Aftale om teknisk rådgivning og bistand

AARHUS INTERNATIONALE SEJLSPORTSCENTER
UDKAST: Aftale om teknisk rådgivning og bistand – Bygherrerådgivning
1. Parterne
1.1. Undertegnede
Aarhus Kommune
Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice
Sport og Fritid
Vestergade 55, 2. sal
Postboks 619
8100 Aarhus C
Kontaktperson: Søren Clausen
E-mail: [email protected]
i det følgende kaldet Klienten,
1.2. Medundertegnede bygherrerådgiver
[Firma]
[Adresse]
[CVR-nr.]
[Kontaktperson]
[E-mail]
i det følgende kaldet Bygherrerådgiveren, har indgået følgende aftale om bygherrerådgivning.
2. Opgaven
2.1. Aftalen omfatter rådgivning og bistand i forbindelse med planlægning og opførelse af Aarhus Internationale Sejlsportscenter.
Byggeriet består af ca. 3.400 m² sejlsportscenter med 2 bådhaller, værksted, omklædningsfaciliteter, administrations-, undervisnings- og mødefaciliteter, herunder VIP-område samt multifunktionelle lokaler til møder, stævner og andre arrangementer.
2.2. Som projektleder har Bygherrerådgiveren udpeget [Titel, navn].
2.3. Som projektmedarbejder(e) har Bygherrerådgiveren udpeget [Titel, navn].
2.4. Bygherrerådgiverens nøglemedarbejder kan kun undtagelsesvis udskiftes, og det skal i givet fald
dokumenteres, at den nye nøglemedarbejder som minimum har de samme kvalifikationer og forudsætninger som den oprindeligt udpegede. Udskiftes en af de i denne kontrakt navngivne medarbejdere på Bygherrerådgiverens foranledning, skal en ny nøglemedarbejder godkendes af Klienten.
2.5. Såfremt Klienten anmoder Bygherrerådgiveren om at ændre på medarbejderstaben, herunder
navngivne medarbejdere, skal Bygherrerådgiveren uden unødig forsinkelse foreslå anden bemanding, som kan godkendes af Klienten.
2.6. Bygherrerådgiveren har tilknyttet følgende underrådgivere: [Firmanavn]
1
Såfremt Bygherrerådgiveren ønsker at anvende andre underrådgivere, end de der er medtaget i
Bygherrerådgiverens tilbud, skal disse godkendes af Klienten, forinden bindende aftale med underrådgivere kan indgås.
Godkendelse kan kun nægtes, såfremt der er saglig begrundelse herfor.
2.7. Klientens projektansvarlige er Lene Hedemark, projektleder, Administration og Ejendomme, Bygninger, Aarhus Kommune.
2.8. Klienten er ligeledes repræsenteret ved Søren Clausen, fuldmægtig, Sport og Fritid, Kultur og Borgerservice, Aarhus Kommune.
2.9. Klienten har knyttet følgende totalrådgiver til opgaven: Arkitektfirmaet Entasis a/s med underrådgivere Praksis Arkitekter ApS, Henry Jensen A/S og Schønherr A/S. Projektleder er Christian Cold.
3. Aftalegrundlag
3.1. Nærværende aftale
3.2. Rettelsesblad(e) til udbudsmaterialet, dateret d. XX.XX.2015, vedlagt som bilag 1
3.3. Projekt- og ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning i forbindelse med Aarhus Internationale Sejlsportscenter, dateret d. 28.01.2015, vedlagt som bilag 2
3.4. Almindelige Bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand ABR 89 med Aarhus Kommunes ændringer og tilføjelser, vedlagt som bilag 3
3.5. Bygherrerådgivers tilbud af [dato], vedlagt som bilag 4
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem ovenstående dokumenterne, har disse gyldighed i den anførte
rækkefølge.
4. Bygherrerådgiverens ydelser
4.1. Faser
Bygherrerådgiverens ydelser opdeles i nedenstående faser:






Dispositionsforslag
Projektforslag
Forprojekt (Myndighedsprojekt)
Hovedprojekt
Licitation
Udførelse
Første fase igangsættes efter Klientens instruks efter underskrift af nærværende aftale. Efterfølgende faser igangsættes særskilt ved Klientens skriftlige godkendelse af den forudgående fase
samt instruks om igangsætning af den næste fase.
Bygherrerådgiveraftalen kan opsiges med dags varsel ved afslutning af en af ovenstående faser.
Bygherrerådgiveren får dækket dokumenterede udgifter til og med den igangværende fase, jf.
ABR89, stk. 7.2.1.
Endvidere kan bygherrerådgiveraftalen opsiges med kort varsel undervejs i en fase, såfremt Klienten vurderer at det ikke er muligt at tilvejebringe den manglende restfinansiering. Såfremt bygherrerådgiveraftalen opsiges undervejs i en fase, får bygherrerådgiveren dækket dokumenterede udgifter iht. ABR89, stk. 7.2.1.
2
4.2. Generelt
 Bygherrerådgiverens ydelser skal leveres i overensstemmelse med det i pkt. 3 nævnte aftalegrundlag og i samarbejde med Klienten.
 Bygherrerådgiveren skal med henblik på realisering af byggeriets arkitektoniske, tekniske, økonomiske og tidsmæssige mål rådgive om den administrative organisering og samordning/styring af
byggesagen under inddragelse af de i byggesagen involverede parter.
 Det forventes, at Bygherrerådgiver er proaktiv over for Klienten i sin rådgivning omkring alle forhold, der har relevans for projektet.
 Bygherrerådgiveren påser i alle faser, at procedurer for kommunikation og samarbejde mellem
byggesagens parter fastlægges og overholdes.
 Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver overholder dokumentationskravene og fra starten fastlægger en hensigtsmæssig standard for digital udarbejdelse og aflevering af tegninger, herunder
registrering af eksisterende forhold
 Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiveren fra starten fastlægger en hensigtsmæssig deling, udsendelse og arkivering af projektmateriale, herunder evt. via anvendelse af projektweb m.m.
 Bygherrerådgiveren deltager i bygherremøder og sammen med eller som repræsentant for Klienten ved øvrige møder, hvor Klientens deltagelse er påkrævet for byggesagens gennemførelse.
 Bygherrerådgiveren udarbejder på grundlag af Totalrådgivers budgetter og økonomiske oversigter
et samlet budget inkl. Klientens øvrige udgifter. Budgettet ajourføres gennem alle projektets faser
i en form, der efter aftale med Klienten egner sig til orientering af Klientens styregruppe.
4.3. Under projektering
 Bygherrerådgiverens ydelser under projekteringen leveres på grundlag af projektmateriale udarbejdet af Totalrådgiver i henhold til aftale med Klienten.
 Bygherrerådgiveren vurderer, om projekterings- og udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hovedtidsplanen og kontrollerer, at projekteringstidsplanen følges.
 Bygherrerådgiveren gennemgår det udarbejdede projektmateriale og vurderer, om projektmaterialets omfang er i overensstemmelse med aftalen og påser, at plan for projekteringsbeslutninger og
godkendelser følges.
 Bygherrerådgiveren udarbejder kommentarer til projektet og indstiller herom, herunder om ændringsforslag og forslag til materialevalg mv.
 Bygherrerådgiveren igangsætter og følger op i forbindelse med eventuelle konsulenter, der engageres af Klienten.
 Bygherrerådgiveren vurderer oplæg til drifts- og vedligeholdsvejledning og plan for idriftsættelse og
overdragelse til driftsorganisationen.
 Bygherrerådgiveren kontrollerer, at aftalte forsikringer tegnes.
 Bygherrerådgiveren attesterer på grundlag af indstilling fra Totalrådgiver byggeregnskab og attesterer øvrige a conto begæringer og regninger for udgifter i projekteringsfasen.
 Bygherrerådgiveren vurderer eventuelle krav mod Klienten vedrørende projekteringsfasen og indstiller herom.
 Bygherrerådgiveren udarbejder rapporter til Klienten om byggesagens økonomiske forløb og foranlediger at godkendelse af dispositioner i projekteringsfasen indhentes fra Klienten.
 Bygherrerådgiveren påser, at eventuel forhåndsdialog finder sted, at nødvendige dispensationsansøgninger godkendes af Klienten og indsendes, og at projektet tilrettes for eventuelle anmærkninger i byggetilladelsen.
 Bygherrerådgiveren vurderer, om Totalrådgivers kvalitetsstyringssystem i projekteringsfasen er i
overensstemmelse med aftalen.
 Bygherrerådgiveren kontrollerer stikprøvevis, om de projekterende efterlever de aftalte kvalitetsstyringssystemer i projekteringsfasen.
3


Bygherrerådgiveren foretager en overordnet projektgranskning af, om projektets kvalitet er i overensstemmelse med konkurrenceprogrammets krav og øvrige aftaler.
Bygherrerådgiveren udarbejder tilsynsplan for eget tilsyn.
4.4. Ved licitation
 Bygherrerådgiveren kontrollerer Totalrådgiverens materiale vedr. prækvalifikation, udbud, bedømmelse, indstilling, forhandling og aftaleindgåelse.
 Bygherrerådgiveren gennemgår udbudsmaterialet og vurderer herunder, om udbudsbetingelser,
tidsplaner og tilbudslister svarer til Klientens krav og ønsker og kan danne grundlag for styring af
arbejdets udførelse.
 Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver udfører ovennævnte ydelser i henhold til aftalen med
Klienten.
 Bygherrerådgiveren vurderer de projekterendes oplæg til udbudskontrolplaner og tilsynsplaner.
 Bygherrerådgiveren ajourfører efter indhentning af tilbud det samlede budget på grundlag af indstilling fra Totalrådgiver og udarbejder en samlet indstilling med en sammenligning mellem det senest godkendte budget og resultatet af tilbudsindhentningen.
4.5. Under udførelse
 Bygherrerådgiverens ydelser under udførelsen omfatter tilsyn med, at ydelser i forbindelse med
projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn udføres i henhold til aftalen mellem Klienten og Totalrådgiver.
 Bygherrerådgiveren vurderer indstilling fra Totalrådgiveren vedrørende forelagte materialeprøver
og udarbejder om nødvendigt forslag til ændret materialevalg.
 Bygherrerådgiveren vurderer projektmateriale "som udført" og drifts- og vedligeholdsvejledning.
 Bygherrerådgiveren overvåger, at plan for idriftsættelse og overdragelse til driftsorganisationen
følges.
 Bygherrerådgiveren vurderer, om udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hovedtidsplanen.
 Bygherrerådgiveren fører overordnet tilsyn i henhold til godkendt plan for sit tilsyn.
 Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver varetager arbejdsmiljøledelse som aftalt med Klienten.
 Bygherrerådgiveren kontrollerer stikprøvevis, om tilsynsplaner følges.
 Bygherrerådgiveren vurderer, om kvalitetsdokumentation foreligger.
 Bygherrerådgiveren overvåger, at myndighedskrav under udførelsen opfyldes.
 Bygherrerådgiveren kontrollerer, at aftalte forsikringer tegnes.
 Bygherrerådgiveren påser, at aftalte sikkerhedsstillelser foreligger rettidigt.
 Bygherrerådgiveren attesterer på grundlag af indstilling fra byggeleder a conto begæringer og regninger for udgifter i udførelsesfasen.
 Bygherrerådgiveren vurderer eventuelle krav mod Klienten vedrørende udførelsesfasen og indstiller herom.
 Bygherrerådgiveren udarbejder rapporter til Klienten om byggesagens økonomiske forløb og foranlediger, at godkendelse af dispositioner i udførelsesfasen indhentes fra Klienten.
 Bygherrerådgiveren vurderer Totalrådgivers ydelser i forbindelse med aflevering og 1-års eftersyn i
henhold til aftale mellem Klienten og Totalrådgiver.
 Bygherrerådgiveren påser, at indsendelse af færdigmelding sker, og at ibrugtagningstilladelse mv.
indhentes.
4
4.6. Andre ydelser
 Bygherrerådgiveren skal efter forudgående skriftlig aftale med Klienten præstere andre ydelser, eller på Klientens vegne foranledige disse præsteret af andre. Ydelse og omfang skal præciseres i
hvert enkelt tilfælde og må først iværksættes efter Bygherrerådgiveren efter forudgående skriftlig
aftale.
4.7. Lovgivning
Bygherrerådgiveren skal udføre sit arbejde i overensstemmelse med gældende love, bekendtgørelse og cirkulærer.
4.8. Praktiske forhold
Kontrakt-, projekt og arbejdssproget er dansk, og al korrespondance herunder skriftligt materiale,
møder m.m. skal foregå på dansk.
5. Klientens ydelser
5.1. Klienten gennemgår og godkender Bygherrerådgivers udkast til juridiske dokumenter.
Klientens gennemgang af juridiske dokumenter og udkast til udbudsgrundlag fritager ikke Bygherrerådgiveren for ansvar.
5.2. Klienten træffer de beslutninger og foretager de godkendelser, som er nødvendige for overholdelse af aftalens tidsmæssige og økonomiske forudsætninger.
Bygherrerådgiveren skal levere notater og anbefalinger hertil i nødvendigt omfang.
6. Tidsfrister
6.1. Byggeriet skal være færdiggjort, således det kan skabe sejlsportsrammer i verdensklasse i forbindelse med præ-event for ISAF 2018, som afholdes medio 2017 samt VM i olympiske bådklasser i
2018 (ISAF 2018).
6.2. Detailtidsplan fastlægges i et samarbejde mellem Klient, Bygherrerådgiver og Totalrådgiver på
baggrund af overordnet tidsplan angivet i projekt- og ydelsesbeskrivelse, vedlagt som bilag 2.
6.3. Bygherrerådgiveren forpligter sig til at stille tilstrækkelige ressourcer til rådighed til at kunne løse
sin opgave inden for den indikerede tidsramme inkl. 1-års gennemgang
7. Økonomisk grundlag for opgavens løsning
7.1. Den økonomiske ramme for gennemførelse af opgaven er 72 mil. kr. inkl. moms ved byggeomkostningsindeks for boliger pr. 1. januar 2014.
8. Honorar
8.1. Rådgiverydelser i henhold til denne aftales pkt. 4.1. – 4.4. honoreres efter medgået tid med følgende timesatser ekskl. moms (sats pr. 1. januar 2015):
Projektleder og Klientens daglige kontaktperson: kr. [xxx,xx] ekskl. moms
Projektmedarbejder:
kr. [xxx,xx] ekskl. moms
Administrativ medarbejder:
kr. [xxx,xx] ekskl. moms
8.2. Der er aftalt en vejledende samlet honorarramme på [xxx.xxx] kr. ekskl. moms, fordelt på de enkelte faser:
5
o
o
o
o
o
o
Dispositionsforslag:
Projektforslag:
Forprojekt (Myndighedsprojekt)
Hovedprojekt:
Licitation:
Udførelse:
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
[xxx.xxx] kr. ekskl. moms
8.3. Klient og Bygherrerådgiver aftaler den vejledende honorarramme som et budget, der normalt skal
kunne dække Bygherrerådgiverens indsats for den pågældende ydelse.
8.4. Bygherrerådgiver skal løbende kontrollere rammens overholdelse og straks underrette Klienten,
hvis rammen ikke kan holde, og samtidig fremlægge løsningsforslag.
8.5. Ved andre ydelser i henhold til denne aftales pkt. 4.5. aftales honoraret i hvert enkelt tilfælde i
forbindelse med bestilling. Hvis der aftales honorar efter medgået tid, anvendes timesatsen i pkt.
8.1.
8.6. De anførte timesatser under pkt. 8.1 reguleres hvert år den 1. januar på baggrund af udviklingen i
Danmarks Statistiks Byggeomkostningsindeks for boliger pr. 15. august det foregående år. Indekseringen sker første gang 1. januar 2016.
8.7. Brug af IT honoreres ikke særskilt (fravigelse af ABR 89 pkt. 3.1.1.3)
9. Udlæg
9.1. Udgifter jf. ABR 89 pkt. 3.2.2. b til reproduktion og mangfoldiggørelse m.v. er indeholdt i Bygherrerådgivers honorar.
9.2. Udgifter til transport fra Bygherrerådgiverens bopæl til adresser i Aarhus Kommune samt indenfor
Aarhus Kommune refunderes ikke.
10. Udbetaling af honorar og udlæg
10.1. Honorar afregnes efter medgået tid og månedsvis bagud.
10.2. Betalingsbetingelser: 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Derefter svares renter
i henhold til rentelovens bestemmelser. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling.
10.3. Der skal fremsendes elektroniske fakturaer til Klienten, gebyrfrit og uden omkostninger for Klienten. Der benyttes nedenstående oplysninger:
EAN-nr: [xxxxxxxxxxxxx]
Att.: Lene Hedemark
Projekt: Aarhus Internationale Sejlsportscenter
11. Ansvar
11.1. Bygherrerådgiver er ansvarlig for de leverede rådgivningsydelser i henhold til ABR 89 pkt. 6.2 om
fejl og forsømmelser.
12. Forsikring
12.1. Bygherrerådgiver tegner professionel ansvarsforsikring.
12.2. Ansvarsforsikringen skal have en minimumsdækning på 12,5 mio. kr. på personskade og 5 mio.
kr. på tingskade samt dobbeltdækning på tingsskade pr. år og mulighed for udbetaling af minimum 17,5 mio. kr. pr. år. Forsikringssummen skal til enhver tid vedligeholdes.
6
12.3. Kopi af forsikringsaftale vedlægges denne aftale (bilag 5).
13. Misligholdelse
13.1. Enhver af parterne kan hæve kontrakten uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden at der
isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse.
13.2. I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder
reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar mv., jf. ABR89, pkt. 8, med Aarhus Kommunes ændringer og tilføjelser.
14. Tvister
14.1. Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med denne aftale skal disse
som udgangspunkt søges afklaret ved dialog mellem de personer, hvor uenigheden er opstået.
14.2. Hvis det alligevel ikke er muligt at nå til enighed, afgøres tvister i henhold til ABR 89’s almindelige bestemmelser.
15. Særlige bestemmelser
15.1. Bygherrerådgiveren har ikke bemyndigelse til at indgå aftaler på Klientens vegne med mindre
dette aftales i forbindelse med den konkrete opgave. Bygherrerådgiveren har bevisbyrden for, at
en sådan aftale foreligger.
15.2. Bygherrerådgiver skal tilse, at Totalrådgiver og entreprenører respekterer arbejdsklausul i medfør af ILO-konvention nr. 94 om offentlige kontrakter.
16. Overdragelse af kontrakt
16.1. Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til
nærværende aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part.
17. Betingelser
17.1. Nærværende aftale er betinget af Byrådets godkendelse af indstilling om igangsætning af projektering af Aarhus Internationale Sejlsportscenter. Indstillingen forventes behandlet på byrådsmøde ultimo februar eller primo marts 2015.
18. Bilag
Bilag 1:
Bilag 2:
Bilag 3:
Bilag 4:
Bilag 5:
Rettelsesblad(e) til udbudsmaterialet af xx.xx.2015
Projekt- og ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning i forbindelse med Aarhus
Internationale Sejlsportscenter, dateret d. 28.01.2015
Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89, med Aarhus Kommunes
ændringer og tilføjelser
Tilbud fra Bygherrerådgiveren af XX.XX.2015
Forsikringspolice og forsikringsbetingelser for ansvarsforsikring
7
19. Underskrift
Klient
Bygherrerådgiver
Dato:
Dato:
8