teksti (ks. pöytäkirja ja asiakirja CH 122/11).] Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 231 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Tarkastaja seuraa kyseisiä tapahtumia unionin toimielinten keskushallinnon tasolta lopullisten edunsaajien tasolle tai unionin omien varojen maksajien tasolle. Tarkastaja arvioi kyseisten tapahtumien säännönmukaisuuden kaikkien lakisääteisten, hallinnollisten, taloudellisten tai pankkitoimintaan liittyvien tekojen, menettelyjen, prosessien tai asiakirjojen osalta sekä kaikki niiden taustalla vaikuttavat konkreettiset tapahtumat tai tekijät siinä määrin kuin pätevän arvion muodostaminen edellyttää. Tapahtumat on sisällytettävä perusjoukkoon ainoastaan, jos - niihin liittyvät hankkeet ovat tietyssä vaiheessa tai ne on saatettu päätökseen eli edistystä on tapahtunut ja/tai lopullisen edunsaajan tasolla on aiheutunut kuluja - komissio on hyväksynyt edistymisen ja/tai siihen liittyvät kulut. Käytännössä vertikaaliset tarkastusjaostot määrittävät tilien perustana olevien toimien perusjoukon ja tarkastuksen lähestymistavan CEADjaoston kanssa suunnittelumuistioissa, jotka laaditaan laillisuutta/sääntöjenmukaisuutta koskevaa tarkastuslausuman osaa varten. Tilien perustana olevien toimien määritelmän soveltaminen käytännössä Tilien perustana olevilla toimilla tarkoitetaan tässä yhteydessä EU:n talousarviotilien perustana olevia sitoumuksia ja maksuja ja niihin liittyviä EU:n taseeseen kirjattuja varoja ja velkoja sekä EU:n tuloslaskelmaan kirjattuja kuluja ja tuottoja. Tarkastuslausuman laillisuutta/sääntöjenmukaisuutta koskevassa osassa otetaan ennen kaikkea huomioon taustalla olevan työn edistyminen eli menojen validointi ja korvaaminen EU:n varojen lopullisille edunsaajille, jotka panevat täytäntöön EU:n toimintalinjojen tavoitteisiin suoraan liittyviä toimintoja. Koko erääntynyttä määrää koskevat maksut ja niihin liittyvät EU:n tilinpäätöksen suoriteperusteiset osat sisältyvät aina tarkastettavaan perusjoukkoon, mutta monivaiheisia maksuja (ennakko-, väli- ja loppumaksut) käsitellään niihin liittyvän toiminnan edistymisen mukaisesti. Komission EU:n varoja hallinnoiville viranomaisille maksamat ennakkomaksut (jotka vastaavat ennakkorahoitusta EU:n taseessa ja jotka täten ovat luonteeltaan puhtaasti tasetapahtumia) eivät sisälly tarkastettavaan perusjoukkoon. Komission lopullisille edunsaajille maksamia ennakkomaksuja ei saa sisällyttää tarkastettavaan perusjoukkoon. Välimaksujen osalta on erotettava seuraavat kaksi tapausta: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 232 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Komission lopullisten edunsaajien tasolla toteutuneita menoja (osittain) korvaavat välimaksut ennakkorahoitus tai sekä EU:n niihin liittyvä EU:n tuloslaskelmaan taseeseen kirjatut kulut kirjattu sisältyvät tarkastettavaan perusjoukkoon. Tarkastettavaan perusjoukkoon ei saa sisällyttää komission suorittamia välimaksuja, joilla korvataan rahoituksen tai rahoitusosuuden muodostavia ennakkomaksuja, kuten rahoitusjärjestelyjä koskevia välineitä (jotka sisällöllisesti vastaavat ennakkorahoitusta EU:n taseessa ja jotka täten ovat luonteeltaan puhtaasti tasetapahtumia), eikä välimaksuja, joilla korvataan lopullisille edunsaajille suoritettuja ennakkomaksuja. Päättämistoimissa, joiden yhteydessä komissio selvittää kirjanpidollisesti maksut tai suorittaa loppumaksut (ääritapauksissa voidaan suorittaa ”nollamaksuja” tai toteuttaa takaisinperintämenettelyjä), painopiste on EU:n tuloslaskelmaan sisältyvissä menoissa, jotka perustuvat lopullisten edunsaajien tasolla aiheutuneiden kulujen lopulliseen validointiin (ja selkeään ennakkorahoitukseen EU:n taseessa sekä aiempiin välimaksuihin ja/tai ennakkomaksuihin). Hallinnointi- ja maksusyklit ovat eri toimintalohkoilla erilaiset; CEAD-jaoston B-osasto opastaa otannassa ja ekstrapoloinnissa. Tulojen perustana olevat toimet Päätavoitteena on, kuten edellä on selitetty, määrittää perustana olevat toimet ottamalla huomioon taloudelliset realiteetit ja sisällyttää toimet, joiden osalta − perustana oleva toiminta on loppuvaiheessa ja tulo on määrä kerätä − komissio on vahvistanut saamisen ja soveltanut perintämenettelyjä. Suurin osa tuloista on omia varoja, jotka on yleensä tuloutettu ennen kuin vastaavat perintämääräykset on annettu. Kun asia annetaan unionin tuomioistuimen 54 käsiteltäväksi sakkoja ja uhkasakkoja silmällä pitäen (7 osasto), tuloutetut perintämääräykset voivat pysyä avoinna, kunnes lopullinen perittävä määrä on lopulta vahvistettu. Asianmukaisemman tilien perustana olevien toimien perusjoukon muodostavat näin ollen tarkastettavan varainhoitovuoden aikana annetut perintämääräykset. Menoihin suoraan yhteydessä olevat perintämääräykset (eli 4, 5, ja 6 osasto) annetaan ohjelman tai hankkeen päättämisen yhteydessä, jolloin lopullisten edunsaajien tasolla aiheutuneet jäljellä olevat menot validoidaan lopullisesti (esim. koheesiota ja koulutusta ja kansalaisuutta koskevissa toimintalohkoryhmissä päättämistoimia koskevan tarkastuksen on katettava samaan aikaan myös tilien perustana olevat menot ja perintämääräys (joka 54 Kun kaikki oikeudelliset keinot on käytetty (ks. varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 85 a artikla). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 233 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] annetaan, jos ilmoitettuja menoja ei ole niin paljon, että edunsaaja voisi pitää saamansa ennakkomaksut)). Tästä seuraa, että perintämääräyksiä ei saa sisällyttää tuloista poimittuun perusjoukkoon, vaan ne on sisällytettävä vastaavista menoista poimittuun perusjoukkoon. Tämän tilien perustana olevien toimien perusjoukon pohjalta CEAD-jaoston B-osaston valvonta ”Tarkastuksen ja tilintarkastukselle/säännönmukaisuuden tarkastukselle” pääotoksen tulojen laillisuutta ja tuki -yksikkö poimii sääntöjenmukaisuutta koskevia yksittäisten tapahtumien tarkastuksia varten. Kaikista havainnoista, jotka koskevat näiden ohjelmien tai hankkeiden päättämistoimiin liittyviä perintämääräyksiä, on raportoitava vastaaviin menoihin liittyvissä erityisarvioissa. 1.5.2. Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden käsite Laillisuutta koskevat kriteerit on Sääntöjenvastaisuudella tarkoitetaan vahvistettu SEUT-sopimuksen yhteisön oikeuden säännöksen tai 263 artiklassa. Siinä täsmennetään, määräyksen rikkomista, joka johtuu että teko voi olla laiton, koska taloudellisen toimijan teosta tai toimivalta puuttuu (teon suorittajilta); laiminlyönnistä ja jonka tuloksena on tai on rikottu olennaista voisi olla, että tulot vähenevät tai menettelymääräystä, on rikottu lakkaavat taikka menot ovat perussopimusta tai sen soveltamista perusteettomia (neuvoston asetus (EY, koskevaa oikeussääntöä tai Euratom) N:o 2988/95, annettu väärinkäytetty harkintavaltaa. 18 päivänä joulukuuta 1995 (EYVL L 312, 23.12.1995)). Tilintarkastustuomioistuin ei tee eroa laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden käsitteiden välille, koska unionin yhteydessä niitä on vaikeaa erottaa täsmällisesti toisistaan jättämisellä on ja koska tarkastuslausuman näiden sääntöjen kannalta samat noudattamatta seuraukset. Tilintarkastustuomioistuin tarkastaa täten, että toimet ovat sekä laillisia että sääntöjenmukaisia. Jotta tapahtuma olisi laillinen ja sääntöjenmukainen, sen on vastattava kaikilta olennaisilta osiltaan seuraavia lainsäädännön osia: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 234 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] i) Unionin lainsäädäntö, johon kuuluvat varainhoitoa koskevat säännökset (SEUT, varainhoitoasetus ja täytäntöönpanotoimenpiteet), asianomaista toimintalinjaa, ohjelmaa tai toimintoa koskeva peruslainsäädäntö, kaikki kyseisen peruslainsäädännön mukaisesti vahvistetut säännöt tai asetukset sekä sopimuspuitteet. ii) Niiltä osin kuin unionin lainsäädäntö edellyttää tai sallii, että jäsenvaltiot laativat kansallisia lakeja tai sääntöjä unionin ohjelmien hallinnoimista varten, näiden lakien tai sääntöjen noudattaminen tarkastetaan laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastamisen yhteydessä. iii) Täysin kansallinen lainsäädäntö sääntöjenmukaisuuteen liittyvien on relevanttia tarkastusten laillisuuteen yhteydessä, jos ja siinä käsitellään EU:n rahoitukseen liittyviä säännönmukaisuusvaatimuksia. Tämä on erityisen relevanttia, kun on kyse yhteisestä hallinnoinnista. 1.5.3 Kaksinkertainen oikeusperusta ja talousarviositoumus Euroopan unionin toimintaympäristössä menoilla on oltava kaksinkertainen oikeusperusta (perussäädös ja oikeudellinen sitoumus) ja menojen osalta on tehtävä talousarviositoumus. • Lainsäädäntävallan käyttäjän hyväksymä perussäädös muodostaa oikeusperustan, jota tarvitaan unionin toimenpiteitä ja niihin liittyviä menoja varten. Perussäädöksiä ovat SEUT:n 288 artiklassa tarkoitetut neuvoston ja parlamentin yhdessä tai neuvoston taikka komission hyväksymät asetukset, direktiivit ja päätökset. • Oikeudellisen sitoumuksen tekeminen on toimi, jolla tulojen ja menojen 55 hyväksyjä luo tai vahvistaa velvoitteen, josta aiheutuu meno . Se voi koostua rahoituspäätöksestä tai sopimuksesta. – Komissio tekee rahoituspäätökset, jotka on tehtävä kaikkien toimintamenojen osalta. Päätöksissä täsmennetään toimet, joihin ryhdytään tietyn varainhoitovuoden talousarvion toteuttamiseksi. Päätökset voidaan panna täytäntöön vasta, kun niiden osalta on tehty ratkaisupäätös. – Ratkaisupäätökset (esimerkiksi sopimukset) ovat erillisiä täytäntöönpanoa koskevia päätöksiä, jotka tavallisesti tekee toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä komission aiemmin tekemän rahoituspäätöksen perusteella. Ratkaisupäätöksessä täsmennetään, kenen kanssa sopimukset tehdään tai kenelle avustukset myönnetään. 55 Varainhoitoasetuksen 76 artikla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 235 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] Talousarviositoumus on toimi, jolla maksuihin tarvittavat määrärahat varaudutaan suorittamaan talousarviosta myöhemmin oikeudellisen 55 sitoumuksen mukaisesti . Se perustuu määrärahoihin, jotka budjettivallan käyttäjä on asettanut käyttöön talousarviossa. Tulot ja menot esitetään talousarviossa käyttäen sitovaa nimikkeistöä, joka kuvastaa kunkin budjettikohdan luonnetta ja tarkoitusta budjettivallan käyttäjän vaatimusten mukaisesti. Kaksinkertaista oikeusperustaa ja talousarviositoumusta koskevaa vaatimusta kuvataan seuraavassa kaaviossa. Kaavio 1: Kaksinkertaista oikeusperustaa ja talousarviomäärärahoja koskeva vaatimus Toimintapolitiikan toteuttaminen (yleisesti sovellettavien tai yksittäisten toimenpiteiden hyväksyminen ja toteuttaminen) ≠ Talousarvion toteuttaminen (maksua koskeva sitoumus, validointi, hyväksyminen ja suorittaminen) SEU, 14-16 artikla/SEUT, 290-291 artikla (Neuvosto/EP hyväksyy asetuksen ja siirtää komissiolle säädösvallan) SEUT, 317 artikla (komissiolla yksinomainen vastuu toteuttamisesta) Perussäädös (lainsäädäntövallan käyttäjä) Talousarviomäärärahat (budjettivallan käyttäjä) Komissio hallinnoi toimia (perussäädöksen mukaisesti) Komissio toteuttaa talousarviota (varainhoitoasetuksen mukaisesti) Toimivallan siirto: usein tulojen ja menojen hyväksyjälle Toimivallan siirto tulojen ja menojen hyväksyjälle (talousarvion toteuttamista koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti) Oikeudellinen sitoumus (rahoituspäätös, sopimus) ≠ 56 Talousarviositoumus Meno 56 Ks. varainhoitoasetuksen 49 artikla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 236 Säännönmukaisuus – Normisto [Takaisin sisällysluetteloon] 1.5.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan tarkastuksen yleiset ja erityiset tavoitteet Yleiset tavoitteet Tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksen yleisenä tavoitteena on määrittää, ovatko kyseiset tapahtumat kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja sääntöjenmukaiset. Kannanotot Tarkastajan on lopulta tehtävä johtopäätökset erityisesti seuraavien tavoitteiden tai kannanottojen kohdalta: Tosiasiallisuus ja arvostaminen – tilien perustana oleva toimet ovat olemassa ja ne on määritetty oikein Tilien perustana olevien toimien tukikelpoisuus – tukikelpoisuuskriteerit täyttyvät tilien perustana olevien toimien kohdalla Muiden määräyksiin perustuvien vaatimusten noudattaminen – muut (kuin tukikelpoisuuteen liittyvät) kriteerit täyttyvät Laskelmien oikeellisuus – kaikki laskelmat on suoritettu oikein Kirjanpidon täydellisyys ja oikeellisuus – kaikki tapahtumat käsitellään kirjanpidossa, tapahtumia ei käsitellä useammin kuin kerran ja ne kirjataan oikealle tilikaudelle ja oikeaan arvoon. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 1 | 237 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite OSIO 2 – SUUNNITTELU SISÄLLYS 2.1 suunnittelu – yleiskatsaus 2.2 Olennaisuuden määrittäminen 2.3 Riskien tunnistaminen ja arvioiminen organisaatiosta ja sen toimintaympäristöstä muodostetun käsityksen avulla 2.4 Tarkastusevidenssin riittävyyden, relevanttiuden ja luotettavuuden arviointi 2.5 Tarkastustoimenpiteiden suunnittelu 2.6 Tarkastuksen suunnittelumuistion ja tarkastusohjelman laatiminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 238 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.1 SUUNNITTELU – YLEISKATSAUS ISSAI 1300 [ISA 300] 2.1.1 Euroopan unionin menojen luonne ja sen vaikutus tarkastukseen 2.1.2 Tarkastajan lähestymistavan perusta säännönmukaisuutta koskevassa tarkastuksessa 2.1.3 Säännönmukaisuuden tarkastuksessa sovellettavat kriteerit 2.1.4 Säännönmukaisuuden tarkastusta koskevan toimeksiannon ehdot Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella tilintarkastus siten, että se tulee suoritetuksi tehokkaasti. 2.1.1 Euroopan unionin menojen luonne ja sen vaikutus tarkastukseen Säännönmukaisuuden tarkastusten yhteydessä on otettava huomioon Euroopan unionin menojen erityisluonne, josta aiheutuu erityisiä riskejä. Näitä ovat muun muassa seuraavat: Rakenne • Monimutkainen rakenne. Komission yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa hallinnoimien menojen osuus talousarviosta on noin 80 prosenttia. Tähän liittyy vastuun siirrosta aiheutuva riski; jäsenvaltiot hallinnoivat valvontajärjestelmää ja komissio puolestaan valvoo niitä. Yhteinen hallinnointi johtaa myös kysymyksiin siitä, miten tarkastajan olisi poimittava tarkastettavat tapahtumat. Säännöt • Jäsenvaltioissa toteutettaviin lukuisiin erilaisiin meno-ohjelmiin sovelletaan monimutkaisia sääntöjä, ja monissa ohjelmissa on useita erilaisia tukikelpoisuussääntöjä. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää, että tarkastaja perehtyy alaan perusteellisesti ennen tarkastusta. Lukuisat edunsaajat • Suuri prosenttiosuus maksuista perustuu useiden erilaisten lopullisten edunsaajien jäsenvaltioissa ja jopa unionin ulkopuolisissa maissa ilmoittamiin menoihin. Tämä korostaa entisestään tarvetta suunnitella hyvin logistiikka, ajoitus sekä tapahtumien poiminta. 2.1.2 Tarkastajan lähestymistavan perusta säännönmukaisuutta koskevassa tarkastuksessa Säännönmukaisuuden tarkastuksessa tarkastaja suunnittelee suorittavansa seuraavat vaiheet voidakseen tehdä johtopäätöksen siitä, pitävätkö toimivan johdon kannanotot paikkansa: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 239 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] i) säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riskin tunnistaminen ja arvioiminen Tarkastaja tunnistaa ja arvioi säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen riskin siten, että hän muodostaa riittävän käsityksen tarkastuskohteeseen sovellettavasta oikeus- ja sääntelynormistosta ja siitä, miten tarkastuskohde noudattaa normistoa. Tarkastaja hankkii laajan käsityksen, jonka avulla on mahdollista yksilöidä tapahtumat, joilla voi olla merkittävä vaikutus säännönmukaisuuteen. ii) sisäisen valvonnan arvioiminen alustavasti Tarkastaja tutkii järjestelmiä ja toimenpiteitä, joilla pyritään varmistamaan säädösten ja määräysten noudattaminen, ja muodostaa käsityksen sisäisestä valvonnasta, jotta hän voi arvioida kontrollisriskin alustavasti tästä näkökulmasta. iii) säännönmukaisuuden testaaminen Jotta tarkastaja saa tarkastusevidenssiä näyttämiseksi tarpeellisen määrän säännönmukaisuutta toteen, hänen tarkoitukseen soveltuvaa koskevien täytyy kannanottojen kohdistaa tapahtumiin aineistotarkastustoimenpiteitä. Toimenpiteiden laajuus riippuu siitä, kuinka vaikuttavaksi tarkastaja arvioi järjestelmärakenteen säädösten ja määräysten kontrolleiksi muuntamisen näkökulmasta, sekä siitä, missä määrin näiden kontrollien testaus tukee kontrolliriskin arvioimista keskinkertaiseksi tai pieneksi. iv) säännönmukaisuudesta raportoiminen Tarkastaja laatii kertomuksen säännönmukaisuudesta ja antaa lausunnon (tarkastuslausuma). 2.1.3 Säännönmukaisuuden tarkastuksessa sovellettavat kriteerit Tarkastuskriteerit muodostuvat niistä normeista, joihin organisaation todellista suoritusta voidaan säännönmukaisuuden osalta verrata. Tarkastuskriteereiden on oltava relevantteja ja sellaisia, etteivät tarkastaja tai tarkastettava organisaatio ole niitä vinouttaneet (esimerkiksi säädös, määräys tai sopimus). 2.1.4 Säännönmukaisuuden tarkastusta koskevan toimeksiannon ehdot Tilintarkastustuomioistuimen toimittamia säännönmukaisuuden tarkastuksia koskevat toimeksiannon ehdot • on määritelty lainsäädännössä • ovat valittujen säännönmukaisuuden tilintarkastustuomioistuimen määrittämiä. tarkastusten osalta Tarkastuskohteelle on ilmoitettava tarkastuksesta tilintarkastustuomioistuimen ”ei yllätyksiä” -lähestymistavan mukaisesti. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 240 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.2 OLENNAISUUDEN MÄÄRITTÄMINEN ISSAI 1320 [ISA 320] Tilintarkastajan tavoitteena on määrittää ja arvioida tilintarkastuksen edetessä uudelleen asianmukainen olennaisuuden taso tai tasot, joiden avulla tilintarkastaja voi suunnitella ja suorittaa tarkastuksen. 2.2.1 Olennaisuus säädösten ja määräysten noudattamisen yhteydessä 2.2.2 Määrällinen olennaisuus 2.2.3 Laadullinen olennaisuus 2.2.4 Järjestelmäpuutteiden olennaisuus 2.2.1 Olennaisuus säädösten ja määräysten noudattamisen yhteydessä Huomio käyttäjiin Tarkastaja suunnittelee ja suorittaa tarkastuksen määrittääkseen, ovatko toiminta, tapahtumat ja informaatio relevanttien normien mukaisia kaikilta olennaisilta osiltaan. Poikkeamat ja virheet ovat periaatteessa olennaisia, jos ne todennäköisesti joko yksin tai yhdessä muiden virheiden kanssa vaikuttaisivat taustalla tarkastuskertomuksen oleviin tarkastuksen vastaanottajan johtopäätöksiin päätöksiin. tai Käytännössä tilintarkastustuomioistuin tekee ekstrapolointeja. 2.2.2 Määrällinen olennaisuus 0,5–2 prosenttia Määrällisen olennaisuuden määrittäminen edellyttää, että harkitaan, mikä on säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen hyväksyttävä enimmäistaso. Tilintarkastustuomioistuimen mukaan olennaisuusrajaksi on määritettävä 0,5–2 prosenttia siitä arvosta, joka parhaiten kuvastaa tarkastettavan organisaation tai toimen taloudellisen toiminnan tasoa. Kyseisenä arvona pidetään tavallisesti kokonaismenoja (eli sitoumuksia tarkastettaessa maksusitoumusmäärärahojen tarkastettaessa maksumäärärahojen käyttöä käyttöä) tai ja maksuja kokonaistuloja. Esimerkiksi: • yleisen talousarvion osalta olennaisuusrajaksi on asetettu kaksi prosenttia kunkin toimintalohkoryhmän kokonaismenoista tai EU:n talousarvion kokonaistuloista • EKR:n osalta olennaisuusrajaksi on asetettu kaksi prosenttia EKR:n talousarvion kokonaismenoista tai kokonaistuloista • erillisvirastojen osalta olennaisuusrajaksi on asetettu kaksi prosenttia maksuun käytettävissä olevista talousarviomäärärahoista. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 241 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksen yhteydessä on pantava merkille, että tilien perustana oleva tapahtuma, joka tarkastetaan sen käytyä läpi useita toteutustasoja jäsenvaltiossa, saattaa olla arvoltaan melko vähäinen maksu (esimerkiksi tuhat euroa). Vaikka tulojen ja menojen hyväksyjä ei välttämättä pidä arvoa olennaisena, määrä saattaa projisoituna olla olennainen, jos se vaikuttaa maksuedellytyksiin ja ylittää kaksi prosenttia tarkastettavista menoista. 2.2.3 Laadullinen olennaisuus Olennaisuus luonteen tai esiintymisyhteyden perusteella Lisäksi tietyn tyyppiset säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistapaukset, jotka eivät ole määrällisesti olennaisia, saattavat – luonteensa tai esiintymisyhteytensä vuoksi – olla laadullisesti olennaisia ja siten vaikuttaa tarkastuksen johtopäätöksiin. Esimerkkinä voidaan mainita tilanne, jossa sääntöjenvastaisuuksiin liittyvien virheiden kokonaisarvo jää olennaisuusrajan valvontakomitea alle, mutta on tarkastaja tietää, osoittanut että erityistä talousarvion kiinnostusta sääntöjenvastaisuuksiin; näin ollen tarkastaja katsoo, että havaitut sääntöjenvastaisuudet on aiheellista mainita tilintarkastustuomioistuimen kertomuksessa. Tapauksista, jotka ovat luonteensa perusteella tai esiintymisyhteydeltään olennaisia, on tiedotettava; ne kuitenkin otetaan huomion tarkastuslausunnossa vain tilintarkastustuomioistuimen päättämissä poikkeustapauksissa. 2.2.4 Järjestelmäpuutteiden olennaisuus Tietyissä tapauksissa olennaisuusraja on kaksi prosenttia Säädösten ja määräysten noudattamatta jättämiseen liittyvien järjestelmäpuutteiden yhteydessä ei olisi asianmukaista käyttää kahden prosentin olennaisuusrajaa ainoana kriteerinä. Järjestelmien heikkoudet voivat muodostaa hallinnointiriskin ilman, että niistä aiheutuu tosiasiallisia säädösten ja määräysten noudattamatta jättämiseen liittyviä virheitä, tai heikkoudet voivat vaarantaa säännönmukaisuuden, vaikka riskit eivät lopulta toteutuisikaan. vaikuttavuus voidaan Sisäisen määrittää valvonnan järjestelmien pelkästään kahden laatu tai prosentin olennaisuusrajan avulla, jos tarkastuksessa on saatu kohtuullinen varmuus (joka perustuu esimerkiksi tarpeelliseen määrään kontrolleja koskevia testejä ja/tai yksittäisten tapahtumien tarkastuksia) siitä, että Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 242 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • järjestelmien heikkoudet eivät ole johtaneet olennaiseen virhetasoon; tässä tapauksessa sisäisen valvonnan järjestelmä luokiteltaisiin vaikuttavaksi • järjestelmien heikkouksien vuoksi virheitä ei ole estetty tai havaittu ja korjattu, minkä seurauksena olennaisuusraja ylittyy; tässä tapauksessa sisäisen valvonnan järjestelmä luokiteltaisiin joko osittain vaikuttavaksi tai ei vaikuttavaksi. Vuosikertomuksessa sisäisen valvonnan järjestelmät arvioidaan vaikuttaviksi, osittain vaikuttaviksi tai ei vaikuttaviksi. Sisäisen valvonnan järjestelmää pidetään vaikuttavana, jos todennäköisin virhetaso on alle kaksi prosenttia. Jos todennäköisin virhetaso on yli kaksi prosenttia, sisäisen valvonnan järjestelmä luokitellaan joko osittain vaikuttavaksi tai ei vaikuttavaksi. Luokittelu riippuu siitä, missä määrin sisäisen valvonnan järjestelmillä kyetään estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan toiminnan luonteesta johtuvia virheitä. Sisäisen valvonnan järjestelmä on osittain vaikuttava, jos kontrolleilla saadaan poistettua paljon virheitä, mutta ei riittävän monta niin, että todennäköisin virhetaso laskisi alle kahden prosentin. Sisäisen valvonnan järjestelmä luokitellaan ei vaikuttavaksi, jos kontrolleilla ei kyetä poistamaan moniakaan virheitä ja virhetaso on yli kaksi prosenttia. ja toisissa tapauksissa huomioon otetaan määrällisiä ja laadullisia näkökohtia Toisissa tapauksissa arvioitaessa järjestelmien heikkouksien olennaisuutta (kun kontrolleja koskevia testejä ja/tai yksittäisten tapahtumien tarkastuksia ei ole tehty riittävästi) on otettava huomioon niihin liittyvät laadulliset näkökohdat (etenkin puutteen vakavuus) ja määrälliset näkökohdat (mahdollinen taloudellinen vaikutus). Jos näiden kahden näkökohdan yhteisvaikutuksen heikkoutta on katsotaan pidettävä ylittävän asetetut olennaisena. Tästä rajat, on kyse järjestelmien esimerkiksi tapauksessa, jossa jotakin sisäisen valvonnan järjestelmän perusosista ei ole toteutettu (ulkoisen tarkastajan lausuntoa ei ole vaadittu tai todentamisviranomainen ei ole riippumaton jne.) ja jossa tapahtumien kokonaissumma on suurempi kuin noin kymmenen prosenttia toimien 57 taloudellisesta kokonaisvolyymistä . 57 Olennaisuusraja perustuu seuraavaan ajatuskulkuun: kokemus on osoittanut, että olennaisuusraja ylittyy, jos tapahtumien volyymi ylittää kymmenen prosenttia ja oletettu suurin virhetaso ylittää 20 prosenttia (0,2 * >10 % = >2 %). Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 243 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3 RISKIEN TUNNISTAMINEN JA ARVIOIMINEN ORGANISAATIOSTA JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖSTÄ MUODOSTETUN KÄSITYKSEN AVULLA ISSAI 1315 [ISA 315] 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointitoimenpiteet, jotka koskevat olennaista säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistä 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatioon sovellettavista säädöksistä ja määräyksistä toimintariskin tunnistamista ja arviointia silmällä pitäen 2.3.3 Säädösten ja määräysten noudattamista koskeva organisaation sisäinen valvonta Tilintarkastajan tavoitteena on tunnistaa ja arvioida säädösten ja määräysten olennaisen noudattamatta jättämisen riski siten, että hän muodostaa käsityksen yhteisöön sovellettavista säädöksistä ja määräyksistä ja saa näin perustan tilintarkastustoimenpiteiden suunnittelulle ja toteuttamiselle. 2.3.1 Tarkastusriski ja riskienarviointitoimenpiteet, jotka koskevat olennaista säädösten ja määräysten noudattamatta jättämistä Toimintariski Tarkastaja voi arvioida toimintariskiä säännönmukaisuuteen liittyvän poikkeaman tai virheen osalta tarkastelemalla useiden tekijöiden vaikutusta. Näitä tekijöitä voivat olla muun muassa seuraavat: • yhdessä toteutettu hallinnointi on rakenteeltaan monimutkainen • lainsäädäntökehys on monimutkainen • säännöt ja määräykset ovat monimutkaisia esimerkiksi tukikelpoisuuden osalta • on otettu käyttöön uutta lainsäädäntöä tai muutettu voimassa olevaa lainsäädäntöä • kolmannet osapuolet toteuttavat palveluita ja ohjelmia • maksut ja tuotot perustuvat hakemuksiin tai ilmoituksiin • erilaisia lopullisia edunsaajia on lukuisia. Osana riskienarviointiaan tarkastaja määrittää, mitkä tunnistetut toimintariskit hänen näkemyksensä mukaan edellyttävät erityistä huomioon ottamista tarkastuksessa (merkittävät riskit) niin, että tarkastajan on niiden osalta arvioitava kontrollien toimintarakenne ja määritettävä testein, onko kontrolleja toteutettu tehokkaasti ja jatkuvasti koko tarkastuksen kattaman kauden ajan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 244 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Kontrolliriski Kontrolliriski on riski siitä, että sisäisen valvonnan järjestelmien avulla ei pystytä estämään olennaisia poikkeamia tai havaitsemaan ja korjaamaan niitä oikea-aikaisesti. Jos tarkastaja aikoo vähentää säännönmukaisuuteen liittyviä aineistotarkastustoimenpiteitä kontrolliriskistä tekemänsä arvion perusteella, hänen on arvioitava kontrolliriski alustavasti ja suunniteltava ja suoritettava kontrolleja koskevia testejä arvionsa tueksi. Havaitsemisriski Havaitsemisriski on riski siitä, että tarkastaja ei havaitse olennaisia poikkeamia, joita ei ole kyetty estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan oikea-aikaisesti sisäisen valvonnan järjestelmien avulla. Riskienarviointi Tarkastajan on riskienarvioinnissaan määritettävä, millaista säädöksistä ja määräyksistä poikkeamisen tasoa hän voi kohtuudella odottaa. Huomioon otettavia informaatiolähteitä Seuraavat tärkeät informaatiolähteet on otettava huomioon osana säädösten ja määräysten noudattamista koskevan tarkastuksen riskienarviointia: • Euroopan komission vuotuinen hallintosuunnitelma, johon on sisällytetty asianomaisten pääosastojen kohdalla tunnistetut kriittiset riskit. • komission yhteenvetokertomukset toimintakertomukset edeltäviltä ja lausumat sekä edeltävältä varainhoitovuosilta, mikäli pääjohtajien vuotuiset varainhoitovuodelta tai tilintarkastustuomioistuimen tarkastushavainnot tukevat niissä olevia tietoja; nämä vahvistusilmoitukset auttavat osaltaan määrittämään, onko kontrolliriski suuri, keskinkertainen vai pieni. • riskianalyysejä koskevan sisäisen valvonnan standardin nro 6 ja riskienhallinnan toimintasuunnitelmien tosiasiallinen toteuttaminen • komission eri valvontaelinten (kuten sisäisen tarkastuksen osaston ja sisäisen tarkastusten yksikköjen) sekä jäsenvaltioiden eri valvontaelinten ja muiden tarkastajien relevantit kertomukset • tilintarkastustuomioistuimen aiemmin tekemä työ sekä tarkastusyksiköiden ja jaostojen osaaminen ja kokemus. 2.3.2 Käsityksen muodostaminen organisaatioon sovellettavista säädöksistä ja määräyksistä toimintariskin tunnistamista ja arviointia silmällä pitäen Sovellettava oikeus- ja sääntelynormisto Sääntelynormisto, jonka tarkastaja ottaa huomioon hankkiessaan tietämystä tarkastuskohteen toiminnasta ja yksilöidessään sen toimintaan sovellettavat säädökset ja määräykset, koostuu seuraavien lähteiden relevanteista osista: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 245 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] • SEUT • varainhoitoasetus ja soveltamissäännöt • toimintapolitiikan, ohjelman tai toiminnan perustamisesta annettu peruslainsäädäntö • peruslainsäädännön nojalla laaditut säännöt tai määräykset. Miksi on syytä muodostaa käsitys organisaatioon sovellettavista säädöksistä ja määräyksistä Käsityksen muodostaminen säädöksistä ja määräyksistä koostuvasta normistosta ja näiden tietojen asianmukainen hyödyntäminen auttavat tarkastajaa tunnistamaan mahdolliset olennaiset poikkeamat esimerkiksi, kun lainsäädäntö on uutta ja monimutkaista tai kun lainsäädäntöä ja sen soveltamisalaa on tulkittu virheellisesti. Hankkimansa käsityksen avulla tarkastaja voi ratkaista, onko toimintariski luokiteltava suureksi vai pieneksi varmuuteen perustuvan mallin yhteydessä (ks. käsikirjan yleisen osan luku 2.3.8), sekä päättää tarkastustoimenpiteiden luonteesta, ajoituksesta ja laajuudesta. Tarkastajan muodostamaan käsitykseen kuuluu tietämys lainsäädännön lähtökohdista ja tavoitteista, sillä ne auttavat häntä ymmärtämään johdettua oikeutta tai toissijaisia määräyksiä. Tarkastajan säädösten ja määräysten ymmärtämiseksi tekemän työn laajuus Se, kuinka laaja-alaista työtä tarkastaja joutuu tekemään muodostaakseen riittävän käsityksen oikeus- ja sääntelynormistosta, riippuu säädösten ja määräysten luonteesta ja monimutkaisuudesta. Tarkastajan on kuitenkin tarpeen ymmärtää ainoastaan ne lainsäädännön osat, jotka ovat relevantteja asianomaisen tarkastustehtävän kannalta. Tarkastettu organisaatio on aina vastuussa siitä, että säädöksiä ja määräyksiä noudatetaan, ja tähän kuuluu sen varmistaminen, että lainsäädäntö ja määräykset otetaan asianmukaisesti huomioon kaikissa vaiheissa, myös toimintaohjeissa. Monimutkaisissa sääntely-ympäristöissä tarkastaja tutkii, miten säädökset ja määräykset on muunnettu säännöiksi ja toimenpiteiksi, ja hän saattaa pyytää toimivalta Vahvistusilmoituksia johdolta tältä voidaan osin kirjallista kuitenkin pitää vahvistusilmoitusta. vain heikkona tarkastusevidenssinä, joka on käytävä läpi kriittisin silmin. Tarkastajan johtopäätösten on viime kädessä perustuttava evidenssiin siitä, miten säädöksiä ja määräyksiä sekä sopimuspuitteita on noudatettu, eikä niinkään evidenssiin siitä, miten organisaatio on tulkinnut niitä. Jos tarkastaja on epävarma siitä, onko lainsäädäntöä tulkittu oikein, ja jos vaikutukset voisivat olla olennaisia, saattaa olla tarpeen pyytää oikeudellista lausuntoa. Jos säädökset ja määräykset eivät ole muuttuneet vuosien mittaan, tarkastajan tietämys voi olla riittävä jo aiempien tarkastusten pohjalta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 246 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.3.3 Säädösten ja määräysten noudattamista koskeva organisaation sisäinen valvonta Säädösten ja määräysten noudattamista koskevan sisäisen valvonnan tarkoitus Säännönmukaisuutta koskevan sisäisen valvonnan tarkoituksena on vastata riskeihin ja antaa kohtuullinen varmuus siitä, että organisaatio saavuttaa tehtäväänsä toteuttaessaan säädösten ja määräysten toteuttamiseen liittyvät tavoitteensa. Sisäistä valvontaa lainsäädännössä. koskevat vaatimukset Varainhoitoasetuksessa on (59 saatettu täsmentää artikla) esimerkiksi vaaditaan, että valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä laatii – toimielimen vahvistamien vähimmäissääntöjen mukaisesti ja ottaen huomioon toimintaympäristön ja rahoitettavien toimien luonteeseen liittyvät riskit – organisaatiorakenteen sekä tehtäviensä toteuttamiseen soveltuvat hallinnointia ja sisäistä valvontaa koskevat menettelyt. Relevantit keskeiset kontrollit Tarkastajan on organisaation keskityttävä rahoitustoimiin kontrolleihin, liittyvän, jotka säädösten ovat relevantteja ja määräysten noudattamista koskevan tavoitteen kannalta. Tämä kattaa myös ne säädökset ja määräykset, jotka sääntelevät organisaation valtuuksia suorittaa tai vastaanottaa maksuja taikka määrittää maksujen tai tuoton arvo. Tässä ei tarkoiteta hallinnollisia sääntöjä tai määräyksiä, jotka eivät suorasti liity rahoitustoimiin. Lisäksi tarkastaja keskittyy keskeisiin kontrolleihin varmistaakseen, että säädöksiä ja määräyksiä noudatetaan kaikilta olennaisilta osin. Säännönmukaisuuteen liittyviä kontrolleja koskeva tarkastajan harkinta kattaa yleisen valvontaympäristön arvioimisen organisaation tasolla sekä yksittäisiin tapahtumavirtoihin liittyvien valvontatoimenpiteiden arvioimisen. Tarkastaja pohtii, miten organisaation toimiva johto pyrkii lieventämään olennaisten poikkeamien riskiä kontrollien avulla. Sisäisen valvonnan järjestelmien tunnistamisen ja arvioimisen tarkoituksena on myötävaikuttaa kohtuullisen varmuuden saamiseen siitä, että säädöksiä ja määräyksiä on noudatettu. Toimivan johdon vastuulla on perustaa vaikuttava sisäisten kontrollien järjestelmä, jolla varmistetaan säädösten ja määräysten noudattaminen. Kun tarkastaja suunnittelee säännönmukaisuuden testaamisen tai arvioimisen eri vaiheita ja toimenpiteitä, hänen on arvioitava organisaation sisäiset kontrollit ja riski siitä, että valvontajärjestelmällä ei kenties ole kyetty estämään tai havaitsemaan noudattamattajättämistapauksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 247 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Huomioon otettavat valvontajärjestelmät Kontrolleihin ja toimenpiteisiin, joiden avulla tarkastuskohde huolehtii, että säädöksiä ja määräyksiä noudatetaan, voivat kuulua muun muassa seuraavat: • prosessit, joilla varmistetaan, että määräykset on asianmukaisesti muunnettu relevanteiksi säännöiksi ja toimenpiteiksi (ks. jäljempänä) noudatetaan • menettelyohjeita, jotka koskevat henkilöstöä, joka huolehtii lakisääteisten vaatimusten muuntamisesta toimintaprosesseiksi • nimitetään henkilö pitämään menettelyohjeet ajantasaisina ja lainsäädännön muutosten mukaisina • sisällytetään ohjeet jne. maksajan ja avustuksen saavan organisaation väliseen rahoituspöytäkirjaan jne. • rahoituspöytäkirjan noudattamista koskeva seuranta • muiden organisaatioiden (esimerkiksi maksajavirastojen) tarkastajien säännönmukaisuudesta laatimat kertomukset • maksuja koskevat ennakko- ja jälkitarkastukset • vuotuinen yhteenveto tarkastuksista ja lausumat, joita vaaditaan varainhoitoasetuksessa ja alakohtaisissa asetuksissa (esimerkiksi maatalousalalla maksajavirastoista annetut lausumat ja lausumat, joita tarkastusviranomaiset laativat rakennerahastoista). Tarkastaja tutkii, miten asetukset on muunnettu toissijaisiksi määräyksiksi Tarkastaja tutkii, miten asetukset on muunnettu toissijaisiksi määräyksiksi ja ohjeiksi. Tutkimiseen voi sisältyä lainsäädännön läpikäyntiä toiminnan sallivien säännösten tunnistamiseksi sekä perehtyminen siihen, miten ne on muunnettu ja niitä on tulkittu toissijaisissa määräyksissä ja ohjeissa. Tutkiminen saattaa ulottua myös siihen, kuinka määräykset on muunnettu käsikirjoiksi tai muiksi keskeisiksi asiakirjoiksi. Läpikäynnin aikana tarkastaja kiinnittää erityistä huomiota määräyksiin, joilla säännellään esimerkiksi • kontrolleja, jotka järjestelyn hallinnoinnista vastaavan organisaation on toteutettava • tukikelpoisuutta, joka koskee edunsaajan oikeutta saada avustuksia / taloudellista tukea tietyn järjestelyn mukaisesti • avustusten tai muiden maksujen laskemista • palkkioiden, maksujen tai muiden tulojen määrittämistä. Kun tarkastaja tutkii järjestelyihin liittyvät relevantit säännöt ja toimenpiteet, hän myös tunnistaa kontrollit, jotka on suunniteltu estämään ja havaitsemaan olennaiset poikkeamat. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 248 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Jos säädöksiä ja määräyksiä on paljon, organisaatioilla saattaa olla suunnittelua ja seurantaa varten järjestelmiä, joilla ne varmistavat, että toimenpiteet ja kontrollit ovat asianmukaiset ja vastaavat lakisääteisiä vaatimuksia. Myös sisäisen tarkastuksen yksiköillä saattaa olla kontrollien läpikäyntiä koskeva työohjelmansa, jolla ne varmistavat määräysten ja normien noudattamisen. Tarkastaja voi pyrkiä luottamaan organisaation järjestelmiin, joilla säännellään normien muuntamista ja sääntöjen ja toimenpiteiden suunnittelua, ja hän testaa siksi kyseistä prosessia koskevat kontrollit. Säännönmukaisuuteen kohdistuvat riskit ja vastaavat mahdolliset valvontatoimenpiteet Tarkastaja saattaa ottaa huomioon muun muassa seuraavat riskitekijät ja mahdolliset lieventävät kontrollit: Taulukko 1: Säännönmukaisuuteen kohdistuvat riskit ja vastaavat kontrollit Riski Määräysten monimutkaisuus Uusi lainsäädäntö Palveluita ja ohjelmia toteuttavat kolmannet osapuolet Kuvaus Lieventävät kontrollit Mitä monimutkaisempia määräykset ovat, sitä suurempi on virheriski. Virhe saattaa aiheutua siitä, että määräys ymmärretään väärin tai sitä tulkitaan tai sovelletaan virheellisesti. • Sovitaan dokumentoiduista toimenpiteistä, joilla lakisääteiset vaatimukset muunnetaan toimintaohjeiksi. Uusi lainsäädäntö saattaa merkitä, että on otettava käyttöön uusia hallinnollisia ja valvontatoimenpiteitä. Tästä voi aiheutua virheitä sääntöjenmukaisuuden varmistamisessa tarvittavien kontrollien toimintarakenteeseen tai toimintaan. • Sisäinen tarkastus käy läpi järjestelyn valvontasuunnitelmat ja käsikirjat. Kun ohjelmia hallinnoidaan välillisesti, pääosastojen on vaikeampi valvoa niitä suoraan, ja pääosastot saattavat joutua luottamaan siihen, että hallinnoivat tahot varmistavat säädösten ja määräysten noudattamisen. Organisaatio ja hallinnoiva taho tekevät dokumentoidun sopimuksen, jossa määritellään palveluiden hallinnoinnissa sovellettavat valvontatoimenpiteet. • Sovitaan dokumentoiduista valvontasuunnitelmista, joita järjestelyjen hallinnoijat laativat ja seuraavat. • Sisäinen tarkastus käy läpi järjestelyn valvontasuunnitelmat ja käsikirjat. • Sovitaan dokumentoiduista valvontasuunnitelmista, ja riippumaton taho käy läpi järjestelyjen toimintaohjeet, jotka on otettu käyttöön uuden lainsäädännön seurauksena. • Valvotaan hallinnointia ja seurataan kolmansien osapuolten toimia. • Sisäinen tarkastus tekee tarkastuskäyntejä kolmansien osapuolten luo käydäkseen läpi järjestelmät ja toimenpiteet. • Kolmansien osapuolten tarkastaja antaa puolueettoman lausunnon maksuista ja tuloista. Maksut ja tulot perustuvat hakemuksiin tai ilmoituksiin Organisaation mahdollisuudet vahvistaa, että säädöksiä ja määräyksiä noudatetaan, saattavat olla rajoittuneet, jos esimerkiksi avustusten osalta täsmennettyjen myöntämiskriteereiden täyttymistä ei tarkasteta suoraan. • Hakijoille annetuissa ohjeissa esitetään selkeästi kriteerit, joita sovelletaan hakemusten esittämiseen. • Hakemusten tueksi on esitettävä vakioitujen vaatimusten mukaiset asiakirjat ja vakioitujen vaatimusten mukainen näyttö tukioikeuden olemassaolosta. • Tukikelpoisuus varmistetaan toimittamalla hakijan aineiston tms. fyysinen yksityiskohtainen tarkastus. • Arvioidaan hakijan taloudellinen valmius ennen avustuksen myöntämistä ja seurataan hakijan maksuvalmiutta. • Ulkoinen tarkastaja antaa riippumattoman lausunnon avustushakemuksesta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 249 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Tarkastajan alustava arvio kontrolliriskeistä Tarkastaja määrittää sisäisestä valvonnasta muodostamansa käsityksen perusteella, onko kontrolliriski suuri, keskinkertainen vai pieni, ja ottaa tämän huomioon määrittäessään tarkastustoimenpiteiden luonteen, ajoituksen ja laajuuden (ks. varmuuteen perustava malli, käsikirjan yleisen osan luku 2.3.8) 2.4 TARKASTUSEVIDENSSIN RIITTÄVYYDEN, RELEVANTTIUDEN JA LUOTETTAVUUDEN ARVIOINTI ISSAI 1500 [ISA 500] 2.4.1 Johdanto 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä Tilintarkastajan tavoitteena on suunnitella ja suorittaa tilintarkastustoimenpiteitä siten, että hänen on mahdollista hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tilintarkastusevidenssiä. 2.4.1 Johdanto Tarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa tarkastusevidenssiä varmuuteen perustuvia voidakseen johtopäätöksiä. tehdä Tarkastus on kohtuulliseen toimitettava korkeimmalla tasolla, jolla on saatavissa riittävä määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä säännönmukaisuuden arvioimista varten. Kaikki säännönmukaisuuden tarkastukset Säädösten ja määräysten noudattamista koskeva tarkastusevidenssi kerätään ensisijaisesti testaamalla kontrolleja ja tarkastamalla yksittäisiä tapahtumia, jotta saadaan perinpohjaista evidenssiä tapahtumaotoksen osalta. Tarkastusevidenssin avulla on mahdollista • arvioida koko alueen osalta säännönmukaisuus lopullisen edunsaajan tasolle asti • saada seurantaa varten tietoja niiden virheiden syistä, luonteesta, esiintyvyydestä ja vaikutuksesta, jotka havaitaan sisäisen valvonnan järjestelmistä huolimatta • yksilöidä aloja, joilla on ryhdyttävä toimenpiteisiin virheiden välttämiseksi vastaisuudessa • helpottaa yhteydenpitoa tarkastuskohteiden kanssa esittämällä konkreettisia esimerkkejä havaituista puutteista. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 250 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Tätä evidenssiä täydennetään tarvittaessa toteuttamalla analyyttisiä toimenpiteitä. Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus Tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksissa voi olla käytettävissä lisää tarkastusevidenssiä kahdesta seuraavasta lähteestä: • Vuotuiset toimintakertomukset ja pääjohtajien lausumat, jotka ovat toimivan johdon kirjallisia vahvistusilmoituksia. EU:n toimintaympäristössä sääntöjenmukaisuus on vahvistusilmoitukset, vastuualueeseensa tärkeää, jotka joten tarkastaja pääjohtajat vuosittain tapahtumien kuuluvien analysoi esittävät laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvää vastuuvapausmenettelyä varten; tämä on tärkeää erityisesti niillä osa-alueilla, joilla tarkastajalla ei ole käytössään suoraa evidenssiä. • Muiden tarkastajien tekemä työ. Tällä tarkoitetaan muiden tarkastajien (esimerkiksi jäsenvaltion ylimmän tarkastuselimen tai jäsenvaltioiden todentamisviranomaisten) toimittamia ulkoisia tarkastuksia. Maksajavirastojen kaltaiset organisaatiot ovat yleensä laatineet sisäiset kontrollit, joiden tarkoituksena on varmistaa tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus. Tarvitaan evidenssiä siitä, että organisaatio varmistuu tapahtumien sääntöjenmukaisuudesta (esimerkiksi siitä, että lopulliset edunsaajat ovat oikeutettuja saamaan avustuksia tai muuta taloudellista asianmukaisesta tukea). toiminnasta Jos ei ole evidenssiä valvontajärjestelmien mahdollista saada, lopullisten edunsaajien tasolla on toteutettava aineistotarkastustoimenpiteitä. 2.4.2 Tarkastusevidenssin lähteet Säädösten ja määräysten noudattamista koskeva tarkastusevidenssi voi olla peräisin seuraavista lähteistä: • organisaation sisäiset lähteet, kuten avustussopimukset ja laskut • organisaation ulkopuoliset lähteet, kuten muiden kertomukset (ks. myös käsikirjan yleisen osan luku 3.6.2) • tarkastajan laatimat analyyttinen arviointi. asiakirjat, kuten tarkastajien menokehitystä koskeva 2.4.3 Tarkastustoimenpiteet, joilla hankitaan tarkastusevidenssiä Säädösten ja määräysten noudattamiseen liittyvän tarkastusevidenssin hankintaan käytetään esimerkiksi seuraavia tarkastustoimenpiteitä: Laskelmat • (esimerkiksi laskuissa mainittujen) määrien aritmeettinen tarkastaminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 251 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Analyysi • menojen johdonmukaisuuden analyyttinen vertaaminen talousarvioon tai aiempiin vuosiin • päätösten analysoiminen sääntöjen ja määräysten noudattamisen näkökulmasta Yksityiskohtainen tarkastus • laskut, asiakirjat ja muu aineisto • aineelliset käyttöomaisuushyödykkeet (esimerkiksi karja, sillat ja tiet). 2.5 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU ISSAI 1330 [ISA 330] 2.5.1 Seikkoja, jotka on otettava huomioon suunniteltaessa säännönmukaisuuteen liittyviä tarkastustoimenpiteitä 2.5.2 Kontrollien testaus 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteet 2.5.4 Otanta Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä arvioiduista noudattamatta jättämisen riskeistä suunnittelemalla ja toteuttamalla asianmukaiset toimenpiteet kyseisiin riskeihin vastaamiseksi. 2.5.1 Seikkoja, jotka on otettava huomioon suunniteltaessa säännönmukaisuuteen liittyviä tarkastustoimenpiteitä Yhdistelmätestit Olosuhteet, esimerkiksi aikarajoitteet, saattavat määrätä toteutettavat tarkastustoimenpiteet. Esimerkiksi tilintarkastustuomioistuin antaa laillisuudesta ja tarkastuslausunnoille, tilien perustana sääntöjenmukaisuudesta, on olevien asetettu jotka toimien määräajat varainhoitoasetuksessa, mikä vaikeuttaa perinteisen tarkastusprosessin noudattamista. Tässä tilanteessa samoja tapahtumia saatetaan käyttää sekä kontrollien testaamiseen että yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa (yhdistelmätestit). Tällöin tarkastaja tutkii, vastaavatko tarkastustulokset tarkastushypoteesia ja onko tarpeen toteuttaa lisää tarkastustoimenpiteitä. 2.5.2 Kontrollien testaus Relevantit korkean tason kontrollit Säännönmukaisuuteen liittyvässä kontrollien testauksessa on keskityttävä keskeisiin kontrolleihin, jotka ovat i) relevantteja säädösten ja määräysten noudattamista koskevan organisaation tavoitteen kannalta, ja ii) mahdollisimman korkealla tasolla siten, että tarkastustavoitteet täyttyvät. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 252 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Esimerkkejä Käytössä oleviin keskeisiin korkean tason kontrolleihin, jotka voidaan testata tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevassa tarkastuksessa, kuuluvat esimerkiksi ennakkotarkastukset tarkastuslausunnot ja lausuntoprosessin luotettavuus (esimerkiksi todentamis- ja tarkastusviranomaiset) jälkitarkastukset (esimerkiksi tilien tarkastamisja hyväksymismenettelyjen ja sääntöjenmukaisuuspäätösten yhteydessä tai hankkeiden jälkitarkastukset liikenteen, tutkimuksen ja energian aloilla) tietojärjestelmät (kuten yhdennetty hallinto- ja valvontajärjestelmä IACS) komission toteuttama seuranta. 2.5.3 Aineistotarkastustoimenpiteet Esimerkkejä Seuraavassa taulukossa esitetään keskeiset osa-alueet, joilla aineistotarkastustoimenpiteitä voidaan toteuttaa, kun tarkastetaan, onko säädöksiä ja määräyksiä noudatettu. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 253 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 2: Aineistotarkastustoimenpiteiden keskeiset kohdealueet Keskustaso (esimerkiksi komissio) 1. Oikeusperusta Kaikkien merkittävien unionin toimien kohdalla on oltava olemassa oikeusperusta (SEUT, varainhoitoasetus, toimielinten välinen sopimus, neuvoston päätös, neuvoston asetus, komission asetus, neuvoston direktiivi jne.) 2 a) Valintamenettely – suorat menot (soveltuvissa tapauksissa) • Tarjouskilpailuja koskevien määräysten noudattaminen. • Suhteellisuuden, avoimuuden, tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden periaatteiden noudattaminen varainhoitoasetuksen mukaisesti. • Sopimusten ja niiden mahdollisten muutosten yhden- ja johdonmukaisuus valintamenettelyihin nähden (tarjouskilpailu, arviointiraportti, valintasuositukset jne.). 2 b) Valintamenettely – avustukset (soveltuvissa tapauksissa) Ehdotuspyyntö, tukikelpoisuuskriteerit, arviointikomitean suositus ja tulojen ja menojen hyväksyjän päätös. 3. Rahoituspäätös, talousarviositoumus ja oikeudellinen sitoumus • Rahoituspäätöksen hyväksyminen ennen talousarviositoumuksen tekoa. • Talousarviositoumus on olemassa ennen oikeudellista sitoumusta. • Avustussopimus sisältää vaaditut osa-alueet ja sen on päivännyt ja allekirjoittanut virkamies, jolla on siihen asianmukaiset valtuudet. 4. Maksun hyväksyminen • Maksun suorittaminen asianomaiseen talousarviositoumukseen liittyvien erittelyiden (todentava aineisto) mukaisesti ja lainsäädännössä asetetun määräajan puitteissa. • Maksusuorituksen määrä on laskettu oikein ja vastaa säännöksiä ja sopimusmääräyksiä (esim. osarahoitusosuuden, valuuttakurssin ja ilmoitettujen menojen tukikelpoisuuden osalta). • Maksumääräykseen on merkitty oikea saaja (nimi ja tilinumero). • Maksu on tosiasiallisesti käsitelty (tiliote). Jäsenvaltion, rahoituksen välittäjän ja lopullisen edunsaajan taso (sovellettavissa olevilta osin) • Menoilmoitukset ovat olemassa ja tukikelpoisuusvaatimukset täyttyvät. • Hankkeen tuotot (mukaan lukien ennakkomaksuista kertyvät korot) on ilmoitettu ja laskettu oikein; osarahoituspyynnöt on laskettu oikein). • Sopimusmääräysten noudattaminen (esim. alihankinnan, maksuviiveiden ja konsortion sisällä tapahtuvan varojen jakamisen osalta). • Sopimuksiin perustuvat suoritteet. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 254 Säännönmukaisuus – Suunnittelu [Takaisin sisällysluetteloon] 2.5.4 Otanta Virheiden määrittely Virheet tai poikkeamat ovat toimia tai tapahtumia (tai niiden osia) ja/tai niihin sidoksissa olevia toimia, joita ei ole toteutettu voimassa olevien säädösten ja määräysten mukaisesti. Virheet ovat olennaisia, jos ne yksin tai yhdessä todennäköisesti vaikuttaisivat tilintarkastustuomioistuimen kertomusten käyttäjien päätöksiin. Huomioon ei oteta virheitä, jotka havaitaan ja korjataan tarkastettavassa organisaatiossa tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksista riippumatta. Tällaiset tapaukset ovat osoitus sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkaasta toiminnasta. Jos tarkastajan on olosuhteiden – eikä niinkään tarkastettavan organisaation – aiheuttamien rajoitusten vuoksi mahdotonta määrittää, onko säädöksiä ja määräyksiä jätetty noudattamatta, tarkastajan ei tule pitää vaikutusta virheenä. Tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden osalta on erotettava toisistaan seuraavia eri osa-alueita koskevat säädösten ja määräysten noudattamatta jättämiseen liittyvät virheet: • virheet, jotka liittyvät suoraan maksuedellytyksiin (jos esim. tukikelpoisuussääntöjä tai perintätoimia koskevia velvoitteita ei ole noudatettu) • virheet, joissa on kyse säännönmukaisuustekijöistä ja joilla ei ole suoraa vaikutusta itse maksuun; virheet kuitenkin aiheuttavat taloudellisen riskin ja/tai niiden seurauksena ehkä joudutaan sakottamaan lopullisia edunsaajia tai tehdään rahoitusoikaisuja, joiden maksajina ovat jäsenvaltiot (jos esim. EU:n säännösten mukaisia hallinto- ja valvontamenettelyjä tai parhaita käytäntöjä ei ole noudatettu). Tarkastusotantaa ja varmuuteen perustuvaa mallia käsitellään tarkemmin käsikirjan yleisen osan luvuissa 2.5.6 ja 2.3.8. 2.6 TARKASTUKSEN SUUNNITTELUMUISTION JA TARKASTUSOHJELMAN LAATIMINEN ISSAI 1300 [ISA 300] Tilintarkastajan tavoitteena on laatia tilintarkastuksen yleisstrategia tarkastuksen suunnittelumuistion avulla sekä laatia tarkastusohjelma tilintarkastusriskin alentamiseksi hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Tarkastuksen suunnittelumuistion sisällöstä annetaan ohjeita käsikirjan yleisen osan luvussa 2.6. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 2 | 255 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite OSIO 3 – TOTEUTUS SISÄLLYS 3.1 toteutus – yleiskatsaus 3.2 Tarkastustoimenpiteiden toteuttaminen – Kontrollien testaus ja yksittäisten tapahtumien tarkastus 3.3 Tarkastusten toteutus – Kontrollien testausten ja yksittäisten tapahtumien tarkastusten tulosten arviointi – Sovellettavien säädösten ja määräysten noudattaminen 3.4 Analyyttiset toimenpiteet 3.5 Kirjalliset vahvistusilmoitukset 3.6 Muiden tekemän työn hyödyntäminen 3.7 Muut tarkastustoimenpiteet 3.8 Tarkastushavaintojen hyväksyttäminen Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 256 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] 3.1 TOTEUTUS – YLEISKATSAUS Tarkastusten toteutuksesta annetaan ohjeita käsikirjan yleisen osan luvussa 3.1. 3.2 TARKASTUSTOIMENPITEIDEN TOTEUTTAMINEN – KONTROLLIEN TESTAUS JA YKSITTÄISTEN TAPAHTUMIEN TARKASTUS ISSAI 1530 [ISA 530] Tilintarkastajan on kohdistettava tarkastustavoitteeseen nähden asianmukaiset tilintarkastustoimenpiteet jokaiseen valittuun yksikköön. 3.2.1 Kontrollien testaus 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen 3.2.1 Kontrollien testaus Kontrolleja testatessaan tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.2.2 esitettyjä vaatimuksia. 3.2.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastaminen Yksittäisiä tapahtumia tarkastaessaan tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.2.3 esitettyjä vaatimuksia. 3.3 TARKASTUSTEN TOTEUTUS – KONTROLLIEN TESTAUSTEN JA YKSITTÄISTEN TAPAHTUMIEN TARKASTUSTEN TULOSTEN ARVIOINTI – SOVELLETTAVIEN SÄÄDÖSTEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN ISSAI 1450 [ISA 450] ISSAI 1530 [ISA 530] Tilintarkastajan tavoitteena on arvioida otokseen perustuvia tuloksia siten, että hän saa asianmukaisen perustan johtopäätösten tekemiselle perusjoukosta. 3.3.1 Kontrollien testauksessa saatujen tulosten arvioiminen 3.3.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa saatujen tulosten arvioiminen Tarkastaja arvioi harkintansa perusteella, mikä muodostaa olennaisen poikkeaman säännönmukaisuudesta. Arvioinnin yhteydessä on kiinnitettävä huomiota asiayhteyteen sekä kyseessä olevien tapahtumien tai asioiden kvantitatiivisiin (koko) ja kvalitatiivisiin (luonne) näkökohtiin. Tarkastaja Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 257 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] arvioi esimerkiksi sovellettavien säädösten ja määräysten luonnetta sekä poikkeaman laajuutta tai rahallista arvoa. 3.3.1 Kontrollien testauksessa saatujen tulosten arvioiminen Jos tarkastaja on päättänyt luottaa sisäiseen valvontaan ja on suunnitellut tarkastuksen lähestymistavan sen mukaisesti, kontrollien testauksen tavoitteena on vahvistaa, missä määrin kontrolleihin voidaan luottaa. Kontrollien testauksen tulokset voivat olla seuraavantyyppisiä: i. jos tarkastaja on varmistanut kontrollien testauksen yhteydessä, että kontrollit toimivat tehokkaasti ja jatkuvasti koko tarkastuksen kattaman kauden ajan, tarkastaja pitäytyy suunnitteluvaiheessa hyväksytyssä tarkastuksen lähestymistavassa ii. jos joitakin puutteita havaitaan, mutta järjestelmää ei kokonaisuudessaan pidetä epäluotettavana, kontrolliriskiä koskevaa arviota tarkistetaan ja aineistotarkastustoimenpiteiden laajuutta lisätään varmuuteen perustuvan mallin mukaisesti iii. jos kontrollit eivät toimi asianmukaisesti, sovellettavien säädösten ja määräysten noudattamisesta ei saada voida varmuutta. Tällöin tarkastajan on hankittava tarkastusevidenssi lähinnä tai yksinomaan yksittäisten tapahtumien tarkastamisen avulla. Erillisenä tavoitteena tehokkuudesta; voi olla tällaisessa myös raportointi tapauksessa sisäisten kontrollit kontrollien voidaan arvioida tehokkaiksi, osittain tehokkaiksi tai tehottomiksi. 3.3.2 Yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa saatujen tulosten arvioiminen Yleistä Tarkastajan on arvioitava otantatuloksia vertaamalla projisoitua virhetasoa/virheiden arvoa hyväksyttävissä olevaan virhetasoon/virheiden arvoon (epäolennaisten virheiden arvo) määrittääkseen, vahvistaako vertailu hänen arvionsa perusjoukon relevanteista piirteistä vai onko sitä tarkistettava (esim. jos tarkastaja on havainnut odottamattoman suuren virheiden arvon yksittäisten tapahtumien tarkastuksessa). Tarkastaja saattaa tulosten tarkastustoimenpiteitä arvioinnin ja/tai perusteella toteuttamaan joutua laajentamaan lisätoimenpiteitä käsikirjan yleisessä osassa kuvatulla tavalla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 258 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus a) Virhetason laskenta Virhetaso ja kvantitatiivisesti ilmaistavissa olevan havaitun virheen rahallinen arvo lasketaan suhteessa tapahtuman kirjattuun arvoon kyseisellä tasolla. Virheen kvantitatiivinen määrittäminen koskee EU:n rahoitusosuutta; yhteisrahoitustapauksissa (lähinnä jäsenvaltioiden kanssa) on erotettava toisistaan EU:n rahoittama osuus ja kolmansien tahojen rahoittama osuus. Kvantitatiivinen määrittäminen tapahtuu vertaamalla tapahtuman todellista arvoa siihen arvoon, joka sillä olisi ollut, jos se olisi toteutettu sovellettavien säännösten mukaisesti. Näin laskettu ero ilmoitetaan prosenttiosuutena, joka kertoo, kuinka paljon liian pienenä tai liian suurena tapahtuman arvo on kirjattu. DAS-tarkastuksissa tilintarkastustuomioistuimen sähköinen tarkastuksen tukijärjestelmä laskee automaattisesti virheen arvon ja virhetason järjestelmään syötettyjen tietojen perusteella. b) Virheiden luonteen ja syiden arviointi Tunnistettujen virheiden luonne ja syyt on arvioitava tarkasti, minkä lisäksi on arvioitava niiden mahdollinen vaikutus asianomaiseen tarkastuksen tavoitteeseen ja tarkastuksen muihin osa-alueisiin. c) Virheen luokittelu Havaitut virheet on analysoitava vaiheittain etenevän prosessin avulla; näin määritetään, ovatko virheet relevantteja tarkastuslausuman tai lausunnon kannalta. Tässä yhteydessä on analysoitava seuraavia osaalueita: 1. vaikuttaako virhe oikeudellisiin vaatimuksiin (maksuehdot tai muut säännönmukaisuustekijät) 2. ovatko virheet ilmaistavissa kvantitatiivisesti ja ovatko ne olennaisia (esim. ylittävät olennaisuusrajan), ja jos eivät, ovatko ne olennaisia luonteensa tai esiintymisyhteyden perusteella 3. ovatko virheet: – ”vakavia” (virheen osuus maksun kokonaismäärästä on yli 2 prosenttia tai virhe kohdistuu huomattavaan osaan maksusta) – ”rajallisia” (virheen osuus maksun kokonaismäärästä on 0,5-2 prosenttia tai virhe kohdistuu merkittävään osaan maksusta) – ”merkityksettömiä” 4. ovatko virheet systemaattisia 5. virheiden kokonaisvaikutus kvantitatiivisesti ilmaistavien havaintojen ekstrapoloinnin tuloksena. Havainnot voidaan ekstrapoloida vain, jos valintamenettelyn tuloksena on saatu edustava otos. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 259 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] Tarkastuslausuman yhteydessä ei oteta huomioon virheitä, jotka havaitaan ja korjataan hallintoelimessä ennen varainhoitovuoden tilinpäätöstä tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksista riippumatta. Tällaiset tapaukset ovat osoitus yhteisön järjestelmän tehokkaasta toiminnasta, eikä virheillä ole jatkossa vaikutusta varainhoitovuoden tileihin. Jos toimiva johto ei pysty tekemään tarvittavia muutoksia tai kieltäytyy tekemästä niitä, eikä tarkastaja laajennettujen tarkastustoimenpiteiden tuloksena pysty toteamaan, että kokonaisvaikutus ei ole olennainen, tarkastajan on harkittava tarkastuskertomuksen mukauttamista tilanteen mukaisesti. Tarkastaja saattaa joutua arvioimaan, miten raportoida havaituista poikkeamista, jotka eivät välittämättä ole kvantitatiivisesti olennaisia, sillä vastuuvapauden myöntävä viranomainen saattaa olla kiinnostunut toimivallan rikkomistapauksista tietyillä arkaluontoisilla aloilla. 3.4 ANALYYTTISET TOIMENPITEET ISSAI 1520 [ISA 520] Tilintarkastajan tavoitteena on tarvittaessa suorittaa analyyttisiä toimenpiteitä, joista on apua riskin arvioimisessa, tilintarkastusevidenssin hankkimisessa ja yleisen johtopäätöksen tekemisessä. Analyyttisistä toimenpiteistä saattaa tietyissä tilanteissa olla tarkastajalle apua säännönmukaisuuden arvioinnissa. Esimerkiksi tapauksissa, joissa avustusohjelmaan kuuluviin maksuihin sovelletaan enimmäismäärää ja edunsaajien lukumäärä on tiedossa, tarkastaja voi analyyttisten toimenpiteiden avulla arvioida, onko sallittua enimmäismäärää rikottu. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 260 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] 3.5 KIRJALLISET VAHVISTUSILMOITUKSET 3.5.1 Johdanto 3.5.2 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan 3.5.3 Tiettyjä kannanottoja koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1580 [ISA 580] (a) hankkia kirjalliset vahvistusilmoitukset, joiden avulla hän saa vahvistuksen siitä, että toimiva johto tai soveltuvissa tapauksissa hallintoelimet katsovat täyttäneensä velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot (b) saada tukea muulle tilinpäätöksen tai yksittäisten tilinpäätöskannanottojen kannalta relevantille tilintarkastusevidenssille. Lisäksi tavoitteena on c) reagoida asianmukaisesti kirjallisiin vahvistusilmoituksiin tai siihen, että niitä ei ole saatu. 3.5.1 Johdanto Sovellettavien säädösten ja määräysten noudattaminen on erittäin tärkeää EU:n toimintaympäristössä, joten tarkastaja saa yleensä säännönmukaisuutta koskevia kirjallisia vahvistusilmoituksia erityisesti seuraavilla osa-alueilla: i) toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan ii) tiettyjä kannanottoja koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset, jotka on saatu toimivalta johdolta tai hallintoelinten taikka henkilöstön jäseniltä, joilla on erityistietämystä kyseisistä kannanotoista. 3.5.2 Toimivan johdon vahvistusilmoitus velvollisuuksistaan Tarkastajien on hankittava vahvistusilmoituksia vastuulliselta osapuolelta tai osapuolilta, joiden odotetaan antavan virallisen lausunnon vastuualueeseensa kuuluvaan, sovellettavien säädösten ja määräysten noudattamiseen liittyvästä vastuuvapaudesta. Vahvistusilmoituksissa voidaan ilmoittaa esimerkiksi, että i) toiminnot ja rahoitustoimet tapahtumiin liittyvien (ja tilinpäätöksen säännönmukaisuuden perustana tarkastusten oleviin yhteydessä organisaation tilinpäätökseen sisältyvät tiedot) ovat virkamiehen parhaan tiedon ja käsityksen mukaan niitä velvoittavien normien mukaisia Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 261 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] ii) toimivalla johdolla on kohtuullinen varmuus siitä, että perustettujen sisäisten kontrollien avulla ehkäistään ja havaitaan olennaiset säädösten ja määräysten noudattamatta jättämiseen liittyvät tapaukset iii) kaikki tarkastuksen kannalta relevantti informaatio on tarkastajan käytettävissä. Vuotuiset toimintakertomukset ja lausumat Esimerkiksi laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevien DAS- tarkastusten tapauksessa tällaisia vahvistusilmoituksia ovat Euroopan unionin tilinpäätöstä koskeva vahvistusilmoitus, jonka tilinpitäjä allekirjoittaa komission yhteenvetokertomuksessa, sekä pääjohtajien laatimat vuotuiset toimintakertomukset ja lausumat, joita vastuuvapauden myöntävä viranomainen (Euroopan parlamentti ja neuvosto) pitää erittäin tärkeinä. Vuotuisissa toimintakertomuksissa pääjohtajat raportoivat asetettujen toimintapoliittisten tavoitteiden saavuttamisesta ja kuvaavat sisäisen valvonnan järjestelmän vaikuttavuutta ja tekevät siitä johtopäätöksen. Tältä osin pääjohtajat (talousarvion liittävät toteuttaminen) kertomukseensa ja ilmoittavat selvityksen tilinpidosta pääosaston toiminnan yhteydessä havaituista rajoitteista. Pääjohtajan lausumassa todetaan seuraavaa: Olen saanut kohtuullisen varmuuden / en ole saanut kohtuullista varmuutta siitä, että täytäntöön pantujen valvontamenettelyjen avulla saadaan tarvittavat takeet tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Jos sisäisen valvonnan järjestelmässä esiintyy toistuvia puutteita tai erityisiä vaikeuksia, joilla saattaa olla vaikutus pääjohtajan vastuulla olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen, pääjohtaja voi esittää varaumia tällaisten puutteiden esiin tuomista silmällä pitäen. Tarkastajan tavoite Kun tarkastaja käy läpi vahvistusilmoitusta (ja tarvittaessa muita toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevia lausumia), hänen tavoitteenaan on panna merkille, onko varmuus jäänyt saamatta tai sisältääkö lausuma varauman. Tällaisessa tapauksessa tarkastaja arvioi tilanteen vaikutusta tarkastuslausuntoon (ks. yleisen osan luku 3.5.4). Tarkastajalta ei vaadita raportointia siitä, ovatko toimivan johdon vahvistusilmoitukset perusteltuja, mutta tarkastaja voi raportoida tapauksista, joissa hänellä on tarkastusevidenssiä siitä, että annetuissa tiedoissa on huomattavia virheitä. Jos siis pääjohtaja jättää olennaisia puutteita mainitsematta tai jos lausuma ei ole johdonmukainen olemassa oleviin puutteisiin nähden, tällainen toimivan johdon kirjallinen vahvistusilmoitus menettää merkityksensä tarkastusevidenssinä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 262 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] On syytä korostaa, että esimerkiksi vuotuisiin toimintakertomuksiin ja pääjohtajien lausumiin sisältyvät toimivan johdon vahvistusilmoitukset eivät voi koskaan korvata kontrollien toiminnan tehokkuuteen kohdistuvia yksittäisten tapahtumien tarkastuksia. 3.5.3 Tiettyjä kannanottoja koskevat kirjalliset vahvistusilmoitukset Tarkastaja saa tarvittaessa muuta tarkastusevidenssiä tukevia kirjallisia vahvistusilmoituksia. yksinään tuota Kirjalliset vahvistusilmoitukset tarpeellista määrää eivät tarkoitukseen kuitenkaan soveltuvaa tarkastusevidenssiä. 3.6 MUIDEN TEKEMÄN TYÖN HYÖDYNTÄMINEN ISSAI 1600 [ISA 600] ISSAI 1610 [ISA 610] ISSAI 1620 [ISA 620] Muiden tilintarkastajien tekemän työn hyödyntäminen Sisäisten tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen Tilintarkastajan erityisasiantuntijan 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen käyttämän tekemän työn hyödyntäminen 3.6.1 Muiden tarkastajien tekemän työn hyödyntäminen ISSAI 1600 [ISA 600] Jos tilintarkastaja hyödyntää muiden tilintarkastajien tekemää työtä, hänen tavoitteenaan on määrittää, miten muiden tekemä työ vaikuttaa tilintarkastukseen. Muiden tarkastajien työtä hyödyntäessään tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.6.2 esitettyjä vaatimuksia. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 263 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] 3.6.2 Sisäisen tarkastuksen toiminnon huomioon ottaminen ISSAI 1610 [ISA 610] Ulkoisen tilintarkastajan tavoitteena on muodostaa käsitys sisäisen tarkastuksen toiminnosta ja määrittää, onko sen toiminta relevanttia tilintarkastuksen suunnittelun ja toimittamisen kannalta ja miten se siinä tapauksessa vaikuttaa ulkoisen tilintarkastajan tilintarkastustoimenpiteisiin. Sisäisen tarkastuksen toiminnon työtä hyödyntäessään tarkastajan on noudatettava käsikirjan yleisen osan luvussa 3.6.3 esitettyjä vaatimuksia. 3.6.3 Tarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan tekemän työn hyödyntäminen Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1620 [ISA 620] i) ratkaista, hyödynnetäänkö tilintarkastajan käyttämän erityisasiantuntijan työtä ii) jos erityisasiantuntijan työtä tilintarkastuksen tarkoituksiin. Ainoastaan tilintarkastustuomioistuimen palkkaamat erityisasiantuntijat hyödynnetään, ratkaista, soveltuuko se Erityisasiantuntijoiden avulla voidaan saada teknistä asiantuntemusta tietyiltä aloilta, kuten teiden- tai siltojenrakennuksesta. Tätä käsikirjan osiota sovelletaan palkkaamiin kuitenkin ainoastaan – ei jäsenvaltiot tai erityisasiantuntijoihin palkkaamisesta vastaavat tilintarkastustuomioistuimen asiantuntijoihin, paikalliset joiden viranomaiset. Tarkastaja voi ottaa erityisasiantuntijoiden tekemän työn huomioon vahvistavana tarkastusevidenssinä, jos se soveltuu tarkastuksen tarkoituksiin. Tarkastajan on noudatettava esimerkiksi seuraavia erityisasiantuntijoiden työn hyödyntämistä koskevia vaatimuksia, jotka on esitetty käsikirjan yleisessä osassa (luku 3.6.4): • ratkaistava, onko syytä käyttää erityisasiantuntijaa • arvioitava erityisasiantuntijan työn riittävyyttä • mainittava tarkastuskertomuksessa erityisasiantuntijan käytöstä • perehdyttävä erityisasiantuntijoiden käyttöä koskeviin tilintarkastustuomioistuimen vaatimuksiin. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 264 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] 3.7 MUUT TARKASTUSTOIMENPITEET 3.7.1 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat 3.7.2 Lähipiiri 3.7.1 Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat ISSAI 1560 [ISA 560] Tilintarkastajan tavoitteena on hankkia tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa ja luotettavaa tilintarkastusevidenssiä siitä, ilmoitetaanko tilikauden päättymisen ja tilintarkastuskertomuksen antamispäivän välillä toteutuvat tapahtumat asianmukaisesti tilinpäätöksessä. Määritelmä Säännönmukaisuuden tarkastuksiin vaikuttavat tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat ovat sekä suotuisia että epäsuotuisia tapahtumia, jotka toteutuvat tilikauden päättymisen ja tarkastuskertomuksen antamispäivän välillä. Tarkastuksen päättymisen jälkeiset tapahtumat voivat sinällään vaikuttaa säännönmukaisuuden tarkastuksiin tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden osalta. Tarkastajan on määritetään, onko suoritettava tilikauden tarkastustoimenpiteitä, päättymisen ja joiden avulla tarkastuskertomuksen antamispäivän välillä toteutunut tapahtumia, jotka saattavat aiheuttaa olennaisia poikkeamia ja jotka on näin ollen esitettävä. Tarkastajan ei kuitenkaan odoteta kohdistavan lisätarkastuksia kaikkiin mahdollisiin asioihin, jos tarkastustoimenpiteiden avulla on jo kyetty tekemään asianmukaiset johtopäätökset. Tarkastustoimenpiteet Tarkastustoimenpiteet toteutetaan tarkastuskertomuksen antamispäivää, mahdollisimman ja niiden yhteydessä lähellä otetaan huomioon tarkastajan suorittama riskienarviointi. Tarkastustoimenpiteet ovat riippuvaisia siitä, kuinka kauan edellisestä tarkastuskäynnistä on kulunut, mutta niihin sisältyvät yleensä seuraavat osa-alueet: • niiden toimivan johdon menettelyjen tarkastaminen, joiden avulla pyritään tunnistamaan tarkastuksen päätymisen jälkeiset tapahtumat • tilikauden päättymisen jälkeen pidettyjen hallintoelinten kokousten pöytäkirjojen lukeminen • tiedustelujen osoittaminen toimivalle johdolle siitä, onko tarkastuksen päättymisen jälkeen toteutunut tapahtumia, jotka saattaisivat johtaa olennaiseen säädösten ja määräysten noudattamatta jättämiseen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 265 Säännönmukaisuus – Tarkastusten toteutus [Takaisin sisällysluetteloon] Kun tarkastaja tunnistaa tapahtumia, jotka voivat johtaa olennaisiin poikkeamiin, hänen on arvioitava, onko tapahtumat esitetty asianmukaisesti. 3.7.2 Lähipiiri Lähipiiriä ja lähipiirisuhteita sekä -tapahtumia koskevat tarkastusvaatimukset on esitetty käsikirjan yleisen osan luvussa 3.7. Tarkastaja käsittelee niiden erityisvaatimusten noudattamatta jättämiseen liittyviä riskejä, jotka tarkastuskohteena oleva organisaatio on tältä osin asettanut. 3.8 TARKASTUSHAVAINTOJEN HYVÄKSYTTÄMINEN Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1260 [ISA 260] ISSAI 1265 [ISA 265] ISSAI 1705 [ISA 705] esittää oikea-aikaisesti hallintoelimille näiden tehtävien kannalta relevantit tarkastushavainnot kommunikoida asianmukaisella tavalla toimivalle johdolle tai hallintoelimille tarkastuksen aikana toteamistaan sisäisen valvonnan puutteellisuuksista, jotka hänen ammatillisen harkintansa perusteella ovat riittävän tärkeitä saatettavaksi kyseisten tahojen tietoon. Tarkastushavainnot on hyväksytettävä käsikirjan yleisen osan luvussa 3.8 kuvatun alustavia tarkastushavaintoja koskevan kirjeenvaihdon avulla. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 3 | 266 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] TILINTARKASTUKSEN JA SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSEN KÄSIKIRJA OSA 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS 3. SÄÄNNÖNMUKAISUUS Osio 1 – Puitteet Osio 2 – Suunnittelu Osio 3 – Toteutus Osio 4 – Raportointi Liite OSIO 4 – RAPORTOINTI SISÄLLYS 4.1 raportointi – yleiskatsaus 4.2 Tarkastuslausuma – Lausunnon laatiminen 4.3 Mukautetut lausunnot 4.4 Tiettyjä seikkoja painottavat kappaleet ja muita seikkoja koskevat kappaleet 4.5 Tarkastuslausumaa tukeva informaatio 4.6 Tarkastuslausumaan liittyvät erityisarviot 4.7 Säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyvät erityiskertomukset Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 267 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.1 RAPORTOINTI – YLEISKATSAUS Tarkastuslausuma Tarkastuslausumassa on raportoitava tilinpäätöksen perustana olevien toimien laillisuutta ja säännönmukaisuuden sääntöjenmukaisuutta tarkastusten koskevien tuloksista. toistuvien Tarkastuslausuma on annettava niiden säännönmukaisuuden tarkastusten yhteydessä, jotka koskevat Euroopan unionin ja EKR:jen tilinpäätösten sekä muiden EU:n elinten, laitosten ja erillisvirastojen tilinpäätösten perustana olevia toimia. Tarkastuslausuma muodostaa erityisvuosikertomuksen jokaisen ydinosan. vuosikertomuksen Euroopan unionin ja konsolidoidun tilinpäätöksen tapauksessa tarkastuslausuma voidaan julkaista myös itsenäisenä asiakirjana yhdessä tarkastuskohteen tilinpäätöksen kanssa. Lausunto siitä, ovatko toimet kokonaisuutena tarkasteltuna laillisia ja sääntöjenmukaisia Tarkastuslausuma sisältää lausunnon tarkastuskohteen tilinpäätöksen tai toimintalohkoryhmittäin annettava lausunto EU:n yleisen talousarvion toteuttamisesta antamansa vuosikertomuksen perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. yhteydessä tilinpäätöksen tilintarkastustuomioistuin perustana sääntöjenmukaisuudesta voi olevien antaa toimien toimintalohkoryhmittäin. erilliset lausunnot laillisuudesta Nämä ja lausunnot sisältävää tarkastuslausumaa voidaan täydentää lausumaa tukevalla informaatiolla sekä erityisarvioilla, jotka antavat tarkempia tietoja vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle. Tarkastuslausuman sekä vuosikertomuksen ja erityisvuosikertomusten rakennetta ja sisältöä kuvataan tarkemmin käsikirjan yleisen osan osiossa 4. 4.2 TARKASTUSLAUSUMA – LAUSUNNON LAATIMINEN Tilintarkastajan tavoitteena on ISSAI 1700 [ISA 700] laatia hankitusta tilintarkastusevidenssistä tekemiensä johtopäätösten arvioinnin perusteella lausunto tilinpäätöksen perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta esittää tämä lausunto selkeästi kirjallisessa raportissa, jossa kuvataan lausunnon perusteet. 4.2.1 Johdanto 4.2.2 Vaatimukset 4.2.3 Lausuntotyypit 4.2.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat 4.2.5 Organisaation noudattamiin säännönmukaisuuskäytäntöihin liittyvät laadulliset näkökohdat 4.2.6 Sovellettava oikeus- ja sääntelynormisto 4.2.7 Esimerkit Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 268 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.2.1 Johdanto Säännönmukaisuuden tarkastus koskee tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta; tarkastuksen keskeisen tuotoksen muodostaa tarkastuslausuma. Arvioi luotettavuuden ja laillisuuden/sääntöjenmukaisuuden välinen suhde Tilinpäätöksen luotettavuus ja tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus ovat toisiinsa sidoksissa olevia tavoitteita, kuten luvussa 1.5.2. on kuvattu. Tarkastajan on otettava näiden tavoitteiden välinen suhde huomioon tarkastuksesta raportoidessaan. 4.2.2 Vaatimukset Tarkastuslausuman sisältöä koskevat keskeiset ohjeet annetaan käsikirjan yleisen osan osiossa 4. 4.2.3 Lausuntotyypit Lausuntotyypit kuvataan käsikirjan yleisen osan osiossa 4. 4.2.4 Laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausunnon laadinnassa huomioon otettavat seikat Kohtuullinen varmuus Tarkastajan on tehtävä johtopäätös siitä, onko tarkastuksessa saatu kohtuullinen varmuus siitä, sisältyykö tilien perustana oleviin toimiin kokonaisuutena tarkasteltuna (tai EU:n yleisen talousarvion tapauksessa toimintalohkoryhmittäin tarkasteltuna) sääntöjenvastaisuuksia. olennaisia Johtopäätöksessä on virheitä tai otettava huomioon määrä tarkoitukseen tarkastajan arvio seuraavista osa-alueista: Ota huomioon – evidenssi – olennaisuus – laadulliset tekijät a) onko tarkastuksessa hankittu tarpeellinen soveltuvaa tarkastusevidenssiä b) ovatko havaitut virheet tai sääntöjenvastaisuudet yksin tai yhdessä olennaisia c) ovatko organisaation säännönmukaisuuskäytäntöjen laadulliset tekijät yhdenmukaisia sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston kanssa ja ovatko käytännöt asianmukaisia; tässä yhteydessä on arvioitava organisaation ja sen toimivan johdon soveltamia käytäntöjä ja prosesseja sekä sitä, onko johdon ratkaisuissa tai toimissa havaittavissa viitteitä mahdollisesta tarkoitushakuisesta suhtautumisesta. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 269 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.2.5 Organisaation noudattamiin säännönmukaisuuskäytäntöihin liittyvät laadulliset näkökohdat Mahdollinen toimivan johdon tarkoitushakuinen suhtautuminen Toimiva johto tekee useita harkintaan perustuvia ratkaisuja tehdessään päätöksiä oikeus- ja sääntelynormiston puitteissa. Tarkastajan arvioidessa organisaation säännönmukaisuuskäytäntöjen laadullisia puolia hänen tietoonsa voi tulla mahdollista tarkoitushakuista suhtautumista toimivan johdon harkintaan perustuvissa ratkaisuissa. Tarkastaja voi todeta, että puolueettomuuden puuttumisen kumuloitunut vaikutus yhdessä virheiden ja sääntöjenvastaisuuksien vaikutuksen kanssa johtaa siihen, että tilinpäätöksen perustana olevien toimien yhteydessä on kokonaisuutena tarkasteltuna jätetty olennaisesti noudattamatta sovellettavia säädöksiä ja määräyksiä. Viitteitä puolueettomuuden puuttumisesta, joka saattaa vaikuttaa tarkastajan arvioon siitä, onko tilinpäätöksen perustana olevien toimien yhteydessä kokonaisuutena tarkasteltuna jätetty olennaisesti noudattamatta sovellettavia säädöksiä ja määräyksiä, ovat esimerkiksi seuraavat: Viitteet tarkoitushakuisesta suhtautumisesta • toimivan johdon tietoon tarkastuksen tai aiempien tarkastusten aikana saatettujen virheiden ja sääntöjenvastaisuuksien valikoiva korjaaminen • toimivan johdon vahvistusilmoituksissa mahdollisesti ilmenevä tarkoitushakuinen suhtautuminen. EU:n yleiseen talousarvioon liittyvän säännönmukaisuuden tarkastuksen tapauksessa tämä kohta saattaa olla merkittävä Euroopan komission lisäksi myös jäsenvaltioiden kansallisten viranomaisten tasolla. 4.2.6 Sovellettava oikeus- ja sääntelynormisto Toimiva johto on vastuussa siitä, että tilinpäätöksen perustana olevia toimia koskevat päätökset tehdään sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisesti. Oikeus- ja sääntelynormiston määrittely on tärkeää, sillä se antaa vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle sekä asiasta kiinnostuneelle suurelle yleisölle tietoa puitteista, joissa tilien perustana olevia toimia koskevat päätökset on tehty. Tarkastajan on varmistettava, että oikeus- ja sääntelynormisto on määritelty asianmukaisesti. Tarkastajan on viitattava sovellettavaan oikeus- ja sääntelynormistoon laatiessaan tarkastuslausuntoa ja sen perustaa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 270 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Joissakin tapauksissa tilien perustana olevat toimet voivat olla yhden normiston mukaisia, mutta toisen normiston vastaisia. Jos vaatimuksissa ilmenee ristiriitaisuuksia oikeus- ja sääntelynormiston sisällä, tarkastajan on konsultoitava asiassa oikeudellista yksikköä. 4.2.7 Esimerkit Käsikirjan yleisen osan liitteessä III esitetään esimerkkinä tilien perustana olevien toimien laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskeva tarkastuslausuma varainhoitovuodelta 2010. 4.3 MUKAUTETUT LAUSUNNOT 4.3.1 Säädösten ja määräysten noudattamatta jättäminen 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus 4.3.3 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu Tilintarkastajan tavoitteena on esittää selkeästi asianmukaisella tavalla mukautettu lausunto tilien perustana olevista toimista, mikä on tarpeellista silloin, kun ISSAI 1705 [ISA 705] a) tilintarkastaja toteaa, että tilien perustana olevat toimet eivät ole kaikilta olennaisilta osiltaan sovellettavan oikeusja sääntelynormiston mukaisia b) tilintarkastaja ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä todetakseen, että tilien perustana olevat toimet ovat kaikilta olennaisilta osiltaan sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia. 4.3.1 Säädösten ja määräysten noudattamatta jättäminen Tilinpäätöksen perustana oleviin toimiin liittyvä olennainen säädösten ja määräysten noudattamatta jättäminen (virhe tai poikkeama) voi koskea seuraavia osa-alueita: Prosessien ja toimintaperiaatteiden asianmukaisuus a) säännönmukaisuutta koskevien prosessien ja toimintaperiaatteiden asianmukaisuus: prosessit ja toimintaperiaatteet i) ovat ristiriidassa sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston kanssa, ii) eivät ole asianmukaisia kyseisissä olosuhteissa tai iii) johtavat siihen, että Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 271 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] tilinpäätöksen perustana olevat toimet eivät ole kaikilta olennaisilta osiltaan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia Sääntöjen, säännösten ja toimintaperiaatteiden soveltaminen b) sääntöjen, säännösten ja toimintaperiaatteiden soveltaminen: esimerkiksi i) soveltaminen on epäjohdonmukaista vaadittuun aikatauluun tai vastaaviin tapahtumiin nähden, ii) soveltamistapa on virheellinen tai toimivan johdon kanssa vallitsee erimielisyys tosiasioista taikka olosuhteista, joihin sääntöjä jne. sovelletaan, tai iii) organisaatio ei ole noudattanut uusia vaatimuksia, joita on tullut esim. sääntöjen muuttamisen seurauksena. 4.3.2 Mukauttamiseen johtavan seikan tai seikkojen laajuus Tilinpäätöksen perustana olevat toimet eivät ole oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia Tarkastaja voi todeta, että virheet, jotka ovat yksin tai yhdessä olennaisia, ovat laajalle ulottuvia, jos virheet eivät rajoitu tiettyihin tapahtumien osiin tai tietyntyyppisiin tapahtumiin, tai jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne edustavat tai voisivat edustaa huomattavaa osuutta tapahtumista. Tarkastaja ei pysty hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä Kun tarkastaja ei ole pystynyt hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä yhdestä tai useammasta tilinpäätöksen perustana oleviin toimiin liittyvästä kysymyksestä, hän voi pitää evidenssin puuttumista sekä olennaisena että laajalle ulottuvana. Näin on tapauksissa, joissa tarkastusevidenssin puuttumisen mahdolliset vaikutukset eivät rajoitu tiettyihin tapahtumien osiin tai tietyntyyppisiin tapahtumiin, tai jos ne rajoittuvat tällä tavoin, ne voisivat edustaa huomattavaa osuutta tapahtumista. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 272 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Kaavio 2: Yksityiskohtainen kuvaus laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausunnon laatimisesta Onko saatu tarpeellinen määrä tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä? Ei Onko tarkastuksen laajuutta koskevan rajoituksen mahdollinen vaikutus olennainen ja laajalle ulottuva? Varauman sisältävä lausunto – rajoituksen mukaan Ei Kyllä Kyllä Lausunnon antamatta jättäminen Onko tilien perustana olevissa toimissa kaiken kaikkiaan olennaisia virheitä? Onko virheiden vaikutus tilien perustana oleviin toimiin kaiken kaikkiaan olennainen ja laajalle ulottuva? Ei Kyllä Ei Ei Ovatko tilien perustana olevat toimet kaikilta olennaisilta osiltaan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia? Kyllä Varauman sisältävä lausunto – erimielisyys huomioon ottaen Kielteinen lausunto Kyllä Vakiomuotoinen lausunto Kun lausuntoa tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta mukautetaan, tarkastajan on otettava huomioon mukautuksen laajemmat vaikutukset koko tilinpäätökseen sekä tarkastuslausumaan ja sitä koskevan kertomuksen muihin osiin. 4.3.3 Tarkastuskertomuksen muoto ja sisältö lausunnon ollessa mukautettu Mukautetun lausunnon perustelukappale Mukautettua lausuntoa kuvataan yksityiskohtaisesti käsikirjan yleisen osan luvussa 4.4. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 273 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.4 TIETTYJÄ SEIKKOJA PAINOTTAVAT KAPPALEET JA MUITA SEIKKOJA KOSKEVAT KAPPALEET ISSAI 1706 [ISA 706] Tilintarkastajan tavoitteena on sisällyttää tarkastuslausumaan selkeä lisäkommunikaatio, jos hän katsoo tarpeelliseksi kiinnittää käyttäjien huomiota toimivan johdon kirjallisesti esittämään seikkaan tai johonkin muuhun kysymykseen, joka voi hänen käsityksensä mukaan olla relevantti tilinpäätöksen, tilien perustana olevien toimien tai tarkastuksen kannalta. Tiettyjä seikkoja painottavista kappaleista ja muita seikkoja koskevista kappaleista annetaan tietoa käsikirjan yleisen osan luvussa 4.5. 4.5 TARKASTUSLAUSUMAA TUKEVA INFORMAATIO Tarkenna lähestymistapa ja esitä yleiskatsaus Tarkastuslausumaa käsittelee tilien tukevaan informaatioon perustana sääntöjenmukaisuutta, on lähestymistavasta, jota olevien käytettävä sisältyvää toimien osaa, laillisuutta joka ja lisäinformaation esittämiseen tilintarkastustuomioistuin soveltaa tarkastuslausuman laadintaan. Kyseisessä osassa on annettava myös lyhyt kuvaus tarkastustuloksista, joita kuvataan tarkemmin erityisarvioissa. Muiden elinten, laitosten ja erillisvirastojen tapauksessa tarkastuslausumaa tukevaan informaatioon voivat sisältyä myös tarkastuskohteelle esitettävät merkittävät huomautukset ja suositukset. 4.6 TARKASTUSLAUSUMAAN LIITTYVÄT ERITYISARVIOT Anna yksityiskohtaisia tietoja Tarkastuslausumaan sisältyvän laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevan lausunnon lisäksi tilintarkastustuomioistuimen tarkastajat voivat antaa tarkastuslausuman mukana esitettävässä kertomuksessa yksityiskohtaisempia selvityksiä. Tällaiset lisäselvitykset saattavat olla aiheellisia tapauksissa, joissa lausuntoa on mukautettu olennaisen säädösten ja määräysten noudattamatta jättämisen seurauksena. Tarkoituksena on antaa vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle, tarkastetulle organisaatiolle ja/tai muille elimille yksityiskohtainen selvitys, joka on tarkastuslausumassa annettua laajempi. Tarkastajan on raportoitava tällaisista säännönmukaisuustekijöistä niin yksityiskohtaisesti, että vastuuvapauden myöntävä viranomainen tai asiaa käsittelevä komitea saa näistä tekijöistä kunnollisen käsityksen. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 274 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] Erillisvirastojen, laitosten ja muiden elinten tapauksessa tarkastuslausumaa tukevaan informaatioon voivat sisältyä myös tarkastuskohteelle esitettävät merkittävät huomautukset ja suositukset. Painopisteenä säännönmukaisuus ja järjestelmät Erityisarviot – jotka eivät ole lausuntoja – voivat täydentää tarkastuslausumaa ja niissä voidaan kuvata organisaation yksittäisiin talousarvio- ja toiminta-aloihin tai toimintalohkoihin liittyviä tarkastustuloksia ja esittää asianomaisia aloja koskevia johtopäätöksiä. Painopisteeksi on asetettava tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden sekä järjestelmiin liittyvien näkökohtien arviointi. Euroopan unionin tilinpäätöksen perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden osalta laaditaan erityisarviot toimintalohkoryhmittäin; erityisarvioihin sisältyvät seuraavat osat: • kuvaus tarkastuksen laajuudesta ja tarkastetun alueen ominaispiirteistä • arviointi tilien perustana olevien sääntöjenmukaisuudesta asianomaisella havainnot ja huomautukset toimien alueella laillisuudesta ja sekä merkittävät • arviointi sisäisen valvonnan järjestelmien asianomaisella alueella ja arviota tukeva analyysi vaikuttavuudesta • johtopäätökset ja suositukset. 4.7 SÄÄNNÖNMUKAISUUDEN TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT ERITYISKERTOMUKSET 4.7.1 Johdanto 4.7.2 Tarkastuksiin liittyvien erityiskertomusten muoto ja sisältö 4.7.1 Johdanto Säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyvien erityiskertomusten (muihin kuin DAS-tarkastuslausumaan liittyvien erityiskertomusten) muoto voi vaihdella olosuhteiden yhdenmukaisuus saattaa mukaan. kuitenkin Kertomusten auttaa tietynasteinen kertomuksen käyttäjiä ymmärtämään tehtyä tarkastustyötä ja siihen perustuvia johtopäätöksiä sekä tunnistamaan poikkeukselliset olosuhteet, kun niitä esiintyy. Erityiskertomuksessa on määritettävä kriteerit, joiden perusteella aihetta on arvioitu. Säännönmukaisuuden tarkastusten yhteydessä sovellettavat kriteerit saattavat vaihdella suuresti eri tarkastusten välillä. Näin ollen kertomuksessa on tärkeää määritellä kriteerit selkeästi, jotta käyttäjät ymmärtävät tarkastustyön ja johtopäätösten perustan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 275 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] 4.7.2 Tarkastuksiin liittyvien erityiskertomusten muoto ja sisältö Säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyvät erityiskertomukset on yleensä jaoteltava seuraaviin osiin: a) Otsikkosivu b) Sisällysluettelo c) Sanasto (tarvittaessa) d) Tiivistelmä e) Johdanto f) Tarkastuksen laajuus ja lähestymistapa g) Huomautukset h) Johtopäätökset ja suositukset i) Tarkastuskohteen vastaukset j) Liitteet (tarvittaessa) i) Otsikkosivu, sisällysluettelo ja sanasto Otsikkosivulta käyvät selkeästi ilmi kertomuksen otsikko, päiväys, vastaanottaja ja laatija. Sisällysluettelo helpottaa kertomuksen jäsentämistä ja auttaa lukijaa löytämään häntä erityisesti kiinnostavat aiheet etenkin, jos kertomus on pitkä. Sanastosta on apua lukijoille, jos kertomuksessa käytetään toistuvasti erikoisalan tai epätavallisia termejä tai lyhenteitä taikka sanoja, joilla on kyseisessä tekstiyhteydessä tietty erityismerkitys. ii) Tiivistelmä Tiivistelmä on hyvin tärkeä tekstiosuus, koska juuri se useimmin luetaan. Kertomuksen sisältöä on kuvattava tiivistelmässä kaikilta osin ja oikeellisesti sekä samalla lyhyesti ja tasapuolisesti. Jotta tiivistelmä on tarkoituksenmukainen, sen on tavallisesti oltava 1-2 sivun mittainen ja siinä on pääasiassa keskityttävä yksilöityihin kriteereihin (oleelliset kysymykset, joihin on pyritty vastaamaan); lisäksi sen on sisällettävä kriteereihin kytkeytyvät tarkastuksen keskeiset johtopäätökset ja suositukset tiiviisti esitettyinä. iii) Johdanto Johdannossa kuvataan tarkastuksen taustaa. Siinä muun muassa määritellään tai kuvataan tarkastuskohde (eli esitetään kohdetta koskevat tiedot) ja eri osapuolten vastuualueet. Johdanto on yleensä lyhyt ja melko yleisluontoinen. Relevantteja yksityiskohtia voidaan tarvittaessa tuoda esiin liitteissä. iv) Tarkastuksen laajuus ja lähestymistapa Tarkastuksen laajuutta säännönmukaisuuden ja tavoitteita tarkastuksiin käsitellään liittyvien yksityiskohtaisesti erityiskertomusten tässä osassa. v) Huomautukset Huomautuksia ja havaintoja käsittelevä osio muodostaa säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyvien erityiskertomusten keskeisen osuuden. Siinä kuvataan tarkastustyötä ja siihen perustuvia havaintoja. Tekstin rakenne on laadittava loogiseksi – mikä tavallisesti tehdään yksilöityjä kriteereitä käyttäen – niin, että lukijan on helppo seurata Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 276 Säännönmukaisuus – Raportointi [Takaisin sisällysluetteloon] argumentoinnin etenemistä. Tarkastukseen perustuvia huomautuksia ja havaintoja esitettäessä on tuotava esiin seuraavat neljä näkökohtaa, jotta kertomuksen käyttäjän on helpompi ymmärtää, miten tarkastus tehtiin ja mikä merkitys ja millaisia vaikutuksia tarkastushavainnoilla on: a) normit (kriteerit) – vertailukohta tai mitta, johon nähden tulosta arvioidaan b) tosiasiat (olosuhteet) – havaittu tilanne c) analyysi (syyt) – mistä havaitut olosuhteet johtuvat d) vaikutus (seuraukset) – havaittujen olosuhteiden vaikutus ja seuraukset (havaintojen olennaisuus, vaikutus talousarvioon jne.). Jos tarkastushavaintojen tueksi esitetään huomattava määrä tietoja, nämä olisi parasta sisällyttää liitteisiin. vi) Johtopäätökset ja suositukset Johtopäätökset ja suositukset sisältävällä tekstiosuudella on kaksi pääasiallista tarkoitusta: a) antaa selkeät vastaukset (johtopäätökset) tarkastuskysymyksiin (yksilöidyt kriteerit) b) tarvittaessa antaa rakentavia ja käyttökelpoisia suosituksia parannusten tekemistä varten. Suosituksilla saavutetaan paras vaikutus, kun ne ovat myönteisiä sävyltään ja tulossuuntautuneita ja kun niissä tuodaan selvästi ilmi, mitä olisi tehtävä. Kustannusnäkökohdat on pidettävä mielessä, kun määritetään suositusten käyttökelpoisuutta. Rakentavat ja käyttökelpoiset suositukset edistävät asianmukaista hallinnointia, mutta tarkastajan ei pidä antaa niin yksityiskohtaisia suosituksia, että hän asettaa itsensä toimivan johdon tilalle ja vaarantaa näin riippumattomuutensa. vii) Tarkastuskohteen vastaukset Kuulemismenettelyn periaatetta – joka edellyttää yhteisymmärrystä tosiasioista ja vastausten liittämistä kertomukseen – on noudatettava laadittaessa säännönmukaisuuden tarkastuksiin liittyviä erityiskertomuksia. Tarkastuskohteen vastaukset esiin otettuihin kysymyksiin voidaan liittää kertomukseen joko sanatarkasti tai yhteenvedon muodossa. Vastaukset esitetään kertomuksen erillisessä osassa. viii) Liitteet Liitteissä voidaan tarvittaessa antaa kertomuksen käyttäjille tarkastusta koskevia yksityiskohtaisia tai lisätietoja. Tiedot voidaan esittää tekstin tai taulukon muodossa taikka graafisesti kaavioina, kuvioina tai kuvina. Tällaiset tiedot voivat auttaa kertomuksen käyttäjiä ymmärtämään paremmin tarkastushavainnot sekä niiden syyt ja seuraukset. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Osio 4 | 277 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] LIITE I – ARVIO VALVONTAJÄRJESTELMIEN TOIMINNASTA Valvontajärjestelmien määritelmä Tarkastuksen lähestymistapa Valvontajärjestelmien toimintaympäristön arviointi Kontrollien testaaminen Yleistä Keskitetty ja hajautettu hallinnointi Yhteinen hallinnointi Valvonnan keskeiset tavoitteet Yksilöityjen heikkouksien olennaisuuden arviointi Ehdotettu arviointikehys Valvontajärjestelmien puutteellisuuksien/heikkouksien tunnistaminen Valvontajärjestelmien puutteellisuuksien/heikkouksien suuruusluokan arvioiminen Valvontajärjestelmien määritelmä 1. SEUT:n 317 artiklan nojalla komissio toteuttaa unionin talousarviota yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa omalla vastuullaan ja huolehtii siis myös a) ennusteiden laatimisesta (suunnittelusta) b) toteuttamisen organisoinnista c) toteuttamisen seurannasta d) raportoinnista. 2. Järjestelmä koostuu kaikista niistä ohjeiden antamista, henkilöstön osoittamista ja kontrolleja koskevista yksityiskohtaisista toimenpiteistä, joita sovelletaan homogeeniseen sarjaan toimia aina lopullisen edunsaajan tasolle asti. Kun järjestelmä määritellään näin, toimintaympäristöjen 58 (toimenpiteiden, organisaatioiden, maiden, alueiden) suuri määrä merkitsee joillakin aloilla , että unionin menot kulkevat lukemattomien järjestelmien kautta. Tilintarkastustuomioistuimen resurssit ovat rajalliset, joten se voi arvioida vain hyvin vähäisen määrän hallintojärjestelmiä vuosittain, eikä sen ole mahdollista tehdä yleisiä johtopäätöksiä. 3. Sen sijaan unionin säännökset ja eri organisaatioiden päätökset sisältävät huomattavasti vähäisemmän määrän toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on taata hallintojärjestelmien (valvontajärjestelmät) asianmukainen toiminta, ja näiden menettelyjen arvioiminen mahdollistaa yleiset johtopäätökset. Tämäntyyppinen tarkastus antaa periaatteessa tilintarkastustuomioistuimelle mahdollisuuden seurata tilanteen muuttumista vuodesta toiseen kullakin alalla. 58 Etenkin EMOTR:n tukiosasto ja rakennerahastot. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 278 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 4. Valvontajärjestelmien tarkoituksena on saada kohtuullinen varmuus siitä, että tulot ja menot ovat lailliset ja sääntöjenmukaiset. Niillä pyritään varmistamaan, että menettelyt toimivat asianmukaisesti. Järjestelmien avulla komissio saa tiedot, jotka se tarvitsee voidakseen taata, että tavoitteet saavutetaan relevanttien säädösten, määräysten ja/tai sopimusehtojen mukaisesti. 5. Valvontajärjestelmiä käytetään eri hallintotasoilla. Osa niistä on samanlaisia riippumatta siitä, onko kyse komission suorasta vai välillisestä hallinnoinnista, kun taas toiset ovat eriytyneet sekä hallintotyypin että alan tai toimenpiteen mukaan. Tarkastuksen lähestymistapa 6. Rahoitusnäkymien eri otsakkeisiin liittyvien valvontajärjestelmien arvioiminen muodostaa tilien perustana olevien toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkastuksen keskeisen osatekijän. Valvontajärjestelmien tarkastuksen tavoitteena on arvioida, a) saako komissio niiden avulla tiedot, joita se tarvitsee varmistaessaan, että relevantteja säädöksiä, määräyksiä ja sopimusehtoja on noudatettu, ja voidakseen tarvittaessa toteuttaa korjaavia toimia b) saadaanko niiden avulla kohtuullinen varmuus tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. 7. Tarkastuksessa arvioidaan valvontajärjestelmät, joten siihen sisältyy kontrollien testaaminen. Valvontajärjestelmien vaikuttavuutta saatetaan tässä yhteydessä arvioida tarkastamalla yksittäisiä tapahtumia. Yksittäisten tapahtumien tarkastuksen täytyy tuottaa analyyttisiä tuloksia, jotka yhdessä valvontajärjestelmien arvioimisen kanssa antavat tilintarkastustuomioistuimelle mahdollisuuden muodostaa käsityksen tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvien virheiden syistä, ja rajata virheet. Lyhyesti sanoen kyse on siitä, että arvioidaan valvontajärjestelmien heikkouksista aiheutuvat vaikutukset ja myötävaikutetaan järjestelmien kehittämiseen. 8. Jos valvontajärjestelmien katsotaan olevan asianmukaiset, tarkastaja olettaa löytävänsä vain vähän tai ei lainkaan virheitä. Mikäli aineistotarkastustoimenpiteet osoittavat, että tämä pitää paikkansa, tarkastaja päätyy vakiomuotoisiin johtopäätöksiin. Päinvastaisessa tapauksessa tarkastaja olettaa havaitsevansa lukuisia virheitä, ja jos niin käy, hän esittää varauman sisältävän tai kielteisen johtopäätöksen. Siinä tapauksessa tarkastajan on mahdollista kuvata ongelman luonnetta, koska valvontajärjestelmien analyysi on tuonut esiin niiden heikkoudet ja yksittäisiä tapahtumia tarkastamalla hän on saanut analyysille vahvistuksen ja mahdollisia lisätietoja. Muita hypoteettisia tapauksia käsitellään asiakirjan varsinaisessa tekstiosassa. Valvontajärjestelmien toimintaympäristön arviointi 9. Komission ja valvontajärjestelmien muiden osapuolten on perustettava asianmukaiset hallinnointi-, seuranta- ja tarkastusyksiköt ja osoitettava niihin riittävä määrä pätevää henkilöstöä. Näiden yksiköiden on puolestaan luotava mekanismit, joilla varmistetaan, että sovelletut menetelmät ja toimenpiteet vastaavat yleisesti hyväksyttyjä standardeja (päätehtävä ja muut tehtävät, ammattietiikka ja vilpittömyys, arkaluontoiset tehtävät, vastuun siirto, postin kirjaaminen ja arkistointijärjestelmä, toimenpiteiden dokumentointi, tehtävien erottaminen toisistaan, poikkeamien kirjaaminen, toiminnan jatkuvuus, Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 279 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] hallinnoinnin tapauskohtaiset tiedot, työohjelma sekä riskienarviointi ja -hallinta jne. on määritelty 59 selkeästi ). Käyttöön on otettava varoitusjärjestelmä, joka ilmoittaa puutteista ja auttaa korjaamaan ne. 10. Valvontajärjestelmiä arvioidessaan tarkastusjaostojen ja -yksiköiden täytyy ensin yksilöidä ne komission yksiköt ja kolmannet osapuolet, jotka vastaavat tulojen ja menojen laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvästä valvonnasta. Tämän jälkeen tarkastusjaostojen ja -yksiköiden on arvioitava, vastaako asianomaisten yksiköiden valvontaympäristö edellä kuvattuja periaatteita. Kontrollien testaaminen Yleistä 11. Jokaista alaa varten on laadittava kontrollien testausohjelma, jotta valvontajärjestelmien toimintaa voidaan arvioida. Tämän jälkeen on — hallinnoinnin hajauttamisaste huomioon ottaen – tarpeen täsmentää kontrollien testauksen laajuus ja maantieteellinen suorituspaikka niin, että saavutetaan asianmukainen kattavuus. Yksittäisten tapahtumien tarkastuksia varten poimittuja otoksia saatetaan tarvittaessa hyödyntää kontrollien testauksen lähtökohtana ja otokset voidaan eriyttää hallintotasoittain. 12. Kun tarkastusyksiköt ja -jaostot laativat kontrollien testausohjelmia, niiden täytyy hyödyntää komission tekemää työtä, kuten määrätään riskienhallintaprosessia koskevassa sisäisen valvonnan standardissa 6 ja johdon suorittamaa valvontaa koskevassa sisäisen valvonnan standardissa nro 9. 13. Sisäisen valvonnan standardin nro 6 mukaan komission jokaisen pääosaston ja yksikön täytyy analysoida päätoimintaansa liittyvät riskit ainakin kerran vuodessa. Yksiköiden on laadittava saamiensa tulosten perusteella riskienhallinnan toimintasuunnitelma ja osoitettava henkilöstöä toteuttamaan suunnitelmaa. Sisäisen tarkastuksen yksiköiden vuotuisen työohjelman on myös perustuttava riskienarviointiin. Valvontajärjestelmät on tutkittava tarkkaan suuren riskin aloilla. 14. Sisäisen valvonnan standardissa nro 9 vaaditaan, että komission pääosastot ja yksiköt käyvät vuosittain läpi komission sisäisen tarkastuksen osaston, oman sisäisen tarkastuksen yksikkönsä sekä tilintarkastustuomioistuimen antamissa tarkastuskertomuksissa esitetyt suositukset sekä toimenpiteet, joita on toteutettu näiden kertomusten pohjalta. Tämän jälkeen komission pääosastojen ja yksiköiden on laadittava toimintasuunnitelmat puutteiden korjaamista varten ja toteutettava seurantaa toimintasuunnitelmien täytäntöönpanon osalta. Tilintarkastustuomioistuimen on valvontajärjestelmien toimintaa koskevan tarkastuksensa yhteydessä arvioitava suunnitelmien vahvuudet ja täytäntöönpano. Keskitetty ja hajautettu hallinnointi 15. Keskitetyn ja hajautetun hallinnoinnin piiriin kuuluvilla aloilla sääntely- ja sopimuskehystä tutkittaessa on tunnistettava toimenpiteet ja mekanismit, joilla varmistetaan tulojen tai menojen laillisuus ja sääntöjenmukaisuus. Kun nämä tiedot on hankittu, tarkastajan on a) tutkittava, miten kontrollit toteutetaan (erityisesti lopullisen edunsaajan tasolle saakka) b) arvioitava niiden laajuus c) analysoitava tulokset 59 Ks. komission sisäisen tarkastuksen standardit. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 280 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] d) arvioitava, kuinka suuren varmuuden tilintarkastustuomioistuin voi kontrollien perusteella saada koko alan osalta. 16. Seuraavat osatekijät on tämän vuoksi sisällytettävä alakohtaisiin tarkastuksen suunnittelumuistioihin: 60 a) komission yksiköiden tosiasialliset tarkastusohjelmat, -toimenpiteet ja -työ hallintomenojen alalla (suora keskitetty hallinnointi) b) komission yksiköiden sekä välittäjäelinten ja kaikkien muiden valvontajärjestelmiin osallistuvien kolmansien osapuolten tosiasialliset tarkastusohjelmat, -toimenpiteet ja -työ sisäisten politiikkojen ja tutkimuksen alalla (välillinen keskitetty hallinnointi) c) komission sekä edustustojen ja kaikkien muiden valvontajärjestelmiin osallistuvien kolmansien osapuolten tosiasialliset tarkastusohjelmat, -toimenpiteet ja -työ ulkoisten toimien alalla (hajautettu hallinnointi). Yhteinen hallinnointi 17. Yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvat ne alat, joilla menoja hallinnoivat osittain edunsaajavaltioiden (jäsenvaltion tai EU:hun kuulumattoman maan) viranomaiset. Tämä koskee maataloutta, rakennerahastoja ja suurinta osaa omien varojen alasta. Osa unionin ulkopuolelle suunnatusta tuesta voidaan sisällyttää tähän ryhmään hajautetun täytäntöönpanonsa perusteella. 18. Tarkastusyksiköiden ja -jaostojen on alaa koskevan tuntemuksensa pohjalta määritettävä kunkin yhdenmukaisen kokonaisuuden osalta, mitä valvontamekanismeja kyseessä olevissa asetuksissa edellytetään. Komissio on ottanut nämä mekanismit käyttöön yhteisön tasolla 61 taikka ne on otettu käyttöön kansallisella, alueellisella tai paikallisella tasolla (esimerkiksi rakennerahastojen kohdalla toimenpideohjelman, maataloudessa maksajaviraston ja omien varojen kohdalla kansallisella tasolla). Kullakin alalla on tämän pohjalta määritettävä valvonta-alue, joka mahdollistaa yleisten tarkastuksen johtopäätösten tekemisen. Tämä merkitsee, että ainoakaan osatekijä, jonka puuttuminen vaikuttaisi kokonaiskuvaan, ei saa jäädä valvonta-alueen ulkopuolelle. Yhteisen hallinnoinnin piiriin kuuluvat alat edellyttävät tarkempaa tarkastelua. Kun tarvittavat tiedot on koottu, on toteutettava kohdassa 15 kuvatut työvaiheet. Valvonnan keskeiset tavoitteet 19. Koska yhteisön talousarviosta rahoitettavat toimet ovat suuria ja monimutkaisia, komission on voitava perustaa työnsä kokonaisstrategiaan, joka koskee kaikki tietyntyyppiset tapahtumat (EU:n tulot ja menot) kaikilla hallintotasoilla kattavien valvontajärjestelmien keskeytyksetöntä toimintaa. 20. Jotta voitaisiin taata, että kattavuus on riittävä ja että tilintarkastustuomioistuimen eri tarkastusyksiköiden ja -jaostojen analysointitapa on yhdenmukainen, tarkastustoimenpiteillä pyritään selvittämään, miten tarkastuksen suunnittelumuistion kattamilla valvontajärjestelmillä on varmistettu, että unionin toimintapolitiikkoja toteutetaan valvonnan viiden keskeisen tavoitteen mukaisesti (ks. seuraava taulukko). 60 61 Tai tapauksen mukaan muiden toimielinten yksiköiden. Nämä asianomaisissa asetuksissa säädetyt järjestelmät eivät ole suoraan päällekkäisiä komission uudistuksessa käyttöön otettujen osatekijöiden kanssa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 281 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Valvonnan keskeiset tavoitteet Keskeinen tavoite Valvontajärjestelmien kattamat osa-alueet Tilien perustana Tarkastetaan, kyetäänkö käytössä olevilla järjestelmillä olevien toimien varmistamaan, että tilien perustana olevat toimet vastaavat tosiasiallisuus ja kuvausta – ajankohdaltaan ja sisällöltään – ja että fyysiset arvostaminen määrät ovat oikeat (maa-alat, harjoittelijoiden lukumäärä (fyysisten määrien jne.). IFACin (1) terminologia Tapahtuminen/oikeellisuus arvioiminen) Tilien perustana Tarkastetaan, että käytössä olevilla järjestelmillä kyetään olevien toimien varmistamaan, että yhteisön eri tukikelpoisuuskriteerit tukikelpoisuus täyttyvät tilien perustana olevien toimien kohdalla. Määräyksiin Tarkastetaan, että käytössä olevilla järjestelmillä kyetään perustuvien varmistamaan, että muut (kuin tukikelpoisuuteen liittyvät) vaatimusten kriteerit täyttyvät. Näitä ovat muun muassa Laillisuus ja noudattaminen hankintamenettelyjen noudattaminen, kertomusten sääntöjenmukaisuus Laillisuus ja sääntöjenmukaisuus (2) (2) laatiminen ja yhteisöä koskevien tapahtumien erillinen yksilöiminen. Laskelmien Tarkastetaan, että käytössä olevilla järjestelmillä kyetään oikeellisuus varmistamaan, että kaikki laskelmat on tehty oikein: ne ovat matemaattisesti oikeelliset ja niissä on käytetty oikeita Oikeellisuus perusteita, kertoimia jne. Kirjanpidon Tarkastetaan, että käytössä olevilla järjestelmillä kyetään täydellisyys ja varmistamaan, että kaikki tapahtumat käsitellään oikeellisuus kirjanpidossa, tapahtumia ei käsitellä useammin kuin kerran ja ne kirjataan oikealle tilikaudelle ja oikeaan Täydellisyys/oikeellisuus/ vuotuisuus arvoon. (1) Termit liittyvät tilinpäätöksiin sisällytettävää informaatiota koskevaan IFAC-luokitukseen. (2) Laillisuutta/sääntöjenmukaisuutta ei nimenomaisesti mainita ISA 500 -standardissa, mutta siihen viitataan ISA 250 standardissa ”Säädösten ja määräysten huomioon ottaminen tilintarkastuksessa” ja ISA 315 -standardin ”Yhteisön ja sen toimintaympäristön käsittäminen sekä olennaisen virheen tai puutteen riskien arviointi” kappaleessa 42. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 282 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 21. Tutkittaessa valvonnan keskeisten tavoitteiden toteutumista on otettava huomioon seuraavat kolme näkökohtaa: a) millaisiksi asetukset ja etenkin valvontajärjestelmiin liittyvät säännökset on suunniteltu b) kuinka komissio, jäsenvaltiot, unionin ulkopuoliset maat ja muut osapuolet ovat panneet kyseiset säännöt ja säännökset täytäntöön c) onko valvontajärjestelmien toiminta jatkuvaa ja tehokasta. 22. Tarkastajan on siis arvioitava erityisesti tarkastukseen sisältyvin testein, onko valvontajärjestelmät suunniteltu ja pantu täytäntöön ja toimivatko ne siten, että virheriskit pystytään tunnistamaan ja valvontamenettelyillä pystytään estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan kyseiset virheet. Suunnittelu ja täytäntöönpano on testattava vähintään joka kolmas vuosi ja silloin, kun järjestelmää on muutettu. Valvontajärjestelmän toiminta on tarkastettava vuosittain. Kyseiset todennäköisten virheiden riskit yksilöidään kunkin keskeisen tarkastustavoitteen osalta (toimintariski). Tarkastajan on määritettävä, onko käytössä valvontatoimenpiteet, joiden avulla virheet on mahdollista estää tai havaita ja korjata viipymättä (kontrolliriski). Tämän jälkeen tarkastajan on testattava edustavia otoksia voidakseen arvioida, ovatko tapahtumat laillisia ja sääntöjenmukaisia. 23. Koska paikalla toimitettaviin tarkastuksiin liittyy käytännön rajoitteita, kontrollien testaus ja yksittäisten tapahtumien tarkastukset voidaan tehdä samanaikaisesti samojen otosten pohjalta eri tavoitteisiin pyrkien. Toisaalta kaikki valvontajärjestelmät, jotka koskevat samaa tapahtumaa, on tarkastettava. Näillä menetelmillä myös taataan, että tarkastustulokset ovat kohtuullisen edustavia. 24. Tiivistäen voidaan siis todeta, että jokaisella tarkastettavalla tasolla on analysoitava, kuinka komissio on toteuttanut vastuutehtäväänsä talousarvion asianmukaisen toteuttamisen takaajana. Tarkastajan onkin vastattava kysymykseen siitä, onko unionin talousarviosta rahoitettujen toimien laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden valvonta tosiasiallisesti komission hallinnassa. Yksilöityjen heikkouksien olennaisuuden arviointi Ehdotettu arviointikehys 25. Valvonnan poikkeamia ja puutteellisuuksia käsittelevässä arviointikehyksessä (A Framework for Evaluating Control Exceptions and Deficiencies, FECED) ehdotetaan arviointikehystä niiden poikkeamien ja puutteellisuuksien olennaisuuden arvioimista varten, jotka on tunnistettu arvioimalla yrityksen taloudellista raportointia koskeva sisäinen valvonta. Seuraavassa nämä ohjeet on mukautettu EU:n toimintaympäristöön. Arviointikehys saattaa olla hyödyllinen arvioitaessa, ovatko valvontajärjestelmissä havaitut heikkoudet olennaisia. Lisäksi tätä välinettä voidaan käyttää määritettäessä valvontajärjestelmien laatua, kun sovelletaan ehdotettua varmuuteen perustuvaa mallia ja kun tarkastetaan pääjohtajien vuotuisten toimintakertomusten ja lausumien validiutta. 26. Kontrollityyppien, perusjoukon ominaispiirteiden ja testeissä ilmenneiden poikkeamien vaikutusten moninaisuuden vuoksi FECED-kehystä kehittävä asiantuntijaryhmä ei pyrkinyt täysin kvantitatiiviseen malliin. Sen sijaan kehyksessä on otettu huomioon määrällisiä ja laadullisia tekijöitä, jotka ovat samansuuntaisia kuin DAS-hanketiimin ehdottamat kriteerit. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 283 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] a) Kvantitatiiviset näkökohdat ovat pääosin samat kuin tilintarkastuksessa ja liittyvät siihen, voiko virheillä, joita ei kyetä valvontajärjestelmillä estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan, yksin tai yhdessä olla kvantitatiivisesti merkittävä tai olennainen vaikutus rahoitusnäkymien osaalueisiin tai EU:n koko talousarvioon. b) Laadulliset näkökohdat on otettava huomioon, kun arvioidaan, ovatko valvontajärjestelmien heikkoudet vakavuudeltaan olennaisia, ja kun pohditaan muita tekijöitä, jotka liittyvät kyseisistä osatekijöistä kiinnostuneiden järkevien henkilöiden kokemiin tarpeisiin. 27. Valvontajärjestelmien heikkouksia koskeva olennaisuuden arviointiprosessi on iteratiivinen. Vaikka arviointi kuvataan ohjeissa ja aihetta havainnollistavissa arviointimalleissa 7 ja 8 lineaarisesti etenevänä prosessina, missä hyvänsä arvioinnin vaiheessa saattaa olla perusteltua palata aiempiin vaiheisiin ja pohtia niitä uudelleen uusien tietojen valossa. Tältä osin asiantuntijaryhmä korosti, että arviointikehys kuvastaa ajatusprosessia, jossa edellytetään merkittävää harkintaa. Kehyksen tavoitteena on auttaa asiaan perehtyneitä kokeneita henkilöitä arvioimaan puutteellisuuksia yhdenmukaisella tavalla. Pelkkä kehyksen mekaaninen soveltaminen ei sinällään välttämättä johda asianmukaiseen johtopäätökseen. Koska arviointi edellyttää harkintaa sekä kvantitatiivisten ja laadullisten osatekijöiden pohtimista ja punnitsemista, samankaltaista tosiseikastoa arvioivat eri henkilöt voivat päätyä erilaisiin johtopäätöksiin. 62 Valvontajärjestelmien puutteellisuuksien/heikkouksien tunnistaminen 28. Valvontajärjestelmien toiminnan vaikuttavuus testataan ainoastaan, jos järjestelmärakenteen vaikuttavuutta koskevaksi yleiseksi johtopäätökseksi ei tule ”heikko”. Testaus kohdistetaan tavallisesti keskeisiin prosesseihin ja merkittävimpiin tapahtumalajeihin. Kontrollien testaamisen tarkoituksena on saada riittävä varmuus siitä, että kontrollit toimivat tehokkaasti. Järjestelmien heikkouksien suuruusluokka arvioidaan puutteellisuuden aiheuttaman tiedossa olevan ja/tai mahdollisen laittoman tai sääntöjenvastaisen tulon tai menon perusteella (järjestelmien heikkoudet luokitellaan merkityksettömiksi tai merkittäviksi puutteellisuuksiksi tai olennaisiksi heikkouksiksi, ja valvontajärjestelmät ovat vastaavasti erinomaisia, hyviä tai heikkoja). 29. Arviointimallissa 7 kuvataan valvontajärjestelmien puutteellisuuden/heikkouden tunnistamiseen johtavaa prosessia. Tarkastajan on tutkittava ja muodostettava käsitys poikkeamien syistä, laadusta ja vaikutuksista. Jos poikkeamien tosiasiallinen osuus on enintään yhtä suuri kuin oletettiin tai jos toiminnan puutteellisuus ei koske keskeistä kontrollia, joka liittyy tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen, valvonnan puutteellisuus on vähäinen ja valvontajärjestelmää on pidettävä erinomaisena. 62 FECED, sivu 1. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 284 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Arviointimalli 7: Valvontajärjestelmien toiminnan vaikuttavuudessa havaittujen poikkeamien arviointi Tutkitaan poikkeamat ja muodostetaan käsitys niiden syistä, laadusta ja vaikutuksista. Onko kontrollien testauksen tavoite saavutettu (oliko poikkeamien tosiasiallinen osuus enintään yhtä suuri kuin oletettiin tai eikö kyseinen keskeinen kontrolli liity Kyllä tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen)? Ei Voisiko – kontrollien testauksen tulokset ja käsitys poikkeamien syistä, laadusta ja vaikutuksista huomioon ottaen – kontrollien lisätestaus tukea johtopäätöstä, jonka Ei mukaan kyseiset poikkeamat eivät ole koko perusjoukon kannalta edustavia? Kyllä Kontrollien laajempi testaus ja uudelleenarviointi. Onko testien tavoite saavutettu? Ei Kyllä Valvonnan puutteellisuus Vähäistä poikkeamaa ei pidetä = valvontajärjestelmien Valvontajärjestelmien heikkous puutteellisuutena/heikkoutena = Valvontajärjestelmä on erinomainen (1) (1) Yksittäisten tapahtumien tarkastuksen tuloksen täytyy vahvistaa tämä alustava tulos. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 285 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 30. Jos testin tavoitetta ei saavuteta, on pohdittava, voidaanko lisätestein saada tukea johtopäätökselle, jonka mukaan poikkeamien osuus ei ole edustava koko perusjoukon kannalta. Jos havaittua poikkeamaa ja siitä seuraavaa huomioon otettavaa poikkeamien osuutta ei pidetä koko perusjoukon kannalta edustavina, testausta voidaan laajentaa ja arvioida uudelleen. Muussa tapauksessa katsotaan, että poikkeamat muodostavat valvontajärjestelmän puutteellisuuden/heikkouden, jonka suuruusluokka arvioidaan. Valvontajärjestelmien puutteellisuuksien/heikkouksien suuruusluokan arvioiminen 31. Arviointimallissa 8 kuvataan, kuinka valvontajärjestelmän puutteellisuuksien/heikkouksien suuruusluokka on arvioitava (puutteellisuudet/heikkoudet ovat vähäpätöisiä, vähäpätöistä suurempia, merkittäviä tai olennaisia). Arviointi pohjautuu siihen, miten puutteellisuudet/heikkoudet tosiasiassa tai mahdollisesti vaikuttavat tarkastuslausuntoon DAS-tarkastuksen yhteydessä ja tarkastuksen johtopäätöksiin erityisarvioiden yhteydessä. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 286 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Arviointimalli 8 – Valvontajärjestelmien puutteellisuuksien/heikkouksien olennaisuuden arvioiminen Tätä arviointimallia voidaan käyttää, kun analysoidaan seuraavista lähteistä saatujen tarkastustulosten vaikutusta: – valvontajärjestelmien rakenteen vaikuttavuutta koskeva arvio – valvontajärjestelmien toiminnan vaikuttavuutta koskeva testaus (ks. arviointimalli 7) – tilien perustana oleviin toimiin kohdistetut yksittäisten tapahtumien tarkastukset – niiden tilien perustana olevien toimien taloudellisen kokonaisvolyymin analyysi, joita valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous koskee. Vaihe 1: Määritetään, onko valvontajärjestelmissä merkittävä puutteellisuus/heikkous Ovatko virheet tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan DAS-tarkastukseen liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta vähäpätöisiä (virhetaso < 0,5 %; tilien perustana olevien toimien taloudellinen volyymi < 2,5 % kyseisen perusjoukon taloudellisesta volyymistä)? KYLLÄ EI Saavutetaanko testatuilla ja arvioiduilla täydentävillä tai ylimääräisillä kontrolleilla sama valvontatavoite? KYLLÄ EI Pienentävätkö testatut ja arvioidut kompensoivat kontrollit virheiden tosiasiallisen tai mahdollisen Päättelisikö varovainen virkamies, että vaikutuksen DAS-tarkastukseen liittyvän lausunnon valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous on ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen KYLLÄ vähintäänkin merkittävä DAS-tarkastukseen johtopäätöksen näkökulmasta vähäpätöiseksi liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän (virhetaso < 0,5 %; tilien perustana olevien toimien tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta? taloudellinen volyymi < 2,5 % kyseisen perusjoukon taloudellisesta volyymistä)? EI EI Valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous on merkityksetön = Valvontajärjestelmät ovat erinomaiset EI Valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous on merkittävä = Valvontajärjestelmät ovat hyvät KYLLÄ Vaihe 2: Määritetään, onko valvontajärjestelmissä olennainen puutteellisuus/heikkous Ovatko virheet tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan DAS-tarkastukseen liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta olennaista vähäisempiä (virhetaso < 2 %; tilien perustana olevien toimien taloudellinen volyymi < 10 % kyseisen perusjoukon taloudellisesta volyymistä)? KYLLÄ EI Pienentävätkö testatut ja arvioidut kompensoivat kontrollit virheet tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan DAS-tarkastukseen liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta olennaista vähäisemmäksi (virhetaso < 2 %; tilien perustana olevien toimien taloudellinen volyymi < 10 % kyseisen perusjoukon taloudellisesta volyymistä)? KYLLÄ EI Päästäänkö lisäarvioinneilla tulokseen, jonka mukaan olennaisten virheiden (virhetaso > 2 %) todennäköisyyden katsotaan DAStarkastukseen liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta olevan vähäinen? EI Päättelisikö varovainen virkamies, että valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous on KYLLÄ olennainen DAS-tarkastukseen liittyvän lausunnon ja erityisarvioon liittyvän tarkastuksen johtopäätöksen näkökulmasta? KYLLÄ Valvontajärjestelmien puutteellisuus/heikkous on olennainen = Valvontajärjestelmät ovat heikot Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 287 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 32. Jos virheet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan vähäpätöisiä (virhetaso on pienempi kuin 0,5 prosenttia tai kyseisten tapahtumien osuus asianomaisista määrärahoista on pienempi kuin 2,5 prosenttia), järjestelmien heikkous luokitellaan merkityksettömäksi valvontapuutteellisuudeksi. Tässä tapauksessa valvontajärjestelmän katsotaan olevan erinomainen. 33. Jos kontrollit lieventävät järjestelmien heikkouksia tehokkaasti, puutteellisuus luokitellaan samoin ainoastaan merkityksettömäksi. Tällaisiin kontrolleihin kuuluvat täydentävät tai ylimääräiset kontrollit, joilla saavutetaan sama valvontatavoite, sekä kompensoivat kontrollit, jotka ovat niin tarkkoja, että vähäpätöistä suuremmat virheet estetään tai havaitaan ja korjataan. 34. Lieventämättömän järjestelmien heikkouden, joka johtaa siihen, että taloudelliselta volyymiltään tosiasiassa tai mahdollisesti merkittävien laittomien tai sääntöjenvastaisten toimien (virhetaso on suurempi kuin 0,5 prosenttia tai osuus kyseisten, tilien perustana olevien toimien taloudellisesta volyymistä on suurempi kuin 2,5 prosenttia asianomaisista määrärahoista) osalta ei saavuteta valvontatavoitetta, tuloksena on vähäistä suurempi todennäköisyys, että aiheutuu vähäpätöistä suurempi virhe. Puutteellisuus on siis vähintäänkin merkittävä. 35. Olennaisen heikkouden olemassaolo määritetään tällöin seuraavasti: jos aiheutunut tosiasiallinen tai mahdollinen virhetaso ei ylitä olennaisuusrajaa (virhetaso on pienempi kuin kaksi prosenttia tai osuus kyseisten, tilien perustana olevien toimien taloudellisesta volyymistä on pienempi kuin kymmenen prosenttia asianomaisista määrärahoista), järjestelmien heikkous luokitellaan ainoastaan merkittäväksi valvontapuutteellisuudeksi. Valvontajärjestelmä arvioidaan tällöin hyväksi. Kompensoivia kontrolleja, jotka ovat niin tarkkoja, että olennaiset virheet niiden avulla estetään tai havaitaan ja korjataan, saatetaan pitää perusteena sille, että valvontapuutteellisuutta ei luokitella olennaiseksi heikkoudeksi. 36. Lisäarvioinnissa on selvitettävä, onko olennaisten virheiden (virhetaso suurempi kuin kaksi prosenttia) todennäköisyys vähäinen. Kyseinen analyysi sisältää muun muassa seuraavat osatekijät: a) havaitun valvontapuutteellisuuden vakavuus b) kontrollien toiminnan tehokkuuteen liittyvien tunnettujen tai havaittujen poikkeamien syyt ja esiintymistiheys c) yhteydet tai suhde muihin kontrolleihin d) käynnissä olevan DAS-tarkastuksen yhteydessä toteutettujen yksittäisten tapahtumien tarkastusten tulokset osoittavat kasvanutta riskiä e) aiemmissa yksittäisten tapahtumien tarkastuksissa havaittu virhehistoria osoittaa kasvanutta riskiä f) asianomaisten, tilien perustana olevien tapahtumien luonne ja alttius laillisuutta sääntöjenmukaisuutta koskeville ongelmille g) tukikelpoisuuden määrittämistä koskevien sääntöjen monimutkaisuus. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite ja | 288 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] 37. Ensimmäisestä DAS-tarkastuksesta lähtien saadun kokemuksen perusteella voidaan todeta, että tällainen lisäarviointi voi tavallisesti vain erittäin harvoissa tilanteissa johtaa tulokseen, jonka mukaan valvontapuutteellisuus ei ole olennainen sen vuoksi, että merkittävää suuremman virhetason todennäköisyys on vähäinen. Yleensä heikkoutta pidetään olennaisena ja valvontajärjestelmä luokitellaan heikoksi. 38. Kun tarkastaja arvioi valvontapuutteellisuuden suuruusluokkaa, hänen on myös määritettävä, mikä tarkkuus- ja varmuustaso saa varovaiset virkamiehet tehtäviään hoitaessaan (esimerkiksi pääjohtajat vuotuisia toimintakertomuksia ja lausumia laatiessaan) katsomaan, että he ovat saaneet kohtuullisen varmuuden siitä, että valvontajärjestelmillä kyetään varmistamaan tilien perustana olevien toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus. Jos tarkastaja katsoo, että puutteellisuus estäisi varovaisia virkamiehiä tehtäviään hoitaessaan päättelemästä, että he ovat saaneet kohtuullisen varmuuden, tarkastajan on arvioitava, että heikkous muodostaa merkittävän tai olennaisen valvontapuutteellisuuden. Myöhempien analyysien tulokset huomioon ottaen valvontajärjestelmä täytyy luokitella hyväksi tai heikoksi. 39. Tarkastajan on arvioitava valvontapuutteellisuus myös niin, että hän voi määrittää, muodostaako se yksin tai yhdessä muiden puutteellisuuksien kanssa olennaisen heikkouden. Kontrollitoiminnon puutteellisuuksien aggregoiminen on tarpeen, koska virheiden todennäköisyys kasvaa, jos valvontajärjestelmässä on useita heikkouksia. 40. Taulukossa 7 esitetään valvontajärjestelmien laatua koskeva luokittelu ja kuvataan, millaisia erilaisia tapauksia voidaan pitää vastaavantasoisina. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 289 Säännönmukaisuus – Liitteet [Takaisin sisällysluetteloon] Taulukko 7: Valvontajärjestelmien yleisarviointi Järjestelmärakenteen vaikuttavuutta koskeva yleisarvio Toiminnan vaikuttavuutta koskeva yleisarvio (laadittu kontrollien testaamisen jälkeen) Toiminnan vaikuttavuutta testattaessa havaittuja poikkeuksia koskeva arvio Erinomainen Erinomainen Valvontajärjestelmissä ei ole puutteellisuuksia/heikkouksia. Kontrollien testauksen tavoite saavutettiin (poikkeamien tosiasiallinen osuus oli enintään yhtä suuri kuin oletettiin). Valvontajärjestelmissä on merkityksettömiä puutteellisuuksia/heikkouksia. Valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruudeltaan vähäpätöisiä tai täydentävillä/ylimääräisillä kontrolleilla saavutetaan sama valvonnan tavoite tai kompensoivilla kontrolleilla kyetään pienentämään virheet tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan vähäpätöisiksi. Hyvä Heikko Valvontajärjestelmät on suunniteltu sellaisiksi, että on hyvin todennäköistä, että toiminnan puutteet estetään tai havaitaan. Valvontajärjestelmät on suunniteltu sellaisiksi, että on kohtuullisen todennäköistä, että toiminnan puutteet estetään tai havaitaan. Valvontajärjestelmien toimintarakenne on riittämätön. Valvontajärjestelmät on suunniteltu sellaisiksi ja toimivat siten, että on hyvin todennäköistä, että toiminnan puutteet estetään tai havaitaan. Hyvä Valvontajärjestelmät, jotka on arvioitu suunnittelultaan erinomaiseksi, toimivat siten, että voidaan kohtuudella olettaa, että toiminnan puutteet estetään tai havaitaan. Valvontajärjestelmissä on merkittäviä puutteellisuuksia/heikkouksia. Valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan vähäpätöistä suurempia mutta olennaista pienempiä tai kompensoivilla kontrolleilla kyetään pienentämään virheiden tosiasiallista tai mahdollista suuruusluokkaa niin, että ne ovat vähäpätöistä suurempia mutta olennaista pienempiä tai olennaisten virheiden todennäköisyys on vähäinen tai varovainen virkamies päättelee, että valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat merkittäviä mutta eivät olennaisia. Heikko Kontrolliriski on niin suuri, että tarkastaja ei voi luottaa valvontajärjestelmiin. Valvontajärjestelmissä on olennaisia puutteellisuuksia/heikkouksia. Valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan olennaisia, eikä kompensoivilla kontrolleilla kyetä pienentämään virheitä tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan olennaista pienemmiksi; olennaisten virheiden todennäköisyys ei ole vähäinen tai varovainen virkamies päättelee, että valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat olennaisia. Hyvä Valvontajärjestelmät, jotka on arvioitu suunnittelultaan hyväksi, toimivat siten, että voidaan kohtuudella olettaa, että toiminnan puutteet estetään tai havaitaan. Valvontajärjestelmissä on merkittäviä puutteellisuuksia/heikkouksia. Valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan vähäpätöistä suurempia mutta olennaista pienempiä tai kompensoivilla kontrolleilla kyetään pienentämään virheiden tosiasiallista tai mahdollista suuruusluokkaa niin, että ne ovat vähäpätöistä suurempia mutta olennaista pienempiä tai olennaisten virheiden todennäköisyys on vähäinen tai varovainen virkamies päättelee, että valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat merkittäviä mutta eivät olennaisia. Heikko Kontrolliriski on niin suuri, että tarkastaja ei voi luottaa valvontajärjestelmiin. Valvontajärjestelmissä on olennaisia puutteellisuuksia/heikkouksia. Valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan olennaisia, eikä kompensoivilla kontrolleilla kyetä pienentämään virheitä tosiasialliselta tai mahdolliselta suuruusluokaltaan olennaista pienemmiksi; olennaisten virheiden todennäköisyys ei ole vähäinen tai varovainen virkamies päättelee, että valvontajärjestelmien puutteellisuudet/heikkoudet ovat olennaisia. - - - - Lähde: FECED. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Osa 3 – Liite | 290 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] TERMIT JA LYHENTEET TERMISANASTO AINEISTOTARKASTUSTOIMENPITEET Aineistotarkastustoimenpiteiden avulla hankitaan tarpeellinen määrä relevanttia ja luotettavaa aineistotarkastukseen perustuvaa tarkastusevidenssiä. Näihin toimenpiteisiin kuuluu yksittäisten tapahtumien tarkastuksia ja analyyttisia aineistotarkastustoimenpiteitä. AMMATILLINEN SKEPTISYYS Asennoituminen, johon kuuluu kyseenalaistava näkemys sekä evidenssin kriittinen arvioiminen. ANALYYTTISET TOIMENPITEET Merkittävien riippuvuuksien, trendien ja suhdelukujen analyysi, jota käytetään pääasiassa tarkastuksen suunnitteluvaiheessa sekä tehtäessä loppukatsausta tarkastuksen päätösvaiheessa. Ennustavaa testaamista, joka on yksi analyyttisten menetelmien muoto, voidaan käyttää tietyissä tapauksissa, kun halutaan hankkia aineistotarkastukseen perustuvaa todentavaa aineistoa tilinpäätöksen luotettavuudesta. (ks. tarkastustoimenpide ARVOSTAMINEN Tilintarkastuksen tavoite. Tulojen ja menojen arvostamisella pyritään varmistamaan, että tapahtuman arvo on määritetty aineistossa oikein ja viety oikein kirjanpitoon. (ks. tarkastuksen tavoite) ARVOSTAMINEN Tilintarkastuksen tavoite. Arvostamisella pyritään varmistamaan, että varojen ja velkojen kirjanpitoarvo on asianmukainen. (ks. tarkastuksen tavoite) ASIA ENNEN MUOTOA Toimet ja muut organisaation tapahtumat on kirjattava ja esitettävä niiden tosiasiallisen sisällön ja taloudellisten realiteettien mukaan eikä ainoastaan niiden oikeudellisen muodon mukaan. EKSTRAPOLOIDA Otannalla saadut tulokset projisoidaan, laajennetaan tai levitetään koko perusjoukkoon, jotta perusjoukosta voidaan tehdä johtopäätökset. (ks. hanke) ENNUSTAVA TESTAAMINEN Analyyttinen menetelmä, jota käytetään aineistotarkastukseen perustuvan tarkastusevidenssin hankkimisessa. Tarkastaja laatii ennusteita tiettyjen tulo-, meno- tai tase-erien lopullisesta tasosta ja vertaa ennusteita tarkastettavan organisaation taloudellisiin tietoihin sisältyviin lukuihin. Tämäntyyppinen ennustava testaaminen on mahdollista ainoastaan tulo- ja menovirtojen sekä sellaisten tilisaldojen kohdalla, joiden ennustettavuus on sinänsä suuri ja joista on jo saatavilla luotettavia, riippumattomasta lähteestä peräisin olevia tietoja. (ks. analyyttiset toimenpiteet) EPÄVARMUUS Seikka, jonka tulos riippuu organisaation vaikutusvallan ulkopuolella olevista tulevista toimista tai tapahtumista, mutta joka saattaa vaikuttaa tilinpäätökseen. HALLINTOJÄRJESTELMÄ Organisaation ohjaus-, valvonta- ja johtotehtäviä hoitavien henkilöiden roolit. Heidän vastuullaan on yleensä varmistaa, että organisaatio saavuttaa tavoitteensa. HAVAINNOINTI Parhaillaan suoritettavan prosessin tai menettelyn seuraaminen. (ks. tarkastustoimenpide) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 291 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] HAVAITSEMISRISKI Riski siitä, että tarkastajan soveltamien aineistotarkastustoimenpiteiden avulla ei pystytä havaitsemaan sellaista varainhoitoon liittyvää virhettä tai laiminlyöntiä, joka yksinään tai muihin virheisiin/laiminlyönteihin yhdistettynä voisi olla olennainen. (ks. tarkastusriski) HYVÄKSYTTÄVISSÄ OLEVA VIRHE TAI POIKKEAMA Suurin perusjoukossa havaittu virhe, jonka tarkastaja on valmis hyväksymään ja silti tekemään johtopäätöksen, että otoksesta saadulla tuloksella on saavutettu tarkastuksen tavoite. IT-TIETOJÄRJESTELMÄ Järjestelmä, jossa organisaatio käyttää – minkätyyppistä tai -kokoista tahansa – tietokonetta käsitellessään tarkastuksen kannalta merkittäviä tietoja. Tietokoneen käyttäjänä voi olla kyseinen organisaatio tai ulkopuolinen taho. KANNANOTOT Toimivan johdon esittämiä, tilinpäätökseen ja tapahtumiin sisältyviä suoraan ilmaistuja tai muulla tavoin ilmaistuja tietoja. Kannanotot ovat erityisiä tarkastustavoitteita, joiden osalta tarkastaja pyrkii tekemän johtopäätöksen. Kannanottoja ovat: luotettavuutta koskevat kannanotot seuraavista osa-alueista: • tarkastuksen kohteena olevan kauden aikana toteutuneet erilajiset tapahtumat: tapahtuminen; täydellisyys; oikeellisuus; katko; luokittelu; laillisuus ja sääntöjenmukaisuus (talousarviomäärärahat ovat käytettävissä) • tilien saldot tilikauden lopussa: olemassaolo; oikeudet ja velvoitteet; täydellisyys; arvostaminen ja kohdistaminen • esittämistapa ja esittäminen; tapahtuminen sekä oikeudet ja velvoitteet; täydellisyys; luokittelu ja ymmärrettävyys; oikeellisuus ja arvostus, laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevat kannanotot seuraavista osaalueista: • säännönmukaisuus ja tukikelpoisuus. KASSAPERUSTEINEN KIRJANPITO Tapahtumien kirjaamista koskeva menetelmä, jossa tulot viedään kirjanpitoon vasta kun varat saadaan ja menot kirjataan vasta kun maksu suoritetaan. KIRJANPIDOLLINEN ARVIO Kirjanpidollinen arvio on jonkin erän arvo, joka on tarkan määrittämiskeinon puuttuessa jouduttu arvioimaan. KIRJANPITOAINEISTO Käsittää yleensä kirjanpitoviennit ja niitä todentavan aineiston, kuten esimerkiksi laskut, sopimukset, pääkirjat, pääkirjanpitoviennit ja täsmäytykset. KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ Joukko organisaation tehtäviä ja aineistoja, joiden avulla tapahtumia käsitellään ja joiden tarkoituksena on taloudellisen seurannan ylläpitäminen. Kyseisissä järjestelmissä eritellään, kootaan, analysoidaan, lasketaan, luokitellaan, kirjataan, vedetään yhteen ja raportoidaan tapahtumia ja muita toimia. KOKONAISVIRHE Poikkeamien osuus tai kaikki virheellisyydet ja säädöksistä ja määräyksistä poikkeamiset. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 292 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] KOMPENSOIVA KONTROLLI Alun perin määritettyihin keskeisiin kontrolleihin kuulumaton menettely, jonka avulla saavutetaan sama tavoite kuin arvioitavana tai testattavana olevalla keskeisellä kontrollitoiminnolla. Jos tarkastaja toteaa, että keskeinen kontrolli ei toimi tehokkaasti, johdonmukaisesti ja jatkuvasti, hän voi sen sijaan kartoittaa, arvioida ja testata vastaavan/kompensoivan kontrollin. (ks. kontrollitoiminnot) KONTROLLIEN SEURANTA Kontrollien seurannassa arvioidaan sisäisen valvonnan toiminnan vaikuttavuutta ajan mittaan. Seurannan yhteydessä kontrollien rakennetta ja toimintaa arvioidaan oikea-aikaisesti ja toteutetaan tarvittavat korjaavat toimenpiteet olosuhteissa tapahtuneiden muutosten johdosta. Kontrollien seuranta on yksi sisäisen valvonnan osa-alue. (ks. sisäinen valvonta) KONTROLLIEN TESTAUS Kontrollit testataan, jotta saadaan tarkastusevidenssiä siitä, ovatko keskeiset kontrollit tosiasiallisesti toimineet suunnitellulla tavalla – eli toisin sanoen jatkuvasti, johdonmukaisesti ja tehokkaasti koko tarkastuksen kohteena olevan kauden ajan – ja onko niiden avulla estetty tai havaittu ja korjattu olennaiset virheellisyydet (luotettavuuden tarkastukset) tai tapaukset, joissa ei ole noudatettu säädöksiä ja määräyksiä (säännönmukaisuuden tarkastukset). KONTROLLIRISKI Riski siitä, että sisäisen valvonnan menettelyiden avulla ei pystytä oikeaan aikaan estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan varainhoidossa tapahtuneita olennaisia virheitä tai olennaisia laiminlyöntejä. Tällainen tilanne voi syntyä, jos käytössä ei ole asianmukaisia valvontamenettelyjä tai jos olemassa olevat sisäisen valvonnan menettelyt eivät toimi tehokkaasti, jatkuvasti ja johdonmukaisesti. (ks. tarkastusriski) KONTROLLITOIMINNOT Toimintaperiaatteet ja menettelytavat, jotka auttavat varmistamaan toimivan johdon antamien toimintaohjeiden toteuttamisen. Kontrollitoiminnot yksittäisistä ovat osa sisäistä valvontaa. Esimerkkejä kontrollitoiminnoista: – valtuutukset – tuloksen tarkastelu – tietojen käsittely – fyysiset kontrollit – työtehtävien eriyttäminen. (ks. sisäinen valvonta) KRITEERIT Kohteen arvioimiseen tai mittaamiseen käytettävät vertailuperusteet. Soveltuvat kriteerit mahdollistavat kohteen kohtuullisen johdonmukaisen arvioimisen tai mittaamisen ammatillista harkintaa käyttäen. LAAJUUTTA KOSKEVA RAJOITUS Tarkastuksen laajuus rajoittuu, kun tarkastaja ei voi saada tarpeellista määrää tarkoitukseen sopivaa evidenssiä lausuntoa varten. Syynä voivat olla tarkastuskohteesta tai olosuhteista johtuvat rajoitteet tai aineiston puutteellisuus. LAILLISUUS JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUS Tarkoituksena on varmistaa, että tapahtuma on sovellettavien säädösten ja määräysten mukainen ja että tapahtumaa varten on olemassa tarpeellinen määrä talousarviomäärärahoja. (ks. tarkastuksen tavoite) LASKELMA Tarkastustoimenpide, jossa lähdeasiakirjojen ja kirjanpitoaineiston aritmeettinen oikeellisuus tarkistetaan uudelleenlaskemalla tai suorittamalla erilaisia laskelmia. (ks. tarkastustoimenpide) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 293 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] LAUSUNTO Selkeä kirjallisesti ilmaistu lausunto joko tilien luotettavuudesta tai tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta. Kyseessä on joko vakiomuotoinen lausunto tai mukautettu lausunto (varauman sisältävä lausunto tai kielteinen lausunto, tai tarkastaja voi jättää lausunnon antamatta). LAUSUNTO – KIELTEINEN LAUSUNTO Kun erimielisyydellä on niin olennainen ja laaja vaikutus, että tarkastaja toteaa, että varauman sisältävä lausunto ei riitä. LAUSUNTO – LAUSUNNON ANTAMATTA JÄTTÄMINEN Kun tarkastuksen laajuutta koskevan rajoituksen mahdollinen vaikutus on niin olennainen ja laaja, että tarkastaja ei ole pystynyt hankkimaan tarpeellista määrää tarkoitukseen sopivaa tarkastusevidenssiä eikä siten voi antaa lausuntoa. LAUSUNTO – VAKIOMUOTOINEN LAUSUNTO Tilinpäätös on esitetty kaikilta olennaisilta osiltaan oikein sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti (luotettavuus) tai tilien perustana olevat toimet ovat sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia kaikilta olennaisilta osiltaan. LAUSUNTO – VARAUMAN SISÄLTÄVÄ LAUSUNTO Varauman sisältävä lausunto annetaan silloin, kun ei ole mahdollista antaa vakiomuotoista lausuntoa, mutta toimivan johdon kanssa syntyneellä erimielisyydellä tai laajuutta koskevalla rajoituksella ei ole niin olennaisia ja laajoja vaikutuksia, että olisi annettava kielteinen lausunto tai jätettävä lausunto antamatta. LUOTETTAVA (TARKASTUSEVIDENSSI) Tarkastusevidenssin on oltava puolueetonta. Puolueettomuus riippuu tarkastusevidenssin lähteistä ja luonteesta. (ks. tarkastusevidenssi) LUOTTAMUSTASO Tunnetaan myös varmuustasona; on tarkastusriskin kääntöpuoli. Mitä korkeammaksi luottamusaste halutaan asettaa, sitä enemmän testejä tarkastuksessa on suoritettava. Tilintarkastustuomioistuin soveltaa periaatetta, jonka mukaan kaikissa tilintarkastuksissa ja säännönmukaisuuden tarkastuksissa luottamustasoksi on asetettava 95 prosenttia, joten sallittu tarkastusriski on 5 prosenttia. MERKITTÄVÄ RISKI Riski, joka edellyttää erityistä huomiota tarkastuksessa. OLEMASSAOLO JA OMISTAJUUS Tilintarkastuksissa olemassaolon ja omistajuuden tavoite tarkoittaa taseiden kohdalla sen varmistamista, että varat tai velat ovat olemassa taseen antamispäivänä ja että ne kuuluvat tarkastettavalle organisaatiolle. (ks. tarkastuksen tavoite) OLENNAISUUS Olennaisuudella ilmaistaan asian tai asiajoukon suhteellista merkittävyyttä tai tärkeyttä. Asia tai asiajoukko on olennainen, jos olisi todennäköistä, että poikkeaman vuoksi tietojen käyttäjät tekisivät toisenlaisia päätöksiä. Asia tai asiajoukko voi olla olennainen arvonsa, luonteensa tai esiintymisyhteytensä perusteella. OLETETTU VIRHE Virhe, jonka tarkastaja olettaa esiintyvän perusjoukossa. ORGANISAATION RISKIENARVIOINTIPROSESSI Sisäisen valvonnan osa-alue, jonka yhteydessä organisaatio tunnistaa ne organisaation toimintaan liittyvät riskit, jotka ovat relevantteja tilinpäätöksen laatimisen tai säännönmukaisuutta koskevien tavoitteiden kannalta. Organisaatio päättää toimenpiteistä riskeihin ja niiden seurauksiin vastaamiseksi. (ks. sisäinen valvonta) OSITTAMINEN (PERUSJOUKON OSITTAMINEN) Perusjoukon jakaminen alajoukkoihin, joista kukin koostuu ominaispiirteiltään samankaltaisista otantayksiköistä (esim. niiden rahamääräinen arvo on sama tai ne ovat alttiita samanlaisille riskeille). (ks. perusjoukko) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 294 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] OTANNASTA JOHTUMATON RISKI Muusta kuin otoksen koosta johtuva riski, jonka vuoksi tarkastaja tekee virheellisen johtopäätöksen. OTANTA Tarkastustoimenpiteitä sovelletaan alle 100 prosenttiin perusjoukosta siten, että kaikilla otantayksiköillä on mahdollisuus tulla poimituiksi. Tämä helpottaa johtopäätösten tekemistä perusjoukosta. Otantaan voidaan soveltaa joko tilastollista tai ei-tilastollista lähestymistapaa. OTANTARISKI Riskinä on, että tarkastaja tekee mahdollisesti yhdenlaisen johtopäätöksen, jos tarkastustoimenpide kohdistuu tilastollisen tai ei-tilastollisen lähestymistavan avulla poimittuun otokseen, ja toisenlaisen johtopäätöksen, jos sama tarkastustoimenpide kohdistuu koko perusjoukkoon. OTANTAYKSIKKÖ Perusjoukon muodostavat yksittäiset yksiköt, esim. laskut, asiakaskohtaiset myyntisaamissaldot tai rahamääräiset yksiköt. PERUSJOUKKO Koko se tietojoukko, josta otos poimitaan ja josta tarkastaja aikoo tehdä johtopäätöksiä. Perusjoukko voidaan osittaa, ja jokaista sen ositetta (alajoukkoa) voidaan tarkastella erikseen. (ks. ositus) POIKKEUKSELLINEN VIRHEELLISYYS TAI POIKKEAMA Virheellisyys tai säädöksistä ja määräyksistä poikkeaminen, joka todistettavasti ei edusta perusjoukon virheellisyyksiä tai poikkeamia säädöksistä ja määräyksistä. PROJISOIDA Laajennetaan, levitetään tai ekstrapoloidaan otannalla saadut tulokset koko perusjoukkoon, jotta perusjoukosta voidaan tehdä johtopäätöksiä. (ks. ekstrapoloida) RAHAYKSIKKÖÖN PERUSTUVA OTANTA (MUS) Tilastollinen otantatekniikka, joka on suunniteltu siten, että poimintatodennäköisyys on suhteutettu tapahtuman kokoon. Toisin sanoen mitä suurempi on tapahtuman arvo, sitä suurempi on sen poimintatodennäköisyys. RELEVANTTI (TARKASTUSEVIDENSSI) Relevantin tarkastusevidenssin avulla on mahdollista saavuttaa tarkastuksen tavoitteet ja ottaa samalla huomioon kaikki toimintariskit ja/tai kontrolliriskit. (ks. tarkastusevidenssi) SEGMENTTI-INFORMAATIO Selvästi erotettavia tilinpäätöksessä. organisaation osa-alueita koskeva informaatio SISÄINEN TARKASTUS Organisaatiossa järjestetty arviointitoiminto. Toisin kuin sisäinen valvonta, sisäinen tarkastus on tarkastettavista menettelyistä/toiminnoista riippumaton toiminto. Sisäiseen tarkastukseen kuuluu kirjanpitojärjestelmien sekä sisäisen valvonnan järjestelmien riittävyyden ja vaikuttavuuden selvittäminen, arvioiminen ja seuranta. SISÄINEN VALVONTA Organisaation toimivan johdon ja henkilöstön toteuttama prosessikokonaisuus (sarja toimia, jotka kattavat kaikki organisaation toiminnot). Tarkoituksena on käsitellä riskejä ja antaa kohtuullinen varmuus siitä, että organisaatio saavuttaa tehtäväänsä toteuttaessaan seuraavat yleistavoitteet: – panee täytäntöön asianmukaiset, eettiset, taloudelliset, tehokkaat ja vaikuttavat toimenpiteet – huolehtii tilivelvollisuuteen liittyvistä velvoitteista – noudattaa sovellettavia säädöksiä ja määräyksiä – pitää huolta resursseista, jotta niitä ei häviä, käytetä väärin tai vahingoiteta. Sisäinen valvonta kattaa seuraavat osa-alueet: Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 295 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] • valvontaympäristö • organisaation riskienarviointiprosessi • taloudellisen raportoinnin kannalta relevantti tietojärjestelmä ja siihen liittyvät toimintaprosessit sekä viestintä • valvontatoimet • kontrollien seuranta. SOVELLETTAVA TILINPÄÄTÖSNORMISTO EU:n elinten vahvistamat kirjanpitosäännöt, jotka perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai niiden puuttuessa kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRStilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards). SUORITEPERUSTEINEN KIRJANPITO Kirjanpito, jossa tapahtumat kirjataan silloin, kun ne toteutuvat (eikä ainoastaan silloin kun käteisvaroja tai muita rahavaroja otetaan vastaan tai maksetaan). Tapahtumat kirjataan näin ollen kirjanpitoaineistoon ja merkitään tilinpäätökseen sillä tilikaudella, jolle ne kuuluvat. Suoriteperusteen mukaisesti kirjataan varat, velat, nettovarallisuus/oma pääoma, tulot ja menot. SÄÄNNÖNMUKAISUUS Toiminnot, rahoitustoimet ja tiedot ovat sovellettavien säädösten ja määräysten mukaisia. SÄÄNTÖJENVASTAISUUS EU:n tapauksessa sääntöjenvastaisuus on määritelty seuraavasti: ”jokainen yhteisön oikeuden säännöksen tai määräyksen rikkominen, joka johtuu taloudellisen toimijan teosta tai laiminlyönnistä ja jonka tuloksena on tai voisi olla vahinko yhteisöjen yleiselle talousarviolle tai yhteisöjen hoidossa oleville talousarvioille, joko suoraan yhteisöjen puolesta kannettujen omien varojen vähenemisen tai lakkaamisen taikka perusteettoman menon takia”. (Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 2988/95, annettu 18 päivänä joulukuuta 1995 (EYVL L 312, 23.12.1995)) TALOUDELLISET VERTAILUTIEDOT TARKASTETTAVA ALUE Aiemman tilikauden tai aiempien tilikausien osalta ilmoitetut vastaavat luvut tai tiedot, jotka esitetään vertailua varten. Ilmaisee tarkastettavan kohteen (organisaatio tai toiminta). TARKASTUKSEN LAAJUUS Tarkastustoimenpiteet, joita pidetään tarkastajan harkinnan ja ISAstandardien perusteella olosuhteet huomioon ottaen asianmukaisina (suunnitellun kertomuksen tyyppi, erityiset tavoitteet ja rajoitukset jne.), jotta tarkastuksen tavoite tai tavoitteet saavutettaisiin. TARKASTUKSEN PÄÄTTYMISEN JÄLKEISET TAPAHTUMAT Tarkastustoimenpiteiden päätökseen saattamisen ja tarkastuskertomuksen julkaisemisen välisen ajan suotuisat ja epäsuotuisat tapahtumat. Kyseiset tapahtumat ovat merkittäviä, jos niiden vuoksi kertomusta olisi pitänyt muuttaa tai ne olisi pitänyt mainita kertomuksessa, jos ne olisivat olleet tiedossa kertomuksen laadintavaiheessa. TARKASTUKSEN STRATEGIA Tarkastuksen lähestymistapa ja tarkastustoimenpiteet, jotka valitaan, jotta saavutettaisiin tietylle tarkastustehtävälle määritetyt tavoitteet. Lähestymistapa ja toimenpiteet määritetään tarkastuksen suunnittelumuistiossa. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 296 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] TARKASTUKSEN TAVOITE Luotettavuutta koskevien tilintarkastusten ja laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta koskevien säännönmukaisuuden tarkastusten tavoitteet kuvastavat edellä määriteltyjä kannanottoja (ks. ”kannanotot”). Valittujen säännönmukaisuuden tarkastusten tarkastustavoitteet ovat riippuvaisia asianomaisesta tarkastustehtävästä. Esimerkiksi järjestelmätarkastusten tavoitteena voi olla arvioida, kyetäänkö asianomaisen järjestelmän avulla estämään tai havaitsemaan ja korjaamaan virheitä. Kunkin tarkastustehtävän kohdalla on tarpeen määrittää tehtävän erityiset tarkastustavoitteet suunnitteluvaiheessa. TARKASTUS Tilinpäätösten tarkastamisen tavoitteena on, että tarkastaja voi esittää lausunnon siitä, onko tilinpäätös kaikilta olennaisilta osiltaan laadittu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti. Säännönmukaisuuden tarkastamisen tavoitteena on, että tarkastaja voi tehdä johtopäätöksen siitä, ovatko toiminnot, rahoitustoimet ja tiedot sovellettavan oikeus- ja sääntelynormiston mukaisia kaikilta olennaisilta osiltaan. TARKASTUSEVIDENSSI Kaikki tieto, jota tarkastaja käyttää johtopäätösten tai lausuntonsa perustana. Tarkastusevidenssiä on oltava tarpeellinen määrä, jotta se tukisi johtopäätöksiä ja lausuntoa. Lisäksi sen on oltava tarkoitukseen soveltuvaa eli tarkastuksen tavoitteiden kannalta relevanttia sekä luotettavaa. Yleensä tarkastusevidenssi on sellaista, että sen perusteella saadaan ennemminkin vakuuttavaa kuin ehdottoman varmuuden antavaa näyttöä. TARKASTUSLAUSUNTO Selvä kirjallisesti esitetty lausunto tietystä kohteesta. Lausunto voi koskea luotettavuutta tai laillisuutta ja sääntöjenmukaisuutta. Lausuntotyyppejä on viisi: vakiomuotoinen lausunto (tai ”puhdas”); vakiomuotoinen lausunto, johon sisältyy tiettyä seikkaa painottava kappale; varauman sisältävä lausunto (voi johtua tarkastuksen laajuutta koskevasta rajoituksesta tai erimielisyydestä, joka on olennainen muttei laajalle ulottuva); lausunnon antamatta jättäminen (tarkastuksen laajuutta koskeva rajoitus, joka on olennainen ja laajalle ulottuva); kielteinen lausunto (erimielisyys on olennainen ja laajalle ulottuva). TARKASTUSOHJELMA Tarkastuksen suunnittelumuistion täytäntöönpanemiseksi tarvittavien suunniteltujen testien luonne, ajoitus ja laajuus määritetään yksityiskohtaisesti tarkastusohjelmassa. Se on ohjeisto henkilöstölle, joka osallistuu suoraan tarkastuksen toimittamiseen, sekä väline, jonka avulla tarkastustyön varsinaista toteutusta voidaan valvoa ja seurata. TARKASTUSRISKI Tarkastusriskillä tarkoitetaan sitä, että tarkastajan antamassa lausunnossa tilit saatetaan todeta luotettaviksi, vaikka ne eivät tosiasiassa sitä ole, tai tilien perusteena olevat toimet saatetaan todeta laillisiksi ja sääntöjenmukaisiksi, vaikka asia ei ole niin. Tarkastusriski voidaan jakaa kolmeen osaan: toimintariski, kontrolliriski ja havaitsemisriski. TARKASTUSTEHTÄVÄ Tarkastustyön erillinen ja yksilöity osa, jonka tuloksena tilintarkastustuomioistuin esittää lausunnon, kertomuksen tai kertomuksen osan. TARKASTUSTOIMENPIDE Menetelmä, jota käytetään tarvittavan tarkastusevidenssin hankkimiseksi ja analysoimiseksi. Kontrollien testaamista sekä yksittäisten tapahtumien tarkastamista varten tarkastajalla on käytettävissä viisi toimenpidettä. Niitä ovat analyyttiset toimenpiteet, yksityiskohtaiset tarkastukset, havainnointi, tiedustelut ja vahvistukset sekä laskelmat. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 297 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] TARKOITUKSEEN SOVELTUVA (TARKASTUSEVIDENSSI) Tarkastusevidenssin laatuun vaikuttaa se, kuinka relevanttia ja luotettavaa sen perustana oleva tieto on. [ks. tarkastusevidenssi; relevantti (tilintarkastusevidenssi); luotettava (tarkastusevidenssi)] TARPEELLINEN MÄÄRÄ (TARKASTUSEVIDENSSIÄ) Tarkastusevidenssiä on tarpeellinen määrä, jos johtopäätösten ja (tarkastus)lausunnon tueksi on määrällisesti katsottuna kerätty tarpeeksi tarkastusevidenssiä (ks. tarkastusevidenssi). Tarkastusevidenssin laatu vaikuttaa siihen, kuinka paljon tarkastusevidenssiä tarvitaan. TIEDUSTELUT Tiedustelut sisältävät sekä taloudellisen että muun kuin taloudellisen tiedon hankkimista asiaan perehtyneiltä tarkastettavassa organisaatiossa toimivilta tai sen ulkopuolisilta henkilöiltä. (ks. tarkastustoimenpide) TIETOJEN ESITTÄMINEN Tilintarkastuksen tavoite. Tietojen esittämisellä pyritään varmistamaan, että tapahtumat, varat tai velat on ilmoitettu, luokiteltu ja kuvattu sovellettavan tilinpäätösnormiston mukaisesti. TIETOJÄRJESTELMÄ JA VIESTINTÄ Sisäisen valvonnan osa-alue, joka kattaa seuraavat tekijät: • tietojärjestelmä: organisaation tapahtumien (ja olosuhteiden) alkuun saattaminen, kirjaaminen, käsittely sekä raportointi ja niihin liittyvien varojen, velkojen ja oman pääoman seurattavuuden turvaaminen • viestintä: kommunikointi, johon kuuluu käsityksen antaminen yksittäisten henkilöiden rooleista ja vastuista sisäisessä valvonnassa taloudellisen raportoinnin ja säännönmukaisuuden osalta; yksi viestintämuoto on mm. toimintaperiaatteita ja taloudellista raportointia sekä säännönmukaisuutta koskevat käsikirjat. (ks. sisäinen valvonta) TIETOKONEAVUSTEISET TARKASTUSMENETELMÄT Tarkastustoimenpiteet, joiden yhteydessä tietokonetta käytetään tarkastusvälineenä tarkastukseen kuuluvissa testeissä, tietojen haussa, lajittelussa tai poiminnassa tai käsittelyn oikeellisuuden osoittavan tarkastusevidenssin hankinnassa. TIETOTEKNISET SOVELLUSKONTROLLIT Manuaalisia tai automatisoituja menettelyjä, jotka voivat olla luonteeltaan ennaltaehkäiseviä tai havaitsevia ja jotka on suunniteltu varmistamaan kirjanpitoaineiston eheys. Sovelluskontrollit liittyvät menettelytapoihin, joita käyttäen tuotetaan, kirjataan, käsitellään ja raportoidaan tapahtumia tai muuta taloudellista tietoa. TILASTOLLINEN OTANTA Otantaan sovellettava lähestymistapa, joka perustuu satunnaisotantaan ja tulosten arviointiin todennäköisyysteorian avulla. TILIEN LUOTETTAVUUS Tilintarkastuksissa tilien luotettavuutta koskevien tarkastusten tavoitteita ovat: tulostilin osalta (maksusitoumus- ja maksumäärärahat): täydellisyys, toimien tosiasiallisuus, arvostaminen, esitystapa ja julkaiseminen taseen osalta: täydellisyys, olemassaolo ja omistajuus, arvostaminen sekä esitystapa ja julkaiseminen. (ks. tarkastuksen tavoite) TILINPÄÄTÖKSESSÄ ESITETTÄVÄT TIEDOT Määrättyjen tietojen esittäminen (yleensä tilinpäätöksessä ja sen liitetiedoissa). EU:n eri elimiä koskevat tiedonantovelvollisuudet vaihtelevat. Ne vahvistetaan yleensä kyseisten elinten varainhoitoasetuksissa ja varainhoitoasetusten soveltamissäännöissä (tai vastaavissa säännöissä). Lisäksi tiedonantovelvollisuudet määritetään neljännessä neuvoston direktiivissä sekä tilinpäätöstietojen käyttäjien tarpeiden mukaan. Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 298 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] TILIT Termillä on useita eri merkityksiä. Ensinnäkin sitä käytetään viitattaessa yksittäisiin rekistereihin, joihin organisaatio merkitsee lajikohtaisesti sille kuuluvia tapahtumia. Toiseksi sitä käytetään tarkoitettaessa koko kirjanpitoaineistoa. Lisäksi termiä käytetään – ja etenkin EU:n tapauksessa – tilinpäätöksen synonyyminä. TILIVELVOLLISUUS Tilivelvollisuudella tarkoitetaan velvoitteita, joiden mukaan henkilöt tai organisaatiot – julkisen sektorin yritykset ja yhtiöt mukaan luettuna – joille julkiset varat on uskottu, ovat vastuussa heille/niille annetuista varainhoitoon, hallinnointiin ja ohjelmiin liittyvistä tehtävistä ja raportoivat niille tahoille, jotka ovat kyseiset tehtävät antaneet. TOIMINTARISKI Toimintojen, toimien ja hallintorakenteiden luonteeseen kytkeytyvä riski. Oletusarvona on, että ilman sisäisiä kontrolleja riskinä on, että varainhoidossa esiintyy virheitä tai laiminlyöntejä. Tästä seuraa, että tilit eivät ole luotettavia ja tilien perustana olevat toimet ovat olennaisesti laittomia tai sääntöjenvastaisia. (ks. tarkastusriski) TOSIASIALLISUUS Tilintarkastuksen tavoite. Tosiasiallisuus tarkoittaa, että tulojen ja menojen kohdalla pyritään varmistamaan, että tapahtuma perustuu toimeen, joka kuuluu organisaatiolle ja tarkasteltavana olevaan kauteen. (ks. tarkastuksen tavoite) TUKIKELPOISUUS Ilmoitetut menot ovat tukikelpoisia siltä osin, että kaikki asetetut ehdot täyttyvät, aikarajoja on noudatettu, valtuutukset on annettu asianmukaisesti ja menettelyjä on sovellettu oikein. TÄYDELLISYYS Tilintarkastukseen kuuluva täydellisyyden tavoite tarkoittaa, että tarkastuksessa varmistutaan siitä, että kaikki kyseisen kauden tapahtumat ja – taseen osalta – kaikki varat ja velat (taseen ulkopuoliset erät mukaan luettuna) on viety kirjanpitoon. (ks. tarkastuksen tavoite ja kannanotot) UUDELLEEN SUORITTAMINEN Uudelleen suorittamiseen kuuluu, että tarkastaja suorittaa itsenäisesti toimenpiteitä tai kontrolleja, jotka on alun perin suoritettu osana organisaation sisäistä valvontaa. VAHVISTAVA TARKASTUSEVIDENSSI Toisesta lähteestä peräisin oleva tarkastusevidenssi, joka tukee saatua muuta evidenssiä. VAHVISTUS Tietyntyyppinen tiedustelu, jonka yhteydessä vahvistus tiedosta tai sovellettavasta ehdosta hankitaan suoraan kolmannelta osapuolelta. (ks. tarkastustoimenpide) VALITTU TARKASTUS Tarkastustehtävä, joka on valittu vuotuiseen työohjelmaan tarkastusjaoston laatimasta mahdollisten tarkastustehtävien luettelosta sen tärkeyden perusteella. VALVONTAYMPÄRISTÖ Valvontaympäristö koostuu hallinto- ja johtamistoiminnoista sekä hallintoelinten ja toimivan johdon asennoitumisesta, tietoisuudesta ja toimenpiteistä, jotka koskevat organisaation sisäistä valvontaa ja sen merkitystä organisaatiossa. Valvontaympäristö on sisäisen valvonnan osaalue. (ks. sisäinen valvonta) Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 299 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] VARMENNUSTOIMEKSIANTO Toimeksianto, jossa tilintarkastustuomioistuin esittää johtopäätöksen, jonka tarkoituksena on lisätä aiottujen käyttäjien (muiden kuin vastuussa olevan osapuolen) luottamusta lopputulokseen, joka on saatu arvioimalla kohdetta kriteerien perusteella. Kohtuullisen varmuuden antava toimeksianto alentaa varmennustoimeksiantoon liittyvän riskin hyväksyttävän alhaiselle tasolle (korkea varmuustaso mutta ei ehdoton varmuus). Tämä muodostaa perustan positiivisessa muodossa ilmastavalle tilintarkastustuomioistuimen johtopäätökselle. Rajoitetun varmuuden antava toimeksianto alentaa varmennustoimeksiantoon liittyvän riskin hyväksyttävän alhaiselle tasolle. Tämä muodostaa perustan negatiivisessa muodossa annettavalle tilintarkastustuomioistuimen johtopäätökselle. VIRHE Tilien luotettavuuteen liittyvä virhe on tahaton virheellisyys tilinpäätöksessä tai talousarvion toteuttamista koskevassa selvityksessä, esimerkiksi luvun tai tiedon pois jättämisestä aiheutuva virhe. Säännönmukaisuuteen liittyvä virhe esiintyy tilanteessa, jossa tapahtumaa (tai sen osaa) ja/tai siihen sidoksissa olevaa toimintoa ei ole toteutettu voimassa olevien säädösten ja määräysten mukaisesti. VIRHE – TUNNETTU Virhe, jota ei ole havaittu edustavaan otokseen suoraan kohdistuvissa tarkastuksissa (vaan esim. erityiskertomuksiin liittyvän lisätarkastustyön yhteydessä). Näissä tapauksissa virhettä ei projisoida koko perusjoukkoon, vaan huomioon otetaan kyseessä olevien virheiden absoluuttiset arvot tai lukumäärät. VIRHE – YKSITTÄINEN TAI EPÄSÄÄNNÖLLINEN Virhe, jonka aiheuttajana on yksittäinen tapahtuma, joka toistuu kenties vain tietyissä erityistilanteissa. Virhe ei sinänsä ole edustava perusjoukon virheisiin nähden, eikä sitä tule projisoida koko perusjoukkoon otoksen yhteydessä. VIRHEELLISYYS YKSITYISKOHTAINEN TARKASTUS Tilinpäätöksessä esiintyvä virheellisyys voi johtua petoksesta tai virheestä. Sisäisten ja ulkoisten aineistojen tai asiakirjojen hyödykkeiden tutkiminen. (ks. tarkastustoimenpide) tai aineellisten (tilintarkastustuomioistuimen sähköinen LYHENTEET ASSYST Tarkastuksen väline) tukijärjestelmä DAS Tarkastuslausuma (ranskankielisestä sanasta ’Déclaration d’assurance’) EKR Euroopan kehitysrahasto EMOTR EU FCAM IFAC INTOSAI Euroopan maatalouden ohjaus- ja tukirahasto Euroopan unioni Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja International Federation of Accountants; kansainvälinen tilintarkastajaliitto International Organisation of Supreme tarkastuselinten kansainvälinen järjestö Audit Institutions; ylimpien Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet | 300 Termit ja lyhenteet [Takaisin sisällysluetteloon] IPSASS ISAS ISSAIS MUS SEUT International Public Sector Accounting Standards; julkisen sektorin kansainväliset tilinpäätösstandardit International Standards on Auditing; kansainväliset tilintarkastusstandardit International Standards of Supreme tarkastuselinten kansainväliset standardit Audit Institutions; ylimpien Rahayksikköön perustuva otanta (monetary unit sampling) Sopimus Euroopan unionin toiminnasta Tilintarkastuksen ja säännönmukaisuuden tarkastuksen käsikirja – Termit ja lyhenteet