INTRODUKTION AV CHEFER - Ledarutveckling över gränserna

INTRODUKTION AV CHEFER
Att börja som ny chef i Tranås kommun ska kännas välkomnande och enkelt.
Introduktionen ska leda till att verksamheten får en effektiv chef som trivs och stannar
kvar på arbetsplatsen.
Varför ska introduktionen genomföras?
Den första kontakten är viktig för chefens inställning till sitt arbete och sin arbetsplats.
En väl genomförd introduktion skapar bra förutsättningar för att den nya chefen ska
lyckas och trivas med sitt arbete. Informationen ska ges på ett tydligt, metodiskt och
systematiskt sätt. Chefen ska snabbt och enkelt kunna inhämta information och ta
del av kommunens verksamhet. Det är även viktigt att använda introduktionen till att
förtydliga och förankra arbetsgivarens förväntningar på den nyanställde.
Vem skall få introduktionen?
Introduktionen riktar sig till alla nyanställda chefer samt chefer som fått nya eller
förändrade arbetsuppgifter inom kommunen. Introduktionsprogrammet bör anpassas
efter individuella behov och förutsättningar.
Vem har ansvar för introduktionen?
Närmaste chef är tillsammans med den nya chefen ansvarig för att introduktionen
genomförs. Närmaste chef utser en handledare som ska vara till stöd och hjälp. Dess
uppdrag är att stötta med praktisk information om rutiner på arbetsplasten och vid
behov ge stöd i yrkesrollen. Handledaren bör vara någon anställd med liknande
arbetsuppgifter, som är insatt i verksamheten och som är placerad i närheten. Den
nya chefen får stöd och hjälp att genomföra introduktionen genom att använda
checklistan (se bilaga 2) som anpassas och kompletteras efter lokala förutsättningar
och behov.
Vad skall introduktionen innehålla?
Förberedelse
Planera introduktionen i god tid. Informera alla på arbetsplatsen om den nya chefen.
Utse en handledare som tillsammans med den närmaste chefen tar särskilt ansvar
för att introduktionen genomförs. Använd gärna ett arbetsplatsmöte till att diskutera
med medarbetarna hur de vill ta emot en ny chef för att denne ska känna sig
välkommen och kunna sätta sig in i verksamheten. Planera introduktionen gärna med
datum och tidsangivelser så att det finns tid avsatt. Boka utbildningar och besök.
Närmaste chef skickar gärna ut ett välkomstbrev innehållande information om hur
första dagen på arbetet kommer att se ut. (se bilaga 3) Skicka gärna med Tranås
kommuns broschyr ”Välkommen-nu är du en i gänget”.
Introduktionsmapp
Tranås kommun har en introduktionsmapp som alla nyanställda ska få vid
anställningstillfället eller första dagen på arbetet. Där ingår bland annat viktiga
policydokument som är en del av introduktionen. (se bilaga 4 och 5)
Verksamhetsövergripande introduktion
Genomgång av verksamhetens organisation och dess styrdokument. Information om
verksamhetens arbetsuppgifter och arbetsfördelning. Medarbetarna ska vara väl
förberedda på att hjälpa och förse chefen med aktuella planer och dokument.
Förvaltningsövergripande introduktion
Genomgång av förvaltningens organisation och ledning samt dess styrdokument.
Planera in besök inom närliggande verksamheter för att chefen ska få information
och knyta samverkanskontakter.
Kommunövergripande introduktion
Samtliga chefer i Tranås kommun har ett ansvar att tillämpa RAKT ledarskap. Det
innebär att ta vara på medarbetarens kraft för att nå gemensamma mål, ta ansvar
och stimulera andra att ta ansvar samt vara en förebild för medarbetarna, driva ett
kontinuerligt förbättringsarbete där nytänkande aktivt uppmuntras samt kommunicera
med öppenhet för att skapa delaktighet vilket gör att medarbetare och ledare
tillsammans förstår, tydliggör och uppnår målen.
Två gånger per år initierar personalkontoret en kommungemensam träff för alla
medarbetare som anställts under det senaste halvåret. Kommunen har även en
gemensam utbildning i värdegrundsarbetet ledstjärnan och RAKT medarbetarskap
som samtliga medarbetare ska delta i.
Kommunen erbjuder en chefsutbildning där Tranås kommuns ledningsmodell
beskrivs. Utbildningen innefattar verksamhetsstyrning, god ekonomisk hushållning,
personal- och arbetsmiljöarbete, arbetsrätt, lönebildning och rekrytering. Inom
samtliga områden lyfts aktuella lagar samt kommunens policy dokument och
riktlinjer.
Utbildning i aktuella datasystem Heroma, Ekonoma, Adato, DISA, Konled. Observera
att fler datasystem kan vara aktuella inom respektive verksamhet och bör planeras
individuellt.
Uppföljning
Introduktionen ska följas upp kontinuerligt av närmaste chef under hela
introduktionstiden, Första månaden ska uppföljning ske en gång/vecka. Därefter en
gång i månaden under första halvåret. Efter cirka ett år görs en avstämning av
introduktionsåret.
Bilaga 1
Checklista för introduktion av chefer
Förberedelse
Vad -Aktivitet
Vem - Ansvarig
När -Sign.
Vem - Ansvarig
När –Sign.
Informera verksamheten om att ny chef börjar
Gör iordning introduktionsmapp
Skriv anställningsavtal
Undersöka om det finns möjlighet för nya
chefen att delta i till exempel chefsdag eller
annan ledningsgrupp innan anställningen
påbörjas.
Förbered arbetsplatsen, möbler, telefon,
namnskylt, nycklar, passerkort, dator
Boka en kollega som är insatt i verksamheten
som kan fungera som handledare.
Boka tid med personer enligt ”Checklista för
introduktion av chefer – boka mötestider”
Förbered ev. koder/inloggningar till ex
anslagstavlan, e-post
Behörigheter till dataprogram, Ekonoma,
Heroma, Adato och Disa
Första dagen
Vad -Aktivitet
Ta emot den nya chefen och hälsa välkommen
Introduktionsmappen delas ut.
Visa runt på arbetsplatsen. Presentera
närmaste arbetskamraterna
Praktiska frågor till exempel arbetstider,
fikarum och lunchmöjligheter et c
Sekretess, tystnadsplikt, anhörigblankett fylls i.
Bilaga 2
Checklista för introduktion av chefer
Första veckan
Vad -Aktivitet
Vem - Ansvarig
När –Sign.
Vem - Ansvarig
När – Sign.
Chefens uppdrag och förväntningar.
Delegationer
Överlämning från föregående
befattningshavare.
Praktiska frågor kring post, internpost,
vaktmästeri, växel, larm, nycklar, sjukanmälan
inloggningar och behörigheter.
Allmänna handlingar,
dokumenthanteringsplan, arkiv, diarie.
Säkerhet: utrymningsplaner,
säkerhetsföreskrifter, säkerhetspolicy, larm.
Rundtur på egna enheter.
Möte med handledare.
Presentation på förvaltningen. Besöka
stadshuset och förvaltningschefen.
Första tiden på jobbet
Vad -Aktivitet
Mötesforum, syfte och förväntan.
Hemsida, ”anslagstavlan”, var hittar man
information
Hälsoinspiratör/Friskvård/Företagshälsan
Tjänstledighet, semester, övertid,
resebestämmelser
Boka mötes tider enligt lista.
Boka inplanerade internutbildningar som
erbjuds bl a Disa
Introduktionsträff i stadshuset
(september/mars)
Fortbildning, heldag värdegrunden vår
ledstjärna
Genomgå chefsutbildning Tranås kommun
Chefskörkortet genomförs under första året.
Uppföljning
Vad -Aktivitet
Vem - Ansvarig
När –Sign.
Uppföljning med närmaste chef, varje vecka,
första månaden.
Uppföljning med närmaste chef, varje månad
första halvåret.
Uppföljning med närmaste chef efter ett halvår
Avstämning av introduktionsåret med
närmaste chef
Boka mötestider
Innehåll
Ansvarig
Heroma – personaladministration Ekonomiavdelningen
Namn:
Ekonoma- ekonomi
Ekonomiavdelningen
Namn:
Adato- rehabilitering
Personalavdelningen
Namn:
Konled
Namn:
Ekonomi/Inköpsrutiner
Ekonomiavdelningen
Budgetåret, uppföljning, prognos, Namn:
avtal
Policys, riktlinjer, avtal inom
Handledare och/ eller
verksamhetsområdet
Personalavdelningen
Namn:
Arbetsmiljöguiden och
Handledare och/eller
personalhandboken, ev. flera
Personalavdelningen
möten
Namn:
Verksamhetens kvalitetsarbete
Handledare/Medarbetarna
och gemensamma mål.
Namn:
Träffa fackliga företrädare
Namn:
Tid
Bilaga 3
Välkommen till första dagen på nya jobbet!
Introduktion för:
Ansvarig chef:
Välkommen den:
Schema för dagen
Tid
Aktivitet
Ansvarig
Check
09.0012.00
Välkommen
Chef
Allmänt
Samtal med närmaste chef. Genomgång av
introduktionsprogrammet.
12.0013.00
13.0014.30
14.30-
Praktiska frågor
Lunch
Presentationsrunda på arbetsplatsen/
aktuella enheter
Egen tid
Med vänliga hälsningar
Glöm inte kontaktuppgifter
God förberedelse inför
introduktionen.
Se checklista.
Chef
Handledare
God
förberedelse
inför
presentationen
Genomgång av
verksamheten.
Bilaga 4
Introduktionsmappens innehåll:






Broschyren ”Välkommen - nu är du en i gänget” om den inte skickats ut i ett
Välkomstbrev.
Vår ledstjärna
Friskvård
Hälsoinspiratör
Policylista
Lista över fackförbunden i kommunen.
Bilaga 5
Tranås kommuns policys:
Drogpolicy + vägledning antagen av KF 19961026.pdf
fordonspolicy.pdf
Friskvårdspolicy antagen av KF 20060101.pdf
Kränkande särbehandling och sexuella trakasserier.pdf
Lönepolicy 2010-04-01.pdf
Pensionspolicy för Tranås kommun fr 2012.pdf
Policy för jämställdhet och mångfald antagen av KF-2012.pdf
Policy för miljöanpassad upphandling.pdf
Resepolicy.pdf
Riktlinjer alternativ KAP-KL.pdf
Riktlinjer Rehabilitering.pdf
Rutiner Rehabilitering.pdf
SocialaMedier-policy_120305_KF.pdf
Tobakspolicy 20090309
Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy.pdf