Udlån - Besøg axielldrift.dk

Transcription

DDElibra
HÅNDBOG
Udlån
Axiell Danmark A/S
2015-10-26
Version 9.11.30 GUI
Copyright © 2015
2
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
1 Indholdsfortegnelse
1
Indholdsfortegnelse .......................................................................................................... 2
2
Introduktion...................................................................................................................... 8
3
Søgning i dokumentationen ............................................................................................. 8
4
Låner ................................................................................................................................. 8
4.1
Introduktion ......................................................................................................................... 8
4.2
Åbning af "Låner"............................................................................................................... 8
4.3
Funktioner ............................................................................................................................ 9
4.4
Modulvinduets opbygning ................................................................................................. 10
4.4..1
4.4..2
4.4..3
4.4..4
4.5
Liste ..................................................................................................................................................... 10
Kolonner.............................................................................................................................................. 10
Formular .............................................................................................................................................. 11
Felter ................................................................................................................................................... 11
Funktionalitet i "Låner" ................................................................................................... 15
4.5..1
Oprettelse af lånere i lånerregisteret .................................................................................................... 15
4.5..2
Udskrivning af lånerkort-label............................................................................................................. 15
4.5..3
Hent data ............................................................................................................................................. 15
4.5..4
Gem data ............................................................................................................................................. 15
4.5..5
Hent data ............................................................................................................................................. 15
4.5..6
Søgning ............................................................................................................................................... 16
4.5..7
Overførsel af låner til andre moduler................................................................................................... 17
4.5..8
Overførsel af låner fra andre moduler ................................................................................................. 17
4.5..9
Sletning ............................................................................................................................................... 17
4.5..10
Opdatering ........................................................................................................................................... 18
4.5..11
Send e-mail.......................................................................................................................................... 18
4.5..12
Skriv besked – e-mail eller SMS ......................................................................................................... 18
4.5..13
Gruppelister – Skriv besked ................................................................................................................ 18
4.5..14
Oprettelse af gruppelister .................................................................................................................... 19
Nye lister oprettes ved at stå i lånermodulet og trykke ”Skift” (Alt+F12). Herved skiftes til
”Gruppeadministration”. Tryk (F7) for at oprette en ny gruppeliste. Giv listen et navn og en beskrivelse ved at
udfylde felterne Gruppenavn og Beskrivelse. ........................................................................................................... 19
4.5..15
Sletning af gruppelister........................................................................................................................ 19
4.5..16
Tilføj medlemmer på gruppelisterne ................................................................................................... 19
Gå tilbage til Lånerbilledet med (Alt+F12) og fremfind en låner. ............................................................................ 19
4.5..17
Beskedindikator ................................................................................................................................... 20
4.5..18
Slet medlemmer fra gruppelisterne ...................................................................................................... 20
4.5..19
Send besked til gruppelistemedlemmer ............................................................................................... 20
Fra Gruppeadministrationsbilledet vælges den liste, der skal sendes besked til. ...................................................... 20
4.5..20
Sygesikringskort .................................................................................................................................. 22
4.5..21
Oprettelse af lånere i lånerregisteret med sygesikringskort ................................................................. 22
4.5..22
Opdatering af låneroplysninger ved aflæsning af sygesikringskort ..................................................... 22
4.5..23
Håndtering af stjålet sygesikringskort ................................................................................................. 22
5
Lånertransaktioner ........................................................................................................ 23
5.1
5.2
Introduktion ....................................................................................................................... 23
Identifikationslinien ........................................................................................................... 24
5.2..1
Identifikationsliniens opbygning ......................................................................................................... 24
3
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
5.2..2
5.2..3
5.2..4
6
Kviklåner ............................................................................................................................................. 25
Funktionalitet i "Kviklåner" ................................................................................................................ 26
Funktionalitet i "Identifikationslinien" ................................................................................................ 26
UDLÅN, AFLEVERING, FORNYELSE OG LÅNERSTATUS ............................... 27
6.1
Ekspeditionsmodulet.......................................................................................................... 27
6.1..1
Antal vises i statuslinjen yderst til højre .............................................................................................. 28
I fanen ”Udlånte”, ”Bestillinger” og ”Mellemværende” vises nu antal poster i statuslinjen. I fanen ”Bestillinger”
vises tallet, når man har fokus i sektionen Reservationer eller i sektionen Fjernlån. ................................................ 28
6.1..2
Ekspedition, visning af opfyldte reserveringer og fjernlån .................................................................. 28
...................................................................................................... 28
6.2
Udlån ................................................................................................................................... 28
6.2..1
6.2..2
6.2..3
6.2..4
6.2..5
6.3
6.3..1
6.3..2
6.3..3
6.4
"Identifikationslinien" ......................................................................................................................... 31
Felter ................................................................................................................................................... 31
Kolonner.............................................................................................................................................. 32
Funktionalitet i "Udlån" ................................................................................................... 32
6.4..1
6.4..2
6.4..3
6.4..4
6.4..5
6.4..6
6.4..7
6.4..8
6.4..9
6.4..10
6.4..11
6.4..12
6.4..13
6.4..14
6.4..15
6.4..16
6.4..17
6.4..18
6.5
Introduktion ......................................................................................................................................... 28
Åbning af "Udlån" ............................................................................................................................... 29
Medbring låner til "Låner" .................................................................................................................. 29
Menupunktet - Upload......................................................................................................................... 29
Funktioner ........................................................................................................................................... 30
Udlån ................................................................................................................................................... 32
Låner blankes i Udlånsbilledet ved skift fra Udlånte i Ekspedition ..................................................... 33
Kvikregistrering .................................................................................................................................. 33
Kvittering ............................................................................................................................................ 34
Blokering ............................................................................................................................................. 35
Afleveringsfrist.................................................................................................................................... 35
Ændring af afleveringsfrist .................................................................................................................. 36
Note på udlån ...................................................................................................................................... 37
Udlån af hjemkomne fjernlån .............................................................................................................. 37
Udlån af fjernlånt materiale til forkert låner ........................................................................................ 37
Udlån af opfyldte reserveringer eller bestillinger ................................................................................ 37
Udlån af reserveret materiale ............................................................................................................... 37
Udlån af booket materiale ................................................................................................................... 38
Fornyelse af udlån i booking ............................................................................................................... 38
Begrænsning på antal udlånte materialer ............................................................................................. 38
Udlån til "Biblioteket kommer" lånere ................................................................................................ 39
Udlån til biblioteker............................................................................................................................. 39
Forny alle ............................................................................................................................................ 39
Aflevering............................................................................................................................ 39
6.5..1
6.5..2
6.5..3
6.5..4
6.5..5
6.5..6
6.5..7
6.5..8
Introduktion ......................................................................................................................................... 39
Åbning af "Aflevering" ....................................................................................................................... 39
Menupunktet - Upload......................................................................................................................... 40
Funktioner ........................................................................................................................................... 41
Modulvinduets opbygning ................................................................................................................... 41
Felter ................................................................................................................................................... 41
Kolonner.............................................................................................................................................. 42
Funktionalitet i "Aflevering" ............................................................................................................... 43
4
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.5..9
6.5..10
6.5..11
6.5..12
6.5..13
6.5..14
6.5..15
6.5..16
6.5..17
6.5..18
6.5..19
6.5..20
6.5..21
6.5..22
6.6
Fornyelse ............................................................................................................................. 47
6.6..1
6.6..2
6.6..3
6.6..4
6.6..5
6.6..6
6.7
6.12
Kolonner.............................................................................................................................................. 57
Funktionalitet i "Lånerstatus - Udlånte". ....................................................................... 58
Forny via fanen Udlånte .................................................................................................... 58
6.12..1
6.12..2
6.12..3
7
Kolonner i Reserveringer .................................................................................................................... 56
Kolonner i Fjernlån ............................................................................................................................. 56
Mellemværende .................................................................................................................. 57
6.10..1
6.11
Introduktion ......................................................................................................................................... 53
Åbning af "Lånerstatus – Udlånte” ...................................................................................................... 53
Funktioner ........................................................................................................................................... 53
Kolonner.............................................................................................................................................. 55
Bestillinger – reserveringer og fjernlån ........................................................................... 56
6.9..1
6.9..2
6.10
Fornyelse ............................................................................................................................................. 51
Forny alle ............................................................................................................................................ 51
Kvittering ............................................................................................................................................ 51
Afleveringsfrist.................................................................................................................................... 52
Fornyelsesbegrænsning ....................................................................................................................... 52
Fornyelse af reserveret materiale ......................................................................................................... 52
Materialer med overskredet afleveringsfrist ........................................................................................ 52
Fornyelse af materialer med regning ................................................................................................... 53
Fornyelse af fjernlånt materiale ........................................................................................................... 53
Svar ved fornyelse på SMS ................................................................................................................. 53
Lånerstatus - Udlånte ........................................................................................................ 53
6.8..1
6.8..2
6.8..3
6.8..4
6.9
Introduktion ......................................................................................................................................... 47
Åbning af "Fornyelse" ......................................................................................................................... 47
Funktioner ........................................................................................................................................... 47
Felter ................................................................................................................................................... 48
Kolonner.............................................................................................................................................. 50
Funktionalitet i "Fornyelse" ............................................................................................. 51
6.7..1
6.7..2
6.7..3
6.7..4
6.7..5
6.7..6
6.7..7
6.7..8
6.7..9
6.7..10
6.8
Aflevering ........................................................................................................................................... 43
Kvittering ............................................................................................................................................ 44
Opfyld ikke reservering ....................................................................................................................... 44
Kontrol af afleveringssted ................................................................................................................... 44
Materialer der er reserveret/bestilt ....................................................................................................... 44
Materialer der er reserveret til andre biblioteker ................................................................................. 44
Materialer med overskredet afleveringsfrist ........................................................................................ 44
Betalingsoversigt ................................................................................................................................. 45
Funktionalitet i "Betalingsoversigt"..................................................................................................... 45
Afleveringer og fornyelser af materialer med samme afleveringsfrist................................................. 45
Aflevering af materialer med regning.................................................................................................. 46
Aflevering af materiale lånt fra andre biblioteker ................................................................................ 46
Aflevering af materialer sat i bero ....................................................................................................... 46
Forny alle ............................................................................................................................................ 46
Forny alle ............................................................................................................................................ 58
Forny udvalgte via fanen Udlånte........................................................................................................ 59
Forny alle og Forny udvalgte kan få ændret afleveringsdatoen direkte i Lånerstatus/Udlånte ............ 60
6.13
Bero ..................................................................................................................................... 60
6.14
Gebyr for materialer i bero ............................................................................................... 60
6.15
Betaling af mellemværender ............................................................................................. 60
6.16
Ny bøderegel ....................................................................................................................... 61
Kassefunktion ................................................................................................................. 62
7.1
Funktioner .......................................................................................................................... 62
5
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7.2
Funktionalitet i kassefunktion .......................................................................................... 63
7.2..1
7.2..2
7.2..3
7.2..4
7.2..5
7.2..6
7.2..7
7.2..8
7.2..9
7.2..10
8
Reservering ..................................................................................................................... 68
8.1
Introduktion ....................................................................................................................... 68
8.2
Åbning af "Reservering" .................................................................................................. 68
8.3
Funktioner .......................................................................................................................... 69
8.4
8.5
Faner ................................................................................................................................... 70
8.5..1
8.5..2
8.5..3
8.5..4
8.5..5
8.5..6
8.5..7
8.5..8
8.5..9
8.6
8.7
Overførte poster................................................................................................................................... 70
Låners reserveringer ............................................................................................................................ 71
Reserveringer på idnr. ......................................................................................................................... 72
Fremsøgte reserveringer ...................................................................................................................... 72
Reserveringsstatus ............................................................................................................................... 73
"Identifikationslinien" ......................................................................................................................... 74
Felter til identificering af post ved hjælp af idnr. eller materialenummer............................................ 74
Træstruktur .......................................................................................................................................... 74
Formular .............................................................................................................................................. 75
Overførsel af poster fra søgning ....................................................................................... 77
Funktionalitet i "Reservering" ......................................................................................... 78
8.7..1
8.7..2
8.7..3
8.7..4
8.7..5
8.7..6
8.7..7
8.7..8
8.7..9
8.7..10
8.7..11
8.7..12
8.7..13
8.7..14
8.7..15
8.7..16
8.7..17
8.7..18
8.7..19
8.7..20
8.7..21
8.7..22
8.7..23
9
Betaling ............................................................................................................................................... 63
Kvittering ............................................................................................................................................ 64
Fremsøgning af erstattet materiale....................................................................................................... 64
Tilbageførsel........................................................................................................................................ 64
Tilbagelevering.................................................................................................................................... 65
Tilbagebetaling .................................................................................................................................... 65
Håndtering af salgsartikler .................................................................................................................. 66
Oprettelse af speciallånere ................................................................................................................... 66
Oprettelse af regninger på salgsartikler ............................................................................................... 67
Salg af salgsartikler ............................................................................................................................. 67
Reservering på idnr. ............................................................................................................................ 78
Reservering på materialenummer ........................................................................................................ 79
Reservering – find materiale ved hjælp af chiplæser ........................................................................... 79
Kontrolreservering............................................................................................................................... 79
Kædereservering.................................................................................................................................. 80
Seriereservering ................................................................................................................................... 80
Reservering på tidsskrift ...................................................................................................................... 81
Reservering af ikke reserverbart materiale - Plus ................................................................................ 82
Reservering til BK lånere .................................................................................................................... 82
Fremsøgning af reserveringer .............................................................................................................. 82
Reservering - Søgning på løbenr. / afhentningsnr................................................................................ 82
Flyt reservering ................................................................................................................................... 83
Slet reservering .................................................................................................................................... 83
Meddelelse om forgæves reservering .................................................................................................. 83
Sletning af opfyldte reserveringer ....................................................................................................... 84
Opdater reservering ............................................................................................................................. 84
Forlængelse af afhentningsfrist og selvafhentning .............................................................................. 84
Fratagne reserveringer og fraværsperiode ........................................................................................... 84
Påmindelse til reserveringer til afhentning .......................................................................................... 85
Reservering – mulighed for at prioritere opfyldelse ............................................................................ 85
Reservering, rækkefølge i nedtagning af bestillinger .......................................................................... 85
Aktivering af inaktive reserveringer .................................................................................................... 85
Visning af reserveringstræ ................................................................................................................... 85
Materialestatus ............................................................................................................... 86
9.1
Introduktion ....................................................................................................................... 86
9.2
Åbning af "Materialestatus" ............................................................................................ 86
6
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9.3
9.4
Funktioner .......................................................................................................................... 86
9.4..1
9.4..2
9.4..3
9.4..4
9.4..5
9.5
Overførsel af poster fra søgning ....................................................................................... 90
9.5..1
9.5..2
9.5..3
9.5..4
9.5..5
9.5..6
9.5..7
9.5..8
9.5..9
9.5..10
9.5..11
9.5..12
9.5..13
9.5..14
10
Felter ................................................................................................................................................... 87
"Udvidede oplysninger" i formularen .................................................................................................. 87
Faner.................................................................................................................................................... 88
Bibliografiske oplysninger .................................................................................................................. 88
Materialer ............................................................................................................................................ 89
Funktionalitet i "Materialestatus" ........................................................................................................ 90
Overførte poster................................................................................................................................... 90
Afgrænsning på beholdningsniveau .................................................................................................... 90
Fremsøgning af materialer ................................................................................................................... 90
Søgning på materialenummer fra chip ................................................................................................. 91
Inaktive reserveringer vises ikke i Materialestatus .............................................................................. 91
Overførsel af data til andre moduler – Låner og Lånerstatus/Udlånte ................................................. 91
Materialehistorik ................................................................................................................................. 91
Kolonner.............................................................................................................................................. 91
Felter ................................................................................................................................................... 92
Materialehistorik – Udlån: Låner gemmes til materialet afleveres ...................................................... 92
Online statistik..................................................................................................................................... 93
Funktionalitet i online statistik ............................................................................................................ 94
Udskrivning af online statistik............................................................................................................. 94
Regning............................................................................................................................ 95
10.1
10.2
Introduktion ....................................................................................................................... 95
Åbning af "Regning" ......................................................................................................... 95
10.2..1
10.2..2
10.2..3
10.2..4
10.2..5
10.2..6
10.2..7
10.2..8
10.2..9
10.3
10.4
Sortering af lister ............................................................................................................. 100
Funktionalitet i "Regning" ............................................................................................. 100
10.4..1
10.4..2
10.4..3
10.4..4
10.4..5
10.4..6
10.4..7
10.4..8
10.4..9
10.4..10
10.4..11
10.4..12
10.4..13
10.4..14
10.4..15
10.4..16
10.5
Overførsel af data til andre moduler .................................................................................................... 95
Funktioner ........................................................................................................................................... 95
Faner.................................................................................................................................................... 97
Overførte udlån ................................................................................................................................... 97
Låners regninger .................................................................................................................................. 97
Historik................................................................................................................................................ 98
Fremsøgte regninger ............................................................................................................................ 98
Formular .............................................................................................................................................. 99
Oprettelse af regninger ...................................................................................................................... 100
Automatisk ........................................................................................................................................ 100
Manuelt ............................................................................................................................................. 101
Fremsøgning af regninger.................................................................................................................. 102
Visning af sluttede regninger............................................................................................................. 102
Regning - find materiale ved hjælp af chiplæser ............................................................................... 102
Sletning af regning ............................................................................................................................ 102
Opdatering af regning ........................................................................................................................ 103
Automatiske statusskift ..................................................................................................................... 103
Udskrivning ....................................................................................................................................... 103
Formater ............................................................................................................................................ 104
Udskrivning af låners regninger uanset status ................................................................................... 106
Udlån: Regningsbilledet – markering af fjernlån............................................................................... 106
Regning: Søgning i note .................................................................................................................... 106
Tilføjelse af DIBS transaktionsnummer ............................................................................................ 106
Faktisk pris på regning i forbindelse med Att€st ............................................................................... 106
Diverse andre nyheder i Udlån fra seneste versioner ................................................... 107
10.5..1
10.5..2
10.5..3
Fjernelse af resnr. ved udlån .............................................................................................................. 107
Udlån fra automater af kontrolreserverede materialer ....................................................................... 107
UNI*Login fra automater .................................................................................................................. 107
7
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.5..4
10.5..5
10.5..6
10.5..7
10.5..8
10.5..9
10.5..10
10.5..11
10.5..12
10.5..13
Lånerautentificering, aktivdato .......................................................................................................... 107
Blokering og dato .............................................................................................................................. 107
Filialafhængigt stop for hjemkaldelser .............................................................................................. 107
Fraværsperiode på et afhentningssted ................................................................................................ 107
Selvbetjening, tjek af lånernr. ............................................................................................................ 107
Reservering må ikke kunne opfyldes ved aflevering ......................................................................... 108
Abonnement på påmindelser og advisering af låner ved udløb ......................................................... 108
Debitor – tilbagebetal kan slås fra ..................................................................................................... 108
Autoudlån og deaktivering af tyverialarm ......................................................................................... 108
Reserveringer, interessemail og sms.................................................................................................. 108
8
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
2 Introduktion
Udlånssystemet er en delmængde af DDElibra.
Udlånssystemet omfatter følgende moduler: "Låner", ”Ekspedition” (hvor modulerne ”Udlån”, ”Aflevering”, ”Fornyelse” og ”Lånerstatus” nu er samlet i ét modul), "Reservering",
"Materialestatus" og "Regning".
Dokumentationen forudsætter kendskab til "Håndbog – Topvindue & Generelt”.
Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af
mus. I dokumentationen er aktiveringen udelukkende beskrevet ved brug af tastatur.
3 Søgning i dokumentationen
Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F).
Rettelser siden sidste version er markeret med blåt.
4 Låner
4.1 Introduktion
"Låner" indeholder funktioner til oprettelse, vedligeholdelse, sletning og søgning af lånere.
Det er en forudsætning for udlån og reservering, at låneren er oprettet og således findes i lånerregisteret.
4.2 Åbning af "Låner"
"Låner" åbnes med (Ctrl+D).
9
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.3 Funktioner
I "Låner" kan følgende funktioner benyttes:
Funktion
Udføres med
Uddybende bemærkninger
Opret
F7
Opretter ny låner.
Slet
Shift+F7
Sletter låner.
Find
F8
Opdater
Shift+F8
Åbner søgedialogen til at finde allerede oprettede lånere.
Opdaterer/gemmer låneroplysninger.
Send e-mail
F9
Åbner mailprogram med de markerede låneres e-mail-adresser i bcc feltet.
Send besked
Alt+F9
Tjenester
Shift+F9
Åbner besked-dialog til at sende beskeder
som e-mail eller SMS til én eller flere lånere
Viser hvilke "Tjenester" en fremsøgt låner er
tilmeldt. Mulige tjenester er p.t. levering af
påmindelser som e-mail og / eller som sms.
NB: Kræver implementering af påmindelser.
Genvejsmenu
Shift+F10*
Aktiverer genvejsmenu – til at kopiere feltets
oplysninger samt til at åbne ”Gem og Hent
data”.
Send ny pinkode
Shift+F11*
Kan sende en ny pinkode til låner på E-mail
og/eller SMS.
Sidste låner
F12
Henter den låner, der sidst har været aktiv på
den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste
man har foretaget sig er en oprettelse eller en
opdatering i lånerregisteret, vil det være den
oprettede/opdaterede låner, der hentes ved
tryk på (F12) "Sidste låner".
Blank
Shift+F12
Hent data
Ctrl+F12
Blanker lånerbilledet og sætter markør tilbage i standard-feltet Kortnr..
Henter datasæt nr.1 gemt med "Gem data".
Udskriv
Ctrl+P
Viser dialog med udskrivningsmuligheder.
Skift
Alt+F12
Skifter til Gruppeadministration til oprettelse
af Gruppelister.
10
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.4 Modulvinduets opbygning
Modulvinduet indeholder øverst en "liste" over fremsøgte lånere. Under listen findes en
"formular" til registrering af låneroplysninger.
4.4..1 Liste
Listen indeholder fremsøgte lånere. Når listen er aktiv, kan der blades imellem lånerne med
Pil-ned/Pil-op.
Når en låner er markeret, vil formularen vise samtlige registrerede oplysninger for den markerede låner.
4.4..2 Kolonner
Følgende kolonner findes i listen:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Navn
Lånerens navn.
Gade
Gade.
Postnr. og by
Postnummer og by.
Lånernr.
Kortnr.
Telefon
E-mail
Lånerens lånernummer.
Lånerens kortnummer.
Lånerens telefonnummer.
Kolonne der ved symbol angiver, om der til låneren er registreret en
e-mail adresse, og eller om låneren har været spurgt.
låneren er
registreret med e-mail adresse,
låneren er ikke registreret med email adresse,
låneren har været spurgt, men ønsker ikke at få
registreret en e-mail adresse.
SMS
Kolonne, der ved symbol angiver, om låner er registreret med mobilnummer og dermed ønsker at modtage SMS beskeder: låneren er
registreret med sms nummer , låneren er spurgt,
og ikke ønsker sms nummer registreret (angives med et "-" i lånerregisteret) og at låneren er registreret uden sms nummer
Kolonnen indeholder følgende symbol
, når låneren er oprettet i
BK modulet, og der "køres" til låneren. Kolonnen indeholder følgende symbol
, når låneren er oprettet i BK modulet, men vedkommende figurerer ikke på kørelisten – er p.t. ”Inaktiv”.
BK
E-mail sendt
SMS sendt
Der er sendt en besked pr. e-mail via Skriv besked
Der er sendt en sms via Skriv besked.
11
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.4..3
Formular
4.4..4
Felter
Feltbetegnelse:
Indhold:
Kortnr.
Kortnummeret er en entydig identifikation af låneren. Kortnummeret
vil normalt være en stregkode eller en magnetkortkode placeret på et
lånerkort/sygesikringskort, som låneren opbevarer. En låners kortnummer og lånernummer kan godt være det samme, som f.eks. CPRnummer.
Lånernr.
Lånernummeret er lånerregistrets nøglefelt. Lånernummeret anvendes internt i de administrative registre, dvs. udlånsregister, reserveringsregister og mellemværenderegister. For at kunne oprette en ny
låner, skal der derfor være indlæst eller indtastet et unikt lånernummer i lånerformularen (svarende til idnr. i en bibliografisk post). Lånernummer vil altid være CPR-nummeret for almindelige lånere.
Navn
Lånerens navn. Navnet anvendes bl.a. på hjemkaldelser og reserveringsmeddelelser til låneren.
PIN-kode
Indeholder en evt. PIN-kode for den aktuelle låner. Formatet på PINkoden (dvs. om den skal bestå af cifre og/eller bogstaver) er på forhånd sat op i systemet. PIN-koden anvendes i forbindelse med udlån
og reservering m.v. I DDElibra’s publikumsweb er PIN-kode obligatorisk, idet der kræves indtastning af såvel kortnummer som PINkode. PIN-kode anvendes desuden ved selvbetjening. PIN-koden
fremstår i lånerformularen med en "*" for hvert ciffer/bogstav der
skrives, dvs. at det ikke er muligt at se den indtastede PIN-kode,
hverken når man ændrer koden, eller når låneren søges frem. (I
DDElibra Web Professionel, der anvendes af nogle skole- og uddannelsesbiblioteker, kan PIN-kode udelades). Det er blevet muligt at
autogenerere ny pinkode til en låner. Låneren søges frem og der
vælges "Send ny pinkode" fra menuen Funktioner eller ved at trykke
(Shift+F11). Hvis låner er oprettet med både E-mail og SMS sendes
den nye pinkode til begge dele.
Fødselsdato
Fødselsdato. Skal indtastes i følgende format: YYYYMMDD.
Sprog
Her angives evt. sprogkode for låneren. En dropdown boks indeholder mulige koder. En systemmæssig anvendelse af feltet er p.t. ikke
implementeret.
Her angives evt. faxnummer.
Fax
12
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
E-mail / SMS
Her angives en evt. e-mail adresse og SMS nr. (mobilnr.). Der kan
godt angives mere end en e-mail adresse eller mere end et SMS nr.
De enkelte adresser / nr. skal adskilles af "," (komma) uden
mellemrum.
Anvendelse af SMS forudsætter, at biblioteket har indgået aftale med
en udbyder. I de moduler, der har en identifikationslinie, vil man
kunne se følgende ikoner, der angiver om låneren er registreret med
e-mail / sms
eller uden e-mail / sms
. Hvis man i felterne
.
sætter en "-" (bindestreg), vil følgende ikoner blive vist
Systemet advarer, hvis der er anvendt "ulovlige" tegn i e-mail feltet
eller har glemt @.
UNI*Login
Forældre lånernr.
Felt til angivelse af UNI*Login
Til brug for børnelånere er der tilføjet et felt – Forældre lånernr. Der
kan laves et opslag i Kviklåner ved at trykke på Forstørrelsesglasset i
højre side af feltet. Når kortnummeret er fundet eller scannet/tastet,
ses lånerens/forælderens navn i feltet til højre.
Vis alternativ adresse / Ved at trykke (Alt+S) "Vis alternativ adresse" fremkommer felter til
Vis adresse
indtastning af alternativ adresse – f.eks. sommerhusadresse eller efterskoleophold. Her indtastes den periode, hvor den alternative
adresse skal være gældende. Man kan enten sætte en Fra og Til-dato
– eller evt. kun en Fra dato. Når perioden udløber, vil den alternative
adresse automatisk blive inaktiv. Hvis der er en aktiv alternativ
adresse, vil den faste adresse blive vist i listen, mens den aktive
adresse vil blive vist i formularen. Alle brev-meddelelser som f.eks.
regninger vil blive sendt til den aktive adresse. Man kommer tilbage
til "Adresse" ved at trykke (Alt+S) "Vis adresse".
Gade, Postnr. og by,
Ovenstående felter kan anvendes frit, dvs. at der ikke er systemc/o Navn, Lokaladres- mæssige afhængigheder tilknyttet. Det bør dog tilstræbes, at de anse, Tlf. og Land
vendes i henhold til deres ledetekst, da bl.a. hjemkaldelser, reserveringsmeddelelser og regninger vil indeholde oplysninger hentet fra
disse felter.
"Postnr. og by" indeholder en dropdown boks med mulige danske
værdier. Indtast enten postnummer eller by og tryk Retur. Alternativt kan dropdown boksen åbnes og den relevante værdi vælges.
Der kan også manuelt indtastes f.eks. udenlandske postnumre.
Lånerkategori
Den lånerkategori, som låneren er tilknyttet. En dropdown boks oplyser mulige værdier. Lånerkategorierne defineres i trimmetabellen.
Lånerkategorierne styrer den enkelte låners rettigheder, bl.a. udlånsperioder og gebyrsatser ved for sen aflevering.
Kommunenr.
"Kommunenr." indeholder en dropdown boks med mulige danske
værdier. Det er muligt at indskrive enten kommunenummer eller
13
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
kommunenavn, når feltet "Kommunenr." skal udfyldes. NB: Det der
"søges" på, SKAL stå til venstre i dropdown boksen. Indholdet i
dropdown boksen kan "vendes" med (Alt+Pil-højre) eller (Alt+Pilvenstre). Den aktuelle indstilling vil kunne gemmes i opsætningen.
Tilhørsfilial
Klasse
Angiver tilhørsforhold for den enkelte låner. Der kan bruges de
samme koder for filial, som de, der anvendes i beholdningsregistret.
En dropdown boks oplyser mulige værdier.
Systemet kan sættes op til, at ændring af tilhørsfilial (i publikums
web eller GUI) medfører opdatering af afhentningssted for ikke opfyldte reserveringer og bestillinger, samt fjernlån, der ikke er klar til
afhentning / selvafhentning. Det er trimbart, hvilke filialer, der skal
kunne vælges i dette felt.
Anvendes i forbindelse med skolebiblioteker. En dropdown boks
oplyser mulige værdier.
Fraværende periode
Her kan angives et datointerval, hvor reserveringer til låneren ikke
vil blive opfyldt. Låneren vil beholde sin plads i reserveringskøen.
Feltet kan opdateres af låneren selv fra publikumswebben.
Særlig låneperiode
Der kan defineres en speciel udlånsperiode (antal dage) for en låner.
Et blankt felt eller et 0 i feltet vil medføre, at der anvendes standard
udlånsperiode, for den relevante lånerkategori.
Note
Notefeltet kan anvendes frit. Indholdet kan ses i alle udlånsmoduler
ved aktivering af feltet "OBS", når låneren er identificeret i "Identifikationslinien".
Intern note
Kan anvendes frit ligesom notefeltet. Evt. tekst i dette felt vil ikke
medføre advisering i andre moduler, men kun blive vist i lånerregistret.
Blokeringskode
En låner kan, hvis det ønskes, blokeres manuelt. Blokeringskoden er
en et-tegns kode med tilhørende tekst. En blokering medfører , at den
aktuelle låner ikke kan låne, forny eller reservere materialer. Blokeringen kan midlertidigt ophæves ved en godkendelse i udlåns-, forny- eller reserveringssituationen. En dropdown boks indeholder mulige koder. Hvis en låner er blokeret, vil det blive adviseret i alle
udlånsskærmbilleder.
Vores lånernr.
Anvendes, hvis låneren er et andet bibliotek, til angivelse af eget
lånernummer i dette bibliotek (benyttes i forbindelse med fjernlån).
14
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Bibliotekskode
Anvendes ligesom "Vores lånernr." i forbindelse med samarbejde
med andre biblioteker. Nummeret, som inddateres her, kan hentes
via en dropdown boks, når man arbejder i fjernlånsmodulet (se dok.
til fjernlån).
EAN-nr.
Felt til angivelse af EAN-nr. (lokationsnummer).
CVR-nr.
Felt til CVR.nr., der bruges i forbindelse med afsendelse af regninger
til virksomheder.
Fornyperiode
Anvendes til at registrere, hvor mange dage før et fjernlåns afleveringsfrist, det er muligt at forny materialer lånt på det aktuelle
bibliotek. Hvis der angives en negativ periode – f.eks. -1, er det ikke
muligt at forny fjernlån på dette bibliotek. Kan sættes som en generel
trimmeværdi for alle biblioteker - eller forskellige perioder for de
enkelte. Ligesom fjernlånsmodulet også har feltet Fornyperiode,
hvor man kan definere en periode for det enkelte fjernlån.
Oprettet
Indeholder datoen for oprettelse af låneren i lånerregisteret (indsættes automatisk).
Gruppeliste
På Gruppelisten vælges, hvilke gruppelister låneren evt. skal være
medlem af. Markeres med flueben. Gruppelister oprettes i Gruppeadministration via funktionsknappen Skift Alt+F12.
I dropdown-feltet ”Beskedindikator” kan det vælges, hvilken type
besked låneren skal modtage. Det er forudsat, at e-mailadresseog/eller sms-felterne er udfyldt i lånerbilledet for at kunne sende
besked til låneren. Hvis låneren ikke ønsker at modtage besked, vælges ”Beskeder frabedes”.
Indeholder seneste dato for ændring af inddaterede data for en låner
(opdateres automatisk).
Beskedindikator
Rettet
Sidst aktiv
Her indsættes automatisk den seneste dato, hvor låneren har været
registreret som aktiv i udlånssystemet. Enten ved udlån, aflevering,
fornyelse eller reservering.
Gyldig fra
Feltet har kun betydning, hvis der anvendes sygesikringskort aflæst
med magnetkortlæser, idet feltet i givet fald automatisk vil blive udfyldt med sygesikringskortets udstedelsesdato, når sygesikringskortet
aflæses i et af udlånsmodulerne. Hvis et kort bortkommer, kan kortet
blokeres via dette felt ved at opdatere feltet med en dato før dags
dato.
15
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.5
Funktionalitet i "Låner"
4.5..1 Oprettelse af lånere i lånerregisteret
Relevante oplysninger indtastes i lånerformularen. Herefter trykkes (F7) "Opret". Hvis obligatoriske felter ikke er indtastet, eller hvis der er syntaks fejl i nogle af felterne, vil låneren ikke
blive oprettet, men statuslinien vil indeholde en fejlmeddelelse. Når fejlen er rettet, trykkes
atter (F7) "Opret".
I statuslinien vil der stå "Låner er oprettet".
4.5..2 Udskrivning af lånerkort-label
Lånerkort-label kan herefter udskrives med (Crtl+P) "Udskriv".
En dialog giver mulighed for at vælge "Antal eksemplarer".
Hvis der ønskes en label med både navn og adresse, markeres i feltet "Adresse" med
(Alt+D). Hvis der ønskes en label (uden navn og adresse) markeres i feltet "Lånerkort"
med (Alt+L). Herefter trykkes (Alt+U) "Udskriv". Det er også muligt at udskrive til
skærm med (Alt+T).
Der kan desuden annulleres med (Alt+A) eller (Esc).
4.5..3 Hent data
Det er muligt at gemme op til 16 datasæt pr. login og genkalde dem efter behov.
4.5..4 Gem data
Udfyld formularen med data, der ønskes gemt.
Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk "Shift+F10" (Aktiver genvejsmenu).
Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen – trykkes på højre
musetast.
Vælg menupunktet "Gem data" og herefter det nr. data ønskes gemt under og tryk (Retur).
Indskriv navn på de gemte data i feltet "Navn" og tryk (Alt+O) "Ok" eller (Retur).
4.5..5 Hent data
Hvis man ønsker at hente data gemt i datasæt nr. 1 trykkes (Ctrl+F12) "Hent data".
Ønskes et andet datasæt hentet gøres følgende:
16
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk "Shift+F10" (Aktiver genvejsmenu).
Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen – trykkes på højre
musetast.
Vælg menupunktet "Hent data" og herefter det nr. de relevante data er gemt under og tryk
(Retur).
De ønskede data vil herefter blive indsat i formularen.
4.5..6 Søgning
En allerede oprettet låner søges frem fra lånerregisteret på følgende måde: Tryk "Find" (F8)
og indtast søgekriterier i den søgedialog, der fremkommer.
Hvis lånerens kortnummer eller lånernummer er kendt, er det kun nødvendigt at indtaste én af
disse oplysninger, da de hver for sig er entydige.
Søgning efter lånere kan foretages på baggrund af en hvilken som helst registreret oplysning
om låneren.
Man skal være opmærksom på, at der ikke står uvedkommende oplysninger i felterne, når
søgningen foretages, idet disse ellers vil blive brugt ved søgningen.
Der kan søges med trunkering og maskering i alle felter. Trunkerings- og maskeringstegn er
de samme, som anvendes i søgesystemet. Tegnet "?" anvendes ved trunkering og "!" ved maskering af enkelttegn. Der kan både venstre- og højretrunkeres.
Når de relevante oplysninger er indtastet trykkes (Retur). Der kan alternativt trykkes (Alt+F)
"Find".
Søgedialogen forsvinder, og de fundne lånere fremkommer i listen med den første låner markeret. Registrerede oplysninger for den markerede låner vises i formularen.
Til højre i statuslinien, vil der efter en søgning være en tæller, som dels viser, hvor mange
lånere søgningen resulterede i, dels hvilken af de søgte lånere, der aktuelt bliver vist.
Ønsker man at afgrænse en søgning trykkes endnu engang "Find" (F8). Søgedialogen vil stadig indeholde tidligere indtastede søgekriterier, der kan suppleres, inden der igen trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find".
Ønskes der foretaget en helt ny søgning trykkes "Blank" (Shift+F12) i søgedialogen, inden
nye søgekriterier indtastes.
17
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.5..7 Overførsel af låner til andre moduler
Nyoprettede eller fremsøgte lånere kan medtages til relevante moduler med
Ctrl+Shift+bogstav.
4.5..8 Overførsel af låner fra andre moduler
Fra alle moduler med en identifikationslinie, er det muligt at medtage en registreret låner til
modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den pågældende låner vil blive fundet frem.
4.5..9 Sletning
Når en låner er fundet frem fra lånerregisteret, kan vedkommende slettes ved tryk på
(Shift+F7) "Slet". Man skal være opmærksom på, at det er den ønskede låner, der vises i formularen, idet den foretagne søgning kan have resulteret i, at flere lånere er blevet fundet frem.
Efter aktivering af "Slet" bliver man dog bedt om at bekræfte sletningen.
Det er normalt ikke muligt at slette en låner, som har udlån, reserveringer eller mellemværende.
Hvis låneren har udlån, reserveringer eller mellemværender, vil følgende meddelelse blive
vist: "Låner kunne ikke slettes pga. udlån, reserveringer eller mellemværender".
Når evt. udlån, reserveringer og/eller mellemværender er afviklet, vil man, hvis låneren på et
tidspunkt har haft et økonomisk mellemværende med biblioteket, få følgende meddelelse, når
låneren forsøges slettet:
"Skal regninger slettes?"
idet låneren stadig vil være registreret i mellemværende-registeret med et skyldigt beløb på
0.00 kr.
Svares der (Alt+J) "Ja" eller "Retur", vil de betalte gebyrer/bøder blive fjernet fra mellemværende-registeret, og låneren vil blive slettet.
18
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.5..10 Opdatering
Når den relevante låner er fundet frem fra lånerregisteret, foretages de ønskede rettelser i formularen. Herefter trykkes (Shift+F8) "Opdater".
Hvis en låner har mistet sit lånerkort og dermed sit kortnummer, kan vedkommende få udstedt
et nyt. Låneren søges frem, f.eks. ved søgning på lånerens navn.
I feltet "Kortnr." indlæses det nye kortnummer, hvorefter der trykkes (Shift+F8) "Opdater".
Ny lånerkort-etiket (Ctrl+P) kan herefter udskrives.
På tilsvarende måde kan lånernummer udskiftes.
4.5..10.1
Opdatering af "Bibliotekskode" (biblioteksnummer)
Hvis man overskriver et biblioteks bibliotekskode med en ny bibliotekskode og trykker
Opdater, vil tilhørende fjernlån blive konsekvensrettet. Ændringen kan først ses, når GUI'en
har været lukket ned og op igen.
4.5..11 Send e-mail
Det er muligt at sende e-mail til fremsøgte markerede lånere, der har registreret en e-mail
adresse i lånerregisteret.
1. Søg aktuelle lånere frem
2. Marker de lånere der skal sendes e-mail til. Det fremgår af kolonnen "E-mail", hvem
af de fremsøgte lånere der er registreret med e-mail adresse.
3. Tryk "Send e-mail (F9).
4. Det aktuelle e-mail program vil blive kaldt med de markerede låneres e-mail adresser
anført i "Bcc" feltet.
4.5..12 Skriv besked – e-mail eller SMS
Det er også muligt at sende en besked til en låner – enten pr. e-mail eller SMS via funktionsknappen (Alt+F9) Skriv besked.
4.5..13 Gruppelister – Skriv besked
Det er nu muligt at sende beskeder som sms eller e-mail til forskellige grupper fra lånermodulet. Der kan f.eks. oprettes grupper til bibliotekets læsekredse eller til lånere, der er interesserede i en bestemt type arrangementer.
Kan trimmes.
19
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.5..14 Oprettelse af gruppelister
Nye lister oprettes ved at stå i lånermodulet og trykke ”Skift” (Alt+F12). Herved skiftes til
”Gruppeadministration”.
Tryk (F7) for at oprette en ny gruppeliste. Giv listen et navn og en beskrivelse ved at udfylde
felterne Gruppenavn og Beskrivelse.
”Opdater” med (Shift+F8) for at oprette gruppelisten.
Bemærk at der kan vælges, hvilke lister der skal vises i oversigten: ”Alle”, ”Kun aktive” eller
”Kun ikke-aktive”.
4.5..15 Sletning af gruppelister
Marker den ønskede gruppeliste og slet med (Shift+F7).
4.5..16 Tilføj medlemmer på gruppelisterne
Gå tilbage til Lånerbilledet med (Alt+F12) og fremfind en låner.
På gruppelisten i højre side kan der vælges, hvilke gruppelister låneren skal være medlem af.
Markeres med flueben.
20
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
4.5..17 Beskedindikator
I dropdown-feltet ”Beskedindikator” kan det vælges, hvilken type besked låneren skal modtage. Det er forudsat, at e-mailadresseog/eller sms-felterne er udfyldt i lånerbilledet for at
kunne sende besked til låneren. Hvis låneren ikke ønsker at modtage besked, vælges ”Beskeder frabedes”, så låneren ikke bliver spurgt igen.
4.5..18 Slet medlemmer fra gruppelisterne
Medlemskaber slettes ved at fjerne flueben fra de ønskede gruppelister.
4.5..19
Send besked til gruppelistemedlemmer
Fra Gruppeadministrationsbilledet vælges den liste, der skal sendes besked til.
Herefter trykkes ”Skriv besked” (Alt+F9) for at skrive og udsende en ny besked.
Øverste felt ”Besked” er til sms’er og er afgrænset til 160 tegn. Der er sat tæller på feltet, så
man kan se, hvor mange tegn, der er tilbage.
Hvis der sættes flueben i feltet ”Synkron” vil tekst, der skrives i sms-beskedfeltet også blive
indsat i e-mail-tekstfeltet. Herefter kan der skrives videre i e-mail-tekstfeltet.
21
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Næste del af ”Skriv besked”-billedet er til afsendelse af e-mail. Her kan felterne Fra, Svar til,
Emne, Cc, Bcc og Tekst udfyldes. Standardværdier til disse felter er trimbare og kan til- og
fravælges ved hjælp af feltet ”Hent std.headers, når dialog åbner” og knappen ”Hent nu”.
Afsendelse kan ske ved at trykke på ”Send” for samtidig afsendelse af sms og e-mail, på
”SMS” for afsendelse af sms eller på ”E-mail” for afsendelse af e-mail.
22
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
”Blank” fjerner indhold i alle felter. ”Afbryd” lukker ”Skriv besked”-vinduet uden at der bliver sendt beskeder.
Kan trimmes.
4.5..20 Sygesikringskort
4.5..21 Oprettelse af lånere i lånerregisteret med sygesikringskort
Vedrører kun lånere, som anvender sygesikringskort (kræver magnetkortlæser med aflæsning
af mindst 2 spor).
Sygesikringskortet aflæses med markøren placeret i feltet "Kortnr.". Ved aflæsningen indsættes CPR-nummer automatisk i felterne "Kortnr." og "Lånernr.". Navn og adresse, udstedelsesdato samt kommunenummer fra sygesikringskortet indsættes desuden (også automatisk) i de
respektive felter.
Yderligere oplysninger kan indtastes, hvorefter der trykkes (F7) "Opret".
4.5..22 Opdatering af låneroplysninger ved aflæsning af sygesikringskort
Ved aflæsning af sygesikringskortet i alle øvrige moduler hvor lånerkort skal aflæses, indsættes CPR-nummer automatisk i feltet "Kortnummer". Navneoplysninger hentes fra lånerregisteret og udskrives på skærmbilledet. Det kontrolleres, om der er forskel imellem - navneog/eller adresseoplysningerne, kommunenummer eller udstedelsesdato - på sygesikringskortet
og i lånerregisteret. Er dette tilfældet promptes for accept af en ajourføring.
4.5..23 Håndtering af stjålet sygesikringskort
Et bortkommet/stjålet sygesikringskort kan blokeres via feltet "Gyldig fra". Datoen ændres til
dagen efter dags dato, og der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Herefter vil forsøg på udlån m.v.
med det bortkomne kort, (som indeholder en ældre gyldighedsdato), medføre, at kortet afvises
som ugyldigt. Et nyt udstedt kort vil have en nyere gyldighedsdato, og vil dermed blive accepteret. Første gang det nyt sygesikringskort aflæses, vil man blive spurgt, om man ønsker
systemet opdateret. Hvis man svarer bekræftende, vil det nye sygesikringskorts gyldighedsdato blive indsat i lånerregisteret.
23
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
5 Lånertransaktioner
5.1 Introduktion
For moduler, der håndterer lånertransaktioner, er der en fælles funktionalitet i "Identifikationslinien".
En lånertransaktion er efterfølgende defineret, som de udlån, afleveringer, fornyelser og reserveringer, der foretages, fra aflæsning/indtastning af første materialenummer/indsættelse af
første reservering, indtil der afsluttes med (F9) "Afslut".
Ikonen "Afslut" (F9) er aktiv, når der er en igangværende lånertransaktion.
Ved tryk på (F9) "Afslut", skal der tages stilling til evt. opsamlede mellemværender i den aktuelle transaktion.
Hvis der er en markering i feltet "Kvittering", vil der ved tryk på (F9) "Afslut" blive udskrevet
kvitteringer for den aktuelle transaktion.
En transaktion kan kun indeholde udlån for en enkelt låner. Når en låner er identificeret i "Udlån", vil låneren derfor blive låst, når første materialenummer aflæses/indtastes, og det vil
først være muligt at identificere en ny låner, når der er trykket (F9) "Afslut".
Alle "Identifikationslinier" i hele systemet blankes, når der i et af modulerne trykkes (F9)
"Afslut".
Sidst aktive låner kan derefter - i de moduler, der håndterer lånere - hentes med (F12) "Sidste
låner". Hvis det sidste man har foretaget sig, er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være denne låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner".
Hvis funktionsknappen "Afslut" er aktiv, når man skifter til et af ovennævnte moduler, bør
man derfor afslutte ved at trykke (F9), med mindre man er sikker på, at de transaktioner man
skal i gang med at udføre, vedrører den låner, der har uafsluttede transaktioner.
24
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
5.2
Identifikationslinien
5.2..1 Identifikationsliniens opbygning
Identifikationslinien indeholder følgende felter:
5.2..1.1
Felter
Feltbetegnelse:
Indhold:
Kortnr.
Felt til indlæsning/indtastning af kortnummer. Kortnummeret er en
entydig identifikation af en låner, der typisk vil kunne aflæses fra en
stregkode eller en magnetkortkode placeret på et lånerkort, som låneren opbevarer. Det vil således i de fleste tilfælde være muligt at aflæse kortnummeret maskinelt. Det er også muligt at taste kortnummeret og trykke Retur – ligesom det er muligt at taste de første tal og
trunkere med et ”?”.
Låner
Felt, der identificerer den p.t. aktive låner ved kortnummer, lånerkategori og navn. Navnet er det navn, som låneren er registreret under i
lånerregisteret. Felter indeholder en dropdown boks, hvor de 15 sidste lånere, der har været aktive i et af udlånsmodulerne, gemmes, og
hvorfra de kan hentes frem igen. Der gemmes desuden lånere, der
oprettes eller opdateres i modulet "Låner". Feltet kan desuden indeholde ikoner, der angiver, om der er registreret en e-mail adresse og /
eller et sms nummer for låneren. Det er desuden muligt at få vist
ikoner der angiver, at låneren har været spurgt, men ikke ønsker at få
registreret e-mail eller sms.
Kviklåner
Knap til aktivering af "Kviklåner".
OBS
Knap, der er aktiv, hvis den aktuelle låner er blokeret, eller hvis der
foreligger meddelelser til låneren. Ved aktivering åbnes en dialogboks, der angiver årsagen til en eventuel blokering og viser foreliggende meddelelser. Når en låner er blokeret vil knappen fremstå med
en gul advarselstrekant. Hvis OBS udelukkende indeholder meddelelser, vil knappen fremstå med et "I" for "Information".
Mellemvær.
Felt, der viser den aktuelle sum af evt. mellemværender for den låner, der p.t. er aktiv i "Identifikationslinien".
Kr.
Feltet opsummerer mellemværender siden sidste aktivering af "Afslut" (F9). Er der ingen mellemværender, er feltet inaktivt. Feltet kan
indeholde mellemværender for flere lånere.
25
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Felterne "OBS" og "Mellemvær." bliver normalt opdateret løbende under en transaktion, men
hvis man afvikler systemet via "tynde linier", er det muligt af performance hensyn at ændre
systemets opsætning, så denne løbende opdatering ikke foretages.
Ønsker man i så fald "OBS" og "Mellemvær." opdateret under en transaktion, kan man trykke
(F5) "Gentegn".
5.2..2 Kviklåner
Kviklåner anvendes til fremfinding af lånere, når lånernummer, navn eller adresse er kendt.
Ved aktivering af "Kviklåner" fremkommer en dialog, der indeholder felter til indtastning af
søgekriterier og en liste over fremsøgte lånere.
5.2..2.1
Felter
I "Kviklåner" findes følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Lånernr.
Lånernummer
Navn
Lånerens navn
Adresse
Lånerens adresse
Fødselsdato
Låners fødselsdato. Kan hentes via Kalenderen. Skal indtastes i følgende format: YYYYMMDD
5.2..2.2
Liste
Listen indeholder følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Kat.
Lånerkategori
Navn
Lånerens navn
Gade
Gade og nr.
Postnr. og by
Postnummer og by
26
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
5.2..3 Funktionalitet i "Kviklåner"
"Kviklåner" aktiveres med (Alt+N), hvorefter der fremkommer en søgedialog. Efter indtastning af søgekriterier trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Der kan trunkeres og maskeres som
i lånerregistrets Find F8.
Søgeresultatet vises i en liste under søgedialogen. Den relevante låner markeres, og der trykkes (Retur), hvorved den markerede låner bringes over i feltet "Låner" i det modul, hvorfra
"Kviklåner" blev aktiveret.
Der er i "Kviklåner" desuden mulighed for at blanke søgekriterierne med (Alt+B), eller
"Kviklåner" kan forlades uden søgning ved tryk på (Alt+A) eller (Esc) "Annuller"
Statuslinien vil indeholde oplysning om antal fundne lånere. Der vises højest 20 lånere.
Hvis låneren ikke kan identificeres ud fra de muligheder "Kviklåner" giver, må låner findes
frem i lånerregisteret.
5.2..4 Funktionalitet i "Identifikationslinien"
En låner identificeres ved indlæsning/indtastning af kortnummer i feltet "Kortnr.", eller ved
identificering ved hjælp af "Kviklåner".
Har "Kviklåner" ikke tilstrækkelige søgemuligheder, kan låneren og dennes lånernummer
findes i modulet "Låner".
Den identificerede låner fremstår i feltet "Låner" med:
- kortnummer
- lånerkategori
- ikon der oplyser, at låneren er registreret med e-mail adresse , at låneren har været spurgt,
og ikke ønsker e-mail adresse registreret
(angives med et "-" i lånerregisteret) og at
låneren er registreret uden e-mail adresse
.
- ikon der oplyser, at låneren er registreret med sms nummer , at låneren har været spurgt,
og ikke ønsker sms nummer registreret (angives med et "-" i lånerregisteret) og at låneren
er registreret uden sms nummer .
- ikon der viser, at låneren er tilmeldt en eller flere "Tjenester" (påmindelser).
- navn.
-ikon der viser, hvis låner er tilmeldt en tjeneste, hvor abonnementet er udløbet.
Hvis biblioteket ikke ønsker de beskrevne ikoner vist, kan de trimmes bort.
27
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Feltet har en dropdown boks, der gemmer oplysninger om de sidste 15 lånere, der har været
aktive i et af "Udlånsmodulerne" på den aktuelle arbejdsplads. Ved at vælge fra denne dropdown boks kan fornyet indlæsning / fremfinding spares. Her gemmes desuden lånere, der er
oprettet eller opdateret i modulet "Låner".
Hvis det er den sidst aktive låner, man ønsker at fremkalde igen, benyttes i stedet (F12) "Sidste låner".
Fra alle moduler med en identifikationslinie er det muligt at medtage en identificeret låner til
modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den aktuelle låner vil blive fundet frem.
6
UDLÅN, AFLEVERING, FORNYELSE OG LÅNERSTATUS
6.1 Ekspeditionsmodulet
Modulerne ”Udlån”, ”Aflevering”, ”Fornyelse” og ”Lånerstatus” er fra og med vers. 9.9 samlet i ét modul, ”Ekspedition”. Hvor funktionerne før havde hver sit modul, har de nu hver sin
fane i det samme modul.
De gamle genveje, (Ctrl+U) Udlån, (Ctrl+T) Aflevering, (Ctrl+O) Fornyelse og (Ctrl+L) Udlånte fungerer stadig ved åbning af modulet fra andre moduler - og åbner den ønskede fane.
Ligeledes kan oplysninger fra andre moduler tages med over i Ekspeditionsmodulets enkelte
faner ved hjælp af (Ctrl+Shift+U) Udlån, (Ctrl+Shift+T) Aflevering, (Ctrl+Shift+O) Fornyelse.
Lånerstatus er ændret på den måde, at Ctrl+L vil nu åbne fanebladet 4. Udlånte - dvs. de materialer lånerne har hjemme p.t. – mens faneblad 5. Bestillinger er en samlet fortegnelse over
lånerens reserveringer og fjernlån – og faneblad 6. er Mellemværende.
I ”Ekspedition” er følgende funktionsknapper tilføjet i fane 1, 2 og 4:
Funktion
Forny udvalgte
Udføres med
Shift+F11
Fornyer den eller de markerede post(er)
Modulet ”Ekspedition” indeholder 6 faneblade: ”Udlån”, ”Aflevering”, ”Fornyelse”,
”Udlånte”, ”Bestillinger” og ”Mellemværende”.
Udlån ((Ctrl+U) fra andre moduler) / ((Ctrl+U) eller (Alt+1) internt i modulet)
Uændret i forhold til 9.8.
Aflevering ((Ctrl+T) fra andre moduler) / ((Ctrl+T) eller (Alt+2) internt i modulet)
28
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Fornyelse ((Ctrl+O) fra andre moduler) / ((Ctrl+O) eller (Alt+3) internt i modulet)
Udlånte ((Ctrl+L) fra andre moduler) / ((Ctrl+L) eller (Alt+4) internt i modulet)
”Udlånte” giver et samlet overblik over en låners udlån såvel fra eget bibliotek som fjernlån.
Fjernlånte titler vil være markeret med fjernlåns-ikon i oversigten.
Bestillinger (Alt+5)
”Bestillinger” givet et samlet overblik over en låners bestillinger, reserveringer og fjernlån.
Vinduet er delt i to dele. Øverst, i ”Reserveringer” vises bestillinger og reserveringer fra eget
bibliotek. Nederst, i ”Fjernlån”, vises bestillinger og lån fra andre biblioteker.
Mellemværende (Alt+6)
Der er tilføjet en ekstra kolonne som viser, hvis en regning ikke må betales (inkasso/fogedsag).
6.1..1
Antal vises i statuslinjen yderst til højre
I fanen ”Udlånte”, ”Bestillinger” og ”Mellemværende” vises nu antal poster i statuslinjen. I
fanen ”Bestillinger” vises tallet, når man har fokus i sektionen Reservationer eller i sektionen
Fjernlån.
6.1..2 Ekspedition, visning af opfyldte reserveringer og fjernlån
Koderne for opfyldte reserveringer (Ors) og opfyldte fjernlån (Ofj), som tidligere er blevet
anvendt i tegnbaseret, bliver nu vist umiddelbart i nederste højre hjørne i GUI-klienten, når en
låner søges frem i f.eks. ekspedition.
6.2
Udlån
6.2..1 Introduktion
Faneblad 1. Udlån i modulet Ekspedition håndterer udlån af materialer, og har en grøn titellinie for at skelne mellem de andre lignede faneblade i modulet – aflevering (rød) og Fornyelse
(orange).
29
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.2..2 Åbning af "Udlån"
"Udlån" åbnes med (Ctrl+U) som tidligere eller med Alt+1direkte i modulet Ekspedition.
6.2..3 Medbring låner til "Låner"
En registreret låner kan medbringes til modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den aktuelle
låneren vil blive søgt frem.
6.2..4 Menupunktet - Upload
Hvis der på pc'en har være foretaget offline udlån / aflevering, vil der i "Udlån" og
"Aflevering" være et ekstra menupunkt "Upload".
Fra menupunktet er det muligt at:
"Overføre" offline transaktioner (der ikke allerede er overført). Se venligst beskrivelsen i
"Håndbog - Offline".
"Se sidste overførsel" - til opfølgning.
Ved aktivering af "Se sidste overførsel" vises et skærmbillede med følgende faner:
Fane:
Indhold:
Alle trans.
Indeholder alle transaktioner siden sidste upload.
Upload rapport
Indeholder de transaktioner, der i GUI ville have resulteret i en
statusmeddelelse.
Ukendte lånere
Indeholder de transaktioner, der indeholder kortnumre, der ikke er
registreret i systemet.
I alle faner findes følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Transaktion
Viser om transaktionen er et udlån eller en aflevering (loan eller
checkin).
Login
Det login der har foretaget transaktionen i "Offline" modulet.
Materialenummer
Det registrerede materialenummer.
30
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Kortnummer
Det registrerede kortnummer, hvis det er et udlån.
Trans.tidspunkt
Tidspunktet for transaktionen.
Afl.frist
Afleveringsfrist for udlån.
Status
Viser om overførslen er gået godt, og hvis det ikke er tilfældet hvorfor overførslen har fejlet.
Titel
Viser det aktuelle materiales titel.
Det er muligt at udskrive de viste transaktioner ved tryk på "Udskriv" (Alt+U).
NB: Reserverede materialer, der kan ses i "Upload rapport", skal efterfølgende
afleveres igen for at blive opfyldt / frataget.
6.2..5 Funktioner
I faneblad ”1. Udlån" kan følgende funktion benyttes:
Funktion
Udføres med
Gentegn
F5*
Opdaterer skærmbilledet.
Afslut
F9
Afslutter igangværende transaktion. Vil medføre udskrift af kvittering, hvis systemet er
sat op til automatisk at udskrive kvittering.
Ved løbende udskrift afsluttes udskriften.
Genvejsmenu
Shift+F10*
Aktiverer genvejsmenu.
Forny alle
F11
Medtager den identificerede låners udlån til
faneblad ”4. Udlånte”.
Sidste låner
F12
Blank
Shift+F12
Blanker feltindhold.
31
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.3
Modulvinduets opbygning
6.3..1 "Identifikationslinien"
Øverst findes "Identifikationslinien".
6.3..2 Felter
Under "Identifikationslinien" findes følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummeret er en entydig identifikation af et materiale.
Nummeret kan aflæses eller indtastes. Hvis stregkoden indtastes,
skal indtastningen efterfølges af (Retur).
Særlig afl.frist
Ved indtastning af en dato i feltet "Særlig afl.frist" kan systemets
standard afleveringsfrist ændres, indtil "Topvinduet" lukkes ned.
Afl.frist
Ved indtastning/rettelse af en dato i feltet "Afl.frist" kan afleveringsfristen ændres for efterfølgende udlån i den igangværende transaktion. Datoen bibeholdes indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til feltet
rettes/blankes.
Gebyr i alt
Hvis der er gebyr på udlån, vil summen af gebyr for udlån blive vist i
dette felt. Opdateres af systemet.
Liste
Indeholder informationer om de udlånte materialer. Kolonnerne i
listen beskrives nedenfor.
Kvittering
Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil
feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som Email. Hvis låner ikke har en Emailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig
kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere.
Fra DDElibra version 9.11.30 er der tilføjet en indstillingsdialog i
Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse,
der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i
en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12.
Hvis der er sat markering i menupunktet ”Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste
gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.
32
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Kvikregistrering
Når feltet er markeret, er det muligt at lave en kvikregistrering af et
materiale, der ikke er kendt i systemet. Materialet vil blive kontrolreserveret til internt lånerkort, så det kan tages fra - med henblik på
endelig registrering - når det afleveres. Har materialet tidligere været kasseret, vil man i en popup få spørgsmålet: ”Materialet er kasseret, skal det genindgå i bestanden?”. Svares ”Ja”, udlånes materialet
umiddelbart og vil indgå i den almindelige bestand 8”Intern status” i
Beholdning ændres automatisk til ”0 I beholdning”). Er materialet
helt ukendt, får man fortsat muligheden for at foretage en ”Kvikregistrering”.
Kvikregistrering er en af de nye muligheder i Indstillinger F12 i Udlån, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition.
6.3..3
Kolonner
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Nr.
Løbenummer.
Mat.nr.
Materialenummer.
Titel
Forfatter og titel for det aktuelle materialenummer.
Gebyr
Hvis der er gebyr på udlån, vil det være anført her. Er der ikke gebyr
på udlån, vil kolonnen være tom.
Udl.dato
Udlånsdato.
Afl.frist
Afleveringsfrist.
6.4
Funktionalitet i "Udlån"
6.4..1 Udlån
Det er en forudsætning for udlån, at materialer, der skal udlånes, er beholdningsregistrerede,
og at låneren er oprettet i lånerregisteret.
33
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Markøren vil ved åbning af modulet være placeret i feltet "Kortnr". Når den aktuelle låner er
identificeret (Se beskrivelsen af "Indentifikationslinien"), flyttes markøren automatisk til feltet "Mat.nr.".
Hvis låneren er registreret til at skulle indtaste PIN-kode, vises der efter identificeringen af
låneren en dialogboks, til indtastning af PIN-kode. Når PIN-koden er indtastet trykkes
(Alt+O) "OK" eller (Retur).
Hvis PIN-koden kan godkendes, lukkes dialogboksen, og markøren flyttes til feltet "Mat.nr.".
Hvis PIN-koden ikke kan godkendes, kan PIN-kodedialogen forlades med (Alt+A) "Annuller"
eller (Esc).
Den indtastede PIN-kode bliver ikke vist på skærmen, men for hvert tegn bliver der vist en * i
PIN-kode feltet. Hvis låneren har glemt PIN-koden, er det ikke muligt at foretage udlån, før
en ny PIN-kode er registreret i lånerregisteret.
Herefter foretages udlån ved aflæsning/indtastning af materialenumre. Hvis materialenummeret indtastes, skal der for hvert materialenummer afsluttes med (Retur). Efter aflæsning af det
første materialenummer bliver "Afslut" aktiv i funktionslinien, og "Indentifikationslinien"
bliver inaktiv, så der ikke kan registreres en ny låner, før der er afsluttet med (F9) "Afslut".
Efter hver aflæsning vil relevante oplysninger fremkomme i listen.
Udlånet afsluttes med "Afslut" (F9), hvorefter et nyt kortnummer kan indlæses.
Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner.
Det er først nødvendigt at trykke (F9) "Afslut", når alle lånerens transaktioner er afsluttet.
6.4..2 Låner blankes i Udlånsbilledet ved skift fra Udlånte i Ekspedition
Hvis der i Ekspeditionsmodulet skiftes fra Fane 4 "Udlånte" til Fane 2 "Udlån" bliver låneren
nu blanket i lånerhovedet.
6.4..3 Kvikregistrering
Det er muligt at beholdningsregistrere et materiale i "Udlån".
Hvis materialet ikke er beholdningsregistreret, vil der ved indlæsning af materialenummeret
stå - "Materialet er ikke kendt i systemet" - i statuslinien – og listen vil være tom.
1.
2.
3.
4.
Marker feltet "Kvikregistrering" og indlæs materialenummeret igen.
Skriv så mange oplysninger om materialet som muligt i popup'en "Kvikregistrering".
Tryk "OK" (Alt+O).
Slet evt. markeringen i "Kvikregistrering".
Materialet registreres på en post oprettet til formålet. Materialet vil automatisk blive
34
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
kontrolreserveret, så det kan tages fra - med henblik på endelig registrering - når det afleveres.
Har materialet tidligere har været kasseret, vil man fra og med vers. 9.10 få spørgsmålet:
Svares ”Ja” udlånes materialet umiddelbart og vil igen indgå i den almindelige bestand (”Intern status” i Beholdning ændres automatisk til ”0 I beholdning”). Er materialet helt ukendt
fås fortsat muligheden for at foretage en ”Kvikregistrering”:
Kvikregistrering er en af de nye muligheder i Udlån, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap Indstillinger F12.
6.4..4 Kvittering
Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der
kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som Email. Hvis låner ikke
har en E-mailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere.
Fra DDElibra version 9.11.30 er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de
specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12.
Hvis der er sat markering i menupunktet ”Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der
foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.
35
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.4..5 Blokering
Hvis der til låneren er knyttet enten en manuel blokering eller en systemblokering (se modulet
"Låner"), bliver markøren stående i feltet "Kortnr." og en dialog vises på skærmen med angivelse af årsagen til blokeringen. En blokering kan midlertidigt ophæves med (Alt+G) "Godkend", hvorefter udlån kan foretages. Alternativt kan der trykkes (Alt+A) "Afvis" eller (Retur). Dialogen kan også forlades med (Esc).
Hvis en blokeret låner er godkendt, gælder godkendelsen i alle moduler, hvor låneren er identificeret, indtil der trykkes (F9) "Afslut".
6.4..6 Afleveringsfrist
Ved et udlån vil der automatisk blive beregnet en afleveringsfrist ud fra de specifikationer, der
er sat op i systemet. Udlånsperioden kan gøres afhængig af følgende:
-
hvilken lånerkategori låneren tilhører
hvilken materialesamling eller opstilling materialet tilhører
den enkelte låner (se under låner.)
antal reserveringer på materialet
Endelig kan der anvendes en standard udlånsperiode.
36
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Der kan indlægges en kalender i systemet (”lukkedage”), således at afleveringsfristen ikke
falder på ferie-/helligdage eller i weekends.
6.4..7 Ændring af afleveringsfrist
Felterne "Afl.frist" og "Særlig afl.frist" kan anvendes til midlertidig ændring af afleveringsfristen.
Hvis, der ikke foretages indtastning i disse felter, benyttes systemets standard afleveringsdato
jvf. ovennævnte specifikationer.
For alle ændringer gælder det, at systemet selv regulerer datoen til næste åbningsdag, hvis den
indtastede dato falder på en lukkedag.
For igangværende transaktion
Ønskes afleveringsfristen ændret for en enkelt lånertransaktion indtastes den ønskede afleveringsfrist i feltet "Afl.frist". Den indtastede dato vil blive anvendt indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til feltet rettes/blankes. Ændringen er kun gældende i "Udlån".
Det er her desuden muligt at registrere timeudlån. Tidspunktet angives på følgende form:
YYYYMMDDHHMI eller alternativt YYYYMMDD HH:MI. Tidspunktet kan ses i
lånerstatus. Det er muligt at sætte systemet op til at beregne gebyr for timeudlån, der afleveres
for sent.
For allerede registrerede materialer
Ønskes afleveringsfristen ændret for et materiale, der allerede er registreret i udlånsbilledet,
kan dette ske, indtil der trykkes "Afslut" (F9).
Marker feltet "Afl.frist" for det relevante materiale. Feltet vil være omgivet af en gul ramme.
Når der trykkes (Retur), bliver rammens farve sort, og der kan rettes i den anførte dato. Efter
udført rettelse trykkes atter (Retur), eller feltet forlades med en af piletasterne. Det er her også
muligt at registrere timeudlån som beskrevet ovenfor.
Hvis der anvendes kvittering via løbende print, vil afleveringsfristen dog ikke være rettet på
kvitteringen.
Indtil DDElibra lukkes ned
Ønskes afleveringsfristen ændret indtil DDElibra lukkes ned, indtastes den ønskede afleveringsfrist i feltet "Særlig afl.frist". Når feltet forlades, efter at der er foretaget en indtastning/rettelse, sættes den samme dato automatisk i feltet "Afl.frist", idet det er datoen i feltet
"Afl.frist" der styrer, hvilken afleveringsfrist systemet sætter. Ændringen er gældende i alle
moduler, der anvender en afleveringsfrist.
37
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.4..8 Note på udlån
Ved udlån af materiale i charteque, som normalt vil være registreret under et fælles
"charteque-idnr", kan der i stedet for titlen fra charteque-katalogposten, påføres en note på
udlånet. Først foretages udlånet på normal vis, herefter markeres feltet "Titel" for det aktuelle
materiale. Feltet vil være omgivet af en gul ramme, der bliver sort, når der trykkes (Retur).
Når rammen er sort, kan der rettes i feltet. Indskriv den ønskede note og tryk (Retur) eller
forlad feltet med en af piletasterne.
Systemet sætter en * foran den påførte note, så materialer udlånt i charteque kan genkendes
bl.a. på udlånskvitteringer.
Noten forsvinder automatisk, når materialet afleveres.
6.4..9 Udlån af hjemkomne fjernlån
Ved udlån af hjemkomne fjernlån vil fjernlånet ændre status til "Afhentet" (se "Håndbog Fjernlån"). Hvis det fjernlånte materiale forsøges udlånt, til en anden låner end den som står
registreret for fjernlånet, skal udlånet først godkendes. Bemærk at fjernlånet også vil skifte til
status "Afhentet", selv om materialet udlånes til en anden låner.
6.4..10 Udlån af fjernlånt materiale til forkert låner
Ved forsøg på udlån af fjernlånt materiale til forkert låner gives i 9.11 en advis ligesom ved
egne reserverede materialer.
6.4..11 Udlån af opfyldte reserveringer eller bestillinger
Ved udlån af et materiale fra reserveringshylden (opfyldte reserveringer) vil det blive kontrolleret, om udlånet sker til den rette låner, dvs. til vedkommende, som har reserveret det givne
materiale.
Hvis man ønsker at udlåne et opfyldt materiale til en anden låner, end den der har reserveret
det, skal udlånet godkendes. Systemet spørger herefter, om den oprindelige reservering skal
bevares, eller om den skal slettes.
6.4..12 Udlån af reserveret materiale
Eftersom der kan lægges reserveringer ind på materialer, som står på hylden, er der mulighed
for at lade udlånssystemet undersøge, om der er reserveringer på et materiale, som udlånes. Et
evt. udlån kan godkendes, selv om der er reserveringer på materialet.
Hvis låneren finder et materiale på hylden, som vedkommende har reserveret, vil systemet
ved udlån af materialet vise følgende note:
Materialet er reserveret af denne låner. Gennemfør udlånet?
38
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis der svares ja vil der efterfølgende fremkomme følgende note:
Ønskes reserveringen slettet?
Det normale vil her være at slette reserveringen, da låneren jo selv har fundet bogen.
6.4..13 Udlån af booket materiale
Det er i GUI’en muligt – i særlige situationer – at godkende udlån af et booket materiale til en
låner, der ikke tilhører det hold/den klasse, der er booket til.
6.4..14 Fornyelse af udlån i booking
Det er i version 9.11.30 muligt at forny materialer med "Std.dato", selvom de indgår i en
booking. Det er således ikke nødvendigt selv at angive dato. Fornyelsen skal dog godkendes.
6.4..15 Begrænsning på antal udlånte materialer
Systemet kan være trimmet, så der er begrænsning på, hvor mange materialer en låner i alt må
have hjemlånt.
Hvis låneren allerede har lånt det maksimale antal materialer, vil man blive bedt om at godkende yderligere udlån.
Hvis der herefter trykkes (Alt+G) "Godkend", vil man uden yderligere advarsler kunne låne
efterfølgende materialer ud til låneren. Begrænsningen træder først i kraft igen, når der trykkes (F9) "Afslut".
Endelig kan systemet være trimmet så der er en begrænsning på antal hjemlånte materialer af
en bestemt type, f.eks. cd'er.
Hvis låneren allerede har lånt det maksimale antal materialer af den type der er begrænsning
på, vil systemet bede om godkendelse. En godkendelse gælder i dette tilfælde kun den aktuelle materialetype. Mulige materialetyper afhænger af systemets optrimning.
39
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.4..16 Udlån til "Biblioteket kommer" lånere
Hvis man udlåner et materiale til en "Biblioteker kommer" låner, som denne har haft før, får
man en advarsel, hvor man promptes for, om lånet ønskes gennemført.
6.4..17 Udlån til biblioteker
Det er muligt at anvende det låntagende biblioteks bibliotekskode som kortnummer.
6.4..18 Forny alle
Man kan Forny alle lån for en låner via faneblad 1. Udlån med knappen Forny alle F11.
Hvis den aktuelle låner ikke allerede er i identifikationslinien, søges denne frem, og der trykkes "Forny alle" (F11).
Nu medtager den identificerede låners udlån til faneblad ”4. Udlånte”, hvorfra udlån, der
umiddelbart ikke kan fornyes, kan forsøges godkendt.
Følgende materialer vil ikke umiddelbart blive fornyet:
- materialer med regning
- reserverede materialer
- materialer med fornyelsesbegrænsning
- fjernlånte materialer
Håndteringen af disse materialer er beskrevet under "Fornyelse".
Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den
oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage".
N.B. Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal
denne sættes i feltet "Afl.frist" i faneblad "3. Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres.
6.5
Aflevering
6.5..1 Introduktion
Faneblad "2. Aflevering" anvendes ved aflevering af udlånte materialer.
Aflevering fremstår med rød titellinie.
6.5..2 Åbning af "Aflevering"
"Aflevering" kan åbnes med (Ctrl+T) som tidligere – eller direkte i modulet Ekspedition med
Alt+2.
40
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.5..3 Menupunktet - Upload
Hvis der på pc'en har være foretaget offline udlån / aflevering, vil der i "Udlån" og
"Aflevering" være et ekstra menupunkt "Upload".
Fra menupunktet er de muligt at:
"Overføre" offline transaktioner (der ikke allerede er overført). Se venligst beskrivelsen i
"Håndbog - Offline".
"Se sidste overførsel" - til opfølgning.
Ved aktivering af "Se sidst overførsel" vises et skærmbillede med følgende faner:
Fane:
Indhold:
Alle trans.
Indeholder alle transaktioner siden sidste upload.
Upload rapport
Indeholder de transaktioner der i GUI ville have resulteret i
statusmeddelelser.
Ukendte lånere
Indeholder de transaktioner der indeholder kortnumre, der ikke er
registreret i systemet.
I alle faner findes følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Transaktion
Viser om transaktionen er et udlån eller en aflevering (loan eller
checkin).
Login
Det login der har foretaget transaktionen i "Offline" modulet.
Materialenummer
Det registrerede materialenummer.
Kortnummer
Det registrerede kortnummer, hvis det er et udlån.
Trans.tidspunkt
Tidspunktet for transaktionen.
Afl.frist
Afleveringsfrist for udlån.
Status
Her vises de meddelelser, der var blevet vist i statuslinien i GUI,
hvis materialet var blevet udlånt / afleveret der.
Titel
Viser det aktuelle materiales titel.
41
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Fra hver fane kan der, ved tryk på "Udskriv" (Alt+U), udskrives en liste over de registrerede
transaktioner.
NB: Reserverede materialer, der kan ses i "Upload rapport", skal efterfølgende
afleveres igen, for at blive opfyldt / frataget.
6.5..4 Funktioner
I fanebladet"2. Aflevering" kan følgende funktion benyttes:
Funktion
Udføres med
Gentegn
F5*
Afslut
F9
Genvejsmenu
Shift+F10*
Forny alle
F11
Sidste låner
F12
Blank
Shift+F12
6.5..5 Modulvinduets opbygning
6.5..6 Felter
Feltbetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummer
42
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Liste
Indeholder informationer om de afleverede materialer. Kolonnerne i
Kvittering
gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.
Vis antal tilbageværende materialer
Vis antal tilbageværende materialer er en af de nye muligheder i Aflevering, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye
funktionsknap Indstillinger F12.
Opfyld ikke reservering
Slås til, hvis der ikke ønskes opfyldte reserveringer på f.eks. et beskadiget materiale.
Opfyld ikke reservering er en af de nye muligheder i Aflevering, der
kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap
Indstillinger F12.
6.5..7 Kolonner
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Nr.
Løbenummer.
Blokeret
Indeholder et B, hvis der er en blokering på låneren, det kan være en
manuel blokering eller en systemgenereret blokering forårsaget af for
sen aflevering eller mellemværende.
Låner
Lånerens navn.
43
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Mat.nr.
Materialenummer.
Titel
Afl.frist
Indeholder sidste afleveringsfrist for materialet.
Gebyr
Ved for sen aflevering indeholder feltet et gebyr i kroner og ører.
Gebyrer er trimbare og kan eventuelt helt udelades (se sysadm).
Status
Indeholder information om hjemkaldelsesstatus for materialet.
Reserveret
I feltet vil der stå "Reserveret", hvis der er reservering(er) på det
afleverede materiale. Dette vil normalt betyde, at der samtidig med
afleveringen udskrives en note til placering i bogen, og materialet
overgår til status opfyldt reservering.
Filial
Hvis materialet er hjemmehørende i en anden filial, vil det være anført her.
6.5..8 Funktionalitet i "Aflevering"
Aflevering kræver ikke identifikation af låner. Hvis ikonen "Afslut" i funktionslinien er aktiv,
er der en uafsluttet lånertransaktion i gang.
Med mindre den uafsluttede transaktion vedrører den låner, der skal afleveres materialer for,
bør der trykkes (F9) "Afslut", inden afleveringerne igangsættes.
6.5..9 Aflevering
Aflevering foretages ved aflæsning af materialenumre i feltet "Mat.nr." på de materialer, der
skal afleveres. Alternativt kan materialenummeret indtastes efterfulgt af (Retur).
Oplysninger om de afleverede materialer vises i listen.
Når alle materialenumre er aflæst, trykkes "Afslut" (F9).
Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner, hvor
den igangværende transaktion kan fortsættes.
Når der trykkes (F9) "Afslut", vil en dialog vise det antal materialer, låneren stadig har hjemlånt. Dialogen vises kun, hvis antal hjemlånte materialer er større end 0.
44
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis man ikke ønsker, at dialogen skal vises, fjernes markeringen i feltet: "Vis antal tilbageværende materialer" med (Alt+I).
6.5..10 Kvittering
I feltet "Kvittering" vil der være en afmærkning, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering, når afleveringssessionen afsluttes. Brugeren kan ændre standarden ved at
trykke (Alt+G) der henholdsvis sætter og sletter markeringen. Valget kan gemmes i
opsætningen.
6.5..11 Opfyld ikke reservering
Feltet ”Opfyld ikke reservering” kan markeres, hvis evt. reserveringer på det materiale der
afleveres, ikke ønskes opfyldt – f.eks. et beskadiget materiale.
6.5..12 Kontrol af afleveringssted
Hvis et materiale afleveres et andet sted, end hvor det er hjemmehørende, vil tilhørsfilialen
blive oplyst i kolonnen "Filial", der vil desuden komme en meddelelse i statuslinien.
Dette forudsætter dog, at systemet er sat op til at udføre ovennævnte kontrol.
6.5..13 Materialer der er reserveret/bestilt
Hvis der er reserveringer på det afleverede materiale, overgår materialet automatisk til opfyldt
reservering, og der udskrives en reserveringsnote til placering i bogen. Hvis materialet er reserveret, men afhentningsstedet er i en anden filial, vil der i stedet blive udskrevet en fratagningsnote, som angiver, hvor materialet skal sendes hen. I den modtagende filial skal materialet igen køres igennem aflevering, hvorved der udskrives en normal reserveringsnote. Først
herefter bliver der udskrevet en reserveringsmeddelelse til låneren om, at materialet kan afhentes. Princippet med fratagningsnote osv. vil dog afhænge af, hvorledes systemet er sat op.
Hvis bestilte materialer afleveres, virker systemet i princippet som ved reserverede materialer.
6.5..14 Materialer der er reserveret til andre biblioteker
Der vil automatisk blive udskrevet en "Køreseddel" ("Knudepunkt"), når en reservering /
bestilling opfyldes ved aflevering af et materiale, hvis låneren har en lånerkategori, der er
defineret i systemet.
Køresedlen vil også blive udskrevet, hvis man anvender auto-udlån.
6.5..15 Materialer med overskredet afleveringsfrist
Ved afleveringen bliver det kontrolleret, om materialet har overskredet afleveringsfristen.
Hvis dette er tilfældet, bliver der automatisk tilskrevet gebyr (kan undlades).
45
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Gebyrerne bliver lagt sammen for alle materialer i én afleveringstransaktion. Det samlede
gebyr fremgår af feltet "Kr.".
Ved tryk på (F9) "Afslut" vises dialogen: "Betalingsoversigt".
6.5..16 Betalingsoversigt
Betalingsoversigten indeholder følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummer
Type
Mellemværendets type
Titel
Titel for det aktuelle materialenummer.
Låner
Lånerens navn
Gebyr
Tilhørende gebyr
Betalingsoversigten indeholder følgende felter:
Gebyr i alt
Summen af de mellemværender der skal betales - svarende til beløbet i feltet "Kr.".
Betalingsoversigten kan kaldes frem midt i en transaktion ved tryk på feltet "Kr.". Det er dog
kun muligt at overføre eller betale mellemværender, når der er trykkes "Afslut".
6.5..17 Funktionalitet i "Betalingsoversigt"
Man kan vælge at overføre alle gebyrer til mellemværende-registeret (se evt. dokumentationen til Lånerstatus) med (Retur) eller (Alt+O).
Hvis låneren betaler alle gebyrer trykkes (Alt+B) "Betal". Alternativt kan der annulleres med
(Alt+A) eller (Esc).
Hvis de afleverede materialer har været lånt af forskellige lånere, vil "Overfør" resultere i at
gebyrerne bliver overført til de respektive låneres mellemværender.
6.5..18 Afleveringer og fornyelser af materialer med samme afleveringsfrist
Hvis man afleverer og fornyer materiale med samme afleveringsdato i den samme transaktion,
vil der kun blive tilskrevet ét gebyr (trimbart).
46
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis man afleverer eller fornyer flere materialer med denne afleveringsfrist, senere samme
dag (i en anden transaktion), vil der ikke blive tilskrevet yderligere gebyr.
6.5..19 Aflevering af materialer med regning
Hvis der er oprettet regning på et materiale, der afleveres, vil det fremgå af kolonnen "Status".
Når materialet afleveres, slettes erstatningsbeløbet, og et evt. tilbageværende gebyr fremgår af
kolonnen "Gebyr" og summes op i feltet "Kr.".
Ved afslut figurerer gebyret i betalingsoversigten, med mulighed for at overføre eller betale.
NB: Forudsætter at systemet er sat op til - ved aflevering - at ændre regningen til en status, der ikke slettes ved natkørslen. Alternativt, skal status ændres manuelt, hvis
beløbet overføres.
For eventuel efterbehandling af regninger, henvises til modulet "Regning".
6.5..20 Aflevering af materiale lånt fra andre biblioteker
Der vil der automatisk blive udskrevet en "Køreseddel" ("Knudepunkt"), hvis et fjernlån ved
aflevering skifter til en defineret status (normalt status 80 "Pakkes og afs."), og långivende
bibliotek har en defineret lånerkategori.
6.5..21 Aflevering af materialer sat i bero
Ved aflevering af et materiale sat i bero, beregnes et evt. gebyr med skyldig hensyntagen til
den tid materialet har stået i bero. Det vil fremgå af afleveringsbilledet, at det er et materiale
der er sat i bero.
6.5..22 Forny alle
Man kan Forny alle lån for en låner via faneblad 2. Aflevering med knappen Forny alle F11.
Hvis den aktuelle låner ikke allerede er i identifikationslinien, søges denne frem, og der trykkes "Forny alle" (F11).
Nu medtager den identificerede låners udlån til faneblad ”4. Udlånte”, hvorfra udlån, der
umiddelbart ikke kan fornyes, kan forsøges godkendt.
Håndteringen af disse materialer er beskrevet under "Fornyelse".
47
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
N.B. Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal
denne sættes i feltet "Afl.frist" i faneblad "3. Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres.
6.6
Fornyelse
6.6..1 Introduktion
Bemærk at fra og med version 9.9 benyttes faneblad ”3. Fornyelse” primært, når materialer
skal fornyes direkte på stregkoden, dvs. når materialet er fysisk tilstede.
Man skal dog også gå direkte til ”3. Fornyelse”, hvis der er behov for at ændre den nye afleveringsfrist.
De allerfleste fornyelser vil fra og med version 9.9 foregå via faneblad ”4. Udlånte”, hvortil
materialerne også føres, hvis der vælges Forny alle F11 i ”3. Fornyelse”.
Læs derfor mere under afsnittet: 6.12 Forny via fanen Udlånte.
6.6..2 Åbning af "Fornyelse"
"Fornyelse" åbnes med (Ctrl+O) eller direkte i modulet Ekspedition med Alt+3.
6.6..3 Funktioner
I fornyelse kan følgende funktion benyttes:
Funktion
Udføres med
Gentegn
F5*
Afslut
F9
Genvejsmenu
Shift+F10*
Forny alle
F11
Sidste låner
F12
48
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Blank
Shift+F12
6.6..5 Felter
Feltbetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummer
Særlig afl.frist
Ved indtastning af en dato i feltet "Særlig afl.frist" kan systemets
standard afleveringsdato ændres indtil "Topvinduet" lukkes ned.
Afl.frist
Ved indtastning/rettelse af en dato i feltet "Afl.frist" kan afleveringsdatoen ændres for efterfølgende fornyelser i den igangværende
transaktion. Datoen bibeholdes indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til
feltet rettes/blankes. Foretages fornyelsen ved overførsel af materialer fra "Lånerstatus", skal den ønskede dato sættes i "Afl.frist", inden
materialerne overføres.
Liste
Indeholder informationer om de afleverede materialer. Kolonnerne i
Kvittering
gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbille-
49
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
det, bliver ikke gemt.
Godkend fornyelse
Hvis et materiale ikke umiddelbart kan fornyes, fordi det kræver
godkendelse, vil der i en popup komme oplysninger om, hvorfor
materialet ikke umiddelbart bliver fornyet - med mulighed for at
gennemføre fornyelse alligevel – f.eks. ”Maks antal fornyelser. Gennemfør fornyelse? Ja/Nej”.
Fornyelse kan ikke godkendes for materialer med regning.
50
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.6..6 Kolonner
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Nr.
Løbenummer.
Blokeret
Indeholder et B, hvis der er en blokering på låneren, det kan være en
manuel blokering eller en systemgenereret blokering forårsaget af for
sen aflevering eller mellemværende.
Låner
Lånerens navn.
Mat.nr.
Materialenummer.
Titel
Afl.frist
Indeholder oprindelig afleveringsfrist for materialet.
Ny afl.frist
Indeholder aktuel afleveringsfrist for materialet
Gebyr
Ved for sen aflevering indeholder feltet et gebyr i kroner og ører.
Gebyrer er trimbare og kan eventuelt helt udelades (se sysadm).
Status
Indeholder information om hjemkaldelsesstatus for materialet.
Note
Felt der giver oplysning om en af evt. flere årsager til, at et materiale
ikke umiddelbart kan fornyes. Hvis der er flere årsager, vil det fremgå af de dialoger, der fremkommer, når materialenummer indlæses
eller godkend fornyelse aktiveres.
51
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.7
Funktionalitet i "Fornyelse"
6.7..1 Fornyelse
Fornyelse foretages ved, aflæsning eller indtastning af relevante materialenumre i feltet
"Mat.nr".
Afslutning foretages med tryk på "Afslut" (F9).
Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner, hvor
den igangværende transaktion kan fortsættes.
6.7..2 Forny alle
Anvendes hvis de aktuelle materialer ikke er til stede.
Søg den aktuelle låner frem og tryk "Forny alle" (F11).
Nu medtages den identificerede låners udlån til faneblad ”4. Udlånte”.
De aktuelle materialer vil blive vist i listen her, hvor den nye afleveringsfrist vil fremgå.
Materialer, der ikke umiddelbart kan fornyes, fordi det kræver godkendelse, vil være markerede, og der vil ikke være data i kolonnen "Ny afl.frist".
De markerede materialer kan nu forsøges fornyet via knappen "Godkend alle" Alt+A.
Det er ikke muligt at godkende fornyelse for materialer med regning.
Bemærk at hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte,
skal materialerne overføres fra Udlånte til Fornyelse med Ctrl+Shift+O!
6.7..3 Kvittering
Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der
kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som Email. Hvis låner ikke
har en E-mailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere.
52
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Fra DDElibra version 9.11.30 er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de
specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12.
Hvis der er sat markering i menupunktet ”Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der
foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.
6.7..4 Afleveringsfrist
Den nye afleveringsfrist bliver beregnet efter samme principper som ved udlån.
Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal denne
sættes i feltet "Afl.frist" i "Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres.
6.7..5 Fornyelsesbegrænsning
Systemet kan være sat op til, at der kun kan fornyes et bestemt antal gange eller til en bestemt
dato, der svarer til et bestemt antal gange den oprindelige udlånsperiode.
Man kan f.eks. tage udgangspunkt i den situation, at et materiale er blevet udlånt den 1. februar, udlånsperioden er en måned, og der er en fornyelsesbegrænsning på 2 gange den oprindelige udlånsperiode (d.v.s. en samlet udlånstid på maximalt 3 måneder). Sidste tilladte afleveringsfrist ved fornyelse vil derfor være den 1. maj. Hvis låneren kommer og fornyer materialet
den 15. marts vil systemet sætte afleveringsfristen til den 15. april. Hvis låneren derimod
kommer efter 1. april, vil systemet skrive: "Kan ikke fornyes, maks. 2 gange", da der ikke
mere er en måned til sidste tilladte afleveringsfrist.
Det skal bemærkes at en evt. fornyelsesbegrænsning ikke træder i kraft, hvis afleveringsdatoen sættes i "Særlig afl.frist" eller "Afl.frist".
6.7..6 Fornyelse af reserveret materiale
Hvis der er reserveringer på materialet, der skal fornyes, skal fornyelsen godkendes. Hvis
fornyelsen afvises, skal materialet afleveres på normal vis i afleveringsmodulet, og der vil
blive udskrevet reserveringsnote.
6.7..7 Materialer med overskredet afleveringsfrist
Ved fornyelsen bliver det kontrolleret, om materialet har overskredet afleveringsfristen. Hvis
dette er tilfældet, bliver der automatisk tilskrevet gebyr (kan undlades) efter de samme specifikationer, som anvendes ved aflevering.
53
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Gebyrer håndteres på samme måde, som det sker i aflevering.
6.7..8 Fornyelse af materialer med regning
Hvis der er oprettet regning på det materiale, der forsøges fornyet, vil der blive vist en note
med teksten: "Der er regning på materialet. Fornyelse er ikke mulig."
Materialet skal så først afleveres og eventuelt genudlånes.
6.7..9 Fornyelse af fjernlånt materiale
Hvis materialet er bestilt online via z39.50, og långivende bibliotek anvender DDElibra , vil
det være muligt at sætte systemet op til at foretage online forespørgsel om fornyelse hos långivende bibliotek, når materialenummeret indlæses i "Fornyelse", eller materialet forsøges
fornyet i ”Udlånte”.
Hvis materialet kan fornyes, vil der som ved egne materialer nu komme en dato i feltet "Ny
afl. frist", og materialet vil beholde sin status som "Udlånt".
Kan materialet ikke fornyes, vil der som ved egne materialer, der ikke kan fornyes, ikke være
en dato i feltet "Ny afl. frist". Det vil på sædvanlig måde være muligt at gennemtvinge en fornyelse, hvorved fjernlånet vil skifte status til "Fornyet med forbehold".
6.7..10 Svar ved fornyelse på SMS
Hvis en låner forsøger at forny på SMS, når webinterfacet ikke svarer, returneres nu en SMS
til låneren med teksten: "Servicen er p.t. ikke tilgængelig".
6.8
Lånerstatus - Udlånte
6.8..1 Introduktion
Modulet Ekspedition’s faneblad 4. Udlånte giver overblik over en låners udlån – også udlånte
fjernlån. Herudover kan man "Forny alt" eller ”Forny markerede” samt sætte et materiale i
bero.
6.8..2 Åbning af "Lånerstatus – Udlånte”
"Lånerstatus" kan åbnes med (Ctrl+L) som tidligere – eller med (Alt+4) i modulet Ekspedition.
6.8..3 Funktioner
I "Lånerstatus - Udlånte" kan følgende funktioner benyttes:
Funktion
Udføres med
54
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Gentegn
F5*
Afslut
F9
Bero
F10
Sætter udlånet i bero. Dette medfører, at der
ikke vil blive sendt hjemkaldelser eller oprettet regning på udlånet.
Genvejsmenu
Shift+F10*
Forny alle
F11
De lån, der bliver fornyet umiddelbart vil få
en ny dato i kolonnen Ny afl.dato samt et
grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der
ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet med mulighed for at ”Godkend alle” via
knappen forneden i skærmbilledet.
Forny udvalgte
Shift+F11
De lån, der bliver fornyet umiddelbart vil få
en ny dato i kolonnen Ny afl.dato samt et
grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der
ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet med mulighed for at ”Godkend alle” via
knappen forneden i skærmbilledet.
Sidste låner
F12
Blank
Shift+F12
Udskriv
Ctrl+P
Udskriver aktuel låners lånerstatus.
55
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.8..4 Kolonner
Fanen har følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Oplyser materialenummer for et udlånt materiale.
Status
Udl.sted
Oplyser om der er genereret hjemkaldelse eller regning på materialet,
samt dato for genereringen.
Viser kode for udlånssted.
Udl.dato
Oplyser oprindelig udlånsdato.
Afl.frist
Oplyser aktuel afleveringsfrist.
Ny afl. frist
Påmindet
Fornyet
Den nye afleveringsdato, når der bliver fornyet direkte i ”Udlånte”.
Dato for påmindelser.
De lån, der bliver fornyet umiddelbart, vil få et grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive
markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet - med mulighed for
at ”Godkend alle” via knappen forneden i skærmbilledet.
Oplyser forfatter og titel for et udlånt materiale. Hvis det drejer sig
om et udlånt fjernlån, vil der være denne markering .
Titel
56
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
6.9 Bestillinger – reserveringer og fjernlån
Viser både en låners reserveringer og fjernlån.
6.9..1 Kolonner i Reserveringer
Kolonnebetegnelse: Indhold:
Idnr.
Det reserverede materiales idnr.
Titel
Det reserverede materiales klassemærke, forfatter og titel.
Res.nr.
Reserveringsnummer.
Res.dato
Den dato reserveringen er foretaget.
Afh.sted
Afhentningssted.
Afh.frist
Sidste afhentningsdato for opfyldte reserveringer. Eller fratagningsdato for reserveringer, der er frataget.
Opfyldt dato
Dato for opfyldelse / fratagning.
Res.type
Viser reserveringstype, f.eks. stregkodereservering, kædereservering,
kontrolreservering.
Status
Indeholder oplysninger om kø-nr. for den aktuelle reservering.
Løbenr.
Løbenummer til selvafhentning.
6.9..2 Kolonner i Fjernlån
Fanen indeholder følgende kolonner:
Ledetekst:
Indhold:
Idnr.
Idnr. på den bibliografiske post.
Mat.nr.
Det långivende biblioteks materialenummer.
Titel
Kort titel på det fjernlånte materiale.
Fjernlånsnr.
Fjernlånsnummer.
57
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Oprettet
Oprettelsesdato for fjernlånet.
Afh.sted
Afhentningssted for fjernlånet.
Udløb
Udløb for den aktuelle status i fjernlånsmodulet.
Status
Fjernlånets aktuelle status.
Løbenr.
Løbenummer til selvafhentning.
6.10 Mellemværende
Faneblad 6. Mellemværende viser en låners mellemværende - med mulighed for at betale diverse beløb – også delbeløb.
6.10..1 Kolonner
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummer på det materiale, som gebyret/regningen er oprettet på.
Oprettet
Oprettelsesdato for gebyret/regningen.
Type
Status
Mellemværendets type.
Aktuel statuskode for regninger. Angående anvendte koder henvises
til "Systemadministration for udlån".
Titel
Materialetype, forfatter og titel. Hvis en regning ikke er oprettet på et
materiale fra beholdningsregisteret, vises i stedet en note.
Nr.
Regningsnummer.
Erstat.
Erstatningsbeløb.
Gebyr
Gebyr.
Div.
Beløb der ikke vedrører erstatningsbeløb eller gebyr.
I alt
Sum af erstatning, gebyr og diverse beløb for det enkelte materiale.
En sum af disse beløb for alle lånerens mellemværender findes i feltet "OBS" i identifikationslinien.
58
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Betalt
Den del af mellemværendet, som låneren har betalt.
Rest
Den del af mellemværendet som låneren ikke har betalt. Rest = I alt
– Betalt
Ej bet. bar
Mulighed for at markere et mellemværende, der ikke må betales (inkasso/fogedsag)
6.11 Funktionalitet i "Lånerstatus - Udlånte".
Aflæs lånerens kortnummer. Lånerfeltet udfyldes med kortnummer, lånerkategori og navn,
mens feltet "Kortnr." blankes.
Relevante data vises i den aktive fane. Når der skiftes til ny fane, vises relevante data automatisk.
Fane kan desuden vælges med (Alt+understreget tal).
6.12 Forny via fanen Udlånte
6.12..1 Forny alle
Søg den aktuelle låner frem og tryk "Forny alle" (F11).
Hele forny-processen vil fra og med version 9.9 kunne foregå direkte i faneblad Udlånte –
med mulighed for at godkende fornyelse på materialer, der ikke umiddelbart kan fornyes.
59
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Kolonnen yderst til højre ”Fornyet” vil med grønt flueben markere de materialer, der umiddelbart er fornyet – samt give en ny afleveringsfrist i kolonnen ”Ny afl. Frist”.
Materialer der ikke umiddelbart kan fornyes, vil få et rødt kryds – blive markeret – med mulighed for at godkende fornyelse på alle med knappen ”Godkend alle”.
6.12..2 Forny udvalgte via fanen Udlånte
Søg den aktuelle låner frem.
Marker de materialer, der ønskes fornyet.
Vælg Forny udvalgte Shift+F11.
Kolonnen yderst til højre ”Fornyet” vil med grønt flueben markere de materialer, der umiddelbart er fornyet – samt give en ny afleveringsfrist i kolonnen ”Ny afl. Frist”.
60
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Materialer der ikke umiddelbart kan fornyes, vil få et rødt kryds – blive markeret – med mulighed for at godkende fornyelse på alle med knappen ”Godkend alle”.
6.12..3 Forny alle og Forny udvalgte kan få ændret afleveringsdatoen direkte i Lånerstatus/Udlånte
Hvis man ønsker at ændre afleveringsdatoen ved fornyelser, kan det nu foregå direkte i Lånerstatus/Udlånte. Når man her vil Forny alle eller Forny udvalgte, åbner en popup, hvor ny afleveringsdato kan sættes i kalenderen. Den samme popup åbner nu også i fanen Forny.
6.13 Bero
Det materiale, der ønskes sat i "Bero", markeres, hvorefter der trykkes (F10) "Bero". Materialer, hvorpå der er oprettet regning, kan ikke sættes i bero.
Ved markering af et materiale, hvor materialet allerede er i bero - efterfulgt af tryk på (F10)
"Bero", vil status blive normal igen.
Når materialet får sin normale status tilbage, vil der blive beregnet en ny afleveringsfrist, som
findes ud fra den oprindelige udlånsperiode plus den tid udlånet har stået i bero.
Ved fornyelse vil der komme en besked på skærmen ved udlån, der er sat i bero. I massefornyelse vil fornyelse af udlån, der er sat i bero, skulle godkendes. Ved selvbetjening fra f.eks.
selvbetjeningsautomater sker fornyelsen ubetinget. Fornyelse fra Web er ikke mulig.
I alle tilfælde vil en gennemført fornyelse medføre, at udlånet ikke længere står i bero.
Ved aflevering af materiale sat i bero, beregnes et evt. gebyr med skyldig hensyntagen til den
tid materialet har stået i bero. Det vil fremgå af afleveringsbilledet, at det er et materiale, der
er sat i bero.
6.14 Gebyr for materialer i bero
Ved aflevering beregnes der nu kun ét gebyr for alle materialer, der har været i bero, hvis systemet er sat op til at tilskrive ét gebyr pr. afleveringsfrist.
6.15 Betaling af mellemværender
Vælg fane 6. Mellemværende.
Find den aktuelle låner frem.
Marker evt. den eller de regninger, der skal betales.
Tryk (Shift+F9) "Betal" og følgende popup fremkommer:
61
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Ud for de 2 øverste betalingsmåder, er det i kolonnen "Rest" oplyst, hvilket beløb der vil blive
betalt, hvis "Betal kontant" aktiveres.
Beløbene i kolonnerne "Erstatning", "Gebyr" og "Diverse" er summen af disse felters indhold,
for henholdsvis alle og de markerede regninger.
Flyt markeringen til den ønskede betalingsmåde og tryk "Betal kontant".
Betaling af delbeløb
Hvis markøren flyttes til "Betal beløb" bliver feltet i kolonnen "Rest" aktivt. Indskriv det beløb, der skal betales og tryk "Betal kontant".
Når "Betal beløb" anvendes, vil systemet først betale eksisterende gebyrer (det ældste først),
herefter de eksisterende diverse beløb (det ældste først) og endelig erstatningsbeløbene (det
ældste først).
Systemet sættes op til, hvornår betalte mellemværender slettes fra lånerstatus.
Hvis årsagen til blokeringen bortfalder, når et skyldigt beløb betales, ophæves blokeringen
umiddelbart.
6.16 Ny bøderegel
Fra og med vers. 9.9 er der kommet en ny bøderegel. Ved aflevering og fornyelse af materialer med samme aktuelle afleveringsfrist, hvor aflevering og/eller fornyelsen bliver foretaget
efter den aktuelle afleveringsfrist, må der ikke beregnes gebyr, hvis ikke alle materialer med
den samme aktuelle afleveringsfrist fornyes eller afleveres samlet (i det samme døgn).
Dette betyder i praksis, at bøden vedr. for sen aflevering/fornyelse tilskrives, når sidste materiale med en given afleveringsfrist afleveres/fornyes.
Baggrunden er, at beregningen af gebyrer skal foregå således, at Styrelsens beslutning om, at
der ikke må opkræves 2 gebyrer ved fornyelser, bliver overholdt samtidig med, at der kun
opkræves 1 gebyr, hvis materialer har samme afleveringsfrist og afleveres samme døgn.
Kan trimmes.
62
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7 Kassefunktion
NB: Vil kun kunne anvendes, hvis man har anskaffet modulet "Kassefunktion".
Når modulet anvendes, vil alle økonomiske transaktioner (såvel indbetalinger som udbetalinger) blive gemt. Man kan derfor anvende DDElibra GUI som kasse, idet det er muligt at udskrive en kasserapport. Låneren vil endvidere få udskrevet en betalingskvittering.
Det er desuden muligt at håndtere salg af salgsartikler (f.eks. teaterbilletter).
Salg af diverse artikler håndteres ved, at der oprettes "lånere" for hver af de ønskede
salgsartikler, hvor lånerens navn beskriver den aktuelle salgsartikel, Herefter oprettes
regninger til hver af disse "lånere", på det beløb der skal betales (fiktivt eller reelt) for
varelageret af den pågældende artikel (ved salg af 50 teaterbilletter af 10 kr. vil man oprette
en regning på kr. 500). Ved salg betales af på den aktuelle "låners" regning, og låneren får en
kvittering på det købte.
Det er i version 9.11.30 blevet muligt at lave kasserapport for forskellige grupper (filialer) på
forskellige datoer.
7.1 Funktioner
Ændrede funktioner i lånerstatus
Funktion
Udføres med
Tilbagefør
Ctrl+F9
Giver mulighed for at tilbageføre et beløb,
der er betalt ved en fejl. Det er kun muligt at
tilbageføre beløb, der er betalt samme dag.
Tilbagelevering
Ctrl+F10
Vil være aktiv, når en regning - med et betalt
erstatningsbeløb - markeres. Hvis materialet
er kasseret, vil en aktivering desuden flytte
materialet fra kassationsbasen til beholdningsbasen. Endelig udskrives et bilag med
plads til lånerens kvittering vedrørende tilbagebetalingen, og erstatningsbeløbet på den
aktuelle regning nulstilles.
Tilbagebetal
Alt+F10
Vil være aktiv, hvis låneren har betalt mere
end regningen lyder på (regningen lyder på et
negativt beløb).
63
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7.2
Funktionalitet i kassefunktion
7.2..1 Betaling
Find den aktuelle låner frem.
Marker evt. den eller de regninger, der skal betales.
Tryk (Shift+F9) "Betal" og følgende popup fremkommer:
Ud for de 2 øverste betalingsmåder er det i kolonnen "Rest" oplyst, hvilket beløb der vil blive
betalt, hvis "Betal kontant" aktiveres.
Beløbene i kolonnerne "Erstatning", "Gebyr" og "Diverse" er summen af disse felters indhold,
for henholdsvis alle og de markerede regninger.
Flyt markeringen til den ønskede betalingsmåde og tryk "Betal kontant".
Hvis systemet er sat op til det, vil det også være muligt at registrere betalingen som "Betalt pr.
giro".
Hvis markøren flyttes til "Betal beløb" bliver feltet i kolonnen "Rest" aktivt. Indskriv det beløb, der skal betales og tryk "Betal kontant".
Systemet vil først betale eksisterende gebyrer (det ældste først), herefter de eksisterende diverse beløb (det ældste først) og endelig erstatningsbeløbene (det ældste først).
64
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis det fulde erstatningsbeløb betales for en regning, vil det tilhørende udlån blive slettet og
materialet vil blive forsøgt kasseret. Kassation vil dog ikke blive gennemført, hvis det er sidste eksemplar og der desuden er reservering på materialet eller - afhængig af optrimningen –
hvis det er sidste eksemplar af materialet.
Det er muligt at sætte systemet op til automatisk at ændre regningsstatus, sætte en midlertidig
profilværdi som udlånsregel (f.eks. "mistet" på materiale der er erstattet) samt sætte en "bortedato". Profilværdien sættes også, hvis materialet er blevet kasseret automatisk.
7.2..2 Kvittering
Når der betales et beløb, hvad enten det sker fra "Lånerstatus" eller i forbindelse med
afslutningen af en transaktion, vil der blive udskrevet en betalingskvittering.
7.2..3 Fremsøgning af erstattet materiale
Ud fra profilværdi og "bortedato" er det efterfølgende muligt at søge de erstattede materialer
frem i søgesystemet med henblik på efterfølgende opfølgning.
Eksempel: bk=mistet og bd=201101?
Vil finde poster, hvor et eller flere materialer er blevet erstattet i januar 2011.
Foretages søgningen i base "bib", vil de ikke kasserede materialer blive fundet. Foretages
søgningen i base "kas", vil de automatisk kasserede materialer blive fundet.
Ved søgning i regningsmodulet, på den aktuelle status, vil materialerne ligeledes kunne findes
frem, men her er det ikke muligt at periodisere eller adskille kasserede materialer fra ikke
kasserede materialer.
7.2..4 Tilbageførsel
Anvendes hvis man har registreret en betaling, og låneren alligevel ikke kan betale. Funktionen "Tilbagefør" vil være aktiv, hvis der samme dag er registreret betaling for den aktuelle
låner.
Når "Tilbagefør" aktiveres fremkommer en popup "Tilbagefør betaling(er)", hvor de beløb,
der er betalt dags dato, kan ses.
Marker det ønskede beløb og tryk "Tilbagefør".
65
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7.2..5 Tilbagelevering
Anvendes hvis låneren tilbageleverer et materiale der allerede er erstattet.
Efter markering af det / de aktuelle materiale(r) trykkes (Ctrl+F10) "Tilbagelevering". Tilbageleveringen bekræftes i den popup der vises, ved tryk på "Tilbagelever".
Erstatningsbeløbet på den / de aktuelle regning(er) vil blive nulstillet, og materialet vil ændre
status til "I beholdning".
Endelig vil der blive udskrevet en returbetalingskvittering, hvor låneren kan kvittere for modtagelse af erstatningsbeløbet.
Der kan ikke ske tilbagelevering, hvis regningen er blevet slettet. Hvor hurtigt regninger slettes afhænger af, hvordan regningsstyringen er sat op.
7.2..6 Tilbagebetaling
Anvendes, hvis der på en regning registreres betaling af et beløb, der er større end regningens
restbeløb. Regningens restbeløb vil fremstå negativt.
Marker den aktuelle regning og tryk "Tilbagebetal" (Alt+F10) og bekræft tilbagebetalingen
ved tryk på (Alt+U) "Udbetal".
Restbeløbet nulstilles og der udskrives en returbetalingskvittering, hvor låneren kan kvittere
for modtagelse af det for meget betalte beløb.
Tilbagebetaling forudsætter, at regningen ikke er blevet slettet.
66
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7.2..7 Håndtering af salgsartikler
Salg af diverse artikler håndteres ved, at der oprettes "speciallånere" for hver af de ønskede
salgsartikler, hvor lånerens navn beskriver den aktuelle salgsartikler. Herefter oprettes der
regninger til hver af disse "lånere", på det beløb, der skal betales (fiktivt eller reelt) for varelageret af den pågældende artikel (ved salg af 50 teaterbilletter af 10 kr. vil man oprette en
regning på kr. 500). Ved salg betales af på den aktuelle "låners" regning, og låneren får en
kvittering på det købte.
7.2..8 Oprettelse af speciallånere
Aktiver modulet "Låner" med (Ctrl+D).
Udfyld navnefeltet, der anvendes til at navngive salgsartiklen, som den ønskes vist på kvitteringen til låneren.
Det foreslås, at der før navnet skrives "- " (streg og mellemrum) og at navnet sluttes med " -"
(mellemrum streg).
Formålet med at skrive "- " i starten er, at gøre det muligt efterfølgende at søge alle salgsartikler frem på en gang. Dette gøres med "-?" som søgekriterium.
" -" i slutningen, vil få kvitteringen til at se pænere ud, idet lånerens navn som repræsenterer
salgsartiklen, vil blive skrevet ud øverst på kvitteringen.
Anvend en stregkode som kort- og lånernummer (hvis biblioteket anvender ticifrede materialenumre, er det muligt at anvende et sådant).
Det anbefales at klæbe de anvendte stregkoder på en gennemsigtig A4 plastisklomme af den
type, der kan sættes i et ringbind. I lommen anbringes et print, hvor man har skrevet speciallånerens navn f.eks. "- Fotokopi A4 pris 2 kr. -". Man kan så genbruge stregkoden til nye
salgsartikler, ved at ændre navnet i lånerregisteret samt udskifte printet i plastiklommen.
Stregkoden anvendes når "lånerens" regning efterfølgende skal findes frem i "Lånerstatus".
I ovennævnte eksempel indgår stykprisen i artiklens navn, så denne umiddelbart kan ses. Alternativt kan stykprisen angives i notefeltet.
Vælg den lånerkategori, der er oprettet til formålet (sædvanligvis kategori "00").
Udfyld evt. andre obligatoriske felter (er uden betydning for håndteringen).
Tryk (F5) "Opret".
67
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
7.2..9 Oprettelse af regninger på salgsartikler
Der oprettes en særlig regning, der repræsenterer "varelageret" på låneren.
Aktiver modulet "Regning" med (Ctrl+E).
Indlæs / indtast kortnummer for den aktuelle speciallåner i fane 1 "Overførte udlån". Hvis
kortnummeret indtastes, efterfølges indtastningen af (Retur).
Vælg typen for salgsartikler (sædvanligvis "00 Salgsartikler").
Vælg status for oprettede salgsartikler (sædvanligvis "00 Salgsartikel oprettet").
Udfyld feltet "Diverse" med den samlede pris på det aktuelle varelager.
Tryk (F7) "Opret".
7.2..10 Salg af salgsartikler
Indlæs / indlæs kortnummer for den aktuelle speciallåner i "Lånerstatus" og skift til fane 3
"Regninger".
Marker lånerens regning.
Tryk (Shift+F9) "Betal".
Flyt markeringen til "Betal beløb". Indskriv stykprisen på salgsvaren i beløbsfeltet og tryk
"Betal kontant".
Der vil blive udskrevet en kvittering, hvor salgsvarens "navn" er angivet øverst.
68
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8 Reservering
8.1 Introduktion
Reserveringer kan foretages på flere forskellige måder, men fælles for alle er, at der placeres
en reservering på en delmængde af bibliotekets samlede beholdning. Forskellen imellem de
forskellige typer reserveringer består i, hvorledes denne delmængde afgrænses.
Reservering indeholder derudover funktioner til at slette, flytte, opdatere og finde reserveringer.
Systemet kan sættes op til at håndtere bestillinger via WWW. I givet fald vil materialer, der er
registreret som værende hjemme blive bestilt, mens andre materialer vil blive reserveret.
Den eneste forskel på et reserveret og et bestilt materiale er, at det bestilte materiale kan udskrives på en liste, (eller hvis systemet er sat op til det direkte på en printer), med henblik på
fremfinding på hylden.
En reservering kan foretages på flere måder:
- reservering af et bestemt idnr.
- reservering af et bestemt materiale (stregkode)
- kontrolreservering (stregkode)
- reservering af et af flere idnr. (sammenkædning)
- reservering af serie
- reservering af et tidsskrift
8.2 Åbning af "Reservering"
"Reservering" åbnes med (Ctrl+R).
69
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.3 Funktioner
I reservering kan følgende funktioner benyttes:
Funktion
Udføres med
Gentegn
F5*
Opret
F7
Opretter reserveringer og bestillinger.
Slet
Shift+F7
Sletter reserveringer.
Opr. kæder.
Alt+F7
Opretter kædereservering på markerede poster.
Opr. serie
Ctrl+Shift+F7
Opretter seriereservering på markerede poKnap i Funktionslini- ster, når ønsket rækkefølge er angivet i en
popup. I seriereserverings-popup’en vises felt
en.
440 delfelt a og v i kolonnen ”Serietitel”,
således, at man umiddelbart kan se titlens
nummer i serien. Hvis felt 440 delfelt a og v
ikke findes i marcposten, får man en popup,
med besked om at ”Nr. i serie” skal udfyldes
manuelt.
Find
F8
Finder eksisterende reserveringer
Opdater
Shift+F8
Opdaterer eksisterende reserveringer.
Afslut
F9
Afslutter igangværende transaktion.
Flyt op
Shift+F9
Flytter en reservering et nr. op i reserveringsrækkefølgen.
Flyt ned
Ctrl+F9
Flytter en reservering et nr. ned i reserveringsrækkefølgen.
Flyt forrest
Ctrl+Shift+F9
Flytter en reservering forrest i reserveringsrækkefølgen. (Efter evt. opfyldte eller fratagne reserveringer).
Genvejsmenu
Shift+F10*
70
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Sidste låner
F12
Blank
Shift+F12
Hent poster
Alt+F12
Henter poster fra søgning, der er markeret og
hvor der efterfølgende er trykket (Ctrl+C)
"Kopier".
Fra og med vers. 9.9 hentes markerede poster
i Søgning nemmere til Reservering med
funktionsknappen Reservér F11.
Øverst findes et område med 5 faner: "Overførte poster", "Låners reserveringer", Reserveringer på idnr.", "Fremsøgte reserveringer" og "Status". Fanerne indeholder lister.
Under fanerne findes "Identifikationslinien".
Nederste del af modulvinduet er opdelt i:
- venstre del, hvor en bibliografisk post kan identificeres ud fra kendskab til idnr. eller materialenummer. Under disse felter findes en træstruktur til identificering af stregkodereserveringer, kontrolreserveringer og tidsskriftreserveringer.
- højre del, er en formular til registrering af detaljer om den aktuelle reservering.
8.5
Faner
8.5..1 Overførte poster
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Res.markering
Ved idnr. reservering fremkommer en hængelås, når materialet er
reserveret i den igangværende transaktion. Ved kædet reservering
fremkommer en kæde, ud for de materialer der indgår i den kædede
reservering.
Forfatter
Forfatterangivelse.
71
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Titel
Titelangivelse.
Mat.type
Materialetype.
Opstilling
Materialets opstilling.
8.5..2 Låners reserveringer
I fanen "Låners reserveringer" vises en liste over en identificeret låners reserveringer. Reserveringer der er foretaget i den igangværende transaktion vil være markeret med et gult "Ny".
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Res.nr.
Nummer der identificerer reserveringen.
Serie res.nr.
Nummer der identificerer en seriereservering.
Idnr.
Idnr. på det reserverede materiale.
Titel
Res.dato
Forfatter, titel, evt. materialetype og opstilling samt vol. og nr. ved
periodica - på de fremsøgte reserveringer.
Reserveringsdato.
Res.filial
De filialer materialet er reserveret i.
Afh.sted
Afhentningssted for den aktuelle reservering.
Afh.frist
Afhentningsfrist for opfyldte reserveringer.
Opfyldt dato
Dato for opfyldelse / fratagning.
Res.type
Reserveringstype.
Status
Giver oplysning om hvor langt reserveringen er i reserveringsprocessen/kønummer.
Løbenr.
Indeholder løbenummer til selvafhentning af materialer.
72
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.5..3 Reserveringer på idnr.
I fanen "Reserveringer på idnr." vises en liste over reserveringer på det idnr., der er anført i
idnr.-feltet i formularen med reserveringsdetaljer.
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Kønr.
Angiver hvilket nummer man har i reserveringskøen. Hvis reserveringen er opfyldt eller frataget, vil det fremgå.
Res.nr.
Serie res.nr.
Kortnr.
Låner
Lånerens navn.
Interessedato
Eventuel interessedato.
Period.spec
År, vol. og nr. for tidsskrifter.
Res.type
Reserveringstype.
Løbenr.
8.5..4 Fremsøgte reserveringer
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Res.nr.
Serie res.nr.
Kortnr.
Låner
Lånerens navn
Interessedato
Eventuel interessedato.
Titel
Forfatter, titel, evt. materialetype og opstilling samt vol. og nr. ved
periodica - på de fremsøgte reserveringer.
73
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Res.type
Reserveringstype.
Status
Giver oplysning om, hvor langt reserveringen er i reserveringsprocessen/kønummer.
Løbenr.
8.5..5 Reserveringsstatus
I fanen "Reserveringsstatus" vises detaljer om de materialer, der indgår i en given reservering.
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Idnr. på materialer, der indgår i reserveringen.
Mat.nr.
Tilhørende materialenummer.
Titel
Materialets titel.
Status
Materialets udlånsstatus. Heraf vil det fremgå, om materialet er "Udlånt", om det står som "Opfyldt" til denne reservering, om det står
som "Opfyldt" til en anden reservering, eller om det er "Frataget" og
dermed på vej fra en anden afdeling.
Afl.frist
Afleveringsfrist for materialer der er udlånt.
Kønr.
Nummer i reserveringskø.
Reserveringsstatus for en reservering vises, når der efter markering af den aktuelle reservering skiftes til fanen "Reserveringsstatus".
74
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.5..6 "Identifikationslinien"
Se venligst under "Identifikationslinien".
8.5..7
8.5..7.1
Felter til identificering af post ved hjælp af idnr. eller materialenummer
Felter
Feltbetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Felt til indtastning af idnr.
Mat.nr.
Felt til indtastning af materialenummer.
8.5..8 Træstruktur
Indeholder mappen "Materialer"
Når et materiale markeres, og der findes beholdningsregistrerede materialer på det aktuelle
idnr., vil de enkelte beholdningsregistrerede materialer for det pågældende idnr. blive vist i
mappen "Materialer".
I forbindelse med tidsskriftsreserveringer er mappen underdelt i:
- år
- vol. og nr.
- filial og materialenummer
I forbindelse med reservering af andre materialer end tidsskrifter underdeles mappen i:
- filial og materialenummer
75
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.5..9 Formular
Formularen indeholder følgende felter:
Felter der vedrører det aktuelle Idnr.
Feltbetegnelse:
Indhold:
Titel
Det markerede materiales titel.
Idnr.
Materialets idnr.
Mat.nr.
Udfyldes af systemet, hvis der foretages en "Stregkodereservering"
eller en "Kontrolreservering".
År, Vol. og Nr. samt
Note1 og Note2
Disse felter svarer til felterne i beholdning. De vil automatisk blive
udfyldt ved reservering af tidsskrifter.
Registr.
Angiver antallet af beholdningsregistrerede materialer, der eksisterer
på den/de idnr., som reserveringen omfatter. Udfyldes automatisk
når en reservering foretages.
Reserv.
Angiver antallet af beholdningsregistrerede materialer, som reserveringen reelt kommer til at omfatte, idet en del af materialerne registreret under "Registr." kan være indeholdt i en opstilling eller materialesamling, som ikke kan reserveres (f.eks. kviklån).
Udlånt
Angiver antallet af udlånte materialer (delmængde af Registr.).
Hjemkaldt
Angiver antallet af hjemkaldte materialer (delmængde af Udlånt).
Opfyldt:
Angiver antallet af materialer, der står som opfyldte reserveringer
(delmængde af Registr.).
Felter der vedrører den aktuelle reservering:
Res.nr.
Er et entydigt nummer for den aktuelle reservering. Ved oprettelse af
en reservering vil der automatisk blive tilknyttet et nummer til denne.
Oprettet
Oprettelsesdato for reserveringen. Indsættes automatisk.
76
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Type
Reserveringstypen vil blive indsat automatisk, når en reservering
foretages.
Kønr.
Angiver kønummeret for en given reservering. Ved tidsskriftreservering og reservering af sammenkædede poster kan kønummeret være
upræcist.
Initialer
Udfyldes med brugers login, hvis systemet er sat op til det.
Int.dato
Angiver sidste interessedato for den foretagne reservering. Anvendes
til frasortering af forældede reserveringer. Det er muligt at specificere en default/standard interesseperiode.
Inaktiv til
Her kan der angives en dato, fra hvilken reserveringen skal træde i
kraft. Hvis der ingen dato angives, træder reserveringen i kraft med
det samme. Hvis der angives en dato, svarer det i praksis til, at reserveringen bliver foretaget på normal vis på den angivne dato.
Res.filial
Hvis feltet "Res.filial" er tomt, vil systemet reservere i default filialer. Ønskes man ønsker at reservere i andre filialer end standard,
ændret åbnes popup'en "Filialer", hvor de ønskede filialer markeres.
De ønskede filialer vil blive vist i feltet "Res.filial". Markeringerne i
popup'en "Filialer" slettes, når man igen ønsker at reservere i default
filialer.
Filialer
Knap der ved aktivering fremkalder en dialog med mulige reserveringsfilialer. Knappen benyttes, hvis der ikke findes materialer i defaultfilial/filialer, eller hvis man ønskes at ændre default reserveringsfilial(er). Det er desuden muligt at ændre reserveringsfilial(er)
ved at indskrive ønskede filialer direkte i feltet "Res.filial". Ønskede
filialer anføres med mellemrum. Alle filialer angives med "-" i feltet.
Afh.sted
Her angives den filial, hvor materialet ønskes afhentet.
Antal
Det antal eksemplarer, der ønskes af den givne reservering. Hvis
feltet ikke udfyldes sættes antal automatisk til 1.
Funktionaliteten ved reservering af flere eksemplarer af samme titel
er ændret i version 9.11.30. Hvis der foretages en reservering, hvor
ønsket antal f.eks. sættes til 3, vil der automatisk blive oprettet 3
reserveringer med hver 1 i ønsket antal. Reserveringerne vil dog systemmæssigt være kædet sammen, så der stadigvæk først sendes
besked til låneren, når alle eksemplarer er hjemkommet.
Hjemkomne
Den del af det reserverede antal der er hjemkommet – d.v.s. afviklet
eller opfyldt.
77
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Res.hylde
Den del af det reserverede antal der står på reserveringshylden. Delmængde af "Hjemkomne".
Afh.frist
Angiver afhentningsfrist for de materialer, der står på reserveringshylden.
Note
Anvendes til at knytte en note til den aktuelle reservering. Noten vil
blive vist, når reserveringen findes frem.
Gebyr
Hvis systemet er sat op til automatisk at tilskrive gebyr for reserveringer, vil feltet indeholde gebyret for den sidst foretagne reservering.
Serie res.nr.
Felt hvor et evt. seriereserveringsnummer bliver indsat af systemet.
Brev
Feltet vil være afkrydset, hvis systemet er sat op til, at den lånerkategori den aktuelle låner tilhører, skal have reserveringsmeddelelse.
Note
Afkrydsningsfelt, til angivelse af, om en evt. note ønskes udskrevet
på reserveringsmeddelelsen.
Kontr.res.
Felt til afkrydsning ved kontrolreservering.
Plus
Felt der afkrydses, hvis man ønsker at gennemtrumfe reservering af
materialer, der er registreret som ikke reserverbare.
Afh.nr.
Afkrydsningsfelt der anvendes, hvis man ønsker at "trække" et nyt
afhentningsnummer.
8.6 Overførsel af poster fra søgning
I "Søgning" fremfindes den eller de poster, man ønsker at reservere.
Posten/posterne markeres og der trykkes (Ctrl+Shift+R) "Kopier til reservering", hvorefter
"Reservering" åbnes/aktiveres.
Fra og med vers. 9.9 gøres dette nemmere med funktionsknappen Reservér F11 i Søgning –
dvs. det kan gøres på begge måder.
Fanen "Overførte poster" vil være aktiv, og de markerede poster vil findes i listen.
Alternativt kan der efter markeringen af poster trykkes (Ctrl+C) "Kopier". Reserveringsmodulet åbnes/aktiveres med (Ctrl+R) og posterne hentes over i fanen "Overførte poster" med
(Alt+F12) "Hent poster".
78
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7 Funktionalitet i "Reservering"
Ved alle former for reservering identificeres den aktuelle låner i "Identifikationslinien".
8.7..1 Reservering på idnr.
Den normale reservering vil være reservering på et idnr., det vil sige, at man ønsker et eller
flere eksemplarer af et bestemt idnr.
Der kan reserveres flere poster ad gangen.
Alle overførte poster vil da være markeret i Reservering.
Eventuelle ændringer af default indhold i felterne: "Initialer", "Int.dato", "Inaktiv til",
Res.filial", "Afh.sted", "Antal", "Res.note", "Brev" og "Note" indtastes og der trykkes (F7)
"Opret".
Ønskes der ikke foretaget ændringer, er det tilstrækkeligt at trykke (F7) "Opret".
Når der er trykket "Opret" fremgår det af feltet "Res.filial", hvilke filialer der default er
reserveret i.
Ændringer af "Res.filial" foregår ved aktivering af knappen "Filialer" og efterfølgende markering af den / de filialer reserveringen ønskes foretaget i. De markerede filialer vil fremgå af
feltet "Res.filial".
Alternativt kan ønskede reserveringsfilialer angives direkte i feltet "Res.filial". Ønskede
filialerne adskilles med mellemrum.
Hvis låneren allerede har reserveret det pågældende idnr., giver systemet besked, og det er
muligt at afbryde reserveringen.
Hvis materialet er registreret som "ikke udlånt", kommer der en meddelelse om at materialet
findes på hylden. Meddelelsen kommer i statuslinien.
Hvis der ikke findes beholdningsregistrerede materialer til det pågældende idnr., eller hvis der
ikke findes materialer i den ønskede reserveringsfilial, giver systemet besked om, at der ingen
beholdningsposter findes for den pågældende reservering.
I sidstnævnte tilfælde kan en filial, der har et beholdningsregistreret materiale vælges ved
aktivering af knappen "Filialer".
Det fremgår af mappen "Materialer", hvilke filialer der har beholdningsregistrerede eksemplarer.
Vælges en filial, hvor det beholdningsregistrerede materiale ikke er reserverbart, giver systemet besked om, at reservering ikke er mulig.
79
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis idnr. kendes på den post der ønskes reserveret, er det muligt at indtaste et idnr. direkte i
idnr.-feltet i venstre side af skærmbilledet efterfulgt af (Retur). Herved spares søgning og
overførsel af poster.
8.7..2
Reservering på materialenummer
En stregkodereservering foretages på næsten samme måde som en normal reservering.
Marker det ønskede materiale i "Overførte poster".
Marker det ønskede materialenummer i mappen "Materialer".
Materialenummeret overføres automatisk til feltet "Mat.nr." i "Reserveringsdetaljer". Herefter
gennemføres reserveringen på samme måde som ved "Reservering på idnr.".
Det er også muligt at indlæse et materialenummer direkte i feltet: "Mat.nr." i venstre side af
skærmbilledet efterfulgt af (Tab). Herved spares søgning, overførsel af poster og markering af
materialenummer i træstrukturen.
Hvis der er brug for at lave mange stregkodereserveringer, gemmes de oplysninger, der er
skrevet i notefelt og initialer.
8.7..3 Reservering – find materiale ved hjælp af chiplæser
I forbindelse med stregkodereserveringer kan man nu få materialenummeret ind i reserveringsbilledet ved at lægge materialet på læseren og trykke (Alt+Højrepil).
Det er desuden muligt at søge stregkodereserveringer eller ID-nummerreserveringer frem ved
at lægge pågældende chip på pladen og trykke ”Find” (F8).
8.7..4
Kontrolreservering
Kontrolreservering kan benyttes, hvis man forsøger at få fat i materialer, der er blevet væk.
En kontrolreservering virker som en speciel form for "Reservering på materialenummer". En
kontrolreservering kan således kun foretages på et materialenummer.
Inden det trykkes (F7) "Opret" markeres feltet "Ktrl.res.".
Det specielle ved kontrolreserveringen er, at yderligere reserveringer på materialet blokeres.
Det er tillige muligt at vælge at en kontrolreservering automatisk vil rykke et internt lånerkort
op som nr. 1 i reserveringskøen. Skal trimmes.
Hvis en kontrolreservering slettes, fratages eller opfyldes, vil materialet igen blive gjort reserverbart.
80
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7..5
Kædereservering
"Sammenkædning af reserveringer" foretager reservering på en række idnr. Reserveringen
opfyldes, når det første materiale tilhørende et af disse idnr. afleveres.
Sammenkædning af reserveringer er velegnet, hvis man ønsker en vilkårlig udgave af en bog,
eller hvis man ønsker én ud af en række bøger omhandlende et bestemt emne.
De poster, der skal indgå i en sammenkædet reservering, søges frem i søgesystemet og overføres til reservering med funktionsknappen Reservér F11 i søgning.
Alle de overførte poster er nu markeret i listen.
Bemærk at nu er både funktionsknappen "Opret F7" og funktionsknappen "Opr. kæderes.
Alt+F7" aktive.
Når der trykkes (Alt+F7) "Opr. kæderes.", vil systemet reservere de markerede poster i en
sammenkædet reservering.
8.7..6
Seriereservering
Reservering af et antal poster, der ønskes opfyldt i en bestemt rækkefølge.
De poster, der skal indgå i seriereserveringen søges frem i søgesystemet og overføres til
Reservering med funktionsknappen Reservér F11 i Søgning.
I Reservering vælges funktionsknappen Opr. serie Ctrl+Shift+F7.
Fra og med vers. 9.9 er der tilføjet en popup, der gør det nemmere at gennemføre en seriereservering. I seriereserverings-popup’en vises felt 440 delfelt a og v i kolonnen ”Serietitel”,
således at man umiddelbart kan se titlens nummer i serien.
Hvis felt 440 delfelt a og v ikke findes i marcposten, får man en popup med besked om at ”Nr.
i serie” skal udfyldes manuelt.
81
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Bemærk, at det er muligt at skrive det samme nummer ud for flere poster. I givet fald vil poster med samme nummer fungere som kædede reserveringer, hvor den første reservering, der
bliver opfyldt medfører, at de øvrige med samme "Nr. i serie" slettes.
Systemet vil tildele de aktuelle reserveringer et fælles "Serie res.nr.".
I "Låners reserveringer" vil de reserveringer, der indgår i en seriereservering, være sorteret i
den ønskede serierækkefølge.
De poster, der er oprettet som kædede seriereserveringer, vil fremstå som "Res. serie+" i
kolonnen "Res.type" i "Låners reserveringer".
8.7..7
Reservering på tidsskrift
Reserveringen foregår på samme måde som "Reservering på materialenummer". Blot udpeges den relevante årgang, vol. og nr. i mappen "Materialer". Hvis det er en materialenummerreservering, der ønskes på det pågældende tidsskrift, udpeges desuden filial og materialenummer.
Relevante oplysninger overføres automatisk til felterne i "Reserveringsdetaljer". Herefter
gennemføres reserveringen på samme måde som ved "Reservering på idnr.".
82
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7..8
Reservering af ikke reserverbart materiale - Plus
Hvis man ønsker at reservere materialer, der ifølge opsætningen af systemet ikke er reserverbare f.eks. håndbøger, afkrydses feltet "Plus", inden der trykkes (F7) "Opret".
8.7..9
Reservering til BK lånere
Ved reservering til en BK låner får man besked, hvis BK låneren tidligere har lånt materialet.
8.7..10 Fremsøgning af reserveringer
Eksisterende reserveringer findes frem ved tryk på (F8) "Find", hvorefter søgekriterier indtastes i søgedialogen, og der trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find".
Trykkes atter (F8) "Find" kan yderligere kriterier indtastes, eller søgedialogen kan blankes
med (Alt+B) "Blank", hvorefter nye kriterier kan indtastes.
8.7..11 Reservering - Søgning på løbenr. / afhentningsnr.
Der er muligt at søge med "Find" (F8) på "Placering" – som vil være reserveringens løbenr./afhentningsnr.
83
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7..12 Flyt reservering
En reservering kan flyttes til et vilkårligt sted i reserveringskøen – i de fleste tilfælde forrest i
køen.
Søg den relevante reservering frem og skift til fanen "Reserveringer på idnr.". Markér den
reservering, der ønskes flyttet op i køen og tryk (Shift+F9) "Flyt op". Reserveringen vil blive
flyttet et nr. frem i køen. Gentag evt. til reserveringen har den ønskede placering i køen. Tilsvarende kan man flytte en reservering et nr. ned i køen ved at trykke (Ctrl+F9) "Flyt ned",
eller man kan flytte reserveringen forrest i køen ved at trykke (Ctrl+Shift+F9) "Flyt forrest".
8.7..13 Slet reservering
Den reservering, der vises i formularen, kan slettes med (Shift+F7) "Slet".
Der kan slettes én reservering ad gangen.
I Ekspedition/Bestillinger kan alle lånerens reserveringer markeres og slettes på én gang.
Man vil blive bedt om at bekræfte sletningen.
Hvis man sletter en reservering, hvori der indgår opfyldte materialer, vil systemet, hvis der er
yderligere reserveringer på materialet, automatisk opfylde den næste reservering.
Der kommer ingen meddelelse på skærmen, men der vil blive udskrevet en reserveringsnote
og genereret en reserveringsmeddelelse til den næste låner på samme måde som ved en aflevering af materialet.
8.7..14 Meddelelse om forgæves reservering
Det er muligt at udskrive en meddelelse om forgæves reservering til den aktuelle låner.
1.
2.
3.
4.
Marker den aktuelle reservering
Vælg "Udskriv" i menuen "Filer" eller tryk (Ctrl+P).
Popup'en "Udskriv meddelelse om forgæves reservering" vises.
Hvis låners e-mailadresse er registreret i systemet, vil den være hentet ind i feltet
"E-mail-adr."
5. Hvis meddelelsen ønskes sendt som e-mail trykkes "E-mail" (Alt+E). Meddelelsen
kan desuden udskrives til printer eller skærm, eller der kan annulleres.
Hvis man ønsker at popup'en skal vises automatisk, når der slettes en reservering, sættes der
markering i feltet "Vis denne popup ved sletning". Reserveringen vil i givet fald først blive
slettet, når der er taget stilling til mulighederne i popup'en.
84
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7..15 Sletning af opfyldte reserveringer
Opfyldte reserveringer kan slettes af låneren i DDElibra Web.
De slettede reserveringer vil komme på listen "Reserveringer ikke afhentede" i en sektion for
sig med overskriften: "Afviste reserveringer". Fjernes umiddelbart fra Web, men kan ses i
GUI, indtil de slettes via menupunktet: "Slet reserveringer, ikke afhentede".
8.7..16 Opdater reservering
En reservering kan opdateres med (Shift+F8) "Opdater", umiddelbart efter at den er oprettet,
eller efter at den er fremfundet. Kun de aktive felter i formularen kan ændres og opdateres.
8.7..17 Forlængelse af afhentningsfrist og selvafhentning
Hvis man vil forlænge afhentningsfristen for et reserveret materiale der skal selvafhentes, kan
der være behov for at få systemet til at "trække" et nyt "løbenummer", der tager højde for den
nye afhentningsfrist.
1.
2.
3.
4.
5.
Find den aktuelle reservering frem.
Angiv den nye afhentningsfrist i feltet "Afh.frist".
Marker feltet "Afh.nr."
Tryk "Opdater" (Shift+F8).
Aflever materialet for at få udskrevet en reserveringsnote med det nye løbenummer.
8.7..18 Fratagne reserveringer og fraværsperiode
Fraværsperioden håndteres således:
1. Reserveringer kan kun fanges uden for lånerens fraværsperiode.
2. Hvis reserveringen først når frem til afhentningsstedet, når fraværsperioden er startet
vil systemet reaktivere reserveringen igen, og prøve at finde en ny reservering, der kan
opfyldes.
3. Der hvor reserveringen skulle opfyldes kan følgende forekomme:
- der udskrives en hjemmehørende note (der er ikke andre reserveringer)
- der udskrives en fratagningsnote eller en reserveringsnote til den næste låner (der er
andre reserveringer).
85
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
8.7..19 Påmindelse til reserveringer til afhentning
Det er fra og med DDElibra 9.11.20 muligt at sende en påmindelse til låneren, f.eks. 2 dage
før afleveringsfristens udløb om, at der står materiale klar til afhentning, som låneren endnu
ikke har hentet. Dette sker i form af en ekstra reserveringsmeddelelse via sms/e-mail. Teksten
på nr. 2 reserveringsmeddelelse kan tilpasses.
8.7..20 Reservering – mulighed for at prioritere opfyldelse
Der er tilføjet mulighed for at systemet først og fremmest opfylder de reserveringer der har
samme afhentningssted, som det sted materialet afleveres. Hvis der er flere reserveringer, der
har den aktuelle afleveringsfilial som afhentningssted, er det den normale prioritering der
gælder imellem disse. Hvis ikke der findes reserveringer som har afleveringsfilialen som afhentningssted, gælder den normale prioritering.
Kan trimmes.
8.7..21 Reservering, rækkefølge i nedtagning af bestillinger
Materialer fra bestillingslisten, der ikke findes, kan trimmes til at gå videre til næste filial i
den allerede fastlagte rækkefølge - enten i forhold til tid efter bestillingstidspunkt eller udprintningstidspunkt, således at der ledes målrettet efter materialerne i 2 eller 3 filialer, inden
reserveringen ender på en hyldekontrolliste, dvs. bliver global.
Kan trimmes.
8.7..22 Aktivering af inaktive reserveringer
Det er muligt automatisk at ændre inaktive reserveringer til bestillinger, når de bliver aktive.
Derved kommer reserveringerne direkte ind i det normale workflow for nedtagning af bestillinger.
NB: Ikke en del af standard
8.7..23 Visning af reserveringstræ
Reservering er optimeret ved at GUI-klienten løbende henter de nødvendige værdier til reserveringstræet. F.eks. hentes i første omgang kun årgange. Når en årgang så vælges, hentes de
underliggende numre/volumes osv. - i stedet for at samtlige oplysninger hentes fra start.
86
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9 Materialestatus
9.1 Introduktion
Materialestatus benyttes til at give information om status for et specifikt materiale.
Bemærk at fra og med version 9.9 er der tilføjet en ekstra fane ”6. Materialestatus” i fuld visning i Søgning.
Ligeledes kan man nu tjekke Materialehistorik via den nye funktionsknap ”Mat. Historik
Ctrl+Alt+F10” i Søgning.:
9.2 Åbning af "Materialestatus"
"Materialestatus" åbnes med (Ctrl+N).
9.3 Funktioner
I "Materialestatus" kan følgende funktioner benyttes:
Funktion
Find
Udføres med
F8
Materialehistorik
F9
Igangsætter en søgning dvs. ~ at scanne eller
trykke på retur på f.eks. et materialenummer.
Bemærk at Find F8 ikke er en søge-popup i
dette modul.
Fremkalder historik for det markerede materiale.
87
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Genvejsmenu
Shift+F10*
Vis statistik
Alt+F10
Kalder online statistik.
Blank
Shift+F12
Hent poster
Alt+F12
Henter poster markeret i søgning, hvor der
efterfølgende i søgning er trykket (Ctrl+C)
"Kopier".
Øverst findes felter. Herunder fanerne: "Bibliografiske poster" og "Materialer" med tilhørende
lister. Under listerne findes "Udvidede oplysninger" med en række felter, der automatisk udfyldes med oplysninger om det markerede materiale.
9.4..1 Felter
Over fanerne findes følgende felter – bemærk at der kan/skal søges direkte i disse felter i dette
modul (Find F8 har ikke en søgefunktion her).
Feltbetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Felt til aflæsning/indtastning af idnr.
Mat.nr.
Felt til aflæsning/indtastning af materialenummer.
Filial
Felt til afgrænsning på filialniveau. Feltet indeholder dropdown boks
med lovlige filialkoder.
År, Vol. og Nr.
Felter til afgrænsning på oplysninger registreret i felterne: "År",
"Vol." og "Nr." i beholdningsregisteret.
9.4..2 "Udvidede oplysninger" i formularen
De "Udvidede oplysninger" indeholder følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Det markerede materiales idnr. Til højre for idnr. ses uddybende oplysninger til identifikation af posten.
Mat.nr.
Materialenummer.
Filial, Afdeling, Op-
Opstillingsoplysninger. Hvis der er oprettet midlertidige opstillinger,
88
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
stilling, Delopstilling
og Mat.samling
er det dem, der vises. Midlertidige opstillinger vises i parentes.
År, Vol. og Nr.
Oplysninger fra beholdningsregisteret vedrørende tidsskrifter.
Note 1 og Note 2
Kortnr.
Den aktuelle låners kortnummer.
Låner
Den aktuelle låners navn.
Lånerkategori
Den aktuelle låners lånerkategori.
Udl.dato
Udlånsdato - hvis materialet er udlånt.
Afl.frist
Afleveringsfrist - hvis materialet er udlånt.
Fornyet
Indeholder dato for evt. fornyelse.
Antal fornyelser
Antal fornyelser.
Udlånslogin
1., 2. og 3. hjemk.
Login for den arbejdsplads, hvor udlånet er foretaget – f.eks. selvbetjeningsautomat.
Indeholder datoer for evt. hjemkaldelser.
Regning
Indeholder dato for evt. regning.
Udlånssted
Udlånssted.
9.4..3
Faner
9.4..4 Bibliografiske oplysninger
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Postens idnr.
Forfatter
Forfatter.
Titel
Mat.type
Opstilling
Titel.
Materialetype.
Klassemærke.
89
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9.4..5 Materialer
Bemærk at fra og med version 9.9 ses de samme oplysninger/kolonner i Søgning – fuld visning - faneblad 6. Materialestatus.
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Materialenummer.
Status
Indeholder oplysning om materialets udlånsstatus.
Filial
Materialets opstilling på filialniveau.
År
Vol.
Nr.
Kortnr.
Den aktuelle låners kortnummer.
Antal R
Antal reserveringer på materialet.
Afh.frist
Afhentningsfrist for evt. opfyldt reservering.
Udl.dato
Udlånsdato - hvis materialet er udlånt.
Afl.frist
Afleveringsfrist - hvis materialet er udlånt.
S. transaktion
Login
S(eneste) transaktion
Tilhørende login til seneste transaktion
90
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9.5 Overførsel af poster fra søgning
I "Søgning" fremfindes den eller de poster, man ønsker at medtage til materialestatus.
Posten/posterne markeres og der trykkes (Ctrl+Shift+N) "Kopier til materialestatus", hvorefter "Materialestatus" åbnes/aktiveres. Fanen "Materialer" vil være aktiv, når man medtager en
enkelt titel – mens det vil være fanen ”Bibliografiske poster”, der vil være aktiv, hvis der
medtages flere titler på én gang.
9.5..1
Funktionalitet i "Materialestatus"
9.5..2 Overførte poster
Hvis der kun overføres en post, vil Materialestatus vise de enkelte materialer under faneblad
2. Materialer med det samme.
Efter overførsel af flere poster fra søgning markeres den ønskede post, hvorefter feltet "Idnr."
og feltet til højre herfor udfyldes med bibliografiske oplysninger, der gør det muligt at kontrollere, at det er den rigtige post, man har markeret.
Herefter skiftes til fanen "Materialer", hvor listen vil indeholde alle de materialer, der er registreret på det markerede idnr.
Når et materiale markeres, vil felterne i de "Udvidede oplysninger" blive udfyldt med oplysninger om det markerede materiale.
Kolonnerne i de enkelte lister kan sorteres ved markering af et felt i den ønskede kolonne efterfulgt af tryk på (Alt+Pil-ned/Alt+Pil-op). Alternativt kan der sorteres ved tryk med musen
på kolonneoverskriften. Ved efterfølgende tryk sorteres der modsat.
9.5..3 Afgrænsning på beholdningsniveau
Det er muligt at begrænse visningen, så kun materialer fra en enkelt filial vises. Der kan desuden afgrænses på tidsskriftoplysninger.
Når den ønskede post er markeret, udfyldes relevante værdier til afgrænsningen i felterne:
"Filial", "År", "Vol." og "Nr.". Når der herefter skiftes til fanen "Materialer", vil det kun være
materialer, der opfylder de indtastede kriterier, der bliver vist.
9.5..4 Fremsøgning af materialer
Hvis man har kendskab til enten materialenummer eller idnr., kan materialer findes frem uden
forudgående søgning i søgemodulet. Find F8 er ikke en søgeformular i dette modul, men svarer til at trykke Retur.
Aflæs derfor stregkode/indtast materialenummer eller idnr. direkte i de respektive felter øverst
i modulvinduet. Indtast eventuelle værdier til afgrænsning. Tryk (Retur) eller (F8) "Find".
91
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Materiale eller post vil blive vist i den relevante fane, hvorefter materiale eller post markeres
som beskrevet ovenfor.
9.5..5 Søgning på materialenummer fra chip
Når man i Materialestatus søger på materialenummeret fra chippen, sender systemet automatisk en "Retur", så man ikke selv behøver at gøre det.
9.5..6 Inaktive reserveringer vises ikke i Materialestatus
Reserveringer, der er sat inaktive i reserveringsbilledet, vises ikke mere i Materialestatus. Reserveringer, hvor låneren har en fraværsperiode, vises dog fortsat.
9.5..7 Overførsel af data til andre moduler – Låner og Lånerstatus/Udlånte
Lånerdata kan medbringes fra fane 2 "Materialer" til "låner" med Ctrl+Shift+D. Den aktuelle
låner vil samtidig blive fremsøgt.
Hvis man markerer et materiale, der er registreret som udlånt, og trykker (Ctrl+Shift+L), vil
”Ekspedition – faneblad 4. Udlånte” og den aktuelle låners udlån vil blive vist.
9.5..8
Materialehistorik
Ved tryk på (F9) "Materialehistorik" vises historikken for et markeret materiale.
Bemærk at fra og med version 9.9 kan Materialehistorik hentes direkte i Søgning med
Ctrl+Alt+F10 ved at markere et materiale i faneblad 6. Materialer.
"Materialehistorik" har følgende opbygning begge steder:
Øverst et felt til materialenummer. Under dette et felt med bibliografiske oplysninger for det
pågældende materiale.
9.5..9 Kolonner
Under de bibliografiske oplysninger findes en liste med følgende kolonner:
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Type.
Transaktionstype som kan være: Udlån, aflevering, fornyelse, hjemkaldelse, regning og reservering. Hvad der vises afhænger af, hvilke
statistikoplysninger systemet er sat op til at opsamle.
Filial
Oplyser i hvilken filial transaktionen er foregået.
92
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Afdeling
Opstilling
Delopstilling
Mat.samling
Kortnr.
Oplyser i hvilken afdeling transaktionen er foregået.
Oplysning om transaktion tages fra beholdningsmodulet.
Kolonnen viser lånerens kortnummer for udlånsrelaterede transaktioner (udlån, fornyelse, hjemkaldelse og aflevering). Oplysningen
slettes automatisk efter defineret antal dage (default 28).
Navn
Kolonnen viser lånerens navn for udlånsrelaterede transaktioner (udlån, fornyelse, hjemkaldelse og aflevering). Oplysningen slettes automatisk efter defineret antal dage (default 28).
Login
Login/arbejdsplads, hvor transaktionen er foretaget – f.eks. selvbetjeningsautomat.
Tidspunktet hvor transaktionen er foretaget.
Tidspunkt
9.5..10 Felter
Under listen findes følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Find
Fremfinder oplysninger, for et aflæst/indtastet materialenummer.
Blank
Blanker oplysningerne i historikken.
Luk
Lukker "Materialehistorik".
Scan eller tast materialenummer ind direkte i ”Materialehistorik”
Hvis "Materialehistorik" aktiveres uden markeret materiale, er det muligt at aflæse/indtaste et
materialenummer direkte i feltet "Mat.nr.". Relevante oplysninger fremfindes herefter med
(Retur) eller (Alt+F) "Find".
Hvis der allerede findes data i "Materialehistorik", trykkes (Alt+B) "Blank" inden aflæsning/indlæsning af materialenummeret.
"Materialehistorik" lukkes med (Alt+L) "Luk" eller (Esc).
9.5..11 Materialehistorik – Udlån: Låner gemmes til materialet afleveres
Ved statistik på udlån gemmes nu låners navn og kortnummer, indtil materialet afleveres.
93
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9.5..12 Online statistik
Giver mulighed for at lave statistik på beholdning, udlån og reservering indenfor et givent
tidsinterval, for en given post eller for et eller flere materialenumre tilknyttet samme bibliografiske post.
Online statistik indeholder følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Periode
Filial
Her angives det tidsinterval statistikken skal omfatte. Kan tastes eller
sættes via kalender.
Afgrænsning på filial.
Afdeling
Afgrænsning på afdeling.
Opstilling
Afgrænsning på opstilling.
Delopstilling
Afgrænsning på delopstilling.
Mat.samling
Afgrænsning på materialesamling.
År
Afgrænsning på tidsskrifts årgang.
Statistik for – af
Antal poster der er lavet statistik for – antal markerede poster.
Bestand
Bestand af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode
med de ønskede afgrænsninger.
Tilvækst
Tilvækst af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode
Afgang
Afgang af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode
Udlån
Udlån af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode
Reservering
Reserveringer på antal poster / eksemplarer optalt for den angivne
periode med de ønskede afgrænsninger.
94
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
9.5..13 Funktionalitet i online statistik
9.5..13.1
Statistik på en bibliografisk post
Marker den ønskede post i listen i fane 1 "Overførte poster".
Tryk (Alt+F10) "Vis statistik".
Udfyld evt. / tilret evt. felterne i ”Periode”. Hvis "Gem opsætning ved afslut" er markeret,
eller hvis "Gem opsætning nu" aktiveres, når "periode" er udfyldt, vil værdierne blive gemt i
opsætningen, og derfor blive genkaldt hver gang "Vis statistik" aktiveres.
Udfyld eventuelt et eller flere af felterne til afgrænsning. Hvis der ikke udfyldes felter til afgrænsning vil optællingen omfatte den totale beholdning for de pågældende poster.
Tryk (Alt+E) "Generer".
Det skal bemærkes, at afgrænsning på filial i forbindelse med optælling af reserveringer kun
vil give en præcist resultat, hvis reserveringer altid oprettes til en bestemt filial, dvs. at der ved
reservering altid kun står én filialkode i feltet "Res.filial".
9.5..13.2
Statistik på et eller flere materialenumre tilknyttet samme bibliografiske post
Marker det / de ønskede materialer i listen i fane 2 "Beholdningsposter"
Tryk (Alt+F10) "Vis statistik".
Udfyld evt. / tilret evt. felterne i"Periode". Hvis "Gem opsætning ved afslut" er markeret,
eller hvis "Gem opsætning nu" aktiveres, når "Fra" og "Til" er udfyldt, vil værdierne blive
gemt i opsætningen, og derfor blive genkaldt hver gang "Vis statistik" aktiveres.
Tryk (Alt+E) "Generer".
Det skal bemærkes, at afgrænsning på filial i forbindelse med optælling af reserveringer kun
vil give en præcist resultat, hvis reserveringer altid oprettes til en bestemt filial, dvs. at der ved
reservering altid kun står én filialkode i feltet "Res.filial".
9.5..14 Udskrivning af online statistik
Online statistik udskrives som windowsprint ved tryk på (Prt Sc) "Print Screen".
95
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10 Regning
10.1 Introduktion
Regningsmodulet anvendes til håndtering af mellemværende med låneren. Et mellemværende
kan bestå af:
- gebyr/bøde
- regning (erstatning)
Regninger kan oprettes automatisk af systemet eller de kan oprettes manuelt.
En regnings gang styres af statuskoder. Lovlige statuskoder kan frit vælges af det enkelte bibliotek. Feltet "Statuskode" kan kun indeholde de værdier det enkelte bibliotek har valgt. Ved
automatisk oprettelse af regninger indsættes en standard statuskode, som også er valgfri.
Statuskoden skal til en vis grad administreres manuelt, hvilket bør tages med i overvejelserne
ved valg af lovlige statuskoder på det enkelte bibliotek.
Alle regninger med en given statuskode kan søges frem på én gang.
10.2 Åbning af "Regning"
Regning åbnes med (Ctrl+E).
10.2..1 Overførsel af data til andre moduler
Et materiale kan overføres til beholdningsmodulet med Ctrl+Shift+B, hvor det aktuelle
materialenummer vil være søgt frem.
10.2..2 Funktioner
I "Regning" kan følgende funktioner benyttes:
Funktion
Udføres med
Gentegn
F5*
Opret
F7
Opretter en regning i mellemværenderegisteret. Et entydigt regningsnummer bliver automatisk tilknyttet regningen.
96
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Slet
Shift+F7
Anvendes ved sletning af en fejlagtigt oprettet regning. En regning kan kun slettes efter
at den er fundet frem.
Find
F8
Fremkalder en søgedialog til indtastning af
søgekriterier.
Opdater
Shift+F8
Opdaterer en eksisterende regning. Det er
kun muligt at opdatere: Statuskode, note og
alle beløb.
Std. pris
F9
Henter standard erstatningspris.
Std. gebyr
Shift+F9
Henter standard gebyr.
Genvejsmenu
Shift+F10*
Sidste låner
F12
Blank
Shift+F12
Blanker feltindholdet.
Funktionerne er kun aktive, når de er relevante.
Modulvinduet indeholder øverst 4 faner: "Overførte udlån", "Låners regninger", "Historik" og
"Fremsøgte regninger".
Under fanerne findes "Identifikationslinien" og under denne en formular med oplysninger om
den konkrete regning.
97
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.2..4 Faner
10.2..5 Overførte udlån
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Mat.nr.
Det overførte udlåns materialenummer.
Titel
Det overførte udlåns titel.
10.2..6 Låners regninger
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Regn.nr.
Et entydigt løbenummer, som bliver genereret til regninger ved både
automatisk og manuel oprettelse.
Oprettet
Oprettelsesdato.
Mat.nr.
Materialets materialenummer.
Titel
Materialets forfatter, titel, opstilling og materialetype.
Type
Mellemværendets type. F.eks. "Erstatning", "Gebyr" eller "Reservering".
Status
Mellemværendets status.
98
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.2..7 Historik
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Dato
Dato for skift til den status der er anført i samme linie.
Status
Status.
Udskrivningsdato
Dato for sidste udskrift fra den aktuelle status.
10.2..8 Fremsøgte regninger
Kolonnebetegnelse:
Indhold:
Regn.nr.
Et entydigt løbenummer som bliver genereret til regninger ved både
automatisk og manuel oprettelse.
Kortnr.
Låner
Lånerens navn.
Mat.nr.
Materialets materialenummer.
Titel
Materialets forfatter, titel, opstilling og materialetype.
Type
Mellemværendets type. F.eks. "Erstatning", "Gebyr" eller "Reservering".
Status
Mellemværendets status.
99
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.2..9 Formular
Der findes følgende felter:
Felter der vedrører den aktuelle regning
Feltbetegnelse:
Indhold:
Idnr.
Idnr. for materialet.
Mat.nr.
Til højre for idnr. vises titel, forfatter etc. for den aktuelle post.
.
Materialenummeret på det materiale, som regningen oprettes på. Kan
evt. udelades.
År, Vol. Nr., Note1 og Disse felter svarer til de tilsvarende felter i beholdningsbilledet.
Note 2
Regningsnr.
Et entydigt løbenummer, som bliver genereret ved såvel automatisk
som manuel oprettelse. Løbenummeret er søgbart.
Status
Mellemværendets status. Lovlige værdier kan vælges i dropdown
boks.
Pr.
Datoen for den sidste ændring af statuskoden.
Type
Angiver typen af det enkelte mellemværende. Kan f.eks. være
"Regning", "Gebyr" etc. Lovlige typer kan vælges i dropdown boks.
Note
Notefelt.
Udlånt
Materialets udlånsdato.
Afl.frist
Sidste rettidige afleveringsdato.
Fornyet
Dato for eventuel fornyelse.
Afleveret
Afleveringsdato for det materiale, som regningen er oprettet på. Hvis
regningen oprettes på et udlånt materiale, hvilket f.eks. altid vil være
tilfældet ved automatisk oprettede regninger, vil denne dato blive
opdateret ved evt. aflevering af materialet.
100
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Ordrenr.
Feltet vil blive anvendt, hvis låneren selv kan betale mellemværende
på DDElibra Web via DIBS (Dansk Internet Betalings System).
Hver betaling tildeles automatisk et ordrenummer.
1., 2. og 3. hjemk.
Indeholder 1., 2. og 3. hjemkaldelsesdato, hvis regningen er oprettet
på et udlånt materiale. Datoen overføres fra udlånsregisteret.
Gebyr
Gebyr for regningen. Kan tilskrives både manuelt og ved den automatiske oprettelse af en regning.
Erstatning
Erstatning for materialet. Kan ligesom gebyr tilskrives både manuelt
og ved automatisk oprettelse.
Diverse
Anvendes til diverse beløb, som ikke kan henføres til gebyr eller
erstatning.
I alt:
Summen af beløbene i felterne: "Gebyr", "Erstatning" og "Diverse".
Betalt i alt
Den del af regningsbeløbet, som låneren har betalt. Hvis der allerede
er betalt en del af beløbet, skal der ved ny betaling anføres summen
af det allerede betalte beløb og det beløb, der aktuelt skal betales.
Rest
Den del af regningen, som låneren ikke har betalt.
Oprettet
Oprettelsesdato for regningen.
Udskr.dato
Sidste udskrivningsdato for regningen.
10.3 Sortering af lister
Kolonnerne i de enkelte lister kan sorteres ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes en gang til sorteres modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og
trykke (Alt+Pil-ned)/(Alt+Pil-op).
10.4 Funktionalitet i "Regning"
10.4..1 Oprettelse af regninger
10.4..2 Automatisk
Regninger oprettes automatisk ud fra de opsatte specifikationer i systemet. Normalt vil der
blive oprettet en regning, hvis et udlån har overskredet sidste afleveringsfrist med et vist antal
dage.
101
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.4..3 Manuelt
Udlånte materialer
Marker det eller de relevante materiale i "Ekspedition faneblad 4. Udlånte" og tryk
(Ctrl+Shift+E). Det eller de markerede materialer flyttes til fanen "Overførte udlån" i regningsmodulet, samtidig med at modulet åbnes/aktiveres. Den aktuelle låner vil være registreret i "Identifikationslinien".
Marker det relevante materiale, hvorefter oplysninger om materialet vil blive vist i formularen.
Inden regningen kan oprettes, skal der vælges status- og typekode for den aktuelle regning.
Herefter udfyldes beløbsfelterne. Standard pris og standard gebyr kan evt. hentes ved aktivering af henholdsvis (F9) "Std. pris" og (Shift+F9) "Std. gebyr".
Regningen oprettes med (F7) "Opret".
Marker evt. næste materiale og opret på tilsvarende måde en regning på dette.
Alternativt kan det aktuelle materialenummer indlæses i feltet "Mat.nr.". Når der efterfølgende trykkes (Retur), vil oplysninger om materialet blive vist i formularen.
Indlæs/indtast lånerens kortnummer i identifikationslinien. Alternativt kan låneren vælges fra
dropdown boksen, eller sidste låner kan hentes med (F12) "Sidste låner".
Udfylde relevante felter som beskrevet ovenfor og tryk (F7) "Opret".
Hvis regningen oprettes til den låner, der har lånt materialet, ændres statuskoden i udlånsregisteret til "Regning" og statusdatoen i udlånsregisteret ændres til dags dato. Dette vil kunne ses
i såvel "Ekspedition faneblad 4. Udlånte" som "Materialestatus".
Hvis materialet ikke er udlånt til den låner, der er registreret i identifikationslinien, promptes
der med:
Materialet er ikke udlånt til denne låner – fortsæt?
Der bekræftes med (Retur) eller (Alt+J) "Ja" eller afbrydes med (Alt+N) "Nej".
Ikke udlånte materialer
Aktiver regningsmodulet og fanen "Overførte udlån".
Indlæs/indtast lånerens kortnummer i identifikationslinien. Alternativt kan låneren vælges fra
dropdown boksen, eller sidste låner kan hentes med (F12) "Sidste låner".
102
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis regningen skal knyttes til et bestemt materiale indlæses/indtastes materialenummeret i
formularen. Det er dog også muligt at oprette regninger, der ikke er knyttet til et bestemt materialenummer.
Udfyld relevante felter som beskrevet ovenfor, og tryk (F7) "Opret".
Hvis der er indlæst/indtastet et materialenummer, vil der blive promptet med:
Materialet er ikke udlånt – fortsæt?
Der bekræftes med (Retur) eller (Alt+J) "Ja".
Trykkes der (Alt+N) "Nej" bliver regningen ikke indsat.
10.4..4 Fremsøgning af regninger
Eksisterende regninger findes frem ved tryk på (F8) "Find", hvorefter søgekriterier indtastes i
søgedialogen, og der trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find".
Søgninger, hvor der er indtastet oplysninger i felterne "Regningsnr." eller "Mat.nr.", vil være
de hurtigste.
Der kan afgrænses på Lånerkategori.
De fremsøgte regninger vil blive vist i fanen "Fremsøgte regninger".
10.4..5 Visning af sluttede regninger
Der er i version 9.11.30 tilføjet en checkboks ”Vis også afsluttede regninger” i Ekspedition –
fanen melleværende og i Regningsmodulet.
Vis også afsluttede regninger er en af de nye muligheder i Mellemværende, der kan gemmes i
opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap Indstillinger F12.
Det er lokalt defineret, hvilke statuskoder der betragtes som afsluttede.
10.4..6 Regning - find materiale ved hjælp af chiplæser
Man kan indlæse et materialenummer fra chiplæser i regningsbilledet. Dette kan også gøres i
søgepopup'en, men indlæsningen udløser dog ikke en søgning. Søgning aktiveres ved tryk på
”Find”, når alle relevante felter er udfyldt.
10.4..7 Sletning af regning
Søg den relevante regning frem og marker den i fanen "Fremsøgte regninger". Tryk
(Shift+F7) "Slet".
Ved sletning af en regning på et materiale, som er udlånt, bliver man spurgt, om udlån skal
slettes:
103
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Hvis der svares nej ved tryk på (Alt+N), bevares udlånet, men man skal bemærke, at status i
udlånsregisteret fortsat vil være "Regning".
Hvis et udlånt materiale med tilskrevet regning bliver afleveret og genudlånt til samme låner,
vil statuskoden "Regning" blive fjernet fra udlånet.
Hvis sletning af udlån bekræftes med (Retur) eller (Alt+J), spørges der: "Skal evt. reservering
opfyldes".
Hvis der trykkes (Retur) eller (Alt+J), og der er reservering på materialet, bliver der udskrevet
en reserveringsnote på samme vis som ved aflevering.
10.4..8 Opdatering af regning
Søg den relevante regning frem og tilføj eller ret de ønskede oplysninger. Herefter trykkes
(Shift+F8) "Opdater". Det er kun statuskode, note og beløb, der kan opdateres. Man kan således ikke ændre materialenummeret på en regning. Hvis materialenummeret ikke er korrekt er
man derfor nødt til at slette den eksisterende regning og oprette en ny på det rigtige materialenummer.
10.4..9 Automatiske statusskift
Systemet kan optrimmes til at foretage automatiske statusskift:
-
hvis det fulde mellemværende betales, så beløbet i feltet "I alt" bliver kr. 0.00
hvis materialet afleveres
ved udskrift
efter et vist antal dage.
10.4..10 Udskrivning
Fra regningsmodulet er det muligt at udskrive eksisterende regninger.
Regninger udskrives enten umiddelbart efter oprettelse af en regning, hvor låner står anført i
identifikationslinien.
Eller alternativt fremsøges en regning i "Låners regninger" eller i "Fremsøgte regninger", hvor
den aktuelle regning markeres i listen.
Tryk (Ctrl+P) "Udskriv" hvorefter en udskrivningsdialog vises.
Dialogen har følgende felter:
Feltbetegnelse:
Indhold:
Format
Felt til angivelse af udskriftformat. Mulige formater kan ses og vælges fra dropdown boks.
104
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Regningsnr.
Regningsnummer for markeret regning.
Status
Regningsstatus. Mulige værdier kan ses og vælges fra dropdown
boks.
Periode
To felter der udfyldes med dato fra og dato til. Begge datoer kan
godt være den samme. Felterne udfyldes hvis man ønsker at genudskrive regninger.
Printer
Ved aktivering af udskrivningsdialogen vil dette felt være udfyldt
med defaultprinter. Alternativt kan anden printer, filnavn eller emailadresse angives. Hvis feltet efterlades tomt udskrives til standardprinter.
E-mail-adr.
Mulighed for at sende regningen som e-mail.
Når dialogen åbnes, vil det være den markerede regnings regningsnummer og aktuelle status,
der vises i dialogen.
10.4..11 Formater
Som standard findes følgende formater:
Format:
Beskrivelse:
Regninger
Almindeligt regningsformat.
Forespørgsel
Samme som "Regninger" men uden erstatningsbeløb og gebyrer.
Materialeoversigt
Virker kun fra "Udskrifter" i modulet "Udskrivning".
Faktura/girokort
Samme som "Regning" men med girokort i bunden af regningen.
Låneroversigt
Liste over en låners regninger med den valgte status. NB: Feltet periode skal ikke udfyldes.
Hvis det udelukkende er den markerede regning man ønsker at udskrive, vælges format og
evt. alternativ destination.
Hvis regningen tidligere har været udskrevet, vil feltet "Periode" være udfyldt med
udskrivningstidspunktet.
Herefter trykkes (Alt+O) "OK". Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc).
105
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
Ønskes alle lånerens regninger med en bestemt status udskrevet slettes "Regningsnummer",
og den ønskede "Status" vælges, inden der trykkes (Alt+O) "OK".
106
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.4..12 Udskrivning af låners regninger uanset status
Det er i version 9.11.30 muligt at udskrive en enkelt låners samlede regninger, uanset hvilken
status regningerne har. Dette gøres ved at blanke status-feltet i udskrivnings-popup'en i regningsbilledet. Alle regninger der har en status som det er tilladt at udskrive fra, vil blive taget
med i udskriften.
Dato-felterne fungerer, som hvis der kun blev udskrevet for en enkelt status. Det betyder også, at hvis der udskrives uden datoer, vil der ske statusskift for de statuskoder, hvor det er
trimmet.
10.4..13 Udlån: Regningsbilledet – markering af fjernlån
Ligesom i lånerstatus – ”Ekspedition faneblad 4. Udlånte” er der i regningsbilledet tilføjet en
ikon, så det klart fremgår, hvilke titler, der er fjernlånsmaterialer.
10.4..14 Regning: Søgning i note
Ved søgning i notefeltet i regningsmodulet er det ikke længere nødvendigt at tage højde for
store og små bogstaver.
10.4..15 Tilføjelse af DIBS transaktionsnummer
DIBS transaktionsnummeret er tilføjet forrest i note-feltet i regning - dvs. at der kan søges
højretrunkeret (men ikke venstretrunkeret).
10.4..16 Faktisk pris på regning i forbindelse med Att€st
Det er i forbindelse med Att€st blevet muligt at opdatere feltet "Pris" i Accession/Beholdning
med den reelle pris. På den måde kan den faktiske pris anvendes på Regninger.
107
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.5 Diverse andre nyheder i Udlån fra seneste versioner
10.5..1 Fjernelse af resnr. ved udlån
Når et fjernlån er klargjort til selvafhentning og herefter udlånt, vil reserveringsnummeret nu
blive fjernet fra ”Løbenr”-kolonnen under ”Bestillinger” i Ekspeditionsmodulet.
10.5..2 Udlån fra automater af kontrolreserverede materialer
Kontrolreserverede materialer kan udlånes i automater.
Kan trimmes.
10.5..3 UNI*Login fra automater
Hvis det kan håndteres af automaten, kan elever anvende UNI*Login ved indlogning.
10.5..4 Lånerautentificering, aktivdato
Lånerautentificering via NCIP, Z39.50 og lignende (i forbindelse med brug af e-ressourcer)
opdaterer lånerens Aktivdato.
10.5..5 Blokering og dato
Der vises nu dato for, hvornår en låner er blevet systemblokeret (systemdato). Ved opdatering
til version 9.9 eller nyere bliver blokeringsdatoen sat til dags dato for alle lånere med eksisterende blokeringer.
10.5..6 Filialafhængigt stop for hjemkaldelser
Generering af hjemkaldelser kan stoppes på filialniveau f.eks. i sommerperioden.
Kan trimmes.
10.5..7 Fraværsperiode på et afhentningssted
Det er nu muligt at sætte fraværsperiode på et afhentningssted. Hvis afhentningsstedet er lukket, springes pågældende reservering(er) over i forbindelse med opfyldelse ved aflevering.
Kan trimmes.
10.5..8 Selvbetjening, tjek af lånernr.
Det er blevet trimbart, om der skal kunne anvendes både lånernummer og kortnummer ved
udlån fra automater.
Kan trimmes.
108
DDElibra
Håndbog
Udlån
________________________________________________________________
10.5..9 Reservering må ikke kunne opfyldes ved aflevering
Reglen der medfører at et materiale kan reserveres, men ikke udlånes, er ændret så reserveringer ikke bliver fanget ved aflevering.
10.5..10 Abonnement på påmindelser og advisering af låner ved udløb
Der kan sendes en sms/e-mail besked til låneren x dage før abonnementet udløber. Opsætning skal trimmes.
NB: Ikke en del af standard
10.5..11 Debitor – tilbagebetal kan slås fra
Det er muligt at slå tilbagebetal fra ved anvendelse af Debitor. Knappen bliver inaktiv.
Kan trimmes.
10.5..12 Autoudlån og deaktivering af tyverialarm
Materialer, der er reserveret til lånerkategorier med automatisk videreudlån, får deaktiveret
tyverialarm i forbindelse med aflevering i GUI-klienten.
10.5..13 Reserveringer, interessemail og sms
Med fokus på bibliotekernes store ressourceforbrug på de mange uafhentede bestillinger - har
vi efter henvendelse fra Københavns Biblioteker udviklet en løsning til version 9.11.30, som
spørger låneren, inden biblioteket bruger kræfter på at finde materialet og stille det frem på
afhentningshylden.
Overordnet går denne nye løsning ud på at give låneren besked om, at en reservering snart
bliver opfyldt - og samtidig spørge låneren, om han stadigvæk er interesseret i materialet. Låneren kan nu vælge at slette reserveringen via den modtagne SMS eller e-mail. Se systemadministration i dette dokument for opsætning.
NB: Det anbefales at lade Axiell foretage implementeringen.

Udlån - Besøg axielldrift.dk

Transcription

Similar documents

Det åbne Bibliotek - Esbjerg Kommunes Biblioteker

Parkour - Hgi Gymnastik og Trampolin

Udlånskontrakt

LÅNEAFTALE EMMA GADS LOKALER

DDElibra Web Professionel

Dagsorden - Albertslund Ungdomsboliger Morbærhaven

legeteket

Årsrapport 2013 - Nørresundby Bank

årsberetning 2011 TEKST.pub

Udbudsmateriale

Rentesregning - Sct. Knuds Gymnasium