PERSONALEHÅNDBOG - Langeland Forsyning
Transcription
PERSONALEHÅNDBOG - Langeland Forsyning
PERSONALEHÅNDBOG 1 FORORD Langeland Forsyning A/S vil med denne personalehåndbog informere om forskellige forhold, som er relevante for alle medarbejdere i Langeland Forsyning A/S. Personalehåndbogen giver måske ikke svar på alle dine spørgsmål, du er derfor altid velkommen til at henvende dig til din afdelingsleder eller dine kolleger. Du kan ligeledes finde mere information på vores hjemmeside www.langelandforsyning.dk. Langeland Forsyning A/S vil være en levende og attraktiv virksomhed centralt placeret i lokalsamfundet. Vi ønsker at tiltrække og fastholde dygtige og engagerede medarbejdere. For Langeland Forsyning A/S er det vigtigt, at du føler dig godt tilpas både i relation til kolleger og arbejdsopgaver. Finder du, at noget kan gøres bedre, bør du altid gøre din afdelingsleder opmærksom på det. Denne personalehåndbogs bestemmelser og retningslinjer regulerer ansættelsesforhold og -vilkår for alle medarbejdere i Langeland Forsyning A/S. Personalehåndbogen bliver løbende ført ajour. Denne version er gældende fra 15.marts 2015 God fornøjelse med læsningen. Med venlig hilsen Langeland Forsyning A/S Peter B. Andreasen Direktør 2 Indholdsfortegnelse 1 2 3 Historik ..................................................................................................................................... 5 Organisation ............................................................................................................................. 5 Strategi ..................................................................................................................................... 6 3.1 3.2 3.3 4 Mission .............................................................................................................................................................. 6 Vision ................................................................................................................................................................ 6 Kerneværdier ..................................................................................................................................................... 6 Ansættelsesforhold ................................................................................................................... 7 4.1 Ansættelsesaftale ............................................................................................................................................... 7 4.2 Arbejdstider ....................................................................................................................................................... 7 4.3 Tidsregistrering ................................................................................................................................................. 8 4.4 Ferie .................................................................................................................................................................. 8 4.5 Fridage/frihed .................................................................................................................................................... 9 4.6 Trivsels- og sygefraværspolitik ....................................................................................................................... 10 4.7 Mulighedserklæring ........................................................................................................................................ 12 4.8 Friattest............................................................................................................................................................ 13 4.9 Barns sygdom .................................................................................................................................................. 13 4.10 Omsorgsdage ................................................................................................................................................... 14 4.11 Graviditet, Barsel, Forældreorlov og Adoption ............................................................................................... 14 4.12 Rådighedsvagt ................................................................................................................................................. 15 4.13 Overarbejde – Udkald – Afspadsering/flex ..................................................................................................... 16 4.13.1 Regler for overarbejde ............................................................................................................................ 16 4.13.2 Regler for udkald .................................................................................................................................... 16 4.13.3 Bagatelgrænse i vagt............................................................................................................................... 17 4.13.4 Regler for afspadsering/flex ................................................................................................................... 17 4.14 Lønudbetaling ................................................................................................................................................. 17 4.15 Pensionsforhold ............................................................................................................................................... 17 4.16 Rejser/rejseafregning ....................................................................................................................................... 18 4.17 Kørselsgodtgørelse .......................................................................................................................................... 18 4.18 Orlov ............................................................................................................................................................... 18 4.19 Deltidsansættelse ............................................................................................................................................. 18 4.20 Forsikring ........................................................................................................................................................ 19 4.20.1 Arbejdsskadeforsikring ........................................................................................................................... 19 4.20.2 Erhvervsansvarsforsikring ...................................................................................................................... 19 4.20.3 Andre forsikringer .................................................................................................................................. 19 4.20.4 Falck abonnement ................................................................................................................................... 19 4.21 Ansættelse af nye medarbejdere ...................................................................................................................... 20 4.21.1 Introduktion af nye medarbejdere ........................................................................................................... 20 4.22 Mobiltelefon og bærbar pc .............................................................................................................................. 20 4.23 Tavshedspligt .................................................................................................................................................. 20 4.24 Fratrædelse ...................................................................................................................................................... 20 4.25 Irettesættelser/advarsler ................................................................................................................................... 21 4.26 Opsigelse ......................................................................................................................................................... 21 5 Medarbejderudvikling ............................................................................................................. 21 5.1 5.2 5.3 6 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) .......................................................................................................... 21 Efteruddannelse ............................................................................................................................................... 21 Politik vedrørende kurser og møder ................................................................................................................ 22 Øvrige informationer og bestemmelser ................................................................................... 23 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 Adgangsbestemmelser ..................................................................................................................................... 23 Alarmanlæg - adgangskontrol ......................................................................................................................... 23 Redningsudstyr – brand og flugtveje ............................................................................................................... 23 Adresseændring ............................................................................................................................................... 23 Arbejdstøj ........................................................................................................................................................ 24 Driftspersonale ............................................................................................................................................ 24 Administrativt personale ............................................................................................................................. 24 Nødvendigt sikkerhedsudstyr .......................................................................................................................... 25 Arbejdsskader .................................................................................................................................................. 25 Alkohol- og rusmiddelmisbrugspolitik ........................................................................................................... 25 Rygepolitik ...................................................................................................................................................... 26 Stress-politik ................................................................................................................................................... 27 3 6.10.1 Stressafklaringsplan ................................................................................................................................ 28 6.11 Datasikkerhed .................................................................................................................................................. 29 6.11.1 Email og internet .................................................................................................................................... 29 6.11.2 Elektronisk kalender ............................................................................................................................... 30 6.12 Familiemæssige forhold .................................................................................................................................. 30 6.13 Seniorpolitik .................................................................................................................................................... 30 6.14 Sundhedspolitik ............................................................................................................................................... 31 6.14.1 Sundhedstilbud ....................................................................................................................................... 31 6.15 Voldspolitik ..................................................................................................................................................... 32 6.15.1 Forebyggende foranstaltninger i forbindelse med voldspolitikken ......................................................... 32 6.15.2 Procedure for kontanthåndtering i LANGELAND FORSYNING A/S .................................................. 33 6.15.3 Procedure ved lukning samt genoplukning på grund af restance ............................................................ 33 6.15.4 Foranstaltninger i forbindelse med røveri ............................................................................................... 33 6.15.5 Kriseberedskab i forbindelse med vold, røveri mv. ................................................................................ 33 6.16 Samarbejdsudvalg (MED-udvalget) ................................................................................................................ 34 6.17 Sikkerhed og sikkerhedsorganisation .............................................................................................................. 34 6.17.1 Sikkerhed og førstehjælp ........................................................................................................................ 34 6.17.2 Arbejdsmiljøorganisation ....................................................................................................................... 34 6.17.3 Arbejdsmiljødokumenter ........................................................................................................................ 34 6.18 Markering af mærkedage ................................................................................................................................ 35 6.19 Trafikforseelser ............................................................................................................................................... 35 6.20 Lovovertrædelser ............................................................................................................................................. 35 6.21 Førerbevis........................................................................................................................................................ 35 6.22 Brug af vagtbil................................................................................................................................................. 36 6.23 Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i øvrigt ........................................................................................ 36 6.24 Kommunikation............................................................................................................................................... 36 6.24.1 Intern kommunikation ............................................................................................................................ 36 6.24.2 Ekstern kommunikation .......................................................................................................................... 37 6.24.3 Pressepolitik ........................................................................................................................................... 37 6.24.4 Hvad skal jeg sige, hvis pressen kontakter mig? .................................................................................... 37 6.25 Mødestruktur ................................................................................................................................................... 38 6.26 Tillidsrepræsentant i LANGELAND FORSYNING A/S ............................................................................... 38 4 1 Historik Langeland Forsyning A/S er en selvstændig multiforsyningsvirksomhed, der er dannet den 9.11.2009 som en konsekvens af Vandsektorloven. Langeland Forsyning A/S omfatter følgende datterselskaber - Langeland Vand ApS, Langeland Spildevand ApS og Langeland Affald ApS. Aktiviteterne blev indtil den 31.12. 2009 drevet af Langeland Kommune. I dag fremstår koncernen som en moderne virksomhed, der beskæftiger ca. 55 medarbejdere og afregner ca. 25.000 kundeforhold. 2 Organisation Bestyrelse Direktør Peter B Andreasen Projekt og drift Vandforsyning: Ingeniør Thomas Andreasen Spildevand: Ingeniør Berit Bang-Jensen Ingeniør Jimmi Buch Ingeniør Lars Dybdal Bundgaard Ingeniør Dorte Winton Lindrum Ledningsregistrering: Bygningskonstruktør Christian Hegelund Affald og Genbrug: Teknisk designer Jeanette Nissen Rasmussen Teknisk designer Torben Pihl Christensen Administration Økonomi og kundechef: Jørgen Ahlman Jensen Økonomiassistent: Glen Ambo Egeberg Personale og forbrugsafgift: Hanne Møller Engstrøm Økonomi og forbrugsafgifter: Anja Marie Jensen Kvalitet og sikkerhed Erik Klæsøe Teknisk designer – praktik Søren Nygaard Petersen Affald og Genbrug: Spildevand og Vand: Vand: Driftschef Thomas Strandmark Driftschef Benny Lai Pedersen Driftsleder Henning Bøgh Christiansen 5 I personalehåndbogen anvendes LANGELAND FORSYNING A/S som en fælles betegnelse for alle virksomheder i koncernen. 3 Strategi En virksomheds vision, mission og værdigrundlag er vigtige pejlemærker, som alle kan styre i mod. Det sikrer succes på lang sigt. En vision, mission og værdigrundlag forener og samler os, og det motiverer til at tage initiativer i den retning, vi beslutter at gå. 3.1 Mission Mission betyder at definere virksomhedens eksistensgrundlag. Vores mission er: Varetagelse af vandforsyning i Langeland Kommune ved en hensigtsmæssig anvendelse af vandforekomsterne for at skaffe tilstrækkelig med vand af højeste kvalitet til beskyttelse af borgernes sundhed, Håndtering af spildevand i Langeland Kommune på den bedst mulige måde med særlig hensyn til vandmiljø og energiforbrug, samt Varetagelse af Langeland Kommunes driftsmæssige forpligtelser i forbindelse med renovation og genbrug, herunder mest mulig fremme af de miljømæssige perspektiver. Ved at samle og optimere de administrative og driftsmæssige resurser vil vi opfylde vores mission. 3.2 Vision Vision betyder at sætte et overordnet mål for LANGELAND FORSYNING A/S, en ledestjerne, vi stræber efter at opnå. Vores vision er: At blive en af de multi-forsyningsvirksomheder i landet, der leverer de bedste ydelser til borgerne til konkurrencedygtige priser. Ved at være en vigtig og udviklende del af Langeland vil vi - med egne medarbejdere - nå vores vision. 3.3 Kerneværdier LANGELAND FORSYNING A/S har i 2009/2010 udformet fælles kerneværdier for arbejdspladsen. Værdierne udtrykker det menneskesyn, vi ønsker at arbejde og træffe beslutninger ud fra: Helhed Faglighed Troværdighed Åbenhed 6 4 Ansættelsesforhold 4.1 Ansættelsesaftale Ansættelsesforholdet for ansatte i Langeland Forsyning A/S er bestemt af den individuelle ansættelseskontrakt, der bliver indgået ved ansættelsen. Ansættelseskontrakten skal være udfærdiget og underskrevet af begge parter senest 1 uge efter ansættelsesstart. Derudover er ansættelsesforholdet underlagt gældende lovgivning og overenskomst for KL samt den gældende udgave af denne personalehåndbog. Hvis der sker væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet, vil dette altid blive meddelt skriftligt. 4.2 Arbejdstider Arbejdstider m.m. for de enkelte arbejdsområder under LANGELAND FORSYNING A/S er anført nedenfor: Administrativt personale For fuldtidsansatte er arbejdstiden 37 timer om ugen. Arbejdstiden inkluderer en kaffepause af 15 min. varighed samt en frokostpause af 30 min. varighed; sidstnævnte er dog afhængig af den overenskomst, du er ansat under, hvilket fremgår af din ansættelseskontrakt. Åbningstiderne i Langeland Forsyning A/S er: man-tors 10.00 - 15.00 fre 10.00 - 12.00 Telefontid i Langeland Forsyning A/S på hovednummeret 6351 6800 er: man-tors 08.00 - 15.00 fre 08.00 - 12.00 De lokale numre er fortsat åbne. Flekstid er tilladt, hvor det er foreneligt med arbejdet. Arbejdstiden (normtiden) er fastsat således: man-tors 08.00 - 16.00 fre 08.00 - 13.00 Der kan flekses i tidrummet fra kl. 7.00 til kl. 9.00 og fra kl. 15.00 til kl. 17.00, om fredagen dog fra 12.00 til 14.00. Der kan ikke flekses i tidsrummet 10.00 – 15.00, om fredagen dog fra 10.00 til 12.00, medmindre andet er aftalt med nærmeste leder. Det er både lederes og medarbejderes ansvar, at der hele tiden er personalemæssig dækning i arbejds – og åbningstiden. Der kan i den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt være aftalt andre arbejdstider. Driftspersonale For fuldtidsansatte er arbejdstiden 37 timer om ugen. Arbejdstiden inkluderer en arbejdsgiverbetalt kaffepause af 15 min. varighed samt en egenbetalt frokostpause af 30 min. varighed. Driftspersonalet beskæftiget indenfor vand og spildevand har en arbejdstid man-ons fra kl. 07.00 15.45, torsdag fra kl. 07.00 - 14.45 og fredag fra kl. 07.00 - 12.00. 7 Man møder ind på Nørrebro 207A, Rudkøbing og er omklædt til kl. 07.00. Arbejde uden for almindelig arbejdstid, når du ikke er i vagt, honoreres efter gældende overenskomst. Er du i vagtordning honoreres denne efter vilkår nærmere beskrevet i afsnittet om lønudbetaling. Driftspersonale beskæftiget på genbrugspladser, containerpladser og med renovationskørsel arbejder hhv. efter en turnusordning og en anderledes mødestruktur. Dette fremgår af de to indgåede lokalaftaler, der kan ses som bilag til personalehåndbogen. Man møder og klæder om til den anførte arbejdstid på Nørrebro 207A, Rudkøbing. I alle driftsafdelinger er der krav om omklædning og bad, inden arbejdspladsen forlades. Der er afsat 15 min. af arbejdstiden til dette. Desuden er der i genbrug afsat yderligere 15 min. til lukning af genbrugsstationer og containerpladser. 4.3 Tidsregistrering Samtlige medarbejdere skal hver dag registrere deres arbejdstid samt anføre, hvilke opgavetyper tiden er anvendt på. Selve tidsregistreringen foretages i Kliksystemet i Navision på virksomhedens server – enten via PC eller terminal. Hver medarbejder har fået udleveret et Login til systemet. Tildeling af Login styres af Økonomi- og kundechefen. Registreringen skal foretages med et interval på 15 minutter og bør hver dag udføres ved arbejdsdagens afslutning. Nærmeste leder skal kontrollere og godkende medarbejdernes registreringer minimum en gang ugentligt og senest 2 hverdage efter månedsskift. Nærmeste leder har selv ansvar for, at registreringerne bliver godkendt i dennes fraværsperiode. Registreringerne danner grundlag for udbetaling af løn. Derfor er det meget vigtigt, at registreringen er foretaget korrekt. Ansvaret herfor er medarbejderens samt nærmeste leder, som godkender registreringerne. Fravær i form af ferie, sygdom, afspadsering (driftspersonale) og flex (administrativt personale) mm. registreres ligeledes i Kliksystemet. 4.4 Ferie Ferie optjenes og afholdes i overensstemmelse med ferielovens regler. Ferien optjenes i et kalenderår og afholdes i et ferieår. For eksempel ferie, som er optjent i kalenderåret 2013, afholdes i perioden fra 1. maj 2014 til 30. april 2015. En fuldtidsmedarbejder optjener 6 ugers ferie på et år (svarende til 222 timer). Det er et krav, at de 5 ugers ferie afvikles som ferie, den 6. ferieuge kan efter aftale med nærmeste leder udbetales. Ferie planlægges i samarbejde med den nærmeste leder under hensyntagen til bedst mulig afvikling af dine og afdelingens samlede aktiviteter. Ønsker til hovedferien (sommerferie på normalvis 3 uger) skal afgives senest 1. marts til nærmeste leder. Endelig afhandling/godkendelse af ferien meddeles ultimo marts af nærmeste leder. 8 Ønsker til restferien meddeles til din nærmeste leder senest 1 måned før ønsket tidspunkt for ferieafholdelse. Er der enighed mellem medarbejderen og den nærmeste leder, kan disse frister fraviges. Hvis der ikke kan opnås enighed, fastlægger lederen ferien under hensyntagen til selskabets og medarbejderens ønsker. Ferieplanen for det pågældende område skal godkendes af afdelingschefen/-lederen. Restferien fordeles hen over året og ønsker til restferie påføres feriekalendere senest 4 uger før afholdelse. Der ønskes særlig fokus på uge 42, uge 7, mellem jul og nytår samt påsken. Tilsvarende gør sig gældende ved afholdelse af afspadsering. Hovedferien bør som hovedregel afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Ikke afholdt ferie kan overføres til næste ferieår, hvis særlige forhold gør sig gældende, og der er lavet en skriftlig aftale herom. Som udgangspunkt afholdes ferien i indeværende ferieår. 4.5 Fridage/frihed Der kan bevilges fri til følgende: Eget bryllup: fri med løn på dagen. Eget sølvbryllup og guldbryllup: fri med løn på dagen. Egen fødselsdag 30, 40, 50, 60 og 70 år: fri med løn på dagen. Jubilæum 25, 40 og 50 år: 1 dag fri med løn. Specialist-/sygehusundersøgelser: (herunder børns konsultation hos speciallæge/sygehus, jordemoder, kiropraktor, fysioterapeut, anden terapeutisk behandling, behandling af barnløshed, kosmetisk operation såfremt det er lægeordineret, donor) Frihed med løn gives i fornødent omfang, idet de nævnte besøg dog skal forsøges placeret udenfor arbejdstiden. Ved længerevarende behandlingsforløb (mere end 5 behandlinger) aftales forløbet med nærmeste leder. Endelig godkendelse træffes af direktøren. Tandlæge og alm. lægekonsultation: bør som udgangspunkt lægges i starten eller slutningen på en arbejdsdag og i disse tilfælde bevilges fri med løn for én time. Hvis besøget varer længere afspadseres/flexes det resterende. Begravelser: Der er fri med løn ved begravelser af nære familiemedlemmer. Ved nær familie forstås ægtefælle/samlever, forældre, svigerforældre, egne bedsteforældre samt børn (egne børn, samlevers børn, plejebørn o. lign.). Ved begravelser i øvrigt bevilges fri. Friheden afvikles som afspadsering/flex, ferie eller fri uden løn. Særlige tilfælde: frihed kan aftales med nærmeste leder ved akutte situationer, som f.eks. dødsfald, alvorlig sygdom i familien o.lign. Der henvises i øvrigt til ”Aftale om fravær ved akut opståede situationer” indgået mellem KL og KTO. LANGELAND FORSYNING A/S vil normalt være lukket på nedennævnte dage 1.maj Fredag efter Kr. himmelfartsdag (genbrugsstationer er åbne) 5. juni (grundlovsdag) 24. december (juleaftensdag) 31. december (nytårsaftensdag) Såfremt dagen ikke er en fridag i henhold til den for området gældende overenskomst eller indgået lokalaftale beregnes dagen som en ferie- eller flex-/afspadseringsdag eller efter følgende overenskomstregler: 3F: §12 stk 5 og 7: 9 Hvis den 1. maj, juleaftensdag, nytårsaftensdag er en arbejdsdag, slutter arbejdstiden på disse dage kl. 12.00, og der betales løn svarende til en normal arbejdsdag. Hvis grundlovsdag falder på en arbejdsdag, betragtes denne som hidtil som helligdag fra kl. 12.00, og der betales løn svarende til en normal arbejdsdag. Håndværkere §12 stk 4 og 6: Hvis den 1. maj, juleaftensdag, nytårsaftensdag er en arbejdsdag, slutter arbejdstiden på disse dage normalt kl. 12.00. Hvis grundlovsdag falder på en arbejdsdag, betragtes denne som hidtil som søgnehelligdag fra kl. 12.00. Assistenter, mestre m.fl. §12 stk 1 og 2 Den normale arbejdstid er den på arbejdsstedet gældende. Der ydes i øvrigt fridage efter de regler, der måtte være fastsat af den enkelte kom. best./ virksomhed. Arbejdsformænd,vejformænd m.fl. §12 Den normale arbejdstid er den på arbejdsstedet gældende. Der ydes i øvrigt fridage efter de regler, der måtte være fastsat af den enkelte kom. best./ virksomhed. HK§ 17stk 6: Juleaftensdag, nytårsaftensdag og påskelørdag er fridage. Grundlovsdag og 1. maj er fridage fra kl. 12.00. Akademikere §18: Der tilkommer de ansatte fridage efter de regler, der gælder for kommunens tjenestemænd TL:§13A Der tilkommer de ansatte fridage efter de regler, der gælder i kommunen. LANGELAND FORSYNING A/S kan vælge at holde lukket andre dage. Dette besluttes af direktøren og varsling herom vil ske i henhold til gældende ferielov. Varsling af dette vil ske senest december året før. 4.6 Trivsels- og sygefraværspolitik Det skal være en fornøjelse at være ansat ved Langeland Forsyning A/S. Arbejdet skal i den udstrækning det er muligt opfattes som spændende, udfordrende og udviklende. Arbejde skal give mening, der skal være god trivsel og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø med hjælpsomme kolleger. Der er flere faktorer der gøre sig gældende, for at ovenstående kan bevares. En af dem er hvordan fravær håndteres. Derfor er denne trivsels- og sygefraværspolitik udarbejdet af medarbejdere og ledelsen fra Langeland Forsyning A/S. Målet er at fastholde vore kollegaer og skabe en socialt engageret, sund og tryg arbejdsplads, hvor trivsel og sikkerhed er i orden. Hvad er fravær: En sygemelding kan have mange årsager for eksempel: Fysisk sygdom, psykisk sygdom, børns sygdom, sygdom i den nære familie, sociale problemer, psykiske og fysiske arbejdsproblemer, holdninger til sygdomsbegrebet, holdninger eller forhold på arbejdspladsen, arbejdsskader m.v. Fravær og sygdom har konsekvenser, ikke blot for den sygemeldte og dennes familie, men også for arbejdspladsen, kollegaerne og kunderne. Fravær fra arbejdspladsen kan forebygges på mange måder. Uanset årsagen til fravær er det vigtigt med en aktiv forebyggende indsats. Det bedste redskab til forebyggelse er dialog og tillid til at afdække problemet og belyse, hvilken indsats der kan og vil gavne. Fravær er ikke en privat sag – men sygdommens karakter er. Derfor har vi med denne Trivsels- og sygefraværspolitik åbnet op for en trivselssamtale med den pågældende kollega og dennes nærmeste leder. Da en samtale mellem kollega og dennes leder ikke nødvendigvis er en samtale mellem to jævnbyrdige, da den sygemeldte kan være i en sårbar situation og måske føle sig presset til, at 10 fortælle om forhold på hjemmefronten, som personen ikke ville have fortalt sin leder under andre omstændigheder. Derfor kræves der en høj grad af etik hos leder, der afholder trivselssamtalen. Langeland Forsyning A/S giver ved trivselssamtalen den sygemeldte mulighed for at inddrage en tillidsrepræsentant – arbejdsmiljørepræsentant eller anden relevant person, når blot den leder, der afholder trivselssamtalen, er underrettet på forhånd. Formålet med trivselssamtalen: Formålet med trivselssamtalen er at optimere det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, sikre fornøden sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv, skabe trivsel og reducere sygefraværet. Det er vigtigt, at handlingsplanen ikke betragtes som kontrol og krav, men som omsorg og tilbud, der kan medvirke til at højne muligheden for mindre sygefravær. En kollegas hyppige fravær fra 1 til 3 dages varighed kan eventuelt skyldes en privat belastning af en eller anden karakter. Der kan eventuelt aftales, at kollegaen for en periode går ned i tid (mod reduktion i lønnen), tager ferie eller afspadserer for en periode for at komme til hægterne. Måske skyldes fraværet dårlige samarbejdsrelationer på arbejdspladsen. I den forbindelse er det vigtigt, at der ledelsesmæssigt gøres en aktiv, vedvarende indsats for såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø. Det skal understøttes af et kollegialt ansvar, tolerance og interesse. Sygemelding: Sygemelding skal ske telefonisk på første sygedag ved arbejdstids begyndelse passende med ens arbejdsfunktion. Driftspersonalet kontakter nærmeste leder senest kl. 7.00 og det administrative personale kontakter receptionen senest kl. 9.00, samt nærmeste kollega i tilfælde af relevante arbejdsopgaver. Receptionen oplyser om der er nogen aftaler i ens kalender, men der er også mulighed for tilgang til kalenderen hjemmefra for dem som har lyst til det. Man kan så aktivere ens ”ikke-tilstede” funktion. Sygefravær ud over 3 dage: Den sygemeldte tager ved arbejdstids begyndelse den 4. dag - for driftspersonalet - kontakt til nærmeste leder og for administrativt personale kontakt til receptionen/nærmeste kollega og oplyser om forventet varighed af sygdommen. Firmaet kan efter to hele arbejdsdage forlange den sygemeldte underskriver en tro og loveerklæring på, at man er syg. Firmaet kan efter fire dage forlange, at den sygemeldte fremskaffer en lægeerklæring på femte sygedag for en bekræftelse på sygdommen og en forventet varighed. Sygefravær over 7 dage: Nærmeste leder eller en udpeget kontaktperson tager kontakt til den sygemeldte for at afklare, om sygemeldingen har fysiske eller psykiske karakter, for at få de rigtige procedurer sat i gang. Firmaet kan ved udløb af lægeerklæring igen og igen kræve en ny erklæring, men firmaet skal altid betale for lægeerklæringen. Sygefravær over 14 dage: Ved sygdom af mere end 14 dages varighed anmoder Langeland Forsyning A/S om lægelig dokumentation for fraværet. Den sygemeldte kan selv tage initiativ til at henvende sig til ens kontaktperson. Sygefravær over 3 uger: Hvis der ikke er kommet en henvendelse fra medarbejderen, tager kontaktpersonen, senest efter tre uger kontakt til medarbejderen for at afklare, hvornår der er udsigt til, at vedkommende kan vende tilbage til arbejdspladsen. Ved tre ugers sygdom kommer kommunen ind i billedet, og den kan ligeledes forlange lægeerklæring. Sygefravær over 4 uger: Hvis der ikke umiddelbart er udsigt til, at den sygemeldte kan vende tilbage til arbejdet, gennemføres der efter 4 ugers sygemelding en personlig samtale med medarbejderen. 11 Den sygemeldte afgør selv, hvilke personer der skal deltage i samtalen udover ledelsen. Det kunne for eksempel være tillidsrepræsentanten, arbejdsmiljørepræsentanten eller/og en sagsbehandler fra medarbejderens bopælskommune. Formålet med samtalen er at vedligeholde kontakten mellem sygemeldte kollega og arbejdspladsen samt at styrke den sygemeldtes selvværd og motivation til at komme tilbage til arbejdspladsen. Hvis samtalen afklarer, at den sygemeldte snart kan vende tilbage til arbejdet, foretages der ikke yderligere. Dog kan der være behov for en indkøringsperiode for den sygemeldte, hvor der aftales en ændret arbejdstilrettelæggelse i en overgangsperiode. Sygefravær over 8 uger: Efter 8 ugers sygefravær vurderer ledelsen, om der skal afholdes en uddybende samtale med den sygemeldte kollega. Hvis den sygemeldte har en midlertidig eller permanent nedsat erhvervsevne, skal en statussamtale afholdes for at klargøre, hvilke muligheder Landeland Forsyning A/S har for omplacering til anden jobfunktion evt. et andet sted i organisationen. I dette samtaleforløb skal der ses på mulighederne for arbejdsprøvning, revalidering, fleksjob. Den sygemeldtes bopælskommune administrerer nævnte ordninger og har dermed løsninger til at arbejdsfastholde den sygemeldte på arbejdsmarkedet. Derfor kan det være relevant at inddrage bopælskommunen så tidligt som muligt i statussamtalerne. Den sygemeldte skal dog give samtykke til en kontakt mellem bopælskommunen og arbejdspladsen. Det skal være frivilligt for den sygemeldte, om der skal etableres denne kontakt. Relevante deltagere i statussamtalerne kan foruden den sygemeldte være en leder fra arbejdspladsen, såsom tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, sagsbehandler for den sygemeldtes bopælskommune, en repræsentant fra den sygemeldtes fagforening eller/og sygemeldtes egen læge. I forbindelse med statussamtalerne skal det nævnes, at den sygemeldtes bopælskommune eller jobcenter i henhold til dagpengeloven er forpligtet til at følge op efter otte uger med en personlig samtale med den sygemeldte. Ved spredte fraværsdage: I tilfælde, hvor der forekommer spredte fraværsdage på grund af sygdom eller barns 1. sygedag m.m. vil medarbejderen kunne blive indkaldt til møde med den nærmeste leder/ledelsen med henblik på at finde ud af, hvad problemet er. Dette tilbud administreres således, at den nærmeste leder/ledelsen kan afholde samtaler med alle ansatte, der har haft fire enkeltdages fravær eller derover inden for en seks ugers periode og/eller 16 dage eller derover indenfor 12 måneder. Opstår der en form for mønster i fraværet kan leder/ledelsen indkalde vedkommende til en konkret trivselssamtale. Firmaet kan også ved kortvarige sygeperioder kræve en lægeerklæring, endda fra første sygedag, men kun hvis firmaet kan dokumentere den sygemeldte hyppigt er syg. Raskmelding: Så snart den sygdomsramte ved, hvornår denne kan møde på arbejde, bedes den nærmeste leder for driftspersonalet informeret, og for det administrative personales vedkommende informeres receptionen. I begge tilfælde kan det ske ved at ringe eller sende en SMS. Dette skal ske for at give mulighed for at informere den sygemeldtes kollegaer, og for at ledere kan planlægge arbejdet fremadrettet. 4.7 Mulighedserklæring Ved sygdom af mere end 14 dages varighed skal den nærmeste leder/ eller direktør afholde en sygesamtale med medarbejderen. Samtalen skal ske indenfor de første 21 sygedage. Indkaldelsen skal ske med rimelig varsel, der godt kan være med dags varsel dog afhængig af den konkrete situation. 12 Hvis medarbejderen udebliver fra samtalen kan det få ansættelsesretlige konsekvenser. Hvorvidt det bliver en advarsel eller en afskedigelse afhænger af det enkelte tilfælde. Beslutning herom træffes af direktøren. Sygesamtalen kan evt. efter aftale afholdes telefonisk. Formålet med sygesamtalen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom. Dette afdækkes gennem samtalen ved at udfylde en mulighedserklæring (den tidligere lægeerklæring er afskaffet). En mulighedserklæring består af 2 dele. Del 1 udfyldes ved sygesamtalen af medarbejder og leder i fællesskab. Del 2 udfyldes efterfølgende af medarbejder og dennes læge. Formålet er at få en lægefaglig vurdering af mulighederne for at vende helt eller delvist tilbage, herunder skånehensyn eller andet, der er forenelige med medarbejderens sygdom/helbredelsesforløb. Medarbejderen skal efter lægebesøget aflevere den udfyldte mulighedserklæring til sin nærmeste leder. På baggrund heraf vurderes det videre forløb. Erklæringen sættes efterfølgende i medarbejderens personalemappe. Du kan printe en mulighedserklæring samt en vejledning under personalehåndbogens bilag på Fdrevet. 4.8 Friattest LANGELAND FORSYNING A/S forbeholder sig ret til at kræve lægelig dokumentation for, at en medarbejders fravær skyldes sygdom. I de tilfælde anvendes en friattest. Friattesten anvendes kun i særlige tilfælde. Lederen skal skriftligt meddele medarbejderen, at der på baggrund af sygefravær ønskes en friattest med angivelse af seneste leveringsdato. Medarbejderen går til sin læge og får udfyldt denne. Udgifter hertil afholdes af Langeland Forsyning A/S. Attesten sættes efterfølgende i medarbejderens personalemappe. En friattest anvendes f.eks. ved sygemelding i opsigelsesperiode, i ferie, hvis sygemeldte ikke ønsker at deltage i samtale med nærmeste leder o. lign. 4.9 Barns sygdom LANGELAND FORSYNING A/S kan, jf. gældende overenskomster samt lovgivning på området, give hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, såfremt: Barnet er under 18 år, Har ophold hos den ansatte, Fravær er nødvendig af hensyn til barnet, Det er foreneligt med forholdene på arbejdsstedet. Medarbejderen skal kontakte nærmeste leder personligt eller telefonisk og anmode om fri til barns 1. sygedag. Medarbejderen skal ligeledes kontakte nærmeste leder telefonisk og anmode bede om fri til barns 2. sygedag. 13 Misbruger medarbejderen ordningen, kan adgang til fravær inddrages jf. gældende overenskomster. 4.10 Omsorgsdage En ansat har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i 2 dage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år med henblik på omsorg for barnet. Retten til omsorgsdage omfatter biologiske forældre, adoptivforældre eller indehavere af forældremyndigheden. Barnet skal have ophold hos den ansatte. En omsorgsdag svarer til 8 timer. Omsorgsdage kan afvikles som hele eller halve dage eller blot nogle timer en enkelt dag. Afviklingen af omsorgsdage skal aftales med nærmeste leder. Ikke afholdte omsorgsdage bortfalder ved kalenderårets udgang. Overførsel af omsorgsdage kan kun ske i forbindelse med barselsorlov. I disse tilfælde bedes du kontakte Administrationen for nærmere råd og vejledning. 4.11 Graviditet, Barsel, Forældreorlov og Adoption LANGELAND FORSYNING A/S følger de respektive overenskomster samt lovgivning på området vedr. fravær i forbindelse med graviditet og barsel. En kvindelig ansat har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 8 uger til fødslen. Tidspunkt for forventet fødsel skal dokumenteres til LANGELAND FORSYNING A/S f.eks. ved kopi af oplysning herom i vandrejournal. Nedenfor er anført de overordnede økonomiske retningslinjer: Graviditetsorlov 8 uger med fuld løn før fødsel Barselsorlov Mor ret til 14 uger med fuld løn Fædreorlov Far ret til 2 uger med fuld løn lige efter fødsel Forældreorlov Ret til fravær med løn i 18 uger efter 6-6-6-modellen (6 uger til mor, 6 uger til far og 6 uger fri til fordeling). Herudover ret til fravær i op til 20 uger på barselsdagpenge. Kan forlænges til 28 uger med forholdsmæssigt nedsatte dagpenge. Ved graviditet og planlægning af barsel bedes du kontakte Administrationen samt evt. din A-kasse for nærmere råd og vejledning. Nedenfor er kort opridset de gældende regler for, hvornår du skal oplyse Langeland Forsyning A/S om graviditet, orlov mv. Faderen skal oplyse Tidspunkt Afholdelse af 2 ugers orlov i tilknytning til fødslen Senest 4 uger før orlovens forventede start 14 Afholdelse af den eller de dele af de op til 32 (40/46) ugers orlov efter den 14. uge efter fødslen han vil holde, herunder om han vil udskyde de 8 -13 uger af orloven til senere anvendelse Forlods anvendelse af sin fraværsret på op til 32 (40/46) ugers orlov med sædvanlig løn inden for barnets 14. uge efter fødslen (ved forlods anvendelse af sin ret til sædvanlig løn efter den 14. uge efter fødslen) Tidspunkt for anvendelse af udskudt orlov: Anvendelse af 8 - 13 uger (retsbaseret) Senest 8 uger efter fødsel Senest 4 uger før orlovens forventede start, jf. dog at den ansatte skal give meddelelse om anvendelse af de op til 32 (40/46) ugers orlov efter den 14. uge efter fødslen. Med 16 ugers varsel Anvendelse af op til 32 uger (aftalebaseret) Med 8 ugers varsel med mindre andet er aftalt. Moderen skal oplyse om Tidspunkt Graviditeten samt hvornår hun påregner at begynde orlov. Tidspunkt for tilbagevenden til arbejdet, herunder om placeringen af de 14 ugers orlov, som hun kan holde. Den eller de dele af de op til 32 ugers (40/46) orlov efter den 14. uge efter fødslen, hun vil holde, herunder om hun vil udskyde 8-13 uger af orloven til senere anvendelse. Tidspunkt for anvendelse af udskudt orlov: Anvendelse af 8 -13 uger (retsbaseret) Anvendelse af op til 32 uger (aftalebaseret) Senest 3 mdr. før forventet fødsel Senest 8 uger efter fødsel Senest 8 uger efter fødsel Med 16 ugers varsel Med 8 ugers varsel med mindre andet er aftalt. Ved adoption er reglerne stort set de samme, men kontakt venligst Administrationen eller din nærmeste leder. De kan informere dig om, hvordan du er stillet og hvilke muligheder, du har, hvornår oplysninger meddeles LANGELAND FORSYNING A/S osv. 4.12 Rådighedsvagt Alle medarbejdere, der er tilknyttet vagtordningen, har vagten i en uge ad gangen fra mandag kl. 07.00 til den følgende mandag kl. 07.00 (vagtskifte). I forbindelse med Påsken forlænges vagtperioden til tirsdag kl. 07.00, hvorefter ny vagt overtager. Ved jul og nytår forlænges vagten til førstkommende hverdag kl. 07.00, såfremt jul/nytår falder i weekenden. Vagten har ligeledes vagt i sin egenbetalte middagspause på 30 minutter, hvorfor der også betales rådighedstillæg for denne. Vagtordningen er en turnusordning. Driftschefen for spildevand koordinerer vagtplanen og udarbejder årligt en oversigt, der viser, hvem der har vagt i de pågældende uger. Vagtplanen godkendes af direktøren. Når man har vagt, stiller man sig til rådighed og skal derfor være "tilgængelig" i hele vagtperioden for hurtigt at kunne agere i tilfælde af fejl, brud el.lign. på renseanlæg, vandværk, pumpestationer, eller ledningsanlæg. Det er vigtigt, at vagten reagerer hurtigst muligt, hvis der alarmeres om driftsforstyrrelser. Der er indgået en aftale mellem vagtdeltagerne og LANGELAND FORSYNING A/S, hvorefter den samlede honorering konverteres til et årligt ulempetillæg i overensstemmelse med ”Aftale om 15 konvertering af årligt ulempetillæg”. Ulempetillægget udbetales månedsvis med lige store beløb til alle de omfattede. Aftalen kan ses under personalehåndbogens bilag. 4.13 Overarbejde – Udkald – Afspadsering/flex Medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S må i et vist omfang påregne overarbejde. Overarbejde optjenes som udgangspunkt til afspadsering. Den enkelte medarbejders afspadserings- /flexkonto skal udgøre en saldo på -10 og + 30 timer. (Ved overskridelse heraf henvises til ”Regler for afspadsering/flex”) 4.13.1 Regler for overarbejde Overarbejde må kun ske efter aftale med nærmeste leder. Overarbejde udløses efter alm. arbejdstids ophør, de første 3 timer udløser 50 % og de efterfølgende timer 100 %. For medarbejdere, der ikke får dispositionstillæg, gælder følgende: Hvis overarbejdet varer mere end 1 time, og det ikke er varslet 24 timer i forvejen, skal der betales et tillæg for manglende varsel. Tillægget gives pr. gang medarbejderen er på uvarslet overarbejde af mere end én times varighed. Hvis medarbejderen tilkaldes til overarbejde af vagthavende umiddelbart efter arbejdstids ophør udløser dette 100 % tillæg med det samme. Der betales ikke rådighedstillæg og ikke tillæg for manglende varsko. Hvis du er ansat under en flextidsaftale, skal overarbejde altid aftales forlods med din nærmeste leder og i et aftalt omfang. Varsling af overarbejde er derfor altid foretaget. Såfremt du ikke er ansat under en flextidsaftale, er overarbejde, der ikke sker i forlængelse af normal arbejdstid, at betragte som udkald. 4.13.2 Regler for udkald For medarbejdere, der ikke er i rådighedsvagt, regnes et udkalds varighed fra det tidspunkt medarbejderen forlader hjemstedet og til pågældende er tilbage på hjemstedet/ normal arbejdstids begyndelse. Et udkald udløser 100 % betaling og minimum 1,5 overtime pr. gang svarende til 3 normaltimer. Desuden gives tillæg efter overenskomsten pr. gang. For medarbejdere, der er i rådighedsvagt (har vagten), er bestemmelser om godtgørelse og mindstebetaling ved udkald i de respektive overenskomster og aftaler ikke gældende. Udkald i forbindelse med vagt udløser 100 % hver gang. Et udkalds varighed regnes fra det tidspunkt vagten forlader hjemstedet og til pågældende er tilbage på hjemstedet/ normal arbejdstids begyndelse. Telefonopkald – herunder SMS - under rådighedsvagten, der medfører egentlig aktivitet f.eks. opkald til andre, men uden at opkaldet medfører udkald af den pågældende selv, betales takstmæssig overtidsbetaling (100 %) svarende til 1 overarbejdstime, uanset antallet af opkald inden for samme time. 16 4.13.3 Bagatelgrænse i vagt Iht. aftale om bl.a. rådighedsvagt (04.89) fremgår det af § 18, at et telefonopkald skal udløse en vis minimumsaktivitet - f.eks. opkald til 3. mand eller registrering af driftfejl. Hvis det blot er for at sige, at det er forkert nr. vil dette være under bagatelgrænsen, og udløser derfor ikke en arbejdstime. Dog i ekstraordinære tilfælde såsom at blive vækket imellem kl. 22.00 til kl. 06.00 vil det kunne udløse udkald. Dette er også gældende hvis medarbejderen modtager en SMS såvel intern som ekstern, hvor der ikke kræves udførsel af en handling fra medarbejderen. Dette gælder dog ikke driftsrelaterede sms’er. Ved tvivlstilfælde aftales med nærmeste leder om hvorvidt det er et vagt-udkald eller ej. 4.13.4 Regler for afspadsering/flex Flex-/afspadseringstimer bør som hovedregel afvikles som flex/afspadsering. Afviklingen heraf aftales med din nærmeste leder. Den enkelte medarbejders afspadserings- /flexkonto skal udgøre en saldo på -10 og + 30 timer. (Ved overskridelse heraf henvises til ovenstående). Afhængig af aktiviteter i enkelte afdelinger kan selskabet vælge at afspadseringssaldi skal afspadseres i perioder, hvor der er lavere aktivitet, eksempelvis vinterperioder. Dette aftales enkeltvis. 4.14 Lønudbetaling Der foretages lønudbetaling en gang om måneden, herunder også udbetaling af overarbejde, kørselsgodtgørelse, vagttillæg m.v. Lønnen overføres til medarbejderens lønkonto i bank eller sparekasse og er til disposition den sidste hverdag i måneden. Administrationen udsender i slutningen af hver måned en lønspecifikation, hvoraf løn, skat, ATP m.v. fremgår. Lønspecifikationen udleveres eller sendes til den enkelte medarbejder. LANGELAND FORSYNING A/S udsender lønseddel via E-boks. 4.15 Pensionsforhold Den enkelte medarbejders pensionsforhold fremgår af ansættelsesaftalen. Pensionsforholdet følger normalt de på området gældende overenskomster. I specielle tilfælde kan andre pensionsforhold aftales. 17 4.16 Rejser/rejseafregning For alle medarbejdere gælder, at den mest hensigtsmæssige rejsemåde skal anvendes, og at alle relevante rabatmuligheder skal udnyttes. Ved valg af transportmiddel skal der tages økonomiske hensyn. Ved forretningsrejser i udlandet er der tegnet rejseforsikring. Den enkelte medarbejder skal selv drage omsorg for, at denne forsikring anvendes. Dette kan ske ved henvendelse i Administrationen. Ved rejser i virksomhedens tjeneste kan der ydes et kontant forskud til afholdelse af udgifter i forbindelse med rejsen. Umiddelbart efter rejsen skal rejseafregning udfærdiges. Rejseafregningen skal indeholde bilag for de afholdte udgifter. Udgifter, hvorpå der ikke foreligger bilag, betales ikke af Langeland Forsyning A/S. Rejseafregningen attesteres af den nærmeste leder og afleveres herefter til Administrationen. Vedrørende økonomisk godtgørelse og tidsgodtgørelse ved deltagelse i kurser og møder henvises til punkt 5.3. ”Politik vedr. kurser og møder”. 4.17 Kørselsgodtgørelse Alle skal som udgangspunkt benytte virksomhedens biler. Der kan i særlige tilfælde gives tilladelse af den nærmeste leder til at benytte egen bil. Enkelte medarbejdere har tilladelse til fast at benytte egen bil i forbindelse med arbejdets udførelse. Der ydes kørselsgodtgørelse i henhold til statens til enhver tid gældende takster. Kørselsgodtgørelse udbetales sammen med lønudbetalingen. Blanketten ”Kørselsrefusion” skal udfyldes og attesteres af afdelingslederen før udbetaling kan finde sted. Blanketten findes under personalehåndbogens bilag på F-drevet. 4.18 Orlov Hvis det kan forenes med medarbejderens arbejdsfunktion og forpligtelse, kan medarbejdere ved LANGELAND FORSYNING A/S få orlov uden løn i en kortere eller længere periode. Af hensyn til planlægning af opgaverne skal ansøgning om orlov afleveres til den nærmeste leder så tidligt som muligt. Ifølge de gældende overenskomster optjener man ikke ret til ferie under orlov. Ved orlov kan det ikke forventes at komme tilbage til samme stilling. Beslutning, om hvorvidt ansøgning om orlov kan imødeses, træffes alene af direktøren. 4.19 Deltidsansættelse Hvis det ikke medfører arbejdsmæssig, funktionsmæssig eller økonomisk ulempe for LANGELAND FORSYNING A/S kan deltidsansættelse som regel bevilges. Når man går over til deltidsansættelse vil lønnen blive reduceret i forhold til nedgangen i arbejdstiden. Hvis en medarbejder ønsker deltidsansættelse i en periode, skal henvendelse herom rettes til den nærmeste leder. Endelig beslutning træffes af direktøren. 18 4.20 Forsikring 4.20.1 Arbejdsskadeforsikring Denne forsikring dækker personskade, som en medarbejder pådrager sig i forbindelse med udførelse af arbejde for Langeland Forsyning A/S. Udsættes en medarbejder for personskade, skal det omgående anmeldes til den nærmeste leder og til LANGELAND FORSYNING A/S´ sikkerhedskoordinator, som har ansvaret for, at der udfærdiges en skadesanmeldelse. Den nærmeste leder skal umiddelbart efter, at hændelsen er indtruffet, orientere sikkerhedsrepræsentanten herom. Kopi af skadesanmeldelsen udleveres til skadelidte, sikkerhedsorganisationen og lederen af den pågældende afdeling. 4.20.2 Erhvervsansvarsforsikring Alle medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S er forsikret overfor det ansvar, som de kan pådrage sig under udførelse af arbejde for virksomheden. Det er naturligvis en forudsætning, at medarbejderen ikke groft tilsidesætter sine pligter overfor virksomheden. Forsikringen gælder for skader på personer udenfor selskabet samt på tredjemands ejendom. Såfremt en medarbejder er involveret i en skade, der berører andre personer eller tingskade, skal medarbejderen straks give den nærmeste leder meddelelse om dette. Der skal herefter udfyldes en skadesanmeldelse til forsikringsselskabet. Henvendelse herom rettes til LANGELAND FORSYNING A/S´ sikkerhedskoordinator. Medarbejderen må ikke love, at LANGELAND FORSYNING A/S betaler for skaden, men skal henvise til, at skaden anmeldes til Langeland Forsynings forsikringsselskab, som afgør erstatningsspørgsmålet. Den skadelidte skal så vidt muligt anmelde skaden til sit eget forsikringsselskab, så afklarer selskaberne erstatningsspørgsmålet indbyrdes. 4.20.3 Andre forsikringer Ud over ovennævnte har LANGELAND FORSYNING A/S bl.a. også følgende forsikringer: Autoforsikring Bygningsforsikring Løsøreforsikring (brand, tyveri, vandskade) Bestyrelsesansvarsforsikring Maskinkaskoforsikring for specielle objekter. 4.20.4 Falck abonnement Langeland Forsyning A/S, der er 100 % kommunalt ejet, er omfattet af kommuneabonnementet for så vidt angår anskaffelse og vedligeholdelse af brand- og redningsudstyr. Endvidere er bjærgningstjeneste en del af kommuneabonnementet – henvis til kundenummer, når hjælp rekvireres. 19 4.21 Ansættelse af nye medarbejdere Det er en ledelsesopgave at ansætte nye medarbejdere, og det er ledelsen, der afgør, om der eventuelt skal nedsættes et ansættelsesudvalg, og hvem der skal deltage i udvalget. Ledige stillinger annonceres i pressen (Øboen), opslås på hjemmesiden, internettet eller lignende. 4.21.1 Introduktion af nye medarbejdere Når der ansættes en ny medarbejder i LANGELAND FORSYNING A/S har den nærmeste leder ansvaret for, at den nyansatte bliver introduceret i virksomheden og får kendskab til denne personalehåndbog. 4.22 Mobiltelefon og bærbar pc LANGELAND FORSYNING A/S stiller mobiltelefon til rådighed for medarbejdere, som har behov for dette. Det er ledelsen, der afgør behovet for mobiltelefon. Der skal ved udlevering af telefonen underskrives en erklæring om, at telefonen udelukkende bruges erhvervsmæssigt eller delvis erhvervsmæssigt. LANGELAND FORSYNING A/S stiller ligeledes bærbar pc til rådighed for medarbejdere, som har særskilt behov herfor. Der opkræves skat af kr. 2.600 (i 2014) ved medarbejderen, såfremt telefon/pc må bruges privat. LANGELAND FORSYNING A/S kompenserer herfor. 4.23 Tavshedspligt Alle medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til den viden og de oplysninger, som den enkelte medarbejder kommer i besiddelse af i kraft af sin ansættelse i Langeland Forsyning A/S. 4.24 Fratrædelse Ifølge funktionærloven kan en medarbejder opsige sin stilling med 1 måneds varsel til fratrædelse med udgangen af en måned. Opsigelsen skal ske skriftligt og afleveres til den nærmeste leder. Lederen kvitterer for modtagelsen og sørger for den videre forretningsgang, herunder at informere administrationen. Ved fratrædelse skal arbejdstøj, nøgler samt andet udstyr returneres til LANGELAND FORSYNING A/S. Hvis der i den enkelte ansættelseskontrakt eller overenskomst er aftalt andre opsigelsesvarsler end funktionærlovens regler, vil disse aftaler være gældende. 20 4.25 Irettesættelser/advarsler Såfremt en medarbejder tilsidesætter de nedskrevne regler i denne personalehåndbog, vil medarbejderen normalt blive irettesat af den nærmeste leder. Dette vil ske på en for alle parter respektfuld måde og normalt ”under fire øjne”. Tillidsrepræsentanten kan efterfølgende orienteres. Såfremt medarbejderen groft tilsidesætter de nedskrevne regler eller overtræder gældende regler, kan denne få en skriftlig advarsel. I denne forbindelse vil tillidsrepræsentanten altid være forhåndsorienteret og deltage i mødet, hvor advarslen gives, hvis medarbejderen ønsker dette. I særligt grove tilfælde vil medarbejderen blive afskediget. Ved tilsidesættelse af en skriftlig advarsel bringes ansættelsesforholdet til ophør, og medarbejderen bliver eventuelt bortvist. 4.26 Opsigelse Når LANGELAND FORSYNING A/S opsiger en medarbejder, sker det ifølge reglerne i funktionærloven og/eller den gældende overenskomst for området. I de første tre måneder af ansættelsesforholdet gælder fjorten dages opsigelsesvarsel fra begge sider. Sker en opsigelse i forbindelse med reduktion i medarbejderantallet på grund af mindre arbejdsmængde inddrages tillidsmand og nærmeste foresatte med henblik på at fastlægge en nøjere procedure ved afskedigelsen – herunder partshøring. 5 Medarbejderudvikling 5.1 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Alle fastansatte medarbejdere ved LANGELAND FORSYNING A/S har krav på en årlig medarbejderudviklingssamtale. Formålet med samtalen er, at medarbejderen og den nærmeste leder vurderer forløbet af det sidste år, herunder medarbejderens faglige kvalifikationer. Samtalen vil også belyse, hvilke muligheder LANGELAND FORSYNING A/S kan tilbyde medarbejderen i det kommende år og give medarbejderen mulighed for at give udtryk for sine ønsker og forventninger. Samtalen skal bruges til at afstemme muligheder og forventninger. MUS-samtaler afholdes normalt i 1.-2. kvartal hvert år. Den nærmeste leder indkalder minimum 14 dage i forvejen til MUS-samtale. Sammen med indkaldelsen udleveres tillige et MUS-forberedelses- og samtaleskema, som medarbejderen udfylder og tager med til samtalen. En MUS-samtale varer som udgangspunkt 11,5 time. Resultatet af MUS-samtalerne afrapporteres til virksomhedens øverste ledelse. Hvis det er relevant udleveres der ligeledes et forberedelsesark til en seniorsamtale. Der henvises her til afsnittet Seniorpolitik. 5.2 Efteruddannelse LANGELAND FORSYNING A/S ser positivt på medarbejdernes ønske om at efter- og videreuddanne sig. Omfanget af støtte til uddannelsesaktiviteter afhænger af, om den enkeltes 21 ønsker eller planer vurderes at være relevante for jobbet, og dels af, om omkostningerne kan indpasses i LANGELAND FORSYNING A/S´s uddannelsesbudgetter. Ønsker og behov for efteruddannelse drøftes mellem leder og medarbejder under medarbejdersamtalerne eller, når der er behov for det. Der gives efter aftale med den nærmeste leder fri til relevante eksaminer. 5.3 Politik vedrørende kurser og møder Tidsgodtgørelse ved deltagelse i Endagskurser og –møder Eksternatkurser (kurser uden overnatning) Flerdagsmøder Beregnes medgået tid incl. transport. Der ydes ikke overtidsbetaling. Ved deltagelse i internatkurser (kurser med overnatning) beregnes medgået tid til ud- og hjemtransport. Der ydes ikke overtidsbetaling. Økonomisk godtgørelse Ved deltagelse i internatkurser får medarbejderen 100 kr. pr. overnatning uden krav om bilag. For at udbetaling kan finde sted skal blanketten ”Godtgørelse i forbindelse med kursus” udfyldes. Blanketten finder du under personalehåndbogens bilag på F-drevet. 22 6 Øvrige informationer og bestemmelser 6.1 Adgangsbestemmelser Adgangsbestemmelserne til LANGELAND FORSYNING A/S´ afdelinger varierer og fremgår af nedenstående: 1 2 Arbejdssted 5 LANGELAND FORSYNING Nørrebro 207 A 3 4 Ansvarlig for nøgler/alarmer mv. Økonomi- og kundechefen udleverer nøgler til nyansat personale. Nøgler udleveres kun mod kvittering. 6 Økonomi- og kundechefen / lederen instruerer den ansatte i betjening af det installerede alarmsystem, herunder afmelding af alarm 7 LANGELAND FORSYNING Dunsbjergvej 10 Økonomi- og kundechefen udleverer nøgler til udvalgte leverandører/vognmænd. Nøgler udleveres kun mod kvittering. Hvor leverandør/vognmand anvender forskellige biler/chauffører, skal virksomheden opsætte nøgleboks. Lederen instruerer den nyansatte i betjening af det installerede alarmsystem, herunder afmelding af alarm 6.2 Alarmanlæg - adgangskontrol Der er installeret alarmanlæg for adgangskontrol i flere af LANGELAND FORSYNING A/S´ bygninger. Relevante medarbejdere skal af deres nærmeste leder informeres om anlæggets funktion. Hvis en fejlalarm ikke afmeldes og alarmselskabet møder op, udløser det en betydelig udgift for afdelingen – så husk afmelding med korrekt kodeord. 6.3 Redningsudstyr – brand og flugtveje Der er installeret brandmelde-anlæg på Nørrebro 207A, Rudkøbing. Alle medarbejdere skal ved ansættelse instrueres af nærmeste leder i dets funktioner. Der er i administrationslokalerne, kantinen, mødelokaler, gange og værksteder opsat oversigter over brandslukningsudstyr, førstehjælpskasser og redningsveje. Alle medarbejdere skal ved ansættelse instrueres af nærmeste leder i placeringen af diverse oversigter mm. Oversigterne placeres, så de er synlige for alle, der gæster Langeland Forsyning A/S. 6.4 Adresseændring mm. Alle ændringer vedrørende adresse, telefonnummer og email-adresse skal meddeles til Administrationen. 23 6.5 Arbejdstøj 6.5.1 Driftspersonale Driftspersonale i LANGELAND FORSYNING A/S får udleveret arbejdsbeklædning, sikkerhedssko og øvrigt nødvendigt sikkerhedsudstyr tilpasset den enkelte afdeling i nødvendigt omfang. Arbejdstøjet er påført Langeland Forsyning A/S eller logo. Arbejdstøj er endvidere påført medarbejderens navn, så identificering ved vask af tøj kan finde sted. Mørk t-shirt, sweatshirt eller skjorte skal altid kombineres med udleveret vejvest, jævnfør gældende regler ved arbejder, hvor dette kræves. Dermed er gældende vejregler for arbejder på gader og veje opfyldt. Det udleverede arbejdstøj skal bæres i arbejdstiden og ikke andre varianter, ligesom det vedtagne tøjprogram ikke kan afviges. Bestilling sker gennem arbejdslederen. Medarbejderen kan desuden bestille sikkerhedsfodtøj/- støvler i forbindelse med den årlige ”prøvedag”. Hvis sikkerhedsfodtøj ødelægges eller slides hurtigere ned/ødelægges, kan der dog bestilles nyt alligevel. Bestilling af fodtøj skal godkendes af arbejdslederen. Ved nyansættelse får medarbejderen i prøvetiden udleveret en startpakke bestående af arbejdstøj/sikkerhedsfodtøj, der er relevant i jobfunktionen udleveret. Ved nyansættelse skal det altid undersøges om der er brugbart tøj på lager. Efterfølgende supplerer medarbejderen sit arbejdstøj efter behov. Supplerende bestillinger af arbejdstøj skal ske efter aftale med nærmeste leder. Arbejdstøjet skal bestilles af sikkerhedskoordinatoren. Arbejdstøjet må ikke anvendes uden for arbejdstid. Når en medarbejder fratræder sin stilling i LANGELAND FORSYNING A/S, skal det udleverede arbejdstøj afleveres til den nærmeste leder. Dette gælder dog ikke i forbindelse med pensionering fra LANGELAND FORSYNING A/S. Ved udskiftning af arbejdstøj skal det brugte arbejdstøj tilbageleveres til nærmeste leder for destruktion. De på skemaet anførte mængder tøj er de maksimale for den enkelte medarbejder og behovet vurderes i hvert enkelt tilfælde. Med andre ord, hvis du ikke har behov for 5 T-shirts, er det ikke nødvendigt at bestille 5. 6.5.2 Administrativt personale Det administrative personale får ikke udleveret arbejdstøj af LANGELAND FORSYNING A/S. Valg af arbejdsbeklædning er derfor op til den enkelte, dog forventes en passende og for LANGELAND FORSYNING A/S repræsentativ arbejdsbeklædning. Administrativt personale kan efter aftale med direktør få udleveret jakke med firmalogo, skjorte med logo, T-shirts med firmanavn, Sweatshirts med firmanavn samt trøje med firmanavn til repræsentative formål. Ved arbejde ”i det fri” – herunder på veje, byggepladser mm. stilles det nødvendige personlige arbejds- og sikkerhedsfodtøj samt øvrigt sikkerhedsudstyr til medarbejderens rådighed. Anmodning herom sker til lederen. Ved udskiftning af arbejdstøj skal det brugte arbejdstøj tilbageleveres til nærmeste leder. 24 6.6 Nødvendigt sikkerhedsudstyr LANGELAND FORSYNING A/S stiller det nødvendige sikkerhedsudstyr til rådighed for den enkelte medarbejder tilpasset den aktuelle arbejdsfunktion. Medarbejderen er forpligtet til og skal anvende det sikkerhedsudstyr, der er til rådighed under udførelse af de opgaver, der kræver særligt sikkerhedsudstyr. Ved tvivl om anvendelse af sikkerhedsudstyr skal medarbejderen rette henvendelse til nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentanten. Manglende brug af sikkerhedsudstyr betragtes som en overskridelse af denne personalehåndbogs bestemmelser og håndteres som anført i afsnit Irettesættelser/advarsler. 6.7 Arbejdsskader Grundlæggende skal arbejdsskader undgås, og der skal arbejdes aktivt og til stadighed for dette. Såfremt en medarbejder udsættes for personskade, skal dette omgående anmeldes til den nærmeste leder, som har ansvaret for, at der udfærdiges en skadesanmeldelse. Dette sker ved henvendelse til den sikkerhedskoordinatoren. Endvidere skal arbejdsmiljørepræsentanten for området samt formanden for MED-udvalget omgående orienteres. Kopi af skadesanmeldelsen udleveres til skadelidte, sikkerhedsorganisationen samt lederen af den pågældende afdeling. 6.8 Alkohol- og rusmiddelmisbrugspolitik Det skal være en fornøjelse at være ansat ved Langeland Forsyning A/S. Arbejdet skal i den udstrækning det er muligt opfattes som spændende, udfordrende og udviklende. Arbejdet skal give mening, der skal være god trivsel og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø med hjælpsomme kolleger. Vi skal igennem vort arbejde og væremåde blive ved med at signalere til vore kunder/borgere, at Langeland Forsyning A/S er en seriøs og serviceminded virksomhed. Der er flere faktorer, der gør sig gældende for at ovenstående kan bevares. En af dem er, hvordan alkohol- og rusmiddelmisbrug håndteres af virksomheden. Derfor er denne alkohol- og misbrugspolitik udarbejdet af medarbejdere og ledelse i Langeland Forsyning A/S. Målet er at fastholde vore kollegaer og skabe en socialt engageret og en sund og tryg arbejdsplads, hvor trivsel samt sikkerhed er i orden. Hovedregler: Ansatte ved Langeland Forsyning A/S må ikke: Møde på arbejde i spirituspåvirket tilstand eller påvirket af anden form for rusmidler. Drikke/nyde alkohol eller benytte anden form for rusmiddel i arbejdstiden. Undtagelser: Når en ansat ved Langeland Forsyning A/S deltager i kurser, møder eller andre arrangementer m.m., hvor der serveres alkohol, forventes det, at den ansatte administrerer alkoholindtagelse med fornuft. 25 Ved mærkedage såsom runde fødselsdage, jubilæer og lignende arrangementer må der, i arbejdstiden, indtages alkohol med fornuft. Nærmeste leder skal dog have givet sin tilladelse til arrangementet, senest to arbejdsdage før dets afholdelse. Man skal over for lederen meddele begrundelse for arrangementet, samt hvor og hvornår det finder sted, og hvem der deltager. Ved arrangementer ved Langeland Forsyning A/S, såsom julefrokost, sommerfest og lignende, hvor der festes, forventes det, at hver især selv kan administrere alkoholindtagelsen. Ledelsen: Alle ansatte ved Langeland Forsyning A/S har ansvar for, at alkohol-/misbrugspolitikken overholdes. Lederne har i form af deres job det overordnede ansvar herfor. Derfor skal lederen involveres, så snart der er mistanke om, at der er en kollega, der ikke overholder alkohol/misbrugspolitikken. Det er også lederens ansvar at behandle henvendelser, der kommer fra kunder/borgere, angående ansatte ved Langeland Forsyning A/S, som ikke overholder alkohol/misbrugspolitikken i arbejdstiden. Retningslinjer: Lederen skal tage kontakt til den ansatte om mistanken og søge at finde en fælles løsning på problemet. Såfremt lederen har mistanke om, at medarbejderen er spirituspåvirket, kan lederen forlange, at medarbejderen underkastes en alkoholtest. Der skal indkaldes til en samtale med den ansatte, hvor der lægges vægt på at hjælpe denne. Problemets omfang afdækkes. Er der er tale om, at alkohol-/misbrugspolitikken er overtrådt, og er der tale om et misbrug? 1. gang alkohol-/misbrugspolitikken overtrædes får den ansatte en mundtlig advarsel. Ved denne samtale er det op til den ansatte, om tillidsmanden skal inddrages. 2. gang alkohol-/misbrugspolitikken overtrædes får den ansatte en skriftlig advarsel. Tillidsmanden skal inddrages. 3. gang alkohol-/misbrugspolitikken overtrædes bliver den ansatte opsagt/bortvist. Tillidsmanden skal inddrages. Er der tale om et misbrug: Er der tale om et misbrug, vil Langeland Forsyning A/S, hvis den ansatte ønsker det, være behjælpelig med en aftale på løsning af misbruget med de muligheder, der findes på det pågældende tidspunkt. Overholder den ansatte ikke en indgået aftale, vil vedkommende blive opsagt. Mister en ansat sit kørekort: Mister en ansat sit kørekort i arbejdstiden på grund af alkohol eller andet nydelsesmiddel, vil vedkommende straks blive bortvist. 6.9 Rygepolitik Rygning i arbejdstiden: Rygning indendørs, i biler og i maskiner er forbudt. Rygning er tilladt udenfor, når arbejdstilsynets regler overholdes på det gældende arbejdsområde. Ved overtrædelse: Borger/kunder, samarbejdspartner: Borger/kunder, samarbejdspartner m.m. som opholder sig i bygninger, biler eller maskiner der tilhører Langeland Forsyning A/S og som ikke overholder rygepolitikker - efter en påmindelse fra en medarbejder fra Langeland Forsyning A/S - skal udvises. Ansatte ved Langeland Forsyning A/S som overtræder rygepolitikken: Første gang gives en mundtlig advarsel. 26 Anden gang skriftlig advarsel. Tredje gang en opsigelse. 6.10 Stress-politik Langeland Forsyning A/S holdning til stress: Vi ønsker at være en arbejdsplads, hvor medarbejderne trives. Vi ser stress som værende både den enkeltes og arbejdspladsens problem og ansvar. Stress er for os en sygdom på linje med alle andre sygdomme. Stress er ikke tabubelagt, der må/skal kunne tales om det. Formål med stresspolitikken: Det er et formål med politikken at forebygge og afdække stress, således at forsyningens medarbejdere ikke udvikler stressrelaterede fysiske, psykiske og adfærdsmæssige symptomer. Definition på stress: Det er væsentligt at skelne mellem stress som reaktion, der er kortvarig og mobiliserer energi, og stress som en tilstand. Stress som reaktion Betegner kroppens naturlige stressreaktion, vores evne til at komme i akut beredskab. Dette er en sund og funktionel form for stress. Kroppen mobiliserer kortvarigt al energi til at klare en opgave. Stress som tilstand Hvis vi er i en stresstilstand for længe eller for ofte. Stress som tilstand er ikke kronisk. Det er en tilstand, som vi skal tage alvorligt og reagere på, og hvor alle for en tid må indse at hjerne, krop og sind ikke fungerer genkendeligt. Det er en periode, hvor man selv og ens kollegaer må tage andre og større hensyn til den stressramte end normalt. Eksistentielle Ændringer i ansvarsområder. Nye arbejdsopgaver. Ny chef/nye kollegaer. Ændringer i den daglige tidsplan. Problemer og mobning på arbejdspladsen. Flytning eller jobskifte. Afskedigelse/arbejdsløshed. Alvorlig sygdom eller dødsfald blandt de nærmeste. Skilsmisse/separation eller ægteskab. Pensionering, familieforøgelse og væsentlige ændringer i økonomien. Målsætninger i forhold til at forebygge stress: Ansvaret for at håndtere forebyggelsen af stress på arbejdspladsen skal deles i tre niveauer: ledelsesniveau, områdeniveau og individniveau. Det betyder, at alle tre niveauer skal arbejde med følgende målsætninger: Have klarhed om organisering, rolle og ansvar i dialog med hinanden. Arbejde med tydelige mål. Have klarhed om forventninger. Have fokus på trivslen: Godt sammenhold. God omgangsform/tone. Sparring. Tolerance. Have kontrol og indflydelse på arbejde og sine arbejdsomgivelser. 27 Arbejde i et arbejdsfællesskab og blive værdsat. Anerkende og se forskelligheder som en resurse. Bruge sine evner og kunne udvikle sine kvalifikationer. Tryghed. Ros. Glæde ved succeser. Skabe balance mellem mål, krav og resurser. Stress må ikke forplante sig til andre. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke arbejdsområder, som man ikke har direkte indflydelse på, og hvordan man som organisation, team eller individ håndterer dette. Det er dog alles pligt at samarbejde for at få en harmonisk og velfungerende arbejdsplads. Hvordan reagerer vi, for at forebygge/undgå stress: Det er både ledelsens, medarbejderne som teams på de forskellige arbejdsområder og den enkeltes ansvar: at man forholder sig til og arbejder med ”målsætninger i forhold til at forebygge stress”. Individ forebyggelse Arbejdsområder Lev sundt – kost & motion. Konstituerer sig og forholde sig til forsyningens stresspolitik. Ansporer sig selv til at tænke positivt, optimistisk etc. Bliver sig sin egen adfærd bevidst, og bla. Er åben for selvkritik med det formål at gøre tingene bedre. Søger at få balance i tingene – balance mellem de udfordringer man møder, og de evner man har. Såvel store som for små udfordringer kan give stress. Dette kaldes også at være i flow. I forbindelse med flowet ansporer sig selv til at udvikle en optagethed/engagement af det man beskæftiger sig med. Ikke har en fordømmende holdning til andre mennesker – men møder alle med respekt og tillid. Udvikler en uskyldig nysgerrighed – for at f.eks. turde kaste sig ud i noget nyt. Dagdrømme og bruge sin fantasi – for at skabe åndehullerne. Søge at få et overskud til nytteløs legeaktivitet. Reagerer mod den til tider formelle stivhed og højtidelighed, som præger mange situationer, med en målbevidst uhøjtidelighed. Diskutere og afklare rollefordelinger. Diskutere og forholde sig til stressfaktorer fra sidse arbejdsår. Ledelsen Yde forståelse, vise tillid og være imødekommende, overfor individets forskelligheder og ønsker. Organisering og fordeling af arbejdsopgaver og roller i virksomheden. Arrangere kursus, møder eller lign. Diskutere om der er overensstemmelse mellem krav og resurser. Sørge for at stresserfaringer bliver bragt videre til arbejdsmiljøgruppen/ledelsen og er på dagsordenen. Evaluerer effekten af det forebyggende arbejde og uddybe det i APV. 6.10.1 Stressafklaringsplan 1. Sygdommens indfunden: Nærmeste leder tager kontakt til medarbejder for afklaring af stressniveau og stressrelationer. (Lederen kan evt. udnævne anden person til kontaktperson) 2. Sygdommens indfunden: Hvis nødvendigt - Medarbejder tilbydes psykologhjælp eller anden bistandsform. 3. 14 dage - nærmeste leder indkalder til samtale, for afklaring af fremtidigt sygdomsforløb. 4. Ugebasis - nærmeste leder laver løbende opfølgning på sygdomsforløb. 28 5. Sygdomsniveau vurderet tidspunkt - Medarbejder tilstræbes en blød opstart ved tilbagevenden til arbejdspladsen. 6. Ugebasis - nærmeste leder holder løbende kontakt med medarbejderen for vurdering af medarbejders tilstand og tilpasser arbejdstiden derefter. 7. Sygdomsforløb vurderet afsluttet - Medarbejder indkaldes til samtale for planlægning af fuld tilbagevenden til sin stilling, når medarbejder, AMR & nærmeste leder alle er enige om medarbejder er klar til dette. 8. 1 måned – nærmeste leder holder en opfølgende samtale med medarbejderen. Sygemelding med stress skal medføre: Kollegaen får ro i sygefraværsperioden. Ledelsen skal sørge for at der bliver draget omsorg. Ledelsen skal undersøge og handle på stressfaktorer fra den enkelte og grupperne som helhed. Alle taler konstruktivt om stressproblematikker ved at søge løsninger for den stressramte og for alle i fremtiden. Sygemeldt medarbejder kan få bistand på følgende områder: Samtaler med ledelse, tillidsmand eller arbejdsmiljørepræsentant. Psykologbistand. Midlertidige eller permanente ændringer i arbejdsvilkår. Bistand fra egen fagforening. Hjælp fra specialkonsulent. 6.11 Datasikkerhed For at sikre en stabil drift, undgå tab af data og overholdelse af licensrettigheder gælder følgende regler for anvendelse af IT-udstyr hos LANGELAND FORSYNING A/S: Brug din sunde fornuft Brugernavn og kodeord er personlige og må ikke gives til andre. Kun medarbejdere og godkendte konsulenter (firmaer) tilknyttet LANGELAND FORSYNING A/S må arbejde på selskabets net. Den IT-ansvarlige skal altid godkende installationen af et program på en computer inden installationen. Data skal hver dag gemmes på netværksdrev af hensyn til sikkerhedskopiering (backup). 6.11.1 Email og internet Medarbejdere, som har adgang til en pc, har dermed også adgang til e-mail og internet. Mulighederne stilles til rådighed for medarbejderne for at lette informationssøgningen og øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde. Internetadgang og brug af e-mail i ikke arbejdsmæssig sammenhæng må ske i et yderst begrænset omfang, hvor det er foreneligt med medarbejderens varetagelse af sit arbejde i 29 virksomheden. Brug af disse medier må under ingen omstændigheder anvendes til anden form for privat erhvervsmæssig virksomhed. Medarbejderens færden på internettet registreres i centrale logfiler, mens en anden logfil indeholder en kopi af samtlige e-mails sendt ind og ud af virksomhedens netværk. For at sikre en stabil drift og overholde etiske spilleregler gælder følgende regler for anvendelse af e-mail og internet: E-mail Brug din sunde fornuft. Afsendelse af e-mail er at sidestille med almindelige breve. Anvend derfor et høfligt og virksomhedsrelateret sprog. Af hensyn til pladskapaciteten er der en øvre grænse i postkassen. Der bør derfor ryddes op i postkassen jævnligt. Medarbejderen skal være opmærksom på at enhver e-mail, på grund af ITsikkerheden, kan åbnes og læses af den IT-ansvarlige, og at samtlige e-mails, der ikke er forsynet med angivelse af medarbejderens e-mailadresse, åbnes af den ITansvarlige. Internet Brug din sunde fornuft. Internetadgang skal benyttes til søgninger, der ikke strider mod almindelige danske etiske standarder. Internetadgangen må ikke benyttes til besøg på hjemmesider, hvis indhold er af pornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt angår race, køn, religion eller etnisk og social oprindelse. 6.11.2 Elektronisk kalender Alle medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S, som har fast adgang til en pc og dermed adgang til Outlook, skal anvende programmets faciliteter til kalenderføring samt mødeindkaldelser m.m. 6.12 Familiemæssige forhold Det er LANGELAND FORSYNING A/S´s politik, at medarbejdere med tætte familiære eller personlige (ægteskabsforhold, samleverforhold, kæresteforhold eller tilsvarende) relationer ikke arbejder i samme afdeling eller samme funktion. Hvis 2 medarbejdere efter ansættelsen gifter sig eller flytter sammen, må den ene medarbejder påregne at blive flyttet til en anden afdeling, hvis dette er muligt. Såfremt de førnævnte relationer giver anledning til negative forhold i organisationen, skal parterne medvirke til at bringe sagen til løsning. Hvis dette ikke resulterer i en acceptabel løsning for virksomheden, kan ansættelsesforholdet bringes til ophør. 6.13 Seniorordning Formål At fastholde de kompetente seniorer i LANGELAND FORSYNING A/S ved hjælp af fleksible ordninger. Derved fastholdes dygtige medarbejdere, og LANGELAND FORSYNING A/S beholder den store erfaring til glæde for de yngre medarbejdere og virksomheden som helhed. 30 Hvornår er man senior Medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S defineres som seniorer, når de er 58 år og derover. Indholdet af en seniorordning En seniorordning kan indeholde aftaler om nedsat arbejdstid, ændrede mødetider, ugentlig fridag eller ændringer i arbejdsopgaver/jobfunktioner. En seniorsamtale er et tilbud til den enkelte medarbejder. Hvis medarbejderen ikke ønsker en seniorsamtale, meddeles dette blot til MUS-samtalen. Seniorordningen skal alt i alt give mod på at fortsætte nogle år endnu i LANGELAND FORSYNING A/S, og den enkeltes situation vil blive vurderet i forhold til resurser, drift og bemanding. Du finder en tjekliske, der kan anvendes som forberedelse til en seniorsamtale, under personalehåndbogens bilag på F-drevet. 6.14 Sundhedspolitik Formål LANGELAND FORSYNING A/S ønsker at arbejde aktivt for, at arbejdsforholdene er de bedst mulige, således at medarbejderne kan bevare et godt helbred og at nedslidning undgås. Nedennævnte elementer indgår i LANGELAND FORSYNING A/S´s sundhedspolitik: Kiropraktor/fysioterapeut LANGELAND FORSYNING A/S betaler udgiften til behandling af en arbejdsbetinget skade. Hvert enkelt tilfælde behandles af sikkerhedskoordinatoren og formanden for MED-udvalget. Andet arbejde i sygdomstilfælde Bliver en medarbejder ramt af sygdom, som medfører, at vedkommende ikke kan klare sin normale arbejdsopgave, vil LANGELAND FORSYNING A/S, så vidt det er muligt, forsøge at finde en anden arbejdsopgave til vedkommende. Skærmbriller Medarbejdere, som arbejder ved en computer, kan få udleveret skærmbriller. Ved behov for dette kontakt din pågældende afdelingsleder. Vaccination Driftspersonale, der arbejder for Langeland Spildevand ApS – herunder vagtpersonale - skal vaccineres mod stivkrampe (tetanus), børnelammelse (polio) og leverbetændelse (hepatitis). Vaccinationerne foretages i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning og hos egen læge. Udgifter til vaccinationer afholdes af LANGELAND FORSYNING A/S. Driftspersonalet på genbrugsstationerne, på dagrenovationsområdet og i vandforsyningen skal ligeledes vaccineres som nævnt i ovenstående af hensyn til sygdomsforebyggelse/fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen. 6.14.1 Sundhedstilbud Frugtordning LANGELAND FORSYNING A/S betaler for en frugtordning, hvor alle medarbejdere har mulighed for at få et stykke frugt hver dag. For spørgsmål til frugtordningen kontakt Administrationen. 31 Massage LANGELAND FORSYNING A/S tilbyder massage hos massør, der betales af forsyningen. Du kan vælge mellem to ordninger: 1. Gratis massage max. 6 gange á ½ times varighed årligt. 2. Massage max. 12 gange á ½ times varighed med en egenbetaling på kr. 100,- pr. gang. Du skal selv lægge tiden til. Du skal oplyse massøren om dit personalenummer. Egenbetalingen trækkes over lønsedlen. 6.15 Voldspolitik LANGELAND FORSYNING A/S´s medarbejdere kan komme i situationer, hvor kunden udviser voldelig, truende eller chikanerende adfærd, herunder eksempelvis sager om afdragsordninger og inkasso i forbindelse med manglende betaling, lukning for vandforsyning, voldelig adfærd på genbrugsstationerne, røveriforsøg mv. Vi ønsker at skabe et trygt og sikkert arbejdsmiljø, hvor vi passer på hinanden. Vi tolererer ikke vold, trusler eller chikane fra kunder. Dette gælder både fysisk og psykisk vold samt risiko for røveri. Formål Voldspolitikken skal understøtte en hurtig og effektiv indsats i forhold til den eller de ansatte, der på trods af de primære foranstaltninger er blevet udsat for vold eller trusler om vold. Det er ledelsens ansvar, at voldspolitikken gennemføres, samt at den til stadighed justeres, så den passer til de aktuelle arbejdsforhold. Hvis en medarbejder har været udsat for en dårlig oplevelse, har LANGELAND FORSYNING A/S mulighed for at tilbyde krisehjælp. Følgende procedurer og foranstaltninger ligger til grund for voldspolitikken. 6.15.1 Forebyggende foranstaltninger i forbindelse med voldspolitikken Konfliktdæmpende kommunikation Det tilstræbes, at de ansatte anvender en kommunikation og en kropslig fremtoning, der ikke virker anstødelig eller ophidsende på potentielt aggressive kunder. Der tages udgangspunkt i, at en aggressiv eller vred kunde er en kunde med et umødt behov. Det vil i praksis sige, at vi lytter til personen og anerkender at personen har et problem. I den daglige kommunikation kan samtalen eksempelvis gennemføres med udgangspunkt i nedenstående retningslinier: Anvende jeg-sætninger i stedet for du-sætninger. Tale med rolig stemmeføring i stedet for at råbe. Lytte i stedet for at afbryde. Udtrykke sit ønske i stedet for at udstede krav og kommandoer. Fokusere på nutid og fremtid i stedet for fortid. Gå efter problemet i stedet for personen. I forbindelse med inkasso og håndtering af dårlige betalere, bør de medarbejdere, der er beskæftiget med dette arbejde, gennemgå et konflikthåndteringskursus. 32 Har en kunde optrådt på en måde, der mere har karakter af en ubehagelig adfærd end voldelig, truende eller chikanerende adfærd, foretages efterfølgende en uformel debriefing blandt kollegaerne (kollegial førstehjælp). Konflikthåndteringskurser afholdes efter behov. Tilmelding hos Økonomi- og kundechefen. Interne konflikthåndteringskurser kan ligeledes arrangeres ved behov. 6.15.2 Procedure for kontanthåndtering i LANGELAND FORSYNING A/S Foreligger for administrationen og genbrugspladserne. 6.15.3 Procedure ved lukning samt genoplukning på grund af restance Skal der på grund af restance lukkes for en kunde, udføres dette arbejde af 2 personer. Ved genoplukning, hvor der modtages kontant betaling, tages der i hvert enkelt tilfælde stilling til, om arbejdet skal udføres af 1 eller 2 personer. Yderligere herom kan ses i procedure i bilag til Personalehåndbogen. 6.15.4 Foranstaltninger i forbindelse med røveri Hvis en medarbejder udsættes for et forsøg på røveri skal medarbejderen: Straks udlevere det forlangte (penge eller andet). Undgå at gøre modstand eller på anden måde forsøge at forhindre eller forsinke udleveringen. Undlade at forfølge gerningsmanden. Tilkalde politiet så snart det er muligt uden fare for medarbejderen. Give meddelelse til kontoret. Direktøren orienteres herom. 6.15.5 Kriseberedskab i forbindelse med vold, røveri mv. Hvis der indtræffer en voldelig episode, røveri mv. er det vigtigt med en hurtig og effektiv indsats i forhold til den eller de medarbejdere, der er udsat for episoden. Det akutte beredskab indeholder følgende punkter: Giv omsorg, fysisk og psykisk afpasset efter medarbejderen og situationen. Overtag ansvaret, orienter om hvad der er sket, skal ske, og fortæl personen at hans/hendes reaktion er helt i orden. Få kontakt til ledelsen eller sikkerhedsgruppen og orienter om episoden og få hjælp til at vurdere, hvad personen videre har brug for. Episoden skal anmeldes af sikkerhedskoordinatoren som ulykke/nærved ulykke. Få kontakt til eventuel familie/omgangskreds, så der er nogen til at tage i mod når personen kommer hjem. Overvej om personen bør sendes videre til psykolog. Vurder om episoden skal politianmeldes. Defusing eller Debriefing sker efter 1 eller 2 dage, hvor personalegruppen samles og gennemgår episoden, så alle er orienteret. Der indsendes ulykkesanmeldelse til arbejdstilsynet senest 9 dage efter ulykken. 33 Lederen sørger efterfølgende for at følge op på medarbejderens situation. Det bør igen vurderes om episoden skal politianmeldes efter et par dage. Ved røveri kontaktes administrationen og samtidig alarmeres politiet via 112. Ved tilskadekomst i forbindelse med voldepisoder Alarmeres ambulance og politi via 112. Kør ikke selv folk på skadestuen. Hvis der er behov for psykologbistand skal medarbejderen henvende sig til sin afdelingsleder. 6.16 Samarbejdsudvalg (MED-udvalget) For at tilrettelægge og udvikle det daglige samarbejde i LANGELAND FORSYNING A/S er der nedsat et samarbejdsudvalg MED-udvalget bestående af arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter for medarbejderne samt arbejdsledere, sikkerhedskoordinatoren, chefer og direktør i virksomheden. Møde afholdes, når direktøren finder det nødvendigt, dog mindst 1 gang i kvartalet. Efter møderne bliver referat udsendt via mail. MED-udvalgets sammensætning fremgår af bilag til Personalehåndbogen. 6.17 Sikkerhed og sikkerhedsorganisation 6.17.1 Sikkerhed og førstehjælp For at fremme sikkerheden i LANGELAND FORSYNING A/S skal alle medarbejdere, der ikke har deltaget i et førstehjælpskursus inden for de sidste 2 år, deltage i et 6 timers grundkursus. Kurset afholdes i arbejdstiden. Der vil årligt blive afholdt opfølgningskurser for samtlige medarbejdere. Det er et krav, at man deltager. 6.17.2 Arbejdsmiljøorganisation Arbejdsmiljøorganisationen i LANGELAND FORSYNING A/S består af arbejdsmiljøgrupper, der alle er repræsenteret i MED-udvalget, der således også fungerer som arbejdsmiljøudvalg. Der afholdes møder i de enkelte arbejdsmiljøgrupper min. 1 gang i kvartalet og tilsvarende gør sig gældende for MED-udvalget. Efter møderne i MED-udvalget sendes referat pr. mail til deltagere og medarbejdere, samt til opslagstavlerne. Anmeldelse af arbejdsulykker foretages på følgende måde: - medarbejderen informerer nærmeste leder om ulykken. medarbejderen går til sikkerhedskoordinatoren, som går videre med sagen. afhængig af sagen vil du få besked på, hvordan du skal forholde dig. du er altid velkommen til at spørge din leder/ arbejdsmiljørepræsentanten/sikkerhedskoordinatoren, hvis du er i tvivl. 6.17.3 Arbejdsmiljødokumenter Der er udarbejdet en række arbejdsmiljødokumenter til brug i forskellige situationer. Vil du vide, hvad der står i det enkelte dokument, kan du hente det på F- drevet, hvor der er en samlet oversigt med link til hvert enkelt dokument . Du bør mindst én gang om året gennemgå oversigten for at holde dig ajour med hensyn til eventuelle ændringer. 34 6.18 Markering af mærkedage Mærkedag 25 års jubilæum 40 års jubilæum 50 års jubilæum 30, 40, 50, 60 og 70 års fødselsdag Udlært Bryllup, kobberbryllup og sølvbryllup Sygdom i mere end 1 mdr. Fratræden til efterløn/ pension Fratræden efter 10 år Dødsfald Blomster, vin eller lign. X X X X Gratiale 8.000 kr. 8.000 kr. 8.000 kr. Traktement Reception Reception Reception X X X Min. 5 år :Gave til værdi af 1.000 kr. Efter 5 år :1.000 kr. + 100 kr. pr. års ansættelse Efter 10 år :Afgøres af nærmeste leder/direktør Afgøres af afdelingsleder, chef eller direktør Krans eller bårebuket Aftales med direktøren 6.19 Trafikforseelser LANGELAND FORSYNING A/S kræver, at alle medarbejdere overholder gældende love og regler. Bøder ved overtrædelse af færdselsloven samt parkeringsafgifter og lignende betales derfor ikke af LANGELAND FORSYNING A/S, men betales af den medarbejder, som har begået forseelsen. 6.20 Lovovertrædelser Såfremt en medarbejder overtræder den gældende lovgivning, vil sagen blive behandlet som anført under punkt 2.20 ”Irettesættelser/advarsler”. I grove tilfælde vil medarbejderen blive afskediget. LANGELAND FORSYNING A/S er berettiget til at kræve, at en medarbejder skal fremvise en straffeattest. 6.21 Førerbevis Et gyldigt førerbevis er for mange medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S en betingelse for at vedkommende kan udføre sit arbejde. Hvis en medarbejder, der ifølge sin ansættelsesaftale skal være i besiddelse af et gyldigt førerbevis, mister dette, vil medarbejderen blive afskediget. Afdelingslederen for den pågældende afdeling vil jævnligt og i forbindelse med afholdelsen af den årlige MUS-samtale kontrollere om medarbejdere er i besiddelse af et gyldigt førerbevis. Hvis førerbeviset mistes i arbejdstiden på grund af alkohol (eller andre grove overtrædelser) vil dette medføre øjeblikkelig bortvisning. 35 6.22 Brug af vagtbil Vagtbilerne skal anvendes i overensstemmelse med de retningslinier, der er fastsat for vagtbilerne i forbindelse med Dokumenteret Drikkevands Sikkerhed. Se under bilag til Personalehåndbogen på F-drevet. I LANGELAND FORSYNING A/S må vagtbilen i vagtperioden anvendes til kørsel mellem hjem og arbejde i vagtperioden samt i mindre omfang til privat kørsel af vagten, for at denne bedst muligt kan være til rådighed. Vagten må eksempelvis gerne tage vagtbilen til familiearrangementer og - aktiviteter for at være til rådighed og kunne reagere hurtigt ved alarm, men vagtens familie skal transportere sig på anden vis. Ligeledes skal det bemærkes, at befordring mellem hjem og arbejde i vagtbil betragtes som fri befordring, og der foretages ikke beskatning, såfremt medarbejderen undlader at foretage befordringsfradrag for strækningen. Hvis det ikke undlades, skal medarbejderen medregne værdien af fri befordring svarende til befordringsfradraget i den personlige indkomst. Derudover ved brug af vagtbilen – brug din sunde fornuft – og ved tvivl spørg din nærmeste leder. 6.23 Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i øvrigt Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i ikke arbejdsmæssig sammenhæng er ikke tilladt. Ved arbejdstids ophør skal firmabiler og entreprenørmaskiner så vidt det er muligt retur til stillepladsen. 6.24 Kommunikation Udmøntning af vores målsætninger stiller for alle i LANGELAND FORSYNING A/S væsentlige krav til kommunikationen internt såvel som eksternt. LANGELAND FORSYNING A/S´s kommunikationsstrategi fremgår af følgende afsnit. 6.24.1 Intern kommunikation Vore medarbejdere i LANGELAND FORSYNING A/S arbejder spredt i hele Langeland Kommune. Derfor kan det være svært at informere alle i LANGELAND FORSYNING A/S på nogenlunde samme tid. For at styrke den interne kommunikation og øge kendskabet til hinanden og vores jobfunktioner, har LANGELAND FORSYNING A/S oprettet et INFOTEK på hjemmesiden. På INFOTEK´et kan lægges oplysninger/meddelelser fra ledelsen, referater fra MED-udvalg, denne personalehåndbog, arrangementer m.v. Alle medarbejdere er forpligtet til at holde sig ajour med hvilke informationerne, der ligger på hjemmesiden. Den nærmeste leder er behjælpelig hermed. Personalemøder Hver afdeling skal jævnligt holde personalemøder. Mødefrekvens er op til den enkelte afdelingsleder. Den nærmeste leder indkalder til mødet. 36 6.24.2 Ekstern kommunikation LANGELAND FORSYNING A/S har en hjemmeside www.Langeland-Forsyning.dk Her ligger nyheder, stillingsannoncer, kampagner, åbningstider, årsrapporter, beskrivelser af de enkelte afdelinger, igangværende /kommende anlægsopgaver, som vi mener kunder, bestyrelse, ejer, presse og øvrige kan have interesse i. Som medarbejder forventes det, at du holder dig nogenlunde ajour med indholdet på vores hjemmeside. Er der forhold, emner el.lign. som du mener kan være relevant på vores hjemmeside, bedes du rette henvendelse til din nærmeste leder. 6.24.3 Pressepolitik Hastighed er altid afgørende i krisesituationer. Derfor er det vigtigt, at vi internt i LANGELAND FORSYNING A/S sikrer, at informationen viderebringes bedst muligt i en svær situation. Sker der noget i LANGELAND FORSYNING A/S, som pressen finder interessant, er det vigtigt, du hurtigst muligt kontakter direktøren eller dennes stedfortræder (Økonomi- og kundechefen). Ovenstående personer er som regel de første, der bliver kontaktet af pressen, og det vil være disse personer, der sætter gang i informationsinitiativer som pressemeddelelse m.m. Derudover må følgende udtale sig: Bestyrelsesformanden Afdelingscheferne Den opgaveansvarlige 6.24.4 Hvad skal jeg sige, hvis pressen kontakter mig? Erfaringen viser, at man hurtigt kan komme til at sige nogle ting til pressen, som kan fordrejes, og som man senere fortryder. Henvender pressen sig til dig, vil vi derfor bede dig om at svare, at du ikke ønsker at udtale dig om sagen, men at de er velkommen til at kontakte en af ovenstående personer. Krisesituationer kan eksempelvis være Arbejdsulykker Defekt produkt Brud på vandledninger Retssager Oversvømmelse af spildevand Pressehetz Sabotage af faciliteter m.m Fokuser på at få problemet løst hurtigst muligt ved krisesituationer. I øvrigt Ved anlægsopgaver, ledningsbrud, nye affaldsfraktioner på genbrugspladser o.s.v. skal der informeres ud til kunder, brugere, interessenter mv. Her kan pressen anvendes aktivt. 37 Det er afdelingslederen og den opgaveansvarlige, der forestår planlægningen af informationen både til presse, hjemmeside, medarbejdere m.m. 6.25 Mødestruktur Generalforsamling: Medio/Ultimo Maj måned. Bestyrelsesmøde: Et hvert kvartal – minimum 4 møder om året. Ledermøde: Hver 14. dag Dagsorden udsendes Referent Ansvarlig for indkaldelse Økonomi- og Kundechef MED- møde: Hvert kvartal Dagsorden udsendes Referent: Direktør Ansvarlig for indkaldelse Direktør Afdelingsmøde: Hver måned Dagsorden udsendes ikke. Referent: Der tages ikke referat. Ansvarlig for indkaldelse Afdelingschef. Juli er i hele Langeland Forsyning A/S mødefri måned. Alle referater lægges på INFOTEK af referent snarligt efter afholdelse af mødet. 6.26 Tillidsrepræsentant i LANGELAND FORSYNING A/S I LANGELAND FORSYNING A/S er der følgende valgte tillidsrepræsentanter: Tillidsrepræsentant for Dansk Metal i LANGELAND FORSYNING A/S: o 1 repræsentant for LANGELAND FORSYNING A/S – Vand og Spildevand Tillidsrepræsentant for 3F i LANGELAND FORSYNING A/S: o 1 repræsentant for LANGELAND FORSYNING A/S – Vand og Spildevand o 1 repræsentant for LANGELAND FORSYNING A/S – Renovation og Genbrug Som tillidsrepræsentant i LANGELAND FORSYNING A/S er denne med til sammen med ledelsen at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold. Samtidig vil tillidsrepræsentanten fungere som talsmand for de medarbejdere, som denne er valgt i blandt. Alle tillidsmænd er medlemmer af MED-udvalget. Uddannelse LANGELAND FORSYNING A/S har en interesse i, at de valgte tillidsrepræsentanter er ”klædt godt på” til at varetage deres opgaver. Indenfor hvert af de nævnte fagforbund tilbydes der nogle grundkurser til de nye tillidsrepræsentanter. 38 I LANGELAND FORSYNING A/S skal nyvalgte tillidsrepræsentanter tilmeldes disse grundkurser – dog efter aftale med ledelse og under behørig hensyn til driften. I de to første år har tillidsrepræsentanten ret til 2 ugers frihed pr. år til deltagelse i de af fagforbundet etablerede grundkurser. Efterfølgende år har tillidsrepræsentanten ret til max. 1 uges frihed til kurser. Dette kan fraviges i enkelte tilfælde. Løn, ophold, mv. i forbindelse med kurser Løn, udgifter til kurser, ophold, forplejning, kørselsgodtgørelse mv. under et kursusophold er et mellemværende mellem den enkelte tillidsrepræsentant og deres fagforbund. I forhold til LANGELAND FORSYNING A/S skal tillidsrepræsentanten registrere ”Fri uden løn” i Klik-systemet. Hvem ”refererer” tillidsmanden til? Nogle af tillidsmændene varetager kollegers interesser fra flere afdelinger. Derfor er det besluttet, at aftaler, der involverer tillidsrepræsentanten f.eks frihed til kurser, møder mv. aftales med nærmeste leder og direktøren. Afholdelse af faglige møder Faglige møder afholdes udenfor arbejdstid. 39