Arkki 7.1 käyttöohje 20150917

Transcription

Arkistonhallintasovellus
Käyttöohje
versio 7.1
Käyttöohjeesta ................................................................................................................................... 4
Ohjeen terminologiasta .................................................................................................................... 4
Käytön aloittaminen .......................................................................................................................... 5
Sisäänkirjoittautuminen .................................................................................................................... 5
Oletusarkisto .................................................................................................................................... 7
Arkistonhallinta ................................................................................................................................. 8
Arkiston tasoelementit ...................................................................................................................... 9
Uuden arkiston luominen ............................................................................................................... 11
eAMS-toiminnallisuudet ................................................................................................................. 12
Arkiston rakenteen luominen ......................................................................................................... 13
Uuden Toiminnon / Yksikön luominen ............................................................................................ 13
Toiminnon / Yksikön lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen .................................................... 14
Yksikön/Toiminnon poistaminen..................................................................................................... 15
Tehtävän / Sarjan lisääminen ......................................................................................................... 16
Asiaryhmän lisääminen .................................................................................................................. 17
Asiakirjatyypin lisääminen .............................................................................................................. 20
Julkisuusarvon määrittäminen ........................................................................................................ 22
Uusien Sarjojen/Tehtävien / Asiaryhmien / Asiakirjatyyppien lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen
.................................................................................................................................................. 27
Sarja/Tehtävän / Asiaryhmän / Asiakirjatyypin poistaminen ........................................................... 27
Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien passivointi ..................................................................... 28
Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien määrittäminen pois käytöstä .......................................... 28
Arkiston kuvaileminen .................................................................................................................... 29
Asiasanojen lisääminen ja poistaminen .......................................................................................... 30
Kuvailujen lisääminen ja poistaminen............................................................................................. 32
Tiedostoviittausten lisääminen ja poistaminen ............................................................................... 33
Tietojärjestelmäselosteiden ylläpito ................................................................................................ 34
Arkiston selaus / rakenteen muuttaminen ..................................................................................... 36
Arkiston poisto ............................................................................................................................... 36
Rakenteen ylläpito ......................................................................................................................... 37
Osan siirto...................................................................................................................................... 37
Osan kopiointi ................................................................................................................................ 38
Tuo / Vie arkisto ............................................................................................................................. 38
Arkiston varmuuskopiointi .............................................................................................................. 39
Haku-toiminto .................................................................................................................................. 40
Raportit ............................................................................................................................................ 43
eAMS:in laadintaan liittyvät toiminnot ........................................................................................... 45
Käsittelyprosessien kuvaus AMS:ssa ............................................................................................. 45
Toimenpiteet .................................................................................................................................. 47
Toimenpiteiden lisäys .................................................................................................................... 48
Toimenpiteiden poisto .................................................................................................................... 51
Toimenpiteiden järjestäminen ........................................................................................................ 51
Toimenpiteiden passivointi ............................................................................................................. 51
Valintalista-asiakirjatyypit ............................................................................................................... 52
eAMS:in asettaminen ..................................................................................................................... 54
eAMS:n versiointi ........................................................................................................................... 56
Paperi-AMS:n laadintaan liittyvät toiminnot .................................................................................. 57
Luettelointi ..................................................................................................................................... 57
Säilytysyksiköiden lisääminen ........................................................................................................ 57
Säilytysyksiköihin liittyvät asetukset ............................................................................................... 58
Säilytysyksikön poistaminen........................................................................................................... 59
Kuvailuelementin lisääminen .......................................................................................................... 59
Kuvailuelementin poistaminen........................................................................................................ 60
Luetteloidun aineiston siirtäminen .................................................................................................. 61
Luetteloidun aineiston hävittäminen ............................................................................................... 62
Lainat ............................................................................................................................................. 64
Dynaamisten metatietojen ylläpito ................................................................................................. 65
Metatietojen ylläpito Arkissa ........................................................................................................... 65
Uuden metatietoluokan lisääminen ................................................................................................ 66
Attribuuttien lisääminen metatietoluokkaan .................................................................................... 67
Metatietoluokan tai attribuutin poistaminen / passivointi ................................................................. 68
Valintalistan arvojen lisääminen ..................................................................................................... 69
Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen .............................................................................. 70
Valintalistan arvojen poistaminen / passivointi ............................................................................... 70
Salasanan vaihtaminen ................................................................................................................... 72
Käyttöoikeuksien tekeminen .......................................................................................................... 73
Pakolliset tiedot Arkistonmuodostussuunnitelmassa .................................................................. 78
Käyttöohje
4 (79)
Käyttöohjeesta
Käyttöohjeen sisältö on jaoteltu siten, että ns. yleiset toiminnot käydään läpi ohjeen alussa.
Erityisesti eAMS:n ja paperi-AMS:n laadintaan liittyvät toiminnot on eritelty ohjeessa yleisten
toimintojen jälkeen omissa kappaleissaan.
Ohjeen terminologiasta
Ohjeessa käytetään termiä arkistonmuodostussuunnitelma (AMS), koska tämä termi on käytössä
myös lainsäädännössä.
Organisaatiokohtaisesti yleisesti käytettäviä termejä ovat Tiedonhallintasuunnitelma (THS) ja
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Käytännössä Arkin toiminnan näkökulmasta nämä kolme termiä
ovat toisiaan vastaavat.
eAMS -termi tässä ohjeessa käytettäessä tarkoittaa AMS:ia, joka ohjaa asianja
dokumenttienhallinnan järjestelmää seuraavalla tavalla:
Asianhallintajärjestelmässä (Tweb tai Kuntatoimisto) asiat ja asiakirjat tyypitetään eAMS:n
mukaisiin asiaryhmiin ja asiakirjatyyppeihin.
Dokumenttienhallintajärjestelmässä (Tweb tai Tdoc) asiakirjat tyypitetään eAMS:n mukaisiin
asiakirjatyyppeihin.
eAMS:sta periytyy asioiden ja asikirjojen elinkaarta ohjaavia metatietoja, kuten säilytyaika-,
julkisuus- ja kuvailutietoa.
Versio 6.6
© Triplan Oy | 2011
Käyttöohje
5 (79)
Käytön aloittaminen
Sisäänkirjoittautuminen
Käynnistä Arkki-sovellus klikkaamalla sen kuvaketta:
1. Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi kirjautumislomakkeen kenttiin.
2. Klikkaa OK -painiketta.
Huom! Sisäänkirjottautumisikkunan yläosassa on aina teksti: ”Käyttäjätunnus ja salasana
KuntaToimistoon”. Mikäli olet klikannut Arkistonhallinta -kuvaketta kansiosta Tweb (tämä on
tyypillisin tapa asentaa Arkki työasemaan), olet kirjautumassa Twebin Arkkiin.
Sovellus ehdottaa käyttäjätunnukseksi edellisen onnistuneen sisäänkirjoittautumiskerran
käyttäjätunnusta.
Sisäänkirjautuminen avaa automaattisesti erillisen sisäänkirjautumissovelluksen.
Muista kirjautua ulos tai sulkea Sisäänkirjautumissovellus, kun Arkki –sovelluksen käyttö
lopetetaan.
Versio 7.0
Käyttöohje
6 (79)
Kun sovellus käynnistyy, voi sen työtila näyttää esimerkiksi seuraavanlaiselta:
Versio 7.0
Käyttöohje
7 (79)
Arkistonhallinnan työtila jakautuu kahteen osaan siten, että vasemmalla puolella on kuvattu
arkiston rakenne ja oikealla puolella valitun tason sisältö.
Jos arkistoja on useampia, näytetään aakkosissa ensimmäinen tai oletusarkistoksi asetettu arkisto.
Voit siirtyä haluamaasi arkistoon valitsemalla sen luettelosta.
Näkymä vaihtelee käyttöoikeuksien mukaan. Käyttäjiä voi olla monen tasoisia, esim.
-
superpääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet kaikkiin arkistoihin
-
yhden arkiston pääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet yhteen arkistoon / osa-arkistoon
-
yhden toiminto/yksikön pääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet tähän yhteen
toimintoon/yksikköön (edellyttää selaus –oikeutta koko arkistoon)
-
selailukäyttäjä, jolla on oikeudet selata joko kaikkia arkistoja / osa-arkistoja tai joitakin niistä
(tai joitakin toiminto/yksiköitä)
Oletusarkisto
Voit asettaa itsellesi oletusarkiston, johon sovellus siirtyy automaattisesti aina käynnistettäessä.
Huom! Asetus on työasemakohtainen.
1. Siirry siihen arkistoon, johon haluat sovelluksen aukeavan.
2. Valitse sen jälkeen Versio \ Asetukset \ Aseta oletusarkistoksi. Oletusarkistoa voit
halutessasi vaihtaa samalla tavalla.
Versio 7.0
Käyttöohje
8 (79)
Arkistonhallinta
Sovelluksessa toimitaan joko Ylläpitotilassa tai Kyselytilassa.

Ylläpitotilassa voit luoda arkiston ja sen rakenteen sekä tehdä myöhemmin mahdollisia
muutoksia rakenteeseen - esimerkiksi siirtää osan johonkin toiseen paikkaan tai poistaa
kokonaan.
Ylläpitotilassa voit suorittaa paperimateriaalin siirrot ja hävitykset. Ylläpito –tilan
huomaat otsikkorivillä olevasta ***Ylläpito*** -merkinnästä.
Yhdessä arkistossa voi olla kerrallaan vain yksi käyttäjä ylläpitotilassa. Mikäli joku
toinen käyttäjä yrittää samanaikaisesti siirtyä ylläpitotilaan, saa käyttäjä ilmoituksen,
kenelle ylläpitotila on lukittu.

Kyselytilassa voit selata olemassa olevaa arkistoa sekä tehdä mahdollisia muutoksia
eri tasojen sisältöön kuitenkin muuttamatta arkiston rakennetta.
Säilytysyksiköt lisätään myös kyselytilassa. Kyselytilassa voit ottaa vakioraportit (esim.
muodostussuunnitelma, arkistokaava ja rakenneraportti).
Ylläpitotilaan pääset Ylläpito –valikosta Ylläpitotilaan siirtyminen –toiminnolla.
Versio 7.0
Käyttöohje
9 (79)
Arkiston tasoelementit
Arkisto muodostuu seuraavista tasoista:
ARKISTO
eAMS -ARKISTO
Lukittu eAMS
Yksikkö/Toiminto
Asiaryhmä
Käsittelyvaihe
Toimenpide
Asiakirjatyyppi
Sarja/Tehtävä
Säilytysyksikkö
Kuvailuelementti
Yllä olevilla kuvakkeilla eri tasot näkyvät Arkin arkiston hierarkisessa rakenteessa.
Jos arkistonmuodostussuunnitelmaa laaditaan Twebin tai Kuntatoimiston käyttöön, tulee
huomioida, että kyseiset järjestelmät lukevat AMS:ia elementtien perusteella:
asiaryhmäelementillä kuvatut tasot tulevat käyttöön asioita avattaessa ja asiakirjatyyppielementillä
kuvatut tasot luotaessa uutta asiakirjaa Twebiin tai liitettä (asiakirjaa) Kuntatoimistoon.
Elementit, jotka on merkitty ”Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa”, näkyvät harmaina
kuvakkeina (asiaryhmä ja asiakirjatyyppi).
Huom! Kaikilla tasoilla tunnuksen (Tunnus-kenttä) tulee olla yksilöllinen ja mikäli
arkistoa käytetään eAMSina, tunnus tulee löytyä kaikilta tasoilta!
Versio 7.0
Käyttöohje
10 (79)
Sähköisen arkiston AMS:n rakenne voi olla esimerkiksi tällainen:
Versio 7.0
Käyttöohje
11 (79)
Uuden arkiston luominen
Huom! Älä päätä mitään täyttämiäsi kenttiä rivinvaihtoon (Enter).
Arkiston tuominen ei onnistu, mikäli kentän viimeinen merkki on rivinvaihto.
Arkki-sovelluksessa voidaan ylläpitää useampaa arkistoa eli arkistonmuodostussuunnitelmaa yhtä
aikaa, mutta vain yhdessä niistä voi olla Arkistonmuodostaja -ruksi. Tämä
arkistonmuodostussuunnitelma on asetettu eAMS:ksi, ja siitä tulee ohjaus Twebiin/ Tdociin/
KuntaToimistoon. Tämä arkisto näkyy Arkisssa eAMS-kuvakkeella (maapallon kuva).
Voit luoda uuden arkiston seuraavalla tavalla:
1. Valitse Ylläpito \ Uusi arkisto. Uuden arkiston luominen vaatii pääkäyttäjäoikeudet.
2. Ruudulle avautuu ikkuna, johon täytetään tarvittavat tiedot uudesta arkistosta.
Pakollisia tietoja ovat vain Nimi- ja Tunnus–kentät.
Tunnus voi sisältää kirjaimia ja numeroita. Arkiston tunnuksen perusteella voidaan
Arkissa antaa arkistokohtaisia käyttöoikeuksia.
3. Voit tallentaa haluamasi tiedot Tallenna-painikkeella. Ikkuna sulkeutuu Paluupainikkeella. Tallentamisen jälkeen välilehtiä tulee lisää: Asiasanat, Kuvailu ja
Tiedostot. Ohjeen näiden välilehtien täyttämiseen löydät kohdasta Kuvailu.
4. Jos haluat myöhemmin muuttaa arkiston tietoja, valitse Ylläpito \ Muuta arkistoa.
Versio 7.0
Käyttöohje
12 (79)
eAMS-toiminnallisuudet
- Arkistonmuodostaja-ruksi (eAMS) kertoo, mikä AMS on kulloinkin voimassa. Ohjaa
uusien elementtien luomista Twebissä.
- Lisäksi Nimi ja Tunnus –kenttiä hyödynnetään siirrossa sähköiseen
pitkäaikaissäilytykseen.
- eAMS-versionumero tulee järjetelmästä AMS:lle sen versioinnin yhteydessä (kun
otetetaan uusi eAMS käyttöön aiemmin käytössä olleen tilalle, saa viimeksi mainittu
versionumeron, eikä sitä voida poistaa järjestelmästä.
Versio 7.0
Käyttöohje
13 (79)
Arkiston rakenteen luominen
Uuden Toiminnon / Yksikön luominen
Toiminto / Yksikkö –elementiltä ei siirry ohjausta Twebiin / Tdociin / Kuntatoimistoon.
Kun haluat lisätä arkistolle toimintoja/yksikköjä:
1. Siirry ylläpitotilaan valitsemalla Ylläpito \ Ylläpitotilaan siirtyminen.
2. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sieltä Toiminto/Yksikkö. Nimi-kenttä on ainoa pakollinen
tieto. Mikäli annetaan Tunnus-tieto, voidaan käyttöoikeuksia rajata koskemaan esim. vain
tätä osa-arkistoa. Tunnus-kenttä tulee olla täytetty, mikäli käytössä on eAMS. Tunnuksen
tulee olla yksilöllinen (erota AMS:n kaikkien muiden elementtien tunnuksista).
3. Tallenna täyttämäsi tiedot klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Huomaa, että Uusi taso –valinta tehdään kullekin tasolle vain kerran.
4. Jos haluat lisätä heti lisää toimintoja/yksikköjä samalle tasolle, klikkaa Uusi-painiketta ja
muokkaa kenttiä haluamallasi tavalla tai tyhjennä ne ensin Tyhjennä-painikkeella.
Versio 7.0
Käyttöohje
14 (79)
Toiminto/yksikkö-tasot näytetään Twebissä hierarkisena rakenteena. Ei ohjaavuutta.
Toiminnon / Yksikön lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen
Voit lisätä toimintojen/yksiköiden alapuolella seuraavalle hierarkkiselle tasolle lisää
toimintoja/yksiköitä:
1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta ikkunasta se Toiminto/Yksikkö, jonka alapuolelle
haluat toimintoja/yksiköitä lisätä.
2. Valitse Lisäys \ Uusi taso \ Toiminto/Yksikkö.
3. Jatka kuten edellä esitetty. Mikäli Uusi taso –valinta ei ole aktiivinen, on kohdistin
väärässä paikassa, esim. väärässä ikkunassa tai väärällä tasolla.
Lisättävät rakenteen osat tulevat siihen järjestykseen, jossa ne on syötetty.
Ohjelma ei muokkaa järjestystä esim. aakkosjärjestykseen tai
numerojärjestykseen.
Voit lisätä kahden jo luomasi toiminnon/yksikön väliin uuden tason valitsemalla ensin vasemmasta
ikkunasta sen toiminnon/yksikön, jonka jälkeen haluat uuden elementin tulevan. Valitse sen jälkeen
Lisäys \ Toiminto/Yksikkö.
Voit hyödyntää edellisen toiminnon tai yksikön yhteydessä antamiasi tietoja.
1. Klikkaa se toiminto/yksikkö oikeasta ikkunasta auki, jonka jälkeen haluat uuden
toiminnon/yksikön tulevan.
2. Klikkaa Uusi –painiketta ja tee muutokset.
3. Lopuksi Tallenna muutokset.
Versio 7.0
Käyttöohje
15 (79)
Arkiston rakenne voi näyttää esimerkiksi tällaiselta toimintojen/yksiköiden lisäämisen jälkeen
alemmille tasoille:
+ merkki tietyn tason edessä kertoo, että kyseisellä tasolla on myös alempia tasoja.
- merkki tietyn tason edessä kertoo, että kyseisen tason alemmat tasot on kuvattu suoraan
tason alapuolella.
Yksikön/Toiminnon poistaminen
Kun haluat poistaa toimintoja/yksikköjä:
1. Siirry ylläpitotilaan valitsemalla Ylläpito \ Ylläpitotilaan siirtyminen (ellet jo ole
yläpitotilassa).
2. Valitse poistettava yksikkö/toiminto oikeanpuoleisesta ikkunasta. Voit valita myös useita
poistettavia pitämällä pohjassa Ctrl-painiketta samalla kun teet valintoja.
3. Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon.
Versio 7.0
Käyttöohje
16 (79)
Tehtävän / Sarjan lisääminen
Tehtävä / Sarja –elementiltä ei siirry ohjausta Twebiin / Tdociin / Kuntatoimistoon.
Tehtävä/Sarja -tasojen sisällöstä kootaan arkistonmuodostussuunnitelma –tuloste. Jos arkistossa
ei ole yhtään tehtävä/sarja -elementtiä, tulee tuloste tyhjänä.
1. Siirry ylläpitotilaan.
2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se toiminto/yksikkö, johon haluat lisätä
sarjoja/tehtäviä.
3. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sen jälkeen Tehtävä/Sarja. Tehtävä / Sarja -tason
elementillä on oikean reunan valikossa valittuna valinta THS.
Huomaa, että mikäli tunnusta ei ole merkitty Tunnus -kenttään, eivät sarjalle myöhemmin luotavat
säilytysyksiköt peri kyseistä sarjan tunnusta säilytysyksikön tunnukseen.
Versio 7.0
Käyttöohje
17 (79)
Tietyissä kentissä on käytettävä lyhenteitä, mikäli niissä ei ole käytössä valintalistoja. Alla olevassa
taulukossa on lueteltu kyseiset kentät ja niiden maksimipituudet:
Kenttä
Tullut/laad
Julk
Suojeluryhmä
Tietoturvalk
Maksimipituus
4
2
5
1
Mikäli jonkin sarjan kokonaissäilytysaika on pysyvä, merkitään Säilytysaika-kenttään –1 tai valitaan
kyseinen arvo valintalistasta. Tällöin ohjelma ei koskaan ehdota säilytysyksiköitä hävitettäväksi.
Kun Säilytysaika-kenttään on merkitty aika numeroina, säilytysajan Huomautus-kenttä täyttyy
automaattisesti. Kentän tietoja voi myös muokata itse. Säilytysaikatietoja käytetään hyväksi
siirroissa ja hävityksissä.
Huomaa, että sarjan laajuus (hm ja yks) päivittyy automaattisesti sen jälkeen, kun
sarjalle/tehtävälle on lisätty säilytysyksiköitä. Näihin laajuus-kenttiin ei siis tehdä käsin
merkintöjä, paitsi jos kyseessä on esim. vanha aineisto, jota ei luetteloida ohjelmalla.
Tehtävä/sarja –tason elementti voidaan myöhemmin tarvittaessa muuttaa joko asiaryhmä- tai
asiakirjatyyppielementiksi.
Muuttaminen tehdään Tehtävä/sarjan tietoikkunan oikean laidan alasvetovalikosta,
jossaTehtävä/sarja -elementillä lukee THS.
Asiaryhmän lisääminen
2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se toiminto/yksikkö, johon haluat lisätä
asiaryhmän.
3. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sen jälkeen Asiaryhmä.
Asiaryhmän valinta Twebissä / KuntaToimistossa edellyttää, että:
- Tunnus-kentässä on asiaryhmän tunnus
- ikkunan oikean reunan valintaluettelossa valitaan kohta Asiaryhmä.
Asiaryhmän säilytysajaksi tulee järjestelmästä Säilytetään pysyvästi ja säilytysajan perusteeksi
SÄHKE-määräys.
Versio 7.0
Käyttöohje
18 (79)
Huomaa, että Kuvaus-kentän tiedot siirtyvät Twebiin vain, jos Kuvaus Twebiin -kenttä on
valittuna.
Mikäli haluat poistaa kyseisen asiaryhmän käytöstä Twebissä, ruksaa Ei käytössä -kenttä.
Asiaryhmän passivointi ei poista asiaryhmää AMS:sta, mutta sen jälkeen kyseiseen ryhmään ei
voida enää avata uusia asioita Twebissä.
Toimenpiteet Twebiin –valinta tarkoittaa, että tälle asiaryhmälle luodut toimenpidetyypit tulevat
käyttöön Twebissä.
Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa –valinta jättää kyseisen asiaryhmän kokonaan
pois käytöstä Twebissä tai Kuntatoimistossa (valinta mahdollistaa sellaisten tehtävien, joita ei
valmistella asianhallintajärjestelmässä kuvaamisen eAMS:iin).
Metaluokka –valinnalla voidaan ottaa asiaryhmälle käyttöön dynaamisia metatietoja. Metaluokkia
tulee käyttöön Twebin lisäosien, kuten Sopimustenhallinnan käyttöönoton myötä.
Versio 7.0
Käyttöohje
19 (79)
Käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot voit tallentaa Käyttöoikeudet -välilehdellä. Jos haluat, että Twebissä
asian avauksen yhteydessä joillekin käyttäjille annetaan oikeudet heti asiaa luotaessa, klikkaa ko.
oikeusikkunan vieressä olevaan painiketta
1. Käyttöoikeusryhmän valinta-ikkuna aukeaa näkymään. Valitse ryhmä valintalistasta.
Huomaa, että käyttäjäryhmät on luotava Twebissä ennen liittämistä asiaryhmälle. Myös
ryhmien roolien ja jäsenten hallinnointi tehdään Twebissä.
2. Klikkaa Lisää. Valitsemasi käyttäjäryhmä siirtyy alempaan kenttään. Jos haluat poistaa
käyttäjäryhmän, valitse ryhmä ensin ja klikkaa Poista.
Jos haluat, että Twebissä asian avauksen yhteydessä asian Lisätietoja/Kuvaus ja
Vireillesaattaja/Toimeksiantaja –kentät suojataan (suojaus-ruksi on päällä) sovelluksen toimesta,
valitse ko. ruksikenttä Arkissa.
Versio 7.0
Käyttöohje
20 (79)
Asiakirjatyypin lisääminen
2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se asiaryhmä, johon haluat lisätä
asiakirjatyypin.
3. Valitse Lisäys \ Uusi taso \ Asiakirjatyyppi.
Asiakirjatyypin valinta Twebissä/ Tdocissa/ KuntaToimistossa edellyttää, että
- Tunnus-kentässä on asiakirjatyypin tunnus
- ikkunan oikean reunan valintaluettelossa valitaan kohta Asiakirjatyyppi.
Huomaa, että Kuvaus-kentän tiedot siirtyvät Twebiin/ Tdociin vain, jos Kuvaus Twebiin-kenttä on
valittuna.
Versio 7.0
Käyttöohje
21 (79)
Mikäli haluat poistaa kyseisen asiakirjatyypin käytöstä Twebissä / Tdocissa, ruksaa Ei käytössä kenttä.
Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa –valinta jättää kyseisen asiakirjatyypin
kokonaan pois käytöstä Twebissä tai Kuntatoimistossa (valinta mahdollistaa sellaisten
asiakirjatyyppien, joita ei käsitellä asian- tai asiakirjanhallintajärjestelmässä kuvaamisen eAMS:iin).
Käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot voit tallentaa Käyttöoikeudet-välilehdellä. Jos haluat, että Twebissä/
Tdocissa asiakirjan luonnin yhteydessä joillekin käyttäjille annetaan oikeudet heti asiakirjaa
luotaessa, klikkaa ko. oikeusikkunan vieressä olevaan painiketta
1. Käyttöoikeusryhmän valinta-ikkuna aukeaa näkymään. Valitse ryhmä valintalistasta.
Huomaa, että käyttäjäryhmät on luotava Twebissä/ Tdocissa ennen liittämistä
asiakirjatyypille. Myös ryhmien roolien ja jäsenten hallinnointi tehdään Twebissä/
Tdocissa.
2. Klikkaa Lisää. Valitsemasi käyttäjäryhmä siirtyy alempaan kenttään. Jos haluat
poistaa käyttäjäryhmän, valitse ryhmä ensin ja klikkaa Poista.
Versio 7.0
Käyttöohje
22 (79)
Salaisten katseluoikeudet –käyttöoikeutta käytetään vain silloin, kun asia/ asiakirja on ollut alun perin
julkinen, ja sille on annettu Kaikki-ryhmälle katselijaoikeudet.
Mikäli Twebissä tämä asia/asiakirja muutetaan salassa tai osittain salassa pidettäväksi, haetaan
AMS:sta Salaisten katseluoikeudet –ryhmä, ja annetaan sille katselijaoikeus.
Julkisuusarvon määrittäminen
Kun julkisuus-metatiedoksi määritetään salainen tai osittain salassa pidettävä, voidaan antaa
lisämetatietoja: salassapidon peruste, salassapitoaika ja laskenta (laskenta vain asiakirjatyypeillä).
Jos julkisuusarvo muutetaan julkiseksi tai sisäiseksi edellä mainitut metatiedot poistetaan.
Metatietomuutos on voimassa muutoksen jälkeen luotavilla uusilla asioilla ja asiakirjoilla (huomaa,
että muutoksen voimaantulo vaatii sovelluspalvelimen uudelleenkäynnistyksen).
Mikäli asiaryhmä määritetään salassa pidettäväksi tai osittain salassa pidettäväksi, tulee käyttöön
Suojaustason/turvallisuusluokan tarkistusilmoitus –valinta.
Versio 7.0
Käyttöohje
23 (79)
Asiaryhmätason ohjaus:
Asiaryhmä-taso on oltava valmiina, jotta yhtään asiaa voidaan avata Twebiin tai
KuntaToimistoon. Ei käytössä –ruksatut eivät näy Twebissä eikä KuntaToimistossa uusien
luonnissa mutta näkyvät hauissa.
nimi periytyvä metatieto: asiaryhmän tyyppinimi Twebissä/KuntaToimistossa
tunnus periytyvä metatieto: asiaryhmän tyyppikoodi Twebissä/KuntaToimistossa (mukana
asianumerossa, jollei organisaatiossa ole käytössä numeroryhmäkohtaista numerointia)
kuvaus periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä (vain jos Kuvaus Twebiin –kenttä on ruksattu)
säilytysaika periytyvä metatieto: säilytysaika Twebissä
säilytysajan peruste periytyvä metatieto: säilytysajan peruste Twebissä
määräaika periytyvä metatieto: määräpäivä Twebissä
-> määräajan (vrk) perusteella lasketaan määräpäivä ohjelmallisesti
voimassaoloaika alkaa periytyvä metatieto: siirtotiedosto
voimassaoloaika päättyy periytyvä metatieto: siirtotiedosto
toimenpiteet Twebiin tämän asiaryhmän toimenpiteet näkyvät Twebissä vain jos kenttä on
ruksattu
Versio 7.0
Käyttöohje
24 (79)
kieli periytyvä metatieto: kieli Twebissä
sijainti periytyvä metatieto: sijaintipaikka Twebissä
metaluokka dynaamiset metatiedot Twebissä
-> ohjaa asiakaskohtaisia metatietoja
numeroryhmä periytyvä metatieto: asiaryhmä asianumerossa, jos täytetty
-> ohjaa asianumerointia, jos numeroryhmäkohtainen numerointi käytössä
julkisuus periytyvä metatieto: julkisuus Twebissä KuntaToimistossa; jos salassa pidettävä,
myös
salassapidon peruste ja salassapitoaika periytyvä metatieto: Salassapidon peruste ja
periytyvä metatieto: Salassapitoaika Twebissä
-> salassapitoajan perusteella lasketaan salassapitoajan päättyminen ohjelmallisesti
-> salassapidon peruste on sekä valintalista että kirjoitettava kenttä
julkisuusarvon tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää ilmoituksen käyttäjälle
julkisuusarvon tarkistamisesta
turvallisuusluokka periytyvä metatieto: tietoturvaluokka Twebissä
suojeluryhmä periytyvä metatieto: suojeluryhmä Twebissä
henkilötietoja periytyvä metatieto: henkilötietoja Twebissä
omistusoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> asian luonnin yhteydessä laajennetaan omistusoikeuksia asialle Twebissä automaattisesti
selausoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> asian luonnin yhteydessä laajennetaan katseluoikeuksia asialle Twebissä automaattisesti
salaisten katseluoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> jos julkinen asia Twebissä muuttuu salassapidettäväksi, haetaan eAMS:ista katselijaryhmä, jolla korvataan Twebin Kaikki-ryhmän katseluoikeudet ko. asialla
asiasanat periytyvä metatieto: asiasanat Twebissä
Periytyvyys tapahtuu asian luonnin yhteydessä, jollei toisin ole kuvauksessa mainittu.
Versio 7.0
Käyttöohje
25 (79)
Asiakirjatyyppitason ohjaus:
Asiakirjatyyppi-taso on oltava valmiina, jotta yhtään asiakirjaa voidaan avata
Twebiin/KuntaToimistoon. Ei käytössä –ruksatut eivät näy Twebissä/KuntaToimistossa uusien
luonnissa mutta näkyvät hauissa.
nimi periytyvä metatieto: asiakirjatyypin tyyppinimi Twebissä/KuntaToimistossa
tunnus periytyvä metatieto: asiakirjatyypin tyyppikoodi Twebissä/KuntaToimistossa
kuvaus periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä (vain jos Kuvaus Twebiin –kenttä on ruksattu)
säilytysaika periytyvä metatieto: säilytysaika Twebissä
säilytysajan peruste periytyvä metatieto: säilytysajan peruste Twebissä
säilytysajan laskennan peruste periytyvä toiminnallisuus: Twebissä aloitetaan säilytysajan
laskenta tämän perusteella,
vaihtoehdot: Asiakirjan valmiiksi merkitseminen/Asiakirjan päivämäärä/Asiakirjan
voimassaoloaika/Toimenpiteen päättyminen/Asiakirjan viimeinen päivitys
säilytysaika alkaa periytyvä toiminnallisuus: säilytysaika Twebissä
-> käytetään takautuvien säilytysaikamuutosten yhteydessä, mistä päivästä lähtien luotuun
materiaaliin säilytysaikamuutosta noudatetaan
hävityksen peruste periytyvä metatieto: hävityksen peruste Twebissä
-> metatieto tallennetaan Twebissä hävityksen yhteydessä
versioiden poisto periytyvä toiminnallisuus: versiot Twebissä
-> Twebissä poistetaan asiakirjan versiot tämän perusteella, vaihtoehdot: Asiakirjan hävityksen
yhteydessä, Asiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä, Asiakirjan hyväksymisen yhteydessä,
Asiakirjan valmiiksi merkitsemisen yhteydessä
Versio 7.0
Käyttöohje
26 (79)
kieli periytyvä metatieto: kieli Twebissä
sijainti periytyvä metatieto: sijaintipaikka Twebissä
metaluokka dynaamiset metatiedot Twebissä
-> ohjaa asiakaskohtaisia metatietoja
julkisuus periytyvä metatieto: julkisuus Twebissä/KuntaToimistossa; jos salassa pidettävä,
myös
salassapidon peruste, salassapitoaika ja laskenta periytyvä metatieto/toiminnallisuus:
Salassapidon peruste, periytyvä metatieto: Salassapitoaika Twebissä ja periytyvä
metatieto: Salassapitoajan laskenta
-> salassapitoajan perusteella lasketaan salassapitoajan päättyminen ohjelmallisesti
-> salassapidon peruste on sekä valintalista että kirjoitettava kenttä
-> salassapitoajan laskenta –arvon perusteella aloitetaan salassapitoajan laskenta
(vaihtoehdot: Asiakirjan valmiiksi merkitseminen, Asiakirjan päivämäärä, Asiakirjan
saapuminen)
julkisuusarvon tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää ilmoituksen käyttäjälle
julkisuusarvon tarkistamisesta
suojaustason/tietoturvallisuusluokan tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää
ilmoituksen käyttäjälle suojaustason ja turvallisuusluokan tarkistamisesta
turvallisuusluokka periytyvä metatieto: tietoturvaluokka Twebissä
suojeluryhmä periytyvä metatieto: suojeluryhmä Twebissä
henkilötietoja periytyvä metatieto: henkilötietoja Twebissä
omistusoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> asiakirjan luonnin yhteydessä laajennetaan omistusoikeuksia asiakirjalle Twebissä
automaattisesti
selausoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> asiakirjan luonnin yhteydessä laajennetaan katseluoikeuksia asiakirjalle Twebissä
automaattisesti
salaisten katseluoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä
-> jos julkinen asiakirja Twebissä muuttuu salassapidettäväksi, haetaan eAMS:ista
katselija-ryhmä, jolla korvataan Twebin Kaikki-ryhmän katseluoikeudet ko. asiakirjalla
asiasanat periytyvä metatieto: asiasanat Twebissä
Periytyvyys tapahtuu asiakirjan luonnin yhteydessä, jollei toisin ole kuvauksessa mainittu.
Versio 7.0
Käyttöohje
27 (79)
Uusien Sarjojen/Tehtävien / Asiaryhmien / Asiakirjatyyppien lisääminen
aiemmin luotuun rakenteeseen
Voit lisätä uusia sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä asiaryhmälle / asiakirjatyypille /
tehtävä/sarjalle:
1. Klikkaa Uusi-painiketta.
2. Täydennä tiedot ja Tallenna.
Kun myöhemmin haluat lisätä sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä tasolle, jolla on jo
olemassa sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä, valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta
kohta, johon haluat lisätä elementin ja valitse Lisäys \ Tehtävä/Sarja / Asiaryhmä /
Asiakirjatyyppi.
Jos haluat käyttää hyväksi aiemmin luomasi elementin tietoja:
1. Kaksoisklikkaa oikeasta ikkunasta sitä elementtiä, jonka jälkeen haluat lisätä uuden.
2. Valitse tältä avautuvalta Uusi. Tee muutokset ja klikkaa Tallenna -painiketta.
Sarja/Tehtävän / Asiaryhmän / Asiakirjatyypin poistaminen
Kun haluat poistaa sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä:
2. Valitse poistettava elementti oikeanpuoleisesta ikkunasta. Voit valita myös useita
poistettavia pitämällä pohjassa Ctrl-painiketta samalla kun teet valintoja.
Huomaa, että mikäli kyseinen arkisto on eAMS, ei asiaryhmiä, asiakirjatyyppejä tai sarja / tehtävä –
elementtejä voi poistaa, vaan ne tulee merkitä Ei käytössä -ruksilla.
Huomioitavaa AMS-muutosten siirtymisessä Twebiin/ Tdociin:
muutosten voimaansaattaminen vaatii sovelluspalvelimen (Tomcat)
uudelleenkäynnistyksen
- takautuvia muutoksia voi tehdä vain säilytysaikaan
- mikäli jotakin tietoa ei määritellä AMS:ssa (esim. säilytysajan laskennan
peruste), käytössä ovat Twebin/Tdocin oletusarvot
Versio 7.0
Käyttöohje
28 (79)
Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien passivointi
Asiaryhmä tai asiakirjatyyppi voidaan passivoida, jolloin se ei enää ole käytettävissä Twebissä /
Tdocissa. Passivoitua asiaryhmää tai asiakirjatyyppiä ei voida Twebissä / Tdocissa valita
passivoinnin jälkeen uutta materiaalia luotaessa.
Ennen passivointia Twebiin / Tdociin luotu aineisto säilyy, ja on löydettävissä Twebin / Tdocin
hakutoimintojen avulla.
Passivointi –toiminnallisuus palvelee parhaiten tilanteessa, jossa käytössä olevaan AMS:iin
tehdään pieniä muutoksia (esimerkiksi korvataan käytössä ollut asiaryhmä tai asiakirjatyyppi
toisella).
Passivointi on mahdollista myös AMS:ssa, joka on asetettu eAMS.ksi (jota Tweb / Tdoc tai
Kuntatoimisto käyttää).
Passivointi tapahtuu asiaryhmän tai asiakirjatyypin tietonäkymän oikeassa alalaidassa olevan Ei
käytössä –valinnan kautta.
Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien määrittäminen pois käytöstä
Mikäli eAMS:iin halutaan kuvata tehtäviä ja niissä syntyviä asiakirjatyyppejä, joita ei käsitellä asianja dokumenttienhallintajärjestelmässä (Tweb / Kuntatoimisto / Tdoc), voidaan käyttää valintaa ”Ei
käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa.
Kun valinta on asetettu käyttöön, kyseinen elementti (asiaryhmä tai asiakirjatyyppi) ei ole käytössä
Twebissä / Kuntatoimistossa / Tdocissa lainkaan. Elementti ei näy eAMS-rakenteessa em.
järjestelmissä lainkaan.
Versio 7.0
Käyttöohje
29 (79)
Arkiston kuvaileminen
Asiasanaston ylläpito
Asiasanoissa voi olla käytössä joko kiinteä tai vapaa asiasanasto. Mikäli käytössä on kiinteä
asiasanasto, ylläpidetään sitä valitsemalla Ohjaustiedot \ Ylläpito \ Asiasana ylläpito.
Asiasanaryhmien ylläpito:
1. Uusia asiasanaryhmiä voit lisätä klikkaamalla Lisää asiasanaryhmä.
2. Anna ryhmälle nimi ja Tallenna.
Asiasanojen ylläpito:
1. Valitse asiasanaryhmä, johon haluat sanoja lisätä. Klikkaa Lisää asiasana.
2. Anna asiasana ja Tallenna.
3. Voit ottaa asiasanan pois käytöstä ruksittamalla Ei käytössä -kentän.
Versio 7.0
Käyttöohje
30 (79)
Muokkaa-painikkeella voit muokata jo tallennettuja asiasanaryhmiä ja asiasanoja.
Tulosta-painikkeella voit tulostaa asiasanaston.
+ ja – painikkeilla voit avata ja sulkea koko rakenteen kerralla.
Asiasanojen lisääminen ja poistaminen
Voit halutessasi lisätä arkiston eri tasoille asiasanoja valitsemalla Asiasanat -välilehden.
Mikäli käytössä ei ole kiinteätä asiasanastoa, ruudulle avautuu seuraavanlainen ikkuna:
1. Kirjoita Asiasana-kenttään sana, jonka haluat tallentaa ja klikkaa Talleta uusi.
Tällöin sana tallentuu Asiasanat -kenttään.
2. Poistaminen tapahtuu valitsemalla poistettava asiasana asiasanojen luettelosta
ja klikkaamalla Poista –painiketta.
Versio 7.0
Käyttöohje
31 (79)
Jos käytössä on kiinteä asiasanasto, on näyttö alla esitetyn kaltainen:
1. Klikkaa Lisää-painiketta.
2. Valitse avautuvasta ikkunasta Asiasanaryhmä ja haluamasi Asiasanat ja
klikkaa sen jälkeen Lisää -painiketta. Tällöin valitut sanat tallettuvat Asiasanat kenttään.
3. Poistaminen tapahtuu valitsemalla poistettava asiasana asiasanojen luettelosta
ja painamalla Poista –painiketta.
Versio 7.0
Käyttöohje
32 (79)
Kuvailujen lisääminen ja poistaminen
Voit halutessasi kuvailla eri tasoja valitsemalla Kuvailu-välilehden
1. Kirjoita Otsikko-kenttään kuvailulle otsikko ja Kuvailu-kenttään varsinainen kuvailu ja
Tallenna kuvailu.
2. Voit halutessasi lisätä uuden kuvailun klikkaamalla Uusi -painiketta.
3. Kuvailuja voit selata Otsikot -valintaikkunan kautta.
4. Kuvailun voit poistaa valitsemalla sen Otsikot -valintalistasta ja klikkaamalla Poista.
Versio 7.0
Käyttöohje
33 (79)
Tiedostoviittausten lisääminen ja poistaminen
Voit halutessasi lisätä tiedostolinkkejä. Huomaa, että kyseessä on linkki tiedostoon, eikä
esimerkiksi osoita kopioon tiedostosta. Tiedoston pitää siis sijaita sellaisella verkkolevyllä, johon
muillakin on oikeus.
Voit myös lisätä linkkejä internet/intranet -sivuille, esim. http://kuntaintra/ohjeet/arkki.htm.
1. Klikkaa
painiketta, kun haluat lisätä tiedostoviittauksen. Etsi tiedosto ja
klikkaa Avaa -painiketta. Klikkaa Tallenna.
2. Kun haluat katsoa liitetyn tiedoston tai Internet/intranet -sivuston sisältöä,
valitse se Tiedostot-ikkunasta ja klikkaa
painiketta.
3. Voit poistaa linkin valitsemalla sen ikkunasta ja klikkaamalla Poista -painiketta.
Versio 7.0
Käyttöohje
34 (79)
Tietojärjestelmäselosteiden ylläpito
Tiedot syötetään sarja/tehtävä / asiaryhmä / asiakirjatyyppi -tasoiselle elementille.
Valitse Kuvailu –välilehti ja täytä kuhunkin kuvailuun numero, nimi ja kuvailu. Alla olevassa
taulukossa on selostettu ennalta määriteltyjen otsikoiden tiedot:
Otsikon
nume
ro
100-103
105-108
110-113
Sovelluksessa
syötettävä otsikko
(esimerkiksi)
Nimi
Vastuutaho
Vastuuyksikkö
115-118
Käyttötarkoitus
120-123
125-128
Päivitystiheys
Julkisuus
130-133
135-138
Lähteet
Vuodesta
140-143
145-148
150-153
Julk.osoite
Hlörekisteri
Luovutukset
155-158
160-163
165-168
Julkiset tiedot
Salassa pidettävät
Suojaus
170-173
Useat organisaatiot
175-178
180-183
Arkisto
Tiedot muille
185-188
Ohjelmat
190-193
195-198
200-203
205-208
Ylläpitäjä
Koko
Kasvu
Säil.aika
Tulosteelle tuleva otsikko
Tietojärjestelmän nimi:
Tietojärjestelmän vastuutaho:
Tietojärjestelmän vastuuyksikkö
ja –henkilö, puh ja
sähköpostiosoite:
Tietojärjestelmän
käyttötarkoitus:
Tietojen päivitystiheys:
Tietojen julkisuus/salassa
pidettävyys:
Tietolähteet:
Tiedot ovat vuosilta/alkaen
vuodesta:
Tietojärjestelmän julkinen osoite:
Henkilörekisteri:
Säännönmukaiset tietojen
luovutukset ja tietojen siirto
EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Julkiset tiedot tietoryhmittäin:
Salassa pidettävät tiedot:
Henkilörekisterin suojauksen
periaatteet:
Onko rekisterin useamman kuin
yhden organisaation
ylläpitämä:
Arkistotulosteet:
Annetaanko rekisteristä tietoja
muille organisaatioille:
Ohjelmat ja tietovälineet,
laitteisto:
Tekninen ylläpitäjä:
Rekisterin nykyinen koko:
Rekisterin vuosikasvu:
Tietojen säilytysaika:
Sovelluksessa syötettävä otsikko on esimerkki käytettävästä otsikosta. Tämä otsikko on yllä
olevien kiinnitettyjen numerosarjojen kohdalla päätettävissä organisaation valitsemaksi, huolehtien
kuitenkin siitä, että kaikki käyttäjät käyttävät samoja otsikoita selvyyden vuoksi.
Versio 7.0
Käyttöohje
35 (79)
Kukin kuvailu voi olla 254 merkkiä pitkä ja yhdelle elementille on varattu 4 otsikkonumero. Näin
esimerkiksi tietojärjestelmän nimi voi olla maksimissaan 4x254 merkkiä pitkä.
Tiedot tulostuvat numerojärjestyksessä tulosteelle. Yllä olevassa taulukossa esitetyt otsikot
tulostuvat ennalta määrättyinä, sen sijaan alla lueteltujen otsikkonumeroiden otsikoiksi tulostuvat
juuri ne otsikot, jotka Kuvailu –välilehdellä on annettu.
Vapaasti määriteltävät otsikot:
210 – 249
104
109
114
119
124
129
134
139
144
149
154
159
164
169
174
179
184
189
194
199
204
209
Tietojärjestelmäseloste tulostetaan valitsemalla kyseinen elementti, jolle tiedot on annettu ja
valitsemalla Tulosteet –alasvetovalikosta Tietojärjestelmäseloste.
Tuloste avautuu Crystalin esikatseluruutuun, josta se voidaan tulostaa tai sitä voidaan
jatkokäsitellä normaaliin tapaan.
Versio 7.0
Käyttöohje
36 (79)
Arkiston selaus / rakenteen muuttaminen
Arkiston rakenteen muuttaminen eli arkiston muutos, arkiston poisto, siirto/kopiointi-toiminnot,
rakenteen ylläpito sekä Tuo/Vie arkisto vaativat pääkäyttäjäoikeudet.
eAMS:ksi asetettua arkistoa (arkistolistauksessa maapallosymbolilla esitetty AMS) voidaan
muokata vain rajoitetusti. Siitä ei voida poistaa elementtejä, ei tehdä rakenteellisia siirtoja /
kopiointeja. Uuden lisäys ja elementtien passivointi on mahdollista. Aiemmin käytössä ollutta
eAMS:ia (arkistolistauksessa lukkosymbolilla esitetty AMS) ei voida muokata.
Kun haluat selata arkiston tietoja tai muuttaa niitä, valitse Ylläpito \ Muuta arkistoa.
Kun haluat selata arkistorakennetta:
1. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta elementti, jonka alapuolisia elementtejä
haluat tarkastella. Tällöin oikeanpuoleiseen ikkunaan tulee kyseisen tason sisältö.
2. Kaksoisklikkaa oikeanpuoleisesta ikkunasta sitä elementtiä, jota haluat katsoa tai
muuttaa.
Arkiston poisto
Kun haluat poistaa koko arkiston, valitse Ylläpito \ Poista arkisto. Ohjelma kysyy varmistuksen
poistoon kaksi kertaa. Aiemmin käytössä ollutta eAMS:ia (arkistolistauksessa lukkosymbolilla
esitetty AMS) ei voida poistaa.
Arkiston poiston yhteydessä sovellus vie arkistosta varmuuskopion käyttäjän temp -kansioon, josta
se voidaan tarvittaessa tuoda takaisin Tuo arkisto -toiminnolla.
Huomaa, että tämä toiminto on pysyvä ja poistaa todellakin koko arkiston!
Versio 7.0
Käyttöohje
37 (79)
Rakenteen ylläpito
Jos arkiston rakennetta on muutettu esim. siirto-toiminnolla, saattaa elementtien järjestys
raporteilla poiketa työtilassa näkyvästä järjestyksestä. Rakenteen saa korjattua ylläpitoajolla.
Valitse Ylläpito \ Rakenteen ylläpito.
Jos arkisto on suuri, kestää ylläpitoajo useamman minuutin.
Rakenteen ylläpitoajo tule suorittaa aina arkiston rakenteeseen tehtyjen muutosten jälkeen.
Osan siirto
Voit halutessasi siirtää toimintoja ja sarjoja paikasta toiseen.
1. Valitse ensin siirrettävä elementti ja sitten Siirrot \ Leikkaa.
2. Siirrä kohdistin siihen kohtaan, jonka jälkeen haluat siirrettävän elementin siirtyvän ja
valitse Siirrot \ Liitä.
3. Jos haluat siirtää seuraavalle tasolle, valitse Siirrot \ Liitä seuraavalle tasolle. Mikäli
seuraavalla tasolla on jo jokin elementti, ei Liitä seuraavalle tasolle -toimintoa voi
käyttää, vaan silloin on mentävä seuraavalle tasolle siihen kohtaan, jonka jälkeen
haluat siirrettävän elementin tulevan ja valittava Siirrot \ Liitä.
Huomaa, että osan siirrossa, jos kyseisellä tasolla on alatasoja, siirtyvät myös nämä (sis.
säilytysyksiköt).
Versio 7.0
Käyttöohje
38 (79)
Osan kopiointi
Voit myös kopioida toimintoja tai sarjoja paikasta toiseen.
1. Valitse kopioitava elementti ja sitten Siirrot \ Kopioi. Siirrä kohdistin siihen kohtaan,
jonka jälkeen haluat kopioidun elementin kopioituvan.
2. Valitse Siirrot \ Liitä.
3. Jos haluat siirtää seuraavalle tasolle, valitse Siirrot \ Liitä seuraavalle tasolle. Mikäli
seuraavalla tasolla on jo jokin elementti, ei Liitä seuraavalle tasolle-toimintoa voi
käyttää, vaan silloin on mentävä seuraavalle tasolle siihen kohtaan, jonka jälkeen
haluat siirrettävän elementin tulevan ja valittava Siirrot \ Liitä.
Huomaa, että jos kyseisellä tasolla on alatasoja, kopioituvat myös nämä (lukuun ottamatta
säilytysyksiköitä).
Tuo / Vie arkisto
Halutessasi voit ottaa kopion arkistosta. Voit myös sisällyttää kopioon säilytysyksiköt tai ottaa
kopion vain rakenteesta.
1. Valitse Ylläpito \ Vie arkisto ja valitse haluatko ottaa kopion rakenteesta / rakenteesta
ja arkistoyksiköistä / kaikista tiedoista. Kaikki tiedot -valinta sisältää kaikkien välilehtien
kaikki tiedot kaikilta tasoilta.
2. Määrittele arkistolle nimi esim. arkisto.txt ja hakemisto, mihin sen haluat tallettaa.
3. Klikkaa OK. Ohjelma ilmoittaa kopioinnin päättymisestä esimerkiksi seuraavalla
ilmoituksella:
Kun haluat tuoda kopioidun arkiston:
1. Valitse Ylläpito \ Tuo arkisto.
2. Etsi ja valitse tallentamasi tiedosto ja paina OK. Kun kopiointi on päättynyt, ilmestyy
arkistojen valikkoikkunaan uusi arkisto, joka on nimeltään KOPIO ”alkuperäinen
arkistonnimi”.
Versio 7.0
Käyttöohje
39 (79)
Huomaa, että mikäli viet arkiston Arkin versiolla 4.61 tai uudempi ja tuot sen vanhaan Arkin
versioon, eivät kaikki tiedot siirry.
Huomaa myös, että jos viet arkiston Arkin vanhemmasta versiosta, ja tuot sen uuteen Arkin
versioon (4.61 tai uudempi), eivät kaikki tiedot siirry.
Mikäli organisaatio on käyttänyt Vie arkisto -toimintoa, kannattaa versiopäivityksen jälkeen käyttää
uudella versiolla tehtyjä arkistokopioita, jos halutaan tietojen siirtyvän kokonaisina.
Arkiston tuonnin yhteydessä työasemalle syntyy import.log –niminen lokitiedosto, jota voidaan
tarvita virheselvittelyssä, mikäli arkiston tuonti ei mene läpi ongelmitta. Tiedosto syntyy Tempkansioon.
Voit myös viedä arkiston XML-muodossa.
Arkiston varmuuskopiointi
Käytössä olevasta AMS:sta on suositeltavaa ottaa varmuuskopio säännöllisesti. Varmuuskopio
voidaan tallentaa esimerkiksi työasemaan tai verkkolevyasemalle.
Varmuuskopion ottaminen tapahtuu Arkin Vie arkisto –toiminnolla. Arkistosta syntyvä tiedosto on
hyvä nimetä siten, että nimestä näkyy varmuuskopion ottamispäivämäärä, esim.
AMS_varmuuskopio_230709.txt.
Versio 7.0
Käyttöohje
40 (79)
Haku-toiminto
Kyselytilassa voit suorittaa hakuja toiminnoista, sarjoista ja säilytysyksiköistä.
1. Valitse valikkoriviltä Haku ja ruudulle avautuu seuraavanlainen Haku-ikkuna:
2. Valitse ensin haluatko suorittaa haun siitä arkistosta, jossa olit vai kaikista arkistoista.
Oletusarvona on se arkisto, jossa olit. Kaikki arkistot -valinta on valintalistan
viimeisenä ja vaatii PERUS Selaus –oikeuden, eli oikeuden kaikkien arkistojen
katseluun.
3. Valitse sen jälkeen, miltä tasolta haluat hakea. Sen jälkeen täytä kenttien tiedot
haluamallasi rajauksella.
Perustiedot
Kuvailu ja
hakusanat
Hakuteksti-kenttään kirjoitettu hakuteksti kohdistuu
- Nimi-, Huomautus- ja Kuvaus –kenttien sisältöön
sekä
- Sijainti/Arkiston nimi -kenttiin.
Hakuteksti-kenttään kirjoitettu teksti kohdistuu
- Kuvailu- ja Asiasanat –välilehtien sisältöön.
4. Kun olet rajannut haettavan alueen, paina Hae-painiketta. Ruudulle avautuu luettelo
rajauksen mukaisista elementeistä.
Versio 7.0
Käyttöohje
41 (79)
5. Voit valita ylimmäisestä ikkunasta haluamasi elementin ja tarkistella sen sisältöä
klikkaamalla tämän jälkeen Valitse-painiketta. Muuta rakennetta voit tarkastella
valitsemalla jommastakummasta alimmasta ikkunasta arkiston osasen ja klikkaamalla
sen jälkeen Valitse-painiketta.
Haun kautta voit myös tehdä muutoksia elementtien tietosisältöön.
6. Jos haluat muuttaa tai tarkentaa rajaustasi, jäävät edellisen haun rajaukset muistiin
Haku-ikkunaan.
Versio 7.0
Käyttöohje
42 (79)
Hakutuloksesta voit ottaa myös tulosteita.
Hakutulos -tuloste antaa hakutuloksen sekä rajausehdot:
Selkämys-raportin avulla voit tulostaa säilytysyksiköille selkämykset. Tämän tulosteen saat vain
hakutuloksen kautta:
1. Anna sellaiset hakuehdot, että saat haun lopputulokseksi joko sarja- tai
säilytysyksikkö-tasoisia elementtejä.
2. Valitse hakutuloksesta joko sarja- tai säilytysyksikkö ja klikkaa Selkämys.
3. Valitse haluamasi koko ja valitse tulostettavat säilytysyksiköt ja klikkaa Tulosta.
Versio 7.0
Käyttöohje
43 (79)
Raportit
Kyselytilassa voi tulostaa seuraavat raportit:
Muodostussuunnitelma
Luettelo arkistoista
Suojelusuunnitelma
Arkistoluettelo
Arkistokaava
Rakenneraportti
Tietojärjestelmäseloste
Arkiston arvojen tarkastus
Lainat
Lokit
Tehtäväluokitus
Siirto-/hävitysehdotelma
Siirto-/hävitysluettelo
Raportteja voidaan tulostaa PDF-, RTF- tai XLS –muodossa. Muoto valitaan Raportit –valikosta
Raportin muoto-kohdasta.
Muodostussuunnitelma –valinnan takaa on tulostettavissa seuraavat raportit:
1. Perusraportti sisältää vain aktiiviset elementit, eli passivoidut jäävät raportilta pois
2. Perusraportti myös passivoidut sisältää myös passivoidut elementit (harmaalla), ei
sisällä Käsittelyvaiheita eikä Toimenpiteitä.
3. Perusraportti Sähke 1 sisältää Sähke 1:n mukaiset metatiedot. Sisältää myös
Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet, asiakirjatyypeistä listautuvat ne, jotka on liitetty
toimenpiteisiin.
Versio 7.0
Käyttöohje
44 (79)
4. Perusraportti Sähke 2 sisältää Sähke 2:n mukaiset metatiedot. . Sisältää myös
Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet, asiakirjatyypeistä listautuvat ne, jotka on liitetty
toimenpiteisiin. Asiaryhmän perään tulostuvat ne asiakirjatyypit, joita ei ole liitetty
toimenpiteisiin. Passivoidut elementit eivät tulostu tälle raportille.
5. Perusraportti + toimenpiteet sisältää myös toimenpiteet. Raportilta on nähtävissä
myös toimenpiteille liitetyt asiakirjatyypit. Passivoidut elementit tulostuvat
harmaalla fontilla.
Kaikki raportit näkyvät esikatselunäytöllä, josta ne ovat selattavissa ja tulostettavissa.
Kun haluat tulostaa esim. arkistonmuodostussuunnitelman, valitse ensin se kohta arkistoa, josta
haluat ko. raportin tulostuvan ja sitten Tulosteet \ Muodostussuunnitelma \ Perusraportti.
Raportin esikatselu:
Versio 7.0
Käyttöohje
45 (79)
eAMS:in laadintaan liittyvät toiminnot
Tässä kappaleessa kuvataan seuraavia eAMS:in laadintaan liittyviä toimintoja:
käsittelyvaiheiden ja toimenpiteiden lisääminen ja ylläpito, valintalista –asiakirjatyyppien laadinta
sekä eAMS:n asettaminen.
Käsittelyprosessien kuvaus AMS:ssa
Asioiden käsittelyprosessi voidaan kuvata AMS:iin asiaryhmittäin kahdella tasolla:
1. Käsittelyvaiheet
2. Toimenpiteet
Hierarkisesti käsittelyvaiheet sijoittuvat asiaryhmän alapuolelle (väliin syntyy automaattisesti
Käsittelyprosessi -taso), ja toimenpiteet taas käsittelyvaiheen alapuolelle. Toimenpiteet voi lisätä
myös suoraan asiaryhmän alle (väliin syntyy automaattisesti Käsittelyprosessi –taso).
Rakenteen hierarkia AMS-rakenteessa:
Asiaryhmä
Käsittelyprosessi
Käsittelyvaiheet
Toimenpiteet
Asiakirjatyypit
Kuvassa näkyy asiaryhmän 01.01.01.01 Vakinaiset ja määräaikaiset alla automaattisesti syntyvä
Käsittelyprosessi -taso. Käsittelyprosessi -tason alla ovat Käsittelyvaiheet (Vireillepano/-tulo,
Valmistelu / käsittely, Päätöksenteko, jne.)
Twebissä asiaryhmäkohtaiset toimenpiteet ovat otettavissa käyttöön valittavina
toimenpidetyyppeinä, kun ko. asiaryhmään avatulle asialle lisätään toimenpiteitä.
Käsittelyvaiheet näkyvät toimenpidetyyppien valintalistalla Twebissä, mutta niitä ei voida valita.
Versio 7.0
Käyttöohje
46 (79)
Asiakirjatyypit liitetään toimenpidetyypille, mikäli halutaan määrittää minkä tyyppisiä asiakirjoja voi
syntyä missäkin prosessin vaiheessa. Tämä määritys ohjaa asiakirjojen luomista / liittämistä
asioille Twebissä.
Toimenpiteet –kokonaisuuden (Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet) voi kopioida ja liittää AMSrakenteeseen samalla tavoin kuin muutkin elementit.
Käsittelyvaiheet
Käsittelyvaiheen lisääminen:
1. Valitse asiaryhmä, jolle haluat käsittelyvaiheen lisätä.
2. Valitse Ylläpitotilassa Lisäys -valikosta Käsittelyvaihe. Käsittelyvaiheet tiedot avautuvat.
Voit valita Käsittelyvaiheen alasvetovalikosta tai kirjoittaa Nimi-kenttään valitsemasi nimen.
Alasvetovalikossa on valittavissa Arkistolaitoksen eAMS-perusmallin mukaiset
käsittelyvaiheet.
Käsittelyvaiheelle voidaan tallentaa myös Kuvaus –tieto.
Versio 7.0
Käyttöohje
47 (79)
Huomaa, että lisättävät käsittelyvaiheet tulevat siihen järjestykseen, jossa ne syötetään. Jos
samalle asiaryhmälle lisätään useampi käsittelyvaihe, on ne syötettävä lopullisessa järjestyksessä,
sillä niiden järjestystä ei voi jälkikäteen muuttaa.
Versio 7.0
Käyttöohje
48 (79)
Toimenpiteet
Toimenpiteitä voidaan käyttää arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa asian
käsittelyvaiheiden kuvaamiseen. Toimenpiteitä voidaan hyödyntää Twebissä toimenpidetyyppeinä
ja toimeksiantotyyppeinä.
Toimenpiteiden lisäys
2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se Asiaryhmä tai Käsittelyvaihe, johon haluat
lisätä toimenpiteitä.
3. Valitse Lisäys \ Toimenpide.
4. Anna haluamasi tiedot. Tallenna.
Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa –valinta jättää kyseisen toimenpidetyypin
kokonaan pois käytöstä Twebissä.
Versio 7.0
Käyttöohje
49 (79)
Huomaa, että asiakirjatyyppien valitseminen toimenpiteelle edellyttää, että kyseiseen asiaryhmään
on luotu asiakirjatyyppejä.
eAMS-toiminnallisuudet toimenpiteellä:
 toimenpiteen nimi periytyvä metatieto: toimenpiteellä tyyppi Twebissä
 suunta periytyvä metatieto/toiminnallisuus: toimenpiteellä suuntaTwebissä
 saapuva-suuntaiselle toimenpiteelle liitetyt ja luodut asiakirjat merkitään heti
valmiiksi
 toimeksianto periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannolla tyyppi valintalistassa Twebissä
 kuvaus toimenpiteelle periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä
 asiakirjatyyppirajoitus
 Twebissä ko. toimenpiteelle voi liittää vain eAMS:issa määriteltyjä asiakirjatyyppejä
Toimeksianto –valinnan ruksaaminen tuo Toimeksianto- ja Toimeksiannon käyttöoikeudet välilehdet esille.
Toimeksiantotyyppi on tällöin käytössä Twebissä kyseisellä asiaryhmällä. Listaotsikko tarkoittaa
otsikkoa, jolla toimeksianto näkyy Twebin toimeksiantotyyppi –valintalistalla. Kuvaus siirtyy
toimeksiannon Tehtävän ohjeet –välilehdelle.
Toimeksiannon käyttöoikeudet -välilehdellä voidaan määritellä toimeksiannon mukanaan antamia
käyttöoikeuksia. Ilman eri määritystä asialle siirtyy Toimeksi-tyyppisen toimeksiannon mukana
Päivittäjä-oikeus, mutta tässä voidaan määritellä siirtyväksi Omistaja-oikeus, mikäli se on tarpeen.
eAMS-toiminnallisuudet toimeksiannolla:
 kuvaus toimeksiannolle periytyvä metatieto: tehtävän ohje Twebissä
 preferoitu lähetysformaatti toimeksiannolle periytyvä toiminnallisuus: formaatti Twebissä
 -> jos toimeksiannon liitteellä on renditio preferoidussa formaatissa (uusimmasta
versiosta) lähetetään tämä
 asiakirjatyyppirajoitus
 -> Twebissä ko. toimeksiannolle voi liittää vain eAMS:issa määriteltyjä
asiakirjatyyppejä (Toimenpiteen ja asiakirjojen suhteet –välilehdelle valitut)
Versio 7.0
Käyttöohje
50 (79)
Toimeksi ja Tiedoksi –kohtiin voidaan valita
-painikkeesta Toimeksiannolle oletuksena tulevia
Twebin Jakelulistoja vastaanottajiksi. Kun Twebissä luodaan toimeksianto käyttäen tätä Arkissa
kyseiselle asiaryhmälle luotua toimeksiantotyyppiä, tulee vastaanottajakenttiin automaattisesti
Arkissa vastaanottajiksi määritellyt Jakelulistat. Tämä edellyttää, että Twebissa on luotuna
jakelulista /-listoja.
eAMS-toiminnallisuudet toimeksiannolla:
 toimeksianto periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannolla tyyppi valintalistassa Twebissä
 listaotsikko periytyvä metatieto: toimeksiantolistauksissa Twebissä
 julkisuustilan muutos periytyvä toiminnallisuus: asiakirjan julkisuus Twebissä
 jos asiakirja on liitteenä ko. toimekisannolla, voidaan sen julkisuus muuttaa
toimeksiannon lähetyksen tuloksena
 toimeksi-oikeustaso periytyvä toiminnallisuus: asiakirjan käyttöoikeudet Twebissä
 -jos asiakirja on liitteenä ko. toimeksiannolla, voidaan toimeksiannon lähetyksen
yhteydessä laajentaa sen käyttöoikeuksia yli normaalien (normaalisti suurimmat
oikeudet ovat päivittäjä, nyt suurimmat voivat olla omistaja)
 toimeksi periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannon toimeksi-vastaanottajat
 tiedoksi periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannon tiedoksi-vastaanottajat
Versio 7.0
Käyttöohje
51 (79)
Jos haluat, että Twebissä toimenpiteen luonnin yhteydessä toimenpiteen Kuvaus/Lisätietoja,
Lähettäjä/Lähettäjän organisaatio ja Vastaanottaja -tiedot suojataan (suojaus-ruksi ko. kentissä on
päällä) sovelluksen toimesta, valitse ko. ruksikenttä Arkissa.
Twebissä käytettävissä olevat vakiotoimenpiteet näet Ohjaustiedot \ Ylläpito \ Vakio
toimenpiteet.
Toimenpiteiden poisto
Voit poistaa toimenpiteitä:
2. Valitse vasemmasta ikkunasta käsittelyvaihe (jos toimenpiteet ovat käsittelyvaiheen alla)
tai käsittelyprosessi (jos toimenpiteet ovat suoraan asiaryhmän alla) ja sen jälkeen
oikeasta ikkunasta se toimenpide, jonka haluat poistaa.
Voit halutessasi valita useita poistettavia pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa
tehdessäsi valintoja.
Toimenpiteiden järjestäminen
Voit järjestää toimenpiteitä eri järjestykseen
2. Valitse oikeasta ikkunasta se toimenpide, jota haluat siirtää prosessissa eri kohtaan.
3. Valitse Siirrot \ Siirrä toimenpide ylös tai Siirrä toimenpide alas, sen mukaan mihin
suuntaan haluat toimenpidettä siirtää. Toimenpide siirtyy aina yhden askelman
valitsemaasi suuntaan. Toista toimenpidettä kunnes toimenpide on oikealla kohdallaan.
Toimenpiteiden passivointi
Toimenpidetyyppi voidaan passivoida, jolloin se ei enää ole käytettävissä Twebissä. Passivoitua
toimenpidetyyppiä ei voida Twebissä valita passivoinnin jälkeen uutta materiaalia luotaessa.
Ennen passivointia Twebiin luotu aineisto säilyy, ja on löydettävissä Twebin hakutoimintojen avulla.
Passivointi tapahtuu toimenpiteen tietonäkymän keskiosassa olevan Ei käytössä –valinnan kautta.
Toimenpiteet eivät ohjaa KuntaToimiston käsittelyvaiheita.
Versio 7.0
Käyttöohje
52 (79)
Valintalista-asiakirjatyypit
Jos haluat Twebissä/ Tdocissa luoda asiakirjoja, jotka ovat asiaryhmiin kuulumattomia (esim.
postiluettelo-asiakirjoja):
1. Toiminto/ Yksikkö-tason tunnuksen tulee olla 9999
2. Kaikki 9999 –tunnuksen alla olevat asiakirjatyypit tulevat Twebiin/ Tdociin valittaviksi
asiakirjatyypeiksi (luotaessa asiakirjaa ilman asiaryhmä –liitäntää).
Valintalistan luominen
Valintalistan rakenteen tulee näyttää tältä:
Asiakirjatyypit on luotu suoraan Toiminto / yksikkö –elementin alle. Tämä tulee tehdä seuraavalla
tavalla:
1. Luo Toiminto / yksikkö –elementti 9999 Valintalista.
2. Lisää sen alle THS –elementti. Voit nimetä THS-elementin kuten asiakirjatyypin.
Versio 7.0
Käyttöohje
53 (79)
3. Muuta THS –elementti Asiakirjatyypiksi. Tämä tapahtuu THS:n tiedoista, oikean reunan
alasvetovalikosta:
Tämän jälkeen voit luoda uusia Asiakirjatyyppi –elementtejä äsken THS:stä muuttamasi
alapuolelle.
Versio 7.0
Käyttöohje
54 (79)
eAMS:in asettaminen
Jos haluat varmistaa, onko laatimasi eAMS sopiva asetettavaksi eAMSiksi, joka ohjaa asianja
dokumenttienhallintaa, voit tehdä tarkistuksen valitsemalla Ohjaustiedot-valikosta Ylläpito ja sieltä
eAMS tarkastus. Toiminto ainoastaan tarkastaa eAMSin kelpoisuuden, ei tee eAMSiksi
asettamista.
Kun haluat asettaa arkiston eAMS:iksi valitse Ylläpito \ Aseta eAMS. Saat näytölle
varmistuskysymyksen. Vastaa Kyllä, mikäli haluat edetä.
Sovellus tarkistaa, että suunnitelma, jonka haluat asettaa eAMS:iksi täyttää sille asetetut kriteerit –
mm. kaikille Twebiin/ Tdociin tallennetuille asiakirjoille löytyy uudesta suunnitelmasta tunnukset.
Saat näytölle esimerkiksi seuraavanlaisen ilmoituksen:
Versio 7.0
Käyttöohje
55 (79)
Kun eAMS on asetettu:
-
elementtejä ei voi poistaa, mutta niitä voi passivoida (ei käytössä-valinta oikeassa
alakulmassa)
-
rakenteen siirto ja kopiointi ei ole mahdollista
-
elementin tyyppiä ja tunnusta ei voi muuttaa
Mikäli eAMS:n asetus epäonnistuu, yleisin syy siihen on, että Twebissä/ Tdocissa on asioita /
asiakirjoja, joille ei asetettavasta AMS:sta löydy asiaryhmää tai asiakirjatyyppiä. Tiedot eAMS:n
asettamisesta näkyvät Aseta eAMS –ikkunassa, ja ne voidaan myös tulostaa Tulosta –painikkeen
kautta.
eAMS:n asettamisen yhteydessä järjestelmä antaa sille versionumeron.
Versio 7.0
Käyttöohje
56 (79)
eAMS:n versiointi
Kun järjestelmän(Tweb / Kuntatoimisto / Tdoc) käytössä ollut eAMS versioidaan, eli käytännössä
korvataan uudella, päivitetyllä eAMS-versiolla.
eAMS:n versioinnin yhteydessä aiemmin käytössä ollut eAMS lukitaan selailukäyttöön, ja se näkyy
arkistovalintalistassa lukkosymbolilla kuvattuna.
Lukittua eAMS:ia ei voida poistaa Arkista, eikä siihen voida tehdä muutoksia, poistoja tai
rakennesiirtoja. Lukitusta eAMS:Sta voidaan tulostaa raportteja.
Versio 7.0
Käyttöohje
57 (79)
Paperi-AMS:n laadintaan liittyvät toiminnot
Luettelointi
Säilytysyksiköiden lisääminen
Sarja/tehtävä –taso on oltava numerointeineen valmis, ennen kuin voidaan lisätä
säilytysyksiköitä. Tämä sen vuoksi, että säilytysyksiköt saavat oikean
tunnusmerkinnän.
Säilytysyksiköllä tarkoitetaan arkistoyksikköä eli esim. mappia, koteloa, sidosta tmv.
Säilytysyksiköiden lisääminen tapahtuu kyselytilassa. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta
ikkunasta se sarja/tehtävä, johon haluat lisätä säilytysyksikön ja valitse sen jälkeen
Säilytysyksikkö \ Säilytysyksikkö.
Versio 7.0
Käyttöohje
58 (79)
Nimi, tunnus ja sijaintitiedot tulevat automaattisesti sarjatasolta.
Mikäli sarjatasoa muutetaan säilytysyksiköiden lisäämisen jälkeen, eivät säilytysyksiköt päivity
automaattisesti vaan ne pitää poistaa ja lisätä uudelleen. Tämän vuoksi sarja/tehtävä –taso on
tärkeätä olla valmiina ennen kuin lähdetään lisäämään säilytysyksiköitä.
Ohjelma numeroi säilytysyksiköt automaattisesti. Mikäli haluat antaa säilytysyksikölle toisen
numeron – esimerkiksi alkaessasi luetteloinnin kesken vuotta – merkitse uusi säilytysyksikön
numero kenttään Numero. Numero –kentän jäljessä olevaan kenttään voidaan merkitä esim.
aakkostunnus, jos sama säilytysyksikkö on jaettu useampaan koteloon tmv.
Laajuus –kenttään laitetaan säilytysyksikön leveys metrimuodossa (esim. 10 senttimetrin levyinen
kotelo merkitään kenttään muodossa 0,10). Lkm-kenttään voidaan merkitä kuinka monta
säilytysyksikköä tämä merkitty säilytysyksikkö sisältää (esimerkiksi luetteloitaessa vanhaa
materiaalia, voidaan joskus merkitä vain yksi säilytysyksikkö, vaikka niitä olisi useita).
Siirto- ja hävityspäiviä ei saa merkitä, ellei ole kyse vanhasta materiaalista, joka on
jo siirretty/hävitetty. Jos kentissä on merkintöjä, ohjelma ei koskaan tarjoa
materiaalia siirrettäväksi/hävitettäväksi. Ohjelma merkitsee siirto/hävitysajon
yhteydessä päivämäärät automaattisesti näihin kenttiin.
Kun olet täyttänyt haluamasi kentät, paina Tallenna -painiketta.
Voit lisätä uusia säilytysyksiköitä samalle sarjalle/tehtävälle painamalla Uusi -painiketta.
Säilytysyksiköihin liittyvät asetukset
Voit valita, haluatko ohjelman numeroivan säilytysyksiköiden vuositiedon automaattisesti vai et.
Asetus on käyttäjä-/työasemakohtainen. Mikäli asetus on päällä, numeroi ohjelma
säilytysyksiköiden vuodet –kentät automaattisesti samalla vuosivälillä, mikä on viimeksi annettu.
Mikäli asetus on pois päältä, pysyy vuosikentässä sama vuositieto muuttumattomana kuin mikä oli
edellisessä säilytysyksikössä.
Versio 7.0
Käyttöohje
59 (79)
Voit valita, missä järjestyksessä säilytysyksiköt näytöllä esitetään. Asetus on käyttäjä/työasemakohtainen.
Säilytysyksikön poistaminen
Kun haluat poistaa säilytysyksikön valitse poistettava säilytysyksikkö oikeanpuoleisesta ikkunasta
ja valitse Muutos \ Poista säilytysyksikkö. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Poiston jälkeen
laajuus muuttuu automaattisesti tehtävä/sarja –tasolle. Voit myös valita useita pitämällä Ctrlpainiketta pohjassa valitessasi poistettavia säilytysyksiköitä.
Normaalisti säilytysyksiköitä poistetaan hävitysprosessin kautta. Katso tähän ohje alta.
Kuvailuelementin lisääminen
Kuvailuelementtien avulla voidaan kuvailla sarjalle luotavien säilytysyksiköiden sisältöä. Sitä
voidaan käyttää esim. tilanteessa, jossa samat arkistoyksiköt sisältävät eri säilytysaikaista
materiaalia. Jokaiselle eri säilytysaikaiselle materiaalille tehdään oma kuvailuelementti.
Kuvailuelementti lisätään samalle tasolle kuin säilytysyksiköt.
Kuvailuelementin lisääminen tapahtuu aina ylläpitotilassa.
1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta ikkunasta se tehtävä/sarja, jonka säilytysyksiköitä
halutaan kuvailuelementillä kuvailla.
2. Valitse sitten Lisäys \ Kuvailuelementti.
Versio 7.0
Käyttöohje
60 (79)
3. Täytä haluamasi kentät ja paina Tallenna-painiketta. Voit lisätä uusia
kuvailuelementtejä klikkaamalla Uusi-painiketta.
4. Jo luotu sarja on myös mahdollista kopioida luotavan kuvailuelementin pohjaksi.
Valitse tällöin Lisäys \ Kopioi valittu sarja kuvailuelementiksi.
Kuvailuelementin poistaminen
Kun haluat poistaa kuvailuelementin:
2. Valitse poistettava kuvailuelementti oikeanpuoleisesta ikkunasta.
Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Voit halutessasi
valita useita poistettavia pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa tehdessäsi valintoja.
Versio 7.0
Käyttöohje
61 (79)
Luetteloidun aineiston siirtäminen
Kaikki siirtämiseen liittyvät toiminnot on koottu Tulosteet \ Siirrot –kohdan alle. Kun luetteloitu
materiaalisi on saavuttanut siirtoajan (säilytysyksikön loppumisvuodesta on kulunut aika, joka on
merkitty asiaryhmä / asiakirjatyyppi / sarja -tasolla työyksikön säilytysajaksi):
1. Valitse Tulosteet \ Siirrot ja valitse avautuvasta valikosta Siirtoehdotelma.
Siirtoehdotelman voit valita työyksiköstä tai väliarkistosta.
2. Tulostettuasi siirtoehdotelman, valitse Tulosteet \ Siirrot ja valitse avautuvasta
valikosta Siirtoajo. Siirtoajon voit valita työyksiköstä tai väliarkistosta. Avautuu
seuraavanlainen näkymä:
Yläikkunassa näkyvät ohjelman siirrettäväksi ehdottamat säilytysyksiköt. Huomaa, että mikäli
säilytysajat ovat tyhjiä, ohjelma ehdottaa niiden sarjojen säilytysyksiköitä siirto – ja hävitysajoissa
joka kerran.
Valitsemalla jonkin säilytysyksiköistä ja painamalla sen jälkeen Poista –painiketta, voit poistaa
kyseisen säilytysyksikön siirtoajosta. Painamalla Poista kaikki –painiketta, poistat kaikki
säilytysyksiköt siirtoajosta. Säilytysyksiköitä voit lisätä Lisää –painikkeella tai vastaavasti lisätä
kaikki säilytysyksiköt alaikkunasta Lisää kaikki –painikkeella. Siirtopäivä –kenttään voit merkitä
tosiasiallisen siirtopäiväyksen tai hyväksyä ohjelman tarjoaman ehdotuksen.
3. Klikkaa Siirtoajo –painiketta, jolloin ohjelma suorittaa siirtoajon ja merkitsee
säilytysyksiköille sen päiväyksen, joka Siirtopäivä –kenttään on merkitty.
Versio 7.0
Käyttöohje
62 (79)
Työyksiköstä siirretyt näkyvät tämän jälkeen väliarkiston tulosteilla ja vastaavasti väliarkistosta
siirretyt näkyvät päätearkiston tulosteilla.
4. Suoritettuasi siirtoajon, valitse Tulosteet \ Siirrot \ Siirtoluettelo. Valitse vielä, mistä
haluat sen ottaa (työyksikkö vai väliarkisto). Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa
kysytään siirtoluettelon alkupäivä ja sen jälkeen loppupäivä. Annettuasi nämä tiedot,
saat tulosteen näytölle.
Luetteloidun aineiston hävittäminen
Kaikki hävittämiseen liittyvät toiminnot on koottu Tulosteet \ Hävitykset –kohdan alle. Nämä
hävitykseen liittyvät toiminnot koskevat paperiaineistoa. Sähköisen aineiston hävittäminen
tapahtuu esimerkiksi Twebin hävitystoimintojen kautta.
Kun luetteloitu materiaalisi on saavuttanut hävitysajan:
1. Valitse Tulosteet \ Hävitykset \ Hävitysehdotelma. Hävitysehdotelman voit valita
työyksiköstä, väliarkistosta tai päätearkistosta.
2. Tulostettuasi hävitysehdotelman, valitse Tulosteet \ Hävitykset \ Hävitysajo.
Hävitysajon voit valita työyksiköstä, väliarkistosta tai päätearkistosta. Avautuu
seuraavanlainen näkymä:
Versio 7.0
Käyttöohje
63 (79)
Yläikkunassa näkyvät ohjelman hävitettäväksi ehdottamat säilytysyksiköt. Huomaa, että mikäli
säilytysajat ovat tyhjiä, ohjelma ehdottaa niiden sarjojen säilytysyksiköitä siirto – ja hävitysajoissa
joka kerran.
Valitsemalla jonkin säilytysyksiköistä ja painamalla sen jälkeen Poista –painiketta, voit poistaa
kyseisen säilytysyksikön hävitysajosta. Painamalla Poista kaikki –painiketta, poistat kaikki
säilytysyksiköt hävitysajosta.
Säilytysyksiköitä voit lisätä Lisää –painikkeella tai vastaavasti lisätä kaikki säilytysyksiköt
alaikkunasta Lisää kaikki –painikkeella. Hävityspäivä –kenttään voit merkitä tosiasiallisen
hävityspäiväyksen tai hyväksyä ohjelman tarjoaman ehdotuksen.
Klikkaa Hävitysajo –painiketta, jolloin ohjelma suorittaa hävitysajon ja merkitsee säilytysyksiköille
sen päiväyksen, joka Hävityspäivä –kenttään on merkitty.
3. Suoritettuasi hävitysajon, valitse Tulosteet \ Siirrot \ Hävitysluettelo. Valitse vielä,
mistä haluat sen ottaa (työyksikkö, väliarkisto vai päätearkisto). Tämän jälkeen
avautuu ikkuna, jossa kysytään hävitysluettelon alkupäivä ja sen jälkeen loppupäivä.
Annettuasi nämä tiedot, saat tulosteen näytölle.
Hävitetyt säilytysyksiköt näkyvät sovelluksen käyttöliittymässä samalla kuvakkeella kuin muutkin
säilytysyksiköt, mutta niissä on punainen rasti kuvakkeen päällä. Hävitys muuttaa sarjan laajuuden
automaattisesti.
Versio 7.0
Käyttöohje
64 (79)
Lainat
Ohjelmalla on mahdollista ylläpitää lainaluetteloa avoimista ja palautetuista lainoista.
Lainat merkitään aina kullekin säilytysyksikölle:
Avaa ensin haluttu säilytysyksikkö kaksoisklikkaamalla sitä oikeasta ikkunasta.
Klikkaa Lainat –painiketta. Avautuu seuraavanlainen ikkuna:
Lainauspäivä täyttyy automaattisesti kuluvalla päivällä, jonka ohjelma ottaa työaseman
päiväyksestä. Voit myös muuttaa päiväyksen.
Merkitse Lainaaja ja paina Tallenna –painiketta. Laina siirtyy alaikkunaan (Lainat –
ikkunaan).
Voit tehdä uuden lainausmerkinnän painamalla Uusi –painiketta tai palata Paluu –
painikkeella.
Voit poistaa lainausmerkinnän painamalla Poista-painiketta.
Lainoista voit ottaa tulosteita Tulosteet \ Lainat \ Avoimet tai Palautetut.
Versio 7.0
Käyttöohje
65 (79)
Dynaamisten metatietojen ylläpito
Dynaamiset metatiedot ovat erikseen hankittava toiminnallisuus, joka voidaan ottaa käyttöön
Twebissä tai Tdocissa. Esimerkiksi Sopimustenhallinta –laajennusosa perustuu dynaamisen
metatietoluokan (-luokkien) käyttöönottoon.
Metatietoluokkien käytön kautta on mahdollista hallita mitä tahansa asia- tai asiakirjamassoja,
joiden hallintaan liittyy erityistarpeita.
Mikäli käytössä on metaluokka tai –luokkia, joihin liittyy käytössä olevia tulosteita (raportteja), ei
metaluokkia voida ylläpitää Arkista, vaan ne näkyvät Arkin Dynaamiset metatiedot –näkymässä
lukittuina (lukkosymbolilla).
Metatietojen ylläpito Arkissa
Mikäli organisaatioon hankittu Dynaaminen metatietoluokka, metatietoluokkien ylläpito on
Ohjaustiedot / Ylläpito.
Kuvassa näkyy yksi asiakirjaluokka, Sopimus joka on lukittu. Tähän metaluokkaan tehtävät
muutokset eivät ole mahdollisia Arkin kautta.
Versio 7.0
Käyttöohje
66 (79)
Uuden metatietoluokan lisääminen
Uuden luokan lisääminen tapahtuu Uusi –painikkeesta.
Metatietoluokan käyttöönotto tapahtuu Asian tai Asiakirjatyypin Metaluokka –valikosta. Metaluokka
tulee listalle valittavaksi heti tallennuksen jälkeen.
Kuvassa on lisätty metatietoluokka Julkaisu, joka voidaan ottaa käyttöön asiakirjoille Twebissä /
Tdocissa.
Metatietoluokka tulee näkyviin luokkalistauksessa:
Versio 7.0
Käyttöohje
67 (79)
Attribuuttien lisääminen metatietoluokkaan
Metatietoluokkaan määritellyt attribuutit ovat käytössä Twebissä / Tdocissa Lisätiedot –
välilehden metatietokenttinä. Ne tulevat käyttöön myös Lisätietohakutoiminnoissa kyseiseen
metatietoluokkaan liittyen.
Attribuuttien lisääminen tapahtuu valitun luokan Attribuutti –välilehdeltä. Esimerkissä on lisätty
Julkaiseva osasto –attribuutti, joka on tyypiltään valintalista, jossa voi olla kymmenen valintaa.
Tässä valintalistalle on tallennettu kaksi vaihtoehtoa: Viestintä ja Hallinto.
Luokkalistauksessa tallennetut attribuutit näkyvät seuraavasti:
Versio 7.0
Käyttöohje
68 (79)
Metatietoluokan tai attribuutin poistaminen / passivointi
Metatietoluokka tai yksittäinen attribuutti (metatieto) voidaan poistaa vain, jos sitä ei ole
käytetty Twebissä / Tdocissa. Tällöin järjestelmä ehdottaa passivointia.
Metatietoluokan tai yksittäisen attribuutin passivointi estää sen käytön passivoinnin jälkeen,
mutta ei vaikuta materiaaliin, jossa sitä on ennen passivointia käytetty.
Poistaminen / passivointi tapahtuu Poista / passivoi –painikkeella. Kuvassa toiminto kohdistuu
Julkaisu –metatietoluokkaan.
Seuraavassa kuvassa toiminto kohdistuu Julkaisu –metatietoluokan attribuuttiin Julkaiseva
toimiala (toiminto poistaa / passivoi vain kyseisen attribuutin eli Twebissä / Tdocissa Lisätiedot
–välilehden metatietokentän).
Versio 7.0
Käyttöohje
69 (79)
Mikäli haluat suoraan passivoida attribuutin, klikkaa valintaruutua ”Ei käytössä”-tiedon
vasemmalla puolella. Tällöin attribuutti voidaan ottaa myöhemmin käyttöön.
Valintalistan arvojen lisääminen
Valintalistan arvojen lisääminen tapahtuu valitun luokan attribuutti- välilehdellä (esimerkissä
Virkanimike-attribuutti). Valintalistan yksittäiset arvot lisätään Valintalistan arvot näkymässä
klikkaamalla ko. näkymän Uusi-painiketta. Nimike kirjoitetaan Nimike-kenttään ja tallennetaan
Tallenna-painikkeella. Seuraava valintalistan arvo lisätään klikkaamalla jälleen Uusi-painiketta.
Versio 7.0
Käyttöohje
70 (79)
Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen
Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen tapahtuu valitsemalla haluttu arvo ja siirtämällä
sen järjestystä kentän vieressä sijaitsevien nuolien avulla. Klikkaamalla nuolien suuntaan, arvo
siirtyy haluttuun suuntaan listalla.
Valintalistan arvojen poistaminen / passivointi
Valintalistan arvo voidaan poistaa vain, jos sitä ei ole käytetty Twebissä / Tdocissa. Tällöin
järjestelmä ehdottaa passivointia.
Valintalistan arvon passivointi estää sen käytön passivoinnin jälkeen, mutta ei vaikuta
materiaaliin, jossa sitä on ennen passivointia käytetty.
Poistaminen / passivointi tapahtuu Poista / passivoi –painikkeella. Kuvassa toiminto kohdistuu
valintalistan arvoon Hallintopäällikkö.
Versio 7.0
Käyttöohje
71 (79)
Mikäli haluat suoraan passivoida valintalistan arvon, klikkaa valintaruutua ”Ei käytössä”-tiedon
vasemmalla puolella. Tällöin valintalistan arvo voidaan ottaa myöhemmin käyttöön.
Versio 7.0
Käyttöohje
72 (79)
Salasanan vaihtaminen
Salasanasi voit vaihtaa aina halutessasi Sisäänkirjoittautuminen –ikkunasta.
Valitse Sisäänkirjoittautuminen \ Vaihda salasana.
Anna vanha salasanasi ja uusi salasana kahteen kertaan. Paina sen jälkeen OK –painiketta. Uusi
salasana on voimassa heti.
Versio 7.0
Käyttöohje
73 (79)
Käyttöoikeuksien tekeminen
(pääkäyttäjät)
- Käyttöoikeuksia hallitaan Ylläpito-sovelluksessa.
- Käyttöoikeudet perustuvat aina arkiston tunnukseen.
- Kun arkistonhallintasovelluksessa perustetaan uutta arkistoa, pitää arkistolle antaa vähintään
nimi ja tunnus. Älä käytä tunnuksessa välilyöntejä tai skandinaavisia kirjaimia.
1. Lisää arkiston tunnus Yksiköt -tunnuksiin. Valitse Parametrointi \ Yksiköt.
2.
Kun painat kohtaa Uusi, avautuu seuraavanlainen ikkuna. Täytä kysytyt tiedot ja
Tallenna.
Versio 7.0
Käyttöohje
74 (79)
3. Lisää uusi käyttäjätunnus valitsemalla käyttäjätunnus-luettelosta jokin olemassa oleva
tunnus.
4. Klikkaa Lisää-painiketta.
5. Täytä käyttäjän tiedot ja tallenna ne:
6. Kaksoisklikkaa käyttäjätunnusluettelosta juuri lisäämääsi käyttäjätunnusta, jolloin
seuraavalle tasolle eli sovellustasolle ilmestyy teksti Ei sovelluksia. Näpäytä hiirellä
kakkosnäppäimellä kerran tätä tekstiä ja klikkaa Lisää sovellus -painiketta.
Versio 7.0
Käyttöohje
75 (79)
7. Valitse sovellusluettelosta 8 Arkistonhallinta ja klikkaa Valitse-painiketta.
8. Kaksoisklikkaa sovellusriviä Arkistonhallinta, jolloin seuraavalle tasolle ilmestyy
teksti Ei yksiköitä.
9. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella kerran tätä tekstiä ja paina Lisää yksikköpainiketta.
10. Määritä oikeudet-ikkunaan haluamasi oikeudet arkistoon esim. AMS:
- Nämä ovat ns. arkiston pääkäyttäjän oikeudet
Versio 7.0
Käyttöohje
76 (79)
- Voit myös antaa kaikkiin muihin arkistoihin selausoikeus seuraavalla tavalla:
1. Klikkaa hiirellä äsken tallennettua oikeusriviä (AMS Pääkäyttäjä).
2. Klikkaa Lisää -painiketta. Määritä seuraavanlaiset oikeudet:
3. Käyttöoikeudet näyttävät tämän jälkeen seuraavalta:
Versio 7.0
Käyttöohje
77 (79)
- Jos käyttäjä on ns. superpääkäyttäjä, hänen oikeutensa näyttävät seuraavalta:
KÄYTTÖOIKEUS
ANTAA MAHDOLLISUUDEN
Selaus
- kyselytila; selaus, haku,
- tulosteet: muodostussuunnitelma, arkistoluettelo,
arkistokaava, lainat
Selaus,
rajattu muutos
- sama kuin edellä + säilytysyksiköiden lisäys, muutos,
poisto
Selaus,
rajattu muutos,
muutos
- sama kuin edellä + yksikön/toiminnon, sarjan/tehtävän,
asiaryhmän ja asiakirjatyypin muutosoikeus
Selaus,
rajattu muutos,
muutos,
uuden
syöttäminen
- kysely- tai ylläpitotila; sama kuin edellä +
yksikön/toiminnon, sarjan/tehtävän, asiaryhmän ja
asiakirjatyypin lisäys, poisto
Pääkäyttäjä
- sama kuin edellä + siirto/kopiointi, rakenteen ylläpito
Superpääkäyttäjä
- sama kuin edellä + uuden arkiston lisäys, muutos,
poisto, vie/tuo arkisto,
- tulosteet: siirrot, hävitykset
Versio 7.0
Käyttöohje
78 (79)
Pakolliset tiedot
Arkistonmuodostussuunnitelmassa
- Arkistonmuodostussuunnitelma on välttämätön elementti, jota ilman Twebiä/Tdocia ei
voi ottaa käyttöön. Alla olevaan listaan on merkitty suunnitelman laadinnassa
priorisoitavat kentät ja kentät, jotka voidaan täyttää tietokantaskriptillä. Poikkeukset
skriptillä täytettävistä tiedoista on kerrottu erikseen. Pakolliset tiedot on lihavoitu.
Sähke-siirto
Arkisto-taso (oltava valmiina, jotta arkiston rakennetta voidaan alkaa syöttää)
nimi (Kissalan kaupunki)
tunnus (kissala.fi)
Asiaryhmä-taso (oltava valmiina, jotta yhtään asiaa voidaan avata Twebiin)
nimi (Päätöksenteko ja sen valmistelu)
tunnus (00.02.00)
kieli (fi)
- oletuksena suomi, ei tarvitse valita
säilytysaika
-
voidaan ajaa skriptillä asioille, asioilla tällä hetkellä aina sp
- muutetaan käsin tarvittaessa, jos ajettu skriptillä
säilytysajan peruste (KA:n määräys 2005)
- voidaan ajaa skriptillä asioille, asiakkaan kerrottava, mitä kenttään
halutaan
- muutetaan käsin tarvittaessa, jos ajettu skriptillä
julkisuus (julkinen)
- jos salassa pidettävä, myös peruste ja salassapitoaika (oletuksena
julkinen, ei tarvitse erikseen valita)
henkilötietoja (kyllä/ei/arkaluonteista)
- oletuksena ei sisällä, jos ei muutosta, ei tarvitse valita
voimassaoloaika alkaa (1.1.2009)
- voidaan ajaa skriptillä asioille, asiakkaan kerrottava, mitä kenttään
halutaan
voimassaoloaika päättyy
- mikäli asiaryhmään ei enää kerry asioita
sijainti
- suositellaan, että täytetään heti, jotta kaikilla Tweb-asioilla on tämä
metatieto
Versio 7.0
Käyttöohje
79 (79)
Asiakirjatyyppi-taso (oltava valmiina, jotta yhtään asiakirjaa voidaan luoda Twebiin)
nimi (Asialista)
tunnus (00.02.00.001)
säilytysaika (1 v)
- kannattaa laittaa, voidaan jälkikäteenkin vyöryttää asiakirjoille
- tähän ei ole olemassa skriptiä, vaan asiakkaan tulee itse antaa
nämä
- säilytysaikoja voi kyllä vyöryttää jälkikäteen (siis asiakkaan tekemät
muutokset voivat kohdistua myös aiempaan asiakirjamateriaaliin)
säilytysajan peruste
- kannattaa laittaa, ei voida jälkikäteen vyöryttää asiakirjoille,
arkistonhoitajalle lisätyötä (paljon), jollei heti alusta lähtien ole
tallennettu
henkilötietoja (kyllä/ei/arkaluonteista)
- oletuksena ei sisällä, ei pakollinen tieto
julkisuus (julkinen)
- jos salassa pidettävä, myös salassapitoaika (50 v) ja
salassapitoperuste (JulkL 5 §) sekä salassapidon laskennan
aloittamisajankohta (oletuksena julkinen, ei tarvitse erikseen valita,
käyttäjä voi Twebissä aina vaihtaa ja täydentää)
kieli (fi)
- oletuksena suomi, ei tarvitse valita
tietoturvaluokka (ei turvaluokiteltu)
- oletuksena ei luokiteltu, ei tarvitse valita
sijainti
- suositellaan, että täytetään heti, jotta kaikilla Tweb-asiakirjoilla on
tämä metatieto
Hävitykset
asiakirjatyyppi: hävityksen peruste (kannattaa laittaa, ei voida jälkikäteen
vyöryttää asiakirjoille, arkistonhoitajalle paljon lisätyötä, jollei heti alusta lähtien
ole tallennettu; voidaan ajaa myös skriptillä kaikille asiakirjatyypeille sama
peruste, esim. THS:n mukaisen säilytysajan päättyminen)
Muut/asiaryhmä
määräaika (14), mikäli halutaan laskea automaattisesti määräaikoja (ei pakollinen,
voidaan täydentää myöhemmin)
kuvaus + kuvaus twebiin, mikäli halutaan käyttäjille ohjeistusta (ei pakollinen,
toimenpiteet twebiin, mikäli halutaan hyödyntää toimenpiteitä (ei pakollinen,
Versio 7.0

Arkki 7.1 käyttöohje 20150917

Transcription

Similar documents

tiedon jakaminen, avoimet rajapinnat, sähköinen arkisto

Lataa kutsu tästä

Parade 60 Rollaattori

Kunnossapitosuunnitelma poistumisvalaistusjärjestelmälle

Avaa tästä KÄYTTÖOHJE

Käyttöohje

mTiePiste S60v3 käyttöohje

KCC siirrettävät jäähdytyslaitteet KCC-267ES ja KCC

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite - JHS