Brugervejledning

Transcription

Brugervejledning

Payment Management
Brugervejledning
Ver. 2.14 til RTC
Copyright © 2013 Continia Software a/s
Payment Management: Brugervejledning
Indholdsfortegnelse
1
Indledning ............................................................................................................ 5
1.1
1.2
Om Payment Management kurset ................................................................................. 5
Kursets indhold ....................................................................................................... 5
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
Målgruppe......................................................................................................... 6
Forudsætninger .................................................................................................. 6
Udbytte ............................................................................................................ 6
Varighed ........................................................................................................... 6
2
Payment Management ............................................................................................. 7
2.1
2.2
Betalingsformidling .................................................................................................. 7
Udbetalinger .......................................................................................................... 8
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Kreditor ........................................................................................................... 8
Købsregistrering ................................................................................................. 8
Udbetalingsforslag ............................................................................................ 10
Prioritering ..................................................................................................... 10
Samlebetaling .................................................................................................. 11
Betalingsoversigten ........................................................................................... 11
Prokura .......................................................................................................... 12
Advisering ....................................................................................................... 12
2.3
2.4
Indbetalinger ........................................................................................................ 12
Kontoudtog .......................................................................................................... 13
3
Payment Management Opsætning ............................................................................. 14
3.1
Basisopsætning ..................................................................................................... 14
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
Betalingsformidling ........................................................................................... 14
Opsætning ...................................................................................................... 14
Samlebetalingsopsætning ......................................................................................... 17
Bank og Bankcentral ............................................................................................... 18
Bankcentral ..................................................................................................... 18
Bank .............................................................................................................. 19
3.4
3.5
3.6
3.7
Bankkonto ........................................................................................................... 20
Valutabestemt modkonto ......................................................................................... 22
Bankhelligdage ...................................................................................................... 23
Kreditor betalingsgruppe.......................................................................................... 23
4
Betalingsmetoder .................................................................................................. 26
4.1
Betalingsmetodeplan .............................................................................................. 26
4.1.1
4.1.2
4.1.3
Statistik ......................................................................................................... 27
Poster ............................................................................................................ 28
Gebyrer .......................................................................................................... 28
4.2
Opsætning af en betalingsmetodegruppe ...................................................................... 29
5
Kreditor betalingsoplysninger .................................................................................. 31
5.1
Kreditor betalingsoplysningskortet .............................................................................. 31
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.2
5.2.1
5.3
5.3.1
5.4
5.4.1
Generelt ......................................................................................................... 31
Udenrigshandel ................................................................................................ 32
Betalingsmetode ............................................................................................... 32
Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode ........................................................... 33
Valutabestemt modkonti ..................................................................................... 34
Kreditor Bank ....................................................................................................... 34
Standardoplysninger på Kreditor Bank .................................................................... 34
Køb betalingsoplysninger.......................................................................................... 35
Formen Køb-betalingsoplysning ............................................................................. 36
This Document is:
5.4.2
5.4.3
Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger ....................................................... 36
Praktisk eksempel ............................................................................................. 37
6
Advisering ........................................................................................................... 41
6.1
6.2
6.3
Bank advis ........................................................................................................... 41
Manuel advis......................................................................................................... 43
Betalingsdefinitioner (Betalings-ID) ............................................................................. 45
6.3.1
Eksempel ........................................................................................................ 46
6.4
Udenlandske advisbenævnelser .................................................................................. 46
7
Betalinger ........................................................................................................... 48
7.1
Lav forslag (Udbetalingskladden)................................................................................ 48
7.1.1
7.1.2
7.2
7.3
7.3.1
7.3.2
7.4
7.5
7.5.1
7.5.2
Betalingsforslagsopsætning.................................................................................. 48
Lav Forslag ...................................................................................................... 50
Samlebetalinger .................................................................................................... 51
Betalingsprioritet................................................................................................... 52
Beløb til rådighed ............................................................................................. 53
Vælg / fravælg betalinger ................................................................................... 54
Opret gebyr.......................................................................................................... 55
Betalingsoversigten ................................................................................................ 55
Betaling ......................................................................................................... 56
Funktion ......................................................................................................... 58
8
Bankkontoafstemning ............................................................................................ 59
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Elektronisk kontoafstemning ..................................................................................... 59
Opsætning af kontoafstemning .................................................................................. 60
Indlæsning af elektronisk kontoudtog .......................................................................... 64
Udligningslogik (afstemningsalgoritme) ........................................................................ 66
Praktisk eksempel .................................................................................................. 66
9
Payment Management Indbetalinger .......................................................................... 68
9.1
Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort ................................................................... 68
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.2
9.2.1
9.2.2
9.2.3
9.2.4
9.2.5
Fælles / Giro Indbetalingskort .............................................................................. 68
Sådan opsættes FI/GI stamoplysninger .................................................................... 69
Sådan er OCR-linjen på FIK/GIK-kortet opbygget ....................................................... 69
Udskrivning af FI-kort......................................................................................... 70
Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger ............................................................................ 70
Sådan kontrolleres FIK/GIK filen ........................................................................... 70
Gebyr Bankkonto .............................................................................................. 71
Indlæsning af FIK/GIK filen .................................................................................. 72
Manuel udligning af indbetalinger ......................................................................... 73
Bogføring af indbetalingskladden .......................................................................... 73
Struktur i betalingsopsætning(App. A) ................................................................................ 74
A.1 Tabelstrukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management. ........................................ 75
Installation (App. B)........................................................................................................ 76
B.1 Systemkrav .............................................................................................................. 76
B.1.1 Krav til Navision ..................................................................................................... 76
B.2 Installation .............................................................................................................. 78
B.2.2
B.2.3
B.2.4
B.2.6
Continia Integrationskomponent.................................................................................. 78
Payment Management Objekter .................................................................................. 80
Payment Management Hjælpefiler ............................................................................... 81
Payment Management Roller/rettigheder ...................................................................... 81
Danske Bank API (App. C)................................................................................................. 83
C.1
C.2
Installation af Danske Bank API .................................................................................. 83
Indstillinger på serveren (NAV 2009 SP1-R2) .................................................................. 83
This Document is:
C.2.1
C.2.
C.3
C.3.1
C.3.2
C.3.3
C.3.4
C.3.5
C.3.6
C.3.7
Lokale sikkerhedsindtillinger................................................................................ 83
DCOM konfiguration........................................................................................... 84
Danske Bank API i Payment Management ...................................................................... 86
Opsætning I Payment Management ........................................................................ 86
Logon og sikkerhed ............................................................................................ 86
Sende betalinger............................................................................................... 87
Bestilling af filer fra banken ................................................................................ 87
Indlæsning af kontoudtog .................................................................................... 88
Indlæsning af indbetalingsfil ................................................................................ 88
Indlæsning af valutakurser .................................................................................. 89
This Document is:
1 Indledning
Dette kapitel beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset.
Kapitlet indeholder følgende afsnit:
2.1
2.2
2.3
2.4
Betalingsformidling
Udbetalinger
Indbetalinger
Kontoudtog
1.1
Om Payment Management kurset
Dette kursus er et målrettet undervisningskursus i Payment Management. Kurset kan anvendes som
instruktør baseret, såvel som selvstudium. Kurset giver deltagerne en dybdegående viden om
standardversionen af Payment Management. Payment Management er både lavet til Navision
Financials og til Navision Attain – Skærmbilleder i dette kursusmateriale illustrerer Microsoft
Dynamics NAV DK 2013.
Kapitlerne introducerer et område af programmet, og beskriver detaljeret funktionaliteten
indenfor det pågældende område. Ofte suppleres med eksempel på hvordan det virker.
I forlængelse af kursuskapitlerne findes 3 appendiks, der giver dig supplerende information.
Appendiks A: Datastruktur i betalingsoplysninger
Appendiks B: Installation
Appendiks C: Danske Bank API
1.2
Kursets indhold
Inden du begynder kurset er det nødvendigt, at du har en komplet installation af Navision Attain
med Payment Management installeret på din maskine. For korrekt installation af Payment
Management henvises til Appendiks B.
Kursusmaterialet indeholder følgende kapitler:
Kapitel 1, Introduktion: Beskriver den strukturelle opbygning af Payment Management kurset.
Kapitel 2, Payment Management: Beskriver på overordnet niveau hvilke funktioner du finder i
produktet.
Kapitel 3, Payment Management opsætning: Kapitlet gennemgår den grundlæggende opsætning af
produktet.
Kapitel 4, Betalingsmetoder: Beskriver idéen bag begrebet Betalingsgrupper for kreditorer og
betalingsmetoder og opsætningen heraf. Endvidere gennemgås hele Betalingsmetodeplanen – En
samlet oversigt over alle mulige betalingsmetoder i systemet.
Kapitel 5, Kreditor Betalingsoplysninger: Beskriver hvordan kreditor betalingsoplysninger opsættes
på kreditoren og overføres/dannes på købsbilagene.
Kapitel 6, Advisering: Gennemgår de forskellige adviseringsmuligheder, herunder de nye og lettere
måder at definere opsætningen på.
Kapitel 7, Betalinger: Beskriver hvordan betalingsforslaget dannes, hvordan der kan prioriteres,
samles, godkendes og endelig sendes til banken.
Kapitel 8, FI-advisering: Gennemgår faciliteterne til dannelse af FI-advisering på salgsbilaget samt
indlæsning af FI-indbetalingsfil.
Kapitel 9, Bankkontoafstemning: Gennemgår faciliteterne til håndtering af bankkontoafstemning via
det elektronisk kontoudtog.
This Document is:
Side 5 af 90
1.2.1 Målgruppe
Målgruppen for kurset er alle personer, der skal til at arbejde med Payment Management eller som
ønsker at få større udbytte af produktet.
1.2.2 Forudsætninger
Det forventes, at du besidder basiskendskab til Navision Attain svarende til niveauet i et Navision
Attain grundkursus eller tilsvarende. Endvidere vil basis kendskab til generel betalingsformidling
også være anbefalet.
1.2.3 Udbytte
Kurset er designet til at opbygge det fornødne produktkendskab til Payment Management for at
kunne håndtere såvel det daglige arbejde med betalingsformidling, samt at kunne varetage
opsætnings- og superbrugerrollen, hvor du også skal kunne supportere andre.
1.2.4 Varighed
Kurset er tiltænkt et halvdags forløb. Kapitlerne 3,4 og 6 kan evt. gennemgås overordnet, da det
udelukkende er opsætning.
This Document is:
Side 6 af 90
2 Payment Management
Dette kapitel gennemgår Payment Management på overordnet niveau. Her finder du således en kort
gennemgang af den funktionalitet du finder i produktet, samt en oversigt over relevante links.
2.1
2.2
2.3
2.4
Betalingsformidling
Udbetalinger
Indbetalinger
Kontoudtog
2.1
Betalingsformidling
Payment Management er først og fremmest et bankintegrationsprodukt, der skal lette og overskueliggøre
betalingsformidlingen mellem Navision og bankens betalingsprogram. Payment Management er udviklet til
både Navision Financials, Navision Attain og MS Dynamics NAV og består af tre moduler:

Ind & udbetalinger

Indbetalinger

Kontoafstemning
Modulet Payment Management Ind & udbetalinger indeholder basisfunktionalitet inkl. en lang række
meget anvendelige værktøjer til håndtering af virksomhedens ind- og udbetalingsstyring. Modulet
understøtter alle danske pengeinstitutters formater til indlæsning af ud- og indbetalinger.
Modulet Indbetalinger er en del af Ind & udbetalinger, og håndterer udelukkende FI indbetalinger. Dette
modul er lavet til de kunder der udelukkende ønsker at kunne indlæse indbetalinger.
Modulet Payment Management Kontoafstemning indeholder funktionalitet til indlæsning af elektroniske
kontoudtog fra bankens betalingsprogram. Modulet indeholder udbygget funktionalitet til automatisk
afstemning af bankposter, samt automatisk oprettelse af udgiftsposter som tilskrevne gebyrer og renter.
This Document is:
Side 7 af 90
2.2
Udbetalinger
2.2.1 Kreditor
Der skal indtastes en række basale betalingsoplysninger i form af f.eks. kontonr, kreditornr,
foretrukne betalingsmetoder m.m. på de kreditorer, som man ønsker at betale elektronisk.
Oprettelse af kreditor-betalingsoplysninger kan foregå automatisk, ved at angive Kreditorbetalingsgruppekode, som indsætter foruddefinerede værdier, herunder betalingsmetode og
adviseringsmetode. Dermed skal man kun angive få oplysninger pr. kreditor, da oplysningerne
overføres fra gruppeoplysningerne.
Kreditor betalingsoplysning
2.2.2 Købsregistrering
Ved registrering af et købsbilag – det være sig et købsfakturahoved, købsordrehoved eller blot en
linje i købskladden - tilknyttes betalingsoplysningerne hertil, i henhold til det på kreditoren
specificerede.
Betalingsoplysningerne kan herefter ændres, så de afspejler den aktuelle købsfaktura; f.eks. kan
betalingsmetoden hurtigt ændres fra en betalingsmetode til en anden, hvis der f.eks. ønskes en
hurtigere betalingsmetode i enkelte tilfælde, frem for kreditorens normale betalingsmetode.
Betalingsoplysningerne kan endvidere også tilknyttes købshovedet helt uden de er oprettet på
kreditoren.
Når købsbilaget bogføres, valideres det – såfremt man har valgt at validere købsbilag - om
betalingsoplysningerne er korrekte og fyldestgørende. En fejllog kan herefter hurtigt og præcist
specificere evt. fejl.
This Document is:
Side 8 af 90
Fejllog for købsfaktura
Betalingsoplysningerne overføres til den bogførte faktura ved bogføring af købsbilaget. Dermed er
betalingsoplysningerne altid eksakte for den enkelte faktura, når betalingerne senere skal dannes i
udbetalingskladden - og altså ikke bare generelle oplysninger fra kreditor-betalingsoplysning.
De tilhørende betalingsoplysninger på en bogført købsfaktura. Fejlen vedr. Betalingsidentifikation på
ovenstående billede er nu rettet.
This Document is:
Side 9 af 90
2.2.3 Udbetalingsforslag
I udbetalingskladden kan der dannes forslag til betalinger, så fakturaer kan betales ved forfald, ud
fra økonomisk formåen eller anden prioritering og på den mest hensigtsmæssige måde. En lang
række værktøjer gør det nemt, at håndtere de åbne poster.
Udbetalingsforslaget kan opsættes efter en række kriterier, der er faste hver gang der dannes en
udbetalingskladde. Til hver udbetalingskladde findes således et opsætningsvindue, hvor de normalt
anvendte parametre for dannelse af udbetalingsforslag i denne kladde kan angives.
Bl.a. kan det angives, om der ønskes udnyttelse af evt. kontantrabat. I valget af om en
kontantrabat skal anvendes eller ej, udføres en egentlig rentabilitetsberegning ud fra
kontantrabatten, en intern rentesats angivet på modkontoen og naturligvis perioden mellem alm.
forfaldsdato og kontantrabat dato.
Når udbetalingskladden er dannet, kan en række statistiske oplysninger give et billede af
virksomhedens likviditetsmæssige status, før og efter betalingerne gennemføres.
Eksempel på statistikoplysninger vedr. et betalingsforslag.
Når betalingsforslaget dannes, sker der samtidig en validering af de enkelte betalinger, således at
eventuelle fejl på de enkelte linjer skrives ind i en fejllog. Denne log kan efterfølgende hjælpe
brugeren til at rette eventuelle fejl i betalingslinjerne, så betalingerne sendes korrekt til
betalingssystemet.
I forbindelse med udbetalingskladden findes en række værktøjer, der kan benyttes i forbindelse
med bearbejdningen af betalingerne; det være sig prioritering, samlebetalingsanalyse m.m.
2.2.4 Prioritering
Payment Management indeholder en række gode værktøjer til prioritering af betalinger og således
på denne måde bl.a. styre virksomhedens likviditet. Der kan prioriteres efter kreditor,
rådighedsbeløb på bankkonti osv.
This Document is:
Side 10 af 90
Betalingsprioritering – her kan for hver konto angives et rådighedsbeløb, der ønskes fordelt på
betalingsforslagslinjer med denne modkonto.
2.2.1 Samlebetaling
Samlebetalinger kan sammenlægge flere betalinger til samme kreditor. Det kan bl.a. være en
fordel i relation til bankens gebyrer på betalinger. Sammenlægning af betalinger kan ske efter at
udbetalingskladden er dannet. Hvis en betaling ikke umiddelbart kan samles, kan en analyse
fortælle om grunden hertil.
Således kan udbetalingsforslaget altså bearbejdes på flere måder efter selve forslaget er dannet.
Man behøver f.eks. ikke tage stilling til prioritering og samlebetaling før udbetalingsforslaget
sættes i gang, men kan arbejde på selve forslaget. Desuden er det muligt i
samlebetalingsopsætningen at bestemme hvilke krav der skal være opfyldt for at man kan samle de
forskellige betalinger.
2.2.2 Betalingsoversigten
Som noget nyt dannes der i Payment Management egentlige betalingsposter. Tidligere blev
betalingsoplysningerne tilføjet på kreditorbetalingsposten, men omfanget af betalingsoplysninger
har gjort det mere hensigtsmæssigt at danne egentlige betalingsposter. Dette har også skabt
mulighed for at håndtere historik og status på den enkelte betaling, mere dokumenteret.
Betalingsposten dannes sammen med dannelsen af betalingsforslaget og er nøje knyttet til
betalingskladdelinjen i udbetalingsforslaget med opdatering begge veje. Der opstår på denne måde
også et arbejdsrutinemæssigt skel, idet der i udbetalingsforslaget opereres med begreber i forhold
til Navision og i betalingsoversigten med forhold af mere bankmæssig karakter.
This Document is:
Side 11 af 90
Betalingsoversigten
I oversigten over betalinger kan brugeren således styre betalingerne, herunder bl.a. godkende dem.
Fra denne oversigt kan betalingerne ligeledes sendes til banken. Status findes på alle betalinger og
viser hvor langt betalingen er i forløbet.
Udover historik findes der i betalingsoversigten også en udbygget fejllog, som er meget anvendelig
til at oplyse om, og rette evt. fejl på betalingen.
Når betalingsposterne er kigget igennem og fundet rigtige skal posterne godkendes og sendes til
betalingssystemet. Der er i forbindelse med godkendelsen mulighed for at udøve en vis form for
prokura.
2.2.3 Prokura
På alle konti kan der oprettes prokura forhold, der fortæller hvem, der kan godkende betalingerne
og eventuelt I hvilken rækkefølge. Status for de enkelte betalinger indikerer bl.a. hvor langt i
prokuraproceduren betalingen er.
2.2.4 Advisering
Der er i Payment Management gjort meget ud af at forenkle og udbygge mulighederne for at
advisere og ikke mindst definere adviseringsreglerne, som vi kommer ind på senere.
Du har mulighed for manuelle advis, hvor man udover bank advis også kan advisere med f.eks. en
mere uddybende e-mail. Nogle af fordelene ved det manuelle advis er, at en e-mail kan indeholde
rigtig mange linjers tekst, er meget hurtigt fremme hos modtager – og så er den praktisk talt gratis.
2.3
Indbetalinger
I salgsdelen kan brugeren udskrive fakturaer, kontoudtog, rykkere og rentenotaer med standard FIkort påtrykt. Når kunderne indbetaler kan indbetalingsfilen indlæses og bogføres automatisk.
Debitor indbetalingerne kan automatisk udlignes via betalingsidentifikationen.
This Document is:
Side 12 af 90
Indbetalingskladden – efter indlæsning af indbetalingsfil fra banken.
2.4
Kontoudtog
Med granulet Kontoudtog giver Payment Management nu mulighed for at afstemme bankkonti helt
automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk form. Dette
kontoudtog indlæses i Payment Management, der finder de tilsvarende bankposter – eller danner
forslag, hvis der er flere muligheder.
Endvidere oprettes der automatisk forslag til modposter, hvis bankposten ikke kan findes. Det kan
f.eks. være indbetalinger, renter, gebyrer med mere, hvis det er nødvendigt.
Kontoudtog – Efter indlæsning af kontoudtogsfil fra banken.
This Document is:
Side 13 af 90
3 Payment Management Opsætning
I dette kapitel vil du primært lære om basisopsætningen af Payment Management :
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Basisopsætning
Samlebetalingsopsætning
Bank og bankcentral
Bankkonto
Valutabestemt modkonto
Bankhelligdage
Kreditor Betalingsgruppe
Udover ovenstående hører til opsætningen af Payment Management også opsætningen af Kreditorog betalingsmetodegrupper, kreditorbetalingsoplysninger og adviseringsopsætningen. Disse områder
gennemgås separat i de efterfølgende kapitler, (Kapitel 4, 5 og 6).
3.1
Basisopsætning
Dette afsnit gennemgår en del af den basisopsætning, der er nødvendig eller hensigtsmæssig at
have på plads før Payment Management tages i anvendelse. Det meste af opsætningen er allerede
via installationsprogrammet udfyldt med værdier og parametre, der tilsvarer en normal opsætning.
3.1.1 Betalingsformidling
Basisopsætningen af Payment Management foretages fra Administration i Afdelingsmenuen, hvor du
vælger menupunktet Programopsætning og Økonomistyring. Herfra kan du vælge menupunktet
Betalingsformidling, der giver en oversigt over opsætningsmenuen i Payment Management.
3.1.2 Opsætning
Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr,
hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet.
This Document is:
Side 14 af 90
Opsætningsformen
Valider ved bogf. af købsbilag
Her kan du markere om der skal ske validering af betalingsoplysninger allerede ved bogføring af
købsbilaget, så eventuelle fejl allerede fanges her. Hvis feltet ikke markeres, vil validering af
betalingsoplysninger først ske i udbetalingskladden. Her valideres til gengæld altid, også ved
ændring af betalingsoplysninger i kladden, der kan ske helt frem til betalingen sendes til banken.
Debitor kontoudtogsnumre
Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af
kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med
dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til
printer og benyttes som betalingsID på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om
hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så
Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages.
Yderligere betalingsmetoder
Her kan du bestemme hvilke valgmuligheder, programmet skal vise, når du ønsker at ændre
betalingsmetode på et købsbilag – f.eks. hvis et traditionel FI-75 indbetalingskort ønskes ændret til
en hurtigere betalingsmetode som f.eks. en konto til konto overførsel – Der gives 3 muligheder:
1. Ingen: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er tilknyttet den aktuelle kreditor.
2. Relaterede: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er indenfor samme interval i
betalingsmetodeplanen. Dvs. mellem en fra- og tilbetalingsmetode. se evt.
betalingsmetodeplanen i et senere kapitel.
3. Alle: Vælg frit mellem alle betalingsmetoder.
Flyt kontantrabatdato
Her kan du bestemme om du vil flytte kontantrabatdatoen, hvis den rammer en bankhelligdag.
Der kan vælges mellem 3 muligheder:
This Document is:
Side 15 af 90

Frem: Kontantrabatdatoen flyttes frem til næste bankdag.

Tilbage: Kontantrabatdatoen flyttes tilbage til forrige bankdag.

Giv Advarsel: Der vil blive advaret, hvis der findes kontantrabat på bankhelligdage.
Kreditor-betalingsgruppekode
Værdien i feltet angiver hvilken betalingsgruppe programmet, som standard skal knytte til en
kreditor – se evt. beskrivelsen af kreditor betalingsgruppe senere. Ved at udfylde feltet, vil alle
generelle informationer tilhørende gruppen blive indsat på nyoprettede kreditorers
betalingsoplysninger.
Feltet bør kun udfyldes hvis man har en meget ens kreditormasse – altså hvis de fleste kreditorer
benytter samme betalingsmetoder og udfyldelse af kreditorernes betalings-ID er ens opbygget.
Synkroniser med kreditor
Her kan du angive hvorvidt oplysninger som er fælles for kreditor og dennes betalingsoplysninger
skal opdateres, når der rettes i et felt der er fælles. Hvis du f.eks. retter adressen på kreditorens
betalingsoplysninger vil adressen på kreditorkortet blive rettet tilsvarende, hvis der er sagt ja i
dette felt.
Feltet bør normalt være sat til Ja, men i få tilfælde ønskes denne opdatering ikke foretaget – et
eksempel kunne være, hvis du vil have en separat fakturerings adresse stående på
betalingsoplysningerne.
FIK/GIRO-nr. Felt
Her angiver du virksomhedens kreditornummer overfor PBS (FIK) eller BG-Bank (Giro).
Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer.
IK Kortart
Her angiver du kortartkoden for virksomhedens indbetalingskort. Kortartkoden vil blive brugt på
indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71 og de nyere
kortart 73 og 75. Af figuren nedenfor fremgår forskellen mellem kortart 71, 73 og 75
Afsenders navn
med til modtager
Nej
Adviseringstekst
med til modtager
Nej
Betalings
Identifikation
Ja
73
Ja
Ja
Nej
75
Nej
Ja
Ja
Type af kort
71
Forskellen mellem hvad der sendes med kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation tilsvarer betalingsID i
OCR linjen på indbetalingskortet.
BetalingsID maske
Denne funktion er forbeholdt Xtend Link brugere.
Her kan angives en alternativ opbygning af betalings-ID’et, hvis ikke man ønsker at benytte den
opbygning, som Payment Management normalt benytter (Bilagsnr., bilagstype og Modulus
kontrolciffer). Masken angives på følgende måde:
A = Debitornr.
B = Bilagsnr. (Fakturanr.)
C = Bilagstype
D = Modulus kontrolciffer
X = Skal ignoreres af indlæsningen
Hvis man eksempelvis har et betalings ID, der ser sådan ud 123456005432105, hvor de første seks
cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det
sidste er Modulus kontrolciffer(altid krævet som sidste ciffer), så vi masken se ud på følgende
måde:
This Document is:
Side 16 af 90
AAAAAAXXBBBBBCD
Afstemning
Indstillingerne I denne sektion er beskrevet i kapitel 8.
Version
Endvidere er det på opsætningsformen, at du kan se den nøjagtige version af Payment Management
programmet, bankopsætning og integrationskomponenten. Hvis der er indlæst flere
bankopsætningsfiler, vil du se en stjerne ud for Opsætning. Du kan så trykke på Bankcentraler, for at
se versionen for hver enkelt bankcentral.
Payment Management er fundamentalt ændret, på en række områder, i forhold til forgængeren
NAVIBanking. Det vil vi komme ind på flere gange i det følgende.
For det første er alle kontroldata- og valideringsregler i stor udstrækning forsøgt lagt som data i
tabeller i stedet for som ’hardcoded’. Dette gør at opdateringen af disse bankspecifikke
kontroldata sker via en opsætningsfil, og dermed kan man meget nemt og hurtigt få opdateret sin
Payment Management.
For det andet sker ind- og udlæsninger af betalingsfiler til og fra de forskellige pengeinstitutters
betalingssystemer via en ekstern integrationskomponent. Det vil sige via et selvstændigt program
på den enkelte pc, der – uden det bemærkes af brugeren – konverterer formaterne på ind- og
udlæsningsfilerne mellem et fælles Navision in-house format og betalingsprogrammernes forskellige
formater. Denne integrationskomponent er også hurtig at opdatere, og er samtidig en nødvendig
komponent til fremtidens betalingssystemer. Versionen af dette kommunikationsprogram fremgår
tilsvarende af versionsvinduet.
Af versionsvinduet fremgår de aktuelle versioner af Navision programmet, Payment Management objekter,
bankopsætning og kommunikationsmodul. Læg mærke til stjernen ud for Opsætning, der angiver at der er
læst flere bankopsætninger ind.
3.2
Samlebetalingsopsætning
Samlebetalingsopsætning vedligeholder opsætning for samlebetaling. Opsætningen bruges når
betalinger skal samles i udbetalingskladden.
For at flere betalinger kan samles, skal visse betingelser være opfyldt. Nogle betingelser er fast i
systemet. Det vil sige oplysninger som Bankkonto, Valuta og Kreditor skal være ens på alle
betalingerne, før betalingerne kan samles. Derudover kan du i samlebetalingsopsætningen angive
hvilke andre kriterier der skal opfyldes for at samle betalingerne.
I bund og grund er det et spørgsmål, om hvilke oplysninger man ønsker at bevare, når man samler
betalingerne. Hvis indholdet for et felt angives til at skulle være ens, vil betalinger kun blive
samlet hvis indholdet i felterne, fra posterne er nøjagtig ens.
This Document is:
Side 17 af 90
Det betyder også at i et felt som Supplerende anmeldelse er ”Overførsel vedr. lastbiler” ikke det
samme som ”Overførsel vedr. lastbil”.
Hvis felterne ikke er ens, og de ikke er krydset af til at skulle være ens vil det være indholdet fra
den første linje i udbetalingskladden, der vil blive brugt.
Samlebetalingsopsætningsvinduet.
3.3
Bank og Bankcentral
I Payment Management er Bankdelen delt op i 3 niveauer. Bankcentral, Bank og Bankkonto. For at
forstå hvad punktet ’Bank’ dækker over, vil begrebet bankcentral kort blive forklaret først.
3.3.1 Bankcentral
Øverste led er Bankcentralen. I Danmark findes der 7 bankcentraler/bogføringscentraler.

DBTS (Danske Bank)

Unitel (Unibank/Nordea)

BG Bank

BEC (Bankernes EDB Central)

BD (Bankdata)

Jyske Bank

SDC (Sparekassernes Datacenter)
Under hver bankcentral er der tilknyttet en eller flere banker. Du kan i HTML menuen på Payment
Management Produkt Cd’en se hvilke banker der tilhører hvilke bankcentraler.
Payment Management bliver leveret med alle 7 bankcentraler på cd’en. Dvs. man til enhver tid er i
stand til at skifte bank uanset bankcentral, nemt og hurtigt.
This Document is:
Side 18 af 90
Vinduet viser de indlæste Bankcentraler, og hvilken programversion Payment Management er lavet til.
Både tidligere og senere versioner kan være understøttet. Programversionen viser udelukkende hvilken
version der var aktiv da seneste opdatering af Payment Management blev frigivet.
3.3.2 Bank
Under dette punkt i ’Opsætning’, skal du oprette de pengeinstitutter der benyttes i forbindelse
med Payment Management. Der er kun tale om selve pengeinstituttet. Bankkontoen er det tredje
niveau, som hører til under banken, og skal ikke oprettes i denne forbindelse.
Når du opretter en Bank, skal du først og fremmest give den et navn. Derefter skal du angive hvor
på harddisken filen med betalingerne skal placeres. De fleste betalingssystemer har en standard
mappe, hvor det kunne være fordelagtigt at lægge filen i, men samtidig er det ikke nødvendigt at
lægge filen i et specielt bibliotek da du kan angive i systemerne, hvor du vil indlæse betalingsfilen
fra. Enkelte betalingssystemer kræver en separat fil for ind- og udenlandske betalinger. Hvis din
bank er en af disse, skal feltet Filnavn udland også udfyldes.
OBS! Vær opmærksom på, at stien er set fra serveren (hvor Service Tieret kører), hvis du kører
NAV 2009 RTC.
For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine betalinger i det rigtige format,
skal du også tilknytte en Bankcentralkode på din Bank. Du kan i HTML menuen på Payment
Management Cd’en se hvilken bankcentral dit pengeinstitut benytter. Det er meget vigtigt at få
valgt den rigtige bankcentral, da dine betalinger ellers ikke vil kunne indlæses i dit
betalingssystem.
Når du har oprettet banken, skal du sikre dig at der er sat kryds i feltet Anvendes. Hvis du på et
tidspunkt ikke længere benytter dig af denne bank, fjerner du krydset i anvendes, og derefter vil
banken ikke kunne benyttes til betalinger.
This Document is:
Side 19 af 90
En standard opsætning af Bank. Vær altid opmærksom på at Bankcentralkode er udfyldt, og at der er
kryds i Anvendes.
3.4
Bankkonto
Det tredje niveau mht. Bank i Payment Management, er bankkontoen.
Du skal oprette alle bankkonti du benytter i dit/dine forskellige pengeinstitutter, for at være i
stand til at overføre betalinger til dem. Bankkonti administreres under Finans og ikke under
opsætningsmenuen.
De 3 første faneblade: Generelt, Kommunikation og Bogføring , er standard i Navision. Derfor vil disse
ikke blive gennemgået i dette kursus. Hvis du ønsker at vide mere om disse felter og faner, kan du
evt. se hjælpen i Navision.
Fanebladet Overførsel er udelukkende oplysninger der drejer sig om betalinger.
This Document is:
Side 20 af 90
Bankkontokortet med Payment Management oplysninger.
Bankregistreringsnr.
Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens registreringsnummer. Dette skal som
regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger.
Bankkontonr.
Feltet er hentet fra generelt fanen, og indeholder kontoens kontonummer. Dette skal som regel
være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger.
Transitnr.
Feltet er fra standard Navision, og bliver ikke benyttet i forbindelse med Payment Management.
SWIFT-adresse
SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som
medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFT-adressen. Dette felt er ikke
nødvendigt at udfylde, da det er meget få betalingsmetoder der kræver SWIFT-adresse af afsender
kontoen. Hvis dette er tilfældet, vil man blive gjort opmærksom på dette i fejlloggen.
IBAN
Dette er kontoens internationale bankkontonr. Det er ikke normalt ikke nødvendigt at udfylde det
på afsenderkontoen. Hvis det skal bruges på et betalingsmetode, vil du blive gjort opmærksom på
det i fejlloggen.
Bankkode
For at Payment Management kan validere dine data, og udlæse dine betalinger korrekt, skal du
først og fremmest tilknytte en bankkode. Valgmulighederne, er de banker du oprettede i forrige
afsnit (3.3), og skulle gerne afspejle de pengeinstitutter i hvilke du har betalinger til. Det er meget
vigtigt at bankkode er korrekt, og at Bank peger på den korrekte Bankcentral da dine betalinger
ellers ikke vil kunne overføres til betalingssystemet.
Afsenderref.-def.kode
Når du sender en betaling, bliver der på ens eget kontoudtog naturligvis lavet en postering. Du kan
selv bestemme hvad der skal stå på denne postering ved at udfylde feltet Afsenderref.-def.kode. Der
er mange muligheder for at lave automatisk afsender ref. og du kan i et senere afsnit lære mere
om hvordan man opbygger disse.
Benytter du elektronisk kontoudtog, bør du vælge UPR-koden, der påfører kontoudtoget en unik
referencekode, så betalingen kan genkendes ved indlæsning.
This Document is:
Side 21 af 90
Intern rentesats
I dette felt indtaster du den rentesats, der skal bruges på bankkontoen.
Den interne rentesats på kontoen bestemmer om betalingsdatoen sættes til kontantrabatdatoen,
eller forfaldsdatoen, når man laver et betalingsforslag. Hvis du mister mere (eller skal betale mere)
i rente ved at trække på bankkontoen, kontra det man kan tjene ved at betale sine kreditorer og
opnå kontantrabat, vil programmet automatisk vælge om den skal bruge kontantrabatdatoen eller
ej. Funktionaliteten er betinget af, at man sætter ja i feltet ’Find kontantrabatter’ i
’Betalingsforslags-opsætning’.
Bemærk!
Hvis man skal betale rente ved træk på kontoen (f.eks. Kassekredit, hvor man trækker på kreditten).
Sættes den interne rente til 0,00.
Tilladt diff. v/prioritering
Når der laves betalingsprioritering i udbetalingskladden, på beløb til rådighed, beregnes beløb til rådighed
som saldoen på bankkontoen minus tilladt min. saldo på bankkontoen. Feltet Tilladt diff. v/prioritering sikrer
en yderligere buffer således at de sidste betalinger i prioriteringen ikke sorteres fra ved en mindre
difference. Beløbet angives pr. bankkonto i den valuta bankkontoen føres i.
Eksempel:
På en bankkonto er der 500.000 til rådighed. Der prioriteres og vælges automatisk betalinger for
495.000. Den sidste betaling på 7500 medtages ikke fordi det totalt overstiger 500.000. I dette
eksempel kan ’Tilladt diff. v/prioritering’ f.eks. sættes til 10.000 og den sidste betaling medtages
alligevel.
PI Aftalenr.
Her skal du indtaste dit aftalenummer, som du har med banken. Hvis du ikke har det, kan du få det
oplyst hos din bank.
Dette anvendes primært til Bankgirot, Postgirot og Svenska Handelsbanken.
3.5
Valutabestemt modkonto
Under punktet ’Modkonti’ på opsætningsmenuen, kan du sætte op hvilken bankkonto du vil
benytte, for en bestemt valutakode. Det vil sige, for hver valuta, kan du tilknytte en bankkonti,
som således automatisk bliver valgt, når du laver et betalingsforslag.
Du skal altid sætte mindst en modkonto op, for den valutakode som standard bruges i programmet,
ellers kan der ikke valideres på købsbilagene, da programmet så ikke ved hvilken bank der skal
betales og dermed valideres fra.
Du kan dog også opsætte valget af hvilken konto kreditoren skal betales fra, på den enkelte
kreditor. Dette gøres ved på kreditorens betalingsoplysninger at vælge ’Relaterede oplysninger’,
’Kreditor’,’ Modkonto’ og overstyre det generelt opsatte, angivet under opsætningsmenuen.
This Document is:
Side 22 af 90
Her opsættes modkonti pr. valutakode. Opslag viser kun bankkonti i den pågældende valuta.
3.6
Bankhelligdage
I Payment Management har vi registreret alle bankhelligdage i Danmark. Bankhelligdage bruges til
at styre, at betalinger ikke foreslås til betaling på bankhelligdage. Desuden tages der også højde for
bankhelligdage, når kontantrabat regnes ud, hvis dette er valgt i opsætningen.
Det er naturligvis også muligt at indtaste egne dage, hvorpå man ikke vil lave betalinger.
3.7
Kreditor betalingsgruppe
Når du skal tilknytte betalingsoplysninger til en kreditor, er det meget nemt i Payment
Management. Hvis du har flere kreditorer der bruger samme betalingsmetode, er det nemmere at
benytte sig af en Kreditor betalingsgruppe. I en betalingsgruppe kan du sætte fælles
betalingsoplysninger op for kreditorer i den betalingsgruppe, så du ikke skal taste de samme
oplysninger flere gange.
På ’Generelt’ fanen, giver du betalingsgruppen en kode, og et navn. Du kan f.eks. finde inspiration
i de allerede oprettede grupper. f.eks. findes der en betalingsgruppe IN-KK-LANG, som står for
Indenrigs kontooverførsel med lang advis.
På fanen ’Std. Værdier’ kan du sætte de oplysninger op, som skal være fælles for kreditorerne i
betalingsgruppen.
Når betalingsgruppen tilknyttes en kreditor overføres alle de angivne oplysninger til kreditorens
betalingsoplysninger.
This Document is:
Side 23 af 90
Betalingsmetode
Først og fremmest skal der vælges en betalingsmetode. Denne betalingsmetode vil automatisk blive
tilknyttet kreditoren, og valgt som standard betalingsmetode, når du tilknytter den aktuelle
betalingsgruppe.
Tillad samlebetaling
Her angiver du hvorvidt det skal være muligt automatisk at samle betalinger for betalingsgruppen.
At samle betalinger vil sige at flere betalinger slås sammen til én betaling, hvorved der evt. kan
spares gebyrer.
Betalingerne kan samles, når følgende faktorer er opfyldt: samme kreditor, samme bogføringsdato,
samme betalingsmetode og samme valuta.
Eksempel
En virksomhed har følgende 7 betalinger:
Antal
Kreditor
Valuta
Betalingsmetode
Forfaldsdato
1
Fredborg Lamper A/S
RV
Indbetalingskort 71
6.
1
Schmeichel Møbler A/S
RV
Bankoverførsel
20.
1
Fredborg Lamper A/S
RV
Indbetalingskort 71
30.
1
Koekamp Leerindustrie
USD
Udenlandsk overførsel
10.
1
RV
Bankoverførsel
20.
1
Fredborg Lamper A/S
RV
Indbetalingskort 71
6.
1
USD
10.
Disse betalinger kan med samlebetaling samles til følgende 4 betalinger:
Antal
Kreditor
Valuta
Betalingsmetode
Forfaldsdato
1
Fredborg Lamper A/S
RV
Indbetalingskort 71
6.
1
RV
Bankoverførsel
20.
1
Fredborg Lamper A/S
RV
Indbetalingskort 71
30.
This Document is:
Side 24 af 90
1
USD
10.
Der er ingen grænser for hvor mange betalinger der kan samles, og tidligere i dette kapitel (3.2
Samlebetalingsopsætning) er det beskrevet hvordan man kan opsætte yderligere kriterier for at
samle betalingerne.
Undlad kreditnota
Hvis du ikke ønsker at få kreditnotaer medtaget i betalingsforslaget, markeres dette felt. Du skal
dog være opmærksom på, at kreditnotaer vil kunne blokere for betaling af fakturaer, hvis
kreditnotabeløbet overstiger fakturabeløbet.
Man skal manuelt sørge for at disse bliver udlignet, enten ved at man får pengene retur eller at de
udligner en faktura.
Kurstypekode
Her angives den kurstype, der ønskes anvendt på betalingerne.
Formålskode
Dette felt benyttes ikke mere.
Beregn indførsel ud fra
Indførsel datoformel
Omkostningstypekode
Omkostningstype bruges i forbindelse med udenlandske betalinger. Når der betales til udlandet, er
der omkostninger både i afsender- og modtagerbanken. Omkostningskoden specificerer, hvordan
disse omkostninger skal deles.
Klik på ’AssistButton’ til højre i feltet for at se hvilke omkostningskoder, der er oprettet i tabellen
Omkostningstype.
This Document is:
Side 25 af 90
4 Betalingsmetoder
I dette kapitel vil du lære om basisopsætningen af betalingsmetoder og grupper.
4.1 Betalingsmetodeplan
4.2 Opsætning af Betalingsgruppe
4.1
Betalingsmetodeplan
En af de grundlæggende ting i Payment Management er Betalingsmetodeplanen. I den finder du alle
betalingsmetoder, og hermed alle måder hvorpå en kreditor kan betales. I denne plan findes der
flere forskellige niveauer, grupper etc. Alt dette vil blive behandlet i dette kapitel. Det er også
muligt selv at oprette nye betalingsmetoder, men det vil ikke blive beskrevet i dette materiale.
Kode
Som du kan se på ovenstående billede af betalingsmetodeplanen, har hver betalingsmetode en unik
kode.
Beskrivelse
Det er i Payment Management forsøgt at gøre det så nemt som muligt at finde den rigtige
betalingsmetode, ved at give betalingsmetoderne så logiske navne som muligt. Det vil sige, at finde
navne så tæt på de navne betalingsmetoderne har i bankernes betalingssystemer.
De generelle grupper af betalingsmetoder er:

Kontooverførsel

Check

Indbetalingskort
Type
Feltet type i betalingsmetodeplanen afgør om linjen er en betalingsmetode, eller en linje der
bruges til gruppering af betalingsmetoderne. Betalingsmetodeplanen er nemlig bygget op, så den er
let overskuelig, meget nem at forstå og finde rundt i.
En linje i betalingsmetodeplanen kan være én af disse 4 muligheder:

Betalingsmetode
This Document is:
Side 26 af 90

Overskrift

Fra Betalingsmetode (ved denne linje begynder grupperingen)

Til betalingsmetode (ved denne linje slutter grupperingen)
Aktiv
Feltet Aktiv afgør om den aktuelle betalingsmetode kan anvendes eller ej.
Man aktiverer og deaktiverer betalingsmetoden ved at vælge Ja/Nej i feltet Anvendes på
bankkortet. Deaktiveres en betalingsmetode, betyder det, at koden ikke optræder på
betalingsmetode-oversigten.
Hvis du deaktiverer en betalingsmetode, som allerede er benyttet på en betaling, vil valideringen
af betalingen give en fejl I fejlloggen.
Nogle betalingsmetoder understøttes ikke af alle banker, og har som udgangspunkt Anvendt til Nej,
hvis der ikke er aktiveret en bank, der understøtter betalingsmetoden.
Betalingsmetode-gruppekode
Her er angivet hvilken betalingsmetode-gruppe betalingsmetoden er tilknyttet.
Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes,
da standardværdier på betalingsmetodegruppen overføres til tilsvarende felter på kreditor, når der
tilknyttes en betalingsmetode til kreditor. Der er i forvejen lavet en del forskellige
betalingsmetode-grupper i Payment Management, men det er naturligvis også muligt at oprette
disse selv.
For at få en samlet oversigt over hvordan felter fra de forskellige opsætningstabeller overføres til
kreditor, se Appendiks A.
4.1.1 Statistik
På betalingsmetodeplanen findes der også statistik over de forskellige betalingsmetoder. Felterne
’Beløb’, ’Gebyr’, ’Antal betalinger’ og ’Antal samlebetalinger’ angiver det samlede beløb eller
antal betalinger for den enkelte betalingsmetode. Dette er en god ting at bruge til f.eks.
argumenter ved gebyraftaler med banken. Så man kan forsøge at få så lavt et gebyr som muligt på
de mest anvendte betalingsmetoder.
Hvis du trykker på F7, er det muligt at se en udvidet statistik.
This Document is:
Side 27 af 90
Statistik for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis
4.1.2 Poster
Ved at trykke på CTRL+F7 eller via menuen Naviger->Poster, får du en oversigt over de poster der
ligger på denne betalingsmetode. Det er både poster som er betalt, og poster der ligger klar til
betaling.
Poster for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis.
Dette muliggør f.eks. hurtig dokumentation for, til hvad og af hvem dyre udenlandske betalinger er
blevet anvendt.
4.1.3 Gebyrer
I menuen Naviger finder du også menupunktet ’Gebyrer’. Ved at gå ind under ’Gebyrer’, er det
muligt at opsætte gebyr for den betalingsmetode du står på.
Først og fremmest skal du sætte op for hvilken bankkonto gebyret gælder for. Det er muligt at
sætte forskellige gebyrer op for den samme betalingsmåde, på flere forskellige bankkonti.
Herefter indtaster du beløbet på gebyret pr. betaling. I ’Gebyr pct.’ Skal du indtaste gebyret i
forhold til beløbets størrelse. Det er almindeligt, at der specielt på udenlandske betalinger, bliver
This Document is:
Side 28 af 90
taget gebyr i procent i forhold til beløbets størrelse. Hvis der er angivet beløb i feltet ’Gebyr’,
lægges dette til ’Gebyr pct.’ efter at dette er udregnet.
Situationen er den samme med ’Min. Gebyr’. I forbindelse med betalinger til udlandet er det
normalt, at der er et minimumsgebyr, som det altid vil koste at betale til udlandet. Beløbet er et
minimum, dvs. overstiger de øvrige gebyrer dette minimum, skal det ikke betales.
Gebyret lægges til det samlede gebyr, som så vil kunne bestå af ’Gebyr’, ’Gebyr pct.’ og ’Min.
Gebyr’.
Gebyrangivelsen påføres et separat felt på hver enkelt betalingspost og danner grundlag for
gebyrstatistikken.
Der bogføres dog ikke noget nogen steder, da dette først bør ske ud fra den eksakte påligning fra
banken. Faciliteten er først og fremmest ment til statistik og afstemning.
4.2
Opsætning af en betalingsmetodegruppe
Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes.
Standardværdier på betalingsmetode-gruppen overføres til de tilsvarende felter på kreditor
betalingsoplysninger, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditoren.
Betalingsgruppe-formen har 2 faner. ’Generelt’ og ’Std. Værdier’. På ’Generelt’ fanen, skal du
udfylde ’Kode’ og ’Beskrivelse’ for betalingsgruppen.
På næste faneblad, skal du udfylde de standard oplysninger, som skal tilknyttes kreditoren, når du
tilknytter en betalingsmetode, fra denne betalingsmetodegruppe, på kreditoren.
Opsætning af betalingsmetode gruppe
Bank adviseringsdefinitionskode
Bank adviseringsdefinitionskoden fortæller hvorledes adviseringen, som sendes til modtager via
banken, skal opbygges. Der er i et andet afsnit beskrevet hvordan man opsætter sine egne
adviseringsdefinitioner, så du kan bygge nøjagtig den advisering op, som du skal bruge.
Adviseringsmetode
Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på.

Bank, hvor advisering foregår via bank.

E-mail , hvor der sendes en e-mail til modtageren.

Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren.
Manuel adviseringsdefinitionskode
Når du har valgt ’udskrift’ i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via
et brev, som du sender manuelt. Du kan se eksempler, der allerede er lavet i Payment
Management.
This Document is:
Side 29 af 90
Eksempel på et standard brev i Payment Management
BetalingsID definitionskode
Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen er opbygget
på de bilag du modtager fra kreditor.
Programmet bruger ’Betalingsid.-def.kode’ så det automatisk kan udfylde betalings-ID i forbindelse
med bogføring af købsbilag.
Afsenderadvis
Her kan du krydse af, hvis du vil have en kvittering fra banken, når betalingen er gennemført. Vær
opmærksom på, at de fleste banker opkræver gebyr for denne service.
This Document is:
Side 30 af 90
5 Kreditor betalingsoplysninger
I dette kapitel vil du primært lære om betalingsoplysninger på kreditor og kreditors bank, og
hvordan de overføres til købsbilag :
5.1
5.2
5.3
5.4
Kreditor betalingsoplysningskortet
Betalingsoplysninger på Kreditor betalingsmetode
Kreditor Bank
Køb betalingsoplysninger
5.1
Kreditor betalingsoplysningskortet
Som nævnt i tidligere kapitler, skal det på kreditoren sættes op, hvorledes denne betales. Det
gælder både betalingsmetode, bank, advisering etc. Dette er et af de vigtigste punkter i Payment
Management, da det bl.a. er her den største tidsbesparelse ligger, når alle kreditorer er oprettet
med betalingsoplysninger.
For at se kreditorens betalingsoplysninger, skal du på kreditorkortet trykke på CTRL+SHOFT+R:
Kreditors betalingsoplysninger
5.1.1 Generelt
Kreditor-betalingsgruppe
Ved at tilknytte en betalingsgruppe til en kreditor, vil de standardoplysninger som er oprettet på
betalingsgruppen, blive tilknyttet kreditoren. Dette kan være en stor fordel hvis der findes mange
kreditorer der betales på samme måde, da de så vil få tilknyttet betalingsmetode mm. automatisk.
Se Appendiks A for en oversigt over hvordan stamoplysninger hentes når en kreditor betalingsgruppe
tilknyttes en kreditor.
Alt. Afsendernavn
Alternativ afsender skal kun udfyldes, hvis du skal lave en betaling på vegne af et andet firma, end
det er angivet i Navisions stamoplysninger.
Vores kontonummer
Her angives vores kontonummer hos den pågældende kreditor.
This Document is:
Side 31 af 90
Afsenderreference
Afsenderreference, er den tekst man vil få tilbage på sit eget kontoudtog. Det kunne evt. være
kreditornavn, som standard bliver sat ind i Payment Management, hvis andet ikke angives.
Tillad samlebetaling
Her kan du krydse af, hvis du vil tillade, at betalinger bliver samlet på kreditoren. Dette gør, at det
er muligt at samle flere betalinger til en betaling, så man bl.a. kan spare gebyr.
Undlad kreditnota
Dette felt skal krydses af, hvis du ikke vil have kreditnotaer med i betalingsforslaget. Der vil heller
ikke blive taget kreditnotaer med, når du vil lave samlebetaling.
5.1.2 Udenrigshandel
Hvis der er tale om en udenlandsk kreditor, skal du også over på fanen Udenrigshandel for at sætte
betalingsoplysningerne korrekt op. På Udenrigshandel fanen findes følgende felter:
Kurstypekode
Det er muligt med sit pengeinstitut at lave en aftale vedr. valutakurser, når du betaler dine
udenlandske kreditorer. Denne aftale kan ske på forskellige vilkår, og disse vilkår kan du vælge i
kurstypekode.
Det er forskelligt fra pengeinstitut til pengeinstitut hvilke aftaler, der kan laves, så derfor vil vi
ikke nævne de forskellige muligheder her.
Formålskode
Benyttes ikke længere, da det blev anvendt til anmeldelse til nationalbanken.
Modtagerlandekode
Beregn indførsel udfra
Indførsel datoformel
Supplerende anmeldelse
Omkostningstypekode
Når der overføres betalinger til udlandet, er der forbundet omkostninger med dette. I
Omkostningstypekode, kan du angive hvem, der skal dække hvilke omkostninger.
Læg mærke til at du selv kan oprette nye omkostningstypekoder. Hvis du benytter dig af det, skal
du være helt sikker på, at den kode du opretter også accepteres i din banks betalingssystem. Hvis
der ikke er overensstemmelse mellem disse koder, kan du risikere, at bankens betalingssystem
afviser de betalinger du forsøger at overføre.
Generelt gælder om oplysningerne til udlandet, at man altid kun bør påføre oplysninger der altid
gælder denne kreditor. F.eks. bør supplerende anmeldelse kun udfyldes hvis teksten altid er ens for
denne kreditor.
5.1.3 Betalingsmetode
Nederst på formen Kreditor betalingsoplysning, finder du de betalingsmetoder som er tilknyttet den
aktuelle kreditor. På baggrund af det du har valgt i feltet Yderligere betalingsmetoder da du satte
Payment Management op, er det disse, eller relaterede betalingsmetoder, du har mulighed for at
vælge imellem, når du laver købsfaktura etc.
This Document is:
Side 32 af 90
Til højre finder du Standard feltet. Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard for
denne kreditor, hvilket gør at betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse
af betaling til kreditor.
Hvis du ønsker betalingsmetoden som standard, skal feltet være markeret. Det er kun muligt at
have én betalingsmetode værende markeret som standard.
5.2
Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode
Når du står på en betalingsmetode i den nederste halvdel af Kreditor betalingsoplysningsvinduet, og
trykker på SHIFT+F7, eller ’Tandhjuls-knappen’, ’Linje’, ’Betalingsmetode’ kommer du ind på
betalingsoplysningerne for den valgte betalingsmetode
Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode
Her kan du angive en række kreditor specifikke betalingsoplysninger, der skal gælde for denne
betalingsmetode.
Disse opsætningsmuligheder er lavet for at kunne have forskellige oplysninger på forskellige
betalingsmetoder. Primært advisering, da der er stor forskel på adviseringsmuligheder mellem de
forskellige betalingsmetoder. Den opsætning du foretager på denne form, vil naturligvis bliver
overført automatisk, når du laver betalinger med denne betalingsmetode.
Husk at flere af disse oplysninger allerede er udfyldt på kreditorbetalingsmetode, da de bliver
udfyldt ved hjælp af opsætningen på Kreditorbetalingsgruppen.
Adviseringsmetode
Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på.

Bank, hvor advisering foregår via bank.

E-mail, hvor der sendes en e-mail til modtageren.

Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren.
Bank adviseringsdefinitionskode
Når du sender adviseringen med dine betalinger, kan du i feltet Bank adviseringsdefinitionskode
definere nøjagtig hvilken advisering Payment Management skal opbygge. Det er beskrevet i et
andet kapitel hvordan du selv opretter adviseringsdefinitioner.
Manuel adviseringsdefinitionskode
Hvis du har valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via
et brev, som du sender manuelt. Du kan evt. se de eksempler, der allerede er lavet i Payment
Management.
This Document is:
Side 33 af 90
BetalingsID definitionskode
Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen skal
opbygges.
Programmet bruger ’Betalingsid.-def.kode’ til at udfylde BetalingsID på købsbilag. Når en maske er
lavet ud fra oplysninger, der ligger på købsbilaget, kan Payment Management automatisk udfylde
betalingsID, så man er fri for det hver gang man modtager et købsbilag fra kreditoren.
Modtagerreference
Her kan du angive en modtagerreference, som er den reference kreditor vil få via sit kontoudtog.
Hvis kreditor har angivet en reference, der ønskes opgivet ved betaling, skal den anføres her.
Feltet kan også sættes op til at blive udfyldt via Bank adviseringsdefinition.
Standard
Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard, så betalingsmetoden automatisk vælges
af programmet ved oprettelse af betaling. Det er kun muligt at have en betalingsmetode værende
markeret som standard.
Afsenderadvis
Afsenderadvis er en kvittering man kan modtage fra banken, som garanti for betalingen er
gennemført.
Kreditornummer
Kreditornummeret kan indeholde 2 forskellige numre:
Hvis det er et alm. indbetalingskort, skal du indtaste kreditorens FIK-nummer.
Er det et girokort, skal du skrive Gironr.
5.2.1 Valutabestemt modkonti
I menuen Relaterede oplysninger->Kreditor, findes punktet ’Modkonti’. Her er det muligt at sætte
op hvilken bankkonto der skal hæves fra, når betalingen foregår i den angivne valuta. Denne
funktion benyttes kun, når det gælder at en bestemt valuta skal hæves fra en bestemt konto, kun
ved brug på denne kreditor. Hvis det er generelt for denne valuta, bør det sættes op under
opsætning.
Kort og godt, udfyld valutakode, og derefter vælg hvilken bankkonto der skal betales fra, når der
betales i denne valuta.
5.3
Kreditor Bank
Kreditor Bank er en del af Navision standardapplikationen. I Payment Management er der kun
tilføjet 5 felter på Kreditor Bank kortet, og disse felter samt de andre informationer på Kreditor
Bank, der er relevante for Payment Management, er det ”eneste” der vil blive beskrevet i dette
kapitel.
5.3.1 Standardoplysninger på Kreditor Bank
Navne og adresseoplysninger er for nogle betalingsmetoder meget vigtige at udfylde korrekt. Hvis
dette ikke sker, kan det især ved udenlandske betalinger, være et problem at finde banken.
Valutakode skal naturligvis også gerne udfyldes.
Bankkontonummer og registreringsnummer er naturligvis det vigtigste at udfylde, for at betalingen
overhovedet kan finde sted (bortset fra FIK betalinger).
Bankregistreringskode og Banknummer
Bankregistreringskode bruges til at identificere kreditors bank i udlandet. Dette svarer faktisk til
det danske registreringsnummer. Husk dog på at SWIFT adressen som nævnes senere også kan
bruges. SWIFT adressen er også mere udbredt, så det er normalt den, man vil benytte.
Bankregistreringskode består altid af to bogstaver:
This Document is:
Side 34 af 90
AT Bankleitzahl (Østrig) 5 cifre
BL Bankleitzahl (Tyskland) 8 cifre
CC Canadian payment association (Canada) 9 cifre
CP CHIPS participant id (USA) 4 cifre
CH CHIPS code (UID no.) (USA) 6 cifre
FW FEDWIRE (ABA no.) (USA) 9 cifre
SC Sort Code (Storbritannien/Irland) 6 cifre
Feltet Banknummer hører sammen med feltet Bankkode. Det er forskelligt hvor langt nummeret
skal være, med de respektive koder, og længden står til højre i listen ovenfor.
SWIFT-Adresse
Her angives eventuel SWIFT-adresse for kreditors bank. SWIFT er et internationalt betalingsorgan,
der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får
deres egen adresse; SWIFT-adressen.
For visse betalingsmetoder i visse banker er SWIFT-adressen en betingelse for at kunne få
betalingen gennemført til en speciel lav pris.
Hvis kreditors bank har en SWIFT-adresse, vil denne som regel være anført på kreditors faktura.
IBAN
IBAN nummeret er et internationalt bankkonto nummer. Det er ikke alle lande, der har taget det til
sig. Det er mest udbredt i Europa.
Standard for valuta
Feltet udfyldes, såfremt denne bankkonto er den, der som standard skal bruges for den
pågældende valuta. Der kan vælges én bankkonto pr. Valuta, man ønsker at betale kreditor i.
Når feltet er udfyldt, vil denne konto automatisk blive valgt når der oprettes en kreditorbetaling i
den pågældende valuta for denne kreditor.
5.4
Køb betalingsoplysninger
På alle købsbilag, vises der ved tryk på CTRL+SHIFT+F9 betalingsoplysninger tilknyttet det enkelte
købsdokument.
Ved registrering af købsbilag tilknyttes der betalingsoplysninger på baggrund af det du har opsat på
Kreditors betalingsoplysninger og Kreditors betalingsmetode. Disse oplysninger kan naturligvis
ændres i betalingsoplysningerne til købsbilaget og ved bogføring af købsbilaget overføres
oplysningerne til Købsfakturaens betalingsoplysning. Dermed bliver betalingsoplysningerne tilpasset
den enkelte faktura, når betalinger dannes i udbetalingskladden og består ikke bare af de generelle
oplysninger fra kreditors betalingsoplysning.
Det er vigtigt at man er opmærksom på, at det er de rigtige betalingsoplysninger, man tilknytter på
købsbilagene, da det altid er de betalingsoplysninger som står på det bogførte købsbilag, som bliver
hentet frem i betalingsforslaget.
At ændre på kreditorens betalingsoplysninger, vil IKKE ændre på betalingsoplysningerne på det
bogførte købsbilag, og dermed på de senere betalingsoplysninger i udbetalingskladden.
Bemærk!
Der vil i det følgende ikke blive beskrevet felter, da alle felter er beskrevet tidligere i denne
vejledning. Vejledning i opbygning og brug af adviseringsdefinitioner findes i kapitel 6.
Felter på betalingsoplysningsformen, der ikke kan benyttes ved den valgte betalingsmetode, bliver
automatisk inaktive.
This Document is:
Side 35 af 90
5.4.1 Formen Køb-betalingsoplysning
Generelt
På fanen ’Generelt’, bliver oplysningerne vedr. betalingsmetode og kreditorens navn etc. hentet
frem. Disse oplysninger bliver naturligvis sjældent ændret på dette tidspunkt.
Advisering
På adviseringsfanen ser du alle adviseringerne på det respektive bilag. Afhængigt af hvilken
betalingsmetode det er, kan’ Betalingsidentifikation’, ’Modtagerreference’, ’Manuel advisering’,
’Dokumentreference’ etc. blive udfyldt. Den lange advisering vil først blive opbygget, når man
kører ’Lav Forslag’ i udbetalingskladden.
Til højre på fanen findes definitionerne, hvor du kan sætte op, hvorledes adviseringen skal
opbygges. Opsætning af advis definitioner vil blive beskrevet i næste kapitel.
Betaling
På dette faneblad findes alle oplysninger vedr. bankkonto inklusiv konto og registreringsnummer.
Desuden findes feltet Kreditornummer, hvor der skal tastes henholdsvis FIK nr. eller GIK nr., når
der er tale om Indbetalingskort.
Desuden kan der også angives modkonto, som bestemmer hvilken konto betalingerne skal betales
fra. Indholdet af dette felt vil også afgøre hvilke valideringsregler der vil blive brugt, hvis der ikke
under opsætningen allerede er valgt en standard modkonto for den valuta der bliver brugt.
Udenrigshandel
Når der laves betalinger til udlandet, er fanen ’Udenrigshandel’ naturligvis vigtig at have udfyldt
korrekt. Informationer om f.eks. Valuta og fordeling af omkostninger angives på dette faneblad.
5.4.2 Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger
Validering
Når betalingsoplysningerne udfyldes på købsbilaget, sker der samtidig en validering, af de data der
tastes ind. Valideringsreglerne er bankspecifikke, og det er bestemt i opsætningen eller på
betalingsoplysningerne hvilken bank der skal valideres efter.
Hvis der er fejl eller mangler, når du vil bogføre købsbilaget, vil der komme en fejlbesked, som
fortæller at der er fejl i fejlloggen. Fejlloggen findes inde på betalingsoplysningskortet
CTRL+SHIFT+F9, efterfulgt af CTRL+F7.
Det er også muligt at gå uden om valideringerne ved bogføring af købsbilag, hvis man har lyst til
dette. Som standard er valideringen slået til, og det anbefaler vi naturligvis at man benytter, da
man ellers på et senere tidspunkt vil skulle rette fejlene. For at undgå validering ved bogføring af
købsbilag skal du gå ind i Administration =>Programopsætning => Økonomistyring =>
Betalingsformidling => Opsætning => Validering ved bogf. af købsbilag og fjerne krydset I dette felt.
This Document is:
Side 36 af 90
Fjern krydset i ”Valider ved bogf. Af købsbilag, hvis man ikke ønsker at validere på dette tidspunkt.
Betalingsmetoder
Hvis du vil vælge betalingsmetoder, skal man være opmærksom på opsætningen. Som standard vil
du kun kunne se de betalingsmetoder, der er oprettet på kreditoren, og det kan jo sagtens være, at
du engang imellem vil vælge en anden betalingsmetode til at betale en af dine kreditorer med. Hvis
det er tilfældet skal du under opsætningsvinduet i feltet Yderligere betalingsmetoder vælge, hvad
du vil have i stedet.
5.4.3 Praktisk eksempel
For at få et indtryk af hvordan Payment Management arbejder med feltvalidering på de forskellige
betalingsmetode etc. kan du gennemgå dette eksempel.
Opret en faktura til kreditor 20.000.
Gå ind på betalingsoplysninger med CTRL+SHIFT+F9.
Læg bl.a. mærke til felterne ’Betalingsidentifikation’ og ’Kreditornummer’ er aktive og udfyldt
automatisk.
This Document is:
Side 37 af 90
På adviseringsfanen er bl.a. betalingsidentifikation automatisk udfyldt.
På betalingsfanen er kreditornummer automatisk blevet overført.
Det vil sige at Payment Management til enhver tid tilpasser sig til den betalingsmetode som man
benytter på denne kreditor. Vi kan nu prøve at gå tilbage på Generelt fanen, og ændre
betalingsmetoden til 1110100 Kontooverførsel med kort advis.
Hvis du så kigger på de samme faneblade (Advisering og Betaling), kan du se at Payment
Management automatisk opdaterer formen, og deaktiverer de felter som ikke må benyttes på denne
betalingsmetode.
This Document is:
Side 38 af 90
Med en kontooverførsel bliver bl.a. Betalingsidentifikation deaktiveret, og i stedet aktiveres
Modtagerreference.
Nu er adviseringen ændret, så den passer til kontooverførslen med kort advisering.
Modtagerreference er udfyldt på baggrund af Bank adviserings def. kode.
Betalingsfanen er automatisk udfyldt med bankoplysninger.
Også på betalingsfanen er der sket store ændringer. FIK nummeret som stod i feltet
Kreditornummer, er fjernet, og kreditors bank er nu udfyldt med navn og kontooplysninger.
This Document is:
Side 39 af 90
Med denne fleksibilitet i Payment Management er det gjort meget nemmere og mere overskueligt
at udfylde de relevante betalingsoplysninger, og meget af det sker endda helt af sig selv, når der
en gang er sat betalingsoplysninger op på kreditoren, eller en kreditor gruppe.
This Document is:
Side 40 af 90
6 Advisering
I dette kapitel vil du primært lære hvorledes man opretter og benytter adviseringsdefinitioner og
udenlandske advisbenævnelser:
6.1
6.2
6.3
6.4
Bank advis
Manuel advis
Betalingsdefinitioner (Betalingsid)
Udenlandske adviseringsbenævnelser
6.1
Bank advis
Når du sender betalinger til din kreditor, skal det selvfølgelig være muligt for denne at vide hvad
betalingen dækker. Derfor sender man en/flere linjer tekst, med en elektronisk betaling. Dette
kaldes advisering.
Der er i Payment Management lavet en del for at man automatisk kan opbygge sin advisering, og
præcis med det indhold man vil have, ud fra de oplysninger som er registreret på posten. Det
følgende kapitel vil indeholde beskrivelse af, hvordan man opbygger den automatiske advisering.
Kort advisering
Der findes i banksektoren flere forskellige måder at advisere på. Først og fremmest er der den
korte advisering, som er posteringsteksten på kreditorens kontoudtog. Feltet for den korte
advisering, hedder i Payment Management Modtagerreference. Den korte advisering kan normalt
være 20 tegn lang.
Lang advisering
Der findes naturligvis også en lang advisering, hvor det er muligt at specificere mere præcist hvad
betalingen dækker. Denne advisering er normalt på 41 linjer, med 35 tegn på hver linje. Den lange
advisering kan ses i adviseringsvinduet, som du finder på betalingsoplysningerne under knappen
’Betaling’.
Under Administration=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=>Advisering kan
adviseringsdefinitionerne bygges op. De definitioner der laves under de enkelte punkter, vil være at
finde på betalingsoplysningerne overalt i Payment Management. Såsom Kreditors
betalingsoplysninger, betalingsoplysninger på købsbilag, betalingsoplysninger på poster i
udbetalingskladden etc.
I dette vindue vedligeholdes advis definitioner.
This Document is:
Side 41 af 90
Først og fremmest giver man sin definition en kode, og derefter en tilhørende beskrivelse. Når
dette er gjort, skal du tage stilling til, om den advisering du sender med betalingen skal
komprimeres. Komprimering af advis kan forklares på denne måde:
Eks. 1 Advis uden komprimering
Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Faktura 4
Eks. 2 Komprimeret advis
Faktura 1 2 3 4
Du kan altså spare en del linjer i adviseringen, hvis de komprimeres, og derved kan du, hvis du har
mange betalinger, måske undgå problemer med at have det hele med. Som standard er
komprimeret altid slået til.
Opbygning af advis maske
Opbygningen af advis maske er ens, hvad enten det er til kort eller lang advis. Eneste forskel er at
den lange advisering normalt indeholder lidt flere oplysninger.
For at lave en lang advis maske, skal du trykke på assistbutton helt til højre i Lang advis. Maske.
Der vil nu komme en form op, hvor du kan vælge det første felt i adviseringen. Hvis adviseringen
skal sammensættes af flere felter/oplysninger, følger du bare samme procedure.
Liste over felter som kan benyttes i advis definition. Bare markér feltet, og tryk på OK.
Vær opmærksom på at du manuelt kan taste i advismasken, så du evt. Kan indsætte mellemrum
eller en fast tekst.
Hvis du trykker på Assistedit (knappen med en pil op), kan du for hvert felt du har indsat, sætte
nogle præferencer op for dette.
This Document is:
Side 42 af 90
I dette vindue sættes forskellige kriterier op for de felter der findes i advis definitionen
Antal positioner: Her kan du angive hvor mange positioner i adviseringen indholdet af dette felt skal
fylde.
Foranstilles: Her kan du angive et tegn som skal foranstilles, indtil der er udfyldt med det antal
tegn som du har tilladt i Antal positioner.
Efterstilles: Her kan du angive et tegn som skal efterstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn
som du har tilladt i Antal positioner.
Læg mærke til at der nederst på den første form bliver opbygget et eksempel på adviseringen, så
du kan se hvordan adviseringen vil se ud.
6.2
Manuel advis
Hvis man har lyst til at sende adviseringer manuelt, det kunne f.eks. være via brev eller via e-mail,
kan dette også foregå fra Payment Management. I dette afsnit vil der blive beskrevet hvordan du
opbygger sådan en manuel advisering.
Der vil i næste afsnit blive beskrevet hvordan disse adviseringer udskrives i forbindelse med
overførsel af betalinger etc.
Under Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=>
Advisering finder du Manuelle advis. definitioner, hvor man kan opbygge de manuelle
adviseringsskabeloner.
This Document is:
Side 43 af 90
I dette vindue vedligeholder du manuelle advis definitioner.
Kode og Beskrivelse
Øverst på formen udfylder du Kode og Beskrivelse, for at give definitionen et navn.
E-mail emne maske
Her opbygger du en maske for emne (Subject) i en evt. mail man vil have Payment Management til
at generere.
Klik på ’AssistButton’ til højre i feltet, for at se hvilke felter masken kan opbygges af. Når du har
fundet det felt, der skal indsættes, markeres det, og der trykkes på ENTER. Gentag denne
procedure hvis der skal flere felter I masken.
Det er naturligvis også muligt at skrive en fast tekst, eller kombinere begge muligheder.
Manuel advis. ref. maske
Her opbygger man den tekst, som ønskes brugt som reference til den manuelle advisering.
Referencen til adviseringen sendes via banken til modtageren, hvis advisering kræves af banken.
Man sikrer sig således at kreditor har mulighed for at se, at betalingen også er kommet frem, som
det også fremgik af den manuelle advisering.
Klik på ’AssistButton’ til højre i feltet for at se de felter, der kan indsættes.
Herudover kan man frit indskrive tekst.
Filformat
Her vælger du det Filformat som du ønsker adviseringen skal sendes i.
Tekst
Vælger man at sende adviseringen i en e-mail og vælger formatet tekst, vil adviseringen blive
vedhæftet i tekstform.
This Document is:
Side 44 af 90
HTML
Vælger man HTML format, kan filen printes og sendes via almindelig post eller den kan vedhæftes
en e-mail og modtageren kan se den i en browser.
XML
Hvis man vælger XML-formatet, får man mulighed for at kunne indlæse filen i sit økonomisystem.
Dette kræver dog et konverteringsprogram.
Type
Tryk på ’AssistButton’ knappen for at vælge typen, der kan have følgende værdier: Hoved eller
Bund.
Adviseringen, der når ud til betalingsmodtager er bygget op som følger:

Hoved

Et vilkårligt antal adviseringslinjer

Bund
Brugeren har indflydelse på Hoved og Bund. Opbygningen af adviseringslinjerne sker på baggrund af
Manuel advis ref. Maske.
Formatering
Formateringen bestemmer om linjen skal være med normal eller fed skrift. Den fede skrift kan
eksempelvis bruges som overskriftslinje.
Maske
Dette felt er som alle de andre steder, hvor man opbygger adviseringer. Du vælger bare de felter,
der skal være på linjerne, og der kan naturligvis også bruges fast tekst.
6.3
Betalingsdefinitioner (Betalings-ID)
Når du modtager en faktura med et indbetalingskort påtrykt, står der for neden på disse
indbetalingskort et betalings-ID. Dette betalings-ID er normalt opbygget af nogle oplysninger, som i
forvejen kendes af dig, eller står på fakturaen. På baggrund af disse oplysninger er det muligt for
Payment Management selv at finde ud af, hvad der står i Betalings-ID’et, og selv udfylde feltet, så
du er fri for det.
For eksempel kunne et betalings-ID være opbygget af ”vores kundenr. hos kreditor” efterfulgt af
faktura nr. Dette er to oplysninger, som Payment Management kender, og det vil derfor være
muligt at udfylde automatisk.
Under Betalingsdefinitioner i Opsætning, Advisering, kan du opbygge BetalingsID definitioner.
Opbygningen af Betalings-ID foregår på nøjagtig samme måde som de andre adviseringsskabeloner.
Du giver definitionen en kode, en beskrivelse, og så danner du masken, nøjagtig som beskrevet
tidligere ved de andre adviseringsmuligheder.
Og som de andre adviseringer, kan du også opbygge BetalingsID med antal positioner, foranstillede
og efterstillede karakterer.
This Document is:
Side 45 af 90
I dette vindue styres indholdet i Betalings ID.
Tekst
I feltet Tekst, står der hvilke felter der findes i Betalings-ID’et. Hver af disse felter, kan hver især
sættes op ved at udfylde de 3 næste felter.
Antal positioner
Her bestemmer du hvor mange positioner dette felt må fylde i BetalingsID’et.
Foranstilles
Her bestemmer du hvilke tegn der skal foranstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i
Antal positioner.
Efterstilles
Her bestemmer du hvilke tegn der skal efterstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i
Antal positioner.
6.3.1 Eksempel
Du får en faktura.
Øverst på fakturaen står konto nr./kunde nr. : 244 811 744
Faktura nr. : 15
Betalings-ID’et på indbetalingskortet, ser således ud:
024481174400151
Så skal betalings-ID definitionen bygges således op:
Feltnavn
Vores Konto nr.
Faktura nr.
Modulus 10 kontrolciffer
Antal tegn
Foranstilles
10
0
4
0
Efterstilles
1(Skal ikke angives)
Det sidste Modulus 10 kontrolciffer, er et tegn, som automatisk genereres, så betalings-ID’et
overholder modulus 10, ellers vil det ikke blive accepteret i bankens betalingssystem.
6.4
Udenlandske advisbenævnelser
De oprettede advisbenævnelser bruges til at oversætte de danske betegnelser for faktura,
kreditnota, rykker, rentenota samt betaling og vores kontonr. til et vilkårligt sprog.
This Document is:
Side 46 af 90
Payment Management vil så via kreditors sprogkode oversætte advis til det angivne sprog.
Som standard er Payment Management udbygget med engelsk og tysk oversættelse, men der kan
oprettes advisbenævnelser for alle de sprogkoder der er behov for.
I dette vindue vedligeholdes de udenlandske advisbenævnelser. Det er muligt selv at oprette nye
benævnelser, og de vil blive aktiveret, efter kreditorens sprogkode.
This Document is:
Side 47 af 90
7 Betalinger
I dette kapitel vil du primært lære hvordan man laver betalingsforslag, samler og prioriterer sine
betalinger, og derefter sender dem til banken.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
Lav forslag
Samlebetalinger
Betalingsprioritet
Opret gebyr
Betalingsoversigten
7.1
Lav forslag (Udbetalingskladden)
De foregående registreringer bl.a. på kreditorer og på købsbilag, skal nu danne grundlag for
betalingsforslaget.
Efter installation af Payment Management vil der normalt være 2 udbetalingskladder. En til
elektroniske betalinger, og en standard udbetalingskladde. Vi koncentrerer os naturligvis om
Elektroniske Betalinger.
Før en Udbetalingskladde kan bruges til Elektroniske betalinger, skal den oprettes som Kladdetype.
Dette gøres under Afdeling, Økonomistyring, Opsætning, Kladdetyper, hvor der skal sættes et kryds
i kolonnen Elektroniske Betalinger.
I udbetalingskladden henter du via et betalingsforslag poster frem, som du ønsker at betale. Der vil
i denne vejledning kun blive gennemgået betalingsforslag, og ikke manuelle oprettelser af linjer i
udbetalingskladden, da Payment Management primært er designet til benyttelse af
betalingsforslag.
Da det meste af udbetalingskladdefelterne, er standard i Navision, vil vi ikke beskrive dem.
Fejlretning på poster etc. vil komme i afsnittet Betalingsoversigt.
7.1.1 Betalingsforslagsopsætning
Nøjagtig som i en standard udbetalingskladde, skal man gå ned på knappen Betaling, og vælge Lav
forslag, for at lave betalingsforslaget. Men før dette, er det muligt at sætte nogle standard
parametre op for betalingsforslaget, så man ikke nødvendigvis bliver nødt til at udfylde disse hver
eneste gang man laver et betalingsforslag.
Betalingsforslag opsætning. Her sætter du standard parametre op, så det ikke er nødvendigt at indtaste
disse oplysninger hver gang der køres et udbetalingsforslag.
This Document is:
Side 48 af 90
Sidste betalingsdatoformel
Når du laver et betalingsforslag, skal du angive Sidste betalingsdato, for de poster der skal med i
forslaget.
Dette felt giver dig mulighed for selv at indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved
beregning af Sidste betalingsdato, når du laver et forslag.
Hvis du f.eks. vil medtage betalinger der forfalder 16 dage frem i tiden, skriver du 16D og
programmet vil så selv beregne Sidste betalingsdato ud fra denne.
Find kontantrabatter
Markering af dette felt bevirker, at programmet finder de kontantrabatter, hvor kontantrabatdato
ligger indenfor sidste betalingsdato. Programmet vil sammenligne kontantrabat %, med den aktuelle
bankkontos Interne rentesats, og foretage rentabilitetsberegning. Der vil kun blive aktiveret
kontantrabat frem til kontantrabatdatoen, hvis det kan betale sig at rykke betalingsdatoen frem.
Sammenfat pr. Kreditor
Markering af dette felt, bevirker, at de betalinger, hvor der er tilladt samlebetaling, på Kreditorbetalings oplysninger eller Kred./betalingsmetode at samle betalingerne, vil blive samlet.
Bemærk
Det afhænger af den valgte bankcentral om det er muligt at samle betalingerne på de forskellige
betalingsmetoder.
Bogføringsdatoformel
I dette felt kan du indtaste en datoformel, hvis du ønsker at benytte en fast bogføringsdato (f.eks.
dags dato + 16 dage, 16D) når der genereres betalinger.
Hvis feltet ikke udfyldes, vil der ikke blive brugt fast bogføringsdato, hvor programmet så vil
benytte forfaldsdato som bogføringsdato.
Krævet bogføringsstatus
Dette felt angiver, hvornår man må have lov af bogføre poster. Feltet kan med fordel benyttes, hvis
man samtidig har bestilt status meddelelser fra banken.
Nyt bilagsnr. pr.
Dette felt angiver hvordan bilagsnr. tildeles linjer i udbetalingskladden, når der dannes
betalingsforslag eller man efterfølgende udfører funktionen
Renummerér bilagsnr.. Bilagsnr. kan nummereres på følgende vis:

Udbetalingskladde:
Der anvendes samme bilagsnr. i hele udbetalingskladden.

Linje :

Kreditor :
Der skiftes Bilagsnr. hver gang Kreditornr. skifter i udbetalingskladden eller valutakoden
skifter for den enkelte kreditor.
Bilagsnr. er fortløbende med skift pr. linje i udbetalingskladden.
Anvend kred. bet. opl.
Anvend kreditor betalingsoplysninger Her kan du angive hvorvidt betalingsoplysningerne skal tages fra
det bogførte købsbilag, eller direkte fra kreditoren. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis du f.eks.
har ændret på betalingsoplysningerne på kreditoren, efter at have bogført købsbilag.

Rettede - Tager oplysninger fra kreditorens betalingsoplysninger, hvis der er ændret på
disse, efter bilaget er bogført.

Altid - Tager altid oplysninger direkte fra kreditors betalingsoplysninger.

Blank - Tager altid oplysninger fra det bogførte købsbilag, hvis dette indeholder
betalingsoplysninger. Ellers tages oplysninger fra kreditors betalingsoplysninger.
This Document is:
Side 49 af 90
Beskrivelse maske
Her angiver du hvordan feltet Beskrivelse skal udfyldes, når du lavet et betalingsforslag. Tryk F6,
for at se en liste over de felter der kan angives i masken. Det er senere muligt at formatere disse
felter, som det kendes fra formatering af advisering. Ydermere er det også muligt at taste fri tekst
i feltet.
Bankbetalingstype
Hvis du bruger en bankkonto som modkontotype, kan du vælge den bankbetalingstype (checktype), du
ønsker at bruge. For at se de modkontotyper, der findes, skal du klikke på ’AssistButton’.
Gentagelseskladdetypenavn
Her angives gentagelseskladdetypenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt, når der laves
forslag ved brug af kørslen ’Lav betalingsforslag’.
Hvis man har gentagne betalinger, kan man oprette disse i en gentagelseskladde. Når man laver
betalingsforslaget, vil programmet fortælle, at der ligger linjer i gentagelseskladden, som skal
bogføres.
Gentagelseskladdenavn
Her angives gentagelseskladdenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt når der laves forslag
ved brug af kørslen ’Lav kred.-betalingsforslag PM’.
Gebyrkonto
Her kan du angive den konto, der skal oprettes som gebyrkonto, i forbindelse med valutaafregning.
Funktionen ’Opret Gebyr’, indsætter en linje i Udbetalingskladden, med den angivne konto som
Kontonummer.
Opret Negative beløb
Afkryds dette felt, hvis du vil have oprettet linjer for kreditoren i udbetalingsforslaget, på trods af
at kreditor i praksis skylder dig penge. Dvs. hvis beløb på kreditnotaer overstiger beløbene på
fakturaer der skal betales, vil der ved afkrydsning af dette felt, blive oprettet linjer i
udbetalingsforslaget.
Hvis feltet ikke afkrydses, vil forslaget ikke oprette nogle linjer til kreditor.
Ignorer tidligere udligning
Afkryds dette felt, hvis du ønsker at Betalingsforslaget skal medtage poster som allerede er
udlignet.
Det vil sige at posten kan ligge i en anden kladde i forvejen.
7.1.2 Lav Forslag
For at lave et betalingsforslag, skal du gå i menuen Relaterede oplysninger=>Betaling=>Lav forslag.
På de første faneblade, kan du filtrere på hvilke kreditorer, du vil have med i forslaget.
This Document is:
Side 50 af 90
Her foretages betalingsforslaget, fanebladene kan afgrænse til de ønskede betalinger.
Vi har valgt på første faneblad at fremhæve Kreditor betalingsgruppe, men det er naturligvis muligt
at filtrere på alle felter i Kred./betalingsoplysninger tabellen.
På fanebladet Betalingsmetode, kan du afgrænse på betalingsmetode(r), men også her er hele
betalingsmetode tabellen mulig af afgrænse på.
Tredje faneblad, Kreditor, kan afgrænse på kreditorer, og alle felter i Kreditor tabellen.
På fanen Indstillinger, sætter du Sidste betalingsdato, Bogføringsdato og Start bilagsnr. op. Disse
felter er beskrevet tidligere i dette kapitel.
Du kan også se om forslaget kigger efter, om det kan betale sig at benytte kontantrabat, og om
forslaget samler betalingerne. Også disse to punkter er beskrevet tidligere, og sættes op i
Betalingsforslagsopsætning.
7.2
Samlebetalinger
Efter du har kørt Lav forslag, er det også muligt at samle betalinger, såfremt de ikke allerede er
samlet. Der blev i et tidligere kapitel beskrevet hvordan man opsatte kriterierne for at betalingerne
blev samlet. (Afsnit 3.2). Fordelen ved at bruge samlebetalinger, er bl.a. at spare gebyrer på de
betalingsmetoder du betaler for at sende. Det er især på udenlandske overførsler, at der kan være
penge at spare.
Analyse
Hvis du har to eller flere betalinger du ønsker at samle, eller finde ud af hvorfor de ikke er blevet
samlet, efter betalingsforslaget er lavet, kan du markere de linjer der ønskes samlet. Derefter er
det muligt først at checke om betalingerne kan samles. Dette gøres ved at benytte
Samlebetalingsanalysen. Tryk på knappen ’Naviger’, ’Samlebetaling’, ’Analyse’, Når du har kørt
analysen, vil du få en form frem, hvor resultatet står. Hvis der er komplikationer, kan du vælge at
se bort fra enkelte betalinger, rette i din samlebetalingsopsætning, eller rette på
betalingsoplysningerne. Når alt er i orden, vil du få en form, efter du endnu engang har kørt
analysen, hvor der står ”Der er ingen problemer med samlebetaling af afmærkede linjer.”
This Document is:
Side 51 af 90
Sådan foretages samlebetalingsanalyse. På billedet markeres de 3 betalinger som ønskes samlet, og
derefter trykker på knappen Analyse.
Lav samlebetaling
Når du skal samle betalingerne, markerer du de ønskede linjer, og såfremt at alle krav er opfyldt
fra Samlebetalingsopsætning, samlebetaling er tilladt på kreditor og betalingsmetoden, vil
betalingerne blive samlet til en enkelt linje i Udbetalingskladden.
Denne fremgangsmåde benyttes dog kun hvis du ikke har valgt ’ja’ til samlebetaling i opsætningen,
eller hvis opsætningen på anden vis ikke har resulteret i en automatisk samling ifm. dannelsen af
betalingsforslaget.
Samtidig vil adviseringen naturligvis også blive samlet, og her kan det måske være en fordel på
forhånd at have valgt ’Komprimér advis’, så adviseringen ikke overskrider de tilladte antal linjer.
Efter betalingerne er samlet, fortsætter du som du altid ville have gjort.
7.3
Betalingsprioritet
Når du har lavet dit betalingsforslag, og har adskillige poster liggende til betaling, kan det i mange
tilfælde være nødvendigt at skulle prioritere disse betalinger af den ene eller anden grund. Det
kunne være manglende likviditet etc.
Gå i menuen Relaterede oplysninger=>Betaling=>Betalingsprioritering for at komme ind i Betalingsprioritering.
This Document is:
Side 52 af 90
3
Betalingsprioritets vindue
På denne form vil der blive vist alle de linjer, der findes i udbetalingskladden. Læg mærke til
kolonnen yderst til venstre, ’Betal’, som viser om denne betaling skal betales eller ej.
Der er flere forskellige værktøjer at bruge, når man skal prioritere hvilke betalinger, der skal
betales - både manuelle og automatiske. Disse muligheder vil blive beskrevet følgende.
7.3.1 Beløb til rådighed
Hvis der er problemer med likviditet, kan ’Beløb til rådighed’ være en god hjælp til at få
prioriteret betalingerne, så de ”rigtige” bliver betalt.
Tryk på knappen ’Handlinger’, ’Beløb til rådighed’
This Document is:
Side 53 af 90
Betalingsprioriteringsvinduet. Her angives bl.a. beløb til rådighed.
Øverst på formen ser du feltet ’Anvend kreditorprioritet’. Hvis det krydses af, vil Payment
Management prioritere de kreditorer med højeste prioritet først. Prioritet sættes op på fanen
’Betaling’ på kreditor kortet. Hvis man ikke anvender kreditorprioritet, vil prioriteringen foregå via
kreditornummer.
Herudover er ’Beløb til rådighed’ det eneste felt du skal/kan udfylde på denne form. Når det er
udfyldt trykker du på ’OK’, og Payment Management vil vælge at betale så mange betalinger som
muligt indenfor det beløb der er afsat. Som sagt kan den sortere via ’Kreditor prioritet’, eller
’Kreditornummer’.
I feltet ’Udfør’ angives om der skal tjekkes for beløb på denne konto. Fjernes markeringen benytter
systemet ingen beløbsgrænse i prioriteringen for denne konto.
Det er naturligvis stadig muligt at ændre denne prioritering, ved blot at fjerne, eller sætte et kryds
i kolonnen ’Betal’, yderst til venstre. Samtidig kan du holde øje med beløbet nederst på formen.
Her finder du både beløbet i hele forslaget, og det samlede beløb for de poster der er sat til at
skulle betales.
7.3.2 Vælg / fravælg betalinger
Hvis du går i menuen Handlinger=>Funktion=>Vælg/fravælg betalinger finder du det andet værktøj
til betalingsprioritering.
This Document is:
Side 54 af 90
I dette vindue kan du vælge/fravælge betalinger.
Til at starte med skal man vælge om man vil betale, eller ikke betale. Derefter kan der afgrænses.
Aktuel linje
Afgrænser til den linje du stod på, da du klikkede dig ind på Vælg/fravælg betalinger.
Samtlige linjer
Afgrænser til samtlige linjer i betalingsforslaget.
Kreditor
Afgrænser til alle poster med samme kreditor som på den aktuelle linje.
Modkonto
Afgrænser til alle poster med samme modkonto som den aktuelle linje.
7.4
Opret gebyr
Med denne funktion kan du håndtere afregning af valutabetalinger i Udbetalingskladden før
betalingen bogføres; et alternativ til at bogføre betalingen til den forventede kurs og bogføre
kursdifferencer og gebyrer efterfølgende.
Der skal angives en konto i Betalingsforslag, Opsætning i Udbetalingskladden.
Betalingen skal have status ’Sendt’ før funktionen kan kaldes og funktionen kan ikke bruges på
valutakonti.
Når den endelige afregning kommer fra banken kan afregningsbeløbet angives i feltet ’Nyt beløb’
og pålignet gebyr i feltet ’Gebyr’.
Hvis der er angivet et gebyr på den anvendte betalingsmetode vil dette tal blive foreslået i feltet,
når formen åbnes. Gebyrbeløb angives enten i ’Betalingsmetodeplanen’ under opsætning eller på
Bankkontoen.
Efter indtastning opdateres afregningskursen og der oprettes en gebyrlinje på den opsatte
gebyrkonto.
7.5
Betalingsoversigten
Når der oprettes betalinger i Udbetalingskladden, bliver der samtidig oprettet en betaling i
Betalingsoversigten. Modsat hvis en betaling slettes bliver den naturligvis også fjernet i
Betalingsoversigten.
Dvs. Når alt er ordnet i Udbetalingskladden, herunder prioritering, samle betaling etc. er det tid til
at behandle betalingerne.
Først og fremmest skal du være opmærksom på feltet ’Status’ yderst til venstre. I det felt skal der
gerne stå ’Valid’. Hvis der står ’Valid’ kan betalingen gennemføres uden flere tilføjelser. Når du har
sat betalingsoplysninger på dine kreditorer korrekt op, skulle det faktisk være muligt hver gang at
lave et betalingsforslag, hvor alle poster får status ’Valid’.
Efterfølgende vil menupunkterne på de forskellige knapper blive beskrevet.
This Document is:
Side 55 af 90
7.5.1 Betaling
Kort
Dette kort viser betalingsoplysningerne på betalingen. Hvis der skal rettes på betalingen, skal det
gøres her. Du vil til enhver tid kunne se status og i fejl loggen, om det du retter er i orden. Hvis
oplysningerne er i orden, er status ’Valid’.
Alle felterne på Betalingsoplysningerne er tidligere forklaret under Kreditor Betalingsoplysninger, så
derfor vil de ikke blive forklaret igen.
Advisering
Dette er vinduet hvor du finder den lange advisering. Det er naturligvis muligt at ændre
adviseringen, og indtaste præcis hvad man har lyst til, inden for de grænser der er på
betalingsmetoden.
I adviseringsvinduet kan du altid opbygge adviseringen igen, hvis du har ændret, eller slettet den
advisering der lå i forvejen. Bare tryk på Opbyg adviseringslinjer.
Bemærkning
I vinduet ’Bemærkning’ vises intern bemærkning til betalingen. Her kan du selv tilføje
bemærkninger til betalingen.
Fejllog
Når der i Status står ’Fejl’, skal du kigge i fejlloggen, for at se hvad problemet er. Dog er det også
muligt at udskrive en kontrolliste fra Udbetalingskladden. Denne indeholder alle fejl fra alle
posterne i kladden. Derefter retter du de forskellige fejl på betalingen, og fejlloggen vil igen blive
tom, når alle fejl er rettet.
For at rette en fejl, går man ind på betalingsoplysningerne til betalingen, og retter fejlen. Det er
naturligvis også vigtigt at sørge for evt. at rette fejlen på kreditoren, så den ikke opstår næste gang
der skal overføres betalinger.
Vær også opmærksom på flere felter hvor knappen med de 3 ... forefindes. Under denne knap
”gemmer” sig nemlig flere oplysninger. Det findes bl.a. ved navn og adresse oplysninger, og ved
kreditors bank oplysninger.
Ved tryk på knappen med 3 ... får du flere oplysninger frem. Her ses vinduet for kreditors bank.
Historik
I Betalingshistorik kan du se historikken over den enkelte betaling. Det vil sige hvad der er sket med
betalingen siden den blev oprettet i udbetalingskladden.
This Document is:
Side 56 af 90
Betalingshistorik, hvor du kan se hvad der er sket med betalingen efter den blev oprettet.
Statistik
I vinduet ’Statistik’ vises statistik for betalingsposter.
Her kan du se statistik for betalingsmetoder. Statistikken viser Antal betalinger pr. Metode, Antal
samlebetalinger, Beløb og eventuelt Gebyr på betalingen.
Som udgangspunkt er alle betalinger på den enkelte betalingsmetode repræsenteret. Dvs. også
eventuelle betalinger man har liggende i Udbetalingskladden og som endnu ikke er
færdigbehandlet.
Poster
Når du vælger Poster får du adgang til disse menupunkter:

Kreditorpost

Bankpost

Betalingspost-prokurapost

Finanspost
Under hver af disse punkter, vil du kunne finde relaterede poster til den betaling du står på i
øjeblikket.
Dimensioner
Benyt evt. Navisions standard hjælpefunktion, for at få forklaret Dimensioner.
Prokura
Når du vælger ’Prokura’ får du adgang til disse menupunkter:

Betalingspost-prokurapost
Når der på en bankkonto er opsat prokuraregler, dannes der på en betalingspost
prokuraposter, når en godkendelse finder sted. På den enkelte betalingspost kan man se
prokura-poster som indeholder oplysninger omkring, hvem der har godkendt og med hvilken
procent-andel.
Hvis en betalingspost har status ’Delvis godkendt’ så er der prokuraregler på bankkontoen.
På betalingen kan man se hvilke brugere der skal godkende næste gang. Disse brugere
findes dynamisk ud fra prokuraopsætning og prokuraposter.

Vis mulig prokurist
Når du vælger ’Vis mulig prokurist’, ser du mulige prokurister oprettet i tabellen Bankprokurabruger, som kan findes via bankkontoen.
This Document is:
Side 57 af 90
7.5.2 Funktion
Validér
Når du vælger funktionen ’Validér’ kontrolleres betalingerne med udgangspunkt i den bankcentral,
man har valgt at sende dem fra og hvis der ikke er fejl sættes status til ’Valid’. Hvis der er fejl i
betalinger sættes status til ’Fejl’.
Validering af betalinger sker løbende når der ændres i betalingen, inden betalingen godkendes.
Derfor er det ikke nødvendigt at udføre denne funktion manuelt, med mindre der ændres i
forudsætningerne for validering. Det kunne være stamoplysninger på modkontoen eller
valideringsregler der ændres.
Godkend
Når betalingerne har status ’Valid’, er det muligt at godkende posterne. Det er derefter muligt at
sende godkendte betalinger.
Send
Når du sender en betaling, får du et vindue op der fortæller dig hvilken bank(er) du udlæser
betalinger til. Derefter udlæses en betalingsfil i bankens format. Filen lægges i det bibliotek du har
angivet under ’Bank’ i opsætningsmenuen.
Sæt status
’Sæt status’ bruges til at ændre status for en betaling eller alle betalinger. Den nye status og hvilke
betalinger den skal gælde for angives. Betalingen eller betalingerne vil efterfølgende have den nye
status.
Lav manuel advis
Hvis du har valgt at benytte manuel advis, skal du klikke på dette punkt, og advis vil blive dannet.
Det kan være en e-mail, eller en udskrift. Adviseringen er bygget op af den adviseringsdefinition,
der tidligere blev sat op på kreditoren.
Stort set er alt hvad man skal gøre i Betalingsoversigten, er at sørge for at alle betalinger er valide.
Hvis de ikke er, skal man få rettet de fejl der står i fejlloggen, og derefter skal betalingerne
godkendes og sendes.
This Document is:
Side 58 af 90
8 Bankkontoafstemning
Payment Management kontoafstemning er et selvstændigt granul i Payment Management. Det er
samtidig et alternativ til det kontoafstemningsgranul, der følger med til NAV.
I dette kapitel gennemgås det, hvordan afstemningen af bankposter kan gennemføres på baggrund
af elektroniske kontoudtog fra banken. Kapitlet er opdelt i følgende afsnit:
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Elektronisk Kontoafstemning
Opsætning af kontoafstemningsgranulet
Indlæsning af elektronisk kontoudtog
Udligningslogik
Praktisk eksempel
8.1
Elektronisk kontoafstemning
Kontoafstemningsgranulet til Payment Management giver mulighed for at afstemme bankkonti helt
automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk format.
Kontoudtoget indlæses i Payment Management, hvor der dannes et kontoudtogshoved med bl.a.
saldooplysninger samt naturligvis alle posteringslinjerne i udtoget.
Programmet finder herefter de tilsvarende bankposter i Navision og udligner dem, eller danner
forslag til udligninger, hvis der er flere udligningsmuligheder.
This Document is:
Side 59 af 90
Bankkontoafstemning efter indlæsning af kontoudtogsfil.
Endvidere kan granulet automatisk oprette forslag til modposter i indbetalingskladden, hvis der
f.eks. er foretaget direkte indbetalinger på konti, kan en debitorpost findes ud fra f.eks.
bilagsnummeret i kontoudtogets posteringstekst.
Herudover dannes automatisk forslag i indbetalingskladden, hvis der er tale om FI-indbetalinger,
hvor betalingsid’et er dannet i henhold til Payment Management fakturaer eller
kontoudtogsudskrifterne.
Tilsvarende kan granulet oprette forslag til posteringslinjer i kassekladden for renter, gebyrer
m.m., der er tilskrevet kontoudtoget af banken. Dette sker på baggrund af de regler i form af
tekststrenge, der opsættes herfor i tabellen afstemningsregler.
Endelig kan man naturligvis foretage en manuel udligning af en eller flere bankposter.
8.2
Opsætning af kontoafstemning
For at anvende kontoafstemningsgranulet skal nogle få men væsentlige ting opsættes:

Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den indbetalingskladde, som
afstemningssystemet skal oprette forslag til indbetalingslinjer i.

Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den kassekladde som afstemningssystemet
skal oprette forslag til pålignede udgiftsposteringer i.

Evt. kan angives et max. beløb som kontoafstemningsbeløbet må afvige fra fundne
debitorposter, så der trods en mindre afvigelse alligevel oprettes forslag i
indbetalingskladden.
This Document is:
Side 60 af 90
Alle tre oplysninger angives på bankkontokortet på fanebladet Bogføring.
På fanen bogføring skal du udfylde 3 felter, for at kunne køre kontoafstemning.

Endvidere skal der angives en Afsenderreference kode på bankkontoen, som bestemmer den
posteringstekst banken påfører som posteringstekst på udbetalingsposter i kontoudtoget. Det
anbefales at angive koden ’AFSEND’, der tilknytter en unik reference i form af et fortløbende
nr.
Dette gøres tilsvarende på bankkontokortet men på fanebladet ’Betaling’.

Hvis du ønsker at Payment Management automatisk skal oprette pålignede
udgiftsposteringslinjer i den angivne kassekladde, skal reglerne herfor opsættes i tabellen
Afstemningsregler. Eksempler på sådanne påligninger er renter og gebyrer. Der kan angives,
om der skal søges på den eksakte tekst eller om teksten blot skal være indeholdt i
posteringsteksten.
This Document is:
Side 61 af 90
Afstemningsreglerne sættes op i dette vindue.

Du får adgang til tabellen afstemningsregler fra Bankkontokortet via knappen ’Bankkonto’.
– Generelle regler kan dog også sættes for alle konti under ’Administration’,
’Programopsætning’, Økonomistyring’, ’Betalingsformidling’, ’Afstemning’, ’Generelle
Afstemningsregler’; dette vil dog sjældent kunne anbefales, bortset fra steder, hvor man
anvender en del bankkonti og kun bruger én bank.

Hvis der af kontoudtoget fremgår debitornavne i posteringsteksten, kan disse konverteres
til debitornumre ved at angive debitornavn og tilhørende debitornr. under
Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=>Afste
mningsregler=>Debitor udligningsregler.
Efter der er angivet posteringstekst og tilhørende debitornr., kan kontoudtogs indlæsningen
sammenholde posteringen med åbne debitorposter, selvom debitor ikke angiver
bilagsnummer eller eget kontonummer ved betalingen. Det vil dog altid være at
foretrække, at debitor angiver betalingsid eller bilagsnummer i alle indbetalinger.
Afstemnings ’tweaks’
Du har endvidere mulighed for selv at påvirke, hvordan systemet skal reagere i nogle situationer.
Dette indstilles på henholdsvis betalingsopsætnings formen og Bank formen.
På Betalingsopsætnings formen, som du tilgår fra menuen Økonomistyring, Opsætning,
Betalingsformidling, Opsætning, har du følgende muligheder fra Afstemningsfanen:
This Document is:
Side 62 af 90
Indbetalingskladdelinie – Dan
I dette felt kan du angive, hvordan systemet skal håndtere postive poster i et kontoudtog fra
banken. Der findes følgende valgmuligheder:

Bilag fundet - Dette er standardindstillingen. Indbetalingskladdeposter bliver dannet, hvis
systemet ud fra adviseringen kan finde en debitorpost, som er åben. Hvis der er tvivl om,
hvilken debitorpost betalingen vedrører, skal brugeren selv ind og vælge, før der kan
oprettes en indbetalingskladde post.

Ingen – Der bliver ikke automatisk oprettet indbetalingskladdeposter.

Alle positive v/import – Her vil alle positive poster blive oprettet i en indbetalingskladde.
Så skal man selv slette de poster i kladden, som ikke er indbetalinger.

Alle positive manuelt – Denne mulighed gør det samme, som ’Bilag fundet’. Dog giver
denne indstilling mulighed at man med funktionen ’man uel håndtering’ kan danne en post i
en indbetalingskladde.
Lås afstemningslinier
Ved at markere dette felt, kan du låse afstemningslinjerne, så der skal bestemte rettigheder til at
rette i dem.
Tillad delvise bank kto.udtog
En markering i dette felt gør det muligt at køre videre på samme kontoudtog i NAV. Du kan desuden
bogføre delvise kontoudtog, så de uafklarede poster bliver tilbage i kladden.
På Bankformen, som du tilgår fra menuen Økonomistyring, Opsætning, Betalingsformidling, Bank,
har du følgende muligheder fra Afstemningsfanen:
Skip dato/beløb søgning
En markering i dette felt vil slå søgning af bankposter fra under indlæsning af en afstemningsfil.
Det vil betyde at du selv skal ind og vælge poster, der skal udlignes.
Tolerancedage – Før/Efter
Normalt vil systemet finde bankposter under indlæsning af kontoudtog ud fra samme dato og beløb.
Ved at angive et antal dage i dette felt kan du få systemet til at søge på poster, som ligger hhv. før
og efter den dato, der står angivet på kontoudtoget fra banken.
Afstem. metode
I dette felt kan man angive, hvordan systemet skal håndtere bankposter i NAV, som har samme dato
og beløb. Du har følgende muligheder:
This Document is:
Side 63 af 90

Åben post – Systemet sikrer, at det er den helt rigtige bankpost, der bliver lukket. Det vil
sige at systemet ikke automatisk vil udpege en bankpost, hvis der er to bankposter med
samme dato og beløb. Her skal du selv ind og aktivt vælge den rigtige bankpost.

Saldo – Med denne indstilling vil systemet udpege den første bankpost, der opfylder
betingelserne (samme dato og beløb). Det vil sige at systemet automatisk udligner med en
bankpost, selv om der er flere bankposter, der opfylder betingelserne.
OBS – Du skal være opmærksom på, at det kan give nogle uheldige situationer, hvis du
blander Saldo udligning og angivelse af tolerancedage.
Herefter er det blot at gå i gang.
Før en optimal automatisk udligning opnås skal Payment Management dog have været anvendt et
stykke tid. Således skal kontoudtogslinjerne omhandle linjer, der refererer til udbetalinger og
indbetalingskort, der er dannet i Payment Management. Det er her vigtigt, at
Afsenderreferencekoden har været angivet på bankkontoen og betalingsid’et er opbygget
tilsvarende som i de medfølgende faktura- og kontoudtogsrapporter.
For BetalingsID’et gælder at det skal være opbygget efter følgende skabelon:
0000XXXXXYM

Hvor X er Fakturanr. eller Kontoudtogsnr, foranstillet med 0.

Y angiver Bilagstype (0=faktura, 1=kontoudtog, 2=rykker og 3=rentenota)

M angiver modulus kontrolciffer.
8.3
Indlæsning af elektronisk kontoudtog
Det elektroniske kontoudtog leveres normalt som en fil fra banken og skal ofte bestilles som
postkasseleverance. For nogle bankers vedkommende er der dog tale om udlæsninger af posteringer
fra Bankbetalingsprogrammet.
Du skal vide i hvilket bibliotek kontoudtogsfilen fra banken bliver gemt i, når den hentes eller
udlæses fra bankbetalingsprogrammet.
I Navision vælger du under Økonomistyring=>Likviditetsstyring menupunktet ’Bank’ og finder den
bankkonto, som du vil afstemme kontoudtog på.
Gå i menuen Relaterede oplysninger=>Bankkonto=>Afstemning og du er nu i
bankkontoafstemningsvinduet.
Vælg herefter Handlinger=>Funktion=>Indlæs kontoudtog og vælg kontoudtogsfilen. Vær
opmærksom på at stien henviser til en mappe på serveren. Det kan være en fordel at dele mappen
på netværket, så man har adgang til mappen fra klienten når filen skal placeres.
Angiv filnavn, og tryk på ok for at indlæse kontoudtoget
Tryk ’OK’ og kontoudtoget indlæses og den automatiske afstemning begynder. Af
kontoudtogshovedet fremgår oplysninger om kontoudtogsnr., saldo før og efter indlæsning af
kontoudtoget, samt hvor mange linjer der oprettes forslag på i henholdsvis indbetalingskladde og
kassekladde.
This Document is:
Side 64 af 90
Af linjerne fremgår udover udligningsbeløb, dato m.m. følgende vigtige oplysninger:

om der er advarsler i afstemningen af den pågældende post

Hvor mange debitorposter der er fundet forslag til at udligne. Det er muligt at angive et
debitornummer i feltet ”Debitornr.” på afstemningslinjen. Dette giver mulighed for,
funktionen ”Udlign”, selv at angive, hvilke debitorposter betalingen vedrører.

Hvorvidt afstemningen er fundet på baggrund af betalingsid, bilagsnr eller debitornr.

om der findes yderligere advisering til posten
Endvidere fremgår i bunden af vinduet status for den linje man står på; Status kan være Ok,
Uafklaret, Kassekladde venter, Indbetalingskladde venter m.m.

Man kan ved valg af Handlinger=>Funktion=>Kontoudtog=>Kassekladde se og tjekke evt.
oprettede kassekladdelinjer for pålignede renter og gebyrer; som modpost på
udgiftsposteringerne er sat den aktuelle bankkonto og der dannes således relaterede
bankposter ved bogføring af kladden. Når kassekladden forlades vil programmet automatisk
søge efter nye bankposter og afstemme dem med kontoudtoget.

Efterfølgende kan man ved valg af Handlinger=>Funktion=>Kontoudtog=>Indbetalingskladde
bogføre indbetalinger som programmet automatisk har fundet tilhørende åbne
debitorposter til. Hvis der er en lille udligningsdifference skal man manuelt i en anden
kladde bogføre differencen som fejlindbetaling, hvis man ønsker debitorposten lukket.
Efter indbetalingskladden er bogført og vinduet forlades, vil programmet endnu engang
automatisk køre funktionen ’Afstem kontoudtog’, så bankpostafstemningen opdateres.
Denne funktion kan også kaldes manuelt.
This Document is:
Side 65 af 90

Eventuelle øvrige poster, der stadig ikke er afstemt med bankposter, skal manuelt vælges
før kontoudtoget kan bogføres.
Afstemningsforslaget sker som nævnt i forbindelse med indlæsningen af kontoudtoget og forløber
efter algoritmen beskrevet i følgende afsnit 8.4. – I afsnit 8.5 gennemgås et praktisk eksempel.
8.4
Udligningslogik (afstemningsalgoritme)
De indlæste kontoudtogslinjer indeholder 3 referencefelter, som i forskellig grad udfyldes alt efter
hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. Felterne er:
Egenreference, Posteringstekst og Afsenderreference. Afstemningen foretages efter nedenstående
algoritme.
Hver kontoudtogslinje gennemgås selvstændigt og findes der flere forslag, vil det fremgå af feltet
Antal afstemningsforslag, og man skal da selv vælge den rigtige linje.
Først forsøges det at finde bankposter, der svarer til kontoudtogslinjerne til direkte afstemning.
Programmet leder efter bogførte betalingsposter ud fra feltet Afsenderreference. Feltet
Afsenderreference vil for alle udbetalinger foretaget via Payment Management optimalt være
udfyldt med det unikke UPR-nummer; udfyldningen af feltet defineres som ovenfor beskrevet via
Afsenderreferencekoden på bankkontokortets faneblad Betaling. Transaktionsnummeret på den
fundne betalingspost vil herefter blive brugt til at finde den tilhørende bankpost, som herefter
markeres til afstemning.
Herefter forsøges det at finde lukkede debitorposter, der svarer til oplysningerne i
kontoudtogslinjen; dette sker ud fra Debitornr., BetalingsID eller Bilagsnr - samt naturligvis beløb
og dato – Findes en lukket debitorpost, findes den tilhørende bankpost der herefter markeres til
afstemning.
Herefter forsøges det at finde afstemningsforslag ved at søge direkte på bankposter med beløb og
dato som søgenøgle.
Er der stadig ikke fundet en bankpost for posteringslinjen gennemløbes de åbne debitorposter igen
med Debitornr, BetalingsID eller Bilagsnr. som søgenøgle – dette gøres med henblik på at finde
debitorposter, der er blevet betalt uden det endnu er registreret i Navision.
For åbne debitorposter fundet ud fra den sidste måde, opretter systemet samtidig forslag til
indbetalingerne i indbetalingskladden lige klar til at bogføre – Efter bogføring vil betalingen således
være lavet og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes kontoudtogslinjen.
Til sidst vil alle ikke afstemte kontoudtogslinjer gennemløbes for at se om der er nogen, der
matcher med de afstemningsregler, der er opsat på bankkontoen. Findes en sådan regel, oprettes
forslag til ud- eller indtægtsposteringslinjer i kassekladden. Når kassekladden bogføres, vil de
tilsvarende indbetalingslinjer være dannet som betalingsposter og den tilhørende bankpost vil
kunne afstemmes med kontoudtoget.
Linjer der endnu ikke er afstemt korrekt må håndteres manuelt via knappen ’Udlign’.
8.5
Praktisk eksempel
I det følgende gennemgås et praktisk eksempel på indlæsning af et elektronisk kontoudtog –
eksemplet kan bruges som opgave og kan laves direkte i det medfølgende demoregnskab, som
findes på installations CD’en i biblioteket ’demo’ under den respektive version af Navision.

Find Bankkontoen KB-KASSEKREDIT under Økonomistyring=>Likviditetsstyring

Vælg menupunktet Relaterede oplysninger=>Bankkonto=>Afstemning

Vælg menupunktet Handlinger=>Funktion=>Indlæs kontoudtog og vælg den medfølgende
demofil (konto.xml), som tilsvarende findes i demo biblioteket på CD’en.

Vælg ok og kontoudtoget indlæses og afstemningsforslaget dannes efterfølgende.

Betragt kontoudtogshovedet med udtogsnr., dato, saldooplysninger og angivelse af
oprettede linjer i henholdsvis indbetalings- og kassekladde.
This Document is:
Side 66 af 90

Betragt posteringslinjerne, herunder den gule markering til venstre, der angiver om der er
advarsler ved afstemningen af linjen.

Løb ned over linjerne og læg mærke til linjens status, som fremgår nederst i vinduet.

Bemærk linjerne med posteringsteksten Renter og Gebyr – Status er for begge linjer:
’Kassekladde venter’. – Se linjerne, der ligger klar til bogføring i kassekladden ved at
vælge menupunktet Afstem, Kassekladde. – Bogfør kladden og gå tilbage til kontoudtoget
(luk kassekladdevinduet eller tast esc.) – Læg mærke til, at advarslerne forsvinder på de to
linjer med rente og gebyr teksten.

Nedenunder fremgår linjer med status ’Indbetalingskladde venter’. Vælg Relaterede
oplysninger=>Afstem=>Indbetalingskladde og se de dannede linjer i indbetalingskladden,
der ligger klar til bogføring. Bogfør kladden, gå tilbage til kontoudtoget og bemærk hvordan
de gule advarselstegn forsvinder.

Bemærk linen med posteringsteksten ’Faktura 103005’ og status ’uafklaret’. – Tryk på
tandhjulet i højre hjørne af subformen og vælg Linje=>Vælg afstemning (CTRL+F11) og
bemærk at linjen ikke er udlignet fordi, der er indbetalt en krone for lidt – Udlign posten
alligevel ved at trykke ok og bemærk at status ændres til Indbetalingskladde venter. – Se
evt. Adviseringen på linjen – Gå herefter over i indbetalingskladden (som ovenfor) og læg
mærke til bemærkningen om at kladden ikke stemmer. Opret en linje på den resterende
krone på en tabskonto med bankkontoen som modpost og bogfør indbetalingskladden. Gå
tilbage og se advarslen forsvinde.
De resterende to poster, der er tilbage med status uafklaret, er mere avancerede og mest for den
garvede bogholder.
This Document is:
Side 67 af 90
9 Payment Management Indbetalinger
Dette kapitel beskriver hvordan du anvender indbetalingsdelen i Payment Management.
For at anvende Indbetalingsdelen i Payment Management, er det nødvendigt at medsende et
indbetalingskort, når der sendes fakturaer, Rykkere, Rentenotaer eller kontoudtog til debitorerne.
Når debitorerne betaler med dette indbetalingskort, kan du hente oplysningerne om
indbetalingerne via dit bankbetalingsprogram og derefter indlæse og bogføre dem i Payment
Managements indbetalingsdel.
9.1 Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort
9.2 indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger
9.1
Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort
For at du kan bruge Payment Management til indbetalinger, skal du kunne modtage elektroniske
adviseringer om modtagne betalinger fra din bank. Inden du kan hente disse oplysninger skal du:

Tilmeldes Det Fælles Indbetalingssystem.

Have aftalt med din bank, at du kan modtage indbetalingsoplysningerne via dit bank
betalingsprogram.

Fakturere med Fælles Indbetalingskort FI-kort, kortart 71, 73 eller 75), eller med Giro
indbetalingskort (GI-kort). Alternativt angive kortart, betalingsID og kreditorNr. på
fakturaen, hvis kunden altid anvender et bankbetalingsprogram til håndtering af betalinger.

Indbetalingerne skal være foretaget med FI eller Giro indbetalingskort eller på baggrund af
oplysninger på disse.
Du kan bruge FI kort på fakturaer, rykkermeddelelser, rentenotaer og kontoudtog.
9.1.1 Fælles / Giro Indbetalingskort
Før du kan fakturere med FI-kort, skal du som allerede nævnt via dit pengeinstitut tilsluttes Det
Fælles Indbetalingssystem. Her vil du så blive tildelt et kreditornummer (FIK nummer). Hvis du
derimod anvender GI-kort, skal du via BG Bank have tilladelse til at fremstille giroindbetalingskort.
Når du skal udsende FI/GI-kort, er det vigtigt at overholde de regler, der er for FI/GI-kort, da der
ellers opkræves et gebyr ved brug af kortet. Derfor skal dine FI-/GI kort godkendes, inden du tager
dem i brug.
FI/GI-kortet består af en hoveddel og en kvittering. På hoveddelen står beløbsmodtageroplysninger,
indbetaleroplysninger samt de oplysninger banken i øvrigt skal bruge for at kunne overføre
betalingen. Sidstnævnte skal være identiske med oplysningerne på OCR-linjen nederst på
hoveddelen.
This Document is:
Side 68 af 90
Opbygningen af en indbetalingskort
9.1.2 Sådan opsættes FI/GI stamoplysninger
Da programmet skal bruge dit FIK/Giro-nummer samt Kortart på FI/GI-kortet, skal det angives i
Payment Management. Dette gøres under Betalingsopsætning. Vælg ’Administration’,
’Programopsætning’, Økonomistyring’, ’Betalingsformidling’, ’Opsætning’
På denne form skal du indtaste dit FIK/GIRO nummer, som skal bruges på faktura, kontoudtog etc.
De medfølgende rapporter understøtter kortart 71, 73 og 75.
9.1.3 Sådan er OCR-linjen på FIK/GIK-kortet opbygget
Når en debitor har indbetalt med et FIK/GIK-kort, er FIK/GIK-kortets betalings-ID (OCR-linjen) det
man bruger til at identificere indbetalingen med.

På en faktura vil betalingsid’et være opbygget på følgende måde:
Fakturanummer + 0 + checkciffer.
På kontoudtog, rykkermeddelelse og rentenota er 0 afløst af henholdsvis 1, 2 og 3.
Denne opbygning af betalings-ID’en gør det muligt at udligne debitorposterne med indbetalingen
automatisk.
This Document is:
Side 69 af 90
Kun XtendLink løsningen: Ønsker man en anden opbygning af af sit betalings-ID kan dette også
lade sig gøre. Det kræver at man selv får sat sin faktura op til at generere denne og at man angiver
opbygningen i feltet BetalingsID maske.
Hvis man eksempelvis har et betalings ID, der ser sådan ud 123456005432105, hvor de første seks
cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det
sidste er Modulus kontrolciffer(altid krævet som sidste ciffer), så vi masken se ud på følgende
måde:
AAAAAAXXBBBBBCD
Du er nu klar til at udskrive FIK/GIK-fakturaer og kontoudtog. Læs mere om dette i næste afsnit.
9.1.4 Udskrivning af FI-kort
Når der udskrives faktura, rentenota, rykkermeddelelse og kontoudtog, skal man kunne vælge
udskrifterne under menupunktet Dokumenter i menuen Salg.
Hvis du f.eks. vil bruge rapporten ’ Faktura PM m/FI-kort ’ som standardudskrift ved bogføring og
under bogførte fakturaer, gør du følgende:

Vælg Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Salg & Marketing=>Salg=>Rapportvalg Salg.

Klik på ’AssistButton’ i feltet ’Rapporttype’, og vælg ’Faktura’.

Klik på feltet ’Rapport-ID’, og klik på ’AssistButton’.

Klik på ’Faktura PM m/FI-kort’ , og klik på OK.
Du er nu klar til at bruge Payment Management Indbetalinger med FI-kort på dine fakturaer.
9.2
Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger
Før du kan indlæse FIK/GIK-Indbetalinger i Payment Management, skal du hente FIK/GIKindbetalingsfilerne med dit bank betalingssystem.
I Payment Management skal du have oprettet den bankkonto, indbetalingerne er indsat på modkontoen for indbetalingerne. For at du kan bruge din bankkonto til indbetalingshåndtering, skal
du udfylde felterne Bankregistreringsnr. og Bankkontonr.
Når du skal hente filer fra banken med bankens betalingssystem, er der forskellige måder at gøre
det på, afhængigt af, hvilket betalingssystem du anvender. Det du skal være opmærksom på er, at
udlæsningen skal ske i fast format. For GIK indbetalinger gælder, at de skal udlæses I PBS format.
Payment Management understøtter følgende filformater:

Det fælles indbetalingsformat – PBS formatet(DK)

OCRgiro (NO)

Indbetaliningsservice OCR (SE)

BGMAX (SE)
Husk:
Vær opmærksom på, hvor bankens betalingsprogram placerer filen, da du skal bruge denne placering,
når du skal indlæse filen I Payment Management
9.2.1 Sådan kontrolleres FIK/GIK filen
For at gennemføre en kontrol af FIK/GIK-filen gør du følgende:
Vælg Afdelinger, Økonomistyring, Likviditetsstyring, Indbetalingskladder.
Klik på knappen ’Kontroller FIK/GIK fil’.
This Document is:
Side 70 af 90
Fra dette vindue kan indbetalingsfilen kontrolleres
Indtast navnet på den fil, der skal kontrolleres, og vælg derefter udskrivning på skærm eller
printer.
Rapporten kontrollerer, om FIK/GIK-filen er i det rigtige format og om den bankkonto, beløbene er
indsat på, er oprettet i Navision. Endvidere tjekkes det om den pågældende dokumentreference I
form af en kontoudtogslinje, rykkermeddelelse, rentenota eller faktura findes, samt om det
indbetalte stemmer overens med det fordrede.
Hvis FIK/GIK-filen er i det rigtige format, vil du altid kunne indlæse FIK/GIK betalingerne i din
indbetalingskladde, uanset om bankkonto, debitor eller faktura ikke kunne findes. Efter at du har
indlæst indbetalingerne, kan du tilføje eventuelt manglende oplysninger, inden du bogfører
indbetalingerne.
9.2.2 Gebyr Bankkonto
Hvis betalings-ID’en på FI/GI-kortet (OCR-linjen) ikke har været korrekt skrevet eller placeret, vil
din bank opkræve et gebyr for ekspedition af FI/GI kortet.
Dette gebyr vil blive hævet på din bankkonto, og oplysningen om gebyret vil ligge sammen med
FIK/GIK-betalingen.
I indlæsningen opretter systemet en linje med ekspeditionsgebyret og en beskrivelse af årsagen til
gebyrpålæggelsen. For at programmet kan finde ud af, hvor i finanskontoplanen gebyret skal
posteres ved bogføringen, skal du på den bogføringsgruppe, bankkontoen bruger, vælge en
gebyrkonto:
Vælg Økonomistyring=>Likviditetsstyring=>Bank, og find den bankkonto frem, hvortil FIK/GIKindbetalingerne går.
Vælg fanebladet ’Bogføring’, klik i feltet ’Bank-bogføringsgruppe’, klik på ’AssistButton’ og klik på
’Avanceret’.
Højreklik på linjen, der skal rettes og vælg ’Redigér liste’. Klik i feltet ’Gebyrkontonr.’, og klik på
’AssistButton’. Vælg den finanskonto, bankgebyrer skal føres på, og klik på ’OK’.
This Document is:
Side 71 af 90
Bank bogføringsgrupper
9.2.3 Indlæsning af FIK/GIK filen
For at indlæse FIK/GIK filen skal du i indbetalingskladden trykke på knappen Betaling og vælge
menupunktet Indlæs FIK/GIK fra fil.
Herefter fremkommer indlæsningsvinduet:
I Filnavn angives sti og filnavn til den FIK eller GIK-fil, der er hentet hjem fra banken.
I kladdedato vælger du den dato som indlæsningen skal bruge i kladden; det kan enten være
Indbetalingens indbetalingsdato eller bogføringsdato.
I feltet ’Evt. Beskrivelse’ kan du indsætte en beskrivelse til kladdeteksten. Hvis der ikke angives en
beskrivelse, vil programmet indsætte debitorens navn.
I ’Ingen udligning på debitorer med udligningsmetode = Saldo’ skal du sætte et hak, hvis debitorer
hvorpå der anvendes saldometode ikke skal udlignes automatisk.
I ’Samling af modkonto pr. dag’ skal du sætte et hak, hvis der ønskes en samlet modpostering på
bankkontoen pr. dag.
Når felterne er udfyldt klikker du på ’OK og indbetalingslinjerne indlæses:
This Document is:
Side 72 af 90
Afhængigt af om du har valgt at samle modkonto pr. dag, vil der enten blive dannet en
bankpostering pr. linje eller blive oprettet en bankpostering pr. dag.
Bilagsnummeret udfyldes automatisk af kørslen med det næste ledige nummer i nummerserien for
de kladdenavne, der hører til indbetalingskladden. Bilagsnummeret er det nummer, der står på den
første indbetalingskladdelinje. De efterfølgende kladdelinjer bliver nummereret fortløbende. Du
kan dog også udfylde feltet manuelt.
Bemærk:
FIK/GIK-filen bør altid kontrolleres inden indlæsningen.
9.2.4 Manuel udligning af indbetalinger
Alle indbetalinger hvor debitornr. eller fakturanummer findes bliver normalt påført et udligningsID, når de bliver indlæst i indbetalingskladden. De eneste tilfælde hvor ID ikke bliver indsat er:

Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og der i indlæsningen er valgt, at disse ikke skal
udlignes.

Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og indbetalt beløb ikke stemmer med fakturaens
restbeløb.

Hvis faktura allerede er udlignet.
I det sidste tilfælde kan det være nødvendigt at sætte en udlignings-ID på manuelt.
9.2.5 Bogføring af indbetalingskladden
Når indbetalingerne er indlæst og eventuelle tilretninger foretaget, er kladden klar til bogføring:

Vælg fra hovedmenuen
Afdelinger=>Økonomistyring=>Likviditetsstyring=>Indbetalingskladder, og vælg den kladde
du har indlæst indbetalinger i.

Klik på Bogføring og vælg Bogfør eller Bogfør og udskriv, hvis journalen ønskes udskrevet.
This Document is:
Side 73 af 90
Struktur i betalingsopsætning(App. A)
Dette appendiks beskriver strukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management.
Appendikset indeholder følgende afsnit:
A.1 Tabelstrukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management.
This Document is:
Side 74 af 90
A.1 Tabelstrukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management.
Ved tilknytning af Kreditor Betalingsgruppe til en kreditor overføres en række stamoplysninger fra
tabellerne Kreditor Betalingsgruppe og Betalingsmetodegruppe (via den angivne betalingsmetode på
Kreditor Betalingsgruppen).
This Document is:
Side 75 af 90
Installation (App. B)
Dette appendiks indeholder vejledning til installation af Payment Management.
B.1 Systemkrav
Inden installation af Payment Management, skal det sikres at de i dette afsnit angivne systemkrav
er opfyldt. Afsnittet indeholder følgende punkter:
B.1.1 Krav til Navision
For at en given version af Payment Management kan anvendes, skal en tilsvarende version af
Navision anvendes. Endvidere er muligheden for funktionalitet afhængig af hvilke granuler der er
valgt.
Payment Management til Navision består af 2 granuler:

Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger)
Granulet bruges til at indlæse FIK-adviseringer og udligne indbetalinger fra debitorer indbetalt med
indbetalingskort samt at kunne overføre betalinger til bankens betalingssystem.

Payment Management - Kontoudtog
Granulet bruges til at kunne indlæse kontoudtog, udlæst fra bankens betalingssystem, til brug ved
afstemning af bankkonto og udligning af indbetalinger fra debitorer indbetalt på konto.
Krav til nødvendige Navision granuler for at kunne bruge de enkelte Payment Management granuler
er angivet i det efterfølgende under det enkelte granul.
Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger)
Granulet "Payment Management - Basis" er basis granulet i Payment Management og er nødvendigt
for at kunne bruge Payment Management. Udover at være basismodul for Payment Management
indholder granulet også udbetalinger og indbetalinger.
Såvel udbetalings- som indbetalingsdelen i Payment Management er fælles for alle
betalingssystemer hvilket betyder at hvis der er brug for integration til et eller flere
betalingssystemer på én gang, kan granulet "Payment Management - Basis" håndtere dette.
Standard granuler
For at "Payment Management - Basis" kan anvendes skal der være adgang til følgende standard
granuler i Navision:

Finans, Basis

Bank, Basis

Køb, Basis

Køb, Købsfakturering. (Ikke et krav men en fordel)

Salg, Basis

Salg, Salgsfakturering

Generelt, Valuta. (Nødvendigt ved udenlandske betalinger)

System, Adgangssikkerhed (Nødvendigt ved prokura)

System, Brugerrettigheder og kontrol (Ikke et krav, men en fordel ved prokura)
Forudsætninger
This Document is:
Side 76 af 90
1.2.
3.4.
Der forudsættes desuden, at printeren kan udskrive OCR-B skrift, for at der kan udskrives
fakturaer, kontoudtog, rentenotaer, rykkere og rykkermeddelelser med påhæftet indbetalingskort,
som debitorerne kan benytte ved indbetaling.
Kravet til de to salgs granuler er kun gældende, hvis der er behov for at kunne indlæse FIK og/eller
Giro indbetalinger fra bankens betalingssystem.
Granulet "Payment Management - Kontoudtog" er fælles for alle understøttede betalingssystemer.
Hvis der er behov for at kunne indlæse kontoudtog udlæst fra bankens betalingssystem skal
følgende granuler bruges:

Payment Management - Basis

Standard granuler
For at "Payment Management - Kontoudtog" kan anvendes skal der yderligere være adgang til
følgende standard granul i Navision:

Bank, Afstemning
Forudsætning
Det forudsættes at der kan udlæses kontoudtog fra bankens betalingssystem og indlæsning
understøttes af Payment Management.
Hvorvidt udlæste kontoudtog fra det enkelte betalingssystem understøttes af Payment Management
fremgår af det efterfølgende punkt Betalingssystem.
Betalingssystem
Payment Management til Navision forudsætter, at der er adgang til pengeinstitut ved hjælp af et
betalingssystem, hvormed betalingsoplysninger kan overføres elektronisk til og fra et eller flere
pengeinstitutter.
Pengeinstitutter
Payment Management er udviklet i samarbejde med pengeinstitutternes edb-afdelinger og
erhvervskonsulenter, og er fuldt integreret med Navision og de understøttede pengeinstitutters
betalingssystemer.
I Danmark foregår betalinger via forskellige betalingssystemer. Se under punktet Readme hvilke
versioner af betalingssystemerne Payment Management understøtter.
I oversigten er angivet hvorvidt udlæsning af kontoudtog er muligt og om kontoudtog understøttes i
Payment Management for pengeinstituttet:
This Document is:
Side 77 af 90
Betalingssystem
Udlæsning
Understøttes
Bankdata
Ja
Ja
Bankernes Erhvervsservice
Ja
Ja
Danske Bank TeleService
Ja
Ja
Jyske Netbank Erhverv
Ja
Ja
Sparekassernes Data Center
Ja
Ja
Unitel Betalinger
Ja
Ja
Versioner
Payment Management tilstræbes at understøtte de nyeste versioner af pengeinstitutternes
betalingssystemer.
Pengeinstitutternes erhvervskonsulenter kan give information om selve betalingssystemets krav til
udstyr, herunder krav til internt lager, harddisk, kapacitet, operativsystem etc.
B.2 Installation
Efter Navision er installeret kan installationen af Payment Management påbegyndes.
Dette afsnit indeholder en vejledning i installation af Payment Management i en eksisterende
Navision.
Afsnittet indeholder følgende punkter:

Continia Integrationskomponent

Payment Management Objekter

Payment Management Hjælpefiler

Payment Management Roller/rettigheder
B.2.2 Continia Integrationskomponent
Continia Bank Integration Component bruges af Payment Management til udveksling af
betalingsinformationer med pengeinstitutternes betalingssystemer.
1. På produkt cd'en findes mappen CBIC, hvor du finder installationsfilen.
2. Kør installationsprogrammet Setup.exe .
3. Installationsprogrammet viser nu følgende skærmbillede:
This Document is:
Side 78 af 90
Tryk på Next
4. Installationsprogrammet viser nu følgende skærmbillede:
Her skal du bare acceptere standard installationsbiblioteket ved et tryk på Next to gange.
5. Installationsprogrammet viser nu følgende meddelelse:
This Document is:
Side 79 af 90
Installationen er gennemført. Tryk på Close.
Integrationskomponenten er nu blevet installeret integrationskomponenten er installeret på
klienten. Integrationskomponenten er ved installationen samtidigt blevet registrereret i
registreringsdatabasen.
Særligt til NAV 2013: Vi har lavet en .NET version af CBIC’en til disse versioner. Denne findes i
produktpakken i mappen ..\CBIC\2013. DLL filen i denne mappe kopieres ind i ADD-INS biblioteket
på Service Tieret (typisk placering c:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\71\Service\Add-ins\).
På den klient, der skal kompilere objekterne vil det også være nødvendigt lægge DLL filen i ADDINS bibioteket på denne (Typisk placering c:\Program Files (x86)\Microsoft Dynamics
NAV\71\RoleTailored Client\Add-ins\).
B.2.3 Payment Management Objekter
Objekterne til Payment Management består af såvel modificerede Navision-objekter som nye PM
objekter.
Hvis der er foretaget ændringer/tilretninger i Navision-objekter skal man være opmærksom på, at
disse ændringer kan blive overskrevet ved installationen af Payment Management.
Databasen udvides, om nødvendigt, med ca. 15.000 KB, inden indlæsningen af objekterne
påbegyndes. Dette gøres under menuen Filer, Database, Udvid.
1. For at installere Payment Management i Navision uden tilretninger, skal følgende gøres i
Classic klienten:

Vælg menulinjen Funktioner, Object Designer

Vælg fra menulinjen Filer, Import

Find folderen ..\FOB på produkt cd'en

Klik på filen PM.fob

Klik på Åbn for at indlæse filen PM.fob
2. Følgende skærmbillede vises:
This Document is:
Side 80 af 90
Når filen PM.fob er indlæst, vil programmet vise om der er konflikter med de nuværende
objekter i databasen.
Hvis der er konflikter bør forhandler kontaktes inden objekterne indlæses idet der ellers
risikeres at tabe eksisterende tilretninger.
Hvis der ingen konflikter findes accepteres indlæsningen ved at vælge Ja.
3. Herefter vises følgende meddelelse:
Tryk Ok
Vær opmærksom på, at antallet af objekter kun er ment som eksempel og ikke nødvendigs
vil passe med den nyeste version af Payment Management.
4. Kompiler de nye objekter. Dette er især vigtigt på RTC miljøer. Herefter er objekterne
installeret i databasen.
B.2.4 Payment Management Hjælpefiler
Hjælpefilerne skal installeres manuelt på følgende måde:
1. Find filerne pm_a.chm, pm_a.hh, pm_m.chm og pm_a.hh på produkt cd'en i folderen
..\HLP.
2. Kopier filerne til folderen med det respektive sprog under NAV på klienten. F.eks. "
c:\Program files (x86)\Microsoft Dynamics NAV\70\ RoleTailored Client\da-DK\"
3. Kopier filerne på serveren under service biblioteket. F.eks. " c:\Program files\Microsoft
Dynamics NAV\70\Service\DAN\"
4. Genstart Navision server servicen og den rollebaserede klient i nævnte rækkefølge.
Særligt til NAV 2013 R2: Denne version af NAV benytter hjælpeserver, der ligger på en IIS server.
Hjælpefilerne til denne form for hjælp ligger på produkt pakken i folderen ..\HLP\HTML. Disse filer
kopieres ind i mappen ..\DynamicsNAV71Help\help\da-DK\ på IIS serveren.
Hjælpen til Payment Management kan nu anvendes.
B.2.6 Payment Management Roller/rettigheder
Anvendes der roller/rettigheder i Navision kan der oprettes Payment Management roller med
tilhørende rettigheder som tilknyttes brugere i Navison. Tilknytning af roller til brugere foretages
dog manuelt.
Bemærk - ved konvertering fra NAVIBanking til PM konverteres roller/rettigheder ikke, men de
gamle roller i NAVIBanking slettes.
Roller/rettigheder i Payment Management kan oprettes på følgende måde:
1. Vælg menulinjen Funktioner, Object Designer
2. Find codeunit 6016834 "Opret Roller/Rettigheder"
3. Tryk på Run
This Document is:
Side 81 af 90
Brugeren skal tildeles PM-roller til de forskellige moduler, men derudover skal brugere tildeles
standard roller. Se skema nedenfor over min. krav til standard-roller.
PM-rolle
Beskrivelse
BANK-UDBETAL.
Vedligeholde betalingsoplysninger,
registrere købsbilag, danne og sende
betalinger
Kræver som min. standard roller i
Microsoft Dynamics NAV
ALL
G/L-BANK ACC
Modul : Basis
G/L-JOURNAL
P&P-VENDOR
P&P-VENDOR, EDIT
P&P-Q/O/I/R/C
P&P-Q/O/I/R/C, POST
BANKUDBETAL./OPSÆT
Samme som 'BANK-UDBETAL.', men kan
derudover indlæse og vedligeholde
bankopsætning.
Samme som 'BANK-UDBETAL.'
Modul : Basis
BANK-KONTOAFSTEM. Indlæse bankkontoudtog, foretage
kontoafstemning og alm. finansbogføring.
ALL
G/L-BANK ACC, EDIT
Modul : Kontoafstemning
G/L-JOURNAL
G/L-JOURNAL, POST
G/L-ACCOUNT
G/L-PERIODIC
S&R-CUSTOMER
S&R-SETUP
S&R-JOURNAL, POST
BANKINDBETAL.
Indlæse og bogføre indbetalinger.
ALL
G/L-BANK ACC
Modul : Basis
G/L-JOURNAL
G/L-ACCOUNT
S&R-CUSTOMER, EDIT
S&R-JOURNAL, POST
Alle brugere skal desuden have tildelt rollen BASIC.
This Document is:
Side 82 af 90
Danske Bank API (App. C)
Danske Bank har udviklet et program - et API (Application Programming Interface) - som gør det
muligt for økonomi-systemer at kommunikere direkte med banken.
Målet er at gøre det enklere at fremsende betalinger til Danske Bank. Med andre ord at give
brugeren af økonomisystemet en opfattelse af, at kommunikation med banken er en integreret del
af økonomisystemet.
Når API’et er installeret, er det muligt automatisk at overføre betalinger, indlæse kontoudtog,
indbetalinger og valutakurser, uden at skulle omkring bankens onlinesystem først. Dog kræver det
at der er oprettet adgange til bankens onlinesystem, i dette tilfælde Danske Bank Business Online,
og der er en nøgle til Business Online på netop den maskine der benyttes.
C.1
Installation af Danske Bank API
Inden du går i gang med installationen af API'et, skal du sikre dig at Danske Bank Business Online er
installeret på maskinen og at det fungerer. Dette er en forudsætning for at kunne få API'et til at
fungere.
Særligt til NAV 2013: Du skal være opmærksom på at API’et kræver et add-in til NAV for at kunne
fungere i NAV 2013. Dette add-in kan du finde i mappen ”API Add-in” på produkt CD’en. DLL filen i
mappen kopieres ind i NAV klientens Add-ins bibliotek, som ligger i installationsbiblioteket til NAV
klienten.
Dernæst skal API’et installeres. Du kan finde installationspakken på http://www.danskebank.dk/api
(Hvis du har tekniske spørgsmål vedr. selve API’et, kontakt Danske Bank Kundeservice på tlf. 70 114
115.)
Når du har hentet filen, kører du setup.exe, og følger instruktionerne i installationsvejledningen.
Vær opmærksom på at API’et skal installeres på Service Tier serveren ved NAV 2009 SP1 og R2.
Når du har afsluttet installationen, er du klar til opsætningen i Payment Management.
C.2
Indstillinger på serveren (NAV 2009 SP1-R2)
C.2.1 Lokale sikkerhedsindtillinger
Gå til Start -> Control Panel -> Administrative Tools -> Local Security Policy
This Document is:
Side 83 af 90
Gå til Security Settings\Local Policies\Security Options og ændre følgende politikker:
a) Network Access: Let everyone permissions apply to anonymous users – Sættes til Enabled
b) DCOM: Machine Access Restrictions - Tilføj Anonymous, Everyone, Interactive, Network,
System med fulde rettigheder.
c) Network Access: Sharing security model for local accounts – Sættes til Classic
C.2.
DCOM konfiguration
Klik på Start -> Run
Skriv DCOMCNFG og tryk OK. Dette vil åbne DCOMCNFG programmet.
Gå ind under Console Root -> Component Services -> Computers -> My Computer
Højreklik på "My Computer" og vælg “Properties”
This Document is:
Side 84 af 90
Vælg fanen "Default Properties"
a) Enable Distributed COM on this computer – Skal være markeret
b) Default Authentication Level – Sættes til Connect
c) Default Impersonation Level – Sættes til Identify
This Document is:
Side 85 af 90
Vælg fanen "COM Security"
Klik på Access Permissions ' Edit Default
a) Tilføj brugerne "Anonymous", "Everyone", "Interactive", "Network", "System" med Lokal og
Remote adgang sat.
Klik på Launch and Activation Permissions ' Edit Default
a) Tilføj brugerne "Anonymous", "Everyone", "Interactive", "Network", "System" med Lokal og
Remote adgang sat.
Klik på OK
Luk DCOMCNFG programmet.
C.3
Danske Bank API i Payment Management
C.3.1 Opsætning I Payment Management
Under Økonomistyring, Opsætning, Betalingsformidling, Opsætning, er der kommet et nyt
faneblad, som ses på billedet:
I feltet Valutakurser og FI adviseringer direkte, skal du angive den Bank der skal integrere med
API’et, når der skal indlæses. Den bank der vælges her skal have tilknyttet Bankcentralen DBTS og
banken skal naturligvis have et kryds i Anvendes på bankkortet.
Før dette kan fungere, skal der på Bank
(Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Finans=>Betalingsformidling=
>Bank) sættes et kryds i feltet Direkte, så er systemet klar til at ind og udlæse filer automatisk, og
udenom bankens onlinesystem.
C.3.2 Logon og sikkerhed
Med den nemme og hurtige integration direkte til banken, er det også nødvendigt at kunne sætte
ekstra sikkerhed op. Der er flere grader af sikkerhed mht. logon der kan sættes op. Dette forklares
i de følgende afsnit.
Når man sender eller importerer filer, vil man fra Danske Banks side kræve et brugernummer og en
sikkerhedskode. Dette kan så i flere niveauer sættes op, så brugeren ikke ser det, alt efter hvilken
politik man vil køre mht. sikkerhed.
This Document is:
Side 86 af 90
Hvis enhver bruger der har adgang til områderne i Navision, hvor du sender betalinger, og
importerer filer, bare skal kunne sende, uden at angive login og password, skal du angive
brugeroplysningerne på Bank. Det gør du under Økonomistyring, Opsætning, Betalingsformidling,
Bank. Her findes felterne Brugernummer og sikkerhedskode. Hvis disse er udfyldt, vil du ikke se
en login skærm, derimod vil filerne blot blive sendt, og importeret, når man beder programmet
gøre det.
Det er også muligt i Betalingsopsætning, at afgøre hvilke områder der kræver et individuelt login.
Hvis der angives at der skal laves individuelt login, skal man angive Brugernummer og
Sikkerhedskode når man sender og importerer filer. Dog kan man nøjes med at logge ind som
normal databasebruger i Navision, og så udfylde felterne Brugernummer og Sikkerhedskode på
Brugeropsætningen (Afdelinger=>Opsætning=>Brugere=>Brugeropsætning), så er man fri for at
indtaste det hver gang der kaldes op til banken.
Hvis felterne Brugernummer og Sikkerhedskode ikke bliver udfyldt nogen steder i enten bank,
eller Brugeropsætningen, vil man hver gang man kalder op til banken, for at sende eller importere
filer, blive bedt om at indtaste Brugernummer og Sikkerhedskode.
C.3.3 Sende betalinger
Når du er færdig med at behandle udbetalingsforslaget, og er klar til at sende betalingerne, gør du
bare som du plejer i Payment Management. Godkend og sender derefter betalingen.
I Dette første vindue indtaster du Brugernummer og Sikkerhedskode, som du har fået oplyst fra
Danske Bank (Det er det samme som du bruger på f.eks. Business Online)
Betalingen sendes derefter til Danske Bank.
Oversigten ’Banker (udlæsning)’ forsvinder og posterne ændrer status. Det betyder at en fysisk fil
er nu skrevet ud fra Payment Management, det er indholdet af den fil der er sendt til Danske Bank.
Betalingen er nu sendt direkte til Danske Bank, overførslen gik hermed OK.
C.3.4 Bestilling af filer fra banken
Som det vil fremgå af de næste afsnit, er det også muligt at modtage filer fra banken via API’et.
Det drejer sig om kontoudtog, indbetalinger og valutakurser. For at modtage disse filer, skal man i
sit banksystem bestille disse filer fra banken.
Når du bestiller filer fra banken skal du angive nogle oplysninger. For at kunne importere disse
korrekt, er nedenstående tabel god at bruge.
Filtype
Kontoudtog
Format
PTX
Indbetalinger
Valutakurser*
FIK
VKS
Fast / kommasepareret
Kommasepareret med
udvidet advisering
Fast
Kommasepareret
This Document is:
Side 87 af 90
* Her skal du vælge: Bankens købs- og salgskurs samt Nationalbankens middelkurs
Hvis der ikke vælges disse værdier til filerne, vil du højst sandsynligt ikke kunne importere filerne.
Resten af opsætningen er individuel, hvor du bestemmer hvor ofte du ønsker filen osv. Kontakt
Danske Bank Kundeservice (70 114 115), hvis du ønsker flere informationer vedr. bestilling af
filer.
C.3.5 Indlæsning af kontoudtog
Indlæsning af kontoudtog foregår også på helt normal vis i Payment Management. Læs evt.
manualen, hvis du har spørgsmål til funktionaliteten heri. Når du har trykket på Indlæs
Kontoudtog, vil et nyt vindue blive vist:
Brugernavn og sikkerhedskode angives i Login sektionen. Listen kan derefter hentes ved at trykke
på knappen ’Hent liste’.
Derefter markeres filen, som skal indlæses og der trykkes ’Importér fil’. Vinduet med listen
forsvinder og kontoudtoget bliver indlæst.
C.3.6 Indlæsning af indbetalingsfil
Det er naturligvis også normal Payment Management funktion, når du skal hente indbetalingsfiler
via Danske Bank API. Inde i Indbetalingskladden, vælger du i menuen Relaterede oplysninger>Betaling->Indlæs FIK/GIK fil eller Kotroller FIK/GIK fil.
Brugernavn og sikkerhedskode angives i Login sektionen og der trykkes på knappen ’Hent liste’.
Programmet vil kontakte banken, og du vil få en liste frem med de indbetalingsfiler der er til
rådighed:
This Document is:
Side 88 af 90
Ønskes filen kontrolleret inden indlæsning, vælg filen og tryk ’Kontrollér fil’. Dette vil starte en
rapport med mulige fejl i filen.
Vælg den fil, der skal indlæses og tryk på knappen ’Importér fil’. Du ser nu denne form:
Her kan du ændre lidt opsætning mht. hvordan filen skal læses ind i kladden. Tryk på OK, og
posterne i filen, bliver indlæst i Indbetalingskladden.
C.3.7 Indlæsning af valutakurser
Under Afdelinger->Økonomistyring->Opsætning->betalingsformidling->Periodiske aktiviteter->Indlæs
valutakurser, er der også lavet mulighed for at benytte API’et. Tryk på Indlæs valutakurser, og du
får vist dette vindue:
This Document is:
Side 89 af 90
Brugernavn og sikkerhedskode angives i Login sektionen. Listen kan derefter hentes ved at trykke
på knappen ’Hent liste’.
Vælg den fil, der skal indlæses og tryk på knappen ’Importér fil’. Når formen med listen forsvinder,
vil filen være indlæst i Valutakurs tabellen.
This Document is:
Side 90 af 90

Brugervejledning

Transcription

Similar documents

PROMILLEBRILLER I UNDERVISNINGEN

1072-1_Vejledning_om_varmeforsyning

HOW TO PAY RENT - EBANKING :

4. Gældsoversigt med akut forfaldne betalinger

2. Bilag 2: Pris og lønskøn (Bilag2)

Hvad er betingelserne for at erklære en skyldner konkurs?

PH Vinduer & Døre flytter til Snaptun