KOMBIT strategi 2013-2017

Transcription

KOMBIT strategi 2013-2017
Revideret ultimo 2014
KOMBIT strategi
2013-2017
Kommunernes ejerskab til KOMBITs
fællesløsninger skal styrkes
KOMBIT har eksisteret i fem år som et it-fællesskab, der
varetager fælleskommunale it-indkøb og it-leverandør­
styring for kommunerne. I denne periode har KOMBIT
skabt gevinster for kommunerne på 1,89 mia. kr.
Kommunerne har påbegyndt rejsen mod at hjemtage
ansvaret for it-løsningerne fra KMD. Det er sket ved at stå
sammen om det fælles monopolbrud, og via tilslutnings­
aftaler er opgaven placeret i KOMBIT. Udbuddene på
monopolområdet er nu i gang.
En række fælleskommunale løsninger er indkøbt og
idriftsat. For disse løsninger fastholder KOMBIT leve­
randør­styringen af drift og videreudvikling og sikrer
løbende genudbud. Forvaltningsfasen fylder mere, og
prioritering af ressourceforbrug til videreudvikling er
stadig mere aktuel.
KOMBIT er blevet det fælles instrument, som kommunerne
har til at løse de fælles opgaver på it-området. Strategien
for KOMBIT er i høj grad en afklaring af, hvilke opgaver
kommunerne skal løse i fællesskab – som kommunal sektor
– og hvilke opgaver, den enkelte kommune skal kunne
løse selv.
KOMBITs nuværende strategi gælder til og med 2017.
Selv om aktiviteterne for monopolbruddet kulminerer over
de næste år, og de ledige ressourcer til andre aktiviteter
derfor er meget begrænsede, kan der være behov for at
give strategien et eftersyn.
2
Kommunerne står over for en omfattende opgave i for­bin­
delse med implementering af nye løsninger. Det kræver en
skarp prioritering af kommunernes og KOMBITs kapacitet.
En tilpasning til et mere åbent it-marked med flere leve­
ran­dører stiller nye krav til både kommuner og leverandører.
Nogle kommuner vil vælge at udbygge it-samarbejdet
med andre kommuner, ligesom leverandørerne slår sig
sammen. Der vil komme fokus på, hvordan digitalisering
på en helt anden og bedre måde kan understøtte effektive
kommunale arbejdspladser gennem bedre sammenhæng
mellem systemerne, adgang til data, automatisering, øget
selvbetjening osv.
Der kommer øget tværoffentligt samarbejde: Samarbejde
om fælles infrastruktur og anvendelse af fælles kompo­
nenter og en styrkelse af den fælles governance, der er
forudsætningen for et stærkere samarbejde om digitali­
sering. På de mange områder, hvor der også er behov for
regelforenkling, får KL en væsentlig rolle.
KOMBIT er kommunernes it-fællesskab. Her løses de opgaver
i fællesskab, som ellers skulle have været håndteret i hver
enkelt kommune. Forudsætningen for at overlade disse
opgaver til KOMBIT er, at den enkelte kommune har indfly­
delse på løsningen og mulighed for at involvere sig i arbejdet.
KOMBIT ønsker at styrke kommunernes involvering, når
løsningerne skal fastlægges, eller når der skal prioriteres
videreudvikling og omkostninger. Ansvaret for at der træffes
beslutninger, ligger i projekternes styregruppe, hvor mindst
to kommuner deltager. Her er KL også repræ­senteret.
Til gengæld har styregrupperne ikke en fast model for,
hvordan kommunerne involveres.
Det foreslås, at der inden for en 3-4 fagområder etableres
et “repræsentantskab”, hvor hver kommune på ledelses­
niveau inviteres til at deltage i et årligt møde. Her redegør
de kommunale styregrupper for status på de løsninger, der
er på området, ligesom der drøftes planer, som er for det
kommende år. “Repræsentantskaberne” bør omfatte sam­
lede opgavedomæner i kommunerne – svarende til den
kommunale digitaliseringsstrategi – og de er rådgivende
for styregrupperne. Derved får alle kommuner mulighed
for at indgå i dialogen om de forskellige it-løsninger, der
understøtter et domæne som fx Social og beskæftigelse
(Digitalisering – Udsatte Børn og Unge (DUBU), Kommu­ner­
nes Ydelsessystem (KY) og Kommunernes Sygedag­penge­
system (KSD)), Teknik og miljø (Byg & Miljø og Bygningsog Boligregistret (BBR)) – Borgerservice og Økonomi
(Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS),
Sagsoverblik/Partkontakt (SAPA), Serviceplatformen, Støtte­
systemerne (STS) og Kommunernes Datafællesskab (KDF)).
Forslaget skal ses i sammenhæng med den øvrige kom­
munale involvering i KOMBIT.
Kommunernes involvering i KOMBIT i dag
Kommunerne er repræsenteret i KOMBITs bestyrelse, som
har det overordnede økonomiske ansvar for de fælleskommunale it-projekter mv. Det er bestyrelsen, der prioriterer
KOMBITs samlede indsats under hensyn til KOMBITs samlede
medarbejderkapacitet, kapitalsituation og risikobillede.
Bestyrelsen godkender bl.a. iværksættelsen af nye fælleskommunale it-projekter.
Porteføljegruppen, der primært består af kommunale topledere, rådgiver KOMBITs direktion med hensyn til den
strategiske udvikling for KOMBIT og for projektporteføljen
samlet set.
Som et KL-ejet selskab arbejder KOMBIT inden for de rammer, som fastlægges via KL’s bestyrelse, KL’s politiske
udvalg, KL-sekretariatets kommunale kontaktudvalg samt
KL’s aftaler eller fora med staten eller regionerne. Fælleskommunale it-projekter i KOMBIT kan søge politiske rammer
og spørgsmål afklaret via sådanne KL-fora.
Indholdet og økonomien for hver enkelt it-løsning forvaltes
af styregruppen for it-løsningen, der nedsættes allerede,
når løsningen skal udvikles. Styregruppen arbejder inden
for de rammer for løsningens økonomi, som er fastlagt af
KOMBITs bestyrelse. Der deltager mindst to kommuner i
hver styregruppe, som udpeges af KOMBIT og KL, eventuelt
efter inddragelse af projektrelevante chefforeninger.
Udpegelsen har til formål at sikre en aktiv og beslutningsdygtig styregruppe, der samtidig repræsenterer variationen
i kommunetyper. For at styrke kommunernes ejerskab til
it-løsningerne skal formandsskabet for styregrupperne
fremover varetages af kommuner.
Styregruppen henter sit mandat gennem de øvrige kom­mu­­
ners involverering i arbejdet med it-løsningen. Der nedsættes
bl.a. altid en faggruppe med kommunale eksperter i opgave­
løsningen på området, som kan hjælpe med lovfor­tolkning
og kan foreslå fornuftige nye arbejdsgange. Eventuelt indstationeres kommunale eksperter i projektgruppen i KOMBIT.
Alle kommuner involveres via stormøder og workshops.
3
KOMBIT skal holde fokus
– Rejsen har fire strategiske bølger
Kommunernes rejse mod bedre digitalisering og et mere
åbent marked har allerede en fastlagt rute for de næste år,
som er en konsekvens af de beslutninger, der er truffet.
Ruten kan beskrives ved fire strategiske bølger, som beskriver
en række af de udfordringer, kommunerne og KOMBIT står
over for i de kommende år.
Bølge 1: Handlekraft (2009-2012)
Den første bølge af projekter i KOMBITs første leveår løste
et opsparet behov for, at kommunerne som sektor viste
digital handlekraft over for staten for at undgå statslig
ind­griben. For at sikre handlekraften blev det besluttet at
etablere fælles 98-løsninger. Snitflader til andre it-løsninger
blev indkøbt projekt for projekt, uden fælles infrastruktur,
og tilsvarende med hensyn til formidling af viden til
kommunerne.
planer evt. medtaget i de årlige økonomiaftaler med staten.
Projekterne i første bølge – BBR, NemRefusion, FLIS,
DUBU, Byg & Miljø mv. – er nu idriftsat i kommunerne, og
KOMBIT forvalter leverandørstyringen på kommunernes
vegne. KOMBITs strategiske udfordring bliver fortsat at
strømline leverandørstyring, videreudvikling og løbende
genudbud, så digitaliseringen af kommunernes opgaver
bliver ved med at løfte sig, så kommunerne bevarer
initiativet over for staten, og it-omkostningerne via fortsat
konkurrence holdes nede.
Bølge 2: Monopolbrud (2012-2017)
Efter de første leveår blev KOMBITs strategi strammet op.
KOMBIT skulle fremover fokusere på behov, der findes hos
samtlige 98 kommuner. Samtidig blev det slået fast, at
hovedopgaven for KOMBIT var monopolbruddet, som skal
Fire strategiske bølger for KOMBIT
1
2
3
4
Markedet
Grunddata
Monopolbrud
Handlekraft
BBR
NemRefusion
DUBU
FLIS
Byg & Miljø
...
4
Serviceplatform
STS
SAPA
KY
KSD
...
konkurrenceudsætte KMDs monopolløsninger. Andre
opgaver opstod via de fælles forpligtende digitaliserings­
BBR 2.0 og DAR
Ejendomsskat
Ejendomsbidrag
Lejeadministration
Betaling
...
Sundhed
Skole
Selvbetjening
Beskæftigelse
...
Alle kommuner har underskrevet fællestilslutningen til
monopolbruddet med tilsagn om 25 procent lavere
it-omkostninger ved konkurrence om it-opgaverne. Flere
afhængige KMD-løsninger skal udfases og erstattes af en
række nye, fælles løsninger med tæt it-sammenhæng i
samarbejde mellem kommunerne, KOMBIT og Udbetaling
Danmark. Desuden etableres der en fælles kommunal
infrastruktur, som giver sammenhæng og lige adgang til
data. Endelig etableres der udfasning fra KMD af de gamle
løsninger, således at alle leverandører kan byde på de nye
løsninger på lige fod.
lige registre og adgangen til dem som et grundlag for
digitalisering, og den åbner for et monopolbrud omkring
ESR og en række KMD-kopiregistre.
Opgaven er indholdsmæssigt sammenlignelig med mono­
polbruddet, om end den kommunale andel er mindre end
i monopolbruddet. Til gengæld er kommunernes projekter
langt mere afhængige af staten.
KOMBITs og kommunernes fælles strategiske udfordring
under bølge 3 bliver at etablere og effektivisere samar­bej­
det med staten om registre og infrastruktur, såvel i grund­
dataprojekterne som i forhold til anden fælles offentlig
infrastruktur. Jo dybere digitalisering, jo større gensidig
afhængighed på it-udvikling og drift.
Bølge 4: Markedet (2016-)
KOMBITs og kommunernes fælles strategiske udfordring
bliver at bringe en så kompleks it-omlægning frem til sikker
drift i alle kommuner. KOMBIT skal opbygge kapacitet og
kompetencer til at styre leverandørbilledet med mange
leverandører omkring de fælles infrastrukturer, og kommu­
nerne skal ruste sig til at varetage den lokale implementering,
teknisk og organisatorisk.
I den periode er det også blevet klart, at markedet for
it-leverandører nu er langt mere dynamisk med fortsatte
konsolideringer og opkøb. Her er det afgørende, at
kommunerne fortsat bevarer det kommunale it-marked
som en attraktiv markedsplads for it-leverandørerne, så
konkurrencen om it-løsningerne kan bevares eller styrkes
ved genudbud af løsninger fra monopolbruddet mv.
KOMBIT vil sammen med KL samarbejde med de væsent­
lige it-indkøbere i staten og regionerne om at bevare og
styrke et effektivt offentligt it-leverandørmarked.
Bølge 3: Grunddata (2014-2020)
Tredje bølge er grunddatareformen, der gennemføres
sammen med staten. Reformen forbedrer de fælles offent­
Når monopolløsningerne er blevet konkurrenceudsat, skal
KOMBIT fokusere på at kommunerne har tidssvarende
it-løsninger, som opfylder kommunernes krav. KOMBIT skal
sikre, at nye monopoldannelser udfordres, eventuelt gennem
fælles udbud. Nye områder vil være i fokus, bl.a. på sund­
hed, skole, selvbetjening og beskæftigelse. Den digitale
arbejdsplads skal forbedres for kommunale medarbejdere,
borgere og virksomheder. Da der allerede findes løsninger
på disse markeder, forventes KOMBIT overvejende at
fokusere på formulering af krav til markedsløsningerne,
som kommunerne kan tage med i deres udbud, samt at
indkøbe og forvalte fælles infrastruktur med de snitflader,
som markedsløsningerne har brug for.
KOMBITs og kommunernes strategiske udfordring bliver
at sikre fælles handlekraft og et finansieringsgrundlag,
selv om der ikke nødvendigvis indkøbes en fælles løsning
på hvert område. Dette må ske i lyset af, at der kan blive
behov for en bred vifte af indsatser for at flytte markedet,
og at indsatserne kan være forskellige fra projekt til projekt.
Endvidere skal det afklares, hvordan kvaliteten af markedets
it-løsninger skal overvåges.
5
KOMBITs strategi fastholdes
– men suppleres
Grundlaget for KOMBITs strategi er KOMBITs mission:
“at samle kommunerne om fælles it-løsninger, der fremmer
effektivitet og kvalitet.”
Værdien for kommunerne skabes gennem de 4 indsats­­om­råder: forhandlingskraft, gevinstgivende projekter,
standardisering og øget konkurrence.
Mission
Missionen og de 4 indsatsområder fastholdes som grund­lag
for KOMBITs videre arbejde.
Det betyder, at KOMBIT er mere et “fællesskab” end et
“selskab”. KOMBIT er fuld transparent for kommunerne.
KOMBIT bliver aldrig en “leverandør”, men er en indkøbs­
central, som sidder på samme side af bordet som kommu­
nerne over for leverandøren.
De væsentligste strategiske temaer knytter sig til priori­te­
ringen af de opgaver, som KOMBIT skal løse. Ikke mindst
hvad KOMBIT vil kunne påtage sig i de førstkommende år,
hvor udrulningen af de fælleskommunale løsninger pågår.
Men også til hvilken forretningsmodel, der skal benyttes i
forhold til en række af de nye opgaveområder på det brede
it-marked.
KOMBITs mission er at samle kommuner om fælles it-løsninger,
der fremmer effektivitet og kvalitet
Indsatsområder
Vi skaber værdi for kommunerne ved at
Samle kommunal
forhandlingskraft
for optimale
it-kontrakter
Igangsætte og styre
digitaliseringsprojekter
med fokus på
kommuners gevinster
Fremme standardisering
og sammenhæng
på tværs af kommuner
og løsninger
Styrke konkurrence
og sikre flere
leverandører på det
kommunale it-marked
Virkemidler
Infrastruktur og snitflader
Kommunernes Datafællesskab
Grundlag for sammenhæng og konkurrence
Fælleskommunale løsninger
Indkøb, forvaltning og genudbud
Løsninger der kan udbredes til 98 kommuner
Videncenter for kommunerne
Viden og kravmateriale til udbud
Transitionsaftalen
7
KOMBITs grundlag for den løbende prioritering af ressourcer
til projekter sker efter tre kriterier:
1. Gevinster for kommunerne
– For det første skal projekter i KOMBITs portefølje skabe
gevinster for kommunerne. Gevinsterne kan komme fra en
bedre opgaveløsning i kommunerne, fra faldende priser
på it-løsninger via konkurrence osv. Jo højere gevinster,
jo vigtigere er projektet.
Indkøbe og forvalte fælles infrastruktur og snitflader
KOMBIT kan indkøbe fælles infrastruktur samt de snitflader
til omgivende løsninger, som alle kommuner har behov for.
Fælleskommunal infrastruktur mv. indkøbes, hvor lige og
standardiseret adgang til snitflader imellem it-løsninger er
en nødvendig rammebetingelse for it-sammenhæng og
konkurrence. Når infrastruktur og snitflader er sikkert
implementeret i forhold til de fælleskommunale projekter,
kan de herefter udbredes bredt i kommunerne og bruges
også til at understøtte lokale it-løsninger mv.
2. Efterspørgsel fra kommunerne
– For det andet skal projekterne være efterspurgt af
kom­munerne. Jo stærkere og bredere en efterspørgsel,
jo vigtigere er projektet. KOMBIT påtager sig generelt kun
opgaver, som potentielt vil blive efterspurgt af alle 98
kommuner, og kommunerne er tæt involveret i styringen
af KOMBIT og projekterne på alle niveauer,
i styregrupper, faggrupper mv.
•KOMBIT understøtter den fælleskommunale ramme­­
arkitektur, som fastlægges i Arkitekturrådet. Ramme-­
arki­tekturen udbygges løbende i takt med projekterne
og kommunernes behov.
•KOMBIT driver og vedligeholder den fælleskommunale
infrastruktur, som udbygges løbende. Kommunerne kan
anvende den, når den er i sikker drift.
3. Politisk behov for den kommunale sektor
– For det tredje får projekter prioritet, hvis de under­støtter
et fælles politisk behov for den kommunale sektor. Fælles
digitalisering kan være nødvendig for at styrke den kom­
munale opgaveløsning i konkurrencen med andre sektorer.
KOMBIT forvalter i dag en række it-løsninger, der giver
sektoren fælles digital handlekraft.
•KOMBIT videreudbygger løbende servicekataloget for
Kommunernes Datafællesskab, og al data stilles til
rådighed for kommuner og leverandører på Service­
platformen. Fælles dataindkøb sker alene, hvor der er
kommunal efterspørgsel.
Indkøbe og forvalte fælleskommunale løsninger
På de områder, hvor kommunerne nedsætter fælles projekter,
afklares det i hvert projekt, hvilke virkemidler projektet skal
tage i brug, for at kommunerne opnår de gevinster, som er
målene med projektet. Generelt anvender KOMBIT tre typer
virkemidler, idet KOMBIT kan:
8
KOMBIT kan indkøbe en fælles fagløsning på kommunernes
vegne. KOMBIT styrer leverandøren i kontraktperioden og
sikrer overholdelse af servicemål, videreudvikling og
løbende genudbud, men varetager ikke it-opgaver, der kan
løftes af markedet. Fælles fagløsninger indkøbes typisk på
områder, hvor kommunerne enten har brug for meget
direkte at implementere fælles digitalisering, eller hvor en
fælles ejet 98-løsning er et nødvendigt middel til at skabe
konkurrence blandt it-leverandørerne.
•KOMBIT udbygger forvaltningsområdet, så kommunerne
kan være sikre på en fortsat vedligeholdelse og gen­ud­bud
af løsningen. Her sikrer dialogen med kommunerne, at
der sker en afvejning af niveauet for vedligeholdelse ift.
omkostningen bl.a. via business case.
•KOMBIT vil hele tiden vurdere, om der er løsninger, der
kan overlades til markedet.
Understøtte kommunernes it-indkøb som
videncenter for kommunerne
KOMBIT kan udarbejde kravmateriale, som kommunerne
kan lægge ind i deres egne it-udbud for at påvirke
udformning mv. af kommunernes egne it-løsninger. Kravene
udbredes også via SKI. KOMBIT agerer videncenter, når
kommunernes egne indkøb er nøglen til at opnå den
ønskede digitalisering, fx når leverandørejede it-løsninger
på markedet skal ændres eller have et løft. For at modvirke
et vidensmonopol hos leverandørerne er KOMBIT også
videncenter for krav til de fælleskommunale løsninger.
Kravene formuleres sammen med kommunerne, når der
fx kommer ny lovgivning.
•KOMBIT skal samle kommunerne om fælles kontrakt­
formuleringer, som sikrer:
° at kommunerne kan sammenligne vilkår og priser
°‌at sammenhæng til rammearkitekturen, herunder
fælles infrastruktur sikres
•KOMBIT skal på kommercielle vilkår videreudvikle
prisanalyser.
9
KOMBITs forudsætninger
Det er helt grundlæggende, at KOMBITs størrelse og
kapacitet ene og alene bestemmes af den efterspørgsel,
kommunerne har efter fælles it-projekter.
De opgaver, som tegner sig for KOMBIT via de fire
strategiske bølger, stiller krav om en effektiv projekt­orga­
nisation med de rette kompetencer, ligesom der vil være
et væsentligt kapitalbehov som udlæg for nye løsninger.
Generelt vil KOMBIT skulle opruste sine kompetencer over
for it-leverandørerne i forvaltningsfasen, hvor løsningerne
er gået i drift. Særligt opgaven med at styre leverandørerne
af infrastruktur og snitflader mellem løsninger vil øge
kravene til kompetencer omkring infrastruktur og drift
generelt. It-videreudvikling vil gradvis få større betydning
end it-nyudvikling, og dette vil påvirke kompetencerne hos
projektledere og andre medarbejdere i projekterne. Alene
de løsninger, der er i drift, vil øge ressourceforbruget ikke
uvæsentligt.
10
KOMBIT får altså et væsentligt behov for kompetencer for
at gennemføre de projekter, som allerede nu er iværksat.
Den nuværende strategi bygger på en estimering af medarbejderantallet i 2017 på ca. 160.
KOMBIT har i forbindelse med eftersynet af strategien
reestimeret kompetencebehovet, og et forsigtigt skøn er,
at der er behov for et medarbejderantal på 180-190 for at
kunne løse eksisterende opgaver.
I ejerpolitikken, som KL har udstukket for KOMBIT, er det
fastlagt, at egenkapitalen i KOMBIT ikke må komme under
600 mio. kr. Dette anses ikke for at være et problem, fordi
en lang række af de udviklede løsninger bliver optaget
som aktiv i regnskabet. Til gengæld er KOMBIT udfordret
på likviditeten. Alene udbuddet af monopolløsningerne
fordrer en investering på godt 1 mia. kr. Er der fra kom­
munerne og KL ønsker om yderligere aktiviteter, kan det
blive nødvendigt med et låneoptag.