Det er nemt at få lov til at afholde arrangementer i København, men

-
Det er nemt at få lov til at afholde arrangementer i
København, men der er mange små ting at overveje
undervejs.
Vi har i afdelingen Byliv mange års erfaring med begivenheder
og arrangementer, og vi står altid i kulissen, hvor der sker noget i byen. Vi har lavet denne guide med 10 vigtige punkter der
bl.a. leder dig igennem besøg hos de rigtige myndigheder, så
du som arrangør kan være på forkant med situationen.
Du er altid velkommen til at ringe til Byliv for råd og vejledning.
Center for Trafik og
Byliv
Telefon
3366 3304
Juli 2015
E-mail
[email protected]
Indhold
1. Tilladelse fra Byliv ..................................................................................... 3
Offentlig vej, privat fællesvej eller privat vej ........................................... 3
Særlige vilkår for nogle pladser ................................................................ 4
Andre særlige regler og retningslinjer du også bør kende ....................... 4
2. Tilladelse fra Politiet ................................................................................. 4
Særtilladelse fra Politiet ........................................................................... 4
Sikkerhedsplan ......................................................................................... 5
3. Andre tilladelser ....................................................................................... 5
Opsætte tribuner, telte eller scener ........................................................ 5
Spærre trafikken....................................................................................... 6
Afholde kræmmermarkeder, hvor der også sælges nye varer ................ 6
Parkere i parker samt på torve og pladser ............................................... 6
4. Musik og lyd ............................................................................................. 7
5. Salg af alkohol .......................................................................................... 7
6. Salg af mad og fødevarer ......................................................................... 8
7. Adgang til strøm og vand ......................................................................... 8
Strøm ........................................................................................................ 8
Vand ......................................................................................................... 9
8. Renhold og oprydning ............................................................................ 10
Vær opmærksom på............................................................................... 10
9. Informer og involver din omverden ....................................................... 11
10. Økonomisk støtte til dit arrangement.................................................. 11
Side 2 af 12
1. Tilladelse fra Byliv
For at få tilladelse til at afholde et arrangement på en af kommunens pladser, veje eller parker skal du ansøge Byliv om lov til at bruge arealet.
Arrangementerne skal være åbne for offentligheden (evt. mod billetpris) og af almen interesse. Du kan derfor ikke låne pladser, veje
og parker til ren kommerciel brug eller rent private arrangementer.
Vær opmærksom på, at de mest populære steder ofte er reserveret
langt ud i fremtiden. Du får automatisk en mail som kvittering på, at
din ansøgning er modtaget. Du hører fra en sagsbehandler i Byliv
indenfor 14 dage. Selve tilladelsen til arrangementet kommer senere på mail.
Ved enkle arrangementer er sagsbehandlingstiden normalt 14 dage,
men ofte kortere. Ved større arrangementer, hvor der fx er behov
for at afspærre trafikken eller sætte podie, scene, telt op mv. er
sagsbehandlingstiden ofte længere.
Søg altid i god tid.
Offentlig vej, privat fællesvej eller privat vej
Hvis dit arrangement skal afholdes på offentlig vej, skal du have
tilladelse til at bruge arealet fra Københavns Kommune.
Hvis dit arrangement skal afholdes på en privat fællesvej, skal du
både aftale at låne arealet af de lokale grundejere, men du skal også
have tilladelse fra Københavns Kommune.
I begge tilfælde søger du tilladelsen fra Byliv.
Hvis dit arrangement skal afholdes på private veje eller grunde er
det udelukkende grundejeren, du skal kontakte for tilladelse.
Via Den Offentlige Informationsservice kan du finde oplysninger om
ejeren.
Side 3 af 12
Særlige vilkår for nogle pladser
For nogle pladser, veje eller parker gælder der særlige vilkår, som
kan give begrænsninger i forhold til dit arrangement. Det kan bl.a.
dreje sig om færdsel med tunge køretøjer eller placering af tunge
scener, om beskyttelse af parker eller græsplæner.
Du kan finde de særlige vilkår, der gælder for visse af byens pladser
og gader, på Pladsguiden. Eller du kan kontakte en rådgiver i Byliv
for at få mere at vide.
Andre særlige regler og retningslinjer du også bør kende
Retningslinjer for Udendørsarrangementer, Arrangementer +100
personer og Arrangementer på kirkegårde
2. Tilladelse fra Politiet
Du skal altid have tilladelse fra Politiet til at afholde dit arrangement.
Hvis Politiet vurderer, at dit arrangement vil påvirke trafikken eller
byen meget, bliver du kontaktet for yderligere oplysninger. Politiet
kan udover tilladelsen til selve arrangementet forlange, at du søger
en særtilladelse eller at du udarbejder en sikkerhedsplan.
Politiets elektroniske ansøgningsformular om tilladelse til arrangementer
Du kan også søge Politiet om tilladelse ved at sende en mail med en
beskrivelse af dit arrangement på: [email protected]
Du kan læse om, hvordan du skal udfylde ansøgningen i Politiets
vejledning til ansøgningen
Særtilladelse fra Politiet
Politiet kan ønske at tale nærmere med dig, hvis dit arrangement fx
involverer rigtig mange mennesker eller kommer til at påvirke byen
eller trafikken meget. I de tilfælde vil politiet kontakte dig og forlange, at du søger en særtilladelse.
Side 4 af 12
Sikkerhedsplan
Hvis du ansøger om tilladelse til at afholde større arrangementer fx
en koncert, festival, event eller til en demonstration med opbygning
af scene og afholdelse af optræden/musik kan Politiet af sikkerhedsmæssige årsager kræve, at du senest 14 dage før afholdelsen af
arrangementet fremsender en sikkerhedsplan.
På Kulturministeriets hjemmeside kan du læse vejledningen til,
hvordan du udarbejder en sikkerhedsplan.
Vejledning om udarbejdelse af sikkerhedsplan for større udendørs
musikarrangementer o. lign.
Du kan kontakte Politiets Tilladelsessektion på tlf. 35 12 28 98 /
mail: [email protected] for at få uddybende vejledning om de
nødvendige tilladelser.
3. Andre tilladelser
Udover arrangementstilladelserne fra Byliv og Politiet skal du altid
søge tilladelse, hvis du i forbindelse med dit arrangement vil;
Opsætte tribuner, telte eller scener
Podier under 1 meter i højden og scenevogne kræver ikke en tilladelse. Er du i tvivl så kontakt Center for Bygninger. De kan hurtigt
fortælle dig, om du behøver en tilladelse.
Tilladelsen søges hos Center for Bygninger
Pr. 1. januar 2015 tager Byg og Miljø gebyr for at behandle byggesager. Se taksten for sagsbehandling hos Center for Bygninger.
Byliv skal underskive en fuldmagt til opstilling på pladser, inden du
henter byggetilladelsen.
Har du brug for yderligere oplysninger, kan du kontakte Center for
Bygninger på tlf. 33 66 52 00. Du kan også møde personligt op og få
råd og vejledning.
Side 5 af 12
Spærre trafikken
Du skal altid have tilladelse, hvis du vil afspærre gader eller pladser.
Udrykningskøretøjer skal kunne komme til overalt, og byens borgere skal så vidt muligt kunne færdes frit over hele København
Søg om tilladelse til at afspærre gader eller pladser
Du skal lave en målfast afspærringsplan med færdselstavler og andet udstyr påtegnet, som skal godkendes.
Du skal altid have et professionelt firma til at opstille afspærringsmateriel og skilte.
Afholde kræmmermarkeder, hvor der også sælges nye varer
Hvis du skal arrangere et kræmmermarked, hvor der også sælges
nye genstande, skal du søge om tilladelse hos Erhvervsstyrelsen.
Hvis det alene er private personers ejendele (brugte genstande)
eller husflidsprodukter som sælges, er tilladelse fra Erhvervsstyrelsen ikke nødvendig. En del fødevarer kan også sælges på kræmmermarkeder uden tilladelse.
Tilladelsen søges hos Erhvervsstyrelsen
Ansøgningsblanket om tilladelse til et kræmmermarked, hvor der
også sælges nye varer, finder du på via www.virk.dk på mobiltreg.dk
Du skal anføre navnet på dit kræmmermarked, adressen, afholdelsesdato samt vedhæfte en deltagerliste.
Parkere i parker samt på torve og pladser
Parkering er forbudt i parker samt på torve og pladser.
Du kan i særlige tilfælde få en parkeringstilladelse, hvis det er nødvendigt for afholdelsen af dit arrangement. Eksempelvis en kølevogn til salg af madvarer. Tal med Byliv, når du ansøger om tilladelse.
Side 6 af 12
4. Musik og lyd
Indeholder dit arrangement forstærket musik, speak eller anden
form for lyd, skal du oplyse om det i din arrangementsansøgning til
Byliv og til Politiet.
Der kræves ikke særskilt tilladelse til forstærket musik eller anden
lyd, så længe det kun foregår indtil kl. 23 søndag – torsdag og indtil
kl. 24 fredag-lørdag. Reglerne for lyd varierer afhængigt af sted,
men det må ikke støje mere, end at der kan føres en normal samtale i de lejligheder, som er naboer til arrangementet.
Det er vigtigt, at du i god tid informerer naboerne - både beboere,
virksomheder og butikker om dit arrangement, og om at der vil blive spillet høj musik eller bliver støj i øvrigt. Det formindsker antallet
af klager og øger sandsynligheden for, at du eller andre kan få tilladelse til at afholde et arrangement på stedet en anden gang.
Husk at dine gæster også bidrager til støjen og ikke nødvendigvis
går godvilligt hjem, når aktiviteten stopper. Derfor kan det være
nødvendigt at lukke den officielle del af underholdningen en times
tid før tilladelsen gælder til.
I nogen tilfælde kan det aftales med Byliv, at arrangementer som
medfører støj, kan vare længere end til normalt.
Du kan læse om regler og retningslinjer for de enkelte steder og
pladser i Pladsguiden.
Du kan også ringe til Center for Miljøbeskyttelse på tlf. 33 66 58 00
eller til Politiets Tilladelsessektion på tlf. 35 12 28 98 / mail [email protected] og få yderligere information og vejledning.
5. Salg af alkohol
Du skal have en tilladelse fra Politiets Tilladelsessektion, hvis du vil
sælge alkohol til dit arrangement. Den kan fås til din virksomhed
eller forening eller indhentes som en lejlighedstilladelse.
Søg tilladelse hos Politiet
Side 7 af 12
Politiets vejledning til hvordan, du søger lejlighedstilladelsen
Du kan få yderligere information og vejledning hos Politiets Tilladelsessektion på mail [email protected] eller tlf. 35 21 28 98.
6. Salg af mad og fødevarer
Hvis dit salg er under Fødevarestyrelsens bagatelgrænse behøver du
ingen særlig tilladelse til at sælge mad eller fødevarer til et arrangement.
Du kan maksimalt sælge mad 10 gange på 1 år eller i 30 dage i løbet
af et år, hvis din virksomhed skal holde sig indenfor bagatelgrænsen.
Du skal dog stadig have tilladelse fra Byliv til at sælge fødevarer som
en del af din arrangementstilladelse. Du har også stadig ansvaret
for, at aftagerne af din mad ikke bliver syge af den, og derfor skal du
overholde de hygiejneregler der findes.
Relevante vejledninger og regler fra Fødevarestyrelsen
Hvornår salg af fødevarer er under bagatelgrænsen
Eksempler på fødevarevirksomheder under bagatelgrænsen
Regler du skal følge, selvom din virksomhed er under bagatelgrænsen
Har du brug for flere oplysninger, kan du kontakte Fødevarestyrelsen.
7. Adgang til strøm og vand
Strøm
På nogle pladser har kommunen installeret strømudtag. Du skal
betale kommunens el-udbyder, Citelum, for at få adgang til stikket.
Side 8 af 12
De fleste steder er imidlertid uden strøm, og du må selv finde en
løsning.
Vi anbefaler dig, at lave en aftale med de lokale butikker eller erhvervsdrivende om at få lov til at trække strøm fra dem mod afregning. Du kan også låne eller leje en generator. Ulempen er, at den
larmer og derfor kan være en udfordring i forbindelse med teater,
musik eller lignende aktiviteter.
Af hensyn til stød- og snublefare må kabler og ledninger ikke ligge
frit på jorden. De kan trækkes i 2,5 meters højde over gangniveau
og 4,5 meter over kørebanen af hensyn til trafikkens sikkerhed. Hvis
alt andet fejler, kan kabler beskyttes med kabelbakker.
Få en autoriseret elektriker til at trække ledninger rundt på en forsvarlig måde og til hjælp med det praktiske angående strøm.
Er du i tvivl om muligheden for at trække strøm på den plads, du
ønsker at benytte, eller om regler og risiko i forbindelse med strøm
til dit arrangement, kan du kontakte Byliv.
Kontakt Citelum
Hvis der er strømudtag på den plads du vil låne, skal du kontakte
Michael Thams hos Citelum for at høre om vilkårene for strøm.
Tlf. 22 77 84 91.
Prisen er afhængig af dit forbrug, om du skal leje udstyr og om du
har behov for praktisk hjælp.
Vand
På enkelte pladser kan du få adgang til vand fra haner, offentlige
toiletter osv., men det kan være nødvendigt at bestille særskilte
vandtanke.
De fleste pladser er dog uden vand, og du må selv finde en løsning.
Mange allierer sig med en lokal butik eller restauration for at sikre
adgang til rent vand hele dagen.
Hvis der handles med fødevarer, skal personalet have umiddelbar
adgang til varmt og koldt vand.
Side 9 af 12
På Pladsguiden kan du se, om de enkelte pladser i byen har etableret strømstik og har adgang til vand fra haner.
8. Renhold og oprydning
Som arrangør er det dit ansvar at sørge for at fjerne affald samt at
der løbende bliver holdt rent under dit arrangement. Pladsen skal
efterlades fri for affald, uanset hvordan du fandt den. Hvis kommunen er nødt til at gøre byens parker og pladser rent efter et arrangement, sendes regningen til arrangøren - og det kan være dyrt.
Hvis du er førstegangsarrangør, kan du blive afkrævet et depositum
på 5-20.000 kr. Men yderligere skader kan stadig blive udbedret for
din regning. Du kan tegne en forsikring, der beskytter dig mod uforudsete hændelser.
Både gæsterne og selve arrangementet producerer affald, som du
skal sørge for at bortskaffe. Der er mange fugle og rotter i København, så affald må ikke efterlades i sække eller åbne beholdere. Sorter affaldet. Bestil containere med rigelig plads og aftal med leverandøren, at få dem tømt mindst en gang om dagen – også i weekenden. Hvis der er affald tilbage, når arrangementet er slut og den
sidste container er tømt, er det arrangørens eget ansvar at køre det
på genbrugsstationen. Det må ikke blive stående på pladsen til næste dag.
Vi anbefaler samtidig, at du løbende holder affaldsmængden nede.
Sørg for en pantordning for bæger, flasker, service osv. Og brug miljørigtigt emballage. Aftal at få afhentet toiletter, affald, containere
mm, så det passer med oprydningen. Køb evt. oprydningshjælp fra
et professionelt firma, Byens Drift eller frivillige organisationer.
Vær opmærksom på
Byens Drift fører tilsyn ved endt oprydning efter større arrangementer. Aftal et møde i forvejen, hvis du vil være på forkant med situationen.
Det kan være særlig besværligt at gøre rent i en park, hvor man ikke
kan køre med fejemaskiner.
Side 10 af 12
Ved store arrangementer skal du have en renholdelsesplan, som
skal godkendes af Byliv. Du kan få rådgivning og vejledning til renholdelsesplanen hos Byens Drift eller hos en ekstern leverandør.
Uanset arrangementets størrelse kan du søge rådgivning hos Byens
Drift. Det er også muligt at låne affaldsbeholdere i forskellige størrelser mod betaling af transport og tømning.
Kontakt Byens Drift på mail: [email protected]
9. Informer og involver din omverden
Dit arrangement er på besøg i en bydel og påvirker mange menneskers dagligdag – både beboere, forretningsdrivende og andre aktører. Især mærkes støj og ændringer i færdslen. Sørg derfor for, at
folk i området kan gennemskue hvad der foregår bl.a. med informationsskilte på dagen, sedler i butikker osv. og inviter de lokale med.
Lokal information skal være synligt 7-14 dage før arrangementet.
Vi anbefaler at du inddrager arrangementets omverden som deltagere, partnere eller hjælpere. Du skal som minimum informere arrangementets naboer om, hvilket tidsrum dit arrangement finder
sted, så de ved hvor længe støjen varer.
Hvis der skal være støjende lydprøver før arrangementet, skal du
også informere om det. Jo bedre du informerer, jo færre klager vil
der blive over dit arrangement, og det vil være lettere for Byliv at
give tilladelse til et arrangement en anden dag.
10. Økonomisk støtte til dit arrangement
Københavns Kommune og mange andre aktører yder økonomisk
støtte til sportslige, kulturelle og oplysende arrangementer.
Det kan være svært at få overblik over alle støttemuligheder, men
et godt sted at starte er kommunens oversigt over kultur- og projektstøtte
Side 11 af 12
Du kan også søge støtte fra kommunens lokaludvalg. Du finder
nærmere vejledning på de enkelte udvalgs hjemmesider.
Oversigt over kommunens lokaludvalg
Københavns Kommunes arrangementspulje yder støtte til omkostninger til praktiske forhold som fx renhold. Afspærring, lokaleleje,
elforbrug og meget andet.
Læs mere om arrangementspuljen
Søg arrangementspuljen
Side 12 af 12