Prezentacija Aleksandra Mrdavšič
Transcription
Prezentacija Aleksandra Mrdavšič
UPRAVLJANJE DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA Aleksandra Mrdavšič (Joţe Škofljanec) 17. november 2014 Dokumentarno in arhivsko gradivo arhivsko gradivo dokumentarno gradivo zapisi za in o poslovanju >na vseh nosilcih, v vseh oblikah >izvirni ali reproducirani >prejeti, nastali pri delu trajen pomen za • znanost, • kulturo ali • pravno varnost oseb pomen za • poslovanje, • pravno varnost Namen varstva gradiva • za poslovanje - preglednost, učinkovitost • za zagotavljanje pravne varnosti • za ohranjanje kulturne dediščine Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva. Predpisi • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/06, 24/14 - Odl. US in 51/14) • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva • Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 86/06) (Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10) • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/05, 47/08) • Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. RS, št. 52/09) • Enotne tehnološke zahteve 2.1 (www.arhiv.gov.si) • Pravilnik o strokovni usposobljenosti usluţbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 132/06, 38/08) ISO 15489 Information and documentation – Records Management Predpisi • Zakon o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/06–UPB, 9/10, 60/11) • Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št.6/04) • Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št.22/05, 24/06) • Zakon o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 8/00, 24/00, 81/00, 33/01, 45/01, 42/02, 18/04, 40/04, 91/05, 114/05, 42/07) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.24/03, 61/05, 109/05, 113/05, 28/06) • Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.76/05) • Zakon o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št.113/05) • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št.57/00, 30/01, 25/04, 73/04, 98/04) • Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št.77/00, 2/01) Predpisi • Zakon o gospodarskih druţbah /ZGD-1/ • Zakon o davčnem postopku /ZDavP-1-UPB1/ (Ur. l. RS, št. 25-872/2005) • Zakon o davku na dodano vrednost /ZDDV-UPB3/ (Ur. l. RS, št. 25-874/2005) • Slovenski računovodski standardi /SRS/ (Ur. l. RS, št. 118/2005) • Pravilnik o vsebini in načinu vodenja evidenc s področja zaposlovanja (Ur. l. RS, št. 17/1999) • Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/ • Pravilnik o projektni dokumentaciji (Ur. l. RS, št. 55/2008) • Zakon o bančništvu /ZBan-1/ (Ur. l. RS, št. 131/2006) • Zakon o zavarovalništvu /ZZavar-UPB2/ (Ur. l. RS, št. 109/2006) (Ur. l. RS, št. 42/2006) (Ur. l. RS, št. 102/2004, 14/2005, 120/2006, 126/2007) Ţivljenjski krog dokumenta NAROČNIK STORITVE • postopki upravljanja gradiva DOLOČENI – PRAVILNIK – elektronsko gradivo– NOTRANJA PRAVILA PONUDNIK STORITVE • usposobljenost za delo z gradivom – PREIZKUS vsi zaposleni izvajanje & zavest Postopki upravljanja gradiva • • • • • • • Evidentiranje Dodeljevanje (signiranje) Razvrščanje (klasificiranje) Sprejem, odprema, ustvarjanje Hramba v zbirkah Odbiranje in izročanje arhivskega Izločanje in uničevanje dokumentarnega Notranja pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva ZVDAGA – zagotavljanje pravne veljavnosti e-gradiva z DOKAZLJIVIM IZVAJANJEM ZAKONSKO SKLADNIH NP OBVEZNA DOLOČILA NP notranja organizacija in osebje: vloge in usposobljenost infrastruktura informacijskega sistema upravljanje e-gradiva spremljanje in dopolnjevanje NP NP postopki upravljanja e-gradiva vloge in usposobljenost osebja • posamezni postopki določeni • KAJ • delovna mesta za izvajanje • KDO • izvajanje dokumentirano • DOKUMENTIRANO • KONTROLIRANO KDO • kontrole vgrajene odgovorni za izvajanje dokumentiranje vzvodi za odpravo nepravilnosti opis del in nalog + varovanje informacij usposobljenost + izpopolnjevanje KAKO VZVOD OB NEPRAVILNOSTI ODPRAVA DOKUMENTIRANA Usposobljenost za delo z dokumentarnim gradivom delavci ponudnika storitve / usluţbenci javnopravne osebe • min. srednja izobrazba • strokovna usposobljenost predpisi, upravljanje dok. g., arhivistika, informatika 1. PREIZKUS strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu /Arhivu RS 2. DODATNA strokovna usposobljenost – 2 točki / 3 leta ponudnik storitve: • 3 osebe visokošolska izobrazba (I bolonjska) (2 tehniške/organizacijske/informacijske smeri) • 1 diplomirani pravnik (II bolonjska) Evidentiranje • Kaj – katero gradivo? zapis → dokument > “NEEVIDENČNO” GR. • Kdaj? ob sprejemu / ustvarjanju • Kam? v evidenco & dokument & opremo v 1 ali več evidenc > “SPECIFIČNO” GRAD. Evidentiranje Evidenca • Vnaprej določeni – elementi – pravila vnosa Evidentiranje • Kako? dokument zadeva dosje seznam skupina d. vsebinsko povezanih evidenca dokumentarnega gradiva strukturirana enoznačna identifikacijska oznaka dokumenta Vsebinsko razvrščanje (klasificiranje) vsebinska hierarhična struktura KLASIFIKACIJSKI NAČRT Zgradba: Vsebinska zasnova: • poslovne funkcije–procesi–postopki • dokumentarno gradivo RAZREDI • kalsifikacijski znak • geslo • rok hrambe KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (podjetja) 0 Organizacija podjetja 1 Delovna razmerja 2 Plani, analize, finance, računovodstvo 3 Proizvodnja in storitve 4 Komercialno poslovanje 5 Razvoj, projektiranje 6 Investicije, upravljanje premoţenja 7 Skladiščenje, transport 8 Civilna zaščita 9 Iz Ţumer, V., Poslovanje z zapisi KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (obvezni okvir ) 0 Drţavna in druţbena ureditev 1 Delo, druţina, zdravje in socialne zadeve 2 Notranje zadeve 3 Gospodarstvo, kmetijstvo, gozdarstvo, prehrana, okolje, prostor, promet in zveze 4 Finance, javne finance in drţavno premoţenje 5 Zunanje zadeve 6 Vzgoja in izobraţevanje, kultura, šport in znanost 7 Pravosodje 8 Obramba ter zaščita, reševanje in pomoč 9 Zadeve zunaj razredov 0-8 Priloga Uredbe o upravnem poslovanju KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova 0 Organizacija in vodenje 00 01 Splošno o organizaciji in akti organizacije Volitve, imenovanja, odločanja 000 002 Ustanovitev organizacije 001 Vpis v sodni register in zastopanje Delničarji in druţbeniki 02 03 Seje, sestanki, konference, posveti Notranja organiza cija in poslovanje 003 004 005 006 007 Statusno preoblikovanje Sanacije, prenehanje, stečaj Statut Kolektivna p. Notranja pravila in dr. int. a. Iz Vzorčnih notranjih pravil, REDIT Razvrščanje • Gesla razredov – enoznačna nedvoumna jedrnata brez sinonimov brez okrajšav KLASIFIKACIJSKI NAČRT – OBVEZNI OKVIR (UUP) KLAS. ZNAK OPIS VSEBINE KLASIFIKACIJ. ZNAKA GESLO 01 ORGANIZACIJA JAVNEGA SEKTORJA 010 SISTEM, DELOVANJE, ORGANIZACIJA IN RAZVOJ JAVNEGA SEKTORJA 0100 011 ROK HRAMBE LET RAZVOJ ZAVODA OPOMBE / RAZLAGE VSEBINE K. ZNAKOV IN ROKOV HRAMBE T A T A Razvojne strategije in programi zavoda Organizacija, sestava, pristojnosti, zapisniki sej z gradivom, poročila o reševanju sklepov A, ostalo 10 let ELEKTRO NSKA OBLIKA ORGANI, ODBORI IN DELOVNA TELESA 0110 01100 01101 01102 01103 ORGANI ZAVODA Direktor Upravni odbor Strokovni svet Delavski svet 10 10 10 10 10 T T T T T A A A A A 0111 01110 ODBORI, DELOVNA TELESA ZAVODA Komisija za ….. 10 10 T T A A Organizacija, sestava, pristojnosti, zapisniki sej z gradivom, poročila o reševanju sklepov A, ostalo 10 let Priloga Uredbe o upravnem poslovanju KLASIFIKACIJSKI NAČRT – primer KLASIFIKACIJ. ZNAK OPIS VSEBINE KLAS. ZNAKA GESLO ROK HRAMBE 0 ORGANIZACIA IN POSLOVANJE 00 000 001 002 003 004 005 Splošno o organizaciji Ustanovitveni akti Vpis v sodni register Statusne spremembe, reorganizacije Sanacija, prenehanje Nadzor in revizije poslovanja Dokumentacija v zvezi z ţigi, simboli T T T T T T 01 010 011 012 Pravni akti Statuti Pravilniki, poslovniki Interna navodila T T T 02 020 0200 0201 021 Volitve, imenovanja Volitve organov Zapisniki in sklepi o izidu volitev Glasovalna dokumentacija in drugo Imenovanja in razrešitve OPOMBE, RAZLAGE VSEBINE, ROKOV, E-GRADIVA, ZAKON. PODLAG T T 1 leto T Iz Ţumer, V., Poslovanje z zapisi Razvrščanje • Klasifikacijski znak – osnova za enoznačno identifikacijsko oznako = evidenčno oznako = številko dokumenta (v zadevi) številka zadeve: 62510 – 5/2010 klasifikac. znak številka dokumenta: št. zad. leto 62510 – 5/2010/2 klasifikac. znak št. zad. leto št. dok. Razvrščanje • Razredov/znakov ne črtamo, ne spreminjamo; dodajanje novih datiramo • K. načrt – za daljše obdobje • K. načrt – priloga internega predpisa o upravljanju gradiva Razvrščanje • Roki hrambe določanje: • na podlagi predpisov (področnih, o zastaralnih r., Pravilnik) • upoštevajoč potrebe za poslovanje in pravno varnost izraţeni v letih trajno gradivo arhivsko gradivo “2 / 5 / 10… let” “T / T oz. xx let” “A” organizacija pristojni javni arhiv • obvezno posredovanje k. načrta za določitev arhivskega gradiva javnemu arhivu • določbe o arhivskem gradivu prevladajo nad določbami o trajnem in o rokih v letih A Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Priloga 1: Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko T po Uredbi o upravnem poslovanju: • • • • • • • • • evidence seje predpisi poročila in analitična gradiva zbirna statistična poročila in rezultati raziskav vse tiskane in elektronske publikacije zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah premoţenjskopravne zadeve gradbena dokumentacija objektov in naprav (investitor, lastnik, uporabnik) Rok, izraţen v letih • • • kako ga računamo ? kdaj začne teči ? kam in kako ga zapišemo ? Dodeljevanje za delo / dostop (signiranje) podlaga SIGNIRNI NAČRT zasnova: • na organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest • linearna zgradba: • signirni znak • naziv organizacijske enote / delovnega mesta popolno, nepopolno, dosigniranje SIGNIRNI NAČRT SIGNIRNI ZNAK NAZIV ORGANIZACIJSKE ENOTE / Naziv delovnega mesta 1 1-01 1-02 1-03 1-04 1-05 1-06 1-07 ORGANIZACIJA - VODSTVO 101 101-01 101-02 101-03 101-04 101-05 101-06 101-07 SLUŢBA ZA SPLOŠNE NALOGE Vodja sluţbe za splošne naloge Višji svetovalec - pravnik Kadrovik Strokovni sodelavec - javna naročila Tajnik direktorja Finančnik Upravnik 102 102-01 102-02 SLUŢBA ZA… Vodja sluţbe za… Strokovni sodelavec - … Direktor Namestnik direktorja Višji svetovalec Višji svetovalec Višji svetovalec Sekretar Sekretar Priimek in ime – dodana v delovni verziji načrta Sprejem in odprema Dokumente: • evidentiramo (za pregled oz. sledljivost) • dodelimo (v delo oz. na pot v poslovnem kontekstu) • razvrstimo (v vsebinsko strukturirano celoto dokumentarnega gradiva) • shranimo KLJUČNO POZNAVANJE VSEBINE DOKUMENTOV Odpiranje vse pošte razen: • tajne • za razpis / natečaj • posebej označene za osebno vročanje • napačno naslovljene • nevarne EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor obveznih elementov po Uredbi o upravnem poslovanju za zadevo, dosje, dokumentni seznam za dokument številka številka datum začetka datum prejema / odpreme / nastanka kratka vsebina – naslov zadeve kratka vsebina – naslov dokumenta subjekt subjekt rok hrambe – A / T / št. let oznaka “vhodni“, ”izhodni” ali “lastni” signirni znak signirni znak ključne besede (opcijsko) ključne besede (opcijsko) seznam dokumentov priloge – število in kratek opis stanje zveza EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor minim. elementov po ISO 15489 • identifikacijski znak • naslov ali kratek opis • datum in čas vpisa • avtor / pošiljatelj / prejemnik prejemna štampiljka (Uredba o upravnem poslovanju) firma Prejeto: 15.10.2009 Številka: Signirni znak: klasifikacijski znak – št. zadeve/ leto/ št. dok. organizac. enota - del. mesto Priloge: Vrednotnice: ovoj zadeve s seznamom dokumentov (Uredba o upravnem poslovanju) • številka zadeve • signirni znak • subjekt / tema (splošna vsebina) • kratka vsebina zadeve • rok rešitve • rok hrambe A / T/…2010 popis dok.v zad. (notranja stran / list) • št. dok. • vsebina dok. • datum dok. ovoj zadeve – primer 62510-7/2009 103-04 R 62510-7/2009/ /1 Komisija za sprejem pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva Banke Slovenije - imenovanje, 21.05.2009 /2 Osnutek klasifikacijskega načrta, 25.05.2009 /3 Zapisnik prvega delovnega sestanka komisije, 20.06.2009 Banka Slovenije Slovenska 35, 1505 Ljubljana Navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega (rok rešitve) A . . . . Hramba v zbirkah ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV • EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA ROKOVNIK zaključene zadeve – z določenim rokom hrambe, urejene in “očiščene” (strokovni delavci TEKOČA ZBIRKA 2 leti /”PRIROČNI ARHIV”/ • SEZNAMI GRADIVA ZA LETNIKE • EVIDENCA UPORABE STALNA ZBIRKA /”(CENTRALNI) ARHIV”/ • NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA • EVIDENCA UPORABE Stalna zbirka DOLŢNOSTI IZROČITELJA: • uredi • tehnično opremi in označi • v zaokroţenih časovnih celotah • kompletno (s pripadajočimi seznami, evidencami…) • popis ! DOLŢNOSTI SKRBNIKA ZBIRKE: • pregleda in primerja gradivo in popis • sprejme ali zavrne • zapisnik s popisom Stalna zbirka varnost: pred poškodbami, uničenjem in izgubo, pred neupravičenimi posegi (spremembami, uporabo) urejenost: NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA V FIZIČNI OBLIKI V STALNI ZBIRKI: A skladen z evidenco dokumentarnega gradiva organizacije • gradivo je urejeno po letih – v okviru leta po klasifikacijskih znakih – v okviru znaka po št. zadev • ločeno se hranita arhivsko in trajno gradivo B temelječ na organizacijski strukturi – se opušča s prehodom na elektronsko hrambo – v informacijskem sistemu je klasifikacijski znak osnova za identifikacijo Stalna zbirka označevanje tehničnih enot – škatel, sveţnjev, kolutov • naziv organizacije • organizacijska enota • vsebina • podrobne oznake gradiva • čas nastanka • rok hrambe – A, T, 2012 Adria Airways d.d. Nadzorni svet 01101 Seje 1. – 9. 2.1. do 24.5.2006 A Stalna zbirka dostop do gradiva v njej: – omogočen le upravičenim uporabnikom – pooblaščeni usluţbenec / arhivar / skrbnik stalne zbirke – dokumentiran vsak dostop – vpogled, kopiranje, izposoja EVIDENCA VPOGLEDOV, KOPIRANJ IN IZPOSOJE aplikacija / knjiga > reverz > pogodba (drugim osebam, za objave, razstave) > dovoljenje za znanstvenoraziskovalno delo Uničevanje dokumentarnega gradiva > s pretečenimi roki hrambe > po varni zanesljivi pretvorbi v elektronsko obliko ARHIVSKEGA GRADIVA V IZVIRNIKU NI DOVOLJENO UNIČITI, RAZEN ČE PRISTOJNI JAVNI ARHIV IZDA PISNO DOVOLJENJE > v komisiji predstavnik javnega arh. • komisija • zapisnik o izločitvi ! popis • zapisnik o oddaji v industrijsko predelavo / pogodba z izvajalcem Odbiranje in izročanje arhivskega gr. odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva, hramba ločeno PRED vsakim odbiranjem obvezno obvestiti pristojni arhiv! izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu najkasneje 30 let po nastanku PO odbiranju&izročitvi arhivskega ZAGOTOVITI HRAMBO dokumentarnega gradiva, ki mu rok še ni potekel Vprašanja? www.arhiv.gov.si [email protected]