nyhedsbrevet - Bech
Transcription
nyhedsbrevet - Bech
Marts 2015 N yt Ny vejledning om sammensætning af køn i ledelsen Erhvervsstyrelsen har udsendt en ny vejledning om selskabslovens regler vedrørende det underrepræsenterede køn i ledelsen i større danske virksomheder. Vejledningen skal gøre det lettere for de omfattede virksomheder at leve op til forpligtelserne i forhold til den kønsmæssige sammensætning i ledelsen. I 2013 blev selskabsloven ændret, og de største virksomheder i Danmark blev omfattet af en pligt til at opstille måltal og politikker for det underrepræsenterede køn i ledelsen. Virksomhederne skal desuden årligt rapportere om den kønsmæssige sammensætning i ledelsen. Pligten blev indført for regnskabsår, der begyndte den 1. januar 2013. Når de omfattede virksomheder skal afgive årsrapporten for 2014 er det dermed anden gang, at de skal rapportere om deres arbejde for at øge andelen af det underrepræsenterede køn i ledelsen. Erhvervsstyrelsen har i den forbindelse undersøgt, hvordan virksomhederne implementerer reglerne i praksis. Undersøgelsen viste, at reglerne medførte en del udfordringer for de omfattede virksomheder, og at der var behov for at tydeliggøre virksomhedernes forpligtelser i forhold til den kønsmæssige sammensætning i ledelsen. Erhvervsstyrelsen har på den baggrund udsendt en ny vejledning om dette. Omfattede virksomheder Reglerne omfatter de ca. 1.100 største virksomheder i Danmark. Reglerne gælder således for virksomheder, der i to følgende regnskabsår overskrider to af følgende værdier: • Balancesum på 143 mio. kr. • Nettoomsætning på 286 mio. kr. • Gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede på 250. For nystiftede virksomheder gælder, at de indplaceres efter størrelsesgrænserne på balancetidspunktet. Det betyder, at de kan blive omfattet af selskabslovens regler om opstilling af måltal og udarbejdelse af politikker for det underrepræsenterede køn allerede fra dette tidspunkt, selvom kravet om to på hinanden følgende år ikke er opfyldt. I koncerner skal vurderingen af, om moderselskabet er omfattet af reglerne, ske på koncernniveau. Moderselskabet kan således blive omfattet af reglerne på grund af koncernens størrelse, selvom moderselskabet ikke selvstændigt opfylder betingelserne. Reglerne gælder som udgangspunkt kun for danske virksomheder. Dog kan udenlandske virksomheder, der indgår i en koncern, blive omfattet, hvis det danske moderselskab har valgt at udarbejde måltal og politik for koncernen som helhed. Underrepræsenteret køn En virksomhed har et underrepræsenteret køn, hvis det ene køn er repræsenteret med mindre end 40 procent, uanset om det er mænd eller kvinder, der udgør den mindste procentdel. Virksomheder med tre medlemmer i det øverste ledelsesorgan, for ek- Nyt · Ny vejledning om sammensætning af køn i ledelsen sempel tre bestyrelsesmedlemmer, opfylder den ligelige kønsfordeling, hvis der er en fordeling på en mand og to kvinder eller omvendt. Det er således ikke et krav, at virksomhedens vedtægter ændres med henblik på at øge antallet af bestyrelsesmedlemmer. Vælger virksomheden at udvide antallet af bestyrelsesmedlemmerne, for eksempel fra tre til fire, vil virksomheden imidlertid ikke længere have en ligelig kønsfordeling, og virksomheden bliver forpligtet til at opstille måltal for bestyrelsen. Opstilling af måltal og udarbejdelse af politik Hvis virksomheden har et underrepræsenteret køn i det øverste ledelsesorgan, for eksempel bestyrelsen eller tilsynsrådet, og/eller på de øvrige ledelsesniveauer, er virksomheden forpligtet til at opstille et måltal og udarbejde en politik med henblik på at øge andelen af det underrepræsenterede køn. Måltal Virksomhederne er forpligtede til at opstille et måltal for det underrepræsenterede køn i det øverste ledelsesorgan. Det er kun de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, der indgår i opgørelsen af, om et køn er underrepræsenteret. Virksomheden skal fastsætte et specifikt måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i det øverste ledelsesorgan. dette tilfælde ikke krav om opstilling af måltal, og der er heller ikke krav om, at direktionen skal udvides med flere medlemmer. Et specifikt måltal indebærer, at der skal være tale om en konkret fastsættelse, for eksempel at der skal være to kvinder ud af seks bestyrelsesmedlemmer, eller at der skal være 33 procent kvinder ud af bestyrelsens seks medlemmer. Politik Virksomhederne er desuden forpligtede til at udarbejde en skriftlig politik, hvori det angives, hvordan det underrepræsenterede køns kvalifikationer kan forbedres. Formålet med udarbejdelsen af politikken er både at forbedre rekrutteringsgrundlaget til bestyrelsesposterne og at forbedre forholdene for de medarbejdere, der allerede er ansat. Måltallet skal ikke nødvendigvis være 40 procent, men det skal være ambitiøst og realistisk, og virksomheden skal angive en tidsperiode, inden for hvilken virksomheden forventer at kunne nå måltallet. Tidsangivelsen bør som udgangspunkt fastsættes til højst fire år. Det er desuden muligt for den samme virksomhed at fastsætte både kortsigtede og langsigtede måltal. Det er et krav, at måltallet for andelen af det underrepræsenterede køn er større end den andel, det underrepræsenterede køn udgør på tidspunktet for fastsættelsen af måltallet. Virksomheder med kun ét medlem i det øverste ledelsesorgan, for eksempel anpartsselskaber med én direktør, anses de facto for at have en ligelig kønsfordeling. Der stilles i De øvrige ledelsesniveauer omfatter niveauerne under det øverste ledelsesorgan. I virksomheder med en bestyrelse vil den registrerede direktør således skulle tælles med blandt de øvrige ledelsesniveauer. Hvilke stillinger, der ellers skal indgå i opgørelsen, afhænger af organiseringen i den enkelte virksomhed. Virksomheder med mindre end 50 medarbejdere er dog undtaget fra pligten til at udarbejde politikker for at øge andelen af de underrepræsenterede køn på de øvrige ledelsesniveauer. Disse virksomheder er dog stadig forpligtede til at opstille måltal for det øverste ledelsesorgan, hvis der er et underrepræsenteret køn heri. Nyt · Ny vejledning om sammensætning af køn i ledelsen Særligt for koncerner Hvis der udarbejdes et koncernregnskab, kan moderselskabet vælge at opstille måltal og udarbejde en politik for det underrepræsenterede køn for koncernen som helhed. Vælger moderselskabet denne løsning, medfører det, at alle virksomheder i koncernen omfattes. Det medfører ligeledes, at dattervirksomhederne, som ville have haft en selvstændig forpligtelse til at opstille måltal og udarbejde en politik, fritages for denne forpligtelse. Virksomheden skal redegøre for måltallet, selvom den fastsatte tidshorisont endnu ikke er udløbet. Virksomheden er med andre ord forpligtet til at forholde sig til, hvad der er gjort for at opfylde målet og eventuelt forklare, hvorfor målet ikke er nået endnu. Har virksomheden opfyldt sit måltal, men endnu ikke opnået en ligelig kønsfordeling, vil det øverste ledelsesorgan skulle fastsætte et nyt måltal. Det er muligt at fastsætte individuelle måltal inden for koncernen, således at man internt opererer med forskellige måltal. Det kan især være relevant for koncerner, der opererer i forskellige brancher. Redegørelse for politikken Virksomhederne skal redegøre for selve politikken, hvordan politikken omsættes til handling, hvad der er opnået som følge af virksomhedens arbejde med kønssammensætningen i de øvrige ledelsesniveauer og virksomhedens forventninger til arbejdet i fremtiden. Hvis moderselskabet ikke opstiller et samlet måltal og udarbejder en fælles politik, skal de enkelte virksomheder i koncernen opstille måltal og udarbejde en politik, i det omfang de selvstændigt er omfattet af reglerne om dette. Det er ikke tilstrækkeligt at oplyse, at virksomheden for eksempel er tilmeldt en mentorordning. Virksomheden skal forholde sig til, hvordan mentorordningen og eventuelle andre tiltag anvendes, og hvad der er opnået herved. Afrapportering De virksomheder, der er omfattet af reglerne om opstilling af måltal og udarbejdelse af en politik, skal årligt redegøre for deres måltal og politik. Bech-Bruuns kommentarer Erhvervsstyrelsens vejledning indeholder en række praktiske beskrivelser af, hvordan virksomhederne kan leve op til kravene i selskabsloven. Reglerne om opstilling af måltal og udarbejdelse af politikker har tidligere givet anledning til problemer for de omfattede virksomheder, og vejledningen er derfor et velkomment redskab til forståelse af reglerne. Der er ingen formkrav til, hvordan virksomhederne skal rapportere om kønsfordelingen i ledelsen, men virksomhederne opfordres i vejledningen til at være så specifikke som muligt. Afrapportering kan således ske i ledelsesberetningen, på selskabets hjemmeside, i en særskilt CSRrapport eller i en Global Compactrapport. Hvis der er tale om en koncern, hvor moderselskabet har opstillet måltal og udarbejdet en politik gældende for hele koncernen, vil afrapporteringen skulle ske for koncernen som helhed. Redegørelse for måltallet Virksomhederne skal hvert år angive det fastsatte måltal, oplyse om den aktuelle sammensætning af mænd og kvinder i bestyrelsen, konkludere om måltallet er nået eller ej og eventuelt begrunde, hvorfor måltallet ikke er nået. Det er fortsat vigtigt, at ledelsen i de omfattede virksomheder overholder reglerne i selskabsloven om at opstille måltal og udarbejde politikker med henblik på at øge andelen af det underrepræsenterede køn i ledelsen. Hvis en virksomhed ikke opfylder sin forpligtelse til at opstille måltal og fastlægge politikker, vil virksomheden kunne blive idømt en bøde. Det er derimod ikke bødesanktioneret ikke at leve op til de opstillede mål. Det afgørende er fortsat, at virksomheden tænker den kønsmæssige diversitet ind i sammensætningen af ledelsen, men det er fortsat tilladt at vælge de fagligt bedste kandidater. Hvordan kan vi hjælpe? Vi hjælper med at udarbejde og implementere måltal for det øverste ledelsesorgan og med at udarbejde politikker, der fremmer andelen af det underrepræsenterede køn på øvrige ledelsesniveauer. Vi kan også hjælpe med at formulere beretninger til eksempelvis årsrapporter eller til offentliggørelse på virksomhedens hjemmeside. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Mette Klingsten, Monica Reib eller din sædvanlige kontakt hos Bech-Bruun. Om os Bech-Bruun er en markedsorienteret og specialiseret, rådgivende advokatvirksomhed. Vi servicerer et stort udsnit af dansk erhvervsliv, den offentlige sektor og globale virksomheder med en bred vifte af ydelser. Med mere end 500 talentfulde medarbejdere og nogle af branchens mest anerkendte og erfarne eksperter skræddersyr vi løsninger på tværs af fagområder. Vores mål er at styrke vores klienters forretning, så de opnår de bedste resultater. Mette Klingsten Partner T +45 72 27 35 20 [email protected] Monica Reib Partner T +45 72 27 35 82 [email protected]