docBrugervejledning til konomistyring NS 70
download 
Report Transcription
Brugervejledning til konomistyring NS 70
Side 1 af 309 Navision Stat 7.0 Brugervejledning til Økonomistyring Overblik Formål Denne vejledning indeholder en generel beskrivelse af de grundlæggende opsætninger for dit regnskab i Navision Stat 7.0, samt integrationer op mod bank og ØDUP. Vejledningen vil bl.a. beskrive mange af de overordnede opsætninger, såsom oprettelse af nummerserie, kladdetyper og opsætning af synkroniseringsparametre til SKS og CØSA. Vejledning vil ligeledes beskrive finans-delen. Det er fra dette modul du får adgang til bl.a. finanskontoplanen, dimensionsanalyserne, kontoskemaer og finansbudgetter. ØSY/MAI Dato 30.04.15 Side 2 af 309 Indholdsfortegnelse Overblik .............................................................................................................................. 1 Formål ............................................................................................................................ 1 Målgruppe ...................................................................................................................... 8 Hvorfor er det vigtigt? ................................................................................................. 8 Copyright ....................................................................................................................... 8 Seneste ændring ............................................................................................................. 8 Beskrivelse ..................................................................................................................... 9 Forord............................................................................................................................. 9 Opsætninger ................................................................................................................ 10 Virksomhedsoplysning .......................................................................................... 10 Regnskabsopsætning .............................................................................................. 15 Regnskabsperioder ................................................................................................. 26 Kontoplanen ........................................................................................................... 27 Nummerserie .......................................................................................................... 27 Bogføringsgrupper ................................................................................................. 31 Virksomhedsbogføringsgrupper ...................................................................... 31 Produktbogføringsgruppen .............................................................................. 32 Bogføringsopsætning......................................................................................... 33 Momsbogføringsgruppe ................................................................................... 38 Momsvirksomhedsbogføringsgruppe ........................................................ 38 Momsproduktbogføringsgrupper ............................................................... 39 Opsætning af Momsbogføringsgrupper..................................................... 40 Bankbogføringsgruppe...................................................................................... 43 Spor .......................................................................................................................... 45 Kildespor............................................................................................................. 45 Kildesporsdefinition .......................................................................................... 46 Årskoder.............................................................................................................. 48 Generelt (Sprog, lande og valutakurser).............................................................. 48 Sprog.................................................................................................................... 49 Lande/Områder ................................................................................................. 50 Valutaer ............................................................................................................... 52 Finanskladdetyper .................................................................................................. 57 Tekster ..................................................................................................................... 60 Opsætning af ændringslog..................................................................................... 61 Ændringslogposter ................................................................................................. 64 Udskrivning af ændringslog .................................................................................. 65 Slet Ændringslogposter.......................................................................................... 65 Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA ............................. 67 ØDUP integrations opsætning ............................................................................. 67 SKS Kontoplan....................................................................................................... 74 SKS Perioder ........................................................................................................... 76 SKS Aktivitetsperioder .......................................................................................... 77 SKS Delregnskaber ................................................................................................ 78 SKS Afstemning ..................................................................................................... 80 Side 3 af 309 CØSA Formålskode ............................................................................................... 81 Import/Eksport SKS Log .................................................................................... 81 Eksport SKS Log ............................................................................................... 83 Import/eksport log ....................................................................................... 84 Eksporter valgfri periode .................................................................................. 85 Datastrømme fra SLS ............................................................................................ 87 Løngrupper ......................................................................................................... 87 Lønfinansposter i Indbakken ........................................................................... 88 Indlæsning af lønfinansposter .......................................................................... 91 Kørslen indlæs lønposteringer ......................................................................... 91 Rapporter ............................................................................................................ 94 Modtagelse af ikke valide data fra SLS ........................................................... 94 Lønindbakkefejllog ............................................................................................ 95 Fejl i forbindelse med indlæsning af lønposter ............................................. 96 Kontobroen ........................................................................................................ 97 Dimensionsbro ................................................................................................... 99 Bevillingsposter fra ØDUP................................................................................. 103 Bevillingsindbakke ........................................................................................... 103 Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP .................................................... 104 Fejlhåndtering................................................................................................... 106 Dimensioner .............................................................................................................. 107 Standard Dimensioner ......................................................................................... 107 Global Dimensioner ............................................................................................ 109 Opsætning af Global Dimension .................................................................. 109 Dimensionsværdier .............................................................................................. 110 Spær dimensionsværdier ...................................................................................... 113 Undlad dimensionsbogføring ............................................................................. 113 Opsætning af Genvejsdimensioner (Regnskabsopsætningen) ....................... 114 Dimensionskombinationer ................................................................................. 116 Opsætning af Dimensionskombinationer ............................................... 117 Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner. ...................................... 117 Prioritering af Standarddim. ............................................................................... 118 Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti .............................................. 120 Dimensionsforslag på enkelt finanskonto .................................................... 120 Opsætning af dimensionsforslag for en gruppe af finanskonti/ hele kontoplanen ...................................................................................................... 122 Opsætning af dimensionsforslag på debitor og kreditor ................................ 124 Eksempel på dimensionsforslag på kreditor ................................................ 124 Eksportdimensions .............................................................................................. 126 Aliaskontering............................................................................................................ 127 Opsætning af Aliaskontering .............................................................................. 127 Aliaskonteringstabellen........................................................................................ 130 Budgetter .................................................................................................................... 136 Oprettelse af Finansbudgetter ............................................................................ 136 Finansbudgetter oprettes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Finansbudgetter. ..................................... 136 Side 4 af 309 Visning af Finansbudgetter ................................................................................. 137 Eksempler på budgettering ............................................................................ 141 Eksempel 1 - Budgettering uden dimensionsværdier ............................ 141 Eksempel 2 - Budgettering på finanskonti og dimensionsværdier....... 142 Eksempel 3 - Budgettering på udelukkende dimensionsværdier ......... 143 Eksempel 4 – Budgettering på Fra-sums konti ...................................... 144 Eksempel 5 – Budgettering på flere linjer på samme finanskonto ...... 145 Eksempel 6 - Rettelse af budgetposter..................................................... 146 Udlæsning til Excel .............................................................................................. 146 Indlæsning af Finansbudgetter fra Excel .......................................................... 150 Kopiering af Finansbudget ................................................................................. 151 Budgetrapporter ................................................................................................... 154 Dimensionsbudgetrapport I ........................................................................... 155 Dimensionsbudgetrapport II ......................................................................... 158 Kontoskema .............................................................................................................. 161 Oprettelse af kolonneformater ........................................................................... 161 Opsætning af kontoskemaer ............................................................................... 165 Udskrivning, Udlæsning af kontoskemaer til Excel ........................................ 170 Udskrivning af kontoskemarapport .............................................................. 170 Udlæsning af kontoskema til Excel ............................................................... 173 Analyser ...................................................................................................................... 176 Opdatering af Analysen ....................................................................................... 181 Automatisk opdatering af Analyse via Batch ............................................... 182 Dimensionsanalyse ................................................................................................... 182 Visning af Dimensionsanalysen ......................................................................... 182 Udlæsning af Dimensionsanalysen til Excel ..................................................... 187 Kassererkladde .......................................................................................................... 189 Indtastning i Kassererkladden ............................................................................ 196 Eksempel 1: Indtastning hvor der registreres over to linjer. ..................... 197 Eksempel 2: Indtastning hvor der registreres samlet på en linje. ............. 197 Afstemning af kladdelinjer .................................................................................. 197 Kontrol af kladdelinjer ........................................................................................ 199 Klarmelding af kladden ....................................................................................... 199 Personadskillelse jvf. Regnskabsbekendtgørelsen ........................................... 201 Kladder ....................................................................................................................... 201 Bilagsnr. ................................................................................................................. 201 Afstem pr. bilagsnr. .............................................................................................. 202 Intern Dokument Type ....................................................................................... 202 Intern Dokument Type: Normal ................................................................... 203 Intern Dokument Type: Fejl .......................................................................... 203 Intern Dokument Type: Primo...................................................................... 203 Intern Dokument Type: Efterpost ................................................................ 203 Intern Dokument Type: Ultimopost ............................................................ 203 Tilbageførsel af journaler ......................................................................................... 205 Importer SKS Perioder........................................................................................ 205 Bogføringsdato ..................................................................................................... 205 Side 5 af 309 Poster fra Fagsystem ............................................................................................ 206 Udlad dimensionsbogføring ............................................................................... 206 Udgiftsfordeling ........................................................................................................ 207 Opsætning af Udgiftsfordeling ........................................................................... 207 Finans Dimensions filter ..................................................................................... 210 Udgiftsfordelt Finanskonti .................................................................................. 211 Fasthold dimension .............................................................................................. 211 Kørslen Udgiftsfordel med ressource ............................................................... 212 Udgiftsfordelingsjournal ...................................................................................... 214 Fordelingsposter .............................................................................................. 215 Fra udgiftsfordelingsjournal kan du få vist fordelingsposter, der blev beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling................... 215 Genberegn fordeling ....................................................................................... 215 Slet fordeling..................................................................................................... 216 Overfør fordelingsposter til kladde ............................................................... 216 Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. .............................................. 217 Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab). ......................................... 218 Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted 2008.................................................................................................................... 218 Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008 samt en filtrering på ressourcepostdatoer. ................................................... 219 Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer. ........................................................................................ 220 Udgiftsfordeling på Sag ............................................................................................ 222 Opsætning af udgiftsfordelingskortet med sag ................................................ 222 Finans Dimensions Filter .................................................................................... 223 Udgiftsfordelte finanskonti ................................................................................. 224 Fastholdte dimensioner ....................................................................................... 225 Kørslen Udgiftsfordeling med sag ..................................................................... 226 Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen....................... 228 Filtrering på sager ................................................................................................. 228 Udelad sag i fordeling .......................................................................................... 229 Udgiftsfordelingsjournaler .................................................................................. 229 Placering af udgiftsfordelingsposter .................................................................. 230 Genberegning af en udgiftsfordeling ................................................................. 231 Sletning af en udgiftsfordeling............................................................................ 231 Overfør fordelingsposter til en kladde .............................................................. 231 Eksempler.............................................................................................................. 232 Eksempel 1:Ingen fastholdte dimensioner. .................................................. 233 Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted ............................................... 234 Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag. ........................... 235 Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen ignoreres) ..................................................................................... 237 Udelad sag i fordeling .......................................................................................... 238 Dimensionsfordeling ................................................................................................ 240 Side 6 af 309 Fordelingsnøgle .................................................................................................... 240 Tilknytning af Dimensionsforslag – Finanskonto ........................................... 242 Dimensionsfordeling på købs- og salgslinjen................................................... 243 Ekspempel 1 - købsfaktura............................................................................. 243 Sletning af dimensionsfordeling ......................................................................... 247 Moms – procedurer mv. .......................................................................................... 248 Opsætning af Moms ............................................................................................ 249 Momsvirksomhedsbogføringsgrupper ......................................................... 249 Momsproduktbogføringsgrupper .................................................................. 250 Momsbogføringsopsætningen ............................................................................ 251 Opsætning af momsnumre ................................................................................. 256 Beregning af moms .............................................................................................. 257 Afregning af moms .............................................................................................. 258 Afregning af toldmoms ................................................................................... 258 Omposter moms ......................................................................................... 259 Momsangivelse ............................................................................................ 260 Afregn Moms NS ........................................................................................ 264 Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR)..................................... 268 Overblik over arbejdsgang ............................................................................. 268 Korrektionsmoms ................................................................................................ 269 Rapporter til afstemning af Moms ..................................................................... 269 Momsafstemning NS....................................................................................... 270 Finans – Kontokort ......................................................................................... 270 Moms listeangivelseTS .................................................................................... 272 Afstemning af beholdningsafstemning .................................................................. 274 Opsætning ............................................................................................................. 274 Beholdningsopsætning .................................................................................... 274 Beholdningsafstemningskonti ........................................................................ 275 Afstemningsdimensioner ........................................................................... 277 Opret primo beholdningsafstemning ........................................................... 278 Afstemning ....................................................................................................... 279 Igangværende afstemninger ....................................................................... 280 Afsluttede afstemning ................................................................................. 283 Afstemningsdimensioner ........................................................................... 284 Opret ny afstemning ................................................................................... 284 Hent poster .................................................................................................. 284 Automatisk Rejseudligning ........................................................................ 284 Afslut afstemning ........................................................................................ 284 Rapport ......................................................................................................... 284 Afsluttede Beholdsningsafstemninger ...................................................... 286 Rapport ......................................................................................................... 288 Eksport til rapportering ....................................................................................... 288 Intercompany ............................................................................................................ 292 Konsolidering ............................................................................................................ 293 Opsætning af ØDUP Integrations Opsætningen ............................................ 293 Opsætning af Lokalt regnskab ............................................................................ 294 Side 7 af 309 Dimensioner.......................................................................................................... 297 Opsætning i Koncernvirksomhedsregnskabet ................................................. 297 Kontoplanen..................................................................................................... 297 Dimensionskontoplanen................................................................................. 297 Konsolidering på samme database ................................................................ 298 Konsolidering af flere databaser ........................................................................ 302 Indlæsning af konsolideringsposter ................................................................... 304 Journaler ................................................................................................................ 306 Årsafslutning .................................................................................................................. 307 Kørslen Årsafslutning (Nulstil Finans) ............................................................. 307 QR-kode ..................................................................................................................... 309 Side 8 af 309 Målgruppe Vejledningen er beskrivelse af funktionalitet og opsætninger i Navision Stat 7.0 som anvendes i den daglige drift. Vejledningen kan både bruges som opslagsværk, for dig der ønsker mere viden om et emne, men den kan også bruges i forbindelse med ressortændringer, hvor der skal sættes helt nyt regnskab op. Vejledningen indeholder nemlig mange af de grundlæggende opsætninger der skal være på plads inden regnskabet kan tages i brug. Hvorfor er det vigtigt? Vejledningen beskriver noget af den grundlæggende funktionalitet, med tilhørerne opsætninger, indenfor Finansområdet. Copyright En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen. © 2015 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved. Seneste ændring Publiceret første gang: 30.04.2015 Seneste ændring: Dato Side 9 af 309 Beskrivelse Forord Inden du går i gang med at læse denne vejledning, er der nogle nye begreber i Navision Stat 7.0, som du skal kende for at forstå denne vejledning. Du kan se en oversigt over disse nedenfor. Hvis du vil vide mere kan du læse mere i Brugervejledning til Brugergrænsefladen. Denne vejledning vil beskrive alle de Statslige tilretninger samt relevante Microsoft Standard felter i Navision Stat 7.0, som knytter sig til den Statlig funktionalitet. Hvis du ønsker mere information eller hjælp til øvrige felter og funktionalitet kan du hente hjælp i hjælpeteksten ved at trykke på eller F1. Side 10 af 309 Opsætninger For at kunne anvende og bogføre i Navision Stat kræves det, at der er defineret nogle generelle opsætninger i regnskabet. Disse opsætninger vil blive gennemgået nedenfor. Virksomhedsoplysning I virksomhedsoplysningen indtastes de overordnet oplysninger om virksomheden, som virksomhedens navn, adresse mm. Disse oplysninger vil bl.a. fremgå af salgsfakturaen og kvitteringsmails, der indsendes til Moderniseringsstyrelsen i forbindelse med en versionsopgradering. Virksomhedsoplysningerne findes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning /Punktet Virksomhed Oversigtspanelet ’Generelt’: Side 11 af 309 Navn Navn Adresse Adresse 2 Postnr./By Beskrivelse Her skal du angive institutionens navn. Her skal du angive institutionens adresse. Hvis den fulde adresse ikke kan stå under adresse, fordi det er for langt, kan dette felt udfyldes med resten. Adresse 2 kan f.eks. også bruges til at indtaste postboks. Her kan du angive institutionens postnr., hvorefter systemet automatisk indsætter tilhørende bynavn. Bemærk: Findes postnr. ikke i Land-/områdekode posttabellen, kan du oprette det manglende postnr. og by, ved at trykke på pilen. Her kan du angive institutionens landekode. Bemærk: Hvis Landekoden ikke er udfyldt på ’virksomhedsoplysningen’, vil opkrævninger til debitorer med en værdi i landekode blive betragtet som udenlandske, og dermed opkræve debitor med betalingsoplysninger svarende til udenlandske debitorer (IBAN, SWIFT). Telefon CVR-nr. Industriklassifikation Derudover vil Elektroniske fakturaer fejle vil fejle, da det er et krav der er udfyldt landekode. Her kan du angive institutionens telefonnr. Her kan du angive institutionens CVRnr. Her kan du angive institutionens Industiklassifikations kode. Koden kan f.eks. være en kode fra en af følgende standarder: NACE: Nomenclature génerele des Activités économiques dans les Communatés Européennes (EU- Side 12 af 309 standard) SE Nr. P Nr. ISIC: International Standard Industrial Classification of all economic activities (FN-Standard) Her kan du angive institutionens SEnr. Her kan du angive institutionens P NR. Bemærk: P Nr. er en underopdeling af Billede CVR nr., og P Nr. kan du anvende, hvis der er flere lokationer (afdelinger) med forskellige adresser. Her kan du indlæse firmaets logo ved at højre klikke på feltet. Billedet skal være i bitmap-format og have filtypen ’.bmp’ . Oversigtspanelet ’Kommunikation’: Navn Telefon Beskrivelse Her kan du angive institutionens telefonnr. Hvis du har angivet telefonnr. på oversigtspanelet Generelt Side 13 af 309 Telefax E-mail vil denne værdi automatisk blive overført til dette felt. Her kan du angive institutionens telefax nr. Her kan du angive institutionens e-mail adresse. Oversigtspanelet ’Betaling’ Navn Banknavn Bankregistreringsnr. Bankkontonr. PBS-nr. Beskrivelse Her kan du angive navnet på institutionens bankforbindelse. Her kan du angive institutionens bankregistreringsnr. Her kan du angive institutionens bankkontonr. Her kan du angive institutionens PBSnr. (Pengeinstitutternes Betalings Side 14 af 309 Gironr. BIC (SWIFT Adresse) Service) Her kan du angive institutionens gironr. Her kan du angive SWIFT adressen for institutionens bank. Bemærk: BIC anvendes ved betalinger IBAN til og fra udlandet, og ved indenlandske EUR-indbetalinger. Her kan du angive institutionens IBAN-nr. (International Bank Account Number). Alle betalinger til EU-lande skal indeholde et IBAN-nr. som består af følgende: Kortart FIK/GIK-nr. Betalingsform 2 bogstaver for landekode(fx DK for Danmark) 2 ciftre, som er en kontrolnøgle 4 cifre for bankens registreringsnr. 10 cifre for bankkontonr. Et IBAN-nr. kan højest bestå af 34 tal eller bogstaver. Længden af IBANnumre er forskellige fra land til land. Et dansk IBAN-nr består af 18 tal/bogstaver. Her kan du angive den kortartkode som institutionen anvender ved afsendelse af salgsfaktura Her kan du angive det FIK- eller GIKnummer som institutionen anvender ved afsendelse af salgsfakturaer. Her kan du angive en standard betalingsformkode, der vil blive anvendt ved afsendelse af salgsfakturaer, med mindre der er foretaget en specifik opsætning på debitorkortet. Der kan vælges mellem: Bank: Vælges denne mulighed vil bankreg. og kontonr. blive Side 15 af 309 Betalingsmetode CVR Betalingsmetode SE Betalingsmetode CPR Betalingsmetode P Officielt EAN nr overført til salgsfakturaen. FIK: Vælges denne mulighed vil kortart og FIK-nr. blive overført til salgsfakturaen. GIK: Vælges denne mulighed bliver kortart og GIK-nr. overført til salgsfakturaen. Her angiver du den betalingsmetode, der skal anvendes til betaling af ukomplette betalinger baseret på CVRnr. Her angiver du den betalingsmetode, der skal anvendes til betaling af ukomplette betalinger baseret på SEnr. Her angiver du den betalingsmetode, der skal anvendes til betaling af ukomplette betalinger baseret på CPRnr. Her angiver du den betalingsmetode, der skal anvendes til betaling af ukomplette betalinger baseret på P-nr. Her angiver du institutionens EAN nr. som peger direkte ned på Navision Stats server. Et EAN nr. er en elektronisk adresse, som fx nemkonto anvender til at sende retursvar til. Oversigtspanelet ’Levering’ Oplysninger på fanebladet Levering anvendes i tilfælde af, at institutionen skal have leveret varer til en anden lokation end angivet på oversigtspanelet ’Generelt’ Regnskabsopsætning Regnskabsopsætningen kan du opsætte generelle oplysninger om regnskabet og dens førelse. I regnskabsopsætningen kan du fx angive detaljer for fakturaafrunding, valutakode for den lokale valuta og hvilke bogføringsbeskrivelse du ønsker på institutionens bogførte købs- og salgsdokumenter. Du finder regnskabsopsætningen under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Virksomhed’ Side 16 af 309 Oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Bogf. tilladt fra Bogf. Tilladt til Beskrivelse Her kan du skrive en startdato for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Her kan du skrive en slutdato for, hvornår det er tilladt at bogføre i regnskabet. Bemærk: Det kan være en god ide at begrænse den tilladte bogføringsdato til Side 17 af 309 Registrer tid Lokalt adresseformat Personnavn indeværende år, så der ikke bogføres med en forkert bogføringsdato der ligger langt ude i fremtiden. Her kan du angive om Navision skal registrere tidsforbruget for brugerne. Marker feltet hvis hver brugers tidsforbrug skal registreres. Her kan du angive, hvilke format adresserne skal vises i på udskrifterne. Her kan du angive, hvor kontaktpersonens navn skal placeres i adresser. Først: Kontaktpersonens navn skrives som den første linje i adressen efterfulgt af firmanavn og adresse mm. Efter firmanavn: Kontaktpersonens navn skrives under firmanavnet efterfulgt af adresse mm. Sidst: Kontaktpersonens navn skrives under Firmanavn og adresse. Fakturaafrundingspræcision –RV Her kan du angive størrelsen af det interval, der skal benyttes ved afrunding af fakturabeløb: 1,00: Afrund til hele tal (uden decimaler) 0,05: Afrund til et tal deleligt med 0,05 0,01: Ingen afrunding Bemærk: Når et fakturabeløb afrundes, oprettes der automatisk en fakturalinje med de afrundede beløb. Du vil dermed kunne resultatet af afrundingen i statistikken på dokumentet. Fakturaafrundingsretning – RV Her kan du angive, om fakturabeløbet skal rundes op eller ned. Opsætningen i dette felt sammenholdes med forrige felt. Side 18 af 309 Nærmeste: Tal der er > 5 rundes op, ellers rundes der ned. Op: Beløb rundes op Ned: Beløb rundes ned Kontroller brug af finanskonto Hvis du markere dette felt, vil det ikke være muligt at slette en finanskonto der bruges i en af nedenstående opsætningstabeller: Valuta Debitorbogføringsgrupper Kreditorbogføringsgrupper Sagsbogføringsgrupper Bogføringsopsætningen Bankbogføringsgrupper Momsbogføringsopsætningen Anlægsbogføringsgruppe Varebogføringsopsætning Servicekontraktkontogruppe Finanskladdetype Finanskladdenavn Fordelinger Anlægsfordeling ØMU-Valuta Regnskabsvalutakode (RV) Reguler moms ved kontantrabat Afkrydsningsfeltet markeres, hvis regnskabsvalutaen er en ØMU-valuta. Her skal du angive en valutakode for regnskabsvalutaen. Afkrydsningsfeltet markeres, hvis Side 19 af 309 Urealiseret moms Urealiseret moms ved forudbetaling Maks. Momsdifference tilladt Momsafrundingstype momsbeløbet skal genberegnes, når du bogfører betalinger, der udløser kontantrabatter. I dette felt skal du angive om der skal behandles urealiseret moms. I dette felt kan du angive om der skal behandles urealiseret moms ved forudbetalinger. Momsbeløb kan beregnes og bogføres til en midlertidig finanskonto, når en faktura bogføres. Når den faktiske betaling af fakturaen bogføres, kan momsbeløbet så bogføres på den korrekte finanskonto og medtages i momsangivelsen. I dette felt kan du angive det maksimale momskorrektionsbeløb, der er tilladt for den lokale valuta. I dette felt kan du angive, hvordan moms skal afrundes, når der beregnes i den lokale valuta. Nærmest: Tal der > 5 rundes op, ellers rundes der ned. Op: Beløb rundes op Ned: Beløb rundes ned Momsbrn for fakturering/Kunde Dette felt angiver hvor Momsvirkshedsbogføringsgruppen i en ordre/faktura kopieres fra. Faktureres til/ leverandørnr.: - Koden Momsvirk.bogf.gruppe på salgsfaktura og -ordre er kopieret fra faktureres til kunde. - Koden Momsvirk.bogf.gruppe på købsfakturaer og –ordrer er kopieret fra faktureringsleverandør. Side 20 af 309 Kundenr./leverandørnr. Udskriv momsspecifikation i RV - Koden Momsvirk.bogf.gruppe på salgsfakturaer og – ordrer er kopieret fra kunde. - Koden Momsvirk.bogf.gruppe på købsfakturaer og –ordrer er kopieret fra leverandør. Hvis du markerer dette felt angives, at der medtages en ekstra momsspecifikation i lokal valuta på dokumenter i en udenlandsk valuta. Det er med til at gøre den skattemæssige revision lettere, når skyldig moms skal afstemmes med fakturaer. Oversigtspanelet ’Nummerering’ Navn Bankkontonumre Oversigtspanelet ’Dimensioner’ Beskrivelse Her kan du indtaste en kode for den nummerserie, der skal benyttes hvis du ønsker automatisk at få tildelt numre til dine bankkonti. Er feltet ikke markeret, vælger du selv hvad dine bankkonti skal hedde. Side 21 af 309 Navn Globale og genvejsdimensioner Beskrivelse Her indsættes de dimensioner der skal anvendes i regnskabet. Bemærk: Du kan læse mere om Standarddimension komb. Globale- og Genvejsdimensioner under afsnittet Dimensioner. Ved oprettelse af standard dimensioner undersøges det om kombinationerne er valide. Såfremt der er markering i dette felt, fremkommes en fejl eller advarsel under tastning af standard dimensioner til en individuel konto på det relevante kontokort, hvis kombinationen ikke må anvendes. Du kan læse mere under afsnittet Dimensionskombinationer Oversigtspanelet ’Rapportering’ Navn Ekstra rapporteringsvaluta Beskrivelse Her kan du angive, hvilken valuta der i givet fald skal bruges som ekstra rapporteringsvaluta i regnskabet. Bemærk: Hvis du angiver en ekstra Valutaregulering (moms) rapporteringsvaluta i dette felt, registreres beløbet i såvel regnskabsvaluta som i den ekstra rapporteringsvaluta for finanspost og for visse andre momsposter. Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, angiver du her, hvordan kontiene til momsbogføring i tabellen Momsbogføringsopsætning skal justeres for kursudsving mellem regnskabsvaluta og den ekstra rapporteringsvaluta. Side 22 af 309 Gevinst og tab på valutakursudsving bliver først bogført, når du udfører kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Når du aktiverer kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’, finder Navision reguleringskursen i tabellen Valutakurs og sammenligner derefter beløbet i felterne ’Beløb’ og ’Ekstra valuta (beløb)’ på momsposten for at fastlægge, om der foreligger et kurstab eller en kursgevinst. Kørslen bruger den mulighed, du har valgt i dette felt, til at bestemme, hvordan kursgevinster eller -tab på momsposter skal bogføres. Følgende valgmuligheder forefindes: Ingen regulering: Dette er standard. Der foretages ingen kursregulering af momskontoen. Regul.beløb: Med denne mulighed reguleres regnskabsvaluta for eventuelle kursgevinster eller -tab. Eventuelle kursgevinster eller -tab bliver bogført på momskontoen (beløbsfeltet) og på de konti, du har angivet til gevinst og tab i feltet ’Realiseret finansgevinstkonto’ eller ’Realiseret finanstabskonto’ i valutatabellen. Regul.ekstra valutabeløb: Vælg denne mulighed, hvis den ekstra rapporteringsvaluta skal reguleres for kurstab eller -gevinst. Der bliver bogført et eventuelt tab/gevinst på momskontoen (feltet ’Ekstra valuta (beløb)’) og på de konti, du har oprettet til tab og gevinst i felterne ’Realiseret finansgevinstkonto’ eller ’Realiseret finanstabskonto’ i valutatabellen. Side 23 af 309 Oversigtspanelet ’Udligning’ Navn Udlign. Afrundingspræcision Kont.rabattolerance – advarsel Beskrivelse I dette felt kan du angive det interval, der skal gælde som afrundingsdifference for regnskabsvalutaen, når du udligner poster i regnskabsvalutaen med poster i andre valutaer. Fx. Hvis en post i LV f.eks. udlignes med en post i DEM, og hvis udligningsafrundingspræcision på 0,02, så vil Navision acceptere en difference på LV 0,02 eller mindre, og poster der er involveret i denne udligning vil helt lukke posterne. Dette felt skal markeres, hvis du vil modtage en advarsel, når der sker en udligning mellem kontantrabatdatoen og kontantrabattolerancedatoen. Bemærk: Hvis du rutinemæssigt Bogf. af kont.rabattolerance tillader kontantrabattolerancer, kan du lade dette felt stå tomt. Her kan du angive en metode for bogføring af standardtolerancen, som anvendes til bogføring af tolerancebeløb. Betalingstolerancekonti: Tolerancebeløb bogføres til en bestemt finanskonto, der er oprettet til tolerancer. Kontantrabatkonti; Tolerancebeløb Side 24 af 309 bogføres som en kontantrabat. Kontantrabat - respitperiode Betalingstolerance – advarsel Bogf. af betalingstolerance Her kan du angive det antal dage, som en betaling eller refusion kan overskride forfaldsdatoen for en kontantrabat, uden at kontantrabatten annulleres. En markering i dette felt betyder, at der vises en advarsel, hver gang en udligning indeholder et saldobeløb inden for den tolerance, der er angivet i feltet ‘Maks. Betalingstolerance’ i tabellen Regnskabsopsætning. Her kan du angive den bogføringsmetode, som anvendes til bogføring af en betalingstolerance. Følgende valgmuligheder forefindes: Betalingstolerancekonti: Betalingstolerancen bogføres på en bestemt finanskonto, der er oprettet til betalingstolerancer. Kontantrabatbeløb: Betalingstolerancen bogføres som en kontantrabat. Betalingstolerancepct. Her kan du angive den procentdel, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Bemærk: Du opsætter Maks. Betalinstolerancebeløb ’Betalingstolerance pct.’ på handlingsbåndet under Handlingen Skrift betalingstolerance. Her kan du angive det maksimalt tilladte beløb, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der er angivet på fakturaen eller kreditnotaen. Bemærk: Du opsætter ’Betalingstolerance pct. ’ på handlingsbåndet under Handlingen Skrift Betalingstolerance. Side 25 af 309 Oversigtspanelet ’Bogf. opsætning’ Navn Finanspost beskrivelse Beskrivelse I dette felt kan du opsætte hvilke bogføringsbeskrivelse det bogførte dokument skal vise på finansposten. Bilag: Vælges denne, viser beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument bilagstype og bilagsnr. Fx Faktura xxxx Kreditor: Vælges denne, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument vise kreditornavn og bilagsnr. Fx Moderniseringsstyrelsen xxxx Salgshoved oplysning Købslinje: Vælges denne option, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument, vise den tekst der er på købslinjen. I dette felt kan du opsætte hvilken bogføringsbeskrivelse, der skal vises på det bogførte salgshoved. Købshoved oplysning Bilag: Vælges denne mulighed, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument vise bilagstype og bilagsnr. Fx Faktura xxxx Kreditor: Vælges denne mulighed, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument vise kreditornavn og bilagsnr. Fx Moderniseringsstyrelsen xxxx I dette felt kan du opsætte hvilken Side 26 af 309 bogføringsbeskrivelse, der skal vises på det bogførte købshoved. Bilag: Vælges denne option, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument vise bilagstype og bilagsnr. Fx Faktura xxxx Kreditor: Vælges denne option, vil beskrivelsesfeltet på det bogførte dokument vise kreditornavn og bilagsnr. Fx Moderniseringsstyrelsen xxxx Regnskabsperioder I dette vindue vises regnskabets perioder. Det er fra regnskabsperioderne du opretter et nyt år og afslutte forgangne år. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed Fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingsgruppen ’Proces’ kan du oprette et nyt regnskabsår. Side 27 af 309 Du kan kun oprette et nyt regnskabsår på 12 perioder. Forsøger du at angive et mindre antal end 12, vil du få følgende besked: Afslut år foretages fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingsgruppen ’Proces’ Du kan kun afslutte et regnskabsår, hvis tidligere år er afsluttet. Forsøger du alligevel at afsluttet et regnskabsår, hvor tidligere regnskabsår ikke er afsluttet vil Navision tilbyde at afslutte (lukke) det første år der er åbent i regnskabet. Kontoplanen Kontoplanen viser en liste over de finanskonti, hvor alle finansposter bogføres. I kontoplanen kan du få vist alle finanskonti og saldi for disse. I kontoplanen skal du i feltet Årsafslutningskonto skrive det nummer, som kontoen skal afsluttes til i forbindelse med årsafslutningen. Kontoplanen finder du under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan Er feltet Årsafslutningskonto ikke udfyldt i kontoplanen vil kørslen Årsafslutning (Nulstilling af Finans) stoppe og du vil derfor ikke få nulstillet dine finanskonti. Nummerserie Nummerserie bruges til at opsætte alle de nummerserier, der skal bruges til din virksomhed. Du kan tildele nummerserier til tabeller (f.eks. debitor-, kreditor- og varetabeller), salgs- og købsdokumenter (f.eks. rekvisitioner, leverancer og bogførte fakturaer) og kladdetyper, kørsler. Du kan oprette en ny nummerserie fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Punktet Opsætning/underpunktet Generelt. Side 28 af 309 Navn Kode Beskrivelse Her Angives en entydig kode for nummerserien. Du kan angive op til 10 tegn (både tal og bogstaver). Bemærk: På salgsdokumenter må der Beskrivelse Startnr. Slutnr. Sidst anvendt dato Sidste anvendte nr. Standardnumre nummerserie-koden kun indeholde tal, idet Fik-opkrævninger anvender nummerserie-koden til at danne Fiklinjen. En Fik-linje må ikke bestå af bogstaver. Her angives en beskrivelse af nummerserien. Feltet viser det første nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet viser det sidste nummer i serien og hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Datoen hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Feltet indeholder det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Nummeret hentes automatisk fra tabellen Nummerserielinjer (jf. nedenstående). Marker feltet, hvis nummerserien skal Side 29 af 309 bruges til automatisk tildeling af numre. Det vil sige, at der tildeles et nummer ved at trykke på tasten Enter i feltet ’Nummer’ eksempelvis på et kreditorkort. Bemærk: Hvis du ikke markerer Manuel nummerering afkrydsningsfeltet, tildeles der intet nummer fra nummerserien, du skal derfor selv hente et nummer ved at trykke på ’…’. Hvis feltet er markeret, kan du angive numre manuelt i stedet for at anvende nummerserier. Bemærk: Der er ikke muligt manuelt Datorækkefølge Advarselsnr. Forøg med Startdato at angive et bilagsnr. i en kladde. Her vil en markering i dette felt ikke have nogen betydning. En markering i dette felt betyder, at der automatisk laves en kontrol i forbindelse med bogføringen, som sikrer, at dokumenter og kladdelinjer tildeles numre i stigende orden i forhold til tidspunktet for bogføringen. I dette felt kan du angive et nummer, der giver en advarsel, når nummeret er anvendt. Indeholder et nummer, der angiver størrelsen på intervallet mellem numre i nummerserien. Nummeret hentes automatisk fra feltet Forøg med på nummerserielinjen. Her vises en startdato for den pågældende nummerserie kode. Datoen hentes automatisk fra feltet Startdato på nummerserielinjen. Du opretter en ny nummerserie-kode på Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingen ’Ny. Fra Handlingen Linjer har du mulighed for at opsætte yderligere felter til din nummerserie. Linjer tilgås fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’. Side 30 af 309 Navn Startdato Startnr. Beskrivelse Her kan du indtaste en startdato for den pågældende linje. På den opsatte startdato, skiftes der automatisk til den nye serie. Her skal du indtaste det første nummer i serien. Bemærk: Det anbefales at numrene Slutnr. Sidst anvendt dato Sidste Anvendt nr. Advarselsnr. Forøg med Åben starter med årstallet, fx 08 for år 2008. Her skal du indtaste det sidste nummer i serien. Feltet viser datoen, hvor der sidst blev tildelt et nummer fra nummerserien. Feltet viser det sidste nummer, der er anvendt fra nummerserien. Her kan du angive, hvornår du vil have en advarsel om, at nummerserien er ved at udløbe. Her kan du angive, hvor stort et interval der skal være mellem numrene i nummerserien. Dette felt angiver, om nummerserielinjen er åben. Den er åben, indtil det sidste nummer i serien er brugt. Markeringen fjernes automatisk, når oplysningerne i feltet ’Sidst anvendt nr.’ Side 31 af 309 svarer til oplysningerne i feltet ’Slutnr.’. Fra nummerserien har du ligeledes mulighed for at opsætte relationer. Du kan angive relationer mellem nummerserier, hvis du har oprettet mere end en nummerseriekode for samme slags grundlæggende transaktioner. Du vil med relationerne nemt bruge en beslægtet nummerserie. Du opsætter relationerne fra nummerserie-oversigten/Handlingsbåndet/Fanen Naviger. Bogføringsgrupper Hvis du bruger andre moduler ud over Finans og bogfører til konti som Debitorer, Kreditorer, Varer eller Ressourcer, skal du oprette et link mellem disse konti og finanskontiene. Hvis du kun bruger modulet Finans, er det ikke nødvendigt at oprette bogføringsgrupper. Bogføringsgrupper bruges til at oprette disse links mellem de forskellige moduler og modulet Finans. Du skal derfor have oprettet kontoplanen, før du kan oprette bogføringsgrupper. Når salg, køb og andre transaktioner registreres og bogføres, hvor en bestemt finanskonto ikke angives direkte, giver bogføringsgrupper tilknytningen til de korrekte konti. Ved salg af en vare til en kunde på en salgsordre, er der ikke angivet en finanskonto. Men når funktionen Naviger er udført, vil gennemgangen af en bogført faktura vise poster, som blev bogført på finanskontoen. Dette sker, fordi kunden og varen blev tildelt bogføringsgrupper for at identificere finanskontiene. Bogføringsgrupper bruges til styring af automatisk bogføring og kan desuden anvendes ved specifikation af dataudtræk. Bogføringsgrupper anvendes ved indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der skal bogføres på. Det sker fx når man bogfører på en kreditor, en bankkonto eller registrerer køb og salg af varer. Bogføringsgrupper er med andre ord det, der binder Navision Stats enkelte forretningsområder sammen rent bogføringsmæssigt. Et andet meget væsentligt område, der styres af bogføringsgrupper, er bogføring og beregning af moms. Du opsætter bogføringsgrupperne under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/punktet Bogføringsgrupper. Virksomhedsbogføringsgrupper Virksomhedsbogføringsgrupper anvendes til bogføring af debitorer og kreditorer. Virksomhedsbogføringsgrupper bruges til at definere hvem vi handler med fx ved at definere grupper af debitorer indenfor geografisk områder (Danmark, EU mm.) eller privat og offentlig virksomhed mm. Side 32 af 309 Navn Kode Beskrivelse Stand.momsvirk.bogf.gruppe Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for bogføringsgruppen. Her skal du angive en beskrivelse af ’virksomhedsbogføringsgruppen’. Her skal du angive en standard ’Momsvirksomhedsbogføringsguppe´, der automatisk indsættes på alle nye debitor- og kreditorkort, når denne kode for ’Virksomhedsbogføringsgruppen’ anvendes. Bemærk: Det kræver en markering i Indsæt auto. standard feltet Indsæt auto. Standard. Dette felt angiver, om ’Stand. Momsvirk.bogf.gruppe’ skal indsættes automatisk, når den modsvarende Koden indsættes på nye debitor- og kreditorkort. Produktbogføringsgruppen Produktbogføringsgrupper bruges til at skelne mellem de typer af varer eller ressourcer, der sælges og købes. Produktbogføringsgrupper fortæller med andre ord hvad vi handler med. Side 33 af 309 Navn Kode Beskrivelse Momsprod.bogf.gruppe (stand.) Indsæt auto. Standard Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for ’Produktbogføringsgruppen’. Her skal du angive en beskrivelse af ’produktbogføringsgruppen’. Her skal du angive en ’Momsproduktbogføringsgruppe’, der skal indsættes på nye vare- og ressourcekort, når den aktuelle produktbogføringsgruppe vælges. En markering af dette felt indsættes der automatisk den ’Momsproduktbogføringsgruppe’, der er angivet i forrige felt, når den tilsvarende ’Produktbogføringsgruppe’ indsættes på nye vare- og ressourcekort. Bogføringsopsætning I ’Bogføringsopsætningen’ angiver du kombinationer af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgrupper’. For hver kombination kan du angive kontonumre for bogføring af transaktioner med relation til køb, salg, lagerbeholdning og sager. Side 34 af 309 Navn Virksomhedsbogføringsgruppe Produktbogføringsgruppe Salgskonto Salgskreditnotakonto Salgslinjerabatkonto Salgsfakturarabatkonto Beskrivelse Her skal du angive koden for den ’Virksomhedsbogføringsgruppe’, der i sammenhæng med ’Produktbogføringsgruppe’ skal opsættes kontering for. Her skal du angive koden for den ’Produktbogføringsgruppe’, der i sammenhæng med ’Virksomhedsbogføringsgruppe’ skal opsættes kontering for. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres salgstransaktioner med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres transaktioner i forbindelse med salgskreditnotaer med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af salgslinjerabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, Side 35 af 309 Salgskont.rabatdebetkonto Salgskont.rabatkreditkonto Salgstolerance – debetkonto hvortil der skal ske bogføring af salgsfakturarabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres ydede salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres reduktioner af salgskontantrabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for salg med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, Salgstolerance – kreditkonto hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i Regnskabsopsætning. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for salg med denne specielle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, Købskonto Købskreditnotakonto hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i Regnskabsopsætning. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføre købstransaktioner med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføre transaktioner i forbindelse med købskreditnotaer med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Side 36 af 309 Købslinjerabatkonto Købsfakturarabatkonto Købskont.rabatdebetkonto Købskont.rabatkreditkonto Købstolerance-debetkonto Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af købslinjerabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af købsfakturarabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres reduktioner af købskontantrabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal bogføres modtaget købskontantrabatter med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for køb med denne aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, Købstolerance-kreditkonto hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres betalingstolerance på, når du bogfører betaling for køb med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes, Vareforbrugskonto hvis du har aktiveret feltet ’Reguler moms ved kontantrabat’ i vinduet Regnskabsopsætning. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring i forbindelse med registrering af vareforbrug med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Side 37 af 309 Lagerreguleringskonto Tillagt dir. Omkost.konto Tillagt indir.prod.omkost.konto Købsafvigelseskonto Forudbetalingskonto for køb Forudbetalingskonto for salg Købsanlægsrabatkonto Lagerperiod.konto (mellemkt.) Vareforbrugskonto (mellemkt.) Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil der skal ske bogføring af lagerreguleringer (opad/nedad) med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvor der bogføres tillagte direkte produktionsomkostninger (positive eller negative) med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvor der bogføres tillagte indirekte produktionsomkostninger (positive eller negative) med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvor købsafvigelseskonto (positiv eller negativ) bogføres med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres forudbetalingsbeløb til, når du bogfører forudbetalingsfakturaer fra en købsordre med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, der skal bogføres forudbetalingsbeløb til, når du bogfører forudbetalingsfakturaer fra en salgsordre med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, som linjen og fakturarabatten bogføres til, når feltet ’Fratræk rabat i købsfaktura er markeret. Her skal du angive den finanskonto, hvor forventede lagerreguleringer (positive og negative) skal bogføres. Her skal du angive den foreløbige finanskonto, hvor det forventede Side 38 af 309 vareforbrug på med den aktuelle kombination af ’Virksomheds- og Produktgruppe’. I en institution, hvor der ikke bogføres køb og salg af varer eller salg af ressourcer, er det kun nødvendigt at udfylde de mulige kombinationer af ’Virksomheds- og Produktbogføringsgruppe’. Angivelse af finanskonti for de pågældende kombinationer behøves ikke, da der bogføres direkte på finanskonti. Momsbogføringsgruppe Navision Stat indeholder faciliteter til styring og afregning af moms. En del institutioner har ved siden af den ordinære virksomhed, aktiviteter som er af ”forretningsmæssig karakter”, og som derfor er momspligtige. I en sådan situation, er der behov for at kunne håndtere såvel refusionsberettiget købsmoms, som toldmoms inden for samme regnskab. Beregning og bogføring af moms i Navision Stat sker med angivelse af ’Momsvirksomheds- og Moms-produktbogføringsgrupper’ i forbindelse med bogføring i kladder og på købs- og salgsdokumenter. Ved bogføring vil Navision Stat ud over at beregne og bogføre moms på de relevante finanskonti, også vedligeholde momsoplysninger i en særskilt momstabel. Det er denne tabel, der danner grundlaget for momsangivelse og momsafregning i Navision Stat. Det er derfor vigtigt, at moms altid bogføres og beregnes ved hjælp af Momsbogføringsgrupper. Kombinationen af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgrupper’ i en given transaktion afgør, hvilken finanskonti momsen bogføres på samt momsbeløbets størrelse. Momsvirksomhedsbogføringsgruppe ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper’ afledes normalt altid fra kreditor-, debitoreller finanskonto. ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper er afgørende for hvordan momsen skal beregnes og bogføres, alt efter hvilke land/område den pågældende debitor eller kreditor er registret. ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper opsættes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe. Side 39 af 309 Navn Kode Beskrivelse Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppen’. Her skal du angive en beskrivelse af koden. Momsproduktbogføringsgrupper ’Momsproduktbogføringsgrupper’ fastlægger beregningen og bogføringen af moms i overensstemmelse med den type varer eller ressourcer der købes og sælges. ’Momsproduktbogføringsgrupper opsættes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe. Side 40 af 309 Navn Kode Beskrivelse Refusionsberettiget Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for ’Momsproduktbogføringsgruppen’. Her skal du angive en sigende tekst for ’Momsproduktbogføringsgruppen’. En markering i dette felt betyder, at den aktuelle ’Momsproduktbogføringsgruppe’ er refusionsberettiget. Opsætning af Momsbogføringsgrupper I Momsbogføringsgruppeopsætningen kan du for en kombination af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe’ for en given transaktion afgøre hvilke finanskonti, der skal ske en automatisk kontering til, i forbindelse med bogføring. For hver kombination skal du angive en momsprocent, momsberegningstype og kontonumre for bogføring af moms i forbindelse med salg, køb og modtagermoms. Opsætning af Momsbogføringsgrupper tilgås fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning Side 41 af 309 Navn Momsvirksomhedsbogf.gruppe Momsproduktbogf.gruppe Moms-id Beskrivelse Her skal du angive den ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’, der i sammenhæng med ’Momsproduktbogføringsgruppe’ skal opsættes kontering og momssats for. Her skal du angive den ’Momsproduktbogføringsgruppe’, der i sammenhæng med ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’ skal opsættes kontering og momssats for. Her kan du angive en kode for at gruppere forskellige momsbogføringsopsætninger. Du kan fx gruppere et antal momsbogføringsopsætninger med en fælles momsprocent på 25 ved at give hver bogføringsopsætning moms-id’et ’MOMS25’. Bemærk: Du kan ikke tilknytte samme Momspct. moms-id til to Momsbogføringsgrupper med forskellige momsprocenter inden for samme ’Momsproduktionsbogføringsgruppe’. Her skal du angive den momssats der gælder for den aktuelle kombination af Side 42 af 309 ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’ og ’Momsproduktbogføringsgruppe’. Bemærk: Udfyldes kun med tal, ikke Momsberegningstype procenttegn. Her kan du angive, hvordan momsberegningen skal gennemføres. Normal moms: Denne kode anvendes, når der skal beregnes almindelig dansk moms. (Toldmoms og refusionsberettiget moms) Modtager moms: Denne kode anvendes til beregning af købsmoms ved handel med EU-lande, hvor køber selv beregner moms og afregner med myndighederne. Husk endvidere at udfylde feltet ’Modtagermomskonto’. Når man køber varer, vil Navision så beregne momsbeløbet og debiterer købsmomskontoen og krediterer samtidig modtagermomskontoen. Momskorrektion: Dette valg bevirker, at det fulde beløb, der bogføres fx i en kladde, bliver betragtet som moms. Funktionen anvendes til at korrigere allerede bogførte momsposteringer, hvor almindelig ompostering ikke giver det korrekte resultat. Salgsmomskonto Købsmomskonto Modtagermomskonto Sales tax: Denne indstilling kan kun bruges i forbindelse med amerikansk sales tax. Her skal du angive den finanskonto, hvortil bogføring af salgsmoms skal ske med den aktuelle kombination af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, hvortil bogføring af købsmoms skal ske med den aktuelle kombination af ’Momsvirksomheds- og ’Momsproduktbogføringsgruppe’. Her skal du angive den finanskonto, Side 43 af 309 Momsklausulkode hvortil bogføring af modtagermoms skal ske med den aktuelle kombination af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe’. Her kan du angive en kode for momsklausul der skal knyttes til den aktuelle kombination af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe’. Bemærk: En momsklausuer bruges til EU-service at angive ekstra beskrivende oplysninger om momsen. En markering i dette felt betyder at momsposten skal rapporteres som en service i de periodiske momsrapporter. Bankbogføringsgruppe Bankbogføringsgrupper anvendes til at styre automatisk bogføring på finanskonti, når der registreres en post på den tilhørende bankkonto. Ligesom bogføringsgrupper i al almindelighed i Navision anvendes disse ved indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der skal bogføres på. Bankbogføringsgrupper findes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Punktet ’Bogføringsgrupper’. Side 44 af 309 Navn Kode Finansbankkontonr. Gebyrkontonr. Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for bankbogføringsgruppen. Her skal du angive den finanskonto, som bankbogføringsgruppen skal pege på, når der skal dannes en finanspost. (Når der bogføres på en bank, dannes en bankpost og en finanspost.) Her skal du angive den finanskonto, som skal anvendes til at bogføre gebyrer, der knytter sig til den pågældende bankkonto. På selve bankortet tilknyttes ’Bankbogføringsgruppen’. Dermed dannes en relation mellem bankkortet og finanskontoen. Bankkortet finder du under stien: Økonomistyring\Likviditetsstyring\Menupunktet Liste vælges bankkonti. På det aktuelle bankkort kan ’Bankbogføringsgruppen’ opsættes på oversigtspanelet Bogføring. Øvrige bogføringsgrupper (Kreditor, Debitor, Anlæg og vare mm.) vil blive beskrevet i de respektive brugervejledninger til modulet. Side 45 af 309 Spor I nedenstående mappe Spor opsættes ’Kildespor’, ’Kildesporsdefinition og ’Årskoder’ Mappen findes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning. Kildespor Kildespor anvendes til at identificere hvor en bogført post er oprettet. Det vil sige, har du bogført en post i en købskladde, vil der i feltet kildespor stå købkld. Du kan enten i ’Journaler’ eller ved at anvende funktionen ’Naviger’ se kildespor. Navn Kode Beskrivelse Her er der automatisk defineret og opsat en række kildesporskoder. Koden er entydig. Bemærk: Du har dog mulighed for at Beskrivelse oprette nye kildesporskoder og det anbefales at være en forkortelse af beskrivelsen. I kolonnen Beskrivelse er der Side 46 af 309 automatisk defineret og opsat en række kildespor. Bemærk: Du har dog mulighed for at oprette nye kildespor. Har du oprettet nye kildespor skal de opsættes i billedet ”Kildesporsdefinition” Kildesporsdefinition Kildesporsdefinition benyttes til at angive kildespor. Vinduet indeholder en fane for hvert forretningsområde. Hver fane indeholder kildesporskoder, der kan anvendes til det pågældende område. Et kildespor angiver, hvor en post er oprettet. Der oprettes poster, når kladder og fakturaer bogføres, og når visse kørsler udføres. Der er et bestemt kildespor for hver bogføringstype og kørsel, og det tilknyttes, når der oprettes individuelle poster. Side 47 af 309 Bemærk: Har du selv oprettet kildespor, skal de opsættes i det felt det hører til. Side 48 af 309 Årskoder Årsagskoder kan bruges til at angive, hvorfor en post er oprettet. Når du opretter årsagskoder, kan du placere dem i poster og knytte permanente koder til bestemte kladdetyper og kladdekørsler. Når koderne er knyttet til en kladdelinje eller til købs- og salgshoveder, bliver alle posterne ved bogføringen mærket med årsagskoder. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning Feltnavn Kode Beskrivelse Beskrivelse Her kan du angive en entydig årsagskode. Her kan du angive en sigende tekst til årsagskoden. Generelt (Sprog, lande og valutakurser) I forbindelse med handel med udlandet, er der i Navision Stat mulighed for at opsætte sprog-, lande/områder- og valutakoder. Disse opsætninger er dem der vælges, når der registreres udenlandske fakturaer, og når der foretages betalinger. Opsætning af sprog-, lande/områder- og valutakoder foretages fra henholdsvis modulerne Økonomistyring og Administration. Side 49 af 309 Sprog Vinduet Sprog indeholder en linje for hvert sprog. Du kan oprette alle de sprog, du har behov for. Sprog opsættes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Sprog Navn Kode Beskrivelse Her angives en entydig sprogkode, evt. en forkortelse af navnet. Bemærk: Der kan oprettes flere Navn sprogkoder til hvert sprog, fx: ENA; svarende til Engelsk (Australsk) ENC; svarende til Engelsk (Canadisk) ENI; svarende til Engelsk (Irland) Her angives navnet for det pågældende Side 50 af 309 Windows-sprog-id land/sprog. Her kan du indsætte et Windowssprog-id, der kan knyttes til den sprogkode, som du har oprettet på den pågældende linje. Bemærk: Du bør altid vælge et sprog- Windows-sprog Sprogkode (Coll.Mgmt) id der er defineret i Navision, tryk derfor på pilen og vælg det sprog-id du ønsker. Feltet udfyldes automatisk, når der indsættes et Windows-sprog-id i foregående felt. Eksempel: Windows-sprog-id ”1030” er lig med Windows-sprog ”Dansk”. Dette felt skal udfyldes hvis der benyttes Danske Bank som opkrævningscentral. Danske Bank benytte ikke NAV standard sprogkoder, og det er derfor nødvendigt at opsætte disse sprogkoder i overensstemmelse med opkrævningscentralens retningslinjer. Følgende sprog understøttes: Dansk = DA Svensk = SV Norsk = NO Finsk = FI Engelsk = EN Tysk = DE Fransk = FR Spansk = ES Lande/Områder Side 51 af 309 Ved brug af landekode er det lettere at overskue, hvilket land der handles med. Landekode kan også bruges, når der er særlige toldregler, der skal tages hensyn til. Landekode knyttes til de debitor- og kreditorkort, du har oprettet til udland. Lande/Områder sættes op under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Lande/områder Navn Kode Navn Adresseformat Beskrivelse Her angives en entydig landekode, brug altid de officielle landekoder. Her kan du angive navnet på landet. Her kan du angive det adresseformat, der skal benyttes på udskrifter for det pågældende land. Følgende valgmuligheder forefindes: Postnummer+by Side 52 af 309 Personnavn By+postnummer By+amt+postnummer Tomlinje+postnr.+by Her kan du angive, hvor kontaktpersonens navn skal placeres i adresser. Følgende valgmuligheder forefindes: Først: Kontaktpersonens navn bliver indsat som den første linje i adressen, efterfulgt af firmanavn, adresse osv. Efter virks.navn: Virksomhedsnavnet bliver indsat på den første linje, efterfulgt af kontaktpersonens navn, og derefter adresse osv. Sidst: Kontaktpersonens navn bliver indsat som den sidste linje i adressen, altså efter firmanavn, adresse, by osv. På oversigtspanelet ’Naviger’ kan du for hver linje angive formatet for landets SE/CVR nr. Valutaer Valutakoder opsættes for de lande der handles med. Du opsætter valutaer under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning’/Underpunktet ’Generelt’. Feltnavn Kode Beskrivelse Her skal du angive en kode for valutaen. Valutakoden skal svare til den officielle ISO-kode. Valutakoden kan fx opsættes på Side 53 af 309 Beskrivelse ØMU-valuta debitor- og kreditorkortene. Når du fremover bogfører eller opretter ordrer, fakturaer, kreditnotaer, rentebilag m.v., bruges de oplysninger, som koden repræsenterer som standard. Her kan du angive en beskrivelse svarende til valutaen. Marker afkrydsningsfeltet, hvis valutaen er en ØMU-valuta. Bemærk: Er der markeret i feltet, Realiseret gevinstkonto Realiseret tabskonto Urealiseret gevinstkonto beregnes DKK om til euro og euro omregnes til den valuta det land har, der skal have pengene. Her kan du angive den finanskonto, som de realiserede kursgevinster skal bogføres på. Her kan du angive den finanskonto, som de realiserede kurstab skal bogføres på. Her kan du angive den finanskonto, hvor de urealiserede kursgevinster skal bogføres, når kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ køres. Når betalingen senere bogføres og udlignes, sker der følgende: Urealiseret tabskonto Den urealiserede kursgevinst modposteres på den urealiserede gevinstkonto. Eventuelle realiserede gevinster/tab bogføres på de konti, der er angivet i feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i feltet ’Realiseret tabskonto’ i valutatabellen. Her kan du angive den finanskonto, hvor de urealiserede kurstab skal bogføres, når kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ køres. Når betalingen senere bogføres og udlignes, sker der følgende: Det urealiserede kurstab modposteres på den urealiserede tabskonto. Side 54 af 309 Afrundingspræcision Beløbsdecimalpladser Fakturaafrundingspræcision Fakturaafrundingsretning Eventuelle realiserede gevinster/tab bogføres på de konti, der er angivet i feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i feltet ’Realiseret tabskonto’ i valutatabellen. Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Her kan du angive det antal decimaler, der bliver vist, fx på fakturaer og i rapporter, for beløb i denne valuta. Standardværdien 2:2 angiver, at beløb i udenlandsk valuta bliver vist med to decimaler. Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Du kan angive en fakturaafrunding for hver valuta i valutatabellen. Angives fx værdien 0,25 i feltet, afrundes hvert fakturabeløb i denne valuta til et tal, der er deleligt med 25. Her kan du angive, om fakturabeløb skal rundes op eller ned. Oplysningerne sammenholdes med oplysningerne om afrundingsintervallet, der er angivet i feltet ”Fakturaafrundingspræcision”. Følgende valgmuligheder forefindes: Reguleret den Rettet den Nærmeste; Tal, der er =5, rundes op. Ellers rundes der ned. Det vil sige 1,25 rundes ned til 1.0 og 1,75 rundes op til 2,0. Op; Beløbet rundes op. Ned; Beløbet rundes ned. Feltet viser, hvornår den seneste kursjustering blev udført, dvs., hvornår kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’ sidst blev udført. Feltet viser den dato, hvor oplysningerne i valutatabellen sidst blev ændret. Side 55 af 309 Fra handlingsbåndet på fanebladet ’Start’ kan du for hver valutakode opsætte kurser for den pågældende valutakode. Det gør du under handlingsgruppen ’Proces’ og handlingen Kurser. Navn Startdato Valutakode Beskrivelse Her kan du angive, hvilken dato valutakursen på den pågældende linje skal træde i kraft. Valutakursen er gyldig fra denne dato og indtil, der indtastes en ny dato i feltet ’Startdato’ på næste linje. Feltet viser koden for den udenlandske valuta. Bemærk: Feltet udfyldes automatisk Associeret valutakode Valutakursbeløb med den kode, der er valgt i vinduet Valutaer. I dette felt vælger du koden for den valuta, du vil omregne til den valuta, du har opsat i feltet ’Valutakode’. Hvis du fx vil associere valutakursen for en ØMU-valuta til euroen, skal du vælge Euro i feltet. I dette felt og feltet ’Associeret valutakursbeløb’ kan du angive de beløb, som skal bruges til beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på den pågældende linje. Det Side 56 af 309 Associeret valutakursbeløb Regul. Valutakursbeløb Ass. Regul. Valutakursbeløb Fastsæt valutakursbeløb beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Valutakode’. I dette felt og feltet ’Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som skal bruges til beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på den pågældende linje. Det beløb, som du indtaster i dette felt, relaterer til valutaen i feltet ’Associeret valutakode’. I dette felt og feltet ’Ass. regul. Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som bliver brugt til beregning af de valutakurser, der bruges i kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i Finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Valutakode’. I dette felt og i feltet ’Regul. Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb, som bliver brugt til beregning af de valutakurser, der bruges i kørslen ’Kursreguler valutabeholdninger’. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i Finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det beløb, som du indtaster i feltet, relaterer til valutaen i feltet ’Associeret valutakode’. Her kan du angive, om valutaens kurs kan ændres på fakturaer og kladdelinjer. Den pågældende valutakurs indsættes automatisk på fakturaer og kladdelinjer på baggrund af oplysningerne i felterne ’Valutakode’ og ’Bogføringsdato’ på fakturaer eller kladdelinjer og vinduet Valutakurs. Du kan vælge mellem følgende indstillinger: Valuta; Valutaen i feltet ’Valutakode’ er fast. På fakturaer og kladdelinjer Side 57 af 309 kan du ændre beløbene i feltet ’Associeret valutakursbeløb’ i vinduet Ret valutakurs. Associeret Valuta; Valutaen i feltet ’Associeret valutakode’ er fast. På fakturaer og kladdelinjer kan du ændre beløbene i feltet ’Valutakursbeløb’ i vinduet Ret valutakurs. Begge; Hvis du vælger denne indstilling, kan kursen for denne valuta ikke ændres i vinduet Ret valutakurs. Vælg denne indstilling, hvis du vil registrere en valutakurs mellem euro og én af de tidligere nationale valutaer (for ØMU-lande) pga. af deres faste kurs. Finanskladdetyper Alle former for registreringer i Navision Stat kan foretages i kladder. Fx kan kassebilag registreres i kassererkladden, omposteringsbilag i finanskladden (også kaldet omposteringskladde), betalinger af købsbilag indlæses i udbetalingskladden osv. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt Navn Navn Beskrivelse Type Beskrivelse Her skal du angive navnet på den kladdetype, du vil oprette. Her skal du angive en sigende beskrivelse af kladdetypen. Her skal du indsætte kladdens type. Typen Side 58 af 309 bestemmer vinduets udseende. Elektroniske betalinger Følgende valgmuligheder forefindes: Generelt: Kassekladder Salg: Salgskladder Køb: Købskladder Indbetalinger: Indbetalingskladder Betalinger: Udbetalingskladder Anlæg: Anlægskladder Intercompany: Intercompanykladder Sager: Sagskladder Kasserer: Kassererkladder Feltet angiver, hvorvidt kladden skal anvendes til elektroniske betalinger. Bemærk: Feltet kan kun markeres, hvis der Gentagelseskladde i feltet ’Type’ er valgt betalinger og denne kladde bruges til at udsøge og sende betalinger til banken (udbetalingskladde) Her skal du angive, om kladdetypen skal være en gentagelseskladde. Bemærk: Gentagelseskladden kan være en stor hjælp, når der er mange næsten ens poster, der skal bogføres igen og igen, eksempelvis husleje, abonnementer, el eller varme. Modkontotype Med gentagelseskladder skal poster, der bogføres regelmæssigt, kun indtastes én gang. Det vil sige, at de konti, beløb, dimensioner og dimensionsværdier osv., som angives, bevares i kladden efter bogføringen. Du har altid mulighed for at ændre, inden du bogfører. Her skal du angive, hvilken modkontotype der skal benyttes i forbindelse med denne finanskladdetype. Den modkontotype, du vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne og kladdelinjer, du opretter med denne kladdetype. Følgende valgmuligheder forefindes: Finans Debitor Side 59 af 309 Modkonto Kreditor Bank Anlæg Her kan du angive den modkonto, der skal bruges i forbindelse med denne finanskladdetype. Den modkonto, du vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne og kladdelinjer, du opretter med denne kladdetype. Bemærk: Anvender du flere modkonti i Nummerserie kladden skal du ikke udfylde feltet. Her kan du hente koden for den nummerserie, der skal bruges til automatisk at tildele bilagsnumre til kladdelinjerne i den finanskladdetype, du er ved at oprette. Bemærk: Hvis der også findes en Bogføringsnummerserie Kildespor Årsagskode Afstem pr. bilag nummerseriekode i feltet ’Bogføringsnummerserie’, anvendes nummerserien i feltet ’Nummerserie’ kun til at forhåndstildele et nummer. Dette nummer erstattes ved bogføring af et nummer fra den nummerserie der er valgt i feltet ’Bogføringsnummerserie’. Hvis du ønsker at anvende en bogføringsnummerserie, kan du angive koden på nummerserie her. Det forhåndstildelte bilagsnummer vil så ved bogføring af kladden blive ændret til et nummer fra den bogføringsnummerserie du har angivet. Kildesporskoden bliver automatisk indsat på alle linjer, der oprettes under kladdetypen. Kildespor bruges til at se, i hvilken kladdetype en post er oprettet. Her kan du vælge en Årsagskode, der skal indsættes på kladdelinjerne. Årsagskoder kan bruges som yderligere supplement til Kildespor. Her kan du vælge, om dokumenter, der er bogført i denne finanskladdetype, skal stemme pr. bilagsnummer og -type. Når der udføres automatisk afstemning af kladdetyper, sker det altid på basis af dato. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet ’Afstem pr. bilag’, tillader du kun bogføring Side 60 af 309 af bilag, der også stemmer pr. bilagsnummer og type. Bemærk: Såfremt der er integration til SKS Kopier momsopsæt. kld.linje Tillad momsdifference (Jf. ØDUP integrations opsætning), så vil der automatisk blive sat en markering i feltet ’Afstem pr. bilag’ på kladdetyperne. Marker feltet, hvis der skal beregne moms af konti og modkonti på kladdelinjerne for de valgte kladdetyper. Hvis du markerer feltet, kopieres momsoplysninger for en konto eller modkonto til felterne ’Momsvirksomhedsbogf.gruppe’ og ’Momsproduktbogf.gruppe’ eller til felterne ’Modkontos momsvirks.bogf.gr.’ og ’Modkontos momsprod.bogf.gr.’. Markér feltet, hvis manuel regulering af momsbeløb er tilladt i kladderne. Tekster Du har mulighed for at oprette en kode, der bruges til at identificere tekst, du vil undgå at skulle indtaste igen og igen, såsom "Leveringsgebyr" eller "Månedsafskrivning". Når du herefter indtaster koden i feltet Nummer på en linje, hvor typen er Blank (f.eks. en faktura), indsætte Microsoft Dynamics NAV hele teksten automatisk i beskrivelsesfeltet. Du opretter tekster fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning/Underpunktet ’Generelt’. Du har mulighed for at angive yderligere oplysninger på de udvidede tekster. Udvidede tekster tilgås fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’. Bortset fra nedenstående kolonner er opsætningen af Tekster Standard Navision opsætning. Navn AfsenderID Afsendersystem Beskrivelse Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en reference Side 61 af 309 til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Opsætning af ændringslog Funktionaliteten i ændringsloggen giver dig mulighed for at spore alle ændringer i data som en bruger har foretaget i databasen. Du skal selv opsætte de tabeller og felter, som du ønsker der skal opsættes en logning på. Du finder opsætningen af ændringsloggen under stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Generelt/Menupunktet Lister. Inden du aktivere ændringsloggen, skal tabeller og felter opsættes. Du gør du på Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingen ’Tabeller’. Du bør nøje overveje, hvilke tabeller der skal logges på, og om det giver mening af logge hele tabellen, eller kun nogle enkelte felter, da loggen hurtig bliver stor. Som minimum anbefaler vi at der opsættes logning på nedenstående tabeller: Tabel – id 79 91 98 402 403 404 5603 5604 5611 Navn Virksomhedsoplysninger Brugeropsætning Regnskabsopsætning Opsætning af ændringslog Opsætning af ændringslog (tabel) Opsætning af ændringslog (felt) Anlægsopsætning Anlægsbogf.typeopsætning Afskrivningsprofiler Side 62 af 309 5612 8618 8619 6006862 6006972 6006988 6006989 6007347 6007675 6007688 6007693 6007694 6007702 6007715 6007758 6016812 6016813 6016814 99008512 Anlægsafskrivningsprofiler Dataskabelonhoved Dataskabelonlinje Eksport Dimension Opsætning DCA opsætning –lokal Godkendelsesopsætninger – bestillinger Godkendere – bestillinger Brugerkontrolliste - opsætning Integrationsdatastrøm Feltværdimapning Tabelvalideringsopsætning Feltvalideringsopsætning Integrationsopsætning GIS Excel Opsætning GIS NAS Instans Bank-prokurabruger Bank-prokuragruppe Bank-prokuraopsætning E-bilag styringsopsætning Bemærk: Aktiverer du ændringsloggen inden du har foretaget opsætningen, vil opsætningen stå i loggen, og du vil skulle slette loggen for at fjerne opsætningerne. I vinduet Rediger – Ændr.logopstn.oversigt (tabel) fremkommer dette billede: Side 63 af 309 Navn Id Navn Logfør indsættelse Beskrivelse Feltet viser Id-nummeret for tabellen. Feltet viser navnet på tabellen. Her kan du vælge, om der i loggen skal registreres indsættelser foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: Blank Nogle felter Alle felter Bemærk: Vælges ”Nogle Felter” kan Logfør ændring der yderligere klikkes på knappen med de 3 prikker ud for feltet. Der kan herefter vælges felter ud fra den pågældende tabel, som man ønsker at føre en log over. Se billedet længere nede. Her kan du vælge om der i loggen skal registreres ændringer foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: Side 64 af 309 Logfør sletning Blank Nogle felter Alle felter Her kan du vælge om der i loggen skal registreres sletninger foretaget i den pågældende tabel. Følgende valgmuligheder forefindes: Blank Nogle felter Alle felter Hvis du kun ønsker at logge enkelte felter, og ikke hele tabellen, skal du vælge Nogle felter og klikke på knappen med de 3 prikker , for at få vist alle felterne for tabellen. Herefter kan du markere felter Logfør indsættelse ud for de feltnumre, som du ønsker, der skal logges på. Når alt er opsat skal loggen aktiveres. For at aktivere ændringsloggen skal feltet Ændringslog er aktiveret markes. Det gør du på stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Generelt/Menupunktet ’Opgaver’/Underpunktet Opsætning af ændringslog/Fanen ’Start’ på Handlingsbåndet. Bemærk: Efter opsætningen af ændringsloggen skal Navision Klienten lukkes ned, og der skal logges på igen for at aktivere ændringsloggen. Ændringslogposter Når en bruger efterfølgende foretager ændringer, vil ændringerne kunne ses i vinduet Ændringslogposter. Sti: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Generelt/Ændringslogposter Side 65 af 309 Navn Dato og tidspunkt Bruger-id Tabelnr. Tabel Værdi for primærnøgle 1,2 og 3 Feltnr. Feltnavn Ændringstype Gammel værdi Ny værdi Beskrivelse Feltet indeholder den dato og det tidspunkt, hvor Ændringslogposten blev oprettet. Feltet indeholder bruger-id'et for den bruger, der har ændret feltet. Feltet indeholder nummeret på den tabel, der indeholder det ændrede felt. Feltet indeholder navnet på den tabel, der indeholder det ændrede felt. Feltet indeholder primærnøglen eller nøglerne for det ændrede felt. Feltet indeholder feltnummeret på det ændrede felt. Feltet indeholder feltnavnet på det ændrede felt. I dette felt vises den type ændringer, der er foretaget i feltet. Indsættelse: En bruger har indsat data. Ændring: En bruger har ændret data. Sletning: En bruger har slettet data. Feltet viser den værdi der stod i feltet inden ændringen. Feltet viser den nye værdi, som brugeren har ændret til Udskrivning af ændringslog Fra ’Ændringslogposterne’ har du mulighed for at få vist en rapport og udskrive denne. Du får vist rapporten ved at vælge Udskriv på Handlingsbåndet/Fanen Handling. Slet Ændringslogposter Vejledningen i opsætning af ændringsloggen bør følges, da en uhensigtsmæssig opsætning af ændringsloggen enten giver for få informationer eller alt for mange Side 66 af 309 oplysninger. Herved bliver det meget svært at få et overblik over de logninger, som der bør kontrolleres. Det anbefales derfor, at loggen jævnligt kontrolleres, eventuelt udskrives og slettes. Bemærk: Du bør altid udskrive ændringsloggen, inden du sletter den. Ændringslogposter slettes fra stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Sletning af data/Slet poster Navn Dato og tidspunkt Tabelnr. Beskrivelse Her kan du afgrænse sletningen af uddata på den dato og tidspunkt, hvor Ændringslogposten blev oprettet. Her kan du afgrænse på de tabeller, der indeholder Ændringslogposter. Bemærk: Ved sletning af poster i ændringsloggen, logges sletningen også som en selvstændig post. Side 67 af 309 Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA I dette afsnit gennemgås datastrømme, opsætninger og funktionalitet, som vedrører integrationen mellem SKS, CØSA, SLS og Navision. Der er 3 typer af datastrømme mellem de centrale systemer og Navision. ”Kontroldata” - Kommer fra SKS. Styrer hvornår og på hvilke konti og delregnskaber der må bogføres. Styrer desuden hvornår årsafslutning skal/må finde sted. Data fra de centrale systemer – Består af lønfinansposter og personaleoplysninger fra SLS, bevillingsposter fra SKS samt formålskontoplan fra CØSA. Data til de centrale systemer - Alle bogførte finansposter afleveres fra Navision til SKS hvor de sammen med alle andre institutioners data opsamles og medtages i statsregnskabet. I tilfælde af at der er integration til CØSA, eksporteres forbrugsdata og årsrapportdata til CØSA. Disse data synkroniseres til og fra den lokale Navision database via Koncern-, SLS-databasen, synkroniseringsjobbet og ØDUP (Økonomistyrelsens Data Udvekslingspunkt). ØDUP integrations opsætning I ØDUP integrations opsætningen opsættes integrationen til SKS, SLS, ØDUP og CØSA. Du finder ØDUP integrations opsætningen under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/Menupunktet ’Opsætning’ Side 68 af 309 Oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Bogføringskreds Beskrivelse Her skal du angive regnskabets bogføringskredsnummer. Værdien i feltet kontrolleres op imod nedenstående datastrømme fra SKS: SKS Konteringsperioder SKS Delregnskaber SKS aktivitetsperioder Datastrømen SLS følges op mod: Lønfinansposter Bemærk: Værdien i feltet kan ikke Lokal kontolængde Konsoliderings- regnskab ændres efter, at der er bogført poster. Her skal du angive længden af det lokale kontonummer. Værdien bestemmer længden på kontonumrene i den lokale Navision Stat kontoplan. En markering af dette felt betyder Side 69 af 309 regnskabet skal benyttes enten som et konsolideringsregnskab eller et lokalt regnskab, som ikke har nogen forbindelse til det statslige regnskab. Bemærk: Et lokalt regnskab skal ikke integreres med SKS, CØSA eller SLS. Er der markering i dette felt, betyder det derfor, at der ikke skal synkroniseres data ind fra SKS, CØSA eller SLS. Ligeledes skal der heller ikke eksporteres data fra et lokalt regnskab. Koncern Database SLS Database Kontoplan-version Ved bogføring i et lokalt regnskab er du ikke underlagt de sædvanlige restriktioner fra SKS mht. konteringsperioder og delregnskabsværdier. Her er angivet navnet på den database, hvorfra koncerndata synkroniseres ind i Navision. Første gang der synkroniseres data til Navision, udfylder synkroniseringsjobbet feltet med navnet på Koncerndatabasen. Her er angivet navnet på den database, hvorfra koncerndata synkroniseres ind i Navision. Første gang der synkroniseres data til Navision, udfylder synkroniseringsjobbet feltet med navnet på SLS-databasen. I feltet ses den aktuelle kontoplansversion. Oversigtspanelet ’SKS opsætning’ Navn Import SKS kontoplan Beskrivelse Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS kontoplan. SKS Kontoplanen anvendes til Side 70 af 309 opbygning af den lokale kontoplan i henhold til de retningslinjer, der er angivet i feltet ‘lokal kontolængde’ som angivet på Oversigtspanelet ’Generelt’. Samtidig foretages et check ved oprettelse af ny konto. Bemærk: Import SKS delregnskab Oplysningerne i tabellen SKS kontoplan vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Her kan du angive, om du vil modtage og anvende SKS delregnskab. Tabellen SKS_Delregnskaber indeholder lovlige kombinationer af bogføringskreds og delregnskab. Når bogføringskredsen angives lokalt i tabellen ØDUP integrations opsætning, tjekker Navision om den indtastede kombination eksisterer i tabellen SKS_Delregnskaber. Bemærk: Oplysningerne i tabellen Import SKS aktiviteter Import SKS perioder SKS Delregnskaber vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende SKS Aktiviteter for en styring af årsafslutningsperioden. Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende SKS Periodestyring. Hvis du ikke vælger SKS Periodestyring, anvendes de almindelige regnskabsperioder. Tabellen SKS Periode indeholder definitioner af regnskabsperioder for kombinationerne af bogføringskreds og delregnskab med specifikation af lovlig konteringsperiode indenfor den enkelte regnskabsperiode. Tabellen anvendes til at kontrollere, at Side 71 af 309 bogføring sker i åbne perioder samt ved oprettelse af regnskabsår. Bemærk: Oplysningerne i tabellen Import bevillinger SKS Periode vedligeholdes centralt og replikeres til lokale installationer, hvor oplysningerne ikke kan ændres. Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS Bevillingsdata (Indberettet via Statens Budgetsystem, SB). Bevillingsposterne indlæses pr. bogføringskreds og delregnskab på artskontoniveau. Kørslen tilføjer automatisk efterstillede nuller i henhold til den frie specifikation. Import SKS Afstemning Eksport af finansposter til SKS Eksport af ultimoposter til SKS Kørslen anvendes til at overføre bevillingsposter som budgetposter i et Navision Stat budget. Efter indlæsning kan budgetposterne efterbehandles og fx fordeles på interne dimensioner og/eller underliggende konti eksempelvis via udlæsning til Excel direkte fra budgettet. Her kan du angive, om du ønsker at modtage og anvende SKS afstemningsdata, leveret fra SKS. Efter hver periode sender SKS en datastrøm med summer for den periode, der netop er afsluttet til ØDUP. Dette felt kan kun aktiveres, hvis Import af SKS Kontoplan, import af SKS Delregnskaber og import af SKS Perioder er aktiveret. Her kan du angive, om der skal eksporteres finansposter fra Navision regnskabet til SKS. Såfremt feltet er markeret, vil det opsatte eksportjob automatisk dagligt overføre bogførte finansposter til databasen angivet i feltet ”Koncern Database”. Her kan du angive om der skal eksporteres ultimoposter sammen med de ordinære finansposter til SKS. Bemærk: at feltet først må udfyldes efter forudgående aftale med Moderniseringsstyrelsen. Ultimoposter skal ikke eksporteres. For at være sikker på, at de ikke bliver eksporteret, så kontroller opsætningen i Navision. Sørg for at afkrydsningsboksen er blank – dette betyder, at der ikke eksporteres. Ultimoposter dannes af årsafslutningskørslen. Det er ikke muligt selv at markere en post som ”Ultimopost”. Oversigtspanelet ’CØSA opsætning’ Navn Import CØSA Formålskontoplan Eksport forbrugsdata til CØSA Eksport årsrapportdata til CØSA Beskrivelse Her kan du angive, om der skal importeres CØSA Formålskontoplan. CØSA Formålskontoplan vedligeholdes af Undervisningsministeriet og replikeres via ØDUP til lokale installationer, hvor oplysninger ikke kan rettes. Her kan du angive om der skal overføres forbrugsdata til CØSA via LDV integration Her kan du angive om der skal overføres årsrapportdata til CØSA via LDV integration Oversigtspanelet ’Løn opsætning’ Navn Import SLS Pers. Stamdata Beskrivelse Her kan du angive om du ønsker at Side 72 af 309 Side 73 af 309 modtage stamdata oplysninger fra SLS. Bemærk: Denne datastrøm kan kun Import SLS konteringsdata bestilles såfremt SLS anvendes som lønleverandør. Her kan du angive om du ønsker at modtage lønkonteringsdata fra SLS. Bemærk: Denne datastrøm kan kun Import lønforbrugsdata Løn omposteringskonto bestilles, hvis der ligeledes abonneres på SLS Personale stamdata Her kan du angive om du ønsker at modtage og anvende lønforbrugsdata, leveret fra SLS eller anden løn dataleverandør. Her skal du angive en finanskonto til automatisk ompostering. Kontoen benyttes, såfremt Navision Stat modtager lønfinansposter fra SLS (eller anden lønleverandør) på finanskonti, hvor der ikke kan bogføres. Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers Løn omposterings delregnskab kan der ikke indlæses lønposter. Her skal du angive en delregnskabskode til automatisk ompostering. Delregnskabskoden skal benyttes, såfremt Navision Stat modtager lønfinansposter fra SLS (eller anden lønleverandør) på delregnskabskoder, hvor der ikke kan bogføres. Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers Eksportér Lokale Dimensioner kan der ikke indlæses lønposter. En markering i feltet angiver, at der eksporteres dimensioner og dimensionsværdier fra NS via ØDUP til det centrale system HR-løn. Dette kan kun ske under forudsætning af, at der er foretaget en SLS-Segment/NS-Dimensionsopsætning i SLS-dimensionsbro. Når ’ØDUP integrationsopsætningen’ er opsat kan der modtages datastrømme fra koncerndatabasen. I denne vejledningen vil der nu blive gennemgå de 5 datastrømme: Side 74 af 309 SKS Kontoplan SKS kontoplanen er en 4 cifret kontoplan der vedligeholdes centralt, og oplysningerne i kontoplanen kan derfor ikke ændres. SKS kontoplanen anvendes til opbygning af den lokale kontoplan i henhold til de retningslinjer, der er angivet i kontolængde i ØDUP integrationsopsætningen. SKS kontoplanen findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/ Menupunktet ’Opsætning’. Navn Nummer Navn Kontotype Beskrivelse Dette felt viser artskontoen, som SKS opsamler finansposter på. I Navision kontoplanen kan du kun oprette konti med en art, som findes i SKSkontoplanen. Dvs. de 4 første cifre i en finanskontoplan skal eksistere i SKS Kontoplanen. Dette felt viser navnet på kontoen. Dette felt viser kontotypen. Side 75 af 309 Kontotypen kan være en af følgende værdier: Type Årsafslutningskonto Sidste bogføringsdato Spærringsdato Spærret Direkte bogføring Konto Sum Fra-sum Til-sum Feltet viser, om kontoen er en konto til resultatopgørelsen eller til balancen. Feltet viser den finanskonto, som kontoen skal afsluttes til i forbindelse med årsafslutningen. Feltet viser sidste dato for postering på finanskontoen. Efter denne dato kan du ikke bogføre på en finanskonto, som har den pågældende hovedart. Dette felt viser datoen for spærringen af kontoen. Dette felt angiver om finanskontoen er spærret for direkte bogføring. Du kan ikke bogføre på en finanskonto, som har en spærret hovedart. Dette felt angiver om du må bogføre direkte på finanskontoen. Du kan ikke bogføre direkte på en finanskonto, som har en hovedart, hvor der ikke er markering i direkte bogføring. På Handlingsbådet og fanebladet Handlinger har du mulighed for at indrykke kontoplanen. Bemærk: Hvis en slutdato for en SKS konto er indtruffet, beregner Navision Stat automatisk, at SKS kontoen er spærret. Og der vil ikke længere kunne oprettes nye finanskonti med udgangspunkt i SKS kontoen, eller bogføres på eksisterende finanskonti med relation til SKS kontoen. Selvom en SKS konto ikke er spærret, kan man fortsat godt selv spærre en finanskonto relateret til SKS kontoen, så skal det blot, som tidligere, ske direkte på finanskontokortet. Ved indtastning af en finanskonto på en konteringslinje tjekkes der udelukkende på om SKS konto og/eller finanskonto er spærret, mens der ved den efterfølgende bogføring (der kan ligge dage senere) tjekkes på både tilladt datointerval for SKS kontoen, eventuel spærring af SKS kontoen og eventuel egen spærring af finanskontoen. Tjekket på direkte/indirekte bogføring gældende for SKS konto og finanskonto er uændret. Side 76 af 309 SKS Perioder Økonomistyrelsen bruger tabellen SKS Perioder til central styring af, hvornår institutionerne kan bogføre i de enkelte regnskabsperioder. Der skelnes her mellem den periode, der må registreres posteringer for (Perioden) og den fysiske udstrækning – altså det tidsrum i hvilket, der må registreres posteringer med en bogføringsdato, der falder inden for perioden (Konteringsperioden). SKS perioder findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/ Menupunktet ’SKS Perioder’. Navn Bogføringskreds Beskrivelse Feltet viser den bogføringskreds, konteringsperioder er gældende for. Bemærk: Hvis denne bogføringskreds ikke er overensstemmende med bogføringskredsen angivet under Periode PeriodeStart PeriodeSlut KonteringStart KonteringSlut Lukket Side 77 af 309 ØDUP integrations opsætningen kan der ikke bogføres i regnskabet, idet systemet konstaterer, at der ingen gyldige perioder er for den pågældende bogføringskreds. Her vises den regnskabsperiode, som linjen vedrører. Datoformatet er ååååmm. Her vises den første bogføringsdato i regnskabsperioden. Her vises den sidste bogføringsdato i regnskabsperioden. Her vises den tidligste dato for bogføring i regnskabsperioden. Dvs. hvornår du tidligst kan bogføre poster med bogføringsdato omfattet af intervallet Periodestart - PeriodeSlut Her vises den seneste dato for bogføring i den pågældende periode. Dvs. hvornår du senest kan bogføre poster med bogføringsdato omfattet af intervallet Periodestart – PeriodeSlut En markering i dette felt betyder at perioden er lukket, og der derfor ikke bogføres i den pågældende periode. SKS Aktivitetsperioder SKS Aktivitetsperioder bruges til central styring af hvornår institutionerne kan årsafslutte. Du finder ’SKS Aktivitetsperioder’ under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/Menupunktet ’Opsætning. Navn Bogføringskreds Beskrivelse Her vises den bogføringskreds, konteringsperioder er gældende for. Hvis denne bogføringskreds ikke er overensstemmende med Aktivitet Side 78 af 309 bogføringskredsen angivet under ØDUP integrations opsætningen, kan regnskabet ikke årsafsluttes. Feltet viser den aktivitet, der skal udføres. Pt. drejer dette sig kun om årsafslutning. Bemærk: Koden angivet i feltet skal svare til PeriodeStart PeriodeSlut KonteringStart KonteringSlut Lukket Kildesporsdefinitionen for Årsafslutning. Feltet viser den første dato i den periode, som aktiviteten omhandler. Dvs. den første dato i det år som skal årsafsluttes Feltet viser den sidste dato i den periode, som aktiviteten omhandler. Dvs. den sidste dato i det år som skal årsafsluttes Feltet viser datoen fra hvornår der kan årsafsluttes. Feltet viser datoen hvor der senest kan årsafsluttes. Feltet viser, om aktiviteten er tilladt eller lukket. Hvis der er markering i dette felt kan aktiviteten ikke udføres uanset indholdet i de resterende felter. SKS Delregnskaber Tabellen indeholder en oversigt over de delregnskaber/registreringsnumre, der er åbne for den pågældende bogføringskreds, og som er synkroniseret ud fra SKS. Når regnskabet åbnes, vil de delregnskabsværdier, der ikke fremgår af denne tabel, blive spærret i tabellen Dimensionsværdier. Du kan ikke bogføre på spærrede delregnskaber, og spærringerne kan ikke ophæves manuelt. Du finder ’SKS Delregnskaber’ under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/Menupunktet ’Opsætning’. Side 79 af 309 Navn Bogføringskreds Delregnskabskode Beskrivelse Bogføringskredsnavn Bogføringskredstypenavn CVR nummer Underkonto Underkonto_kortnavn AabenPeriodeNr Beskrivelse Feltet viser den bogføringskreds, som delregnskabskoden er gældende for. Hvis denne bogføringskreds ikke er i overensstemmelse med bogføringskredsen der er angivet i ØDUP integrations opsætningen, vil der ikke være åbne delregnskaber i regnskabet. Feltet viser en delregnskabskode/værdi tilknyttet bogføringskredsen. Feltet viser en beskrivelse af den aktuelle kombination af bogføringskreds og delregnskab. Her vises navnet på bogføringskredsen. Dette felt indeholder navnet på bogføringskredsens type. Typen siger noget om, hvilke regler for regnskabsaflæggelse, som bogføringskredsen er underlagt. Dette felt viser bogføringskredsens CVR nr. Dette felt indeholder delregnskabets underkontonummer i finansloven. Dette felt viser navnet på underkontonummeret Feltet indeholder en 6-cifret periodeangivelse for, hvornår et Side 80 af 309 LukPerioderNr Spærret Startdato Slutdato delregnskab er åben Feltet indeholder en 6-cifret periodeangivelse for, hvornår et delregnskab er lukket Feltet viser, om en delregnskabskode er spærret. Hvis enten ’Åbn Periode nr’ endnu ikke er indtruffet eller hvis ’Luk Periode nr’. er indtruffet, eller hvis koden ikke er blevet fremsendt fra SKS spærres koden. Feltet viser startdatoen, hvor det er muligt at bogføre på delregnskabet Feltet viser slutdatoen for bogførings på delregnskabskoden. SKS Afstemning Ved periodeafslutning skal du afstemme periodens bevægelser i Navision i forhold til SKS. Hvis saldo, år-til-dato og periodens bevægelser i Navision svarer til de samme summer fra SKS, er status korrekt i de to systemer. Efter hver periode sender SKS en datastrøm med summer for den periode, der netop er afsluttet til ØDUP. Her kan ses en oversigt over de perioder som er kommet fra SKS. Data fra filer bliver liggende i afstemningsoversigten (indbakken), så det er muligt at gå tilbage i tiden og foretage afstemning. Du finder Afstemningsoversigten under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/Menupunktet Lister og underpunktet SKS. Du har også mulighed for at trække Rapporten SKS Afstemningen, der viser hvis der er afvigelser - dette vil blive vist ud for de konti, hvor afvigelsen er. Rapporten viser Saldo og bevægelse på alle konti. Ønsker du en detaljering i rapporten med gruppetotal pr. delregnskab, skal feltet Detaljeret markeres. SKS Afstemningen trækkes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og analyse/Menupunktet Finans/Underpunktet Rapporter/punktet Regnskabsopgørelse. Bemærk: Ultimoposter vil ikke fremgå af rapporterne, og i tilfælde af at der ikke er nogen differencer, fås en linje i rapporterne med teksten ”Der er ikke fundet afstemningsdifferencer indenfor det angivne filter”. Bemærk: Rapporterne forudsætter, at du abonnerer på datastrømmen ’SKS afstemning’, og at du både importerer: ’SKS Konto’, ’SKS Perioder’, ’SKS Side 81 af 309 Delregnskaber’, ’SKS afstemning’ og ’Eksporter finansposter til SKS’. Disse opsættes i ØDUP integrations opsætningen. CØSA Formålskode Såfremt der er markeret i feltet ’Import CØSA formålskontoplan’ under ØDUP Integrations opsætning, vil denne tabel indeholde CØSA formålskoder (Centrale Økonomi- og Studieadministrations System). CØSA formålskode anvendes kun af selveje-institutioner under Undervisningsministeriet. CØSA Formålskode opsættes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/Menupunktet ’Opsætning’. Navn Kode Navn Dimensionsværditype Spærret Overført Import/Eksport SKS Log Beskrivelse Feltet viser CØSA formålskoden. Feltet viser navnet på CØSA formålskoden Feltet viser dimensionsværditypen for CØSA formålskoden, dvs. standard, overskrift, Til-Sum, Fra-Sum eller Sum. Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er spærret. Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er overført til dimensionstabellen. Systemet fører en log over synkroniseringen af SKS-datastrømmene til og fra koncerndatabasen. Du kan således overvåge synkroniseringen og blive informeret om eventuelle fejlkilder. Import/Eksport SKS log findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SKS Bemærk: Hvis synkroniseringen ikke er blevet gennemført med succes, vil dette blive meddelt når regnskabet åbnes. Navn Type Starttid Sluttid Beskrivelse Beskrivelse Feltet viser, om data er/kommer fra: Koncern data (leveret fra Koncerndatabasen) SLS-data (leveret fra SLS databasen) Eksport data (sendes til Koncern databasen) Feltet viser, hvornår jobbet startede. Feltet viser, hvornår jobbet sluttede. Såfremt jobbet er gennemført succesfuldt, indsættes følgende besked afhængig af værdien i feltet Type: Side 82 af 309 Side 83 af 309 Synkronisering af koncerndata gennemført Synkronisering af SLS-data gennemført Eksportering af finansposter gennemført Gennemført Såfremt jobbet fejlede indsættes en besked, som beskriver fejlen. Feltet er et statusfelt og viser, om jobbet er gennemført succesfuldt. Eksport SKS Log Navision fører en log over eksporten/Synkroniseringen af finansposter. Du kan således overvåge synkroniseringen af finansposter og blive informeret om evt. fejlkilder. Bemærk: Hvis synkronisering ikke er blevet gennemført med succes, vil dette blive meddelt når regnskabet åbnes. Du finder ’Eksport SKS log’ under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SKS Navn Type Beskrivelse Feltet viser, om data er/kommer fra: Koncern data (leveret fra Koncerndatabasen) Side 84 af 309 Starttid Sluttid Beskrivelse SLS-data (leveret fra SLS databasen) Eksport data (sendes til Koncern databasen) Feltet viser, hvornår jobbet startede. Feltet viser, hvornår jobbet sluttede. Såfremt jobbet er gennemført succesfuldt, indsættes følgende besked afhængig af værdien i feltet Type: Synkronisering af koncerndata gennemført Synkronisering af SLS-data gennemført Eksportering af finansposter gennemført Gennemført Såfremt jobbet fejlede indsættes en besked, som beskriver fejlen. Feltet er et statusfelt og viser, om jobbet er gennemført succesfuldt. Import/eksport log Nedenfor vises en oversigt over datastrømme i Navision og hvilke Log disse vises i. Sti Import SKS Log Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SKS Eksport SKS Log Datastrøm SKS Kontoplan SKS Perioder SKS Aktivitetsperioder SKS Delregnskab Bevillingsposter Lønforbrugsdata CØSA Formålskode Finansposter Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SKS Import SLS Log Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration SLS pers stamdata SLS konteringsdata Side 85 af 309 Eksporter valgfri periode Normalt bliver poster for indeværende periode eksporteret automatisk om natten til SKS. Der kan dog være et behov for at eksportere gamle perioder igen – Fx hvis afstemningen mellem Navision og SKS viser en difference, og dette skyldes der mangler at blive eksporteret poster. Du kan bruge denne kørsel til at eksportere en gammel periode. Dette gælder uanset om perioden er åben eller lukket i indeværende år, og uanset om den tidligere eksporteret. En Post vil altid kun kunne eksporteres til SKS en gang, så der er ikke risiko for at posten vil tælle dobbelt. For at benytte kørslen er det en forudsætning, at det pågældende år er åbent eller at periode 13 for det gamle år er åbent. Du bør dog ikke eksportere en gammel periode, når den indeværende periode lukker. I dette tilfælde vil de seneste poster for den indeværende periode ikke blive eksporteret automatisk, da det stadig vil være den gamle periode, der vil fremgå af tabellen ’Eksport valgfri periode’. Først når den gamle periode er eksporteret vil tabellen blive opdateret med den indeværende periode. Kørslen kan kun aktiveres, hvis ØDUP integrations opsætningen er opsat til Eksport af finansposter til SKS. Bemærk: Poster fra en gammel periode bliver registreret i SKS i den periode, der er åben, når posterne ankommer til SKS. Hvis du således i oktober opdager, at der mangler poster fra februar måned, kan du overføre disse poster til SKS ved at anvende eksport af valgfri periode. Men når posterne modtages i SKS, bliver de indlæst i oktober. Du tilgår kørslen Eksporter valgfri periode fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SKS Side 86 af 309 Navn SKS Konterings Periode Beskrivelse Feltet udfyldes af systemet med den periode, der skal eksporteres finansposter for. Bemærk: Det er en forudsætning, at Periode start Periode slut Eksport af gammel periode er sat op/Kun nye finansposter i åben periode eksporteres. den ønskede periode findes i tabellen SKS Perioder. Feltet udfyldes automatisk med den startdato for den periode du i opsætningen har valgt der skal eksportes poster for. Feltet udfyldes automatisk med den startdato for den periode du i opsætningen har valgt der skal eksportes poster for. Eksport af gammel periode vises når Navision er sat op til at sende gammel periode. Statussen ændres til Kun nye finansposter i åben periode eksportes når periodens data er afsendt til SKS For at opsætte hvilken periode du ønsker at eksportere poster for, skal du på Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’ vælge Opsæt eksport periode. Side 87 af 309 Proces-beskrivelse: 1. Du vil nu få en meddelelse om du vil opsætte ’Eksportperiode i tabellen: Eksport valgfri periode’. Vælg Ja, hvis du ønsker at opsætte en eksportperiode. 2. Vælg den periode, der skal eksporteres og tryk ok 3. Du får nu en meddelelse om du vil udvælge de bilag, der skal eksporteres. Vælges Ja: Du kan udvælge de bilag der skal eksporteres. Vælges nej: Alle bilag i periode bliver eksporteres. 4. Eksport af gammel periode er nu sat op. Perioden vil blive eksporteret næste gang eksportjobbet på serveren kører. Jobbet kører automatisk om natten. Du har også mulighed for at afvikle jobbet manuelt med det samme. Dette skal du en it-drift medarbejder hjælpe med. Bemærk: Når denne eksport af ”valgfri periode” sker efter at den gamle periode er lukket, vil ØDUP angive at datafilen er betinget korrekt. Der kan findes en fejlbesked på ØDUP med nærmere forklaring. De poster, som tidligere er eksporteret, vil blive noteret som gengangere der afvises. De poster, som ikke tidligere er eksporteret, bliver modtaget men lægges ind i SKS med en dato i den periode, der er åben, når de ankommer til SKS. Det betyder, at de to perioder skal afstemmes samlet. Bemærk: Du kan ikke opsætte eksport af ”valgfri periode” for periode 13. Bemærk: Eksportdimensionsopsætningen kan ikke ændres for poster, der allerede er eksporteret og indlæst i SKS. Hvis poster er kommet ind i SKS tidligere, vil de ikke kunne komme ind igen, selvom eksportdimensionsopsætningen er ændret efterfølgende. Datastrømme fra SLS I det afsnit om datastrømme fra SLS gennemgås de data, som synkroniseres ind i Navision Stat regnskabet fra Statens Løn System, SLS. Der modtages 2 typer af datastrømme fra SLS. Lønfinansposter – Institutionens samlede lønudgifter. Pai-data – Individuelle personaleoplysniner, Stam- og konteringsoplysninger for den enkelte medarbejder. PAI-data vil ikke blive gennemgået i denne vejledning, men du kan læse mere i ’Statslig brugervejledningen til personalemodulet’. Løngrupper For at kunne modtage Lønfinansposter fra SLS er det nødvendigt at opsætte institutionens løngrupper. Løngrupper opsættes under stien: Afdelinger/Personale/Opsætning/Menupunktet Opsætning/Underpunktet SLS Side 88 af 309 Navn Løngruppe Beskrivelse Egen Løngruppe Beskrivelse Her skal du indtaste nummeret på løngruppen. Her skal du indtaste en evt. beskrivelse af løngruppen. Hvis du indlæser data fra flere løngrupper i ét regnskab, skal du sætte markering i feltet 'Egen Løngruppe' ud for de løngrupper som er egne løngrupper. Herved undgår man, at finanskonto- og dimensionsoplysninger for egne løngrupper bliver slettet. Bemærk: Hvis du ikke sætter markering i feltet 'Egen Løngruppe', vil samtlige finanskonto- og dimensionsoplysninger, som tilhører de indlæste løngrupper blive slettet. Lønfinansposter i Indbakken Lønfinansposter er institutionens samlede lønudgifter samlet på finanskonti og dimensioner (= segmenter i SLS). Lønfinansposterne synkroniseres ind i Navision via koncerndatabasen angivet ØDUP integrations opsætning. Synkroniseringen placerer lønfinansposterne i Navisions lønindbakke. Fra lønindbakken skal du via kørslen ”Indlæs lønposteringer” overføre lønfinansposterne til en kladde, hvorfra de skal bogføres. Side 89 af 309 Du finder lønfinansposter i lønindbakken under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SLS/Lønindbakke Navn Løngeneration Regnskabsperiodedato Kørselsart Individtype Bilagsnr. Beskrivelse Feltet indeholder en dato med formatet ååååmm og angiver sammen med feltet kørselsart hvilken lønkørsel posten tilhører. Fx Løngeneration 200806 og Kørselsart 2 indeholder eksempelvis data vedr. bagudlønnedes April løn og forudlønnedes Maj løn Feltet indeholder oplysninger om bogføringsdatoen. Feltet viser kørselsarten og kan således antage værdierne 1 eller 2, hvor 1 angiver timelønnen og 2 angiver månedslønnen. Feltet indeholder individtypen, som altid vil være ”SLS” på lønfinansposterne. Feltet indeholder nummeret XXXXXYYZZZZZZZÆ, hvor X er et gruppenr. med evt. foranstillede nuller, Y er styrelse med evt. et foranstillet nul, Z er et fortløbende nr. med evt. foranstillede nuller og Æ er en systemkode. Bemærk: Sammen med Felterne Bogføringskreds Delregnskab Finansår Regnskabsperiode Kontonummer 1 Segment 1 ”Individtype”, ”Løngeneration” og ”Kørselsart”, vil dette felt udgøre lønbilagsnummeret på den tilhørende finanspostering, som dannes i forbindelse med indlæsning og bogføring af lønfinansposter. Feltet indeholder postens bogføringskreds. Feltet indeholder postens delregnskabsværdi. Feltet angiver det finansår posten tilhører. Feltet angiver hvilken regnskabsperiode posten tilhører. Feltet indeholder det 4-cifrede SKS/Navision kontonummer. Feltet indeholder den frie specifikationsværdi. Bemærk: I forbindelse med indlæsning Segment 2-6 af lønfinansposterne i en kladde vil posten som default blive konteret på den lokale finanskonto, som består af ”Kontonummer 1” + ”Segment 1”. Ønsker man at ”oversætte” den frie specifikation til en anden værdi, kan dette gøres via tabellen SLS-kontobro. Felterne indeholder den værdi, der er blevet angivet i feltet Segment 2 i SLS. Bemærk: I Dimensionsbroen skal du Beløb debet Beløb kredit Timer debet Timer kredit Tekst S74 udpege hvilken Navision Dimension segmentet svarer til. Feltet indeholder postens evt. debet beløb Feltet indeholder postens evt. kredit beløb Feltet indeholder evt. antal debet timer. Feltet indeholder evt. antal kredit timer. Feltet indeholder en beskrivelse fra oplysningssedlen, fx teksten Forud, Bagud/efterregulering eller Fejlpostering. Feltet indeholder oplysningerne i rubrik S74 fra oplysningssedlen Side 90 af 309 Side 91 af 309 Skatteår Betalingsdelregnskab Disponibelt Felt 1-3 Dannelsesdato Feltet angiver, hvilket skatteår posten tilhører. Feltet indeholder kombinationen af bogføringskredsnummeret samt delregnskabsværdien. Feltet anvendes ikke pt. Feltet angiver den dato, posten er dannet i SLS. Indlæsning af lønfinansposter Der overføres lønfinansposter fra SLS til Navision Stat to gange om måneden – hhv. timeløn og månedsløn.Via synkronisering fra Koncernbasen lægges lønfinansposterne i tabellen LønIndbakke, hvorfra brugeren kan indlæse posterne i en finanskladde efter eget valg og derefter bogføre dem. Inden du indlæser posterne, kan der genereres en rapport, der viser, om der er problemer med linjerne i LønIndbakke. Problemerne vil typisk vedrøre konti eller dimensionskoder, der ikke findes i Navision Stat. Disse problemer kan som hovedregel løses via hhv. Kontobro eller Dimensionsbroen. Inden bogføring trækkes en kontrolrapport SLS afstemning, kld. kontrol, som sammenholdes med udtrækket U914 fra SLS. Hvis kontrolrapporten og U914 stemmer overens, kan kladden bogføres. SLS afstemning, kld. Kontrol trækkes fra Stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Poster Lønfinansposter indlæses altid i en åben periode. Hvis den oprindelige bogføringsdato på posterne ikke ligger i en åben periode, indsættes ”Dags dato”. Hvis lønfinansposterne ikke stemmer for en given kombination af Bogføringsdato, Løngeneration og Kørselsart, vil der blive indsat en modkonto med det balancerende beløb. Ønsker du at se bogførte poster, har du mulighed for at trække en afstemningsrapport ’SLS afstemning, bogførte poster’. Denne rapport kan afstemmes mod U914. Afstemningsrapporten finder du under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Poster I forbindelse med den automatiske eksport af finansposter overføres de bogførte lønfinansposter til SKS sammen med de øvrige finansposter. Kørslen indlæs lønposteringer Fra Lønindbakken lægges lønfinansposterne over i en kladde via kørslen ”Indlæs lønposteringer”. Du finder kørslen under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SLS Oversigtpanelet ’Handling’ Navn Finanskladdetype Finanskladdenavn Bilagsnr. Beskrivelse Her skal du angive den finanskladdetype, som linjerne skal overføres til. Her skal du angive det finanskladdenavn, som linjerne skal overføres til. Her vises det bilagsnr., som posterne skal bogføres med. Bilagsnummeret indsættes automatisk, når der vælges kladdenavn. Side 92 af 309 Side 93 af 309 Bemærk: Udover dette bilagsnr., Bogføringsbeskrivelse Modkonto påsættes lønposten et lønbilagsnr. bestående af følgende felter fra lønindbakken: Individtype + Løngeneration + Kørselsart + Bilagsnr. Her skal du indtaste den tekst, som posterne skal bogføres med. Her skal du indtaste nummeret på den finanskonto, hvorpå eventuelle modposter skal posteres. Bemærk: Der bliver kun anvendt en Modkonto Delregnskab Løngenerations filter Kørselsart filter Slet nul posteringer Rapporterings Mulighed modkonto såfremt lønfinansposter ikke stemmer pr. kombination af dato, løngeneration og kørselsart. Her skal du indtaste det delregnskab, som du ønsker eventuelle modposteringer bogført med. Her skal du angive en løngeneration. Her kan du vælge at sætte et filter for kørselsart: Alle kørselsarter Kørselsart 1 (Timeløn) Kørselsart 2 (Månedsløn) Hvis feltet er markeret, så vil der i tilfælde af at der er blevet leveret 0beløbslinjer i lønfinanspostfilen, ske en sletning af disse linjer, i forbindelse med indlæsning af lønfinansposter. Fx ompostering på timer. Her kan du vælge, om du blot vil kontrollere lønposterne, eller om du vil indlæse dem i en kladde: Kontroller – alle lønfinansposterne gennemgås og for hver fejl oprettes, der en linje i fejlloggen. Dan kladdelinjer – dette lægger posterne i den valgte kladde. Posterne kan kun lægges i kladden, såfremt, der ingen fejl er. Det er derfor en fordel at kontrollere lønfinansposterne før du forsøger at Side 94 af 309 lægge dem i kladden Rapporter Inden bogføring af lønfinansposter, kan du trække rapporten ’SLS Afstemning, kld kontrol’, der anvendes til afstemning sammen med SLS uddata 914. Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet ’Rapporter og analyse/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Poster’. Bemærk: Rapporten indeholder kun SLS og SP poster på saldoniveau (posteringer fra Pensionssystemet uddata B 914). Er der efter finansposterne er bogført i Navision, et behov for at kontrollere, om der er overensstemmelse mellem de finansposter, der er registreret I SLS (uddata 914) og dem der er bogført i Navision, kan rapporten ’SLS afstemning, bogførte poster’ anvendes. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet ’Rapporter og analyse/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Poster’. Bemærk: Afstemningen sker på sumniveau hvilket betyder at det ikke er muligt at skelne mellem forud- og bagudløn. Modtagelse af ikke valide data fra SLS Det kan ske, at institutionen modtager ikke-valide finanskonti eller delregnskaber i Navision Stat. En ikke-valid finanskonto defineres som en finanskonto, der ikke findes i SKS-kontoplanen eller som er spærret og ikke-valid delregnskabskode defineres som en delregnskabskode, der ikke findes i SKS-delregnskabstabellen eller som er spærret. I ØDUP integrations opsætningen på oversigtpanelet ’Løn opsætning’ har du mulighed for at opsættes en finanskonto og delregnskabskode til fejlkonteringer i Navision af data fra SLS eller andre lønsystemer. Modtages fejl i data, skal du rette henvendelse til lønkontoret, og oplyse om fejlen, som vil blive omkontere til næste lønkørsel med modsat fortegn. Du finder lønomposteringsoversigten under stien: Lønomposteringsoversigt findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SLS/Lønomposteringsoversigt Problemet med ikke-valide konti kan også optræde ifm. UVM’s formålskontoplan. Dette kan dog håndteres inden for eksisterende funktionalitet via ordinære mapninger. Bemærk: Hvis du vælger at slette kladden, vil loggen af mapningen ligeledes blive slettet. Side 95 af 309 Lønindbakkefejllog Har du valgt rapporteringsmuligheden Kontrollér, når du indlæser lønfinansposter, kan du enten vælge at få udskrevet fejlloggen i forlængelse af kørslen (Navision vil give dig mulighed for at vælge dette), eller du kan efterfølgende åbne fejlloggen. Lønindbakke fejllogen findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SLS/Lønindbakkefejllog. Du skal være opmærksom på, at Lønindbakkefejlloggen kun vil indeholde fejl vedrørende den nyeste opdatering af lønfinansposter. Loggen bliver således slettet i forbindelse med en ny indlæsning. Navn Løbenummer. Beskrivelse Her vises en fortløbende nummerering af de fundne fejl. Bemærk: Hvis der er flere fejl i en Informations Type Dato Tid Lønindbakke Bilagsnr. Løngeneration Kørselsart Beskrivelse lønfinanspost vil der blive oprettet en linje for hver af disse fejl. Indeholder information om typen af fejl. Fejl Oplysning Opdatering afbrudt Viser datoen for oprettelse af fejlloggen. Viser tidspunktet for oprettelse af fejlloggen. Dette felt viser bilagsnummeret på den lønpost som fejlen er fundet på. Dette felt viser hvilken løngeneration, den pågældende lønfinanspost tilhører. Dette felt viser hvilken kørselsart, den pågældende lønpost tilhører. Dette felt viser, hvori den fundne fejl består. I næste afsnit ”Typiske fejl ” Side 96 af 309 gennemgås de fejl, som hyppigst opstår i forbindelse med indlæsningen af lønfinansposterne. Fejl i forbindelse med indlæsning af lønposter Dette afsnit gennemgår de typer af fejl, du kan støde ind på i forbindelse med indlæsningen af dine lønfinansposter, og hvordan disse løses. I Navision Stat er der 2 broer, nemlig Dimensionsbroen og Kontobroen, som kan bruges til at løse de fleste af de indlæsningsfejl, man får i forbindelse med indlæsningen. Disse broer gennemgås i de efterfølgende afsnit. Fejl Kontonummer 1: 1811 & Segment 1: finder Finanskonto: 181100, som ikke eksisterer. Årsag Segment 1 i lønbakken er blank. SKS-kontoen tilføjes derfor ikke en fri specifikation og den resulterende finanskonto 181100 findes ikke i Navisionkontoplanen. Kontonummer 1: 1811 & SKS-kontoen tilføjes den Segment 1: 3 frie specifikation 3 og finder den resulterende Finanskonto: 18113, som finanskonto: 18113 ikke eksisterer. findes ikke i Navisionkontoplanen Lønpostering ignoreret, da Dimensionbro opsætningen: STED – 38 ikke eksisterer. Det SLS-Segment, som er udpeget til at blive mappet til dimensionen STED, indeholder en værdi, som ikke findes som STED-værdi i Navision. Lønpostering ignoreret, da Dimensionbro opsætningen: – 38 ikke eksisterer. Det SLS-Segment, som indeholder værdi 38, har ikke fået tildelt en dimensionstype i Navision. Løsning(er) Opret og tilknyt konto 1811 en Navisonkonto i tabellen Kontobroen. Hvis ikke SKS-kontoen 1811 er oprettet i Kontobroen, oprettes denne og i den underliggende Kontobro mapning opsættes en mapping fra kode 3 til den ønskede frie spec. fx 03 Fra linjen i Dimensionsbroen som indeholder den relevant Segment-Dimensions bro, foretages via menupunktet Dim. Mapning en mapning fra værdien 38 til en gyldig Stedkode værdi. I Dimensionsbroen tilknyttes SLS-segmentet den ønskede Dimensionstype. Det kan evt. blive nødvendigt at lave yderligere mapning nede på værdi niveau. Side 97 af 309 Kontobroen Kontobroen anvendes, hvis der ønskes andre fri-specifikationsværdier end dem der foreslås ved indlæsning af lønfinansposter fra SLS. Du opsætter kontobroen under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Opsætning Navn SKS kontonr. Navision kontonr. Beskrivelse Her skal du vælge et SKS kontonummer (4-cifret arts kontonr.), der modtages lønfinansposter på. Her skal du vælge det lokale Navision kontonummer, der som standard skal konteres på, når der modtages lønfinansposter på det SKS kontonummer, du har angivet på den aktuelle linje. Dette standard Navision kontonummer vil kun blive anvendt såfremt, der for en given lønfinanspost ikke er angivet en fri specifikation. Dvs. feltet Segment 1 er blankt i SLS og dermed i lønindbakken. Side 98 af 309 For den enkelte SKS-konto er der mulighed for at oprette en kontobromapning. Formålet med denne er at ”overstyre” de frie specifikationer, der modtages fra SLS. Du kan opsætte kontobromapningen fra Handlingsbåndet Fanen ’Handling’. Navn Delregnskabskode Fra kode Til kode Beskrivelse I dette felt skal du angive det delregnskab, som mapningen skal være gældende for. Hvis feltet er blankt gælder mapningen for alle delregnskaber, som ikke eksplicit er angivet. Her skal du indtaste den fri specifikation modtaget fra SLS. Indholdet i feltet segment 1 i lønindbakke vil således blive tjekket op i mod dette felt for en given Navision konto (artskonto). Her kan du indtaste den fri specifikation, du ønsker anvendt på den givne finanskonto (artskonto). Side 99 af 309 Bemærk: I dette felt kan du kun angive værdier, som i kombination med den givne SKS konto danner en konto, som er oprettet i Navision kontoplanen. Gennemløbet for en given lønfinanspost mht. konto er følgende: 1. Findes SKS-kontoen i tabellen ’Kontobro’. 2. Er den frie specifikation (= Segment 1 i lønindbakken) blank, anvendes det Navisionkontonr., der er opsat som standard for SKS-kontoen i kontobroen 3. Er den frie specifikation ikke blank, undersøges det om kombinationen af lønfinanspostens delregnskab og frie specifikation findes i kontoens mapninger. Findes denne kombination, indsættes den derved fundne Navision konto i kladdelinjen. Findes kombinationen ikke, indsættes den Navisionkonto som SKS-kontoen og den frie specifikation tilsammen danner. Dimensionsbro For hvert Segment i lønindbakke, som indeholder data, kan du enten udpege, hvilken Navision dimension, Alias, Sag/Sagsopgave denne skal transformeres til eller angive, at du ikke ønsker værdier i dette segment indlæst i Navision. I tabellen SLS-dimensionsbro opsætter du disse regler for oversættelse af SLS's segmenter til Navision Stat. Dimensionsbroen tilgås fra stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration/SLS Side 100 af 309 Navn Delregnskabskode SLS Segment Type Startdato Beskrivelse I dette felt skal du angive det delregnskab, som mapningen skal være gældende for. Hvis feltet er tomt, vil mapningen gælde for alle delregnskaber. Du kan undtage et delregnskab fra den generelle mapning ved eksplicit at angive en mapning for dette. Her skal du angive SLS segmenttypen. Valgmulighederne er Segment 2 til 6. Disse refererer til de tilsvarende kolonner i Lønindbakken. I dette felt kan du angive en start dato, hvorfra mapningen skal gælde. Ved indlæsning af lønfinansposter, er der åbnet op for en datostyret dimensionsmapning, således at der kan mappes med forskellige ikkeoverlappende datointervaller for samme SLS segment til forskellige dimensionsværdier. I ovenstående eksempel kan ses at frem til 31.12.14 skal segment 2 mappes til Side 101 af 309 Type ’Aktivitet’. Fra 01.01.15 skal segment 2 mappes til ’Sted’. Her skal du vælge hvilken type dimensionsbroen skal mappes til. Det er muligt at mappe til en Dimension Alias Sag eller Sagsopgave. Bemærk: Mapper du til Alias, Sag eller Sagsopgave så kan feltet Dimension Type ikke udfyldes. Bemærk: Du skal altid opsætte både sags og sagopgave, som segment, hvis du ønsker en mapning til en af disse. Opsætter du sag og sagsopgave som et segment, må du ikke samtidig opsætte ’Alias’ som et segment i mapning. For den enkelte dimensionsbro er der mulighed for at oprette en værdi-mapning. Formålet med denne er at overstyre de segmentværdier, der modtages fra SLS. Mapningen tilgår du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’ Navn Fra værdi Beskrivelse Her kan du indtaste den SLS Side 102 af 309 Til Dimensions værdi segmentværdi, som posteringen har fra SLS systemet. I dette felt skal du angive den værdi, der skal mappes til. Alt efter hvilke værdi der står i feltet Type vil du blive præsenteret for nedenstående felter. Til ’dimensions værdi’ Til Alias Her kan du angive den værdi, som SLS-segmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Du har kun mulighed for at vælge værdier, der tilhører Typen, som er indvalgt ind på den aktuelle dimensionsbro. Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe Til Sag til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer. Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe Til Sagsopgave Sagsnr. til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer. Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i Navision Stat. Inden du kan udfylde feltet ’Til Sagsopgave’ skal du vælge en sag ind i feltet Sagsnr. For at foretage en mapning fra en SLS segmentværdi til en sagsopgave, skal du i feltet Sagsnr., indvælge et sagsnr., således at du rammer den rigtige sagsopgave. Dette felt, vises kun, når du vil foretage en mapning til Sagsopgave. Bemærk: Det er ikke muligt at mappe Side 103 af 309 til værdier der er over 10 karakterer, da SLS segmentværdier ikke kan være over 10 karakterer. Bevillingsposter fra ØDUP Bevillingsindbakke Bevilling bliver overført fra SKS via ØDUP og placeres i Koncerndatabasen, hvorfra de overføres til tabellen ’Bevillingsindbakken’ i det relevante Navision regnskab. Posterne kan herefter overføres til et budget via kørslen ’Indlæs bevillinger’. Bevillingsindbakken ses under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration Navn Finansår Ministerområdenr. Hovedområdenummer Aktivitetsområdenummer Hovedkontornummer Underkontonummer Standardkontonummer Beskrivelse Dette felt viser oplysninger om finansåret, hvor bevillingen tilhører. Dette felt viser oplysninger om Ministerområdenr. Dette felt viser oplysninger om Hovedområdenummer. Dette felt viser oplysninger om Aktivitetsområdenummer. Dette felt viser institutionens Hovedkontonummer. Dette felt viser institutionens Underkontonummer. Dette felt viser institutionens Standardkontonummer. Side 104 af 309 AktstykkeNr. SB_LoebeNr. Anvendt_bevillingsart Bogføringskreds Delregnskab Løbenr. Transaktionstype Periode Periode_Angivelse Beløb Valuta Tekst Navision_Kontonummer Rettedato Record fejl Fejl Beskrivelse Feltet indeholder nummeret på det aktstykke, som bevillingen hidrører fra. Kun aktstykker har aktstykkenumre. Tillægsbevillinger har ikke aktstykkenr. Feltet indeholder bevillingspostens løbenummer i Statens Budgetsystem (SB) I dette felt kan du se om der er tale om en tillægsbevilling (TBT) eller Finanslovsbevilling (FLB). Feltet viser bogføringskredsen for bevillingen. Feltet viser bevillingens delregnskab. Feltet afvendes internt af systemet. Feltet anvendes ikke pt. Feltet indeholder oplysninger om dato for bevillingsposten. Datoen overføres til datofeltet i budgettabellen. Feltet anvendes ikke pt. Feltet viser beløbet for bevillingsposten. Feltet viser hvilke valuta beløbet er i. Feltet indeholder oplysninger om beskrivelse af bevillingsposten Feltet indeholder oplysning om SKS kontoen for bevillingsposten. Overføres til Finanskontonummeret feltet i budgettabellen. Oplysningen fra Bevillingsindbakken tilsættes 0’er ind, svarende til den længden af den fri specifikation. Feltet viser datoen for hvornår bevillingsposten sidst er rettet. Feltet viser om der er fejl på bevillingsposten. I dette felt viser en beskrivelse af fejlen i bevillingsposten. Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP Overførslen af bevillingsposter til et budget sker med kørslen ’Indlæs bevillinger’ fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SKS. Side 105 af 309 Navn Budgetnavn Finansår Rapporteringsvalg Beskrivelse Her skal du vælge det budgetnavn, som bevillingsposterne skal indlæses i. Du kan fx i budgetnavn antydet, at der er tale om bevillingsposter fra finansloven. Her skal du angive det finansår, som posterne vedrører. Valget i dette felt filtrerer hvilke af de modtagne bevillingsposter fra ØDUP, der lægges over i det valgte budget. Her kan du vælge, om bevillingsposterne blot skal kontrolleres, eller om der skal dannes budgetposter. Følgende valgmuligheder forefindes: Kontroller – Alle bevillingsposterne gennemgås, og for hver fejl oprettes, der en linje i fejlloggen. Dan budgetposter – posterne bliver lagt i det valgte budget. Posterne vil kun blive lagt ind i budgettet såfremt, der ikke er nogen fejl. Det er således en fordel at kontrollere bevillingsposterne, før du forsøger at danne budgetposter. Side 106 af 309 Fejlhåndtering Hvis der er fejl i data i bevillingsindbakken, skal disse rettes der hvor bevillingsposten fødes, og der skal overføres en ny bevilling. Når en bevillingspost indlæses i et budget i Navision Stat skrives der en tekst i beskrivelsesfeltet, således at du kan se, at posten stammer fra Bevillingindbakken. En post i Bevillingsindbakke (en bevilling eller en bevillingsændring) kan kun indlæses én gang i et budget i Navision Stat. Når en post indlæses i et budget, forespørger Navision på, om posten er indlæst i det pågældende budget før. Hvis det er tilfældet, vil kørslen ignorere denne post og gå videre til den næste post. Slettes posten fra budgettet i Navision Stat, vil en tidligere indlæst bevillingspost stadig ikke kunne indlæses igen i samme budget igen. En tidligere indlæst bevillingspost må dog gerne indlæses i flere forskellige budgetter i Navision regnskabet. Bare ikke samme budget to gange. En bevillingsændring opdaterer det eksisterende budget ved indlæsningen. Bevillingsændringer vil altid blive lagt til eller trukket fra den oprindelige bevilling. En fejlbehæftede bevillingspost, kan ikke indlæses, men markeres i BevillingsIndbakke. Er en post fejlbehæftet vil kørslen gå videre til næste post og forsøge at indlæse denne. Herefter skal de fejlmarkerede poster ignoreres - f.eks. hvis bevillingsposterne ønskes indlæst i et andet budget i Navision Stat. Når kørslen registrerer fejlen, skrives fejlen dels i feltet ’Fejl Beskrivelse’ i Bevillingsindbakken og dels som en meddelelse på skærmen til brugeren. Du kan ikke slette, ændre eller oprette i Bevillingsindbakke. En bevillingsposter kan dog slettes efter fem år. Side 107 af 309 Dimensioner En dimension består af oplysninger, som du kan føje til en post som en slags markering, så poster med lignende karakteristika kan grupperes, og så disse grupper nemt kan bruges til analyseformål. Dimensioner kan anvendes over alt i Navision - i kladder og bilagsposter samt som budgetter. Hver dimension kan have en ubegrænset serie af dimensionsværdier, som er underenheder, der hører til den pågældende dimension. F.eks. kan en dimension ’Afdeling’ have afdelinger, der kaldes ’Salg’, ’Administration’ osv. som underordnede enheder. Disse afdelinger er dimensionsværdier. Dimensioner og dimensionsværdier er brugerdefinerede og ubegrænsede, så du kan oprette dimensioner, som er tilpasset din institutions behov og forretningsprocesser Når du bruger dimensioner kan du analysere tendenser og sammenligne forskellige egenskaber på tværs af en række poster. Analysevisningsfunktionaliteten er især effektiv til dette formål, men du kan også bruge filtre, kontoskemaer og rapporter til at oprette informative dimensionsanalyser. Standard Dimensioner I Navision Stat kan du oprette det antal dimensioner, som du har brug for. Ud af dem skal du vælge 8 genvejsdimensioner. Du opretter genvejsdimensioner fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning’/Underpunktet ’Dimensioner/punktet ’Dimensioner’ Side 108 af 309 Navn Kode Navn Kodetekst Beskrivelse Her indtaster du navnet på den dimension du ønsker at oprette. Feltet udfyldes automatisk med det indhold du har angivet i feltet ”Kode”. Indholdet kan dog overskrives med et navn efter eget valg. Feltet udfyldes automatisk med det indhold du har angivet som navn i feltet Kode. Indholdet kan dog overskrives med en kodetekst efter eget valg. Bemærk: Ændrer du kodeteksten, Filtertekst omdøbes dimensions-feltnavnene på de forskellige skærmbilleder, der er knyttet til denne dimension, med denne tekst. Feltet udfyldes automatisk med det indhold, du har angivet som navn i feltet ’Kode’. Indholdet kan dog overskrives med en tekst efter eget valg. Bemærk: Ændrer du filterteksten, Side 109 af 309 Beskrivelse Spærret omdøbes alle filterfelter med denne tekst. Her kan du beskrive formålet med dimensionen. Her kan du spærre dimensionen så der ikke kan bogføres på dimensionen. Bemærk: Dimensionen ’delregnskab’ Undlad i udgiftsfordeling Rettet den Afsender Id Afsender System kan ikke spærres, hvis der i ØDUP integrations opsætningen er valgt ’Ja’ i feltet ’Import SKS delregnskab’. Hvis du markerer dette felt, vil ressourceposter med den pågældende dimension ikke blive medtaget i udgiftsfordelingen. I dette felt kan du se hvornår der sidst har været rette på dimensionen. Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Global Dimensioner To af genvejsdimensionerne, opsættes som ’Globale Dimensioner’, det svarer til to faste dimensioner. ’Globale Dimensioner’ vil typisk være din institutions mest anvendte og vigtigste dimensioner. Den ene globale dimension er en SKS dimension og vil altid indeholde dimensionen ’Delregnskab’. Når feltet ”Global dimension 1-kode” er udfyldt, kan det ikke ændres. Valget af den anden globale dimension er frivillig, og kan ændres via en kørsel. Opsætning af Global Dimension Du opsætter de 2 globale dimensioner i kørslen Rediger Globale dimensioner. Kørslen aktiveres i ’Regnskabsopsætningen’ på fanebladet Handlinger. Side 110 af 309 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed Dimensionsværdier Når du har oprettet de dimensioner, du ønsker at anvende, kan du tilknytte de dimensionsværdier, du ønsker i din kontering. Dimensionsværdier er en yderligere opdeling under en dimension. Der kunne fx være en dimension, der er oprettet som en ’Sted’ dimension og under denne oprettes dimensionsværdier, der svarer til de kontorer, der er i institutionen. Bemærk: Dimensionsværdier for delregnskab styres fra centralt hold. Du opsætter dimensionsværdier fra Handlingsbåndet/Fanebladet ’Naviger’/Handlingen ’Dimensionsværdier’ Som noget nyt til Navision Stat 7.0 indføres datostyring. For almindelige (lokale) dimensionsværdier er det valgfrit, om du ønsker at arbejde med datostyring. Hvis start- og slutdato således ikke udfyldes, vil der kun blive tjekket for om dimensionsværdien er spærret ved indsættelse på konteringslinje og efterfølgende bogføring – altså svarende til den oprindelige funktionalitet. Benyttes en spærret dimensionsværdi, vil der komme en advarsel allerede ved indtastning af dimensionsværdien på konteringslinjen. Fagsystemer, der er sat op til at udtrække dimensioner, der IKKE er spærrede, modtager fortsat kun de korrekte ikke-spærrede dimensioner. Navision Stat 7.0 informerer om ”udløbne” dimensionsværdier ved regnskabets åbning, således at man selv har mulighed for at spærre disse via kørslen. Denne fleksibilitet på spærring og åbning af dimensioner er implementeret af hensyn til periodiseringer, hvor der oftest arbejdes med skiftende arbejdsdatoer, og hvorfor der derfor kan opstå et behov for manuelle genåbninger af delregnskaber og øvrige dimensionsværdier. Hvis en slutdatoen for et SKS delregnskab er indtruffet, beregner Navision Stat automatisk, at SKS delregnskabet er spærret, men i modsætning til tidligere overføres denne spærring ikke længere til den almindelige dimensionsværdi. Til gengæld, kan man selv, enten manuelt eller via en ny kørsel ’Spær dimensionsværdier’ spærre alle de dimensionsværdier, hvor slutdatoen allerede er indtruffet. Feltnavn Kode Navn Dimensionsværdi Type Beskrivelse Her skal du udfylde feltet med en entydig kode. Feltet kan kun bestå af tal. Her skal du indtaste navnet på Dimensionsværdien. Her har du mulighed for at opsætte forskellige typer: Standard: Værdien bruges til generel bogføring. Overskrift: Overskrift for en gruppe af dimensionsværdier. Sum: Anvendes til at sammentælle en række saldi. Fra-sum: Er starten på en serie dimensionsværdier, der sammentælles og sluttes med dimensionsværdien i til-sum. Til-sum: Er slutningen på en serie Side 111 af 309 Side 112 af 309 dimensionsværdier. Bemærk: Fra-sum og Til-sum Sammentælling anvendes til at gruppere dimensionsværdier, hvis du ønsker sammentællinger på dine dimensionsværdier. Her opsættes dimensionsværdierne, du ønsker sammentalt. Det vil typisk være indenfor Fra-sum og Til-sum. Det er ikke muligt, at bogføre på en dimensionsværdi der er oprettet med typen Til-Sum, Fra-Sum, Sum eller Overskrift. Bemærk: Du indrykker Spærret Udlad i udgiftsfordeling Rettet den Startdato Slutdato Afsender ID Afsendersystem dimensionsværdier (som i kontoplanen) fra Handlingsbåndet og fanen Handlinger. I dette felt kan du se om dimensionsværdien er spærret for anvendelse. En markering i dette felt betyder, at ressourceposter med den pågældende dimensionskodeværdi ikke bliver medtaget i udgiftsfordelingen. I dette felt kan du se hvornår der sidst har været rettet på dimensionsværdien I dette kan du se startdatoen for anvendelse af denne dimensionsværdi I dette felt kan du se slutdatoen for anvendelse af denne dimensionsværdi Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Side 113 af 309 Spær dimensionsværdier Denne kørsel spærrer alle de dimensionsværdier, hvor slutdatoen allerede er indtruffet. Du kan læse mere om datostyring af dimensionsværdier under afsnittet Dimensionsværdier. Navn Dimensionskode Beskrivelse I dette felt kan du afgrænse på hvilke dimensionskoder du ønsker at spærrer dimensionsværdier på. Hvis du ønsker at kørslen skal gennemløbe alle dimensionskoder, skal du ikke opsætte et filter, men blot trykke ’OK’ på knappen. Undlad dimensionsbogføring På finanskontokortet i kontoplanen findes funktionen ’Undlad dimensionsbogføring’. ’Undlad dimensionsbogføring’ bruges i de tilfælde, hvor det ikke er hensigtsmæssigt, at der foretages en dimensionskontering. Er der ’undlad dimensionsbogføring’ aktiveret på en finanskonto vil bogføring af dimensioner blive undladt på denne finanskonto. Undtagelser: DELREGNSKAB dimensionen medtages, såfremt ’Import SKS Delregnskab’ er slået til på ØDUP Integrations Opsætningen. FORMÅL dimensionen medtages såfremt ’Import CØSA formålskontoplan’ er slået til på ØDUP integrationsopsætningen og kontotype er lig med Resultatopgørelse. Dvs. at der på konti med kontotypen lig med Balance medtages FORMÅLS dimensionen ikke. Hvis både ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så er det kun delregnskabsdimensionen, der bliver bogført på finanskontoen. Alle andre dimensioner vil blive udeladt. Hvis hverken ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så vil ingen dimensioner blive bogført på finanskontoen. Bemærk at ’Undlad dimensionsbogføring’ overstyrer en eventuel opsætning af ’ ’Tvungen kode’ på standard dimensionsopsætningen for samme finanskonto. Hvis du ikke har markering i feltet vil alle dimensioner blive bogført på finanskontoen. ’Undlad dimensionsbogføring anvendes fx ved: Bogføring med konto og modkonto på samme linje, hvor der standard kun kan konteres med en dimensionskontostreng. Forskellige reguleringskørsler, hvor der flyttes mellem finanskonti, og hvor reguleringen standard tager fat i den oprindelige dimensionskontering ved flytning. Uden undladelse af dimensionsbogføring på enten konto eller modkonto, udligner dimensionskonteringen sig selv, og går i 0. Bemærk at ved afvikling af kørsler med indirekte bogføring, herunder lagerregulering, er det ikke muligt at foretage posteringer uden angivelse af delregnskabskode, når der er valgt ’Import SKS Delregnskab’ i ØDUP integrationsopsætningen. Opsætning af Genvejsdimensioner (Regnskabsopsætningen) Som nævnt under afsnittet ’Genvejsdimensioner’ er en Genvejsdimension en hurtig og nem måde at indsætte dimensionsoplysninger direkte på en linje i kladder samt salgs- og købsdokumenter. Du opsætter ’Genvejsdimensioner’ i Regnskabsopsætningen under oversigtspanelet ’Dimensioner’. De første 2 dimensioner i vinduet er de Globale dimensioner. De resterende 6 genvejsdimensioner, kan du opsætte i den rækkefølge du ønsker. Du vælger en Genvejsdimension ind i feltet ved at trykke på pilen i feltet, og du vælge den dimension du ønsker fra Dimensionsoversigten. Side 114 af 309 Side 115 af 309 Navn Global dimension 1-kode Global dimension 2-kode Beskrivelse Feltet indeholder delregnskab og kan ikke ændres. Her angiver du den frivillige dimension, du ønsker at anvende som Global dimension 2. Bemærk: Overvej hvilken dimension du vælger her, da den Genvejsdimension 3-8 Standarddimension komb. kun kan ændres ved en kørsel. Her skal du angive kode for den ’Genvejsdimensionen’ du ønsker. Koden kan du indvælge via et opslag i feltet til Dimensionstabellen. Du kan vælge en ny dimensionskode til Genvejsdimensionen ligeså ofte du har brug for det. Ved oprettelse af standard dimensioner undersøges det om kombinationerne er valide, jf. opsætning under ’Dimensionskombinationer’. Feltet sættes som udgangspunkt til Ja. Såfremt der er sat et ”hak” i dette felt fremkommer en fejl eller advarsel under indtastning af standard dimensioner til: • en individuel konto på det relevante kontokort. • en særlig gruppe konti med en kontotype vha. menupunktet Side 116 af 309 ”Standarddimensioner – flere” på en kontooversigt, fx kreditoroversigten. • For en hel kontotype, i vinduet Kontotype standarddimension. Kontotypestandarddimensioner kan fx bruges til at sikre, at en virksomheds defineret dimension, fx Delregnskab, altid bruges til ovenstående tabeller. Dimensionskombinationer Dimensionskombinationer er en funktionalitet, der giver dig mulighed for at opsætte dimensionskombinationer og derved kontrollere den måde dimensioner kombineres på en post. Der er to kombinationsmuligheder: Spærret: Vælger du denne kombination spærres der helt, så der ikke kan bogføres på to dimensioner samtidig. Begrænset: Vælger du denne kombination kan du begrænse spærringen på dimensionsværdierne, så der ikke bogføres på en kombination af to dimensionsværdier samtidig. Bemærk: Som udgangspunkt er alle kombinationer lovlige, og du skal derfor kun angive de kombinationer, der ikke er lovlige. Side 117 af 309 Skærmbilledet bliver vist som en matrix, det vil sige, at dimensioner vises både nedad og henad. I det viste eksempel er der opsat spærring på dimensionerne Aktivitet og Ansvar, der vil derfor ikke kunne bogføres, hvis begge dimensioner er udfyldt på samme linje. Samtidig er der opsat begrænset spærring på dimensionsværdier under dimensionerne Delregnskab og Fl-Formål, der vil derfor heller ikke kunne bogføres, hvis de pågældende dimensionsværdier er udfyldt på samme linje. Du finder Dimensionskombinationerne under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner og Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC Opsætning af Dimensionskombinationer Hvis du vil opsætte en dimensionskombination skal du gøre følgende: Navn Spærret dimensionskombination Beskrivelse 1. Ønsker du at opsætte en dimensionskombination på dimensionerne ’Aktivitet’ og ’Ansvar’ skal du stille dig i feltet hvor de 2 dimensioner mødes. Begrænset dimensionskombination 2. Tryk på ikonet og vælg spærret 1. Ønsker du at opsætte en dimensionskombination på dimensionerne ’Aktivitet’ og ’Ansvar’ skal du stille dig i feltet hvor de 2 dimensioner mødes. 2. Tryk på ikonet begrænset og vælg 3. Tryk på ikonet og marker de dimensionsværdier der skal være en spærring på. Forsøger du herefter at bogføre på en spærret dimensionskombination/dimensionsværdi kombination vil du få en fejl i forbindelse med bogføringen af dokumentet. Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner. Med denne kørsel er det muligt at nulstille de kombinationer der er opsat under Dimensionskombinationer. Kørslen virker på følgende måde: Hvis der findes en opsat ugyldig dimensionskombination, der inkluderer mindst en spærret dimension, slettes den ugyldige dimensionskombination, da dimensionsspærringen, gør opsætningen af kombinationsugyldigheden overflødig. Hvis der findes en opsatte ugyldig dimensionskombination, der inkluderer mindst en spærret dimensionsværdi, slettes den ugyldige dimensionskombination, da dimensionsværdispærringen, gør opsætningen af kombinationsugyldigheden overflødig. Kørslen kan afvikles enten som ’Kontrollér’, hvor der kun udskrives en rapport, eller som ’Ophæv spærring’, hvor ophævelsen effektueres. Som standard afvikles kørslen med ’Kontrollér’. Du finder kørslen ’Ophæv ugyldig komb. med spærrede dimensioner’ under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner og Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC Prioritering af Standarddim. Prioritering af Standarddim. angiver hvordan konflikter mellem standarddimensionsværdier, der foreslås fra forskellige kilder for den samme dimension, skal håndteres. På en kladdelinje er det fx muligt at angive både en bogføringskonto og en modkonto. Hvis du har oprettet standarddimensioner for begge konti, foreslås der standarddimensionsværdier for begge konti. Det er derfor muligt, at der foreslås forskellige standarddimensionsværdier for den samme dimension, hvilket skaber en konflikt. Denne konflikt kan også opstå mellem konti eller kontotyper i dokumenter og kladder og mellem hoveder og linjer i dokumenter. Hvis du prioriterer kontotyper i forhold til hinanden, kan du angive, hvordan regnskabet skal håndtere konflikter i forbindelse med dimensionsværdier. Hvis finanskonti fx tildeles en højere prioritet end debitorkonti, løses konflikten mellem de værdier, der blev foreslået til en debitorkonto, og de værdier, som blev foreslået til en finanskonto, automatisk ved at finanskontoen prioriteres først. På en kladdelinje: Hvis der opstår en konflikt i forbindelse med to kontis dimensionsværdier for standarddimensioner, og de begge er prioriteret lige højt eller har samme kontotype, løses konflikten til fordel for den sidst angivne konto. På et salgs- eller købsdokument vil hoveddimensioner tilsidesætte linjedimensioner. Bemærk: Dimensionsprioriteringer opsættes på de enkelte Kildespor. Side 118 af 309 Side 119 af 309 I dette eksempel ser du hvordan prioritering opsættes i kildespor KØBKLD, som er købskladden. Ved at prioritere finanskontoen først, sikrer du, at det er de rigtige dimensioner, der bliver konteret med på finanskontoen. Navn Kildespor Beskrivelse Her kan du vælge det kildespor, som du vil opsætte en dimensionsprioritering for. Tryk evt. på pilen og vælg koden i oversigten. Bemærk: Kildespor anvendes til at Tabel-id Tabeltitel Prioritering identificere hvor en bogført post er oprettet. Det vil sige, har du bogført en post i en købskladde, vil der i feltet kildespor stå købkld. Du kan enten under menupunktet journaler eller ved at anvende ’Naviger’ se kildespor. Her kan du angive tabel-id for den kontotype, som du ønsker at prioritere. Tryk evt. på pilen og vælg den ønskede tabel i oversigten. Navision opdaterer feltet med tabelnavnet for den kontotype, som du vil prioritere. Her angives prioriteten for en kontotype. Du skal angive hele tal, hvor den højest mulige prioritet er 1. Bemærk: Flere kontotyper kan godt have samme prioritering, i de tilfælde er Side 120 af 309 den sidst angivne konto der prioriteres først. Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti I kontoplanen er det muligt at opsætte dimensionsforslag på flere måder. Det kan opsættes på den enkelte konto, på flere konti hvis de er markerede, eller på hele kontoplanen på en gang. I de nedenstående tre eksempler ser du, hvordan dimensionsforslag opsættes. Bemærk: Anvender du dimensionsforslag, vil de dimensioner, der er opsat på kontoen, automatisk være udfyldt, når kontoen eksempelvis vælges i en kladde. Dimensionsforslag på enkelt finanskonto Opsætning af dimensionsforslag på en konto kan du foretage på følgende måde: Markér linjen med det kontonr., der skal have opsat faste dimensioner. På Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handlingen ’Dimensioner’. Vælg herefter punktet Dimensioner – enkelt. Med denne funktion kan du kun opsætte en forslagsdimension på en enkelt konto af gangen. Side 121 af 309 Navn Dimensionskode Dimensionsværdikode Værdibogføring Beskrivelse Udfyld feltet med den dimensionskode du ønsker som standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionskoden i oversigten. Udfyld feltet med den dimensionsværdikode du ønsker som standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionsværdikoden i oversigten. Her kan du angive, hvordan dimensionen og dimensionsværdien skal bruges. Du har følgende valgmuligheder. Blank: Den valgte dimension kan bogføres med eller uden alle dimensionsværdier – bortset fra Delregnskab. Tvungen kode: Der skal angives en dimensionsværdi for at kunne bogføre på denne konto (kreditor, debitor o.lign.), men det er uden betydning hvilken dimensionsværdi der angives. Samme kode: Der kan kun bogføres, hvis kontoen har den dimensionsværdi, som er angivet i Side 122 af 309 feltet. Ingen kode: Vælges i tilfælde af at der ikke ønskes anvendt dimensionsværdier til denne konto. Opsætning af dimensionsforslag for en gruppe af finanskonti/ hele kontoplanen Hvis du ønsker at opsætte dimensionsforslag for en gruppe eller hele kontoplanen, skal du gøre som følger: Markér de linjer du ønsker at opsætte forslagsdimension på ved evt. at holde at holde ctrl-tasten nede mens du klikker på linjerne. På Handlingsbåndet faneblandet ’Naviger’ vælges Dimensioner. Vælg herefter punktet Dimensioner – flere. Med denne funktion kan du opsætte forslagsdimension på flere finanskonti af gangen. Side 123 af 309 Navn Dimensionskode Dimensionsværdikode Værdibogføring Beskrivelse Udfyld feltet med den dimensionskode du ønsker som standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionskoden i oversigten. Udfyld feltet med den dimensionsværdikode du ønsker som standarddimension. Tryk evt. på pilen og vælg dimensionsværdikoden i oversigten. Her kan du angive, hvordan dimensionen og dimensionsværdien skal bruges. Du har følgende valgmuligheder. Blank: Den valgte dimension kan bogføres med eller uden alle dimensionsværdier – bortset fra Delregnskab. Tvungen kode: Der skal angives en dimensionsværdi for at kunne bogføre på denne konto (kreditor, debitor o.lign.), men det er uden betydning hvilken dimensionsværdi der angives. Samme kode: Der kan kun bogføres, hvis kontoen har den dimensionsværdi, som er angivet i Side 124 af 309 feltet. Ingen kode: Vælges i tilfælde af at der ikke ønskes anvendt dimensionsværdier til denne konto. Opsætning af dimensionsforslag på debitor og kreditor Du har mulighed for at opsætte dimensionsforslag på flere moduler, således at det opsatte automatisk bliver udfyldt, når fx en kreditor eller debitor vælges ind i en kladde. Du kan I de fleste moduler opsætte dimensionsforslag på bl.a. Kreditorer, Debitorer, Anlæg, Varer og Sager. Ligesom i kontoplanen kan du opsætte dimensionsforlag for en gruppe af fx kreditor på en gang, men du kan også opsætte et dimensionsforslag for det enkelte kort, svarende til den fremgangsmåde der er beskrevet under afsnittet ’Opsætning af dimensionsforslag på en finanskonto. I nedenstående eksempel vil du se hvordan du opsætte dimensionsforslag for kreditoroversigten, men fremgangsmåden er den samme for de øvrige moduler. Eksempel på dimensionsforslag på kreditor Dimensionsforslag på flere kreditorer foretages fra kreditoroversigten. Marker de kreditorer du ønsker at opsætte dimensionsforslaget for og vælg Dimensioner –flere fra stien: Afdelinger/Køb/Planlægning/Kreditorer på fanen ’Naviger’ vælges dimensioner/Dimensioner – flere Side 125 af 309 De dimensioner du opsætter i dette billede vil blive opsat på alle de kreditorer i oversigten du har markeret Navn Dimensionskode Dimensionsværdikode Værdibogføring Beskrivelse Her skal du angive den dimensionskode, som du ønsker at tilknytte kreditorkortet. Her skal du angive den dimensionsværdi for den pågældende dimensionskode, som du ønsker at tilknytte kreditorkortet. Her kan du angive, hvordan dimensionen og dimensionsværdien skal bruges. Du har følgende valgmuligheder: Blank: Den valgte dimension kan bogføres med alle dimensionsværdier eller uden en dimensionsværdi. (Gælder dog ikke delregnskabsdimensionen). Tvungen kode: Der skal angives en dimensionsværdi for at kunne bogføre på denne konto (kreditor, debitor o.lign.), men det er uden betydning hvilken dimensionsværdi der angives. Samme kode: Der kan kun bogføres, hvis kontoen har den dimensionsværdi, som er angivet i Side 126 af 309 feltet. Ingen kode: Vælges i tilfælde af at der ikke ønskes anvendt dimensionsværdier på kreditorerne der er valgt. Bemærk: Ved opsætning af dimensionsforslag på et kort bliver der valideret op imod tabellen Dimensions Kombination. Eksportdimensions Eksportdimensionsopsætningen er til Navision 7.0 fjerne, da det nu er muligt at indlæse alle dimensioner, uanset antal og uanset eksportdimensionsnummer i SKS. Der er derfor ikke behov for en tabel hvor eksportdimensioner sættes op i bestemt rækkefølge, for en afgræsning til et bestemt antal dimensioner. Udtrækket til SKS vil derfor blive trukket direkte i Dimensionstabellen, uden en begrænsning af antal dimensioner der kan overføres til SKS. Der må dog fortsat kun trækkes aktive dimensioner i eksportjobbet. Dvs. er en dimension spærret skal den undlades i udtrækket. Udtrækket til SKS vil fortsat ske dagligt. Side 127 af 309 Aliaskontering ’Aliaskontering’ er en konteringshjælp. Funktionaliteten tilbyder en enkel indgang til kontering samtidig med en effektiv styring af indbyrdes sammenhænge mellem finanskonti, sager og dimensioner. Aliaskonteringen kan anvendes både med og uden integration til sagsmodulet. Aliaskoder kan indeholde finanskontonummer, dimensioner, momskode og sagsreference. Når du påfører aliaskoden i en bogføringslinje, f.eks. i en kladde, indsættes finanskontonummer, dimensioner osv. automatisk. Aliaskontering indebærer, at der ved kontering kan anvendes en selvvalgt kode (alias), som angivelse af den kontostreng, der skal påføres en postering. Der kan anvendes Aliaskontering i Navision, herunder i Navision sagsmodulet, samt i IndFak og i RejsUd. Aliasfunktionen tilbyder umiddelbart en mere simpel tilgang til at huske en given kontering. Opsætning af Aliaskontering I ’Aliasopsætningen’ angiver du om du vil benytte Aliaskontering/ Konteringshjælp, og om funktionaliteten skal gælde i samspil med sager, samt hvilke dimensioner som konteringen skal bestå af. Aliasopsætningen findes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning’/Underpunktet ’Opsætning’. Side 128 af 309 Oversigtspanelet ’Generelt’ Benyt Aliaskontering Benyt Alias på Sager I dette felt angiver du, om du ønsker at benytte konteringshjælpen. Dette felt skal markeres hvis du vil benytte Alias generelt. I dette felt angiver du om du vil benytte Aliaskonteringshjælpen sammen med sager fra Sagsmodulet. Du kan vælge mellem følgende indstillinger: <Blank>: Denne option vælges, hvis du ønsker at oprette dine sager med integration til konteringshjælpen, men med mulighed for senere at kunne ændre på den enkelte sag, så den ikke benytter sig af konteringshjælpen. Ja: Vælg denne option, hvis du ønsker, at konteringshjælpen skal være aktiv ved oprettelse af nye sager, og ikke må gøres inaktiv på den enkelte sag. Bemærk: Hvis du har valgt denne option, så vil Aliaskoden i Aliaskonteringstabellen opbygges ud fra en kombination af sag/sagsopgave. Opbyg Aliasbeskrivelsen af dimensionskontering Nej: Vælg denne option, hvis du ikke ønsker at benytte konteringshjælpen sammen med sager fra sagsmodulet. En markering i dette felt betyder at Beskrivelsesfeltet i ’Aliaskonteringstabellen skal opbygges af dimensionskontering. Dvs. de dimensioner du har opsat på konteringslinjen. Bemærk: Dette felt har relation til Skilletegn Sagsmodulet. For manuelt oprettet Aliaskoder skal ’Beskrivelsesfeltet’ angives manuelt. I dette felt angiver du hvilke tegn der skal benyttes som skilletegn i Side 129 af 309 Opbyg Aliasbeskrivelsen af sag/Sagsopgavenavn opbygning af dimensionskontostrengen, hvis du har markering i feltet ’Opbyg Aliasbeskrivelsen af dimensionskontostreng’. En markering i dette felt betyder at Beskrivelsesfeltet i ’Aliaskonteringstabellen’ skal opbygges af Sag/Sagsopgave. Bemærk: Dette felt har relation til Angiv længden på sagsnavn Angiv længden på sagsopgavenavn Opbygning af Aliaskoden Sagsmodulet. For manuelt oprettet Aliaskoder skal ’Beskrivelsesfeltet’ angives manuelt. Dette felt indikerer hvor mange tegn af sagsnavnet beskrivelsen skal opbygges af. Dette felt indikerer hvor mange tegn af sagsopgavenavnet beskrivelsen skal opbygges af I dette felt skal du angive hvordan Aliaskoden skal opbygges. Du har følgende valgmuligheder: Nummerserie: Vælges nummerserie, anvendes almindelig nummerserielogik. Manuel: Vælges den option skal du manuelt skrive en tekst i Aliaskodefeltet. Bemærk: En Aliaskode der er Alias nummerserie tilknyttet en sag automatisk bliver opbygget af sagsnummer/sagsopgavenummer. Hvis du har valgt, at Aliaskoden skal opbygges af en nummerserie i feltet ’Opbygning af Aliaskode’ skal du i dette felt angive den nummerserie som Aliaskoden skal opbygges af.. Oversigtspanelet ’Opdater Alias spærringer via NAS’ Spær Aliaskoder En markering i dette felt betyder, at det alle aktive aliaskoder skal tjekkes for spærrede underdimensioner. Findes der spærrede underdimensioner, skal Aliaskoden spærres, så denne ikke Side 130 af 309 hentes til Rejsud. Bemærk: at en afvikling af kørslen via Alias spærringsfilter Ophæv spærring på Aliaskoder Alias ophæv spærringsfilter NAS forudsætter at kørslen bliver opsat via et Batch-job i Batch-menuen i Navision Stat Her kan du opsætte et filter for hvilke Aliaskoder kørslen skal kontrollere for spærrede underdimensioner. En markering i dette felt betyder, at kørslen foretaget et tjek på spærrede Aliaskoder. Hvis de underliggende dimensioner ikke er spærrede skal de spærrede Aliaskoder ”U” – spærres. Her kan du opsætte et filter for hvilke Aliaskoder kørslen skal kontrollere for u-spærrede underdimensioner og dermed ophæve en evt. spærring. Aliaskonteringstabellen I Aliaskonteringstabellen opsættes konteringsstrengen, som vil være styrende for bogføring af poster hvis Aliaskoden indtastes på linjen. Benyttes Aliaskonteringen uden integration til sager, så skal du selv angiv den ønskede information i felterne, og benyttes funktionaliteten med integration til sager, så skal du anvende kørslen ’Opdatér Alias konteringstabel’, som vil opdatere værdierne fra sagsmodulet. Alias Konteringstabellen findes under stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menpunktet ’Opsætning’/Underpunktet ’ Alias’ Side 131 af 309 Navn Alias Beskrivelse I dette felt angives en aliaskode, som du ved senere indtastning af konteringslinjer i kladder skal angive, hvorefter de opsatte dimensioner, finanskonti, sager etc. automatisk afledes på konteringslinjen. Bemærk: Aliaskoden kan enten være Beskrivelse Sagsnr. Sagsopgavenr. Dimension kode1 til 8 tastet manuelt eller komme fra en nummerserie alt efter hvad du har angivet i ’Aliasopsætningen’. Har Aliaskoden tilknytning til Sag, så vil Aliaskoden altid være opsat med sag/sagsnr. I dette felt kan du selv indtaste en beskrivelse som er sigende for konteringsstrengen. Bemærk, at hvis du i opsætningen har markering i ’opbyg Aliasbeskrivelsen af dimensionskontostreng’ eller ’opbyg Aliasbeskrivelsen af sag/sagsopgavenavn’, så vil du automatisk få beskrivelsen udfyldt. Dette felt udfyldes automatisk med det sagsnummer, som den enkelte aliaskonteringslinje er tilknyttet. Bemærk, at ovenstående forudsætter at man benytter sig af Alias på sager. Dette felt udfyldes automatisk med den tilknyttet sagsopgavenummer. Bemærk, at ovenstående forudsætter at man benytter sig af Alias på sager. Disse felter viser de i Regnskabsopsætningen opsatte Dimensionskoder 1 til 8. Her kan du tilknytte en dimensionsværdi til linjen, som skal afledes på dokumentlinjen hver gang Aliaskoden tilknyttes. Side 132 af 309 Hvis feltet ikke er udfyldt, vil en manuelt tastet værdi på linjen beholdes. Står der derimod værdien: <BLANK> vil en manuelt indtastet værdi inden Alias indhentes efterlade feltet tomt, og du vil ikke få lov til at bogføre med en værdi. Bemærk: Det er sidste indtastet værdi Kontotype Kontonr. Spærret Momsvirksomhedsbogf.gruppe Momsproduktbogf.gruppe der er styrende. Dvs. indsættes Aliaskoden først, vil du efterfølgende kunne overskrive værdien i kladden. Undtagelse er værdien <Blank> hvor du ikke vil kunne bogføre fx kladden hvis feltet står med en værdi. I dette felt kan der vælges mellem flg.: Finans Vare Ressource Debitor Kreditor Bank Anlæg IC-partner Valget i dette felt er afgørende for, hvilke konti du kan vælge i feltet Kontonr.. I dette felt kan der vælges det kontonummer, som Aliaskoden skal aflede af på en kladdelinje. Valget i dette felt er afhængig af den kontotype, der er valgt. En markering i dette felt betyder, at det ikke er muligt at vælge linjen ind på en kladdelinje. Er Aliaslinjen tilknyttet en sag, er det ikke muligt at ændre i feltet ’Spærret’ fra Aliaskonteringstabellen, idet denne vedligeholdes fra sagen via kørslen ’Opdater Alias Kontering’. I dette felt kan du indvælge den ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’, som du ønsker. I dette felt kan du indvælge den Side 133 af 309 Sagsbeskrivelse Sagsopgavebeskrivelse Afsendersystem Afsender ID Rettet den ’Momsproduktbogføringsgruppe’, som du ønsker. Dette felt indeholder den Sagsbeskrivelse, som er på det aktuelle sagskort. Dette felt indeholder den Sagsopgavebeskrivelse, som er på det aktuelle sagsopgavekort. Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). I dette felt kan du se hvornår der sidst har været ændret på konteringslinjen. Du har mulighed for at tilknytte yderligere dimensioner (dvs. udover de 8 genvejsdimensioner) på en Alias konteringslinjen. Det gør du via Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’. Side 134 af 309 Navn Dimensionskode Dimensionsværdikode Beskrivelse I dette felt angiver du den dimensionskode du ønske på konteringslinjen. Ved at trykke på pilen i feltet kan du lave et opslag til ’Dimensionstabellen’. I dette felt angiver du den dimensionsværdi du ønsker på konteringslinjen. Med værdien <Blank> kan du opsætte at der aldrig må være en værdi i dette felt med denne Aliaskode. I Alias Konteringstabellen kan du søge på Global dimensions 1 og 2, hvis du fx kun ønsker at få vis alle linjen med Delregnskab 10. I søgefeltet skal du så opsætte som vist i billedet nedenfor: Side 135 af 309 Vil du vide mere om Alias på sager kan du læse mere i Brugervejledning til Sagsmodulet Side 136 af 309 Budgetter Budgetfunktionaliteten er en integreret del af Navision Stat og ligger i Økonomistyringsmodulet under Finans. Samtidig er budgetfunktionaliteten integreret med Excel, du har derfor mulighed for at udlæse Finansbudgetter, rette Finansbudgetter, indlæse dem igen i enten samme budget eller i et nyt budget. Et Finansbudget kan kopieres, du kan fx flytte budgettet med 12 måneder og efterfølgende indlæse budgetposterne i et nyt budget. Det er også muligt at kopier realiserede poster, hvis du ønsker de skal danne grundlag for dit Finansbudget. I de følgende afsnit vil der blive beskrevet, hvor du operetter et budget, hvordan du budgettere på finanskonti og dimensioner, visninger af det indlagte budget, hvordan du ud- og indlæser til Excel og hvordan du kopierer et budget. Oprettelse af Finansbudgetter Finansbudgetter oprettes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Finansbudgetter. Fra Finansbudgetter-oversigten kan du oprette et nyt budget eller få vist eksisterende budgetter. Du har mulighed for at oprette flere budgetter for samme periode. Finansbudgetter anvendes til at opsamle budgettal og sammenligne med det realiserede finansbeløb. Et Finansbudgetter kan opsættes med op til 4 budgetdimensioner udover de 2 globale dimensioner. Det vil sige, at de 2 globale dimensioner er automatisk med i budgettet, hvor imod de 4 budgetdimensioner tilknyttes budgettet under budgetnavn. Side 137 af 309 Navn Navn Beskrivelse Budgetdimension 1-kode til 4-kode Beskrivelse I dette felt angiver du navnet på dit Finansbudget. I dette felt angiver du en sigende beskrivelse for budgettet. Her angiver du de budgetdimensioner, der skal anvendes i budgettet. Det er muligt at angive op til 4 budgetdimensioner. Bemærk: De globale dimensioner er Spærret Udelad i analyser automatisk medtaget i budgettet og kan derfor ikke vælges ind i budgetdimensionsfelterne. Her kan markeres om budgettet skal spærres for yderligere budgettering. En markering i feltet angiver, at budgettet ikke medtages i analyseopdateringen, uanset om budgettet er spærret eller ej. Bemærk: Hvis et budget skifter værdi i Afsender ID Afsendersystem feltet ’Udelad i analyser’, slettes analysebudgetposterne for alle budgetter af konsistenshensyn. Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Visning af Finansbudgetter Når du står i Finansbudget-oversigten kan du åbne et budget ved at markerer linjen og vælge Rediger budgetter via Handlingsbåndet og fanen ’Start’. Side 138 af 309 Visning af Finansbudgettet afhænger af dine opsætninger på oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Budgetnavn Vis som linjer Beskrivelse I dette felt kan du se Budgetnavnet. I dette felt skal du angive hvad du ønsker at se som linjer i Finansbudgettet. Du har følgende muligheder: Finanskonto: Kontoplanen vises Globale dimensioner 1 eller 2:Global dimensionsværdier vises. Periode: Periode vises. Vis som kolonner I dette felt skal du angive hvad du ønsker at se som kolonne i Finansbudgettet. Du har følgende muligheder: Side 139 af 309 Finanskonto: Kontoplanen vises Globale dimensioner 1 eller 2:Global dimensionsværdier vises. Periode: Periode vises. Vis efter Her skal du angive et interval for hvilke periode du ønsker budgettet skal være inddelt efter. Du har følgende valgmuligheder: Dag Uge Måned Kvartal År Regnskabsperiode Afrundingsfaktor Vis kolonnenavn Kode Navn Budgetteret beløb Her skal du angive en afrundingsfaktor, som skal bruge til at afrunde beløbene i kolonnerne. Hvis du f.eks. vælger 1000, vises alle beløb som tusinder. Er feltet markeret, vises kolonneoverskrifter med de navne, som du har givet dine dimensionsværdier og dine finanskonti, i stedet for koderne. Har du valgt periode i feltet ”Vis som kolonner”, vil du se navnet på månederne. Indholdet i dette felt, afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er der eksempelvis valgt finanskonto, vises kontiene fra kontoplanen etc. Indholdet i dette felt, afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er der eksempelvis valgt finanskonto vises navnet på kontoen. Feltet viser det samlede budget for dimensionsværdierne eller finanskontoen. Feltet beregnes automatisk på baggrund af de Side 140 af 309 indtastede finansbudgetposter. Bemærk: Ønsker du at se de finansbudgetposter, der ligger til grund for det samlede budget skal du trykke Kolonner på i feltet. Indholdet i dette felt afhænger af hvad der er valgt i feltet ”Vis som kolonner”. Er der eksempelvis valgt periode, vises perioderne henad. Oversigtspanelet ’Filtre’ Navn Datofilter Finanskontofilter Beskrivelse Udfylder du dette felt med en start- og slutdato, vises bevægelserne på en konto i den pågældende periode. I dette felt kan du afgrænse på finanskonti, hvis du ikke ønsker at se hele kontoplanen. Bemærk: Hvis budgettet kun skal Delregnskab Filter (Global dimension1) lægges på dimensioner kan du udfylde feltet med ”000000” for resultatopgørelse. I dette felt kan du afgrænse på delregnskabsværdier. Bemærk: Dette felt er et fast felt i Aktivitet Filter (Global dimension-2) budgettet, da det svarer til ’Global dimension 1’, og vil altid indeholde delregnskabsværdier. I dette felt kan du afgrænse på de dimensionsværdier, du har oprettet på den dimension, som du har valgt som ’Global dimension 2’. Bemærk: Dette felt er et fast felt i Budgetdimension1-kode … Budgetdimension 4-kode budgettet, og vil altid indeholde de dimensionsværdier der er opsat som Global dimension 2. Der kan tilknyttes op til 4 budgetdimensioner. Ikke alle felter er nødvendigvis aktive, det kommer an på hvor mange budgetdimensioner, der er knyttet til det valgte budget. I feltet kan du angive et filter for en budgetdimension, så beløbene i budgetfelterne kun beregnes på grundlag af de dimensionsværdier, der er omfattet af filteret. Eksempler på budgettering Budgetlægningen foretages samme sted både for finans- og dimensionsbudgettering. Når der budgetteres kræver Navision Stat, at finanskonto skal være udfyldt, der kan derfor ikke budgetteres på dimensioner alene. Det er dog muligt at budgettere på fra-sums konti, eller der kan budgetteres på resultatopgørelseskontoen ”000000” sammen med dimensionsværdier. Der er flere muligheder for at indtaste budgetposter, i de viste eksempler nedenfor ser du, hvordan du indtaster budgetposter direkte i budgetbilledet, og hvordan du kan indtaste flere linjer i samme billede - svarende til en kladde. Eksempel 1 - Budgettering uden dimensionsværdier Side 141 af 309 Side 142 af 309 I dette eksempel er budgettal indtastet direkte i budgetbilledet. Det kan du gøre hvis budgetposten skal lægges direkte på finanskontoen uden dimensioner. Ønsker du derimod at budgettere på dimensionsværdier skal du gøre det under oversigtspanelet ’Filtre’. Det vil blive beskrevet i nedenstående eksempel 2. Eksempel 2 - Budgettering på finanskonti og dimensionsværdier Skal budgetposterne på finanskonti og dimensionsværdier, skal du i filteret udfylde de ønskede værdier. Herefter kan du angive budgetbeløbet ud for den finanskonto beløbet skal angives på. Se evt. i billede nedenfor. Side 143 af 309 Eksempel 3 - Budgettering på udelukkende dimensionsværdier Skal budgettet lægges udelukkende på dimensionsværdier, kan du vælge at lægge budgettet på fra-sums kontoen ”100000” der i kontoplanen har navnet resultatopgørelse. Der vil så summeres over hele resultatopgørelsen til til-sums kontoen ’Resultatopgørelse i alt’ (Alle konti i kontoplanen med type resultatopgørelse). Side 144 af 309 Eksempel 4 – Budgettering på Fra-sums konti Du kan også vælge generelt at budgettere på fra-sumskonti. Det gør du i selve budgetbilledet, på sammen måde som der budgetteres på Finanskonti (se beskrivelse i eksempel 1 og 2). Du har mulighed for i feltet ”Finanskontofilter” at afgrænse på kontiene, så du kun får vist de fra-sums konti du skal budgettere på. Bemærk: Du afgrænser ved at hente fra-sumskontiene en af gangen og indtaste en lodret streg mellem dem (symbolet ’|’). Side 145 af 309 Eksempel 5 – Budgettering på flere linjer på samme finanskonto Ønsker du at indtaste dine budgettal i det der svarer til en kladde, skal du trykke på ud for den periode du vil angive budgetposter i. Du har nu mulighed for at indtaste flere linjer på en gang på samme finanskonto og med forskellig dimensionskombinationer. Side 146 af 309 Eksempel 6 - Rettelse af budgetposter I de tilfælde hvor der skal foretages en rettelse i en budgetpost, det kunne fx være en budgetpost der skal nedskrives, skal du finde den konto, der skal rettes og trykke på i det felt, hvor rettelsen skal foretages. Du ser nu budgetposten, der skal rettes. For at rette posten skal du indtaste en ny linje med det beløb, som du ønsker at nedskrive budgetposten med. Ved at oprette en ny med f.eks. nedskrivningen, i stedet for bare at ændre den oprindelige post, så bevares historikken. Udlæsning til Excel Budgetfunktionen er integreret med Excel, det er derfor muligt at udlæse et budget, rette eller tilføje nye budgetposter i Excel og efterfølgende indlæse de rettede budgetposter i samme budget eller i et nyt budget. Dette afsnit beskriver, hvordan du udlæser et budget til Excel. Udlæsning af Finansbudgetter til Excel sker fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’. Oversigtspanelet ’indstillinger’ Side 147 af 309 Navn Startdato Beskrivelse I dette felt skal du angive startdatoen for første periode, du ønsker overført til Excel. Bemærk : Feltet skal udfyldes. Antal perioder I dette felt skal du angive, hvor mange perioder du ønsker overført. Ønsker du fx at udlæse et helt år, skal der stå 12. Side 148 af 309 Bemærk: Feltet skal udfyldes. Periodelængde Kolonnedimensioner I dette felt angives periodens længde. Længden på perioden er afhængig af, hvordan budgettet er oprettet. Periodelængden kunne være 1M (1 måned), 1K(kvartal) etc. I dette felt angiver du de dimensioner, der skal vises som kolonner, når budgettet udlæses til Excel. Hvis du medtager en dimension som en kolonnedimension, kan du i Excel se, hvilke dimensionsværdier en finansbudgetpost har for den pågældende dimension. Bemærk: hvis du har angivet filtre for dimensioner under oversigtspanelet ’Finansbudgetpost’, skal de samme dimensioner vælges i dette felt. Oversigtspanelet ’Finansbudgetpost’ Navn Budgetnavn Konc. virksomhedkode Finanskontonr. Delregnskabskode (Globaldimension 1-kode) Globaldimension 2-kode Budgetdimension1-kode … Budgetdimension 4-kode Beskrivelse Feltet er automatisk udfyldt med det aktuelle budgetnavn, der kan dog vælges et andet budgetnavn, det vil så være det budget, der udlæses. I tilfælde af at der skal overføres et budget for bestemte koncernvirksomheder, skal koden for den pågældende koncernvirksomhed indsættes i dette felt. I dette felt kan du angive, hvilke finanskonti du ønsker overført til Excel. Udfylder du ikke feltet, udlæses hele kontoplanen. I dette felt kan du angive, hvilke delregnskabskoder du ønsker overført til Excel. I dette felt kan du angive, hvilke ’Global dimension 2’-kode du ønsker overført til Excel. I disse felter kan du angive, hvilke ’Budgetdimension koder’ du ønsker udlæst til Excel, forudsat at det valgte budget har tilknyttet Side 149 af 309 budgetdimensioner. Første gang du forsøger at udlæse til Excel fra Finansbudgetterne får du denne meddelelse. Du skal ændre markeringen til ’Tillad for denne klientsession’ og trykke OK Her ses et udsnit af et budget udtrykket til Excel I ”hovedet” ses de valgte filtre. Finanskonto/kolonnedimensioner/periodematrix’en viser de fuldt opdaterede budgetposter indenfor de valgte filtrer. Der kan oprettes budgetlinjer med alle de finanskonti og dimensionskombinationer, der er relevant, og som du ønsker at indlæse igen. Side 150 af 309 Indlæsning af Finansbudgetter fra Excel Du opretter nye budgetlinjer ved at trykke på indsæt og vælge række, indtast den ønskede kontostreng og budgetbeløb i periodekolonnerne. Bemærk: I Excel har du mulighed for at lave et opslag og se hvilke værdier du kan vælge imellem. Fra Finansbudgettet/Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’ kan du indlæse fra Excel. Før du kan indlæse skal du gemme arket og lukke det ned. Side 151 af 309 Navn Budgetnavn Indstillinger Beskrivelse Beskrivelse Her vælges det budget, som posterne skal indlæses til. Det aktuelle budget er automatisk valgt, men du har mulighed for at vælge et andet budget ved at trykke på pilen. I dette felt vælger du, hvordan budgetposter fra Excel skal indlæse. Der er følgende 3 valgmuligheder: Erstat poster med samme kontostreng: Poster i Navision Stat erstattes af budgetposter m/samme finans- og dimensionskontostreng, der indlæses fra Excel. Tilføj poster: Budgetposter, der er indlæst fra Excel, føjes automatisk til de budgetposter, der aktuelt er angivet i systemet.. Ryd og erstat alle poster: Budgettet ryddes automatisk umiddelbart før indlæsning fra Excel og dermed erstattes alle poster. Beskrivelsen ”Indlæst fra Excel” påføres alle budgetlinjer ved indlæsningen, du kan dog frit ændre teksten. Når du har trykket OK, skal du pege på den sti arket er gemt. Efter indlæsningen vil du få en meddelelse om at Finansbudgettet er opdateret. Kopiering af Finansbudget Du kan kopiere et eksisterende budget til et nyt. Du kan fx kopiere et års budget fra indeværende regnskabsår til kommende regnskabsår. Der er mulighed for at forskyde et budget med perioder og foretage nedskrivninger/opskrivninger af et budget eller en periodes forbrug med en reguleringsfaktor. Inden du kører kørslen, skal du beslutte, om du vil kopiere til regnskab eller budgetpost i regnskab. Du skal ligeledes beslutte, om du vil kopiere alle eller kun de valgte poster. Derudover skal du bestemme, hvilke oplysninger de nye finanspostposter skal indeholde i forhold til de gamle og hvordan kørslen skal afvikles. Side 152 af 309 Ved kopiering af et budget til et nyt budget er det muligt at datokomprimere budgettet. Det vil sige, er det oprindelige budget eksempelvis lagt pr. måned, er det muligt, når du kopierer budgettet til et nyt budget, at foretage en datokomprimering pr. kvartal eller pr. år. Dette betyder, at budgetposterne bliver summeret pr. kvartal el. pr. år afhængig af valget. Kopier budget foretages fra Hanlingsbåndet/Fanebladet ’Handlinger’ i ’Finansbudgettet’. Navn Kopieres fra: Kilde Beskrivelse I dette felt kan du vælge den type poster, der skal kopieres til det nye budget. Du har mulighed for at vælge mellem følgende: Finanspost: Det nye budget Side 153 af 309 Budgetnavn Finanskontonr. Dato Ultimoposter Dimensioner Kopieres til Budgetnavn Finanskontonr. Udlign Ganges med baseres på det realiserede forbrug, der er bogført som finansposter. Finansbudgetpost: Det nye budget baseres på en tidligere periode, fra det budget du vælger i feltet Budgetnavn. Hvis du har valgt finansbudgetposter i feltet ”Kilde”, skal du angive navnet på det budget, du vil kopiere fra. Hvis ikke alle finanskonti skal kopieres, kan du afgrænse i dette felt, ved at angive de finanskonti, du ønsker at kopiere. I dette felt kan du angive datointervallet for den periode, posterne skal kopieres fra. Det kan fx være, at du kun vil kopiere de sidste seks måneder af forrige års budget. Her kan du angive, om der skal medtages ultimoposter. I dette felt kan du vælge, hvilke dimensioner der skal kopieres til det nye budget. Hvis der er knyttet dimensioner til finansposter eller budgetposter, kan de kopieres til det nye budget. Her skal du angive navnet på det budget, du ønsker at kopiere til. Hvis en eller flere poster skal kopieres til ét finanskontonummer, kan nummeret indtastes her. I dette felt kan du angive en reguleringsfaktor, som Navision Stat anvender til at gange de beløb med, som skal kopieres. Hvis der angives en reguleringsfaktor, kan de beløb, der automatisk vil blive kopieret til det nye budget, forøges eller mindskes. Det kan fx være nyttigt, hvis der skal oprettes et nyt budget med tal fra et tidligere år, hvor budgettet skal nedskrives med 10 %. Sådan angiver du reguleringsfaktorer: Side 154 af 309 Afrundingsmetode Flyt datoer med Datokomprimering Reguleringsfaktor: Forøg/Formindsk 1: En reguleringsfaktor på 1 betyder, at posterne bliver kopieret uændret. 1,15: En reguleringsfaktor på 1,15 betyder, at posterne bliver kopieret, og beløbene vil blive forøget med 15%. 0,90: En reguleringsfaktor på 0,90 betyder, at posterne bliver kopieret, og beløbene vil blive reduceret med 10%. Her kan du vælge en kode for den afrundingsmetode, som skal knyttes til de poster, der kopieres til et nyt budget. Hvis du fx har valgt at kopiere finansposter og har brugt en reguleringsfaktor, der ikke er 1, er de kopierede poster måske ikke pænt afrundede beløb. I sådanne tilfælde kan du vælge en afrundingsmetode, før kørslen afvikles. Her kan du angive, hvordan datoerne på de poster, der kopieres, skal ændres ved at opsætte en datoformel. Hvis fx budgettet fra sidste år skal kopieres til dette år, skal datoformlen 1Å (ét år) anvendes. Her kan længden på den periode, hvor posterne komprimeres, angives. Du har mulighed for at vælge mellem følgende: Ingen Dag Uge Måned Kvartal År Regnskabsperiode Budgetrapporter I tilknytning til budgetteringsfaciliteten kan du udskrive to budgetrapporter. Disse er kort beskrevet nedenfor. Ønsker du at budgettere uden finanskonto, det kunne fx være at der er budgetteret på fra-sums konti på forskellige niveauer, og dermed være interesseret i at fortage en summering pr. dimension, kan bruge nedenstående rapporter: Side 155 af 309 Dimensionsbudgetrapport I Dimensionsbudgetrapport II Rapporterne kan hentes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Regnskabsopgørelse’ Dimensionsbudgetrapport I Denne rapport viser Bevægelse, Budgetteret, Restbudget samt Saldo (år til dato) for udvalgte dimensioner og finanskonti. Rapporten kan trækkes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Regnskabsopgørelse’. Rapportens anfordringsbillede ser således ud: Side 156 af 309 Navn Analysekode Medtag dimensioner Beskrivelse Her kan du angive koden for den analyse, som rapporten skal baseres på. Hvis du klikker på pilen, kan får du et opslag over alle Analysekoder. Her kan du angive de dimensioner, der skal med i rapporten. Du kan kun vælge de dimensioner, der er inkluderet i den analyse, du har valgt i feltet ’Analysekode’. Hvis du klikker på i feltet kan du få en oversigt over tilgængelige dimensioner. I dette felt kan du også angive eventuelle filtre. Dimensionerne og finanskonti kan ikke indvælges på Side 157 af 309 Datofilter Fra-Sum Finansbudgetnavn Udskriv Finanskonto Udskriv tomme linjer Medtag poster Ultimoposter forskellige niveauer i denne rapport. Her kan du angive et filter, der afgrænser posterne efter dato. Du kan angive en bestemt dato eller et tidsinterval. Her kan du vælge om finanskonti med kontotype fra-sum skal fremgå af rapporten Her kan du vælge det budget, som beløbene i kolonnerne Budgetteret og Restbudget skal baseres på. Hvis finanskonti skal fremgå af rapporten skal dette felt markeres. Det er ikke tilstrækkeligt at markere finanskonto under Medtag dimensioner. Marker afkrydsningsfeltet, hvis der ikke skal inkluderes dimensioner og dimensionsværdier med en saldo lig nul i rapporten. Giver mulighed for at vælge ’Begge typer’, ’Kun alm. Poster’ eller ’Kun efterposter’. Det kræver dog at analysen ikke er komprimeret. Giver mulighed for at vælge ’Medtag’ eller ’Medtages ikke’. Kræver at analysen ikke er komprimeret og at ’Medtag poster’ er sat til ’Begge typer’ eller ’Kun efterposter’. Side 158 af 309 Bemærk: At der skal angives en dimensionsanalyse på rapportens anfordringsbillede. Det vil være hensigtsmæssigt at anvende en analyse, der anvender samme dimensioner som det valgte budget. Dimensionsbudgetrapport II Denne rapport viser dimensioner, Bevægelse, Budgetteret, Restbudget samt Saldo (år til dato) for de enkelte finanskonti. Med denne rapport tager udgangspunkt i budgettet på den enkelte finanskonto og eventuelt budgettet på fra-sumskonti. Rapporten fordeler således budgettering iht. intervalangivelsen på til-summen. Rapporten er opbygget, så det er muligt at vælge mellem at få vist kolonnerne på konto-niveau eller sumkonto-niveau (detaljeringsgrad). Du kan trække rapporten fra følgende sti: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Regnskabsopgørelse’. Rapportens anfordringsbillede ser således ud: Side 159 af 309 Navn Analysekode Medtag dimensioner Beskrivelse Her kan du angive koden for den Analyse, som rapporten skal baseres på. Klik på pilen i feltet og få vist en oversigt over analysekoder. Klik på i feltet, hvis du vil have vist de dimensioner, som indgår i den valgte analyse og derfor medtages i rapporten. Her kan også angive eventuelle filtre. Bemærk: Niveau valg har ingen Datofilter Finansbudgetnavn indflydelse på rapporten. Her kan du angive et filter, der afgrænser posterne efter dato. Du kan angive en bestemt dato eller et tidsinterval. Her kan du vælge det budget, som beløbene i kolonnerne Budgetteret og Restbudget skal baseres på. Side 160 af 309 Kun sumkonti Medtag poster Ultimoposter Her kan der vælges, om data skal vises på sum- eller kontoniveau. Giver mulighed for at vælge ’Begge typer’, ’Kun alm. Poster’ eller ’Kun efterposter’. Kræver at analysen ikke er komprimeret. Giver mulighed for at vælge ’Medtag’ eller ’Medtages ikke’. Kræver at analysen ikke er komprimeret og at ’Medtag poster’ er sat til ’Begge typer’ eller ’Kun efterposter’. Side 161 af 309 Kontoskema Et kontoskema er en lille rapportgenerator, hvor du kan definere dine egne rapporter. Det er muligt at oprette et kontoskema med op til fire dimensioner, eller du kan tilknytte en dimensionsanalyse. Kontoskemaet vil da indeholde det antal dimensioner, der er knyttet til analysen. Følgende emner vil blive gennemgået: Oprettelse af kolonneformater Opsætning af kontoskemaer Udlæsning af kontoskemaer til Excel Oprettelse af kolonneformater For at kunne benytte et kontoskema skal der være defineret et kolonneformat. I kolonneformatet defineres de kolonner, der er synlige i kontoskemarapporterne. Du kan oprette lige så mange kolonneformater som du ønsker. Ligesom du har mulighed for at vælge frit mellem dem, inden du udskriver kontoskemaet, alt efter hvad du ønsker at få med ud i kontoskemarapporten. På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside under Navision Stat 7.0 kan du hente en fil med Moderniseringsstyrelsens kolonneformater, til indlæsning i regnskabet. Kolonneformater kan ses under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt og Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Økonomistyring/Finans/Generelt Side 162 af 309 Navn Navn Beskrivelse Analysenavn Beskrivelse I dette felt skal angives et entydigt og sigende navn. I dette felt skal du angive en sigende beskrivelse. Det vil gøre det lettere at vælge det rigtige kolonneformat. Her kan du skrive navnet på den analyse, som kolonnelayoutet skal være baseret på. Hvis du vælger et analysenavn her, bruger kolonnelayoutet analyseposter fra den valgte analyse. Hvis du lader feltet være tomt, bliver kontoskemaet baseret på finansposter. Moderniseringsstyrelsens kolonneformater skal bruges til nedenstående rapporter: Kolonneformat Dimbalbudg Rapport Dimensioner – i alt Dim. Balance/Budget FF5 Kontoskema FF4 Side 163 af 309 Kontoskema FF5 Forbrug og budget Forbrug og Budget Her ses et eksempel på et kolonneformat ’Dimbalbudg’ Navn Kolonnenr. Kolonnehoved Kolonnetype Posteringstype Beløbstype Formel Beskrivelse Dette felt skal udfyldes med bogstaver eller tal. Kolonnenr. anvendes til opsætning af formler. Derfor skal kolonnenr. være udfyldt i de linjer, der skal indgå i formlen. Her indtastes kolonnens overskrift, det kunne eksempelvis være bevægelser, budget, restbudget m.fl. I feltet defineres kolonnens type. Der kan vælges mellem Formel, Bevægelse, ’Saldo til dato’ etc. Her kan du vælge mellem finansposter eller budgetposter. Her kan der vælges mellem følgende typer: Nettobeløb indeholder både kredit- og debetposter. Kreditbeløb indeholder kun kreditposter Debetbeløb indeholder kun debetposter. Her opsættes eventuelle Side 164 af 309 beregningsformler. Vis modsat fortegn Sammenligningsdatoformel Vis I ovenstående eksempel ønskes restbudgettet beregnet ud fra differencen mellem Budget Kolonne B og Bevægelse kolonne A. Formlen er derfor opsat med B-A. Angiver, om debiteringer skal vises som negative beløb (dvs. med et minustegn) og kreditposter som positive beløb i rapporter. Indeholder en datoformel, der angiver, hvilke datoer der skal bruges til at beregne beløbet i denne kolonne. Hvis feltet f.eks. indstilles til -1Å, sammenlignes der med samme periode 1 år tidligere Angiver hvornår beløbene i kolonnen skal vises i rapporter. Du har følgende muligheder: Altid: Beløbene bliver altid vist i kolonnen. Aldrig: Kolonnen vil aldrig blive vist. Den bruges kun til beregning. Hvis Positiv: Kun de positive beløb kolonnen vises. Hvis negativ: Kun de negative beløb i kolonnen vises. Afrundingsfaktor Delregnskabskode Sammentælling (Global 1) I dette felt angivesen afrundingsfaktor for beløb i kolonnen. Beløbene i rapporter afrundes. Hvis du fx vælger 1000 vises alle beløb som tusinder. Beløbene i Kontoskemaoversigt afrundes ikke. I dette felt skal du angive, hvilke dimensionsværdibeløb der vil blive sammentalt i denne kolonne. Hvis kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke angive noget i dette felt. Hvis beløbene på linjen ikke skal være filtreret efter Side 165 af 309 Formål kode sammentælling (Global 2) Dimension 3 og 4 sammentælling Linjenr. dimension, bør du lade feltet være tomt. I dette felt skal du angive, hvilke dimensionsværdibeløb der vil blive sammentalt i denne kolonne. Hvis kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke angive noget i dette felt. Hvis beløbene på linjen ikke skal være filtreret efter dimension, bør du lade feltet være tomt. I dette felt skal du angive, hvilke dimensionsværdibeløb der vil blive sammentalt i denne kolonne. Hvis kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke angive noget i dette felt. Hvis beløbene på linjen ikke skal være filtreret efter dimension, bør du lade feltet være tomt. Dette felt viser linjenummeret i kolonneformatet. Bemærk: I eksemplet ovenfor er der oprettet 4 kolonner (A, B, C og D), der angiver bevægelse, budget, restbudget og ’saldo til dato’. Disse kolonner vil fremgå af kontoskema-udskriften. Se hvordan udskriften ser ud under afsnittet ’Udskrivning samt udlæsning af kontoskemaer til Excel’. Opsætning af kontoskemaer Selve opbygningen af et kontoskema svarer til en lille rapportgenerator. Du kan anvende kontoskema til at analysere tal eller til at sammenligne finansposter med finansbudgetposter. Til dit kontoskema kan du knytte dimensionsanalyser og brugerdefinerede kolonneformater. Moderniseringsstyrelsen har frigivet 2 kontoskemaer, som kan hentes under Navision 7.0 på www.modst.dk. I filen findes kontoskema navnene FF4 og FF5 som bruges til likviditetsafstemning af FF4 –FF7 og Likviditetsafstemning af FF5FF7. Kontoskemaerne kan ses fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Analyse & rapportering, Afdelinger/Økonomistyring/Omkostningsregnskab/Menupunktet ’Rapporter og analyse’/Underpunktet ’Kontoskema’. Afdelinger/Økonomistyring/Pengestrøm/Analyse & rapportering/Menupunktet Rapporter og analyse. Side 166 af 309 For at oprettet et nyt kontoskema, skal du trykke på Handlingen ’Ny’ på Handlingsbåndet kan du oprette et nyt kontoskema. Navn Navn Beskrivelse Standard kolonneformat Analyse Beskrivelse I dette felt skal du angive et sigende navn, da navnet ses i kontoskemaudskriften. I dette felt skal du angive en sigende beskrivelse, da beskrivelsesteksten ses i kontoskemaudskriften. Her knytter du det kolonneformat, du ønsker at anvende i kontoskemaet. Ved opslag i feltet kan du få vist en oversigt over mulige kolonneformater. Her har du mulighed for at knytte en analyse til dit kontoskema. Ved opslag i feltet kan du få vist en oversigt over mulige analyser. Bemærk: Knytter du en analyse i dit kontoskema, er det de data der beregnes ud fra, og der vises kun de dimensioner, der er knyttet til analysen. Det er vigtigt, hvis budgettet skal fremgå af kontoskemaet, at der i Analysen er markeret i feltet ’Medtag budgetter’, og at analysen er opdateret. Side 167 af 309 Når Navnet er oprettet, skal kontoskemaet opsættes, og følgende felter skal udfyldes. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingen ’Rediger kontoskema’. Feltnavn Rubriknr. Beskrivelse Beskrivelse Her skal du indtaste et tal. Tallet anvendes i den formel, der opsættes i sammentællings-kolonnen. Her skal du angive den beskrivelse, som du ønsker medtaget i rapporten. Bemærk: Ønsker du en overskrift på Sammentællingstype rapporten tastes denne øverst i beskrivelsesfeltet. Får at lave lidt afstand, kan det være en ide, at lade et par linjer stå tomme. I dette felt kan du vælge mellem følgende sammentællingstyper: Kontosum: Summen bliver sammentalt på baggrund af kontosum i kontoplanen SumSum; Summen bliver sammentalt på baggrund af de kontogrupper der er opsat i kolonnen sammentælling, hvor kontogrupperne i kontoplanen har kontotype sum, til-sum eller fra-sum i kontoplanen. Formel; Summen beregnes ud fra beløbene i andre rubrikker i kontoskemaet. Formlen indtastes i feltet sammentælling. Side 168 af 309 Angiv grundlag for procent: Du kan bruge denne indstilling, hvis du vil indsætte en kolonne, der viser procenten af en total. Hvis fx række 1-4 viser Salg for fire forskellige kontorer, og række 5 viser Salg i alt, kan du indsætte en kolonne, der viser Procent af Salg i alt for hver række. Indsæt en række, hvor Sammentællingstype = Angiv grundlag for procent for at definere totalen. Formlen i feltet Sammentælling på denne linje bruges til at beregne totalen, som procentsatserne baseres på. Linjen vises ikke i Kontoskema-rapporter. Bemærk: Hvis du bruger funktionen Sammentælling ’Indsæt finanskonti’, tildeles konti med kontotype ’Sum’ eller ’Til-sum’ i kontoplanen, sammentællingstypen ’SumSum’ på kontoskemaet. Alle andre linjer tildeles automatisk sammentællingstypen ’Kontosum’ Her kan du evt. selv indtaste de konti, du ønsker udskrevet, eller du kan hente konti ind via Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/ Handlingen’ indsætte finanskonti’. I dette felt kan du ligeledes opsætte en formel der beregner totaler på baggrund af de rubriknumre, der er opsat på de forskellige linjer. Bemærk: Du kan bruge alm. Filter Rækketype logik i sammentællingen fx +, -, .. mv. Her angiver du rækketypen til kontoskemarækken. Typen er afgørende for, hvordan beløbene i rækken beregnes. Beløb beregnes for den periode, der er angivet i feltet Datofilter på rapporten Side 169 af 309 eller i vinduet, på følgende måde: Bevægelse – Rækken viser bevægelsen i kontosaldi for perioden. Saldo til dato – Rækken viser kontosaldi pr. sidste dag i perioden. Dimensionsfilter Startsaldo – Rækken viser kontosaldi pr. første dag i perioden. Ønsker du at have dimensioner med i kontoskemaet, skal du udfylde de kolonner, der svarer til de dimensioner, du vil have med i rapporten. Du kan vælge at knytte en dimensionsværdikode eller et dimesionsværdikodeinterval. Bemærk: Er der knyttet en Analyse til Beløbstype Vis Fed Kursiv Understreget Dobbelt understreget Vis modsat fortegn kontoskemaet, er det de dimensionsværdikoder, der er knyttet til Analysen, som man kan vælge. I dette felt angives hvilke posttype der skal medtages i beløbene i kontoskemarækken. Du kan vælge mellem: Nettobeløb: Inkludere både debet- og kreditposter. Debetbeløb: Inkludere debetposter Kreditbeløb: Inkludere kreditposter I dette felt skal du angive om kontoskemalinjen skal udskrives på rapporten. Ønsker du, at nogle af linjerne skal fremhæves i rapporten, markerer du i feltet ud for linjen. Ønsker du, at nogle af linjerne skal stå som kursiv i rapporten, markerer du i feltet ud for linjen. Ønsker du en understregning efter en linje, skal du markere med i feltet ud for linjen, der skal understreges. En markering i dette felt betyder, at en række bliver dobbelt understreget. Feltet markeres, hvis debetposter skal vises som negative beløb og Side 170 af 309 Sideskift kreditposter som positive beløb i rapporten. Her kan du markere, hvis der ved udskrivning af kontoskemaet skal laves et sideskift lige efter den aktuelle linje. Udskrivning, Udlæsning af kontoskemaer til Excel Når et kontoskema er opsat korrekt, og der er tilknyttet et kolonneformat, kan du vælge at udskrive en kontoskemarapport, eller du kan udlæse kontoskemaet til Excel. I det følgende beskrives: Udskrivning af en kontoskemarapport. Udlæsning af kontoskema til Excel Udskrivning af kontoskemarapport For at udskriv kontoskemaet, skal du trykke på knappen Udskriv, på selve kontoskemaet. Der er flere muligheder for at afgrænse inden rapporten udskrives, hvor der bl.a. kan sættes datofilter, budgetfilter og dimensionsfilter. Side 171 af 309 Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Navn Layout Kontoskemanavn Kolonneformatnavn Beskrivelse Her kan du angive navnet på det kontoskema, der skal med i rapporten. Her kan du angive navnet på det kolonneformat, som skal bruges i Side 172 af 309 rapporten Filtre Datofilter Finansbudgetfilter Omkostningsbudgetfilter Koncervirk.filter Her kan du angive en dato eller datointerval svarende til de data der skal med i rapporten. I dette felt angives et finansbudget filter for hvad der skal med i rapportens visning I dette felt angives et omkostningsbudgetfilter for rapporten I dette felt har du mulighed for at angive et koncernvirksomhedsfilter. Bemærk: Hvis du vil vide mere om koncernvirksomhed kan du læse mere i afsnittet Konsolidering. Dimensionsfiltre Dimensionsfiler 1-4 Vis Vis fejl Indholdet af feltet Kontoskemanavn bestemmer, hvilke dimensionsfiltre der er tilgængelige. Hvis der er knyttet en analyse til kontoskemanavnet, kan du filtrere efter de dimensioner, der er tilknyttet analysen. Hvis der ikke er tilknyttet en Analyse til kontoskemaet, kan du filtrere på de 2 globale dimensioner fra regnskabsopsætningen. Dette felt angiver, hvilke fejl der skal vises i tilfælde af division med nul eller ved periodefejl. Der er følgende muligheder: Ingen: Der bliver ikke vist fejl. Division med nul: Hvis der findes en formel i kontoskemaet, der resulterer i division med nul, vises meddelelsen "FEJL" i stedet for et beløb. Periodefejl: Hvis der er forskel på længden af perioderne, bliver meddelelsen ikke tilgængelig vist i stedet for et beløb. Begge: Der kontrolleres både Side 173 af 309 Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta for fejl i forbindelse med division med nul og periodefejl. Afkrydsningsfeltet markeres, hvis rapportbeløbene skal vises i den ekstra rapporteringsvaluta. Bemærk: Ekstra rapporteringsvaluta Vis opsætning af kontoskema opsættes under Regnskabsopsætning Marker feltet, hvis du ønsker at se opsætningen i det kontoskema, du er ved at udskrive. Funktionen er nyttig, hvis du vil have vist de filtre, der er brugt til at oprette rapporten. Her ses et udsnit af kontoskemarapporten Udlæsning af kontoskema til Excel Side 174 af 309 I dette afsnit vil det blive gennemgået hvordan du udlæser et kontoskema til Excel. Et kontoskema kan udskrives til Excel fra ’Oversigten’ som du finder på Handlingsbåndet/Fanen ’Start’. Fra ’Kontoskemaoversigten har du mulighed for at afgrænse hvad du vil have udlæst til Excel. I ’Kontoskemaoversigten kan du se hvordan data vil se ud, inden du udlæser til Excel. Generelt: Kontoskemanavn Kolonneformatnavn Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta Her kan du angive navnet på det kontoskema, der skal med i rapporten. Her kan du angive navnet på det kolonneformat, som skal bruges i rapporten Afkrydsningsfeltet markeres, hvis rapportbeløbene skal vises i den ekstra rapporteringsvaluta. Bemærk: Ekstra rapporteringsvaluta opsættes under Regnskabsopsætning. Vis Efter: Datofilter Dimensionsfiltre Her kan du angive en dato eller datointerval svarende til de data der skal med i rapporten. Side 175 af 309 Dimensionsfiler 1-4 Omkostningsstedfilter Indholdet af feltet Kontoskemanavn bestemmer, hvilke dimensionsfiltre der er tilgængelige. Hvis der er knyttet en analyse til Kontoskemanavnet, kan du filtrere efter de dimensioner, der er tilknyttet analysen. Hvis der ikke er tilknyttet en analyse til kontoskemaet, kan du filtrere på de 2 globale dimensioner fra regnskabsopsætningen. I dette felt kan du angive et omkostningsstedfilter. I feltet kan du få en oversigt over mulig Omkostningsemnefilter omkostningssteder ved at trykke på i feltet. I dette felt angives et omkostningsbudgetfilter for rapporten. I feltet kan du få en oversigt over mulige omkostningsemner, ved at Pengestrømsfilter Omkostningsbudgetfilter Vis opsætning af kontoskema trykke på i feltet. I dette felt kan du angive et pengestrømsfilter. Du kan få en oversigt over pengestrøms muligheder ved at trykke på i feltet. I dette felt angives et omkostningsbudgetfilter for rapporten Marker feltet, hvis du ønsker at se opsætningen i det kontoskema, du er ved at udskrive. Funktionen er nyttig, hvis du vil have vist de filtre, der er brugt til at oprette rapporten. Bemærk: Ønsker du at se de underliggende poster inden udlæsning, kan du lave et opslag til i feltet til kontoplanen, ved at trykke på Fra handlingsbåndet kan du finde handlingen ’Udlæs til Excel’ på fanen ’Handlinger’. Herfra kan du enten vælge at oprette et nyt dokument, eller opdater eksisterende dokument. Side 176 af 309 Bemærk: I forbindelse med opgradering til NS 7.0 er der nedlagt nogle rapporter og kontoskemaer. Disse kan hentes fra SKS. Analyser Analyserne bruges til at definere hvordan du vil analysere de dimensionsoplysninger, som du har bogført på finansposter, budgetter mv. På baggrund af angivne kriterier lægges finansposterne med tilhørende dimensioner i én tabel og budgetposterne med tilhørende dimensioner i en anden. Det genererede datagrundlag anvendes i dimensionsanalyser, kontoskemaer og rapporter. Der kan oprettes et uendeligt antal analyser, men af plads- og performancemæssige hensyn bør der kun oprettes analyser målrettet institutionens analyse- og rapporteringsbehov. Du kan angive op til fire dimensioner samt kriterier for finanskonti, datoer og koncernvirksomheder for hver analyse. Du kan også angive filtre for dimensioner, der ikke er medtaget i analysen ved at klikke på Analyse, Filtre på Fanen ’Naviger’ på analysekortet. Du kan altså oprette forskellige analyser til forskellige formål. Du kan f.eks. have en analyse i relation til salg i et særligt område i en bestemt periode. Når du opretter en analyse, skal du opdatere den ved at klikke på Handling, Opdater på analysekortet eller med kørslen Opdater analyser. Derefter hentes kun de finansposter, som opfylder de dimensionskriterier og andre filtre, du har angivet. Du finder ’Analyseoversigten’ under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner/Menupunktet ’Opsætning’ og på ’Startsiden’. Du kan oprette en Analyse fra Handlingsbåndet og Handlingen ’Ny’. Herefter vil du vil du få vist et analysekort, hvor du kan opsætte din analyse. Side 177 af 309 Side 178 af 309 Oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Kode Navn Kontokilde Datokomprimering Beskrivelse Her skal du angive en entydig kode for analysen. Koden kan fx angive formålet med analysen eller navnet på den afdeling, der skal bruge den. Her skal du angive navnet på analysen. Her kan du afgrænse analysen på finanskonti eller pengestrømskonto. Hvis du sætter et filter her, vil analysen kun generere data for de angivne filter. Her kan du vælge, om du for den enkelte finanskonto ønsker at få summeret poster med ens dimensionskombination indenfor den angivne datakomprimeringsperiode. Bogføringsdatoen for disse komprimerede poster vil være den første dato i det interval, posten tilhører. Der er følgende valgmuligheder: Ingen – Der sker ingen summering. Side 179 af 309 Startdato Alle poster indenfor de angivne filtre, vil fremgå eksplicit af analysen. Dag – Poster med samme bogføringsdato og ens dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. Uge – Poster bogført i en given uge med ens dimensionskombination vil blive summeret til en post i analysen. Dvs. for hver uge, vil der for hver dimensionskombination – der er bogført på – være en postering. Måned – Poster bogført i en given måned med ens dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hver måned, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. Kvartal – Poster, som er bogført i det samme kvartal, og som har ens dimensionskombination, vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hvert kvartal, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. År – Poster bogført i samme år med samme dimensionskombination vil blive summeret til én post i analysen. Dvs. for hvert år, vil der for hver dimensionskombination - der er bogført på - være én postering. Regnskabsperiode – Poster, bogført i samme regnskabsperiode med samme dimensionskombination, vil blive summeret til én post. Dvs. for hver regnskabsperiode, vil der for hver dimensionskombination være én postering. Hvis du angiver en dato i dette felt, vil alle poster, der er bogført på denne dato eller efter denne dato blive medtaget i analysen samt blive komprimeret til det niveau, som du har angivet i feltet Datokomprimering. Side 180 af 309 Opdateret den Sidste løbenr. Sidste Budgetløbenr. Opdater ved bogføring Posteringer med bogføringsdato tidligere end denne dato komprimeres til én post pr. dimensionskombination og tildeles den dato, som ligger lige før startdatoen Feltet opdateres af Navision og viser datoen for den sidste opdatering af analysen. Feltet opdateres af Navision og viser løbenr. på den sidst bogførte finanspost analysen omfatter. Feltet opdateres af Navision og viser løbenummeret på den sidst registrerede budgetpost analysen omfatter. Du skal markere feltet med et flueben, hvis du ønsker analysen opdateret hver gang, der bogføres. Hvis der er markering i dette felt, vil analysen altid være fuldt opdateret med alle finansposter omfattet af analyseopsætningen. Bemærk: Hvis du vil opdatere Medtag budgetter analysen med budgetposter, skal du klikke på knappen ”Opdater” eller bruge kørslen ”Opdater analyser” Du skal sætte markering i dette felt, hvis du ønsker at analysen skal indeholde budgetposter. Ved opdatering af analysen vil alle budgetposter omfattet af analyseopsætningen blive lagt i analysebudgetposttabellen. Rettes der i budgettet, skal du manuelt opdatere Analysen for at få de nyeste tal med. Bemærk: Det er ikke muligt at vælge Spærret automatisk opdatering af analyserne ved budgetændringer. Skal du bruge en analyse til budgetanalyse, er det derfor vigtigt at sikre sig, at denne er fuldt opdateret. Markér dette felt, hvis du ønsker at spærre analysen. Er en analyse spærret, kan denne ikke opdateres. Side 181 af 309 På Oversigtspanelet ’Dimensioner, skal du angive, hvilke dimensioner du ønsker, analysen skal medtage. Her kan du vælge fire dimensioner, som du kan medtage i en analyse. Når du angiver en dimension her, får du mulighed for at filtrere poster i vinduet Dimensionsanalyse, hvilket igen giver dig mulighed for at undersøge og overvåge relationer mellem poster og de dimensionsoplysninger, som er knyttet til dem. På Oversigtspanelet ’Dimensioner’ kan du vælge blandt alle dimensioner i Dimensionsoversigten. Du behøver med andre ord ikke vælge 4 dimensioner der er opsat på ’Regnskabsopsætningen. Dette kan være nyttigt, hvis du vil lave en analyse, som går tilbage i tiden. Opdatering af Analysen Opdatering af analyserne kan foretages på følgende måder. Du kan fx opdatere ved automatisk ved bogføring (kun finanspostopdatering). Med markering i feltet Opdater ved bogføring vil analysen automatisk blive opdateret. Du kan aktivere opdatering ved bogføring og deaktiver opdatering ved bogføring fra Analysekortet og Handlingen ’Handling’ på Handlingsbåndet. Bemærk: Hvis man har oprettet et stort antal analyser, som alle opdateres ved bogføring vil dette have performancemæssige konsekvenser. En anden måde at opdatere analysen er fra selve analysekortet. Hvis du på Handlingsbåndet trykker på Handlingen ’Opdater’ på den aktuelle analyse. Sidste måde at opdatere udvalgte analyser er fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Finans/Menupunktet ’Opgaver’. Side 182 af 309 Navn Kørselsadvisering Kode Beskrivelse Her kan du angive om der skal komme en meddelelse, når opdateringen er færdig. Her kan du angive ’Analysekoder for de analyser, du vil opdatere. Automatisk opdatering af Analyse via Batch Ønsker man en automatisk opdatering af alle regnskabets analyser, kan man sætte en batchkørsel op, som afvikler kørslen ”Opdater analyser”. Dette gøres under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøposter. På fanebladet ”Indstillinger” har du mulighed for at vælge om du ønsker en besked når kørslen er færdig. Markeres feltet ”Kørselsadvisering” kommer der ingen besked, men markeres feltet derimod ikke, så kommer der en besked når kørslen er færdig. Bemærk, ved opdatering af analyser, hvor der er sat markering i feltet ’Medtag budgetter’ bliver de spærrede budgetter ikke medtaget i opdateringskørslen. Dimensionsanalyse En Dimensionsanalyse er en kikkert ned i data genereret via den enkelte analyse. Dimensionsanalyser vises som en matrix og giver via forskellige kombinationer af filtre og visninger mulighed for hurtigt og fleksibelt at få vist og analyseret data ud fra forskellige synsvinkler. Dimensionsanalysen viser beløb, der er afledt af analysevisninger, som du har oprettet. Du kan analysere aktiviteter på grundlag af dimensionsoplysninger. Fra dimensionsanalysen kan man udlæse data til en pivottabel i Excel, hvorfra der kan arbejdes videre med data. Hvis du vælger dimensioner på hver af akserne i matrixvinduet, kan du analysere posterne ud fra forskellige kriterier. Visning af Dimensionsanalysen Side 183 af 309 Oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Analysekode Vis som linjer Vis som kolonne Beskrivelse I dette felt skal du angive en kode for analysevisning. Den valgte analyse bestemmer, hvilke analyseposter du får vist i Dimensionsanalysen. Her vælger du, hvad der skal vises som linjer i dimensionsanalysen. Du kan vælge mellem dimensionerne, der er tilknyttet den valgte analyse, Periode eller Finanskonto. Her vælger du, hvad der skal vises som kolonner i dimensionsanalysen. Du kan Side 184 af 309 vælge mellem dimensionerne, der er tilknyttet den valgte analyse, Periode eller Finanskonto. Oversigtspanelet ’Filtre’ Navn Datofilter Kontofilter Koncernvir.filter Budgetfilter Dimensionskode 1-4 Beskrivelse Her kan du angive et datofilter, således at kun analyseposter inden for dette filter bliver vist. I dette felt kan du angive et filter, der angiver hvilke finanskonti, der skal vises i vinduet Dimensionsanalyse. Det er kun posteringer bogført på de angivne konti, der bliver vist i matrixvinduet. I dette felt kan du angive et koncernvirksomhedsfilter. I dette felt kan du angive et budgetfilter, så værdierne i beløbsfelterne baseres på de valgte budgetter. Dette filter er ikke relevant hvis du på Oversigtspanelet ’Indstillinger’ har valgt at få vist faktiske beløb (eller hvis den valgte analyse ikke omfatter budgetposter). For hver dimension tilknyttet den valgte analyse, er der mulighed for at sætte et filter. Således at der kun vises de poster med udvalgte dimensionsværdier. Der kan tilknyttes i alt 4 dimensioner til en analyse. Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Navn Vis Beskrivelse I dette felt kan du angive, hvilken type beløb der skal vises i matrixvinduet. Der er følgende muligheder: Faktiske beløb: Matrixvinduet vises er finansposterings beløb. Budgetterede beløb: De beløb, der Side 185 af 309 vises i matrixvinduet, er budgetposteringer. Afvigelse: De beløb, der vises i matrixvinduet, viser afvigelsen mellem faktiske beløb og budgetterede beløb. Et negativt tal angiver, at de faktiske beløb er mindre end de budgetterede beløb. Afvigelsesprocent: Matrixvinduet viser afvigelsen i procent mellem faktiske beløb og budgetterede beløb. Et negativt tal angiver, at de faktiske beløb er mindre end de budgetterede beløb. Indeks pct.: Matrixvinduet viser afvigelsen i procent mellem faktiske beløb og budgetterede beløb som et indeks. Vis feltet Beløb Ultimoposter Afrundningsfaktor En indeksprocent på 100 betyder, at faktiske beløb svarer til budgetterede beløb. En indeksprocent på over 100 betyder, at faktiske beløb er større end budgetterede beløb. En indeksprocent på under 100 betyder, at faktiske beløb er lavere end budgetterede beløb. I dette felt kan du vælge, hvordan beløbene skal vises i matrixvinduet. Der er følgende valgmuligheder: Beløb - Beløbene vises som summen af debet- og kreditbeløb. Debetbeløb - Kun debetbeløb vises. Kreditbeløb - Kun kreditbeløb vises. I dette felt kan du angive om de viste beløb skal medtage eller udelade Ultimoposter. Dvs. at der er mulighed for at medtage eller udelade nulstillingen af dine finanskonti i dimensionsanalysen. Der er følgende valgmuligheder: Ingen: Der sker ingen afrunding. 1: Beløbene vises i hele tal (181.888,5 Side 186 af 309 Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta Vis kolonnenavn Vis modsat fortegn = 181.889). 1000: Beløbene vises i 1000 med en betydende decimal (181.888,50 =181,9). 1000000: Beløbene vises i millioner med en betydende decimal (181.888,50 = 0,2). Marker afkrydsningsfeltet, hvis det rapporterede beløb skal vises i den valuta, som er valgt som ekstra rapporteringsvaluta. En markering i dette felt, hvis du ønsker at få vist hhv. dimensionsnavn, finanskontonavn eller månedsnavn i stedet for hhv. dimensionskode, finanskontonummer eller dato. Marker dette felt, hvis debetposter skal vises som negative beløb (dvs. med et minustegn), og kreditposter skal vises som positive beløb. Du får vist Dimensionsanalysen som matrix fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’ og Handlingen Vis Matrix. Side 187 af 309 Udlæsning af Dimensionsanalysen til Excel Du kan udlæse ’Dimensionsanalysen til Excel. Det gør du fra ’Matrix for Dimensionsanalysen’ Se skærmbillede ovenfor. Du udlæser til Excel ved at trykke på Handlingen udlæs til Excel. Der er mulighed for at udlæse enten det faktiske eller det budgetterede beløb til MS Excel som pivottabel. Det giver mulighed for at opbygge et regneark, som du ønsker, det skal se ud. Nedenfor ses et eksempel af en Dimensionsanalyse udlæst til Excel. Side 188 af 309 Side 189 af 309 Kassererkladde Kassererkladden er udviklet for at kunne håndtere personadskillelse. Kladden anvendes bl.a. til at registrere kassebilag, rejseafregninger, bankopfyldninger, kassedifferencer i forbindelse med transaktioner, der påvirker likvide midler. Kassebilaget tastes i kassererkladden. Kontroludskrift udskrives, og kladden klarmeldes af bruger 1. Bruger 2 kontrollerer kladden. I tilfælde af fejl, skal bruger 1 rette fejlen og klarmelde igen. Når kladden er korrekt, bogfører bruger 2 kassererkladden. Kassererkladden anvendes også i forbindelse med automatisk bankkontoafstemning. Når der indlæses en kontopostfil fra banken, overføres de poster, der ikke automatisk bliver udlignet, til kassererkladden. Bemærk: Ønsker du at vide mere om håndtering af åbne kontopostfiler, kan du læse derom i vejledningen ’Statslig brugervejledning til Betalingsformidling’ i afsnittet Automatisk Bankkontoafstemning. Du tilgår kassererkladden fra stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet ’Opgave’. Navn Bogføringsdato Beskrivelse Feltet udfyldes med den dato, du ønsker at bogføre med. Bemærk: Hvis kladdetypen er en gentagelseskladde, og der er blevet defineret et gentagelsesinterval, vil datoen blive opdateret med det anførte interval (fx Side 190 af 309 Bilagsdato 1 måned frem i forhold til datoen i feltet), hver gang du åbner kladden for at bogføre den. Hvis datoen i dette felt ligger senere end arbejdsdatoen, så kan linjen ikke bogføres. Feltet skal udfyldes med en bilagsdato, hvorfra bl.a. forfaldsdato beregnes ud fra. Bemærk: Specielt hvis det er Bilagstype Bilagsnr. debitoropkrævninger eller kreditorbetalinger, er det vigtigt at bilagsdatoen er den samme, som står angivet på fakturaen. Feltet kan udfyldes med følgende: Blank: Anvendes til almindelige finansposter Betaling: Anvendes til ind- og udbetalinger Faktura: Anvendes til faktura Kreditnota: Anvendes til kreditnota Rentenota: Anvendes til rentenota i forbindelse med køb og salg Rykker: Anvendes til rykker i forbindelse med køb og salg Refusion: Anvendes til betaling til en debitor eller fra en kreditor. Hvis feltet nummerserie på kladdenavnet er udfyldt indsættes automatisk næste bilagsnr. i serien i dette felt. Bemærk: Er feltet blankt, er der ikke Kontotype opsat nummerserie, du kan i dette tilfælde tildele bilagsnumre manuelt. Feltet kan udfyldes med følgende typer: Finans: Giver opslag i kontoplanen i feltet “Kontonr.”. Debitor: Giver opslag i debitorregistret i feltet “Kontonr.”. Kreditor: Giver opslag i kreditorregistret i feltet “Kontonr.”. Bank: Giver opslag i bankkontooversigten i feltet “Kontonr.”. Side 191 af 309 Kontonr. Anlæg: Giver opslag i anlægskartoteket I feltet “Kontonr.”. IC-partner: Giver opslag i ICpartneroversigt i feltet ”Kontonr.”. Udfyld feltet med den konto du skal bogføre på. Bemærk: Du kan trykke på pilen I feltet, Beskrivelse Alias Dimensionskolonner og få en oversigt, alt efter hvilken kontotype du har valgt. Feltet udfyldes automatisk med navnet på den konto, du har valgt i feltet ”Kontonr.”, feltet kan dog overskrives med din egen tekst. I dette felt kan du angive en Aliaskode. Du kan trykke på pilen i feltet og få vist en oversigt over mulige Aliaskoder. Vil du vide mere om Alias kan du læse mere under afsnittet Aliaskontering I disse kolonner vælger du de dimensionsværdier, du ønsker at bogføre på. Bemærk: Du kan via ’Vis kolonne’ hente Fordeling det antal dimensionskolonner ind, der svarer til det antal dimensioner, der er opsat i Regnskabsopsætningen. I dette felt kan du angive en fordelingsnøgle, hvis du ønsker at fordele beløbet på flere dimensioner. Bemærk: Du kan læse mere om Bogføringstype Dimensionsfordeling under linket I feltet kan du udfylde med en af følgende: Blank: Anvendes hvis transaktionen er uden moms Køb: Anvendes hvis posten er en købstransaktion, til beregning af den korrekte købsmoms og til bogføring på købsmomskontoen. Salg: Anvendes hvis posten er en salgstransaktion, til beregning af den korrekte salgsmoms og til Side 192 af 309 Virksomhedsbogføringsgruppe bogføring på salgsmomskontoen. Afregning: Feltet bruges internt af Navision I dette felt kan du angive en kode for ’Virksomhedsbogføringsgruppen. Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe Produktbogføringsgruppe Beløb er beskrevet under afsnittet Virksomhedsbogføringsgrupper I dette felt kan du angive en kode for ’Produktbogføringsgruppen’ Bemærk: Produktbogføringsgruppe er beskrevet under afsnittet Produktbogføringsgruppen. I dette felt indtastes beløbet. Du skal indtaste på følgende måde: Momsbeløb Modkontotype Modkonto Modkontos bogføringstype Debetbeløb skal indtastes uden fortegn. Kreditbeløb skal indtastes med negativt fortegn I dette felt ses momsbeløbet, som bliver beregnet på baggrund af værdien i feltet ”Beløb” samt den anvendte momsprocent. Feltet kan udfyldes med følgende typer: Finans Debitor Kreditor Bank Anlæg IC-partner Udfyld feltet med den konto du ønsker som modkonto i din bogføring. Registrerer du over to linjer, hvilket anbefales, skal feltet ikke udfyldes . Bemærk: Du kan trykke på pilen i feltet og få en oversigt, alt efter hvilken modkontotype du har valgt. I feltet kan du udfylde med en af følgende: Blank: Anvendes hvis transaktionen er uden moms Side 193 af 309 Modkontos virksomhedsbogf.grp Køb: Anvendes hvis posten er en købstransaktion, til beregning af den korrekte købsmoms og til bogføring på købsmomskontoen. Salg: Anvendes hvis posten er en salgstransaktion, til beregning af den korrekte salgsmoms og til bogføring på salgsmomskontoen. Afregning: Feltet bruges internt af Navision I dette felt kan du angive en kode for modkontos ’Virksomhedsbogføringsgruppen. Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe Modkontos produktbogf.grp Afsender ID Afsendersystem Afvent Anlægsbogføringstype Antal Sager er beskrevet under afsnittet Virksomhedsbogføringsgrupper I dette felt kan du angive en kode for modkontos ’Produktbogføringsgruppen’ Bemærk: Produktbogføringsgruppe er beskrevet under afsnittet Produktbogføringsgruppen. Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af posten i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). I dette felt kan du angive om kørslerne Opret rentenotaer eller Foreslå rentenotalinjer skal medtage denne post. Poster, der er markeret som ’Afvent’ bliver ikke blive medtaget i renteberegningen eller blive vist på notaen. I dette felt skal du angive en anlægsbogføringstype, hvis du har valgt Anlæg i feltet Kontotype. Dette felt viser antallet for den sagspost, Side 194 af 309 Bankbetalingstype Betalingsbetingelseskode der stammer fra bogføring af kladdelinjen. Hvis antallet sager er 0, vil det samlede beløb i sagsposten også være 0. Angiver koden for den betalingstype, der skal bruges for posten på udbetalingskladdelinjen. I feltet kan du lave et opslag og se de muligheder du kan vælge. Dette felt viser hvilken kode, der gælder for posten i kladdelinjen. Betalingsbetingelseskoden hentes automatisk fra tabellen Debitor eller Kreditor, når feltet Kontonr. udfyldes. Hvis der ikke er en angivet en kode for betalingsbetingelser på debitor- eller kreditorkortet, er feltet tomt. Ekstern bilagsnr. Faktureres til/Leverandørnr. Intern Dokument Type Betalingsbetingelserne bruges til at udregne forfaldsdato, kontantrabatdato og kontantrabatpct. på baggrund af bogføringsdatoen, og til at finde frem til kontantrabatprocenterne. I dette felt skal du angive et bilagsnummer, der bliver brugt i en debitors eller kreditors nummereringssystem. Indholdet i dette felt kan ikke ændres, Der er følgende muligheder: Normal Fejl Primo Normal: Alle poster oprettes som standard med ”Normal”, og dette må kun ændres til Fejl eller Primo efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Primo: Anvendes til primo korrektioner til regnskabets balance fx til flytning af anlæg fra en bogføringskreds til en anden. Hvis primo korrektionerne skyldes skift i regnskabsprincipper eller flytninger mellem bogføringskredse på tværs af ministerier, så skal institutionens departement også være indforstået med Side 195 af 309 posteringen. Aftale om primo korrektioner indgås mellem ressortministeriet og SKS i Moderniseringsstyrelsen. Fejl: Anvendes til at opdatere Navision med rettelser, som allerede er foretaget i SKS. Bemærk: Ved anvendelse af både Kampagnenr. Konc. Virksomhedskode Leverings-/Bestillingsadressekode Modkonto momsbeløb Modkonto momsdifference Modkonto Momsproduktbogføringsgruppe. ”Primo” og ”Fejl” i kladden, er det vigtigt, at posteringer adskilles med nyt bilagsnr. pr. type, dette skyldes at bilaget med de to typer ikke vil stemme i SKS. Fejlposter modtages godt nok i SKS, men kan kun ses ved fri søgning via SKS portalen. Hvor Primo poster indgår i de officielle regnskaber. Se skema nedenunder. I dette felt kan du angive et kampagnenr. Som feltet tilhører. I dette felt kan du angive koden for den virksomhed i koncernen, som posten tilhører, i et konsolideret regnskab. Dette felt viser adressekoden for leveringen til debitoren eller ordren fra kreditoren, som posten er knyttet til. Adressekoden kopieres automatisk fra felterne Leveringsadresse og Bestillingsadresse for kunden eller leverandøren. Dette felt viser det beløb, som modkontoens moms udgør af bruttobeløbet. Beløbet beregnes automatisk ud fra data i felterne Beløb og Modkontos momspct. Dette felt viser differencen mellem det momsbeløb, der er beregnet af Navision, og det momsbeløb, du har angivet manuelt, hvis du vælger manuelt at ændre momsbeløb i feltet Momsbeløb. Dette felt viser modkontoens ’Momsproduktbogføringsgruppe. Du kan læse mere om ’Momsproduktbogføringsgruppen under afsnittet Momsproduktbogføringsgrupper Side 196 af 309 Modkonto Dette felt viser modkontoens Momsvirksomhedsbogføringsgruppe ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppen. Momsdifference Momsproduktbogføringsgruppe Sagsnr. Sagsopgavenr. Du kan læse mere om ’Momsvirksomhedsbogføringgruppen' under afsnittet ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’ Dette felt viser differencen mellem det momsbeløb, der er beregnet af Navision, og det momsbeløb, du har angivet manuelt, hvis du vælger manuelt at ændre momsbeløb i feltet Momsbeløb. Dette felt viser ’Momsproduktbogføringsgruppe. Du kan læse mere om ’Momsproduktbogføringsgruppen under afsnittet Momsproduktbogføringsgrupper I dette felt kan du angive om posten skal tilknyttes en Sagsnr. Ved opslag i feltet kan de få vist en oversigt over alle mulige sagskort. I dette felt kan du angive om posten skal tilknyttes sagsmodulet. Er feltet ’ Sagsnr’ udfyldt, skal sagsopgavenr. også udfyldes. Ved opslag i feltet kan du få vist en oversigt over de sagsopgave som er opsat under det sagsnr. Du har knyttet til linjen. Du har mulighed for i Kassererkladden at hentet Standardkladde og gemme som Standardkladde. Du kan hente og gemme som Standardkladder fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handling/Handlingsgruppen ’Funktion’. Hent standardkladder: du bruger funktionen til at kopiere standardkladdelinjer til kladden, når du har brug for at udfylde en kladde med linjer, som du har gemt som en standardkladde. Gem som standardkladde: Når du har oprettet kladdelinjer, som du ved, at du sandsynligvis skal oprette igen senere, kan du vælge at gemme dem som en standardkladde, inden du bogfører kladden. Indtastning i Kassererkladden Side 197 af 309 Du kan indtaste i en ’Kassererkladde på to måder. Nedenfor er vist eksempler på disse: Eksempel 1: Indtastning hvor der registreres over to linjer. Eksempel 2: Indtastning hvor der registreres samlet på en linje. Afstemning af kladdelinjer Det er muligt at afstemme bank- og kassebeholdningerne for at se den effekt, bogføring af kladden vil have. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingsgruppen ’Bogføring’/Handlingen ’Afstem’. Du får nu vist en afstemning af de finanskonti, der bliver berørte, når kassererkladden bogføres. Afstemningen giver mulighed for at se konsekvensen af posteringerne, før de bogføres. Navn Konto Beskrivelse I dette felt ser du det kontonr. der automatisk bogføres på. Bemærk: Den konto, der vises her, Navn Bevægelse i kladden Saldo efter bogføring vises på baggrund af den opsætning, der er på bankkortet i feltet ”Bankbogføringsgruppe”. I dette felt, ser du det navn eller den beskrivelse kontoen har i kontoplanen. I dette felt ser du bevægelsen på den pågældende konto, som bogføring af kassererkladden vil medføre. Feltet viser hvad saldoen vil være på Side 198 af 309 Side 199 af 309 kontoen efter kassererkladden er bogført. Bemærk: Konti med i feltet ’Afstembar’ på finanskontokortet vil også blive vist i Afstemningsvinduet. Kontrol af kladdelinjer Kontrolrapporten bruges til at kontrollere kladdelinjer, så eventuelle fejl kan rettes. Du vil få advarselslinjer, hvis der er fejl i kladden, det kunne fx være at bilagene ikke stemmer. Kontrolrapporten vil bogholderen typisk bruge til at kontrollere at indtastningen er sket korrekt på de rette finanskonti og dimensioner. Kontrolrapporten hentes fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingsgruppen ’Bogføring’/Handling ’ Kontroller’ Klarmelding af kladden Når kladden er kontrolleret og afstemt, skal den klarmeldes. Med funktionen ’Klarmeld’ angives det, at posteringerne er færdige og klar til bogføring. Du klarmelder kladden fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingsgruppen ’Funktion’/Handlingen ’Klarmeld’. Side 200 af 309 Den samme person kan ikke både klarmelde og bogføre kladden. Når kladden er klarmeldt fremkommer følgende billede: Kladden er nu klar til, at ’Bruger 2’ kan kontrollere den. Hvis ’Bruger 2’ finder fejl, skal ’Bruger 1’ rette dem i kassererkladden. Klarmelding bliver automatisk annulleret ved ændring i kladden. Når kladden er rettet for fejl, skal ’Bruger 1’ klarmelde kladden igen. Bemærk: Du kan se om kassererkladden er klarmeldt under feltet Status, samt få information om hvilken bruger, der har foretaget klarmeldingen. Side 201 af 309 Når kassererkladden er bogført, vil der blive dannet en journal, hvor du kan se alle de data, der er indtastet i kladden. Personadskillelse jvf. Regnskabsbekendtgørelsen Der modtages hvert år modsat rettede ønsker om henholdsvis stramning og løsning af funktionaliteten i kassererkladden. Derfor er der foretaget en gennemgang af regnskabsbekendtgørelsen for en nedbrydning af de eksisterende fortolkningsmuligheder. Dette udmønter sig i flg.: Hvis man som institution IKKE har kontantkasser, og derfor betaler alle sine kreditorer via en udsøgning i udbetalingskladden med dobbeltprokura, er der IKKE noget krav om anvendelse af kassererkladden. Institutionen kan således foretage alle finanskonteringer i en almindelig finanskladde, der ikke kræver funktionsadskillelse Hvis man som institution fortsat HAR kontantkasser, og dermed foretager udbetalinger, der registreres via kassererkladden, må man imødese en stramning på logikken i kassererkladden. Det er muligt at trække rapporter, der viser om klarmelding og bogføring for en transaktion har været placeret på 2 forskellige brugere. Derudover er der indført en kontrol, der gør, at det er umuligt for den bruger, der har klarmeldt en kassererkladde, at foretage den efterfølgende bogføring for linjer i kladden, som brugeren selv har klarmeldt. Kladder Bilagsnr. Et bilagsnummer må ikke bogføres på tværs af perioder, dvs. ét bilag kan kun høre til én periode. Det betyder, at poster på et bilagsnummer kun kan bogføres inden for samme periode. Der er derfor indført en kontrol, således at der ikke kan bogføres på et bilagsnummer på tværs af forskellige åbne SKS perioder. Der er tilsvarende indført en ændring i indlæsning af Lønfinansposter, således at forskellige datoer i filen får forskellige bilagsnumre. Rettelsen er foretaget under hensynstagen til SKS, ved overgangen til indrapportering på bilagsniveau, da SKS ikke kan modtage poster med samme bilagsnummer ad forskellige omgange. Alle kladdetyper er underlagt denne begrænsning. I Finans- og købskladden har du mulighed for at renummerer bilagsnummerne fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingsgruppen ’Funktion’ Side 202 af 309 Afstem pr. bilagsnr. Hidtil har det været valgfrit om der for registreringer, i en given kladde, skal afstemmes pr. bilagsnummer eller blot indenfor den enkelte dato. Denne valgfrihed erstattes nu af en tvungen opsætning, der betyder, at der altid skal afstemmes pr. bilagsnummer. Denne ændring sker af hensyn til valideringsreglerne i SKS, der netop forudsætter at posteringer modtaget (når der eksporteres finansposter) altid stemmer pr. bilag. Såfremt regnskabet har markering i feltet i ’Eksport af Finansposter til SKS’ i ØDUP Integrations Opsætning, er det således ikke muligt at fravælge ’Afstem pr. bilag’, der opsættes for den enkelte kladdetype. Intern Dokument Type Når poster bogføres markeres de dannede finansposter med en ’Intern Dokument Type’. ’Intern Dokument Typen’ overføres til SKS sammen med de øvrige oplysninger om de enkelte bilag. Ved almindelig bogføring er de mulige værdier for feltet ’Intern Dokument Type’: Normal Primo Fej Derudover bliver der i forbindelse med en årsafslutning dannet poster af typen ’Efterpostering’ og ’Ultimopost’. Feltet ’Intern Dokument Type’ kan hives ind som kolonne i kasse-, kasserer-og Finanskladder. Kolonnen skal ikke bruges ved almindelige daglig bogføring. Den bør kun hentes frem i kladden (’Vis kolonne’) såfremt typerne ’Fejl’ eller ’Primo’ skal anvendes. Intern Dokument Type: Normal Alle poster oprettes som standard med typen Normal, og dette må kun ændres efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Poster med typen Normal bliver eksporteret til SKS. Hvis der har været posteret på en fejlagtig SKS konto, og posterne derfor skal omposteres, så er det stadig typen Normal, der skal bruges. Intern Dokument Type: Fejl ’Intern Dokument Type’ Fejl anvendes til at opdatere Navision med rettelser, som allerede er foretaget i SKS. Det kan fx være åbningsbalance eller omposteringer. Disse poster bliver eksporteret til SKS, men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: ’Fejl’ må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen.. Intern Dokument Type: Primo ’Intern Dokument Type’ Primo anvendes til primokorrektioner, fx til flytning af anlæg fra en bogføringskreds til en anden. Posterne bliver eksporteret, men ikke konsolideret i statsregnskabet. Bemærk: ”Primo” må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Bemærk: At ved anvendelse af ’Intern dokumenttype’ lig ’Fejl’ eller ’Primo’ i finanskladden, skal der skiftes til nyt bilagsnr. mellem hver type. Dette skal sikre, at der ikke opstår differencer i SKS ved den efterfølgende eksport af finansposter til SKS. Intern Dokument Type: Efterpost Det er ikke muligt ved almindelige bogføring manuelt at markere en post som ’Efterpostering. Typen ’Efterpostering’ anføres automatisk på poster, der er bogført efter at året er lukket i Navision Stat. ’Efterposteringer’ er altså normale poster. Markeringen af efterposter bruges til at afstemme periode 13. Intern Dokument Type: Ultimopost Side 203 af 309 Det er ikke muligt selv at markere en post som ’Ultimopost’. ’Ultimoposter’ dannes af årsafslutningskørslen. ’Ultimoposter’ skal ikke eksporteres. For at være sikker på at de ikke bliver eksporteret, så kontroller din ØDUP Integrations Opsætning. Side 204 af 309 Side 205 af 309 Tilbageførsel af journaler Som udgangspunkt kan alle poster som er bogført i en kladde tilbageføres. Der oprettes en ny kladde med identiske poster, men med modsat fortegn. Kladden tildeles et særskilt kildespor ”Tilbageførsel”, når disse bliver bogføres. En undtagelse er dog: Anlægsfinansposter: Posten skal annulleres eller manuelt omposteres. Bankposter, der er lukket eller er knyttet til en checkpost Lukkede momsposter Kladdeposter fra en transaktion, der ikke er afstemt. Poster, der er blevet datakomprimeret Du kan tilbageføre en enkelt post eller en hel journal. Importer SKS Perioder Hvis der på ØDUP Integrations opsætningen er valgt ’Import SKS periode’: Så kan arbejdsdato kun ændres til en dato i en åben periode Så kan der IKKE tilbageføres årsafslutningsposter. Så kan der kun tilbageføres på konti der findes i SKS kontoplanen. Så kan der kun tilbageføres på konti, der ikke er spærrede og som tillader direkte bogføring i SKS kontoplanen. Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelig poster, hvis de oprindelige poster er bogført i den åbne periode. Så tildeles der nyt bilagsnummer fra oprindelig nummerserie, hvis de oprindelige poster stammer fra en lukket periode. Hvis der i ØDUP integrations opsætning ikke er valgt ’Import SKS periode’: Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelige poster, uanset om de oprindelige poster er bogført i en åben eller lukket periode. Så kan der vælges en ny bogføringsdato i åben periode, hvorefter der tildeles nyt bilagsnr. fra oprindelige nummerserie. Bogføringsdato Åben periode: Tilbageførslen får samme dato og bilagsnr. Side 206 af 309 Lukket periode: Alle tilbageførslerne få samme dato og bilagsnummer. Bilagsnummer tildeles ud fra den nummerserie den første registrerede postering, der skal tilbageføres men tilsættes teksten ’-TILBF’ efter bilagsnr. Åben og lukket periode:Du kan ikke tilbageføre en kladde hvor der er poster bogført i en åben og lukket periode. hvis der er datoer i en lukket periode, og der er benyttet flere bilagsnumre skal: Poster fra Fagsystem Hvis en post eller en journal tilbageføres, hvor bilagsnr. er tildelt manuelt, dvs. hvor posten enten kommer fra et fagsystem, hvor bilagsnr medsendes, eller hvor bilagsnr. indtastes i en kladde, skal der ske følgende ved en tilbageførsel: Er posten bogført i en åben periode tilbageføres posten med det samme bilagsnr. som posten havde ved bogføring. Er posten bogført i en gammel periode som er lukket, tilbageføres posten i åben periode med det samme bilagsnr., med tilføjelses af ”_Tilbf”. Dette sikre at posterne ikke går på fejl i SKS, samt garanterer en sammenhæng mellem den oprindelige postering og tilbageførslen. Udlad dimensionsbogføring Såfremt en journal tilbageføres hvor der på finanskonti på bogføringstidspunktet er markering i feltet ’Udlad dimensionsbogføring’, og denne markering efterfølgende fjernes, vil tilbageførslen altid være en tro kopi af posterne på bogføringstidspunktet med modsat fortegn. Side 207 af 309 Udgiftsfordeling Det kan være hensigtsmæssigt at kunne henføre visse udgifter fx lønudgifter til bestemte dimensionsværdier fx projekter, i det forhold ressourcerne har registreret på dimensionerne. Formålet med udgiftsfordelingen er for en given periode at foretage en dimensionsomfordeling for udvalgte finansposteringer, således at disse dimensionsposteringer er proportionale med ressourcernes dimensionsposteringer i perioden. Udgiftsfordelingen berører ikke de oprindelige finans- eller dimensionsposteringer. Udregningen foregår ved - for hver dimensionskombination, der er bogført ressourceposter på - at udregne dimensionskombinationens andel af periodens samlede ressourceomkostninger. Denne udregning bruges herefter som omfordelingsnøgle på de udvalgte finanskontis posteringer i perioden. Bemærk: Se eksempler sidst i afsnittet. Selve udgiftsfordelingen foregår fra udgiftsfordelingskortet, hvor der er mulighed for valg af datoer, filtrering på ressourcer mm. Resultatet af en Udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal, som efterfølgende kan overføres til en kladde hvor den bogføres. Udgiftsfordelingsposter får et specielt kildespor. Du kan således anvende dimensionsanalyser, kontoskemaer og rapporter til at analysere de udgiftsfordelte data. Rapporten Udgiftsfordelingsjournal, bygger på udgiftsfordelingskoder. Den anvendes til ikke bogførte udgiftsfordelingsposter. Du finder ’Udgiftsfordelingsjournal på udgiftsfordelingskortet Handlingsbåndet/Fanen Naviger. Rapporten ’Finanspost m. dimensioner’ kan anvendes til at filtrere på de bogførte udgiftsfordelingsposter, da det her er muligt at filtrere på kildesporet. Ligger under: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster. Opsætning af Udgiftsfordeling I tabellen Udgiftsfordeling kan der angives oplysninger om, hvilke dimensioner mm., der skal anvendes for udgiftsfordelingskortet. Der kan oprettes flere udgiftsfordelingskort, og hvert kort er defineret ved en udgiftsfordelingstype, som angiver om udgiftsfordelingskortet er oprettet til Udgiftsfordeling med Ressourcer, eller Udgiftsfordeling med Sager. Side 208 af 309 Fra stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger kan du opsætte udgiftsforderlingskortet. Navn Kode Udgiftsfordelingstype Beskrivelse Her skal du angive en kode til udgiftsfordelingskortet. Her skal du angive en udgiftfordelingstype. Du har følgende muligheder: Ressource Sag Navn Datakomprimering Her kan du angive et navn for det aktuelle udgiftsfordelingskort. I dette felt kan du angive længden på den periode, hvor poster med ens dimensionskombinationer skal lægges sammen. Navision tilknytter datoen Side 209 af 309 Startdato Antal udgiftsfordelinger Spærret Ignorerér udlad sag i fordeling for den første bogførte post til perioden som helhed. Ultimoposter tildeles dog datoen for den sidst bogførte post i perioden. Der kan vælges mellem: Ingen, Dag, Uge, Måned, Kvartal, År samt Regnskabsperiode. Her kan du angive en startdato for hvornår kortet er oprettet. Feltet viser det antal udgiftsfordelinger, der er kørt i den aktuelle analyse. Ved opslag i feltet får du vist en liste over udgiftsfordelingsjournalerne. Her kan du spærre udgiftsfordelingskortet. Dette felt er kun aktuelt hvis der i ’Udgiftsfordelingstypen’ er valgt Sag Feltet afgør om fordelingen skal udelade en sag i beregningen af en fordelingsnøgle. Bemærk: Hvorvidt sagen indgår i beregningen afhænger af værdien i feltet ’Udelad sag i fordeling’ i tabellen Sag. Alle sager indenfor filteret medtages uanset opsætning i feltet på sagskortet. Dimensionskode 1-8 Ved på sagskortet at kunne påsætte, om sagen skal medtages i en fordeling, samtidig med at Udgiftsfordelingskørsel med sag giver mulighed for at kørslen ikke kigger i denne værdi, kan der oprettes to fordelingskort, hvor den ene fordeler til alle sager, og den anden ikke medtager fx sager defineret som fællesomkostninger – og derved overvælter disse omkostninger på andre sager På udgiftsfordelingstypen ressource kan du udfylde dimensionskode 1-8 med de ønskede dimensionskoder. Side 210 af 309 Bemærk: På udgiftstypen sag kan du ikke udfylde dimensionskoden. Finans Dimensions filter I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling. Du kan bruge Dimensionskodefilter til at angive, at kun finansposter med eksempelvis dimensionen Delregnskab og de herunder angivne dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling. Finans Dimensions filter finder du på Handlingsbåndet/Fanen Naviger. Navn Dimensionskode Beskrivelse I dette felt kan angive den kode, som du ønsker at opsætte filter for. I feltet kan du lave et opslag til Dimensionsoversigten. Bemærk: Vil du vide mere om Dimensionsværdifilter dimensioner kan du læse mere i afsnittet Dimensioner Her kan du afgrænse indenfor den Side 211 af 309 Dimensionskode du har valgt. Udgiftsfordelt Finanskonti Her kan du indsætte de finanskonti som du vil bruge i udgiftsfordelingen. For at kunne udgiftsfordele skal du vælge mindst en finanskonto. De finanskonti du vælger skal indeholde, de udgiftsposter som du vil have udgiftsfordelt. Du kan vælge forskellige finanskonti for hvert udgiftsfordelingskort samt angive mapninger til nye konti, der skal fordeles på. Opsætningen af finanskonti til udgiftsfordelingen opsættes fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger. Efter udgiftsdeling vil alle posteringer på de ovenstående konti have samme relative dimensionskombination som ressourceposteringerne. Det kunne være at lønposter er bogført på én konto (ex 181100), men at man vil have udgiftsfordelingsposterne samlet på en anden konto (ex 1811XX) – dette anføres i feltet ’Til Finanskonto Nr.’. Bemærk: Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af udgiftsfordelingensjournalen. De oprindelige finansposteringer bevares. Fasthold dimension Her kan du indtaste de dimensionskoder som skal fastholdes under udgiftsfordelingen. Hvis du indtaster en dimensionskode her, vil summen af udgifterne på denne dimension være uændret efter udgiftsfordelingen. Hvis du ikke indtaster nogen dimensionskoder her, vil alle udgifter på alle dimensionskoder blive fordelt i henhold til ressourceforbruget. Navn Dimensionskode Beskrivelse Beskrivelse I dette felt indtaster du den kode, der skal fastholdes i forbindelse med udgiftsfordelingen. Dette felt indeholder beskrivelsen af den dimensionskode, du har indtastet i feltet Dimensionskode. På Dimensionsoversigten har du mulighed for at udelade en dimension samt specifikke dimensionsværdier ved udgiftsfordelingen, ved at markere feltet ’udelad i udgiftsfordeling’. Du kan læse mere under afsnittet Dimensioner. Bemærk: Dette gælder kun for ressourceposter. Kørslen Udgiftsfordel med ressource Denne kørsel omfordeler dimensionsposteringerne på udvalgte finanskonti således, at disse relativt svarer til ressourcernes dimensionspostering. Finanskonti som skal udgiftsfordeles vælges via ’Udgiftsfordelt finanskonto’. Omfordelingen vil kun blive foretaget for de dimensioner, der er indvalgt på det valgte udgiftsfordelingskort og som ikke har en markering i feltet ’Udelad ved Side 212 af 309 udgiftsfordeling’. Man kan vælge at undtage hele dimensioner fra fordeling. Dette gøres via ’Fastholdt dimension’. Resultat af udgiftsfordelingen kan ses via udgiftsfordelingsjournalen Kørslen Køres fra Udgiftsfordelingskortet, Handlingsbåndet/Fanen Start/Handlingen Udgiftsfordel Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Navn Udgiftsfordeling Periode Startdato Beskrivelse Her skal du vælge den udgiftsfordeling, du ønsker at udgiftsfordele. Her skal du angive startdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Side 213 af 309 Side 214 af 309 Periode Slutdato Fordel kun lønposter Her skal du angive slutdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Du skal markere afkrydsningsfeltet, hvis du vil have udskrevet en journal. Oversigtspanelet ’Ressourcepost’ Ressourcenr. Bogføringsdato Bilagsnr. I dette felt kan du udvælge de ressourcenumre, som skal medtages i udgiftsfordelingsberegningen. I dette felt kan du afgrænse ressourceposter på baggrund af bogføringsdatoen. I dette felt kan du udvælge de ressourceposter på baggrund af bilagsnummeret, som skal medtages. Det er ikke muligt at lave overlappende udgiftsfordelinger. Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet, omfattet af din periode startdato og din periode slutdato, med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger. Du vil få følgende meddelelse: Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej afbrydes kørslen. Udgiftsfordelingsjournal Hver gang der bliver beregnet en udgiftsfordeling, bliver der oprettet en udgiftsfordelingsjournal. Journalen kan åbnes fra Udgiftsfordelingskortet/Handlingsbåndet/Fanen Naviger Side 215 af 309 Navn Journal nr. Udgiftsfordelings kode Beregningsdato Bruger-ID Periode start Periode slut Kun fordelt lønposter Beskrivelse Her kan du se nummeret på den pågældende udgiftsfordelingsjournal. Her kan du se navnet på udgiftsfordelings koden. Her kan du se datoen for udgiftsfordelingens beregning. Her kan du se den bruger, der har kørt udgiftsfordelingen. I dette felt kan du se den første dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se den sidste dato i den periode, der er udgiftsfordelt. I dette felt kan du se, om der kun er beregnet på grundlag af finansposter, som stammer fra lønoverførsler. Dvs. lønfinansposter. Du kan nu overføre ’Udgiftsfordelingsjournalen’ til en kladde, hvor posterne bogføres. Disse poster får tildelt et særskilt kildespor. Fordelingsposter Fra udgiftsfordelingsjournal kan du få vist fordelingsposter, der blev beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling. Sti: Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’. Genberegn fordeling Du har mulighed for at genberegne udgiftsfordelingen og således inkludere evt. nye finans- eller ressourceposteringer indenfor perioden i beregningen. Kørslen aktiveres fra Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’. Slet fordeling Du kan vælge at slette journalen. Dette vil slette alle poster genereret i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling, både Journalen samt Journalens udgiftsfordelingsposter. Sletningen sker fra: Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’. Overfør fordelingsposter til kladde Udgiftsfordelingsposterne kan overføres til en kladde, hvor du bogføre disse. Det gør du fra: Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’. Eksempler I dette afsnit er vist 5 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling beregnes. Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab). Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted 2008. Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008 samt en filtrering på ressourcepostdatoer. Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer. I alle 5 eksempler optræder der udligningsposter for de oprindelige finansposteringer. Alle 5 eksempler er baseret på de samme finans- og ressourceposteringer. Der er udpeget én finanskonto nemlig konto 181101. Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder at det konterede beløb på dimensionskode skal være den samme før og efter udgiftsfordeling. Finansposter: Der er registeret følgende finansposter i perioden 01.09.2007 til 30.09.2007. Side 216 af 309 Side 217 af 309 I samme periode er følgende tidsregistreringer (summeret pr. ressourcedimensionskomb.) foretaget: Ressourceposter: Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. En udgiftsfordeling for perioden 01.09.07 – 30.09.2007 på finanskonto 181101 med ingen fastholdte dimensioner vil resultere i følgende fordelingsposter. Side 218 af 309 Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger) x (summen af lønudgifterne). Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab). Her fastholdes delregnskab, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab. Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet) x (summen af lønudgifter for delregnskabet). Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted 2008. Delregnskab fastholdes, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter inden for delregnskabet. Kreditposter fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposter fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskabet). Der foretages ikke udgiftsfordeling for sted 2008. Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008 samt en filtrering på ressourcepostdatoer. Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige delregnskaber udholdes af udgiftsfordelingen. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter indenfor delregnskab 10. Det antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10 og 20 er bogført med forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes udelukkende en fordeling af tidsregistreringer på delregnskab 10. Side 219 af 309 Side 220 af 309 Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10.) Der foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20 og sted 2008. Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer. Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige delregnskaber udholdes af udgiftsfordelingen. Sted fastholdes, således at den samlede lønsum for hvert sted fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende sted. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter indenfor delregnskab 10. Det antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10 og 20 er bogført med forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes udelukkende en fordeling af tidsregistreringer på delregnskab 10. Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb. %-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 og stedet – sted 2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10 og stedet). Der foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20, sted 2008 samt steder, hvor der ikke er foretaget tidsregistreringer. Side 221 af 309 Side 222 af 309 Udgiftsfordeling på Sag Formålet med denne kørsel er at kunne fordele finansposteringer (fx løn) med udgangspunkt i fordelingsnøgler dannet af sagsposter af typen ressource, og at fordelingen af finansposteringer (fx løn) sker med sag og sagsopgave, så der også dannes sagsposter. Såfremt fordelt Finanslønposter skal indgå i beregning af medfinansiering, overhead og indtægtsføring i Sager skal fordelingen således være gennemført før kørslerne aktiveres. Opsætning af udgiftsfordelingskortet med sag Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger. Figur 1 – Eks. på et Udgiftsfordelingskort Nedenfor gennemgås de felter, der har direkte relevans for udgiftsfordelingskortet for sag. Oversigtspanelet Generelt Navn Beskrivelse Kode Her skal du angive en kode til udgiftsfordelingskortet. Udgiftsfordelingstype Her skal du angive, om udgiftsfordelingen skal være af type Ressource eller Sag. Navn Her kan du angive et navn for det aktuelle udgiftsfordelingskort. Datokomprimering I dette felt kan du angive længden på den periode, hvor poster med ens dimensionskombinationer skal lægges sammen. Programmet tilknytter datoen for den første bogførte post til perioden som helhed. Ultimoposter tildeles dog datoen for den sidste bogførte post i Side 223 af 309 perioden. Der kan vælges mellem: ’Ingen’, ’Dag’, ’Uge’, ’Måned’, ’Kvartal’, ’År’ og ’Regnskabsperiode’. Startdato Her kan du angive en startdato for, hvornår kortet er oprettet. Antal udgiftsfordelinger Feltet viser det antal udgiftsfordelinger, der er kørt i den aktuelle analyse. Ved opslag i feltet får du vist en liste over udgiftsfordelingsjournalerne. Spærret Her kan du spærre udgiftsfordelingskortet. Ignorér udelad sag i Feltet afgør om fordelingen skal udelade en sag i fordeling beregningen af en fordelingsnøgle. Bemærk: Hvorvidt sagen indgår i beregningen afhænger af værdien i feltet ’Udelad sag i fordeling’ i tabellen Sag. Alle sager indenfor filteret medtages uanset opsætning i feltet på sagskortet. Ved på sagskortet at kunne påsætte, om sagen skal medtages i en fordeling, samtidig med at Udgiftsfordelingskørsel med sag giver mulighed for at kørslen ikke kigger i denne værdi, kan der oprettes to fordelingskort, hvor den ene fordeler til alle sager, og den anden ikke medtager fx sager defineret som fællesomkostninger – og derved overvælter disse omkostninger på andre sager. Finans Dimensions Filter Et filter på Finans dimensioner skal begrænse de finansposter der medtages i fordelingen. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Finans Dimensions Filter. Side 224 af 309 Figur 2 – Eks. på Udgiftsfordeling Dim Filter I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling. Dimensionskodefilteret kan bruges til at angive, at kun finansposter med eksempelvis dimensionen DELREGNSKAB og de herunder angivne dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling. Udgiftsfordelte finanskonti Her opsættes de finanskonti der skal udgiftsfordeles på, samt evt. afvigende konto. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelte finanskonti. Side 225 af 309 Figur 3 – Eks. på Udgiftsfordelte finanskonti Her udpeger du de finanskonti, der skal udgiftsfordeles. Såfremt det ønskes at poster bogført på én konto (fx 181120), skal udgiftsfordeles på en anden konto (fx 181121) – anføres dette i feltet ’Til Finanskonto Nr.’. Bemærk: Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af udgiftsfordelingsjournalen. De oprindelige finansposteringer bevares. Fastholdte dimensioner Her indtaster du de dimensioner som skal fastholdes under udgiftsfordelingen. Fastholdes en dimension vil summen af udgifterne på dimensionsværdier indenfor denne dimension ikke blive berørt af fordelingen. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Fastholdte dimensioner. Side 226 af 309 Figur 4 – Eks. på Fastholdte dimensioner I vinduet for Fastholdte dimensioner kan du angive følgende felter: Feltnavn Beskrivelse Dimensionskode I dette felt indtaster du den kode, der skal fastholdes i forbindelse med udgiftsfordelingen. Beskrivelse Dette felt indeholder beskrivelsen af den dimensionskode, du har indtastet i feltet ’Dimensionskode’. Kørslen Udgiftsfordeling med sag Denne kørsel tilbagefører finansposter og fordeler finansposterne med udgangspunkt i fordeling på sagsposter. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/vælg en udgiftsfordeling/vælg handlingen Udgiftsfordel i handlingsbåndet. Side 227 af 309 Figur 5 – Eks. på Kørslen Udgiftsfordel på sager Oversigtspanelet Indstillinger Navn Beskrivelse Udgiftsfordeling Her kan du vælge den udgiftsfordeling, du ønsker at udgiftsfordele. Periode startdato Her kan du angive startdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Periode slutdato Her kan du angive slutdatoen for den periode, du vil udgiftsfordele i. Fordel kun lønposter Her skal du angive, om det kun er lønfinansposter, der skal udgiftsfordeles. Side 228 af 309 Oversigtspanelet Sagspost Navn Beskrivelse Sagsnr. Her kan du filtrere på sagsnr. Bogføringsdato Her kan du angive en bogføringsdato for at filtrere på sagsposter. Nummer Her kan du filtrere på ressourcenummer. Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet omfattet af din periode startdato og din periode slutdato med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger. Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej, så afbrydes kørslen. Filtrering på sager Ved et filter på sagsnumre skal der kun medtages sager indenfor filteret ved beregning af fordelingen. Filtrering på ressource (nummer) Ved et filter på Nummer skal der kun medtages ressourcer indenfor filtreret ved beregning af fordelingen. Filtrering på bogføringsdato Ved et filter på bogføringsdato skal der kun medtages sagsposter indenfor filtreret ved beregning af fordelingen. Det er muligt at specificere flere sæt datoer eksempelvis 011012|311012. Side 229 af 309 Udelad sag i fordeling Figur 6 – Eks. på Udelad sag i fordeling Hvis du benytter dig af Udgiftsfordelingen med sager, kan du foretage en filtrering, ved at sætte hak i feltet ’Udelad sag i fordeling’, hvorved at den enkelte sag udelades i beregningen af fordelingsnøglen i Udgiftsfordelingen med sager. Udgiftsfordelingsjournaler Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler. Hver gang der foretages en udgiftsfordeling, oprettes der en udgiftsfordelingsjournal. Side 230 af 309 Figur 7 – Eks. på Udgiftsfordelingsjournal I vinduet for Udgiftsfordelingsjournal kan du angive følgende felter: Navn Beskrivelse Journal nr. Her kan du se nummeret på den pågældende udgiftsfordelingsjournal. Udgiftsfordelingskode Her kan du se navnet på udgiftsfordelingskoden. Beregningsdato Her kan du se datoen for udgiftsfordelingens beregning. BrugerID Her kan du se den bruger, der har kørt udgiftsfordelingen. Periode start I dette felt kan du se den første dato i den periode, der er udgiftsfordelt. Periode slut I dette felt kan du se den sidste dato i den periode, der er udgiftsfordelt. Kun fordelt lønposter I dette felt kan du se, om der kun er beregnet på grundlag af finansposter, som stammer fra lønoverførsler. Dvs. lønfinansposter. Placering af udgiftsfordelingsposter Resultatet af en udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal som efterfølgende kan overføres til en kladde, hvor posterne bogføres. Disse poster får tildelt et særskilt kildespor. Derudover kan du fra den enkelte ’Udgiftsfordelingsjournal’ få vist, hvilke fordelingsposter, der er blevet beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/Fanen Naviger/Handlingen Fordelingsposter. Side 231 af 309 Figur 8 – Eks. på Udgiftsfordelingsposter Fra fanen Handlinger i vinduet Udgiftsfordelingsjournaler kan følgende foretages: Genberegning af en udgiftsfordeling Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen Handlinger/handlingen Genberegn fordeling. På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at genberegne udgiftsfordelingen og således inkludere evt. nye finans- eller sagsposteringer indenfor perioden i beregningen. Sletning af en udgiftsfordeling Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen Handlinger/handlingen Slet fordeling. På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at slette journalen. Dette vil slette alle poster genereret i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling, både journal og journalens udgiftsfordelingsposter. Overfør fordelingsposter til en kladde Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen Handlinger/handlingen Overfør fordelingsposter til kladde. På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at overføre fordelingsposter til en kladde, hvor der kan bogføres. Udgiftsfordelingsjournalen slettes ved bogføring. Eksempler I dette afsnit er vist 4 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling med sager beregnes. Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag. Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen ignoreres) Alle 4 eksempler er baseret på de samme finans- og sagsposteringer. Der er udpeget én finanskonto 181101. Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder det at det konterede beløb på dimensionsværdier indenfor en dimensionskode skal være det samme før og efter udgiftsfordelingen. Finansposter: Der er registreret følgende finansposter i perioden 01.09.12 til 30.09.12. Finanskonto Dato Delregn- Sted Beløb Debet Kredit skab Sum Sum Sted 11 Sted 15 01.09.11181101 30.09.11 10 11 10.000 10.000 10.000 10 15 20.000 20.000 20 11 20.000 20.000 10 15 20.000 20.000 20.000 10 15 20.000 20.000 20.000 90.000 90.000 01.09.11181101 30.09.11 20.000 01.09.11181101 30.09.11 20.000 01.09.11181101 30.09.11 01.09.11- 181101 30.09.11 Sum 30.000 60.000 Følgende sager/sagsopgaver er oprettet: Sag Sagsopgave Dimension Dimension Dimension 10 100 Delregnskab 10 Sted 11 - 10 200 Delregnskab 20 Sted 15 Formål 2 Side 232 af 309 Side 233 af 309 10 - Disponent 2 - - 20 100 Delregnskab 10 Sted 11 - 20 200 Delregnskab 10 Sted 11 - 30 100 Delregnskab 10 Sted 15 - Sagsposter med ressourcer er oprettet fra en sagskladde: Ressource Dato nr. Sags- Sags Delregn nr. opgave- -skab Sted Kost- Eks Eks Eks beløb 1 2 3 nr. 01.09.11X 30.09.11 Sag 10 100 10 11 01.09.11X 30.09.11 Sag 10 200 20 15 30.09.11 Sag 20 100 10 11 30.09.11 Sag 20 200 10 11 30.09.11 Sag 30 100 10 5% 25 % 100 % 25 % 31,25 % 31,25 50 % 62, 5 % 62, 5 % 15 % 75 % 0% % 10.000 01.09.11X 6,25 % 5000 01.09.11Y 6,25 % 1000 01.09.11X 5% 1000 15 3000 Sum 20.000 Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på sag 10. Eksempel 1:Ingen fastholdte dimensioner. Der fastholdes ikke dimensioner. Den samlede sum på finanskonto 181101 fordeles derfor på sag og sagsopgave med de nøgler som sagsposteringerne giver. Dimensioner afledes på baggrund af dimensionsopsætning på sag og sagsopgave. Beregningsnøglen til er beregnet ud fra kostbeløb på linje / sum af kostbeløb. (1.000/20.000) = 0.05 (5%). Hvis der er flere posteringer er formlen følgende: Sum for hver sag/sagsopgave / den totale sum for alle sager/sagsopgaver. En udgiftsfordeling med sager for perioden 01.09.12 – 30.09.12 på finanskonto 181101 med ingen fastholdte dimensioner vil resulterer i følgende fordelingsposter. Finans.- Dato konto Sags- Sags- nr. opgave Delregn Sted Beløb Debet Kredit Lønfordel sag nr. 01.09.12181101 30.09.12 -10.000 10 11 10.000 Ja Side 234 af 309 01.09.12181101 -20.000 30.09.12 10 15 01.09.12181101 30.09.12 20 11 20.000 Ja 10 15 20.000 Ja 10 15 20.000 Ja -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 Ja -20.000 01.09.12181101 20.000 -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sag 10 100 10 11 4.500 4.500 Ja Sag 10 200 20 15 4.500 4.500 Ja Sag 20 100 10 11 22.500 22.500 Ja Sag 20 200 10 11 45.000 45.000 Ja Sag 30 100 10 15 13.500 13.500 0 90.000 01.09.12181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sum Ja 90.000 Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formå og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ud fra følgende beregning: (sag/sagsopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager) * (summen af finansudgifter). (0.05 * 90.000) = 4.500 Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted Scenarie 2 omhandler det at fastholde én dimension, i dette tilfælde STED. Anvendes fx hvis medarbejderne er sat op med STED i SLS og fordelingen ikke skal ændre på lønsummen fordelt på STED. Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linje / sum af kostbeløb på dimension STED. (1.000/16.000) = 0.0625 (6.25%) Hvis der er flere posteringer er formlen følgende: Side 235 af 309 Sum af kostbeløb for hver sag/sagsopgave på STED / den totale sum kostbeløb på STED. Finanskonto Dato Sagsnr. Sagsopgavenr. Del- Sted Beløb Debet Kredit regn Lønfordel sag 01.09.12181101 -10.000 30.09.12 10 11 01.09.12181101 30.09.12 10 15 20 11 10 15 10 15 01.09.12181101 20.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 Ja -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 10.000 -20.000 -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sag 10 100 10 11 1.875 1.875 Ja Sag 10 200 20 15 15.000 15.000 Ja Sag 20 100 10 11 9.375 9.375 Ja Sag 20 200 10 11 18.750 18.750 Ja Sag 30 100 10 15 45.000 45.000 Ja 0 90.000 01.09.12181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sum 90.000 Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.) (0,0625 * 30.000) = 1.875 Bemærk: Sag 30 er opsat til at skulle indgå i fordeling, feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet er ikke udfyldt. Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag. Som i eksempel 2 fastholdes dimensionen STED, samtidig opfattes Sag 30 som en fællesomkostning for STED 15, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en anden sag der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i beregningssummen til fordelingsnøglen, da feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet er udfyldt). Side 236 af 309 Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linjen / sum af kostbeløb på dimensionen STED minus Sag 30. (1.000/16.000) = 0.0625 (6.25%) Finans- Dato konto Sags- Sags Delregn Sted nr. opga fordel venr. sag 01.09.12181101 30.09.12 10 11 30.09.12 10 15 30.09.12 20 11 10.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja -20.000 30.09.12 10 15 10 15 01.09.12181101 Løn- -20.000 01.09.12181101 Kredit -20.000 01.09.12181101 Debet -10.000 01.09.12181101 Beløb -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sag 10 100 10 11 1.875 1.875 Ja Sag 10 200 20 15 60.000 60.000 Ja Sag 20 100 10 11 9.375 9.375 Ja Sag 20 200 10 11 18.750 18.750 Ja Sag 30 100 10 15 0 0 0 90.000 01.09.12181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 Sum Nej 90.000 Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag-sagsopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet – dog ikke sag30) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto på sted 11) (0,0625 * 30.000) = 1.875 Bemærk: I dette tilfælde er der ikke nogen sag som fraregnes. På sted 11 bliver beregningen derfor som i scenarie 2. Side 237 af 309 Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen ignoreres) Som i eksempel 3 fastholdes dimensionen STED, og Sag 30 er opsat til ikke at skulle indgå i fordelingen, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en anden sag der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i beregningssummen til fordelingsnøglen). Det er imidlertid muligt at kunne oprette en alternativ fordeling, hvor alle sager medregnes i fordelingen uafhængigt af opsætningen på sagerne. (hvis man fx både vil have en fordeling der afspejler omkostninger til udadrettede formål, og en anden der afspejler både udadrettede formål og hjælpefunktioner, administration og ledelse). På udgiftsfordelingskortet sættes hak i feltet ’Ignorer Udelad sag i fordeling’. Finanskonto Dato Sagsnr. Sagsopgavenr. Del- Sted Beløb Debet Kredit regn Lønfordel sag 01.09.12181101 -10.000 30.09.12 10 11 10 15 01.09.12181101 30.09.12 20 11 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja 20.000 Ja -20.000 30.09.12 10 15 01.09.12181101 20.000 -20.000 01.09.12181101 Ja -20.000 30.09.12 01.09.12- 181101 10.000 -20.000 30.09.12 10 15 01.09.12181101 30.09.12 Sag 10 100 10 11 1.875 1.875 Ja Sag 10 200 20 15 15.000 15.000 Ja Sag 10 200 20 15 15.000 15.000 Ja Sag 20 100 10 11 9.375 9.375 Ja Sag 20 200 10 11 18.750 18.750 Ja Sag 30 100 10 15 45.000 45.000 0 90.000 01.09.12181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 30.09.12 01.09.12- 181101 Sum 30.09.12 Ja 90.000 Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10. Side 238 af 309 Kostbeløb på alle de sager der medtages i beregningen danner baggrund for nøgleberegning uanset om nogle sager er opsat til ikke at skulle indgå i fordeling. Resultatet vil derfor blive som i scenarie 2. Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer. Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for stedet) (0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.) (0,0625 * 30.000) = 1.875 Udelad sag i fordeling Hvis du benytter dig af ’Udgiftsfordelingen med sager’, kan du foretage en filtrering, ved at sætte hak i feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet, hvorved at Side 239 af 309 den enkelte sag skal udelades i beregningen af fordelingsnøglen i Udgiftsfordelingen med sager. Side 240 af 309 Dimensionsfordeling Dimensionsfordelingsnøgler anvendes til procentvis fordeling af det registrerede forbrug/salg på flere dimensionskodeværdier indenfor flere forskellige dimensionstyper på finanskontoen. Dimensionsfordelingsnøgler kan anvendes fra • Finanskladder • Købskladder og købs-ordre/faktura/kreditnota • Salgskladder og salgs-ordre/faktura/kreditnota Dimensionsfordelingen fordeler udelukkende på konti, hvor kontotypen = Finans, og aldrig på modkonti. Fordelingsnøglerne kan enten vælges ved opslag direkte på linjen eller ved opsætning direkte på finanskontoen. Fordelingsnøgle Du kan du oprette lige så mange fordelingsnøgler, som du ønsker at anvende i dit regnskab. Fordelingsnøglen kan du bruge til at opsætte på finanskontoen i feltet STD fordeling. Når finanskontoen herefter anvendes på en linjen, vil fordelingsnøglefeltet automatisk blive udfyldt (kan dog overskrives). Fordelingsnøgler opsættes under stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning’/Underpunktet ’Dimensioner’/punktet ’Dimensionsfordelinger’ Side 241 af 309 Navn Kode Beskrivelse Her skal du angive en kode for fordelingsnøglen. Bemærk: Koden du angiver her, er Beskrivelse Fordelingssum Afrunding Dimensioner 1. – 8. kode den der kan vælges ind på finanskontokortet i feltet ’Std. Fordeling’. Den kan også vælges direkte ind på linjen i kladder/købs- og salgslinjer vi et opslag i feltet.. Her kan du angive en beskrivelse for fordelingsnøglen. Dette felt udfyldes automatisk af Navision. Det viser en fordelingssum der altid skal være 100. Her kan du se om der er valgt en afrundingslinje for denne nøgle. Feltet bliver automatisk beregnet, og kan ikke editeres. I disse felter vælger du den dimension, du ønsker at fordele på. Når du har opsat dimensionsfordelingen, skal opsætte fordeling på dimensionsværdierne. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handlingen ’Fordelingsnøgle’. Side 242 af 309 Navn Dimensionsværdi Fordelingspct. Afrunding Beskrivelse I disse felter skal du angive de dimensionsværdier, du ønsker at fordele på. I dette felt angiver du en procent, der svarer til den andel, du ønsker fordelt på dimensionsværdien. Bemærk: Den totale fordelingsprocent pr. fordeling skal give 100% i alt. Her kan du angive, om en eventuel afrundingsdifference skal placeres på denne linje. Tilknytning af Dimensionsforslag – Finanskonto Ønsker du at få foreslået en dimensionsfordeling, hver gang du vælger en bestemt finanskonto, kan du i kontoplanen på finanskontokortet knytte en dimensionsfordeling. I kontoplanen vælges den finanskonto ’dimensionsfordelingen’ skal opsættes på. I feltet STD Fordeling kan du lave et opslag i feltet og finde mulige fordelingsnøgler Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan Side 243 af 309 Dimensionsfordeling på købs- og salgslinjen Dimensionsfordeling kan bla. anvendes i købs/salgsordre, købs/salgsfaktura eller i kladderne. Det er muligt at indtaste flere linjer med dimensionsfordeling på samme bilag. Fortryder du dimensionsfordelingen, kan den slettes igen. Ekspempel 1 - købsfaktura Dette eksempel viser en købsfaktura, hvor der er opsat en fordeling på finanskonto 228000. Side 244 af 309 Linjen kan ikke bogføres, før nøglen er udfoldet, eller alternativt slettet. Side 245 af 309 Efter udfoldelsen ser fakturaen således ud: Hvis du har dimensionsfeltet for den dimension, hvor fordelinger er opsat, vist på købs eller salgslinjen, kan du se værdierne, der er opsat under Fordelingsopsætningen. Bemærk: For at en fordelingsnøgles dimensionsværdier ikke skal konflikte med andre dimensionsværdier, bør man i Prioritering af standarddim sætte Tabel-id 15 (Finanskonto) som 'Prioritet 1' for de aktuelle kildespor. Eksempel 2 – Kassererkladden Dette eksempel viser, hvordan dimensionsfordeling foretages i kassererkladden. Bemærk: Kreditorposten eller debitorposten skal altid indtastes før finanskonteringen, og hele konteringen skal foretages over to linjer. Fordelingen foretages efterfølgende på finanskontoen. Når konteringslinjerne er indtastet, skal dimensionsfordelingen udfoldes, inden der kan bogføres. Udfold alle dimensionsfordelinger foretages fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’/Handlingen ’Fordeling’. Du ser nu kassererkladden med begge dimensionsfordelinger udfoldet. Side 246 af 309 Side 247 af 309 Sletning af dimensionsfordeling Ønsker du at slette en eller alle dimensionsfordelinger vil dimensionsfordelingsposterne slettes, så der er kun købs og salgslinjen tilbage. Side 248 af 309 Moms – procedurer mv. Dette afsnit har til formål at beskrive forudsætninger for styring af momsafregningen i Navision Stat. Afsnittet tager udgangspunkt i en generel opsætning af moms. Denne opsætning kan se anderledes ud i de enkelte institutioner. Afsnittet beskriver forskellige former for beregning af moms, samt hvordan man afregner moms – herunder både toldmoms (almindelig Købs- og Salgsmoms) og IFR-moms (ikke-fradragsberettiget købsmoms). En forudsætning for at kunne styre momsafregningen i Navision Stat er en korrekt momsbogføringsopsætning. Du skal definere en række momsvirksomheds-bogføringsgrupper, der ordner institutionens samhandelspartnere efter lokation (fx Danmark, EU og Øvrig udland). Du skal fastlægge en række momsprodukt-bogføringsgrupper, der klassificerer produkter efter momstype og -sats. Overordnet skal denne klassifikation sondre mellem toldmoms (svarende til almindelig købs-/salgsmoms) og Ikkefradragsberettiget købsmoms. Under hver af disse kategorier skal du skelne mellem forskellige momssatser. Endelig skal du for hver sats oprette en gruppe til normale posteringer og en til korrektionsposteringer. Momsopsætningen skal kunne skelne handel med andre EU lande og øvrig udland i varer og tjenesteydelser. For hver kombination af momsvirksomheds-bogføringsgrupper og momsprodukt-bogføringsgrupper skal du udpege moms-konti til brug ved henholdsvis køb og salg. Derudover kan du angive et moms-id. Du kan gruppere et antal momsbogføringsopsætninger med ensartede attributter (fx momspct.), men bemærk at momsbogføringsopsætninger, der tilknyttes samme moms-id, skal have samme momsprocent. Når debitorer og kreditorer oprettes i købs- og salgsmodulerne knyttes de til momsvirksomheds-bogføringsgrupper. Tilsvarende gælder varer, når disse oprettes i lagermodulet, vil de blive tilknyttet momsprodukt-bogføringsgrupper. Du skal endvidere i opsætningen angive momsnummer/momsnumre. Og du skal ud for hvert momsnummer angive hvilket – eller hvilke delregnskaber, der indgår heri. Hvis der indgår flere delregnskabskoder i et momsnummer, skal du også angive hvilken delregnskabskode, der skal benyttes ved bogføringen på momsafregningskontoen. Bemærk: at selve opsætningen af moms, som er foretaget ved selve opstarten af Navision regnskabet vil være en standardopsætning. I det følgende foretages en kort gennemgang af selve momsopsætningen. Bemærk: Det er muligt, under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Generel data ind- og udlæsning/Ind- og udlæs momsangivelse, at indlæse en opsætning til momsangivelseslisten. Selve filen til indlæsning kan du hente på Moderniseringsstyrelsen hjemmeside. Opsætning af Moms For at kunne indrapportere og afregne moms skal du først have indtastet de betingelser, der er gældende for indrapportering og afregning af moms i Jeres institution. Opsætning af moms består af fire faser. Opsætning af Momsvirksomheds-bogføringsgrupper Opsætning af Momsprodukt-bogføringsgrupper Opsætning af Momsbogføringsopsætning Opsætning af Momsnumre Momsvirksomhedsbogføringsgrupper Til brug for styring af momsregnskaber skal du Koderne for ’momsvirksomhedsbogføringen’. ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper’ er afgørende for, hvordan momsen skal beregnes og bogføres, alt efter hvilket land/område den pågældende debitor eller kreditor er registreret i. Momsvirksomhedsbogføringsgrupper opsættes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe Side 249 af 309 Side 250 af 309 Navn Kode Beskrivelse Beskrivelse I dette felt skal du angive en kode for gruppen. I dette felt skal du angive en sigende beskrivelse Momsproduktbogføringsgrupper Momsproduktbogføringsgruppen fastlægger beregningen og bogføringen af moms i overensstemmelse med den type varer, der købes, eller i overensstemmelse med den type varer eller ressourcer, der sælges. Momsproduktbogføringsgrupper opsættes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe Side 251 af 309 Navn Kode Beskrivelse Refusionsberettiget Beskrivelse I dette felt skal du angive en kode for Momsproduktbogføringsgruppen I dette felt skal du angive en sigende beskrivelse. En markering i dette felt angiver at koden er refusionsberettiget. Momsbogføringsopsætningen I ’Momsbogføringsopsætningen’ skal du angiver kombinationer af Momsvirksomhedsbogføringsgrupper og Momsproduktbogføringsgrupper. Du skal udfylde en linje for hver kombination af Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgrupper. For hver kombination skal du angive en momsprocent, momsberegningstype og kontonumre for bogføring af moms i forbindelse med salg, køb og modtagermoms. Du kan angive ligeså mange kombinationer, du har brug for. Navn Momsvirksomhedsbogf.gruppe Momsproduktbogf. Gruppe Moms-id Momspct. Beskrivelse Her skal du angive en kode for Momsvirksomhedsbogf.gruppe. I feltet kan du lave et opslag til oversigten med mulige ’Momsvirksomhedsbogf.grupper’ Her kan du angive en kode for Momsproduktbogføringsgrupper. I feltet kan du lave et opslag til oversigten med mulige koder. I dette felt kan du angive en kode for at gruppere forskellige Momsbogføringsopsætninger med ensartede attributter, f.eks. momsprocent. I dette felt skal du angive momssats, der gælder for den aktuelle kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe. Side 252 af 309 Side 253 af 309 Momsberegningstype Du skal ikke skrive procenttegnet, når du indtaster momsprocenten, kun tal. Hvis momssatsen f.eks. er 25 %, skal du indtaste 25 i feltet. I dette felt skal du angive hvordan momsen skal beregnes ved køb eller salg af varer med den aktuelle kombination af momsvirksomheds- og momsproduktbogføringsgruppe. Du har følgende valgmuligheder: Normal moms: Vælg denne indstilling til automatisk beregning af moms for varer, der er købt eller solgt med den aktuelle kombination af virksomhedsbogføringsog produktbogføringsgruppe. Modtagermoms: Vælg denne indstilling, når du handler med EUlande/-områder, hvor køber selv skal beregne og afregne moms med myndighederne. Husk også at udfylde feltet Modtagermomskonto. Denne indstilling påvirker ikke virksomhedens regnskab. Når du sælger varer med modtagermoms, skal du hverken beregne eller tilbageholde moms. Når du køber varer, beregner Navision momsbeløbet og debiterer købsmomskontoen og krediterer modtagermomskontoen. Momskorrektioner: Brug denne indstilling, når beløbet, der skal bogføres, og som indeholder den aktuelle kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe, udelukkende består af moms. Funktionen kan f.eks. være nyttig, når du opretter en rettelsespost for Side 254 af 309 at rette en fejlagtig momsberegning. Salgsmomskonto Købsmomskonto Modtagermomskonto Momsklausulkode EU-Service Urealiseret købsmomskonto Moms: Denne indstilling kan kun bruges i forbindelse med amerikansk sales tax. Her skal du angive den finanskonto, hvor salgsmomsen skal bogføres i forbindelse med den aktuelle kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe Her skal du angive den finanskonto, hvor købsmomsen skal bogføres i forbindelse med den aktuelle kombination af virksomhedsgruppe og produktgruppe Her skal du angive den Finanskontoen, hvor modtagermoms skal bogføres (købsmoms) for den aktuelle kombination af Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe, Her kan du angive kode for ’Momsklausuler’. Momsklausuler bruges til at angive beskrivende oplysninger om den moms, der vises på et salgsdokument. Momsklausuloplysningerne vises på et udskrevet dokument sammen med moms-id'et eller momssatsen. Angiver, om denne kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe skal rapporteres som tjenester i de periodiske momsrapporter. Hvis du bogfører et dokument, der bruger en momsbogføringsopsætning, hvor feltet EU-service er markeret, er feltet også markeret på den tilhørende momspost. I dette felt skal du angive den finanskonto, hvor urealiseret købsmoms skal bogføres (beregnes ved bogføring af købsfakturaer) med den aktuelle kombination af - Side 255 af 309 Urealiseret modtagermomskonto Urealiseret moms-type Urealiseret salgsmomskonto Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe I dette felt kan du angive den Finanskontoen, hvor beløb for urealiseret modtagermoms skal bogføres (købsmoms) for den aktuelle kombination af Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe, hvis du har valgt indstillingen Modtagermoms i feltet Momsberegningstype. Her skal du angive hvordan urealiseret moms skal håndteres, hvilket vil sige moms, der er beregnet, men ikke forfalden, før fakturaen betales. Typen Urealiseret moms styrer, hvordan en betaling overføres til fakturabeløbet (uden moms) og selve momsbeløbet, og hvordan momsbeløb overføres fra den urealiserede momskonto til den realiserede momskonto. Her skal du angive den finanskonto, hvor urealiseret salgsmoms skal bogføres (beregnes ved bogføring af salgsfakturaer) med den aktuelle kombination af Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe. Bemærk: at repræsentationsmomsen har en momssats på 5,26316 %. Hvis udgifterne til repræsentation er af streng erhvervsmæssig karakter, kan der fratrækkes 25 % af momsen. Der er i det følgende givet et eksempel på udregning af denne. Beløb inkl. moms: 125,00 kr. Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*25%) = 6,25 kr. Momsgrundlag: 125,00 kr. – 6,25 kr. = 118,75 kr. Momssats: (6,25 kr./118,75 kr.)*100 = 5,26316% På samme måde kan hotelovernatning, hvis udgifter hertil er af streng erhvervsmæssig karakter, fratrækkes. Udregningseksempel på denne momssats gives tilsvarende: Beløb inkl. moms: 125,00 kr. Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*50%) = 12,50 kr. Momsgrundlag: 125,00 kr. – 12,50 kr. = 112,50 kr. Momssats: (12,50 kr./112,50 kr.)*100 = 11,11111% Side 256 af 309 Opsætning af momsnumre Her kan du oprette de momsnumre der bruges i regnskabet. Det gælder især hvis din institution opererer med flere adskilte momsregnskaber. I dette tilfælde afsnit gennemgås hvordan du foretager specielle opsætninger med hensyn til evt. flere momsnumre i et regnskab og/eller flere delregnskabskoder under et momsnummer. Momsnumre opsættes under stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe Navn Momsnr. Beskrivelse Beskrivelse I dette felt kan du angive et momsnr. I dette felt kan du angive en beskrivelse af momsnummeret. Under hvert momsnr. Kan du knytte et eller flere delregnskaber. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handling’ Momsnr. Pr delregnskab. Side 257 af 309 Navn Delregnskab Momsnr. Bogfør på momsafregningskonto Beskrivelse I dette felt kan du angive en delregnskabskode, som du ønsker at tilknytte et momsnummer I dette felt kan du indtaste det momsnr. som du ønsker at tilknytte det aktuelle delregnskab. Hvis der er et hak i dette felt vil den aktuelle delregnskabskode blive benyttet ved bogføring på momsafregningskontoen. Bemærk: Du kan kun sætte et hak for hvert momsnummer. Beregning af moms Beregningen af moms vil foregå ud fra de opsætninger, som du har valgt, således at hver gang du registrerer en linje i en kladde, vil der blive bogført momsposter på de konti, som du har angivet i momsbogføringsopsætningen. Hvis din opsætning af moms er foretaget korrekt, vil konteringen af moms foregå automatisk, idet der tilknyttes en momskonto til hver kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe. For at synliggøre hvad der sker med momsen, anbefaler vi, at du: Lader Momsvirksomhedsbogføringsgruppe samt Momsproduktbogføringsgruppe fremgå af finanskontoplanen. Lader kolonnerne med Momsvirksomhedsbogføringsgruppe samt Momsproduktbogføringsgruppe vises, hvor det er muligt i kladder og fakturaer. Afregning af moms Afregning af moms med SKAT skal foretages hver måned, hvert kvartal eller halvårligt, alt efter hvor stor omsætningen er. Typisk vil det være hver måned. Moms kan inddeles i følgende typer: Navn Toldmoms (alm. Købs- og salgsmoms) Beskrivelse Salg af varer og ydelser (udgående moms) Køb af varer, maskiner og inventar til brug for produktion af de momspligtige varer og ydelser (indgående moms). Bemærk: I forbindelse med afregningen skal tilsvaret dvs. differencen mellem indog udgående moms opgøres. Ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR-moms) Refusionsudbetaling vil ske automatisk måneds- eller kvartalsvis fra MODST. Dette sker ved aflæsning af institutionens bogføring, sådan som den fremtræder efter eksport til koncernsystemet. Afregning af toldmoms Selve momsafregningen sker under fra stien Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Menupunktet ’Opgave/Underpunktet ’Moms’ Her findes en række kørsler, som skal gennemføres i forbindelse med momsafregningen. Afregningen af toldmoms består af tre faser. Omposter moms Momsangivelse Side 258 af 309 Side 259 af 309 Afregn moms Omposter moms Ompostér moms anvendes kun i forbindelse med Lagermodulet. I forbindelse med købs- og salgstransaktioner vil der kunne opstå situationer, hvor du på købstidspunktet har valgt at momspostere på én dimensionsværdi, men hvor salget sker på en anden dimension. Denne kørsel overfører alle momsposterne til samme dimension, når kørslen er gennemført. Du kan herefter udarbejde en momsangivelse eller afregning af moms. Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Navn Startdato Slutdato Bilagsnr. Bogføringsdato Bogfør Beskrivelse Her skal du angive, fra hvilken dato der ønskes omposteret for. Her skal du angive den sidste dato i perioden, der ønskes omposteret for. Her skal du angive det bilagsnummer, som omposteringen skal have. Her skal du angive bogføringsdatoen. Du skal markere dette felt, hvis du ønsker at bogføring af omposteringen Side 260 af 309 automatisk skal foretages. Hvis feltet Bogfør er blankt kan du se, hvilke omposteringer, der vil blive foretaget, når kørslen efterfølgende afvikles med bogføring. Momsangivelse Angiver, hvordan dit momsafregningsbeløb beregnes for en periode. Angiv, hvordan angivelsen skal beregnes, og hvordan den skal se ud, når den udskrives. Vinduet indeholder linjer, hvor du kan angive de oplysninger, der skal udskrives, og hvordan finansbeløb skal sammenlægges. Du kan oprette flere momsangivelser til forskellige formål. Bemærk: De institutioner, der har flere momsnumre, har nu mulighed for at køre Momsangivelsen pr. momsnummer. Navn Rubriknr. Beskrivelse Beskrivelse Udfyld med den tekst, der fremgår af skemaet fra SKAT. Udfyld med den sammentællingsform, som skal styre linje-indholdet. Udfyld med den/de konti, du ønsker Type Kontosammentælling I dette felt angives et tal, der identificerer rækken. Side 261 af 309 Bogføringstype Momsvirksomhedsbogf.gruppe Momsproduktbogf.gruppe Beløbstype Rubriksammentælling Beregn med Udskriv Udskriv med Sideskift sammentalt. Skal udfyldes hvis Type = Kontosammentælling. Udfyld med den type momsposter, du ønsker sammentalt. Skal udfyldes hvis Type = Momspostsammentælling. Skal udfyldes med en af de koder, der er oprettet i vinduet Momsvirksomhedsbogføringsgruppe hvis Type = Momspostsammentælling Skal udfyldes med en af de koder, der er oprettet i vinduet Momsproduktbogføringsgruppe hvis Type = Momspostsammentælling. Udfyld med den type beløb, du ønsker sammentalt (momsbeløb eller momsgrundlag). Skal udfyldes hvis Type = Momspostsammentælling Udfyld for at definere de rubriknumre, som skal sammentælles på linjen. Her kan du vælge, om Navision i sine interne beregninger skal kunne vende fortegnet. Feltet kan bruges, når du vil have sammentalt momsposter med forskelligt fortegn - fx salgsmoms og moms af EU-varekøb. Her kan du vælge om linjen skal udskrives eller kun bliver brugt til at beregne på. Sæt ’hak’ hvis linjen skal udskrives. Her kan du vælge, om beløbene på momsangivelsen skal udskrives med fortegn. Ved at vælge ’modsat fortegn’ i dette felt får man udskrevet alle beløb på momsangivelsen med positivt fortegn. Her kan du vælge, om der ved udskrivning af momsangivelsen skal være et sideskift. Sæt et hak i afkrydsningsfeltet, hvis der skal være sideskift efter denne linje. Opsætningen skal tilpasses den enkelte institution, idet institutionens momsbogføringsgrupper kan være forskellige fra skabelonen. Ligeledes skal de enkelte Energiafgiftskonti tilpasses institutionens kontoplan. Du kan få vist momsangivelsen fra Handlingenbåndet/Fanen ’Naviger’ Fra Handlingsbåndet på ’Momsangivelse’/Fanen ’Rapport’/Handlingen ’momsangivelse’. På rapportens anfordringsbillede kan du opsætte følgende: Side 262 af 309 Side 263 af 309 Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Navn Startdato Slutdato Medtag momsposter Beskrivelse Indtast den dato, hvor tidsinterval for linjer i momsangivelse, der vises i rapporten, skal starte. Indtast den dato, hvor tidsinterval for linjer i momsangivelse, der vises i rapporten, skal slutte. I dette felt kan du vælge at få vist åben, lukket eller både åben og lukket momsposter. Side 264 af 309 Medtag momsposter Afrund til hele beløb Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta Momsnr. Her kan du angive om der skal medtages momsposter ’Før og efter periode’ eller ’i perioden’ Marker, hvis beløbene i rapporten skal afrundes til hele tal. Marker, hvis rapportbeløb skal vises i ekstra rapporteringsvaluta. I dette felt kan du angive momsnr Her ses et eksempel på hvordan rapporten kan se ud. Afregn Moms NS Hvis du bruger denne kørsel, kan du lukke åbne momsposter og periodens energiafgifter og overføre energiafgiftsbeløbet samt købs- og salgsmomsbeløb til afregningskontoen. For hver Momsbogføringsgruppe (dvs. for hver kombination af Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe i tabellen Momsbogf.opsætning), finder kørslen alle de momsposter i tabellen Momspost, der er angivet i filtrene i definitionsvinduet. Når momsposterne lukkes, markeres afkrydsningsfeltet Lukket i tabellen Momspost. Løbenummeret fra den afregningspost, der har lukket posten, indsættes automatisk i feltet Lukket af løbenr. Det sker dog kun, hvis der skal overføres beløb mellem finanskonti. Når der overføres momsbeløb til afregningskontoen, betyder det, at kontoen for købsmoms krediteres, og kontoen for salgsmoms debiteres med beløbet fra momsangivelsesperioden. Kontonumre findes i tabellen Momsbogf.opsætning. Kontoen for momsafregning krediteres med nettobeløbet (hvis købsmomsbeløbet er størst, debiteres den). Beløb bogført på Energiafgiftskontiene i den angivne periode nulstilles til afregningskontoen. Du kan enten bruge kørslen til at sætte bogføringen i gang eller til at udskrive en kontrolrapport. Side 265 af 309 Side 266 af 309 Oversigtspanelet ’Indstilling’ Navn Startdato Slutdato Bogføringsdato Beskrivelse Her skal du angive en fra startdato, for hvilken poster skal medtages (Afregningsperiodens startdato). Her skal du angive en slutdato, for hvornår afregningsperioden skal slutte. Her skal du angive en dato for, hvornår overførslen til momskontoen skal bogføres. Side 267 af 309 Bilagsnr. Her skal du angive et bilagsnr. Bemærk: at nummeret ikke tildeles Afregningskonto Vis momsposter Bogfør Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta Afregn pr. momsnr. Momsnr. Dimensionskode Dimensionsværdikodefilter Dimensionsværdi til afregningskonto automatisk. Her skal du angive en momsafregningskonto 9726 En markering i dette felt betyder, at rapporten, der udskrives efter kørslen, viser de enkelte momsposter. En markering i dette felt betyder, af der automatisk bogføres på momsafregningskontoen. Hvis du ikke udfylder feltet udskrives en kontrolrapport med teksten: ’Kontroludskrift (er ikke bogført)’. Marker dette felt, hvis rapporteringsbeløb skal vises i den ekstra rapporteringsvaluta Marker dette felt, hvis du ønsker at afregne pr. momsnr.. Ønsker du at foretage momsafregningen for hele regnskabet samlet, skal feltet ikke udfyldes Her kan du angive et momsnr. Feltet udfyldes automatisk med ’DELREGNSKAB’, hvis du har markeret feltet ’Afregn pr. momsnr.’. Udfyldes automatisk med de delregnskabsværdier, som er tilknyttet det momsnummer, du har valgt i feltet ’Momsnr’. Feltet kan opsættes med de dimensionsværdier, der skal konteres på afregningskontoen. Feltet udfyldes automatisk med den delregnskabsværdi, som har markering i feltet ’Bogfør på momsafregningskonto’ i tabellen ’Momsnummer pr. delregnskab’. Opsætningen er gældende for både Momsafregningen og Energiafregningen. Side 268 af 309 Afregn energi poster Energi kontonr. Marker dette felt, hvis du ønsker at medtage energiafgifterne i afregningen. Energiafgifterne vil blive nulstillet og fremgå af rapporten. I feltet ’Energikontonr.’ skal du angive det 4-cifrede SKS-kontonummer, som energiafgifter bogføres på. Er der markering i feltet ’Afregn energiposter’, vil poster bogført på disse konti i den angivne periode blive nulstillet til afregningskontoen og fremgå af afregningen. Oversigtspanelet ’Opsætning af momsbogf.’ Navn Momsvirksomhedsbogf. gruppe Momsproduktbogf. gruppe Beskrivelse Her kan du angive en kode for Momsvirksomhedsbogf.gruppe Her kan du angive en kode for Momsproduktbogf.gruppe Du skal trykke på knappen ’Udskriv’ for at foretage afregning, på den måde lukkes alle åbne momsposter og overfører beløb på købs- og salgsmomskonti til momsafregningskontoen. Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR) I dette afsnit viser vi nogle af de ting du skal tage højde for, når du skal have refunderet Ikke-fradragsberettiget moms. Bemærk: Du skal benytte kontiene 6121, 6122 og 6123. Bemærk: Der må i løbet af året ikke nulstilles på disse konti. Hvis der sker en nulstilling i løbet af året, vil Moderniseringsstyrelsens aflæsning i Koncernsystemet være forkert, og der vil blive refunderet for lidt. Overblik over arbejdsgang Arbejdsgangen ved Ikke-fradragsberettiget købsmoms består af en række faser. Brug nedenstående skema til at danne dig et overblik over, hvem der sørger for hvad, når der skal afregnes ikke-fradragsberettiget købsmoms: Fase 1 Hvem Institutionen 2 Institutionen Handling Bogfører på konto 6121 og/eller 6122 for ikkefradragsberettiget købsmoms. Eksporterer dagligt fra Navision Stat til Koncernsystemet. Side 269 af 309 3 4 5 Moderniseringsst yrelsen Moderniseringsst yrelsen Institutionen Aflæser saldoen på konto 6121 og/eller 6122. Anviser beløbet til institutionen måneds- eller kvartalsvis, med dispositionsdato 1 uge efter månedsafslutning i Koncern-systemet. Bogfører (krediterer) det modtagne beløb på konto 6123 ’Momsafregning fra ØS’ og debiterer på SKB konto. Korrektionsmoms I dette afsnit giver vi dig nogle retningslinjer for hvordan du anvender korrektionsmoms. Bemærk: Hvis du posterer direkte på en momskonto, skal du altid benytte momsproduktbogføringsgruppen vedr. korrektionsmoms. Hvis du ikke gør det, vil posterne kun blive opfattet som finansposter og ikke også som momsposter. Posterne vil så ikke blive medtaget i forbindelse med momsafregningen. I det følgende beskrives retningslinjer: Hvis du… både har ikke-fradragsberettigetkøbsmoms og toldmoms, og du ikke umiddelbart kan definere, hvor meget der skal konteres som toldmoms står overfor alle andre typer rettelser eller omposteringer af moms Så… kan du i samråd med SKAT midlertidigt kontere alt som ikke-fradragsberettigetkøbsmoms på konto 6121/6122. Bemærk: Du definerer i samråd med SKAT selv %-fordelingen, som skal overføres fra konto 6121/6122 til toldmoms. Ved denne ompostering skal du benytte momsproduktbogføringsgrupperne vedr. korrektionsmoms. Men KUN i dette tilfælde. skal du, hvis det er muligt, benytte samme kombination af momsvirksomhedsbogføringsgruppe og momsproduktbogføringsgruppe som ved den oprindelige indrapportering. Rapporter til afstemning af Moms Der findes 3 rapporter du kan bruge til afstemning af moms. Momsafstemning NS Finans-kontokort Moms – Listeangivelse TS Momsafstemning NS Rapporten viser en liste over finanskonti med momsgrundlaget og momsbeløbet pr. finanskonto. Rapporten kan anvendes til at afstemme momsafregningen. Du kan angive, hvilket finanskontonummer der skal medtages i rapporten ved at angive filtre. Du kan også bestemme, hvad der vises i rapporten ved at markere afkrydsningsfelterne under fanen Indstillinger. • Vis detaljer: Marker afkrydsningsfeltet, hvis alle transaktionsbeløb skal vises i rapporten. Hvis afkrydsningsfeltet ikke er markeret, vises der kun en akkumuleret linje pr. finanskonto. • Vis transaktioner uden moms: Marker afkrydsningsfeltet, hvis du vil have vist en liste over alle transaktioner uden momsbeløb i rapporten. Dette kan gøres for en bestemt konto eller flere konti. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Moms Finans – Kontokort Her beskrives, hvordan du kan sandsynliggøre momsen. Bemærk: Rapporten viser ikke hvilke Momsvirksomheds-bogføringsgrupper og Momsprodukt-bogføringsgrupper, der er blevet anvendt. Derfor viser den heller ikke en samlet sum for, hvad der er købt i EU eller Udland. Trin 1 Handling Vælg Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster\Finans – kontokort og klik på knappen Udskriv. Side 270 af 309 Side 271 af 309 2 På fanebladet ’Finanskonto’ sættes flg. filtre: Nummer = 6121(+fri specifikation)|6122(+fri specifikation), hvor | angiver og/eller. Datofilter = her indtastes den periode, som sandsynliggørelsen vedrører. 3 Udskriv rapporten ’Finans–kontokort’. I eksemplet ses saldo på henholdsvis konto 612100 på kr. 775,00 og konto 612200 på kr. 34,00. Når denne rapport er udskrevet, skal du definere hvilke finanskonti momsbeløbet vedrører. Det gør du som beskrevet nedenfor: Vælg Økonomistyring\Finans\Oversigt\Journaler\knappen Journal\menupunkt Momspost Når momsposterne er fremme, trykker du på knappen ’Vis alle’ øverst i menubjælken. Derved kommer samtlige momsposter frem på skærmen. I filteret opsætter du følgende: Momsprodukt-bogføringsgruppe: IFR6121|IFR6121YD|IFR6122|IFR6122YD|KOR6121|KOR6121 YD|KOR6122|KOR6122YD|REPRÆ6121 Bemærk: at nævnte filter er aktuelt, hvis der anvendes en standard momsproduktbogføringsgruppe opsætning. 4 5 6 Bogføringsdato: Angiv den periode, som der skal vises momsposter for. Tryk på knapperne Anvend og OK. Side 272 af 309 7 Nu kommer de poster frem, som opfylder ovennævnte filter. Disse poster kopieres over i Excel. Marker alle posterne med ’CTRL+A’, og tryk ’CTRL+C’ (kopier). Åben Excel, stil markøren i feltet A1 og tryk ’CTRL+V’ (indsæt). Nu er alle posterne kopieret over til Excel. Da momsprocenten ikke er ens for alle Momsproduktbogføringsgrupper, er det nødvendigt at redigere i posterne. Sortér kolonnen med Momsprodukt-bogføringsgrupperne. Indsæt derefter en sumformel for hver gruppe på beløbskolonnen. Se nedenfor: I eksemplet fremkommer beløbene 775,00 kr. og 34,00 kr. Moms listeangivelseTS Her beskrives, hvordan du danner en listeangivelse til SKAT vedr. EU-moms. Trin 1 Handling Vælg Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Momsrapporteri ngMoms – listeangivelse TS’ Side 273 af 309 2 Angiv din opsætning på anfordringsbilledet: 3 Derefter udskrives rapporten. Rapporten viser det samlede beløb, der er blevet solgt for til hvert enkelt EU-land i en given periode opdelt i vare og tjenesteydelser. Side 274 af 309 Afstemning af beholdningsafstemning Dette afsnit beskriver, hvordan du afstemmer finanskonti vha. afstemningsfunktionen. Inden du går i gang med at afstemme kontiene, skal der bl.a. opsættes nogle afstemningsregler. De konti, der skal afstemmes, skal opsættes, og første afstemning pr. konto skal oprettes. Dette gennemgås i de efterfølgende afsnit. Opsætning Opsætningen af beholdningsafstemningen omfatter følgende områder: Beholdningsopsætning Beholdningsafstemningskonti Opret primo beholdningsafstemning Opsætningen kan tilgås fra stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Beholdningsafstemning Beholdningsopsætning Tabellen benyttes til opsætning af de regler, som skal benyttes for afstemningerne. I dette billede skal du opsætte den periodisering, du ønsker at afstemme efter. Oversigtspanelet ’Generelt’ Navn Hent poster automatisk Beskrivelse Her angives om afstemningsposterne Side 275 af 309 Afstemning Deadline Datoformel Arbejdsdato Standard Opfølgningsansvarlig Eksempel skal afhentes automatisk ved oprettelse af en afstemning. Her angives formel til afstemnings deadline, som benyttes i tabellen beholdningsafstemning. Dette felt udfyldes automatisk med dd. Her angives, hvis der skal benyttes en standard opfølgningsansvarlig på afstemningerne. Et datofelt der viser kombinationen af datoen i ’arbejdsdato’ og værdien i ’Afstemning Deadline Datoformel’ Beholdningsafstemningskonti Tabellen indeholder oplysninger om de opsatte afstemningskonti. Fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’ kan du opsætte ansvarlige personer knyttes til kontoen Navn Finanskonto Finanskontonavn Medtag Ultimo Poster Beskrivelse I dette felt vælger du en eller flere finanskonti, der skal afstemmes. Feltet bliver automatisk udfyldt med finanskontoens navn. En markering i dette felt, betyder at ultimoposter medtages. Feltet bruges udelukkende til afstemning der anvendes til statistikker. Der er samtidig et check på at en afstemning ikke kan startes midt i et år, da dette Side 276 af 309 Afstem i åben periode Valgte afstemnings dimensioner Hent poster automatisk Primo afstemning fra d. Sidste afstemning Sidste start dato Sidste slut dato Sidste afstem af Lukket ikke vil give mening. En markering i dette felt betyder, at løbende må oprettes afstemninger men en afstemning må først afsluttes når perioden er lukket. Hvis der ikke er markering i dette felt må der først oprettes afstemning for en SKS periode, når perioden er lukket. I dette felt kan du se en oversigt over de dimensioner, som du kan vælge at afstemme på. Det er muligt på den enkelte afstemningskonto fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger at marker hvilke afstemnings dimensioner der skal afstemmes på. Sætter du en markering i dette felt, hentes der automatisk poster for denne afstemningskonto, når der oprettes en ny afstemning. I dette felt kan der indsættes en startdato for primoafstemning. Når primoafstemning oprettes, vil der blive foreslået linjer fra denne dato og frem til den valgte slut dato. Feltet viser perioden for sidste afstemning. Feltet viser første dag i den periode, der sidst er afstemt. Feltet viser sidste dage i den periode, der sidst er afstemt. Feltet viser et brugerID, der svarer til den bruger, der har foretaget sidste afstemning. En markering i dette feltet angiver, at kontoen ikke længere bliver afstemt. Når afstemningskontoen er oprettet skal den tilknyttes en kontoansvarlig. Du kan opsætte en eller flere kontoansvarlig på samme afstemning. Opsætningen af kontoansvarlig sker fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger. Side 277 af 309 Navn Afstemningsansvarlig Opfølgningsansvarlig Udløbs Dato Beskrivelse Her kan du angive et brugerID, der svarer til den person, der skal afstemme kontoen. I feltet kan du lave et opslag til brugere. Er der opsat en Opfølgningsansvarlig i tabellen ’Beholdningsafst. Opsætning’ bliver feltet automatisk udfyldt med den pågældende brugerID. Ønsker du en anden bruger som opfølgningsanvarlig, kan brugerID ændres til en anden. Hvis Bruger-ID der er opsat i dette billede, ikke skal foretage afstemningen mere kan der opsættes en udløbsdato i dette felt. Prøver brugeren at foretage en afstemning, vil der komme en fejlmeddelelse hvis datoen er overskredet. Afstemningsdimensioner De dimensioner, der skal indgå i beholdningsafstemningen, vælges ind fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’ Side 278 af 309 Navn Markeret Dimensionskode Navn Dimension kodetekst Beskrivelse En markering i dette felt betyder, at dimensionskoden indgår i beholdningsafstemningen. I dette felt kan der enten hentes en dimensionskode eller koden kan automatisk med kørsel ’Hent Dimensioner’ Fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger Feltet udfyldes automatisk med dimensionskodes navn. Feltet udfyldes automatisk med dimensionskodes navn. Det er kun muligt at hente aktive dimensioner ind. For at dimensionerne indgår i afstemningen, skal der sættes markering ud for de relevante dimensioner Bemærk: at de spærrede dimensionskoder ikke medtages automatisk, men ved behov for at afstemme på en spærret dimension kan denne hentes ind manuelt. Opret primo beholdningsafstemning Opret primo beholdningsafstemning bruges til at oprette en primoafstemning for hver af de konti, der skal afstemmes. Her vælges en finanskonto sammen med en slut periode. Bemærk: Primo afstemning kan kun oprettes af de brugere, der er opsat under punktet Konto ansvarlige i feltet ’Afstemningsansvarlig’. Side 279 af 309 Navn Finanskonto Slut periode Beskrivelse Her vælger du den finanskonto, du ønsker at afstemme. Her vælger du ”ultimo” periode for primoafstemning. Når konto og periode er valgt, kommer denne meddelelse viser start- og slutdato for den periode, der dannes afstemningsposter for. Afstemning De løbende afstemninger foretager du i kontoplanen/Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’: Igangværende afstemninger: Her ses nye afstemninger, der ikke er afsluttet. Afsluttede afstemninger: Her vises afsluttede afstemninger. Opret primo afstemning: Her kan du oprette en primo afstemning. Side 280 af 309 Igangværende afstemninger En nyoprettet afstemning viser alle åbne poster, inden for den valgte Periode Start og Periode Slut, på den valgte konto. Oversigtspanelet ’Generelt’ Side 281 af 309 Navn Afstemningsnr. Finanskonto Finanskontonavn Bruger-ID Status Afstemnings Deadline Valgte afstemnings dimensioner Konteringsperiode Periode start Periode slut Saldo (RV) Saldo – åbne poster (RV) Saldo – Udlignede poster (RV) Beskrivelse Feltet viser det aktuelle afstemningsnr. Feltet viser finanskontoen som den igangværende afstemning gælder for. Feltet viser navnet på afstemningskontoen. Feltet viser det bruger-id der har oprettet afstemningen. Felter viser status for afstemningen. Status vil altid være afstemning for igangværende afstemninger. Feltet viser deadline for afstemning. Beregningen fortages ud fra afstemningsslutdatoen og Afstemning deadline formel. Feltet beregnes ud fra opsætningen på beholdningskontoen I dette felt kan du se hvor mange dimensioner, der er valgte at afstemme på. Feltet viser konteringsperiode. Ved primoafstemning vises slut konteringsperioden. Feltet viser startdatoen for afstemningen. Feltet viser slutdatoen for afstemningen. Feltet viser finanspost beløbet for afstemningens filter. Dvs. alle åbne finansposter frem til slutdatoen for afstemning indgår i beløbet. Feltet viser de åbne poster for afstemningslinjerne. Dvs. Beløbet ændrer sig, hver gang der sættes et udligningsID på en linje. Feltet viser de lukkede poster for afstemningslinjerne. Dvs. Beløbet ændrer sig, hver gang der sættes et udligningsID på en linje. Oversigtspanelet ’Beh.afstemningslinie Navn Beskrivelse Side 282 af 309 Linjenr. Finanspostløbenr. Bogføringsdato (Finanspost) Finanspost bilagsnr. Finanspost beløb Finanspost beskrivelse Restbeløb Absolut beløb RejsUd ID Bemærkning Åben Lukket af bruger-ID Lukket d. Dimensionskode 1-8 Feltet viser det aktuelle afstemningslinjenr. Feltet viser det tilhørende Finanspost løbenr. Feltet viser den tilhørende Finanspost posteringsdato. Feltet viser den tilhørende Finanspost bilagsnr. Feltet viser det tilhørende Finanspost beløb. Feltet viser den tilhørende Finanspost beskrivelse. Feltet viser restbeløb til udligning. Feltet viser postens absolutte beløb. Denne kolonne kan du sortere på hvis du vil have absolut beløb stående under hinanden. Feltet anvendes til automatisk rejse udligning. Når RejseUd modtager transaktioner fra Danske Bank, overføres de med et transaktionsID. Dette ID overføres fra RejsUd til Navision. TransaktionsID sendes ligeledes med de transaktioner som Danske Bank skal have betaling for(Rejse transaktioner), og som kommer via INDFAK og bogføres på en købsfaktura. I beholdningsafstemning kan du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handlingen ’Automatisk udligning af rejseudligning’ foretages en match, på den værdi der står i feltet RejseUd ID. Her angives kommentar til posteringen. Feltet viser om posten er åben eller lukket. Feltet viser hvilke bruger der har lukket posten. Feltet viser dato for lukning af posten. Feltet viser værdien fra de 8 genvejsdimensioner. Side 283 af 309 Afstemningsdato Feltet benyttes internt af systemet. Fra Beh. Afstemningslinien under Funktioner har du følgende valgmuligheder: Navn Sæt udlignings-id Beskrivelse Dette punkt bruger du til at markere de poster, der kan udlignes med hinanden, inden afstemningen afsluttes. Bemærk: Du skal være op at når du Afstem udligning Annullere udligning udligner poster med hinanden, så bliver felterne ’Saldo –åbne poster (RV)’ og ’Saldo udlignede poster (RV) ikke altid bliver opdateret. Du skal derfor opdatere billedet med F5 Her foretager du bogføring af de poster, der er markeret med udligningsid. Er en udligning bogført, men afstemningen er endnu ikke afsluttet, kan du annullere udligningen. Fra knappen linje: Navn Dimensioner Udlignede poster Beskrivelse Her kan du se dimensioner tilknytte linjen. Her ses de poster, der er udlignede med finansposten. Fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger har du følgende muligheder: Afsluttede afstemning Side 284 af 309 Via dette punkt kan du få adgang til de afsluttede afstemninger. Du kan læse mere under afstnittet Afsluttede Beholdsningsafstemninger Afstemningsdimensioner I vinduet afstemningsdimensioner kan du se en oversigt over de dimensioner, som du kan vælge at afstemme på. Du kan læse mere under afsnittet Afstemningsdimensioner. Opret ny afstemning Her opretter du en ny afstemning for næste periode. Hent poster Denne funktion bruger du, hvis der ikke er sat en markering i feltet Hent poster automatisk i Beholdningsafst.opsætning. Automatisk Rejseudligning Denne kørsel bruges til at automatisk udligning af RejsUD poster. Når RejseUd modtager transaktioner fra Danske Bank, overføres de med et transaktionsID. Dette ID overføres fra RejsUd til Navision. TransaktionsID sendes ligeledes med de transaktioner som Danske Bank skal have betaling for(Rejse transaktioner), og som kommer via INDFAK og bogføres på en købsfaktura. Afslut afstemning Denne funktion bruger du til at afslutte afstemningen. Er en regnskabsperiode ikke lukket, og du prøver at oprette en ny afstemning, kommer nedenstående meddelelse, og du får ikke lov at afstemme. Bemærk, meddelelsen optræder ikke, hvis kontoen er sat til ’Afstemning i åben periode’ under vinduet Afstemningskonti. Rapport Rapporten Aktive Beholdningsafstemninger viser de igangværende afstemninger. Rapporten kan tilgås fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Afstemning Side 285 af 309 På anfordringsbilledet Oversigtspanelet ’Indstilling’ Navn Udskriv afstemningsdimensioner Beskrivelse Marker dette felt hvis du vil have vist afstemningsdimensioner på rapporten Oversigtspanelet ’Beholdningsafstemning’ Navn Afstemningsnr. Finanskonto Konteringsperiode Beskrivelse Her kan du angive et afstemningsnr. , for hvilke beholdningsafstemning der skal vises i rapporten. Her skal du angive en finanskonto. Her skal du angive en konteringsperiode. Oversigtspanelet ’Beh.afstemningslinje’ Navn Åben Beskrivelse Her kan du vælge om der skal afgrænses på kun at vise åbne linjeposter på afstemningen. Side 286 af 309 Her ses et uddrag af rapporten: Afsluttede Beholdsningsafstemninger Når den igangværende Beholdningsafstemning afsluttes flyttes den til denne oversigt. Fra de ’Afsluttede Beholdningsafstemninger’ kan du få vist afstemningen fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingen ’Vis’. Side 287 af 309 Fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’ kan du: Igangværende afstemning Her kan du se en oversigt over alle de afstemninger, der er afsluttet samt de igangværende. Afstemningsdimensioner Her kan du se de afstemningsdimensioner du har valgt at afstemme på Ret afstemning Skal en afsluttet afstemning rettes, kan du vælge mellem Ret afstemning (ny): hvor du starter helt forfra. Ret afstemning (kopi) som indeholder de udligninger der har været foretaget tidligere – dvs. du kan arbejde videre med den ’gamle’ afstemning. Side 288 af 309 Fra den afsluttede beh.afstemninglinje har du følgende muligheder: Navn Dimensioner Udlignede poster Beskrivelse Her ser du finanspostens dimensioner. Her ser du de poster, der er udlignede med finansposten. Bemærk: At en Afsluttede Afstemning viser RejsUD id. Det kan blandet andet bruges til at søge i RejsUd. Rapport Ligesom ved de igangværende Beholdningsafstemninger har du for de Afsluttede Beholdningafstemninger mulighed for at trække en rapport. Du trækker rapporten fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Afstemning Vil du vide mere om opsætningen på anfordringsbillede kan du læse mere under afsnittet Rapport. Eksport til rapportering Du kan udlæse en fil, der indeholder de afsluttede afstemninger. De eksporterede filer kan indlæses i Excel og kan sendes rundt som dokumentation til videre behandling. Eksport til rapportering tilgås fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Afstemning. Side 289 af 309 Navn Afstemningsnr. Finanskonto Åben Beskrivelse Her kan du angive et nr. svarende til den afstemning, der skal eksporteres data fra. Her vælges evt. en finanskonto. Du kan sættes filter på, om det kun er åbne eller lukkede poster, der skal eksporteres. Filteret udfyldes med en af nedenstående værdier: Blank: Alt udlæses Ja: Åbneposter udlæses Nej: udlignede/afstemte poster udlæses Tryk OK Du får nu denne meddelelse som du enten kan åbne, gemme eller Annuller. For at indlæse filen i Excel, skal du starte med at åbne Excel. Derefter skal du trykke på knappen Åbn. Ret filtypen til ’alle filer’ og markere filen du ønsker åbnet. Tryk ok Der fremkommer nu dette billede. Ret evt. filoprindelse til Central-europæisk og tryk på Næste. Side 290 af 309 Sæt markering i Semikolon og tryk næste. Tryk ’Udfør’. Side 291 af 309 Du kan udvide kolonnerne efter behov. Bemærk: Der er et mindre problem mht. bogstaverne æ, ø og å, som bliver erstattet med andre tegn i overskrifterne. Side 292 af 309 Intercompany Intercompany-bogføringer er udviklet til de brugere, som ex. har oprettet flere regnskaber (bogføringskredse) for at adskille regnskabsfunktionerne for hver af disse enheder. Med Intercompany-bogføringer kan du gøre forretningsgange og transaktioner mellem disse enheder lettere og mere strømlinede. Du kan spare tid og undgå de fejl, der sædvanligvis opstår ved manuel indtastning af oplysninger, ved at overføre transaktioner mellem dig og dine partnere elektronisk. Du fjerner overflødig dataangivelse og afsendelse, modtagelse, udskrivning og arkivering af salgs- og købsbilagene på papir. Konteringen sker med udgangspunkt i en mapning fra hver af de involverede regnskaber op imod en fælles Intercompany kontoplan og en fælles Intercompany dimensionskontoplan. Hvis alle regnskaber er placeret på samme database, kan du skrive direkte til øvrige regnskabers indbakke. Hvis regnskaberne er placeret på forskellige databaser og forskellige lokationer, kan du fremsende en fil, der kan indlæses i indbakken af en bruger i det modtagne regnskab. Alle konteringer i et regnskab, modtages i en indbakke hos de øvrige involverede regnskaber, hvorfra konteringerne skal accepteres. Du kan også afvise et bilag, der er sendt til dig, og på denne måde tilbageføre forkerte bogføringer. Alle udgående transaktioner til andre regnskaber afsendes fra udbakken. Vil du vide mere, kan du læse mere i Microsofts STD vejledning om Intercompany Side 293 af 309 Konsolidering Mange virksomheder indgår som en del af en koncern. Man har derfor behov for at kunne konsolidere de forskellige virksomheders regnskaber til ét samlet lokalregnskab. I Navision Stat skal der oprettes et lokalregnskab, der udelukkende anvendes til konsolidering. I dette regnskab kan totalbeløbene for alle konti i koncernen regnes sammen. Der kan konsolideres for alle regnskaber, der er på samme database, på en gang. Det er muligt gennem en batchkørsel at indlæse flere regnskaber fra forskellige databaser. I denne manual bruges begreberne Lokalregnskab og koncernvirksomhedsregnskab. Navn Lokalt regnskab Koncernvirksomhedsregnskabet Beskrivelse Er det regnskab, hvortil de konsoliderede regnskaber indlæses. Er det regnskab, man udlæser lokalt til konsolidering i lokalregnskabet. Det svarer til et regnskab fra et datterselskab. Opsætning af ØDUP Integrations Opsætningen I ’ØDUP Integrations Opsætningen, skal du marker at der er et konsolideringsregnskab. Det gør du på Oversigtspanelet ’Generelt’. Når du har sat markering i feltet, vil du få en meddelelse om du vil aktivere ’Konsolideringsregnskabet’ Side 294 af 309 Ja: Regnskabet er oprettet som Lokalt regnskab Nej: Regnskabet er ikke aktiveret som et konsolideringsregnskab, og du vil derfor ikke kunne indlæse poster fra en koncernvirksomhed. Bemærk: Når et regnskab oprettes som lokalt regnskab, må der ikke være opsat synkroniserings parametre, derfor kan felterne ikke udfyldes. Har man ved en fejl markering i feltet konsolideringsregnskab, kan hakket godt fjernes igen, men kun hvis der ikke er bogført poster i regnskabet. Et lokalt regnskab skal ikke integreres med SKS eller SLS. Ligeledes skal der heller ikke eksporteres data fra et lokalt regnskab. Ved bogføring i et lokalt regnskab er du ikke underlagt de sædvanlige restriktioner fra SKS mht. konteringsperioder og delregnskabsværdier. Da der ikke synkroniseres til et lokalt regnskab, skal feltet ”Global dimension 1kode” manuelt opsættes til delregnskab. I kørslen Rediger Globale dimensioner udfyldes Global dimension 1-kode med delregnskab. Kørslen åbnes fra Regnskabsopsætning. Opsætning af Lokalt regnskab Du skal opsætte dit lokale regnskab. Koncernvirksomhedsoversigten viser oplysninger om de koncernvirksomheder (datterselskaber), der skal indgå i det konsoliderede regnskab, herunder i hvilken grad deres regnskabsoplysninger skal medtages. Du kan medtage et hvilket som helst antal koncernvirksomheder i en konsolidering Side 295 af 309 Navn Kode Beskrivelse Her kan du indtaste en kode for koncernvirksomheden. Bemærk: I forbindelse med Navn Regnskabsnavn Valutakode Valutakurstabel indlæsningen bliver indholdet i feltet ”Kode” brugt til at finde det pågældende regnskab. Koden anvendes også i koncernregnskabet og i nogle rapporter. Her kan du angive et navn Her kan du indsætte navnet på det regnskab (den koncernvirksomhed), der skal indgå i lokalregnskabet. Tryk evt. på pilen og hent navnet fra regnskabsoversigten. Her kan du indtaste en kode for den valuta, som koncernvirksomheden bruger. Feltet angiver den valutakurstabel, som programmet skal bruge ved indlæsning af konsolideringsoplysninger. Lokal – angiver, at det er valutakurstabellen i det aktuelle (lokale) Side 296 af 309 regnskab, som skal bruges. Anvend opr. bogføring… Konsolideres Koncernvirksomhed – angiver, at det er valutakurstabellen i koncernvirksomhedens regnskab, som skal bruges. Hvis dette felt markeres, bevares de oprindelige bogføringsdatoer når der indlæses konsolideringsposter. Når du har valgt et regnskab bliver feltet automatisk udfyldt, og regnskabet vil indgå i konsolideringen. Bemærk: I vinduet Konsolideringspct. Startdato ”Koncernvirksomheder” kan du oprette alle regnskaber fra de virksomheder, der indgår i koncernen. Ved hjælp af feltet ’Konsolideres’ kan du så for hver konsolidering afgøre, om du vil have det aktuelle regnskab med i konsolideringen. Her kan du angive, hvor stor en procentdel af regnskabets konti, der skal indgå i konsolideringen. Hvis feltet ikke udfyldes, indlæses 100% af hver konto fra regnskabet. Her kan du skrive startdatoen for regnskabets regnskabsår. Bemærk: Startdatoen skal kun Slutdato indsættes i feltet, hvis regnskabets regnskabsår afviger fra regnskabsåret i lokalregnskabet. Her kan du skrive slutdatoen for regnskabets regnskabsår. Bemærk: Slutdatoen skal kun Datakilde Filformat indsættes i feltet, hvis regnskabets regnskabsår afviger fra regnskabsåret i lokalregnskabet. Feltet angiver, om oplysningerne fra koncernvirksomhedens regnskab skal hentes i dennes regnskabsvaluta (RV) eller i den ekstra rapporteringsvaluta (EV). Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender Side 297 af 309 oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt.fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml.fil. Dimensioner I regnskabet skal der opsættes dimensioner. Du kan læse mere om opsætningen ar dimensioner under afsnit Dimensioner. Dimensionerne i det lokale regnskab og Koncernvirksomhedsregnskabet skal have de samme værdier, så der automatisk kan blive mappet til dem der skal konsolideres. Opsætning i Koncernvirksomhedsregnskabet Før udlæsningen af koncernvirksomhedens regnskab kan foretages, skal de to felter ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’ udfyldes i finanskontoplanen, og feltet ’Konsolideringskode’ udfyldes i vinduet Dimensionsværdier. Kontoplanen I Finans\Kontoplan hentes felterne ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’ frem via Vis kolonne. I de to kolonner skal du indtaste den konto, som den enkelte konto i koncernvirksomhedens kontoplan skal overføres til. Bemærk: Der kan kun konsolideres, hvis lokalregnskabets konti er angivet i felterne ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’ i koncernvirksomhedernes regnskaber. Er felterne ikke udfyldt, stopper udlæsningen. Det er derfor afgørende, at man ved, hvilken kontoplan lokalregnskabet indeholder, før koncernvirksomhedernes regnskaber udlæses. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan Dimensionskontoplanen I dimensionskontoplanen opsættes ”Konsolideringskode”. Her udfyldes den kode, som den enkelte dimensionskode i koncernvirksomhedens regnskab skal overføres til i lokalregnskabet. Du kan læse mere under afsnittet Dimensionsværdier Bemærk: Er dimensionsværdikoderne ikke ens i lokalregnskabet og koncernvirksomhedsregnskabet, sker der automatisk en mapning, når du foretager en konsolidering. Udfyldes feltet ikke, bliver poster fra koncernvirksomhedens regnskab overført til Lokalregnskabet uden denne dimensionsværdi. Side 298 af 309 Konsolidering på samme database Fra vinduet Koncernvirksomheder kan du indlæse regnskabet fra samme database via en kørsel i lokalregnskabet. Inden indlæsning af poster fra regnskaberne kan du kontrollere om alt er opsat korrekt. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Menupunktet ’Opgaver/Underpunktet ’Konsolidering/Handlingen ’Koncernvirksomheder’. Når du skal kontrollere, om data er rigtige, skal du fra koncernvirksomhedskortet vælge handelingen Kontroller database på Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’. Oversigtspanelet ’Indstillinger’ Side 299 af 309 Navn Konsolideringsperiode Startdato Slutdato Beskrivelse Her kan du angive den første dato i perioden, hvor posterne for koncernvirksomheden skal kontrolleres. Hvis en koncernvirksomhed arbejder med et andet regnskabsår end koncernregnskabet, skal start- og slutdatoerne for koncernvirksomheden angives i tabellen Koncernvirksomhed. Her kan du angive den sidste dato i perioden, hvor posterne for koncernvirksomheden skal kontrolleres. Hvis en koncernvirksomhed arbejder med et andet regnskabsår end koncernregnskabet, skal start- og slutdatoerne for koncernvirksomheden angives i tabellen Koncernvirksomhed. Side 300 af 309 Kopier feltindhold Kopier dimensioner Vælg de dimensioner, der skal medtages i det afsluttede konsoliderede regnskab. Oversigtspanelet ’Koncernvirksomhed’ Navn Kode Beskrivelse I dette felt vælger du den kode, du har opsat dit regnskab med under koncernvirksomhed. Bemærk: Har alle regnskaber på databasen samme opsætning, kan du kontrollere alle regnskaber på en gang. Det gør du ved at vælge første kode og sidste kode adskilt med to prikker. (10..11) Når felterne er udfyldt, kan du vælge at ’Udskrive’ eller få ’Vist’ udskriftet. Når kontrollen af databasen er foretaget, og der ikke er fundet fejl, kan du konsolidere posterne fra koncernvirksomhedskortet via Handlingen Indlæs database. Du finder handlingen på Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’. Har du flere regnskaber på samme database, kan de konsolideres samlet. Side 301 af 309 Oversigtspanlet ’Indstillinger’ Navn Konsolideringsperiode Startdato Slutdato Beskrivelse Her kan du angive den første dato i perioden, hvor posterne for koncernvirksomheden skal kontrolleres. Hvis en koncernvirksomhed arbejder med et andet regnskabsår end koncernregnskabet, skal start- og slutdatoerne for koncernvirksomheden angives i tabellen Koncernvirksomhed. Her kan du angive den sidste dato i perioden, hvor posterne for koncernvirksomheden skal kontrolleres. Hvis en koncernvirksomhed arbejder med et andet regnskabsår end koncernregnskabet, skal start- og slutdatoerne for Side 302 af 309 koncernvirksomheden angives i tabellen Koncernvirksomhed. Kopier feltindhold Kopier dimensioner Bilagsnr. Overordnet Valutakode Vælg de dimensioner, der skal medtages i det afsluttede konsoliderede regnskab. Her kan du indtaste dokumentnumrene på de poster, der indlæses. Dette felt viser moderselskabets valutakode. Oplysningerne indsættes automatisk fra feltet Regnskabsvalutakode (RV) i Regnskabsopsætning. Oplysningerne bør kun ændres, hvis tabellen Valuta for koncernvirksomhedsregnskabet henviser til moderselskabets valuta vha. en anden valutakode. Oversigtspanelet ’Koncernvirksomhed’ Navn Kode Beskrivelse I dette felt vælger du den kode, du har opsat dit regnskab med under koncernvirksomhed. Bemærk: Har alle regnskaber på databasen samme opsætning, kan du kontrollere alle regnskaber på en gang. Det gør du ved at vælge første kode og sidste kode adskilt med to prikker. (10..11) Konsolidering af flere databaser Skal flere regnskaber, der ikke ligger på samme database konsolideres, kan der kun konsolideres et regnskab af gangen. Det vil sige, at i koncernvirksomhedsregnskabaer, der skal konsolideres fra, udlæses en fil, der efterfølgende indlæses i lokalregnskabet. Dette afsnit beskriver, hvordan en fil udlæses fra koncernregnskabet og indlæses i lokalregnkabet. Udlæsningen af konsolideringsposter sker fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Konsolidering Side 303 af 309 Oversigtspanelet ’Indstillinger: Navn Filformat Filnavn Konsolideringsperiode Startdato Slutdato Beskrivelse Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml-fil. I feltet angiver du den sti, som filen skal gemmes på. Tryk på knappen ”…” for opslag via stifinderen. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres fra. Feltet udfyldes med den dato, der skal konsolideres til. Perioden, der er angivet i felterne Startdato og Slutdato, må ikke være på mere end 500 dage. Side 304 af 309 Bemærk: Hvis du anvender en Anvend opr. Bogføringsdato Kopier feltindhold Kopier dimensioner ultimodato, skal startdatoen og slutdatoen være den samme. Er der et flueben i feltet betyder det at bogføringsdatoen på den oprindelige post overføres til konsolideringsposten. Hvis feltet ikke er markeret, tages der i stedet for den sidste konsolideringsperiodes slutdato som bogføringsdato for konsolideringsposten. Hvis konsolideringsperioden eksempelvis er fra 1.1.2014 til 31.12.2014 vil posterne få dato 31.12.2014. I dette felt vælger du de dimensioner, der skal medtages i konsolideringsregnskabet. Tryk på knappen ”…” og markér med et hak, de ønskede dimensioner og tryk OK. Bemærk: Vær opmærksom på at feltet Overordnet valutakode skal være udfyldt med de dimensioner, du har markeret i oversigten. Her kan du vælge valutakoden for det virksomhedsregnskab, hvor konsolideringen skal udføres. Indlæsning af konsolideringsposter Indlæsningen af konsolideringsposter i dit lokale regnskab, sker fra koncernvirksomhedskortet/Handlingsbåndet/Fanen ‘Handlinger’. Når du skal kontrollere om data er rigtige, skal du vælge først kontrollere filen, du vil indlæse. Side 305 af 309 På Oversigtspanelet ’Indstillinger’ skal du vælge den sti, hvor du gemte den udlæste fil. Tryk på knappen ’…’ for opslag på drevet. Herefter kan du vælge ’Udskriv’ eller ’Vis’ Bemærk: Er der ikke noget at udskrive, er filen klar til indlæsning. Du kan nu indlæse filen fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’ på Koncernvirksomhedskortet. Side 306 af 309 Navn Filformat Filnavn Bilagsnr. Beskrivelse Feltet angiver det filformat, som koncernvirksomheden sender oplysninger i. Hvis virksomheden har programversion 3.70 eller ældre, sender de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00 eller nyere, sender de en .xml-fil. Feltet udfyldes med den sti, hvor du gemte den udlæste fil. Tryk på knappen ”…” for opslag på drevet. Feltet udfyldes manuelt med et bilagsnr. Journaler Efter hver konsolidering dannes der en journal, der indeholder de poster der er konsolideret. Under journaler ser du en oversigt over alle de journaler, der er dannet. Konsolideringsposter får deres eget kildespor som du kan søge på for at få vist alle konsolideringsposter. Side 307 af 309 Årsafslutning I forbindelse med årsafslutningen af dit regnskab i Navision Stat 7.0 vil der blive udsendt en proces-beskrivelse af hvordan du skal foretage årsafslutningen på den nye brugergrænseflade. Vejledningen kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside ( kvikguide til årsafslutning.) Der er dog nogle Statslige tilretninger til Navision Stat 7.0 som der vil blive gennemgået nedenfor. Kørslen Årsafslutning (Nulstil Finans) Denne kørsel bruges, når året skal afsluttes for regnskaber, hvor ØDUP Integrations Opsætningen er sat til ’Import SKS Aktivitet. Hvis regnskaber er opsat med ’Ekstra rapporteringsvaluta’ danner kørslen automatisk finansposter til nulstilling. Hvis regnskaber ikke er opsat med ’Ekstra rapporteringsvaluta’, danner kørslen et kladdeforslag, som skal bogføres, før de relevante konti nulstilles. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Regnskabsår Side 308 af 309 Navn Regnskabsårets slutdato Finanskladdetype Finanskladdenavn Bilagsnr. Bogføringsbeskrivelse Beskrivelse Her skrives den sidste dato for det afsluttede regnskabsår. Her skal du angive navnet på den finanskladdetype, som bogføringsforslaget skal placeres i. Her skal du angive navnet på det finanskladdenavn, som bogføringsforslaget skal placeres i. Hvis du har udfyldt feltet finanskladdetype og finanskladdenavn ovenfor, udfylder kørslen automatisk dette felt med næste tilgængelige nummer fra nummerserien for kladdenavn. Feltet kan også udfyldes manuelt. Her skal du angive en tekst, som posterne i bogføringsforslaget skal Side 309 af 309 bogføres med. Nulstil pr. Koncernvirksomhedskode Dimensioner Du skal marker dette felt, hvis der skal oprettes en post for hver konc.virksomhedskode. Hvis der skal oprettes en post for hver dimension, der anvendes i finanskontoen skal du vælge koder for dimensionerne. Kørslen vil foretage et tjek på om: 1. At det er opsat en værdi i feltet ’Årsafslutningskonto’ i kontoplanen for alle finanskonti af typen ’Konto’, som posterne skal nulstilles til. 2. At regnskabsåret og tidligere regnskabsår er lukket (Regnskabsperioder). 3. At der er foretaget ’nulstilling af Finans’ i tidligere regnskabsår Finder kørslen ingen fejl vil du få en meddelelse om at posterne er overført til en kladde, hvorfra du kan bogføre posterne. QR-kode Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide. http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat Du kan scanne koden med en smartphone eller en iPad, hvor der er installeret en QR-kodescanner.
