Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset

Transcription

Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset
IKI – Hanke, Nykytilan kuvaus
Terhi Kiviharju
Raision kaupunki &
Varsinais-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskus
OY Vasso Ab
22.10..2015
1
Li
Sisällys
1. JOHDANTO................................................................................................................................................. 3
2. NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE .................................................................................................. 3
3. MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN ............................................................................................... 4
4. KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN
HANKEKUNNISSA ......................................................................................................................................... 4
4.1 Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa.................................... 5
4.2 Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa............................................. 6
4.3 Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ....................................... 7
5. KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPROSESSIEN
HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA ........................................................... 9
6. PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLISTUVISSA
KOTIHOIDOISSA............................................................................................................................................ 9
6.1 Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa ..................................... 10
6.2 Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat .................................................................................. 11
6.3 Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita .............................................................. 11
7. HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE .......................... 12
8. KIRJAAMINEN .......................................................................................................................................... 13
8.1 Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot ............... 13
9. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN ...................................................... 14
9.1 Effican Kotihoito-osio ........................................................................................................... 14
9.2 Effican tilastointi .................................................................................................................. 15
9.3 Effican Viikko-ohjelma ......................................................................................................... 15
9.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat ................................................................. 16
10. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN ................................................. 16
10.1 Mediatrin Kotihoito-osio ..................................................................................................... 16
10.2 Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti .................................................................................... 17
10.3 Mediatrin tilastointi ............................................................................................................. 18
10.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat ............................................................... 18
11. PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET ................................................................................ 18
11.1 Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä .................................................................... 18
11.2 Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät ........................................................................................ 19
11.3 Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät.......................................................................................... 19
11.4 Tietolähteet sekä tietovirrat ................................................................................................ 20
12. KANSALLISEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISET ASIAKASASIAKIRJAT .......................... 20
2
13. KOTIPALVELUIDEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIROJEN
KÄYTTÖ IKI- HANKEEN KOTIHOIDOISSA ............................................................................................. 21
13.1 Kotipalveluiden asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet ........................................... 27
14. OMAISHOIDONTUEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIRJOJEN
KÄYTTÖ ......................................................................................................................................................... 27
14.1 Omaishoidontuen asiakassuunnitelman tekoon liittyvä kehitystarve .................................. 30
15. SOSIAALIHUOLTOLAIN ASETTAMIEN PALVELUIDEN ASIAKASASIAKIRJAT ....................... 30
15.1 Sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet ....................................... 35
16. ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ KEHITTÄMISTARPEITA .............................. 36
17. MITÄ HANKKEESSA TAPAHTUU NYKYTILAN KUVAUKSEN JÄLKEEN .................................. 37
18. POHDINTA JA YHTEENVETO NYKYTILAN KUVAUKSESTA ...................................................... 37
3
1. JOHDANTO
Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset (IKI -hanke) on THL:n valtionavustettava hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Liedon kunnan, Raision ja Uudenkaupungin kotihoitojen kanssa yhdessä Varsinais-Suomen sosiaalialankeskuksen OY Vasso Ab:n kanssa. Hankkeen
hallinnoivana osapuolena toimii Raision kaupunki ja valvojana THL.
Hankkeen tavoitteena on kehittää siihen osallistuvissa kunnissa ikäihmisten kotihoidon palveluja
hyödyntämällä sekä pilotoimalla kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon palveluluokituksia, toimintaprosesseja, asiakasasiakirjoja ja termistöä ikäihmisille suunnatun kotihoidon kehittämiseen liittyen. Lisäksi hankkeessa kuvataan ikäihmisten kotihoidon järjestämisen ja tuottamisen toimintamallit
sekä työnkulku hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa. Iki -hanke on tässä vaiheessa rajattu
koskemaan ainoastaan ikäihmisten kotihoidon palveluita.
Tässä nykytilan kuvauksessa kuvataan Raision, Liedon sekä Uudenkaupungin kotihoidon toiminnot ja tarkoituksena on tuoda esille kotihoidon toimintamallit, palveluprosessit sekä kehittämiskohteet ennen kaikkea kirjaamiseen liittyvissä asioissa. Iki-hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa
on käytössä kaksi eri potilastietojärjestelmää, Liedossa ja Raisiossa on Effica, Uudenkaupungin
kotihoidossa Mediatri ja ProGonsona. Nykytilan kuvauksessa käydään läpi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä tämänhetkisessä kotihoitojen työssä.
Hankkeeseen osallistuneiden kotihoitojen rakenteet sekä koot vaihtelevat toisistaan. Tässä kuvauksessa Raisio-Ruskon yhteistoiminta-alueen kotihoidon tietoihin on liitetty tiedot Hulvelan kotihoidosta. Hulvelan kotihoito on Raision kaupungin erillinen pieni kotihoito Hulvelan palvelukeskuksen
sisällä. Liedon kotihoidon tietoihin sisältyy Liedon lisäksi Tarvasjoki, joka liittyi kuntaliitoksena Lietoon vuoden 2015 alussa. Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti pitää sisällään Kalannin, Pyhämaan sekä Lokalahden alueelle tuottavan kotihoidon palvelut. Tässä nykytilan kuvauksessa käsitellään kolmen ison kotihoidon asioita käyttäen niistä nimeä kunnan tai kaupungin mukaan.
2. NYKYTILAN KUVAUKSEN RAKENNE
Kuvauksen teossa on käytetty hyväksi Iki- hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen omia valmiita
prosesseja tai toiminnankuvauksia, mikäli niitä on ollut saatavilla. Nykytilan koosteen teossa on
haastateltu kotihoitojen esimiehiä sekä työntekijöitä ja saatu heiltä kuvaukset asiakasasiakirjojen
käytöstä ja niiden käytettävyydestä vuonna 2015. Lisäksi henkilöstöltä on saatu tietoa tämänhetkiseen kirjaamiseen liittyvistä haasteista sekä ongelmakohdista. Lisäksi kotihoitojen työntekijöiltä on
saatu tietoa kotihoitojen eri toimintaprosesseista.
Nykytilan kuvauksessa käydään pintaraapaisuna läpi kotihoidon toimintaprosesseja. Toimintaprosessit kuvataan mahdollisimman lyhyesti sekä kuvataan työprosessin aikana syntyvät asiakasasiakirjat ja mahdollisen tiedon liikkuminen taholta toiselle. Toimintaprosessien pienimuotoisen kuvauksen perusteluna on se, että suurin pääpaino saadaan rajattua hankkeessa asiakasasiakirjoihin,
kirjaamiseen ja sen kehittämiseen, joka on hankkeen ensisijainen tavoite. Hankkeen tavoitteena on
lisäksi yhtenäistää kolmen eri kotihoidon työkäytäntöjä vastaamaan toisiaan. Hankkeen tavoitteena
on etsiä toimintakäytäntöjä, jotka ovat selkeitä sekä toimivia ja juurruttaa niitä hankkeeseen osallistuviin kotihoitoihin, mikäli se on mahdollista.
Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä kansallisen palveluluokituksen otsikoiden mukaisesti on tehty
nykytilan kuvaukseen hankekotihoidoittain omat taulukot. Vaikka Liedossa ja Raisiossa on käytössä sama tietojärjestelmä, asiakasasiakirjojen käytöistä löytyy erilaisuutta. Mediatrin tietojärjestelmä
vastaavasti on aivan erilainen kuin Effica, joten tämän vuoksi jokaisesta kotihoidosta on tehty oma
taulukko kuvaamaan asiakasasiakirjojen. Taulukoissa on mainittu miten kyseessä olevaa asiakasasiakirja on käytössä tai vastaavasti kerrottu korvaavan asiakasasiakirjan nimi. Lisäksi taulukkoon
4
on pyritty kartoittamaan asiakasasiakirjan täyttöön liittyvä prosessi, kenen vastuulla on asiakasasiakirjan täyttö tai arkistointi ja onko kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirja edes käytössä.
3. MITÄ KOTIHOIDOLLA TARKOITETAAN
Kotona selviytymistä tuetaan kotipalvelun ja kotisairaanhoidon palveluilla. Kunta voi yhdistää sosiaalihuoltolakiin perustuvan kotipalvelun ja terveydenhuoltolakiin perustuvan kotisairaanhoidon yhdistetyksi kotihoidoksi. Iäkkäille suunnatut kotihoidon palvelut voidaan mahdollisimman lyhyesti
kuvata seuraavasti:
Kotipalvelun tehtävänä on auttaa sekä tukea asiakasta, kun asiakas tarvitsee sairauden tai alentuneen toimintakyvyn vuoksi apua selviytyäkseen kotona arkipäivän askareista sekä henkilökohtaisista toiminnoista. Kotisairaanhoidon tehtävänä on vastaavasti huolehtia asiakkaan sairaanhoidollisten asioiden hoidosta laaja-alaisesti. Yhdessä kotipalvelu sekä kotisairaanhoito muodostavat
kotihoidon.
Tarvittaessa asiakkaalle voidaan räätälöidä lisää apuja kotiin tukipalveluiden muodoissa. Vaihtoehtoisesti kotihoidon asiakkaalla voi olla käytössään vain tukipalveluita, eli tarvetta laajempiin kotihoidon palveluihin ei ole. Tukipalveluina voidaan asiakkaalle tuottaa esimerkiksi ateriapalvelua, suihkuapua ja kuljetuspalveluita. Laadukas kotihoito perustuu aina asiakkaan palvelutarpeen arviointiin
ja sen perusteella laadittavaan asiakassuunnitelmaan, sen toteutukseen ja arviointiin säännöllisin
väliajoin annettujen ohjeiden mukaisesti.
4. KOTISAIRAANHOIDON SEKÄ KOTIPALVELUN PAVELUJEN TUOTTAMINEN HANKEKUNNISSA
Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa palvelut vastaavat toisiaan paljon. Hankekotihoidoissa
on käytössä kotihoidon malli, eli kotipalvelu ja kotisairaanhoito ovat yhdistetty kotihoidoiksi. Valtaosa hankekotihoitojen asiakkaista koostuu ikäihmisistä, mutta kotihoidot huolehtivat ikäihmisten
lisäksi myös päihde ja mielenterveyspotilaista sekä muista asiakasryhmistä, jotka tilapäisesti tai
jatkuvana tarvitsevat kotihoidolta apuja.
Raision sekä Uudenkaupungin kotihoidon palveluntuottajina toimii kaupunki, Liedon kotihoidossa
palveluiden tuottaja on kunta. Kaikki kotihoidon alle kuuluvat palvelut on pääsääntöisesti järjestetty
oman kunnan/kaupungin sisältä, mutta kaikissa hankekotihoidoissa joistain tarjottavasta palveluista huolehtii joko täysin tai osittain yksityinen palveluntuottaja ostopalveluna.
Hankekotihoidot käyttävät lisäksi palveluseteleitä palveluiden tuottamiseen. Palveluseteleiden
kautta annettavien palveluiden muoto vaihtelee, mutta niitä käytetään tai käytön lisäämisen kasvattamista on harkittu tulevaisuudessa. Palveluseteleitä Raision kotihoito käyttää pääsääntöisesti sotainvalidien siivouspalveluiden tuottamiseen, Uudenkaupungin kotihoito kotihoidon palveluiden
tuottamiseen vaihtoehtona kaupungin tarjoamille kotihoidon palveluille ja Liedon kunta lapsiperheiden kotihoidon palveluiden tuottamiseen sekä siivouspalveluihin.
5
4.1 Kotisairaanhoidon palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa
Kotisairaanhoidon alle kuuluvia palveluita hankkeen kotihoidoissa tuotetaan lähes samankaltaisesti. Alla olevaan taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen Kotisairaanhoidon palvelut sekä kirjaamisen käytäntö. Minne kirjataan ja kuka kirjaa.
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Lääkehoito
Asiakkaalla on mahdollisuus saada
avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista
valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä
sekä lääkkeiden haku apteekista)
kokonaisuudessaan. Lääkehoitoa
koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti Effican terveyskertomuksen
puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat
päivittävät lääkelistaa. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään.
avut lääkehoidon toteutukseen
(lääkkeiden jako dosettiin, anto
dosetista valvotusti, reseptien
uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden
haku apteekista) kokonaisuudessaan. Avosairaalan osaston kautta
on tarvittaessa mahdollisuus saada
suonensisäinen lääkitys asiakkaille
kotiin. . Lääkehoitoa koskeva kirjaaminen tapahtuu rakenteellisesti
Effican terveyskertomuksen puolelle Khtos lehdelle, sairaanhoitajat
päivittävät lääkelistaa. Jokainen
lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa
lääkehoidon toteuttamisesta tietojärjestelmään
avut lääkehoidon toteutukseen (lääkkeiden jako dosettiin, anto dosetista
valvotusti, reseptien uusinta lääkärillä sekä lääkkeiden haku apteekista)
kokonaisuudessaan. Mahdollisuus
suonensisäisen lääkehoidon antoon
olemassa, kotihoidon hoitajia on
toimipaikkakoulutettu suonensisäisen
lääkehoidon toteutukseen. Kirjaaminen tapahtuu Mediatrin Vanhustyö
avohoito lehdelle. Jokainen lääkehoitoa toteuttava hoitaja kirjaa lääkehoidon toteutumisesta tietojärjestelmään.
Muu erikoisosaaminen:
kotona tehtävät hoitotoimenpiteet, terveydentilan
seurannan mittarit
Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa.
Kirjaamisen suorittaa hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa
rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto
on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön. Rinnakkaisnäkymän tekeminen on päällekkäistä kirjaamista,
sama merkintä kopioituu toisen hoitoyksikön käyttämälle tietojärjestelmän
sivulle.
Näytteiden otto
Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit ovat
käytössä sekä sairaanhoitajilla on lupa
Marevan lääkeannostelun sovittujen
INR arvojen sisällä. Muita näytteitä
otetaan lisäksi kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaamisen suorittaa näytteen
ottanut hoitaja terveyskertomuksen
puolelle KHTOS/Antiko lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö.
Lääkäripalvelut
Oma geriatri on säännöllisen kotihoidon asiakkaiden lääkärinä. Tilapäisten
kotihoidon asiakkaiden lääkäripalvelut
hoidetaan terveysaseman kautta.
Lääkärit käyttävät työssään lukuisia
terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa.
Kotisairaala
Ei ole käytössä
Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on
olemassa. Kirjaamisen suorittaa
hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja
terveyskertomuksen puolelle Efficassa. Tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö, mikäli tieto on välttämätöntä siirtää toiseen hoitoyksikköön. . Rinnakkaisnäkymän
tekeminen on päällekkäistä kirjaamista, sama merkintä kopioituu
toisen hoitoyksikön käyttämälle
tietojärjestelmän sivulle.
Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. INR vieritestimittarit
käytössä. Sairaanhoitajille ollaan
hankkimassa lupia Marevan lääkeannosteluun sovittujen INR
arvojen sisällä. Muita näytteitä
otetaan lisäksi kaikkien hoitajien
toimesta. Kirjaamisen suorittaa
näytteen ottanut hoitaja terveyskertomuksen puolelle KHTOS/Antiko
lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymän käyttö.
Terveysasemalla on kolme lääkäriä, jotka huolehtivat kotihoidon
asiakkaiden asioiden hoidosta.
Kaksi lääkäriä on Liedossa ja yksi
Tarvasjoella. Lääkärit käyttävät
työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa.
Kotisairaalatoimintaa on pienimuotoisesti käytössä avosairaalan
yhteistyön avulla.
Toimipaikkakoulutusta erikoissairaanhoidon toimenpiteisiin on olemassa. Kirjaaminen tapahtuu aina
Mediatrin vanhustyön avohoito lehdelle terveyskertomuksen puolelle.
Sairaanhoitajat ottavat laskimoverinäytteitä. Lisäksi lähihoitajia on
toimipaikkakoulutuettu laskimonäytteiden ottoon. Käytössä ei ole INR
vieritestausta tai lupaa Marevan
lääkkeen annosteluun. Muita näytteitä otetaan kaikkien hoitajien toimesta. Kirjaaminen tapahtuu Vanhustyön
avohoito lehdelle terveyskertomukseen. Kirjauksen tekee näytteen
ottanut hoitaja.
Kotihoidon asiakkaiden lääkärikontakti on terveysasemalla. Kotihoidolla
on omalääkäri, joka ei ole valitettavasti vakituinen omalääkäri. Lääkärit
käyttävät työssään lukuisia terveyskertomuksen lehtiä kirjaamisessa.
Ei ole käytössä. Kotisairaalatoiminta
on suunniteltu alkamaan vuoden
2016 aikana.
6
4.2 Kotipalvelun palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa
Kotipalvelun alle tuotettavat palveluissa on samankaltaisuutta hakkeeseen osallistuvissa kotihoidossa. Taulukkoon on kerätty mahdollisimman lyhyesti kuvattuna hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen kotipalveluiden palveluita sekä kotipalveluiden kirjaamisen käytäntöjä.
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Suihkutuspalvelu
Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa
asiakassuunnitelman kuuluvana suihkuapua kerran viikossa, mikäli on
muitakin palveluita kotihoidolta. Hulvelan saunalla kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille asiakkaille,
joiden kotona suihkupalvelua ei voida
toteuttaa. Suihkupalvelu kirjataan
asiakassuunnitelmaan sekä näkyy
myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä.
Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa asiakassuunnitelman sisällä
suihkuapua kerran viikossa, mikäli
on muitakin palveluita kotihoidolta.
Palvelukeskus Ruskan tiloissa on
kerran viikossa peseytymismahdollisuus niille kotihoidon asiakkaille,
joiden kotona suihkupalvelua ei
voida toteuttaa. Suihkupalvelu
kirjataan asiakassuunnitelmaan
sekä näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä.
Asiakkaalla mahdollisuus vastaanottaa
asiakassuunnitelman sisällä suihkuapua
kerran viikossa, mikäli on muitakin
palveluita kotihoidolta. Sakun kulman
päiväkeskuksen saunalla on kerran
viikossa peseytymismahdollisuus niille
asiakkaille, joiden kotona suihkupalvelua ei voida toteuttaa. Saunapalvelu on
lisäksi käytössä Pyhämaalla, Kalannissa sekä Lokalahdella. Suihkupalvelu
kirjataan asiakassuunnitelmaan sekä
näkyy myönnettynä päätöksenä asiakasmaksupäätöksessä. Asiakasmaksupäätös lähetetään aina asiakkaalle.
Hygieniasta huolehtiminen
Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri
otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee
hoitotoimienpiteen tehnyt hoitaja.
Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen on päivittäistä työtehtävää
kotihoidossa. Kirjaaminen tapahtuu
terveyskertomuksen puolelle rakenteisesti eri otsikoiden alle. Kirjaamisen tekee hoitotoimienpiteen tehnyt
hoitaja.
Päivittäisten pikkupesujen toteutuminen
on päivittäistä työtehtävää kotihoidossa.
Kirjaaminen tapahtuu vanhustyön avohoito lehdelle ja kirjaamisen tekee
hoitotoimenpiteen tehnyt hoitaja. Kirjausta ei tehdä vielä toistaiseksi rakenteisesti.
Ateriapalvelumahdollisuus. Hoitajat
eivät valmista enää ruokaa, mutta
lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat
valmistetaan mikrossa (puuro) sekä
tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä
esille. Kauppa-asioista vastaa yksityinen palveluntuottaja tai omainen,
kauppalistoja hoitajat tekevät paljon
asiakkaiden kanssa. Kauppapalvelusta
ei tehdä päätöstä.
Ateriapalvelumahdollisuus, ateriapalvelusta tehdään aina päätös,
harkinnanvaraisuus käytössä.
Hoitajat eivät valmista enää ruokaa,
mutta lämmittävät aterioita. Aamu
ja iltapalat valmistetaan mikrossa
(puuro) sekä tehdään voileipiä ja
laitetaan hedelmiä esille. Kauppaasioista vastaa säätiö, yksityinen
palveluntuottaja tai omainen, toisinaan myös kotihoito. Kauppalistan
teossa hoitajat auttavat. Kauppapalvelusta ei tehdä päätöstä.
Mahdollisuus ateriapalveluun. Hoitajat
eivät valmista enää ruokaa, mutta
lämmittävät aterioita. Aamu ja iltapalat
valmistetaan mikrossa (puuro) sekä
tehdään voileipiä ja laitetaan hedelmiä
esille. Kauppa-asioista vastaa yhdessä
yksikössä yksityinen palveluntuottaja,
joissain kotihoidon tiimeissä hoitajat
käyvät kaupassa tukipalveluna annettavan palvelun muodossa. Myönnetystä
kauppapalvelusta tehdään päätös ja se
toimitetaan myös asiakkaalle.
Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset.
Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja
huolehtivat hieman yleissiisteydestä.
Sotainvalidit saavat palveluseteleitä
siivouspalveluiden hoitoon. Myönnetystä palvelusetelistä tehdään päätös.
Päätöksen tekee palvelusihteeri. Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden
sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi
tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä
Isommista siivouksista huolehtii
yksityinen palveluntuottaja tai
omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat
sekä tiskit ja huolehtivat hieman
yleissiisteydestä. . Kodinhoidolliset
palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja
siitä tulee päätös myönnettyjen
kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä
lisäksi tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä
Ravitsemuksen seuranta
Kodinhoito
Isommista siivouksista huolehtii yksityinen palveluntuottaja tai omaiset. Hoitajat huolehtivat roskat sekä tiskit ja huolehtivat hieman yleissiisteydestä. .
Kodinhoidolliset palvelut kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden
sisälle ja
myönnetystä palvelusta tehdään aina
asiakkaalle palvelupäätös jonka asiakas
saa itselleen.
7
Pyykkipalvelu
Pyykit pestään asiakkaiden omilla
koneilla kotona. Tarvittaessa pyykkihuollon toteuttaa yksityisen palveluntuottajan tuottama pyykkipalvelu.
Hulvelassa oma pesutupa, jota hoitajat
voivat käyttää. Pyykkipalvelu kirjataan
asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden
sisälle ja siitä tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa tehdystä päätöksestä lisäksi
tiedon asiakasmaksupäätöksen yhteydessä.
koneilla kotona. Pyykkihuollon
toteuttaa pyykkipalvelu yksityisen
palveluntuottajan toimesta. Pyykkipalvelu kirjataan asiakassuunnitelmaan kotipalveluiden sisälle ja siitä
tulee päätös myönnettyjen kotipalveluiden muodossa ja asiakas saa
päätöksestä tiedon asiakasmakupäätöksen yhteydessä.
Kuljetuspalvelu
Sosiaalityöntekijän vastuualue. Sosiaalityöntekijän kautta asiakas saa tarvittaessa kuljetuspalvelun, johon on
oikeutettu, mikäli kriteerit täyttyvät
Sosiaalityöntekijä avustaa kuljetuspalveluiden hakemisessa. Asiakkailla on oikeus kuljetuspalveluien
saamiseen, mikäli kriteerit täyttyvät
koneilla kotona tai pyykkipalvelu toteutetaan Sakunkulman päiväkeskuksessa,
Kalannin vanhustentalossa tai Lokalahdella kotihoidon toimistolla. Pyykkipalvelusta tehdään asiakkaalle aina päätös ja
se toimitetaan asiakkaalle kotiin. Lisäksi
asiakas saa asiakasmaksupäätöksen
mukana tiedon myönnetystä palvelusta
sekä palvelun hinnasta.
Käytössä on kutsutaksi, toimintaa organisoidaan päiväkeskuksesta käsin. Muu
kuljetuspalvelu anotaan vammaispalvelun kautta.
Raision kotihoidossa on oma fysioterapeutti, jonka asiakkaina ovat pääsääntöisesti asiakassuunnitelman omaavat asiakkaat. Lisäksi käytössä on osa-aikainen toimintaterapeutti. Fysioterapeutin ohjauksessa työskentelee kaksi kotikuntoutusavustajaa, joka työllään tukevat kotona asumista vamman tai sairauden sitä vaikeuttaessa. Kuntotustiimin kanssa kotihoidon asiakassuunnitelman omaaville asiakkaille voidaan suunnitella oma erillinen liikuntasopimus, joka kirjataan asiakkaan asiakassuunnitelmaan. Lisäksi kaikissa hankekotihoidoissa asiakkailla on mahdollisuus
osallistua kotihoidon palveluiden lisäksi erilaisille kuntoutus sekä intervallijaksoille tukemaan fyysistä, psyykkistä sekä sosiaalista toimintakykyä unohtamatta kuntouttavan päivätoiminnan palveluita.
Näistä kuntoutuksen palveluista ei tehdä asiakkaalle erillisiä päätöksiä lukuun ottamatta Raision
liikuntasopimuksen palvelua. Tämä kirjataan tarkasti asiakkaan asiakassuunnitelmaan ja asiakas
saa siitä itselleen päätöksen maksupäätöksen yhteydessä.
Raision sekä Liedon kotihoidoissa asiakkaalle myönnettävistä kotipalvelun palveluista kotipalvelun
palvelu käsittää kokonaisuudessaan hygieniasta huolehtimisen, ravitsemustilan seurannan, pienet
kodinhoidollisten asioiden hoidon ja pyykkipalvelun. Kun asiakkaalle tehdään asiakassuunnitelma,
nämä edellä mainitut asiat kuuluvat kotipalveluiden alle tuotettavien palveluiden otsikon sisälle.
Niitä ei kirjata erikseen omina yksittäisinä palveluina vaan asiakassuunnitelmaan kirjataan tarkasti
näistä palvelumuodoista vain ne, joita asiakas tarvitsee. Asiakas saa itselleen päätöksen myönnetystä kotipalvelusta ja tarkemmin asiakas voi lukea asiakassuunnitelmasta hänelle suunnitelluista
sekä myönnetyistä asiakaskohtaisista palveluista. Lisäksi asiakas saa itselleen kotipalvelun asiakasmaksupäätöksen yhteydessä vielä tarkemmin selville ajan/käyntikertojen määrän, jonka verran
hänelle on myönnetty kotipalvelun palveluita.
Uudenkaupungin kotihoidossa vastaavasti kirjataan jokainen palvelu erikseen omaksi kohdaksi
asiakkaalle suunniteltuihin palveluihin asiakassuunnitelmassa. Mediatrin kotihoito-osiossa asiakkaalle saadaan kirjattua hyvinkin tarkasti jokainen sovittu palvelu omana asiakohtanaan. Lisäksi
jokaisesta palvelusta tehdään aina palvelupäätös, tämän palvelupäätöksen myös asiakas saa itselleen. Eri palvelupäätösten tekoa ajatellen Mediatri vaikuttaa Efficaa joustavammalta sekä selkeämmältä tietojärjestelmältä.
4.3 Tukipalveluiden palvelut hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa
Tukipalveluina tuotettavat ateriapalvelu, siivouspalvelu tai suihkutusapu tuotetaan pääsääntöisesti
samanlaisesti kaikissa hankekotihoidoissa. Mikäli jotain palvelua ei tuoteta kotihoidon sisältä, palvelun järjestäminen on hoidettu joka hankekotihoidossa ostopalveluiden turvin.
8
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Ateriapalvelu
Kilpailutuksen kautta on valittu yksityinen palveluntuottaja, joka vie aterian
asiakkaalle kotiin. Ateria valmistetaan
Raision kauppaopiston keittiössä,
Aloituksesta vastaa kotihoito tai tarvittaessa muu taho. Ateriapalvelun myöntämiselle on kriteerit, joiden pohjalta
päätös palvelusta myönnetään tai
kielletään. Ateriapalvelusta ei tehdä
päätöstä.
Kilpailutuksen kautta on valittu
yksityinen palveluntuottaja, joka vie
aterian asiakkaalle kotiin. Ateriat
valmistetaan terveysaseman keittiössä, Aloituksesta vastaa kotihoito
ja palvelun myöntämiseen on
kriteerit olemassa. Kriteereistä
joustetaan tarvittaessa tarveharkinnan kautta. Palvelusta tehdään
palvelupäätös ja sen tekee palvelukoordinaattori.
Asiakkaille tilataan keskuskeittiön kautta
ateriapalvelu. Yksityinen palveluntuottaja vie ateriat kotihoidon asiakkaille
kotiin. Asiakas voi halutessaan tilata
aterian myös yksityisesti muutaman
ruokaa tuottavan yrityksen kautta, mutta
tämä vaihtoehto on hintavampi. Asiakkaalle tehdään palvelusta päätös, päätöksen tekee kotihoidon esimies. Asiakkas saa aina päätöksen itselleen postissa, päätöksestä ilmenee palvelun kokonaishinta.
Tukipalveluna tuotettava
siivouspalvelu
Asiakas ohjataan kääntymään yksityisen palveluntuottajan puoleen, tarvittaessa hoitajat auttavat järjestelyissä.
Vähätuloisilla on mahdollisuus saada
siivousapu kaupungin Arkiavun kautta.
Sotainvalidien siivouspalvelun tuottamiseen on käytössä palvelusetelit.
Arkiavun sekä palvelusetelin myöntämiseen palvelusihteeri tekee palvelupäätöksen.
Asiakkailla on mahdollisuus saada
palvelusetelin kautta siivouspalvelu
kotiinsa. Lisäksi valinnanmahdollisuutena on yksityisen palveluntuottajan kautta ostettu palvelu. Siivouspalveluiden myöntämisestä
tehdään palvelupäätös, kun asiakkaalle myönnetään palvelusetelioikeus.
Yksityinen palveluntuottaja huolehtii
asiakkaiden siivouspalvelun tuottamisesta kokonaisuudessaan. Kotihoidon
henkilökunta ohjaa asiakasta siivouspalveluiden piiriin. Palvelupäätösten
tekoa ei siivouspalveluiden tuottamisesta tarvitse tehdä. Palvelusetelin kautta
siivouspalvelu on mahdollinen, mikäli
sille asetettu tuloraja alittuu.
Tukipalveluna tuotettava
suihkutuspalvelu
Asiakas voi tarvita vain suihkuavun
kotiinsa. Tämä palvelu voidaan tuottaa
asiakkaalle kerran viikossa toteutettavana tukipalvelun suihkupalveluna.
Palvelusta ei tehdä asiakkaalle erillistä
palvelupäätöstä. Jos asiakkaalle
myönnetään suihkutusapu Hulvelan
saunalla kerran viikossa, asiakkaalle ei
tehdä saunamatkoihin liittyvää kuljetuspalvelupäätöstä, asiakas maksaa
omavastuuosuuden suoraan taksiyrittäjälle. Hulvelan saunamahdollisuus on
tarkoitettu asiakkaille, joita ei voida
asunnosta johtuvista syistä suihkuttaa
kotona.
Mikäli asiakkaan suihkuapua ei
voida toteuttaa asiakkaan kotona
asunnosta johtuvista syistä, suihkutuspalvelu toteutetaan Palvelukeskus Ruskan tiloissa. Tukipalveluna
tuotettavasta suihkutuspalvelusta
tehdään aina palvelupäätös, jonka
myös asiakas saa itselleen.
Asiakas voi tarvita vain peseytymisavun. Tämän kaltaisessa tilanteessa
palvelu tuotetaan tukipalveluna Sakun
kulman päiväkeskuksessa tai Kalannin
palvelukeskuksessa. Palvelusta tehdään aina päätös ja se toimitetaan
myös asiakkaalle kotiin.
Turvapuhelin
Yksityinen palveluntuottaja vastaa
turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain
raportin kotihoidon asiakkaiden turvapuhelinhälytyksistä sekä tarvittaessa
ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden voinnissa muutoksia. Yksityinen palveluntuottaja
tekee asiakkaan kanssa sopimuksen
turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole
päätöksen tai sopimuksen teossa
mukana.
Yksityinen palveluntuottaja vastaa
turvapuhelintoiminnasta kokonaisuudessaan. Lähettävät kuukausittain raportin kotihoidon asiakkaiden
turvapuhelinhälytyksistä sekä
tarvittaessa ottavat yhteyttä nopeasti, mikäli havaitsevat asiakkaiden
voinnissa muutoksia. . Yksityinen
palveluntuottaja tekee asiakkaan
kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta, kotihoito ei ole päätöksen tai sopimuksen teossa mukana.
Yöaikaan turvapuhelinhälytykset hoitaa
yksityinen palveluntuottaja. Päivisin
turvapuhelinhälytykset menevät MariaSofia-kodin osastolle, josta hoitajat
ilmoittavat hälytyksistä eteenpäin. Kotihoidossa on oma turvapuhelin, jota
jokainen tiimi vuorollaan käyttää 3vko:n
ajan. Jokaiselle asiakkaalle on määritelty taho, jonne tulleesta hälytyksestä
soitetaan ensimmäisenä. Tämä voi olla
myös omainen. Palveluntuottaja kirjaa
turvapuhelinhälytyksien käynneistä
viestivihkoon tai ilmoittavat puhelimitse.
Palveluntuottaja pääsee tarvittaessa
kirjaamaan asiakkaan asioista Mediatriin.
Kun asiakkaalle aloitetaan jokin tukipalvelu, niin palvelun aloituksesta ei tehdä asiakkaalle asiakassuunnitelmaa Efficaa käyttävissä hankekotihoidoissa. Tukipalveluiden aloitus edellyttää aina
palvelutarpeen arvion tekoa asiakkaalle, tämä arvio kirjataan tarkasti tietojärjestelmään. Lisäksi
aina ei tehdä edes palvelupäätöstä myönnetystä tukipalvelusta. Tästä on esimerkkinä suihkutuspalvelu. Raisiossa kotihoidon tiimisairaanhoitaja tekee tukipalveluna suihkuapua saaville asiakkaille ”piiloasiakassuunnitelman”. Tämä on asiakassuunnitelma, jonne kirjataan vain aloitettu suihku-
9
palvelu, lisäksi asiakkaalle avataan palvelujakso, palvelupäätöstä ja tuloselvityksiä ei tarvitse tehdä.
Tämä ”piiloasiakassuunnitelma” tehdään sen vuoksi, että asiakas saadaan liitettyä kotihoitotiimien
käytössä olevaan Effican viikko-ohjelmaan ja asiakkaan luokse tehtävät kotikäynnit voidaan ohjelmoida tapahtuvaksi säännöllisesti. Tämä turvaa sen, että asiakkaalle suunnatut kotikäynnit eivät
unohdu toteuttaa ja tukipalvelukäyntejä ei tarvitse lisätä joka viikko manuaalisesti tietojärjestelmään. Tämä käytäntö on ikään kuin turva, jolla asiakas saadaan pysymään kotihoitotiimien listoilla
hektisen työn arjessa.
Uudenkaupungin kotihoidossa tehdään aina myönnettävästä palvelusta asiakkaalle palvelupäätös
sekä asiakassuunnitelma. Näin toimitaan myös tukipalveluiden kohdalla.
5. KOTISAIRAANHOIDON, KOTIPALVELUN JA TUKIPALVELUIDEN TOIMINTAPROSESSIEN HAASTEET, JOITA TIETOJÄRJESTELMÄ VOISI HELPOTTAA
Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ei osattu kuvata sellaista toimintaprosessin haastetta,
johon suoranaisesti kaivattaisiin muutosta. Päällekkäistä työtä tapahtuu kuitenkin prosessien eri
toiminnoissa pakosta, koska osa suoritettavista asioista on tehtävä asiakkaan kotona, jossa toimivaa tietojärjestelmää ei ole työvälineenä käytettävissä.
Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakkaan kauppa-asioiden hoito, kun asiakkaalle on sovittu kauppapalvelu. Hoitaja kirjaa asiakkaan kauppalistan kotikäynnillä irralliselle paperille tai vastaavasti
ottaa mukaansa asiakkaan tekemän kauppalistan. Toimistolla hoitaja kirjaa käsin kauppalistan
valmiille palveluntuottajan pohjalle tai kotihoidon itse tekemälleen kauppalistapohjalle. Pohja on
usein Wordilla tehty, jota hoitajat pystyvät tarvittaessa kopioimaan kopiokoneella lisää. Tämän jälkeen kauppalista lähetetään sähköisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottajia saattaa olla useita,
koska jokainen asiakas valitsee itse omaisensa kanssa kauppa-asiat hoitajavan palvelutuottajan.
Jokainen hankekotihoito on kehittänyt omat toimintatavat kauppapalvelun palveluiden tuottamiseen
ja lisäksi jokainen yksityinen palveluntuottaja toivoo omanlaista työkäytäntöä. Kotihoitojen on tiedostettava monia eri toimintatapoja yksinkertaiseltakin kuulostavan palvelun loppuun asti saattamiseen, tällöin myös virheiden riski kasvaa. Virheenä voi tapahtua esimerkiksi se, että kauppalista
lähtee vahingossa väärälle palveluntuottajalle ja tämän jälkeen asian selvittely sekä uudelleen organisointi tulee viemään hoitajilta työaikaa.
Lisäksi palveluista ateriapalvelun aloitus tuottaa kotihoidossa päällekkäistä manuaalista työtä sekä
lomakkeiden lähettämistä ja kopioimista. Lisäksi ateriapalveluiden aloittamiseen liittyy usein myös
asiakkaan kotiavaimen vastaanottamista sekä toimittamista keittiön henkilökunnalle ateriakuljetuksia varten. Ateriapalvelun myöntämiseen joka kotihoidossa on säädetty omat kriteerinsä. Ateriapalvelun aloitus edellyttää aina palvelutarpeen arvion tekemistä sekä oman ateriapalvelulomakkeen
täyttöä. Ateriapalvelulomakkeen lisäksi tarvitaan tulotietojen selvittely sekä aterialaskutuksen aloitusprosessia. Tämä työvaihe on pääsääntöisesti palvelusihteerin tai toimintotyöntekijän työtä. Ateriapalvelu voidaan aloittaa sähköisesti tai puhelinsoiton kautta nopeasti, mutta aloitus vaatii edelleen paperisten lomakkeiden täyttöä vähintään kolme eri lomaketta ja näiden kopiointia toimistolla,
unohtamatta postitusta eteenpäin. Ateriapalvelun aloitus siis työllistää helposti 1-3 työntekijää. Tätä
toimintaprosessia saattaisi tietojärjestelmän tehostettu käyttöönotto helpottaa, mikäli se tietojärjestelmän puitteissa olisi mahdollista.
6. PÄIVITTÄISEN TYÖN ORGANISOINTI SEKÄ HALLINTA HANKKEESEEN OSALLISTUVISSA KOTIHOIDOISSA
10
Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa päivittäisen työn organisointi, suunnittelu sekä toiminnan
organisointi vaihtelevat hieman. Nämä toiminnot ovat välttämättömiä kotihoitojen palveluiden saumattomaan onnistumiseen ja toteuttamiseen. Alla olevaan taulukkoon on kuvattu päivittäiseen työn
hallintaan sekä organisointiin liittyviä olennaisia tekijöitä hankekotihoidoittain sekä tietojärjestelmä,
joita eri vaiheissa käytetään.
6.1 Työvuorojen ja vuosilomasuunnittelun organisointi hankekunnissa
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Työvuorosuunnittelu
Esimiesten toimesta. Käytössä
kiertävät työvuorolistapohjat ja
3 viikon työvuorolistat. Työvuorosuunnittelussa käytetään
Titanian työvuorojen suunnittelun ohjelmaa.
2 lähihoitajaa vastaavat työvuorosuunnittelusta. Käytössä
on kuuden viikon työvuorolistat
sekä Titania.
Käytössä on (kaupunkialueella)
autonominen työvuorojen
suunnittelu sekä kolmen viikon
työvuorolistat. Kotihoidon
esimies vahvistaa työvuorot.
Titania käytössä.
Lomasuunnittelu
Käytössä kiertävät lomalistat.
Kotihoidon esimies suunnittelee sekä hyväksyy vuosilomien
ajankohdat. Vuosilomissa
kiertävät listapohjat tasapuolisuuden vuoksi. Lomien suunnittelussa sekä hyväksymisessä käytössä Norlic ohjelma.
Autonominen lomasuunnittelumahdollisuus. Esimies hyväksyy ehdotukset vuosilomien
ajankohdalle. Hoitajat suunnittelevat vuosilomansa kiertävien lomalistojen periaatteiden
pohjalta. Lomasuunnittelussa
on käytössä Web tallennuksen
ohjelma.
Käytössä autonominen lomasuunnittelu, lomat suunnitellaan pääsääntöisesti tiimeittäin.
Esimies hyväksyy ehdotukset
vuosilomien ajankohdalle.
Lomien ajankohtia kierrätetään
tasapuolisesti henkilöstön
kesken. Lomasuunnittelussa
on käytössä Web tallennuksen
ohjelma.
Työajat
Kaksivuorotyö, jaksotyö, ei
yövuoroa yhteistoiminta-alueen
kotihoidossa, yksityinen palveluntuottaja vastaa yö aikaan
tapahtuvan palvelun toteutumisesta turvapuhelintoimintona.
Hulvelan kotihoidossa on oma
yöhoito kaupungin oman henkilöstön toteuttamana palveluna.
Vuorotyö, ei yövuoroja. Yöhoito
on järjestetty yksityisen palveKaksivuorotyö, keskimääräinen
luntuottajan toimesta ostopalyleistyöaika, ei yövuoroja.
veluna. Yöhoito on turvapuheYöhoito on järjestetty yksityilintoimintoa, jos asiakkaalle
sen palveluntuottajan toimesta
tulee tarve kotikäynnille turvaostopalveluna. Yöhoito on
puhelinhälytyksen jälkeen,
pääsääntöisesti turvapuhelinyksityinen palveluntuottaja
toiminto.
huolehtii käynnin asiakkaan
luokse. Käytössä yleistyöaika.
Sijaisten hankinta
Käytössä on oma rekrytointi.
Esimiehet huolehtivat sijaisten
hankinnasta. Iltavuoroissa
sekä viikonloppu ja pyhäaikana
hoitajat huolehtivat sijaisten
hankinnasta poissaolotilanteissa. Esimiehet tekevät määräyskirjat sijaisille yhdessä palvelusihteerin kanssa. Sijaisten
määräyskirjat tehdään D360
ohjelman avulla.
Kuntarekry käytössä, mutta
sen lisäksi esimies huolehtii
sijaisten hankinnasta. Iltavuoroissa sekä viikonloppu ja
pyhäaikana hoitajat huolehtivat
sijaisten hankinnasta. Palvelukoordinaattori sekä palveluohjaaja tekevät määräyskirjat
Web tallennus ohjelman avulla.
Esimiesten toimesta, tarvittaessa tiimisairaanhoitajat auttavat sijaisten hankinnassa.
Iltavuoroissa sekä viikonloppu/pyhäaikana hoitajat huolehtivat sijaisten hankinnasta.
Esimies huolehtii määräyskirjojen teon sijaisille, määräyskirjat
tehdään Web tallennus ohjelman avulla.
11
6.2 Päivittäiseen työnjakoon liittyvät asiat
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Päivittäinen työnjako
Effican Viikko-ohjelman kautta
yhteistoiminta-alueen kotihoidossa ja Hulvelan kotihoidossa
on käytössä paperinen viikkoohjelma. Viikko-ohjelmassa on
tiimeittäin kaikki tiimin asiakaskäynnit jaettu aikakriittisen
pohdinnan kautta tasapuoliseen järjestykseen. Viikkoohjelmaa käyttävät kaikki
hoitajat, tiimisairaanhoitaja
jakaa asiakaspaikat tiimille
sekä toimii tiiminvetäjänä.
Päivittäinen työnjako toteutetaan sekä mobiilin optimoinnin
kautta sekä paperisen viikkoohjelman avulla. Mobiili ei toimi
vielä aivan kunnolla, joten
kaikkia päivittäiseen työnjakoon liittyviä asioita ei voida
toteuttaa sen kanssa. Kotihoidossa on 1-3 hoitajaa, jotka
toimivat työnjakajina jakaen
asiakaskäynnit tasapuolisesti
hoitajille. Mobiilin käyttöä
tehostetaan tietoisesti koko
ajan. Työnjakajina toimivat
Liedossa lähihoitajan koulutuksen saaneet hoitajat ja kotihoidon tiiminvetäjinä toimivat
lähihoitajan koulutuksen saanut hoitaja.
Päivittäisen työnjaon vastuu on
tiimisairaanhoitajalla. Mediatrin
kotihoito-osiossa on Kotihoitotapahtumat -lehti, johon on
syötetty kaikki päivittäiset
asiakaskäynnit. Tiimisairaanhoitaja jakaa paikat viimeistään
edellisenä päivänä tiimin hoitajille tasapuolisesti. Asiakaspaikkojen jakaminen tehdään
manuaalisesti asiakaskäyntikohtaisesti yksitellen aikakriittisyys huomioiden.
Ilta- ja viikonloppukäyntien organisointi
1-4 lähihoitajaa on perehtynyt
ilta- ja viikonloppuasiakkaiden
kotikäyntilistojen tekoon. Listat
tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta. Käytössä koko kotihoidon ilta, viikonloppu sekä pyhälistat, johon on
organisoitu koko kotihoidon
kaikki käynnit. Ilta- ja viikonloppukäyntien listat tehdään
Excel ohjelman avulla. Listat
ovat muistitikulla, josta ne
tulostetaan sekä kopioidaan
hoitajille.
Mobiilin optimointia ei käytetä
ilta- ja viikonloppuasiakkaiden
kotikäyntilistojen teossa. Listat
tehdään manuaalisesti kotihoidon hoitajien toimesta käsin.
Ilta- ja viikonloppukäyntien
listat tehdään Excel ohjelman
avulla. Ensin käynnit tehdään
ruutuvihkoon ja siitä Excelin
avulla valmiina olevaan pohjaan. Listat ovat muistitikulla,
josta ne kopioidaan sekä
tulostetaan hoitajille.
Ilta- ja viikonloppukäyntien
organisoinnin vastuu on tiimisairaanhoitajalla. Oman tiimin
hoitajat tekevät pääsääntöisesti
omien asiakkaidensa ilta sekä
viikonloppujen kotikäynnit, eli
ilta/viikonloppujen työvuorot
suunnitellaan pitkälle tiimikohtaisesti. Ilta- ja viikonloppulistat
tehdään Mediatrin kotihoitotapahtuma lehden kautta. Käynneistä ei tehdä omia listoja
Excelille. Käyntilista tulostetaan
Mediatrista kuten arkenakin.
Kaikki asiakkaisiin liittyvät
asiat, lisäkäynnit tai muutostilanteet voidaan viestittää
mobiilin kautta. Mobiilin lisäksi
puhelinsoitot hoitajalta toiselle
on turvallinen keino viestimisen
välineenä. Jokaisella vakituisella kotihoidon hoitajalla on
oma henkilökohtainen mobiili,
pitkäaikaisilla sijaisilla lisäksi
oma. Lyhytaikaiset sijaiset
saavat mobiilin käyttöönsä
toimistolta. Kaikki ylimääräiset
asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen rakenteisesti
Se, joka vastaanottaa tiedon
lisäkäynnin tarpeesta huolehtii
tiedon viemisen eteenpäin
tiimille, jonne asia kuuluu.
Tiimissä pääsääntöisesti sairaanhoitajan työtehtäviin kuuluu tarvittavien lisäkäyntien
organisointi kentälle. Puhelinsoitto on toistaiseksi varmin
keino tiedon eteenpäin viemisessä. Kaikki ylimääräiset
asiakaskäynnit sekä puhelinsoitot kirjataan terveyskertomukseen.
Se, joka vastaanottaa tiedon
lisäkäynnin tarpeesta huolehtii
tiedon viemisen eteenpäin
tiimille, jonne asia kuuluu.
Tarvittavien lisäkäyn- Tiimissä pääsääntöisesti saitien organisointi,
raanhoitajan työtehtäviin kuuasiakkaiden asioihin luu tarvittavien lisäkäyntien
liittyvien tietojen
organisointi kentälle. Puhelinvälittäminen eteensoitto on varmin keino tiedon
päin
eteenpäin viemisessä. Kaikki
ylimääräiset asiakaskäynnit
sekä puhelinsoitot kirjataan
terveyskertomukseen rakenteisesti.
6.3 Muita kotihoidon työn organisointiin liittyviä asioita
Kotihoidon henkilöstö käyttävät työssään välimatkojen välillä liikkumiseen pääsääntöisesti autoja,
polkupyöriä tai liikkuminen tapahtuu kävellen. Oman auton käytöstä hoitajat saavat kilometrikorva-
12
uksen palkan yhteydessä. Kilometrikorvauksen saaminen edellyttää päivittäistä ajopäiväkirjanpitoa.
Iki-hankkeen kotihoidoissa oli havaittavissa kaksi erillistä tapaa ajokilometrien maksun toteuttamiseen.
Kilometrikorvausten
maksu
Raisio
Lieto
Uusikaupunki
Hoitajat kirjaavat ajokilometrit
ajopäiväkirjaan. Kuukauden
lopussa ajokilometrit tuodaan
palvelusihteerille, joka syöttää
ajettujen kilometrien määrän
Personec F-palkkaohjelmaan.
Palkkaohjelmasta kilometrit
tulevat maksuun palkan yhteydessä. Palvelusihteeri tekee
yhteenvedon kaikista ajoetuista kilometrimääristä/hoitaja
vielä Excelin avulla, esimies
hyväksyy yhteenvedon ja se
lähetetään palkanlaskijalle.
Käytössä Weptallennustoiminto. Jokainen
hoitaja kirjaa ajokilometrit
ajopäiväkirjaan, josta työntekijä
syöttää ajettujen kilometrien
määrän Wep-tallennukseen.
Web-tallennuksesta kotihoidon
esimies hyväksyy ajokilometrit
ja sen jälkeen ne siirtyvät
palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä
Käytössä Webtallennustoiminto. Jokainen
hoitaja kirjaa ajokilometrit
ajopäiväkirjaan, josta työntekijä
syöttää ajettujen kilometrien
määrän Wep-tallennukseen.
Web-tallennuksesta kotihoidon
esimies hyväksyy ajokilometrit
ja sen jälkeen ne siirtyvät
palkkatoimiston kautta maksuun palkan yhteydessä
7. HAASTEET IKI-HANKKEEN KOTIHOITOJEN TOIMINNAN TUOTTAMISELLE
Kaikissa hankekotihoidoissa kuvataan haasteeksi palveluiden tuottamiselle se, että kotihoidoilla ei
ole olemassa selkeitä kriteerejä, keitä kotihoito hoitaa. Kotihoidot hoitavat toistaiseksi kaikki, jotka
apua tarvitsevat. Lisäksi uutena muutoksena tullut lapsiperheille tuotettavien kotihoidon palveluiden suunnittelu, organisointi sekä järjestäminen ovat tuoneet uusia ratkaistavia haasteita, joihin
hankkeeseen osallistuneidenkaupunkien sekä kunnan on ollut pakko ratkaista.
Haasteellisuutta kotihoidon työlle tuo uusi linjaus, jonka tarkoituksena on tuottaa mahdollisimman
paljon palveluita asiakkaille kotiin. Laitosasumisen sijaan halutaan tukea kotona-asumista niin kauan, kun se vain asiakkaiden kohdalla on mahdollista. Kotihoitojen apujen turvin kodeissa asuu tänä
päivänä ehkä entistä huonokuntoisempia asiakkaita ja tämä luo kotihoitojen palveluiden organisoimiseen uusia ratkaisua tarvitsevia asioita. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstömitoitusten riittävän
määrän turvaaminen työvuoroissa sekä päivystysaikaan annettavan hoidon kasvun määrään vastaaminen. Lisähaasteen tuovat vielä kasvava mielenterveys sekä päihdeasiakkaiden määrä.
Toiminnan tuottamisen järjestelyyn sekä organisoimiseen on puututtu hankekotihoidoissa. Toimintaa on kehitetty Raisiossa ottamalla kotihoito-osion viikko-ohjelma käyttöön jäsentämällä asiakkaiden kotikäyntien ajankohdat aikakriittisen periaatteiden mukaisesti. Lisäksi Raisiossa on toiminnanohjauskilpailutus käynnissä kotihoidon mobiilin hankintaa sekä sen käyttöönottoa ajatellen.
Liedossa on jo käytössä mobiili, mutta sen käytön tehostamiseen sekä uusien rajapintojen avaukseen koetaan tarvetta. Näitä ollaan parhaillaan suunnittelemassa. Mobiilin käyttöä olisi hyvä tehostaa ilta- sekä viikonloppuina annettavaan päivystysajan hoitoon. Tämä toisi helpotusta käytännön kotihoitotyöhön hoitajille, kun erillisten päivystysasiakkaiden listojen tekemiseen käytetty aika
jäisi pois. Uusien rajapintojen avaaminen sekä käyttöönotto ovat kuitenkin haasteellinen, kallis taloudellinen huomioitava resurssikysymys.
Uudenkaupungin kotihoito vastaavasti ottaa käyttöönsä uutta kotihoito-osiota Mediatrin tietojärjestelmässä tehostamaan kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöä ja käytettävyyttä.
Samalla päivittäisen asiakastyön kirjaaminen muuttuu rakenteiseksi kirjaamiseksi. Rakenteisen
kirjaamisen koulutusta on tulossa henkilökunnalle. Lisäksi Uudenkaupungin kotihoito on kiinnostu-
13
nut kotihoidon mobiilin käyttöönotosta tehostamaan kotihoidon työtä. Itse yhden työmenetelmän
tehostamisena hoitajien arkityössä Uudenkaupungin kotihoito olisi kiinnostunut hankkimaan sairaanhoitajilleen INR vieritestausmittareita sekä lupaa Marevan lääkityksen annosteluun. Tällöin
sairaanhoitajien työtä voidaan tehostaa kun osa Marevan lääkkeitä käyttävien asiakkaiden lääkehoidon toteutuksesta voidaan suorittaa kotikäynnillä loppuun saakka. Mutta nämä ovat isoja ratkaistavia taloudellisia haasteita, joita tulevaisuudessa joudutaan miettimään.
8. KIRJAAMINEN
Iki-hankkeeseen osallistuvissa kunnissa kirjaaminen on päivittäistä. Potilastietojärjestelmiä on kaksi, Liedossa ja Raisiossa Effica, Uudenkaupungin potilastietojärjestelmä on Mediatri sekä ProGonsona. Rakenteellinen kirjaaminen on käytössä Liedon sekä Raision kotihoidoissa. Uusikaupunki
ottaa rakenteisen kirjaamisen käyttöönsä vielä vuoden 2016 aikana.
Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kirjaaminen tapahtuu päivittäin jokaisen hoitajan toteuttamana. Jokainen kotikäynti kirjataan sekä tilastoidaan, jokaisella hoitajalla on omat tunnukset potilastietojärjestelmän käyttöön. Tilastoinneilla on laaja merkitys kotihoidon työn suunnittelussa esimiestasolla. Tilastointi voidaan kuvata lyhyesti yhden esimerkin kautta siten, että hoitaja kirjaa tietojärjestelmään ylös ajan minuutteina, jonka hoitaja viettää asiakkaan kanssa. Aikaa kotikäynniltä
toiselle siirtymisestä ei tilastoida. Hoitajilla on käytössään pääsääntöisesti tavallisia tietokonepäätteitä sekä tablettitietokoneita.
Hankekotihoidoista vain Liedossa on käytössä toiminnanohjausjärjestelmä Kotihoidon mobiili (Fastroi Hilkka) sekä siihen liittyvä sähköinen ovenavaus. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa
sen, että tulevaisuudessa kirjaaminen sekä tilastointi voidaan tehdä mobiilipäätteellä asiakkaan
kotona kotikäynnin yhteydessä. Liedossa mobiilin kautta hoitajat voivat kirjata sekä tilastoida joitain
asioita, mutta aivan täydellisesti mobiili ei ole vielä käytettävissä.
Uudenkaupungin sekä Raision kotihoidossa jokainen tehty asiakaskäynti kirjataan kertomuksen
puolelle tilastoinnin lisäksi. Liedossa kirjaaminen on voitu jättää toisinaan tekemättä, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut muutosta ja kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tilastointi tehdään Liedossa aina, kuten Raisiossa ja Uudenkaupungin kotihoidossa.
Perusteluna kirjaamatta jättämisen toiminnalle Liedossa on se, että asiakkaasta ja hänen voinnistaan kirjataan vähintään kerran viikossa huolellinen arvio ja mikäli asiakkaan voinnissa tapahtuu
erityistä, tämä kirjataan järjestelmään aina. Tällöin Effica ei täyty lukuisista päivittäisistä kirjauksista, jossa ei ole havaittavissa muutoksia asiakkaan voinnille.
8.1 Muut keskeiset kotihoitojen käytössä olevat tietojärjestelmät sekä viestintäkeinot
Perustietokoneohjelmien (Word, Excel, PowerPoint) lisäksi hankkeen kotihoidoissa on käytössä
muita tietojärjestelmäohjelmia, joita kotihoitojen hoitajat sekä esimiehet käyttävät lähes päivittäin
työssään. Tietojärjestelmistä on tehty lyhyt luettelomainen maininta alle:





Titania (Työvuorosuunnittelu)
Norlic (sairaspoissaolojen seuranta sekä vuosilomien suunnittelu, poistui käytöstä kesällä 15, tilalle tuli uusi ohjelma ESSI)
Personec F ESS (ESSI) (sairaspoissaolojen seuranta, vuosilomien suunnittelu ja kilometrikorvausten maksu)
KuntaMaisema (talouden suunnittelun ja seurannan, kuntalaskutuksen, tuotteistamisen sekä raportoinnin tietoväline)
Tena ohjelma (kotihoidon asiakkaiden inkontinenssisuoja tilausten ohjelma)
14









Abakus (hoitotarvikkeiden tilaaminen)
Uranus (apteekkituotteiden tilaaminen)
WorkFlow (laskutusohjelma)
Rondo (työnkulun toimintaan, laskutuksiin liittyvä tietojärjestelmä)
Pro-Consona (sosiaalitoimen tietojärjestelmä)
Web tallennus (Ajokilometrien korvauksiin, määräyskirjojen tekoon sekä lomien suunnitteluun käytettävä tietojärjestelmä)
Viestivihot (vanha viestintäkeino omaisten sekä hoitajien välillä)
Muut kotihoito-ohjeet asiakkaiden kotona (Nämä ovat ohjeita asiakkaiden hoitoon liittyvissä
asioissa, paperille manuaalisesti käsin/tietokoneella tehty ohjeistus)
Muut kotihoitotiimeissä käytössä olevat tallennustikut, vihot sekä kansiot
9. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA EFFICAAN
Efficaan kirjataan Liedossa sekä Raisiossa. Kirjaaminen näissä kahdessa kotihoidossa on samankaltaista ja käytössä on rakenteinen kirjaaminen. Efficasta on käytössä terveyskertomuksen puoli
sekä lisäksi kotihoito-osio. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset kirjaamisen tekoa varten. Opetus Effican käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle. Isompien tietojärjestelmään liittyvien muutosten kohdalla henkilöstölle järjestetään koulutusta.
Efficaan asiakkaiden päivittäisen hoidon kirjaaminen tapahtuu kertomuksen puolelle Kotihoitokansion alla olevalle Khtots lehdelle. Hoitajien päivittäisen kirjaamisen määrä vaihtelee, kirjaaminen
tapahtuu 1-3 krt työvuoron aikana, riippuen asiakkaan kotikäyntien määrästä sekä päivittäisestä
terveydentilasta.
Raision kotihoidossa jokainen kotikäynti kirjataan kertomuksen puolelle sekä tilastoidaan kotihoitoosion puolelle, mutta Liedon kotihoidon käytäntö on hieman erilainen. Liedossa mikäli asiakkaan
terveydentilassa ei ole tapahtunut muutoksia tai kotikäynnillä ei ole tapahtunut mitään erikoista,
niin kirjaamisen kertomuksen puolelle voidaan jättää tekemättä. Hoitajan on kuitenkin tilastoiva
tehty kotikäynti. Edellytyksenä toiminnalle on se, että hoitajat huolehtivat, että asiakkaasta tulee
kirjattua vähintään kerran viikossa kattava maininta terveydentilasta, voinnista ja toimintakyvystä.
9.1 Effican Kotihoito-osio
Kotihoito-osio on oma erillinen osio Efficassa. Kotihoito-osio on maksullinen lisätoiminto, joten se ei
ole automaattisesti Liedossa tai Raisiossa muiden terveydenhuollon yksiköiden käytössä. Kotihoito-osio tulee liittää omana ohjelma-ajonaan etukäteen sovittuihin tietokoneisiin ja jokainen liittäminen on oma kustannushankintansa. Tämän vuoksi kotihoito-osio ei valitettavasti ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytettävissä. Kotihoito-osio on kuitenkin kotihoidon toimintaa ajatellen
tärkeässä asemassa, sen kautta työstetään lukuisia kotihoidon toiminnan prosesseja sekä asiakaskirjoja.
Effican kotihoito-osion rakenne otsakeistuu systemaattisesti neljään pääotsikkoon ja pääotsikot
omiin alaotsikkoihin, joita on aina muutamia. Jokainen alaotsikko jakautuu vielä omiin alaalaotsikkoihin. Näistä ala-alaotsikoista löytyy mm kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjoja.
Liedossa kotihoito-osio on ehkä aavistuksen laajemmassa käytössä Raisioon peilaten. Liedossa
hoitajat käyttävät kotihoito-osioiden asiakasasiakirjoja enemmän työssään esimerkiksi uuden asiakkaan palvelutarpeen arviointia kirjatessa. Vastaavasti Raisiossa kotihoidon sairaanhoitajat tekevät laajoja palvelutarpeen arvion kirjauksia Khtots lehdelle.
15
Kotihoito-osion kautta tapahtuu kotihoitojen kuukausittain tapahtuva laskutus. Raisiossa sekä Liedossa tiimivastaavan työtehtäviin kuuluu oman tiimin asiakaslaskutuksen teko. Laskutusta varten
molemmissa kotihoidoissa on olemassa lakiin perustuva asiakasmaksulaskelman kaava, jonka
perusteella asiakkaalle määräytyy tuloihin pohjautuva kotihoidon kuukausilaskutus. Liedossa laskutus on aikaperusteista, Raisiossa laskutus on myös aikaperusteista, ajasta muodostuu palveluluokka ja tätä palveluluokka muodostaa kotihoidon maksun.
9.2 Effican tilastointi
Kotihoito-osion puolelta tapahtuu kotikäyntien tilastointi. Tilastoimiseen jokainen kotihoito voi luoda
omat tilastopohjat kotihoitojen tiimien, alueiden sekä käytössä olevien palveluiden mukaan. Eli Liedossa sekä Raisiossa on molemmissa kotihoidoissa omat tilastopohjat, joihin on kirjattu esimerkiksi käytössä olevien tiimien nimet tai ajankohta, jolloin palvelu on asiakkaalle annettu.
Tilastoiminen tehdään kaikista kotihoidon asiakkaiden tehdyistä kotikäynneistä. Tilastointiin pohjautuu lisäksi kotihoidon laskutus, on laskutus aika tai käyntiperusteista. Kun tilastopohjat on tehty
oikein sekä asiakkaalle valittu palveluiden alkamisesta lähtien oikeat pohjatiedot tilastointipohjiin,
niin järjestelmä toimii ongelmitta. Lisäksi tällöin tilastoista saatava tieto on oikeaa ja reaaliaikaista.
Lisäksi tilastointipohjiin voidaan suunnitella omat pohjat esimerkiksi päivystysaikaan annettavalle
työlle ilta- ja viikonloppuaikaan. Nämä mahdollistavat tehostetun kotihoidon tarkan seurannan, kun
henkilökunta ohjataan tilastoimaan tehostetun kotihoidon työ eri tavalla kuin päiväaikaan suoritettu
työ.
Raision sekä Liedon tilastointipohjat poikkeavat toisistaan, vaikka tilastoiminen Efficalla tapahtuukin samankaltaisesti. Tilastoimisesta on pyritty tekemään molemmissa kotihoidoissa mahdollisimman selkeää sekä helppoa, käytännönläheistä tilastointia hoitajille. Tilastoinnin kautta kotihoitojen
esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita,
joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen työtä laajemmassa
mittakaavassa. Tämän vuoksi oikein tehty tilastointi on huomioitavan tärkeä asia kotihoidon työssä.
Asiakkaalle suunniteltujen palveluiden palvelutapahtumat sekä suunniteltujen palveluiden tarkemmat eriytetyt sisällöt (kotisairaanhoito, kotipalvelu, tukipalvelu vai tilapäinen kotisairaanhoito) tilastoidaan käyntikohtaisesti kotikäyntiin käytetyn ajan kanssa tilastoinnin yhteydessä kotihoitokäyntiyhteenvedon kautta.
9.3 Effican Viikko-ohjelma
Viikko-ohjelma on toiminto, jonka avulla yksittäinen kotihoitotiimi voi hallita asiakkaidensa käyntejä,
käyntiajankohtia sekä huomioida aikakriittisyyden periaatteen. Jokaiselle asiakkaalle tehdään viikko-ohjelmaan aikataulu jokaisesta hänelle suunnitellusta kotikäynnistä, käyntien ajankohdista sekä
käyntipäivistä sekä eritoten kotikäynnin sisällöstä. Viikko-ohjelmaa tehtäessä voidaan siis huomioida kotikäynnin sisältö ja ohjata käynti suoraan joko lähihoitajan tai kodinhoitajan tekemäksi kotikäynniksi tai siirtää sairaanhoitajan tekemäksi.
Asiakkaan kohdalla viikko-ohjelmassa näkyy aina osoite, puhelinnumero, sosiaaliturvatunnus sekä
ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin sisältö, tavoite
sekä tarkoitus jokaisella asiakaskäynnillä. Tiimisairaanhoitaja voi tarvittaessa lisätä kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen asia, muu ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana viikko-ohjelman pohjassa.
Viikko-ohjelma toimii omanlaisena kotihoidon tiimin omana ajanvarauskirjana. Viikko-ohjelmaan
tulee päivittäin näkyviin kaikki työpäivälle suunnatut kotikäynnit ja asiakkaan käynnit eivät unohdu
siirtää tiedostoissa eteenpäin. Toimivan viikko-ohjelman ylläpitäminen vaatii hoitajilta sen jatkuvaa
16
päivittämistä, mutta toimiessaan viikko-ohjelma on hyvä työväline kotihoitojen tiimien kotikäyntien
organisoimiseen sekä jäsentämiseen.
Viikko-ohjelma on käytössä Raision kotihoidossa, Liedon kotihoito käyttää kotikäyntien järjestämiseen sekä organisoimiseen mobiilia ja sen sisällä olevaa tietojärjestelmää FastroiHilkkaa. Mobiilin
kirjataan asiakkaiden tiedot sekä kotikäyntien sisällöt kuten viikko-ohjelmassakin, mutta ohjelmapohja on eri. FastroiHilkka on saatu liitettyä omana rajapintanaan Efficaan. Mobiilin kautta hoitajilla
on mahdollisuus tarkastella kotikäynnillä asiakkaan terveydestä kirjattuja asioita kotona, esim. lääkelistat, lääkärin kirjoitukset ja aikaisemmat kotihoidon kirjaukset. Mobiili toimii Effican kertomuksen
puolelta, mobiililla ei vielä toistaiseksi voi nähdä asiakkaan hoitoon sekä palveluiden suunnitteluun
tarkoitettuja asioita ja päätöksiä.
Mobiilin optimoinnin kautta työyhteisöön valitut työnjakajat jakavat kotihoidon päivittäiset työt tasapuolisesti tietokoneohjelman avulla kaikkien hoitajien kesken huomioiden eri ammattinimikkeiden
asiat hoitotoimenpiteissä. Työnjakajat voivat lisäksi seurata mobiilin kautta hoitajien työmääriä sekä päivittäisen työnkulun sujuvuutta reaaliaikaisesti toimistolla päätelaitteen avulla.
9.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat
Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Efficasta, pääsääntöisesti
asiakaskirjat ovat kotihoito-osion puolella. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Efficassa toisella nimellä. Lisäksi on havaittavissa,
että yksi Efficalla käytettävä asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä sekä asiakasasiakirjaan liittyvän käytön
prosesseista on tehty hankekotihoidoittain omat taulukot Nykytilan kuvauksessa edempänä.
10. LYHYT KUVAUS KOTIHOIDON KIRJAAMISESTA MEDIATRIIN
Uudenkaupungin potilastietojärjestelmänä on Mediatri. Kirjaaminen tapahtuu päivittäin 1-3 kertaa
työvuoron aikana riippuen asiakaspaikoista. Lisäksi jokainen käynti tilastoidaan. Jokaisella kotihoidon hoitajalla on omat henkilökohtaiset tunnukset Mediatriin kirjaamista varten, opetus järjestelmän
käyttöön tapahtuu työyksiköissä pääsääntöisesti vieriopetuksena, toinen hoitaja opettaa järjestelmän käyttöä uudelle työntekijälle.
Kirjaaminen ei ole Uudenkaupungin kotihoidossa vielä rakenteista, rakenteinen kirjaaminen otetaan käyttöön kotihoidossa vielä vuoden 2016 aikana. Koulutuksia rakenteisen kirjaamiseen opetteluun on suunnitteilla sekä henkilökunnalle ollaan tekemässä ohjeistusta rakenteisen kirjaamiseen
tekoa varten.
Mediatrissa kotihoidon hoitajat käyttävät pääsääntöisesti eniten Vanhustyön avohoitokansio – nimistä kirjaamispohjaa. Tälle kirjaamispohjalle kirjataan kotihoidon asiakkaiden päivittäisten kotikäyntien asiat sekä asiakkaan voinnin ja toimintakyvyn tiedot.
10.1 Mediatrin Kotihoito-osio
1.4.15 Uudenkaupungin kotihoito otti käyttöönsä Mediatriin kuuluvan kotihoito-osion. Kotihoito-osio
on työyhteisölle uusi ja sen sisäistäminen ja juurruttaminen osaksi kotihoidon työtä on parhaillaan
käynnissä. Uuden ohjelman käyttöönotto on teettänyt huomattavasti lisätyötä kotihoidon esimiehelle, koska kaikkien asiakkaiden palvelupäätökset oli tehtävä uusiksi.
17
Kuten Efficassakin, Mediatrin kotihoito-osio on oma erillinen lisäosansa tehostamaan Mediatrin
käyttöä sekä kotihoidon työn sujuvuutta. Kotihoito-osio ei ole kaikkien käytössä sekä luettavissa,
perustelut tähän ovat samat kuin Efficassakin. Tästä johtuen kotihoito-osio ei ole Uudenkaupungin
kotihoidossa esimerkiksi terveysasemalla lääkäreiden käytössä. Kotihoito-osio on paikka, jossa
Mediatrissa tehdään kotihoidon asiakkaiden hoitoon liittyvät päätökset sekä asiakassuunnitelmat.
Asiakassuunnitelma on nimetty Uudenkaupungin kotihoidossa nimellä Palho (Palvelu- ja hoitosuunnitelma).
10.2 Mediatrin Kotihoitotapahtumat lehti
Kotihoitotapahtumat lehdelle on jokaisen Uudenkaupungin kotihoidon tiimin asiakkaat kirjattu tiimeittäin. Kaikkien asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden käynnit saadaan kotihoitotapahtumien kautta avattua päivänäkymään. Päivänäkymä on vastaavanlainen kun Effican viikko-ohjelma,
mutta näkymä erilainen. Kotikäynnit tulevat näkyviin allekkain listattuna, käynneissä ei ole huomioitu aikakriittisyyden periaatteita kotikäyntijärjestyksessä.
Asiakkaan kohdalla Mediatrin kotihoitotapahtumissa näkyvät osoite, puhelinnumero ja sosiaaliturvatunnus ja ennen kaikkea lyhyt ohjeistus siitä, mitä asiakkaan luona tehdään. Mikä on käynnin
sisältö, sekä tarkoitus. Tiimisairaanhoitaja voi lisätä tarvittaessa kirjoitusta, mikäli jokin asia on ehdottomasti huomioitava asiakkaan hoidossa kotikäynnillä. Tällöin lisätty huomio on vain käyntikohtainen, muu asiakkaan kotikäynnin ohjeistus pysyy ennallaan muuttumattomana.
Kotihoito tapahtumien kautta tiimisairaanhoitaja jakaa tiiminsä hoitajille työpäivän kotikäynnit. Kotikäyntien jakamisessa tiimisairaanhoitajan on tiedettävä jokaisen hoitajan kirjaamistunnus, jolloin
työt voidaan suoraan jakaa jokaiselle hoitajalle henkilökohtaisesti ja hoitaja saa itselleen omalla
nimelleen nimetyn asiakaslistan. Kun asiakaspaikat on jaettu, tämän jälkeen päivän kaikki asiakaskäynnit näkyvät allekkain käyntijärjestyksessä ja kotikäynnin tekevän hoitajan nimi nousee
käyntijärjestyksen listan päälle ensimmäiseksi.
Asiakaspaikkojen jako tapahtuu Mediatrissa manuaalisesti tiimisairaanhoitajan tekemänä asiakas
asiakkaalta. Päivälle suunnatut asiakaskäynnit eivät nouse valmiina jaettuna listana kuten Effican
viikko-ohjelmassa, vaan näkyvät luettelona. Jokaisen asiakaskäynnin siirto hoitajille on jakajalla
usean hiiriklikkauksen päässä. Lisäksi on tunnettava kotikäynnin tekevän hoitajan tunnus sekä
ammattinimike. Asiakaspaikkoja ei voi Mediatrissa hiiren kursoria apuna käyttäen siirtää ”raahaamalla” hoitajalta toiselle, vaan väliin tarvitaan aina hiiriklikkauksia ja tunnusten syöttöä.
Tilapäiset kotisairaanhoidon käynnit lisätään tiimisairaanhoitaja toimesta Kotihoitotapahtuma lehdelle päiväkohtaisesti. Näistä tilapäisistä kotihoidon kotikäynneistä kirjataan ensin tieto manuaalisesti kalenteriin ja kalenterista käynti siirretään Mediatrin kotihoitotapahtumiin. Nämä käynnit nousevat esille asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden kotikäynneistä värityksen avulla. Tilapäinen kotisairaanhoidon käynti värittyy keltaisella ja sen vuoksi on erotettavissa. Tilapäisten kotisairaanhoidon tehdyistä asiakaskäynneistä menee suoraan tieto laskutukseen e-laskuputken kautta.
Kotihoidon esimies tekee suoritteiden siirron joka kuukausi, kuukauden ensimmäisen viikon aikana.
Kotihoitotapahtumissa jokaiselle asiakkaan kotikäynnille on määritelty pituus. Pituus on suuntaa
antava, ei nopeimman eikä hitaimman hoitajan tekemän kotikäynnin ajan pituus vaan näistä on
laskettu keskiarvo. Asiakkaiden kotikäynnin ajankohtia ei ole määritelty aikakriittisen periaatteen
mukaisesti, mutta tiimisairaanhoitaja jakaessaan asiakaskäyntejä suunnittelee käynnit automaattisesti aikakriittisen periaatteen mukaisesti hoitajille.
Sairaanhoitaja ei huolehdi kotihoidon asiakkaiden kuukausilaskutusten teosta uudenkaupungin
kotihoidossa. Laskutuksen tekee suoritteiden kautta aina kotihoidon esimies Mediatrista elaskuputkeen. Laskutus tehdään kuukausittain ja on vielä käyntiperusteista. Laskutus tulee muuttumaan aikaperusteiseksi loppuvuodesta 2016. Muutos tekee laskutuksen asiakkaita ajatellen ta-
18
sapuolisemmaksi sekä oikeudenmukaisemmaksi. Laskutusta varten Uudenkaupungin kotihoidossa
on olemassa lakiin perustuva oma asiakasmaksulaskelma joka myös muuttuu kotihoidon laskutuksen muuttuessa.
10.3 Mediatrin tilastointi
Kotihoito-osion puolelta tapahtuu myös Uudenkaupungin kotihoidon tilastointi. Jokainen kotikäynti
tilastoidaan omaan tilastointipohjaan. Jokaisella tiimillä on omat tilastointipohjat valmiina, joten kotihoitojen tiimien tasapuolisuudesta sekä asiakaskäyntimääristä saadaan tilastointien kautta tietoa.
Tilastointien kautta esimiehet sekä johtavat hoitajat saavat käyttöönsä raportteja, aikoja sekä lukuisia muita asioita, joiden avulla he omassa työssään suunnittelevat sekä organisoivat kotihoitojen
työtä laajemmassa mittakaavassa, kuten Effican tilastointitulosten kohdalla toimitaan.
10.4 Kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjat
Kansallisen palveluluokituksen 11 kotipalvelun asiakasasiakirjaa löytyvät Mediatrista, pääsääntöisesti tietojärjestelmän kotihoito-osion puolelta. Jokainen näistä 11 kansallisen palveluluokituksen
asiakasasiakirjasta on olemassa, mutta otsikoitu Mediatrissakin hieman toisella nimellä. Lisäksi on
havaittavissa se, että yksi Mediatrin käytössä oleva asiakasasiakirja korvaa periaatteessa kaksi
kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjaa. Tästä hyvänä esimerkkinä Mediatrissa on asiakasmaksupäätöksen tekoon käytettävät asiakasasiakirjat. Asiakasasiakirjojen käytettävyydestä
sekä asiakasasiakirjaan liittyvien prosessien hallinnasta Mediatria ajatellen on tehty oma taulukko,
joka on luettavissa tästä Nykytilan kuvauksesta edempänä.
11. PÄIVITTÄISEEN KIRJAAMISEEN HAASTEET
Hoitotyön päivittäiseen kirjaamiseen liittyvät haasteet, kirjaamista sekä tietojärjestelmistä lähtöistä
olevien ongelmien ratkaisua kaipaavat asiat hankekotihoidoissa voidaan erotella kolmeen omaan
osa-alueeseensa. Jaottelun perustana ovat työhön vaikuttavat tekijät potilastietojärjestelmässä,
hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät sekä itse tietojärjestelmiin liittyvät tekijät.
11.1 Työhön vaikuttavat tekijät tietojärjestelmässä
Hoitajat kirjaavat sekä tilastoivat tekemänsä kotihoidon päivittäisen asiakastyön potilastietojärjestelmään. Hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa kotihoidon työhön vaikuttavia tekijöitä itse tietojärjestelmää ajatellen tuli nousi henkilöstön esille tuomana seuraavia asioita:




Hoitajat kirjaavat välittömän työajan, välillistä työaikaa ei kirjata/tilastoida lainkaan. Tähän
toivottiin muutosta. Tämä antaisi todellisen kuvat henkilöstön todellisesta tehdystä työmäärästä.
Hoitajat tilastoivat kotikäynnit. Tilastointien pohjalta tehdään isojakin päätöksiä kotihoidon
palveluiden tuottamiseen sekä suunnitteluun. Tilastoidaanko hektisessä työssä oikein?
Kaksisuuntainen suostumuksen saaminen: (sosiaalipuoli/terveyspuoli), jotta asiakkaan asioita voidaan hoitaa lakien ja asetusten mukaisesti, koskee Mediatria ja ProGonsonaa
Tilastoitu käynti, voiko korvata päivittäisen kirjaamisen kertomuksen puolelle, mikäli asiakkaan voinnissa ei ole tapahtunut mitään erityistä. Tällöin kirjaaminen painopiste siirtyisi siihen, että muutokset terveydentilassa ja voinnissa nousevat paremmin huomioiduksi ja tär-
19

keä tieto ei huku toistuvan samankaltaisen kirjaamisen alle. Tämä toiminto edellyttäisi sitä,
että asiakassuunnitelma on laadittu huolellisesti ja tarkasti
Kotihoito-osio ei ole kaikkien asiakasta hoitavien tahojen käytössä
11.2 Hoitohenkilöstöön liittyvät tekijät
Hoitajat kirjaavat päivittäin keskimäärin 1-3 krt/työvuoron aikana. Jokaisessa työvuorossa kirjataan
paljon asiakkaisiin liittyviä asioita. Kirjaamisen haasteiksi kotihoidon hoitohenkilökunnan työtä ajatellen nousi esille nykytilan kuvausta tehdessä seuraavia asioita:















Huono tietotaito potilastietojärjestelmän käytössä
Kirjaamisen työkeskeisyys
Kokonaiskuva kirjaamisen merkityksestä puutteellista (miksi kirjataan ja mikä vaikutus kirjaamisella on laajemmassa merkityksessä asiakkaan hoitoon)
Kirjaamistyyli, millaisella tyylillä kirjaaminen tulee tehdä
Rakenteellinen kirjaaminen puuttuu, kirjataan avoimesti
Rakenteellisen kirjaamisen tietotaito puutteellista, mitä kirjataan minkäkin otsikon alle
Toiveena hoitajilla on saada valmiita fraasipohjia esim. Kotipalvelujen palvelutarpeen ensiarvio käynti asiakasasiakirjalle. Liedon kotihoidossa fraasit on tehtynä, mutta niitä ei ole
vielä otettu käyttöön. Fraasit ovat testauksessa. Raision kotihoidossa on käytössä fraasipohja asiakkaalle suunnatussa laajassa lääkärin tekemässä syntymäpäivätarkastuksessa
kertomuksen puolella, tätä fraasipohjaa käytetään paljon ja se on koettu hyvänä asiana.
Kaikilla hoitajilla ei ole kirjaamisen oikeutta tai lukuoikeutta kaikille kotihoidon työssä käytettäville asiakasasiakirjalehdille (Kodinhoitajan työnkuvaa tekevällä hoitajalla kaikista suppein
kirjoitus ja lukuoikeus)
Toinen hoitaja joutuu kirjaamaan toisen puolesta
Toinen hoitaja joutuu etsimään tietoa toiselle, mikäli on rajattu lukuoikeus
Tietokoneiden ja päätelaitteiden vähyys työyksiköissä, tietokoneelle pääsyä voi joutua odottamaan työvuoron aikana, odottelu heikentää kirjaamisen tasoa, kun hoitaja tiedostaa rajallisen aikansa tietokoneen käytössä
Tietokoneiden käyttötaito voi olla rajallista sekä haasteellista
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton yhteydessä älypuhelinten käyttötaidossa tulee
olemaan haasteellisuutta, miten tässä vaiheessa turvataan laadukas kirjaaminen ja älylaitteen käytön opetus
Puute tietotaidossa siitä, mitä kirjataan millekin asiakasasiakirjalle
Tietotaidon puute siitä, miten haasteellinen kotikäynti tulee kirjata tietojärjestelmään esimerkiksi alkoholin havaitseminen ja riitatilanteet, kun tilanteessa on asiakkaan lisäksi joku
toinen henkilö. Miten kirjataan tieto henkilöstä, jolle ei ole olemassa asiakassuhdetta olemassa
11.3 Tietojärjestelmiin liittyvät tekijät




Lakien ja asetusten sisäistäminen tietojärjestelmien käytön yhteydessä (Sosiaali- ja terveydenhuoltolaki, Vanhuspalvelulaki, Asiakasasiakirjalaki)
Tietojärjestelmät ”eivät keskustele keskenään”
Käytössä useita tietojärjestelmiä sekä ohjelmia samanaikaisesti
Lukuoikeuden tulisi olla kaikilla hoitajilla ilman rajoituksia laajempi, mikäli hoitajat ymmärtäisivät miten asian kanssa toimitaan ja miksi, mitä vastuuasioita liittyy laajemman lukuoikeuden omistamiseen
20

Tietojärjestelmien käyttöön liittyvä koulutuksen puute, koulutusta kaivataan lisää
11.4 Tietolähteet sekä tietovirrat
Hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen eri vaiheisiin sekä työmenetelmiin liittyy lukuisia tietolähteitä sekä tietovirtoja. Havaittavissa hankekotihoidoissa oli, miten eri työvaiheisiin saattaa liittyä useita
eri tietojärjestelmiä tai vaiheita, jolloin tietoa ei välttämättä ole edes mahdollista siirtää tai käyttää
sähköisesti. Tietoa siirtyy ja sitä vastaanotetaan, mutta tieto tulee välillä kirjata jopa pienelle lappuselle ja viestiä siitä jopa välikäsien kautta eteenpäin aina tietojärjestelmään asti, kunnes asia tulee
saatettua loppuun saakka.
Konkreettisessa asiakastyössä kotipalvelujen prosesseja ajatellen tietoa saadaan suoraan asiakkaalta tai toisen käden kautta. Tällöin tieto saapuu asiakkaan omaiselta, tuttavalta, sukulaiselta tai
naapurilta, jolloin myös väärinymmärryksen riski kasvaa. Tieto voi tulla puhelinsoittona, viestinä
kännykkään, sähköpostina tai suorana asiakkaan tai omaisen saapumisena kotihoidon toimistolle.
Lisähaastetta tuo se, että asiakas saattaa puhua aivan eri murretta, kieltä tai kommunikoida apuvälineiden turvin, jolloin konkreettisen saadun tiedon ymmärtäminen jää hoitajan tulkinnan varaan.
Hoitaja viestii asiaa eteenpäin toimistolla sairaanhoitajalle, sairaanhoitaja jopa lääkärille, jolloin
koko asian sisältö saattaa pahimmassa tapauksessa muuttua toiseksi. Onneksi nämä ovat kuitenkin harvinaisia tilanteita, mutta tilanteita, joita kotihoidon hoitajat kohtaavat. Toisaalta tänä päivänä
hoitaja saattaa olla ulkomailta suomeen muuttanut, joten vastaako hoitajan suomen kielen taito
aina tasoa, jolloin hoitaja kykenee vastaanottamaan asiakkailta tärkeää tietoa viestiäkeen sitä
eteenpäin, nämä ovat asioita, joita hankekotihoidossa on jouduttu miettimään.
Toinen tilanne on omaisilta, sukulaisilta tai muilta hoitotahoilta vastaanotettu tieto, joka asettaa
omat vaatimukset asiakkaan hoidon sekä oikeuksien turvaamisessa, kenen kanssa saa keskustella asiakkaan asioista. Lupa-asioiden huomioiminen on jokapäiväistä. Lisäksi jokainen hoitaja vastaanottaa tietoa asiakkailta oman intuition pohjalta, toinen hoitaja reagoi kuulemaansa sekä havainnoimaansa herkemmin kuin toinen, joten hoitajan oma persoona sekä kiinnostus omaan työhön, asiakkaiden hoitoon, on lisäksi avainasemassa, kun vastaanotetaan tietoa, jolla on iso merkitys asiakkaan hoidon suunnittelussa sekä palveluiden toteuttamisessa.
Tiedonkulun kannalta yksi kehitettävä kohta voisi olla asiakastietojärjestelmän parempi hyödyntäminen ja niiden tehostaminen. Hyödyntämisen kautta olisi mahdollista saada työyhteisöistä kenties
joitain työvaiheita purettua pois, jolloin hoitajilla ehkä jäisi enemmän aikaa välittömään potilastyöhön. Tietojärjestelmien hyödyntämisen tehostaminen edellyttää kuitenkin koulutusta, asenteiden
muuttamista, totuttujen työtapojen muuttamista toiseen sekä mahdollisesti kotihoidonmobiilia ajatellen uusien rajapintojen avaamista, jotka ovat kaikki isoja kustannusasioita.
12. KANSALLISEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISET ASIAKASASIAKIRJAT
Tämän hankkeen yhtenä isona tarkoituksena on kehittää osallistuvissa kunnissa ikäihmisten kotihoidon palveluita kirjaamisen näkökulmasta. Kotihoidon kirjaamiseen liittyvät vahvasti asiakasasiakirjat, jotka toimivat laadukkaan kirjaamisen pohjana. Hankkeessa käytetään kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjoja hyödyksi kehitettäessä hankkeeseen osallistuvien kotihoitojen kirjaamista
sekä asiakastietojärjestelmiä.
21
Asiakasasiakirjoista tähän Ikäihmisten kirjaamishankkeeseen on valittu pilotoitavaksi Kotipalveluiden 11 asiakasasiakirjaa, Omaishoidontuen 6 asiakasasiakirjaa sekä sosiaalihuoltolain palveluiden
mukaiset 19 asiakasasiakirjaa.
13. KOTIPALVELUIDEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIROJEN
KÄYTTÖ IKI- HANKEEN KOTIHOIDOISSA
Alla oleviin kotihoitokohtaisiin taulukoihin on koottu kansallisen palveluluokitusten mukaiset kotihoidon asiakasasiakirjat ja niiden käyttö hankekotihoidoissa keväällä 2015. Taulukoihin on lyhyesti
kuvattu lisäksi toiminta, miten asiakasasiakirjaa tällä hetkellä käytetään, kuka käyttää sekä miten
käytetään. Lisäksi taulukoihin on pyritty kokoamaan arkistoinnin osa-aluetta lyhyesti, missä sekä
miten ja kuka asiakasasiakirjan arkistoinnista vastaa.
Raisio
Asiakasasiakirjan käyttöön
liittyvät asiat
Asiakasasiakirjaan liittyvät
prosessit lyhyesti
Asiakasasiakirjojen
arkistointiin liittyvät
asiat
1. Ilmoitus kotipalveluEi
jen tarpeesta
Ensikontakti/ yhteydenotto kirjataan KHTOS lehdelle Effican
kertomuksen puolelle vapaana
tekstinä, sitä varten ei ole käytössä omaa erillistä asiakasasiakirjalomaketta
Hoitaja, joka vastaanottaa ilmoituksen uuden asiakkaan kotipalvelujen tarpeesta on velvollinen
huolehtimaan asiaa eteenpäin
hoitajalle, jolle asia kuuluu. Lisäksi hoitaja on velvollinen kirjaamaan ensikontaktin potilastietojärjestelmään
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään
2. Kotipalvelujen
tarpeen ensiarvio
Ei
Tiimisairaanhoitaja kirjaa kotipalvelujen tarpeen ensiarvion Effican kertomuksen puolelle
KHTOTS lehdelle käyttämällä
rakenteista kirjaamista. Otsikot
sairaanhoitaja valitsee itse, käytössä ei ole valmista fraasipohjaa
palvelutarpeen arvion otsikointiin.
Tiimisairaanhoitaja tekee ennalta
sovittujen kriteerien pohjalta
palvelutarpeen ensiarvion asiakkaan luokse. Palveluiden tarpeen
ensiarvion aikakriteerit löytyvät
kaupungin internetsivuilta.
3. Kotipalveluhakemus
Ei
Raision kotihoidossa ei ole käytössä Kotipalveluhakemusta
Tiimisairaanhoitaja avaa asiakkaalle palvelujakson Kotihoitoosiossa sekä tekee asiakassuunnitelman. Asiakassuunnitelmassa
on kuvattu tarkasti asiakkaalle
suunnitellut palvelut. Lisäksi
sairaanhoitaja huolehtii yhdessä
tiimin hoitajien kanssa asiakassuunnitelman allekirjoitettavaksi
viemisestä asiakkaalle tai hänen
lailliselle edustajalleen. Asiakassuunnitelma tulostetaan sekä
viedään aina asiakkaalle allekirjoitettavaksi ennen maksupäätöksen tekoa. Kun asiakassuunnitelma on allekirjoitettu, se toimitetaan kotihoidon esimiehelle, joka
tekee siitä kotihoidon palvelu-ja
maksupäätöksen
Alkuperäinen allekirjoitettu
asiakassuunnitelma arkistoidaan palvelusihteerin
toimesta asiakasasiakirjojen arkistointia koskevien
lakien mukaisesti. Asiakas
saa kopion asiakasasiakirjasta, edunvalvojalle lähetetään kopio, mikäli asiakkaalla on edunvalvoja.
Asiakasasiakirja tallentuu
sähköisesti Efficaan ja
jokainen muutos palveluihin on selvitettävissä
versiointi -toiminnon kautta.
Asiakasasiakirja
4. Kotipalvelujen
asiakassuunnitelma
Onko
käytössä
Kyllä
Effica kotihoito-osiossa nimellä
Hoito- ja palvelusuunnitelma
22
5. Kotipalvelujen
asiakassuunnitelman
arvio
6. Kotipalvelupäätös
7. Kotipalvelujen
asiakasmaksupäätös
8. Kotipalvelujen
tuloselvitys
9. Kotipalvelujen
asiakasmaksulaskelma
Kyllä
Effican kotihoito-osion asiakassuunnitelmassa on arviointi kohta, jota käytetään asiakassuunnitelman säännölliseen arviointiin.
Arvioinnin kriteeri on aina se,
onko asiakkaalle suunnitellut
sekä hoidolle asetetut tavoitteet
täyttyneet
Asiakassuunnitelma tarkastetaan
vähintään 6kk välein, tarvittaessa
useamminkin. Arviointi on tiimisairaanhoitajan vastuulla. Arvioitu
asiakassuunnitelma toimitetaan
aina asiakkaalle luettavaksi sekä
allekirjoitettavaksi. Aina ei tarvitse
tehdä uutta maksupäätöstä arvioinnin jälkeen, mikäli palvelut
pysyvät samoina.
Kyllä
Efficassa, kotihoito-osiossa nimellä Kotihoidon palvelupäätös.
Samassa päätöspohjassa näkyvät kaikki asiakkaalle myönnetyt
kotihoidon palvelut.
Kotihoidon esimies tekee päätökset asiakkaalle myönnettävistä
kotihoidon palveluista Raision
kotihoidossa poikkeuksena päätös ateriapalvelun myöntämisestä. Sen tekee palvelusihteeri.
Kyllä
Efficassa, kotihoito-osiossa nimellä Kotihoidon palveluja
maksupäätös
Kotihoidon esimies tekee palvelu
ja maksupäätöksen, kun siihen
tarvittavat tulotiedot on saatu
tallennettua sähköisesti tietojärjestelmään palvelusihteerin toimesta tuloselvityksen kohtaan.
Kyllä
Raision kaupungilla on käytössä
olevat omat kaavakkeet (Sitoumus kotihoidon maksuun, tuloselvitys sekä valtakirja). Tuloselvitys voidaan tehdä kahdella
tavalla, joko täyttämällä tuloselvityslomake itse tai antamalla
allekirjoitettu valtakirja palvelusihteerille. Sitoumus kotihoidon
maksuun -lomake tarvitaan aina,
kun asiakkaan tuloja selvitetään.
Valtakirjalla asiakas antaa palvelusihteerille luvan tuloselvityksen
tekoon asiakkaan puolesta.
Asiakas tai hänen edustajansa
täyttää sitoumus sekä tulotietolomakkeen tai vaihtoehtoisesti
allekirjoittaa valtakirjan, jonka
tiimisairaanhoitaja lähettää palvelusihteerille. Palvelusihteeri laittaa asiakkaan tulotiedot Effican
kotihoito-osioon tulotietojen
kohtaan, kun tulotiedot on tarkastettu tarvittavilta tahoilta.
Kyllä
Arviointi kirjataan asiakassuunnitelman arviointi
kohtaan. Mikäli asiakasasiakirjaan tehdään muutoksia, ne tehdään versioinnin jälkeen, jolloin
edellinen versio asiakasasiakirjasta säilyy sähköisessä tietokannassa.
Tallentuu sähköisesti
potilastietojärjestelmään.
Asiakkaalle ei lähetetä
erillistä kotipalvelupäätöstä
kotiin, vaan asiakas saa
tiedon hänelle suunnitelluista palveluista kotihoidon palveluja maksupäätöksen yhteydessä.
Asiakasmaksupäätöksiä
tehdään kaksi. Molemmat
lähetetään palvelusihteerille, joka lähettää toisen
asiakkaalle ja arkistoi
toisen arkistointilakien
mukaisesti. Päätöksen
allekirjoittaa kotihoidon
esimies.
Palvelusihteeri Arkistoi
alkuperäiset lomakkeet
arkistointilakien mukaisesti, Efficaan kirjatut tulotiedot säilyvät sähköisessä
tietokannassa
Kotihoidon esimies käyttää asiakasmaksulaskelmaa avukseen
määrittäessään asiakkaalle kotiLakiin perustuva maksukaava,
jonka pohjalta asiakkaan kotihoi- hoidon laskua. Kotihoidon kuukausimaksu riipdon palveluille muodostuu sumpuu hoitoisuusluokasta ja siima sekä kotihoitoluokka. Asiakasmaksulaskelma löytyy interne- hen liittyvästä maksuprosentista,
tistä kaupungin omilta sivuilta.
perheen koosta sekä tuloisTiimisairaanhoitaja voi tarvittaes- ta. Maksu lasketaan tulorajan
sa antaa palvelutarpeen arvioinylittävästä kuukausitulosta.
nin yhteydessä asiakkaalle tai
Kotona annettavasta palvelusta
hänen edustajilleen tämän asiaperittävä maksu ei voi ylittää
kasmaksulaskelman kaavan.
palvelun tuottamisesta aiheutuvia
kustannuksia.
10. Kotipalvelujen
palvelutarpeen arvio
Kyllä
Kotihoidon kaikki hoitajat tekevät
jatkuvaa asiakkaan palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10
miellettään jatkuvana arviointina
hoitotyössä, ei omana asiakasiakirjana, jonka tarkoitus on kuvata
muiden tahojen tekemään palvelutarpeen arviota asiakkaan
asioista
11. Kotipalvelujen
asiakaskertomus
Kyllä
Effican kertomusosion puolella
nimellä KHTOTS
Mikäli asiakkaan palvelujen tarve
muuttuu, asiakassuunnitelman
päivittäminen tulee tarpeelliseksi.
Kirjaaminen tapahtuu KHTOS
lehdelle.
Jokainen käynti asiakkaan luokse
kirjataan KHTOS lehdelle rakenteisen kirjaamisen avulla
23
Lieto
Asiakasasiakirjat
Onko
Asiakasasiakirjan käytkäytössä töön liittyvät asiat
Kyllä
Ensikontakti/ yhteydenotto
sekä saatu ilmoitus kotihoidon tarpeesta kirjataan
KHTOS lehdelle kertomuksen puolelle. Lisäksi käytössä oma paperinen ilmoitus lomake, jota käyttää palvelukoordinaattori.
2. Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio
Ei
Ensiarvio/ensikäynti kirjataan laajasti Kotihoito-osion
Voimavarakartoitus pohjalle,
sekä samalla täydennetään
kotihoito-osion muita asiakasasiakirjoja. Lyhyesti
palvelutarpeen ensiarvio
kirjataan Khtots lehdelle
Ei
Liedon kotihoidossa ei ole
käytössä Kotipalveluhakemusta
1. Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta
4. Kotipalvelujen asiakassuunnitelma
Kyllä
Effica kotihoito-osio, nimellä
Hoito- ja palvelusuunnitelma
Asiakasasiakirjaan liittyvät prosessit lyhyesti
Hoitaja, joka vastaanottaa
ilmoituksen uuden asiakkaan
kotipalvelujen tarpeesta on
velvollinen huolehtimaan
asiaa eteenpäin hoitajalle,
jolle asia kuuluu. Lisäksi
hoitaja on velvollinen kirjaamaan ensikontaktin potilastietojärjestelmään. Palvelukoordinaattori huolehtii saamansa paperisen ilmoituksen
eteenpäin taholla, jolle se
kuuluu
Omahoitaja kirjaa esiarvion
Effican kertomuksen puolelle
käyttämällä rakenteisen
kirjaamisen otsikoita avuksi.
Otsikot hoitaja valitsee itse,
käytössä ei ole valmista
fraasipohjaa. Ensiarvion teon
ajasta on olemassa omat
kriteerit, ne löytyvät kunnan
internetsivuilta.
Omahoitaja tai tiimin muut
hoitajat avaavat asiakkaalle
palvelujakson Kotihoitoosiossa sekä tekevät asiakassuunnitelman, jossa on
kuvattu tarkasti asiakkaalle
suunnitellut palvelut. Tämän
jälkeen hoitajat huolehtivat
tiedon eteenpäin palvelusihteerille, joka tekee kotihoidon
maksupäätöksen asiakkaalle.
Asiakassuunnitelmaa ei ole
aikaisemmin viety Liedon
kotihoidossa asiakkaalle
kotiin allekirjoitettavaksi, nyt
toimintaa ollaan muuttamassa.
Asiakasasiakirjojen
asiat
Tallennus tapahtuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Paperinen oma
ilmoitus arkistoidaan
palvelukoordinaattorin
toimesta arkistointilakien
mukaisesti
Sähköinen tallennus
potilastietojärjestelmään
Asiakasasiakirja tallentuu
sähköisesti Efficaan ja
jokainen muutos palveluihin on selvitettävissä
versiointi -toiminnon
kautta. Jatkossa Liedon
kotihoidossa toimintaa
kehitetään siten, että
asiakkaalle tai hänen
lailliselle edustajalleen
toimitetaan luettavaksi
sekä allekirjoitettavaksi
asiakkaalle tehty asiakassuunnitelma ennen maksupäätöksen tekoa.
Tällöin asiakas saa tiedon
siitä, mitä palveluita
hänelle on suunniteltu.
24
5. Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio
7. Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös
8. Kotipalvelujen tuloselvitys
9. Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma
10. Kotipalvelujen
11. Kotipalvelujen
asiakaskertomus
Kyllä
Kyllä
Effican kotihoito-osion asiakassuunnitelmassa on arviointi kohta, jota käytetään
asiakassuunnitelman säännölliseen arviointiin. Arvioinnin kriteeri on aina se, onko
asiakkaalle suunnitellut sekä
hoidolle asetetut tavoitteet
täyttyneet
Arviointi kirjataan asiakassuunnitelman arviointi
Asiakassuunnitelma tarkaste- kohtaan. Mikäli asiakastaan vähintään 6kk välein,
suunnitelmaan tehdään
tarvittaessa useamminkin.
muutoksia, ne tehdään
Arviointi on omahoitajien
versioinnin jälkeen, jolloin
vastuulla.
edellinen versio asiakasasiakirjasta säilyy sähköisessä tietokannassa
Efficassa nimellä: Kotihoidon
palvelupäätös. Tämä asiakasasiakirja täytetään kun
asiakkaalle myönnetään
kotihoidon palveluita.
Esimies, kotiutushoitaja tai
palvelukoordinaattori tekevät
päätökset asiakkaalle myönnettävistä kotihoidon palveluista Liedon kotihoidossa.
Päätös tehdään aina.
potilastietojärjestelmässä
Asiakkaalle lähetetään
tulostettu kotihoidon
asiakasmaksupäätös
kotiin. Muuten päätös
tallentuu sähköisesti
Asiakas saa itselleen
tuloselvityksestä liitteen
postissa maksupäätöksen
yhteydessä
Kyllä
Efficassa, kotihoito-osiossa
nimellä Kotihoidon palveluja maksupäätös
Kotihoidon toimistosihteeri
tekee asiakasmaksupäätöksen, kun siihen tarvittavat
tiedot on ajantasaistettu sekä
tarkastettu tarvittavilta tahoilta.
Kyllä
Asiakkaalta tai hänen edustajaltaan pyydetään Liedon
kunnan omalle lomakkeelle
tarvittavat tulotiedot. Lisäksi
pyydetään viimeisimmän
verotiedot, joista saadaan
selville asiakkaan tulotiedot
tuloselvityksen tekoa varten.
Toimistosihteeri kirjaa tulotiedot Efficaan tuloselvitysten
kohtaan. Näiden pohjalta
toimistosihteeri tekee asiakkaalle kotihoidon maksupäätöksen hänelle myönnetyistä
ja suunnitelluista kotihoidon
palveluista
Kyllä
Lakiin perustuva oma kotihoidon maksukaava, jonka
pohjalta asiakkaan kotihoidon palveluille muodostuu
summa. Asiakasmaksulaskelma löytyy internetistä
kunnan sivuilta. Kotihoidon
hoitajat voivat tarvittaessa
antaa palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä asiakkaalle tai hänen edustajilleen
asiakasmaksulaskelman,
josta asiakas saa hieman
tietoa tulevasta maksusta.
Kyllä
Kotihoidon kaikki hoitajat
tekevät jatkuvaa asiakkaan
palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10 miellettään
jatkuvana arviointina hoitotyössä, ei omana asiakasasiakirjana, jota käytetään
monialaisesti eri toimielinten
kautta.
Kyllä
Effican kertomusosion puolella nimellä KHTOTS
Aikaperusteinen laskutus.
Asiakasmaksulaskelmaan
vaikuttaa henkilömäärä,
tuloraja sekä maksuprosentti.
Asiakasmaksulaskelma on
kuntakohtainen. Liedon
kunnan internet sivuille päivitetään vuosittain kotihoidon
kustannuksista taulukko,
josta voi lisäksi etsiä tietoa
asiakasmaksulaskelmasta
sekä muista kotihoidon kustannuksista
Mikäli asiakkaan palvelujen
tarve muuttuu, asiakkaan
asiakassuunnitelman päivittäminen tulee tarpeelliseksi.
Kirjaaminen tapahtuu
KHTOS lehdelle.
Kaikilla hoitajilla on lukuoikeudet kaikille Effican lehdille
sekä kotihoito-osioon. Lisäksi
jokaisella hoitajalla on oikeudet tehdä rinnakkaisnäkymä
esim Yle-lehdelle, mikäli
siihen on tarvetta. Mikäli
asiakkaan voinnissa ei ole
tapahtunut muutoksia, tehtyä
kotikäyntiä ei välttämättä
25
kirjata asiakaskertomukseen,
mutta käynti tilastoidaan
ohjeiden mukaisesti
Liedon kunnan kotihoidossa on käytössä oma Palveluntarpeen arvioinnin yksikkö. Tähän yksikköön kuuluvat palvelukoordinaattori, kotiutushoitaja, SAP-koordinaattori (SAP= selvitä, arvioi ja
palveluohjaa), palveluohjaaja sekä kotihoidon esimies. Tämän työryhmän työtehtäviin kuuluvat
lisäksi asiakasasiakirjojen käyttö sekä käsittely.
Uusikaupunki
Asiakasasiakirjaan
liittyvät prosessit lyhyesti
Asiakasasiakirjojen
asiat
EI
Ensikontakti/yhteydenotto
kirjataan Vanhustyön avohoito -lehdelle. Lisäksi on käytössä Tiedoksi-toiminto
Mediatrissa niminen asiakasasiakirja, jonka kautta esim
lääkärit voivat lähettää kotihoidolle pyynnön uuden
asiakkaan arviointitarpeesta
sähköisesti. . Lisäksi Mediatrissa on käytössä ensikontaktilomake, jota voidaan hyödyntää puhelinkontaktissa.
Hoitaja, joka vastaanottaa
ilmoituksen uuden asiakkaan
kotipalvelujen tarpeesta on
velvollinen huolehtimaan
asiaa eteenpäin hoitajalle/tiimille, jolle asia kuuluu
2. Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio
Kyllä
Käytössä oma Mediatrin
taustatiedot asiakasasiakirja,
joka tulostetaan mukaan
arviointikäynnille. Arviointikäynnillä tämä asiakasasiakirja toimii hyvänä pohjana
asiakkaan palvelutarpeen
arvioinnissa. Ensikäynnin
jälkeen paperiselta lomakkeelta siirretään tieto Mediatrin tietojärjestelmään manuaalisesti
Arviointikäynnin tekee tiimisairaanhoitaja. Tarvittaessa
palvelutarpeen arvioinnissa
on mukana fysioterapeutti tai
kotihoidon esimies. Lisäksi
arviointikäynnille osallistuu
kotihoidon muita hoitajia,
mikäli mahdollista. Tiimisairaanhoitajan työnkuvaan
kuuluu ensiarvion kirjaaminen tietojärjestelmään.
tallennus potilastietojärjestelmään. Kun paperinen tuloste on turha, se
tuhotaan silppuroimalla.
Ei
Uudenkaupungin kotihoidossa ei ole käytössä Kotipalveluhakemusta
Tiimisairaanhoitaja tai kotihoidon esimies tekee asiakassuunnitelman asiakkaalle. Tulostettu asiakassuunnitelma toimitetaan asiakkaalle
tai hänen lailliselle edustajalleen allekirjoitettavaksi.
Allekirjoituksen jälkeen
asiakasasiakirja toimitetaan
kotihoidon esimiehelle arkistointia varten.
Asiakas saa kotiinsa
oman kappaleen asiakassuunnitelmasta. Paperinen allekirjoitettu asiakassuunnitelma arkistoidaan arkistointilakien
mukaisesti, arkistoinnin
tekee kotihoidon esimies.
Asiakasasiakirjat
1. Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta
4. Kotipalvelujen asiakassuunnitelma
Onko
Asiakasasiakirjan käytkäytössä töön liittyvät asiat
Kyllä
Asiakasasiakirja löytyy ProGonsonasta nimellä Palveluja hoitosuunnitelma. Mediatrin kotihoito-osiossa asiakassuunnitelma on työstettävänä
nimellä hoito-, palvelu ja
kuntoutussuunnitelma.
26
5. Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio
Kyllä
Mediatrin kotihoito-osion
asiakassuunnitelmassa on
arviointi kohta, jota käytetään
asiakassuunnitelman arviointiin
Kyllä
Asiakasasiakirja löytyy Mediatrin kotihoito-osiosta.
7. Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös
Kyllä
8. Kotipalvelujen tuloselvitys
Kyllä
9. Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma
Kyllä
10. Kotipalvelujen
11. Kotipalvelujen
asiakaskertomus
Kyllä
kyllä
Mediatrin kotihoito-osiossa
nimellä: Tuloselvitys ja maksupäätös
Asiakassuunnitelma tarkastetaan vähintään kerran
vuodessa, suositus 6kk
välein, tarvittaessa useamminkin. Arviointi on tiimivetäjän vastuulla. Mikäli asiakassuunnitelmaa muutetaan
arviointia tehdessä, uusi
asiakassuunnitelma toimitetaan allekirjoitettavaksi kuten
edellä.
Arviointi tallentuu aina
sähköisesti Mediatrin
kotihoito-osioon Palhossa
olevaan erilliseen arviointikohtaan.
Kaikista asiakkaalle myönnettävistä kotihoidon palveluista tehdään kotipalvelupäätös.
Päätökset tallentuvat
sähköisesti tietojärjestelmään, kun päätöksiä
alettaan tehdä.
Asiakkaan asiakasmaksupäätöksen valmistelee vanhustyön toimistojohtaja.
Päätöksen tekee kotihoidon
esimies.
sekä asiakkaalle tulee
postissa kotiin oma asiakasmaksupäätös. Yksi
kappale arkistoidaan
kotihoidon esimiehen
toimesta arkistointilakien
mukaisesti.
Asiakkaan tulotiedot kerätään tiimisairaanhoitajan
tekemänä käsin omalle
tulotietokaavakkeelle yhdesKaupungin oma kaavake
sä asiakkaan tai hänen
käytössä, kaavakkeen voi
laillisten edustajiensa kanstulostaa tarvittaessa kaupun- sa. Täytetty kaavake lähetegin omilta nettisivuilta.
tään vanhustyön toimistotyöntekijälle, joka tarkastaa
tulot tarvittaessa vielä esim.
Kelasta, mikäli siihen on
tarvetta
Asiakasmaksulaskelmaan
Lakiin perustuva oma kotivaikuttaa henkilömäärä,
hoidon maksukaava, jonka
tuloraja sekä maksuprosentpohjalta asiakkaan kotihoidon
ti. Asiakasmaksulaskelma on
palveluille muodostuu sumkäyntiperusteinen. Kotona
ma. Asiakasmaksulaskelma
annettavasta kotihoidon
löytyy internetistä kaupungin
palvelusta perittävä kuukausivuilta ja palvelutarpeen
simaksu ei voi ylittää palvearvioinnin yhteydessä laslun tuottamisesta aiheutuvia
kelma annetaan tarvittaessa
kustannuksia.
asiakkaalle.
Kotihoidon kaikki hoitajat
tekevät jatkuvaa asiakkaan
palvelutarpeen arviota työssään, kohta 10 miellettään
jatkuvana arviointina hoitotyössä, ei omana asiakasasiakirjana, jota käytetään
monialaisesti eri toimielinten
kautta.
Mediatrin Vanhustyö avohoitokansio -niminen pohja,
päivittäinen kirjaaminen, ei
vielä rakenteista. Rakenteinen kirjaaminen käyttöönotetaan vuoden 2016 aikana.
Mikäli asiakkaan palvelujen
tarve muuttuu, asiakkaan
asiakassuunnitelma korjataan ja asiakirjaan liittyvä
prosessi aloitetaan uudestaan
Kotihoidon esimies arkistoi alkuperäisen tuloselvityskaavakkeen arkistointilakien mukaisesti, Mediatriin kirjatut tuloselvitystiedot säilyvät sähköisessä
tietokannassa
Tallennus sähköisesti
Jokaisella hoitajalla on tunnukset sekä kirjaamisoikeus
vanhustyön avohoitokansipotilastietojärjestelmään
oon. Kirjaaminen tapahtuu 12 krt/työvuoron aikana
Uudenkaupungin kotihoidossa otetaan Mediatrin viikko-ohjelmaa tätä Nykytilan kuvausta tehdessä
käyttöön. Joitain asiakasasiakirjoja tehdään vielä ProGonsonan kautta, mutta jatkossa kaikki näiden asiakasasiakirjojen käsittely siirtyy Mediatrin kotihoito-osioon. Mediatrin kotihoito-osiota kehitetään parhaillaan vastaamaan tarpeita, joten tässä vaiheessa siihen pyritään tekemään heti muu-
27
tokset siten, että kotihoito-osio vastaisi THL:n asiakasasiakirjalle asettamia vaatimuksia sekä edellytyksiä.
13.1 Kotipalveluiden asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet
Yhtenä tärkeänä mietittävänä asiana tulevaisuudessa näiden asiakasasiakirjojen käytettävyyden
kohdalla on kotihoidon mobiili, toiminnanohjausjärjestelmä. Hankekotihoidoista tällä hetkellä mobiili
on käytössä yhdessä kotihoidossa, kahdessa sen käyttöä toivotaan. Kotihoidon toiminnanjärjestelmän optimoinnin kautta jokaiselle työpäivälle rakennetaan sellainen työnjako, että kotihoidon
asiakkaat saavat parhaan mahdollisen palvelun käytettävissä olevan henkilöstön turvin. Voidaanko
tulevaisuudessa myös kotipalvelun kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjoja hyödyntää
kotihoidon mobiilin kautta suoraan asiakkaan luona kotikäynnillä?
Lisäksi asiakasasiakirjojen käytettävyyttä kartoitettaessa ilmeni se, miten eritavalla samaa asiakasasiakirjaa voidaan kotihoidoissa käyttää sekä miten eritavalla asiakasasiakirjan käytön prosessit toimivat. Hankkeen yhtenä tavoitteena onkin asiakasasiakirjojen yhtenäinen käyttölinja asiakasasiakirjalle asetettujen säädösten mukaisesti.
14. OMAISHOIDONTUEN PALVELULUOKITUSTEN MUKAISTEN ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ
Alla oleviin kotihoitokohtaisiin taulukoihin on koottu kansallisen palveluluokitusten mukaisten
omaishoidontukea koskevien asiakasasiakirjojen käyttöä keväällä 2015. Taulukoihin on pyritty kuvaamaan lyhyesti tuen hakuun sekä eri vaiheisiin liittyvien asiakasasiakirjojen käyttöä, miten asiakasasiakirjaa käytetään, kuka käyttää sekä miten käytetään. Lisäksi taulukoihin on kirjattu arkistoinnin osa-alue lyhyesti, missä sekä miten ja kuka asiakasasiakirjan arkistoinnista vastaa.
Raisio
Asiakasasiakirja
Onko käytössä
1. Omaishoidon tuen hakemus
Ei
2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio
Kyllä
Asiakasasiakirjojen arkistointiin liittyvät asiat
Raisiossa on suunnittelun alla oma
hakemus Omaishoidontuen hakua varten, hakemukselle on ollut tarvetta sekä
kysyntää.
Oma paperinen Raision kaupungin
asiakasasiakirjapohja jota ei ole Efficasta saatavilla. Omaishoidon koordinaattori
tekee omaishoidontuen palvelutarpeen
arvion asiakkaan kotiin ja täyttää samalla Raision kaupungin oman asiakasasiakirjan. Tieto palvelutarpeen arvioinnin
tarpeesta voi tulla omaishoidon koordinaattorille joko soittona suoraan omaisilta, kotihoidolta tai muun tahon kautta.
Omaishoidon koordinaattorin tulisi kartoittaa omaishoidon tukea saavien asiakkaiden palveluntarve kerran vuodessa.
Palvelutarpeen arvio kirjataan
Effican kertomuksen puolelle
KSH lehdelle. Apuna kirjaamisessa käytetään Raision kaupungin omaa asiakasasiakirjapohjaa, lisäksi tämä asiakasasiakirja kopioidaan. Kopio
kaupungin omasta asiakasasiakirjapohjasta säilytetään
Omaishoidon koordinaattorin
lukitussa arkistointikaapissa ja
alkuperäinen arkistoidaan
palvelusihteerin toimesta
arkistointilakien mukaisesti.
28
3. Päätös omaishoidontuesta
Kyllä
4. Päätös omaishoidontuen sosiaalipalveluista
Kyllä
5. Omaishoidontuen asiakassuunnitelma
6. Omaishoidontuen Asiakaskertomus
Oma päätöspohja Effican kotihoitoosiossa. Omaishoidon koordinaattori
tekee päätöksen, jonka johtava hoitaja
allekirjoittaa. Kriteerit omaishoidontuen
myöntämiselle on olemassa. Asiakkaalle
lähetetään aina oma päätös kotiin. Jos
päätös on kielteinen, mukaan laitetaan
perustelu sekä ohjeistus oikaisupyynnön
tekoa varten.
Omaishoidon koordinaattori ohjaa asiakkaitaan sosiaalityöntekijälle, jonka työtehtäviin on sisälletty omaishoidettavien
sosiaalipalveluiden käsittely sekä päätökset, mikäli niihin tulee asiakkailla
tarvetta
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä omaishoidon tukea hakenut henkilö
saa oman päätöksen paperilla
kotiinsa postin mukana.
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sosiaalieffican
puolelle
Ei
Asiakassuunnitelma kirjataan "auki" KSH
lehdelle. Omaa erillistä asiakassuunniSähköinen tallennus potilastietelmaa ei omaishoidon tuen asiakkaille
tojärjestelmään
tehdä toistaiseksi
Kyllä
Kirjaaminen Effican kertomuksen puolelle KSH lehdelle, tarvittaessa rinnakkaisnäkymien käyttö muille asiakkaan hoitoon osallistuville tahoille, mikäli siihen
on tarvetta. Rinnakkaisnäkymän käyttö
on päällekkäistä kirjaamista, mutta
turvaa asiakkaan hoitoon liittyvien tärkeiden asioiden tiedonkulun. Kotihoidon
hoitajat, jotka hoitavat omaishoitoa
saavia asiakkaita kirjaavat päivittäiseen
hoitoon liittyvät asiat Khtos lehdelle.
Onko käytössä
Lieto
Asiakasasiakirja
2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Käytössä on kunnan oma lomake. Asiakkaan omainen saa tarvittaessa hakemuksien joko Liedon kunnan palvelupisteeltä, internetistä tai kotihoidon hoitajilta. Täytetty hakemus palautetaan
omaishoidosta vastaavalle palveluohjaajalle, jonka työtehtäviin kuuluu hakemusten käsittely.
Palveluohjaaja tekee palvelutarpeen
arvioinnin asiakkaan kotiin yhdessä
tukitiimin hoitajan kanssa. Palvelutarpeen arvio kartoitetaan lisäksi kerran
vuodessa omaishoidon asiakkaiden
kohdalla omaishoidon tukitiimin kanssa
yhteistyössä.
Oma päätöspohja Effican kotihoitoosiossa. Kunnalla on omat kriteerit tuen
myöntämiselle. Kriteerit on luettavissa
mm internetistä ennen mahdollisen
hakemuksen tekoa. Palveluohjaaja
tekee ja allekirjoittaa päätöksen tuen
myöntämisestä.. Asiakkaalle lähetetään
aina päätös kotiin. Jos päätös on kielteinen, mukaan laitetaan perustelu sekä
ohjeistus oikaisupyynnön tekoon.
Sosiaali Effican puolella käytettävät
asiakasasiakirjat. Kaikki omaishoidettavat ovat oikeutettuja saamaan sosiaali-
Paperinen lomake arkistoidaan
arkistointilakien mukaisesti
palveluohjaan toimesta
Paperinen lomake arkistoidaan
arkistointilakien mukaisesti ja
lisäksi sähköinen tallennus
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä asiakkaalle lähetetään postin kautta
päätös kotiin.
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sosiaalieffiacan puolelle
29
palveluita, mikäli niihin on tarvetta.
Asiakas sekä omainen ohjataan kääntymään sosiaalityöntekijän puoleen
kaikissa asioissa, joiden hoito tarvitsee
sosiaalityöntekijää.
Kyllä
Effican kotihoito- osioon tehdään omaishoidon asiakkaille oma asiakassuunnitelma. Asiakassuunnitelman tekee palveluohjaaja tukitiimin kanssa ja omaishoidontuen asiakassuunnitelman prosessi on samanlainen kuin kotihoidon
asiakassuunnitelman prosessi.
Uusikaupunki
Asiakasasiakirja
2. Omaishoidon tuen palvelutarpeen
arvio
6. Omaishoidontuen Asiakaskertomus
Onko käytössä
Kyllä
ProConsonassa on oma hakemuspohja
omaishoidontuen hakemista varten.
Omaishoidontuen hakemuksen asiakas
saa netistä tai yhteispalvelupisteestä.
Omaishoidontuen hakemus toimitetaan
suoraan omaishoidon koordinaattorille
postin kautta, jonka työtehtäviin kuuluu
näiden hakemusten käsittely.
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä paperinen hakemus arkistoidaan
Kyllä
Palvelutarpeen arvio kirjataan Vanhustyön
avohoitolehdelle, Käytössä oma Mediatrissa oleva asiakasasiakirja, joka on sama, mitä käytetään kotihoidon palvelutarSähköinen tallennus potilastiepeen arvioinnissa. Omaishoidon tuen
tojärjestelmään
palvelutarpeen arvioinnin tekee omaishoidon koordinaattori. Kaupungilla on omat
kriteerit omaishoidontuen myöntämiselle,
kriteerit on luettavissa internetistä.
Kyllä
Uudenkaupungin kaupungissa on olemassa oma SAS -työryhmä. Tämän työryhmän työtehtäviin kuuluu päätöksen teko
omaishoidontuen myöntämisestä tai
kieltämisestä. Kriteerit omaishoidontuen
myöntämiselle on olemassa
Ei
Omaishoidontukea saavat asiakkaat
ohjataan kääntymään suoraan sosiaalitoimiston puoleen kaikissa sosiaalipalveluita koskevien asioiden hoidossa.
Kyllä
Omaishoidon tukea saaville asiakkaille
tehdään oma asiakassuunnitelma. Asiakassuunnitelman prosessi on sama, kuin
kotipalvelun asiakassuunnitelmassa.
Kyllä
Omaishoidon tukea saavien asiakkaiden
päivittäisen hoidon kirjaaminen tehdään
Sähköinen tallennus potilastieVanhustyön avohoitolehdelle. Kirjaamises- tojärjestelmään
ta vastaa kotikäynnin tehnyt hoitaja.
Tallentuu sähköisesti potilastietojärjestelmään. Asiakkaalle
lähetetään aina oma osio
päätöksestä sekä päätöksen
yhteydessä tulee perustelu
sekä ohjeistus, mikäli asiakas
haluaa valittaa tehdystä päätöksestä
Sähköinen tallennus potilastietojärjestelmään sekä paperinen, allekirjoitettu asiakassuunnitelma arkistoidaan
30
14.1 Omaishoidontuen asiakassuunnitelman tekoon liittyvä kehitystarve
Laki omaishoidon tuesta 2.12.2005/937 määrittää kohdassaan 7§, että omaishoidontuesta on laadittava yhdessä hoidettavan sekä omaishoitajan kanssa hoito- ja palvelusuunnitelma
(=asiakassuunnitelma). Iki- hankkeen hankekotihoidoista tämä tehdään vain Liedossa sekä Uudenkaupungin kotihoidossa. Raision tulee muuttaa omaa toimintakäytäntöä omaishoidon asiakassuunnitelmien teossa, jotta palvelu vastaisi sille asetettuja lakeja sekä säädöksiä.
Hankkeen yhtenä kirjaamisen kehittämisen kohteena tulee olemaan omaishoitoa koskevien asiakasasiakirjoista asiakassuunnitelma. Hankkeen aikana on mietittävä mahdollisuutta, että mikäli
asiakas saa kotipalvelun palveluita sekä omaishoidon tukea, voidaanko asiakkaalle laatia hankekotihoidoissa yksi yhteinen asiakassuunnitelma, johon olisi kirjattu niin omaishoidon kuin kotipalveluidenkin palvelut, mikäli asiakas on näihin palveluihin oikeutettu. Voisiko tämän yhdessä laadittu
asiakassuunnitelma palvella asiakkaan tarpeita selkeämmin sekä kokonaisvaltaisemmin kuin käytäntö, että molemmat osapuolet (omaishoito ja kotipalvelu) laativat oman asiakassuunnitelman
asiakkaalle. 1.4.2015 voimaan tullut uusi sosiaalihuoltolaki tukee eri yksiköiden välisen yhteistyön
sekä moniammatillisuuden merkitystä. Lain pykälän 39§, kohdan 9. mukaan asiakkaalle voidaan
laatia asiakkaan luvalla yhteinen asiakassuunnitelma, joten tämän uuden työkäytännön käyttöönoton harkitseminen saattaisi olla hankekotihoidossa aiheellista, mikäli se vain on mahdollista työjärjestelyin toteuttaa.
15. SOSIAALIHUOLTOLAIN ASETTAMIEN PALVELUIDEN ASIAKASASIAKIRJAT
Kansallisten palveluluokitusten asiakasasiakirjojen käyttö sekä käytettävyyden selvittäminen hankkeeseen osallistuvissa kotihoidoissa ei onnistunutkaan siten, miten se hankkeen suunnitteluvaiheessa oli suunniteltu tapahtuvaksi. Ainoastaan Raision kaupungissa on sosiaalitoimen puolella
aikuissosiaalityössä kaksi sosiaalityöntekijää, jotka toimivat pääsääntöisesti kotihoidon ensisijaisina sosiaalityöntekijöinä. Heihin kotihoidon henkilökunta sekä asiakkaat voivat ottaa yhteyttä, mikäli
siihen on tarvetta.
Näiden kahden sosiaalityöntekijän työnkuvat ovat moninaiset. Työnkuva koostuu pääsääntöisesti
kuljetuspalveluiden asioiden hoidosta sekä avustamisesta asiakkaita päivittäisen taloudellisen asioiden hoidossa sekä eri etuisuuksien kuten hoitotukien hakemisessa. Lisäksi toisen Raision kotihoidon asiakkaiden sosiaalityöntekijän työpiste sijaitsee Raision sairaalassa, joten hänen työtehtäviinsä kuuluvat lisäksi kaikkien osastolla olevien potilaiden, joista jotkut ovat tulevia kotihoidon uusia asiakkaita, asioiden hoito sekä eteenpäin vieminen. Monissa sosiaalipuolen asioissa Raisionkin
kotihoidon asiakkaat ottavat yhteyttä sosiaalitoimistoon aikuissosiaalityön puolelle ja sieltä asiakas
ohjataan hoidettavan asian mukaan oikealle etuuskäsittelijälle.
Liedon ja Uudenkaupungin kotihoidon asiakkailla ei ole omaa nimettyä kotihoidon sosiaalityöntekijää. Näissä kahdessa kotihoidossa kotihoidon asiakkaat ohjataan suoraan aikuissosiaalityön puoleen sosiaalitoimistoon. Asiakas ottaa itse omaisensa avustuksella yhteyttä sosiaalitoimistoon ja
asiakkaan asian hoito järjestyy sosiaalitoimiston kautta sosiaalitoimiston omien ohjeistusten sekä
käytäntöjen mukaisesti.
Liedon sekä Uudenkaupungin kotihoidon hoitajat eivät valitettavasti tee edes pienimuotoista kaivattua yhteistyötä sosiaalitoimiston työntekijöiden kanssa, joten heidän kohdaltaan kansallisten palveluluokitusta koskevien asiakasasiakirjojen käyttö ja käytettävyys kartoitettiin lähettämällä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskeva taulukko sosiaalitoimen johtaville hoitajille. Heidän avullaan
pystyttiin kartoittamaan asiakasasiakirjojen käytettävyyttä. Sosiaalityöntekijät täydensivät taulukot
31
itsenäisesti oman organisaationsa sisällä. Raision kohdalta taulukko saatiin täytettyä sosiaalityöntekijän avustuksella siltä osin, miten hän asiakasasiakirjoja työssään käyttää.
Raisio
Asiakasasiakirja
Onko
käytössä
Kyllä
Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvä prosessi lyhyesti
Sama asiakasasiakirja on yhteiskäytössä Sosiaalihuollon lähetteen kanssa. Sosiaalityöntekijä saa ilmoituksen
tai lähetteen uuden asiakkaan palvelutarpeen arviosta
joko sähköisesti tai soittona.
Asiakasasiakirjan
asiat
1. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta
2. Sosiaalihuollon tarpeen ensiarvio
Ei
Kyllä
3. Sosiaalihuollon palvelutarpeen arvio
4. Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto
Ei
5. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma
6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman
arvio
Ei
Sama asiakasasiakirja on yhteiskäytössä kohdan 1.
kanssa. Lähetteen käsittelee sosiaalityöntekijä. Lähetteet käsitellään saapumisen järjestyksessä, akuutit
lähetteet käsitellään nopeammin, käsittelyaika riippuu
lähetteen sisällöstä.
Paperilla tullut lähete
arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti. Ensin
sosiaalityöntekijä kerää
lähetteitä omaan kansioonsa, arkistointi tehdään myöhemmin.
Ei
7. Sosiaalihuollon lähete
Kyllä
8. Yhteenveto sosiaalisista olosuhteista
Ei
9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen
palveluihin
Efficassa oma kirjallinen pohja palvelutarpeen arvioinnille. Sosiaalityöntekijä tekee arvion asiakkaan palvelutarpeesta. Siihen kaivataan fraasipohjaa helpottamaan
täyttöä.
Kyllä
Raision kaupungilla on SAS- työryhmän oma lähete
asumispalveluihin haettaessa. Hakemuksen täyttää
kotihoidon hoitaja tai asiakkaan omainen/muu asioiden
hoitaja. Hakemukset käsitellään SAS-työryhmän palavereissa säännöllisin väliajoin. SAS-työryhmä antaa päätöksen siitä, saako asiakas asumispalvelupäätöksen.
Kriteerit asumisen palveluiden saamiselle on olemassa
Raision kaupungilla.
Saapunut lähete kirjataan diaraarinumeron
kanssa ja hakemuksesta
tehdään asiakirjamerkintä tietojärjestelmään.
SAS-päätös kirjataan
lisäksi tietojärjestelmään
ja alkuperäinen hakemus arkistoidaan arkistointilakien mukaisesti.
10. Sosiaalihuollon palvelupäätös
Ei
11. Sosiaalihuollon asiakkaan tuloja
menoselvitys
Kyllä
12. Sosiaalihuollon asiakasmaksulaskelma
Kyllä
13. Sosiaalihuollon asiakasmaksupäätös
Kyllä
Efficassa nimellä Toimeentulotuen laskelma, jota sosiaalityöntekijä käyttää. Sosiaalityöntekijä kirjaa tiedot
tietojärjestelmään tarkastettuaan ne Kelasta tai muista
tahoista, joista asiakkaan tuloja täytyy selvittää.
Efficassa asiakasasiakirja löytyy nimellä Asiakasmaksu.
Asiakirja sisältää asiakasmaksulaskelman sekä asiakasmaksupäätöksen.
Efficassa asiakasasiakirja Asiakasmaksu kattaa asiakasmaksulaskelman sekä asiakasmaksupäätöksen.
Sosiaalityöntekijä tekee päätöksen asiakkaalle myönnettävistä palveluista sekä etuisuuksista.
potilastietojärjestelmään,
lisäksi asiakkaalle lähetetään postissa päätös.
32
14. Sosiaalihuollon maksusitoumus
Kyllä
15. Välitystilipäätös
Ei
16. Sosiaalihuollon kuulemisasiakirja
17. Sosiaalihuollon asiakaskertomus
Asiakasasiakirjaan on mahdollisuus valita fraasipohjan
kautta pohja, jota maksusitoumus koskee. Vaihtoehtoja
on muutamia. Sosiaalityöntekijä voi myöntää maksusitoumuksen asiakkaalle. Asiakasasiakirja täytetään
sähköisesti, sosiaalityöntekijän työtehtävä.
Asiakas saa postissa
itselleen päätöksen
myönnetystä tai kielteisestä maksusitoumuksesta sekä tiedot palveluntuottajasta, jolle
maksusitoumus on
osoitettu.
Asiakkaan suullinen kuuleminen kirjataan tarvittaessa
Efficaan. Kun sosiaalityöntekijä on kuullut asiakasta,
tämän jälkeen työntekijä kirjaa kuulemisen tietojärjestelmään. Varsinaista asiakaskirjapohjaa ei ole käytössä.
Kirjaaminen Efficassa omalle SOS lehti, käytössä rinnakkaisnäkymät tarvittaessa. Sosiaalityöntekijällä on
kirjaamisoikeus asiakaskertomukseen. Muu hoitotaho
voi tehdä rinnakkaisnäkymän
Ei
Kyllä
Sosiaalihuollon palvelutehtävien yhteiset asiakasasiakirjat
Kyllä
1. Sosiaalihuollon valtakirja
2. Virheenkorjauspyyntö
Kyllä
3. Oikaisuvaatimus
Kyllä
4. Vastine oikaisuvaatimukseen
Ei
Kyllä
On olemassa oma lomakepohja Efficassa. Sosiaalityöntekijä täyttää valtakirjan tarvittaessa, mikäli siihen on
tarve
Kaupungin oma paperinen lomake, joka löytyy internetistä. Asiakas saa lomakkeen itselleen joko internetistä
tai sosiaalityöntekijältä postin kautta. Efficasta tätä
asiakasasiakirjaa ei toistaiseksi käytetä
Paperinen virheenkorjauspyyntö arkistoidaan
sosiaalityöntekijän
toimesta
Asiakas saa aina oikaisuvaatimusohjeistuksen liitteenä
kaikkien myönteisten tai kielteisten päätösten yhteydessä itselleen paperilla.
Efficassa oma pohja käytettävissä, joka tulostetaan
sekä lähetetään aina asiakkaalle, kun oikaisuvaatimuspäätös on tehty
Oikaisuvaatimus pyynnöt kirjataan aina sähköisenä tallennuksena
Kirjeenä saapuneet
oikaisuvaatimukset
arkistoidaan ohjeiden
mukaisesti
5. Oikaisuvaatimuspäätös
6. Oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus
Ei
7. Palvelusetelipäätös
Ei
8. Palveluseteli
Ei
Uusikaupunki
Asiakasasiakirja
Onko
käytössä
Asiakasasiakirjan käyttöön liittyvä prosessi
lyhyesti
Asiakasasiakirjan
arkistointiin liittyvät asiat
33
kyllä
Otetaan vastaan, kirjataan ProConsonaan
ProConsona
kyllä
Asiakaskertomukseen kirjaus
ProConsona
kyllä
Palvelutarpeen arviointi lomake, kirjataan ProConsonaan
ProConsona
Tarvittaessa vapaaehtoinen
ProConsona
6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman
arvio
kyllä
Palvelutarpeen arvioinnin pohjalta tehtävä suunnitelma
ProConsona
kyllä
Osana palvelusuunnitelmaa
ProConsona
kyllä
Osana palvelusuunnitelmaa
ProConsona
kyllä
Osana palvelutarpeen arviointia
ProConsona
9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen
palveluihin
Tulossa käyttöön yhteinen asumispalveluhakemus
kyllä
Palvelutarpeen arviointi  palvelusuunnitelma  päätös
ProConsona
11. Sosiaalihuollon asiakkaan tuloja
menoselvitys
kyllä
Osana toimeentulotukilaskelmaa
ProConsona
kyllä
Excel-taulukko, tuloste asiakasmaksupäätöksen liitteeksi
Asiakaskansio
kyllä
kyllä
ei
kyllä
kyllä
Sosiaalityöntekijä valmistelee, sosiaalityön johtaja tekee
päätöksen
Toimeentulotukilaskelman ja päätöksen kautta
Osana palvelutarpeen arviointia
ei
Dynasty
ProConsona
ProConsona
ProConsona
34
kyllä
Dynasty
3. Oikaisuvaatimus
kyllä
Vapaamuotoinen hakemus, ohjeet päätöksessä
kyllä
Pohja sosiaalityöntekijöillä
kyllä
Sosiaalilautakunta
Dynasty korjaus
ProConsona
Dynasty
vapaamuotoinen tarvittaessa
ei
8. Palveluseteli
ei
Lieto
Asiakasasiakirja
Onko
käytössä
Asiakasasiakirjan käyttöön
liittyvä prosessi lyhyesti
Kyllä
Löytyy kirjallisena kotisivuilta,
vastaanottajana kotiutushoitaja
tai palvelukoordinaattori.
Ei
Kyllä
Ei
Kyllä
Vanhuspalveluiden henkilökunnan vastuulla
6. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio
Kyllä
Asiakkuuden mukaan toteutus
Ei
Kotiutushoitaja ja palvelukoordinaattori vastaavat arvioinnista,
palvelujen koordinoinnista
Ei
Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä
Kyllä
Lomakkeen täyttää sosiaali/terveydenhuollon ammattihenkilö yhdessä hakijan ja läheisten
kanssa
9. Hakemus sosiaalihuollon asumisen palveluihin
Asiakasasiakirjan
asiat
35
Kyllä
Vanhuspalvelujohtaja päättää
vanhuspalveluiden eri henkilöiden valmistelun pohjalta, kotihoidon päätökset kotihoidon
esimiehet
11. Sosiaalihuollon asiakkaan tuloja menoselvitys
Ei
Asumispalveluiden yhteydessä
suojaosuuslaskelma jonka laatii
toimistosihteeri
Kyllä
Vanhuspalveluiden toimistosihteeri laatii tuloselvityksen perusteella
Kyllä
Vanhuspalveluiden toimistosihteerin työtehtävä
Kyllä
Vanhuspalveluissa laajalti
käytössä myös palveluseteli
Ei
Ei
Kyllä
Pro Consona yleisessä sosiaalityössä, vanhuspalveluiden muu
henkilöstö Effica
Ei
Ei
3. Oikaisuvaatimus
Ei
Ei
Ei
Ei
Vapaamuotoinen
Kyllä
Tukipalvelut, asumisen palvelut
vanhuspalvelujohtaja päättää
vanhuspalveluiden henkilöstön/
Sap ryhmän päätöksen perusteella
8. Palveluseteli
Kyllä
tukipalvelut, asumispalvelut,
kotihoito
15.1 Sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet
Yhtenä isona haasteellisena tekijänä sosiaalipuolen palveluiden ja kotihoidon palveluiden yhteensovittamisessa on tietojärjestelmien keskenään keskustelemattomuus sekä samanaikaisesti käytössä olevat eri tietojärjestelmät.
Totuus on, että hankekuntien kotihoidon työntekijöillä ei ole mahdollisuutta nähdä mitään sosiaalipuolen palveluita, joita asiakkaalle on suunniteltu. Sama tilanne on toisinpäin, sosiaalityöntekijät
eivät näe asiakkaille suunniteltuja kotihoidon palveluita. Konkreettinen tietojärjestelmien erialisuus
sekä keskenään keskustelemattomuus voidaan kuvata tässä vaiheessa kuiluna, jonka reunojen
välillä ei ole yhdistävää siltaa.
36
Iki-hankkeessa yhtenä tavoitteena oli pilotoida sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjoja, mutta organisaatioiden välisten eroavaisuuksien vuoksi hankkeen ohjausryhmässä päädyttiin seuraavaan tulokseen. Hankkeessa kartoitettiin sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjojen käyttö, mutta niiden jatkotyöstäminen sekä kotihoitojen sekä sosiaalityöntekijöiden yhteistyön lisääminen sekä tietojärjestelmiin liittyvien ongelmakohtien ratkaiseminen muodostuisi niin laajaksi kokonaisuudeksi, johon
Iki-hankkeen työpanos ei valitettavasti riitä. Tässä hankkeessa siis näiden asiakasasiakirjojen käytön kuvaaminen hankekotihoidoissa jää ainoaksi sosiaalihuoltolain asiakasasiakirjoja koskevaksi
asiaksi ja seuraava hanke saattaa jatkaa haasteelliseksi havaittujen asioiden työstämistä eteenpäin kohti toimivampaa kokonaisuutta.
16. ASIAKASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVIÄ KEHITTÄMISTARPEITA
Kehittämistarve asiakasasiakirjojen kohdalla koskee palveluiden päätösten myöntämistä. Valitettavasti tällä hetkellä asiakas ei aina saa itselleen myönteistä tai kielteistä päätöstä palveluista, joita
asiakas on itselleen halunnut tai toivonut, tai mitä hänelle on myönnetty tai mitä palveluita on kielletty. Nyt asiakkaalle saatetaan tehdä päätös tietojärjestelmään, mutta päätös toimii ikään kuin
”teknisenä” päätöksenä, joka turvaa asiakkaalle suunniteltujen kotikäyntien säilymisen järjestelmässä sekä samalla tekninen päätös auttaa kotihoitoja resurssien jakamiseen tietojärjestelmässä.
Tekninen päätös mahdollistaa myös kotihoitojen laskutukseen liittyvien asioiden hoidon. Näiden
edellä mainittujen asioiden vuoksi palvelupäätöksiä hankekotihoidoissa tehdään, mutta päätöstä
palvelusta ei aina lähetetä asiakkaalle kaikissa hankekotihoidoissa. Tulevaisuudessa käytännön
miettiminen uudestaan on aiheellista.
Lisäksi asiakasasiakirjoihin sekä niiden käytettävyyteen kehittämistarpeina on asiakasasiakirjojen
merkityksen korostaminen henkilöstölle. Lisäkoulutusta mitä millekin asiakasasiakirjalle kirjataan,
tarvitaan ehdottomasti lisää. Lisäksi kansallisen palveluluokitusten asiakasasiakirjojen käytön kokonaisvaltaista tehostamista olisi hyvä tehostaa kotihoidoissa sekä omaishoidoissa. Esimerkkinä
toimii loistavasit omaishoito, asiakkaille tulee jatkossa laatia asiakassuunnitelma, koska sen teko
on laissa sekä asetuksissa määrätty tehtäväksi.
Yhteenvetona asiakasasiakirjojen kehittämistarpeista voidaan sanoa, että asiakasasiakirjojen otsikot pyritään hankkeen toimesta muuttamaan tietojärjestelmissä vastaamaan kansallisia palveluluokituksen käsitteitä. Käsitteiden muuttaminen muuttaa lisäksi henkilöstön puhekielen oikeaksi.
Kun henkilöstö puhuu oikeilla termistöillä, kansallisen palveluluokitusten ymmärtäminen helpottuu
sekä uudet termit juurtuvat työyhteisöihin.
Varsinaisesti itse kansallisen palveluluokituksen asiakasiakirjoihin eivät liity rekisteriselosteet, mutta niiden huomioiminen hankekotihoidossa on aiheellista. Kotihoidoissa oli havaittavissa omia Excel pohjaisia listoja, jotka sisältävät henkilötietoja. Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Selosteesta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä sekä
mitä henkilötietoja rekisterissä mahdollisesti on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja luovutetaan.
Lisäksi selosteessa tulisi olla maininta suojauksen periaatteista, miten seloste on tietosuojattu.
Samaan rekisteriin voi kuulua automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä tietoja sekä esimerkiksi paperisella lomakkeella olevia tietoja, jos näitä kaikkia tietoja käytetään rekisterinpitäjälle
kuuluvan saman tehtävän hoitamisessa. Rekisteriselosteen laatimisvelvollisuudesta sekä sisällöstä
säädetään henkilötietolain (523/1999) 10 § pykälässä. Rekisteriselosteita ei hankkeeseen kuuluvissa kotihoidoissa ole kaikissa huomioitu, joten tämäkin muutos olisi aiheellista toteuttaa lähitulevaisuudessa.
37
17. MITÄ HANKKEESSA TAPAHTUU NYKYTILAN KUVAUKSEN JÄLKEEN
Iki-hankkeen seuraavassa vaiheessa aloitetaan pienryhmätyöskentely. Pienryhmätyöskentelyyn
osallistuu jokaisesta hankekotihoidosta työntekijöitä sekä oman tietojärjestelmän hallitsevia Atk
osaajia. Pienryhmätyöskentelyn tarkoituksena on yhteisvoimin kartoittaa kansallisen palveluluokituksen asiakasasiakirjojen käyttöön liittyvät haasteet käytännön työssä sekä yhteisvoimin miettiä
mahdollisuuksien mukaan toteutettavia muutoksia asiakasasiakirjojen rakenteisiin itse tietojärjestelmässä.
Lisäksi pienryhmätyöskentelyn tarkoituksena on etsiä keinoja kotihoidon toimintaprosessien yhteensovittamiseen sekä järjestää koulutusta henkilökunnalle asiakasasiakirjojen käytöstä, sisällöstä sekä motivoida henkilöstö asiakasasiakirjojen käyttöön uudella asenteella. Uudenkaupungin
kotihoidon lisätavoitteena on motivoida henkilökunta lisämuutoksiin rakenteisen kirjaamisen tulon
jälkeen, heillä muutoksia tulee pienellä ajalla eniten.
Lisäksi Mediatrin sekä Effican pääkäyttäjien avulla pyritään muuttamaan tietojärjestelmien sisältöä
asiakasasiakirjojen kohdalta organisaatiokohtaisesti vastaamaan kansallisen palveluluokituksen
vaatimuksia sekä THL:n suosituksia. Pienryhmä etsii lisäksi toimintatapoja, jolloin tapahtuu päällekkäistä kirjaamista. Tarkoituksena on miettiä yhdessä keinoja sekä uusia työmenetelmiä, jolloin
päällekkäistä kirjaamista voisi vähentää.
Nykytilan kuvausta tehdessä on varmistunut jo se, että kotihoidoissa on lukuisia erilaisia toimintakäytäntöjä. Yhdessä pienryhmän sekä kotihoitojen esimiesten kanssa mietitään toimintakäytäntöjen muuttamista vastaamaan toisiaan. Lisäksi jokaisessa hankekotihoidossa on havaittavissa hyväksi koettuja työkäytäntöjä, joiden juurruttamista toisiin hankekotihoitoihin olisi kannattavaa harkita.
18. POHDINTA JA YHTEENVETO NYKYTILAN KUVAUKSESTA
Tämän nykytilan kuvauksen tarkoituksena oli kuvata mahdollisimman lyhyesti kolmen kotihoidon
keskeisempiä toimintaprosesseja sekä käytäntöjä. Lisäksi yhtenä osuutena oli kuvata kansallisen
palveluluokituksen mukaisia asiakasasiakirjoja sekä niiden käytettävyyttä kotipalveluiden, omaishoidon sekä sosiaalihuollon näkökulmasta ajatellen.
Nykytilan kuvausta tehdessä selventyi kolmesta hankkeeseen osallistuvasta kotihoidosta seuraavia asioita. Vaikka yhteiskunta on siirtynyt hyvin pitkälle sähköisesti ja verkon kautta täytettävien
lomakkeiden käyttöön, niin käsin täytettävien lomakkeiden määrä ja näiden arkistointi on kotihoidon työssä lähes päivittäistä. Näitä lomakkeita ovat mm kaikki sellaiset lomakkeet, joihin tarvitaan
asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa allekirjoitukset. Näitä lomakkeita syntyy kotihoidon päivittäisessä työssä yllättävän paljon ja näiden arkistoinnin tärkeys on kotihoidoissa huomioitu hyvin.
Kansallisten palveluluokituksen asiakasasikirjoja on käytössä hankekotihoidoissa. Osa näistä asiakasasiakirjoista on kuitenkin nimetty toisella nimellä tai vastaavasti asiakasasiakirjaa käytetään,
mutta ei tietojärjestelmän kohdassa, jossa se on olemassa. Esimerkkinä tästä on asiakasasiakirja;
Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta. Ensikontakti/ilmoitus kotihoidon tarpeesta kirjataan tietojärjestelmään terveyskertomuksen puolelle, varsinaista olemassa olevaa asiakasasiakirjaa ei täytetä Effican kotihoito-osion puolella. Vastaavasti palvelutarpeenarvion asiakasasiakirja löytyy Efficasta
nimellä Voimavarakartoitus. Voimavarakartoitus lomakkeen nimeäminen Efficassa suoraan palvelutarpeen arvioiksi toisi kyseiselle lomakkeelle arvostusta sekä käytettävyyttä laajemmassa mittakaavassa, kuten kuuluisi. Nyt se mielletään hoitajien toimesta asiakkaan toimintakykyä kuvaavaksi
asiakasasiakirjaksi, ei palvelutarpeen arvioksi. Lisäksi tämän asiakirjan sisältö kaipaa muutosta
vastaamaan THL:n vaatimuksia sekä ikäihmisten hoitoon liittyviä erityispiirteitä.
38
Omaishoidon kohdalla vastaavasti kansallisen palveluluokitusten asiakasasiakirjat ovat osittain
käytössä, mutta niitä käytetään jopa kahdessa eri tietojärjestelmissä (ProGonsona ja Mediatri) samanaikaisesti. Tällöin myös kirjaaminen kertaantuu päällekkäiseksi. Lisäksi Uudenkaupungin kotihoidossa siirrytään kokonaan ProGonsonasta Mediatrin kotihoito-osion käyttöön, eli tässä hankekotihoidossa on tulossa laajoja asiakasasiakirjoihin kohdentuvia muutoksia kotihoidon työtä ajatellen. Tämä siirto tuo mukanaan myös työkäytäntöjen muuttumista.
Päivittäinen omaishoidon kirjaaminen tapahtuu samaan paikkaan kotihoidon päivittäisen kirjaamisen kanssa terveyskertomuksen puolella Liedossa sekä Uudenkaupungin kotihoidossa. Raisiossa
omaishoidontuen asiat kirjataan eri lomakkeelle terveyskertomuksen puolella. Raisiossa omaishoidon koordinaattorit tekevät tarvittaessa rinnakkaisnäkymän kotihoidon hoitajille, eli tällöin kirjaus on
päällekkäistä niin KSH sekä Khtots lomakkeilla. Raisiossa on kuitenkin havaittu hyväksi eri lomakkeille kirjaaminen. Omaishoitoa saavien asiakkaiden palvelut sekä heidän hoitoon liittyvät asiat
löytyvät kokonaisuutena helposti KSH lomakkeelta, kotihoidon hoitajilla on lukuoikeus tälle kirjaamisalustalle sekä lisäksi rinnakkaisnäkymän laitto-oikeus.
Omaishoidontuen asiakkaille asiakassuunnitelma tehdään hankkeen kotihoidoissa Liedossa ja
Uudessakaupungissa. Raision kotihoidossa tämä käytäntö tulisi aloittaa, koska asiakassuunnitelman teko on jo määritelty tehtäväksi omaishoidontuen laissa. Pohdittavaa on, että olisiko tulevaisuudessa mahdollisuutta muuttaa hankekotihoitojen toimintakäytäntöjä siten, että omaisihoidon
tukea saavalle asiakkaalle tehdään moniammatillisena yhteistyönä asiakassuunnitelma omaishoidon sekä kotihoidon kanssa yhdessä? Tällöin asiakassuunnitelma palvelisi asiakasta entistä paremmin sekä kokonaisvaltaisemmin. Tämän kaltaisen asiakassuunnitelman laatiminen on mahdollista vain silloin, kun asiakas saa omaishoidontuen lisäksi palveluita myös kotihoidolta.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käytön selvittäminen muodostui tätä kuvausta tehdessä kaikkien haasteellisemmaksi kokonaisuudeksi. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käytössä tapahtuu
todennäköisesti eniten päällekkäistä kirjaamista, koska tietojärjestelmät eivät kohtaa toisiaan missään vaiheessa ja työntekijä osapuolet eivät näe toistensa kirjaamia asioita ja asiakkaille suunniteltuja palveluita. Raision kotihoidossa on nimetty kaksi sosiaalityöntekijää, jotka pääsääntöisesti pyrkivät hoitamaan kotihoidon asiakassuunnitelman omaavien asiakkaiden asioita. Raision kotihoidon
hoitajat tekevät yhteistyötä sosiaalityöntekijöiden kanssa, mutta käytössä on kuitenkin niin terveys
kuin sosiaali Effica. Sosiaalityöntekijät näkevät kotihoito-osiossa asiakkaille suunnitellut palvelut,
joten tarvittaessa heillä on oikeus hakea lisätietoa asiakkaan palveluista tietokannasta.
Vastaavasti Liedossa tai Uudenkaupungin kotihoidossa kotihoidon hoitajat eivät tee yhteistyötä
sosiaalityöntekijöiden kanssa, joten näissä kotihoidoissa asiakkaiden asioita hoitavat eri työtahot
eivät kohtaa toisiaan asiakkaan asioiden eri hoitoprosesseissa.
Lähitulevaisuudessa Efficaan on tulossa uusi LifeCare -versio vuoden 2016 aikana. Tämä muuttaa
asiakkaan olemassa olevien asiakkuuksien näkyvyyttä hieman. LifeCaren tulon jälkeen eri hoitotahot näkevät, mikäli asiakkaalla on asiakkuus olemassa toisessa yksikössä, mutta tarkempaa selvitystä asiasta ei pysty saamaan selville. Kuitenkin jo olemassa olevan asiakkuuden olemassaolo
saattaa kertoa hoitavalle työntekijälle edes hieman asiakkaan palveluiden kokonaiskuvasta entistä
paremmin. Tämä muutos on siis tulossa vain Efficaan, ei Mediatriin.
Jotta Iki- hankkeen pienryhmien toiminta saadaan mahdollisimman tuottavaksi, hankkeen pienryhmätyöskentelyn alkuvaiheessa muodostetaan hankekotihoidoista kaksi erillistä pienryhmää.
Efficaa käyttävä Lieto sekä Raisio toimivat yhtenä ryhmänä ja Uusikaupunki omana yksikköryhmänään. Alkuvaiheessa, kun pienryhmissä mietitään tietojärjestelmän käyttöön liittyviä haasteita,
ryhmien erilläänolo toisistaan on perusteltua. Rajattu työaika saadaan hyödyllisemmin käyttöön
kun ryhmän kokoontuessa voimavarat saadaan kohdennettua juuri oman tietojärjestelmän painopistealueisiin. Kun pienryhmä alkaa työstää kotihoidon konkreettisen työprosesseja sekä siihen
liittyvää kirjaamista, tällöin ryhmä kokoontuu yhtenäisenä. Kokoajan hankkeen edetessä kaikki
osapuolet saavat kaiken tiedon kahden eri pienryhmän vaiheista sekä tilanteista pysyen ajantasalla
siitä, missä vaiheessa ryhmien työskentely on.
39
Nykytilan kuvausta tehdessä on selkiintynyt lisäksi se tosiasia, että muutettavien asioiden määrähankekotihoidoissa ei välttämättä toteudu hankkeelle varatun ajan puitteissa. Muutettavia asioita
on monia ja asiakokonaisuudet ovat isoja. Tämän vuoksi nyt alkuvaiheessa on kartoitettu, mitkä
asiat ovat tärkeimmät, akuutimmat, muutettavat osa-alueet kirjaamisen sekä asiakasasiakirjojen
maailmassa ja näistä lähdetään hanketyöskentelyssä eteenpäin. Seuraava hanke jatkaa siitä, mihin Iki- hanke loppuessaan jää, mikäli kaikkia tarvittavia muutoksia ei Iki- hankkeen puitteissa ehditä toteuttaa.

Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset

Transcription

Similar documents

Liiketoimintamahdollisuudet terveysteknologiassa

Tilaaja- tuottaja -malli - Hämeenlinnan Eläkkeensaajat ry

- Asiakaskysely sekä asiakaspalautetilaisuus koettu liian pitkäksi

Kuopion kaupunki 2015 TERVETULOA ASUMAAN

Kotihoidon organisaatio:

Rimpikodon esite

Kotihoidon intensiivijakso

Suonenjoen kaupungin sosiaalipalvelumaksut 1.1.2016 alkaen

Esi- ja alkuopetuksen vuosikello