Første linie

Notat
Til:
Trekantområdets Varmetransmissionsselskab I/S
Dato:
Vedr.:
Redegørelse for bestyrelsesudgifter i perioden
2010-2015 med henblik på en vurdering af forvaltningsmæssige og skattemæssige forhold.
1
Resume
09-11-2015
I overensstemmelse med aftalebrev af 16. oktober 2015 har vi udarbejdet en redegørelse
indeholdende en vurdering af de forvaltnings- og skattemæssige forhold vedrørende de afholdte bestyrelsesudgifter i perioden 2010-2014 samt for perioden 1. januar – 31. juli 2015.
Dog har vi alene fået forelagt udgifter til formands- og næstformandshonorar, diæter og kørselsgodtgørelse for perioden 2011-2014.
De overordnede konklusioner og væsentligste forhold er opsummeret her og mere detaljeret
gengivet i omstående afsnit:
Overordnet konklusion
Det er vores vurdering, at udgifterne til bestyrelsen – som de fremgår af de fremsendte bilag –
i al væsentlighed er afholdt inden for rammerne af god forvaltningsskik og de rammer, som et
§ 60-selskab skal agere indenfor.
§ 60-selskaberne er omfattet af den kommunale styrelseslov. Det betyder, at udgifterne til
TVIS’ bestyrelse i lighed med en kommunalbestyrelse skal overholde en række regler og normer for afholdelse af udgifter forbundet med bestyrelsesarbejdet. Det gælder for såvel udbetaling af honorarer som øvrige udgifter.
Landsmøder og årsmøder mv.
Udgiften til landsmøder og årsmøder er opgjort til 158 t.kr. over hele perioden, og har ikke
givet anledning til yderligere bemærkninger.
Diæter
Diæter udbetales i henhold til den kommunale styrelseslov med de gældende satser, og der
foreligger opgørelser over diætberettigende møder, som attesteres af TVIS’ direktør. Udgiften udgør 139 t.kr. i perioden 2011-2014.
Jubilæumsgaver
2 af bestyrelsens medlemmer har i 2014 fået udbetalt gave i forbindelse med 25 års jubilæum
med hver 10.800 kr. (Leif Skov og Steen Dahlstrøm). Steen Dahlstrøm havde dog allerede jubilæum i bestyrelsen tilbage i 2011, men gaven er først udbetalt i 2014 i forbindelse med, at
Leif Skov havde sit jubilæum. TVIS er et § 60-selskab, og vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer skal derfor følge vederlagsbekendtgørelsen for kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Bekendtgørelsen fastlægger udtømmende, hvad der kan ydes vederlag for – og heri indgår
ikke jubilæumsgratiale.
Der er tvivl om gaverne for 25 års arbejde i bestyrelsen reelt skal betragtes som jubilæumsgratiale, og vi har efterfølgende fået oplyst, at både Steen Dahlstrøm og Leif Skov har berigtiget forholdet, således at det udbetalte gratiale er tilbageført til TVIS.
Forholdet peger efter vores vurdering i retning af, at retserhvervelsen til gratialerne er indtrådt forud for tilbagebetalingen, da gratialerne formentlig er modtaget i god tro. Dermed er
der risiko for, at SKAT på trods af tilbagebetalingen fastholder beskatningen.
Side 1
Notat
Studieture/bestyrelsesrejser
Der er i den undersøgte periode afholdt 2 større studieture/bestyrelsesrejser for bestyrelsen
samt 1 studietur, hvor 2 bestyrelsesmedlemmer har deltaget. Samlede udgifter beløber sig til
372 t.kr.
Det er vores vurdering, at det faglige indhold i studieturene er af væsentligt omfang, men det
skal dog bemærkes, at visse dele af indholdet, og de dertil hørende udgifter, er af overvejende turistmæssig karakter.
Reglerne for sondring mellem fagligt indhold og turistmæssig aktivitet vedrørende bestyrelsesrejser er uklare, og det er derfor ikke umiddelbart muligt for os at foretage en endelig
konklusion på, hvorvidt der er tale om udgifter, der med rette kan henføres til den normale
drift i TVIS.
Skattemæssigt er det vores vurdering, at USA rejsens turistmæssige indhold ikke er på et
niveau, hvor beskatning af deltagerne bør komme på tale.
For så vidt angår rejsen til Helsinki i 2015 er det vores vurdering, at denne studieturs turistmæssige indhold ikke er på et niveau, hvor beskatning bør komme på tale. Ligeledes er det
vores vurdering, at studierejsen til Helsinki/Stockholm i 2010 ikke har et turistmæssigt indhold, der kan udløse beskatning.
De er afholdt to middage hver på 1.000 kr. efterfølgende USA-studieturen for Carl Poulsen +
ægtefælle samt Vagn Aage Jensen + ægtefælle. Efter vores opfattelse er deltagerne skattepligtige vedrørende deltagelsen i den afsluttende middag, og værdien af ægtefælledeltagelsen beskattes hos medarbejder/bestyrelsesmedlemmer. Det er oplyst, at TVIS agter at efterindberette til SKAT.
Logotøj
Fra og med 2012 har det været muligt for bestyrelsesmedlemmer at anskaffe beklædningsgenstande med logo på TVIS’ regning for et årligt beløb på 3.000 kr. inkl. moms.
Af de fremsendte fakturaer fra leverandøren ses, at der hovedsageligt er tale om bukser,
skjorter, trøjer, habitter og kjoler og i begrænset omfang undertrøjer/underbukser, bælter,
strømper, tørklæder og sko. Der er 6 personer, som i begrænset omfang har købt undertrøjer/underbukser, bælter, tørklæder, strømper og sko. Vi har efterfølgende påset, der er sket
tilbagebetaling vedrørende tøj/sko/bælter mv. uden logo.
Idet der er sket tilbagebetaling vedrørende tøj/sko/bælter mv. uden logo, giver godet generelt ikke anledning til skattemæssige bemærkninger.
Andre arrangementer
I såvel 2013 som 2014 er der aflagt virksomhedsbesøg/personalearrangement på Billund Travbane med udgifter på henholdsvis 4.298 kr. og 3.040 kr. I begge tilfælde deltager ægtefæller
til bestyrelsesmedlemmer. For begge besøg gør sig i øvrigt gældende, at det fremgår af regningen, at der er betalt et sponsorat på 2.500 kr. ekskl. moms. Hvilken effekt virksomhedsbesøget/personalearrangementet og sponsoratet har som markedsføring har vi ikke mulighed for
at vurdere.
Efter vores vurdering er TVIS’ betaling for deltagelse i arrangementerne på Billund Travbane
skattefrit for deltagerne.
I 2011 fejrede TVIS 25 års jubilæum med en samlet udgift på 178 t.kr. Ved jubilæumsfesten
deltog ifølge det oplyste bestyrelse, tidligere bestyrelsesmedlemmer, forretningsforbindelser
og personale – alle med ægtefæller - i alt 113 personer. Udgiftsniveauet vurderer vi under
hensyntagen til deltagerantal ikke som ekstravagant.
Efter vores vurdering forekommer det korrekt, når TVIS ikke har indberettet værdien til SKAT
som et skattepligtigt personalegode.
Side 2
Notat
To bestyrelsesmedlemmer, direktøren og en medarbejderrepræsentant + ægtefæller har deltaget i afsluttende middag for forhandlergruppen i 2013. Der kan være tvivl om den saglige
begrundelse for, at ægtefæller deltager i en middag uden egenbetaling.
Efter vores opfattelse er deltagerne skattepligtige af deltagelsen, og værdien af ægtefælledeltagelsen beskattes hos medarbejder/bestyrelsesmedlemmer. TVIS har ligeledes pligt til at
indberette beløbet til SKAT, da værdien overstiger 1.100 kr. Det er oplyst, at TVIS agter at
efterindberette til SKAT.
Kørselsgodtgørelse
Baseret på det oplyste om TVIS fremgangsmåde i forbindelse med udbetaling af befordringsgodtgørelser, har TVIS efter vores vurdering foretaget fornøden kontrol med udbetalingerne i
forhold til skattereglerne.
Kolding, den 9. november 2015
BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab
Henrik Halgrener
Partner
Lars Jacobsen
Director, skatte- og momsafdelingen
Side 3
Notat
2
Omfang og metode
Med henvisning til aftalebrev af 16. oktober 2015 mellem BDO og Trekantområdets Varmetransmissionsselskab I/S (TVIS) har vi udarbejdet en redegørelse indeholdende en vurdering af
de forvaltnings- og skattemæssige forhold vedrørende de afholdte bestyrelsesudgifter i perioden 2010-2014 samt for perioden 1. januar – 31. juli 2015.
Som det fremgår af aftalebrevet, baserer vores vurdering sig alene på en systematisk gennemgang af de fra TVIS udleverede bilag for årene 2010 – 2014 samt for perioden 1. januar –
31. juli 2015. Vi skal gøre opmærksom på, at bilag er fremsendt som pdf-filer.
Omfanget af gennemgangen er ved mail af 21. oktober 2015 udvidet, således vi også har foretaget gennemgang af tilsendte bilag vedrørende arbejdstøj og kørselsgodtgørelse/diæter/honorar til for- og næstformand for 2011-2014.
De samlede udgifter udgør iht. TVIS’ egen opgørelse for perioden 2010-2015 følgende:
Art
Beskrivelse
Møder
Landsmøder og årsmøder mv.
158
Øvrige arrangementer
Jubilæumsfest, receptioner, personalearrangementer/virksomhedsbesøg mv.
205
Studieture/bestyrelsesrejser
Helsinki/Stockholm 2010
USA 2012
Helsinki/Stockholm 2015
17
236
119
Øvrige bestyrelsesudgifter
Vingaver sommer og jul til hele bestyrelsen
Lejlighedsgaver
Jubilæumsgaver
Logotøj
IT-udstyr
Formand- og næstformand honorar 2011-2014
Diæter til øvrig bestyrelse 2011-2014
Kørselsgodtgørelse 2011-2014
I alt
3
Pris
t.kr.
82
10
22
55
8
600
139
113
1.764
Afgrænsning
Redegørelsen tager udgangspunkt i udleverede bilag og omfatter ikke en gennemgang af bogholderiet for kontrol af, hvorvidt der i andre posteringer måtte være indeholdt bestyrelsesudgifter.
Redegørelsen omfatter vores vurdering ud fra en skattemæssig og forvaltningsmæssig synsvinkel.
Skattemyndigheder samt Statsforvaltningen kan have en anden vurdering heraf.
Opgaven adskiller sig fra en normal revision ved, at alle bilag er gennemgået systematisk mod
normal revision af årsrapporten, der baserer sig på stikprøver ud fra et fastsat væsentlighedsbeløb. Konklusioner kan derfor være anderledes end konklusioner i forbindelse med de enkelte årsrapporter.
Redegørelsen er udarbejdet af personer, der ikke er en del af revisionsteamet.
Side 4
Notat
4
Sammenfattende konklusion
Det er vores vurdering, at udgifterne til bestyrelsen – som de fremgår af de fremsendte bilag –
i al væsentlighed er afholdt inden for rammerne af god forvaltningsskik og de rammer, som et
§ 60-selskab skal agere indenfor.
§ 60-selskaberne er omfattet af den kommunale styrelseslov. Det betyder, at udgifterne til
TVIS’ bestyrelse i lighed med en kommunalbestyrelse skal overholde en række regler og normer for afholdelse af udgifter forbundet med bestyrelsesarbejdet. Det gælder for såvel udbetaling af honorarer som øvrige udgifter.
I forbindelse med den foretagne gennemgang skal følgende dog anføres:
4.1
Landsmøder og årsmøder mv.
Forvaltningsmæssig vurdering
Udgiften til landsmøder og årsmøder er opgjort til 158 t.kr. over hele perioden og har ikke
givet anledning til yderligere bemærkninger.
4.2
Dokumentation for udbetaling af diæter
Forvaltningsmæssig vurdering
Diæter udbetales i henhold til den kommunale styrelseslov med de gældende satser, og der
foreligger opgørelser over diætberettigende møder, som attesteres af TVIS’ direktør.
På baggrund af de fremsendte attesterede opgørelser for årene 2011-2014 over diætberettigende møder m.m. har vi opgjort de enkelte bestyrelsesmedlemmers antal diæter og sammenholdt med de af TVIS oplyste udbetalinger.
En fuldstændig afstemning mellem antal diæter og oplyste udbetalinger har dog ikke været
mulig, idet der formentlig er tale om forskydninger af udbetalinger mellem de enkelte år. Vi
har dog efterfølgende fået forelagt lønafstemninger, herunder opgørelse af periodiseringer,
som ikke har givet anledning til kommentarer.
Vedrørende 2012 er der efter det oplyste udbetalt vederlag til hvert menigt medlem af bestyrelsen med i alt 2.725 kr. eller samlet 18.685 kr. Antallet af indberettede møder er opgjort til
80, svarende til 8-12 møder pr. medlem. Antallet af registrerede møder er fordoblet i forhold
til 2011.
Vedrørende 2013 er der efter det oplyste udbetalt vederlag til menige medlemmer af bestyrelsen med i alt 44.025 kr. Antallet af indberettede møder er opgjort til 92, svarende til 11-12
møder pr. medlem.
Vedrørende 2014 er der efter det oplyste udbetalt vederlag til menige medlemmer af bestyrelsen med i alt 60.285 kr. Antallet af indberettede møder er opgjort til 122, hvoraf 1 medlem alene tegner sig for 38 (Lars Schmidt). Årsagen hertil er, at Lars Schmidt har været bisidder ved alle formandsmøder i 2014 med henblik på at overtage formandsskabet.
Det er oplyst, at årsagen til det stigende antal møder primært skyldes, at der i forbindelse
med DONG forhandlingerne om ny varmeaftale, hvor 3KV (sammenslutning af varmeværkerne
som TVIS leverer varme til) også gav tilbud, var 6 af bestyrelsesmedlemmerne, som var inhabile. Derfor blev stedfortræderne for de 6 bestyrelsesmedlemmer indkaldt, når der var beslutninger omkring den nye varmeaftale (Bestyrelse I og Bestyrelse II).
Side 5
Notat
Konklusion
Diæter udbetales i henhold til den kommunale styrelseslov med de gældende satser, og der
foreligger opgørelser over diætberettigende møder, som attesteres af TVIS’ direktør.
Gennemgangen har ikke givet anledning til yderligere kommentarer.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
4.3
Udbetaling af gave (jubilæum)
Forvaltningsmæssig vurdering
2 af bestyrelsens medlemmer har i 2014 fået udbetalt gave i forbindelse med 25 års jubilæum
med hver 10.800 kr. (Leif Skov og Steen Dahlstrøm). Steen Dahlstrøm havde dog allerede jubilæum i bestyrelsen tilbage i 2011, men gaven er først udbetalt i 2014 i forbindelse med, at
Leif Skov havde sit jubilæum.
TVIS er et § 60-selskab, og vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer skal derfor følge vederlagsbekendtgørelsen for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Bekendtgørelsen fastlægger udtømmende, hvad der kan ydes vederlag for – og heri indgår ikke jubilæumsgratiale.
Der er tvivl om gaverne for 25 års arbejde i bestyrelsen, reelt skal betragtes som jubilæumsgratiale, og vi har efterfølgende fået oplyst, at både Steen Dahlstrøm og Leif Skov har berigtiget forholdet, således at det udbetalte gratiale er tilbageført til TVIS.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Skattemæssig behandling
Reglerne om beskatning af jubilæumsgratialer fremgår af ligningslovens § 7 U. Det fremgår
heraf, at gaver, godtgørelser og gratialer fra den skattepligtiges arbejdsgiver omfattes af
regelsættet.
Da TVIS ikke er arbejdsgiver i relation til Leif Skov og Steen Dahlstrøm, finder reglerne i LL § 7
U ikke anvendelse vedrørende de i 2014 udbetalte jubilæumsgratialer. Udbetalingerne er
derfor fuldt ud skattepligtige for modtagerne.
TVIS har korrekt indberettet gratialerne til SKAT, og ligeledes har TVIS korrekt indeholdt Askat og AM-bidrag.
Det er oplyst, at Steen Dahlstrøm og Leif Skov har tilbagebetalt gratialet til TVIS.
Af SKAT’s juridiske vejledning fremgår, at har skatteyder modtaget løn med urette, skal tilbagereguleringen af beløbet foretages i det/de år, hvor beløbet er optjent og medregnet ved
indkomstopgørelsen.
Tilbagebetaling af jubilæumsgratialer, hvortil bestyrelsesmedlemmerne ikke har erhvervet
ret, medfører således, at beskatningen elimineres.
Forholdet peger efter vores vurdering i retning af, at retserhvervelsen til gratialerne er indtrådt forud for tilbagebetalingen, da gratialerne formentlig er modtaget i god tro. Dermed er
der risiko for, at SKAT på trods af tilbagebetalingen fastholder beskatningen.
4.4
Studieture
Forvaltningsmæssig vurdering
Der er i den undersøgte periode afholdt 3 større studieture/bestyrelsesrejser.
Side 6
Notat
De samlede udgifter til de tre studieture udgjorde:
2010 – Helsinki/Stockholm
2012 – USA
2015 – Helsinki/Stockholm
(3 dage)
(8 dage)
(4 dage)
112 t. kr.
326 t. kr.
189 t. kr.
Vi har fået forelagt program for de tre studieture.
Helsinki/Stockholm 2010 (deltagere 13 personer: 2 fra bestyrelsen/2 fra personalet/9 fra
fjernvarmeværker)
Udover transporttid indeholder rejsen ifølge programmet et fagligt indhold med besøg hos
Keravan Energia i Kerava (50 MW biomassebaseret kraftvarmeværk), Helsinki Energia, Besøg
hos Katri Vala varmepumpeanlæg (90 MW varme 60 MW køling) og besøg i energitunnel i Helsinki. Der sejles med færge til Stockholm med besøg hos Vattenfall i Vällingby.
(Det er oplyst, der ikke er tale om en decideret studietur for bestyrelsen, men en studietur
for ledelsen i TVIS samt repræsentanter fra fjernvarmeværkerne, hvor også 2 fra TVIS’ bestyrelse deltog).
USA (deltagere 10 personer: 7 fra bestyrelsen/3 fra personalet)
Udover transporttid indeholder rejsen ifølge programmet et fagligt indhold med besøg i Empire State Building med deres guide vedrørende energirenovering af bygningen samt anvendelse af vedvarende energi, besøg i Greensburg i City Hall og Green Town-project, besøg hos
Schiller Station (biomasseværk) i Portsmouth - New Hampshire, besøg hos Connecticut Center
for Advanced Technology, Inc. i Hartford (brændselscelleteknologi).
Helsinki/Stockholm 2015 (deltagere 11 personer: 7 fra bestyrelsen/4 fra personalet)
Udover transporttid indeholder rejsen ifølge programmet et fagligt indhold med besøg i
Keravan Energia (50 MW biomassebasseret Kraftvarmeværk), besøg i Biomasseanlæg Powerplant i Lahti med efterfølgende bestyrelsesmøde og besøg hos Helsinki Energia, Katri Vala
Heat Pump Plant.
De udgifter, der kan henregnes til de deltagende bestyrelsesmedlemmer er opgjort til:
2010 – Helsinki/Stockholm (2 deltagere fra bestyrelsen)
2012 – USA (7 deltagere fra bestyrelsen)
2015 – Helsinki/Stockholm (7 deltagere fra bestyrelsen)
17 t.kr.
236 t.kr.
119 t.kr.
Det er vores vurdering, at det faglige indhold i studieturene er af væsentligt omfang, men det
skal dog bemærkes, at visse dele af indholdet og de dertilhørende udgifter er af overvejende
turistmæssig karakter. Det vedrører:



En hel dag i New York med guide og efterfølgende musical på Broadway om aftenen.
Udgifter til musical og guide har udgjort 11.592 kr.
Efter overnatning i New York er der næste formiddag besøg i kirke med tilhørende gospelkoncert
Studieturen til Helsinki i 2015 slutter jf. programmet med det faglige indhold i Helsinki, men der rejses om eftermiddagen/natten videre med færge til Stockholm med efterfølgende guidet tur i Stockholm og frokost og dernæst hjemrejse med fly til Billund
– udgifter færge og sightseeing uden bespisning udgør alene 20.380 kr.
Reglerne for sondring mellem fagligt indhold og turistmæssig aktivitet vedrørende bestyrelsesrejser er uklare, og det er derfor ikke umiddelbart muligt for os at foretage en endelig
konklusion på, hvorvidt der er tale om udgifter, der med rette kan henføres til den normale
drift i TVIS.
Der henvises i øvrigt til bilag 1 med Velfærdsministeriet brev af 9. april 2008 til en privat
person - j.nr. 2006-2110/961-1.
Studieturene har indeholdt udgifter til drikkevarer, men hvorvidt de har været af større omfang end rimeligt på en studietur, har vi ikke forholdt os til.
Side 7
Notat
Det er konstateret, at der er afholdt to middage hver på 1.000 kr. efterfølgende i forbindelse
med USA-studieturen på hhv. Den Gyldne Hane i Kolding og Hedebo i Vejers for Carl Poulsen +
ægtefælle samt Vagn Aage Jensen + ægtefælle. Det er oplyst, at de to bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med overbookning på hjemturen fra USA måtte bruge en 1 dag i Oslo og ikke
kunne komme videre før kl. 18 samme aften. Som kompensation herfor, har TVIS betalt en
middag til 1.000 kr. hver for de to bestyrelsesmedlemmer inkl. ægtefæller.
Der er desuden afholdt ca. 1.200 kr. til fotoalbum i forbindelse med turen, som ifølge det
oplyste dokumenterer det faglige indhold på studieturen med besøg hos erhvervsvirksomheder.
Det var oprindeligt planlagt, at der skulle deltage 8 bestyrelsesmedlemmer, men på grund af
sygdom deltog alene 7 medlemmer. Det er oplyst, at udgift til fly, hotel og musical mv. indgår for 8 personer, da det ikke har været muligt at få refunderet udgifterne.
Det er endvidere konstateret udokumenterede udgifter på turene som vedrører:
USA-turen med 1.559 kr., som er oplyst vedrører:
 køb af is ved en isbod – hvor der ikke var en kvittering for købet
 betaling for aflevering af gave som tak for rundvisning og information ifm. besøg,
hvor udgift dækker persons transportudgifter etc.
 køb af drinks i pausen ifm. musical – ingen mulighed for kvittering
 udlæg til køb af medicin – ingen kvittering modtaget
Helsinki-turen 2015 med 400 kr., som er oplyst vedrører:

taxabon, som er mistet, samt drikkepenge.
Desuden er der betalt en donation i forbindelse med besøg i Kirke/Gospelkoncert svarende til
290 kr. vedrørende USA-turen.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Skattemæssig behandling
For studierejser af generel karakter er det afgørende for deltagernes beskatning, at rejsen er
afholdt i virksomhedens interesse. Rejsens indhold skal dermed være relevant for virksomheden, men selv om rejsen indeholder turistmæssigt islæt, har dette ikke nødvendigvis betydning.
Der findes en righoldig praksis, der belyser, hvor meget det turistmæssige må veje i forhold
til rejsens faglige indhold. Baseret på den foreliggende praksis vil beskatning normalt komme
på tale, hvis det relevante studiemæssige element er helt ubetydeligt i forhold til det turistmæssige. Ligeledes kan det være et væsentligt moment, om der deltager ægtefæller på rejsen.
Det lægges til grund, at de 3 beskrevne studierejser alle har et fagligt indhold, som er relevant for TVIS, og at der ikke har deltaget ægtefæller på rejserne.
Det springende punkt er herefter, om det turistmæssige indhold har været ubetydeligt i forhold til det faglige indhold.
For så vidt angår 7 dages rejsen til USA er ca. halvanden dag gået med turistmæssige aktiviteter i New York. Ifølge programmet for studieturen er øvrige dage relativt tæt pakket med
faglige aktiviteter samt transport mellem de besøgte studiesteder.
Efter vores vurdering er USA-rejsens turistmæssige indhold ikke på et niveau, hvor beskatning
af deltagerne bør komme på tale.
Side 8
Notat
Rejsen til Helsinki i 2015 har efter det oplyste ligeledes indeholdt et tæt pakket fagligt program i de første 3 dage. Hvorimod den sidste rejsedag med færgetur og sightseeing i Stockholm mv. alene har turistmæssigt indhold.
Samlet set er det vores vurdering, at denne studieturs turistmæssige indhold heller ikke er på
et niveau, hvor beskatning bør komme på tale. Der er herved bl.a. henset til, at de samlede
udgifter vedrørende færgetur til Stockholm mv. alene udgør ca. 1/6 af studieturens samlede
udgifter.
Ligeledes er det vores vurdering, at studierejsen til Helsinki/Stockholm i 2010 ikke har et
turistmæssigt indhold, der kan udløse beskatning.
Vedrørende kompensationsmiddagene på hhv. Den Gyldne Hane i Kolding og Hedebo i Vejers
for Carl Poulsen + ægtefælle samt Vagn Aage Jensen + ægtefælle er der efter vores opfattelse tale om betaling af private udgifter. TVIS burde derfor have indeholdt A-skat og AM-bidrag
af værdien på 1.000 kr. for Vagn Aage Jensen og Carl Poulsen. TVIS har oplyst, at der vil blive
foretaget efterindberetning til SKAT.
4.4.1 Evaluering af bestyrelsesrejser/studieture
I henhold til afgrænsning og metode har vi alene foretaget en systematisk gennemgang af
samtlige udleverede bilag vedrørende bestyrelsens udgifter for årene 2010 – 2014 samt for
perioden 1. januar – 31. juli 2015.
Vi har jf. kapitel 4.4 påset, at der foreligger program for de 2 bestyrelsesrejser og 1 rejse,
hvor 2 bestyrelsesmedlemmer deltog, men ikke modtaget en nærmere evaluering af de tre
bestyrelsesrejser.
Såfremt der ikke foreligger en nærmere evaluering af rejserne, anbefaler vi, at TVIS i forbindelse med fremadrettede bestyrelsesrejser udarbejder en efterfølgende evaluering, som fra
et forvaltningsmæssigt synspunkt nærmere beskriver, hvorvidt formålet med rejsen blev opfyldt, og hvilke eventuelle tiltag/erfaringer der arbejdes videre med.
4.5
Gaver
Forvaltningsmæssig vurdering
TVIS har, efter det oplyste, ikke nedfældet regler i forbindelse med gaver, og vi har derfor
ikke kunnet sammenholde de afholdte udgifter med et sådant regelsæt. Ved gennemgangen
af de udleverede bilag er det konstateret:


at der til bestyrelse I og II er givet henholdsvis sommer- og julevin for i alt ca. 780 1.400 kr. pr. år.
at der er ydet gave i 2010 i forbindelse med Leif Skovs jubilæum som kommunalbestyrelsesmedlem på 2.500 kr.
De årlige lejlighedsgaver i form af vin overstiger således bagatelgrænsen på 1.100 kr. Den
samlede udgift til vingaver til bestyrelsen udgør i perioden 2010-2015 81.701 kr.
Der er herudover ydet en række lejlighedsgaver i anledning af runde fødselsdage, sygdom og
jubilæer samt udtræden af bestyrelsen, hvilket ikke giver anledning til kommentarer. Der er i
perioden ydet lejlighedsgaver til en samlet udgift på 9.899 kr.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Side 9
Notat
Skattemæssig behandling
Ad vingaver)
Med virkning fra og med indkomståret 2011 blev indført en skattefri bagatelgrænse for personalegoder, hvorefter en ansat mv. ikke bliver beskattet af modtagne personalegoder, hvis den
samlede værdi af goderne ikke overstiger 1.000 kr. pr. år. Satsen er på 1.100 kr. i årene 2013,
2014 og 2015.
Hvis den beløbsmæssige grænse overskrides, beskattes den ansatte mv. af hele beløbet, ikke
kun af det overskydende beløb. Bestemmelsen omfatter ligeledes personer, der er valgt til
medlem af eller medhjælp for bestyrelser mv.
Julegaver i form af naturalier beskattes dog ikke, uanset overskridelse af ovennævnte bagatelgrænse, så længe værdien af julegaven ikke overstiger 800 kr. (700 kr. i 2013 og tidligere
år).
Julevinen er dermed ikke skattepligtig, da værdien ikke overstiger grænsen på 700 kr./800
kr.
Indberetningspligten for gaver følger skattepligtsreglerne. TVIS har dermed indberetningspligt
i relation til goder, der overstiger et beløb svarende til den skattefrie bagatelgrænse på 1.000
kr./1.100 kr. Dog er der ikke indberetningspligt for de enkelte goder, der ikke i sig selv overskrider bagatelgrænsen, heller ikke, hvis flere goder samlet set overstiger beløbsgrænsen.
I relation til skatte- og indberetningspligten er det således afgørende, om sommer- og julevin
anses som én samlet gave eller som to adskilte gaver.
Efter vores vurdering må sommer- og julevin anses som to adskilte gaver. TVIS har dermed
ikke pligt til at indberette værdien til SKAT, da værdien af den enkelte gave ikke overstiger
1.000 kr./1.100 kr.
Vingaverne i form af sommervin er dog utvivlsomt skattepligtige for modtagerne, idet den
samlede værdi af sommer- og julevin i hvert af årene har udgjort mere end 1.000 kr./1.100
kr.
Ad lejlighedsgaver)
Ifølge SKAT’s juridiske vejledning finder praksis for beskatning af lejlighedsgaver uden for
ansættelsesforhold også anvendelse på lejlighedsgaver fra arbejdsgiveren.
Det er kun sædvanlige gaver i anledning af runde fødselsdage og lignende begivenheder, der
er skattefrie for modtageren. Omfattet af praksis for lejlighedsgaver er ligeledes gaver i anledning af færdiggørelse af uddannelse eller fratræden i forbindelse med overgang til pension.
Skattefriheden omfatter kun lejlighedsgaver med en værdi, der ikke overstiger, hvad der
almindeligvis anses for passende for den konkrete begivenhed. Der er ikke fastsat faste beløbsgrænser for værdien af skattefri lejlighedsgaver. Skatterådet har i en konkret afgørelse
udtalt, at værdien af en lejlighedsgave efter omstændighederne vil kunne overstige beløbsgrænsen for skattefri julegaver.
Lejlighedsgaver fra TVIS giver ikke anledning til bemærkninger, da gaverne må anses at være
i et passende niveau for den konkrete begivenhed.
Side 10
Notat
4.6
Tøj
Forvaltningsmæssig vurdering
Fra og med 2012 har det været muligt for bestyrelsesmedlemmer at anskaffe beklædningsgenstande med logo på TVIS’ regning for et årligt beløb på 3.000 kr. inkl. moms. Udgifter til
brodering af logo og forsendelse afholdes af TVIS ved siden af.
Af de fremsendte fakturaer fra leverandøren ses, at der hovedsageligt er tale om bukser,
skjorter, trøjer, habitter og kjoler og i meget begrænset omfang undertrøjer/underbukser,
bælter, strømper, tørklæder og sko. Der er 6 personer, som i begrænset omfang har købt
undertrøjer/underbukser, bælter, tørklæder, strømper og sko.
Ifølge de fremsendte bilag har TVIS’ opgjort udgiften til:
2012
11.686 kr.
2013
16.800 kr.
2014
15.588 kr.
2015
11.400 kr. (1. halvår)
I alt 55.474 kr. i perioden. Ikke alle bestyrelsesmedlemmer har brugt ordningen, og for de der
har anvendt ordningen, spænder forbruget sig fra 3 – 12 t.kr. over hele perioden.
Vi anbefaler, at TVIS nærmere præciserer reglerne for, hvilket tøj, der kan købes, da den
nuværende formulering for enkelte har givet anledning til tvivl.
Vi har efterfølgende påset, at der er sket tilbagebetaling vedrørende tøj/sko/bælter mv.
uden logo.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Skattemæssig behandling
Som udgangspunkt er udgifter til tøj en privat udgift. Medarbejdere/bestyrelsesmedlemmer,
der får stillet tøj, sko eller anden beklædning til rådighed af sin arbejdsgiver, er derfor skattepligtig af markedsværdien heraf.
Tøj til brug for arbejdet kan være omfattet af bagatelgrænsen for erhvervsrelaterede goder,
hvis tøjet i overvejende grad er stillet til rådighed af hensyn til den ansattes arbejde. Bagatelgrænsereglerne omfatter ligeledes bestyrelsesmedlemmer.
Der er ikke tale om en bundgrænse, men en bagatelgrænse. Dvs. overstiger årets bagatelgrænsegoder 5.700 kr. (2015-sats), vil hele beløbet være skattepligtigt og ikke kun den del,
hvormed værdien overstiger grænsen.
Arbejdsgiverbetalt tøj er efter praksis kun omfattet af ovennævnte bagatelgrænse for arbejdsrelaterede goder, hvis der er en direkte sammenhæng mellem tøjet og arbejdets udførelse.
Bagatelgrænsen for arbejdsrelaterede goder kan derfor ikke anvendes, hvis tøjet har karakter
af almindelig privat beklædning, da der i så fald ikke kan påvises en konkret sammenhæng
med den ansattes arbejde. Omvendt, hvis tøjet tydeligt fremstår som firmabeklædning med
synligt navn, logo eller tilsvarende, og i overvejende grad bliver brugt i arbejdstiden, og det
efter en konkret vurdering ikke erstatter privat tøj, er det omfattet af bagatelgrænsen.
Det er kun goder, som arbejdsgiveren har stillet til rådighed for den ansatte overvejende af
hensyn til den ansattes udførelse af arbejdet, der indgår i bedømmelsen af, om bagatelgrænsen er overskredet.
TVIS har ikke pligt til at påse, om bagatelgrænsen er overskredet for medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer. TVIS har derfor selvsagt heller ingen indberetnings- eller indeholdelsespligSide 11
Notat
ter i relation til goder omfattet af bagatelgrænsereglerne. Derimod har det enkelte bestyrelsesmedlem pligt til at selvangive goderne, såfremt grænsen er overskredet.
Idet der er sket tilbagebetaling vedrørende tøj/sko/bælter mv. uden logo, giver godet generelt ikke anledning til bemærkninger.
4.7
IT
Forvaltningsmæssig vurdering
Der er i 2012 indkøbt iPads (uden sim-kort) til to bestyrelsesmedlemmer (Charlotte Uhrskov
for 3.879 kr. og Henning L. Jensen for 4.557 kr.) til brug for bestyrelsesarbejdet. Begge er
repræsentanter fra varmeselskaber og havde således ikke som de øvrige bestyrelsesmedlemmer i forvejen iPad’s i kraft af byrådshverv.
Køb af iPads til bestyrelsesmedlemmer til brug for bestyrelsesarbejdet giver i forvaltningsmæssig henseende ikke anledning til kommentarer.
Der er efter aftale til gengæld i samme år ikke udleveret logotøj.
Efter det oplyste er iPads TVIS’ ejendom, men der er p.t. ikke oprettet aftale om tilbagelevering.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Skattemæssig behandling
Skattemæssigt sidestilles en iPad med en computer. Når en iPad stilles til rådighed for den
ansatte eller et bestyrelsesmedlem til brug for arbejdet, medfører godet ikke beskatning.
Skattefriheden gælder dog ikke, hvis den ansatte eller bestyrelsesmedlemmet ved lønomlægning har kompenseret arbejdsgiveren mv. for at få stillet udstyret til rådighed. I sådanne tilfælde beskattes bestyrelsesmedlemmet af et beløb svarende til 50 % af iPad’ens nypris i det
eller de indkomstår, hvor iPad’en er til medlemmets rådighed.
Efter vores vurdering kan det ikke fuldstændig udelukkes, at der konkret kan være tale om
lønomlægning. Manglende indberetning af godet til SKAT vurderes dog at kunne forsvares.
4.8
Andre arrangementer
4.8.1 Billund Trav
Forvaltningsmæssig vurdering
I såvel 2013 som 2014 er der aflagt virksomhedsbesøg/personalearrangement på Billund Travbane med udgifter på henholdsvis 4.298 kr. og 3.040 kr. I begge tilfælde deltager ægtefæller
til bestyrelsesmedlemmer. For begge besøg gør sig i øvrigt gældende, at det fremgår af regningen, at der er betalt et sponsorat på 2.500 kr. ekskl. moms.
Hvilken effekt virksomhedsbesøget/personalearrangementet og sponsoratet har som markedsføring har vi ikke mulighed for at vurdere.
Skattemæssig behandling
Det er oplyst, at alle ansatte og bestyrelsesmedlemmer med ægtefæller/ledsagere og børn
var inviteret til arrangementerne på Billund Travbane. Arrangementet inkluderede rundvisning, spisning samt væddeløb. Der er tale om enkeltstående arrangementer.
Side 12
Notat
Efter vores vurdering er TVIS’ betaling for deltagelse i arrangementerne skattefrit for deltagerne. Arrangementerne er i såvel udstrækning som udgiftsniveau sammenlignelig med flere
af de i SKAT’s juridiske vejlednings eksempler på skattefri arrangementer.
4.8.2 Jubilæumsfest
Forvaltningsmæssig vurdering
I 2011 fejrede TVIS 25 års jubilæum med en samlet udgift på 178 t.kr. Samtlige ansatte og
bestyrelsesmedlemmer med ledsagere var inviteret til festen. Omregnet til udgift pr. deltager
udgør udgiften 1.575 kr., hvoraf mad og drikkevarer udgjorde 1.159 kr. Kuvertprisen er over
den normalt accepterede grænse på 1.000 kr. pr. kuvert, men der er dog tale om en fest,
hvor både mad, kaffe, natmad og drikkevarer under hele aftenen indgår.
Der har desuden før jubilæumsfesten været afholdt en prøvesmagning af menuen inkl. vin for
8 personer, hvoraf 2 fra bestyrelsen har deltaget. Munkebjerg Hotel har afholdt udgiften til
maden, hvor TVIS har afholdt udgiften til vin svarende til 3.069 kr.
Ved jubilæumsfesten deltog ifølge det oplyste bestyrelse, tidligere bestyrelsesmedlemmer,
forretningsforbindelser og personale – alle med ægtefæller - i alt 113 personer.
Udgiftsniveauet vurderer vi under hensyntagen til deltagerantal ikke som ekstravagant.
Skattemæssig behandling
Vi er ikke bekendt med afgørelser, hvor deltagere i sådanne helt enkeltstående arrangementer i anledning af en stor virksomhedsbegivenhed er blevet beskattet. Efter vores vurdering
forekommer det korrekt, når TVIS ikke har indberettet værdien til SKAT som et skattepligtigt
personalegode.
4.8.3 Deltagelse i låneforhandling med KL
Forvaltningsmæssig vurdering
I 2013 har to bestyrelsesmedlemmer deltaget i møde omkring låneforhandling med KL. Vi har
efterspurgt specifikation af roomcharge restaurant/bar regning for 402 kr. Det har ikke været
muligt at fremskaffe den – beløbet vurderes uvæsentligt.
Skattemæssig behandling
Udgiften giver ikke anledning til særlige bemærkninger.
4.8.4 Forhandlergruppen afsluttende middag
Forvaltningsmæssig vurdering
To bestyrelsesmedlemmer, direktøren og en medarbejderrepræsentant + ægtefæller har deltaget i afsluttende middag for forhandlergruppen i 2013. Der kan være tvivl om den saglige
begrundelse for, at ægtefæller deltager i en middag uden egenbetaling.
Kuvertprisen er på 1.250 kr. pr. person inkl. moms og er over den normalt accepterede grænse på 1.000 kr. pr. kuvert.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Side 13
Notat
Skattemæssig behandling
Arrangementer med deltagelse af enkelte udvalgte medarbejdere/bestyrelsesmedlemmer som
opfølgning på en veludført arbejdsopgave vil normalt kunne betragtes som belønning. Deltagelse af ægtefæller trækker yderligere i denne retning.
Efter vores opfattelse er deltagerne derfor skattepligtige af deltagelsen, og værdien af ægtefælledeltagelsen beskattes hos medarbejder/bestyrelsesmedlemmer. TVIS har ligeledes pligt
til at indberette beløbet til SKAT, da værdien overstiger 1.100 kr.
Det er oplyst, at TVIS agter at efterindberette til SKAT.
4.9
Dokumentation for udbetaling af kørselsgodtgørelse m.m.
Forvaltningsmæssig vurdering
Der foreligger fra TVIS’ side en oversigt over de udbetalte kørselsgodtgørelser, ligesom der er
fremsendt pdf-filer med de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgørelse over kørte kilometre.
Disse opgørelser indeholder dog alene en formålsangivelse og antal kørte kilometre, men bl.a.
ingen angivelse af hvorfra og hvortil.
Da denne undersøgelse alene tager udgangspunkt i fremsendte bilag i form af pdf-filer, har
det ikke været muligt at foretage krydstjek til øvrige oplysninger om formål og rejsemål.
Der henvises til bilag 2 med opgørelse opdelt på enkeltpersoner.
Skattemæssig behandling
Ifølge bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 er det en forudsætning for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren/hvervgiveren fører kontrol med antallet af
kørte kilometer i lønmodtagerens egen bil. Reglerne gælder tilsvarende i forbindelse med
udbetaling til bestyrelsesmedlemmer.
Kørselsbilag vedrørende den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer.
Kørslens erhvervsmæssige formål.
Dato for kørslen.
Kørslens mål med eventuelle delmål.
Angivelse af antal kørte kilometer.
De anvendte satser.
Beregning af befordringsgodtgørelsen.
Endvidere stiller SKAT i praksis krav om, at bilens registreringsnummer er påført bilaget.
Ved gennemgangen af kørselsbilag har vi konstateret, at der bl.a. ikke er oplysninger om,
hvorfra og hvortil kørslen er foretaget.
SKAT’s og klageinstansernes praksis på området er meget streng. Manglende angivelse af destinationer kan i sig selv være diskvalificerende og medføre beskatning af de udbetalte godtgørelser.
TVIS har supplerende oplyst, at de angivne afstande for det enkelte medlem er den registrerede afstand mellem bolig og TVIS, hvor møderne afholdes. Der er hver gang en aftale om km
mellem det enkelte bestyrelsesmedlem og sekretæren. Såfremt kørslen afviger fra hjem/TVIS
har sekretær og bestyrelsesmedlem specifikt aftalt hvorfra og hvortil.
Side 14
Notat
TVIS har oplyst, at kørselsbilagene for god ordens skyld også bagudrettet vil blive påført destinationer, og at dette vil kunne gøres med stor sikkerhed.
Baseret på det oplyste om TVIS fremgangsmåde i forbindelse med udbetaling af befordringsgodtgørelser, har TVIS efter vores vurdering foretaget kontrol med udbetalingerne. Ved vurderingen er det forudsat, at der maksimalt er udbetalt godtgørelser for den faktisk kørte
strækning.
Som følge af TVIS manglende overholdelse af formalia, jf. bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts
2000, kan det ikke helt udelukkes, at SKAT ved en gennemgang af bilagene vil underkende
skattefriheden.
4.9.1 Udbetaling af kørselsgodtgørelse
Vi anbefaler, at der ved udbetaling af kørselsgodtgørelse til bestyrelsen sker en yderligere
kvalitetskontrol af kørselsbilag – til sikring af at de opfylder reglerne herfor.
Det er oplyst, at TVIS allerede har etableret en kvalitetskontrol af kørselsgodtgørelse for
2015.
5
Anbefalinger
5.1
Retningslinjer for bestyrelsesudgifter
Det er oplyst, der ikke foreligger retningslinjer for møder, rejser og repræsentation, herunder
gaveregulativ.
På baggrund af gennemgangen, jf. kapitel 3, anbefaler vi, at TVIS fremadrettet indfører retningslinjer for afholdelse af udgifter til møder, rejser, repræsentation og gaver.
Det er oplyst, at direktionen har iværksat udarbejdelse af retningslinjer for møder, rejser og
repræsentation, som snarest vil blive godkendt i bestyrelsen.
Side 15
Notat
Bilag 1
Velfærdsministeriets brev af 9. april 2008 til en privatperson, - (j.nr. 2006-2110/961-1)
Om et kommunalt fællesskabs studietur med ledsagere
Udtalt, at spørgsmålet om, hvorvidt et kommunalt fællesskab kunne arrangere en studietur
for bestyrelsesmedlemmer og administrative medarbejdere samt deres ledsagere, ikke er
reguleret i den skrevne lovgivning.
Det forhold, at vederlagsreglerne i lov om kommunernes styrelse sammen med eventuelle
regler om vederlag i vedtægterne for det kommunale fællesskab indeholder en udtømmende
regulering af kommunale politikeres vederlæggelse, indebærer, at det ikke er lovligt at vederlægge disse politikere på anden måde, end hvad der følger heraf. Det ville således ikke
være lovligt at afvikle en studietur med det formål at honorere disse politikere. Vederlagsreglerne afskærer derimod ikke kommunale politikere fra at deltage i en studietur, der har et
andet formål end at honorere politikerne.
Hvorvidt et kommunalt fællesskab lovligt kunne arrangere en studietur, skulle på den baggrund afgøres efter almindelige kommunalretlige grundsætninger om kommuners opgavevaretagelse – de såkaldte kommunalfuldmagtsregler.
Udtalt, at det som udgangspunkt måtte anses for lovligt, at et kommunalt fællesskab organiserer en studietur, hvor hovedformålet med turen og den overvejende del af turens program
vedrører forhold, der har betydning for løsning af opgaver i det kommunale fællesskab og at
studieturen, ud over aktiviteter, der har betydning for løsning af opgaver i det kommunale
fællesskab, tillige i et vist begrænset omfang omfatter turistmæssige aktiviteter. Dette kan
bl.a. have baggrund i fællesskabets interesse i at etablere, bevare og styrke et godt arbejdsklima indbyrdes mellem fællesskabets bestyrelse og ledelse og til at skabe et godt og konstruktivt samarbejde.
I den konkrete sag udtalt, at det var lovligt for det kommunale fællesskab at organisere og
afholde udgifter til 13 bestyrelsesmedlemmers og fire administrative medarbejderes studietur. Ministeriet lagde således til grund, at studierejsen havde haft betydning for løsning af
opgaver i det kommunale fællesskab. Det forhold, at turen tillige indeholdt turistmæssige
aktiviteter i begrænset omfang, førte ikke til, at ministeriet fandt, at der var tilstrækkeligt
grundlag for at antage, at fællesskabets skøn i denne situation var ulovligt.
Udtalt, at spørgsmålet om, hvorvidt det kommunale fællesskab kunne afholde udgifter til, at
ledsagere til 12 af bestyrelsesmedlemmerne og 4 administrative medarbejdere deltog i studieturen, heller ikke er reguleret i den skrevne lovgivning, hvorfor dette spørgsmål tillige
skulle afgøres efter kommunalfuldmagtsreglerne.
Udtalt, at det kommunale fællesskab ikke lovligt kunne afholde udgifter til ledsagernes deltagelse i studierejsen med det formål at styrke et tillidsfuldt og godt samarbejde i bestyrelsen.
Efter ministeriets opfattelse skulle et godt samarbejde i et kommunalt fællesskabs bestyrelse
som udgangspunkt sikres uafhængig af ledsageres eventuelle deltagelse i studieture. Der forelå ikke sådanne særlige omstændigheder i den foreliggende sag, der kunne begrunde en fravigelse af dette udgangspunkt.
På den baggrund udtalt, at det var ulovligt for det kommunale fællesskab at afholde udgifter
til ledsagernes deltagelse i studierejsen, og at fællesskabet dermed havde givet ulovlig støtte
til ledsagerne.
Vedrørende spørgsmålet om sanktionsanvendelse udtalt, at ministeriet ikke kunne fastslå, at
bestyrelsesmedlemmerne ud fra de i sagen foreliggende omstændigheder, herunder den ydede vejledning fra den daværende administrerende direktør forud for den trufne beslutning,
burde have indset, at studierejsen ville medføre ulovlig støtte til ledsagerne.
Det kunne således ikke antages, at det kommunale fællesskabs tab var opstået som en følge
af, at bestyrelsesmedlemmerne havde udvist en uforsvarlig adfærd, der kunne tilregnes dem
som forsætlig eller uagtsom. Ministeriet havde derfor ikke grundlag for at ændre statsamtets
beslutning om at undlade at rejse en erstatningssag mod bestyrelsesmedlemmerne.
Side 16