Handbok Hogia PBM Integration Tool - Hogia

Handbok Hogia PBM Integration Tool
Vad är Integration Tool? ......................................................................................... 3
Arkiv .................................................................................................................... 4
Inställningar ...................................................................................................... 4
Visa ....................................................................................................................12
Registerägare ...................................................................................................12
Behörighet .......................................................................................................13
Visa Registreringar ............................................................................................13
Visa Loggar ......................................................................................................15
Verktyg ...............................................................................................................16
Tidigare överföringar .........................................................................................16
Behörighet/Register/Kategorier ...........................................................................17
Behörighet/Register/Gruppregistrering .................................................................18
Behörighet/Register/Användare ..........................................................................19
Behörighet/Register/Schema ..............................................................................21
Behörighet/Grupper ...........................................................................................22
Attestgrupper – medarbetare som har slutat ........................................................22
Exempel på Behörighetsgrupp lön .......................................................................23
Attestgrupp lön/Attestgrupp projekt ....................................................................29
Kopiera en attestgrupp ......................................................................................29
Exempel på Behörighetsgrupp projekt ..................................................................31
Registervård .....................................................................................................33
Schemalagda händelser .....................................................................................33
Tjänster ...........................................................................................................35
Hämta .............................................................................................................37
Vilka uppgifter hämtas från registren i HogiaLön Plus? ...........................................38
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
2 (49)
S
Hämta register från Affärssystemet (Hogia PBM Time & Project) .............................41
Skicka .............................................................................................................43
Hjälp ...................................................................................................................45
Licensnyckel .....................................................................................................45
Hur hämtar jag licensnyckeln om internetuppkoppling saknas? ................................46
Handbok ..........................................................................................................49
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
3 (49)
S
Vad är Integration Tool?
Integration Tool används av Systemadministratören för att;

administrera behörigheter och användarval för Hogia PBM Time & Project/Hogia
PBM Time & Attendance.

skicka uppgifter och transaktioner från Hogia PBM till löneprogram och
ekonomisystem.

göra funktionsinställningar till webklienten.
Längst ner till höger i huvudmenyn kan du se om den automatiska servicen för att
hantera lönespecar (Rapporter) och schemalagda import/exportfunktioner (Schemalagt)
är igång. Är någon service stoppad kan den startas om genom att du klickar på
symbolerna nere till höger i huvudmenyn. OBS! Om WinServicarna;
Hogia.Pbm.ScheduledTasks.WinService och Hogia.Pbm.StaticReports.WinService inte är
installerade på SQL servern eller att SQL-servern inte har behörighet till filsystemet kan
du inte styra (dvs starta/stoppa) winservicen via Integration Tool. Programmet kan då
inte heller kontrollera tjänsternas status.
Du kan också göra en import/export manuellt genom att högerklicka på
programkopplingen i listan och sedan välja om registeruppgifter ska hämtas eller
registreringar (transaktioner) ska exporteras.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
4 (49)
S
Arkiv
Här kan du som användare byta företag, göra inställningar samt avsluta Integration Tool.
Inställningar
Under ”Inställningar” kan du se uppgifter som används i Hogia PBM Time &
Projects/Hogia PBM Time & Attendance webklient, var löneprogrammet hämtar sina
importfiler samt hanteringen av e-post.
Sökvägar & servrar
Webservice URL
Här anger du in servernamnet där Hogia.Pbm.WebService är installerad
HogiaLön Plus
Här ser du vilken sökväg HogiaLön Plus använder på servern för att skicka respektive
hämta information från/till löneprogrammet. Dessa uppgifter hämtas från Hogia PBM
Database Connector.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
5 (49)
S
Attest/arbeta med/behörighet/logg
Attest - Funktioner för attesteringsordning. Ska attestanterna kunna attestera de
anställdas tidsregistreringar i webklienten markerar du ”Attestera projekt i PBM”. Om
personer som är attestanter i Attestgrupper för Projekt ska kunna attestera sina egna
tid- och kostnadsregistreringar i PBM bockar du för alternativet ”Projektledare attesterar
sig själv”.
Ange hur många månader bakåt i tiden som sökning av tidregistreringar ska göras som
är klara för attest. Inställningen gäller för Attest av tid och löneunderlag via Portalen. 0
är innevarande månad. Tänk på att själva attestlistan i Portalen visar vilka medarbetare
som har tidunderlag för attest oavsett när tidrapporteringen gjordes, när man sedan
klickar på någon av dessa personer för att komma in i attestfliken i PBM Time aktiveras
inställningen ”Sök antal månader bakåt i tiden vid attest från portal”. Ligger det
någon gammal oattesterad rad kvar långt tillbaka i tiden (utanför periodinställningen) får
man söka sig fram till den i attestfliken med hjälp av datumurvalet.
Arbeta med – markera vilka typer av registreringar som ska kunna göras rent generellt i
Hogia PBM Time & Project – uppdragsarter, omkostnader och artiklar och/eller
lönehändelser. Dessa är övergripande för företaget men den enskilde användaren har
själv möjlighet att ställa in vilka av dessa registreringstyper som ska visas i
registreringsbilden. Den personliga inställningen görs i webklienten. Ska den anställdes
schemalagda tid visas i registreringsbilden markerar du Schema. Färgsättning schemarad
innebär att inmatad tid blir röd markerad om tiden avviker mot schemalagd tid och grön
markerad om tiden överensstämmer med schemat. Utan färgsättning av schemarad är
tiden alltid ljusblå. Om adress och kontaktuppgifter ska kunna ändras av den anställde i
webklienten markerar du Personuppgifter. Ändrar en användare sina personuppgifter i
webklienten så kommer HogiaLön Plus att uppdateras med dessa uppgifter när
administratören har skickat över dessa i en fil. Skicka funktionen ligger under menyn
Verktyg/Skicka i Integration Tool.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
6 (49)
S
Behörighet import (grupper)
När du importerar projekt, kunder och händelser, dvs uppdragsarter, artiklar och
omkostnader från ekonomisystemet till Integration Tool har systemet möjlighet att
placera dessa direkt i dina befintliga behörighetsgrupper för projekt. Har du flera
behörighetsgrupper för projekt så hamnar alltså de importerade projekten, kunderna osv
i samtliga grupper vilket du bör fundera över. Detta betyder alltså att alla användare i
dessa behörighetsgrupper kan tidregistrera på de importerade kunderna och projekten.
Om så är fallet kan du bocka för alternativet ”Sätt projekt till grupp” osv. Vill du själv
hantera importerade projekt, kunder osv och avgöra vilka behörighetsgrupper dessa ska
ingå i ska du alltså inte bocka för dessa alternativ.
Motsvarande gäller även för register som importeras från lönesystemet, dvs alternativen
”Sätt händelse till lönegrupp” respektive ”Sätt användare till lönegrupp”.
OBS! Attestgrupper för lön påverkas inte av alternativen ovan. Dessa grupper
administrerar du själv och kompletterar med nya användare osv och en attestgrupp för
Projekt kan bara påverkas av alternativet ”Sätt projekt till alla attestgrupper”,
användarna i en sådan grupp administrerar du själv.
Användarval
När du har skapat en behörighetsgrupp för lön under menyn Verktyg/Behörighet/Grupper
kan lönehändelserna som ingår i gruppen användas direkt i webklienten genom att du
bockar för alternativet ”Sätt lönehändelser förvalda för till alla”. Det är bara användarna
som ingår i behörighetsgruppen som kan använda dessa lönehändelser i webklienten.
Om du inte bockar för alternativet ”Sätt lönehändelser förvalda för till alla” behöver
användarna välja till dessa under Inställningar/Mina register i webklienten innan de kan
påbörja registrering av sina avvikelser.
Motsvarande gäller även för de övriga användarvalen (projekt, kunder och
projekthändelser).
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
7 (49)
S
Import - Användare, endast ändringar, används för att bara importera ny och förändrad
användarinformation från HogiaLön Plus.
Export (Time & Project) - Under Export finns en inställning som styr hur många
tidtransaktioner som ett meddelande får innehålla som ska skickas till ekonomisystemet.
Som förslag ges 400 transaktioner, vid behov går det att minska respektive öka denna
inställning. Även om du har många registreringar som ska skickas till ekonomisystemet
och meddelandet med tidtransaktioner delas upp i samband med att dessa skickas, så
påverkas inga andra funktioner i Integration Tool. Du kan t ex fortfarande ändra status
på samtliga transaktioner som skickats till ekonomi via menyalternativet
Verktyg/Tidigare överföringar. Du markerar bara vilket datum som överföringen
gjordes så listas alla transaktioner precis som tidigare.
Loggar - max antal rader i loggar ställs också in i denna flik.
Visa
Visa lönespecifikationer - Om lönespecifikationer ska visas i webklienten under
Rapporter markeras detta val.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
8 (49)
S
Visa tjänster (schemalagt, rapporter)
Längst ner till höger i huvudmenyn i Integration Tool kan du se om de automatiska
tjänsterna för att läsa in lönespecar (Rapporter) och hantera schemalagda
import/exportfunktioner (Schemalagt) från försystem är igång. Inställningar för dessa
funktioner lägger du upp under menyn Verktyg/Schemalagda funktioner.
Om tjänsterna inte är installerade på SQL-servern eller att SQL-servern inte har
behörighet till filsystemet kan visningen stängas av, vilket innebär att programmet inte
kontrollerar tjänsternas status och kan inte heller starta/stoppa dessa.
Expandera flera egenskaper tid/avvikelser
Om informationen under ”Fler egenskaper” ska visas i webklienten vid Tidrapportering
och vid registrering av Avvikelser markerar du dessa val. Inställningen innebär att dessa
fält alltid visas i samband med registrering och inmatning kan göras, fälten under
Egenskaper är dock inte tvingande.
Visa schemaavstämning vid attest
Schemaavstämningen vid attestering innebär att den anställdes registreringar
(rapporterade tider) förutom ej godkända (returnerade) registreringar summeras och
jämförs mot den schemalagda tiden för motsvarande period. OBS! Om attestanten har
många medarbetare och gör urval på en längre period kan det hända att meddelandet
"Inga registreringar hittades”. Anledningen är att schemaavstämningen tar för lång tid i
dessa fall, timeout inträffar och inget resultat visas. För att komma till rätta med
problemet kan du stänga av schemaavstämningen i attestdelen genom att avmarkera
valet ”Visa schemaavstämning vid attest” under fliken Visa. Transaktionerna visas då
betydligt snabbare i attestdelen.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
9 (49)
S
Visa saldon/semester
Under Visa saldon/semester gör du inställningar för vilken information som ska visas i
webbklienten för användare och deras ombud i samband med registrering och för
attestanter i samband med attestering. Saldon, Semester och Sparad semester
presenteras i tre olika flikar i webbklienten och dessa är inställningsbara. Genom att
markera vad som ska visas styr du informationen i webbklienten.
Saldon – du väljer själv vilka ackumulatorvärden som ska visas för
användarna genom att markera dessa (se bilden ovan). OBS!
Ackumulatorvärdena hämtas från HogiaLön Plus i samband med att
att anställdauppgifterna importeras till Integration Tool. För att dessa
ska var uppdaterade i webbklienten måste du alltså göra en hämtning
av anställdauppgifter så fort det har skett en avräkning i
lönesystemet. Saldouppgifterna presenteras i en separat ruta i
webbklienten som ser ut enligt bilden här till höger.
Semester – semsteruppgifterna som visas hämtas från
semesterfliken i HogiaLön Plus. För att dessa ska visa aktuella
värden måste anställdauppgifterna hämtas efter att en avräkning är
gjord i HogiaLön Plus. Om du har gjort en inställning för att
semesterdagarna ska visas i nettodagar på lönespecen i HogiaLön
Plus så visas dessa även i nettodagar i webbklienten för medarbetare
som arbetar intermittent deltid.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
10 (49)
S
Sparad semester – under fliken sparad semester visas en ålderfördelning av de sparade
dagarna. Vill du inte att användarna ska se denna information i webbklienten avmarkerar
du rutan för sparad semester i Integration Tool. Det samma gäller övriga flikar.
Periodinställning/registrering
Periodinställningar för avvikelser och tidregistrering används för att ange vilken
rapporteringsperiod företaget har och för att styra användare som tidrapporterar i
webklienten. Om registrering görs senare än tillåten rapporteringsperiod så kan
programmet neka eller varna användaren i samband med inrapporteringen. Genom att
använda brytdag kan programmet dela upp en registrering som löper över
månadsskiftet. Du kan anpassa inställningen beroende av vilken löneperiod du har i
respektive företag.
I ovanstående exempel så sträcker sig en löneperiod fram till den sista i varje månad och
användarna har sju dagar på sig att lägga in avvikelser efter att månadsskiftet är
passerat, försöker de registrera lönehändelser den 8:de som avser föregående månad så
går inte det eftersom man valt att ”Neka vid överskridande” i det här exemplet.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
11 (49)
S
Detta meddelande visas i webklienten vid registrering av avvikelse där angiven
datumperiod överskrider en löneperiod (brytdag).
Så här ser kalendern ut i webklienten när företaget har den 10:de som brytdag i
månaden och inrapportering inte längre tillåts. Försöker användaren att registrera något i
den gråade perioden visas meddelandet ”Datum i detta fält får endast vara fr o m 201110-11.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
12 (49)
S
Namnsättning/Status
I namnsättningsfliken kan du ge fälten Projekt, Kund, Delprojekt och Händelse egna
namn. Förändringen medför nya rubriker i webklienten. Du kan också välja om fältet ska
visas eller inte genom att bocka i eller ur bocken, om registrering ska vara tvingande
eller ej samt vilka fält som ska visas i attestfliken. Du kan också styra i vilken ordning
fälten ska visas i webklienten genom att ange prioritet.
Inloggning
I samband med att en anställning upphör och den anställde får ett avgångsdatum i
Lönesystemet blir användaren automatisk inaktiv och kan inte logga in. Om du ställer in
att anställningen ska vara aktiv ett visst antal dagar efter avgångsdatum kan användaren
logga in dessa antal dagar efter anställningen upphört.
Visa
Registerägare
Under rubriken ”Registerägare” kan du se vilka register som har importerats till PBM
Integration Tool, hur många Kunder, Lönearter osv som har importerats och vilket
system som är registerhållare. Här kan du även se vilka exportkopplingar som finns.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
13 (49)
S
Behörighet
Under rubriken ”Behörighet” kan du se vem som attesteraren en specifik anställd, om
någon anställd saknar attestant, vem som är ombud för vem. Har du lagt upp de
anställda i Kategorier får du överblick vilka som ingår i respektive kategori.
Börja med att markera de anställda i listan till vänster. Markera rutan längst upp så
markeras samtliga anställda på en gång.
Välj sedan vad du vill lista genom att markera något av alternativen till höger;
Attestgrupp lön, Behörighetsgrupp Lön, Grupp-registrering osv.
När du är klar med ditt urval kan du enkelt gruppera utfallet efter valfri kolumn genom
att dra upp upp kolumnrubriken och lägga den i det grå fältet ovan. Har du t ex valt
Attestgrupp lön kan du gruppera medarbetarna efter vilken Attestant dessa har genom
att dra kolumnrubriken ”Attestant” upp till det grå fältet.
Visa Registreringar
Här kan du som är administratör titta på alla transaktioner som finns i programmet
utifrån urval på datum, status och typ av export. Status är det läge som transaktionen
befinner sig i för tillfället och kan vara ”Godkänd ej Attesterad”, ”Attesterad”,
”Exporterad” och ”Returnerad”. Du som är ekonom/löneadministratör har också en
övergripande möjlighet att påminna medarbetare som har glömt att
tidrapportera i PBM. Välj statusalternativet ”Ej registrerat” för att lista alla som inte
har några registreringar under sökt period. Markera sedan vilka medarbetare som ska
påminnas och klicka sedan på knappen ”Skicka mail”.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
14 (49)
S
För att visas i listan när man valt statusen ”Ej registrerat” så ska man inte ha gjort någon
registrering i perioden som valts eller så har man lagt in preliminära registreringar, dessa
syns bara av den som registrerat dem. Under ”Typ av export” ställer du in vilken typ av
transaktioner som programmet ska basera sökningen på.
Du kan också använda dig av filtreringsfunktionen som finns till varje förekommande
kolumnrubrik för att göra ett ännu mer specifikt urval av registreringar. Bilden nedan
illustrerar denna filtreringsfunktion.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
15 (49)
S
Visa Loggar
I visa loggar kan du se information om det uppstått några problem med hämta och/eller
skicka funktionerna i det system funktionerna skickar eller hämtar
transaktioner/händelser till respektive från.
I fliken Kommunikationsloggar kan du tex se att användare har kommit in och vilka
dessa är.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
16 (49)
S
Verktyg
Tidigare överföringar
Under menyn Verktyg och Tidigare överföringar kan du se och ändra status på tidigare
överförda transaktioner. Statusen kan antingen ändras till ”Godkänd” eller ”Attesterad”.
För att ändra status, markera vilken transaktion det gäller, välj ny status i rullisten och
klicka på knappen ”Återställ”. Väljer du status ”Godkänd” hamnar transaktionen tillbaka i
webklienten som godkänd och klar för attest på samma användare. Väljer du status
”Attesterad” så blir transaktionen klar för att skickas på nytt.
Behörighet
I programmets behörighetsfunktioner styr du vilka användare som får registrera tider
och avvikelser via webklienten, vad de får registrera och om personen får registrera för
annan användare (gruppregistrera). I behörighetsdelen framgår också användarnas
lösenord. Funktioner för behörighet finns under menyn Verktyg och Behörighet.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
17 (49)
S
Behörighet/Register/Kategorier
Genom att skapa färdiga kategorier av anställda kan du förenkla urvalet av medarbetare
när du lägger upp behörigheter i systemet. Du kan t ex knyta en attestant till en kategori
av anställda istället för att markera aktuella personer från en lista med företags samtliga
anställda. Är dessa många kan du alltså snabba upp urvalet tack vare färdiga
personalkategorier. Genom att klicka på knappen ”Ny” lägger du upp nya kategorier och
när du markerar en kategori och trycker på delete tangenten på tangentbordet tar du
bort en kategori. Medarbetare i kategorin anges genom att bocka för dem i rutan för
respektive användares rad längst till vänster.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
18 (49)
S
Behörighet/Register/Gruppregistrering
Om en person ska kunna registrera tider och avvikelser för en eller flera andra användare
i webklienten gör du inställningar för detta under fliken Gruppregistrering. Gör så här;
1. Dubbelklicka på personen som har rätt till gruppregistrering i listan som visas
överst (Välj användare som skall gruppregistrera).
2. Användaren kommer då upp under ”Valda användare med rätt att registrera
grupp”.
3. Markera den valda användaren samt bocka för vilka personer användaren ska
kunna gruppregistrera åt. Detta gör du i listan till höger (Välj användare till
grupp). Vill du ta bort en vald användare markerar du personen och trycker
Delete.
Observera att gruppregistrering inte låser ute användaren från inloggning i
webklienten utan innebär enbart att annan/andra personer också kan registrera
tid och avvikelser för användaren.
Rubrikerna i de olika listorna ovan går att sortera på. Vill du t ex att användarna ska
listas i bokstavsordning klickar du på rubriken Namn. Personer som har slutat visas i
grått och med genomstruket streck. Dessa personer visas inte när du registrerar som
ombud.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
19 (49)
S
Behörighet/Register/Användare
Under fliken Användare bestämmer du vilka som får registrera i webklienten.
En bock för licensierad betyder att personen är licensierad och kan logga in i
webklienten. Det är antalet licensierade användare som innefattas i aktiva användare,
hur många aktiva användare du kan ha styrs av din licens.
De som är administratörer och ska använda Integration Tool behöver ha bocken för
Projekt Admin och/eller Lön Admin. Bockar du för Lön Admin kan administratören
komma åt de löneadministrativa funktionerna i Integration Tool tex hantera attest- och
behörighetsgrupper för Lön, hämta/skicka uppgifter från och till lön osv. Och bockar du
för ProjektAdmin så kommer användaren åt motsvarande funktioner för projektdelen i
Integration Tool, dvs hämta register från ekonomisystemet, skicka transaktioner till
ekonomisystemet, attest- och behörighetsgrupper för projekt.
Använder ni portalen Hogia Personal Business Manager som webbapplikation för
inloggning sätts bock för Portal. Genom att klicka på kolumnrubriken blir alla i/ur
bockade. Användare som loggar in via Portalen kan inte logga in direkt i Time &
Project/Time & Attendance/Payslip. E-post adressen är den unika identiteten till
användaren vid inloggning från Hogia Personal Business Manager och gör att
användaren automatiskt kommer in i systemet när de loggar in via Hogia Personal
Business Manager. Alla uppgifter rörande de anställda hämtas från löneprogrammet,
medan lösenordet sätts med automatik till anställningsnumret då det inte finns lösenord
på anställd i HogiaLön Plus. Har användaren glömt sitt lösenord kan du läsa det i
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
20 (49)
S
klartext genom att klicka i lösenordsrutan eller skriva dit ett nytt och delge henne/honom
detta.
Uppgiften om ”Avgångsdatum” kommer från HogiaLön Plus i samband med import av
anställdaregistret och datumet i kolumnen ”Stopp login” styrs av hur många dagar efter
avgångsdatum som användaren tillåts logga in i webklienten. Anställningen är aktiv så
länge datumet i fältet ”Stopp login” inte har passerats.
Arkiv/Inställningar/fliken Inloggning
Förekommer användaren i flera företag framgår detta av den nedre rutan där du också
kan tilldela den anställde attestmöjligheter i andra företag. Har personen attesträttighet i
annat företag finns han/hon tillgänglig i funktionen där du hanterar attestgrupper för
detta företag. För att knyta medarbetare till attestanten öppnar du alltså aktuellt företag
i Integration Tool. För mer information hur du kopplar attestanten till medarbetare, se
avsnittet Verktyg/Behörighet/Grupper i denna handbok. En användare kan alltså vara
attestant i ett företag men inte finnas som användare i detta företag.
OBS! Om en användare ska tidrapportera och/eller registrera avvikelser i flera företag
måste användaren vara upplagd i anställdaregistret i dessa löneföretag. Tänk även på
följande;
Om samme användare importeras från två olika löneföretag och har olika
anställningsnummer kommer det att skapas olika inloggningar i Hogia PBM Time
eftersom inloggning sker med Namn och lösenord (=anställningsnummer). Om
inloggning sker via Portalen och användarna har samma e-postadress kommer det att bli
fel vid inloggningen eftersom dessa inte har samma anställningsnummer. Då Hogia PBM
Time hittar två poster på samma användare tar programmet den första som hittas och
användaren kommer bara in i ett företag i Time.
För att undvika ovanstående inloggningsproblematik ska du alltid använda samma
anställningsnummer, namn och e-postadress på personer som ska rapportera in tider och
avvikelser i flera företag.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
21 (49)
S
Behörighet/Register/Schema
Under Scheman listas alla förekommande scheman som finns på de anställda och som
har importerats från HogiaLön Plus. Typ 1=schema för Avvikande dagar och Typ
0=Arbetsschema. Har du många inaktuella scheman i HogiaLön Plus kan det vara en idé
att rensa bort dessa innan du importerar scheman i Integration Tool.
Markerar du ett schema så ser du vilka användare som är kopplade till schemat i
matrisen under Användare. I exemplet ovan så är det 6 användare som är kopplade till
schemat för Heltid.
I ovanstående exempel är schema nr 9 markerat och fem personer är kopplade till detta
schema. Användare med anstnr 70 visas i svart text pga att han inte är kopplad till något
schema för avvikande dagar överhuvudtaget och användarna 13 och 66 är kopplade till
det andra schemat för avvikande dagar (nr 1). Fasdatum=I HogiaLön motsvaras detta
datum av Måndag i startvecka.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
22 (49)
S
Behörighet/Grupper
Under Grupper bygger du ihop register som ska vara tillgängliga för flera användare, t ex
att vissa projekt, händelser*, kunder ska kunna användas för en grupp av användare. *
Med händelser avses lönearter, avvikelsearter, uppdragsarter, omkostnader eller artiklar.
Det finns fyra olika typer av grupper som vi beskriver mer detaljerat och med exempel
på följande sidor. De olika grupperna är;
Behörighetsgrupp lön
Attestgrupp lön
Behörighetsgrupp projekt
Attestgrupp projekt
Observera att spara görs automatiskt i samband med att du flyttar användare osv till
”Gruppinnehåll”. Du kan skriva ut gruppinnehållet genom att klicka på knappen ”Skriv
ut”. Vill du ta bort en grupp högerklickar du på den och väljer att Radera. Vill du byta
namn på gruppen högerklickar du på den och väljer Byt namn. Sökfunktionen är
kopplad till Gruppinnehåll och kan användas för att söka på Namn eller Nummer. Genom
att klicka på länken Namn kan du växla till Nummer för att söka på detta istället.
Attestgrupper – medarbetare som har slutat
Personer som har slutat behöver ligga kvar i attestgrupper för att deras transaktioner ska
ingå i webklientens rapporter. Finns man alltså kvar i en attestgrupp för lön så ingår
personens lönehändelser i rapporterna och finns man kvar i en attestgrupp för projekt så
visas personens registrerade tid- och kostnadsregistreringar. Så länge en person ingår i
en attestgrupp visas också personen i attestfliken i webklienten när man väljer att lista
”Alla” medarbetare. Har du inget behov att ta ut rapporter där medarbetare som
har slutat ingår kan du ta bort dessa personer från attestgruppen/-erna. Dessa
personer visas då inte heller i attestfliken. Innan du tar bort någon från
attestgruppen kan du kontrollera att personen inte har några oattesterade registreringar
kvar i webklienten – dessa måste attesteras innan du kan ta bort personen från
attestgruppen. Under menyn Visa/Visa registreringar ser du medarbetarnas
registreringar och vilken status dessa har.
Tips! Genom att klicka på kolumnrubriken ”Slutdatum” kan du enkelt få de anställda
som slutat att hamna överst i listan vilket underlättar när du ska ta bort dessa från
attestgruppen. Behöver du av någon anledning lägga till dessa igen till attestgruppen
måste du ta bort avgångsdatumet på personen ifråga under
Verktyg/Behörighet/Register/Användare.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
23 (49)
S
Exempel på Behörighetsgrupp lön
I vårt exempel ska vi lägga upp två behörighetsgrupper. Den ena gruppen har inte rätt
till övertidsersättning men alla andra avvikelser som förekommer i företaget ska vara
tillgängliga i webklienten för personerna som ingår i gruppen. Den andra gruppen har rätt
till övertidsersättning och ska alltså ha åtkomst till dessa avvikelser i webklienten.
1. För att skapa en grupp klickar du på knappen ”Ny grupp”, i vårt exempel kallar vi
gruppen ”Alla avvikelser utom övertid”. Välj ”Behörighetsgrupp” lön under
Grupptyp.
.
2. Genom att markera den nya gruppen kan du börja med att administrera/skapa
innehållet för denna. I vårt exempel nedan markerar vi gruppen ”Alla avvikelser
utom övertid”.
3. Välj sedan vilka användare som ska ingå i gruppen. Detta gör du genom att
flytta användare från rutan ”Valbart till grupp” till rutan ”Gruppinnehåll”. Du
markerar aktuella personer genom att hålla nere Ctrl-tangenten samtidigt som du
klickar på personerna. Klicka därefter på pilen som pekar åt höger. Du kan också
dubbelklicka på dem för att flytta till/från. Ska du välja bort någon som hamnat i
gruppen markerar du personen i listan till höger (Gruppinnehåll) och klickar på
pilen åt vänster. Vill du lägga till/ta bort alla personer klickar du på dubbelpilarna
åt vänster respektive höger.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
24 (49)
S
Dessa Användare ingår i vår nya behörighetsgrupp ”Alla avvikelser utom övertid”;
4. Klicka sedan på fliken Händelser och välj vilka avvikelser som användarna ska
kunna registrera på i webklienten, i vårt exempel ska alla avvikelser utom övertid
vara valbara för gruppens användare.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
25 (49)
S
För de anställda som har rätt till övertidsersättning skapar vi en separat
behörighetsgrupp för som vi kallar för ”Avvikelser för övertid”. Gruppen är av typen
”Behörighetsgrupp lön”.
I vårt exempel ovan har sju personer rätt till övertidsersättning.
Och dessa händelser för övertid är valbara i webklienten för de sju personerna som ingår
i gruppen.
Observera att samma användare kan finnas i flera grupper och får då
behörighet till händelserna i alla grupper som användaren tillhör.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
26 (49)
S
Ska alla anställda ha tillgång till alla lönehändelser i webklienten?
Då behöver du inte lägga upp flera grupper utan det räcker med en Behörighetsgrupp
Lön där alla anställda och händelser (lönearter och avvikelser) ingår.
I detta fall kan du även aktivera två automatiska behörighetsfunktioner som innebär att
när nya lönearter och avvikelser tillkommer i HogiaLön Plus och dessa har importerats i
Integration Tool så är händelserna tillgängliga för alla användare under ”Mina register” i
webklienten utan att du behöver lägga till dessa i behörighetsgruppen. Du aktiverar
funktionerna under menyn Arkiv/Inställningar - fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
genom att sätta en bock för alternativet ”Sätt händelse till lönegrupp”. Markerar du även
alternativet ”Sätt användare till lönegrupp” så hamnar nytillkomna användare med
automatik i behörighetshetsgruppen Lön och får tillgång till händelserna utan att du
behöver lägga till dessa personer i behörighetsgruppen.
Arkiv/Inställningar – fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Användarval
Markerar du nedanstående alternativ under Inställningar så betyder det att projekt,
projekthändelser, kunder och lönehändelser flyttas automatisk och läggs till i de
anställdas användarval under Inställningar/Mina register i webklienten så fort dessa har
importerats till Integration Tool. Detta innebär att användaren direkt kan registrera på
dessa lönehändelser, projekt osv i webklienten. OBS! Inställningarna i
behörighetshetsgruppen/-erna som användaren tillhör i Integration Tool är dock
avgörande för vad användaren ska ha åtkomst till.
Arkiv/Inställningar – fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Om projekt, kunder och händelser inte sätts som förvalda av administratören kan
användaren själv anpassa sina register i webklienten under fliken Inställningar och Mina
Register. De projekt, kunder och händelser användaren själv valt är de som användaren
sedan kan registrera sin tid på.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
27 (49)
S
Sätt användarval för alla
Under Verktyg/Behörighet/Grupper kan du manuellt sätta användarval till hela gruppen
genom att högerklicka på gruppen och välja ”Sätt användarval föl alla”. Observera att
användarnas egna urval av lönehändelser kommer att skrivas över i webklienten under
Inställningar/Mina register. Vad som skrivs över i användarens egna register beror på
vilken behörighetsgrupp du markerar och väljer ”Sätt användarval för alla”.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
28 (49)
S
Menyn Användarval
Vill du manuellt ändra i användarvalet för enskilda personer eller se hur en användares
egna val av register ser ut kan du göra det i menyn Användarval. På samma sätt som för
en grupp flyttar du innehåll från ”Valbart till användare” till ”Användarval” för att
användaren ska kunna registrera lönehändelser (avvikelsearter och lönearter), nedlagd
tid på projekt (uppdragsarter), kunder samt händelser (omkostnader och artiklar). Du
ser hela tiden resultatet av användarvalet beroende av hur du automatiskt, manuellt eller
på användarnivå valt att sätta användarvalet.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
29 (49)
S
Attestgrupp lön/Attestgrupp projekt
Attestgrupper för lön bygger du upp för att definiera vem som ska attestera vem. Du
skapar en ny attestgrupp genom att klicka på knappen ”Ny grupp”, namnsätt gruppen
och ange vilken typ av grupp du skapar.
Här är ett exempel på en attestgrupp för lön;
Vi har byggt upp en Attestgrupp lön för Avdelning 1 där Ann Wisen är attestant och hon
attesterar lönerna för sju personer, dessa framgår av rutan Gruppinnehåll.
Kopiera en attestgrupp
Är det samma chef/arbetsledare som ska attestera lönehändelser och tidsregistreringar
rapporterade på olika projekt så ska attestgrupperna för lön och projekt vara identiska.
Att kopiera en attestgrupp för lön till en attestgrupp för projekt är då det enklaste sättet
att bygga upp attesträtten när du arbetar med båda funktionerna och det är samma
attestant som ska attestera både lönehändelser och tidsregistreringar på projekt.
Gör så här för att kopiera en attestgrupp:
Höger klicka på attestgruppen för lön och kopiera denna - välj ”Kopiera till attesträtt
projekt/lön”.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
30 (49)
S
Fyll i namnet på den nya attestgruppen och ange
Grupptyp, klicka sedan OK. Nu har du alltså skapat
två attestgrupper, en för lön och för projekt där Ann
attesterar sina gruppmedlemmars löner och
tidsregistreringar.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
31 (49)
S
Exempel på Behörighetsgrupp projekt
Du kan skapa grupper av användare, projekt, kunder och händelser för att olika
användare endast ska kunna rapportera tid på de projekt, kunder och händelser som
ingår i gruppen (gruppinnehållet).
Ska alla användare kunna arbeta med alla register behöver du endast en grupp där alla
användare, projekt, kunder och händelser ingår i behörighetsgruppen. För att visa hela
innehållet i gruppen klicka på ”Visa allt” under Gruppinnehåll – Visa register.
Om alla användare ska kunna arbeta med alla register som hör till flikarna
Tidsregistrering och Kostnader i webklienten och du alltså bara har en behörighetsgrupp
för Projekt kan du under menyn Arkiv/Inställningar i fliken Attest/arbeta
med/behörighet/logg markera nedanstående val. Nya användare, projekt, kunder och
händelser kommer då automatiskt läggas till i Behörighetsgrupp Projekt i samband med
att dessa register importeras i Integration Tool.
Arkiv/Inställningar – fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
32 (49)
S
Genom att du i Användarval också bockar för ”Sätt projekt förvalda”, ”Sätt kunder
förvalda” och ”Sätt projekthändelser förvalda till alla” så kommer användaren direkt att
kunna registrera på dessa projekt osv så fort de har importerats. OBS! Inställningarna i
behörighetshetsgruppen/-erna som användaren tillhör är dock avgörande för vad
användaren ska ha åtkomst till.
Arkiv/Inställningar – fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
33 (49)
S
Registervård
I registervården kan du ta bort gammalt data du inte vill ha kvar eller som felaktigt
kommit dit. Du kan också byta status till vilken status du vill (preliminär, klar, attesterad,
returnerad eller exporterad) på enskilda registreringar eller en större mängd på en vald
period. Genom att klicka på en kolumnrubrik sorteras listan stigande eller genom att
klicka igen fallande. Markera registreringar genom att klicka i dem en och en eller alla
genom att klicka i den lilla fyrkantiga rutan till vänster om status.
Du kan också använda funktionerna för att rensa dina register på gamla användare,
inaktiva projekt, delprojekt, kunder eller händelser. Finns det registreringar kvar på
dessa kan du givetvis inte ta bort dem så funktionen är i så fall beroende av den tidigare
funktionen – ta bort registreringar.
Schemalagda händelser
I Schemalagda händelser aktiverar du automatisk import och export när du automatiskt
vill läsa in register från försystem. Du ställer också in med vilka tidsintervall, hur ofta
eller exakt på vilken enskild dag i månaden, vilka veckodagar eller varje dag ett specifikt
klockslag som du vill att den automatiska importen/exporten körs. Högst upp i bilden kan
man se att den tjänst som funktionen använder är igång genom att den gröna lampan
lyser i trafikljus ikonen. Lyser den rött kan denna startas om genom att klicka på
knappen Starta om. Bilden kan därefter behöva uppdateras för att du direkt ska se att
tjänsten åter startats.
Genom att klicka på knappen ”Ny händelse” får du upp en bild där du börjar ange vilken
typ av funktion du vill schemalägga tex Import/export enligt nedan.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
34 (49)
S
Genom att välja tex Användare under Import Lön och klicka på knappen ”Nästa” tänds
funktionen för att tidstyra hur ofta du vill att import/export körs.
Klickar du därefter på knappen Nästa får du välja from när och tom när importen ska
vara aktiv.
Vid klick på knappen nästa kan du ange händelsens namn och därefter på knappen Spara
för att aktivera import/export enligt det schema du just lagt upp.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
35 (49)
S
Röd text:
Ej aktiv, tjänsten har körts men gått fel. Den schemalagda händelsen
kommer att försöka köras igen enligt ”Tid/Nästa”.
Grön text:
Aktiv och har körts med framgång. Datum för händelsen framgår av
kolumnen ”Senaste”.
Blå text:
Aktiv men har ännu inte körts någon gång.
Tjänster
Under menyn Verktyg/Tjänster kan du se att tjänsterna för att hantera schemalagda
händelser samt inläsning av lönespecar i databasen är igång. Har de stannat så lyser
ikonen med trafikljuset lyser rött. Du kan själv starta om tjänsterna under förutsättning
att du har behörigheter för det (visas under Behörighet genom att knapparna för
Starta/stoppa/Starta om är valbara i rutan). Efter en omstart, ett stopp och start av
tjänst behöver bilden uppdateras för att ikonen med trafikljuset ska visa grönt, detta
görs genom att klicka på knappen ”Uppdatera”.
Gult ljus indikerar att behörighet för att styra tjänst saknas, man kan dock se statusen
på tjänsten under menyn Verktyg/Tjänster.
Grönt ljus indikerar att tjänsten är startad och behörighet finns.
Rött ljus indikerar att tjänst är stoppad och behörighet finns.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
S
Version
13.4
Sida
36 (49)
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
37 (49)
S
Hämta
Görs registerförändringar i HogiaLön Plus alternativt i Affärssystemet kan dessa
hämtas in i Integration Tool med automatik via schemalagda händelser. Har du ingen
schemalagd händelse för att importera eller om du vill hämta just nu så kan du göra det
manuellt genom markera aktuellt Program i huvudmenyn och sedan välja menyn Verktyg
och Hämta. Du kan också högerklicka på Löneprogram/Affärssystem i huvudmenyn och
välj Hämta. Programmet känner då av vad som ändrats gällande personer och händelser
och hämtar in förändringen. Du kan också göra urval på vad som ska hämtas (enskilda
register) eller välja Hämta allt.
Gör du urval på register får du välja vilka register i HogiaLön Plus som ska hämtas in.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
38 (49)
S
Vilka uppgifter hämtas från registren i HogiaLön Plus?
Anställdaregistret
Användare PBM/Medarbetaren registrerar sina avvikelser och tid på webben
Ovanstående markering gör att nödvändiga uppgifter om den aktuella personen
exporteras till HR Admin och till Hogia PBM Time. Förutom denna markering behöver du
fylla i nedanstående uppgifter i anställdaregistret för att personen ska kunna använda
Hogias Portallösning och kunna tidrapportera i PBM;

Anställningsnummer

Namn

Fullständig E-postadress

Avgångsdatum (ifall personen slutar och inte längre ska åtkomst till PBM).
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
39 (49)
S
Löneartsregistret
Visas i PA-Intranet/PBM
Ovanstående markering gör att den aktuella lönearten exporteras till Integration Tool i
samband med att löneartsregistret Hämtas. Om lönearten ska påverka schemavisningen i
webklienten väljer du detta under ”Typ av tid (PBM).
Följande löneartsuppgifter används sedan vid avvikelseregistrering i webklienten:
löneartsnummer och löneartsnamn samt markerade val under ”Vid löneberedning
registreras”, se fliken Allmänt i Löneartsregistret.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
40 (49)
S
Avvikelsearter
Visas i PA-Intranet/PBM
Ovanstående markering gör att den aktuella avvikelsearten exporteras till Integration
Tool i samband med att registret Hämtas. Om avvikelsearten ska påverka
schemavisningen i webklienten väljer du detta under ”Typ av tid (PBM)”.
Markerade val (fält) under ”Vid registrering anges” blir aktiva vid avvikelseregistrering i
webklienten, om avvikelsen är av typen ”Frånvaro” behöver dock inte klockslag (tid)
anges vid avvikelseregistreringen. Om inte klockslag anges utgår programmet från att
personen är frånvarande hela sin schemalagda tid för registrerat datum.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
41 (49)
S
Hämta register från Affärssystemet (Hogia PBM Time & Project)
Gör du urval på register får du välja vilka register i Affärssystemet som ska hämtas in
och om du vill hämta allt (t ex hela kundregistret) eller endast en förekomst.
Valet ”Endast en förekomst” är tänkt att användas för att hämta ett specifikt projekt
och/eller kund osv. Är det fråga om ett nyupplagt projekt och nytillkommen kund kan du
alltså hämta in dessa uppgifter samtidigt vilket går avsevärt mycket fortare än att hämta
hela projekt- och kundregistret. Du behöver bara känna till vilka nummer det specifika
projektet och kunden har. Ange dessa i komboboxarna för Projekt och Kund. På
motsvarande sätt kan du hämta ett befintligt projekt där t ex statusen har förändrats
från pågående till avslutat eller dylikt.
Projekt
Följande uppgifter om projektet importeras och används i PBM Time & Project;
Projektnummer
Projektbenämning
Kundnummer (om projektet är kopplat till en kund i ekonomisystemet)
Projektets status – Pågående, Avslutat
Projektets start och slutdatum
Delprojekt nummer (om delprojekt är kopplat till projektet i ekonomisystemet)
Delprojektbenämning (om delprojekt är kopplat till projektet i ekonomisystemet)
Registrering av projekt i webklienten
Vid registreringen börjar du med att välja Projekt (ev delprojekt om så finns). Du kan
mata in tider på alla pågående projekt som du har behörighet till. Avslutade projekt
visas inte i tidrapporteringsfliken, dessa går inte att rapportera på. Däremot finns dessa
kvar i systemet för att du ska kunna ta ut rapporter på projekt som avslutats.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
42 (49)
S
Om du i samband med tidrapporteringen saknar ett projekt eller en händelse ska du
kontrollera dina Inställningar – Mina register och se till att projektet har förts över till
den högra rutan ”Valda projekt”. Finns projektet inte att välja i den vänstra rutan har
administratören missat att ge dig behörighet till projektet ifråga.
Kontroll på projektets start och slutdatum
I fliken för tidregistrering är inmatningsfälten för timmar låsta på datum som ligger
utanför projektets giltighetsdatum. Det samma gäller för fälten antal och á-pris i
kostnadsfliken.
Registrering av Kund
För att undvika felaktigheter vid tidregistrering på projekt gäller följande;

vid tidrapportering på projekt som saknar koppling till kund visas alla kunder som
användaren har behörighet till och som är valda under Mina register
(användarval).

vid rapportering på Projekt som är kopplade till kund visas kunden med automatik
under förutsättning att användaren har behörighet till kunden. I det här fallet tas
ingen hänsyn till användarval. Om administratören har missat att ge användaren
behörighet till kunden som är kopplad till projektet lämnas fältet för ”Kund” tomt
och registreringen går inte att spara. Administratören måste justera behörigheten
innan tidrapportering kan göras.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
43 (49)
S
Skicka
Attesterade händelser i webklienten hamnar i Integration Tool i väntan på att bli
överförda. För att skicka markerar du först om det gäller transaktioner till
Lönesystem/Affärssystem, sedan väljer du menyn Verktyg och Skicka. Du kan också
högerklicka på Lönesystem/Affärssystem och välja Skicka i menyn som visas. I
funktionen för att skicka kan du välja att ”Skicka alla” attesterade registreringar eller så
väljer du vilka registreringar som ska skickas. Väljer du ”Skicka alla” skickas alla
transaktioner som är attesterade oberoende av datumurval. Väljer du istället det senare
valet ser du vilka registreringar som finns inom det datumurval som gjorts och du kan
sedan markera (bocka för) vilka registreringar som ska överföras till HogiaLön Plus.
Du kan också använda dig av filtreringsfunktionen som finns till varje förekommande
kolumnrubrik för att göra ett ännu mer specifikt urval av registreringar. Bilden på nästa
sida illustrerar den smidiga filter funktion.
I samband med att du väljer ut registreringar som ska skickas till HogiaLön Plus kan du
använda dig av urvalet på Kategorier, under förutsättning att du har delat in de
anställda i Kategorier. I avsnittet som heter Behörighet/Register/Kategorier kan du
läsa mer om hur du knyter medarbetarna till en kategori.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
44 (49)
S
När du väljer ”Välj registreringar att skicka” kan du också få ditt urval utskriven på en
rapport genom att klicka på knappen ”Visa rapport”. OBS! Knapparna ”Skicka valda
registreringar” och ”Visa rapport” kan du använda först efter du gjort urval på vilka
transaktioner du vill skicka. Vill du skicka alla enligt ditt urval kan du göra det genom att
klicka i den fyrkantiga rutan högst upp till vänster i bilden, precis till vänster om
kolumnen ”Regdatum”.
Du kan också välja att aktivera en automatisk export genom schemalagda händelser i
menyn Verktyg. Då behöver du inte skicka varje gång utan schemalagda händelser
kommer göra det automatiskt för dig. Läs mer om detta under avsnittet
Verktyg/Schemalagda händelser.
Visa rapport
Rapporten kan du välja att skriva ut och/eller välja att spara som pdf-, rtf- eller xlsfil för
att sedan öppna och arbeta med underlaget i t ex Excel eller Word. Vill du sortera
rapporten kan du göra det på namn eller anställningsnummer samt om du vill ha den
sorterad i stigande eller fallande ordning. I menyn Sortera väljer du hur du vill ha
sorteringen.
Skicka Personuppgifter till HogiaLön Plus
Har någon användare ändrat sina Personuppgifter i webklienten får du över dessa
ändringar till löneprogrammet genom att välja ”Personuppgifter” under Visa, markera
ändringarna och klicka sedan på knappen ”Skicka valda registreringar”. Integration Tool
skapar en fil med personuppgifterna som du importerar i HogiaLön Plus via menyn
Arkiv/Import/Anställda. Var filen sparas ser du i Integration Tool under
Arkiv/Inställningar, fliken Sökvägar/servrar. Filen hamnar i en undermapp som heter
”Anst”.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
45 (49)
S
Tips! Om du använder Personal Business Manager (Portalen) är det bättre att låta
medarbetarna ändra sina personliga uppgifter i Portalen under Mina uppgifter. Dessa
överförs direkt till HogiaLön Plus och Personal och du slipper ovanstående förfarande med
filinläsning.
Hjälp
Licensnyckel
Fr o m version 12.2 införs ett nytt licensförfarande i PBM Time som innebär att
licensnyckeln hämtas och läses in direkt i programmet med hjälp av Internet
uppkoppling. OBS! I samband med att du uppgraderar ditt program till version 12.2
behöver du hämta en ny licensnyckel för att programmet ska fungera. Innan du hämtar
licensnyckeln behöver du ta reda på vilket licensnummer ni har, detta hittar du på
Kundtorget under Mina uppgifter. Logga in på http://www.kundtorg.hogia.se
Licensieringen görs i samband med att databaserna uppgraderas i Database Connector och
licensnyckeln hämtas i samband med detta. Du som är löneadministratör kan däremot
behöva förnya licensnyckeln om du utökar produkten med någon modul, t ex språkstöd.
Licensnyckeln behöver också förnyas i samband med att licensen håller på att förfalla.
Fr o m version 12.2 kan licensnyckeln förnyas via Integration Tool. Så här går det till:
Förnya licensnyckeln
När licensen håller på att förfalla får du meddelande om det när du öppnar Integration
Tool. Meddelande börjar visas 10 dagar innan licensen förfaller. När sista
förnyelsedatumet för licensen har passerats så låser sig hämta och skicka funktionen i
Integration Tool. Förnyelsedatumet framgår av informationsrutan som visas under
menyn Hjälp/Om Hogia PBM i Integration Tool.
För att förnya licensnyckeln eller för att licensiera en ny modul till programmet går du till
menyn Hjälp i Integration Tool, välj menyalternativet Licensnyckel och klicka på
knappen Förnya i fönstret som visas.
OBS! När du förnyar licensnyckeln måste datorn du licensierar ifrån ha format ”Svenska”
under Nationella inställningar och språkinställningar för att licensieringen ska bli korrekt.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
46 (49)
S
Är du bara intresserad av att se innehållet i er programlicens framgår detta av
licensnyckelinformationen (bilden ovan).
Hur hämtar jag licensnyckeln om internetuppkoppling saknas?
Saknar du internetuppkoppling kan registrering göras via E-post eller Fax. När du startar
Integration Tool och nedanstående meddelande visas klicka på OK-knappen.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
S
Klicka på Hämta licens när bilden ovan visas.
Version
13.4
Sida
47 (49)
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
48 (49)
S
1. Fyll i formuläret som visas i bilden ovan och klicka sedan på knappen Registrera.
Produkt
Hogia PBM Integration Tool
Version
13.4
Sida
49 (49)
S
2. Kontrollera att dina uppgifter stämmer när denna bild visas och klicka sedan på
knappen E-post, dina uppgifter skickas då med e-post till Hogia. Du kommer att få ett
mail i retur från Hogia som innehåller en bifogad licensfil som skall importeras i Integration
Tool. Gör på följande sätt för att läsa in licensfilen:
1. Starta och logga in Integration Tool, klicka OK på meddelandet som säger att
licensnyckel saknas.
2. I fönstret som heter ”Licensnyckel” klickar du på knappen Hämta licens.
3. Klicka sedan på knappen Registrera.
4. I fönstret som heter ”Registrera produkt” klickar på knappen Importera licens.
Ange sedan var du sparade filen från Hogia, peka ut filen och klicka sedan på
knappen Öppna.
5. Nu har dina licensuppgifter lästs in och framgår av fönstret ”Licensnyckel”. Klicka
på knappen OK. Klart!
Handbok
Här finns handboken till Integration Tool i PDF format. Användarhandboken till
webklienten finns i webklienten under fliken Hjälp.