Jobbeskrivelse for provstisekretæren i Assens provsti
Transcription
Jobbeskrivelse for provstisekretæren i Assens provsti
Jobbeskrivelse for provstisekretæren i Assens provsti Arbejdsopgaver: Sekretær for provst og provstiudvalg, herunder dagsorden, deltagelse i møder som referent, korrespondance, sagsbehandling, journalisering i ESDH og koordinering. Sekretærfunktion for diverse andre nedsatte arbejdsudvalg Besvarelse af alle henvendelser til provstikontoret via telefon, mails, breve osv. Herunder udarbejdelse af f.eks. telefonnotater. Regnskabsfunktion for provstiudvalgskassen (bogføring, kvartalsrapporter, budget & regnskab) samt tilsynsopgaver ift. samme fra menighedsrådene Hjælp og sparring til menighedsråd og præster i provstiet Servicering af provsten i forbindelse med afvikling af møder, herunder indkøb, forplejning, borddækning, oprydning m.m. samt ofte referent opgave på møderne. Udarbejdelse af oversigtsmateriale til budget og regnskabsprocesser – herunder prognoser, statistikker, oversigter, konsekvenser og udkast til beslutningsgrundlag. Sikre optimal regnskabsmæssig støtte til provst og provstiudvalg ved udarbejdelse af økonomisk strategi, politik og handlingsplaner for funktionsområdet Holde provst og provstiudvalg løbende orienteret om alle væsentlige forhold således, at der sikres korrekte og rettidige beslutninger inden for funktionsområdet Medvirke til ansvarlig forvaltning af provstiets midler under hensyntagen til provstiets langsigtede målsætning Kontakt til Assens kommune vedr. kirkeskat samt den vedtagne fordeling af denne Administration af præsters fravær og befordring, samt lønindberetning for provstisekretær samt provstiudvalg Vedligeholdelse af provstiets hjemmeside samt nyheder på intranettet Deltagelse ved møder med menighedsråd, provstesyn i kirker og præstegårde, konsulentrunder osv. Planlægning af plejehjemsgudstjenester Indkøb af kontorartikler, frimærker osv. Oprydning, vande blomster og lignende småopgaver Kontakt til udlejer, rengøring, vicevært osv. … og meget mere…