Lederveiledning for forbedringssamtale:

Lederveiledning for forbedringssamtale:
Hva er en forbedringssamtale?
Dette er en individuell samtale der det snakkes om arbeidsforholdet og hvordan du egentlig har
det på jobb, og om hvordan du kan ha det bedre med deg selv når du er i arbeid.
Denne samtalen skal dreie seg om:
· Hva du selv gjør for at du skal trives på jobb
· Eventuelle utfordringer knyttet til arbeidsforholdet
· Hva bedriften kan bidra med for å øke trivsel og prestasjoner
Det er viktig at lederen har en individuelt tilpasset samtale med sine medarbeidere der leder og
medarbeider i fellesskap diskuteres spørsmål som:
§
§
§
§
Hva gir deg lyst til å gå på jobb?
Hvordan kan du spre arbeidsglede på arbeidsplassen din?
Hva skal til for at du er helt tilstede når du er på jobb?
Hvordan kan du beholde arbeidskapasiteten din om helsen din trues, eller du er i en
vanskelig livssituasjon?
Det er nødvendig å skape bevissthet omkring det å yte mens vi er på jobb. Vi vil skape/være en
arbeidsplass der:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Hver enkelt medarbeider føler seg ønsket og hvor det føles godt å være
Ansatte får utfordringer nok til at de må strekke seg for å utvikle seg
Prestasjoner drives av indre motivasjon
Alle har et oppriktig ønske om å gjøre en god jobb for sin egen del
Den enkelte opplever å ha kontroll over eget arbeid
Det er tydelige rammer og krav til utførelse av arbeidet
Det er god balanse mellom ansvar, tillit, utfordring og anerkjennelse
Helse, -livssituasjon og familiære ses i sammenheng med arbeidsinnsats og -evne
Vi tør å stole på hverandre
Vi tror at alle kan påvirkes til å foreta positive nærværsvalg. Derfor gjennomfører vi samtaler
med sikte på å styrke de faktorene som setter oss bedre i stand til å prestere – i tillegg til
tradisjonell oppfølging.
Hva skal samtalen handle om?
Bakgrunnen for samtalen er:
·
·
·
·
·
·
Et ønske om å øke det generelle nærværet
Å finne ut hva som skal til
Å finne ut hva gjør vi galt/riktig
Å finne ut hva vi kan gjøre annerledes eller mer/mindre av
Å snakke ut om eventuell individuell tilpasning og medvirkning for å øke tilstedeværelsen
Å legge til rette forhold som øker prestasjonene
«Sjekkliste» før samtalen
·
·
·
·
·
Det individuelle nærværsbildet – fysisk, mental og sosialt
Hva avtalte vi sist?
Hva er oppnådd?
Konsekvenser?
Hva nå?
Forberedelser (leder):
·
·
·
·
·
·
·
·
Tydeliggjør hensikten med samtalen for deg selv
Tenk gjennom hva som kan sies for å gi den ansatte hjelp
Gi beskjed om hva samtalen gjelder når du inviterer til møte
Vurder om det eksisterer «jobbmessige konsekvenser» som forutsetning for samtalen
Gi medarbeideren mulighet til å forberede seg
Sett av nok tid
Sørg for å kunne være uforstyrret
Noter viktige spørsmål
Når møtet starter (leder):
·
·
·
·
·
·
Vær bevisst på hensikten med møtet
Vær direkte, tydelig og konkret (bruk du og jeg, ikke man og noen)
Lytt, ikke vær redd for stillhet
Ikke slipp et emne for fort
Unngå ledende spørsmål
Bruk "hva" og "hvordan"
Verktøy for en god samtale:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Fortell hva saken gjelder
Vær tydelig
Ta initiativet i samtalen ved å stille spørsmål
Bruk deg selv som 1. person i spørsmålene
Bruk åpne spørsmål – spørsmål som begynner med Hva, Hvem, Hvordan og Når
Fokuser på; ”Hva skal til for at…”
Still oppfølgingsspørsmål, for å unngå misforståelser
Vis vilje til endring, nytenkning og utprøving av muligheter
Bruk en innfallsvinkel som tar utgangspunkt i dine følelser eller inntrykk, f.eks.: "jeg
opplever at……., "stemmer mitt inntrykk……, hvordan opplever du det…?" osv.
Dette må du IKKE gjøre:
·
·
·
·
·
Kreve innrømmelser
Stille diagnoser
Argumentere
Bruke spørsmål som starter med "hvorfor…. du"
Snakke om det som ikke fungerer
Dokumentasjon
·
·
·
Dokumenter konklusjoner og tiltak i oppfølgingsskjemaet
Skap forpliktelse ved at begge signerer dokumentet
Husk punkt om oppfølging – en avtale er gjensidig –resultater skapes når de etterspørres
Avslutning av samtalen:
·
·
·
·
Gi uttrykk for positive ting
Legg opp til at medarbeideren finner løsningen selv
Få frem konklusjoner og hvem som gjør hva videre
Avtal nytt møte hvis det er nødvendig for å sikre oppfølging
Felles evaluering av samtalen:
Hvordan synes du samtalen gikk?
Hvordan skal vi følge opp avtaler?
------ / ------ - 20…..
………………………………
Leder
………………………………
Medarbeider